SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Social- og Indenrigsudvalget 2015-16
SOU Alm.del Bilag 340
Offentligt

Notat

Notat om fællesstatslig puljeportal

1. Baggrund og formål

29. juni 2016

Statsrevisorerne afgav den 19. august 2015 beretning nr. 21/2014 om ansøgnings-

puljer med en afgrænset ansøgerkreds. I beretningen kritiserede Rigsrevisionen

den manglende gennemsigtighed på tilskudsområdet og anbefalede, at der blev

skabt et samlet overblik over statens tilskudspuljer, hvilket fx kunne ske ved etab-

lering af en fællesstatslig puljeportal. Statsrevisorerne fandt det i deres bemærk-

ninger til beretningen relevant, at Finansministeriet overvejer, hvordan der kan

skabes et samlet overblik over statens tilskudspuljer.

På baggrund af Statsrevisorernes beretning igangsatte finansministeren i efteråret

2015 et analysearbejde forankret i Moderniseringsstyrelsen. Formålet med analy-

sen er at vurdere hensigtsmæssigheden af at etablere en fællesstatslig puljeportal

og vurdere de tekniske og organisatoriske aspekter af en puljeportal, herunder

også udgifter til etablering og drift af portalen.

I Statsrevisorernes beretning blev der også rejst kritik af manglende dokumentati-

on i forbindelse med afgrænsning af ansøgerfelt og af uens annonceringspraksis.

Moderniseringsstyrelsen har på den baggrund opdateret

Vejledning om effektiv til-

skudsforvaltning

med henblik på at præcisere kravene til tilskudsydere i lyset af kri-

tikken. Den opdaterede vejledning blev udsendt den 7. marts 2016 efter forudgå-

ende høring i ministerierne og Rigsrevisionen.

Statsrevisorernes beretning var endvidere grundlag for, at Enhedslisten i oktober

2015 fremsatte beslutningsforslag nr. B 2 om oprettelse af en it-portal for alle

statslige puljer.

Afgrænsning og metode

Analysen er afgrænset således, at der fokuseres på tilskudspuljer, som tildeles efter

ansøgning, og hvor der er konkurrence om midlerne. Afgrænsningen indebærer, at

fx bloktilskud til kommuner og lovbundne tilskud (fx folkepension og SU) er

uden for analysens fokusområde.

Begrebet portal anvendes i analysen ud fra nedenstående definition.

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 2 af 14

Boks 1

Definition af portal

I analysen defineres en portal som én hjemmeside, som enhver bruger kan tilgå, og hvor en styrelses tilskudspuljer

vises i et samlet overblik, og hvor der på siden fremgår centrale oplysninger om puljen, herunder fx ansøgerkreds,

ansøgningsfrist, tilskudspuljens bevillingssum mv.

Kilde: Analyse af fællesstatslig puljeportal.

Analysen er baseret på dataindsamling fra ministerier og styrelser, hvilket er gen-

nemført i to separate spor,

jf. boks 2.

Boks 2

Analysens dataspor

Databidrag fra ministerier.

Moderniseringsstyrelsen har bedt alle ministerier om at indberette alle

tilskudspuljer, hvorfra der i 2016 kan ansøges om midler. I indberetningerne har ministerierne angivet

oplysninger om blandt andet tilskudspuljens bevilling på FL16, myndighed, der administrerer tilskudspuljen,

estimater over antal ansøgere og uddelinger samt tilskudspuljens målgrupper. Det bemærkes, at

datagrundlaget således er baseret på ministeriernes indberetninger, og at Moderniseringsstyrelsen ikke har

foretaget en selvstændig validering af datamaterialet

Interview med udvalgte styrelser.

Der er gennemført interview med kontaktpersoner fra syv eksisterende

portalløsninger i staten, som på forskellig vis har erfaringer, der kan have relevans for en fællesstatslig pulje-

portal. De syv portaler er: Tilskudsguiden (NaturErhvervstyrelsen), Tilskud & Tilladelser (Slots- og Kulturstyrel-

sen), Tilskudsportalen (Socialstyrelsen), Udbud.dk (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen), Høringsportalen

(Civilstyrelsen), Virk.dk (Erhvervsstyrelsen) og Statstidende.dk (Civilstyrelsen).

Kilde: Analyse af fællesstatslig puljeportal.

På baggrund af dataindsamlingen er der i analysen foretaget en kortlægning af

statens tilskudspuljer såvel som en kortlægning af udvalgte eksisterende portalløs-

ninger i staten.

På det tilskudsadministrative område i staten er Moderniseringsstyrelsens

Vejled-

ning om effektiv tilskudsadministration

den publikation, der beskriver principperne for

god tilskudsforvaltning. Ministerierne organiserer selv administrationen af til-

skudsordninger og udarbejder interne vejledninger. Der er i ministerierne varie-

rende praksis for udmøntning af tilskudspuljer, hvor nogle fx laver bekendtgørel-

ser, mens andre udarbejder vejledninger til ansøger, som offentliggøres på inter-

nettet (eventuelt på en styrelses egen portal).

2. Kortlægning af tilskudspuljer

Der er i analysen identificeret 577 tilskudspuljer. Tilskudspuljerne er fordelt på 17

ministerier, men 431 tilskudspuljer svarende til ca. 75 pct. er placeret i de samme

fire ministerier,

jf. figur 1.

Statsministeriet er det eneste ministerium, der ikke admi-

nistrerer tilskudspuljer. Administrationen af tilskudspuljerne er i de fleste tilfælde

lagt ud i styrelser. Den samlede bevillingssum til tilskudsmidler er på ca. 16,8 mia.

kr.

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 3 af 14

Figur 1

Statens tilskudspuljer i 2016

Anm.: Det bemærkes, at puljer der først oprettes i løbet af kalenderåret ikke indgår i kortlægningen. Det samlede

antal tilskudspuljer for 2016 kan derfor ændre sig.

Kilde: Ministeriernes indberetning til Moderniseringsstyrelsen af februar 2016.

Der er i kortlægningen etableret et overblik over, hvilke overordnede målgrupper

tilskudspuljerne henvender sig til,

jf. figur 2.

Figuren illustrerer, at tilskudspuljerne

er fordelt på en bred kreds af potentielle ansøgere, og at en stor andel af

tilskudspuljerne samtidig har mere end én overordnet målgruppe.

Figur 2

Tilskudspuljernes målgrupper

Anm.: Det bemærkes, at en pulje kan have flere målgrupper. Det betyder, at tilskudspuljerne fordelt på målgrupper

summerer til mere end 100 procent af det samlede antal tilskudspuljer i 2016.

Kilde: Ministeriernes indberetning til Moderniseringsstyrelsen af februar 2016.

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 4 af 14

Analysen har vist, at næsten alle ministerier administrerer tilskudspuljer, og at til-

skudspuljerne henvender sig til en bred ansøgerkreds. Et samlet overblik over

statens tilskudspuljer i form af fx en fællesstatslig puljeportal vil derfor skulle

designes på en måde, så den kan imødekomme forskellige målgruppers behov for

oplysninger mv.

3. Kortlægning af puljeportaler

Kortlægningen af anvendelse af puljeportaler viser, at ca. en tredjedel af statens

tilskudspuljer ikke opføres på en eksisterende portalløsning i dag. Når der ses på

tværs af ministerområder, viser kortlægningen desuden, at der kun er ét minister-

område, som har opført alle tilskudspuljer på en portal,

jf. figur 3.

Det bemærkes,

at de puljer, der ikke er opført på en portal, kan være opført på en hjemmeside

eller lignende, og at det således ikke kan tages som udtryk for, at en tredjedel af

tilskudspuljerne ikke er annonceret.

Figur 3

Ministeriernes anvendelse af puljeportaler

Anm.: Figuren medtager kun ministerområde med minimum fem tilskudspuljer.

Kilde: Ministeriernes indberetning til Moderniseringsstyrelsen af februar 2016.

Baggrunden for, at næsten alle ministerområder har tilskudspuljer, som ikke opfø-

res på en portal, vurderes at være, at de eksisterende portaler typisk viser de til-

skudspuljer, som administreres af den pågældende styrelse, men ikke øvrige til-

skudspuljer under samme ministeriums ressort. En fællesstatslig løsning, hvor der

skabes et samlet overblik over alle statslige tilskudspuljer, kan bidrage til at skabe

øget gennemsigtighed og gøre det enklere at sikre, at der for alle statens tilskuds-

puljer findes oplysninger, som er tilgængelige for alle.

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 5 af 14

De gennemførte interview med udvalgte styrelser, der har erfaring med portalløs-

ninger, har givet indsigt i en række vigtige læringspunkter, der er vigtige at tage

med, hvis en ny portalløsning skal udvikles,

jf. tabel 1.

Tabel 1

Vigtige læringspunkter fra cases

Læringspunkt

Tema

Oplysninger på en fællesstatslig pulje-

Brugerne efterspørger oplysninger om

portal kan afspejle eksisterende erfa-

ansøgningsfrister og sagsbehandlings-

ringer på området.

tider.

Der kan foretages en nøje vurdering af,

Søge- og filtreringsfunktion øger bru-

hvilke kriterier brugerne skal kunne

gervenligheden, men for mange søge-

søge og filtrere på.

kriterier kan skade overblikket.

Det kan være en god idé at afveje

Puljeoplysninger kan ikke hentes fra mængden af oplysninger på en fælles-

bagvedliggende databaser, men skal statslig puljeportal i forhold til admini-

udfyldes af sagsbehandleren.

strative ressourcer.

Oplysningerne på en puljeportal skal

God brugervenlighed letter de admini-

så vidt muligt understøtte, at ansøgere

strative processer, idet bedre ansøg-

udformer og indsender ansøgning (og

ninger kan reducere sagsbehandlings-

evt. tilhørende dokumentation) korrekt.

tiden.

Særlige opmærksomheds-

punkter

Fælles definition af tilskudspuljer skal

Udfordring at formulere entydig defini- udarbejdes i tæt dialog med relevante

tion af tilskudspuljer.

ministerier og styrelser.

En portals data kan gøres tilgængeligt

for tilskudsgivende myndigheder. Der

Simple portalløsninger med få oplys-

kan eventuelt laves en statistikfunktion

ninger kan ikke anvendes til at udtræk-

for offentligheden, som kan anvendes

ke data og udarbejde statistik.

til at skabe historisk overblik.

Mulige implikationer

Brugervenlighed

Administration

Kilde: Analyse af fællesstatslig puljeportal.

For så vidt angår erfaringer fra eksisterende portalløsninger peger kortlægningen

på, at potentielle ansøgere ikke fremsøger tilskudspuljer efter myndighed eller

målgruppe, men snarere efter centrale emneord. I tillæg hertil viser erfaringerne

fra kortlægningen, at høj brugervenlighed kan være med til at effektivisere sagsbe-

handlingen, fordi ansøgerne bliver dygtigere til selv at udarbejde komplette ansøg-

ninger. Mængden af oplysninger på en puljeportal skal dog afvejes i forhold til,

hvor administrativt tungt det er for sagsbehandleren at indtaste oplysningerne.

I kortlægningen af eksisterende tilskudsportaler har analysens fokus været porta-

ler, der giver et samlet overblik over en række tilskudsordninger. Flere styrelser

har portaler eller tast-selv løsninger, hvor administrationen af tilskuddene og

kommunikationen mellem myndighed og tilskudsmodtager (og -ansøger) foregår.

Disse løsninger er typisk ikke koblet direkte til det samlede overblik over tilskuds-

puljer. Kortlægningen peger på, at en eventuel etablering af en fællesstatslig pulje-

portal, der rummer al kommunikation mellem tilskudsyder og -modtager og der-

med er tæt koblet til myndighedernes sagsbehandlingssystemer, vil kræve omfat-

tende standardiseringer i den administrative fase. Et sådan tiltag vil have et langva-

rigt afsæt og være forbundet med betydelige omkostninger.

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 6 af 14

Det er afsøgt, om ministerierne i dag har de nødvendige puljeoplysninger tilgæn-

gelige i et format, som kan importeres af en fælles puljeportal. Tilbagemeldingen

fra ministerierne har været, at en eksport ikke er mulig fra de nuværende systemer.

Udvikling af et system, der kan indlæse data fra forskellige hjemmesider eller data-

baser vil desuden være meget omkostningsfuldt, og omfanget af oplysninger er

varierende mellem styrelser og er ikke angivet i en standardiseret form.

På baggrund af kortlægningen er det vurderingen, at blandt de eksisterende til-

skudsportaler er Slots- og Kulturstyrelsens portal

tilskud og tilladelser,

den bedst

egnede til en eventuel udvidelse til hele staten. Portalen er ikke integreret med de

tilskudsadministrative sagsbehandlingssystemer, og den giver brugeren et overblik

over de relevante oplysninger om tilskuddet og processen i tilskudsforvaltningen.

Endelig har styrelsen erfaring med at håndtere mange tilskud og at få adskillige

fagkontorer til at opføre oplysninger på en ensartet måde.

På baggrund af kortlægningen er det et vigtigt læringspunkt, at implementering af

en ny fællesstatslig puljeportal vil skulle foregå med tæt inddragelse af centrale

interessenter, herunder styrelser med erfaringer inden for tilskudsadministration.

Inddragelse af interessenterne er centralt både af hensyn til at sikre høj brugerven-

lighed og med henblik på at begrænse den administrative opgave med at indtaste

oplysninger på portalen. Derudover bør ministerier og styrelser også inddrages i

forbindelse med definitionen af, hvilke tilskudspuljer der skal opføres på en ny

portal af hensyn til at sikre en ensartet forståelse på tværs af ministerierne.

4. Løsningsmodeller

Kortlægningen af tilskudspuljer og eksisterende portalløsninger har peget på, at

der ikke findes et samlet overblik og en let tilgængelighed på tilskudsområdet i

staten. På den baggrund er en række mulige portalløsninger blevet undersøgt. Der

er både indgået overvejelser om simple portaler, hvor der skabes et overblik over

alle tilskudspuljer, såvel som mere avancerede portaler, der integreres med de lo-

kale sagsbehandlingssystemer, eller hvor der udvikles et nyt fællesstatsligt sagsbe-

handlingssystem som en del af løsningen.

Det er vurderingen, at de mere avancerede løsninger ikke bidrager væsentligt til at

skabe bedre overblik eller mere gennemsigtighed omkring de statslige ansøgnings-

puljer. En portalløsning, der er integreret med lokale sagsbehandlingssystemer,

forventes endvidere at tage mindst to år at udvikle og et nyt fællesstatsligt sagsbe-

handlingssystem betydeligt længere tid at udvikle. Udgifterne til investering i så-

danne løsninger er samtidig betydelige. Det har også været overvejet, om

borger.dk

eller

virk.dk

kan anvendes som platform for en fællesstatslig puljeportal. Som kort-

lægningen har vist, er der imidlertid en lang række tilskud, som ikke henvender sig

til enten borgere eller virksomheder, men mod flere forskellige målgrupper, her-

under også velgørende foreninger og offentlige institutioner som fx et sygehus.

På baggrund af ovenstående overvejelser er der opstillet tre mulige løsningsmodel-

ler, som vil kunne skabe et samlet overblik og en fælles indgang til alle statens

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 7 af 14

tilskudspuljer,

jf. tabel 2.

Den første løsningsmodel beskriver mulighederne for at

udvide en eksisterende portalløsning, så denne kan omfatte alle statslige tilskuds-

puljer. Slots- og Kulturstyrelsens portal er på baggrund af kortlægningen udvalgt

som den mest relevante løsning i dette spor. De to øvrige løsningsmodeller er

henholdsvis en simpel puljeoversigt og puljeportal, der udvikles fra bunden.

Tabel 2

Tre mulige løsningsmodeller

Beskrivelse

Løsningsmodel 1: Slots-

og Kulturstyrelsen



Løsningsmodel 3: Pulje-

portalen



Slots- og Kulturstyrelsens portalløsning har mange af de samme oplysnin-

ger og funktionaliteter, som vil være relevante for en fællesstatslig portal.

Portalløsningen anvendes allerede af forskellige tilskudsgivere, hvilket

også vil være tilfældet på en fællesstatslig puljeportal.

Der etableres en samlet oversigt over statens tilskudspuljer.

Under hver tilskudspulje linkes der til ministerier/styrelsers egne portalløs-

ninger og hjemmesider, hvor brugerne kan læse nærmere om puljens

formål, ansøgningsproces mv.

Der etableres en portalløsning, hvor ministerierne opfører deres tilskuds-

puljer og skriver centrale oplysninger fx formålsbeskrivelse, ansøgerkreds,

ansøgningsfrist, samlede bevillingsmidler mv.

Der findes søge- og filtreringsfunktionaliteter på portalen.

Der linkes fortsat til ministerier/styrelsers egne portalløsninger og hjem-

mesider for så vidt angår ansøgning mv.

Løsningsmodel 2: Pulje-

oversigten

Kilde: Analyse af fællesstatslig puljeportal.

Da kortlægningen har vist, at det ikke er muligt at trække data fra de eksisterende

databaser ind i en ny fællesstatslig puljeportal, bygger de foreslåede løsningsmo-

deller på den præmis, at det vil være nødvendigt at indtaste oplysninger manuelt

på den nye portal. I forbindelse med etablering af portalen kan det undersøges,

om ministerierne kan gives mulighed for i stedet at uploade oplysningerne i et

veldefineret format (fx fra excel). Der vil ikke blive udviklet en egentlig integrati-

onsløsning.

Kriterier for vurdering af løsningsmodeller

Afvejningen af fordele og ulemper ved de opstillede modeller er foretaget på bag-

grund af fem vurderingskriterier,

jf. boks 3.

Boks 3

Kriterier for vurdering af løsningsmodeller

Brugervenlighed

Det vurderes, i hvor høj grad løsningen skaber øget brugervenlighed, herunder om potentielle ansøgere kan danne

overblik over oplysninger om relevante tilskudspuljer, om løsningen har tilstrækkelig funktionalitet samt om der er

mulighed for fremadrettet at videreudvikle og forbedre løsningens brugervenlighed.

Effektiv tilskudsforvaltning

Det vurderes, om løsningen er med til at understøtte effektiv tilskudsforvaltning, det vil sige, at løsningen er med til

at sikre, at der kommer tilstrækkelig annoncering af tilskudspuljer i staten.

Indberetningsbehov

Det vurderes, i hvilket omfang løsningen påfører ministerierne et øget administrativt ressourceforbrug i form af ind-

tastning og redigering af oplysninger på portalen.

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 8 af 14

Etablerings- og driftsomkostninger

Det vurderes, hvilke omkostninger der er forbundet med etablering og drift af løsningen, herunder vil indgå estimater

over de forventede omkostninger til 1) udvikling af et velfungerende UX-design (det vil sige et design, der understøt-

ter god brugeroplevelse), 2) leverandørens udvikling af portalløsningen, 3) vedligeholdelse og drift af applikationen

samt 4) etablering og drift af de tilknyttede servere.

Tidshorisont

Det vurderes, hvornår løsningen kan forventes idriftsat, herunder det nødvendige tidsforbrug til kravspecifikation og

indhentelse af tilbud, efterfølgende udvikling af løsningen samt implementering og pilottest.

Kilde: Analyse af fællesstatslig puljeportal.

Beskrivelse af løsningsmodel 1: Slots- og Kulturstyrelsens portalløsning

På baggrund af kortlægningen af syv portalløsninger vurderes Slots- og Kultursty-

relsens portal at være den mest velegnede løsningsmodel at bygge videre på. Slots-

og Kulturstyrelsens portalløsning er en CMS-baseret portal, som er udviklet med

fokus på at standardisere sagsbehandlingen og at øge brugervenligheden. Portalen

indeholder en række centrale oplysninger, som kan være relevante for en potentiel

ansøger, og en simpel funktionalitet, hvor det er muligt at filtrere tilskudspuljerne

på portalen efter fagområde og fritekstsøgning,

jf. tabel 3.

Muligheden for at vide-

reudvikle portalløsningen kan være begrænset af den pågældende CMS-løsning.

Slots- og Kulturstyrelsens portal blev fremhævet i Statsrevisorernes

Beretning om

ansøgningspuljer med en afgrænset ansøgerkreds

som et godt eksempel på, hvordan til-

skudspuljer kan annonceres, og hvordan der kan gives overblik over relevante

informationer om en tilskudspulje. Portalen kan derfor være en god model til at

sikre annoncering af tilskudspuljer i staten.

Tabel 3

Beskrivelse af Slots- og Kulturstyrelsens portal

Oplysninger

Puljens navn

Puljens formål

Ansvarshavende myndighed, inkl. kontaktoplysninger

Område/tema

Ansøgerkreds

Ansøgningsfrist

Bevillingssum

Vurdering

Forventet sagsbehandlingstid

Vejledning

Tilskudspuljens lovgrundlag

Procesbeskrivelse

Krav til tilskudsmodtagere (efterbehandling, afrapportering, mv.)

Funktionalitet

Link til ansøgningsblanket

Fritekstsøgning

Søgemulighed på fagområde

Kilde: Analyse af fællesstatslig puljeportal og http://slks.dk/tilskud-tilladelser/.

Indberetningsbehovet på Slots- og Kulturstyrelsen vurderes at være relativt om-

fangsrigt. Måden, CMS-løsningen er bygget op på, medfører en relativt ressource-

krævende proces for sagsbehandleren, når tilskudspuljen skal indtastes på porta-

len. Portalen kræver desuden enten erfaring med eller behov for oplæring i CMS-

systemet.

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 9 af 14

Der er ikke foretaget en selvstændig vurdering af hverken etablerings- og drifts-

omkostninger eller tidshorisonten for at tilpasse Slots- og Kulturstyrelsens portal-

løsning, så den kan anvendes som fællesstatslig puljeportal. Det skyldes, at om-

kostninger og tid forbundet med tilpasning og drift af portalen forventes at svare

til at udvikle en ny puljeportal med de samme funktionaliteter. Vurderingen er

derfor, at der for så vidt angår omkostninger og tidshorisont hverken vil være

markante fordele eller ulemper ved at bygge videre på Slots- og Kulturstyrelsens

portal frem for at udvikle noget nyt. Et opmærksomhedspunkt er i den forbindel-

se, at hvis en ny løsning udvikles, vil denne kunne udvikles med en mere tidssva-

rende CMS-løsning.

Beskrivelse af løsningsmodel 2: Puljeoversigt

Puljeoversigten er en simpel CMS-løsning med links til de tilskudsydende institu-

tioners hjemmesider, suppleret med enkelte basisoplysninger om puljerne,

jf. tabel

Der vil være begrænsede søge- og filtreringsmuligheder som følge af de få op-

lysninger på portalen. Puljeoversigten giver dermed et samlet overblik over statens

ansøgningspuljer, men gør det ikke nødvendigvis enkelt for potentielle ansøgere at

orientere sig om relevante tilskudsmidler. Erfaringer viser desuden, at meget sim-

ple løsninger kan være svære at videreudvikle senere hen.

Tabel 4

Beskrivelse af puljeoversigt

Oplysninger

Puljens navn

Puljens formål

Ansvarshavende myndighed, inkl. kontaktoplysninger

Funktionalitet

Link til myndighedens decentrale hjemmeside

Søgefunktion efter ansvarshavende myndighed

Kilde: Analyse af fællesstatslig puljeportal.

Myndighedernes indberetningsarbejde og omfanget af den løbende administrative

redigering vil være begrænset, da portalen udelukkende indeholder basisoplysnin-

ger om myndighedernes opførte puljer. Der vil derfor være begrænset behov for

løbende at opdatere oplysninger om en tilskudspulje, når den er opført på hjem-

mesiden.

Det vurderes, at de samlede it-omkostninger for etablering og fire års drift af pul-

jeoversigten vil ligge inden for prisintervallet 700.000-1.000.000 kr. Heraf forven-

tes 450.000-750.000 kr. at være omkostninger til den eksterne leverandør af løs-

ningen, mens 250.000 kr. forventes at gå til etablering og drift af tilknyttede serve-

re, hvilket kan håndteres af Statens It. Hertil kommer administrative udgifter til

implementering og løbende support. Tidshorisonten for etablering af en pulje-

oversigt forventes at være 6-11 måneder,

jf. tabel 5.

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 10 af 14

Tabel 5

IT-udgifter – Puljeoversigten

Årlig drift og

vedligehold af

applikationen

Etablering og

årlig drift af

tilknyttede

servere

Etablering:

50.000 kr.

Årlig drift:

50.000 kr.

Samlede om-

kostninger, inkl.

4 års drift

UX-analyse og

design

Løsningsudvik-

ling

Estimerede omkost-

ninger

100.000 kr.

150.000-

250.000 kr.

50.000-

100.000 kr.

700.000-

1.000.000 kr.

Udformning af

tilbudsmateriale

Indhentelse og

vurdering af

tilbud

Løsningsudvik-

ling

Implementering

og pilottest

Total

Tidshorisont

1-2 måneder

2-3 måneder

1-3 måneder

6-11 måneder

Anm.: De totale omkostninger er gennemsnitsbetragtninger med forbehold for funktionaliteten i de enkelte

løsninger. Priser er estimater og opgjort ekskl. moms.

1. UX står for user experience og refererer til, at en hjemmeside har et design, som understøtter den gode

brugeroplevelse.

Kilde: Egne gennemsnitsbetragtninger efter korrespondance med Statens IT og dialog med en række leverandører

af hjemmesideløsninger.

Beskrivelse af løsningsmodel 3: Puljeportal

Puljeportalen er en udvidet CMS-løsning, hvor der vil være flere oplysninger og

funktionaliteter såsom filtrering efter område, tema og målgruppe,

jf. tabel 6.

Even-

tuel videreudvikling af portalløsningen vil være lettere tilgængelig, hvis der på et

senere tidspunkt træffes beslutning om at gøre mere på det tilskudsadministrative

område.

Tabel 6

Beskrivelse af puljeportal

Oplysninger

Puljens navn

Puljens formål

Ansvarshavende myndighed, inkl. kontaktoplysninger

Ansøgerkreds

Ansøgningsfrist

Bevillingssum

Vurdering

Forventet sagsbehandlingstid

Funktionalitet

Link til myndighedens decentrale hjemmeside

Søgefunktion efter ansvarshavende myndighed

Søgemulighed på:



Område



Tema



Målgruppe

Dataeksport via web-service

Anm.: Tilpasning af oplysninger og søgemuligheder afstemmes i implementeringsfase med følgegruppe.

Puljeportalen lever op til alle de oplysninger, der er angivet i eksemplet i

Vejledning om effektiv

tilskudsforvaltning.

Kilde: Analyse af fællesstatslig puljeportal.

Puljeportalen vil indeholde en mulighed for, at ministerier og styrelser kan ud-

trække data fra portalen med henblik på at bruge det på deres egne portalløsnin-

ger. Tanken med eksportmuligheden er, at de data, der er indberettet til portalen,

stilles til rådighed for ministerierne i et åbent format. Det vil sige, at en styrelse

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 11 af 14

kan sætte sin egen lokale portal op til at indlæse de data, der eksporteres fra den

fællesstatslige portal, og dermed kan det undgås, at oplysninger skal indtastes ma-

nuelt flere gange. Den enkelte styrelse beslutter selv, om den vil anvende data fra

den fællesstatslige puljeportal i lokalt regi. I givet fald skal styrelsen selv etablere

en funktion, der indlæser data på styrelsens hjemmeside.

Nogle myndigheder har været omfattet af de offentlige digitaliseringsbølger og er

derfor pålagt at oplyse om en række tilskudsområder på de fællesoffentlige plat-

forme

virk.dk

borger.dk.

Eksportfunktionen giver mulighed for, at der kan ar-

bejdes på at etablere en visning på borger.dk og virk.dk, så dobbeltindtastning

undgås.

Det vurderes, at de samlede it-omkostninger for etablering og fire års drift af pul-

jeportalen vil ligge mellem 1.000.000-1.400.000 kr. Heraf ca. 550.000-950.000 kr.

til den eksterne leverandørs udvikling og vedligeholdelse og ca. 450.000 kr. til

etablering og drift af servermiljø hos Statens IT. Hertil kommer administrative

udgifter til implementering og løbende support. Tidshorisonten forventes at være

7-14 måneder,

jf. tabel 7.

Tabel 7

IT-udgifter – Puljeportalen

Årlig drift og

vedligehold af

applikationen

Etablering og

årlig drift af

tilknyttede

servere

UX-analyse og

design

Løsningsudvik-

ling

Total

Estimerede omkost-

ninger

100.000 kr.

250.000-

450.000 kr.

50.000-

100.000 kr.

Etablering:

50.000 kr.

Årlig drift:

100.000 kr.

1.000.000-

1.400.000 kr.

Indhentelse og

Udformning af

vurdering af

tilbudsmateriale

tilbud

Løsningsudvik-

ling

Implementering

og pilottest

Total

Tidshorisont

1-2 måneder

2-3 måneder

2-5 måneder

2-4 måneder

7-14 måneder

Anm.: De totale omkostninger er gennemsnitsbetragtninger med forbehold for funktionaliteten i de enkelte

løsninger. Priser er estimater og opgjort ekskl. moms.

1. UX står for user experience og refererer til, at en hjemmeside har et design, som understøtter den gode

brugeroplevelse.

Kilde: Egne gennemsnitsbetragtninger efter korrespondance med Statens IT og dialog med en række leverandører

af hjemmesideløsninger.

5. Konklusion og anbefaling

Der findes ikke et samlet overblik over statens tilskudspuljer. Erfaringer fra eksi-

sterende tilskudsportaler og andre portalløsninger er, at portalerne bidrager til at

sikre høj brugervenlighed. Etablering af en fællesstatslig platform vil bidrage til at

sikre brugervenligheden på de områder, hvor der ikke findes portaler i dag. End-

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 12 af 14

videre vil det samlede overblik sikre gennemsigtighed på tilskudsområdet på tværs

af staten. Det anbefales derfor, at der etableres et fælles overblik.

tabel 8

nedenfor sammenlignes løsningsmodellerne på de fem vurderingskriterier.

Tabel 8

Sammenligning og anbefaling

Brugervenlig-

hed

Effektiv til-

skudsforvalt-

ning

Etablerings- og

Indberetnings-

driftsomkost- Tidshorisont

behov

ninger

Anbefaling

Løsningsmodel

1: Slots- og

Kulturstyrelsen

√

Løsningsmodel

2: Puljeover-

sigten

Løsningsmodel

3: Puljeporta-

len

Anm.: Vurderingen af løsningerne er sket inden for de præmisser, der er sat op for løsningsmodellerne. 100 pct.

efterlevelse af pricipperne for effektiv tilskudsforvaltning skal derfor læses således, at der inden for analysens

udfaldsrum ikke vurderes at være yderligere gevinster at hente end det, der leveres af løsningen. Efterlevelse

af pricipperne for god tilskudsforvaltning sker fortsat i administrationen i den enkelte myndighed.

Kilde: Analyse af fællesstatslig puljeportal.

Det er vurderingen, at en puljeoversigt (løsningsmodel 2) kun i begrænset omfang

vil leve op til kriterierne om øget brugervenlighed og understøttelse af effektiv

tilskudsforvaltning. Da analysen samtidig har vist, at de økonomiske og tidsmæs-

sige besparelser ved at vælge den mest simple model er begrænsede, anbefales det

derfor ikke at etablere en puljeoversigt svarende til løsningsmodel 2.

Både Slots- og Kulturstyrelsens portal (løsningsmodel 1) og en ny puljeportal

(løsningsmodel 3) vurderes begge at skabe høj grad af brugervenlighed. En ny

puljeportal vil dog have den fordel, at det kan være lettere at videreudvikle løsnin-

gen, fordi der kan anvendes en nyere CMS-løsning. Ligeledes vurderes det, at beg-

ge løsningsmodeller kan sikre en god annoncering af tilskudspuljer, jf. også Rigs-

revisionens fremhævelse af Slots- og Kulturstyrelsens praksis.

Begge modeller vil indebære en vis grad af indberetningsbehov for sagsbehandle-

re, der skal indtaste oplysninger på portalen. Ved at udvikle en ny puljeportal kan

der dog være mulighed for at anvende en nyere CMS-løsning, som potentielt vil

kunne gøre det mindre besværligt for sagsbehandleren. På en ny puljeportal kan

desuden udvikles en web-service, der stiller portalens data til rådighed for ministe-

rier og styrelser, så de samme data ikke skal indtastes igen på styrelsernes egne

portaler. Data vil også kunne eksporteres og gengives hos andre eksterne brugere.

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 13 af 14

Det er forventningen, at etablerings- og driftsomkostninger for løsningsmodeller-

ne vil ligge inden for samme niveau. Alle modeller forventes desuden at kunne

idriftsættes i løbet af 2017, hvilket er i overensstemmelse med forventningen i

Social- og Indenrigsudvalgets beretning over beslutningsforslag nr. B 2 af 3. marts

2016.

Da der hverken vurderes at være store omkostnings- eller tidsmæssige fordele i at

anvende Slots- og Kulturstyrelsens portalløsning, anbefales det, at der etableres en

ny puljeportal baseret på en CMS-løsning svarende til løsningsmodel 3. Udvikling

af en ny puljeportal sikrer en løsning, der er teknisk tidssvarende, og hvor der kan

laves en web-servicefunktion, som kan reducere omfanget af indberetningsopga-

ven.

Som kortlægningen viser, er statens tilskud fordelt på en lang række institutioner,

hvor praksis for at oplyse om puljer på hjemmesider varierer meget. I udviklings-

fasen vil der derfor være behov for inddragelse af ministerierne. Interessentind-

dragelse skal sikre, at ministeriernes tilskudsansøgere fortsat vil få de oplysninger

mv. om puljerne, der er relevante for dem. Derudover skal det sikre, at ministeri-

ernes opgave med indberetning til portalen kan foregå med mindst mulig admini-

stration. Endelig skal inddragelsen sikre en fælles begrebsforståelse.

Governance

For at den fællesstatslige puljeportal anvendes efter hensigten, er det centralt, at

der skabes det rette regelgrundlag for, at ministerierne kan holdes ansvarlige for at

opføre tilskudspuljer på portalen.

For at sikre fuldstændigheden af overblikket over alle statslige tilskudspuljer, op-

rettes der en tekstanmærkning på Finanslovens § 7, hvor det fremgår, at ministeri-

erne forpligtes til at opføre tilskudspuljer på portalen. Det præciseres endvidere, at

puljer ikke må opføres på egne hjemmesider, før de er annonceret på den fælles-

statslige puljeportal.

Det vurderes, at der ved tekstanmærkning på finansloven også kan gives hjemmel

til, at ministeriernes pligt til annoncering af ansøgningspuljer afløftes ved opførel-

se på den fællesstatslige puljeportal. Det følger af officialprincippet, at myndighe-

der har pligt til at sikre, at der gives relevant information om muligheden for at

søge tilskuddet til alle potentielle ansøgere, således at de bedst egnede ansøgere får

mulighed for at gøre sig bekendt hermed. Tekstanmærkningen vil være et supple-

ment til det gældende forvaltningsretlige princip og vil ikke ændre ved eksisteren-

de lovgivning. Afløftning af øvrig annonceringspligt vil i nogen grad opveje den

ekstra administrative opgave, ministerierne har fået ved at skulle indberette på

portalen, idet det ikke er påkrævet, at annoncering sker andre steder. Det står mi-

nisterierne frit for at annoncere yderligere andetsteds, hvis det ønskes.

SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 340: Notat om fællestatslig puljeportal, fra finansministeren

Side 14 af 14

Moderniseringsstyrelsens

Vejledning om Effektiv Tilskudsforvaltning,

som er rettet

mod sagsbehandlere, suppleres med vejledning om, hvilke oplysninger der angives

på portalen.

Det overordnede regelgrundlag for administration af tilskudsordninger vil fortsat

ligge i Finansministeriet, mens de enkelte ministerier laver interne forretningsgan-

ge for håndtering af tilskud. I forhold til ansvarsfordelingen for en fællesstatslig

portal vil Finansministeriet have den overordnede koordinerende rolle i forhold til

at sikre, at portalen udvikles med de nødvendige funktionaliteter, mens de enkelte

ministerier har ansvaret for, at oplysninger om puljer er korrekte samt for at pul-

jerne bliver opført på portalen. Spørgsmål vedrørende de enkelte puljer besvares

af det tilskudsydende ministerium.