SUU, Alm.del - 2016-17 - Endeligt svar på spørgsmål 329: Spm. om byggemodning af det areal et sygehus bygges på er en præmis for et fuldt funktionsdygtigt sygehus og derved er indeholdt i totalrammerne for sygehusene, jf. svar på spørgsmål 233, til sundhedsministeren

Sundheds- og Ældreudvalget 2016-17
SUU Alm.del
Offentligt

Sundheds- og Ældreministeriet

Enhed: Sundhedsøkonomi

Sagsnr.: 1601028

Dok. nr.: 102866

Dato: 15. juni 2016

Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til syge-

husbyggeri

Version den 15. juni 2016

SUU, Alm.del - 2016-17 - Endeligt svar på spørgsmål 329: Spm. om byggemodning af det areal et sygehus bygges på er en præmis for et fuldt funktionsdygtigt sygehus og derved er indeholdt i totalrammerne for sygehusene, jf. svar på spørgsmål 233, til sundhedsministeren

Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse ...................................................................................................................... 1

Generelle bestemmelser............................................................................................................... 3

Anvendelse af bevillingen ............................................................................................................. 4

Udbetalingsanmodning ................................................................................................................. 5

Finansiering, fastlæggelse af finansieringsprofil og P/L-regulering .............................................. 7

Udgifter inden for totalrammen ................................................................................................... 9

6.1 Direkte udgifter ....................................................................................................................... 9

6.2 Indirekte udgifter .................................................................................................................. 11

6.3 Omkostningsfordeling ........................................................................................................... 11

6.4 Økonomisk sparsommelighed ............................................................................................... 12

6.5 Styringsmæssige rammer ...................................................................................................... 12

6.6 Aktivering af aktivet .............................................................................................................. 12

Indtægter .................................................................................................................................... 13

Anbringelse, udbetaling og renter .............................................................................................. 14

Standardrapportering ................................................................................................................. 15

9.1 Kvartalsvis rapportering ........................................................................................................ 15

9.2 Årlig rapportering .................................................................................................................. 16

9.3 Rapportering ved centrale faseovergange ............................................................................ 17

9.4 Rapportering ved bevillingsafslutning ................................................................................... 17

9.5 Evalueringsrapport ................................................................................................................ 19

Sanktionsmuligheder ............................................................................................................ 20

Ikrafttrædelse........................................................................................................................ 21

Bilag 1. Kvartalsrapportering til Sundheds- og Ældreministeriet om kvalitetsfondsbyggerierne ........ 22

Struktur for rapporteringen .................................................................................................. 22

Kommentarer til indholdet af rapporten .............................................................................. 22

2.1.

Indledning .................................................................................................................... 22

2.2.

Ledelseserklæring ........................................................................................................ 23

2.3.

Revisionserklæring til regionsrådet ............................................................................. 23

2.4.

Overblik (overordnet kortfattet status) ....................................................................... 23

2.5.

Rapportering pr. projekt .............................................................................................. 23

2.6.

Generelle principper .................................................................................................... 27

Bilag 2. Koncept for opfølgning på effektiviseringskravene................................................................. 29

Formål med Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning ..................................................... 29

1.1.

Anvendelse af rapporteringen ..................................................................................... 29

Krav til opfølgning på realisering af effektiviseringsgevinster ............................................... 29

2.1.

Opdeling i kategorier ................................................................................................... 30

2.2.

Beskrivelse af effektiviseringstiltag ............................................................................. 30

2.3.

Risikovurdering ............................................................................................................ 30

Afrapporteringens format ..................................................................................................... 31

Bilag 3. Skemaer til udbetalingsanmodning samt standardrapportering ............................................ 32

Bilag 3.1. Skema 1 – Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift ............................................... 34

Bilag 3.2. Skema 2 - Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet ........................................ 36

Bilag 3.3. Skema 3 - Projektets prioriterings- og besparelseskatalog .............................................. 39

Bilag 3.4. Skema 4 - Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagn ................................. 40

Bilag 3.5. Skema 5 - Oversigt over ejendomme til afhændelse ....................................................... 41

Bilag 3.6. Skema 6 - Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de

kommende 4 kvartaler .................................................................................................................... 42

Bilag 3.7. Skema 7 - Økonomisk færdiggørelse ............................................................................... 44

Bilag 3.8. Skema 8 - Tidsmæssig fremdrift ...................................................................................... 46

Side | 1

Bilag 3.9. Skema 9 - Tvister .............................................................................................................. 47

Bilag 3.10. Stamkort F1 - Oversigt over kvalitetsfondsprojektets areal og kvadratmeterpriser...... 48

Bilag 3.11. Stamkort F2 - Oversigt over sengepladser i kvalitetsfondsprojektet og samlet hospital

........................................................................................................................................................ 49

Bilag 3.12. Stamkort F3 - Forventet behandlingskapacitet i samlet hospital .................................. 50

Bilag 3.13. Stamkort F4 - Udnyttelsesgrader i samlet hospital ........................................................ 51

Bilag 3.14. Effektiviseringsskema A – oversigtstabel af effektiviseringstiltag ................................. 52

Bilag 3.15. Effektiviseringsskema B – beskrivelse af hvert enkelt effektiviseringstiltag .................. 54

Bilag 4. Ledelseserklæring ................................................................................................................... 56

Bilag 5. Revisionserklæring til brug for kvartalsrapportering til regionsrådet ..................................... 57

Bilag 6. Koncept for evaluering af afsluttede kvalitetsfondsbyggerier ................................................ 60

Side | 2

Generelle bestemmelser

I forbindelse med Kvalitetsfondens investering i en moderne sygehusstruktur er Sundheds-

og Ældreministeriet bemyndiget til at fastsætte regler for henholdsvis regional egenfinan-

siering, midler fra kvalitetsfonden og provenu fra låneoptagelse med henblik på at sikre, at

midlerne alene kan anvendes til udgifter, der følger af det endelige statslige tilsagn, jf.

tekstanm. nr. 124, § 16, FL 2016.

Formålet med denne instruks er at opstille de forpligtelser, der pålægges regionerne i

forbindelse med modtagelse af tilskud til sygehusbyggeri fra Kvalitetsfonden.

Regnskabsinstruksen skal betragtes som et tillæg til regionens eget kasse- og regnskabsre-

gulativ samt tilhørende bilag samt regionens øvrige instrukser tilknyttet det kvalitets-

fondsstøttede projekt, herunder projektets styringsmanual og underliggende instrukser. I

regnskabsinstruksen opstilles således specifikke krav til regnskab og rapportering i forbin-

delse med de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier.

Side | 3

Anvendelse af bevillingen

Kvalitetsfondsstøtte ydes som et specifikt statsligt tilskud, og er derfor omfattet af regler-

ne om tilskudsadministration på det statslige område, jf. budgetvejledning 2011, punkt.

2.4.8. Tilskud, samt Moderniseringsstyrelsens Vejledning om effektiv tilskudsforvaltning,

marts 2016.

Modtager af tilskuddet er regionerne. Sundheds- og Ældreministeriet er tilskudsgiver.

Det samlede statslige tilskud til sygehusbyggeri fra Kvalitetsfonden udgør 24,75 mia. kr.

(09 P/L) ud af den samlede bevilling på 41,4 mia. kr. (09 P/L). Samlet bevilling samt mate-

rielle tilsagnsvilkår fremgår af de enkelte tilsagn til de i alt 16 projekter.

Det overordnede formål med bevillingen er, at der inden for hvert enkelt projekts total-

ramme etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt sygehus, der kan rumme de

kapacitetsforudsætninger, som fremgår af tilsagnet. Det overordnede formål kan ikke

fraviges.

Den fastlagte investeringsramme er en totalramme og er bindende i hele projektperioden.

Dette betyder, at regionen ikke må øge investeringsrammen til projektet ved tillægsbevil-

linger eller på anden vis egenfinansiere dele af projektet. På samme vis må elementer som

udtages af kvalitetsfondsprojektet i henhold til projektets prioriterings- og besparelseska-

talog (change request-katalog), ikke etableres parallelt med kvalitetsfondsprojektet for

regionens egne midler.

Det er regionens ansvar at sikre, at projektet gennemføres indenfor den fastlagte investe-

ringsramme. Heraf følger, at det er regionens ansvar at sikre det nødvendige økonomiske

råderum til uforudsete udgifter inden for investeringsrammen. Regionen forudsættes i

den forbindelse at foretage en nøje opfølgning på økonomien og byggefremdriften i pro-

jektet og foretage de nødvendige tilpasninger af projektet for at sikre overholdelse af den

fastlagte ramme. Regionen sikrer herunder, at de nødvendige styringsmæssige rammer til

stadighed er designet, implementeret og fungerer effektivt.

Der stilles i tilsagnet betingelse om, at IT, udstyr og apparatur mv. skal udgøre en bestemt

del af den samlede bevilling, for at formålet kan opfyldes. Det konkrete beløb, der forud-

sættes afsat til IT, udstyr og apparatur mv. fremgår af det endelige tilsagn til det enkelte

projekt. Det nominelle krav til investeringer i it, udstyr og apparatur mv., der er angivet i

09-pl, pl-reguleres i stedet med 2014 som basisår, jf. brev til Danske Regioner af 19. august

2015. Det vil fortsat være regionernes ansvar at sikre, at investeringerne samlet set under-

støtter opfyldelse af tilsagnskravet om, at der etableres et fuldt funktionsdygtigt og tids-

svarende sygehus inden for totalrammen.

Det er en tilsagnsbetingelse, at sygehusbyggeriet resulterer i mere effektiv arbejdstilrette-

læggelse, kapacitetsudnyttelse, mv. Der er derfor fastsat et effektiviseringskrav på bag-

grund af driftsbudgettet for de funktioner/matrikler der samles i nybyggeriet. Effektivise-

ringsgevinsten realiseres i år 1 efter ibrugtagning af det nye hospital. Gevinsten indgår ikke

i finansieringen af det nye byggeri.

Side | 4

Udbetalingsanmodning

Regionen kan anmode om udbetaling af kvalitetsfondsmidler efter modtagelse af regerin-

gens endelige tilsagn. Udbetalingsanmodningen bør senest tilgå Sundheds- og Ældremini-

steriet, når første licitationsresultat foreligger. Regionen skal kun indsende særskilt an-

modning om udbetaling ved første anmodning om udbetaling af kvalitetsfondsmidler.

Herefter vil udbetalinger være knyttet op på den kvartalsvise rapportering. Der er ikke en

fast sagsbehandlingstid, men Sundheds- og Ældreministeriet tilstræber en effektiv be-

handling af regionens udbetalingsanmodning.

Ved anmodning om udbetaling af kvalitetsfondsmidler bedes regionerne bekræfte, at

projektet fortsat lever op til de betingelser, som det endelige tilsagn byggede på.

Således bekræftes, at projektet er realistisk og robust inden for den samlede totalramme

samt at projektet overholder de specifikke tilsagnsbetingelser. Som grundlag for ministeri-

ets behandling anmodes regionerne om at indsende materiale som beskrevet nedenfor.

Investeringsrammen for det samlede byggeri opdeles i delelementer, fx svarende til regi-

onsrådets bevillinger, forventede delprojekter, etaper, kontrakter, faser eller lignende.

Opdelingen i rapporteringen svarer til regionens styring af projektet. Det forudsættes, at

hver del klart kan afgrænses med tilhørende budgetter og milepæls- og tidsplan. Rappor-

tering på delprojektet/fase/bevillingen bør med henblik på at fremme gennemsigtighed

være på i størrelsesordenen 300-400 mio. kr. og strække sig over ca. 3-4 år. Hvis rapporte-

ringen på delprojekt/fase/bevilling er større end det angivne, drøftes det konkret mellem

den enkelte region og Sundheds- og Ældreministeriet. Tværgående bevillinger til fx byg-

herreorganisation og rådgiverudgifter vil naturligt strække sig over hele projektperioden.

Det samlede projektbudget periodiseres på år, således at udgiftsprofilen kan benyttes til

fastlæggelsen af projektets udbetalingsprofil, jf. afsnit 5. Herudover skal projektets priori-

terings- og besparelseskatalog, samlede reserver samt forbrug til IT, udstyr og apparatur

mv. periodiseres i den økonomiske oversigt, jf. Bilag 3.2.

Det forudsættes, at regionsrådet på forhånd udarbejder en beskrivelse af proceduren for

regionens håndtering af konkrete ændringsønsker med udgiftskonsekvenser i den videre

proces og som led heri opstiller og beslutter et prioriterings- og besparelseskatalog over

de umiddelbare projekttilpasninger, der konkret gennemføres, hvis der opstår budgetpro-

blemer, så den fastlagte investeringsramme overholdes, jf. Bilag 3.3.

Der skal vedlægges en opdateret og af byggeorganisationen uafhængigt kvalificeret risiko-

profil. Endvidere skal vedlægges en af byggeorganisationen uafhængig bekræftelse af, at

der med et prioriterings- og besparelseskatalog og generelle reserver er tilstrækkelig ro-

busthed til at håndtere de økonomiske risici i projektet.

Regionen bedes herudover specificere bevillingsrammen til IT, udstyr og apparatur mv., jf.

Bilag 3.4.

Det skal angives hvilke ejendomme, der i forbindelse med projektet skal afhændes. Regio-

nerne skal således oplyse de pågældende ejendommes matrikelnummer, årstal for fraflyt-

ning, areal der frasælges, offentlige vurdering og bindinger, jf. Bilag 3.5. Provenu ved salg

af nedlagte sygehusbygninger mv. skal anvendes til at indfri låneoptagelse tilknyttet kvali-

tetsfondsinvesteringerne på sygehusområdet.

Side | 5

Udbetaling af kvalitetsfondsmidler er betinget af, at regionen har hensat den forudsatte

egenfinansiering i henhold til tilsagnet, jf. afsnit 8. Dette bekræftes ved første anmodning

om udbetaling, jf. Bilag 3.6.

Regionen skal ved udbetalingsanmodning bekræfte oplysninger vedr. projektets kapacitet,

jf. Bilag 3.10-3.13. Regionen skal kun fremsende skemaer, såfremt der er ændringer siden

seneste faserapportering.

Ved udbetalingsanmodningen skal vedlægges hovedtidsplan. Hovedtidsplanen skal inde-

holde centrale milepæle for projektet. Herudover bør hovedtidsplanen vise fremdrift,

kritisk vej mellem underprojekter og afspejle projektets styring.

I forbindelse med udbetalingsanmodningen bedes regionen ligeledes rapportere på effek-

tiviseringsgevinster, jf. afsnit 9.2. Såfremt ansøgning om udbetaling ligger umiddelbart i

forlængelse af endeligt tilsagn, kan regionen henvise til ansøgningsmaterialet.

Ved udbetalingsanmodning er det muligt at anmode om finansiering af tidligere afholdte

udgifter i forbindelse med det kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri. Opgørelse over

tidligere afholdte udgifter skal være påtegnet af revisor . Udbetaling af midler afholdt i

tidligere år indgår ligeledes i fastlæggelsen af projekternes finansieringsprofil, jf. neden-

stående afsnit 5.

Alternativt kan regionen anmode om udbetaling af de afholdte udgifter i forbindelse med første indsendelse af

kvartalsrapportering, hvor revisorerklæring indgår som del heraf. Udbetalingstidspunkt vil i så fald være af-

hængigt af, hvornår regionen indsender første kvartalsrapport.

Side | 6

Finansiering, fastlæggelse af finansieringsprofil og P/L-

regulering

Finansiering:

De kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier finansieres vha. kvalitetsfonds-

midler samt regional egenfinansiering. Kvalitetsfondens tilskud udgør samlet 24,75 mia.

kr. (09-pl), mens regionerne selv finansierer den resterende del. Regionernes andel af

midler udgøres dels af en årlig hensættelse på 1 mia. kr. (10-pl) og dels af egenfinansiering

via låneadgang på 12,5 pct. pr. projekt, som modsvarer fremtidigt salgsprovenu for ned-

lagte sygehusbygninger.

Herudover er udmøntet en låneramme til energirigtige investeringer i forbindelse med de

kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier. Regionerne kan søge en supplerende lånead-

gang på 2,3 pct. af den forudsatte arealpris til det kvalitetsfondsstøttede byggeri, som kan

klassificeres som ”bygningsklasse 2020” efter bygningsreglementet. Meddelte lånedispen-

sationer gives som supplement til de fastlagte investeringsrammer, der herefter udgår en

ny og endelig totalramme.

Fastlæggelse af finansieringsprofil:

Projekternes forventede finansieringsprofil fastlægges

af Sundheds- og Ældreministeriet i samarbejde med Social- og Indenrigsministeriet og

Finansministeriet på baggrund af projektets udgiftsprofil oplyst ved udbetalingsanmod-

ning. Fastlæggelsen af finansieringsprofilen tager udgangspunkt i følgende principper:

•

Det samlede afløb af midler fra Kvalitetsfonden skal fordeles så jævnt som muligt

hen over tilskudsperioden. Tilskuddet er en del af den samlede finansieringspro-

fil, som til det enkelte projekt tilrettelægges ud fra projekternes oplyste udgifts-

profil.

•

Låneadgangen skal fungere som buffer i år med store forventede udgifter.

•

Statslige midler bør ikke ophobes i regionalt regi.

•

Den regionale hensættelse til egenfinansiering anvendes inden der udbetales

kvalitetsfondsmidler.

Ved udarbejdelsen af de enkelte projekters finansieringsprofil tages højde for, at størrel-

sen af den regionale hensættelse til egenfinansiering afhænger af bloktilskudsnøglen, som

ikke er fuldt ud samstemmende med fordelingen af midlerne til sygehusbyggeri. Det bety-

der, at der i visse tilfælde kan være behov for en midlertidig, udvidet låneadgang, som i så

fald fremgår af finansieringsprofilen.

Når finansieringsprofilen er fastlagt, vil finansieringen af det enkelte projekt kunne betrag-

tes som et lukket kredsløb mellem de tre finansieringskilder. Det bemærkes, at fordelin-

gen på finansieringskilder kan variere fra år til år.

For at tage højde for ændringer i projektets udgiftsprofil skal regionen anmode Sundheds-

og Ældreministeriet om en revision af finansieringsprofilen, når det er relevant, således at

den til enhver tid afspejler investeringens reelle afløb. En anmodning fra regionen om

revideret finansieringsprofil skal begrundes i en særskilt ansøgning og omfatte en kortfat-

tet beskrivelse af årsagerne til den ændrede udgiftsprofil, en opdateret udgiftsprofil for

hele projektforløbet, kvartalsvist udgiftsniveau for de kommende fire kvartaler samt en

beskrivelse af evt. konsekvenser for projektet af den ændrede udgiftsprofil mht. tid, frem-

drift og kvalitet. Sundheds- og Ældreministeriet skal som udgangspunkt modtage anmod-

ningen om revideret finansieringsprofil senest en måned før det kvartal, der skal udbetales

til. Sundheds- og Ældreministeriet kan ligeledes, med henblik på at undgå ophobning af

Side | 7

midler i regionen, ændre finansieringsprofilen, såfremt investeringsafløbet i projektet

afviger betydeligt fra det forudsatte ved fastlæggelse af finansieringsprofilen.

De deponerede midler kan frigives i takt med afholdelse af udgifterne, der følger af det

endelige statslige tilsagn til det pågældende projekt, jf. Bekendtgørelse om regional med-

finansiering af kvalitetsfondsinvesteringer i en moderne sygehusstruktur (opdateres år-

ligt).

Pl-regulering:

Tilsagnsramme og udbetalinger af kvalitetsfondsmidler bliver pris- og lønre-

guleret med den regionale anlægs-pl, jf. Finansministeriets og Social- og Indenrigsministe-

riets udmeldinger.

Det nominelle krav til investeringer i it, udstyr og apparatur mv., der er angivet i 09-pl, pl-

reguleres i stedet med 2014 som basisår, jf. brev til Danske Regioner af 19. august 2015.

Indeværende års udbetaling fastlægges og meddeles regionen primo året på baggrund af

den fastlagte finansieringsprofil og opdaterede pl-værdier af det regionale anlægs-pl.

Indeværende års udbetaling reguleres ikke i løbet af året, såfremt projektets finansie-

ringsprofil forbliver uændret.

Én gang årligt i forbindelse med udbetaling af 1. kvartals tilskud vil de to foregående års

udbetalinger blive reguleret med henholdsvis det reviderede og det endelige pl-niveau

tilknyttet det pågældende år. 1. kvartals udbetaling af kvalitetsfondsmidler vil således

bestå af både en regulering vedr. tidligere års udbetalinger samt indeværende års udbeta-

ling vedr. 1. kvartal. Ministeriet vil i denne anledning specificere udbetalingens sammen-

sætning, hvilket ligeledes meddeles regionen primo året.

I projektets sidste år vil tilsagnsramme og udbetaling fra kvalitetsfonden reguleres til det

reviderede regionale anlægs-pl. Reguleringen foretages, når det reviderede pl-niveau er

offentliggjort.

Kvalitetsfondsmidlerne pl-reguleres i forhold til udbetalingsåret. Således vil ubrugte kvali-

tetsfondsmidler, som i regionen overføres til næste år, ikke pl-reguleres fra statslig side i

forhold til forbrugsåret. Regionen må dog i denne forbindelse regulere de udbetalte kvali-

tetsfondsmidler til endeligt regionalt anlægs-pl med egne midler.

Social- og Indenrigsministeriet meddeler pr. brev projekternes låneadgang i det pl-niveau,

som er gældende på tidspunktet for udstedelse af lånebeviset. Regionen må regulere til

endeligt regionalt anlægs-pl med egne midler.

Det bemærkes, at det regionale anlægs-pl vil kunne afvige fra den faktiske prisudvikling,

for eksempel reguleres anlægskontrakter normalt med byggeomkostningsindekset. Dette

skal inden for projektet håndteres gennem anvendelse af reserveposter til opsamling af

forskellene. Det kan også være et særligt fokusområde i risikostyringen af projekterne.

Side | 8

Udgifter inden for totalrammen

Totalrammen skal dække alle udgifter, som er nødvendige for at gennemføre projektet på

et sådant niveau, at det overordnede formål realiseres.

Væsentligste typer af projektudgifter er beskrevet nedenfor:

6.1

Direkte udgifter

Løn til personale:

Lønudgifter til projektmedarbejderes tid, der direkte bruges på gennem-

førelse af projektet, herunder projektledelse samt administration af projektet skal finan-

sieres indenfor totalrammen.

For medarbejdere, der udelukkende er tilknyttet det kvalitetsfondsstøttede projekt, kan

relevant dokumentation til revisionen udgøres af en ansættelsesaftale eller tillæg til eksi-

sterende ansættelsesaftale. I aftalen skal arbejdets art samt løn være oplyst.

For medarbejdere som arbejder deltid på det kvalitetsfondsstøttede projekt kan revisions-

relevant dokumentation af medgået tid i særlige tilfælde udgøres af timeregnskaber med

oplysninger om arbejdets art, tidsforbrug pr. dag, løn samt timesats. Timeregnskabet skal

underskrives af medarbejderen og godkendes af medarbejderens overordnede. I det om-

fang en medarbejder er knyttet forholdsmæssigt til et projekt på deltidsbasis, vil det være

tilstrækkeligt med en fordeling af lønnen.

Medgået tid fra sygehusets personale til diverse workshops, idégenerering og arbejde

med fremtidige arbejdsgange samt medgået tid fra regionens personale til kontrol samt

sagsfremstilling kan indgå i totalrammen. Medgået tid skal dokumenteres med timeregn-

skaber overholdende samme krav, som for deltidsmedarbejdere, jf. ovenstående afsnit.

Der bør i fastlæggelse af lønniveau tages hensyn til kravet om generelt at udvise spar-

sommelighed samt sund og effektiv finansforvaltning ved administrationen af projekter.

Dette betyder, at lønnen til den pågældende medarbejder ikke bør overstige, hvad der

anses for en almindelig, rimelig og realistisk løn for en ansat, der udfører den samme funk-

tion uden for projektet.

It, udstyr og apparatur mv.:

Det konkrete beløb, der forudsættes afsat til it, udstyr og

apparatur mv. i det endelige tilsagn, skal være indeholdt i totalrammen. Det nominelle

krav til investeringer i it, udstyr og apparatur mv., der er angivet i 09-pl, pl-reguleres i

stedet med 2014 som basisår, jf. brev til Danske Regioner af 19. august 2015.

Det er en forudsætning, at hovedvægten i investeringerne i it, udstyr og apparatur mv.

skal ligge på patientrettet it, udstyr og apparatur. Dette vil dreje sig om følgende typer af

investeringer:

•

Medicoteknisk udstyr, hvorved forstås udstyr til diagnostik, overvågning og be-

handling, herunder f.eks. scannere og intelligente senge.

•

It-udstyr, herunder f.eks. computere og telefon- og kommunikationsanlæg.

•

It-systemer mv., fx vedr. logistik, booking mv.

•

Teknisk udstyr, herunder f.eks. loftlifte, autoklaver og instrumentopvaskere.

Side | 9

Herudover vil der i rammen til it, udstyr og apparatur mv. i et mindre omfang kunne indgå

udgifter til øvrigt udstyr, som er nødvendige for driften af sygehuset. Dette vil kunne dreje

sig om udgifter til:

•

Logistisk udstyr, herunder f.eks. AGV, rørpost, transportvogne, robotter.

•

Øvrigt udstyr og løst inventar, herunder f.eks. møblering af sengestuer og op-

holdsarealer mv.

Tekniske installationer, fast (altså ikke flytbart) inventar og skiltning indgår som udgangs-

punkt i håndværkerudgifter.

Det understreges, at hovedvægten skal ligge på patientrettet it og apparatur og logistiske

løsninger, som således forudsættes at udgøre ikke under 70 pct. af den samlede ramme til

it, udstyr og apparatur mv. Udgifter til øvrigt udstyr forudsættes dermed at udgøre mak-

simalt 30 pct. af rammen til it, udstyr og apparatur mv. Ved en eventuel afvigelse fra den-

ne forudsætning skal regionen redegøre for dette til Sundheds- og Ældreministeriet.

Udgifter til samlede leverancer fra leverandører af it, udstyr og apparatur mv., herunder

f.eks. udgifter til specifik kabling og ledningsføring til leverancen, kan indregnes i rammen.

Der kan endvidere indregnes udgifter til rådgivning i forbindelse med anskaffelse af it,

udstyr og apparatur mv.

Rammen til IT, udstyr, apparatur mv. kan ikke medgå i opgørelsen af projektets samlede

reserver eller i prioriterings- og besparelseskataloget mv.

Genanvendelse af it, udstyr og apparatur mv.:

Der vil naturligt være forskellige vilkår for

de konkrete projekter for anvendelsen af rammen til IT, udstyr og apparatur mv. i forhold

til ordinær drift, bl.a. henset til, om der er tale om barmarksbyggeri eller ombygning og

renovering og henset til, hvilke investeringer i it-understøttelse, udstyr mv. regionen i

øvrigt har foretaget. Det bemærkes i forlængelse heraf, at it, udstyr, apparatur mv. kan

genanvendes i tilknytning til kvalitetsfondsbyggerierne.

Omfanget og karakteren af genanvendelse vil forventeligt variere fra byggeri til byggeri.

Evt. genanvendelse ændrer ikke den fastsatte ramme til it, udstyr, apparatur mv. for det

konkrete projekt. Hvis det konkret vurderes, at der kan ske genanvendelse i betydeligt

omfang, kan udgifter knyttet til investeringsrammen vedrørende it, udstyr, apparatur mv.

udskydes til senere år. Dvs. udgifter inden for rammen til it, udstyr og apparatur mv. kan

afholdes også i årene efter kvalitetsfondsbyggeriets ibrugtagning. Genanvendelse kan

dermed ikke danne grundlag for at reducere rammen til it, udstyr, apparatur mv. og må

ikke medføre behov for betydelige reinvesteringer kort efter ibrugtagning uden for ram-

men til it, udstyr og apparatur mv.

Ved genanvendelse af it, udstyr og apparatur mv. skal klargøring af lokaler samt installati-

on mv. indgå i totalrammen.

Forsyningsfunktioner (fx køkken, vaskeri, apotek og sterilcentral):

Udgifter til forsynings-

funktioner skal afholdes inden for totalrammen, med mindre andet er aftalt som led i

tilsagnsprocessen, jf. notat fremsendt til regionerne og Danske Regioner 11. marts 2014.

Dette gør sig også gældende for eventuelle merudgifter, såfremt det findes hensigtsmæs-

sigt at benytte allerede eksisterende funktioner.

Side | 10

Flytning:

Udgifter til flytning af genanvendt it, udstyr og apparatur mv. kan indgå i total-

rammen. Såfremt regionen vil finansiere flytning uden for totalrammen, bør regionen gøre

overvejelser vedrørende omfang og finansieringskilde.

Andre varer og materialer:

Materialer og varer samt udgifter til andre indkøb i projektet

skal indgå i totalrammen, såfremt udgifterne til disse er nødvendige for gennemførelse af

projektet. Herunder udgifter til byggematerialer mv.

Tjenesteydelser:

Som tjenesteydelser skal medtages køb af relevant ekstern bistand f.eks.

i form af konsulentbistand, som er nødvendig for gennemførelse af projektet. Herunder

udgifter til totalrådgiver, entreprenører og håndværkere mv.

Kursusaktivitet:

Kursusaktivitet og uddannelse, som er nødvendig for projektets gennem-

førelse, skal indgå i totalrammen.

Rejser, befordring og kørsel:

Udgifter til rejser, befordring og kørsel, som er nødvendig for

projektets gennemførelse skal indgå i totalrammen.

Revision:

Udgifter forbundet med revision af rapportering til regionsrådene og ministeriet

kan indgå i totalrammen.

Andet:

Andre udgiftsposter, som er nødvendige for projektet, og som ikke dækkes af de

ovenstående kategorier, skal indgå i totalrammen.

Herunder kan medtages udgifter til vedligeholdelse af nyopførte bygninger før disse ind-

går i driften.

Udgifter, som ansøgeren har afholdt eller påtaget sig at afholde, før der blev ydet tilskud,

indgår i totalrammen, hvis det er åbenbart, at de er knyttet til projektet og er nødvendige

for gennemførelsen af det samlede projekt.

6.2

Indirekte udgifter

Forudsætningen for, at en indirekte udgift kan indgå i beregningsgrundlaget – og dermed i

totalrammen – er, at projektet ikke kan gennemføres uden at anvende varen og/eller

tjenesteydelsen.

Indirekte udgifter kan maksimalt udgøre 20 pct. af de direkte lønudgifter i projektet. De

indirekte omkostninger kan dog på intet tidspunkt overstige de faktiske. Indirekte udgifter

skal kunne dokumenteres på forlangende, og det skal fremgå hvilken beregningsmetode,

der er anvendt. Beregningsmetoden skal være rimelig og gennemskuelig. Regnskab for

indirekte udgifter skal være baseret på faktiske projektrelaterede udgifter og må ikke

indeholde fortjeneste.

6.3

Omkostningsfordeling

Såfremt det kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri etableres i sammenhæng med byggeri,

som ikke er kvalitetsfondsstøttet, anmodes regionen om at oplyse, hvordan der i projektet

afgrænses mellem aktiviteter, som er indeholdt i kvalitetsfondsprojektet, og beslægtede

aktiviteter som ligger udenfor.

Side | 11

Principper for omkostningsfordeling drøftes mellem den enkelte region og Sundheds- og

Ældreministeriet. Afgrænsning må bero på en konkret vurdering og en almindelig rimelig-

hedsbetragtning. I rapporteringen til Sundheds- og Ældreministeriet skal kun indgå oplys-

ninger om udgifter, der tilhører det kvalitetsfondsstøttede sygehusprojekt.

6.4

Økonomisk sparsommelighed

Ved gennemførelse af et kvalitetsfondsstøttet projekt skal de modtagne midler admini-

streres i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i

overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

Regionerne og eventuelle samarbejdspartnere skal derfor altid kunne dokumentere, at et

projekt ved afholdelsen af en udgift har fået en relevant modydelse, og at der er et rime-

ligt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse.

6.5

Styringsmæssige rammer

Styringsmanual:

Der skal for hvert projekt til enhver tid foreligge en opdateret styrings-

manual, som beskriver organisation og ansvarsfordeling såvel som projektets forretnings-

gange i de centrale dele af byggeprocessen, herunder tilrettelæggelse af den løbende

opfølgning på økonomi, risiko og byggeriets fremdrift samt rapportering af dette på alle

ledelsesmæssige og politiske niveauer. Styringsmanualen skal være godkendt i regionsrå-

det.

Økonomi- og projektstyringssystem:

Regionerne skal sikre, at styring af økonomi, tid og

risici for projektet systemunderstøttes i nødvendigt omfang i forhold til projektets størrel-

se og kompleksitet. Herunder at der er sammenhæng til styringsmanual samt underlig-

gende manualer.

6.6

Aktivering af aktivet

For så vidt angår værdiansættelse og indregning af anlægsaktivet skal regionen følge prak-

sis jf. regionens kasse- og regnskabsregulativ og underliggende manualer.

Side | 12

Indtægter

Donationer:

De kvalitetsfondsstøttede projekter kan modtage hele donationer. En hel

donation vurderes ikke at belaste den regionale anlægsramme, hvorfor der ikke modreg-

nes i totalrammen.

Delvise donationer kan ligeledes modtages i regi af de kvalitetsfondsstøttede projekter. I

så fald skal regionens følgeudgifter til donationen afholdes inden for totalrammen. I pro-

jekter hvor der er tale om en omkostningsfordeling, jf. afsnit 6.3, vil en evt. deling af føl-

geomkostningerne skulle drøftes med Sundheds- og Ældreministeriet.

I særlige tilfælde vil delvise donationer kunne medfinansieres uden for totalrammen ved

regional prioritering inden for den almindelige anlægsramme. Det vil i disse tilfælde være

en betingelse, at det donerede element ikke er eller har været en del af projektet, og at

det i øvrigt ligger klart ud over, hvad der kan forventes i et fuldt funktionsdygtigt hospital.

Hele og delvise donationer til projekter, der opføres i forbindelse med kvalitetsfondsstøt-

tede projekter, men som er rent regionalt finansierede, vil skulle følge fordelingsnøglen

såfremt donationen bidrager til begge projekter, jf. afsnit 6.3.

Donationer målrettet it, udstyr og apparatur mv. i kvalitetsfondsprojekterne vil ikke give

mulighed for at prioritere midler fra det i tilsagnet fastsatte niveau for regionale investe-

ringer i it, udstyr og apparatur mv. til øvrige elementer i projektet. Rammen til it, udstyr,

apparatur mv. er i regeringens tilsagn udtrykkeligt reserveret og vil derfor skulle bruges til

formålet.

Projekter som modtager donationer skal i rapportering på økonomien redegøre for det

fulde investeringsbeløb, dvs. totalrammen inklusiv eventuelle donationer, jf. Bilag 3.2.

Regionen skal derudover på forespørgsel kunne fremlægge en samlet oversigt over mod-

tagne donationer, der som minimum indeholder donors navn, formål med donation samt

donationens størrelse.

OPP:

OPP-samarbejder kan ikke betegnes som eller ligestilles med donationer. OPP er en

organisationsform, som er mulig også for kvalitetsfondsprojekterne inden for de gældende

regler om deponering.

Side | 13

Anbringelse, udbetaling og renter

De statslige kvalitetsfondsmidler, regionernes egenfinansiering og eventuelt provenu fra

låneoptagelse vedrørende projekter med kvalitetsfondsstøtte deponeres på særskilte

konti i et pengeinstitut efter reglerne i budget- og regnskabssystemet for regioner, jf.

bekendtgørelse nr. 905 af 9. juli 2010 om regional medfinansiering af kvalitetsfondsinve-

steringer i en moderne sygehusstruktur i 2011, vedr. 2012 i bekendtgørelse nr. 804 af 28.

juni 2011, vedr. 2013 i bekendtgørelse nr. 721 af 27. juni 2012, vedr. 2014 i bekendtgørel-

se nr. 811 af 23. juni 2013, vedr. 2015 i bekendtgørelse nr. 707 af 23. juni 2014 og vedr.

2016 i bekendtgørelse nr. 1062 af 1. september 2015.

Kvalitetsfondsmidlerne og de deponerede midler frigives kvartalsvist forud i overens-

stemmelse med den fastsatte finansieringsprofil for det pågældende projekt. Ved kvartals-

rapportering samt ved første anmodning om udbetaling angiver regionen altid det kom-

mende løbende års udgifter periodiseret på kvartaler, jf. Bilag 3.6.

Det følger af økonomiaftalen for 2011, at udbetalingen af statslige kvalitetsfondsmidler er

betinget af, at regionen på kontoen har hensat den forudsatte egenfinansiering i henhold

til tilsagnet. Dette bekræftes ved kvartalsrapportering samt ved første anmodning om

udbetaling, jf. Bilag 3.6.

Herudover betinges udbetaling af tilskud af, at tilfredsstillende kvartalsrapportering er

indsendt til Sundheds- og Ældreministeriet, jf. nedenstående afsnit om krav til rapporte-

ring og sanktionsmuligheder.

Påløbne renter må kun anvendes til det formål, hvortil bevilling er givet, og inden for be-

villingens rammer.

Side | 14

Standardrapportering

Sundheds- og Ældreministeriet skal ved hjælp af regionernes standardrapportering løben-

de føre tilsyn med, at de kvalitetsfondsstøttede projekter lever op til det overordnede

formål. Sundheds- og Ældreministeriets tilsyn med byggerierne er hovedsageligt af øko-

nomisk karakter, jf. administrationsgrundlag af den 15. juni 2016. Udbetaling af midler fra

kvalitetsfonden er betinget af en tilfredsstillende rapportering.

Standardrapportering til ministeriet vil efter udbetalingsanmodning bestå af løbende kvar-

talsvis samt årlig rapportering. Herudover forventes fremsendelse af eventuelle anlægs-

regnskaber, som udarbejdes i forbindelse med delbevillinger, jævnfør regionens procedu-

rer herfor samt udarbejdelse af evalueringsrapport efter afslutning og ibrugtagning af

projektet.

Endvidere skal der i perioden fra endeligt tilsagn afrapporteres på projektets stamoplys-

ninger ved faseovergange. De specifikke krav til rapporteringen gennemgås nedenfor.

Rapporteringen til ministeriet er tilknyttet det enkelte projekt.

9.1

Kvartalsvis rapportering

I den kvartalsvise rapportering, jf. Bilag 1, indhentes oplysninger vedr. projektets:

•

Risiko

Økonomi

Byggeriets fremdrift og centrale milepæle.

Indhold og kvalitet, herunder ændringer i projektets prioriterings- og besparel-

seskatalog.

I rapporteringen angives herudover, hvornår projektets styringsmanual senest er gennem-

gået og opdateret.

Rapporteringen indsendes med en ledelseserklæring, hvor regionsformanden og regions-

direktøren erklærer, at rapporteringen til ministeriet giver et retvisende billede af status

for projekterne.

Rapporteringen skal herudover indeholde en erklæring udarbejdet af en uafhængig revisor

om rapportens rigtighed og omfanget af den foretagne revision. Erklæringen skal indehol-

de de eventuelle bemærkninger, som revisionen har givet anledning til, jf. Revisionsin-

struksen. I erklæringen skal bekræftes, at bevillingen er anvendt til det formål, hvortil

bevillingen er givet.

Revisorerklæringen skal udarbejdes for hvert enkelt projekt, mens der skal foreligge en

samlet ledelseserklæring fra regionen pr. kvartal.

Den kvartalsvise rapportering træder i kraft ved godkendelse af udbetalingsanmodning og

løber indtil projektets afslutning. Den sidste kvartalsrapport skal omhandle det kvartal,

hvor der er givet ibrugtagningstilladelse for den sidste delaflevering i kvalitetsfondsprojek-

tet og hvor alle væsentlige udgifter er afholdt, herunder også til it, udstyr og apparatur. I

forbindelse med indsendelse af den sidste kvartalsrapport skal regionen oplyse, hvornår

regionen forventer at indsende anlægsregnskabet for det pågældende projekt.

Side | 15

Med henblik på at sikre gennemsigtighed på tværs af projekter, er det et krav, at rappor-

teringen følger den mellem Danske Regioner og SUM aftalte skematiske form. Rapporte-

ringen skal være rettidig, således bør rapporteringen ske med en forskydning på maksi-

malt 3 måneder.

Den beskrevne model for kvartalsrapportering danner grundlag for Sundheds- og Ældre-

ministeriets opfølgning med de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier. Skulle der vise

sig, at være tekniske uhensigtsmæssigheder i den aftalte rapportering, kan de pågældende

dele af kvartalsrapporteringen tages op til revision i en dialog med Danske Regioner.

9.2

Årlig rapportering

Rapportering vedr. specifikke forudsætninger

Regionerne skal årligt indsende opdaterede oplysninger vedr. de specifikke forudsætnin-

ger, som lå til grund for regeringens endelige tilsagn. Herunder:

•

Projektets prioriterings- og besparelseskatalog, jf. Bilag 3.3

Detaljeret forbrug til it, udstyr og apparatur mv., jf. Bilag 3.4

Rapporteringen vedr. de specifikke forudsætninger træder i kraft ved udbetalingsanmod-

ning. Det er et krav, at rapporteringen følger den skematiske form. Såfremt projektet har

fået godkendt udbetalingsanmodning og dermed rapporterer kvartalsvist til Sundheds- og

Ældreministeriet, kan rapporteringen indgå som del af kvartalsrapporteringen vedr. 4.

kvartal.

Rapportering vedr. investeringsprofiler

Danske Regioner skal en gang årligt i november indsende opdaterede investeringsprofiler

for alle projekter.

Regionerne skal i november oplyse hvilke projekter, som forventes at indsende udbeta-

lingsanmodning i det kommende år. Herudover skal oplyses, hvornår i året udbetalings-

anmodningen forventes at blive indsendt. Oplysningerne skal ministeriet benytte til bud-

gettering og periodisering af træk på kvalitetsfondspuljen. Regionerne skal desuden oplyse

forventede faseovergange i det kommende år.

Når udbetaling af kvalitetsfondsmidler er igangsat vil Sundheds- og Ældreministeriet en

gang årligt i august bede projektet bekræfte årets forventede afløb. Desuden skal projek-

tet angive om finansieringsprofilen skal revideres eller ej. Dette for at kunne revidere

udbetaling af kvalitetsfondsmidler til 4. kvartal, såfremt at forventningen til afløb er revi-

deret betydeligt.

Rapportering vedr. effektiviseringsgevinster

Regionerne skal i forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn anføre forventede og

mulige effektiviseringstiltag i forbindelse med den konkrete investering. Regionens over-

vejelser indgår i ekspertpanelets samlede vurdering, hvor panelet ud fra en vurdering af

gevinstpotentialet i et projekt af den pågældende karakter og eventuelt allerede igangsat-

te effektiviseringstiltag fastsætter sin indstilling til et samlet fremadrettet effektiviserings-

krav for projektet.

Regeringen fastlægger herefter på baggrund af ekspertpanelets indstilling et konkret og

nominelt effektiviseringskrav for de enkelte projekter i det endelige støttetilsagn. Effekti-

Side | 16

viseringskravet ligger udover de almindelige, løbende produktivitetsforbedringer i syge-

husvæsenet. Det fremgår af tilsagnene, at effektiviseringskravet skal realiseres i år 1 efter

ibrugtagelsen af det nye hospital, og at gevinsten vil indgå som finansieringsbidrag af ny

sygehusaktivitet. Der er tale om et netto-effektiviseringskrav.

Effektiviseringsgevinsterne skal kunne henføres direkte til den kvalitetsfondsstøttede

investering og til tiltag igangsat efter det endelige tilsagn.

Sundheds- og Ældreministeriet vil løbende følge op på regionens fortløbende arbejde med

at skabe bygnings- og organisationsafledte rammer for en mere effektiv drift i det kvali-

tetsfondsstøttede byggeri samt projektspecifikke succeskriterier, jf. effektiviseringskrav og

tilsagnsgrundlaget.

Hovedformålet med opfølgningen er, at regionerne beskriver, hvordan der arbejdes med

at skabe grundlag for at realisere det forudsatte effektiviseringskrav samt at sandsynliggø-

re, at de forventede effektiviseringer kan henføres til kvalitetsfondsinvesteringen.

Rapporteringen skal være skematisk med tilhørende forklarende tekst og forventes at

være på et rapporteringsniveau, som svarer til regionernes redegørelse af effektivise-

ringspotentiale i forbindelse med ansøgning til endeligt tilsagn. Krav til og skabelon for

rapporteringen fremgår af Bilag 2.

Rapporteringskravet vedr. effektiviseringer træder i kraft ved endeligt tilsagn. Der skal

herefter rapporteres årligt. Når projektet har fået godkendt udbetalingsanmodning, frem-

sendes rapporteringen vedr. effektivisering sammen med en kvartalsrapportering. Rap-

portering bør afspejle projektets stade. Det er en forudsætning for godkendelse af udbeta-

lingsanmodning, at effektiviseringsrapporteringen i al væsentlighed er udfyldt i overens-

stemmelse med vejledningen i bilag 2. Sundheds- og Ældreministeriet vil følge op på, at

beskrivelsen af de enkelte tiltag konkretiseres i takt med at forventet realiseringstidspunkt

nærmer sig.

9.3

Rapportering ved centrale faseovergange

Ved faseovergange i projektet skal regionen fremsende en beskrivelse af fasens væsentlig-

ste milepæle, evt. foretagne tilpasninger i projektet. Herudover skal regionen ved centrale

faseovergange oplyse:

•

Byggeriets størrelse

Forventet behandlingskapacitet

Kapacitetsudnyttelse

Oversigt over ejendomme til afhændelse

Den faseopdelte rapportering træder i kraft ved endeligt tilsagn. Regionen fastsætter

centrale faseovergange, hvor der kan foretages justeringer i projektet, og hvor rapporte-

ring dermed vurderes relevant, dog som minimum hvert 1�½ år. Det er et krav, at rapporte-

ringen følger den skematiske form, jf. Bilag 3.5 og Bilag 3.10-3.13.

9.4

Rapportering ved bevillingsafslutning

Reviderede anlægsregnskaber, der forelægges regionsrådene ved afslutning af den enkel-

te bevilling samt ved projektets afslutning, bedes fremsendt til ministeriet.

Side | 17

Til anlægsregnskabet bedes vedlagt revisors erklæring om, at regnskabet er i overensstem-

melse med totalrammeprincippet for kvalitetsfondsstøttet sygehusbyggeri, jf. revisionsin-

struksen til behandling af kvalitetsfondsstøttet sygehusbyggeri.

Aflæggelsen af investeringsregnskab (anlægsregnskab) følger Social- og Indenrigsministe-

riets regler herom. Anlægsregnskabet aflægges senest i forbindelse med aflæggelsen af

årsregnskabet for det år, hvor det pågældende anlægsarbejde er afsluttet, jf. afsnit 7.2.j i

”Budget- og regnskabssystem for regioner”.

Hvis der ved aflæggelse af anlægsregnskab fortsat udestår afholdelse af udgifter, herunder

udgifter til uafklarede tvister og procesomkostninger, skal der fortsat reserveres et til-

strækkeligt beløb indenfor totalrammen til at dække disse udgifter. Det reserverede beløb

til uafklarede tvister skal modsvare det beløb, der afspejler det mest sandsynlige udfald af

det uafklarede forhold.

Regionen har ansvar for at justere det reserverede beløb, så det afspejler det aktuelle

risikobillede. I tilfælde, hvor regionen ved projektets afslutning vurderer, at det reservere-

de beløb ikke er tilstrækkeligt og totalrammen allerede er fuldt disponeret, skal regionen

for egne midler supplere det reserverede beløb. Hvis regionen ved projektets afslutning

supplerer med egne midler, forudsættes det, at regionen med rimelighed ikke kunne for-

udse behovet.

Regionen skal omkostningsføre hensatte forpligtigelser vedr. retssager og erstatningskrav,

når regionen på balancedagen har en retlig eller faktisk forpligtelse som resultat af en

tidligere begivenhed, og det er sandsynligt, at afviklingen af disse vil medføre et træk på

regionens økonomiske ressourcer, og der kan foretages en pålidelig beløbsmæssig måling

af forpligtelsen, jf. konteringsreglerne til funktion 6.72.90 i ”Budget- og regnskabssystem

for regioner”.

Regionen har mulighed for at anvende reserverede midler på tværs af regionens kvalitets-

fondsprojekter. Alternativt skal eventuelt overskud fra Kvalitetsfonden benyttes i overens-

stemmelse med bevillingens formål, f.eks. til it, apparatur mv.

I forbindelse med rapportering af anlægsregnskabet til Sundheds- og Ældreministeriet

indsendes følgende:

•

anlægsregnskab

oversigt over uafklarede tvister samt en vurdering af, at det reserverede beløb

med rimelig sikkerhed er tilstrækkeligt, jf. Bilag 3.9

risikoanalyse, der kvantificerer de resterende risici

en ekstern og uvildig vurdering af udfald af uafklarede tvister i projektet bl.a. med

inddragelse af de byggefaglige, juridiske og regnskabsmæssige kompetencer, som

regionen udpeger

Rapporteringen følger regionens egne formkrav med undtagelse af oversigten over uafkla-

rede tvister, hvor skabelon i Bilag 3.9 skal benyttes. Rapporteringen i forbindelse med

anlægsregnskabet kan behandles som lukket punkt på regionsrådsmødet.

Hvis der ved aflæggelse af anlægsregnskab udestår afholdelse af udgifter til andet end

tvister, skal regionen rapportere på disse i tillæg til oversigten over uafklarede tvister.

Side | 18

9.5

Evalueringsrapport

Det forventes, at investeringen i nye sygehuse vil resultere i en mere effektiv opgaveløs-

ning og ressourceanvendelse via bedre logistik og ny teknologi mv., der ligger ud over de

almindelige, løbende produktivitetsforbedringer i sygehusvæsenet. Den bedre ressource-

anvendelse gælder såvel personalesiden som øvrig drift, herunder via moderne og energi-

effektive løsninger.

Efter projektets afslutning udarbejdes evalueringsrapport, som beskriver hvorledes syge-

husbyggeriet har påvirket en mere effektiv arbejdstilrettelæggelse og kapacitetsudnyttelse

samt bedre patientforløb og logistik. Rapporten bør ligeledes indeholde de projektspeci-

fikke mål, som regionerne har opstillet, jf. tilsagnsgrundlag.

Regionen bør, når projekterne er så fremskredne, at det er relevant, opstille rammer og

succeskriterier for evalueringen. Evalueringsrapporten bør som udgangspunkt foreligge

senest et år efter fuld ibrugtagning og bør beskrive de områder, hvor regionen har effekti-

vitetsforbedringer, baseline for måling samt målemetoder. Herudover bør i evaluerings-

rapporten fastlægges et tidsperspektiv for effektmålinger, som forudsætter en længere

evalueringsperiode, for at opnå et validt datagrundlag. Rammerne for evalueringsrappor-

ten fremgår af Bilag 6.

Side | 19

10 Sanktionsmuligheder

Såfremt rapporteringerne ikke betrygger Sundheds- og Ældreministeriet i, at det enkelte

projekt kan leve op til det overordnede formål, har ministeriet mulighed for at iværksætte

en tættere opfølgning af projektet, overgå til et skærpet tilsyn og evt. sætte udbetaling af

kvalitetsfondsmidler i bero.

Den tættere opfølgning og det skærpede tilsyn iværksættes på baggrund af en trappemo-

del. Sanktionerne kan gøre brug af tættere opfølgning ved f.eks. hyppigere møder med

relevante personer i regionen eller skærpet tilsyn ved at stille krav om hyppigere rappor-

tering, øget detaljeringsgrad i rapportering eller igangsætte eksterne vurderinger af f.eks.

forretningsgange og status på dele af eller det samlede projekt. Sundheds- og Ældremini-

steriet kan sætte udbetaling af kvalitetsfondsmidler i bero og i drøftelse med Social- og

Indenrigsministeriet revidere lånedispensationer. I særlige tilfælde kan regionen eventuelt

pålægges at tilbagebetale udbetalte midler.

Krav om tilbagebetaling af midler vil eksempelvis være relevant, hvis det konstateres, at

midlerne ikke er anvendt til formålet, eller hvis der ikke er et tilstrækkeligt afløb af kvali-

tetsfondsmidler og der således sker en ophobning af kvalitetsfonds-midler.

Hvilken handling der iværksættes bygger på en konkret og individuel vurdering af det

enkelte projekt. I vurderingen vil bl.a. kunne indgå projektets størrelse, hidtidige projekt-

forløb, projektets stade mv.

Såfremt ministeriet tager kontakt til regionerne forventes disse at svare inden 5 hverdage.

Regionen kan ligeledes forvente tilbagemelding på eventuelle forespørgsler inden 5 hver-

dage fra ministeriets side.

Side | 20

11 Ikrafttrædelse

Regnskabsinstruksen træder i kraft den 15. juni 2016.

Nærværende instruks fornyes en gang årligt efter vedtagelse af Finansloven.

Eventuelle bemærkninger kan rettes til [email protected].

Side | 21

Bilag 1. Kvartalsrapportering til Sundheds- og Ældreministeriet

om kvalitetsfondsbyggerierne

Kvartalsrapporteringen til Sundheds- og Ældreministeriet om kvalitetsfondsbyggerierne er

udarbejdet jf. aftale med Danske Regioner af 2. juli 2012, opdateret april 2013.

1. Struktur for rapporteringen

Rapporten til Sundheds- og Ældreministeriet er bygget op efter følgende overordnede

model:

Indledning

Ledelseserklæring

Revisorerklæring til regionsrådet

Overblik (overordnet kortfattet status for alle projekter)

Rapportering pr. projekt (om risici, økonomi, byggeriets fremdrift og kvali-

tet/indhold)

Generelle principper.

Indberetningen til ministeriet vil med det forudsatte rapporteringsomfang kunne ske med

en forskydning på max. 3 måneder, svarende til den forventede kadence i forhold til regi-

onsrådet. Eventuel afvigelse herfra drøftes konkret mellem den enkelte region og Sund-

heds- og Ældreministeriet.

Kvartalsrapportering påbegyndes med virkning fra det tidspunkt, hvor der sker den første

udbetaling af midler fra kvalitetsfonden. De enkelte afsnit omfatter korte tekstmæssige

resumeer suppleret med tabeller og figurer i fornødent omfang. Mere detaljerede infor-

mationer ses i evt. supplerende rapport til regionsrådet.

Kommentarer til indholdet af rapporten

2.1. Indledning

Her beskrives formålet med rapporten, herunder eventuelle særlige forhold, som ønskes

fremhævet.

Boks 1: Baggrund for og formål med kvartalsrapportering

Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der mellem Sundheds- og Ældreministeriet og Danske

Regioner fastlægges en kvartalsrapport, som danner grundlag for Sundheds- og Ældre-

ministeriets opfølgning. Den konkrete formulering er:

For de enkelte projekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til

regionsrådene, som også danner grundlag for Indenrigs- og Sundhedsministeriets op-

følgning. Regionerne udarbejder senest ultimo august 2011 oplæg til standardiserede

regionale indberetninger, hvori der redegøres for fremdriften i byggeriet mv., som danner

grundlag for drøftelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriet med henblik på fastsættel-

se af en endelig redegørelses-/indberetningsform.

Sundheds- og Ældreministeriet har ligeledes taget udgangspunkt i administrationsgrund-

laget, som bl.a. Rigsrevisionen har udtalt giver et godt udgangspunkt for tilsyn med de

kvalitetsfondsfinansierede byggerier.

Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i økonomi,

Side | 22

fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Den skal betrygge

Sundheds- og Ældreministeriet i, at projektet forløber planmæssigt og kan realisere de

resultater, som ligger til grund for tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, særligt med

vægt på, at der indenfor den økonomiske ramme kan etableres et tidssvarende og fuldt

funktionsdygtigt sygehus. Rapporteringen bidrager til at skabe gennemsigtighed om

projektets indhold og forløb og er dermed grundlag for dialog mellem region og ministe-

rium om det enkelte projekt. Den er samtidig afgørende for, at Sundheds- og Ældremini-

steriet får et samlet overblik og på ensartet form kan videreformidle oplysninger om de i

alt 16 kvalitetsfondsbyggerier.

2.2. Ledelseserklæring

Rapporten vedlægges en ledelseserklæring, hvor regionsrådsformand og regionsdirektø-

ren erklærer, at kvartalsrapporteringen til staten efter bedste overbevisning giver et retvi-

sende billede af status for projekterne.

Der udarbejdes én samlet ledelseserklæring for alle projekter under et.

Erklæringen opbygges efter skabelonen, der fremgår af Bilag 4.

2.3. Revisionserklæring til regionsrådet

Ved den kvartalsvise fremlæggelse for regionsrådet af status for kvalitetsfondsprojekterne

forsynes rapporterne med en revisionserklæring fra regionens uafhængige revisor. Der

udarbejdes en revisionserklæring pr. projekt.

Revisionserklæringen vil blive udarbejdet i henhold til retningslinjerne i Sundheds- og

Ældreministeriets regnskabs- og revisionsinstruks for administration af kvalitetsfondsmid-

ler samt den interne kontrol, som regionens ledelse fastsætter (jf. regionens kasse- og

regnskabsregulativ).

I Bilag 5 er vist, hvordan erklæringen opbygges, såfremt revisor reviderer sammenhængen

mellem redegørelsens oplysninger og regionens bogføring samt øvrig dokumentation

(eksempelvis andre eksterne ekspertudtalelser), uden at revisor derudover foretager selv-

stændige vurderinger af eksempelvis projekternes risikoprofiler mv.

Revisionspåtegningerne afgives til regionsrådet, men skal formelt kunne anvendes af både

regionsråd og ministerium.

Rapporteringen redegør for konklusionerne i revisionserklæringerne. Hvis der ikke er for-

behold eller supplerende oplysninger i revisionserklæringerne, oplyses dette. Hvis der er

forbehold og supplerende konklusioner anføres dette i en særlig oversigt, ligesom regio-

nens kommentarer, og hvilke foranstaltninger, der er iværksat for at rette op på forholde-

ne, anføres, jf. Bilag 5.

2.4. Overblik (overordnet kortfattet status)

Afsnittet giver en kortfattet status for projekterne under ét. Status kan eventuelt supple-

res med en skematisk oversigt over de enkelte projekter i form af en sammenfattende

trafiklysrapportering og udviklingsmarkering.

2.5. Rapportering pr. projekt

Kvartalsrapporten pr. kvalitetsfondsprojekt omfatter risikovurdering, økonomi og byggeri-

ets fremdrift. Større ændringer i byggeprojektet og evt. konsekvenser heraf for kvali-

tet/indhold og ny sygehusstruktur beskrives.

Side | 23

Rapportering sker på overordnet niveau, jf. de principper for ledelsesrapportering, som er

anbefalet af KPMG i rapporten ”Økonomisk styring af større sygehusbyggerier” fra 2008.

Det angives for hvert projekt, hvornår styringsmanualen sidst er gennemgået og opdate-

ret:

Angiv dato.

Risikovurdering

Tekstafsnit:

Overordnet opsummering af risikoforhold (gult og rødt kommenteres).

Figur:

Status for risikovurderingen opsummeres i en trafiklysrapportering.

I tekstafsnittet kommenteres centrale risici, og der redegøres for, hvilke initiativer der

igangsættes for at rette op på risikoforholdene, primært med fokus på kommende perio-

de.

Oversigt over projektets risici med trafiklysmarkering, hvor centrale risici medtages (kan

evt. uddybes i bilag til kvartalsrapporteringen.) Risici bør her så vidt muligt vurderes mht.

økonomisk konsekvens. Risici bør så vidt muligt være knyttet til regionsrådets bevillinger,

delprojekter, etaper el.lign., så der er sammenhæng mellem estimat for økonomi og risi-

kovurdering.

Projektets styringsmanual eller tillæg hertil skal beskrive, hvordan projektet håndterer

tvister. Manualen skal beskrive procedurer fra en uenighed mellem bygherre og anden

part opstår til tvisten er afklaret og metode til kvantificering af det forventede udfald af

tvister. Styringsmanualen eller tillæg hertil bør endvidere angive, hvordan bygherre så vidt

muligt sikrer et konstruktivt samarbejdsklima med relevante parter.

Jf. administrationsgrundlaget for Sundheds- og Ældreministeriet er det en forudsætning,

at risikovurderingerne kvalificeres uafhængigt af byggeorganisationen. Kvalificeringen

foretages af et såkaldt Det Tredje Øje (DTØ) og kan foretages af relevante projektuaf-

hængige kompetencer i regionen eller af en ekstern part. DTØ skal som led i den kvartals-

vise risikokvalificering forholde sig til, om der er taget højde for evt. tvister i risikoarbejdet,

og om proceduren beskrevet i styringsmanualen eller tillæg hertil overholdes. DTØ bør

ligeledes vurdere kvaliteten af de forudsætninger, der ligger til grund for kvantificeringen

af tvister. Jf. revisorerklæringen konstaterer revisor herudover, at risikovurderingen er i

overensstemmelse med underliggende dokumentation. De uafhængige vurderinger indgår

som bilag i kvartalsrapporteringen og fremsendes til Sundheds- og Ældreministeriet.

Sundheds- og Ældreministeriet kan pålægge regionen at få foretaget en ekstern vurdering

af proces og metode for håndtering og kvantificering af tvister, såfremt Sundheds- og

Ældreministeriet ikke er betrygget i, at regionens fremgangsmåde giver et tilstrækkeligt

kvalificeret grundlag for vurdering af tvisterne. Regionen kan selv udpege ekstern part.

Til de sidste fire kvartalsrapporter, som Sundheds- og Ældreministeriet modtager, vedlæg-

ges en oversigt over uafklarede tvister mellem bygherre og anden part samt en vurdering

af, at det reserverede beløb med rimelig sikkerhed er tilstrækkeligt, jf. Bilag 3.9. Efter

indsendelse af sidste kvartalsrapport skal regionerne fortsat årligt rapportere på det for-

ventede udfald af tvister, indtil der er sikkerhed for alle udgifter vedr. kvalitetsfondspro-

jektet. Hvis der sker ændringer, såsom afgørelse i en tvist, skal regionerne dog senest et

kvartal efter indsende en opdateret rapportering af det forventede udfald af tvister.

Boks 2: Forklaring af trafiklysrapportering

Trafiklysrapporteringen sammenfatter de risikovurderinger, som løbende udarbejdes i

Side | 24

projektorganisationen (internt og af eksterne rådgivere). Risikovurderingen omfatter føl-

gende tre forhold: Økonomi, tid, kvalitet. Der opereres med følgende definitioner: Grøn =

Projektet er inden for rammerne. Gul = Projektet er inden for rammerne, men der skal

være ekstra opmærksomhed. Rød: Projektet har overskredet rammerne, eller der er væ-

sentlig risiko for at det vil ske.

Trafiklysrapporteringen bygger på de principper, som er anbefalet af KPMG i rapporten

”Økonomisk styring af større sygehusbyggerier” fra 2008.

Forklaring til trafiklysrapporteringen:

Forklaring

Grøn

Projektet er inden for rammerne

Gul

Projektet er inden for rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed

Rød

Projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig risiko for, at det

vil ske

→

Uændret niveau

↑

Forbedret niveau

↓

Forværret niveau

Det bør være en ensartet operationalisering af trafiklysrapporteringen på det enkelte

projekt. Det vil tydeliggøre grundlaget for en given farvemarkering og gøre risikovurdering

gennemskuelig på tværs af projekterne.

Principperne for risikorapportering vil være beskrevet i afsnittet om generelle principper.

Projektets økonomi

Der gives en kortfattet status for projektets samlede økonomi.

Tekstafsnit:

Overordnet økonomisk opsummering (herunder redegørelse for eventuelle

afvigelser fra budgettet).

Skemaer:

Der udarbejdes:

•

Skema 1: Kvartalsstatus på budget, forbrug og byggefremdrift, jf. Bilag 3.1.

Skema 2: Økonomi fordelt på år og delprojekter, jf. Bilag 3.2.

Skema 6: Oversigt til brug for opfølgning på anvendelsen af de deponerede midler

og grundlag for udbetaling, jf. Bilag 3.6.

I tekstafsnittet kommenteres overordnet på udvikling og status for økonomi og fremdrift.

Eventuelle afvigelser kommenteres. Der redegøres alene for seneste kvartals afvigelser.

Hvor relevant angives begrundelse for afvigelse og evt. korrigerende initiativer.

Det kommenteres ligeledes, hvorvidt trækket på decentrale og centrale reserver er på

forventet niveau henset til byggeriets fremdrift.

Eventuelle opmærksomhedspunkter for kommende kvartal kommenteres.

Rapporteringen til Sundheds- og Ældreministeriet om investeringsrammen for det samle-

de byggeri opdeles i delelementer, fx svarende til regionsrådets bevillinger, dvs. delprojek-

ter, etaper, kontrakter, faser eller lignende. Opdelingen i rapporteringen skal afspejle

regionens styring af projektet. Det forudsættes, at hvert delelement klart kan afgrænses

med tilhørende budgetter og milepæls- og tidsplan. Rapportering på delprojek-

Side | 25

tet/fase/bevillingen bør med henblik på at fremme gennemsigtighed være på i størrelses-

ordenen 300-400 mio. kr. og strække sig over ca. 3-4 år. Hvis rapporteringen på delpro-

jekt/fase/bevilling er større end det angivne, drøftes det konkret mellem den enkelte

region og Sundheds- og Ældreministeriet. Tværgående bevillinger til fx bygherreorganisa-

tion og rådgiverudgifter vil naturligt strække sig over hele projektperioden.

Deponerede midler

I Bilag 3.6 er vist et forslag til et skema, som viser det kvartalsvise forbrug af deponerede

midler. Regionen skal i skemaet desuden bekræfte, at der er deponeret midler i forbindel-

se med afhændelse af ejendomme i overensstemmelse med Bekendtgørelse om regional

medfinansiering af kvalitetsfondsinvesteringer i en moderne sygehusstruktur (opdateres

årligt).

Byggeriets fremdrift

Tekstafsnit:

Overordnet opsummering vedrørende byggeriets fremdrift (afvigelser i for-

hold til byggeplaner kommenteres).

Figurer/skemaer:

Der udarbejdes:

•

Figur med tilhørende tabel, som viser økonomisk færdiggørelsesgrad, jf. Bilag 3.7.

Skema med tidsmæssig status for de enkelte etaper/faser, jf. Bilag 3.8.

Af kvartalsrapporten skal der som minimum fremgå en figur og tabel vedr. økonomisk

færdiggørelsesgrad for det samlede projekt. De faktiske observationer afspejles i tabellen.

SUM kan efterspørge figur og tabel for de enkelte faser i byggeriet.

I tekstafsnittet kommenteres status for byggeriets fremdrift og væsentlige afvigelser i

forhold til investeringsprofil/byggeplaner kommenteres. Herunder redegøres kort for

årsager til afvigelse mellem forbrug og investeringsprofil, og der bør redegøres for omfang

af eventuelt ekstraarbejde og træk på reserver. Hvis der er udestående ekstraarbejder i

væsentligt omfang bør det anføres.

Boks 3: Sammenhæng mellem økonomisk forbrug og bygningsarbejder

Der skal ske betaling, hvor der er udført et kontraktmæssigt aftalt arbejde svarende hertil.

Dermed bør den økonomiske fremdrift som udgangspunkt afspejle den fysiske fremdrift

for projektet (færdiggørelsesgrad). De almindeligt anvendte principper for betaling til

entreprenører, fremgår af bestemmelserne i AB92 (Almindelige Betingelser for arbejder

og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed). Her fremgår det om bygherrens betalings-

forpligtelse af § 22:

”Efter skriftlig anmodning til bygherren har entreprenøren én gang hver måned ret til be-

taling for udført arbejde mv. Bygherren skal senest 15 arbejdsdage fra modtagelse af an-

modningen, jf. stk. 11, betale det beløb, der på byggepladsen er ydet kontraktmæssige

arbejder og materialer for”.

Rådgiveren kontrollerer, at fremdriften er i overensstemmelse med entreprenørens angi-

velser, inden udbetaling finder sted. Fremdriften drøftes på byggemøderne.

Figur med tidsmæssig status

I en oversigt vises tidsmæssig status for byggeriets etaper/faser og centrale milepæle. Et

eksempel på et to-årigt projekt er vist i Bilag 3.8. Oversigten viser udvikling indtil rapporte-

ringstidspunktet samt den planlagte færdiggørelse af byggeriet, opdelt på fase. Det mar-

Side | 26

keres med trafiklys, i hvilket omfang den senest reviderede tidsplan er fulgt eller kan for-

ventes fulgt (grøn=tidsplanen følges, gul=tidsplanen følges, men øget risiko for forsinkel-

ser, rød=forsinkelser). I det omfang, der sker ændringer i tidsplanen, kommenteres dette i

teksten.

Kvalitet og indhold

Byggeprojekterne skal gennemføres på en måde, så de kan realisere de gevinster og funk-

tionskrav mv., der er stillet i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden. I

afsnittet kan uddybes eventuelle væsentlige ændringer i byggeprojektet, fx indløste be-

sparelsesforslag. Der kan redegøres for evt. konsekvenser i forhold til tid og kvalitet i for-

hold til det, der er forudsat i de enkelte bevillinger. Det bør bemærkes, hvis justeringer i

byggeprojektet har konsekvenser for den nye sygehusstruktur jf. årlig rapportering af

stamdata. Udviklingen i kvalitet/indhold vil også blive markeret i trafiklysrapporteringen i

forbindelse med risikovurderingen (jf. ovenfor).

2.6. Generelle principper

Her redegøres for generelle forudsætninger og principper for opgørelser og tabeller, her-

under:

•

Regnskabsmæssige principper, herunder for dispositionsregnskab.

Anvendt metode til opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad.

Forudsætninger for risikooversigter (trafiklysrapportering).

Definitioner af tabelindhold (relationer til kontoplan).

Principper for fordeling af udgifter mellem kvalitetsfondsprojektet og tilgrænsen-

de projekter. Tilgrænsende projekter kan både være

projekter, der etableres i tilknytning til kvalitetsfondsprojektet, hvor der fx

er fælles udgifter til byggepladsfaciliteter, forsyningsledninger eller area-

ler i det færdige byggeri, og

fællesregionale projekter, herunder især forsyningsfunktioner, der etable-

res med henblik på at betjene kvalitetsfondsprojektet, og som kan be-

tragtes som en forudsætning for at kvalitetsfondsprojektet kan betegnes

som et fuldt funktionsdygtigt sygehus.

Hvis der er udarbejdet en omkostningsfordeling jf. ovenstående skal regionen

meddele, om projektets revision finder modellen rimelig og administrerbar.

•

Reservestrategi, herunder

Strategi for allokering af likvide reserver ved projektets start

Strategi for frigivelse af likvide reserver i løbet af projektperioden

Strategi for arbejdet med prioriterings- og besparelseskatalog

I det omfang, regionen ikke finder det hensigtsmæssigt at redegøre for alle ovenstående

forhold i selve kvartalsrapporten, skal der i afsnittet om generelle principper henvises

konkret til, hvor de pågældende principper er beskrevet (fx i projektets styringsmanual,

afsnit XX).

I enkelte tilfælde gennemføres der også lokale ombygninger/nybyggeri på samme matrik-

ler, som ikke er finansieret af kvalitetsfonden. Rapporteringen og bevillingsopfølgningen

Side | 27

sker adskilt for byggerierne. Den kvartalsrapport, som indberettes til staten, omfatter

derfor kun forhold vedrørende det pågældende kvalitetsfondsbyggeri.

Side | 28

Bilag 2. Koncept for opfølgning på effektiviseringskravene

I de endelige tilsagn for kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier indgår et effektivise-

ringskrav. Sundheds- og Ældreministeriet skal følge op på regionernes arbejde med at

realisere de effektiviseringsgevinster, som er forudsat i de endelige tilsagn til kvalitets-

fondsstøttede sygehusbyggerier. Dette med henblik på, at regionen i forbindelse med det

kvalitetsfondsstøttede projekt kan realisere en effektivisering i tilknytning til investerin-

gen.

1. Formål med Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning

Det fremgår af administrationsgrundlaget for de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier,

at ”effektiviseringsgevinsterne skal kunne henføres direkte til den kvalitetsfondsstøttede

investering og kunne henføres til tiltag igangsat efter det endelige tilsagn.”

Det muliggør, at effektiviseringerne kan adskilles fra de almindelige, løbende produktivi-

tetsforbedringer i sygehusvæsenet, og at regionerne kan henregne forskellige effektivise-

ringsinitiativer, som både vedrører de konkrete byggerier og de strukturelle ændringer,

som sygehusinvesteringerne indgår i. Sundheds- og Ældreministeriet skal betrygges i, at

effektiviseringsgevinster som forudsat fuldt ud kan realiseres som finansieringsbidrag til

ny sygehusaktivitet i år 1 efter ibrugtagelsen. Derfor skal Sundheds- og Ældreministeriet

løbende følge op på, at regionerne arbejder med realistiske mål og robuste planer for

gevinstrealiseringen. Opfølgningen indgår dermed som led i Sundheds- og Ældreministeri-

ets øvrige tilsyn med, at projekterne er realistiske og robuste inden for tilsagnsrammen.

Regionerne skal inden for overordnede kategorier opgøre og beskrive de forventede ef-

fektiviseringsgevinster samt strategien for at realisere dem. Der skal være fokus på, hvilke

centrale aktiviteter regionerne forventer at igangsætte for at realisere gevinsterne, og

hvordan der løbende kan følges op på, at arbejdet forløber planmæssigt, og at effektivise-

ringsgevinsterne realiseres som forudsat. Sundheds- og Ældreministeriet vil således have

fokus på, om regionerne arbejder målrettet med at udvikle driftsorganisationen på syge-

husene til de nye vilkår, i samarbejde med projektorganisationen.

1.1. Anvendelse af rapporteringen

Sundheds- og Ældreministeriet vil anvende rapporteringen som del af den generelle vur-

dering af, hvorvidt projekterne fortsat opfylder tilsagnsbetingelserne.

Rapportering om manglende opfyldelse af effektiviseringskravet udgør et tilsagnsbrud, der

derfor vil medføre sanktioner, på linje med øvrige brud på tilsagnsbetingelserne. Det be-

mærkes, at projekterne forventeligt kan have behov for at tilpasse den planlagte fordeling

af effektiviseringsgevinsterne på indsatsområder, efterhånden som projektet udvikler sig.

Det centrale for Sundheds- og Ældreministeriet er opnåelse af det nominelle krav samt

betryggelse på baggrund af aktuelle rapporteringer på effektiviseringsarbejdet.

Sundheds- og Ældreministeriet vil medvirke til at formidle de tværgående erfaringer og

resultater ved at stille data fra rapporteringen til rådighed for regionerne til brug for læ-

ring og til eventuelt at udvælge strategiske indsatsområder for det videre arbejde.

2. Krav til opfølgning på realisering af effektiviseringsgevinster

Vedr. effektiviseringspotentialet i kvalitetsfondsbyggerierne finder Ekspertpanelet, at det

generelt gælder, at det fastsatte effektiviseringskrav til projektet skal være afledt direkte

af investeringen og henføres til tiltag igangsat efter det endelige tilsagn, således at base-

Side | 29

line-året udgøres af det driftsbudgetår, som effektiviseringskravet i det endelige tilsagn er

beregnet efter. Der skal være tale om en effektivisering, der ligger ud over de almindelige

løbende produktivitetsforbedringer i sygehusvæsenet.

Effektiviseringskravet fastsættes iht. de endelige støttetilsagn som et fast beløb, der (inkl.

pl-regulering med sundheds-pl’et ekskl. medicintilskud) ”skal realiseres i år 1 efter ibrug-

tagelsen. Gevinsten vil indgå som finansieringsbidrag af ny sygehusaktivitet og indgår

dermed ikke i finansieringen af byggeriet.” Der er tale om et netto-effektiviseringskrav.

2.1. Opdeling i kategorier

Beskrivelserne af regionernes effektiviseringsarbejde skal være opdelt i 3 overordnede

kategorier: bygningsrelaterede, strukturelle og organisatoriske effektiviseringer. De over-

ordnede kategorier opdeles yderligere af regionen på en række indsatsområder. Under-

opdelingen har til formål at skabe gennemsigtighed i væsentlige aktiviteter. Rapporterin-

gen forventes at være på et rapporteringsniveau, som svarer til regionernes redegørelse af

effektiviseringspotentiale i forbindelse med ansøgning til endeligt tilsagn.

Underopdelingen kan f.eks. tage udgangspunkt i følgende opdeling:

Eksempel på opdeling:

Bygningsrelaterede

1. Bygningsudgifter

2. Transport

Organisatoriske

3. Reduceret sygefravær

4. Patientsikkerhed

5. Logistik/IT

6. Centralisering af funktioner og fusioner

7. Optimeret patientforløb (reduceret liggetid og indlæggelser)

Strukturelle

8. Nedlæggelse af sygehusmatrikler

2.2. Beskrivelse af effektiviseringstiltag

Rapporteringen vil afspejle projektets stade. For de fleste projekter vil det være hensigts-

mæssigt at fokusere på konkrete og realistiske organisationsforandringsprojekter og

sammenhæng mellem drifts- og projektorganisation på sygehusene. Det centrale i opfølg-

ningen vil derfor også være, om projekterne arbejder målrettet med at udvikle organisati-

onen til de nye vilkår. For at kunne vurdere projekternes implementeringsstrategi skal

følgende centrale forhold beskrives, for hvert relevant indsatsområde:

•

centrale aktiviteter og nødvendige organisatoriske tiltag

•

tidsplan for centrale aktiviteter og eventuelle delmål

•

vurdering af om tidsplaner overholdes og at centrale aktiviteter effektueres og

eventuelle delmål opnås, med henvisning til risikovurderingen, jf. nedenfor

2.3. Risikovurdering

Effektiviseringskravet indgår som en tilsagnsbetingelse for de kvalitetsfondsstøttede syge-

husbyggerier, og arbejdet med at realisere effektiviseringsgevinster indgår således som en

Side | 30

integreret del i projekternes risikostyringsarbejde. Risikoarbejdet skal bl.a. afdække hvor

stor risiko, der er forbundet med såvel projektets samlede effektiviseringsarbejde som de

centrale aktiviteter. Dette med henblik på, at tiltag, som har den økonomisk største be-

tydning og højeste risiko, tildeles særlig opmærksomhed.

3. Afrapporteringens format

Rapporteringen forventes at være på et rapporteringsniveau, som svarer til regionernes

redegørelse af effektiviseringspotentiale i forbindelse med ansøgning til endeligt tilsagn.

Rapporteringen skal således omfatte en oversigt over de forventede effektiviseringsgevin-

ster opdelt på de tre overordnede kategorier og en efterfølgende beskrivelse på den valg-

te underopdeling.

Rapportering vedr. effektiviseringsarbejdet skal omfatte en oversigtstabel af effektivise-

ringstiltag jf. Bilag 3.14 samt en skematisk beskrivelse af hvert enkelt tiltag jf. Bilag 3.15.

Side | 31

Bilag 3. Skemaer til udbetalingsanmodning samt standardrapportering

Oversigt over skemaer til udbetalingsanmodning og standardrapportering

Skema

Skema 1 – Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift

Skema 2 - Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet

Skema 3 - Projektets prioriterings- og besparelseskatalog

Skema 4 - Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagn

Skema 5 - Oversigt over ejendomme til afhændelse

Skema 6 - Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler

Skema 7 - Økonomisk færdiggørelse

Skema 8 - Tidsmæssig fremdrift

Skema 9 - Tvister

Stamkort F1 - Oversigt over kvalitetsfondsprojektets areal og kvadratmeterpriser

Stamkort F2 - Oversigt over sengepladser i kvalitetsfondsprojektet og samlet hospital

Stamkort F3 - Forventet behandlingskapacitet i samlet hospital

Stamkort F4 - Udnyttelsesgrader i samlet hospital

Effektiviseringsskema A – oversigtstabel af effektiviseringstiltag

Effektiviseringsskema B – beskrivelse af hvert enkelt effektiviseringstiltag

Bilag

Bilag 3.1

Bilag 3.2

Bilag 3.3

Bilag 3.4

Bilag 3.5

Bilag 3.6

Bilag 3.7

Bilag 3.8

Bilag 3.9

Bilag 3.10

Bilag 3.11

Bilag 3.12

Bilag 3.13

Bilag 3.14

Bilag 3.15

Side | 32

Oversigt over rapporteringskadence

Rapporteringstype

Udbetalingsanmodning

Standardrapportering

- kvartalsvis rapportering

Skema 1-2

Skema 6-8

Skema 9 (sidste fire rapporter)

Skema 3-4

Effektiviseringsskema A og B

Skema 5

Stamkort F1-F4

Skema 9

Bilag 3.1-3.2

Bilag 3.6-3.8

Bilag 3.9

Bilag 3.3-3.4

Bilag 3.14-3.15

Bilag 3.5

Bilag 3.10-3.13

Bilag 3.9

Bilag 6

Efter indsendelse af sidste kvartalsrapport skal regionerne fortsat årligt indsende

skema 9, indtil der er sikkerhed for alle udgifter vedr. kvalitetsfondsprojektet.

Rapportering indsendes i forbindelse med kvartalsrapporteringen for 4. kvartal.

Regionen kan evt. indsende dette i forbindelse med førstkommende kvartalsrapporte-

ring.

Rapporteringsskemaer

Skema 2-6

Stamkort F1-F4

Kilde

Bilag 3.2-3.6

Bilag 3.10-3.13

Bemærkning

- rapportering vedr. specifikke forudsætninger

- rapportering vedr. effektiviseringsgevinster

- rapportering ved centrale faseovergange

- rapportering ved bevillingsafslutning

- evalueringsrapport

Regionen kan desuden vælge at angive generelle forudsætninger og principper for opgørelser og tabeller samt eventuelle bemærkninger.

Side | 33

Bilag 3.1. Skema 1 – Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift

Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift

Samlet budget

Oprindeligt

budget

Korrigeret

budget*

(a)

Forbrug til

dato

(b)

Forbrug og udgiftsbehov

Disponeret

forbrug til

dato

(c)

Forventet

resterende

forbrug

(d)

Forventet

samlet for-

brug

(e=b+c+d)

Evt. differen-

ce:

budget og

forventet

forbrug (a-e)

Byggeriets fremdrift (stade)

Planlagt færdiggø-

relsesgrad

Realiseret færdig-

gørelsesgrad

------------------------- Mio.kr., faste priser (20xx-pl) -----------------------

Delprojektoversigt

Delprojekt A

Delprojekt B

Delprojekt C

Delprojekt D

Delprojekt E

Reserve til regionsrådets disposition

Reserve til prisregulering

Evt. andre relevante reserveposter

I alt investeringsramme, jf. tilsagnsvilkår

Donationer

* Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget.

--------Pct.---------

Side | 34

Vejledning

Skema 1 er en samlet kvartalsvis status for projektets samlede økonomi og fremdrift.

Formålet

med denne opgørelse er at give betryggelse for, at der kvartalsvist tages stilling til, at forudsatte leverancer kan håndteres med den givne økonomi på den enkelte bevil-

ling/delprojekt, og at eventuelle omprioriteringer sker rettidigt indenfor totalrammen.

I skemaet angives samlet projektøkonomi, så kolonnen

”oprindeligt budget”

samt

”korrigeret budget”

hver især vil summere til den samlede investeringsramme. Sammenligning af disse

kolonner vil beskrive ændringer i projekternes overordnede budget. Med mindre andet er angivet i afsnit om generelle principper, er grundlag for oprindeligt budget, det budget der er angi-

vet ved udbetalingsanmodningen.

Kolonnerne

”forbrug til dato”, ”disponeret”

samt

”forventet resterende forbrug”

skal summere til kolonnen

”forventet samlet forbrug”.

Disponeret forbrug viser udgifter, som ikke er bog-

ført endnu, men hvor der er indgået en bindende aftale om leverance. De nærmere principper for opførelsen heraf vil være beskrevet i afsnit 6 om generelle principper.

I kolonnen

”forventet resterende forbrug”

skal det vurderes, om det med den resterende bevilling er muligt at gennemføre de opgaver, som er forudsat leveret med den givne økonomi,

eller om der er behov for justering af leverancekrav eller bevillingens størrelse. Det er centralt, at den projektansvarlige herunder vurderer behov knyttet til ikke godkendte, men fremsatte

ekstrakrav samt forudsatte ekstraudgifter og uforudsigelige ekstraudgifter. Opgørelsen over ”forventet resterende forbrug” sammenlignes med

”korrigeret budget”

i kolonnen

”Difference:

korrigeret budget og forventet forbrug”.

Et evt. forventet merforbrug på status kan håndteres fx ved reduktion i kvalitet/leverancer, omprioritering mellem bevillinger eller brug af reserver.

Det er også muligt, at håndtering udestår. Løbende justeringer vil være helt forventelige, de forklares og skal håndteres inden for den samlede projektøkonomi.

Endelig vurderes byggeriets

”Realiserede færdiggørelsesgrad”

i forhold til

”Planlagt færdiggørelsesgrad”

for kvartalet. Angivelsen af projektets fysiske færdiggørelsesgrad bør være baseret

på projektledelsens vurdering af projektets fremdrift mht. tidsplan og betalingsbelagte milepæle mv. (byggeriets stade). Formålet er at belyse sammenhængen mellem økonomisk forbrug

(inklusive ekstraarbejder mv.) og byggeriets faktiske færdiggørelse. Derudover skal kolonnerne vise, hvor langt projektet er i forhold til den planlagte fremdrift. Pct.-angivelsen baseres på en

samlet vurdering. Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad angives i afsnit 6 om generelle principper. Ud for rækken ”I alt investeringsramme, jf. tilsagnsvilkår”

angives den samlede planlagte og realiserede færdiggørelsesgrad for hele projektet.

Tabellen opgøres i faste priser. Det indebærer, at både budget og forbrug løbende opskrives til det år, kvartalsrapporten omhandler. Reguleringen sker med det regionale anlægs-pl i over-

ensstemmelse med Finansministeriets udmelding herom.

Side | 35

Bilag 3.2. Skema 2 - Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet

Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet

Dato:

Projekt:

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

I alt

Mio. kr.

(09-pl)

Andel

af total

Pct.

Fase

------------------------------------- Mio. kr. (årets priser) -------------------------------------

PL-indeks

Delprojekt A

Delprojekt B

Delprojekt C

Delprojekt D

Centrale reserver

I alt investeringsramme, jf. tilsagns-

vilkår

- heraf reserver i alt

- heraf IT, udstyr, apparatur mv.*

Prioriterings- og besparelseskatalog

Donationer

*Feltet ”I alt 09-pl” beregnes som summen af det årlige afløb i faste priser. Fastprisberegningen foretages på baggrund af en årlig stigning på 0 pct. fra 2009-14, herefter benyttes den årlige stigningstakst på det

regionale anlægsområde med 2014 som basisår.

Side | 36

Vejledning

I Skema 2 periodiseres investeringsrammen over projektperioden fordelt på delprojekter/faser/bevillinger. Investeringsrammen opdelt i delprojekt/fase/bevilling angives svarende til ske-

ma 1.

Formålet

er at give en oversigt over økonomi og projektets forløb over tid. Skemaet skal løbende opdateres, så det afspejler udgifternes placering på tid og delprojekter/bevillinger.

I skemaet skal indsættes PL-indeks (regionalt anlægs-pl) for det pågældende år med 2009 som basisår.

Centrale reserver angives opdelt på de kategorier, regionen anvender (fx risikopulje, regionsrådets reserve og pl-reserve). Der må som udgangspunkt ikke være negative reserver eller pul-

jer. Hvis der er angivet negative reserver eller puljer (fx til registrering af pl-forskelle), skal det angives i rapporteringen, hvordan regionen konkret forventer at neutralisere reserven.

Prioriterings- og besparelseskataloget -listen angives med det totale beløb, det vil være muligt at indløse i nævnte år. Det vil afspejle, at prioriteringsmuligheder udløber over perioden.

Reserver i alt

angives for at skabe overblik over samlede reserver - både centrale og decentrale.

Delrammen til

it, udstyr, apparatur mv.

angives, da opfyldelse heraf er en særskilt tilsagnsbetingelse.

Fase/status for hvert enkelt delprojekt skal angives. Den angivne fasebeskrivelse skal afspejle projektets styring, fx følgende:

•

Dispositionsforslag

•

Projektforslag

•

Forprojekt (myndighedsprojekt)

•

Udbud

•

Udførelse

•

Aflevering

•

Ibrugtaget

•

Regnskab afsluttet

De foreslåede faser tager udgangspunkt i ydelsesbeskrivelsen for byggeri og planlægning 2012 fra Danske Arkitekter og Foreningen af Rådgivende Ingeniører.

Indeværende samt fremtidige år angives i budgettal, mens der i afsluttede år anvendes realiseret forbrug. Kolonnen

”I alt”

opgør udgifterne pr. delprojekt i årets priser, mens kolonnen

”I

alt i 09 P/L”

opgør udgifter pr. delprojekt i 09 P/L, til sammenligning med det oprindelige tilsagn.

Skemaet indgår i den kvartalsvise rapportering.

Feltet ”I alt 09-pl” for posten ”heraf it, udstyr og apparatur mv.” beregnes som summen af det årlige afløb i faste priser. Fastprisberegningen foretages på baggrund af en årlig stigning på 0

pct. fra 2009-14, herefter benyttes den årlige stigningstakst på det regionale anlægsområde med 2014 som basisår.

Side | 37

Én gang årligt vil skemaet blive suppleret med et overblik over projektets indtægter ved at angive træk på midler fra kvalitetsfonden samt regionernes låneadgang og hensættelser.

Side | 38

Bilag 3.3. Skema 3 - Projektets prioriterings- og besparelseskatalog

Skema 3: Projektets prioriterings- og besparelseskatalog jf. tilsagnsbetingelserne

Dato:

Projekt:

Nr.

Beskrivelse

Delprojekt

Forventet anlægsøkonomisk konsekvens

(mio. kr., årets priser)

Forventet konsekvens for den efter-

følgende drift

Sluttidspunkt for at benytte den pågældende

besparelsesmulighed

Vejledning

Jf. tilsagnsbetingelserne skal regionen udarbejde et katalog over mulige tilpasninger i projektet.

Formålet

med skema 3 er at give overblik over prioriterings- og besparelseskataloget. Dette opnås ved at opliste besparelsesforslag i prioriteret rækkefølge og for hvert emne beskrive ind-

hold og relevant delprojekt. Der angives nettobeløb under anlægsøkonomisk konsekvens, og under konsekvenser for drift beskrives eventuelle væsentlige ændringer i forhold til fx tid og

kvalitet. Særligt bør det bemærkes, hvis prioriterings- og besparelseskataloget har konsekvenser ift. de overordnede formål med kvalitetsfondsbyggeriet, jf. tilsagnsgrundlaget. Der angives

sluttidspunkt for indløsning.

Side | 39

Bilag 3.4. Skema 4 - Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagn

Skema 4: Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagnsbetingelserne

Dato:

Projekt:

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

I alt

Mio. kr.

(09-pl)

Andel af

total

pct.

------------------------------ mio. kr. (årets priser) ------------------------------

PL indeks

Patientrettet udstyr

Øvrigt udstyr 1

Øvrigt udstyr 2

…

I alt

Vejledning

Jf. tilsagnsbetingelserne er der for hvert projekt afsat en bestemt andel af tilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv. Som beskrevet i administrationsgrundlaget

skal der følges op på anvendelsen af tilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv. Mindst 70 pct. af rammen til it, udstyr og apparatur mv. skal anvendes til patientrettet udstyr, jf. definiti-

on af patientrettet udstyr i afsnit 6.1 ovenfor.

Formålet

med skema 4 er at skabe overblik over, hvordan tilsagnsrammen udnyttes til it, udstyr og apparatur mv., samt hvornår udgifterne falder i løbet af projektet.

Derfor skal tilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv. underopdeles i hovedtyper af anskaffelser samt år.

Side | 40

Bilag 3.5. Skema 5 - Oversigt over ejendomme til afhændelse

Skema 5: Oversigt over ejendomme til afhændelse

Dato:

Projekt:

Adresse

Matrikelnummer

Årstal for fraflytning Areal der frasælges

(m )

Offentlig vurdering,

mio. kr. (årets priser)

Eventuelle bindinger

Solgt (ja/nej) samt

evt. salgspris

Vejledning

I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst ejendomme til afhændelse i projektet.

Formålet

med skema 5 er at følge op på disse oplysninger, eftersom at provenu og overdragelsesværdier fra salg af ejendomme skal anvendes til nedbringelse af evt. belåning af regionens

kvalitetsfondsstøttede projekter, jf. Bekendtgørelse om regional medfinansiering af kvalitetsfondsinvesteringer i en moderne sygehusstruktur (opdateres årligt). I skemaet oplyses matrikel-

nummer, årstal for fraflytning, areal der frasælges, offentlige vurdering og bindinger på de ejendomme, der afhændes i forbindelse med kvalitetsfondsbyggerierne. Endvidere angives om

ejendommen er solgt og til hvilken pris.

Side | 41

Bilag 3.6. Skema 6 - Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler

Skema 6: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler

Dato:

Projekt:

Mio. kr. (årets priser)

Fkt. 6.32.27

Region X

Fkt. 6.32.27

903 Tilskud vedr. kvali-

tetsfondsinvesteringer

904 Lån vedr. kvalitets-

fondsinvesteringer

905 Egenfinansiering

vedr. kvalitetsfonds-

investeringer

906 Frigivelse vedr.

kvalitetsfonds-

investeringer

907 Renter af deponerede

beløb vedr. kvalitetsfonds-

investeringer

900 Renter af hensatte

beløb

901 Hensættelser vedr.

kvalitetsfonden

902 Overført til projektspecifik egenfinansie-

ring

Kvalitetsfondsprojekt 1

Kvalitetsfondsprojekt 2

…

Total

Nuværende

beholdning

Deponeret ifm. afhændelse af ejendomme

Forventet forbrug

PL-indeks

Total

Vejledning

Jf. tilsagnsbetingelserne er udbetaling af midler fra kvalitetsfonden betinget af korrekt deponering.

Side | 42

Samlet set

kvartal 1

(X. kvartal 20XX)

kvartal 2

(X. kvartal 20XX)

kvartal 3

(X. kvartal 20XX)

kvartal 4

(X. kvartal 20XX)

Formålet

med skema 6 er at give overblik over regionens deponering samt den forventede investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Skemaet udfyldes med opdaterede statusoplysnin-

ger fra de relevante autoriserede funktioner, grupperinger og omkostningssteder for den enkelte region.

Udbetalt overdragelsesværdi samt andel af nettoprovenu fra salg af ejendomme tilknyttet kvalitetsfondsprojekter deponeres på særskilte konti i et pengeinstitut efter reglerne i budget- og

regnskabssystemet for regioner, jf. Bekendtgørelse om regional medfinansiering af kvalitetsfondsinvesteringer i en moderne sygehusstruktur (opdateres årligt). Regionen bekræfter, at der

er deponeret midler i overensstemmelse med bekendtgørelsen ved at oplyse regionens deponering ifm. afhændelse af ejendomme, herunder den nuværende beholdning og den samlede

deponering over tid.

Nederst udfyldes forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler for de enkelte kvalitetsfondsstøttede projekter til brug for fastlæggelse af udbetaling samt låneadgang.

Side | 43

Bilag 3.7. Skema 7 - Økonomisk færdiggørelse

Tabel – økonomisk færdiggørelse

Investerings-profil,

År

mio. kr. (årets priser)

2010

Andel af

total, pct.

Revideret investerings-

Andel af

Forbrug

profil, mio. kr. (årets priser) total, pct.

2,5

100

120

180

220

260

350

360

450

500

520

700

800

1.100,00

Andel af

total, pct.

0,1

0,2

0,4

1,1

1,3

2,2

3,3

3,7

4,4

6,7

8,1

9,6

13,3

16,7

18,5

19,3

25,9

29,6

40,7

2011

0,1

2012

1,5

2013

143

5,1

143

5,1

2014

350

12,5

350

12,5

2015

700

2016

2017

2018

2019

2020

2021

1.300

1.800

2.300

2.700

2.800

46,4

64,3

82,1

96,4

100

1.300

1.700

2.200

2.600

2.700

2.800

46,4

60,7

78,6

92,9

96,4

100

Side | 44

Figur - økonomisk færdiggørelse (årets priser)

Vejledning

I en figur med økonomisk færdiggørelsesgrad vises det faktiske forbrug kvartalsvis i forhold til den oprindelige og den reviderede investeringsprofil for projektets totaløkonomi.

Figuren indeholder tre grafer:

1) Projektets samlede forbrug.

2) Den oprindelige investeringsprofil (den investeringsprofil, der fremgår af udbetalingsanmodningen).

3) Seneste reviderede og godkendte investeringsprofil.

Side | 45

Bilag 3.8. Skema 8 - Tidsmæssig fremdrift

2011

2012

2013

2014

Status

J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Færdigprogrammering

Dispositionsforslag

Rumprogrammering

Projektforslag

ETAPE 0

Projektering

Udbud

Udførelse

ETAPE 1

Projektering

Udbud

Udførelse

Idriftssættelse

ETAPE 0

Beskrivelse af indhold

ETAPE 1

Beskrivelse af indhold

Side | 46

Bilag 3.9. Skema 9 - Tvister

Er det reserverede beløb med rimelig sikkerhed tilstrækkeligt (sæt kryds):

Projekt:

Dato:

Nr.

Sagsreference

(a)

I alt

Krav mod

bygherre (b)

Bygherres krav

(c)

Vurdering af krav,

best case (d)

Vurdering af krav,

most likely (e)

Vurdering af krav,

worst case (f)

Reservation (g)

Procesomkostninger

(h)

Forventet

afslutning (i)

Status / bemærkninger (j)

Ja [ ] Nej [ ]

-------------------------------- mio. kr. (20xx-pl) --------------------------------

Vejledning

I skemaet anføres alle uafklarede tvister i det pågældende projekt, dvs. både tvister, som er berammet til voldgift, og tvister, der pågår i projektet, forsikringssager mv. Som udgangspunkt

udfyldes én række pr. tvist, men mindre tvister kan grupperes. Under kolonnen (a) angives modpart eller anden relevant beskrivelse af tvist. I kolonne (b) og (c) anføres beløbet af de omtvi-

stede krav, dels krav mod bygherre og dels bygherres krav. I kolonne (d), (e) og (f) anføres regionens vurdering af tvistens udfald. I kolonne (g) anføres den reservation, som regionen har

foretaget til den pågældende tvist. Som udgangspunkt skal kolonne (d), (e), (f) og (g) udfyldes for hver tvist, men hvis regionen finder det uhensigtsmæssigt, kan skemaet blot anføres med

en sum under ”I alt”-rækken. I kolonne (h) anføres den samlede udgift til procesomkostninger, dvs. både realiserede og skønnede udgifter. Såfremt det ikke giver mening at rapportere pro-

cesomkostninger på hver enkel tvist, angives blot den totale omkostning under ”I alt”-rækken. I kolonne (i) angives regionens forventning til, hvornår tvisten er afklaret. I kolonne (j) angives

status eller eventuelle bemærkninger.

Skema 9 kan behandles som lukket punkt på regionsrådsmødet.

Side | 47

Bilag 3.10. Stamkort F1 - Oversigt over kvalitetsfondsprojektets areal og kvadratmeterpriser

Stamkort F1: Oversigt over kvalitetsfondsprojektets areal og kvadratmeterpriser

Fase:

Dato:

Projekt:

Areal (brutto)

Nybyggeri

Kvadratmeterpris

Nybyggeri

Ombygning

Nybyggeri

Udgift

Ombygning

Residual

Ombygning

Status ved endeligt tilsagn

Eksempel: Status ved godkendelse af projektfor-

slag, jf. RR dd.mm.åååå

Eksempel: Status ved tilførsel af funktioner,

jf. RR

dd.mm.åååå.

------------ m ------------

I alt

(totalramme)

-------------------------------------------------------- Kr. (09-pl) --------------------------------------------------------

Vejledning

I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn har regionen oplyst areal og kvadratmeterpriser for projektet.

Formålet

med stamkort F1 er at skabe overblik over ændringer i byggeriets størrelse og deraf følgende økonomiske konsekvenser i form af ændret kvadratmeterpris. Der kan tilføjes rækker,

som passer til det enkelte projekt. Skemaet skal vise, hvordan areal og kvadratmeterpris har udviklet sig siden endeligt tilsagn. Der skal angives en samlet status for projektet ved relevante

milepæle, fx godkendelse af projektforslag, tilførsel af funktioner mv.

Kvadratmeterpris opgøres som budget/areal. Projektets samlede udgift skal dermed stemme med totalrammen.

Side | 48

Bilag 3.11. Stamkort F2 - Oversigt over sengepladser i kvalitetsfondsprojektet og samlet hospital

Stamkort F2: Oversigt over antal sengepladser, operationsstuer og ambulatorierum i kvalitetsfondsprojektet og samlet hospital

Fase:

Dato:

Projekt:

Oplyst ved ansøgning om endeligt tilsagn

Forventet antal Heraf i kvalitets- Heraf i kvalitets-

i samlet hospi- fonds-støttet

fonds-støttet

tal ved ibrug-

nybyggeri

ombygning

tagning

Somatiske senge

-heraf senge i FAM

Intensivpladser

Psykiatriske senge

Evt. øvrige senge (angiv kategori)

I alt

Patienthotelsenge

Operationsstuer

Ambulatorierum

Vejledning

I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst antal og fordeling af sengepladser for projektet.

Formålet

med stamkort F2 er at skabe overblik over eventuelle ændringer i de planlagte sengepladser for det kommende samlede hospital ved ibrugtagning og kvalitetsfondsprojektets

andel. Det skal oplyses, hvor mange sengepladser der er planlagt, fordelt på sengetyper samt eventuelt forudsat belægningsprocent. Det angives, hvis der sker ændringer i antallet af senge

og eventuelt forudsat belægningsprocent, og der bør samtidig redegøres for tilpasningens betydning for projektets forudsatte funktioner i forhold til den nye sygehusstruktur. Senge skal

opgøres efter principperne i SSI’s vejledning ”Fællesindhold for indberetning af sengepladser for offentlige sygehuse”.

Forventet

belægnings-

procent i sam-

let hospital ved

ibrugtagning

Evt. revideret ved faseovergang 1

Forventet antal Heraf i kvalitets- Heraf i kvalitets-

i samlet hospi- fonds-støttet

fonds-støttet

tal ved ibrug-

nybyggeri

ombygning

tagning

Forventet be-

lægnings-

procent i sam-

let hospital ved

ibrugtagning

Evt. rev.

fase 2

Side | 49

Bilag 3.12. Stamkort F3 - Forventet behandlingskapacitet i samlet hospital

Stamkort F3: Forventet behandlingskapacitet i samlet hospital

Fase:

Dato:

Projekt:

Oplyst ved ansøgning om endeligt tilsagn

2007

Forventet dag- og ambulant behandling (antal)

Forventet antal sengedage (antal)

Forventet antal indlæggelser (antal)

Forventet liggetider (gns. antal dage med 1 decimal)

Vejledning

I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn har regionen for hvert projekt angivet forudsætninger for den forventede fremtidige behandlingskapacitet.

Formålet

med stamkort F3 er at følge op på de forudsatte mål for behandlingskapacitet, jf. tilsagnsbetingelserne.

Eventuelle ændringer i den forventede behandlingskapacitet anføres og begrundes.

Evt. mellemliggende

år

2020

Evt. revideret ved faseovergang 1

Evt. mellemliggende

år

2020

Evt. rev. fase

Side | 50

Bilag 3.13. Stamkort F4 - Udnyttelsesgrader i samlet hospital

Stamkort F4: Udnyttelsesgrader i samlet hospital

Fase:

Dato:

Projekt:

Eksisterende struktur

Udnyttelsesgrader, operationsrum (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Åbningstid i ambulatorier (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Udnyttelsesgrad for undersøgelsesrum mv. (pct.)

Udnyttelsesgrader apparatur (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Konv. røntgen (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Angiografi (antal dage pr. år og timer pr. dag)

CT scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Ultralyd scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)

MR scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)

PET scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Evt. andet større apparatur (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Vejledning

I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst udnyttelsesgrader for det samlede hospital.

Formålet

med stamkort F4 er at følge op på de udnyttelsesgrader i hhv. den eksisterende struktur og ved ibrugtagning, som er forudsat i tilsagnsbetingelserne. Der angives forventede ud-

nyttelsesgrader for forskellige rum samt forskellige typer apparatur.

Eventuelle ændringer i den forventede produktion eller i udnyttelsesgraden af udstyret skal oplyses.

Ved ibrugtagning

Side | 51

Bilag 3.14. Effektiviseringsskema A – oversigtstabel af effektiviseringstiltag

Effektiviseringsskema A: oversigtstabel af effektiviseringstiltag

Indledende faser

Ansøgning om

(konkurrence/

Dispositionsforslag Projektforslag

endeligt tilsagn

byggeprogram)

Udførelse

Ibrugtagning

Gruppering

(Organisatorisk/

Bygningsrelateret/

Strukturelt)

Mio. kr., 20XX-priser

1 Tiltag

2 Tiltag

2.1 Undertiltag

2.2 Undertiltag

3 Tiltag

3.1 Undertiltag

3.2 Undertiltag

4 Tiltag

4.1 Undertiltag

4.2 Undertiltag

Organisatoriske effektiviseringsgevinster i alt

Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster i alt

Strukturelle effektiviseringsgevinster i alt

Side | 52

Effektiviseringsgevinster i alt

Effektiviseringskrav jf. endeligt tilsagn

Buffer

Vejledning

Formålet med oversigtstabellen er at give et overblik over den samlede økonomi i effektiviseringsarbejdet og dens udvikling. Skemaet udfyldes med tiltagets navn samt den estimerede

besparelse i den nuværende fase samt den estimerede besparelse ved tidligere faser. Hvis tiltaget er nyt angives kun den estimerede besparelse for den nuværende fase. I feltet gruppe-

ring angives, om tiltaget er organisatorisk, bygningsrelateret eller strukturelt, jf. Bilag 2.

Tabellens opdeling i faser har til formål at give et indblik i, hvordan den estimerede besparelse har udviklet sig over tid. Der er således tale om historiske tal for, hvordan de enkelte tiltag

har været vurderet tidligere. Formålet er ikke at vise, hvor meget man forventer at realisere ved de enkelte faser. Skemaet skal derfor kun udfyldes frem til den fase, projektet befinder sig

i på rapporteringstidspunktet.

Side | 53

Bilag 3.15. Effektiviseringsskema B – beskrivelse af hvert enkelt effektiviseringstiltag

Skema B: Beskrivelse af hvert enkelt effektiviseringstiltag

Status pr.

Tiltag nr.

Hovedemne

Emne (hvis relevant)

Titel

Ansvarlig

[Her angives den gevinstansvarlige for effektiviseringstiltaget. Den gevinstansvarlige er den person/rolle, der er ansvarlig for at

den forventede gevinst ved tiltaget realiseres]

[Her beskrives tiltagets indhold i prosaform. Det skal både beskrives, hvad tiltaget konkret går ud på, samt hvilke forudsætninger

tiltaget er baseret på. Forudsætninger kan fx være afhængigheder til andre tiltag, afhængigheder til kritiske elementer i byggeri-

et og eventuelle organisatoriske omlægninger og arbejdsgangsomlægninger, som måtte være nødvendige for at realisere tiltaget

samt eventuelle it-forudsætninger.]

[Her opgøres den estimerede besparelse ved byggeriets forskellige faser på samme måde som i oversigtsskemaet.]

[Her angives om tiltaget er organisatorisk, bygningsrelateret eller strukturelt]

[Her angives et overordnet emne for effektiviseringen, hvis projektet har emneinddelt sine tiltag]

Beskrivelse med begrundelse og potentiale

Besparelse (mio. kr.) pr. år opgjort ved overgang fra

0 Ansøgning om endeligt tilsagn

1 Indledende faser (konkurrence/ byggeprogram)

2 Dispositionsforslag

3 Projektforslag

3 Udførelse

4 Ibrugtagning

Øvrige gevinster (hvis relevant)

Berørte enheder

Berørte personalegrupper

Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse)

[Her angives det på hvilket grundlag tiltaget er vedtaget - herunder også de beregningsmæssige forudsætninger for estimering af

Side | 54

[Her beskrives tiltagets ikke-økonomiske gevinster.]

besparelsespotentialet. Fx kan det angives, at en seng gennemsnitligt koster 750.000 kr. pr. år, men at besparelsespotentialet er

anslået til 300.000 kr., fordi der er afledte effekter til øget ambulant behandling mv.]

Forventet realiseringstidspunkt

Realiseringsplan

[Her angives, i hvilket år og evt. kvartal det pågældende tiltag forventes fuldt realiseret.]

[Realiseringsplanen skitserer tidsplan for forventet igangsættelse af tiltaget samt forventet tidspunkt for fuld implementering

samt eventuelle milepæle undervejs. Milepæle kan fx være indflytningstidspunkt eller organisatoriske ændringer, der er angivet

som forudsætninger i beskrivelsen af tiltaget ovenfor. Foreligger der endnu ikke en egentlig realiseringsplan angives det, hvornår

en sådan forventes at foreligge.]

[Her angives en risikovurdering af tiltaget. Risikovurderingen skal beskrive risici for, at tiltagets gevinster ikke kan realiseres, samt

om gennemførelsen af tiltaget medfører risici for andre tiltag eller for den øvrige drift. Det skal endvidere angives, hvordan væ-

sentlige risici håndteres.]

Særlige risici for potentiale

Vejledning

Skemaet beskriver de enkelte tiltag fra oversigtsskemaet mere detaljeret. Det udfyldte skema vil typisk fylde 1,5-2 sider. Alle felter er obligatoriske medmindre andet er angivet i den vej-

ledende tekst.

Side | 55

Bilag 4. Ledelseserklæring

”Ledelsen i Region X fremsender hermed kvartalsrapportering pr. XX.XX.20XX for regionens

igangværende kvalitetsfondsprojekter til Sundheds- og Ældreministeriet.

Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvalitetsfonds-

projekter til regionsrådet, som regionsrådet har behandlet på regionsrådsmødet den

XX.XX.20XX.

Ledelsen skal efter bedste overbevisning erklære, at:

•

kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko ved-

rørende samtlige regionens igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitets-

fondsmidler

kvartalsrapporteringen givet et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag

vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede de-

poneringer pr. udgangen af kvartalet

såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i

overensstemmelse med gældende administrative regler

såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret

under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn

•

Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen.

X-by den XX.XX.20XX

Regionsrådsformand

Regionsdirektør”

Bilag 5. Revisionserklæring til brug for kvartalsrapportering til

regionsrådet

Til Regionsrådet

Vi har efterprøvet, om kvartalsrapporten for perioden XX.XX.20XX til XX.XX.20XX for det

kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt XXXXXXXXX (Projektet) udvisende et forbrug på

XXX.XXX.XXX.XXX kr. er udarbejdet i overensstemmelse med regionens Kasse- og Regn-

skabsregulativ og Sundheds- og Ældreministeriets regnskabsinstruks herom.

Ledelsens ansvar for kvartalsrapporteringen

Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporterin-

gen i overensstemmelse med Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks vedrø-

rende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter, Regionens

eget styringsgrundlag for Projektet, herunder Styringsmanual, Budget- og Regnskabssy-

stem for regioner samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabs-

praksis. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for

nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset

om denne skyldes besvigelser eller fejl.

Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af projektets fremdrift, forventede resteren-

de forbrug (budget) og risici i tilknytning til projektets færdiggørelse.

Ledelsen indhenter en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til pro-

jektets fremdrift og forventede resterende forbrug.

Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projek-

ter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og

Ældreministeriet fastsatte regler.

Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrappor-

teringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, ind-

gåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at projektet administreres under iagttagelse af

skyldige økonomiske hensyn.

Revisors ansvar

Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af

sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlaget.

Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion

med begrænset sikkerhed om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift, herunder

forventede resterende forbrug, samt risici knyttet hertil.

Udført arbejde

Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med den internationale

standard om andre erklæringsopgaver med sikkerhed end revision eller review af histori-

ske finansielle oplysninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt God

Offentlig Revisionsskik, samt revisionsinstruks om revision af kvalitetsfondsfinansierede

projekter.

Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører vores arbejde for at

opnå en høj grad af sikkerhed for, om opgørelsen af projektets økonomiske forbrug er

uden væsentlig fejlinformation samt en begrænset sikkerhed for om beskrivelsen af byg-

geriets fremdrift er uden væsentlig fejlinformation.

Vi har udført vores arbejde med henblik på, at opnå en høj grad af sikkerhed for:

- at kvartalsrapporten giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug opgjort pr.

XX.XX.20XX

- at kvartalsrapportens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter

Side 57

med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og

Ældreministeriets fastsatte regler herom.

Projektets økonomiske forbrug

Vi har udført handlinger for at opnå bevis for beløb og oplysninger i opgørelsen af projek-

tets økonomiske forbrug. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder

vurderingen af risici for væsentlig fejlinformation i opgørelsen af projektets økonomiske

forbrug, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer

revisor intern kontrol, der er relevant for udarbejdelsen af en opgørelse af projektets øko-

nomiske forbrug uden væsentlig fejlinformation. Formålet hermed er at udforme handlin-

ger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om

effektiviteten af virksomhedens interne kontrol. Vi har endvidere vurderet, om ledelsens

valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige

samt den samlede præsentation af opgørelse af projektets økonomiske forbrug.

Vi har som led i vores arbejde efterprøvet, at de ifølge opgørelsen af projektets økonomi-

ske forbrug afholdte omkostninger er tilskudsberettiget, herunder at de er i overens-

stemmelse med underliggende dokumentation.

Herudover har vi gennemgået regionens dokumentation for opgørelsen af deponerings-

grundlaget, påset deponering samt præsentation i kvartalsrapporten.

Projektets fremdrift og risici

Vi har udført vort arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den øko-

nomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede reste-

rende forbrug, er i overensstemmelse med underliggende dokumentation og i al væsent-

lighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen.

Vi har påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag,

herunder en af regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig

løbende forvaltning af Projektet.

Vi har påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og at regi-

onens risikovurdering i tilknytning projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med

underliggende dokumentation.

For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt

andet har inddraget en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til pro-

jektets fremdrift og forventede resterende forbrug.

Det er endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartals-

rapporteringen.

Det er vores opfattelse, at de udførte undersøgelser giver et tilstrækkeligt grundlag for

vores konklusioner.

Forbehold

Eventuelle forbehold anføres her – og konklusion tilpasses.

Konklusion

Projektets økonomiske forbrug

Det er vores opfattelse, at opgørelsen af projektets økonomiske forbrug for perioden

XX.XX.20XX til XX.XX.20XX giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug samt

deponeringsgrundlaget pr. XX.XX.20XX opgjort i overensstemmelse med Budget- og Regn-

skabssystem for regioner, Sundheds- og Ældreministeriets regnskabsinstruks vedrørende

regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter samt regionens Kas-

se- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabspraksis.

Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontrol-

ler, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af opgørelsen af projektets for-

brug, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrif-

Side 58

ter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at der er udvist skyldige økonomiske hen-

syn.

Projektets fremdrift og risici

Det er endvidere vores opfattelse, at vi ikke er blevet opmærksomme på forhold, der giver

anledning til at konkludere, at beskrivelsen af projektets fremdrift, herunder forventede

resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, ikke er i

overensstemmelse med Sundheds- og Ældreministeriets regnskabsinstruks vedrørende

regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter.

For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug og risici knyttet til færdig-

gørelsen af Projektet, så vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne for-

ventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigel-

ser kan være væsentlige.

Supplerende oplysning vedrørende begrænsning i anvendelse

Erklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojek-

tets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug,

dels risici knyttet hertil.

Supplerende oplysning om XXX

Eventuelle yderligere supplerende oplysninger anføres her.

X-by (revisors kontorsted), dato

XXX revisionsfirma

NN statsautoriseret/registreret revisor

_________________________________________________________________________

Eksempel på regionens kommentar til supplerende oplysninger

Vedrørende følgende projekter har revisor taget følgende forbehold og/eller afgivet føl-

gende supplerende oplysninger:

Efterfølgende gengives de enkelte forbehold og supplerende oplysninger:

Projekt X

Forbehold

Xxxxxxxxxxxxxxxx

Supplerende oplysning

Xxxxxxxxxxxxxxxx

Regionens kommentarer til forbehold/supplerende oplysninger

Side 59

Bilag 6. Koncept for evaluering af afsluttede kvalitetsfondsbygge-

rier

Det fremgår af administrationsgrundlaget for de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier,

at der ved ibrugtagning af de enkelte projekter skal udarbejdes en evalueringsrapport,

som beskriver projektets resultater i forhold til at skabe muligheder for effektiviseringer

samt bedre kapacitetsudnyttelse og bedre patientforløb mv. Evalueringen skal omfatte

opfølgning på projektspecifikke mål, som regionerne har opstillet for det enkelte projekt

og som kan henføres til den kvalitetsfondsstøttede investering. Udover de individuelle

evalueringer, skal Sundheds- og Ældreministeriet i takt med realiseringen af projekterne

foretage en samlet vurdering af, hvordan projekterne samlet set bidrager til at udvikle den

nye sygehusstruktur.

Sundheds- og Ældreministeriet har i samarbejde med Danske Regioner fastsat et koncept

for evaluering af de enkelte kvalitetsfondsbyggerier jf. nedenstående. Evalueringsrappor-

ten skal fremsendes til Ministeriets hovedpostkasse

[email protected]

mærket

Evaluering af

afsluttede kvalitetsfondsbyggerier.

Konceptet for rapportering fra de enkelte projekter omfatter ikke projektspecifikke indika-

torer for effekt. Sundheds- og Ældreministeriet kan supplere den projektspecifikke rappor-

tering med nationale indikatorer på effekt, herunder liggetider og FAM-indikatorer. Sund-

heds- og Ældreministeriet kan som led i den løbende opfølgning på byggerierne inddrage

lignende indikatorer, der samtidig kan benyttes i den samlede evaluering af, hvordan pro-

jekterne samlet set bidrager til at udvikle den nye sygehusstruktur.

Kort beskrivelse af kvalitetsfondsprojektet

a) Projektets formål

b) Projektets centrale indhold

c) Projektets historik

Opfyldelse af tilsagnsvilkår

a) Overholdelse af totalrammen

b) Rammen til it, udstyr og apparatur

c) Effektiviseringskravet

d) Energipulje

Opfølgning på projektets centrale forudsætninger

a) Implementering af regionens sygehusplan for det nye sygehus og den nye akut-

struktur

b) Evt. salg af matrikler

c) Projektets hovedtidsplan og fremdrift

d) Kvadratmeterantal

e) Behandlingskapacitet

a. Behandlingskapacitet

b. Sengeantal

c. Udnyttelsesgrader

f) Fleksibilitet

Læring fra projektet

a) Byggestyring

b) Innovation i byggeri og organisationen – vækst/markedsudvikling

c) Samarbejde med private

d) Arkitekturens hovedgreb

Side 60

Planlægning og realisering af effektiviseringstiltag

Omstilling af sygehusorganisationen (FAM mv.)

Det nye sygehus i funktion

a) Arbejdsgange, patientforløb og FAM

b) Kvalitet

c) Det nye sygehus i medarbejderperspektiv

d) Det nye sygehus i patientperspektiv

e) Samarbejde med kommuner og primær sundhed

Side 61

1. Kort beskrivelse af kvalitetsfondsprojektet

Projektets formål

Tekst

Beskrivelse af projektets formål og opfyldelse af centrale succeskriterier

b) Projektets centrale indhold

Tekst og evt. grafik

Beskrivelse af projektets centrale indhold, herunder om det er et nybygnings- eller om-

bygningsprojekt, evt. med kvadratmeter. Beskrivelse af projektets centrale delelemen-

ter/funktioner, fx FAM, sengebygning, operationsafsnit eller billeddiagnostisk afdeling

mv., evt. med kvadratmeter.

Projektets historik

Tekst

Beskrivelse af projektets historik ud fra overordnet tidsplan.

Evt. grafik af projektets overordnede tidsplan, fx:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ansøgning om tilsagn Byggeprogram Udførelse

Delvis/Fuld ibrugtagning

2. Opfyldelse af tilsagnsvilkår

Tekstboks

I nedenstående tabel 1 er oplistet kvalitetsfondsprojektets centrale tilsagnsvilkår.

Tabel 1: Oversigt over centrale tilsagnsvilkår

mio. kr. (09-pl)

Totalramme (inkl. eventuel energi)

Rammen til it, udstyr og apparatur

Effektiviseringsgevinst

Krav jf. endeligt tilsagn

Realiseret

Overholdelse af totalrammen

Tekst

Overholdelse af totalrammen, eventuelt på baggrund af byggeregnskab, og eventuel afvi-

gelse angives og forklares, jf. tabel 1. Eventuel hensættelse til verserende voldgifts- eller

retssager beskrives. Det er en opfølgning på den løbende rapportering, jf. kvartalsrappor-

tering.

b) Rammen til it, udstyr og apparatur

Tabel 2: Oversigt over anskaffelsesmidler

mio. kr. (09-pl)

Anskaffelser i alt

Patientrettet udstyr

Øvrigt udstyr

Side 62

Faktiske udgifter

Tekst

Overholdelse af anskaffelsesrammen beskrives, jf. tabel 1.

Fordeling på patientrettet vs. øvrigt it, udstyr og apparatur beskrives, jf. tabel 2. Det er en

opfølgning på den løbende rapportering, jf. årsrapporteringen.

Effektiviseringskravet

Tekst

Overholdelse af effektiviseringskravet beskrives, jf. tabel 1.

Beskrivelse af effektiviseringsarbejdet i forhold til proces og organisering.

Fordeling på de 3 centrale kategorier beskrives, jf. tabel 3. Det er en opfølgning på den

løbende rapportering, jf. rapportering på effektiviseringsgevinster. Beskrivelsen viser

hvordan en mere effektiv drift er realiseret, f.eks. gennem bedre logistik, ny teknologi og

ændrede arbejdsgange, herunder i FAM’en. Konkrete tiltag kan fremhæves.

Tabel eller grafik:

Tabel 3: Udmøntning af effektiviseringsgevinst

mio. kr. (09-pl)

Bygning

Organisatorisk

Strukturel

I alt

Realiseret

Andel

Pct.

d) Energipulje

Tekst

Opfyldelse af BK2020-kravet beskrives.

Formål og centralt udbytte beskrives.

Fordeling på energiklasse og procesenergi beskrives, og konkrete tiltag kan fremhæves.

3. Opfølgning på centrale forudsætninger

Implementering af regionens sygehusplan for det nye sygehus og den nye akut-

struktur

Tekst

Implementering af regionens sygehusplan for det nye sygehus og den nye akutstruktur og

eventuelle ændringer i forhold til det forudsatte beskrives, herunder nedlæggelse af ma-

trikler.

b) Evt. salg af matrikler

Tekst

Beskrivelse af forudsætninger for salgsindtægter fra matrikler og eventuelle ændringer

heri, jf. tabel 4. Det er en opfølgning på oplysninger til udbetalingsanmodning. Desuden

status for indfrielse af optagne lån.

Tabel

4: Oversigt over salgsindtægter fra matrikler

mio. kr. (09-pl)

Salgsindtægt fra matrikler

Oplyst ved endeligt tilsagn

Realiseret

Side 63

Projektets hovedtidsplan og fremdrift

Tekst

Forventet og realiseret færdiggørelse af delprojekter/projektet beskrives, forsinkel-

ser/omprioriteringer af etaper mv. kan forklares.

d) Kvadratmeterantal

Tekst

Beskrivelse af forudsætninger for kvadratmeterantal og -pris og eventuelle ændringer

heri, jf. tabel 5. Det er en opfølgning på den løbende rapportering, jf. faserapportering.

Tabel

5: Oversigt over kvadratmeterantal og -pris.

Brutto / mio. kr. (09-pl)

Kvadratmeterantal ombyg

Kvadratmeterantal nybyg

Kvadratmeterpris ombyg

Kvadratmeterpris nybyg

Oplyst ved endeligt tilsagn

Realiseret projekt

Såfremt det er vanskeligt at opgøre kvadratmeterprisen, kan dette beskrives i fodnote.

Side 64

e) Behandlingskapacitet

Tekst

Beskrivelse af udvikling i behandlingskapacitet og eventuelle ændringer i forhold til det

forudsatte for det samlede sygehus, forstået som det forelagte projekt i ansøgning om

endeligt tilsagn, jf. tabel 6. Det er en opfølgning på den løbende rapportering, jf. faserap-

portering.

Tabel

6: Oversigt over behandlingskapacitet i samlet sygehus, jf. det forelagte projekt i

ansøgning om endeligt tilsagn.

2007

Ibrugtagningstidspunkt,

jf. endeligt tilsagn

Ibrugtagningstids-

punkt, jf. realiseret

projekt

Sengepladser (antal)

Somatiske senge

Heraf senge i FAM

Intensivpladser

Patienthotelsenge

Psykiatriske senge

Operationsstuer

Ambulatorierum

Behandlingskapacitet (antal)

Dag- og ambulant

behandling

Sengedage

Indlæggelser

Liggetider (gns. antal

dage)

Udnyttelsesgrader (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Udnyttelsesgrader,

operationsrum

Udnyttelsesgrader,

undersøgelsesrum

Udnyttelsesgrader,

apparatur

Fleksibilitet

Tekst

Beskrivelse af byggeriets fleksibilitet, Herudover beskrives også elasticitet, generalitet og

standardisering som del af den samlede robusthed. Det anføres, om fleksibiliteten allere-

de er benyttet.

Side 65

Beskrivelse af læring fra projektet i forhold til brugerproces, byggestyring, innovation i

byggeri og organisation, planlægning og realisering af effektiviseringstiltag, samarbejde

med private, arkitekturens hovedgreb og omstilling af sygehusorganisationen (FAM mv.).

Øvrige læringsaspekter kan også beskrives, hvis regionen vurderer det relevant.

Byggestyring

4. Læring

Tekst

Beskrivelse af læring i forhold til brugerprocesser og byggestyring, som opfølgning på

anbefalinger og temaer fra styringsgennemgangen.

b) Innovation i byggeri og organisationen

Tekst

Beskrivelse af læring i forhold til innovation i byggeri og organisation, særligt med relevans

for vækst og markedsudvikling.

Samarbejde med private

Tekst

Beskrivelse af læring i forhold til samarbejde med private, herunder OPI- eller OPP-

løsninger.

d) Arkitekturens hovedgreb

Tekst

Beskrivelse af læring i forhold til visionen for huset samt arkitekturens hovedgreb, herun-

der beskrivelse af de 5 største fordele og ulemper herved, oplevet efter ibrugg

e) Forberedelse og realisering af effektiviseringstiltag

Tekst

Beskrivelse af læring i forhold til at planlægge og realisere effektiviseringstiltag på sygehu-

set.

Omstilling af sygehusorganisationen (herunder til FAM mv.)

Tekst

Beskrivelse af læring i forhold til omstilling af hospitalsorganisationen, dvs. forandringsle-

delse, særligt med vægt på etablering af FAM som omdrejningspunkt for patientflows mv.

Side 66

5. Det nye sygehus i funktion

Tekst

Beskrivelse af det nye sygehus i funktion, herunder i forhold til arbejdsgange, patientfor-

løb og FAM, kvalitet, medarbejder- og patientperspektiv på det nye sygehus, samarbejde

med kommuner og primær sundhed, eventuelt med brug af relevante kvantitative og

kvalitative data.

Arbejdsgange, patientforløb og FAM

Tekst

Arbejdet med bedre logistik, ændrede arbejdsgange og patientforløb, herunder udnyttelse

af FAM)

b) Kvalitet

Tekst

Beskrivelse af behandlingskvalitet i det nye sygehus.

Det nye sygehus i medarbejderperspektiv

Tekst

Beskrivelse af det nye sygehus ud fra medarbejderperspektiv.

d) Det nye sygehus i patientperspektiv

Tekst

Beskrivelse af det nye sygehus ud fra patientperspektiv.

e) Samarbejde med kommuner og primær sundhed

Tekst

Beskrivelse af det nye sygehus’ samarbejde med kommuner og primær sundhed.

Side 67