Uddannelses- og Forskningsudvalget 2015-16
UFU Alm.del Bilag 191
Offentligt
1656765_0001.png
KØBENHAVNS UNIVERSITET
SAGSNOT AT
29. JUNI 2016
Vedr.
KU’s administration pr. 2015
KONCERN-ØKONOMI
Sagsbehandler
Koncern-økonomi
Dette notat gør status på omfanget af KU’s administration pr. 2015.
1
KU har
i foråret 2016 nedlagt et antal administrative stillinger, som ikke indgår i
opgørelsen af 2015, men som der er redegjort for sidst i notatet.
Indhold
Resumé .................................................................................................................................. 1
Generelt om KU’s personale og udviklingen i perioden 2010-15 ......................................... 2
KU’s formål og administration .............................................................................................. 3
Administration på tværs af universiteter ................................................................................ 4
Fortsat effektivisering af KU’s administration ...................................................................... 5
Bilag. Eksempler på opgaver på KU’s administrative områder ............................................. 7
NØRREGADE 10
DK-1017 KØBENHAVN K
Resumé
•
I 2015 udgjorde KU’s tekniske og administrative personale (TAP) 42
procent og det videnskabelige personale (VIP) 58 procent af KU’s
ansatte (årsværk). Fra 2010 til 2015 er VIP vokset med godt 19 procent
primært, mens TAP er faldet med 1,3 procent i samme periode.
2
•
KU’s 4.309 TAP-årsværk løser mange forskellige opgaver:
o
74 procent arbejder med opgaver, som knytter sig til universitetets
formål, fx studievejledning, studienævn, klageadministration,
laboratoriedrift, vidensformidling på museer og centre mv.
o
7 procent arbejder med ’bygningsdrift og service’.
1
Universiteternes administration kan opgøres på flere forskellige måder. Administration kan opgøres som
opgaver, der understøtter de faglige formål (forskning, uddannelse), men som ikke direkte bidrager til
produktionen af de faglige formål (opgavebaseret opgørelse). Administrationens omfang kan også opgøres i
forhold til det ansatte personale, som enten er ansat i administrative eller videnskabelige stillingskategorier
(personalebaseret opgørelse). Danske Universiteters Statistiske Beredskab indeholder både information om
administration efter en opgavebaseret og en personalebaseret definition.
http://dkuni.dk/Statistik/Universiteternes-statistiske-
beredskab.
Endvidere blev definitionen af universiteternes administration fastlagt af Uddannelsesministeriet i 2011.
http://dkuni.dk/Statistik/~/media/Files/Statistik/Definitioner/Uddannelsesministeriets%20vejledning.ashx
KU’s samlede årsværk i 2015 var på 10.139 årsværk. TAP udgjorde 4.309 årsværk og VIP 5.831 årsværk, fordelt
med 2.246 årsværk fastansatte forskere (faculty), 1.084 årsværk post.doc, 1.517 årsværk ph.d.-studerende, 500
årsværk øvrig VIP og 520 årsværk deltids-VIP.
2
 UFU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 191: Henvendelse af 30/6-16 fra Københavns Universitet om udgifter til administration og service på Københavns Universitet
1656765_0002.png
o
19 procent løser opgaver indenfor ’generel ledelse, administration og
service’
•
KU’s samlede administrationsprocent var 21,2 procent af KU’s samlede
årsværk i 2015. Heraf udgjorde ’generel ledelse, administration og
service’ 8,3 procent, hvilket har været stabilt i 2013-2015.
•
KU’s administrationsomkostninger udgjorde i 2015 16,6 procent af de
samlede omkostninger, hvilket var under universitetssektorens
gennemsnit på 18,6 procent.
•
KU effektiviserer løbende de administrative arbejdsgange bl.a. ved at
indføre nye digitale redskaber og gennemgå den administrative
opgaveløsning. KU har i januar-marts 2016 foretaget en reduktion af 220
administrative årsværk. KU arbejder videre med administrativ
effektivisering i de kommende år.
Generelt om KU’s personale og udviklingen i perioden 2010-15
I 2015 beskæftigede KU 10.139 årsværk
3
, som var fordelt på VIP og TAP:
Videnskabeligt personale (VIP) udgjorde 58 procent, og teknisk og
administrativt personale (TAP) udgjorde 42 procent.
KU har siden 2010 opdelt TAP i hhv. TAP-FU (forskning og uddannelse)
og TAP-AS (administration og service).
4
Fordelingen imellem de to
kategorier var i 2015 42 procent TAP-FU og ca. 58 procent af TAP-AS.
KU’s VIP-årsværk og ’Faculty VIP’
5
- årsværk er i perioden 2010-2015
steget med henholdsvis 23,5 procent (fra 4.720 til 5.831 årsværk) og 19,9
procent (fra 1.873 til 2.246 årsværk). KU’s TAP-årsværk viser i perioden et
fald på 1,3 procent (fra 4.367 til 4.309 årsværk).
Figur 1. VIP-TAP årsværk og udvikling over årene
SIDE 2 AF 8
3
4
1 årsværk er en fuldtidsansat medarbejder, svarende til 1.924 timer/årligt.
Opdeling besluttet af KU og findes ikke på sektorniveau
5
’Faculty VIP’ er professorer, lektorer og adjunkter og udgør 38,5 procent af VIP.
 UFU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 191: Henvendelse af 30/6-16 fra Københavns Universitet om udgifter til administration og service på Københavns Universitet
1656765_0003.png
KU’s formål og administration
Universiteternes formål er at bedrive forskning, uddannelse, formidling /
vidensudveksling og myndighedsbetjening, jf. universitetsloven.
6
KU’s TAP og VIP (10.139 årsværk) udførte i 2015 opgaver indenfor
uddannelse (27 procent), forskning (55 procent), formidling (4 procent) og
myndighedsbetjening (6 procent). Dertil kom opgaver på bygningsområdet
(3 procent) samt generel ledelse, administration og service (ca. 8,3 procent).
Se figur 2. ’KU’s personale 2015, fordelt på formål’.
KU’s TAP udførte opgaver indenfor både uddannelse, forskning,
formidling, myndighedsbetjening, bygninger og generel ledelse og
administration (jf. figur ’KU’s TAP fordelt på formål’).
Godt 74 procent af KU’s TAP af årsværk løste i 2015 opgaver indenfor de
formålsbestemte opgaver (forskning, uddannelse, formidling og
myndighedsbetjening). Det har været opgaver, som fx knytter sig til at
servicere KU’s 5.831 VIP årsværk (7.431 VIP-personer), over 5.000
eksternt finansierede forskningsprojekter, 40.486 indskrevne studerende og
27.276 antal studenterårsværk (STÅ-produktion).
Godt 7 procent af KU’s TAP løste opgaver, som knytter sig til drift og
service af universitetets bygninger på 922.809 m
2
.
Knap 19 procent af KU’s TAP løste opgaver inden for generel ledelse,
administration og service.
7
Disse opgaver dækkede typisk ledelsesopgaver,
økonomiopgaver, HR-opgaver mv.
Figur 2. KU’s personale 2015, fordelt på formål
SIDE 3 AF 8
6
7
Universitetets formål i universitetsloven (LBK nr. 261 af 18/03/2015), § 2.
https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=168797
Uddannelsesministeriet definerede i december 2012 af ”Generel ledelse og administration” dækker: ’generel
ledelse’ (fx ledelsesstrategi, -udvikling og rapportering), ’økonomiforvaltning’ (fx budget, regnskab, men ekskl.
projektøkonomi som er henført til formålsspecifik administration), ’personaleforvaltning’ (fx ansættelser,
lønforhandling), ’bygningsforvaltning’ (dvs. central bygnings- og kapacitetsplanlægning på universitetet),
’administrativ it’ (fx forholdsmæssig andel af it-infrastruktur, -udvikling og support), ’øvrige administrative
opgaver’ (fx reception, postomdeling, øvrige servicefunktioner, kommunikations-udgifter, journal,
telefonomstilling, kantine, studenterorganisationer, boglader, revision).
http://dkuni.dk/Statistik/~/media/Files/Statistik/Definitioner/Uddannelsesministeriets%20vejledning.ashx
 UFU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 191: Henvendelse af 30/6-16 fra Københavns Universitet om udgifter til administration og service på Københavns Universitet
1656765_0004.png
Ifølge Uddannelsesministeriets vejledning skal universiteterne også opgøre
omfanget af ledelse og administration, som knytter sig til de enkelte formål.
Administration, som knytter sig KU’s formål, kan betegnes ’formålsspecifik
administration’ (uddannelsesledelse og administration, forskningsledelse og
administration, ledelse og administration af formidling samt ledelse og
administration af myndighedsbetjening), mens den øvrige administration og
service er af generel karakter (’generel ledelse, administration og service’). I
denne opgavebaserede opgørelse af administration henføres en del af KU’s
VIP (232,8 årsværk ud af i alt 5.831 årsværk) også til administrative
opgaver. Ifølge metoden udgjorde administrationen i 2015 ca. 21,2 procent
af KU’s samlede årsværk og ca. 22,2 procent opgjort efter KU’s samlede
lønsum. Se tabel 1. Administration fordelt på formål.
Tabel 1. Administration, fordelt på formål
TAP
VIP
KU VIP-TAP i alt KU lønsum i alt
Formålsfordelt regnskab og årsrapport 2015
Årsværk Årsværk
Årsværk
Mio.kr.
1.4 Uddannelsesledelse og administration
647
67
714
360
2.3 Forskningsledelse og administration
396
142
539
288
3.3 Ledelse og administration af formidling og vidensudveksling
25
3
28
15
4.2 Ledelse og administration af forskningsbaseret myndighedsbetjening
29
1
30
15
5.1 Generel ledelse, administration og service
823
19
843
448
I alt administrationsformål (formålsspecifik og generel administration)
1.920,9
233
2.154
1.125
KU i alt
4.308,6
5.831
10.139
5.076
Administrationsformål andel af KU i alt
44,6%
4,0%
21,2%
22,2%
SIDE 4 AF 8
Note: Baggrundsmateriale til tabel C. Personale, Danske Universiteters Statistiske beredskab, 2015.
Administration på tværs af universiteter
Danske Universiteter offentliggør det statistiske beredskab, som indeholder
oplysninger om administrationens omfang på tværs af universiteterne.
KU anvendte i 2015 8,3 procent af årsværkene til ’generel ledelse,
administration og service’, hvilket har været stabilt i perioden 2013-2015.
KU ligger lavere end SDU (8,6 procent) og højere end AU (5,3 procent).
8
Opgjort i samlede omkostninger brugte KU i 2015 16,6 procent af
omkostningerne på administration, hvilket var under sektorens gennemsnit
på 18,6 procent. I 2015 lå KU med 5,3 procent til uddannelsesledelse og -
administration under sektorens gennemsnit (6,8 procent). KU anvendte 4,1
procent af omkostningerne til forskningsledelse og -administration, hvilket
placerede KU under sektorens gennemsnit (5,3 procent). Generel ledelse og
administration udgjorde 6,8 procent af omkostningerne på KU i 2015,
hvilket var over sektorens gennemsnit på 5,8 procent. Se figur 3
Administrationsomkostninger fordelt på universiteterne.
8
Nøgletal C, Personale, Danske Universiteters Statistiske beredskab, 2015.
http://dkuni.dk/Statistik/~/media/Files/Statistik/Tabel%20C/C%20unier%202007-2015.ashx
 UFU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 191: Henvendelse af 30/6-16 fra Københavns Universitet om udgifter til administration og service på Københavns Universitet
1656765_0005.png
Figur 3. Administrationsomkostninger på universiteterne
SIDE 5 AF 8
Fortsat effektivisering af KU’s administration
KU har siden medio 2010 internt opdelt det tekniske og administrative
personale i hhv. TAP-FU (forskning og uddannelse) og TAP-AS
(administration og service).
9
KU foretog i 2015 en tentativ opgaveopdeling af TAP-AS inden for en
række af universitetets administrative områder: Uddannelsesservice,
forskning og innovation, kommunikation, økonomi, HR, ledelse, it,
bygninger og øvrige. (Se bilag for eksempler på opgaver på KU’s
administrative områder).
Som følge af finanslov 2016 har KU’s ledelse fastlagt en tilpasningsplan.
KU har i januar-marts 2016 gennemført en tilpasning af KU’s personale for
at hente 300 mio. kr. med effekt fra 1. januar 2017. Tilpasningen har bl.a.
medført, at over 220 administrative årsværk nedlægges (frivillige
fratrædelser og afskedigelser), hvilket reducerer TAP-AS til 2.285 årsværk
efter 2016.
Efter tilpasningen vil udgifterne til medarbejdere, som arbejder med
kommunikation, være ca. 0,7 procent af KU’s indtægter, mens udgifter til
generel ledelse udgør ca. 1,1 procent af KU’s indtægter.
Næste del af tilpasningsplanen gennemføres fra 2016-2019 med henblik på
at forbedre KU’s økonomi med mindst 200 mio.kr. fra 2019. Det skal bl.a.
ske ved at optimere KU’s administration yderligere. KU gennemfører derfor
aktuelt en række analyser af de administrative opgaver med henblik på at
løse dem mere effektivt og med et lavere ressourceforbrug fremadrettet.
TAP FU dækker personale, som er ansat på overenskomster på tekniske områder (fx laboranter, bioanalytikere)
og som typisk udfører opgaver, som knytter sig til laboratorier, hvor der gennemføres forsknings- og
uddannelsesaktiviteter. I 2015 udgjorde TAP-FU 1.804 årsværk af de samlede 4.309 TAP-årsværk, svarende til 42
procent. TAP-AS dækker personale, som er ansat på overenskomster indenfor kontor, administration og service
(fx HK, AC, Prosa) og som typisk udfører opgaver af administrativ eller servicekarakter. I 2015 udgjorde TAP-AS
2.505 årsværk af de samlede 4.309 TAP-årsværk, svarende til 58 procent.
9
 UFU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 191: Henvendelse af 30/6-16 fra Københavns Universitet om udgifter til administration og service på Københavns Universitet
1656765_0006.png
Tabel 2: Antal nedlagte stillinger og administrative årsværk efter tilpasning
Korrektion som følge af tilpasning 300 mio.kr. (fase 2) - angives som minus (rød)
Uddan-
Forskning &
Økonomi Bygning
IT
I ALT
nelse
Innovation
ORG
FA
-48
-9
-9
-4
-18
-1
FAK
-86
-27
-12
-12
-16
-4
SUBTOT
-134
-36
-20
-16
-34
-5
INS
-86
-11
-5
-11
-2
-15
TOT
-220
-47
-26
-28
-37
-21
AK-15 - TOTAL (TAP-AS og DTAP-AS) - revideret efter tilpasning 300 mio.kr. (fase 2)
Uddan-
Forskning &
I ALT
Økonomi Bygning
IT
ORG
Innovation
nelse
FA
526
106
80
44
129
35
FAK
993
247
133
222
94
79
SUBTOT
1.519
353
213
265
222
114
INS
766
172
113
44
18
116
TOT
2.285
525
326
310
241
230
TAP-løn/omsætning
13,6%
3,1%
1,9%
1,8%
1,4%
1,4%
HR
-6
-3
-9
-16
-26
Ledelse
-1
-3
-4
-4
-8
SIDE 6 AF 8
Kommuni-
kation
-
-1
-1
-15
-16
ØVR
-1
-7
-7
-6
-13
HR
71
56
127
75
202
1,2%
Ledelse
27
62
90
95
185
1,1%
Kommuni-
kation
22
45
67
44
111
0,7%
ØVR
11
56
67
88
156
0,9%
Note: TAP-løn er beregnet med 0,5 mio.kr. pr. årsværk. Omsætning er KU’s samlede indtægter, jf.
Årsrapport 2015. Reduktion i TAP-årsværk omfatter frivillige fratrædelser og afskedigelser, men ikke
nedlæggelse af vakante stillinger.
 UFU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 191: Henvendelse af 30/6-16 fra Københavns Universitet om udgifter til administration og service på Københavns Universitet
Bilag. Eksempler på opgaver på KU’s administrative områder
Uddannelsesservice (US)
•
Indskrivnings- og eksamensregistrering
•
Studievejledning og –optagelse
•
Studenterstatistik
•
Administration i forbindelse med undervisning
•
TAP-afvikling af øvelsesundervisning eller klinisk undervisning (SUND)
•
Internationalisering ifm. studerende
•
Koordinerende opgaver ifm. godkendelse og evaluering af uddannelser
•
Udvikling og vedligehold af administrationskonceptet og systemunderstøttelsen ifm.
uddannelsesadministrationen
Forskning og Innovation (F&I)
•
Erhvervssamarbejde ifm. forskning
•
Forskningsfinansiering
•
Pre-award (Mobilisering af ansøgere, ansøgningsstøtte, evt. budgetstøtte (undtagen egentlig
økonomiadministration, som er en del af ØKO-søjlen)
•
Post-award (Kontraktforhandling, bevillingsadministration (undtagen egentlig økonomiadm., som er en
del af ØKO-søjlen, Afrapportering)
•
Viden- og teknologioverførsel (Tech Trans)
•
Innovation og iværksætteri
•
Publicering (Open access og bibliometri, curis registrering)
•
Ph.d-administration (undtagen personaleadministration, som er en del af HR&O-søjlen)
•
Støttefunktioner ifm. Myndighedsbetjeningsopgaver (Administration ifm. Retsmedicinske ydelser indgår
under respektive administrative søjler)
•
Ledelsesbetjening ifm. F&I
•
Udvikling og vedligehold af administrationskonceptet og systemunderstøttelsen ifm. F&I-administrationen
Kommunikation (KOM)
•
Promovering af forskning, uddannelse og formidling
•
Ekstern kommunikation og årsrapport (ikke finansiel)
•
Pressehåndtering (national og international), forskningsformidling, information og kommunikation fra museer
mv.
•
Skoletjenester og tilbud til gymnasier
•
Immatrikulation, årsfest, events mv.
•
Intern kommunikation og nyhedsbreve
•
Designguide mht. KU´s fremtræden internt og eksternt
•
Vedligeholdelse, test og udvikling af hjemmesider, videoplatform, billedbaser, app til studerende og
universitetets intranet, KUnet
Økonomiadministration (ØKO)
•
Budgetlægning og budgetopfølgning
•
Ledelsesinformation ifm. økonomi
•
Regnskabsaflæggelse
•
Lønadministration (herunder kontrolopgaver i denne forbindelse)
•
Bogholderi (herunder kreditor-/debitoropgaver samt kontrolopgaver i denne forbindelse)
•
Økonomiadministration ifm. fondsprojekter (herunder forskerstøtte i den forbindelse)
•
Rejseafregning
•
Indkøb og udbud
•
Indberetninger vedr. økonomi til diverse myndigheder
•
Økonomistatistik
•
Udvikling og vedligehold af økonomistyringskonceptet, herunder systemunderstøttelsen ifm.
økonomiadministration
Personaleadministration og –udvikling (HR&O)
•
Rådgivning og sagsbehandling inden for:
•
Rekruttering (incl. international rekruttering) – fra opslag til kontrakt, på alle stillingstyper (Ph.d./VIP,
TAP-AS, TAP-FU, DVIP etc. )
•
Personaleadministration – barsel, sygdom, orlov, op/ned i tid, lønforhandling, ferie- fraværsregistrering
•
Personalejuridiske opgaver – disciplinærsager/afskedigelse, fusioner /virksomhedsoverdragelse,
aktindsigt og klager på personaleområdet, personalepolitik – regler og –vejledninger
•
Derudover
•
HR Rådgivning (personlig rådgivning til ledere og medarbejdere)
•
Ledelsesudvikling (udvikle og facilitere kurser og workshops)
•
Kompetence- og karriereudvikling (udvikle og faciliteter projekter, temadage, kurser)
•
Personalestatistik (ledelsesinformation)
•
Sekretariatsbetjening af samarbejdsudvalg
•
Udvikling og vedligehold af HR systemer og skabeloner
•
Arbejdsmiljø – fysisk og psykisk, samt betjening af arbejdsmiljøudvalg
SIDE 7 AF 8
 UFU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 191: Henvendelse af 30/6-16 fra Københavns Universitet om udgifter til administration og service på Københavns Universitet
Generel ledelse (LED)
•
Generel administrativ ledelse (Specifik faglig ledelse indgår under de respektive søjler)
•
Rektor-/Prorektor- samt Universitetsdirektør-sekretariat
•
Strategisk rådgivning/sagsforberedelse af rektorat og direktør ift. KU-interne sager og i møder med
eksterne interessenter
•
KU’s styringsinstrumenter: udmøntning af KU’s strategi og udviklingskontrakt med ministeriet mv.
•
Juridisk rådgivning af bestyrelse, rektorat og direktør i institutionelle og principielle sager
•
Overordnet legalitetskontrol – at KU lever op til universitetsloven, forvaltningsret mv, herunder via
vedtægt, ledelsesdelegationer mv.
•
Sekretariatsbetjening af direktionsmøder, bestyrelsesmøder og øvrige ledelsesmøder.
•
Kalenderstyring og håndtering af officiel (elektronisk) post
•
Dekan-/Prodekan- samt Fakultetsdirektør-sekretariater
•
Institutledere og institutadministratorer samt den direkte sekretariatsbetjening ifm. hermed
Drift og udvikling ifm. Informationsteknologi (IT)
•
Drift og udvikling ifm. diverse IT-systemer:
•
Studieadministrativt system (STADS)
•
Økonomisystem (ØSS/Navision)
•
Personaleadministrativt system (ScanPas)
•
Publikationssystem (CURIS)
•
Bygningsregister
•
Diverse mindre systemer
•
Drift og udvikling ifm. IT-infrastrukturen:
•
Servere
•
Netforbindelser
•
Netgrænseflader
•
Mailsystemer
•
Journalsystemer
•
PCére
•
IT-support (Brugerservice)
Campusservice (BYG)
•
Bygningsforvaltning:
•
Campusplanlægning (Centralt)
•
Bygningsplanlægning og- budgettering
•
Bygningsregister
•
Kontraktforvaltning (Udleje mv.)
•
Centrale bygningsdriftsaktiviteter:
•
Bygherre ifm. større bygge- og vedligeholdsopgaver.
•
Koordination af aktiviteter ifm. bygningsmiljø.
•
Bygningsrådgivning
•
Økonomiadministration ifm. bygge- og vedligeholdsopgaver
•
Driftsområdernes campusservice:
•
Ledelse og administration af driftsområderne.
•
Betjentservice - Opgaver ifm. beredskabsplaner, intern post, brandmeldeanlæg, låse og adgangskontrol,
parkeringstilladelser, vagtordning og alarmer, undervisningslokaler.
•
Lokaleadministration
•
Teknisk service - Opgaver ifm. vand, varme, sanitet, vedligehold af fællesområder,
•
Bygningsvedligehold og inventarvedligehold.
•
Rengøringsservice
•
Specialrengøring samt særlige betjentfunktioner på institutterne
Øvrige områder (ØVR)
•
Studenteravisen samt andre avis-funktioner
•
Studenterorganisationer
•
Biblioteker
•
Museumsaktiviteter
•
Pædagogiske centre
•
Øvrige enheder/opgaver der ikke indgår i ovenstående søjle-struktur
SIDE 8 AF 8