Social- og Indenrigsudvalget 2015-16
SOU Alm.del Bilag 197
Offentligt
1603347_0001.png
19-02-2016
Direktionen
Notat om status for implementering og opbygning af Statsforvaltningen
I.
Baggrund om Statsforvaltningen
Frem til 1. januar 2007 blev Statsforvaltningens opgaver løst af de forhenværende 15 statsamter, der var 15
selvstændige myndigheder med hver deres ledelse og budgetramme. Fra 1. januar 2007 blev de 15
statsamter nedlagt og erstattet af 5 statsforvaltninger, der hver især var selvstændige myndigheder med hver
deres ledelse og budgetramme.
Den daværende regering samt Enhedslisten og Liberal Alliance indgik den 9. november 2012 en politisk aftale
om statsforvaltningernes fremtidige struktur. Aftalen indebar, at de fem statsforvaltninger pr. 1. juli 2013
blev sammenlagt til en enhedsforvaltning, og at klagesagsbehandlingen på det sociale og
beskæftigelsesretlige område blev overført til Ankestyrelsen. Aftalen indebar endvidere, at alle sagsområder
og opgaver, der ikke kræver borgerfremmøde, er blevet centraliseret og samlet ét sted i landet. Slutteligt
indebar aftalen, at en del af Statsforvaltningens sagsområder skulle finansieres ved opkrævning af
omkostningsdækkende gebyrer. Lov om ny struktur for statsforvaltningerne m.v. blev vedtaget den 16. maj
2013 og trådte i kraft den 1. juli 2013 med en implementeringsperiode af den nye struktur frem til og med
2016.
Den politiske beslutning om at centralisere en række store sagsområder og opgaver medførte behov for at
omplacere et meget stort antal medarbejdere i nye funktioner. Mange medarbejdere valgte også at opsige
deres stilling, da de ikke ønskede at blive flyttet til et andet sted i landet. Den store udskiftning og
omplacering af medarbejdere har betydet, at en meget stor andel af medarbejderne på de forskellige
sagsområder er ansat efter sammenlægningen i 2013, således at der i implementeringsperioden er fragået
betydelige ressourcer til oplæring, samtidig med, at de nye medarbejdere på sagsområderne ikke har haft
den effektivitet og viden, som kan forventes af mere erfarne medarbejdere. Dette har i
implementeringsperioden haft en forventelig negativ effekt på produktionen, hvilket i varieret omfang på de
enkelte sagsområder medførte en stigning i antallet af verserende sagsforløb og en stigning i
sagsbehandlingstiden.
Statsforvaltningen har løbende afrapporteret om status for implementeringsprocessen til forligspartierne.
Statsforvaltningen træffer årligt ca. 180.000 afgørelser. Statsforvaltningen har ca. 500 ansatte.
Statsforvaltningen hører organisatorisk under Social- og Indenrigsministeriet, men løser opgaver for en række
forskellige ministerområder, bl.a. Justitsministeriet, Social- og Indenrigsministeriet, Udlændinge-,
Integrations- og Boligministeriet, Sundheds- og Ældreministeriet og Kirkeministeriet, ligesom direktøren for
Statsforvaltningen er stiftamtmand for landets 10 kirkestifter, samt løser opgaver for kongehuset.
1
 SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 197: Orientering om status for implementeringen af aftalen om en ny struktur for Statsforvaltningen
II.
Statsforvaltningens økonomi
Statsforvaltningen havde i 2015 et årligt budget på ca. 332 mio. kr. og har i 2016 et årligt budget på ca. 322
mio. kr. Langt hovedparten af budgettet går til lønomkostninger. For 2016 foretages en regulering af de
omkostningsdækkende gebyrer, så de for året svarer til omkostningerne. Reguleringen medfører, at gebyrer
på skilsmisse- og separationssager nedsættes fra 900 kr. til 420 kr. Gebyret for vilkårsforhandlinger
nedsættes fra 1.000 kr. til 950 kr., mens gebyret for ændringssager på børnebidrag forøges fra 1.500 kr. til
2.700 kr. Der vil under hensyntagen til reglerne for omkostningsdækkende gebyrer blive foretaget en årlig
genberegning og eventuel regulering af gebyrsatserne.
For at håndtere bevillingsrammen for 2016 er der i november måned 2015 gennemført en tilpasningsrunde,
hvor der blev gennemført 17 afskedigelser og derudover nedlagt 14 vakante stillinger. Der udestår fortsat et
markant tilpasningsbehov for budget 2016 for at opnå det nødvendige økonomiske resultat, hvilket under de
nuværende omstændigheder betyder, at der i 2016 ligeledes vil ske en væsentlig prioritering og tilpasning af
Statsforvaltningens opgaver og det eksisterende serviceniveau under hensyntagen til de politiske og
bevillingsmæssige forudsætninger. Det økonomiske tilpasningsbehov i Statsforvaltningen er blandt andet en
følge af, at en del af det træk, der er lavet på egenkapitalen i implementeringsperioden siden medio 2013,
skal tilbagebetales.
En del af tilpasningerne skal understøttes af en løbende implementering af digitale løftestænger i form af nye
digitale sagsprocesser, digitale medbetjeningsløsninger, automatisk journalisering, nyt digitalt
mødebookingssystem mv., hvilket giver mulighed for personalemæssige reduktioner.
III.
Statsforvaltningens drift
a.
Telefonbetjeningen – rådgivning og vejledning
Statsforvaltningen modtager ca. 30.000 opkald til det centrale Info-center hver måned.
Ventetiden på opkald til Statsforvaltningens Info-center er forbedret markant siden medio 2015. I gns. er
ventetiden ca. 3,5 minutter, afhængigt af hvornår på dagen/ugen borgerne ringer til os. Ca. 93% af
samtlige opkald venter under 10 minutter, og store dele af dagen/ugen er ventetiden omkring 2
minutter.
Statsforvaltningen har i 2014 oprettet Børnenes Skilsmissetelefon, der bemandes af børnesagkyndige
rådgivere. Der ses en stigende tilgang af opkald, og der tages imod ca. 60 børnehenvendelser om
måneden, dvs. ca. 720 opkald årligt. Derudover besvarer Statsforvaltningen månedligt ca. 30
henvendelser fra børn i brevkassen på vores hjemmeside for børn morogfarskalskilles.dk
Statsforvaltningen har i 2014 også indført mulighed for børnesagkyndig telefonisk rådgivning til forældre.
De børnesagkyndige rådgivere modtager ca. 800-1.000 opkald fra forældre om måneden, dvs. op mod
12.000 opkald årligt. Til sammenligning håndterer Børns Vilkår ForældreTelefonen under 1.000 samtaler
årligt (Kilde: ForældreTelefonen/Børns Vilkår).
Statsforvaltningen har medio 2015 indført en ordning, hvor borgerne inden for 2-timers intervaller kan
bestille et opkald fra Statsforvaltningens Info-center (sker ca. 750 gange månedligt), ligesom borgerne
kan skrive til vores kontaktmail og stille spørgsmål, hvorefter de vil blive ringet op (sker ca. 400 gange
månedligt).
Statsforvaltningen løfter således en betydelig rådgivnings- og vejledningsopgave over for borgerne hver
dag.
2
 SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 197: Orientering om status for implementeringen af aftalen om en ny struktur for Statsforvaltningen
1603347_0003.png
b.
Antal verserende sager
Antallet af verserende sager er generelt nedbragt siden sidste statusnotat af 18. maj 2015, hvor
produktionen var massivt udfordret efter implementering af en ny digital arbejdsplatform og et nyt
digitalt sagsbehandlingssystem i januar 2015, der medførte et produktionstab i 1. kvartal på 30%. I 1.
kvartal 2015 sås der således en markant stigning i antal verserende sager på alle sagsområder.
Tabel 1. Udvikling i antal verserende sager siden etableringen af enhedsforvaltningen
Sagsområde
Antal verserende forløb opgjort pr. kvartal
3. kvt.
2013
Separations- og
skilsmissesager
Børnebidrag
Samvær, bopæl og
forældremyndighed
Faderskabssager
Godkendelse af
adoptanter
Stedbarns- og
familieadoption
Navnesager
Værgemål
EU-opholdssager
Det Psykiatriske
Patientklagenævn
Det Kommunale tilsyn
Byggesager
Indfødsret og dobbelt
statsborgerskab
6631
8759
6169
2005
333
325
439
3446
-------
48
502
353
---
4. kvt.
2013
3488
6328
5233
2099
304
325
454
3730
------
36
455
309
----
1. kvt.
2014
3885
6464
5830
1963
209
374
407
3920
1683
47
463
265
10
2. kvt.
2014
3287
5406
5379
1861
248
400
594
4767
1686
67
524
233
34
3. kvt.
2014
2459
5074
5035
1632
287
414
454
4497
2236
51
671
242
203
4. kvt.
2014
1846
3918
3922
1205
299
343
553
4782
1220
34
669
261
217
1. kvt.
2015
4939
7677
6020
2464
341
430
938
6310
1686
62
805
285
179
2. kvt.
2015
4217
5271
5804
2389
355
435
903
6126
1435
66
963
309
229
3. kvt
2015
2942
4599
6589
2116
341
447
1079
5013
1772
64
1061
305
1293
4. kvt.
2015
2229
3499
5276
1393
313
397
1168
4099
1476
37
1088
262
1757
c.
Ligge- og sagsbehandlingstiden i Statsforvaltningen
Statsforvaltningen har løbende arbejdet med at indføre liggetidsmål for sagsbehandlingen og liggetidsmål er
bl.a. et mål i Statsforvaltningens resultatplan med Social- og Indenrigsministeriet. Beregningen for liggetiden
viser, hvor længe de verserende sager gennemsnitlig har været under behandling på en given dato, mens den
gennemsnitlige sagsbehandlingstid er et udtryk for hvor længe de sager, der er afgjort, har verseret indtil de
blev afsluttet. Målet for liggetid er indført i et forsøg på i højere grad at give borgerne en indikation af, hvor
lang tid der går, før man aktuelt kan forvente en afgørelse, mens den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er
mere bagudskuende i forhold til de sager, der allerede er afsluttet. Begge opgørelsesmetoder er medtaget i
notatet.
Sagernes ligge- og sagsbehandlingstid har udviklet sig positivt på flere sagsområder siden sammenlægningen. Nogle
sagsområder er dog fortsat udfordret af højere ligge- og sagsbehandlingstider – se nærmere redegørelse i afsnit
nedenfor.
3
 SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 197: Orientering om status for implementeringen af aftalen om en ny struktur for Statsforvaltningen
1603347_0004.png
Tabel 2. Gennemsnitlig liggetid målt i uger for ikke-afsluttede sagsforløb
Sagsområde
Liggetid opgjort i uger pr. den sidste i måneden for 2015
Jan.
2015
Feb.
2015
Marts
2015
April
2015
Maj
2015
Juni
2015
Juli
2015
Aug.
2015
Sep.
2015
Okt.
2015
Nov.
2015
Dec.
2015
Separations- og
skilsmissesager
Børnebidrag
Samvær, bopæl og
forældremyndighed
Faderskabssager
Godkendelse af
adoptanter
Stedbarns- og
familieadoption
Navnesager
Værgemål
EU-opholdssager 1)
Det Psykiatriske
Patientklagenævn
Det kommunale tilsyn
Byggelovssager
Indfødsret og
statsborgerskab
10
17
17
15
25
38
18
20
-----
2
38
23
11
6
10
10
9
15
28
12
17
------
2
29
20
10
7
10
10
9
14
27
12
18
------
2
31
21
8
8
12
10
10
16
28
12
20
12
4
30
21
8
9
13
11
11
18
29
12
21
12
4
32
23
9
8
13
11
10
14
30
12
20
11
5
32
21
9
9
14
12
11
21
26
11
20
11
5
33
21
9
8
13
11
11
23
25
11
21
10
6
32
22
11
7
13
11
11
20
26
12
21
12
6
34
22
5
7
12
11
11
20
27
13
20
12
6
34
18
7
7
12
11
11
20
29
14
20
12
6
34
18
9
8
13
11
12
21
28
15
21
12
6
36
18
11
Liggetid er først opgjort løbende med virkning fra 2015 – der foreligger således ikke data før.
1)Sager vedrørende primære ansøgere. Der er ikke tilgængelige tal fra 1. kvt.
Tabel 3. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid
Sagsområde
3. kvt
2013
Separations- og skilsmissesager
Børnebidragssager
Forældremyndigheds- og
bopælssager
Samværssager
Faderskabssager
Godkendelse af adoptanter
Stedbarns- og familieadoption
Navnesager
Værgemålssager
EU-opholdssager
Det Psykiatriske
Patientklagenævn
Det kommunale tilsyn
Byggelovssager
Indfødsret og statsborgerskab
9
17
8
13
11
8
14
6
9
-
2
16
30
-
Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i antal uger opgjort pr. kvartal
4. kvt
2013
8
16
8
13
11
13
13
9
12
-
1
22
43
-
1. kvt
2014
7
11
8
13
12
10
12
10
14
3
2
15
32
5
2. kvt
2014
7
11
8
12
12
9
16
8
16
3
1
12
25
7
3. kvt
2014
6
13
7
12
12
10
16
8
16
2
1
17
20
6
4. kvt
2014
5
12
7
11
9
12
16
11
15
4
1
16
20
9
1. kvt
2015
8
12
6
9
10
7
16
14
16
3
1
16
22
11
2. kvt.
2015
9
12
8
12
10
8
17
18
18
3
1
18
25
11
3. kvt.
2015
9
13
8
13
9
10
22
16
20
2
1
25
29
9
4. kvt.
2015
6
12
8
11
8
10
19
17
17
3
1
24
30
11
Der kan forekomme efterregulering af tallene for 4. kvt. 2015 ifm. endelig gennemgang af årets data.
4
 SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 197: Orientering om status for implementeringen af aftalen om en ny struktur for Statsforvaltningen
Der arbejdes i Statsforvaltningen med klare mål og krav i hhv. resultatplanen indgået med Social- og
Indenrigsministeriet og i direktørens kontorkontrakter indgået med hver enkelt kontorchef for de forskellige
sagsområder. Der laves systematisk opfølgning med ugentlig og månedlig statistik for udviklingen ift.
sagsproduktion, sagsbehandlingstider, til/afgang af sager, produktivitet, ventetider, andel af sager med lang
liggetid mv. på alle sagsområder.
IV.
Nærmere redegørelse ift. udvalgte sagsområder
A. Værgemål
Værgemålsområdet behandler en række indbyrdes meget forskellige sagstyper:
o
Sager om
etablering af værgemål
for borgere, der ikke selv er i stand til at træffe beslutning om
egne forhold. Der kan iværksættes værgemål om personlige forhold, om økonomiske forhold eller
om begge dele samtidigt. I disse sager iværksættes en omfattende sagsbehandling, da beslutningen
om værgemål har indgribende betydning over for den pågældende borger: i lovgivningen er der en
række krav til underretning og høring af pårørende og andre, der har kendskab til den person, der
søges værgemål for, underretning og høring af den pågældende selv, samt indhentelse af
oplysninger om helbredsmæssige, økonomiske og andre forhold af betydning for behandling af
ansøgningen.
o
Værger kan både være familiemedlemmer eller professionelle værger – hovedparten af værger er
familiemedlemmer.
o
Sager om
mindreåriges midler,
f.eks. hvis en mindreårig har modtaget en større arv, erstatningssum
mv.
o
Sager om
frigivelse af midler
fra en person under værgemål, dvs. hvor værgen eller andre søger om,
at en del af den svages midler skal frigives/anvendes. Der kan f.eks. søges om frigivelse af midler til
rejser, gaver, køb af bil, hest mv.
o
Sager om vederlag
til de professionelle værger, da dette betales af den svages formue
o
Sager om tilladelse til, at
mindreårige etablerer egen virksomhed
og dermed kan påtage sig
økonomiske forpligtelser
o
Sager om
værgers aflæggelse af regnskab
o
Sager om
flytning til plejehjem uden samtykke
a)
b) Områdets driftsstatus:
Der er sket et markant fald i antallet af verserende sager siden sidste statusnotat af 18. maj 2015. På
tidspunktet for sidste statusnotat var der ca. 6.300 verserende sager inkl. regnskabssager, men dette er
nedbragt til i alt 4.099 sager, dvs. sagsbunken er nedbragt med ca. 2.200 sager.
Nedbringelse af antal verserende sager og af sagsbehandlingstiden i sager om etablering af værgemål har i
2015 været prioriteret særligt højt, da der er tale om borgernære sager med stor betydning for ansøgeren.
Der er således siden marts 2015 sket en nedbringelse af sagsbunken om etablering af værgemål med ca. 400
sager og området er nu i et langt sundere flow. Disse sager er dog også meget indgribende, og derfor må der
altid forventes en vis sagsbehandlingstid af hensyn til at sikre borgernes retssikkerhed.
Statsforvaltningen har til brug for ministeriets statusnotat af 18. maj 2015 oplyst, at den gennemsnitlige
sagsbehandlingstid i løbet af 3. kvartal 2015 for sager om etablering af værgemål forventedes at kunne
nedbringes, så målet i Statsforvaltningens resultatplan for 2015 om maksimalt 15 ugers gennemsnitlig
sagsbehandlingstid kunne opfyldes. Ved udgangen af 2015 var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for
december måned 13 uger for sager om etablering af sager om værgemål og det er således lykkedes at
nedbringe den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for denne type sager.
5
 SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 197: Orientering om status for implementeringen af aftalen om en ny struktur for Statsforvaltningen
I statusnotatet af 18. maj 2015 har Statsforvaltningen ligeledes oplyst, at den gennemsnitlige
sagsbehandlingstid for hele værgemålsområdet samlet forventedes at kunne komme ned på omkring 7,5
uger ved udgangen af 2015. Dette er ikke lykkedes og forventningen til det samlede område har således
været for optimistisk. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for værgemålsområdet samlet set var således i
december 14,7 uger, mens det for hele året var 17,8 uger.
Det er Statsforvaltningens vurdering, at det inden for de givne rammer ikke fagligt og processuelt vil være
realistisk at nedbringe den gennemsnitlige sagsbehandlingstid til 7,5 uger for området samlet, når de faglige
og retssikkerhedsmæssige standarder skal overholdes på et område med så indgribende betydning for de
implicerede borgere. Der er således siden centraliseringen af området indført andre sagsprocesser og
kvalitetsstandarder end i de tidligere fem selvstændige statsforvaltninger, og de ændrede sagsprocesser
medfører i nogle situationer, at sagerne er aktive i længere tid, men indebærer samtidig, at borgernes sager
støttes mere og bedre under sagsoplysningen. Ambitionen er fortsat at nedbringe den gennemsnitlige ligge-
og sagsbehandlingstid for området samlet set mest muligt.
Samlet set for hele værgemålsområdet har oprydningen og afviklingen af det store antal sager i 2015 medført
en stigning i den gns. sagsbehandlingstid hen over 2015, idet der er afsluttet et stort antal gamle sager med
lang liggetid. I den proces har særligt sager med direkte konsekvenser for den svage part været prioriteret,
mens f.eks. regnskabssager har været udskudt. Regnskabssagerne trækker derfor i en overgangsperiode den
gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle sager om værgemål op. Ved udgangen af 2015 er den samlede
gennemsnitlige sagsbehandlingstid dog faldende og dette forventes at fortsætte i takt med, at området
stabiliseres yderligere.
c)
Områdets udfordringer og iværksatte tiltag:
Statsforvaltningen har haft udfordringer med sagsbehandlingstiden på værgemålsområdet siden oprettelsen
af enhedsforvaltningen i 2013, idet en stor del af medarbejderne fratrådte ved den geografiske
omstrukturering og Statsforvaltningen i perioden siden sammenlægningen har oplevet stor løbende
udskiftning i personalet og ledelsen. Der har på den baggrund været iværksat en række initiativer, der skulle
medvirke til at nedbringe sagsbunken og nedbringe sagsbehandlingstiden – der er bl.a. sket en opnormering
af antal medarbejdere, iværksat et betydeligt merarbejde mv., ligesom der er tilført nye og flere
ledelsesressourcer.
I 2016 implementeres en række digitale løftestænger, der skal understøtte en effektiv sagsbehandling og
medvirke til kortere liggetid og sagsbehandlingstid. Den positive udvikling, der er set på området i 2. halvår
2015 forventes således at fortsætte i 2016.
B. Børnebidrag
Bidragsområdet behandler en række forskellige typer sager om bidrag:
o
Sager om fastsættelse og ændring af børnebidrag
o
Sager om konfirmations- og beklædningsbidrag
o
Sager om uddannelsesbidrag
o
Sager om bidrag ifm. barnets fødsel, dåb og død
o
Sager om ægtefællebidrag
a)
b) Områdets driftsstatus:
Statsforvaltningen træffer årligt ca. 24.000 afgørelser om bidrag. Siden enhedsforvaltningens etablering 1. juli
2013 er det løbende antal verserende sager nedbragt fra 8.759 sager til 3.499 sager. Dvs. den løbende
6
 SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 197: Orientering om status for implementeringen af aftalen om en ny struktur for Statsforvaltningen
sagsbeholdning er nedbragt med mere end 5.250 sager og er således i en meget positiv udvikling, der
fremadrettet også vil påvirke den gns. sagsbehandlingstid positivt. Den aktuelle gns. sagsbehandlingstid jf.
ovenstående tabel 3 er påvirket af det store antal sager med lang liggetid, der er afviklet i 2015 efter
produktionsefterslæbet i 1. kvartal af året.
c)
Områdets udfordringer og iværksatte tiltag:
Bidragsområdet er et af de sagsområder, der blev centraliseret ifm. etablering af enhedsforvaltningen. Dette
medførte en meget stor udskiftning af de tidligere tilknyttede medarbejdere, hvilket førte til en stor stigning
af de verserende sager og en stigende sagsbehandlingstid. På bidragsområdet har der løbende været
iværksat et omfattende merarbejde og arbejdet ud fra LEAN-principper for at opnå en forbedret effektivitet.
Sagsområdet er et af de områder, hvor der forventes et effektiviseringspotentiale som følge af kommende
medbetjeningsløsninger og nye digitale sagsprocesser, der implementeres i 2016.
C. Separations- og skilsmissesager
Områdets driftsstatus:
Statsforvaltningen behandler årligt ca. 23.000 sager om separation/skilsmisse. Sagsområdet er velfungerende
og i stabil drift med stabilt forbedret produktivitet, gns. sagsbehandlingstid og faldende antal sager.
a)
b) Områdets udfordringer og iværksatte tiltag:
Sagsområdet er et af de områder, der allerede har høstet store effektiviseringer med digitale
medbetjeningsløsninger og nye digitale sagsprocesser, der er implementeret ultimo 2015. På den baggrund
har det været muligt at gennemføre personaletilpasninger på sagsområdet og samtidig forbedre resultaterne.
D. Sager efter forældreansvarsloven
Sagsområdet omfatter bl.a. sager om:
o
Fastsættelse, ændring og ophør af samvær
o
Forældremyndighed og bopæl
o
Forældremyndighed efter død
o
Konfliktmægling, børnesagkyndig rådgivning, børnegrupper mv.
a)
b) Områdets driftsstatus:
Statsforvaltningen behandler årligt ca. 26.500 anmodninger efter forældreansvarsloven. Der afholdes årligt
ca. 16.500 møder med borgerne i disse sager. Statsforvaltningen behandler herudover ca. 10.000 sager om
registrering af aftaler om forældremyndighed.
Området har med udgangen af 2015 ca. 5.280 verserende sager, mens der ved udgangen af 2014 var ca.
3.922 verserende sager. Sagsstigningen er opstået i forbindelse med overgangen til nyt
sagsbehandlingssystem i 1. kvartal 2015. Samtidig var den meget lave beholdning af sager ved udgangen af
2014 opstået som følge af et meget massivt merarbejde som forberedelse til overgangen til nyt IT-system.
Det vurderes, at der inden for de givne rammer vil skulle være en sagsbeholdning på ca. 4.500-5.000 sager for
at sikre en stabil drift og en hensigtsmæssig sagsbehandlingstid. Der arbejdes således målrettet på fortsat at
nedbringe antallet af verserende sager.
Den gns. sagsbehandlingstid for sager om samvær er siden 1. juli 2013 nedbragt fra 13 uger til nu 11 uger.
Den gns. sagsbehandlingstid for sager om bopæl og forældremyndighed har ligget stabilt omkring 8 ugers
sagsbehandlingstid. For både samvær og forældremyndighed/bopæl er den pt. målte gns. sagsbehandlingstid
påvirket af de mange sager, der er afviklet med lang liggetid siden produktionsefterslæbet i 1. kvartal 2015.
7
 SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 197: Orientering om status for implementeringen af aftalen om en ny struktur for Statsforvaltningen
c)
Områdets udfordringer og iværksatte tiltag:
o
For så vidt angår sager om samvær, forældremyndighed og bopæl har Statsforvaltningen medio
2015 indført en ny mødeform – samarbejdsmøder – der primært er bemandet med børnesagkyndige
rådgivere og har fokus på forældrenes samarbejdsrelation i stedet for på jura og krav. Disse møder
har fået meget positiv respons fra forældrene. Samtidig er der åbnet for flere opfølgende møder,
hvis forældrene har brug for flere møder om deres samarbejde. Derudover har Statsforvaltningen
udvidet den afsatte mødetid pr. familie, indført opfølgende samtaler med forældrene efter
børnesamtaler, etableret Børnenes Skilsmissetelefon mv., hvilket samlet set har givet et kvalitetsløft,
der vurderes at give en bedre proces og løsning for de involverede børn og forældre.
o
Statsforvaltningen har siden 1. oktober 2015 implementeret de nye regler i ’chikanepakken’ i
sagsbehandlingen. Bl.a. har der været otte udkørende rådgivninger i fogedsager, hvor en af
Statsforvaltningens børnesagkyndige rådgivere har været hjemme hos forældrene og drøfte mulige
løsninger som alternativ til en fogedafhentning af børnene – i fire af sagerne har det medført, at
forældrene er blevet enige om en løsning og har hævet fogedsagen.
Statsforvaltningens afd. København har siden 2013 og frem til udgangen af 2015 gennemført et
forsøgsprojekt med forældrekurser og forældregrupper – projektet er gennemført med støtte fra
Egmont Fonden. De deltagende forældre har haft et meget stort udbytte af kurserne og har været
meget glade og positive i deres evaluering af dette tilbud.
Fra januar 2016 igangsættes satspuljeprojektet ’Forældre sammen – hver for sig’ i
Statsforvaltningens afd. Aabenraa og afd. Odense, hvor forældre i alle førstegangssager vil blive
tilbudt at deltage i et spor, der bl.a. indebærer indledende samtale, 12 timers forældrekursus,
opfølgende samtaler og individuelle samtaler. Det er forudsat, at der deltager ca. 1.200 forældrepar
om året i det 4-årige projekt. Projektet følges forskningsmæssigt af SFI.
Statsforvaltningen har indledt et samarbejde med Børns Vilkår om bisidning til børn, der skal til
samtale i Statsforvaltningen. Projektet er finansieret af Egmont Fonden, og der har hidtil været
gennemført ca. 150 børnesamtaler med bisidning.
Der har den 28. oktober 2015 været afholdt møde i Statsforvaltningens Interessentforum for det
familieretlige område, hvor en lang række interesseorganisationer (Børns Vilkår, Mødrehjælpen,
Foreningen Far, LOKK osv.), advokater, Ankestyrelsen mv. deltog til drøftelse af faglige udfordringer
mv. Der afholdes møde to gange årligt i dette forum.
o
o
o
o
a)
E. Det kommunale tilsyn
Områdets driftsstatus:
Området er udfordret af et stort antal verserende sager og stigende sagstilgang, bl.a. som følge af den nye
offentlighedslov, der genererer et stort antal klagesager over kommunernes afslag på aktindsigt.
Den gns. sagsbehandlingstid har været væsentligt forhøjet i 2. halvår 2015, som følge af det store antal
verserende sager og som følge af afvikling af mange sager med meget lang liggetid i forbindelse med
iværksatte merarbejdsprojekter, hvor der har været fokus på at få afsluttet de ældste sager.
b) Områdets udfordringer og iværksatte tiltag:
Sagsområdet er i 2. halvår og frem til nu blevet opnormeret med 3 stillinger og der har været iværksat et
betydeligt merarbejde, bl.a. med bistand fra Kammeradvokaten.
8
 SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 197: Orientering om status for implementeringen af aftalen om en ny struktur for Statsforvaltningen
Der arbejdes derudover på en øget standardisering af sagsbehandlingen og en forbedret visitation af sagerne
ved modtagelsen, således at sagerne hurtigere kan enten afvises eller visiteres videre til egentlig behandling.
Rigsrevisionen har iværksat en undersøgelse af tilsynsområdet med henblik på at afdække, om områdets
opgavevaretagelse er tilrettelagt på en effektiv og hensigtsmæssig måde. Rigsrevisionens beretning
fremlægges i februar 2016.
F. Navnesager
Områdets driftsstatus:
Sagsområdet er udfordret af et stort antal verserende sager og stigende sagsbehandlingstider. Det skyldes
imidlertid en nødvendig prioritering af Statsforvaltningens ressourcer, hvor ressourcerne primært er anvendt
på sagsområder, der ud fra en retssikkerhedsmæssig betragtning har nødvendiggjort en opnormering. Bl.a. er
der trukket ressourcer til behandling af sager om indfødsret og dobbelt statsborgerskab, hvor
Statsforvaltningen har fået overført nye opgaver. Sagsområdet vil løbende blive stabiliseret.
G. EU-opholdssager
Områdets driftsstatus:
Sagsområdet opfylder målene til sagsbehandlingstiden og vurderes at være i stabil drift.
a)
a)
b) Områdets udfordringer og iværksatte tiltag:
Der er implementeret nyt digitalt sagsbehandlingssystem (EsterH) på alle EU-opholdssager, så disse også
digitaliseres i lighed med Statsforvaltningens øvrige sager, hvilket vil medføre en øget produktivitet på de
45.000 sager, der årligt behandles.
Der er årligt en stigende sagstilgang på området, hvilket stiller store krav til ressourceanvendelsen og en
effektiv opgaveløsning. Den støt stigende sagstilgang fra særligt de nyeste EU-lande har medført et øget
behov for håndtering af sager med dokument- og identitetskontrol, samt et øget behov for behandling af
kontrolsager om opholdsgrundlaget generelt.
H. Sager om indfødsret og dobbelt statsborgerskab
Områdets driftsstatus:
Statsforvaltningen har hidtil behandlet og afsluttet ca. 900 sager årligt om dansk indfødsret. Der har samtidig
været et løbende antal verserende sager på ca. 250 sager.
Den gns. sagsbehandlingstid har i 1. halvår 2015 ligget på ca. 11 uger. Længden af sagsbehandlingstiden
skyldes, at der ikke sjældent mangler dokumentation fra borgeren, når ansøgningen/erklæringen modtages.
Sagerne beror derfor ofte på borgerens fremskaffelse af den nødvendige dokumentation, herunder
dokumenter og erklæringer, der skal skaffes fra udlandet.
Den 1. september 2015 trådte de nye regler om dobbelt statsborgerskab i kraft, hvilket umiddelbart i
forbindelse med lovens ikrafttræden medførte en markant stigning i antal ansøgninger og dermed antal
verserende sager, idet tidligere danske statsborgere kunne søge om igen at blive danske statsborgere,
samtidig med at de beholdt det udenlandske statsborgerskab. Samtidig kunne borgere optaget på lov om
dansk indfødsret, med krav om forudgående løsning af det hidtidige statsborgerskab, nu også søge
Statsforvaltningen om statsborgerskab, uden den hidtil krævede løsning.
a)
9
 SOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 197: Orientering om status for implementeringen af aftalen om en ny struktur for Statsforvaltningen
b) Områdets udfordringer og iværksatte tiltag:
Statsforvaltningen har i 2015 behandlet i alt ca. 1.400 sager og har samtidig 1.700 verserende sager på
området. Det er derfor en fortsat udfordring med at nedbringe sagsantallet efter modtagelsen af de mange
nye sager som følge af lovændringen om dobbelt statsborgerskab. Det er lykkedes at bevare en
sagsbehandlingstid på ca. 11 uger, da der er overflyttet yderligere medarbejdere til området, bl.a. fra navne-
og ægteskabsområdet, og der fastholdes et fokus på at få skabt ligevægt på området, når sagstilgangen
forventeligt også stabiliserer sig.
V.
Generelle besparelses-, effektiviserings-, digitaliserings- og centraliseringstiltag
Som led i implementeringen af enhedsforvaltningen, var det forudsat i den politiske aftale, at
Statsforvaltningen skulle gennemføre effektiviseringer, digitalisering, centralisering og standardisering for at
tilpasse organisationen og opgaveløsningen til de kommende års faldende forbrugsmuligheder i bevillingen.
Statsforvaltningen har på den baggrund igangsat en række tiltag:
Yderligere centralisering af opgaver:
Statsforvaltningen har ved årsskiftet 2015/2016 centraliseret nogle opgaver af hensyn til en effektiv og fagligt
kvalitativ opgaveløsning.
o
I sager for Det Psykiatriske Patientklagenævn er opgaven blevet flyttet fra afd. Ringkøbing til afd.
Aabenraa og afd. Aarhus, og fra afd. Nykøbing F. til afd. København, idet der de pågældende steder
var for få sager til, at der kunne opretholdes den nødvendige faglige ekspertise i sagerne. De to
fraflyttede lokationer havde tilsammen ca. 5% af landets sager.
o
I sager om EU-ophold er opgaven flyttet fra afd. Ringsted og afd. Nykøbing F. til afd. København, og
fra afd. Ringkøbing til afd. Aarhus. De pågældende steder havde tilsammen ca. 7% af landets sager.
Flytningen skyldes behovet for at styrke fagligheden på et område, der kræver stigende ekspertise
og kontrol ift, muligt misbrug af dokumenter, identiteter mv. Derudover har det været nødvendigt at
samle opgaven i de byer, hvor der jf. politisk aftale er etableret ICS-fællesskaber mellem kommuner,
SKAT og Statsforvaltningen og hvor Statsforvaltningen skal deltage i bemanding af eksterne
lokationer udover Statsforvaltningens egne EU-skranker – der er jf. politisk aftale etableret ICS-
fællesskaber i Aalborg, Aarhus, Odense og København, hvor EU-ansøgere kan møde op og få en
samlet sagsbehandling (opholdsbevis, cpr.nummer, skattekort).
a)
b) Besparelsestiltag:
Statsforvaltningens afd. København er i oktober 2015 flyttet til et nyt lejemål på Ellebjergvej i Sydhavnen.
Dette medfører en årlig besparelse på husleje på ca. 5 mio. kr., bl.a. som følge af, at det nye lejemål indrettes
som åbne kontorlandskaber og der derved kan gås fra ca. 5.500 kvm. til ca. 2.800 kvm.
c)
Implementering af digitale løsninger:
Der implementeres løbende nye digitale løsninger, bl.a. præjournalisering, digital mødebooking, kig-i-egen-
sag, medbetjeningsløsninger, afløftning af data fra ansøgningsblanketter til sagsflow mv. Samlet set vil det
medvirke til, at en lang række arbejdsprocesser effektiviseres og opgaveløsningen kan håndteres med færre
medarbejderressourcer, idet mange sagsprocesser automatiseres.
10