SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Sundheds- og Ældreudvalget 2017-18
SUU Alm.del Bilag 438
Offentligt

Proceskortlægning i

Sundhedsdatastyrelsen

Afrapportering | Juni 2018

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY

Any use of this material without specific permission of McKinsey & Company

is strictly prohibited

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Contents

Introduktion

Kortlægning af procedurer for udvalgte cases

Erfaringer fra Danmark og udlandet

Forslag til forbedringstiltag / konklusioner

Bilag

McKinsey & Company 2

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

INTRODUKTION

Baggrund og formål med analysen

Baggrund

Sundhedsministeriet har i januar 2018 bedt McKinsey & Company om at

foretage en kvalitativ kortlægning af procedurer og beslutningsgange i

Sundhedsdatastyrelsen, herunder snitflader mellem Sundhedsdatastyrelsen

og departementet, ved revision og ændring af registre, ændringer og

oprettelse af specifikke sundhedsdataindikatorer samt løbende

dataforespørgsler.

Kortlægningen skal ses i lyset af en misforståelse mellem

Sundhedsministeriets departement og Sundhedsdatastyrelsen i marts 2016,

som ledte til, at tærskelværdien for opgørelsen af overbelægningsdage på

esundhed.dk fejlagtigt blev sat til indeks 105 (i stedet for indeks 100) indtil

dette blev opdaget og rettet. Det betød blandt andet, at der blev oversendt

tal for overbelægningsdage til Folketingets Sundheds-og Ældreudvalg på

baggrund af forespørgsler, hvor tallene var påvirket af en ændret

tærskelværdi, uden at der blev gjort opmærksom på det. Misforståelsen

opstod i forbindelse med udarbejdelse af en ny og anden indikator for

overbelægningssengedage, der skulle danne grundlag for sammenligninger

af overbelægning på tværs af regioner og sygehuse.

Forløbet havde karakter af formelle og uformelle møder, stor udskiftning af

mødedeltagere på tværs af niveauer og organisationer, opsigelser og

barselsorlov, mangel på orientering af rette personale mv. Der var således

en række omstændigheder, som samlet set er en del af forklaringen på, at

der blev oversendt en besvarelse til Folketinget, hvor tallene var påvirket af

en ændret tærskelværdi, uden at der blev gjort opmærksom på det.

Sundhedsministeriet har på den baggrund ønsket at belyse de procedurer

og beslutningsgange, der foreligger i forbindelse med dataforespørgsler

samt ændringer og tilføjelser af nye sundhedsdataindikatorer og registre, og

samtidig vurdere muligheder for opsætning af en mere stringent

procedurestruktur og kvalitetssikring i beslutningsgange vedrørende

registre, indikatorer og løbende forespørgsler dels internt i

Sundhedsdatastyrelsen og dels mellem Sundhedsdatastyrelsen og

Sundhedsministeriets departementet

er størst (prioritering af anbefalinger), dels vurdere i hvilket omfang konkrete

tiltag er forbundet med reelle omkostninger og mindre fleksible arbejds- og

beslutningsgange.

Det er et centralt punkt, at de kortlagte processer forløber under forskellige

forhold, og som i visse tilfælde kan vanskeliggøre efterlevelse af stringente

processer i en hver henseende. Således er flere processer en del af en

politisk proces eller et udvalgsarbejde, som involverer flere forskellige

interessenter, hvor de præcise behov og ønsker kan være vanskelige at

definere på forhånd. Det betyder, at opgaven kan være vanskelig at

planlægge og kan ændre sig undervejs, og processen kan være

tidsmæssigt lang. Det er vilkår, som de involverede parter skal tage højde

for i opgaveløsningen og som stiller øget krav til samarbejdet. Modsat

gælder for fx analyseforløb, som foregår mere uafhængigt af andre

processer, eller folketingspørgsmål, hvor opgave, prioritering og tidsfrist

som regel er velfineret og tydelig for begge parter. Det gør muligt at definere

klare processer og standarder for arbejdsprocesser og samarbejdsrelationer

mellem de involverede parter.

Fremgangsmåde

Kortlægningen er gennemført som en kvalitativ interviewproces med

udvalgte sagsbehandlere og ledere i Sundhedsdatastyrelsen og

Sundhedsministeriets departement, samt gennemgang af relevant

materiale. Kortlægningen har taget udgangspunkt i tre typer af cases;

Revision og ændring af registre

Tilføjelser/ændring af monitoreringer og indikatorer

Ad hoc dataforespørgsler fra departementet, herunder

ministerbetjening.

For hver case er formelle dokumenterede procedurer gennemgået, som

beskrevet i eventuelt eksisterende vejledningsmateriale, samt mere

uformelle procedurer, afdækket via interviews. De interviewede

sagsbehandlere og ledere er udpeget af Sundhedsministeriet og

Sundhedsdatastyrelsen.

Kortlægningen er desuden suppleret ved inddragelse af erfaringer fra

Danmarks Statistik, UK Statistics Autority og Eurostat for indsamling,

bearbejdelse og offentliggørelse af statistiske oplysninger i forhold til

frekvens af ændringer i metodik, beslutningsgange mv.

McKinsey & Company 3

Formål

Formålet med kortlægningen har således været at kortlægge udvalgte

processer og på den baggrund opstille anbefalinger til styrkelse af den

eksisterende processtruktur og kvalitetssikring, inden for de eksisterende

rammer og med udgangspunkt i de allerede igangsatte initiativer. Det har

samtidigt været et mål, dels at vurdere hvor potentialet for at minimere fejl

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

INTRODUKTION

De udvalgte processer der er indgået i kortlægningen

Udvalgte processer

Sundhedsministeriets redegørelse for det specifikke forløb omkring

ændring af tærskelværdien for opgørelse af antal dage med

overbelægning, der gav anledning til offentliggørelse af forkerte

oplysninger, viser hvordan departementet og tilhørende styrelser har

et tæt samarbejde om sager og komplicerede problemstillinger.

Redegørelsen viser desuden, at der foregår uformelle møder og

drøftelser mellem departementet og styrelser på

sagsbehandlerniveau, der ikke nødvendigvis følger standardiserede

strukturer for beslutningsgange og kvalitetssikring.

De udvalgte cases repræsenterer således forskellige specifikke

typer af forespørgsler og processer, der danner grundlag for

konkretisering og afdækning af de bagvedliggende årsager til

(potentielle) fejl og misforståelser i forbindelse med revision af

registre, tilføjelser/ændringer af monitorering og indikatorer samt ad

hoc forespørgsler. De udvalgte cases repræsenterer henholdsvis

processer der er udtryk for politisk betjening og efterlevelse af

politiske ønsker, samt processer for analyseforløb, der i højere grad

kan følge stringente arbejdsgange.

De udvalgte cases danner det primære analytiske grundlag for

opstilling af anbefalinger til en mere stringent procedurestruktur og

kvalitetssikring i beslutningsgange. Processerne gennemgås i

følgende kapitel.

Cases

Revision,

ændring og

oprettelse af

registre

Tilføjelser /

ændring af

monitoreringer

indikatorer

▪

psykiske lidelser (RUKS):

Opgørelse af borgere med

kronisk sygdom, herunder borgere med KOL og diabetes

▪

Landspatientregistret (LPR):

Indeholder data om

danske patienters kontakter med sygehuse

▪

Nationale mål for demensindsatsen:

I regi af

demenshandlingsplanen er der opsat tre nationale mål,

der monitoreres ved brug af indikatorer

Processer som kortlægges

▪

Steno Diabetes Centers forslag til et nyt

diabetesregister

▪

Oprettelse af et nyt register til registrering af

tvangsforanstaltninger mod varigt inhabile

somatiske patienter

▪

Oprettelse af én indikator for andel specifikke

demensdiagnoser

▪

Oprettelsen af ny indikatorer for forbrug af

antipsykotika hos borgere med demens

▪

Lægemiddelsopgørelse til styring i psykiatri

▪

Samråd

▪

Generelle talleverancer

▪

Proces for behandling af folketingsspørgsmål

McKinsey & Company 4

Ad hoc data-

forespørgsler

fra

departementet

▪

Ad hoc dataforespørgsler:

Forstået som

ministerbetjening eller spørgsmål fra folketinget i

forbindelse med analyser (der tages udgangspunkt i en

afgrænset tidsperiode), herunder også dataleverancer til

ad hoc analyser i departementet

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Contents

Introduktion

Kortlægning af procedurer for udvalgte cases

Erfaringer fra Danmark og udlandet

Forslag til forbedringstiltag / konklusioner

Bilag

McKinsey & Company 5

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Proceskortlægning

Kortlægning

På de følgende sider er kortlægningen af de udvalgte cases inden

for revision og ændring af registre, tilføjelser/ændringer af

monitorering og indikatorer samt ad hoc forespørgsler gengivet.

Kortlægningen er dokumenteret ved en kortere beskrivelse af

baggrunden for den udvalgte case. Hvad var situationen, og

hvordan forløb processen fra start til slut? Desuden er hver af de

udvalgte cases dokumenteret grafisk for at illustrere det

tidsmæssige forløb, de vigtigste involverede interessenter samt

vigtigste beslutningspunkter og ansvarsskift.

For hvert område, danner de kortlagte cases grundlag for en

række observationer og deraf anbefalinger, der er baseret på de

specifikke case-beskrivelser, men som præsenteres i mere

generel karakter inden for de tre områder; revision og ændring af

registre, tilføjelser/ændringer af monitorering og indikatorer samt

ad hoc forespørgsler.

Kortlagte processer

Initiativer allerede under implementering

Proceskortlægningen, de gennemførte interviews og

materialegennemgangen, har været kendetegnet ved stor

åbenhed i både Sundhedsdatastyrelsen og departementet. Der er

forelagt løsningsforslag til reduktion af fejlkilder, standardisering af

processer og styrket governance, som har haft tydelig parallelitet

mellem Sundhedsdatastyrelsen og departementet.

Flere af de forelagte løsningsforslag er netop implementering, fx

”Kvalitetsteamet” i Sundhedsdatastyrelsen, der skal sikre at

dataopgørelser og generelt talmateriale produceret i

Sundhedsdatastyrelsen gennemgår intern kvalitetssikring inden

udsendelse. Dertil kommer, at der i forbindelse med den

organisatoriske implementering af sundhedsdataplatformen i

Sundhedsdatastyrelsen etableres processer for ændring af

eksisterende produktionsjob, udarbejdelse af nye produktionsjob

og udarbejdelse af nye produktionsjob bl.a. i forbindelse med

udvikling af nye indikatorer, nye registre mv.

Løsningsforslag

McKinsey & Company 6

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Steno Diabetes Centers forslag til et nyt diabetesregister

Baggrund

Casen omhandler Steno Diabetes Center, der har kritiseret diabetesdelen

i Register for Udvalgte kroniske Sygdomme og svære psykiske lidelser

(RUKS) for bl.a. at underestimere prævalensen for diabetes i Danmark.

Hovedanken er, at RUKS ikke fanger den del af populationen, som ikke er

i medicinsk behandling, hvilket de anslår til at være ca. 10 pct. af den

samlede population. Kritikken er fremført i forbindelse med

Sundhedsministeriets handleplan for diabetes. På den baggrund har

Steno stillet forslag om et nye diabetesregister.

Kort om RUKS

RUKS dannes ud fra algoritmer, der kobler informationer fra forskellige

nationale datakilder, som Sundhedsdatastyrelsen har råderet over.

Algoritmerne er sammensat således, at de fanger de personer, hvor man

med størst mulig sikkerhed kan sige, at de har den pågældende sygdom.

Derved vil der nok være en del personer, som har sygdommen, men som

ikke opfylder alle kriterierne. Det skal dog pointeres, at registeret

inkluderer bagud, således at personer, der senere opfylder kriterierne,

inkluderes fra første usikre aktivitet. RUKS vil således nok pr. konstruktion

underestimere prævalensen, men det sker på en konsistent og

transparent måde, således at man kan sammenligne udviklingen over tid.

De primære parter i processen er Steno Diabetes Center,

departementet og Sundhedsdatastyrelsen.

Dialogen mellem parterne er hovedsageligt foregået på

sagsbehandlerniveau og strækker sig over en perioden fra primo

2015 til primo 2018.

Læringspunkter

Kortlægningen har vist følgende primære læringspunkter i

forbindelse med den specifikke case (der henvises til følgende side

for grafisk fremstilling af processen):

▪

Processen for behandling af ændringsforslag følger ikke en fast

proces (og er tidsmæssig lang), herunder:

–

Der er ikke en klar intern governance for faglig vurdering og

behandling af eksterne ændringsforslag

En ekstern part kan stille et ændringsforslag, der ikke

indeholder afgørende nyt i forhold til ændring af definition,

som initierer en lang sagsbehandlingsproces

Sundhedsdatastyrelsen har fra starten af arbejdet med RUKS meldt ud, at

der er tale om et bud på de bagvedliggende algoritmer.

Sundhedsdatastyrelsen justerer derfor gerne algoritmerne og inddrager

nye nationale kilder, givet at de er dokumenterede, og så længe

ændringerne sker på et transparent og valideret grundlag.

Kortlægningen

Den udvalgte case omhandler således processen fra Steno Diabetes

Center retter henvendelse til Sundhedsministeriets departementet om

ændring til den nuværende definition, til primo 2018 hvor processen for

nuværende er fortsat igangværende/uafklaret (afventer validt

dokumentationsgrundlag fra Steno Diabetes Center).

–

Der er ikke klare krav til hvordan eksterne parter skal

udarbejde og indmelde ændringsforslag til

Sundhedsdatastyrelsen (fx formål, begrundelse, forslag til

ny definition m.v.)

▪

Der er ikke tydelig (nok) kommunikation omkring definitioner og

faglige begrundelser for opgørelser i RUKS (flere krav i

ændringsforslaget er ikke længere aktuelle), herunder hvilke

borgere der indgår, og ikke indgår, og hvorfor

McKinsey & Company 7

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Steno Diabetes Centers forslag til et nyt diabetesregister

2015

Indledende

dialog

mellem

SDS, SDC

Diabetes-

foreningen

2017

DEP retter

henvendelse til

SDS

DEP aftaler med

SDS at udvikle

et mere solidt

beslutnings-

grundlag

DEP

SDS informeres

om, at SDC har

ydet kritik af

RUKS

SDS foreslår

proces for at

udvikle et mere

solidt

beslutnings-

grundlag

SDS foreslår, at

SDS kommer

med udkast til

oversigtsskema

SDS foreslår, at

SDC kommer

med udkast til

oversigtsskema

udfyldt for

RUKS

SDS

udarbejder

flowdiagram

for dannelsen

af RUKS for

populationen

SDS stiller

RUKS til

rådighed for

SDC på en

forsker-

maskine

SDS

SDC har

kritiseret

diabetesdelen i

RUKS

SDC kommer

med forslag til et

nyt diabetes-

SDC

udarbejder

tilsvarende et

flowdiagram

for deres

forslag

SDC

fremlægger

dokumen-

tation for

deres nye

datakilder

Hvis det dokumenteres,

at RUKS kan forbedres,

sendes forslaget i

høring. I givet fald skal

det afklares, hvordan de

nye datakilder

systematisk kan

overføres til SDS

SDC

DEP: Sundhedsministeriets departement

SDS: Sundhedsdatastyrelsen

SDC: Steno Diabetes Center

Inden en eventuel ændring af RUKS som ønsket af SDC er der ifølge SDS

behov for en række aktiviteter, som kan give et mere solidt

beslutningsgrundlag. De grå kasser illustrerer forslag til hvordan den konkrete

problemstilling løses.

McKinsey & Company 8

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Indberetning af anvendelse af tvang overfor varigt inhabile somatiske patienter

Baggrund

Casen omhandler et udkast til forslag til lov om tvangsanvendelse i forbindelse

med somatisk behandling af varigt inhabile. Departementet har et ønske om at

Sundhedsdatastyrelsen kommenterer lovforslaget og yderligere kommer med

en mulig indberetningsløsning via Landspatientregisteret (LPR) og

Sundhedsdatastyrelsens Elektroniske Indberetningssystem (SEI), således der

kan udvikles en indikator for anvendelse af tvang i forbindelse med at denne

mulighed er blevet indført. Casen er et udtryk for en politisk initieret proces.

Kort om LPR

LPR indeholder data om danske patienters kontakter med sygehusvæsenet. På

baggrund af data fra registeret laver styrelsen en lang række forskellige

opgørelser af behandlingsaktiviteten på tværs af dimensioner som

organisatorisk niveau, køn, alder m.v., fx antallet af specifikke kontakter på

sygehusene.

Data indberettes typisk via regionernes hospitalsinformationssystemer til LPR.

Ved behov for tilpasninger i indberetningskrav, eller tilføjelser af nye variable,

kan der være behov for tekniske tilpasninger i regionernes systemer.

Indberetning af tvang mod varigt inhabile kan ske enten via LPR, sammen med

den øvrige indberetning om den enkelte patient

–

i den nuværende LPR-version

kaldet LPR2 eller via SEI.

returnerer en endelig indberetningsløsning og vejledning herfor.

De primære parter i processen er Styrelsen for Patientsikkerhed,

departementet og Sundhedsdatastyrelsen.

Dialogen mellem parterne er foregået på flere organisatoriske niveauer

og strækker sig over en tidsperiode fra primo 2016 til primo 2018. Det

længere forløb skyldes bl.a. at det tager tid at få sikret den nødvendige

tilladelse til at oprette og drifte et nyt register, og dertil kommer den

tekniske etablering både hos dem der skal aflevere data og hos dem

der skal modtage

Læringspunkter

Kortlægningen har vist følgende primære læringspunkter i forbindelse

med den specifikke case (der henvises til følgende side for grafisk

fremstilling af processen):

▪

Processen for udarbejdelse af indberetningsløsning (og vejledning)

følger en fast proces (afgrænsning af indhold, etablering af GUI,

udvikling, test og produktion); men er tidsmæssig lang og

kompleks, herunder:

–

Det er en politisk proces, hvorfor der er forhold som hverken

departementet eller Sundhedsdatastyrelsen har indflydelse på

Sundhedsdatastyrelsen arbejder i samarbejde med regioner m.fl. på en ny

version af landspatientregisteret (LPR3) som en del af

Sundhedsdataprogrammet. Den nye version medfører forskellige tilpasninger i

det samlede indberettede i forbindelse med ibrugtagning ultimo 2018.

Kort om SEI

Da indberetning af tvang for varigt inhabile skal ske for den samlede

sundhedssektor, er det ikke tilstrækkeligt, at man kan indberette via LPR. SEI

benyttes til de indberetninger i sygehussektoren, hvor data ikke registreres

direkte i de patientadministrative systemer samt til indberetning fra resten af

Sundhedssektoren, hhv. det kommunale niveau, private speciallægeklinikker

samt almen praksis.

Kortlægningen

Den udvalgte case omhandler således processen fra departementet retter

henvendelse til Sundhedsdatastyrelsen med et ønske om en kommentering af

lovforslag og en indberetningsløsning, til styrelsen

–

Der er løbende møder og kommunikation mellem parterne,

men der opstår alligevel uoverensstemmelser vedrørende

forløbet (tidfrister overholdes ikke parterne imellem)

Der er mange interessenter (parter), der gør det komplekst at

navigere i (for de enkelte sagsbehandlere), og information

gentages (det påpeges flere gange, at indberetningsløsningen

skal være så simpel som mulig)

Der er ikke konsekvent overensstemmelse mellem politiske

ønsker og faglige hensyn, fx afledte tekniske krav hos regioner

og tidsfrister for udarbejdelse af vejledninger ift.

implementering

–

▪

Der tages opgavelister i brug i løbet af processen, der anvendes af

alle parter. Listerne bidrager til at skabe overblik.

McKinsey & Company 9

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Indberetning af anvendelse af tvang overfor varigt inhabile

2016

Mar.

2017

Jan.

Feb.

Jun.

Jul.

Aug.

Sept.

Okt.

Nov.

Dec.

2018

Jan.

Feb.

DEP

udtaler et

ønske om

en ind-

beretnings-

løsning,

men følger

ikke op

DEP sender

udkast til

forslag til lov

anvendelse af

tvang ved

somatisk

behandling af

varigt inhabile

(L185) offentlig

høring fra DEP

DEP

informerer

om, at L185

er vedtaget i

Folketinget,

og at der vil

forekomme

opgaver, som

vil berøre

både STPS

og SDS

Møde ml.

DEP, SDS

og STPS -

opfølgning

på L185,

hvor

opgave-

fordeling

besluttes

DEP udsender

referat efter

mødet og

inviterer til

opsamlende

møde ang.

videre proces

udestående

opgaver ift.

den nye lov

Møde ml. DEP

og SDS. På

mødet vendes

det

økonomiske

aspekt af

indberetnings-

løsningen

Møde ml. DEP,

SDS og STPS

ang. opsamling,

udestående

opgaver og den

videre proces ift.

den nye lov

Møde ml. DEP

og SDS ang.

status og videre

forløb. SDS

informerer igen

om tidsfrister ift.

indberetnings-

løsningen

DEP sender en

hastemail til

SDS, ang.

diskrepansen

mellem

indberetnings-

bekendt-

gørelsen og

SEI-løsningen

Endelig

anmeldelse

af registret

DEP

SDS sender

første notat til

DEP med

kommentarer

til lovforslaget

anvendelse af

tvang ved

somatisk

behandling af

varigt inhabile

SDS sender

inspiration til

STPS ang.

deres arbejde

med at

udarbejde

indholdet til

tvangs-

protokollen og

indberetningen

SDS

udarbejder

og sender et

svar til DEP

med

udgangs-

punkt i

STPS’

udkast

SDS har

internt møde

med STPS

ang. ind-

beretnings-

indhold mm.

SDS sender

udkast til notat til

STPS ang.

indberetningsløs

ningen og det

indhold, man er

kommet frem til i

samarbejde

med STPS, og

beder STPS om

bemærkninger

SDS

sender

notatet til

DEP

SDS

godkender

det, som står

beskrevet

ang.

indberetnings

-løsningen

SDS sender

diverse relevante

informationer om

indberetnings-

løsning til STPS

til brug i deres

informations-

indsats, og

offentliggør en

indberetnings-

vejledning,

hvorefter tvangs-

foranstaltninger

skal indberettes

SDS frigiver

indberetnings-

løsningen til

indberetning af

anvendelse af

tvang ved

somatisk

behandling af

varigt inhabile.

Efterfølgende

dialog om hvilke

forhold, der skal

opfyldes for at

registret kan

anmeldes

korrekt.

SDS

STPS sender

en mail til SDS

med udkast til

indberetnings-

indhold

STPS

sender en

opgaveliste

STPS

har ingen

bemærk-

ninger

STPS beder

SDS om at

kommentere

på det

tekniske i

forhold til

indberet-

ningsdelen

STPS sender

mail til SDS og

DEP og

nævner, at det

lader til, at der

er uoverens-

stemmelse ift.

tidsfristen for

indberetnings-

løsningen for

hhv. SEI og

LPR

STPS

underretter

SDS om, at de

har været i

kontakt med

DEP, og at

høringen

sendes ud

uanset de

uafklarede

forhold mht.

indberetnings-

bekendt-

gørelsen

STPS kontakter

SDS ang. den

informations-

indsats, de er i

gang med i

forhold til at

informere de

kommende

indberettere om

det nye

indberetnings-

område

STPS

DEP: Sundhedsministeriets departement

SDS: Sundhedsdatastyrelsen

STPS: Styrelsen for Patientsikkerhed

McKinsey & Company 10

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Forslag til initiativer og forbedring

Sammenfatning af observationer

Kortlægningen har blotlagt en række forskellige

udfordringer i forbindelse med de to udvalgte cases, der

repræsenterer revision og ændring af registre.

Den første case -

Steno Diabetes Centers forslag til et nyt

diabetesregister

- har blandt andet vist, at der ikke

foreligger en klar proces i forhold til håndtering og dialog

med eksterne interessenter, hvilket risikerer at fjerne det

faglige fokus i forbindelse med definitioner og opgørelser.

Det gælder særligt i forbindelse med ændringsforslag, hvor

der ikke bringes afgørende ny viden frem. Der mangler

således en mere tydelig ”armslængde” mellem

Sundhedsdatastyrelsen (og medarbejdere) og eksterne

interessenter der fremsender ændringsforslag og en

proces for, hvorledes ønsker fra interessenter kan

håndteres på en mere systematisk og struktureret måde

fremadrettet.

Den anden case -

Anvendelse af tvang for varigt inhabile

somatiske patienter

- har blandt andet vist, at ønsker til

indberetninger kan være svære at implementere som

(politisk) ønsket, særligt når det kræver ændringer ved

datakilden. Det vil sige, at ændringer skal foretages i de

systemer, hvor data fødes, fx regionernes elektroniske

patientjournaler. Casen viser et behov for, at

Sundhedsdatastyrelsen i højere grad inddrages i

forbindelse med det lovforberedende arbejde, og der i

forbindelse med selve indberetningsløsningen inddrages

de relevante aktører, fx regioner, kommuner, praksis,

tandlæger og lignende. Disse aktører kan have andre

ønsker til indberetningskanalerne, der kan være afledt af

muligheder i egne systemer m.v. I den specifikke case,

ønsker regionerne fx indberetningen sker til det kommende

LPR3 og ikke via SEI. Dette kan dog ikke realiseres, da

LPR3 først kommer i drift primo november 2018.

Forbedringsforslag

Følgende forbedringsforslag kan opstilles i mere generel form baseret på de

specifikke observationer i de udvalgte cases:

▪

Faste processer:

Sundhedsdatastyrelsen bør i højere grad sikre at

definitioner og statistiske opgørelser behandles i formelle processer.

Således bør Sundhedsdatastyrelsen friholdes for løbende eksterne

ændringsforslag og partsindlæg. Eksterne ændringsforslag bør i stedet

indgå i en fast

–

fx årlig

–

proces for modtagelse, evaluering og evt.

indarbejdelse af forslag:

–

Indsamling af forslag og ændringsønsker:

Forslag fra (eksterne)

interessenter indsamles og puljes til senere evaluering. Forslag

indsendes til specifik indgang (fælles postkasse)

Evaluering af forslag:

Forslag evalueres af interne faglige

medarbejdere, faglige selskaber, Sundhedsstyrelsen m.v.

Indarbejdelse af forslag:

Forslag og ændringsønsker der

godkendes i evalueringsproces indarbejdes én gang årligt

▪

Involvering:

Sundhedsdatastyrelsen kan i højere grad indgå i det

lovforberedende arbejde med henblik på tydeliggørelse af tekniske

muligheder i forhold til politiske ønsker til fremtidige indberetninger; Hvad

er teknisk muligt? Hvad er en realistisk tidshorisont? Hvilke

indberetningskanaler kan/bør anvendes? Hvilke afledte konsekvenser

har det for eksterne aktører, fx opdatering af systemer og omkostninger?

Der bør således udarbejdes en formel governance, hvor

Sundhedsdatastyrelsen har en fast/naturlig rolle i arbejdet, og ikke kun

orienteres om fx kommende bekendtgørelser, eller involveres i punktvise

møder.

▪

Opgavelister:

Supplerende til større involvering kan der indføres

konsekvent brug af opgavelister, der deles mellem alle involverede parter

med henblik på størres transparens og fælles forståelse

McKinsey & Company 11

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Oprettelse af ny indikator for andel specifikke demensdiagnoser

Baggrund

Casen omhandler oprettelse af ny indikator til monitorering af andel af

specifikke demensdiagnoser for nye patienter med demens.

I forbindelse med lanceringen af regeringens nye demensindsats og

efterfølgende lancering af de 23 initiativer i demenshandlingsplanen

er der et ønske fra departementet om talleverancer vedrørende

specifikke demensdiagnoser fra Sundhedsdatastyrelsen, og

oprettelse af en indikator til monitorering af demensindsatsen.

Regeringen og de øvrige partier i satspuljekredsen indgik den 15.

december 2016 en politisk aftale om udmøntning af 470 mio. kr., der

er afsat til en ny national demenshandlingsplan.

Læringspunkter

Kortlægningen har vist følgende primære læringspunkter i

forbindelse med den specifikke case (der henvises til følgende

side for grafisk fremstilling af processen):

▪

Processen for udarbejdelsen af indikatoren følger ikke en

formel eller fast proces (og er tidsmæssig lang), herunder:

–

”Den gode bestilling” benyttes ikke i forbindelse med

igangsætning af bestilling og bringes i anvendelse sent i

processen efter anmodning fra Sundhedsdatastyrelsen

Der sker ”drypvise” bestillinger fra departementet, hvor

bestillinger sker via forskellige indgange; møder og

bilaterale dialoger (telefon, e-mail). Bestillinger er udtryk

for løbende dialog (og faglig uenighed) med eksterne

parter, fx om definitioner

Der mangler et overblik over projektforløb og planlagte

møder. Det er til tider uklart hvem der er initiativtager og

ansvarsindehaver

Initiativerne har til formål at løfte demensindsatsen og gøre Danmark

demensvenligt. Sundheds- og Ældreministeriet vil sikre en højere og

mere ensartet kvalitet i behandlingen og plejen af mennesker med

demens og i hjælpen til de pårørende. Casen er et udtryk for en

politisk initieret proces.

Kortlægningen

Den udvalgte case omhandler således processen fra departementet

retter henvendelse til Sundhedsdatastyrelsen med ønske om en

talleverance om specifikke diagnoser blandt debuterende

demenspatienter (bidrag til ministermøde), til Sundhedsdatastyrelsen

har udarbejdet dels tal-/dataleverance, dels en ny indikator til

monitorering af andelen af specifikke demensdiagnoser.

De primære parter i processen er Nationalt Videnscenter for Demens,

departementet og Sundhedsdatastyrelsen.

–

Der er varierende kontakt mellem departement og

Sundhedsdatastyrelsen gennem perioden, hvor

Sundhedsdatastyrelsen efterspørger afklaring i forhold til

arbejdet med indikatoren

Det politiske mål er udarbejdet i samarbejde mellem

departementet og NVD uden konsekvent inddragelse af

andre parter, og uden at der er henvisninger til

vejledninger om udredning eller vejledninger om

registrering af koder

–

Dialogen mellem parterne er foregået på flere organisatoriske

niveauer og strækker sig over en tidsperiode fra medio 2015 til ultimo

2017. Processen er ikke endelig afsluttet endnu.

SOURCE: https://www.sum.dk/Aktuelt/Nyheder/Aeldre/2016/September/Regeringen-saetter-maal-og-retning-i-ny-national-demenshandlingsplan.aspx

McKinsey & Company 12

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Oprettelse af ny indikator for andel specifikke demensdiagnoser

2016

Sep.

Dec.

2017

Feb.

Mar.

Maj

Jun.

Jul.

Aug.

Okt.

Dec.

DEP kontakter

SDS pr.

telefon

angående

uspecifikke

demens-

diagnoser, da

de samme dag

skal tale med

ministeren

herom

DEP

efterspørger

stratificering

på region

pba.

efterspørgsel

fra Danske

Regioner

De 23

initiativer i

demens-

handlepla

-nen

offentli-

ggøres

DEP

forklarer,

at et nyt

kontor har

overtaget

ansvaret

DEP

tilkendegiver,

at de gerne vil

have klarhed

over tæller og

nævner inden

for den næste

måneds tid, og

at de gerne vil

tale med SDS i

den

forbindelse

DEP

sender

’Den Gode

Bestilling’

DEP vender

tilbage og

tilkendegiver,

at NVD gerne

ser yderligere

diagnoser

inddraget

DEP

SDS leverer

overordnet tal

for andel

specifikke

diagnoser

blandt de, der

debuterer i

LPR til DEP

SDS leverer

ny opgørelse

til DEP

uafhængig af

RUKS

SDS

leverer

de efter-

spurgte

tal

SDS

retter

henven-

delse til

DEP

angående

planerne

for den

potentielle

indikator

SDS rette

henvend-

else til det

ansvarlige

kontor og

efterlyser

en afklaring

vedrørende

indikatoren

SDS

rykker for

svar

angående

indikator

Dialog ml.

SDS og

DEP, og

SDS

bemærker

på DEPs

korte

beskrivelse

af planerne

vedr. mål 2

SDS

anmoder

DEP om at

sende

’Den Gode

Bestilling’

på

demens-

indikatoren

SDS

rykker for

’Den

Gode

Bestilling

’

SDS

fremsender

dokumen-

tation for nyt

planlagt

indikator-

træk

SDS

fremsender

opgørelser og

dokumentation

for de to sidste

af de tre mål

under Den

nationale

demenshand-

lingsplan 2025

SDS

arbejder

med

indika-

toren

SDS

NVD retter

henvendelse til

SDS (efter

aftale med

DEP) med

henblik på

afklaring vedr.

antal nye

tilfælde med

demens

NVD indkalder

til og afholder

møde om

indikatorerne

mellem DEP,

NVD og SDS

NVD

DEP: Sundhedsministeriets Departement

SDS: Sundhedsdatastyrelsen

NVD: Nationalt Videnscenter for Demens

McKinsey & Company 13

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Oprettelse af ny indikator for forbrug af antipsykotika hos borgere med

demens

Baggrund

Casen omhandler oprettelse af en ny indikator til monitorering af forbrug af

antipsykotikahos borgere med demens.

Oprettelse af indikatoren skal ses i sammenhæng med lanceringen af

regeringens nye demensindsats og efterfølgende lancering af de 23 initiativer i

demenshandlingsplanen, jf. 2A. Der er et politisk ønske om reduktion af forbruget

af antipsykotika hos borgere med demens med 50 procent.

Sideløbende med forløbet omkring oprettelse af indikatoren foregår to relaterede

forløb, hvori indikatoren også indgår. Det drejer sig om De Nationale Mål, hvor

der er et ønske om, at indikatoren skal indgå som et nationalt mål. Og det drejer

sig om en årlig monitorering af demensområdet, som er en del af initiativ 5 i

demenshandlingsplanen. Dvs. samlet set pågår tre parallelle spor:

1) indikatoren i regi af demens-handlingsplanen (denne case)

2) indikatoren i regi af de nationale mål for sundhedsvæsenet

3) årlig og mere detaljeret monitoreringsrapport

Afgrænsningen af borgere med demens er en registerbaseret sygdomsgruppe i

RUKS, og algoritmen til afgrænsning af populationen blev revideret senest i 2014

af Statens Serum Institut (nu Sundhedsdatastyrelsen) bl.a. på baggrund af

høringssvar og kommentarer fra eksterne parter inkl. NVD samt på baggrund af

forskellige analyser.

Kortlægningen

Den udvalgte case omhandler processen fra departementet retter henvendelse til

Sundhedsdatastyrelsen med ønsket om input til en ny indikator for forbrug af

antipsykotika hos borgere med demens og til Sundhedsdatastyrelsen har

udarbejdet en ny indikator.

Casen fokuserer på forløbet vedr. oprettelsen af indikatoren i regi af demens-

handlingsplanen. Det er dog et centralt punkt ift. læring af forløbet, at der

sideløbende foregår to andre spor, hvori indikatoren også indgår i, jf. baggrund.

De primære parter i processen er, Nationalt Videnscenterfor Demens,

departement og Sundhedsdatastyrelsen.

Dialogen mellem parterne er foregået på flere organisatoriske niveauer og

strækker sig over en tidsperiode fra primo 2016 til ultimo 2017.

Læringspunkter

Kortlægningen har vist følgende primære læringspunkter i forbindelse

med den specifikke case (der henvises til følgende side for grafisk

fremstilling af processen):

▪

Processen for udarbejdelsen af indikatoren følger ikke en formel eller

fast proces (og er tidsmæssig lang), herunder:

–

”Den gode bestilling” benyttes ikke i forbindelse med

igangsætning af bestilling

Bestillinger af underliggende analyser og input fra de involverede

styrelser sker på ad hoc basis (”drypvis”) fra departementet via

forskellige indgange; møder og bilaterale dialoger (telefon, e-

mail). Bestillinger er et udtryk for en politiske proces med behov

for løbende afklaring

Bestillinger og opfølgning herpå varetages ikke konsekvent af

samme kontor i departementet blandt andet pga. de forskellige

parallelle forløb, hvori indikatoren indgår og koordinationen af de

forskellige parallelle spor er begrænset. Det forekommer ofte

uklart, hvornår der bidrages til oprettelse af indikatoren og de to

andre parallelle forløb, og hvem der har ansvar for de specifikke

elementer i processen, herunder tidsplan, leverancer mv. (der var

endvidere stor udskiftning af medarbejdere i departementet)

Sundhedsdatastyrelsen inddrages kun delvist i forbindelse med

samråd (har ikke fuldt indblik, eller adgang til materiale), og der er

ikke klar kommunikation om forventning og bidrag hertil

Der er mange aktører og interessenter involveret i processen, og

der er ikke en tydelig opdeling mellem oprettelse af indikatoren og

de to andre parallelle forløb, som indikatoren indgår i. Det gør

processen kompleks; svært at holde overblik og sikre fremdrift

blandt de involverede aktører

En ekstern part kan komme med ændringsforslag til

populationsafgrænsning eller input til definition eller afgrænsning

af indikator uden der er afgørende nyt i forhold til ændring af

definition

–

McKinsey & Company 14

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Oprettelse af ny indikator for forbrug af antipsykotika hos borgere med

demens

2016

2017

Feb.

Maj

Jun.

Sep.

DEP

anmoder SST

om bud på

potentiel

reduktion af

forbrug af

antipsykotika

hos demente

målt som

andel

personer

DEP

arbejder

videre med

forbered-

elserne til

samråd og

har

begrænset

dialog med

SDS

Jan.

Feb.

Mar.

Jun.

Aug.

DEP beder

SDS om

bidrag til

samråd bl.a.

med et

tentativ

forslag til

monitorering

I politisk

proces

fast-

sættes

målet til

50%

reduktion

Møde ml.

DEP og

SDS,

hvor SDS

bedes om

at udvikle

indikator

DEP sender

bestilling til

SDS, hvor

reduktionen

skal måles i

andel, der har

indløst

antipsykotika

DEP sender

bestilling på

indikatorer til

SDS I regi af

Demenshandle-

planen

DEP

SDS leverer

data til

statusrapport,

der bl.a.

indeholder

forbrug af

antipsykotisk

medicin

Skriftlig

dialog ml.

SDS og DEP

ang. hvordan

reduktionen

skal måles

DEP efterspørger fra

SDS en initiativ

beskrivelse og en

tidsplan. DEP leverer

en tentativ

initiativbeskrivelse og

tidsplan, med

forbehold for at der

efterfølgende skal

være koordinering

med styrelserne

Møde med

NVD bl.a.

ang.

opgørelsen af

indikatoren

herunder i

monitore-

ringen (65+

grænse

diskuteres)

Revideret

tentativ

initiativbeskrivels

e vedr.

monitoreringsrap

porten og

indikatoren for

forbruget af

antipsykotisk

medicin leveres

SDS meddeler

antipsykotika-

indikatoren er

defineret og

tidligere sendt.

Dialog med

DEP om

koordinering

med DEP/LM og

DEP/Sundøk

opgørelse

indikatoren

sendes til

DEP

SDS

SST

inddrager

SDS i

dataarbejdet

–

løbende

dialog

mellem SST,

SDS og DEP

SST (i

enighed med

SDS) leverer

et skøn på

mulig 20%

reduktion

SST

NVD

Kommen-

tarer fra

NVD

inddrages

DEP: Sundhedsministeriets Departement

SDS: Sundhedsdatastyrelsen

SST: Sundhedsstyrelsen

NVD: Nationalt Videnscenter for Demens

McKinsey & Company 15

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Forslag til initiativer og forbedring

Sammenfatning af observationer

Kortlægningen har blotlagt en række forskellige udfordringer i forbindelse

med de to udvalgte cases, der repræsenterer ”tilføjelser og ændringer af

monitorering og indikatorer”.

De to cases

–

Oprettelse af ny indikator for forbrug af antipsykotika hos

borgere med demens

samt

Oprettelse af ny indikator for andel specifikke

demensdiagnoser

- har begge vist, at dialogen og arbejdet med oprettelse

af indikatorer ikke følger standardiserede processer, men i højere grad har

karakter af en række fragmenterede formelle og uformelle interaktioner

mellem aktørerne.

Begge cases er desuden kendetegnet ved lange flerårige

sagsbehandlingsforløb, hvor der undervejs i processen er varierende

aktivitet og inddragelse af medarbejdere fra Sundhedsdatastyrelsen i

forbindelse med overvejelser omkring indikatorer. Herunder sker der i

processen skift af ansvar mellem kontorer og medarbejdere. Ligeledes

dateres ”Den gode bestilling” for begge processer tidsmæssigt relativt

langt inde i forløbet.

Den første case -

oprettelse af ny indikator for andel specifikke

demensdiagnoser

–

viser særligt, at ansvarsskift medfører tab af viden og

momentum, herunder udestår der afklaring af opgavens omfang og

karakter langt inde i forløbet .

Den anden case

–

oprettelse af ny indikator for forbrug af antipsykotika

hos borgere med demens

- viser særligt, at en manglende formel proces

med faste interaktioner, herunder hvad formålet med indikatoren er (fx i

hvilke sammenhænge den tænkes anvendt), hvornår faglige input bringes i

anvendelse (fx afklaring af hvad der er mest klinisk relevant at monitorere)

og hvornår tidsfrister falder, er vigtige parametre i forløbet.

Forbedringsforslag

Følgende forbedringsforslag kan opstilles i mere generel form baseret på de

specifikke observationer i de to udvalgte cases:

▪

Opstartsmøder:

Ifm. bestillinger kan overvejes brug af opstartsmøder

mellem de involverede parter inden arbejdet påbegyndes, hvor bestillingens

formål, kontekst, roller og forventede proces herunder evt. usikkerhed blandt

andet gennemgås. Det vurderes særligt relevant ifm. længere projekter med

flere involverede aktører, og hvor der kan være behov for koordination af

flere parallelle forløb, men også ifht. til opgaver af hastende karakter med

flere involverede parter fx samråd

▪

Formaliseret proces:

Der bør oprettes en eller flere formaliserede

processer for oprettelse af og/eller arbejde med indikatorer, herunder med

klar angivelse af initiativ og formål, roller og ansvar på enhedsniveau,

deadline(s), forventet bidrag fra interne og eksterne aktører (fx regioner og

kommuner) og faglige (interne) eksperter (fx faglige afklaringer og

datatekniske overvejelser vedr. definition af indikator - dette må gerne

komme tidligt i processen, så indikatoren kan være klinisk relevant, samt

datateknisk mulig) samt hvem der endelig godkender skal fremgå klart for

den enkelte medarbejder.

▪

Standardiseret work flow:

I forlængelse af behovet for formaliserede

processer, bør der indføres et work flow, hvor den enkelte sagsbehandler

kan se nuværende status, dokumenteret fremdrift, og hvor langt arbejdet

med indikatoren er i den formelle proces (skal sikre uafhængighed af

enkeltpersoner og tab ved ansvarsskift).

▪

Den gode bestilling:

”Den gode bestilling” bør være første formelle

interaktion mellem Sundhedsdatastyrelsen og Sundhedsministeriet

departement. Der kan være forudgående uformel afklarende dialog

angående udarbejdelse af bestillingen. Dette ligger i forlængelse af et

generelt behov for ”én indgang til Sundhedsdatastyrelsen” i forbindelse med

igangsætning af bestillinger.

▪

Interne processer i Sundhedsdatastyrelsen:

Selve produktionen/det

interne arbejde med udvikling af indikatorer bør tilsvarende følge klare

standarder for oprettelse eller justering af indikator til monitorering. Der er

dog allerede i forbindelse med den organisatoriske implementering af

sundhedsdataplatformen besluttet en arbejdsgang og gorvernance for f.eks.

ændring af eksisterende indikatorer eller udarbejdelse af nye indikatorer)

McKinsey & Company 16

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Lægemiddelsopgørelse til projektet ”Styring i psykiatrien”

Baggrund

Casen omhandler Sundhedsdatastyrelsens bidrag til projektet om ”Styring i

psykiatrien”. Projektet er en del af et udvalgsarbejde mellem Sundheds-

Ældreministeriet, Danske regioner, KL og Finansministeriet.

Projektet består blandt andet af en række analyser. Nogle analyser udarbejdes af

Sundhedsdatastyrelsen, andre -

fx et ”Indblikskapitel”

- udarbejdes af

departementet med udvalgte databidrag fra Sundhedsdatastyrelsen. Disse bidrag

er det nødvendigt at indhente fra forskellige afsnit i Sundhedsdatastyrelsen.

Undervejs opstår der endvidere et ønske i udvalget om et overblik over data, som

er tilgængelig på psykiatriområdet, herunder hvad data kan bruges til. Til dette

indhentes bidrag samt bemærkninger fra forskellige afsnit i

Sundhedsdatastyrelsen. Projektet kan således siges at indeholde flere forskellige

spor, hvor behovet for bidrag går på tværs af en afdeling i Sundhedsdatastyrelsen.

I departementet varetages opgaver også på tværs af flere forskellige kontorer.

Departementet ønsker bl.a., at Sundhedsdatastyrelsen bidrager med opgørelser til

et afsnit omhandlende forbruget af psykofarmaka, ’Medicinforbrug til behandling af

udvalgte psykiske lidelser’, der skal indgå som et afsnit i ’Indblikskapitlet’, samt

kvalitetssikring af forskellige opgørelser. Denne case omhandler dette bidrag.

Kortlægningen

Den udvalgte case omhandler således processen fra departementet retter

henvendelse til Sundhedsdatastyrelsen

–via ”Den gode bestilling” –med

ønske om

kommentering og kvalitetssikring af tal, der er hentet fra Sundhedsdatastyrelsens

offentlige tilgængelige statistik medstat.dk, og bestilling af en specifik opgørelse

på kommuneniveau, til seneste kommentering af analyse primo 2018.

Casen fokuserer på forløbet vedr. Sundhedsdatastyrelsens bidrag med opgørelser

til et afsnit omhandlende forbruget af psykofarmaka, men det er et centralt punkt

ift. læring af forløbet, at analysen er del af et udvalgsarbejde med flere

interessenter, og at der sideløbende kører flere spor, hvor forskellige afsnit og

kontorer i hhv. departementet og Sundhedsdatastyrelsen interagerer.

De primære parter i processen er departementet og Sundhedsdatastyrelsen.

Dialogen mellem parterne er primært foregået på sagsbehandlerniveau og

strækker sig over en tidsperiode fra oktober 2017 til februar 2018.

Læringspunkter

Kortlægningen har vist følgende primære læringspunkter i forbindelse med

den specifikke case (der henvises til følgende side for grafisk fremstilling af

processen):

▪

Departementet anvender indledningsvist ”Den gode bestilling” til

anmodning om kommentering og talleverance

▪

Processen følger derefter ikke en formel eller fast proces (efter initial brug

af ”Den gode bestilling”), herunder:

–

Departementet bestiller yderligere analyser, der rækker udover den

”Den gode bestilling”

Departementet anvender forskellige indgange i

Sundhedsdatastyrelsen, hvilket bl.a. skal ses i lyset af de forskellige

spor i analysearbejdet til udvalget, og henvender sig med samme

spørgsmål til forskellige afsnit i samme afdeling

–

afdelingen for

Sundhedsanalyser, Lægemiddelstatistik og

Sundhedsdataprogrammet. Det forekommer ofte uklart, hvornår der

bidrages til hvilke dele af de forskellige spor, og hvem der har

ansvar for de specifikke elementer i processen

Sundhedsdatastyrelsen ønsker en klar angivelse af formål, mere

inddragelse og overblik over analysebehovet (illustreret ved at

Sundhedsdatastyrelsen efterspørger et konkret analyseoverblik i

løbet af processen)

Departementet arbejder med korte tidsfrister på visse (bestillinger

af) analyser, der stiller krav til om bemanding og hurtig ekspedition i

Sundhedsdatastyrelsen, og som ikke kan imødekommes konsekvent

Departementet indarbejder ikke konsekvent kommentarer og input til

kapiteludkast og talopgørelser fra Sundhedsdatastyrelsen/omvendt

er dette også et udtryk for forskellige faglige vurderinger vedrørende

anvendelse af lægemiddeldata

Manglende afklaring af ansvarsfordeling og risiko for fejl, når

Sundhedsdatastyrelsen bliver bedt om at kvalitetssikre

departementets egne opgørelser og beregninger

–

McKinsey & Company 17

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Lægemiddelsopgørelse til projektet ”Styring i psykiatrien”

2017

Okt.

Nov.

Dec.

2018

Jan.

Feb.

DEP sender

’Den gode

Bestilling’ til

SDS samt et

udkast til

’Medicinforbrug

til behandling af

udvalgte

psykiske

lidelser’, der

skal indgå i

’Indblikskapitlet’

i ’Styring i

Psykiatri’-

projektet.

Derudover er

der en bestilling

på opgørelser

på kommune-

niveau

DEP skriver, at

udkastet til kapitlet om

medicinforbrug er

justeret i forhold til de

fremsendte

kommentarer. I mailen

informeres om, at

kapitlet igen kommer til

gennemlæsning og

’bemærkning’ indenfor

kort tid.

I mailen fremgår

endvidere, at der

udover den

kommunale fordeling

også er ønske til en ny

opgørelse, som DEP

ikke selv kan laves af

medstat.dk

DEP retter

henvendelse til

SDS for at høre

status på

dataudtræk på

kommune-

niveau. DEP

ønsker, at SDS

kommenterer på

revideret udkast

til

’Indblikskapitlet’

DEP sender

den gode

bestilling til

SDS efter

forudgående

telefon-

samtale ang.

at inddele alle

analyser i

børn (0-17 år)

og voksne

(18+ år).

Dette betyder,

at mange

opgørelser i

‘Indbliks-

kapitlet’ skal

laves med og

uden opdeling

i alders-

grupper

Mailkorre-

spondace ml.

DEP og SDS.

Grundet

tidspres

skriver DEP

for at høre, om

de har

mulighed for

at få levere tal

tidligere end

aftalt. SDS

efterspørger et

overblik over

DEPs

analyseønsker

DEP

sender

endnu en

mail med

ønske om

en ny

opgørelse

DEP skriver til

SDS og ønsker

forklaring på,

hvorfor en

opgørelse ikke

kan anvendes

på det

foreliggende

datamateriale.

SDS har

tidligere meldt

ud, at metoden

ikke kan

anvendes, og

DEP har

udtrykt, at

denne metode

ikke vil blive

anvendt

DEP

sender

SDS et

udkast til

‘Indbliks-

analysen’ til

skriftlig

kommen-

tering. Det

nævnes

desuden, at

der

kommer

endnu en

analyse

(analysen

geografiske

forskelle)

DEP

sender

SDS et

udkast til

analysen

om geo-

grafiske

forskelle

DEP

SDS kommenterer

udkastet og sender det

retur sammen med data,

der ikke kan beregnes

alene ud fra medstat.dk.

Der gøres i en følgemail

opmærksom på, hvordan

antal personer skal

beregnes ud fra

medstat.dk, og der

henvises til

kommentarerne i udkastet.

Den kommunale

opgørelse, som der

efterspørges sendes ikke

med her, men DEP bliver

gjort opmærksom på, at

SDS vender tilbage med

dataudtræk efter en

drøftelse ang. metode

SDS skriver,

at de laver de

efterspurgte

opgørelser

fremsender

senest en

uge senere

SDS sender

efterspurgte

kommunale

opgørelser til

DEP sammen

med en

detaljerede

følgemail med

en beskrivelse

af de

forskellige

variabler i den

kommunale

opgørelse

samt en

beskrivelse af

regionale

tilskudsudgifter

SDS

kommenterer

til revideret

udkast af

‘Indbliks-

kapilet’. Der

er fejl i

notatet, og

SDS gør

DEP

opmærksom

på, at tallene

skal tjekkes

grundigt efter

SDS sender

en Excel-fil

med de

kommunale

opgørelser,

der er

ønsket

ønskede

opgørelser

sendes til

DEP med

forklarende

følgemail

SDS sender

den

ønskede

opgørelse.

DEP stiller

spørgsmål

til en

opgørelse,

og SDS

besvarer

spørgs-

målene

umiddebart

efter

SDS

forklarer,

hvorfor det

uhensigts-

mæssigt at

anvende

denne

metode på

data-

materialet

SDS

kommen-

terer på

udkast. Der

er stadig

noget tekst,

SDS

tidligere

har

kommen-

teret på;

hvilket er et

udtryk for

forskellig

faglig

vurdering

SDS

kommen-

terer på

udkast.

Der er

stadig

noget

tekst, SDS

tidligere

har

kommen-

teret på;

hvilket er

et udtryk

for

forskellig

faglig

vurdering

SDS

DEP: Sundhedsministeriets Departement

SDS: Sundhedsdatastyrelsen

McKinsey & Company 18

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Samråd

Baggrund

Casen omhandler Sundhedsdatastyrelsens bidrag til besvarelse af

samrådsspørgsmål EU, EV, og EW omhandlende behandling af børn

med psykofarmaka, der ikke er godkendt til børn. Departementet har

fire spørgsmål, der ønskes belyst af Sundhedsdatastyrelsen. Casen

er et udtryk for en proces, hvor netop samrådsspørgsmål følger en på

forhånd veldefinerede behov og deadline for besvarelse (modsat

andre politiske processer).

Kortlægningen

Den udvalgte case omhandler således processen fra departementet

retter henvendelse til Sundhedsdatastyrelsen

– via ”Den gode

bestilling” –

med anmodning om bidrag til besvarelse af

samrådsspørgsmål, til samrådet afholdes planmæssigt.

De primære parter i processen er departementet,

Lægemiddelstyrelsen og Sundhedsdatastyrelsen. Dialogen mellem

parterne er primært foregået på sagsbehandlerniveau og strækker sig

over en tidsperiode fra september 2017 til november 2017.

Læringspunkter

Kortlægningen har vist følgende primære læringspunkter i

forbindelse med den specifikke case (der henvises til følgende

side for grafisk fremstilling af processen):

▪

Departementet anvender ”Den gode bestilling” til anmodning

om bidrag, der tydeligt afgrænser opgaven (og hvor opgaven

skæres endelig til under møde mellem partnerne)

▪

Korte tidsfrister som følge af lovændringer sætter store krav

til parterne (nye regler betyder samråd skal være berammet

inden fire uger efter spørgsmålet er stillet), hvor

Lægemiddelstyrelsen og Sundhedsstyrelsen ikke når at

kvalitetssikre bidraget fra Sundhedsdatastyrelsen

Øvrige elementer i processen er velfungerende, hvor der er

klar arbejdsfordeling frem mod afholdelse af samråd

▪

McKinsey & Company 19

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Samråd

2017

Sept.

Okt.

Nov.

DEP

sender ’Den Gode

Bestilling’ til

SDS med

anmodning om et bidrag

til besvarelse af

samrådsspørgsmål EU,

EV, og EW omhandlende

behandling af børn med

psykofarmaka, der ikke

er godkendt til børn

Kommunikation med SDS

DEP sender et udkast til

samrådstale til faglig

clearing hos LMS, SST

samt SDS

DEP informerer

om datoen, som

samrådet

foreløbigt er

berammet til

DEP sender et

udkast til Q & A til

faglig clearing hos

de relevante

styrelser

Samrådet

afholdes

planmæssigt

DEP

SDS sender en

opsamlings-

mail til

personer, der

har deltaget i

opstartsmødet

I perioden frem til

fremsendelse af bidraget

er der regelmæssig

kommunikation mellem

Lægemiddelstyrelsen og

SDS. DEP er oftest også

involverede i

korrespondancen. SDS får

LMS liste over

godkendelsesstatus for de

berørte lægemidler. Denne

liste er en forudsætning for

udarbejdelse af det

endelige bidrag

SDS sender det færdige

bidrag til alle de relevante

parter og gør i mailen

opmærksom på

eventuelle faldgruber, der

kan forekomme i bidraget

(hverken LMS eller SST

får tid til at læse bidraget

inden det sendes på

grund af den meget

stramme tidsfrist, og

status for godkendte

lægemidler modtages

først forholdsvis sent fra

LMS)

SDS kommenterer

på samrådstalen

og besvarer

spørgsmål, der er

henvendt til SDS,

og sender den

retur til DEP, SST

og LMS

SDS kommenterer

og besvarer

spørgsmål, der er

henvendt SDS, og

sender den retur til

DEP samt de

øvrige styrelser

SDS

Opstartsmøde ml.

LMS, DEP, SST og

SDS. Omfanget af

opgaven og hver af

spørgsmålene i DEPs

initiale bestilling

diskuteres. Videre

arbejdsfordeling og

relevante

lægemiddelgrupper

diskuteres og afklares

LMS

Kommunikation med SDS

DEP: Sundhedsministeriets Departement

SDS: Sundhedsdatastyrelsen

LMS: Lægemiddelstyrelsen

McKinsey & Company 20

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Generelle talleverancer

Baggrund

Casen omhandler en fortrolig bestilling, hvorfor der ikke vil fremgå

noget om den specifikke case i procesbeskrivelsen. Casen er valgt

for at illustrere en typisk talleverance.

Kortlægningen

Den udvalgte case omhandler således processen fra departementet

retter henvendelse til Sundhedsdatastyrelsen

– via ”Den gode

bestilling” –

med ønske om en fortrolig talleverance med en tidsfrist

på 14 dage.

De primære parter i processen er Sundhedsministeriets departement

og Sundhedsdatastyrelsen.

Parterne i processen er departementet og Sundhedsdatastyrelsen.

Dialogen mellem parterne er primært foregået på

sagsbehandlerniveau og strækker sig over en tidsperiode fra

november 2017 til februar 2018. Sagen er endnu ikke lukket.

Læringspunkter

Kortlægningen har vist følgende primære læringspunkter i

forbindelse med den specifikke case (der henvises til følgende

side for grafisk fremstilling af processen):

▪

Departementet anvender indledningsvist ”Den gode

bestilling” til anmodning om talleverance, men tydeliggør

ikke sammenhæng i forbindelse med opfølgende bestilling

Departementet inddrager ikke Sundhedsdatastyrelsen fuldt

ud i processen, og der opstår en situation hvor

Sundhedsdatastyrelsen skal rykke for kvalitetssikring, og

svar på afklarende spørgsmål forud for offentliggørelse,

herunder om data anvendes i den rette sammenhæng

McKinsey & Company 21

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Generelle talleverancer

2017

Nov.

Dec.

DEP sender den

gode bestilling til

hovedpostkassen

med en opfølgende

bestilling

–

på trods

af den tidligere

leverance sættes

sagsbehandleren

ikke CC på

bestillingen

–

den

tidligere leverance

nævnes dog i

bestillingen under

historik

Ingen

melding

2018

Jan.

DEP sender

’Den gode

Bestilling’ til

hovedpost-

kassen med

anmodning

om at

modtage tal

inden14 dage

DEP melder til

SDS, at de

tjekker og

vender tilbage

snarest ved

behov for

yderligere

DEP

SDS fremsender talbidrag og

angiver i mailen, at DEP

gerne må se efter, om det

leverede svarer til det

ønskede og give en

tilbagemelding hurtigst

muligt, hvis det ikke er

tilfældet. Desuden angives

det, at SDS gerne vil se

tallene i den planlagte

sammenhæng forud for en

eventuel offentliggørelse

SDS ringer til DEP

mhp. afklaring

vedrørende

leverancen. Her har

sagsbehandleren

hos SDS sat sig ind

i spørgsmålet og

kvalificerer i

henhold til

overenskomst-

teksten, hvad DEP

har behov for at

opgøre

SDS fremsender

opsummerende

mail pba.

telefonsamtalen

og efterspørger,

at DEP tager

særskilt stilling

vedr. et område,

hvorom der ikke

fremgår noget

specifikt af

overenskomsten

SDS rykker

DEP for svar

pr. mail og taler

efterfølgende i

telefon med

DEP og aftaler

den endelige

tilgang

SDS sender ny

leverance og angiver i

mailen, at DEP gerne

må se efter om det

leverede svarer til det

ønskede og give en

tilbagemelding hurtigst

muligt, hvis det ikke er

tilfældet. Desuden

angives det, at SDS

gerne vil se tallene i

den planlagte

sammenhæng forud

for en eventuel

offentliggørelse

SDS

DEP: Sundhedsministeriets Departement

SDS: Sundhedsdatastyrelsen

McKinsey & Company 22

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Proces for behandling af folketingsspørgsmål

Baggrund

Casen omhandler behandling af folketingsspørgsmål. Beskrivelsen tager

udgangspunkt i et dokument dateret 5. februar 2018, der beskriver

processen for håndtering folketingsspørgsmål.

Det gælder generelt, at der ofte er behov for koordinering på tværs af

styrelserne i Sundhedsministeriets koncern i forbindelse med

folketingsspørgsmål og samråd. Den enkelte medarbejder i departe-mentet

har ikke altid forudsætning for at vide, hvem der skal involveres i styrelserne,

hvilke ofte medfører et koordineringsarbejde mellem styrelserne.

Kortlægningen viser arbejdsgange og arbejdsdeling i forbindelse med

enhederne Datakvalitet og

–Indhold,

Dataformidling og Forskerservice, DRG

og Finansiering (DRG) samt Sundhedsanalyser, Lægemiddelstatistik og

Sundhedsdataprograms’ bidrag til besvarelse af folketingsspørgsmål vedr.

sundhedsdata.

Kortlægningen af processen for behandling af folketingsspørgsmål er et

produkt af et dokument, hvorfor processen ikke er afspejlet i de fremlagte

cases (fx er et kvalitetsteam fuldt ud implementeret). Det er fremhævet i

dokumentet, at formålet er at opnå klarhed om arbejdsdeling på tværs af de

enkelte afdelinger, samspil med Hovedpostkassen og smidige arbejdsgange

generelt.

Kortlægningen skal ses i lyset af at følgende overordnede retningslinjer er

efterlevet:

Kortlægningen

Den udvalgte case omhandler således processen fra departementet

retter henvendelse til Sundhedsdatastyrelsen

– via ”Den gode

bestilling” eller den ansvarlige medarbejder for Hovedpostkassen –

med anmodning om bidrag til besvarelse af folketingsspørgsmål til

journalisering af bidraget.

De primære parter i processen vil som hovedregel være

departementet og Sundhedsdatastyrelsen.

Læringspunkter

Kortlægningen har vist følgende primære læringspunkter i forbindelse

med den specifikke case (der henvises til følgende side for grafisk

fremstilling af processen):

▪

Bestillinger fra departementet vedrørende bidrag til besvarelse af

folketingsspørgsmål om sundhedsdata indgår som hovedregel via;

▪

Alle bidrag til besvarelser af FT-spørgsmål vedr. sundhedsdata skal være

godkendt af relevant afdelingschef

Alle bidrag til besvarelser af FT-spørgsmål vedr. sundhedsdata skal

koordineres og strømlines/ensartes, og oversendes af FT-spørgsmåls-

koordinatoren)

Svarfristen på FT-spørgsmål er som udgangspunkt fastlagt til 4 uger fra

spørgsmålet stilles, hvorfor det er et fælles ansvar at ekspedere videre til

FT-spørgsmåls-koordinatoren hurtigst muligt.

Direkte til den relevante afdeling.

Processen er grundlæggende velfungerende (dog afgørende at

processen ikke er afhængig af én særlig erfaren medarbejder i de

faglige afdelinger)

Processen er potentielt udfordret af, at medarbejdere i

departementet og Sundhedsdatastyrelsen ikke har fuldt indblik

hinandens arbejdsgange og opgaver, og dermed er risiko for

misforståelser i den direkte kommunikation

Der er ofte behov for/indgår koordinering på tværs af styrelser i

koncernen i forbindelse med folketingspørgsmål og samråd. Det er

fx ikke altid, at medarbejdere i departementet har en forudsætning

for at vide, hvem de kan/skal/bør involvere i styrelserne. Det giver

et efterfølgende koordinationsarbejde mellem styrelserne - særligt i

de tilfælde, hvor kun udvalgte - og ikke alle - spørgsmål

fremsendes.

–

Hovedpostkassen -

”Den gode bestilling”

FT-spørgsmåls-koordinatoren

▪

McKinsey & Company 23

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Proces for behandling af folketingsspørgsmål

Modtagelse af

bestilling

Bestillinger fra DEP

vedrørende bidrag til

besvarelse af FT-

spørgsmål om

sundhedsdata indgår

som hovedregel via

Hovedpostkassen eller

FT-spørgsmåls-

koordinatoren.

I visse tilfælde indgår

bestillinger fra DEP

direkte til den relevante

afdeling (som

hovedregel

afdelingschefen eller

relevante sektionsleder).

DEP

▪

Videreformidling af

bestilling fra DEP

omhandlende FT-

bidrag om

sundhedsdata

Bestillinger

indgået via FT-

spørgsmålskoordi

natoren

Bestillinger

indgået via

Hovedpostkassen

Bestillinger

indgået via

afdelingen (dvs.

ikke via

Hovedpostkassen

eller FT-

Spørgsmåls-

koordinatoren

▪

1. Bestillinger indgået via FT-spørgsmåls-koordinatoren

FT-spørgsmåls-koordinatoren videreformidler hurtigst muligt

til relevante afdelingschef, så vidt muligt med relevant

sektionsleder/sagsbehandler i kopi, og med

Hovedpostkassen i kopi.

FT-spørgsmåls-koordinatoren sikrer, at DEP har

kommunikeret frist for SDSs bidrag, og videreformidler fristen

også, hvis denne ikke fremgår af bestillingen.

FT-spørgsmåls-koordinatoren og den relevante afdeling (ved

afdelingschefen/sektionsleder/sagsbehandler) aftaler frist for

levering af bidraget til FT-spørgsmåls-koordinatoren.

2. Bestillinger indgået via Hovedpostkassen

Hovedpostkassen videreformidler til FT-spørgsmåls-

koordinatoren hurtigst muligt, og hvis muligt med relevant

afdelingschef i kopi.

Processen følger herefter bestllinger indgået via FT-

Spørgsmåls-koordinatoren (1.)

Udarbejdelse af bidrag til DEP

–

arbejdsdeling

Den konkrete arbejdsdeling imellem afdelingen og FT-spørgsmåls-

koordinatoren afhænger af den konkrete bestilling fra DEP. Som hovedregel

går bestillingen på talleverancer baseret på de nationale sundhedsregistre og

i tilknytning hertil en beskrivelse af opgørelsen, herunder metode og

eventuelle forbehold.

Afdelingen, der er hovedansvarlig for talleverancen, er også hovedansvarlig

for bidraget til DEP. Derved defineres endvidere hvilken afdelingschef, der

skal godkende besvarelsen.

Ved alle bidrag til besvarelser af FT-spørgsmål skal word-skabelonen til brug

for bidrag udfyldes. Derudover skal word- og excel-skabelonerne vedr. ad

hoc dataleverancer udfyldes.

Oversendelse af bidrag til DEP

FT-spørgsmåls-koordinatoren

forestår oversendelse til DEP,

når endeligt bidrag er meddelt

godkendt af hovedansvarlige

afdelingschef.

SDS

▪

3. Bestillinger indgået via afdelingen (dvs. ikke via

Hovedpostkassen eller FT-Spørgsmåls-koordinatoren

Afdelingschefen sikrer, at bestillingen videreformidles til FT-

spørgsmåls-koordinatoren og til Hovedpostkassen hurtigst

muligt.

FT-spørgsmåls-koordinatoren sikrer, at DEP har

kommunikeret frist for SDSs bidrag, og videreformidler fristen

til afdelingen, hvis det ikke fremgår af bestillingen.

FT-spørgsmåls-koordinatoren og afdelingen (ved

afdelingschefen/sektionsleder/sagsbehandler) aftaler frist for

levering af bidraget til FT-spørgsmåls-koordinatoren.

▪

Afdelingen er ansvarlig for opgørelse og kvalitetssikring af

talleverancen, herunder beskrivelse af metode og afgrænsninger mv.,

der knytter sig direkte til den opgjorte leverance.

Afdelingen er ansvarlig for at udfylde word-skabelonen mhp. bidrag til

DEP.

Afdelingen sender udkast til bidrag til besvarelse til FT-spørgsmåls-

koordinatoren iht. aftalt tidsfrist mellem FT-spørgsmåls-koordinatoren

og afdelingen.

FT-spørgsmåls-koordinatoren gennemlæser og justerer mhp. sikring af

ensartethed i besvarelserne på tværs af SDS.

FT-spørgsmåls-koordinatoren kan i konkrete tilfælde udarbejde

udkastet til besvarelse i word-skabelonen for bidrag. Dette aftales i den

konkrete sag og koordineres med afdelingschefen for SALS.

Når bidraget er godkendt af afdelingschef sendes det efterfølgende til

tjek i Kvalitetsteamet.

Journalisering

Journalisering af bidrag til FT-

spørgsmål sker på linje med

anden sagsbehandling af den

relevante sagsbehandler i den

konkrete afdeling.

Back-up

I tilfælde af FT-

spørgsmålskoordinatorens

fravær påhviler det

afdelingschefen for den afdeling,

der er ansvarlig for

koordinationen, at finde en

afløser.

DEP: Sundhedsministeriets Departement

SDS: Sundhedsdatastyrelsen

McKinsey & Company 24

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

KORTLÆGNING

Forslag til initiativer og forbedring

Sammenfatning af observationer

Kortlægningen har blotlagt en række forskellige udfordringer i forbindelse med de

udvalgte cases, der repræsenterer ”ad hoc forespørgsler”. De udvalgte cases

repræsenterer både eksempler på velfungerede forløb, og mindre velfungerede

forløb.

Den første case - lægemiddelopgørelse til styring i psykiatri - viser et ad hoc

baseret forløb, hvor der er mange uformelle interaktioner og løbende dialog om

reelle muligheder ved oversendte data selv meget sent inde i forløbet.

Den anden case

–

samråd -

viser et velfungerende forløb, hvor den ”Gode

bestilling” skaber et klart afsæt for opgaven i Sundhedsdatastyrelsen, herunder

formål og sammenhæng data skal bruges i.

Den tredje case - generelle talleverancer - viser et eksempel på en typisk uformel

og ad hoc-præget proces, hvor der er risiko for fejl og misforståelser i dialog og

interaktion mellem sagsbehandlere i departement og styrelse.

Den fjerde case - proces for behandling af folketingsspørgsmål - viser et

velfungerende forløb, hvor Sundhedsministeriets departement bestiller bidrag til

besvarelse via ”hovedpostkassen” og/eller koordinerede medarbejder, med klar

angivelse af behov og ønsker.

Forbedringsforslag

Følgende forbedringsforslag kan opstilles i mere generel form baseret på de

specifikke observationer i de udvalgte cases:

▪

Bestilling skal indeholde klar kontekst og formål:

Bestillinger til

Sundhedsdatastyrelsen skal generelt være klart afgrænset, og beskrevet i

forhold til kontekst og formål; Hvad skal data bruges til? Hvilke parter er

involveret? Er opgaven del af et forløb med flere parallelle og overlappende

spor. Således at sagsbehandlere kender sammenhæng og kan udarbejde

dataudtræk på den baggrund. Det er endvidere vigtigt, at der opnås en fælles

forståelse af behovet, herunder en forventningsafstemning af vilkårene for

opgaven, fx hvis der er usikkerhed om behovet og tale om et forløb, hvor der

kan opstå behov for opfølgende bestillinger på et senere tidspunkt.

Formaliseret proces:

Der bør oprettes en formaliseret proces for bestilling,

produktion og kvalitetssikring af leverancer:

▪

–

Det er kendetegnede ved de udvalgte cases, at brugen af ”hovedpostkassen”,

”Den gode bestilling” og generelt en bestilling med et klart formål er helt centralt for

en velfungerede proces med minimal risiko for fejl og misforståelser. Det er

således ofte i dialogen om formålet mellem ”bestiller” og udførende sagsbehandler

der kan opstå misforståelser. Hvor ”bestiller” typisk tænker ”politisk”, tænker

sagsbehandleren i ”kodning af datatræk”.

Det er endvidere kendetegnende for de udvalgte cases, at vilkårene kan være

meget forskellige. Det kendetegner fx samråd og folketingspørgsmål, at opgaven,

prioriteringen og tidsfristen som regel er veldefineret. Det gælder ikke nødvendigvis

i samme grad for analyseforløb og generelle talleverancer, som kan være del af et

mere komplekst forløb

–

fx udvalgsarbejde bestående af flere forskellige

interessenter

–

hvorfor opgave og behov kan være vanskeligere at definere på

forhånd og kan ændre sig undervejs.

Bestilling (ind):

Bestilling modtages via ”Den gode bestilling” i

Hovedpostkassen, hvor formål og ønsker er klart beskrevet, jf. ovenfor.

De faglige sagsbehandlere sikrer i samarbejde med departementets

sagsbehandlere, at bestillingen er klar og utvetydig inden løsning af

opgaven igangsættes. Det kan ske gennem dialog med afsender i

departement og inddragelse af ledere i departement og styrelse efter

behov. Det kan overvejes brug af opstartsmøder mellem de involverede

parter inden arbejdet påbegyndes, hvor bestillingens formål, kontekst,

roller og forventede proces herunder evt. usikkerhed blandt andet

gennemgås.

Produktion (databearbejdning):

Sagsbehandler foretager dataudtræk

(følger kvalitetsteamets skabeloner) og der udarbejdes kort tekst om

hvordan data kan anvendes, og forudsætninger herfor. Skal kunne

indgå direkte i notatform i departementet.

Leverance (ud):

Dataudtræk og -beskrivelse kvalitetssikres af

kvalitetsteam, der ved godkendelse videreformidler til bestiller.

–

▪

Eksisterende initiativer:

Både ”Den gode bestilling” og ”hovedpostkassen”

er eksisterende elementer, der anvendes i samarbejdet mellem departement

og styrelse. Der udestår dog stadig en konsekvent brug. Kvalitetsteamet der

netop er etableret, vil fremadrettet gennemgå flere udgående leverancer

inden oversendelse til fx departementet jf. procesflow.

McKinsey & Company 25

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Contents

Introduktion

Kortlægning af procedurer for udvalgte cases

Erfaringer fra Danmark og udlandet

Forslag til forbedringstiltag / konklusioner

Bilag

McKinsey & Company 26

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

ERFARINGER

Eksempler på god praksis fra Danmarks Statistik

Danmarks Statistik er den centrale myndighed for dansk statistik. Deres opgave er at indsamle, bearbejde og offentligøre statistiske

oplysninger om det danske samfund. Nedenfor følger eksempler på god praksis og potentiel anvendelse i Sundhedsdatastyrelsen.

Eksempler på god praksis

Potentiel anvendelse i Sundhedsdatastyrelsen

▪

Uafhængighed:

Danmarks Statistik er en styrelse, der ikke er politisk

nedsat, og derfor fungerer som uafhængig objektiv statistisk

myndighed.

Brugerudvalg:

Der er etableret brugerudvalg bestående af eksterne

interessenter, typisk brugere af statistik på forskellige områder, fx

Socialministeriet på socialområdet. Disse udvalg, og underudvalg

(kontaktudvalg), bliver løbende inviteret til dialog om eksisterende og

kommende statistikproduktion (”pipeline”). Brugerudvalgene har

indsigelsesret over for planlagt statistikproduktion.

”Vandtætte skotter”:

Der er klar adskillelse mellem data og brugere

(der er ingen der får adgang til data før andre), betyder at det udefra

stående pres mindskes i nogle tilfælde.

Ændringer:

Der laves ikke større (eller mindre) ændringer i

definitioner og opgørelsesmetoder, medmindre der er klar intern faglig

enighed (også blandt udvalg), hvilket kvalitetssikrer arbejdet. Der kan

ske ændringer i løbet af året, der er ikke en fast frekvens.

Transparens:

Der er stor transparens i organisationen ved ændringer,

således at alle kender til den retning DST bevæger sig i.

Programmering:

Faste programmer for ændringer med god

brugerflade sikrer kvalitet og relativ lav arbejdsbyrde, da

sagsbehandleren ikke skal kode selv.

Faste skabeloner:

Kontakten med klienter kører generelt gennem

faste skabeloner for at sikre forståelse og enighed i arbejdet.

Udgivelseskalender:

Offentliggørelsen af statistikker for det

igangværende år findes i Danmarks Statistiks udgivelseskalender.

▪

Formålsbeskrivelse:

Etablering af tydelig formålsbeskrivelse for så

vidt angår statistikproduktion i form af faste tilbagevendende

opgørelser der offentliggøres.

Uafhængighed:

Sikre vandtætte skotter mellem data og brugere, og

gøre det til et grundvilkår, at eksterne interessenter ikke kan påvirke

styrelsens arbejde direkte (reduktion/fjernelse af ”politisk” pres) uden

for almindelig governance.

▪

Brugerudvalg:

Etablering af bruger- og kontaktudvalg i

Sundhedsdatastyrelsen vil kunne sikre at interessenter får et indblik i

organisationen og forståelse for statistikker og registre, herunder

bagvedliggende faglige valg. Det vil skabe et formelt forum for

forslag og ændringsønsker til statistik (og registre).

Ændringer:

Der foretages ikke større ændringer medmindre der er

foretaget en faglig vurdering, og der er klar intern enighed. Vil

bidrage til bedre kvalitetssikring, og ensarte forståelsen/arbejdet på

tværs af afdelinger. Større ændringer medfører nedsættelse af

projektgruppe.

Programmer:

Etablering af faste programmer med brugervenlig

arbejdsflade (”peg og klik”), der ikke kræver selvstændig kodning for

udarbejdelse af statistik. Vil bidrage til ensartet databehandling, og

være ressourcebesparende (forventes løftet i

Sundhedsdataprogrammet).

Skabeloner:

Etablering af (flere) skabeloner, der kan sendes frem

og tilbage mellem interessenter (Den gode bestilling V.2) for at sikre

fælles forståelse af situationen.

Udgivelseskalender:

Faste offentlige udgivelsestidspunkter gør

udgivelsestidspunkterne transparente og indiskutable.

McKinsey & Company 27

▪

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

ERFARINGER

Eksempler på god praksis fra Eurostat

Eurostats hovedrolle er at behandle og offentliggøre sammenlignelig statistisk information på europæisk plan. Eurostat forsøger at nå

frem til et fælles statistisk "sprog", der omfatter begreber, metoder, strukturer og tekniske standarder.

Eksempler på god praksis

▪

Dataudgivelse:

Alle europæiske statistikker er tilgængelige fra

databasen på Eurostats hjemmeside.

▪

Udgivelsestid:

Eurostats database indeholder altid den nyeste

version af datasæt. Datasæt opdateres to gange om dagen.

▪

Publikationer:

Statistisk analyse af Eurostat-data findes i

hovedbøger.

Potentiel anvendelse i Sundhedsdatastyrelsen

▪

Visualiseringsværktøjer:

Brugen af visualiseringsværktøjer,

som er let forståelige, interaktive og historiefortællende kan

lette forståelsen og derved mindske risikoen for fejltolkning.

▪

Udgivelses kalender:

Faste offentlige udgivelsestidspunkter

gør udgivelsestidspunkterne transparente og indiskutable.

▪

Ens adgang:

Alle brugere har lige adgang til statistiske

udgivelser på samme tid sænker presset fra interessenter

(vandtætte skotter).

▪

Databeskrivelser:

Tydelig kommunikation omkring

statistikker og underliggende definitioner, særligt hvad data

kan anvendes til, og ikke anvendes til.

▪

Visualiseringsværktøjer:

For at lette forståelsen af data har

Eurostat udviklet et stort antal visualiseringsværktøjer, som er

let forståelige, interaktive og historiefortællende.

▪

Udgivelses kalender:

Offentliggørelsen af alle Euro-indikatorer

annonceres for det igangværende år i Eurostats

udgivelseskalender.

▪

Metadata:

For at lette forståelsen af data og undgå

fejlfortolkninger, giver Eurostat information om definitioner,

klassifikationer, metoder, lovgivning og standardkodelister på

deres hjemmeside.

▪

Ens adgang:

Alle brugere har lige adgang til statistiske

udgivelser på samme tid. Privilegeret pre-release adgang er

begrænset, kontrolleret og publiceret.

▪

Datagenbrug og ophavsret:

Eurostat har en politik til at

fremme fri genbrug af sine data, både i ikke-kommercielle og

kommercielle øjemed.

SOURCE: http://ec.europa.eu/eurostat/web/main/home

McKinsey & Company 28

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

ERFARINGER

Eksempler på god praksis fra UK Statistics Authority

UK Statistics authority er en uafhængig objektiv statistisk myndighed. Myndigheden har til formål at fremme og sikre produktion og

offentliggørelse af officielle statistikker, der tjener offentlighedens gode.

Eksempler på god praksis

▪

Brugervenlig hjemmeside:

En professionel og brugervenlig

hjemmeside sikrer, at UK Statistics Authority kan supportere og

vejlede deres brugere på bedste vis.

▪

Sikre kvalitet:

Ved at gennemføre regelmæssige

kvalitetsanmeldelser (reviews) for at udfordre de underliggende

målekoncepter og relevansen af datakilder og metoder sikres

høj kvalitet løbende.

▪

Brugernes behov:

Ved hele tiden at fokusere på brugernes

behov sikres relevans og unødigt arbejde.

▪

Uafhængig:

At være en uafhængig objektiv statistisk

myndighed sikrer kvalitet og transparens.

▪

Innovative metoder:

Ved hjælp af ny teknologi og innovative

tiltag prøver UK Statistics Authority at forudse nye muligheder

og reagere på ”uformede” statistiske behov.

▪

Datadeling:

Tæt samarbejde med mange forskellige offentlige

institutioner (bl.a. Government Digital Service) sikrer forståelse

for arbejdsprocessor og derved mindsker misforståelser og

potentiel fejltolkning.

▪

Forståelse:

Brugervenlig grafik, der gør data, statistikker og

analyser lettere at forstå er med til at sikre meningsfuld tolkning

Potentiel anvendelse i Sundhedsdatastyrelsen

▪

Sikre kvalitet:

Ved at gennemføre regelmæssige

kvalitetsanmeldelser (reviews) for at udfordre de

underliggende målekoncepter og relevansen af datakilder og

metoder kan Sundhedsdatastyrelsen højne statistisk kvalitet

løbende

▪

Brugernes behov:

Fokus på brugernes behov sikrer relevans

og mindsker unødigt arbejdet

▪

Uafhængig:

Som nævnt tidligere er det vigtigt, at sikre

vandtætte skotter mellem data og brugere, og gøre det til et

grundvilkår, at eksterne interessenter ikke kan påvirke

styrelsens arbejde direkte. At være uafhængig sikrer kvalitet

og transparens

▪

Forståelse

Klare grafiske fremstillinger, der hjælper til

forståelsen af data, statistikker og analyser og mindsker risici

for fejltolkning

▪

Paneler/brugergrupper:

Oprettelse af

paneler/brugergrupper, der mødes med jævne mellemrum,

som b.la. sikrer at data, statistikker og analyser er relevante

▪

”Advisory Panels”:

Advisory Panels (tekniske- og

stakeholderpaneler)/brugergrupper bidrager bl.a. til at sikre

statistikkerne er relevante

SOURCE: https://www.statisticsauthority.gov.uk

McKinsey & Company 29

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Contents

Introduktion

Kortlægning af procedurer for udvalgte cases

Erfaringer fra Danmark og udlandet

Forslag til forbedringstiltag / konklusioner

Bilag

McKinsey & Company 30

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Sammenfattende forbedringsforslag (1/4)

Kortlægningen har vist en række forskellige læringspunkter, der kan sammenfattes til en række mere generelle forslag til forbedringer af de

nuværende processer. Dertil suppleres med relevante læringspunkter fra Danmarks Statistik, Eurostat og UK Statistics Authority. Forslagene skal ses

i kontekst af de processer som er blevet kortlagt, hvor visse processer er velfungerede, og andre allerede søges forbedret ved forskellige initiativer

som Kvalitetsteam, ”Den gode bestilling”, ”Hovedpostkassen”, afklaring af bestillingens formål forud for løsning, standardiserede

processer omkring

”produktion” af data og statistik og lignede.

Samtidig skal disse processer og initiativer ses i den konkrete sammenhæng, hvor politisk initierede

processer kan være vanskelige at standardisere, mens andre processer

–

typisk analyseopgaver som foregår uafhængigt af andre processer eller

folketingspørgsmål

–

i højere grad kan forløbe efter veldefinerede rammer.

Helt overordnet kan det konkluderes, at der er brug for en mere direkte formålsbeskrivelse af Sundhedsdatastyrelsens arbejde. Det gælder en bedre

governance i samarbejdsrelationen mellem departement og styrelse, hvor formelle processer vil styrke samarbejde, effektivitet og kvalitetssikring

gennem større transparens, og klar opgave-

og ansvarsbeskrivelse. ”Den gode bestilling” skal som udgangspunkt bruges ved alle relevante

bestillinger. Samtidig skal disse processer være smidige, således styrelsen kan servicere departementet i forbindelse med ad hoc forespørgsler med

kort varsel.

Tilsvarende gælder, at samarbejdsrelationen med eksterne parter, hvor der ligeledes bør indføres en tydelig governance og formelle processer for

ønsker og forslag, der modtages og behandles efter en fast procedure, og hvor eksterne parter ikke kan initiere sagsbehandling før eventuelle ønsker

og forslag er blevet fagligt vurderet. Sundhedsdatastyrelsen skal være uafhængig i den forstand.

Supplerende til samarbejdsrelationerne, bør arbejdet med interne processer i Sundhedsdatastyrelsen fortsættes. Den koordinerende indsats i

forbindelse med modtagelse af bestillinger, der skal ”oversættes” til organisationen, og tekstbidrag til departementet i forbindelse

med leverancer. Der

bør ikke ukritisk oversendes tabeller (excelark) der er u-kommenteret i forhold til hvad data viser, kan anvendes til m.v. (hvilket det netop oprettede

kvalitetsteam også vil sikre)

Nedenfor sammenfattes de væsentligste forslag, med en vurdering af eventuelle afledte omkostninger og reduceret fleksibilitet i arbejdsgange mellem

departementet og styrelsen. Det bemærkes, at flere forslag er delvist overlappende og/eller internt afhængige. Der henvises desuden til beskrivelser

af forslag til initiativer og forbedringer på side 11, 16 og 25 samt erfaringer fra andre statistiske myndigheder side 27-29.

Forslag relateret til samarbejdsrelationer

Omkostninger

Det vurderes, at

der ikke vil være

væsentlige direkte

omkostninger

forbundet med

indførelse af en klar

formålsbeskrivelse.

Fleksibilitet

Det vurderes, at

den nuværende

fleksibilitet

reduceres, men til

fordel for større

kvalitet i processer,

arbejdsgange og

leverancer.

▪

Beskrivelse (jf. side 27):

Sundhedsdatastyrelsen kan med fordel have en klar

formålsbeskrivelse, der definerer hvornår styrelsen er leverandør af:

–

Fast tilbagevendende statistik:

For den tilbagevendende statistik bør

Sundhedsdatastyrelsen betragtes som objektiv og uafhængig statistisk myndighed, hvor

ønsker og ændringsforslag fra eksterne parter håndteres i faste processer, jf. nedenfor

Ad hoc bidrag:

For bidrag til lovforberedende arbejde, ministerbetjening m.v. bør

Sundhedsdatasstyrelsen i højere grad involveres

–

gennem en fast proces

–

med henblik

på fælles forståelse af bidrag og kvalitetssikring af leverancer til departementet, jf. nedenfor

Udgivelseskalender:

Der kan med fordel oprettes en offentlig udgivelseskalender, der gør

udgivelsestidspunkterne transparente og indiskutable

McKinsey & Company 31

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Sammenfattende forbedringsforslag (2/4)

Forslag relateret til samarbejdsrelationer

Omkostninger

Det vurderes, at

der kan være

mindre

omkostninger

forbundet med

indførelse af mere

formelle processer,

herunder i

forbindelse med

facilitering af

brugergrupper

Fleksibilitet

Det vurderes, at

den nuværende

fleksibilitet

reduceres til fordel

for større kvalitet i

processer,

arbejdsgange og

leverancer.

▪

Formelle processer (governance) (jf. side 16, 25 og 27):

Sundhedsdatastyrelsen kan med

fordel implementere (yderligere) formelle processer omkring den tilbagevendende statistik og

mere ad hoc prægede leverancer og bidrag:

–

Fast tilbagevendende statistik:

Ved oprettelse og ændringer af statistik, kan der med

fordel oprettes brugergrupper inden for relevante områder af sundhedsstatistikken, hvor

eksterne parter (fx Danske Regioner, KL, patientforeninger, forskere m.v.) kan bidrage med

ønsker og forslag til statistisk produktion, definitioner og afgrænsninger m.v. i faste årlige

processer. Formålet er, at ønsker og forslag valideres fagligt forud for eventuelle ændringer

til statistikken. Brugergrupperne kan eventuelt tildeles indsigelsesret

–

Ad hoc bidrag:

For ad hoc prægede bidrag, kan der med fordel etableres en formel proces

for modtagelse, behandling og returnering af bestillinger, herunder konsekvent brug af ”Den

gode bestilling” med tydelig beskrivelse af formål, og involverede parter, intern

”oversættelse” af bestilling til sagsbehandlere der udarbejder statistik/opgørelser, og

kvalitetssikring af udgående leverancer

–

Involvering af øvrige parter:

Generelt er der ofte ikke involvering af øvrige parter. Det ville

være hensigtsmæssigt, at beskrive/formalisere inddragelse af relevante parter, jf. også

anbefalingen til fast statistik

Opstartsmøder:

Ifm. bestillinger kan overvejes brug af opstartsmøder mellem de

involverede parter inden arbejdet påbegyndes, hvor bestillingens formål, kontekst, roller og

forventede proces herunder evt. usikkerhed blandt andet gennemgås.

Det vurderes, at

der ikke er

omkostninger

forbundet hermed.

Det vurderes, at

den nuværende

fleksibilitet

reduceres, men til

fordel for større

kvalitet i processer,

arbejdsgange og

leverancer.

Bestillinger (jf. side 25):

Departementet og sundhedsdatastyrelsen kan med fordel i samarbejde

sikre at bestillinger er mere veldefinerede og klart afgrænsede (i forlængelse af ovenstående). Det

kan i Sundhedsdatastyrelsen ske i forbindelse med modtagelse af bestilling via Hovedpostkassen,

hvor den ansvarlige medarbejder via dialog med afsender i departementet sikrer bestillingen er

klart defineret og afgrænset. Departementet kan med fordel sikre at bestillingens formål, kontekst,

roller og forventede proces er defineret og tydelig

‒

Indgang:

Selvom den gode bestilling anvendes kan der også være behov for en proces for,

når den oprindelige gode bestilling ændrer sig, fx i forbindelse med mundtlig afklaring mellem

bestiller og SDS - den gode bestilling og hovedpostkassen gør det ikke alene. Skabeloner i

regi af kvalitetsteam skal gerne lægge op til, at det fremgår af en leverance, hvad der endeligt

er aftalt. Det kan dog med fordel fremgå af en procesbeskrivelse eller lignende.

McKinsey & Company 32

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Sammenfattende forbedringsforslag (3/4)

Forslag relateret til samarbejdsrelationer

Omkostninger

Det vurderes, at

der ikke er

omkostninger

forbundet hermed.

Fleksibilitet

Det vurderes, at

den nuværende

fleksibilitet

reduceres, men til

fordel for større

kvalitet i processer,

arbejdsgange og

leverancer.

▪

Tættere samarbejde

–

involvering (jf. side 11):

Departementet kan med fordel inddrage og

informere Sundhedsdatastyrelsen mere i og om de konkrete sager og løbende arbejde med fx

lovforberedende arbejde og ministerbetjening samt besvarelse af folketingsspørgsmål, hvor

styrelsen forventes at bidrage. De kortlagte processer afspejler bestillinger til dette arbejde, som

den enkelte sagsbehandler i styrelsen ikke er bekendt med, og derfor udarbejder statistik uden

egentlig forståelse for anvendelsen heraf og den overordnede proces. Dette kan imødekommes

gennem bedre fælles processer og bestillinger fra departementet som i højere grad sikrer

koordination fx på tværs af styrelser og redegør tydeligt for formål, kontekst, behov og

forventede forløb, jf. ovenfor, men stiller også krav til kompetencer i styrelser, der rækker udover

mere teknisk databehandler-kompetencer. Styrelsen kan overveje sammensætningen af

kompetencer mellem ”teknikere” og mere ”policy”-orienterede

medarbejdere

▪

Opgavelister (jf. side 11):

Sundhedsdatastyrelsen kan i samarbejde med departementet med

fordel indføre faste opgavelister, der kan bidrage til fælles forståelse og transparens. Det vil

styrke muligheden for koordinering og ansvarsoverdragelse både internt samt departement og

styrelse imellem, i visse tilfælde desuden øvrige parter fx Sundhedsstyrelsen

Det vurderes, at

der ikke er

omkostninger

forbundet hermed.

Det vurderes, at

fleksibilitet ikke

påvirkes

▪

Work flow (jf. side 16):

Sundhedsdatastyrelsen kan med fordel indføre et work flow system til

de indkomne bestillinger, hvor den enkelte sagsbehandler kan følge en given sags fremdrift. Det

gælder særligt i de tilfælde, hvor der er ansvarsskift og risiko for tab af viden, og

sagsbehandlingsforløbet foregår over en længere tidsperiode. Sundhedsdatastyrelsen kan

eventuelt overgå til sagsbehandlingssystem, der anvendes i departementet og/eller andre

styrelser i koncernen.

Det vurderes, at

der vil være

omkostninger

forbundet med

indførsel af system

til work flow.

Det vurderes, at

fleksibilitet øges,

givet sager lettere

kan overdrages.

▪

Standardiseret programmel (jf. side 27):

Sundhedsdatastyrelsen kan overveje, at udarbejde

en brugerflade for sagsbehandlere, der fungerer ved fastdefinerede programmer, der minimerer

hvor meget medarbejderen selv skal programmere ved udtræk og statistikker. Det bør

undersøges nærmere forud for eventuel konklusion. Dette forslag forventes løftet i

Sundhedsdataprogrammet og på Sunddataplatformen

Det vurderes, at

der er forbundet

omkostninger til

indførsel af

standardiserede

programmer.

Det vurderes, at

fleksibilitet øges,

givet reduceret

behov for

programmerings-

kompetencer.

McKinsey & Company 33

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Sammenfattende forbedringsforslag (4/4)

Forslag relateret til interne processer i Sundhedsdatastyrelsen

Omkostninger

Det vurderes, at

der ikke

er(yderligere)

omkostninger

forbundet hermed.

Fleksibilitet

Det vurderes, at

den nuværende

fleksibilitet

reduceres, men til

fordel for større

kvalitet i processer,

arbejdsgange og

leverancer.

▪

Generelt om interne processer (side 16):

Sundhedsdatastyrelsen kan med fordel

implementere klare standarder, fx for oprettelse og justering af indikatorer til monitorering og

lignende. Der er dog allerede i forbindelse med den organisatoriske implementering af

sunddataplatformen besluttet en arbejdsgang og governance for ændring af eksisterende

indikatorer eller udarbejdelse af nye indikatorer

McKinsey & Company 34

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Contents

Introduktion

Kortlægning af procedurer for udvalgte cases

Erfaringer fra Danmark og udlandet

Forslag til forbedringstiltag / konklusioner

Bilag

McKinsey & Company 35

SUU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 438: Orientering om rapport - Proceskortlægning i Sundhedsdatastyrelsen (1800455)

Liste over objektive statistikker med frekvens og form

14-dages

Medicinpriser

Månedlige

Erfaret ventetid til operation

eSundhed.dk

Årlige

Synlige resultater

Monitorering af sundhedsaftaler

Kræftoverlevelse

eSundhed.dk

Nye kræfttilfælde og forekomst af kræft

Dødsårsager

IVF-behandling

Sygehusaktivitet på diagnoseniveau

Tvang i psykiatrien

Operationer på sygehuse

Radiologiske ydelser

Fedmeoperationer

Forgiftning og selvmordsforsøg

Rapport/eSundhed.dk

Rapport

eSundhed.dk

Ventetid i psykiatrien

Lægemiddelprisindeks

Kvartalsvise

Monitorering af udredningsret

Erfaret ventetid til 17 udvalgte operationer

Midlertidig monitorering af hjerteområdet

Monitorering af pakkeforløb for kræftpatienter

Beskæftigelsestal for off. sygehuse

Belægning og sengepladser

Genoptræningsaktivitet

Statistik for lægemiddelordinationer

Trends i salget af apoteksforbeholdt medicin

Statistik over ibrugtagning af nye lægemidler

Regionernes udgifter til medicintilskud

Halvårlige

Monitorering af indlæggelser af nyfødte

Monitorering af tvang i psykiatrien

Monitorering af brug af sovemedicin hos børn

Børnedatabasen

eSundhed.dk

Sundhedsdata.dk

eSundhed.dk

ordiprax.dk

eSundhed.dk/sun-

dhedsdata.dk (pdf)

eSundhed.dk

Udvalgte plastikoperationer

Arbejdssstyrken på sundhedsområdet

Autorisationer til sundhedsuddannede

Danske børns højde og vægt ved

indskoling/udskoling

Statistik for det årlige salg af lægemidler i

Danmark

Produktivitetsopgørelse

Nøgletal for sundhedsvæsenet

Nationale mål (talgrundlag)

Fødsler og fødte

eSundhed.dk

Medstat.dk

Rapport (sum.dk)

Sundhedsdata.dk (pdf/excel)

Rapport/excel (sum.dk)

eSundhed.dk

sundhedsdata.dk

(rapport)

eSundhed.dk

Provokerede aborter

Monitorering af antipsykotika hos borgere med

demens

Antibiotika statistik

Opgørelser over ydere i praksissektoren

eSundhed.dk

sundhedsdata.dk (rapport)

esundhed.dk

eSundhed.dk

McKinsey & Company 36