REU, Alm.del - 2015-16 - Endeligt svar på spørgsmål 453: Spm. om, hvilke initiativer regeringen vil iværksætte for at forkorte sagsbehandlingstiden for ansøgninger om aktindsigt i Justitsministeriet, til justitsministeren

Retsudvalget 2015-16
REU Alm.del
Offentligt

Folketingets Ombudsmand

Gammeltorv 22

1457 København K

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

31. marts 2016

Forvaltningsretskontoret

Stine Maria Tolstrup

Christensen

2016-008-0035

1906846

Folketingets Ombudsmands dok.nr. 16/00149-1/JV

Folketingets Ombudsmand har ved brev af 18. januar 2016 til

Justitsministeriet oplyst, at ombudsmanden på grund af de hidtidige

erfaringer ved behandlingen af klager over Justitsministeriets departements

sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt i 1. instans har besluttet at

indlede en generel undersøgelse af spørgsmålet.

Ombudsmanden har på den baggrund anmodet Justitsministeriet om en

udtalelse. Ombudsmanden har i den forbindelse anmodet om en oversigt

over de sager, som ministeriet har afsluttet i 2. halvår 2015, og om at

oplyse den samlede sagsbehandlingstid opgjort i arbejdsdage for hver sag.

Ombudsmanden har endvidere anmodet Justitsministeriet om en oversigt

over ministeriets verserende aktindsigtssager og om at oplyse den aktuelle

”liggetid” opgjort i antal arbejdsdage på tidspunktet for ministeriets

afgivelse af udtalelsen eller på det senest mulige tidspunkt forud for dette.

Herudover har ombudsmanden anmodet Justitsministeriet om at oplyse,

om der er fastsat interne målsætninger for ministeriets sagsbehandlingstid i

aktindsigtssager og om i givet fald at redegøre herfor.

Ombudsmanden har endelig anmodet Justitsministeriet om at redegøre for,

hvilke tiltag der eventuelt er iværksat eller planlægges iværksat med

henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager.

Justitsministeriet skal i den anledning udtale følgende:

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

Telefon 7226 8400

Telefax 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

REU, Alm.del - 2015-16 - Endeligt svar på spørgsmål 453: Spm. om, hvilke initiativer regeringen vil iværksætte for at forkorte sagsbehandlingstiden for ansøgninger om aktindsigt i Justitsministeriet, til justitsministeren

Der vedlægges en oversigt over de sager, som ministeriet har afsluttet i

2. halvår 2015 med angivelse af den samlede sagsbehandlingstid opgjort i

arbejdsdage for hver sag. Ud over opgørelsen af sagsbehandlingstiden for

hver enkelt sag har Justitsministeriet beregnet den gennemsnitlige

sagsbehandligstid for de afsluttede sager samt den gennemsnitlige

sagsbehandlingstid uden de henholdsvis 5, 10 og 25 pct. sager, der har

længst sagsbehandlingstid. Justitsministeriet har endvidere opgjort antallet

af sager, der er afsluttet inden for 7 arbejdsdage.

Det skal i øvrigt oplyses, at Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet

i sommeren 2015 overtog behandlingen af de aktindsigtssager, som

vedrørte udlændingeområdet, og som endnu ikke var afsluttet på

tidspunktet for ressortomlægningen. Disse sager er ikke medtaget i

oversigten, men er oplistet i en særskilt oversigt, som vedlægges. Hvis

ombudsmanden måtte ønske det, vil Justitsministeriet opgøre

sagsbehandlingstiden for disse sager på tidspunktet for overdragelsen til

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet.

Der vedlægges derudover en oversigt over ministeriets verserende

aktindsigtssager pr. 31. marts 2016 med angivelse af ”liggetid” på dette

tidspunkt.

3.1.

Behandlingen af Justitsministeriets aktindsigtssager efter

offentlighedsloven håndteres af ministeriets Forvaltningsretskontor.

Kontoret har derudover ansvaret for rådgivning om forvaltningsretlige

spørgsmål, bl.a. vedrørende offentlighedsloven, forvaltningsloven og lov

om retssikkerhed ved forvaltningens anvendelse af tvangsindgreb og

oplysningspligter.

Forvaltningsretskontoret blev oprettet i sensommeren 2012, og før da blev

aktindsigtssagerne behandlet af de enkelte fagkontorer. Det bemærkes i

den forbindelse, at der i sensommeren 2015 blev påbegyndt en større

organisatorisk ændring i ministeriet. Disse ændringer har bl.a. bestået i

opdeling af nogle af ministeriets større kontorer i mindre kontorenheder. I

den

forbindelse

blev

persondataområdet

udskilt

fra

Forvaltningsretskontoret til et nyt kontor – Databeskyttelseskontoret.

3.2.

Justitsministeriet modtog i 2015 mere end 450 anmodninger om

aktindsigt efter offentlighedsloven. Det bemærkes i den forbindelse, at

enkelte aktindsigtsanmodninger kan være håndteret i et af ministeriets

fagkontorer. I perioden fra den 1. januar til og med den 31. marts 2016 er

der oprettet 140 nye sager om aktindsigtsanmodninger.

Forvaltningsretskontoret har som nævnt ansvaret for Justitsministeriets

behandling af aktindsigtsanmodninger. Behandlingen sker dog i et tæt

samarbejde med ministeriets fagkontorer, herunder særligt i forbindelse

med fremsøgning af materiale omfattet af de enkelte anmodninger.

Forvaltningsretskontoret har til brug for samarbejdet med fagkontorerne

udarbejdet en beskrivelse af sagsgangen ved behandling af anmodninger

om aktindsigt og et skema, der skal udfyldes af fagkontorerne. Begge dele

findes på Justitsministeriets intranet og er senest opdateret i februar 2016.

Der vedlægges en udskrift af det pågældende materiale.

4.1.

Justitsministeriet har i en periode ikke behandlet en række

aktindsigtssager af stort omfang med den fornødne hurtighed. Det er langt

fra tilfredsstillende, og det er helt klart, at der skal ske væsentlige

forbedringer på området. Ministeriet har på den baggrund sat en række

initiativer i værk. Initiativerne handler overordnet set om bedre

styringsværktøjer og optimering af de enkelte led i sagsbehandlingen.

4.2.

Det er i dag sådan, at Forvaltningsretskontoret løbende registrerer alle

aktindsigtsanmodninger med nærmere angivne data i en wordfil. Status for

de uafsluttede sager på listen gennemgås en gang om ugen på et

kontormøde. Disse møder er indført fra slutningen af 2015.

Justitsministeriet arbejder ikke herudover på nuværende tidspunkt med

egentlige styringsværktøjer i forbindelse med behandlingen af

aktindsigtsanmodninger.

Da denne praksis ikke i tilstrækkelig grad giver det fornødne overblik, har

Justitsministeriet igangsat et arbejde med henblik på at tilvejebringe

overskuelig ledelsesinformation for aktindsigtssagerne i Justitsministeriet.

Ledelsesinformationen skal anvendes bl.a. i det daglige arbejde som et

redskab til at give det fornødne overblik over fremdriften i

aktindsigtssagerne og til brug for opfølgningen på afsluttede sager.

Ledelsesinformationen skal bl.a. bidrage til, at sagsbehandlingstiden for

aktindsigtssager nedbringes.

Med ledelsesinformationen vil det fremadrettet være muligt at give

overblik

over

relevante

oplysninger

fra

Justitsministeriets

sagsbehandlingssystem (Captia) om ministeriets aktindsigtssager, herunder

oplysninger om processkridt, høringsfrister, aktuelle sagsbehandlingstider

mv. Det vil således fremadrettet være muligt i langt højere grad at sikre

fremdrift i verserende aktindsigtssager. Det vil endvidere være muligt at

udarbejde datadrevne beslutningsoplæg, der kan understøtte en løbende

optimering af processen for håndtering af aktindsigtssager – f.eks. hvis der

er behov for at omprioritere ressourcer med henblik på at hindre lange

sagsbehandlingstider.

Arbejdet med styringsværktøjet er fremskredent – relevante datafelter er

oprettet i Captia, styringsbehovet er kortlagt, og der er udarbejdet et

koncept for ledelsesinformationen. Det er således forventningen, at det nye

styringsværktøj vil være klar til brug i løbet af foråret 2016.

Der vedlægges udkast til ledelsesinformation.

4.3.

I forhold til optimeringen af de enkelte led i sagsbehandlingen bliver

der i forsommeren 2016 iværksat en lean-gennemgang af

aktindsigtsprocessen, for det er klart, at der både i forhold til processen i

den indledende fase i fagkontorerne og i forhold til sagernes behandling i

Forvaltningsretskontoret er behov for væsentlige forbedringer, navnlig i

sager af stort omfang.

Der er allerede iværksat enkeltstående initiativer, bl.a. i form af styrket

fokus på at klarlægge det nærmere omfang og karakteren af det materiale,

der søges aktindsigt i, så tidligt i forløbet som muligt og i form af at

forbedre Justitsministeriets journaliseringspraksis. Det understøtter bl.a.

muligheden for en dialog med den aktindsigtssøgende om en eventuel

afgrænsning og konkretisering af anmodningen. Det understøtter også

sagens videre behandling i Forvaltningsretskontoret.

Det er også ved at blive undersøgt, om det er muligt at opgradere Captia

bl.a. med henblik på at udskrevne akter automatisk påføres aktnummer

eller dokumentnummer.

Justitsministeriet tilrettelægger behandlingen af ministeriets

aktindsigtssager ud fra offentlighedslovens 7 dages-frist og øvrige

målsætninger for sagsbehandlingstiderne.

Justitsministeriet har ikke herudover haft interne målsætninger for

sagsbehandlingstiderne.

Det bemærkes dog, at sagernes omfang og kompleksitet i dag vurderes på

baggrund af Forvaltningsretskontorets indledende screening af sagerne og

dialog med fagkontorerne, men der føres ikke en optegnelse over, om de

enkelte sager vurderes at være af lille, mellem eller stort omfang og/eller

kompleksitet (svarende til tidsangivelserne i offentlighedsloven og i

bemærkningerne til lovforslaget på 7, 14 og 40 dages sagsbehandlingstid).

Når det nye styringsværktøj er indført, vil ministeriet fastsætte

målsætninger for Justitsministeriets behandling af aktindsigtssager. Det er

umiddelbart hensigten, at der vil blive fastsat mål for, 1) hvor stor en

procentdel af ministeriets aktindsigtssager, der skal være afgjort inden for

7 arbejdsdage, 2) den gennemsnitlige sagsbehandlingstid og 3) den

gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de mest omfangsrige og komplekse

sager.

Justitsministeriet bemærker i den forbindelse, at det efter ministeriets

opfattelse er mest hensigtsmæssigt, at det nye styringsværktøj er indført,

før der fastsættes interne målsætninger for sagsbehandlingstiderne, således

at ministeriet har et grundlag for at kategorisere aktindsigtssagerne i de før

nævnte tre kategorier (lille, mellem, stor).

Justitsministeriet står naturligvis til rådighed for ombudsmanden,

herunder eventuelt ved et møde, hvis ovenstående giver anledning til

yderligere eller opfølgende spørgsmål.

Justitsministeriet vil omkring udgangen af juni måned 2016 udarbejde en

oversigt over sagsbehandlingstiden i de sager, der fremgår af ministeriets

oversigt over verserende sager pr. 31. marts 2016 samt en oversigt over

ministeriets aktuelle verserende sager med angivelse af ”liggetid” på dette

tidspunkt. Disse oversigter vil blive sendt til ombudsmanden.

Justitsministeriet vender ligeledes tilbage over for ombudsmanden, når

ministeriet har fastsat interne målsætninger for sagsbehandlingstiderne.

Med venlig hilsen

Stine Tolstrup Christensen