Børne- og Undervisningsudvalget 2015-16
BUU Alm.del Bilag 52
Offentligt
1570345_0001.png
JULI 2015
OMKOSTNINGSANALYSE
AF PRODUKTIONSSKOLERNE
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0002.png
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0003.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 3
INDHOLDSFORTEGNELSE
LEDELSESRESUME
1.1
1.2
1.3
1.4
INDLEDNING ....................................................................................................... 5
TILGANG TIL ANALYSEN ...................................................................................................... 5
ANALYSENS HOVEDKONKLUSIONER ................................................................................ 6
SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE ................................................................................ 8
DEL 1. HOVEDRAPPORT
2
2.1
2.2
3
3.1
3.2
3.3
BAGGRUND OG FORMÅL MED ANALYSEN
....................................................... 13
RAPPORTENS OPBYGNING ................................................................................................. 13
DATA OG ANALYSEDESIGN ................................................................................................. 13
BESKRIVELSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE
..................................................... 15
INDHOLD OG FORMÅL ........................................................................................................ 15
OVERORDNET ØKONOMI ................................................................................................... 18
UDSLUSNING OG RESSOURCEEFFEKTIVITET .................................................................. 25
DEL 2. HOVEDRAPPORT
4
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.4
4.4.1
5
5.1
5.2
5.3
FORBEDRINGSFORSLAG TIL PRODUKTIONSSKOLEDRIFTEN
........................... 29
ADMINISTRATION
.................................................................................................................. 31
SITUATIONEN I DAG ............................................................................................................. 31
SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE VEDR. EN MERE EFFEKTIV ADMINISTRATION ... 38
GENNEMGANG AF DE ENKELTE FORBEDRINGSFORSLAG ............................................. 40
UNDERVISNINGENS TILRETTELÆGGELSE
................................................................ 50
SITUATIONEN I DAG ............................................................................................................. 50
SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE VEDR. UNDERVISNINGENS TILRETTELÆGGELSE ... 54
GENNEMGANG AF DE ENKELTE FORBEDRINGSFORSLAG ............................................ 55
INDKØB
............................................................................................................... 61
SITUATIONEN I DAG ............................................................................................................. 61
SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE VEDR. INDKØB .......................................................... 64
GENNEMGANG AF DE ENKELTE FORBEDRINGSFORSLAG ............................................ 64
EJENDOMSDRIFT
................................................................................................... 70
SITUATIONEN I DAG ............................................................................................................. 70
APPENDIKS
......................................................................................................... 76
CASESKOLER .......................................................................................................................... 76
OMKONTERING PÅ FORMÅLSNIVEAU .............................................................................. 76
FORUDSÆTNINGER FOR BEREGNINGER ......................................................................... 77
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0004.png
4
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0005.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 5
LEDELSESRESUME
1.1
INDLEDNING
tilgængelige datakilder, surveydata samt observationer fra
casestudier.
Anvendelse af allerede eksisterende data omfatter alle
produktionsskolernes regnskaber fra 2013, udslusningsdata
fra Undervisningsministeriets databaser samt datakilder
fra Danmarks Statistiks Statistikbanken.
Herudover er der indsamlet surveydata fra 70 produktions-
skoler. Surveyen blev udsendt til samtlige 82 produktions-
skoler, og der blev opnået en svarprocent på 85 pct.
Sidst er der anvendt observationer fra 15 casestudier. I
alt 58 ledere og medarbejdere har deltaget i interviews af
3-4 timers varighed med hhv. forstandere, administrative
medarbejdere og værkstedsundervisere på hver skole.
Datakilderne har tilsammen bidraget til, at der har kunnet
foretages en omfattende kortlægning af ressourceforbruget på
produktionsskolerne, samt at der har kunnet identificeres kon-
krete forbedringsforsalg til produktionsskoledriften. Ligeledes
har de indsamlede data gjort det muligt at belyse produktions-
skolernes gennemsnitlige varighed af forløb samt deres evne til
at få eleverne videre i uddannelse eller beskæftigelse.
I analyserne er de tre typer af datakilder blevet kombineret,
hvilket bl.a. har gjort det muligt at imødegå nogle af de centra-
le udfordringer i at afdække produktionsskolernes omkostnings-
struktur. En udfordring er bl.a. en yderst varierende konteringen
af omkostningerne på formålsniveau i regnskaberne. Formåls-
niveauet afspejler skolernes indtægter og omkostninger til hhv.
undervisning, administration og ejendomsdrift. Særligt i forhold
til lønomkostninger er der stor forskel på, hvordan skolerne har
konteret omkostningerne under de tre formål. I surveyen er der
tilvejebragt informationer om årsværksfordeling på henholdsvis
administration, undervisning og ejendomsdrift. Dette har gjort
det muligt at kvalificere skolernes omkostningsbase og dermed
at sammenligne omkostninger på tværs af skolerne
3
.
Der har været anvendt et omfattende datagrundlag, og der er
blevet foretaget forskellige valideringer af data. Derfor er det
Aftalen om bedre og mere attraktive erhvervsuddannelser (er-
hvervsuddannelsesreformen) blev vedtaget d. 24. februar 2014.
Aftaleparterne er enige om, at reformen delvist finansieres ved
optagelse af en negativ budgetregulering, der udmøntes på
baggrund af en samlet budgetanalyse af ungdomsuddannelses-
området mv., der skal understøtte en effektiv institutionsdrift
og en målrettet uddannelsesadfærd.
Som led i udmøntningen af aftalen gennemføres en omkost-
ningsanalyse af produktionsskolerne.
Hensigten med analysen er at afklare, hvilke muligheder der
er for at effektivisere driften af produktionsskolerne. Analysen
indeholder bl.a.:
En kortlægning af ressourceforbruget og omkostningsdri-
vere på produktionsskolerne
En identifikation af konkrete forbedringsforslag og estima-
ter af forbedringernes størrelse
En afdækning af variationen i den gennemsnitlige varighed
af forløb samt skolernes evne til at få elever videre i kom-
petencegivende uddannelse eller beskæftigelse
På opdrag fra Undervisningsministeriet (UVM) og Finansmini-
steriet (FM) har BDO Consulting i perioden fra januar til juni
2015 gennemført en analyse af produktionsskolerne.
Analysen omfatter samtlige 82
1
produktionsskoler i Danmark
og afdækker omkostningerne relateret sig til produktionsskoler-
nes ordnære drift
2
.
1.2
TILGANG TIL ANALYSEN
Med henblik på at skabe et retvisende billede og en robust
analyse af produktionsskolernes omkostningsstruktur er der
anvendt tre forskellige typer af datakilder. Hhv. en række
1
2
3
Der er i dag 83 produktionsskoler. En ny produktionsskole åbnede primo 2015. Analysen baserer sig på 82 produktionsskoler, idet regnskabsdata er fra 2013.
Opgaver og ressourcer, der knytter sig til indtægtsdækket virksomhed (IDV), er ikke omfattet af analysen
Anderledes ser det imidlertid ud på artsniveauet i regnskaberne, hvor fokus er på indtægter og omkostninger til løn, øvrig drift, afskrivninger mv. Konteringen på artsniveau er
bl.a. underlagt en omfattende bekendtgørelse, der faslægger reglerne for bogføringen. Artsniveauet vurderes derfor at være validt.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0006.png
6
BDO’s overordnede vurdering, at der er en god dokumentation
for analysens overordnede konklusioner. Det er dog muligt, at
der kan være forhold som ikke er blevet opfanget ifm. valide-
ringen af data. På den baggrund kan der i rapporten indgå ob-
servationer, som reelt er outliers, der ikke tegner et retvisende
billede af sektoren. BDO vurderer dog, at de beskrivelser og
forslag, der foreligger i nærværende rapport, er tilstrækkeligt
veldokumenterede.
Analysen er afrapporteret i en hovedrapport med tilhørende
appendiks.
1.3 ANALYSENS HOVEDKONKLUSIONER
Nedenfor opsummeres analysens overordnede konklusioner.
Produktionsskolerne er forskellige
Produktionsskolerne har stor frihed til at prioritere over egne
ressourcer og tilrettelægge undervisningen, hvilket giver en
stor variation i den måde, de har indrettet sig på. Det gælder
bl.a. pædagogik, valg af værksteder mm. Antallet af værksteder
varierer fra 3 til 22 værksteder, og typen af værksteder spænder
fra mere traditionelle håndværksmæssige værksteder som køk-
ken, træ og metal til nyere værkstedstyper som idræt/adven-
ture, pædagogik/SOSU, formidling og IT/grafik/design. Dertil
afspejler variationen sig i skolernes overordnede indretning og
dermed omkostninger per årselev. På tværs af skolerne varierer
omkostningerne per årselev med 95.000 kr. fra 97.000 kr., der
er de laveste omkostninger per årselev, til 192.000.kr., der er
de højeste omkostninger per årselev. Størrelsen på skolerne er
også meget varierende. Antallet af årselever varierer fra 27 til
253, og antallet af årsværk varierer fra 5,5 til 63,5.
Omkostningsniveau og udslusningsgrad
Analysen har ikke haft til formål at gennemføre et egentlig
effektstudie af skolernes pædagogiske indsatser og lignende.
Det har dog været vigtigt at have eventuelle kvalitetsmæs-
sige implikationer for øje i forbindelse med analyserne. I den
forbindelse er det centralt, at der ikke er fundet en statistisk
sammenhæng mellem et højere omkostningsniveau per årselev
og en højere udslusningsgrad. Der er desuden ikke fundet
en sammenhæng mellem omkostninger, udslusningsgrad og
skolernes socioøkonomiske forhold. De indsamlede data har
således vist, at skoler i mere belastede områder ikke har en
lavere udslusningsgrad eller højere omkostninger per årselev
end andre skoler.
Administrationsomkostningerne varierer på tværs af
skolerne
Skolerne bruger samlet 174 mio.kr. på administration, hvoraf
106 mio.kr. kan henføres til lønninger og 68 mio.kr. til øvrige
omkostninger. Datakilderne viser, at administrationsomkostnin-
gerne per årselev varierer fra 10.000 kr. til 52.000 kr. Skolernes
administrationer er indrettet forskelligt ift. antallet af admi-
nistrative medarbejdere og antallet af ledere (forstandere og
viceforstandere). Generelt er administrationerne relativt små
varierende fra 1 administrativ medarbejder til 13 administrative
medarbejdere per skole. Det er kendetegnende, at administra-
tionernes opgaver er relativt ensartede på tværs af skoler. Alle
administrationer varetager eksempelvis opgaver som lønudbe-
taling, bogføring, fakturahåndtering mv.
Arbejdsgangene i administrationerne er kendetegnet ved at
være forholdsvis manuelle
Flere af arbejdsgangene i administrationerne er kendetegnet
ved at være forholdsvis manuelle. På en lang række skoler
foregår registreringen af elevfremmødet eksempelvist manuelt
på papir ude på værkstederne, mens administrationen efterføl-
gende taster timesedlerne ind i et centralt lønsystem. Faktura-
håndteringen foregår endvidere manuelt. Fakturahåndteringen
er kendetegnet ved at have forholdsvis mange trin fra modta-
gelse af faktura til bogføring og betaling. Skolerne håndterer
årligt mellem ca. 1.000 og 6.000 fakturaer.
Undervisningsomkostningerne varierer på tværs af skolerne
Produktionsskolerne bruger i alt 608 mio.kr. på undervisning,
hvoraf 431 mio.kr. kan henføres til lønninger og 178 mio.kr.
til øvrige omkostninger. Analyserne viser, at skolernes under-
visningsomkostninger per årselev varierer fra 51.000 kr. til
133.000 kr. Undervisningsårsværkene (ekskl. vejledere og al-
menundervisere) udgør mellem 41 pct. og 81 pct. af de samlede
årsværk på skolen, og der er mellem 3,2-39,3 undervisningsårs-
værk på skolerne. Variationen i undervisningsomkostninger kan
bl.a. skyldes normeringen på værkstederne, typen af værkste-
der samt hvordan vejledningsrollen varetages på skolerne.
Vejledningen af eleverne er organiseret forskelligt på tværs
af skoler
Det varierer i dag, hvordan skolerne tilrettelægger og organi-
serer vejledningen af eleverne ift., hvor vejledningsopgaverne
er placeret, hvor meget tid der bruges på koordinering og
overdragelse mellem værkstedsundervisere og vejleder mm.
Nogle skoler har lagt store dele af vejledningsansvaret ud til
3
Anderledes ser det imidlertid ud på artsniveauet i regnskaberne, hvor fokus er på indtægter og omkostninger til løn, øvrig drift, afskrivninger mv. Konteringen på artsniveau er
bl.a. underlagt en omfattende bekendtgørelse, der faslægger reglerne for bogføringen. Artsniveauet vurderes derfor at være validt.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0007.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 7
værkstedsunderviserne med rigtige gode erfaringer. Skolerne
oplever, at det giver et løft i kvaliteten af vejledningen, idet
vejledningen herved bliver en mere integreret del af den daglige
undervisning, og at vejledningen naturligt kan indgå i undervis-
ningen.
Normeringen på værkstederne er varierende
Normeringen på værkstederne varierer betydeligt mellem sko-
lerne. Den gennemsnitlige normering er i dag på 8,2 årselever
per undervisningsårsværk, men dækker over en spredning på
skolerne på mellem 4,2 og 14,2 årselever per undervisningsårs-
værk. Flere skoler så gerne, at deres normering steg, men geo-
grafi og øvrige tilbud til målgruppen i kommunen har betydning
for, hvor mange elever det er muligt tiltrække for skolen. Meget
store værksteder kan betyde, at det kan være svært at tage
hensyn til elevernes individuelle behov, ligesom for store hold
kan gøre det lettere for eleverne at ”gemme sig” og trække sig
ud af undervisningen.
Skolernes omkostninger til ejendomsdrift er relativt
bundne på kort sigt
Generelt er ejendomsdriften kendetegnet ved at være for-
holdsvis omkostningseffektiv på tværs af skoler. Produktions-
skoleeleverne varetager ofte en stor del af ejendomsvedlige-
holdelsen som en integreret del af undervisningen. Variationen
i omkostningen til ejendomsdrift er herudover påvirket af,
hvorvidt skolerne ejer eller lejer lokalerne, samt hvor mange
kvadratmeter skolerne råder over. Flere skoler har forholdsvis
mange kvadratmeter per årselev, men giver samtidig udtryk for,
at de har ringe mulighed for at ændre i antallet af kvadratmeter
på kort sigt pga. lange huslejekontrakter, dårlige muligheder for
frasalg mv.
Skolernes indkøbspraksis er kendetegnet ved at være min-
dre professionel
Produktionsskolernes indkøbspraksis giver klare indikationer på,
at der er rum for at gøre tingene anderledes og mere professio-
nelt i forhold til indkøb. Produktionsskolerne foretager eksem-
pelvis ofte indkøb uden nogen form for rabataftale. Det gælder
for 37 pct. af indkøbene. Herudover er det kendetegnende, at
størstedelen af de indkøb, der foretages med rabataftaler på
skolerne er uforpligtende og ikke markedsafprøvede indkøb,
hvor der forventes en mindre fordelagtig rabat end, hvad der
forventeligt kan opnås ved brug af fælles indkøbsaftaler eller
indkøbsfællesskaber. Skolerne har desuden oftest ikke retnings-
linjer for indkøb, hvilket bl.a. afspejles i, at der ikke er særlig
fokus på koordinationen af indkøb og indkøbskompetencer på
skolerne.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0008.png
8
1.4 SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE
På baggrund af analyserne i rapporten er der samlet identifice-
ret et forbedringspotentiale på tværs af produktionsskolerne på
51-88 mio.kr. årligt. Dette svarer til 6-10 pct. af den samlede
omkostningsbase for analysen.
Potentialerne er identificeret inden for tre overordnede temaer
for analysen, hvilke er administration, undervisningens tilret-
telæggelse og indkøb. Der er ikke identificeret selvstændige
potentialer inden for skolernes omkostninger til ejendomsdrift.
Under hvert tema er der angivet forskellige særskilte anbefalin-
ger til, hvordan potentialet indenfor temaet kan realiseres. Her-
udover er der angivet tilhørende implementeringsovervejelser
samt tidsperspektiv for indfasning af potentialerne (se nærmere
i appendiks 5.3).
Figur 1.4.1. Oversigt over identificerede potentialer inden for administration, undervisningens tilrettelæggelse og indkøb
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0009.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 9
Potentialerne inden for hvert tema er nærmere gennemgået
nedenfor.
Forbedringspotentiale vedr. administrationen. 13-19 mio.
kr. årligt.
Der er i alt identificeret fem forbedringsforslag indenfor temaet
administration (A1-A5). Forbedringsforslagene bidrager med et
forbedringspotentiale på 13-19 mio.kr.
A1: Digitalisering af tidsregistrering af eleverne.
For at sikre en mere effektiv administration, kan produkti-
onsskolerne digitalisere tidsregistreringen af elevfremmø-
det. En overgang til digital tidsregistrering af elevfremmø-
det estimeres at indebærer en reduktion i tidsforbruget på
10-15 pct. Derudover er et forslag, at produktionsskolerne
udbetaler produktionsskoleydelsen én gang om måneden i
stedet for hver 14. dag, som flere skoler gør i dag.
Estimeret forbedringspotentiale: 1-2 mio. kr. årligt.
A2: Digital fakturahåndtering.
Produktionsskolerne kan overgå til elektronisk faktura-
håndtering. Skolerne håndterer årligt mellem 1.000 og
6.000 fakturaer per skole. Der findes i dag en række syste-
mer på det danske marked, som er direkte kompatible med
skolernes nuværende it-løsninger.
Estimeret forbedringspotentiale: 4-6 mio.kr. årligt.
A3: Administrative fællesskaber.
Der vil være et væsentligt potentiale i at etablere admini-
strative fællesskaber på centrale skoler. Mindre skoler kan
beholde administrationerne i en mindre skala. De admi-
nistrative fællesskaber vil få mulighed for at bidrage til en
mere effektiv drevet administration, ligesom der vil kunne
ansættes medarbejdere med specialistviden indenfor
eksempelvis moms, jura og indkøb.
Estimeret forbedringspotentiale: 7-9 mio.kr. årligt.
A4: Prioritering af de administrative medarbejderes
opgaver.
Administrationerne bruger 18 pct. af deres tid på kontor-
arbejde, herunder telefonpasning, spørgsmål fra elever, re-
ception og lign. Personalet i administrationerne bliver ofte
afbrudt i løbet af dagen, fordi eleverne ofte kommer forbi
kontoret med spørgsmål til buskort, skat, husleje og lign.
Ved at skabe en mere fokuseret administration kan der
frigøres administrative ressourcer. Dette kan bl.a. ske ved
at oprette spørgetimer eller spørgecafeer, der har åbent ca.
1,5 time i løbet af ugen. I cafeerne kan eleverne få svar og
hjælp til diverse spørgsmål.
Estimeret forbedringspotentiale: 1-2 mio.kr. årligt.
A5: Bedre økonomistyring.
Det forslås, at alle skoler fremadrettet foretager månedlige
budgetopfølgninger, laver løbende prognoser for årets for-
brug samt afholder dialogmøder med de budgetansvarlige
(minimum kvartalvist). Herudover foreslås det, at der fore-
tages omprioriteringer mellem budgetområderne inden
for året, såfremt det viser sig nyttigt i forhold til skolens
samlede økonomi. Det vurderes, at flere skoler vil kunne
skabe en bedre bundlinje, hvis der indføres en strammere
økonomistyring.
Estimeret forbedringspotentiale: Ikke kvantificerbart.
Forbedringspotentiale vedr. undervisningens tilrettelæg-
gelse. 28-48 mio.kr. årligt.
Inden for undervisningens tilrettelæggelse er der identificeret
tre forbedringsforslag (U1-U3), der samlet bidrager med et
forbedringspotentiale på 28-48 mio.kr.
U1: Øget anvendelse af integreret vejledning.
Produktionsskolerne kan lade vejledningen indgå i et
tættere samspil med den daglige undervisning på værkste-
derne. Dette kan ske ved at lade værkstedsunderviserne
varetage en større del af vejledningen, dog kun dele af ud-
dannelses- og erhvervsvejledningen. Det vurderes, at der
ved at skabe et tættere samspil mellem undervisning og
vejledning opnås en mere effektiv, målrettet og fleksibel
vejledning af eleverne.
Ved en mere integreret vejledning sparer værkstedsunder-
viserne desuden tid på trekantssamtaler mellem vejleder,
elev og værkstedsunderviser samt på overlevering af
information til en vejleder.
Estimeret forbedringspotentiale: 6-8 mio.kr. årligt.
U2: Fokus på normeringen på værkstederne.
Skolerne kan have fokus på at hæve normeringen på
værkstederne. Geografi og øvrige tilbud til målgruppen i
kommunen kan dog have betydning for, hvor mange elever
det er muligt tiltrække for skolen. Det vurderes imidler-
tid realistisk, at skolerne kan sætte et mål om at hæve
normeringen med 0,5-1 årselev per værkstedsunderviser
på skoler, hvor normeringen i dag er under 9 årselever per
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0010.png
10
værkstedsunderviser. Flere skoler på casestudierne giver
udtryk for, at en normering på 9-10 elever per undervis-
ningsårsværk på værkstederne er et godt pejlemærke i
forhold til at sikre en god økonomi og samtidig sikre, at der
er god kvalitet i undervisningen.
Estimeret forbedringspotentiale: 22-40 mio.kr. årligt.
U3: Organisering i værkstedsteams.
Når der samarbejdes i teams på tværs af værkstederne,
skabes der mulighed for samproduktion på tværs af
værksteder, fælles indkøb, herunder mere ensartede
indkøb, sparring mellem værkstedsunderviserne samt øget
stabilitet i undervisningen i forbindelse med eksempelvis
sygdom. Der kan både være tale om samling af værkste-
der, fx i ét stort lokale eller i to lokaler i forlængelse af hin-
anden. Det er også muligt at oprette værkstedsteams, der
udelukkende fungerer på lærerniveau i forhold til sparing,
indkøb og planlægning af fælles produktion. Der er fundet
flere indikationer på, at værkstedsteams bidtager til lavere
omkostninger per årselev.
Estimeret forbedringspotentiale: Ikke kvantificerbart.
være med til at øge effektiviteten i indkøbsprocessen på
skolerne.
Estimeret forbedringspotentiale: Ikke kvantificerbart.
Det samlede estimerede forbedringspotentiale for indkøb er
baseret på et konservativt skøn på baggrund af erfaringer fra
statens indløb og lignende institutioner.
Nedenfor er alle forslag og tilhørende potentialer opsummeret
i en tabel.
Tabel 1.4.1.
Oversigt forbedringsforslag og tilhørende potentialer
Tema
Administration
Forbedringsforslag
A1: Digitalisering af
tidsregistreringen af
eleverne
A2: Digital faktura-
håndtering
A3: Administrative fæl-
lesskaber
A4: Prioritering af de
administrative medar-
bejderes opgaver
A5: Bedre økonomi-
styring
Undervisning
U1: Øget anvendelse af
integreret vejledning
U2: Fokus på normerin-
gen på værkstederne
U3: Organisering i
værkstedsteams
Indkøb
I alt
I: Indkøb
Potentiale
(mio.kr.)
1-2
4-6
7-9
1-2
Forbedringspotentiale vedr. indkøb. 10-21 mio.kr. årligt.
Inden for indkøb er der identificeret to forbedringsforslag (I1-
I3), der samlet bidrager med et forbedringspotentiale på 10-21
mio.kr.
I1: Bedre priser ved brug af fælles indkøbsaftaler eller
indkøbsfællesskaber.
Det foreslås, at produktionsskolerne i højere grad foku-
serer på at forhandle fælles indkøbsaftaler. Det kan både
være aftaler på tværs af produktionsskolerne eller en
højere benyttelse af eksisterende indkøbsfællesskaber. Et
forbedret samarbejde med SKI og eller andre indkøbsfæl-
lesskaber som f.eks. DFSI kan medvirke til at realisere et
potentiale.
Estimeret forbedringspotentiale: Ikke kvantificerbart.
I2: Organisering og retningslinjer for indkøb.
Produktionsskolerne kan fokusere på, at deres organise-
ring fremmer de mest effektive indkøbsprocesser. I den
forbindelse kan retningslinjer for indkøb og indkøbspoli-
tikker være med til at sikre klare roller og ansvar, samt at
anvendelsesgraden af indkøbsaftaler øges, idet indkøberne
(ofte de værkstedsansvarlige) herved ikke er i tvivl om,
hvilke aftaler der benyttes på skolen. Anvendelsen af
indkøbskonsulenter til rådgivning og lignende kan ligeledes
-
6-8
22-40
-
10-21
51-88
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0011.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 11
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0012.png
12
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0013.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 13
DEL 1: HOVEDRAPPORT
2. BAGGRUND OG FORMÅL MED ANALYSEN
Aftalen om bedre og mere attraktive erhvervsuddannelser (er-
hvervsuddannelsesreformen) blev vedtaget d. 24. februar 2014.
Aftaleparterne er enige om, at reformen delvist finansieres ved
optagelse af en negativ budgetregulering, der udmøntes på
baggrund af en samlet budgetanalyse af ungdomsuddannelses-
området mv., der skal understøtte en effektiv institutionsdrift
og en målrettet uddannelsesadfærd.
Som led i udmøntningen af aftalen gennemføres en omkost-
ningsanalyse af produktionsskolerne.
Hensigten med analysen er at afklare, hvilke muligheder der er
for at effektivisere driften af produktionsskolerne. Analysen skal
bl.a. indeholde:
En kortlægning af ressourceforbruget og omkostningsdri-
vere på produktionsskolerne
En identifikation af konkrete forbedringsforslag og estima-
ter af forbedringernes størrelse
En afdækning af variationen i den gennemsnitlige varighed
af forløb samt skolernes evne til at få elever videre i kom-
petencegivende uddannelse eller beskæftigelse
2.1 RAPPORTENS OPBYGNING
Rapporten er opdelt i to dele:
1.
Del 1 beskriver produktionsskolerne, herunder bl.a. indhold
og formål med skolerne, den overordnede omkostnings-
struktur og økonomi på skolerne. Ligeledes er der i kapitlet
indledende benchmarkanalyser af relevante nøgletal,
herunder analyser af gennemsnitlig varighed af forløb på
produktionsskolerne samt analyser af udslusningsgraderne
på tværs af skolerne.
Del 2 analyserer de fire analysetemaer og kommer på den
baggrund med konkrete forbedringsforslag på produkti-
onsskolerne med tilhørende potentialer. Effektiviserings-
forslagene bygger på validerede regnskabsdata, surveydata
og erfaringer fra 15 casestudier. I appendiks 5.3 er bereg-
ningerne uddybet, ligesom der er angivet kvalitetsmæssige
overvejelser ved gennemførelse af forslagene samt tids- og
implementeringsovervejelser.
2.
2.2 DATA OG ANALYSEDESIGN
Med henblik på at skabe et retvisende billede og en robust
analyse af produktionsskolernes omkostningsstruktur er der
anvendt tre forskellige datakilder, hhv. en række tilgængelige
datakilder, surveydata samt observationer fra casestudier.
For det første anvendes produktionsskolernes regnskaber,
udslusningsdata fra Undervisningsministeriet samt data fra
Danmarks Statistiks Statistikbanken. Der anvendes regnskabs-
data fra 2013, idet tallene fra 2014 ikke var tilgængelig ved ana-
lysens påbegyndelse. Udslusningsdata anvendes til opgørelse af
skolernes udslusningsgrad, varighed af elevernes produktions-
skoleforløb samt i forbindelse med statistiske analyser. Det er
gennemført en række statistiske analyser bl.a. med henblik på
at kortlægge sammenhængen mellem skolernes udslusnings-
På opdrag fra Undervisningsministeriet (UVM) og Finansmini-
steriet (FM) har BDO Consulting i perioden fra januar til juni
2015 gennemført en analyse af produktionsskolerne.
Analysen omfatter samtlige 82
4
produktionsskoler i Danmark
og afdækker omkostningerne relateret sig til produktionsskoler-
nes ordnære drift
5
.
Fokus i analysen er på administration, undervisningens tilret-
telæggelse, indkøb samt ejendomsdrift.
4
5
Der er i dag 83 produktionsskoler. En ny produktionsskole åbnede primo 2015. Analysen baserer sig på 82 produktionsskoler, idet regnskabsdata er fra 2013.
Opgaver og ressourcer, der knytter sig til indtægtsdækket virksomhed (IDV), er ikke omfattet af analysen
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0014.png
14
grad og omkostningsniveau samt med henblik på at kortlægge
forskellige omkostningsdrivere bag skolernes omkostninger.
Data fra Danmarks Statistiks Statistiskbanken anvendes til kon-
trol for strukturelle faktorer i de statistiske analyser. Der er bl.a.
konstrueret et socioøkonomiskindeks for skolerne, hvilket har
gjort det muligt at tage højde for variationer i elevsammensæt-
ningen på skolerne i analyserne. Derudover er der anvendt data
fra Danmarks Statistiks Statistikbanken i forhold til at kontrol-
lere for urbaniseringsgraden ved skolerne, hvilket bl.a. har gjort
det muligt, at tage højde for skolernes forskellige geografiske
forhold.
En udfordring i afdækningen af produktionsskolernes omkost-
ningsstruktur er en yderst varierende konteringen af omkost-
ningerne på formålsniveau. Formålsniveauet afspejler skolernes
indtægter og omkostninger til hhv. undervisning, administra-
tion og ejendomsdrift. Særligt i forhold til lønomkostninger er
der stor forskel på, hvordan skolerne konterer omkostningerne
under de tre formål. Dette er nærmere belyst under afsnit 3.2
og appendiks 5.2.
Der er gennemført en survey blandt landets 82 produktionssko-
ler, der bl.a. tilvejebringer informationer om årsværksfordeling
på henholdsvis administration, undervisning og ejendomsdrift.
Dette har gjort det muligt at kvalificere skolernes omkost-
ningsbase og dermed at sammenligne omkostninger på tværs
af skolerne
6
. 70 skoler har besvaret surveyen, svarende til en
svarprocent på 85 pct. Konsulenthuset har løbende været i en
tæt dialog med skolerne om udfyldelse af surveyen og valide-
ring af svarene.
Det bemærkes, at formålskonteringen ikke indeholder særskilt
opdeling af skolernes omkostninger til indkøb. Omkostnings-
basen for indkøb er derfor opgjort på baggrund af skolernes
regnskaber, som indeholder omkostninger til varekøb inden for
en række varegrupper. Omkostningsbasen for indkøb er derfor
indeholdt i de tre omkostningsbaser for undervisning, admini-
stration og ejendomsdrift. Der er taget højde herfor i potentia-
leberegninger, således at der ikke er et overlap.
For det tredje er der gennemført 15 casestudier på produktions-
skoler med interviews af 3-4 timers varighed. I alt 58 ledere og
medarbejdere har deltaget i interviews bl.a. om deres arbejds-
tidsanvendelse og tilrettelæggelse af arbejdet. Casestudierne
har bestået af interviews med forstandere, administrative
medarbejdere og værkstedsundervisere på hver af de 15 skoler.
Figur 2.2.1. giver et overblik over de 15 besøgte produktionssko-
ler, som har indgået i casestudierne. De besøgte skoler varierer
både i forhold til geografi og elevtal, men særligt i forhold til
omkostningsstruktur.
Figur 2.2.1.
Kort over besøgte produktionsskoler på casestudierne
Note:
Caseskolerne varierer i forhold til omkostninger til administration,
undervisning, indkøb og ejendomsdrift. Herudover har det været et selvstændigt
kriterium at opnå geografisk spredning.
Formålet med casestudierne har været at indsamle data om un-
dervisningens tilrettelæggelse, indkøbsstruktur, administrative
arbejdsgange, opgavefordeling, økonomistyring samt forskelle i
de fysiske rammer. Herudover har formålet været at indsamle
gode erfaringer og viden om bedste praksis i forhold til en ef-
fektiv produktionsskoledrift.
Som led i casestudierne er der desuden indsamlet viden om
eksisterende indkøbsaftaler samt fakturastikprøver på forskel-
lige varegrupper på skolerne.
Beregningen af potentialerne i forbindelse med forbedringsfor-
slagene er gennemført på baggrund af fire trin:
1.
Potentialeidentifikation på aggregeret niveau:
På baggrund af analysen er der blevet identificeret en best-
practice samt et mere realistisk potentiale, bl.a. på bag-
grund af spredning og gennemsnit for en række variable.
Dette har bl.a. været med til at pege på, hvor der har været
mulige forbedringsforslag.
6
Anderledes ser det imidlertid ud på artsniveauet i regnskaberne, hvor fokus er på indtægter og omkostninger til løn, øvrig drift, afskrivninger mv. Konteringen på artsniveau er
bl.a. underlagt en omfattende bekendtgørelse, der faslægger reglerne for bogføringen. Artsniveauet vurderes derfor at være validt.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0015.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 15
2.
Omkostningslogik:
Dernæst er omkostningslogikken for det pågældende
forbedringsforslag blevet fastlagt. Vil det fx være rime-
ligt at antage en procentvis besparelse af den samlede
omkostning til et bestemt område? Eller er der snarere tale
om en forventet besparelse per årselev? Ud fra erfaringer
fra casestudier og survey er dette ræsonnement blevet
fastlagt.
Relevans:
For det tredje er det blevet vurderet, hvor relevant det
pågældende forbedringsforslag vil være for produktions-
skolerne, herunder om der er skoler, som forslaget ikke vil
være relevant for.
Potentialeidentifikation for de enkelte
forbedringsforslag:
Sidst er der beregnet et samlet potentiale for hvert for-
bedringsforslag. For hvert forbedringsforslag er der både
estimeret et øvre og nedre potentialeestimat. Det nedre
estimat præsenterer et mere konservativt potentiale, hvor
usikkerheden i forhold til data og ved implementeringen
af det pågældende forslag er mere styrende. De nærmere
beregningsforudsætninger kan findes under appendiks 5.3.
3. BESKRIVELSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE
3.1 INDHOLD OG FORMÅL
Målgruppe og indhold
Produktionsskolerne tilbyder undervisningsforløb ”til unge
under 25 år, som ikke har gennemført en ungdomsuddannelse,
og som ikke umiddelbart har forudsætninger for at påbegynde
en ungdomsuddannelse”, jf. Bekendtgørelse af lov om produkti-
onsskoler, § 1.
Der er typisk tale om fagligt svage unge, der ofte har sociale
eller psykiske udfordringer og/eller misbrugsproblemer.
For at kunne starte på en produktionsskole skal Ungdommens
Uddannelsesvejledning målgruppevurdere eleven til et produk-
tionsskoleforløb, jf. Bekendtgørelse af lov om produktionssko-
ler, § 1. stk. 6.
Undervisningen på produktionsskolerne er tilrettelagt i værk-
steder med udgangspunkt i praktisk arbejde og opgaveløsning
kombineret med teoretisk undervisning med henblik på reel
produktion og afsætning. Målet er at styrke elevernes person-
lige udvikling og muligheder i uddannelsessystemet samt på
arbejdsmarkedet. Der er tale om heltidsundervisning, hvilket
betyder, at eleverne går på skolerne fuld tid (typisk omkring 31
timer om ugen, jf. casestudier).
Eleverne kan maksimalt gå på produktionsskolen i op til et år.
Produktionsskolerne har dog mulighed for at forlænge op-
holdets varighed ud over et år for en kvote, der udgør 10 pct.
af produktionsskolens samlede årselevtal i det forudgående
finansår.
I undervisningsforløbet på produktionsskolen skal der indgå
uddannelses- og erhvervsvejledning. Som en del af produk-
tionsskoleforløbet kan der endvidere indgå praktik af kortere
varighed i privat eller offentlig virksomhed. Herudover kan
der indgå specialundervisning eller anden specialpædagogisk
bistand, såfremt eleverne har brug herfor.
Produktionsskolerne skal tilbyde almen undervisning fx i dansk
og matematik, men det er frivilligt, om eleverne vil deltage i
almenundervisningen. Det er muligt for eleverne at deltage i de
prøveforberedende fag for 9. og 10. klasse, HF-fag eller forbere-
3.
4.
I forbindelse med gennemførelsen af hele analysen har der
været nedsat en følgegruppe med repræsentanter fra sektoren
udpeget af Produktionsskoleforeningen. Følgende personer har
deltaget i følgegruppen:
Sekretariatsleder i Produktionsskoleforeningen Axel Hoppe
Produktionsskoleleder for Korsør Produktionshøjskole Gert
Møller
Produktionsskoleleder for Aalborg Produktionsskole Peter
Bols
Formålet med følgegruppen har været at få specifikke input og
feedback fra personer på produktionsskolerne vedrørende data,
observationer og resultater.
De konkrete effektiviseringsforslag og konkrete anbefalinger har
ikke været forelagt følgegruppen.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0016.png
16
dende voksenundervisning (FVU) i op til en tredjedel af tiden på
produktionsskolen.
Boks 3.1.1:
Andre uddannelsesformer på produktionsskolerne
gogik, sundhed og lignende. Værkstedsunderviseren er typisk
faglært, eventuelt med en pædagogisk videreuddannelse.
Undervisningsforløbene skal fortrinsvis have relation til de
fagområder, der er inden for de erhvervskompetencegivende
ungdomsuddannelser.
Eleverne modtager produktionsskoleydelse, som løn for deres
arbejde i værkstederne. Ydelsen fungerer på samme tid som et
pædagogisk værktøj, skolerne kan anvende over for eleverne.
Produktionsskoleydelsen udbetales en gang om måneden eller
oftere, hvis skolen har valgt dette. Satserne for produktionssko-
leydelse per uge er i 2015:
Under 18 år: 680 kr.
Over 18 år og hjemmeboende: 878 kr.
Over 18 år og udeboende: 1.628 kr.
Efter aftale med kommunerne udbyder en
række produktionsskoler Erhvervsgrundud-
dannelsen (EGU). For de elever, som ikke har
forudsætninger for at gennemføre en erhvervs-
uddannelse på normal vis, har produktions-
skolen desuden mulighed for i samarbejde med
erhvervsskolen at tilbyde en Produktionsskole-
baseret Erhvervsuddannelse (PBE). Her foregår
den grundlæggende praktiske oplæring og
praktikken på produktionsskolen, og slutmålet
er en fuldgyldig erhvervsuddannelse på linje
med en ordinær erhvervsuddannelse. Endelig
tilbyder nogle produktionsskoler uddannelse
for unge med særlige behov, hvor elever, der af
fysiske eller psykiske grunde, ikke kan gennem-
føre en anden ungdomsuddannelse, kan mod-
tage et særligt tilrettelagt undervisningsforløb
(STU).
I denne analyse er fokus de ordinære produk-
tionsskoleforløb og ikke på skolernes udbud af
EGU, PBE og STU
.
Udbetalingen af produktionsskoleydelsen sker på baggrund af
en daglig registrering af elevernes fremmøde. Hvis eleverne ikke
møder op til undervisning, får de ikke udbetalt produktions-
skoleydelse den pågældende dag. Undtaget herfra er naturligvis
sygdom og lignende. Ydelsen reduceres også ved fx for sent
fremmøde, mangelfuld deltagelse i udfærdigelse af forløbsplan
og praktikforløb.
Produktionsskolerne i tal
I 2013 var der i alt 7.374 årselever fordelt på 82 produktions-
skoler, og årselevtallet per skole varierede mellem 27 og 253
årselever. Størrelsen af skolerne er således meget forskellig.
Skolerne havde mellem 37 og 411 produktionsskoleforløb
7
. Der
er således også en stor variation i, hvor mange elever skolerne
modtager årligt. Det gennemsnitlige antal produktionsskolefor-
løb var knap 150 i 2013, jf. figur 3.1.1.
Den gennemsnitlige varighed af et forløb er ca. 6 måneder, jf.
figur 3.1.3., og den gennemsnitlige varighed per skole varierer
mellem ca. 4 måneder til ca. 9 måneder.
Antallet af årsværk varier mellem 5,5 årsværk på den mindste
skole til 63,5 årsværk på den største skole.
På tværs af skolerne er der ca. 562 værksteder, og antallet af
værksteder per skole varierer mellem 3 og 22 værksteder. Der
er i alt 816 værkstedsundervisere.
Produktionsskolerne har stor frihed til at prioritere over egne
ressourcer og tilrettelægge undervisningen, hvilket giver en stor
variation i den måde, de har indrettet sig på. Det gælder bl.a.
pædagogik, valg af værksteder mm. Dertil afspejler variationen
sig i skolernes overordnede indretning og dermed omkostnin-
ger til administration, undervisning, ejendomsdrift og indkøb.
Dette er nærmere uddybet i afsnit 3.2. og kapitel 4.
Skolernes udbud inden for værkstedsundervisning er mang-
foldigt. Der udbydes bl.a. undervisning inden for træ, metal,
køkken, ejendomsservice, tekstil, design, IT, multimedie, pæda-
7
Dette svarer ikke til antal elever. Det er muligt, at en elev kan tælle som ”to forløb”, hvis eleven er droppet ud og efterfølgende startet på produktionsskole igen enten på samme
skole eller på en anden skole.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0017.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 17
Faktaboks
Antal skoler
Antal årselever i alt
Antal årselever per skole
Antal årsværk i alt*
Antal årsværk per skoler*
Antal værksteder i alt*
Antal værksteder per skole*
Produktionsskoleforløb
Antal årsværk, der underviser på værksteder i alt*
Antal årsværk, der underviser på værksteder per skole*
Antal administrative årsværk i alt*
Antal administrative årsværk per skole*
Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013). Udslusningsdata fra UVM. Surveysvar fra 70 produktionsskoler.
Note: *
Angiver at dette nøgletal er baseret på survey-svar.
82
7.374
27-253
1.277
5,5-63,5
562
3-22
37-411
816
3,2-39,3
152
0,5-13,4
Figur 3.1.1. Antal forløb på produktionsskolerne, antal
Figur 3.1.2. Antal forløb fordelt på længden af forløb,
antal og måneder (op til antal måneder)
Kilde: UVM; Varighedsdata for 80 produktionsskoler (2013).
Note: Den stiplede linje i figuren tv angiver det gennemsnitlige antal produktionsskoleforløb på tværs af produktionsskoler på 149,6 forløb. Antallet af forløb varierer mellem
37 og 411. Der er for 2013 kun udslusningsdata for 80 skoler.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0018.png
18
Figur 3.1.3. Gennemsnitlig varighed produktionsskoleforløb, måneder.
Kilde: UVM; Varighedsdata for 80 produktionsskoler (2013).
Note:
Den stiplede linje angiver den gennemsnitlige varighed af et produktionsskoleforløb på 6,1 måned på tværs af produktionsskolerne. Den gennemsnitlige varighed varierer
mellem ca. 4 og ca. 9 måneder. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt efter antallet af årselever. Figuren til højre er sorteret fra korteste til længste gen-
nemsnitlige varighed. Der er for 2013 kun udslusningsdata for 80 skoler.
3.2 OVERORDNET ØKONOMI
I dette afsnit beskrives produktionsskolernes overordnede
økonomi, herunder omkostninger, omkostningsdrivere og
indtægter.
Omkostninger
Produktionsskolernes samlede omkostninger (ekskl. omkost-
ninger til skoleydelse og ekstraordinære poster) til ordinær
produktionsskoledrift var i 2013 987,5 mio. kr., jf. figur 3.2.1.
Den samlede omkostningsbase omfattet i nærværende analyse
(dvs. ekskl. IDV og kun omfattende prioritetsrenter) var i 2013
på 911,6 mio. kr.
Omkostninger vedrørende IDV (indtægtsdækket virksomhed) er
ikke inkluderet i analysen, da IDV-indtægterne og IDV-omkost-
ningerne varierer meget på tværs af skolerne. Nogle skoler har
slet ingen IDV, mens andre skoler har indtægter på op til 8 mio.
kr. årligt. IDV vil således skævvride indtægts- såvel som om-
kostningsbasen for analysen, hvis det blev inkluderet i analysens
omkostningsbase, jf. figur 3.2.2.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0019.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 19
Figur 3.2.1. Samlede omkostninger ekskl. skoleydelse og ekstraordinær poster og omkostningsbasen for analysen
72,1 mio. kr
658,0 mio. kr
658,0 mio. kr
111,5 mio. kr
137,6 mio. kr
111,5 mio. kr
987,5 mio. kr
8,3 mio. kr
911,6 mio. kr
137,6 mio. kr
Omkostninger i alt
uden ekstraordinære poster)
Indtægtsdækket virksomhed
Renteomkostninger i alt
Undervisning i alt
Ejendom i alt
Administration i alt
Omkostningsbase for analysen
Undervisning i alt
Ejendom i alt
Administration i alt
Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013).
Note:
Udgifter til skoleydelse refunderes af staten og er således ikke en del af skolernes driftsomkostninger. Tilsvarende er ekstraordinære poster ikke med da disse poster kan
variere meget fra år til år og oftest ikke er sammenlignelige på tværs af skolerne eller på tværs af årene. De ekstraordinære poster udgjorde i 2013 3.468.501 kr. (netto).
Der ses på omkostninger inden omkontering.
Figur 3.2.2. Indtægter fra indtægtsdækket virksomhed (IDV) på tværs af skoler (mio. kr.)
Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013).
Note:
Den stiplede linje angiver gennemsnittet med 0,9 mio. kr. i IDV-indtægter per skole. I figuren til venstre er indtægterne sorteret efter skolestørrelse målt som antallet af
årselever per skole. Figuren til højre er sorteret fra mindste til største IDV-indtægt.
Prioritetsrenter
4,5 mio. kr
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0020.png
20
I forhold til renteomkostninger er det alene prioritetsrenter
(renter vedrørende boliglån)
8
, der indgår i analysen. De øvrige
renteomkostninger er ikke inkluderet, da det ikke vurderes at
være muligt at opnå forbedringspotentialer i forhold til skoler-
nes renteudgifter til øvrige lån
9
.
Som beskrevet i afsnit 2.2 har der fundet en omkontering af
formålsniveauet i produktionsskolernes regnskaber sted på bag-
grund af supplerende oplysninger omkring årsværk i surveyen.
Konsulenthuset har foretaget en validering af formålsniveauet
på baggrund af surveysvar for at sikre, at oplysningerne i regn-
skaberne kan sammenlignes i analysen.
Nedenstående figur viser, hvad denne omkontering har betydet
for omkostningerne på formålsniveauet til hhv. administrati-
onsomkostninger, undervisningsomkostninger og ejendomsom-
kostninger.
Figur 3.2.3. Ny formålskontering efter validering. Omkostninger til adm., undervisning og ejendom (mio. kr.)
+ 27%
174
138
- 8%
658
608
+ 11%
116
129
Før validering
Efter validering
Administrationsomkostninger
Undervisningsomkostninger
Ejendomsdriftsomkostninger
Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013) og surveysvar fra 70 produktionsskoler.
Note:
For de skoler, der ikke har besvaret surveyen, er der ikke foretaget en omkontering. I stedet er regnskabet på formålsniveau for regnskab 2013 bibeholdt. Alternativt ville
omkostningsbasen blive for lav. Der kan stadig være en mindre usikkerhed forbundet med den formålskontering, der er anvendt i analysen. Ejendomsomkostningerne er her
inkl. renteomkostningerne på 4,5 mio. kr. Dette er forskellen på 116 mio.kr. i denne figur til ejendomsomkostninger og 111,5 mio.kr. til ejendomsomkostninger i figur 3.2.1.
Som det fremgår af figuren, er det særligt undervisningsom-
kostningerne, der er blevet fordelt ud på andre formål efter, at
omkonteringen har fundet sted. Der er i alt fordelt 50 mio. kr.
fra formålet undervisning ud på formålene administration og
ejendomsdrift. Omkostningerne til administration og ejen-
domsdrift stiger som følge heraf med hhv. 27 pct. og 11 pct.
Validering har desuden betydet, at forstanderes løn konsekvent
indregnes som en del af administrationen og ikke som del en
del af undervisningen i analysen. Med valideringen er regnska-
berne blevet mere retvisende fsva. omkostningerne. Det er dog
muligt, at der kan være forhold, som ikke er blevet opfanget
ifm. valideringen. På den baggrund kan der i rapporten indgå
observationer, som reelt er outliers og ikke tegner et retvisende
billede af sektoren. BDO vurderer dog, at de effektiviseringsfor-
slag, som der foreligger i nærværende rapport er tilstrækkeligt
veldokumenterede. For en nærmere beskrivelse af omkonterin-
gen se appendiks 5.2.
8
9
Dette er for at gøre det muligt at sammenligne skoler, der hhv. lejer og ejer.
Der er en renteudgift til kortere lån på ca. 5 mio.kr.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0021.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 21
Figur 3.2.4 viser, hvor stor en andel administration, undervis-
ning og ejendomsdrift udgør af den samlede omkostningsbase
på produktionsskolerne (efter validering). Den største omkost-
ning er undervisning med 608 mio.kr., herefter administra-
tion med 174 mio. kr. og sidst ejendomsdrift med 129 mio. kr.
Undervisningsomkostningerne udgør ca. 67 pct. af den samlede
omkostningsbase på tværs af produktionsskolerne.
I nærværende analyse er fokus på omkostninger til undervis-
ning, administration og ejendomsdrift, jf. afsnit 4.1, 4.2 og 4.4.
Herudover skilles omkostningerne til indkøb ud i en særskilt
analyse i afsnit 4.3, hvor skolernes samlede indkøbsbase er
opgjort til 206 mio.kr. Omkostningerne til indkøb er delmæn-
ger af omkostningerne til undervisning, administration og
ejendomsdrift.
Lønninger udgør den største post med 557 mio. kr., når man
deler omkostningerne op i lønninger og øvrige omkostninger.
Øvrige omkostninger er fx værkstedsmaterialer, fødevarer og
faste ejendomsomkostninger. Sidstnævnte udgør 355 mio. kr.
svarende til ca. 38 pct.
Figur 3.2.4. Omkostningsfordeling (mio.kr.)
Omkostninger fordelt på formål, mio kr.
Løn- og øvrige omkostninger, mio. kr.
174,3
608,3
129,0
354,8
556,8
Undervisning
Ejendomsdrift
Administration
Løn
Øvrig
Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013).
Også på omkostningssiden er der stor variation mellem sko-
lerne. En overordnet benchmarking af totalomkostningerne på
produktionsskolerne viser, at totalomkostningerne per årselev
varierer mellem 96.842. kr. og 191.816 kr. per årselev. Dette
svarer til et spænd på 94.974 kr. per årselev. Dette skal ses ift.
et taxametertilskud på 86.490 kr. per årselev i 2015 (ordinær
drift).
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0022.png
22
Figur 3.2.5. Totalomkostninger per årselev (i tusind kr.)
Kilde: Regnskaber fra 81 produktionsskoler (2013). En skole er udeladt, da deres regnskab ikke er sammenligneligt med de øvrige
skolers.
Note:
Den stiplede linje til venstre viser gennemsnittet med 125.527 kr. per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt som årselever. Figuren til højre er
sorteret fra mindste til største totalomkostninger per årselev.
Analyserne viser, at variationerne i omkostninger per årselev
kan forklares ud fra en række omkostningsdrivere. Som nævnt
ovenfor udgør løn størstedelen af omkostningerne på produkti-
onsskolerne. Omfanget af årsværk per årselev på tværs af for-
mål har derfor betydning i forhold til det totale omkostningsni-
veau. Antallet af årsværk per årselever kan derfor forklare noget
af variationen.
Derudover viser analyserne, at variationen også kan forklares af
indtægterne fra værkstederne. Skoler med høje værkstedsind-
tægter, og derved også en stor produktion, har også højere
omkostninger. En stor produktion er med til at øge omkostnin-
gerne til materialer og derved omkostningerne per årselev, men
en stor produktion medfører ligeledes øgede indtægter, som
er med til at dække over disse omkostninger. Herudover er der
fundet en sammenhæng mellem, at skoler med værksteder, der
dækker over flere forskellige fagområder, ligeledes har et højere
omkostningsniveau. Skoler, der har specialiseret sig i få fagom-
råder, har derfor generelt set lavere omkostninger end de skoler,
som har en mere spredt fagprofil.
Sidst er der fundet en sammenhæng mellem antallet af ind-
vendige kvadratmetre på skolerne og omkostningsniveauet.
Jo større skolerne er rent kvadratmetermæssigt, desto højere
omkostninger har skolerne per årselev.
Disse og flere andre observationer er nærmere gennemgået i
afsnit 4.
Nedenstående figur specificerer, hvordan totalomkostningerne
per årselev fordeler sig mellem forskellige formål. Variationen
i omkostningerne under de forskellige formål er også nærmere
gennemgået i afsnit 4.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0023.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 23
Figur 3.2.6. Totale omkostninger per årselev fordelt på formålsniveau (i tusind kr.)
Kilde: Regnskaber fra 81 produktionsskoler (2013). En skole er udeladt, da dens regnskab ikke er sammenligneligt med de øvrige
skolers.
Figur 3.2.7. Samlede indtægter ekskl. skoleydelse og ekstraordinær poster
Indtægter
Produktionsskolernes primære indtægter er
tilskud fra stat og kommuner, men skolerne
har også indtægter fra salg af varer fra værk-
stederne og IDV. Derudover har nogen skoler
også indtægter fra fonde og lignende. Den
samlede indtægtsbase var i 2013 på ca. 1 mia.
kr. jf. figur 3.2.7.
52,9mio. kr
736,7 mio. kr
95,1 mio. kr
1.022,7 mio. kr
79,8 mio. kr
54,4 mio. kr
Statstilskud ekskl. skoleydelse
Indtægter I alt
(uden ekstraordinære poster)
Kommunale tilskud
Indtægter vedr. værksteder
Indtægter fra IDV
Øvrige indtægter
Og andre tilskud
Renteindtægter
Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler
(2013).
3,8 mio. kr
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0024.png
24
Indtægtskilderne for produktionsskolerne udgøres af:
Kommunale tilskud, svarende til ca. 470.000 kr. pr. skole,
og eventuelt supplerende tilskud. Det supplerende tilskud
løb i 2013 op i ca. 16 mio. kr. Samlet set udgjorde det kom-
munale tilskud i alt 52,9 mio.kr.
Statstilskud, herunder taxametertilskud pr. årselevsamt
øvrige tilskud, herunder udslusningstilskud. Kommunerne
finansierer desuden knap halvdelen af statstilskuddet via et
kommunalt bidrag til staten. Statstilskuddet udgjorde i alt
736,7 mio.kr.
Værkstedsindtægter fra salg af produkter. Værkstedsind-
tægterne udgjorde i alt 95,1 mio. kr.
Andre indtægter og tilskud, herunder fx tilskud fra fonde
og udlejning af lokaler. I alt 54,4 mio.kr.
Indtægter fra indtægtsdækket virksomhed (IDV), hvilke
kan være indtægter fra kommunen fra STU og lignende
eller aktiviteter som kursusvirksomhed o.lign. I alt 79,8
mio.kr.
Renteindtægter. I alt 3,8 mio. kr.
Driftsresultat
Skolernes driftsresultat
10
varierede fra ca. -2,9 mio. kr til 5,7
mio. kr. Ser man på driftsresultatet per årselev varierede det fra
-23.185 kr. til 39.693 kr. Gennemsnittet var et driftsresultat på
3.168 kr. per årselev. I 2013 var der et samlet overskud blandt
skolerne på ca. 26 mio.kr.
Der er ikke fundet en sammenhæng mellem skolestørrelse og
driftsresultat, og der er således både store og små skoler, der
har positive driftsresultater, jf. figur 3.2.8.
Figur 3.2.8. Driftsresultat før finansielle og ekstraordinære poster per årselev 2013 (i tusind kr.)
Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013).
Note:
Et negativt tal indikerer et negativt driftsresultat og dermed flere omkostninger end indtægter, mens et positivt tal indikerer et positivt driftsresultat og flere indtæg-
ter end omkostninger.
Den stiplede linje angiver gennemsnittet med et driftsresultat på 3.168 kr. per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse ift. antallet af årselever per
skole. Figuren til højre er sorteret fra mindst til størst driftsresultat per årselev.
10
Dvs. alle indtægter fratrukket alle omkostninger, men før finansielle poster og ekstraordinære poster
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0025.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 25
3.3 UDSLUSNING OG
RESSOURCEEFFEKTIVITET
For at danne et mere nuanceret billede af ressourceanvendelsen
på skolerne er skolernes udslusning og ressourceeffektivitet
ligeledes inddraget. Formålet med dette er at analysere den
umiddelbare sammenhæng mellem ressourceforbrug og effekt
forstået som udslusningsgrad, således at de forbedringsforslag,
der opstilles, er i balance med den effekt, der ønskes realiseret
med produktionsskolernes indsats i forhold til uddannelse og
beskæftigelse. For hvert forbedringsforslag vil eventuelle kvali-
tetsmæssige implikationer blive beskrevet.
I denne delanalyse er udslusningsgraden brugt som effektmål.
Konsulentfirmaet er dog opmærksomt på, at udslusningsgra-
den er et enstrenget effektmål, og derfor ikke nødvendigvis er
dækkende for de effekter, en produktionsskole leverer. Der er
anvendt udslusningsdata fra UVM, der dog kun er et øjebliksbil-
lede taget få måneder efter, at produktionsskoleeleverne har
afsluttet deres produktionsskoleforløb. Det er således ikke et
perfekt effektmål, men det må under omstændighederne anses
for at være det bedst mulige effektmål.
3.3.1.a. Det vil sige, at det er den samme skole, der står hhv.
som nr. 1, 2, og 3 etc., når man tæller skolerne fra venstre mod
højre i figurerne. Figur 3.3.1.b viser, at det ikke er den skole,
der har den højeste udslusningsprocent (figur 3.3.1.a), der også
har den højeste omkostning pr. årselev. Der er således ikke en
sammenhæng mellem høj udslusning og høje omkostninger
på skolerne
11
. Skolen markeret med brunt angiver igen best-
practice, der har omkostninger på 96.842. kr. per årselev. I
denne sammenhæng er det en forholdsvis gennemsnitlig skole i
forhold til udslusningsgrad. Skolen med de højeste omkostnin-
ger har omkostninger på 191.816 kr. per årselev.
Den sidste figur 3.3.1.c viser skolernes cost-effectiveness ratio.
Cost-effectiveness ratio beskriver de totale omkostninger
per succesfuldt udsluset elev. Cost-effectiveness ratio kobler
dermed skolernes udslusningsgrad sammen med deres totale
omkostninger. Omkostningen ved en succesfuldt udsluset elev
varierer mellem 72.631 kr. og 294.656 kr. per elev svarende til
et spænd på 222.024 kr. per elev. I figur 3.3.1.c er rækkefølgen
på skolerne fra figur 3.3.1.a stadig bibeholdt. Det fremgår igen
her, at højere omkostninger ikke er forbundet med en større
succesrate i forhold til udslusning. Den skole, der har laveste
omkostninger per årselev (jf. figur 3.3.1.b) har også den bedste
(laveste) cost-effectiveness ratio. Det betyder, at den skole, der
bruger færrest ressourcer per elev, også bruger færrest ressour-
cer på at udsluse en elev succesfuldt.
Desuden fremgår det, at denne best practice skole har en
udslusningsgrad, der er en lille smule bedre end gennemsnittet
(jf. figur 3.3.1.a).
De statistiske analyser viser endvidere, at der er en statistisk
sammenhæng mellem en lav udslusningsgrad og en lavere cost-
effectiveness ratio
12
. Dette kan også aflæses på figur 3.3.1.a og
3.3.1.c, hvor det ses, at cost-effective-ratio stiger, når udslus-
ningsgraden falder. Dette betyder, at skoler med lav udslus-
ningsgrad, også har højere omkostning per succesfuld udsluset
elev. Dette er ikke overraskende, fordi det har vist sig, at der
ikke er en sammenhæng mellem omkostningerne per årselev og
udslusningsgraden.
For at belyse, om variationen i cost-effectiveness ratio mellem
skoler kan skyldes skolernes forskellige socioøkonomiske vilkår
13
,
er der udarbejdet et socioøkonomiskindeks for hver skole. Indek-
set er udarbejdet på baggrund af cpr-data for eleverne i 2013 via
Danmarks Statistik.
Boks 3.3.1. Udslusningsgrad
En succesfuldt udsluset elev defineres i an-
alysen som en elev, hvor produktionsskolen
har dokumentation for, at eleven har været i
gang med en tilskudsberettigende aktivitet i 12
uger inden for en periode på 4 måneder efter
produktionsskoleopholdet og dermed udløser
et udslusningstilskud til produktionsskolen.
Figur 3.3.1.a viser skolerne sorteret efter deres udslusningsgra-
der. Det fremgår, at udslusningsgraden på tværs af skolerne
varierer mellem 34-67 pct. med en gennemsnitlig udslusning på
49 pct. En gennemsnitlig skole udsluser således ca. halvdelen af
eleverne til en kompetencegivende uddannelse eller til beskæf-
tigelse. Skolen markeret med brunt angiver best practice, der
udsluser 67 pct. af eleverne til uddannelse eller beskæftigelse.
I den efterfølgende figur 3.3.1.b ses skolernes totale omkostnin-
ger per årselev. Rækkefølgen af skoler er bibeholdt som i figur
11
Dette er ligeledes bekræftet i de statistiske analyser, hvor der ikke er fundet en sammenhæng mellem totalomkostninger per årselever og undervisningsomkostninger per årselev
og udslusningsgrad. OLS-regressionsanalyse er anvendt.
12
DP<0,000. Dette betyder, at der er under 0 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og tilnærmelses-
vis 100 pct. sandsynlighed for, at der er en sammenhæng.
13
Indekset er konstrueret af seks forskellige indikatorer: Barn af enlige forældre, herkomst, uddannelsesniveau for
familien, arbejdsmarkedstilknytning for familien, indkomstniveau for familien og indkomsterstattende ydelse. Indekset på skoleniveau viser hvor stor en andel af eleverne som
opfylder kriterierne for 3 eller flere af de ovenstående kategorier. Jo større værdi en elev har på den socioøkonomiske indeks, desto dårligere socioøkonomiske baggrund.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0026.png
26
Figur 3.3.1.a: Udslusningsgrad
Figur 3.3.1.b: Totale omkostninger per årselev (i tusind kr.)
Figur 3.3.1.c: Cost-effectiveness ratio - totale omkostninger per succesfuldt udsluset elev (i tusind kr.)
Kilde: UVM, regnskaber fra 79 skoler (2013).
Note:
Der er for 2013 kun udslusningsdata for 80 skoler. Derudover er 1 skole fjernet, da dens omkostningsstuktur ikke kan sammenlignes med de øvrige
skolers. Skolerne er sorteret i samme rækkefølge i figur a-c., dvs. at den er den samme skole, som står nr. 1, 2, 3 mv. i alle tre figurer.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0027.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 27
Figur 3.3.2. Cost-effectiveness ratio:
Totale omkostninger per årselev og udslusningsgrad
Figur 3.3.3. Totalomkostninger og
socioøkonomisk baggrund
Kilde: UVM, regnskaber fra 80 skoler (2013).
Note:
Scatterplots over omkostninger og hhv. udslusningsgrad og socioøkonomi. Der er for 2013 kun udslusningsdata for 80 skoler. Det socioøkonomiske indeks er konstrueret af
seks forskellige indikatorer. Se note 13. Jo større værdi en elev har på den socioøkonomiske indeks, desto dårligere socioøkonomiske baggrund. Indekset går fra 0-100.
Skolerne varierer på det socioøkonomiske indeks fra mellem 2
til 29, og hvor selve indekset varierer fra 0-100. Variationen på
tværs af skoler er derfor forholdsvis begrænset. Når skolernes
socioøkonomiske indeks inddrages viser det sig, at skoler med
relativt flere elever med dårligere socioøkonomiske baggrunde
ikke har lavere udslusningsgrader. Der er således ikke belæg
for, at disse skoler udsluser færre elever til kompetencegivende
uddannelse eller beskæftigelse efter endt ophold end andre
produktionsskoler. Desuden viser det sig, at der heller ikke er en
statistisk sammenhæng mellem antallet af elever med dårligere
socioøkonomisk baggrund og højere omkostningerne per års-
elev. Der er dermed heller ikke fundet belæg for, at skoler, hvor
eleverne har en ringere socioøkonomisk baggrund, har højere
omkostninger.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0028.png
28
Figur 3.3.4. Udslusningsgrad og socioøkonomisk
baggrund
Figur 3.3.5. Undervisningsomkostninger per årselev og
socioøkonomisk baggrund
Kilde: UVM, regnskaber fra 80 skoler (2013).
Note:
Scatterplots over udslusningsgrad og undervisningsomkostninger per årselev samt socioøkonomi. Der er for 2013 kun udslusningsdata for 80 skoler. Det socioøkonomiske
indeks er konstrueret af seks forskellige indikatorer. Se note 9. Jo større værdi en elev har på den socioøkonomiske indeks, desto dårligere socioøkonomiske baggrund.
Udover det socioøkonomiske indeks er der ligeledes blevet
inddraget en række andre vaiable i analysen af sammenhængen
mellem udslusning og omkostningsniveau. Det drejer sig bl.a.
om geografi, samlet antal årselever og årselever per undervis-
ningsårsværk. Der er heller ikke her fundet, at disse variable har
en statistisk sammenhæng med udslusningsgraden.
Samlet set kan der på baggrund af ovenstående analyser ikke
findes en sammenhæng mellem et højere omkostningsniveau
per årselev og højere udslusningsgrad. Med andre ord tyder det
derfor på, at forklaringen i variationen i udslusningsgraden skal
findes i andre forhold som eksempelvis ledelse, undervisnings-
former, motivation, mere målrettet vejledning af eleverne og
de unges ressourcer. Denne analyse afgrænser sig dog fra at
konkludere, hvilke andre forhold der kan have betydning for ud-
slusningsgraden på skolerne. Dog belyser analysen, at omkost-
ninger per årselev og socioøkonomiske forhold ikke er forbundet
med udslusningsgraderne på skolerne, ligesom der heller ikke er
en sammenhæng mellem socioøkonomiske forhold og omkost-
ningen ved at udsluse en elev succesfuldt. Skoler der udsluser
færre elever, har dog en højere omkostning per succesfuld
udsluset elev.
Opsummering
Dette kapitel har gennemgået, hvad der karakteriserer en
produktionsskole, herunder indhold og formål, samt den
overordnede omkostningsstruktur og økonomi på skolerne.
Herudover er produktionsskolernes forskelligheder blevet belyst
i forhold til bl.a. størrelse, indhold, omkostninger og indtægter.
Sidst er der set nærmere på udslusningsgrader, omkostninger
per årselev samt skolernes cost-effectiveness ratio. Den store
variation mellem skolerne er karakteriseret ved, at skolerne
har en relativ stor frihed i forhold til prioritering af ressourcer,
undervisningens tilrettelæggelse, omfanget af produktion på
værkstederne samt hvilket fokus skolen i øvrigt har. Dette
medfører, at omkostningerne til bl.a. administration, undervis-
ning og ejendomsdrift varierer betydeligt per årselev i mellem
skolerne. Dette har også betydning for konklusionerne i afsnit 4,
hvor der gennemgås forskellige forslag til at forbedre produkti-
onsskoledriften. Ikke alle forslag vil være lige relevante for alle
produktionsskoler, da nogle skoler allerede i dag har implemen-
teret de forskellige forslag eller har mindre gode forudsætninger
for at kunne implementere forslagene. Der er for hvert forslag
beskrevet hvilke skoler, forslaget vil være særlig relevant for, se
nærmere i appendiks 5.3.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0029.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 29
DEL 2: HOVEDRAPPORT
4. FORBEDRINGSFORSLAG TIL
PRODUKTIONSSKOLEDRIFTEN
Nedenfor følger analyserne inden for hhv. administration,
undervisningens tilrettelæggelse, indkøb og ejendomsdrift.
Forgående Del 1 har bl.a. gennemgået omkostningerne på pro-
duktionsskolerne. Nedenstående figur opsummerer omkost-
ningsbaserne for produktionsskolerne fordelt på hhv. admini-
stration, undervisning, ejendomsdrift samt indkøb. Herudover
er omkostningerne opdelt på hhv. løn og øvrige omkostninger
samt ift. udgifter per årselev. Se figur 4.1.
Figur 4.1. Formålsfordelte omkostninger for analysen fordelt på løn og øvrig drift samt udgifter per årselev
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0030.png
30
Der er samlet identificeret forbedringsforslag til produktions-
skoledriften for 51-88 mio.kr. svarende til 6-10 pct. af den sam-
lede omkostningsbase for analysen. De 51-88 mio.kr. fordeler
sig på 10 forbedringsforslag inden for temaerne Administration
(afsnit 4.1), Undervisningens tilrettelæggelse (afsnit 4.2.) og
Indkøb (afsnit 4.3). Ejendomsdrift følger i afsnit 4.4., men der er
ikke beregnet et særskilt potentiale indenfor dette analysetema.
Figur 4.2. Oversigt over identificerede potentialer inden for administration, undervisningens tilrettelæggelse og indkøb
911 mio. kr.
1. Digital tidsregistrering af eleverne
2. Digital fakturahåndtering
3. Administrative fællesskaber
4. Prioritering af de administrative medarbejders opgaver
5. Bedre økonomistyring
6. Øget anvendelse af integreret vejledning
7. Fokus på normeringen på værkstederne
8. Organisering i værkstedsteams
9. Bedre priser ved brug af fælles indkøbsaftaler
eller indkøbsfællesskaber
10. Organisering og retningslinjer for indkøb
Potentiale
ift. omkost-
ningsbase
51 mio.kr.
(6 pct.)
88 mio. kr.
(10 pct.)
Potentiale
(lavest)
Potentiale
(højest)
Samlet omkost-
ningsbase
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0031.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 31
4.1 ADMINISTRATION
Denne del af analysen fokuserer på administrationen på sko-
lerne, dvs. de omkostninger som skolerne har i forbindelse med
den daglige drift af institutionen, og som ikke vedrører selve
undervisningen. Dette inkluderer omkostninger til medarbej-
dere, som er ansat til at lede institutionen og omkostninger til
medarbejdere, som varetager opgaver af mere administrativ og
understøttende karakter.
I denne delanalyse er al ledelsestid, dvs. både forstandere og
viceforstandere, opgjort selvstændigt og samtidig indregnet
som en del af administrationens samlede omkostninger
14
. Dette
betyder, at rene administrative omkostninger samt omkostnin-
ger til ledelse og administration betragtes under ét.
4.1.1 SITUATIONEN I DAG
Samlet bruger skolerne 174 mio.kr. på administration, hvoraf
106 mio.kr. kan henføres til lønninger og 68 mio.kr. til en
række forskellige øvrige omkostninger, jf. figur 4.1.1. De øvrige
omkostninger dækker eksempelvis udgifter til revision og andre
konsulentydelser, markedsføring, kontorartikler, kontorinven-
tar, efteruddannelse og repræsentation. Øvrige omkostninger
omfatter således også en del af indkøbsbasen. Øvrige omkost-
ninger indgår imidlertid ikke i potentialeberegningerne, hvorfor
der ikke er et overlap med indkøb her.
Figur 4.1.1. Omkostninger til administration i alt, kr. mio.
Lønomkostninger
Revision, regnskabsmæssig assistance og andre konsulentydelser
Markedsføring og stillingsannoncer
Kontorartikler, porto, telefon m.v.
Kontorinventar, vedligeholdelse, anskaffelse og leasing
Afskrivninger vedr. administration m.v. og tab på debitor
Personaleudgifter inkl. lovpligtige afgifter og repræsent
Øvrige omkostninger vedr. administration m.v.
Omkostninger til administration i alt
Kilde: UVM; survey; regnskaber.
Note:
Omkostninger til administration i alt er fordelt på løn og øvrige kategorier fra regnskabet.
Regnskabsdata fra 82 produktionsskoler.
14
Som beskrevet i afsnit 3.2 er der gennemført en justering i forhold til den nuværende formålskontering. Dette skyldes, at mange skoler ikke bruger formålskonteringen på samme
måde. Ifølge regnskabsbekendtgørelsen skal forstanderens løn konteres under undervisning, men der er store forskelle i, hvordan skolerne reelt konterer forstandernes løn, og om
årsværk eventuelt deles mellem undervisning og administration.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0032.png
32
Opgaver og ledelsesopbygning
De administrative opgaver på produktionsskolerne spænder
vidt i forhold til opgavevolumen, opgavesammensætning samt
hvem, der løser opgaverne. De opgaver, der typisk varetages af
administrationerne på skolerne, omfatter følgende:
Løn, herunder:
- Udbetaling af medarbejderlønninger og elevernes
produktionsskoleydelse
- Indtastning af elevernes fremmøde
- Håndtering af pension og feriegodtgørelse
- Refusionsindberetninger
Økonomistyring, herunder:
- Assistance i forbindelse med udarbejdelse af budgetter
- Opfølgning på regnskab og prognoser i løbet af året
- Udarbejdelse af årsregnskab
- Håndtering af moms og andre regnskabstekniske forhold
- Varetagelse af SKI-aftaler og eventuelt andre lokale
indkøbsaftaler
Bogføring, herunder:
- Fakturahåndtering (bogføring såvel som udskrivning af
egne fakturaer samt sikring af at fakturaerne bliver go-
kendt ude på de enkelte værksteder)
Øvrige administrative opgaver, herunder:
- Håndtering af diverse tilskud samt opfølgning på og
registrering af udslusningstilskud
- Kvartalsindberetninger til Undervisningsministeriet
- Kommunikation med Undervisningsministeriet,
kommunen mv.
- Indskrivning og udskrivning af elever
- Hjælp med buskort, elevernes skattekort, betaling af
husleje og andre ad hoc opgaver, som eleverne ønsker
hjælp til.
Herudover varetager værkstedsunderviserne visse admini-
strative opgaver. Det gælder fx registrering af elevfremmøde
samt videreformidling heraf til det administrative personale.
Værkstedsunderviserne varetager typisk også den del af fak-
turahåndteringen, der vedrører varemodtagelsen i forbindelse
med indkøb, herunder godkendelse af fakturaerne inden de går
til betaling i administrationen.
Det bemærkes, at nogle skoler har administrationsværksteder,
hvor eleverne, som del af undervisningen indgår i løsning af let-
tere administrative opgaver, jf. boks 4.1.1.
Boks 4.1.1. Case: Et receptionsværksted
I relation til administrationen har flere skoler indrettet
sig således, at de har etableret et kontor- eller recep-
tionsværksted. Dette indebærer, at eleverne deltager i
det administrative arbejde alt efter interesse og faglige
niveau. På værkstederne deltager eleverne typisk i
opgaver såsom kopiering, telefonpasning, gennemgang
af priser på fakturaer, bestilling af forplejning, modta-
gelse i receptionen, frankering og indkøb. Herudover er
det også ofte eleverne på kontor- eller receptionsværk-
stederne, der tager sig af øvrige ad hoc-opgaver. Dette
kunne eksempelvis være i relation til andre elevers
problemer og spørgsmål vedrørende skattekort, bestil-
ling af buskort mv. 12 skoler har i surveyen oplyst, at de
har sådanne værksteder. Disse skoler har et signifikant
lavere antal administrative årsværk totalt set.
Skoler med elevressourcer i administrationen giver på
casestudierne udtryk for, at de sparer administrative
ressourcer, fordi eleverne indgår som en del af admi-
nistrationen og løser nogle af de lettere opgaver, som
de ellers selv skulle bruge tid på. Skolerne giver udtryk
for, at elevernes kompetencer varierer meget. Oplæ-
ring kan i den sammenhæng være meget tidskrævende,
inden eleverne reelt kan hjælpe med de administrative
opgaver. Andre elever kan omvendt hjælpe med mange
forskellige opgaver relativt tidligt.
Flere af skolerne med kontor- eller/receptionsværkste-
der giver udtryk for, at værkstedet er populært blandt
eleverne, og at eleverne ofte får en succesoplevelse ved
at komme ind på værkstedet og varetage nogle mere
konkrete og kortere opgaver. Fordelen ved værksteds-
typen er, at den ofte tiltrækker elever, der ikke ellers
er interesseret i (eller har haft særlig succes med) de
mere praktiske fag så som træ, metal, auto, gartneri og
lignende.
Det bemærkes dog, at der er mange personfølsomme
oplysninger i relation til administrativt arbejde. Det
er således naturligt, at skolerne ved beslutning om
elevernes deltagelse i administrationen skal foretage en
konkret afvejning af, hvor mange og hvilke opgaver, de
vil lade de pågældende elever arbejde med.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0033.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 33
Eleverne kan i disse tilfælde varetage opgaver såsom tastning
af papirskemaerne for elevregistreringen i et centralt system.
Skolerne kan derfor hente en del af potentialet ved at lade
eleverne varetage opgaven som en aktiv del af deres læring,
eller ved at overgå til digital tidsregistrering og dermed spare
på administrative ressourcer.
Generelt er opgaverne i administrationerne kendetegnet ved
forholdsvis mange manuelle arbejdsgange, og en stor variation
i opgavernes kompleksitet. Nogle skoler har etableret eller
købt sig til administrative løsninger, der har medført et lavere
tidsforbrug i administrationerne. Dette er eksempelvis løsnin-
ger som digital tidsregistrering af elevfremmødet, deltagelse
i administrative fællesskaber og udlicitering af enkeltopgaver,
samt udbetaling af elevlønninger hver måned i stedet for hver
14. dag. Enkelte skoler har udliciteret lærernes lønadministra-
tion til hjemstedskommunen. Visse steder er kommunens
honorar for opgaven forholdsvist beskeden.
Den organisatoriske opbygning inden for ledelseslag varierer
meget på tværs af skolerne. Casestudierne viser, at nogle skoler
både har viceforstandere og/eller pædagogiske ledere, mens an-
dre skoler kun har en forstander. 53 pct. af skolerne har oplyst,
at de har mere end én medarbejder med personaleansvar, mens
de øvrige skoler ikke har dette. Således bekræftes det billede,
som er set på casestudierne, hvor det stod tydeligt, at skolerne
organiserer sig meget forskelligt. Hverken survey eller casestu-
dier viser en sammenhæng mellem skolestørrelse og brugen af
viceforstandere eller pædagogiske ledere, jf. figur 4.1.2. Der er
således større skoler, som har relativt få ledelseslag, og mindre
skoler, som både har viceforstander og pædagogiske ledere.
Skolerne har gennemsnitligt 17 medarbejdere per person med
personaleansvar.
Figur 4.1.2. Medarbejdere per person med personaleansvar, antal
Kilde: Surveysvar fra 60 produktionsskoler. 10 produktionsskoler er frasorteret, da deres svar ikke vurderes at være retvisende pga.
meget høje ledelsesspænd eller angivelse af ingen ledelsesårsværk.
Note:
Figuren angiver antallet af medarbejdere per person med personaleansvar. Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 17 medarbejdere per leder. Nøgletallet er beregnet
for deres totale antal medarbejdere for både den indtægtsdækkede virksomhed og ordinære drift. Figuren til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antal årsele-
ver. Figuren til højre er fordelt efter mindste til største antal medarbejdere per person med personaleansvar.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0034.png
34
Antallet af ledelsesårsværk i forhold til øvrige årsværk er en
anden central forklaring på variationen i administrative om-
kostninger.
Forstandere og eventuelle viceforstandere varetager også i visse
tilfælde administrative opgaver. Dette er eksempelvis i relation
til godkendelse af fakturaer og budget- og prognosearbejde
samt godkendelse af det egentlige årsregnskab. Herudover
spiller nogle forstandere en central rolle i forbindelse med
indgåelse af indkøbsaftaler, men dette er langt fra tilfældet på
alle skoler. Det er særligt på mindre skoler, at forstanderen ofte
er en integreret del af administrationen. På større skoler løser
forstanderen sjældent administrationsopgaver, men varetager
alene skolens ledelse.
Omkostninger og årsværk til administration
Omkostningerne til administration varierer på tværs af sko-
lerne. Opgjort per årselev varierer skolernes gennemsnitlige
administrationsomkostninger mellem 10.000 og 52.000 kr. per
årselev, jf. figur 4.1.3. Gennemsnittet ligger på 26.000 kr. per
årselev. Der ses en signifikant sammenhæng mellem, at større
skoler også har lavere omkostninger til administration per
årselev
15
. Dette indikerer, at der er betydelige stordriftsfordele
forbundet med administrationen. Forholdet mellem admi-
nistrative medarbejdere og antal årselever forklarer således
størstedelen af forskellene i det samlede omkostningsniveau på
tværs af skolerne.
Figur 4.1.3 Omkostninger til administration per årselev, kr. tusind.
Kilde: UVM; survey; regnskaber for 2013
Note:
Omkostningerne omfatter de totale administrationsomkostninger til ordinær drift per årselev. Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 26.000 kr. per årselev. Figuren
til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antallet af årselever. Figuren til højre er fordelt efter mindste og største administrationsomkostninger per årselev.
Regnskabsdata fra 81 produktionsskoler. En skole er taget ud af analysen da deres regnskab ikke er sammenligneligt med de øvrige skoler.
.
Antallet af årsværk, der bruges til administration, varierer på
tværs af skolerne fra 0,5 årsværk til 4,7 årsværk, jf. figur 4.1.4. I
gennemsnit er der tilknyttet 2 administrative årsværk per skole.
De administrative årsværk udgør (ekskl. forstandere og vice-
forstandere) mellem 6 og 30 pct. af de samlede årsværk på
skolen. Gennemsnittet er 12 pct., jf. figur 4.1.5. Der er således
forskel på, hvor mange administrative medarbejdere, der er på
skolen i forhold til det totale antal af ansatte på skolen. Der
ses en tendens til, at mindre skoler har en relativt større andel
af administrativt personale end større skoler, men tendensen
er ikke entydig. Dette kan bl.a. skyldes, at der uafhængigt af
skolestørrelse er en kritisk mindste værdi i forhold til, hvor lille
en administration man skal have. Nogle opgaver er således ikke
nødvendigvis afhængige af skolestørrelse, hvilket kan forklare
nogle af de små skolers relative høje andel af administrative
medarbejdere.
15
P<0,01. Dette betyder, at der er under 1 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og tilnærmelsesvis 99 pct. sandsynlighed for, at der er en sammenhæng.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0035.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 35
Figur 4.1.4 Årsværk til administration på skolerne fordelt efter skolestørrelse
Kilde: UVM; survey;
Note:
Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 2 administrative årsværk. Figuren til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antal årselever. Figuren til
højre er fordelt efter mindste til største antal administrative årsværk. Surveysvar fra 68 skoler. 2 skoler er udeladt, da deres angivelse af administrative årsværk
vurderes at være fejlbehæftet.
Figur 4.1.5 Andel af administrative årsværk (ekskl. forstandere og viceforstandere) ud af det samlede årsværk (pct.)
Kilde: UVM; survey;
Note:
Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 12 pct. administrative årsværk. Surveysvar fra 68 skoler. 2 skole er udeladt, da deres angivelse af administrative
årsværk vurderes at være fejlbehæftet. Figuren til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antal årselever. Figuren til højre er fordelt efter mindste til
største andel administrative årsværk.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0036.png
36
Variationen på tværs af skolerne kan alternativt opgøres som
årselever per administrativt årsværk, jf. figur 4.1.6. Denne
opgørelse siger noget om, hvor mange administrative ressour-
cer, målt i årsværk, som skolerne har per årselev og ikke blot i
relation til det øvrige volumen af personale på skolen (jf. figur
4.1.5). Skolen med flest årselever per administrativt årsværk har
120 årselever per administrativt årsværk, mens skolen med fær-
rest årselever per administrativt årsværk kun har 15 årselever
per administrativt årsværk. Gennemsnittet er 49 årselever per
administrativt årsværk.
Det viser sig samtidigt, at skoler med relativt mange årslever
per administrativt årsværk også har en relativ lav administrati-
onsandel målt som andelen af administrativt personale. Selvom
skolestørrelsen således ikke kan forklare hele variationen i for-
hold til ressourceforbruget i administrationen, så er der en klar
tendens til, at skoler med færre administrative medarbejdere (i
forhold til det øvrige personale) også administrerer relativt flere
årselever. Dette understøtter det samlede billede af, at der er
betydelige stordriftsfordele forbundet med administrationen.
Figur 4.1.6 Årselever per administrativt årsværk, antal
Kilde: UVM; survey.
Note:
Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 12 pct. administrative årsværk. Surveysvar fra 68 skoler. 2 skole er udeladt, da deres angivelse af administrative årsværk
vurderes at være fejlbehæftet. Figuren til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antal årselever. Figuren til højre er fordelt efter mindste til største andel admini-
strative årsværk.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0037.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 37
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0038.png
38
4.1.2 SAMLET POTENTIALE VED EN MERE
EFFEKTIV ADMINISTRATION
Casestudier, survey samt regnskabsanalyse har vist, at der er
stor variation i, hvordan skolerne har indrettet deres admini-
strationer, herunder hvor mange administrative medarbejdere
og ledelsesårsværk, der er ansat på skolerne, samt hvor mange
opgaver administrationen varetager, herunder hvilket serviceni-
veau, der stilles til rådighed for eleverne. En række af opgaver-
ne, der varetages i administrationerne, er imidlertid karakterise-
ret ved at være relativt ensartede på tværs af skolerne, idet alle
skolerne eksempelvis selv varetager udbetaling af produktions-
skoleydelse til eleverne, økonomistyring, bogføring og øvrige
studieadministrative opgaver.
Analysen viser, at der er mulighed for, at en række opgaver kan
løses mere effektivt i administrationerne, og at der kan peges
på en række konkrete indsatser, bl.a. brug af digitale redskaber
samt administrative fælleskaber på tværs af skolerne. Ligeledes
kan skolerne på en række områder lære af hinanden, da nogle
skoler fx har opnået gode resultater ved at indføre ordninger,
hvor eleverne ikke går til administrationen med forskellige ad
hoc spørgsmål samt ved at indføre en strammere økonomisty-
ring.
Der er konkret identificeret fem forbedringsforslag vedr. ad-
ministration, der giver et samlet potentiale på ~ 13-19 mio. kr.
svarende til 12-18 pct. af lønomkostningerne til administration,
og 1-2 pct. af den samlede omkostningsbase for analysen, jf.
figur 4.1.7 og 4.1.8.
Figur 4.1.7 Forbedringspotentialer for (A1-A5)
A1- Digitalisering af tidsregistreringen
A2 - Digital fakturahåndtering
A3 - Administrative fællesskaber
A4 -Prioritering af de adm. medarb. opg.
A5 - Bedre økonomistyring
Potentiale for A1-A5
Figur 4.1.8. Forbedringspotentialerne (A1-A5) i forhold til hhv. lønomkostningerne til administration og den samlede
omkostningsbase for hele analysen
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0039.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 39
Det identificerede forbedringspotentiale svarer til, at alle skoler
opnår en normering på minimum 46-56 årselever per admi-
nistrativt årsværk, når der ses bort fra alle årsværk til ledelse,
uanset at de løser visse administrative opgaver
16
. Dette svarer
til, at 36-59 skoler skal tilpasse deres normering af admini-
strativt årsværk med i alt 35-51 årsværk svarende til knap et
årsværk pr. skole i gennemsnit
17
.
Skolerne har imidlertid forskellige udgangspunkter for at
kunne realisere et potentiale svarende til 46-56 årselever per
administrativt årsværk. Skoler med et lavt antal årselever per
administrativt årsværk i dag vil skulle flytte deres normering
relativt meget for at opnå denne normering.
Gennemsnittet af årselever per administrativt årsværk er i dag
48, og den mindst omkostningseffektive administration har 15
årselever per administrativt årsværk, mens den mest omkost-
ningseffektive administration har 120 årselever per administra-
tivt årsværk.
Nedenstående tabel 4.1.1 viser, hvordan tilpasningen kan
realiseres for skoler i hhv. det 1., 2., 3. og 4. kvartil, svarende til
hhv. skoler med det laveste antal årselever per administrativt
årsværk (i 1. kvartil) til skoler med det højeste antal årselever
per administrativt årsværk (i 4. kvartil), dvs. de bedst præste-
rende skoler.
Som det fremgår, kan potentialet eksempelvis realiseres ved,
at skoler i 1. kvartil ændrer deres gennemsnitlige normering
fra 26,1 årselever per administrativt årsværk til 30,6-38,6
årselever, hvilket svarer til, at disse skoler nedbringer deres
administrationsomkostninger med 3.694-8.856 kr. på årselev.
Ligeledes svarer det til, at skoler i 2. kvartil kan ændre deres
normering fra 42,8 årselever per administrativt årsværk til
55,8-70,5 årselever, svarende til en reduktion i disse skolers
administrative omkostninger per årselev på ca. 2.021-3.428 kr.
Herudover svarer det til, at skoler i 3. kvartil opnår en gen-
nemsnitligt normering som de bedst præsterende skoler i dag,
dvs. 73,1 årselev per administrativt årsværk, svarende til en
reduktion i de administrative omkostninger per årselev på 2.518
kr. Skolerne i 4. kvartil forventes at bibeholde deres gennem-
snitlige høje normering på 73,1 årselev.
Det er således ikke en forudsætning, at alle skoler skal ændre
deres normering lige meget for, at potentialet kan realiseres.
Tabel 4.1.1 Eksempel på tilpasning af årselever per administrativt årsværk
Kvartil
(pct. af
skoler)
Skoler
Gns. antal ÅE Ny gns.
per adm. ÅV antal ÅE per
adm. ÅV ved
i dag
potentiale på
19 mio. kr.
38,6
Ny gns. antal
årselever per
adm. ÅV ved
potentiale på
13 mio. kr.
30,6
Gns. adm.
lønomkost-
ning per
årselever i
dag
16.062
Gns. adm.
lønomkost-
ning per
årselev ved
potentiale på
19 mio. kr.
7.206
Gns. adm.
lønomkost-
ning per
årselev ved
potentiale på
13 mio. kr.
12.368
1.
(0-25)
2.
(26-50)
3.
(51-75)
4.
(76-100)
Skoler med laveste 26,1
antal årselever per
adm. ÅV
Skoler med næst-
laveste årselever
per adm. ÅV
Skoler med næst-
højeste antal års-
elever per adm. ÅV
Skoler med højes-
te antal årselever
per adm. ÅV
42,8
70,5
55,8
8.790
5.362
6.769
49,6
73,1
73,1
7.686
5.168
5.168
73,1
Uændret
Uændret
5.242
Uændret
Uændret
16
17
Dette er beregnet i forhold til administrative medarbejdere eksklusiv årsværk til ledelse.
Skoler, der har mere end 36-59 årselever per administrativt årsværk, antages at bibeholde denne højere normering. Disse skoler er ikke indregnet i potentialet.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0040.png
40
4.1.3 GENNEMGANG AF DE ENKELTE
FORBEDRINGSFORSLAG
De fem forbedringsforslag, der kan bidrage til at indfri potentia-
let ved en mere effektiv administration, er oplistet i tabel 4.1.2.
nedenfor.
Tabel 4.2.1 Forbedringsforslag til administration
Forbedrings-forslag
A1
A2
A3
A4
A5
Beskrivelse
Digitalisering af tidsregistre-
ringen af eleverne
Digital fakturahåndtering
Administrative fællesskaber
Prioritering af de administra-
tive medarbejderes opgaver
Bedre økonomistyring
Digitalisering af tidsregistrering for eleverne (A1)
På nuværende tidspunkt er der kun meget få skoler, som benyt-
ter sig af digitale muligheder til det daglige arbejde med at
registrere elevernes fremmøde på skolen. Kun to af de besøgte
skoler bruger en digital løsning, som betyder, at elevernes timer
bliver registreret direkte i ressourcestyringssystemet. De øvrige
skoler benytter sig af papirskemaer, som udfyldes af underviser-
ne og efterfølgende leveres til administrationen, hvor de bliver
kontrolleret og indtastet manuelt i et system.
Samtlige af de skoler i undersøgelsen, som ikke i dag benytter
sig af digitale systemer til elevregistrering, beretter, at der ofte
er en del rettelser i forbindelse med denne proces, da timetallet
på papirregistreringerne ikke altid stemmer. Derudover er der
udfordringer i forhold til at registrere forskellige typer af fravær,
hvilket gør skemaerne og indtastningen mere kompliceret.
Det er forskelligt fra skole til skole, om skemaerne tastes hver
dag, hver 14. dag eller en gang om måneden. Surveyen viser, at
skolerne i gennemsnit bruger 18 pct. af den administrative tid
på elevregistrering, når den foregår ved manuel indtastning i
systemet.
Figur 4.1.2 Tid anvendt til elevregistrering af administrationens samlede arbejdstid, pct.
Kilde: Surveysvar fra 70 skoler.
Note:
Linjen angiver gennemsnittet på 18 pct. af tiden på elevregistrering. Fordelingen afspejler skolernes angivelse af tidsforbrug til opgaven vedr. udbetaling af produktions-
skoleydelse (ud af en samlet arbejdstid på 100 pct.). Figuren til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antal årselever. Figuren til højre er fordelt efter mindste til
største andel tid anvendt på elevregistrering. Det skal bemærkes, at besvarelserne kan være behæftet med en usikkerhed, da der kan være forskellige opfattelser af, hvad
elevregistreringen indebærer. Der er taget højde for denne usikkerhed i beregningerne.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0041.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 41
Dette bekræftes også på casebesøgene, der viser, at skolerne
uden digital tidsregistrering i gennemsnit bruger 25-60 timer
om måneden alene på at taste elevernes timer og udbetale
elevernes produktionsskoleydelse. Hertil kommer den tid, som
underviserne bruger på værkstederne i forbindelse med regi-
streringen af fremmødet.
De skoler, som har skiftet til digitale løsninger, vurderer, at de
som minimum har sparet omkring 10-15 pct. af tidsforbruget på
opgaven ved at skifte til digital registrering.
På casestudierne fremhæver flere skoler den pædagogiske ef-
fekt, der er ved at registrere fremmødet på papirskemaer, da
eleverne herved selv kan regne deres timer efter og skrive under
på tidsregistreringen. Skoler, der har elektronisk tidsregistrering,
beretter dog også, at tidsregistreringen også her fungerer som
et pædagogisk redskab, hvor fraværet bliver gennemgået med
eleverne. Det sker bl.a. ved, at eleverne kontrollerer antallet
af timer og skriver under på tidsregistreringen sammen med
underviseren, når kvitteringen for tidsregistreringen skrives ud.
Skolerne vurderer derfor ikke, at det har haft kvalitetsmæssige
konsekvenser at skifte til de digitale løsninger for elevregistre-
ring og udbetaling af produktionsskoleydelse.
Casebesøgene viser endvidere, at der er stor forskel på, om
skolerne udbetaler produktionsskoleydelsen hver 14. dag eller
én gang om måneden. Mange skoler er overgået til at udbetale
én gang om måneden, hvilket har givet en tidsbesparelse på
op til 30 pct. af tiden brugt på opgaven. Samtidig vurderer de
skoler, som er gået over til at udbetale produktionsskoleydelsen
én gang i måneden, at det ikke har haft konsekvenser i forhold
til elevernes økonomi. Disse skoler argumenterer for, at man
på andre uddannelsesinstitutioner og på arbejdsmarkedet også
får SU og løn udbetalt på månedsbasis, og ved at udbetale én
gang om måneden sikres det, at eleverne er klar til at overgå til
disse ordninger. Andre skoler påpeger dog, at mange af eleverne
i målgruppen ikke vil være i stand til at disponere over midler
til en måned ad gangen, og der er således ikke fuld enighed
blandt skolerne om, hvilken praksis der er den pædagogisk mest
hensigtsmæssige.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0042.png
42
Forbedringsforslag vedrørende digitalisering af timeregistreringen af eleverne
Forslag:
Produktionsskolerne kan konvertere til digital timeregistrering. Det vurderes, at tidsforbruget i forbindelse med tidsregistre-
ringen vil kunne reduceres med 10-15 pct. Derudover anbefales det, at produktionsskolerne kun udbetaler produktionsskole-
ydelsen én gang om måneden.
Potentiale:
1-2 mio. kr. årligt i nettopotentiale, når investeringen i systemet er tilbagebetalt efter år 1, og de årlige licensomkostnin-
ger er fratrukket.
Beregningsforudsætninger:
Digital timeregistrering
Der er indregnet en engangsinvestering på 30.000 kr. per skole i år 1 til investering i systemet samt årlige licensomkost-
ninger på 15.000 kr. herefter. Dette er baseret på information fra casestudier og leverandører.
Potentialet er beregnet på baggrund af 77 produktionsskoler, idet 5 skoler allerede har digital tidsregistrering i dag.
I surveyen har skolerne angivet, at de samlet bruger ca. 27 årsværk årligt på tidsregistrering.
Skoler, der har indført digital tidsregistrering, vurderer, at de som minimum har sparet 10-15 pct. af den administrative
tid forbundet med registreringen.
Udbetaling af produktionsskoleydelse én gang om måneden
Det forventes, at det vil være relevant for ca. 50 pct. af skolerne at overgå til månedlig udbetaling af produktionsskole-
ydelse.
Herudover forventes det, at skolerne kan spare ca. 30 pct. af tidsforbruget på udbetaling af produktionsskoleydelse ved
kun at udbetale det én gang om måneden. Begge disse forventninger er baseret på oplysninger fra casestudier.
Digital fakturahåndtering (A2)
Fakturaprocessen på produktionsskolerne foregår manuelt.
Ingen af skolerne benytter sig af mulighederne for digital faktu-
rahåndtering.
Proceduren på skolerne indebærer typisk, at fakturaerne bliver
printet ud og lagt i et dueslag til de forskellige værkstedsun-
dervisere. Rekvirenten (værkstedsunderviseren) kontrollerer
herefter, at ordren er modtaget, og at beløbet stemmer med
de leverede varer. På alle casestudieskolerne bliver fakturaerne
kontrolleret af forstanderen – enten før eller efter værkstedsun-
derviserne har haft dem til godkendelse eller efter, at fakturaen
er betalt. Værkstedsunderviserne afleverer fakturaerne håndbå-
ret til administrationen, som står for betaling og bogføring.
Arbejdsgangen omkring fakturabehandling ser derfor overord-
net således ud:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Modtagelse af faktura – enten mail eller med post
Åbning af post med faktura og identifikation af rekvirent
Levering eller afhentning af faktura
Godkendelse af faktura af rekvirent – inkl. angivelse af
kontonr., hvor faktura skal betales fra
Returnering af faktura til administrationen
Godkendelse af forstander
Indberetning af fakturaens stamoplysninger i økonomisy-
stemet – dvs. bl.a. leverandøroplysninger, konteringstekst
(varetype), etc.
Bogføring - identifikation af kontonr.
Arbejdsgangen er præget af mange trin og en lav grad af
fakturasikkerhed. Det medfører blandt andet, at fakturaer kan
forsvinde i processen.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0043.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 43
Ingen af de besøgte skoler har overvejet at overgå til digital
fakturahåndtering, da det er opfattelsen, at det er dyrt og ikke
nødvendigvis tidsbesparende.
Det har imidlertid vist sig, at tidsforbruget på fakturabehand-
ling er relativt omfattende. Omfanget af fakturaer på de
besøgte skoler varierer fra 1.000-6.000 stk. årligt. Skolerne
vurderer, at de i alt bruger omkring 12-15 minutter i administra-
tionen per faktura på hele processen fra, at fakturaen modtages
via e-mail eller per post til, at den er betalt og bogført. Der-
udover skal der indregnes den tid, som værkstedsunderviserne
bruger til afhentning af faktura, kontrol og aflevering af faktura.
Det vurderes derfor, at det samlede tidsforbrug pr. faktura er
omkring 17-20 minutter
18
.
Fra andre brancher er der generelt gode erfaringer med at redu-
cere tidsforbruget til fakturahåndtering ved at overgå til digitale
løsninger. Ved implementering af elektronisk fakturahåndtering
i kommunerne i 2004 blev der således beregnet mulighed for at
frigøre op mod 90 pct. af tidsforbruget til fakturahåndtering
19
.
Tilsvarende har private virksomheder estimeret besparelser på
mellem 30 og 50 pct. af tidsforbruget til fakturahåndtering
20
.
Konsulenthuset vurderer endvidere ikke, at det vil have kvali-
tetsmæssige implikationer for undervisningen at digitalisere
fakturaprocessen. Eleverne vil stadig have mulighed for at være
en del af det at kontrollere fakturaerne på værkstederne.
Det bemærkes endvidere, at en række andre uddannelsesinsti-
tutioner, fx erhvervsskolerne, i høj grad er gået over til digital
fakturahåndtering.
De eksisterende it-løsninger til elektronisk fakturahåndtering,
som er kompatible med de økonomi-og regnskabssystemer,
produktionsskolerne anvender, giver mulighed for, at følgende
aktiviteter i processen digitaliseres, hvilket reducerer tidsfor-
bruget:
Distribution (print og håndbåren distribution elimineres)
Varemodtagelse og godkendelse i en proces
Bogføring (automatisk forslag til kontering)
Hurtigere bilagssøgning samt sikker dokumentation og
arkivering.
I surveyen har skolerne angivet, at de i gennemsnit bruger 25
pct. af deres administrative tid på kategorien ”regnskabsudar-
bejdelse og fakturahåndtering”. Ser man det i forhold til det
totale antal administrative årsværk på ca. 177 årsværk
21
, svarer
det til ca. 45 årsværk i gennemsnit på tværs af alle skolerne.
18
19
20
Dette resultat ligger tæt op ad en analyse gennemført af Økonomistyrelsen i 2006 som beregnede en gennemsnitlig pris på behandling af en faktura i den offentlige sektor til 266
kr. Dette svarer til ca. 27 minutter per faktura ved en antagelse om en totalomkostning på 600 kr. i timen inkl. overhead.
Der blev på lov- og cirkulæreprogrammet for 2005 optaget en reduktion i bloktilskuddet på 137,3 mio. kr. årligt som følge af Lov nr. 1203 af 27. december 2003 om offentlige
betalinger m.v. (Faktura). Baggrunden herfor var en forventning om en tidsbesparelse på 90 pct. ved overgang til digital fakturahåndtering for alle kommuner.
Baseret på kundeanmeldelser og business cases fra en af Danmarks største leverandører af systemer inden for digital fakturahåndtering.
21
Ekskl. ledelsestid.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0044.png
44
Forbedringsforslag vedrørende digital fakturahåndtering
Forslag:
Produktionsskolerne kan overgå til elektronisk fakturahåndtering med henblik på at sikre en mere effektiv håndtering af
fakturaer. Der er på nuværende tidspunkt en række systemer tilgængelige på det danske marked, som er direkte kompatible i
forhold til skolernes nuværende it-løsninger. Moderniseringsstyrelsen har ligeledes gennemført et udbud for fakturahåndte-
ringssystemer, hvor det er tiltænkt, at produktionsskolerne også kan kobles på.
Potentiale:
4-6 mio. kr. årligt i nettopotentiale, når investeringen i systemet er tilbagebetalt efter år 1 og fratrukket de årlige licens-
omkostninger.
Beregningsforudsætninger:
Der er indregnet en engangsinvestering på 50.000 kr. per skole i år 1 til investering i systemet samt årlige licensomkost-
ninger på 15.000 kr. per skole herefter.
På baggrund af oplysninger fra casestudierne regnes der med ca. 20 fakturaer per årselev. Antallet af årselever var i 2013
7374 årselever, hvilket svarer til 147.000 fakturaer årligt for alle skoler.
Der er beregnet et tidsforbrug på ca. 17-20 minutter per faktura, når hele fakturaprocessen tages med. Dette er baseret
på oplysninger fra casestudier og surveydata.
Der forventes en tidsbesparelse på ca. 10 minutter ved digital fakturahåndtering. Dette er baseret på oplysninger fra det
seneste udbud samt øvrige erfaringer fra den private og offentlige sektor.
Der er antaget, at hele tidsbesparelsen falder hos de administrative medarbejdere. Realistisk set vil værkstedsundervi-
serne dog også opleve noget af tidsbesparelsen.
Potentialet er beregnet på baggrund af alle produktionsskoler, idet ingen af skolerne har digital fakturahåndtering i dag.
Nedenstående tabel viser, hvad potentialet er på skoleniveau afhængigt at antal fakturaer per skole.
Potentialebenchmark på skoleniveau
Antal fakturaer årligt
1000
3000
5000
Potentiale (ekskl. systemomkostninger)
47.500 kr.
142.300 kr.
237.200 kr.
Administrative fællesskaber (A3)
Analyserne viser, at der er stordriftsfordele i forhold til de admi-
nistrative omkostninger per årselev, idet skoler, der administre-
rer flere årselever, har lavere omkostninger per årselev, jf. afsnit
4.1.1. Administrative fælleskaber kan derfor udgøre et forbed-
ringspotentiale via stordriftsfordele. De kan endvidere styrke
skolernes mulighed for at tiltrække og fastholde talentfulde
administrative medarbejdere samt sikre en bæredygtighed i
leveringen af ydelserne.
Kommunerne udnytter i højere og højere grad mulighederne for
at gå sammen om administrative opgaver, fx lønudbetaling og
call-center, for at sikre en bedre ressourceudnyttelse. Ligeledes
er Udbetaling Danmark et eksempel på, at administrationen i
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0045.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 45
forbindelse med en række kommunale ydelser er blevet sam-
menlagt, og ydelserne udbetales til borgere i alle landets kom-
muner fra én central enhed.
Administrationerne på skolerne er kendetegnet ved, at de løser
en række ensartede opgaver såsom udbetaling af produktions-
skoleydelse og lønninger, fakturahåndtering, bogføring, control-
ling og kvartalsindberetninger. Alle skolerne på casebesøgene
har samtidigt givet udtryk for, at de kan varetage administrative
opgaver for andre skoler, såsom eksempelvis udbetaling af med-
arbejderlønninger og produktionsskoleydelse, budgetlægning,
budgetopfølgning, indhentning af refusioner, momsudeståender
samt koordination af feriegodtgørelser.
Flere skoler indgår allerede i dag i administrative fællesskaber
på enkelte områder. De indgår fx i IT-fællesskaber med andre
skoler i forhold til backup og support på systemer samt har
egne satellitafdelinger rundt omkring i nærområdet, som en
central skole så varetager administrative opgaver for. Andre
skoler har desuden allerede i dag udlagt opgaver vedr. lønudbe-
talingerne til kommunen.
De skoler, der i dag indgår i sådanne fællesskaber, giver udtryk
for, at der ikke er ulemper, men derimod alene fordele ved at
indgå i sådanne fællesskaber på tværs. Opgaveløsningen bliver
billigere og løsningen, der tilvejebringes ved at gå sammen,
bliver ofte af bedre kvalitet.
Ligeledes oplyser flere skoler på casestudierne, at de ofte hjæl-
per eller sparrer med andre skoler i forbindelse med admini-
strative opgaver, fordi der er flere procedurer og regelsæt, som
kræver specialviden, hvilket de ikke altid selv er i besiddelse af.
Det er ofte de større skoler, der har fagprofessionelle admini-
strative medarbejdere (eksempelvis uddannet inden for revision
og bogholderi), der hjælper og assisterer de mindre skolers
administrationer, fx i forbindelse ad hoc spørgsmål af mere
teknisk karakter.
En skole oplyser desuden, at de er blevet spurgt, om de vil
overtage hele administrationen for en anden skole, der netop
har ønsket at udlicitere administrationen.
Det vurderes generelt, at opgaverne i administrationerne på
produktionsskolerne er så ensartede, at der ikke er store bar-
rierer forbundet med at samle flere af dem på færre lokationer
og lave administrative fællesskaber. Udbetaling af medarbej-
derlønninger og ydelser, udarbejdelse af budgetter, bogføring,
udarbejdelse af regnskaber etc. varetages i andre offentlige
institutioner også ofte af en central enhed enten i kommunen
eller i fællesadministrationer. Der kan imidlertid være kulturelle
barrierer blandt personalet, der skal overvindes, herunder nye
vaner og normer, der skal indarbejdes.
Administrative fællesskaber kræver, at de enkelte skoler aktivt
tager stilling til, hvor meget og hvad, man ønsker at samarbejde
om (se nærmere herom i boks 4.1.2). Det kræver samtidigt, at
skolerne tager stilling til en passende størrelse af disse fælles-
skaber i forhold til antal skoler eller geografisk dækningsom-
råde, idet der her kan være en række skolespecifikke hensyn,
der må tages.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0046.png
46
Boks 4.1.2. Eksempel på opgaver, der vil kunne varetages i
administrative fællesskaber
Administrative fællesskaber vil kunne indrettes for-
skelligt alt efter, hvor mange opgaver der udlægges til
et administrativt fællesskab. Nedenfor er vist forskel-
lige scenarier og dermed forskellige ambitionsniveauer
i forhold til at etablere administrative fællesskaber.
Jo flere opgaver der varetages centralt, desto større
besparelse på årsværk forventes der at være for de
skoler, der indgår i det administrative fællesskab.
Eksempler på opgaver, der kan varetages centralt:
Scenarie 1.
Udbetaling af lønninger (medarbejderløn såvel
som produktionsskoleydelse til eleverne), herun-
der pension og feriegodtgørelser
Opfølgning på refusioner
Moms og andre regnskabstekniske forhold
Indkøbsaftaler, fælles indkøb af licenser mv.
Scenarie 2.
Scenarie 1 samt;
Fakturahåndtering og bogføring
Ansættelseskontrakter og personalejura
Scenarie 3.
Scenarie 1 og 2 samt;
Udarbejdelse af budgetter med decentral godken-
delse
Løbende budgetopfølgninger fra et centralt
system
Bistand til udarbejdelse af årsregnskab
Indberetninger og anden kommunikation til UVM
vedr. procedurer og regelsæt
Besparelserne vil bl.a. manifestere sig i mere effektive
arbejdsprocesser som følge af flere ensartede arbejds-
opgaver centralt samt tidsbesparelser i forbindelse
med implementering af nye regelsæt. Herudover vil
der være (afledte) totale besparelser på licensudgifter
som følge af færre licenser samt gevinster ved mere
effektive indkøb generelt, jf. afsnit 4.3. Herudover vil
der kunne opnås besparelser på udgifter til konsulen-
ter og anden specialistbistand.
Uanset hvor mange opgaver, der udlægges til administrative
fællesskaber, vil der dog forsat være behov for et vist omfang
af ledelse og administrativ assistance på alle skoler – store som
små. Administrationerne spiller på mange skoler en vigtig rolle
i den daglige drift af skolen, eksempelvis i forbindelse med
varetagelse af spørgsmål fra eleverne vedr. skattekort, buskort
og privatøkonomiske forhold såsom husleje.
Det vil variere fra skole til skole, hvor mange administrative res-
sourcer skolen har brug for ved deltagelse i administrative fæl-
lesskaber. Antallet vil bl.a. afhænge af, om skolen har etableret
et kontor- eller receptionsværksted, jf. boks 4.1.1, har oprettet
en cafe til elevernes spørgsmål, jf. forslag A4 nedenfor, eller
om værkstedsunderviserne bruger tid på at håndtere elever-
nes spørgsmål i løbet af dagen, jf. boks 4.1.3. Derudover vil de
decentrale administrative medarbejdere stadig have en vigtig
rolle i forhold til indberetning af information til de administra-
tive fællesskaber.
Boks 4.1.3. Case – Buskort og skattekort som en del af
den afledte undervisning:
En række skoler har ladet værkstedsunderviserne va-
retage opgaven med at hjælpe eleverne med buskort,
skattekort, hvordan man lægger et budget og lignende
som en del af undervisningen.
Det betyder, at administrationen ikke skal løse disse
opgaver og i højere grad kan fokusere på at løse de
øvrige administrative opgaver effektivt og uden afbry-
delser. Denne opgavefordeling kan ligeledes medvirke
til at sikre en bedre ressourceudnyttelse i administra-
tionen.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0047.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 47
Forbedringsforslag vedrørende administrative fællesskaber
Forslag:
Produktionsskolerne kan udnytte mulighederne for at gå sammen i administrative fællesskaber. De administrative fælles-
skaber vil få mulighed for at bidrage til en mere effektivt drevet administration på tværs af produktionsskolerne. Det mulige
potentiale i forhold til at indgå i administrative fællesskaber vurderes at variere i forhold til, hvor mange opgaver fællesska-
berne skal varetage. Jo flere opgaver og jo flere skoler, som indgår i fællesskabet, desto større vil potentialet være.
Potentiale:
7-9 mio. kr. årligt i nettopotentiale alene i forhold til effektiv ressourceudnyttelse af de administrative årsværk. Poten-
tialets størrelse afhænger af ambitionsniveauet for, hvor mange opgaver fællesskabet skal varetage. Forskellige modeller
er oplistet i hhv. scenarie 1, 2 og 3, jf. boks 4.1.2.
Beregningsforudsætninger:
I surveyen har skolerne angivet hvor meget af den administrative tid, der går med følgende opgavetyper:
- Løn, herunder pension og ferie
- Indberetninger til UVM
- Udbetaling af produktionsskoleydelse
- Regnskabsudarbejdelse/fakturering
Det er bl.a. disse opgaver, der afhængigt af ambitionsniveauet for de administrative fællesskaber, vurderes at indgå i de
administrative fællesskaber.
Skolerne bruger samlet, hvad der svarer til ca. 119 årsværk på disse opgaver.
Erfaringsmæssigt vurderes det, at skolerne ved at indgå i administrative fællesskaber kan opnå en synergieffekt på mini-
mum 15-20 pct. af den anvendte tid svarende til mellem 18-24 årsværk.
Potentialet er beregnet på baggrund af alle produktionsskoler, idet alle skoler forventes at kunne opnå fordele ved delta-
gelse i administrative fællesskaber.
Udover det beregnede potentiale vil der være en række øvrige permanente besparelser i forbindelse med de administra-
tive fællesskaber, fx i forhold til licensomkostninger til IT-systemer, konsulentydelser, specialbistand, overhead mv. Sur-
veyen viser, at skolerne bruger ca. 3,5 mio. kr. årligt alene på licenser til administrative systemer. Disse afledte gevinster
er ikke indregnet i potentialet.
Prioritering af de administrative medarbejderes
opgaver (A4)
Mere effektive processer og fokuseret opgaveløsning kan give
en væsentlig tidsbesparelse i form af mindre spildtid og større
rutine i opgaveløsningen. Løbende ad hoc-opgaver, der duk-
ker og i løbet af dagen, skaber afbrydelser fra den egentlige
opgaveløsning og kan desuden være medvirkende til stress, lav
effektivitet og lav medarbejdertilfredshed.
Flere skoler har givet udtryk for, at det administrative personale
varetager mange ad hoc-opgaver udover de øvrige administra-
tive opgaver. Ad hoc-opgaverne opstår typisk, når eleverne
kommer ind forbi kontoret med et problem, som de ikke selv
kan løse. Opgaverne omhandler ofte bestilling af buskort og
skattekort, betaling af husleje eller andre private økonomiske
udeståender, som eleverne ønsker støtte eller vejledning til at
håndtere.
Det administrative personale giver udtryk for, at mængden af
disse ad hoc-opgaver i løbet af dagen ofte udgør et betydeligt
forstyrrende element, der tager tid fra de øvrige administrative
opgaver, som skal løses. Omvendt er skolerne også opmærk-
somme på, at hvis ikke de hjælper eleverne med at løse opga-
verne, så vokser problemerne sig store, hvilket kan resultere i,
at eleverne ikke kan overskue at få en hverdag til at fungere,
herunder at møde på skolen til undervisning. Derfor er det et
bevidst valg, at skolerne hjælper og støtter eleverne i at få løst
opgaverne.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0048.png
48
Nogle skoler har imidlertid valgt en løsning, hvor det admini-
strative personale ikke besvarer alle disse spørgsmål for elever-
ne. I stedet er der her indrettet spørgetimer eller spørgecafeer,
som har åbent ca. 1,5 time i løbet af ugen, således at eleverne
i stedet kan gå derhen og få svar og hjælp til deres spørgsmål.
Skolerne giver på casestudierne udtryk for, at dette fungerer
rigtig godt, og at det administrative personale vinder meget
tid på ikke at skulle konsultere øvrige ad hoc-opgaver sidelø-
bende med eksempelvis bogføring, indberetninger og lignende.
Arbejdstiden bliver med andre ord mere effektiv og fokuseret i
administrationen herved.
Skolerne giver udtryk for, at de ikke oplever, at det er en barri-
ere for eleverne at gå til cafeerne i stedet for at gå til det admi-
nistrative personale, når de har problemer, de ønsker hjælp til.
Forbedringsforslag vedrørende prioritering af de administrative medarbejderes opgaver
Forslag:
Produktionsskolerne kan understøtte en mere fokuseret opgaveløsning og mere effektive processer i administrationen
ved at oprette fast kontortid svarende til ca. 1,5 time i løbet af ugen, hvor eleverne på faste tidspunkter kan få svar og
hjælp til deres spørgsmål til skattekort, buskort mv.
Potentiale:
1-2 mio.kr. årligt.
Beregningsforudsætninger:
Potentialet er beregnet på baggrund af 66 produktionsskoler, idet ca. 16 skoler (når 70 surveysvar opregnes til 82 skoler)
i dag har et kontorværksted. Det vil bl.a. være elevernes spørgsmål vedr. buskort mv., som varetages på et kontorværk-
sted.
Der regnes med, at ca. 24-36 minutter per skole per administrativ medarbejder i dag optages af elevspørgsmål. Dette er
baseret på oplysninger fra survey og casestudier.
Der er modregnet omkostninger til etablering af fast kontortid svarende 1,5 time per uge.
Bedre økonomistyring (A5)
Produktionsskolerne er selvejende offentlige institutioner, der
modtager tilskud baseret på politisk fastsatte takster per års-
elev. Skolerne skal herefter selv disponere over deres samlede
tilskud og sikre balance på længere sigt. Kravene til budgetop-
følgningen vil naturligvis variere på tværs af skolerne i forhold
til deres størrelse og kompleksitet.
Det varierer meget på tværs af skolerne, hvor ofte der foreta-
ges budgetopfølgninger og udarbejdes prognoser for resten af
årets forbrug. Nogle skoler udarbejder kvartalsopfølgninger
og afholder i den forbindelse dialogmøder med den relevante
værkstedsunderviser, der som hovedregel også er den bud-
getansvarlige, mens andre skoler kun laver halvårlige eller slet
ingen faste budgetopfølgninger i løbet af året.
Enkelte skoler foretager opfølgninger på månedsbasis og fortæl-
ler på casestudierne, at de har stor gavn heraf, da de herved kan
prognosticere og prioritere ressourcerne løbende henover året,
såfremt der viser sig mindreforbrug på nogle budgetområder.
Nogle skoler fortæller ligeledes, at de har formået at realisere
mærkbare forbedringer på bundlinjen ved at indføre en stram-
mere økonomistyring, herunder eksempelvis ved at foretage
budgetopfølgninger og ved at indføre dialogmøder hver måned
i stedet for at have kvartalsvise, halvårlige eller slet ingen
opfølgninger. Ligeledes opleves det blandt værkstedsundervi-
serne på disse skoler, at god økonomistyring er med til at skabe
en følelse af ansvarlighed, ligesom det giver en fornemmelse
af, at ressourcerne bruges mest optimalt på tværs af skolens
forskellige budgetområder. Skoler, der tidligere har haft dårlig
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0049.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 49
økonomi, fortæller, at de har formået at rette bundlinjen op på
denne måde.
På enkelte skoler opleves der imidlertid en tendens til silotænk-
ning, idet budgetterne her udelukkende deles ud på værk-
stedsområderne, samt at der ikke foretages opfølgninger og
omprioriteringer i løbet af året, såfremt det viser sig aktuelt for
skolens samlede økonomi. Dette kan medvirke til suboptime-
ring og uhensigtsmæssig adfærd i form af eksempelvis benzina-
fbrænding sidst på året.
Grænsen for, hvornår indkøb skal godkendes af den bud-
getansvarlige, varierer meget på tværs af skolerne. Enkelte sko-
ler fortæller på casestudierne, at værkstedsunderviserne ikke
har en minimumsgrænse for, hvilke indkøb der kan foretages
uden godkendelse hos den budgetansvarlige. Andre skoler har
omvendt klare regler, der eksempelvis regulerer, hvilke indkøb
der kan laves under hvilke retningslinjer. Surveyen viser, at i
forhold til køb af inventar og maskiner varierer indkøbsgrænsen
mellem 500 – 30.000 kr. før, at købet skal godkendes. Grænsen
for, hvornår alle øvrige indkøb fx værkstedsmaterialer skal god-
kendes, varierer mellem 1.000 – 15.000 på tværs af skolerne (se
evt. afsnit 4.3 vedrørende skolernes indkøbspraksis generelt).
Forbedringsforslag vedrørende bedre økonomistyring
Forslag:
Produktionsskolerne kan styrke indsatsen for god økonomistyring på skolerne, herunder ved at der foretages månedlige
budgetopfølgninger, laves prognoser for årets forbrug (minimum kvartalvist), samt at der afholdes dialogmøder med de
budgetansvarlige.
Herudover foreslås det, at der foretages omprioriteringer mellem budgetområderne inden for året, såfremt det viser sig
nyttigt i forhold til skolens samlede økonomi.
Som led i at styrke indsatsen for god økonomistyring kan der indføres maksimumsbeløbsgrænser for indkøb. Dette vil
give ledelsen en bedre føling med forbruget på skolen.
Potentiale:
Ikke kvantificerbart.
Denne analyse tilvejebringer ikke et grundlag for at kunne sige, hvad forbedringspotentialet vil være på tværs af sko-
lerne. Potentialets størrelse vil bl.a. afhænge af skolernes nuværende økonomiske situation samt ambitionsniveauet på
skolerne.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0050.png
50
4.2
UNDERVISNINGENS TIL-
RETTELÆGGELSE
Denne del af analysen vedrører omkostninger relateret til
undervisningens tilrettelæggelse på produktionsskolerne. I
den forbindelse beskrives antallet og typerne af værksteder
på skolerne samt værkstedernes produktion. Organiseringen
af undervisningen beskrives efterfølgende, ligesom der følger
konkrete anbefalinger vedrørende formen på vejledningen af
eleverne, normeringen på værkstederne samt anvendelsen af
værkstedsteams mellem forskellige værksteder.
Skolerne bruger herudover i alt ca. 49 mio.kr. på de tre næst-
største kategorier: øvrige omkostninger vedr. undervisning,
befordring og ekskursioner. Kategorien øvrige undervisnings-
relaterede omkostninger kan dække over flere forskellige om-
kostninger, der ikke kan rubriceres i de øvrige kategorier. Det er
således ikke muligt præcist at opgøre, hvad disse omkostninger
dækker over.
Befordringsomkostninger omfatter primært kørsel i skolens
egne biler og busser, men kan også inkludere omkostninger
vedr. øvrig kørsel i personalets private biler i de tilfælde, hvor
der bruges tjenstlig kørsel til ekskursioner og lignende. Som
det fremgår af boks 4.2.1, er befordringsomkostningerne meget
varierende mellem skolerne.
4.2.1 SITUATIONEN I DAG
Samlet bruger skolerne 608,3 mio.kr. på undervisning, hvoraf
lønomkostninger udgør 430,3 mio.kr. Værkstedsomkostninger
(primært indkøb af materialer) udgør 99,6 mio.kr. og er den
næstestørste undervisningsrelaterede omkostning, jf. figur
4.2.1.
Figur 4.2.1. Omkostninger til undervisning i alt, mio. kr
Undervisningsmaterialer
Bøger, tidskrifter m.v.
Fotokopiering
Ekskursioner
Inventar og udstyr, vedligeholdelse
Inventar og udstyr, anskaffelse
Inventar og udstyr, leje og leasing
Befordringsudgifter vedr. undervisning
Afskrivninger vedr. undervisning
Øvrige omkostninger vedr. undervisning
Værkstedsomkostninger i alt
Løn
I alt
Kilde: Regnskaber for 82 produktionsskoler (2013)
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0051.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 51
Boks 4.2.1. Case: Befordring
Udgifterne til befordring varierer mellem 635.100 kr. og 0 kr. per skole, og 7.511 kr. og 0 kr. per årselev. Gennemsnits-
udgiften er 2.012 kr. per årselev. Der er ingen sammenhæng mellem befordringsudgifterne, og om det er en by/land
skole. Nogle skoler har minimum ét køretøj pr. værksted, mens andre skoler kun har 1-2 busser i alt.
En skole har indført et bookingsystem til skolens biler og busser, hvilket har gjort det muligt at klare sig med færre
køretøjer og dermed færre udgifter til benzin, bilforsikring etc.
Bilerne er blevet oprettet i outlookkalenderen således, at alle undervisere kan gå ind og se, hvornår bilerne er ledige,
samt hvem der har booket dem. Det betyder, at man i højere grad kan planlægge hensigtsmæssig udnyttelse af bilpar-
ken og i højere grad kan tænke samkørsel på tværs af værksteder.
Variation i undervisningsomkostningerne
Undervisningens tilrettelæggelse varierer på tværs af sko-
lerne for så vidt angår holdstørrelse, vejledingsform, typer af
værksteder samt karakteren af det, der produceres på værkste-
derne. På den baggrund er der således stor variation i skolernes
undervisningsomkostninger per årselev. Helt konkret varierer
undervisningsomkostningerne fra 51.000 kr. til 133.000 kr., jf.
figur 4.2.2. Gennemsnittet ligger på ca. 83.000 kr. per årselev.
Det bemærkes, at undervisningsomkostningerne har en signi-
fikant sammenhæng med indtægterne fra værkstederne. Hvis
skolerne har meget høje omkostninger, kan det derfor skyldes,
at de ligeledes har meget høje indtægter fra værksteder, jf.
afsnit 3.2.
Figur 4.2.2 Totale undervisningsomkostninger per årselev (i tusind kr.).
Kilde: UVM, regnskab for 81 produktionsskoler (2013).
Note:
Den stiplede linje viser gennemsnittet på 82.700 kr. per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt som antal årselever. Figuren til højre er sorte-
ret efter laveste til højeste undervisningsomkostninger per årselev i kr. En skole er taget ud af figuren, da undervisningsomkostningerne på denne skole er usammen-
lignelige høje grundet ekstraordinære store indtægter.
22
Den statistiske sammenhæng er signifikant på 0,1 niveauet (P>0,1, P=0,0517). Dette betyder, at der er 10 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og 90 pct. sand-
synlighed for, at der er en sammenhæng. Antallet af respondenter i analysen er relativt lavt i forhold til at forvente statistiske sammenhænge, hvilket gør, at man kan argumentere
for, at dette signifikansniveau kan accepteres.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0052.png
52
Værksteder
Skolerne har i gennemsnit 8 værksteder per skole. Spredningen
er dog stor, idet nogle skoler har op til 22 forskellige værksteder,
Figur 4.2.3 Antal værksteder per skole
mens andre skoler kun har 3 værksteder, jf. figur 4.2.3.
Kilde: UVM, regnskab for 81 produktionsskoler (2013).
Note:
Den stiplede linje viser gennemsnittet på 82.700 kr. per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt som antal årselever. Figuren til højre er
sorteret efter laveste til højeste undervisningsomkostninger per årselev i kr. En skole er taget ud af figuren, da undervisningsomkostningerne på denne skole er
usammenlignelige høje grundet ekstraordinære store indtægter.
Nogle skoler har udelukkende værksteder inden for traditionelle
håndværksmæssige fagområder, mens andre skoler også har
værksteder inden for områder som adventure, performance/
teater, formidling og SOSU/pædagogik. På sidstnævnte værk-
steder laver eleverne ofte en række forskellige typer events for
forskellige målgrupper, fx teaterforestillinger, legepatrulje for
børnehavebørn samt temadage for folkeskolelever eller pleje-
hjemsbeboere.
De fleste skoler har værksteder, der dækker flere fagområder,
således at de kan tiltrække en bred skare af elever med forskelli-
ge interesser. Der findes dog enkelte temaskoler som eksempel-
vis Datariet i Vejle og AFUK i København, der har specialiseret
sig inden for ét fagområde på tværs af værksteder. Temasko-
lerne findes primært i de større byer, hvor der også ligger andre
produktionsskoler inden for en forholdsvis kort afstand.
Figur 4.2.4 viser skolernes spredning af værksteder inden for
fem forskellige overordnede fagområder (tekniske, kreative,
sundhed/fødevare/fritid, kontor samt øvrige). Figuren viser, hvor
mange forskellige fagområder skolerne har værksteder inden
for. I gennemsnit dækker skolerne 2,6 fagområder fordelt på 8
værksteder.
Analyserne har vist, at der er en statistisk sammenhæng mellem
antallet af fagområder som værkstederne dækker og omkostnin-
gerne per årselev
22
. Jo flere fagområder, desto højere omkostnin-
ger. Se nærmere under forbedringsforslag U3 i afsnit 4.2.
Eksempler på værksteder på skolerne:
Træ og metal
Fiskeri og landbrug
Gartneri
Pedel, service, rengøring
Logistik og transport
Scooter, auto, cykel
Design og tekstil
Pædagog og SOSU
Køkken og cafe
Kontor og reception
Formidling og kultur
Idræt og adventure
Musik
Multimedie og foto
IT og data
Teater og performance
22
Den statistiske sammenhæng er signifikant på 0,1 niveauet (P>0,1, P=0,0517). Dette betyder, at der er 10 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og 90 pct. sand-
synlighed for, at der er en sammenhæng. Antallet af respondenter i analysen er relativt lavt i forhold til at forvente statistiske sammenhænge, hvilket gør, at man kan argumentere
for, at dette signifikansniveau kan accepteres.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0053.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 53
Figur 4.2.4 Antal værkstedstyper (fagområder) per skole
5
4
3
2
1
0
Tekniske
Kreative
Sundhed/fødevarer/fritid
Kontor
Andre
Kilde: Surveysvar fra 69 produktionsskoler.
Note:
Værkstederne er inddelt i følgende overgrupperinger: Tekniske, kreative, sundhed/fødevarer/fritid, kontor og øvrige. Gennemsnittet er 3 værkstedstyper.
Værkstedernes produktion
Skolerne lægger generelt vægt på, at det udgør et centralt
element i undervisningen, at eleverne indgår i en produktion.
Det er imidlertid meget forskelligt fra skole til skole, hvor meget
der produceres, og hvordan produktionen tænkes ind i under-
visningen. Skolernes indtægter fra værkstederne varierer fra ca.
2.300 - 51.000 kr. per årselev. Nogle skoler har indtægtsmål i
budgetterne per værksted, mens andre skoler slet ikke budget-
terer med eller planlægger efter værkstedindtægter.
Nogle skoler giver udtryk for, at skolens samarbejde med
lokalsamfundet har betydning for, hvor meget der produceres
på værkstederne, da varerne typisk afsættes lokalt. Det er
både i forhold til kommunen, men også i hvor høj grad private i
lokalområdet har viden om, hvilke ydelser produktionsskolerne
kan levere.
Nogle skoler sælger eksempelvis hjemmedyrkede planter ved
den lokale købmand og borde og bænkesæt ved den lokale
XL-byg. Der er endvidere skoler, der producerer udsmykning til
byens julemarked, legehuse til kommunens institutioner samt
borde og bænkesæt til offentlige friluftsområder.
Boks 4.2.2 Værkstederne som små virksomheder
Nogle skoler anskuer værkstederne som små
virksomheder, der har egne indtægtsmål, hvilket
også bruges pædagogisk.
Et eksempel på pædagogisk brug er, at værkste-
det har materialebudgettet og indtægtsmålet
skrevet tydeligt op på tavlen, og at status i løbet
af året angives. Herved kan eleverne følge med i,
hvordan de bidrager til deres værksted i forbin-
delse med deres projekter. Indtægtsmålet kan
også bruges til at brainstorme med eleverne om,
hvordan målet kan nås, og om de har gode ideer
til projekter og mulige kunder.
Skolerne vurderer, at det er et rigtig godt pæda-
gogisk redskab at tænke værkstederne som” små
virksomheder”, da dette giver eleverne en særlig
følelse af at være i et produktionsfællesskab, hvor
de også bærer en del af ansvaret for, at det går
godt med virksomhedens økonomi.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0054.png
54
Casestudierne viser endvidere, at skolerne har forskellige opfat-
telser af, hvilket udstyr, der skal være på værkstederne. Nogle
skoler har gammelt og sparsomt udstyr og prioriterer ikke at
investere i det nyeste og dyreste udstyr, mens andre skoler læg-
ger vægt på, at skolens udstyr er helt nyt og opdateret, således
Boks 4.2.3 Etablering af webshop
at produktionen i værkstederne er så virkelighedsnær som
mulig. En omkostningsdriver bag variationen i undervisnings-
omkostningerne kan dermed også ligge i skolernes forskellige
strategier i forhold til værkstedsudstyr
Skolerne producerer mange forskellige varer, der vil kunne afsættes på markedsvilkår. Eksempelvis tøj, kort, reklamer,
kataloger, visitkort og tryk på T-shirts. Nogle skoler på casestudierne giver udtryk for, at de vil kunne afsætte endnu
flere varer, hvis de oprettede en webshop, hvor man kan bestille sine varer.
En enkelt skole er i gang med at udvikle en webshop. Skoler, der har IT-værksteder, vil kunne varetage opsætningen og
udviklingen af disse webshops for andre skoler, der ikke har kompetencerne til at oprette en webshop.
Brug af webshop vil også reducere mængden af fakturaer, da webshoppens indtægter vil indgå direkte på en konto.
4.2.2 SAMLET FORBEDRINGSPOTEN-
TIALE VEDR. UNDERVISNINGENS TIL-
RETTELÆGGELSE
Casestudier, survey samt regnskabsanalyse har vist, at der inden
for undervisningens tilrettelæggelse er stor variation på tværs
af skolerne. Dette indikerer, at der er et forbedringspotentiale
forbundet med at tilrettelægge dele af undervisningen ander-
ledes. På en række områder kan skolerne lære af hinanden, og
der kan peges på opgaver, som kan løses mere effektivt - både
i forhold til omkostninger, men også i forhold til at opnå målet
Figur 4.2.5 Forbedringspotentialer for (U1-U3)
med undervisningen – dvs. primært at eleverne udsluses til vi-
dere uddannelse eller beskæftigelse. Det kan eksempelvis være
med brug af værkstedsteams og mere integreret vejledning fra
værkstedsunderviserne til produktionsskoleeleverne.
Der er identificeret tre forbedringsforslag vedr. undervisningens
tilrettelæggelse, der giver et samlet potentiale på ~ 28-48 mio.
kr. svarende til 6-11 pct. af lønomkostningerne til undervisning i
dag, og 3-5 pct. af den samlede omkostningsbase for analysen,
jf. figur 4.2.6.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0055.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 55
Figur 4.2.6 Forbedringspotentialerne (U1-U3) i forhold til lønomkostning for undervisning og den samlede
omkostningsbase for hele analysen
4.2.3 GENNEMGANG AF DE ENKELTE
FORBEDRINGSFORSLAG
Der er samlet set identificeret tre forbedringsforslag vedrø-
rende undervisningens tilrettelæggelse på produktionsskolerne,
jf. tabel 4.2.1.
Tabel 4.2.1. Forbedringsforslag vedrørende undervisnin-
gens tilrettelæggelse
Forbedrings-forslag
U1
U2
U3
Beskrivelse
Øget anvendelse af integre-
ret vejledning
Fokus på normeringen på
værkstederne
Organisering i værk-
stedsteams
og organiserer vejledningen varierer ift., hvor vejledningsopga-
verne er placeret, hvor meget tid der bruges på koordinering og
overdragelse mellem værkstedsundervisere og vejleder mm.
Nogle skoler har lagt store dele af vejledningsansvaret ud til
værkstedsunderviserne med rigtige gode erfaringer. Skolerne
oplever, at det giver et løft i kvaliteten af vejledningen, idet
vejledningen herved bliver en mere integreret del af den daglige
undervisning, og at vejledningen naturligt kan indgå i under-
visningen. Dette begrundes med, at de relationer, som bliver
opbygget mellem værkstedsunderviser og elev, bedre udnyttes,
når værkstedsunderviseren står for en stor del af vejledningen.
Det kan være vanskeligere for vejlederne uden for værkstederne
at opbygge gode og tillidsfulde relationer til eleverne, da de ikke
indgår i elevernes dagligdag. Samlet set oplever værkstedsun-
derviserne således, at en integrering af vejledning i den daglige
undervisning giver en mere fleksibel, målrettet og effektiv
vejledning.
Det er dog vanskeligt for værkstedsunderviserne at have til-
strækkelig vejledningskompetence og -viden til at forestå hele
uddannelses- og erhvervsvejledningen og ikke mindst have tid
hertil. Uddannelses- og erhvervsvejledningen omfatter bl.a. en
viden om adgangskrav, grundforløb på erhvervsuddannelserne,
forsøg til optagelsesprøver, antal SU-klip mm. Derudover ind-
befatter arbejder som oftest en stor kontaktflade med virksom-
heder og uddannelsesinstitutioner.
Øget anvendelse af integreret vejledning (U1)
Produktionsskolernes har i dag en vejledningsforpligtelse for
eleverne, der omfatter tre elementer; Formelt tilrettelagt
uddannelses- og erhvervsvejledning, daglig vejledning og
rådgivning, der foregår integreret i de sociale og arbejdsmæs-
sige processer, samt formelle og fast tilrettelagte samtaler med
evaluering af forløbet. Præcis hvordan skolerne tilrettelægger
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0056.png
56
En integreret vejledning kræver således, at den primære del
af uddannelses- og erhvervsvejledningen ligger dog hos en
central vejleder, der også bistår værkstedsunderviserne i deres
vejledning og er i løbende dialog med dem. I træværkstedet kan
værkstedsunderviseren således vejlede eleverne ift. at tage en
uddannelse som tømrer. Men hvis elevens ønsker og kompe-
tencer fx falder uden for vejlederens ekspertise, hvilket ofte vil
være tilfældet, inddrages vejlederen, der så tager ansvaret for
uddannelses- og erhvervsvejledningen af den pågældende elev.
En sådan model, hvor værkstedsunderviseren forestår den dag-
lige vejledning og rådgivning, formelt tilrettelagte samtaler om
forløb og dele af uddannelses- og erhvervsvejledningen, mens
en vejleder forestår hovedparten af uddannelses- og erhvervs-
vejledningen, kan samtidig give en tidsbesparelse. Værksteds-
underviserne skal bruge mindre tid på at overlevere information
til vejlederen samt sidde med til trekantsmøder, hvor både elev,
vejleder og værkstedsunderviser er til stede. Værkstedsunder-
viserne giver udtryk for, at en stor del af den tid, de tidligere
brugte på at overlevere information til vejlederen om eleven og
på at sidde med ved trekantsmøder, nu i stedet bruges foku-
seret på selve vejledningen. Vejlederne kan samtidig fokusere
mere på uddannelses- og erhvervsvejledningen og mindre på
de andre aspekter af vejledningen, om end de selvfølgelig skal
tænkes ind.
Når værkstedsunderviserne varetager vejledningen, er det en
forudsætning, at de har de rigtige redskaber samt en vis viden
om de uddannelsesmæssige muligheder. Erfaringer fra skoler
peger på, at den/de centrale vejleder(e) på skolen kan sikre den
nødvendige sparring og oplæring af værkstedsunderviserne,
så disse fuldt ud kan varetage deres vejledningsopgave. Den
centrale vejleder har dermed det overordnede ansvar for, at
værkstedsunderviserne er opdaterede i forhold til de seneste
ændringer, optagelseskrav mm. Vedkommende kan desuden
sidde med ved vejledningssamtalerne, hvis der er behov herfor.
På samme tid sikrer den løbende sparring og dialog mellem
værkstedsundervisere og centrale vejledere, at værkstedsun-
derviserne har den nødvendige viden til vejledningsopgaven,
og hvor der er behov for det, sender eleven videre til en central
vejleder.
Forbedringsforslaget vedrørende øget anvendelse af integreret vejledning
Forslag:
Produktionsskolerne kan lade vejledningen indgå i tættere samspil med den daglige undervisning på værkstederne. Dette
kan ske ved at lade værkstedsunderviserne varetage en større del af vejledningen, dog kun dele af uddannelses- og erhvervs-
vejledningen. Ved at skabe et tættere samspil mellem undervisning og vejledning opnås der en mere effektiv, målrettet og
fleksibel vejledning af eleverne.
Potentiale:
6-8 mio.kr. årligt i nettopotentiale.
Beregningsforudsætninger:
Det er beregnet, at der bliver brugt ca. 97 årsværk på vejledning på tværs af skolerne. Dette er baseret på oplysninger fra
casestudier og survey.
Det er modregnet, at skoler med en relativ høj normering skal sænke normeringen for at kunne varetage opgaven.
Skoler, der i dag har en normering over 9 årselever per undervisningsårsværk, tilføres årsværk, så deres normering er
maksimal 9 årselever per undervisningsårsværk på værkstederne.
Det er modregnet, at værkstedsunderviserne modtager 15 timers kompetenceudvikling årligt for at kunne varetage
opgaven.
Forslaget vil være relevant for alle produktionsskoler, der ikke har integreret vejledning i dag.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0057.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 57
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0058.png
58
Fokus på normering på værkstederne (U2)
Et fokus på at sikre den rette normering på værkstederne er et
væsentligt element i forhold til at sikre økonomisk balance på
skolerne.
På casestudierne fortæller skolerne, at en normering på 9-10
elever per undervisningsårsværk på værkstederne er et godt
pejlemærke i forhold til at sikre en er høj kvalitet i undervisnin-
gen og en god økonomi.
Som vist i figur 4.2.7 varierer antallet af årselever per undervis-
ningsårsværk mellem 4,2 og 14,2
23
, mens gennemsnittet er på
8,2 årselever per undervisningsårsværk.
Figur 4.2.7 Antal årselever per undervisningsårsværk, som underviser på værksteder
Kilde: UVM, Surveysvar fra 70 produktionsskoler.
Note:
Undervisningsårsværk omfatter her kun de årsværk, der underviser på værksteder. Der er således uden årsværk til vejledning og almenundervisning. Den stiplede linje
viser gennemsnittet med 8,2 årselever pr. undervisningsårsværk. I figuren til venstre er skolerne sorteret efter skolestørrelse målt efter antal årselever.
Skolerne på casestudierne giver udtryk for, at små hold kan
betyde, at den rette dynamik ikke kan blive skabt på værkstedet
mellem eleverne, herunder socialt og i forbindelse med eventu-
elle gruppearbejder, ligesom små hold kan gøre det vanskeligt
at sikre en stabil produktion. Skolerne peger på, at den optimale
holdstørrelse ligger omkring ca. 10 elever, og det opleves ikke,
at undervisningen bliver bedre på meget mindre hold. Analy-
serne i forhold til udslusning viser endvidere, at der ikke er en
sammenhæng mellem skolernes udslusningsprocent og deres
normering per undervisningsårsværk. Der er således ikke belæg
for, at de mindre værksteder alene fører til en bedre udslusning.
Skolerne peger imidlertid også på, at meget store hold i visse
tilfælde kan betyde, at det kan være svært at tage hensyn til
elevernes individuelle behov, ligesom meget store hold kan
gøre det lettere for eleverne at ”gemme sig” og trække sig ud af
undervisningen.
Ved at fokusere på at tilpasse normeringen på værkstederne
kan der skabes økonomiske forbedringer, men forventeligt også
kvalitetsmæssige forbedringer som beskrevet ovenfor.
Det vil muligvis ikke være realistisk, at alle skoler kan opnå en
normering på 9-10 årselever per undervisningsårsværk eller
højere. Dette kan bl.a. skyldes forskelle på tværs af værksteder
i forhold til hvor mange elever, det er realistisk at have – både i
forhold til elevernes udbytte af undervisningen på nogle værk-
steder, men også i forhold til fysiske begrænsninger i forhold til
værkstedernes størrelse. Derudover er skolerne ikke selv herre
over antallet af elever, og der kan være betydelige udsving over
året.
Nedenstående forbedringspotentiale har derfor fokus på at
vise, hvilket potentiale skolerne kan realisere ved at fokusere
23
Der er alene tale om de årsværk, der underviser på værkstederne. Alle årsværk til vejledning og almenundervisning er således ikke inkluderet.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0059.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 59
på at hæve deres nuværende normering marginalt, således at
de bevæger sig i retningen af 9-10 årselever per undervisnings-
årsværk. Dette er relevant for de skoler, som på nuværende
tidspunkt har en normering under 9-10 årselever per undervis-
ningsårsværk.
I beregningen nedenfor tages der udgangspunkt i 9 årselever
per undervisningsårsværk, da der herved tages højde for, at
skolerne har nogle perioder, hvor der er et lavere antal elever
end de 9 - fx henover sommeren, og at der på andre tidspunk-
ter af året er en normering over på over 9. Se nærmere under
beregningsforudsætningerne i appendiks 5.3.
Forbedringsforslag vedrørende fokus på normeringen på værkstederne
Forslag
Produktionsskolerne kan fokusere på at øge den gennemsnitlige normering per undervisningsårsværk, der underviser på værk-
stederne. Skolerne vil have forskellige forudsætninger for at øge denne normering. Geografi og øvrige tilbud til målgruppen
i kommunen vil bl.a. have betydning for, hvor mange elever det er muligt tiltrække for skolen. Det vurderes dog realistisk, at
skolerne kan sætte et mål om at hæve normeringen med 0,5-1 årselever per værkstedsunderviser på skoler, hvor normeringen
i dag er under 9 årselever per værkstedsunderviser.
Potentiale:
22-40 mio. kr. årligt.
Beregningsforudsætninger:
Der er i dag ca. 956 årsværk, der bruges til undervisning på værkstederne. Dette er baseret på oplysninger fra survey.
Hvis normeringen hæves med 0,5-1 årselever per værkstedsunderviser, medfører det en samlet reduktion af undervis-
ningsårsværk på ca. 48-89 undervisningsårsværk.
Forslaget vil være relevant for alle produktionsskoler, der i dag har under 9 årselever per undervisningsårsværk. Det
drejer sig om 47 produktionsskoler.
Organisering i værkstedsteams
24
(U3)
Organisering i teams kan have mange forskellige fordele, fagligt
såvel som økonomisk.
Erfaringer fra skoler med værkstedteams peger på, at det er muligt
at hæve kvaliteten og stabiliteten i undervisningen ved at etablere
lærerteams mellem værksteder, også kaldt tolærerordninger.
Som beskrevet under forslag U2, varierer antallet af årselever pr.
undervisningsårsværk mellem 4,2 og 14,2 årselever
25
. Nogle skoler
har organiseret sig med tolærerordninger, hvor der er 2 værksteds-
undervisere per 20-22 elever, mens andre skoler har organiseret sig
med enkeltværksteder, hvor der ca. er 1 til 1,5 værkstedsunderviser
til ca. 8-10 elever per værksted. Skolerne har i gennemsnit 11,7
undervisningsårsværk til at varetage undervisningen på værkste-
derne, hvilket svarer til ca. 1,4 årsværk per værksted i gennemsnit.
Boks 4.3.3 Kategorisering af værkstedstyper, inden for
hvilke, det er oplagt at oprette tolærerordninger
Tekniske værkstedstyper:
Auto, cykel, bygge, anlæg, ejendomsservice, metal,
træ, maler, fiskeri, transport, logistik
Kreative værkstedstyper:
Elektronik, medie, grafik, design, tekstil, film og foto,
musik, drama, performance, gøgler, kunst, håndværk
Sundhed/Fødevarer/Fritids værkstedstyper:
Køkken, cafe, restaurant, hotel, landbrug, gartneri,
SOSU, pædagog, sundhed, sport, friluft, fritid, natur
24
25
Samarbejde i værkstedsteams kan udformes på forskellige måder. Der kan både være tale om samling af værksteder, fx i ét stort lokale eller i to lokaler i forlængelse af hinanden,
hvor værkstederne arbejder sammen. Det er også muligt at indrette ordningen således, at samarbejdet udelukkende fungerer på lærerniveau i forhold til sparing, indkøb og
planlægning af produktion.
Der er alene tale om de årsværk, der underviser på værkstederne. Alle årsværk til vejledning og almenundervisning er således ikke inkluderet.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0060.png
60
Skoler, der har organiseret sig med værkstedsteams, giver ud-
tryk for, at modellen har flere fordele.
Værkstedsteams giver bl.a.:
En mere stabil drift af værkstederne
Værkstedsunderviserne mulighed for at give hinanden
faglig sparring og støtte i løbet af dagen
Mulighed for at værkstedsunderviserne kan ”dække ind for
hinanden”, hvis en værkstedsunderviser eksempelvis har
behov for at tage en individuel samtale med en elev i løbet
af dagen
Fordele i forbindelse med sygdom, da man kan undgå
vikarer
Nogle skoler giver endvidere udtryk for, at de også bevist
benytter organiseringen til at understøtte fælles og
tværgående produktionsopgaver med mulighed for at købe
samlet ind for værkstederne. Dette kan eksempelvis inde-
bære, at flere værksteder arbejder på det samme produkt,
men bidrager til forskellige dele af produktionen
Udover at synergien mellem to værksteder er med til at hæve
kvaliteten af undervisningen, kan ordningen også have økono-
miske fordele i form af mindre udgifter til vikarer og besparelser
på indkøb. Flere skoler giver udtryk for, at tolærerordningen har
været med til at sikre en mere effektiv værkstedsdrift på deres
skole og dermed realisere et økonomisk potentiale på skolen.
I data fra survey og regnskaberne observeres der en statistisk
sammenhæng mellem antallet af fagområder, værkstederne
dækker, og lavere omkostninger per årselev. Værkstedsteams
etableres oftest mellem værksteder inden for samme fagområ-
de, og forventes derfor at være en medvirkende årsag til denne
sammenhæng
26
.
Potentialet kan særligt komme fra synergier i forhold til indkøb
og fælles udnyttelse af ressourcerne. Dette gælder både i
forhold til varer, der kan produceres, men også i forhold til, at
værkstederne lettere kan håndtere en stigning i elevtallet, når
der er to undervisere.
Det er oftest to forskellige værksteder inden for samme fagom-
råde, der indgår i denne type samarbejde med værkstedsteams,
jf. boks 4.3.3. Et eksempel kunne være træ- og metalværkste-
det, der arbejder tæt sammen, eller design og fotoværkstedet.
Det er forskelligt fra skole til skole, om eleverne er samlet på ét
stort værksted, eller om der stadig er tale om to separate værk-
steder, der ligger i nærheden eller forlængelse af hinanden. På
nogle skoler er der i højere grad tale om sparing og samarbejde
på lærerniveau end en reel samling af eleverne i ét værksted.
Lærernes sparing og samarbejde vil her udgøre den største
del af potentialet ved at oprette tolærerordninger. Hvordan
ordningen rent praktisk udføres vil dels afhænge af de fysiske
muligheder på skolen samt elevernes parathed til at indgå i
større holdstørrelser. Det er ikke givet, at værkstedsteams skal
udformes på én bestemt måde.
Forbedringsforslag vedrørende organisering i
værkstedsteams
Forslag
Produktionsskolerne kan oprette værkstedsteams
(eller tolærerordninger) på tværs af deres værkste-
der. Når der samarbejdes på tværs af værksteder-
ne, skabes der mulighed for samproduktion, fælles
indkøb, herunder mere ensartede indkøb, sparring
mellem værkstedsunderviserne samt øget stabili-
tet i undervisningen i forbindelse med eksempelvis
sygdom. Der kan både være tale om samling af
værksteder, fx i ét stort lokale eller i to lokaler i
forlængelse af hinanden, men det er også muligt at
indrette ordningen således, at ordningen udeluk-
kende fungerer på lærerniveau i forhold til sparing,
indkøb og planlægning af fælles produktion.
Potentiale:
Ikke kvantificerbart.
26
P>0,01 (P=0,0517). Dette betyder, at der er 10 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og 90 pct. sandsynlighed for, at der er en sammenhæng. Antallet af
respondenter i analysen er relativt lavt i forhold til at forvente statistiske sammenhænge, hvilket gør, at man med god grund kan argumentere for, at dette signifikansniveau kan
accepteres.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0061.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 61
4.3. INDKØB
Denne del af analysen vedrører indkøb på produktionsskolerne,
herunder hvor meget skolerne indkøber, hvilke prisaftaler
de benytter, samt hvordan de har organiseret sig i forhold til
indkøb.
4.3.1 SITUATIONEN I DAG
Produktionsskolerne køber i dag ind for 206 mio. kr. fordelt på
14 varegrupper, jf. figur 4.3.1. Indkøb til værksteder udgør den
største andel af det samlede indkøb på produktionsskolerne
med 99,6 mio. kr. Indkøbene dækker både over fødevarer, træ,
metal, tekstil og lignende materialer, der bruges i produktio-
nen på værkstederne. Øvrige omkostninger vedr. indkøb til
undervisning, vedligeholdelse og varme, el og vand udgør hhv.
31,2 mio. kr., 16,0 mio.kr. og 22,1 mio. kr. De øvrige indkøb er
forholdsvis små varierende mellem 0,7 og 9,4 mio. kr. fordelt på
10 kategorier.
Figur 4.3.1 Indkøbsbaseline. Mio.kr.
Bøger, tidskrifter m.v.
Fotokopiering
Inventar og udstyr, anskaffelse
Inventar og udstyr, leje og leasing
Kontorartikler, porto, telefon m.v.
Kontorinventar, anskaffelse
Leje og/eller leasing af inventar
Markedsføring (fx årsskrift, PR, annoncer m.v.)
Rengøring
Undervisningsmaterialer
Varme, el og vand
Vedligeholdelse
Værkstedsomkostninger
Øvrige omkostninger vedr. undervisning
Indkøbsbaseline i alt
Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler.
Note:
Opgjort på udvalgte tilgængelige regnskabsposter i regnskabet.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0062.png
62
Som beskrevet i afsnit 4.2 er der en bred variation i værkste-
der på produktionsskolerne, og omkostningerne til varekøb
varierer fra værksted til værksted: Fra få materialeindkøb på
et musikværksted, pædagogik- og SOSU-værksted til større
materialeindkøb på træ og metalværksteder, hvor der købes alt
fra skruer og søm til store mængder pladejern, MDF-plader og
lærketræsplanker.
For nogle værksteder påvirkes indkøb af materialer af den
produktion, der udføres på det pågældende tidspunkt på skolen.
Dvs. at der på ét tidspunkt kan være gang i en større produktion
af strandbænke, mens der på et andet tidspunkt eksempelvis
kan være gang i bådbyggeri eller byggeri af fuglehuse, reoler
og brændeskure. Derfor kan skolerne for visse værksteder have
begrænset mulighed for at forudsige og planlægge alle værk-
stedsindkøb hen over året.
Disse indkøb, der er forholdsvis uforudsigelige, udgør dog kun
en mindre del af skolernes samlede indkøb. Således udgør ind-
køb af trævarer til værkstederne eksempelvis ca. 7 mio.kr. årligt
svarende til 1200 kr. per årselev
27
. Værksteder som musikværk-
sted, pædagogik- og SOSU-værksteder indkøber for et betyde-
ligt mindre beløb.
Alle skoler har også en stor del indkøb af mere ensartet og
forudsigelig karakter, som eksempelvis indkøb af fødevarer, kon-
torartikler, el, vand og varme mv. Disse indkøb foretages med
relativt jævne mellemrum i løbet af året og vil kunne indkøbes
via faste indkøbsaftaler.
Indkøbspraksis
Der sondres grundlæggende mellem tre typer af indkøb, hhv.
type 1, 2 og 3 (defineret i Boks 4.3.1) i analysen. Indkøbsfor-
merne afspejler alle forskellige grader af professionalisering af
indkøbspraksis.
Type 1 indkøb afspejler en lav grad af professionalisering, og er
den indkøbsform, hvor der forventes at være de mindst fordel-
agtige rabatter. Type 1 indkøb er ofte indkøb foretaget ved brug
af rabatkort, og det er kendetegnende, at der ikke foreligger
skriftlige aftaler om en bestemt type af indkøb eller en bestemt
mængde af indkøb. Type 1 indkøb kan eksempelvis være den
rabat, man kan få i byggemarkeder, hvis man er erhvervsdri-
vende og efterspørger en generel rabatordning. Type 1 indkøb er
således umiddelbart tilgængelige rabatter for alle interesserede.
Størstedelen af skolernes indkøb sker som type 1 indkøb.
De mest fordelagtige indkøb forventes opnået ved type 3 og i
visse tilfælde ved type 2 indkøb. Denne type indkøb forbindes
endvidere med en større grad af professionalisering. Skolerne
har i survey angivet, at kun 19 og 12 pct. af indkøbene sker
som henholdsvis type 2 og 3 indkøb, jf. figur 4.3.2. 37 pct. af
indkøbende foretages helt uden nogen form for rabatordning
overhovedet. Der tegner sig således et generelt billede af en
relativt lav grad af professionalisering i skolernes indkøb og
en meget lav dækningsgrad af egentlige indkøbsaftaler, idet
der dog er betydelig forskelle skolerne imellem. Flere skoler
benytter således slet ikke type 2 eller 3 indkøb, mens andre
har en noget højere grad af professionalisering. Det bemærkes
i forlængelse heraf, at der inden for de enkelte indkøbskatego-
rier også kan være betydelige udsving i forhold til de priser, der
opnås. Det er således ikke givet, at to skoler med lige stor andel
af type 3 indkøb får lige gode priser.
Boks 4.3.1. Indkøbstyper
De tre typer af indkøb afspejler forskellig grad af pro-
fessionalisering:
Type 1 indkøb defineres som uforpligtende og ikke
markedsafprøvede indkøb. Denne indkøbsform
anvendes i gennemsnit i 25 pct. af indkøbene på
skolerne.
Type 2 indkøb er uforpligtende indkøb, men der
har været en markedsafprøvning. inden indkøbet
blev foretaget. Denne indkøbsform anvendes i
gennemsnit i 19 pct. af indkøbene på skolerne.
Type 3 indkøb er forpligtende og markedsafprø-
vede indkøb. Denne indkøbsform anvendes i gen-
nemsnit i 11 pct. af indkøbene på skolerne.
27
Baseret på gennemsnit af 11 skoler fra casestudier. Skoler, der har haft særlige forhold for deres træværksted i 2013, er fjernet fra beregningen.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0063.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 63
Figur 4.3.2 Gns. andel af gennemførte indkøb fordelt på indkøbstyper27. I alt type 1, 2, 3 og SKI, pct.
Kilde: Surveysvar fra 65 produktionsskoler. 2 skoler bruger hverken type 1, 2, 3 indkøb eller indkøb via SKI. 3 skoler har angivet et
svar, der summerer til mere end 100 pct., og de er således sorteret fra.
Note:
SKI er Statens og Kommunernes Indkøbs service A/S. SKI-aftaler svarer til type 2 og 3 indkøb.
Den stiplede linje viser, at skolerne i gennemsnit bruger en af indkøbstyperne i 63 pct. af deres indkøb på tværs af kategorierne. Indkøbstyperne (1, 2 og 3) er nærmere
beskrevet i boks 4.3.1.
Skolernes brug af SKI
Skolerne har mulighed for at benytte SKI’s indkøbsaftaler (Sta-
tens og Kommunernes Indkøbsservice A/S). SKI-indkøbsaftalerne
dækker mange forskellige varegrupper - alt lige fra fødevarer og
drikkevarer til toiletpapir, affaldsposer og rengøringsmidler til
kontormøbler, biler, brændstof, fyringsolie samt værktøj og byg-
gematerialer.
I princippet svarer SKI’s indkøbsaftaler til enten type 2 eller type
3 indkøb, idet SKI’s indkøbsaftaler har været markedsafprøvet.
Det er dog vurderingen, at SKI-aftaler vil indebære en væsentlig
højere grad af professionalisering og markedsafprøvning og der-
med bedre priser, end de indkøbsaftaler, skolerne selv kan opnå
ved type 2 og 3 indkøb. SKI har en stab af indkøbsuddannede
medarbejdere, der har indkøb som deres eneste opgave, mens
produktionsskolernes indkøbere (værkstedsunderviserne) oftest
har indkøb som en delopgave til den egentlige kerneopgave, der
er undervisning. Priserne på SKI’s aftaler er endvidere forhandlet
på vegne af alle statslige og kommunale institutioner under et,
og der forventes derfor en relativ god pris på SKI’s indkøbsaftaler,
da leverandørerne via SKI bliver eksponeret i forhold til en stor
kundegruppe.
SKI udarbejder både bindende og frivillige indkøbsaftaler med
forskellige leverandører (inden for forskellige rammevilkår), som
produktionsskolerne kan benytte. Fordelen ved SKI for den lille
institution er, at de får mulighed for at udnytte stordriftsfordele
i form af mængderabatter og lign., som de ikke ville have kunnet
opnået alene.
Som det fremgår af figur 4.3.2, benyttes SKI’s indkøbsaftaler kun
i mindre grad. 81 pct. af de skoler, der har svaret på surveyen,
angiver, at de er tilmeldt SKI, men på tværs af varegrupperne er
det kun 9 pct. af indkøbene, der foretages via SKI’s indkøbsafta-
ler. Det er hovedsageligt telefoni, IT og kontorartikler, som købes
igennem SKI’s indkøbsaftaler.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0064.png
64
Konsulenthuset har bemærket, at SKI ikke har haft et særskilt fo-
kus på produktionsskolerne, hvilket kan være medvirkende årsag
til, at skolerne kun i begrænset omfang benytter SKI. På enkelte
områder som telefoni har nærværende analyse dog tilvejebragt
data for, at der er væsentlige rabatter at hente ved SKI.
På baggrund heraf vurderes der at være et samlet forbedrings-
potentiale på produktionsskolernes indkøb i størrelsesordenen ~
10-21 mio. kr. svarende til 5-10 pct. af skolernes samlede indkøb
og 1-2 pct. af hele omkostningsbasen for analysen. Forbedrings-
potentialet for skolernes indkøb er baseret på observationer, der
er foretaget i forbindelse med analyse af regnskabsdata, survey
og casestudier samt på erfaringer og bedste praksis.
4.3.2 SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE
VEDR. INDKØB
Erfaringer fra andre lignende brancher (f.eks. kommuner og andre
offentlige institutioner) viser, at det er muligt at hente relativt
store besparelser ved øget fokus på effektive indkøb, herunder
ved at strukturere og professionalisere organisationens indkøbs-
praksis. Samtidigt har produktionsskolerne indtil videre været
friholdt af større indkøbsbesparelser, mens øvrige statslige og
kommunale institutioner, herunder også de øvrige selvejende
uddannelsesinstitutioner, de senere år har været underlagt ind-
købsbesparelser, der skal tilvejebringe et samlet potentiale på op
mod 10 pct. af alle indkøb
28
.
Det er ikke vurderingen, at der kan peges på særlige forhold for
produktionsskolerne, som medfører, at der ikke vil kunne indhen-
tes besparelser i samme størrelsesorden her. Tværtimod giver
produktionsskolernes indkøbspraksis klare indikationer på, at
der er rum for at gøre tingene anderledes og mere professionelt i
forhold til indkøb.
4.3.3 GENNEMGANG AF DE ENKELTE
FORBEDRINGSFORSLAG
Der er identificeret to overordnede forbedringsforslag vedrøren-
de produktionsskolernes indkøb, som kan bidrage til at realisere
det samlede forbedringspotentiale, jf. tabel 4.3.1.
Der er ikke beregnet særskilte potentialer for de enkelte for-
bedringsforslag, idet data på området er relativt begrænset og
svært tilgængeligt bl.a. som følge af, at skolerne ikke benytter et
elektronisk fakturasystem. Konkrete potentialeberegninger på de
enkelte forbedringsforslag ville således være behæftet med stor
usikkerhed.
Figur 4.3.3 Estimeret forbedringspotentiale for produktionsskolernes indkøb
28
Forventningerne til Statens indkøbsprogram var, at der kunne spares 10 pct. med fællesstatslige indkøb.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0065.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 65
Tabel 4.3.1. Forbedringsforslag vedrørende produktionssko-
lernes indkøb
Forbedrings-forslag
I1
Beskrivelse
Bedre priser ved brug af fælles
indkøbsaftaler eller indkøbs-
fællesskaber
Organisering og retningslinjer
for indkøb
Dette medfører dog en række transaktionsomkostninger i form
af eksempelvis lønomkostninger til medarbejdere, som bruger
arbejdstid på disse indkøb, og tilsvarende eventuelle befordrings-
omkostninger, hvorfor dette forekommer at være en dyrere
indkøbsløsning. Omvendt kan der ligge pædagogiske hensyn til
grund for, at eleverne tages med på indkøb i butikker indimellem.
På baggrund af casestudierne og værkstedsregnskaberne fra
casestudieskolerne er det estimeret, at der er omkostninger på
4.500 kr. pr. årselev
29
til fødevarer på de skoler, hvor køkkenet
hovedsageligt producerer mad til skolens elever og undervisere,
hvilket er tilfældet på langt størstedelen af skolerne. Beløbet
varierer mellem 2.300 - 7.900 kr. per årselev. Det svarer til, at der
på tværs af alle skolerne indkøbes fødevarer for 33 mio. kr. årlig
svarende til 1/3 del af de samlede indkøb på værkstederne
30
.
Det reelle beløb til indkøb af fødevarer forventes endda at være
en smule højere, når omkostninger til materialer i forbindelse
med salg til eksterne kunder også inddrages. Nogle skoler sælger
eksempelvis mad i en cafe i byen eller producerer mad til sko-
leboder, kurser og lignende. Der kan således være et betydeligt
potentialer ved at få bedre priser via bedre aftaler på de indkøbte
fødevare.
Der kan endvidere være besparelse forbundet med i højere grad
at benytte sig at aftaler inden for eksisterende indkøbsfælles-
skaber. Fordelen herved er, at produktionsskolerne får mulighed
for at udnytte stordriftsfordele i form af mængderabatter o.lign.,
som de ikke ville have kunnet opnået alene. Samtidigt skal de
ikke selv skal bruge ressourcer på eller have kompetencer til at
indhente tilbud, lave kontrakter mv., men kan drage nytte af
ekstern ekspertkompetence.
Flere skoler på casestudierne giver fx udtryk for, at de har van-
skeligt ved at gennemskue, hvilke produkter de skal købe, når
det eksempelvis handler om indkøb af printere og andre større
indkøb, der ikke sker med jævne mellemrum. Skolerne giver
udtryk for, at denne type indkøb er unødvendigt tidskrævende i
forhold til at afdække mulige leverandører og vurdere priser på fx
leasingaftaler.
Enkelte skoler på casestudierne har haft gode erfaringer med at
opnå besparelser på kontorartikler og møbler via SKI. SKI oplyser
desuden i sine seneste benchmarkdata, at der med aftalerne fra
2011-2014 er opnået priser, der er mellem 1 pct. og 28 pct. bil-
ligere end hidtidige priser. Ligeledes har det vist sig, at telefoni er
et område, hvor SKI har særdeles fordelagtige aftaler, der vil være
relevante for mange skoler, jf. boks 4.3.3.
I2
Bedre priser ved brug af fælles indkøbsaftaler eller indkøbs-
fællesskaber (I1)
Erfaringer fra bl.a. kommuner og andre uddannelsesinstitutioner
viser, at der kan opnås mere fordelagtige priser, hvis der indgås
fælles indkøbsaftaler, eller hvis institutionerne udnytter aftaler
inden for eksisterende fællesskaber. Fælles indkøbsaftaler inde-
bærer indkøb af større mængder og vil derfor alt andet lige give
en bedre aftale, da leverandøren er sikret en større afsætning.
Institutionerne opnår også en styrket forhandlingsposition over
for leverandørerne, når de går sammen, hvilket kan medvirke til
et større prispres. Det generelle billede er imidlertid, at produkti-
onsskolerne kun i meget lav grad benytter fælles indkøbsaftaler
eller eksisterende indkøbsfællesskaber, og at der generelt er en
relativt lav professionaliseringsgrad på området.
På nuværende tidspunkt eksisterer der fælles indkøbsaftaler for
forsikringer og licenser til fx Adobe, som er blevet forhandlet
via Produktionsskoleforeningen, men der er ikke andre områder,
hvor skolerne alle er gået sammen om at forhandle bedre priser.
På casestudierne havde 13 ud af 15 skoler kun indkøbsaftaler, der
dækkede den enkelte skole, og ingen af skolerne havde overvejet,
om andre skoler kunne være interesseret i at komme på deres
aftale.
Surveyen viser imidlertid, at det på flere områder i høj grad
er de samme leverandører, som skolerne benytter. På et stort
indkøbsområde rent volumenmæssigt som fødevarer, er det ho-
vedsageligt de samme 3-4 forskellige leverandører, som skolerne
benytter.
Casestudierne viser, at karakteren af de aftaler, skolerne har
indgået vedr. indkøb af fødevarer, varierer fra skole til skole, men
det er kendetegnende, at fokus i aftalerne er på rabatniveauet, og
at der kan leveres fleksibelt. Enkelte skoler nævner ved casebesø-
gene, at de ikke anvender én leverandør til fødevareindkøb, men
i stedet handler i lokale supermarkeder sammen med eleverne.
29
30
Baseret på gennemsnittet af 13 skoler fra casestudierne. Skoler, der har haft særlige forhold for deres køkkenværksted i 2013, er fjernet fra beregningen. I beløbet er ikke modreg-
net indtægten, eleverne betaler for at spise på skolerne, da det er indkøbet og de tilhørende omkostninger, der er det centrale i denne sammenhæng.
I alt har skolerne værkstedsomkostninger på 99,6 mio.kr. inkl. køb af fødevarer, jf. figur 3.3.1.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0066.png
66
Boks 4.3.2. Indkøbsaftaler på fødevarer
I forbindelse med casestudierne er der indhentet data over rabatniveauet for indkøbsaftaler på fødevarer. Rabatterne
i aftalerne varierer fra ca. 14 til 22 pct. i forhold til listeprisen. Det er dog ikke muligt alene på baggrund af rabatsat-
serne at sige, hvilken aftale som er økonomisk mest fordelagtigt. Det afhænger dels af de listepriser, som rabatten
udregnes på baggrund af, dels de leverance- og betalingsbetingelser, der er knyttet til aftalerne.
Den aftale med de største rabatsatser er oprettet igennem De Frie Skolers Indkøb (DFSI*), der har to forskellige typer
aftaler, som produktionsskolerne og andre skoler som fri- og efterskoler kan tilslutte sig gratis. Den ene er en for-
handlet rabataftale, mens den anden er en aftale med faste priser indgået på baggrund af et gennemført EU-udbud.
Sidstnævnte aftale giver ifølge DFSI skolerne væsentligt bedre priser end de 22 pct. i gennemsnit, som den forhandle-
de rabataftale giver, da den har været konkurrenceudsat. Aftalerne har ligeledes levering i hele landet, og det er derfor
muligt for samtlige skoler at tilslutte sig aftalerne.
Note:
*De Frie Skolers Indkøb (DFSI) er en privat virksomhed, der formidler attraktive indkøbsaftaler, og som er målrettet mere end 2.000 frie institutioner i Danmark. Alle
frie institutioner i Danmark kan benytte sig af aftalerne, og det er gratis. Der er ingen abonnementer eller gebyrer.
Boks 4.3.3. Besparelse på telefoni ved brug af SKI
En stikprøve af skolernes fakturaer vedr. telefoniudgifter viser, at der er stor forskel i omkostninger per bruger.
Der er over 200 pct. forskel mellem den dyreste og den billigste skole målt i totalomkostninger per bruger sva-
rende til en forskel på 327 kr. per bruger per år.
Ser man alene på abonnementsprisen, er der 34 pct. forskel mellem den billigste og den dyreste skole målt i
totalomkostninger per bruger.
De dyreste skoler køber ikke telefoni via SKI, hvorimod de billigste skoler alle har tilsluttet sig SKI’s telefoniaf-
tale.
Den offentlige sektor har generelt gennem de seneste 10 år hentet store besparelser på telefoni – bl.a. via fordel-
agtige teleaftaler igennem SKI. Den seneste frivillige aftale fra 2014 via SKI, som bl.a. er rettet mod selvejende
uddannelsesinstitutioner, giver en besparelse på 59 pct. i forhold til den tidligere frivillige aftale fra 2011.
På casestudierne bekræfter flere af skolerne, at de har opnået betydelige besparelse ved at skifte til SKI’s aftaler.
En enkelt skole har sparet helt op til 200.000 kr. årligt på at skifte til SKI’s aftale, hvor de endda beholdt samme
leverandør.
Der er 40 skoler, der i surveyen har oplyst, at de ikke køber IT og elektronik, herunder kopimaskiner, computere,
telefoni og software via SKI. Det vurderes dog på baggrund af information fra SKI, at dette antal er højere.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0067.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 67
Forbedringsforslag om bedre priser ved brug af fællesafteler eller indkøbsfællesskaber
Forslag:
Der vil være et potentiale i, at produktionsskolerne i højere grad fokuserede på at forhandle fælles indkøbsaftaler. Det kan
både være aftaler på tværs af produktionsskolerne, eller skolerne kan benytte eksisterende indkøbsfællesskaber. Et forbedret
samarbejde med SKI og eller andre indkøbsfællesskaber som f.eks. DFSI, som beskrevet i boks 4.3.2, kan være medvirkende til
at realisere et potentiale.
Organisering og retningslinjer for indkøb (I2)
Skolerne er kendetegnet ved at have en relativ flad organisati-
onsstruktur. Dette kommer bl.a. til udtryk ved, at der ofte er en
høj grad af uddelegering i forhold til indkøb.
Det er oftest den værkstedsansvarlige, som står for den fulde
indkøbsproces for det enkelte værksted. Dette indebærer, at
det er den værkstedsansvarlige, der har ansvaret for alt fra
at hjemtage tilbud, bestille varerne, tjekke leverancerne og
godkende fakturaerne. Kun på 1 skole ud af de 15 skoler, der
indgår i casestudierne, var indkøbskompetencen samlet hos en
koordinerende indkøber, se eksempel i boks 4.3.4.
Boks 4.3.4. Case: Samlet indkøbsansvar
På én produktionsskole er der ansat en deltidsmedarbejder som indkøbsansvarlig til at forhandle priser og gennemgå
skolens prisaftaler. Medarbejderen har ansvaret for at sikre øget dækningsgrad på indkøbsaftaler, hvilket indebærer,
at alle indkøb, som skolen foretager, så vidt muligt skal være omfattet af en indkøbsaftale. Dette kan både være en
indkøbsaftale, som skolen selv har, eller en fælles aftale med andre institutioner. Herudover skal medarbejderen sikre,
at der sker genforhandling af skolens egne indkøbsaftaler løbende, samt at der sker opfølgning på, om der evt. er nye
relevante fællesaftaler, som skolen skal benytte sig af.
En anden central opgave for den indkøbsansvarlige er at øge skolens anvendelsesgrad, hvilket indebærer en sikring af, at
skolens indkøbere benytter de indgåede prisaftaler. Dette kan ske ved klart at kommunikere til alle indkøberne, hvilke
rabataftaler skolen har, samt hvilke leverandører, skolen benytter. Fælles retningslinjer for indkøb og indkøbspolitikker
er med til at understøtte denne opgave.
Produktionsskolen er samtidig gået forrest i forsøg på at samle en række skoler i en fælles indkøbsaftale for produkti-
onsskoler på fødevarer. Forsøget er resulteret i, at fire skoler (indtil videre) er gået sammen om én fælles aftale, der har
givet dem en særlig fordelagtig rabat på fødevarer i forhold til deres tidligere indkøbsaftale med samme leverandør.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0068.png
68
På casestudierne giver skolerne udtryk for, at værkstedsunder-
viserne ofte har gode forudsætninger for at købe ind, forhandle
indkøbsaftaler mv. De har typisk en faglært baggrund som tøm-
rer, murer, kok eller lignende og kender dermed ofte leverandør-
markedet og prisniveauerne inden for det værksted, de køber
ind til. Desuden har værkstedsunderviserne ofte gode mulighe-
der for at vurdere behov i forhold til mængde og kvalitet.
En ulempe ved den uddelegerede indkøbskompetence er imid-
lertid, at der herved ikke sker en samlet koordination af indkøb,
og at viden om de forskellige indkøbsaftaler ikke bliver kom-
munikeret ud til alle indkøberne. Samtidig er der en risiko for,
at det er den faglige tilgang, der vejer tungest, når værksteds-
underviserne køber ind, fremfor den indkøbsfaglige tilgang.
Sidstnævnte indebærer viden om og erfaring med udbud og
udbudsregler, evnen til at kravspecificere, sammenligne, vurdere
og vælge det samlet set mest fordelagtige tilbud.
Det mindre fokus på indkøbskompetencer og koordination af
indkøb har også vist sig i casestudierne, hvor det kom frem,
at nogle skoler havde flere forskellige indkøbsaftaler med den
samme leverandør, idet én underviser fx havde forhandlet en
rabataftale med én leverandør, mens en anden underviser på
samme skole havde forhandlet en lignende rabataftale med
samme leverandør.
Retningslinjer for indkøb og egentlige indkøbspolitikker kan
være med til at sikre, at dette ikke sker og at skolerne koordine-
rer deres indkøb og forhandling af prisaftaler, jf. boks 4.3.5.
Det er meget forskelligt, om skolerne har retningslinjer for ind-
køb. 60 pct. af de skoler, som har svaret på surveyen, angiver, at
de ikke har retningslinjer for indkøb. Det er således størstedelen
af skolerne.
Erfaringer fra de skoler, der arbejder med retningslinjer for
indkøb og egentlige indkøbspolitikker, er, at det er med til at
skærpe rolle- og ansvarsfordeling og dermed sikre mere effek-
tive indkøbsprocesser. Klare roller og ansvar bevirker eksem-
pelvis, at der bruges mindst mulig tid blandt værkstedsundervi-
serne på at udarbejde og forhandle indkøbsaftaler.
Boks 4.3.5. Retningslinjer for indkøb
Produktionsskolerne kan hver især udarbejde retningslinjer for indkøb og egentlige indkøbspolitikker. Dette med
henblik på at opnå de mest effektive indkøbsprocesser og dermed spare tid på skolerne. Retningslinjer for indkøb kan
være med til at understøtte anvendelsesgraden af indkøbsaftalerne, fordi indkøberne (ofte den værkstedsansvarlige)
herved ikke vil være i tvivl om, hvilke aftaler der benyttes på skolen.
Retningslinjer for indkøb kan eksempelvis indeholde:
En liste over alle aftaler, der bruges på skolen. Retningslinjerne kan fx fungere som et opslagsvæk i forhold til at
se, hvad man skal købe hvor på tværs af fagområder/værkstedstyper.
Beskrivelse af roller og ansvar, fx hvem gør hvad i forbindelse med indkøb. Hvem køber ind, forhandler priserne og
betaler?
Tærskelværdier for hvilke beløb, der skal godkendes af forstanderen og bestyrelsen, samt tærskelværdier for,
hvornår der skal laves udbud og indhentes flere tilbud. Tærskelværdier kan være med til at sikre, at der opnås de
bedste priser (særligt på større indkøb), samt at der ikke sker uforudsete budgetoverskridelser.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0069.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 69
Forbedringsforslag vedrørende organisering og retningslinjer for indkøb
Forslag:
Produktionsskolerne kan fokusere på, at deres organisering fremmer de mest effektive indkøbsprocesser. I den forbindelse
kan retningslinjer for indkøb og indkøbspolitikker være med til at sikre klare roller og ansvar samt at anvendelsesgraden af
indkøbsaftaler øges, idet indkøberne (ofte de værkstedsansvarlige) herved ikke er i tvivl om, hvilke aftaler der benyttes på
skolen.
Anvendelsen af indkøbskonsulenter til rådgivning og lignende kan ligeledes være med til at øge effektiviteten i indkøbs-
processen.
Forslaget vil være særligt relevant for de skoler, der ikke har retningslinjer for indkøb i dag. Det vurderes dog, at alle skoler
vil have fordele af at have indkøbskonsulenter at kunne rådføre sig med, da det er vanskeligt at oprette indkøbskompeten-
cer til at dække alle indkøb for skolerne.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0070.png
70
4.4
EJENDOMSDRIFT
4.4.1 SITUATIONEN I DAG
De samlede ejendomsomkostninger udgør i alt 129 mio.kr., hvor
den største omkostning er lejeomkostninger samt omkostnin-
ger til el, vand og varme, jf. figur 4.4.1.
Ejendomsomkostningerne per årselev varierer imellem pro-
duktionsskolerne med 50.000 kr. per årselev, hvor den billigste
skole har ejendomsomkostninger på 6.000 kr. per årselev, mens
den dyreste skole har ejendomsomkostninger på hele 56.000
kr. per årselev.
Denne del af analysen fokuserer på ejendomsdriften på produk-
tionsskolerne. Der anvises ikke forbedringspotentialer for ejen-
domsdriften. Det skyldes bl.a., at skolerne har meget forskel-
lige rammevilkår, som de kun i begrænset omfang kan påvirke
på kort sigt. Der findes dog eksempler på en bedste praksis i
relation til ejendomsdrift, som andre skoler kan lære af, og som
skolerne kan inddrage i deres mere langsigtede planlægning.
Figur 4.4.1 Ejendomsomkostninger, mio. kr. (2013)
Vedligeholdelse
Varme, el og vand
Kilde: Regnskabsdata for 82 produktionsskoler.
Note:
Øvrige omkostninger udgør 108,8 mio. kr. Grundet afrundinger summerer de øvrige omkostninger dog kun til 107 mio. kr.
Øvrige omkostninger vedr. ejendomsdrift
Øvrige omkostninger
Lejeomkostninger
Omkostninger til ejendomsdrift i alt
Skatter, afgifter og ejendomsforsikringer
Afskrivninger vedr. ejendom
Prioritetsrenter
Rengøring
Løn
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0071.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 71
Figur 4.4.2 Ejendomsomkostninger per årselev i tusind kr. (2013)
Kilde: Regnskabsdata for 82 produktionsskoler.
Note: Den stiplede linjer viser gennemsnittet på 17.000 kr. per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt i antal årselever. Figuren til højre er
sorteret efter laveste til højeste ejendomsomkostninger per årselev.
Flere faktorer forklarer variationen i omkostningerne, herunder
om skolen ejer eller lejer, hvor mange indvendige kvadratmeter
skolen råder over, samt i hvor høj grad skolen har inddraget
ejendomsdriften i undervisningen på værkstederne.
Boligform
Boligformen har stor betydning for de enkelte skolers omkost-
ningsniveau, og forskelle i boligformen er således medvirkende
årsag til den store variation. Dette har bl.a. betydning for
udgifterne til leje, afskrivninger, renteudgifter og vedligehold.
Private udlejere står ofte for en del af vedligeholdelsen, hvilket
giver lavere udgifter til vedligehold, mens de produktionsskoler,
der selv ejer bygningerne, skal afholde alle udgifter til vedlige-
hold, ejendomsforsikringer mv. selv. Det er mest almindeligt, at
skolerne selv ejer bygningerne, eller at de lejer af kommunen,
enten vederlagsfrit eller mod en mindre betaling.
Skoler fordelt på ejer/lejerform, ser således ud:
Ejer selv bygningerne: 40
Lejer af kommunen: 24 (heraf vederlagsfrit 9)
Lejer af andre: 21
31
Skoler, der lejer sig ind hos private, har generelt de højeste ejen-
domsomkostninger, og de er ofte bundet af deres lejekontrakter
i forholdsvis lang tid (op til ca. 8 år). Ejendomsomkostningerne
per årselev er 19.213 kr. for skoler, der lejer hos private, mens
omkostningerne per årselev er 16.562 kr. for skoler, der lejer
hos kommunerne, jf. figur 4.4.3. Der er således en tendens til,
at leje hos private er dyrere end hos kommunen, hvilket bl.a.
afspejler, at kommunerne ofte tilbyder skolerne en billig husleje.
Casestudierne viser, at skolerne generelt er opmærksomme
på, at boligformen kan have stor betydning for omkostningsni-
veauet. Flere skoler fx har afsøgt muligheden for at overgå til
billigere boligformer, såsom leje af kommunen, for på den måde
at mindske ejendomsomkostningerne. Det er dog oftest meget
svært for skolerne at ændre boligform. Det er eksempelvis
ikke alle kommuner, der har mulighed for at stille bygninger til
rådighed for skolerne. Herudover har skoler i by og land også
forskellige vilkår i forhold til, hvilket huslejeniveau det er reali-
stisk at nå opnå.
31
Nogle skoler har flere boligformer fordelt på flere bygninger, hvorfor det ikke summerer til 82 skoler, der er det totale antal produktionsskoler.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0072.png
72
Det fremgår dog af figur 4.4.3, at de totale omkostninger per
årselev gennemsnitligt ikke er højere for skoler, der lejer deres
bygninger af private.
En forklaring herpå kan være, at disse skoler ofte ligger i byerne
og har et relativt højt elevtal, hvilket mindsker omkostningerne
per årselev.
Figur 4.4.3 Gennemsnitlige omkostninger for hver ejer/lejerform
Kilde. Regnskabsdata og surveysvar fra 70 produktionsskoler.
Kvadratmeter
Variationen i de forskellige boligformer afspejles også i skoler-
nes forskellige kvadratmeter-priser. Skolernes antal indvendige
kvadratmeter svinger mellem 500 kvm. og hele 13.000 kvm.,
og de totale ejendomsomkostninger pr. indvendig kvm. varierer
tilsvarende mellem 160 kr. og 2.428 kr., jf. figur 4.4.4. Varia-
tionen dækker bl.a. over skolernes forskellige udgifter til el,
vand, varme, ejendomspersonale, forsikringer, afskrivninger og
eventuelle lejeomkostninger.
Figur 4.4.4 Ejendomsomkostninger per indvendig kvm. i tusind kr. (2013)
Kilde: Regnskabsdata og surveysvar fra 68 produktionsskoler. To skoler er ikke med, da deres svar vurderes at være fejlbehæftede.
Note:
Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 678 kr. per kvm. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt i antal årselever. Figuren til højre er sorteret
efter laveste til højeste ejendomsomkostninger per kvm.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0073.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 73
Nogle skoler har forholdsvis mange kvadratmetre. pr. elev, og
vil derfor kunne opnå et potentiale ved at reducere antallet af
kvadratmetre. Dette også selvom skolen har forholdsvis lave
ejendomsomkostning per kvm. i forhold til andre skoler.
Antallet af indvendige kvm. per årselev varierer mellem 9 kvm.
og 94 kvm. per elev. og gennemsnittet er 30 kvm. per årselev,
jf. figur 4.4.5.
Boks 4.4.1. Case: Energirenoveringer
En skole har med bistand fra Miljøministeriet og et
eksternt konsulentteam gennemgået skolens forbrug
med henblik på energi - og miljøoptimering. Der blev
set på alt lige fra el, energi og renovation.
Skolen har efter implementering af anbefalingerne
sparet ca. 50.000 kr. på ejendomsdriften om året.
Gennemgangen kostede ca. 15.000 kr.
Figur 4.4.5 Antal kvm. per årselev
Kilde: Surveysvar fra 69 produktionsskoler. En skole er taget ud pga. et meget højt antal kvm., der ikke er sammenligneligt med de
øvrige skolers kvm.
Note:
Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 30 kvm per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt i antal årselever. Figuren til højre er sorteret efter
laveste til højeste kvm per årselev.
Det kan være forskelligt, hvor meget plads de forskellige typer
værksteder kræver. Håndværksværkstederne kræver ofte mere
plads end fx pædagogik, SOSU eller IT. På casestudierne giver
skoler med forholdsvis mange kvm. dog udtryk for, at de er klar
over, at de har relativt mange kvm. per elev, og at de ville kunne
klare sig med færre kvm. Omvendt ser de også oftest selv ringe
muligheder for at tilpasse antal af kvm. per årselev. Skolerne
peger på langsigtede lejekontrakter, ringe mulighed for frasalg
samt aftaler med kommunen som barrierer for at kunne tilpasse
antallet af kvm. per elev.
Driftsomkostninger
Et andet forhold, der er styrende for ejendomsomkostningerne,
er driftsomkostningerne.
Som nævnt tidligere er produktionsskolerne generelt kendeteg-
net ved, at eleverne som led i undervisningsaktivt indgår i den
daglige produktionsskoledrift, og at værkstederne bidrager til at
løse opgaver for skolen, såsom rengøring, vedligehold og min-
dre anlægsprojekter. Hele 71 pct. af skolerne angiver i surveyen,
at de ikke har udliciteret noget af ejendomsdriften, hvilket
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0074.png
74
svarer til ca. 58 skoler
32
. En statistisk analyse viser samtidigt, at
skoler der har et værksted, som kan deltage i ejendomsdriften,
har signifikant lavere ejendomsomkostninger
33
. Hvis skolen lejer
bygningerne, kan det dog være vanskeligere for skolen at få lov
til at udføre vedligeholdelsesarbejder på skolen selv. Omvendt
nævner flere af casestudieskolerne, at de har lavet en særskilt
aftale med udlejeren om, at skolen selv varetager den indven-
dige vedligehold.
De skoler, der har udliciteret dele af ejendomsdriften, angiver,
at det primært er rengøring, de har udliciteret. 20 pct. angiver,
at de har udliciteret hele eller dele af rengøringen til et privat
firma. Herudover har 1 pct. af skolerne udliciteret udvendigt
vedligehold, 1 pct. vedligehold af udearealer, 1 pct. af skolerne
indvendig vedligehold samt 11 pct. af skolerne øvrige småopga-
ver.
Boks 4.4.2. Case: Rengøring
De fleste skoler varetager selv hele skolens rengøring.
Ifølge surveyen er det 80 pct. af skolerne.
Nogle skoler argumenterer for, at rengøringen er et
vigtigt pædagogisk redskab, da eleverne herved an-
svarliggøres over for de omgivelser, de er i. Skoler uden
selvstændige service/pedelværksteder har andre værk-
steder til at varetage rengøringen. På en skole er det
eksempelvis køkkenværkstedet, der har ansvaret for
den samlede rengøring af skolens fællesarealer, mens
værkstederne står for rengøring af egne af lokaler.
Andre skoler mener ikke, at rengøring har et fagligt
mål, hvorfor de ikke vil lade eleverne varetage hele
skolens rengøring.
På de fleste skoler har eleverne dog ansvaret for at
gøre rent på deres eget værksted.
Kilde: Surveysvar fra 70 produktionsskoler.
Figur 4.4.6 Skolernes udlicitering af ejendomsdrift. Pct. af skoler, der har udliciteret opgaver
Note: Tallene kan summerer til over 100 pct., da skolerne kan have udliciteret mere end en opgave.
32
33
12 skoler har ikke besvaret surveyen, og dette tal kan således være højere.
P<0,05. Dette betyder, at der er 5 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og 95 pct. sandsynlighed for, at der er en sammenhæng.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0075.png
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0076.png
76
5. APPENDIKS
5.1 CASESKOLER
Følgende skoler har deltaget som caseskoler i forbindelse med
analysen. Skolerne er blevet besøgt i april 2015.
5.2 OMKONTERING PÅ FORMÅLSNIVEAU
I forbindelse med analysen er der lavet en omkontering af
lønomkostningerne i produktionsskolernes regnskaber. Omkon-
teringen er sket på formålsniveau, hvor der er flyttet mider mel-
lem formålene administration, undervisning og ejendomsdrift.
Formålet med omkonteringen har været, at lønomkostningerne
under de tre formål opgøres på samme måde, hvorved der kan
laves en valid sammenligning af produktionsskolernes omkost-
ninger. Der er relativ stor frihed i forhold til at kontere omkost-
ninger på formålsniveau i regnskaberne, hvorfor regnskabernes
formålsniveau ikke umiddelbart giver mulighed for sammenlig-
ning af omkostningsniveauet på tværs af skolerne.
Helt konkret har skolerne i surveyen angivet, hvor mange
årsværk de bruger på hhv. ledelse, administration, undervisning
og ejendomsdrift. Herefter er lønomkostningerne på baggrund
af en fordelingsnøgle blevet delt ud på ny på de tre formål.
Fordelingsnøglen baserer sig på antallet af angivne årsværk på
skolerne. Skoler, der ikke har svaret på surveyen, har bibeholdt
deres originale kontering fra regnskab 2013, da omkostningsba-
sen ellers ville blive for lav.
Lønomkostninger til ledelse og administration er ved omkonte-
ringen blevet henført til formålet administration. Baggrunden
herfor er, at det primært er administrativt rettede opgaver, der
udføres af ledelsen og administrationen på skolerne. Forstan-
derens løn kunne alternativt konteres under undervisning, men
pga. den ledelsesmæssige tyngde, som forstanderen har, er det
blevet valgt at henføre lønninger til forstanderne under admi-
nistration. Det skal bemærkes at lønomkostningerne er blevet
fordelt på de tre formål ud fra en gennemsnitsløn for årsværk
på den pågældende skole. Det har ikke været muligt at fordele
lønomkostningerne i forhold til det eksakte lønniveau for hvert
enkelt årsværk.
Som det ses nedenfor, betyder omkonteringen, at udgifterne til
administration og ejendomsdrift stiger med hhv. 37 mio.kr. og
13 mio. kr., mens omkostningerne til undervisning falder med
50 mio. kr.
Nedenfor ses resultatet af omkonteringen hhv. i forhold til
absolutte ændringer samt pct.-vise ændringer mellem formål
før og efter omkontering.
1. Næstved Unge Center og Produktionsskole
2. MultiCenter Syd, Nykøbing
3. Randers Produktionshøjskole
4. Produktionshøjskolen Marienlyst, Skive
5. Produktionsskolen Kolding
6. Sønderborg Produktionshøjskole
7.
Produktionshøjskolen Klemmenstrupgård, Køge
8. Kalundborgegnens Produktionsskole
9. Aalborg Produktionsskole
10. Egå Produktionshøjskole
11. Silkeborg Produktionshøjskole
12. Produktionsskolen Datariet, Vejle
13. Hammeren - Produktionsskolen Vest, Varde
14. Middelfart Produktionsskole
15. Århus Produktionsskole
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0077.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 77
Tabel 5.2. Resultat af omkontering fordelt på formål, kr. og pct.
Kr.
Løn
Øvrig drift
I alt
Administration inden omkontering Administration efter omkontering
68.966.389,00
68.674.626,00
137.641.015,00
105.628.459,84
68.674.626,00
174.303.085,84
Ændring (kr.)
-36.662.070,84
-
-36.662.070,84
Pct. ændring
53%
0%
27%
Kr.
Løn
Øvrig drift
I alt
Undervisning inden omkontering
480.481.923,00
177.509.958,00
657.991.881,00
Undervisning efter omkontering
430.798.561,18
177.509.958,00
608.308.519,18
Ændring (kr.)
49.683.361,82
-
49.683.361,8
Pct. ændring
-10%
0%
-8%
Kr.
Løn
Øvrig drift
I alt
Ejendomsdrif inden omkontering
7.326.517,00
108.637.834,00
115.964.351,00
Ejendomsdrift efter omkontering
20.347.807,98
108.637.834,00
128.985.641,98
Ændring (kr.)
-13.021.290,98
-
13.021.290,98
Pct. ændring
178%
0%
11%
5.3 FORUDSÆTNINGER FOR BEREGNINGER
A1: Digital elevregistrering
Relevans og forudsætninger:
Digital timeregistrering
Der er på nuværende tidspunkt 5 skoler, der anvender
digital timeregistrering. Det er relevant for de resterende
77 skoler at overgå til digital timeregistrering.
Udbetaling af produktionsskoleydelse én gang om måneden
Det foreligger ikke data for samtlige skoler i forhold til,
hvor ofte produktionsskoleydelsen udbetales. Casestu-
dierne viser, at fordelingen er ca. 50/50 ift. om produkti-
onsskoleydelsen udbetales hver 14. dag eller én gang om
måneden. Det vurderes på den baggrund at have relevans
for ca. 50 pct. af skolerne at overgå til månedlig udbetaling
af produktionsskoleydelse.
Der er indregnet en engangsinvestering i systemerne på
30.000 kr. per skole i år 1. Herefter er der indregnet årlige
licensomkostninger på 15.000 kr. Begge dele er baseret
på information fra casestudier og leverandører. Der er på
nuværende tidspunkt kun én leverandør på markedet, men
en konkurrerende leverandør vil have et alternativ klar i
august 2015. Det antages, at skolerne vil vælge den billigste
leverandør.
Udbetaling af produktionsskoleydelse én gang om måneden
Det vurderes, at skolerne kan spare ca. 30 pct. af tidsfor-
bruget på udbetaling af produktionsskoleydelse ved kun at
udbetale produktionsskoleydelsen én gang om måneden.
Dette er baseret på en på en sammenligning af tidsforbrug
på skoler, der udbetaler produktionsskoleydelse hhv. hver
14. dag og én gang om måneden.
Der regnes med en bruttoårsløn på 378.000 kr. for et
administrativt årsværk, hvilket svarer til gennemsnittet af
hhv. en administrativ privatansat HK - og en administrativ
statsansat HK.
Beregningsforudsætninger:
Digital timeregistrering
Skoler, der har besvaret surveyen, bruger årligt 27 årsværk
på timeregistrering. Der regnes med en effektiv arbejdstid
på 1370 timer.
Skoler, der har indført digital timeregistrering, vurderer, at
de som minimum har sparet 10-15 pct. af den administra-
tive tid forbundet med timeregistreringen.
Implementering og tidshorisont:
Digital timeregistrering
Det vil være nødvendigt, at skolerne indkøber de digitale
moduler til tidsregistreringen samt evt. ekstra systemlicen-
ser til underviserne.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0078.png
78
Det forventes, at tidshorisonten for implementering udgør
6 måneder, og at tilbagebetalingen af systeminvesteringen
vil være 1 år.
Det vurderes, at alle skolerne kan have digital timeregistre-
ring primo 2016, og at potentialet fuldt ud kan realiseres
fra primo 2017.
Som led i implementeringen er det centralt, at der afsæt-
tes tid til introduktion samt oplæring i systemet.
Udbetaling af produktionsskoleydelse én gang om måneden
Overgangen til udbetaling af produktionsskoleydelse kan
ske inden for 6 måneder.
Administrationen skal have indført en ny kadence for
udbetaling af produktionsskoleydelse. Herudover vurderes
det hensigtsmæssigt, at eleverne til varsles, at der sker en
ændring i udbetalingsfrekvensen. Varslingen kan eventuelt
ske 2-3 måneder inden overgangen til månedlig udbetaling
af produktionsskoleydelse.
Kvalitetsmæssige implikationer:
Digital timeregistrering
Skoler, der i dag benytter digital timeregistrering, har ikke
oplevet ændringer i undervisningens kvalitet, herunder at
timeregistreringssedlerne benyttes som et pædagogisk
redskab. Timeregistreringssedlerne vil også ved digital ti-
meregistrering blive gennemgået af underviseren og eleven
i fællesskab i forbindelse med underskrift af timesedlen.
Der vurderes, at være færre fejl i elevregistreringen ved
digital timeregistrering.
Udbetaling af produktionsskoleydelse én gang om måneden
Eleverne vil fremadrettet skulle disponere over hele deres
produktionsskoleydelse i én måned ad gangen. Det kan
være en udfordring for nogle af eleverne i målgruppen at få
pengene til at række til en hel måned. Omvendt kan dette
også være en måde at forberede eleverne på udbeta-
lingsordningerne i hhv. uddannelsessystemet (SU) og på
arbejdsmarkedet.
Beregningsforudsætninger:
Der er beregnet et konservativt gennemsnit ift. fastsæt-
telse af antallet af fakturaer på skolerne. På baggrund af
oplysninger på casestudier er det estimeret, at skolerne har
ca. 20 fakturaer årligt per årselev. Antallet af årselever var i
2013 7.374 årselever. Dette svarer til ca. 147.000 fakturaer
årligt for alle skoler.
Det vurderes på baggrund af casestudier og surveydata, at
det nuværende tidsforbrug er omkring 17-20 minutter per
faktura, når hele fakturaprocessen indregnes.
Det vurderes, at det er muligt at spare ca. 10 min. per
faktura i forhold til den nuværende fakturaproces ved at
digitalisere fakturaprocessen. Dette bygger på erfaringer
fra det seneste udbud ved Moderniseringsstyrelsen samt
på information fra øvrige brugere og leverandører i den
offentlige og private sektor. Dette svarer til en besparelse
på ca. 18 årsværk ved en antagelse om 1.370 effektive
arbejdstimer per år.
Der regnes med en bruttoårsløn på 378.000 kr. for et
administrativt årsværk, hvilket svarer til gennemsnittet af
hhv. en administrativ privatansat HK - og en administrativ
statsansat HK.
Det antages, at hele tidsbesparelsen falder hos de admini-
strative medarbejdere. Realistisk set vil værkstedsundervi-
serne dog også opleve noget af tidsbesparelsen.
Der er indregnet en engangsinvestering i systemerne på
50.000 kr. per skole i år 1. Dette er baseret på oplysninger
fra leverandører og inkluderer både opsætning, undervis-
ning og anden bistand i forbindelse med implementerin-
gen. Herefter er der indregnet årlige licensomkostninger
på 15.000 kr. Systemomkostningerne ligger på omkring
14.000-30.000 kr. årligt med et ubegrænset antal brugere
afhængigt af valg af leverandør.
Implementering og tidshorisont:
Det vil være nødvendigt for skolerne at indkøbe de rele-
vante moduler til fakturahåndteringen samt evt. ekstra
systemlicenser til underviserne.
Det vurderes, at forslaget kan implementeres inden for 6-9
måneder.
Kvalitetsmæssige implikationer:
Det har ingen kvalitetsmæssige implikationer for undervis-
ningen at digitalisere fakturaprocessen. Eleverne vil stadig
have mulighed for at være en del af det at kontrollere
fakturaerne på værkstederne.
Digital fakturahåndtering vil være med til at sikre en højere
fakturasikkerhed, herunder fjerne manuelle arkiver samt at
lette arbejdet i forbindelse med den årlige revision. Digital
A2: Digital fakturahåndtering
Relevans og forudsætninger:
Det vurderes relevant for alle skoler at implementere
digital fakturahåndtering. Ingen skoler har digital tidsregi-
strering i dag.
Det antages, at alle skoler vil benytte det digitale fak-
turahåndteringssystem, der har vundet udbuddet hos
Moderniseringsstyrelsen. Systemet indeholder også et
indkøbsmodul, som skolerne vil få med som en del af
fakturahåndteringssystemet.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0079.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 79
fakturahåndtering vil desuden øge genfindelsesmuligheder
og gøre fakturaer tilgængelige for flere brugere på én gang.
A3: Administrative fællesskaber
Relevans og forudsætninger:
Det vurderes relevant for alle skoler at indgå i et admini-
strativt fællesskab.
Udover det beregnede potentiale vil der ligeledes være en
række øvrige permanente besparelser, fx i forhold til licen-
somkostninger til IT-systemer og overhead. Surveyen viser,
at skolerne bruger ca. 3,5 mio. kr. årligt alene på IT-licenser
til administrative systemer.
Beregningsforudsætninger:
I surveyen har skolerne bl.a. angivet, hvor meget af den
administrative tid de bruger på følgende opgavetyper:
- Løn, herunder pension og ferie
- Indberetninger til UVM
- Udbetaling af produktionsskoleydelse
- Regnskabsudarbejdelse/fakturering
Det er bl.a. disse opgaver (afhængigt af ambitionsniveauet
for de administrative fællesskaber), der vurderes at kunne
indgå i de administrative fællesskaber. Skolerne bruger ca.
119 årsværk på disse opgaver.
Erfaringsmæssigt vurderes det, at man ved at indgå i
administrative fællesskaber opnår en synergieffekt på
minimum 15-20 pct. af den anvendte tid. Dette svarer til
18-24 årsværk på produktionsskolerne. Ved etablering af
Udbetaling Danmark har der være besparelse på over 35
pct., men i denne case er der markant flere processer og
enheder involveret, end der vil være ved produktionssko-
lerne. Der eksisterer ikke egentlige administrative fælles-
skaber på produktionsskolerne i dag, hvorfor det ikke præ-
cist er muligt at estimere, hvad potentialet vil være her
34
.
Produktionsskolerne vurderes dog som minimum at kunne
spare 15-20 pct. af den anvendte tid på løn, indberetninger
mv., jf. ovenfor.
Der regnes med en bruttoårsløn på 378.000 kr. for et
administrativt årsværk, hvilket svarer til gennemsnittet af
hhv. en administrativ privatansat HK - og en administrativ
statsansat HK.
head, licensomkostninger mv.
Det vurderes, at de administrative fællesskaber kan være
fuldt implementeret inden for 12-18 måneder.
Kvalitetsmæssige implikationer:
Der vurderes ikke at være kvalitetsmæssige forringelser
forbundet med at etablere administrative fællesskaber.
Det vil stadig være muligt for alle elever og undervisere
at få hjælp af en administrativ medarbejder i det tidsrum,
hvor skolen har åbent.
Ligeledes vil eleverne og underviserne vide, hvem de skal
henvende sig til, hvis de har spørgsmål til løn, ferie og
udbetaling af produktionsskoleydelse mv.
A4: Prioritering af de administrative medarbejderes opgaver
Relevans og forudsætninger:
Forslaget vil være relevant for ca. 66 skoler
35
. 16 skoler
har allerede har et kontorværksted i dag, hvorfor de ikke
er medregnet i potentialet. Kontorværkstederne vil ofte
håndtere elevrelaterede spørgsmål, fx i forbindelse med
skattekort, buskort og lignende.
Det forventes, at forslaget kan give mere effektive arbejds-
processer og mere fokuseret opgaveløsning i administra-
tionerne som følge af færre afbrydelser i løbet af dagen.
Det forudsættes, at administrationen som følge heraf kan
klare sig med færre administrative ressourcer, da arbejdet
bliver mere fokuseret.
Beregningsforudsætninger:
Skolerne har i surveyen angivet, hvor meget tid det admini-
strative personale bruger på kontortid, herunder telefon-
pasning, spørgsmål fra elever, reception ol. Tidsforbruget
svarer til ca. 25 årsværk.
Spørgsmål fra eleverne er dog kun en delmængde af denne
tidsopgørelse, hvorfor potentialet er beregnet på bag-
grund af 20-30 pct. af tiden brugt på kontortid. Dette
svarer gennemsnitligt til, at 24-36 minutter per skole per
dag optages af elevspørgsmål. Det vil således være denne
del af kontortiden, som ville kunne varetages i cafeen /
spørgetimen.
Der er indregnet en investering svarende til omkostninger
på 1,5 time om ugen i 43,2 uger årligt. Den reelle tidsin-
vestering til cafeen / spørgetimen forventes dog at være
lavere, da det vurderes, at medarbejderne kan varetage
opgaven inden for den eksisterende arbejdstid, hvilket
ikke medfører en merudgift for skolerne. Medarbejderne
vil desuden kunne udføre andet arbejde, såfremt der ikke
kommer elever forbi cafeen / spørgetimen.
Der regnes med en bruttoårsløn på 378.000 kr. for et
Implementering og tidshorisont:
Det vil være nødvendigt med en række indledende investe-
ringer, fx i fælles lønsystemer og nye kontorpladser. Disse
investeringer er ikke indregnet i potentialet. Omvendt er
der heller ikke indregnet konkrete besparelser ift. over-
34
35
Dette vil kræve en dybdegående analyse af området, hvilket ligger uden for denne opgaves fokus.
Estimeret for 82 skoler på baggrund af surveysvar fra 70 produktionsskoler.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0080.png
80
administrativt årsværk, hvilket svarer til gennemsnittet af
hhv. en administrativ privatansat HK - og en administrativ
statsansat HK.
Implementering og tidshorisont:
Det vil være nødvendigt at afsætte tid til uddannelse af
de medarbejdere, som skal varetage cafeen / spørgetimen.
Det vil fx være uddannelse i at ansøge om buskort, hente
skattekort og lignende. Dette tidsforbrug vurderes dog ikke
at være af betydelig karakter.
Forslaget kan forventeligt implementeres inden for 6
måneder.
Kvalitetsmæssige implikationer:
Forslaget vurderes ikke at påvirke kvaliteten i undervisnin-
gen, fordi produktionsskoleeleverne stadig kan få hjælp
til deres spørgsmål og dermed kan få ro til at fokusere på
læring på værkstederne.
Der vurderes ikke at være barrierer forbundet med, at
elevernes spørgsmål varetages inden for et aftalt tidsrum
hver uge. Det skal dog klar kommunikeres ud til eleverne,
hvornår de kan få hjælp samt til hvad.
A5: Bedre økonomistyring
Relevans og forudsætninger:
Forslaget vil være relevant for alle skoler, der ikke i dag
har et nedskrevet praksis for god økonomistyring. Det vil
ligeledes være relevant for de øvrige skoler at genoverveje
deres nuværende praksis for at styrke indsatsen vedr. god
økonomistyring.
Det forudsættes, at skolerne på et oplyst grundlag vil
foretage korrigerende handlinger, såfremt det viser sig
nødvendigt for skolens samlede økonomi.
Beregningsforudsætninger:
Der er ikke lavet beregninger på forslaget, men den øgede
indsats for god økonomistyring kan formentligt lede til
økonomiske forbedringer. Hvor meget vil afhænge af den
enkelte skoles ambition samt den nuværende økonomiske
situation på skolen.
Denne analyse tilvejebringer ikke et grundlag for at kunne
sige, hvad forbedringspotentialet vil være på tværs af
skolerne.
BDO har tidligere lavet en analyse af den styringsmæssige
modenhed i 11 danske kommuner. Analysen viser, at de
kommuner, som samlet har formået at reducere sine bud-
getafvigelser mest, også er de kommuner, der har arbejdet
mest målrettet med økonomistyring og økonomistyrings-
værktøjer. Kilde: BDO, ”Analyse: Kommunernes økonomi i
et styringsperspektiv”, august 2014.
Implementering og tidshorisont:
Der vil være en tidsmæssig investering forbundet med at
udarbejde praksis for god økonomistyring på skolerne.
Herudover vil det kræve tid at udarbejde prognosticere
forbruget og udarbejde budgetopfølgningerne. Omvendt
forventes gevinsten at overstige udgifterne forbundet med
denne tidsmæssige investering.
Det forventes, at forslaget kan implementeres inden for 6
måneder.
Kvalitetsmæssige implikationer:
Det er forventningen, at de økonomiske midler på skolerne
i højere grad bruges formålstjenesteligt, hvis der er praksis
for god økonomistyring på skolen.
U1: Øget anvendelse af integreret vejledning
Relevans og forudsætninger:
Forslaget vil være relevant for alle de skoler, der ikke i dag
har vejledningen integreret i undervisningen. Der er ikke
data for, hvor mange skoler det præcist er, men forbruget
på ekstern vejledning (ikke integreret vejledning) på tværs
af skoler kan estimeres.
Flere skoler har allerede i dag minimeret deres brug af
vejledere eller fjernet vejlerne helt. 10 skoler bruger i dag
under 5 pct. af deres samlede årsværk på særskilt vejled-
ning og almenundervisning.
Forslaget vil forudsætte, at en eller flere central(e)
vejleder(e) på skolen kan sikre den nødvendige sparring og
oplæring af værkstedsunderviserne, så disse fuldt ud kan
varetage deres vejledningsopgave. Den centrale vejleder
har det overordnede ansvar for, at værkstedsunderviserne
er opdaterede i forhold til de seneste ændringer, optagel-
seskrav mm. Vedkommende kan desuden sidde med ved
vejledningssamtalerne, hvis der er behov herfor.
Beregningsforudsætninger:
Udgifterne til almenundervisning og vejledning er konteret
samlet i surveyen.
Der bruges i dag 183 årsværk på almenundervisning (mat/
dansk) og vejledning.
Det vurderes på baggrund af casestudier, at omfanget af
almenundervisning kan estimeres til 2-4 timer om ugen
i hold af 10 elever. Der regnes med 4 timer per uge. Det
er dog langt fra alle elever, der modtager almenundervis-
ning, hvorfor den reelle holdstørrelse forventes at være
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0081.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 81
en smule mindre. Der regnes på den baggrund med, at der
bruges 97 årsværk til vejledning i dag.
Ved integreret vejledning er det beregnet, at der skal være
0,006 vejledningsårsværk per årselev. Dette er baseret på
oplysninger fra casestudier. Dette giver i alt 36,52 vejled-
ningsårsværk. Antallet af vejledningsårsværk på skolerne
reduceres dermed med 60,36 (97-36,52 årsværk).
Der regnes med en bruttoårsløn på 450.000 kr. for en
vejleder.
For skoler med en relativt høj normering vurderes det, at
en lavere normering vil være nødvendig, hvis værkstedsun-
derviseren skal varetage vejledningen af eleverne.
Det er indregnet, at skoler med en normering på over 9
årselever per undervisningsårsværk, skal sænke deres nor-
mering til maksimalt 9 årselever per undervisningsårsværk.
Dette svarer til, at 26 skoler nedjusterer deres normering
på værkstederne
36
. Som følge heraf er der modregnet i alt
14,4 mio.kr. årligt.
Det er indregnet, at værkstedsunderviserne modtager 15
timers kompetenceudvikling for at kunne varetage opga-
ven årligt. Som følge heraf er der modregnet en investering
på i alt 5,2 mio.kr. årligt.
Den nedre del af intervallet for potentialet er beregnet
som 80 pct. af det samlede potentiale.
Det bemærkes, at der ved forslaget ikke ændres på mæng-
den af almen undervisning på produktionsskolerne.
U2: Fokus på normering på værkstederne
Relevans og forudsætninger:
Det vurderes relevant for alle skoler at arbejde på at sikre
en normering på minimum 0,5-1 ekstra årselever per
undervisningsårsværk, hvis normeringen på skolen i dag er
på under 9 årselever per undervisningsårsværk. 47 skoler
har i dag en normering på under 9 årselever per undervis-
ningsårsværk.
Forslaget indebærer ikke, at der arbejdes hen imod en ens
værkstedsstørrelse for alle værksteder.
Beregningsforudsætninger:
Der var i 2013 956 årsværk, som blev brugt til undervis-
ning på værkstederne.
Skoler med normering på under 9 årselever per under-
visningsårsværk justeres til en normering på 0,5-1 ekstra
årselev per undervisningsårsværk. Dette svarer i alt til en
reduktion på 48 til 89 årsværk.
Der regnes med en bruttoløn på 450.000 kr. for en værk-
stedsunderviser.
Implementering og tidshorisont:
Forslaget kan betyde, at nogle værksteder skal lægges
sammen. For at sikre at elevernes interessefelter stadig
dækkes ind, kan en mulighed være at etablere værksteder,
der favner bredere, eksempelvis ved at sammenlægge
beslægtede værksteder, fx design og IT samt træ og metal.
Det kan måske være nødvendigt at opkvalificere værk-
stedsundervisernes kompetencer i forhold til at håndtere
flere elever på værkstederne, fx i forhold til kommunika-
tion og pædagogiske redskaber. Dette kan særligt være
relevant for de værkstedsundervisere, som kun er uddan-
net inden for deres eget fagområde.
Det vurderes, at forslaget vil kunne implementeres inden-
for 6-12 måneder. Implementeringsperioden vil skulle bru-
ges på eventuelt at sammenlægge værksteder og justere i
omfanget af undervisningsårsværk.
Værkstedsunderviserne kan have en opsigelsesfrist på op
til 6 måneder.
Kvalitetsmæssige implikationer:
En højere normering på tværs af skoler vurderes ikke at
medføre en lavere kvalitet i undervisningen. Mange skoler
beretter om, at det er nødvendigt at have omkring 9-10 år-
selever per undervisningsårsværk, og nogen endda højere,
for at få skabt den rette dynamik på værkstederne. En nor-
mering på 9-10 årselever per undervisningsårsværk gør det
bl.a. muligt at opdele eleverne efter niveau og interesse,
Implementering og tidshorisont:
Forslaget kan indebære et behov for, at værkstedsunder-
viserne får opdateret deres viden vedrørende de eksiste-
rende uddannelsesmuligheder for eleverne. På baggrund
af eksisterende erfaringer vurderes det, at dette kan klares
inden for 15 timers kompetenceudvikling årligt samt ved,
at en centrale vejleder får det overordnede ansvar for,
at værkstedsunderviserne er opdaterede i forhold til de
seneste ændringer, optagelseskrav mm. Det vurderes, at
forslaget kan implementeres inden for 12 måneder. Dette
er den forventede implementeringstid i forhold til ny
organisering på skolerne samt i forhold til opkvalificering
af undervisernes kompetencer.
Kvalitetsmæssige implikationer:
Det vurderes, at forslaget vil have en positiv betydning for
kvaliteten af vejledningen.
36
Estimeret for 82 skoler på baggrund af surveysvar fra 70 produktionsskoler.
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0082.png
82
ligesom den giver større mulighed for at varetage mere
forskelligartet produktion og større projekter, hvor det er
nødvendigt at have en vis mængde arbejdskraft.
De statistiske analyser viser ingen sammenhæng mellem
værkstedsstørrelse og udslusningsprocent.
værkstederne. Ligeledes vil nogle skoler sandsynligvis
kunne profitere af at ændre typerne af værksteder for på
den måde at opnå en bedre synergi mellem værkstederne.
Kvalitetsmæssige implikationer:
Forslaget forventes at give en bedre undervisningskvalitet,
herunder som følge af øget sparring mellem værkstedsun-
derviserne mv.
Ingen af skolerne på casestudierne havde oplevet en
lavere kvalitet i undervisningen som følge af oprettelse af
værkstedsteams. Skolerne vurderer, at elevernes forskellige
behov kan varetages trods øget samarbejde på tværs af
værkstederne.
U3: Organisering i værkstedsteams
Relevans og forudsætninger:
En stor del af skolerne har etableret tolærerordninger eller
værkstedsteams. Der er ikke data for, hvor mange skoler,
dette dækker over.
Potentialet ved forslaget består i synergier. Når der samar-
bejdes på tværs af værkstederne, skabes der eksempelvis
mulighed for samproduktion, fælles indkøb, herunder mere
ensartede indkøb, sparring mellem værkstedsunderviserne
samt øget stabilitet i undervisningen i forbindelse med
eksempelvis sygdom.
Beregningsforudsætninger:
Det er ikke muligt at angive, hvad nettopotentiale vil være,
da antallet af værkstedsteams på skolerne ikke kendes i
dag.
De statistiske analyser finder en statistisk sammenhæng
mellem færre værkstedstyper (fagtyper) og lavere omkost-
ninger per årselev. Casestudierne understøtter ligeledes
dette billede. Nærværende analyse tilvejebringer dog ikke
et grundlag for at kunne beregne, hvor store synergierne
konkret vil være ved etablering af værkstedsteams.
Implementering og tidshorisont:
Forslaget forventes at kunne implementeres inden for 3-9
måneder.
Der forventes ikke at være større opstartsinvesteringer
forbundet med initiativet.
Implementeringsaktiviteterne vil dels indebære at få
kortlagt, hvordan værkstederne skal parres, og dels at få
ordningen forankret hos værkstedsunderviserne.
Kortlægning
Forslaget kan implementeres ved at samle værksteder
inden for det samme team, fx i ét stort lokale eller i to
lokaler i forlængelse af hinanden. Det er også muligt at
indrette ordningen således, at tolærerordningen udeluk-
kende fungerer på lærerniveau i forhold til sparing, indkøb
og planlægning af fælles produktion.
Hvis det vælges at samle værkstederne, kan det være nød-
vendigt med mindre opstartsinvesteringer ifm. at få samlet
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0083.png
OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 83
BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570345_0084.png
BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab og BDO Kommunernes Revision,
Godkendt revisionsaktieselskab, begge danskejede revisions- og rådgivnings-
virksomheder, er medlemmer af BDO International Limited - et UK-baseret
selskab med begrænset hæftelse - og dele af det internationale BDO netværk
bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO
netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger
godt 1.100 medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har
godt 59.000 medarbejdere i 151 lande.