L 139 - 2015-16 - Endeligt svar på spørgsmål 7: Spm., om ministeren vil oplyse, om DIIS har bidraget med svar på L 139 - spørgsmål 5 om ekstra rejsetid i forbindelse med en udflytning af DIIS, og om ministeren i så fald vil fremsende DIIS' bidrag til svar, til udenrigsministeren

Udenrigsudvalget 2015-16
L 139
Offentligt

Udenrigsministeriet

Direktions- og Kommunikationssekretariatet

Att. Dorte Bryde Mikkelsen

Sendt pr. mail:

[email protected]

Dato

J.nr.

17. marts 2016

301.20/31188

Input til besvarelse af URU-spørgsmål vedr. L 139

Dansk Institut for Internationale Studier (DIIS) er i mail fra UM den 10. marts 2016 blevet anmo-

det om at bidrage til besvarelsen af en række spørgsmål fra Udenrigsudvalget vedr. L 139 (for-

slag til lov om ændring af lov om DIIS).

Besvarelsen af flere af spørgsmålene har krævet data, som DIIS normalt ikke registrerer eller

indsamler systematisk, og DIIS har derfor måtte anmode samtlige medarbejdere om at gennemgå

deres kalendere, bilag og hukommelse vedr. 2015 for at kunne besvare disse spørgsmål i en

intern webbaseret survey. Grundet den korte svarfrist, der faldt sammen med en stor årlig konfe-

rence i USA med deltagelse af mange af DIIS’ forskere, har DIIS ikke haft mulighed for at få til-

bagemeldinger fra samtlige forskere i tide. I alt 64 ud af 82 medarbejdere (ekskl. studenter) har

besvaret surveyen inden for de 48 timer, den blev gennemført i. DIIS har valgt kun at benytte de

indkomne tal frem for at foretage forholdsmæssige opskrivninger af disse, selvom dette ville give

mere retvisende tal. De reelle antal møder, seminarer mv., som DIIS’ forskere samlet set har

deltaget i i 2015, ligger således noget over tallene angivet i svarene nedenfor.

1. Hvor stor en del af DIIS’ primære brugere og samarbejdspartnere, der har hjemsted i

henholdsvis Hovedstadsområdet og Aarhus/Østjylland

DIIS anslår pba. tilbagemeldingerne i den interne survey om møder i 2015 med institut-

tets primære brugere og samarbejdspartnere (se bilag 1) med hjemsted i hhv. Hoved-

stadsområdet og Aarhus/Østjylland, at 98 % har hjemsted i Hovedstadsområdet, mens de

resterende 2 % har hjemsted i Aarhus/Østjylland.

Denne store forskel bunder i, at der i Hovedstadsområdet ligger ministerier, styrelser og

tjenester, udenlandske ambassader, NGO’er, konsulentfirmaer samt en håndfuld

universiteter, mens der i Aarhus/Østjylland kun ligger et enkelt universitet samt kun

enkelte NGO’er og konsulentfirmaer inden for DIIS’ virkefelt.

DIIS har naturligvis også samarbejdspartnere i andre dele af landet, bl.a. i form af

forskningssamarbejde med Syddansk Universitet (primært Odense) og Aalborg Universitet.

2. Hvor mange fysiske møder DIIS afholder på årlig basis med sine primære brugere og

samarbejdspartnere

De 64 medarbejdere, der har besvaret surveyen, har i 2015 haft 2.628 fysiske møder

med instituttets primære brugere og samarbejdspartnere.

L 139 - 2015-16 - Endeligt svar på spørgsmål 7: Spm., om ministeren vil oplyse, om DIIS har bidraget med svar på L 139 - spørgsmål 5 om ekstra rejsetid i forbindelse med en udflytning af DIIS, og om ministeren i så fald vil fremsende DIIS' bidrag til svar, til udenrigsministeren

3. Hvor mange høringer, seminarer m.m. DIIS afholder på årlig basis, hvor de primære

brugere, samarbejdspartnere og udenlandske gæster udgør hovedparten af

deltagerkredsen

DIIS har de seneste tre år i gennemsnit afholdt 95 konferencer, workshops og seminarer

pr. år, hvoraf langt de fleste har været åbne for offentligheden med tilmelding på DIIS’

hjemmeside. Langt hovedparten af deltagerkredsen til disse arrangementer udgøres af

instituttets primære brugere og samarbejdspartnere samt udenlandske gæster.

4. Hvor mange udenlandske eksperter/samarbejdspartnere DIIS har besøg af/holder møde

med i løbet af et år i Danmark

De 64 medarbejdere, der har besvaret surveyen, har i 2015 holdt møde med 714

udenlandske eksperter/samarbejdspartnere, hvoraf omtrent halvdelen af disse møder –

dvs. ca. 360 – anslås at have fundet sted i Danmark.

Hertil kommer, at DIIS i 2015 havde 176 udenlandske eksperter som talere til instituttets

arrangementer.

Det samlede antal møder og besøg af udenlandske samarbejdspartnere anslås derfor til

ca. 540 i 2015.

5. Hvor mange udlandsrejser DIIS’ medarbejdere samlet set foretager på et år?

De 64 medarbejdere, der har besvaret surveyen, har i 2015 foretaget 278 udlandsrejser.

Dette tal omfatter ikke de rejser, som DIIS har bestilt for udenlandske gæstetalere til

instituttets arrangementer.

Hertil vurderer DIIS, at instituttet ydermere kan assistere UM i besvarelsen af spørgsmål 5, bullet

6. Hvor meget ekstra rejsetid DIIS’ medarbejdere vil skulle anvende ved en udflytning, hvis

medarbejderne skal fastholde fysiske møder på samme niveau som i dag med de

primære brugere og samarbejdspartnere?

Hvis DIIS’ medarbejdere ville skulle fastholde fysiske møder med sine primære brugere og

samarbejdspartnere på samme niveau som i 2015, anslås det pba. surveyen, at ca.

1.900 møder i København vil betyde en ekstra rejsetid på ca. 11.400 timer (ved 3 timers

transport hver vej mellem Aarhus og København H), svarende til 1.540 arbejdsdage (7

årsværk).

Oven i dette kan man lægge den ekstra rejsetid forbundet med DIIS-medarbejdernes

udlandsrejser, som ved et uændret niveau ift. i 2015 anslås til ca. 1.950 timer (ved 3�½

times transport hver vej mellem Aarhus og Kastrup Lufthavn), svarende til ca. 260

arbejdsdage (1,2 årsværk). Et mindre antal af rejserne vil formentlig kunne initieres i

Aarhus eller Billund lufthavn uden at betyde ekstra rejsetid.

Den ekstra rejsetid pr. år kan således opgøres til i alt 1.800 arbejdsdage (8,2 årsværk),

og hvis ikke instituttets aktivitetsniveau skal reduceres som følge af en flytning, må

instituttet kompenseres på anden vis for at tage højde for denne spildtid. Hertil kommer

de ekstra udgifter til rejser og relaterede omkostninger, som må antages at udgøre et

anseeligt beløb hvert år.

For instituttets 540 udenlandske gæster anslås den ekstra rejsetid at udgøre ca. 3.800

timer, svarende til 510 dage (2,3 årsværk), og DIIS kan være bekymret for, om gæsterne

har lyst til og mulighed for at bruge denne ekstra rejsetid for at besøge DIIS.

Med venlig hilsen

Nanna Hvidt

Direktør

Bilag:

1) Metode og definitioner

BILAG 1: METODE OG DEFINITIONER

DIIS har i besvarelsen af spørgsmålene anvendt følgende metode og definitioner:

DIIS har til indsamling af data udarbejdet en intern webbaseret survey, som er sendt ud til alle

DIIS’ medarbejdere. 64 ud af instituttets 82 medarbejdere (ekskl. studenter) nåede at udfylde

surveyen inden for de 48 timer, den var tilgængelig. Af disse var 49 forskningsmedarbejdere,

mens de øvrige 15 var fra ledelse, administration og øvrige støttefunktioner.

Alle besvarelser i surveyen er baseret på data for 2015, og grundet den korte tidsfrist vil der i

nogle tilfælde være tale om skøn foretaget af den enkelte. Instruksen til medarbejderne har

været, at man skulle undlade at medregne møder, hvis man var i tvivl, om de opfyldt kriterierne.

I besvarelsen af spørgsmål 3 er der benyttet et gennemsnit for antallet af konferencer, workshops

og seminarer i de seneste tre år (2013-2015). Niveauer for disse aktiviteter er angivet i DIIS’

årsrapporter for de tre år.

I besvarelsen af spørgsmål 4 er DIIS’ konferenceadministrationssystem blevet gennemgået vedr.

udenlandske talere ved instituttets arrangementer (konferencer, workshops og seminarer) i

2015.

Geografiske definitioner:



Hovedstadsområdet:

”HT-området” (hvor S-toget og Metro kører) samt Roskilde



Aarhus/Østjylland:

Aarhus samt Randers, Silkeborg, Horsens, Skanderborg, Odder

Samarbejdspartnere og primære brugere:



Udenrigsministeriet og Forsvarsministeriet



Øvrige offentlige myndigheder (ministerier, styrelser, tjenester, kommuner mv.)



Danske universiteter, forskningsinstitutioner og tænketanke



Udenlandske universiteter, forskningsinstitutioner og tænketanke



Udenlandske ambassader og myndigheder samt internationale organisationer



Medier i ind- og udland (trykte og elektroniske)



NGO’er og interesseorganisationer



Private virksomheder (inkl. konsulentfirmaer)



Studerende