BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Børne- og Undervisningsudvalget 2015-16
BUU Alm.del Bilag 52
Offentligt

JULI 2015

OMKOSTNINGSANALYSE

AF PRODUKTIONSSKOLERNE

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 3

INDHOLDSFORTEGNELSE

LEDELSESRESUME

1.1

1.2

1.3

1.4

INDLEDNING ....................................................................................................... 5

TILGANG TIL ANALYSEN ...................................................................................................... 5

ANALYSENS HOVEDKONKLUSIONER ................................................................................ 6

SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE ................................................................................ 8

DEL 1. HOVEDRAPPORT

2.1

2.2

3.1

3.2

3.3

BAGGRUND OG FORMÅL MED ANALYSEN

....................................................... 13

RAPPORTENS OPBYGNING ................................................................................................. 13

DATA OG ANALYSEDESIGN ................................................................................................. 13

BESKRIVELSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE

..................................................... 15

INDHOLD OG FORMÅL ........................................................................................................ 15

OVERORDNET ØKONOMI ................................................................................................... 18

UDSLUSNING OG RESSOURCEEFFEKTIVITET .................................................................. 25

DEL 2. HOVEDRAPPORT

4.1

4.1.1

4.1.2

4.1.3

4.2

4.2.1

4.2.2

4.2.3

4.3

4.3.1

4.3.2

4.3.3

4.4

4.4.1

5.1

5.2

5.3

FORBEDRINGSFORSLAG TIL PRODUKTIONSSKOLEDRIFTEN

........................... 29

ADMINISTRATION

.................................................................................................................. 31

SITUATIONEN I DAG ............................................................................................................. 31

SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE VEDR. EN MERE EFFEKTIV ADMINISTRATION ... 38

GENNEMGANG AF DE ENKELTE FORBEDRINGSFORSLAG ............................................. 40

UNDERVISNINGENS TILRETTELÆGGELSE

................................................................ 50

SITUATIONEN I DAG ............................................................................................................. 50

SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE VEDR. UNDERVISNINGENS TILRETTELÆGGELSE ... 54

GENNEMGANG AF DE ENKELTE FORBEDRINGSFORSLAG ............................................ 55

INDKØB

............................................................................................................... 61

SITUATIONEN I DAG ............................................................................................................. 61

SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE VEDR. INDKØB .......................................................... 64

GENNEMGANG AF DE ENKELTE FORBEDRINGSFORSLAG ............................................ 64

EJENDOMSDRIFT

................................................................................................... 70

SITUATIONEN I DAG ............................................................................................................. 70

APPENDIKS

......................................................................................................... 76

CASESKOLER .......................................................................................................................... 76

OMKONTERING PÅ FORMÅLSNIVEAU .............................................................................. 76

FORUDSÆTNINGER FOR BEREGNINGER ......................................................................... 77

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 5

LEDELSESRESUME

1.1

INDLEDNING

tilgængelige datakilder, surveydata samt observationer fra

casestudier.

•

Anvendelse af allerede eksisterende data omfatter alle

produktionsskolernes regnskaber fra 2013, udslusningsdata

fra Undervisningsministeriets databaser samt datakilder

fra Danmarks Statistiks Statistikbanken.

•

Herudover er der indsamlet surveydata fra 70 produktions-

skoler. Surveyen blev udsendt til samtlige 82 produktions-

skoler, og der blev opnået en svarprocent på 85 pct.

•

Sidst er der anvendt observationer fra 15 casestudier. I

alt 58 ledere og medarbejdere har deltaget i interviews af

3-4 timers varighed med hhv. forstandere, administrative

medarbejdere og værkstedsundervisere på hver skole.

Datakilderne har tilsammen bidraget til, at der har kunnet

foretages en omfattende kortlægning af ressourceforbruget på

produktionsskolerne, samt at der har kunnet identificeres kon-

krete forbedringsforsalg til produktionsskoledriften. Ligeledes

har de indsamlede data gjort det muligt at belyse produktions-

skolernes gennemsnitlige varighed af forløb samt deres evne til

at få eleverne videre i uddannelse eller beskæftigelse.

I analyserne er de tre typer af datakilder blevet kombineret,

hvilket bl.a. har gjort det muligt at imødegå nogle af de centra-

le udfordringer i at afdække produktionsskolernes omkostnings-

struktur. En udfordring er bl.a. en yderst varierende konteringen

af omkostningerne på formålsniveau i regnskaberne. Formåls-

niveauet afspejler skolernes indtægter og omkostninger til hhv.

undervisning, administration og ejendomsdrift. Særligt i forhold

til lønomkostninger er der stor forskel på, hvordan skolerne har

konteret omkostningerne under de tre formål. I surveyen er der

tilvejebragt informationer om årsværksfordeling på henholdsvis

administration, undervisning og ejendomsdrift. Dette har gjort

det muligt at kvalificere skolernes omkostningsbase og dermed

at sammenligne omkostninger på tværs af skolerne

Der har været anvendt et omfattende datagrundlag, og der er

blevet foretaget forskellige valideringer af data. Derfor er det

Aftalen om bedre og mere attraktive erhvervsuddannelser (er-

hvervsuddannelsesreformen) blev vedtaget d. 24. februar 2014.

Aftaleparterne er enige om, at reformen delvist finansieres ved

optagelse af en negativ budgetregulering, der udmøntes på

baggrund af en samlet budgetanalyse af ungdomsuddannelses-

området mv., der skal understøtte en effektiv institutionsdrift

og en målrettet uddannelsesadfærd.

Som led i udmøntningen af aftalen gennemføres en omkost-

ningsanalyse af produktionsskolerne.

Hensigten med analysen er at afklare, hvilke muligheder der

er for at effektivisere driften af produktionsskolerne. Analysen

indeholder bl.a.:

•

En kortlægning af ressourceforbruget og omkostningsdri-

vere på produktionsskolerne

•

En identifikation af konkrete forbedringsforslag og estima-

ter af forbedringernes størrelse

•

En afdækning af variationen i den gennemsnitlige varighed

af forløb samt skolernes evne til at få elever videre i kom-

petencegivende uddannelse eller beskæftigelse

På opdrag fra Undervisningsministeriet (UVM) og Finansmini-

steriet (FM) har BDO Consulting i perioden fra januar til juni

2015 gennemført en analyse af produktionsskolerne.

Analysen omfatter samtlige 82

produktionsskoler i Danmark

og afdækker omkostningerne relateret sig til produktionsskoler-

nes ordnære drift

1.2

TILGANG TIL ANALYSEN

Med henblik på at skabe et retvisende billede og en robust

analyse af produktionsskolernes omkostningsstruktur er der

anvendt tre forskellige typer af datakilder. Hhv. en række

Der er i dag 83 produktionsskoler. En ny produktionsskole åbnede primo 2015. Analysen baserer sig på 82 produktionsskoler, idet regnskabsdata er fra 2013.

Opgaver og ressourcer, der knytter sig til indtægtsdækket virksomhed (IDV), er ikke omfattet af analysen

Anderledes ser det imidlertid ud på artsniveauet i regnskaberne, hvor fokus er på indtægter og omkostninger til løn, øvrig drift, afskrivninger mv. Konteringen på artsniveau er

bl.a. underlagt en omfattende bekendtgørelse, der faslægger reglerne for bogføringen. Artsniveauet vurderes derfor at være validt.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

BDO’s overordnede vurdering, at der er en god dokumentation

for analysens overordnede konklusioner. Det er dog muligt, at

der kan være forhold som ikke er blevet opfanget ifm. valide-

ringen af data. På den baggrund kan der i rapporten indgå ob-

servationer, som reelt er outliers, der ikke tegner et retvisende

billede af sektoren. BDO vurderer dog, at de beskrivelser og

forslag, der foreligger i nærværende rapport, er tilstrækkeligt

veldokumenterede.

Analysen er afrapporteret i en hovedrapport med tilhørende

appendiks.

1.3 ANALYSENS HOVEDKONKLUSIONER

Nedenfor opsummeres analysens overordnede konklusioner.

Produktionsskolerne er forskellige

Produktionsskolerne har stor frihed til at prioritere over egne

ressourcer og tilrettelægge undervisningen, hvilket giver en

stor variation i den måde, de har indrettet sig på. Det gælder

bl.a. pædagogik, valg af værksteder mm. Antallet af værksteder

varierer fra 3 til 22 værksteder, og typen af værksteder spænder

fra mere traditionelle håndværksmæssige værksteder som køk-

ken, træ og metal til nyere værkstedstyper som idræt/adven-

ture, pædagogik/SOSU, formidling og IT/grafik/design. Dertil

afspejler variationen sig i skolernes overordnede indretning og

dermed omkostninger per årselev. På tværs af skolerne varierer

omkostningerne per årselev med 95.000 kr. fra 97.000 kr., der

er de laveste omkostninger per årselev, til 192.000.kr., der er

de højeste omkostninger per årselev. Størrelsen på skolerne er

også meget varierende. Antallet af årselever varierer fra 27 til

253, og antallet af årsværk varierer fra 5,5 til 63,5.

Omkostningsniveau og udslusningsgrad

Analysen har ikke haft til formål at gennemføre et egentlig

effektstudie af skolernes pædagogiske indsatser og lignende.

Det har dog været vigtigt at have eventuelle kvalitetsmæs-

sige implikationer for øje i forbindelse med analyserne. I den

forbindelse er det centralt, at der ikke er fundet en statistisk

sammenhæng mellem et højere omkostningsniveau per årselev

og en højere udslusningsgrad. Der er desuden ikke fundet

en sammenhæng mellem omkostninger, udslusningsgrad og

skolernes socioøkonomiske forhold. De indsamlede data har

således vist, at skoler i mere belastede områder ikke har en

lavere udslusningsgrad eller højere omkostninger per årselev

end andre skoler.

Administrationsomkostningerne varierer på tværs af

skolerne

Skolerne bruger samlet 174 mio.kr. på administration, hvoraf

106 mio.kr. kan henføres til lønninger og 68 mio.kr. til øvrige

omkostninger. Datakilderne viser, at administrationsomkostnin-

gerne per årselev varierer fra 10.000 kr. til 52.000 kr. Skolernes

administrationer er indrettet forskelligt ift. antallet af admi-

nistrative medarbejdere og antallet af ledere (forstandere og

viceforstandere). Generelt er administrationerne relativt små

varierende fra 1 administrativ medarbejder til 13 administrative

medarbejdere per skole. Det er kendetegnende, at administra-

tionernes opgaver er relativt ensartede på tværs af skoler. Alle

administrationer varetager eksempelvis opgaver som lønudbe-

taling, bogføring, fakturahåndtering mv.

Arbejdsgangene i administrationerne er kendetegnet ved at

være forholdsvis manuelle

Flere af arbejdsgangene i administrationerne er kendetegnet

ved at være forholdsvis manuelle. På en lang række skoler

foregår registreringen af elevfremmødet eksempelvist manuelt

på papir ude på værkstederne, mens administrationen efterføl-

gende taster timesedlerne ind i et centralt lønsystem. Faktura-

håndteringen foregår endvidere manuelt. Fakturahåndteringen

er kendetegnet ved at have forholdsvis mange trin fra modta-

gelse af faktura til bogføring og betaling. Skolerne håndterer

årligt mellem ca. 1.000 og 6.000 fakturaer.

Undervisningsomkostningerne varierer på tværs af skolerne

Produktionsskolerne bruger i alt 608 mio.kr. på undervisning,

hvoraf 431 mio.kr. kan henføres til lønninger og 178 mio.kr.

til øvrige omkostninger. Analyserne viser, at skolernes under-

visningsomkostninger per årselev varierer fra 51.000 kr. til

133.000 kr. Undervisningsårsværkene (ekskl. vejledere og al-

menundervisere) udgør mellem 41 pct. og 81 pct. af de samlede

årsværk på skolen, og der er mellem 3,2-39,3 undervisningsårs-

værk på skolerne. Variationen i undervisningsomkostninger kan

bl.a. skyldes normeringen på værkstederne, typen af værkste-

der samt hvordan vejledningsrollen varetages på skolerne.

Vejledningen af eleverne er organiseret forskelligt på tværs

af skoler

Det varierer i dag, hvordan skolerne tilrettelægger og organi-

serer vejledningen af eleverne ift., hvor vejledningsopgaverne

er placeret, hvor meget tid der bruges på koordinering og

overdragelse mellem værkstedsundervisere og vejleder mm.

Nogle skoler har lagt store dele af vejledningsansvaret ud til

Anderledes ser det imidlertid ud på artsniveauet i regnskaberne, hvor fokus er på indtægter og omkostninger til løn, øvrig drift, afskrivninger mv. Konteringen på artsniveau er

bl.a. underlagt en omfattende bekendtgørelse, der faslægger reglerne for bogføringen. Artsniveauet vurderes derfor at være validt.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 7

værkstedsunderviserne med rigtige gode erfaringer. Skolerne

oplever, at det giver et løft i kvaliteten af vejledningen, idet

vejledningen herved bliver en mere integreret del af den daglige

undervisning, og at vejledningen naturligt kan indgå i undervis-

ningen.

Normeringen på værkstederne er varierende

Normeringen på værkstederne varierer betydeligt mellem sko-

lerne. Den gennemsnitlige normering er i dag på 8,2 årselever

per undervisningsårsværk, men dækker over en spredning på

skolerne på mellem 4,2 og 14,2 årselever per undervisningsårs-

værk. Flere skoler så gerne, at deres normering steg, men geo-

grafi og øvrige tilbud til målgruppen i kommunen har betydning

for, hvor mange elever det er muligt tiltrække for skolen. Meget

store værksteder kan betyde, at det kan være svært at tage

hensyn til elevernes individuelle behov, ligesom for store hold

kan gøre det lettere for eleverne at ”gemme sig” og trække sig

ud af undervisningen.

Skolernes omkostninger til ejendomsdrift er relativt

bundne på kort sigt

Generelt er ejendomsdriften kendetegnet ved at være for-

holdsvis omkostningseffektiv på tværs af skoler. Produktions-

skoleeleverne varetager ofte en stor del af ejendomsvedlige-

holdelsen som en integreret del af undervisningen. Variationen

i omkostningen til ejendomsdrift er herudover påvirket af,

hvorvidt skolerne ejer eller lejer lokalerne, samt hvor mange

kvadratmeter skolerne råder over. Flere skoler har forholdsvis

mange kvadratmeter per årselev, men giver samtidig udtryk for,

at de har ringe mulighed for at ændre i antallet af kvadratmeter

på kort sigt pga. lange huslejekontrakter, dårlige muligheder for

frasalg mv.

Skolernes indkøbspraksis er kendetegnet ved at være min-

dre professionel

Produktionsskolernes indkøbspraksis giver klare indikationer på,

at der er rum for at gøre tingene anderledes og mere professio-

nelt i forhold til indkøb. Produktionsskolerne foretager eksem-

pelvis ofte indkøb uden nogen form for rabataftale. Det gælder

for 37 pct. af indkøbene. Herudover er det kendetegnende, at

størstedelen af de indkøb, der foretages med rabataftaler på

skolerne er uforpligtende og ikke markedsafprøvede indkøb,

hvor der forventes en mindre fordelagtig rabat end, hvad der

forventeligt kan opnås ved brug af fælles indkøbsaftaler eller

indkøbsfællesskaber. Skolerne har desuden oftest ikke retnings-

linjer for indkøb, hvilket bl.a. afspejles i, at der ikke er særlig

fokus på koordinationen af indkøb og indkøbskompetencer på

skolerne.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

1.4 SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE

På baggrund af analyserne i rapporten er der samlet identifice-

ret et forbedringspotentiale på tværs af produktionsskolerne på

51-88 mio.kr. årligt. Dette svarer til 6-10 pct. af den samlede

omkostningsbase for analysen.

Potentialerne er identificeret inden for tre overordnede temaer

for analysen, hvilke er administration, undervisningens tilret-

telæggelse og indkøb. Der er ikke identificeret selvstændige

potentialer inden for skolernes omkostninger til ejendomsdrift.

Under hvert tema er der angivet forskellige særskilte anbefalin-

ger til, hvordan potentialet indenfor temaet kan realiseres. Her-

udover er der angivet tilhørende implementeringsovervejelser

samt tidsperspektiv for indfasning af potentialerne (se nærmere

i appendiks 5.3).

Figur 1.4.1. Oversigt over identificerede potentialer inden for administration, undervisningens tilrettelæggelse og indkøb

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 9

Potentialerne inden for hvert tema er nærmere gennemgået

nedenfor.

Forbedringspotentiale vedr. administrationen. 13-19 mio.

kr. årligt.

Der er i alt identificeret fem forbedringsforslag indenfor temaet

administration (A1-A5). Forbedringsforslagene bidrager med et

forbedringspotentiale på 13-19 mio.kr.

•

A1: Digitalisering af tidsregistrering af eleverne.

For at sikre en mere effektiv administration, kan produkti-

onsskolerne digitalisere tidsregistreringen af elevfremmø-

det. En overgang til digital tidsregistrering af elevfremmø-

det estimeres at indebærer en reduktion i tidsforbruget på

10-15 pct. Derudover er et forslag, at produktionsskolerne

udbetaler produktionsskoleydelsen én gang om måneden i

stedet for hver 14. dag, som flere skoler gør i dag.

Estimeret forbedringspotentiale: 1-2 mio. kr. årligt.

A2: Digital fakturahåndtering.

Produktionsskolerne kan overgå til elektronisk faktura-

håndtering. Skolerne håndterer årligt mellem 1.000 og

6.000 fakturaer per skole. Der findes i dag en række syste-

mer på det danske marked, som er direkte kompatible med

skolernes nuværende it-løsninger.

Estimeret forbedringspotentiale: 4-6 mio.kr. årligt.

A3: Administrative fællesskaber.

Der vil være et væsentligt potentiale i at etablere admini-

strative fællesskaber på centrale skoler. Mindre skoler kan

beholde administrationerne i en mindre skala. De admi-

nistrative fællesskaber vil få mulighed for at bidrage til en

mere effektiv drevet administration, ligesom der vil kunne

ansættes medarbejdere med specialistviden indenfor

eksempelvis moms, jura og indkøb.

Estimeret forbedringspotentiale: 7-9 mio.kr. årligt.

A4: Prioritering af de administrative medarbejderes

opgaver.

Administrationerne bruger 18 pct. af deres tid på kontor-

arbejde, herunder telefonpasning, spørgsmål fra elever, re-

ception og lign. Personalet i administrationerne bliver ofte

afbrudt i løbet af dagen, fordi eleverne ofte kommer forbi

kontoret med spørgsmål til buskort, skat, husleje og lign.

Ved at skabe en mere fokuseret administration kan der

frigøres administrative ressourcer. Dette kan bl.a. ske ved

at oprette spørgetimer eller spørgecafeer, der har åbent ca.

1,5 time i løbet af ugen. I cafeerne kan eleverne få svar og

hjælp til diverse spørgsmål.

Estimeret forbedringspotentiale: 1-2 mio.kr. årligt.

•

A5: Bedre økonomistyring.

Det forslås, at alle skoler fremadrettet foretager månedlige

budgetopfølgninger, laver løbende prognoser for årets for-

brug samt afholder dialogmøder med de budgetansvarlige

(minimum kvartalvist). Herudover foreslås det, at der fore-

tages omprioriteringer mellem budgetområderne inden

for året, såfremt det viser sig nyttigt i forhold til skolens

samlede økonomi. Det vurderes, at flere skoler vil kunne

skabe en bedre bundlinje, hvis der indføres en strammere

økonomistyring.

Estimeret forbedringspotentiale: Ikke kvantificerbart.

•

Forbedringspotentiale vedr. undervisningens tilrettelæg-

gelse. 28-48 mio.kr. årligt.

Inden for undervisningens tilrettelæggelse er der identificeret

tre forbedringsforslag (U1-U3), der samlet bidrager med et

forbedringspotentiale på 28-48 mio.kr.

•

U1: Øget anvendelse af integreret vejledning.

Produktionsskolerne kan lade vejledningen indgå i et

tættere samspil med den daglige undervisning på værkste-

derne. Dette kan ske ved at lade værkstedsunderviserne

varetage en større del af vejledningen, dog kun dele af ud-

dannelses- og erhvervsvejledningen. Det vurderes, at der

ved at skabe et tættere samspil mellem undervisning og

vejledning opnås en mere effektiv, målrettet og fleksibel

vejledning af eleverne.

Ved en mere integreret vejledning sparer værkstedsunder-

viserne desuden tid på trekantssamtaler mellem vejleder,

elev og værkstedsunderviser samt på overlevering af

information til en vejleder.

Estimeret forbedringspotentiale: 6-8 mio.kr. årligt.

U2: Fokus på normeringen på værkstederne.

Skolerne kan have fokus på at hæve normeringen på

værkstederne. Geografi og øvrige tilbud til målgruppen i

kommunen kan dog have betydning for, hvor mange elever

det er muligt tiltrække for skolen. Det vurderes imidler-

tid realistisk, at skolerne kan sætte et mål om at hæve

normeringen med 0,5-1 årselev per værkstedsunderviser

på skoler, hvor normeringen i dag er under 9 årselever per

•

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

værkstedsunderviser. Flere skoler på casestudierne giver

udtryk for, at en normering på 9-10 elever per undervis-

ningsårsværk på værkstederne er et godt pejlemærke i

forhold til at sikre en god økonomi og samtidig sikre, at der

er god kvalitet i undervisningen.

Estimeret forbedringspotentiale: 22-40 mio.kr. årligt.

•

U3: Organisering i værkstedsteams.

Når der samarbejdes i teams på tværs af værkstederne,

skabes der mulighed for samproduktion på tværs af

værksteder, fælles indkøb, herunder mere ensartede

indkøb, sparring mellem værkstedsunderviserne samt øget

stabilitet i undervisningen i forbindelse med eksempelvis

sygdom. Der kan både være tale om samling af værkste-

der, fx i ét stort lokale eller i to lokaler i forlængelse af hin-

anden. Det er også muligt at oprette værkstedsteams, der

udelukkende fungerer på lærerniveau i forhold til sparing,

indkøb og planlægning af fælles produktion. Der er fundet

flere indikationer på, at værkstedsteams bidtager til lavere

omkostninger per årselev.

Estimeret forbedringspotentiale: Ikke kvantificerbart.

være med til at øge effektiviteten i indkøbsprocessen på

skolerne.

Estimeret forbedringspotentiale: Ikke kvantificerbart.

Det samlede estimerede forbedringspotentiale for indkøb er

baseret på et konservativt skøn på baggrund af erfaringer fra

statens indløb og lignende institutioner.

Nedenfor er alle forslag og tilhørende potentialer opsummeret

i en tabel.

Tabel 1.4.1.

Oversigt forbedringsforslag og tilhørende potentialer

Tema

Administration

Forbedringsforslag

A1: Digitalisering af

tidsregistreringen af

eleverne

A2: Digital faktura-

håndtering

A3: Administrative fæl-

lesskaber

A4: Prioritering af de

administrative medar-

bejderes opgaver

A5: Bedre økonomi-

styring

Undervisning

U1: Øget anvendelse af

integreret vejledning

U2: Fokus på normerin-

gen på værkstederne

U3: Organisering i

værkstedsteams

Indkøb

I alt

I: Indkøb

Potentiale

(mio.kr.)

1-2

4-6

7-9

1-2

Forbedringspotentiale vedr. indkøb. 10-21 mio.kr. årligt.

Inden for indkøb er der identificeret to forbedringsforslag (I1-

I3), der samlet bidrager med et forbedringspotentiale på 10-21

mio.kr.

•

I1: Bedre priser ved brug af fælles indkøbsaftaler eller

indkøbsfællesskaber.

Det foreslås, at produktionsskolerne i højere grad foku-

serer på at forhandle fælles indkøbsaftaler. Det kan både

være aftaler på tværs af produktionsskolerne eller en

højere benyttelse af eksisterende indkøbsfællesskaber. Et

forbedret samarbejde med SKI og eller andre indkøbsfæl-

lesskaber som f.eks. DFSI kan medvirke til at realisere et

potentiale.

Estimeret forbedringspotentiale: Ikke kvantificerbart.

I2: Organisering og retningslinjer for indkøb.

Produktionsskolerne kan fokusere på, at deres organise-

ring fremmer de mest effektive indkøbsprocesser. I den

forbindelse kan retningslinjer for indkøb og indkøbspoli-

tikker være med til at sikre klare roller og ansvar, samt at

anvendelsesgraden af indkøbsaftaler øges, idet indkøberne

(ofte de værkstedsansvarlige) herved ikke er i tvivl om,

hvilke aftaler der benyttes på skolen. Anvendelsen af

indkøbskonsulenter til rådgivning og lignende kan ligeledes

6-8

22-40

10-21

51-88

•

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 11

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 13

DEL 1: HOVEDRAPPORT

2. BAGGRUND OG FORMÅL MED ANALYSEN

Aftalen om bedre og mere attraktive erhvervsuddannelser (er-

hvervsuddannelsesreformen) blev vedtaget d. 24. februar 2014.

Aftaleparterne er enige om, at reformen delvist finansieres ved

optagelse af en negativ budgetregulering, der udmøntes på

baggrund af en samlet budgetanalyse af ungdomsuddannelses-

området mv., der skal understøtte en effektiv institutionsdrift

og en målrettet uddannelsesadfærd.

Som led i udmøntningen af aftalen gennemføres en omkost-

ningsanalyse af produktionsskolerne.

Hensigten med analysen er at afklare, hvilke muligheder der er

for at effektivisere driften af produktionsskolerne. Analysen skal

bl.a. indeholde:

•

En kortlægning af ressourceforbruget og omkostningsdri-

vere på produktionsskolerne

En identifikation af konkrete forbedringsforslag og estima-

ter af forbedringernes størrelse

En afdækning af variationen i den gennemsnitlige varighed

af forløb samt skolernes evne til at få elever videre i kom-

petencegivende uddannelse eller beskæftigelse

2.1 RAPPORTENS OPBYGNING

Rapporten er opdelt i to dele:

Del 1 beskriver produktionsskolerne, herunder bl.a. indhold

og formål med skolerne, den overordnede omkostnings-

struktur og økonomi på skolerne. Ligeledes er der i kapitlet

indledende benchmarkanalyser af relevante nøgletal,

herunder analyser af gennemsnitlig varighed af forløb på

produktionsskolerne samt analyser af udslusningsgraderne

på tværs af skolerne.

Del 2 analyserer de fire analysetemaer og kommer på den

baggrund med konkrete forbedringsforslag på produkti-

onsskolerne med tilhørende potentialer. Effektiviserings-

forslagene bygger på validerede regnskabsdata, surveydata

og erfaringer fra 15 casestudier. I appendiks 5.3 er bereg-

ningerne uddybet, ligesom der er angivet kvalitetsmæssige

overvejelser ved gennemførelse af forslagene samt tids- og

implementeringsovervejelser.

•

2.2 DATA OG ANALYSEDESIGN

Med henblik på at skabe et retvisende billede og en robust

analyse af produktionsskolernes omkostningsstruktur er der

anvendt tre forskellige datakilder, hhv. en række tilgængelige

datakilder, surveydata samt observationer fra casestudier.

For det første anvendes produktionsskolernes regnskaber,

udslusningsdata fra Undervisningsministeriet samt data fra

Danmarks Statistiks Statistikbanken. Der anvendes regnskabs-

data fra 2013, idet tallene fra 2014 ikke var tilgængelig ved ana-

lysens påbegyndelse. Udslusningsdata anvendes til opgørelse af

skolernes udslusningsgrad, varighed af elevernes produktions-

skoleforløb samt i forbindelse med statistiske analyser. Det er

gennemført en række statistiske analyser bl.a. med henblik på

at kortlægge sammenhængen mellem skolernes udslusnings-

•

På opdrag fra Undervisningsministeriet (UVM) og Finansmini-

steriet (FM) har BDO Consulting i perioden fra januar til juni

2015 gennemført en analyse af produktionsskolerne.

Analysen omfatter samtlige 82

produktionsskoler i Danmark

og afdækker omkostningerne relateret sig til produktionsskoler-

nes ordnære drift

Fokus i analysen er på administration, undervisningens tilret-

telæggelse, indkøb samt ejendomsdrift.

Der er i dag 83 produktionsskoler. En ny produktionsskole åbnede primo 2015. Analysen baserer sig på 82 produktionsskoler, idet regnskabsdata er fra 2013.

Opgaver og ressourcer, der knytter sig til indtægtsdækket virksomhed (IDV), er ikke omfattet af analysen

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

grad og omkostningsniveau samt med henblik på at kortlægge

forskellige omkostningsdrivere bag skolernes omkostninger.

Data fra Danmarks Statistiks Statistiskbanken anvendes til kon-

trol for strukturelle faktorer i de statistiske analyser. Der er bl.a.

konstrueret et socioøkonomiskindeks for skolerne, hvilket har

gjort det muligt at tage højde for variationer i elevsammensæt-

ningen på skolerne i analyserne. Derudover er der anvendt data

fra Danmarks Statistiks Statistikbanken i forhold til at kontrol-

lere for urbaniseringsgraden ved skolerne, hvilket bl.a. har gjort

det muligt, at tage højde for skolernes forskellige geografiske

forhold.

En udfordring i afdækningen af produktionsskolernes omkost-

ningsstruktur er en yderst varierende konteringen af omkost-

ningerne på formålsniveau. Formålsniveauet afspejler skolernes

indtægter og omkostninger til hhv. undervisning, administra-

tion og ejendomsdrift. Særligt i forhold til lønomkostninger er

der stor forskel på, hvordan skolerne konterer omkostningerne

under de tre formål. Dette er nærmere belyst under afsnit 3.2

og appendiks 5.2.

Der er gennemført en survey blandt landets 82 produktionssko-

ler, der bl.a. tilvejebringer informationer om årsværksfordeling

på henholdsvis administration, undervisning og ejendomsdrift.

Dette har gjort det muligt at kvalificere skolernes omkost-

ningsbase og dermed at sammenligne omkostninger på tværs

af skolerne

. 70 skoler har besvaret surveyen, svarende til en

svarprocent på 85 pct. Konsulenthuset har løbende været i en

tæt dialog med skolerne om udfyldelse af surveyen og valide-

ring af svarene.

Det bemærkes, at formålskonteringen ikke indeholder særskilt

opdeling af skolernes omkostninger til indkøb. Omkostnings-

basen for indkøb er derfor opgjort på baggrund af skolernes

regnskaber, som indeholder omkostninger til varekøb inden for

en række varegrupper. Omkostningsbasen for indkøb er derfor

indeholdt i de tre omkostningsbaser for undervisning, admini-

stration og ejendomsdrift. Der er taget højde herfor i potentia-

leberegninger, således at der ikke er et overlap.

For det tredje er der gennemført 15 casestudier på produktions-

skoler med interviews af 3-4 timers varighed. I alt 58 ledere og

medarbejdere har deltaget i interviews bl.a. om deres arbejds-

tidsanvendelse og tilrettelæggelse af arbejdet. Casestudierne

har bestået af interviews med forstandere, administrative

medarbejdere og værkstedsundervisere på hver af de 15 skoler.

Figur 2.2.1. giver et overblik over de 15 besøgte produktionssko-

ler, som har indgået i casestudierne. De besøgte skoler varierer

både i forhold til geografi og elevtal, men særligt i forhold til

omkostningsstruktur.

Figur 2.2.1.

Kort over besøgte produktionsskoler på casestudierne

Note:

Caseskolerne varierer i forhold til omkostninger til administration,

undervisning, indkøb og ejendomsdrift. Herudover har det været et selvstændigt

kriterium at opnå geografisk spredning.

Formålet med casestudierne har været at indsamle data om un-

dervisningens tilrettelæggelse, indkøbsstruktur, administrative

arbejdsgange, opgavefordeling, økonomistyring samt forskelle i

de fysiske rammer. Herudover har formålet været at indsamle

gode erfaringer og viden om bedste praksis i forhold til en ef-

fektiv produktionsskoledrift.

Som led i casestudierne er der desuden indsamlet viden om

eksisterende indkøbsaftaler samt fakturastikprøver på forskel-

lige varegrupper på skolerne.

Beregningen af potentialerne i forbindelse med forbedringsfor-

slagene er gennemført på baggrund af fire trin:

Potentialeidentifikation på aggregeret niveau:

På baggrund af analysen er der blevet identificeret en best-

practice samt et mere realistisk potentiale, bl.a. på bag-

grund af spredning og gennemsnit for en række variable.

Dette har bl.a. været med til at pege på, hvor der har været

mulige forbedringsforslag.

Anderledes ser det imidlertid ud på artsniveauet i regnskaberne, hvor fokus er på indtægter og omkostninger til løn, øvrig drift, afskrivninger mv. Konteringen på artsniveau er

bl.a. underlagt en omfattende bekendtgørelse, der faslægger reglerne for bogføringen. Artsniveauet vurderes derfor at være validt.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 15

Omkostningslogik:

Dernæst er omkostningslogikken for det pågældende

forbedringsforslag blevet fastlagt. Vil det fx være rime-

ligt at antage en procentvis besparelse af den samlede

omkostning til et bestemt område? Eller er der snarere tale

om en forventet besparelse per årselev? Ud fra erfaringer

fra casestudier og survey er dette ræsonnement blevet

fastlagt.

Relevans:

For det tredje er det blevet vurderet, hvor relevant det

pågældende forbedringsforslag vil være for produktions-

skolerne, herunder om der er skoler, som forslaget ikke vil

være relevant for.

Potentialeidentifikation for de enkelte

forbedringsforslag:

Sidst er der beregnet et samlet potentiale for hvert for-

bedringsforslag. For hvert forbedringsforslag er der både

estimeret et øvre og nedre potentialeestimat. Det nedre

estimat præsenterer et mere konservativt potentiale, hvor

usikkerheden i forhold til data og ved implementeringen

af det pågældende forslag er mere styrende. De nærmere

beregningsforudsætninger kan findes under appendiks 5.3.

3. BESKRIVELSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE

3.1 INDHOLD OG FORMÅL

Målgruppe og indhold

Produktionsskolerne tilbyder undervisningsforløb ”til unge

under 25 år, som ikke har gennemført en ungdomsuddannelse,

og som ikke umiddelbart har forudsætninger for at påbegynde

en ungdomsuddannelse”, jf. Bekendtgørelse af lov om produkti-

onsskoler, § 1.

Der er typisk tale om fagligt svage unge, der ofte har sociale

eller psykiske udfordringer og/eller misbrugsproblemer.

For at kunne starte på en produktionsskole skal Ungdommens

Uddannelsesvejledning målgruppevurdere eleven til et produk-

tionsskoleforløb, jf. Bekendtgørelse af lov om produktionssko-

ler, § 1. stk. 6.

Undervisningen på produktionsskolerne er tilrettelagt i værk-

steder med udgangspunkt i praktisk arbejde og opgaveløsning

kombineret med teoretisk undervisning med henblik på reel

produktion og afsætning. Målet er at styrke elevernes person-

lige udvikling og muligheder i uddannelsessystemet samt på

arbejdsmarkedet. Der er tale om heltidsundervisning, hvilket

betyder, at eleverne går på skolerne fuld tid (typisk omkring 31

timer om ugen, jf. casestudier).

Eleverne kan maksimalt gå på produktionsskolen i op til et år.

Produktionsskolerne har dog mulighed for at forlænge op-

holdets varighed ud over et år for en kvote, der udgør 10 pct.

af produktionsskolens samlede årselevtal i det forudgående

finansår.

I undervisningsforløbet på produktionsskolen skal der indgå

uddannelses- og erhvervsvejledning. Som en del af produk-

tionsskoleforløbet kan der endvidere indgå praktik af kortere

varighed i privat eller offentlig virksomhed. Herudover kan

der indgå specialundervisning eller anden specialpædagogisk

bistand, såfremt eleverne har brug herfor.

Produktionsskolerne skal tilbyde almen undervisning fx i dansk

og matematik, men det er frivilligt, om eleverne vil deltage i

almenundervisningen. Det er muligt for eleverne at deltage i de

prøveforberedende fag for 9. og 10. klasse, HF-fag eller forbere-

I forbindelse med gennemførelsen af hele analysen har der

været nedsat en følgegruppe med repræsentanter fra sektoren

udpeget af Produktionsskoleforeningen. Følgende personer har

deltaget i følgegruppen:

•

Sekretariatsleder i Produktionsskoleforeningen Axel Hoppe

Produktionsskoleleder for Korsør Produktionshøjskole Gert

Møller

Produktionsskoleleder for Aalborg Produktionsskole Peter

Bols

•

Formålet med følgegruppen har været at få specifikke input og

feedback fra personer på produktionsskolerne vedrørende data,

observationer og resultater.

De konkrete effektiviseringsforslag og konkrete anbefalinger har

ikke været forelagt følgegruppen.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

dende voksenundervisning (FVU) i op til en tredjedel af tiden på

produktionsskolen.

Boks 3.1.1:

Andre uddannelsesformer på produktionsskolerne

gogik, sundhed og lignende. Værkstedsunderviseren er typisk

faglært, eventuelt med en pædagogisk videreuddannelse.

Undervisningsforløbene skal fortrinsvis have relation til de

fagområder, der er inden for de erhvervskompetencegivende

ungdomsuddannelser.

Eleverne modtager produktionsskoleydelse, som løn for deres

arbejde i værkstederne. Ydelsen fungerer på samme tid som et

pædagogisk værktøj, skolerne kan anvende over for eleverne.

Produktionsskoleydelsen udbetales en gang om måneden eller

oftere, hvis skolen har valgt dette. Satserne for produktionssko-

leydelse per uge er i 2015:

•

Under 18 år: 680 kr.

Over 18 år og hjemmeboende: 878 kr.

Over 18 år og udeboende: 1.628 kr.

Efter aftale med kommunerne udbyder en

række produktionsskoler Erhvervsgrundud-

dannelsen (EGU). For de elever, som ikke har

forudsætninger for at gennemføre en erhvervs-

uddannelse på normal vis, har produktions-

skolen desuden mulighed for i samarbejde med

erhvervsskolen at tilbyde en Produktionsskole-

baseret Erhvervsuddannelse (PBE). Her foregår

den grundlæggende praktiske oplæring og

praktikken på produktionsskolen, og slutmålet

er en fuldgyldig erhvervsuddannelse på linje

med en ordinær erhvervsuddannelse. Endelig

tilbyder nogle produktionsskoler uddannelse

for unge med særlige behov, hvor elever, der af

fysiske eller psykiske grunde, ikke kan gennem-

føre en anden ungdomsuddannelse, kan mod-

tage et særligt tilrettelagt undervisningsforløb

(STU).

I denne analyse er fokus de ordinære produk-

tionsskoleforløb og ikke på skolernes udbud af

EGU, PBE og STU

Udbetalingen af produktionsskoleydelsen sker på baggrund af

en daglig registrering af elevernes fremmøde. Hvis eleverne ikke

møder op til undervisning, får de ikke udbetalt produktions-

skoleydelse den pågældende dag. Undtaget herfra er naturligvis

sygdom og lignende. Ydelsen reduceres også ved fx for sent

fremmøde, mangelfuld deltagelse i udfærdigelse af forløbsplan

og praktikforløb.

Produktionsskolerne i tal

I 2013 var der i alt 7.374 årselever fordelt på 82 produktions-

skoler, og årselevtallet per skole varierede mellem 27 og 253

årselever. Størrelsen af skolerne er således meget forskellig.

Skolerne havde mellem 37 og 411 produktionsskoleforløb

. Der

er således også en stor variation i, hvor mange elever skolerne

modtager årligt. Det gennemsnitlige antal produktionsskolefor-

løb var knap 150 i 2013, jf. figur 3.1.1.

Den gennemsnitlige varighed af et forløb er ca. 6 måneder, jf.

figur 3.1.3., og den gennemsnitlige varighed per skole varierer

mellem ca. 4 måneder til ca. 9 måneder.

Antallet af årsværk varier mellem 5,5 årsværk på den mindste

skole til 63,5 årsværk på den største skole.

På tværs af skolerne er der ca. 562 værksteder, og antallet af

værksteder per skole varierer mellem 3 og 22 værksteder. Der

er i alt 816 værkstedsundervisere.

Produktionsskolerne har stor frihed til at prioritere over egne

ressourcer og tilrettelægge undervisningen, hvilket giver en stor

variation i den måde, de har indrettet sig på. Det gælder bl.a.

pædagogik, valg af værksteder mm. Dertil afspejler variationen

sig i skolernes overordnede indretning og dermed omkostnin-

ger til administration, undervisning, ejendomsdrift og indkøb.

Dette er nærmere uddybet i afsnit 3.2. og kapitel 4.

Skolernes udbud inden for værkstedsundervisning er mang-

foldigt. Der udbydes bl.a. undervisning inden for træ, metal,

køkken, ejendomsservice, tekstil, design, IT, multimedie, pæda-

Dette svarer ikke til antal elever. Det er muligt, at en elev kan tælle som ”to forløb”, hvis eleven er droppet ud og efterfølgende startet på produktionsskole igen enten på samme

skole eller på en anden skole.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 17

Faktaboks

Antal skoler

Antal årselever i alt

Antal årselever per skole

Antal årsværk i alt*

Antal årsværk per skoler*

Antal værksteder i alt*

Antal værksteder per skole*

Produktionsskoleforløb

Antal årsværk, der underviser på værksteder i alt*

Antal årsværk, der underviser på værksteder per skole*

Antal administrative årsværk i alt*

Antal administrative årsværk per skole*

Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013). Udslusningsdata fra UVM. Surveysvar fra 70 produktionsskoler.

Note: *

Angiver at dette nøgletal er baseret på survey-svar.

7.374

27-253

1.277

5,5-63,5

562

3-22

37-411

816

3,2-39,3

152

0,5-13,4

Figur 3.1.1. Antal forløb på produktionsskolerne, antal

Figur 3.1.2. Antal forløb fordelt på længden af forløb,

antal og måneder (op til antal måneder)

Kilde: UVM; Varighedsdata for 80 produktionsskoler (2013).

Note: Den stiplede linje i figuren tv angiver det gennemsnitlige antal produktionsskoleforløb på tværs af produktionsskoler på 149,6 forløb. Antallet af forløb varierer mellem

37 og 411. Der er for 2013 kun udslusningsdata for 80 skoler.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Figur 3.1.3. Gennemsnitlig varighed produktionsskoleforløb, måneder.

Kilde: UVM; Varighedsdata for 80 produktionsskoler (2013).

Note:

Den stiplede linje angiver den gennemsnitlige varighed af et produktionsskoleforløb på 6,1 måned på tværs af produktionsskolerne. Den gennemsnitlige varighed varierer

mellem ca. 4 og ca. 9 måneder. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt efter antallet af årselever. Figuren til højre er sorteret fra korteste til længste gen-

nemsnitlige varighed. Der er for 2013 kun udslusningsdata for 80 skoler.

3.2 OVERORDNET ØKONOMI

I dette afsnit beskrives produktionsskolernes overordnede

økonomi, herunder omkostninger, omkostningsdrivere og

indtægter.

Omkostninger

Produktionsskolernes samlede omkostninger (ekskl. omkost-

ninger til skoleydelse og ekstraordinære poster) til ordinær

produktionsskoledrift var i 2013 987,5 mio. kr., jf. figur 3.2.1.

Den samlede omkostningsbase omfattet i nærværende analyse

(dvs. ekskl. IDV og kun omfattende prioritetsrenter) var i 2013

på 911,6 mio. kr.

Omkostninger vedrørende IDV (indtægtsdækket virksomhed) er

ikke inkluderet i analysen, da IDV-indtægterne og IDV-omkost-

ningerne varierer meget på tværs af skolerne. Nogle skoler har

slet ingen IDV, mens andre skoler har indtægter på op til 8 mio.

kr. årligt. IDV vil således skævvride indtægts- såvel som om-

kostningsbasen for analysen, hvis det blev inkluderet i analysens

omkostningsbase, jf. figur 3.2.2.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 19

Figur 3.2.1. Samlede omkostninger ekskl. skoleydelse og ekstraordinær poster og omkostningsbasen for analysen

72,1 mio. kr

658,0 mio. kr

111,5 mio. kr

137,6 mio. kr

111,5 mio. kr

987,5 mio. kr

8,3 mio. kr

911,6 mio. kr

137,6 mio. kr

Omkostninger i alt

uden ekstraordinære poster)

Indtægtsdækket virksomhed

Renteomkostninger i alt

Undervisning i alt

Ejendom i alt

Administration i alt

Omkostningsbase for analysen

Undervisning i alt

Ejendom i alt

Administration i alt

Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013).

Note:

Udgifter til skoleydelse refunderes af staten og er således ikke en del af skolernes driftsomkostninger. Tilsvarende er ekstraordinære poster ikke med da disse poster kan

variere meget fra år til år og oftest ikke er sammenlignelige på tværs af skolerne eller på tværs af årene. De ekstraordinære poster udgjorde i 2013 3.468.501 kr. (netto).

Der ses på omkostninger inden omkontering.

Figur 3.2.2. Indtægter fra indtægtsdækket virksomhed (IDV) på tværs af skoler (mio. kr.)

Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013).

Note:

Den stiplede linje angiver gennemsnittet med 0,9 mio. kr. i IDV-indtægter per skole. I figuren til venstre er indtægterne sorteret efter skolestørrelse målt som antallet af

årselever per skole. Figuren til højre er sorteret fra mindste til største IDV-indtægt.

Prioritetsrenter

4,5 mio. kr

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

I forhold til renteomkostninger er det alene prioritetsrenter

(renter vedrørende boliglån)

, der indgår i analysen. De øvrige

renteomkostninger er ikke inkluderet, da det ikke vurderes at

være muligt at opnå forbedringspotentialer i forhold til skoler-

nes renteudgifter til øvrige lån

Som beskrevet i afsnit 2.2 har der fundet en omkontering af

formålsniveauet i produktionsskolernes regnskaber sted på bag-

grund af supplerende oplysninger omkring årsværk i surveyen.

Konsulenthuset har foretaget en validering af formålsniveauet

på baggrund af surveysvar for at sikre, at oplysningerne i regn-

skaberne kan sammenlignes i analysen.

Nedenstående figur viser, hvad denne omkontering har betydet

for omkostningerne på formålsniveauet til hhv. administrati-

onsomkostninger, undervisningsomkostninger og ejendomsom-

kostninger.

Figur 3.2.3. Ny formålskontering efter validering. Omkostninger til adm., undervisning og ejendom (mio. kr.)

+ 27%

174

138

- 8%

658

608

+ 11%

116

129

Før validering

Efter validering

Administrationsomkostninger

Undervisningsomkostninger

Ejendomsdriftsomkostninger

Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013) og surveysvar fra 70 produktionsskoler.

Note:

For de skoler, der ikke har besvaret surveyen, er der ikke foretaget en omkontering. I stedet er regnskabet på formålsniveau for regnskab 2013 bibeholdt. Alternativt ville

omkostningsbasen blive for lav. Der kan stadig være en mindre usikkerhed forbundet med den formålskontering, der er anvendt i analysen. Ejendomsomkostningerne er her

inkl. renteomkostningerne på 4,5 mio. kr. Dette er forskellen på 116 mio.kr. i denne figur til ejendomsomkostninger og 111,5 mio.kr. til ejendomsomkostninger i figur 3.2.1.

Som det fremgår af figuren, er det særligt undervisningsom-

kostningerne, der er blevet fordelt ud på andre formål efter, at

omkonteringen har fundet sted. Der er i alt fordelt 50 mio. kr.

fra formålet undervisning ud på formålene administration og

ejendomsdrift. Omkostningerne til administration og ejen-

domsdrift stiger som følge heraf med hhv. 27 pct. og 11 pct.

Validering har desuden betydet, at forstanderes løn konsekvent

indregnes som en del af administrationen og ikke som del en

del af undervisningen i analysen. Med valideringen er regnska-

berne blevet mere retvisende fsva. omkostningerne. Det er dog

muligt, at der kan være forhold, som ikke er blevet opfanget

ifm. valideringen. På den baggrund kan der i rapporten indgå

observationer, som reelt er outliers og ikke tegner et retvisende

billede af sektoren. BDO vurderer dog, at de effektiviseringsfor-

slag, som der foreligger i nærværende rapport er tilstrækkeligt

veldokumenterede. For en nærmere beskrivelse af omkonterin-

gen se appendiks 5.2.

Dette er for at gøre det muligt at sammenligne skoler, der hhv. lejer og ejer.

Der er en renteudgift til kortere lån på ca. 5 mio.kr.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 21

Figur 3.2.4 viser, hvor stor en andel administration, undervis-

ning og ejendomsdrift udgør af den samlede omkostningsbase

på produktionsskolerne (efter validering). Den største omkost-

ning er undervisning med 608 mio.kr., herefter administra-

tion med 174 mio. kr. og sidst ejendomsdrift med 129 mio. kr.

Undervisningsomkostningerne udgør ca. 67 pct. af den samlede

omkostningsbase på tværs af produktionsskolerne.

I nærværende analyse er fokus på omkostninger til undervis-

ning, administration og ejendomsdrift, jf. afsnit 4.1, 4.2 og 4.4.

Herudover skilles omkostningerne til indkøb ud i en særskilt

analyse i afsnit 4.3, hvor skolernes samlede indkøbsbase er

opgjort til 206 mio.kr. Omkostningerne til indkøb er delmæn-

ger af omkostningerne til undervisning, administration og

ejendomsdrift.

Lønninger udgør den største post med 557 mio. kr., når man

deler omkostningerne op i lønninger og øvrige omkostninger.

Øvrige omkostninger er fx værkstedsmaterialer, fødevarer og

faste ejendomsomkostninger. Sidstnævnte udgør 355 mio. kr.

svarende til ca. 38 pct.

Figur 3.2.4. Omkostningsfordeling (mio.kr.)

Omkostninger fordelt på formål, mio kr.

Løn- og øvrige omkostninger, mio. kr.

174,3

608,3

129,0

354,8

556,8

Undervisning

Ejendomsdrift

Administration

Løn

Øvrig

Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013).

Også på omkostningssiden er der stor variation mellem sko-

lerne. En overordnet benchmarking af totalomkostningerne på

produktionsskolerne viser, at totalomkostningerne per årselev

varierer mellem 96.842. kr. og 191.816 kr. per årselev. Dette

svarer til et spænd på 94.974 kr. per årselev. Dette skal ses ift.

et taxametertilskud på 86.490 kr. per årselev i 2015 (ordinær

drift).

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Figur 3.2.5. Totalomkostninger per årselev (i tusind kr.)

Kilde: Regnskaber fra 81 produktionsskoler (2013). En skole er udeladt, da deres regnskab ikke er sammenligneligt med de øvrige

skolers.

Note:

Den stiplede linje til venstre viser gennemsnittet med 125.527 kr. per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt som årselever. Figuren til højre er

sorteret fra mindste til største totalomkostninger per årselev.

Analyserne viser, at variationerne i omkostninger per årselev

kan forklares ud fra en række omkostningsdrivere. Som nævnt

ovenfor udgør løn størstedelen af omkostningerne på produkti-

onsskolerne. Omfanget af årsværk per årselev på tværs af for-

mål har derfor betydning i forhold til det totale omkostningsni-

veau. Antallet af årsværk per årselever kan derfor forklare noget

af variationen.

Derudover viser analyserne, at variationen også kan forklares af

indtægterne fra værkstederne. Skoler med høje værkstedsind-

tægter, og derved også en stor produktion, har også højere

omkostninger. En stor produktion er med til at øge omkostnin-

gerne til materialer og derved omkostningerne per årselev, men

en stor produktion medfører ligeledes øgede indtægter, som

er med til at dække over disse omkostninger. Herudover er der

fundet en sammenhæng mellem, at skoler med værksteder, der

dækker over flere forskellige fagområder, ligeledes har et højere

omkostningsniveau. Skoler, der har specialiseret sig i få fagom-

råder, har derfor generelt set lavere omkostninger end de skoler,

som har en mere spredt fagprofil.

Sidst er der fundet en sammenhæng mellem antallet af ind-

vendige kvadratmetre på skolerne og omkostningsniveauet.

Jo større skolerne er rent kvadratmetermæssigt, desto højere

omkostninger har skolerne per årselev.

Disse og flere andre observationer er nærmere gennemgået i

afsnit 4.

Nedenstående figur specificerer, hvordan totalomkostningerne

per årselev fordeler sig mellem forskellige formål. Variationen

i omkostningerne under de forskellige formål er også nærmere

gennemgået i afsnit 4.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 23

Figur 3.2.6. Totale omkostninger per årselev fordelt på formålsniveau (i tusind kr.)

Kilde: Regnskaber fra 81 produktionsskoler (2013). En skole er udeladt, da dens regnskab ikke er sammenligneligt med de øvrige

skolers.

Figur 3.2.7. Samlede indtægter ekskl. skoleydelse og ekstraordinær poster

Indtægter

Produktionsskolernes primære indtægter er

tilskud fra stat og kommuner, men skolerne

har også indtægter fra salg af varer fra værk-

stederne og IDV. Derudover har nogen skoler

også indtægter fra fonde og lignende. Den

samlede indtægtsbase var i 2013 på ca. 1 mia.

kr. jf. figur 3.2.7.

52,9mio. kr

736,7 mio. kr

95,1 mio. kr

1.022,7 mio. kr

79,8 mio. kr

54,4 mio. kr

Statstilskud ekskl. skoleydelse

Indtægter I alt

(uden ekstraordinære poster)

Kommunale tilskud

Indtægter vedr. værksteder

Indtægter fra IDV

Øvrige indtægter

Og andre tilskud

Renteindtægter

Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler

(2013).

3,8 mio. kr

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Indtægtskilderne for produktionsskolerne udgøres af:

•

Kommunale tilskud, svarende til ca. 470.000 kr. pr. skole,

og eventuelt supplerende tilskud. Det supplerende tilskud

løb i 2013 op i ca. 16 mio. kr. Samlet set udgjorde det kom-

munale tilskud i alt 52,9 mio.kr.

•

Statstilskud, herunder taxametertilskud pr. årselevsamt

øvrige tilskud, herunder udslusningstilskud. Kommunerne

finansierer desuden knap halvdelen af statstilskuddet via et

kommunalt bidrag til staten. Statstilskuddet udgjorde i alt

736,7 mio.kr.

Værkstedsindtægter fra salg af produkter. Værkstedsind-

tægterne udgjorde i alt 95,1 mio. kr.

Andre indtægter og tilskud, herunder fx tilskud fra fonde

og udlejning af lokaler. I alt 54,4 mio.kr.

•

Indtægter fra indtægtsdækket virksomhed (IDV), hvilke

kan være indtægter fra kommunen fra STU og lignende

eller aktiviteter som kursusvirksomhed o.lign. I alt 79,8

mio.kr.

Renteindtægter. I alt 3,8 mio. kr.

•

Driftsresultat

Skolernes driftsresultat

varierede fra ca. -2,9 mio. kr til 5,7

mio. kr. Ser man på driftsresultatet per årselev varierede det fra

-23.185 kr. til 39.693 kr. Gennemsnittet var et driftsresultat på

3.168 kr. per årselev. I 2013 var der et samlet overskud blandt

skolerne på ca. 26 mio.kr.

Der er ikke fundet en sammenhæng mellem skolestørrelse og

driftsresultat, og der er således både store og små skoler, der

har positive driftsresultater, jf. figur 3.2.8.

•

Figur 3.2.8. Driftsresultat før finansielle og ekstraordinære poster per årselev 2013 (i tusind kr.)

Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler (2013).

Note:

Et negativt tal indikerer et negativt driftsresultat og dermed flere omkostninger end indtægter, mens et positivt tal indikerer et positivt driftsresultat og flere indtæg-

ter end omkostninger.

Den stiplede linje angiver gennemsnittet med et driftsresultat på 3.168 kr. per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse ift. antallet af årselever per

skole. Figuren til højre er sorteret fra mindst til størst driftsresultat per årselev.

Dvs. alle indtægter fratrukket alle omkostninger, men før finansielle poster og ekstraordinære poster

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 25

3.3 UDSLUSNING OG

RESSOURCEEFFEKTIVITET

For at danne et mere nuanceret billede af ressourceanvendelsen

på skolerne er skolernes udslusning og ressourceeffektivitet

ligeledes inddraget. Formålet med dette er at analysere den

umiddelbare sammenhæng mellem ressourceforbrug og effekt

forstået som udslusningsgrad, således at de forbedringsforslag,

der opstilles, er i balance med den effekt, der ønskes realiseret

med produktionsskolernes indsats i forhold til uddannelse og

beskæftigelse. For hvert forbedringsforslag vil eventuelle kvali-

tetsmæssige implikationer blive beskrevet.

I denne delanalyse er udslusningsgraden brugt som effektmål.

Konsulentfirmaet er dog opmærksomt på, at udslusningsgra-

den er et enstrenget effektmål, og derfor ikke nødvendigvis er

dækkende for de effekter, en produktionsskole leverer. Der er

anvendt udslusningsdata fra UVM, der dog kun er et øjebliksbil-

lede taget få måneder efter, at produktionsskoleeleverne har

afsluttet deres produktionsskoleforløb. Det er således ikke et

perfekt effektmål, men det må under omstændighederne anses

for at være det bedst mulige effektmål.

3.3.1.a. Det vil sige, at det er den samme skole, der står hhv.

som nr. 1, 2, og 3 etc., når man tæller skolerne fra venstre mod

højre i figurerne. Figur 3.3.1.b viser, at det ikke er den skole,

der har den højeste udslusningsprocent (figur 3.3.1.a), der også

har den højeste omkostning pr. årselev. Der er således ikke en

sammenhæng mellem høj udslusning og høje omkostninger

på skolerne

. Skolen markeret med brunt angiver igen best-

practice, der har omkostninger på 96.842. kr. per årselev. I

denne sammenhæng er det en forholdsvis gennemsnitlig skole i

forhold til udslusningsgrad. Skolen med de højeste omkostnin-

ger har omkostninger på 191.816 kr. per årselev.

Den sidste figur 3.3.1.c viser skolernes cost-effectiveness ratio.

Cost-effectiveness ratio beskriver de totale omkostninger

per succesfuldt udsluset elev. Cost-effectiveness ratio kobler

dermed skolernes udslusningsgrad sammen med deres totale

omkostninger. Omkostningen ved en succesfuldt udsluset elev

varierer mellem 72.631 kr. og 294.656 kr. per elev svarende til

et spænd på 222.024 kr. per elev. I figur 3.3.1.c er rækkefølgen

på skolerne fra figur 3.3.1.a stadig bibeholdt. Det fremgår igen

her, at højere omkostninger ikke er forbundet med en større

succesrate i forhold til udslusning. Den skole, der har laveste

omkostninger per årselev (jf. figur 3.3.1.b) har også den bedste

(laveste) cost-effectiveness ratio. Det betyder, at den skole, der

bruger færrest ressourcer per elev, også bruger færrest ressour-

cer på at udsluse en elev succesfuldt.

Desuden fremgår det, at denne best practice skole har en

udslusningsgrad, der er en lille smule bedre end gennemsnittet

(jf. figur 3.3.1.a).

De statistiske analyser viser endvidere, at der er en statistisk

sammenhæng mellem en lav udslusningsgrad og en lavere cost-

effectiveness ratio

. Dette kan også aflæses på figur 3.3.1.a og

3.3.1.c, hvor det ses, at cost-effective-ratio stiger, når udslus-

ningsgraden falder. Dette betyder, at skoler med lav udslus-

ningsgrad, også har højere omkostning per succesfuld udsluset

elev. Dette er ikke overraskende, fordi det har vist sig, at der

ikke er en sammenhæng mellem omkostningerne per årselev og

udslusningsgraden.

For at belyse, om variationen i cost-effectiveness ratio mellem

skoler kan skyldes skolernes forskellige socioøkonomiske vilkår

er der udarbejdet et socioøkonomiskindeks for hver skole. Indek-

set er udarbejdet på baggrund af cpr-data for eleverne i 2013 via

Danmarks Statistik.

Boks 3.3.1. Udslusningsgrad

En succesfuldt udsluset elev defineres i an-

alysen som en elev, hvor produktionsskolen

har dokumentation for, at eleven har været i

gang med en tilskudsberettigende aktivitet i 12

uger inden for en periode på 4 måneder efter

produktionsskoleopholdet og dermed udløser

et udslusningstilskud til produktionsskolen.

Figur 3.3.1.a viser skolerne sorteret efter deres udslusningsgra-

der. Det fremgår, at udslusningsgraden på tværs af skolerne

varierer mellem 34-67 pct. med en gennemsnitlig udslusning på

49 pct. En gennemsnitlig skole udsluser således ca. halvdelen af

eleverne til en kompetencegivende uddannelse eller til beskæf-

tigelse. Skolen markeret med brunt angiver best practice, der

udsluser 67 pct. af eleverne til uddannelse eller beskæftigelse.

I den efterfølgende figur 3.3.1.b ses skolernes totale omkostnin-

ger per årselev. Rækkefølgen af skoler er bibeholdt som i figur

Dette er ligeledes bekræftet i de statistiske analyser, hvor der ikke er fundet en sammenhæng mellem totalomkostninger per årselever og undervisningsomkostninger per årselev

og udslusningsgrad. OLS-regressionsanalyse er anvendt.

DP<0,000. Dette betyder, at der er under 0 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og tilnærmelses-

vis 100 pct. sandsynlighed for, at der er en sammenhæng.

Indekset er konstrueret af seks forskellige indikatorer: Barn af enlige forældre, herkomst, uddannelsesniveau for

familien, arbejdsmarkedstilknytning for familien, indkomstniveau for familien og indkomsterstattende ydelse. Indekset på skoleniveau viser hvor stor en andel af eleverne som

opfylder kriterierne for 3 eller flere af de ovenstående kategorier. Jo større værdi en elev har på den socioøkonomiske indeks, desto dårligere socioøkonomiske baggrund.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Figur 3.3.1.a: Udslusningsgrad

Figur 3.3.1.b: Totale omkostninger per årselev (i tusind kr.)

Figur 3.3.1.c: Cost-effectiveness ratio - totale omkostninger per succesfuldt udsluset elev (i tusind kr.)

Kilde: UVM, regnskaber fra 79 skoler (2013).

Note:

Der er for 2013 kun udslusningsdata for 80 skoler. Derudover er 1 skole fjernet, da dens omkostningsstuktur ikke kan sammenlignes med de øvrige

skolers. Skolerne er sorteret i samme rækkefølge i figur a-c., dvs. at den er den samme skole, som står nr. 1, 2, 3 mv. i alle tre figurer.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 27

Figur 3.3.2. Cost-effectiveness ratio:

Totale omkostninger per årselev og udslusningsgrad

Figur 3.3.3. Totalomkostninger og

socioøkonomisk baggrund

Kilde: UVM, regnskaber fra 80 skoler (2013).

Note:

Scatterplots over omkostninger og hhv. udslusningsgrad og socioøkonomi. Der er for 2013 kun udslusningsdata for 80 skoler. Det socioøkonomiske indeks er konstrueret af

seks forskellige indikatorer. Se note 13. Jo større værdi en elev har på den socioøkonomiske indeks, desto dårligere socioøkonomiske baggrund. Indekset går fra 0-100.

Skolerne varierer på det socioøkonomiske indeks fra mellem 2

til 29, og hvor selve indekset varierer fra 0-100. Variationen på

tværs af skoler er derfor forholdsvis begrænset. Når skolernes

socioøkonomiske indeks inddrages viser det sig, at skoler med

relativt flere elever med dårligere socioøkonomiske baggrunde

ikke har lavere udslusningsgrader. Der er således ikke belæg

for, at disse skoler udsluser færre elever til kompetencegivende

uddannelse eller beskæftigelse efter endt ophold end andre

produktionsskoler. Desuden viser det sig, at der heller ikke er en

statistisk sammenhæng mellem antallet af elever med dårligere

socioøkonomisk baggrund og højere omkostningerne per års-

elev. Der er dermed heller ikke fundet belæg for, at skoler, hvor

eleverne har en ringere socioøkonomisk baggrund, har højere

omkostninger.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Figur 3.3.4. Udslusningsgrad og socioøkonomisk

baggrund

Figur 3.3.5. Undervisningsomkostninger per årselev og

socioøkonomisk baggrund

Kilde: UVM, regnskaber fra 80 skoler (2013).

Note:

Scatterplots over udslusningsgrad og undervisningsomkostninger per årselev samt socioøkonomi. Der er for 2013 kun udslusningsdata for 80 skoler. Det socioøkonomiske

indeks er konstrueret af seks forskellige indikatorer. Se note 9. Jo større værdi en elev har på den socioøkonomiske indeks, desto dårligere socioøkonomiske baggrund.

Udover det socioøkonomiske indeks er der ligeledes blevet

inddraget en række andre vaiable i analysen af sammenhængen

mellem udslusning og omkostningsniveau. Det drejer sig bl.a.

om geografi, samlet antal årselever og årselever per undervis-

ningsårsværk. Der er heller ikke her fundet, at disse variable har

en statistisk sammenhæng med udslusningsgraden.

Samlet set kan der på baggrund af ovenstående analyser ikke

findes en sammenhæng mellem et højere omkostningsniveau

per årselev og højere udslusningsgrad. Med andre ord tyder det

derfor på, at forklaringen i variationen i udslusningsgraden skal

findes i andre forhold som eksempelvis ledelse, undervisnings-

former, motivation, mere målrettet vejledning af eleverne og

de unges ressourcer. Denne analyse afgrænser sig dog fra at

konkludere, hvilke andre forhold der kan have betydning for ud-

slusningsgraden på skolerne. Dog belyser analysen, at omkost-

ninger per årselev og socioøkonomiske forhold ikke er forbundet

med udslusningsgraderne på skolerne, ligesom der heller ikke er

en sammenhæng mellem socioøkonomiske forhold og omkost-

ningen ved at udsluse en elev succesfuldt. Skoler der udsluser

færre elever, har dog en højere omkostning per succesfuld

udsluset elev.

Opsummering

Dette kapitel har gennemgået, hvad der karakteriserer en

produktionsskole, herunder indhold og formål, samt den

overordnede omkostningsstruktur og økonomi på skolerne.

Herudover er produktionsskolernes forskelligheder blevet belyst

i forhold til bl.a. størrelse, indhold, omkostninger og indtægter.

Sidst er der set nærmere på udslusningsgrader, omkostninger

per årselev samt skolernes cost-effectiveness ratio. Den store

variation mellem skolerne er karakteriseret ved, at skolerne

har en relativ stor frihed i forhold til prioritering af ressourcer,

undervisningens tilrettelæggelse, omfanget af produktion på

værkstederne samt hvilket fokus skolen i øvrigt har. Dette

medfører, at omkostningerne til bl.a. administration, undervis-

ning og ejendomsdrift varierer betydeligt per årselev i mellem

skolerne. Dette har også betydning for konklusionerne i afsnit 4,

hvor der gennemgås forskellige forslag til at forbedre produkti-

onsskoledriften. Ikke alle forslag vil være lige relevante for alle

produktionsskoler, da nogle skoler allerede i dag har implemen-

teret de forskellige forslag eller har mindre gode forudsætninger

for at kunne implementere forslagene. Der er for hvert forslag

beskrevet hvilke skoler, forslaget vil være særlig relevant for, se

nærmere i appendiks 5.3.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 29

DEL 2: HOVEDRAPPORT

4. FORBEDRINGSFORSLAG TIL

PRODUKTIONSSKOLEDRIFTEN

Nedenfor følger analyserne inden for hhv. administration,

undervisningens tilrettelæggelse, indkøb og ejendomsdrift.

Forgående Del 1 har bl.a. gennemgået omkostningerne på pro-

duktionsskolerne. Nedenstående figur opsummerer omkost-

ningsbaserne for produktionsskolerne fordelt på hhv. admini-

stration, undervisning, ejendomsdrift samt indkøb. Herudover

er omkostningerne opdelt på hhv. løn og øvrige omkostninger

samt ift. udgifter per årselev. Se figur 4.1.

Figur 4.1. Formålsfordelte omkostninger for analysen fordelt på løn og øvrig drift samt udgifter per årselev

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Der er samlet identificeret forbedringsforslag til produktions-

skoledriften for 51-88 mio.kr. svarende til 6-10 pct. af den sam-

lede omkostningsbase for analysen. De 51-88 mio.kr. fordeler

sig på 10 forbedringsforslag inden for temaerne Administration

(afsnit 4.1), Undervisningens tilrettelæggelse (afsnit 4.2.) og

Indkøb (afsnit 4.3). Ejendomsdrift følger i afsnit 4.4., men der er

ikke beregnet et særskilt potentiale indenfor dette analysetema.

Figur 4.2. Oversigt over identificerede potentialer inden for administration, undervisningens tilrettelæggelse og indkøb

911 mio. kr.

1. Digital tidsregistrering af eleverne

2. Digital fakturahåndtering

3. Administrative fællesskaber

4. Prioritering af de administrative medarbejders opgaver

5. Bedre økonomistyring

6. Øget anvendelse af integreret vejledning

7. Fokus på normeringen på værkstederne

8. Organisering i værkstedsteams

9. Bedre priser ved brug af fælles indkøbsaftaler

eller indkøbsfællesskaber

10. Organisering og retningslinjer for indkøb

Potentiale

ift. omkost-

ningsbase

51 mio.kr.

(6 pct.)

88 mio. kr.

(10 pct.)

Potentiale

(lavest)

Potentiale

(højest)

Samlet omkost-

ningsbase

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 31

4.1 ADMINISTRATION

Denne del af analysen fokuserer på administrationen på sko-

lerne, dvs. de omkostninger som skolerne har i forbindelse med

den daglige drift af institutionen, og som ikke vedrører selve

undervisningen. Dette inkluderer omkostninger til medarbej-

dere, som er ansat til at lede institutionen og omkostninger til

medarbejdere, som varetager opgaver af mere administrativ og

understøttende karakter.

I denne delanalyse er al ledelsestid, dvs. både forstandere og

viceforstandere, opgjort selvstændigt og samtidig indregnet

som en del af administrationens samlede omkostninger

. Dette

betyder, at rene administrative omkostninger samt omkostnin-

ger til ledelse og administration betragtes under ét.

4.1.1 SITUATIONEN I DAG

Samlet bruger skolerne 174 mio.kr. på administration, hvoraf

106 mio.kr. kan henføres til lønninger og 68 mio.kr. til en

række forskellige øvrige omkostninger, jf. figur 4.1.1. De øvrige

omkostninger dækker eksempelvis udgifter til revision og andre

konsulentydelser, markedsføring, kontorartikler, kontorinven-

tar, efteruddannelse og repræsentation. Øvrige omkostninger

omfatter således også en del af indkøbsbasen. Øvrige omkost-

ninger indgår imidlertid ikke i potentialeberegningerne, hvorfor

der ikke er et overlap med indkøb her.

Figur 4.1.1. Omkostninger til administration i alt, kr. mio.

Lønomkostninger

Revision, regnskabsmæssig assistance og andre konsulentydelser

Markedsføring og stillingsannoncer

Kontorartikler, porto, telefon m.v.

Kontorinventar, vedligeholdelse, anskaffelse og leasing

Afskrivninger vedr. administration m.v. og tab på debitor

Personaleudgifter inkl. lovpligtige afgifter og repræsent

Øvrige omkostninger vedr. administration m.v.

Omkostninger til administration i alt

Kilde: UVM; survey; regnskaber.

Note:

Omkostninger til administration i alt er fordelt på løn og øvrige kategorier fra regnskabet.

Regnskabsdata fra 82 produktionsskoler.

Som beskrevet i afsnit 3.2 er der gennemført en justering i forhold til den nuværende formålskontering. Dette skyldes, at mange skoler ikke bruger formålskonteringen på samme

måde. Ifølge regnskabsbekendtgørelsen skal forstanderens løn konteres under undervisning, men der er store forskelle i, hvordan skolerne reelt konterer forstandernes løn, og om

årsværk eventuelt deles mellem undervisning og administration.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Opgaver og ledelsesopbygning

De administrative opgaver på produktionsskolerne spænder

vidt i forhold til opgavevolumen, opgavesammensætning samt

hvem, der løser opgaverne. De opgaver, der typisk varetages af

administrationerne på skolerne, omfatter følgende:

•

Løn, herunder:

- Udbetaling af medarbejderlønninger og elevernes

produktionsskoleydelse

- Indtastning af elevernes fremmøde

- Håndtering af pension og feriegodtgørelse

- Refusionsindberetninger

•

Økonomistyring, herunder:

- Assistance i forbindelse med udarbejdelse af budgetter

- Opfølgning på regnskab og prognoser i løbet af året

- Udarbejdelse af årsregnskab

- Håndtering af moms og andre regnskabstekniske forhold

- Varetagelse af SKI-aftaler og eventuelt andre lokale

indkøbsaftaler

•

Bogføring, herunder:

- Fakturahåndtering (bogføring såvel som udskrivning af

egne fakturaer samt sikring af at fakturaerne bliver go-

kendt ude på de enkelte værksteder)

•

Øvrige administrative opgaver, herunder:

- Håndtering af diverse tilskud samt opfølgning på og

registrering af udslusningstilskud

- Kvartalsindberetninger til Undervisningsministeriet

- Kommunikation med Undervisningsministeriet,

kommunen mv.

- Indskrivning og udskrivning af elever

- Hjælp med buskort, elevernes skattekort, betaling af

husleje og andre ad hoc opgaver, som eleverne ønsker

hjælp til.

Herudover varetager værkstedsunderviserne visse admini-

strative opgaver. Det gælder fx registrering af elevfremmøde

samt videreformidling heraf til det administrative personale.

Værkstedsunderviserne varetager typisk også den del af fak-

turahåndteringen, der vedrører varemodtagelsen i forbindelse

med indkøb, herunder godkendelse af fakturaerne inden de går

til betaling i administrationen.

Det bemærkes, at nogle skoler har administrationsværksteder,

hvor eleverne, som del af undervisningen indgår i løsning af let-

tere administrative opgaver, jf. boks 4.1.1.

Boks 4.1.1. Case: Et receptionsværksted

I relation til administrationen har flere skoler indrettet

sig således, at de har etableret et kontor- eller recep-

tionsværksted. Dette indebærer, at eleverne deltager i

det administrative arbejde alt efter interesse og faglige

niveau. På værkstederne deltager eleverne typisk i

opgaver såsom kopiering, telefonpasning, gennemgang

af priser på fakturaer, bestilling af forplejning, modta-

gelse i receptionen, frankering og indkøb. Herudover er

det også ofte eleverne på kontor- eller receptionsværk-

stederne, der tager sig af øvrige ad hoc-opgaver. Dette

kunne eksempelvis være i relation til andre elevers

problemer og spørgsmål vedrørende skattekort, bestil-

ling af buskort mv. 12 skoler har i surveyen oplyst, at de

har sådanne værksteder. Disse skoler har et signifikant

lavere antal administrative årsværk totalt set.

Skoler med elevressourcer i administrationen giver på

casestudierne udtryk for, at de sparer administrative

ressourcer, fordi eleverne indgår som en del af admi-

nistrationen og løser nogle af de lettere opgaver, som

de ellers selv skulle bruge tid på. Skolerne giver udtryk

for, at elevernes kompetencer varierer meget. Oplæ-

ring kan i den sammenhæng være meget tidskrævende,

inden eleverne reelt kan hjælpe med de administrative

opgaver. Andre elever kan omvendt hjælpe med mange

forskellige opgaver relativt tidligt.

Flere af skolerne med kontor- eller/receptionsværkste-

der giver udtryk for, at værkstedet er populært blandt

eleverne, og at eleverne ofte får en succesoplevelse ved

at komme ind på værkstedet og varetage nogle mere

konkrete og kortere opgaver. Fordelen ved værksteds-

typen er, at den ofte tiltrækker elever, der ikke ellers

er interesseret i (eller har haft særlig succes med) de

mere praktiske fag så som træ, metal, auto, gartneri og

lignende.

Det bemærkes dog, at der er mange personfølsomme

oplysninger i relation til administrativt arbejde. Det

er således naturligt, at skolerne ved beslutning om

elevernes deltagelse i administrationen skal foretage en

konkret afvejning af, hvor mange og hvilke opgaver, de

vil lade de pågældende elever arbejde med.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 33

Eleverne kan i disse tilfælde varetage opgaver såsom tastning

af papirskemaerne for elevregistreringen i et centralt system.

Skolerne kan derfor hente en del af potentialet ved at lade

eleverne varetage opgaven som en aktiv del af deres læring,

eller ved at overgå til digital tidsregistrering og dermed spare

på administrative ressourcer.

Generelt er opgaverne i administrationerne kendetegnet ved

forholdsvis mange manuelle arbejdsgange, og en stor variation

i opgavernes kompleksitet. Nogle skoler har etableret eller

købt sig til administrative løsninger, der har medført et lavere

tidsforbrug i administrationerne. Dette er eksempelvis løsnin-

ger som digital tidsregistrering af elevfremmødet, deltagelse

i administrative fællesskaber og udlicitering af enkeltopgaver,

samt udbetaling af elevlønninger hver måned i stedet for hver

14. dag. Enkelte skoler har udliciteret lærernes lønadministra-

tion til hjemstedskommunen. Visse steder er kommunens

honorar for opgaven forholdsvist beskeden.

Den organisatoriske opbygning inden for ledelseslag varierer

meget på tværs af skolerne. Casestudierne viser, at nogle skoler

både har viceforstandere og/eller pædagogiske ledere, mens an-

dre skoler kun har en forstander. 53 pct. af skolerne har oplyst,

at de har mere end én medarbejder med personaleansvar, mens

de øvrige skoler ikke har dette. Således bekræftes det billede,

som er set på casestudierne, hvor det stod tydeligt, at skolerne

organiserer sig meget forskelligt. Hverken survey eller casestu-

dier viser en sammenhæng mellem skolestørrelse og brugen af

viceforstandere eller pædagogiske ledere, jf. figur 4.1.2. Der er

således større skoler, som har relativt få ledelseslag, og mindre

skoler, som både har viceforstander og pædagogiske ledere.

Skolerne har gennemsnitligt 17 medarbejdere per person med

personaleansvar.

Figur 4.1.2. Medarbejdere per person med personaleansvar, antal

Kilde: Surveysvar fra 60 produktionsskoler. 10 produktionsskoler er frasorteret, da deres svar ikke vurderes at være retvisende pga.

meget høje ledelsesspænd eller angivelse af ingen ledelsesårsværk.

Note:

Figuren angiver antallet af medarbejdere per person med personaleansvar. Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 17 medarbejdere per leder. Nøgletallet er beregnet

for deres totale antal medarbejdere for både den indtægtsdækkede virksomhed og ordinære drift. Figuren til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antal årsele-

ver. Figuren til højre er fordelt efter mindste til største antal medarbejdere per person med personaleansvar.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Antallet af ledelsesårsværk i forhold til øvrige årsværk er en

anden central forklaring på variationen i administrative om-

kostninger.

Forstandere og eventuelle viceforstandere varetager også i visse

tilfælde administrative opgaver. Dette er eksempelvis i relation

til godkendelse af fakturaer og budget- og prognosearbejde

samt godkendelse af det egentlige årsregnskab. Herudover

spiller nogle forstandere en central rolle i forbindelse med

indgåelse af indkøbsaftaler, men dette er langt fra tilfældet på

alle skoler. Det er særligt på mindre skoler, at forstanderen ofte

er en integreret del af administrationen. På større skoler løser

forstanderen sjældent administrationsopgaver, men varetager

alene skolens ledelse.

Omkostninger og årsværk til administration

Omkostningerne til administration varierer på tværs af sko-

lerne. Opgjort per årselev varierer skolernes gennemsnitlige

administrationsomkostninger mellem 10.000 og 52.000 kr. per

årselev, jf. figur 4.1.3. Gennemsnittet ligger på 26.000 kr. per

årselev. Der ses en signifikant sammenhæng mellem, at større

skoler også har lavere omkostninger til administration per

årselev

. Dette indikerer, at der er betydelige stordriftsfordele

forbundet med administrationen. Forholdet mellem admi-

nistrative medarbejdere og antal årselever forklarer således

størstedelen af forskellene i det samlede omkostningsniveau på

tværs af skolerne.

Figur 4.1.3 Omkostninger til administration per årselev, kr. tusind.

Kilde: UVM; survey; regnskaber for 2013

Note:

Omkostningerne omfatter de totale administrationsomkostninger til ordinær drift per årselev. Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 26.000 kr. per årselev. Figuren

til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antallet af årselever. Figuren til højre er fordelt efter mindste og største administrationsomkostninger per årselev.

Regnskabsdata fra 81 produktionsskoler. En skole er taget ud af analysen da deres regnskab ikke er sammenligneligt med de øvrige skoler.

Antallet af årsværk, der bruges til administration, varierer på

tværs af skolerne fra 0,5 årsværk til 4,7 årsværk, jf. figur 4.1.4. I

gennemsnit er der tilknyttet 2 administrative årsværk per skole.

De administrative årsværk udgør (ekskl. forstandere og vice-

forstandere) mellem 6 og 30 pct. af de samlede årsværk på

skolen. Gennemsnittet er 12 pct., jf. figur 4.1.5. Der er således

forskel på, hvor mange administrative medarbejdere, der er på

skolen i forhold til det totale antal af ansatte på skolen. Der

ses en tendens til, at mindre skoler har en relativt større andel

af administrativt personale end større skoler, men tendensen

er ikke entydig. Dette kan bl.a. skyldes, at der uafhængigt af

skolestørrelse er en kritisk mindste værdi i forhold til, hvor lille

en administration man skal have. Nogle opgaver er således ikke

nødvendigvis afhængige af skolestørrelse, hvilket kan forklare

nogle af de små skolers relative høje andel af administrative

medarbejdere.

P<0,01. Dette betyder, at der er under 1 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og tilnærmelsesvis 99 pct. sandsynlighed for, at der er en sammenhæng.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 35

Figur 4.1.4 Årsværk til administration på skolerne fordelt efter skolestørrelse

Kilde: UVM; survey;

Note:

Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 2 administrative årsværk. Figuren til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antal årselever. Figuren til

højre er fordelt efter mindste til største antal administrative årsværk. Surveysvar fra 68 skoler. 2 skoler er udeladt, da deres angivelse af administrative årsværk

vurderes at være fejlbehæftet.

Figur 4.1.5 Andel af administrative årsværk (ekskl. forstandere og viceforstandere) ud af det samlede årsværk (pct.)

Kilde: UVM; survey;

Note:

Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 12 pct. administrative årsværk. Surveysvar fra 68 skoler. 2 skole er udeladt, da deres angivelse af administrative

årsværk vurderes at være fejlbehæftet. Figuren til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antal årselever. Figuren til højre er fordelt efter mindste til

største andel administrative årsværk.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Variationen på tværs af skolerne kan alternativt opgøres som

årselever per administrativt årsværk, jf. figur 4.1.6. Denne

opgørelse siger noget om, hvor mange administrative ressour-

cer, målt i årsværk, som skolerne har per årselev og ikke blot i

relation til det øvrige volumen af personale på skolen (jf. figur

4.1.5). Skolen med flest årselever per administrativt årsværk har

120 årselever per administrativt årsværk, mens skolen med fær-

rest årselever per administrativt årsværk kun har 15 årselever

per administrativt årsværk. Gennemsnittet er 49 årselever per

administrativt årsværk.

Det viser sig samtidigt, at skoler med relativt mange årslever

per administrativt årsværk også har en relativ lav administrati-

onsandel målt som andelen af administrativt personale. Selvom

skolestørrelsen således ikke kan forklare hele variationen i for-

hold til ressourceforbruget i administrationen, så er der en klar

tendens til, at skoler med færre administrative medarbejdere (i

forhold til det øvrige personale) også administrerer relativt flere

årselever. Dette understøtter det samlede billede af, at der er

betydelige stordriftsfordele forbundet med administrationen.

Figur 4.1.6 Årselever per administrativt årsværk, antal

Kilde: UVM; survey.

Note:

Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 12 pct. administrative årsværk. Surveysvar fra 68 skoler. 2 skole er udeladt, da deres angivelse af administrative årsværk

vurderes at være fejlbehæftet. Figuren til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antal årselever. Figuren til højre er fordelt efter mindste til største andel admini-

strative årsværk.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 37

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

4.1.2 SAMLET POTENTIALE VED EN MERE

EFFEKTIV ADMINISTRATION

Casestudier, survey samt regnskabsanalyse har vist, at der er

stor variation i, hvordan skolerne har indrettet deres admini-

strationer, herunder hvor mange administrative medarbejdere

og ledelsesårsværk, der er ansat på skolerne, samt hvor mange

opgaver administrationen varetager, herunder hvilket serviceni-

veau, der stilles til rådighed for eleverne. En række af opgaver-

ne, der varetages i administrationerne, er imidlertid karakterise-

ret ved at være relativt ensartede på tværs af skolerne, idet alle

skolerne eksempelvis selv varetager udbetaling af produktions-

skoleydelse til eleverne, økonomistyring, bogføring og øvrige

studieadministrative opgaver.

Analysen viser, at der er mulighed for, at en række opgaver kan

løses mere effektivt i administrationerne, og at der kan peges

på en række konkrete indsatser, bl.a. brug af digitale redskaber

samt administrative fælleskaber på tværs af skolerne. Ligeledes

kan skolerne på en række områder lære af hinanden, da nogle

skoler fx har opnået gode resultater ved at indføre ordninger,

hvor eleverne ikke går til administrationen med forskellige ad

hoc spørgsmål samt ved at indføre en strammere økonomisty-

ring.

Der er konkret identificeret fem forbedringsforslag vedr. ad-

ministration, der giver et samlet potentiale på ~ 13-19 mio. kr.

svarende til 12-18 pct. af lønomkostningerne til administration,

og 1-2 pct. af den samlede omkostningsbase for analysen, jf.

figur 4.1.7 og 4.1.8.

Figur 4.1.7 Forbedringspotentialer for (A1-A5)

A1- Digitalisering af tidsregistreringen

A2 - Digital fakturahåndtering

A3 - Administrative fællesskaber

A4 -Prioritering af de adm. medarb. opg.

A5 - Bedre økonomistyring

Potentiale for A1-A5

Figur 4.1.8. Forbedringspotentialerne (A1-A5) i forhold til hhv. lønomkostningerne til administration og den samlede

omkostningsbase for hele analysen

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 39

Det identificerede forbedringspotentiale svarer til, at alle skoler

opnår en normering på minimum 46-56 årselever per admi-

nistrativt årsværk, når der ses bort fra alle årsværk til ledelse,

uanset at de løser visse administrative opgaver

. Dette svarer

til, at 36-59 skoler skal tilpasse deres normering af admini-

strativt årsværk med i alt 35-51 årsværk svarende til knap et

årsværk pr. skole i gennemsnit

Skolerne har imidlertid forskellige udgangspunkter for at

kunne realisere et potentiale svarende til 46-56 årselever per

administrativt årsværk. Skoler med et lavt antal årselever per

administrativt årsværk i dag vil skulle flytte deres normering

relativt meget for at opnå denne normering.

Gennemsnittet af årselever per administrativt årsværk er i dag

48, og den mindst omkostningseffektive administration har 15

årselever per administrativt årsværk, mens den mest omkost-

ningseffektive administration har 120 årselever per administra-

tivt årsværk.

Nedenstående tabel 4.1.1 viser, hvordan tilpasningen kan

realiseres for skoler i hhv. det 1., 2., 3. og 4. kvartil, svarende til

hhv. skoler med det laveste antal årselever per administrativt

årsværk (i 1. kvartil) til skoler med det højeste antal årselever

per administrativt årsværk (i 4. kvartil), dvs. de bedst præste-

rende skoler.

Som det fremgår, kan potentialet eksempelvis realiseres ved,

at skoler i 1. kvartil ændrer deres gennemsnitlige normering

fra 26,1 årselever per administrativt årsværk til 30,6-38,6

årselever, hvilket svarer til, at disse skoler nedbringer deres

administrationsomkostninger med 3.694-8.856 kr. på årselev.

Ligeledes svarer det til, at skoler i 2. kvartil kan ændre deres

normering fra 42,8 årselever per administrativt årsværk til

55,8-70,5 årselever, svarende til en reduktion i disse skolers

administrative omkostninger per årselev på ca. 2.021-3.428 kr.

Herudover svarer det til, at skoler i 3. kvartil opnår en gen-

nemsnitligt normering som de bedst præsterende skoler i dag,

dvs. 73,1 årselev per administrativt årsværk, svarende til en

reduktion i de administrative omkostninger per årselev på 2.518

kr. Skolerne i 4. kvartil forventes at bibeholde deres gennem-

snitlige høje normering på 73,1 årselev.

Det er således ikke en forudsætning, at alle skoler skal ændre

deres normering lige meget for, at potentialet kan realiseres.

Tabel 4.1.1 Eksempel på tilpasning af årselever per administrativt årsværk

Kvartil

(pct. af

skoler)

Skoler

Gns. antal ÅE Ny gns.

per adm. ÅV antal ÅE per

adm. ÅV ved

i dag

potentiale på

19 mio. kr.

38,6

Ny gns. antal

årselever per

adm. ÅV ved

potentiale på

13 mio. kr.

30,6

Gns. adm.

lønomkost-

ning per

årselever i

dag

16.062

Gns. adm.

lønomkost-

ning per

årselev ved

potentiale på

19 mio. kr.

7.206

Gns. adm.

lønomkost-

ning per

årselev ved

potentiale på

13 mio. kr.

12.368

(0-25)

(26-50)

(51-75)

(76-100)

Skoler med laveste 26,1

antal årselever per

adm. ÅV

Skoler med næst-

laveste årselever

per adm. ÅV

Skoler med næst-

højeste antal års-

elever per adm. ÅV

Skoler med højes-

te antal årselever

per adm. ÅV

42,8

70,5

55,8

8.790

5.362

6.769

49,6

73,1

7.686

5.168

73,1

Uændret

5.242

Uændret

Dette er beregnet i forhold til administrative medarbejdere eksklusiv årsværk til ledelse.

Skoler, der har mere end 36-59 årselever per administrativt årsværk, antages at bibeholde denne højere normering. Disse skoler er ikke indregnet i potentialet.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

4.1.3 GENNEMGANG AF DE ENKELTE

FORBEDRINGSFORSLAG

De fem forbedringsforslag, der kan bidrage til at indfri potentia-

let ved en mere effektiv administration, er oplistet i tabel 4.1.2.

nedenfor.

Tabel 4.2.1 Forbedringsforslag til administration

Forbedrings-forslag

Beskrivelse

Digitalisering af tidsregistre-

ringen af eleverne

Digital fakturahåndtering

Administrative fællesskaber

Prioritering af de administra-

tive medarbejderes opgaver

Bedre økonomistyring

Digitalisering af tidsregistrering for eleverne (A1)

På nuværende tidspunkt er der kun meget få skoler, som benyt-

ter sig af digitale muligheder til det daglige arbejde med at

registrere elevernes fremmøde på skolen. Kun to af de besøgte

skoler bruger en digital løsning, som betyder, at elevernes timer

bliver registreret direkte i ressourcestyringssystemet. De øvrige

skoler benytter sig af papirskemaer, som udfyldes af underviser-

ne og efterfølgende leveres til administrationen, hvor de bliver

kontrolleret og indtastet manuelt i et system.

Samtlige af de skoler i undersøgelsen, som ikke i dag benytter

sig af digitale systemer til elevregistrering, beretter, at der ofte

er en del rettelser i forbindelse med denne proces, da timetallet

på papirregistreringerne ikke altid stemmer. Derudover er der

udfordringer i forhold til at registrere forskellige typer af fravær,

hvilket gør skemaerne og indtastningen mere kompliceret.

Det er forskelligt fra skole til skole, om skemaerne tastes hver

dag, hver 14. dag eller en gang om måneden. Surveyen viser, at

skolerne i gennemsnit bruger 18 pct. af den administrative tid

på elevregistrering, når den foregår ved manuel indtastning i

systemet.

Figur 4.1.2 Tid anvendt til elevregistrering af administrationens samlede arbejdstid, pct.

Kilde: Surveysvar fra 70 skoler.

Note:

Linjen angiver gennemsnittet på 18 pct. af tiden på elevregistrering. Fordelingen afspejler skolernes angivelse af tidsforbrug til opgaven vedr. udbetaling af produktions-

skoleydelse (ud af en samlet arbejdstid på 100 pct.). Figuren til venstre er fordelt efter skolestørrelse målt efter antal årselever. Figuren til højre er fordelt efter mindste til

største andel tid anvendt på elevregistrering. Det skal bemærkes, at besvarelserne kan være behæftet med en usikkerhed, da der kan være forskellige opfattelser af, hvad

elevregistreringen indebærer. Der er taget højde for denne usikkerhed i beregningerne.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 41

Dette bekræftes også på casebesøgene, der viser, at skolerne

uden digital tidsregistrering i gennemsnit bruger 25-60 timer

om måneden alene på at taste elevernes timer og udbetale

elevernes produktionsskoleydelse. Hertil kommer den tid, som

underviserne bruger på værkstederne i forbindelse med regi-

streringen af fremmødet.

De skoler, som har skiftet til digitale løsninger, vurderer, at de

som minimum har sparet omkring 10-15 pct. af tidsforbruget på

opgaven ved at skifte til digital registrering.

På casestudierne fremhæver flere skoler den pædagogiske ef-

fekt, der er ved at registrere fremmødet på papirskemaer, da

eleverne herved selv kan regne deres timer efter og skrive under

på tidsregistreringen. Skoler, der har elektronisk tidsregistrering,

beretter dog også, at tidsregistreringen også her fungerer som

et pædagogisk redskab, hvor fraværet bliver gennemgået med

eleverne. Det sker bl.a. ved, at eleverne kontrollerer antallet

af timer og skriver under på tidsregistreringen sammen med

underviseren, når kvitteringen for tidsregistreringen skrives ud.

Skolerne vurderer derfor ikke, at det har haft kvalitetsmæssige

konsekvenser at skifte til de digitale løsninger for elevregistre-

ring og udbetaling af produktionsskoleydelse.

Casebesøgene viser endvidere, at der er stor forskel på, om

skolerne udbetaler produktionsskoleydelsen hver 14. dag eller

én gang om måneden. Mange skoler er overgået til at udbetale

én gang om måneden, hvilket har givet en tidsbesparelse på

op til 30 pct. af tiden brugt på opgaven. Samtidig vurderer de

skoler, som er gået over til at udbetale produktionsskoleydelsen

én gang i måneden, at det ikke har haft konsekvenser i forhold

til elevernes økonomi. Disse skoler argumenterer for, at man

på andre uddannelsesinstitutioner og på arbejdsmarkedet også

får SU og løn udbetalt på månedsbasis, og ved at udbetale én

gang om måneden sikres det, at eleverne er klar til at overgå til

disse ordninger. Andre skoler påpeger dog, at mange af eleverne

i målgruppen ikke vil være i stand til at disponere over midler

til en måned ad gangen, og der er således ikke fuld enighed

blandt skolerne om, hvilken praksis der er den pædagogisk mest

hensigtsmæssige.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Forbedringsforslag vedrørende digitalisering af timeregistreringen af eleverne

Forslag:

Produktionsskolerne kan konvertere til digital timeregistrering. Det vurderes, at tidsforbruget i forbindelse med tidsregistre-

ringen vil kunne reduceres med 10-15 pct. Derudover anbefales det, at produktionsskolerne kun udbetaler produktionsskole-

ydelsen én gang om måneden.

Potentiale:

•

1-2 mio. kr. årligt i nettopotentiale, når investeringen i systemet er tilbagebetalt efter år 1, og de årlige licensomkostnin-

ger er fratrukket.

Beregningsforudsætninger:

Digital timeregistrering

•

Der er indregnet en engangsinvestering på 30.000 kr. per skole i år 1 til investering i systemet samt årlige licensomkost-

ninger på 15.000 kr. herefter. Dette er baseret på information fra casestudier og leverandører.

•

Potentialet er beregnet på baggrund af 77 produktionsskoler, idet 5 skoler allerede har digital tidsregistrering i dag.

•

I surveyen har skolerne angivet, at de samlet bruger ca. 27 årsværk årligt på tidsregistrering.

•

Skoler, der har indført digital tidsregistrering, vurderer, at de som minimum har sparet 10-15 pct. af den administrative

tid forbundet med registreringen.

Udbetaling af produktionsskoleydelse én gang om måneden

•

Det forventes, at det vil være relevant for ca. 50 pct. af skolerne at overgå til månedlig udbetaling af produktionsskole-

ydelse.

•

Herudover forventes det, at skolerne kan spare ca. 30 pct. af tidsforbruget på udbetaling af produktionsskoleydelse ved

kun at udbetale det én gang om måneden. Begge disse forventninger er baseret på oplysninger fra casestudier.

Digital fakturahåndtering (A2)

Fakturaprocessen på produktionsskolerne foregår manuelt.

Ingen af skolerne benytter sig af mulighederne for digital faktu-

rahåndtering.

Proceduren på skolerne indebærer typisk, at fakturaerne bliver

printet ud og lagt i et dueslag til de forskellige værkstedsun-

dervisere. Rekvirenten (værkstedsunderviseren) kontrollerer

herefter, at ordren er modtaget, og at beløbet stemmer med

de leverede varer. På alle casestudieskolerne bliver fakturaerne

kontrolleret af forstanderen – enten før eller efter værkstedsun-

derviserne har haft dem til godkendelse eller efter, at fakturaen

er betalt. Værkstedsunderviserne afleverer fakturaerne håndbå-

ret til administrationen, som står for betaling og bogføring.

Arbejdsgangen omkring fakturabehandling ser derfor overord-

net således ud:

Modtagelse af faktura – enten mail eller med post

Åbning af post med faktura og identifikation af rekvirent

Levering eller afhentning af faktura

Godkendelse af faktura af rekvirent – inkl. angivelse af

kontonr., hvor faktura skal betales fra

Returnering af faktura til administrationen

Godkendelse af forstander

Indberetning af fakturaens stamoplysninger i økonomisy-

stemet – dvs. bl.a. leverandøroplysninger, konteringstekst

(varetype), etc.

Bogføring - identifikation af kontonr.

Arbejdsgangen er præget af mange trin og en lav grad af

fakturasikkerhed. Det medfører blandt andet, at fakturaer kan

forsvinde i processen.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 43

Ingen af de besøgte skoler har overvejet at overgå til digital

fakturahåndtering, da det er opfattelsen, at det er dyrt og ikke

nødvendigvis tidsbesparende.

Det har imidlertid vist sig, at tidsforbruget på fakturabehand-

ling er relativt omfattende. Omfanget af fakturaer på de

besøgte skoler varierer fra 1.000-6.000 stk. årligt. Skolerne

vurderer, at de i alt bruger omkring 12-15 minutter i administra-

tionen per faktura på hele processen fra, at fakturaen modtages

via e-mail eller per post til, at den er betalt og bogført. Der-

udover skal der indregnes den tid, som værkstedsunderviserne

bruger til afhentning af faktura, kontrol og aflevering af faktura.

Det vurderes derfor, at det samlede tidsforbrug pr. faktura er

omkring 17-20 minutter

Fra andre brancher er der generelt gode erfaringer med at redu-

cere tidsforbruget til fakturahåndtering ved at overgå til digitale

løsninger. Ved implementering af elektronisk fakturahåndtering

i kommunerne i 2004 blev der således beregnet mulighed for at

frigøre op mod 90 pct. af tidsforbruget til fakturahåndtering

Tilsvarende har private virksomheder estimeret besparelser på

mellem 30 og 50 pct. af tidsforbruget til fakturahåndtering

Konsulenthuset vurderer endvidere ikke, at det vil have kvali-

tetsmæssige implikationer for undervisningen at digitalisere

fakturaprocessen. Eleverne vil stadig have mulighed for at være

en del af det at kontrollere fakturaerne på værkstederne.

Det bemærkes endvidere, at en række andre uddannelsesinsti-

tutioner, fx erhvervsskolerne, i høj grad er gået over til digital

fakturahåndtering.

De eksisterende it-løsninger til elektronisk fakturahåndtering,

som er kompatible med de økonomi-og regnskabssystemer,

produktionsskolerne anvender, giver mulighed for, at følgende

aktiviteter i processen digitaliseres, hvilket reducerer tidsfor-

bruget:

•

Distribution (print og håndbåren distribution elimineres)

•

Varemodtagelse og godkendelse i en proces

•

Bogføring (automatisk forslag til kontering)

•

Hurtigere bilagssøgning samt sikker dokumentation og

arkivering.

I surveyen har skolerne angivet, at de i gennemsnit bruger 25

pct. af deres administrative tid på kategorien ”regnskabsudar-

bejdelse og fakturahåndtering”. Ser man det i forhold til det

totale antal administrative årsværk på ca. 177 årsværk

, svarer

det til ca. 45 årsværk i gennemsnit på tværs af alle skolerne.

Dette resultat ligger tæt op ad en analyse gennemført af Økonomistyrelsen i 2006 som beregnede en gennemsnitlig pris på behandling af en faktura i den offentlige sektor til 266

kr. Dette svarer til ca. 27 minutter per faktura ved en antagelse om en totalomkostning på 600 kr. i timen inkl. overhead.

Der blev på lov- og cirkulæreprogrammet for 2005 optaget en reduktion i bloktilskuddet på 137,3 mio. kr. årligt som følge af Lov nr. 1203 af 27. december 2003 om offentlige

betalinger m.v. (Faktura). Baggrunden herfor var en forventning om en tidsbesparelse på 90 pct. ved overgang til digital fakturahåndtering for alle kommuner.

Baseret på kundeanmeldelser og business cases fra en af Danmarks største leverandører af systemer inden for digital fakturahåndtering.

Ekskl. ledelsestid.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Forbedringsforslag vedrørende digital fakturahåndtering

Forslag:

Produktionsskolerne kan overgå til elektronisk fakturahåndtering med henblik på at sikre en mere effektiv håndtering af

fakturaer. Der er på nuværende tidspunkt en række systemer tilgængelige på det danske marked, som er direkte kompatible i

forhold til skolernes nuværende it-løsninger. Moderniseringsstyrelsen har ligeledes gennemført et udbud for fakturahåndte-

ringssystemer, hvor det er tiltænkt, at produktionsskolerne også kan kobles på.

Potentiale:

•

4-6 mio. kr. årligt i nettopotentiale, når investeringen i systemet er tilbagebetalt efter år 1 og fratrukket de årlige licens-

omkostninger.

Beregningsforudsætninger:

•

Der er indregnet en engangsinvestering på 50.000 kr. per skole i år 1 til investering i systemet samt årlige licensomkost-

ninger på 15.000 kr. per skole herefter.

•

På baggrund af oplysninger fra casestudierne regnes der med ca. 20 fakturaer per årselev. Antallet af årselever var i 2013

7374 årselever, hvilket svarer til 147.000 fakturaer årligt for alle skoler.

•

Der er beregnet et tidsforbrug på ca. 17-20 minutter per faktura, når hele fakturaprocessen tages med. Dette er baseret

på oplysninger fra casestudier og surveydata.

•

Der forventes en tidsbesparelse på ca. 10 minutter ved digital fakturahåndtering. Dette er baseret på oplysninger fra det

seneste udbud samt øvrige erfaringer fra den private og offentlige sektor.

•

Der er antaget, at hele tidsbesparelsen falder hos de administrative medarbejdere. Realistisk set vil værkstedsundervi-

serne dog også opleve noget af tidsbesparelsen.

•

Potentialet er beregnet på baggrund af alle produktionsskoler, idet ingen af skolerne har digital fakturahåndtering i dag.

Nedenstående tabel viser, hvad potentialet er på skoleniveau afhængigt at antal fakturaer per skole.

Potentialebenchmark på skoleniveau

Antal fakturaer årligt

1000

3000

5000

Potentiale (ekskl. systemomkostninger)

47.500 kr.

142.300 kr.

237.200 kr.

Administrative fællesskaber (A3)

Analyserne viser, at der er stordriftsfordele i forhold til de admi-

nistrative omkostninger per årselev, idet skoler, der administre-

rer flere årselever, har lavere omkostninger per årselev, jf. afsnit

4.1.1. Administrative fælleskaber kan derfor udgøre et forbed-

ringspotentiale via stordriftsfordele. De kan endvidere styrke

skolernes mulighed for at tiltrække og fastholde talentfulde

administrative medarbejdere samt sikre en bæredygtighed i

leveringen af ydelserne.

Kommunerne udnytter i højere og højere grad mulighederne for

at gå sammen om administrative opgaver, fx lønudbetaling og

call-center, for at sikre en bedre ressourceudnyttelse. Ligeledes

er Udbetaling Danmark et eksempel på, at administrationen i

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 45

forbindelse med en række kommunale ydelser er blevet sam-

menlagt, og ydelserne udbetales til borgere i alle landets kom-

muner fra én central enhed.

Administrationerne på skolerne er kendetegnet ved, at de løser

en række ensartede opgaver såsom udbetaling af produktions-

skoleydelse og lønninger, fakturahåndtering, bogføring, control-

ling og kvartalsindberetninger. Alle skolerne på casebesøgene

har samtidigt givet udtryk for, at de kan varetage administrative

opgaver for andre skoler, såsom eksempelvis udbetaling af med-

arbejderlønninger og produktionsskoleydelse, budgetlægning,

budgetopfølgning, indhentning af refusioner, momsudeståender

samt koordination af feriegodtgørelser.

Flere skoler indgår allerede i dag i administrative fællesskaber

på enkelte områder. De indgår fx i IT-fællesskaber med andre

skoler i forhold til backup og support på systemer samt har

egne satellitafdelinger rundt omkring i nærområdet, som en

central skole så varetager administrative opgaver for. Andre

skoler har desuden allerede i dag udlagt opgaver vedr. lønudbe-

talingerne til kommunen.

De skoler, der i dag indgår i sådanne fællesskaber, giver udtryk

for, at der ikke er ulemper, men derimod alene fordele ved at

indgå i sådanne fællesskaber på tværs. Opgaveløsningen bliver

billigere og løsningen, der tilvejebringes ved at gå sammen,

bliver ofte af bedre kvalitet.

Ligeledes oplyser flere skoler på casestudierne, at de ofte hjæl-

per eller sparrer med andre skoler i forbindelse med admini-

strative opgaver, fordi der er flere procedurer og regelsæt, som

kræver specialviden, hvilket de ikke altid selv er i besiddelse af.

Det er ofte de større skoler, der har fagprofessionelle admini-

strative medarbejdere (eksempelvis uddannet inden for revision

og bogholderi), der hjælper og assisterer de mindre skolers

administrationer, fx i forbindelse ad hoc spørgsmål af mere

teknisk karakter.

En skole oplyser desuden, at de er blevet spurgt, om de vil

overtage hele administrationen for en anden skole, der netop

har ønsket at udlicitere administrationen.

Det vurderes generelt, at opgaverne i administrationerne på

produktionsskolerne er så ensartede, at der ikke er store bar-

rierer forbundet med at samle flere af dem på færre lokationer

og lave administrative fællesskaber. Udbetaling af medarbej-

derlønninger og ydelser, udarbejdelse af budgetter, bogføring,

udarbejdelse af regnskaber etc. varetages i andre offentlige

institutioner også ofte af en central enhed enten i kommunen

eller i fællesadministrationer. Der kan imidlertid være kulturelle

barrierer blandt personalet, der skal overvindes, herunder nye

vaner og normer, der skal indarbejdes.

Administrative fællesskaber kræver, at de enkelte skoler aktivt

tager stilling til, hvor meget og hvad, man ønsker at samarbejde

om (se nærmere herom i boks 4.1.2). Det kræver samtidigt, at

skolerne tager stilling til en passende størrelse af disse fælles-

skaber i forhold til antal skoler eller geografisk dækningsom-

råde, idet der her kan være en række skolespecifikke hensyn,

der må tages.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Boks 4.1.2. Eksempel på opgaver, der vil kunne varetages i

administrative fællesskaber

Administrative fællesskaber vil kunne indrettes for-

skelligt alt efter, hvor mange opgaver der udlægges til

et administrativt fællesskab. Nedenfor er vist forskel-

lige scenarier og dermed forskellige ambitionsniveauer

i forhold til at etablere administrative fællesskaber.

Jo flere opgaver der varetages centralt, desto større

besparelse på årsværk forventes der at være for de

skoler, der indgår i det administrative fællesskab.

Eksempler på opgaver, der kan varetages centralt:

Scenarie 1.

•

Udbetaling af lønninger (medarbejderløn såvel

som produktionsskoleydelse til eleverne), herun-

der pension og feriegodtgørelser

•

Opfølgning på refusioner

•

Moms og andre regnskabstekniske forhold

•

Indkøbsaftaler, fælles indkøb af licenser mv.

Scenarie 2.

•

Scenarie 1 samt;

•

Fakturahåndtering og bogføring

•

Ansættelseskontrakter og personalejura

Scenarie 3.

•

Scenarie 1 og 2 samt;

•

Udarbejdelse af budgetter med decentral godken-

delse

•

Løbende budgetopfølgninger fra et centralt

system

•

Bistand til udarbejdelse af årsregnskab

•

Indberetninger og anden kommunikation til UVM

vedr. procedurer og regelsæt

Besparelserne vil bl.a. manifestere sig i mere effektive

arbejdsprocesser som følge af flere ensartede arbejds-

opgaver centralt samt tidsbesparelser i forbindelse

med implementering af nye regelsæt. Herudover vil

der være (afledte) totale besparelser på licensudgifter

som følge af færre licenser samt gevinster ved mere

effektive indkøb generelt, jf. afsnit 4.3. Herudover vil

der kunne opnås besparelser på udgifter til konsulen-

ter og anden specialistbistand.

Uanset hvor mange opgaver, der udlægges til administrative

fællesskaber, vil der dog forsat være behov for et vist omfang

af ledelse og administrativ assistance på alle skoler – store som

små. Administrationerne spiller på mange skoler en vigtig rolle

i den daglige drift af skolen, eksempelvis i forbindelse med

varetagelse af spørgsmål fra eleverne vedr. skattekort, buskort

og privatøkonomiske forhold såsom husleje.

Det vil variere fra skole til skole, hvor mange administrative res-

sourcer skolen har brug for ved deltagelse i administrative fæl-

lesskaber. Antallet vil bl.a. afhænge af, om skolen har etableret

et kontor- eller receptionsværksted, jf. boks 4.1.1, har oprettet

en cafe til elevernes spørgsmål, jf. forslag A4 nedenfor, eller

om værkstedsunderviserne bruger tid på at håndtere elever-

nes spørgsmål i løbet af dagen, jf. boks 4.1.3. Derudover vil de

decentrale administrative medarbejdere stadig have en vigtig

rolle i forhold til indberetning af information til de administra-

tive fællesskaber.

Boks 4.1.3. Case – Buskort og skattekort som en del af

den afledte undervisning:

En række skoler har ladet værkstedsunderviserne va-

retage opgaven med at hjælpe eleverne med buskort,

skattekort, hvordan man lægger et budget og lignende

som en del af undervisningen.

Det betyder, at administrationen ikke skal løse disse

opgaver og i højere grad kan fokusere på at løse de

øvrige administrative opgaver effektivt og uden afbry-

delser. Denne opgavefordeling kan ligeledes medvirke

til at sikre en bedre ressourceudnyttelse i administra-

tionen.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 47

Forbedringsforslag vedrørende administrative fællesskaber

Forslag:

Produktionsskolerne kan udnytte mulighederne for at gå sammen i administrative fællesskaber. De administrative fælles-

skaber vil få mulighed for at bidrage til en mere effektivt drevet administration på tværs af produktionsskolerne. Det mulige

potentiale i forhold til at indgå i administrative fællesskaber vurderes at variere i forhold til, hvor mange opgaver fællesska-

berne skal varetage. Jo flere opgaver og jo flere skoler, som indgår i fællesskabet, desto større vil potentialet være.

Potentiale:

•

7-9 mio. kr. årligt i nettopotentiale alene i forhold til effektiv ressourceudnyttelse af de administrative årsværk. Poten-

tialets størrelse afhænger af ambitionsniveauet for, hvor mange opgaver fællesskabet skal varetage. Forskellige modeller

er oplistet i hhv. scenarie 1, 2 og 3, jf. boks 4.1.2.

Beregningsforudsætninger:

•

I surveyen har skolerne angivet hvor meget af den administrative tid, der går med følgende opgavetyper:

- Løn, herunder pension og ferie

- Indberetninger til UVM

- Udbetaling af produktionsskoleydelse

- Regnskabsudarbejdelse/fakturering

•

Det er bl.a. disse opgaver, der afhængigt af ambitionsniveauet for de administrative fællesskaber, vurderes at indgå i de

administrative fællesskaber.

•

Skolerne bruger samlet, hvad der svarer til ca. 119 årsværk på disse opgaver.

•

Erfaringsmæssigt vurderes det, at skolerne ved at indgå i administrative fællesskaber kan opnå en synergieffekt på mini-

mum 15-20 pct. af den anvendte tid svarende til mellem 18-24 årsværk.

•

Potentialet er beregnet på baggrund af alle produktionsskoler, idet alle skoler forventes at kunne opnå fordele ved delta-

gelse i administrative fællesskaber.

•

Udover det beregnede potentiale vil der være en række øvrige permanente besparelser i forbindelse med de administra-

tive fællesskaber, fx i forhold til licensomkostninger til IT-systemer, konsulentydelser, specialbistand, overhead mv. Sur-

veyen viser, at skolerne bruger ca. 3,5 mio. kr. årligt alene på licenser til administrative systemer. Disse afledte gevinster

er ikke indregnet i potentialet.

Prioritering af de administrative medarbejderes

opgaver (A4)

Mere effektive processer og fokuseret opgaveløsning kan give

en væsentlig tidsbesparelse i form af mindre spildtid og større

rutine i opgaveløsningen. Løbende ad hoc-opgaver, der duk-

ker og i løbet af dagen, skaber afbrydelser fra den egentlige

opgaveløsning og kan desuden være medvirkende til stress, lav

effektivitet og lav medarbejdertilfredshed.

Flere skoler har givet udtryk for, at det administrative personale

varetager mange ad hoc-opgaver udover de øvrige administra-

tive opgaver. Ad hoc-opgaverne opstår typisk, når eleverne

kommer ind forbi kontoret med et problem, som de ikke selv

kan løse. Opgaverne omhandler ofte bestilling af buskort og

skattekort, betaling af husleje eller andre private økonomiske

udeståender, som eleverne ønsker støtte eller vejledning til at

håndtere.

Det administrative personale giver udtryk for, at mængden af

disse ad hoc-opgaver i løbet af dagen ofte udgør et betydeligt

forstyrrende element, der tager tid fra de øvrige administrative

opgaver, som skal løses. Omvendt er skolerne også opmærk-

somme på, at hvis ikke de hjælper eleverne med at løse opga-

verne, så vokser problemerne sig store, hvilket kan resultere i,

at eleverne ikke kan overskue at få en hverdag til at fungere,

herunder at møde på skolen til undervisning. Derfor er det et

bevidst valg, at skolerne hjælper og støtter eleverne i at få løst

opgaverne.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Nogle skoler har imidlertid valgt en løsning, hvor det admini-

strative personale ikke besvarer alle disse spørgsmål for elever-

ne. I stedet er der her indrettet spørgetimer eller spørgecafeer,

som har åbent ca. 1,5 time i løbet af ugen, således at eleverne

i stedet kan gå derhen og få svar og hjælp til deres spørgsmål.

Skolerne giver på casestudierne udtryk for, at dette fungerer

rigtig godt, og at det administrative personale vinder meget

tid på ikke at skulle konsultere øvrige ad hoc-opgaver sidelø-

bende med eksempelvis bogføring, indberetninger og lignende.

Arbejdstiden bliver med andre ord mere effektiv og fokuseret i

administrationen herved.

Skolerne giver udtryk for, at de ikke oplever, at det er en barri-

ere for eleverne at gå til cafeerne i stedet for at gå til det admi-

nistrative personale, når de har problemer, de ønsker hjælp til.

Forbedringsforslag vedrørende prioritering af de administrative medarbejderes opgaver

Forslag:

•

Produktionsskolerne kan understøtte en mere fokuseret opgaveløsning og mere effektive processer i administrationen

ved at oprette fast kontortid svarende til ca. 1,5 time i løbet af ugen, hvor eleverne på faste tidspunkter kan få svar og

hjælp til deres spørgsmål til skattekort, buskort mv.

Potentiale:

•

1-2 mio.kr. årligt.

Beregningsforudsætninger:

•

Potentialet er beregnet på baggrund af 66 produktionsskoler, idet ca. 16 skoler (når 70 surveysvar opregnes til 82 skoler)

i dag har et kontorværksted. Det vil bl.a. være elevernes spørgsmål vedr. buskort mv., som varetages på et kontorværk-

sted.

•

Der regnes med, at ca. 24-36 minutter per skole per administrativ medarbejder i dag optages af elevspørgsmål. Dette er

baseret på oplysninger fra survey og casestudier.

•

Der er modregnet omkostninger til etablering af fast kontortid svarende 1,5 time per uge.

Bedre økonomistyring (A5)

Produktionsskolerne er selvejende offentlige institutioner, der

modtager tilskud baseret på politisk fastsatte takster per års-

elev. Skolerne skal herefter selv disponere over deres samlede

tilskud og sikre balance på længere sigt. Kravene til budgetop-

følgningen vil naturligvis variere på tværs af skolerne i forhold

til deres størrelse og kompleksitet.

Det varierer meget på tværs af skolerne, hvor ofte der foreta-

ges budgetopfølgninger og udarbejdes prognoser for resten af

årets forbrug. Nogle skoler udarbejder kvartalsopfølgninger

og afholder i den forbindelse dialogmøder med den relevante

værkstedsunderviser, der som hovedregel også er den bud-

getansvarlige, mens andre skoler kun laver halvårlige eller slet

ingen faste budgetopfølgninger i løbet af året.

Enkelte skoler foretager opfølgninger på månedsbasis og fortæl-

ler på casestudierne, at de har stor gavn heraf, da de herved kan

prognosticere og prioritere ressourcerne løbende henover året,

såfremt der viser sig mindreforbrug på nogle budgetområder.

Nogle skoler fortæller ligeledes, at de har formået at realisere

mærkbare forbedringer på bundlinjen ved at indføre en stram-

mere økonomistyring, herunder eksempelvis ved at foretage

budgetopfølgninger og ved at indføre dialogmøder hver måned

i stedet for at have kvartalsvise, halvårlige eller slet ingen

opfølgninger. Ligeledes opleves det blandt værkstedsundervi-

serne på disse skoler, at god økonomistyring er med til at skabe

en følelse af ansvarlighed, ligesom det giver en fornemmelse

af, at ressourcerne bruges mest optimalt på tværs af skolens

forskellige budgetområder. Skoler, der tidligere har haft dårlig

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 49

økonomi, fortæller, at de har formået at rette bundlinjen op på

denne måde.

På enkelte skoler opleves der imidlertid en tendens til silotænk-

ning, idet budgetterne her udelukkende deles ud på værk-

stedsområderne, samt at der ikke foretages opfølgninger og

omprioriteringer i løbet af året, såfremt det viser sig aktuelt for

skolens samlede økonomi. Dette kan medvirke til suboptime-

ring og uhensigtsmæssig adfærd i form af eksempelvis benzina-

fbrænding sidst på året.

Grænsen for, hvornår indkøb skal godkendes af den bud-

getansvarlige, varierer meget på tværs af skolerne. Enkelte sko-

ler fortæller på casestudierne, at værkstedsunderviserne ikke

har en minimumsgrænse for, hvilke indkøb der kan foretages

uden godkendelse hos den budgetansvarlige. Andre skoler har

omvendt klare regler, der eksempelvis regulerer, hvilke indkøb

der kan laves under hvilke retningslinjer. Surveyen viser, at i

forhold til køb af inventar og maskiner varierer indkøbsgrænsen

mellem 500 – 30.000 kr. før, at købet skal godkendes. Grænsen

for, hvornår alle øvrige indkøb fx værkstedsmaterialer skal god-

kendes, varierer mellem 1.000 – 15.000 på tværs af skolerne (se

evt. afsnit 4.3 vedrørende skolernes indkøbspraksis generelt).

Forbedringsforslag vedrørende bedre økonomistyring

Forslag:

•

Produktionsskolerne kan styrke indsatsen for god økonomistyring på skolerne, herunder ved at der foretages månedlige

budgetopfølgninger, laves prognoser for årets forbrug (minimum kvartalvist), samt at der afholdes dialogmøder med de

budgetansvarlige.

•

Herudover foreslås det, at der foretages omprioriteringer mellem budgetområderne inden for året, såfremt det viser sig

nyttigt i forhold til skolens samlede økonomi.

•

Som led i at styrke indsatsen for god økonomistyring kan der indføres maksimumsbeløbsgrænser for indkøb. Dette vil

give ledelsen en bedre føling med forbruget på skolen.

Potentiale:

•

Ikke kvantificerbart.

•

Denne analyse tilvejebringer ikke et grundlag for at kunne sige, hvad forbedringspotentialet vil være på tværs af sko-

lerne. Potentialets størrelse vil bl.a. afhænge af skolernes nuværende økonomiske situation samt ambitionsniveauet på

skolerne.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

4.2

UNDERVISNINGENS TIL-

RETTELÆGGELSE

Denne del af analysen vedrører omkostninger relateret til

undervisningens tilrettelæggelse på produktionsskolerne. I

den forbindelse beskrives antallet og typerne af værksteder

på skolerne samt værkstedernes produktion. Organiseringen

af undervisningen beskrives efterfølgende, ligesom der følger

konkrete anbefalinger vedrørende formen på vejledningen af

eleverne, normeringen på værkstederne samt anvendelsen af

værkstedsteams mellem forskellige værksteder.

Skolerne bruger herudover i alt ca. 49 mio.kr. på de tre næst-

største kategorier: øvrige omkostninger vedr. undervisning,

befordring og ekskursioner. Kategorien øvrige undervisnings-

relaterede omkostninger kan dække over flere forskellige om-

kostninger, der ikke kan rubriceres i de øvrige kategorier. Det er

således ikke muligt præcist at opgøre, hvad disse omkostninger

dækker over.

Befordringsomkostninger omfatter primært kørsel i skolens

egne biler og busser, men kan også inkludere omkostninger

vedr. øvrig kørsel i personalets private biler i de tilfælde, hvor

der bruges tjenstlig kørsel til ekskursioner og lignende. Som

det fremgår af boks 4.2.1, er befordringsomkostningerne meget

varierende mellem skolerne.

4.2.1 SITUATIONEN I DAG

Samlet bruger skolerne 608,3 mio.kr. på undervisning, hvoraf

lønomkostninger udgør 430,3 mio.kr. Værkstedsomkostninger

(primært indkøb af materialer) udgør 99,6 mio.kr. og er den

næstestørste undervisningsrelaterede omkostning, jf. figur

4.2.1.

Figur 4.2.1. Omkostninger til undervisning i alt, mio. kr

Undervisningsmaterialer

Bøger, tidskrifter m.v.

Fotokopiering

Ekskursioner

Inventar og udstyr, vedligeholdelse

Inventar og udstyr, anskaffelse

Inventar og udstyr, leje og leasing

Befordringsudgifter vedr. undervisning

Afskrivninger vedr. undervisning

Øvrige omkostninger vedr. undervisning

Værkstedsomkostninger i alt

Løn

I alt

Kilde: Regnskaber for 82 produktionsskoler (2013)

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 51

Boks 4.2.1. Case: Befordring

Udgifterne til befordring varierer mellem 635.100 kr. og 0 kr. per skole, og 7.511 kr. og 0 kr. per årselev. Gennemsnits-

udgiften er 2.012 kr. per årselev. Der er ingen sammenhæng mellem befordringsudgifterne, og om det er en by/land

skole. Nogle skoler har minimum ét køretøj pr. værksted, mens andre skoler kun har 1-2 busser i alt.

En skole har indført et bookingsystem til skolens biler og busser, hvilket har gjort det muligt at klare sig med færre

køretøjer og dermed færre udgifter til benzin, bilforsikring etc.

Bilerne er blevet oprettet i outlookkalenderen således, at alle undervisere kan gå ind og se, hvornår bilerne er ledige,

samt hvem der har booket dem. Det betyder, at man i højere grad kan planlægge hensigtsmæssig udnyttelse af bilpar-

ken og i højere grad kan tænke samkørsel på tværs af værksteder.

Variation i undervisningsomkostningerne

Undervisningens tilrettelæggelse varierer på tværs af sko-

lerne for så vidt angår holdstørrelse, vejledingsform, typer af

værksteder samt karakteren af det, der produceres på værkste-

derne. På den baggrund er der således stor variation i skolernes

undervisningsomkostninger per årselev. Helt konkret varierer

undervisningsomkostningerne fra 51.000 kr. til 133.000 kr., jf.

figur 4.2.2. Gennemsnittet ligger på ca. 83.000 kr. per årselev.

Det bemærkes, at undervisningsomkostningerne har en signi-

fikant sammenhæng med indtægterne fra værkstederne. Hvis

skolerne har meget høje omkostninger, kan det derfor skyldes,

at de ligeledes har meget høje indtægter fra værksteder, jf.

afsnit 3.2.

Figur 4.2.2 Totale undervisningsomkostninger per årselev (i tusind kr.).

Kilde: UVM, regnskab for 81 produktionsskoler (2013).

Note:

Den stiplede linje viser gennemsnittet på 82.700 kr. per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt som antal årselever. Figuren til højre er sorte-

ret efter laveste til højeste undervisningsomkostninger per årselev i kr. En skole er taget ud af figuren, da undervisningsomkostningerne på denne skole er usammen-

lignelige høje grundet ekstraordinære store indtægter.

Den statistiske sammenhæng er signifikant på 0,1 niveauet (P>0,1, P=0,0517). Dette betyder, at der er 10 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og 90 pct. sand-

synlighed for, at der er en sammenhæng. Antallet af respondenter i analysen er relativt lavt i forhold til at forvente statistiske sammenhænge, hvilket gør, at man kan argumentere

for, at dette signifikansniveau kan accepteres.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Værksteder

Skolerne har i gennemsnit 8 værksteder per skole. Spredningen

er dog stor, idet nogle skoler har op til 22 forskellige værksteder,

Figur 4.2.3 Antal værksteder per skole

mens andre skoler kun har 3 værksteder, jf. figur 4.2.3.

Kilde: UVM, regnskab for 81 produktionsskoler (2013).

Note:

Den stiplede linje viser gennemsnittet på 82.700 kr. per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt som antal årselever. Figuren til højre er

sorteret efter laveste til højeste undervisningsomkostninger per årselev i kr. En skole er taget ud af figuren, da undervisningsomkostningerne på denne skole er

usammenlignelige høje grundet ekstraordinære store indtægter.

Nogle skoler har udelukkende værksteder inden for traditionelle

håndværksmæssige fagområder, mens andre skoler også har

værksteder inden for områder som adventure, performance/

teater, formidling og SOSU/pædagogik. På sidstnævnte værk-

steder laver eleverne ofte en række forskellige typer events for

forskellige målgrupper, fx teaterforestillinger, legepatrulje for

børnehavebørn samt temadage for folkeskolelever eller pleje-

hjemsbeboere.

De fleste skoler har værksteder, der dækker flere fagområder,

således at de kan tiltrække en bred skare af elever med forskelli-

ge interesser. Der findes dog enkelte temaskoler som eksempel-

vis Datariet i Vejle og AFUK i København, der har specialiseret

sig inden for ét fagområde på tværs af værksteder. Temasko-

lerne findes primært i de større byer, hvor der også ligger andre

produktionsskoler inden for en forholdsvis kort afstand.

Figur 4.2.4 viser skolernes spredning af værksteder inden for

fem forskellige overordnede fagområder (tekniske, kreative,

sundhed/fødevare/fritid, kontor samt øvrige). Figuren viser, hvor

mange forskellige fagområder skolerne har værksteder inden

for. I gennemsnit dækker skolerne 2,6 fagområder fordelt på 8

værksteder.

Analyserne har vist, at der er en statistisk sammenhæng mellem

antallet af fagområder som værkstederne dækker og omkostnin-

gerne per årselev

. Jo flere fagområder, desto højere omkostnin-

ger. Se nærmere under forbedringsforslag U3 i afsnit 4.2.

Eksempler på værksteder på skolerne:

•

Træ og metal

•

Fiskeri og landbrug

•

Gartneri

•

Pedel, service, rengøring

•

Logistik og transport

•

Scooter, auto, cykel

•

Design og tekstil

•

Pædagog og SOSU

•

Køkken og cafe

•

Kontor og reception

•

Formidling og kultur

•

Idræt og adventure

•

Musik

•

Multimedie og foto

•

IT og data

•

Teater og performance

Den statistiske sammenhæng er signifikant på 0,1 niveauet (P>0,1, P=0,0517). Dette betyder, at der er 10 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og 90 pct. sand-

synlighed for, at der er en sammenhæng. Antallet af respondenter i analysen er relativt lavt i forhold til at forvente statistiske sammenhænge, hvilket gør, at man kan argumentere

for, at dette signifikansniveau kan accepteres.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 53

Figur 4.2.4 Antal værkstedstyper (fagområder) per skole

Tekniske

Kreative

Sundhed/fødevarer/fritid

Kontor

Andre

Kilde: Surveysvar fra 69 produktionsskoler.

Note:

Værkstederne er inddelt i følgende overgrupperinger: Tekniske, kreative, sundhed/fødevarer/fritid, kontor og øvrige. Gennemsnittet er 3 værkstedstyper.

Værkstedernes produktion

Skolerne lægger generelt vægt på, at det udgør et centralt

element i undervisningen, at eleverne indgår i en produktion.

Det er imidlertid meget forskelligt fra skole til skole, hvor meget

der produceres, og hvordan produktionen tænkes ind i under-

visningen. Skolernes indtægter fra værkstederne varierer fra ca.

2.300 - 51.000 kr. per årselev. Nogle skoler har indtægtsmål i

budgetterne per værksted, mens andre skoler slet ikke budget-

terer med eller planlægger efter værkstedindtægter.

Nogle skoler giver udtryk for, at skolens samarbejde med

lokalsamfundet har betydning for, hvor meget der produceres

på værkstederne, da varerne typisk afsættes lokalt. Det er

både i forhold til kommunen, men også i hvor høj grad private i

lokalområdet har viden om, hvilke ydelser produktionsskolerne

kan levere.

Nogle skoler sælger eksempelvis hjemmedyrkede planter ved

den lokale købmand og borde og bænkesæt ved den lokale

XL-byg. Der er endvidere skoler, der producerer udsmykning til

byens julemarked, legehuse til kommunens institutioner samt

borde og bænkesæt til offentlige friluftsområder.

Boks 4.2.2 Værkstederne som små virksomheder

•

Nogle skoler anskuer værkstederne som små

virksomheder, der har egne indtægtsmål, hvilket

også bruges pædagogisk.

Et eksempel på pædagogisk brug er, at værkste-

det har materialebudgettet og indtægtsmålet

skrevet tydeligt op på tavlen, og at status i løbet

af året angives. Herved kan eleverne følge med i,

hvordan de bidrager til deres værksted i forbin-

delse med deres projekter. Indtægtsmålet kan

også bruges til at brainstorme med eleverne om,

hvordan målet kan nås, og om de har gode ideer

til projekter og mulige kunder.

Skolerne vurderer, at det er et rigtig godt pæda-

gogisk redskab at tænke værkstederne som” små

virksomheder”, da dette giver eleverne en særlig

følelse af at være i et produktionsfællesskab, hvor

de også bærer en del af ansvaret for, at det går

godt med virksomhedens økonomi.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Casestudierne viser endvidere, at skolerne har forskellige opfat-

telser af, hvilket udstyr, der skal være på værkstederne. Nogle

skoler har gammelt og sparsomt udstyr og prioriterer ikke at

investere i det nyeste og dyreste udstyr, mens andre skoler læg-

ger vægt på, at skolens udstyr er helt nyt og opdateret, således

Boks 4.2.3 Etablering af webshop

at produktionen i værkstederne er så virkelighedsnær som

mulig. En omkostningsdriver bag variationen i undervisnings-

omkostningerne kan dermed også ligge i skolernes forskellige

strategier i forhold til værkstedsudstyr

Skolerne producerer mange forskellige varer, der vil kunne afsættes på markedsvilkår. Eksempelvis tøj, kort, reklamer,

kataloger, visitkort og tryk på T-shirts. Nogle skoler på casestudierne giver udtryk for, at de vil kunne afsætte endnu

flere varer, hvis de oprettede en webshop, hvor man kan bestille sine varer.

En enkelt skole er i gang med at udvikle en webshop. Skoler, der har IT-værksteder, vil kunne varetage opsætningen og

udviklingen af disse webshops for andre skoler, der ikke har kompetencerne til at oprette en webshop.

Brug af webshop vil også reducere mængden af fakturaer, da webshoppens indtægter vil indgå direkte på en konto.

4.2.2 SAMLET FORBEDRINGSPOTEN-

TIALE VEDR. UNDERVISNINGENS TIL-

RETTELÆGGELSE

Casestudier, survey samt regnskabsanalyse har vist, at der inden

for undervisningens tilrettelæggelse er stor variation på tværs

af skolerne. Dette indikerer, at der er et forbedringspotentiale

forbundet med at tilrettelægge dele af undervisningen ander-

ledes. På en række områder kan skolerne lære af hinanden, og

der kan peges på opgaver, som kan løses mere effektivt - både

i forhold til omkostninger, men også i forhold til at opnå målet

Figur 4.2.5 Forbedringspotentialer for (U1-U3)

med undervisningen – dvs. primært at eleverne udsluses til vi-

dere uddannelse eller beskæftigelse. Det kan eksempelvis være

med brug af værkstedsteams og mere integreret vejledning fra

værkstedsunderviserne til produktionsskoleeleverne.

Der er identificeret tre forbedringsforslag vedr. undervisningens

tilrettelæggelse, der giver et samlet potentiale på ~ 28-48 mio.

kr. svarende til 6-11 pct. af lønomkostningerne til undervisning i

dag, og 3-5 pct. af den samlede omkostningsbase for analysen,

jf. figur 4.2.6.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 55

Figur 4.2.6 Forbedringspotentialerne (U1-U3) i forhold til lønomkostning for undervisning og den samlede

omkostningsbase for hele analysen

4.2.3 GENNEMGANG AF DE ENKELTE

FORBEDRINGSFORSLAG

Der er samlet set identificeret tre forbedringsforslag vedrø-

rende undervisningens tilrettelæggelse på produktionsskolerne,

jf. tabel 4.2.1.

Tabel 4.2.1. Forbedringsforslag vedrørende undervisnin-

gens tilrettelæggelse

Forbedrings-forslag

Beskrivelse

Øget anvendelse af integre-

ret vejledning

Fokus på normeringen på

værkstederne

Organisering i værk-

stedsteams

og organiserer vejledningen varierer ift., hvor vejledningsopga-

verne er placeret, hvor meget tid der bruges på koordinering og

overdragelse mellem værkstedsundervisere og vejleder mm.

Nogle skoler har lagt store dele af vejledningsansvaret ud til

værkstedsunderviserne med rigtige gode erfaringer. Skolerne

oplever, at det giver et løft i kvaliteten af vejledningen, idet

vejledningen herved bliver en mere integreret del af den daglige

undervisning, og at vejledningen naturligt kan indgå i under-

visningen. Dette begrundes med, at de relationer, som bliver

opbygget mellem værkstedsunderviser og elev, bedre udnyttes,

når værkstedsunderviseren står for en stor del af vejledningen.

Det kan være vanskeligere for vejlederne uden for værkstederne

at opbygge gode og tillidsfulde relationer til eleverne, da de ikke

indgår i elevernes dagligdag. Samlet set oplever værkstedsun-

derviserne således, at en integrering af vejledning i den daglige

undervisning giver en mere fleksibel, målrettet og effektiv

vejledning.

Det er dog vanskeligt for værkstedsunderviserne at have til-

strækkelig vejledningskompetence og -viden til at forestå hele

uddannelses- og erhvervsvejledningen og ikke mindst have tid

hertil. Uddannelses- og erhvervsvejledningen omfatter bl.a. en

viden om adgangskrav, grundforløb på erhvervsuddannelserne,

forsøg til optagelsesprøver, antal SU-klip mm. Derudover ind-

befatter arbejder som oftest en stor kontaktflade med virksom-

heder og uddannelsesinstitutioner.

Øget anvendelse af integreret vejledning (U1)

Produktionsskolernes har i dag en vejledningsforpligtelse for

eleverne, der omfatter tre elementer; Formelt tilrettelagt

uddannelses- og erhvervsvejledning, daglig vejledning og

rådgivning, der foregår integreret i de sociale og arbejdsmæs-

sige processer, samt formelle og fast tilrettelagte samtaler med

evaluering af forløbet. Præcis hvordan skolerne tilrettelægger

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

En integreret vejledning kræver således, at den primære del

af uddannelses- og erhvervsvejledningen ligger dog hos en

central vejleder, der også bistår værkstedsunderviserne i deres

vejledning og er i løbende dialog med dem. I træværkstedet kan

værkstedsunderviseren således vejlede eleverne ift. at tage en

uddannelse som tømrer. Men hvis elevens ønsker og kompe-

tencer fx falder uden for vejlederens ekspertise, hvilket ofte vil

være tilfældet, inddrages vejlederen, der så tager ansvaret for

uddannelses- og erhvervsvejledningen af den pågældende elev.

En sådan model, hvor værkstedsunderviseren forestår den dag-

lige vejledning og rådgivning, formelt tilrettelagte samtaler om

forløb og dele af uddannelses- og erhvervsvejledningen, mens

en vejleder forestår hovedparten af uddannelses- og erhvervs-

vejledningen, kan samtidig give en tidsbesparelse. Værksteds-

underviserne skal bruge mindre tid på at overlevere information

til vejlederen samt sidde med til trekantsmøder, hvor både elev,

vejleder og værkstedsunderviser er til stede. Værkstedsunder-

viserne giver udtryk for, at en stor del af den tid, de tidligere

brugte på at overlevere information til vejlederen om eleven og

på at sidde med ved trekantsmøder, nu i stedet bruges foku-

seret på selve vejledningen. Vejlederne kan samtidig fokusere

mere på uddannelses- og erhvervsvejledningen og mindre på

de andre aspekter af vejledningen, om end de selvfølgelig skal

tænkes ind.

Når værkstedsunderviserne varetager vejledningen, er det en

forudsætning, at de har de rigtige redskaber samt en vis viden

om de uddannelsesmæssige muligheder. Erfaringer fra skoler

peger på, at den/de centrale vejleder(e) på skolen kan sikre den

nødvendige sparring og oplæring af værkstedsunderviserne,

så disse fuldt ud kan varetage deres vejledningsopgave. Den

centrale vejleder har dermed det overordnede ansvar for, at

værkstedsunderviserne er opdaterede i forhold til de seneste

ændringer, optagelseskrav mm. Vedkommende kan desuden

sidde med ved vejledningssamtalerne, hvis der er behov herfor.

På samme tid sikrer den løbende sparring og dialog mellem

værkstedsundervisere og centrale vejledere, at værkstedsun-

derviserne har den nødvendige viden til vejledningsopgaven,

og hvor der er behov for det, sender eleven videre til en central

vejleder.

Forbedringsforslaget vedrørende øget anvendelse af integreret vejledning

Forslag:

Produktionsskolerne kan lade vejledningen indgå i tættere samspil med den daglige undervisning på værkstederne. Dette

kan ske ved at lade værkstedsunderviserne varetage en større del af vejledningen, dog kun dele af uddannelses- og erhvervs-

vejledningen. Ved at skabe et tættere samspil mellem undervisning og vejledning opnås der en mere effektiv, målrettet og

fleksibel vejledning af eleverne.

Potentiale:

•

6-8 mio.kr. årligt i nettopotentiale.

Beregningsforudsætninger:

•

Det er beregnet, at der bliver brugt ca. 97 årsværk på vejledning på tværs af skolerne. Dette er baseret på oplysninger fra

casestudier og survey.

•

Det er modregnet, at skoler med en relativ høj normering skal sænke normeringen for at kunne varetage opgaven.

Skoler, der i dag har en normering over 9 årselever per undervisningsårsværk, tilføres årsværk, så deres normering er

maksimal 9 årselever per undervisningsårsværk på værkstederne.

•

Det er modregnet, at værkstedsunderviserne modtager 15 timers kompetenceudvikling årligt for at kunne varetage

opgaven.

•

Forslaget vil være relevant for alle produktionsskoler, der ikke har integreret vejledning i dag.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 57

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Fokus på normering på værkstederne (U2)

Et fokus på at sikre den rette normering på værkstederne er et

væsentligt element i forhold til at sikre økonomisk balance på

skolerne.

På casestudierne fortæller skolerne, at en normering på 9-10

elever per undervisningsårsværk på værkstederne er et godt

pejlemærke i forhold til at sikre en er høj kvalitet i undervisnin-

gen og en god økonomi.

Som vist i figur 4.2.7 varierer antallet af årselever per undervis-

ningsårsværk mellem 4,2 og 14,2

, mens gennemsnittet er på

8,2 årselever per undervisningsårsværk.

Figur 4.2.7 Antal årselever per undervisningsårsværk, som underviser på værksteder

Kilde: UVM, Surveysvar fra 70 produktionsskoler.

Note:

Undervisningsårsværk omfatter her kun de årsværk, der underviser på værksteder. Der er således uden årsværk til vejledning og almenundervisning. Den stiplede linje

viser gennemsnittet med 8,2 årselever pr. undervisningsårsværk. I figuren til venstre er skolerne sorteret efter skolestørrelse målt efter antal årselever.

Skolerne på casestudierne giver udtryk for, at små hold kan

betyde, at den rette dynamik ikke kan blive skabt på værkstedet

mellem eleverne, herunder socialt og i forbindelse med eventu-

elle gruppearbejder, ligesom små hold kan gøre det vanskeligt

at sikre en stabil produktion. Skolerne peger på, at den optimale

holdstørrelse ligger omkring ca. 10 elever, og det opleves ikke,

at undervisningen bliver bedre på meget mindre hold. Analy-

serne i forhold til udslusning viser endvidere, at der ikke er en

sammenhæng mellem skolernes udslusningsprocent og deres

normering per undervisningsårsværk. Der er således ikke belæg

for, at de mindre værksteder alene fører til en bedre udslusning.

Skolerne peger imidlertid også på, at meget store hold i visse

tilfælde kan betyde, at det kan være svært at tage hensyn til

elevernes individuelle behov, ligesom meget store hold kan

gøre det lettere for eleverne at ”gemme sig” og trække sig ud af

undervisningen.

Ved at fokusere på at tilpasse normeringen på værkstederne

kan der skabes økonomiske forbedringer, men forventeligt også

kvalitetsmæssige forbedringer som beskrevet ovenfor.

Det vil muligvis ikke være realistisk, at alle skoler kan opnå en

normering på 9-10 årselever per undervisningsårsværk eller

højere. Dette kan bl.a. skyldes forskelle på tværs af værksteder

i forhold til hvor mange elever, det er realistisk at have – både i

forhold til elevernes udbytte af undervisningen på nogle værk-

steder, men også i forhold til fysiske begrænsninger i forhold til

værkstedernes størrelse. Derudover er skolerne ikke selv herre

over antallet af elever, og der kan være betydelige udsving over

året.

Nedenstående forbedringspotentiale har derfor fokus på at

vise, hvilket potentiale skolerne kan realisere ved at fokusere

Der er alene tale om de årsværk, der underviser på værkstederne. Alle årsværk til vejledning og almenundervisning er således ikke inkluderet.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 59

på at hæve deres nuværende normering marginalt, således at

de bevæger sig i retningen af 9-10 årselever per undervisnings-

årsværk. Dette er relevant for de skoler, som på nuværende

tidspunkt har en normering under 9-10 årselever per undervis-

ningsårsværk.

I beregningen nedenfor tages der udgangspunkt i 9 årselever

per undervisningsårsværk, da der herved tages højde for, at

skolerne har nogle perioder, hvor der er et lavere antal elever

end de 9 - fx henover sommeren, og at der på andre tidspunk-

ter af året er en normering over på over 9. Se nærmere under

beregningsforudsætningerne i appendiks 5.3.

Forbedringsforslag vedrørende fokus på normeringen på værkstederne

Forslag

Produktionsskolerne kan fokusere på at øge den gennemsnitlige normering per undervisningsårsværk, der underviser på værk-

stederne. Skolerne vil have forskellige forudsætninger for at øge denne normering. Geografi og øvrige tilbud til målgruppen

i kommunen vil bl.a. have betydning for, hvor mange elever det er muligt tiltrække for skolen. Det vurderes dog realistisk, at

skolerne kan sætte et mål om at hæve normeringen med 0,5-1 årselever per værkstedsunderviser på skoler, hvor normeringen

i dag er under 9 årselever per værkstedsunderviser.

Potentiale:

•

22-40 mio. kr. årligt.

Beregningsforudsætninger:

•

Der er i dag ca. 956 årsværk, der bruges til undervisning på værkstederne. Dette er baseret på oplysninger fra survey.

•

Hvis normeringen hæves med 0,5-1 årselever per værkstedsunderviser, medfører det en samlet reduktion af undervis-

ningsårsværk på ca. 48-89 undervisningsårsværk.

•

Forslaget vil være relevant for alle produktionsskoler, der i dag har under 9 årselever per undervisningsårsværk. Det

drejer sig om 47 produktionsskoler.

Organisering i værkstedsteams

(U3)

Organisering i teams kan have mange forskellige fordele, fagligt

såvel som økonomisk.

Erfaringer fra skoler med værkstedteams peger på, at det er muligt

at hæve kvaliteten og stabiliteten i undervisningen ved at etablere

lærerteams mellem værksteder, også kaldt tolærerordninger.

Som beskrevet under forslag U2, varierer antallet af årselever pr.

undervisningsårsværk mellem 4,2 og 14,2 årselever

. Nogle skoler

har organiseret sig med tolærerordninger, hvor der er 2 værksteds-

undervisere per 20-22 elever, mens andre skoler har organiseret sig

med enkeltværksteder, hvor der ca. er 1 til 1,5 værkstedsunderviser

til ca. 8-10 elever per værksted. Skolerne har i gennemsnit 11,7

undervisningsårsværk til at varetage undervisningen på værkste-

derne, hvilket svarer til ca. 1,4 årsværk per værksted i gennemsnit.

Boks 4.3.3 Kategorisering af værkstedstyper, inden for

hvilke, det er oplagt at oprette tolærerordninger

Tekniske værkstedstyper:

Auto, cykel, bygge, anlæg, ejendomsservice, metal,

træ, maler, fiskeri, transport, logistik

Kreative værkstedstyper:

Elektronik, medie, grafik, design, tekstil, film og foto,

musik, drama, performance, gøgler, kunst, håndværk

Sundhed/Fødevarer/Fritids værkstedstyper:

Køkken, cafe, restaurant, hotel, landbrug, gartneri,

SOSU, pædagog, sundhed, sport, friluft, fritid, natur

Samarbejde i værkstedsteams kan udformes på forskellige måder. Der kan både være tale om samling af værksteder, fx i ét stort lokale eller i to lokaler i forlængelse af hinanden,

hvor værkstederne arbejder sammen. Det er også muligt at indrette ordningen således, at samarbejdet udelukkende fungerer på lærerniveau i forhold til sparing, indkøb og

planlægning af produktion.

Der er alene tale om de årsværk, der underviser på værkstederne. Alle årsværk til vejledning og almenundervisning er således ikke inkluderet.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Skoler, der har organiseret sig med værkstedsteams, giver ud-

tryk for, at modellen har flere fordele.

Værkstedsteams giver bl.a.:

•

En mere stabil drift af værkstederne

•

Værkstedsunderviserne mulighed for at give hinanden

faglig sparring og støtte i løbet af dagen

•

Mulighed for at værkstedsunderviserne kan ”dække ind for

hinanden”, hvis en værkstedsunderviser eksempelvis har

behov for at tage en individuel samtale med en elev i løbet

af dagen

•

Fordele i forbindelse med sygdom, da man kan undgå

vikarer

•

Nogle skoler giver endvidere udtryk for, at de også bevist

benytter organiseringen til at understøtte fælles og

tværgående produktionsopgaver med mulighed for at købe

samlet ind for værkstederne. Dette kan eksempelvis inde-

bære, at flere værksteder arbejder på det samme produkt,

men bidrager til forskellige dele af produktionen

Udover at synergien mellem to værksteder er med til at hæve

kvaliteten af undervisningen, kan ordningen også have økono-

miske fordele i form af mindre udgifter til vikarer og besparelser

på indkøb. Flere skoler giver udtryk for, at tolærerordningen har

været med til at sikre en mere effektiv værkstedsdrift på deres

skole og dermed realisere et økonomisk potentiale på skolen.

I data fra survey og regnskaberne observeres der en statistisk

sammenhæng mellem antallet af fagområder, værkstederne

dækker, og lavere omkostninger per årselev. Værkstedsteams

etableres oftest mellem værksteder inden for samme fagområ-

de, og forventes derfor at være en medvirkende årsag til denne

sammenhæng

Potentialet kan særligt komme fra synergier i forhold til indkøb

og fælles udnyttelse af ressourcerne. Dette gælder både i

forhold til varer, der kan produceres, men også i forhold til, at

værkstederne lettere kan håndtere en stigning i elevtallet, når

der er to undervisere.

Det er oftest to forskellige værksteder inden for samme fagom-

råde, der indgår i denne type samarbejde med værkstedsteams,

jf. boks 4.3.3. Et eksempel kunne være træ- og metalværkste-

det, der arbejder tæt sammen, eller design og fotoværkstedet.

Det er forskelligt fra skole til skole, om eleverne er samlet på ét

stort værksted, eller om der stadig er tale om to separate værk-

steder, der ligger i nærheden eller forlængelse af hinanden. På

nogle skoler er der i højere grad tale om sparing og samarbejde

på lærerniveau end en reel samling af eleverne i ét værksted.

Lærernes sparing og samarbejde vil her udgøre den største

del af potentialet ved at oprette tolærerordninger. Hvordan

ordningen rent praktisk udføres vil dels afhænge af de fysiske

muligheder på skolen samt elevernes parathed til at indgå i

større holdstørrelser. Det er ikke givet, at værkstedsteams skal

udformes på én bestemt måde.

Forbedringsforslag vedrørende organisering i

værkstedsteams

Forslag

•

Produktionsskolerne kan oprette værkstedsteams

(eller tolærerordninger) på tværs af deres værkste-

der. Når der samarbejdes på tværs af værksteder-

ne, skabes der mulighed for samproduktion, fælles

indkøb, herunder mere ensartede indkøb, sparring

mellem værkstedsunderviserne samt øget stabili-

tet i undervisningen i forbindelse med eksempelvis

sygdom. Der kan både være tale om samling af

værksteder, fx i ét stort lokale eller i to lokaler i

forlængelse af hinanden, men det er også muligt at

indrette ordningen således, at ordningen udeluk-

kende fungerer på lærerniveau i forhold til sparing,

indkøb og planlægning af fælles produktion.

Potentiale:

•

Ikke kvantificerbart.

P>0,01 (P=0,0517). Dette betyder, at der er 10 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og 90 pct. sandsynlighed for, at der er en sammenhæng. Antallet af

respondenter i analysen er relativt lavt i forhold til at forvente statistiske sammenhænge, hvilket gør, at man med god grund kan argumentere for, at dette signifikansniveau kan

accepteres.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 61

4.3. INDKØB

Denne del af analysen vedrører indkøb på produktionsskolerne,

herunder hvor meget skolerne indkøber, hvilke prisaftaler

de benytter, samt hvordan de har organiseret sig i forhold til

indkøb.

4.3.1 SITUATIONEN I DAG

Produktionsskolerne køber i dag ind for 206 mio. kr. fordelt på

14 varegrupper, jf. figur 4.3.1. Indkøb til værksteder udgør den

største andel af det samlede indkøb på produktionsskolerne

med 99,6 mio. kr. Indkøbene dækker både over fødevarer, træ,

metal, tekstil og lignende materialer, der bruges i produktio-

nen på værkstederne. Øvrige omkostninger vedr. indkøb til

undervisning, vedligeholdelse og varme, el og vand udgør hhv.

31,2 mio. kr., 16,0 mio.kr. og 22,1 mio. kr. De øvrige indkøb er

forholdsvis små varierende mellem 0,7 og 9,4 mio. kr. fordelt på

10 kategorier.

Figur 4.3.1 Indkøbsbaseline. Mio.kr.

Bøger, tidskrifter m.v.

Fotokopiering

Inventar og udstyr, anskaffelse

Inventar og udstyr, leje og leasing

Kontorartikler, porto, telefon m.v.

Kontorinventar, anskaffelse

Leje og/eller leasing af inventar

Markedsføring (fx årsskrift, PR, annoncer m.v.)

Rengøring

Undervisningsmaterialer

Varme, el og vand

Vedligeholdelse

Værkstedsomkostninger

Øvrige omkostninger vedr. undervisning

Indkøbsbaseline i alt

Kilde: Regnskaber fra 82 produktionsskoler.

Note:

Opgjort på udvalgte tilgængelige regnskabsposter i regnskabet.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Som beskrevet i afsnit 4.2 er der en bred variation i værkste-

der på produktionsskolerne, og omkostningerne til varekøb

varierer fra værksted til værksted: Fra få materialeindkøb på

et musikværksted, pædagogik- og SOSU-værksted til større

materialeindkøb på træ og metalværksteder, hvor der købes alt

fra skruer og søm til store mængder pladejern, MDF-plader og

lærketræsplanker.

For nogle værksteder påvirkes indkøb af materialer af den

produktion, der udføres på det pågældende tidspunkt på skolen.

Dvs. at der på ét tidspunkt kan være gang i en større produktion

af strandbænke, mens der på et andet tidspunkt eksempelvis

kan være gang i bådbyggeri eller byggeri af fuglehuse, reoler

og brændeskure. Derfor kan skolerne for visse værksteder have

begrænset mulighed for at forudsige og planlægge alle værk-

stedsindkøb hen over året.

Disse indkøb, der er forholdsvis uforudsigelige, udgør dog kun

en mindre del af skolernes samlede indkøb. Således udgør ind-

køb af trævarer til værkstederne eksempelvis ca. 7 mio.kr. årligt

svarende til 1200 kr. per årselev

. Værksteder som musikværk-

sted, pædagogik- og SOSU-værksteder indkøber for et betyde-

ligt mindre beløb.

Alle skoler har også en stor del indkøb af mere ensartet og

forudsigelig karakter, som eksempelvis indkøb af fødevarer, kon-

torartikler, el, vand og varme mv. Disse indkøb foretages med

relativt jævne mellemrum i løbet af året og vil kunne indkøbes

via faste indkøbsaftaler.

Indkøbspraksis

Der sondres grundlæggende mellem tre typer af indkøb, hhv.

type 1, 2 og 3 (defineret i Boks 4.3.1) i analysen. Indkøbsfor-

merne afspejler alle forskellige grader af professionalisering af

indkøbspraksis.

Type 1 indkøb afspejler en lav grad af professionalisering, og er

den indkøbsform, hvor der forventes at være de mindst fordel-

agtige rabatter. Type 1 indkøb er ofte indkøb foretaget ved brug

af rabatkort, og det er kendetegnende, at der ikke foreligger

skriftlige aftaler om en bestemt type af indkøb eller en bestemt

mængde af indkøb. Type 1 indkøb kan eksempelvis være den

rabat, man kan få i byggemarkeder, hvis man er erhvervsdri-

vende og efterspørger en generel rabatordning. Type 1 indkøb er

således umiddelbart tilgængelige rabatter for alle interesserede.

Størstedelen af skolernes indkøb sker som type 1 indkøb.

De mest fordelagtige indkøb forventes opnået ved type 3 og i

visse tilfælde ved type 2 indkøb. Denne type indkøb forbindes

endvidere med en større grad af professionalisering. Skolerne

har i survey angivet, at kun 19 og 12 pct. af indkøbene sker

som henholdsvis type 2 og 3 indkøb, jf. figur 4.3.2. 37 pct. af

indkøbende foretages helt uden nogen form for rabatordning

overhovedet. Der tegner sig således et generelt billede af en

relativt lav grad af professionalisering i skolernes indkøb og

en meget lav dækningsgrad af egentlige indkøbsaftaler, idet

der dog er betydelig forskelle skolerne imellem. Flere skoler

benytter således slet ikke type 2 eller 3 indkøb, mens andre

har en noget højere grad af professionalisering. Det bemærkes

i forlængelse heraf, at der inden for de enkelte indkøbskatego-

rier også kan være betydelige udsving i forhold til de priser, der

opnås. Det er således ikke givet, at to skoler med lige stor andel

af type 3 indkøb får lige gode priser.

Boks 4.3.1. Indkøbstyper

De tre typer af indkøb afspejler forskellig grad af pro-

fessionalisering:

•

Type 1 indkøb defineres som uforpligtende og ikke

markedsafprøvede indkøb. Denne indkøbsform

anvendes i gennemsnit i 25 pct. af indkøbene på

skolerne.

•

Type 2 indkøb er uforpligtende indkøb, men der

har været en markedsafprøvning. inden indkøbet

blev foretaget. Denne indkøbsform anvendes i

gennemsnit i 19 pct. af indkøbene på skolerne.

•

Type 3 indkøb er forpligtende og markedsafprø-

vede indkøb. Denne indkøbsform anvendes i gen-

nemsnit i 11 pct. af indkøbene på skolerne.

Baseret på gennemsnit af 11 skoler fra casestudier. Skoler, der har haft særlige forhold for deres træværksted i 2013, er fjernet fra beregningen.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 63

Figur 4.3.2 Gns. andel af gennemførte indkøb fordelt på indkøbstyper27. I alt type 1, 2, 3 og SKI, pct.

Kilde: Surveysvar fra 65 produktionsskoler. 2 skoler bruger hverken type 1, 2, 3 indkøb eller indkøb via SKI. 3 skoler har angivet et

svar, der summerer til mere end 100 pct., og de er således sorteret fra.

Note:

SKI er Statens og Kommunernes Indkøbs service A/S. SKI-aftaler svarer til type 2 og 3 indkøb.

Den stiplede linje viser, at skolerne i gennemsnit bruger en af indkøbstyperne i 63 pct. af deres indkøb på tværs af kategorierne. Indkøbstyperne (1, 2 og 3) er nærmere

beskrevet i boks 4.3.1.

Skolernes brug af SKI

Skolerne har mulighed for at benytte SKI’s indkøbsaftaler (Sta-

tens og Kommunernes Indkøbsservice A/S). SKI-indkøbsaftalerne

dækker mange forskellige varegrupper - alt lige fra fødevarer og

drikkevarer til toiletpapir, affaldsposer og rengøringsmidler til

kontormøbler, biler, brændstof, fyringsolie samt værktøj og byg-

gematerialer.

I princippet svarer SKI’s indkøbsaftaler til enten type 2 eller type

3 indkøb, idet SKI’s indkøbsaftaler har været markedsafprøvet.

Det er dog vurderingen, at SKI-aftaler vil indebære en væsentlig

højere grad af professionalisering og markedsafprøvning og der-

med bedre priser, end de indkøbsaftaler, skolerne selv kan opnå

ved type 2 og 3 indkøb. SKI har en stab af indkøbsuddannede

medarbejdere, der har indkøb som deres eneste opgave, mens

produktionsskolernes indkøbere (værkstedsunderviserne) oftest

har indkøb som en delopgave til den egentlige kerneopgave, der

er undervisning. Priserne på SKI’s aftaler er endvidere forhandlet

på vegne af alle statslige og kommunale institutioner under et,

og der forventes derfor en relativ god pris på SKI’s indkøbsaftaler,

da leverandørerne via SKI bliver eksponeret i forhold til en stor

kundegruppe.

SKI udarbejder både bindende og frivillige indkøbsaftaler med

forskellige leverandører (inden for forskellige rammevilkår), som

produktionsskolerne kan benytte. Fordelen ved SKI for den lille

institution er, at de får mulighed for at udnytte stordriftsfordele

i form af mængderabatter og lign., som de ikke ville have kunnet

opnået alene.

Som det fremgår af figur 4.3.2, benyttes SKI’s indkøbsaftaler kun

i mindre grad. 81 pct. af de skoler, der har svaret på surveyen,

angiver, at de er tilmeldt SKI, men på tværs af varegrupperne er

det kun 9 pct. af indkøbene, der foretages via SKI’s indkøbsafta-

ler. Det er hovedsageligt telefoni, IT og kontorartikler, som købes

igennem SKI’s indkøbsaftaler.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Konsulenthuset har bemærket, at SKI ikke har haft et særskilt fo-

kus på produktionsskolerne, hvilket kan være medvirkende årsag

til, at skolerne kun i begrænset omfang benytter SKI. På enkelte

områder som telefoni har nærværende analyse dog tilvejebragt

data for, at der er væsentlige rabatter at hente ved SKI.

På baggrund heraf vurderes der at være et samlet forbedrings-

potentiale på produktionsskolernes indkøb i størrelsesordenen ~

10-21 mio. kr. svarende til 5-10 pct. af skolernes samlede indkøb

og 1-2 pct. af hele omkostningsbasen for analysen. Forbedrings-

potentialet for skolernes indkøb er baseret på observationer, der

er foretaget i forbindelse med analyse af regnskabsdata, survey

og casestudier samt på erfaringer og bedste praksis.

4.3.2 SAMLET FORBEDRINGSPOTENTIALE

VEDR. INDKØB

Erfaringer fra andre lignende brancher (f.eks. kommuner og andre

offentlige institutioner) viser, at det er muligt at hente relativt

store besparelser ved øget fokus på effektive indkøb, herunder

ved at strukturere og professionalisere organisationens indkøbs-

praksis. Samtidigt har produktionsskolerne indtil videre været

friholdt af større indkøbsbesparelser, mens øvrige statslige og

kommunale institutioner, herunder også de øvrige selvejende

uddannelsesinstitutioner, de senere år har været underlagt ind-

købsbesparelser, der skal tilvejebringe et samlet potentiale på op

mod 10 pct. af alle indkøb

Det er ikke vurderingen, at der kan peges på særlige forhold for

produktionsskolerne, som medfører, at der ikke vil kunne indhen-

tes besparelser i samme størrelsesorden her. Tværtimod giver

produktionsskolernes indkøbspraksis klare indikationer på, at

der er rum for at gøre tingene anderledes og mere professionelt i

forhold til indkøb.

4.3.3 GENNEMGANG AF DE ENKELTE

FORBEDRINGSFORSLAG

Der er identificeret to overordnede forbedringsforslag vedrøren-

de produktionsskolernes indkøb, som kan bidrage til at realisere

det samlede forbedringspotentiale, jf. tabel 4.3.1.

Der er ikke beregnet særskilte potentialer for de enkelte for-

bedringsforslag, idet data på området er relativt begrænset og

svært tilgængeligt bl.a. som følge af, at skolerne ikke benytter et

elektronisk fakturasystem. Konkrete potentialeberegninger på de

enkelte forbedringsforslag ville således være behæftet med stor

usikkerhed.

Figur 4.3.3 Estimeret forbedringspotentiale for produktionsskolernes indkøb

Forventningerne til Statens indkøbsprogram var, at der kunne spares 10 pct. med fællesstatslige indkøb.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 65

Tabel 4.3.1. Forbedringsforslag vedrørende produktionssko-

lernes indkøb

Forbedrings-forslag

Beskrivelse

Bedre priser ved brug af fælles

indkøbsaftaler eller indkøbs-

fællesskaber

Organisering og retningslinjer

for indkøb

Dette medfører dog en række transaktionsomkostninger i form

af eksempelvis lønomkostninger til medarbejdere, som bruger

arbejdstid på disse indkøb, og tilsvarende eventuelle befordrings-

omkostninger, hvorfor dette forekommer at være en dyrere

indkøbsløsning. Omvendt kan der ligge pædagogiske hensyn til

grund for, at eleverne tages med på indkøb i butikker indimellem.

På baggrund af casestudierne og værkstedsregnskaberne fra

casestudieskolerne er det estimeret, at der er omkostninger på

4.500 kr. pr. årselev

til fødevarer på de skoler, hvor køkkenet

hovedsageligt producerer mad til skolens elever og undervisere,

hvilket er tilfældet på langt størstedelen af skolerne. Beløbet

varierer mellem 2.300 - 7.900 kr. per årselev. Det svarer til, at der

på tværs af alle skolerne indkøbes fødevarer for 33 mio. kr. årlig

svarende til 1/3 del af de samlede indkøb på værkstederne

Det reelle beløb til indkøb af fødevarer forventes endda at være

en smule højere, når omkostninger til materialer i forbindelse

med salg til eksterne kunder også inddrages. Nogle skoler sælger

eksempelvis mad i en cafe i byen eller producerer mad til sko-

leboder, kurser og lignende. Der kan således være et betydeligt

potentialer ved at få bedre priser via bedre aftaler på de indkøbte

fødevare.

Der kan endvidere være besparelse forbundet med i højere grad

at benytte sig at aftaler inden for eksisterende indkøbsfælles-

skaber. Fordelen herved er, at produktionsskolerne får mulighed

for at udnytte stordriftsfordele i form af mængderabatter o.lign.,

som de ikke ville have kunnet opnået alene. Samtidigt skal de

ikke selv skal bruge ressourcer på eller have kompetencer til at

indhente tilbud, lave kontrakter mv., men kan drage nytte af

ekstern ekspertkompetence.

Flere skoler på casestudierne giver fx udtryk for, at de har van-

skeligt ved at gennemskue, hvilke produkter de skal købe, når

det eksempelvis handler om indkøb af printere og andre større

indkøb, der ikke sker med jævne mellemrum. Skolerne giver

udtryk for, at denne type indkøb er unødvendigt tidskrævende i

forhold til at afdække mulige leverandører og vurdere priser på fx

leasingaftaler.

Enkelte skoler på casestudierne har haft gode erfaringer med at

opnå besparelser på kontorartikler og møbler via SKI. SKI oplyser

desuden i sine seneste benchmarkdata, at der med aftalerne fra

2011-2014 er opnået priser, der er mellem 1 pct. og 28 pct. bil-

ligere end hidtidige priser. Ligeledes har det vist sig, at telefoni er

et område, hvor SKI har særdeles fordelagtige aftaler, der vil være

relevante for mange skoler, jf. boks 4.3.3.

Bedre priser ved brug af fælles indkøbsaftaler eller indkøbs-

fællesskaber (I1)

Erfaringer fra bl.a. kommuner og andre uddannelsesinstitutioner

viser, at der kan opnås mere fordelagtige priser, hvis der indgås

fælles indkøbsaftaler, eller hvis institutionerne udnytter aftaler

inden for eksisterende fællesskaber. Fælles indkøbsaftaler inde-

bærer indkøb af større mængder og vil derfor alt andet lige give

en bedre aftale, da leverandøren er sikret en større afsætning.

Institutionerne opnår også en styrket forhandlingsposition over

for leverandørerne, når de går sammen, hvilket kan medvirke til

et større prispres. Det generelle billede er imidlertid, at produkti-

onsskolerne kun i meget lav grad benytter fælles indkøbsaftaler

eller eksisterende indkøbsfællesskaber, og at der generelt er en

relativt lav professionaliseringsgrad på området.

På nuværende tidspunkt eksisterer der fælles indkøbsaftaler for

forsikringer og licenser til fx Adobe, som er blevet forhandlet

via Produktionsskoleforeningen, men der er ikke andre områder,

hvor skolerne alle er gået sammen om at forhandle bedre priser.

På casestudierne havde 13 ud af 15 skoler kun indkøbsaftaler, der

dækkede den enkelte skole, og ingen af skolerne havde overvejet,

om andre skoler kunne være interesseret i at komme på deres

aftale.

Surveyen viser imidlertid, at det på flere områder i høj grad

er de samme leverandører, som skolerne benytter. På et stort

indkøbsområde rent volumenmæssigt som fødevarer, er det ho-

vedsageligt de samme 3-4 forskellige leverandører, som skolerne

benytter.

Casestudierne viser, at karakteren af de aftaler, skolerne har

indgået vedr. indkøb af fødevarer, varierer fra skole til skole, men

det er kendetegnende, at fokus i aftalerne er på rabatniveauet, og

at der kan leveres fleksibelt. Enkelte skoler nævner ved casebesø-

gene, at de ikke anvender én leverandør til fødevareindkøb, men

i stedet handler i lokale supermarkeder sammen med eleverne.

Baseret på gennemsnittet af 13 skoler fra casestudierne. Skoler, der har haft særlige forhold for deres køkkenværksted i 2013, er fjernet fra beregningen. I beløbet er ikke modreg-

net indtægten, eleverne betaler for at spise på skolerne, da det er indkøbet og de tilhørende omkostninger, der er det centrale i denne sammenhæng.

I alt har skolerne værkstedsomkostninger på 99,6 mio.kr. inkl. køb af fødevarer, jf. figur 3.3.1.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Boks 4.3.2. Indkøbsaftaler på fødevarer

I forbindelse med casestudierne er der indhentet data over rabatniveauet for indkøbsaftaler på fødevarer. Rabatterne

i aftalerne varierer fra ca. 14 til 22 pct. i forhold til listeprisen. Det er dog ikke muligt alene på baggrund af rabatsat-

serne at sige, hvilken aftale som er økonomisk mest fordelagtigt. Det afhænger dels af de listepriser, som rabatten

udregnes på baggrund af, dels de leverance- og betalingsbetingelser, der er knyttet til aftalerne.

Den aftale med de største rabatsatser er oprettet igennem De Frie Skolers Indkøb (DFSI*), der har to forskellige typer

aftaler, som produktionsskolerne og andre skoler som fri- og efterskoler kan tilslutte sig gratis. Den ene er en for-

handlet rabataftale, mens den anden er en aftale med faste priser indgået på baggrund af et gennemført EU-udbud.

Sidstnævnte aftale giver ifølge DFSI skolerne væsentligt bedre priser end de 22 pct. i gennemsnit, som den forhandle-

de rabataftale giver, da den har været konkurrenceudsat. Aftalerne har ligeledes levering i hele landet, og det er derfor

muligt for samtlige skoler at tilslutte sig aftalerne.

Note:

*De Frie Skolers Indkøb (DFSI) er en privat virksomhed, der formidler attraktive indkøbsaftaler, og som er målrettet mere end 2.000 frie institutioner i Danmark. Alle

frie institutioner i Danmark kan benytte sig af aftalerne, og det er gratis. Der er ingen abonnementer eller gebyrer.

Boks 4.3.3. Besparelse på telefoni ved brug af SKI

•

En stikprøve af skolernes fakturaer vedr. telefoniudgifter viser, at der er stor forskel i omkostninger per bruger.

Der er over 200 pct. forskel mellem den dyreste og den billigste skole målt i totalomkostninger per bruger sva-

rende til en forskel på 327 kr. per bruger per år.

Ser man alene på abonnementsprisen, er der 34 pct. forskel mellem den billigste og den dyreste skole målt i

totalomkostninger per bruger.

De dyreste skoler køber ikke telefoni via SKI, hvorimod de billigste skoler alle har tilsluttet sig SKI’s telefoniaf-

tale.

Den offentlige sektor har generelt gennem de seneste 10 år hentet store besparelser på telefoni – bl.a. via fordel-

agtige teleaftaler igennem SKI. Den seneste frivillige aftale fra 2014 via SKI, som bl.a. er rettet mod selvejende

uddannelsesinstitutioner, giver en besparelse på 59 pct. i forhold til den tidligere frivillige aftale fra 2011.

På casestudierne bekræfter flere af skolerne, at de har opnået betydelige besparelse ved at skifte til SKI’s aftaler.

En enkelt skole har sparet helt op til 200.000 kr. årligt på at skifte til SKI’s aftale, hvor de endda beholdt samme

leverandør.

Der er 40 skoler, der i surveyen har oplyst, at de ikke køber IT og elektronik, herunder kopimaskiner, computere,

telefoni og software via SKI. Det vurderes dog på baggrund af information fra SKI, at dette antal er højere.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 67

Forbedringsforslag om bedre priser ved brug af fællesafteler eller indkøbsfællesskaber

Forslag:

Der vil være et potentiale i, at produktionsskolerne i højere grad fokuserede på at forhandle fælles indkøbsaftaler. Det kan

både være aftaler på tværs af produktionsskolerne, eller skolerne kan benytte eksisterende indkøbsfællesskaber. Et forbedret

samarbejde med SKI og eller andre indkøbsfællesskaber som f.eks. DFSI, som beskrevet i boks 4.3.2, kan være medvirkende til

at realisere et potentiale.

Organisering og retningslinjer for indkøb (I2)

Skolerne er kendetegnet ved at have en relativ flad organisati-

onsstruktur. Dette kommer bl.a. til udtryk ved, at der ofte er en

høj grad af uddelegering i forhold til indkøb.

Det er oftest den værkstedsansvarlige, som står for den fulde

indkøbsproces for det enkelte værksted. Dette indebærer, at

det er den værkstedsansvarlige, der har ansvaret for alt fra

at hjemtage tilbud, bestille varerne, tjekke leverancerne og

godkende fakturaerne. Kun på 1 skole ud af de 15 skoler, der

indgår i casestudierne, var indkøbskompetencen samlet hos en

koordinerende indkøber, se eksempel i boks 4.3.4.

Boks 4.3.4. Case: Samlet indkøbsansvar

På én produktionsskole er der ansat en deltidsmedarbejder som indkøbsansvarlig til at forhandle priser og gennemgå

skolens prisaftaler. Medarbejderen har ansvaret for at sikre øget dækningsgrad på indkøbsaftaler, hvilket indebærer,

at alle indkøb, som skolen foretager, så vidt muligt skal være omfattet af en indkøbsaftale. Dette kan både være en

indkøbsaftale, som skolen selv har, eller en fælles aftale med andre institutioner. Herudover skal medarbejderen sikre,

at der sker genforhandling af skolens egne indkøbsaftaler løbende, samt at der sker opfølgning på, om der evt. er nye

relevante fællesaftaler, som skolen skal benytte sig af.

En anden central opgave for den indkøbsansvarlige er at øge skolens anvendelsesgrad, hvilket indebærer en sikring af, at

skolens indkøbere benytter de indgåede prisaftaler. Dette kan ske ved klart at kommunikere til alle indkøberne, hvilke

rabataftaler skolen har, samt hvilke leverandører, skolen benytter. Fælles retningslinjer for indkøb og indkøbspolitikker

er med til at understøtte denne opgave.

Produktionsskolen er samtidig gået forrest i forsøg på at samle en række skoler i en fælles indkøbsaftale for produkti-

onsskoler på fødevarer. Forsøget er resulteret i, at fire skoler (indtil videre) er gået sammen om én fælles aftale, der har

givet dem en særlig fordelagtig rabat på fødevarer i forhold til deres tidligere indkøbsaftale med samme leverandør.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

På casestudierne giver skolerne udtryk for, at værkstedsunder-

viserne ofte har gode forudsætninger for at købe ind, forhandle

indkøbsaftaler mv. De har typisk en faglært baggrund som tøm-

rer, murer, kok eller lignende og kender dermed ofte leverandør-

markedet og prisniveauerne inden for det værksted, de køber

ind til. Desuden har værkstedsunderviserne ofte gode mulighe-

der for at vurdere behov i forhold til mængde og kvalitet.

En ulempe ved den uddelegerede indkøbskompetence er imid-

lertid, at der herved ikke sker en samlet koordination af indkøb,

og at viden om de forskellige indkøbsaftaler ikke bliver kom-

munikeret ud til alle indkøberne. Samtidig er der en risiko for,

at det er den faglige tilgang, der vejer tungest, når værksteds-

underviserne køber ind, fremfor den indkøbsfaglige tilgang.

Sidstnævnte indebærer viden om og erfaring med udbud og

udbudsregler, evnen til at kravspecificere, sammenligne, vurdere

og vælge det samlet set mest fordelagtige tilbud.

Det mindre fokus på indkøbskompetencer og koordination af

indkøb har også vist sig i casestudierne, hvor det kom frem,

at nogle skoler havde flere forskellige indkøbsaftaler med den

samme leverandør, idet én underviser fx havde forhandlet en

rabataftale med én leverandør, mens en anden underviser på

samme skole havde forhandlet en lignende rabataftale med

samme leverandør.

Retningslinjer for indkøb og egentlige indkøbspolitikker kan

være med til at sikre, at dette ikke sker og at skolerne koordine-

rer deres indkøb og forhandling af prisaftaler, jf. boks 4.3.5.

Det er meget forskelligt, om skolerne har retningslinjer for ind-

køb. 60 pct. af de skoler, som har svaret på surveyen, angiver, at

de ikke har retningslinjer for indkøb. Det er således størstedelen

af skolerne.

Erfaringer fra de skoler, der arbejder med retningslinjer for

indkøb og egentlige indkøbspolitikker, er, at det er med til at

skærpe rolle- og ansvarsfordeling og dermed sikre mere effek-

tive indkøbsprocesser. Klare roller og ansvar bevirker eksem-

pelvis, at der bruges mindst mulig tid blandt værkstedsundervi-

serne på at udarbejde og forhandle indkøbsaftaler.

Boks 4.3.5. Retningslinjer for indkøb

Produktionsskolerne kan hver især udarbejde retningslinjer for indkøb og egentlige indkøbspolitikker. Dette med

henblik på at opnå de mest effektive indkøbsprocesser og dermed spare tid på skolerne. Retningslinjer for indkøb kan

være med til at understøtte anvendelsesgraden af indkøbsaftalerne, fordi indkøberne (ofte den værkstedsansvarlige)

herved ikke vil være i tvivl om, hvilke aftaler der benyttes på skolen.

Retningslinjer for indkøb kan eksempelvis indeholde:

•

En liste over alle aftaler, der bruges på skolen. Retningslinjerne kan fx fungere som et opslagsvæk i forhold til at

se, hvad man skal købe hvor på tværs af fagområder/værkstedstyper.

•

Beskrivelse af roller og ansvar, fx hvem gør hvad i forbindelse med indkøb. Hvem køber ind, forhandler priserne og

betaler?

Tærskelværdier for hvilke beløb, der skal godkendes af forstanderen og bestyrelsen, samt tærskelværdier for,

hvornår der skal laves udbud og indhentes flere tilbud. Tærskelværdier kan være med til at sikre, at der opnås de

bedste priser (særligt på større indkøb), samt at der ikke sker uforudsete budgetoverskridelser.

•

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 69

Forbedringsforslag vedrørende organisering og retningslinjer for indkøb

Forslag:

•

Produktionsskolerne kan fokusere på, at deres organisering fremmer de mest effektive indkøbsprocesser. I den forbindelse

kan retningslinjer for indkøb og indkøbspolitikker være med til at sikre klare roller og ansvar samt at anvendelsesgraden af

indkøbsaftaler øges, idet indkøberne (ofte de værkstedsansvarlige) herved ikke er i tvivl om, hvilke aftaler der benyttes på

skolen.

•

Anvendelsen af indkøbskonsulenter til rådgivning og lignende kan ligeledes være med til at øge effektiviteten i indkøbs-

processen.

•

Forslaget vil være særligt relevant for de skoler, der ikke har retningslinjer for indkøb i dag. Det vurderes dog, at alle skoler

vil have fordele af at have indkøbskonsulenter at kunne rådføre sig med, da det er vanskeligt at oprette indkøbskompeten-

cer til at dække alle indkøb for skolerne.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

4.4

EJENDOMSDRIFT

4.4.1 SITUATIONEN I DAG

De samlede ejendomsomkostninger udgør i alt 129 mio.kr., hvor

den største omkostning er lejeomkostninger samt omkostnin-

ger til el, vand og varme, jf. figur 4.4.1.

Ejendomsomkostningerne per årselev varierer imellem pro-

duktionsskolerne med 50.000 kr. per årselev, hvor den billigste

skole har ejendomsomkostninger på 6.000 kr. per årselev, mens

den dyreste skole har ejendomsomkostninger på hele 56.000

kr. per årselev.

Denne del af analysen fokuserer på ejendomsdriften på produk-

tionsskolerne. Der anvises ikke forbedringspotentialer for ejen-

domsdriften. Det skyldes bl.a., at skolerne har meget forskel-

lige rammevilkår, som de kun i begrænset omfang kan påvirke

på kort sigt. Der findes dog eksempler på en bedste praksis i

relation til ejendomsdrift, som andre skoler kan lære af, og som

skolerne kan inddrage i deres mere langsigtede planlægning.

Figur 4.4.1 Ejendomsomkostninger, mio. kr. (2013)

Vedligeholdelse

Varme, el og vand

Kilde: Regnskabsdata for 82 produktionsskoler.

Note:

Øvrige omkostninger udgør 108,8 mio. kr. Grundet afrundinger summerer de øvrige omkostninger dog kun til 107 mio. kr.

Øvrige omkostninger vedr. ejendomsdrift

Øvrige omkostninger

Lejeomkostninger

Omkostninger til ejendomsdrift i alt

Skatter, afgifter og ejendomsforsikringer

Afskrivninger vedr. ejendom

Prioritetsrenter

Rengøring

Løn

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 71

Figur 4.4.2 Ejendomsomkostninger per årselev i tusind kr. (2013)

Kilde: Regnskabsdata for 82 produktionsskoler.

Note: Den stiplede linjer viser gennemsnittet på 17.000 kr. per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt i antal årselever. Figuren til højre er

sorteret efter laveste til højeste ejendomsomkostninger per årselev.

Flere faktorer forklarer variationen i omkostningerne, herunder

om skolen ejer eller lejer, hvor mange indvendige kvadratmeter

skolen råder over, samt i hvor høj grad skolen har inddraget

ejendomsdriften i undervisningen på værkstederne.

Boligform

Boligformen har stor betydning for de enkelte skolers omkost-

ningsniveau, og forskelle i boligformen er således medvirkende

årsag til den store variation. Dette har bl.a. betydning for

udgifterne til leje, afskrivninger, renteudgifter og vedligehold.

Private udlejere står ofte for en del af vedligeholdelsen, hvilket

giver lavere udgifter til vedligehold, mens de produktionsskoler,

der selv ejer bygningerne, skal afholde alle udgifter til vedlige-

hold, ejendomsforsikringer mv. selv. Det er mest almindeligt, at

skolerne selv ejer bygningerne, eller at de lejer af kommunen,

enten vederlagsfrit eller mod en mindre betaling.

Skoler fordelt på ejer/lejerform, ser således ud:

•

Ejer selv bygningerne: 40

•

Lejer af kommunen: 24 (heraf vederlagsfrit 9)

•

Lejer af andre: 21

Skoler, der lejer sig ind hos private, har generelt de højeste ejen-

domsomkostninger, og de er ofte bundet af deres lejekontrakter

i forholdsvis lang tid (op til ca. 8 år). Ejendomsomkostningerne

per årselev er 19.213 kr. for skoler, der lejer hos private, mens

omkostningerne per årselev er 16.562 kr. for skoler, der lejer

hos kommunerne, jf. figur 4.4.3. Der er således en tendens til,

at leje hos private er dyrere end hos kommunen, hvilket bl.a.

afspejler, at kommunerne ofte tilbyder skolerne en billig husleje.

Casestudierne viser, at skolerne generelt er opmærksomme

på, at boligformen kan have stor betydning for omkostningsni-

veauet. Flere skoler fx har afsøgt muligheden for at overgå til

billigere boligformer, såsom leje af kommunen, for på den måde

at mindske ejendomsomkostningerne. Det er dog oftest meget

svært for skolerne at ændre boligform. Det er eksempelvis

ikke alle kommuner, der har mulighed for at stille bygninger til

rådighed for skolerne. Herudover har skoler i by og land også

forskellige vilkår i forhold til, hvilket huslejeniveau det er reali-

stisk at nå opnå.

Nogle skoler har flere boligformer fordelt på flere bygninger, hvorfor det ikke summerer til 82 skoler, der er det totale antal produktionsskoler.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

Det fremgår dog af figur 4.4.3, at de totale omkostninger per

årselev gennemsnitligt ikke er højere for skoler, der lejer deres

bygninger af private.

En forklaring herpå kan være, at disse skoler ofte ligger i byerne

og har et relativt højt elevtal, hvilket mindsker omkostningerne

per årselev.

Figur 4.4.3 Gennemsnitlige omkostninger for hver ejer/lejerform

Kilde. Regnskabsdata og surveysvar fra 70 produktionsskoler.

Kvadratmeter

Variationen i de forskellige boligformer afspejles også i skoler-

nes forskellige kvadratmeter-priser. Skolernes antal indvendige

kvadratmeter svinger mellem 500 kvm. og hele 13.000 kvm.,

og de totale ejendomsomkostninger pr. indvendig kvm. varierer

tilsvarende mellem 160 kr. og 2.428 kr., jf. figur 4.4.4. Varia-

tionen dækker bl.a. over skolernes forskellige udgifter til el,

vand, varme, ejendomspersonale, forsikringer, afskrivninger og

eventuelle lejeomkostninger.

Figur 4.4.4 Ejendomsomkostninger per indvendig kvm. i tusind kr. (2013)

Kilde: Regnskabsdata og surveysvar fra 68 produktionsskoler. To skoler er ikke med, da deres svar vurderes at være fejlbehæftede.

Note:

Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 678 kr. per kvm. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt i antal årselever. Figuren til højre er sorteret

efter laveste til højeste ejendomsomkostninger per kvm.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 73

Nogle skoler har forholdsvis mange kvadratmetre. pr. elev, og

vil derfor kunne opnå et potentiale ved at reducere antallet af

kvadratmetre. Dette også selvom skolen har forholdsvis lave

ejendomsomkostning per kvm. i forhold til andre skoler.

Antallet af indvendige kvm. per årselev varierer mellem 9 kvm.

og 94 kvm. per elev. og gennemsnittet er 30 kvm. per årselev,

jf. figur 4.4.5.

Boks 4.4.1. Case: Energirenoveringer

En skole har med bistand fra Miljøministeriet og et

eksternt konsulentteam gennemgået skolens forbrug

med henblik på energi - og miljøoptimering. Der blev

set på alt lige fra el, energi og renovation.

Skolen har efter implementering af anbefalingerne

sparet ca. 50.000 kr. på ejendomsdriften om året.

Gennemgangen kostede ca. 15.000 kr.

Figur 4.4.5 Antal kvm. per årselev

Kilde: Surveysvar fra 69 produktionsskoler. En skole er taget ud pga. et meget højt antal kvm., der ikke er sammenligneligt med de

øvrige skolers kvm.

Note:

Den stiplede linje angiver gennemsnittet på 30 kvm per årselev. Figuren til venstre er sorteret efter skolestørrelse målt i antal årselever. Figuren til højre er sorteret efter

laveste til højeste kvm per årselev.

Det kan være forskelligt, hvor meget plads de forskellige typer

værksteder kræver. Håndværksværkstederne kræver ofte mere

plads end fx pædagogik, SOSU eller IT. På casestudierne giver

skoler med forholdsvis mange kvm. dog udtryk for, at de er klar

over, at de har relativt mange kvm. per elev, og at de ville kunne

klare sig med færre kvm. Omvendt ser de også oftest selv ringe

muligheder for at tilpasse antal af kvm. per årselev. Skolerne

peger på langsigtede lejekontrakter, ringe mulighed for frasalg

samt aftaler med kommunen som barrierer for at kunne tilpasse

antallet af kvm. per elev.

Driftsomkostninger

Et andet forhold, der er styrende for ejendomsomkostningerne,

er driftsomkostningerne.

Som nævnt tidligere er produktionsskolerne generelt kendeteg-

net ved, at eleverne som led i undervisningsaktivt indgår i den

daglige produktionsskoledrift, og at værkstederne bidrager til at

løse opgaver for skolen, såsom rengøring, vedligehold og min-

dre anlægsprojekter. Hele 71 pct. af skolerne angiver i surveyen,

at de ikke har udliciteret noget af ejendomsdriften, hvilket

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

svarer til ca. 58 skoler

. En statistisk analyse viser samtidigt, at

skoler der har et værksted, som kan deltage i ejendomsdriften,

har signifikant lavere ejendomsomkostninger

. Hvis skolen lejer

bygningerne, kan det dog være vanskeligere for skolen at få lov

til at udføre vedligeholdelsesarbejder på skolen selv. Omvendt

nævner flere af casestudieskolerne, at de har lavet en særskilt

aftale med udlejeren om, at skolen selv varetager den indven-

dige vedligehold.

De skoler, der har udliciteret dele af ejendomsdriften, angiver,

at det primært er rengøring, de har udliciteret. 20 pct. angiver,

at de har udliciteret hele eller dele af rengøringen til et privat

firma. Herudover har 1 pct. af skolerne udliciteret udvendigt

vedligehold, 1 pct. vedligehold af udearealer, 1 pct. af skolerne

indvendig vedligehold samt 11 pct. af skolerne øvrige småopga-

ver.

Boks 4.4.2. Case: Rengøring

De fleste skoler varetager selv hele skolens rengøring.

Ifølge surveyen er det 80 pct. af skolerne.

Nogle skoler argumenterer for, at rengøringen er et

vigtigt pædagogisk redskab, da eleverne herved an-

svarliggøres over for de omgivelser, de er i. Skoler uden

selvstændige service/pedelværksteder har andre værk-

steder til at varetage rengøringen. På en skole er det

eksempelvis køkkenværkstedet, der har ansvaret for

den samlede rengøring af skolens fællesarealer, mens

værkstederne står for rengøring af egne af lokaler.

Andre skoler mener ikke, at rengøring har et fagligt

mål, hvorfor de ikke vil lade eleverne varetage hele

skolens rengøring.

På de fleste skoler har eleverne dog ansvaret for at

gøre rent på deres eget værksted.

Kilde: Surveysvar fra 70 produktionsskoler.

Figur 4.4.6 Skolernes udlicitering af ejendomsdrift. Pct. af skoler, der har udliciteret opgaver

Note: Tallene kan summerer til over 100 pct., da skolerne kan have udliciteret mere end en opgave.

12 skoler har ikke besvaret surveyen, og dette tal kan således være højere.

P<0,05. Dette betyder, at der er 5 pct. sandsynlighed for, at der ikke er en sammenhæng og 95 pct. sandsynlighed for, at der er en sammenhæng.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

5. APPENDIKS

5.1 CASESKOLER

Følgende skoler har deltaget som caseskoler i forbindelse med

analysen. Skolerne er blevet besøgt i april 2015.

5.2 OMKONTERING PÅ FORMÅLSNIVEAU

I forbindelse med analysen er der lavet en omkontering af

lønomkostningerne i produktionsskolernes regnskaber. Omkon-

teringen er sket på formålsniveau, hvor der er flyttet mider mel-

lem formålene administration, undervisning og ejendomsdrift.

Formålet med omkonteringen har været, at lønomkostningerne

under de tre formål opgøres på samme måde, hvorved der kan

laves en valid sammenligning af produktionsskolernes omkost-

ninger. Der er relativ stor frihed i forhold til at kontere omkost-

ninger på formålsniveau i regnskaberne, hvorfor regnskabernes

formålsniveau ikke umiddelbart giver mulighed for sammenlig-

ning af omkostningsniveauet på tværs af skolerne.

Helt konkret har skolerne i surveyen angivet, hvor mange

årsværk de bruger på hhv. ledelse, administration, undervisning

og ejendomsdrift. Herefter er lønomkostningerne på baggrund

af en fordelingsnøgle blevet delt ud på ny på de tre formål.

Fordelingsnøglen baserer sig på antallet af angivne årsværk på

skolerne. Skoler, der ikke har svaret på surveyen, har bibeholdt

deres originale kontering fra regnskab 2013, da omkostningsba-

sen ellers ville blive for lav.

Lønomkostninger til ledelse og administration er ved omkonte-

ringen blevet henført til formålet administration. Baggrunden

herfor er, at det primært er administrativt rettede opgaver, der

udføres af ledelsen og administrationen på skolerne. Forstan-

derens løn kunne alternativt konteres under undervisning, men

pga. den ledelsesmæssige tyngde, som forstanderen har, er det

blevet valgt at henføre lønninger til forstanderne under admi-

nistration. Det skal bemærkes at lønomkostningerne er blevet

fordelt på de tre formål ud fra en gennemsnitsløn for årsværk

på den pågældende skole. Det har ikke været muligt at fordele

lønomkostningerne i forhold til det eksakte lønniveau for hvert

enkelt årsværk.

Som det ses nedenfor, betyder omkonteringen, at udgifterne til

administration og ejendomsdrift stiger med hhv. 37 mio.kr. og

13 mio. kr., mens omkostningerne til undervisning falder med

50 mio. kr.

Nedenfor ses resultatet af omkonteringen hhv. i forhold til

absolutte ændringer samt pct.-vise ændringer mellem formål

før og efter omkontering.

1. Næstved Unge Center og Produktionsskole

2. MultiCenter Syd, Nykøbing

3. Randers Produktionshøjskole

4. Produktionshøjskolen Marienlyst, Skive

5. Produktionsskolen Kolding

6. Sønderborg Produktionshøjskole

Produktionshøjskolen Klemmenstrupgård, Køge

8. Kalundborgegnens Produktionsskole

9. Aalborg Produktionsskole

10. Egå Produktionshøjskole

11. Silkeborg Produktionshøjskole

12. Produktionsskolen Datariet, Vejle

13. Hammeren - Produktionsskolen Vest, Varde

14. Middelfart Produktionsskole

15. Århus Produktionsskole

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 77

Tabel 5.2. Resultat af omkontering fordelt på formål, kr. og pct.

Kr.

Løn

Øvrig drift

I alt

Administration inden omkontering Administration efter omkontering

68.966.389,00

68.674.626,00

137.641.015,00

105.628.459,84

68.674.626,00

174.303.085,84

Ændring (kr.)

-36.662.070,84

Pct. ændring

53%

27%

Kr.

Løn

Øvrig drift

I alt

Undervisning inden omkontering

480.481.923,00

177.509.958,00

657.991.881,00

Undervisning efter omkontering

430.798.561,18

177.509.958,00

608.308.519,18

Ændring (kr.)

49.683.361,82

49.683.361,8

Pct. ændring

-10%

-8%

Kr.

Løn

Øvrig drift

I alt

Ejendomsdrif inden omkontering

7.326.517,00

108.637.834,00

115.964.351,00

Ejendomsdrift efter omkontering

20.347.807,98

108.637.834,00

128.985.641,98

Ændring (kr.)

-13.021.290,98

13.021.290,98

Pct. ændring

178%

11%

5.3 FORUDSÆTNINGER FOR BEREGNINGER

A1: Digital elevregistrering

Relevans og forudsætninger:

•

Digital timeregistrering

•

Der er på nuværende tidspunkt 5 skoler, der anvender

digital timeregistrering. Det er relevant for de resterende

77 skoler at overgå til digital timeregistrering.

•

Udbetaling af produktionsskoleydelse én gang om måneden

Det foreligger ikke data for samtlige skoler i forhold til,

hvor ofte produktionsskoleydelsen udbetales. Casestu-

dierne viser, at fordelingen er ca. 50/50 ift. om produkti-

onsskoleydelsen udbetales hver 14. dag eller én gang om

måneden. Det vurderes på den baggrund at have relevans

for ca. 50 pct. af skolerne at overgå til månedlig udbetaling

af produktionsskoleydelse.

•

Der er indregnet en engangsinvestering i systemerne på

30.000 kr. per skole i år 1. Herefter er der indregnet årlige

licensomkostninger på 15.000 kr. Begge dele er baseret

på information fra casestudier og leverandører. Der er på

nuværende tidspunkt kun én leverandør på markedet, men

en konkurrerende leverandør vil have et alternativ klar i

august 2015. Det antages, at skolerne vil vælge den billigste

leverandør.

Udbetaling af produktionsskoleydelse én gang om måneden

Det vurderes, at skolerne kan spare ca. 30 pct. af tidsfor-

bruget på udbetaling af produktionsskoleydelse ved kun at

udbetale produktionsskoleydelsen én gang om måneden.

Dette er baseret på en på en sammenligning af tidsforbrug

på skoler, der udbetaler produktionsskoleydelse hhv. hver

14. dag og én gang om måneden.

Der regnes med en bruttoårsløn på 378.000 kr. for et

administrativt årsværk, hvilket svarer til gennemsnittet af

hhv. en administrativ privatansat HK - og en administrativ

statsansat HK.

•

Beregningsforudsætninger:

•

Digital timeregistrering

•

Skoler, der har besvaret surveyen, bruger årligt 27 årsværk

på timeregistrering. Der regnes med en effektiv arbejdstid

på 1370 timer.

•

Skoler, der har indført digital timeregistrering, vurderer, at

de som minimum har sparet 10-15 pct. af den administra-

tive tid forbundet med timeregistreringen.

Implementering og tidshorisont:

•

Digital timeregistrering

•

Det vil være nødvendigt, at skolerne indkøber de digitale

moduler til tidsregistreringen samt evt. ekstra systemlicen-

ser til underviserne.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

•

Det forventes, at tidshorisonten for implementering udgør

6 måneder, og at tilbagebetalingen af systeminvesteringen

vil være 1 år.

Det vurderes, at alle skolerne kan have digital timeregistre-

ring primo 2016, og at potentialet fuldt ud kan realiseres

fra primo 2017.

Som led i implementeringen er det centralt, at der afsæt-

tes tid til introduktion samt oplæring i systemet.

Udbetaling af produktionsskoleydelse én gang om måneden

Overgangen til udbetaling af produktionsskoleydelse kan

ske inden for 6 måneder.

Administrationen skal have indført en ny kadence for

udbetaling af produktionsskoleydelse. Herudover vurderes

det hensigtsmæssigt, at eleverne til varsles, at der sker en

ændring i udbetalingsfrekvensen. Varslingen kan eventuelt

ske 2-3 måneder inden overgangen til månedlig udbetaling

af produktionsskoleydelse.

•

Kvalitetsmæssige implikationer:

•

Digital timeregistrering

•

Skoler, der i dag benytter digital timeregistrering, har ikke

oplevet ændringer i undervisningens kvalitet, herunder at

timeregistreringssedlerne benyttes som et pædagogisk

redskab. Timeregistreringssedlerne vil også ved digital ti-

meregistrering blive gennemgået af underviseren og eleven

i fællesskab i forbindelse med underskrift af timesedlen.

•

Der vurderes, at være færre fejl i elevregistreringen ved

digital timeregistrering.

•

Udbetaling af produktionsskoleydelse én gang om måneden

Eleverne vil fremadrettet skulle disponere over hele deres

produktionsskoleydelse i én måned ad gangen. Det kan

være en udfordring for nogle af eleverne i målgruppen at få

pengene til at række til en hel måned. Omvendt kan dette

også være en måde at forberede eleverne på udbeta-

lingsordningerne i hhv. uddannelsessystemet (SU) og på

arbejdsmarkedet.

Beregningsforudsætninger:

•

Der er beregnet et konservativt gennemsnit ift. fastsæt-

telse af antallet af fakturaer på skolerne. På baggrund af

oplysninger på casestudier er det estimeret, at skolerne har

ca. 20 fakturaer årligt per årselev. Antallet af årselever var i

2013 7.374 årselever. Dette svarer til ca. 147.000 fakturaer

årligt for alle skoler.

•

Det vurderes på baggrund af casestudier og surveydata, at

det nuværende tidsforbrug er omkring 17-20 minutter per

faktura, når hele fakturaprocessen indregnes.

•

Det vurderes, at det er muligt at spare ca. 10 min. per

faktura i forhold til den nuværende fakturaproces ved at

digitalisere fakturaprocessen. Dette bygger på erfaringer

fra det seneste udbud ved Moderniseringsstyrelsen samt

på information fra øvrige brugere og leverandører i den

offentlige og private sektor. Dette svarer til en besparelse

på ca. 18 årsværk ved en antagelse om 1.370 effektive

arbejdstimer per år.

•

Der regnes med en bruttoårsløn på 378.000 kr. for et

administrativt årsværk, hvilket svarer til gennemsnittet af

hhv. en administrativ privatansat HK - og en administrativ

statsansat HK.

•

Det antages, at hele tidsbesparelsen falder hos de admini-

strative medarbejdere. Realistisk set vil værkstedsundervi-

serne dog også opleve noget af tidsbesparelsen.

•

Der er indregnet en engangsinvestering i systemerne på

50.000 kr. per skole i år 1. Dette er baseret på oplysninger

fra leverandører og inkluderer både opsætning, undervis-

ning og anden bistand i forbindelse med implementerin-

gen. Herefter er der indregnet årlige licensomkostninger

på 15.000 kr. Systemomkostningerne ligger på omkring

14.000-30.000 kr. årligt med et ubegrænset antal brugere

afhængigt af valg af leverandør.

Implementering og tidshorisont:

•

Det vil være nødvendigt for skolerne at indkøbe de rele-

vante moduler til fakturahåndteringen samt evt. ekstra

systemlicenser til underviserne.

•

Det vurderes, at forslaget kan implementeres inden for 6-9

måneder.

Kvalitetsmæssige implikationer:

•

Det har ingen kvalitetsmæssige implikationer for undervis-

ningen at digitalisere fakturaprocessen. Eleverne vil stadig

have mulighed for at være en del af det at kontrollere

fakturaerne på værkstederne.

•

Digital fakturahåndtering vil være med til at sikre en højere

fakturasikkerhed, herunder fjerne manuelle arkiver samt at

lette arbejdet i forbindelse med den årlige revision. Digital

A2: Digital fakturahåndtering

Relevans og forudsætninger:

•

Det vurderes relevant for alle skoler at implementere

digital fakturahåndtering. Ingen skoler har digital tidsregi-

strering i dag.

•

Det antages, at alle skoler vil benytte det digitale fak-

turahåndteringssystem, der har vundet udbuddet hos

Moderniseringsstyrelsen. Systemet indeholder også et

indkøbsmodul, som skolerne vil få med som en del af

fakturahåndteringssystemet.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 79

fakturahåndtering vil desuden øge genfindelsesmuligheder

og gøre fakturaer tilgængelige for flere brugere på én gang.

A3: Administrative fællesskaber

Relevans og forudsætninger:

•

Det vurderes relevant for alle skoler at indgå i et admini-

strativt fællesskab.

•

Udover det beregnede potentiale vil der ligeledes være en

række øvrige permanente besparelser, fx i forhold til licen-

somkostninger til IT-systemer og overhead. Surveyen viser,

at skolerne bruger ca. 3,5 mio. kr. årligt alene på IT-licenser

til administrative systemer.

Beregningsforudsætninger:

•

I surveyen har skolerne bl.a. angivet, hvor meget af den

administrative tid de bruger på følgende opgavetyper:

- Løn, herunder pension og ferie

- Indberetninger til UVM

- Udbetaling af produktionsskoleydelse

- Regnskabsudarbejdelse/fakturering

•

Det er bl.a. disse opgaver (afhængigt af ambitionsniveauet

for de administrative fællesskaber), der vurderes at kunne

indgå i de administrative fællesskaber. Skolerne bruger ca.

119 årsværk på disse opgaver.

Erfaringsmæssigt vurderes det, at man ved at indgå i

administrative fællesskaber opnår en synergieffekt på

minimum 15-20 pct. af den anvendte tid. Dette svarer til

18-24 årsværk på produktionsskolerne. Ved etablering af

Udbetaling Danmark har der være besparelse på over 35

pct., men i denne case er der markant flere processer og

enheder involveret, end der vil være ved produktionssko-

lerne. Der eksisterer ikke egentlige administrative fælles-

skaber på produktionsskolerne i dag, hvorfor det ikke præ-

cist er muligt at estimere, hvad potentialet vil være her

Produktionsskolerne vurderes dog som minimum at kunne

spare 15-20 pct. af den anvendte tid på løn, indberetninger

mv., jf. ovenfor.

Der regnes med en bruttoårsløn på 378.000 kr. for et

administrativt årsværk, hvilket svarer til gennemsnittet af

hhv. en administrativ privatansat HK - og en administrativ

statsansat HK.

•

head, licensomkostninger mv.

Det vurderes, at de administrative fællesskaber kan være

fuldt implementeret inden for 12-18 måneder.

Kvalitetsmæssige implikationer:

•

Der vurderes ikke at være kvalitetsmæssige forringelser

forbundet med at etablere administrative fællesskaber.

Det vil stadig være muligt for alle elever og undervisere

at få hjælp af en administrativ medarbejder i det tidsrum,

hvor skolen har åbent.

•

Ligeledes vil eleverne og underviserne vide, hvem de skal

henvende sig til, hvis de har spørgsmål til løn, ferie og

udbetaling af produktionsskoleydelse mv.

A4: Prioritering af de administrative medarbejderes opgaver

Relevans og forudsætninger:

•

Forslaget vil være relevant for ca. 66 skoler

. 16 skoler

har allerede har et kontorværksted i dag, hvorfor de ikke

er medregnet i potentialet. Kontorværkstederne vil ofte

håndtere elevrelaterede spørgsmål, fx i forbindelse med

skattekort, buskort og lignende.

•

Det forventes, at forslaget kan give mere effektive arbejds-

processer og mere fokuseret opgaveløsning i administra-

tionerne som følge af færre afbrydelser i løbet af dagen.

Det forudsættes, at administrationen som følge heraf kan

klare sig med færre administrative ressourcer, da arbejdet

bliver mere fokuseret.

Beregningsforudsætninger:

•

Skolerne har i surveyen angivet, hvor meget tid det admini-

strative personale bruger på kontortid, herunder telefon-

pasning, spørgsmål fra elever, reception ol. Tidsforbruget

svarer til ca. 25 årsværk.

•

Spørgsmål fra eleverne er dog kun en delmængde af denne

tidsopgørelse, hvorfor potentialet er beregnet på bag-

grund af 20-30 pct. af tiden brugt på kontortid. Dette

svarer gennemsnitligt til, at 24-36 minutter per skole per

dag optages af elevspørgsmål. Det vil således være denne

del af kontortiden, som ville kunne varetages i cafeen /

spørgetimen.

•

Der er indregnet en investering svarende til omkostninger

på 1,5 time om ugen i 43,2 uger årligt. Den reelle tidsin-

vestering til cafeen / spørgetimen forventes dog at være

lavere, da det vurderes, at medarbejderne kan varetage

opgaven inden for den eksisterende arbejdstid, hvilket

ikke medfører en merudgift for skolerne. Medarbejderne

vil desuden kunne udføre andet arbejde, såfremt der ikke

kommer elever forbi cafeen / spørgetimen.

•

Der regnes med en bruttoårsløn på 378.000 kr. for et

•

Implementering og tidshorisont:

•

Det vil være nødvendigt med en række indledende investe-

ringer, fx i fælles lønsystemer og nye kontorpladser. Disse

investeringer er ikke indregnet i potentialet. Omvendt er

der heller ikke indregnet konkrete besparelser ift. over-

Dette vil kræve en dybdegående analyse af området, hvilket ligger uden for denne opgaves fokus.

Estimeret for 82 skoler på baggrund af surveysvar fra 70 produktionsskoler.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

administrativt årsværk, hvilket svarer til gennemsnittet af

hhv. en administrativ privatansat HK - og en administrativ

statsansat HK.

Implementering og tidshorisont:

•

Det vil være nødvendigt at afsætte tid til uddannelse af

de medarbejdere, som skal varetage cafeen / spørgetimen.

Det vil fx være uddannelse i at ansøge om buskort, hente

skattekort og lignende. Dette tidsforbrug vurderes dog ikke

at være af betydelig karakter.

•

Forslaget kan forventeligt implementeres inden for 6

måneder.

Kvalitetsmæssige implikationer:

•

Forslaget vurderes ikke at påvirke kvaliteten i undervisnin-

gen, fordi produktionsskoleeleverne stadig kan få hjælp

til deres spørgsmål og dermed kan få ro til at fokusere på

læring på værkstederne.

•

Der vurderes ikke at være barrierer forbundet med, at

elevernes spørgsmål varetages inden for et aftalt tidsrum

hver uge. Det skal dog klar kommunikeres ud til eleverne,

hvornår de kan få hjælp samt til hvad.

A5: Bedre økonomistyring

Relevans og forudsætninger:

•

Forslaget vil være relevant for alle skoler, der ikke i dag

har et nedskrevet praksis for god økonomistyring. Det vil

ligeledes være relevant for de øvrige skoler at genoverveje

deres nuværende praksis for at styrke indsatsen vedr. god

økonomistyring.

•

Det forudsættes, at skolerne på et oplyst grundlag vil

foretage korrigerende handlinger, såfremt det viser sig

nødvendigt for skolens samlede økonomi.

Beregningsforudsætninger:

•

Der er ikke lavet beregninger på forslaget, men den øgede

indsats for god økonomistyring kan formentligt lede til

økonomiske forbedringer. Hvor meget vil afhænge af den

enkelte skoles ambition samt den nuværende økonomiske

situation på skolen.

•

Denne analyse tilvejebringer ikke et grundlag for at kunne

sige, hvad forbedringspotentialet vil være på tværs af

skolerne.

•

BDO har tidligere lavet en analyse af den styringsmæssige

modenhed i 11 danske kommuner. Analysen viser, at de

kommuner, som samlet har formået at reducere sine bud-

getafvigelser mest, også er de kommuner, der har arbejdet

mest målrettet med økonomistyring og økonomistyrings-

værktøjer. Kilde: BDO, ”Analyse: Kommunernes økonomi i

et styringsperspektiv”, august 2014.

Implementering og tidshorisont:

•

Der vil være en tidsmæssig investering forbundet med at

udarbejde praksis for god økonomistyring på skolerne.

Herudover vil det kræve tid at udarbejde prognosticere

forbruget og udarbejde budgetopfølgningerne. Omvendt

forventes gevinsten at overstige udgifterne forbundet med

denne tidsmæssige investering.

•

Det forventes, at forslaget kan implementeres inden for 6

måneder.

Kvalitetsmæssige implikationer:

•

Det er forventningen, at de økonomiske midler på skolerne

i højere grad bruges formålstjenesteligt, hvis der er praksis

for god økonomistyring på skolen.

U1: Øget anvendelse af integreret vejledning

Relevans og forudsætninger:

•

Forslaget vil være relevant for alle de skoler, der ikke i dag

har vejledningen integreret i undervisningen. Der er ikke

data for, hvor mange skoler det præcist er, men forbruget

på ekstern vejledning (ikke integreret vejledning) på tværs

af skoler kan estimeres.

•

Flere skoler har allerede i dag minimeret deres brug af

vejledere eller fjernet vejlerne helt. 10 skoler bruger i dag

under 5 pct. af deres samlede årsværk på særskilt vejled-

ning og almenundervisning.

•

Forslaget vil forudsætte, at en eller flere central(e)

vejleder(e) på skolen kan sikre den nødvendige sparring og

oplæring af værkstedsunderviserne, så disse fuldt ud kan

varetage deres vejledningsopgave. Den centrale vejleder

har det overordnede ansvar for, at værkstedsunderviserne

er opdaterede i forhold til de seneste ændringer, optagel-

seskrav mm. Vedkommende kan desuden sidde med ved

vejledningssamtalerne, hvis der er behov herfor.

Beregningsforudsætninger:

•

Udgifterne til almenundervisning og vejledning er konteret

samlet i surveyen.

•

Der bruges i dag 183 årsværk på almenundervisning (mat/

dansk) og vejledning.

•

Det vurderes på baggrund af casestudier, at omfanget af

almenundervisning kan estimeres til 2-4 timer om ugen

i hold af 10 elever. Der regnes med 4 timer per uge. Det

er dog langt fra alle elever, der modtager almenundervis-

ning, hvorfor den reelle holdstørrelse forventes at være

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 81

•

en smule mindre. Der regnes på den baggrund med, at der

bruges 97 årsværk til vejledning i dag.

Ved integreret vejledning er det beregnet, at der skal være

0,006 vejledningsårsværk per årselev. Dette er baseret på

oplysninger fra casestudier. Dette giver i alt 36,52 vejled-

ningsårsværk. Antallet af vejledningsårsværk på skolerne

reduceres dermed med 60,36 (97-36,52 årsværk).

Der regnes med en bruttoårsløn på 450.000 kr. for en

vejleder.

For skoler med en relativt høj normering vurderes det, at

en lavere normering vil være nødvendig, hvis værkstedsun-

derviseren skal varetage vejledningen af eleverne.

Det er indregnet, at skoler med en normering på over 9

årselever per undervisningsårsværk, skal sænke deres nor-

mering til maksimalt 9 årselever per undervisningsårsværk.

Dette svarer til, at 26 skoler nedjusterer deres normering

på værkstederne

. Som følge heraf er der modregnet i alt

14,4 mio.kr. årligt.

Det er indregnet, at værkstedsunderviserne modtager 15

timers kompetenceudvikling for at kunne varetage opga-

ven årligt. Som følge heraf er der modregnet en investering

på i alt 5,2 mio.kr. årligt.

Den nedre del af intervallet for potentialet er beregnet

som 80 pct. af det samlede potentiale.

Det bemærkes, at der ved forslaget ikke ændres på mæng-

den af almen undervisning på produktionsskolerne.

U2: Fokus på normering på værkstederne

Relevans og forudsætninger:

•

Det vurderes relevant for alle skoler at arbejde på at sikre

en normering på minimum 0,5-1 ekstra årselever per

undervisningsårsværk, hvis normeringen på skolen i dag er

på under 9 årselever per undervisningsårsværk. 47 skoler

har i dag en normering på under 9 årselever per undervis-

ningsårsværk.

•

Forslaget indebærer ikke, at der arbejdes hen imod en ens

værkstedsstørrelse for alle værksteder.

Beregningsforudsætninger:

•

Der var i 2013 956 årsværk, som blev brugt til undervis-

ning på værkstederne.

•

Skoler med normering på under 9 årselever per under-

visningsårsværk justeres til en normering på 0,5-1 ekstra

årselev per undervisningsårsværk. Dette svarer i alt til en

reduktion på 48 til 89 årsværk.

•

Der regnes med en bruttoløn på 450.000 kr. for en værk-

stedsunderviser.

Implementering og tidshorisont:

•

Forslaget kan betyde, at nogle værksteder skal lægges

sammen. For at sikre at elevernes interessefelter stadig

dækkes ind, kan en mulighed være at etablere værksteder,

der favner bredere, eksempelvis ved at sammenlægge

beslægtede værksteder, fx design og IT samt træ og metal.

•

Det kan måske være nødvendigt at opkvalificere værk-

stedsundervisernes kompetencer i forhold til at håndtere

flere elever på værkstederne, fx i forhold til kommunika-

tion og pædagogiske redskaber. Dette kan særligt være

relevant for de værkstedsundervisere, som kun er uddan-

net inden for deres eget fagområde.

•

Det vurderes, at forslaget vil kunne implementeres inden-

for 6-12 måneder. Implementeringsperioden vil skulle bru-

ges på eventuelt at sammenlægge værksteder og justere i

omfanget af undervisningsårsværk.

•

Værkstedsunderviserne kan have en opsigelsesfrist på op

til 6 måneder.

Kvalitetsmæssige implikationer:

•

En højere normering på tværs af skoler vurderes ikke at

medføre en lavere kvalitet i undervisningen. Mange skoler

beretter om, at det er nødvendigt at have omkring 9-10 år-

selever per undervisningsårsværk, og nogen endda højere,

for at få skabt den rette dynamik på værkstederne. En nor-

mering på 9-10 årselever per undervisningsårsværk gør det

bl.a. muligt at opdele eleverne efter niveau og interesse,

Implementering og tidshorisont:

•

Forslaget kan indebære et behov for, at værkstedsunder-

viserne får opdateret deres viden vedrørende de eksiste-

rende uddannelsesmuligheder for eleverne. På baggrund

af eksisterende erfaringer vurderes det, at dette kan klares

inden for 15 timers kompetenceudvikling årligt samt ved,

at en centrale vejleder får det overordnede ansvar for,

at værkstedsunderviserne er opdaterede i forhold til de

seneste ændringer, optagelseskrav mm. Det vurderes, at

forslaget kan implementeres inden for 12 måneder. Dette

er den forventede implementeringstid i forhold til ny

organisering på skolerne samt i forhold til opkvalificering

af undervisernes kompetencer.

Kvalitetsmæssige implikationer:

•

Det vurderes, at forslaget vil have en positiv betydning for

kvaliteten af vejledningen.

Estimeret for 82 skoler på baggrund af surveysvar fra 70 produktionsskoler.

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

•

ligesom den giver større mulighed for at varetage mere

forskelligartet produktion og større projekter, hvor det er

nødvendigt at have en vis mængde arbejdskraft.

De statistiske analyser viser ingen sammenhæng mellem

værkstedsstørrelse og udslusningsprocent.

værkstederne. Ligeledes vil nogle skoler sandsynligvis

kunne profitere af at ændre typerne af værksteder for på

den måde at opnå en bedre synergi mellem værkstederne.

Kvalitetsmæssige implikationer:

•

Forslaget forventes at give en bedre undervisningskvalitet,

herunder som følge af øget sparring mellem værkstedsun-

derviserne mv.

•

Ingen af skolerne på casestudierne havde oplevet en

lavere kvalitet i undervisningen som følge af oprettelse af

værkstedsteams. Skolerne vurderer, at elevernes forskellige

behov kan varetages trods øget samarbejde på tværs af

værkstederne.

U3: Organisering i værkstedsteams

Relevans og forudsætninger:

•

En stor del af skolerne har etableret tolærerordninger eller

værkstedsteams. Der er ikke data for, hvor mange skoler,

dette dækker over.

•

Potentialet ved forslaget består i synergier. Når der samar-

bejdes på tværs af værkstederne, skabes der eksempelvis

mulighed for samproduktion, fælles indkøb, herunder mere

ensartede indkøb, sparring mellem værkstedsunderviserne

samt øget stabilitet i undervisningen i forbindelse med

eksempelvis sygdom.

Beregningsforudsætninger:

•

Det er ikke muligt at angive, hvad nettopotentiale vil være,

da antallet af værkstedsteams på skolerne ikke kendes i

dag.

•

De statistiske analyser finder en statistisk sammenhæng

mellem færre værkstedstyper (fagtyper) og lavere omkost-

ninger per årselev. Casestudierne understøtter ligeledes

dette billede. Nærværende analyse tilvejebringer dog ikke

et grundlag for at kunne beregne, hvor store synergierne

konkret vil være ved etablering af værkstedsteams.

Implementering og tidshorisont:

•

Forslaget forventes at kunne implementeres inden for 3-9

måneder.

•

Der forventes ikke at være større opstartsinvesteringer

forbundet med initiativet.

•

Implementeringsaktiviteterne vil dels indebære at få

kortlagt, hvordan værkstederne skal parres, og dels at få

ordningen forankret hos værkstedsunderviserne.

•

Kortlægning

•

Forslaget kan implementeres ved at samle værksteder

inden for det samme team, fx i ét stort lokale eller i to

lokaler i forlængelse af hinanden. Det er også muligt at

indrette ordningen således, at tolærerordningen udeluk-

kende fungerer på lærerniveau i forhold til sparing, indkøb

og planlægning af fælles produktion.

•

Hvis det vælges at samle værkstederne, kan det være nød-

vendigt med mindre opstartsinvesteringer ifm. at få samlet

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

OMKOSTNINGSANALYSE AF PRODUKTIONSSKOLERNE 83

BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling

BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab og BDO Kommunernes Revision,

Godkendt revisionsaktieselskab, begge danskejede revisions- og rådgivnings-

virksomheder, er medlemmer af BDO International Limited - et UK-baseret

selskab med begrænset hæftelse - og dele af det internationale BDO netværk

bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO

netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger

godt 1.100 medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har

godt 59.000 medarbejdere i 151 lande.