REU, Alm.del - 2016-17 - Endeligt svar på spørgsmål 759: Spm. om ministeren mener, at det er tilfredsstillende, at flere ministerier ikke lever op til offentlighedslovens sagsbehandlingstid på maksimum 7 dage i forbindelse med anmodninger om aktindsigt, til justitsministeren

Retsudvalget 2016-17
REU Alm.del
Offentligt

Lovafdelingen

Folketinget

Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

25. august 2017

Forvaltningsretskontoret

Victoria Maria Ljunggren

2017-0030-5726

2385712

Hermed sendes endelig besvarelse af spørgsmål nr. 757 (Alm. del), som

Folketingets Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 3. juli 2017.

Spørgsmålet er stillet efter ønske fra Peter Skaarup (DF).

Søren Pape Poulsen

Carsten Madsen

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 3392 3340

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

REU, Alm.del - 2016-17 - Endeligt svar på spørgsmål 759: Spm. om ministeren mener, at det er tilfredsstillende, at flere ministerier ikke lever op til offentlighedslovens sagsbehandlingstid på maksimum 7 dage i forbindelse med anmodninger om aktindsigt, til justitsministeren

Spørgsmål nr. 757 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:

”Hvordan vil ministeren sikre, at samtlige ministerier lever op

til offentlighedslovens sagsbehandlingstid på maksimum 7 da-

ge i forbindelse med anmodninger om aktindsigt, jf. »Aktind-

sigt: Ministerier overholder ikke speed-paragraf«, DR.dk den

14. juni 2017?”

Svar:

I den artikel, som der henvises til i spørgsmålet, omtales, at en række

ministerier har en gennemsnitlig sagsbehandlingstid i aktindsigtssager, der

overstiger syv arbejdsdage. I artiklen henvises til Justitsministeriets rede-

gørelse om offentlighedsloven, der bl.a. indeholder et afsnit om sagsbe-

handlingstiden i aktindsigtssager.

Den nævnte redegørelse blev offentliggjort den 31. maj 2017. Redegørel-

sen er en opfølgning på den politiske aftale om offentlighedsloven, der

blev indgået den 3. oktober 2012 mellem den daværende regering (S, R og

SF), V og K om en ny offentlighedslov og den supplerende politiske aftale,

der blev indgået mellem de samme parter den 30. april 2013. Det følger af

den supplerende politiske aftale, at Justitsministeriet i 2017 skal udarbejde

en redegørelse, der bl.a. belyser de hidtidige erfaringer med anvendelsen af

loven.

2.1.

Sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager er reguleret i offentlighedslo-

vens § 36.

Det fremgår af offentlighedslovens § 36, stk. 2, at en anmodning om ak-

tindsigt skal afgøres snarest. Det fremgår endvidere, at en aktindsigtsan-

modning skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen,

medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet und-

tagelsesvis ikke er muligt. Hvis det er tilfældet, skal den, der har anmodet

om aktindsigt, underrettes om grunden til, at aktindsigtsanmodningen ikke

er færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage, og om hvornår anmodningen kan

forventes færdigbehandlet.

Fristen på 7 arbejdsdage for færdigbehandling af aktindsigtsanmodninger

er således ikke absolut, men det er udgangspunktet, at en aktindsigtssag

skal være færdigbehandlet inden for fristen.

2.2.

Som det fremgår, kan fristen på 7 arbejdsdage efter sin ordlyd udsæt-

tes på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet. I bemærkningerne

til offentlighedslovens § 36 er det endvidere anført, at der med udtrykket

»sagens omfang« først og fremmest sigtes til antallet af dokumenter, der er

omfattet af den enkelte anmodning om aktindsigt, og at der med »sagens

kompleksitet« dels sigtes til de juridiske spørgsmål, som en aktindsigtsan-

modning kan rejse, dels til, om en anden myndighed eller en virksomhed

skal høres om aktindsigtsanmodningen. Det følger endvidere af bemærk-

ningerne til offentlighedslovens § 36, at også andre forhold end sagens

omfang eller kompleksitet kan begrunde en udsættelse af fristen på 7 dage.

Om de forhold, der i øvrigt kan begrunde en udsættelse af behandlingen af

en anmodning om aktindsigt, henvises der i bemærkningerne til offentlig-

hedskommissionens betænkning nr. 1510/2009, kapitel 22, pkt. 4.2 (side

798 f.). Det fremgår bl.a. heraf, at en udsættelse af fristen på 7 dage kan

ske, hvis der foreligger nogle særlige forhold ved den sag, hvori der begæ-

res aktindsigt, og at det på den baggrund er antaget, at en udsættelse f.eks.

kan ske, hvis der, på grund af tvivlsomme fortolkningsspørgsmål, er behov

for at indhente en udtalelse fra en anden forvaltningsmyndighed, eller hvis

der indhentes en udtalelse fra en person eller privat virksomhed, hvis inter-

esser kan være til hinder for, at begæringen imødekommes.

Karakteren af de anmodninger om aktindsigt, som forskellige myndighe-

der modtager, varierer fra myndighed til myndighed, og der vil derfor i

praksis kunne være forskelle mellem myndigheder i forhold til, hvor stor

en andel af de modtage anmodninger om aktindsigt, der kan færdigbehand-

les inden syv arbejdsdage.

De erfaringer med sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager efter den nye

offentlighedslov, som Justitsministeriet har indsamlet til brug for redegø-

relsen, er omtalt i redegørelsens afsnit 2.13. Det er oplysningerne i dette

afsnit, som den nævnte artikel fra DR bygger på. I artiklen fokuseres på

oplysningerne i redegørelsen om sagsbehandlingstiden i departementerne.

Redegørelsens afsnit 2.13.5 indeholder en sammenfatning af de nævnte er-

faringer. Det anføres der bl.a., at de indhentede oplysninger viser, at kun få

af departementerne har en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 7 arbejds-

dage eller derunder i aktindsigtssager. For de fleste departementer ligger

den gennemsnitlige sagsbehandlingstid således på 10-20 dage, men der er

også enkelte departementer med en længere gennemsnitlig sagsbehand-

lingstid. Fratrækkes de 25 pct. sager med længst sagsbehandlingstid, har

ca. halvdelen af departementerne en sagsbehandlingstid på 7 arbejdsdage

eller derunder.

Blandt de underliggende myndigheder (styrelser mv.) ses de fleste at have

en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 7 arbejdsdage eller derunder, men

der er dog stadig en del myndigheder, for hvem den er på over syv arbejds-

dage. Fratrækkes de 25 pct. sager med længst sagsbehandlingstid, er det

kun en lille del af myndighederne, der har en gennemsnitlig sagsbehand-

lingstid på over syv arbejdsdage.

Justitsministeriet har ikke præcist kendskab til baggrunden for den gen-

nemsnitlige sagsbehandlingstid i de enkelte departementer, som redegørel-

sen viser, herunder til omfanget og kompleksiteten af de aktindsigtsan-

modninger, som modtages i de enkelte departementer. Justitsministeriet

har heller ikke et præcist kendskab til, hvilke initiativer der er iværksat i de

enkelte ministerier med henblik på at sikre, at sagsbehandlingstiden i ak-

tindsigtssager er tilfredsstillende.

Justitsministeriet kan imidlertid for Justitsministeriets eget vedkommende

oplyse, at ministeriet i løbet af den seneste tid har iværksat en række initia-

tiver, der har til formål at nedbringe sagsbehandlingstiden i aktindsigtssa-

ger. Justitsministeriet har således i løbet af foråret og sommeren 2016 gen-

nemført en lean-gennemgang af ministeriets behandling af aktindsigtssager

(arbejdsgangsanalyse), som har ført til en række ændringer af arbejdsgange

og styringsmæssige initiativer med henblik på at nedbringe sagsbehand-

lingstiden.

Baggrunden for igangsættelsen af dette arbejde er, at ministeriets sagsbe-

handlingstid generelt har været for lang. Det gælder særligt sagsbehand-

lingstiden i de mere omfattende og dermed tidskrævende aktindsigtssager.

I forbindelse med de nævnte initiativer har Justitsministeriet fastsat interne

målsætninger for ministeriets behandling af aktindsigtssager. Én af disse

målsætninger går ud på, at 45 % af de aktindsigtssager, som Justitsministe-

riet modtager, skal være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage. Denne mål-

sætning er fastsat på baggrund af en undersøgelse af størrelsen og kom-

pleksiteten af de anmodninger om aktindsigt, som Justitsministeriet modta-

ger.

Inden udgangen af 2017 vil Justitsministeriet evaluere de initiativer, mini-

steriet har iværksat med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiden i ak-

tindsigtssager. Justitsministeriet vil i den forbindelse tillige – på baggrund

af en fornyet undersøgelse af størrelsen og kompleksiteten af de aktind-

sigtsanmodninger, ministeriet modtager – vurdere, om der er behov for, at

ministeriets målsætninger for sagsbehandlingstiden justeres

Som nævnt ovenfor har Justitsministeriet ikke præcist kendskab til bag-

grunden for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i de enkelte departe-

menter, som redegørelsen viser. Justitsministeriet har heller ikke et præcist

kendskab til, hvilke initiativer der er iværksat i de enkelte ministerier med

henblik på at sikre, at sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager er tilfreds-

stillende.

Justitsministeriet vil derfor som en yderligere opfølgning på redegørelsen

om offentlighedsloven anmode de øvrige ministerier om at redegøre for,

hvilke tiltag der eventuelt er iværksat eller planlægges iværksat med hen-

blik på at sikre, at sagsbehandlingstiden i departementernes aktindsigtssa-

ger er tilfredsstillende.