BEU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 208: Besvarelse på Beskæftigelsesudvalgets brev af 22. februar 2018 til formanden

Beskæftigelsesudvalget 2017-18
BEU Alm.del Bilag 208
Offentligt

FOLKETINGET

Beskæftigelsesudvalget

v/næsfformand Bjarne Laustsen

Personalekontoret

Christiansborg

DK-i 240 København K

Tlf. +45 33 37 55 00

Fax +45 33 32 85 36

www.ft.dk

[email protected]

5. marts 2018

Kære Bjarne Laustsen

Formanden har bedt mig svare på Beskæftigelsesudvalgets brev af 22. febru

ar 2018:

Beskæftigelsesudvalget har ved brev af 22. februar 2018 spurgt mig om føl

gende:

Hvorledes sikrer Folketingets Administration, at den nævnte fortrins

adgang bliver bragt i anvendelse i forbindelse med besættelse af ledi

ge stillinger?

Hvorledes sikrer Folketingets Administration, at den fortrinsadgang til

at blive indkaldt til ansættelsessamtale, der følger af bekendtgørelse

nr. 817 af 26. juni 2013,

6, stk. 2, og

8, stk. 2, bliver bragt i anven

delse i forbindelse med besættelse af ledige stillinger?

Hvor mange personer i Folketingets Administration er ansat på særli

ge vilkår?

Ref. 12-001506-30

Kontakt

John Baastrup

Personalechef

Dir, tlf. +45 3337 37801

E-mail: [email protected]

Folketingets Administration har i den anledning oplyst følgende:

Ad i og 2: Der er udarbejdet en Best Practice for rekrutteringsprocessen i

Folketingets Administration (vedhæftet). Best Practice er udarbejdet af Perso

nalekontoret, chefgruppen og Samarbejdsudvalget og er derfor særdeles godt

kendt af alle aktørerne. Best Practice er også tilgængelig på intranettet. Under

afsnittet om læsning af ansøgninger fremgår, at den ansættende chef skal

udvise særlig agtpågivenhed ft. ansøgere som gør fortrinsret gældende. Det

har chefen (og det øvrige bedømmelsesudvalg) mulighed for at påse ved

gennemlæsningen af ansøgningerne. Alle ansøgninger læses altid ved en

rekruttering.

Som en ekstra sikkerhedsforanstaitning er der tillige i det elektroniske rekrut

teringssystem HR-manager (udbudt af Moderniseringsstyrelsen) og som ad

ministrationen benytter, et felt, som ansøgeren kan markere, hvis vedkom-

1/3

BEU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 208: Besvarelse på Beskæftigelsesudvalgets brev af 22. februar 2018 til formanden

mende ønsker at påberåbe sig fortrinsretten. Hvis feltet er markeret, vil der i

oversigten over ansøgerne fremgå et symbol, så bedømmelsesudvalget kan

se det allerede inden gennemlæsningen af ansøgningerne.

Når bedømmelsesudvalget har udvalgt de kandidater, der skal indkaldes til

samtale, gives besked til Personalekontoret, der sørget for indkaldelsen. An

søgere, der har påberåbt sig fortrinstetten bliver indkaldt på samme måde

som øvrige kandidater. Inden indkaldelsen påser Personalekontoret, at ansø

gere der har påberåbt sig fortrinsretten, opfylder de formelle uddannelseskrav

for at bestride stillingen, jf. bekendtgørelsen om kompensation til handicappe

de i erhverv kap. 2,

2-9.

For en god ordens skyld skal det også nævnes, at Folketingets Administration

i alle stillingsopsiag har følgende passus:

Folketingets Administration ønsker at fremme ligestilling uanset køn, alder,

etnisk baggrund, seksuel orientering, religiøs overbevisning eller handicap.

Ad 3: Folketingets Administration har en målsætning om at have i alt 9 ansatte

på særlige ordninger, især fleksjob. Pt. er der 7 fastansatte på fleksjobord

ning, 3 personer med en

56-ordning og i 2017 har administrationen haft 7

personer i jobtræning.

Endelig kan det om den konkrete sag oplyses, at borgeren søgte en stilling

som udvalgssekretær tilbage i 2016. Han blev indkaldt til samtale på bag

grund af fortrinsretten, men efter samtalen vurderede bedømmelsesudvalget,

at der var flere ansøgere, der var mere kvalificeret end ham, hvorfor man ikke

tilbød ham stillingen.

Efter retningslinjerne skal arbejdsgiveren sende en skriftlig redegørelse til

Jobcentret om, hvorfor den handicappede ansøger ikke indstilles til ansættel

se. På baggrund af den skriftlige redegørelse skal der være en forhandling

mellem Jobcentret og arbejdsgiveren.

I den konkrete sag havde borgeren i sin ansøgning skrevet, at han var førtids

pensionist, og han var ikke henvist gennem Jobcentret. Af denne grund kon

taktede administrationen telefonisk Jobcentret for at høre, om man som før

tidspensionist er omfattet af ordningen og i givet fald hvor redegørelsen skulle

sendes til, når han ikke var henvist gennem Jobcentret.

Under telefonsamtalen begrundede administrationen, hvorfor borgeren ikke

skulle ansættes, dvs,

praksis en forhandling med Jobcentret. Jobcentret bad

herefter om en mail med begrundelsen for afslaget og med en henvisning til

telefonsamtalen med Jobcentret. Det betød, at det skete i omvendt rækkeføl

ge ift. reglerne.

2/3

BEU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 208: Besvarelse på Beskæftigelsesudvalgets brev af 22. februar 2018 til formanden

Det har borgeren efterfølgende klaget over, og Ankestyrelsen har ved afgørel

se af 27. juli 2017 udtalt følgende:

[

Vi finder således, at der blev gennemført en forhandling mellem Folketingets

Administration og Jobcenter København.

Vi lægger dog også vægt på, at Folketingets Administration ikke forud for for

handlingen havde udarbejdet en skriftlig redegørelse for, hvorfor de ikke øn

skede at ansætte dig.

Vi bemærker i den forbindelse, at arbejdsgiveren har pligt til at fremsende en

skriftlig redegørelse for det påtænkte afslag forud for forhandlingen med Job-

centret, uanset om der er ansøgt via Jobcentret.

Vi finder således, at forhandlingen ikke levede op til de retningslinjer for gen

nemførelsen af forhandlingen, som fremgår af reglerne.

[....]

Administrationen har naturligvis taget dette til efterretning.

Ankestyrelsen har endvidere ved afgørelse af 25. august 2017 supplerende

udtalt, at Folketinget ikke har overholdt forvaltningslovens regler om begrun

delse bla. ved ikke at oplyse om ansøgerens mulighed for at indgive anmod

ning om udtalelse til Ankestyrelsen inden 4 uger efter afslaget. Folketingets

Administration har ved brev af 29. august 2017 bedt Ankestyrelsen tydeliggø

re denne kritik. Der er på nuværende tidspunkt ikke modtaget et svar fra An

kestyrelsen.

Med venlig hilsen

John Baastrup

Personalechef

3/3

BEU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 208: Besvarelse på Beskæftigelsesudvalgets brev af 22. februar 2018 til formanden

FOLKETINGET

BEST PRACTICE FOR REKRUTTERINGSPROCESSEN

(Omfatter ikke rekruttering af chefer, midlertidige stillinger, studenter,

praktikanter og direkte rekrutterede)

FORBEREDELSE

Ledig stilling

Rekrutteringspian

PER sender mail til enhedschefen om genbesættelse af stillingen og lønrammen.

PER udarbejder en rekrutteringsplan, som afstemmes med den ansættende chef.

Chefen meddeler PER, hvem der deltager i bedømmelsesudvalget. PER

indkalder repræsentant fra relevant faglig klub.

PER forhåndsbooker kritiske deadlines og samtaledatoer i Outlook

Enheden udarbejder et udkast til stillingsopsiag og sender det elektronisk til PER.

Inden stilling slås op, er der taget stilling til lønniveauet.

Stillingsopslaget er PER i hænde senest to hele hverdage før ønsket opslag eller

deadline til bureau af hensyn til rettelser, opsætning, tilføjelse af lønoplysninger

osv.

I denne periode er den ansættende chef tilgængelig for drøftelser

PER sender stillingsopslaget til annoncebureauet i overensstemmelse med

bureauets og de valgte mediers deadline

Stillingsopsiag

Annoncebureau

OPSLAG OG MODTAGELSE AF ANSØGNINGER

Annoncering

Stillinger opslås altid på intranettet, ft.dk, “faste” netmedier (JobNet, Job i staten

osv.) og Linkedin.

Efter konkret aftale med den ansættende chef kan relevante fagblade tillige

benyttes.

Dagblade anvendes ikke til stillingsopslag.

Ansøgningsfrist

Ansøgningsfrist fastsættes til en hverdag kl. 12.00 og minimum 14 dage og to

weekender efter datoen for opslag.

Opslag i forbindelse med skoleferier og helligdage forlænges som udgangspunkt

forholdsmæssigt.

Alle ansøgninger findes i HR Manager. PER indscanner ansøgninger, som

modtages pt. e-post eller brev.

Den ansættende chef bør afsætte tre-fem minutter pt. ansøgning til den

indledende gennemgang (ca. 12-20 ansøgere i timen) og udvise særlig

agtpågivenhed ift. interne ansøgere, ansøgere som gør fortrinsadgang gældende

samt ansøgere fra Rigsrevisionen og Ombudsmanden. Ved udvælgelsen af

kandidater skal Iønniveauet haves in mente.

Læsning af

ansøgninger

SAMTALER

Indkaldelse til 1.

samtalerunde

Enheden giver PER besked, så kandidaternes navne er PER i hænde senest kl.

12.00 tre hverdage før samtaledatoen. PER indkalder herefter kandidaterne via

HR Manager samme hverdag, som navnene er modtaget kl. 12.00.

I ekstraordinære situationer kan den ansættende chef og PER aftale, at ansøgere

indkaldes telefonisk. Ansøgere bør dog ikke indkaldes til 1. samtale med et

kortere varsel end 48 timer.

Kandidater indkaldes med minimum 30-45 minutters mellemrum. Der indlægges

pauser og frokost i samtaleprogrammet

Ref. 15-000770-1

BEU, Alm.del - 2017-18 - Bilag 208: Besvarelse på Beskæftigelsesudvalgets brev af 22. februar 2018 til formanden

1. samtalerunde

PER har forud for 1 samtalerunde indkaldt til møde i bedømmelsesudvalget, så

det forud for samtalerne har drøftet, hvad der skal sættes fokus på under

samtalerne.

PER spørger til kandidatemes eventuelle lønforventninger

Enheden giver PER besked, så kandidaternes navne er PER i hænde senest kl.

14.00 to hverdage før samtaledatoen

I ekstraordinære situationer kan den ansættende chef og PER aftale en kortere

frist. Ansøgere bør dog ikke indkaldes til 2. samtale med et kortere varsel end 24

timer.

Kandidater indkaldes med minimum 30-45 minutters mellemrum. Der indlægges

pauser i samtaleprogrammet.

Der kan efter aftale med den ansættende chef indlægges en hjemmeopgave

mellem 1. og 2. samtalerunde, som er baseret på en eller flere virkelighedsnære

cases. Opgaven sendes til ansøgere pr. e-post og gennemgås som en del af 2.

samtalerunde. Udfærdigelse og udsendelse af opgaven sker i enheden.

Der kan efter særlig aftale med Personalekontoret anvendes et anerkendt

personlighedstestsystem med inddragelse af eksterne konsulenter. Testresultatet

danner grundlag for dialogen på 2. samtalen.

Bedømmelsesudvalget har forud for samtalerne drøftet, hvad der skal sættes

fokus på under samtalen. Kandidaten bedes om referencer, som kan kontaktes

hvis vedkommende indstilles til stillingen. Bedømmelsesudvalget drøfter hvilke

kriterier, det er lagt vægt på ved ansættelsen. Kriterierne sendes til PER til brug

ved udsendelsen af afslag.

Indkaldelse til 2.

samtalerunde

Hjemmeopgave

(OPTION)

Personlighedstest

(OPTION)

2. samtalerunde

INDSTILLING

OG LØN NDPLACERING

Indstilling til

Den ansættende chef giver PER besked om, hvilken kandidat der er indstillet til

ansættelse

ansættelse. Indstillingen skal af hensyn til referencer, lønindplacering og

forhandling være PER i hænde senest fem hverdage før månedens afslutning

Den ansættende chef meddeler ansøgeren, at vedkommende er indstillet med

forbehold for indhentelse af referencer og enighed om lønmæssig indplacering

Indhentelse af

referencer

Lønberegning,

løntilbud og

lønforhandling

Den ansættende chef indhenter referencer (husk notatpligt) og drøfter udfaldet

med PER.

PER anciennitetsberegner kandidaten og udarbejder et løntilbud. Løntilbuddet

afstemmes med den ansættende chef. Løntilbuddet fremsendes til kandidaten

med kopi til relevant TR. Hvis kandidaten begærer løntilbuddet forhandlet,

inddrages personalechefen som forhandler med den relevante faglige klub

Når kandidaten har accepteret løntilbuddet, sender PER en bekræftelse på

ansættelse, så den er kandidaten i hænde senest kl. 12.00 hverdagen før sidste

hverdag i måneden. PER sender efter aftale med den ansættende chef skriftligt

afslag til ansøgerne.

Bekræftelse på

ansættelse/

ansættelsesbrev

PRØVETID

Prøvetidsvurdering

Efter de første 6 ugers ansættelse holder den rekrutterings-ansvarlige i PER

møde med den ansættende chef med henblik på at få en prøvetidsvurdering af

kandidaten. I prøvetidsvurderingen indgår de kriterier, der blev lagt vægt på ved

ansættelsen, og chefen forholder sig konkret til kriterierne.

Revideret 12.04.16

‘I,)