Retsudvalget 2015-16
REU Alm.del Bilag 23
Offentligt
1557729_0001.png
UNDERSØGELSE AF HÆNDELSESFORLØBET VEDRØRENDE
SERVICETILPASNINGER PÅ FOREBYGGENDE FORANSTALT-
NINGER FOR BØRN OG UNGE I ODENSE KOMMUNE
PAGE 1
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0002.png
INDHOLDSFORTEGNELSE
1.
1.1
1.2
1.3
2.
3.
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.2
3.2.1
4.
4.1
4.1.1
4.1.2
4.2
4.2.1
4.2.2
5.
5.1
5.2
5.3
5.4
OPGAVEN
Indledning
Beskrivelse af opgaven
Tilrettelæggelse og udarbejdelse af rapporten
SAMMENFATNING
BESKRIVELSE AF DET FAKTISKE FORLØB
Sagsbehandlingen i de konkrete sager (kommissoriets punkt 1a)
Indledning
God systematisk sagsbehandling
Godt socialfagligt niveau
Forløbet i perioden fra 10. juli til 25. august 2015
Konklusion på sagsgennemgangen
Den generelle sagsbehandlings- og beslutningsproces (kommissoriets punkt 1b)
Redegørelse for det faktiske hændelsesforløb
DEN JURIDISKE VURDERING
Sagsbehandlingen af de konkrete sager (kommissoriets punkt 1a og punkt 2)
Den processuelle håndtering af sagerne
Den materielle håndtering af sagerne
Den generelle sagsbehandlings- og beslutningsproces (kommissoriets punkt 1b og punkt 2)
Det juridiske grundlag for politikerne og embedsmændenes virke
Vurderingen af ansvaret i forbindelse med beslutningsprocessen
KONKRETE ANBEFALINGER
Anbefalinger vedrørende vores gennemgang og vurdering af 45 konkrete sager
Anbefalinger vedrørende vores gennemgang og vurdering af den generelle sagsbehandlings- og
beslutningsproces
Anbefalinger vedrørende overvejelser om tjenestelige sanktioner i forhold til medarbejdere
Anbefalinger vedrørende besvarelsen af henvendelsen fra Folketingets Ombudsmand
3
3
3
4
4
6
6
6
6
6
6
9
9
9
15
15
15
18
20
20
24
25
25
25
26
26
Bilag 1:
Bilag 2:
Kommissorium
Metodebeskrivelse
PAGE 2
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0003.png
1.
1.1
OPGAVEN
Indledning
D. 20. august 2015 rettede Folketingets Ombudsmand henvendelse til Odense Kommune angående Odense
Kommunes behandling af sager på børneområdet.
Ombudsmandens henvendelse skete på baggrund af en henvendelse fra Dansk Socialrådgiverforening (Region
Syd), der d. 18. august 2015 anmodede Folketingets Ombudsmand om at undersøge:
”… om der sker ulovlig
praksis
[i Odense Kommune],
når borgerne får besked om, at tidligere bevilgede foranstaltninger skal stoppe
alene ud fra økonomiske grunde, og ikke ud fra en faglig individuel vurdering for det enkelte barn og familie.”
[vo-
res tilføjelse]
I Socialrådgiverforeningens henvendelse til Folketingets Ombudsmand refereres der konkret til en e-mail fra en
niveau 3 leder i Odense Kommunes Børn- og Ungeforvaltning, afsendt d. 29. juni 2015. E-mailen er udsendt til
socialområdets teams i børne- og ungeregion Nord, Syd og Vest samt til Børne- og Ungerådgivningens myndig-
hedsteam for handicapområdet. Af e-mailen fremgår det blandt andet, at:
”[…] Familie og Velfærd har set sig nødsaget til at finde nogle måder, der kan begrænse budgetoverskridelserne,
blandt andet i form af de nylige afskedigelser, men også at kigge på de eksisterende børne- og ungesager. Det er
derfor besluttet, at der samlet i CIBU og i BUR skal lukkes ca. 20 % (ca. 5 sager på hver sagsstamme) af de fore-
byggende sager (både internt og eksternt) med virkning fra 1. september 2015.”
Med reference til den konkrete e-mail anfører Dansk Socialrådgiverforening, at:
”[…] Odense Kommune handler ulovligt, når de alene på grund af økonomiske besparelser, beder ledelsen og
socialrådgiverne på myndighedsområdet om hver at finde 5 sager, hvor de fagligt nødvendige foranstaltninger
skal stoppes”.
Dansk Socialrådgiverforening henviser i deres henvendelse til Folketingets Ombudsmand desuden til punkt 5 på
Børn- og Ungeudvalgets mødedagsorden for d. 18. august 2015.
På den baggrund har Odense Kommune ønsket at få skabt et overblik over, hvad det præcise hændelsesforløb
har været, og om Odense Kommune har administreret området i overensstemmelse med den gældende regule-
ring.
1.2
Beskrivelse af opgaven
Kromann Reumert og BDO har gennemført en undersøgelse, der danner baggrund for nærværende redegørelse.
Undersøgelsen omfatter følgende forhold:
1.
En beskrivelse af det faktiske forløb i forhold til:
a)
Sagsbehandlingen af de konkrete sager, hvor der er udsendt breve til et antal familier om ophør
af foranstaltninger, og
PAGE 3
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0004.png
b)
den generelle sagsbehandlings- og beslutningsproces i henholdsvis Børn- og Ungeudvalget og
Børn- og Ungeforvaltningen.
2.
En vurdering af, om der under forløbet er tilsidesat socialretlige, generelle forvaltningsretlige eller kommu-
nalretlige regler, herunder kommunens interne regler, og om muligt i givet fald med angivelse af, hvor i
forløbet tilsidesættelsen er sket.
Eventuelle anbefalinger, som den gennemførte undersøgelse giver anledning til, herunder om der er
grundlag for at iværksætte fremadrettede tiltag.
3.
1.3
Tilrettelæggelse og udarbejdelse af rapporten
Undersøgelsen er gennemført i et samarbejde mellem Kromann Reumert og BDO.
Rapporten er udarbejdet i fællesskab. BDO har forestået den socialfaglige gennemgang af 45 konkrete børn- og
ungesager samt hændelsesforløbet i forbindelse med den generelle administrative og politiske sagsbehandlings-
og beslutningsproces. Kromann Reumert har herefter foretaget den retlige vurdering af forløbene. På baggrund
heraf har BDO og Kromann Reumert i fællesskab udarbejdet anbefalingerne.
Advokat Jens Lund Mosbek, Kromann Reumert, og partner Helle Thiele, BDO, er ansvarlige for undersøgelsen.
Til brug for undersøgelsen har Odense Kommune udleveret skriftligt materiale særligt vedrørende kommissoriets
pkt. 1. Materialet omfatter blandt andet:
a)
b)
45 konkrete børnesager, hvor der er tilgået familierne brev om ophør af forebyggende foranstaltninger
Alle relevante dagsordener og referater fra møder i Børn- og Ungeforvaltningen samt i Børn- og Ungeudval-
get, notater, e-mailkorrespondancer, skriftlige instrukser og vejledninger mv. samt redegørelser fra centrale
aktører.
Kromann Reumert og BDO har gennemført undersøgelsen på baggrund af desk-research og skriftligt materiale.
2.
SAMMENFATNING
Indtil sommeren 2015 har socialrådgiverne i Odense Kommune i de 45 gennemgåede sager udført et ar-
bejde, der generelt kan betegnes som et højt fagligt niveau, også sammenlignet med andre kommuner. Det
er således alene i sommeren 2015 i forbindelse med håndteringen af de 89 sager, at niveauet ændrer sig, og
der kan rejses kritik af sagsbehandlingen i de konkrete gennemgåede sager.
I relation til sagsbehandlingen i forbindelse med lukningen af de 89 sager, kan det konkluderes, at der plan-
lagt og systematisk er sket en overtrædelse af de forvaltningsretlige og socialretlige regler om partshøring,
begrundelse, børnesamtaler og til dels også i forhold til notatpligten.
I forhold til den socialfaglige vurdering i de konkrete sager (den materielle del) kan vi ikke ud fra den forelagte
dokumentation med sikkerhed konkludere, at der alene er taget økonomiske hensyn, men der er flere indika-
PAGE 4
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0005.png
tioner, der peger i den retning. Der foreligger således ikke den nødvendige dokumentation for, at beslutnin-
gerne er truffet på baggrund af saglige hensyn. Derfor er beslutningen om at trække afgørelserne tilbage kor-
rekt, således at der foretages en fornyet faglig vurdering i samtlige sager.
I relation til beslutningsprocessen kan vi konkludere, at den af forvaltningen udarbejdede indstilling til Børn-
og Ungeudvalgets møde den 18. august 2015 ikke opfylder kravene til en indstilling. Indstillingen er for det
første mangelfuld i sagsfremstillingen, der burde have indeholdt alle centrale informationer, hvor en række
væsentlige oplysninger alene er gengivet i materialets bilag 2. For det andet fremgår det af bilag 2, at der
forudsættes brud på forvaltningsretlige regler. Offentligt ansatte må ikke medvirke til aktiviteter, der er åben-
bart ulovlige, og derfor burde der ikke være tilgået udvalget en sagsfremstilling, der forudsætter, at regler til-
sidesættes.
I forvaltningen er der således sket væsentlige fejl både i relation til de konkrete familier, der er blevet oriente-
ret om, at forebyggende foranstaltninger ville blive bragt til ophør, og i forhold til informeringen af det politiske
udvalg.
Henset til, at afgørelsesbrevene er underskrevet af en ledende medarbejder, at Dansk Socialrådgiverforening
af en eller flere af de sagsbehandlende socialrådgivere er blevet gjort opmærksom på situationen, og at for-
eningen reagerer herpå ved at kontakte Folketingets Ombudsmand, er der efter vores vurdering ikke grund-
lag for at rette kritik mod de socialrådgivere, der har været sagsbehandlere i sagerne, der er blevet lukket.
For så vidt angår forvaltningens øvrige medarbejdere indikerer vores gennemgang og vurdering af det mod-
tagne skriftlige materiale, at enkelte medarbejdere placeret over sagsbehandlerniveauet i forvaltningen kan
have tilsidesat deres tjenestelige pligter. Vi anbefaler derfor, at der i forhold til denne personkreds indledes et
høringsforløb med henblik på at få afklaret, om en eller flere af disse medarbejdere har tilsidesat deres tjene-
stelige pligter, og i givet fald hvilke sanktioner dette skal udløse. Vi finder anledning til at fremhæve, at ingen
af de involverede medarbejdere har haft anledning til at gennemgå og kommentere denne rapport, hvorfor
der meget vel i forhold til den enkelte medarbejders konkrete involvering i hændelsesforløbet kan komme nye
relevante oplysninger frem under en partshøringsproces. Det vil derfor ikke være korrekt at konkludere, om
der skal udløses sanktioner, og i givet fald hvilke, i forhold til enkeltpersoner, før end der har været gennem-
ført partshøring.
I henhold til Odense Kommunes styrelsesvedtægt, Børn- og Ungeudvalgets kompetencefordelingsplan og
øvrig regulering på området er den konkrete sagsbehandling på børn- og ungeområdet i Odense Kommune
delegeret til Børn- og Ungeforvaltningen. Det er således forvaltningen, der i det daglige skal sikre, at der ud-
øves lovlig forvaltning, herunder at der træffes konkrete og lovlige beslutninger i de enkelte sager. Rådman-
den har ikke i sin egenskab af øverste daglige leder af forvaltningen nogen kompetence med hensyn til sa-
gernes indhold. Rådmanden har således ikke instruktionsbeføjelse over for ansatte med hensyn til, hvorledes
sagerne skal afgøres, ligesom rådmanden ikke har kompetence til at give direktiver med hensyn til konkrete
sagsbehandlingsskridt. Børn- og Ungeudvalget har ikke en pligt til at være aktiv kontrollerende over for for-
valtningen. Udvalget skal dog, såfremt de bliver bekendte med, at der drives ulovlig forvaltning, reagere. Alle
væsentlige oplysninger af betydning for vurdering af en sag, skal indarbejdes direkte i den sagsfremstilling,
der tilgår et udvalg i Odense Kommune, når et emne behandles. Herved sikres, at politikerne kan orientere
sig tilstrækkeligt ved at gennemlæse de fremsendte sagsfremstillinger. De sagsfremstillinger, der er tilgået
Børn- og Ungeudvalget om emnet, indeholder ikke oplysninger om, at den iværksatte praksis er ulovlig. Den
gennemgåede dokumentation giver os heller ikke i øvrigt grundlag for at antage, at rådmanden eller nogen af
de øvrige udvalgspolitikere er blevet gjort opmærksom på den ulovlige forvaltning. På denne baggrund har vi
ikke fundet grundlag for at rejse kritik af hverken rådmand eller de øvrige politikere.
PAGE 5
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0006.png
3.
3.1
3.1.1
BESKRIVELSE AF DET FAKTISKE FORLØB
Sagsbehandlingen i de konkrete sager (kommissoriets punkt 1a)
Indledning
Indledningsvist skal det fremhæves, at den eksterne gennemgang viser, at der generelt blandt de 45 sager, der er
gennemgået, er en fin systematik i sagsbehandlingen af familiesagerne, ligesom det socialfaglige niveau vurderes
at være højt og grundigt. Denne vurdering skal ses i forhold til den erfaring, BDO har fra revisionshandlinger og
øvrige opgaver med kvalitetssikring af sagsbehandlingen på det specialiserede børneområde i en lang række
kommuner.
Den fine systematik omhandler to temaer, jf. nedenfor under punkt 3.1.2 og 3.1.3.
3.1.2
God systematisk sagsbehandling
Der ser der ud til at være en ensartet fælles tilgang for sagsbehandlingen i de 45 sager, som BDO har gennem-
gået. Det vil sige, at der er visitationsskema i stort set alle sager, der er § 50 undersøgelser (bortset fra to sager),
der ligger til grund for alle foranstaltningerne, ligesom alle 45 sager har en handleplan, der relaterer sig til den
foranstaltning, der var påtænkt ophørt, og der er kontrakter med udførerleddet.
Den fine systematik omhandler også, at de enkelte sagsbehandlere - stadig vedrørende de 45 gennemgåede
sager - laver systematisk sagsarbejde. Det vil blandt andet sige, at man har forholdt sig til stort set alle punkter i §
50 undersøgelserne, konklusionerne fra undersøgelsen føres over i § 140 handleplanen, der laves systematiske
opfølgninger / handleplansrevurderinger, som for langt de fleste sagers vedkommende er inden for den lovpligtige
tidsfrist og disse er parthørt.
3.1.3
Godt socialfagligt niveau
Hvad angår det socialfaglige niveau i de 45 sager, har BDO bemærket, at der i langt de fleste sager er grundige
analyser og socialfaglige vurderinger, der ligger til grund for de sædvanlige afgørelser og indstillinger i sagerne.
Ligeledes kan vi i flere af sagerne se fagligt velbegrundede overvejelser i det løbende sagsarbejde, som for ek-
sempel overvejelser om inddragelse af børnene, overvejelser om type af indsatser, begrundelser for udskydelse
af planlagt opfølgning mm.
3.1.4
Forløbet i perioden fra 10. juli til 25. august 2015
Denne ovenfor beskrevne grundighed, som kendetegner sagsbehandlingen i de 45 sager, er imidlertid fravæ-
rende i den sagsbehandling, der ses foretaget i forbindelse med afgørelserne om afslutning af en foranstaltning
hen over sommeren 2015 - det vil sige fra den 10. juli 2015, hvor det første afgørelsesbrev sendes ud, til den 25.
august 2015, hvor det sidste afgørelsesbrev udsendes.
3.1.4.1
Økonomiske / faglige vurderinger til grund for afgørelse om lukning af sager
I 86,6 % af sagerne (39) er der ikke dokumenteret en faglig begrundelse for afgørelsen om ophør af foranstaltning
pr. 31. august 2015. I de resterende 13,4 % af sagerne (6) er der eksplicit foretaget en socialfaglig vurdering, som
ligger til grund for den aktuelle begrundelse om ophør af foranstaltning.
PAGE 6
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0007.png
Det vil sige, at afgørelserne om lukning af foranstaltning i disse 6 sager er fagligt begrundet i sagsakterne, men
ikke kommunikeret til forældrene / barnet i standardbrevet.
Ingen af sagerne indeholder økonomi som begrundelse for ophør pr. 31. august 2015.
Af 6 sager fremgår det tydeligt, at der er tale om en ledelsesmæssig beslutning, at foranstaltningen skal ophøre. I
en af sagerne navngives ledelsespersonen.
Oplysningen om den ledelsesmæssige beslutning er ikke suppleret med yderligere begrundelser, hverken social-
faglige eller økonomiske.
I 62 % af sagerne (28) er der ikke ved sidste ordinære opfølgning eller revision af handleplan tegn på, at formålet
med indsatsen var ved at være nået, og at der skulle stiles mod en lukning. Det vil sige, at det af handleplanerne i
de enkelte sager fremgik, at der fortsat var mange mål at arbejde med, og at formålet med indsatsen ikke var ind-
friet endnu. Mange af målene var eksempelvist vurderet til at skulle arbejdes med i de kommende 6, 12 eller 18
måneder. Lukningen af denne type sager i juli 2015 ville afbryde dette planlagte målopfølgningsperspektiv. I 5 af
disse 28 sager kunne man læse, at nogle af målene forventedes at blive indfriet ved næste ordinære opfølgning,
men ikke nødvendigvis således, at formålet med indsatsen var ved at være nået, eller således, at man kunne for-
vente at indsatsen skulle ophøre inden 31. august 2015.
Samlet set kan man sige, at når der ved sidste ordinære handleplansopfølgning ingen tegn var på, at formålet var
ved at være opfyldt og målene nået i godt halvdelen af de 45 sager, står det helt uklart, hvorfor sagen blev udpe-
get til lukning, når der ikke i den aktuelle situation er socialfaglige begrundelser til stede i sagen, der kan forklare
og begrunde, hvorfor sagen skal lukkes.
3.1.4.2
Mange af de lukkede sager pr. 31. august 2015 var på vej til at blive afsluttet ved næste ordinære opfølg-
ning
Det forhold, at sagerne er relativt ajourførte og grundigt beskrevne, har gjort det muligt at identificere en række
sager, hvor det umiddelbart ses, at der ved sidste ordinære opfølgning har været planer om at nedjustere eller
udfase indsatsen. BDO kan ikke lave en håndfast vurdering af berettigelsen af afgørelse af, om den enkelte sag
kunne lukkes eller ej, da nyere og aktuelle hændelser og nyere samtaler med familierne og samarbejdsparter ikke
nødvendigvis er nedskrevet, ligesom overvejelser og påtænkte drøftelser på kommende opfølgningsmøder ikke
altid fremgår. I de sager, hvor det ses, at der på sidste ordinære opfølgningsmøde indenfor det sidste halve år
var tale om, at formålet og målene med foranstaltningen forventedes at være opfyldt ved næste opfølgnings-
møde, eller at det på anden vis fremgår, at der i foråret har været dialog med familien, med udfører eller net-
værksmøder mv., hvor ophør grundet målopfyldelse har været drøftet, kan BDO have en formodning om, at foran-
staltningen alligevel skulle være ophørt ved kommende ordinære eller aftalte opfølgning i løbet af efteråret.
BDO vurderer således, at der er 22 sager (48 %)
1
, hvor det umiddelbare grundlag for ophør af foranstaltning var
nært forestående, men hvor håndteringen af selve sagslukningen har været håndteret markant anderledes end
den praksis, der sædvanligvis kendetegner sagsbehandlingen af de 45 gennemgåede sager. I disse 22 sager var
1
I 13 af de 22 sager er der oplysninger, der peger entydigt på, at foranstaltningen skulle ophøre i løbet af kort tid, mens der i de resterende ni sager, var betydelige tegn på,
at sagen var på vej til afslutning.
PAGE 7
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0008.png
der enten tegn på, at sagen kunne passiveres inden længe eller på, at den aktuelle foranstaltning skulle overgå til
en anden og mindre indgribende foranstaltning, eller at blot en af de aktuelle foranstaltninger skulle lukkes.
Samlet set vurderer BDO, at det i et relativt stort antal sager kan antages, at foranstaltningen ville have ophørt
hen over efteråret 2015, såfremt lukningen ikke var blevet fremskyndet til 1. september 2015.
3.1.4.3
Partshøring
I 75,6 % (34) af sagerne er der ikke dokumentation for partshøring vedrørende plan om ophør af foranstaltningen.
I de resterende 24,4 % (11) af sagerne, er der i et eller andet omfang talt med forældrene om ophøret. Indholdet i
kontakten med familierne ligger i spændet mellem, at sagsbehandlerne har afholdt møde med familien, hvor der
er talt om, at konkrete mål er opfyldt, og at indsatsen eventuelt erstattes med en anden indsats til andre sager,
hvor sagsbehandleren har skrevet en mail til forældrene, hvori det blandt andet fremgår, at
”bevillingen til barn [navn] desværre ophører på baggrund af en ledelsesmæssig beslutning. Jeg kan desværre
ikke komme med nærmere begrundelse, men I vil snarest modtage en skriftlig afgørelse med ankevejledning […]”
[vores tilføjelse]
I andre af de 11 sager fremgår det af et notat, at
”familien er partshørt”,
men man kan ikke læse hvordan, der er
talt med familien og om hvad.
Når der særskilt ses på, om der har været talt med barnet, om det aktuelle ophør af foranstaltning pr. 31. august
2015, er der i 91,1 % (41) af sagerne ikke dokumentation for, at der har været talt med barnet om årsag til ophør.
Der er ikke nogen af disse sager, hvor der i sagsakterne fremgår en begrundelse for, at der ikke er talt med bar-
net.
3.1.4.4
Standardiseret afgørelsesbrev
44 sager har et standardiseret afgørelsesbrev, der kun varierer i forhold til foranstaltningens art og barnets navn.
Den sidste af de 45 sager indeholder ikke et afgørelsesbrev. Brevene er ikke underskrevet af sagsbehandlerne,
men af ledelsesniveauet.
Brevene beskriver, at
”Odense Kommune har besluttet at hjælpeforanstaltningen familiebehandling jf. servicelovens § 52.3.3
2
vedrø-
rende dit barn (navn og cpr. nr.) vil ophøre den 31. 08. 2015”.
Dette begrundes med at
”forvaltningen ud fra faglige og økonomiske hensyn jf. servicelovens § 1 har revurderet foranstaltningen og fun-
det, at der er grundlag for at stoppe denne. Årsagen er, at Forvaltningen mener, at formålet med ovenstående
foranstaltning er opnået, hvorfor den ophører. Ophør af foranstaltningen sker i henhold til Servicelovens § 68."
Herefter gives der i brevet en klagevejledning.
2
Eller ”kontaktperson jf. Servicelovens § 52.3.6”
PAGE 8
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0009.png
Alle afgørelsesbreve er efterfulgt af et standardiseret brev, der tilbagekalder afgørelsen den 28. august 2015. Dog
fremgår det af en enkelt sag, at afgørelsen om lukning blev anket, og Odense Kommune revurderede sagen og
traf afgørelse om, at foranstaltningen kunne fortsætte.
3.1.5
Konklusion på sagsgennemgangen
Den generelle sagsbehandling er i perioden forud for sommeren 2015 grundig og systematisk, ligesom sagsbe-
handlingen er kendetegnet ved høj socialfaglig kvalitet i de 45 gennemgåede sager.
Sagsbehandlingen i de 45 sager hen over sommeren i forbindelse med lukningen af de 89 sager har været mar-
kant anderledes end ovenfor beskrevet.
Den eksterne sagsgennemgang viser:
•
•
•
•
•
•
•
Der er sendt standardiserede afgørelser ud til familierne uden individuelle begrundelser
Ledelsen har underskrevet afgørelsesbrevene
Der er ikke dokumentation for, at afgørelserne hviler på en socialfaglig vurdering for 86,6 % af de gennem-
gåede 45 sager
Begrundelserne i de enkelte sager for, at foranstaltningen skal ophøre, omhandler ikke økonomiske forhold
Der er ikke dokumentation for, at der er foretaget partshøring i 75,6 % af de 45 gennemgåede sager
Der er ikke dokumentation for, at der har været afholdt børnesamtaler i forbindelse med afgørelse om ophør
af foranstaltning i 91,1, % af de gennemgåede sager
Afgørelserne er alle trukket tilbage
I 6 af sagerne fremgår det tydeligt, at det ikke er den enkelte sagsbehandler, der har truffet beslutning om ophør
af foranstaltning, idet der er tale om en ledelsesmæssig beslutning. Dette stemmer helt overens med forvaltnin-
gens interne procesplan for dette forløb, der angiver, at ledelsen beslutter, hvilke sager der skal lukkes, og at der
udsendes et standardbrev.
3.2
3.2.1
Den generelle sagsbehandlings- og beslutningsproces (kommissoriets punkt 1b)
Redegørelse for det faktiske hændelsesforløb
Beskrivelsen af det faktiske hændelsesforløb bygger på skriftligt materiale vedrørende en række begivenheder i
perioden april – august 2015, der vedrører beslutningen om og iværksættelsen af lukning af sager på det forebyg-
gende område til børn og unge.
For at skabe overblik indledes beskrivelsen med nedenstående tidslinje, der illustrerer betydningsfulde begiven-
heder i hændelsesforløbet.
PAGE 9
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0010.png
Udvalg
Udvalgsmøde
Udvalgsmøde
Udvalgsmøde
Udvalgsmøde
Rådmand
Rådmandsmøde
Børn- og Ungeudvalget
28/4 2015
12/5 2015
19/5 2015
23/6 2015
23/6 2015
24/6 2015
29/6 2015
1/7 2015
10/8 2015
10/7 – 25/8 2015
18/8 2015
Børn- og Ungeforvaltningen
Niveau 1
Niveau 2
Godkendelse af
iværksættelse af
lukning af sager
Mail til direktør og
Rådmand
Niveau 3
Ekstraordinært
MED-udvalgsmøde
Ledermøde
Orientering af
medarbejdere i
Børn- og
Ungerådgivningen
Udsendelse af afgørelsesbreve 10/7 – 25/8
Øvrige niveauer
På Børn- og Ungeudvalgets møde den 28. april 2015 behandler udvalget Børn- og Ungeforvaltningens budgetop-
følgning pr. 1. april 2015
3
. Budgetopfølgningen viser et forventet merforbrug på i alt 41,1 mio. kr. i Familie og Vel-
færdsafdelingen, hovedsageligt vedrørende anbringelsesområdet. Børn- og Ungeudvalget beslutter at udsætte
sagen.
På et ekstraordinært MED-udvalgsmøde (afdelings-MED) den 12. maj 2015 orienterer ledelsen i Familie og Vel-
færdsafdelingen om tiltag, der iværksættes med henblik på at finde og realisere besparelser
4
. Der fremgår ikke af
oplægget til eller referatet fra mødet forslag om en eventuel lukning af sager på det forebyggende område.
På Børn- og Ungeudvalgets møde den 19. maj 2015 godkendes budgetopfølgningen for første kvartal af 2015
”med en tilføjelse om, at der ønskes en ny opfølgning på måltal for ”Nye Veje Sammen” på udvalgsmøde d. 23/6
2015
5
””.
Den 23. juni 2015 afholdes der møde i Børn- og Ungeudvalget, hvor den nævnte opfølgning fremgår af dagsorde-
nen
6
som E-sag/til orientering.
Den 23. juni 2015 afholdes et møde i Familie og Velfærdsafdelingen med deltagelse af to niveau 3-ledere. Der
foreligger ikke et referat fra mødet. Det er efterfølgende i redegørelserne
7
fra de pågældende niveau 3-ledere
oplyst, at baggrunden for mødet har været at finde besparelser på forebyggende foranstaltninger. De udarbejder
umiddelbart efter mødet et notat, der beskriver konsekvenser ved servicetilpasninger i form af lukning af ca. 180
sager svarende til ca. 20 % af sagerne vedrørende forebyggende foranstaltninger. Endvidere udarbejder lederne
procesplaner for gennemførsel af lukningen af sagerne.
3
4
5
6
7
Jf. dagsorden og referat fra Børn- og Ungeudvalgsmøde den 28. april 2015
Jf. oplæg til og referat fra MED-møde den 12. maj 2015
Jf. dagsorden og referat fra Børn- og Ungeudvalgsmøde den 19. maj 2015
Jf. dagsorden og referat fra Børn- og Ungeudvalgsmøde den 23. juni 2015
Jf. redegørelse for hændelsesforløb udarbejdet af niveau 3-leder
PAGE 10
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0011.png
Ifølge familie- og velfærdschefen samt direktøren i Børn- og Ungeforvaltningens redegørelser for hændelsesforlø-
bet, fremsættes idéen om at lukke ca. 20 % af sagerne på det forebyggende område af de to niveau 3-ledere.
Det fremgår ikke af familie- og velfærdschefen og direktøren i Børn- og Ungeforvaltningens redegørelser, hvornår
forslaget første gang stilles, men det omtales i det tilsendte materiale første gang i en mail
8
fra lederne på niveau
3 til familie- og velfærdschefen den 24. juni 2015. I mailen er der vedlagt et notat
9
, som er udarbejdet af de
nævnte niveau 3-ledere, og som beskriver konsekvenser af at lukke ca. 20 % af sagerne vedr. forebyggende for-
anstaltninger til børn og unge i udsatte positioner. Mailen indeholder endvidere en procesplan for at gennemføre
lukning af sagerne.
Af det notat, der er vedlagt mailen, fremgår det, at lukning af sager sker som konsekvens af udfordringerne med
at overholde Familie- og Velfærdsafdelingens budget for 2015:
”Som
konsekvens af udfordringerne i forhold til at overholde budget 2015 ser FoV sig nødsaget til at sænke
serviceniveauet for forebyggende foranstaltninger til børn og familier i udsatte positioner Det betyder, at ca.
20 % af sagerne lukkes med virkning fra 1. september 2015
”.
10
Af notatet fremgår det også, at de vejledende retningslinjer for servicetilpasningen er, at sager der opfylder et eller
flere af følgende 3 kriterier, skal lukkes:
•
•
•
Manglende progression i forhold til barnets trivsel/beskyttelse
Manglende motivation for foranstaltningen hos forældre og barnet/den unge
Foranstaltningen er tæt på en afslutning
Af notatet fremgår det endvidere, at der inden for det angivne tidsperspektiv frem mod den 1. september 2015
ikke vil kunne gennemføres partshøring samt særskilt børnesamtale i alle sager:
”Inden
for det angivne tidsperspektiv (1.9.2015) kan der ikke i alle sagerne (ca. 180 sager) nås at afholdes
partshøring i henhold til forvaltningslovens § 19 samt særskilt børnesamtale i henhold til service-lovens §
48. (…) Det betyder, at såfremt forældrene eller den unge klager vil afgørelsen blive hjemvist til ny vurdering
eller omgjort i Ankestyrelsen på grund af sagsbehandlingsfejl”.
11
De to ledere på niveau 3 beder i en mail den 24. juni 2015 familie- og velfærdschefen om en hurtig tilbagemelding
på, at processen vedrørende servicetilpasninger kan iværksættes. Familie- og velfærdschefen svarer samme
dag, pr. mail, at:
”Jeg
har ingen bemærkninger – vi må bare gå efter at vi omlægger indsatsen efter de nævnte kriterier”
12
8
9
Jf. mailkorrespondance den 24. juni 2015 mellem familie- og velfærdschefen og to niveau og 3 ledere
Notatet ”Servicetilpasning forebyggende foranstaltninger” svarer til det notat, der senere bliver ”bilag 2 Servicetilpasninger” til dagsordenen for Børn- og Ungeudvalgsmø-
det den 18. august 2015
10
11
12
Jf. mailkorrespondance den 24. juni 2015 mellem familie- og velfærdschefen og to niveau 3-ledere
Jf. mailkorrespondance den 24. juni 2015 mellem familie- og velfærdschefen og to niveau 3-ledere
Jf. mail fra familie- og velfærdschefen til en niveau 3-leder den 24. juni 2015
PAGE 11
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0012.png
En niveau 3-leder fremsender den 29. juni 2015 en mail til medarbejderne i Børne- og Ungerådgivningen, hvoraf
det fremgår:
”at
ledelsen i Familie og Velfærdsafdelingen har set sig nødsaget til at finde nogle måder, der kan begrænse
budgetoverskridelserne, blandt andet i form af de nylige afskedigelser, men også at kigge på de eksiste-
rende børne- og ungesager. Det er derfor besluttet, at der samlet i CIBU og BUR skal lukkes ca. 20 % (ca. 5
sager på hver sagsstamme) af de forebyggende sager (både internt og eksternt) med virkning fra 1. sep-
tember 2015
”.
13
Det er denne mail, der har været fremme i medierne, og som er vedlagt ombudsmandens henvendelse til Odense
Kommune. Af mailen fremgår det, at medarbejderne bedes
”prioritere
tid til, at finde de sager som opfylder kriterierne, og orientere jeres nærmeste leder om, hvilke
sager det drejer sig om. Tilbagemeldingen til lederne skal ske tirsdag senest kl. 12
”.
14
Det fremgår ikke af mailen eller det øvrige tilsendte materiale, hvad baggrunden for den korte tidsfrist er.
Den 29. juni 2015 fremsender en niveau 3-leder i en mail til familie- og velfærdschefen en intern procesplan for
tilpasning af serviceniveauet. Af mailen
15
fremgår det, at beslutningen om hvilke sager, der skal lukkes, vil blive
truffet af ledelsen, hvorefter de enkelte socialrådgivere vil blive bedt om at udsende afgørelsesbreve til de pågæl-
dende familier. Det fremgår ikke af procesplanen, hvilke konkrete ledere, der træffer beslutningen. Det fremgår af
procesplanen, at der vil blive anvendt standardbreve som afgørelsesbreve til de pågældende familier.
Samme dag, den 29. juni 2015, sender en niveau 3-leder yderligere en mail til familie- og velfærdschefen, hvori
familie- og velfærdschefen opfordres til at orientere direktøren for Børn- og Ungeforvaltningen samt rådmanden
om, at der kan komme reaktioner fra eksterne leverandører, når kontrakter opsiges i forbindelse med lukningen af
sager. Der er ikke i mailen nævnt økonomiske forhold eller risikoen for lovbrud ved manglende partshøring, bør-
nesamtale mv. vedr. lukningen af sager.
Familie- og velfærdschefen skriver i en mail
16
den 1. juli 2015 til direktøren for Børn- og Ungeforvaltningen samt
rådmanden, at:
”Vi
er nu i færd med at identificere de sager, hvor der ikke er progression. Vi forventer at påbegynde luknin-
gen af sager i løbet af denne uge. (…) Konsekvensen af det er, at vi fremsender opsigelser af kontrakter
hos de eksterne leverandører med udgangen af juli måned. Vi må forvente, at der er nogle af de eksterne
leverandører vil reagere herpå."
Der er ikke i mailen nævnt økonomiske forhold eller risikoen for lovbrud ved manglende partshøring, børnesam-
tale mv. vedr. lukningen af sager.
13
14
15
16
Jf. mail fra lederen af Børne- og Ungerådgivningen til medarbejderne i Børne- og Ungerådgivningen den 29. juni 2015
Jf. mail fra niveau 3-leder den 29. juni 2015. De tre kriterier, der henvises til, er manglende progression, manglende motivation samt tæt på afslutning.
Jf. mail fra en niveau 3-leder til Børn og Unge til familie- og velfærdschefen den 29. juni 2015
Jf. mail fra familie- og velfærdschefen til direktøren i Børn- og Ungeforvaltningen samt rådmanden den 1. juli 2015
PAGE 12
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0013.png
De to niveau 3-ledere fremsender den 2. juli 2015 i en mail
17
lister over mulige sager, der kan lukkes eller æn-
dres, til familie- og velfærdschefen. Det fremgår ikke af mailen eller det øvrige tilsendte materiale, hvordan li-
sterne konkret er udarbejdet, samt hvem der har bidraget til udarbejdelsen. Det fremgår af mailen, at der er udar-
bejdet i alt tre lister:
•
•
•
En liste over sager, som Center for Indsatser til Børn og Unge og Børne- og Ungerådgivningen er enige om
kan lukkes/ændres
En liste over sager, hvor medarbejdere i Center for Indsatser til Børn og Unge har peget på mulighed for
lukning/ændring
En liste over sager, hvor medarbejdere i Børne- og Ungerådgivningen har peget på mulighed for luk-
ning/ændring
I mailen anmoder de to niveau 3-ledere endvidere om, at familie- og velfærdschefen godkender, at gennemgan-
gen af sager med henblik på lukning, kan påbegyndes.
Dette godkendes den 3. juli 2015 af familie- og velfærdschefen i en mail
18
. Den ene niveau 3-leder bekræfter
samme dag i en mail
19
, at arbejdet igangsættes med det samme.
I perioden 10. juli – 25. august 2015 sendes der afgørelsesbreve til de pågældende familier
20
i 89 af sagerne. Der
er anvendt standardbreve som afgørelsesbreve. Brevene er underskrevet af en niveau 3-leder.
I forbindelse med forberedelse af dagsordenen til rådmandsmødet den 10. august 2015, er der den 5. august – 6.
august 2015 en mailkorrespondance
21
mellem sekretariatet i Familie- og Velfærdsafdelingen og familie- og vel-
færdschefen, hvori materiale til et dagsordenspunkt omkring Nye Veje Sammen udarbejdes. Undervejs i mailkor-
respondancen bliver informationen om lukning af de ca. 20 % af sagerne på det forebyggende område indsat i
sagsfremstillingen i følgende form
22
:
”Der
lukkes 20 % af sagerne med forebyggende foranstaltninger pr. 1. september, som led i besparelserne.
Udvælgelsen af sagerne er sket ud fra følgende kriterier: Manglende progression, manglende motivation
eller der hvor målet er tæt på at være opfyldt.”
Det bilag 2
23
, der beskriver konsekvenser af at lukke ca. 20 % af sagerne, herunder vægtningen af økonomiske
forhold og risikoen for lovbrud i forbindelse med bl.a. manglende partshøring og børnesamtale, er ikke en del af
materialet til rådmandsmødet den 10. august 2015
24
, hvor kladdedagsordenen for Børn- og Ungeudvalgsmødet
17
18
19
20
21
22
Jf. mail fra de to niveau 3-ledere til familie- og velfærdschefen den 2. juli 2015
Jf. mail fra familie- og velfærdschefen til en niveau 3-leder den 3. juli 2015
Jf. mail fra en niveau 3-leder til familie- og velfærdschefen den 3. juli 2015
Se desuden afsnit vedrørende sagsgennemgang vedr. sagsbehandlingen i de pågældende konkrete børne- og ungesager
Jf. mailkorrespondance mellem sekretariatsmedarbejdere i Familie- og Velfærdsafdelingen og familie- og velfærdschefen den 5. august – 6. august 2015
Jf. mailkorrespondance mellem sekretariatsmedarbejdere i Familie- og Velfærdsafdelingen og familie- og velfærdschefen den 5. august – 6. august 2015 samt mail fra
sekretariatschef i Familie- og Velfærdsafdelingen til direktørsekretær i Børn- og Ungeforvaltningen den 6. august 2015
23
24
Bilaget er enslydende med det notat, de to niveau 3-ledere den 24. juni 2015 i en mail sender til familie- og velfærdschefen
Jf. dagsorden fra rådmandsmøde den 10. august 2015
PAGE 13
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0014.png
den 18.august 2015 er behandlet. Af materialet til rådmandsmødet fremgår det således ikke, at der med luknin-
gen af sager er risiko for lovbrud i forhold til både vægtningen af økonomi og den manglende partshøring m.v.
Bilag 2 Servicetilpasninger vedlægges udvalgsdagsordenen den 11. august 2015, altså umiddelbart inden udsen-
delse forud for udvalgsmødet. Det fremgår ikke af det tilsendte, hvad baggrunden er for, at bilaget tilføjes til mate-
rialet til dagsordenen til Børn- og Ungeudvalgsmødet den 18. august 2015. Det fremgår ikke af det tilsendte mate-
riale, hvorfor bilaget ikke er en del af kladdedagsordenen, der behandles på rådmandsmødet. Dette fremgår af en
mail
25
den 29. august 2015 fra direktørsekretæren i Børn- og Ungeforvaltningen, der står for fletning af dagsor-
den, til direktøren i Børn- og Ungeforvaltningen. Det fremgår af direktøren for Børn- og Ungeforvaltningens rede-
gørelse
26
, at bilaget tilføjes af sekretariatet i Familie- og Velfærd, uden at direktør og rådmand har set bilaget på
forhånd.
På mødet i Børn- og Ungeudvalget den 18. august 2015 drøfter Børn- og Ungeudvalget en status på Nye Veje
Sammen (C-sag)
27
. Lukningen af ca. 20 % af sagerne er nævnt i sagsfremstillingen med førnævnte formulering
(se citat ovenfor). Økonomiske forhold vedr. lukning af sager og risiko for lovbrud er ikke nævnt i selve sagsfrem-
stillingen og fremgår udelukkende af det tilføjede bilag 2 Servicetilpasninger.
Det fremgår af referatet fra mødet, at Børn- og Ungeudvalget anmoder om, at der på mødet i Børn- og Ungeud-
valget den 18. september 2015 fremlægges en ny version af Nye Veje Sammen og en økonomisk plan for hånd-
tering af det akkumulerede merforbrug på Familie- og Velfærdsområdet i 2015.
Samme dag, den 18. august 2015, retter Dansk Socialrådgiverforeningen (Region Syd) henvendelse til Folketin-
gets Ombudsmand og beder ombudsmanden undersøge lukningen af sager i forhold til vægtningen af økonomi-
ske hensyn. Den 20. august 2015 modtager Odense Kommune en henvendelse fra Folketingets Ombudsman-
den, der beder kommunen om at afgive en udtalelse senest den 14. september 2015
28
.
Ombudsmandens henvendelse tilgår Børn- og Ungeforvaltningens sekretariat og sendes derfra videre til en ni-
veau 3-leder, cc. Familie- og Velfærdschefen. Det fremgår af direktøren i Børn- og Ungeforvaltningens redegø-
relse
29
, at direktør og rådmand ikke umiddelbart herefter orienteres om ombudsmandshenvendelsen.
I en mailkorrespondance
30
den 25. august 2015 udarbejder familie- og velfærdschefen og direktøren for Børn- og
Ungeforvaltningen en orientering til medarbejderne, hvoraf det fremgår, at Børn- og Ungeudvalget på udvalgsmø-
det d. 18. august 2015 har bedt forvaltningen udarbejde en opdateret plan for Nye Veje Sammen. Af mailen frem-
går endvidere i relation til lukning af sager:
”… at der også fremover skal fokuseres på, at vi i Odense Kommune ikke svækker den høje juridiske kvali-
tet, der har ført til vores gode ankestatistik. Det betyder, at vi fortsat skal have en skarp opmærksomhed på
25
26
27
28
29
30
Jf. mail fra direktørsekretær i Børn- og Ungeforvaltningen til direktør i Børn- og Ungeforvaltningen den 29. august 2015
Jf. redegørelse for hændelsesforløb udarbejdet af direktøren i Børn- og Ungeforvaltningen
Jf. dagsorden og referat fra Børn- og Ungeudvalgsmøde den 18. august 2015
Jf. Folketingets Ombudsmands henvendelse til Odense Kommune den 20. august 2015
Jf. redegørelse for hændelsesforløb udarbejdet af direktøren i Børn- og Ungeforvaltningen
Jf. mailkorrespondance mellem familie- og velfærdschefen og direktøren i Børn- og Ungeforvaltningen den 25. august 2015
PAGE 14
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0015.png
de sager, hvor der allerede er truffet afgørelse om ophør. Sagerne skal behandles jf. lovgivningen ift. parts-
høring m.m. Der vil snarest blive udsendt en mail med yderligere information i forhold til de konkrete sager,
hvor der allerede er truffet afgørelse om ophør.”
Den 26. august – 27. august 2015 omtales lukningen af sager på det forebyggende område i pressen.
Odense Kommune udsender den 27. august 2015 en pressemeddelelse
31
, hvoraf det fremgår, at Odense Kom-
mune vil gennemgå de omfattede sager på ny.
Børn- og Ungeforvaltningen tilbagekalder herefter afgørelserne om lukningerne af sagerne og iværksætter en
intern undersøgelse med indhentelse af redegørelser fra relevante ledere med henblik på udredelse af hændel-
sesforløbet.
4.
4.1
4.1.1
DEN JURIDISKE VURDERING
Sagsbehandlingen af de konkrete sager (kommissoriets punkt 1a og punkt 2)
Den processuelle håndtering af sagerne
I forbindelse med forvaltningens afgørelse i samtlige 89 sager om ophør af de forebyggende foranstaltninger var
forvaltningen som offentlig myndighed underlagt en række sagsbehandlingskrav i henhold til offentlighedsloven
(notatpligt, punkt 4.1.1.1), forvaltningsloven (partshøring og begrundelse, punkt 4.1.1.2 og 4.1.1.3) samt servicelo-
ven (børnesamtale, punkt 4.1.1.4).
4.1.1.1
Notatpligten
En offentlig myndighed har en notatpligt, når myndigheden kommer i besiddelse af oplysninger, der har betydning
for en sag, hvor myndigheden skal træffe afgørelse. Notatpligten gælder for oplysninger om en sags faktiske
grundlag og eksterne faglige vurderinger. Endvidere har myndigheden pligt til at gøre notat om væsentlige sags-
ekspeditionsskridt, som ikke i forvejen fremgår af korrespondance eller anden skriftlig dokumentation. Dette følger
af offentlighedslovens § 13:
"I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., skal den pågældende myndighed m.v., når
den mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eks-
terne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest muligt gøre notat om indholdet af
oplysningerne eller vurderingerne. Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne eller vurderingerne i øvrigt frem-
går af sagens dokumenter.
Stk. 2. En myndighed m.v. skal i sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse, endvidere snarest muligt tage
notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.
Stk. 3. Notatpligten efter stk. 1 og 2 gælder ikke i forbindelse med behandlingen af sager inden for straffe-
retsplejen."
31
Jf. pressemeddelelse udsendt af Odense Kommune den 27. august 2015
PAGE 15
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0016.png
Bortset fra de af sagerne, der eksplicit indeholder en socialfaglig vurdering, som ligger til grund for den aktuelle
begrundelse om ophør af foranstaltningerne (13 %), er der ikke på sagerne noteret faktiske oplysninger i forbin-
delse med afgørelsen. Vi må derfor formode, at der i 87 % af sagerne er sket en tilsidesættelse af offentlighedslo-
vens § 13. Såfremt de manglende notater skyldes, at der ikke foreligger nye faktiske oplysninger, er dette et pro-
blem i forhold til det saglige hjemmelsgrundlag for at lukke sagerne, jf. herom nedenfor under punkt 4.1.2.1.
4.1.1.2
Kravet om partshøring
Det følger af forvaltningslovens § 19, at forvaltningen, såfremt en række betingelser er opfyldt, i forbindelse med
at denne træffer afgørelser, er forpligtet til at foretage partshøring forinden:
"Kan en part ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger
om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, må der ikke træffes afgørelse, før myndig-
heden har gjort parten bekendt med oplysningerne eller vurderingerne og givet denne lejlighed til at frem-
komme med en udtalelse. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne eller vurderingerne er til ugunst for den
pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for
afgivelsen af den nævnte udtalelse.
Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis det efter oplysningernes eller vurderingernes karakter og
sagens beskaffenhed må anses for ubetænkeligt at træffe afgørelse i sagen på det foreliggende grundlag,
1) det efter oplysningernes eller vurderingernes karakter og sagens beskaffenhed må anses for ubetænke-
ligt at træffe afgørelse i sagen på det foreliggende grundlag,
2) udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse,
3) partens interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offent-
lige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse,
4) parten ikke har ret til aktindsigt efter reglerne i kapitel 4 med hensyn til de pågældende oplysninger,
5) den påtænkte afgørelse vil berøre en videre, ubestemt kreds af personer, virksomheder m.v., eller hvis
forelæggelsen af oplysningerne eller vurderingerne for parten i øvrigt vil være forbundet med væsentlige
vanskeligheder, eller
6) der ved lov er fastsat særlige bestemmelser, der sikrer parten adgang til at gøre sig bekendt med grund-
laget for den påtænkte afgørelse og til at afgive en udtalelse til sagen, inden afgørelsen træffes.
Stk. 3. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at nærmere
angivne sagsområder, hvor bestemmelserne i stk. 2, nr. 1 eller 5, i almindelighed vil finde anvendelse, ikke
skal være omfattet af bestemmelsen i stk. 1"
[vores understregning]
Høringspligten er ikke afgrænset til tilfælde, hvor den enkelte part er helt ubekendt med, at myndigheden har
kendskab til nogle givne faktiske oplysninger. Der skal også gennemføres en høring i tilfælde, hvor parten nok
ved, at myndigheden har kendskab til oplysningerne, men hvor parten ikke er gjort bekendt med, at myndigheden
påtænker at anvende de pågældende oplysninger som argument for ugunstig afgørelse
32
. Undtagelsesbestem-
melserne i bestemmelsens stk. 2 kan ikke bringes i anvendes med henvisning til, at høringsprocessen vil være
fordyrende, da afgørelserne herved udskydes. Forvaltningen var således i forbindelse med nedlukningen af de 89
sager forpligtet til at foretage partshøring i hver enkelt sag. Som det fremgår af beskrivelsen af sagsbehandlingen
i sagerne oven for under punkt 3.1, blev der i 75,6 % af sagerne ikke foretaget partshøring. Der er således i disse
sager sket tilsidesættelse af forvaltningslovens § 19, og det fremgår af korrespondancen gengivet ovenfor under
32
Jf. Karnov note 79 til lovens § 19 samt "Forvaltningsloven med kommentarer", 1. udgave af Niels Fenger, s. 543
PAGE 16
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0017.png
punkt 3.2, at der forud for sagernes lukning i forvaltningen har været en positiv viden om og accept af, at forvalt-
ningslovens høringsregler ville blive tilsidesat.
I de resterende 24,4 % af sagerne har der været en form for dialog enten i form af et møde med forældrene og
barnet eller ved en telefonsamtale med disse, inden beslutningen om lukning blev gennemført. I nogle af tilfæl-
dene synes notaterne på sagen dog mere at indikere, at dialogen nærmere har været en orientering end en hø-
ring. Forvaltningsloven stiller ikke krav om, at en partshøring, skal gennemføres skriftligt, men parten skal gøres
opmærksom på, at der er tale om en partshøring og opfordres til at afgive en udtalelse. Dokumentationen på de
sager, hvor der har været kontakt, bekræfter for en dels vedkommende ikke, at dette har været tilfældet.
Sammenfattende må det således konkluderes, at der systematisk er sket en tilsidesættelse af forvaltningslovens
krav om partshøring.
4.1.1.3
Begrundelse
Det følger af forvaltningslovens § 22, at skriftlige afgørelser skal ledsages af en begrundelse. Denne begrundelse
skal efter forvaltningslovens § 24 opfylde en række krav for at udgøre en tilstrækkelig begrundelse:
"En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørel-
sen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen
tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.
Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrø-
rende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.
Stk. 3. Stk. 1, 2. pkt., og stk. 2 gælder ikke i de sager, der er nævnt i § 11, stk. 2. Begrundelsens indhold kan
i øvrigt begrænses i det omfang, hvori oplysninger kan undtages fra aktindsigt, jf. §§ 15-15 b."
[vores under-
stregning]
Som det fremgår af beskrivelsen af sagsbehandlingen i de enkelte sager under punkt 3.1, er samtlige afgørelser
ledsaget af en standardbegrundelse, der (bortset fra mindre sproglige variationer) er enslydende i samtlige sager.
I ingen af disse standardbegrundelser henvises der i tilstrækkelig omfang til de specifikke retsregler, herunder det
præcise stykke og afsnit. Da der i afgørelserne er tale om standardbegrundelser, hvor årsagen angives af være,
"at forvaltningen mener, at formålet med ovenstående foranstaltning er opnået, hvorfor den ophører",
lever afgø-
relsesbrevene heller ikke op til lovgivningens krav om individuelt begrundede afgørelser. Særligt for så vidt angår
det betydelige antal sager, hvor der ikke er foretaget nogen form for forudgående partshøring overhovedet, og
henset til, at afgørelserne vedrører ressourcesvage og udsatte børn og familier, burde afgørelsen have indeholdt
en konkret udarbejdet begrundelse, hvor der både redegøres for de relevante faktiske omstændigheder, der er
tillagt betydning, og de hovedhensyn, der har været bestemmende for afgørelsen.
4.1.1.4
Kravet om afholdelse af børnesamtaler
Når en offentlig myndighed træffer afgørelse om ophør af foranstaltninger, skal den offentlige myndighed som
udgangspunkt forinden have afholdt en børnesamtale. Kun i visse særlige undtagelsestilfælde, kan dette undla-
des. Det følger af servicelovens § 48:
"Inden der træffes afgørelse efter §§ 51, 52, 52 a, 56, 57 a, 57 b, 58, 62 og 63, § 65, stk. 2 og 3, og §§ 68-71
og 75, skal der finde en samtale sted med barnet eller den unge herom. Samtalen kan undlades, hvis der
PAGE 17
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0018.png
umiddelbart forinden er gennemført en samtale med barnet eller den unge ved gennemførelse af en børne-
faglig undersøgelse, jf. § 50. Samtalen kan finde sted uden samtykke fra forældremyndighedens indehaver
og uden dennes tilstedeværelse, når hensynet til barnets eller den unges bedste taler herfor.
Stk. 2. Samtalen kan undlades, i det omfang barnets modenhed eller sagens karakter i afgørende grad taler
imod samtalens gennemførelse. Kan samtalen ikke gennemføres, skal barnets holdning til den påtænkte
afgørelse søges tilvejebragt."
I 91 % af sagerne foreligger der ikke dokumentation for, at der har været afholdt børnesamtaler i forbindelse med
afgørelse om ophør af foranstaltninger. Såfremt der i sagerne har været afholdt børnesamtaler, skulle dette have
været noteret på sagen, jf. punkt 4.1.1.1. Idet dette ikke er tilfældet, må vi formode, at der i 91 % af sagerne i strid
med servicelovens § 48, ikke har været afholdt en børnesamtale i forbindelse med afgørelse om ophør af foran-
staltninger.
4.1.1.5
Sammenfattende konklusion vedrørende de forvaltningsprocessuelle regler
Baseret på gennemgangen af de 45 sager, kan vi konkludere, at der i forbindelse med afgørelserne om ophør af
foranstaltninger er sket en systematisk tilsidesættelse af forvaltningsprocessen. Det gælder både i relation til
partshøring og begrundelse, og vi må formode, at det også er tilfældet for så vidt angår notatpligten og børnesam-
talen.
4.1.2
4.1.2.1
Den materielle håndtering af sagerne
Ophør af forebyggende foranstaltninger og Inddragelse af økonomiske hensyn
Afgørelserne om ophør af de forebyggende foranstaltningerne er truffet i henhold til servicelovens § 68, stk. 1, der
lyder således:
"Foranstaltninger efter § 52, stk. 3, skal ophøre, når formålet er nået, når de ikke længere opfylder deres
formål, eller når den unge fylder 18 år, jf. dog §§ 76 og 76 a"
Generelt i relation til afgørelser truffet efter serviceloven, herunder i forhold til inddragelse af økonomiske hensyn,
følger det af servicelovens § 1, stk. 3, at
"Hjælpen efter denne lov bygger på den enkeltes ansvar for sig selv og sin familie. Hjælpen tilrettelægges
på baggrund af en konkret og individuel vurdering af den enkelte persons behov og forudsætninger og i
samarbejde med den enkelte. Afgørelse efter loven træffes på baggrund af faglige og økonomiske hensyn."
[vores understregning]
Hensynet til økonomien må således efter loven ikke stå alene, og myndighedens afgørelse skal altid være en
konkret og individuel vurdering af borgerens behov. Sagt med andre ord må myndigheden derfor aldrig vælge en
indsats (eller vælge den fra) alene ud fra økonomiske overvejelser.
Hertil kommer, at afgørelserne skal træffes under hensyn til formålet med serviceloven, der fremgår af § 46:
"Formålet med at yde støtte til børn og unge, der har et særligt behov herfor, er at sikre, at disse børn og
unge kan opnå de samme muligheder for personlig udvikling, sundhed og et selvstændigt voksenliv som
PAGE 18
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0019.png
deres jævnaldrende. Støtten skal ydes med henblik på at sikre barnets eller den unges bedste og skal have
til formål at
1) sikre kontinuitet i opvæksten og et trygt omsorgsmiljø, der tilbyder nære og stabile relationer til voksne,
bl.a. ved at understøtte barnets eller den unges familiemæssige relationer og øvrige netværk,
2) sikre barnets eller den unges muligheder for personlig udvikling og opbygning af kompetencer til at indgå i
sociale relationer og netværk,
3) understøtte barnets eller den unges skolegang og mulighed for at gennemføre en uddannelse,
4) fremme barnets eller den unges sundhed og trivsel og
5) forberede barnet eller den unge til et selvstændigt voksenliv.
Stk. 2. Støtten skal være tidlig og helhedsorienteret, så problemer så vidt muligt kan forebygges og afhjæl-
pes i hjemmet eller i det nære miljø. Støtten skal i hvert enkelt tilfælde tilrettelægges på baggrund af en kon-
kret vurdering af det enkelte barns eller den enkelte unges og familiens forhold.
Stk. 3. Støtten skal bygge på barnets eller den unges egne ressourcer, og barnets eller den unges syns-
punkter skal altid inddrages med passende vægt i overensstemmelse med alder og modenhed. Barnets eller
den unges vanskeligheder skal så vidt muligt løses i samarbejde med familien og med dennes medvirken.
Hvis dette ikke er muligt, skal foranstaltningens baggrund, formål og indhold tydeliggøres for forældremyn-
dighedsindehaveren og for barnet eller den unge."
Derudover skal forvaltningen, når denne træffer en afgørelse, iagttage de gældende forvaltningsretlige grundsæt-
ninger i forhold til, hvilke hensyn og kriterier myndigheden kan og eventuelt skal lægge til grund. De forvaltnings-
retlige principper om individuelt pligtmæssigt skøn, sagligheds- og proportionalitetsprincippet skal således også
iagttages ved afgørelse om ophør af forebyggende foranstaltninger.
For en mere uddybende gennemgang af servicelovens bestemmelser, herunder muligheden for inddragelse af
økonomiske hensyn på serviceområdet, kan der henvises til Folketingets Ombudsmands besvarelse i Guldborgs-
sundsagen.
33
4.1.2.2
Opsummering vedrørende den materielle håndtering af sagerne
Baggrunden for beslutningen om at lukke 20 % af sagerne fremgår af bilag 2 "Servicetilpasninger" om sagens
drøftelse på Børn- og Ungeudvalgets møde den 18. august 2015, samt af mailen af 29. juni 2015 sendt til social-
rådgiverne med besked om, at de disse skulle lukke 20 % af sagerne:
"Som konsekvens af udfordringerne i forhold til at overholde budget 2015 ser FoV sig nødsaget til at sænke
serviceniveauet for forebyggende foranstaltninger til børn og familier i udsatte positioner.
Det betyder, at 20% af sagerne lukkes med virkning fra 1. september 2015.
De vejledende retningslinjer for servicetilpasningen er, at følgende sager lukkes:
samt
33
Foranstaltningen medvirker ikke umiddelbart til en progression i forhold til barnets trivsel/beskyttelse
Forældre og barnet/den unge er ikke umiddelbart motiveret for foranstaltningen
Foranstaltningen er tæt på afslutning/i et forventet kortvarigt vedligeholdelsesforløb"
jf. Folketingets Ombudsmands besvarelse af 10. april 2014 om Guldborgssunds Kommunes påtænkte spareplan på anbringelsesområdet
PAGE 19
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0020.png
"Som jeg orienterede om sidste torsdag for jer alle sammen, så har Borgmesterforvaltningen og Børneog
Ungeudvalget truffet beslutning om budgetoverholdelse. De sender et klart og tydeligt signal til os alle om, at
budgettet skal overholdelse, og som konsekvens heraf et ændret serviceniveau for borgerne. Det har med-
ført, at ledelsen i Familie og Velfærd har set sig nødsaget til at finde nogle måder, der kan begrænse bud-
getoverskridelserne, blandt andet i form af de nylige afskedigelser, men også at kigge på de eksisterende
børne og ungesager. Det er derfor besluttet, at der samlet i CIBU og i BUR skal lukkes ca. 20 % (ca. 5 sager
på hver sagsstamme) af de forebyggende sager (både internt og eksternt) med virkning fra 1. september
2015. Det er bestemt ikke en nem øvelse, men en øvelse der skal og er nødvendig at lave. Jeg er sikker på,
at vi ved fælles hjælp kan løse den. Medarbejderne i CIBU er ligeledes blevet orienteret om det samme, hvil-
ket betyder at målet for myndighed og udfører er det samme."
De ovennævnte citater synes at indikere, at beslutningen i altovervejende grad alene er begrundet af økonomiske
årsager, hvilket ikke vil være i overensstemmelse med loven.
For så vidt angår beslutningen om lukning af de konkrete sager, kan vi ikke på baggrund af det foreliggende ma-
teriale for så vidt angår 87 % af sagerne med sikkerhed konkludere, at disse sager er lukket alene af økonomiske
årsager, og dermed uden at der er foretaget en socialfaglig, individuel og konkret vurdering. I en del af sagerne
har socialrådgiverne dog noteret, at sagerne lukkes på baggrund af en ledelsesmæssig beslutning, og det er også
ledelsen, der er underskriver af afgørelsesbrevene. Når dette sammenholdes med, at hverken de sagsbehand-
lende socialrådgiverne eller ledelsen har fundet anledning til at notere faktiske omstændigheder på sagen, der
socialfagligt kan begrunde afgørelsen, og når det yderligere erindres, at begrundelserne er udformet i generelle
termer, må det derfor konkluderes, at flere forhold med en ikke helt ubetydelig styrke peger i retning af, at der ikke
er foretaget en socialfaglig individuel konkret bedømmelse.
4.2
4.2.1
4.2.1.1
Den generelle sagsbehandlings- og beslutningsproces (kommissoriets punkt 1b og punkt 2)
Det juridiske grundlag for politikerne og embedsmændenes virke
Odense Kommunes styreform og regelgrundlag
Styreformen i Odense Kommune er et såkaldt mellemformstyre med delt administrativ ledelse, jf. styrelsesloven
§§ 64a og 65. Det betyder, at den øverste daglige administrative ledelse deles mellem borgmesteren og rådmæn-
dene, der er formænd for de stående udvalg. Rådmændene har den øverste daglige ledelse, af den del af admini-
strationen der varetager det pågældende udvalgs forvaltningsområder, mens borgmesteren varetager denne op-
gave vedrørende de forvaltningsområder, der ikke hører under de stående udvalg. Økonomiudvalget består i
Odense Kommune af borgmesteren og rådmændene
De nærmere regler for Odense Kommunes styre er overordnet fastsat i Odense Kommunes styrelsesvedtægt, jf.
styrelsesloven § 2, stk. 3 og i Byrådets forretningsorden, jf. styrelseslovens § 2, stk. 5. Inden for børn- og unge-
området suppleres disse to dokumenter af Børn- og Ungeudvalgets forretningsorden, ligesom udvalget har vedta-
get en kompetencefordelingsplan i relation til opgavefordelingen mellem udvalget og Børn- og Ungeforvaltningen.
PAGE 20
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0021.png
4.2.1.2
Børn- og Ungeudvalgets (politikernes) pligter og ansvar
Odense Kommune har i henhold til styrelsesvedtægtens § 7 nedsat Økonomiudvalget samt fire stående udvalg,
herunder Børn- og Ungeudvalget, der består af 7 kommunalpolitikere. Børn- og Ungeudvalget varetager den
umiddelbare forvaltning af kommunens opgaver på børn- og ungeområdet, herunder blandt andet den umiddel-
bare forvaltning af kommunens opgaver i henhold til sociallovgivningen vedrørende børn og unge, herunder han-
dicappede, jf. styrelsesvedtægtens § 19:
"Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning af kommunens opgaver på børn- og ungeområdet, med-
mindre disse opgaver varetages af Center for Familier og Unge eller Ungeenheden under Social- og Ar-
bejdsmarkedsudvalget [Beskæftigelses- og Socialudvalget], jf. § 17.
Børn- og Ungeudvalget varetager herefter blandt andet den umiddelbare forvaltning af kommunens opgaver
vedrørende:
- [...]
- Opgaver i henhold til sociallovgivningen vedrørende børn og unge, herunder handicappede.
- [...]"
[vores understregning]
Børn- og Ungeudvalget har inden for dette område vedtaget en kompetencefordelingsplan mellem udvalget og
Børn- og Ungeforvaltningen, der fordeler opgaverne og har kompetencen til at træffe afgørelser mellem udvalget
(politikerne) og forvaltningen (embedsmændene). Kompetencefordelingsplanen blev senest godkendt af Børn- og
Ungeudvalget den 19. maj 2015. Det følger af kompetencefordelingsplanen, at med undtagelse af opgaven ved-
rørende fastlæggelse af det samlede budget, har Børn- og Ungeudvalget uddelegeret hele den konkrete sagsbe-
handling i henhold til sociallovgivningen vedrørende børn og unge, herunder handicappede, til Børn- og Ungefor-
valtningen. I Odense Kommune er det således Børn- og Ungeforvaltningen, der varetager og træffer afgørelser
på området, dog således, at Børn- og Ungeforvaltningen kan indstille til udvalget, at disse træffer afgørelse i et
bestemt anliggende.
Som udgangspunkt har Børn- og Ungeudvalget ikke en pligt til at være aktivt kontrollerende. En sådan pligt ind-
træder dog, såfremt politikerne bliver klar over, at kommunen handler ulovligt eller undlader at gøre noget, som
politikeren har pligt til, i hvilke tilfælde politikeren skal reagere.
34
4.2.1.2.1 Særligt vedrørende rådmandens pligter og ansvar
Som anført tidligere deles den administrative ledelse mellem borgmesteren og rådmændene. Idet Rådmændene
hver især er formænd for de stående udvalg, har disse i forhold til de øvrige udvalgsmedlemmer en anden og
ekstra funktion, og deres opgaver og ansvar er derfor mere eksplicit reguleret.
Denne administrative ledelse beskrives i bemærkningerne til ændringen af styrelsesloven ved indførelse af denne
styreform således:
"Den administrative ledelse (det øverste daglige ledelse af administrationen) består i at træffe beslutninger
vedrørende administrationens forhold, herunder at sørge for, at administrationen fungerer hensigtsmæssigt.
Der er især tale om personaleledelse, kontrol med administrationen og dens sagsbehandling, fastsættelse af
34
Jf. "Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg", s. 25.
PAGE 21
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0022.png
sagsbehandlingsregler mv., mens opgavevaretagelsen i indholdsmæssig henseende henhører under udval-
gene."
[vores understregning]
Særligt for så vidt angår Odense Kommune er rådmandens opgaver, i overensstemmelse med styrelseslovens §
64a, beskrevet i styrelsesvedtægtens § 11, stk. 1 og 2. Bestemmelsen reflekterer indholdet af styrelseslovens §
31, stk. 3, og lyder således:
"Rådmændene varetager den øverste daglige ledelse af de dele af kommunens administration, der vareta-
ger de stående udvalgs forvaltningsområder. Rådmændene varetager tillige den øverste daglige ledelse af
de dele af kommunens administration, som er anført i kapitel 7, § 20. Der henvises endvidere til § 21b.
Stk. 2. Rådmændene drager inden for deres område omsorg for sagernes ekspedition, herunder at de ek-
spederes uden unødvendig forsinkelse, og udfærdiger om fornødent forskrifter herfor, jf. styrelseslovens §
31."
[vores understregning]
Af bemærkningerne til styrelsesvedtægten fremgår det endvidere, at:
"Endelig skal det bemærkes, at rådmændenes kompetence med hensyn til den administrative ledelse ikke
vedrører det materielle indhold i forhold til sager under det stående udvalgs kompetenceområde. Det materi-
elle indhold er en del af den umiddelbare forvaltning og varetages dermed af det stående udvalg."
[vores
understregning]
Særligt i relation til forberedelsen af udvalgsmøderne beskrives rådmandens opgaver i bemærkningerne til styrel-
sesvedtægten således:
"Vedrørende
udvalgsformandens mødeforberedelse mv.
Formanden
[rådmanden]
for udvalget
forbereder, indkalder
og
leder
udvalgets møder og drager omsorg
for, at dets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen, jf. styrelseslovens § 22, stk. 1."
[vores tilføjelse]
Bestemmelsen reflekterer styrelseslovens § 22, stk. 1.
Denne beskrivelse suppleredes af forretningsordenen for Børn- og Ungeudvalget, hvor følgende fremgår af § 2,
stk. 1 - 3:
"Udsendelse
af dagsorden og sagernes fremlæggelse
Rådmanden sørger for, at udvalgets medlemmer får tilsendt en dagsorden senest 4 hverdage før der afhol-
des ordinært udvalgsmøde.
Stk. 2. Hvis et medlem senest 7 hverdage forud for et ordinært møde skriftligt har bedt om behandling af en
sag, sætter Rådmanden sagen på dagsordenen for førstkommende møde.
Stk. 3. Rådmanden sørger for, at der udarbejdes en dagsorden. Dagsordenen skal indeholde forvaltningens
indstilling i sagerne og opdeles i en åben og en lukket del. Dagsordenen skal indeholde følgende punkter:
- A. Sager til afgørelse i Økonomiudvalget / byrådet.
- B. Sager til afgørelse i udvalget.
- C. Sager til drøftelse/forberedelse
- D. Sager til efterretning.
- E. Orientering."
PAGE 22
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0023.png
I forbindelse med forberedelsen af udvalgsmøderne er det sædvanligt, at forvaltningschefen drøfter sagerne igen-
nem med rådmanden inden mødet og gennemgår en eventuel sagsfremstilling og indstilling.
4.2.1.3
Forvaltningens (embedsmændenes) pligter og ansvar
Som anført tidligere er hele sagsbehandlingen i henhold til sociallovgivningen vedrørende børn og unge, herunder
handicappede, uddelegeret til Børn- og Ungeforvaltningen med undtagelse af fastlæggelsen af budget. I Odense
Kommune har embedsmændene i forvaltningen således kompetencen til at udføre af denne sagsbehandling.
Det følger af tjenestemandslovens § 10, at
"Tjenestemanden skal samvittighedsfuldt overholde de regler, der gælder for hans stilling."
De samme pligter gælder for embedsmand ansat på overenskomst og individuel kontrakt. Embedsmændene har
således pligt til at overholde den lovgivning, der gælder for vedkommendes arbejdsområde, herunder almindelige
forvaltningsretlige grundsætninger, interne regler osv. Det betyder også, at tjenestemændene er omfattet af lydig-
hedspligten. De skal således som udgangspunkt efterkomme de overordnedes tjenestebefalinger. Pligten er dog
ikke ubegrænset. Såfremt en tjenestebefaling er klart ulovlig, har embedsmanden såvel ret som pligt til ikke at
efterkomme den.
35
4.2.1.4
Særligt vedrørende forvaltningens udarbejdelse af indstillinger
Odense Kommune har udarbejdet en vejledning til forvaltningens indstillinger til udvalgene. Vejledningen er til-
gængelig for Odense Kommunes administrative medarbejdere. Vejledningen indeholder en nøjagtig beskrivelse
af, hvad en indstilling skal indeholde. Vejledningen skal således blandt andet indeholde et sagsresumé og en
sagsfremstilling, ligesom en række formelle krav skal være overholdt.
I henhold til vejledningens punkt 4.3 skal indstillingens sagsresumé indeholde følgende:
"Sagsresuméet bruges primært til at beskrive, hvorfor den pågældende sag rejses. Det skal indeholde en
kort, præcis beskrivelse af de vigtigste oplysninger med henblik på belysning af sagen.
Sagsresuméet skal altså svare kort og præcist på, HVORFOR sagen skal behandles og HVAD sagerne
handler om og hvad der er det politiske dilemma.
Resuméet skal sammen med den efterfølgende indstilling danne grundlag for, at politikerne vil kunne træffe
beslutning i sagen."
I henhold til vejledningens punkt 4.4 ska indstillingen tilmed overholde følgende formelle krav:
"Indstillingen skal være konkret, præcis og fyldestgørende og kun indeholde det, der skal træffes beslutning
om. Henvisninger til sagsfremstillingen bør så vidt muligt undgås."
35
Den seneste indgående fremstilling af embedsmændenes ansvar og pligter rapport kan findes i beretningen afgivet af Statsløsekommissionen, kapitel 3, side 184 ff.
Beretningen kan findes via Justitsministeriets hjemmeside på følgende link:
http://www.justitsministeriet.dk/nyt-og-presse/pressemeddelelser/2015/statsl%C3%B8sekom-
missionen-har-i-dag-afgivet-sin-beretning
PAGE 23
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0024.png
Indstillingen skal ligeledes indeholde en sagsfremstilling, der er beskrevet i vejledningens punkt 4.5:
"Sagsfremstillingen skal indeholde en uddybende beskrivelse af sagen (uddybning i forhold til sagsresume
og indstilling), og skal indeholde alle relevante oplysninger, for at politikerne kan forholde sig til indstillingen.
[...] Følgende elementer skal så vidt muligt indgå i sagsfremstillingen:
Begrundelse: Hvorfor er sagen relevant at tage stilling til?
[...]
Problemstilling:
Hvad skal politikerne tage stilling til?
Skriv både fordele og ulemper ved beslutningen
I store sager: Skitser flere muligheder, så det ikke bare er ja/nej beslutninger
Konsekvenser:
Hvilke konsekvenser har beslutningen? Fx
Økonomiske konsekvenser
administrative konsekvenser (afskedigelser, omrokering el. lign. personalemæssigt)
Sundhedsmæssige konsekvenser (i forhold til sundhedspolitikkens indsatsområder)
Bæredygtighedsmæssige konsekvenser (i forhold til miljøpolitikken)
I relation til udarbejdelsen af bilag fremgår følgende af vejledningens punkt 5.4:
"Sagsresumé og Sagsfremstilling skal som udgangspunkt udgøre grundlaget for, at politikerne kan træffe
beslutning i en sag. Hvis der bruges bilag, må der kun vedlægges bilag, som er nødvendige for beslutnings-
processen."
4.2.2
4.2.2.1
Vurderingen af ansvaret i forbindelse med beslutningsprocessen
Forvaltningens ansvar
Odense Kommunes ansvars- og opgavefordeling i forholdet mellem forvaltning og politikere er klart afgrænset.
Kommunens styrelsesvedtægt og det øvrige skriftlige grundlag, der beskriver sagsgange og krav til sagsfremstil-
ling mv. i forhold til den dokumentation, der skal tilgå det politiske niveau, er konsistent og indholdsmæssigt umis-
forståeligt. Vi kan ved en gennemgang af forløbet vedrørende lukningen af forebyggende børnesager, konklu-
dere, at den sagsfremstilling, der tilgik udvalget forinden, ikke levede op til de ovenfor under punkt 4.2.1.4 nævnte
krav. Således burde en række oplysninger nævnt i bilag 2 til udvalgets møde den 18. august 2015, herunder op-
lysningen om at en række forvaltningsprocessuelle regler ville blive tilsidesat, have været adresseret i sagsfrem-
stillingen. Hertil kommer, at embedsmændene slet ikke må udarbejde en indstilling til udvalget, som baserer sig
på forudsætninger om, at lovgivning skal tilsidesættes.
4.2.2.2
Rådmandens og øvrige udvalgspolitikeres ansvar
I forhold til såvel rådmanden som de øvrige medlemmer af Børn- og Ungeudvalget er der ikke efter gennemgang
af det modtagne materiale grundlag for at antage, at de pågældende er blevet gjort positivt bekendt med, at den
tilrettelagt proces ville indebære en tilsidesættelse af væsentlige forvaltningsprocessuelle regler, eller at proces-
sen ville give anledning til tvivl om, hvorvidt de saglighedskrav, der følger af den sociale lovgivning, ville blive iagt-
taget. Gennemgangen giver heller ikke grundlag for at konkludere, at rådmanden eller andre udvalgsmedlemmer
på anden vis er blevet positivt bekendt med disse problemstillinger.
PAGE 24
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0025.png
Særligt i forhold til kendskabet til bilag 2 i materialet der blev forberedt til brug for udvalgsmødet den 18. august
2015 kan det konstateres, at dette bilag ikke var en del af det materiale, der blev præsenteret under det forbere-
dende rådmandsmøde, ligesom rådmandens opmærksomhed heller ikke efterfølgende er blevet henledt på dette
dokument.
Det er på overnævnte baggrund vores vurdering, at vores gennemgang og vurdering af sagsforløbet ikke giver
grundlag for at rejse kritik af rådmand eller de øvrige medlemmer af Børn- og Ungeudvalget.
5.
5.1
KONKRETE ANBEFALINGER
Anbefalinger vedrørende vores gennemgang og vurdering af 45 konkrete sager
Gennemgangen af de 45 konkrete sager har vist, at socialrådgiverne i Odense Kommune frem til sommeren 2015
generelt har udført arbejdet på et højt fagligt niveau, og iagttagelsen af såvel de forvaltningsprocessuelle regler
som de socialfaglige vurderinger er således veldokumenteret frem til dette tidspunkt. Det er derfor vores vurde-
ring, at der blandt Odense Kommunes socialrådgivere er det fornødne faglige niveau, og at der hverken i forhold
til den generelle forvaltningsretlige eller den socialretlige regulering er behov for særlige uddannelsestiltag.
For så vidt angår lukningen af sager hen over sommeren 2015, er der tale om et forløb, hvor der systematisk er
sket tilsidesættelse af forvaltningsprocessuelle regler, og hvor der bortset fra 6 af sagerne ikke foreligger doku-
mentation for, at der forud for afgørelserne er foretaget de fornødne socialfaglige vurderinger. I lyset heraf fore-
kommer Odense Kommunes beslutning om at tilbagekalde samtlige 89 afgørelser om lukning af forebyggende
sager rigtig, således at de forud for lukningen igangsatte foranstaltninger kan fortsætte (og afvikles, når og hvis de
socialfaglige vurderinger giver grundlag herfor).
En del familier kan fortsat være bekymrede for, hvordan den nære fremtid stiller sig med hensyn til den igangvæ-
rende foranstaltnings tidsperspektiv m.v. Vi anbefaler derfor, at samtlige 89 sager så hurtigt som muligt gennem-
gås med de berørte parter, og at det sikres, at der foretages de relevante vurderinger på et konkret og individuelt
grundlag, ligesom det sikres, at både børnene og forældrene som foreskrevet i lovgivningen inddrages i overvejel-
serne, inden væsentlige ændringer besluttes.
5.2
Anbefalinger vedrørende vores gennemgang og vurdering af den generelle sagsbehandlings- og beslut-
ningsproces
Odense Kommunes ansvars- og opgavefordeling i forholdet mellem forvaltning og politikere er klart afgrænset, og
kommunens styrelsesvedtægt og det øvrige skriftlige grundlag, der beskriver sagsgange og krav til sagsfremstil-
linger mv. i forhold til den dokumentation, der skal tilgå det politiske niveau, er konsistent og indholdsmæssigt
umisforståeligt.
Vi vurderer derfor ikke, at der består et behov for, at der foretages en fornyet gennemgang og opdatering af
denne dokumentation.
Vores gennemgang af forløbet vedrørende lukningen af forebyggende børnesager, hvor sagsfremstillingen, der
tilgik udvalget, ikke levede op til retningslinjerne, giver ikke grundlag for at vurdere, om der er tale om et enkeltstå-
ende tilfælde. Såfremt det også i andre tilfælde er forekommet, at væsentlige oplysninger alene fremgår af bilag til
PAGE 25
 REU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 23: Orientering om sagen om Odense Kommunes håndtering af børnesager, fra Folketingets Ombudsmand
1557729_0026.png
en sagsfremstilling, bør kommunen overveje at indskærpe reglerne og eventuelt iværksætte et undervisningsfor-
løb, så kvaliteten på dette punkt kan forbedres.
5.3
Anbefalinger vedrørende overvejelser om tjenestelige sanktioner i forhold til medarbejdere
Det er vores vurdering, at der ikke er grundlag for et overveje tjenestelige sanktioner over for Odense Kommunes
socialrådgivere på sagsbehandlerniveauet. Vi har i den forbindelse for det første lagt vægt på, at gennemgangen
af de 45 konkrete sager viser, at der ikke frem til beslutningen om lukning af sager i sommeren 2015 kan konsta-
teres væsentlige sagsbehandlingsfejl eller anden tilsidesættelse af den forvaltningsretlige eller den socialretlige
regulering. For det andet er det indgået i vores vurdering, at beslutningen om at lukke et antal forebyggende sa-
ger ikke er truffet på sagsbehandlerniveau, og de konkrete afgørelser er heller ikke underskrevet af de enkelte
sagsbehandlere. Endelig er det indgået i vores vurdering, at meddelelsen om, at et antal forebyggende sager
skulle lukkes førte til, at i hvert fald én socialrådgiver kontaktede socialrådgivernes faglige organisation, der hurtigt
rettede en henvendelse til Folketingets Ombudsmand. På denne baggrund er det vores vurdering, at socialrådgi-
verne på sagsbehandlerniveauet i tilstrækkelig grad har sagt fra over for den igangsatte proces.
For så vidt angår forvaltningens øvrige medarbejdere indikerer vores gennemgang og vurdering af det modtagne
skriftlige materiale, at enkelte medarbejdere placeret over sagsbehandlerniveauet i forvaltningen kan have tilside-
sat deres tjenestelige pligter, og vi anbefaler derfor at der i forhold til denne personkreds indledes et høringsforløb
med henblik på at få afklaret om en eller flere af disse medarbejdere har tilsidesat deres tjenestelige pligter, og i
givet fald hvilke sanktioner dette skal udløse. Vi finder anledning til at fremhæve, at ingen af de involverede med-
arbejdere har haft anledning til at gennemgå og kommentere denne rapport, hvorfor der meget vel i forhold til den
enkelte medarbejders konkrete involvering i hændelsesforløbet kan komme nye relevante oplysninger frem under
en partshøringsproces. Det vil derfor ikke være korrekt at konkludere, om og i givet fald hvilke sanktioner, der skal
udløses i forhold til enkeltpersoner, før end der har været gennemført partshøring.
5.4
Anbefalinger vedrørende besvarelsen af henvendelsen fra Folketingets Ombudsmand
Vi anbefaler, at Odense Kommune orienterer Folketingets Ombudsmand om, at kommunen har annulleret samt-
lige 89 afgørelser om ophør af forebyggende foranstaltninger og fået udført en ekstern undersøgelse. Det er tillige
vores anbefaling, at Folketingets Ombudsmand orienteres om vores sammenfattende konklusioner og anbefalin-
ger, jf. punkt 5, og om, hvorvidt Odense Kommune har besluttet at følge anbefalingerne.
PAGE 26