FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

Finansudvalget 2015-16
FIU Alm.del Bilag 46
Offentligt

10/2015

Beretning om

indkøb på Kulturministeriets område

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

10/2015

Beretning om

indkøb på Kulturministeriets område

Statsrevisorerne fremsender denne beretning

med deres bemærkninger til Folketinget og

vedkommende minister, jf. § 3 i lov om

statsrevisorerne og § 18, stk. 1, i lov om

revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2016

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres eventuelle bemærkninger Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkommende

minister.

Kulturministeren afgiver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministerens redegørelse.

På baggrund af ministerens redegørelse og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beretningen, hvilket

forventes at ske i august 2016.

Ministerens redegørelse, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles i Statsreviso-

rernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar måned – i dette tilfælde Endelig

betænkning over statsregnskabet 2015, som afgives i februar 2017.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Telefon: 33 37 59 87

Fax: 33 37 59 95

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls-Schultz Distribution

Herstedvang 10

2620 Albertslund

Telefon: 43 22 73 00

Fax: 43 63 19 69

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.rosendahls.dk

ISSN 2245-3008

ISBN 978-87-7434-485-8

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne,

den 27. januar 2016

BERETNING OM INDKØB PÅ KULTURMINISTERIETS OMRÅDE

Kulturministeriets område omfatter 26 institutioner i henhold til finansloven. I under-

søgelsen indgår indkøb på Det Kongelige Teater og Kapel, Styrelsen for Slotte og Kul-

turejendomme, Det Kongelige Bibliotek, Kulturstyrelsen, Statens Arkiver og Statens

Museum for Kunst. De 6 institutioner er blandt ministeriets 11 største kulturinstitutio-

ner, og de havde en udgiftsbevilling i 2015 på mellem 773 mio. kr. og 95 mio. kr. De

6 institutioners indkøb er undersøgt ved en stikprøve på i alt 187 indkøb. Stikprøven

er ikke repræsentativ for institutionernes indkøb eller for indkøb på Kulturministeriets

område, men indkøbene er udvalgt på baggrund af væsentlighed og risiko med hen-

blik på at undersøge, om institutionerne overholder gældende love, regler og retnings-

linjer for indkøb.

Statsrevisorerne finder det meget utilfredsstillende, at Kulturministeriets insti-

tutioner i mange tilfælde ikke har fulgt gældende regler og god praksis for ind-

køb i staten. Disse skal sikre, at offentlige institutioner køber bedst og billigst

ved fx at undersøge markedet, sende i udbud, indhente flere tilbud eller købe

ind via statens indkøbsaftaler.

Statsrevisorerne finder det i den forbindelse utilfredsstillende:



at institutionerne ikke overholdt lovgivningen ved mere end 25 % af de indkøb, der

var omfattet af EU-udbudsreglerne, og ved mere end 60 % af de indkøb, der skul-

le annonceres efter reglerne i tilbudsloven

at der ved mere end 35 % af bygge- og anlægsopgaverne på over 300.000 kr. ik-

ke var indhentet underhåndsbud eller afholdt licitation efter tilbudsloven

at institutionerne i ca. 20 % af stikprøven ikke har benyttet aftalerne i Statens Ind-

købsprogram, selv om de har pligt til det

at institutionerne i mere end 60 % af tilfældene ikke har indhentet flere tilbud i de

tilfælde, hvor det var anbefalet i Kulturministeriets koncernfælles retningslinjer for

indkøb.

Peder Larsen

Henrik Thorup

Klaus Frandsen

Lennart Damsbo-

Andersen

Lars Barfoed

Søren Gade



Statsrevisorerne kritiserer, at Kulturministeriet ikke har indtaget en mere aktiv

rolle og ikke i højere grad har fulgt op på, om institutionerne overholder gæl-

dende love og regler samt ministeriets retningslinjer for køb af varer og tjene-

steydelser.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

Beretning til Statsrevisorerne om

indkøb på Kulturministeriets område

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til denne un-

dersøgelse og afgiver derfor beretningen til Stats-

revisorerne i henhold til § 17, stk. 2, i rigsrevisor-

loven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar

2012. Beretningen vedrører finanslovens § 21. Kul-

turministeriet.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

Indholdsfortegnelse

Introduktion og konklusion ............................................................................................ 1

1.1.

Formål og konklusion ............................................................................................ 1

1.2.

Baggrund .............................................................................................................. 3

1.3.

Revisionskriterier, metode og afgrænsning .......................................................... 4

Regeloverholdelse og rammer for indkøb i institutioner på Kulturministeriets

område .......................................................................................................................... 6

2.1.

Statens Indkøbsprogram....................................................................................... 6

2.2.

Køb omfattet af EU-udbudsreglerne og tilbudsloven ............................................ 9

2.3.

Køb under grænserne for lovmæssige krav om konkurrenceudsættelse ........... 14

2.4.

Styring og opfølgning på indkøb ......................................................................... 18

Bilag 1. Metode ................................................................................................................... 22

Bilag 2. Ordliste ................................................................................................................... 25

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

Beretningen vedrører finanslovens § 21. Kulturministeriet.

I undersøgelsesperioden har der været følgende ministre:

Marianne Jelved: december 2012 - juni 2015

Bertel Haarder: juni 2015 -

Beretningen har i udkast været forelagt Kulturministeriet, hvis bemærkninger er

afspejlet i beretningen.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1. Introduktion og konklusion

1.1. Formål og konklusion

1. Denne beretning handler om indkøb hos 6 institutioner på Kulturministeriets område. Rigs-

revisionen har selv taget initiativ til undersøgelsen i september 2015.

Rigsrevisionen har tidligere undersøgt bl.a. statens brug af konsulenter (beretning nr.

20/2013) og indkøbsområdet på de videregående uddannelsesinstitutioner (beretning nr.

20/2014).

Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om institutionerne køber sparsommeligt ind. Med

sparsommelige indkøb

mener vi, at institutionerne undersøger markedet forud for indkøb, fx

ved at indhente flere tilbud, og køber ensartede varer og tjenesteydelser på tværs af institu-

tionen, så indkøb sker bedst og billigst.

Vi besvarer følgende spørgsmål i beretningen:



Køber institutionerne ind i overensstemmelse med forvaltningsretlige principper og gæl-

dende lovgivning samt retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og

anlægsopgaver?

Understøtter institutionernes og Kulturministeriets styring og opfølgning, at indkøb gen-

nemføres på en sparsommelig måde?

De 6 institutioner, der indgår

i undersøgelsen, er:



Det Kongelige Bibliotek



Det Kongelige Teater og Ka-

pel



Kulturstyrelsen



Statens Arkiver (Rigsarkivet)



Statens Museum for Kunst



Styrelsen for Slotte og Kul-

turejendomme

Kulturstyrelsen og Styrelsen

for Slotte og Kulturejendom-

me er pr. 1. januar 2016 lagt

sammen til Slots- og Kultur-

styrelsen.



KONKLUSION

Undersøgelsen viser, at hverken Kulturministeriets departement eller Koncern Udbud

og Indkøb følger indkøbsområdet i de enkelte institutioner eller på tværs af minister-

området. Rigsrevisionen vurderer samlet set, at Kulturministeriets departement, Kon-

cern Udbud og Indkøb samt institutionerne i højere grad bør styre og følge op på ind-

købsområdet og dermed bidrage til, at indkøb gennemføres på en sparsommelig må-

de, og så reglerne på området overholdes.

Undersøgelsen viser, at institutionerne ikke har benyttet statens forpligtende indkøbs-

aftaler i godt hvert femte af de køb i stikprøven, hvor der er krav om det. Rigsrevi-

sionen finder, at køb uden om de statslige aftaler betyder, at ikke bare kulturinstitutio-

nerne, men staten som helhed, kan gå glip af besparelser, da de priser, staten kan

opnå på aftalerne, afhænger af den indkøbsvolumen, de statslige institutioner samlet

kan stille leverandørerne i udsigt. Rigsrevisionen finder derfor, at alle statens institu-

tioner som udgangspunkt bør følge Statens Indkøbsprogram.

De forvaltningsretlige prin-

cipper

handler overordnet set

om saglig forvaltning (magtfor-

drejningsgrundsætningen). Prin-

cipperne skal iagttages, uanset

hvad der måtte følge af EU-ud-

budsreglerne, tilbudsloven el-

ler grundlæggende traktatret-

lige normer og principper. Efter

almindelige og uskrevne for-

valtningsretlige principper skal

alle forvaltningsmyndigheder

som ordregivere sikre, at der

ikke efterfølgende kan rejses

tvivl om sagligheden ved or-

dregiverens dispositioner. Det

indebærer bl.a., at ordregive-

ren skal sørge for, at indkøbs-

processen gennemføres på et

sagligt grundlag, og at dette i

fornødent omfang er dokumen-

teret. Det indebærer også, at

ordregiveren skal sikre sig, at

kontrakten indgås med den

virksomhed, som kan levere

varen på den bedste og billig-

ste måde, hvilket ofte forud-

sætter, at ordregiveren inden

gennemførelsen af et indkøb

foretager en reel afsøgning af

markedet.

Kilde: Konkurrence- og Forbru-

gerstyrelsen.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

INTRODUKTION OG KONKLUSION

I hvert andet køb, der var omfattet af EU-udbudsreglerne eller tilbudsloven, overholdt

institutionerne ikke lovgivningen. Det gælder særligt kravet om annoncering ved køb

af varer og tjenesteydelser over 500.000 kr., som institutionerne ikke har overholdt i

næsten 2 ud af 3 køb. Det finder Rigsrevisionen meget utilfredsstillende. Det Konge-

lige Bibliotek og Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme har dog færre overtrædel-

ser af EU-udbudsreglerne og tilbudsloven end de øvrige institutioner i undersøgelsen.

I hvert tredje køb havde institutionerne ikke dokumentation for vigtige dispositioner

og beslutninger, og i flere tilfælde er der eksempler på, at den manglende dokumen-

tation har stillet institutionerne dårligt, fordi der efterfølgende er opstået tvivl om, hvor-

vidt den leverede ydelse svarer til det aftalte.

Rigsrevisionen finder det positivt, at Kulturministeriet har udarbejdet koncernfælles

retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser, der bl.a. omfatter anbefalinger om

at konkurrenceudsætte køb under tilbudslovens grænseværdier. Undersøgelsen vi-

ser dog, at institutionerne kun i mindre omfang følger Kulturministeriets retningslin-

jer. Der er ikke lovkrav om at konkurrenceudsætte køb under tilbudslovens grænse-

værdier, men konkurrenceudsættelse vil efter Rigsrevisionens opfattelse kunne bi-

drage til øget sparsommelighed i indkøbene. Rigsrevisionen finder, at Kulturministe-

riet bør sikre, at de koncernfælles retningslinjer efterleves, og at retningslinjerne og-

så omfatter bygge- og anlægsområdet.

Rigsrevisionen finder videre, at Koncern Udbud og Indkøb med fordel kan indtage

en mere aktiv rolle, da undersøgelsen har identificeret en række områder, hvor der

vil kunne være et effektiviseringspotentiale ved at indgå koncernfælles indkøbsafta-

ler. Dermed kan Koncern Udbud og Indkøb i højere grad bidrage til at sikre, at køb

af ensartede varer og ydelser på tværs af ministeriets institutioner sker sparsomme-

ligt.

Kulturministeriet vil indskærpe over for institutionerne, at gældende regler om indkøb

og EU-udbud skal overholdes, og at institutionerne som udgangspunkt bør anvende

statens forpligtende indkøbsaftaler og følge ministeriets retningslinjer for indkøb med

henblik på at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning og bedre dokumentation af ind-

køb. Alle institutionerne har endvidere oplyst, at de kan tilslutte sig undersøgelsens

konklusioner og anbefalinger, og at de vil præcisere regler og dokumentationskrav

over for deres indkøbere.

Det er Rigsrevisionens vurdering, at denne og tidligere undersøgelser viser, at der

fortsat er behov for, at statens institutioner har opmærksomhed på indkøbsområdet

med henblik på at sikre en økonomisk forsvarlig forvaltning og overholdelse af regler.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1.2. Baggrund

2. I henhold til finansloven for 2015 omfatter Kulturministeriets område 26 institutioner, der

spænder fra uddannelsesinstitutioner, biblioteker og museer til teatre og koncerthuse. Insti-

tutionerne har meget varierende størrelse fra Det Kongelige Akademi for de Skønne Kunster,

der i 2015 havde en udgiftsbevilling på ca. 3 mio. kr., til Det Kongelige Teater og Kapel, der

havde en udgiftsbevilling på ca. 773 mio. kr.

Vi har udvalgt 6 af de største institutioner på Kulturministeriets område til undersøgelsen for

at sikre, at institutionerne har en vis indkøbsvolumen. Hermed kan vi afprøve den enkelte

institutions håndtering af indkøb med forskellige beløbsstørrelser og efter forskellige regel-

sæt.

Vi forudsætter, at institutionernes indkøbsvolumen hænger sammen med størrelsen af de-

res bevilling, altså at institutioner med en større bevilling vil have en højere indkøbsvolumen

end institutioner med en lavere bevilling. Det har ikke været muligt at opgøre et sammenlig-

neligt beløb for institutionernes samlede køb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og an-

lægsopgaver, der er egnet til konkurrenceudsættelse, da institutionerne ikke selv opgør et

tal herfor, og da institutionerne har forskellig praksis for, hvad der registreres på de respek-

tive konti for disse typer køb i statens kontoplan.

Figur 1 viser de 6 udvalgte institutioners udgiftsbevillinger inkl. eventuelle anlægsbevillinger.

Figur 1. De 6 udvalgte institutioners udgiftsbevillinger inkl. eventuelle anlægsbevillinger

(Mio kr.)

Det Kongelige Teater og Kapel

Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme

Det Kongelige Bibliotek

Kulturstyrelsen

Statens Arkiver

Statens Museum for Kunst

175

288

345

402

773

100

200

300

400

500

600

700

800

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af finanslovsforslaget for 2015.

Det fremgår af figur 1, at Det Kongelige Teater og Kapel har den største udgiftsbevilling

blandt de 6 udvalgte institutioner, mens Statens Museum for Kunst med en udgiftsbevilling

på 95 mio. kr. har den mindste bevilling.

3. Institutionerne har alle organiseret sig forskelligt og har typisk enten en forholdsvis cen-

tral indkøbsfunktion eller decentrale indkøbere. Det er dermed også forskelligt, hvor stor en

del af indkøbene der planlægges eller gennemføres centralt og decentralt. Det er økonomi-

enhederne i de enkelte institutioner, der generelt har ansvaret for og kontrollen med, at ind-

køb registreres på rette regnskabskonto og indkøbskategori samt sendes til godkendelse hos

de relevante bemyndigede medarbejdere.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning

Revisionskriterier

4. Undersøgelsens revisionskriterier er baseret på EU-udbudsreglernes og tilbudslovens be-

stemmelser om konkurrenceudsættelse af offentlige kontrakter, reglerne i cirkulære om ind-

køb i staten og forvaltningsretlige principper. Ud over at følge lovbundne regler og procedu-

rer finder Rigsrevisionen, at institutionerne generelt skal agere sparsommeligt, fx ved at ko-

ordinere og standardisere indkøb på tværs af institutionerne og forhandle priser med leve-

randører.

5. Generelt bør institutionerne sikre og dokumentere, at markedet undersøges forud for ind-

køb, så institutionerne køber bedst og billigst. Det er i overensstemmelse med god forvalt-

ning, at en offentlig myndighed tager skyldige økonomiske hensyn, når den køber ind. En-

delig bør institutionerne udarbejde procedurebeskrivelser eller anvisninger for, hvordan de

enkelte indkøbere i institutionerne skal agere i indkøbssituationen, så lovkrav såvel som eg-

ne retningslinjer overholdes.

Både EU-udbudsreglerne og tilbudsloven fastsætter krav til procedurer, som institutionerne

skal følge forud for indgåelsen af kontrakter. Procedurerne har bl.a. til formål at identificere

det økonomisk mest fordelagtige tilbud, der ikke alene er valgt på grund af laveste pris, men

også på grund af en række andre parametre som fx kvalitet eller leveringssikkerhed. Ved at

overholde reglerne og gennemføre disse procedurer formodes institutionerne at have udvist

sparsommelighed og sikret gennemsigtighed om baggrunden for valg af leverandør.

Metode

6. Undersøgelsen tager udgangspunkt i bilag, som er bogført i 2. halvår 2014 og 1. halvår

2015 hos de udvalgte institutioner. De køb, de enkelte bilag vedrører, omfatter dog også kon-

trakter eller aftaler, der er indgået før denne periode.

Ud fra bilagene har vi udtaget en stikprøve på i alt 187 køb, der er udvalgt efter væsentlig-

hed og risiko inden for en række regnskabskonti, hvor institutionerne bogfører køb af varer

og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Købene er endvidere udvalgt med hen-

blik på at kunne gennemgå, om reglerne i cirkulære om indkøb i staten, EU-udbudsregler-

ne og tilbudsloven overholdes. Derudover har vi undersøgt, i hvilket omfang institutionerne

konkurrenceudsætter køb, som ikke er omfattet af indkøbscirkulæret, EU-udbudsreglerne el-

ler tilbudsloven, samt om indkøbene er gennemført i overensstemmelse med Kulturministe-

riets koncernfælles regler for indkøb. I beretningen angives beløb altid ekskl. moms. Udvæl-

gelsen af stikprøven er beskrevet i bilag 1.

Vi har besøgt de 6 institutioner for at drøfte deres rammer for indkøb og gennemgå de ud-

valgte indkøb.

7. Undersøgelsens resultater er ikke repræsentative for alle indkøb i institutionerne eller for

Kulturministeriets område generelt. Resultatet kan dog være en indikation på effektiviteten

af de rammer og retningslinjer for indkøb, som Kulturministeriet og institutionerne har etab-

leret for at sikre sparsommelighed såvel som regeloverholdelse.

Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. boks 1.

BOKS 1. GOD OFFENTLIG REVISIONSSKIK

God offentlig revisionsskik er baseret på de grundlæggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes

internationale standarder (ISSAI 100-999).

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Afgrænsning

8. Vi har fokuseret på, om institutionerne har ageret sparsommeligt ved de enkelte køb, men

vi har ikke efterprøvet priserne på eller kvaliteten af de indkøbte varer og tjenesteydelser.

Det skyldes, at de gennemgåede køb er historiske i den forstand, at markedet kan have æn-

dret sig fra købets gennemførsel til vores gennemgang. Der kan både være sket ændringer

i pris og kvalitet såvel som i antallet og arten af leverandører, hvilket vil medføre, at vi kun-

ne få et andet resultat af en markedsafprøvning, end institutionerne fik. Det er således ik-

ke muligt at afprøve de opnåede priser på eller kvaliteten af købene på et sammenligneligt

grundlag. Vi har i stedet undersøgt, om institutionerne ved at undersøge markedet i henhold

til gældende regler og forvaltningsretlige principper har ageret sparsommeligt, da de købte

ind.

Det har heller ikke været muligt at beregne, hvilket besparelsespotentiale institutionerne kun-

ne have opnået ved øget konkurrenceudsættelse af indkøbene, da de historiske markeds-

situationer og prisniveauer for de pågældende varer og tjenesteydelser ikke er kendt.

9. Ud over at købe ind på de forpligtende indkøbsaftaler, der er omfattet af reglerne i cirku-

lære om indkøb i staten, har institutionerne også mulighed for at købe varer og tjenesteydel-

ser via indkøbsaftaler indgået af Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI). Det

er frivilligt for institutionerne at benytte SKI’s aftaler. Aftalerne giver, ligesom Statens Ind-

købsprogram, institutionerne mulighed for at høste en administrativ besparelse, da SKI har

konkurrenceudsat aftalerne. Vi har i forbindelse med gennemgangen kun set 2 eksempler

på, at institutionerne har købt ind via en SKI-aftale, men institutionernes brug af SKI indgår

ikke yderligere i undersøgelsen, da det er frivilligt for institutionerne at anvende aftalerne.

10. I bilag 1 er undersøgelsens metode uddybet. Bilag 2 indeholder en ordliste, der forkla-

rer udvalgte ord og begreber.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

2. Regeloverholdelse og rammer for indkøb i

institutioner på Kulturministeriets område

2.1. Statens Indkøbsprogram

Staten køber ind for ca. 28,6

mia. kr. om året.

Moderniseringsstyrelsen admi-

nistrerer

Statens Indkøbspro-

gram,

hvorigennem styrelsen

standardiserer og koordinerer

institutionernes indkøb inden

for en række varer og tjeneste-

ydelser, som institutionerne of-

te køber. Indkøbskategorier

omfatter fx it-udstyr, kontorva-

rer, sikkerhedssoftware og kon-

ferencefaciliteter.

Statslige institutioner, der er for-

pligtet til at anvende Statens

Indkøbsprogram, køber ind for

ca. 1,5 mia. kr. årligt på de for-

pligtende aftaler.

Kilde: Moderniseringsstyrelsen.

11. Statens Indkøbsprogram består af 27 indkøbsaftaler, som statslige institutioner har pligt

til at benytte i henhold til cirkulære om indkøb i staten. Pligten til at anvende indkøbsaftaler-

ne fremgår også af Kulturministeriets koncernfælles retningslinjer for indkøb. De forpligten-

de indkøbsaftaler dækker standardprodukter og serviceydelser, som hovedparten af statens

institutioner køber relativt ofte, fx arbejdscomputere, kontorrengøring og kontormøbler. Mål-

sætningen med de fællesstatslige indkøbsaftaler er at effektivisere indkøb i staten.

12. Staten har efter Rigsrevisionens vurdering klare fordele ved at have et indkøbsprogram

med forpligtende indkøbsaftaler. Indkøbsprogrammet giver staten mulighed for at opnå bed-

re priser og vilkår end den enkelte institution, fordi staten som helhed kan blive betragtet som

storkunde.

Priserne og vilkårene i indkøbsprogrammet opnås bl.a. på baggrund af den volumen, leve-

randørerne bliver stillet i udsigt. Fremtidige priser og vilkår afhænger dermed af, om leveran-

dørerne opnår den forventede volumen. Rigsrevisionen finder derfor, at det er væsentligt, at

institutionerne benytter de forpligtende aftaler.

Køb via de forpligtende indkøbsaftaler giver også mulighed for, at institutionerne kan redu-

cere deres administrative omkostninger forbundet med indkøb. Når institutionerne benytter

Statens Indkøbsprogram, skal de ikke indhente alternative tilbud eller bruge resurser på EU-

udbud eller annoncering. Disse administrative opgaver er allerede varetaget af Modernise-

ringsstyrelsen.

Andel af køb i stikprøven,

der er omfattet af Statens

Indkøbsprogram

Køb omfattet af Statens Indkøbsprogram

13. Vores stikprøve omfatter 23 køb, hvor institutionerne var forpligtet til at benytte en ind-

købsaftale. Tabel 1 viser, i hvor mange af disse køb institutionerne benyttede aftalerne.

12 %

Tabel 1. Køb omfattet af Statens Indkøbsprogram

(Antal)

Køb, hvor den forpligtende aftale ikke er anvendt

88 %

Køb, der er omfattet af

Statens Indkøbsprogram

Køb, der ikke er omfattet af

Statens Indkøbsprogram

Køb via forpligtende aftale

Køb i alt

Kilde: Rigsrevisionens stikprøve.

Kilde: Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Det fremgår af tabel 1, at institutionerne ikke har benyttet de forpligtende indkøbsaftaler i 5

ud af de 23 køb, svarende til godt hvert femte køb. Institutionernes forklaring er typisk, at

der var tale om hasteopgaver, eller at institutionen ønskede en bedre kvalitet eller en anden

vare, end der kunne tilbydes på aftalen. Vi har set eksempler på, at Statens Arkiver og Sta-

tens Museum for Kunst har købt uden om aftalerne.

14. Hos Statens Museum for Kunst har vi gennemgået en række køb under 30.000 kr., der

er omfattet af de forpligtende indkøbsaftaler. I 4 køb har museet købt ind uden om indkøbs-

aftalerne. Et af eksemplerne vedrører køb af mobiltelefoner. Museet har oplyst, at årsagen

var, at priserne i aftalen var for høje, og udvalget af telefoner minimalt. Ifølge indkøbsafta-

len om telefoni skal leverandøren sikre, at produkterne, herunder mobiltelefoner, prissættes

med udgangspunkt i leverandørens til enhver tid gældende listepris fratrukket en rabat. Sor-

timent og priser på mobiltelefoner m.m. bliver løbende opdateret og justeret i kontraktens lø-

betid, hvilket burde sikre et tidssvarende sortiment til konkurrencedygtige priser. Rigsrevisio-

nen kan også konstatere, at samme indkøbsaftale benyttes af andre kulturinstitutioner, der

således har fundet sortimentet acceptabelt. Museet har oplyst, at de fremover vil benytte ind-

købsaftalerne, men at museet via Koncern Udbud og Indkøb vil gøre opmærksom på de

uhensigtsmæssige eller fordyrende strukturer, aftalerne indeholder, med henblik på at dis-

se forhold kan tages op og få opmærksomhed på et højere niveau.

I et andet eksempel har museet fået udarbejdet en turistfolder hos en leverandør uden om

den forpligtende indkøbsaftale om trykkeri-, kopi og printerydelser. Indkøbsaftalen om tryk-

keriydelser mv. giver adgang til minimum 5 forskellige leverandører, og sortimentet omfat-

ter bl.a. foldere. Museet har alligevel købt forskellige ydelser for mere end 733.000 kr. over

de seneste 4 år hos en anden leverandør – og dermed uden om den forpligtende aftale.

Køb, hvor institutionerne ikke er forpligtet af indkøbsaftalerne

15. Der er dog også eksempler på køb, hvor institutionerne ikke er forpligtet af indkøbsaf-

talerne, fordi deres behov ikke kan dækkes af det standardsortiment, der findes i aftalerne.

Fx køber Det Kongelige Bibliotek ikke rengøring via den forpligtende aftale om rengøring.

Det skyldes, at bibliotekets behov for rengøring er væsentligt anderledes end den kontor-

rengøring, som hovedparten af statens institutioner har behov for, og som derfor tilbydes i

den forpligtende aftale.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Compliance

beregnes som

den andel af ministeriets ind-

køb inden for en indkøbskate-

gori, som købes hos godkend-

te leverandører på de forplig-

tende indkøbsaftaler på områ-

det. Compliance på 100 % sva-

rer til, at institutionen køber al-

le varer og tjenesteydelser hos

en leverandør på en forpligten-

de aftale.

Opgørelser af compliance for de forpligtende indkøbsaftaler

16. Moderniseringsstyrelsen opgør hvert kvartal institutionernes compliance, der er et mål

for, i hvilken grad institutionerne køber ind via de forpligtende indkøbsaftaler.

De 6 institutioners gennemsnitlige compliance på tværs af 20 ud af de 27 aftaler, hvor Mo-

derniseringsstyrelsen beregner compliance, svinger meget. Nogle institutioner bruger ho-

vedparten af aftalerne, mens andre kun bruger enkelte aftaler. Der er også forskel på, hvor

meget institutionerne bruger de enkelte aftaler. Figur 2 viser de 6 institutioners compliance

på 3 udvalgte indkøbskategorier.

Figur 2. Institutionernes compliance for udvalgte indkøbskategorier i 1.-3. kvartal 2015

(%)

100%

90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

Kopi- og printerpapir

Det Kongelige Bibliotek

Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme

Rigsarkivet

100

Telefoni og mobilt bredbånd

Trykkeri-, kopi- og printydelser

Statens Museum for Kunst

Det Kongelige Teater og Kapel

Kulturstyrelsen

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Moderniseringsstyrelsen.

Statens Indkøb har defineret 79

indkøbskategorier,

som insti-

tutionerne er forpligtet til at re-

gistrere deres indkøb på. Hertil

kommer muligheden for at op-

rette institutionsspecifikke ind-

købskategorier.

Det fremgår af figur 2, at der er meget stor forskel på institutionernes compliance på de en-

kelte indkøbskategorier. Institutionernes compliance er relativt høj, når de køber kopi- og

printerpapir, idet 4 ud af 6 institutioner har en compliance på over 80 %. Det Kongelige Tea-

ter har en compliance på 36 %, og Kulturstyrelsens compliance er 0 %, fordi de har købt

kopi- og printerpapir sammen med Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme.

For nogle indkøbskategorier er der meget stor forskel på, om institutionerne benytter de for-

pligtende indkøbsaftaler. Fx har halvdelen af institutionerne en compliance på over 80 % for

køb af telefoni og mobilt bredbånd, mens 2 af institutionerne har en compliance på under

25 %.

Institutionernes compliance er generelt lav, når de køber trykkeri-, kopi- og printydelser. Det

Kongelige Teater og Rigsarkivet har en compliance på omkring 45 %, når de køber trykke-

riydelser mv., Det Kongelige Bibliotek har en compliance på 17 %, mens Styrelsen for Slot-

te og Kulturejendomme, Statens Museum for Kunst og Kulturstyrelsen har en compliance

på under 10 %. Koncern Udbud og Indkøb oplyser, at den lave compliance skyldes, at den

kvalitet, der kan leveres inden for rammerne af den statslige aftale, ikke altid er tilstrække-

lig, og at Koncern Udbud og Indkøb er i dialog med Moderniseringsstyrelsen angående den-

ne problemstilling.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

17. Der er nogle usikkerheder forbundet med opgørelsen af institutionernes compliance. For

det første tager beregningen ikke hensyn til de tilfælde, hvor institutionerne er undtaget fra

en forpligtende aftale, fordi de har et behov, der ikke er dækket af en aftale. For det andet

viser undersøgelsen, at der ofte er fejlregistreringer, når institutionerne skal påføre indkøbs-

kategori, hvilket påvirker compliance. Fx har Koncern Udbud og Indkøb oplyst, at kulturinsti-

tutioner, der har købt sikre linjer og satellitkommunikation, ved en fejl har registreret dette på

indkøbskategorien for telefoni og mobilt bredbånd i 1. halvår 2015, hvilket påvirker opgørel-

sen af compliance for de pågældende institutioner.

Endelig har Koncern Udbud og Indkøb oplyst, at der opstår fejl i opgørelsen af compliance

for trykkeri-, kopi- og printydelser, fordi CopyDan-afgifter skal registreres på denne indkøbs-

kategori, selv om der er tale om en afgift. Koncern Udbud og Indkøb oplyser, at de har gjort

Moderniseringsstyrelsen opmærksom på problemet.

I Rigsrevisionens stikprøve er 34 ud af 187 bilag registreret på en forkert indkøbskategori.

Rigsrevisionen finder, at der er tale om et højt fejlniveau. Fx har Kulturstyrelsen registreret

køb af børnebøger på kategorien ”Forplejning af medarbejdere, føde- og drikkevarer mv.”

Dermed kommer prisen på børnebøger fejlagtigt til at tælle med i opgørelsen over indkøbs-

volumen for forplejning af medarbejdere.

18. Kulturministeriet har oplyst, at det ikke er tilfredsstillende, at institutionerne i flere tilfæl-

de ikke indkøber standardiserede varer og tjenesteydelser via statens forpligtende indkøbs-

aftaler og dermed ikke realiserer et besparelsespotentiale. Ministeriet finder, at der kan væ-

re konkrete årsager til, at institutionerne ikke i alle tilfælde anvender statens indkøbsaftaler,

men vil indskærpe over for institutionerne, at statens forpligtende indkøbsaftaler som ud-

gangspunkt skal anvendes.

Resultat

19. Undersøgelsen viser, at institutionerne i godt hvert femte køb, der er omfattet af forplig-

tende indkøbsaftaler, har købt uden om aftalerne. Moderniseringsstyrelsens opgørelse af

compliance viser tilsvarende, at institutionerne i flere tilfælde ikke benytter de forpligtende

indkøbsaftaler.

Rigsrevisionen finder, at institutionerne bør benytte de forpligtende indkøbsaftaler, fordi der

er et besparelsespotentiale for den enkelte institution, og fordi aftalerne er med til at sænke

priserne for statens som helhed. Aftalerne er også med til at reducere institutionernes admi-

nistrative omkostninger, fordi de ikke skal bruge tid på at undersøge markedet eller gennem-

føre udbud.

2.2. Køb omfattet af EU-udbudsreglerne og tilbudsloven

20. Vi har undersøgt, om institutionerne overholder EU-udbudsreglerne og tilbudsloven, når

de køber ind.

Køb over EU-udbudsreglernes tærskelværdier

21. Ifølge EU’s udbudsregler skal institutionerne afholde udbud ved køb af varer og tjene-

steydelser, hvor værdien overstiger 998.019 kr. (2014- og 2015-priser). Nogle typer af køb

er dog underlagt en højere tærskelværdi, fx visse køb af forskning og udvikling eller teletje-

nester og de såkaldte B-tjenesteydelser med en værdi over 1.541.715 kr., hvor der gælder

færre procesregler i forhold til udbud. Ifølge EU’s udbudsregler skal institutionerne også fo-

retage EU-udbud af bygge- og anlægsopgaver med en værdi over 38,6 mio. kr.

22. Vi har gennemgået 27 køb af varer og tjenesteydelser, der har en værdi over tærskel-

værdierne i EU’s udbudsregler. Generelt gælder, at de større institutioner har flere køb, der

overstiger tærskelværdierne, mens de mindre institutioner har færre køb over tærskelværdi-

erne. Tabel 2 viser, hvor mange af købene der ikke har været i EU-udbud, og hvor mange

køb der er sket i henhold til EU-udbudsreglerne.

B-tjenesteydelser

er fx ydel-

ser på sundhedsområdet og

visse kulturelle aktiviteter. B-

tjenesteydelser er ikke omfat-

tet af EU-udbudsreglernes ful-

de udbudspligt, men er fortsat

omfattet af almindelige forvalt-

ningsretlige principper om sag-

lig forvaltning, herunder forbud-

det mod varetagelsen af priva-

te hensyn, ligebehandlingsprin-

cippet og kravet om forsvarlig

økonomisk forvaltning. Institu-

tionen skal bl.a. undersøge, om

det påtænkte køb har grænse-

overskridende interesse, og of-

fentliggøre en bekendtgørelse

i EU-Tidende om, at kontrak-

ten er indgået med den valgte

leverandør.

Kilde: Konkurrence- og Forbru-

gerstyrelsens vejledning om

køb af B-tjenesteydelser.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Andel af køb i stikprøven,

der ligger over EU-udbuds-

reglernes tærskelværdier

14 %

Tabel 2. Køb over EU-udbudsreglernes tærskelværdier

(Antal)

Køb, der ikke er sendt i udbud som påkrævet

Køb, hvor EU-reglerne for B-tjenesteydelser ikke er overholdt

Køb, hvor undtagelsesbestemmelse eller indkøbsaftale har afløftet udbudspligten

Køb, der har været i EU-udbud

Køb i alt

86 %

Varer og tjenesteydelser

over grænsen for EU-udbud

Varer og tjenesteydelser

under grænsen for EU-udbud

Det Kongelige Teater har købt balletsko hos 2 leverandører uden at konkurrenceudsæt-

te købene. Værdien af de 2 køb er samlet over tærskelværdien, og da der er tale om

samme type vare, burde teatret have afholdt EU-udbud af det samlede køb. De 2 køb

tæller dog kun som ét samlet brud på EU-reglerne.

Kilde: Rigsrevisionens stikprøve.

Kilde: Rigsrevisionen.

Det fremgår af tabel 2, at institutionerne i 7 ud af 27 køb ikke har udbudt opgaver i henhold

til EU-udbudsreglerne. Vi har set eksempler på, at køb ikke har været i udbud i henhold til

EU-udbudsreglerne hos Det Kongelige Teater, Kulturstyrelsen og Statens Museum for Kunst.

23. Det Kongelige Teater har siden 2010 købt balletsko for ca. 1 mio. kr. årligt. Ifølge teat-

ret findes der kun 2 leverandører, som lever op til teatrets kvalitetskrav, hvorfor teatret alene

har købt ind hos disse 2 leverandører. Både EU-udbudsreglerne og reglerne i tilbudsloven

giver mulighed for, at ordregiver i tilbudsmaterialet kan vælge parameteren kvalitet som det

altovervejende eller eneste tildelingskriterium, når en opgave annonceres eller udbydes. Et

udbud bidrager også til at synliggøre opgaven blandt potentielle leverandører, og teatret kun-

ne herigennem blive bekendt med andre leverandører, der eventuelt ville kunne tilbyde en

lavere pris og bedre kvalitet på balletskoene end de 2 kendte leverandører. Endvidere kan

et udbud bidrage til priskonkurrence om den udbudte opgave. Teatret har oplyst, at de vil

være opmærksomme på at anvende kvalitet som altovervejende eller eneste parameter ved

et muligt fremtidigt udbud. Teatret mener ikke, at købene af balletskoene kan betragtes som

et samlet køb, da det ene firma leverer håndsyede sko, mens det andet firma leverer hånd-

syede sko efter mål. Det fremgår dog af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om

kontraktberegning, at køb af ensartede varer, der indgås tidsmæssigt sammenhængende,

skal betragtes som et samlet køb.

Hos Det Kongelige Teater har vi i 4 tilfælde set, at teatret indhenter tilbud frem for at sende

købet i EU-udbud. I de 4 køb har teatret konkurrenceudsat købene ved selv at indhente til-

bud fra potentielle leverandører. Til brug for indhentningen af tilbud har teatret bl.a. udarbej-

det kravsspecifikation og tildelingskriterier, ligesom teatret har udarbejdet evalueringer over

modtagne tilbud og orienteret vindende og tabende parter. Rigsrevisionen kan konstatere,

at teatret har gennemført en del af de procedurer, der kræves i forbindelse med et EU-ud-

bud, men at teatret ikke har haft de pågældende køb i EU-udbud.

Ét at de 4 køb vedrører en ny hjemmeside til en værdi af ca. 2,5 mio. kr. Behovet for den nye

hjemmeside opstod, da teatret sent i processen erfarede, at deres daværende hjemmeside

ikke kunne fungere sammen med et nyerhvervet billetsystem. Teatret fandt derfor, at de me-

get hurtigt måtte udskifte hjemmesiden. Teatret indhentede tilbud fra potentielle leverandø-

rer og evaluerede de indkomne tilbud, men fik ikke sendt opgaven i EU-udbud. Teatret har

oplyst, at de i forbindelse med udskiftningen af billetsystemet ikke har foretaget en tilstræk-

kelig risikoanalyse i forhold til integrationen med den daværende hjemmeside. Teatret vil

derfor fremover sikre, at der foretages tilstrækkelige risikoanalyser i forbindelse med udskift-

ningen af væsentlige systemer, og sikre, at reglerne om EU-udbud overholdes ved lignen-

de situationer.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Kulturstyrelsen indgik i 2010 en aftale med en leverandør om produktion og opstilling af skil-

te i forbindelse med projektet ”Danmarks fortid i landskabet”. Aftalen blev indgået på bag-

grund af tilbud indhentet fra 3 leverandører. Det fremgår af tilbudsmaterialet, at styrelsen

forventer at udvide opgaven med yderligere 2 faser. Den samlede værdi af projektet inkl. op-

tionen om yderligere 2 faser udgjorde 2,1 mio. kr. beregnet ud fra priserne i det billigste til-

bud. Det fremgår af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om kontraktberegning,

at værdien af optioner skal medtages i opgørelsen af en kontrakts værdi, uanset om optio-

nen udnyttes. På den baggrund er det Rigsrevisionens vurdering, at projektet burde have

været i EU-udbud.

Statens Museum for Kunst har en aftale om frokostleverance til museet. Kontrakten er ind-

gået i 2008, og museet har ikke kunnet dokumentere, at købet har været konkurrenceud-

sat. Siden den oprindelige kontraktindgåelse i 2008 er der alene sket årlige justeringer af

prisen frem til oktober 2015, hvor aftalen med leverandøren endnu en gang er forlænget. Mu-

seet har oplyst, at det er en fejl fra museets side, at købet ikke er blevet konkurrenceudsat

i henhold til reglerne.

24. Som det fremgår af tabel 2, har institutionerne ikke overholdt EU-udbudsreglerne ved 2

køb, der er omfattet af reglerne for B-tjenesteydelser. Institutionerne har ikke dokumenteret,

at de har vurderet, om opgaven har grænseoverskridende interesse, eller offentliggjort en

ordretildelingsbekendtgørelse, som det er påkrævet efter reglerne.

6 ud af de 27 køb er undtaget fra udbudspligten, idet 2 køb er foretaget via en indkøbsafta-

le, og 4 køb er underlagt en undtagelsesbestemmelse i EU-udbudsreglerne, fx et udviklings-

projekt, der er kørt som et offentlig-privat samarbejde.

Køb over grænserne for konkurrenceudsættelse i tilbudsloven

25. Tilbudsloven indeholdt i 2015 en pligt for ordregivende myndigheder til at annoncere

køb af varer og tjenesteydelser, der har en værdi mellem 500.000 kr. og 998.019 kr. på

www.udbud.dk. For bygge- og anlægsopgaver, der har en værdi mellem 300.000 kr. og 3

mio. kr., skal institutionerne indhente mindst 2 og højst 4 underhåndsbud, dog skal det 4.

underhåndsbud indhentes fra institutioner uden for institutionens eget lokalområde. For køb

af bygge- og anlægsopgaver over 3 mio. kr. skal institutionerne følge tilbudslovens regler

om licitation.

Køb af varer og tjenesteydelser mellem 500.000 kr. og 998.019 kr.

26. Vi har gennemgået 14 køb af varer og tjenesteydelser, som er omfattet af reglerne om

annoncering i tilbudsloven. Tabel 3 viser, hvor mange af disse køb der ikke har været an-

nonceret i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven, og hvor mange køb, der er sket

i henhold til reglerne.

Andel af køb i stikprøven,

der er omfattet af reglerne i

tilbudsloven

14 %

Tabel 3. Køb af varer og tjenesteydelser mellem 500.000 kr. og 998.019 kr.

(Antal)

Køb, der ikke er annonceret i henhold til tilbudslovens regler

Køb, hvor reglerne for B-tjenesteydelser ikke er overholdt

Køb, hvor undtagelsesbestemmelse eller indkøbsaftale har afløftet

annonceringspligten

Køb, der har været annonceret

Køb i alt

Kilde: Rigsrevisionens stikprøve.

Bygge- og anlægsopgaver over

300.000.kr.

Varer og tjenesteydelser mellem

500.000 kr. og 998.019 kr.

Køb, der ikke er omfattet af

tilbudslovens regler

79 %

Kilde: Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Det fremgår af tabel 3, at 9 ud af de 14 køb af varer og tjenesteydelser ikke var annonceret

i henhold til reglerne i tilbudsloven. I 3 af disse køb havde institutionen dog selv indhentet

mindst ét andet tilbud fra potentielle leverandører, men det fritager ikke institutionen fra at an-

noncere købet på www.udbud.dk.

Vi har set eksempler på, at køb ikke er annonceret i henhold til tilbudslovens regler hos 4 in-

stitutioner, men ikke hos Statens Museum for Kunst og Det Kongelige Bibliotek.

27. Blandt de eksempler på køb, der ikke har været annonceret efter reglerne i tilbudsloven,

er et køb hos Kulturstyrelsen, der i 2013 indgik en kontrakt med en privat leverandør om råd-

givning og projektledelse i forbindelse med en analyse af den kulturelle bygningsmasse. Den

samlede kontraktsum var på 500.000 kr., men styrelsen har ikke konkurrenceudsat købet,

da der efter styrelsens opfattelse ikke er andre private udbydere med tilsvarende kompeten-

cer på området. Rigsrevisionen finder, at opgaven burde have været annonceret, og at en

annoncering kunne have synliggjort, om der var andre aktører på markedet, der kunne løse

opgaven.

28. Det fremgår af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om kontraktberegning,

at hvis der er en betydelig grad af usikkerhed om, hvorvidt værdien af et køb vil overstige

tærskelværdien, bør ordregiver sende kontrakten i udbud.

Rigsarkivet har i flere tilfælde bedt om tilbud, hvor den samlede pris ikke må overstige

500.000 kr. Rigsarkivet har oplyst, at grænserne var sat ud fra budgetmæssige restriktio-

ner. Et eksempel vedrører rekvirering af et nyt system i forbindelse med relancering af de-

res hjemmeside. Rigsarkivet angiver i tilbudsmaterialet til 3 udvalgte leverandører, at det

forventes, at tilbuddet ikke overstiger 500.000 kr. De 3 udvalgte leverandører tilbød at løse

opgaven for henholdsvis 486.900 kr. ekskl. optioner, 494.000 kr. og 495.000 kr. Rigsarki-

vet endte med at betale 513.000 kr. for opgaven. Det er Rigsrevisionens vurdering, at kø-

bet ud fra et forsigtighedsprincip burde være annonceret, hvilket Rigsarkivet har erklæret

sig enig i.

29. Det fremgår af tabel 3, at 3 ud af de 14 køb er en såkaldt B-tjenesteydelse, som ikke i

alle tilfælde er omfattet af tilbudslovens annonceringspligt. 2 af købene vedrører vagt- og

sikringsydelser. Institutionerne har indgået aftaler med leverandører, der varetager den sam-

lede sikringsydelse for institutionen. Aftalerne er typisk tidsubestemte, og samlet har udgif-

terne til systemerne en værdi over 500.000 kr. Institutionerne har oplyst, at institutionerne

er bundet til at betale service, tilpasninger m.m. til den valgte leverandør, da ingen andre må

servicere systemerne. Selv om ydelserne er at betragte som B-tjenesteydelser, finder Rigs-

revisionen, at institutionerne med passende mellemrum bør undersøge, om sikringsydelsen

fortsat løses bedst og billigst af den valgte leverandør. Ligeledes fremgår det af Kulturmini-

steriets koncernfælles retningslinjer for indkøb, at institutionerne som minimum skal sikre,

at også B-tjenesteydelser med en værdi over 500.000 kr. bliver konkurrenceudsat ved at in-

stitutionerne indhenter mere end et tilbud. I ingen af de 3 køb har institutionen dog dokumen-

teret, at de har vurderet, om opgaven har grænseoverskridende interesse, eller at der er

sket en afsøgning af markedet.

Endelig fremgår det af tabel 3, at ét køb er foretaget via indkøbsaftale, hvor pligten til at kon-

kurrenceudsætte allerede er afløftet, og ét køb har været annonceret i henhold til tilbudslo-

vens regler.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Køb af bygge- og anlægsopgaver over 300.000 kr.

30. Vi har gennemgået 26 bygge- og anlægsopgaver, som er omfattet af tilbudslovens reg-

ler om underhåndsbud eller licitation. Tabel 4 viser bygge- og anlægsopgaver, hvor der ik-

ke har været indhentet underhåndsbud eller afholdt licitation i overensstemmelse med reg-

lerne i tilbudsloven.

Tabel 4. Køb af bygge- og anlægsopgaver over 300.000 kr.

(Antal)

Køb af bygge- og anlægsopgaver mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr.

Køb, hvor der ikke er indhentet underhåndsbud

Køb, hvor der er indhentet underhåndsbud

Køb i alt

Køb af bygge- og anlægsopgaver mellem 3 mio. kr. og 38,6 mio. kr.

Køb, der ikke har været i licitation

Køb, der har været i licitation

Køb i alt

Kilde: Rigsrevisionens stikprøve.

Licitation

er en procedure, or-

dregiver skal anvende, hvis

værdien af et bygge- og an-

lægsarbejde er mellem 3 mio.

kr. og 38,6 mio. kr. Ved en lici-

tation udbydes en bygge- og

anlægsopgave til flere leveran-

dører, der inden for et i licitati-

onen bestemt tidspunkt opfor-

dres til på samme grundlag at

afgive tilbud på opgaven.

Licitation forekommer i 2 ho-

vedformer: offentlig licitation,

hvor opfordringen til at afgive

tilbud rettes til en ubestemt

kreds (fx ved annonce i pres-

sen), og begrænset licitation,

hvor opfordringen rettes direk-

te til en bestemt kreds, som ud-

byderen har udvalgt (eventuelt

efter en forudgående prækvali-

fikationsrunde).

Kilde: Konkurrence- og Forbru-

gerstyrelsen.

Det fremgår af tabel 4, at institutionerne i 7 ud af 21 køb af bygge- og anlægsopgaver mel-

lem 300.000 kr. og 3 mio. kr. ikke har indhentet underhåndsbud i henhold til reglerne i tilbuds-

loven, og at institutionerne i 3 ud af 5 køb over 3 mio. kr. ikke har afholdt licitation som kræ-

vet i tilbudsloven, men alene har indhentet underhåndsbud på opgaverne.

Vi har set eksempler på, at 3 institutioner ikke har indhentet underhåndsbud eller afholdt lici-

tation i henhold til tilbudslovens regler, men ikke hos Rigsarkivet, Kulturstyrelsen eller Det

Kongelige Bibliotek.

31. Blandt de 7 køb, hvor der ikke er indhentet underhåndsbud, er et eksempel fra Styrel-

sen for Slotte og Kulturejendomme, der har haft en leverandør til at opsætte silkefløjl i dron-

ningens repræsentationslokale Fløjlsgemakket på Christiansborgs Slot. Styrelsen vurdere-

de, at udgiften ville beløbe sig til 600.000 kr., hvorfor styrelsen burde have indhentet 3 un-

derhåndsbud på opgaven. Styrelsen har dog oplyst, at købet ikke blev konkurrenceudsat,

da styrelsen vurderede, at kun én virksomhed i Danmark besad den nødvendige eksperti-

se til at udføre opgaven. Styrelsen har ikke i forbindelse med købets gennemførelse doku-

menteret dette eller beslutningen om ikke at konkurrenceudsætte købet.

32. Vi har set eksempler på, at konkurrenceudsættelsen af bygge- og anlægsopgaver på

Det Kongelige Teater er foretaget af en arkitekt eller ingeniør på vegne af teatret. Ét køb dre-

jer sig om brandsikring af døre med et budget på over 3 mio. kr., hvormed opgaven burde

have været sendt i licitation. Dette er dog ikke sket, idet opgaven er opdelt i 2 mindre entre-

priser, som teatrets arkitekt har indhentet underhåndsbud på. I et andet køb om udskiftning

af et køleanlæg er det samlede budget opgjort til 3,4 mio. kr., og købet burde derfor have

været sendt i licitation. Men også her er den samlede opgave opdelt i 2 mindre entrepriser,

som en ingeniør på vegne af teatret har indhentet underhåndsbud på.

I begge sager har teatret henvist til, at det er deres rådgiver, der har forestået konkurrence-

udsættelsen af opgaverne. Rigsrevisionen finder, at det er institutionens ansvar at sikre, at

gældende lovgivning overholdes, når eksterne rådgivere disponerer på vegne af institutio-

nen.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

33. Kulturministeriet har oplyst, at de ikke finder det tilfredsstillende, at institutionerne i et be-

tydeligt antal køb ikke overholder gældende regler.

Resultat

34. Undersøgelsen viser, at 7 ud af 27 køb af varer og tjenesteydelser med en samlet vær-

di over tærskelværdien i EU-udbudsreglerne ikke har været i EU-udbud, og i yderligere 2 ud

af de 27 køb, der er B-tjenesteydelser, har institutionerne ikke overholdt reglerne.

9 ud af 14 køb af varer og tjenesteydelser er ikke annonceret i overensstemmelse med reg-

lerne i tilbudsloven. Hertil kommer, at institutionerne ikke har overholdt reglerne omkring B-

tjenesteydelser i 3 ud af 14 køb.

I 10 ud af 26 køb af bygge- og anlægsopgaver over 300.000 kr. har institutionerne ikke ind-

hentet underhåndsbud eller afholdt licitation efter reglerne i tilbudsloven.

2.3. Køb under grænserne for lovmæssige krav om konkurrenceudsættelse

35. Der er ikke lovgivet om, at institutionerne skal indhente flere tilbud, når de køber ind un-

der tilbudslovens grænser. Rigsrevisionen finder dog, at det kan bidrage til sparsommelig-

hed at indhente flere tilbud, da det giver indkøberen viden om prisniveauet for det pågæl-

dende køb, hvilket kan bidrage til at sikre, at den bedste og billigste leverandør vælges. Det

er samtidig Rigsrevisionens opfattelse, at omkostningerne ved at indhente tilbud skal stå

mål med en potentiel besparelse.

36. Kulturministeriet har udarbejdet fælles retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser.

Retningslinjerne indeholder en oversigt over gældende regler og love vedrørende køb af va-

rer og tjenesteydelser, som statslige institutioner skal overholde. Kulturministeriets retnings-

linjer omtaler dog ikke tilbudslovens regler for køb af bygge- og anlægsopgaver. Retnings-

linjerne indeholder også Kulturministeriets anbefalinger om, hvornår og hvordan institutioner-

ne skal indhente flere tilbud ved køb, der ikke er omfattet af EU-udbudsreglerne eller tilbuds-

lovens bestemmelser.

37. Vi har undersøgt, om institutionerne overholder Kulturministeriets fælles retningslinjer for

indkøb af varer og tjenesteydelser.

Vi har gennemgået 119 køb, der har en værdi under tilbudslovens grænser for konkurrence-

udsættelse. 82 ud af de 119 køb er omfattet af Kulturministeriets retningslinjer om, at der bør

indhentes tilbud ved køb af varer og tjenesteydelser, mens Kulturministeriet ingen formkrav

har til de 20 køb med værdi under 30.000 kr. De resterende 17 køb er bygge- og anlægsop-

gaver, der ikke er omfattet af Kulturministeriets retningslinjer.

Køb omfattet af Kulturministeriets retningslinjer

38. Det fremgår af Kulturministeriets retningslinjer, at institutionerne bør indhente mindst 2

tilbud ved køb af varer og tjenesteydelser under tilbudslovens grænser, i nogle tilfælde kun

såfremt det økonomisk og administrativt kan svare sig. Kulturministeriet har dog ikke angi-

vet i retningslinjerne, hvilke kriterier institutionerne skal lægge til grund, når institutionerne

skal vurdere, om indhentning af tilbud er økonomisk og administrativt fordelagtigt.

Tabel 5 viser de køb, der er omfattet af Kulturministeriets fælles retningslinjer om at indhen-

te mindst 2 tilbud. Tabellen viser også, hvor mange af købene der ikke er sket i henhold til

retningslinjerne.

Kulturministeriets fælles ret-

ningslinjer for indkøb af va-

rer og tjenesteydelser i Kul-

turministeriet

er tilgængelige

på ministeriets hjemmeside og

på Vidennet, der er ministeri-

ets hjemmeside for koncernen-

hederne HR, IT samt Udbud

og Indkøb. Flere af institutio-

nerne har integreret eller linket

til retningslinjerne i deres egen

indkøbsvejledning eller regn-

skabsinstruks.

Andel af køb i stikprøven,

der er under grænserne i til-

budsloven

47 %

44 %

Varer og tjenesteydelser, der

er omfattet af Kulturministeriets

retningslinjer

Bygge- og anlægsopgaver

under grænserne i tilbudsloven

Øvrige bilag i stikprøven

Kilde: Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Tabel 5. Konkurrenceudsættelse af varer og tjenesteydelser, der er omfattet af Kulturministeriets retningslinjer

(Antal)

Køb af varer og tjenesteydelser mellem 30.000 kr. og 99.999 kr.

(Virksomhederne bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud, hvis det økonomisk og administrativt kan svare sig)

Køb, hvor der ikke er indhentet mindst 2 skriftlige tilbud

Køb i alt

Køb af varer mellem 100.000 kr. og 499.999 kr.

(Virksomhederne bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud, hvis det økonomisk og administrativt kan svare sig)

Køb af varer, hvor der ikke er indhentet mindst 2 skriftlige tilbud

Køb i alt

Køb af tjenesteydelser mellem 100.000 kr. og 499.999 kr.

(Virksomhederne bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud)

Køb af tjenesteydelser, hvor der ikke er indhentet mindst 2 skriftlige tilbud

Køb i alt

Køb i alt (alle kategorier)

Kilde: Rigsrevisionens stikprøve.

Det fremgår af tabel 5, at institutionerne ikke har indhentet mindst 2 tilbud i 23 ud af 39

køb til en værdi mellem 30.000 kr. og 99.999 kr. Det fremgår endvidere af tabellen, at in-

stitutionerne ikke har indhentet mindst 2 tilbud i 9 ud af 16 køb af varer mellem 100.000 kr.

og 499.999 kr. Institutionerne har ikke i alle tilfælde dokumenteret, hvorfor de ikke fandt det

økonomisk og administrativt forsvarligt at indhente tilbud.

Ved køb af tjenesteydelser til en værdi mellem 100.000 kr. og 499.999 kr. bør institutioner-

ne ifølge Kulturministeriets retningslinjer altid indhente mindst 2 skriftlige tilbud. Tabel 5 vi-

ser, at institutionerne ikke har fulgt retningslinjerne i 18 ud af 27 køb.

Samlet har institutionerne ikke indhentet flere tilbud i 50 ud af de 82 køb, der er omfattet af

Kulturministeriets retningslinjer om, at institutionerne bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud.

Det svarer til mere end hvert andet køb.

5 køb drejer sig om ydelser, hvor institutionerne har oplyst, at de er tvunget til at anvende en

specifik leverandør, da ingen andre end leverandøren må udføre drift, vedligeholdelse eller

anden service relateret til systemerne. Rigsrevisionen finder alligevel, at institutionerne med

passende mellemrum bør undersøge, om ydelserne løses bedst og billigst af den valgte le-

verandør.

Vi har hos alle institutionerne set eksempler på, at de ikke følger Kulturministeriets retnings-

linjer. Flere af institutionerne har oplyst, at de opfatter retningslinjerne som frivillige på grund

af formuleringen ”at de

bør

indhente tilbud”.

39. Flere af købene er tilbagevendende køb hos den samme leverandør, hvor de enkelte

køb er under grænserne for konkurrenceudsættelse i tilbudsloven.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Hos Det Kongelige Teater har vi fx set et eksempel på løbende køb af stålelementer til sce-

nografi. Teatret har i mindst 10 år købt dette hos den samme leverandør, uden der er ind-

hentet alternative tilbud eller indgået aftale med leverandøren. I gennemsnit har teatret købt

for mere end 1 mio. kr. årligt i løbende bestillinger over de seneste 10 år. Teatret har op-

lyst, at de køber fast hos leverandøren, da han erfaringsmæssigt er den billigste, men har

dog ikke dokumentation for at have efterprøvet dette.

Hos Kulturstyrelsen bruger de løbende en byggefaglig konsulent. Konsulenten har vareta-

get rådgivningsopgaver for styrelsen i 25 år, uden at styrelsen har indgået kontrakter om

opgaverne. Rigsrevisionen finder, at Kulturstyrelsen bør konkurrenceudsætte købet, så sty-

relsen får afprøvet markedet og dermed sikrer sig, at den valgte leverandør er den bedste

og billigste. Styrelsen har oplyst, at de fra juni 2015 er begyndt at tegne kontrakter med råd-

givere, og at styrelsen har planlagt at indhente tilbud fra en række leverandører, der skal

kunne levere samme specialiserede rådgivning.

40. Kulturministeriet har oplyst, at det ikke er tilfredsstillende, at institutionerne ikke følger

anbefalingerne i ministeriets fælles retningslinjer og dermed ikke konkurrenceudsætter køb

under tilbudslovens grænser eller på anden måde sikrer, at prisen på varer og tjenesteydel-

ser ikke overstiger markedsprisen.

Køb af bygge- og anlægsopgaver under tilbudslovens grænser

41. 17 ud af de 119 køb under tilbudslovens grænser er køb af bygge- og anlægsopgaver,

som ikke er omfattet af Kulturministeriets retningslinjer. Tabel 6 viser køb af bygge- og an-

lægsopgaver under tilbudslovens grænser, hvor institutionerne ikke har indhentet flere tilbud.

Tabel 6. Køb af bygge- og anlægsopgaver under tilbudslovens grænser

(Antal)

Køb af bygge- og anlægsopgaver under 300.000 kr.

Køb, der ikke er konkurrenceudsat

Køb i alt

Kilde: Rigsrevisionens stikprøve.

Det fremgår af tabel 6, at i 11 ud af de 17 køb af bygge- og anlægsopgaver under tilbuds-

lovens grænser har institutionerne ikke indhentet flere tilbud. Vi har set eksempler på dette

hos Rigsarkivet, Statens Museum for Kunst, Det Kongelige Bibliotek og Kulturstyrelsen.

42. Statens Museum for Kunst har anvendt en fast leverandør til malerarbejder. Det samle-

de køb hos leverandøren de seneste 4 år er opgjort til 1,2 mio. kr. Museet har begrundet

valget af leverandør med, at maleren kender og har erfaring med museets farvebrug, og at

der mellem udstillingsarkitekt og maler er et kendt, veletableret samarbejde. Museet har op-

lyst, at der jævnligt indhentes alternative tilbud, men har ikke kunnet dokumentere dette. Mu-

seet har oplyst, at de fremadrettet vil opprioritere at dokumentere indhentning af tilbud.

43. Gennemgangen har vist, at institutionerne i flere tilfælde løbende køber tjenesteydelser

og håndværksmæssige opgaver hos den samme leverandør. Rigsrevisionen finder, at det

er vigtigt, at der udvises sparsommelighed ved køb under tilbudslovens grænser, bl.a. når

der anvendes faste leverandører til løbende drift og vedligeholdelse. Institutionerne bør der-

for overveje, hvordan de bedst kan sikre, at institutionens løbende indkøb af ensartede op-

gaver varetages sparsommeligt. Det kan fx være indgåelse af indkøbsaftaler med faste le-

verandører.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Forudbetaling

44. Ifølge Budgetvejledning 2014 bør institutionerne tilstræbe, at der ikke er væsentlige tids-

mæssige forskydninger mellem det tidspunkt, hvor en udgift afholdes og udbetalingen, hvis

der ikke er tilvejebragt særlig hjemmel hertil.

Undersøgelsen har vist, at institutionerne i en række tilfælde har købt klippekort til fx konsu-

lentydelser. Klippekortene har en værdi på ca. 100.000 kr. Et klippekort er en forudbetaling

af et nærmere aftalt antal konsulenttimer. Vi er opmærksomme på, at der kan være fordele

ved køb af klippekort i form af en reduceret timepris, men det medfører samtidig en risiko for

manglende modtagelse af den købte ydelse ved leverandørens eventuelle konkurs og en

dårligere retsstilling ved manglende opfyldelse af kontrakten i øvrigt.

45. Hos Det Kongelige Teater og Rigsarkivet har vi set flere eksempler på, at institutionen

forudbetaler hele eller dele af en opgave, før denne er tilendebragt, endsige påbegyndt.

Rigsarkivet har fx betalt hele beløbet for en konsulentopgave til en værdi af 195.000 kr. i de-

cember 2014, hvor kun 2 ud af opgavens 3 faser var leveret, primært i form af interviews

med interessenter og afholdelse af workshops. Produktet i form af en afrapporteringen er

leveret i marts 2015. Rigsarkivet har oplyst, at de ved fremtidige køb vil påse, at betalings-

strømmene mere sikkert og tydeligt følger et købt produkts ibrugtagning og en leverandørs

levering af ydelser.

Det Kongelige Teater har et krav i regnskabsinstruksen om, at en forudbetaling kræver bank-

garanti fra leverandøren, men i 3 ud af de 4 forudbetalte køb, vi har gennemgået, er dette

ikke sket. Fx har teatret forudbetalt 30 % af købesummen for en værkstedsmaskine, svaren-

de til 392.242 kr., og 30 % forud ved tildeling af ordre på opsætning af et køleanlæg, sva-

rende til 474.090 kr. Teatret har oplyst, at de vil indskærpe reglerne for forudbetaling, så det

så vidt muligt undgås, og i de tilfælde, hvor forudbetaling er nødvendig, skal indkøberen si-

kre sig, at der foreligger en bankgaranti, hvis der er mere end 3 måneder mellem udbetaling

og udgift.

Kulturministeriet har oplyst, at de finder, at institutionerne skal være meget tilbageholdende

med at indgå aftale om forudbetaling, men at det inden for enkelte brancher, fx it-området,

er kutyme at aftale forudbetaling, hvilket kan sikre institutionerne en lavere pris eller en hur-

tigere leverance. Ministeriet vil præcisere reglerne om forudbetaling i de fælles retningslin-

jer for indkøb.

Resultat

46. Undersøgelsen viser, at institutionerne ikke har indhentet flere tilbud i 50 ud af de 82 køb,

svarende til mere end hvert andet køb, der er omfattet af Kulturministeriets koncernfælles

retningslinjer om, at institutionerne bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud. Institutionerne har

generelt ikke dokumenteret, hvis de har vurderet, at det ikke var økonomisk og administra-

tivt forsvarligt at indhente tilbud.

Rigsrevisionen finder det positivt, at Kulturministeriet har udarbejdet koncernfælles retnings-

linjer for indkøb, men undersøgelsen viser, at institutionerne ikke følger anbefalingerne i ret-

ningslinjerne. Rigsrevisionen finder, at Kulturministeriet bør sikre, at retningslinjerne efter-

leves, og at retningslinjerne omfatter alle gældende lovkrav, herunder også tilbudslovens

regler ved køb af bygge- og anlægsopgaver.

47. Endelig finder Rigsrevisionen det uhensigtsmæssigt, at institutionerne i flere tilfælde helt

eller delvist forudbetaler for ydelser. Rigsrevisionen finder, at institutionerne bør følge reg-

lerne i budgetvejledningen, herunder overveje, hvordan de sikrer sig mod risikoen for, at for-

udbetalinger tabes ved en leverandørs manglende opfyldelse af sine forpligtelser, fx ved kon-

kurs.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

2.4. Styring og opfølgning på indkøb

48. Vi har undersøgt, om købene er godkendt inden for de rammer, der er givet til de bemyn-

digede medarbejdere, og relateret til institutionens opgaver og formål. Vi har også under-

søgt, om institutionen har sikret, at væsentlige beslutninger og dispositioner vedrørende de

enkelte køb dokumenteres, og om institutionerne og Kulturministeriet følger op på indkøbs-

området.

Ansvar for disponering og godkendelse af køb

49. Alle institutionerne har generelt disponeret i overensstemmelse med udmeldte dispone-

ringsgrænser (prokuragrænser). Vi har dog set eksempler på, at disponeringsgrænserne ik-

ke er integreret i IndFak hos institutionerne. Det giver mulighed for, at disponenter kan god-

kende køb over deres disponeringsgrænse. Rigsrevisionen finder, at institutionerne bør ud-

nytte mulighederne i IndFak for en automatiseret kontrol af, at beslutninger vedrørende di-

sponeringer og bemyndigelser overholdes.

Vi har i forbindelse med vores gennemgang ikke set eksempler på køb, som ikke relaterer

sig til institutionens opgaver og formål.

Dokumentation

50. I henhold til de forvaltningsretlige principper skal ordregiver sørge for, at indkøbsproces-

sen gennemføres på et sagligt grundlag, og at dette i fornødent omfang er dokumenteret.

Det er derfor vigtigt, at der er dokumentation for, hvilke tilbud der er indhentet, og hvilket

tilbud der er accepteret, herunder betingelser for købet, fx i form af bestillingsseddel, ordre-

bekræftelse og eventuelle kontakter. Herudover kan dokumentationen bestå af de faglige og

økonomiske overvejelser, der lå forud for købet. Endelig bidrager krav om dokumentation

til at sikre, at overvejelserne er tilgængelige, fx hvis sagen skal overgå til en anden medar-

bejder, hvis der opstår en tvist med leverandører, eller hvis en tredjepart indgiver en klage

for Klagenævnet for Udbud.

Der er naturligvis en bagatelgrænse for, hvor meget et køb skal dokumenteres, og for min-

dre køb af standardiserede varer kan det være tilstrækkeligt, at institutionen er i besiddelse

af fx ordrebekræftelse fra leverandør og faktura. Dokumentationskravet stiger med købets

størrelse og kompleksitet.

51. Institutionerne stiller via deres regnskabsinstruks krav om, at køb skal dokumenteres i

form af faktura e.l., men institutionerne stiller generelt ikke krav om, hvordan indkøbere skal

dokumentere overvejelser i forbindelse med dispositioner, bevis for konkurrenceudsættel-

se eller dokumentere en beslutning om ikke at konkurrenceudsætte købet og begrundelse

for valg af leverandør.

52. Det fremgår af Kulturministeriets retningslinjer, at institutionerne bør udarbejde en skrift-

lig opgavebeskrivelse og altid indgå en skriftlig kontrakt, når købets værdi udgør mere end

100.000 kr. Rigsrevisionen finder, at Kulturministeriets krav til institutionerne er relevant.

Gennemgangen har vist, at 59 ud af 187 køb var utilstrækkeligt dokumenteret, idet institu-

tionerne ikke kunne fremskaffe en kontrakt eller anden dokumentation, hvoraf det fremgik,

hvad der var købt og på hvilke betingelser. Gennemgangen har afdækket flere eksempler

på, at manglende dokumentation har stillet institutionerne dårligt, når der er opstået tvivl om,

hvorvidt leverede ydelser svarer til det aftalte.

Prokuragrænser

er ledelses-

fastsatte grænser for, hvor me-

get en medarbejder kan dispo-

nere for på institutionens vegne.

IndFak

er et indkøbs- og fak-

turahåndteringssystem, der

skal lette administration af ind-

køb og fakturahåndtering i sta-

ten. Systemet stilles til rådig-

hed af Moderniseringsstyrel-

sen og skal anvendes af alle

statslige myndigheder, der bli-

ver serviceret af Økonomiser-

vicecentret (ØSC).

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Fx har Kulturstyrelsen fået udviklet en app, der skulle sikre borgerne mobil adgang til biblio-

tekernes ydelser. Styrelsen modtog efterfølgende et tilbud på drift og integration af appen

fra leverandøren. Styrelsen bad mundtligt leverandøren om at stå for drift, men ikke yderli-

gere integration. Leverandøren udførte efterfølgende både drifts- og integrationsydelser for

i alt 825.225 kr., og der opstod en tvist om, hvorvidt styrelsen skulle betale for den del af op-

gaven, der ikke var blevet accepteret. Parterne indgik efterfølgende forlig, hvor styrelsen be-

talte 650.000 kr.

Et andet eksempel vedrører Styrelsen for Slotte og Kulturejendommes køb af transport og

opsætning af skulpturer mv. Styrelsen har oplyst, at opgavens omfang ikke på forhånd kun-

ne defineres særligt præcist, så de foretog alene en mundtlig forhandling om en timepris for

arbejdet med opsætning af skulpturer. Fakturaen for arbejdet lød på 270.880 kr., hvoraf de

100.000 kr. viste sig at vedrøre andre ydelser end løn, som der ikke var noget aftalegrund-

lag for. Ifølge Kulturministeriets koncernfælles retningslinjer burde der være udarbejdet en

opgavebeskrivelse og indgået en skriftlig kontrakt med leverandøren.

53. Vi har endvidere set flere eksempler på, at institutionerne har haft vanskeligt ved at frem-

vise dokumentation for, at de har overholdt EU-udbudsreglerne og reglerne i tilbudsloven. I

nogle sager har det været meget tidskrævende for institutionerne at finde dokumentation,

fordi den skulle indhentes decentralt hos forskellige medarbejdere. I andre tilfælde har insti-

tutionen ikke kunnet finde informationen, fordi den medarbejder, der gennemførte konkur-

renceudsættelsen, var fratrådt. Endelig har vi set eksempler på køb, hvor konkurrenceud-

sættelsen er gennemført af en ekstern rådgiver, hvorfra institutionen ikke har kunnet rekvi-

rere tilstrækkelig dokumentation for, at reglerne om konkurrenceudsættelse er overholdt.

Rigsrevisionen finder, at institutionerne altid skal kunne dokumentere væsentlige beslutnin-

ger og dispositioner vedrørende indkøb, herunder dokumentation for, at regler er overholdt.

Selv om institutionen har haft en ekstern rådgiver til at bistå sig med konkurrenceudsættel-

sen, er det stadig institutionens ansvar at ligge inde med dokumentation for, at gældende

regler er overholdt. Hos de institutioner, hvor konkurrenceudsættelsen foregår decentralt,

bør institutionerne sikre, at dokumentation for indgåede aftaler, konkurrenceudsættelse og

anden relevant dokumentation, der forpligter institutionen, opbevares centralt i institutionen,

så den altid kan findes frem.

Kulturministeriet har oplyst, at det ikke er tilfredsstillende, at institutionernes indkøb i et be-

tydeligt omfang ikke er dokumenteret, og at den manglende dokumentation har stillet insti-

tutionerne dårligt i situationer, hvor der efterfølgende er opstået tvivl om, hvorvidt den leve-

rede ydelse svarer til det aftalte. Flere af institutionerne har oplyst, at de vil styrke de inter-

ne dokumentationskrav knyttet til indkøbsområdet.

Opfølgning på indkøb

54. Rigsrevisionen finder, at ledelsen i institutionerne løbende bør følge op på indkøbsom-

rådet i deres institution med henblik på at sikre, at regler og retningslinjer overholdes.

Ingen af de undersøgte institutioner inddrager oplysninger om fx regeloverholdelse, volumen

eller compliance på indkøbsområdet som en fast del af ledelsesinformationen, men oplyser,

at indkøb følges som et led i den almindelige budgetopfølgning. Ingen af institutionerne føl-

ger derfor fra centralt hold, om indkøberne overholder gældende love og forvaltningsretlige

principper, når de køber ind. Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme oplyser dog, at de si-

den foråret 2014 har udarbejdet evalueringer af styrelsens leverandører i forhold til bl.a. kva-

litet, og at dette er forelagt styrelsens direktion.

55. Institutionerne har adgang til complianceopgørelser fra Moderniseringsstyrelsen, der vi-

ser, i hvilken grad institutionerne køber ind via de forpligtende aftaler. Vores undersøgelse

har vist, at institutionerne alligevel ikke overvåger, om indkøberne bruger de indkøbsaftaler,

de er forpligtet til.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Rigsrevisionen finder, at opfølgning på indkøbsområdet er et vigtigt led i at sikre hensigts-

mæssige og sparsommelige indkøb. Hvis institutionerne i højere grad følger deres compli-

ance, vil det medføre en øget opmærksomhed på, om der fx sker utilsigtede køb uden om

aftaler, og om indkøb registreres på forkert indkøbskategori. Rigsrevisionen finder videre,

at opfølgning på indkøbsområdet giver institutionerne mulighed for at få indblik i områder,

hvor der er potentiale for at effektivisere, fx ved at koordinere indkøb på tværs af institutio-

nen og udnytte potentialet for selv at indgå eller tilmelde sig eksisterende indkøbsaftaler.

Kulturministeriets og Koncern Udbud og Indkøbs rolle

56. Kulturministeriets Koncern Udbud og Indkøb blev oprettet i 2006 og har organisatorisk

været placeret i Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme siden efteråret 2011. Koncern Ud-

bud og Indkøb har som formål at iværksætte tiltag, der skal forbedre og realisere gevinster

som følge af stordriftsfordele samt opnå billigere priser via etablering af fælles leverandør-

aftaler.

Koncern Udbud og Indkøb skal endvidere sikre udbredelsen af information om nye forplig-

tende indkøbsaftaler til nøglepersoner i Kulturministeriets institutioner og ajourføre Kultur-

ministeriets koncernfælles retningslinjer og oversigter over indkøbsaftaler.

57. Koncern Udbud og Indkøb tilbyder også at rådgive og bistå institutionerne, når de gen-

nemfører udbud. Undersøgelsen viser dog, at institutionerne kun i begrænset omfang be-

nytter sig af tilbuddet. Koncern Udbud og Indkøb har oplyst, at de årligt bistår institutioner-

ne ved ca. 10 EU-udbud og andre udbudsretlige opgaver.

Kulturministeriet har oplyst, at Koncern Udbud og Indkøb i efteråret 2015 har taget en ræk-

ke initiativer til at højne vidensniveauet om udbud og indkøb på ministerområdet, herunder

undervisning i udbudsregler og statens indkøbsaftaler samt information til institutionernes

indkøbere gennem månedlige nyhedsbreve. Ministeriet har videre oplyst, at de vil anmode

Koncern Udbud og Indkøb om forslag til yderligere initiativer, der kan understøtte institutio-

nernes viden om regler og god praksis for konkurrenceudsættelse af indkøb.

58. Det er Koncern Udbud og Indkøb, der i dialog med Kulturministeriets departement skal

varetage opfølgningen på institutionernes complianceopgørelser.

KPI

står for Key Performance

Indicator og er en betegnelse

for nøgletal, der kan hjælpe in-

stitutionerne med overblik over,

hvordan det står til på centrale

område i institutionen.

Hverken Koncern Udbud og Indkøb eller Kulturministeriet følger dog op på, om institutio-

nerne overholder reglerne i cirkulære om indkøb i staten, de gældende lovkrav eller Kultur-

ministeriets koncernfælles retningslinjer. Koncern Udbud og Indkøb har oplyst, at direktio-

nen i Kulturministeriets departement fremadrettet kvartalsvist vil modtage et notat, der be-

lyser en række KPI’er, herunder compliance for indkøb på ministerområdeniveau og insti-

tutionsniveau. Materialet vil blive udarbejdet første gang efter Moderniseringsstyrelsens of-

fentliggørelse af KPI’ere for 3. kvartal 2015, der forventes klar primo 2016.

59. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at der på væsentlige områder er et potentiale for at

indgå koncernfælles aftaler på Kulturministeriets område. Vi har i forbindelse med under-

søgelsen set flere eksempler på samme type indkøb på tværs af institutionerne, hvor Rigs-

revisionen finder, at der kan være en økonomisk og administrativ besparelse ved at indgå

en koncernfælles aftale.

Institutionerne har fx oplyst, at de har særlige behov for brand og sikringsydelser på grund

af de mange kulturskatte og offentlige publikumsarealer, der ikke kan dækkes af den forplig-

tende indkøbsaftale om vagtydelser. Institutionerne har typisk selv valgt en leverandør til

denne tjeneste og oplyser, at de ikke kan konkurrenceudsætte ydelser relateret dertil, da

kun den leverandør, der har installeret systemerne, kan vedligeholde, udbygge og drive dem.

Kulturministeriet har oplyst, at de i 2015 har iværksæt en analyse af området for at under-

søge, om der er et indkøbsbehov på tværs af ministerområdet, der taler for en koncernfæl-

les aftale på området.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

REGELOVERHOLDELSE OG RAMMER FOR INDKØB I INSTITUTIONER PÅ KULTURMINISTERIETS

OMRÅDE

Blandt de andre eksempler er, at institutionerne køber flytteydelser uden om den forpligten-

de indkøbsaftale, fordi de har særlige behov, der ikke kan dækkes af de mere standardise-

rede flytteydelser, der udbydes via den statslige aftale. Det er fx flytning af skrøbelige eller

værdifulde genstande. Ligeledes køber flere af institutionerne trykkeriopgaver uden om de

statslige aftaler, og i flere tilfælde har undersøgelsen vist, at institutionerne bruger den sam-

me leverandør.

Rigsrevisionen finder derfor, at Koncern Udbud og Indkøb med fordel kan indtage en mere

aktiv rolle med at afdække områder, hvor Koncern Udbud og Indkøb kan indgå koncernfæl-

les indkøbsaftaler, der er tilpasset de særlige behov, institutionerne har.

Kulturministeriet har oplyst, at de finder det vigtigt, at det løbende vurderes, om der er et ef-

fektiviseringspotentiale ved at samle indkøb på tværs af ministerområdet i koncernfælles

aftaler, og vil fremover træffe afgørelser herom på baggrund af indstillinger fra Koncern Ud-

bud og Indkøb. Ministeriet har videre oplyst, at de i 2016 forventer at udbyde 2 koncernaf-

taler om henholdsvis brandinspektion samt indkøb og servicering af håndslukningsmateriel.

Resultat

60. Undersøgelsen viser, at købene i stikprøven generelt er sket i overensstemmelse med

institutionernes bestemmelser om ansvar for disponering og godkendelse af køb.

De gennemgåede køb er i hvert tredje tilfælde mangelfuldt dokumenteret, og i flere tilfælde

er institutionerne ikke i besiddelse af central dokumentation såsom en kontrakt, skriftlige af-

talevilkår eller andet, der beskriver fx leverings- og betalingsbetingelser.

Undersøgelsen viser, at hverken Kulturministeriets departement eller Koncern Udbud og

Indkøb følger op på, om institutionerne overholder reglerne i cirkulære om indkøb i staten,

gældende lovkrav eller Kulturministeriets retningslinjer for køb af varer og tjenesteydelser,

men at ministeriets direktion fremadrettet vil modtage kvartalsvise opgørelser over compli-

ance for indkøb på ministerområdeniveau og institutionsniveau.

Rigsrevisionen finder, at Koncern Udbud og Indkøb endnu ikke har udnyttet det potentiale

for at indgå koncernfælles indkøbsaftaler, der er på Kulturministeriets område. Ved at ind-

gå koncernfælles indkøbsaftaler vil Koncern Udbud og Indkøb også bidrage til at sikre, at

købene af disse ydelser på tværs af ministeriets institutioner sker sparsommeligt.

Rigsrevisionen, den 20. januar 2016

Lone Strøm

/Lene Schmidt

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

METODE

Bilag 1. Metode

Vi har undersøgt, om indkøbsområdet hos 6 ud af de 26 kulturinstitutioner på finansloven

er tilrettelagt, så institutionerne køber sparsommeligt ind.

Vi har udvalgt 6 af de største institutioner på Kulturministeriets område til undersøgelsen

for at sikre, at institutionerne har en vis indkøbsvolumen. Hermed kan vi afprøve den en-

kelte institutions håndtering af indkøb med forskellige beløbsstørrelser og efter forskellige

regelsæt.

Figuren viser de 26 institutioner på Kulturministeriets område, der er omfattet af statsregn-

skabet, fordelt efter deres udgiftsbevilling i 2015. De institutioner, der indgår i Rigsrevisio-

nens undersøgelse, er markeret med rødt.

Institutioner på Kulturministeriets område fordelt efter udgiftsbevillingen på finanslovsforslaget for 2015

(Mio. kr.)

Det Kongelige Teater og Kapel

Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme

Nationalmuseet

Det Kgl. Bibliotek, Nationalbiblioteket og KU's bibliotek

Kulturstyrelsen

Statsbiblioteket og Statens Avissamling

Statens Arkiver

Det Danske Filminstitut

Kulturministeriets departement

Det Kgl. Danske Musikkonservatorium

Statens Museum for Kunst

Det Jyske Musikkonservatorium

Nota

Syddansk Musikkonservatorium og Skuespillerskole

Kunstakademiets Billedkunstskoler

Den Danske Filmskole

Den Danske Scenekunstskole

Rytmisk Musikkonservatorium

Ordrupgaard

Dansk Landbrugsmuseum

Danmarks Kunstbibliotek, Det Kgl. Danske Kunstakademi

Dansk Sprognævn

Dansk Jagt- og Skovbrugsmuseum

Den Hirschsprungske Samling

Statens Værksteder for Kunst

Det Kgl. Akademi for de Skønne Kunster

103

140

186

175

288

353

345

402

773

100

200

300

400

500

600

700

800

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af finanslovsforslaget for 2015.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

METODE

Vi har gennemgået centrale styringsdokumenter på indkøbsområdet, herunder regnskabs-

instrukser, koncernfælles retningslinjer for indkøb, institutionernes eventuelle indkøbspoli-

tik, retningslinjer mv. Vi har drøftet organisering og rammer for indkøb samt planlægning og

gennemførelse af indkøb med institutionerne. Endelig har vi efterprøvet institutionernes ef-

terlevelse af gældende regler og love ved at gennemgå konkrete køb hos institutionerne.

For at udvælge vores stikprøve har vi gennemgået institutionernes kontospecifikationer for

en række regnskabskonti vedrørende køb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og an-

lægsopgaver.

Tabellen viser de regnskabskonti på statens kontoplan, hvorfra de udvalgte bilag er udtaget.

Regnskabskonti, hvorfra fakturaerne til brug for stikprøven er udtaget

22.20

22.30

22.60

22.65

22.70

22.80

51.22

51.32

51.37

51.52

51.62

51.72

Repræsentation

Reparations- og vedligeholdelsesudgifter

Køb af it-varer til forbrug

Køb af it-tjenesteydelser

Køb af tjenesteydelser i øvrigt

Køb af øvrige varer til forbrug

Igangværende arbejder for egen regning – tilgang

Bygninger – anskaffelse

Bygninger – ibrugtagning af igangværende arbejder

(kun for udgiftsbaserede arbejder)

Transportmateriel – anskaffelse

Produktionsanlæg og -maskiner – anskaffelse

It-udstyr – anskaffelse

Kilde: Statens kontoplan.

Fra kontiene har vi udvalgt 32-35 bilag hos hver institution. Via bilagene har vi identificeret

det tilhørende køb og revideret de bagvedliggende indkøbsbeslutninger. I de tilfælde, hvor

flere af de udtagne bilag har vist sig at vedrøre samme køb, har vi gennemgået og konklu-

deret på de pågældende bilag som ét køb. I det omfang de udtagne køb har vist sig ikke at

være egnet til konkurrenceudsættelse, fx lovpligtige kontingenter, deltagelse i konferencer

og betaling af royalties, er de taget ud af stikprøven.

Vi har gennemgået de udvalgte køb for at kunne efterprøve, om reglerne vedrørende køb i

forskellige beløbskategorier overholdes: køb omfattet af EU’s udbudsregler (varer og tjene-

steydelser på over 998.019 kr. samt bygge- og anlægsopgaver på over 38,6 mio. kr.), køb

omfattet af tilbudsloven (varer og tjenesteydelser på over 500.000 kr. samt bygge- og an-

lægsopgaver på over 300.000 kr.) og køb, som ikke er omfattet af EU-udbudsreglerne eller

tilbudsloven, men alene af Kulturministeriets retningslinjer. Derudover har vi efterprøvet, om

institutionerne følger reglerne i cirkulære om indkøb i staten.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

METODE

Tabellen viser fordelingen af vores stikprøve efter købenes beløbsstørrelse.

Købene i stikprøven efter beløbsstørrelse

(Antal)

Køb over EU’s tærskelværdi for varer og tjenesteydelser (998.019 kr.)

Køb over tilbudslovens grænseværdi for varer og tjenesteydelser (500.000 kr.)

Køb over tilbudslovens grænseværdi for bygge- og anlægsopgaver (300.000 kr.)

Køb under grænserne for lovpligtig konkurrenceudsættelse

I alt

Kilde: Rigsrevisionens stikprøve.

119

187

På tværs af stikprøven har vi også identificeret køb, der er omfattet at Statens Indkøbspro-

gram, hvor købet skal ske via en forpligtende statslig indkøbsaftale. Vi har identificeret 23

køb med forskellige beløbsstørrelser, som vi har behandlet særskilt i afsnittet om Statens

Indkøbsprogram.

Formålet med gennemgangen har været at skabe et grundlag for at vurdere effektiviteten af

institutionernes forretningsgange og rutiner i forhold til at konkurrenceudsætte indkøb af va-

rer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver.

Stikprøven er ikke repræsentativ for institutionernes indkøb eller for indkøb på Kulturmini-

steriets område generelt, men vi har anvendt den til at efterprøve, om institutionerne over-

holder gældende love og regler, Kulturministeriets retningslinjer og eventuelle egne retnings-

linjer og målsætninger for indkøb.

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

ORDLISTE

Bilag 2. Ordliste

Annoncering

Tilbudsloven indeholdt i 2014 en pligt for offentlige institutioner til at annoncere køb af

varer og tjenesteydelser mellem 500.000 kr. og EU’s tærskelværdi på 998.019 kr. (2014-

og 2015-priser). Annonceringspligten indebar, at institutionen som minimum skulle of-

fentliggøre en annonce på www.udbud.dk, der indeholdt en beskrivelse af opgaven, til-

delingskriterier (ikke krav om vægtning eller prioritering), eventuelle krav til tilbudsgive-

ren, kontaktperson og tidsfrist.

EU’s udbudsregler gælder kun i begrænset omfang for de tjenesteydelser, der er angi-

vet i direktivets bilag II B. Tjenesteydelser omfattet af bilag II B er ikke omfattet af direk-

tivets fulde udbudspligt, men er fortsat omfattet af almindelige forvaltningsretlige princip-

per om saglig forvaltning, herunder forbuddet mod varetagelsen af private hensyn, lige-

behandlingsprincippet og kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

Ifølge regnskabsbekendtgørelsen skal det i regnskabsinstruksen bl.a. fastsættes, hvem

der kan disponere over udgifter og indtægter i institutionen, og hvem der kan godkende

udgifts-/indtægtsbilag.

EU’s udbudsdirektiv indeholder regler om, hvordan en ordregiver skal agere, når ordre-

giveren vil indgå kontrakt om køb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægs-

opgaver. Reglerne i udbudsdirektivet betyder overordnet set, at ordregivere forud for køb

af varer og tjenesteydelser over EU’s tærskelværdi på 998.019 kr. (2014- og 2015-pri-

ser) og forud for indgåelse af kontrakter om bygge- og anlægsopgaver med en værdi

over 38,6 mio. kr. (2014- og 2015-priser) som udgangspunkt har pligt til at sende kon-

trakten i EU-udbud.

Udbudspligten skal styrke konkurrencen om offentlige kontrakter og varetage EU’s indre

marked og reglerne om fri bevægelighed for bl.a. varer og tjenesteydelser.

En aftale om levering af en vare eller tjenesteydelse indgået mellem én eller flere ordre-

givende myndigheder og én eller flere leverandører. En indkøbsaftale har en løbetid på

op til 4 år. Formålet med en indkøbsaftale er at fastsætte vilkårene for de kontrakter, der

skal indgås i løbet af en given periode, især med hensyn til pris og i givet fald påtænkte

mængder. Når selve indkøbsaftalen har været sendt i udbud, og én eller flere leveran-

dører er udvalgt til at levere de aftalte varer eller tjenesteydelser, kan de konkrete afta-

ler som udgangspunkt indgås, uden at der skal ske konkurrenceudsættelse, også selv

om kontraktværdien af den konkrete aftale er over tærskelværdien. Ved nogle aftaler er

der dog mulighed for, at den ordregivende myndighed kan afholde miniudbud blandt

aftalens leverandører. Den udbudte indkøbsaftale indebærer ikke en endelig forpligtel-

se til at aftage bestemte mængder på bestemte tidspunkter.

Klagenævnets hovedopgave er at behandle klager over offentlige ordregiveres over-

trædelser af EU-udbudsreglerne og klager over overtrædelser af tilbudsloven, dvs. lov

om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter.

Aftaler, der er frivillige at benytte for selvejende institutioner. Institutionerne kan tilmelde

sig de aftaler, der er relevante for dem, men er ikke forpligtede til at tilmelde sig alle el-

ler at bruge de tilmeldte aftaler. Statslige institutioner må dog kun bruge de SKI-aftaler,

der dækker områder, hvor Statens Indkøb ikke har indgået statslige indkøbsaftaler.

Er en indkøbsorganisation, der indgår indkøbsaftaler på en række centrale områder. For-

målet er at sikre mængderabatter på de mest almindelige varer og ydelser, som offent-

lige institutioner bruger.

B-tjenesteydelser

Disponering

EU’s udbudsregler

Indkøbsaftale

Klagenævnet for Udbud

SKI-aftaler

Staten og Kommunernes

Indkøbs Service A/S

(SKI)

FIU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 46: Beretning nr. 10/2015 om indkøb på Kulturministeriets område.

ORDLISTE

Statens indkøbsaftaler

Aftaler, som statslige myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten er forplig-

tet til at benytte, når de køber de produkter eller ydelser, der er dækket af disse fælles-

statslige aftaler.

Loven regulerer køb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Loven

indeholdt i 2015 en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere køb af varer og tje-

nesteydelser med en værdi mellem 500.000 kr. og EU’s tærskelværdi på 998.019 kr.

(2014- og 2015-priser). Ved køb af bygge- og anlægsopgaver med en værdi mellem

300.000 kr. og 3 mio. kr. kan den ordregivende myndighed indhente underhåndsbud

eller sende opgaven i licitation, mens der for køb af bygge- og anlægsopgaver mellem

3 mio. kr. og 38.6 mio. kr. skal afholdes licitation.

Udbudsform efter tilbudsloven, hvor udbyderen kan rette henvendelse direkte til et an-

tal potentielle leverandører og anmode dem om at afgive tilbud på løsningen af en byg-

ge- og anlægsopgave.

Tilbudsloven

Underhåndsbud