TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Transport-, Bygnings- og Boligudvalget 2016-17
TRU Alm.del Bilag 100
Offentligt

VEJ nr 9847 af 19/12/2013 (Gældende)

Ministerium:

Justitsministeriet

Journalnummer: Justitsmin., j.nr. 2013-760-0214

Udskriftsdato: 5. december 2016

Senere ændringer til forskriften

Ingen

Vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen

Forord

1. Indledning

2. Lovens formål

3. Lovens anvendelsesområde

3.1 Den offentlige forvaltning

3.2 Institutioner, foreninger og forsyningsvirksomheder mv.

3.3 Offentligt ejede selskaber

3.4 Øvrige selskaber, institutioner og foreninger mv.

3.5 Opgaver, som påhviler det offentlige

4. Retten til aktindsigt mv.

4.1 Hovedreglen om retten til aktindsigt

4.2 Egenacces

4.3 Identifikationskravet

4.4 Indsigt i databaser

4.5 Ret til sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk)

4.6 Ret til indsigt i databeskrivelsen

5. Sager undtaget fra aktindsigt

5.1 Sager inden for strafferetsplejen

5.2 Sager om lovgivning

5.3 Sager om ansættelse eller forfremmelse og personalesager

5.4 Sager om førelse af en kalender

6. Undtagelse af dokumenter fra aktindsigt

6.1 Undtagelse af interne dokumenter

6.2 Undtagelse af ministerbetjeningsdokumenter

6.3 Undtagelse af dokumenter og oplysninger udvekslet mellem KL, Danske Regioner og dis-

ses medlemmer

6.4 Visse interne dokumenter er undergivet aktindsigt

6.5 Undtagelse af andre dokumenter

7. Ekstrahering

7.1 Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger

7.2 Interne faglige vurderinger

8. Undtagelse af oplysninger fra aktindsigt mv.

8.1 Undtagelse af oplysninger om enkeltpersoner private forhold og personers og virksomhe-

ders drifts- eller forretningsforhold mv.

8.2 Undtagelse af oplysninger af hensyn til statens sikkerhed eller rigets forsvar

8.3 Undtagelse af oplysninger af hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser mv.

8.4 Undtagelse af visse andre oplysninger

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

8.5 Meddelelse af aktindsigt i en del af et dokument

8.6 Forholdet til tavshedspligt

9. Meroffentlighed

10. Behandlingen af anmodninger om aktindsigt mv.

11. Gennemførelse af aktindsigten mv.

11.1 Gennemførelse af aktindsigten mv.

11.2 Underretningspligt

12. Klage over afgørelser om aktindsigt mv.

12.1 Klage over afgørelser om aktindsigt mv.

12.2 Klagevejledning i forhold til aktindsigtsafgørelser truffet af kommuner, regioner eller

kommunale fællesskaber

13. Klage over sagsbehandlingstiden

14. Notatpligt

15. Journalisering

16. Postlister

17. Aktiv information

18. Offentlighedsportal

Bilag

Forord

Den 1. januar 2014 får Danmark en ny offentlighedslov. Et bredt flertal bestående

af mere end to tredjedele af mandaterne i Folketinget står bag loven, der på en lang

række punkter udbygger den hidtidige offentlighedslovs grundlæggende princip

om åbenhed og demokratisk kontrol.

Med den nye lov moderniseres og udvides offentlighedens adgang til aktindsigt –

bl.a. i lyset af den øgede brug af IT.

Det skal understreges, at de nye regler om aktindsigt i det politiske maskinrum (lo-

vens § 24 og § 27, nr. 2) ikke er et ”carte blanche” til at kunne nægte aktindsigt.

De nye undtagelsesregler herom skal fortolkes og anvendes restriktivt. Det har par-

tierne bag loven også fremhævet i den aftale, der blev indgået om loven i efteråret

2012.

I den tidligere vejledning til offentlighedsloven var det fremhævet, at loven er en

minimumslov, og at der ud fra et princip om meroffentlighed kan gives aktindsigt i

videre omfang, end hvad der følger af loven. Med den nye offentlighedslovs § 14

er der sket en tydeliggørelse af meroffentlighedsprincippet, ligesom vigtigheden af

bestemmelsen er betonet ved Folketingets behandling af lovforslaget. Myndighe-

der mv. skal således nøje overveje, om der kan gives aktindsigt ud fra meroffent-

lighedsprincippet.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Denne vejledning er først og fremmest ment som et opslagsværk til dem, som skal

anvende loven i praksis. Vejledningen indeholder en samlet fremstilling af loven,

som gennemgås og uddybes i den relevante rækkefølge. Vejledningen er baseret på

forarbejderne til loven, det vil sige Offentlighedskommissionens betænkning (nr.

1510 fra 2009), de relevante lovforslag (L 90 af 8. december 2010 og L 144 af 7.

februar 2013) og Folketingets behandling heraf.

I sagens natur er det ikke muligt at medtage praktiske erfaringer med loven (i form

af afgjorte sager), da vejledningen udstedes samtidig med, at loven træder i kraft.

Men for at illustrere lovens rækkevidde indeholder vejledningen nogle eksempler

på betydningen af en række af lovens nye bestemmelser.

Den nye lov er på mange områder en videreførelse af den hidtidige lov, og f.eks.

hidtidig litteratur og praksis fra bl.a. Folketingets Ombudsmand om loven vil der-

for i flere sammenhænge fortsat være relevant i forhold til konstaterede problem-

stillinger.

For at styrke åbenheden om, hvordan loven anvendes i praksis, oprettes hjemmesi-

den Offentlighedsportalen.dk. Her vil relevant lovgivning og praksis om aktindsigt

løbende blive offentliggjort.

Karen Hækkerup

1. Indledning

1.1.

Den 1. januar 2014 træder en ny offentlighedslov (lov nr. 606 af 12. juni 2013

om offentlighed i forvaltningen) i kraft. Loven afløser lov nr. 572 af 19. december

1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer.

Den nye offentlighedslov bygger på et omfattende lovforberedende arbejde i den

Offentlighedskommission, som blev nedsat den 16. maj 2002. Offentlighedskom-

missionen afgav i november 2009 betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedslo-

ven.

Det lovforslag, som ligger til grund for den nye offentlighedslov (L 144), blev

fremsat for Folketinget den 7. februar 2013 og vedtaget den 4. juni 2013.

Parallelt med fremsættelsen af L 144 blev der fremsat to lovforslag (L 145 og L

146), som indebar forskellige konsekvensmæssige ændringer i henholdsvis forvalt-

ningsloven og retsplejeloven og i forskellige bestemmelser om aktindsigt i andre

love. Disse to lovforslag blev vedtaget som lov nr. 638 og 639 af 12. juni 2013, og

lovene træder – ligesom den nye offentlighedslov – i kraft den 1. januar 2014.

1.2.

Den nye offentlighedslov indebærer på en lang række punkter ændringer af

den gældende retstilstand. Som væsentlige nye elementer (i forhold til den hidtidi-

ge offentlighedslov) kan nævnes følgende:

Væsentligste æn-

dringer i forhold

til offentligheds-

loven fra 1985

Baggrund

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

I den nye offentlighedslov er anvendelsesområdet udvidet til at omfatte KL og

Danske Regioner og til som udgangspunkt også at omfatte selskaber, hvor det of-

fentlige ejer mere end 75 pct. af ejerandelene, samt selskaber, institutioner mv., i

det omfang de træffer afgørelser på vegne af staten, en region eller en kommune.

Endvidere ophæves kravet om, at ansøgeren skal have et vist forhåndskendskab til

den sag eller det dokument, der anmodes om aktindsigt i, før der kan opnås aktind-

sigt i sagen (det såkaldte subjektive identifikationskrav). Dette krav erstattes med

et krav om, at temaet for aktindsigtsanmodningen skal angives af den, som frem-

sætter anmodningen. I tilknytning hertil er der indført en adgang for en myndighed

mv. til at undlade at behandle en anmodning om aktindsigt – selv om det nye iden-

tifikationskrav er opfyldt – hvis det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt res-

sourceforbrug. Denne adgang vil dog kun sjældent kunne anvendes i forhold til

aktindsigtsanmodninger fra massemedier eller forskere tilknyttet et anerkendt

forskningsinstitut.

Der er desuden indført en ret til at få foretaget en sammenstilling af oplysninger i

en forvaltningsmyndigheds databaser (dataudtræk) og en ret til at få indsigt i den

databeskrivelse, der knytter sig til en database.

Endvidere er der dels lovfæstet en pligt for myndighederne til af egen drift at over-

veje meroffentlighed, dels indført en udvidelse af meroffentlighedsprincippet til

også at omfatte sager undtaget fra aktindsigt.

Der er også som noget nyt indført regler i offentlighedsloven, der regulerer nærme-

re angivne forvaltningsmyndigheders pligt til at foretage journalisering, ligesom

der etableres et forsøg med en postlisteordning samt en pligt for visse forvaltnings-

myndigheder til på deres hjemmeside på internettet løbende at give information

om vedkommende myndigheds virksomhed.

Der er herudover indført en ret til indsigt i bødeforelæg, der er vedtaget af en jurid-

isk person, og i den øverste ledelseskontrakt (direktørkontrakter) for så vidt angår

oplysninger om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed mv.

Der er tillige indført en ret til indsigt i oplysninger om interne faglige vurderinger i

endelig form, som indgår i et fremsat lovforslag mv. Denne ret gælder dog ikke i

forhold til interne faglige vurderinger i dokumenter, der er udarbejdet til brug for

bl.a. ministerrådgivning.

Der er ud over de nævnte udvidelser af retten til aktindsigt også indført visse be-

grænsninger heri. Således er bl.a. alle sager om førelse af en kalender undtaget fra

retten til aktindsigt. Det samme gælder interne dokumenter og oplysninger, der ud-

veksles mellem et ministeriums departement og dets underordnede myndigheder

eller mellem forskellige ministerier på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at

antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bi-

stand. Sådanne dokumenter vil således også efter udvekslingen være at anse for in-

terne dokumenter. Tilsvarende gælder interne dokumenter og oplysninger, der ud-

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

veksles mellem KL, Danske Regioner samt disses medlemmer i forbindelse med

f.eks. økonomiske eller politiske forhandlinger med staten. Endvidere er der ind-

ført adgang til at undtage dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem mini-

stre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning eller anden

tilsvarende politisk proces.

Endelig er der sket en række ændringer af offentlighedslovens regler om kompe-

tence, klageadgang og sagsbehandling mv.

1.3.

Som tidligere nævnt træder den nye offentlighedslov i kraft den 1. januar

2014, jf. § 42, stk. 1. Samtidig ophæves den tidligere offentlighedslov, jf. § 42, stk.

Efter § 42, stk. 2, skal anmodninger om aktindsigt, som er indgivet før den 1. janu-

ar 2014, afgøres efter denne (nye) lov. Dette indebærer bl.a., at sager, dokumenter

og oplysninger, som der er anmodet om aktindsigt i (før den 1. januar 2014), alene

kan undtages fra aktindsigt, hvis dette følger af §§ 19-33 eller § 35, jf. nedenfor.

Det betyder bl.a. også, at spørgsmålet om mer-offentlighed skal bedømmes efter

den nye offentlighedslovs regler.

Såfremt en afgørelse om aktindsigt er truffet inden den 1. januar 2014, men først

påklages efter den 1. januar 2014, skal klagen afgøres efter de (på det tidspunkt)

tidligere gældende regler. Tilsvarende gælder i de tilfælde, hvor en klage indgives

inden den 1. januar 2014, men endnu ikke er færdigbehandlet den 1. januar 2014.

Klageren vil i dette tilfælde ved at fremsætte en ny anmodning efter den 1. januar

2014 kunne få sin ret til aktindsigt bedømt efter de nye regler.

1.4.

Loven indeholder en række særlige overgangsbestemmelser, der regulerer,

hvornår enkelte af lovens bestemmelser skal anvendes fra.

I § 42, stk. 6, 1. pkt., er det fastsat, at de nye regler i § 3, stk. 1, nr. 3, § 4, stk. 1, og

§ 5, stk. 1, om aktindsigt hos KL, Danske Regioner samt hos visse virksomheder

og selskaber mv. kun gælder for dokumenter, der er indgået til eller oprettet af de

af bestemmelserne omfattede foreninger og selskaber mv. efter 1. januar 2014.

Efter § 42, stk. 6, 2. pkt., gælder adgangen til aktindsigt hos de energiforsynings-

virksomheder, naturgasforsyningsvirksomheder og kollektive varmeforsyningsan-

læg, der er omfattet af § 3, stk. 2, ikke for dokumenter, der er indgået til eller op-

rettet af de omfattede virksomheder mv. før den 1. januar 1987, hvor den tidligere

offentlighedslov trådte i kraft. Dette svarer til ikrafttrædelsesbestemmelsen i den

hidtidige offentlighedslov.

I § 42, stk. 7, er det fastsat, at pligten for en forvaltningsmyndighed til efter § 6 at

sikre sig, at vedkommende myndighed løbende får oplysninger fra en virksomhed

om udførelsen af overladte opgaver, som efter lovgivningen påhviler det offentlige,

jf. pkt. 3.5 nedenfor, kun gælder for opgaver, der overlades efter den 1. januar

2014.

Særlige over-

gangsregler

Lovens ikraft-

trædelse

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Efter § 42, stk. 8, gælder § 15 om journalisering, jf. pkt. 15 nedenfor, kun for do-

kumenter, der er indgået til, afsendt fra eller oprettet af en forvaltningsmyndighed

efter den 1. januar 2014.

§ 42, stk. 9, fastsætter, at § 21, stk. 4, om ret til aktindsigt i oplysninger i den øver-

ste ledelseskontrakt om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndig-

hed mv., jf. pkt. 5.3.7 nedenfor, samt § 29 om ret til aktindsigt i oplysninger om

interne faglige vurderinger i endelig form, der indgår i en sag om et fremsat lovfor-

slag mv., jf. pkt. 7.2 nedenfor, ikke gælder for henholdsvis ledelseskontrakter og

dokumenter, der er udfærdiget før den 1. januar 2014.

1.5.

§ 42, stk. 10, tilsigter at løse regelkrydsningsproblemer, der kan opstå i forhold

til bestemmelser om aktindsigt i andre love eller bekendtgørelser. Bestemmelsen

svarer til den tidligere offentlighedslovs § 17, stk. 4. Det er dog tilføjet, at ikke blot

bestemmelser om adgang til at blive gjort bekendt med dokumenter hos den offent-

lige forvaltning fastsat i lov, men også bestemmelser fastsat med hjemmel i lov,

opretholdes, uanset om de giver ret til aktindsigt i snævrere omfang end den nye

offentlighedslov.

Bestemmelsen indebærer, at i det omfang ældre love eller bekendtgørelser indehol-

der bestemmelser om offentlighedens adgang til aktindsigt – dvs. love eller be-

kendtgørelser om adgang til aktindsigt for offentligheden, der er trådt i kraft før

den 1. januar 1971 (hvor den første offentlighedslov trådte i kraft) – bliver disse

opretholdt, uanset at adgangen til aktindsigt herved måtte blive begrænset i forhold

til offentlighedslovens regler. Offentlighedslovens regler om aktindsigt bliver dog

alene uanvendelige som følge af særbestemmelser i ældre love eller bekendtgørel-

ser, hvis det har været tanken udtømmende at regulere adgangen til aktindsigt for

det pågældende retsområde.

Bekendtgørelser udstedt med hjemmel i den tidligere offentlighedslovs § 1, stk. 3,

hvorefter der kan fastsættes regler om, at loven skal gælde for nærmere angivne

selskaber, institutioner, foreninger mv., som ikke kan henregnes til den offentlige

forvaltning, bortfalder.

2. Lovens formål

•

Loven varetager også andre hensyn end åbenhed

Lovens grundlæggende formål er åbenhed i forvaltningen mv.

Grundsynspunk-

tet er offentlig-

hedsprincippet

Forholdet til an-

den lovgivning

2.1.

Offentlighedslovens formål er angivet i § 1.

I bestemmelsen fremhæves det indledningsvis, at loven har til formål at sikre åben-

hed hos myndigheder mv., og hermed bliver lovens grundsynspunkt – offentlig-

hedsprincippet – betonet.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Loven har til formål at understøtte såvel informations- som ytringsfriheden. Her-

ved understreges den sammenhæng, der er mellem retten til at modtage ytringer

(informationsfrihed) og retten til at ytre sig (ytringsfriheden). Det er desuden un-

derstreget, at loven har til formål at understøtte borgernes deltagelse i demokratiet,

og at loven skal understøtte offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning.

Loven har også til formål at understøtte mediernes formidling af informationer til

offentligheden og at understøtte offentlighedens tillid til den offentlige forvaltning.

2.2.

Fremhævelsen i § 1, stk. 1, af lovens grundsynspunkt om åbenhed indebærer

ikke, at lovens øvrige bestemmelser alene skal fortolkes ud fra et princip om åben-

hed. Tvivl om fortolkningen af lovens bestemmelser, herunder undtagelsesbestem-

melserne, fører således ikke uden videre til, at der med henvisning til grundsyns-

punktet skal meddeles aktindsigt. Dette betyder, at de hensyn, som undtagelsesbe-

stemmelserne bygger på – og som enten direkte eller forudsætningsvis følger af lo-

ven – også skal tillægges betydning i fortolkningssituationen.

2.3.

§ 1, stk. 2, fastsætter, at myndigheder mv., der er omfattet af loven, skal sørge

for, at det i stk. 1 nævnte hensyn til åbenhed i videst muligt omfang varetages ved

valg, etablering og udvikling af nye it-løsninger. Herved sigtes der til, at myndig-

hederne ved etableringen og udviklingen af nye digitale værktøjer bør holde sig for

øje, at de indrettes på en sådan måde, at de er fremmende for offentlighedsprincip-

pets virkeliggørelse, herunder således, at aktindsigt i givet fald kan meddeles ved

e-mail.

Det indebærer også, at en myndighed ved etablering og udvikling af (nye) databa-

ser bør søge at tage hensyn til, at den enkelte database indrettes på en sådan måde,

at det er muligt ved få og enkle kommandoer at få foretaget et dataudtræk i over-

ensstemmelse med § 11, jf. pkt. 4.4 nedenfor.

3. Lovens anvendelsesområde

•

Loven omfatter alle danske forvaltningsmyndigheder

Loven gælder for alle dele af forvaltningsmyndighedernes virksomhed

Lovens regler om notatpligt og aktindsigt finder anvendelse på en lang ræk-

ke selskaber og institutioner mv.

Lovens anvendelsesområde kan på visse områder ændres ved bekendtgørel-

Vejledningen indeholder i bilag 1 en skematisk oversigt over lo-

vens anvendelsesområde.

3.1. Den offentlige forvaltning

3.1.1.

Efter § 2 finder loven anvendelse på al virksomhed, der udøves af myndig-

heder inden for den offentlige forvaltning.

Alle forvalt-

ningsmyndighe-

der er omfattede

Modhensyn ind-

går også i for-

tolkningssituatio-

nen

Krav til indret-

ning af IT-syste-

mer

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Den offentlige forvaltning omfatter alle statslige forvaltningsmyndigheder, herun-

der nævn, råd, udvalg og tværministerielle arbejdsgrupper, samt særlige forvalt-

ningsmyndigheder som Nationalbanken og Danmarks Radio. Omfattet er også alle

kommunale og regionale myndigheder, herunder kommunale og regionale udvalg,

kommunale fællesskaber samt lokale myndigheder med selvstændig kompetence

som børn- og ungeudvalg og huslejenævn.

Bestemmelsen omfatter ikke alle offentlige myndigheder, men alene myndigheder

inden for den offentlige forvaltning (forvaltningsmyndigheder). Bestemmelsen

omfatter således ikke domstolene og gælder dermed hverken for de almindelige

domstole (Højesteret, landsretterne, byretterne og Sø- og Handelsretten) eller for

de specielle domstole, som f.eks. Arbejdsretten, boligretterne og Tjenestemands-

retten.

Loven gælder endvidere ikke for Folketinget eller organer tilknyttet Folketinget,

f.eks. Folketingets Ombudsmand, Rigsrevisionen eller Statsrevisorerne, ligesom

den ikke gælder for udenlandske myndigheder eller internationale organisationer,

selv om myndighederne eller organisationerne har f.eks. kontor i Danmark.

3.1.2.

Loven omfatter som udgangspunkt både sager om udstedelse af generelle el-

ler konkrete retsakter (afgørelsessager) og enhver anden form for virksomhed, der

udøves af den offentlige forvaltning, herunder såkaldt faktisk forvaltningsvirksom-

hed, f.eks. rådgivning og vejledning, patientbehandling, undervisning og forskning

mv.

Loven finder dog alene anvendelse på den virksomhed, der udøves af den offentli-

ge forvaltning. Loven finder således ikke anvendelse på den virksomhed, som en

person, der er ansat eller på anden måde er en del af en forvaltningsmyndighed,

udøver, hvis det ikke sker som led i den pågældendes varetagelse af sine opgaver i

forvaltningsmyndigheden. Dette vil f.eks. være tilfældet, hvis en ansat udarbejder

en privat låneansøgning på forvaltningsmyndighedens computer.

3.2. Institutioner, foreninger og forsyningsvirksomheder mv.

3.2.1.

Efter § 3, stk. 1, finder loven også anvendelse på al virksomhed, der udøves

af de selvejende institutioner og foreninger mv., der er nævnt i bestemmelsens nr.

1-3. Det er dog kun lovens aktindsigtsregler og reglerne om notatpligt, der gælder

for de pågældende institutioner mv. Det indebærer, at bl.a. retten til at få foretaget

en sammenstilling af oplysninger i de pågældende institutioners databaser (dataud-

træk), jf. § 11, samt retten til indsigt i databeskrivelsen, jf. § 12, ikke gælder.

§ 3, stk. 1, nr. 1, omfatter selvejende institutioner, foreninger og fonde mv., der er

oprettet ved lov eller i henhold til lov. Omfattet af bestemmelsen er bl.a. visse

gymnasieskoler, Landsbyggefonden, Byggeskadefonden, Feriefonden, ATP og

Lønmodtagernes Dyrtidsfond. De nævnte institutioner mv. vil dog ikke være om-

fattet af offentlighedsloven, hvis det fremgår af det retsgrundlag, der ligger til

grund for oprettelsen, at institutionen ikke skal være en del af den offentlige for-

Visse institutio-

ner mv. er omfat-

tede

Al forvaltnings-

virksomhed er

omfattet

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

valtning. Det kan eksempelvis fremgå af forarbejderne til den lov, hvormed institu-

tionen er oprettet, at institutionen ikke skal henregnes til den offentlige forvaltning.

§ 3, stk. 1, nr. 2, omfatter selvejende institutioner, foreninger, fonde mv., der er op-

rettet på privatretligt grundlag, men som henregnes til den offentlige forvaltning,

idet 1) de udøver offentlig virksomhed af mere omfattende karakter og 2) er under-

givet intensiv offentlig regulering, intensivt offentligt tilsyn og intensiv offentlig

kontrol. Omfattet af bestemmelsen er bl.a. sociale institutioner med driftsoveren-

skomst. Det er med bestemmelsen forudsat, at den praksis, der har udviklet sig i

forbindelse med anvendelsen af den hidtidige offentlighedslov, forvaltningsloven

og loven om Folketingets Ombudsmand med hensyn til, hvornår de pågældende

institutioner mv. kan henregnes til den offentlige forvaltning, videreføres.

Efter § 3, stk. 1, nr. 3, finder lovens regler om aktindsigt og notatpligt også anven-

delse på KL og Danske Regioner.

3.2.2.

Efter § 3, stk. 2, er visse nærmere angivne virksomheder omfattet af lovens

regler om aktindsigt samt notatpligt. Det gælder således visse energiforsynings-

virksomheder (nr. 1), naturgasforsyningsvirksomheder (nr. 2) og kollektive varme-

forsyningsanlæg (nr. 3). I det omfang en virksomhed af den nævnte karakter er

omfattet af loven, indebærer det, at loven gælder for al virksomhed, som den på-

gældende virksomhed udøver.

3.3. Offentligt ejede selskaber

3.3.1.

Efter § 4 finder loven anvendelse på selskaber, der i kraft af det offentliges

ejerskab er undergivet en betydelig grad af offentlig styring og kontrol, men dog

således, at det alene er lovens aktindsigtsregler og reglerne om notatpligt, der gæl-

der for de pågældende selskaber.

Omfattet er al virksomhed, der udøves af selskaber, hvis mere end 75 pct. af ejer-

andelene tilhører danske offentlige myndigheder, jf. § 4, stk. 1, 1. pkt. Det er i den

forbindelse afgørende, om ejerandelen på 75 pct. er til stede på tidspunktet for

modtagelsen af anmodningen om aktindsigt.

Ved selskaber forstås juridiske personer med en formue adskilt fra det offentliges

formue, der driver forretningsmæssig virksomhed. Dermed omfattes bl.a. aktiesel-

skaber og anpartsselskaber omfattet af selskabsloven. Endvidere omfattes selska-

ber, der er omfattet af lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, der gælder for

enkeltmandsvirksomheder, interessentskaber, kommanditselskaber, andelsselska-

ber (andelsforeninger) samt andre selskaber og foreninger med begrænset ansvar,

som ikke er omfattet af selskabsloven eller lov om erhvervsdrivende fonde.

Loven finder anvendelse på sådanne selskaber, uanset om der er tale om direkte

eller indirekte ejerskab af mere end 75 pct. af ejerandelene. Ved indirekte ejerskab

forstås ejerskab gennem en eller flere andre juridiske personer. F.eks. vil et sel-

skab, hvori ejerandelene er fordelt med 25 pct. på fire selskaber, som staten alle

Offentligt ejede

selskaber er om-

fattede

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

ejer 100 pct. af, være omfattet af bestemmelsen. Derimod vil et selskab, der er 76

pct. ejet af et andet selskab, som det offentlige ejer 76 pct. af, ikke være omfattet af

bestemmelsen, da den offentlige ejerandel i et sådant tilfælde vil udgøre 58 pct.

Selskaber, som KL eller Danske Regioner ejer med mere end 75 pct., er også om-

fattede af loven.

Loven finder anvendelse på hele selskabet og ikke alene for den virksomhed, der

kan betegnes som forvaltningsvirksomhed.

Loven finder ikke anvendelse på børsnoterede selskaber eller disses datterselska-

ber, jf. § 4, stk. 1, 2. pkt. Ved børsnoterede selskaber forstås selskaber, der har ak-

tier optaget til handel på et reguleret marked i et EU- eller EØS-land.

3.3.2.

Ifølge § 4, stk. 2, kan vedkommende minister efter forhandling med justits-

ministeren fastsætte regler om, at loven ikke skal finde anvendelse på nærmere an-

givne selskaber, som ellers er omfattet af loven efter § 4, stk. 1. I det omfang der er

tale om kommunalt eller regionalt ejede selskaber, skal de nævnte regler endvidere

fastsættes efter forhandling med KL og Danske Regioner.

Det er forudsat, at bestemmelsen i stk. 2 navnlig finder anvendelse i forhold til of-

fentligt ejede selskaber, der ikke udøver forvaltningsvirksomhed, og som udøver

virksomhed, der i altovervejende grad er konkurrenceudsat. Ved beslutninger om at

undtage selskaber i medfør af bestemmelsen vil det således i almindelighed være

en forudsætning, at selskaberne udfører opgaver, der ikke har karakter af traditio-

nel forvaltningsvirksomhed. Endvidere vil det i almindelighed være en forudsæt-

ning, at selskaberne udøver virksomhed, der i altovervejende grad er konkurren-

ceudsat. Afgørelsen heraf må bero på en konkret bedømmelse i hvert enkelt tilfæl-

de.

De bekendtgørelser, der udstedes i medfør af bestemmelsen, kan bl.a. findes på

hjemmesiden Offentlighedsportalen.dk.

3.4. Øvrige selskaber, institutioner og foreninger mv.

3.4.1.

Efter § 5, stk. 1, er selskaber, institutioner, personligt ejede virksomheder,

foreninger mv. omfattet af lovens regler om aktindsigt samt notatpligt, i det om-

fang de ved eller i henhold til lov har fået tillagt beføjelse til at træffe afgørelse på

statens, en regions eller en kommunes vegne.

Bestemmelsen omfatter en bred vifte af selskaber mv., som træffer afgørelse på

statens, en regions eller en kommunes vegne.

Eksempel: Foreningen Mellemfolkeligt Samvirke er omfat-

tet af loven for så vidt angår de afgørelser om egnethed ef-

ter § 2 i lov om værnepligtens opfyldelse ved bistandsar-

Privat afgørelses-

virksomhed er

omfattet

Undtagne

selskaber

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

bejde i udviklingslandene, som Mellemfolkeligt Samvirke

træffer.

Private aktører, som af en kommune i medfør af sygedag-

pengelovens § 19, stk. 1, 1. pkt., overlades opgaver efter

loven til at træffe afgørelse, vil også være omfattet af loven

Den omstændighed, at private institutioner mv., som udfører virksomhed, der lige-

ledes udføres af offentlige myndigheder, som led i denne virksomhed f.eks. efter

udtrykkelig lovbestemmelse træffer afgørelse i forhold til borgerne, indebærer ik-

ke, at der træffes afgørelse på det offentliges vegne, medmindre andet konkret kan

udledes af den pågældende lov eller dens forarbejder.

I det omfang § 5 finder anvendelse, indebærer det (i modsætning til, hvad der føl-

ger af §§ 2-4) ikke, at hele institutionen mv. er omfattet af loven. Det er således

alene den del af institutionens virksomhed, der vedrører afgørelsesvirksomhed,

som der kan fås aktindsigt i.

3.4.2.

Efter § 5, stk. 2, kan vedkommende minister efter forhandling med justitsmi-

nisteren bestemme, at loven ikke skal finde anvendelse for afgørelsesvirksomhed

hos de pågældende institutioner mv. omfattet af stk. 1.

Bestemmelsen er alene forudsat anvendt i særlige tilfælde, hvor tungtvejende hen-

syn taler imod, at offentligheden får indsigt i afgørelsesvirksomheden hos den på-

gældende institution mv.

3.4.3.

§ 5, stk. 3, giver hjemmel til, at vedkommende minister efter forhandling

med justitsministeren kan fastsætte regler om, at loven skal finde anvendelse på

nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger mv., såfremt udgifterne ved

deres virksomhed overvejende dækkes af statslige, regionale eller kommunale

midler.

Bestemmelsen er en videreførelse af § 1, stk. 3, i den hidtidige offentlighedslov.

Praksis efter denne bestemmelse vil derfor fortsat være relevant.

I regler, der udstedes efter bestemmelsen, kan det fastsættes, at loven alene skal

finde delvist anvendelse på det pågældende selskab mv., f.eks. således at alene lo-

vens regler om aktindsigt gælder for selskabet mv. Det vil desuden kunne fastsæt-

tes, at adgangen til aktindsigt ikke gælder i forhold til dokumenter, der er indgået

til eller oprettet af de pågældende selskaber mv., inden offentlighedsloven blev

bragt i anvendelse for selskaberne mv.

3.5. Opgaver, som påhviler det offentlige

3.5.1.

Det følger af lovens § 6, at når opgaver, som efter lovgivningen påhviler det

offentlige, bliver overladt til en virksomhed mv., der ikke er omfattet af lovens §§

Virksomheder,

der udfører opga-

Udvidelse ved

bekendtgørelse

Undtagelse ved

bekendtgørelse

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

3-5, skal vedkommende forvaltningsmyndighed sikre, at den pågældende virksom-

hed løbende giver oplysninger til myndigheden om udførelsen af opgaverne. Be-

stemmelsen fastsætter desuden, at de pågældende oplysninger hos vedkommende

forvaltningsmyndighed vil være omfattet af retten til aktindsigt efter lovens almin-

delige regler.

Det er forudsat, at det offentlige i forbindelse med overladelsen af opgaverne ind-

går en aftale eller lignende med den pågældende virksomhed mv., hvorefter virk-

somheden forpligtes til at give oplysninger til myndigheden om udførelsen af op-

gaverne.

Med udtrykket ”opgaver, som efter lovgivningen påhviler det offentlige” sigtes der

til de tilfælde, hvor udførelsen af opgaven efter lovgivningen er pålagt eller hen-

lagt til det offentlige.

Eksempel: Det følger af integrationslovens § 4, stk. 1, at

kommunalbestyrelsen bl.a. har ansvaret for integrations-

programmer for flygtninge og familiesammenførte ud-

lændinge. Det følger imidlertid af integrationslovens § 5,

at kommunalbestyrelsen kan overlade udførelsen af be-

stemte opgaver som led i gennemførelse af integrations-

programmer til en eller flere organisationer eller for-

eninger mv., herunder Dansk Flygtningehjælp, uddannel-

sesinstitutioner, private virksomheder og andre kommu-

nalbestyrelser.

3.5.2.

Pligten efter § 6 gælder også tilfælde, hvor en opgave, der efter lovgivningen

påhviler det offentlige, i overensstemmelse med de almindelige forvaltningsretlige

principper om delegation er overladt til en privat virksomhed mv., uden at mulig-

heden herfor er omtalt i vedkommende lovgivning.

Pligten gælder derimod ikke i de tilfælde, hvor det fremgår direkte af loven, at en

bestemt opgave skal udføres af en privat virksomhed mv. I sådanne tilfælde er der

således ikke tale om en opgave, der påhviler det offentlige.

Det forhold, at der skal være tale om overladelse af opgaver, der efter lovgivningen

påhviler det offentlige, indebærer desuden, at overladelse af opgaver, der vedrører

myndighedens interne eller administrative forhold, ikke vil være omfattet af § 6.

Således vil bestemmelsen ikke finde anvendelse i de tilfælde, hvor en forvaltnings-

myndighed f.eks. udliciterer rengøring af myndighedens kontorer, serviceringen af

myndighedens computersystemer og lignende.

Selv om der er tale om overladelse af opgaver, der efter lovgivningen påhviler det

offentlige, vil bestemmelsen ikke finde anvendelse i de tilfælde, hvor det måtte føl-

ge af lovgivningen på det pågældende område, at der vil være adgang til aktindsigt

efter offentlighedsloven hos den private virksomhed mv.

ver for det of-

fentlige

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

3.5.3.

Det er ikke fastsat, hvor tit myndigheden skal sikre, at virksomheden mv. gi-

ver de nævnte oplysninger. § 6 fastsætter alene, at myndigheden skal sikre, at den

pågældende virksomhed løbende giver oplysninger om udførelsen af opgaverne.

Det er dog forudsat, at myndigheden i almindelighed skal sikre sig, at den én gang

om året modtager de nævnte oplysninger. Om der er grund til, at myndigheden sik-

rer sig oplysninger i videre udstrækning end det anførte – f.eks. én gang hvert hal-

ve år – må bl.a. afhænge af den nærmere karakter af de overladte opgaver, herun-

der om der er tale om opgaver, der er af væsentlig betydning for offentligheden.

Der er overladt myndigheden en bred margin med hensyn til vurderingen af, hvilke

oplysninger der skal indhentes, og det er således ikke en forudsætning, at der ind-

hentes en længere (detaljeret) redegørelse om udførelsen af de overladte opgaver.

På den anden side er det dog forudsat, at de oplysninger, der indhentes, i alminde-

lighed har et sådant omfang, at de giver et overblik over, hvorledes virksomheden

mv. udfører de overladte opgaver, herunder om virksomheden lever op til de mere

specifikke forpligtelser over for f.eks. borgerne, der måtte følge af lovgivningen på

det pågældende område.

Vedkommende forvaltningsmyndighed har i øvrigt alene en pligt til at sikre sig, at

de pågældende oplysninger indhentes, men myndigheden er derimod ikke ansvar-

lig for oplysningernes rigtighed. Hvis en myndighed imidlertid bliver opmærksom

på eller får mistanke om, at oplysningerne er urigtige, vil det dog bl.a. kunne få

betydning for den pågældende virksomheds adgang til at fortsætte med at udføre

den pågældende opgave.

4. Retten til aktindsigt mv.

•

Enhver har ret til aktindsigt

Retten omfatter alle eksisterende dokumenter, som relaterer sig til myndig-

hedens mv. virksomhed

Materialet skal kunne identificeres ud fra aktindsigtsanmodningen

Der er ret til indsigt i oplysninger om egne forhold (egenacces)

Retten til indsigt gælder også dataudtræk og databeskrivelser

Krav til opfølg-

ning

4.1. Hovedreglen om retten til aktindsigt

4.1.1.

Efter § 7 tilkommer retten til aktindsigt enhver. Adgangen til aktindsigt til-

kommer således juridiske personer (selskaber, organisationer mv.) og fysiske per-

soner uden hensyntagen til statsborgerskab, bopæl, alder mv.

Retten til aktind-

sigt tilkommer

enhver

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

For så vidt angår børn under 15 år vil spørgsmålet om, hvorvidt barnet kan

benytte offentlighedsloven, afhænge af, om barnet har den fornødne modenhed til

at forstå, hvad aktindsigt i de pågældende dokumenter indebærer. Det vil i langt de

fleste tilfælde være helt ubetænkeligt at give aktindsigt til et barn, der er mellem

12 og 15 år, da det i almindelighed må antages at kunne forstå, hvad aktindsigten

indebærer. Kun i helt særlige tilfælde bør unge mellem 15 og 18 år nægtes adgang

til at benytte offentlighedsloven med henvisning til den pågældendes alder.

Det kan ikke kræves, at den, der anmoder om aktindsigt, godtgør at have en særlig

retlig interesse i sagen. Det kan derfor ikke i almindelighed kræves, at ansøgeren

identificerer sig med navn, adresse mv.

Eksempel: En anmodning om aktindsigt i en bestemt sag

hos en myndighed er alene underskrevet ved fornavn, men

der er angivet en e-mailadresse, som de pågældende akter

bedes sendt til. Myndigheden vil skulle behandle anmod-

ningen på det foreliggende grundlag.

Anmodes der om aktindsigt i materialet som egenacces (se

pkt. 4.2 nedenfor), kan – og evt. skal – myndigheden kræve

dokumentation for, at vedkommende er den, som

vedkommende udgiver sig for.

4.1.2.

§ 7, stk. 1, fastslår, at retten til aktindsigt omfatter dokumenter, der er indgå-

et til eller oprettet af en myndighed mv. som led i en administrativ sagsbehandling

i forbindelse med dens virksomhed. Retten til aktindsigt omfatter således alle do-

kumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed mv. Det gælder dog ikke

dokumenter, der (typisk på grund af deres indhold) er myndighedens løbende ad-

ministrative virksomhed helt uvedkommende.

Det forhold, at der modtages en anmodning om aktindsigt i en sag, vil ikke i sig

selv udløse en pligt for myndigheden mv. til at søge at rekonstruere dokumenter,

som på tidspunktet for anmodningen ikke længere findes på sagen. Der vil f.eks.

ikke som følge af, at der er modtaget en anmodning om aktindsigt, gælde en pligt

for myndigheden til at forsøge at genskabe slettede e-mails. Hvis myndigheden får

en formodning om, at den har været i besiddelse af dokumenter omfattet af anmod-

ningen, som er bortkommet eller f.eks. i strid med arkivlovens regler viser sig at

være slettet eller tilintetgjort, vil der imidlertid være pligt til at udfolde rimelige

bestræbelser på at rekonstruere dokumenterne. En myndighed må imidlertid i al-

mindelighed kunne lægge til grund, at dokumenter, som tidligere er slettet eller til-

intetgjort, er kasseret i overensstemmelse med arkivlovgivningens regler, således

at det kun er relevant at søge et dokument rekonstrueret, når der er konkrete holde-

punkter for at antage, at det omhandlede dokument ikke burde have været kasseret.

Eksisterende

dokumenter

Rekonstruktion

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

I de tilfælde, hvor der herefter består en pligt til at søge et eller flere dokumenter

rekonstrueret, kan de slettede dokumenter forsøges rekonstrueret f.eks. ved hjælp

af it-backupfiler eller eventuelt ved at rette henvendelse til tidligere eller nuværen-

de medarbejdere med henblik på at undersøge, om de pågældende måtte være i be-

siddelse af det pågældende materiale. Der vil dog alene være pligt for myndighe-

den til at rette henvendelse til en tidligere medarbejder i den forbindelse, hvis der

er en konkret formodning om, at vedkommende tidligere medarbejder er i besid-

delse af relevante dokumenter, som ikke er i myndighedens besiddelse.

§ 7, stk. 1, fastsætter ikke et egentligt tidspunkt for, hvornår retten til aktindsigt

indtræder, men fastslår blot, at retten til aktindsigt omfatter dokumenter, når de er

indgået til eller oprettet af en myndighed mv. Det indebærer, at retten indtræder i

forbindelse med, at den pågældende myndighed har modtaget eller oprettet doku-

mentet. Det er således uden betydning, om dokumentet er foreløbigt, foreligger i

udkastform, om det er journaliseret, eller om dokumentet er lagt på den pågælden-

de sag. Det er ligeledes uden betydning, hvordan dokumentet er modtaget, herun-

der om det er sket pr. almindelig post eller e-mail.

Det er dog en betingelse for retten til aktindsigt, at dokumentet på tidspunktet for

fremsættelsen af anmodningen om aktindsigt er enten indgået til eller oprettet af

myndigheden mv. Myndighederne er derfor ikke forpligtet til at imødekomme an-

modninger om at få tilsendt fremtidige dokumenter i en bestemt sag (løbende akt-

indsigt), ligesom der ikke gælder en pligt for myndighederne til at tilvejebringe el-

ler udarbejde dokumenter, der ikke allerede foreligger i sagen (se dog pkt. 4.5 ne-

denfor om myndigheders pligt til at foretage en sammenstilling af allerede forelig-

gende oplysninger i myndighedens databaser og således tilvejebringe et nyt doku-

ment).

4.1.3.

For at være omfattet af lovens bestemmelser om aktindsigt skal et dokument

være indgået til eller oprettet af myndigheden mv. som led i administrativ sagsbe-

handling i forbindelse med dens virksomhed. Eksempelvis vil der ikke være ad-

gang til aktindsigt i dokumenter, som myndigheden blot modtager til opbevaring

eller rent teknisk eller lignende bearbejdning.

Heller ikke generelt materiale, der som f.eks. lov- og domssamlinger, faglitteratur

mv. er tilgængeligt for myndighedens ansatte på f.eks. et bibliotek eller intranet

med henblik på at blive brugt, når det har relevans for myndighedens virksomhed,

herunder i forbindelse med konkret sagsbehandling, kan anses for indgået til eller

oprettet af den pågældende myndighed i bestemmelsens forstand. Dette gælder og-

så, selv om der måtte være lagt kopier af sådant materiale på en konkret sag. Om

aktindsigt i dokumenter, der indeholder generelle retningslinjer for behandlingen

af bestemte sagstyper, eller dokumenter, der indeholder en systematiseret gengivel-

se af praksis på bestemte sagsområder, se pkt. 6.4.5 og 6.4.6 nedenfor.

Dokumenter, som en offentligt ansat har modtaget, afsendt eller oprettet i anden

egenskab end ansat ved den pågældende myndighed mv. – f.eks. som medlem af

en tværministeriel arbejdsgruppe, der i sig selv udgør en selvstændig myndighed

Som led i admi-

nistrativ sagsbe-

handling

Aktindsigtens

indtræden

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

(se pkt. 6.2.3 nedenfor) – kan ikke i almindelighed anses for indgået til eller opret-

tet af den pågældende myndighed.

Et dokument, som en myndighed mv. alene har adgang til gennem en ekstern data-

base, kan hverken betragtes som indgået til eller oprettet af den pågældende myn-

dighed, medmindre dokumentet foreligger i form af en udskrift på sagen eller på

anden måde er tilgået sagen (se også pkt. 4.4.1 nedenfor).

Det er uden betydning for vurderingen af spørgsmålet om, hvorvidt f.eks. en e-mail

er sendt som led i administrativ sagsbehandling, om den ansatte har anvendt en

tjenstlig eller en privat e-mailadresse.

4.1.4.

§ 7, stk. 2, indeholder en nærmere beskrivelse af, hvad aktindsigten omfatter.

Efter bestemmelsens nr. 1 omfatter retten til aktindsigt alle dokumenter, der vedrø-

rer den pågældende sag. Dokumentbegrebet er ikke defineret nærmere i loven,

men omfatter både egentlige skriftlige dokumenter og fotografier, billeder, kort,

rids mv. Desuden er materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter mv.,

f.eks. lydbånd, film, videooptagelser, efter omstændighederne omfattet af doku-

mentbegrebet.

Lovens dokumentbegreb er teknologineutralt. Materiale, der lagres på nye infor-

mationsbærere eller i nye former, er derfor omfattet af dokumentbegrebet, i det

omfang det pågældende materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige doku-

menter og aktstykker. Det afgørende for, om noget bestemt materiale er omfattet af

lovens dokumentbegreb, er således, om det pågældende materiale kan sidestilles

med egentlige skriftlige dokumenter, og om det har været undergivet administrativ

sagsbehandling i den pågældende myndighed mv.

Det indebærer, at formløse noteringer, som en offentligt ansat nedfælder på f.eks.

gule ”post-it”-etiketter og lignende løse lapper – f.eks. under en sags behandling,

under en telefonsamtale eller under et møde – ikke kan anses for omfattet af lovens

dokumentbegreb. Endvidere kan sms-beskeder og e-mails have en sådan ”formløs”

karakter, at de ikke kan anses for omfattet af lovens dokumentbegreb. Om det er

tilfældet vil bero på en konkret vurdering af indholdet og karakteren af den enkelte

sms-besked eller e-mail sammenholdt med indholdet og karakteren af den sag, som

sms-beskeden eller e-mailen vedrører.

Det kan i den forbindelse f.eks. nævnes, at sms-beskeder og e-mails, som vedrører

en sag i den pågældende myndighed, vil være omfattet af lovens dokumentbegreb,

hvis den enkelte sms-besked eller e-mail indeholder oplysninger om faglige vurde-

ringer eller oplysninger om en sags faktiske grundlag.

Hvis der i forhold til den enkelte sms-besked eller e-mail gælder en notatpligt, vil

sms-beskeden eller e-mailen også være omfattet af dokumentbegrebet. Der henvi-

ses i den forbindelse til pkt. 14.2 nedenfor.

Dokumentbegre-

bet

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Det samme gælder, hvis en borger meddeles en afgørelse i form af en e-mail. Til-

svarende gælder, hvis en afgørelse – helt undtagelsesvist – meddeles i form af en

sms-besked. Navnlig for så vidt angår sms-beskeder bemærkes det, at sms-beske-

der i praksis efter deres karakter som oftest vil være så formløse, at de i alminde-

lighed ikke vil være at anse som dokumenter omfattet af loven.

Som eksempler på e-mails, der f.eks. er udvekslet mellem forskellige

myndigheder, og som i almindelighed vil have en sådan formløs karakter,

at de ikke kan anses for omfattet af lovens dokumentbegreb, kan nævnes

e-mails med følgende ordlyd:

•

”Du bedes ringe til mig vedrørende det fremsendte ud-

kast til notat om gødningsafgifter. ”

”Jeg vil høre, om nogen i Skatteministeriet har kend-

skab til sagen om den redegørelse fra Foreningen af

Registrerede Revisorer om skattesvig, der har været

omtalt i pressen i den senere tid. ”

”Vil bliver nødt til at rykke mødet i morgen om hand-

lingsplanen til næste uge, da vi er ved at behandle en

anden sag, der haster mere. Jeg ringer til dig med et

forslag til et nyt mødetidspunkt. ”

•

Som eksempler på e-mails, som vil være omfattet af lovens dokumentbe-

greb, kan nævnes e-mails med følgende ordlyd:

•

”Justitsministeriet skal hermed anmode Skatteministe-

riet om at fremkomme med eventuelle bemærkninger til

vedlagte udkast til afgørelse om aktindsigt. ”

”Det udkast til notat i sagen om overbelåning, som Er-

hvervs- og Vækstministeriet har fremsendt, giver Ju-

stitsministeriet anledning til følgende bemærkninger:

Justitsministeriet kan tiltræde, at (…). Ministeriet er

imidlertid uenig i, at (…). ”

"Til brug for statsministerens besvarelse af spørgsmål

nr. 1 fra Folketingets Retsudvalg, skal Justitsministeriet

hermed oplyse, at (…). ”

Aktlister

•

4.1.5.

§ 7, stk. 2, nr. 2, giver adgang til aktindsigt i indførsler i journaler, registre

og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter (aktlisten). Det

gælder uanset, om journalen mv. føres manuelt eller elektronisk.

Bestemmelsen indebærer, at den pågældende myndighed mv. på eget initiativ – og

samtidig med sagens øvrige dokumenter – skal meddele aktindsigt i journalind-

førslen (aktlisten). Den aktindsigtssøgende har således et selvstændigt krav på akt-

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

indsigt i journalindførslen, og afslag herpå kan alene meddeles, hvis den pågæl-

dende indførsel indeholder oplysninger, der i sig selv er omfattet af de bestemmel-

ser i loven, der undtager oplysninger fra retten til aktindsigt, jf. §§ 30-35, eller hvis

oplysningerne er omfattet af særlovgivningens undtagelsesbestemmelser. Der gæl-

der dog ikke en ret til aktindsigt i journalindførslen, hvis aktindsigtsanmodningen

angår en sag, f.eks. en straffesag, der som sådan er undtaget fra loven.

§ 7, stk. 2, nr. 2, giver ikke adgang til aktindsigt i hele journalen hos en myndighed

mv. Det er således alene indførslen i journalen mv. vedrørende en bestemt sag, der

er omfattet af bestemmelsen.

Der er ikke hjemmel til at afslå aktindsigt i myndighedens journalplan, hvorved

forstås en oversigt over myndighedens sagsområde opdelt i sagsgrupper med et

dertil knyttet nummereringssystem.

4.1.6.

Efter § 7, stk. 3, gælder retten til aktindsigt i et dokument, der er afsendt af

myndigheden mv., først fra dagen efter, at det pågældende dokument er afsendt.

Bestemmelsen gælder både i forhold til breve, der sendes med almindelig post, og

i forhold til dokumenter, der f.eks. sendes pr. e-mail.

4.2. Egenacces

4.2.1.

Lovens § 8 indebærer, at en person kan få indsigt i oplysninger vedrørende

den pågældende selv i lige så vidt omfang som efter forvaltningslovens regler om

aktindsigt, der alene gælder for den, som er part i en sag, hvor der er eller vil blive

truffet en afgørelse. Bestemmelsens praktiske betydning er således bl.a. at give ad-

gang til egenacces i oplysninger i dokumenter, der ikke indgår i afgørelsessager,

men f.eks. i sager om faktisk forvaltningsvirksomhed.

Retten til egenacces er som udgangspunkt alene begrænset af de undtagelser, der er

nævnt i §§ 19-29 og § 35, og således ikke af § 30, der i nr. 1 undtager oplysninger

om enkeltpersoners private forhold fra retten til aktindsigt. Retten til egenacces

gælder dog ikke, i det omfang de hensyn, der er nævnt i undtagelsesbestemmelser-

ne i §§ 31-33, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende

vægt taler imod.

Adgangen til at undtage oplysninger omfattet af § 8 er således ganske snæver, og

det er med bestemmelsen forudsat, at spørgsmålet om, hvorvidt oplysningerne kan

undtages fra aktindsigt, afgøres ved en konkret afvejning i det enkelte tilfælde.

4.2.2.

Det forhold, at retten til egenacces omfatter oplysninger vedrørende den på-

gældendes ”personlige forhold”, indebærer på den ene side, at retten til egenacces

ikke omfatter oplysninger om andre personers forhold. På den anden side betyder

det ikke, at retten kun omfatter oplysninger, hvor den pågældendes personlige for-

hold gøres til genstand for direkte omtale. Det er tilstrækkeligt, at der er tale om

oplysninger vedrørende den pågældendes personlige forhold, og således kan f.eks.

Den pågældendes

personlige for-

hold

Egenacces

Først dagen efter

afsendelse

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

nærmere oplysninger om kontakten med en anden person efter omstændighederne

være omfattet af udtrykket ”personlige forhold”.

4.3. Identifikationskravet

4.3.1.

I § 9 er det fastsat, hvad en aktindsigtsanmodning skal indeholde, og hvornår

behandlingen heraf kan afslås.

§ 9, stk. 1, stiller som betingelse for at få aktindsigt, at det i bestemmelsen angivne

identifikationskrav er opfyldt. Derimod stilles der ikke noget krav om, at der gives

en nærmere begrundelse for en anmodning om aktindsigt. Der gælder heller ikke

noget formkrav til en sådan anmodning, der således kan fremsættes skriftligt

(f.eks. pr. e-mail eller almindelig post) eller mundtligt (f.eks. telefonisk eller ved

personligt fremmøde hos myndigheden).

§ 9, stk. 1, nr. 1, som omhandler det objektive identifikationskrav, stiller krav om,

at en anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige

for, at en myndighed mv. kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes

aktindsigt i. Om dette krav er opfyldt, vil bero på en konkret vurdering i det enkel-

te tilfælde, men en myndighed vil dog, navnlig hvor anmodningen er fremsat af

medierne, have særlig grund til at vejlede medierne med henblik på, at myndighe-

den bliver i stand til at identificere de sager eller de dokumenter, der ønskes akt-

indsigt i.

§ 9, stk. 1, nr. 2, stiller krav om, at en aktindsigtsanmodning skal angive det tema,

sagen eller dokumentet vedrører. Dette krav vil være opfyldt, hvis det f.eks. anfø-

res, at der ønskes aktindsigt i den pågældende myndigheds ”sager om udstedelse af

våbentilladelser”. Den aktindsigtssøgende kan således få aktindsigt i sager af en

bestemt art eller sager journaliseret i en bestemt periode, hvis betingelsen om angi-

velse af tema er opfyldt.

Eksempelvis indebærer kravet om angivelse af et tema, at en

anmodning om aktindsigt i ”brevveksling mellem en minis-

ter og en navngiven person i en afgrænset periode” i almin-

delighed ikke vil være tilstrækkelig. Det kan således yderli-

gere kræves, at ansøgeren angiver, hvilket tema eller emne

den brevveksling, der ønskes aktindsigt i, omhandler, f.eks.

”sager om fri proces”. Der vil dog kunne tænkes helt særli-

ge tilfælde, hvor brevvekslingen i sig selv vil kunne anses

for et tema for ansøgningen. Dette vil eksempelvis være til-

fældet, hvis formålet med en aktindsigtsbegæring er at bely-

se omfanget af kontakten mellem parterne. I sådanne tilfæl-

de vil anmodningen efter omstændighederne kunne afslås

med henvisning til, at behandlingen af anmodningen vil

nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug hos

myndigheden (se pkt. 4.3.2 nedenfor).

Det objektive

identifikations-

krav

Krav til

ansøgningen

Kravet om

tematisering

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

En angivelse af en konkret sags journalnummer i en anmodning om aktindsigt vil

være tilstrækkelig til, at myndigheden mv. ikke vil kunne afslå at behandle anmod-

ningen, selv om kravet om angivelse af tema ud fra en principiel betragtning kan

siges ikke at være opfyldt.

4.3.2.

Efter § 9, stk. 2, nr. 1, kan en myndighed mv., uanset at betingelserne i stk. 1

er opfyldt, afslå at behandle en anmodning om aktindsigt efter § 7, i det omfang

behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.

Det centrale for vurderingen af, om behandlingen af en anmodning om aktindsigt

vil nødvendiggøre et – i forhold til ansøgerens interesse i at få indsigt i det konkre-

te tilfælde – uforholdsmæssigt ressourceforbrug, vil være det forventede tidsfor-

brug i forbindelse med den pågældende myndigheds behandling af aktindsigtsan-

modningen. Der må i den forbindelse lægges vægt på, hvor mange sager eller do-

kumenter anmodningen om aktindsigt vedrører, ligesom der må lægges vægt på,

om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompli-

ceret at behandle. Adgangen til at afslå at behandle en anmodning om aktindsigt

vil forudsætte, at det vurderes, at det samlede tidsforbrug for myndighederne i for-

bindelse med behandlingen af anmodningen – det vil sige såvel fremsøgningen af

sagerne eller dokumenterne samt myndighedens (de involverede personers) vurde-

ring af, om der kan meddeles aktindsigt heri – må forventes at overstige ca. 25 ti-

mer (svarende til mere end 3 fulde arbejdsdage).

Hvis det uforholdsmæssige ressourceforbrug skyldes, at forvaltningsmyndigheden

har undladt f.eks. at journalisere sagens (sagernes) akter behørigt, kan bestemmel-

sen dog ikke af den grund bringes i anvendelse.

Kravet om angivelse af tema efter § 9, stk. 1, nr. 2, vil være opfyldt, hvis den på-

gældende har angivet et tema, f.eks. ”brevveksling, der vedrører smiley-ordnin-

gen”. I sådanne tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i et ”tværgående spørgs-

mål”, bør myndigheden mv. foretage en søgning i journalsystemet under anvendel-

se af de oplagte søgeord, ligesom den medarbejder, der behandler aktindsigtsan-

modningen, baseret på sit kendskab til myndighedens sager bør foretage en umid-

delbar overvejelse med hensyn til, hvilke sager og dokumenter der er omfattet af

anmodningen. Myndigheden er således ikke forpligtet til på anden måde, f.eks. ved

manuel gennemgang af myndighedens sager, at søge efter dokumenter, der er om-

fattet af anmodningen.

Kravet om, at det skal påvises, at behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre

et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, indebærer, at såfremt den, der har søgt om

aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne, vil myndighe-

den mv. være forpligtet til i almindelighed – og således uanset sagens eller doku-

menternes omfang – at behandle anmodningen. En myndighed vil i den forbindelse

kun sjældent kunne undlade at behandle en anmodning om aktindsigt, der er frem-

sat af et massemedie eller en forsker tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut, da

Særlig interesse

Uforholdsmæs-

sigt

ressourceforbrug

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

sådanne medier og forskere i almindelighed må antages at have en særlig interesse

i aktindsigten.

Det vil i øvrigt bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde på baggrund af

oplysningerne i den pågældende sag, om en person har en sådan særlig interesse i

sagen eller dokumenterne, at den pågældende kan få behandlet sin anmodning om

aktindsigt på trods af, at det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourcefor-

brug.

Som et eksempel på en interesse, der i almindelighed må an-

ses for ”særlig” i bestemmelsens forstand, kan nævnes inte-

ressen i at indsamle oplysninger til brug for en verserende

retssag, som ansøgeren er involveret i. Et andet eksempel

kan være et tilfælde, hvor den pågældende sag mv. vil kunne

belyse forhold af særlig personlig betydning for ansøgeren,

f.eks. om et adoptivbarns biologiske familie (og hvor ansø-

geren ikke har ret til egenacces mv. i de pågældende oplys-

ninger).

Hvor der er tale om en anmodning om aktindsigt, der vil være ressourcekrævende

at behandle, herunder uforholdsmæssig ressourcekrævende, vil en myndighed mv.

dog under alle omstændigheder og således også i forhold til bl.a. journalister kunne

anmode den aktindsigtssøgende om at konkretisere, hvad det nærmere er, den på-

gældende interesserer sig for.

Meddelelse af afslag på aktindsigt med henvisning til ressourceforbruget bør såle-

des meget ofte ikke være den første reaktion på en anmodning om aktindsigt, men

myndigheden mv. bør i første række indlede en dialog med den aktindsigtssøgende

med henblik på at få afgrænset og konkretiseret anmodningen, således at et eventu-

elt ressourceproblem ikke længere foreligger.

Der kan forekomme tilfælde, hvor flere anmodninger om aktindsigt til samme

myndighed mv. ved vurderingen af ressourceforbruget i forbindelse med myndig-

hedens behandling heraf skal betragtes som én anmodning om aktindsigt. Det vil

f.eks. kunne være tilfældet, hvor den pågældende myndighed tidligere har afslået

at behandle en anmodning om aktindsigt med henvisning til, at behandlingen vil

nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, og hvor der efterfølgende – i

stedet for én samlet anmodning – indgives særskilte anmodninger om aktindsigt,

der samlet set reelt dækker de samme oplysninger som den anmodning om aktind-

sigt, myndigheden afslog at behandle.

Der kan også i øvrigt efter omstændighederne meddeles afslag på en anmodning

om aktindsigt med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvor den

samme ansøger anmoder om aktindsigt i den ene sag efter den anden hos en myn-

dighed mv.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Adgangen til i sådanne tilfælde at meddele afslag på aktindsigt vil dog forudsætte,

at den pågældende gennem en periode har anmodet om aktindsigt i et betragteligt

antal sager hos den samme myndighed mv., og at det er åbenbart, at ansøgeren ik-

ke har en sådan særlig interesse i de sager, der søges aktindsigt i, at myndigheden

løbende bør være forpligtet til at anvende omfattende ressourcer på at behandle

aktindsigtsanmodninger fra den pågældende. Det bemærkes, at det vil bero på en

konkret vurdering i det enkelte tilfælde, om der i de omhandlede tilfælde kan med-

deles afslag, og der gælder således f.eks. ikke en ret til at få behandlet mindst 10

aktindsigtsanmodninger inden for en periode på 6 måneder. Det forudsættes imid-

lertid, at en ansøger normalt – alt afhængig af omstændighederne – vil skulle have

fremsat 10-15 anmodninger over for den samme myndighed inden for det seneste

halve år for, at der af den omhandlede grund kan meddeles afslag.

4.3.3.

Efter § 9, stk. 2, nr. 2, kan der endvidere meddeles afslag på en anmodning

om aktindsigt, i det omfang anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt

formål eller lignende. Bestemmelsen vil bl.a. kunne anvendes, hvor en anmodning

om aktindsigt i en sag eller i dokumenter har til formål at skabe grundlag for rets-

stridige forhold eller har til formål at forfølge eller på lignende måde genere myn-

dighedens ansatte eller privatpersoner (chikane).

Ved vurderingen af, om det kan lægges til grund, at en aktindsigtsanmodning må

antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende, må der tages udgangs-

punkt i de konkrete omstændigheder ved anmodningen. Det kan i den forbindelse

f.eks. indgå, om ansøgeren selv har givet udtryk for, at anmodningen fremsættes

med det formål at genere eller forfølge en person mv., ligesom der kan lægges

vægt på, om ansøgeren tidligere har benyttet oplysninger, som den pågældende har

fået aktindsigt i, til at begå retsstridige forhold. Der kan endvidere lægges vægt på,

om ansøgeren ved møder eller telefonisk har optrådt truende.

4.4. Indsigt i databaser

4.4.1.

Retten til aktindsigt omfatter ikke databaser, herunder registre eller andre sy-

stematiserede fortegnelser, hvor der gøres brug af elektronisk databehandling, jf. §

10, stk. 1. Dog er der adgang til aktindsigt i fortegnelser (aktlister) som nævnt i §

7, stk. 2, nr. 2, jf. også pkt. 4.1.4 ovenfor.

En ”database” kan defineres som en datamængde, der er organiseret og struktureret

på en sådan måde, at der fra den pågældende datamængde efter individuelle krite-

rier, som bestemmes af brugeren, kan fremkaldes bestemte data.

Det forhold, at databaser falder uden for retten til aktindsigt efter offentlighedslo-

ven, indebærer ikke, at adgang til aktindsigt i elektroniske dokumenter, der udeluk-

kende opbevares i en database er afskåret, men derimod blot, at der ikke er adgang

til at få et dataudtræk fra en database eller få udleveret databasen som sådan (råda-

ta), jf. dog pkt. 4.5 nedenfor.

Retten til aktind-

sigt omfatter ikke

databaser

Retsstridige for-

mål

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Eksempelvis omfatter retten til aktindsigt efter offentligheds-

loven ikke CPR-registret som sådan. Udskrives der oplys-

ninger fra registret, som herefter f.eks. indgår i en afgørel-

sessag hos en forvaltningsmyndighed, vil der være adgang

til aktindsigt i den pågældende udskrift efter offentlighedslo-

vens almindelige regler.

Til trods for den manglende ret til aktindsigt i myndighedernes databaser, registre

mv., bør myndighederne mv. dog i medfør af et princip svarende til § 14 om mer-

offentlighed i almindelighed imødekomme en anmodning om indsigt i en myndig-

heds database, hvis databasen kan udleveres med enkle tekniske hjælpemidler, som

myndigheden råder over, og hvis modstående hensyn, herunder bl.a. hensynet til

myndighedernes tavshedspligt og persondataloven, ikke er til hinder herfor. Ved

vurderingen af, om en database skal udleveres efter det nævnte princip, kan der og-

så tages hensyn til, om den aktindsigtssøgende må antages at ville anvende databa-

sen til et retsstridigt formål.

4.4.2.

§ 10, stk. 2, giver vedkommende minister adgang til at fastsætte regler om,

at juridiske personer – i lighed med, hvad der efter persondataloven gælder for fy-

siske personer – kan få indsigt i oplysninger i myndighedernes databaser mv. om

dem selv. Der er således med bestemmelsen mulighed for at fastsætte regler om

egenacces for juridiske personer i myndighedernes databaser. Bestemmelsen, der

viderefører de eksisterende bemyndigelsesbestemmelser, er ikke tænkt udnyttet i

forbindelse med lovens ikrafttræden.

4.5. Ret til sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk)

4.5.1.

Efter § 11, stk. 1, har offentligheden ret til under visse betingelser at kræve,

at en forvaltningsmyndighed foretager og udleverer en sammenstilling af oplysnin-

ger i myndighedens databaser, som myndigheden ikke allerede har foretaget. Der

er således tale om, at myndigheden i et vist omfang forpligtes til at udarbejde do-

kumenter, der ikke allerede foreligger. Det følger af §§ 3-5, at denne forpligtelse til

at foretage dataudtræk ikke gælder i forhold til de institutioner mv., som er omfat-

tet af disse bestemmelser.

Udtrykket ”myndighedens databaser” dækker – foruden de databaser som myndig-

heden selv har oprettet og fører – også forvaltningens databaser, hvor driften er ud-

liciteret til en privat virksomhed.

Det er en betingelse, at der er tale om allerede foreliggende oplysninger i myndig-

hedens databaser. Det kan således ikke kræves, at en myndighed tilvejebringer

(nye) oplysninger med henblik på at foretage en efterfølgende sammenstilling af

oplysningerne.

Databaser omfat-

tet af retten til

dataudtræk

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

4.5.2.

Hvis de oplysninger, der ønskes sammenstillet, er omfattet af undtagelsesbe-

stemmelserne i §§ 19-35, følger det af § 11, stk. 1, 2. pkt., at retten til dataudtræk

kun gælder, hvis de hensyn, der er nævnt i disse bestemmelser (eller følger af be-

stemmelserne), kan tilgodeses gennem anonymisering eller lignende. Det gælder

f.eks., hvis de oplysninger, der anmodes om at få sammenstillet, er omfattet af

§ 30, nr. 1, der undtager oplysninger om enkeltpersoners private forhold fra retten

til aktindsigt. Det er i den forbindelse en betingelse, at sammenstillingen og anony-

miseringen mv. for en samlet betragtning kan foretages ved få og enkle komman-

doer, jf. om dette udtryk nedenfor. Herudover er det en betingelse, at en eventuel

anonymisering mv. er tilstrækkelig effektiv, jf. nedenfor.

Der vil kunne meddeles afslag på en anmodning om sammenstilling af oplysnin-

ger, hvis det må antages, at de sammenstillede oplysninger vil blive anvendt i et

retsstridigt øjemed.

4.5.3.

Det er som nævnt en betingelse, at dataudtrækket – og en eventuel anonymi-

sering mv. – kan foretages ved få og enkle kommandoer. Denne betingelse tager

sigte på at varetage hensynet til den ressourcemæssige belastning af den offentlige

forvaltning, som en sammenstillingsret vil indebære, og betingelsen vil alene være

opfyldt, hvis sammenstillingen og en eventuel anonymisering mv. kan foretages af

myndigheden uden brug af væsentlige ressourcer. Ved vurderingen af, om sam-

menstillingen og en eventuel anonymisering mv. er for ressourcekrævende, skal

der lægges vægt på, hvor lang tid sammenstillingen (og en eventuel anonymisering

mv.) vil tage, herunder hvor kompliceret den er. Betingelsen om få og enkle kom-

mandoer vil ikke være opfyldt, hvis sammenstillingen (og en eventuel anonymise-

ring mv.) ikke kan foretages i løbet af kort tid.

Betingelsen om få og enkle kommandoer vil under alle omstændigheder ikke være

opfyldt, hvis den pågældende forvaltningsmyndighed selv skal foretage en nærme-

re vurdering af, hvilke oplysninger der skal sammenstilles med henblik på at imø-

dekomme en anmodning om at foretage en sammenstilling. Det samme gælder,

hvis den ønskede sammenstilling vil kræve indhentelse af særlig faglig ekspertise,

som myndigheden ikke i forvejen råder over.

4.5.4.

Retten til dataudtræk gælder efter § 11, stk. 1, 3. pkt., ikke, hvis oplysninger-

ne allerede er offentliggjort i egnet form eller format, dvs. i en form eller i et for-

mat, der gør det muligt for den aktindsigtssøgende selv at foretage en sammenstil-

ling af de offentliggjorte oplysninger, jf. også pkt. 11.1.3 nedenfor. I sådanne til-

fælde må den pågældende selv gennemføre en eventuel (elektronisk) sammenstil-

ling af oplysningerne og kan således ikke forlange, at forvaltningsmyndigheden fo-

retager sammenstillingen.

4.5.5.

Det følger af § 11, stk. 2, at retten til dataudtræk ikke gælder for så vidt an-

går oplysninger omfattet af persondatalovens § 10. Persondatalovens § 10, stk. 1,

fastsætter, at personoplysninger som nævnt i persondatalovens § 7, stk. 1, eller § 8

(dvs. følsomme personoplysninger, f.eks. helbredsoplysninger og oplysninger om

strafbare forhold eller væsentlige sociale problemer) må behandles, hvis dette ale-

Undtagelser til

retten til dataud-

træk

Kun hvis få og

enkle komman-

doer

Offentliggjorte

oplysninger

Følsomme

personoplysnin-

ger

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

ne sker med henblik på at udføre statistiske eller videnskabelige undersøgelser af

væsentlig samfundsmæssig betydning, og hvis behandlingen er nødvendig for ud-

førelsen af undersøgelserne. Det er i persondatalovens § 10, stk. 2, fastsat, at så-

danne oplysninger ikke senere må behandles i andet end statistisk eller videnska-

beligt øjemed, og at det samme gælder behandling af andre oplysninger, som alene

foretages i statistisk eller videnskabeligt øjemed, jf. persondatalovens § 6.

Med udtrykkene ”med henblik på at udføre statistiske eller videnskabelige under-

søgelser” og ”i statistisk eller videnskabeligt øjemed” sigtes til en videnskabelig

bearbejdning af oplysninger som led i en undersøgelse eller statistisk belysning –

af begrænset varighed eller eventuelt løbende – af bestemte forhold. Kendetegnen-

de er, at bearbejdningen af oplysningerne ikke har til formål at danne grundlag for

konkrete retlige eller faktiske foranstaltninger over for de enkelte registrerede. Den

senere brug af det anonymiserede resultat er i den forbindelse uden betydning.

Hvis bearbejdningen tillige har til formål at danne grundlag for konkrete tiltag over

for de enkelte registrerede, er der ikke tale om en behandling, som alene finder

sted med henblik på forskning og statistik, og bestemmelsen i offentlighedslovens

§ 11, stk. 2, finder i så fald ikke anvendelse.

4.5.6.

Efter § 40, stk. 3, fastsætter justitsministeren regler om betaling for udleve-

ring af dokumenter samt for udlevering af en sammenstilling af oplysninger eller

en databeskrivelse.

Der vil inden lovens ikrafttræden blive udstedt en bekendtgørelse med sådanne

regler. Bekendtgørelsen vil bl.a. kunne findes på hjemmesiden Offentlighedsporta-

len.dk.

4.6. Ret til indsigt i databeskrivelsen

4.6.1.

Lovens § 12 giver offentligheden ret til hos en forvaltningsmyndighed at få

indsigt i de databeskrivelser, der indeholder information om de typer af oplysnin-

ger, som indgår i en database (oplysninger om, hvilke data databasen indeholder),

hvilket grundlag oplysningerne i databasen bygger på (kriterier for indsamling og

registrering af foreliggende oplysninger i databasen, kilder, tidspunkter for indsam-

ling og frekvens for ajourføring) samt oplysninger om, hvilke formater en database

anvender (f.eks. oplysninger om tilgængelige formater for dataudtræk, såsom

tekstformat eller regnearksformat).

Det følger af lovens §§ 3-5, at denne ret til indsigt i databeskrivelsen ikke gælder i

forhold til de institutioner mv., som er omfattet af disse bestemmelser.

Retten til indsigt i databeskrivelsen skal sikre offentligheden kendskab til, hvordan

den enkelte database grundlæggende er opbygget.

Det er forudsat, at en databeskrivelse i almindelighed vil have karakter af et ”en-

kelt” tekstdokument, der er udarbejdet af den pågældende forvaltningsmyndighed

og indeholder en generel og kortfattet beskrivelse af, hvordan den pågældende da-

Databeskrivelser

Krav om betaling

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

tabase overordnet er opbygget. Databeskrivelsen vil således ikke nødvendigvis ha-

ve karakter af en it-faglig manual vedrørende den pågældende database.

4.6.2.

I forhold til adgangen til at få indsigt i, hvilket grundlag oplysningerne i en

database bygger på, skal der sondres mellem den pågældende forvaltningsmyndig-

heds egne oplysninger og eksternt indhentede oplysninger. Med hensyn til den på-

gældende forvaltningsmyndigheds egne oplysninger bør grundlaget for sådanne

oplysninger omfatte oplysninger om kriterier for indsamling og registrering af

foreliggende oplysninger i databasen, kilder, tidspunkter for indsamling og fre-

kvens for ajourføring. Med hensyn til eksternt indhentede oplysninger – dvs. op-

lysninger, der indgår i en database, men som leveres af en ekstern dataleverandør

som f.eks. Danmarks Statistik – er det tilstrækkeligt at oplyse, at de pågældende

oplysninger leveres af den pågældende dataleverandør.

4.6.3.

Efter § 12, stk. 1, gælder retten til at få indsigt i databeskrivelsen, når data-

beskrivelsen allerede foreligger i et dokument hos den pågældende myndighed.

Retten til indsigt i databeskrivelsen indebærer således ikke, at den pågældende for-

valtningsmyndighed er forpligtet til at udarbejde et nyt dokument, der indeholder

databeskrivelsen, hvis en sådan ikke allerede foreligger hos myndigheden, jf. dog

stk. 2 og 3 (se pkt. 4.6.5 og 4.6.6 nedenfor).

Retten til aktindsigt gælder også, selv om beskrivelsen er indeholdt i et internt do-

kument.

Retten til indsigt gælder alene databeskrivelser vedrørende databaser, der anvendes

i forbindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med offentliggjorte

analyser, beregninger og lignende.

4.6.4.

Retten til indsigt i databeskrivelsen kan begrænses, hvis de hensyn, der er

nævnt i §§ 31-33, i det enkelte tilfælde gør sig gældende. Herved sigtes bl.a. til

tilfælde, hvor det er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets for-

svar, at der ikke er indsigt i databeskrivelsen.

Det er med § 12, stk. 1, forudsat, at en ret til indsigt i databeskrivelsen ikke inde-

bærer en ret til at få udleveret såkaldte kildekoder, hvorved forstås den tekst i et

programmeringssprog, som den, der har udviklet et program (software) til en com-

puter, har skrevet.

4.6.5.

§ 12, stk. 3, fastsætter, at der i forhold til databaser, der af forvaltningsmyn-

dighederne etableres eller udvikles efter den 1. januar 2014, og som anvendes i for-

bindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med udarbejdelse af of-

fentliggjorte analyser, beregninger og lignende, gælder en pligt for forvaltnings-

myndighederne til at sikre sig, at der udarbejdes en databeskrivelse, som svarer til

den, der er nævnt i stk. 1.

Pligt til at udar-

bejde databeskri-

velser

Undtagelser til

retten til

databeskrivelser

Myndighedens

oplysninger og

indhentede

oplysninger

Kun eksisterende

databeskrivelser

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Det følger af § 12, stk. 3, 2. pkt., at pligten til at udarbejde en databeskrivelse i

forhold til de typer af databaser, som etableres eller udvikles efter den 1. januar

2014, ikke gælder, hvis udarbejdelsen af en databeskrivelse vil indebære et væsent-

ligt ressourceforbrug. Det vil i praksis formentlig kun gøre sig gældende i forhold

til en meget omfattende database med sammensatte data.

I det omfang en forvaltningsmyndighed ikke får udarbejdet en databeskrivelse i

forbindelse med etableringen eller udviklingen af databasen i et tilfælde, hvor det

ikke ville have indebåret et væsentligt ressourceforbrug, er det med bestemmelsen

forudsat, at myndigheden skal være forpligtet til enten selv eller af leverandøren at

få udarbejdet en sådan beskrivelse, hvis der anmodes om indsigt i den. Det er

samtidig forudsat, at forvaltningsmyndigheden – i lyset af, at myndigheden har til-

sidesat den pligt, der følger af bestemmelsen – skal bære de omkostninger, der

måtte være forbundet med at få udarbejdet databeskrivelsen.

Retten til indsigt i en databeskrivelse, der er udarbejdet efter § 12, stk. 3, vil kunne

begrænses, hvis de hensyn, der er nævnt i §§ 31-33, i det enkelte tilfælde gør sig

gældende, jf. stk. 1.

§ 12, stk. 2, giver mulighed for, at vedkommende minister, efter forhandling med

finansministeren, kan pålægge ministerielle departementer og nærmere angivne

underliggende styrelser og direktorater at udarbejde databeskrivelser i forhold til

de databasetyper, der er nævnt i stk. 1. Tilsvarende kan økonomi- og indenrigsmi-

nisteren træffe bestemmelse herom for så vidt angår den centrale forvaltning i

kommunerne og regionerne. Der vil være adgang til indsigt i disse databeskrivelser

i samme omfang som efter stk. 1.

5. Sager undtaget fra aktindsigt

•

Visse typer af sager er helt undtaget fra aktindsigt:

- Sager inden for strafferetsplejen

- Lovgivningssager

- Sager om ansættelse eller forfremmelse

- Personalesager

- Sager om førelse af en kalender

Undtagelsen af sager inden for strafferetsplejen gælder ikke bødeforelæg

vedtaget af juridiske personer

Undtagelsen af lovgivningssager er tidsbegrænset

Undtagelsen af personalesager gælder ikke visse (tjenstlige) oplysninger

•

5.1. Sager inden for strafferetsplejen

5.1.1.

Efter § 19, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke sager inden for straffe-

retsplejen.

Med begrebet ”sager inden for strafferetsplejen” forstås alle sager vedrørende gen-

nemførelse af strafferetlige retsfølger, herunder også de sager, der efter særlig

Sager inden for

strafferetsplejen

er undtaget fra

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

hjemmel behandles af andre forvaltningsmyndigheder end politi og anklagemyn-

dighed.

Omfattet af bestemmelsen er eksempelvis sager vedrørende

politiets efterforskning af lovovertrædelser og anklagemyn-

dighedens udøvelse af funktioner i forbindelse med en straf-

fesags behandling ved domstolene; sager i forbindelse med

fuldbyrdelse af straffedomme, herunder sager om prøveløs-

ladelse, udsættelse af strafafsoning, udgangstilladelse, iken-

delse af disciplinærstraffe mv.; sager om udlevering af lov-

overtrædere; sager om anvendelse af disciplinærmidler in-

den for forsvaret og redningsberedskabet; sager om erstat-

ning i anledning af strafferetlig forfølgning, som behandles

administrativt i henhold til retsplejelovens regler herom,

samt sager om opløsning af foreninger.

Bestemmelsen omfatter ikke blot sager vedrørende enkeltpersoner, herunder en-

keltmandsejede virksomheder, men også sager, der vedrører juridiske personer

(selskaber mv.).

Bestemmelsen gælder både for sager hos politi og anklagemyndighed og for sager

hos andre myndigheder, som kan afslutte straffesager (ved administrative bødefo-

relæg). Den gælder også for sager, som en myndighed mv. overgiver til politiet til

efterforskning (fra det tidspunkt, hvor der træffes beslutning om at indgive politi-

anmeldelse). I tilfælde, hvor der af en myndighed indhentes en udtalelse hos en

anden myndighed mv. til brug for behandlingen af straffesagen, er høringssagen

omfattet af bestemmelsen hos begge myndigheder mv.

Indgår der dokumenter fra sager inden for strafferetsplejen i andre sager i den of-

fentlige forvaltning – f.eks. fordi dokumenterne (også) anvendes i en fortsat til-

synssag hos en myndighed – er dokumenterne undergivet aktindsigt efter lovens

almindelige regler, herunder lovens øvrige undtagelser, når der fremsættes begæ-

ringer om aktindsigt i den pågældende administrative sag. Udtrykket ”i overens-

stemmelse med lovens almindelige regler” dækker over, at oplysningerne i doku-

menterne efter en konkret vurdering vil kunne undtages efter lovens §§ 30-33.

F.eks. vil det kunne tænkes, at oplysninger i et vedtaget bødeforelæg konkret vil

kunne undtages efter § 33, nr. 1 (se pkt. 8.4.2 nedenfor).

5.1.2.

Retsvirkningen af, at en sag er omfattet af § 19, stk. 1, er, at samtlige sagens

dokumenter og oplysninger er undtaget fra retten til aktindsigt. Dette gælder uan-

set, om der i sagen foreligger dokumenter, som hvis de havde foreligget i en anden

sammenhæng, havde været undergivet aktindsigt.

På trods af at alle dokumenter og oplysninger i en sag inden for strafferetsplejen er

undtaget fra retten til aktindsigt, vil en forvaltningsmyndighed efter lovens § 14,

stk. 2, om meroffentlighed i praksis kunne meddele en vis begrænset indsigt i sag-

aktindsigt

Retsvirkning og

meroffentlighed

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

er om

strafferetlig forfølgning af juridiske personer.

Der vil således efter omstæn-

dighederne kunne gives adgang til f.eks. oplysninger om den juridiske persons

identitet, og hvilken lovovertrædelse sagen vedrører.

5.1.3.

§ 19, stk. 2, indebærer en ret til i overensstemmelse med lovens almindelige

regler at få aktindsigt i et bødeforelæg, der er vedtaget af en juridisk person. Be-

stemmelsen omfatter ikke bødeforelæg vedtaget af enkeltmandsejede virksomhe-

der.

Bødeforelæg

vedtaget af

juridiske perso-

ner

Bestemmelsen gælder kun i forhold til de administrative bødeforelæg vedtaget af

juridiske personer, der er udstedt af almindelige forvaltningsmyndigheder, jf. be-

stemmelsens stk. 3, hvorefter bestemmelsen i stk. 2 ikke omfatter bødeforelæg hos

politiet eller anklagemyndigheden.

Spørgsmålet om adgangen til aktindsigt i bødeforelæg hos politiet eller anklage-

myndigheden er derimod reguleret af retsplejelovens § 41 g, hvorefter der er ad-

gang til aktindsigt i bødeforelæg vedtaget af juridiske personer hos politi og an-

klagemyndighed i samme omfang som hos andre (sær)myndigheder.

Eksempel: Samtidig med vedtagelsen af et administrativt

bødeforelæg skriver en virksomhed en e-mail til den pågæl-

dende tilsynsmyndighed om, hvad den nærmere begrundelse

er for, at virksomheden har valgt at vedtage bødeforelægget.

Retten til aktindsigt omfatter det vedtagne bødeforelæg, men

ikke den forklarende e-mail fra virksomheden.

5.2. Sager om lovgivning

5.2.1.

Efter § 20 omfatter retten til aktindsigt ikke sager om lovgivning, herunder

bevillingslove, før lovforslag er fremsat for Folketinget.

Lovgivningssa-

ger er undtaget

fra

aktindsigt

Bestemmelsen finder alene anvendelse, hvis der foreligger et lovgivningsprojekt

af et bestemt, relativt præcist angivet indhold, særlig i henseende til, hvilke emner

der søges reguleret. En sag falder således uden for bestemmelsens anvendelsesom-

råde, hvis det er ganske usikkert, om den pågældende sag vil munde ud i, at der

udarbejdes et lovforslag. Det er dog ikke en betingelse, at et lovforslag kan for-

ventes fremsat inden for nær fremtid.

Bestemmelsen omfatter sager om udarbejdelse af ny lovgivning, herunder ny be-

villingslov, samt konkrete bevillingssager, der forelægges for Folketingets Finans-

udvalg. Derimod omfatter bestemmelsen ikke sager om fortolkning af allerede

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

gældende lovgivning, sager om udarbejdelse af administrative forskrifter eller

sager om vedtagelse af EU-retsakter (forordninger, direktiver mv.).

5.2.2.

Undtagelsen fra adgangen til aktindsigt efter § 20 er tidsbegrænset.

Efter det tidspunkt, hvor et lovforslag er fremsat, vil der således være adgang til

aktindsigt i sagens dokumenter efter lovens almindelige regler. Særligt med hen-

syn til bevillingssager, der forelægges for Folketingets Finansudvalg, bemærkes,

at sagen vil være omfattet af aktindsigtsreglerne, allerede når bevillingsansøgnin-

gen er forelagt for Finansudvalget, og ikke først fra tidspunktet for fremsættelsen

af de bevillingslovforslag, hvori den pågældende bevillingssag indgår.

Det forhold, at der vil være adgang til aktindsigt i sagens dokumenter efter lovens

almindelige regler, når et lovforslag er fremsat, indebærer, at f.eks. brevveksling

mellem bl.a. ministerier om det fremsatte lovforslag fortsat vil kunne undtages fra

aktindsigt efter § 24, stk. 1, nr. 1 og 2, jf. pkt. 6.2 nedenfor.

I tilfælde, hvor overvejelserne om et eventuelt lovgivningsinitiativ ikke giver an-

ledning til fremsættelse af lovforslag, indebærer bestemmelsen en udelukkelse af

adgangen til aktindsigt i den pågældende lovgivningssag.

5.2.3.

Myndighederne er ikke afskåret fra – inden lovforslaget er fremsat for Fol-

ketinget – efter eget skøn at give meraktindsigt i oplysninger og dokumenter, der

indgår i en lovgivningssag, efter § 14, stk. 2, om meroffentlighed. Det vil i den

forbindelse være naturligt, at en forvaltningsmyndighed (den, der er ansvarlig for

det pågældende lovforslag) vælger at meddele meraktindsigt i et udkast til et lov-

forslag, når udkastet er sendt i høring og offentliggjort på Høringsportalen.

Det er forudsat, at interne faglige vurderinger i endelig form, der indgår i en lov-

givningssag, i almindelighed udleveres efter lovens § 14, stk. 2, allerede fra den

faktiske offentliggørelse af et udkast til et lovforslag; det vil sige fra det tidspunkt,

hvor det pågældende udkast sendes i ekstern høring og offentliggøres på Hørings-

portalen (og ikke først fra det senere tidspunkt, hvor lovforslaget måtte blive frem-

sat for Folketinget). Om ekstrahering af interne faglige vurderinger henvises til

pkt. 7.2 nedenfor.

5.2.4.

Retsvirkningen af, at en sag er omfattet af § 20, er, at samtlige sagens doku-

menter og oplysninger er undtaget fra aktindsigt efter loven. Dette gælder, uanset

om de pågældende dokumenter er tilvejebragt i forbindelse med den pågældende

sag eller ej. Er der f.eks. tale om et lovgivningsprojekt, der er henlagt til et lovfor-

beredende udvalg, vil alt udvalgets materiale være undtaget fra aktindsigt efter be-

stemmelsen.

5.3. Sager om ansættelse eller forfremmelse og personalesager

Meroffentlighed

Undtagelsen gæl-

der, indtil lovfor-

slag er fremsat

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

5.3.1.

Efter § 21, stk. 1, er sager om ansættelse og forfremmelse i det offentliges

tjeneste undtaget fra retten til aktindsigt.

Bestemmelsen omfatter alle former for ansættelser i den offentlige forvaltning,

herunder tjenestemandsansættelser og overenskomstansættelser. Bestemmelsen

omfatter også det offentliges udpegning af medlemmer til offentlige udvalg.

Derimod gælder § 21, stk. 1, ikke, hvis en forvaltningsmyndighed behandler en

sag vedrørende ansættelse eller forfremmelse uden for den offentlige forvaltning.

Bestemmelsen gælder heller ikke, hvis der ved ”ansættelsen” ikke etableres et tje-

nesteforhold mellem den ansatte og den pågældende forvaltningsmyndighed,

f.eks. i forbindelse med det offentliges antagelse af advokater som offentlige for-

svarere.

5.3.2.

Retsvirkningen af, at en sag er omfattet af § 21, stk. 1, er, at samtlige sagens

dokumenter og oplysninger er undtaget fra aktindsigt efter loven.

Da ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste har karakter af afgørel-

ser i forvaltningslovens forstand, vil § 13 om notatpligt finde anvendelse, og den,

der har søgt om ansættelse eller forfremmelse, vil efter § 8 kunne få indsigt i nota-

tet i forhold til oplysninger om den pågældende selv (egenacces).

5.3.3.

Andre sager vedrørende enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentlige,

herunder om suspension og afskedigelse, er som udgangspunkt også undtaget fra

aktindsigt i medfør af § 21, stk. 2. Bestemmelsen vil typisk finde anvendelse på

”almindelige personalesager”, dvs. de sager, der normalt oprettes ved en medar-

bejders tiltræden, og hvor der løbende lægges oplysninger om medarbejderens

personaleforhold, herunder f.eks. oplysninger om grundløn, ferieoversigter, perso-

nalebedømmelser m.v. Herudover omfatter bestemmelsen bl.a. sager vedrørende

suspension og afskedigelse samt klagesager vedrørende den ansattes adfærd. Be-

stemmelsen vil også finde anvendelse i forhold til personalesager hos andre end

vedkommende ansættelsesmyndighed. Det gælder f.eks. det tilfælde, hvor der hos

en anden myndighed end ansættelsesmyndigheden er oprettet en sag vedrørende

afskedigelse af den pågældende medarbejder.

Uden for § 21, stk. 2, falder såkaldte generelle personalesager, f.eks. sager om ud-

arbejdelse af en sygefraværspolitik.

5.3.4.

I de tilfælde, hvor dokumenter fra konkrete personalesager (tillige) indgår i

generelle personalesager eller i andre sager, vil der normalt – på baggrund af de

hensyn, der ligger bag bestemmelsen i stk. 2 – kunne gives afslag på aktindsigt i

de nævnte dokumenter fra den konkrete sag efter § 33, nr. 5. Om bestemmelsen i §

33, nr. 5, henvises til pkt. 8.4.6 nedenfor.

5.3.5.

En offentligt ansat kan få aktindsigt i sin egen personalesag efter lovens § 8

om egenacces. Endvidere gælder § 13 om notatpligt i sager omfattet af § 21,

Ansættelsessager

mv. er undtaget

fra aktindsigt

Retsvirkning

Personalesager er

som udgangs-

punkt undtaget

fra

aktindsigt

Dokumenter fra

personalesager i

andre sager

Egenacces og

notatpligt

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

stk. 2, i det omfang der træffes en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Det vil

f.eks. være tilfældet i afskedigelses- og suspensionssager.

5.3.6.

Hvis en sag omfattes af § 21, stk. 2, indebærer det, at samtlige dokumenter

og oplysninger i sagen – uanset det nærmere indhold – som udgangspunkt er und-

taget fra aktindsigt.

5.3.7.

Det nævnte udgangspunkt er dog for det første modificeret ved, at det i §

21, stk. 3, 1, pkt., er bestemt, at visse ”standardprægede” oplysninger – såsom den

ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver og lønmæssige forhold – er

omfattet af loven. For det andet er det nævnte udgangspunkt modificeret ved, at

det i stk. 3, 2. pkt., er bestemt, at oplysninger om disciplinære reaktioner i form af

advarsel eller derover, for så vidt angår ansatte i chefstillinger, er omfattet af lo-

ven. Det gælder dog kun for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse her-

om er truffet.

For så vidt angår ansatte i den almindelige statslige og kommunale forvaltning,

omfatter begrebet ”chefstillinger” kontorchefgruppen og højere stillinger. I andre

tilfælde skal afgrænsningen foretages ud fra en konkret bedømmelse, hvor der

navnlig lægges vægt på ledelsesbeføjelser, lønforhold og stilling i det administra-

tive hierarki mv.

Det forhold, at de oplysningstyper, der er nævnt i § 21, stk. 3, er omfattet af loven,

betyder på den ene side, at de ikke kan undtages fra aktindsigt efter undtagelses-

bestemmelsen i stk. 2, og på den anden side, at spørgsmålet om aktindsigt i oplys-

ningerne skal afgøres efter lovens almindelige regler. Oplysningerne vil derfor

principielt set kunne undtages fra aktindsigt efter f.eks. lovens § 30, stk. 1, nr. 1,

hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om enkeltpersoners priva-

te, herunder økonomiske, forhold. Om denne bestemmelse henvises til pkt. 8.1 ne-

denfor.

På en typisk personalesag ligger følgende oplysninger, der

er omfattet af retten til aktindsigt: Den ansattes fulde navn,

stillingsbetegnelse, oplysninger om afsluttede uddannelser

og fra hvilken uddannelsesinstitution (opnåede karakterer

er ikke omfattet), oplysninger om eventuelle afsluttede efter-

uddannelser og kurser, oplysninger om nuværende og tidli-

gere tjenestesteder eller arbejdsopgaver samt oplysninger

om lønmæssige forhold. Ikke kun angivelse af grundløn er

omfattet af ”lønmæssige forhold”, men også oplysninger

om f.eks. merarbejdsvederlag, kvalifikations- og funktions-

tillæg, særlige tillæg, fratrædelsesgodtgørelser og pension

mv. Alene lønnens størrelse og art er omfattet, men ikke op-

lysninger om de nærmere omstændigheder i forbindelse med

f.eks. tildelingen af tillæg eller indgåelse af aftaler om fra-

trædelsesgodtgørelse. For så vidt angår eventuelt foretagne

Retsvirkning

Visse standard-

oplysninger er

undergivet

aktindsigt

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

tjenesterejser er oplysninger om rejsens karakter, tid, sted

og formål og rejseregnskaber undergivet aktindsigt efter lo-

vens almindelige regler.

5.3.8.

§ 21, stk. 4, fastslår, at der i sager som nævnt i stk. 2 – ud over de oplysnin-

ger, der er nævnt i stk. 3 – i overensstemmelse med lovens almindelige regler skal

meddeles indsigt i oplysninger i den øverste ledelseskontrakt om de overordnede

prioriteringer for den pågældende myndighed mv.

Udtrykket den øverste ledelseskontrakt omfatter den resultatlønkontrakt, der gæl-

der for den øverste ansatte leder af en i formel (organisatorisk) forstand selvstæn-

dig myndighed, jf. dog nedenfor, og som indeholder oplysninger om den pågæl-

dende myndigheds overordnede prioriteringer. Derimod omfatter udtrykket ikke

andre lignende resultatlønkontrakter på lavere ledelsesniveauer inden for den en-

kelte myndighed.

Der vil i almindelighed – men ikke i alle tilfælde – være tale om en resultatløn-

kontrakt, der indgås mellem en selvstændig overordnet myndighed og den øverste

ansatte leder af en selvstændig underordnet myndighed. Med hensyn til en selv-

stændig kollegial myndighed vil der som oftest være tale om en resultatlønkon-

trakt, der indgås mellem formanden for den pågældende myndighed eller lignende

og den øverste ansatte leder af dennes sekretariat eller lignende. Endvidere vil der

som oftest med hensyn til institutioner mv. omfattet af §§ 3 eller 4 (jf. § 21, stk. 6)

være tale om en resultatlønkontrakt, der indgås mellem institutionens bestyrelse

eller lignende og den øverste ansatte direktør eller lignende.

Det er forudsat, at § 21, stk. 4, på statens område omfatter eventuelle resultatløn-

kontrakter vedrørende departementschefer, styrelsesdirektører og andre øverste

ansatte ledere af en selvstændig myndighed. Det er endvidere forudsat, at den på

det kommunale område – på baggrund af princippet om den kommunale enheds-

forvaltning – alene omfatter eventuelle resultatlønkontrakter vedrørende en kom-

munes øverste ansatte ledelse, der med den aktuelle stillingsstruktur omfatter

kommunaldirektøren og et antal direktører eller forvaltningschefer (dvs. kommu-

nens øverste direktion). Endvidere er det forudsat, at bestemmelsen på det regio-

nale område – på baggrund af princippet om den regionale enhedsforvaltning –

alene omfatter eventuelle resultatlønkontrakter vedrørende en regions øverste an-

satte ledelse, der med den aktuelle stillingsstruktur omfatter regionsdirektøren og

et antal koncerndirektører (dvs. regionens øverste direktion).

Imidlertid omfatter § 21, stk. 4, på det kommunale og regionale område ligeledes

eventuelle resultatlønkontrakter vedrørende øverste ansatte ledere af en selvstæn-

dig myndighed uden for den kommunale eller regionale enhedsforvaltning under

kommunalbestyrelsen eller regionsrådet. Som et eksempel på sådanne myndighe-

der kan nævnes kommunale fællesskaber, jf. kommunestyrelseslovens § 60. Hertil

kommer, at det er forudsat, at bestemmelsen med hensyn til offentligt ejede sel-

skaber, der er omfattet af § 4 (jf. § 21, stk. 6), gælder for eventuelle resultatløn-

Aktindsigt i den

øverste ledelses-

kontrakt

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

kontrakter vedrørende den øverste ansatte direktør eller lignende for såvel selv-

stændige moderselskaber som eventuelle selvstændige datterselskaber.

§ 21, stk. 4, giver alene ret til indsigt i den øverste ledelseskontrakt, i det omfang

den pågældende kontrakt indeholder oplysninger om den pågældende myndigheds

overordnede prioriteringer. Bestemmelsen giver således alene ret til indsigt i de

dele af kontraktens oplysninger, der afspejler den pågældende myndigheds over-

ordnede målsætninger og den indbyrdes vægtning heraf ved fastsættelse af resul-

tatlønnen (lønparametre). Som et eksempel kan nævnes oplysninger om den på-

gældende myndigheds målsætninger med hensyn til den fortsatte udvikling af

myndighedens sagsområder og den indbyrdes vægtning heraf ved fastsættelse af

resultatlønnen.

Derimod giver § 21, stk. 4, ikke ret til indsigt i de dele af kontraktens oplysninger,

der afspejler lederens eventuelle personlige målsætninger eller lignende. Som et

eksempel kan nævnes oplysninger om lederens eventuelle målsætninger med hen-

syn til personlig udvikling og synlighed.

Mens bestemmelsen giver ret til indsigt i den øverste ledelseskontrakt, i det om-

fang den pågældende kontrakt indeholder oplysninger om den pågældende myn-

digheds overordnede prioriteringer, giver bestemmelsen ikke ret til indsigt i even-

tuelle andre dokumenter, der afspejler lederens opfyldelse af kontraktens overord-

nede målsætninger eller lignende.

At der skal meddeles indsigt i de pågældende oplysninger i overensstemmelse

med lovens almindelige regler betyder bl.a., at indsigt i de pågældende oplysnin-

ger efter omstændighederne vil kunne nægtes efter lovens undtagelsesbestemmel-

ser. Som et eksempel kan nævnes, at indsigt i oplysninger om målsætninger ved-

rørende organisatoriske omstruktureringer eller lignende efter omstændighederne

vil kunne nægtes efter § 33, nr. 2.

En myndighed skal overveje, om der efter § 14 om meroffentlighed efter omstæn-

dighederne kan gives aktindsigt i videre omfang. Der bør i sådanne tilfælde gives

aktindsigt i videre omfang, hvis der foreligger et rimeligt offentlighedshensyn, og

hvis modstående hensyn – herunder bl.a. til lederen og til andre ansatte – ikke er

til hinder herfor. Som et eksempel kan nævnes det tilfælde, hvor der i kontrakter

med ledere af større (kommunale) institutioner mv., der ikke er omfattet af stk. 4,

fremgår oplysninger, der på væsentlig og selvstændig måde belyser den ansvarlige

myndigheds overordnede prioriteringer.

5.3.9.

Det er i § 21, stk. 5, fastsat, at justitsministeren kan bestemme, at loven i

sager, der er omfattet af stk. 2 (andre personalesager end ansættelses- og forfrem-

melsessager) tillige skal gælde for andre oplysninger, end dem, der er nævnt i

stk. 3 og 4.

5.3.10.

Efter § 21, stk. 6, omfatter stk. 1-4 også sager om ansættelse eller forfrem-

melse samt konkrete personalesager i de institutioner mv., der er omfattet af §§ 3

Udvidelse ved

bekendtgørelse

Ansatte hos

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

og 4. Derimod er de institutioner mv, der er omfattet af § 5 ikke omfattet, da den-

ne bestemmelse ikke indebærer, at hele institutionens virksomhed er omfattet af

loven, men alene den del af institutionens virksomhed, hvor der træffes afgørelse

på statens, en kommunes eller en regions vegne (afgørelsesvirksomhed), jf. pkt.

3.4 ovenfor.

5.4. Sager om førelse af en kalender

5.4.1.

Efter § 22 omfatter retten til aktindsigt ikke sager om førelse af en kalender.

Bestemmelsen omfatter alle kalendere, der føres i de myndigheder og institutioner

mv., der er omfattet af lovens anvendelsesområde, jf. §§ 2-5. Det vil bl.a. sige, at

retten til aktindsigt ikke omfatter ministerkalendere eller kalendere, der føres for

regionsrådsformænd, borgmestre, magistratsmedlemmer og udvalgsformænd med

delt administrativ ledelse, ligesom der heller ikke vil være ret til aktindsigt i ansat-

tes kalendere.

Ved en ”kalender” forstås en oversigt over den pågældende persons aktiviteter

(møder, rejser og andre arrangementer). Det er uden betydning, om kalenderen fø-

res elektronisk eller manuelt (papirbaseret). Det er også uden betydning, hvorvidt

der er tale om et samlet dokument, der indeholder oplysninger om den pågælden-

de persons aktiviteter, eller om flere dokumenter, der samlet udgør kalenderen.

Det skal bemærkes, at det forhold, at sager om førelse af en kalender er undtaget

fra aktindsigt, ikke ændrer ved, at der efter lovens almindelige regler er adgang til

aktindsigt i oplysninger om tjenesterejser og i bilag mv. for konkrete udgifter, der

afholdes som led i varetagelsen af offentlige hverv, herunder møder.

5.4.2.

Meroffentlighedsprincippet i § 14 gælder ikke for sager om førelse af en ka-

lender. Der skal således ikke tages stilling hertil i forbindelse med afgørelser om

aktindsigt i kalendere.

Det forhold, at der ikke er ret til aktindsigt i sager om førelse af en kalender, og at

meroffentlighedsprincippet ikke gælder for sådanne sager, kan ikke antages at væ-

re til hinder for, at en myndighed mv. ud fra saglige hensyn træffer beslutning om

at udlevere oplysninger fra kalendere i myndigheden. Det bemærkes i den forbin-

delse, at regler i anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i

persondataloven, vil kunne være til hinder for, at der sker udlevering af de pågæl-

dende oplysninger.

5.4.3.

Det er forudsat, at kommuner og regioner af egen drift på deres respektive

hjemmesider på internettet offentliggør visse oplysninger om borgmestres og regi-

onsformænds udgifter og aktiviteter. Det er dog overladt til den enkelte kommune

og region at fastsætte de nærmere retningslinjer herom.

6. Undtagelse af dokumenter fra aktindsigt

•

Interne dokumenter er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt

institutioner mv.

Kalendere er

undtaget fra

aktindsigt

Meroffentlig-

heds-princippet

gælder ikke

Åbenhed om

borgmestre og

regionsformænd

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

•

Interne dokumenter (og oplysninger) mister normalt deres interne karakter,

når de afgives til udenforstående

Visse interne dokumenter (og oplysninger) mister ikke deres interne karak-

ter, selv om de udveksles med andre:

- Ministerbetjeningsdokumenter

- Kommunale og regionale rådgivningsdokumenter

Visse interne dokumenter i endelig form er undergivet aktindsigt, f.eks.

praksisoversigter

Visse andre dokumenter er undtaget fra aktindsigt, f.eks. dokumenter, der

udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager

om lovgivning mv.

Ekstrahering skal altid overvejes ved dokumenter, som er undtaget fra akt-

indsigt (bortset fra materiale, der danner grundlag for statistiske eller viden-

skabelige rapporter)

6.1. Undtagelse af interne dokumenter

6.1.1.

Efter § 23, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke interne dokumenter.

Bestemmelsens nr. 1 indebærer – i sammenhæng med stk. 2 – at ethvert dokument,

der udarbejdes af en myndighed, og som ikke afgives til udenforstående, har ka-

rakter af et internt dokument. Det er således ikke en betingelse for at undtage et

dokument efter nr. 1, at dokumentet indeholder overvejelser af mere foreløbig ka-

rakter, eller at det tilsigter at tjene som grundlag for myndighedens interne beslut-

ningsproces.

I det omfang et internt dokument ikke indeholder foreløbige overvejelser eller til-

sigter at tjene som grundlag for myndighedens interne beslutningsproces, kan der

være en særlig grund for myndigheden til at overveje, om det pågældende doku-

ment kan udleveres i medfør af meroffentlighedsprincippet i § 14, stk. 1, jf. pkt. 9

nedenfor.

6.1.2.

Hvis der på et dokument, som en myndighed har modtaget fra eller afgivet

til udenforstående (og som derfor ikke betragtes som internt), af myndigheden er

påført en f.eks. håndskreven påtegning med overvejelser om dokumentets videre

behandling i myndigheden eller lignende, vil der skulle foretages en særskilt vur-

dering af, om den pågældende påtegning er intern. Alene i de tilfælde, hvor doku-

mentet er afgivet til udenforstående i en form, hvor den pågældende påtegning

fremgår, vil bestemmelsen i § 23, stk. 2, kunne føre til, at påtegningen har mistet

sin interne karakter, jf. pkt. 6.1.7 og 6.1.8 nedenfor.

6.1.3.

§ 23, stk. 1, nr. 1, indebærer som nævnt, at ethvert dokument, der ikke afgi-

ves til udenforstående, betragtes som et internt dokument. Et dokument, der ud-

veksles mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (”intern” afgivel-

Interne

påtegninger

Interne

dokumenter

Inden for samme

myndighed

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

se), betragtes som et internt dokument, idet der ikke er tale om afgivelse til uden-

forstående.

Ved afgørelsen af, om forskellige enheder skal anses som en del af samme myndig-

hed eller som selvstændige myndigheder, skal der navnlig tages udgangspunkt i en

organisatorisk præget vurdering af forholdet mellem de pågældende enheder. Der

kan i den forbindelse bl.a. lægges vægt på, om den pågældende administrative en-

heds opgaver er klart afgrænsede fra andre administrative enheders, om enheden

varetager omfattende og selvstændige opgaver, om enheden er undergivet andre

enheders instruktionsbeføjelse, om der er rekursadgang til en anden enhed, om en-

heden træffer afgørelse på egne vegne, og hvilken grad af selvstændighed, enheden

indtager.

I den sammenhæng bemærkes, at det i overensstemmelse med grundsætningen om

den kommunale og regionale enhedsforvaltning gælder, at brevveksling mellem en

kommunalbestyrelse (regionsråd) og dennes udvalg, afdelinger og andre organer

eller mellem disse organer indbyrdes betragtes som intern, dvs. der er tale om

brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (”intern” af-

givelse).

En administrativ enhed må i almindelighed karakteriseres som enten en selvstæn-

dig myndighed eller en del af en anden myndighed. En administrativ enhed kan så-

ledes ikke i visse sammenhænge være en selvstændig myndighed og i andre sam-

menhænge en del af en anden myndighed, medmindre der særligt i lovgivningen er

klare holdepunkter herfor.

6.1.4.

§ 23, stk. 1, nr. 2, fastsætter, at (interne) dokumenter, der efter § 24, stk. 1,

udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har

eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand, skal betragtes som in-

terne dokumenter. Der henvises til pkt. 6.2 nedenfor.

6.1.5.

§ 23, stk. 1, nr. 3, fastsætter, at (interne) dokumenter, der efter § 25 udveks-

les i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger eller i forbindelse

med drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer, skal betrag-

tes som interne dokumenter. Der henvises til pkt. 6.3 nedenfor.

6.1.6.

Interne dokumenter omfattet af § 23, stk. 1, kan være undergivet aktindsigt

efter § 26, som indebærer, at der gælder en ret til aktindsigt i nogle forskellige ty-

per af selvstændige dokumenter, der foreligger i endelig form. Der henvises til pkt.

6.4 nedenfor.

Økonomi- og indenrigsministeren kan – efter forhandling med KL og Danske Re-

gioner – fastsætte regler om, i hvilket omfang interne dokumenter i kommunernes

og regionernes besiddelse, skal være omfattet af retten til aktindsigt, når de forelig-

ger i endelig form, jf. § 23, stk. 3.

Ministerbetj-

enings-dokumen-

ter

Kommunale og

regionale for-

handlingsdoku-

menter

Undtagelser

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Betydningen heraf er, at sådanne endelige dokumenter er omfattet af lovens almin-

delige regler om aktindsigt. Det indebærer, at dokumenterne efter omstændighe-

derne vil kunne undtages fra aktindsigt efter undtagelsesbestemmelserne i

§§ 30-33.

Interne dokumenter, som er undtaget fra retten til aktindsigt, er omfattet af den så-

kaldte ekstraheringspligt, som er fastsat i § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1. Det indebæ-

rer, at der efter omstændighederne er ret til indsigt i oplysninger i et internt doku-

ment om en sags faktiske grundlag samt oplysninger om henholdsvis eksterne og

interne faglige vurderinger. Der henvises til pkt. 7 nedenfor.

6.1.7.

Efter § 23, stk. 2, mister interne dokumenter, der afgives til udenforstående,

som hovedregel deres interne karakter.

Med udtrykket ”afgives” sigtes til, at det pågældende dokument, uanset på hvilken

måde det sker, er gjort fysisk tilgængeligt for en udenforstående, dvs. at dokumen-

tet er gjort tilgængeligt på en sådan måde, at den udenforstående kan komme i

egentlig fysisk besiddelse af dokumentet. Der vil være tale om afgivelse i lovens

forstand, hvis dokumentet f.eks. udleveres til den udenforstående på et møde, hvis

det sendes til den udenforstående, herunder som almindelig post, e-mail eller med

telefax, eller hvis dokumentet lægges på myndighedens hjemmeside på internettet,

således at det er muligt for udenforstående at udskrive, downloade eller kopiere det

pågældende dokument.

Der vil også være tale om ”afgivelse” i lovens forstand, hvis myndigheden har

gjort det muligt for udenforstående at gøre sig bekendt med dokumentet på en må-

de og i et omfang, der ganske må ligestilles med, at dokumentet er gjort fysisk til-

gængeligt for udenforstående. Et dokument vil således være afgivet, hvis embeds-

folk på et møde udlåner det pågældende dokument til de øvrige mødedeltagere, der

– efter at have læst dokumentet – afleverer det igen ved mødets afslutning. Doku-

mentet vil derimod ikke skulle anses for afgivet, hvis embedsfolkene blot læser op

fra dokumentet eller i øvrigt gør de pågældende mødedeltagere bekendt med doku-

mentets indhold. Tilsvarende vil et såkaldt beredskabsdokument med talepunkter,

som en minister helt eller delvist anvender under et samråd, ikke skulle anses for

afgivet.

Hvis et internt dokument er kommet til en udenforståendes kendskab på grund af

en fejl eller ved et retsstridigt forhold, vil dokumentet ikke være afgivet, da

vedkommende myndighed mv. i sådanne tilfælde ikke kan anses for at have givet

afkald på den beskyttelse af dokumentet, der følger af stk. 1.

Ved ”udenforstående” forstås en privat fysisk eller juridisk person eller en myndig-

hed, der ikke er en del af den myndighed mv., som har udarbejdet dokumentet. En

udveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed vil således ik-

ke fratage dokumentet dets interne karakter, jf. stk. 1, mens det vil være tilfældet,

Afgivelse til

udenforstående

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

hvis der er tale om en anden selvstændig myndighed mv. (se dog pkt. 6.1.4 og

6.1.5 ovenfor).

6.1.8.

Sidste led i § 23, stk. 2, fastsætter, at et dokument, der er afgivet til udenfor-

stående, ikke mister sin interne karakter, hvis afgivelsen sker af retlige grunde, til

forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde.

Som eksempler på en afgivelse, der vil være omfattet af sidste led i

stk. 2 – og hvor afgivelsen derfor ikke indebærer, at dokumentet mister

sin interne karakter – kan nævnes følgende:

Afgivelse til Folketingets Ombudsmand til brug for dennes

undersøgelse af en sag

Afgivelse til en overordnet myndighed i forbindelse med be-

handlingen af en klagesag, hvad enten klagen vedrører den

underordnede myndigheds afslag på aktindsigt eller den ma-

terielle afgørelse i sagen

afgivelsen tjener et teknisk formål, f.eks. et bekendtgørelses-

udkast, der sendes til trykning hos et privat firma, eller et ud-

kast til en tale eller lignende, som sendes til en translatør

Afgivelse til en sagkyndig til brug i retssager eller for vurde-

ring af, om retssag bør føres

Afgivelse, hvor det ved særlovgivning er fastsat, at afgivelsen

ikke medfører, at interne dokumenter mister deres interne ka-

rakter, f.eks. rigsrevisorlovens § 12, stk. 2

Afgivelse af ret-

lige grunde mv.

I tilfælde, hvor afgivelse eksempelvis sker med henblik på en anden myndigheds

udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed, som er omfattet af bestemmelsen, vil

den afgivende myndighed – f.eks. en styrelse – kunne meddele afslag på en an-

modning om aktindsigt efter § 23, stk. 1, jf. stk. 2, der undtager interne dokumen-

ter fra retten til aktindsigt, mens den modtagende tilsyns- eller kontrolmyndighed –

f.eks. et departement – efter en konkret vurdering vil kunne meddele afslag på akt-

indsigt efter § 33, nr. 5. Der henvises til Offentlighedskommissionens betænkning

nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 573f. Den konkrete vurdering vil skulle

foretages således, at den modtagende myndighed i det enkelte tilfælde undersøger,

hvorvidt det pågældende dokument hos den afgivende myndighed fortsat må be-

tragtes som et internt dokument, og i det omfang dette er tilfældet, vil der efter §

33, nr. 5, heller ikke være adgang til aktindsigt i dokumentet hos den modtagende

myndighed. Spørgsmålet om aktindsigt i det pågældende dokument bør således ik-

ke være afhængig af, til hvilken myndighed aktindsigtsanmodningen indgives.

Et internt dokument mister ikke sin interne karakter, hvis den myndighed mv., der

har udarbejdet dokumentet, anvender det i en anden intern sammenhæng, f.eks. i

forbindelse med afgørelsen af en anden sag. Hvis den modtagende myndighed mv.

derimod anvender det i en anden sammenhæng end til brug for behandlingen af til-

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

syns- eller klagesagen, vil dokumentet ikke længere i almindelighed kunne undta-

ges efter § 33, nr. 5.

6.2. Undtagelse af ministerbetjeningsdokumenter

6.2.1.

Efter § 24, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke interne dokumenter og

oplysninger, der udveksles mellem et ministeriums departement og dets underord-

nede myndigheder eller mellem forskellige ministerier i forbindelse med minister-

betjening.

Det afgørende for, om et dokument eller en oplysning, der udveksles mellem f.eks.

to ministerier i bestemmelsens forstand sker i forbindelse med ministerbetjening,

er, om udvekslingen sker i en sammenhæng og på et tidspunkt, hvor der er konkret

grund til at antage, at ministeren har eller vil få behov for embedsværkets rådgiv-

ning og bistand.

Det vil uden videre kunne lægges til grund, at ministeren har brug for rådgivning

og bistand, såfremt udvekslingen af dokumenter mellem to forskellige myndighe-

der sker i et tilfælde, hvor ministeren selv eller ministersekretariatet på ministerens

vegne har bedt embedsværket f.eks. undersøge eller overveje et spørgsmål. I man-

ge tilfælde vil der imidlertid ikke foreligge en konkret ”bestilling” fra ministeren,

og ved vurderingen af, om der er konkret grund til at antage, at der vil opstå et be-

hov for at yde ministeren bistand mv., må der i stedet for lægges vægt på, om mini-

steren i den konkrete sammenhæng erfaringsmæssigt får brug for embedsværkets

bistand, eller om det i øvrigt ud fra sagens mere eller mindre politiske karakter må

forventes, at ministeren får brug herfor.

Hvis myndigheden ikke i forbindelse med behandlingen af en anmodning om akt-

indsigt med den fornødne sikkerhed – på baggrund af de oplysninger, som myndig-

heden har eller kan tilvejebringe – kan lægge til grund, at det pågældende doku-

ment i sin tid blev udvekslet i en sammenhæng og på et tidspunkt, hvor der var

konkret grund til at antage, at ministeren havde eller måtte forventes at få behov

for embedsværkets rådgivning og bistand i forbindelse med den pågældende sag,

vil dokumentet ikke kunne undtages fra retten til aktindsigt med henvisning til §

24, stk. 1.

§ 24, stk. 1, skal fortolkes og anvendes restriktivt. Som det fremgår nedenfor, var

dette et væsentligt element i den politiske aftale om loven.

I tilfælde, hvor der foreligger tvivl om, hvorvidt bestemmelsen finder anvendelse,

skal der lægges vægt på, om hensynet til den interne og politiske beslutningsproces

taler for, at de pågældende dokumenter eller oplysninger kan undtages fra retten til

aktindsigt. Bestemmelsen finder således anvendelse, hvor udvekslingen sker i for-

bindelse med det, der kan betegnes ”den politiske” ministerbetjening.

Ministerbetj-

enings-dokumen-

ter

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

I alle tilfælde, hvor bestemmelsen finder anvendelse, vil det efter bestemmelsen i §

14 skulle overvejes, om der bør meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincip-

pet (se pkt. 9 nedenfor).

Opgaver, der vil være omfattet af bestemmelsen, er bl.a. embedsværkets rådgiv-

ning af ministeren om mulige politiske problemer i en sag samt løsningen heraf,

embedsværkets bistand i forbindelse med forberedelse af forhandlinger med f.eks.

andre ministerier eller oppositionen, embedsværkets bistand i forbindelse med mi-

nisterens deltagelse i en forespørgselsdebat eller et samråd i Folketinget, embeds-

værkets bistand i forbindelse med ministerens deltagelse i et telefonisk eller ”fy-

sisk” møde med andre ministre, embedsværkets udarbejdelse af lovforslag og be-

svarelse af folketingsspørgsmål samt embedsværkets bistand i forbindelse med for-

beredelse og iværksættelse af politiske initiativer som politikoplæg, reformpro-

grammer, handlingsplaner og idékataloger.

Der henvises nærmere til vejledningens bilag 2, som indeholder

eksempler på dokumenter, som vil kunne undtages efter § 24, stk.

Det bemærkes, at der i overensstemmelse med den politiske aftale af 3. oktober

2012 mellem regeringen, V og K om en ny offentlighedslov i lovforslaget (L 144),

som blev fremsat den 7. februar 2013, blev foretaget en præcisering af bestemmel-

sen i § 24, stk. 1, i forhold til Offentlighedskommissionens lovudkast og det for-

slag til lov om offentlighed i forvaltningen (L 90), som blev fremsat for Folketin-

get den 8. december 2010. Formålet hermed var at præcisere, at dokumenter og op-

lysninger alene kan undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen, hvor der er

konkret

grund

til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgiv-

ning og bistand. Formålet var endvidere at præcisere, at dokumenter og oplysnin-

ger alene kan undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen, hvis der er konkret grund

til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og

bistand

på det tidspunkt,

hvor de pågældende dokumenter eller oplysninger ud-

veksles mellem et ministeriums departement og dets underordnede myndigheder

eller mellem forskellige ministerier. Det anførte indebar bl.a., at ordet ”ministerbe-

tjening” udgik af lovteksten i L 144. Med disse ændringer var det hensigten at ty-

deliggøre, at bestemmelsen skal fortolkes og anvendes restriktivt.

Eksempel: Rigspolitiet indsender hvert kvartal en oriente-

ringsskrivelse til Justitsministeriets departement med tal om

forskellige forhold i politiet, herunder et dokument med op-

lysninger om biltyverier i grænseregionen. En sådan indbe-

retning sendes til departementet den 1. april 2014.

Justitsministeren får – i overensstemmelse med almindelig

praksis – forelagt indberetningen til orientering. Der foreta-

ges ikke yderligere i anledning af indberetningen.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Medierne begynder i løbet af juni 2014 at udvise interesse for

omfanget af biltyverier i grænseregionen og skriver en række

kritiske artikler om politiets indsats. I den forbindelse beder

ministeren sine embedsmænd i departementet om at udarbej-

de en handlingsplan om bekæmpelse af biltyverier i regionen.

Den 1. juli 2014 anmoder en journalist om aktindsigt i depar-

tementets sag om udarbejdelse af handlingsplanen. I sagen

findes bl.a. dokumentet af 1. april 2014 fra Rigspolitiet.

Det pågældende dokument fra Rigspolitiet vil ikke være om-

fattet af § 24, stk. 1, da det er udvekslet med departementet

på et tidspunkt, hvor der ikke var konkret grund til at antage,

at en minister har eller vil få behov for embedsværkets råd-

givning og bistand.

§ 24, stk. 1, beskytter alene udvekslingen af interne dokumenter og oplysninger.

Det indebærer, at ”eksterne” dokumenter og oplysninger, der udveksles i forbindel-

se med ministerbetjening, ikke vil være omfattet af bestemmelsen.

Eksempelvis kan dokumenter, som sendes til eller fra en kom-

mune, KL, et privat konsulentfirma, et politisk parti eller en

international organisation, ikke undtages fra aktindsigt efter

bestemmelsen. Dette gælder, selv om dokumenterne skal fore-

lægges ministeren.

I praksis vil bestemmelsen fortrinsvist finde anvendelse i forhold til dokumenter

og oplysninger, der udarbejdes til brug for ministerbetjening. Bestemmelsen om-

fatter imidlertid også interne dokumenter, som allerede var udarbejdet på et tidlige-

re tidspunkt, og som sidenhen og i anden sammenhæng udveksles i forbindelse

med ministerbetjening.

6.2.2.

Retsvirkningen af, at et internt dokument eller en intern oplysning anses for

omfattet af § 24, stk. 1, er, at dokumentet eller oplysningen ikke i forbindelse med

afgivelsen til en anden forvaltningsmyndighed mister sin interne karakter. Doku-

menter eller oplysninger, der udveksles i forbindelse med ministerbetjening, kan

således ikke anses for afgivet til udenforstående. Ved udførelsen af opgaver i for-

bindelse med ministerbetjening kan f.eks. et ministeriums departement og en un-

derordnet styrelse i princippet anses som en (funktionel) enhed.

Det forhold, at et dokument, der er omfattet af stk. 1, ikke bliver anvendt af den

modtagende myndighed, indebærer ikke, at dokumentet af den grund falder uden

for bestemmelsen. Afgørende er, at dokumentet er udvekslet i forbindelse med mi-

nisterbetjening.

Betydningen af,

at der er tale om

et ministerbetj-

enings-dokument

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

”Ministerbetjeningsdokumentet” kan, hvis det videresendes eller anvendes i en an-

den sammenhæng end ministerbetjening af henholdsvis den udfærdigende og den

modtagende myndighed, efter omstændighederne miste sin interne karakter:

I et tilfælde, hvor den udfærdigende (underordnede) myndighed efter at have afgi-

vet et dokument i forbindelse med ministerbetjening (ministerbetjeningsdokument)

anvender ministerbetjeningsdokumentet i en anden sammenhæng end ministerbe-

tjening, f.eks. i forbindelse med behandlingen af en konkret afgørelsessag, vil det

pågældende dokument dog ikke miste sin interne karakter. Hvis der i et tilfælde

som det nævnte fremsættes en begæring om aktindsigt over for den udfærdigende

(underordnede) myndighed i selve ”ministerbetjeningssagen”, skal spørgsmålet om

aktindsigt i ministerbetjeningsdokumentet behandles efter § 24, stk. 1. Begæres der

derimod aktindsigt i den konkrete afgørelsessag, der indeholder en kopi af mini-

sterbetjeningsdokumentet, skal spørgsmålet om aktindsigt i det pågældende doku-

ment behandles efter § 23, stk. 1, der undtager interne dokumenter fra retten til

aktindsigt.

I det tilfælde, hvor et ministerbetjeningsdokument (eller uddrag heraf) af den ud-

færdigende (underordnede) myndighed bliver afgivet til udenforstående – f.eks. i

forbindelse med behandlingen af en konkret afgørelsessag – vil det (eller uddraget)

fortabe sin interne karakter i overensstemmelse med de almindelige regler herom,

jf. pkt. 6.1.7 og 6.1.8 ovenfor. Det pågældende dokument vil herefter være under-

givet aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige regler. Hvis ministerbetje-

ningsdokumentet af den udfærdigende (underordnede) myndighed afgives i forbin-

delse med en anden sag om ministerbetjening, vil det derimod ikke fortabe sin in-

terne karakter.

Hvis det modtagende departement anvender ministerbetjeningsdokumentet i en

sammenhæng, der ikke vedrører ministerbetjening, herunder afgiver det til uden-

forstående, vil dokumentet miste sin interne karakter, og det vil være undergivet

aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige regler. Hvis det modtagende de-

partement anvender ministerbetjeningsdokumentet i forbindelse med en anden sag

om ministerbetjening, herunder afgiver dokumentet til et andet ministerium i en så-

dan sammenhæng, vil dokumentet derimod ikke fortabe sin interne karakter.

I vejledningens bilag 3 findes en skematisk oversigt over de

retlige konsekvenser af, at et ministerbetjeningsdokument

videresendes eller videreanvendes af henholdsvis den myn-

dighed, der har udfærdiget dokumentet, og den myndighed,

der har modtaget det.

6.2.3.

§ 24, stk. 1, nr. 1, omfatter interne dokumenter og oplysninger, der udveksles

mellem et ministeriums departement og dets underordnede myndigheder.

Departementer

og underordnede

myndigheder

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Udtrykket ”et ministeriums departement” omfatter foruden de enkelte ministerielle

departementer også såkaldte tværministerielle embedsværksarbejdsgrupper, som

udelukkende består af embedsfolk, og som i lyset af bl.a. ombudsmandens praksis

betragtes som selvstændige myndigheder. De dokumenter, som en sådan arbejds-

gruppe udveksler med ministerier – herunder også de ministerier, der ikke har ud-

peget medlemmer til arbejdsgruppen – vil således kunne være omfattet af bestem-

melsens nr. 1.

De forskellige nævn, udvalg, råd mv., som er oprettet i henhold til lovgivningen –

f.eks. Flygtningenævnet, Dansk Sprognævn og Forskningsrådet – er ikke omfattet

af udtrykket ”et ministeriums departement”.

Ved udtrykket ”underordnede myndigheder” forstås de myndigheder, som hører

under et ministeriums ressort, og hvor der består et sædvanligt over-/underordnel-

sesforhold mellem ministeriet og de pågældende myndigheder. Omfattet af dette

udtryk er således direktorater og styrelser og lignende underordnede myndigheder,

men derimod ikke de myndigheder, som står uden for det almindelige administrati-

ve myndighedshierarki, herunder bl.a. de ovenfor nævnte uafhængige råd og nævn.

Det vil i øvrigt i praksis som altovervejende hovedregel alene være de underordne-

de myndigheder, der er tæt på ministeren, og som beskæftiger sig med spørgsmål

af politisk interesse, der vil udøve ministerbetjening i bestemmelsens forstand. Det

vil således i almindelighed være ministerielle direktorater og styrelser, der udøver

ministerbetjening. Derimod vil f.eks. beskæftigelsesregioner, politidirektører og

lignende myndigheder formentlig kun meget sjældent udøve ministerbetjening i

bestemmelsens forstand. For f.eks. politidirektører vil dette dog kunne forekomme,

hvor f.eks. besvarelse af folketingsspørgsmål gør det nødvendigt at indhente en ud-

talelse fra en eller flere politidirektører.

6.2.4.

§ 24, stk. 1, nr. 2, vil kunne begrunde en undtagelse af dokumenter og oplys-

ninger, der i forbindelse med ministerbetjening udveksles mellem ministeriers de-

partementer, mellem et ministeriums departement og en myndighed underordnet et

andet ministerium samt mellem myndigheder (f.eks. to styrelser), der er underord-

net hvert sit ministerium.

Det er forudsat, at udveksling af interne dokumenter og oplysninger mellem mini-

stre efter omstændighederne kan være omfattet af § 24, stk. 1. Der sigtes hermed

til situationer, hvor de samme dokumenter og oplysninger ville kunne undtages fra

aktindsigt efter bestemmelsen i stk. 1, nr. 2, hvis disse dokumenter og oplysninger

var udvekslet mellem embedsmænd i forskellige ministerier i forbindelse med mi-

nisterbetjening. I sådanne tilfælde vil en tilsvarende brevveksling mellem ministre

ligeledes kunne undtages fra aktindsigt. Der kan som begrundelse også henvises til

§ 33, nr. 5 (se pkt. 9.4.6 nedenfor).

Det bemærkes i den forbindelse, at § 24, stk. 1, alene vedrører de opgaver, som en

minister skal løse som regeringspolitiker. Dokumenter og oplysninger, der udveks-

Forskellige

ministerier

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

les mellem ministre, når én eller begge ikke handler som regeringspolitiker, kan ik-

ke undtages efter bestemmelsen.

6.2.5.

§ 24, stk. 2, fastslår, at oplysninger om sagens faktiske grundlag mv. efter

reglerne i §§ 28 og 29 er omfattet af lovens almindelige regler uanset stk. 1. Dette

indebærer, at relevante oplysninger om sagens faktiske grundlag og oplysninger

om eksterne faglige vurderinger samt – i det omfang oplysningerne indgår i en sag

om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan eller lig-

nende – oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form vil skulle eks-

traheres efter de almindelige regler herom, jf. §§ 28 og 29, selv om disse oplysnin-

ger findes i et dokument omfattet af § 24, stk. 1. Der henvises i den forbindelse til

pkt. 7 nedenfor.

6.2.6.

Efter § 24, stk. 3, nr. 1-3, gælder stk. 1 ikke i forhold til interne dokumenter

og oplysninger, der udveksles i forbindelse med sager, hvori der er eller vil blive

truffet en konkret afgørelse af en forvaltningsmyndighed (nr. 1), sager om indgåel-

se af kontraktforhold (nr. 2) samt i forbindelse med et ministeriums udførelse af

kontrol- eller tilsynsopgaver (nr. 3), selv om det må antages, at en minister har el-

ler vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand i forbindelse med den

pågældende sag mv.

Dette indebærer, at interne dokumenter og oplysninger, der udveksles i forbindelse

med de nævnte sags- og opgavetyper, ikke kan undtages fra retten til aktindsigt

med henvisning til, at dokumenterne eller oplysningerne er udvekslet i forbindelse

med ministerbetjening. Dog kan disse interne dokumenter (også efter en afgivelse i

forbindelse med de nævnte sags- og opgavetype) bevare deres interne karakter,

hvis afgivelsen sker af retlige grunde mv., jf. 23, stk. 2 (f.eks. ved rekurs til eller

tilsyns- og kontrolvirksomhed fra den overordnede myndighed). Der henvises i

den forbindelse til pkt. 6.1.7 og 6.1.8 ovenfor.

Udtrykket ”sager, hvori der er eller vil blive truffet en konkret afgørelse af en for-

valtningsmyndighed” er identisk med det afgørelsesbegreb, der anvendes i forvalt-

ningslovens § 2, stk. 1, bortset fra, at udtrykket i det foreliggende tilfælde er af-

grænset til at omfatte konkrete afgørelsessager. Denne afgrænsning beror på, at

forvaltningslovens afgørelsesbegreb også omfatter udfærdigelse af generelle rets-

forskrifter som f.eks. bekendtgørelser og visse planer, der efter deres indhold har

retsvirkninger i forhold til borgerne. Den udveksling af dokumenter, der foretages i

forbindelse med udfærdigelsen af sådanne generelle forskrifter, vil imidlertid i vidt

omfang ske som led i ministerbetjening og bør derfor være omfattet af § 24, stk. 1.

Afgørelsesbegrebet i § 24, stk. 3, nr. 1, er derfor – i modsætning til det afgørelses-

begreb, der anvendes i forvaltningsloven – afgrænset til alene at omfatte konkrete

afgørelsessager.

De dokumenter og oplysninger, der udveksles i de tilfælde, hvor et ministeriums

departement modtager bistand fra f.eks. en underordnet myndighed i forbindelse

med, at det pågældende ministerium skal træffe afgørelse i en konkret afgørelses-

sag, kan således ikke – med henvisning til, at der er tale om ministerbetjening –

Ekstrahering

Undtagelser til

ministerbetj-

enings-reglen

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

undtages fra aktindsigt efter § 24, stk. 1. Hvis et ministerium f.eks. afgiver en udta-

lelse til brug for et andet ministeriums afgørelsessag, er udtalelsen ikke omfattet af

stk. 1, da udvekslingen sker i forbindelse med en konkret afgørelsessag.

En myndigheds beslutninger i forbindelse med behandling af sager, der udelukken-

de vedrører myndighedens interne forhold, er ikke omfattet af afgørelsesbegrebet i

§ 24, stk. 3, nr. 1. Eksempelvis vil et ministeriums afgørelser i forbindelse med det

pågældende ministeriums egne byggesager eller i forbindelse med udflytning af

opgaver således ikke være omfattet af bestemmelsen i stk. 3, nr. 1. De dokumenter

og oplysninger, der i den forbindelse måtte udveksles med en anden forvaltnings-

myndighed, vil imidlertid i almindelighed heller ikke være omfattet af § 24, stk. 1,

da udvekslingen kun rent undtagelsesvist kan antages at ske som led i ministerbe-

tjening.

Udtrykket ”sager om indgåelse af kontraktforhold” er identisk med det, som an-

vendes i forvaltningslovens § 2, stk. 2, og omfatter sager om indgåelse af købeafta-

ler, entrepriseaftaler, lejeaftaler og lignende.

Omfattet af udtrykket ”udførelse af kontrol- eller tilsynsopgaver” er de tilfælde,

hvor et ministerium indkalder en sag fra en underordnet myndighed til afgørelse

eller efterprøvelse, ligesom udtrykket omfatter tilfælde, hvor et ministerium funge-

rer som rekursmyndighed i forhold til afgørelser truffet af en underordnet myndig-

hed. Udtrykket skal således forstås som det tilsvarende udtryk i den tidligere gæl-

dende bestemmelse i forvaltningslovens § 28, stk. 2, nr. 4, og omfattet af udtrykket

vil derfor være traditionelt prægede juridiske kontrol- og tilsynsopgaver.

Udtrykket omfatter derimod ikke de tilfælde, hvor et ministerium anmoder en un-

derordnet forvaltningsmyndighed (typisk en styrelse eller et direktorat) om en nær-

mere redegørelse om en sag, der f.eks. har været genstand for politisk bevågenhed

(en ”politisk sag”). De dokumenter og oplysninger, der i forbindelse med en sådan

”politisk sag” udarbejdes og udveksles mellem ministeriet og den underordnede

forvaltningsmyndighed, vil således kunne være omfattet af § 24, stk. 1, i det om-

fang denne udveksling sker som led i ministerbetjening. Dokumenter og oplysnin-

ger, der udveksles mellem forskellige forvaltningsmyndigheder uden for de traditi-

onelt prægede juridiske kontrol- og tilsynsopgaver, og som i øvrigt ikke udveksles

i forbindelse med, at et ministeriums departement anmoder en underordnet myn-

dighed om en redegørelse i en ”politisk sag”, vil i almindelighed ikke være omfat-

tet af stk. 1, idet udvekslingen af dokumenter i sådanne tilfælde i praksis ikke vil

ske i forbindelse med ministerbetjening.

Som eksempel herpå kan nævnes det tilfælde, hvor en un-

derordnet forvaltningsmyndighed indsender dokumenter til

et ministeriums departement som led i departementets øko-

nomiske tilsyn med den underliggende forvaltningsmyndig-

heds ressourceforbrug.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

6.3. Undtagelse af dokumenter og oplysninger udvekslet mellem KL, Danske Re-

gioner og disses medlemmer

6.3.1.

Efter § 25 omfatter retten til aktindsigt ikke interne dokumenter og oplysnin-

ger, der udveksles mellem KL, Danske Regioner samt disses medlemmer i forbin-

delse med økonomiske eller politiske forhandlinger med staten eller i forbindelse

med drøftelser om fælles kommunale eller regionale initiativer.

Ved udtrykket ”økonomiske forhandlinger med staten” sigtes bl.a. til de forhand-

linger, som KL og Danske Regioner har med regeringen om de årlige rammer for

udviklingen i kommunernes og regionernes økonomi. Herudover sigtes navnlig til

det løbende budgetsamarbejde med staten, herunder til de kvartalsvise/halvårlige

statusforhandlinger, som KL og Danske Regioner har med regeringen.

Ved udtrykket ”politiske forhandlinger med staten” sigtes til de drøftelser, som KL

og Danske Regioner sammen med deres medlemmer har med regeringen om even-

tuelle forslag til lovændringer, handlingsplaner m.v.

I det omfang der er tale om økonomiske eller politiske forhandlinger med staten,

vil de (interne) dokumenter og oplysninger, der udveksles mellem KL og Danske

Regioner samt disses medlemmer ”i forbindelse med” sådanne forhandlinger, kun-

ne undtages fra aktindsigt. Det betyder, at såvel (interne) dokumenter, der udveks-

les, mens forhandlinger pågår, som (interne) dokumenter, der udveksles som led i

forberedelsen af forhandlingerne, vil kunne undtages fra aktindsigt. Derimod vil

(interne) dokumenter, der udveksles som led i opfølgningen på de økonomiske el-

ler politiske forhandlinger ikke kunne undtages efter bestemmelsen. Det gælder

f.eks. det tilfælde, hvor kommunerne som led i opfølgningen på en indgået politisk

aftale med staten om, at de kommunale skatter samlet set ikke må stige mere end

en vis procentsats det kommende år, udveksler (interne) dokumenter om, hvorledes

kommunerne indbyrdes skal ”fordele” skattestigningen. Sådanne dokumenter vil

dog efter en konkret vurdering kunne undtages efter bl.a. § 33, nr. 3, jf. pkt. 8.4.4

nedenfor.

Udtrykket ”drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer” in-

debærer for det første, at det alene er de (politiske) initiativer, som KL og Danske

Regioner tager, der vil være omfattet af § 25. Initiativet skal som nævnt være ”fæl-

les” for enten kommunerne eller regionerne. For det andet skal der være tale om et

politisk initiativ i modsætning til initiativer af ”forvaltningsmæssig” karakter. Der

skal således være tale om politiske initiativer som f.eks. handlingsplaner og lignen-

de.

Inden for de anførte rammer vil f.eks. et initiativ til en investeringsplan eller et ini-

tiativ til en aftale om kræftpakker vedrørende behandling af patienter, der tages af

KL og Danske Regioner, være omfattet af bestemmelsen. Bestemmelsen gælder i

øvrigt, uanset på hvilket niveau i foreningen initiativet tages, og uanset om initiati-

vet kun dækker nogle af regionerne eller kommunerne. Initiativer, der f.eks. tages

Kommunale og

regionale for-

handlingsdoku-

menter

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

af de under KL nedsatte kommunekontaktråd, vil således være omfattet, i det om-

fang de har karakter af politiske initiativer.

Også i denne sammenhæng vil dokumenter, der udveksles ”i forbindelse med” de

nævnte drøftelser, kunne undtages fra aktindsigt. Det betyder, at såvel (interne) do-

kumenter, der udveksles, mens drøftelserne pågår, som (interne) dokumenter, der

udveksles som led i forberedelsen af drøftelserne, vil kunne undtages fra aktind-

sigt.

6.3.2.

§ 25 indebærer, at de interne dokumenter og oplysninger, der i de nævnte

sammenhænge – f.eks. i forbindelse med økonomiske forhandlinger med staten –

udveksles mellem KL, Danske Regioner, kommunerne og regionerne, forbliver in-

terne. Dette vil være tilfældet, uanset på hvilket niveau i foreningerne eller disses

medlemmer dokumentet udveksles.

6.4. Visse interne dokumenter er undergivet aktindsigt

6.4.1.

Efter § 26, nr. 1-5, er en række nærmere angivne dokumenttyper, som fore-

ligger i endelig form, uanset bestemmelsen i § 23, stk. 1, omfattet af retten til akt-

indsigt.

Det er en betingelse for bestemmelsens anvendelse, at dokumentet er udarbejdet

som et selvstændigt dokument. Det indebærer f.eks., at oplysninger om en myndig-

heds endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse (nr. 1), der er indeholdt som

en del af et ”almindeligt” internt dokument, ikke medfører, at det pågældende do-

kument af den grund bliver omfattet af bestemmelsen.

Betydningen af, at et internt dokument er omfattet af bestemmelsen, er på den ene

side, at dokumentet er undergivet aktindsigt, uanset at det ikke er afgivet til uden-

forstående. På den anden side vil dokumentet kunne undtages fra aktindsigt efter

undtagelsesbestemmelserne i §§ 30-33.

§ 26 gennembryder §§ 24 og 25, således at der i overensstemmelse med § 26 gæl-

der en ret til aktindsigt i dokumenter, der er omfattet af §§ 24 eller 25.

6.4.2.

§ 26, nr. 1, omfatter interne dokumenter i endelig form, når dokumenterne

alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse.

Der tænkes herved på dokumenter, der først udarbejdes, efter at myndighedens be-

slutningsproces er afsluttet, og som tilsigter at tjene som bevis for eller på anden

måde autoritativt at fastslå indholdet af en beslutning vedrørende en sags afgørelse

(beslutningsdokumenter). Bestemmelsen omfatter således beslutningsprotokoller –

i modsætning til voterings- og forhandlingsprotokoller – for kollegiale myndighe-

der. Er beslutningen optegnet som en tiltrædelse af en indstilling fra sekretariatet,

gælder retten til aktindsigt også indstillingen i det omfang, det er nødvendigt for at

få kendskab til beslutningens indhold og begrundelse.

Dokumenter, der

alene gengiver

endelige

beslutninger

Visse interne

dokumenter i en-

delig form er un-

dergivet aktind-

sigt

Retsvirkning

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

6.4.3.

§ 26, nr. 2, omfatter interne dokumenter i endelig form, når dokumenterne

alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som der har været pligt til at notere

efter § 13.

Bestemmelsen forudsætter, at de pågældende oplysninger er noteret i et særskilt

dokument. Er oplysningerne derimod blot noteret i f.eks. et internt referatark eller i

en behandlingsjournal, er oplysningerne ikke omfattet af bestemmelsen. I sådanne

tilfælde kan den aktindsigtssøgende i stedet få aktindsigt i henhold til § 28, jf. pkt.

7.1 nedenfor.

6.4.4.

§ 26, nr. 3, omfatter interne dokumenter i endelig form, når dokumenterne er

selvstændige dokumenter, der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller

anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder.

Bestemmelsen sigter til rapportmateriale – afhøringsrapporter, døgnrapporter, ana-

lyserapporter, besigtigelsesrapporter og inspektionsrapporter – der tilvejebringes

for at skaffe klarhed med hensyn til sagens faktum. Den omfatter også skemaer og

blanketter, som indeholder det faktiske resultat af en myndigheds udspørgen af en

privat, f.eks. interviewskemaer i personalesager.

6.4.5.

§ 26, nr. 4, omfatter interne dokumenter i endelig form, når dokumenterne

indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper (såkald-

te ”skuffecirkulærer”).

Det er ikke afgørende for, om bestemmelsen finder anvendelse, om retningslinjer-

ne foreligger som internt cirkulære, håndbog for medarbejderne eller på anden må-

de. Det er dog en forudsætning, at der er tale om bindende retningslinjer.

6.4.6.

§ 26, nr. 5, omfatter interne dokumenter i endelig form, når dokumenterne

indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder

(”praksisoversigt”).

Bestemmelsen omfatter ikke – ligesom nr. § 26, nr. 4, heller ikke gør – såkaldte

visdomsbøger, der er samlinger af en myndigheds tidligere afgørelser, udtalelser

mv. til myndighedens eget brug. Der vil således ikke være adgang til aktindsigt i

visdomsbøgerne som sådan, men der vil dog efter offentlighedslovens almindelige

regler være adgang til aktindsigt i de sager, hvor de afgørelser, der er indeholdt i

visdomsbogen, indgår.

Eksempel: En myndighed har i et selvstændigt dokument

skrevet resuméer af alle afgørelser i en bestemt type sager.

En sådan ”praksisoversigt” vil være omfattet af § 26, nr.

Dokumenter, der

alene gengiver

noteringspligtige

oplysninger

Besigtigelsesrap-

porter mv.

Generelle ret-

ningslinjer for

behandlingen af

bestemte sager

Praksisoversigter

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Har myndigheden derimod samlet kopier af de pågælden-

de ansøgninger og afgørelser i et ringbind eller på en

(elektronisk eller fysisk) sag, vil denne ”visdomsbog” ikke

være omfattet af bestemmelsen.

6.5. Undtagelse af andre dokumenter

6.5.1.

Efter § 27, nr. 1-5, kan en række nærmere angivne dokumenter undtages fra

aktindsigt begrundet i den funktion, som dokumentet varetager.

6.5.2.

Efter § 27, nr. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke statsrådsprotokoller.

Denne regel er begrundet i, at disse protokoller altid er blevet betragtet som hem-

melige, således at regeringen kun med regentens samtykke kan meddele oplysnin-

ger om forhandlingerne i statsrådet.

6.5.3.

Efter § 27, nr. 2, omfatter retten til aktindsigt ikke dokumenter, der udarbej-

des og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sag-

er om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces.

Bestemmelsen ligger i forlængelse af § 24, stk. 1, idet begge bestemmelser har til

formål at beskytte den politiske beslutningsproces.

Udtrykket ”sager om lovgivning” omfatter bl.a. drøftelser mellem en minister og

de respektive regeringsordførere om, hvorvidt et lovgivningsinitiativ skal gennem-

føres. Udtrykket skal forstås i overensstemmelse med det tilsvarende udtryk i § 20,

der undtager lovgivningssager fra retten til aktindsigt. Dette indebærer, at det som

udgangspunkt for anvendelsen af denne del af bestemmelsen må kræves, at det på-

gældende lovgivningsprojekt er af et bestemt, relativt præcist angivet indhold, sær-

ligt i henseende til hvilke emner der søges reguleret. Der henvises i den forbindelse

til pkt. 5.2 ovenfor.

Dokumenter, der udarbejdes og udveksles i forbindelse med møder mellem en mi-

nister og folketingsmedlemmer, herunder medlemmer af oppositionspartierne, om

lovforslag, vil også være omfattet af § 27, nr. 2.

Med udtrykket ”anden tilsvarende politisk proces” sigtes til andre sager om politi-

ske forhandlinger end sager om lovgivning. Dette omfatter sager, der kan vise sig

at ende med et lovgivningsinitiativ, men hvor der på tidspunktet for behandlingen

af aktindsigtsbegæringen ikke kan siges at foreligge et lovgivningsprojekt af et be-

stemt, relativt præcist indhold. Også sager om politiske forhandlinger, der kan ud-

mønte sig i andre former for generelle politiske initiativer end lovgivning, er om-

fattet. Forudsætningen for, at denne del af bestemmelsen finder anvendelse, er – i

lighed med anvendelsen af bestemmelsens led om ”sager om lovgivning” – at der

foreligger et politisk ”projekt” af et bestemt, relativt præcist angivet indhold. Be-

Folketingspoliti-

ker-dokumenter

Andre dokumen-

ter undtaget fra

aktindsigt

Statsrådsproto-

koller

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

stemmelsen kan således ikke anvendes til at undtage dokumenter fra aktindsigt, når

det politiske initiativ, der udveksles dokumenter om, er af en mere løs karakter.

§ 27, nr. 2, finder ikke anvendelse i forbindelse med ministres drøftelser med fol-

ketingsmedlemmer af forhold, der kan betegnes som ”egentlige administrative an-

liggender”. Herved sigtes til anliggender, der ikke som sådan vedrører spørgsmålet

om forberedelsen eller den videre udvikling af politiske initiativer eller lignende.

§ 27, nr. 2, kan heller ikke anvendes til at undtage dokumenter, der udveksles mel-

lem ministre og Folketinget og dets udvalg, f.eks. i forhold til interne dokumenter,

der af en minister fremsendes til et folketingsudvalg i forbindelse med behandlin-

gen af et lovforslag.

Det er alene de dokumenter, der af en forvaltningsmyndighed udarbejdes med hen-

blik på udveksling mellem ministre og folketingsmedlemmer i sager om lovgiv-

ning eller anden tilsvarende politisk proces, der er omfattet af bestemmelsen. Et

(internt) dokument, der ikke er udarbejdet med henblik på udveksling mellem mi-

nistre og folketingsmedlemmer i sager om lovgivning eller anden tilsvarende poli-

tisk proces, men som udleveres eller i øvrigt indgår i sådanne sager, kan ikke und-

tages fra aktindsigt efter bestemmelsen. Dokumentet kan dog efter omstændighe-

derne undtages fra aktindsigt i medfør af § 33, nr. 5, jf. pkt. 8.4.6 nedenfor.

Hvis et dokument, der er udarbejdet til brug for de nævnte tilfælde, ikke bliver an-

vendt, indebærer det ikke, at dokumentet herefter falder uden for anvendelsesom-

rådet for § 27, nr. 2.

Bestemmelsen i § 27, nr. 2, omfatter også den situation, hvor en embedsmand efter

aftale med ministeren – som en praktisk foranstaltning – sender sådanne dokumen-

ter til et folketingsmedlem.

Som eksempel på en situation, hvor § 27, nr. 2, ikke vil finde

anvendelse, kan nævnes det tilfælde, hvor en minister afhol-

der et møde med et folketingsmedlem med henblik på at ori-

entere de pågældende om en forvaltningsafgørelse, der er

eller vil blive truffet af ministeren på baggrund af den gæl-

dende lovgivning, f.eks. om udlevering af en bestemt person

til strafforfølgning i udlandet eller en konkret sag om, hvor-

vidt en bestemt person kan få bevilget sociale ydelser.

Desuden kan nævnes den situation, at et folketingsmedlem

henvender sig til en minister om forholdene i en myndighed,

der er beliggende i det pågældende folketingmedlems valg-

kreds (medmindre det sker som en del af forhandlingerne

om et lovgivningsinitiativ eller andre politiske forhandlin-

ger).

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Der henvises i øvrigt til vejledningens bilag 4, som indehol-

der eksempler på dokumenter, som henholdsvis vil og ikke

vil kunne undtages efter § 27, nr. 2.

6.5.4.

Efter § 27, nr. 3, omfatter retten til aktindsigt ikke dokumenter, der udveks-

les i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden

myndighed.

Bestemmelsen tager navnlig sigte på de tilfælde, hvor det er bestemt eller forudsat

i lovgivningen, at sekretariatsfunktionerne for en myndighed varetages af en anden

myndighed. Men også uden for de lovbestemte tilfælde kan der være tale om, at en

myndighed som sådan udfører sekretariatsfunktionen for en anden myndighed,

f.eks. hvor en myndighed i forbindelse med en bestemt sags behandling udøver se-

kretariatsmæssige funktioner i forhold til en anden myndighed, uden at betingelser-

ne for at anse organerne for en og samme myndighed af den grund er opfyldt.

6.5.5.

Efter § 27, nr. 4, omfatter retten til aktindsigt ikke brevveksling med sagkyn-

dige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres.

Bestemmelsen er ikke begrænset til brevveksling med juridisk sagkyndige. Også

sagkyndige udtalelser om f.eks. tekniske, regnskabsmæssige og lægelige forhold

vil kunne undtages fra aktindsigt. Det er dog en forudsætning, at der er tale om

konkret rådgivning til brug for vedkommende retssag.

Udtalelser fra et andet ministerium vil normalt ikke kunne henføres under § 27, nr.

4. Dette gælder, selv om udtalelsen ligger inden for ministeriets ressort og drejer

sig om juridiske tvivlsspørgsmål i forbindelse med en retssag eller overvejelser

om, hvorvidt en retssag bør føres. Dog er udtalelser til brug i retssager eller ved

overvejelse af, om retssag bør føres fra offentlige myndigheder, der er etableret

som særligt sagkyndige organer som f.eks. Retslægerådet, omfattet af bestemmel-

sen. I et vist omfang gælder dette også andre offentlige myndigheder, der er i be-

siddelse af en særlig faglig ekspertise, der bevirker, at de over for andre myndighe-

der varetager samme rådgivningsvirksomhed som advokater, konsulentfirmaer og

lignende, f.eks. udtalelser fra Justitsministeriets Lovafdeling til andre ministerier

vedrørende juridiske tvivlsspørgsmål. Det samme gælder brevveksling med Fi-

nansministeriet (Moderniseringsstyrelsen) vedrørende personaleretlige spørgsmål.

Med udtrykket ”retssager” sigtes både til sager, der føres for de almindelige dom-

stole, og voldgiftssager. Også retshandlinger i forbindelse med håndhævelsen eller

fuldbyrdelsen af retskrav, såsom fogedforbud, er omfattet af bestemmelsen. Det er

uden betydning, om der er tale om civile sager eller sager inden for strafferetsple-

jen.

§ 27, nr. 4, vedrører ikke blot brevveksling med sagkyndige i forbindelse med ver-

serende retssager, men også i forbindelse med overvejelser om, hvorvidt retssag

bør føres, uanset at sandsynligheden for et sagsanlæg må betegnes som ringe. Det

Brevveksling om

retssager

Sekretariatsopga-

ver

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

er herudover antaget, at også brevveksling med sagkyndige om juridiske tvivls-

spørgsmål, der ikke har en direkte sammenhæng med et aktuelt eller eventuelt

sagsanlæg, men hvor dette må underforstås som en nærliggende mulighed i forbin-

delse med den pågældende sag, vil kunne undtages fra aktindsigt efter bestemmel-

sen, f.eks. offentlige myndigheders brevveksling med Kammeradvokaten eller an-

dre juridisk sagkyndige om en påtænkt foranstaltnings lovlighed.

Udtrykket ”brevveksling” indebærer, at ikke blot selve den sagkyndige udtalelse,

men også f.eks. processkrifter og andre dokumenter, som udveksles, kan undtages

fra aktindsigt. Det gælder, selv om dokumenterne har været fremlagt i retten eller i

øvrigt er gjort tilgængelige for modparten i retssagen.

Endvidere har den aktindsigtssøgende ikke krav på at få oplyst, hvilke dokumenter

i sagen der er stillet til den sagkyndiges rådighed til brug for dennes overvejelser.

Den omstændighed, at en retssag er afsluttet – eller myndighedens overvejelser er

endt med, at der ikke skal føres sag – medfører ikke, at brevvekslingen bliver un-

dergivet aktindsigt.

6.5.6.

Efter § 27, nr. 5, omfatter retten til aktindsigt ikke materiale, der tilvejebrin-

ges som grundlag for udarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige under-

søgelser.

Det er alene det underliggende materiale, der har været benyttet ved udarbejdelsen

af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser, som kan undtages fra akt-

indsigt efter bestemmelsen. Derimod kan den bearbejdede statistik eller videnska-

belige undersøgelse – der i reglen vil fremtræde i anonymiseret form – ikke undta-

ges.

Det er i øvrigt uden betydning for bestemmelsens anvendelighed, om det pågæl-

dende (underliggende) materiale hidrører fra andre offentlige myndigheder (even-

tuelt myndigheden selv) eller fra private.

Det blotte forhold, at dokumenter og oplysninger bliver undergivet statistisk eller

videnskabelig behandling, bringer ikke materialet ind under § 27, nr. 5. Bestem-

melsen gælder alene for materiale, som indsamles til brug for statistik eller viden-

skabelige rapporter.

Eksempel: Til brug for en rapport om udviklingen i anven-

delsen af de såkaldte ungdomssanktioner og effekten heraf

sender Rigsadvokaten en række straffedomme til Justitsmi-

nisteriets Forskningskontor. Justitsministeriet vil kunne und-

tage dommene fra aktindsigt efter § 27, nr. 5, hvorimod rap-

porten, som er baseret på dommene, ikke vil være omfattet

af bestemmelsen

Offentlig statistik

eller videnskabe-

lige undersøgel-

ser

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

6.5.7.

I det omfang et dokument omfattet af § 27, nr. 1-4 (men ikke nr. 5), afgives

til udenforstående eller anvendes i en anden sammenhæng (sag) end den, hvor det

er udarbejdet eller modtaget, vil det ikke længere kunne undtages fra aktindsigt ef-

ter den pågældende undtagelsesbestemmelse, hvis det må have stået myndigheden

klart, at den i forbindelse med afgivelsen eller videreanvendelsen har opgivet det

beskyttelseshensyn, der ligger bag undtagelsesbestemmelsen.

7. Ekstrahering

•

Ekstrahering betyder, at man meddeler aktindsigt i visse oplysninger i et do-

kument, som ellers er undtaget fra aktindsigt

Ekstraheringspligten omfatter alle relevante oplysninger om en sags faktiske

grundlag og såkaldte eksterne faglige vurderinger

Ekstraheringspligten omfatter også interne faglige vurderinger i endelig

form, hvis oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller andet

offentliggjort politisk initiativ (dog ikke i såkaldte ministerrådgivningsdoku-

menter)

Der gælder ikke ekstraheringspligt i visse tilfælde, bl.a. hvor oplysningerne

fremgår af andre dokumenter, som udleveres

De ekstraheringspligtige oplysninger kan (som alle andre oplysninger) und-

tages fra aktindsigt, hvis der i det konkrete tilfælde foreligger modstående

private eller offentlige interesser som angivet i §§ 30-33

Beskyttelseshen-

syn kan være

prisgivet

•

7.1. Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger

7.1.1.

Lovens § 28, stk. 1, fastsætter en pligt til at meddele aktindsigt i visse oplys-

ninger, selv om dokumentet, som de pågældende oplysninger fremgår af, er undta-

get fra aktindsigt (”ekstraheringspligt”).

Relevante faktu-

elle oplysninger

skal

ekstraheres

Det afgørende for, om en oplysning skal ekstraheres efter § 28, stk. 1, 1. pkt., er,

om der er tale om egentlige faktuelle oplysninger eller andre oplysninger, der bi-

drager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for

at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag.

Udtrykket oplysninger om en sags faktiske grundlag i stk. 1, 1. pkt., omfatter såle-

des ”egentlige faktuelle oplysninger”, som f.eks. oplysninger i et internt dokument

om, at der på en motorvejsstrækning passerer 20.000 biler dagligt eller en oplys-

ning – der bygger på undersøgelser og analyser – om, at der på samme motorvejss-

trækning tidligere passerede mellem 20.000 og 50.000 biler dagligt, samt andre op-

lysninger, der medvirker til at skabe klarhed om sagen, herunder oplysninger om

de metoder og forudsætninger, som en forvaltningsmyndighed har anvendt ved

fastlæggelsen af de ”egentlige faktuelle oplysninger”.

Faktuelle

oplysninger

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Ekstraheringspligten efter § 28, stk. 1, 1. pkt., omfatter ikke interne og eksterne

faglige vurderinger samt politiske og strategiske udtalelser, ligesom ekstraherings-

pligten ikke omfatter tilkendegivelser af standpunkter, argumenter eller vurderin-

ger med hensyn til en sags afgørelse eller oplysninger, der isoleret set gengiver ge-

nerelle objektive kendsgerninger, der ikke direkte vedrører sagen, f.eks. oplysnin-

ger om indholdet af gældende ret.

Udtrykket ”er relevante for sagen” indebærer, at det ikke blot vil være de oplysnin-

ger om sagens faktiske grundlag, som en myndighed har lagt til grund for sin be-

slutning i en sag, som skal ekstraheres, men at også faktiske oplysninger, der er

indgået i sagen, og som taler imod myndighedens beslutning, skal ekstraheres.

Derimod skal irrelevante oplysninger om sagens faktiske grundlag ikke ekstrahe-

res. Irrelevansen kan f.eks. skyldes, at oplysningerne er indgået i sagen ved en fejl

(oprindelig irrelevans), eller at sagens udvikling indebærer, at oplysningerne er ir-

relevante, fordi de er blevet erstattet med bedre og opdaterede oplysninger (efter-

følgende irrelevans).

Kravet om, at oplysningen skal være relevant for sagen, indebærer i øvrigt, at op-

lysninger om sagens faktiske grundlag, der som sådan er relevante, men som fra en

overordnet betragtning er af uvæsentlig betydning for sagen (de kan siges at være

ligegyldige), ikke skal ekstraheres. Der gælder således en bagatelgrænse for de op-

lysninger, der skal ekstraheres.

Bedømmelsen af, om en oplysning om en sags faktiske grundlag er af relevans for

sagen, afhænger af en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Den nævnte rele-

vansvurdering skal foretages i forhold til det tidspunkt, hvor aktindsigten begæres,

men som nævnt skal ikke blot oplysninger, som en myndighed har lagt til grund,

men også oplysninger, der taler imod myndighedens beslutning, ekstraheres.

Det er en yderligere betingelse for, at ekstraheringspligten indtræder, at oplysnin-

gerne er relevante ”for sagen”. Med dette udtryk sigtes til de forvaltningssager,

som kan siges at vedrøre en myndigheds indholdsmæssige virksomhed, som f.eks.

en sag om tildeling af førtidspension, en sag om tilsyn med et kommunalt pleje-

hjem eller en sag om udarbejdelse af en ny personalepolitik for myndighedens an-

satte. I modsætning hertil står den mere praktiske virksomhed, som udøves for at

understøtte forvaltningens indholdsmæssige virksomhed, f.eks. førelsen af en over-

sigt over de udvalg mv., som er nedsat i et ministerium, eller en liste over, hvilke

medarbejdere i myndigheden der har fået merarbejdsbetaling. I forhold til f.eks.

den nævnte oversigt over nedsatte udvalg vil ”sagen” i stk. 1’s forstand derfor være

sagen om udvalgets virksomhed og ikke ”det at føre en oversigt”.

7.1.2.

Ekstraheringspligten gælder også i forhold til endelige beslutninger vedrø-

rende en sags afgørelse, der er indeholdt i et internt dokument, som ikke er omfat-

tet af § 26, nr. 1, hvorefter der gælder en ret til aktindsigt i et selvstændigt internt

dokument, der alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en

sags afgørelse. Ekstraheringspligten vil således f.eks. gælde, når den endelige be-

Endelige

beslutninger skal

ekstraheres

Relevante

oplysninger

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

slutning om en sags afgørelse er gengivet i et internt dokument, der også indehol-

der andre oplysninger end den endelige beslutning, og derfor ikke vil være omfat-

tet af § 26, nr. 1. Ekstraheringspligten gælder alene i forhold til gengivelsen af en-

delige beslutninger om en sags afgørelse og således ikke i forhold til en gengivelse

af beslutninger, der er foreløbige eller lignende.

Retten til aktindsigt i de nævnte beslutninger vedrørende en sags afgørelse, der er

afsendt af myndigheden mv., gælder imidlertid først fra dagen efter afsendelsen af

dokumentet, jf. § 7, stk. 3. Der henvises i den forbindelse til pkt. 4.1.5 ovenfor.

7.1.3.

§ 28, stk. 1, 2. pkt., fastsætter en pligt til at meddele aktindsigt efter lovens

almindelige regler i ”eksterne faglige vurderinger”. Bestemmelsen tager navnlig

sigte på eksterne faglige vurderinger, der er meddelt en myndighed mv. mundtligt,

og som er indeholdt i de dokumenttyper, der er angivet i bestemmelsen (dvs. doku-

menter omfattet af § 23, § 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-3).

Det er, som i relation til ekstrahering efter 1. pkt., en betingelse for, at eksterne

faglige vurderinger skal meddeles efter lovens almindelige regler, at de pågælden-

de vurderinger er relevante for sagen, jf. pkt. 7.1.1 ovenfor.

§ 28, stk. 1, 2. pkt., omfatter eksterne oplysninger (vurderinger), der indeholder en

subjektivt præget stillingtagen til et forhold, for så vidt oplysningen (vurderingen)

bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes

for at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske grundlag. Ekstraheringspligten

vil således omfatte f.eks. en udefra indhentet sagkyndig erklæring, der indeholder

en videnskabelig eller teknisk (dvs. faglig) vurdering af et forhold, som skal indgå

i myndighedens afgørelse. Derimod vil andre typer af oplysninger (vurderinger)

ikke være omfattet af ekstraheringspligten. Det gælder således bl.a. udenforståen-

des tilkendegivelser af vurderinger, standpunkter eller argumenter med hensyn til

en sags afgørelse. Dette skyldes, at sådanne tilkendegivelser (udtalelser) ikke angår

det bevismæssige grundlag for sagens afgørelse, men angår selve afgørelsen. End-

videre gælder ekstraheringspligten ikke for oplysninger vedrørende en sags retlige

omstændigheder, selv om oplysningerne isoleret set gengiver objektive kendsger-

ninger, f.eks. oplysninger om indholdet af gældende ret, relevante rets- eller admi-

nistrative afgørelser osv. Ekstraheringspligten vil derimod gælde en ekstern jurid-

isk vurdering af konkret karakter, som bidrager til at skabe klarhed over sagens be-

vismæssige grundlag.

Ved en ”faglig vurdering” forstås en vurdering, der er foretaget af en person, insti-

tution eller myndighed, som på grund af sin faglige viden og indsigt har særlige

forudsætninger for at udtale sig om et bestemt spørgsmål. En faglig vurdering vil

således som nævnt efter omstændighederne være en udtalelse (sagkyndig erklæ-

ring) om f.eks. videnskabelige eller tekniske spørgsmål. Det følger af det, som er

anført ovenfor om oplysninger om sagens retlige omstændigheder, at der som ud-

gangspunkt ikke vil gælde en ekstraheringspligt for så vidt angår eksterne faglige

vurderinger af juridisk karakter. Det kan dog som nævnt ikke udelukkes, at der ef-

ter omstændighederne vil kunne være pligt til at ekstrahere en ekstern juridisk vur-

Eksterne faglige

vurderinger skal

ekstraheres

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

dering af konkret karakter, som må siges at bidrage til at skabe klarhed over sagens

bevismæssige grundlag. Der henvises i den forbindelse i øvrigt til pkt. 7.2 neden-

for.

Omfattet af udtrykket ”eksterne faglige vurderinger” er f.eks. udtalelser, der afgi-

ves af et privat konsulentfirma, som udfører opgaver for en forvaltningsmyndig-

hed, og hvor udtalelsen – der har til formål at skabe klarhed med hensyn til en sags

faktiske omstændigheder – eksempelvis er gengivet i et internt dokument. Endvi-

dere vil en gengivelse i eksempelvis et internt dokument af erklæringer fra f.eks.

speciallæger, landinspektører og arkitekter, der er engageret til at udføre bestemte

opgaver for en forvaltningsmyndighed uden at blive knyttet til den ved et egentligt

ansættelsesforhold, kunne anses for eksterne faglige vurderinger.

7.1.4.

Det er ikke – som det er tilfældet i forhold til interne faglige vurderinger ef-

ter § 29, stk. 1, 1. pkt. (se pkt. 7.2 nedenfor) – en betingelse for at få meddelt akt-

indsigt i eksterne faglige vurderinger, at de foreligger i endelig form. Dette inde-

bærer, at retten til aktindsigt efter § 28, stk. 1, 2. pkt., også omfatter foreløbige fag-

lige eksterne vurderinger, der indgår i en sag, og som f.eks. er gengivet i et internt

dokument.

7.1.5.

Til forskel fra ekstraheringspligten efter § 28, stk. 1, 1. pkt., omfatter ekstra-

heringspligten efter § 28, stk. 1, 2. pkt., ikke eksterne faglige vurderinger, der fin-

des i dokumenter omfattet af § 27, nr. 4, der undtager myndigheders brevveksling

med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres,

fra retten til aktindsigt.

7.1.6.

Betydningen af, at en oplysning er omfattet af bestemmelserne i § 28, stk. 1,

1. og 2. pkt., er på den ene side, at oplysningerne er undergivet aktindsigt, uanset

at de er indeholdt i et dokument, der som sådan er undtaget fra aktindsigt. På den

anden side vil oplysningerne efter omstændighederne kunne undtages fra aktind-

sigt efter undtagelsesbestemmelserne i §§ 30-33, ligesom der ikke vil være ret til

aktindsigt i oplysningerne, hvis de er omfattet af en særlig tavshedspligtsbestem-

melse omfattet af § 35.

7.1.7.

§ 28, stk. 2, nr. 1, fastslår, at en myndighed mv. ikke skal foretage ekstrahe-

ring efter stk. 1, i det omfang det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressour-

ceforbrug.

Bestemmelsen indebærer, at en myndighed mv. i særligt omfattende sager rent

undtagelsesvis kan undlade at foretage en ekstrahering af sagens dokumenter efter

§ 28, stk. 1, med henvisning til myndighedens ressourceforbrug. Myndigheden vil

i den forbindelse skulle redegøre for, at ekstraheringen vil nødvendiggøre et ufor-

holdsmæssigt ressourceforbrug.

Adgangen til at undlade at foretage ekstrahering med henvisning til, at det vil ud-

gøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, vil forudsætte, at vedkommende myn-

Også foreløbige

vurderinger skal

ekstraheres

Eksterne faglige

vurderinger i

brevveksling om

retssager skal ik-

ke ekstraheres

Retsvirkning

Ikke ekstrahe-

ring, hvis ufor-

holdsmæssigt

ressourceforbrug

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

dighed mv. vurderer, at det samlede tidsforbrug for myndigheden i forbindelse med

gennemførelsen af ekstraheringen må forventes at overstige ca. 10 timer (svarende

til mere end en fuld arbejdsdag). Reglen må antages at skulle forstås således, at

dette gælder uanset, om ekstraheringspligten følger af § 28, stk. 1, eller § 29 (se

pkt. 7.2 nedenfor).

Undladelsen af at foretage ekstrahering af sagens dokumenter med henvisning til

et uforholdsmæssigt ressourceforbrug kan alene begrundes i sagens omfattende ka-

rakter. Hvis det forventede uforholdsmæssige ressourceforbrug skyldes, at myndig-

heden mv. har undladt f.eks. at journalisere sagens akter behørigt, kan § 28, stk. 2,

nr. 1, ikke bringes i anvendelse.

Kravet om, at en myndighed mv. skal påvise, at ekstraheringen vil nødvendiggøre

et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, indebærer, at såfremt den, der har søgt om

aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagen, vil myndigheden i almindelighed –

og således uanset sagens omfang – være forpligtet til at foretage ekstrahering. En

myndighed vil i den forbindelse kun sjældent kunne undlade at foretage ekstrahe-

ring, når begæringen om aktindsigt er fremsat af et massemedie eller en forsker, da

sådanne medier og forskere i almindelighed må antages at have en særlig interesse

i sagen.

Når det gælder adgangen for den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument,

til at blive gjort bekendt med oplysningerne herom efter § 8 (egenacces), er der ik-

ke mulighed for at afslå behandlingen af en aktindsigtsanmodning med henvisning

til, at behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt res-

sourceforbrug.

7.1.8.

§ 28, stk. 2, nr. 2, fastslår, at myndighederne mv. ikke er forpligtede til at

foretage ekstrahering efter stk. 1, hvis de pågældende oplysninger fremgår af andre

dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten.

7.1.9.

Efter § 28, stk. 2, nr. 3, skal der ikke foretages ekstrahering, hvis oplysnin-

gerne er offentligt tilgængelige. Herved tænkes der navnlig på, at de pågældende

oplysninger er tilgængelige for offentligheden via internettet. I sådanne tilfælde

kan den aktindsigtssøgende således henvises til, at oplysningerne kan findes på in-

ternettet, f.eks. myndighedens hjemmeside.

Der henvises i øvrigt til vejledningens bilag 5, som indehol-

der eksempler på ekstraheringspligtige oplysninger.

7.2. Interne faglige vurderinger

7.2.1.

Lovens § 29, stk. 1, indebærer en ret til indsigt i oplysninger om interne fag-

lige vurderinger i endelig form, som findes i dokumenter, der er omfattet af § 23,

Interne faglige

Ikke ekstrahering

af oplysninger,

der i øvrigt udle-

veres

Ikke ekstrahering

af offentliggjorte

oplysninger

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

§ 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-3, hvis oplysningerne indgår i en sag om et fremsat

lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handlingsplan eller lignende.

vurderinger i en-

delig form i visse

sager skal ekstra-

heres

Ved en ”faglig vurdering" forstås – i lighed med det tilsvarende udtryk i § 28,

stk. 1, 2. pkt. – en vurdering, der er foretaget af en person, institution eller myndig-

hed, som på grund af sin faglige viden og indsigt har særlige forudsætninger for at

udtale sig om et bestemt spørgsmål. En faglig vurdering i bestemmelsens forstand

omfatter således også den kollektive, embedsmæssige særlige indsigt, der oparbej-

des (i myndigheden mv.) som følge af en kontinuerlig beskæftigelse med særlige

områder.

Det er derfor ikke en betingelse for at betragte en vurdering – f.eks. en juridisk

vurdering – som en faglig vurdering, at den er foretaget af en person, der har den

pågældende uddannelse, f.eks. en juridisk uddannelse. Det afgørende er derimod,

at den pågældende person på grund af sin eller myndighedens indsigt i det om-

handlede spørgsmål har særlige forudsætninger for at udtale sig.

Derimod kan en vurdering, der bygger på den almindelige administrative indsigt,

der er til stede i forvaltningsmyndighederne, ikke karakteriseres som en faglig vur-

dering i bestemmelsens forstand. Dette skyldes, at der i sådanne tilfælde ikke vil

være tale om, at vurderingen bygger på en sådan særlig indsigt, at den adskiller sig

fra den indsigt, der også vil være til stede hos andre forvaltningsmyndigheder. Som

eksempel på sådanne vurderinger kan nævnes embedsfolks rådgivning om politi-

ske og strategiske overvejelser. En sådan rådgivning er en del af embedsfolkenes

almindelige kvalifikationer.

Omfattet af udtrykket ”faglige vurderinger” vil herefter være de ”rene” faglige vur-

deringer, f.eks. vurderinger af lægefaglig, økonomisk eller juridisk karakter. De på-

gældende vurderinger vil med andre ord vedrøre sagens umiddelbare indhold. Der-

imod vil interne politiske og strategiske vurderinger samt vurderinger af, hvilken

løsning der anbefales på grundlag af en faglig vurdering, falde uden for udtrykket.

7.2.2.

Udtrykket ”faglige vurderinger” omfatter ikke alene det faglige resultat som

sådan – f.eks. at et lovforslag må forventes at indebære, at 5.000 arbejdsløse kom-

mer i arbejde – men også de metoder og forudsætninger, der af en myndighed mv.

er anvendt ved den faglige vurdering.

Også forudsæt-

ningerne for den

interne faglige

vurdering skal

ekstraheres

Det vil i et vist omfang være vanskeligt at undgå, at interne faglige vurderinger i

f.eks. et internt dokument er integreret med politisk præget rådgivning. I det om-

fang dette er tilfældet, vil der ikke skulle foretages ekstrahering af de faglige vur-

deringer efter § 29, stk. 1, 1. pkt. Der vil heller ikke skulle foretages ekstrahering

af interne faglige vurderinger, i det omfang disse vil afspejle de politisk-strategiske

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

overvejelser, som den pågældende myndighed mv. har foretaget i løbet af sagens

behandling.

Selve indstillingen om, hvilken løsning der i en konkret sammenhæng bør vælges,

vil ikke være omfattet af retten til aktindsigt efter § 29, stk. 1, 1. pkt., da en sådan

indstilling ikke kan karakteriseres som en faglig vurdering i bestemmelsens for-

stand. I overensstemmelse hermed vil heller ikke forslag, anbefalinger eller andre

synspunkter om, hvilken løsning der f.eks. i en lovgivningssag bør vælges, være

omfattet af bestemmelsen.

7.2.3.

Det er en betingelse for at få aktindsigt i en intern faglig vurdering, at den

foreligger i endelig form, hvilket beror på, at hensynet til den interne beslutnings-

proces i almindelighed vil tale imod, at der meddeles aktindsigt i foreløbige interne

faglige vurderinger.

En intern faglig vurdering vil foreligge i endelig form, hvis myndigheden mv. har

anvendt den i forbindelse med myndighedens beslutning i en sag, eller hvis vurde-

ringen har en sådan form, at den er klar til (endelig) udsendelse eller offentliggø-

relse. Det vil herudover i almindelighed kunne lægges til grund, at en intern faglig

vurdering foreligger i endelig form, hvis den er blevet (endeligt) godkendt af den

øverst fagligt ansvarlige person for det pågældende område inden for

vedkommende myndighed, eller hvis det i øvrigt fremgår, at den faglige vurdering

faktisk er tillagt betydning.

I forhold til det kommunale og regionale område bemærkes, at en intern faglig vur-

dering vil foreligge i endelig form, når den indgår i det materiale, der tilgår og gø-

res tilgængelig for kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller disses udvalg forud for

et møde i de pågældende organer. Dette gælder, uanset på hvilken papirmæssig el-

ler elektronisk måde den interne faglige vurdering tilgår de pågældende kommu-

nal- og regionalpolitiske organer. Interne faglige vurderinger, der udarbejdes i den

kommunale og regionale forvaltning, og ikke indgår i materialet til de pågældende

kommunal- og regionalpolitiske organer, vil derimod ikke foreligge i endelig form

i bestemmelsens forstand.

7.2.4.

Det er i øvrigt en betingelse for at få aktindsigt i en intern faglig vurdering,

at den ”indgår” i en sag om udarbejdelse af et lovforslag, en redegørelse, en hand-

lingsplan eller lignende. Der skal således være en sådan nærmere og konkret sam-

menhæng til sagen, at oplysningerne må anses for at indgå i den pågældende sag.

Kun vurderinger

i sager om politi-

ske initiativer

skal

ekstraheres

§ 29, stk. 1, 1. pkt., omfatter interne faglige vurderinger, der indgår i sager om

fremsatte lovforslag eller offentliggjorte redegørelser, handlingsplaner eller lignen-

de. Der er således ikke tale om en udtømmende opregning af de initiativer, der er

omfattet af bestemmelsen. Som andre eksempler kan nævnes sager om udarbejdel-

se af generelle administrative forskrifter som bekendtgørelser og cirkulærer. Be-

Kun interne fag-

lige vurderinger i

endelig form skal

ekstraheres

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

stemmelsen tager således sigte på at give offentligheden indsigt i de interne faglige

vurderinger, der knytter sig til politiske initiativer.

§ 29, stk. 1, 1. pkt., omfatter derimod ikke interne faglige vurderinger, der knytter

sig til økonomiske eller politiske aftaler mellem kommunerne/regionerne og staten,

da aftalerne ikke har karakter af politiske initiativer i bestemmelsens forstand. De

interne faglige vurderinger i endelig form, der knytter sig til f.eks. en handlings-

plan, der udmønter en aftale af den nævnte karakter, vil imidlertid være omfattet af

retten til aktindsigt efter bestemmelsen.

7.2.5.

For kommuners og regioners vedkommende må § 29, stk. 1, 1. pkt., antages

at have et snævert anvendelsesområde. Dette skyldes, at disse myndigheder ikke i

samme omfang som ministerierne tager egentlige politiske initiativer, men deri-

mod efter lovgivningen er forpligtet til at udarbejde planer og regulativer. Sådanne

planer og regulativer – som f.eks. skoleplaner, sygehusplaner og affaldsregulativer

– er ikke omfattet af bestemmelsens anvendelsesområde, da de ikke kan karakteri-

seres som politiske initiativer i bestemmelsens forstand.

7.2.6.

Det er en forudsætning, for at et politisk initiativ er omfattet af § 29, stk. 1,

1. pkt., at det pågældende initiativ har fået et vist konkret indhold og fast karakter.

Omfattet af bestemmelsen vil således i almindelighed kun være et initiativ, der

meldes skriftligt ud. Derimod vil mere generelle eller ”løse” udmeldinger om poli-

tiske initiativer, som f.eks. regeringen ønsker at tage, falde uden for.

Kravet om, at det politiske initiativ skal have fået et vist konkret indhold og fast

karakter – dvs. have et mere endeligt indhold – før det er omfattet af § 29, stk. 1, 1.

pkt., skal i øvrigt ses i lyset af, at bestemmelsen alene omfatter interne faglige vur-

deringer, der indgår i f.eks. en sag om et lovforslag, når forslaget er fremsat.

Dette indebærer for det første, at interne faglige vurderinger, der indgår i sager om

overvejelser om at gennemføre et lovforslag mv., men som ikke munder ud i et så-

dant forslag, ikke skal meddeles efter § 29, stk. 1, 1. pkt.

For det andet indebærer det, at der ikke er adgang til aktindsigt i de interne faglige

vurderinger, der knytter sig til den (tidligere) del af et lovforslag mv., der ikke bli-

ver fremsat, f.eks. fordi denne del under tilblivelsesprocessen (dvs. inden offentlig-

gørelsen) udgår af forslaget eller er blevet ændret.

7.2.7.

Adgangen til aktindsigt gælder som nævnt først fra det tidspunkt, hvor det

pågældende politiske initiativ offentliggøres. I forhold til et lovforslag indebærer

det, at der først vil være adgang til aktindsigt i interne faglige vurderinger, der

knytter sig til lovforslaget, fra det tidspunkt forslaget bliver fremsat for Folketin-

get.

Det er dog forudsat, at interne faglige vurderinger i endelig form, der indgår i en

lovgivningssag, i almindelighed udleveres efter § 14, stk. 2, om meraktindsigt alle-

rede fra den faktiske offentliggørelse af et udkast til et lovforslag; dvs. fra det tids-

Det politiske ini-

tiativ skal være

offentliggjort

Kommuner og

regioner

Det politiske ini-

tiativ skal have et

konkret og fast

indhold

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

punkt, hvor det pågældende udkast sendes i ekstern høring og offentliggøres på

Høringsportalen (og ikke først fra det senere tidspunkt, hvor lovforslaget måtte bli-

ve fremsat for Folketinget). Det er således forudsat, at et ministerium kun i særlige

tilfælde, hvor modstående hensyn taler imod meroffentlighed, undlader at meddele

meraktindsigt efter § 14, stk. 2, i interne faglige vurderinger, efter at et lovudkast

er sendt i ekstern høring og offentliggjort på Høringsportalen.

7.2.8.

§ 29, stk. 1, 2. pkt., 1. led, fastslår, at der ikke er ret til aktindsigt i interne

faglige vurderinger, som er indeholdt i dokumenter, der er udarbejdet til brug for

ministerrådgivning. Bestemmelsen indebærer således, at der i sådanne tilfælde ik-

ke skal meddeles aktindsigt i interne faglige vurderinger, selv om de pågældende

vurderinger foreligger i endelig form og indgår i en sag om et fremsat lovforslag,

en offentliggjort redegørelse, handlingsplan eller lignende.

Baggrunden for bestemmelsen er, at en efterfølgende adgang til aktindsigt i den

faglige rådgivning, der er indeholdt i et ministerbetjeningsdokument, i sig selv må

antages at kunne begrænse ministerens politiske ”råderum”. Desuden vil efterføl-

gende offentlighed om indholdet af ministerrådgivningsdokumenter begrænse em-

bedsværkets frihed i forhold til den faglige rådgivning, hvilket vil kunne føre til en

forringelse af den faglige rådgivning, som ministeren modtager fra embedsværket.

Der er således et helt særligt behov for fortrolighed i forbindelse med den direkte

ministerrådgivning.

Det afgørende for, om et dokument er omfattet af § 29, stk. 1, 2. pkt., 1. led, er, om

dokumentet er udarbejdet med henblik på at skulle tjene som grundlag for den di-

rekte ministerrådgivning. Et sådant dokument kan tage sigte på at rådgive en en-

kelt eller flere forskellige ministre, og således vil bl.a. dokumenter, der udarbejdes

til regeringens Økonomiudvalg, Koordinationsudvalg eller Udenrigspolitisk Ud-

valg, være omfattet af bestemmelsen. Det vil sige, at der i dokumenter, der udar-

bejdes til brug for møder mellem ministre, ikke vil skulle foretages ekstrahering af

interne faglige vurderinger i endelig form for så vidt der er tale om, at vurderinger-

ne indgår i en sag om et fremsat lovforslag mv.

Dokumenter, der blot indgår i en sag om ministerrådgivning, men som ikke er ud-

arbejdet til brug for en sådan rådgivning, vil ikke være omfattet af § 29, stk. 1, 2.

pkt., 1. led. Såfremt et dokument er udarbejdet til brug for en sådan rådgivning,

men ikke bliver anvendt, er det derimod omfattet af bestemmelsen.

I tilfælde, hvor der foreligger tvivl om, hvorvidt § 29, stk. 1, 2. pkt., 1. led, finder

anvendelse, skal der lægges vægt på, om hensynet til den inderste politiske beslut-

ningsproces eller den inderste regeringsproces taler for, at der i forhold til doku-

mentet opretholdes den fulde fortrolighed.

Eksempel: En styrelse udarbejder til brug for en ministers

møde med en brancheorganisation om en påtænkt politisk

handlingsplan et dokument med talepunkter og baggrundso-

I ministerrådgiv-

ningsdokumenter

skal

interne faglige

vurderinger ikke

ekstraheres

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

plysninger om de emner, som organisationen sandsynligvis

vil tage op på mødet. Dokumentet er uanset udvekslingen

mellem styrelsen og ministeriets departement fortsat internt

efter § 24, stk. 1, da der er tale om ministerbetjening.

Eventuelle oplysninger om endelige interne faglige vurde-

ringer i dokumentet skal ikke (heller ikke efter handlings-

planens offentliggørelse) ekstraheres efter § 29, stk. 1, da

der (tillige) er tale om et ministerrådgivningsdokument, idet

dokumentet er udarbejdet med henblik på at skulle tjene

som grundlag for den direkte ministerrådgivning (derimod

vil eventuelle faktiske oplysninger og oplysninger om ekster-

ne faglige vurderinger skulle ekstraheres efter § 28, stk. 1).

Havde der ikke været tale om et ministerrådgivningsdoku-

ment, men alene et ministerbetjeningsdokument (eksempel-

vis et notat, som styrelsen på et tidligere tidspunkt havde ud-

arbejdet), ville styrelsens eventuelle interne faglige vurde-

ringer (efter handlingsplanens offentliggørelse) skulle eks-

traheres, hvis vurderingerne måtte anses for endelige, jf. §

29, stk. 1.

Der henvises i øvrigt til vejledningens bilag 5, som indehol-

der eksempler på ekstraheringspligtige oplysninger.

7.2.9.

Det følger af § 29, stk. 1, 2. pkt., 2. led, at der ikke er ret til aktindsigt i inter-

ne faglige vurderinger, som er indeholdt i dokumenter, der er udarbejdet til brug

for rådgivning af formandskabet for KL og Danske Regioner. Bestemmelsen inde-

bærer, at der i sådanne tilfælde ikke skal meddeles aktindsigt i interne faglige vur-

deringer, selv om de pågældende vurderinger foreligger i endelig form og indgår i

en sag om en af KL eller Danske Regioner offentliggjort handlingsplan eller lig-

nende.

Ved udtrykket ”formandskabet” for KL og Danske Regioner forstås ud over for-

manden og næstformanden de bestyrelsesmedlemmer, der er tæt inddraget i for-

mandens øverste daglige ledelse af foreningens administration. Dette vil i praksis

svare til det formandskab, der er nedsat i henhold til KL’s vedtægter, og til det for-

retningsudvalg, der er nedsat under bestyrelsen for Danske Regioner. § 29, stk. 1,

2. pkt., 2. led, omfatter også et medlem af bestyrelsen, som efter konkret aftale del-

tager i de nævnte drøftelser i stedet for et medlem af formandskabet. I forhold til

disse politikere vil der kunne være et helt særligt behov for fortrolighed i forbin-

delse med bl.a. den direkte rådgivning, der modtages som opfølgning på økonomi-

ske eller politiske forhandlinger med staten eller i forbindelse med drøftelser om

fælles kommunale eller regionale politiske initiativer, jf. § 25.

Det afgørende for, om et dokument er omfattet af § 29, stk. 1, 2. pkt., 2. led, er –

som det gælder i forhold til stk. 1, 2. pkt., 1. led – om dokumentet er udarbejdet

I rådgivnings-do-

kumenter i KL

og Danske Re-

gioner skal

interne faglige

vurderinger ikke

ekstraheres

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

med henblik på at skulle tjene som grundlag for den direkte rådgivning af for-

mandskabet for KL og Danske Regioner.

I tilfælde, hvor der foreligger tvivl om, hvorvidt § 29, stk. 1, 2. pkt., 2. led, finder

anvendelse, skal der lægges vægt på, om hensynet til den inderste politiske beslut-

ningsproces i KL og Danske Regioner taler for, at der i forhold til dokumentet op-

retholdes den fulde fortrolighed.

7.2.10.

Betydningen af, at en intern faglig vurdering er omfattet af bestemmelsen i

§ 29, stk. 1, 1. pkt., er på den ene side, at vurderingen er undergivet aktindsigt,

uanset at den er indeholdt i et dokument, der som sådan er undtaget fra aktindsigt.

På den anden side vil vurderingen efter omstændighederne kunne undtages fra akt-

indsigt efter undtagelsesbestemmelserne i §§ 30-33.

7.2.11.

§ 29, stk. 2, fastsætter, at § 28, stk. 2, finder tilsvarende anvendelse i for-

hold til ekstrahering af interne faglige vurderinger. Dette betyder, at en myndighed

mv. ikke skal foretage ekstrahering efter § 29, stk. 1, hvis det vil nødvendiggøre et

uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvis den pågældende interne faglige vurdering

fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, eller

hvis vurderingen er offentligt tilgængelig. Der henvises i den forbindelse til pkt.

7.1.7-7.1.9 ovenfor

8. Undtagelse af oplysninger fra aktindsigt mv.

•

Oplysninger i et dokument (herunder ekstraheringspligtige oplysninger) kan

undtages fra aktindsigt ud fra private og offentlige interesser, f.eks.

- hensynet til enkeltpersoners private forhold

- hensynet til drifts- eller forretningsforhold mv.

- hensynet til statens sikkerhed eller rigets forsvar

- hensynet til rigets udenrigspolitiske interesser

Særlige regler om tavshedspligt sætter grænser for aktindsigt

Kan kun visse oplysninger i et dokument undtages, skal resten udleveres

Retsvirkning

Undtagelser

•

8.1. Undtagelse af oplysninger om enkeltpersoner private forhold og personers og

virksomheders drifts- eller forretningsforhold mv.

8.1.1.

Efter § 30, nr. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om enkeltper-

soners private, herunder økonomiske, forhold. Ved vurderingen af, hvilke oplys-

ninger der kan anses for at vedrøre ”private forhold”, må der tages udgangspunkt i,

om oplysningerne er af en sådan karakter, at de efter den almindelige opfattelse i

samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab. Det er således

ikke enhver konkret oplysning om enkeltpersoners forhold, der kan tilbageholdes

med hjemmel i bestemmelsen.

Hensynet til en-

keltpersoners pri-

vate forhold

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Ved vurderingen af, om en oplysning kan undtages fra aktindsigt efter nr. 1, er det

dermed afgørende, om oplysningen ud fra en generel betragtning efter sin karakter

vedrører oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Det er derimod ikke en betingelse for at undtage oplysninger, at hemmeligholdelse

i det konkrete tilfælde er af betydning for den person, oplysningerne angår.

En myndighed mv. kan ikke i almindelighed give et tilsagn om anonymitet til bl.a.

enkeltpersoner (diskretionstilsagn) og med henvisning hertil meddele afslag på en

anmodning om aktindsigt i oplysninger omfattet af det nævnte (diskretions)tilsagn.

Det er endvidere uden betydning for spørgsmålet om aktindsigt, om en person i

forbindelse med afgivelsen af de pågældende oplysninger til en myndighed har ta-

get forbehold om, at oplysningerne skal være undtaget fra aktindsigt (diskretions-

forbehold).

Omfattet af § 30, nr. 1, er særligt følsomme oplysninger, såsom oplysninger om

race og religion, oplysninger om strafbare forhold, helbredsforhold og lignende.

Endvidere er mindre følsomme oplysninger omfattet, f.eks. oplysninger om CPR-

numre, beskyttede adresser i folkeregisteret, beskyttede telefonnumre og oplysnin-

ger om eksamenskarakterer. Bestemmelsen omfatter også oplysninger, der afspej-

ler, at en person har været indstillet til Kongehuset til en orden, som den pågælden-

de imidlertid ikke fik.

Uden for bestemmelsen falder oplysninger af rent objektiv karakter, såsom oplys-

ninger om udstedelse af pas og jagttegn, oplysninger om civilstand og oplysninger

om indgåelse af ægteskab. Det samme gælder oplysninger om, hvem der har truffet

afgørelse i en sag eller i øvrigt medvirket ved sagens behandling, samt oplysnin-

ger, der er offentligt tilgængelige, f.eks. i offentlige registre, såsom folkeregister-

oplysninger.

8.1.2.

I det omfang et dokument indeholder oplysninger omfattet af § 30, nr. 1, bør

forvaltningsmyndigheden efter anmodning fra den aktindsigtssøgende gennemføre

en anonymisering af de pågældende oplysninger efter et princip svarende til § 14

(meroffentlighedsprincippet), hvis anonymiseringen kan foretages uden nævnevær-

dig brug af myndighedens ressourcer. Det er dog en betingelse, at en eventuel ano-

nymisering er tilstrækkelig effektiv, jf. pkt. 9.2 nedenfor.

Eventuel pligt til

meddele aktind-

sigt

efter anonymise-

ring

Hensynet til

drifts- og forret-

ningsforhold mv.

8.1.3.

Efter § 30, nr. 2, omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om tekniske

indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller

lignende, hvis det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virk-

somhed, som oplysninger angår, at oplysningerne hemmeligholdes.

Bestemmelsen forudsætter (i modsætning til § 30, nr. 1), at myndigheden mv. fore-

tager en konkret vurdering, der falder i to led: Myndigheden skal først tage stilling

til, hvorvidt der er tale om oplysninger vedrørende forretningsforhold mv. Er det

tilfældet, skal myndigheden dernæst foretage en vurdering af, om aktindsigt i disse

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

oplysninger må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der – typisk af

konkurrencemæssige grunde – påføres den pågældende person eller virksomhed

navnlig økonomisk skade af nogen betydning.

Der vil i forhold til oplysninger, der er omfattet af § 30, nr. 2, gælde en klar for-

modning for, at udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko

for, at virksomheden eller den person, oplysningerne angår, vil lide skade af betyd-

ning.

Myndighederne mv. bør dog – som hidtil – indhente en udtalelse fra den, oplysnin-

gerne angår, for at få belyst risikoen for, at en udlevering af oplysninger om forret-

ningsforhold mv. vil medføre den nævnte risiko for økonomisk skade. Det forud-

sættes, at myndigheden i givet fald fastsætter en kort høringsfrist, der tager behø-

rigt hensyn til, at aktindsigtsanmodningen så vidt muligt skal færdigbehandles in-

den for rimelig tid.

8.2. Undtagelse af oplysninger af hensyn til statens sikkerhed eller rigets forsvar

Efter § 31 kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er af væsentlig be-

tydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar.

Udtrykket ”væsentlig betydning” skal forstås i overensstemmelse med den tavs-

hedspligt, som gælder i forhold til oplysninger, der skal hemmeligholdes for at va-

retage væsentlige hensyn til statens sikkerhed og rigets forsvar.

Efter bestemmelsen kan oplysninger undtages fra retten til aktindsigt f.eks. af hen-

syn til beskyttelse af statsministerens personlige sikkerhed, til beskyttelse af ud-

sendt ambassadepersonales sikkerhed, beskyttelse af operationssikkerhed for ud-

sendte militære styrker eller beskyttelse af et ministeriums it-sikkerhed.

8.3. Undtagelse af oplysninger af hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser mv.

8.3.1.

Efter § 32, stk. 1, kan retten til aktindsigt – af hensyn til rigets udenrigspoli-

tiske interesser mv., herunder forholdet til andre lande eller internationale organi-

sationer – begrænses i det omfang, fortrolighed følger af EU-retlige eller folkeretli-

ge forpligtelser eller lignende. Retten til aktindsigt kan således i almindelighed be-

grænses, fordi der foreligger en forpligtelse af folkeretlig karakter mv. til at hem-

meligholde oplysningerne eller dokumenterne, idet et brud på en sådan forpligtelse

generelt må antages at skade Danmarks forhold til internationale organisationer

mv.

§ 32, stk. 1, indebærer for det første, at retten til aktindsigt kan begrænses i det

omfang, fortrolighed følger af EU-retlige forpligtelser. Bestemmelsen kan således

begrunde afslag, hvis det f.eks. følger af en umiddelbart gældende EU-forordning,

at der gælder tavshedspligt i forhold til bestemte typer af oplysninger eller doku-

menter.

Hensynet til

internationale

fortroligheds-

forpligtelser

Hensynet til sta-

tens sikkerhed el-

ler rigets forsvar

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Endvidere kan bestemmelsen begrunde en begrænsning i retten til aktindsigt, hvis

de pågældende oplysninger eller dokumenter er omfattet af interne tavshedsforsk-

rifter i EU, herunder forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamen-

tets, Rådets og Kommissionens dokumenter. Det følger af denne forordnings arti-

kel 5, at en forvaltningsmyndighed, der er i besiddelse af oplysninger og dokumen-

ter, som hidrører fra en EU-institution, skal rådføre sig med vedkommende EU-in-

stitution, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleve-

res. Forordningen indebærer således en tidsbegrænset undtagelse fra retten til akt-

indsigt.

§ 32, stk. 1, indebærer for det andet, at retten til aktindsigt kan begrænses i det om-

fang, fortrolighed følger af folkeretlige forpligtelser eller lignende. Herved sigtes

til de tilfælde, hvor det følger af traktatbestemmelser, folkeretlige retssædvaner el-

ler fast international praksis, at Danmark er forpligtet til at hemmeligholde oplys-

ninger og dokumenter.

Endvidere sigtes der til de tilfælde, hvor et andet land eller en international organi-

sation har en berettiget forventning om, at oplysningerne ikke offentliggøres. Dette

vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis det pågældende land eller internationale organ

i forbindelse med fremsendelsen af dokumenterne skriftligt eller mundtligt tilken-

degiver, at man forventer, at Danmark ikke offentliggør oplysningerne i dokumen-

tet.

Det er en forudsætning for at anvende § 32, stk. 1, at myndighederne mv. i det en-

kelte tilfælde oplyser, dels om der gælder en folkeretlig forpligtelse eller praksis

mv., der indebærer, at oplysninger ikke kan offentliggøres, dels om de foreliggende

oplysninger er omfattet af forpligtelsen.

Endvidere er det en forudsætning for at anvende bestemmelsen, at oplysningerne

ikke er gjort offentligt tilgængelige af den pågældende internationale organisation

eller det pågældende fremmede land, eller at oplysningerne ikke i øvrigt er tilgæn-

gelige hos organisationen eller det andet land ved brug af almindelige regler om

aktindsigt. Henset til den stigende åbenhed om internationale forhold, bør en myn-

dighed mv., medmindre det er åbenbart, at oplysningerne kan udleveres eller næg-

tes udleveret, i almindelighed indhente en udtalelse fra vedkommende internatio-

nale organisation eller fremmede land med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt

oplysningerne kan udleveres. En myndighed mv. kan således ikke meddele afslag

på en anmodning om aktindsigt med henvisning til, at myndigheden ikke har kend-

skab til, hvorvidt de omhandlede dokumenter er tilgængelige i vedkommende in-

ternationale organisation eller fremmede land.

8.3.2.

Efter § 32, stk. 2, kan retten til aktindsigt ud over de i stk. 1 nævnte tilfælde

begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til

rigets udenrigspolitiske interesser mv., herunder forholdet til andre lande eller in-

ternationale organisationer.

Hensynet til

udenrigspolitiske

interesser i øvrigt

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Omfattet af bestemmelsen er bl.a. de tilfælde, hvor navnlig ministerier indbyrdes

udveksler dokumenter og oplysninger i forbindelse med sager, der har en udenrigs-

politisk karakter.

Det kan eksempelvis være Udenrigsministeriets videresen-

delse til Statsministeriet af indberetninger, som Udenrigsmi-

nisteriet har modtaget fra de danske ambassader i anled-

ning af en konkret sag af international karakter.

Endvidere omfatter bestemmelsen oplysninger og dokumenter, der vedrører den

interne danske forberedelse af forhandlinger med andre lande og i internationale

organisationer.

Eksempelvis er instruktioner til de danske forhandlere i

forbindelse med forslag til regler, indberetninger fra de

danske repræsentationer og notater mv., der sendes til

Europaudvalget til brug for lukkede møder i udvalget, om-

fattet af bestemmelsen.

Det er – i modsætning til bestemmelsen i § 32, stk. 1 – en betingelse for at undtage

oplysninger efter § 32, stk. 2, at der er en nærliggende fare for, at rigets udenrigs-

politiske interesser mv., herunder forholdet til andre lande eller internationale orga-

nisationer, vil lide skade, hvis de pågældende oplysninger kom til offentlighedens

kundskab.

8.4. Undtagelse af visse andre oplysninger

8.4.1.

Efter § 33, nr. 1-4, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er

nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til en række nærmere angivne of-

fentlige eller private interesser. Efter bestemmelsens nr. 5 kan retten til aktindsigt

endvidere begrænses, hvis det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til

private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige ka-

rakter er påkrævet. Det er en betingelse for at undtage oplysninger efter bestem-

melsen, at der er en nærliggende fare for, at de pågældende interesser vil lide

skade.

8.4.2.

Med § 33, nr. 1, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nød-

vendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til forebyggelse, efterforskning og for-

følgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lignende samt beskyttelse af sig-

tede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning.

Med hensyn til første led – hensynet til forebyggelse, opklaring og forfølgning af

lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lignende – bemærkes, at sager inden for

strafferetsplejen efter § 19, stk. 1, er undtaget fra retten til aktindsigt. Dette gælder

Væsentlige hen-

syn til andre inte-

resser

Hensynet til

forfølgning af

lovovertrædelser

mv.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

imidlertid ikke, hvis en straffesags akter f.eks. udlånes til brug ved behandlingen af

en (anden) sag uden for strafferetsplejen. I de tilfælde, hvor der f.eks. begæres om

aktindsigt i denne (anden) sag, vil en begrænsning i adgangen til aktindsigt i for-

hold til de akter i sagen, der stammer fra straffesagen, kunne være nødvendig for

ikke i det konkrete tilfælde at modvirke retshåndhævelsen. Det er således forudsat,

at der efter en konkret vurdering vil kunne undtages oplysninger om politiets efter-

forskningsteknikker eller lignende interne oplysninger hos politiet eller en anden

myndighed, som ikke indgår i en konkret sag inden for strafferetsplejen, fra retten

til aktindsigt med henvisning til, at det ville kunne forringe mulighederne for poli-

tiet mv. for at forebygge, efterforske eller forfølge lovovertrædelser, hvis de pågæl-

dende oplysninger kom til offentlighedens kundskab.

Undtagelse af oplysninger efter andet led i § 33, nr. 1 – for at sikre beskyttelse af

sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinærforfølgning – vil

f.eks. kunne være påkrævet af hensyn til muligheden for at kunne opnå en forkla-

ring fra de pågældende i forbindelse med den administrative behandling af en

straffe- eller disciplinærsag. Særligt med hensyn til anvendelsen af det led i be-

stemmelsen, der vedrører ”sigtede (…) i sager om (…) disciplinærforfølgning”,

bemærkes, at disciplinærsager mod offentligt ansatte efter § 21, stk. 2, er undtaget

fra retten til aktindsigt.

8.4.3.

Med § 33, nr. 2, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nød-

vendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til gennemførelse af offentlig kontrol,

regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i hen-

hold til skatte- og afgiftslovgivningen.

Det vil med hensyn til bestemmelsens første led – gennemførelse af offentlig kon-

trol- eller reguleringsvirksomhed – typisk være nødvendigt at undtage oplysninger

om, at en revisions- eller kontrolvirksomhed vil blive iværksat. Derudover vil op-

lysninger, der direkte eller indirekte viser noget om myndighedernes efterforsk-

nings- og undersøgelsesmetoder, kunne undtages efter bestemmelsen.

Det gælder f.eks. de forskrifter, der nærmere fastsætter ret-

ningslinjerne for politiets og toldmyndighedernes frem-

gangsmåde ved behandlingen af sager om strafbare forhold,

samt de dele af skattemyndighedernes årlige ligningsplan,

der afslører, hvilke poster der for det pågældende skatteår

vil blive lignet individuelt.

Med hensyn til andet led i § 33, nr. 2 – offentlig planlægningsvirksomhed – tænkes

der på de tilfælde, hvor en udlevering af oplysninger om en sådan planlagt virk-

somhed (fysisk planlægning) vil skabe urimelige særfordele for enkeltpersoner el-

ler i øvrigt vil kunne modvirke en hensigtsmæssig gennemførelse af de foranstalt-

ninger, planlægningen tager sigte på.

Hensynet til

gennemførelse af

kontrolvirksom-

hed mv.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

8.4.4.

Med § 33, nr. 3, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nød-

vendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interes-

ser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.

Bestemmelsen er bl.a. tænkt anvendt i forhold til det offentliges forhandlinger med

offentligt ansattes organisationer om løn- og personaleforhold og i forbindelse med

det offentliges kontraktindgåelse, herunder med hensyn til afgivne tilbud, køb og

salg af fast ejendom mv. Aktindsigt i forbindelse med kontraktindgåelse må såle-

des antages at kunne nægtes, hvis en imødekommelse af en aktindsigtsbegæring vil

afskære det offentlige fra at optræde som ligestillet part i det pågældende kontrakt-

forhold.

Det antages, at bestemmelsen efter omstændighederne også kan finde anvendelse i

de tilfælde, hvor det offentlige indhenter tilbud fra private erhvervsdrivende i for-

bindelse med indkøb og lignende til det offentlige, og hvor der vil være en nærlig-

gende risiko for, at aktindsigt i de afgivne tilbud vil indebære, at myndigheden i

forbindelse med næste udbudsrunde ikke vil kunne fremkalde kvalificerede tilbud,

eller at det offentliges forhandlingsposition svækkes.

8.4.5.

Med § 33, nr. 4, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nød-

vendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til forskeres og kunstneres originale

idéer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter.

Udtrykket ”original idé” omfatter de tilfælde, hvor idéen hidrører fra forskeren el-

ler kunstneren, og dækker således bl.a. de tilfælde, hvor en kendt problemstilling

underkastes en undersøgelse ved anvendelse af en ny original metode, og de tilfæl-

de, hvor en kendt metode benyttes over for en ny og original problemstilling. Den

originale idé kan således bestå i fremdragelsen af et hidtil ubenyttet kildemateriale

i en offentlig samling eller indsamling af originalt datamateriale.

Der er efter bestemmelsen alene adgang til at undtage foreløbige forskningsresulta-

ter og manuskripter. Det indebærer, at resultater eller manuskripter, der foreligger i

endelig form, ikke er omfattet af bestemmelsen. Sådanne resultater eller manu-

skripter kan, hvis de har kommerciel betydning, efter omstændighederne undtages

efter § 30, nr. 2, jf. pkt. 8.4.3 ovenfor.

Der må i det enkelte tilfælde foretages en konkret vurdering af, om der er tale om

et foreløbigt forskningsresultat eller manuskript. Det forhold, at et forskningspro-

jekt er indleveret til et fagtidsskrift med henblik på senere eventuel optagelse, in-

debærer ikke i sig selv, at der er tale et endeligt projekt. En sådan indlevering kan

udgøre en del af den proces, som et forskningsarbejde skal gennemgå. Det vil der-

for ofte være naturligt, at myndigheden indhenter en udtalelse fra den pågældende

forsker eller kunstner med henblik på at få belyst, om forskningsresultatet eller

manuskriptet har en foreløbig karakter.

Hensynet til det

offentliges øko-

nomiske interes-

ser

Hensynet til

hemmeligholdel-

se af originale

idéer og foreløbi-

ge forskningsre-

sultater mv.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Der vil i de tilfælde, hvor der foreligger en original idé, et foreløbigt forskningsre-

sultat eller et foreløbigt manuskript være en formodning for, at indsigt vil indebære

en nærliggende fare for, at de pågældende interesser vil lide skade.

8.4.6.

Efter § 33, nr. 5 – den såkaldte generalklausul – kan retten til aktindsigt be-

grænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til pri-

vate og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karak-

ter er påkrævet.

Bestemmelsen har et snævert anvendelsesområde og forudsættes alene anvendt,

hvor hemmeligholdelse af hensyn til offentlige eller private interesser er klart på-

krævet.

Bestemmelsen kan således bl.a. anvendes med henblik på at beskytte hensynet til

det offentliges politiske beslutningsproces af særlig karakter. Den kan f.eks. anven-

des på de tilfælde, hvor hensynet til den politiske beslutningsproces gør det påkræ-

vet, at retten til aktindsigt begrænses i forhold til oplysninger og dokumenter, der

udveksles i forbindelse med sager, der er omfattet af § 24, stk. 3, jf. pkt. 6.2.6

ovenfor.

Endvidere kan bestemmelsen f.eks. anvendes til at undtage interne dokumenter,

der udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager

om lovgivning og anden tilsvarende politisk proces, men som ikke er udarbejdet til

brug for en sådan sag og derfor ikke vil være omfattet af § 27, nr. 2, jf. pkt. 6.5.3

ovenfor.

Bestemmelsen kan ligeledes anvendes til at undtage dokumenter og oplysninger,

som må forventes at komme til at indgå i en kommende undersøgelseskommissi-

ons arbejde, såfremt det vurderes, at en udlevering af materialet vil være skadelig

for kommissionens gennemførelse af sin undersøgelse. Det vil bero på en samlet,

konkret vurdering, om retten til aktindsigt kan begrænses i forhold til de oplysnin-

ger og dokumenter, der er anmodet om aktindsigt i. I vurderingen vil det skulle

indgå, hvor nært forestående nedsættelsen af en undersøgelseskommission er. End-

videre vil der skulle lægges vægt på de pågældende dokumenters og oplysningers

karakter, herunder om der i forhold til en kommende undersøgelseskommissions

arbejde vil være tale om centrale dokumenter og oplysninger. Bestemmelsen vil

f.eks. kunne anvendes til efter en konkret vurdering at undtage dokumenter og op-

lysninger fra aktindsigt i den situation, hvor der foreligger en (regerings-)beslut-

ning om at nedsætte en undersøgelseskommission, men endnu ikke foreligger et

kommissorium, og hvor det materiale, som der ønskes aktindsigt i, ud fra de fore-

liggende oplysninger om undersøgelsens genstand og omfang må antages at ville

indgå i og være af central betydning for den kommende undersøgelseskommissi-

ons arbejde. Allerede offentliggjorte dokumenter vil ikke kunne undtages fra akt-

indsigt.

Væsentlige hen-

syn til private og

offentlige inte-

resser

i øvrigt

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Når en undersøgelseskommission er nedsat, finder § 31, stk. 1, i lov om undersø-

gelseskommissioner anvendelse. Af denne bestemmelse følger det, at der ikke

uden samtykke fra undersøgelseskommissionen må gives aktindsigt efter lov om

offentlighed i forvaltningen i materiale, der indgår i undersøgelsen.

8.5. Meddelelse af aktindsigt i en del af et dokument

8.5.1.

Lovens § 34, stk. 1, fastslår, at såfremt kun en del af oplysningerne i et do-

kument kan undtages fra aktindsigt efter §§ 30-33, skal den aktindsigtssøgende gø-

res bekendt med dokumentets øvrige indhold.

Der skal dog ikke meddeles aktindsigt i den del af dokumentets oplysninger, der

ikke kan undtages fra aktindsigt efter §§ 30-33, hvis en delvis aktindsigt vil medfø-

re en prisgivelse af det eller de forhold, der er hjemmel til at undtage efter

§§ 30-33 (nr. 1), hvis en delvis aktindsigt vil indebære, at der gives en klart vildle-

dende information (nr. 2), eller hvis det resterende indhold i dokumentet ikke har

et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold (nr. 3).

Pligten til at meddele delvis aktindsigt angår de dele af dokumentet, som indehol-

der de oplysninger, der ikke kan undtages efter §§ 30-33. Hvis der hos en myndig-

hed mv. anmodes om aktindsigt i f.eks. en ansøgning om en konkret tilladelse fra

en borger, og dette dokument indeholder dels oplysninger af objektiv karakter mv.,

dels oplysninger om den pågældende borgers private forhold omfattet af § 30, nr.

1, vil der som udgangspunkt skulle meddeles aktindsigt i den del af dokumentet,

der alene indeholder oplysninger af objektiv karakter mv.

Udgangspunktet gælder ikke tilfælde, hvor det på grund af sagens karakter eller

omstændighederne i øvrigt i sig selv vil afsløre oplysninger omfattet af §§ 30-33,

hvis de pågældende oplysninger af objektiv karakter mv. blev udleveret. Hvis der

f.eks. anmodes om aktindsigt i en konkret persons adoptionssag, vil udlevering af

selv offentligt tilgængelige oplysninger fra sagen afsløre oplysninger om

vedkommende persons private forhold, eftersom det ville bekræfte over for den,

der har anmodet om aktindsigt, at der eksisterer en sådan sag.

Om en pligt for myndigheden til at overveje, om aktindsigt bør meddeles efter en

anonymisering som led i meroffentlighed, henvises til pkt. 9.2 nedenfor.

8.5.2.

En myndighed mv., der efter en konkret vurdering har undtaget et eller flere

dokumenter eller dele heraf fra aktindsigt i medfør af §§ 30-33, skal udtrykkeligt

underrette den aktindsigtssøgende herom. Dette gælder dog ikke, hvis underretnin-

gen i sig selv vil afsløre forhold, som er undtaget fra aktindsigt efter §§ 30-33.

8.6. Forholdet til tavshedspligt

Krav om

begrundelse

Aktindsigt i

dokumentets øv-

rige indhold

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

8.6.1.

Efter § 35 begrænses pligten til at meddele oplysninger efter offentlighedslo-

vens regler om aktindsigt af særlige bestemmelser om tavshedspligt fastsat ved lov

eller med hjemmel i lov for personer, der virker i offentlig tjeneste eller hverv.

Omfattet af udtrykket ”særlige bestemmelser om tavshedspligt” er de tavsheds-

pligtbestemmelser i særlovgivningen, der ud fra særlige hensyn har fastsat tavs-

hedspligt med hensyn til nærmere angivne forhold. Således er de tavshedspligtbe-

stemmelser i særlovgivningen, der alene gentager eller henviser til de almindelige

tavshedspligtbestemmelser i straffeloven og forvaltningsloven, ikke omfattet af det

nævnte udtryk.

Vurderingen af, om en tavshedspligtbestemmelse i det enkelte tilfælde skal henreg-

nes til de særlige tavshedspligtbestemmelser, vil bero på en fortolkning af den på-

gældende bestemmelse, hvor det under hensyn til bestemmelsens ordlyd og forar-

bejder må vurderes, om tavshedspligten er fastsat på baggrund af særlige hensyn.

Udtrykket ”særlige bestemmelser om tavshedspligt” omfatter også tavshedspligt-

forskrifter, der er indeholdt i umiddelbart anvendelige EU-retsakter, navnlig for-

ordninger. Det samme gælder tavshedspligtforskrifter i andre EU-retsakter eller i

folkeretlige traktater, der ved lov eller i henhold til lov er tillagt gyldighed her i

landet.

8.6.2.

Retsvirkningen af, at der foreligger en særlig tavshedspligtbestemmelse, er,

at de forhold, der er omfattet af bestemmelsen, ikke er undergivet aktindsigt efter

offentlighedsloven. Hvis kun en del af oplysningerne i et dokument er omfattet af

en særlig tavshedspligtbestemmelse, vil myndigheden skulle meddele aktindsigt i

dokumentets øvrige indhold.

Endvidere har en særlig tavshedspligtbestemmelse den konsekvens, at forvalt-

ningsmyndigheden vil være afskåret fra efter eget skøn at give meroffentlighed,

medmindre myndigheden selv er rådig over den interesse, der tilsigtes beskyttet

ved tavshedspligten.

9. Meroffentlighed

•

Meroffentlighed skal overvejes af egen drift

Meroffentlighed skal også overvejes i forhold til sager undtaget fra aktind-

sigt (dog ikke sager om førelse af en kalender)

Tavshedspligt og persondataloven sætter grænser for meroffentlighed

Særlige

bestemmelser om

tavshedspligt

Retsvirkning

9.1.

§ 14, stk. 1, fastsætter meroffentlighedsprincippet, der indebærer, at en myn-

dighed mv. ikke er afskåret fra efter eget skøn at give aktindsigt i videre omfang,

end offentlighedsloven forpligter til.

Meroffentlig-

heds-

princippet

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Meroffentlighedsprincippet bygger på, at undtagelsesbestemmelserne i §§ 19-35

ikke indeholder et pålæg til myndighederne mv. om at undtage de dokumenter og

oplysninger, der er omfattet af undtagelsesbestemmelserne fra retten til aktindsigt,

men i almindelighed blot indebærer, at de pågældende dokumenter og oplysninger

kan undtages fra retten til aktindsigt.

Meroffentlighedsprincippet kan på den baggrund siges at ligge i naturlig forlæn-

gelse af offentlighedsprincippet, idet det er med til at sikre størst mulig åbenhed i

forvaltningen ved at give offentligheden mulighed for at få adgang til myndighe-

dernes dokumenter og oplysninger selv i de tilfælde, hvor de pågældende doku-

menter og oplysninger principielt set kan undtages fra aktindsigt efter lovens und-

tagelsesbestemmelser.

9.2.

§ 14 gælder efter sin formulering alene i forhold til spørgsmålet om at give

meraktindsigt i dokumenter og oplysninger, der efter §§ 23-35 kan undtages fra

aktindsigt (stk. 1), eller i dokumenter og oplysninger, som indgår i sager, der kan

undtages fra aktindsigt efter §§ 19-21 (stk. 2). Bestemmelsen er imidlertid bl.a. ik-

ke til hinder for, at myndighederne mv. efter eget skøn kan gennemføre aktindsig-

ten på anden måde eller i anden form, end loven forpligter til. Bestemmelsen er

heller ikke til hinder for, at en myndighed foretager en sammenstilling af oplysnin-

ger, der ikke kan foretages ved få og enkle kommandoer, jf. § 11, eller at en myn-

dighed efter eget skøn giver løbende aktindsigt (dvs. tilsagn om aktindsigt i fremti-

dige dokumenter).

En myndighed mv. bør i medfør af et princip svarende til § 14 om meroffentlighed

i almindelighed imødekomme anmodninger om indsigt i en af myndighedens data-

baser, hvis databasen kan stilles til rådighed med enkle tekniske hjælpemidler, som

myndigheden råder over, og hvis modstående hensyn, herunder bl.a. hensynet til

myndighedernes tavshedspligt mv., ikke er til hinder herfor.

Herudover bør en myndighed mv. efter anmodning fra den aktindsigtssøgende ef-

ter et princip svarende til § 14 foretage en anonymisering af oplysninger omfattet

af §§ 30-33, i det omfang anonymiseringen kan foretages uden nævneværdig brug

af myndighedens ressourcer. Det er en betingelse, at en eventuel anonymisering er

tilstrækkelig effektiv.

Om det nævnte anonymiseringskrav i det enkelte tilfælde er opfyldt beror på en

konkret vurdering, herunder navnlig en vurdering af karakteren af oplysningerne

og den sammenhæng, hvori de optræder. Anonymiseringen består i øvrigt (typisk)

i en udeladelse af personnavne, præcise adresseangivelser og eventuelt andre op-

lysninger, der kan anvendes enten direkte eller indirekte til at identificere den per-

son, oplysningerne angår. Det er således i visse tilfælde nødvendigt at anonymisere

oplysninger, der isoleret set ikke er omfattet af § 30, nr. 1, eller andre af lovens

undtagelsesbestemmelser, fordi de pågældende oplysninger gør det muligt at iden-

tificere den pågældende enkeltperson.

Princip svarende

til meroffentlig-

heds-princippet

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

En anonymisering kan navnlig være utilstrækkelig, hvis der trods anonymiseringen

er risiko for, at den pågældende person vil kunne genkendes i en lidt videre kreds.

Myndigheden mv. må således i forbindelse med en eventuel anonymisering, der

finder sted som led i meroffentlighed efter et princip svarende til § 14, sikre sig, at

oplysningerne (dokumentet) ikke indeholder sådanne kendetegn, at en identifika-

tion af den pågældende enkeltperson er mulig i en lidt videre kreds. Anonymiserin-

gskravet vil ikke være tilsidesat, hvis der blot er tale om, at nogle, der i forvejen

kender oplysningerne – f.eks. den privatperson, oplysningerne angår, eller den

myndighed, der udleverer oplysningerne – kan identificere den person, de udleve-

rede (og anonymiserede) oplysninger angår.

Det nævnte anonymiseringskrav vil i øvrigt være vanskeligt at opfylde i de tilfæl-

de, hvor den tredjemand, hvortil oplysningerne skal udleveres (den aktindsigtssø-

gende), i forvejen har kendskab til den pågældende privatpersons identitet.

En myndighed mv. bør efter omstændighederne, når den foretager en anonymise-

ring, holde sig for øje, om et dokument også er i en anden myndigheds besiddelse.

Er det tilfældet, følger det af kravet om effektiv anonymisering, at myndigheden i

forbindelse med anonymiseringen skal tage højde for, at den aktindsigtssøgende

ved (også) at få udleveret et anonymiseret dokument hos den anden myndighed,

kan sammenholde de to anonymiserede dokumenter, og derved kan identificere

den person, oplysningerne angår.

9.3.

Af § 14 fremgår, at myndighederne mv. i det enkelte tilfælde ikke blot kan,

men skal overveje, om der kan gives meraktindsigt i dokumenter og oplysninger,

der kan undtages fra retten til aktindsigt efter loven. Bestemmelsen indebærer med

andre ord, at myndighederne i forbindelse med behandlingen af en anmodning om

aktindsigt er forpligtet til at tage stilling til, om der i det enkelte tilfælde kan med-

deles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet.

Det forhold, at myndighederne mv. er forpligtet til at tage stilling til, om der kan

meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, indebærer, at myndighederne

i forbindelse med behandlingen af en aktindsigtsanmodning skal foretage vurderin-

gen af egen drift. Der gælder derfor ikke et krav om, at den aktindsigtssøgende

skal anmode om aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet.

Myndighedernes pligt til af egen drift at overveje meroffentlighed gælder alene i

forhold til spørgsmålet om, hvorvidt der skal meddeles meraktindsigt i dokumenter

eller oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt, mens spørgsmålet om f.eks. lø-

bende aktindsigt alene skal overvejes, hvis den aktindsigtssøgende anmoder her-

om.

9.4.

Forpligtelsen til af egen drift at tage stilling til, om der kan meddeles aktind-

sigt – i dokumenter og oplysninger, der kan undtages – efter meroffentlighedsprin-

cippet, kan i praksis føre til, at myndighederne mv. i forbindelse med behandlingen

af en aktindsigtsanmodning først foretager en vurdering af, om der foreligger et

reelt og sagligt behov for at undtage de pågældende dokumenter og oplysninger fra

Meroffentlighed

er en afvejning af

modstående

Meroffentlighed

skal overvejes af

egen drift

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

aktindsigt, og hvis det ikke er tilfældet, kan der meddeles aktindsigt med det

samme.

Foreligger der imidlertid et reelt og sagligt behov for at undtage dokumenterne el-

ler oplysningerne fra aktindsigt, vil myndigheden herefter skulle foretage vurderin-

gen af, hvilken undtagelsesbestemmelse der kan begrunde et afslag på aktindsigt,

og om der er grundlag for at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet.

Myndighederne er efter § 14 alene forpligtet til af egen drift at overveje, om der

kan meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, mens myndighederne ef-

ter bestemmelsen ikke er forpligtet til at give aktindsigt.

I forbindelse med vurderingen af, om der kan meddeles aktindsigt efter § 14,

stk. 1, må der foretages en afvejning af modstående interesser. Der skal således på

den ene side tages hensyn til styrken, svagheden eller fraværet af den aktindsigts-

søgendes interesse i at få indsigt i de pågældende dokumenter og oplysninger, og

på den anden side styrken af den beskyttelsesinteresse, der ligger bag den pågæl-

dende undtagelsesbestemmelse og andre lovlige hensyn. I de tilfælde, hvor et mas-

semedie eller en forsker tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut anmoder om akt-

indsigt, vil det i almindelighed kunne lægges til grund, at der foreligger en beretti-

get interesse i at få indsigt i dokumenterne eller oplysningerne, som vil skulle afve-

jes over for eventuelle modstående interesser. Det bemærkes dog mere overordnet,

at i de nævnte tilfælde, hvor der foreligger et reelt og sagligt behov for at undtage

de pågældende dokumenter mv., vil vurderingen af spørgsmålet om meraktindsigt

formentlig meget ofte føre til, at der ikke er grundlag for at give indsigt efter mer-

offentlighedsprincippet.

Det må i den forbindelse antages, at afvejningen i de tilfælde, hvor der er tale om

at undtage oplysninger fra retten til aktindsigt efter undtagelsesbestemmelserne i

§§ 30-33, i almindelighed vil føre til, at der ikke kan meddeles aktindsigt efter

meroffentlighedsprincippet. Dette skyldes, at de oplysninger, der kan undtages

med hjemmel i §§ 30-33, i almindelighed vil være underlagt tavshedspligt.

Meroffentlighedsprincippet vil derfor have størst praktisk betydning i de tilfælde,

hvor dokumenter og oplysninger kan undtages fra retten til aktindsigt efter andre

undtagelsesbestemmelser end §§ 30-33. Det bemærkes dog, at der også i de tilfæl-

de, hvor oplysningerne er omfattet af de nævnte undtagelsesbestemmelser, kan gi-

ves aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. Det gælder f.eks. i de tilfælde,

hvor de pågældende oplysninger er omfattet af en undtagelsesbestemmelse, der va-

retager hensynet til en offentlig interesse, som myndigheden selv råder over, f.eks.

hensynet til det offentliges økonomiske interesser, jf. § 33, nr. 3.

9.5.

I det omfang den nævnte afvejning fører til, at der ikke kan meddeles aktind-

sigt efter meroffentlighedsprincippet i § 14, stk. 1, skal myndigheden mv. begrunde

afslaget nærmere. Begrundelseskravet kan opfyldes ved, at forvaltningsmyndighe-

den oplyser, at myndigheden har overvejet at give aktindsigt efter meroffentlig-

hedsprincippet, men at afvejningen af på den ene side hensynet til de beskyttelses-

interesser

Krav til begrun-

delse

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

interesser, der ligger bag den pågældende undtagelsesbestemmelse, eller andre lov-

lige hensyn, og på den anden side hensynet til de interesser, der ligger bag anmod-

ningen om aktindsigt, har ført til, at myndigheden ikke finder grundlag for at give

aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet.

9.6.

Efter § 14, stk. 1, 2. pkt., kan der ikke meddeles aktindsigt efter mer-offentlig-

hedsprincippet, hvis reglerne om tavshedspligt eller regler i persondataloven er til

hinder herfor. Dette indebærer, at myndighederne mv. i forbindelse med anvendel-

sen af meroffentlighedsprincippet bl.a. skal sikre sig, at der ikke som led i merof-

fentlighed videregives oplysninger, der er omfattet af reglerne om tavshedspligt

mv. Myndigheden vil dog – uanset at en oplysning er omfattet af en tavshedspligt-

bestemmelse – kunne give meroffentlighed, hvis den pågældende tavshedspligtbe-

stemmelse varetager hensynet til en offentlig interesse, som myndigheden selv kan

råde over.

Myndighederne mv. skal i forbindelse med anvendelsen af meroffentlighedsprin-

cippet endvidere iagttage reglerne i persondataloven. Dette indebærer navnlig, at

myndighederne ikke som led i meroffentlighed kan videregive (fortrolige) perso-

noplysninger, der er omfattet af persondatalovens §§ 6-8.

En myndighed mv. kan dog som led i meroffentlighed videregive oplysninger om

enkeltpersoners (private) forhold omfattet af persondatalovens §§ 6-8 og forvalt-

ningslovens § 27, stk. 1, nr. 1, hvis de pågældende oplysninger er tilstrækkeligt ef-

fektivt anonymiserede. Der henvises i den forbindelse til pkt. 9.2 ovenfor.

9.7.

§ 14, stk. 2, fastsætter, at meroffentlighedsprincippet i stk. 1 også gælder i for-

bindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt i dokumenter og oplys-

ninger, som indgår i sager, der er undtaget fra aktindsigt efter §§ 19-21. Det inde-

bærer, at den pågældende myndighed mv. i sådanne tilfælde også af egen drift skal

overveje, om der skal meddeles merakt-indsigt, ligesom myndigheden i den forbin-

delse skal iagttage de almindelige regler om tavshedspligt samt reglerne i person-

datalovens §§ 6-8 for så vidt angår fortrolige personoplysninger.

Meroffentlighedsprincippet efter § 14, stk. 2, vil dog formentligt alene have en

praktisk betydning i forhold til sager omfattet af § 20 (lovgivningssager) samt

straffesager vedrørende juridiske personer (hvor der ikke er sket vedtagelse af et

bødeforelæg).

Det er med § 14, stk. 2, forudsat, at den enkelte myndighed mv. ikke skal være for-

pligtet til at gennemgå samtlige sagens dokumenter og oplysninger med henblik på

at tage stilling til, om der skal meddeles meraktindsigt i de pågældende dokumen-

ter og oplysninger. Myndigheden skal derimod foretage en mere samlet og over-

ordnet vurdering af, om der bør meddeles aktindsigt i dokumenter og oplysninger,

som indgår i en sag, der er undtaget fra aktindsigt. Det indebærer, at der skal fore-

tages en mere generel vurdering af, om de hensyn, der begrunder undtagelsen af

den pågældende sagstype fra retten til aktindsigt, kan antages at gælde på det tids-

punkt, hvor anmodningen om aktindsigt modtages.

Samlet og over-

ordnet vurdering

ved sager undta-

get fra aktindsigt

Meroffentlighed i

sager undtaget

fra aktindsigt

Tavshedspligt

sætter grænser

for

meroffentlighed

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

I det omfang den nævnte vurdering fører til, at der ikke kan meddeles aktindsigt

efter meroffentlighedsprincippet i § 14, stk. 2, vil det i begrundelsen herfor være

tilstrækkeligt at anføre, at myndigheden har overvejet at give aktindsigt efter mer-

offentlighedsprincippet, men at de hensyn, der begrunder undtagelsen af den på-

gældende sagstype fra retten til aktindsigt, taler imod. Er der f.eks. tale om, at der

meddeles afslag på meroffentlighed i en lovgivningssag efter § 20, kan der således

som begrundelse herfor anføres, at der er lagt vægt på hensynet til den interne og

politiske beslutningsproces.

9.8.

Meroffentlighedsprincippet i § 14, stk. 2, gælder ikke for sager om førelse af

en kalender. Der henvises i den forbindelse til pkt. 5.4.2 ovenfor.

Krav til begrun-

delse ved sager

undtaget fra akt-

indsigt

Meroffentlig-

heds-princippet

gælder ikke i ka-

lendersager

10. Behandlingen af anmodninger om aktindsigt mv.

•

Aktindsigtsanmodninger afgøres af den myndighed, der har afgørelseskom-

petence i den underliggende sag, og ellers af den myndighed, der har doku-

mentet i sin besiddelse

Anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest og som udgangspunkt in-

den for 7 arbejdsdage

Ansøgeren skal underrettes, hvis anmodningen ikke kan afgøres inden for 7

arbejdsdage

Der er opstillet målsætninger for, hvor hurtigt myndigheden mv. bør be-

stræbe sig på at færdigbehandle aktindsigtsanmodninger:

- Simple sager inden for 1-2 arbejdsdage

- Andre sager inden for 3-7 arbejdsdage

- Sager med stort antal dokumenter mv. inden for 14 arbejdsdage

- Særlig omfattende sager mv. inden for 40 arbejdsdage

Afgørelses-kom-

petence i sager

om aktindsigt

10.1.

Af § 36, stk. 1, 1. pkt., fremgår, at såfremt der fremsættes anmodning om akt-

indsigt vedrørende dokumenter, der indgår i afgørelsessager, ligger kompetencen

hos den myndighed mv., der i øvrigt har kompetencen til at træffe afgørelse vedrø-

rende sagens realitet. Det gælder i forhold til samtlige sagens dokumenter, herun-

der dokumenter der hidrører fra en anden myndighed. I de tilfælde, hvor afgørel-

sesmyndigheden ikke er i besiddelse af enkelte af sagens dokumenter, og doku-

menterne ikke vil komme til at indgå i afgørelsesmyndighedens sag, træffer

vedkommende anden myndighed afgørelse om aktindsigt i disse dokumenter.

Hvis der fremsættes anmodning om aktindsigt i dokumenter, der ikke indgår i af-

gørelsessager – f.eks. sager om faktisk forvaltningsvirksomhed – følger det af be-

stemmelsens stk. 1, 2. pkt., at kompetencen ligger hos enhver af de myndigheder,

der har dokumentet i sin besiddelse.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Anmodninger om aktindsigt i sager om lovgivning, herunder høring i forbindelse

med lovgivning, skal afgøres af det ministerium, under hvis område sagen hører.

Spørgsmålet om aktindsigt i korrespondance med andre myndigheder om lovgiv-

ningssagen skal således afgøres af det pågældende ministerium, uanset at korre-

spondancen også er i andre myndigheders besiddelse.

Efter § 36, stk. 4, kan vedkommende minister fastsætte bestemmelser, der fraviger

reglen i stk. 1 om, hvilken myndighed mv. der skal træffe afgørelse i sager om akt-

indsigt. Vedkommende minister kan således fastsætte bestemmelser om, at afgørel-

sen om aktindsigt i forhold til bestemte typer af dokumenter skal træffes af f.eks.

ministeren og derved ikke af andre myndigheder, der efter § 36, stk. 1, 2. pkt., måt-

te have kompetence hertil.

10.2.

§ 36, stk. 2, 1. pkt., fastslår, at anmodninger om aktindsigt skal afgøres sna-

rest. Med anvendelsen af udtrykket ”snarest” er det tilsigtet, at en anmodning om

aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt.

Udtrykket ”snarest” indebærer for det første, at vedkommende myndighed mv. skal

tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som

indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennem-

gang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagel-

sen af aktindsigtsanmodningen.

Det nævnte udtryk indebærer desuden, at anmodninger om aktindsigt i ikke om-

fangsrige sager – som dels indeholder dokumenter, hvor retten til aktindsigt er

utvivlsom, dels indeholder dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller

overvejelse – skal tilstræbes imødekommet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modta-

gelsen af aktindsigtsanmodningen i forhold til de dokumenter i sagen, der ikke gi-

ver anledning til tvivl. Herefter kan myndigheden vende tilbage med en afgørelse

vedrørende de resterende dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller

overvejelse.

10.3.

Det følger af § 36, stk. 2, 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt som ud-

gangspunkt skal være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter, at anmodningen

er modtaget. Dette følger af, at det i bestemmelsen er forudsat, at det kun vil være

”undtagelsesvist”, at en anmodning ikke vil kunne færdigbehandles inden for den

nævnte frist.

Udtrykket ”7 arbejdsdage” medfører, at bl.a. lørdage, søndage og helligdage ikke

skal medregnes ved beregningen af fristen. Hvis f.eks. en kommune vælger at hol-

de lukket en bestemt hverdag, indgår den pågældende dag derimod i fristberegnin-

gen. Det er uden betydning, hvornår på døgnet anmodningen modtages hos myn-

digheden. En aktindsigtsanmodning pr. e-mail modtaget en mandag kl. 23.59 anses

således for modtaget den pågældende mandag.

En udsættelse af færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning ud over sagsbe-

handlingsfristen på 7 arbejdsdage kan efter bestemmelsen være begrundet i f.eks.

Grunde til sags-

behandlingstid på

over 7 arbejdsda-

Aktindsigtssager

skal afgøres sna-

rest

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

sagens omfang eller kompleksitet. Bestemmelsen bygger imidlertid på en forud-

sætning om, at afgørelsen af spørgsmålet om aktindsigt

navnlig

vil kunne udskydes

som følge af sagens omfang eller kompleksitet.

Med udtrykket ”sagens omfang” sigtes først og fremmest til antallet af dokumen-

ter, der er omfattet af den enkelte anmodning om aktindsigt. Med udtrykket ”sa-

gens kompleksitet” sigtes der dels til de juridiske spørgsmål, som en aktindsigtsan-

modning kan rejse, dels til, om en anden myndighed eller en virksomhed skal hø-

res om aktindsigtsanmodningen. Det forudsættes, at en myndighed mv. i givet fald

fastsætter en kort høringsfrist, der tager behørigt hensyn til, at aktindsigtsanmod-

ningen så vidt muligt skal færdigbehandles inden for rimelig tid.

Det forhold, at udsættelse af færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning ud

over fristen på 7 arbejdsdage f.eks. kan være begrundet i sagens omfang eller kom-

pleksitet, indebærer, at der ikke er tale om en udtømmende opregning af de for-

hold, der kan begrunde en sådan udsættelse. Som et andet eksempel på, at det kan

være berettiget at udsætte færdigbehandlingen kan nævnes det tilfælde, hvor den

pågældende myndighed mv. på grund af tidligere indgivne anmodninger om akt-

indsigt ikke kan (færdig)behandle den foreliggende anmodning inden for den

nævnte frist, selv om anmodningen vedrører et begrænset antal dokumenter. Hvis

en myndighed holder lukket i en sammenhængende periode f.eks. omkring jul og

nytår af en sådan længde, at anmodningen om aktindsigt ikke (med rimelighed)

kan forventes færdigbehandlet inden for fristen på 7 arbejdsdage, vil dette også

kunne begrunde, at fristen overskrides.

Andre forhold vil efter omstændighederne og undtagelsesvist kunne begrunde en

udsættelse af behandlingen af en anmodning om aktindsigt. Det gælder, hvis der

foreligger nogle særlige forhold ved den sag, hvori der begæres aktindsigt, f.eks.

hvis dokumenterne, der begæres aktindsigt i, er tilbagesendt til andre myndigheder

mv. efter endt ekspedition, hvis der på grund af tvivlsomme fortolkningsspørgsmål

er behov for at indhente en udtalelse fra en anden forvaltningsmyndighed, eller

hvis der begæres aktindsigt i en sag, hvor den pågældende sagsbehandler er mid-

lertidigt fraværende, f.eks. pga. sygdom, bortrejse og lignende.

Ligeledes kan en gennemgang af sagens dokumenter med henblik på at udskille

fortrolige oplysninger være særlig ressourcekrævende og vil derfor kunne begrun-

de en vis udsættelse af afgørelsen om aktindsigt. Hvor længe, afhænger af doku-

menternes omfang og karakter.

Endvidere kan interne ressourcemæssige og personalemæssige forhold, når de spe-

cifikt rammer den del af myndigheden, som skal behandle begæringen om aktind-

sigt, begrunde en kortvarig udskydelse af afgørelsen. Derimod kan det forhold, at

så få personer i forvaltningsmyndigheden som muligt – af fortrolighedshensyn –

arbejder med og får kendskab til sagens dokumenter, ikke i sig selv begrunde en

udsættelse af afgørelsen om aktindsigt.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Selv om der foreligger en udsættelsesgrund, skal myndigheden prioritere behand-

lingen af den pågældende aktindsigtsanmodning. Der er således krav om, at an-

modninger om aktindsigt skal afgøres snarest.

Det forhold, at bestemmelsen fastsætter, at en anmodning om aktindsigt skal afgø-

res snarest, og (som udgangspunkt) inden 7 arbejdsdage efter, at den er modtaget,

medfører som nævnt ovenfor, at en anmodning om aktindsigt, der klart har identi-

ficeret den sag, anmodningen vedrører, og som vedrører et begrænset antal doku-

menter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, bør være fær-

digbehandlet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodnin-

gen.

Det anførte forhold indebærer endvidere, at det skal tilstræbes, at en anmodning

om aktindsigt, som omfatter lidt flere dokumenter, der ikke kræver en nærmere

gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 3 til 7 arbejdsdage. Det

samme gælder de tilfælde, hvor anmodningen omfatter et mere begrænset antal do-

kumenter, som giver anledning til en nærmere gennemgang og overvejelser.

I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen f.eks. omfatter et stort antal dokumenter,

eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af f.eks. juridiske spørgs-

mål af mere kompliceret karakter – dvs. når der undtagelsesvist foreligger et for-

hold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på 7 arbejdsdage – skal det tilstræ-

bes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter,

at anmodningen er modtaget.

I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort

antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser f.eks. juridiske spørgsmål af

ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles

senest inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. Som eksempel herpå kan

nævnes det tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt

type, som den pågældende myndighed mv. i vidt omfang behandler, og som myn-

digheden har modtaget i løbet af det seneste år.

10.4.

Såfremt en anmodning om aktindsigt (undtagelsesvist) ikke kan færdigbe-

handles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af § 36, stk. 2, 3. pkt., at

den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt

om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat,

at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke

kan træffes inden for fristen på 7 arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om,

hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse. Underretningen

skal afsendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodnin-

gen om aktindsigt.

Det er i § 36, stk. 3, fastsat, at stk. 2 finder tilsvarende anvendelse i forbindelse

med behandlingen af anmodninger om sammenstilling af oplysninger og om ind-

sigt i databeskrivelser. Dette indebærer bl.a., at en anmodning om sammenstilling

af oplysninger (efter § 11) eller indsigt i en databeskrivelse (efter § 12) som ud-

Simple sager in-

den for 1-2 ar-

bejdsdage

Andre sager in-

den for 3-7 ar-

bejdsdage

Sager med stort

antal dokumenter

mv.

inden for 14 ar-

bejdsdage

Særlig omfatten-

de sager inden

for 40 arbejdsda-

Begrundelse efter

7 arbejdsdage

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

gangspunkt skal være færdigbehandlet 7 arbejdsdage efter, at anmodningen er

modtaget. Endvidere indebærer § 36, stk. 3, at såfremt en anmodning af den nævn-

te karakter (undtagelsesvist) ikke kan færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter

modtagelsen, skal den pågældende underrettes om grunden til fristoverskridelsen

samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

11. Gennemførelse af aktindsigten mv.

•

Aktindsigten skal som udgangspunkt meddeles i den form, som ansøgeren

ønsker

Ved aktindsigt i mere omfattende materiale kan der opkræves betaling her-

for

11.1. Gennemførelse af aktindsigten mv.

11.1.1.

§ 40 indeholder en nærmere regulering af gennemførelsen af aktindsigten

samt sammenstillingen af oplysninger efter § 11 og udlevering af databeskrivelsen

efter § 12.

Efter § 40, stk. 1, skal vedkommende myndighed mv. udlevere dokumenterne,

sammenstillingen af oplysningerne eller databeskrivelsen i den form, som den, der

har fremsat anmodningen, ønsker. Den pågældende kan således anmode om at få

dokumenterne mv. udleveret i f.eks. papirkopi, som elektroniske dokumenter via e-

mail eller ved, at den pågældende gennemser de relevante dokumenter mv. hos

myndigheden (dette gælder uanset bestemmelserne i loven om offentlig digital

post). Den aktindsigtssøgende har derimod ikke krav på at få gennemført aktind-

sigten mv. i et bestemt digitalt format.

En myndighed mv. er i øvrigt berettiget til at meddele aktindsigten mv. elektronisk

– i stedet for at udlevere en papirkopi – hvis ansøgeren ved at oplyse sin e-maila-

dresse har gjort dette muligt. Hvis den pågældende imidlertid kræver at få doku-

menterne mv. udleveret i papirkopi, skal myndigheden dog gøre det.

11.1.2.

Myndigheden mv. er ifølge § 40, stk. 1, ikke forpligtet til at udlevere doku-

menterne, sammenstillingen af oplysningerne eller databeskrivelsen i en bestemt

form, hvis ”det er umuligt, meget vanskeligt eller der foreligger tungtvejende mod-

hensyn”.

En myndighed kan således afslå at gennemføre aktindsigten mv. i form af udleve-

ring af f.eks. en papirkopi, hvis dette er umuligt eller meget vanskeligt. En myn-

dighed kan ligeledes gennemføre aktindsigten i form af gennemsyn, hvis der fore-

ligger en konkret risiko for, at de udleverede kopier mv. vil blive anvendt på en

retsstridig måde. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis der foreligger en mistanke om,

at kopierne vil blive brugt til en (strafbar) trussel eller lignende over for tredje-

mand.

Undtagelser

Formen for

aktindsigten

Som udgangs-

punkt i den form,

ansøgeren ønsker

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Endvidere kan en myndighed mv. afslå at kopiere et dokument, der ikke foreligger

i sædvanlig dokumentform, f.eks. et videobånd eller en dvd, der indgår i en af

myndighedens sager, hvis det vil være forbundet med betydelige vanskeligheder

eller omkostninger at fremstille en kopi.

11.1.3.

Efter § 40, stk. 1, nr. 2, jf. stk. 2, er en myndighed mv. ikke forpligtet til at

udlevere dokumenterne, sammenstillingen af oplysningerne eller databeskrivelsen

i en bestemt form, f.eks. i papirkopi, hvis dokumenterne mv. er offentligt tilgænge-

lige. Herved sigtes navnlig til de tilfælde, hvor de dokumenter eller oplysninger,

som den pågældende har anmodet om at få udleveret, er gjort offentligt tilgængeli-

ge af myndigheden på en hjemmeside på internettet.

I forhold til sammenstilling af oplysninger vil § 40, stk. 1, nr. 2, jf. stk. 2, alene

være opfyldt, hvis oplysningerne (dokumenterne) er gjort tilgængelige på en sådan

måde, at det er muligt for den, der har anmodet om at få foretaget en sammenstil-

ling, selv at foretage sammenstillingen på baggrund af de offentliggjorte oplysnin-

ger (dokumenter). Tilgængelighedskravet efter bestemmelsen vil således ikke være

opfyldt i forhold til ”sammenstillingsanmodninger”, hvis oplysningerne (dokumen-

terne) alene kan printes ud fra internettet. I et sådant tilfælde vil myndigheden –

uanset offentliggørelsen af oplysningerne på internettet – således være forpligtet til

at foretage sammenstillingen, hvis betingelserne i § 11 om få og enkle kommando-

er er opfyldt. Der henvises i den forbindelse til pkt. 4.5 ovenfor.

11.1.4.

Efter § 40, stk. 3, fastsætter justitsministeren regler om betaling for udleve-

ring af dokumenter samt for udlevering af en sammenstilling af oplysninger eller

en databeskrivelse.

Der vil inden lovens ikrafttræden blive udstedt en bekendtgørelse med sådanne

regler. Bekendtgørelsen vil bl.a. kunne findes på hjemmesiden Offentlighedsporta-

len.dk.

11.2. Underretningspligt

Efter § 41 skal en myndighed mv. i tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i sag-

er om enkeltpersoners ansættelsesforhold, underrette den ansatte herom med angi-

velse af, hvem der har fremsat anmodningen. Myndigheden skal desuden, når der

er truffet afgørelse om aktindsigt, underrette den ansatte om, hvilke oplysninger i

sagen der er udleveret.

12. Klage over afgørelser om aktindsigt mv.

•

Afgørelser om aktindsigt kan påklages til den øverste myndighed på det

område, som den underliggende sag vedrører

Klageinstansen skal som udgangspunkt behandle en klage inden 20 ar-

bejdsdage efter modtagelsen af klagen

Krav om under-

retning af den an-

satte ved aktind-

sigt i

personalesager

Krav om betaling

Ikke pligt til at

udlevere offent-

liggjorte doku-

menter

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

12.1. Klage over afgørelser om aktindsigt mv.

12.1.1.

Efter § 37, stk. 1, kan afgørelser om aktindsigtsspørgsmål påklages særskilt

til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behand-

lingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Aktindsigtsspørgs-

mål kan således påklages uden at afvente realitetsafgørelsen i den materielle sag.

Adgangen til særskilt at påklage en afgørelse om aktindsigt gælder, uanset om kla-

geadgangen i forhold til den materielle afgørelse har sin baggrund i en lovbestem-

melse eller følger af den ulovbestemte adgang til at påklage afgørelser til en højere

administrativ myndighed.

§ 37, stk. 1, indebærer, at den underordnede myndigheds afgørelse om aktindsigts-

spørgsmål ikke kan påklages til den overordnede myndighed, herunder til den

øverste klageinstans, i de tilfælde, hvor den underordnede myndigheds afgørelse i

den materielle sag ikke er undergivet klageadgang.

I de tilfælde, hvor en underordnet myndigheds afgørelse eller behandling af selve

den materielle sag kan påklages til den myndighed, der er øverste klageinstans på

det pågældende område – det vil f.eks. sige til den myndighed, der er tredje instans

– følger det af § 37, stk. 1, at afgørelser om aktindsigt skal påklages direkte til

vedkommende øverste klageinstans. I et sådant tilfælde vil eventuelle mellemlig-

gende myndigheder, hvortil den materielle sag kan indbringes, blive sprunget over

i forbindelse med, at den aktindsigtssøgende påklager den underordnede myndig-

heds afgørelse om aktindsigt.

I tilfælde, hvor klageadgangen i forhold til den materielle afgørelse er særligt regu-

leret, f.eks. ved oprettelse af en særlig klageinstans, følger det af § 37, stk. 1, at

aktindsigtsafgørelser også skal påklages til den særlige klageinstans. Er den pågæl-

dende særlige klageinstans tredje instans, vil afgørelser om aktindsigt skulle ind-

bringes direkte for denne særlige instans. Dette gælder også i de tilfælde, hvor den

særlige klageinstans’ prøvelse af de materielle afgørelser f.eks. er afgrænset til at

angå principielle spørgsmål eller lignende.

Efter § 37, stk. 4, kan vedkommende minister efter forhandling med justitsministe-

ren fastsætte, at en anden myndighed end den i stk. 1 nævnte skal være klagein-

stans.

12.1.2.

§ 37, stk. 2, fastsætter, at en klage over en afgørelse om aktindsigt skal

fremsendes til den (underordnede) myndighed, hvis afgørelse der klages over. Der

er således tale om en remonstrationsordning.

Den pågældende (underordnede) myndighed skal, hvis den vil fastholde afgørel-

sen, snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af kla-

gen, videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen.

Klager i sager

om aktindsigt

skal indgives til

den myndighed,

der klages over

Afgørelses-kom-

petence i klage-

sager

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Der vil i almindelighed ikke være grundlag for at udskyde den nævnte frist i de

tilfælde, hvor der i klagen blot er gjort de samme synspunkter og anbringender

gældende som i forhold til den underordnede myndigheds behandling af aktind-

sigtsanmodningen. Derimod vil fristen kunne udsættes i en kortere periode, hvis

der i klagen gøres nye synspunkter og anbringender gældende. Endvidere vil fri-

sten efter omstændighederne kunne udskydes i de tilfælde, hvor det efter sædvan-

lig administrativ praksis er nødvendigt og naturligt, at klagen af myndigheden

forelægges for et internt kollektivt organ, f.eks. en kommunalbestyrelse.

12.1.3.

Det er med remonstrationsordningen i § 37, stk. 2, i øvrigt forudsat, at den

pågældende klageinstans i almindelighed ikke vil have grund til at iværksætte en

høring af den underordnede myndighed i forbindelse med behandlingen af klagesa-

gen, idet den underordnede myndighed som led i fremsendelsen af sagen og dens

dokumenter vil have haft lejlighed til at kommentere klagen og den indbragte akt-

indsigtsafgørelse.

Desuden er det forudsat, at en klageinstans, der modtager en klage direkte fra den

aktindsigtssøgende, snarest skal videresende klagen til den pågældende førstein-

stans med henblik på, at denne instans kan behandle klagen efter den procedure,

der er foreskrevet i stk. 2. Også i dette tilfælde løber fristen på 7 arbejdsdage i

stk. 2 fra, at førsteinstansen modtager klagen.

12.1.4.

Efter § 37, stk. 3, skal klageinstansen inden 20 arbejdsdage efter modtagel-

sen af en klage over en afgørelse om aktindsigt have færdigbehandlet den, med-

mindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt.

Fristen må antages at løbe fra klageinstansens modtagelse af klagen fra den myn-

dighed, hvis afgørelse der klages over. Klageren skal i givet fald underrettes om

grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at fore-

ligge.

For så vidt angår de omstændigheder, som kan begrunde, at fristen ikke overhol-

des, henvises til pkt. 10.2-10.4 ovenfor.

12.1.5.

Efter § 37, stk. 5, finder stk. 2-4 tilsvarende anvendelse i forbindelse med

klager over afgørelser om sammenstilling af oplysninger og om indsigt i databe-

skrivelser. Derimod finder stk. 1 ikke anvendelse, hvilket medfører, at de nævnte

afgørelser ikke kan påklages direkte til den øverste klageinstans på området. Afgø-

relser om sammenstilling af oplysninger og om indsigt i databeskrivelser skal såle-

des først påklages til den administrative myndighed, der står i et umiddelbart (al-

mindeligt) overordnelsesforhold til den (underordnede) myndighed, der har truffet

afgørelsen om sammenstilling af oplysninger eller indsigt i en databeskrivelse.

Klager over afgørelser om sammenstilling af oplysninger og indsigt i databeskri-

velser skal følge den remonstrationsordning og de tidsfrister, der er fastsat i stk. 2

og 3.

Dataudtræk og

databeskrivelser

Klager skal som

udgangspunkt af-

gøres inden 20

arbejdsdage

Fremsendelse af

klagen

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Henvisningen i § 37, stk. 5, til stk. 4 medfører bl.a., at vedkommende minister i

forhold til adgangen til at påklage afgørelser om sammenstilling af oplysninger og

indsigt i databeskrivelser kan bestemme, at sådanne afgørelser ikke skal kunne på-

klages til den øverste klageinstans, men alene til den myndighed, der står i et

umiddelbart (almindeligt) overordnelsesforhold til den myndighed, der har truffet

afgørelsen om sammenstilling af oplysninger eller indsigt i en databeskrivelse.

12.1.6.

Efter § 37, stk. 6, kan vedkommende minister fastsætte regler om, at afgø-

relser om aktindsigt, der træffes af de institutioner mv., som er omfattet af §§ 3-5,

kan påklages. Bestemmelsen kan således anvendes i forhold til de pågældende in-

stitutioner mv., hvor der ikke består en adgang til at påklage aktindsigtsafgørelser

til en (overordnet) myndighed. Det er forudsat, at bestemmelsen ikke vil blive be-

nyttet til at fastsætte en klageadgang i forhold til aktindsigtsafgørelser, der træffes

af KL og Danske Regioner.

12.2. Klagevejledning i forhold til aktindsigtsafgørelser truffet af kommuner, regio-

ner eller kommunale fællesskaber

12.2.1.

Efter § 38, stk. 1, er der en særlig vejledningspligt i forhold til kommunale

og regionale aktindsigtsafgørelser.

§ 38, stk. 1, 1. pkt., fastsætter, at en afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet

af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er

nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden

for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed. Herudo-

ver skal der gives vejledning om den fremgangsmåde, der er nævnt i § 38, stk. 1, 2.

pkt. jf. pkt. 12.2.2 nedenfor. Det indebærer, at der skal gives vejledning om, at den

aktindsigtssøgende i givet fald skal fremsende sin henvendelse om, at sagen skal

indbringes for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed til pågældende

kommune, region eller kommunale fællesskab, hvis afgørelse der ønskes indbragt

for tilsynsmyndigheden.

12.2.2.

Efter § 38, stk. 1, 2. pkt., gælder remonstrationsordningen i § 37, stk. 2,

således også i forhold til kommunale og regionale aktindsigtsafgørelser. Det vil

bl.a. medføre, at den pågældende kommune mv. snarest, og som udgangspunkt se-

nest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af henvendelsen fra den aktindsigtssøgende,

skal videresende sagen og dens dokumenter til den kommunale og regionale til-

synsmyndighed. Henvisningen til § 37, stk. 2, indebærer i øvrigt, at sagsbehand-

lingsfristen på 7 arbejdsdage efter omstændighederne vil kunne udskydes, hvor det

efter sædvanlig administrativ praksis er nødvendigt og naturligt, at den aktindsigts-

søgendes henvendelse forelægges for f.eks. kommunalbestyrelsen, inden den vide-

resendes til den kommunale og regionale tilsynsmyndighed.

12.2.3.

§ 38, stk. 3, fastsætter, at stk. 1 finder tilsvarende anvendelse i forbindelse

med kommuners og regioners mv. afgørelser om sammenstilling af oplysninger og

om indsigt i databeskrivelser. I de tilfælde, hvor der i forhold til en afgørelse om

Klagevejledning

i forhold til kom-

munale og regio-

nale aktindsigts-

afgørelser

Institutioner mv.

omfattet af §§

3-5

Klagebehandling

i forhold til kom-

munale og regio-

nale aktindsigts-

afgørelser

Dataudtræk og

databeskrivelser

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

sammenstilling af oplysninger eller om indsigt i en databeskrivelse ikke er nogen

administrativ klageinstans, skal afgørelsen således være ledsaget af vejledning om

muligheden for at indbringe afgørelsen for den kommunale og regionale tilsyns-

myndighed samt om den fremgangsmåde, der i den forbindelse skal anvendes.

13. Klage over sagsbehandlingstiden

•

Der kan klages særskilt over sagsbehandlingstiden, når der er gået 14 ar-

bejdsdage fra modtagelsen af aktindsigtsanmodningen

Klageinstansen skal som udgangspunkt behandle en klage over sagsbe-

handlingstiden inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen

Afgørelses-kom-

petence ved

klager over sags-

behandlingstiden

13.1.

Efter § 39 er der adgang til særskilt at påklage myndighedens sagsbehand-

lingstid i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt, om sam-

menstilling af oplysninger og om indsigt i en databeskrivelse. Den, der f.eks. har

anmodet om aktindsigt, skal således ikke afvente myndighedens afgørelse af an-

modningen for at kunne indbringe sagsbehandlingstiden for en eventuel overordnet

administrativ myndighed.

Sagsbehandlingstiden i forhold til en anmodning om aktindsigt kan efter § 39, stk.

1, påklages, når der er gået 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget af

den pågældende myndighed. Klageinstansen skal derimod ikke behandle særskilte

klager over sagsbehandlingstiden, som indgives før dette tidspunkt.

En klage over sagsbehandlingstiden skal indbringes direkte for den myndighed,

der er øverste klageinstans, jf. § 39, stk. 1.

Det er i § 39, stk. 4, fastsat, at vedkommende minister efter forhandling med ju-

stitsministeren kan fastsætte, at en anden myndighed end den i stk. 1 nævnte skal

være klageinstans.

13.2.

§ 39, stk. 2, fastsætter (i lighed med en klage over selve afgørelsen om akt-

indsigt) en remonstrationsordning. Klagen skal således indgives til den myndig-

hed, hvis sagsbehandlingstid der klages over. Myndigheden skal, hvis den ikke har

færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest 7 arbejdsdage efter klagens mod-

tagelse, videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehand-

lingstiden. Den pågældende (underordnede) myndighed skal derimod ikke sende

sagen og dens dokumenter til klageinstansen, da myndigheden vil skulle anvende

dokumenterne med henblik på at kunne træffe afgørelse i forhold til aktindsigtsan-

modningen. Den underordnede myndighed bør dog, hvor der er tale om en aktind-

sigtsanmodning, der vedrører et begrænset antal dokumenter, sende en kopi af do-

kumenterne til klageinstansen sammen med begrundelsen for sagsbehandlingsti-

den.

Klagen skal ind-

gives til den

myndighed, der

klages over

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

13.3.

I § 39, stk. 2, 3. pkt., er det fastsat, at klageinstansen ved forsinkelser uden

fyldestgørende grund undtagelsesvist kan træffe afgørelse om aktindsigt. Bestem-

melsen forudsættes alene anvendt undtagelsesvist i de ganske særlige situationer,

hvor den pågældende myndighed gennem længere tid uden saglig grund undlader

at færdigbehandle en anmodning om aktindsigt. I sådanne helt særlige tilfælde kan

klageinstansen kræve, at den pågældende underordnede myndighed straks frem-

sender sagens dokumenter til klageinstansen med henblik på, at denne kan træffe

afgørelse om aktindsigt.

13.4.

Efter § 39, stk. 3, skal klageinstansen inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen

af en klage over sagsbehandlingstiden have færdigbehandlet klagen, medmindre

dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Fristen

må antages at løbe fra klageinstansens modtagelse af klagen fra den myndighed,

hvis sagsbehandlingstid der klages over. Klageren skal i givet fald underrettes om

grunden hertil samt om, hvornår klagen kan forventes færdigbehandlet.

For så vidt angår de omstændigheder, som kan begrunde, at fristen ikke overhol-

des, henvises til pkt. 10.2-10.4 ovenfor.

13.5.

De behandlingsfrister, der er nævnt i § 39, stk. 2 (7 arbejdsdage) og stk. 3 (20

arbejdsdage), gælder alene i de tilfælde, hvor klagen over sagsbehandlingstiden er

indgivet efter udløbet af den frist på 14 arbejdsdage, der er nævnt i stk. 1.

13.6.

§ 39, stk. 5, fastsætter, at såfremt en myndighed ikke har færdigbehandlet en

anmodning om sammenstilling af oplysninger eller om indsigt i databeskrivelser

inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden i forhold til så-

danne afgørelser påklages særskilt. I sådanne tilfælde finder stk. 2-4, herunder re-

monstrationsordningen og klagebehandlingsfristerne, tilsvarende anvendelse.

14. Notatpligt

•

Notatpligten indebærer en pligt til at notere visse oplysninger på sagen

Notatpligten gælder i afgørelsessager

Notatpligten omfatter oplysninger af betydning for sagen om dens fakti-

ske grundlag og eksterne faglige vurderinger samt væsentlige ekspediti-

onsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagen

Notering skal ske snarest muligt

Klageinstansen

kan selv træffe

afgørelse

Klager skal som

udgangspunkt af-

gøres inden 20

arbejdsdage

Sagsbehandlings-

fristerne gælder

kun, hvis der kla-

ges efter 14 ar-

bejdsdage

Dataudtræk og

databeskrivelser

14.1.

Lovens § 13, stk. 1, 1. pkt., fastslår, at i sager, hvor der vil blive truffet afgø-

relse af en myndighed mv., skal den pågældende myndighed, når den mundtligt el-

ler på anden måde bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag

eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest

muligt gøre notat om indholdet af oplysningerne eller vurderingerne.

Notatpligten gæl-

der i afgørelses-

sager

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Notatpligten gælder – på trods af bestemmelsens ordlyd, hvorefter den gælder i

sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse – uanset om der i den konkrete sag

træffes en afgørelse, eller om sagen henlægges, uden at der rent faktisk træffes en

realitetsafgørelse.

Afgrænsningen af, hvilke sager der som afgørelsessager omfattes af notatpligten,

svarer til den afgrænsning, der gælder for anvendelsen af forvaltningslovens regler,

jf. forvaltningslovens § 2, stk. 1, der fastslår, at loven gælder for behandlingen af

sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. No-

tatpligten gælder således ikke for den del af forvaltningens virksomhed, hvor der

ikke skal træffes afgørelse, f.eks. ved udøvelse af faktisk forvaltningsvirksomhed,

såsom rådgivning og vejledning, patient- og anden klientbehandling, undervisning

mv. Notatpligten gælder desuden ikke i forbindelse med det offentliges indgåelse

af kontraktforhold eller andre privatretlige dispositioner, ligesom den i almindelig-

hed ikke gælder for en myndigheds indstilling eller udtalelse til en anden forvalt-

ningsmyndighed (en notatpligt kan dog i sidstnævnte tilfælde følge af ulovbestem-

te forvaltningsretlige grundsætninger).

14.2.

Notatpligten omfatter oplysninger og faglige vurderinger, som en myndighed

mv. mundtligt modtager fra en anden side, herunder andre myndigheder eller pri-

vatpersoner. Notatpligten omfatter desuden oplysninger, der udveksles mundtligt

inden for samme myndighed, f.eks. mellem ansatte, nævnsmedlemmer eller kom-

munalbestyrelsesmedlemmer indbyrdes. Også oplysninger, der stammer fra andre

af myndighedens sager eller fra registre, skal noteres på sagen, eventuel i form af

en henvisning. Endvidere vil notatpligten omfatte oplysninger, som en offentligt

ansat selv på forhånd er i besiddelse af, eller som vedkommende under sagens be-

handling bliver bekendt med ved besigtigelse eller på anden tilsvarende måde. No-

tatpligten omfatter i øvrigt også oplysninger, der mundtligt meddeles af en person,

der er part i en afgørelsessag, ligesom notatpligten gælder, uanset at parten er til

stede i forbindelse med indsamlingen af oplysningerne. Endelig medfører bestem-

melsen om notatpligt, at en myndighed må gøre notat om indholdet af materiale,

der er indgået i sagen, men som senere udleveres eller tilbageleveres, uden at der

tages en kopi, til privatpersoner eller organisationer mv., som ikke er forpligtet til

at opbevare og fremsende materiale på ny.

14.3.

Afgørende for, om der er tale om ”en sags faktiske grundlag” er, om oplys-

ningen er af en sådan karakter, at den bidrager til at supplere sagens bevismæssige

grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed med hensyn til sagens

faktiske omstændigheder. På denne baggrund omfatter notatpligten ”egentlige fak-

tuelle” oplysninger, dvs. oplysninger om gjorte iagttagelser, resultatet af foretagne

målinger og andre undersøgelser, fastslåede oplysninger om økonomiske forhold,

f.eks. størrelsen af skattepligtig indkomst og lignende samt modtagelse af oplys-

ninger vedrørende et bestemt hændelsesforløb.

Notatpligten vil også kunne omfatte oplysninger, der indeholder en subjektivt præ-

get stillingtagen til et forhold, for så vidt vurderingen er af betydning for den admi-

nistrative bevisoptagelse. Notatpligten omfatter således også ”eksterne faglige vur-

Notatpligtens

omfang

Notatpligten om-

fatter sagens fak-

tiske grundlag

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

deringer”, f.eks. en videnskabelig eller teknisk vurdering af et forhold, som skal

indgå i myndighedens afgørelse (om begrebet ”eksterne faglige vurderinger” hen-

vises til pkt. 7.1.3 ovenfor).

Derimod vil udenforståendes – og for den sags skylds myndighedens egne – tilken-

degivelser af vurderinger, standpunkter eller argumenter med hensyn til en sags af-

gørelse ikke være omfattet af notatpligten, idet sådanne tilkendegivelser (erklærin-

ger) ikke indgår i det bevismæssige grundlag for sagens afgørelse, men angår selve

afgørelsen.

Notatpligten gælder ikke for oplysninger vedrørende en sags retlige omstændighe-

der, selv om oplysningerne isoleret set gengiver objektive kendsgerninger, f.eks.

oplysninger om indholdet af gældende ret, relevante rets- eller administrative afgø-

relser osv. Desuden vil statistisk materiale og andre tilsvarende sammenstillinger

af oplysninger, der ikke er af konkret karakter, i reglen falde uden for notatpligten,

da de pågældende oplysninger ikke kan tillægges bevismæssig eller anden tilsva-

rende betydning.

14.4.

Der er ikke i loven fastsat særlige formkrav til, hvorledes notatpligten nær-

mere skal opfyldes. Det er f.eks. ikke et krav, at oplysningerne eller vurderingerne

noteres på et særskilt ark. Noteringerne kan således foretages blandt de løbende til-

førsler på et referatark, konceptark eller i en behandlingsjournal.

Af hensyn til at sikre, at en gengivelse bliver så nøjagtig som muligt, skal noterin-

gerne foretages snarest muligt efter, at myndigheden mv. bliver bekendt med op-

lysningerne eller vurderingerne.

Notatpligten gælder ikke, hvis de pågældende oplysninger eller vurderinger i øv-

rigt fremgår af sagens dokumenter, jf. bestemmelsens stk. 1, 2. pkt.

14.5.

§ 13, stk. 2, fastsætter en pligt for myndighederne mv. til i afgørelsessager at

tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt. Bestemmelsen er udtryk for en

lovfæstelse af den del af området for en almindelig ulovbestemt forvaltningsretlig

retsgrundsætning om myndighedernes notatpligt, der angår afgørelsessager.

Det er ikke muligt generelt at fastlægge, hvornår et sagsekspeditionsskridt i en af-

gørelsessag skal betragtes som væsentligt, og det må således bero på en konkret

vurdering i det enkelte tilfælde.

Som eksempler på sagsekspeditionsskridt, der i almindelig-

hed må betragtes som væsentlige, og derfor skal noteres,

kan dog nævnes det tilfælde, hvor en myndighed meddeler

en afgørelse mundtligt, eller det tilfælde, hvor en myndighed

mundtligt meddeler en aktindsigtssøgende, at afgørelsen

først kan forventes truffet efter udløbet af lovens sagsbe-

handlingsfrist på 7 arbejdsdage. Vurderingen af et sagseks-

Notatpligten om-

fatter også væ-

sentlige ekspedi-

tionsskridt

Ingen formkrav

til opfyldelsen af

notatpligten

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

peditionsskridts væsentlighed skal i øvrigt foretages på det

tidspunkt, hvor det pågældende skridt tages.

Notatpligten efter § 13, stk. 2, gælder – i lighed med pligten efter stk. 1 – alene,

hvis det væsentlige sagsekspeditionsskridt ikke fremgår af sagens øvrige doku-

menter, ligesom notatet skal iagttages snarest muligt efter, at det pågældende skridt

er taget.

14.6.

Notatpligten efter § 13, stk. 1 og 2, gælder ikke i forbindelse med behandlin-

gen af sager inden for strafferetsplejen, jf. stk. 3.

Notatpligten gæl-

der i sager ikke

inden for straffe-

retsplejen

15. Journalisering

•

De mere centrale forvaltningsmyndigheder har en journaliseringspligt ef-

ter loven

Pligten til at journalisere omfatter eksterne dokumenter og endelige inter-

ne dokumenter, der har betydning for sagsbehandlingen

Journalisering af eksterne dokumenter skal ske snarest muligt, mens der

ikke gælder en særlig frist for interne dokumenter

Der skal være foretaget journalisering, inden der meddeles aktindsigt i den

pågældende sag

Der stilles nærmere krav til journaliseringssystemet

Journaliserings-

pligtens omfang

15.1.

Lovens § 15, stk. 1, fastsætter en pligt for de mere centrale forvaltningsmyn-

digheder til at journalisere deres dokumenter (se pkt. 15.5 nedenfor om de omfatte-

de myndigheder).

Pligten til at foretage journalisering gælder i forhold til de dokumenter, som myn-

digheden har modtaget fra eller afsendt til udenforstående, samt myndighedens in-

terne dokumenter, når de foreligger i endelig form. Det kan nævnes, at bl.a. selv-

stændige (interne) dokumenter, som indeholder et notat, der er udfærdiget efter lo-

vens § 13 om notatpligt, i almindelighed vil være omfattet af journaliseringsplig-

ten.

Pligten til at journalisere gælder ikke alle dokumenter, idet journaliseringspligten

gælder under forudsætning af, at dokumentet er modtaget eller afsendt af en for-

valtningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med

dens virksomhed, og at det pågældende dokument har betydning for en sag eller

sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter i endelig form.

Med hensyn til den nærmere forståelse af udtrykket ”administrativ sagsbehandling

i forbindelse med dens virksomhed” henvises til pkt. 4.1.2 og 4.1.3 ovenfor. Det

nævnte udtryk indebærer bl.a., at bøger, aviser, tidsskrifter, reklamer, tryksager,

kort, brochurer, takkeskrivelser og diverse indbydelser, der ikke har forbindelse til

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

myndighedens almindelige virksomhed, ikke er omfattet af journaliseringspligten

efter stk. 1.

Med udtrykket ”betydning for en sag” sigtes der til, om dokumentet har betydning

for sagens indholdsmæssige del, mens der med udtrykket ”betydning for (…) sags-

behandlingen i øvrigt” navnlig sigtes til, om dokumentet i forhold til den pågæl-

dende sag har en dokumentations- eller bevismæssig værdi.

15.2.

Omfattet af journaliseringspligten er navnlig dokumenter, som myndigheden

har afsendt eller modtaget – eventuelt vedhæftet en e-mail.

Journaliseringspligten omfatter imidlertid som nævnt også interne dokumenter i

endelig form under forudsætning af, at dokumentet er oprettet af en forvaltnings-

myndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virk-

somhed, og at det pågældende dokument har betydning for en sag eller sagsbe-

handlingen i øvrigt.

Det vil i sagens natur i første række bero på opfattelsen hos den myndighed, som

udarbejder et internt dokument, om dokumentet foreligger i endelig form. Det vil

dog formentligt i almindelighed være udtryk for, at det pågældende dokument

foreligger i endelig form, hvis det har været tillagt faktisk betydning i forbindelse

med behandlingen af den pågældende sag.

Herudover kan (modtagne eller afsendte) e-mails være omfattet af journaliserings-

pligten, hvis den enkelte e-mail har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i

øvrigt. Dette indholdsmæssige kriterium – sammenholdt med e-mailens uformelle

karakter – indebærer, at ganske mange e-mails, som en forvaltningsmyndighed (el-

ler den enkelte ansatte) modtager, ikke skal journaliseres.

Eksempler på e-mails, der ikke skal journaliseres: Bekræftel-

se af et mødetidspunkt, flytning af mødelokaler, orientering

om, at et papirbaseret dokument er indgået eller afsendt, be-

sked om, at en person ønsker en opringning (telefonbesked),

almindelige forespørgsler fra andre offentligt ansatte om,

hvordan det skrider frem med behandlingen af en bestemt

sag, herunder hvornår sagen kan forventes færdigbehandlet,

henvendelser fra andre offentligt ansatte om, hvorvidt man

har kendskab til en bestemt sag mv.

I den forbindelse bemærkes, at de e-mails mv., som en forvaltningsmyndighed

(sagsbehandler) modtager fra en borger i en konkret sag, som vedrører den pågæl-

dende borger, i vidt omfang vil skulle journaliseres. Det anførte om, at ganske

mange e-mails mv. ikke vil skulle journaliseres, vil således navnlig gælde i de me-

re generelle sager, der ikke har karakter af traditionel administrativ virksomhed

som f.eks. afgørelsessager og lignende.

Dokumenter om-

fattet af journali-

serings-pligten

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Spørgsmålet om, hvorvidt et dokument har betydning for sagen eller sagsbehand-

lingen, skal for en principiel betragtning afgøres på det tidspunkt, hvor dokumentet

modtages eller afsendes af forvaltningsmyndigheden henholdsvis foreligger i ende-

lig form. Der er bl.a. i lyset af det skønsmæssige element, som nødvendigvis må

indgå, overladt den enkelte forvaltningsmyndighed en margin ved vurderingen af,

om et dokument er af betydning for sagen eller sagsbehandlingen. Dette gælder

navnlig i forhold til e-mails og interne dokumenter i endelig form.

§ 15, stk. 1, indebærer (blot) en pligt til at foretage journalisering af dokumenter,

der har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt, men derimod ikke, at

de pågældende dokumenter journaliseres i det samme journalsystem. Stk. 1 er såle-

des ikke til hinder for, at f.eks. klassificerede dokumenter journaliseres i et særskilt

journalsystem.

§ 15, stk. 1, regulerer heller ikke den nærmere indretning af journalsystemet, her-

under i hvilket omfang myndigheden skal have oprettet en journalplan, dvs. en

oversigt over myndighedens sagsområde opdelt i sagsgrupper med et dertil knyttet

nummereringssystem. Journalsystemet skal dog være indrettet på en sådan måde,

at de oplysninger, der er nævnt i § 15, stk. 3, jf. pkt. 15.4 nedenfor, kan angives i

systemet.

15.3.

Efter § 15, stk. 2, skal et dokument omfattet af stk. 1, som en forvaltnings-

myndighed har modtaget eller afsendt, journaliseres snarest muligt efter dets mod-

tagelse eller afsendelse.

Interne dokumenter er ikke omfattet af § 15, stk. 2, hvilket bl.a. skyldes, at sådanne

dokumenter efter stk. 1 kun skal journaliseres, hvis de foreligger i ”endelig form”,

og dette kriterium har ikke samme objektive og let anvendelige karakter som ”af-

sendt” eller ”modtaget”. Der er derfor ikke fastsat en frist for, hvornår interne do-

kumenter i endelig form skal journaliseres.

Det er med bestemmelsen forudsat, at der kan være en vis forskel i henseende til,

på hvilket tidspunkt efter modtagelsen eller afsendelsen de forskellige typer af do-

kumenter, der er omfattet af lovens dokumentbegreb, bør være journaliseret. I for-

hold til ”sædvanlige” papirbaserede dokumenter (f.eks. breve fra eller til en bor-

ger) indebærer udtrykket ”snarest muligt”, at brevene i almindelighed bør være

journaliseret 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen. Dette betyder, at

en forvaltningsmyndighed bør tilrettelægge journaliseringen således, at modtagne

eller afsendte dokumenter ikke i almindelighed journaliseres senere end den 4. ar-

bejdsdag efter modtagelsen eller afsendelsen.

Derimod gælder det samme ikke i forhold til e-mails, der – i det omfang de er om-

fattet af journaliseringspligten – i almindelighed bør være journaliseret senest 7 ar-

bejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen. Denne forskel på tidspunktet for

journalisering af e-mails henholdsvis papirbaserede dokumenter skal bl.a. ses i ly-

set af de ganske mange e-mails, som en forvaltningsmyndighed (eller den enkelte

ansatte) løbende modtager.

Journalisering

skal ske snarest

muligt

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

§ 15, stk. 2, er ikke til hinder for, at et dokument eller en e-mail efter omstændig-

hederne kan journaliseres senere end de nævnte (3-4 eller 7) arbejdsdage, hvilket

f.eks. kan tænkes i de tilfælde, hvor en forvaltningsmyndighed behandler en sag,

der er af en sådan følsom karakter, at det efter en (saglig) vurdering må antages, at

kredsen af personer, der har kendskab til sagen og dens dokumenter, bør begrænses

mest muligt. Når det hensyn, der har begrundet en udskydelse af journaliseringen,

ikke længere foreligger, bør de pågældende dokumenter journaliseres derefter.

Udtrykket ”snarest muligt” indebærer endvidere, at en længere ”journaliserings-

frist” anerkendes i tilfælde af, at den pågældende sagsbehandler er fraværende,

f.eks. på grund af ferie, sygdom, kursusdeltagelse, tjenesterejse eller lignende.

Det er dog under alle omstændigheder forudsat, at dokumenter, der er omfattet af

journaliseringspligten i § 15, stk. 1, er journaliseret på det tidspunkt, hvor der træf-

fes afgørelse i forhold til en aktindsigtsanmodning.

15.4.

Efter § 15, stk. 3, skal journalsystemet indrettes således, at det indeholder op-

lysninger om dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse, samt en kort, te-

matisk angivelse af dokumentets indhold. Den korte, tematiske angivelse vil som

udgangspunkt kunne være det pågældende dokuments eventuelle titel (overskrift).

Derimod vil en ren typebetegnelse ikke være tilstrækkelig, f.eks. brev, notat mv.

I nogle tilfælde kan en artsangivelse – f.eks. borgerhenvendelse eller høringssvar –

dog være tilstrækkelig, hvis sagens indhold er tilstrækkelig præcist afgrænset. Det-

te gælder eksempelvis i en sag, hvor en myndighed har sendt et dokument (f.eks.

udkast til en administrativ forskrift) i høring, og hvor en angivelse af, at der er tale

om et høringssvar eventuelt med en identifikation af, hvem der har afgivet svaret,

vil være tilstrækkelig.

§ 15, stk. 3, indebærer, at journalsystemet i forhold til de interne dokumenter i en-

delig form, der skal journaliseres efter stk. 1, alene skal indeholde en kort, tematisk

angivelse af dokumentets indhold, men derimod ikke oplysninger om datoen for

dokumentets oprettelse mv.

15.5.

§ 15, stk. 4, fastsætter, at pligten til at journalisere efter stk. 1-3 alene gælder

for statslige forvaltningsmyndigheder omfattet af lovens § 2 – dvs. bl.a. ministeri-

elle departementer, underliggende styrelser og direktorater, uafhængige råd og

nævn – samt for kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kom-

munale og regionale centralforvaltning. Journaliseringspligten efter stk. 1-3 gælder

således ikke for kommunale og regionale enheder, der ikke kan henregnes til den

kommunale og regionale centralforvaltning samt for de institutioner mv., der er

omfattet af lovens §§ 3-5.

Udtrykket ”den centrale forvaltning” tager sigte på de adskilte enheder af den

kommunale og regionale forvaltning, i det omfang disse helt eller delvist har til op-

gave at servicere udvalg og kommunalbestyrelse/regionsråd samt varetage den

Myndigheder

omfattet af

journaliserings-

pligten

Krav til

journalsystemet

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

centrale personaleadministration og organisatoriske planlægning vedrørende hele

myndigheden. Disse enheder vil herudover også kunne varetage myndigheds- og

driftsopgaver. Uden for ”den centrale forvaltning” falder herefter organisatorisk

adskilte institutioner og enheder i kommunen/regionen, der hovedsageligt beskæf-

tiger sig med driftsopgaver. Dette omfatter f.eks. daginstitutioner, sygehuse, pleje-

hjem og plejecentre, bosteder efter sociallovgivningen, skoler og andre undervis-

ningsinstitutioner, herunder flere af sådanne institutioner med fælles ledelse.

De forvaltningsmyndigheder, forvaltningsgrene og institutioner mv. omfattet af lo-

vens § 2 og § 3, stk. 1, nr. 1 og 2, der ikke er omfattet af den lovpligtige journalise-

ringsordning, og som udøver traditionel administrativ virksomhed, herunder træf-

fer afgørelser i sager, bør i overensstemmelse med de hidtidige principper om god

forvaltningsskik journalisere ind- og udgående post. Det er forudsat, at de pågæl-

dende institutioner mv. vil modtage vejledning fra de relevante myndigheder om, i

hvilket omfang der skal foretages journalisering efter de nævnte principper. Det er

i den forbindelse ikke nødvendigt, at journaliseringen foretages i et egentligt (elek-

tronisk) journalsystem, men journaliseringen kan også foretages ved, at de pågæl-

dende ind- og udgående dokumenter opbevares manuelt i f.eks. et (fortløbende)

ringbind.

§ 15, stk. 6, fastsætter, at vedkommende minister efter forhandling med justitsmi-

nisteren kan fastsætte regler om, at pligten til at journalisere efter stk. 1 og 2 også

skal gælde for kommunale og regionale enheder, der ikke kan henregnes til den

kommunale og regionale centralforvaltning samt for de institutioner mv., der er

omfattet af lovens §§ 3-5. Denne bestemmelse forudsættes alene anvendt i de til-

fælde, hvor de hensyn, der ligger bag journaliseringspligten, begrunder, at der bør

gælde en sådan pligt for de pågældende selskaber mv. på det enkelte område.

15.6.

Efter § 15, stk. 5, kan vedkommende minister efter forhandling med justits-

ministeren fastsætte regler om helt eller delvist at undtage forvaltningsmyndighe-

der mv. fra journaliseringspligten i henhold til bestemmelsen i § 15. Denne undta-

gelsesadgang forudsættes anvendt restriktivt og som udgangspunkt alene i de til-

fælde, hvor en konkret vurdering fører til, at de hensyn, der ligger bag journalise-

ringspligten, sammenholdt med f.eks. den ressourcemæssige belastning, som plig-

ten vil indebære, ikke begrunder, at der gælder en sådan pligt for forvaltningsmyn-

dighederne m.v. på det pågældende område.

16. Postlister

•

Postlister er fortegnelser over al ind- og udgående post

Der etableres en forsøgsordning med postlister hos visse myndigheder

Forsøgsordning

med

postlister

Undtagelser

16.1.

Efter § 16 kan justitsministeren efter forhandling med vedkommende minis-

ter bestemme, at visse nærmere angivne forvaltningsmyndigheder skal udfærdige

en fortegnelse over dokumenter, der den pågældende dag er modtaget hos eller af-

sendt af myndigheden (postliste). Bestemmelse om at føre postlister for den centra-

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

le forvaltning i kommunerne og regionerne træffes af økonomi- og indenrigsmini-

steren efter forhandling med vedkommende kommune eller region.

§ 16 vil kunne danne grundlag for, at der indføres en pligtmæssig postlisteordning

for alle de forvaltningsmyndigheder, der er omfattet af bestemmelsen. Med henblik

på dels at indhente erfaringer om arbejds- og ressourcebelastningen ved at føre en

postliste inden for det statslige område, dels at indhente erfaringer med hensyn til,

i hvilket omfang en postliste vil blive anvendt af bl.a. medierne for at identificere

sager og dokumenter, der kunne være interesse i at søge om aktindsigt i, er det

imidlertid forudsat, at postlisteordningen først indføres som en forsøgsordning.

Denne forsøgsordning vil være etableret senest den 1. januar 2015.

16.2.

Justitsministeren skal i folketingsåret 2016-2017 fremsætte forslag om revi-

sion af lovens § 16 om postlisteordningen på grundlag af de indhøstede erfaringer

med navnlig forsøgsordningen.

17. Aktiv information

•

De mere centrale forvaltningsmyndigheder har pligt til at offentliggøre in-

formation om deres virksomhed på deres hjemmeside

Den enkelte myndighed skal fastsætte og offentliggøre retningslinjer for

opfyldelsen af denne informationspligt

Typer af infor-

mation

Revision af

postlisteordnin-

gen

17.1.

§ 17 fastsætter en pligt for de mere centrale forvaltningsmyndigheder (se pkt.

17.3 nedenfor om omfattede myndigheder) til at offentliggøre information om de-

res virksomhed. Denne information skal gives på myndighedens hjemmeside på

internettet. Hvis en myndighed omfattet af bestemmelsen mod forventning ikke

måtte have en hjemmeside, følger der dog ikke af bestemmelsen en pligt til at eta-

blere en hjemmeside.

Det beror på en konkret vurdering i forhold til den enkelte myndighed, hvilke op-

lysninger der er omfattet af informationspligten, og der er således overladt et skøn

til den enkelte forvaltningsmyndighed med hensyn til vurderingen af, hvilken in-

formation der skal gives på hjemmesiden.

Der kan dog som eksempler på information, der umiddelbart kan tænkes meddelt

på hjemmesiden, bl.a. nævnes information om myndighedens organisatoriske for-

hold (forretningsorden, organisationsdiagram mv.) og økonomiske forhold (navnlig

vedtagne budgetter og årsregnskaber).

Derudover kan nævnes information om myndighedens eksterne og interne målsæt-

ninger og lignende, f.eks. eventuelt fastsatte værdi- og servicemål, løn-, personale-

og trivselspolitik samt eventuelle resultatkontrakter med underliggende myndighe-

der.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Herudover kan nævnes information om eventuelle politiske aftaler samt handlings-

planer for et bestemt område og lignende, herunder opfølgninger på sådanne afta-

ler og planer. Desuden kan nævnes information om eventuelle generelle redegørel-

ser, analyser og rapporter om områder, der hører under myndighedens ressort samt

eventuelle årsberetninger og statistiske oplysninger om myndighedens virksomhed.

Endvidere kan nævnes information om de opgaver, myndigheden varetager, samt

information om de væsentligste love og administrative forskrifter (bekendtgørelser,

cirkulærer og vejledninger mv.), der regulerer myndighedens opgavevaretagelse.

Information om det nævnte regelsæt kan gives ved, at myndigheden på hjemmesi-

den etablerer et link til reglerne.

Desuden kan nævnes dokumenter omfattet af retten til aktindsigt efter lovens § 26,

nr. 5, dvs. dokumenter, der indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på

bestemte sagsområder, der hører under den pågældende forvaltningsmyndighed

(praksisoversigter).

Herudover kan nævnes dagsordener med bilagsfortegnelser og mødereferater ved

politiske organer i kommunerne og regionerne.

I det omfang myndigheden har nedsat råd, nævn eller udvalg, kan information om

disse organers forretningsorden, opgaver, sammensætning mv. også offentliggøres

på hjemmesiden, eventuelt ved et link til det pågældende nævns eller råds hjemme-

side. Endvidere kan der på hjemmesiden for de enkelte nævn, råd mv. gives infor-

mation om eventuelle dagsordner med bilagsfortegnelser samt oplysninger om mø-

dedatoer mv.

Endelig kan nævnes retningslinjer om aktiv informationspligt omfattet af § 17,

stk. 2, jf. pkt. 17.2 nedenfor.

De nævnte eksempler på information, der kan tænkes offentliggjort på forvalt-

ningsmyndighedernes hjemmesider, er ikke udtømmende, og der kan – i lyset af

variationen af myndigheder og den information, de er i besiddelse af – tænkes of-

fentliggjort anden form for information, ligesom det kan tænkes, at den enkelte

forvaltningsmyndighed ikke offentliggør al den information, der er nævnt ovenfor.

Den enkelte forvaltningsmyndighed skal i forbindelse med informationsvirksom-

heden efter § 17, stk. 1, være særlig opmærksom på, at der ikke offentliggøres do-

kumenter, der indeholder fortrolige oplysninger, herunder følsomme personoplys-

ninger.

17.2.

Efter § 17, stk. 2, skal en forvaltningsmyndighed fastsætte retningslinjer ved-

rørende den aktive informationspligt, der følger af stk. 1. Indholdet af disse ret-

ningslinjer – der som nævnt bør offentliggøres på hjemmesiden – vil afhænge af

karakteren af den enkelte myndighed og de opgaver, den varetager.

Myndigheden

skal fastsætte ret-

nings-linjer

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

17.3.

§ 17, stk. 3, fastsætter, at den aktive informationspligt gælder for ministeriel-

le departementer samt underliggende styrelser og direktorater, uafhængige nævn

og råd samt den centrale forvaltning i kommunerne og regionerne. Om udtrykket

”den centrale forvaltning” henvises til pkt. 15.5 ovenfor

Myndigheder

omfattet af

informationsplig-

ten

Information om et nævns eller råds virksomhed mv. kan i øvrigt gives på den ned-

sættende myndigheds hjemmeside på internettet. Dette kan navnlig være relevant i

forhold til mindre nævn eller råd, og en sådan information vil opfylde den aktive

informationspligt, der følger af stk. 3.

18. Offentlighedsportal

•

Offentlighedsportalen er en hjemmeside, som indeholder relevant materiale

om adgangen til aktindsigt.

Portalen etable-

res i tilknytning

til

Retsinformation

Portalen etableres i tilknytning til Retsinformation.dk og ajourføres løbende af Ju-

stitsministeriet.

18.2.

Portalen indeholder for det første love og administrative forskrifter om ad-

gangen til aktindsigt hos forvaltningsmyndigheder, herunder offentlighedsloven,

forvaltningsloven, miljøoplysningsloven og de tilknyttede administrative forskrif-

ter (bekendtgørelser og vejledninger).

Desuden indeholder portalen regler i særlovgivningen, der indebærer undtagelser

fra retten til aktindsigt, samt bestemmelser, der har karakter af særlige tavsheds-

pligtbestemmelser omfattet af lovens § 35.

Portalen indeholder endvidere fremsatte lovforslag om adgangen til aktindsigt hos

forvaltningsmyndigheder, dvs. forslag til ændringer af gældende love om aktind-

sigt hos forvaltningsmyndighederne samt fremsatte forslag til nye bestemmelser

om en sådan adgang.

Herudover indeholder portalen Folketingets Ombudsmands udtalelser med mere

principielle betragtninger om adgangen til aktindsigt hos forvaltningsmyndigheder,

dvs. de realitetsudtalelser, der vedrører de almindelige forvaltningsretlige regelsæt,

som f.eks. offentlighedsloven, forvaltningsloven mv. Det samme gælder de kom-

munale og regionale tilsynsmyndigheders realitetsudtalelser om aktindsigt hos de

kommunale og regionale forvaltningsmyndigheder og domme om aktindsigt hos

Portalens indhold

18.1.

Efter § 18 skal der på internettet føres en portal (en hjemmeside), der inde-

holder forskellige former for informationer om aktindsigt hos forvaltningsmyndig-

heder.

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

forvaltningsmyndigheder i det omfang, dommene optrykkes i Ugeskrift for Rets-

væsen.

Justitsministeriet, den 19. december 2013

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Bilag 1

Skematisk oversigt over lovens anvendelsesområde:

Hvilke af lo-

vens bestem-

melser gæl-

der?

Alle

Hvilken del af Kan ændres

virksomheden ved bekendt-

er omfattet? gørelse?

Al virksom-

hed

Al virksom-

hed

Al virksom-

hed

Nej

Myndigheder inden for den offentlige

forvaltning, jf. § 2

Selvejende institutioner, foreninger, fon- Ikke §§ 11 og

de mv., der er oprettet ved lov eller i

12 og §§

henhold til lov, jf. § 3, stk. 1, nr. 1

15-17

Selvejende institutioner, foreninger, fon- Ikke §§ 11 og

de mv. oprettet på privatretligt grundlag, 12 og §§

som udøver offentlig virksomhed af me- 15-17

re omfattende karakter og er undergivet

intensiv offentlig regulering mv., jf. § 3,

stk. 1, nr. 2

KL og Danske Regioner, jf. § 3, stk. 1, Ikke §§ 11 og

nr. 3

12 og §§

15-17

Elforsyningsvirksomheder, der produce- Ikke §§ 11 og

rer, transmitterer eller distribuerer elek- 12 og §§

tricitet ved spænding på 500 V eller der- 15-17

over, jf. § 3, stk. 2, nr. 1

Selskaber, institutioner, foreninger mv., Ikke §§ 11 og

der driver naturgasforsyningsvirksom- 12 og §§

hed, jf. § 3, stk. 2, nr. 2

15-17

Kollektive varmeforsyningsanlæg, som Ikke §§ 11 og

er omfattet af varmeforsyningsloven og 12 og §§

har en kapacitet på mere end 10 MJ/s, jf. 15-17

§ 3, stk. 2, nr. 3

Selskaber, hvis mere end 75 pct. af ejer- Ikke §§ 11 og

andelene tilhører danske offentlige myn- 12 og §§

digheder (dog ikke børsnoterede selska- 15-17

ber og disses datterselskaber). jf. § 4,

stk. 1

Selskaber, institutioner, personligt ejede Ikke §§ 11 og

virksomheder, foreninger mv., der ved 12 og §§

eller i henhold til lov har fået tillagt be- 15-17

føjelse til at træffe afgørelser på statens,

en regions eller en kommunes vegne, jf.

§ 5, stk. 1

Selskaber, institutioner, foreninger mv., Ingen

hvis udgifter overvejende dækkes af of-

fentlige midler

Nej

Al virksom-

hed

Al virksom-

hed

Nej

Al virksom-

hed

Al virksom-

hed

Nej

Al virksom-

hed

Nærmere an-

givne selska-

ber kan undta-

ges, jf. § 4,

stk. 2

Kun den på- Nærmere an-

gældende af- givne selska-

gørelsesvirk- ber mv. kan

somhed

undtages, jf. §

5, stk. 2

Loven kan

helt eller del-

vist sættes i

100

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Virksomheder mv., som det er overladt Ingen

at udføre opgaver, som efter lovgivnin-

(dog krav om

gen påhviler det offentlige

opfølgende

oplysninger,

jf. § 6)

kraft, jf. § 5,

stk. 3

Nej

101

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Bilag 2

Eksempler på dokumenter, som vil kunne undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 24,

stk. 1:

En underordnet myndighed udarbejder til brug for vedkommende minister et lovudkast. Dette

udkast vil – også efter en eventuel fremsættelse af det pågældende lovforslag for Folketinget,

jf. § 20 – være undtaget fra aktindsigt efter § 24, stk. 1.

2. En underordnet myndighed udarbejder til brug for vedkommende minister et udkast til besva-

relse af et folketingsspørgsmål. Det pågældende udkast til besvarelse af folketingsspørgsmål

vil kunne undtages fra aktindsigt efter § 24, stk. 1. Det samme vil gælde, hvor det er den

overordnede myndighed, der anmoder om en underordnet myndigheds eventuelle bemærk-

ninger til et udkast til et folketingssvar.

3. Et politisk spørgsmål skal drøftes i Folketinget, og et ministeriums departement anmoder en

underordnet myndighed om at udarbejde et notat til brug for f.eks. ministerens overvejelser

af, hvilket standpunkt ministeren bør indtage i forhold til det omhandlede spørgsmål. Notatet

vil kunne undtages fra aktindsigt efter § 24, stk. 1.

Et ministeriums departement anmoder en underordnet styrelse om til brug for ministerens

overvejelser om at ændre en bekendtgørelse at udarbejde et notat om fordele og ulemper ved

at foretage en ændring af bekendtgørelsen. Notatet vil kunne undtages fra aktindsigt efter

§ 24, stk. 1.

5. En minister anmoder sine embedsmænd om at spørge en underordnet myndighed, om den har

bemærkninger til et udkast til en pressemeddelelse. Det pågældende udkast vil kunne undta-

ges fra aktindsigt efter § 24, stk. 1.

6. Statsministeren anmoder andre ministre om bidrag til brug for udarbejdelsen af statsministe-

rens tale i Folketinget f.eks. i forbindelse med Folketingets åbning eller af statsministerens

nytårstale eller til brug for pressemøder eller lignende. De dokumenter, der i den forbindelse

udveksles mellem Statsministeriet og de andre ministerier, vil kunne undtages fra aktindsigt

efter § 24, stk. 1.

7. Justitsministeriet anmoder til brug for justitsministerens besvarelse af en forespørgselsdebat

eller et samråd i Folketinget Finansministeriet om udkast til ”talepinde” eller ”beredskabsta-

lepunkter”. Finansministeriets udkast hertil vil kunne undtages fra aktindsigt efter § 24, stk.

8. Kirkeministeriet anmoder til brug for ministeriets udarbejdelse af besvarelse af et folketings-

spørgsmål, der er rettet til kirkeministeren, en række andre ministerier om bidrag til besvarel-

sen. De bidrag, som de enkelte ministerier herefter udarbejder til brug for kirkeministerens

besvarelse af spørgsmålet, vil være omfattet af § 24, stk. 1.

9. Notater, redegørelser og udtalelser, der udveksles mellem ministerier samt mellem underord-

nede myndigheder i forbindelse med udarbejdelse af udkast til regeringsinitiativer, som f.eks.

nye handlingsplaner, vil være omfattet af § 24, stk. 1.

102

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

10. Dokumenter udarbejdet til brug for møder mellem ministre, både formelle møder som f.eks. i

Regeringens Koordinationsudvalg og uformelle møder mellem to eller flere ministre, der ud-

veksles mellem ministerier samt mellem underordnede myndigheder, vil være omfattet af §

24, stk. 1.

For alle dokumenter omfattet af offentlighedslovens § 24, stk. 1, gælder, at relevante oplysninger om

sagens faktiske grundlag og oplysninger om eksterne faglige vurderinger samt (i visse sager) om in-

terne faglige vurderinger i endelig form vil skulle udleveres efter lovens almindelige regler, jf. §§ 28

og 29. Der henvises i den forbindelse til vejledningens pkt. 7.

Interne faglige vurderinger vil dog ikke skulle udleveres, hvis det pågældende dokument er udarbej-

det til brug for ministerrådgivning (eller rådgivning af formandskabet for KL eller Danske Regioner),

jf. § 29, stk. 1, 2. pkt. Der henvises i den forbindelse til vejledningens pkt. 7.2.8 (og 7.2.9).

Der kan i øvrigt mere generelt henvises til Justitsministeriets besvarelser af spørgsmål nr. 21,

24, 29, 31, 33, 70 og 198 fra Folketingets Retsudvalg vedrørende lovforslaget (L 144 af 7. fe-

bruar 2013), hvor anvendelsesområdet for bestemmelsen i § 24, stk. 1, også er illustreret. De

pågældende besvarelser (og de bilag, der henvises til i spørgsmålene) kan bl.a. findes på Fol-

ketingets hjemmeside.

103

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Bilag 3

Skematisk oversigt over de retlige konsekvenser af, at et ministerbetjeningsdokument videresendes

eller videreanvendes af henholdsvis den myndighed, der har udfærdiget dokumentet, og den myn-

dighed, der har modtaget det:

Udfærdigende

myndighed

Modtagende myndighed

(den myndighed, der har modta-

get ministerbetjeningsdokumen-

tet,

(den myndighed, der har udar-

bejdet ministerbetjeningsdoku-

mentet, f.eks. en

f.eks. et ministeriums departe-

ment)

ministeriel styrelse)

Anvender ministerbetjeningsdo- Dokumentet mister ikke sin in- Dokumentet mister sin

kumentet

terne karakter

interne karakter

i en anden intern

sammenhæng, f.eks. i forbindelse

med behandlingen af en

konkret afgørelsessag

Anvender ministerbetjeningsdo- Dokumentet mister ikke sin in- Dokumentet mister ikke sin in-

kumentet

terne karakter

i en anden intern

ministerbetjeningssammenhæng

Afgiver ministerbetjeningsdoku- Dokumentet mister ikke sin in- Dokumentet mister ikke sin in-

mentet

terne karakter

til en anden myndighed i forbin-

delse med en anden sag om mini-

sterbetjening

Afgiver ministerbetjeningsdoku- Dokumentet mister sin

mentet til udenforstående i andre

tilfælde end i forbindelse med en interne karakter

anden sag om ministerbetjening

Dokumentet mister sin

interne karakter

104

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Bilag 4

Eksempler på dokumenter, som henholdsvis vil og ikke vil kunne undtages fra aktindsigt efter of-

fentlighedslovens § 27, nr. 2:

1. En ministersekretær udarbejder et udkast til dagsorden for et møde med regeringspartiernes ordfø-

rere og ministeren, hvor en række lovforslag skal drøftes. Efter anmodning fra ministeren sender

ministersekretæren dagsordenen ud til de pågældende ordførere. Dagsordenen vil være omfattet af

§ 27, nr. 2.

Mødemateriale, som er udarbejdet med henblik på udlevering til ordførerne, vil (tillige) være om-

fattet af bestemmelsen. Hvis der udsendes materiale, som er udarbejdet i anden sammenhæng end

med henblik på udveksling mellem en minister og et folketingsmedlem, vil materialet ikke være

omfattet af bestemmelsen.

2. Med henblik på udlevering til en ordfører udarbejder et ministerium et notat om en specifik pro-

blemstilling, som den pågældende ordfører har peget på under de politiske drøftelser om et kom-

mende lovforslag. Notatet udleveres til ordføreren. Notatet vil være omfattet af § 27, nr. 2.

Havde notatet, der sendes til ordføreren, været udarbejdet i en anden sammenhæng, f.eks. fordi

problemstillingen havde været rejst over for ministeriet af en brancheorganisation på et tidligere

tidspunkt, ville det ikke være omfattet af bestemmelsen.

3. Et ministerium udarbejder en række ”talepinde” eller ”beredskabstalepunkter” om en politisk

handlingsplan med henblik på, at både ministeren og regeringsordførere kan anvende dem i for-

bindelse med interviews mv. Materialet sendes efter aftale med ministeren til de pågældende ord-

førere. Materialet vil være omfattet af § 27, nr. 2.

Havde materialet ikke vedrørt en sag om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces, men

f.eks. ”presseberedskab” i forhold til en konkret afgørelsessag, ville det ikke være omfattet af be-

stemmelsen.

For alle dokumenter omfattet af offentlighedslovens § 27, nr. 2, gælder, at relevante oplysninger om

sagens faktiske grundlag og oplysninger om eksterne faglige vurderinger samt under nærmere om-

stændigheder om interne faglige vurderinger i endelig form vil skulle udleveres efter lovens alminde-

lige regler, jf. §§ 28 og 29. Der henvises i den forbindelse til vejledningens pkt. 7.

Der kan i øvrigt mere generelt henvises til Justitsministeriets besvarelse af spørgsmål nr. 25

fra Folketingets Retsudvalg vedrørende lovforslaget (L 144 af 7. februar 2013), hvor anven-

delsesområdet for bestemmelsen i § 27, nr. 2, også er illustreret. Den pågældende besvarelse

(og det bilag, der henvises til i spørgsmålet) kan bl.a. findes på Folketingets hjemmeside.

105

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Bilag 5

Eksempler på ekstraheringspligtige oplysninger:

Eksempel 1:

Justitsministeriets Færdselskontor har fra Rigspolitiet tidligere modtaget et kort notat om, hvordan

indsatsen mod ulovlig knallertkørsel i byerne kan styrkes. Det pågældende notat bliver efterfølgende

anvendt i forbindelse med Færdselskontorets arbejde med regeringens handlingsplan ”Tryghed i

byernes boligområder”. Rigspolitiets notat, som er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens §

24, stk. 1, er sålydende:

”Justitsministeriet har anmodet Rigspolitiet om at vurdere, hvordan indsatsen mod ulovlig

knallertkørsel i byerne kan styrkes. Rigspolitiets anbefaling fremgår af dette notat.

Rigspolitiet bemærker indledningsvist, at begrebet ”ulovlig knallertkørsel” juridisk set om-

fatter såvel kørsel, som indebærer en eller flere overtrædelser af færdselslovens regler om

adfærd (f.eks. kørsel uden hjelm, spirituskørsel mv.), og kørsel med en knallert, som ikke

overholder lovgivningens krav til indretning mv. (f.eks. hastighedsbegrænsning, støjgrænser

mv.).

Rigspolitiet har på baggrund af Justitsministeriets anmodning foretaget en høring af Kø-

benhavns Politi, som har oplyst, at der i politikredsen for så vidt angår knallertkørere inden

for de seneste 5 år er sket et fald i både antallet af overtrædelser af færdselslovens regler

om adfærd og i antallet af konstaterede overtrædelser af lovgivningens krav til indretning

mv.

Ulykkesstatistikkerne viser også, at antallet af trafikulykker, hvor knallerter er involveret,

på landsplan er faldet markant de seneste 5 år.

Rigspolitiet har fra den private organisation NoiceWatch, som har stor ekspertise på netop

dette område, modtaget en rapport, hvori det anføres, at støjen fra ulovligt indrettede knal-

lerter i København er steget med ca. 15 pct. de seneste 10 år, og at støjen fra knallerter nu

ligger blandt de fem faktorer, som skaber mest utryghed i boligområder på ydre Nørrebro.

Det er desuden vurderingen fra NoiceWatch, at støjen fra knallerter i den nærmeste fremtid

vil ligge blandt de tre mest utryghedsskabende faktorer i de pågældende boligområder.

Det er Rigspolitiets Færdselsafdelings vurdering, at antallet af knallertkørere generelt

vil falde markant i løbet af de kommende år. Vurderingen er baseret på en fremskriv-

ning af den generelle udvikling i den danske befolknings valg af transportmiddel igen-

nem de seneste 30 år. Problemerne forbundet med ulovlig knallertkørsel må på den

baggrund – alt andet lige – også antages at aftage med tiden.

Det er imidlertid også Færdselsafdelingens vurdering, at problemet med larmende

knallerter i byerne vil tage til de kommende år, idet det skønnes, at antallet af unge

mænd under 18 år i den danske befolkning vil øges markant frem til 2025.

Det er ifølge

Kriminalregistret denne persongruppe, som oftest sigtes for kørsel med knallerter, der ikke

overholder lovgivningens krav til indretning mv., herunder støjgrænser.

106

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

På den baggrund skal Rigspolitiet indstille, at en styrket indsats mod ulovlig knallertkørsel i

byerne rettes mod ulovligt indrettede knallerter frem for overtrædelser af færdselslovens

regler om adfærd.

Hvis en sådan styrket indsats skal kunne medføre en målbar effekt, vil det kræve en endnu

ikke opgjort ressourcetilførsel til denne indsats, herunder til anskaffelse af nyt måleudstyr. ”

Emnet kommer med i den færdige og offentliggjorte handlingsplan.

Det, som er skrevet med almindelig skrift, vil ikke skulle ekstraheres og udleveres.

Det med

kursiv

markerede vil skulle ekstraheres og udleveres efter offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1.

pkt., idet der er tale om oplysninger om en sags faktiske grundlag, som er relevante for sagen.

Det med understreg markerede vil skulle ekstraheres og udleveres efter § 28, stk. 1, 2. pkt., idet der er

tale om eksterne faglige vurderinger, der er relevante for sagen.

Det med

fed

markerede vil skulle ekstraheres og udleveres efter § 29, stk. 1, 1. pkt., når handlingspla-

nen er offentliggjort (men ikke før), idet der er tale om Rigspolitiets interne faglige vurderinger i en-

delig form (som ikke indgår i et dokument, der er udarbejdet til brug for ministerrådgivning, jf. § 29,

stk. 1, 2. pkt.).

Eksempel 2

Regeringen ønsker at tage et politisk initiativ i forhold til at bekæmpe en bestemt form for kriminali-

tet.

Justitsministeriets departement anmoder – med henblik på udarbejdelse af en indstilling til regerin-

gens Økonomiudvalg – Rigsadvokaten om at pege på tre forskellige modeller, som lever op til rege-

ringens ønsker til initiativet.

Rigsadvokaten udarbejder i den forbindelse et notat, som beskriver tre forskellige løsningsmodeller,

og som indeholder Rigsadvokatens vurderinger af, i hvilket omfang de enkelte modeller vil kunne

opfylde den ønskede målsætning. Alle tre modeller forudsætter lovændringer.

Rigsadvokaten sender sit notat til Justitsministeriets departement. Notatet mister ikke herved sin in-

terne karakter, idet det udveksles med departementet som led i ministerbetjening, jf. § 24, stk. 1.

Justitsministeriets departement udarbejder et indstillingspapir (et såkaldt ”cover”) til Økonomiudval-

get med henblik på, at Økonomiudvalget skal tage stilling til, hvilken af de tre løsningsmodeller, der

skal arbejdes videre med. Coveret indeholder bl.a. en gengivelse af Rigsadvokatens vurderinger af de

tre modeller. Økonomiudvalget peger på den første model, og der udarbejdes efterfølgende et lovfor-

slag herudfra.

Efter lovforslagets fremsættelse anmoder en journalist Justitsministeriets departement om aktindsigt i

Rigsadvokatens notat i sagen.

107

TRU, Alm.del - 2016-17 - Bilag 100: Henvendelse af 7/12-16 vedrørende Banedanmark, fra Jesper Ravn

Notatet vil være undtaget fra aktindsigt, da det (også efter forelæggelsen for Økonomiudvalget) som

nævnt fortsat betragtes som et internt dokument. Der vil dog skulle ske udlevering af oplysningerne i

notatet i det omfang, dette følger af ekstraheringsreglen i § 28, stk. 1.

Rigsadvokatens vurderinger af de tre løsningsmodeller må anses for interne faglige vurderinger i en-

delig form (der indgår i en sag om lovgivning). Der vil imidlertid ikke være pligt til at udlevere op-

lysningerne herom efter § 29.

Det skyldes i forhold til Rigsadvokatens vurderinger angående den første (og valgte) løsningsmodel,

at notatet er udarbejdet med henblik på at skulle tjene som grundlag for den direkte ministerrådgiv-

ning. Det er i den forbindelse ikke afgørende, om de endelige faglige vurderinger i notatet fra Rigsad-

vokaten gengives i selve coveret, eller om notatet fra Rigsadvokaten forelægges for Økonomiudval-

get (som bilag til coveret).

Rigsadvokatens vurderinger angående den anden og den tredje (forkastede) løsningsmodel er ikke

omfattede af ekstraheringspligten i § 29, allerede fordi der er tale om vurderinger, der knytter sig til

den (tidligere) del af overvejelserne om et lovforslag, som ikke medtages i det fremsatte lovforslag.

Der kan i øvrigt mere generelt henvises til Justitsministeriets besvarelser af

spørgsmål nr. 19, 21, 25, 29, 31, 33, 70 og 136 fra Folketingets Retsudvalg vedrø-

rende lovforslaget (L 144 af 7. februar 2013), hvor anvendelsesområdet for be-

stemmelserne i § 28, stk. 1, og § 29 også er illustreret. De pågældende besvarelser

(og de bilag, der henvises til i spørgsmålene) kan bl.a. findes på Folketingets

hjemmeside.

108