FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

Finansudvalget 2015-16
FIU Alm.del Bilag 61
Offentligt

13/2015

Beretning om

voksenuddannelsescentrenes

administrations- og lønudgifter

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

13/2015

Beretning om

voksenuddannelsescentrenes

administrations- og lønudgifter

Statsrevisorerne fremsender denne beretning

med deres bemærkninger til Folketinget og

vedkommende minister, jf. § 3 i lov om

statsrevisorerne og § 18, stk. 1, i lov om

revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2016

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres eventuelle bemærkninger Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkommende

minister.

Ministeren for børn, undervisning og ligestilling afgiver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministerens redegørelse.

På baggrund af ministerens redegørelse og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beretningen, hvilket

forventes at ske i slutningen af juni 2016.

Ministerens redegørelse, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles i Statsreviso-

rernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar måned – i dette tilfælde Endelig

betænkning over statsregnskabet 2015, som afgives i februar 2017.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Telefon: 33 37 59 87

Fax: 33 37 59 95

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls-Schultz Distribution

Herstedvang 10

2620 Albertslund

Telefon: 43 22 73 00

Fax: 43 63 19 69

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.rosendahls.dk

ISSN 2245-3008

ISBN 978-87-7434-488-9

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne,

den 24. februar 2015

BERETNING OM VOKSENUDDANNELSESCENTRENES ADMINISTRATIONS-

OG LØNUDGIFTER

Voksenuddannelsescentre (VUC’er) udbyder forskellige former for uddannelser ret-

tet mod voksne, fx almene voksenuddannelser og hf. VUC’erne er statslige selvejen-

de institutioner, dvs. at de ikke er undergivet instruktion af ministeren, men ledes af

en bestyrelse. Bestyrelsen er ansvarlig for institutionens drift og forvaltning af de stats-

lige tilskud, som institutionen modtager.

Der er 31 VUC’er i Danmark, heraf 24 med egen administration. Rigsrevisionens un-

dersøgelse viser bl.a., at der flere steder er problemer i forhold til forvaltning af resul-

tatløn, manglende retningslinjer for kørsel, tjenesterejser og repræsentation, og at der

er afholdt udgifter, som ligger uden for institutionens formål. Undersøgelsen viser og-

så, at ledelserne ikke har haft tilstrækkeligt fokus på problemerne.

Statsrevisorerne finder, at alt for mange VUC’er ikke administrerer løn, kørsel,

tjenesterejser og repræsentation i overensstemmelse med statslige regler, gæl-

dende overenskomster og de regler, som ministeren har fastsat.

Statsrevisorerne finder, at Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings

tilsyn med VUC’erne ikke har været helt tilstrækkeligt i forhold til at sikre en

sparsommelig anvendelse af statens tilskud.

Statsrevisorerne skal pege på, at det i en statslig selvejende institution er bestyrel-

sens ansvar at sikre, at institutionens midler bliver forvaltet sparsommeligt, så de bli-

ver til størst mulig gavn for institutionens formål.

Statsrevisorerne skal tilsvarende pege på, at VUC’ernes ansatte revisorer skal revi-

dere i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Det indebærer bl.a., at re-

visor skal rapportere til bestyrelsen om, hvorvidt administrationen er legal og spar-

sommelig.

Peder Larsen

Henrik Thorup

Klaus Frandsen

Lennart Damsbo-

Andersen

Lars Barfoed

Søren Gade

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

Beretning til Statsrevisorerne om

voksenuddannelsescentrenes

administrations- og lønudgifter

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til denne un-

dersøgelse og afgiver derfor beretningen til Stats-

revisorerne i henhold til § 17, stk. 2, i rigsrevisor-

loven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar

2012. Beretningen vedrører finanslovens § 20. Mi-

nisteriet for Børn, Undervisning og Ligestilling.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

Indholdsfortegnelse

Introduktion og konklusion ............................................................................................ 1

1.1.

Formål og konklusion ............................................................................................ 1

1.2.

Baggrund .............................................................................................................. 2

1.3.

Revisionskriterier, metode og afgrænsning .......................................................... 3

VUC’ernes administrations- og lønudgifter ................................................................... 6

2.1.

VUC’ernes administration ..................................................................................... 6

2.2.

Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings tilsyn med VUC’erne ............ 13

Bilag 1. Metode ................................................................................................................... 16

Bilag 2. VUC’er, der indgår i undersøgelsen, og den gennemførte revision ....................... 18

Bilag 3. Ordliste ................................................................................................................... 19

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

Beretningen vedrører finanslovens § 20. Ministeriet for Børn, Undervisning og

Ligestilling.

I undersøgelsesperioden har der været følgende ministre:

Christine Antorini: oktober 2011 - juni 2015

Ellen Trane Nørby: juni 2015 -

Beretningen har i udkast været forelagt Ministeriet for Børn, Undervisning og Lige-

stilling, hvis bemærkninger er afspejlet i beretningen.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1. Introduktion og konklusion

1.1. Formål og konklusion

1. Denne beretning handler om, hvordan voksenuddannelsescentrene (herefter VUC’er)

administrerer udgifterne til løn til øverste ledelse, kørsel, tjenesterejser og repræsentation.

VUC’ernes uddannelser spænder lige fra ungdomsuddannelser på gymnasialt niveau (fx hf-

uddannelse) til almene uddannelser for voksne og unge, der ønsker at supplere og styrke

fx deres matematik- og danskfærdigheder fra folkeskolen.

VUC’erne er statslige selvejende institutioner og hører under Ministeriet for Børn, Undervis-

ning og Ligestilling. VUC’erne har en bestyrelse og ledes i det daglige af en direktør/rek-

tor/forstander. Ministeriet har uddelegeret tilsynet med VUC’erne til Styrelsen for Undervis-

ning og Kvalitet (herefter STUK).

Der er 31 VUC’er, hvoraf de 7 hører under en anden skoles administration. Der er dermed

24 VUC’er med egen administration. Undersøgelsen omfatter ikke alle VUC’er, idet der på

lønområdet, hvor der ses på den øverste ledelses løn, indgår 5 VUC’er, og på de resteren-

de områder indgår 16 VUC’er.

2. Rigsrevisionen har selv taget initiativ til undersøgelsen i september 2015. Rigsrevisionen

igangsatte undersøgelsen, fordi Rigsrevisionen i beretning til Statsrevisorerne om revisio-

nen af statsregnskabet for 2014 konstaterede, at erhvervsskolerne, som også er en del af

ministeriets ressort, havde en række udfordringer på områderne løn, kørsel, tjenesterejser

og repræsentation.

De statslige regler for kørsel, tjenesterejser og repræsentation lægger op til, at institutio-

nerne skal tilpasse reglerne til de konkrete forhold i form af interne retningslinjer. Der er ri-

siko for, at der ikke bliver udvist sparsommelig adfærd, hvis den enkelte institution ikke har

fastsat interne retningslinjer. Der er typisk ikke tale om større beløb i de enkelte tilfælde for

kørsel, tjenesterejser og repræsentation, men da der ligger ca. 1.100 institutioner under

ministeriets ressort, akkumuleres beløbet væsentligt. En ikke-sparsommelig adfærd kan

derfor medføre, at institutionernes samlede udgifter bliver væsentligt højere end nødven-

digt. Derfor bør VUC’erne have fokus på sparsommelig adfærd i deres forvaltning af mid-

lerne, så det sikres, at midlerne bliver anvendt til de formål, som er hensigten.

Formålet med undersøgelsen har været at undersøge, om VUC’erne administrerer løn, kør-

sel, tjenesterejser og repræsentation tilfredsstillende, og om ministeriet har et tilstrækkeligt

tilsyn med disse.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

INTRODUKTION OG KONKLUSION

KONKLUSION

Rigsrevisionen vurderer samlet, at VUC’erne i for mange tilfælde ikke administrerer

løn, kørsel, tjenesterejser og repræsentation tilfredsstillende. Det betyder, at VUC’er-

ne har begrænsede muligheder for at styre sparsommeligt. Rigsrevisionen vurderer

endvidere, at ministeriets centrale tilsynsaktiviteter ikke er helt tilstrækkelige i forhold

til at sikre, at midlerne bliver forvaltet sparsommeligt.

Undersøgelsen af 5 VUC’er viser, at VUC’erne generelt udbetaler fast løn og pen-

sion korrekt til den øverste ledelse. Derimod udbetaler VUC’erne i gennemsnit ca.

114.000 kr. i resultatløn, hvor kun 1 ud af 5 VUC’er klart kan redegøre for målopfyl-

delsen.

Undersøgelsen af 16 VUC’er viser, at VUC’erne generelt mangler interne retnings-

linjer for kørsel, tjenesterejser og repræsentation, der kan understøtte en hensigts-

mæssig administration og en sparsommelig adfærd. Hovedparten af VUC’erne har

ikke klart afgrænset, hvornår de ansatte må køre til høj sats, hvilket betyder, at de

ansatte i for mange tilfælde får udbetalt høj sats for kørsel. Dokumentation for tjene-

sterejser og repræsentation mangler i for mange tilfælde klare beskrivelser af formål,

fagligt indhold og deltagerkreds. Det betyder, at VUC’erne også inden for disse akti-

viteter har vanskeligt ved at vurdere, om der er udvist sparsommelighed. Derudover

afholder VUC’erne en række udgifter, som ligger ud over institutionernes formål, og

hvad der er kutyme for i staten.

Undersøgelsen viser videre, at hovedparten af VUC’erne ikke konterer korrekt i for-

hold til statens kontoplan. Fx er halvdelen af de gennemgåede bilag for tjenesterej-

ser og repræsentation fejlkonteret. Det betyder, at bestyrelsen og ledelsen har et

svagt styringsgrundlag i forhold til at vurdere, om VUC’et har udvist sparsommelig-

hed i administrationen af tjenesterejser og repræsentation.

Det er Rigsrevisionens vurdering, at VUC’ernes ledelser ikke har tilstrækkeligt fokus

på administrationen af kørsel, tjenesterejser og repræsentation.

Endelig viser undersøgelsen, at STUK har velbeskrevne processer for deres tilsyns-

opgaver med VUC’erne. I flere tilfælde har STUK’s centrale tilsynsaktiviteter og det

decentrale tilsyn, der varetages af bestyrelserne og baserer sig på revisorernes ar-

bejde, dog ikke afdækket svaghederne i VUC’ernes administration. Rigsrevisionen

finder det velbegrundet, at Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling og STUK,

som fører tilsyn med ca. 1.100 institutioner under ministeriets ressort, i forbindelse

med de tematiske tilsyn overvejer at udvide stikprøverne og gøre brug af flere indi-

katorer end hidtil, så det sikres, at midlerne forvaltes sparsommeligt.

1.2. Baggrund

3. VUC’erne udbyder forskellige former for uddannelse, der især er rettet mod voksne kursi-

ster, fx forberedende voksenundervisning, almen voksenuddannelse, ordblindeundervisning

og hf. VUC’ernes primære målgruppe er således voksne, der har forladt folkeskolen uden til-

strækkelige kvalifikationer til at gå videre på en erhvervsfaglig uddannelse eller på en gymna-

sial ungdomsuddannelse.

I 2014 modtog ca. 30.000 årskursister, svarende til 120.000 personer, undervisning og op-

kvalificering på et VUC i Danmark.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

INTRODUKTION OG KONKLUSION

4. VUC’ernes uddannelsesaktiviteter finansieres hovedsagligt af taxametertilskud fra staten.

VUC’erne er forskellige i størrelse, både i forhold til økonomi og antal årskursister. De stør-

ste VUC’er (KVUC (Københavns VUC) og VUC Fyn) havde i 2014 hver en omsætning på

ca. 400 mio. kr. og ca. 4.000 årskursister, og den mindste (VUC Djursland) havde en om-

sætning på ca. 35 mio. kr. og knap 300 årskursister.

Selvejende institutioner

5. VUC’erne er statslige selvejende institutioner under Ministeriet for Børn, Undervisning og

Ligestilling. Statslige selvejende institutioner adskiller sig fra almindelige statsinstitutioner

ved, at de ikke er undergivet instruktion af ministeren. Ministeren kan kun styre de selvejen-

de institutioner efter bemyndigelse i loven ved at udstede generelle regler og efterfølgende

påse, at institutionerne overholder disse regler.

De statslige selvejende institutioner ledes af en bestyrelse, der har en selvstændig beslut-

ningskompetence, dog inden for rammerne af de fastsatte bestemmelser om tilsyn og god-

kendelse. Bestyrelsen er således ansvarlig over for ministeren for institutionens drift, her-

under forvaltningen af de statslige tilskud. Bestyrelsen kan disponere frit inden for formålet

ved anvendelsen af de statslige tilskud og øvrige indtægter under ét, herunder i forhold til

kerneydelser, administration, ledelse, it mv. Bestyrelsen har ansvaret for, at institutionens

midler bliver forvaltet, så de bliver til størst mulig gavn for institutionens formål. Bestyrelsen

har også til opgave at opstille procedurer, som sikrer, at ministeriet får tilstrækkelig informa-

tion til at kunne føre tilsyn med institutionens generelle udvikling.

6. VUC’erne skal antage en registreret eller statsautoriseret revisor til revision af årsregn-

skaber, som skal revidere i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik.

7. Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling modtager regnskaber og revisionspro-

tokollater. Ministeriet har oplyst, at departementet har delegeret tilsynet med VUC’erne til

STUK.

Regler

8. VUC’erne skal følge de fastlagte overenskomster for løn til den øverste ledelse samt de

regler om kørsel, tjenesterejser og repræsentation, som findes i tjenesterejseaftalen, i den

personaleadministrative vejledning (PAV), i budgetvejledningen, i ministeriets vejledning om

kørsel og i de skattemæssige regler for personalegoder. På nogle områder angiver statens

regler helt klare retningslinjer, mens der på andre områder er behov for, at institutionen til-

passer reglerne til de konkrete forhold i form af interne retningslinjer.

Taxametertilskud

VUC’erne modtager undervis-

nings- og bygningstaxameter-

tilskud pr. årskursist. Derud-

over modtager institutionerne

færdiggørelsestaxameter og ta-

xametertilskud til fællesudgif-

ter.

1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning

Revisionskriterier

9. Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om VUC’erne administrerer løn, kørsel, tje-

nesterejser og repræsentation tilfredsstillende. I den forbindelse har vi gennemgået en række

ansættelseskontrakter, kørselsbemyndigelser, tjenesterejsebilag og repræsentationsbilag.

10. Undersøgelsens revisionskriterier er i forhold til den øverste ledelses løn baseret på

Personalestyrelsens cirkulære om overenskomst for forstandere og øvrige chefstillinger

ved voksenuddannelsescentre af 19. november 2009 og på cirkulære om aftale for tjene-

stemandsansatte ledere ved voksenuddannelsescentre af 19. november 2009 samt mini-

steriets bemyndigelse til VUC’ernes bestyrelser til at indgå resultatkontrakter med centre-

nes ledere.

Revisionen af institutionerne

varetages af institutionsrevisor

(den interne revision) og Rigs-

revisionen. Institutionsrevisor

er et privat revisionsfirma, som

gennemfører en årlig revision

og påtegner institutionens års-

rapport. Institutionsrevisor an-

tages af institutionernes besty-

relse. Samarbejdet mellem in-

stitutionsrevisor og Rigsrevisio-

nen er fastlagt i en aftale mel-

lem Rigsrevisionen og ministe-

ren for børn, undervisning og

ligestilling (en såkaldt § 9-af-

tale). Institutionsrevisor skal –

ligesom Rigsrevisionen – ud-

føre revisionsopgaverne i over-

ensstemmelse med principper-

ne om god offentlig revisions-

skik.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

INTRODUKTION OG KONKLUSION

For tjenesterejser er kriterierne baseret på de statslige regler for tjenesterejser mv., herun-

der cirkulære om tjenesterejseaftalen af 30. juni 2000 og cirkulære om satsregulering pr. 1.

januar 2015 for tjenesterejser. Regelsættet angiver grænser for hotelpriser, time- og dag-

pengesatser, fradrag for måltider mv. For kørsel er revisionskriterierne baseret på ministe-

riets vejledning om kørsel. For repræsentation er revisionskriterierne baseret på budgetvej-

ledningen.

I relation til Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling er kriterierne baseret på lov

om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., som

bl.a. fastlægger en række krav til ministeriets tilsyn.

Metode

11. Undersøgelsen er baseret på en gennemgang af materiale fra Ministeriet for Børn, Un-

dervisning og Ligestilling, STUK og 16 VUC’er. Materialet omfatter bl.a. ministeriets stra-

tegi for tilrettelæggelse af tilsynet med VUC’erne, revisionsprotokollater, regnskabsinstruk-

ser, kontoudtog, bilag, kørselsbemyndigelser, kørselsafregninger, ledernes ansættelses-

kontrakter og dokumentation for udbetaling af merarbejde.

I forhold til den del af undersøgelsen, hvor vi ser på den øverste ledelses løn, indgår 5 ud

af de 16 VUC’er. De 5 VUC’er er udvalgt, så små, mellemstore og store VUC’er indgår

(målt på lønsum), og så der er en geografisk spredning. Vi har vurderet, om den øverste

ledelses løn- og ansættelsesvilkår lever op til gældende love og regler.

I forhold til den del af undersøgelsen, hvor vi ser på kørsel, tjenesterejser og repræsenta-

tion, har vi udtaget en stikprøve på 16 ud af de 24 VUC’er. I stikprøven indgår 4 store VUC’er

(målt på omsætning) og 12 tilfældigt udvalgte VUC’er. Vi har for de 16 VUC’er gennemgået

tjenesterejsebilag og repræsentationsbilag, som er valgt ud fra en risikobaseret tilgang. Vi

har gennemgået i alt 628 bilag. For kørsel har vi gennemgået i alt 581 kørselsbemyndigel-

ser. Vi har derudover suppleret gennemgangen af bilag med besøg på 4 VUC’er for at få

uddybet, hvordan arbejdet med kørsel, tjenesterejser og repræsentation er tilrettelagt. De

anvendte metoder er uddybet i bilag 1. Bilag 2 er et kort over de 16 VUC’er, der indgår i

undersøgelsen, og den gennemførte revision.

Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. boks 1.

BOKS 1. GOD OFFENTLIG REVISIONSSKIK

God offentlig revisionsskik er baseret på de grundlæggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes

internationale standarder (ISSAI 100-999).

Afgrænsning

12. Vores undersøgelse har fokus på administrations- og lønomkostninger. Administrations-

omkostninger omfatter i denne undersøgelse kun udgifter, der er forbundet med kørsel, tje-

nesterejser og repræsentation.

Vi har i den del af undersøgelsen, der vedrører kørsel, tjenesterejser og repræsentation,

afgrænset os til 16 VUC’er, der har egen administration. Ud af de 16 valgte VUC’er, er 5

VUC’er udvalgt til en gennemgang af løn- og ansættelsesvilkår for de 3 øverste ledere. Der

er typisk tale om en direktør/rektor/forstander og en viceforstander/uddannelseschef.

Undersøgelsen omfatter regnskabsårene 2014 og 2015 for løn, og for VUC’ernes admini-

stration af kørsel, tjenesterejser og repræsentation er der udvalgt bilag for perioden 1. ja-

nuar - 30. juni 2015.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

INTRODUKTION OG KONKLUSION

13. STUK varetager tilsynet med VUC’erne. Undersøgelsen omfatter kun styrelsens tilsyn

med VUC’ernes økonomi.

14. Bilag 3 indeholder en ordliste, der forklarer udvalgte ord og begreber.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ERNES ADMINISTRATIONS- OG LØNUDGIFTER

VUC’ernes administrations- og lønudgifter

2.1. VUC’ernes administration

15. Vi har undersøgt, hvordan VUC’erne har tilrettelagt deres administration af løn til øverste

ledelse, kørsel, tjenesterejser og repræsentation, herunder om VUC’erne har fastlagt et klart

ansvar for og en klar organisering af administrationen af løn, kørsel, tjenesterejser og repræ-

sentation. Vi har desuden undersøgt, om VUC’erne har etableret retningslinjer, der fastlæg-

ger, hvordan kørsel, tjenesterejser og repræsentation skal administreres. Endelig har vi un-

dersøgt, om VUC’erne følger retningslinjerne og overenskomsterne på området.

God bogføringsskik

Bogføringsloven (lovbekendt-

gørelse nr. 648 af 15. juni 2006)

omfatter virksomheder mv.,

som er omfattet af lov om sta-

tens regnskabsvæsen. Ifølge

lovens § 6 skal bogføringen til-

rettelægges og udføres i over-

ensstemmelse med god bog-

føringsskik under hensyn til

virksomhedens art og omfang.

VUC’erne skal følge retningslinjerne, så der er sikkerhed for, at midlerne bliver anvendt til

de formål, som er hensigten. VUC’erne skal desuden følge god bogføringsskik, hvor det

fremgår, at formålet med anvendelsen af midlerne skal være dokumenteret. Dette skal si-

kre, at VUC’erne kan få overblik over og tage stilling til, om de i forvaltningen af offentlige

midler udviser sparsommelighed.

Ansvar og organisering

16. Vi har gennemgået udvalgte afsnit af VUC’ernes regnskabsinstrukser for at undersøge,

om VUC’erne har fastlagt et klart ansvar for og en klar organisering af administration af løn,

kørsel, tjenesterejser og repræsentation.

17. Vores gennemgang viser, at regnskabsinstruksen beskriver forretningsgange og interne

kontroller fyldestgørende på løn- og personaleområdet. Det fremgår også af regnskabsin-

struksen, hvad den enkelte er bemyndiget til at disponere over på lønområdet for 4 ud af

de 5 gennemgåede VUC’er.

18. Vores gennemgang af regnskabsinstruksen i forhold til tilrettelæggelse af kørsel, tjene-

sterejser og repræsentation viser, at 6 ud af 16 VUC’er har en klar og tydelig beskrivelse af

ansvaret og organiseringen. 2 VUC’er mangler kun at anføre beløbsgrænser for de disposi-

tionsberettigede.

For 8 VUC’er er det ikke klart og tydeligt beskrevet, hvordan ansvaret og organiseringen er

tilrettelagt i forvaltningen af kørsel, tjenesterejser og repræsentation. Der mangler fx be-

løbsgrænser for, hvor meget de dispositionsberettigede må disponere over, og der mang-

ler funktionsadskillelse i forhold til kontrol, godkendelse og budgetansvar. Det betyder, at

én person varetager flere opgaver samtidig. Flere steder er økonomi- og bogholderifunktio-

nerne små enheder, hvor det er vanskeligt at sikre funktionsadskillelse. I de tilfælde bør in-

stitutionen have kompenserende kontroller af bogføringen, hvilket også skal være beskre-

vet i regnskabsinstruksen.

På de 4 VUC’er, hvor vores gennemgang af materiale også blev fulgt op med besøg, viser

undersøgelsen, at VUC’erne ikke i alle tilfælde fulgte regnskabsinstruksen.

Funktionsadskillelse

Betalingsforretninger skal til-

rettelægges, så der etableres

en personmæssig adskillelse

mellem den regnskabsmæs-

sige registrering og betalingen.

Det betyder, at der skal være 2

personer involveret i bogfø-

rings- og betalingsprocessen,

nemlig den, der tilrettelægger

og bogfører betalingen, og den,

der frigiver betalingen. Kravet

om den personmæssige adskil-

lelse indebærer, at man ikke

både må varetage opgaver i

relation til registreringsfunktio-

nen og betalingsfunktionen i

forbindelse med den samme

betalingsforretning.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ERNES ADMINISTRATIONS- OG LØNUDGIFTER

Efterlevelse af regler

Løn

19. Den øverste ledelses løn består af en fast løn og en løndel, der er variabel og afhæn-

ger af årets resultater. Den faste løn er bestemt gennem overenskomster, som er indgået

mellem Finansministeriet og Djøf. Den variable løndel består af resultatløn og engangsve-

derlag for merarbejde eller særlig indsats og fastlægges decentralt efter ministeriets regler.

20. Vores gennemgang viser, at for 4 ud af 5 VUC’er er den øverste ledelses faste løn og

pension korrekt og overholder love, overenskomster og øvrige regler på området. Kun på

KVUC var der fejl i forhold til ledelsens faste løn, som vedrørte åremålstillæg, udligningstil-

læg og kvalifikationstillæg.

Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling har i den konkrete sag bemyndiget KVUC’s

bestyrelse til at forhandle åremålstillæg for den øverste leder. Vores gennemgang viser, at

bestyrelsen har udbetalt i alt 73.349 kr. mere i den øverste leders 5-årige åremålsperiode,

end ministeriet havde givet bemyndigelse til. Desuden er den indgåede åremålsaftale man-

gelfuld, da den bl.a. ikke beskriver de særlige fratrædelsesvilkår ved åremålsansættelser.

Den øverste leder på KVUC har også fået et udligningstillæg, der ikke er hjemmel til i forhold

til gældende overenskomst, og har således uhjemlet fået udbetalt 428.337 kr. i åremålspe-

rioden, da han er ansat i en ny stilling, hvor han ikke længere er omfattet af reglerne om ud-

ligningstillæg. Derudover har KVUC i mere end 3 år givet administrationschefen et årligt kva-

lifikationstillæg på 5.727 kr. (i april 2015-niveau), som KVUC ikke kan dokumentere bag-

grunden for.

STUK har oplyst, at styrelsen vil iværksætte et tilsyn af de gennemgåede lederes løn- og

pensionsforhold på KVUC.

21. Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling har bemyndiget VUC’ernes bestyrelser

til at indgå resultatlønskontrakter med institutionernes ledere. Ministeriet har udarbejdet en

bemyndigelse, hvoraf rammerne for resultatlønskontrakterne fremgår. Målene i kontrakterne

skal være præcist og gennemskueligt formuleret. Det skal være tydeligt og forståeligt – også

for tredjemand – hvordan målene i kontrakten opfyldes. Det skal være muligt at konstatere

objektivt og målbart, om et mål er opfyldt, delvist opfyldt eller ikke er opfyldt efter endt kon-

traktperiode.

22. Vores gennemgang viser, at der er indgået individuelle resultatlønskontrakter med 13

ud af de 15 øverste ledere. Lederne kan ved 100 % målopfyldelse opnå et beløb mellem

100.000 kr. og 180.000 kr. Gennemgangen viser, at lederne generelt har en høj målopfyl-

delse af resultatlønskontrakterne. Ingen har en målopfyldelse på under 83 %, og omkring

halvdelen har en målopfyldelse på over 90 %. De enkelte ledere har ud fra målopfyldelsen

i 2015 opnået resultatløn på mellem 84.000 kr. og 155.200 kr. Der er i gennemsnit udbetalt

ca. 114.000 kr. pr. leder i 2015.

Gennemgangen viser desuden, at KVUC har udbetalt resultatløn til uddannelseschefen og

administrationschefen, uden at KVUC har indgået resultatlønskontrakter med de 2 ledere.

Det betyder, at KVUC har udbetalt resultatløn uden at have det nødvendige grundlag.

Derudover har VUC Hvidovre-Amager, VUC Fyn og VUC Syd udbetalt resultatløn, uden at

der er redegjort for, om målene er opfyldt, delvist opfyldt eller ikke er opfyldt. De enkelte mål

er desuden ikke vægtet i forhold til hinanden. Det betyder, at VUC’erne ikke kan vurdere

ledelsernes målopfyldelse objektivt og klart.

Udligningstillæg

Ifølge § 14 i cirkulære for for-

standere og øvrige chefstillin-

ger ved voksenuddannelses-

centre er der etableret en over-

gangsordning for forstandere

og øvrige chefer, som blev an-

sat, før VUC’erne overgik til sta-

ten den 1. april 2008. Har che-

fen hidtil oppebåret en fast løn,

der overstiger lønnen på den

statslige overenskomst, så gi-

ves der et kvalifikationstillæg til

udligning af lønforskellen.

Åremålstillæg

beregnes som

et procenttillæg af den lønram-

meløn (inkl. eventuelle særlige

tillæg), der gælder for stillingen

ved varig besættelse på ansæt-

telsestidspunktet. I beregnings-

grundlaget indgår også even-

tuelle særlige tillæg (dvs. kvali-

fikationstillæg og funktionstil-

læg, men ikke rådighedstillæg

eller tillæg, der er givet som

kompensation for merarbejds-

betaling o.l.), som ydes til den

åremålsansatte.

Åremålsansættelse

er en tids-

begrænset ansættelse, der kan

anvendes for både tjeneste-

mandsansatte og overens-

komstansatte. Til åremålsan-

sættelsen knyttes der særlige

vilkår, som skal godtgøre den

ekstra risiko, lederen tager ved

den tidsbegrænsede stilling, fx

særlige fratrædelsesvilkår og

åremålstillæg. Reglerne for an-

sættelse på åremål fremgår af

cirkulære om åremålsansæt-

telser fra 2001.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ERNES ADMINISTRATIONS- OG LØNUDGIFTER

23. Vores gennemgang af lønbilag viser, at 4 VUC’er ud over resultatlønnen også har ud-

betalt tillæg for merarbejde eller særlig indsats til de øverste ledere. Ministeriet for Børn,

Undervisning og Ligestilling har bemyndiget bestyrelserne til at udbetale op til 35.000 kr. i

tillæg om året til den enkelte leder for merarbejde eller særlig indsats. For VUC Vestsjæl-

land Syd viser gennemgangen, at lederen er blevet aflønnet for den samme opgave på

baggrund af både resultatlønskontrakten og tillæg for merarbejde. Ifølge Moderniserings-

styrelsens vejledning om resultatløn til mellemledere og chefer fra 2010 bør ledere kun be-

tales for de leverede resultater én gang. Der bør derfor udvises tilbageholdenhed med at

yde særskilt honorering for merarbejde, der allerede er omfattet af resultatlønnen.

Gennemgangen viser videre, at VUC Syd i 2014 udbetalte et engangsvederlag på op til

8.000 kr. til alle 282 ansatte. Begrundelsen for engangsvederlaget var, at 2013 var et ex-

ceptionelt år. Den samlede omkostning til engangsvederlaget var 1.887.000 kr. Den øver-

ste leder for VUC Syd fik i 2014 desuden også udbetalt 35.000 kr. for merarbejde. Det be-

tyder, at den øverste leder fik udbetalt 8.000 kr. mere, end der var bemyndigelse til.

24. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at VUC’erne generelt udbetaler den øverste ledelses

faste løn og pension korrekt. Derimod anvender VUC’erne ikke resultatlønskontrakterne i

overensstemmelse med Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings bemyndigelse,

idet kriterierne for målopfyldelse ikke fremgår tydeligt. Det er endvidere Rigsrevisionens op-

fattelse, at ét VUC (VUC Vestsjælland Syd) ikke har udvist sparsommelighed, idet VUC’et

har honoreret lederen for den samme opgave flere gange. Det er endvidere Rigsrevisionens

opfattelse, at når VUC’erne både udbetaler resultatløn og tillæg for merarbejde eller særlig

indsats, bør VUC’erne være særligt opmærksomme på ikke at honorere de samme resul-

tater flere gange.

Kørsel

25. Det fremgår af PAV, at der kan ydes kørselsgodtgørelse til enten høj eller lav sats. Ud-

gangspunktet er kørselsgodtgørelse til den lave sats. Udbetaling af den høje sats er bereg-

net til ansatte, der forudsættes at stille bil til rådighed i forbindelse med deres arbejde, eller

hvis tjenestestedet vurderer, at den ansatte kun vanskeligt kan bestride sit arbejde, hvis ikke

der køres i privat bil. Der skal altid foreligge en skriftlig kørselsbemyndigelse, hvis der skal

udbetales kørselsgodtgørelse til høj sats. Kørselsbemyndigelsen skal være personlig, og

den skal indeholde en afgrænsning af, hvad kørslen omfatter.

Reglerne lægger op til, at institutionerne tilpasser kørselsbemyndigelser til lokale forhold.

VUC’erne bør derfor have interne retningslinjer, der afspejler statens regler og beskriver

institutionens principper for kørsel.

26. Vores gennemgang af VUC’ernes retningslinjer viser, at hovedparten af VUC’erne kun

i meget begrænset omfang beskriver, hvordan kørsel skal administreres af institutionen.

Kun 6 ud af 16 VUC’er har konkretiseret, i hvilke tilfælde der kan udbetales til høj sats.

27. Vi har gennemgået en række kørselsbemyndigelser for at efterprøve, om VUC’erne har

udstedt skriftlige kørselsbemyndigelser, der er personlige, og som afgrænser, hvad kørslen

må omfatte. Vores gennemgang viser, at 14 VUC’er har udstedt skriftlige kørselsbemyndi-

gelser, hvor der må køres til høj sats. Ét VUC har ikke udstedt en eneste skriftlig kørsels-

bemyndigelse, selv om gennemgangen viser, at der er udbetalt høj sats. Antallet af kør-

selsbemyndigelser varierer fra 1 (VUC Syd) til 134 (VUC Vestsjælland Syd). De VUC’er,

som har mange kørselsbemyndigelser, oplyser, at det skyldes, at lærerne skal køre mel-

lem forskellige undervisningssteder.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ERNES ADMINISTRATIONS- OG LØNUDGIFTER

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at hvis VUC’et vurderer, at kørsel mellem forskellige un-

dervisningssteder bør udløse udbetaling til høj sats, er det vigtigt, at VUC’et sikrer, at det

er afgrænset præcist i kørselsbemyndigelsen. Gennemgangen viser imidlertid, at mange af

kørselsbemyndigelserne generelt har en uklar afgrænsning, da VUC’erne anvender formu-

leringer såsom ”som led i stillingen eller funktionen” eller ”inden for landets grænser”. Uklare

afgrænsninger betyder, at det er vanskeligt at vurdere, om kørslen skal afregnes til høj el-

ler lav sats. Det kan medføre væsentlige merudgifter for VUC’et, hvis der i for mange tilfæl-

de udbetales kørsel til høj sats, hvor det burde have været til lav sats. Boks 2 viser et eksem-

pel på forskellen i udgifter ved kørsel til henholdsvis høj og lav sats.

BOKS 2. EKSEMPEL PÅ UDGIFTER TIL KØRSEL TIL HØJ OG LAV SATS

En ansat har kørt 2.157 km på en måned og har fået kørslen udbetalt til høj sats (3,70 kr. pr. kørt

km). Der blev udbetalt 7.981 kr., og der forelå ingen bemyndigelse til at køre til høj sats. Kørslen burde

derfor have været udbetalt til den lave sats (2,05 kr. pr. kørt km), dvs. en udbetaling på 4.422 kr. Det

giver en forskel på 3.559 kr.

28. Vores gennemgang viser, at de fleste VUC’er ikke af egen drift følger op på, om kørsels-

bemyndigelserne fortsat er relevante. Fx har VUC Nordjylland flere kørselsbemyndigelser,

som ikke er dateret, og 2 bemyndigelser fra henholdsvis 1982 og 1996.

29. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at hovedparten af VUC’erne mangler retningslinjer,

der præciserer, i hvilke tilfælde der må køres til høj sats. Endvidere er de udstedte kørsels-

bemyndigelser ikke tilstrækkeligt afgrænset i forhold til, i hvilke tilfælde der må køres til høj

sats.

Tjenesterejser

30. For tjenesterejser angiver statens regler på nogle områder helt klare retningslinjer. Det

gælder på de områder, hvor det er mest hensigtsmæssigt, at der er ens regler og satser.

Det er fx tilfældet i forhold til grænser for hotelpriser, time- og dagpengesatser, fradrag for

måltider og regler for bonuspoint, der er optjent på flyrejse til udlandet. I andre tilfælde er

der behov for, at institutionen selv tilpasser retningslinjerne til de konkrete forhold.

VUC’erne bør derfor have interne retningslinjer, der afspejler statens rejseregler og beskri-

ver institutionens rejsepolitik samt grundlaget for valg af priser, rejseform, rejseklasse mv.

Retningslinjerne skal også sikre klarhed om, hvilke formål der tillader rejseaktiviteter.

31. Vores gennemgang viser, at VUC Nordsjælland og VUC Skive-Viborg ikke har udarbej-

det interne retningslinjer for tjenesterejser. De øvrige VUC’er har i meget begrænset omfang

udarbejdet interne retningslinjer. Retningslinjerne mangler generelt væsentlige beskrivelser

om krav til dokumentation, fx krav til formål. Det betyder, at både administrationen og de an-

satte har et uklart grundlag til at vurdere, om tjenesterejserne er i overensstemmelse med

institutionens formål, og om reglerne for tjenesterejser er overholdt.

32. Vi har gennemgået en række rejsebilag for at efterprøve, om VUC’erne efterlever ret-

ningslinjerne for tjenesterejser. Gennemgangen viser, at VUC’erne generelt afregner time-

og dagpenge korrekt. Gennemgangen viser også, at VUC’erne i de fleste tilfælde overhol-

der grænserne for hotelpriser. I de tilfælde, hvor grænserne overskrides, er der generelt tale

om mindre overskridelser.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ERNES ADMINISTRATIONS- OG LØNUDGIFTER

Gennemgangen viser derimod, at hos 7 ud af 16 VUC’er mangler flere af rejsebilagene for-

mål og/eller angivelse af rejsens deltagere, og i flere tilfælde har dokumentationen været

mangelfuld. Flere steder er der fx refunderet rejseudgifter til ansatte, som har mistet kvitte-

ringer, uden at der i stedet er lavet tro og love-erklæringer. Det gør det vanskeligt at vurde-

re rejsens og udgifternes relevans.

33. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at tjenesterejser til udlandet i mange tilfælde kan være

relevante. Det kan fx dreje sig om studieture til udlandet, både med og uden kursister, og

deltagelse i kurser, konferencer og messer. Det er dog vigtigt, at der fremgår et klart formål

med og et tydeligt fagligt indhold på tjenesterejsen.

12 ud af de 16 VUC’er har i første halvår 2015 haft tjenesterejser for ansatte eller bestyrel-

ser til udlandet. Nogle VUC’er har ganske få tjenesterejser til udlandet, mens andre har man-

ge. Boks 3 viser eksempler på tjenesterejser, hvor formålet og det faglige indhold er uklart.

BOKS 3. EKSEMPLER PÅ TJENESTEREJSER TIL UDLANDET

VUC Lyngby: Rejse til Bruxelles

Formålet var uklart, fordi det kun fremgik: ”At styrke sammenhængskraften i organisationen”. Det

faglige indhold for turen var ligeledes uklart. Turen var for 84 ansatte og kostede 224.915 kr. efter

fradrag af egenbetaling.

VUC Syd: Rejse til London

Formålet og det faglige indhold fremgik ikke. Turen var for 3 ansatte og kostede 37.267 kr.

VUC Holstebro-Lemvig-Struer: Rejse til Istanbul

Formålet var uklart, fordi det kun fremgik: ”At øge fællesskabet og kendskabet til hinanden”. Det fag-

lige indhold for turen var ligeledes uklart, og der var kun programsat 2 timers fagligt indhold ud af

en rejse på 5 dage. Turen var for 72 ansatte og kostede 622.592 kr.

KVUC: Rejse til Normandiet

Formålet var uklart, fordi det kun fremgik: ”Historiefaggrupperejse”. Det faglige indhold for turen var

ligeledes uklart. Turen var for 30 ansatte og kostede 126.010 kr.

Det fremgår af boks 3, at VUC’erne har haft en række tjenesterejser, hvor især det faglige

indhold med rejsen efter Rigsrevisionens opfattelse ikke har været tydeligt.

Vores gennemgang viser også, at der er forskel på, hvor omkostningsbevidste VUC’erne

er i forhold til deres tjenesterejser til udlandet. Fx har flere VUC’er betalt for fly eller hotel-

overnatninger, som ikke blev brugt, fordi deltagerne måtte ændre deres rejseplaner. VUC

Holstebro-Lemvig-Struer havde arrangeret turen til Istanbul for 72 personer, men kun 63

deltog. De brugte derfor i alt ca. 70.000 kr. på flybilletter og hotelværelser, der ikke var be-

hov for.

34. Det er efter Rigsrevisionens opfattelse vigtigt, at VUC’erne kan opgøre de samlede ud-

gifter til en tjenesterejse. En samlet opgørelse betyder, at VUC’erne kan få overblik over,

hvad den enkelte rejse har kostet. Vores gennemgang viser, at VUC’erne generelt har me-

get vanskeligt ved at opgøre de samlede udgifter til den enkelte tjenesterejse. Det skyldes,

at ingen af VUC’erne udarbejder en samlet afregning af den enkelte tjenesterejse. VUC’er-

ne skal i stedet identificere alle de relevante bilag for at kunne opgøre de samlede udgifter

ved en tjenesterejse.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ERNES ADMINISTRATIONS- OG LØNUDGIFTER

35. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at VUC’erne generelt mangler retningslinjer, der be-

skriver formål, som tillader rejseaktiviteter. Det er endvidere Rigsrevisionens opfattelse, at

der i for mange tilfælde mangler klare beskrivelser af tjenesterejsens formål og faglige ind-

hold. Fx viste gennemgangen, at der var flere tjenesterejser med et yderst begrænset fag-

ligt indhold.

Repræsentation

36. Der er få statslige regler for forvaltningen af repræsentationsudgifter. I budgetvejlednin-

gen fremgår det kun, at repræsentationsudgifter af større eller ekstraordinær karakter ikke

bør afholdes, uden at der er en særlig hjemmel til det, og at der ikke må købes tobaksvarer

for statslige midler. Derudover gælder de almindelige regler for dokumentation af udgifter.

Derfor bør VUC’erne have interne retningslinjer for repræsentation, der bl.a. beskriver for-

mål og krav til dokumentation samt angiver beløbsgrænser til intern og ekstern repræsen-

tation, beløbsgrænser på gaver, og til hvilke lejligheder der gives gaver.

37. Vores undersøgelse viser, at VUC’ernes retningslinjer for repræsentation generelt er

mangelfulde, fordi de ikke dækker alle former for repræsentationsudgifter. Særligt beløbs-

grænser for intern og ekstern repræsentation samt gaver mangler. Flere VUC’er har i prak-

sis en række personalegoder, der ikke er beskrevet i retningslinjerne. 3 VUC’er har ingen

retningslinjer for deres personalegoder.

38. Vi har gennemgået en række bilag for repræsentation for at efterprøve, om VUC’erne

efterlever statens regler og deres interne retningslinjer. Gennemgangen viser, at VUC’erne

har mange forskellige former for repræsentationsudgifter. Den overvejende del er intern re-

præsentation som fx afskedsreceptioner, sommerfester og julefrokoster.

Gennemgangen viser, at 10 ud af 16 VUC’er i mange tilfælde ikke kan dokumentere, hvad

formålet med udgiften til repræsentationen var, hvem der deltog, og hvem der har modtaget

en gave. Fx har KVUC i ét tilfælde haft udgifter til et teambuildingarrangement, hvor anled-

ningen og deltagerkredsen ikke fremgår helt tydeligt. Når der i bilagene ikke fremgår oplys-

ninger om bl.a. formålet, er det ikke muligt at vurdere, om udgiften er relevant.

39. I staten er der ikke fastsat retningslinjer for, ved hvilke anledninger der må gives gaver.

Der er dog kutyme for, at der kan gives gaver ved jubilæer, fx 25 års ansættelse, men ikke

julegaver og ved personlige mærkedage. 6 VUC’er har givet gaver ved mærkedage som

runde fødselsdage og bryllupper. Foruden gaver har 3 VUC’er betalt for enkelte ansattes

deltagelse ved bl.a. ironman og maratonløb, da VUC’erne vurderer, at det har et PR-mæs-

sigt formål.

40. Vores gennemgang viser, at 7 ud af 16 VUC’er har givet personalegoder eller gaver, som

oversteg den skattemæssige bagatelgrænse, hvor VUC’erne derfor havde pligt til at indbe-

rette værdien til SKAT. Dette har VUC’erne ikke været opmærksomme på.

41. VUC Syd har – som den eneste ud af de 16 VUC’er – repræsentationsudgifter til spon-

soraftaler. De har i alt 11 sponsoraftaler og brugte 546.000 kr. på deres sponsoraftaler i

2015. VUC Syd sponsorerer fx sportsklubben Sønderjyske og Haderslev Golfklub. Derud-

over er VUC Syd hovedsponsor på motionsløbet Vesterskovsløbet. I den forbindelse gav

VUC Syd herudover løbetøj til kursister, ansatte og deres familier. VUC Syd får en række

gavelignende modydelser for sponsoraterne, fx billetter til Sønderjyskes hjemmekampe.

VUC Syd har oplyst, at det ikke er alle ydelserne, der bruges. Nogle af ydelserne kan de

ansatte dog bruge efter først til mølle-princippet. VUC Syd har oplyst, at sponsoraterne er

et væsentligt element i deres opsøgende arbejde for at tiltrække kursister.

Indberetningspligt til SKAT

Arbejdsgiveren er forpligtet til

at indberette værdien af et per-

sonalegode eller af en gave til

SKAT, hvis det enkelte godes

eller gavens værdi overstiger

bagatelgrænserne på henhold-

svis 1.100 kr. og 800 kr. (kun

julegaver). I de tilfælde, hvor

arbejdsgiver ikke overholder

indberetningspligten, risikerer

arbejdsgiveren at få en bøde.

Repræsentationsudgifter

udgifter, der har karakter af

opmærksomhed eller gæstfri-

hed over for en virksomheds

eksterne parter (ekstern repræ-

sentation) eller over for virk-

somhedens ansatte (intern re-

præsentation). Repræsenta-

tionsudgifter kan fx være be-

spisning og gaver.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ERNES ADMINISTRATIONS- OG LØNUDGIFTER

Rigsrevisionen har tidligere omtalt en lignende sag på erhvervsskolerne, som fremgår af

beretning om revisionen af statsregnskabet for 2014, jf. pkt. 54. Det er Rigsrevisionens op-

fattelse, at VUC Syd skal undlade at modtage gavelignende modydelser for sponsorater,

der kun omfatter en snæver personkreds. Desuden er det Rigsrevisionens opfattelse, at

VUC Syd herudover bør vurdere, om sponsoraterne har en effekt, der ligger ud over det

arbejde, som deres opsøgende konsulenter allerede udfører ved virksomhedsbesøg.

42. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at VUC’erne generelt mangler retningslinjer, der bl.a.

angiver beløbsgrænser til intern og ekstern repræsentation, beløbsgrænser på gaver, og til

hvilke lejligheder der gives gaver. Det er endvidere Rigsrevisionens opfattelse, at der i man-

ge tilfælde mangler klare beskrivelser af formål og deltagere. Desuden afholder VUC’erne

udgifter, som ligger ud over institutionernes formål, og hvad der er kutyme for i staten. I

nogle tilfælde har VUC’erne givet personalegoder, der burde havde været indberettet til

SKAT.

Det er også Rigsrevisionens opfattelse, at VUC’erne bør udarbejde interne retningslinjer,

der giver et klart grundlag for administrationen af udgifterne til repræsentation. STUK har

oplyst, at styrelsen vil udarbejde 2 sæt retningslinjer – ét for repræsentation og gaver til an-

satte mv. og ét for afholdelse af sponsoromkostningerne.

Brug af statens kontoplan

43. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at en korrekt anvendelse af standardkonti i forhold til

statens kontoplan er en nødvendig forudsætning for, at ledelsen har et godt styringsgrund-

lag. Korrekt brug af statens kontoplan giver ledelsen et overblik over, hvad VUC’ets midler

er anvendt til.

Vores undersøgelse viser imidlertid, at næsten alle VUC’er ikke anvender standardkontiene

korrekt i forhold til statens kontoplan. Halvdelen af de gennemgåede tjenesterejse- og re-

præsentationsbilag var fejlkonteret. Fx har VUC’erne i mange tilfælde konteret rejseudgif-

ter som tjenesteydelser. Det betyder, at det er vanskeligt for bestyrelsen og ledelsen at få

et overblik over, hvad der er brugt på tjenesterejser i det pågældende år, og hvad der er

brugt på repræsentation internt og eksternt. Ledelsens mulighed for at udføre god økono-

mistyring er dermed svag.

Det betyder også, at det er vanskeligt for Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling

og STUK at foretage tværgående analyser og sammenligninger af udgifter på art og om-

fang, når VUC’erne ikke anvender statens kontoplan ensartet.

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at hovedparten af VUC’erne ikke anvender standardkon-

tiene korrekt i forhold til statens kontoplan. Det betyder, at ledelsen har et svagt styrings-

grundlag i forhold til at vurdere, om der er udvist sparsommelighed i administrationen af

tjenesterejser og repræsentation.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ERNES ADMINISTRATIONS- OG LØNUDGIFTER

2.2. Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings tilsyn med VUC’erne

44. Vi har undersøgt, hvordan departementet og STUK har tilrettelagt tilsynet med VUC’erne,

herunder hvilke tilsynsaktiviteter der indgår i STUK’s tilsyn med VUC’erne, og om tilsyns-

aktiviteterne har det rette indhold og fokus.

Det er vigtigt, at Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling følger op på, om institu-

tionerne forvalter de offentlige midler i overensstemmelse med lovgivningen.

Tilrettelæggelsen af tilsynet

45. Departementet har det overordnede ansvar for tilsynet med VUC’erne. Det konkrete til-

syn varetages dog af STUK, da departementet har uddelegeret tilsynsopgaven til STUK.

Departementet har formuleret et grundlag for tilskudsforvaltningen i en samarbejdsaftale,

hvor departementets krav til STUK’s opgaveløsning fremgår.

46. STUK har oplyst, at styrelsen i sit tilsyn har fokus på VUC’ernes faglige, administrative og

økonomiske resultater. Især de økonomiske resultater er et væsentligt element i STUK’s

tilsyn med VUC’erne, hvor STUK har fokus på, om VUC’erne er effektive og økonomisk bæ-

redygtige. Det økonomiske tilsyn er tilrettelagt i 3 tilsynsspor – et risikobaseret tilsyn, hvor

styrelsen foretager screeninger af institutionerne med udgangspunkt i fastlagte indikatorer,

et tematisk tilsyn, hvor et særligt tilsynsemne er i fokus, og et enkeltsagstilsyn, hvor der fø-

res tilsyn med den enkelte skole eller institution.

47. STUK har siden 2014 udarbejdet en tilsynsplan, som overordnet beskriver, hvilke aktivi-

teter styrelsens tilsyn vil omfatte i en 2-årig periode. STUK offentliggør resultaterne af sit til-

syn i en årlig tilsynsberetning.

Rigsrevisionens gennemgang af tilsynsplanerne for 2014-2015 og 2015-2016 viser, at STUK

især screener VUC’erne for økonomisk bæredygtighed, hvor der er fokus på økonomiske in-

dikatorer som fx likviditetsgrad og soliditetsgrad. Karakteren af revisorforbehold eller sup-

plerende oplysninger i revisionspåtegningen indgår også.

På baggrund af screeningen inddeler STUK VUC’erne i 3 sagsbehandlingskategorier. De

VUC’er, hvor der ikke er tegn på økonomiske udfordringer, behandles som ”kvitteringssa-

ger”. Disse VUC’er følger STUK ikke yderligere op på. I 2014 blev 21 ud af 24 VUC’er be-

handlet som en kvitteringssag. De VUC’er, hvor der er indikationer på udfordringer med en-

ten regeloverholdelse eller den økonomiske situation, følger STUK op på i form af en ”stan-

dardgennemgang”. Gennemgangen afdækker udfordringernes karakter og afklarer, om

VUC’et har taget hånd om udfordringerne. I 2014 blev 3 ud af 24 VUC’er behandlet som en

standardsag. De VUC’er, hvor der er indikationer på, at de er alvorligt udfordrede, behand-

les som en ”enkeltsagsbehandling”, hvor styrelsen gennemgår regnskabsmaterialet nær-

mere. Ingen VUC’er var i 2014 omfattet af en enkeltsagsbehandling.

48. Rigsrevisionens gennemgang af STUK’s tilsynsberetning for 2014 viste, at STUK i det

tematiske tilsyn havde fokus på brugen af resultatlønskontrakter. STUK havde udtrukket en

stikprøve, hvor alle VUC’er, institutioner for erhvervsrettet uddannelse og institutioner for

almengymnasiale uddannelser indgik. Stikprøven var baseret på screeninger med fokus på

høje udbetalingsprocenter, manglende overholdelse af den økonomiske ramme, bemærk-

ninger fra revisor og manglende offentliggørelse af resultatkontraktens væsentlige dele. Kun

én VUC (KVUC) indgik i stikprøven, som blev udtaget på grund af bemærkninger fra revi-

sor. STUK har oplyst, at styrelsen i tilbagemeldingen til KVUC bemærkede, at institutionens

brug af resultatlønskontrakter var i overensstemmelse med retningslinjerne, men at institu-

tionen i forhold til mål har brugt en ikke-relevant indikator (absolut gennemførelse i stedet

for relativ gennemførelse).

Økonomisk bæredygtig

bety-

der, at institutionerne har mid-

ler til at gennemføre de aktivi-

teter, som de har fået pålagt.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ERNES ADMINISTRATIONS- OG LØNUDGIFTER

Rigsrevisionens gennemgang af resultatkontrakterne på 5 VUC’er, hvor bl.a. KVUC indgik,

viser imidlertid, at resultatkontrakterne ikke lever op til ministeriets egen vejledning. Flere

ledere får udbetalt resultatløn på baggrund af en resultatlønskontrakt, hvor det ikke er tyde-

ligt og forståeligt – ej heller for tredjemand – hvordan resultaterne er opnået. Det er derfor

Rigsrevisionens opfattelse, at STUK bør overveje at supplere de nuværende indikatorer og

foretage en screening, der vil give STUK sikkerhed for, at institutionerne efterlever ministeri-

ets regler. En indikator kunne fx være bemærkninger fra revisor om eventuelle mangler ved

fastsættelse af mål og evalueringskriterier i forbindelse med resultatlønskontrakter.

STUK har oplyst, at styrelsen vil overveje udvælgelsen af institutioner til stikprøven. Det kan

fx være, om der skal indgå flere institutioner i stikprøven, og om tilsynet med resultatkon-

trakter også bør omfatte øvrige ledere og ikke kun institutionens øverste leder.

Rigsrevisionen finder det velbegrundet, at STUK i forbindelse med de tematiske tilsyn over-

vejer at udvide stikprøverne og gøre brug af flere indikatorer end hidtil, så det sikres, at til-

synet får afdækket eventuelle svagheder i institutionerne.

49. STUK har oplyst, at styrelsen arbejder med en række strategiske indsatsområder for det

økonomiske tilsyn som fx at få mere opdaterede data og skærpe anvendelsen af tilsynsværk-

tøjerne, så institutionerne håndterer udfordringerne i tide. Der vil desuden være fokus på at

afsøge og udvikle supplerende indikatorer for god økonomistyring, fx indikatorer, der knytter

sig til kapacitetsstyring, aktivitetsstyring og finansiel styring. Der vil være fokus på at udarbej-

de nye indikatorer med fokus på effektiv drift. Det kunne fx være en indikator for fællesom-

kostninger, hvor der er fokus på, i hvilket omfang en institution tilpasser udgifter til ledelse og

administration efter aktivitetsniveau.

Efter Rigsrevisionens opfattelse vil det også være relevant, at STUK foretager tværgående

sammenligninger af institutionernes omkostninger til administration. Rigsrevisionen finder det

naturligt, at dette arbejde bliver indarbejdet i tilsynsplanen fremadrettet.

50. Det fremgår af STUK’s ”Strategi for økonomisk tilsyn”, som trådte i kraft i foråret 2014, at

STUK i vidt omfang baserer det centrale tilsyn på det arbejde, som VUC’ernes revisorer ud-

fører, og dermed på rapporteringer fra revisorerne om resultaterne af revisionen.

STUK har oplyst, at styrelsen i de seneste par år har samarbejdet med FSR - danske revi-

sorer om et revisorkvalitetsprojekt med det formål at højne kvaliteten af revisorernes arbej-

de. Rigsrevisionen kan konstatere, at STUK i en ny revisionsbekendtgørelse med virkning

fra 2016 har fastsat hjemmel til at kræve standardiseret rapportering om revisionsresultater i

revisionsprotokollater, som efterfølgende tilgår VUC’ernes bestyrelser, Rigsrevisionen og

STUK.

Rigsrevisionens gennemgang af løn til den øverste ledelse, kørsel, tjenesterejser og repræ-

sentation viser, at der er en række udfordringer med VUC’ernes forvaltning inden for disse

områder.

51. VUC’ernes bestyrelser har ansvaret for at godkende budget og regnskab efter indstilling

fra den daglige leder og aflægge årsregnskab. Bestyrelserne skal desuden sikre, at institu-

tionernes midler bliver forvaltet, så de bliver til størst mulig gavn for institutionernes formål.

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at bestyrelserne har ansvaret for det decentrale tilsyn, som

baserer sig på revisorernes arbejde. STUK har oplyst, at styrelsen har oplevet, at det er kom-

met bag på bestyrelserne, hvilke opgaver STUK forventer, at bestyrelserne løfter. Derfor ar-

bejder STUK på at udforme en bestyrelsestjekliste, som skal sikre, at bestyrelserne vareta-

ger de opgaver, som bestyrelserne skal i henhold til lovgivningen.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ERNES ADMINISTRATIONS- OG LØNUDGIFTER

52. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at STUK har velbeskrevne processer for deres tilsyns-

opgaver med VUC’erne. Undersøgelsen viser dog, at der er svagheder i VUC’ernes admi-

nistration af løn, kørsel, tjenesterejser og repræsentation, som hverken det decentrale tilsyn

(hvor bestyrelserne har ansvaret og baserer sig på revisorernes arbejde) eller STUK’s cen-

trale tilsyn i flere tilfælde har afdækket. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at STUK – ud over

initiativerne i forhold til revisorkvalitet – bør fokusere på at iværksætte en forebyggende vej-

ledningsindsats over for VUC’erne, så det i højere grad sikres, at de statslige midler bliver

forvaltet sparsommeligt.

Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling har oplyst, at ministeriet primo 2016 vil ud-

sende et brev til alle regulerede institutioner under ministeriets ressort. I brevet vil ministe-

riet på et detaljeret niveau præcisere gældende regler om løn- og ansættelsesvilkår, kør-

selsgodtgørelse, tjenesterejser og repræsentation.

Rigsrevisionen, den 17. februar 2016

Lone Strøm

/Claus Vejlø Thomsen

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

METODE

Bilag 1. Metode

Formålet med undersøgelsen har været at undersøge, om VUC’erne administrerer løn, kør-

sel, tjenesterejser og repræsentation korrekt og sparsommeligt.

I undersøgelsen indgår Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling, herunder Styrelsen

for Uddannelse og Kvalitet (STUK). Desuden indgår 16 ud af 24 VUC’er i undersøgelsen.

Vores undersøgelse af VUC’ernes forvaltning af løn til øverste ledelse dækker regnskabs-

årene 2014 og 2015. For kørsel, tjenesterejser og repræsentation er der taget udgangspunkt

i regnskabet for perioden 1. januar - 30. juni 2015, hvilket omfatter standardkonto 22 (andre

ordinære driftsomkostninger). Vi har haft særligt fokus på følgende konti:



22.10 Rejser og befordring

22.20 Repræsentation

22.40 Øvrige driftsaktiviteter

22.60 Køb af it-varer til forbrug

22.70 Køb af tjenesteydelser i øvrigt

22.80 Køb af øvrige varer til forbrug.

Dokumenter

Vi har gennemgået en række dokumenter, herunder:



bilag om kørsel, tjenesterejser, repræsentation, ansættelsesbreve og resultatlønskon-

trakter

cirkulære om overenskomst for forstandere og øvrige chefstillinger ved voksenuddan-

nelsescentre, cirkulære om aftale for tjenestemandsansatte ledere ved voksenuddan-

nelsescentre og cirkulære om tjenesterejseaftalen.

retningslinjer og vejledninger om kørsel, tjenesterejser og repræsentation, der fremgår

af den personaleadministrative vejledning (PAV) og af ministeriets vejledning om kørsel

samt retningslinjer for ministeriets og styrelsens tilsyn med VUC.

korrespondance mellem VUC’er og ministeriet samt revisionsprotokollater.



Formålet med gennemgangen af dokumenterne har været at få et overblik over det regel-

sæt, som VUC’erne skal følge, når de forvalter løn, kørsel, tjenesterejser og repræsenta-

tion. Vi har dernæst gennemgået bilag vedrørende kørsel, tjenesterejser og repræsenta-

tion, ligesom vi har gennemgået ansættelseskontrakter og resultatlønskontrakter for at un-

dersøge, om VUC’erne forvalter i overensstemmelse med gældende regler på området.

Møder og besøg

Vi har interviewet og besøgt følgende:



4 VUC’er (VUC Fyn, KVUC, VUC Syd og VUC Hvidovre-Amager)

Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling

Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet (STUK).

Formålet med at besøge udvalgte VUC’er har været at få uddybet, hvordan arbejdet med

kørsel, tjenesterejser og repræsentation er tilrettelagt. Der har også på besøgene været mu-

lighed for at drøfte udvalgte bilag. Formålet med interviewene med ministeriet og STUK har

været at forstå, hvordan ministeriet og styrelsen har tilrettelagt tilsynet med VUC’erne.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

METODE

Stikprøve

Formålet med stikprøveundersøgelsen har været at udvælge et repræsentativt antal VUC’er.

Der er i alt 24 VUC’er, og vi har i udvælgelsen i forhold til den del af undersøgelsen, hvor vi

ser på kørsel, tjenesterejser og repræsentation, lagt vægt på, at vi dækker en stor del af de

udgifter, der indgår på standardkonto 22. Der indgår i alt 16 VUC’er, som samlet dækker

82 % af udgifterne på standardkonto 22. Vi har udvalgt de VUC’er, som har en forholdsvis

stor andel af de samlede udgifter på standardkonto 22.10. Vi har også valgt de VUC’er, som

har bogføringsmæssige uoverensstemmelser i forhold til, hvilken standardkonto de vælger

at kontere udgifter som hotel, personaleomkostninger mv. på.

Vi har for de 16 VUC’er udtrukket en række bilag. Bilagene er valgt ud fra en risikobaseret

tilgang. Vi har gennemgået i alt 628 bilag og har i gennemsnit gennemgået 39 bilag pr. VUC.

For kørsel har vi gennemgået i alt 581 kørselsbemyndigelser.

I forhold til den del af undersøgelsen, hvor vi ser på løn, er der valgt 5 VUC’er ud af de 16

VUC’er. De 5 VUC’er udvalgt, så små, mellemstore og store VUC’er indgår (målt på lønsum),

og så der er en geografisk spredning. Vi har vurderet, om ledelsens løn- og ansættelsesvil-

kår lever op til gældende love og regler for direktør/rektor/forstander og viceforstander/ud-

dannelseschef.

Vi har undersøgt:



om ledelsens

faste løn

er dokumenteret og stemmer overens med det, der udbetales,

herunder om der er hjemmel til udbetalingen via overenskomster eller øvrige regelsæt

om ledelsens

pension

er korrekt i forhold til love og regler på området

om udbetaling af

engangsvederlag

(resultatløn, merarbejdsvederlag og vederlag for

særlig indsats) til ledelsen er korrekt i forhold til bemyndigelsen fra ministeriet

om der er

dispositionsrammer

for, hvad der må godkendes på løn- og personaleom-

rådet, herunder om beskrivelserne for løn- og personaleadministrationen i regnskabsin-

struksen er tilstrækkelige.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

VUC’ER, DER INDGÅR I UNDERSØGELSEN, OG DEN GENNEMFØRTE REVISION

Bilag 2. VUC’er, der indgår i undersøgelsen, og den gennemførte revision

AALBORG

THISTED

VIBORG

HOLSTEBRO

HERNING

AARHUS

HILLERØD

KGS. LYNGBY

ROSKILDE

ALBERTSLUND

KOLDING

HADERSLEV

ODENSE

SLAGELSE

KØBENHAVN K

HVIDOVRE

PUNKTERNE ANGIVER HOVEDADRESSEN PÅ DE 16 VUC’ER, DER INDGÅR I UNDERSØGELSEN:

Revision af løn til øverste ledelse, kørsel, tjenesterejser og repræsentation suppleret med besøg

Revision af løn til øverste ledelse, kørsel, tjenesterejser og repræsentation

Revision af kørsel, tjenesterejser og repræsentation.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 61: Beretning 13/2015 om VUC

ORDLISTE

Bilag 3. Ordliste

Funktionsadskillelse

Betalingsforretninger skal tilrettelægges, så der etableres en personmæssig adskillelse

mellem den regnskabsmæssige registrering og betalingen.

Det betyder, at der skal være 2 personer involveret i bogførings- og betalingsprocessen,

nemlig den, der tilrettelægger og bogfører betalingen, og den, der frigiver betalingen. Kra-

vet om den personmæssige adskillelse indebærer, at man ikke både må varetage opga-

ver i relation til registreringsfunktionen og betalingsfunktionen i forbindelse med den sam-

me betalingsforretning.

Bogføringsloven (lovbekendtgørelse nr. 648 af 15. juni 2006) omfatter virksomheder mv.,

som er omfattet af lov om statens regnskabsvæsen. Ifølge lovens § 6 skal bogføringen

tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med god bogføringsskik under hensyn til

virksomhedens art og omfang.

Arbejdsgiveren er forpligtet til at indberette værdien af et personalegode eller af en ga-

ve til SKAT, hvis det enkelte godes eller gavens værdi overstiger henholdsvis 1.100 kr.

og 800 kr. (kun julegaver). I de tilfælde, hvor arbejdsgiveren ikke overholder indberet-

ningspligten, risikerer arbejdsgiveren at få en bøde.

Det fremgår af den personaleadministrative vejledning (PAV), at udbetaling af kørsel til

høj sats ved brug af egen bil kræver, at tjenestestedet udfærdiger en forudgående skrif-

tlig kørselsbemyndigelse, som skal være personlig. Der kan desuden gives en bemyn-

digelse, hvis stillingen indebærer regelmæssig kørsel af større eller speciel art. Bemyn-

digelsen skal indeholde en afgrænsning af, hvilken tjenstlig kørsel der kan foretages.

Udgifter, der har karakter af opmærksomhed eller gæstfrihed over for en virksomheds

eksterne parter (ekstern repræsentation) eller over for virksomhedens ansatte (intern

repræsentation). Repræsentationsudgifter kan fx være bespisning og gaver.

Er en fælles kontoplan for alle institutioner, der anvender de statslige regnskabsregler, og

er en betegnelse for den 4-cifrede økonomiske artsopdeling, der anvendes i forbindelse

med institutionernes regnskabsføring. Statens kontoplan anvendes til at angive, hvordan

statens udgifter og indtægter fordeles på art, fx tjenesterejser og befordring.

VUC modtager undervisnings- og bygningstaxametertilskud pr. årskursist. Derudover

modtager institutionerne færdiggørelsestaxameter og taxametertilskud til fællesudgifter.

Udbetales til dækning af merudgifter til måltider, småfornødenheder, transport på be-

stemmelsesstedet o.l. i forbindelse med tjenesterejser.

Ifølge statens regler er der tale om en tjenesterejse, når rejsen er et nødvendigt led i

tjenesten. Det er den enkelte institution, der vurderer, om rejsen er nødvendig.

Ifølge § 14 i cirkulære om overenskomst for forstandere og øvrige chefstillinger ved vok-

senuddannelsescentre er der etableret en overgangsordning for forstandere og øvrige

chefer, som blev ansat, før VUC’erne overgik til staten den 1. april 2008. Har chefen

hidtil oppebåret en fast løn, der overstiger lønnen på den statslige overenskomst, gives

der et kvalifikationstillæg til udligning af lønforskellen.

Betyder, at institutionerne har midler til at gennemføre de aktiviteter, de har fået pålagt.

Er en tidsbegrænset ansættelse, der kan anvendes for både tjenestemandsansatte og

overenskomstansatte. Til åremålsansættelsen knyttes der særlige vilkår, som skal godt-

gøre den ekstra risiko, lederen tager ved den tidsbegrænsede stilling, fx særlige fratræ-

delsesvilkår og åremålstillæg. Reglerne for ansættelse på åremål fremgår af cirkulære

om åremålsansættelser fra 2001.

Beregnes som et procenttillæg af den lønrammeløn (inkl. eventuelle særlige tillæg), der

gælder for stillingen ved varig besættelse på ansættelsestidspunktet. I beregningsgrund-

laget indgår også eventuelle særlige tillæg (dvs. kvalifikationstillæg og funktionstillæg,

men ikke rådighedstillæg eller tillæg, der er givet som kompensation for merarbejdsbeta-

ling o.l.), som ydes til den åremålsansatte.

God bogføringsskik

Indberetningspligt til SKAT

Kørselsbemyndigelse

Repræsentationsudgifter

Statens kontoplan

Taxameter

Time- og dagpenge

Tjenesterejse

Udligningstillæg

Økonomisk bæredygtig

Åremålsansættelse

Åremålstillæg