FOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 34: Kopi til orientering af aktstykke til Finansudvalget vedrørende it-aktstykket HJV.DK version 2, fra forsvarsministeren

Forsvarsudvalget 2015-16
FOU Alm.del Bilag 34
Offentligt

27. november 2015.

Forsvarsministeriet.

København, den 27. november 2015.

Forsvarsministeriet orienterer hermed Finansudvalget om, at it-systemet HJV

DK version 2 er

overgået til drift, herunder om projektets økonomi og den opnåede funktionalitet i forhold til det for-

ventede.

Finansudvalget tiltrådte den 4. september 2013 aktstykke 136 om fortsættelse af udviklingen af et

nyt it-system kaldet HJV

DK version 2. Systemet bruges som planlægnings- og administrationsvær-

ktøj for Hjemmeværnets ca. 46.000 frivillige medlemmer, og understøtter selvstændige hjemmesider

for Hjemmeværnets 21 myndigheder og ca. 250 underafdelinger.

Den afsluttende implementering

Leverandøren og projektorganisationen har overholdt projektforløbet, som fremgår af aktstykke

136. Hjemmeværnet overtog efter planen systemet i august 2014. Herefter blev systemet taget i an-

vendelse af Hjemmeværnet. I september 2014 fik Hjemmeværnets frivillige og ansatte gradvis ad-

gang til HJV

DK version 2 og kunne i perioden frem til årsskiftet fylde indhold i systemet samt gen-

nemføre aktivitetsplanlægningen for 2015. I perioden havde alle frivillige og ansatte mulighed for at

gennemføre onlinekurser i anvendelse af HJV

DK. I januar 2015 blev systemets offentlige del til-

gængelig på internettet.

Projektets regnskab blev afsluttet i 2. kvartal 2015 og en intern kontrol af projektets økonomi blev

iværksat. Hjemmeværnskommandoen har efterfølgende ønsket, at Forsvarsministeriets Interne Revi-

sion afsluttede sin revidering af projektets regnskab inden nærværende orientering.

Forsvarsministeriet har afrapporteret halvårligt på projektet til Digitaliseringsstyrelsen siden pro-

jektets begyndelse. Seneste afrapportering fandt sted i august 2015 med forventet offentliggørelse i

løbet af efteråret 2015.

Udgifter ved projektet

Finansudvalget bevilligede 70 mio. kr. til HJV

DK version 2. Den samlede projektøkonomi er op-

gjort til 64,5 mio. kr., dvs. 5,5 mio. kr. mindre end aktstykkebevillingen.

Projektets regnskab er revideret af Forsvarsministeriets Interne Revision. Forsvarsministeriets In-

terne Revision konkluderer, at regnskabet for HJV

DK version 2 projektet følger gældende retnings-

linjer.

AG000681

FOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 34: Kopi til orientering af aktstykke til Finansudvalget vedrørende it-aktstykket HJV.DK version 2, fra forsvarsministeren

27. november 2015.

Projektets endelige omkostning fremgår af tabel 1.

Tabel 1

Faseopdelte realiserede udgifter i forhold til samlet budget i mio. kr. (Prisniveau 2013)

Godk.

Budget

1. Ide

2. Analyse

3. Anskaffelse

4. Gennemførsel

5. Realisering

Total

0,0

0,5

4,7

64,8

0,1

70,0

Realiseret Afvigelse 2010

0,0

0,5

4,8

59,2

64,5

0,0

0,1

-5,6

-0,1

-5,5

0,0

0,5

3,2

3,7

2011

1,6

10,8

12,4

2012

16,9

2013

2014 2015

1,3

0,0

1,3

13,9 16,3

Gevinster ved projektet

Projektets formål var et kvalitetsløft, hvorfor der ikke realiseres direkte effektiviseringsgevinster.

Projektet er primært gennemført for på længere sigt at kunne give de frivillige administrative lettel-

ser, der forventes at kunne være med til at fastholde de frivilliges engagement i forbindelse med op-

gaveløsningen.

Med indførelsen af HJV

DK version 2 har Hjemmeværnet fået et moderne it-system, der på sigt

kan bidrage til at forenkle de administrative processer, som vedrører planlægning, koordinering og

godkendelse af uddannelses- og øvelsesaktiviteter samt planlagte indsættelser. Systemet varetager

desuden styring af Hjemmeværnets ressourcer og faciliteter.

Projektets ikke-økonomiske gevinster fremgår af tabel 2.

Tabel 2

Ikke-økonomiske gevinster

Gevinst nr.

Beskrivelse

Større brugertilfredshed

Ny platform gør det muligt at anvende flere udviklings- og vedligeholdelsesleveran-

dører

Bedre mobil brug af systemet

En platform der understøtter Hjemmeværnets visioner

Nemmere udbud

Ad 1) Større brugertilfredshed

Den performance, som brugerne oplevede på det tidligere HJV

DK, var uholdbar og resulterede i

store frustrationer og irritation. Målet med det nye system var blandt andet at tilbyde Hjemmeværnets

FOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 34: Kopi til orientering af aktstykke til Finansudvalget vedrørende it-aktstykket HJV.DK version 2, fra forsvarsministeren

27. november 2015.

frivillige og ansatte en løsning med hurtige svartider, større stabilitet og færre fejl på alle typer trans-

aktioner, herunder bl.a. aktivitetsmodul og bookingmodul.

Målet om hurtigere svartider er ikke opfyldt på aktivitetsmodulet, og en løsning på problemet un-

dersøges. Hjemmeværnskommandoen anser derfor endnu ikke målet om større brugertilfredshed for

fuldt opfyldt, men arbejder løbende på at forbedre svartider og brugervenlighed i systemet.

I perioden februar til april 2015 gennemførte Hjemmeværnskommandoen bl.a. en analyse af det fri-

villige personels oplevelse af serviceniveauet på bl.a. HJV

DK. Undersøgelsen indikerede et ønske

om yderligere forbedringer samt en kritik af brugervenligheden. For løbende at forbedre brugerven-

ligheden er der oprettet mulighed for, at alle frivillige og ansatte melder ønsker til forbedringer ind,

som derefter benyttes i forbindelse med evalueringer af systemet, herunder vurderinger af mulighe-

den for at justere systemet.

Hjemmeværnskommandoen forventer inden udgangen af året, at oprette en "Task Force HJV. DK"

som skal gennemgå den igangsatte ibrugtagelse af HJV

DK, så eventuelle forsinkelser og prioriterin-

ger kan følges tæt. Task Forcen vil fokusere på brugernes anvendelse af systemet og bestå af ansatte

og frivillige repræsentanter.

Ad 2) Ny platform som gør det muligt at anvende flere udviklings- og vedligeholdelsesleverandører

Det tidligere HJV

DK var en opgraderet udgave af Hjemmeværnets første system. Den opgraderede

udgave var løbende blevet udviklet af forskellige leverandører, og på grund af det historiske forløb,

var dokumentationen af systemet mangelfuld, hvilket gav problemer ved videreudvikling. I det nye

system har målet været, at systemdokumentationen skulle være så detaljeret, at Hjemmeværnskom-

mandoen derved blev uafhængig af én leverandør.

I HJV

DK version 2 er den tekniske løsning veldokumenteret og eksterne parter har deltaget i vali-

deringen af de modtagne løsninger. Udvikling, drift og vedligehold af nye funktioner eller delkompo-

nenter kan udbydes uden konflikt med eksisterende aftaler.

Hjemmeværnskommandoen anser målet for opfyldt.

Ad 3) Bedre mobil brug af systemet

Ved implementering af HJV

DK version 2 var det et krav, at hjemmesider og services skulle være

tilgængelige fra de mest udbredte smartphones og tablets, hvorved der opnås den mobilitet og servi-

ce, som Hjemmeværnets brugere efterspørger.

Offentlig adgang til HJV

DK version 2 kan nu udføres fra alle moderne mobiltelefoner og tablets.

Til gengæld er tilgangen til den ikke-offentlige del af HJV

DK på nuværende tidspunkt ikke hen-

sigtsmæssig fra mobile enheder. Dette skyldes en sikkerhedsopdatering, der blev lavet af Microsoft

sent i projektforløbet. Denne medførte, at den etablerede arkitektur ikke længere understøtter mobil

adgang, uden at brugerne skal lave særlige opsætninger på deres enheder. Dette kan give problemer

for brugere, der ikke benytter systemet ofte. Der arbejdes på at løse problemet.

Aktivitetsmodulet, som er en væsentlig del af systemet, hvor de frivillige registrerer deltagelse i

aktiviteter er særligt designet og målrettet en mobil tilgang. Denne del af systemet virker tilfredsstil-

lende.

Hjemmeværnskommandoen anser målet for delvist opfyldt og arbejder på, at det kan være fuldt op-

fyldt i begyndelsen af 2016.

FOU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 34: Kopi til orientering af aktstykke til Finansudvalget vedrørende it-aktstykket HJV.DK version 2, fra forsvarsministeren

27. november 2015.

Ad 4) En platform der understøtter Hjemmeværnets visioner

Ved implementering af HJV

DK version 2 var det et krav, at den platform HJV

DK version 2 er

bygget på, understøtter en langsigtet udvikling af informations- og kommunikationsteknologi i

Hjemmeværnet. HJV

DK version 2 opfylder en række af ambitionerne og danner fundament for

fremtidig opfyldelse af de øvrige mål gennem målrettede projekter.

Hjemmeværnskommandoen anser målet for opfyldt, idet der nu er tilvejebragt en platform for

fremtidig digital forvaltning og kommunikation.

Ad 5) Nemmere udbud

Ved implementering af HJV

DK version 2 var det et krav, at det nye system er lavet på en måde, så

det fremover vil være lettere at udbyde den videre udvikling af systemet i selvstændige delprojekter.

Herudover sikrer den grundige dokumentation af løsningen, at fremtidige udbud lettere kan gennem-

føres.

Hjemmeværnskommandoen anser målet for opfyldt.

Aktstykket forelægges Finansudvalget til orientering i forbindelse med overgangen til drift om den

afsluttede implementering af HJV

DK version 2, jf. budgetvejledningen 2.2.18.3.

---

Finansministeriets tilslutning foreligger.

København, den 27. november 2015

ETER

HRISTENSEN

Til Finansudvalget.