baneavisen
| 1. september 2016
|3
Nyt ESDH-system på vej
Inden sommerferien blev aftalen om nyt
ESDH-system underskrevet. Nu er projektet,
der skal give os en bedre understøttet
sagsbehandling, ved at tage fart.
AF PIA VANNACCI ELNIF
KORT NYT
TRE GANGE DHL
Igen i år bliver der ved DHL
stafetterne løbet for fremtidens
jernbane. I København, hvor
stafetten løbes torsdag den
1. september, er der tilmeldt
47 løbehold og 14 gåhold. Og
hertil kommer omkring 65 hep
pere. Tirsdag den 16. juli deltog
25 kolleger i DHL i Fruens Bøge
i Odense. Banedanmark deltog
med to løbehold og tre gåhold.
Onsdag den 17. august var ni
kolleger til DHL i Aarhus, her
deltog vi med to løbehold.
SDH står for Elektronisk Sags
og DokumentHåndtering, og
selv om det kan lyde støvet, er
det en god idé at spidse ører. For et
nyt system er valgt, og det kommer
til at ændre den måde, vi arbejder
med vores sager på.
I forlængelse af, at vi i Banedan
mark skal have endnu bedre styr på
vores forvaltningsmæssige rolle, vil
et nyt system også kunne under
støtte vores arbejdsgange i højere
grad end i dag.
”I dag anvender vi primært BanJo
som lagerarkiv og ikke som et aktivt
system, vi arbejder i,” fortæller
Marianne Hedegaard Nissen, der til
daglig arbejder med dokumenthånd
tering i Banedanmark.
E
Derfor blev projekt ”nyt doku
menthåndteringssystem” sat i søen
i starten af året. Projektet er blevet
nærmere defineret i blandt andet
en analyse og kravspecifikation.
Det har været i udbud, der er blevet
forhandlet, og kontrakten er under
skrevet.
System og leverandør valgt
”Nu begynder projektet for alvor
at finde sin form,” siger Lene Klin
gemann, der er itprojektleder på
projektet.
Både system og leverandør er
nemlig valgt. Systemet hedder F2 og
leveres af cBrain, som blandt andet
har erfaringer med at implementere
systemet i Transport og Bygnings
ministeriet samt i flere andre sty
relser.
”Systemet, vi har valgt, er langt
mere moderne end det, vi kender
fra BanJo i dag. Blandt andet er det
cloudbaseret ligesom for eksempel
SharePoint
Online. Det
”Systemet, vi
bliver også
har valgt, er langt
nemmere at
mere moderne
sende ting til
end det, vi kender
godkendelse
og styre på
fra BanJo i dag.
tidsfrister,
Blandt andet er
og man
det cloudbase-
kan arbejde
ret ligesom for
direkte i
systemet med
eksempel Share-
sine sager i
Point Online.”
stedet for at
arkivere dem,
når de er afsluttede,” siger Lene
Klingemann.
Ikke bare et it-projekt
Alle de gevinster, der er, når syste
met er fuldt taget i brug, høster vi
kun, hvis alle spiller med. Det bety
der, at projektet lige nu faktisk har
mest fokus på, hvordan medarbej
dere og ledere i Banedanmark bedst
muligt kommer til at lære det nye
system at kende.
”Vi ved, at når et nyt itsystem
skal tages i brug, så handler det ikke
kun om teknik. Det handler også om
nye måder at arbejde på. Derfor er
vi nu sammen med repræsentanter
fra HR og Teknik, som er med i pro
jektgruppen i gang med at lægge en
plan for, hvordan vi får involveret
og undervist Banendanmarks med
arbejdere bedst muligt,” siger Mari
anne Hedegaard Nissen.
RETTELSE
I artiklen om indførelsen af
TRIS i sidste nummer af bane
avisen stod der, at udrulningen
af TRIS begynder 1. september.
Der skulle have stået, at orga
nisationsændringerne træder
i kraft den 1. september, og at
udrulningen sker sidst på året
i Vest og i det nye år i Øst.
”Udrulningen af TRIS vil følge
den plan, som Signalprogram
met har annonceret, dvs. ibrug
tagning i Vest i november/
december og i Øst i Q1 2017,
siger projektchef Brian Nielsen.
NYT ESDH-SYSTEM PÅ VEJ
• Forventningen er, at de første brugere kommer på det nye system i
november
• I alt skal cirka 1300 medarbejdere læres op i det nye system, og det for-
ventes afsluttet i maj 2017.
• Alt, hvad der i dag ligger i BanJo, føres over i det nye system.
AKTINDSIGT
Aktindsigt sættes bedre i system
En ny måde at håndtere aktindsigt på skal
sikre hurtige og ensartede svar. Juristerne i
Indkøb & Jura er klar til at hjælpe, for akt-
indsigt kan godt være kompliceret.
AF SØREN-PETER FIIRGAARD
n ny Tracéproces for, hvor
dan vi håndterer aktindsigter
i Banedanmark, hjælper den
enkelte medarbejder gennem opga
ven og er med til at sikre, at en
anmodning om aktindsigt bliver
håndteret korrekt og effektivt.
Så snart du modtager en anmod
ning om aktindsigt – og det uanset
hvor den kommer fra – er første
træk at kontakte din chef, og der
efter tager I kontakt til juristerne
i Indkøb & Jura, der arbejder med
forvaltningsret.
En sag om aktindsigt er altid en
hastesag, og som udgangspunkt
skal man ”smide alt, hvad man har i
hænderne”, når man får en anmod
ning om aktindsigt.
”Fristen for at færdigbehandle
en aktindsigtssag er syv arbejds
dage. Det kan måske lyde af meget,
men der skal indsamles materiale,
det skal vurderes, hvor stor en del,
der kan udleveres, og afgørelsen
skal kvalitetssikres,” siger Thomas
Lynggaard Hjorth, jurist i Indkøb
& Jura.
Høj prioritet
Aktindsigtssager er et område, som
Banedanmark prioriterer højt, og det
er der flere gode grunde til.
”Det er et område, vi som myn
dighed bliver målt på, men det er i
mindst lige så høj grad et spørgsmål
E
om borgernes retssikkerhed. Som
borger, organisation, virksomhed
eller medie har man krav på at få
behandlet sin anmodning ordentligt,
hurtigt og professionelt,” siger Ole
Clemens Petersen, sektionschef i
Indkøb & Jura.
I Tracé bliver du guidet gennem
hele processen, og du kan finde ska
beloner til besvarelser og vejlednin
ger til, hvordan du gør.
”Der er en række standardbreve,
som skal benyttes i forbindelse med
aktindsigtssager og deres afgørelser.
Det gør arbejdet mere enkelt for den
kollega, der sidder med opgaven, og
samtidig sikrer vi, at Banedanmark
fremstår ensartet og professionel,”
siger Linda Rosenstand, der er jurist
i Indkøb & Jura.
Let at få hjælp
Netop Indkøb & Jura har en vigtig
rolle i forbindelse med aktindsigts
sager.
Det er kollegerne herfra, der har
udarbejdet den nye procedure for
behandling af aktindsigt, og alle
afgørelser omkring aktindsigt skal
forbi Ole Clemens Petersens bord.
Fire jurister i afdelingen er klar til at
hjælpe dig gennem processen.
”Hvis man ikke arbejder med akt
indsigter til dagligt, kan der dukke
der en masse spørgsmål op også
selv om der ligger vejledninger i
Tracé. Vi er så klar på at hjælpe
kollegaerne med sagsbehandlingen.
Ved at inddrage os med det samme
HJÆLP TIL AKTINDSIGT.
Juristerne
Anja Schremmer Hartmann, Karen
Rasmussen, Linda Rosenstand og
Thomas Lynggaard Hjort arbejder
med forvaltningsret og kan hjælpe,
når du får en anmodning om
aktindsigt.
Foto: Peter Elmholt
AKTINDSIGT
- Aktindsigt er borgernes retmæssige adgang til at se dokumenter, der indgår
i sagsbehandlingen hos en offentlig myndighed.
- Enhver kan fremsætte en begæring om aktindsigt i en sag. Der er ingen
formkrav, og anmodningen kan være mundtlig såvel som skriftlig.
- Aktindsigt omfatter som udgangspunkt alle dokumenter. Et dokument kan
fx være rapporter, notater, kort og tegninger, men også videoer, billeder,
lydfiler, mails eller SMS’er kan være en del af en aktindsigt.
- Der kan gives aktindsigt i både intern og ekstern kommunikation. Det vil
sige, at mails sendt mellem kolleger i Banedanmark også kan være omfat-
tet af aktindsigt.
- Banedanmark skal inden syv arbejdsdage efter modtagelsen af anmodnin-
gen om aktindsigt færdigbehandle anmodningen, medmindre det på grund
af sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Bor-
geren skal have besked om årsagen, samt hvornår man forventer at have
færdigbehandlet anmodningen.
kan vi bidrage med tilrettelæggelse
af sagbehandlingen og dermed give
præcis den hjælp, der er brug for,”
siger Ole Clemens Petersen.
Processen for sager om aktindsigt
findes i Tracé A8.1 Aktindsigt.