Forsvarsudvalget 2017-18
FOU Alm.del Bilag 95
Offentligt
1906063_0001.png
Aktstykke nr.
Folketinget -NaN
Forsvarsministeriet.
København, den 24. maj 2018.
a.
Forsvarsministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning til, at it-projektet Tidsstyring fortsæt‐
tes med en forhøjelse af totaludgiften fra 54,5 mio. kr. til 102,8 mio. kr., hvilket svarer til en fordy‐
relse på 48,3 mio. kr. Projektet skal tilvejebringe en ny tidsstyringsløsning for Forsvarsministeriets
koncern, som skal erstatte den eksisterende tidsstyringsløsning.
Udgiften i 2018 på 21,6 mio. kr. finansieres af de på finansloven for 2018 opførte bevillinger med
følgende fordeling:
●
3,0 mio. kr. afholdes på § 12.12.01. Forsvarsministeriets Personalestyrelse, Egen virksomhed
●
0,6 mio. kr. afholdes på § 12.13.01. Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse
●
18,0 mio. kr. afholdes på § 12.13.03. Kapacitetsplan it
Projektet har ikke været forelagt Finansudvalget inden opstart af gennemførelsesfasen, da projektet
ved kontraktindgåelse var budgetteret under forelæggelsesgrænsen på 60 mio. kr.
b.
Projekt Tidsstyring skal tilvejebringe en ny tidsstyringsløsning for de ca. 24.000 medarbejdere i
Forsvarsministeriets koncern (inkl. rådighedsfolk og værnepligtige). Projektet erstatter det eksister‐
ende tidsstyringssystem, som er et utidssvarende system, idet systemet på en række områder besvær‐
liggør koncernens muligheder for at styre på arbejdstiden, leve op til Rigsrevisionens anbefalinger
om vagtplanlægning i statslige institutioner og inden for en rimelig tidshorisont at få omsat nye over‐
enskomster og aftaler til systemet.
Tidsstyringsløsningen skal skabe et kvalitetsløft på tværs af koncernen gennem en medarbejder- og
lederportal, hvor planlægning, registrering og opfølgning på arbejdstid og friheder kan ske gennem
en automatiseret og direkte dialog mellem chef og medarbejdere. Kvalitetsløftet skabes primært gen‐
nem en udvikling af en ny ”regnemaskine”, større anvendelse af SAP-standard samt udvikling af me‐
re enkle og brugervenlige løsninger.
Det nye system skal endvidere medvirke til et mere overskueligt og let håndterbart system, hurtige‐
re implementering af nye arbejdstidsaftaler og større sikkerhed ift. indtastning og beregning af ar‐
bejdstid og dermed korrekt udbetaling af løndele. Sammen med en række øvrige tiltag har projektet
indgået i grundlaget for en større omorganisering i Forsvarsministeriets Personalestyrelse i 2014. Sy‐
stemet forventes fremadrettet at bidrage til effektiviseringer på tværs af Forsvarsministeriets koncern
gennem en optimering af tidsstyringen.
AG000848
 FOU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 95: Aktstykke om it-projekt Tidsstyring, fra forsvarsministeren
1906063_0002.png
2
En øget anvendelse af standardiserede infotyper og løsninger forventes derudover på længere sigt
at lette overgangen til en fremtidig opdateret databaseversion.
Projektet er organiseret iht. retningslinjerne i den fællesstatslige it-projektmodel.
Forløb
Projektet blev påbegyndt i juni 2014 til et budget på 39,7 mio. kr. (2018-pl) – dvs. under forelæg‐
gelsesgrænsen på 60 mio. kr. Projektet var oprindeligt planlagt til levering og drift ultimo 2015, men
medio 2015 opstod der behov for tidsmæssig og økonomisk replanlægning, hvormed leveringsdatoen
blev korrigeret til medio 2017 og til et budget på 54,5 mio. kr. (2018-pl). Primo 2017 blev det kon‐
stateret, at den opdaterede tidsplan fra 2015 var presset som følge af udfordringer i software-udvik‐
lingen, især med de planlægningsværktøjer og brugergrænseflader, som forretningen ønskede at for‐
bedre. Statens It-råd (tidligere Statens It-projektråd) tildelte samtidig – og af ovenstående årsager –
projektet rødt trafiklys i ’rapport om statens it-projekter over 10 mio. kr.’ af den 30. marts 2017.
Efter inddragelse af Digitaliseringsstyrelsen om udfordringer og muligheder besluttedes et eksternt
review af projektet. Reviewet blev gennemført af Deloitte, som anbefalede at færdiggøre projektet,
såfremt organisationen kunne gennemføre de nødvendige tilpasninger på syv temaområder. Med det‐
te afsæt er projektet nu replanlagt, og Deloitte har på det foreliggende grundlag, den 16. november
2017, vurderet, at opdateringerne afspejler de overordnede anbefalinger, og at projektgrundlaget er
styrket.
Den samlede udgift er nu øget til 102,8 mio. kr., hvilket svarer til en fordyrelse på 63,1 mio. kr. i
forhold til udgiften på 39,7 mio. kr., som var forudsat ved opstarten af projektet. Projektets totalud‐
gift overstiger nu forelæggelsesgrænsen på 60 mio. kr., hvorfor projektet skal godkendes af Finans‐
udvalget for at kunne fortsætte.
Merudgifterne ift. den oprindelige projektplan kan primært relateres til følgende forhold:
1. Kompleksiteten i det forvaltningsmæssige grundlag (arbejdstidsreglerne) har vist sig at være væ‐
sentligt større end først antaget, hvilket medfører en forøget kompleks teknisk løsning.
2. Projektplan, scope og økonomi er justeret som følge af anbefalingerne i det eksterne review,
hvilket øger projektets omfang, organisation og governance. Derudover udtages elementer af plan‐
lægning fra scope, da de ikke kan understøtte de forretningsmæssige behov.
3. Der er konstateret meromkostninger som følge af, at Beredskabsstyrelsen skal integreres i den
øvrige koncernfælles model og derfor også kommer til at skulle anvende systemet.
Pr. 30. april 2018 har projektet forbrugt ca. 45,8 mio. kr.
Udgifter ved projektet
Forsvarsministeriet forventer at ibrugtage tidsstyringsløsningen 1. halvår 2020. Det bemærkes, at
bevillingen til projektet er udgiftsbaseret, jf. den særlige bevillingsbestemmelse til Budgetvejlednin‐
gens pkt. 2.2.4. på § 12. Forsvarsministeriet på finansloven for 2018. Udgifterne til projektet fremgår
af tabel 1.
Tabel 1: Faseopdelte udgifter i mio. kr. (risikojusteret)
Oprindeligt
Total
2013-2017
budget
1. Ide
1,8
1,3
1,3
2. Analyse
4,2
3,5
3,5
3. Anskaffelse
6,2
5,1
5,1
2018
0,0
0,0
0,0
2019
0,0
0,0
0,0
2020
0,0
0,0
0,0
 FOU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 95: Aktstykke om it-projekt Tidsstyring, fra forsvarsministeren
1906063_0003.png
3
4. Gennemførelse
5. Realisering
Total
22,4
5,1
39,7
88,6
4,3
102,8
32,5
0,0
42,4
21,6
0,0
21,6
32,3
0,0
32,3
2,2
4,3
6,5
Udgifterne under pkt. 5 er en risikopulje.
I forbindelse med den igangværende gennemførelsesfase er der budgetteret med de anførte udgifter
til dækning af kontrakten med leverandøren og til øvrige udgifter. Udgifterne i gennemførselsfasen
omfatter udgifter til eksterne konsulenter, testmiljøer, løbende ændringsstyring af produktet samt in‐
terne medarbejderomkostninger, herunder omkostninger til undervisning af slutbrugere.
Udgifterne i realiseringsfasen dækker over den afsatte risikopulje i projektet på 4,3 mio. kr.
Drifts- og vedligeholdelsesudgifterne ved det nye system holdes neutrale ift. det eksisterende sy‐
stem, der erstattes. Dog forventes systemet fremover at bidrage til effektiviseringer på Forsvarsmini‐
steriets område gennem optimering af tidsstyringen.
Af tabel 2 fremgår projektets omkostninger baseret på afskrivninger fordelt på en femårig afskriv‐
ningsperiode. Beregningen er baseret på, at Forsvarsministeriet anlægsaktiverer udviklingsudgifter
for 88,6 mio. kr.
Tabel 2: Omkostningsbaserede projektudgifter mio. kr.
Finansår
Ikke-aktiverbare
Afskrivninger
projektudgifter
2013
0,8
-
2014
6,0
-
2015
3,1
-
2016-2019
-
-
2020
8,9
2021
-
17,7
2022
-
17,7
2023
-
17,7
2024
-
17,7
2025
-
8,8
Total
9,9
88,6
Risikopulje
-
-
-
-
4,3
-
-
-
-
-
4,3
Total
0,8
6,0
3,1
-
13,2
17,7
17,7
17,7
17,7
8,8
102,8
Specifikation af udgifter i forhold til finansloven
Indbudgetteringen af udgifterne i de enkelte finansår fremgår af tabel 5 nedenfor.
Tabel 5: Udgifter fordelt på finansår
Finansår
§ 12.12.01.
§ 12.13.01.
Forsvars-
Forsvars-
ministeriets
ministeriets
Personale-
Materiel og
styrelse, Egen
Indkøbssty‐
virksomhed
relse
§ 12.13.03.
Kapacitets-
plan it
§ 12.23. *
Værnfælles
Forsvars-
kommando
med
tilhørende
myndigheder
Total
 FOU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 95: Aktstykke om it-projekt Tidsstyring, fra forsvarsministeren
1906063_0004.png
4
og områder
2013-2017
2018
2019
2020
Total
5,8
3,0
4,2
0,2
13,2
4,9
0,6
0,8
0,2
6,5
31,7
18,0
24,4
6,1
80,2
-
-
2,9
-
2,9
42,4
21,6
32,3
6,5
102,8
* Udgifterne på § 12.23. omfatter udgifter til test, som afholdes på hhv. § 12.23.01. Værnfælles Forsvarskommando, § 12.23.02. Hæren, §
12.23.03. Søværnet og § 12.23.04. Flyvevåbnet.
Gevinster ved projektet
Projektets mål er at løfte kvaliteten samt at sikre en mere enkel efterlevelse af forvaltningsloven og
statsrevisorernes påtegning i
Rigsrevisionens Beretning 6/2014 om vagtplanlægning i statslige insti‐
tutioner, herunder bidrage til bedre kontrol og styring af arbejdstid.
Projektets kvalitative gevinster fremgår af tabel 3 og er beskrevet nedenfor.
Tabel 3: Gevinster
Gevinst nr.
Beskrivelse
1
Bedre kontrol og styring.
2
Bedre planlægning af arbejdstid og planlægning af forventet arbejdstid.
3
Hurtigere implementering af nye overenskomster.
4
Overholdelse af dokumentationskrav.
5
Færre fejlregistreringer og tilbageløb.
6
Vagtplanlægning i statslige institutioner.
1. Bedre kontrol og styring
Medarbejdere og chefer kan fremover hurtigere se aktuel status af egen arbejdstid, ferie og frihe‐
der. Chefer og ledere kan ligeledes følge medarbejdernes arbejdstid direkte og bedre koordinere,
kontrollere og styre forbruget af arbejdstid og variable ydelser.
2. Bedre planlægning af arbejdstid og planlægning af forventet arbejdstid
Planlægning af arbejdstid for større grupper af medarbejdere gøres lettere. For medarbejdere i ope‐
rative enheder uden adgang til pc kan en superbruger (tidsadministrator) derved hurtigere indlægge
enhedens planlægning for grupper af medarbejdere. Værktøjet understøtter samtidig de operative en‐
heders langsigtede planlægning.
3. Hurtigere implementering af nye overenskomster
Den kommende regeldatabase vil skabe struktur og overblik over gældende regler og dermed sikre
forståelse og gøre vedligehold af regler lettere tilgængelig for en bredere kreds af chefer og medar‐
bejdere. Forsvarsministeriets Personalestyrelse får herved adgang til at kunne beskrive overenskom‐
ster, regler og fortolke beregningsregler.
4. Overholdelse af dokumentationskrav
Samtlige overenskomster og aftaler dokumenteres og beskrives i Regeldatabasen. Samtlige regler i
Regeldatabasen sikrer, at beregninger på arbejdstid, ferie og friheder til enhver tid er korrekte.
5. Færre fejlregistreringer og tilbageløb
 FOU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 95: Aktstykke om it-projekt Tidsstyring, fra forsvarsministeren
1906063_0005.png
5
Rettelser til medarbejdernes arbejdstid beregnes automatisk, når rettelsen er registreret og godkendt
af chefen. Ligeledes gør systemet automatisk opmærksom på eventuelle indtastningsfejl.
6. Vagtplanlægning i statslige institutioner
Det blev i
Rigsrevisionens beretning 6/2014 om vagtplanlægning i statslige institutioner
anført, at
det findes utilfredsstillende, at vagtplanlægningen ikke har sikret en hensigtsmæssig anvendelse af
personaleressourcer. Tidsstyringsløsningen vil fjerne de udfordringer, som koncernen har i relation
til dette.
Risikoprofil
Projektets økonomiske risikopulje på 4,3 mio. kr. er beregnet på baggrund af en risikoprofil, hvor
bl.a. sandsynlighed og konsekvens ved særligt relevante risici anføres og vægtes. Langt størstedelen
af risikopuljen stammer fra identificerede risici relateret til et muligt behov for systemrettelser. It-
projektrådet vurderede ved projektstart, at projektets risikoprofil er ”normal”. Da der er gennemført
et eksternt review ifm. replanlægningen, har rådet oplyst, at der ikke ses behov for en fornyet risiko‐
vurdering ved rådet.
Projektets væsentligste risici fremgår af tabel 4 og er beskrevet nedenfor.
Tabel 4: Projektets væsentligste risici
Navn
Omfang af rettelser afledt af bl.a. overenskomst 2018 er ukendt
Personaleressourcer til støtte for test kan ikke allokeres som planlagt.
Risikotype
Interessenter
Forretningsmæssige
forhold
1. Omfang af rettelser afledt af overenskomst 2018
Omfanget af overenskomstforhandlingerne 2018 og de afledte rettelser, der skal foretages, er
ukendte. Risikoen ligger i omfanget af rettelser, og om disse kan gennemføres, inden udviklingsafta‐
len stilles i bero pr. 1. april 2020. Udviklingen overvåges af styregruppen og chefen for Overens‐
komstafdelingen i Forsvarsministeriets Personalestyrelse.
2. Personaleressourcer til støtte for test
Omfanget af test er omfattende på den nye tidsstyringsløsning, og bl.a. brugerinvolvering er essen‐
tiel i udarbejdelse og afvikling af test. Risikoen er knyttet til allokeringen af fem superbrugere og 15
testpersoner.
Tidsplan for fremtidige orienteringer
Forsvarsministeriet agter at orientere Finansudvalget om projektets status i forbindelse med over‐
gang til drift, forventeligt 1. første halvår 2020. Forsvarsministeriet vil endvidere orientere Finansud‐
valget om projektets drift og effekter ca. ét år efter overgangen til drift.
c.
Aktstykket forelægges Finansudvalget, fordi det igangsatte projekt, som følge af en væsentlig er‐
kendt fordyrelse, overstiger forelæggelsesgrænsen for it-projekter på 60 mio. kr., jf. budgetvejlednin‐
gens punkt 2.2.18.3.
Projektet blev i 2014 forelagt og risikovurderet af Statens It-projektråd. Idet projektet har været lø‐
bende afrapporteret til rådet, og der er gennemført et eksternt review ifm. replanlægningen, har rådet
d.
 FOU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 95: Aktstykke om it-projekt Tidsstyring, fra forsvarsministeren
1906063_0006.png
6
oplyst, at der ikke ses behov for en fornyet risikovurdering ved rådet. Udtalelsen fra Statens It-tråd
inklusiv anbefalinger samt anbefalinger fra Deloittes eksterne review og projektets handlingsplan er
vedlagt.
e.
Under henvisning til ovenstående anmodes om Finansudvalgets tilslutning til, at it-projektet Tids‐
styring fortsættes med en forhøjelse af totaludgiften fra 54,5 mio. kr. til 102,8 mio. kr., hvilket svarer
til en fordyrelse på 48,3 mio. kr. Projektet skal tilvejebringe en ny tidsstyringsløsning for Forsvars‐
ministeriets koncern, som skal erstatte den eksisterende tidsstyringsløsning.
Udgiften i 2018 på 21,6 mio. kr. finansieres af de på finansloven for 2018 opførte bevillinger med
følgende fordeling:
●
3,0 mio. kr. afholdes på § 12.12.01. Forsvarsministeriets Personalestyrelse, Egen virksomhed
●
0,6 mio. kr. afholdes på § 12.13.01. Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse
●
18,0 mio. kr. afholdes på § 12.13.03. Kapacitetsplan it
Projektet har ikke været forelagt Finansudvalget inden opstart af gennemførelsesfasen, da projektet
ved kontraktindgåelse var budgetteret under forelæggelsesgrænsen på 60 mio. kr.
f.
Finansministeriets tilslutning foreligger.
København, den 24. maj 2018
C
LAUS
H
JORT
F
REDERIKSEN
/ Mikkel Nielsen Østergaard
Til Finansudvalget.