Børne- og Undervisningsudvalget 2015-16
BUU Alm.del Bilag 52
Offentligt
1570344_0001.png
Omkostnings- og
effektiviseringsanalyse af
ungdomsuddannelsesinstitutionerne
Rapport til Undervisningsministeriet og Finansministeriet
Juni 2015
www.qvartz.com
COPENHAGEN
Ryesgade 3A
2200 Copenhagen N
Denmark
+45 33 17 00 00
STOCKHOLM
Birger Jarlsgatan 7
111 45 Stockholm
Sweden
+46 (0)8 614 19 00
OSLO
Wergelandsveien 21
0167 Oslo
Norway
+47 22 59 36 00
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0002.png
INDHOLD
1.
1.1.
1.2.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
8.
Indledning ................................................................................................................................3
Baggrund og formål med analysen ...........................................................................................3
Rapportens opbygning ..............................................................................................................3
Overordnet analysedesign og metodisk tilgang ..................................................................5
Regnskabskortlægning af omkostninger og indtægter for 2013 og ISOLA-database over
årsværk .....................................................................................................................................5
Analysens omkostningsbase ....................................................................................................6
Fire spørgeskemaundersøgelser til udbygning af analysens datagrundlag .............................6
Besøg på 16 institutioner og interview med indkøbsfælleskaber og centrale leverandører .....8
Identifikation af forbedringsforslag og beregning af potentialer ................................................9
Ungdomsuddannelsesinstitutionernes udgangspunkt ....................................................10
Institutionernes sammensætning og karakteristika .................................................................10
Institutionsledelse og princippet om statsligt selveje ..............................................................11
Institutionernes samlede ressouceforbrug ..............................................................................12
Indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration .........................................17
Institutionernes praksis i dag ..................................................................................................17
Metodiske tilgang til analysen af indkøb af materialer til undervisning og
skoleadministration .................................................................................................................24
Forbedringsinitiativer ...............................................................................................................28
Bygningsdrift .........................................................................................................................42
Institutionernes praksis i dag ..................................................................................................42
Metodisk tilgang til analysen af institutionernes bygningsdrift ................................................46
Forbedringsforslag ..................................................................................................................47
Administration og ledelse ....................................................................................................65
Institutionernes praksis i dag ..................................................................................................65
Metodisk tilgang til analysen af administration og ledelse ......................................................69
Forbedringsforslag ..................................................................................................................71
Eksamensafholdelse.............................................................................................................87
Institutionernes praksis i dag ..................................................................................................87
Metodisk tilgang til analysen af eksamensafholdelse .............................................................90
Udvalgte beregningseksempler på justeringer af eksamenssystemet ...................................91
Forbedringsforslag i forhold til Instutionernes driftsafvikling af eksamener ............................93
Sammenfatning ...................................................................................................................106
2
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0003.png
1.
1.1.
Indledning
Baggrund og formål med analysen
Aftalekredsen bag ”Aftalen om bedre og mere attraktive erhvervsuddannelser” (”Erhvervsuddannelsesreformen”) fra
februar 2014 har besluttet, at der skal gennemføres en række analyser vedrørende målrettet uddannelsesadfærd og
effektiv institutionsdrift.
Denne omkostnings- og effektiviseringsanalyse af ungdomsuddannelserne har baggrund i ovenstående og er
iværksat af Finansministeriet og Undervisningsministeriet i fællesskab.
Fokus for analysen er først og fremmest institutionernes omkostninger til:
– Administration, støttefunktioner og ledelse
– Indkøb
– Bygningsdrift
– Eksamensafholdelse
Lønomkostningerne til undervisning (bortset fra medgået tid til eksamensafholdelse) er således ikke omfattet af
analysen.
Formålet med analysen er:
– At kortlægge ressourceforbruget på institutionerne
– At identificere og analyse områder med effektiviseringspotentialer
– At identificere konkrete forbedringsforslag, herunder skøn for effektiviseringernes størrelse
– At give praksisrettede forslag til implementering af de konkrete forbedringsforslag
Analysen omfatter følgende institutioner:
– Almene gymnasier (udbyder stx, hf og gsk)
– Erhvervsskoler, dvs. handelsskoler, tekniske skoler, SOSU-skoler, landbrugsskoler og
kombinationsskoler (udbyder eud, hhx, htx, SOSU-uddannelser og gsk)
– VUC (udbyder hf, hf-enkeltfag, gsk, fvu og ordblindeundervisning for voksne)
Rene AMU-centre medtages ikke i analysen, hvilket frasorterer fire institutioner. AMU medregnes i de tilfælde, hvor
institutionerne også udbyder andre uddannelsesretninger.
Management konsulentfirmaet QVARTZ har i perioden januar til april 2015 gennemført analysen i tæt samarbejde
med Undervisningsministeriet og Finansministeriet, og med stor deltagelse fra de i alt 227 gymnasier, erhvervsskoler
og VUC'ere.
Ydermere har Danmarks Evalueringsinstitut (EVA) og revisionsfirmaet Ernst & Young været løbende involveret som
sparringspartner til QVARTZ.
1.2.
Rapportens opbygning
Rapporten er opdelt i otte kapitler med en række underafsnit samt to appendikser:
Kapitel 2
beskriver kort projektets overordnede analysedesign, herunder de mest centrale datakilder og den
metodiske tilgang i forhold til institutionerne.
Kapitel 3
beskriver institutionernes udgangspunkt anno 2013 (senest tilgængelige regnskabsår). I kapitlet
præsenteres de forskellige institutionstyper, herunder deres sammensætning og forskellige karakteristika.
Desuden beskrives institutionernes samlede ressourceforbrug, ligesom analysens omkostningsbase
afgrænses.
3
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0004.png
Kapitel 4-7
beskriver institutionernes praksis (og variationen heri) inden for analysens fire fokusområder:
Indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration, bygningsdrift, administration og
institutionsledelse samt eksamensafholdelse. I den forbindelse præsenteres i alt 34 forbedringsforslag til
øget effektivisering inden for sektoren. Forslagene bygger dels på de gennemførte
spørgeskemaundersøgelser, dels på de opsamlede erfaringer fra de institutionsbesøg, følgegruppemøder
med repræsentanter for sektoren og øvrige interviews, der er blevet gennemført i forbindelse med analysen.
De præsenterede forbedringsforslag er alle forslag, som forskellige institutioner i dag allerede praktiserer, og
hvor det vurderes, at de også kunne være relevante for andre institutioner.
Kapitel 8
sammenfatter analysens hovedkonklusioner og opsummerer det identificerede
effektiviseringspotentiale og dets indfasningshorisont.
Appendiks 1
gennemgår kortlægningen af institutionernes regnskaber for 2013, og frembringer et perspektiv
på omkostningsbasen for institutionerne i analysen.
Appendiks 2
indeholder for kapitel 4 til 7 en metodebeskrivelser og en kortlægning af resultater fra
spørgeskemaundersøgelserne samt en opsummering af analysen potentialer fordelt på institutionstyper.
4
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0005.png
2.
Overordnet analysedesign og metodisk tilgang
Omkostnings- og effektiviseringsanalysen af ungdomsuddannelsesinstitutionerne er baseret på en omfattende
dataindsamling og kortlægning af sektoren, hvor der er indsamlet data og observationer fra fem overordnede kilder:
En regnskabskortlægning baseret på institutionernes formålsfordelte regnskaber for 2013
Moderniseringsstyrelsens ISOLA-database, der er Moderniseringsstyrelsens Informationssystem om løn- og
ansættelsesvilkår. Databasen indeholder blandt andet løn- og sygefraværsstatistikker
Fakturadata for 41 institutioners indkøb
Fire spørgeskemaundersøgelser til institutionerne
16 institutionsbesøg samt en række interviews med indkøbsfællesskaber og centrale leverandører
Derudover har der i forbindelse med analysen været tilknyttet to følgegrupper bestående af repræsentanter fra
sektoren udpeget af lederforeningerne, både fra de enkelte institutioner og fra lederforeningernes sekretariat.
Følgegrupperne har mødtes to gange i løbet af projektet, hvor gruppens medlemmer ved det første møde blev
præsenteret for analysen, dets formål og analyseområder samt foreløbige observationer. På det andet
følgegruppemøde blev observationer fra institutionsbesøgene samt foreløbige overvejelser om forbedringsforslag
præsenteret og diskuteret. På møderne har gruppens medlemmer afgivet input til analysen og kommentarer til
delkonklusioner. Følgegrupperne har dermed været med til at kvalificere analysen og dets resultater.
Den første følgegruppe bestod af repræsentanter fra følgende institutioner og organisationer:
EUC Nordvest
Selandia
SOPU
SOSU Herning
Danske Erhvervsskoler (sekretariat)
Danske SOSU-skoler (sekretariat)
Den anden følgegruppe bestod af repræsentanter fra følgende institutioner og organisationer:
Høje Tåstrup & Københavns Åbne Gymnasium
Skanderborg Gymnasium
VUC Fyn
VUC Storstrøm
Danske Gymnasier (sekretariatet)
Lederforeningen for VUC (sekretariat)
2.1.
Regnskabskortlægning af omkostninger og indtægter for 2013 og ISOLA-database over
årsværk
Den samlede omkostnings- og effektiviseringsanalyse tager sit udgangspunkt i en overordnet kortlægning af
ungdomsuddannelsesinstitutionernes formålsregnskaber for 2013, som er de seneste tilgængelige regnskaber ved
analysens udfærdigelse. I 2013 var der 229 individuelle institutioner, hvorfor der i kortlægningen af regnskaberne
henvises til de 229 institutioner. Ved analysens gennemførelse, dvs. i 2015, er der nu grundet enkelte fusioner 227
individuelle institutioner. Uddrag af regnskabskortlægningen anvendes løbende i analysen, mens den samlede
kortlægning fremgår af appendiks 1.
Regnskabskortlægningens formål er at give et overordnet billede af institutionernes samlede omkostninger og
indtægter samt årsværk og elevaktivitet. Regnskabskortlægningen er også central i identificeringen af analysens
samlede omkostningsbase og inddelingen af denne i tre ud af de fire delanalyser: Indkøb af materiale til undervisning
og skoleadministration, bygningsdrift samt administration og ledelse.
Opgørelsen af omkostningsbasen for analysens fjerde delanalyse, eksamensafholdelse, kan ikke baseres på
institutionernes formålsregnskaber, da eksamensomkostningerne ikke opgøres særskilt i regnskaberne.
Omkostningerne til eksamensafholdelse er derfor bestemt ved en normbaseret tilgang med udgangspunkt i Styrelsen
for Undervisning og Kvalitets censurplaner samt en opgørelse af driftsomkostningerne gennem en
5
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0006.png
spørgeskemaundersøgelse til en stikprøve af institutionerne. En uddybning af metoden til opgørelse af
omkostningsbasen for eksamensafholdelse findes i afsnit 7.2.
Regnskabskortlægningen bruges generelt ikke til sammenligning på tværs af institutioner eller institutionstyper.
Kortlægningen giver et overordnet og uredigeret billede af institutionernes økonomi i 2013. Det er i den forbindelse
QVARTZ's forståelse, at der er store strukturelle forskelle mellem institutionerne og institutionstyper, som fx
elevsammensætning, uddannelsesudbud, undervisningslokalebehov og økonomisk udgangspunkt, hvorfor en direkte
sammenligning af institutionerne på baggrund af formålsregnskaber ikke er retvisende.
I institutionernes formålsregnskab inddeles institutionernes omkostninger og indtægter på en række indtægts- og
udgiftsarter, som placeres på særskilte formål, såsom fx undervisning og bygningsdrift. I regnskabskortlægningen er
omkostningerne blevet inddelt på analysens tre af fire delanalyser, dvs. med undtagelse af eksamensafholdelse, ved
anvendelse af deres art og formål. Dermed redefinereres omkostningerne, så de følger analysens opbygning, jf.
kapitel 3 nedenfor.
Der har løbende foregået en validering af formålsregnskabsdata, herunder kvalificering af omkostningsbasen.
Revisionsfirmaet Ernst & Young, der reviderer flere af institutionernes regnskaber, har bidraget til at sikre en korrekt
forståelse og brug af regnskaberne i analysen. Endvidere har repræsentanter fra Undervisningsministeriet været
involveret, ligesom flere institutioner har deltaget i en detaljeret gennemgang af regnskabskortlægningen, hvilket i
videst muligt omfang har været med til at sikre, at QVARTZ's anvendelse af regnskaberne er i overensstemmelse
med institutionernes brug af dem. Gennemgangen med institutionerne har desuden bidraget til at skabe en
genkendelighed mellem QVARTZ's opgørelse og institutionernes egen forståelse af regnskaberne.
Regnskabskortlægningen er også blevet kombineret med en opgørelse af institutionernes samlede årsværk og
lønstatistikker fra Moderniseringsstyrelsens ISOLA-database. Årsværks- og lønopgørelsen fra ISOLA-databasen
bruges dels til at validere regnskabskortlægningen, dels til beregningen af enkelte forbedringsforslag. En uddybning
af ISOLA findes i afsnit 6.2.
Derudover er der som en del af kortlægningen af institutionernes indkøb, udover spørgeskemaer jf. nedenfor,
anvendt faktura for 41 institutioner. En udbydende beskrivelse af anvendelsen af disse findes i afsnit 4.2.
2.2.
Analysens omkostningsbase
Kortlægningen af institutionernes regnskaber viser, at de 229 institutioner i 2013 have DKK 23,9 milliarder i samlede
omkostninger, hvoraf DKK 10,6 milliarder er inkluderet i analysens omkostningsbase jf. Figur 5 nedenfor i kapitel 3.
Analysens omkostningsbase tager udgangspunkt i institutionernes samlede omkostninger, men en række
udgiftsformål er dog uden for analysens fokus. Generelt er lærerløn uden for analysens fokus, bortset fra
lærerressourcerne anvendt til eksamensafholdelse, som er opgjort til DKK 685 millioner i 2013. Omkostninger til
projekter med særlige bevillinger og indtægtsdækket virksomhed indgår generelt heller ikke i analysen, men
indkøbsomkostninger til disse er dog inkluderet i analysen for at give det fulde billede af institutionernes
indkøbsomkostninger.
Analysens omkostningsbase ekskluderer desuden finansielle udgifter, som fx institutionernes rente- og kurstab,
ligesom skatter og afgifter, fx told- og forbrugsafgifter også ekskluderes. Dog er ejendomsskatter og prioritetsrenter
medtaget i analysen, da disse betegnes som omkostninger ved bygningseje. Dermed bliver analysens samlede
omkostningsbase på DKK 10.620 millioner i 2013, hvoraf 62 pct. er indkøbsomkostninger. Øvrige omkostninger
dækker primært over lønomkostninger til bl.a. institutionsledelse, administrativt personale, rengøring og pedeller.
2.3.
Fire spørgeskemaundersøgelser til udbygning af analysens datagrundlag
Som supplement til regnskabskortlægningen er der blevet udarbejdet fire spørgeskemaer, heraf er et sendt ud til alle
institutioner, mens de øvrige er sendt ud til en andel af institutionerne. Det overordnede formål med
6
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0007.png
spørgeskemaerne er at udbygge analysens datagrundlag på de områder, hvor data enten ikke er tilpas detaljeret i
regnskaberne, eller hvor data ikke er tilgængelige via regnskaber. De fire spørgeskemaer vedrører:
Et overordnet spørgeskema, der afdækker en række institutionskarakteristika, som fx deltagelse i
administrative- og indkøbsfælleskaber, generelle medarbejdersammensætning og stabsfunktioner,
indkøbsorganisering samt driftsomkostninger til eksamensafholdelse
Et opfølgende spørgeskema om indkøb, der afdækker institutionernes forbrug på en række specifikke
indkøbskategorier samt deres indkøbspriser på udvalgte, repræsentative varer
Et spørgeskema om institutionernes bygninger, der bl.a. afdækker bygningsmasse, lokalesammensætning,
bygningsalder og stand samt ejerforhold
Et spørgeskema vedrørende antallet af mundtlige avu-eksamener og ressourceforbruget hertil
De fire spørgeskemaer er sendt ud til en forskellig andel af institutionerne afhængigt af spørgeskemaets formål og
omfang. Det overordnede spørgeskema, som er det mest omfangsrige af de fire, blev sendt ud til en repræsentativ
stikprøve på 70 ud af de 227. De 70 institutioner er udvalgt på baggrund af institutionstype, geografisk placering,
størrelse, deltagelse i administrativt fællesskab
1
samt variation i ikke-uddannelsesrelaterede omkostninger. Figur 1
viser variationen i ikke-uddannelsesrelaterede omkostninger for henholdsvis de almene gymnasier, erhvervsskolerne
og VUC'erne. Det ses, at der er en høj spredning blandt institutionerne i stikprøven både i forhold til
omkostningsniveau og -vækst. 61 institutioner har svaret på det overordnede spørgeskema, svarende til 87 pct. af
stikprøven. Når der i det efterfølgende skrives, at institutioner angiver, vil der generelt henvises til svar angivet i et af
de fire spørgeskemaundersøgelser.
Figur 1 Variation i ikke-uddannelsesrelaterede omkostninger
Inkl. i stikprøven
DKK i 1.000 og procent
ALMENE GYMNASIER
DKK i tusinde, udvikling 2010-13 i procent
Median: 20.147
90
80
Ej inkluderet
ERHVERVSSKOLER
DKK i tusinde, udvikling 2010-13 i procent
Median: 36.021
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
-10
-20
-30
-40
-50
VUC
DKK i tusinde, udvikling 2010-13 i procent
Median: 26,186
80
70
Udvikling i ikke-uddannelsesrelaterede
omkostninger, 2010-2013
Udvikling i ikke-uddannelsesrelaterede
omkostninger, 2010-2013
70
60
50
40
30
20
10
0
-10
-20
Udvikling i ikke-uddannelsesrelaterede
omkostninger, 2010-2013
60
50
40
30
20
10
0
-10
-20
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
Median: 15 pct.
0
10
20
30
40
50
60 70
80
90 100 110 120 130
Median: 3 pct.
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Ikke-uddannelsesrelaterede omkostninger pr. elev, 2013
Ikke-uddannelsesrelaterede omkostninger pr. elev, 2013
Ikke-uddannelsesrelaterede omkostninger pr. elev, 2013
Note: Institutioner med vækst over 100 pct. er frasorteret som outliers (i alt 8)
Kilde: Undervisningsministeriets regnskabsportal
Det opfølgende spørgeskema om indkøb blev sendt ud til de 58 af de institutioner, der havde svaret på det
overordnede spørgeskema inden for svarfristen. I alt har 39 institutioner svaret på det opfølgende spørgeskema om
indkøb, hvilket giver en svarprocent på 67 pct. Institutioner, der har besvaret spørgeskemaet, er overordnet
repræsentative for sektoren. Der er dog en underrepræsentation af enkelte erhvervsskoleinstitutionstyper i de 39
besvarelser, hvorfor der ikke laves specifikke analyser på institutionstype-niveau inden for erhvervsskolerne. En
uddybning af det opfølgende spørgeskema og dets anvendelse findes i afsnit 4.2.
Spørgeskemaet om bygningsdrift er udsendt til samtlige 227 institutioner og har opnået en svarprocent på 76 pct.,
idet 173 institutioner har svaret på spørgeskemaet. Svarene er forholdsvist jævnt fordelt på alle institutionstyper, hvor
mellem 59 og 87 pct. har svaret. Samtidig er der en høj spredning på såvel størrelse som geografisk beliggenhed, og
spørgeskemaet vurderes derfor repræsentativt.
1
Vurderet ud fra omkostninger til administrative fællesskaber i regnskaberne samt oplysninger fra de enkelte fællesskaber
Median: 25 pct.
7
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0008.png
Det fjerde spørgeskema om eksamensafholdelse på avu blev sendt ud til de 29 institutioner, der udbyder almen
voksenuddannelse. Ud af disse har 22 svaret svarende til en svarprocent på 76 pct. Svarene vurderes ligeledes
repræsentative.
De fire spørgeskemaer udvider analysens datasæt markant og afdækker en række forhold på institutionerne, der ikke
tidligere er blevet kortlagt i tilsvarende omfang. Generelt gælder det, at svarene er blevet gennemgået kritisk. Svar,
der adskiller sig markant fra øvrige institutioners svar eller er inkonsistente i forhold til øvrige svar, er blevet valideret
ved mundtlig kontakt til institutionerne. Svar, det ikke har været muligt at validere, er ikke blevet brugt i de videre
analyser. Generelt set vurderes spørgeskemaerne samt det øvrige datagrundlag for den samlede analyse at være
særdeles robust.
2.4.
Besøg på 16 institutioner og interview med indkøbsfælleskaber og centrale leverandører
Som en helt central del af analysens dataindsamling har der været gennemført i alt 16 institutionsbesøg, hvor der er
blevet lavet en række dybdegående interviews med institutionsledelsen og på størstedelen af besøgene med de
ansvarshavende for indkøb, bygningsdrift, administration og ledelse samt eksamensafholdelse.
Hovedformålene med institutionsbesøgene har været at øge QVARTZ's forståelse af, hvordan institutionerne
fungerer i forhold til analysens fokusområder, herunder at identificere forskelle i driftspraksis på tværs af
institutionerne. Det tredje centrale formål med institutionsbesøgene har været at identificere eksempler på god
driftspraksis og innovative tiltag på institutionerne, som med fordel kan udbredes til sektorens øvrige institutioner med
henblik på at øge omkostningseffektiviteten. Besøgene har dermed været essentielle i udarbejdelsen af analysens
observationer og forbedringsforslag. Der er ingen forbedringsforlag, der præsenteres i analysen, som ikke er blevet
præsenteret af institutionerne selv - eller allerede i dag udføres af en eller flere af de besøgte institutioner.
De 16 besøgte institutioner er udvalgt på baggrund af en række forskellige kriterier, heriblandt institutionstype,
størrelse og geografi. Derudover er der som et led i udvælgelsen af potentielle besøgsinstitutioner udarbejdet en
finansiel analyse af institutionernes relative omkostninger vedr. indkøb, bygningsdrift samt administration og ledelse.
Formålet med den finansielle analyse har været at identificere de institutioner, som har lave omkostninger inden for
hver af tre delanalysespor i forhold til institutionens årselevtal, da disse potentielt anvender en driftspraksis, som kan
være til inspiration for andre institutioner.
Der er dog store forskelle i elevsammensætningen mellem institutionerne, som driver forskellene i de relative
omkostninger, da fx forskellige fag og uddannelser afleder forskellige omkostninger til undervisningens
tilrettelæggelse, kræver flere administrative ressourcer eller stiller særlige krav til lokaleindretning. Disse forskelle er
især synlige på tværs af institutionstyperne, som her forstås som de almene gymnasier, de enkelte
erhvervsskoletyper og VUC’er, hvorfor der generelt ikke sammenlignes på tværs af institutionstyperne.
Der findes imidlertid også forskelle på institutioner inden for samme type, hvorfor der som et led i den finansielle
analyse er foretaget en række korrektioner, der på baggrund i variationen i taxametrene til eleverne på de enkelte
uddannelsesretninger forsøger at udjævne de forskelle i omkostningerne, der kun er drevet af forskelle i
elevsammensætning. Ved udvælgelsen af besøgsinstitutioner ses der ydermere bort fra omkostninger, der ikke er
sammenlignelige på tværs af institutionerne. Disse er omkostningerne til kostafdeling, indtægtsdækket virksomhed
samt projektet med særlige bevillinger. Korrektionerne er lavet i tæt samarbejde med Undervisningsministeriet, og
selvom der ikke perfekt kan korrigeres for omkostningsforskelle drevet af elevsammensætningen, er det QVARTZ's
vurdering, at data med de foretagende korrektioner giver et tilstrækkeligt retvisende billede af institutionernes relative
omkostninger til, at de udgør et godt grundlag for repræsentativ udvælgelse af besøgsinstitutionerne.
Der 16 udvalgte besøgte institutioner fremgår af Figur 2 nedenfor.
8
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0009.png
Figur 2 Besøgsinstitutioner
Institution
Type
Geografisk
placering
Antal
årselever Besøgsdeltagere
Fjerritslev Gymnasium
Grenaa Gymnasium
Roskilde Gymnasium
Alment gymnasium
Alment gymnasium
Alment gymnasium
Alment gymnasium
Alment gymnasium
Alment gymnasium
VUC
Teknisk skole
Vest
Vest
Øst
Vest
Vest
Vest
Øst
Vest
420
772
1.010
1.399
550
826
829
1.670
Alle analysespor
Alle analysespor
Alle analysespor
Adm. og ledelse; Eksamensafh.
Adm. og ledelse; Bygningsdrift; Eksamensafh.
Indkøb
Alle analysespor
Bygningsdrift
Alle analysespor
Alle analysespor
Silkeborg Gymnasium
Vesthimmerlands Gym. og HF
Århus Akademi
VUC Lyngby
Hansenberg
KTS
TEC
EUC Nordvest
Teknisk skole
Teknisk skole
Kombinationsskole
Øst
Øst
Vest
4.357
4.465
1.675
Alle analysespor
Alle analysespor
Mercantec
Zealand Business College
Campus Vejle
Tietgenskolen
SOPU
Kombinationsskole
Kombinationsskole
Handelsskole
Handelsskole
SOSU-skole
Vest
Øst
Vest
Vest
Øst
2.724
2.556
2.103
2.721
1.598
Indkøb
Alle analysespor
Adm. og ledelse; Bygningsdrift; Eksamensafh.
Alle analysespor
Note: Årselever er eksklusive årselever på kostafdeling og indtægtsdækket virksomhed
Kilde: Undervisningsministeriet årselevopgørelse 2013
Sideløbende med de 16 institutionsbesøg er der blevet gennemført interviews og workshops med de seks
indkøbsfællesskaber. Disse har bidraget til at øge forståelsen af, hvordan indkøbspraksis fungerer på institutionerne,
samt hvad der er bestemmende for indkøbspriserne. Derudover er der lavet en række interviews med andre centrale
aktører, som fx leverandører af digitale systemer mv.
2.5.
Identifikation af forbedringsforslag og beregning af potentialer
Der er på baggrund af de 16 institutionsbesøg identificeret 33 forbedringsforslag, der relaterer sig til de fire
delanalyser: Indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration, bygningsdrift, administration og ledelse
samt eksamensafholdelse. Alle forslag tager udgangspunkt i praksis observeret på en eller flere af de besøgte
institutioner. Der er således intet forslag præsenteret i analysen, der ikke i dag udføres blandt besøgsinstitutionerne.
Der er på 29 af de 33 forbedringsforslag beregnet et effektiviseringspotentiale, der angiver, hvor meget sektorens
omkostninger samlet kan reduceres, hvis fordringsforslaget implementeres blandt de institutioner, der i dag ikke har
det som praksis. Beregningsforudsætninger og –metode for de enkelte forbedringsforslagspotentialer er beskrevet i
detaljer ved selve forslaget, men forslagene følger nogle generelle retningslinjer. Der er taget højde for strukturelle
forskelle mellem institutionstyperne, og en stor andel af potentialerne beregnes derfor alene inden for de enkelte
institutionstyper. Der er anvendt et forsigtighedsprincip i vurderingen af, hvor mange institutionerne, der kan
implementere et givet forbedringsforslag, og hvor mange, der kan opnå omkostningsreduktioner på det identificerede
niveau for god praksis.
Det er QVARTZ's vurdering, at man på baggrund af de fem hoveddatakilder (regnskabskortlægningen, ISOLA, de fire
spørgeskemaer, fakturadata for 41 institutioners indkøb, institutionsbesøgene og interview), samlet set har et
særdeles robust og grundigt valideret datagrundlag for den samlede analyse. Det robuste datagrundlag gør, at det
samlede forbedringspotentiale anses for at være realistisk og opnåeligt.
9
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0010.png
3.
3.1.
Ungdomsuddannelsesinstitutionernes udgangspunkt
Institutionernes sammensætning og karakteristika
Ungdomsuddannelsesinstitutionerne dækker overordnet set over tre typer af institutioner:
Erhvervsskolerne
De almene gymnasier
VUC'erne
I 2013 var der i alt 229 ungdomsuddannelsesinstitutioner.
Erhvervsskolerne
Erhvervsskolerne består af fem forskellige institutionstyper: Handelsskoler, tekniske skoler, landbrugsskoler, SOSU-
skoler og kombinationsskoler. Dertil kommer rene AMU-centre, som ikke er omfattet af denne rapport, jf.
indledningen. Ved reformen af erhvervsuddannelserne pr. 1. juli 2008 blev social- og sundhedsuddannelserne
integreret i de øvrige erhvervsuddannelsers fælles struktur, og i forlængelse af kommunalreformen blev SOSU-
skolerne også integreret i erhvervsskolesektoren via institutionslovgivningen.
Der var i 2013 i alt 83 erhvervsskoler, som fordelte sig på 23 handelsskoler, 19 tekniske skoler, 9 landbrugsskoler, 15
SOSU-skoler og 17 kombinationsskoler samt 6 amu-centre. Handelsskolerne udbyder primært merkantile
erhvervsuddannelser og hhx samt tilgrænsende uddannelser som fx amu, enkeltfag, brobygning og eux. De tekniske
skoler udbyder primært tekniske erhvervsuddannelser, htx, eux, brobygning samt amu-uddannelser mv.
Landbrugsskolerne udbyder primært uddannelser på erhvervsuddannelsesområdet inden for landbrug, mens SOSU-
skolerne primært udbyder social- og sundhedsuddannelsen og den pædagogiske assistentuddannelse.
Kombinationsskolerne er opstået som fusioner af erhvervsskoler og udbyder kombinationer af ovenstående
uddannelser.
Erhvervsuddannelserne fungerer efter vekseluddannelsesprincippet, hvor eleverne typisk vil veksle mellem
skoleophold og praktik. Eleverne på erhvervsuddannelserne har en meget forskellig alderssammensætning. De
erhvervsgymnasiale uddannelser er i udgangspunktet 3-årige fuldtidsuddannelser og henvender sig til unge, mens fx
amu-uddannelser har en meget kort varighed og er rettet mod både det faglærte og ufaglærte arbejdsmarked.
De almene gymnasier
Der var i 2013 i alt 122 institutioner for almengymnasiale uddannelser. Størsteparten af disse er monoudbydere,
hvilket vil sige, at de kun udbyder almengymnasiale uddannelser. I forbindelse med kommunalreformen overgik
gymnasierne i 2007 fra at være amtsligt styrede til at være statslige, selvejende institutioner. Overgangen fra amtslig
rammestyring til statslig taxameterstyring foregik ’udgiftsneutralt’. Dvs., at den samlede bevilling til de amtslige
gymnasier dannede udgangspunkt for fastlæggelse af taxametrene i forhold til det aktuelle aktivitetsniveau. Der blev
ikke indregnet evt. effektiviseringer i forhold til de almene gymnasiers samlede økonomiske ramme før
kommunalreformen.
De almene gymnasiers målgruppe er primært unge, og de almengymnasiale uddannelser er kendetegnet ved, at det
er fuldtidsuddannelser, hvor eleven vil være til stede 2-4 år i træk.
VUC’erne
Voksenuddannelsescentrene (VUC) udbyder uddannelserne almen voksenuddannelse (avu), forberedende
voksenundervisning (FVU), ordblindeundervisning (OBU) for voksne samt hf-enkeltfag. Dette uddannelsesudbud
benævnes under ét ”almene voksenuddannelser”. Et VUC har ret og pligt til at udbyde avu, FVU og
ordblindeundervisning for voksne inden for et nærmere afgrænset geografisk område i overensstemmelse med
lovgivningens krav hertil, og samtidig har centrene hovedansvaret for udbud af hf-enkeltfag. En række af
voksenuddannelsescentrene udbyder desuden almengymnasiale uddannelser i form af den 2 - og 3-årige hf-
uddannelse, studenterkursus, og gymnasiale suppleringskurser (GSK) samt brobygning.
Der var i 2013 i alt 31 selvejende institutioner med udbud af almene voksenuddannelser, hvoraf 24 er VUC’er.
10
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0011.png
Det overordnede formål med de almene voksenuddannelser er at bidrage til kvalificering af arbejdsstyrken og at
sikre, at borgerne har basale færdigheder såsom at skrive og læse, hvilket sker gennem udbud af enkeltfag mv. på
forskellige niveauer. VUC’erne har således væsentligt flere personer pr. årselev sammenlignet med først og
fremmest de gymnasiale uddannelser, men også erhvervsuddannelserne. Generelt er der dog de seneste år sket
den forskydning af aktiviteten, at stadig flere unge tager fag på VUC, som de sammenstøber til en SU-udløsende
fuldtidsuddannelse.
Institutionstypernes forskellighed
Erhvervsskoler, almene gymnasier og VUC’er er samlet set kendetegnet ved at indgå i en central planlægning af
landsdækkende og regionale udbud af offentligt godkendte, kompetencegivende uddannelser, hvor udbud styres dels
gennem lovgivning om institutionsform, dels gennem godkendelse af enkeltinstitutioners adgang til at udbyde
bestemte uddannelser. Institutionerne indgår dermed som led i tilrettelæggelsen af et landsdækkende
uddannelsesudbud, og institutionernes uddannelsesprofiler skal derfor lokalt, regionalt og nationalt modsvare
behovet for uddannelser, herunder sikre sammenhængen mellem ungdoms-, efter- og videreuddannelse.
De tre institutionstyper varierer imidlertid på en række parametre, der indebærer, at institutionerne kun i begrænset
omfang kan sammenlignes på tværs af institutionstyper, afhængig hvad fokus for sammenligningen er. De forskellige
målgrupper indebærer, at elevsammensætningen på institutionerne også varierer på en række socio-økonomiske
faktorer. De forskellige uddannelsestilbud har samtidig forskellig varighed og struktur. Disse forhold afspejler sig til
dels i forskelle i tilskudsvilkår og vilkår i øvrigt, knyttet til reguleringen af de enkelte institutions- og
uddannelsesområder.
Dertil kommer, at institutionerne også varierer betydeligt i forhold til geografisk dækningsområde, størrelse, antal
lokaliteter, bygningsmassens karakteristika samt behov for særligt udstyr og materiel til brug for undervisning mv., jf.
også afsnit 5.1. Endelig har institutionstyperne forskellig historik, hvor fx de almene gymnasier og VUC’erne indtil
2007 var amtslige institutioner og først derefter overgik til selveje og først til bygningsselveje i 2010, mens
erhvervsskolerne har en lang erfaring med selvejeformen, herunder bygningsselveje.
Institutionernes forskellighed gør, at der generelt ikke sammenlignes på tværs af institutionstyper, og at størstedelen
af analysens forbedringsforslag beregnes inden for de enkelte institutionstyper, jf. kapitel 2.
3.2.
Institutionsledelse og princippet om statsligt selveje
Ungdomsuddannelsesinstitutionernes praksis og ressourceforbrug hænger i høj grad sammen med måden, hvorpå
der bedrives institutionsledelse.
Erhvervsskolerne, de almene gymnasier og VUC’erne er statsligt selvejende uddannelsesinstitutioner, som har en
bestyrelse, der som institutionens overordnede ledelse har ansvaret for institutionens drift og virksomhed.
Ledelseskompetencen og -ansvaret omfatter både institutionens administration og økonomiske drift samt de
undervisnings- og uddannelsesaktiviteter, som institutionen ifølge sit formål varetager. Den daglige institutionsdrift
forestås af institutionens leder, som ser til, at den daglige drift er i overensstemmelse med de til enhver tid gældende
love, regler og vilkår - og i overensstemmelse med bestyrelsens retningslinjer og beslutninger.
De selvejende uddannelsesinstitutioner har således inden for de lovgivningsmæssige rammer selv ansvaret for at
tilrettelægge institutionsdriften effektivt og professionelt. Den decentralt styrede institutionsdrift omfatter en række
administrative funktioner og opgaver, som fx generel institutionsledelse og administration, uddannelsesledelse og -
administration, elevadministration, økonomistyring, bygningsforvaltning og -drift mv., IT-forsyning og -drift samt
indkøb mv.
Taxameterstyring og bloktilskud
Det grundlæggende princip for den statslige, økonomiske styring af erhvervsskoler, almene gymnasier og VUC’er er
taxameterstyring. Taxameterprincippet medfører, at staten udbetaler tilskud til institutionerne på baggrund af iværksat
uddannelsesaktivitet, som måles pr. objektivt fastsat aktivitetsenhed. Med objektivt fastsat ressourcetildeling via
11
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0012.png
taxameterprincippet tilskyndes institutionerne til løbende økonomisering, herunder med henblik på at dimensionere
institutionen til det faktiske, løbende aktivitetsgrundlag og til i øvrigt at tiltrække og fastholde elever og kursister.
Taxametersystemet indebærer, at tilskud til den enkelte institution forvaltes som bloktilskud. Institutionerne
disponerer således selv over tilskuddet uden særlige bindinger ift. forbrug på formål. De lokale frihedsgrader for
disponering er høj samtidig med, at den politiske styring er fastholdt, idet det er Folketinget, der som bevilgende
myndighed fastlægger taxameterniveauerne. Taxametrene er derfor i princippet ikke omkostningsnære, idet de årlige
finanslove, hvori taxametrene fremgår, afspejler de til enhver tid gældende politiske prioriteringer og vurderinger,
herunder afvejningen af behovet for forskelle i tilskudsgrundlag mellem forskellige uddannelsesaktiviteter.
Taxametersystemet er baseret på tre grundformer af taxametre: Undervisningstaxametre, der skal give dækning for
direkte undervisningsrelaterede udgifter, bygningstaxametre, der er et tilskud til institutionens kapitaludgifter samt
fællesudgiftstaxametre, der skal give dækning for udgiftsarter, der ikke hensigtsmæssigt kan henføres til enkelte
uddannelser. Dertil kommer taxametre, der ydes til særlige bevillingsformål med henblik på at understøtte politiske
prioriteringer, kvalificere efterspørgsel eller skabe incitamenter til en ønsket adfærd. Det kan fx være tillægstaxametre
og differentierede takster til særligt prioriterede elevgrupper eller formål samt færdiggørelsestakster.
Fusioner
Det skal bemærkes, at en række institutioner i de senere år har gennemført fusioner. Nogle af disse er sket efter
opgørelsen af regnskabet for 2013, hvorfor de i formålsregnskabet 2013 optræder som selvstændige før-fusion
enheder. I analyser, der baserer sig på formålsregnskabet, er betragtes institutionerne derfor ikke som fusioneret.
Fusion af statsligt selvejende uddannelsesinstitutioner betyder, at institutioner samles i en ny juridisk enhed. Der vil
derfor altid være tale om én ny institution med én fælles ledelse. En fusioneret institution vil dog ofte have flere
afdelinger placeret på forskellige adresser.
Der er siden 2000 gennemført mere end 50 fusioner på erhvervsskolerne, de almene gymnasier og VUC’erne.
Fusionerne er forløbet på baggrund af de fusionerende institutioners egen indstilling til undervisningsministeren, der
således ikke direkte har adkomst til at diktere fusioner mellem statsligt selvejende uddannelsesinstitutioner.
En fusioneret institution kan have uddannelser fra forskellige sektorer. Det kan eksempelvis være en fusion af et
alment gymnasium og en erhvervsskole eller et VUC. I disse tilfælde er institutionen i analysen behandlet efter,
hvilket institutionslovgivning den nye institution er godkendt efter. Det kan imidlertid også være en fusion inden for
institutionstypen, fx to almene gymnasier.
Fusion kan være et af flere redskaber i uddannelsesinstitutioners strategiske overvejelser om, hvordan ungdommen
fremtidssikres de bedste ungdomsuddannelser og tilgængelighed til uddannelse i alle dele af landet. Det vil afhænge
af en konkret, lokal vurdering, hvilken form for fusion, der bedst bidrager til den enkelte institutions fremtidsvisioner og
udfordringer.
Fusioner kan være med til at bidrage til frigivelse af økonomiske og administrative ressourcer. Derudover kan særligt
fusioner med mange forskellige uddannelsesudbud være med til at bidrage til et bredere uddannelsespolitisk formål,
da der sikres større og bredere faglige miljøer, som eksempelvis skaber bedre mulighed for at udbyde fælles fag eller
små fag på tværs af uddannelsesretninger samt en mere fleksibel anvendelse af lærerkræfter og en mere effektiv
institutionsdrift, der gør den fusionerede institution mindre sårbar i forhold til ændringer i uddannelsesefterspørgslen.
Det har ikke været en del af denne analyses formål, at se på de økonomiske potentialer i fusioner blandt
institutionerne.
3.3.
Institutionernes samlede ressouceforbrug
Samlet set havde ungdomsuddannelsesinstitutionerne ca. 257.000 årselever i 2013, hvoraf størstedelen gik på
erhvervsskolerne. Der har generelt været en stigning i antallet af årselever de seneste år for sektoren samlet set.
Elevtilvæksten dækker dog over, at almene gymnasier og VUC'erne er vokset kraftigt i deres elevtal, mens
erhvervsskolerne er faldet. Figur 3 nedenfor opgør de samlede årselever i 2013 på institutionerne samt
12
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0013.png
institutionernes medarbejderårsværk. Årseleverne er opgjort som den samlede aktivitet på institutionerne og
inkluderer dermed årselever, der modtager undervisning uanset finansieringskilde, årselever på kostafdelinger samt
årselever på indtægtsdækket virksomhed.
Erhvervsskolerne havde med 19.162 årsværk også flest ansatte årsværk ud af de i alt 34.399 årsværk, der i 2013 var
ansat på de på daværende tidspunkt 229 ungdomsuddannelsesinstitutioner, jf. Figur 3 nedenfor.
Figur 3 Årselever og årsværk på de 229 uddannelsesinstitutioner i 2013
Årselever i tusinde
Årsværk
257
34.399
133
19.162
94
29
11.176
4.061
I alt
Erhvervsskoler
Almene
gymnasier
VUC
I alt
Erhvervsskoler
Almene
gymnasier
VUC
Note: Antal af årselever inkluderer alt aktivitet på institutionerne herunder årselever på kostafdeling, årselever på indtægtsdækket virksomhed og åben
undervisning
Kilde: Undervisningsministeriet regnskabsportal; QVARTZ analyse
Figur 4 viser årsværk og årselever på de 83 erhvervsskoler fordelt på institutionstype. De tekniske skoler er generelt
størst målt på årselever og årsværk efterfulgt af kombinationsskolerne. Landbrugsskolerne udgør kun en lille del af
eleverne og årsværkene.
Figur 4 Årselever og årsværk på de 83 erhvervsskoler i 2013
Årselever i tusinde
133
42
Årsværk
19.162
6.379
38
6.174
37
4.191
14
Erhvervsskoler
Tekniske
skoler
2
Erhvervsskoler
Landbrugs-
skoler
Tekniske
skoler
Kombinations-
skoler
Handels-
skoler
2.085
SOSU-skoler
333
Landbrugs-
skoler
Kombinations-
skoler
Handels-
skoler
Note: Antal af årselever inkluderer alt aktivitet på institutionerne herunder årselever på kostafdeling, årselever på indtægtsdækket virksomhed og åben
undervisning
Kilde: Undervisningsministeriets regnskabsportal; QVARTZ analyse
SOSU-skoler
13
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0014.png
Institutionernes samlede omkostninger er i 2013 opgjort til DKK 23,9 milliarder, hvorfra hovedparten, DKK 13,2
milliarder, går til lærerløn, jf. Figur 5 nedenfor. En delmængende af institutionernes samlede omkostninger er uden
for analysens omfang, jf. afsnit 2.2, hvorfor analysens omkostningsbase er på DKK 10,6 milliarder, hvilket ses af
Figur 5.
Figur 5 Omkostningsbaseudledning for de 229 uddannelsesinstitutioner i 2013
DKK i millioner
23.859
13.189
Eksamensafholdelse**
10.620
6.552
2.270
12.504
4.036
(38%)
Ikke indkøb
Indkøb
4.282
685
734
10.620
685
6.584
(62%)
9.936
2.925
1.269
1.656
1.143
497
646
VUC
Omkostninger
i alt
Løn til
lærer mm.
Projekter, Omkostningsbase
indtægtsdækket
virksomhed,
etc.*
Omkostnings- Erhvervsskoler
base
Almene
gymnasier
Dækker over projekter med særbevilling (eksklusiv indkøb), indtægtsdækket virksomhed (eksklusiv indkøb), finansielle udgifter (eksklusiv
prioritetsrenter, som regnes for en bygningsomkostning), og skatter og afgifter (f.eks. told- og forbrugsafgifter, men eksklusiv ejendomsskat)
** Lønomkostninger til eksamensafholdelse er fastlagt ved analyse baseret på Styrelsen for Undervisning og Kvalitets Censurplaner
Note: Omkostningsbasen er opgjort som bruttoomkostninger, hvor eventuelle indtægter ikke er modregnet.
De opgjorte indkøbsomkostninger medtager indkøb til indtægtsdækket virksomhed, men disse indkøbsomkostninger bliver ikke medtaget i
kapitel 4 om institutionernes indkøb, hvorfor omkostningsbasen der er lavere.
Kilde: Institutionernes formålsregnskaber 2013; Styrelsen for Undervisning og Kvalitets Censurplaner; institutionsbesøg; spørgeskemaundersøgelser;
QVARTZ analyse
*
14
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0015.png
Erhvervsskolernes andel af analysens omkostningsbase,
DKK 6.552 millioner, kan deles ud på de fem
erhvervsskole institutionstyper jf. Figur 6. De tekniske
skoler står for DKK 2.578 millioner af omkostningsbasen,
og er der med den økonomisk største institutionstype
blandt erhvervsskolerne, hvilket også passer med, at de
tekniske skoler i forhold til de øvrige erhvervsskoler har
flest årselever.
Institutionernes samlede omkostninger er steget siden
2011, hvilket også fremgår af regnskabskortlægningen i
appendiks 1. Stigningen er drevet af øgede omkostninger
til de almene gymnasier og VUC'er, mens omkostninger
til erhvervsskolerne er faldet lidt. Udviklingen i
omkostningerne følger årselevsaktiviteten.
De 229 ungdomsuddannelsesinstitutioner havde i 2013
DKK 24,6 milliarder i indtægter, jf. appendiks 1. Dermed
havde sektoren et samlet overskud på ca. 0,8 milliarder.
Institutionernes indtægter består primært af taxameter
tilskud og øvrige statslige tilskud. En række institutioner
har dog også indtægter fra andre kilder, som fx
indtægtsdækket virksomhed og deltagerbetalinger. Det er
primært erhvervsskolerne, som har indtægter ud over de
statslige tilskud.
Figur 6 Omkostningsbase for de 83 erhvervsskoler i
2013
DKK i millioner
6.552
2.270
(35%)
2.578
832
1.745
1.845
667
4.282
(65%)
Ikke indkøb
Indkøb
1.178
1.347
503
843
613
202 169
65
104
411
Handels-
skoler
Tekniske
skoler
Kombinations-
skoler
Kilde: Institutionernes formålsregnskaber 2013; Styrelsen for
Undervisning og Kvalitets Censurplaner; institutionsbesøg;
spørgeskemaundersøgelser; QVARTZ analyse
I 2013 havde de 229 institutioner en samlet overskudsgrad på 2,8 pct., hvor overskudsgraden er defineret som
resultatet før ekstraordinære poster, jf. appendiks 1. Der er generelt stor variation i overskudsgraden både inden for
og mellem de enkelte institutionstyper. VUC'erne havde i 2013 en samlet overskudsgrad på 4,7 pct., hvilket var
højere end både de almene gymnasier, som havde 3,1 pct., og erhvervsskolerne, der med 2,2 pct. havde den
mindste overskudsgrad.
Omkostningsbasens DKK 10.620 millioner kan deles ud på analysens fire områder: Indkøb af materialer til
undervisning og skoleadministration, bygningsdrift, administration og institutionsledelse samt eksamensafholdelse.
Figur 7 viser analysens omkostningsbase fordelt på de fire analyseområder. Det største område udgøres af indkøb af
materialer til undervisning og skoleadministration og det mindste af lærerlønomkostninger til eksamensafholdelse.
Figur 8 opgør analysens samlede omkostningsbase på den påvirkelige og upåvirkelige del. Analysens upåvirkelige
del består dels af omkostninger til bygningseje og -leje, der på kort sigt er forholdsvis faste. Derudover er en række
indkøbsomkostninger, som fx omkostninger til pædagogikumkurser, ikke påvirkelige for institutionerne.
Lærerlønninger til eksamensafholdelse indgår ikke i analysens genstandsfelt. Den samlede, direkte påvirkelige del af
omkostningsbasen er således på i alt DKK 8.080 millioner i 2013.
Erhvervsskoler
SOSU-skoler
Landbrugs-
skoler
15
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0016.png
Figur 7 Fordeling af omkostningsbasen på de fire
overordnede analyseområder for de 229
uddannelsesinstitutioner i 2013
DKK i millioner
Omkostningsbase i alt
10.620
Figur 8 Analysens omkostningsbase fordelt på
upåvirkelige kategorier og påvirkelige omkostninger
DKK i millioner
Omkostningsbase i alt
Upåvirkelige omkostninger
10.620
Administration, støtte-
funktioner og ledelse
Indkøb af materialer til undervisning
og skoleadministration
2.226
Bygningseje- og leje
1.002
3.997
Upåvirkeligt indkøb
854
Bygningsdrift
3.712
Lærerlønomkostninger til
eksamensafholdelse
685
Lærerlønomkostninger til
eksamensafholdelse*
685
Påvirkelige omkostninger
8.080
* Det samlede omkostningsbase til eksamensafholdelse inkluderer også omkostninger til administration samt censor transport
Note: Indkøbsomkostninger til indtægtsdækket virksomhed (IDV) er ovenfor medtaget i omkostningerne til indkøb af materiale til undervisning og
skoleadministration, men behandles ikke i kapitel 4. Indkøb til IDV behandles ikke i kapitel 4, da IDV skal være omkostningsneutralt.
Kilde: Institutionernes formålsregnskaber 2013; Styrelsen for Undervisning og Kvalitets Censurplaner; institutionsbesøg; spørgeskemaundersøgelser;
QVARTZ analyse
16
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0017.png
4.
Indkøb af materialer til undervisning og
skoleadministration
Denne delanalyse vedrører sektorens omkostninger til indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration.
Analysen dækker indkøbsorganisering og -praksis i sektoren, herunder brug af centrale rammeaftaler og
indkøbsfællesskaber. Hver af sektorens indkøbskategorier er behandlet med henblik på at afdække
forbedringsforslag, der med fordel kan udbredes til de steder i sektoren, hvor den identificerede gode praksis ikke
allerede gør sig gældende i dag. Hvor det er relevant, er det deraf følgende effektiviseringspotentiale beregnet.
4.1.
Institutionernes praksis i dag
De selvejende institutioner kan frit disponere over, hvad og hvordan de køber ind. De er dog som offentligretlige
organer omfattet af både national og europæisk udbudslovgivning. Institutionen kan selv indgå en aftale med en
leverandør, eller den kan købe ind på en rammeaftale, der er indgået med én eller flere leverandører, og hvor
vilkårene allerede er fastlagt, herunder pris. Tre aktører laver rammeaftaler, der er tilgængelige for de selvejende
institutioner: Moderniseringsstyrelsen, Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) samt sektorens seks
indkøbsfællesskaber.
Moderniseringsstyrelsen stiller rammeaftaler på ca. 25 vare- og tjenesteydelsesområder til rådighed for de selvejende
institutioner. Aftalerne er primært tilpasset det statslige indkøbsbehov og omfatter overvejende standardiserede varer
og tjenesteydelser (kontor- og kantinemøbler, computere, rengøring osv.).
SKI, der servicerer hele den offentlige sektor, fra kommuner til statslige institutioner, har ca. 50 rammeaftaler
dækkende både standardiserede og specialiserede varer og tjenesteydelser.
Indkøbsfællesskaberne indgår ramme- eller leveringsaftaler på vegne af sine respektive medlemmer bl.a. på de
institutionsspecifikke vareområder, som hverken Moderniseringsstyrelsen eller SKI kan stille til rådighed via
rammeaftaler for sektoren. De tre aktører fungerer således i nogen udstrækning supplerende,
Hvor statslige institutioner, herunder ministerier og styrelser, er forpligtet til at anvende de centralt indgåede
indkøbsaftaler i Moderniseringsstyrelsen, kan de selvejende institutioner selv vælge, om de vil gøre brug af de
indgåede aftaler, eller om de vil gøre brug af egne aftaler. Tilsvarende bestemmer de selvejende institutioner selv,
om de vil benytte sig af et eller flere af de seks indkøbsfællesskaber, der er etableret inden for sektoren. En
forudsætning for at anvende aftalerne er dog, at institutionens behov kan imødekommes inden for det omfattede
sortiment. Dette kan variere mellem institutionerne, da det er op til den enkelte institution at definere deres behov og
vurdere, hvad der konkret skal købes ind.
Samlet set indkøbte institutionerne varer og services (herfra kaldet materialer) til undervisning og skoleadministration
for DKK 3,9 milliarder i 2013. Heraf tegnede erhvervsskolerne sig for 67 pct. af det samlede indkøbsforbrug, de
almene gymnasier for 23 pct. og VUC'erne for 10 pct., jf. Figur 9.
17
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0018.png
Figur 9 Omkostningsbase for indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration fordelt på institutionstyper
og indkøbskategorier, 2013
DKK i milliarder; Procent af total
I alt
3,9
DKK i millioner
Kurser inkl. ekstern undervisning
IKT Hardware
Fødevarer
Gymnasie
23%
0,9
IKT software og serviceydelser
Rejser
VUC
10% 0,4
497
421
387
346
296
Rådgivere (undt. bygning)
Bøger og digitale læremidler
Udstyr, redskaber og forbrugsvarer
Inventar
279
254
247
237
179
164
131
Teknisk
28%
1,1
Handel
12% 0,5
Bygge- og produktionsmaterialer
Eksterne administrative serviceydelser
Maskiner og vognpark
Kombination
18%
0,7
Medie, reklame, grafik, tryk
SOSU
6% 0,2
Kontorartikler
Dyr og planter
Landbrug
2% 0,1
Kemiske og biologiske materialer
Øvrigt og ukendt
32
25
126
93
180
Note: Indkøb er defineret som alt indkøb af varer og tjenesteydelser inkl. afskrivninger, ekskl. IDV; Indkøb af materialer til undervisning og
skoleadministration er defineret som indkøb, der ikke vedrører bygningsdrift. For en uddybning af kategorierne se appendiks 2 for indkøb under
kortlægning.
Kilde: Institutionernes formålsregnskaber 2013; Spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
Nærværende analyse tager udgangspunkt i en kategorisering baseret på varetyper, jf. Figur 9. Dermed adskiller
kategoriseringen sig i nogen grad fra institutionernes formålsbaserede regnskabskontering. Der er taget
udgangspunkt i varetyper frem for det givne formål, som varen købes ind til, da det er den enkelte vares
karakteristika (såsom holdbarhed) og markedsdynamikker (såsom leverandørmonopol) der er afgørende for
indkøbet, ikke det endelige formål. På baggrund af kategoriernes forskelligartethed, fx med hensyn til hvilke
rammeaftaler, der er til rådighed for institutionerne eller organiseringen af leverandørmarkedet, vil der være betydelig
variation i effektiviseringspotentialerne inden for hver kategori, og hvilke forbedringstiltag der vil være mest relevante
for kategorierne.
De omkostningsmæssigt ti største kategorier dækker ca. 65 pct. af sektorens samlede omkostninger til indkøb af
materialer til undervisning og skoleadministration. Kurser er den største kategori og udgør især en stor omkostning
for de almene gymnasier og erhvervsskoler, hvor pædagogikum og diplomuddannelser udgør de største poster. Den
næststørste kategori for sektoren samlet set er IKT (informations- og kommunikationsteknologi) hardware, hvorunder
computere er den største post. Her dækker VUC 18 pct. af de totale omkostninger for sektoren, mens
erhvervsskolernes omkostninger udgør 57 pct., og de almene gymnasier tegner for de resterende 25 pct. For den
tredjestørste kategori, fødevarer, udgør erhvervsskolernes omkostninger 75 pct. af de samlede omkostninger. Dette
skyldes, at der for erhvervsskolerne også indgår fødevarer til undervisningsbrug på de tekniske uddannelser og
SOSU-skolerne, samt at langt størsteparten af kosteleverne i sektoren er tilknyttet erhvervsskolerne.
De største kategorier er generelt de samme på tværs af institutionstyper. Dog udgør bøger og digitale læremidler
efter kurser og IKT hardware den tredjestørste kategori for de almene gymnasier og VUC, mens fødevarer er den
næststørste kategori for erhvervsskolerne efterfulgt af IKT hardware. Endvidere tegner gymnasier sig for en relativt
større andel af kategorierne bøger og inventar, mens det er inden for IKT hardware, software, IT-systemer og
platforme, at VUC'erne har en relativt større andel. Erhvervsskolerne tegner sig for langt den største andel af
praktiske undervisningsmaterialer som bygge- og produktionsmaterialer, maskiner og vognpark samt udstyr,
redskaber og forbrugsvarer.
18
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0019.png
Analysen fokuserer først og fremmest på de indkøbskategorier, hvor omkostningsbasen er størst for sektoren som
helhed. Større indkøbskategorier for sektoren, såsom undervisningsmateriale, bestående af teoretisk såvel som
praktisk undervisningsmateriale, fx bøger og musikinstrumenter, behandles under ét.
Som helhed har sektoren en lav professionaliseringsgrad i forhold til indkøb
Sektorens indkøbspraksis og organisering i forhold til indkøb viser, at store dele af sektoren har en relativt lav
professionaliseringsgrad, hvor blot ca. halvdelen af institutionerne har centraliseret indkøbet på få hænder, og alene
et fåtal arbejder systematisk med konkurrenceudsættelse. Dette dækker dog over en betydelig variation, hvor hele
spektret fra lav til høj professionaliseringsgrad (se Figur 10) er repræsenteret.
Figur 10 Praksis der kendetegner varierende grad af professionalisering i forhold til indkøb
Indkøbspraksis ved stigende niveau af
professionalisering
Moderat professionaliseringsgrad
Lav professionaliseringsgrad
• Generelt brug af egne aftaler frem
for centrale/indkøbsfællesskaber
• Information om aftaler stilles til
rådighed for indkøbere
• Nogen grad af konsolidering, fx
undervisningsmaterialer i faggrupper
• Øget brug af konkurrenceudsættelse
Høj professionaliseringsgrad
• Udbredt kendskab til og brug af
aftaler – inkl. opfølgning
• Forecasting af samlet indkøb 6-12
mdr. frem
• Systematisk brug af
konkurrenceudsættelse
• Centralt lager-overblik
• Central kontrakt- og aftalestyring
• Krav baseret på funktionelle behov
• Ad-hoc indkøb fordelt på mange
disponenter
• Lav grad af konkurrenceudsættelse
• Specifikke produkt- og
leverandørpræferencer
Resultat
•
Risiko for overlap mellem indkøb
• Kendskab til leverandørmarkeder
•
Lavest mulige priser
•
Lav indkøbs-volumen
•
Risiko for overspecificering
•
Optimal volumen
Note: Professionalisering defineres her som den praksis, der giver lavest mulige indkøbsomkostninger ved minimalt ressourceforbrug
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; Institutionsbesøg og interviews med institutioner og indkøbsfællesskaber; QVARTZ analyse
Variationen dækker bl.a. over store forskelle mellem
institutionstyperne, hvor erhvervsskolerne, særligt
tekniske - og kombinationsskoler, har haft større
ledelsesmæssigt fokus på at systematisere og
professionalisere indkøbsområdet, mens det i mindre
grad gør sig gældende for de almene gymnasier og
VUC'erne. Det mindre fokus skyldes sandsynligvis, at
indkøb samlet set udgør en relativt mindre andel af de
totale omkostninger for de almene gymnasier og VUC’er,
dels at den nødvendige administrative kompetence til at
løfte en professionalisering ikke har været til stede, bl.a.
på grund af størrelsesmæssige forskelle, hvor det af
mindre institutioner ikke vurderes at have kunnet
forsvares at ansætte en administrativ medarbejder, der
udelukkende har fokus på indkøb.
Figur 11 Fokus på indkøb er højere på erhvervsskoler
end de almene gymnasier og VUC målt på en række
parametre
Pct. af institutioner
Institutioner med
en central
indkøbsfunktion
Institutioner med en
nedskrevet
indkøbspolitik
Indhentning af flere
tilbud ved indkøb
>20.000 DKK*
Udbredt kendskab til
udbudsgrænser og
indkøbsaftaler blandt
disponenter**
47%
31%
50%
62%
48%
69%
31%
38%
69%
67%
81%
40%
51%
50%
40%
56%
Total
Gym-
VUC Erhvervs-
En større andel af de store institutioner har en central
nasier
skoler
indkøbsfunktion, hvilket i et vist omfang er naturligt
grundet større indkøbsvolumen. Dertil kommer, at større
* Institutioner der angiver, at der ved mere end halvdelen af
indkøbene over 20.000 kr. indhentes tilbud fra flere leverandører
institutioner generelt har arbejdet mere med at reducere
** Institutioner hvor kendskab til udbudsgrænser samt overblik over
antallet af disponenter, jf. Figur 12. Til gengæld er det ud
indkøbsaftaler blandt disponenter skønnes "meget udbredt"
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
fra et omkostningseffektiviseringsperspektiv
overraskende, at de mindre og mellemstore institutioner ikke i højere grad deltager i indkøbsfællesskaber, da netop
disse vurderes at kunne opnå relativt store effektiviseringer ved at konsolidere deres volumen i fællesskab med andre
institutioner.
19
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0020.png
Rollen, som den centrale indkøbsorganisation indtager, er
meget forskellig fra institution til institution og spænder fra
vejledning til foretagelse af indkøb. Organiseringen på
institutionerne varierer i forhold til hvilke typer af indkøb,
der foretages. Indkøb af materialer til brug i
undervisningen sker således i dag på de fleste
institutioner i meget høj grad decentralt, hvor den enkelte
lærer eller uddannelsesleder inden for rammerne af sit
budgetansvar selv både beslutter, hvad der skal købes,
hvordan indkøbet foretages, ligesom personen selv
gennemfører det konkrete indkøb. I nogle tilfælde har den
centrale indkøbsfunktion eller et indkøbsfællesskab
indgået en rammeaftale på undervisningsmaterialer, der
stilles til rådighed for underviserne – og i få tilfælde
udføres det konkrete indkøb af en central indkøbsfunktion
på institutionen.
For indkøb, der ikke direkte er relateret til undervisning,
som eksempelvis IKT, inventar, kontorartikler mv., er der
generelt en højere grad af centralisering, hvor indkøbet
varetages af et begrænset antal personer i institutionen
(typisk 1-2 personer per område).
En del af institutionerne anvender de centrale
rammeaftaler
Flertallet af de institutioner, som har deltaget i
nærværende analyse, angiver, at de i nogen udstrækning
anvender en eller flere af de centrale rammeaftaler fra
Moderniseringsstyrelsen og/eller SKI. Erhvervsskolerne
gør i højere grad end VUC og de almene gymnasier brug
af de centrale aftaler – dog med undtagelse af
SOSU'skolerne, der vedrørende indkøbsadfærd minder
mere om de almene gymnasier.
De mest populære centrale rammeaftaler er inden for
kontorartikler, IKT hardware, IKT serviceydelser og
inventar, jf.Figur 13. For IKT hardware er der fra
besøgsinstitutionerne en generel tilkendegivelse af, at
priserne på rammeaftalerne er yderst konkurrencedygtige.
Der er dog delte meninger blandt institutionerne om,
hvorvidt sortimentet er godt nok tilpasset til deres behov.
Det gælder hovedsageligt for de tekniske skoler og
kombinationsskolerne, der har et mere specialiseret behov
inden for nogle af de varetyper, der anvendes i forbindelse
med undervisning på bestemte tekniske uddannelser.
Skiftende leverandører, og dermed varierende
produktudvalg, udgør en barriere for andre, idet det
ønskes, at fx alle skolens computere er af samme mærke
for at reducere kompleksitet for IT-support. Aftalerne på
serviceydelser, særligt telefoni, anses af
besøgsinstitutionerne som værende yderst attraktive og let
tilgængelige.
Figur 12 Større institutioner har i højere grad
centraliseret og professionaliseret deres indkøb
Pct. af institutioner
60%
Kun udvalgte
ansatte foretager
indkøb
49%
40%
43%
Institutioner med en
nedskrevet
indkøbspolitik
Institutioner med en
central
indkøbsfunktion
Institutioner der
deltager i et
indkøbsfællesskab
48%
70%
38%
38%
47%
52%
24%
65%
66%
39%
30%
20%
Total
Små
Mellem
Store
Note: Institutioner er størrelsesopdelt i forhold til antal årselver i tre
omtrent lige store grupper: <700, 701-990 og >901 årselever.
Kilde: De tre øverste er analyser fra spørgeskemaundersøgelsen,
nederste analyse er baseret på hele sektoren på baggrund af
elevtal fra Undervisningsministeriet og information ang.
indkøbsfællesskabsdeltagelse fra IKA.dk; QVARTZ analyse
Case: Den fuldt centraliserede model (undtagelsen)
En større SOSU-skole valgte for nogle år tilbage at
gennemføre en centralisering af indkøbet. Hvor det
tidligere var hovedparten af de ansatte, der købte ind på
tværs af skolen, er det nu reduceret til ca. 8-10 disponenter
med en central indkøbskoordinator som den bærende
person. Samtidig har institutionen valgt at centralisere
budgetansvaret hos indkøberne, således at de i
samarbejde med skolens ledelse har ansvaret for
anskaffelsesbudgetterne.
I praksis fungerer det sådan, at underviserne eller
faglederne melder, hvad de har behov for, til de to
personer i den centrale administration, der har ansvaret for
køb af undervisningsmaterialer, hvorefter sidstnævnte står
for at gennemføre indkøbene inden for rammerne af det
fastlagte budget. Tilsvarende gælder for alle andre typer af
indkøb, at det typisk er 1-2 personer i den centrale
administration, der gennemfører indkøbet inden for den
budgetmæssige ramme.
Erfaringerne med det centraliserede indkøb har været, at
det – ud over at have professionaliseret indkøbet og
samlet det på større ordrer og færre leverandører – bl.a.
også har bidraget til at begrænse antallet af 'hovsa-
indkøb', hvor der fx indkøbes varer, som allerede findes på
lager.
20
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0021.png
Figur 13 Brug af centrale rammeaftaler i sektoren
Udbredt anvendelse
Ingen anvendelse
Indkøbskategori
Kontorartikler
IKT Hardware
IKT serviceydelser
Inventar
Moderniseringsstyrelsen
SKI
Rejser og repræsentation
IKT software, IT-systemer og platforme
Rådgivere
Udstyr, redskaber og forbrugsvarer
Fødevarer og forplejning inkl. kantinedrift
Note: 'Anvendelse' betegner hvor mange institutioner, der bruger aftaler inden for kategorien, og i hvor høj grad disse institutioner bruger aftalerne -
begge dele efter institutionernes egen vurdering, og således ikke en opgørelse over den faktiske anvendelse.
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
Årsagerne til ikke at anvende aftalerne fra
Moderniseringsstyrelsen og/eller SKI er ifølge
institutionerne hovedsageligt, at de kan opnå bedre priser
ad anden vej, at produkterne ikke i tilstrækkelig grad kan
imødekomme institutionens behov, eller at man ønsker at
støtte lokale leverandører, jf. Figur 14.
Der er således en udbredt opfattelse i sektoren om, at
priserne fra de centrale aftaler på flere områder ikke er
konkurrencedygtige, eller at samme priser kan opnås ved
egne aftaler. Som det fremgår nedenfor, indikerer en
sammenligning af priser angivet af institutionerne med
priser fra SKI og Moderniseringsstyrelsens aftaler, at
dette ikke er tilfældet. Det samme produkt har generelt et
væsentligt lavere prisleje på de centrale aftaler
sammenlignet med skolernes egne indkøbsaftaler.
Figur 14 Begrundelser for ikke at anvende
Moderniseringsstyrelsens og SKI's aftaler
Pct. af spørgeskemabesvarelser
"Skolen kan opnå bedre priser
ad anden vej"
Fx "Skolen opnår
rammeaftalepriserne
hos lokale leverandører"
34%
Andet
21%
"Produkterne, der er omfattet af
aftalerne, kan ikke tilstrækkeligt
imødekomme skolernes behov"
"Skolen ønsker at støtte
lokalt gennem lokale indkøb"
13%
13%
"Bruger aftalerne gennem
I praksis kan der være udfordringer for institutionerne
9%
et indkøbsfællesskab"
forbundet med at foretage indkøb på de centrale
rammeaftaler. Eksempelvis fremstår det til tider uklart for
"Det er for besværligt
flere institutioner, hvilken pris der købes ind til på den
9%
at bruge aftalerne"
enkelte aftale, hvorved sammenligning af priser
besværliggøres. Dertil kommer, at hovedparten af
leverandørerne kun sælger en mindre andel af deres
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
produktsortiment på de centrale aftaler. Der er således
mange eksempler i sektoren på, at institutionerne tror, at de køber ind gennem SKI og de fælles statslige aftaler, fx
fordi leverandøren er en SKI-leverandør. Reelt har en analyse baseret på konkrete indkøb, der skulle være købt via
SKI, vist, at det imidlertid ofte ikke er tilfældet, at indkøbet reelt er foretaget på SKI’s og de fælles statslige aftaler. Fx
fordi institutionen køber produkter, der ikke er omfattet af aftalerne, og leverandørerne ikke i tilstrækkeligt omfang gør
institutionerne opmærksomme på, at købet er uden for aftalernes sortiment. Dette kan forårsage, at institutionerne
oplever de centrale rammeaftaler som mindre konkurrencedygtige, uden det nødvendigvis er tilfældet.
Endvidere er institutionerne ikke altid klar over, hvilke retningslinjer der gælder for anvendelse af rammeaftalerne, og
hvordan de sikrer sig rammeaftalernes priser. Retningslinjerne er ikke nødvendigvis kendt af den enkelte institution
og slet ikke af de decentrale disponenter på institutionen (se bl.a. konkret eksempel vedrørende hotelbooking i afsnit
4.3.3).
21
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0022.png
Der er således en udfordring i at sikre, at købene reelt foretages på de centrale aftaler. Eksempelvis viser QVARTZ’s
analyse, at ud af 117 indkøb angivet som "købt over SKI" i spørgeskemabesvarelserne kan under halvdelen
sandsynliggøres som reelt købt til SKI-priser (for uddybelse, se appendiks 2 for indkøb under kortlægning).
Indkøbsfællesskaber kan udfylde en rolle for sektoren, som de centrale aftaler ikke kan
Et af de væsentligste forbedringstiltag for effektivisering af indkøbsområdet inden for sektoren generelt er at
konsolidere volumen for de varer og serviceydelser, der købes ind, og herigennem opnå lavere priser fra
leverandøren. Med konsolidering forstås, at der på tværs af institutioner samles indkøb, da en større volumen giver
en bedre forhandlingsposition. Udgangspunktet for effektive indkøb er derfor, at jo mere volumen, man kan
konsolidere hos den enkelte leverandør, jo lavere priser og/eller bedre vilkår vil man typisk opnå. Dette forudsætter
dog, at institutionerne kan blive enige om produktspecifikationen.
Den varierende brug af centrale rammeaftaler og indkøbsfællesskaber i sektoren indikerer, at der kan være særlige
forhold gældende her, der nødvendiggør mere lokalt – eller sektorspecifikt – indkøb og dermed sætter en
begrænsning for, hvor meget indkøbet for sektoren kan konsolideres. Erfaringen fra institutionsbesøg og workshops
med indkøbsfællesskaber er, at der kan sondres mellem: 1) om indkøbene er specifikke for de enkelte typer af
institutioner i sektoren, fx for erhvervsskolerne eller de almene gymnasier, eller om de kan indkøbes på tværs af flere
typer af institutioner enten i eller uden for sektoren, og 2) om forhold omkring opgaven eller leverandørmarkedets
strukturer nødvendiggør en regional tilstedeværelse eller ej. I den udstrækning institutionsspecifikke og/eller
regionale forhold gør sig gældende i forbindelse med et konkret køb, kan der være begrænset mulighed for, at de
centrale rammeaftaler vil kunne imødekomme det konkrete behov.
Således kan de centrale aftaler primært benyttes, når indkøbet ikke er institutions- eller regionsspecifikt. Anderledes
forholder det sig for sektorens indkøbsfællesskaber, der typisk er funktionelt og/eller regionalt organiseret, så deres
medlemsinstitutioner udgøres af ensartede institutionstyper eller skoler inden for samme geografiske område. Det
største af indkøbsfællesskaberne, IFIRS, dækker dog over både flere institutionstyper og er landsdækkende. Samlet
har 88 ud af de 227 ungdomsuddannelsesinstitutioner valgt at indgå i et eller flere af de seks indkøbsfællesskaber,
der er oprettet på ungdomsuddannelsesområdet siden 2010, jf. Figur 15.
Som med organiseringen af indkøb internt på institutionerne dækker deltagelsen i indkøbsfællesskaber over en
betydelig forskel mellem de forskellige institutionstyper, jf. Figur 15. 80 pct. af erhvervsskolerne er medlem af et
indkøbsfællesskab, mens det samme kun gør sig gældende for 21 pct. af VUC'erne og 14 pct. af de almene
gymnasier. Dette kan i et vist omfang skyldes, at erhvervsskolerne har arbejdet med professionalisering af indkøb i
længere tid end de andre institutionstyper, ifølge nogle besøgsinstitutioner som følge af, at de i flere år har været
selvejende institutioner.
Indkøbsfællesskabernes opgaver spænder vidt, men fælles for dem er, at de medvirker til at understøtte indkøberne
på de enkelte institutioner, bl.a. i forhold til juridisk bistand, erfaringsudvekling mellem institutionerne og
kommunikation omkring centrale rammeaftaler fra Moderniseringsstyrelsen og SKI. Et eksempel på sidstnævnte er
inden for telefoni og bredbånd, hvor et indkøbsfællesskab har vurderet, at SKI-aftalen for telefoni og data dækker
skolernes behov og hjælper deres medlemmer ved at formidle dette samt tilslutte dem til aftalerne.
Herudover gennemfører de fleste af indkøbsfællesskaberne udbud på vegne af enkelte eller flere
medlemsinstitutioner, ligesom de indgår rammeaftaler på specifikke varegrupper og serviceydelser, der specificeres i
samarbejde med de medlemsinstitutioner, der ønsker at tilslutte sig. I disse tilfælde er der ofte tale om områder eller
varegrupper, hvor medlemsinstitutionerne vurderer, at de centrale rammeaftaler fra Moderniseringsstyrelsen og SKI
ikke i tilstrækkelig grad imødekommer institutionernes behov, eller at en bedre pris og/eller vilkår kan opnås ved en
ny aftale. Dette gælder primært undervisningsmaterialer, men kan ligeledes være relevant for andre områder.
Eksempelvis har flere fællesskaber indgået aftaler for specifikke computere og -tilbehør, kontormaskiner,
kontorartikler og forsyning.
22
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0023.png
Figur 15 Overblik over eksisterende indkøbsfællesskaber samt deltagelse på tværs af institutionstyper
Profil og antal institutioner i indkøbsfællesskabet
Regional
5
Gymnasiernes
fællesindkøb
11
7
Indkøbsfællesskabet
Nord
80%
Pct. af totale institutioner
Indkøbsfællesskabet
Sjælland
Institutionsspecifik
10
5
Gymnasiefællesskabet
Indkøbsfællesskabet
Mercantec
Tværgående
39%
21%
54
14%
IFIRS
Landsdækkende
Kilde: Interviews med indkøbsfællesskaberne; IKA.DK; QVARTZ analyse
Total
Gymnasier
VUC’er Erhvervsskoler
Fødevarer og kantinedrift er ligeledes et område, hvor flere
indkøbsfællesskaber har optimeret. På kantinedrift har et
indkøbsfællesskab vurderet, at de har realiseret en
effektivisering på over 50 pct. i forbindelse med udbud, og
på fødevarer er erfaringen, at der kan realiseres op til 20
pct. for et bredt udsnit af varekoder og helt op til 30-40 pct.
for læskedrikke samt kaffe og the. Da aftalerne er lavet af
indkøbsfællesskaber, kan aftalerne for fødevarer også
dække de institutioner, der anvender fødevarer i den
praktiske undervisning, hvor der er behov for en vis
specialisering.
Det er generelt oplevelsen i indkøbsfællesskaberne, at de
centrale rammeaftaler i højere grad kan opfylde
institutionernes produktkrav til mere standardiserede varer
til brug i skoleadministrationen, men i lavere grad når det
gælder materialer, der indgår i undervisningen.
Case: Erfaringer med at deltage i et indkøbsfællesskab
En kombinationsskole valgte for et par år siden at tilslutte
sig et af de eksisterende indkøbsfællesskaber. Den
primære årsag var, at institutionen stod over for at skulle
gennemføre en række udbud, og gennem fællesskabet
kunne de drage fordel af den juridiske ekspertise,
fællesskabet rådede over. Beslutningen blev truffet oven
på erfaringer med bekostelige "smuthuller" i tidligere
udbudsmaterialer, som man gerne ville undgå
fremadrettet.
I dag oplever institutionen en række andre fordele som
følge af sit medlemsskab i indkøbsfællesskabet, herunder
en generelt mere professionel tilgang til indkøb og
kontraktstyring samt erfaringsudveksling med andre
medlemsinstitutioner, hvor der deles erfaringer vedrørende
praksis, organisering og priser. Institutionen oplever også,
at indkøbsfællesskabet har løftet institutionens generelle
ledelsesmæssige fokus på indkøb og ikke mindst frigjort
flere ressourcer til kerneopgaver.
Adspurgt om årsagerne til at fravælge medlemsskab af et
indkøbsfællesskab inden for sektoren, fremhæver
institutionerne, at de mener, de kan opnå bedre priser ad
Erfaringen er, at man afgiver noget indflydelse i forhold til,
anden vej, og at produkterne ikke i tilstrækkelig grad kan
hvilken kravspecifikation der sættes for de enkelte indkøb,
imødekomme deres behov. Nogle institutioner har
da man er flere om at blive enige i forbindelse med
desuden et ønske om at støtte lokale leverandører.
indgåelse af rammeaftaler, men også at de priser, der kan
Generelt viser analysen, at der kan være enkelte køb, hvor
opnås på aftalerne, opvejer ulemperne.
en institution kan opnå bedre priser gennem egne aftaler,
men at der som hovedregel opnås væsentligt lavere priser
gennem indkøbsfællesskaberne. Samtidigt frigives ressourcer på den enkelte institution, idet der spares tid på at
søge efter bedste pris i forbindelse med løbende småindkøb.
23
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0024.png
Dertil kommer, at flere af de mindre institutioner, der har
bidraget til analysen, ikke betragter indkøbsområdet som
et ledelsesmæssigt fokusområde, idet det ikke udgør en
stor post på det samlede budget. Dog viser analysen, at
der er store relative effektiviseringer at hente - ikke mindst
fordi de små institutioner typisk har en lavere grad af
professionalisering på området - og der er således en god
"business case", også for de små institutioner, i at melde
sig ind i et indkøbsfællesskab.
Herudover er det en væsentlig udfordring på
indkøbsområdet, at der for mange især mindre
institutioner og almene gymnasier ikke er adgang til de
specialiserede indkøbskompetencer, der findes på flere
større institutioner. Dette er især en væsentlig
problemstilling i forbindelse med udarbejdelsen af
udbudsmateriale, hvor det er erfaringen fra flere
besøgsinstitutioner, at der kan opnås et betydeligt
potentiale ved at sikre, at udbudsmaterialet har den
nødvendige juridiske dækning.
Figur 16 Begrundelser for ikke at deltage i et
indkøbsfællesskab
Pct. af spørgeskemabesvarelser
"Skolen kan opnå bedre priser
ad anden vej"
Fx "Skolens
indkøbsvolumen er i
normale år typisk
meget beskeden"
39%
Andet
22%
"Produkterne, der er omfattet af
aftalerne, kan ikke tilstrækkeligt
imødekomme skolernes behov"
18%
"Skolen ønsker at støtte lokalt
gennem lokale indkøb"
12%
"Det er for besværligt at
bruge aftalerne"
10%
En måde at få adgang til en ekspertise på
indkøbsområdet, også for mindre institutioner, er således
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
at indtræde i et indkøbsfællesskab. Her kan
institutionerne i varierende grad drage fordel af juridiske
kompetencer og kendskab til markedsudviklingen i et sekretariat, og også udveksle erfaringer og god praksis med de
andre medlemsinstitutioner. Eksempelvis nævner et indkøbsfællesskab, at de på mange måder fungerer som en
ekstra kollega til skolernes administration og muliggør et højt kompetenceniveau på indkøbsområdet for et antal
almene gymnasier, der ikke individuelt kan opnå dette niveau i deres administration.
Ud fra de indhentede erfaringer vurderes det, at der for hovedparten af institutionerne er en god business case i at
være med i et indkøbsfællesskab – undtagelsen kan være meget store institutioner, der selv kan skabe stor nok
indkøbsvolumen til at opnå attraktive rammeaftaler. Selv for denne type institutioner er der dog gode eksempler på, at
et indkøbsfællesskab kan være fordelagtigt, eksempelvis i forhold til erfaringsudveksling.
4.2.
Metodiske tilgang til analysen af indkøb af materialer til undervisning og
skoleadministration
Afsnittet indeholder en overordnet gennemgang af datagrundlaget for analysen, grundlaget for og tilgangen til den
supplerende kortlægning af sektorens omkostninger samt den overordnede metodiske tilgang til beregningen af
effektiviseringspotentialerne.
Datagrundlaget for analysen består af både kvantitativ og kvalitativ data
Datagrundlaget for analysens omkostningsbase udgøres af en omfattende kortlægning af institutionernes samlede
indkøb inden for både materialer til undervisning og skoleadministration samt bygningsdrift fordelt på
indkøbskategorier. Kortlægningen er gennemført baseret på en gennemgang af fakturadata for 41 institutioner
suppleret med spørgeskemabesvarelser, jf. nedenfor, fra 37 institutioner på tværs af institutionstyper.
Foruden omkostningskortlægningen består analysens datagrundlag af input fra to spørgeskemaundersøgelser
vedrørende indkøb, besøg hos og interview med 16 institutioner samt workshops og interviews med alle seks
indkøbsfællesskaber i sektoren. Desuden har der været en tæt dialog med Moderniseringsstyrelsen og SKI
vedrørende institutionernes aftalebrug og konkrete aftalepriser for en række varer og ydelser.
24
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0025.png
De to spørgeskemaer er udsendt i forlængelse af hinanden og bidrager bl.a. til at afdække variationen på tværs af
institutionernes indkøbsorganisering og -praksis. Det overordnede spørgeskema er nærmere beskrevet i kapitel 2.
Det opfølgende spørgeskema vedrører primært omkostningskortlægningen, specifikke priser betalt for en række
konkrete køb af udvalgte varer og ydelser samt en række mere detaljerede spørgsmål vedrørende institutionernes
indkøbspraksis og -organisering. Det opfølgende spørgeskema har en besvarelsesprocent på 67 pct., svarende til
39
2
institutioner, idet det udelukkende er udsendt til de 58 institutioner, der besvarede det indledende spørgeskema
inden for svarfristen. Det er QVARTZ's vurdering, at spørgeskemabesvarelserne er repræsentative for populationen,
dog med en lidt lav besvarelsesprocent for nogle institutionstyper blandt erhvervsskolerne. På den baggrund er der
alene foretaget opskaleringer af potentialer på institutionshovedtypeniveau, dvs. hhv. almene gymnasier, VUC samt
erhvervsskolerne som samlet gruppe.
Spørgeskemabesvarelserne er valideret op imod hinanden, hvor outliers, forstået som besvarelser, der adskiller sig
væsentligt fra andre besvarelser for sammenlignelige institutioner i stikprøven, enten er valideret mundtligt direkte
med den pågældende institution eller ekskluderet, når det ikke har været muligt at validere dem. Endvidere er
besvarelsernes validitet så vidt muligt sammenholdt med input fra institutionsbesøg, workshops med
indkøbsfællesskaberne og med informationer fra SKI og Moderniseringsstyrelsen vedrørende aftalebrug og priser.
I analysen vises en række prissammenligninger af specifikke varekøb, hvor institutionerne frem for at anvende egne
aftaler kunne have købt præcis samme produkt eller ydelse gennem centrale rammeaftaler fra SKI og
Moderniseringsstyrelsen til betydeligt lavere priser. Grundet konkurrencehensyn for de omfattede leverandører vises
konkrete priser, som varerne eller ydelserne kunne være købt til, ikke i denne rapport, om end de i enkelte tilfælde
(telefoni samt hotel- og konferenceydelser) indgår direkte i potentialeberegningen. QVARTZ har haft lejlighed til at slå
ønskede priser op. Det bemærkes, at de selvejende institutioner, ved hjælp af brugerlogin kan finde priser og
varekataloger på SKI's og Moderniseringsstyrelsens hjemmesider og således herigennem sammenholde med egne,
konkrete indkøbspriser. Såfremt institutionen ikke allerede har et brugerlogin skal institutionen anmode om et login
via henholdsvis SKI’s og Moderniseringsstyrelsens hjemmeside.
Opgørelsen af omkostninger til indkøb er suppleret af en faktura- og spørgeskemabaseret kortlægning
QVARTZ's kortlægning af institutionernes økonomi på baggrund af institutionernes formålsregnskaber viser – som
det også fremgår af kapitel 3 ovenfor - et samlet indkøb for sektoren på DKK 6,5 milliarder i 2013, herunder indkøb af
materialer til undervisning og skoleadministration på DKK 3,9 milliarder, mens DKK 2,6 milliarder vedrører
bygningsdrift, som behandles i kapitel 5.
For institutionernes indkøb er formålsregnskaberne imidlertid ikke tilstrækkeligt detaljerede til, at det er muligt at
identificere omkostningerne på de enkelte indkøbskategorier. Derfor er der som grundlag for nærværende analyse
gennemført en omfattende stikprøvebaseret fakturagennemgang suppleret med et spørgeskema på tværs af
institutionstyper.
Kortlægningen af institutionernes indkøb på baggrund af spørgeskemaet tager udgangspunkt i et normalår. Herved
forstås, at institutionerne i deres besvarelse er blevet bedt om at udjævne omkostningerne ved større investeringer
over en årrække, svarende til afskrivningerne, således at anlæg af en ny bygning eksempelvis medtages med 1/30 af
den samlede omkostning, svarende til en lineær afskrivning over 30 år. Dette er sket ud fra en antagelse om, at når
et givent indkøb efter en årrække er fuldt afskrevet, vil det i de fleste tilfælde være tid til at foretage erstatningskøb
eller større fornyelser, og at værdien af afskrivningen derfor repræsenterer et indkøb i et normalår.
Omvendt baserer de anvendte fakturadata sig på et specifikt år (2013), hvorfor et større indkøb, der i regnskaberne
vil blive afskrevet, er medtaget i fakturadataene med den fulde omkostning. Dette forhold gør sig især gældende i
forhold til håndværkerydelser i forbindelse med de seneste års omfattende bygge- og anlægsaktivitet i sektoren, der
typisk vil blive afskrevet over en længere årrække. Disse investeringer vil for nogle institutioner i den fakturabaserede
stikprøve således medføre en overvurdering og for andre en undervurdering af omkostningen til anlægsaktiviteter i
forhold til i et normalår, alt efter om der i det givne år var et byggeprojekt på den pågældende institution.
Sammenholdt med regnskaberne for 2013 samt den spørgeskemabaserede kortlægning og efterfølgende validering
med institutionerne er det vurderingen, at der totalt set er tale om en overvurdering. På den baggrund er der for
eksterne serviceydelser vedrørende bygningsdrift anvendt institutionernes procentuelle allokering af omkostninger fra
2
2 af de 39 besvarelser indeholdt ikke en komplet fordeling af omkostninger på kategorier
25
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0026.png
spørgeskemaet, mens der for øvrige kategorier er anvendt en lige vægtning mellem fakturadata og data fra
spørgeskemaet baseret på antal institutioner i de respektive datasæt. Dette skyldes, at der for andre
indkøbskategorier ikke i samme grad forekommer en diskrepans mellem et faktisk år baseret på fakturadata, og et
normalår baseret på institutionernes allokering i spørgeskemaet, eftersom afskrivninger udgør en mindre andel af
omkostningen for andre indkøb og størstedelen straks-afskrives.
Kortlægningen baseret på fakturastikprøven og spørgeskemaundersøgelsen identificerer samlet set et indkøb af
materialer til undervisning og skoleadministration på DKK 3,7 milliarder. Dermed er der en høj grad af sammenfald
mellem institutionernes regnskaber for 2013 og den faktura- og spørgeskemabaserede metode med en mindre
undervurdering af omkostningerne til indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration på DKK 150
millioner, svarende til 4 pct. I det omfang, det har været muligt for specifikke kombinationer af formål og arter, er den
faktura- og stikprøvebaserede indkøbskortlægning desuden valideret i forhold til institutionernes regnskaber for 2013.
Det er på denne baggrund QVARTZ's vurdering, at den spørgeskema- og fakturabaserede kortlægning er valid og
giver et retvisende, aggregeret billede af sektorens indkøbsomkostninger inden for de enkelte indkøbskategorier.
Potentialeberegningen baserer sig på variationen i institutionernes omkostningseffektivitet
For hvert af de analyserede forbedringsforslag er der beregnet et samlet effektiviseringspotentiale for sektoren.
Analysen tager udgangspunkt i den observerede variation i omkostningseffektivitet mellem institutionerne for en
række områder, og potentialet er udregnet på baggrund af en delvis udjævning af variationen. Det har i analysen
været muligt at foretage sammenligningen af observationer på tværs af institutionstyper i sektoren, idet det kan
påvises, at der ikke er en bias i stikprøven mellem angivne omkostninger samt stykpriser, og institutionstype eller -
størrelse. De beregnede effektiviseringspotentialer suppleres og understøttes, hvor relevant, af konkrete erfaringer
med realiserede effektiviseringer i sektoren.
Ved hjælp af spørgeskema er der indhentet prispunkter for en række basisvarer, der vurderes at være relevante på
tværs af institutionstype og -størrelse, herunder bl.a. en kontorstol, et hæve-sænkebord, en bærbar computer, en
smartphone, en Microsoft Officepakke, et mobiltelefoniabonnement samt en række varer og ydelser af relevans for
bygningsdrift, jf. kapitel 5. Institutionerne er blevet bedt om at angive deres seneste, repræsentative køb af varen, og
der er dermed ikke tale om, at specialindkøbte varer eller ydelser sammenlignes med standardvarer eller ydelser fra
andre institutioner. Det er derfor vurderingen, at prisvariationen på tværs af stikprøven overvejende afspejler forskelle
i indkøbspraksis og produktvalg. Endvidere er prispunkter, der ligger væsentlig over eller under den generelle
pristendens i stikprøven valideret mundtligt direkte med den pågældende institution eller ekskluderet, når det ikke har
været muligt at validere dem.
Udjævning af priser, der foretages for den enkelte vare eller ydelse, er fastsat ud fra en vurdering af i hvor høj grad
der er tale om et standardprodukt, og hvorvidt der kan være reelle argumenter i forhold til produktets ydeevne, design
og materialevalg, der kan begrunde en større spredning i institutionernes reelle behov for den pågældende vare.
Eksempelvis er vurderingen, at mobiltelefoni i høj grad er et standardprodukt med et begrænset behov for
differentiering, mens der kan være argumenter i forhold til levetid, holdbarhed og æstetisk udtryk forbundet med
valget af eksempelvis en ny kantinestol. Følgelig er der i beregningen af potentialet medtaget en større begrundet
variation i pris for en kantinestol over en gennemsnitsbetragtning end for mobiltelefoni. Ligeledes er der for
kategorierne IKT hardware, software og inventar valgt en tilgang til den delvise udjævning af variationen, der baserer
sig på percentiler inden for udsnittet af indhentede prispunkter. Hermed forstås, at den del af udsnittet af institutioner,
der har betalt en højere pris end et bestemt percentil-interval, bringes ned til intervallet, og potentialet udregnes
herefter som forskellen.
For rejser er i stedet for en percentil inden for udsnittet valgt en central rammeaftales pris som
sammenligningsgrundlag. Dette skyldes, at der for disse ydelser i højere grad er tale om standardprodukter, hvor det
ikke er vurderingen, at der er grundlag for en sektorspecifik prisreference. Potentialet er for disse kategorier udregnet
ved at vurdere mulighederne for en fuld realisering af aftalepris under hensyntagen til relevante forhold. Konkret er
der eksempelvis for hoteller taget højde for, at det ikke altid er muligt at booke det ønskede hotel som fx kan være
udsolgt.
Potentialet for den enkelte varetype ekstrapoleres til kategorien gennem en vægtning af varetypens repræsentativitet.
Andelen af kategorien, den enkelte varetype i analysen er repræsentativ for, baseres på en underopdeling af de
26
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0027.png
enkelte kategorier foretaget på baggrund af fakturadata for syv institutioner og en efterfølgende validering med
udvalgte institutioner. For de kategorier, hvor prispunktanalysen kun vurderes at være repræsentativ for en mindre
andel af den samlede kategori, beregnes potentialet enten alene for denne del af kategoriens omkostning (det er
tilfældet for IKT software samt for rejser), alternativt anvendes analysen til at understøtte et potentiale, der udregnes
ad anden vej. Dette gør sig gældende for IKT serviceydelser og fødevarer.
For IKT serviceydelser er beregnet et potentiale alene for de institutioner, der i dag ikke deltager i et IT-fællesskab,
idet det er vurderingen, at de resterende institutioner allerede vil have realiseret et tilsvarende potentiale. Her
anvendes prispunktanalysen for telefoni og mobilt bredbånd som understøttelse for den procentvise effektivisering,
som det baseret på erfaringer fra sektoren er vurderingen, kan realiseres.
Potentialet for fødevarer tager udgangspunkt i omkostningerne til forplejning under kostafdelingen i
formålsregnskabet for 2013 holdt op imod antallet af kostelever. Derved udregnes en omkostning per kostelev, der
bruges som proxy for fødevareforbruget per institution og sammenlignes på tværs af institutioner. Kostafdelingen er
valgt som proxy ud fra en betragtning om, at brugerne er afgrænset til antallet af kostelever, mens brugere af kantine
eller af fødevarer i undervisningen er sværere at afgrænse regnskabsteknisk og sammenligne på tværs af
institutioner. Det vurderes, at kostafdelingens fødevareindkøb er en valid proxy for institutionernes fødevareindkøb
generelt, idet det ved institutionsbesøg og interviews er konstateret, at det ofte er de samme disponenter og/eller
leverandører, der bruges for kostafdeling, kantine og fødevarer til undervisning. Kostafdelinger, der ikke har konteret
en omkostning på kantine i formålsregnskabet, er endvidere ekskluderet fra analysen, idet det ikke er tilstrækkelig
sandsynliggjort, at institutionen kun bogfører de fødevarer, der er relateret direkte til kostafdelingen, på dette formål.
For de resterende indkøbskategorier inden for indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration er der ikke
indhentet prispunkter. Det gælder kontorartikler, medie, grafik og tryk, rådgivere, praktiske undervisningsmaterialer
samt bøger mv. For kontorartikler samt medie grafik og tryk er i stedet anvendt institutionernes angivelse af de
samlede omkostninger til kategorien i den spørgeskemabaserede kortlægning sammenholdt med formålsregnskabet
for 2013. For analysen af kontorartikler gælder, at potentialet er baseret på en delvis udjævning af variationen i
omkostninger til kontorartikler per medarbejder på tværs af institutioner. Ligeledes er potentialet for medie, grafik og
tryk udregnet på baggrund af en sammenligning på tværs af institutioner med udgangspunkt i omkostningen per
årselev. For kategorierne rådgivere, praktiske undervisningsmaterialer samt bøger mv. er potentialet estimeret på
baggrund af relevante realiserede omkostningseffektiviseringer, der er afdækket gennem interviews og
institutionsbesøg.
27
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0028.png
4.3.
Forbedringsinitiativer
Figur 17 Samlet effektiviseringspotentiale for indkøb af
materialer til undervisning og skoleadministration
DKK i millioner
Total
A1. IKT Hardware
A1. IKT software og serviceydelser
A3. Hotel- og konferenceydelser
A4. Inventar
A6. Medie, reklame, grafik, tryk
A2. Fødevarer
A6. Kontorartikler
A5. Udstyr, redskaber, forbrugsvarer i.a.n.
A6. Rådgivere (undt. Bygning og revision)
A5. Bygge- og produktionsmaterialer
A5. Maskiner og vognpark
A5. Bøger, og andre digitale læremidler
A5. Dyr og planter
A5. Kemiske og biologiske materialer
A6. Revision
Kurser inkl. ekstern undervisning
Eksterne administrative serviceydelser
Øvrigt og ukendt
439-568
76-108
70-84
56-62
45-68
39-53
36-52
29-31
25-30
24-29
18-21
13-16
3-7
3-4
2-3
0
0
0
0
Der er en betydelig variation på tværs af institutionernes
omkostninger til indkøb i alle undersøgte kategorier. Det
indikerer et effektiviseringspotentiale, der kan nås
gennem både generelt forbedret indkøbspraksis og øget
prisbevidsthed.
Samlet set vurderes effektiviseringspotentialet for indkøb
af materialer til undervisning og skoleadministration at
udgøre DKK 439-568 millioner årligt for hele sektoren.
Det største potentiale kommer fra IKT hardware, IKT
software og tjenesteydelser samt rejser, der tilsammen
udgør næsten halvdelen af det totale potentiale.
Nedenstående forslag til effektiviseringer er baseret på
observeret "bedste praksis" i sektoren, hvor store
effektiviseringer er opnået af institutionerne gennem
forbedret indkøbspraksis, herunder
konkurrenceudsættelse, anvendelse af centrale aftaler fra
Moderniseringsstyrelsen og SKI samt brug af
indkøbsfællesskaber.
Potentiale ikke
vurderet i
denne analyse
For nogle indkøbskategorier vil institutionerne være nødt
Kilde: QVARTZ analyse af de enkelte kategoriers
til at indkøbe et andet produkt, end de gør i dag, for at
effektiviseringspotentiale baseret på Institutionernes
opnå effektiviseringerne. I de tilfælde sandsynliggøres
formålsregnskaber 2013, fakturadata for 78 institutioner,
spørgeskemaundersøgelse og institutionsbesøg.
det, at skolernes behov forsat kan opfyldes i tilstrækkelig
grad. Der er som eksempel indlagt marginer i beregningerne, der tager højde for, at alle på institutionen ikke kan
bruge samme kontorstol, og at hotelophold og møder ikke som udgangspunkt kan flyttes til nabobyer.
Størrelsesordenen af alle effektiviseringspotentialer er underbygget af konkrete eksempler på reelt opnåede
effektiviseringer fra institutioner og indkøbsfællesskaber, som er blevet interviewet i forbindelse med analysen.
Ligeledes er forbedringstiltagene i de enkelte forbedringsforslag alle nogle, der allerede praktiseres af institutioner i
sektoren.
Da sektorens omkostninger til kurser hovedsageligt vedrører diplomuddannelser og pædagogikum vurderes det ikke,
at der er et effektiviseringspotentiale for denne kategori ud fra et indkøbsperspektiv. For denne kategori samt
eksterne administrative serviceydelser og ’øvrigt’ og ’ukendt’ gives ingen forbedringsforslag.
I det følgende præsenteres de seks forbedringsforslag i forhold til mere effektive indkøb af:
IKT software, hardware og serviceydelser
Fødevarer
Rejser
Inventar
Praktiske undervisningsmaterialer samt bøger mv.
Resterende kategorier: Kontorartikler, medie, reklame, grafik og tryk, samt rådgivning
4.3.1
Mere effektivt indkøb af IKT software, hardware og serviceydelser
Indkøb af IKT dækker over hardware, software og serviceydelser inden for informations- og kommunikationsteknologi
og udgør den samlet set største indkøbskategori målt på omkostninger med en totalomkostning for sektoren på DKK
766 millioner i 2013, der fordeler sig med 56 pct. for erhvervsskolerne, 27 pct. for de almene gymnasier og 17 pct. for
VUC. Indkøb af hardware udgør den største andel af omkostningerne i kategorien med DKK 421 millioner, mens
serviceydelser udgør DKK 201 millioner og software udgør DKK 145 millioner.
28
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0029.png
De indsamlede data viser en betydelig spredning i pris betalt for fem repræsentativt udvalgte varetyper inden for
kategorien IKT hardware på tværs af institutionstyper. Prisforskellen dækker over to forhold. Dels viser spredningen,
at nogle institutioner uanset type er i stand til at dække deres behov med en model til en lavere pris end andre. Dels
er det for en række af varerne tilfældet, at den samme specifikation kunne være købt til en lavere pris gennem en
central rammeaftale i regi af Moderniseringsstyrelsen eller SKI eller gennem en rammeaftale i et indkøbsfællesskab.
Figur 18 viser et eksempel på variation i pris betalt for henholdsvis en bærbar computer og en projektor. Her er det
eksempelvis tilfældet, at institutionerne har betalt mellem DKK 1.800 og DKK 10.508 for en bærbar computer, og en
institution kunne have købt en HP Elitebook 840 ca. 50 pct. billigere ved at anvende SKI's computeraftale frem for at
foretage indkøbet på egen aftale uden om de centrale rammeaftaler.
Figur 18 Variation i stykpris for IKT hardware samt prissammenligning af samme produkt
Institutionens pris for en bærbar computer
DKK per stk. (viste tal: højest, lavest og median; cirkel: difference
mellem højeste/laveste 3)
Institutionens pris for en projektor
DKK per stk.(viste tal: højest, lavest og median; cirkel:
difference mellem højeste/laveste 3)
-74%
10.508
14.145
-83%
5.000
1.800
4.998
2.050
Prisdifference for samme produktspecifikation
HP Elitebook 840
-50%
HP 9470
-3%
Prisdifference for samme produktspecifikation
Epson EB4750W WXGA
-7%
Vivitek D755 WXGA
-26%
Egen aftale
SKI
Egen aftale
Indkøbs-
fællesskab
Egen aftale
SKI
Egen aftale
SKI
Note: Spørgeskemarespondenter blev bedt om at angive pris for et repræsentativt køb af varetypen i 2013/14; Eventuelle outliers er ekskluderet,
såfremt det ikke har været muligt at validere dem; "Egen aftale" eller "Indkøbsfællesskab" er angivet af institutionerne selv, SKI og
Moderniseringsstyrelsen priser er validerede
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; SKI; QVARTZ analyse
På baggrund af variationen vurderes det, at en stykpris på ca. DKK 4.500-5.445 for en bærbar computer over en
gennemsnitsbetragtning vil kunne imødekomme institutionernes behov. Denne gennemsnitspris vil, især for nogle
institutioner, dække over en bred variation i produkter og priser, idet der naturligvis fortsat vil være varekøb, hvor et
specifikt behov for fx øget processorkraft til AutoCAD og andre specialiserede programmer for de grafiske
uddannelser nødvendiggør indkøb til en højere pris. Til reference viser en gennemgang af SKI og
Moderniseringsstyrelsens varekataloger, at en computer, der er sammenlignelig med et typisk produkt brugt af
institutionerne (ifølge stykprisanalysen), kan fås til 20-35 pct. under det foreslåede prisleje.
Ligeledes er der for projektorer indhentet validerede priseksempler for en repræsentativ projektor på mellem DKK
2.050 og DKK 14.145 med en medianværdi på DKK 4.998. Det er QVARTZ's vurdering, at en projektor i højere grad
udgør en standardvare end fx en bærbar computer, og derfor vurderes det, at institutionerne i gennemsnit vil kunne
dække behovet for projektorer inden for spændet DKK 4.169-4.800. Dette anbefalede prisniveau ligger 20-30 pct.
over prisen for en projektor fra SKI, der er sammenlignelig med et typisk produkt brugt af institutionerne (ifølge
stykprisanalysen). Ligeledes er det tilfældet for andre prissammenligninger, der ligger til grund for analysen, at der
findes sammenlignelige produkter på de centrale rammeaftaler inden for eller helt op til 80 pct. under det foreslåede
prisleje.
For de varetyper, hvor institutionerne har specifikke behov, vil de eksisterende centrale rammeaftaler ikke altid være
fuldt dækkende, fx ved særlige tekniske behov til bærbare computere. På disse områder vil behovet imidlertid i vid
udstrækning kunne dækkes af aftaler i indkøbsfællesskaber eller IT-fællesskaber, der typisk kan opnå en bedre aftale
med leverandørerne end en enkelt institution. Det er eksempelvis vurderingen fra et IT-fællesskab for tekniske skoler,
29
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0030.png
at 90 pct. af deres medlemmers samlede computerbehov kan dækkes inden for eksisterende aftaler, selvom op til 20-
30 pct. af de computere, der indkøbes, udgøres af særligt kraftige maskiner.
For IKT software og serviceydelser er der i højere grad end for hardware tale om standardvarer og -ydelser – ofte
med en enkelt eller få udbydere, såsom softwareprogrammer som Microsoft Office. For nogle typer varer og ydelser,
fx mobiltelefoni, kan specifikke behov dog gøre sig gældende for nogle institutioner, fx i forhold til dækning.
Trods begrænset differentiering inden for den enkelte vare eller ydelse er der imidlertid observeret stor variation
blandt institutionerne i forhold til, hvad der betales for et givent indkøb af software og serviceydelser, jf. Figur 19.
Figur 19 Variation i opnået pris for software og serviceydelse samt prissammenligning af samme produkt
Institutionens pris for officepakke eller tilsvarende software
DKK per licens (viste tal: højest, lavest og median; cirkel:
difference mellem højeste/laveste 3)
-81%
695
324
Institutionens pris for telefoni (fri tale/sms min. 1 GB data)
DKK per månedsabonnement (viste tal: højest, lavest og
median; cirkel: difference mellem højeste/laveste 3)
-94%
387
95
50
11
Prisdifference for samme produktspecifikation
Brugerlicens, Microsoft Office 365
-61%
Prisdifference for samme produktspecifikation
Fri tale og SMS, min. 1 GB data
-83%
Egen aftale Indkøbs-
(gns.)
fællesskab
Egen aftale
(gns.)
Moderni-
serings-
styrelsen
Note: Spørgeskemarespondenter blev bedt om at angive pris for et repræsentativt køb af varetypen i 2013/14; Eventuelle outliers er ekskluderet,
såfremt det ikke har været muligt at validere dem; "Egen aftale" eller "Indkøbsfællesskab" er angivet af institutionerne selv, SKI og
Moderniseringsstyrelsen er validerede priser
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; Moderniseringsstyrelsen; QVARTZ analyse
Variationen afspejler hovedsageligt en forskel i, hvordan den enkelte institution foretager indkøb, specifikt i hvor høj
grad der anvendes centrale rammeaftaler eller indkøbsfællesskaber. For mobiltelefoni afspejler en del af variationen
dog også en forskel i oplevet behov i forhold til databegrænsning. Således spænder de indsamlede priser for
mobiltelefoni fra DKK 11 per måned til DKK 324 med en medianværdi på DKK 50. Ligeledes for standardsoftwaret
Microsoft Office er der observeret en betydelig variation i pris, her fra DKK 95 til DKK 695 med en medianværdi på
DKK 387. Sidstnævnte spredning dækker alene over, hvordan varen er indkøbt, og følgelig er det QVARTZ's
vurdering, at en Officepakke bør kunne indkøbes til mellem DKK 170 og DKK 185. For mobiltelefoni og mobilt internet
er der lagt til grund, at eventuelle begrænsninger i dækning kan forhindre enkelte institutioner i at gøre brug af SKI
eller Moderniseringsstyrelsens aftaler. Derfor er vurderingen, at 85-95 pct. af institutionernes behov kan
imødekommes inden for rammerne af de centrale aftaler.
På baggrund af erfaringer fra sektoren er det QVARTZ's vurdering, at der kan opnås betydelige
effektivitetsforbedringer gennem en øget professionalisering af indkøb og drift inden for IKT hardware, software og
tjenesteydelser. Dette kan fx opnås gennem deltagelse i et IT-fællesskab, hvor der ikke alene opnås betydelige
effektiviseringer på indkøbet som følge af en konsolideret volumen og bedre indkøbspraksis, men ligeledes kan
opnås en større driftssikkerhed og ekspertise på selve driften. Fx er det erfaringen fra en teknisk skole, at der blev
opnået en samlet effektivisering af IT budgettet på 18 pct. Effektiviseringen dækker over flere elementer, dels et mere
centraliseret og behovsoptimeret indkøb, hvor der i højere grad købes ind via rammeaftaler, dels en mere effektiv
drift.
30
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0031.png
Således vurderes det, at der kan realiseres et effektiviseringspotentiale inden for IKT hardware, software og
serviceydelser gennem en øget brug af centrale rammeaftaler og aftaler i indkøbsfællesskaber og IT-fællesskaber for
mere institutionsspecifikke indkøb.
Forbedringsforslag A1. Mere effektive indkøb af IKT software, hardware og serviceydelser gennem øget brug
af centrale rammeaftaler og fællesskaber
Forslag:
Institutionerne kan med fordel købe IKT hardware gennem rammeaftaler fra Moderniseringsstyrelsen, SKI
eller de sektorrettede indkøbsfællesskaber. Endvidere anbefales det, at institutionerne køber softwarelicenser
gennem IT- eller indkøbsfællesskaber og IKT serviceydelser over de centrale rammeaftaler eller gennem et IT-
fællesskab.
Potentiale:
For IKT hardware DKK 76-108 millioner årligt, svarende til 18-26 pct. af sektorens samlede
omkostninger til indkøb af IKT hardware. For IKT software og serviceydelser 70-84 millioner DKK årligt, svarende
til 20-24 pct. af sektorens omkostninger til indkøb af IKT software og serviceydelser. I alt er
effektiviseringspotentialet for IKT-kategorien DKK 146-192 millioner, heraf er DKK 32-42 millioner fra de almene
gymnasier, DKK 24-31 millioner fra VUC'erne og DKK 90-119 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen er alle institutioner, der i dag har en gennemsnitlig stykpris på deres hardware over den
foreslåede gennemsnitspris (se nedenfor). Dette gælder for institutioner på tværs af type og størrelse. Mht. IKT
software og serviceydelser er målgruppen primært institutioner, der endnu ikke har indhentet effektiviseringer på
området. Den enkelte institution kan benytte de viste benchmarks for Microsoft Office og telefoni (Figur 19) som
indikator for, om det er tilfældet for dem. Særligt institutioner, der ikke deltager i et IT-fællesskab, kan med fordel
undersøge, om der kan effektiviseres yderligere på området.
Beregningsforudsætninger:
For IKT hardware er institutionernes angivne stykpriser lagt til grund for potentiale-
beregningen. Stykpriser, der adskiller sig nævneværdigt fra de resterende, er valideret med institutionen eller
udtaget af analysen. Effektiviseringspotentialet udregnes ved, for hver varetype inden for kategorien, baseret på
variationen, at estimere et prisniveau, der ud fra en gennemsnitsbetragtning lever op til institutionernes behov.
Prisniveauet er baseret på et percentil-spænd, der er vurderet rimeligt for det enkelte produkt baseret på
overvejelser om variationen i sektorens behov (se også metodeafsnit ovenfor), samt hvorvidt der er tale om et
standard- eller specialprodukt, og er således et spænd mellem to stykpriser angivet af skolerne. Yderpunkterne for
percentilerne varierer fra 65 pct. for de produkter, der vurderes som mere specialiserede og med varierede behov
(fx computere) til 30 pct. for de produkter der vurderes som mere standardiserede (fx interaktive tavler). De
konkrete, udvalgte stykpriser, som potentialet er beregnet på baggrund af, er: DKK 4.500-5.445 for en bærbar
computer, DKK 3.060-3.600 for en tablet computer, DKK 4.169-4.800 for en projektor, DKK 3.460-3.799 for en
smartphone og DKK 13.743-16.000 for en interaktiv tavle. Beregningen er vægtet i forhold til, hvor stor en andel af
omkostningsbasen, den givne vare udgør af kategorien. Potentialet for software er ligeledes baseret på variationen
i indhentede stykpriser. Konkret er der foretaget en prissammenligning af indkøbspriser for Microsoft Office.
Eftersom der vurderes at være tale om et standardprodukt, er der her valgt et percentilniveau på 30-45 pct.
svarende til stykpriser på DKK 170-183. Kategorien IKT software indeholder også en række mere specialiserede
indkøb, hvor det ikke er forventningen, der kan indhentes et effektiviseringspotentiale, herunder systemer som
Lectio, Ludus Suite, Eazy mv. På den baggrund er der lagt til grund, at et effektiviseringspotentiale kun kan
realiseres for 25 pct. af omkostningerne inden for kategorien. For serviceydelser beregnes potentialet med
udgangspunkt i udbredelsen af IT-fællesskaber i sektoren kombineret med erfaringer med opnåede
effektiviseringer. Beregningen er baseret på omkostningerne til IKT serviceydelser, som de institutioner i
stikprøven, der i dag ikke deltager i et IT-fællesskab, har opgivet, idet det er vurderingen, at de resterende
institutioner allerede vil have realiseret et tilsvarende potentiale. Den procentvise omkostning per
hovedinstitutionstype i stikprøven er herefter skaleret til alle institutioner i populationen, der ikke deltager i et IT
fællesskab. Baseret på erfaringer fra sektoren, er det vurderingen fra QVARTZ, at disse institutioner vil kunne
realisere et potentiale på 40-50 pct. for IKT serviceydelser samlet set. Analysen af variationen i abonnementspriser
for telefoni og mobilt bredbånd anvendes som understøttelse for den procentvise effektivisering, som det baseret
31
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0032.png
på erfaringer fra sektoren er vurderingen, kan realiseres. Her viser analysen et effektiviseringspotentiale på 60-70
pct. for telefoni og 68-80 pct. for mobilt bredbånd ved en 85-95 pct. anvendelse af Moderniseringsstyrelsen eller
SKI's aftaler for telefoni og mobilt bredbånd. Disse eksempler underbygger, at der er et stort
effektiviseringspotentiale for kategorien. Det vurderes dog ikke, at det vil være realistisk at realisere et tilsvarende
potentiale for hele kategorien, og på den baggrund er potentialet baseret på de observerede effektiviseringer i
sektoren nævnt oven for.
4.3.2
Mere effektivt indkøb af fødevarer
Sektorens omkostninger til fødevarer udgør samlet set
DKK 387 millioner. Institutionerne indkøber fødevarer til
kostskole og kantine samt undervisningsbrug. De ca. 39
institutioner, der driver en kostafdeling eller et skolehjem,
har tilsammen omkostninger til fødevarer til
kostafdelingen på ca. DKK 100 millioner. Omkring 40 pct.
af erhvervsskolerne, 50 pct. af VUC'erne og 30 pct. af de
almene gymnasier driver egen kantine og har tilsammen
omkostninger til fødevarer på ca. DKK 80 millioner. Den
resterende del af sektorens omkostninger til fødevarer er
hovedsageligt til undervisningsmaterialer på de 22
tekniske- og kombinationsskoler, der udbyder fag under
indgangen "Mad til mennesker" samt på SOSU-skolerne.
Der er meget store forskelle i institutionernes
omkostninger til fødevarer. For sektorens kostafdelinger
ses et spænd i omkostningerne fra DKK 24 til DKK 85 i
omkostninger per kostelev per dag, og 59 pct. forskel fra
de tre mindst omkostningseffektive til de tre mest
omkostningseffektive, jf. Figur 20.
Figur 20 Variation i omkostning til fødevarer samt
eksempler på opnåede omkostningsreduktioner
Institutionens omkostninger til fødevarer for kostskolen
DKK per kostskoleelev pr dag (viste tal: højest, lavest og median;
cirkel: difference mellem højeste/laveste 3)
-59%
85
60
24
Opnåede effektiviseringer på fødevarer
Læskedrikke
-29%
Kaffe og the
-41%
Egen aftale
Indkøbs-
fællesskab
Egen aftale
SKI
Ca. 25 pct. af institutionerne benytter
indkøbsfællesskaberne eller SKI's rammeaftaler for en
eller flere varetyper inden for fødevarekategorien.
Indkøbsfællesskaberne har opnået store effektiviseringer
på området; en handelsskole har fx opnået et effektiviseringspotentiale på 20 pct. ved at bruge sit indkøbsfælleskabs
aftaler på fødevarer. Der er tillige gode eksempler på opnåede effektiviseringer ved brug af SKIs aftaler, fx over 40
pct. reduktion i omkostninger til kaffe og the, jf. Figur 20. De fleste institutioner i analysen ser ikke deres behov
tilstrækkeligt dækket af SKI-aftalerne for fødevarer, som institutionerne anfører ikke har et tilpas bredt sortiment.
Potentielt vil dette dog ændre sig i den nærmeste fremtid, idet en ny fødevareaftale er under udarbejdning i SKI.
Der er ikke indikationer på, at det er nødvendigt at ændre på vareudbuddet eller kvaliteten af indkøbet for at opnå
effektiviseringer i forbindelse med øget aftalebrug på fødevareområdet - i nogle tilfælde har det ikke engang været
nødvendigt at skifte leverandør for at realisere potentialet. Således vurderes det, at det ikke vil være nødvendigt for
institutionerne at ændre på, hvad der købes ind, men alene hvordan og i nogle tilfælde hos hvem der købes ind. Det
er observeret, at institutionerne i stigende grad er opmærksomme på mulighederne for attraktive aftaler på dette
område, og adskillige planlægger udbud alene eller gennem indkøbsfællesskaber i den nærmeste fremtid.
Note: Der er regnet med 280 dages forplejning på et skoleår; Eventuelle
outliers er ekskluderet, såfremt det ikke har været muligt at
validere dem. Institutioner der ikke samtidig har konteret
omkostninger på kantine-området er ekskluderet (jf. metodeafsnit)
Kilde: Interviews med institutioner og indkøbsfællesskaber;
Institutionernes formålsregnskaber 2013; QVARTZ analyse
32
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0033.png
Forbedringsforslag A2. Mere effektivt indkøb af fødevarer gennem brug af rammeaftaler
Forslag:
Institutionerne kan med fordel benytte rammeaftaler for at opnå et mere effektivt indkøb på
fødevareområdet. For hovedparten af institutionerne vil en rammeaftale fra et indkøbsfællesskab være mest
hensigtsmæssig, da de er tilpasset institutionernes behov. Dette gælder særligt tekniske skoler, der benytter
fødevarer til undervisningsbrug. For større tekniske skoler, der har den fornødne volumen, kan en øget grad af
egen konkurrenceudsættelse være fyldestgørende.
Potentiale:
DKK 36-52 millioner årligt, svarende til 9-14 pct. af sektorens samlede omkostninger til fødevarer.
Heraf er DKK 7-9 millioner fra de almene gymnasier, DKK 2-3 millioner fra VUC'erne og DKK 27-40 millioner fra
erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for dette forbedringsforslag er alle institutioner, på tværs af sektoren, der indkøber
fødevarer til kantine, kostskole eller undervisningsbrug og endnu ikke bruger rammeaftaler, eller store institutioner
der ikke konkurrenceudsætter fødevareindkøbet.
Beregningsforudsætninger:
Til beregning af effektiviseringspotentialet benyttes kostskolernes
fødevareomkostninger som en proxy for sektorens totale fødevareomkostninger. Det skyldes, at kostskolernes
omkostninger til fødevarer per kostelev vurderes som sammenlignelige på tværs af institutioner, da alle
kostskoleeleverne spiser hoveddelen af måltiderne på kostskolen, hvorfor variationen i omkostningerne til indkøb i
høj grad kan formodes at bygge på forskelle i indkøbspraksis. Grunden til, at beregningen ikke baseres på
omkostninger til kantinedrift og undervisningsbrug er, at institutionerne ikke er sammenlignelige, idet der er store
forskelle i elevernes kantinebrug på den enkelte institution samt forskelle i undervisningsmaterialebehov.
Potentialet beregnes på baggrund af, at institutioner der er mindre omkostningseffektive end percentil 50-60
bringer deres omkostninger ned til dette niveau. Validiteten af potentialets størrelse understøttes af indhentede
eksempler fra sektoren, hvor effektiviseringer i denne størrelsesorden og større er opnået på fødevareområdet,
ved at institutionerne tilslutter sig rammeaftaler.
4.3.3
Mere effektivt indkøb af rejser
Sektorens omkostninger til rejser og repræsentation udgør DKK 296 millioner. Sektorens rejseaktivitet udgøres
hovedsageligt af eksterne møder samt censor- og studierejser. Omkring halvdelen af omkostningerne i kategorien
udgøres af hoteludgifter, mens en betydeligt mindre del (ca. 5 pct.) går til konferencefaciliteter. De resterende
omkostninger vedrører transport og repræsentation og er ikke medtaget i potentialeberegningen.
Figur 21 Prisdifferencer mellem egen booking og brug af
Moderniseringsstyrelsens hotelaftale
Prisdifference for overnatning på samme hotel
Scandic Odense
Cabinn København
-55,3%
-25,6%
Egen
booking
Moderni-
serings-
styrelsen
Egen
booking
Moderni-
serings-
styrelsen
Moderniseringsstyrelsen har aftaler med ca. 100 hoteller i
Danmark. En analyse viser, at aftalen dækker mere end
halvdelen af de byer, hvor der ligger institutioner. Således
kan aftalen potentielt imødekomme en stor andel af
institutionernes behov for overnatning i forbindelse med
møder og censorrejser. I en stikprøve kunne ca. 80 pct. af
hotelophold for sektoren være dækket af et hotel fra
aftalen, enten ved brug af det samme hotel eller et
tilsvarende hotel i samme by. I denne stikprøve var den
gennemsnitlige reduktion i prisen per overnatning på 50
pct. ved brug af et hotel på aftalen i forhold til ved egen
booking, jf. eksempler i Figur 21. Potentialeberegningen
er baseret på denne observation.
For at se Moderniseringsstyrelsen aftalepriser, skal
institutionen tilmelde sig aftalen, oprettes som bruger på
http://statensindkob.dk/ og oprette et login og søge i
Moderniseringsstyrelsens bestillingsapplikation. I
forbindelse med stikprøven har interviews med sektoren indikeret, at der er en udbredt opfattelse af, at institutionerne
Note: Til prissammenligningen er brugt priser fra den dyreste sæson.
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; Moderniseringsstyrelsens
hotelbestillingsapplikation og konferencebog; QVARTZ analyse.
33
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0034.png
anvender hotelaftalen, mens det fremgår af analysen, at den korrekte aftalepris ikke er realiseret. En årsag er
tilsyneladende, at de enkelte ansatte på institutionerne selv booker overnatningen, men pga. manglende kendskab til
aftalen og/eller bestillingsapplikationen ikke kender til dækkede hoteller og/eller den korrekte pris.
For konferencer gælder det for over halvdelen af de indkøbte konferenceydelser, at de kunne være købt på
Moderniseringsstyrelsens aftale, dvs. hos et tilsvarende konferencecenter i samme by eller i flere tilfælde på samme
konferencecenter. Her udgør den gennemsnitlige prisforskel ca. 30 pct. mellem egen booking og
Moderniseringsstyrelsens aftalepris.
Endelig kan det tilføjes, at SKI har en aftale på flyrejser med en prisreduktion på 6-18 pct. på nationale og
internationale rejser, og som analysen indikerer, at ingen institutioner i sektoren benytter. Det vurderes, at mange
institutioner kunne drage økonomisk fordel af at bruge denne aftale. Dog er effektiviseringspotentialet for dette ikke
beregnet.
Forbedringsforslag A3. Mere effektive indkøb af hotel- og konferenceydelser gennem brug af
Moderniseringsstyrelsens aftaler
Forslag:
Institutionerne kan med fordel bruge Moderniseringsstyrelsens aftaler for hoteller og konferencer i alle
tilfælde, hvor et aftaleomfattet hotel eller konferencecenter er tilgængeligt i den ønskede by. For at sikre, at den
korrekte pris opnås, bør institutionerne med støtte fra Undervisningsministeriet og Moderniseringsstyrelsen sikre,
at disponenterne har kendskab til og bruger Moderniseringsstyrelsens bestillingsapplikation og følger op på, om
den korrekte pris opnås. Alternativt kan institutionen med fordel forankre bookingen af rejser hos en eller få
personer centralt i organisationen.
Potentiale:
DKK 56-62 millioner årligt, svarende til 19-21 pct. af sektorens totale omkostninger til rejser og
repræsentation. Heraf er DKK 15-16 millioner fra de almene gymnasier, DKK 5-6 millioner fra VUC'erne og DKK
36-40 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for dette forbedringsforslag er alle institutioner i sektoren, der ikke konsekvent benytter
Moderniseringsstyrelsens aftaler til hotel- og konferenceydelser i dag. Baseret på stikprøven er det
sandsynliggjort, at dette gælder bredt i sektoren på tværs af institutionstyper og –størrelser.
Beregningsforudsætninger:
Beregningen baserer sig på en stikprøve, hvor institutionerne er blevet bedt om at
angive pris, hotelnavn og by for det seneste repræsentative indkøb af hotelovernatning. Priser, hvor der var
uklarhed om korrekt specifikation er valideret eller udeladt af analysen. Priserne er sammenlignet med
Moderniseringsstyrelsens aftales priser på samme hotel (hvis muligt) eller et tilsvarende hotel i samme by i den
dyreste sæson for 2015. Af 27 overnatninger i stikprøven kunne 21 have brugt et hotel fra aftalen, svarende til 78
pct. Disse 78 pct. af tilfældene, hvor et hotel på aftalen kunne have været anvendt, betragtes som den
adresserbare andel af hotelomkostningerne.
3
Sammenlagt kunne der i de 21 tilfælde være opnået en
effektivisering af omkostningerne med 50 pct. ved brug af aftalen. Det vurderes, at hotelaftalen som minimum kan
benyttes i 85-95 pct. af de adresserbare tilfælde, for at tage højde for, at hotellet i nogle tilfælde kan være udsolgt
eller af andre grunde ikke kan bookes via aftalen. Potentialet er således beregnet ud fra, at der i 85-95 pct. af de
addreserbare tilfælde (dvs. 78 pct. af indkøbte overnatninger) kan opnås en effektivisering på 50 pct. Potentialet er
beregnet for de 55 pct. af omkostninger i kategorien, der går til hoteller. En fuldstændig parallel fremgangsmåde er
anvendt for konferenceydelser.
4.3.4
Mere effektivt indkøb af inventar
Målt på sektorens samlede omkostninger er indkøb af inventar blandt de store kategorier og udgør i alt DKK 237
millioner årligt. Inventar er endvidere et af de områder, hvor der er størst forskel i den betalte stykpris for en række
varer på tværs af uddannelsesinstitutionerne. Forskellen mellem de stykpriser, som institutionerne har betalt for fx en
kontorstol, varierer med op til 80 pct., jf. Figur 22.
3
Forbedringsforslag D7, D8 og D9 kan mindske antallet af hotelovernatninger og dermed påvirke potentialet i denne kategori,
overlappet mellem potentialerne vurderes dog som minimalt og er derfor ikke korrigeret for i analysen.
34
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0035.png
Variationen i stykprisen skyldes til dels forskelle i, hvilke specifikke produkter der købes, herunder mulige forskelle i
standard, og til dels hvorvidt der købes ind gennem en central rammeaftale eller ej, idet der ved sammenligning kan
konstateres en højere pris for samme produkt ved køb gennem egen aftale frem for på de centrale rammeaftaler, jf.
Figur 22. Prisforskellen på aftaler kan i nogle tilfælde være yderst markant. Eksempelvis er prisforskellen mellem at
købe en Duba B8 kontorstol ved egen aftale og på en SKI-aftale over 60 pct., mens prisforskellen for EFG bondo
samt Flexform kantinestole er på ca. 75 pct.
Figur 22 Variation i stykpris samt sammenligning af priser for specifikke produkter i inventarkategorien
Institutionens pris for kontorstole
DKK per stk. (viste tal: højest, lavest og median; cirkel: difference
mellem højeste/laveste 3)
-81%
5.262
1.600
932
Institutionens pris for kantinestole
DKK per stk. (viste tal: højest, lavest og median; cirkel:
difference mellem højeste/laveste 3)
-55%
2.200
850
643
Prisdifference for samme produktspecifikation
Holmris-flexform Goal
-12%
Duba B8 kontorstol
-62%
Prisdifference for samme produktspecifikation
Flexform stabelstol
-74%
EFG bondo kantinestol
-75%
Egen aftale
SKI
Egen aftale
SKI
Egen aftale
Moderni-
serings-
styrelsen
Egen aftale
Moderni-
serings-
styrelsen
Note: Spørgeskemarespondenterne blev bedt om at angive pris for et repræsentativt køb af varetypen i 2013/14; Eventuelle outliers er ekskluderet,
såfremt det ikke har været muligt at validere dem; "Egen aftale" eller "Indkøbsfællesskab" er angivet af institutionerne selv, Priserne fra SKI og
Moderniseringsstyrelsen er validerede priser
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; SKI; Moderniseringsstyrelsen; QVARTZ analyse
Analysen af de indhentede priseksempler viser, at omkring halvdelen af institutionerne køber ind til en stykpris på
(eller under) DKK 1.999-2.700 for en kontorstol, DKK 3.395-3.995 for et hæve-sænkebord og DKK 800-932 for en
kantinestol. Det beregnede potentiale er baseret på, at denne gennemsnitsstykpris udbredes til de mindre
omkostningseffektive institutioner. Rimeligheden i de foreslåede stykpriser vurderes ud fra to forhold: 1. Ca.
halvdelen af institutionerne kan i forvejen opfylde deres behov med denne stykpris eller mindre. 2. De foreslåede
stykpriser ligger 40-60 pct. over stykpriser for produkter af samme varetyper på Moderniseringsstyrelsens
møbelaftale, og dermed kan stykprisen rumme en betydelig variation inklusiv særlige behov for enkelte ansatte.
En måde at opnå effektiviseringspotentialet er at bruge rammeaftalerne fra Moderniseringsstyrelsen og SKI. Alle
møbler på Moderniseringsstyrelsens aftaler er certificeret efter europæiske standarder til at imødekomme de
ergonomiske behov for 90 pct. af befolkningen og vil således kunne opfylde de funktionelle krav for hovedparten af
sektorens ansatte. Blandt de adspurgte institutioner, der benytter de centrale rammeaftaler på inventar, er der
udbredt tilfredshed med kvaliteten af produkterne. Den største barriere mod brugen af de centrale aftaler er
tilsyneladende æstetiske hensyn, idet institutionerne ønsker at sikre et ensartet udtryk i hele bygningen. Dette kan de
centrale rammeaftaler ikke altid imødekomme, da leverandørerne kan skifte, når aftalerne genudbydes. Dog er der fx
på Moderniseringsstyrelsens møbelaftale i videst mulig omfang forsøgt at tage hensyn til dette ved, at kunden kan
tildele på baggrund af forenelighed med eksisterende møbelmiljø. Desuagtet vil en del institutioner alligevel potentielt
skulle gå på kompromis med denne præference for at bruge de centrale rammeaftaler.
Stykprisreduktionen kan derudover opnås ad anden vej end via centrale aftaler. I sektoren er der gode eksempler på
brug af indkøbsfællesskaber til indkøb af inventar eller brug af udbud på inventar af et specificeret mærke. For at
35
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0036.png
ramme den anbefalede stykpris kan det dog ikke udelukkes, at nogle institutioner må genbesøge deres krav til fx
design eller materiale af deres inventar.
Forbedringsforslag A4. Mere effektivt indkøb af inventar gennem brug af rammeaftaler og
konkurrenceudsættelse
Forslag:
Institutionerne kan med fordel bruge de centrale rammeaftaler, indkøbsfællesskabers rammeaftaler eller
udbud til at opnå den bedste pris på inventar. Nogle institutioner kan købe samme produkt til en bedre pris, mens
andre nødvendigvis må vælge en anden specifikation af deres inventar for at kunne benytte aftalerne og opnå
effektiviseringspotentialet.
Potentiale:
DKK 45-68 millioner årligt, svarende til 19-29 pct. af sektorens omkostninger til inventar. Heraf er DKK
17-26 millioner fra de almene gymnasier, DKK 5-8 millioner fra VUC'erne og DKK 23-34 millioner fra
erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for dette forbedringsforslag indeholder alle institutionstyper, idet der ikke er fundet en
sammenhæng mellem stykpris og institutionstype eller -størrelse. Målgruppen er institutioner, der i dag, i forhold til
resten af sektoren, har relativt høje omkostninger til inventar. Indikatoren for dette er, at den gennemsnitlige
stykpris i dag ligger over det anbefalede niveau (se nedenfor).
Beregningsforudsætninger:
Beregningen er baseret på en stykprisanalyse for kontorstole, kantinestole og hæve-
sænke-borde – tre varetyper, der tilsammen betragtes som repræsentative for inventarkategorien, idet
inventarkategorien næsten udelukkende udgøres af møbler. Potentialet er vurderet på baggrund af variationen i
indhentede stykpriser og baseres på, at institutionerne med den dyreste gennemsnitlige stykpris reducerer denne
til et gennemsnitligt niveau for sektoren. Stykpriser, der adskiller sig nævneværdigt fra de resterende, er valideret
med institutionen eller udtaget af analysen. De konkrete, udvalgte stykpriser, som potentialet er beregnet på
baggrund af, er: DKK 1.999-2.700 for en kontorstol, DKK 3.395-3.995 for et hæve-sænkebord og DKK 800-932 for
en kantinestol. Den laveste foreslåede gennemsnitspris ligger for de tre varetyper 40-60 pct. over prisen for et
standardprodukt på de centrale rammeaftaler og vurderes derfor at kunne dække institutionernes behov inkl. de
variationer, det måtte rumme.
36
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0037.png
4.3.5
Mere effektivt indkøb af undervisningsmaterialer
Indkøb af undervisningsmaterialer er omkostningsmæssigt
en betydelig andel af institutionernes indkøb og udgør
samlet set ca. DKK 868 millioner for sektoren, hvoraf
erhvervsskolerne tegner sig for 74 pct. Hvad der konkret
købes, afhænger i høj grad af institutionstyper, og hvilke
uddannelsesretninger, der udbydes på den enkelte
institution. Ud fra et indkøbsperspektiv er den væsentligste
skelnen mellem bøger og digitale undervisningsmaterialer,
henholdsvis undervisningsmaterialer i den praktiske
undervisning, såsom bygge- og produktionsmaterialer,
kemiske og biologiske materialer, udstyr og maskiner. I
den forbindelse bemærkes det, at pedeller og kantinens
eventuelle indkøb af forbrugsvarer, udstyr mv. ikke
adresseres her, idet erfaringer fra institutionsbesøg viser,
at dette indkøb foretages af andre disponenter, ved andre
leverandører og gennem andre aftaler. Disse indkøb
indgår ikke i ovennævnte omkostningsbase.
Analysen viser, at indkøbet af undervisningsmaterialer
traditionelt ikke har været fokus for optimering og
effektivisering i sektoren. Dette kan skyldes, at indkøb af
undervisningsmaterialer på nogle institutioner, især inden
for de almene gymnasier, opleves som en central del af
lærernes tilrettelæggelse af undervisningen, samt at det
konkrete indkøb i høj grad foretages decentralt af lærere
og fagansvarlige, og der derfor ikke har været centralt
fokus på området, jf. afsnit 5.1.1. Dog viser undersøgelsen,
at der i stigende grad sættes fokus på særligt de praktiske
undervisningsmidler, især på erhvervsskoleområdet.
Case: Eksempler på aftaler på
undervisningsmaterialer gennem
indkøbsfællesskaber
Flere indkøbsfællesskaber har indgået aftaler inden
for praktiske undervisningsmaterialer, da der her i
høj grad er tale om indkøb, der er specifikke for
sektoren og derfor ikke er dækket af de centrale
rammeaftaler.
Vurderingen fra indkøbsfællesskaberne er, at der for
en række tekniske materialer, fx træ til
tømreruddannelsen, ikke er stor variation i behovet
på tværs af institutioner. På den baggrund kan det
være hensigtsmæssigt, at disse indkøb foretages
gennem aftaler i indkøbsfællesskaber, idet der
derved er mulighed for at opnå en vis konsolidering
af indkøbsvolumen. Dette er dog ikke tilfældet for
alle undervisningsmaterialer.
Konkrete erfaringer med effektiviseringer gennem
indkøbsfællesskaber er:
Et indkøbsfællesskab har realiseret en
effektivisering af indkøbet af autoreservedele
til undervisningsbrug for deres tilsluttede
institutioner på op til 30 pct.
Et andet indkøbsfællesskab har opnået en
effektivisering af indkøbet af tekniske luftarter
på op til 90 pct. i forhold til listepriserne ved
at konsolidere volumen på faste
leveringsdage i aftalen
Et tredje indkøbsfællesskab har opnået ca.
10 pct. effektivisering på idrætsudstyr i en
aftale for deres medlemsinstitutioner
Markedet for bøger og digitale undervisningsmaterialer er
karakteriseret ved få leverandører og begrænset
konkurrence. Besøgsinstitutionernes oplevelse er generelt
ikke, at det er muligt at opnå lavere priser fra forlagene ved
at konsolidere volumen eller ved forhandling. Dog viser
I tillæg til de opnåede effektiviseringer af indkøbet af
analysen, at der kan realiseres et mindre
undervisningsmaterialer muliggør deltagelsen i
effektiviseringspotentiale for indkøbet af bøger og digitale
indkøbsfællesskaberne på undervisningsområdet
undervisningsmaterialer gennem en forbedret praksis på
også en erfaringsudveksling og professionalisering
institutionerne, hvor lærerne i den enkelte faggruppe
af indkøbspraksis, herunder også indgåelse af - og
koordinerer indkøbet, og indkøbskompetencen i højere
opfølgning på serviceaftaler.
grad samles hos en fagansvarlig, en bibliotekar eller
lignende. Herved er erfaringen fra institutionerne, at
"buffer"-indkøb samt dobbeltindkøb af eksempelvis abonnementer og licenser mindskes samtidigt med, at der
frigøres lærertid.
I forhold til de praktiske undervisningsmaterialer er det vurderingen, baseret på erfaringer fra institutioner og
indkøbsfællesskaber, at der kan realiseres et effektiviseringspotentiale på indkøb af udstyr, redskaber, maskiner og
forbrugsvarer til undervisningsformål. Den væsentligste løftestang til at realisere potentialet er at konsolidere
volumen, hvilket fx kan ske gennem aftaler i indkøbsfællesskaber, der i forhold til Moderniseringsstyrelsen og SKI er
bedre rustet til at imødekomme institutionernes specifikke behov, når det gælder undervisningsmaterialer. Der findes
allerede et antal aftaler på området, som institutionerne kan slutte sig til, men for mange varetyper vil det være
nødvendigt at oprette nye aftaler, idet de ikke findes i dag. Der kan for den enkelte institution være fordele ved at
deltage i et indkøbsfællesskab, der omfatter samme institutionstype, idet en del af indkøbene vil være specifikke for
det enkelte fagudbud, fx træ til tømreruddannelsen eller fodbolde til idrætsfaget.
37
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0038.png
Samtidig er det vurderingen, at potentialet for at samle det institutionsspecifikke indkøb i større udbud på tværs af et
stort antal institutioner kan være begrænset for nogle varetyper inden for de praktiske undervisningsmaterialer, idet
flere institutioner oplever, at der ved deltagelse af et større antal institutioner i et fællesskab, kun i begrænset omfang,
kan defineres tilstrækkeligt specifikke kravspecifikationer. Dette kan fx være tilfældet for autoreservedele, hvor der
ikke nødvendigvis undervises i de samme biler på tværs af automekanikeruddannelserne. Endvidere kompliceres
processen med at definere en fælles specifikation, når et større antal institutioner skal kunne anvende aftalen.
Forbedringsforslag A5. Mere effektive indkøb af undervisningsmaterialer gennem brug af eksisterende
rammeaftaler samt oprettelse af nye rammeaftaler i regi af indkøbsfællesskaber
Forslag:
Institutionerne kan med fordel centralisere indkøb af undervisningsmaterialer i det omfang, det ikke
allerede er gjort, således at koordineringen og udførelsen af bogindkøb samles hos én person og indkøb af andre
undervisningsmaterialer foretages af 1-2 personer per fagretning eller uddannelse. Derudover anbefales det, at
institutionerne, i det omfang der er relevante aftaler til rådighed, indkøber udstyr, redskaber, maskiner og
forbrugsvarer til undervisningsformål gennem indkøbsfællesskaber. Endelig anbefales det at institutionerne,
hovedsageligt i regi af indkøbsfællesskaber, opretter nye aftaler for undervisningsmaterialer, der ikke er dækket af
de nuværende aftaler.
Potentiale:
DKK 64-81 millioner årligt, svarende til 7-9 pct. af sektorens omkostninger til undervisningsmaterialer.
Heraf er DKK 13-17 millioner fra de almene gymnasier, ca. DKK 4 millioner fra VUC'erne og DKK 47-60 millioner
fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Forslaget vedrørende praktiske undervisningsmaterialer er relevant for de fleste institutionstyper: For
gymnasier (og i nogen grad VUC'er) er det institutioner hvor biologi-, kemi-, fysik-, musik- og idrætsudstyr ikke
indkøbes på tvær-institutionelle aftaler i dag. Dette vurderes at være hovedparten af institutionerne. For
institutioner hvor der er store udgifter til praktiske materialer, især tekniske- og kombinationsskoler, er der allerede
i dag aftaler på flere områder. Målgruppen er institutioner, der stadig har fag-områder, hvor de praktiske
undervisningsmaterialer ikke indkøbes ved brug af aftaler. For SOSU- og landbrugsskoler er målgruppen
institutioner, hvor de praktiske undervisningsmaterialer ikke indkøbes ved brug af tvær-institutionelle aftaler.
Handelsskoler er ikke i målgruppen mht. praktiske undervisningsmaterialer. Forslaget vedrørende indkøb af bøger
og digitale læremidler er relevant for alle institutioner på tværs af størrelse og institutionstype, der endnu ikke har
samlet dette indkøb på færre hænder.
Beregningsforudsætninger:
Beregningen af potentialet er baseret på indhentede eksempler fra institutioner og
indkøbsfællesskaber med realiserede effektiviseringer for en række konkrete varegrupper i kategorien. Det er
gennem interviews sandsynliggjort, at varegrupperne er repræsentative for kategorien, hvorpå de opnåede
effektiviseringer er ekstrapoleret til hele kategorien. Dog er potentialet derefter reduceret for at imødekomme, at
der for visse varegrupper allerede er indhentet en del af potentialet igennem tværinstitutionelle aftaler. Bøger og
digitale læremidler, er behandlet særskilt. Her vurderes det, at der kan realiseres en potentiel effektivisering på 1-3
pct. svarende til DKK 3-7 millioner, baseret på kvalitativt input fra interviews med bogindkøbsansvarlige fra et antal
institutioner.
4.3.6
Mere effektivt indkøb af øvrige varer og services til undervisning og skoleadministration
De resterende indkøbskategorier behandles i dette afsnit. For kontorartikler, medie, reklame, grafik og tryk samt
rådgivere ekskl. bygningsrådgivere og lovpligtig revision vurderes det, at der er et effektiviseringspotentiale, der kan
opnås gennem bedre indkøbspraksis. For revision, kurser, eksterne administrative serviceydelser samt kategorien
"øvrigt og ukendt" beregnes intet effektiviseringspotentiale, og kategorierne behandles ikke yderligere i denne
analyse.
Kontorartikler udgør DKK 93 millioner af indkøbet til undervisningsmidler og skoleadministration i sektoren. Dette
dækker over en stor variation i institutionernes omkostninger til kontorartikler per ansat, hvilket indikerer et
38
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0039.png
effektiviseringspotentiale for de mindst omkostningseffektive institutioner. Indhentede eksempler indikerer, at der er et
potentiale i størrelsesordenen 30-35 pct. ved at bruge de centrale aftaler eller indkøbsfællesskabernes aftaler.
Derudover indikerer den store variation i omkostning per ansat, at der er et potentiale gennem optimering af volumen
og produktvalg. Ud over forskelle i indkøbspraksis afspejler variationen også, at nogle institutioner i højere grad end
andre bruger elektroniske materialer og kun bruger papir og fysiske kontorartikler i begrænset omfang. Flere
institutioner tager skridt i denne retning, hvilket vil understøtte en omkostningsreduktion for kategorien. Baseret på de
mange forbedringstiltag vurderes det, at de mindre omkostningseffektive institutioner kan nå niveauet for den bedste
tredjedel af institutionerne, og størrelsen af effektiviseringspotentialet er beregnet på denne baggrund.
Omkostninger til medie, reklame, grafik og tryk udgør DKK 126 millioner, og i forhold til institutionsstørrelse er der
igen stor variation. Dette dækker bl.a. over, at nogle institutioner i sektoren har meget store marketingsbudgetter,
mens andre har et lavere budget hertil. Der er observeret eksempler på effektiviseringer gennem brug af Eksempelvis
er der for indkøb af trykkeriydelser opnået en besparelse på 20 pct., og for andre ydelser inden for medie, reklame,
grafik og tryk op til 70 pct. Interviews med institutionerne indikerer, at dette er et område, hvor der i høj grad benyttes
de samme leverandører fra gang til gang, og kun i ringe grad gøres brug af konkurrenceudsættelse. Det vurderes, at
en større andel af effektiviseringspotentialet kan opnås gennem øget konkurrenceudsættelse samt brug af de
centrale aftaler, mens det resterende effektiviseringspotentiale beror på en justering af volumen.
Baseret på eksempler fra sektoren vurderes det ligeledes, at der er et effektiviseringspotentiale på rådgiverområdet,
fx advokatbistand, ved øget brug af konkurrenceudsættelse samt indkøbsfællesskaber. Et af de største områder i
rådgiverkategorien er IT-konsulenter. På dette område vurderes det, baseret på eksempler fra sektoren, at indkøb
gennem IT-fællesskaber kan medføre effektiviseringer i kraft af øget ekspertise ved tilskæring af opgaven samt øget
kendskab til leverandørmarkedet.
Forbedringsforslag A6. Mere effektivt indkøb af kontorartikler, medie, reklame, grafik og tryk gennem bedre
indkøbspraksis inkl. volumenregulering og brug af centrale rammeaftaler, samt effektiviseringer på
rådgiverområdet ved øget brug af konkurrenceudsættelse, IT-fællesskaber og indkøbsfællesskaber
Forslag:
Institutionerne kan med fordel øge fokus på- og forbedre indkøbspraksis i forhold til volumen og priser for
medie, reklame, grafik og tryk samt kontorartikler. Institutionerne kan i højere grad konkurrenceudsætte ydelser til
grafik og tryk, samt undersøge muligheden for at få dækket deres behov for især kontorartikler gennem de
eksisterende rammeaftaler. For rådgivning anbefales det, at institutionerne øger deres brug af
konkurrenceudsættelse og indkøbsfællesskaber samt benytter IT-fællesskaber til indkøb af IT-konsulenter.
Potentiale:
DKK 92-113 millioner årligt, svarende til 18-23 pct. af sektorens samlede omkostninger i de nævnte
kategorier. Heraf er DKK 18-22 millioner fra de almene gymnasier, DKK 12-15 millioner fra VUC'erne og DKK 62-
76 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for dette forbedringsforslag er institutioner, der har relativt høje omkostninger til
kontorartikler, svarende til mere end DKK 1.787-1.882 per medarbejder per år; institutioner der har relativt høje
omkostninger til medie, reklame, grafik og tryk, svarende til mere end DKK 374-493 per årselev; og institutioner,
der ikke bruger konkurrenceudsættelse eller indkøbsfællesskaber til indkøb af rådgivning.
Beregningsforudsætninger:
For kontorartikler har institutionerne i stikprøven angivet deres omkostninger for et
normalår. Her er omkostninger per ansat valgt som et retvisende sammenligningsgrundlag, og potentialet er
baseret på, at de mindst omkostningseffektive institutioner reducerer niveauet til den bedste tredjedel (DKK 1.787-
1.882 per medarbejder per år). Ligeledes er der for medie, reklame, grafik og tryk brugt de angivne omkostninger
til at beregne variationen i omkostning per årselev for institutionerne i stikprøven. Potentialet baseres på, at de
mindst omkostningseffektive institutioner effektiviserer til niveauet omkring gennemsnits-omkostningen per årselev
(DKK 374-493 per årselev per år).
39
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0040.png
For rådgivning er eksempler fra sektoren på opnåede effektiviseringer lagt til grund for, at et generelt
effektiviseringspotentiale inden for rådgivere på 10-12 pct. er realistisk, idet der for flere af de
omkostningsmæssigt største rådgivertyper (fx IT-konsulenter) er indhentet eksempler på langt højere
effektiviseringer. Det bemærkes, at der ikke er beregnet effektiviseringspotentiale vedr. lovpligtig revision.
Implementeringsovervejelser
Denne delanalyse har præsenteret et effektiviseringspotentiale på institutionernes indkøb af materialer til
undervisning og skoleadministration på DKK 439-568 millioner. Nedenstående afsnit skitserer nogle overvejelser
vedrørende implementering af forbedringsforslagene og realisering af potentialerne.
Hvor nogle institutioner er godt rustet til at benytte forbedringsforslagene, er det vurderingen, at der er behov for en
fortsat professionalisering af indkøbet på især de mindre institutioner og gymnasierne, hvis det fulde potentiale skal
indhentes. Endvidere forudsætter et effektivt indkøb, at der er attraktive og brugervenlige aftaler til rådighed for
institutionerne. På den baggrund vurderes det, at en fuld realisering af potentialet forudsætter en forankring og aktiv
indsats både i institutionerne, i den videre udvikling af indkøbsfællesskaberne samt i SKI og Moderniseringsstyrelsen.
Endvidere kan en central understøttende indsats fra Undervisningsministeriet bidrage til at fremme realiseringen af
potentialerne. Her har Undervisningsministeriet og SKI har siden 2008 arbejdet sammen i et partnerskab, der skal
understøtte effektive indkøb på de selvejende institutioner. Siden 2012 har partnerskabet også omfattet
Uddannelses- og Forskningsministeriet (UFM). Partnerskabets opgave er at bidrage til at støtte skolerne og
uddannelsesstederne i at foretage sine indkøb så effektivt som muligt og i overensstemmelse med reglerne. Det sker
gennem afholdelse af temadage, info-møder, konferencer, koordinerede udbud samt udsendelse af nyhedsbreve og
info-mails om indkøb. Partnerskabets strategi og aktivitetsplan findes på www.UVM.dk.
På institutionsniveau vil et øget ledelsesmæssigt fokus på indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration
være centralt for at realisere effektiviseringspotentialet. Forbedringsforslagene er hovedsageligt rettet mod en øget
brug af konkurrenceudsættelse samt øget brug af rammeaftaler gennem SKI, Moderniseringsstyrelsen, og
indkøbsfællesskaber. For institutioner, hvor dette forudsætter en yderligere professionalisering af indkøbspraksis,
foreslås følgende konkrete forbedringstiltag til ledelsen:
Udarbejdelse af en indkøbspolitik, der nedskrives og bruges aktivt over for disponenterne
a) Der gør de enkelte disponenter opmærksomme på den ønskede indkøbspraksis
b) Der hjælper ledelsen med at fokusere sin strategi i forhold til indkøb
Udnævnelse af en central indkøbsansvarlig på institutionen og/eller deltagelse i et indkøbsfællesskab
c) Der giver faglig sparring til disponenterne vedrørende konkurrenceudsættelse
d) Der bidrager med aktiv udbredelse af kendskabet til de enkelte rammeaftalers eksistens,
betingelser og sortiment, samt bidrager med en efterfølgende opfølgning af, at gennemførte indkøb
er realiseret i forhold til rammeaftalens bestemmelser
e) Der kan deltage i temadage og konferencer på tværs af sektoren (se ovenfor) og hjemtage
erfaringer og benchmarks til institutionen
f) Der forhindrer overlappende indkøb og identificerer synergier mellem diverse aftaler og indkøb på
tværs af institutionen
g) Der står for den centrale kontrakt- og aftalestyring, hvilket kan give store fordele inden for
garantiudnyttelse, eliminering af overlappende kontrakter, fornyelse af aftaler mv.
h) Der generelt bidrager til at støtte disponenterne i deres indkøb, men dog ikke nødvendigvis selv
foretager indkøb
Centralisering af selve indkøbet af de enkelte indkøbskategorier på færre hænder
i) For at optimere indkøbsvolumen og muligheden for planlægning af indkøb, hvilket reducerer spild,
overlap og muliggør konkurrenceudsættelse
j) For at reducere antallet af disponenter, der skal sætte sig ind i rammeaftaler, leverandørmarked og
særlige regler for indkøb på det enkelte område
k) For at opbygge viden om, og mulighed for at udfordre brugerne i forhold til institutionens reelle
behov samt hvilken varetype, der svarer til dette behov. Dette muliggør en reduktion i
40
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0041.png
kompleksiteten samt en tilpasning af krav til konkrete behov frem for fx producenter, hvilket kan
være en forudsætning for at anvende rammeaftaler
For nogle varekøb som fx undervisningsmaterialer vil det i vid udstrækning være hensigtsmæssigt, at specificeringen
af indkøbet fortsat sker i fællesskab blandt lærerne i den enkelte faggruppe eller hos værkstedslederen, mens alene
selve indkøbet foretages mere centralt. Omvendt gælder det for andre kategorier fx IKT hardware og rejser, at det
kan være relevant ligeledes at specificere det konkrete behov mere centralt for at undgå overspecificering.
Det vurderes, at de nævnte initiativer kan gennemføres ved hjælp af fokusering samt reorganisering af eksisterende
ansvarsområder og ikke nødvendigvis kræve nye ressourcer.
Foruden den indsats, der nødvendigvis må skulle gøres i den enkelte institution, anbefales det, at der sideløbende
sker en understøttende indsats i SKI og Moderniseringsstyrelsen. Det anbefales, at SKI og Moderniseringsstyrelsen
fortsat udbreder kendskabet til deres aftaler til de selvejende institutioner, herunder sikrer tilgængelig viden om priser,
sortiment og forudsætninger for at anvende aftalen, fx brug af Moderniseringsstyrelsens bestillingsapplikation i
forbindelse med anvendelse af hotelaftalen.
Gennem større transparens i forhold til priser, aftaleomfattet sortiment mv., er det QVARTZ’s vurdering, at der kan
opnås en øget anvendelse af aftalerne, bl.a. ved at hjælpe de institutioner, der i dag tror, de benytter aftalerne, men
ikke gør det. Hertil er det afgørende, at Moderniseringsstyrelsen og SKI sikrer tilgængelighed af brugervenlige
vejledninger, hvilket allerede efterstræbes på nuværende tidspunkt. Hertil kommer, at institutionerne i højere grad
skal distribuere eksisterende information og vejledninger omkring de enkelte aftaler til de relevante disponenter i
organisationen. Derved vil man sikre, at disponenterne kender til aftalens bestemmelser og nemmere kan specificere
indkøbet, samt følge op over for leverandøren i lyset af aftalens bestemmelser. Derudover foreslås det, at udsending
af information i højere grad end i dag følges op med en dialog med institutionerne. Endelig er det vigtigt, at
Moderniseringsstyrelsen og SKI løbende sikrer, at leverandørerne overholder aftalerne, da der er flere eksempler fra
sektoren på problemer med udsolgte varer mv., hvilket på kort sigt giver institutioner incitamenter til at undlade
yderligere brug af aftalerne.
41
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0042.png
5.
Bygningsdrift
Denne delanalyse om bygningsdrift fokuserer på de samlede omkostninger, som institutionerne afholder til deres
bygninger, samt karakteristika for bygningsmassen som fx opførelsesår og lokalesammensætning. Analysens fokus i
forhold til kvantificering af effektiviseringspotentiale ved forbedringsforslag er på omkostningerne til selve
bygningsdriften, hvilket dækker over omkostninger til fx rengøring, vedligehold, forsyning og indkøb vedrørende
bygningsdrift. Analysen beskæftiger sig dermed ikke med at kvantificere effektiviseringspotentiale af institutionernes
direkte omkostninger til bygningsmasse, som inkluderer husleje, prioritetsrenter og bygningsafskrivninger.
Bygningsmassen berøres dog gennem et kvalitativt forbedringsforslag omkring mere fleksibel og effektiv
arealanvendelse.
5.1.
Institutionernes praksis i dag
I 2010 fik de tidligere amtslige institutioner tilbudt at overtage de ejendomme og lejemål, de havde til huse i, og
dermed overgå til bygningsselveje. Størstedelen af de almene gymnasier, SOSU-skolerne og VUC'erne overtog
følgelig i 2010 de bygninger, som de på daværende tidspunkt benyttede, og fik dermed ejerskab over bygningerne,
ligesom erhvervsskolerne allerede havde. Overgangen til ejerskab over bygningsmassen har givet institutionerne en
øget frihed til at styre bygningsdriften, indgå samarbejder om bygningsdrift på tværs af institutioner og planlægge
investeringer. Det er dog ikke alle institutioner, der i dag ejer de bygninger, som de benytter, da 13 pct. af
institutionerne lejer hele deres bygningsmasse, hvilket dækker over 9 pct. af de almene gymnasier, 18 pct. af
erhvervsskolerne og 20 pct. af VUC'erne, jf. appendiks 2 for bygningsdrift under kortlægning. I alt er 14 pct. af den
samlede bygningsmasse lejet.
Efter overtagelsen af bygningerne har der været forholdsvist meget nybyggeri blandt institutionerne, jf. Figur 23. Flere
har udvidet deres areal eller flyttet fra lejet byggeri til eget nybyggeri. Især de almene gymnasier, VUC'erne og
SOSU-skolerne, der siden 2010 har kunne overtage deres bygninger, har siden da bygget nyt, mens de resterende
erhvervsskoler i højere grad har bygget i 1990-2009. Der har i de seneste år også været en del større
vedligeholdelsesprojekter og renoveringer af bygninger, hvilket fremgår af appendiks 2 for bygningsdrift under
kortlægning.
42
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0043.png
Figur 23 Fordeling af bygningsmassen i forhold til opførelsesår
Procent
Fra 2010
1990-2009
6%
1970-1989
1950-1969
4%
1930-1949
1900-1929
Før 1900
10%
13%
12%
7%
16%
17%
18%
21%
23%
31%
19%
14%
40%
10%
33%
13%
46%
37%
24%
19%
35%
19%
25%
10%
21%
5%
11%
4%
27%
9%
20%
9%
3%
6%
3%
Almene
gymnasier
11%
4%
3%
3%
1%
12%
6%
2%
3%
Handels-
skoler
3%
SOSU-
skoler
9%
1%
Landbrugs-
skoler
VUC
Tekniske
skoler
Kombinations-
skoler
Kilde: Undervisningsministeriets årselevsopgørelse 2014; spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
Selvom størstedelen af institutionerne i dag har egne bygninger, er der stor forskel på bygningsmassen, hvilket især
gør sig gældende på tværs af institutionstyper, men også inden for de enkelte typer. Forskellene er bl.a. drevet af
institutionsstørrelse, geografisk opland og dækningsareal samt typen af udbudte uddannelser og de relaterede fags
lokalebehov.
Institutionernes bygningsmasse varierer både i størrelse og antallet af adresser, hvor sidstnævnte er en indikator for
antallet af lokationer. Figur 24 viser fordelingen af gennemsnitligt areal og gennemsnitligt antal adresser for de syv
institutionstyper. Generelt er de tekniske skoler og kombinationsskolerne de arealmæssigt største institutioner og
også de institutioner med de fleste adresser. Dette kan til dels forklares af, at de generelt har flere elever per
institution og er spredt over et større geografisk område, bl.a. som en konsekvens af en række fusioner.
43
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0044.png
Figur 24 Gennemsnitligt bygningsareal og antal adresser (lokationer) per institution fordelt på institutionstype
Gennemsnitlig bygningsareal per institution
m
2
i tusinder
67
53
21
11
13
14
14
Almene
gymnasier
Tekniske
skoler
Kombinations-
skoler
Handels-
skoler
SOSU-
skoler
Landbrugs-
skoler
VUC
Gennemsnitlig antal adresser per institution
Antal
9,1
7,4
5,4
3,3
1,5
3,2
3,2
Almene
gymnasier
Tekniske
skoler
Kombinations-
skoler
Handels-
skoler
SOSU-
skoler
Landbrugs-
skoler
VUC
Kilde: Undervisningsministeriets årselevsopgørelse 2014; spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
Institutionernes lokalebehov er meget afhængigt af de uddannelsesretninger og fag, der udbydes på den enkelte
institution, og der er derfor store forskelle i lokalesammensætningen på tværs af institutionstyperne. Institutioner med
en høj andel af gymnasiale uddannelser eller merkantile erhvervsuddannelser har en højere grad af teoretisk
undervisning, hvor der især bruges klasselokaler. Dette gælder især handelsskolerne, som har den højeste andel
klasselokaler. De almene gymnasier har også en andel af faglokaler og større praktiske faciliteter, som dækker over
fx naturfagslokaler og idrætshaller. Modsat kræver undervisningen på de tekniske erhvervsuddannelser ofte øget
brug af faglokaler og praktiske faciliteter, hvorfor de tekniske skoler i gennemsnit har den højeste andel faglokaler
som fx værksteder, køkkener mv. Dette ses i Figur 25, der viser fordelingen af institutionernes gennemsnitlige
bygningsareal fordelt på institutionstype.
Flere af de besøgte almene gymnasier har udtalt, at de i højere grad end tidligere anvender åbne fællesarealer til
elevernes gruppearbejde, og at en stigende del af undervisningen flyttes ud af klasselokalerne. De almene gymnasier
har også den højeste andel af fællesareal og har sammen med landbrugsskolerne den laveste andel af dedikerede
undervisningslokaler og -faciliteter. Landbrugsskolernes relativt lave andel af undervisningslokaler og -faciliteter kan
forklares af deres høje andel af areal til kostafdeling og landbrugsdrift. Kostafdelingen er mere udbredt på
landbrugsskolerne end på de øvrige institutionstyper, hvilket skyldes karakteren af uddannelsesudbuddet, og at
eleverne har ret til at bo på kostafdelingen bl.a. grundet stor geografisk afstand til den nærmeste landbrugsskole.
44
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0045.png
Figur 25 Fordeling af samlet bygningsareal per institutionstype
Procent
6%
6%
1%
15%
6%
14%
11%
9%
8%
2%
9%
7%
6%
15%
7%
1%
10%
Øvrige lokaler
Kostafdeling
Administrative faciliteter
Fællesareal
Større praktiske
faciliteter til undervisning
Faglokaler
Klasselokaler
7%
8%
22%
21%
24%
24%
3%
5%
3%
12%
5%
9%
22%
26%
19%
14%
13%
3%
7%
12%
22%
14%
50%
39%
29%
52%
5%
15%
28%
24%
30%
Almene
gymnasier
Tekniske
skoler
Kombinations-
skoler
Handels-
skoler
SOSU-
skoler
Landbrugs-
skoler
VUC
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse, Undervisningsministeriets årslevsopgørelse 2014; QVARTZ analyse
Der er både på tværs af og inden for institutionstyper stor forskel på, hvordan bygningsdriften varetages, og hvad der
er fokus på fra ledelsens side. På de større institutioner, især de tekniske skoler, kombinationsskolerne og
handelsskolerne, har bygningsdriften ofte dedikeret administrativt personale og en bygningsansvarlig, der primært
står for bygningsledelse og den overordnede bygningsdrift. På de mindre institutioner varetages den overordnede
bygningsdrift ofte som et samarbejde mellem institutionslederen og en pedel. Fra en af de udsendte
spørgeskemaundersøgelser fremgår det, at der kun i meget begrænset omfang foregår samarbejde om
bygningsdriften på tværs af institutioner. Og hvis der foregår samarbejde, så er det typisk i forbindelse med
bygninger, som flere institutioner deles om.
Der er store forskelle mellem institutionerne på, hvor effektiv bygningsdriften er – både generelt, men især også inden
for enkelte områder af bygningsdriften. Mange institutioner oplever, at der kan findes effektiviseringer på adskillige
områder. Der er dog variation i, hvilke områder de enkelte institutioner har størst fokus på at effektivisere. Nogle
institutioner har reduceret indkøbsomkostningerne til bygningsdriften, mens andre har forbedret pedellernes
arbejdsgange og har derigennem frigjort ressourcer.
Der er blandt institutionerne meget forskellige holdninger til udlicitering som metode til at opnå en omkostningseffektiv
bygningsdrift. Besøgsinstitutionerne i denne analyse har tilkendegivet meget blandede erfaringer med udliciteringer.
Flere har således gode erfaringer på en række områder, som fx rengøring og kantinedrift, mens enkelte har haft
udfordringer med kvalitet og standard samt ekstra omkostninger fra forskellige tilkøbsydelser i forbindelse med
udlicitering. Andre institutioner afviser mere generelt udlicitering og tror ikke på, at det er muligt at få serviceydelser
som fx rengøring til en lavere pris, end hvad det kan gøres for internt. Dette er ofte baseret mere på en holdning til
udlicitering end egentlig erfaring. Det er QVARTZ's oplevelse, at institutionernes tilfredshed med udliciterede
serviceydelser er forholdsvis høj, og at udlicitering er en relativ nem måde at opnå effektiv bygningsdrift på. Samtidig
kan udlicitering også frigive ledelsesressourcer, da institutionen får færre ansatte på de udliciterede områder.
Figur 26 viser institutionernes samlede omkostninger til bygningsdrift. Den største enkeltstående udgift er
omkostningerne til bygningseje og -leje, som ikke adresseres direkte i denne analyse, idet analysen har fokus på
bygningsdrift og ikke bygningsmasse, hvilket også fremgå af kapitel 3 ovenfor. Næststørst er omkostningerne til
reparation og vedligehold. Institutionernes rengøringsomkostninger udgør en betydelig del af de samlede
omkostninger til bygningsdrift, og det samme gør løn til bygningsdrift, som er lønudgifter til pedeller,
bygningsansvarlige og eventuelt administrativt personale dedikeret til bygningsdrift. De resterende omkostninger til
bygningsdrift består af udgifterne til energi og vand, kantine ekskl. fødevarer, diverse tjenesteydelser samt øvrigt.
45
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0046.png
Fødevarer under kantinedrift håndteres i kapitel 4, der vedrører indkøb af materialer til undervisning og
skoleadministration sammen med fødevarer til kostskole og undervisning. Kategorien 'Øvrigt' består hovedsagelig af
afskrivninger og forskellige mindre omkostninger.
Figur 26 Bygningsdriftsomkostninger for de 229 uddannelsesinstitutioner i 2013 efter analyseformål
DKK i millioner
3.712
1.019
652
557
545
395
142
136
267
Bygnings- Husleje mm.* Reparation og
omkostninger
vedligehold
Rengøring
Køb af energi
Løn til
bygningsdrift
Kantinedrift Tjenesteydelser
ekskl.
i øvrigt
fødevarer**
Øvrigt
* Inkluderer bygningsafskrivninger, husleje, ejendomskatter og prioritetsrenter
** Fødevarer håndteres under 'Indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration'
Note: Bygningsomkostningerne er sammensat af alle udgifter under bygningsdrift, samt husleje og kantine fra øvrige formålskategorier.
Bygningsinventar håndteres under 'Indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration'
Kilde: Formålsregnskabet 2013; QVARTZ analyse
5.2.
Metodisk tilgang til analysen af institutionernes bygningsdrift
Analysen af institutionernes bygningsdrift er baseret på et omfattende datagrundlag bestående af input fra tre
spørgeskemaundersøgelser, institutionernes formålsregnskab for 2013, besøg hos og interviews med 16 institutioner,
workshops og interviews med alle seks indkøbsfællesskaber, data på prispunkter fra SKI samt data på årsværk fra
ISOLA.
Figur 27 Svarprocent af spørgeskema om bygningsmasse og –drift målt på antal af institutioner
Procent, antal
121
23%
77%
18
22%
78%
18
22%
78%
22
41%
59%
15
13%
87%
9
33%
67%
24
17%
83%
227
24%
76%
Almene
gymnasier
Tekniske
skoler
Kombinations-
skoler
Handels-
skoler
SOSU-
skoler
Landbrugs-
skoler
VUC
Total
Kilde: Spørgeskema om bygningsmasse- og drift 2015, QVARTZ analyse
Den ene af de tre spørgeskemaundersøgelser omfattede alle 227 uddannelsesinstitutioner og havde fokus på at
kortlægge institutionernes bygningsmasse, hvor der bl.a. er spurgt ind til institutionernes indendørs og udendørs
areal, fordeling på lokaletyper og udendørs områdetyper samt fordelingen af bygninger efter opførelsesår. Som det
ses af Figur 27, er der opnået en svarprocent på 76 pct. for alle 227 institutioner. Svarprocenten på tværs af
institutionstyper er relativt ensartet med svarprocenter fra 59 pct. til 87 pct. De indkommende svar er blevet
sammenlignet, og datapunkter, der har afveget med mere end 50 pct. fra gennemsnittet inden for samme
46
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0047.png
institutionstype, er blevet valideret enten gennem BBR registret eller via kontakt til institutionen. Yderliggende
datapunkter, som ikke kunne valideres, er ikke medtaget i analysen.
Omkostningsbasen i Figur 26 er baseret på regnskabsdata, som beskrevet i afsnit 5.1. Omkostningsposten 'husleje
mm' behandles som værende upåvirkelig i denne analyse, jf. afsnit 5.1, mens de resterende omkostningsposter er
påvirkelige i forhold til effektiviseringsmuligheder. For omkostningsposterne 'Reparation og vedligehold', 'Køb af
energi' og 'Tjenesteydelser i øvrigt' har det været nødvendigt at fordele omkostninger på et mere detaljeret niveau
end muligt i regnskabsdata for således at kunne beregne potentialer i forbedringsforslag. Den detaljerede fordeling af
diverse poster er baseret på data fra besøgsinstitutionerne.
Til analysen af bedre dimensionering af pedeller er der brugt 2013 data fra ISOLA, som indeholder institutionernes
årsværk fordelt på overenskomstgrupper og stillingsbetegnelser. Til validering af disse data er benyttet triangulering
med antal årsværk inden for bygningsdrift indhentet via spørgeskema om administration og ledelse jf. afsnit 6.2 samt
input fra besøgsinstitutioner om fordeling af årsværk inden for bygningsdrift.
For indkøb vedrørende bygningsdrift er der benyttet samme kilde til prispunkter samt samme metode som for indkøb
af materialer til undervisning og skoleadministration, jf. kapitel 4. For hver kategori vedrørende bygningsdrift er
prispunkterne fra spørgeskemaundersøgelsen undersøgt for repræsentativitet med hensyn til geografi (øst/vest) og
institutionstype, og for begge parametre er der repræsentativitet.
Beregning af potentiale ud fra prispunkter er sket ved en delvis udjævning af variationen i institutionernes effektivitet
inden for den enkelte kategori. Graden af udjævning per kategori er fastsat ud fra tre forhold: I hvor høj grad, der er
tale om en standardydelse, i hvor høj grad institutionerne konkurrenceudsætter i dag baseret på input fra
besøgsinstitutioner, samt hvilke priser der kan opnås gennem SI, SKI eller indkøbsfællesskaber. For en enkelt
kategori benyttes et ekstrapoleret effektiviseringspotentiale baseret på prispunkter for en relateret kategori.
5.3.
Forbedringsforslag
Figur 28 Samlet effektiviseringspotentiale for
bygningsdrift
DKK i millioner
Total
204-301
65-81
46-58
28-41
13-21
24-39
17-28
11-33
Kvantificeres ikke
Kvantificeres ikke
I analysen af institutionernes bygningsdrift er der
observeret en række forskelle i institutionernes praksis og
omkostningsniveauer, som ligger til grund for ni
forbedringsforslag.
De ni forbedringsforslag baserer sig på observationer om
god praksis fra besøgsinstitutioner, og alle
forbedringsforslag bunder i en praksis, der allerede i dag
udføres af en eller flere institutioner.
Syv af de ni forbedringsforslag kvantificeres, og de har et
samlet forbedringspotentiale på DKK 204-301 millioner.
Heraf er DKK 77-109 millioner fra de almene gymnasier,
DKK 21-32 fra VUC'erne og DKK 106-160 millioner fra
erhvervsskolerne.
Potentialet opnås gennem en række effektiviseringer, der
forudsætter en ændret praksis i forhold til, hvordan
institutionerne:
Dimensionerer rengøring, forslag B1
Dimensionerer antallet af pedeller, forslag B2
Driver deres kantine, forslag B3
Indkøber til bygningsdrift, forslag B4-B7
B1: Bedre dimensionering
af rengøring
B2: Bedre dimensionering
af pedeller mv.
B3: Reduktion af underskud
for kantiner
B4: Effektive indkøb af
håndværkerydelser på timebasis
B5: Effektive indkøb af
håndværkerydelser på fast prisaft
B6: Effektive indkøb af ingeniør-
og arkitektydelser
B7: Effektive indkøb af
mindre serviceydelser
B8:Fortsatte energieffektiviseringer
B9: Mere fleksibel og
effektiv arealanvendelse
Kilde: QVARTZ analyse
Der er to kvalitative forslag, B8 og B9, som omhandler energieffektiviseringer samt fleksibel og effektiv
arealanvendelse. De to forslag tjener som inspiration til institutionerne.
47
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0048.png
5.3.1
Bedre dimensionering af de interne ressourcer for rengøring eller øget grad af udlicitering
Rengøring udgør en forholdsvis stor omkostningspost i institutionernes bygningsdrift svarende til ca. DKK 557
millioner i 2013, jf. Figur 26. På trods af, at rengøring generelt har institutionernes fokus, er der store variationer i
praksis og omkostninger. Overordnet set kan institutionernes praksis på rengøringen i dag inddeles i to paradigmer:
Udliciteret rengøring og intern rengøring. Cirka halvdelen af institutionernes rengøring varetages i dag internt, hvor
landbrugsskolerne har den største brug af intern rengøring, mens kombinationsskolerne i højere grad end de øvrige
institutionstyper anvender udlicitereret rengøring jf. Figur 29.
Figur 29 Rengøringsomkostninger fordelt på internt og udliciteret
Procent af samlede omkostninger
100
100
100
100
100
Intern rengøring
Udliciteret rengøring
100
100
100
53
47
Almene
gymnasier
53
47
Tekniske skoler
43
57
Kombination-
sskoler
47
53
Handels-
skoler
41
59
63
37
59
41
VUC
51
49
Total
SOSU-skoler Landbrugsskoler
Note: Andelen af udliciteret og intern rengøring er beregnet ud fra omkostning af indkøbte tjenesteydelser over for omkostning af lønninger på
rengøringsformålet
Kilde: Institutionernes formålsregnskaber 2013; QVARTZ analyse
En analyse af rengøringsomkostningerne per areal viser, at der generelt er stor spredning i de relative
rengøringsomkostninger inden for de enkelte institutionstyper, og der er forholdsvis stor forskel i udgifterne mellem de
institutioner, der har de største rengøringsomkostninger per kvadratmeter og dem, der har de laveste. Overordnet set
er der en tendens til, at rengøringsomkostninger per kvadratmeter er lavere for institutioner, som har udliciteret hele
deres rengøring. Dette billede er dog ikke gældende for alle institutionstyper, hvor fx de tekniske skoler i gennemsnit
opnår lavere omkostninger ved intern rengøring end ved udliciteret jf. Figur 30. Spredningen i
rengøringsomkostninger er størst blandt de almene gymnasier og VUC'erne og mindst for erhvervsskolerne, hvor
især handelsskolerne er forholdsvist homogene i deres forbrug på rengøring.
Figur 30 Rengøringsomkostninger per m2 for udliciteret og intern rengøring
DKK per m
2
, procent
-26%
Intern rengøring
Udliciteret rengøring
-32%
178
131
+7%
91
97
-30%
0%
212
145
143
125
88
143
143
Almene gymnasier Tekniske skoler Kombinationsskoler
Handelsskoler
SOSU-skoler*
Landbrugsskoler*
VUC
* For få observationer til at kunne beregne et gennemsnit
Note: Beregning er baseret på institutioner, som har 100 pct. udliciteret eller 100 pct. intern rengøring
Kilde: Institutionernes formålsregnskaber 2013; spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
Figur 31 viser de samlede rengøringsomkostninger per kvadratmeter for de almene gymnasier fordelt efter intern
rengøring, udliciteret rengøring eller en kombination heraf. Generelt er omkostningerne lavere for gymnasier med
udliciteret rengøring sammenlignet med gymnasier, der ikke har udliciteret rengøring. Dette ses ved, at de i
gennemsnit har lavere udgifter per kvadratmeter end de øvrige almene gymnasier. Der observeres dog også en
spredning inden for gymnasier med udliciteret rengøring, som til dels kan forklares af, at flere institutioner oplever at
kunne reducere omkostningerne yderligere ved anden udbudsrunde, hvor erfaringerne fra det første udbud kan
hjælpe til at specificere kravene bedre. Dermed undgås dyre tilkøb af diverse ekstra ydelser, som fx stoleopsætning,
der kan være med til at drive omkostningerne op.
48
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0049.png
Figur 31 Rengøringsomkostninger per areal efter tilgang til rengøring for almene gymnasier
DKK per m
2
per år
278
253
193
120
88
65
Intern rengøring
Intern og
udliciteret
Udliciteret
Note: Arealet er målt som alt indendørsareal undtaget parkeringsareal
Kilde: Institutionernes formålsregnskaber 2013; spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
Der er blandt de besøgte institutioner meget forskellige holdninger til spørgsmålet om, hvorvidt rengøring skal
udliciteres eller ej. Flere institutioner har opnået omkostningseffektiviseringer gennem udlicitering af rengøringen,
hvor der også ved genudbud kan findes yderligere omkostningsreduktioner. Fx har en række af de besøgte
institutioner på tværs af typerne kunnet reducere deres rengøringsomkostninger med 17-33 pct. ved første udbud.
Nogle af disse institutioner har også kunnet reducere deres omkostninger yderligere ved andet udbud.
Andre institutioner mener, at de i deres interne rengøring matcher omkostningsniveauet, som kunne findes gennem
udbud, og at der derfor ikke er en gevinst ved udlicitering. Disse institutioner har generelt ikke undersøgt, hvad
udliciteret rengøring ville koste specifikt for dem. En af de besøgte institutioner har dog undersøgt muligheden for at
trække rengøringen tilbage internt efter en dårlig oplevelse med udliciteret rengøring. Institutionen oplevede at kunne
holde omkostningerne til rengøringen på samme niveau som under udliciteringen, men havde til gengæld opnået en
øget fleksibilitet. Dog var en række investeringer af nye maskiner samt vaskeri nødvendigt, før rengøringen kunne
udføres af institutionen selv, hvilket gør, at der på den korte bane var en meromkostning ved at håndtere rengøringen
internt.
De forskellige erfaringer med udlicitering samt resultatet af analysen på rengøringsomkostninger per kvadratmeter i
Figur 30 indikerer, at udlicitering ikke er det eneste værktøj til at opnå en effektiv reduktion i omkostningerne til
rengøring. For nogle institutioner kan det være meningsfuldt at have rengøringen internt, såfremt der stadig er et
fokus på effektiv rengøring, og at man kan opnå omkostninger på niveau med de institutioner, der har rengøringen
udliciteret.
Institutionerne, der har opnået effektiviseringer på rengøringen, bemærker, at det centrale element i
omkostningsreduktionen er en aktiv stillingtagen til de enkelte lokaler og lokaletypers rengøringsbehov. Fx kan
rengøringsbehovet af et kontorlokale med fordel differentieres fra behovet af vådrum, som fx toiletter og baderum.
Institutioner, der har opnået reducerede rengøringsomkostninger, oplever, at der nu er et bedre forhold mellem
rengøringsbehovet og den udførte rengøring på tværs af lokaler. Hos flere institutioner er denne vurdering lavet i
forbindelse med et udbud på rengøringsopgaven, men enkelte institutioner har også opnået betragtelige
omkostningsreduktioner på den interne rengøring ved at tilpasse rengøringsbehovet.
I forbindelse med udlicitering har der også ofte været en kritisk stillingtagen til hvilke serviceydelser, der forventes af
rengøringspersonalet. På enkelte af besøgsinstitutionerne har det været praksis, at rengøringspersonalet rydder op
efter de ansatte, eksempelvis ved at rengøringspersonalet rydder kaffekopper af og sætter dem i opvaskemaskinen,
da det ellers ikke bliver gjort. Der har været eksempler på store effektiviseringer ved at afskaffe denne service, så
rengøringspersonalet derved har fokus på selve rengøringen.
49
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0050.png
Størstedelen af de besøgte institutioner, som har opnået en reduktion af omkostningerne til rengøring, har gjort det
igennem udlicitering. Dette vurderes at være den nemmeste, men ikke eneste, metode til at realisere en mere
omkostningseffektiv rengøring
4
.
Forbedringsforslag B1: Bedre dimensionering af de interne ressourcer for rengøring eller øget grad af
udlicitering
Forslag:
Institutionerne kan med fordel reducere deres rengøringsomkostninger gennem enten en mere effektiv
dimensionering af interne rengøringsressourcer eller øget grad udlicitering. En mere effektiv dimensionering af de
interne rengøringsressourcer kan opnås ved 1) en aktiv vurdering og differentiering af enkelte lokalers
rengøringsbehov i forhold til grundighed og frekvens samt 2) kritisk stillingtagen til hvilke serviceydelser, der
forventes af rengøringspersonalet. En øget grad af udlicitering vil også kunne medføre lavere omkostninger til
rengøring især gennem øget fokus på præcise kravsspecifikationer ved udbud.
Potentiale:
DKK 65-81 millioner årligt, svarende til 12-15 pct. af de samlede rengøringsomkostninger. Heraf er
DKK 29-35 millioner fra de almene gymnasier, DKK 6-8 millioner fra VUC'erne og DKK 30-38 millioner fra
erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Forbedringsforslaget er rettet mod institutioner, der ikke har tilpasset deres rengøring ved en aktiv
behovsvurdering eller kun i begrænset omfang har deres rengøring udliciteret. Potentialet er relativt størst blandt
de almene gymnasier, men også VUC'erne og erhvervsskolerne vil kunne reducere omkostningerne.
Forbedringsforslaget er relevant for både små og store institutioner.
Beregningsforudsætninger:
Potentialet for forbedringsforslaget beregnes med udgangspunkt i den variation, der er
observeret i rengøringsomkostningerne inden for de enkelte institutionstyper. Rengøringsomkostningerne
beregnes på samlede rengøringsomkostninger per kvadratmeter indendørsareal eksklusiv eventuelt
parkeringsareal og beregnes inden for de enkelte institutionstyper. Omkostningerne er angivet i tabellen neden for.
Gennemsnit for
rengørings-
omkostninger
DKK per m
2
152
100
100
141
185
158
Gennemsnits-
omkostninger for
udliciteret rengøring
DKK per m
2
131
97
88
143
145
143
Laveste rengørings-
omkostninger
Institutionstype
Almene gymnasier
Tekniske skoler
Kombinationsskoler
Handelsskoler
SOSU-skoler
VUC
DKK per m
2
65
54
74
108
144
99
Højeste rengørings-
omkostninger
DKK per m
2
278
133
125
168
243
293
Note: Der er for få observationer for landbrugsskolerne til, at der kan angives et omkostningsniveau
Kilde: Institutionernes formålsregnskaber 2013; spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
Potentialet hentes ved, at institutioner, der har højere rengøringsomkostning end gennemsnittet for udliciteret
rengøring inden for egen institutionstyper, effektiviserer deres rengøring til det gennemsnitlige niveau for udliciteret
rengøring, som ses i tabellen oven for. Gennemsnittet for udliciteret rengøring er valgt som benchmark, da
udliciteret rengøring for de fleste institutionstyper er den mest omkostningseffektive form, og da det vurderes
muligt at implementere for alle. For landbrugsskolerne er der for få observationer til at beregne et gennemsnit for
4
Det skal dog noteres, at en dom afsagt i arbejdsretten i 2014 har slået fast, at overtager et rengøringsselskab i forbindelse med
udlicitering institutionens fastansatte rengøringspersonale, så må rengøringsselskabet ikke øge rengøringspersonalets
arbejdsintensitet, så længe de arbejder under deres oprindelige overenskomst. Dermed bliver selskabets handlerum begrænset,
hvilket på kort sigt kan reducere gevinsten ved udlicitering af rengøring.
50
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0051.png
omkostninger ved udliciteret rengøring. Derfor antages det, at landbrugsskolerne kan opnå samme procentuelle
besparelse på deres rengøring som gennemsnittet af de øvrige institutionstyper. Der er i beregningen testet for
rengøringsomkostningernes sammenhæng med lokaletyper samt elevsammensætning. Der er ikke fundet nogen
sammenhæng inden for de enkelte institutionstyper, hvorfor der ikke er generelle barrierer for en reduktion af
rengøringsomkostningerne.
Det samlede potentiale ved metoden er DKK 81 millioner. Det vurderes realistisk, at 80-100 pct. af det samlede
potentiale kan opnås, hvorfor potentialet på forslaget er DKK 65-81 millioner.
5.3.2
Bedre dimensionering af pedeller, ejendomsserviceteknikere og bygningsansvarlige
Alle institutioner har i dag pedeller, ejendomsserviceteknikere og/eller bygningsansvarlige, der tilsammen står for drift
og vedligehold af bygninger samt løser en række praktiske opgaver, som fx tilsyn af bygninger og systemer, mindre
reparationer og flytning af inventar. Samlet set anvendte skolerne i 2013 DKK 395 millioner til disse, jf. Figur 26. I
dette afsnit henvises der til pedeller, ejendomsserviceteknikere og bygningsansvarlige som pedeller under et.
På de mindre institutioner, primært de almene gymnasier, har en pedelansvarlig i samarbejde med institutionslederen
ofte ansvaret for den overordnede bygningsdrift. De større institutioner har typisk en decideret bygningsansvarlig,
som har det overordnede ansvar for bygningsdriften. Alle institutionstyper har pedeller eller ejendomsserviceteknikere
til at løse praktiske opgaver.
Der er både på tværs af og inden for institutionstyper stor variation i, hvordan pedellerne bruges, og hvilken rolle de
har. En række institutioner har en eller flere udlærte håndværkere, som fx tømrere eller murere, ansat i en
pedelfunktion – nogle gange i tillæg til øvrige pedeller. De faglærte håndværkere er ofte dyrere end en klassisk pedel,
men institutionerne oplever, at de øgede omkostninger bliver opvejet af de faglærte pedellers mulighed for selv at
lave flere reparationer og vedligeholdelsesopgaver, man ellers ville have tilkøbt på timebasis. Samtidig får
institutionerne ansat en håndværker med et stort kendskab til institutionens bygninger.
Ikke alle institutioner mener, at der er et effektiviseringspotentiale ved at ansætte håndværkere som pedeller. Nogle
institutioner fremhæver, at det kan være svært at sikre nok opgaver af håndværksmæssig karakter til de faglærte
pedeller, som dermed kan bruge en del af deres tid på mere klassiske pedelopgaver, fx flytning af borde og stole. Det
kan derfor være svært at opnå en tilstrækkelig stor reduktion i udgifter til håndværkere til at kunne modsvare
meromkostninger ved en faglært håndværker som pedel. Det bliver også nævnt, at professionelle håndværkere på
timebasis ofte vil være hurtigere til de fleste reparationer, da de er mere specialiserede og typisk har alt det materiale
og værktøj, som de skal bruge.
Der kunne være en forventning om, at en øget brug af håndværksuddannede pedeller og et relativt højt antal pedeller
vil reducere omkostningerne til håndværkere. Der er i analysen blevet testet for, om et relativt højere antal af pedeller
generelt medfører lavere omkostninger til eksterne håndværkere, hvilket har vist sig ikke at være tilfældet. Dermed
kan det ikke generelt forsvares at ansatte flere pedeller for at erstatte eksterne håndværkere.
51
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0052.png
Figur 32 Antal pedeller, ejendomsserviceteknikere og bygningsansvarlige per areal inden for institutionstyper
Antal pedeller per 10.000 m
2
bygningsareal,
: median
Almene
gymnasier
6,4
3,1
6,3
1,1
VUC
3,2
4,5
1,8
Komibnations
Handels-
-skoler
skoler
Tekniske
skoler
Kombinations
-skoler
2,9
1,7
3,6
2,1
3,3
1,9
8,3
SOSU-skoler
1,4
1,7
3,3
1,0
Note: For landsbrugsskolerne er der for få observationer til at vise reelle forskelle
Kilde: ISOLA; spørgeskemaundersøgelse; QVARTZ analyse
Der er generelt blandt institutionerne stor variation i det relative antal pedeller, hvilket også gælder inden for de
enkelte institutionstyper. Figur 32 viser antallet af pedeller per 10.000 kvadratmeter for seks institutionstyper. Antallet
bør generelt set dimensioneres i forhold til mængden af opgaver, hvilket i høj grad hænger sammen med
institutionens bygningsareal. Behovet for pedeller kan dog også afhænge af lokaletyper samt uddannelsesretninger
og fag, hvorfor det relative antal af pedeller kun sammenlignes inden for de enkelte institutionstyper.
Flere af de besøgte institutioner har over de
sidste par år formået at nedbringe antallet af
pedeller, uden at dette har medført et lavere
serviceniveau. Dette er især opnået ved et fokus
på optimering af arbejdsgange og sikring af, at de
rigtige medarbejdere bruger tid på de rigtige
opgaver, som eksemplificeret i case-beskrivelsen.
En institution oplevede en betydelig
effektivitetsforbedring ved en digitalisering af
måden, hvorpå opgaver bliver givet til pedellerne.
Et digitalt indberetningssystem har skabt et øget
overblik over pedellernes opgaver, og pedellerne
har dermed kunne sikre en mere optimal
planlægning og opgaveudførelse. Samtidig sikrer
systemet, at pedellerne ikke i tide og utide skal
modtage mundtlige beskeder om nye opgaver i
løbet af deres arbejdsdag.
Case: Reduktion af antallet af pedeller samt overarbejde
En større handelsskole har lavet en total kortlægning af
pedellerne og deres arbejdstid og opgaver. Formålet med
aktivitetsoverblikket var at kortlægge:
Hvilke opgaver der blev brugt tid på
Tidsforbrug på de enkelte opgaver
Om de ansattes kvalifikationer blev benyttet optimalt,
således at fx gartnere primært brugte tid på
gartnerarbejde
Effektivisering af arbejdsrutiner
Aktiv prioritering af opgaver og tid brugt på disse
Individuel skemalægning af alle opgaver for de enkelte
pedeller på uge- og årsbasis
Resultatet af kortlægningen var:
Kortlægningen muliggjorde en betydelig effektivisering på
pedelressourcerne, og institutionen formåede at reducere
antallet af pedeller med 25 pct. samt at eliminere næsten alt
overarbejde alene ved en aktiv ledelsesmæssig stillingtagen til
ressourcetræk.
Generelt er oplevelsen fra de besøgte institutioner, at det har været muligt for flere institutioner at opnå en reduktion i
antallet af pedeller uden at forringe serviceniveauet. Det har været tilfældet på institutioner, hvor ledelsen har haft
fokus på effektivisering af arbejdsgange og har arbejdet aktivt med at optimere pedeldimensioneringen.
52
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0053.png
Forbedringsforslag B2: Bedre dimensionering af pedeller, ejendomsserviceteknikere og bygningsansvarlige
Forslag:
Institutionerne kan med fordel optimere deres pedeldimensionering i forhold til institutionens areal og
dermed frigiver ressourcer gennem en reduktion i antallet af pedeller. Dette kan realiseres ved 1) en effektivisering
af pedellernes og ejendomsserviceteknikernes arbejdsrutiner og 2) ved en prioritering af deres opgaver på
baggrund af en systematisk gennemgang af arbejdsopgaverne samt tidsforbrug på disse.
Potentiale:
DKK 46-58 millioner årligt, svarende til 12-15 pct. af de samlede lønomkostninger til pedeller,
ejendomsserviceteknikere og bygningsansvarlige. Heraf er DKK 18-22 millioner fra de almene gymnasier, DKK 4-6
millioner fra VUC'erne og DKK 24-30 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Forbedringsforslaget er rettet mod alle institutioner, der ikke har gennemført en struktureret
gennemgang af pedellernes arbejdsopgaver og rutiner. Potentialet er relativt størst på SOSU-skolerne og mindst
på handelsskolerne og de tekniske skoler. Forslaget er relevant for institutioner af alle størrelser.
Beregningsforudsætninger:
Potentialet beregnes ud fra forskellen i antal pedeller per indendørsareal eksklusiv
parkeringsareal inden for de enkelte institutionstyper, som ses i Figur 32. Forskellen viser, at en række institutioner
bør kunne reducere antallet af pedeller. I beregningen hentes potentialet ved, at institutioner med flere pedeller per
kvadratmeter end medianen inden for samme institutionstype reducerer deres relative antal pedeller ned til
medianniveauet. Medianniveauet for de enkelte institutionstyper findes i Figur 32. For landbrugsskolerne antages
det, at de kan opnå samme relative effektivisering, som de øvrige institutioner.
Der er testet for sammenhæng mellem antallet af pedeller per areal og brug af håndværkere, institutionens
udendørsareal, lokaletyper og antal af adresser, som potentielt kunne forklare forskelle i antallet af pedeller per
areal. Der findes dog ingen sammenhænge, hvorfor det konkluderes, at der ikke er generelle barrierer for at
reducere pedelstaben for institutioner med relativt mange pedeller.
Det samlede potentiale ved metoden er DKK 58 millioner. Det vurderes realistisk, at 80-100 pct. af det samlede
potentiale kan opnås, hvorfor potentialet på forslaget er DKK 46-58 millioner.
5.3.3
Reduktion af underskud for kantiner
I 2013 blev der i alt brugt DKK 142 millioner på kantinedrift eksklusiv fødevarer samt DKK 83 millioner til fødevarer,
hvilket dækker over indkøbs- og lønomkostninger til internt drevne kantiner samt tilskud til udliciterede kantiner.
Mellem de enkelte institutioner er der meget forskellig
fokus på kantinedriften, og der er også stor variation i,
hvordan kantinedriften håndteres. Institutionerne kan
enten vælge at drive kantinen selv, lade en selvstændig
personaleforening drive den eller udlicitere kantinedriften.
En stor andel af institutionerne har udliciteret
kantinedriften eller drifter den i en separat
personaleforening, hvoraf nogle institutioner giver et
tilskud til disse, mens andre ikke gør. Det skal dog
noteres, at de fleste, hvis ikke alle, institutioner yder
indirekte tilskud til kantiner, hvad enten de er interne, i
personaleforeninger eller udliciterede, i form af gratis at
stille køkken, el, vand og køkkenudstyr til rådighed.
Institutionerne skaber desuden omsætning i kantinen ved
at købe forplejning til møder mv.
Figur 33 Andel institutioner med underskud på
kantinedrift
Procent
71
48
33
VUC
Erhvervsskoler
Almene gymnasier
Der er stor variation i måden, hvorpå kantinen drives,
men også i det resultat, institutionerne opnår fra
kantinedriften. En forholdsvis stor andel af institutionerne
har nettoudgifter på kantinedriften (dvs. underskud), hvilket især er gældende på VUC'erne, som det ses i Figur 33.
For de almene gymnasier er der en lavere andel af institutioner, som har nettoudgifter til kantinen. Udgifterne kan
enten være drevet af tilskud til kantiner, som er udliciterede eller i personaleforening, eller af et driftsunderskud på
den interne kantine. Det samlede underskud for kantinerne er i alt DKK 55 millioner.
Note: Underskud defineret som nettoomkostninger, dvs. omkostninger
konteret på kantinedrift fratrukket indtægter, på mere end DKK
50.000
Kilde: Institutionernes formålsregnskaber 2013, QVARTZ analyse
53
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0054.png
Blandt de besøgte institutioner er der flere
institutioner uden nettoudgifter til kantinen. For de
internt drevne kantiner er dette generelt et
resultat af fokus fra ledelsen med et aktivt valg
om, at man vil have lave omkostninger til
kantinedriften uden at reducere kvaliteten af
kantinemaden. I stedet går vejen til en bedre
kantineøkonomi ofte igennem optimering af
kantinestyringen, så der undgås overarbejde,
optimeres arbejdsgange og reduceres madspild,
hvilket fx fremgår i den beskrevne case.
En af de besøgte institutioner har opnået en
væsentlig reduktion i omkostninger til kantinen
ved at udlicitere den, hvilket også for andre
institutioner kan være en vej til et mindre
kantineunderskud.
Case: Kantiner med sund økonomi på to erhvervsskoler
På to af de besøgte erhvervsskoler med internt drevne kantiner,
som løber rundt økonomisk uden tilskud, er der gjort en række
tiltag for at effektivisere driften. Institutionerne fremhæver, at
det vigtigste er at have en god kantineleder samt fokus fra
ledelsen. Derudover findes en række specifikke fokusområder,
hvor kantinedriften er effektiviseret:
Udbetaling af overarbejde undgås, ved at lederen
effektivt styrer overarbejde i travle perioder og
afspadsering i eksamensperioder og ferier
Madspild reduceres ved at:
-
Sikre, at mad kan bruges dagen efter, enten ved at
tilbyde buffet eller kalkulere med det i madplan
-
Have fokus på at bruge maden, som findes i
kølerum
Der bruges billige råvarer ved at anvende sæsonens
råvarer, samt at 'strække' opskrifter så en stor andel af
billige råvarer anvendes
Indkøbsfællesskaber anvendes til indkøb af føde- og
drikkevarer
Der er fokus på effektiv tidsanvendelse, fx ved at undgå
at bruge tid på anrette portioner og i stedet tilbyde
buffet
På et par af de besøgte institutioner, som har
kantinedriften udliciteret, er der ved genudbud
opnået bedre priser, hvorved tilskud til kantinedrift
har kunnet afskaffes eller reduceres. Øget
konkurrenceudsættelse af kantinedrift ved
udlicitering kan derfor være et håndtag til at reducere omkostninger til kantinedrift.
Nogle institutioner har fremhævet, at det kan være en udfordring at drive kantinen uden et underskud, hvis man har
mange lokationer med få elever, eller hvis der er mange lokale konkurrenter til kantinen, hvilket fx kan være tilfældet
for kantiner på institutioner placeret i en større by. Institutionernes kantineunderskud er derfor blevet testet op i mod
antallet af årselever per adresse og urbaniseringsgraden på institutionens placering. Der er ikke fundet nogen
sammenhæng for hverken antallet af årslever per adresse eller urbaniseringsgraden, og der synes derfor ikke at
være nogle strukturelle forklaringer på forskellen i kantineunderskud.
Som følge heraf vurderes det, at der med stor rimelighed kan hentes et effektiviseringspotentiale ved at have fokus
på kantinedrift og arbejde med effektiv tidsanvendelse og –styring foruden at reducere omkostninger til fødevarer,
som beskrevet i casen ovenfor. Alternativt kan effektiviseringer opnås ved at udlicitere kantinen og sørge for høj grad
af konkurrenceudsættelse ved udlicitering.
Forbedringsforslag B3: Reduktion af underskud for kantiner
Forslag:
Institutionerne kan med fordel reducere underskuddet på deres kantinedrift gennem en målrettet indsats
med fokus på kantineøkonomi. Dette kan opnås ved at optimere kantinedriften gennem effektivisering af
arbejdsgange, styring af overarbejde og reduktion af omkostninger til fødevarer. Alternativt kan omkostninger
reduceres ved udlicitering af kantinedriften. Såfremt kantinen allerede er udliciteret, kan effektiviseringer opnås
ved øget konkurrenceudsættelse ved genudbud.
Potentiale:
Ca. DKK 28-41 millioner årligt, svarende til 50-75 pct. af det samlede kantineunderskud. Heraf er DKK
8-12 millioner fra de almene gymnasier, DKK 4-6 millioner fra VUC'erne og DKK 16-23 millioner fra
erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Forbedringsforslaget er relevant for alle institutioner, hvor kantinen har et underskud, og er dermed
især relevant for VUC'er. En reduktion af kantineunderskuddet kan opnås af både små og store institutioner.
Beregningsforudsætninger:
Beregningen for potentialet baserer sig på observationen af, at der ikke er generelle
strukturelle hindringer for at opnå en kantine, der går i nul, idet der ikke er nogen sammenhæng mellem
kantineunderskud og årselever per adresse eller urbaniseringsgraden. Det samlede underskud vurderes
vanskeligt at kunne fjernes helt, da kantinerne økonomisk set generelt kører på en fin balance, og der derfor kan
54
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0055.png
forekomme enkelte år med underskud. Derfor antages det, at kantineunderskuddet på DKK 55 millioner kan
reduceres med 50 til 75 pct.
5.3.4
Mere effektive indkøb vedrørende bygningsdrift
Indkøb vedrørende bygningsdrift betegnes her som alle de ydelser, der tilkøbes for at drive, vedligeholde eller
renovere institutionens bygninger. Disse ydelser dækker over forskellige håndværkerydelser, såsom elektrikere og
tømrere, samt over ingeniører, arkitekter og en række mindre serviceydelser som fx vagtydelser og vinduespudsning.
Generelt observeres store forskelle blandt de priser, som institutionerne betaler for de indkøbte ydelser. Ligeledes er
der også stor forskel på, i hvilken udstrækning institutionerne anvender centrale rammeaftaler (dvs. Moderniserings-
styrelsens eller SKI's rammeaftaler), indkøbsfællesskaber eller konkurrenceudsættelse. Det er på trods af, at flere
institutioner har opnået markante effektiviseringer af omkostninger til indkøb herigennem. En del af årsagen skal
findes i institutionernes præferencer for indkøb i lokalområdet samt opfattelsen af, at prisreduktioner ikke kan opnås
herigennem.
Indkøbsfunktionen for bygningsdrift er oftest, sammenlignet med indkøb af materialer til undervisning og
skoleadministration jf. kapitel 4, relativt centraliseret på institutionerne, hvor ansvaret for de fleste indkøb oftest er
placeret hos den bygningsansvarlige. Mindre ad hoc indkøb kan være placeret hos de enkelte pedeller, mens helt
store udbud for det meste håndteres af en indkøbs- eller økonomiansvarlig. Blandt institutionerne er der dog stor
variation i forhold til, hvor professionel indkøbsfunktionen er, hvor større institutioner, som fx mange tekniske skoler,
kan have en specialiseret indkøbsansvarlig tilknyttet indkøb vedrørende bygningsdrift. I det følgende gennemgås fire
initiativer vedrørende indkøb til bygningsdrift, jf. Figur 34.
55
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0056.png
Figur 34 Fordeling af det samlede potentiale ved mere effektivt indkøb vedrørende bygningsdrift
DKK i millioner
65-121
11-33
17-28
24-39
13-21
Håndværkerydelser
på timebasis
Kilde: QVARTZ analyse
Håndværker-
ydelser til fast pris
Ingeniør- og
arkitektydelser
Diverse serviceydelser
Total potentiale for indkøb
vedrørende bygninger
Mere effektive indkøb af håndværkerydelser på timebasis
Indkøb af håndværkere deles op i to typer af indkøb; indkøb på timebasis, som hovedsagelig benyttes til mindre ad
hoc opgaver, og indkøb til fast pris ved tilbudsindhentning, som benyttes ved større opgaver. I dette afsnit behandles
indkøb af håndværkerydelser på timebasis.
Figur 35 Variation i indhentede prispunkter for timepriser på håndværkere
Institutionens timepris for elektrikere
Institutionens timepris for tømrere
DKK per time (viste tal: højest, lavest og median; cirkel: difference DKK per time (viste tal: højest, lavest og median; cirkel: difference
mellem højeste/laveste 3)
mellem højeste/laveste 3)
- 29%
- 21%
498
410
300
450
380
300
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse, Interviews; Institutionernes formålsregnskaber 2013, QVARTZ analyse
Observationer og input fra institutionsbesøgene viser, at der i dag er stor forskel i praksis i forhold til indkøb af
håndværkerydelser på timebasis hos institutionerne. Nogle institutioner køber ind uden aftaler om rabat på
timeprisen, mens andre institutioner har indgået rammeaftaler efter en udbudsproces og derved opnået væsentlig
rabat på timeprisen.
De observerede timepriser for håndværkere varierer væsentligt blandt de deltagende institutioner i
spørgeskemaundersøgelsen. Som det ses af Figur 35, varierer timepriserne mellem ca. DKK 300 og DKK 500 som
følge af forskellene i indkøbspraksis.
De institutioner, som har indgået rammeaftaler, har opnået markante effektiviseringer af timeprisen for håndværkere.
I figuren i case-beskrivelsen fremgår det eksempelvis, at enkelte institutioner har opnået en reduktion af timeprisen
på op imod 50 pct. blot ved at forhandle timeprisen med de allerede tilknyttede håndværkere. Generelt har
institutionerne dog opnået de bedste priser ved at sende rammeaftaler i udbud fremfor blot at forhandle priser med
en eksisterende leverandør.
Årsagen til den begrænsede anvendelse af rammeaftaler kan i nogen udstrækning findes blandt institutionernes
præferencer. Her nævner enkelte institutioner, at håndværkeren skal have kendskab til institutionen for at løse
opgaven effektivt, og de benytter derfor en fast håndværker. På nogle tekniske skoler anvendes lokale håndværkere
med den begrundelse, at det er med til at sikre aftagere til skolens elever i forbindelse med praktik. Nogle institutioner
er endvidere af den opfattelse, at en lavere timepris blot medfører, at leverandøren bevidst anvender flere timer til
56
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0057.png
samme opgave. Dette er imidlertid ikke oplevelsen blandt de institutioner, der anvender håndværkere på
rammeaftaler. Endvidere kan institutionen også ved brug af en rammeaftale få adgang til at anvende de samme
håndværkere, som således får kendskab til infrastrukturen på institutionen
Rammeaftaler kan indgås enten ved, at institutionen
forhandler timepriserne med de eksisterende
håndværkere, eller at der foretages et decideret udbud.
Analysen peger mod, at det mest omkostningseffektive
resultat opnås ved at foretage udbud, da den øgede
konkurrence mellem håndværkerne presser prisen nedad.
Rammeaftalen specificerer den aftalte timepris for
håndværkeren. Derudover kan det med fordel overvejes at
få specificeret følgende i en rammeaftale:
At der ikke betales for servicevogn og for at
håndværkeren henter materialer
Differentieret pris for svend og lærling
Faste prispunkter, som håndværkere kan holdes
op på, f.eks. priser for x meter vandledning,
opsætning af x m2 væg, maling af x m2 væg
Eventuelt krav om at håndværkere skal tage
højde for undervisningen og planlægge at udføre
arbejde i andet tidsrum
Case: Opnåede omkostningsreduktioner ved fokus på
indkøb af håndværkere på timepris
Institution A forhandlede med den eksisterende leverandør,
og gik fra DKK 680 i timen til DKK 400 i timen ved at
forhandle sig til afskaffelse af tillæg, som betaling for
servicevogn og for at håndværkeren henter materialer.
Endvidere fik institutionen også forhandlet sig til en bedre
timepris på håndværkeren isoleret set, således at
timeprisen nu er DKK 350.
Institution B forhandlede ligeledes en rammeaftale med
eksisterende håndværkere. Som institution A blev her også
opnået en timepris på DKK 350.
Institution C foretog et decideret udbud af rammeaftaler for
håndværkere ved hjælp af en rådgiver. Herigennem
opnåede institutionen en timepris på DKK 300 og betaler
endvidere ikke tillæg for servicevogn samt for at
håndværkeren henter materialer.
Institutionerne oplever ikke, at opgaverne har taget
længere tid efter forhandlingen af en rammeaftale. Der er
dog varierende praksis med hensyn til, hvor meget tid
institutionerne anvender på at følge op på timeforbruget af
håndværkere.
Mange institutioner har en størrelse, som gør, at de har
opgavevolumen til at gennemføre et udbud for en
rammeaftale selv. For mindre institutioner kan det derimod
være fordelagtigt at foretage et fælles udbud med andre
institutioner i lokalområdet for på den måde at sikre
tilstrækkelig opgavevolumen og derigennem skabe større Timepris for håndværker købt på timebasis
forhandlingskraft og bedre priser. I de tilfælde, hvor
Før konkurrenceudsættelse
DKK
institutionen vurderer sig selv for lille til udbud, og
Efter konkurrenceudsættelse
samarbejde ikke er muligt, anbefales det, at institutionen
680
aktivt forhandler priserne med de håndværkere, som
-49%
Institution A
350
anvendes.
400
Institution B
350
-13%
420
Institution C
300
-29%
Kilde: Interview; Institutionsbesøg; QVARTZ analyse
Forbedringsforslag B4: Mere effektive indkøb af håndværkerydelser på timebasis ved i højere grad at
anvende rammeaftaler
Forslag:
Institutionerne kan med fordel i højere grad indgå og anvende rammeaftaler om håndværkerydelser på
timebasis for dermed at reducere timeprisen for selve håndværkeren og derudover undgå at betale for
servicevogn og for at håndværkeren henter materialer. Det anbefales at konkurrenceudsætte rammeaftalerne i de
tilfælde, det er muligt. For mindre institutioner kan det være fordelagtigt at foretage et fælles udbud med andre
institutioner i lokalområdet for på den måde at sikre tilstrækkelig opgavevolumen. Alternativt foretages en
forhandling med eksisterende leverandører.
57
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0058.png
Potentiale:
DKK 13 – 21 millioner årligt, hvilket svarer til 6 – 9 pct. af omkostningerne på håndværkerydelser købt
på timebasis. Heraf er DKK 6-9 millioner fra de almene gymnasier, DKK 1-2 millioner fra VUC'erne og DKK 6-10
millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er de institutioner, der i dag ikke anvender rammeaftaler eller har
indgået forhandlinger om timepriserne på håndværkerydelser, hvilket er både små og store institutioner. Der er
ikke observeret nogen systematik i hvilke institutionstyper, der ikke anvender rammeaftaler, og forslaget vurderes
derfor relevant for alle institutionstyper.
Beregningsforudsætninger:
Beregningen tager udgangspunkt i variationen i timeprisen for håndværkere indkøbt
på timebasis, der ses i Figur 35. Timeprisen har vist sig ikke at variere systematisk med institutionens geografiske
placering eller institutionstype. Som følge heraf vurderes det, at institutioner med relativt høje timepriser vil kunne
opnå bedre priser gennem konkurrenceudsættelse af rammeaftaler eller forhandlinger med leverandører.
Beregningen forudsætter, at alle institutioner bør kunne opnå priser på niveau med den mest omkostningseffektive
tredjedel af institutionerne, svarende til en timepris på DKK 375-398 for elektrikere og en timepris på DKK 350-365
for tømrer. Hvis de timepriser opnås, vil det give en gennemsnitlige omkostningsreduktion på 6 – 9 pct. Det
antages, at denne reduktion kan opnås på alle håndværkerydelser købt på timebasis.
De samlede omkostninger til håndværkerydelser indkøbt på timebasis er beregnet med udgangspunkt i
institutionernes samlede omkostninger til håndværkere, som er fundet i regnskabets post "Reparation og
vedligeholdelse" under bygningsdrift. Data fra besøgsinstitutionerne har valideret, at omkostninger på posten er
indkøbte håndværkerydelser. Data fra besøgsinstitutionerne har leveret en fordeling af håndværkere købt på
timebasis og købt gennem tilbud.
Mere effektive indkøb af håndværkerydelser på fastprisaftale
Tilsvarende indkøb af håndværkerydelser på timebasis eksisterer der væsentlige forskelle i indkøbsmetoder blandt
institutionerne, når det drejer sig om indkøb af håndværkerydelser på fastprisaftale. I dag indhenter institutionerne
som oftest tilbud fra flere håndværkere, når der indkøbes håndværkerydelser med fastprisaftale. Input fra
institutionerne viser dog væsentlig variation i denne praksis, således at der kan opnås lavere omkostninger ved at
øge konkurrenceudsættelsen.
Indkøb af håndværkerydelser på fastprisaftale sker oftest i forbindelse med opgaver, hvor opgavens omfang er
relativt veldefineret, men hvor usikkerheden for omkostningerne ved håndværkere på timebasis vurderes for stor. Det
kan eksempelvis være i forbindelse med mindre renoveringer af klasseværelser og lignende. Variationen i praksis
viser, at mange institutioner kun indhenter to tilbud ved mindre opgaver, og at der selv ved større opgaver i mange
tilfælde kun indhentes tilbud hos lokale leverandører.
Nogle institutioner oplever desuden, at der kan være væsentlige forskelle i den aftalte pris og den pris, som
leverandøren fakturerer i sidste ende. Differencen kan opstå som følge af forskellig fortolkning af, hvorvidt enkelte
ydelser i forbindelse med opgaven har ligget ud over det, der var aftalt en fast pris for. Det er institutionernes
vurdering, at en del af disse omkostninger kan forhandles bort, men det forudsætter, at der følges konsekvent op på
fakturaerne for opgaven.
Det begrænsede omfang af konkurrenceudsættelse, der blev observeret på de besøgte institutioner, medfører, at en
del institutioner i dag afholder flere omkostninger til håndværkere end nødvendigt. Som følge heraf kan et
effektiviseringspotentiale realiseres ved, at institutionerne i højere grad konkurrenceudsætter håndværkerydelser, når
de har opgaver, som skal løses på en fastprisaftale. I denne proces er det vigtigt, at institutionerne indhenter et
tilstrækkeligt antal tilbud, eksempelvis tre eller flere, både inden for og uden for lokalområdet. Mange opgaver har en
størrelse, der set ud fra et økonomisk perspektiv kan retfærdiggøre at indhente tilbud uden for lokalområdet.
Endvidere vurderes det, at flere institutioner kan eliminere omkostninger ved i højere grad at følge op på, om de
endelige fakturaer stemmer overens med det aftalte tilbud.
Forbedringsforslag B5: Mere effektive indkøb af håndværkerydelser på fast prisaftale ved i højere grad at
konkurrenceudsætte opgaverne
58
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0059.png
Forslag:
Institutionerne kan med fordel i højere grad konkurrenceudsætte opgaver, som skal løses af håndværkere
ved en fastprisaftale. Institutionerne anbefales at indhente tilbud fra minimum tre leverandører, der som
udgangspunkt ikke er begrænset til lokale leverandører. Endvidere anbefales det, at institutionerne i højere grad
følger op på, at de endelige fakturaer stemmer overens med de aftalte priser.
Potentiale:
DKK 24 – 39 millioner årligt, hvilket svarer til 6 – 9 pct. af omkostningerne til håndværkerydelser købt
på fast prisaftale. Heraf er DKK 10-16 millioner fra de almene gymnasier, DKK 3-4 millioner fra VUC'erne og DKK
11-19 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er de institutioner, der ikke, eller kun i begrænset omfang,
indhenter tilbud for håndværkeropgaver på fastprisaftale, kun indhenter tilbud fra lokale leverandører eller ikke
følger op på fakturaer. Forslaget er relevant på tværs af institutionstyper og størrelse, da der ikke er observeret
nogen systematik i hvilke institutioner, der i dag indhenter tilbud på fastprisaftaler.
Beregningsforudsætninger:
I beregningerne af potentialet vurderes det, at der kan opnås den samme procentvise
effektivisering på håndværkerydelser på fastprisaftale, som er opnået for håndværkere på timebasis i
forbedringsforslag B4. I B4 forudsætter beregningen, at alle institutioner kan opnå priser på håndværkerydelser på
niveau med den mest omkostningseffektive tredjedel af institutionerne. Skellet mellem, hvornår institutionerne
vælger at købe på henholdsvis timebasis og fastprisaftale, antages at være uændret.
De samlede omkostninger til håndværkere indkøbt til timepris er beregnet med udgangspunkt i institutionernes
samlede omkostninger til håndværkere, som er fundet i regnskabets post "Reparation og vedligeholdelse" under
bygningsdrift. Data fra besøgsinstitutionerne har valideret, at omkostninger på posten er indkøbte
håndværkerydelser. Data fra besøgsinstitutionerne har leveret en fordeling af håndværkere købt på timebasis og
købt gennem tilbud.
Mere effektive indkøb af ingeniør- og arkitektydelser
Institutionerne indkøber ingeniør- og arkitektydelser hovedsagelig i forbindelse med byggeprojekter eller større
renovationsarbejde. Omkostningerne til rådgivere er typisk i omegnen af 5-10 pct. af den samlede omkostning til et
projekt og kan ved større projekter således udgøre en væsentlig omkostning for institutionen.
Figur 36 Variation i indhentede prispunkter samt specifikke prissammenligninger for ingeniør- og arkitektydelser
Institutionens timepris for ingeniører
DKK per time (viste tal: højest, lavest og median; cirkel:
difference mellem højeste/laveste 3)
- 32%
1.200
975
675
Institutionens timepris for arkitekter
DKK per time (viste tal: højest, lavest og median; cirkel:
difference mellem højeste/laveste 3)
- 46%
1.045
800
450
Prisdifference for ingeniører
Forskel i procent
-13%
-29%
Prisdifference for arkitekter
Forskel i procent
-20%
Egen aftale
Indkøbs-
fællesskab
SKI
Egen aftale
SKI
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse, indkøbsfællesskab, SKI, Institutionernes formålsregnskaber 2013, QVARTZ analyse
59
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0060.png
En stor del af institutionerne vælger en lokal rådgiver, når de indkøber ingeniør- og arkitektydelser, eller en rådgiver
de har fået anbefalet ad anden vej – kun sjældent er indkøbet egentlig konkurrenceudsat. Dette afspejles i et vist
omfang af den store variation i timepriserne for ingeniører og arkitekter, som institutionerne angiver, jf. Figur 36. Her
fremgår det, at der er over 30 pct. i forskel på de højeste og laveste timepriser, som institutionerne betaler for
ingeniører, og næsten 50 pct. i forskel for arkitekter.
Enkelte indkøbsfællesskaber og SKI har indgået rammeaftaler for priser på henholdsvis ingeniørtimer og ingeniør- og
arkitekttimer. Gennem disse aftaler har det været muligt at effektivisere timepriserne, og institutionerne har således
ved at bruge rammeaftalerne mulighed for at reducere timepriserne med mellem 13 og 29 pct. sammenlignet med
den pris, institutioner i gennemsnit selv har kunnet forhandle sig frem til.
Enkelte institutioner mener dog, at den opnåede effektivisering af timeprisen ved rammeaftalerne vil blive udvandet af
den ekstra kørsel, som kan opstå i forbindelse med en rådgiver fra en rammeaftale, der ikke er fra lokalområdet, og
foretrækker derfor en lokal rådgiver i stedet. Et indkøbsfællesskab har udtalt, at rådgiverens kørsel vil udgøre en
relativt lille del af omkostningerne for de fleste projekter, delvis grundet at transportomkostninger regnes fra enten et
udgangspunkt i Jylland eller et udgangspunkt på Sjælland, hvorfor effektiviseringspotentialet ved reduktionen i
timeprisen i de fleste tilfælde vil overstige eventuelle ekstra omkostninger forbundet med kørsel.
Indkøbsfællesskabets aftale om bygherrerådgivning benyttes desuden i store dele af landet, fra Horsens til
Nordsjælland.
Relativt høje timepriser kan potentielt være drevet af behov for
ingeniører med specifikke kvalifikationer eller erfaring.
Det er dog observeret fra et indkøbsfællesskab jf. case-
beskrivelse og Figur 36, at der godt både kan opnås lavere
pris og kompetent rådgivning. Et eksempel fra en
besøgsinstitution underbygger også dette, da de blev
anbefalet en byggerådgiver og sparede 50 pct. på en konkret
sag i forhold til et tilbud fra de 1-2 rådgivere, som de normalt
brugte. Samtidig må SKIs aftaler, hvor der også kan opnås
væsentlig lavere pris jf. Figur 36, antages at være indgået med
ingeniører og arkitekter, som besidder kvalifikationer til at løse
de fleste opgaver på institutionerne.
Case: Rammeaftale for byggerådgivning hos
indkøbsfællesskab
Et indkøbsfællesskab har indgået en aftale med en
bygherrerådgiver om en fast timepris for
byggerådgivning. Aftalen har haft stor tilslutning, bl.a.
fordi timeprisen ligger under konkurrerende
virksomheders timepris (se Figur 36).
Bygherrerådgiveren opfattes som kompetent og har et
godt kendskab til regler og praksis inden for bygge og
anlæg i kommunalt regi. Aftalen er generelt blevet
positivt modtaget, og både institutionerne og den
rådgivende ingeniør vurderer, at samarbejdet om
rammeaftalen har været en succes.
Det begrænsede omfang af konkurrenceudsættelse medfører,
at en del institutioner i dag afholder flere omkostninger til
ingeniør- og arkitektydelser end nødvendigt. Som følge heraf
kan et effektiviseringspotentiale realiseres ved, at institutionerne i højere grad anvender rammeaftaler fx indgået af
SKI eller indkøbsfællesskaber. Såfremt det vurderes, at aftalen ikke kan anvendes til den konkrete opgave, anbefales
det, at der indhentes tilbud fra minimum tre rådgivere.
Forbedringsforslag B6: Mere effektive indkøb af ingeniør- og arkitektydelser ved øget brug af rammeaftaler
Forslag:
Institutionerne kan med fordel i højere grad anvende rammeaftaler fx indgået af indkøbsfællesskaber eller
SKI i forbindelse med indkøb af ingeniør- og arkitektydelser. I de tilfælde, hvor det vurderes, at rammeaftalerne
ikke kan anvendes, anbefales det, at institutionerne konkurrenceudsætter opgaven og indhenter tilbud fra
minimum tre rådgivere.
Potentiale:
DKK 17 – 28 millioner årligt, hvilket svarer til 12 – 19 pct. af de samlede omkostninger til ingeniør- og
arkitektydelser. Heraf er DKK 3-4 millioner fra de almene gymnasier, DKK 2-4 millioner fra VUC'erne og 12-20
millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er de institutioner, der i dag ikke anvender rammeaftaler eller
konkurrenceudsætter indkøb af ingeniør- og arkitektydelser. Forslaget vurderes relevant på tværs af
institutionsstørrelser og institutionstyper.
Beregningsforudsætninger:
Beregningen for forbedringsforslagets effektiviseringspotentiale tager udgangspunkt i
variationen i timepriserne på ingeniører og arkitekter, som ses i Figur 36. Timeprisen har vist sig ikke at variere
systematisk med institutionens geografiske placering eller institutionstype. Beregningen er baseret på, at
60
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0061.png
institutioner med høje timepriser nedbringer timeprisen, så den kommer nærmere den mest omkostningseffektive
tredjedel, hvilket svarer til en timepris på DKK 800-815 på ingeniører og en timepris på DKK 610-750 på arkitekter.
Dette vil give en samlet reduktion i omkostningerne på 12-19 pct. Det vurderes muligt at opnå, da der ikke er
nogen generelle hindringer for, at institutionerne burde kunne opnå en lavere pris enten ved rammeaftale, ved SKI
eller ved konkurrenceudsættelse.
Omkostningsbasen til ingeniør- og arkitektydelser er beregnet ud fra spørgeskemaundersøgelsen og antages at
være konteret på afskrivninger under 'Øvrigt' i formålsregnskabet.
Mere effektive indkøb af mindre serviceydelser:
Indkøb af mindre serviceydelser, der bl.a. inkluderer vagtservice, vinduespolering, måtterens, renovation samt
service af ventilation, elevatorer, vinduer, porte, og lignende, er et omkostningsmæssigt mindre område for de fleste
institutioner. Det er derfor ikke et område, der blandt besøgsinstitutionerne modtager særligt stort fokus i forhold til de
resterende indkøbsområder. Det understreges bl.a. af de i analysen indsamlede prispunkter fra institutionerne, jf.
Figur 37, som viser stor variation mellem de højeste og laveste konstaterede timepriser på vagtydelser.
Det begrænsede fokus på mindre serviceydelser giver sig
også til udtryk ved, at størstedelen af institutionerne ikke
konkurrenceudsætter indkøbet af disse services.
Ligeledes er det heller ikke udbredt at bruge centrale
rammeaftaler, som fx Moderniseringsstyrelsens aftale på
vagtydelser. Dette på trods af, at forskellen i de
realiserede timepriser i stikprøven for vagtydelser er op
imod 40 pct., jf. Figur 37.
Ud over de centrale rammeaftaler har nogle
indkøbsfællesskaber også opnået store effektiviseringer
ved at lave fælles udbud på de mindre serviceydelser.
Eksempelvis har et indkøbsfællesskab opnået ca. 30 pct.
effektivisering af prisen på vinduespolering og næsten 70
pct. på måtterens, jf. Figur 38.
Nogle institutioner er dog af den opfattelse, at indkøbte
ydelser på centrale rammeaftaler eller gennem
indkøbsfællesskab medfører et øget kørselsbehov i
forhold til en tilsvarende lokal leverandør, som så vil
eliminere effektiviseringen fra en lavere timepris. For
mange af disse institutioner vil der dog stadig være
ræsonnement i at konkurrenceudsætte eller forhandle
med lokale leverandører.
Figur 37 Variation i indhentede prispunkter samt
specifikke prissammenligninger for vagtydelser
Institutionens timepris for vagtydelser ved rundering
DKK per time (viste tal: højest, lavest og median; cirkel: difference
mellem højeste/laveste 3)
- 29%
595
410
300
Prisdifference for vagtydelser ved rundering
Forskel i procent
-38%
Egen aftale
Moderniseringsstyrrelsen
Kilde: Spørgeskema, Moderniseringsstyrelsen, QVARTZ analyse
Det er ikke for alle de mindre serviceydelser, at der findes centrale rammeaftaler eller fælles udbud gennem
indkøbsfællesskaber. For disse ydelser vil der også være ræsonnement i at konkurrenceudsætte eller forhandle med
lokale leverandører. Derudover kan institutioner overveje at påvirke de centrale aktører og indkøbsfællesskaber til at
inkludere flere mindre serviceydelser.
Figur 38: Eksempler på opnåede effektiviseringer ved et
Det vurderes, at de fleste institutioner kan drage fordel af i indkøbsfællesskabs udbud af mindre serviceydelser
højere grad at benytte de centrale rammeaftaler på
området og/eller de fælles udbud gennem
indkøbsfællesskaber og derigennem potentielt opnå
væsentligt reducerede omkostninger til de mindre
serviceydelser i forhold til lokale leverandører, jf. Figur 38.
Procent
69%
49%
29%
49%
Vagt
Vindues-
polering
Renovation
Måtterens
Kilde: Indkøbsfællesskab
61
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0062.png
I de tilfælde, hvor rammeaftaler og indkøbsfællesskaber ikke er en mulighed, anbefales institutionerne at
konkurrenceudsætte deres indkøb af de mindre serviceydelser eller aktivt at forhandle priserne med de eksisterende
leverandører.
Forbedringsforslag B7: Mere effektive indkøb af mindre serviceydelser ved øget brug af rammeaftaler,
indkøbsfællesskaber eller konkurrenceudsættelse
Forslag:
Institutionerne kan med fordel i højere grad anvende centrale rammeaftaler eller fælles udbud gennem
indkøbsfællesskaber ved indkøb af mindre serviceydelser. I de tilfælde, hvor det vurderes, at disse muligheder
ikke kan anvendes, anbefales det, at institutionerne konkurrenceudsætter opgaven eller aktivt forhandler priserne
med de eksisterende leverandører.
Potentiale:
DKK 11 – 33 millioner årligt, hvilket svarer til 8 – 24 pct. af de samlede omkostninger til mindre service
ydelser. Heraf er DKK 3-11 millioner fra de almene gymnasier, DKK 1-2 millioner fra VUC'erne og DKK 7-20
millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er de institutioner, der i dag ikke anvender rammeaftaler,
konkurrenceudsætter indkøbet eller forhandler priserne med leverandører af mindre serviceydelser. Der er ikke
observeret nogen systematik i hvem, der i dag gør dette, og derfor vurderes forslaget relevant for alle
institutionstyper, uanset størrelse.
Beregningsforudsætninger:
Potentialet er beregnet med udgangspunkt i den variation, der er observeret på
vagtydelser jf. Figur 37. Der kan opnås en omkostningsreduktion på 8 – 24 pct., hvis institutionerne med de
højeste timepriser fik priser svarende til institutionerne med de lavere timepriser. Dette er fx en timepris på DKK
310-400 for vagtservice. Denne omkostningsreduktion vurderes realistisk at kunne opnås for alle mindre
serviceydelser, da et indkøbsfællesskab på en række andre mindre serviceydelser har opnået større
effektiviseringer end de 8-24 pct., hvilket kan ses i Figur 38, og for resterende serviceydelser er der observeret lav
grad af konkurrenceudsættelse.
5.3.5
Fortsatte energieffektiviseringer
I 2013 brugte uddannelsesinstitutionerne i alt DKK 545 millioner på køb af energi jf. Figur 26, som går til el, vand og
varme. Energi- og vandforbruget er generelt i fokus, og alle de besøgte institutioner har lavet tiltag for at spare på
energi- og vandforbruget.
Selvom institutionerne har iværksat energibesparende tiltag, så kan det ikke generelt omsættes til faldende
energiomkostninger per årselev. De energibesparende tiltag modvirkes af andre faktorer, såsom øget grad af
elektriske apparater på institutionerne drevet af både de ansatte og eleverne, og energiomkostningerne påvirkes
ligeledes af en række andre faktorer som energipriserne, og hvor kold vinteren er. Derfor kvantificeres dette forslag
ikke, men tjener alene som inspiration til, hvordan institution eventuelt kan opnå en større reduktion i deres
ressourceforbrug.
Der er i dag stor variation i tilgangen til, hvordan de energibesparende tiltag identificeres og hvilke kriterier, der skal
være opfyldt, før de bliver ført ud i livet. Mange af besøgsinstitutionerne har en ad hoc baseret tilgang til
energieffektiviseringer, hvor der kun skiftes til mere energieffektive modeller, når et system alligevel skal skiftes.
Dermed bliver energieffektiviseringer ikke lavet på baggrund af en økonomisk vurdering af, hvornår de er rentable.
Institutionerne med en systematisk tilgang er primært erhvervsskoler, der i samarbejde med en energikonsulent har
lavet en gennemgang af bygningerne for at vurdere, hvor det vil være økonomisk rentabelt at udskifte en bygningsdel
eller et system med en mere energieffektiv løsning. Dette har fx været gjort på pumper og motorer til vand og
ventilation, belysning, styring af varme og ventilation samt armaturer og urinaler, hvor investeringen i en
effektivisering er blevet tjent ind gennem en reduktion i energi- eller vandforbruget i løbet af tre til fem år. En del
institutioner har også opsat solceller, da de har beregnet en god business case på dette, dog med en længere
tilbagebetalingstid end tre til fem år.
Institutioner med systematisk tilgang til energieffektiviseringer har opnået flere besparelser, end de ville have opnået
med en ren ad hoc baseret tilgang, da de både opnår energibesparelser ved udskiftning af udtjente systemer samt
62
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0063.png
ved udskiftning af velfungerende systemer, når det er økonomisk rentabelt. Generelt anbefales det derfor, at
institutioner vælger en systematisk tilgang til energieffektiviseringer, hvor der laves en gennemgang af potentielle
tiltag frem for en mere ad hoc baseret tilgang. Denne tilgang til at reducere omkostningerne til energi vil kræve
investeringer på den korte bane, så det er en forudsætning, at institutionerne har økonomisk råderum til dette.
5.3.6
Mere fleksibel og effektiv arealanvendelse
Blandt besøgsinstitutioner er der, jf. afsnit 5.1 ovenfor, observeret store forskelle i institutionernes bygningsmasse – i
størrelse, alder og karakter, fx byggestil, fredningsgrad, lokaletyper mv. - og dermed også i forhold til effektiviteten i
arealanvendelsen - både inden for og på tværs af institutionstyper. Institutionernes bygningsmasse varierer i størrelse
mellem institutionstyper, hvor tekniske skoler har den største gennemsnitlige bygningsmasse med 67.000
kvadratmeter og gymnasierne den laveste med 11.000 kvadratmeter i gennemsnit. Der har været forholdsvist meget
nybyggeri blandt institutionerne igennem de seneste år, specielt for SOSU-skolerne og VUC, hvor henholdsvis 16
pct. og 17 pct. af bygningsmassen er nyere end 2010. Den største andel af bygningsmassen er på tværs af
institutionstyper dog stadig fra før 1990 jf. Figur 23. Andelen varier fra 62 pct. af bygningsmassen for handelsskolerne
til 78 pct. af bygningsmassen for landbrugsskolerne.
Institutionernes eksisterende bygningsmasse har helt naturligt
nogle begrænsninger for, hvor godt et areal kan udnyttes, da
fx en stor aula eller en bred gang kan være svær at udnytte
optimalt over en hel dag, ligesom bygningsmassen også er en
relativ fast omkostning i perioder med svingende elevaktivitet.
Dertil kommer, at nogle af institutionernes bygninger kan være
fredede eller bevaringsværdige, hvorfor de heller ikke
umiddelbart lader sig omlægge.
På trods heraf er der dog observeret en række innovative
løsninger og interessante forskelle i institutionernes udnyttelse
af arealer, som det er værd at udbrede kendskabet til på tværs
af institutioner. Observationerne på fleksibel og effektiv
arealudnyttelse behandles i analysen rent kvalitativt, dvs. at
eventuelle effektiviseringspotentialer ikke er beregnet og ikke
indgår i det samlede effektiviseringspotentiale for sektoren.
Nogle af de beskrevne løsninger i dette afsnit vil kræve større
investeringer og ombygning af dele af bygningsmassen,
hvorfor de kan have en længere tidshorisont at implementere
end de øvrige forbedringsforslag inden for bygningsdrift.
Der er generelt stor forskel på, i hvor høj grad lokaletyper
benyttes på tværs af uddannelser og fag. Teorilokaler er
forholdsvis ensartede og kan benyttes af forskellige teoretiske
uddannelsesretninger og fag, mens faglokaler er
specialiserede og ofte kun kan benyttes af få eller enkelte
uddannelsesretninger og fag. Det gør, at institutionstyper med
stor andel af teorilokaler, fx handelsskoler, har relativ høj grad
af ensartede lokaler, mens skoler med høj grad af faglokaler
og praktiske faciliteter til undervisning, fx tekniske skoler, har
høj grad af specialiserede lokaler.
Case: Teknisk skole med strategi for optimal
arealudnyttelse
En større teknisk skole har imødekommet udfordringen
med kombinationen af svingende elevtal på tekniske
erhvervsuddannelser og specialiserede faglokaler ved
at lægge en bygningsstrategi, der skal være med til at
sikre optimal arealudnyttelse ved bl.a. at:
Kortlægge den samlede bygningsmasse samt
måle udnyttelsesgrad af lokaletyper ud fra
forskellige repræsentative lokaler for derefter at
opsætte måltal for udnyttelsesgrad
Montere hjul på mindre udstyr til undervisning,
så udstyr let kan skiftes ud, og lokaler derved
ændres til en anden uddannelsesretning ved
behov, fx relevant for grundlæggende forløb af
elektrikeruddannelsen
Indrette store praktiske undervisningsarealer
som multifunktionshaller, hvor selv tungt udstyr
kan flyttes, og der både er komfortsug og
mulighed for punktsug. Fx i autoværksted er
udstyr som lifte boltet i gulvet, og det er derved
muligt at fjerne alt udstyr og efterlade en tom
hal uden permanente indretninger som fx
mekanikergrave
Udnytte depoter ved at omdanne dem til
undervisningslokaler. Det opnås ved, at lager
minimeres og centraliseres færre steder på
institutionen
Aflåse undervisningsmaterialer i skabe, så
lokaler kan bruges til flere forskellige fag
Delvis åbne nogle lokaler, så de kan benyttes
både til undervisning og som fællesarealer i
pauser
Indrette fleksible lokalestørrelser ved
opsætning af foldevægge
Anvende korte lejemål på højst to år for en
mindre andel af bygningsmassen for derved at
sikre fleksibilitet ved udsving i elevantal
Tekniske skoler og kombinationsskoler oplever ydermere store
udsving fra år til år på uddannelsesretninger grundet politiske
beslutninger, konjunkturer, mv., fx har flere tekniske skoler
udtalt, at uddannelsesretningen Bygge & Anlæg oplevede et
markant fald i antal årselever i årene efter finanskrisens start.
Kombinationen af udsving i antal elever på de enkelte
uddannelsesretninger kombineret med høj grad af specialisering af lokaler giver specielt de tekniske skoler
63
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0064.png
udfordringer med optimal udnyttelse af arealerne. Som det ses af casen til højre arbejder en teknisk skole på at
imødekomme denne udfordring med en række innovative initiativer, som har været med til at effektivisere skolens
drift.
For fællesarealer er der observeret en række forskelle i indretning, som bl.a. kan skyldes tidligere byggestil med
eksempelvis store aulaer og brede gange samt ændringer i undervisningsbehov. Institutioner med
uddannelsesretninger med høj grad af teoretisk undervisning udtaler eksempelvis, at der er væsentlig større grad af
gruppearbejde nu i forhold til for 10-15 år siden, hvilket har øget behovet for fleksibilitet, herunder flere områder med
mulighed for gruppearbejde, fx i fællesarealer. Flere institutioner har forsøgt at imødekomme behovet ved at indrette
mindre gruppearbejdspladser på hidtil uudnyttet plads, som fx karnapper på gangene. En af de i analysen besøgte
handelsskoler har fx indrettet et af de store fællesarealer med adskillige grupper af borde, stole og whiteboards, så
gruppearbejdet også kan foregå der.
Arealbehovene har også ændret sig for lærerne, idet flere institutioner har indført tilstedeværelsespligt for lærerne.
Dette har mange steder indebåret et øget behov for arbejdsstationer eller faste arbejdspladser til lærerne på
gymnasiale uddannelser. Dette har medført, at en række lokaler på institutionerne er blevet indrettet til dette. Inden
for de besøgte institutioner, der ikke har tilstedeværelsespligt for lærerne, er der observeret stor variation af antallet
af arbejdsstationer. Blandt andet er der inden for almene gymnasier observeret spænd fra én arbejdsstation per lærer
til mindre end én arbejdsstation per to lærere. Et alment gymnasie med en arbejdsstation per to lærere oplever, at
lærernes behov for arbejdsstationer er dækket, da lærerne ikke benytter arbejdsstationer på samme tid. Institutioner
med relativt mange arbejdsstationer per lærer kan derfor potentielt frigøre areal ved at tilpasse antal arbejdsstationer
til det faktiske behov for underviserne.
Baseret på ovenstående observationer og input fra besøgsinstitutionerne er nedenstående forslag til mere fleksibel
og effektiv arealudnyttelse fremkommet. Forslagene skal ses som inspiration til at opnå bedre arealudnyttelse ved at
lære af andre institutioners erfaringer og innovative tanker:
For alle institutionstyper kan indretning af undervisningslokaler, ved fx delvis åbning af lokaler og opsætning
af foldevægge, give øgede muligheder for optimal arealanvendelse
Specielt for tekniske erhvervsuddannelser giver transportabelt inventar, multifunktionshaller samt aflåsning
af undervisningsmaterialer i skabe fleksibilitet til forholdsvist effektivt at omdanne lokaler til brug for andre
uddannelsesretninger og fag
For alle institutionstyper giver anvendelse af korte lejemål for en mindre andel af bygningsmassen
fleksibilitet ved udsving i elevantal
For institutioner med faste arbejdsstationer til lærerne og uden tilstedeværelsespligt kan der være
muligheder for optimering af arealanvendelse ved tilpasning af mængden af arbejdsstationer til det faktiske
behov fra lærerne
For nogle af institutionerne – især de større – kan det være en ide at udarbejde en egentlig strategi for
institutionens arealudnyttelse, bl.a. med måltal for arealudnyttelsen.
64
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0065.png
6.
Administration og ledelse
Denne del af analysen beskæftiger sig med de omkostninger, institutionerne afholder som led i den samlede drift.
Dette kapitel om administration- og ledelse behandler ikke-undervisningsrelaterede opgaver og lønomkostninger. Det
inkluderer omkostninger til medarbejdere, som er ansat til at varetage hvervet med at lede institutionerne samt
håndtere de forskellige opgaver af mere administrativ og understøttende karakter. Opgaver, som alle er vigtige for at
sikre en velfungerende ungdomsuddannelsesinstitution.
Administrations- og ledelsesfunktionerne er defineret som den administrative institutionsledelse samt de ikke-direkte
undervisningsrelaterede funktioner. Det indbefatter overordnet opgaveområder som økonomi, IT, studieadministrative
opgaver, kommunikation og markedsføring samt diverse opgaver vedrørende personaleforhold.
Økonomi-opgaverne vedrører opgaver med at sikre en retmæssig udbetaling af løn, sikre løbende betaling af
institutionens regninger, samt budget- og regnskabsaflægning ved årsafslutning mv.
It-opgaver dækker sikring af institutionens digitale infrastruktur, herunder supportfunktion samt ikke mindst håndtering
af serverdrift mv.
Studieadministrationen sikrer, at eleverne indskrives og udskrives af systemerne rettidigt, at alle formelle krav er
overholdt, herunder at der indrapporteres tilskudsudløsende aktivitetstal mv. til Undervisningsministeriet efter
gældende regler. Studieadministrationen er det stabsfunktionsområde, hvis arbejdsopgaveomfang i videst omfang er
direkte relateret til institutionens elevsammensætning.
De resterende opgaveområder med kommunikation og markedsføring samt personaleforhold er typisk ikke adskilt
som en selvstændig stabsfunktion for mindre til mellemstore institutioner herunder særligt for de almene gymnasier.
Det er overvejende de store institutioner, herunder især erhvervsskoler, som har selvstændige afdelinger herfor.
Udgangspunktet for analysen af administration og ledelse er lønomkostninger på DKK 2,2 milliarder i 2013, jf. Figur
39 nedenfor. Øvrige omkostninger relateret til administration og ledelse, som ikke er lønrelaterede, vil i
udgangspunktet være indkøbsomkostninger, herunder indkøb af undervisningsmaterialer mv., som behandles
særskilt i analysens kapitel 4.
6.1.
Institutionernes praksis i dag
De 227 ungdomsuddannelsesinstitutioner i fokus er alle selvejende institutioner med hver sin ledelse og bestyrelse.
Som det fremgår af kapitel 3 er der stor forskel mellem institutionstyperne – bl.a. i forhold til karakteren af de udbudte
uddannelser og institutionernes størrelse, hvor der på tværs af institutionerne ses et spænd fra 70 til 5.200 årselever
per institution i 2013. For erhvervsskolerne er gruppen af institutioner endvidere karakteriseret ved at være en mere
heterogen gruppe end de almene gymnasier og VUC'erne, idet gruppen indeholder så forskellige institutionstyper
som handelsskoler og tekniske skoler og SOSU-skoler.
Forskellene i uddannelser og elevsammensætninger påvirker det administrative arbejde på institutionerne lige fra
registrering af eleverne, studieadministrative opgaver, fag- og linjesammensætning samt håndtering af varierende
krav til IT-løsninger og lokalefaciliteter mv.
Disse forskellige forhold har betydning for, hvorledes institutionerne har valgt at organisere sig, herunder ikke mindst
på de administrative og ledelsesmæssige funktioner.
Således har de almene gymnasier i vid udstrækning en organisation, som er ledet af en rektor typisk suppleret med
en vicerektor samt en række uddannelsesledere. Omfanget af uddannelsesledere varierer normalvist efter antallet af
årselever. De har i udgangspunktet alene undervisningsrelaterede opgaver og er således ikke omfattet af
indeværende analyse om administration og ledelse. Flere steder er det dog observeret, at en uddannelsesleder som
en del af deres opgaveportefølje varetager administrative arbejdsopgaver
5
. Det ses desuden på en række gymnasier,
5
Andelen af administrativ ledelse er her medregnet i analysen ved identifikation via spørgeskemaundersøgelsen
65
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0066.png
at udvalgte medarbejdere i lærergruppen varetager administrative funktioner, som fx IT-vejledning,
eksamensplanlægning og andre opgaver som en del af deres opgaveportefølje.
Erhvervsskolerne består af en bredere og mere heterogen gruppe af institutioner. Gennemgående er disse
institutioner karakteriseret ved en organisering med en direktion med en direktør og en eller flere underdirektører.
Typisk har de en større administrativ enhed, dels fordi institutionerne i gennemsnit er større, dels fordi
elevsammensætningen på erhvervsskolerne driver en større studieadministration end fx de almene gymnasier.
Erhvervsskolerne har også ofte specifikt uddannede medarbejdere til de forskellige opgavetyper som IT, økonomi,
kommunikation og markedsføring, studieadministration, hr-funktion mv.
VUC’erne varierer i størrelse og elevsammensætning, men har et relativt ensartet udbud af uddannelsesretninger
sammenlignet med fx en række erhvervsskoler. VUC'erne er typisk organiseret med en forstander eller rektor, samt
en række faglige chefer herunder blandt ofte en uddannelseschef, en økonomi- og administrationschef mv. VUC'erne
er typisk mindre end erhvervsskolerne, men omvendt større end de fleste almene gymnasier. Endelig er der i forhold
til de andre institutionstyper en relativt set langt større gennemstrømning af elever på VUC’erne, idet uddannelserne
på VUC som udgangspunkt er enkeltfag, hvilket indebærer en relativ større administrativ opgave i forhold til vurdering
af forudsætninger for optag, registreringer mv.
Overordnet fordeler de DKK 2,2 milliarder sig på DKK 0,6 milliarder til ledelse og DKK 1,6 milliarder til øvrige
administrative funktioner. Af sidstnævnte udgør studieadministration den klart største post med DKK 0,7 milliarder, og
det er her særligt erhvervsskolerne, som dominerer med samlet set knap DKK 0,5 milliarder. Dette hænger blandt
andet sammen med vekseluddannelsesprincippet på erhvervsuddannelserne, hvor eleverne veksler mellem
undervisning på skolen og praktik i en virksomhed eller praktikcenter, herunder med lønrefusion til
praktikvirksomhederne jf. kapitel 3 ovenfor. Disse forskellige skift i elevernes forløb indebærer ekstra kompleksitet i
forhold til håndtering af elevene og driver således alt andet lige et større ressourceforbrug i studieadministrationen.
Herefter følger lønomkostninger til IT-håndtering, lønhåndtering og bogføring samt kommunikation og markedsføring
for at tiltrække elever og praktikvirksomheder. Øvrig administration indeholder blandt andet omkostninger til HR,
biblioteksdrift mv.
Figur 39 Lønomkostninger til administration og ledelse for de 227 institutioner
DKK milliarder
2,2
0,6
(28%)
1,6
(72%)
0,7
0,3
0,1
0,1
0,1
0,2
Administration
og ledelse
Ledelse
Administration
Studie-
(ekskl.
administration
ledelse)
It
Løn-
håndtering
Bogføring Kommunikation
Øvrig
og
administration
markedsføring
Note: Nedbrydning af administration ekskl. ledelse er estimeret ved observationer fra spørgeskemaundersøgelse, institutionsbesøg samt ISOLA
Kilde: Institutionernes formålsregnskaber 2013; ISOLA; QVARTZ analyse
Forbedringsforslagene på administration og ledelse relaterer sig i udgangspunktet til lønomkostningerne præsenteret
i Figur 39. Der er dog enkelte undtagelser. Det gælder primært afsnit 6.3.5, hvor sygefravær analyseres på tværs af
institutionens samlede medarbejderskare og således også inkluderer undervisningsrelaterede medarbejdere.
66
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0067.png
Rettes fokus mod institutionernes medarbejdersammensætning er der en vis variation i institutionernes anvendelse af
akademiske medarbejdere i forhold til andre medarbejdertyper. Som det fremgår af Figur 40, er der for de ikke-
uddannelsesrelaterede årsværk på institutionerne en overrepræsentation af ikke-akademiske medarbejdere inden for
opgaver med studieadministration, lønhåndtering og bogføring. Der er imidlertid stor variation mellem institutionerne,
idet de almene gymnasier har en væsentlig større andel af AC'ere. Det skyldes ikke mindst, at det for
erhvervsskolernes vedkommende gælder, at ledelsen i vid udstrækning er fagligt uddannet, mens det primært er
AC'ere på både almene gymnasier og VUC'erne.
Figur 40 Medarbejdersammensætning hos ungdomsuddannelsesinstitutionerne
Fordeling af årsværk på personalekategorier blandt
ikke-uddannelsesrelaterede årsværk
Elever og lign.
AC’ere
Øvrige
100%
3%
4%
14%
5%
10%
3%
1%
Andelen af tjenestemænd blandt ikke-
uddannelsesrelaterede årsværk
Tjenestemænd
Øvrige
1%
28%
82%
69%
85%
97%
99%
99%
Almene gymnasier
VUC’er
Erhvervsskoler
Almene gymnasier
VUC’er
Erhvervsskoler
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse, ISOLA
Figur 40 viser endvidere, at der kun i meget begrænset omfang er tjenestemænd ansat på institutionerne blandt de
ikke-uddannelsesrelaterede medarbejdere, men at de få, som har disse ansættelsesvilkår, overvejende er ansat ved
de almene gymnasier.
En række institutioner har samlet dele af opgavevaretagelsen på det administrative område i større eller mindre
administrative fællesskaber sammen med andre institutioner. De eksisterende administrative fællesskaber er opstået
på frivillig basis. Det er i vid udstrækning op til den enkelte institution, om den ønsker at deltage i et administrativt
fællesskab, ligesom det er op til det enkelte administrative fællesskab, om der ønskes deltagelse af flere institutioner.
De eksisterende fællesskaber varierer således i karakter, både hvad angår omfang af opgavetyper og antal
deltagende institutioner. Et karakteristisk kendetegn er dog, at de mindre fællesskaber overvejende er
lokale/regionale i forhold til geografisk dækningsgrad.
Som direkte konsekvens af, at fællesskaberne beror på frivillig basis samt at bevæggrundene for deltagelse i
fællesskaberne ikke alle steder inkluderer fokus på de økonomiske konsekvenser ved samarbejdet, er der stor forskel
i fællesskabernes professionaliseringsgrad, herunder i hvilken udstrækning fællesskaberne håndterer
opgaveløsningen bedre og mere effektivt end de selvstændige institutioner. Der er dog samtidig en række eksempler
på meget succesfulde administrative fællesskaber, som varetager en bred opgaveportefølje og leverer høj kvalitet og
effektivitet i opgaveløsningen sammenlignet med institutioner uden for administrative fællesskaber, jf.
beregningsforudsætningerne, som er præsenteret i boksen nedenfor vedrørende forbedringsforslag C1-C3 i afsnit
1.3.1.
Det vurderes dog ofte at være mere drevet af tilfældigheder end en målrettet strategi om at nå 'dertil', at de
administrative fællesskaber udvikler sig i retning mod større og professionelle fællesskaber eller omvendt forbliver
mindre samarbejder mellem enkelte institutioner. Når det er sagt, så hersker der dog ingen tvivl om, at i de tilfælde,
hvor fællesskaberne har nået en betydelig størrelse med 10-15 eller flere deltagende institutioner er effektiviteten i
opgavevaretagelsen størst, og der vil således kunne opnås betydelige skalafordele for de mindre fællesskaber i takt
67
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0068.png
med at deres volumen øges, og at de bliver udviklet og yderligere professionaliseret. Hertil kommer, at der formentlig
vil være yderligere stordriftsfordele ved endnu større administrative fællesskaber. Den forbedrede effektivitet sikres
bl.a. ved, at der for mange af de opgaver og ydelser, som er placeret i administrative fællesskaber, gælder at der tale
om standardiserede ydelser, fx lønhåndtering, it-serverdrift mv., både indenfor og på tværs af de forskellige
institutionstyper, hvor øget specialisering og rutine bidrager til større effektivitet. Det er endvidere en generel
opfattelse blandt institutionerne, at der kan ske en mere effektiv opgavevaretagelse af den slags opgaver i et
fællesskab – og at effektiviteten stiger i takt med fællesskabets størrelse. Generelt forholder det sig sådan, at
opgaver som bogføring, lønhåndtering mv. antages at kunne varetages mere effektivt jo større fællesskaberne er.
Dette har dog ikke været undersøgt i denne analyse, og der er således ikke opgjort et potentiale hertil.
Anvendelsen af administrative fællesskaber blandt ungdomsuddannelsesinstitutioner sker på frivillig basis, hvor det
er op til den enkelte institutions ledelse at beslutte, om det har interesse eller ej at deltage i et fællesskab. Dette har
resulteret i, at der er stor variation i udbredelsen både inden for og på tværs af institutionstyperne, jf. Figur 41
nedenfor. Der ses også en stor spredning i hvilke funktioner, som er placeret i de administrative fællesskaber.
Figur 41 Andel af institutioner der deltager i fællesskaber
Pct.
Ikke med i adm. fællesskab
Med i adm. fællesskab
Figur 42 Identificerede institutioner og opgavetyper
Antal
VUC
Erhvervsskoler
Almene gymnasier
113
9%
43%
4%
23
100
6
34
91%
57%
96%
67
45
7
3
33
1
56
27
35
32
22
3
3
16
20
3
17
Almene gymnasier
Erhvervsskoler
VUC'er
vd
It
Indkøb*
Løn
HR
Bygnings- Økonomi
drift
Note: Værter for administrative fællesskaber er ikke medtaget
*: Af de 100 institutioner deltager 88 i 'rene' indkøbsfællesskaber og 12 i fællesskaber, der udbyder flere opgavetyper end blot indkøb
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; 14 gennemførte interviews fra besøg på ungdomsuddannelsesinstitutioner; QVARTZ analyse
Variationen i opgavetyper er angivet i Figur 42. Flertallet af fællesskaberne findes på IT-området, hvor alle tre
institutionstyper er repræsenteret.
Ud af 227 institutioner på tværs af ungdomsuddannelsesområdet varetager administrative fællesskaber
lønhåndtering på 45 institutioner og økonomiopgaver på 20 institutioner. Det svarer til, at 80 pct. af lønhåndteringen
og 91 pct. af økonomiopgaverne ikke varetages af administrative fællesskaber, hvilket indikerer et betydeligt
potentiale for flere administrative fællesskaber.
De eksisterende administrative fællesskaber er foruden selve opgavevaretagelsen forskellige i størrelse og
effektivitet. Baseret på institutionsbesøgene tegner der sig således et klart billede af en række mindre fællesskaber,
hvor institutionerne angiver, at de har realiseret omkostningseffektiviseringer sammenlignet med den tidligere
individuelle opgavevaretagelse, mens en mindre gruppe af større fællesskaber generelt har haft et større fokus på
omkostningsreduktion og således har realiseret et større potentiale ved en bedre og mere effektiv
opgavevaretagelse. Baseret på institutionsbesøgene, herunder kontakt med etablerede administrative fællesskaber
vurderes der generelt at være et betydeligt potentiale ved administrative fællesskaber, og potentialet er større for de
fællesskaber som er lykkedes succesfuldt at samle 10-15 institutioner end de mindre administrative fællesskaber.
68
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0069.png
For en række af de administrative fællesskaber, typisk inden for IT og indkøb, er der ikke tale om egentlige
fællesskaber, men snarere et 'nødvendigt' ad hoc samarbejde om at løse nogle fælles udfordringer. Det gælder fx for
VUC'erne, hvor stort set alle VUC'er deltager i et LUDUS IT-fællesskab, som indebærer, at VUC'erne her
repræsenteres som en samlet enhed i forhold til leverandøren af systemet i forbindelse med løbende udfordringer.
Der er i det konkrete tilfælde således ikke tale om et egentligt fællesskab, men mere et løsere samarbejde, hvilket
indebærer, at andelen af VUC'er, som deltager i administrative fællesskaber trækkes op, jf. Figur 41. Det er til
gengæld ikke så udbredt med fællesskaber på andre opgaveområder for VUC'erne.
Tilsvarende deltager langt de fleste erhvervsskoler i et administrativt fællesskab, som kan henføres til, at et flertal af
erhvervsskolerne deltager i et indkøbsfællesskab, jf. Figur 42. De andre opgaveområder, med undtagelse af IT, er
derimod ikke udbredte blandt erhvervsskolerne. De almene gymnasier er generelt gruppen med lavest andel, som
deltager i et administrativt fællesskab. Til gengæld repræsenterer fællesskaberne en varieret
opgavesammensætning, og der er således fællesskaber, som håndterer både it, indkøb, løn, bygningsdrift mv.
De administrative fællesskaber kan overordnet inddeles i to grupper. Den ene gruppe består af de otte største
administrative fællesskaber og er generelt karakteriseret ved at være ret professionelt drevet. Det indebærer
eksempelvis, at der er en udpræget grad af opgavespecialisering, nedskrevne SOP'er
6
, og generel stor fokus på
effektive arbejdsgange og ressourceudnyttelse. De er desuden typisk karakteriseret ved enten at fokusere på én
institutionstype eller ved at være specialiseret i én specifik opgavetype fx indkøb, IT eller løn. Fællesskaberne i denne
gruppe har mellem 11 og 54 deltagere.
Den anden gruppe består af 35 mindre lokale og regionale administrative fællesskaber med færre end syv deltagere,
hvoraf 17 er identificeret til kun at have én deltager ud over værtinstitutionen. Disse fællesskaber har typisk ikke den
samme professionelle karakter som de større administrative fællesskaber. Det er ofte to institutioner med i forvejen
gode relationer, som vælger at samarbejde om en eller flere opgavetyper, som regel igangsat af den ene institution.
Blandt denne gruppe af administrative fællesskaber er IT, løn og bygningsdrift de mest udbredte opgavetyper.
6.2.
Metodisk tilgang til analysen af administration og ledelse
Analysen af administration- og ledelsesfunktionerne hos ungdomsuddannelsesinstitutionerne følger en struktur
fordelt på fire separate temaer, hvorunder de identificerede forbedringstiltag er grupperet. Det gælder:
1.
2.
3.
4.
Anvendelsen af administrative fællesskaber
Årsværksforbrug til administrationsfunktioner
Arbejdsgange og systemunderstøttelse
Sygefravær
Analysen bygger på et omfattende datagrundlag, som overordnet set består af fire nøgleelementer:
For det første er der med udgangspunkt i institutionernes formålsfordelte regnskaber skabt et fundament for
analysens omfang, idet omkostningsbasen for delanalysen er afgrænset til lønomkostninger konteret på formålet
administration og ledelse samt administration og ledelse på kostafdelingen. Analysen inkluderer også
støttefunktioner, hvilket dækker over lønomkostninger til markedsføring samt øvrige mindre lønomkostninger til
formål, der ikke er undervisning eller bygningsdrift. Der er således samlet set DKK 2,2 mia. i fokus i denne analyse, jf.
Figur 39.
For det andet er der gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt en stikprøve bestående af 70 udvalgte
ungdomsuddannelsesinstitutioner, jf. kapitel 2. Spørgeskemaundersøgelsen er blandt andet anvendt til at indsamle
information vedrørende institutionernes arbejdsopgavefordeling på en række forskellige stabsfunktioner,
medarbejdersammensætning samt deltagelse i administrative fællesskaber, herunder hvilke opgaver som er
inkluderet, samt hvor mange årsværk, som er allokeret hertil.
6
Standard Operating Procedures – Almindelig anvendt begreb for at arbejdsgange mv. er dokumenterede
69
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0070.png
For det tredje er der som den mest centrale del af analyseforløbet gennemført institutionsbesøg med fokus på
administration og ledelse blandt 14 udvalgte institutioner med repræsentanter fra alle institutionstyper, herunder de
forskellige typer erhvervsskoler. Besøgene har dels omfattet dialog med institutionernes ledelse, herunder rektorer,
vicerektorer, direktører og forskellige repræsentanter fra institutionernes direktioner, dels interviews med forskellige
administrative medarbejdere i forhold til fx løn og bogholderi mv. I forhold til analysens tilgang og foreslåede
forbedringsforslag har dette element af datagrundlaget været helt afgørende. Der er som tidligere nævnt således ikke
nogen forslag, som ikke allerede i dag udføres i praksis. Fokus ved institutionsbesøgene har været på at forstå
forskelle i praksis med henblik på at kunne forklare forskelle i institutionernes valgte organisering, de administrative
arbejdsgange samt overvejelser bag og beslutninger om deltagelse i administrative fællesskaber.
For det fjerde er der på tværs af de fire temaer anvendt ISOLA-data
7
til validering af data indhentet fra
spørgeskemaundersøgelsen samt til triangulering af de øvrige analyseresultater i de tilfælde, hvor det har været
relevant og muligt. For den specifikke delanalyse vedrørende institutionernes sygefravær er ISOLA-data endvidere
anvendt som den primære datakilde, mens input fra institutionsbesøgene her har været anvendt til at forstå forskelle i
håndteringen af sygefraværet på institutionerne samt identificere forklaringer på de observerede forskelle.
Foruden de fire overordnede datakilder er der for enkelte analysetemaer anvendt temaspecifikke datakilder, såsom
inputs fra etablerede administrative fællesskaber, for at forstå konstruktionerne mere indgående samt interviews med
fx leverandører af digitale blanketflowsystemer, jf. afsnit 6.3.5.
7
ISOLA er en forkortelse for Moderniseringsstyrelsens Informationssystem om løn- og ansættelsesvilkår. Databasen indeholder
blandt andet løn- og sygefraværsstatistikker
70
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0071.png
6.3.
Forbedringsforslag
Figur 43 Effektiviseringspotentiale for administration og
ledelse
DKK millioner
Administrative fællesskaber
Dimensionering af stabsfunktioner
Øvrige
I analysen af administration og ledelse er der samlet set
identificeret ni forbedringsforslag.
Forbedringsforslagene er alle kendetegnet ved at være
identificeret i forbindelse med de afholdte
institutionsbesøg enten ved at:
repræsentanter for institutionerne er
fremkommet med konkrete forbedringsforslag
observerede praksisforskelle har givet anledning
til forbedringsforslag, som efterfølgende er testet
ved institutionsbesøg
Total
A1: It-serverdrift
233-303
45-49
A2: Lønhåndtering
A3: Bogføring
A4: Studieadministration
30-42
10-26
75-94
Det samlede effektiviseringspotentiale på administration
og ledelse udgør DKK 233-303 millioner årligt for alle
institutioner. Heraf er DKK 90-121 millioner fra de almene
gymnasier, DKK 30-37 fra VUC'erne og DKK 113-145
millioner fra erhvervsskolerne.
Det største potentiale vedrører forbedringsforslag C4:
Dimensionering af studieadministration. Dette forslag
udgør også den største gruppe af lønomkostningerne til
administration og ledelse jf. Figur 39.
A5: Kommunikation og markedsføring
A6: It
A7: Digital blanket flow system
A8: Studieadministrative systemer
A9: Reducere sygefravær
14-17
10-13
24-30
Kvantificeres ikke
25-32
Spændet i effektiviseringspotentialet fremkommer ved, at
Kilde: QVARTZ analyse
der for hvert forbedringsforslag er udregnet to scenarier,
der afspejler variationer observeret i praksis hos de
besøgte institutioner. Beregningsforudsætningerne foldes ud i detaljer i kapitlets tekstbokse med forbedringsforslag,
jf. nedenfor.
Der er imidlertid ikke udregnet et potentiale på forbedringsforslag C8 vedrørende øget brug af studieadministrative
systemer, da der er for stor usikkerhed i forhold til effektiviseringspotentialet.
6.3.1
Øget anvendelse af administrative fællesskaber inden for it-serverdrift, lønhåndtering og bogføring
De tre første forbedringsforslag, C1-3, i Figur 43 ovenfor, vedrører en bedre intern dimensionering eller øget
centralisering af IT-serverdrift, lønhåndtering og bogføring i administrative fællesskaber. Det er indledningsvist
centralt at pointere, at i forhold til de nedenstående beskrevne forbedringsforslag, står det i udgangspunkt frit for
institutionerne om de vil indgå i administrative fællesskaber eller vil sikre en ressourceeffektiv opgavevaretagelse ved
at neddrosle eget ressourceforbrug til opgaverne.
I det følgende præsenteres tre forbedringsforslag om øget anvendelse af administrative fællesskaber inden for
følgende tre opgavetyper:
It-serverdrift
Lønhåndtering
Bogføring
Som beskrevet ovenfor kan de mindre fællesskaber opnå en mere professionel karakter ved at samle en tilstrækkelig
kritisk masse af deltagere, hvorved de kan realisere mærkbare omkostningsfordele. Typisk vil det betyde en størrelse
af fællesskabet på minimum 10-15 mindre deltagende institutioner, da der ved administrative fællesskaber på mindst
denne størrelse er mulighed for at samle et tilstrækkelig antal medarbejdere til at skabe et mere specialiseret faglig
rum kendetegnet ved en mere effektiv ressourceanvendelse. Lige som der ved de større fællesskaber er videre
71
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0072.png
mulighed for sparring for den enkelte medarbejder og videre mulighed for fleksibilitet i forbindelse med
ferieafholdelse, sygdom, m.v. For mange af de mindre fællesskaber foreligger der derfor et betydeligt potentiale ved
yderligere konsolidering. Potentialet ved en større konsolidering berøres ikke yderligere her, idet analysen alene
tager udgangspunkt i de institutioner, der for nærværende ikke deltager i et administrativt fællesskab.
Potentialet for de helt store institutioner, overvejende erhvervsskoler, er generelt lavere end for de mindre
institutioner, idet analysen viser, at de, qua deres størrelse og ofte flere fysiske lokationer, i praksis allerede fungerer
som et selvstændigt administrativt fællesskab for sig selv. De store institutioner uden for administrative fællesskaber
har således en mere effektiv opgavevaretagelse end de mindre institutioner, hvilket konkret kommer til udtryk i
potentialeberegningen i tekstboksen vedrørende forbedringsforslagene C1-C3 nedenfor. Selv for store
erhvervsskoler, som har deres egen administration, er der dog fortsat i gennemsnit et betydeligt potentiale i en
centralisering af de fælles administrative funktioner. Det understøttes endvidere af erfaringer fra lignende
centraliseringer i både den private og offentlige sektor.
Repræsentanter for de deltagende besøgsinstitutioner oplever i vid udstrækning, at der er en række umiddelbare
fordele ved at gå sammen i administrative fællesskaber. De påpeger også, at der kan være udfordringer herved.
Fordelene
vedrører potentialet ved en øget effektivisering af opgavetypen gennem udnyttelse af stordriftsfordele og
som oftest med en højere kvalitet til følge i kraft af muligheden for øget grad af specialisering. Det er især udtalt i de
tilfælde, hvor arbejdsprocesser i højere grad digitaliseres i fællesskabet sammenholdt med nuværende arbejdsgange
hos de enkelte institutioner. En institutionsleder har desuden nævnt, at muligheden for at implementere 'lean'
8
på
administrative arbejdsgange er større i fællesskaber, da mange institutioner ikke har ressourcer til dette.
En indirekte kvalitetsforbedring kan desuden opnås ved, at man i større administrative fællesskaber ikke er afhængig
af enkeltpersoner til at udføre kritiske opgaver og dermed mindre følsomme over for uforudset fravær.
Institutionsbesøg har bekræftet, at mange institutioner er afhængige af enkeltpersoner til blandt andet håndtering af
løn. Selv på en større erhvervsskole, med mere end 2.500 årselever, kunne ingen fx tage over og varetage
udbetaling af løn i tilfælde af, at den pågældende lønmedarbejder skulle blive fraværende.
Et andet element, som øger attraktiviteten ved de administrative fællesskaber, kan være, at det er nemmere at
tiltrække kompetent arbejdskraft i større administrative fællesskaber, samt at der er bedre mulighed for mere
målrettet kompetenceudvikling på grund af specialisering. Derudover giver fællesskaberne institutionslederne
mulighed for at deltage i mere institutionaliserede fagmiljøer med kollegaer, hvilket forstærker professionaliseringen
af institutionens drift.
Institutionerne har bemærket, at
udfordringerne
ved fællesskaber blandt andet vedrører graden af standardisering af
fx IT-hardware og software ved visse opgavetyper. En leder for en erhvervsskole bemærkede fx, at deltagelse i et
specifikt IT-fællesskab krævede, at institutionens adgang til distribution af trådløs internet blev udskiftet til samme
type, som i forvejen blev anvendt i IT-fællesskabet.
Den enkelte institution afgiver derudover en vis indflydelse på den specifikke valgte opgaveløsning, og en omlægning
vil desuden ofte betyde reduceret 'nærhed' til opgaven. Nærhed kan være i form af en tæt geografisk placering af
fællesskabet i forhold til den enkelte institution. Dette kan fx være hensigtsmæssigt vedrørende IT-support. Nærhed
kan også vedrøre, at det administrative fællesskab har et godt kendskab til den enkelte institution. Dette kan fx være
hensigtsmæssigt ved hjælp til håndtering af personalerelaterede sager. Der har endvidere været en vis variation i de
enkelte institutioners vurdering af omkostningseffektiviseringspotentialet ved de enkelte fællesskaber, hvilket delvist
skyldes forskel i prisniveauer på tværs af fællesskaber som følge af forskelle i både niveauet af stordriftsfordele såvel
som besluttet kvalitetsniveau. Konkrete eksempler på variation i it-serverdrift er de krav, som fællesskabet stiller til
institutionernes tilstedeværelse af hardware. Således påpeger nogle institutioner fx, at det er uhensigtsmæssigt, at
det trådløse netværk, som skolen tilbyder til elever og ansatte, skal være af en bestemt fabrikat, da det valgtes
kvalitet og pris overstiger institutionens råderum såvel som behov.
I forhold til at forstå anvendelsen af fællesskaber har institutionerne givet udtryk for, at især fire kriterier har betydning
for beslutningen om at deltage eller ej. Der er imidlertid stor forskel på, hvor meget de fire kriterier vægtes afhængig
8
Anerkendt værktøj for standardisering af forskellige processer herunder arbejdsgange
72
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0073.png
af den enkelte opgave og af den enkelte institution. De fire kriterier, som nævnes af institutionerne, er muligheden for
at realisere:
Reducerede omkostninger
Øget kvalitet i opgaveløsningen
Nærhed (geografisk såvel som den oplevede) til opgaveløsningen
Indflydelse på den konkrete opgaveløsning
Case: Rationale for deltagelse i administrative fællesskaber
Det er relativt få institutioner, der har opgaver med lønhåndtering
og bogføring samlet i administrative fællesskaber, heraf
overvejende almene gymnasier.
Lederen af et mindre alment gymnasium, der har valgt at have
lønhåndtering og bogføring i et administrativt fællesskab, siger, at
der efter overgangen til det administrative fællesskab bliver lavet
markant færre fejl. Dette forklares ved, at det administrative
fællesskab har opnået en størrelse, så de har ressourcer både til
at effektivisere og øge kvaliteten i de enkelte arbejdsgange.
En høj kvalitet har desuden mindsket de ansattes behov for at
være i jævnlig kontakt med det administrative fællesskab.
Institutionslederen ser ikke noget i vejen for, at lønhåndtering og
bogføring kunne foregå et hvilket som helst sted i Danmark.
I det pågældende fællesskab tilbydes også juridisk assistance
samt HR- og IT-support, som den pågældende institution også
benytter sig af. Lederen tilkendegiver, at dette kan lade sig gøre,
fordi der er bevaret en form for nærhed til funktionerne, da det
administrative fællesskab rent geografisk ligger tæt på
institutionen, så en IT-supportmedarbejder fx kan køre ud på
institutionen hvis nødvendigt. Endvidere er fællesskabet lykkedes
med at allokere nogle faste medarbejdere til bestemte
institutioner, hvorfor det overvejende er den samme medarbejder,
som man taler med, når der er behov for telefonisk assistance.
Det værdsættes af institutionen, men er ikke altafgørende for
deltagelsen.
Institutionernes input bekræfter, at det overordnede
primære rationale for deltagelse i administrative
fællesskaber er at opnå en omkostningsreduktion og
dernæst at sikre en høj kvalitet. Og de
besøgsinstitutioner, som har flyttet deres
opgavevaretagelse oplever generelt, at opgaverne
løses til både en højere kvalitet samt en bedre pris.
Nærhed og indflydelse er sekundære parametre, der
dog varierer markant på tværs af opgavetyperne,
som løses i de administrative fællesskaber. En
institutionsleder har fx udtalt, at det for
vedkommende er underordnet med indflydelse på
den enkelte opgave så længe, at det kan betale sig,
og kvaliteten er tilfredsstillende.
Figur 44 nedenfor er udarbejdet på baggrund af
input fra spørgeskemaundersøgelser og interviews
og med skelen til opgaveporteføljerne i de
nuværende administrative fællesskaber.
Opgavernes attraktivitet i et fællesskab vurderes ud
fra førnævnte fire kriterier:
Kan en omkostningsreduktion realiseres?
Er kvaliteten i opgaveløsningen
tilfredsstillende i et fællesskab?
Er nærhed til opgavetypen afgørende?
Er den enkelte institutions indflydelse på
den specifikke opgaveløsning afgørende?
73
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0074.png
Figur 44 Opgavernes attraktivitet i fællesskab vurderet ud fra omkostningsreduktion, kvalitet, nærhed og indflydelse
Afgørende betydning
Ingen betydning
Attraktivitet i
fællesskab
Omkostnings-
reduktion
Opgavetype
It-serverdrift
Lønhåndtering
Kvalitet
Nærhed
Indflydelse
Bogføring
Jura
HR
It-support
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; 14 gennemførte interviews fra besøg på ungdomsuddannelsesinstitutioner; QVARTZ analyse
Som det fremgår af Figur 44, er det for opgaveområderne IT-serverdrift, lønhåndtering og bogføring særligt kvaliteten
samt muligheden for realisering af en omkostningsreduktion, der betragtes som værende vigtige argumenter for at
deltage i et administrativt fællesskab. Der er samtidig generelt bred enighed om blandt institutionerne, at disse tre
opgaveområder er de mest oplagte i forhold til anvendelse af administrative fællesskaber.
Blandt de tre opgavetyper bemærker enkelte institutioner desuden, at nærhed er at foretrække for lønhåndtering og
til dels for bogføringsopgaverne, hvor det for andre institutioner ikke nødvendigvis har stor betydning. Men det
generelle billede er, at faktorer som kvalitet og lave omkostninger har en større betydning for institutionerne end
nærhed.
For den enkelte institution er der således et reelt valg mellem at fortsætte med at håndtere opgaver vedrørende løn,
bogføring og IT-serverdrift selvstændigt og deltage i et administrativt fællesskab, så længe ressourceanvendelsen
hertil effektiviseres svarende til et ressourcebehov på linie med et administrativt fællesskab på 10-15 mindre
institutioner. Helt konkret kan den enkelte institution, som ønsker at samle sin opgavevaretagelse med andre
institutioner, vælge aktivt at opsøge allerede etablerede fællesskaber med henblik på deltagelse. Alternativt kan
institutionen selv eller i samarbejde med andre ligesindede institutioner tage initiativ til at etablere et fællesskab på ét
eller flere af opgaveområderne. Der vil forventeligt i den forbindelse skulle afsættes en mindre ressourceallokering til
selve etableringen, men igangværende effektive fællesskaber indikerer, at det i løbet af en kortere periode er
tilbagebetalt.
I det følgende vil hvert af de tre forbedringsforslag blive foldet mere detaljeret ud.
Skalafordele og begrænset behov for nærhed gør IT-serverdrift oplagt at lægge i fællesskaber
Institutionerne har generelt fremhævet IT-serverdrift som den mest oplagte opgave at lægge i administrative
fællesskaber. It-serverdrift vedrører fx servere, fysiske netværk, overvågning af servere og det fysiske netværk,
backup, licenser til servere samt sikring af internet adgang.
74
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0075.png
Der er en række forhold ved IT-serverdrift, der
fremhæves som noget, der giver markante
stordriftsfordele herunder:
det omfatter en stor andel af faste
omkostninger for den enkelte institution
det kræver et vist niveau af IT-
kompetencer at drive servere fx
vedrørende verificering af backup samt
kontrol af data flow og kapacitet
Case: Stordriftsfordele på IT-serverdrift
Mange institutioner har ved institutionsbesøg fremhævet IT-
serverdrift som en funktion, der er oplagt at placere i et
administrativt fællesskab.
Lederen af en større erhvervsskole, som er vært for et IT-
fællesskab, tilkendegiver, at der nærmest er ubegrænsede
skalafordele ved IT-serverdrift. De kan i deres fællesskab uden
problemer tage helt store institutioner ind, hvormed det hurtigt vil
blive endnu billigere for alle øvrige deltagere i fællesskabet.
I ovennævnte fællesskab er de desuden begyndt at tage andre
institutionstyper ind. Det påpeges, at der ikke er nogen problemer
ved at have IT-serverdrift på tværs af institutionstyperne, hvorfor
fællesskabet søger efter flere medlemmer også uden for
erhvervsskoleregi.
De største omkostningsposter til IT-serverdrift er
arbejdstid til opsætning, vedligehold og backup,
internet, hardware, strøm, licenser og eventuel
ekstern service afhængig af behovet.
Potentialet for IT-serverdrift vedrører alle
institutionstyper og -størrelser, der ikke allerede
har overdraget IT-serverdriften til et administrativt fællesskab. Der er således eksempler på store erhvervsskoler, som
har reduceret omkostningerne til IT-serverdrift med op til 24 pct. ved at lægge opgaven i et administrativt fællesskab.
Samlet set er der identificeret et potentiale på DKK 45-49 millioner årligt, og de detaljerede
beregningsforudsætninger herfor findes i forbedringsforslagsboksen C1-C3 nedenfor.
Muligheden for at opnå kritisk masse gør det attraktivt at samle lønhåndtering i fællesskaber
Opgaver indeholdt i lønhåndtering vedrører den grundlæggende lønadministration, herunder håndtering og
indhentning af refusioner i forbindelse med barsel og sygdom samt beregning og indberetning af feriedifferencer og
ferietræk. Derudover bør administrative fællesskaber også kunne udlevere relevant løndata og revisionsrapporter til
institutionsledelserne.
Potentialet på DKK 30-42 millioner årligt opstår på
baggrund af forskelle i omkostningseffektiviteten
blandt lønmedarbejdere på de enkelte institutioner
sammenlignet med lønmedarbejdere i
administrative fællesskaber. Der er en række
forhold, som den enkelte lønmedarbejder skal
sætte sig ind i uafhængig af institutionens
størrelse, som giver stordriftsfordele ved at samle
opgaven. Dette vedrører fx kendskab til det
generelle indhold og løbende ændringer i
lovgivning, aftaler og overenskomster. Potentialet
er således størst for de mindre institutioner, som
ikke selv kan indhente stordriftsfordele grundet
deres begrænsede størrelse.På baggrund af
institutionsbesøgene er det fundet, at de større og
mere professionelle administrative fællesskaber,
qua deres størrelse og specialiseringsgrad kan
håndtere lønudbetaling for mellem 750 og 1.100
lønposter
9
per lønmedarbejder.
Case: Lønhåndtering
Der er identificeret 45 institutioner, der i dag får løn håndteret i et
administrativt fællesskab.
Et af disse fællesskaber håndterer løn for ti institutioner, hvor
flertallet af de deltagende institutioner ikke ligger i umiddelbar
geografisk nærhed.
I fællesskabets lønafdeling sidder de i dag tre årsværk og håndterer
løn for de ti institutioner. De præsterer en helt anderledes effektivitet
i lønhåndteringen, fordi de løbende har fokus på at effektivisere de
enkelte arbejdsopgaver, samt at opnå en kritisk masse på antal
lønposter håndteret per lønmedarbejder.
Det pågældende fællesskab har desuden haft let ved at tiltrække
kompetent arbejdskraft. Dette skyldes blandt andet, at de kan tilbyde
en høj grad af specialisering og et godt fagligt arbejdsmiljø.
Derudover får medarbejderne varierende arbejdsopgaver, da de fra
tid til anden bytter arbejdsopgaver med fællesskabets
bogholderiafdeling. Dette giver desuden en mere fleksibel
arbejdsstyrke ved perioder med spidsbelastning i de enkelte
afdelinger.
Det antages i udregningen af
effektiviseringspotentialet, at en lønmedarbejder i
et administrativt fællesskab i gennemsnit kan
håndtere 800 lønposter. Det skal ses i sammenhæng med, at det observerede spænd udgør mellem 750 og 1.100
lønposter per lønmedarbejder blandt de mest effektive eksisterende administrative fællesskaber.
9
Lønposter er ækvivalent til ansatte, men ikke årsværk, da det inkluderer deltidsansatte, timelønnede mv.
75
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0076.png
Det skal endvidere bemærkes, at der eksisterer forskelle i medarbejdersammensætningen mellem
institutionstyperne, som har betydning for kompleksiteten i opgaven med lønudbetaling. Det har ikke været muligt at
tage højde for disse forskelle direkte i potentialeberegningerne. Til gengæld er niveauet for beregningerne sat i den
lave ende (dvs. 800 lønposter) for at imødekomme variation i behovet for lønhåndtering institutionerne i mellem og
generelt sikre et konservativt beregningsgrundlag. De detaljerede beregninger er foldet ud i forbedringsforslagsboks
C1-C3 nedenfor.
Personalesammensætningen på den enkelte institution har indvirkning på behovet for lønmedarbejdere, hvor
timelønnede medarbejdere fx kræver mere tid at håndtere på grund af optælling af timer. Ved en forskelligartet
personalesammensætning skal der desuden navigeres rundt i tilsvarende forskellige aftaler og overenskomster.
Det er de færreste institutioner, der ikke er i et fællesskab, der har 800 eller flere lønposter for institutionen samlet
set, selv når man inkluderer timelønnede, elever mv. Der kan således konstateres stordriftsfordele ved lønhåndtering
i administrative fællesskaber alene i kraft af muligheden for at opnå en kritisk masse med antallet af ansatte.
Derudover er der på de mindre og mellemstore institutioner, ifølge institutionerne selv, ikke nok arbejde forbundet
med lønhåndtering til, at en medarbejder kan fylde alle sine arbejdsdage effektivt ud. Det betyder, at medarbejderen
typisk laver andre (forefaldne) opgaver, samt at specialiseringsgraden i opgaveløsningen alt andet lige er mindre.
Baseret på observationer er der i potentialeberegningen anvendt, at en mindre institution med omkring 100 årlige
lønposter i gennemsnit benytter 0,5 til 0,7 årsværk til lønhåndtering. Dette skal ses i forhold til, at flere mindre
institutioner er set anvende op til et helt årsværk alene til lønhåndtering. Gruppen af mellemstore institutioner med i
ca.170 lønposter er i gennemsnit set anvende i 0,8 til 0,9 årsværk til lønhåndtering. Større institutioner med ca. 450
årlige lønposter er i potentialeberegningen sat til at benytte i gennemsnit 1,0 til 1,2 årsværk til lønhåndtering.
Det fundne potentiale ved initiativet vedrørende lønhåndtering er således beregnet som forskellen mellem det antal
lønposter, et professionelt administrativt fællesskab kan håndtere, og det antal lønposter, som både store samt
mindre institutioner håndterer.
Bogføring kan håndteres mere effektivt i administrative fællesskaber
Bogføring vedrører det overordnede
Case: Effektivisering af bogføring
kreditorbogholderi; herunder godkendelse og
Omlægning af bogføring til et administrativt fællesskab har på en
behandling af betalinger samt omposteringer og
større erhvervsskole betydet en effektivisering svarende til ét helt
afstemninger. Derudover indeholder det
årsværk, svarende til 33 pct. af erhvervsskolens tidligere
oprettelse af brugere og kreditorer samt
ressourceforbrug.
udlevering af rapporteringer til brug for rapporter
og revisioner.
Et bogføringsårsværk er i de administrative
fællesskaber fundet til at kunne håndtere flere
transaktioner per medarbejder sammenlignet med
enkeltinstitutioner. Det danner udgangspunktet
for, at der er identificeret et potentiale.
Institutionsledelsen mener, at det skyldes markant færre
fejlkonteringer og mere effektive arbejdsgange, da fællesskabet har
effektiviseret arbejdsgangene. Derudover har institutionsledelsen
fået hjælp til at optimere lønkontrol og lønbudgettering, blandt andet
i kraft af en ændret budgetteringspraksis.
Der er i beregningen taget højde for, at en bogføringsmedarbejder også kan have andre arbejdsopgaver end
bogføring. Baseret på konkrete observationer tager potentialet udgangspunkt i, at en mindre institution med 500
årselever i gennemsnit anvender 0,4 til 0,6 årsværk på bogføring. For gruppen af mellemstore institutioner med ca.
850 årselever anvendes i gennemsnit 0,7 til 0,8 årsværk til bogføring. En større institution med 1.600 årselever
anvender i gennemsnit 0,9 til 1,2 årsværk på bogføring. De præsenterede niveauer afspejler variationen observeret i
praksis.
Det skal bemærkes, at metoden til at beregne potentialet ved bogføring er behæftet med usikkerhed, da tallene
baserer sig på antal årselever. En typisk fremgangsmåde ved sådanne beregninger tager afsæt i antal fakturaer.
Tilgængelige data har kun i mindre grad muliggjort denne beregningstilgang, men metoden er derimod anvendt til at
tjekke den anvendte tilgang.
76
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0077.png
Delanalyserne vedrørende lønhåndtering og bogføring har alene fokuseret på effektiviseringsmulighederne baseret
på yderligere anvendelse af større administrative fællesskaber af frivillighedens vej. Det er QVARTZ's vurdering, at
det vil være muligt at realisere yderligere stordriftsfordele, hvor der forventeligt vil kunne indhentes et betydeligt større
effektiviseringspotentiale, hvis de administrative fællesskaber samles i færre regionale enheder eller i én samlet
landsdækkende løn- og bogføringsenhed. En sådan løsning vil indeholde et større potentiale, men vil også kræve
ensretning af det systemmæssige setup, herunder mindre investeringer i systemopgraderinger. Det vil bl.a. indebære
at alle institutioner i det tilfælde skal benytte systemet SLS, hvilket den overvejende del af institutionerne allerede gør
i dag samt ideelt set, at institutionerne overgår til IndFak og RejsUd. Størrelsen af dette potentiale er ikke analyseret
nærmere i indeværende analyse, og en nærmere vurdering af potentialet forudsætter yderligere og mere detaljeret
analyse af muligheder og potentialer ved at samle løn- og bogføringsopgaver i fx én samlet enhed.
Forbedringsforslag C1-C3. Dimensionering eller øget centralisering af IT-serverdrift, lønhåndtering og
bogføring i administrative fællesskaber
Forslag:
Institutionerne kan med fordel reducere udgifter til administrative opgaver, herunder IT-serverdrift,
lønhåndtering og bogføring, ved en større anvendelse af administrative fællesskaber, alternativt ved en bedre
dimensionering af ressourceforbruget i den enkelte institution.
Den forbedrede ressourceanvendelse opstår som følge af bedre udnyttelse af stordriftsfordele i administrative
fællesskaber. For IT-serverdrift er dette tilfældet, da det er kendetegnet ved et højt niveau af faste omkostninger
samt et behov for et højt kompetenceniveau i opgaveløsningen. For lønhåndtering og bogføring opstår
stordriftsfordelene i kraft af muligheden for at opnå en kritisk masse med opgaverne (antal lønposter/antal
fakturaer) samt en højere specialiseringsgrad i opgaveløsningen.
Potentiale:
It-serverdrift DKK 45-49 millioner årligt, svarende til 16-17 pct. af sektorens omkostninger til IT-
serverdrift. Heraf er DKK 21-23 millioner fra de almene gymnasier, ca. DKK 6 millioner fra VUC'erne og DKK 18-20
fra erhvervsskolerne.
Lønhåndtering DKK 30-42 millioner, svarende til 26-36 pct. af sektorens omkostninger til lønhåndtering. Heraf er
DKK 14-20 millioner fra de almene gymnasier, DKK 3-4 millioner fra VUC'erne og DKK 13-18 millioner fra
erhvervsskolerne.
Bogføring DKK 10-26 millioner, svarende til 10-26 pct. af sektorens omkostninger til bogføring. Heraf er DKK 5-14
millioner fra de almene gymnasier, DKK 1-3 millioner fra VUC'erne og DKK 4-9 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringspotentialet er institutioner, der jf. Figur 41 og Figur 42 ikke allerede
anvender administrative fællesskaber inden for henholdsvis lønhåndtering, bogføring og it-serverdrift Dvs., at
mindre og knap så effektive administrative fællesskaber, der allerede eksisterer i dag, men som også ville kunne
øge effektiviteten ikke indgår i potentialeberegningerne, men at det er de institutioner, som i dag varetager
opgavevaretagelsen hertil alene.
Beregningsforudsætninger:
Potentialerne er baseret på, at alle institutioner, som i dag ikke deltager i
administrative fællesskaber, i forskeligt omfang kan løfte deres effektivitet. Beregningen er baseret på konkrete
observationer af effektiviteten af administrative medarbejdere på besøgsinstitutioner samt i administrative
fællesskaber og allerede opnåede effektiviseringer for de institutioner, der har flyttet IT-serverdrift, lønhåndtering
og/eller bogføring til administrative fællesskaber.
Potentialet er således beregnet på baggrund af variationen i omkostningseffektivitet og vedrører alene institutioner,
som i dag ikke er med i et administrativt fællesskab. Potentialet vedrører desuden alene
løn
til IT-medarbejdere,
bogholdere, regnskabsmedarbejdere mv., idet
driftsomkostninger
til fx indkøb af servere og revision håndteres
under indkøb i kapitel 5.
For lønhåndtering beregnes potentialet ud fra forskellen i antallet lønposter en medarbejder i gennemsnit
håndterer på institutionerne. På baggrund af input fra spørgeskema, institutionsbesøg og ISOLA-databasen er det
observeret, at mindre institutioner med i gennemsnit kan håndtere 94 lønposter inden for et ressourceforbrug af
0,5-0,7 årsværk, på de mellemstore institutioner med i gennemsnit 171 lønposter er der allokeret 0,8-0,9 årsværk
hertil og for de store institutioner med i gennemsnit 445 lønposter er der 1,0-1,2 årsværk allokeret hertil. For
77
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0078.png
administrative fællesskaber med 10-15 institutioner er det observeret, at der i gennemsnit kan håndteres 800
lønposter per årsværk. Potentialet er således beregnet ved at løfte de institutionerne fra deres nuværende
ressourceanvendelse, til et niveau svarende til et niveau på 800 lønposter per årsværk, som er det observerede
antal, som de administrative fællesskaber med 10-15 institutioner kan håndtere.
For bogføring beregnes potentialet ved at sammenholde antal bogføringsårsværk (også baseret på spørgeskema,
institutionsbesøg og ISOLOA-databasen) i forhold til antal årselever på institutionerne. For de små institutioner
med i gennemsnit 500 årselever er det observeret, at der i gennemsnit anvendes 0,4-0,6 årsværk til bogføring. For
de mellemstore institutioner med i gennemsnit 850 årselever anvendes der 0,7-0,8 årsværk til bogføring, og på de
store institutioner med i gennemsnit 1.600 årselever anvendes der 0,9-1,2 årsværk til bogføring. For administrative
fællesskaber med 10-15 institutioner er det observeret, at et årsværk kan håndtere bogføringsopgaver svarende til
en institutionsstørrelse på i gennemsnit 1.993 årselever. Potentialet er således beregnet ved at løfte de
institutionerne fra deres nuværende ressourceanvendelse, til et niveau på 1.993 årselever per årsværk svarende til
det antal som de administrative fællesskaber med 10-15 institutioner kan håndtere.
For it-serverdrift er potentialet beregnet ved først at fastlægge den gennemsnitlige ressourceanvendelse hertil og
efterfølgende beregne potentialet ved at samle opgavevaretagelsen i et fællesskab. På baggrund af interview og
indsamlede business cases fra institutionerne er institutionernes omkostninger til it-serverdrift i gennemsnit DKK 1-
1,1 million for små institutioner (<700 årselever), DKK 1,2-1,3 millioner for mellemstore institutioner (700-1.000
årselever) og DKK 1,4-1,5 millioner for store institutioner (>1.000 årselever). Baseret på observationer fra
institutionerne om realiserede effektiviseringer ved at flytte opgaven til et administrativt fællesskab antages de
store at kunne reducere omkostningerne hertil med 24 pct., de mellemstore institutioner kan reducere
omkostningerne med 27 pct. og endelig kan de små institutioner reducere omkostningerne med 31 pct.
Omkostningsreduktionspotentialet er større for de mindre institutioner, idet der er en stor del faste omkostninger
ved it-serverdrift, som fx diverse hardware mv.
6.3.2
Bedre dimensionering af ressourcer til studieadministration, kommunikation og markedsføring og it
Foruden en bedre dimensionering af ledelsesressourcer i forhold til antal medarbejdere, er der identificeret tre
forbedringsforslag for bedre dimensionering af:
Studieadministration
Kommunikation og markedsføring
IT
Disse tre områder uddybes nedenfor.
Stor variation i omfanget af studieadministrative ressourcer
Gymnasier, VUC'er og erhvervsskoler er som tidligere beskrevet forskellige institutionstyper. Det gælder ikke mindst i
forhold til institutionernes elevsammensætning og bl.a. vekseluddannelsesprincippet med vekslende skole- og
praktikophold på erhvervsuddannelserne; herunder ift. SU og praktikløn, som indebærer et forskelligt på behovet for
studieadministrative ressourcer. I udgangspunktet forventes de almene gymnasier således at have en mere
begrænset studieadministration,
da eleverne går på et to-tre-årige sammenhængende forløb med optag én til to
gange årligt med minimal løbende ind- og udskrivning. På erhvervsskoler er der derimod flere studieadministrative
arbejdsgange, herunder håndtering af praktikaftaler, lønrefusion samt fx løbende optag af elever. VUC'erne har
mange enkeltfagskursister, der ligeledes kræver mere studieadministration set i forhold til almene gymnasier.
78
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0079.png
Figur 45 Spredning i størrelsen af studieadministration for institutioner inkluderet i spørgeskemaundersøgelsen
Antal årselever per studieadministrativt årsværk i forhold til medianinstitutionen
Almene Gymnasier
Erhvervsskoler
VUC
Medianinstitution
287
143
151
Note: Spredning er med basis i medianinstitutionen inden for institutionstypen. Der er delvist taget højde for forskelle i elevsammensætning ved at
korrigere antallet af årsværk på studieadministration på baggrund af forskelle i fællesudgiftstaxameter på de enkelte uddannelser og fag
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse
Spørgeskemaundersøgelsen bekræfter forskellen i behovet for studeadministrative ressourcer, jf. Figur 45. Data
viser, at erhvervsskolerne er de tungeste på studieadministrative ressourcer i forhold til antallet af årselever, hvor de
almene gymnasier er de letteste.
Der ses desuden en stor spredning i anvendelsen af studieadministrative ressourcer inden for institutionstyperne.
Baseret på observationer fra institutionsbesøg skyldes variationen i vid udstrækning tre forhold:
For det første har flere primært erhvervsskoler, der har flere lokationer, valgt helt eller delvist at centralisere
studieadministrationen. Det har haft en overvejende positiv effekt med opnåelse af en mere fleksibel arbejdsstyrke og
et bedre læringsmiljø, hvor man sammen kan opbygge en god praksis og straks implementere denne på tværs. På
institutioner med mange lokationer er der dog også eksempler på, at man kun delvist har centraliseret
studieadministrationen for at bibeholde administrative medarbejdere på de enkelte
lokationer, bl.a. for at sikre større
nærhed til eleverne. Sidstnævnte
praksis med placering af studieadministration på flere forskellige adresser medfører
generelt en mere ressourcekrævende såvel som forskelligartet opgavevaretagelse.
For det andet er der stor forskel på
institutionsledelsernes fokus på effektivisering af
studieadministrative arbejdsgange. På de
institutioner, hvor ledelsen har et skarpt fokus
herpå, anvendes der relativt færre ressourcer.
Endelig er der for det tredje stor forskel i, hvor
meget de studieadministrative arbejdsgange er
digitaliserede, hvor flere institutioner har mange
manuelle arbejdsgange, som andre steder er
digitaliseret.
Kommunikation- og markedsføringsfunktioner
er mest udbredte på større institutioner –
særligt erhvervsskolerne
Et andet område, hvor der ses markant variation
inden for institutionstyperne, er anvendelse af
ressourcer på kommunikation og markedsføring.
Case: Studieadministration
Institutionernes studieadministration er et område, som mange
steder har fået lov til at vokse sig stort, uden løbende vurdering af
opgaverne og antal årsværk.
På en mellemstor erhvervsskole har ledelsen haft fokus på at
effektivisere øvrige administrative arbejdsgange, men har ikke rettet
fokus på deres studieadministration. Institutionen er derfor generelt
effektivt drevet, mens studieadministration har vokset sig meget
stor, årselever og institutionstypen taget i betragtning. Dette skyldes
bl.a. en meget decentral organisering, hvor de studieadministrative
medarbejdere i overvejende grad er placeret ude på de enkelte
lokationer.
Institutionslederen angiver, at studieadministration ikke har haft nok
ledelsesfokus og nævner området som en nærliggende mulighed for
at effektivisere institutionens administration fremadrettet.
Mange
almene gymnasier
har ikke en separat kommunikation- og markedsføringsfunktion, mens en mindre gruppe af
gymnasier anvender op til ét årsværk hertil. Omfanget af årsværk, som beskæftiger sig med kommunikations- og
markedsføringsaktiviteter, er derfor generelt et begrænset antal på tværs af de almene gymnasier.
79
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0080.png
Figur 46 Spredning i størrelsen af kommunikations- og markedsføringsårsværk for institutioner inkluderet i
spørgeskemaundersøgelsen
Antal årselever per årsværk til kommunikation og markedsføring i forhold til medianinstitutionen
Almene Gymnasier
Erhvervsskoler
VUC
Medianinstitution
2.331
691
2.092
Note: Spredning er med basis i medianinstitutionen inden for institutionstypen. Der er delvist taget højde for forskelle i elevsammensætning ved at
korrigere antallet af årsværk på studieadministration på baggrund af forskelle i fællesudgiftstaxameter på de enkelte uddannelser og fag
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse
Observationer fra institutionsbesøg og besvarelser af spørgeskemaundersøgelsen bekræfter, jf.
Figur 46,
at
erhvervsskolerne relativt set anvender flere ressourcer på kommunikation og markedsføring end de almene
gymnasier og VUC. Det er ikke
usædvanligt, at en stor erhvervsskole anvender mellem fem og otte årsværk alene på
kommunikation og markedsføring. Det større ressourcetræk vedr. markedsføring på erhvervsskolerne skal bl.a. også
ses i sammenhæng med, at erhvervsskoler er pålagt praktikpladsopsøgende arbejde, som i henhold til
konteringsvejledningen bogføres under markedsføring.
VUC'erne ligger niveaumæssigt mellem de
Case: Kommunikation og markedsføring
almene gymnasier og erhvervsskoler, da de gerne
Institutionerne, herunder især erhvervsskolerne, konkurrerer i et vist
anvender mellem et til tre årsværk på
omfang med hinanden om løbende at tiltrække elever. Der ses
kommunikation og markedsføring. Da VUC'erne i
derfor flere institutioner med ikke ubetydelige kommunikations- og
gennemsnit er større end de almene gymnasier,
markedsføringsafdelinger.
ligger de dog på niveau med de almene
gymnasier, når årsværk til kommunikation og
En større erhvervsskole har fx otte årsværk til at håndtere
markedsføring justeres for antallet af årselever.
IT-funktionen håndteres i dag i vid
udstrækning af et administrativt fællesskab
hvilket begrænser potentialet
Den sidste stabsfunktion, der gennemgås, er
institutionernes IT-funktion. Det vedrører
udelukkende de institutioner, der i dag ikke
benytter et administrativt IT-fællesskab.
kommunikation og markedsføring. De har både interne og eksterne
arbejdsopgaver, hvor de eksterne dog fylder den overvejende del.
Institutionen ligger i en større by, med flere tilsvarende skoler, som
er i konkurrence om eleverne. De andre institutioner har også
betydelige kommunikations- og markedsføringsfunktioner.
Institutionslederen påpeger selv kommunikation og markedsføring
som et område, der kan neddrosles ressourcemæssigt.
De almene gymnasier og VUC'erne anvender
overvejende mellem ét og tre årsværk på IT. Erhvervsskolerne anvender generelt mere på IT-funktionen i forhold til
antal årselever sammenlignet med de øvrige institutionstyper.
Et forhold, der kan være medvirkende til en 'tung' IT-funktion, er, hvis IT-medarbejderne ikke har et tilstrækkeligt
kompetenceniveau. Fx har et mindre gymnasium, som er besøgt i forbindelse med analysen, optimeret deres IT-
funktion ved at lægge den fra en underviser og over til en IT-uddannet person, som kunne bidrage med et højere
kompetence- og tilhørende effektivitetsniveau i opgaveløsningen. Generelt har institutioner, som har samlet
opgaverne i et fællesskab oplevet et stigende kompetenceniveau som direkte resultat heraf.
En anden årsag til forskellene er, at enkelte institutioner prioriterer en stor IT-funktion til understøttelse af IT anvendt i
undervisningen. Det kan i nogen grad forklares ved, at forskellige uddannelser og elevtyper kræver forskellige
løsninger. Oplevelsen fra institutionsbesøg er imidlertid, at forbruget i vid
udstrækning hviler på en opfattelse af, hvad
der er tilfredsstillende kvalitet, hvilket varierer markant fra institution til institution. Variationen kommer bl.a. til udtryk
ved, hvor ofte der skal være en it-medarbejder til rådighed for institutionens ansatte og elever. Her har
sammenlignelige institutioner med ca. 700 årselever forskellig praksis. Således er der i nogle institutioner en it-
80
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0081.png
medarbejder til rådighed hver anden dag, mens andre har en it-medarbejder på institutionen hver dag i
institutionernes normale åbningstimer.
Forbedringsforslag C4-6. En bedre dimensionering af stabsfunktioner (studieadministration, kommunikation
og markedsføring samt it) inden for institutionstyperne
Forslag:
Institutionerne kan med fordel reducere udgifter til stabsfunktionerne, idet der eksisterer et potentiale ved
at sikre en bedre dimensionering af de største stabsfunktioner herunder studieadministration, kommunikation og
markedsføring samt it. En bedre dimensionering af stabsfunktionerne sikres ved, at institutionerne i videre
udstrækning forholder sig til de anvendte ressourcer hertil, herunder om ændringer i arbejdstilrettelæggelse,
mængden og relevansen af opgaver, samt hvor opgaven udføres er gennemovervejet. Muligheden for en bedre
dimensionering opstår som konsekvens af den observerede varians i antal årselever per administrativt årsværk til
håndtering af de respektive stabsfunktioner inden for samme institutionstype.
Potentiale:
Studieadministration DKK 75-94 millioner, svarende til 10-13 pct. af sektorens omkostninger. Heraf er
DKK 24-30 millioner fra de almene gymnasier, DKK 8-10 millioner fra VUC'erne og DKK 43-54 millioner fra
erhvervsskolerne. Kommunikation og markedsføring DKK 14-17 millioner, svarende til 16-21 pct. af sektorens
omkostninger. Heraf er DKK 3 - 4 millioner fra de almene gymnasier, DKK 2 millioner fra VUC'erne og DKK 9-11
millioner fra erhvervsskolerne. IT DKK 10-13 millioner, svarende til 6-8 pct. af sektorens omkostninger. Heraf er
DKK 4-6 millioner fra de almene gymnasier, DKK 1 millioner fra VUC'erne og DKK 5-6 millioner fra
erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er samtlige institutioner med et ressourceforbrug over
medianinstitutionen inden for samme institutionstype på hvert delområde. I kraft af et sammenlignelige institutioner
i udgangspunktet skal løfte de samme administrative arbejdsopgaver, vurderes der ikke at være grundlag for
betydelig forskelle i ressourceforbruget hertil som
Figur 45
og Figur 46 angiver.
Beregningsforudsætninger:
I beregning af potentialet er der taget højde for, at forskelle i elevsammensætning
driver et forskelligt forbrug af studieadministrative-, kommunikations, markedsførings- og IT-ressourcer.
Beregningen er baseret på de oplyste antal årsværk på de enkelte funktioner fra spørgeskemaundersøgelsen.
Potentialet er baseret på, at de mest ressourcetunge institutioner i bedste tilfælde kan performe til
medianinstitutionen inden for samme institutionstype, hvor den lave ende af potentialet repræsenterer er
ressourceforbrug svarende til realisering af 80 pct. af potentialet baseret på medianinstitutionen.
For studieadministrative årsværk er der som beskrevet stor forskel på institutionstyperne og dermed forskel i
antallet af elever per studieadministrativt årsværk for medianinstitutionerne. For gymnasierne kan ét årsværk hos
medianinstitutionen således håndtere 287 elever, for erhvervsskolerne kan et tilsvarende årsværk håndtere 143
årselever og for VUC'erne kan der håndteres 151 årselver per studieadministrativt årsværk hos
medianinstitutionen. Potentialet er således beregnet ved at løfte de gymnasier, som har et større ressourceforbrug
til niveauet for medianinstitutionen for gymnasierne og på tilsvarende vis for erhvervsskolerne og VUC'erne.
For årsværk relateret til kommunikations- og markedsføringsopgaver er der ligeledes forskelle. For gymnasierne
kan ét årsværk hos medianinstitutionen således håndtere 2.331 elever, for erhvervsskolerne kan et tilsvarende
årsværk håndtere 691 årselever mens medianinstitutionen for VUC'erne kan håndtere 2.092 årselver per årsværk.
Det store antal årselever per årsværk som håndterer kommunikations- og markedsføringsgaver hos de almene
gymnasier og VUC'erne indikerer, at de fleste gymnasier og VUC'er har et ganske lav ressourceanvendelse hertil,
og der er således en gruppe gymnasier, som overhovedet ikke allokerer ressourcer hertil. Potentialet er således
beregnet ved at løfte de gymnasier, som har et større ressourceforbrug til niveauet for medianinstitutionen for
gymnasierne og på tilsvarende vis for erhvervsskolerne og VUC'erne.
På IT-området anvendes der også forskellig antal ressourcer på tværs af institutionstyperne. For gymnasierne kan
ét årsværk hos medianinstitutionen således håndtere 530 årselever, for erhvervsskolerne kan et årsværk hos
medianinstitutionen håndtere 290 årselever, men et it-årsværk hos medianinstitutionen hos VUC'erne kan
håndtere 543 årslever. Potentialet er således beregnet ved at løfte de gymnasier, som har et større
ressourceforbrug til niveauet for medianinstitutionen for gymnasierne og på tilsvarende vis for erhvervsskolerne og
VUC'erne
81
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0082.png
6.3.3
Mere effektive arbejdsgange og bedre systemanvendelse
Der eksisterer et stort udbud af IT-systemer til at understøtte en effektivisering af administrative arbejdsgange. Dette
kan fx være til håndtering af befordringsgodtgørelse, syge- og raskmelding, indberetning af arbejdstid mv., men det
kan også vedrøre rene studieadministrative arbejdsgange så som skemaplanlægning, fraværsregistrering og
valgfagshåndtering.
Der er stor variation i institutionernes anvendelse
Case: Digital blanket flow system
af disse systemer. Mange institutioners
En stor erhvervsskole har netop implementeret et digitalt blanket
administration er fortsat præget af en høj grad af
flow system. Institutionsledelsen finder dog ikke alle blanketter lige
manuelle arbejdsgange, mens andre i vidt
anvendelige, hvorfor de i første omgang er startet ud med at
omfang har fået digitaliseret deres arbejdsgange.
anvende de mest oplagte for den pågældende institution.
Et af de centrale områder, hvor forskellen mellem
en mere manuel arbejdsgang og en digitaliseret
arbejdsgang er mest udtalt, er i forbindelse med
håndtering af blanketter. Mere specifikt har nogle
institutioner implementeret et såkaldt 'digitalt
blanket flow' system. Generelt pointerer
institutioner med erfaring hermed, at et blanket
flow system er relativt overskueligt at
implementere og har stor betydning for
effektiviteten i de administrative arbejdsgange.
Ledelsen implementerede først en digital blanket på
befordringsgodtgørelse. Førhen var denne arbejdsgang i høj grad
manuel, hvor den enkelte medarbejder på en fysisk blanket skulle
notere bemærkninger og antal kørte kilometer. Blanketten skulle
overleveres til det administrative personale, som derefter godkendte
og skrev den ind i systemet.
Efter indførsel af et blanket flow system foregår det hele elektronisk.
Dette sparer tid for medarbejderne og ikke mindst det administrative
personale. Derudover minimeres fejl, så som tilfælde hvor sedler går
tabt eller fejl i det opgjorte antal kilometer, da blanket flow systemer
anvender KRAK til at beregne distancer.
Blanket flow systemerne anvendes i dag på
erhvervsskolerne med en dækning på 46 pct.
Ydermere er de mest udbredt blandt de større og
Institutionen har sparet 1/3 årsværk alene på
mere komplekse erhvervsskoler, hvor potentialet
befordringsgodtgørelsesblanketten. Derudover mener ledelsen, at
for at effektivisere i udgangspunktet var
der er yderligere effektiviseringer at hente ved at implementere flere
tilsvarende større. Figur 47 viser de institutioner,
blanketter i systemet i takt med, at de er klar til at implementere flere
der ikke anvender et digitalt blanket flow system
områder.
inddelt efter størrelse. De institutioner, som
allerede anvender systemet, fortæller om betydelige effektiviseringer herved jf. de detaljerede
beregningsforudsætninger, som er uddybet under forbedringsforslagsboks C7.
Figur 47 Institutioner der ikke anvender et digitalt blanket flow system (antal)
125
10
VUC
Erhvervsskoler
Almene gymnasier
55
11
11
27
88
33
6
9
3
Små institutioner
Mellemstore institutioner
Store institutioner
Note: Institutioner er inddelt i grupper efter deres omsætning i 2013 med følgende inddelinger (DKK millioner): Større institutioner >220, mellemstore
institutioner 219-81, små institutioner <80.
Kilde: Leverandører af digitale blanket flow systemer
På tværs af samtlige institutioner er det i dag 20 pct., som anvender et digitalt blanket flow system til håndtering af
simple administrative processer så som befordringsgodtgørelse mv. Processer, der ellers ofte håndteres manuelt ude
på institutionerne og i de tilfælde med et væsentligt større ressourceforbrug til følge.
82
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0083.png
Forbedringsforslag C7. Yderligere digitalisering af administrative arbejdsgange ved blanket flow system
Forslag:
Institutionerne kan med fordel reducere udgifter ved i større udstrækning at digitalisere administrative
arbejdsgange. Det kan helt konkret ske ved implementering af et digitalt blanket flow system. Herved kan ellers
tunge manuelle processer håndteres på en mere simpel og ressourceeffektiv vis.
Potentiale:
DKK 24-30 millioner årligt, svarende til 2 pct. af de samlede omkostninger til administration (eksklusiv
ledelse og it). Heraf er DKK 11-14 millioner fra de almene gymnasier, DKK 6-7 millioner fra VUC'erne og DKK 7-9
millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er alle institutioner, som i dag ikke anvender et blanket flow
system, men i kraft af betydelige faste omkostninger er potentialet størst for større institutioner med mere
komplekse arbejdsgange.
Beregningsforudsætninger:
Beregningen sker alene på baggrund af institutioner, som i dag ikke anvender et
blanket flow system. Potentialet er beregnet dels på baggrund af de
faktiske implementeringsomkostninger
ved et
blanket flow system og dels ved
observerede opnåede besparelser
ude på institutionerne.
Faktiske implementeringsomkostninger
ved et blanket flow system indeholder opstartsomkostninger og løbende
årlige omkostninger. Opstartsomkostninger er på DKK 75.000 (inklusiv kursus). Der er medregnet faste løbende
omkostninger på DKK 25.000 samt variable årlige omkostninger afhængig af institutionsstørrelse estimeret ved
institutionernes årlige omsætning. Den mindste gruppe, målt på en årlig omsætning under DKK 80 millioner har
variable omkostninger til et blanket flow system på DKK 10.000. Den næstmindste gruppe (omsætning mellem
DKK 80-145 millioner) har variable omkostninger på DKK 17.500. Mellemstørrelsesinstitutioner (omsætning
mellem DKK 145-220 millioner har variable omkostninger på DKK 25.000. Den næststørste gruppe af institutioner
(omsætning mellem DKK 220-300 millioner, har DKK 32.500 i variable omkostninger. Sidst har den største gruppe
med en årlig omsætning på mere end DKK 300 millioner variable omkostninger på DKK 40.000.
Potentialeberegningen er baseret på
observerede opnåede besparelser
i antal årsværk ved implementering af et
blanket flow system. Disse observationer er sat i forhold til antal årsværk på institutionerne for at kunne
sammenligne institutioner af forskellig størrelse. Potentialet for effektivisering er både observeret på hele blanket
flow systemet, men også delvis for enkelte blanketter herunder befordringsgodtgørelsesblanketten. For denne
blanket er potentialet observeret til i gennemsnit at være én administrativ medarbejder pr. 849 årsværk ansat på
institutionen. På hele blanket flow systemet er der i gennemsnit fundet et forbedringspotentiale på én administrativ
medarbejder pr. 181 årsværk ansat på institutionen.
Potentialet er beregnet ved at tage udgangspunkt i institutioner, der ikke anvender et blanket flow system i dag.
For disse institutioner er der beregnet et bruttopotentiale på befordringsgodtgørelsesblanketten baseret på det
samlede antal årsværk ansat på den enkelte institution samt forbedringspotentialet for
befordringsgodtgørelsesblanketten på én administrativ medarbejder pr. 849 årsværk.
Da blanket flow systemet inkluderer mere end befordringsgodtgørelsesblanketten alene, opskaleres der til hele
blanket flow systemet ved at tage forskellen i observerede potentialer på befordringsgodtgørelsesblanketten og
hele blanket flow systemet jf. ovenstående gennemsnitlige observerede potentialer. Det svarer til en
opskalleringsfaktor på 4,7 jf. forholdet mellem 849 (befordringsgodtgørelse) og 181 (hele blanket flot systemet)
Den lave ende af potentialet er beregnet ved at fratrække 10 pct. i opskaleringsfaktoren på de 4.7, fra
befordringsgodtgørelsesblanketten til hele blanket flow systemet. Denne reduceres, da det vil variere, hvor mange
blanketter de enkelte institutioner vælger at implementere i systemet.
Et nettoeffektiviseringspotentiale opnås ved afslutningsvist at fratrække de faktiske implementeringsomkostninger
ved blanket flow systemet pr. institution.
6.3.4
De studieadministrative systemer varierer i supporteringen af administrative arbejdsgange
Der er endvidere observeret markante forskelle i effektiviteten af de studieadministrative systemer, hvilket har
betydning for ressourcer anvendt i studieadministrationen. Det skyldes, at nogle systemer i videre udstrækning
supporterer den opgavevaretagelse, som foregår på institutionerne.
83
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0084.png
Særligt for institutioner med gymnasiale elever er der betydelige forskelle i studieadministrationssystemernes
funktionalitet. Her er de bedste systemer i vid udstrækning bygget særdeles intuitivt op, og med de mest nødvendige
og anvendte funktionaliteter indbygget. Andre må i videre udstrækning ty til mere håndholdte tilgange som
supplement til systemet. På de gymnasiale studieretninger er muligheden for optimeret systemanvendelse særlig
udtalt inden for opgaveområder som skemaplanlægning, fraværsregistrering samt valgfagshåndtering.
Forbedringsforslag C8. Effektivisering af centrale administrative arbejdsgange ved øget udbredelse og
optimering af de mest effektive studieadministrative systemer
Forslag:
Institutionerne kan med fordel reducere udgifter hvis det mest effektive studieadministrative systems
egenskaber kunne udbredes til hele sektoren. Et fokus mod at påvirke systemleverandørerne til at udvikle
systemerne med henblik på at forsimple de administrative arbejdsgange vil over tid kunne reducere arbejdsbyrden
og forbedre arbejdsgangene mærkbart.
Potentiale:
Potentialet er ikke kvantificeret.
Bemærkning:
Der er i dag ikke ét studieadministrativt system, som kan varetage opgaveløsningen på tværs af
samtlige institutionstyper og håndtere den variation i elevtyper som eksisterer. For nuværende findes der en række
forskellige og ofte institutionsspecifikke systemer.
6.3.5
Sygefravær
Sygefravær kan overordnet kategoriseres i lang- og kortvarigt sygefravær, hvor langvarigt sygefravær er defineret
som sygdomsforløb på mere end 30 dage. Det samlede sygefravær består desuden af 'egen sygdom',
'arbejdsskade', 'barns sygdom' samt 'delvise sygemeldinger'
10
. Sygefraværet vedrørende egen sygdom er for de
omfattede uddannelsesinstitutioner på niveau med den statslige sektor, og markant lavere end fx den kommunale
sektors sygefravær jf. Figur 48.
De almene gymnasier har generelt et lavere sygefravær end erhvervsskoler og VUC'er, bl.a. grundet et lavere
langvarigt sygefravær samt forskel i egen sygdom. Institutioner med anvendelse af fremmødepligt for lærerne har
imidlertid påpeget, at institutioner, hvor fremmødepligt ikke er gældende, vil opleve et lavere sygefravær alene af den
årsag. Argumentationen herfor er, at en lærer, som fx har en enkelt lektions undervisning en dag, hvor
vedkommende er små-sløj, vil være tilbøjelig til at møde op og klare lektionen uden at melde sig syg, mens en lærer,
som skal være til stede på skolen hele dagen, ikke ville kunne klare det og derfor melder sig syg. Denne potentielle
usikkerhed i sygefraværsniveauer imødekommes imidlertid til dels ved, at beregningen af forbedringspotentialet tager
udgangspunkt i det relative sygefraværsniveau inden for de enkelte institutionstyper jf. beregningsforudsætningerne i
boksen med forbedringsforslag C9.
Figur 48 Gennemsnitligt sygefravær på grund af egen sygdom per årsværk i 2013
Ungdomsuddannelses-
institutioner
Nationale sektorer
12,3
8,6
Ø 7,6
8,6
5,6
7,3
6,4
Erhvervsskoler
VUC
Almene gymnasier
Kommunale sektor
Statslige sektor
Private sektor
Note: Inklusiv langvarigt sygefravær (>30 dage). Eksklusiv arbejdsskade, barns sygdom og delvis sygemelding samt landbrugsskoler pga. manglende
registrering
Kilde: ISOLA; Danmarks Statistik; QVARTZ analyse
Ved sammenligning af sygefravær frasorteres langvarigt sygefravær, da få enkeltindividers særlige sygdomssituation
har stor indflydelse på tallene og vanskeliggør et meningsfuldt og retvisende sammenligningsgrundlag.
10
Standardkategorier i ISOLAs fraværsstatistik
84
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0085.png
På trods af et overordnet lavt niveau er der inden for institutionstyperne stor forskel på sygefraværet institutionerne
imellem. I Figur 49 ses denne variation i det gennemsnitlige kortvarige sygefravær per årsværk. En variation på
maksimalt fire sygefraværsdage i gennemsnit per årsværk kan umiddelbart virke af lidt, men hvis det er på en
institution med 100 årsværk, resulterer dette i 400 arbejdsdage per år, svarende til to årsværk mere end en
medianinstitution af tilsvarende størrelse.
Figur 49 Variation i gennemsnitligt antal kortvarige sygefraværsdage (<30 dage) i 2014
Gns. antal sygefraværsdage per årsværk i forhold til medianinstitutionen
Almene Gymnasier
4
4,0
-3
Erhvervsskoler
SOSU
4
VUC
Tekniske skoler
3
2
Handelsskoler
Kombinationsskoler
1
2
7,5
-2
5,0
-2
-2
4,2
-1
4,3
-1
5,2
Note: Spredning er med basis i medianinstitutionen inden for institutionstypen. Landbrugsskoler er ikke medtaget pga. manglende registrering.
Eksklusiv langvarigt sygefravær (>30 dage)
Kilde: ISOLA
Institutionsbesøg har vist, at ledelserne har vidt forskellige fokus på og tilgange til håndteringen af sygefravær. Nogle
institutioner har et målrettet fokus på at nedbringe og håndtere sygefraværet, hvor andre håndterer sygemeldinger
mere passivt, uden at der arbejdes aktivt for at minimere sygefraværet. En institutionsleder på en mindre institution
har fx udtalt, at de har indtryk af, at sygefraværet altid har været lavt, hvorfor de i ledelsen ikke bruger meget tid på
det.
Hos mange institutioner er der imidlertid et
konstant fokus på at sikre et lavt sygefravær i
form af løbende opfølgning på
sygefraværsniveauerne samt ved en række mere
konkrete initiativer til at bidrage til at sikre et
acceptabelt sygefraværsniveau.
I alt er der på tværs af institutionerne identificeret
fire konkrete tiltag til at nedbringe sygefraværet:
Sygemelding sker på telefon direkte til
nærmeste leder, ikke til fx receptionist
på mail eller lignende
Løbende og struktureret opfølgning fra
nærmeste leder på sygdomsforløb i
forhold til de enkelte medarbejdere
Psykologordning som forebyggelse og
eventuelt behandling af sygefravær
Fokus på fastholdelse af medarbejdere
eventuelt på særlige vilkår fx nedsat tid
Case: Håndtering af sygefravær
På tværs af institutionerne er der markant forskel i ledelsernes
tilgang til håndtering af sygefravær. Mange institutionsledere har et
meget begrænset fokus, hvor andre decideret har udformet en
strategi med konkrete tiltag.
Institutionsbesøgene har desuden bekræftet, at flere
institutionsledere ikke har overblik over niveauet af de ansattes
sygefravær i forhold til andre institutioner.
På et større alment gymnasium ringer de ansatte fx til sekretæren
og melder sig syg. Institutionens ledelse har indtryk af, at
sygefraværet generelt er lavt.
I 2014 havde pågældende institutionen 177 flere kortvarige
sygefraværsdage, end medianinstitutionen for de almene
gymnasier. Hvis de havde samme niveau af sygefravær som
medianinstitutionen, ville de kunne spare knap ét årsværk.
85
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0086.png
Forbedringsforslag C9. En reduktion af sygefraværet kan realiseres gennem en mere målrettet
sygefraværstilgang
Forslag:
Institutionerne kan med fordel reducere udgifter ved en reduktion af det kortvarige sygefravær (<30
dage). Det vurderes at kunne realiseres ved indførelse af en mere målrettet sygefraværstilgang. Dette indebærer
bl.a. indførelse af sygemelding direkte til nærmeste leder, løbende og mere struktureret sygdomsopfølgning samt
klare, individuelle handlingsplaner r for hurtig og eventuel delvis tilbagevenden til arbejdet.
Potentiale:
DKK 25-32 millioner årligt, svarende til 7-9 pct. af de samlede omkostninger til det kortvarige
sygefravær i 2014. Heraf er DKK 8-10 millioner fra de almene gymnasier, DKK 3-4 millioner fra VUC'erne og DKK
14-18 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Samtlige institutioner med kortvarigt sygefravær over medianinstitutionen. Forslaget er således
relevant for alle institutioner og gældende for både mindre og større institutioner.
Beregningsforudsætninger:
Analysen af sygefraværet tager udgangspunkt i samtlige ansatte, inklusiv det
undervisningsrelaterede personale.
Uddannelsesniveau og kønsfordeling
11
i personalesammensætningen driver desuden strukturelle forskelle i
sygefraværet, hvorfor der ikke sammenlignes på tværs af institutionstyper. Beregningen af potentialet er baseret
på, at institutioner med flere sygefraværsdage end medianinstitutionen inden for samme institutionstype vil kunne
reducere sit sygefravær over tid ved anvendelse af et til flere elementer fra den ovennævnte sygefraværstilgang,
som institutioner med lavest sygefravær har fokus på. Den nedre del af potentialet svarer til en 80 pct. realisering
af potentialet.
Beregningerne tager afsæt i data fra ISOLA-databasen, og forskellige gennemsnitlige antal kortvarige
sygefraværsdage for medianinstitutionen på de enkelte institutioner. Således har medianinstitutionerne følgende
antal sygefraværsdage på de respektive institutioner: Almene gymnasier: 4,0 dage; VUC'erne: 5,2 dage;
Erhvervsskolerne herunder tekniske skoler: 5,0 dage, kombinationsskoler: 4,3 dage; handelsskoler: 4,2 dage og
SOSU-skoler: 7,5 sygefraværsdage.
Det betyder, at potentialet er beregnet ved fx at tage alle almene gymnasier, som har et højere sygefravær end
medianinstitutionen og løfte de institutioner til 4,0 sygefraværsdage.
Ledelsesmæssig fokus og implementering af et eller flere af de ovennævnte tiltag forventes at kunne nedbringe
sygefraværet. Dette understøttes bl.a. af en analyse foretaget af Danmarks Statistik blandt 2.000 private
virksomheder. De identificerer en direkte sammenhæng mellem, hvordan sygdom indberettes og sygefraværets
størrelse, hvor en sygemelding til nærmeste leder fører til et lavere sygefravær.
11
Danmarks Statistik (2013) Små udsving i sygefravær
Tilgængelig fra: http://www.dst.dk/da/Statistik/NytHtml.aspx?cid=18969
86
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0087.png
7.
Eksamensafholdelse
Denne delanalyse fokuserer på de omkostninger, som institutionerne har i forbindelse med afsluttende prøve- og
eksamensafholdelse
12
. Delanalysen inkluderer både omkostninger direkte relateret til eksamensafholdelse i form af
lønninger til eksaminatorer og censorer, men også indirekte omkostninger, som institutionerne afholder i forbindelse
med eksamensgennemførelsen. Det gælder fx omkostninger til at gennemføre den decentrale eksamensplanlægning
på institutionerne og omkostninger til eksamensvagter ved afholdelse af både mundtlige og skriftlige eksamener mv.
Sammenlignet med de øvrige delafsnit (kapitel 4-6) adskiller dette kapitel sig en smule. Der vil således her være et
selvstændigt afsnit (7.3) med beregningseksempler på justeringer af eksamenssystemet. Årsagen hertil er, at den
langt overvejende del af omkostningerne til eksamensafholdelse vedrører selve eksamenssystemet, der er centralt
bestemt, hvorfor det for den del ikke er muligt at gennemføre forbedringsinitiativer hos de enkelte institutioner.
Hensigten er her at synliggøre og skabe overblik over det omkostningsforbrug, som det nuværende eksamenssystem
giver anledning til.
7.1.
Institutionernes praksis i dag
Analysen af eksamensafholdelse på ungdomsuddannelserne vedrører eksamensomkostningerne på de gymnasiale
uddannelser
13
, erhvervsuddannelser (eud), almen voksenuddannelse (avu) og forberedende voksenundervisning
(fvu). Fokus er primært rettet mod de gymnasiale uddannelsers eksamener, dels fordi disse eksamener både i
omfang og omkostningsforbrug langt overstiger de øvrige uddannelsers eksamensomkostninger, dels fordi der
eksisterer en samlet central opgørelse over de planlagte mundtlige og skriftlige eksamener i form af de centrale
censurplaner.
Prøve og eksamenssystemet i Danmark er overordnet set reguleret i tre sæt af regler:
Eksamensbekendtgørelserne
omhandler planlægningen og gennemførelsen af prøver, herunder censorers
medvirken i bedømmelserne samt klageprocedurer. For de gymnasiale uddannelser fastlægger
bekendtgørelsen endvidere, hvordan karaktererne i de enkelte fag/niveauer vægtes i beregningen af
eksamensresultatet, og hvilke prøver der er obligatoriske på de enkelte uddannelser
Uddannelseslovene
for de enkelte uddannelser. Lovene om de gymnasiale uddannelser fastlægger fx
antallet af prøver, der indgår i eksamen på de pågældende uddannelser
Læreplanerne
for de enkelte fag/niveauer. Læreplanerne, der indgår som bilag til
uddannelsesbekendtgørelserne, fastlægger prøveformerne i fagene samt indholdet af og
bedømmelseskriterierne ved prøverne
På de tre-årige gymnasiale uddannelser (hhx, htx og stx) består prøve- og eksamenssystemet af 2-3 obligatoriske
prøver samt en række prøver, der udtrækkes, således at systemet i alt omfatter mindst ni prøver for den enkelte elev.
Foruden de 2-3 obligatoriske prøver udtrækkes de resterende prøver for hver enkelt elev via et individuelt
elevudtræk. Afhængig af den enkelte elevs valg af fag og niveauer vil der på stx typisk være tale om 17-20
prøvemuligheder og lidt færre på htx og hhx.
Udtrækket af prøvefag gennemføres, så eleven får mindst én prøve i hvert fag på A-niveau, som er enten skriftlig
eller mundtlig, svarende til typisk i alt tre-fire prøver. Prøverne i fag på B- eller C-niveau er mundtlige med undtagelse
af eventuelle prøver i engelsk B og matematik B, der både kan være skriftlige og mundtlige. Ved alle prøver
medvirker eksterne, beskikkede censorer.
På to-årigt hf samt uddannelser, der er opbygget som enkeltfagsforløb, gives ikke års- eller standpunktskarakterer.
Det betyder, at kursisten kommer til prøve i alle fag eller faggrupper mindst én gang – eller flere hvis faget/niveauet
12
13
Herefter benyttes 'eksamensafholdelse' som udtryk for både afsluttende prøve- og eksamensafholdelse.
Gymnasiale uddannelser inkluderer primært de treårige gymnasiale uddannelser, studentereksamen (stx), højere
handelseksamen (hhx), højere teknisk eksamen (htx), den toårige højere forberedelseseksamen (hf) samt forskellige
enkeltfagsuddannelser.
87
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0088.png
både har mulighed for skriftlig og mundtlig prøve. En hf-kursist vil typisk være til prøve 14 gange i løbet af
uddannelsesforløbet inklusiv en større skriftlig opgave.
Generelt er det danske prøve- og eksamenssystem ganske omfattende. En arbejdsgruppe nedsat af
Undervisningsministeriet i 2008 fandt, at det danske prøve- og eksamenssystem er kendetegnet ved at være
prøveintensivt, og ved at der i videre udstrækning end i tilsvarende systemer i andre lande bruges eksterne,
beskikkede censorer. Samlet set er eksamenssystemet i Danmark således relativt ressourcekrævende (Rapport fra
arbejdsgruppe nedsat af Undervisningsministeriet: 2008).
Forskellige analyser har tidligere indikeret et estimeret ressourceforbrug til eksamensafholdelse i Danmark, men der
har ikke tidligere været udarbejdet et samlet overblik over det aggregerede ressourceforbrug. Analysen her giver –
baseret på forskellige kilder jf. kapitel 7.2 – en samlet kortlægning af både de direkte og indirekte omkostninger til
eksamensafholdelse ved ungdomsuddannelsesinstitutionerne i Danmark.
Figur 50 nedenfor opridser på tværs af de almene gymnasier, erhvervsskolerne og VUC'erne det samlede antal
afholdte mundtlige gymnasiale eksamener samt alle skriftlige eksamener inklusiv avu- og fvu-prøver. Prøver der ikke
organiseres centralt, herunder prøver i forbindelse med eud samt mundtlige avu eksamener er ikke inkluderet. Som
figuren viser, afholdes der ca. 660.000 individuelle eksamener årligt (baseret på skoleåret 2013/2014) med en mindre
overvægt af mundtlige eksamener (ca. 55 pct.) i forhold til de skriftlige eksamener (ca. 45 pct.).
Figur 50 Mundtlige og skriftlige eksamener, skoleåret 2013/2014
Mundtlige gymnasiale eksamener
Antal i tusinde
662.000
360,1
164,1
Skriftlige eksamener*
Antal i tusinde
gymnasiale eksamener
302,3
143,5
avu eksamener
fvu eksamener
126,0
90,0
31,9
34,5
21,8
16,3
Total
Almene
gymnasier
VUC
Handels-
skoler
Kombi-
nations-
skoler
Tekniske
skoler
23,1
11,2
Total
Almene
gymnasier
VUC
Handels-
skoler
Kombi-
nations-
skoler
Tekniske
skoler
* Inkluderer gymnasiale eksamener, studieretningsprojekt og større skriftlig opgave samt skriftlige avu og fvu eksamener
Note: Antal eksamener forstås som antallet af individuelle eksamener. Eksamener afholdt på private gymnasier er udeladt. Gymnasiale eksamener
inkluderer eksamener fra forskellige uddannelser inklusiv stx, hf, hhx, htx m.fl.
Kilde: Styrelsen for Undervisning og Kvalitets censurplaner 2013/14
Der er i eksamensbekendtgørelsen, uddannelseslovene for de enkelte uddannelser samt læreplanerne anvist formen
for eksamen for det enkelte fag på et specifikt niveau, herunder hvorvidt der indgår eksaminator og
censorbedømmelse samt de allokerede normer for eksamenslængde mv. Foruden de direkte lønomkostninger er der
en række indirekte decentrale og centrale omkostninger. Omkostningerne afholdes af henholdsvis institutionerne og
Styrelsen for Undervisning og Kvalitet for at sikre gennemførelsen af de mange eksamener. Det gælder bl.a.
omkostninger til eksamensplanlægning, eksamensvagter, opgavekommissioner samt transport- og
hotelomkostninger i forbindelse med censorernes rejser rundt i landet.
Figur 51 nedenfor viser de samlede årlige omkostninger til eksamensafholdelse. Der blev således i skoleåret 2013/14
anvendt DKK 865 millioner hertil. Heraf var de DKK 650 millioner (75 pct.) direkte relateret til eksamensafholdelsen,
mens DKK 215 millioner (25 pct.) var indirekte omkostninger.
88
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0089.png
Figur 51 Samlede anvendte omkostninger til eksamensafholdelse, skoleåret 2013/2014
DKK i millioner
Direkte omkostninger
Indirekte omkostninger
Anvendt eksaminatortid*
250
Anvendt censortid*
Censor transporttid
Transport- og hotelomkostninger
Eksamensplanlægning
Decentrale admin omkostninger
inklusiv den praktiske afvikling
Eksamensvagter
Centrale admin. omkostninger**
Eksamener på erhvervsuddannelserne
Avu mundtlige eksamener
Samlede omkostningsbase
305
35
17
46
26
48
30
75
12
87
21
865
* Inkluderer gymnasiale mundtlige og skriftlige eksamener samt skriftlige eksamener på avu og fvu
** Inkluderer bl.a. omkostninger til udarbejdelse af centrale skriftlige eksamener (opgavekommissioner) og censormødet i Odense
Kilde: Styrelsen for Undervisning og Kvalitets censurplaner 2013/14 mv.; Tietgenskolen censorbank; Gymnasiefællesskabets censorbank;
spørgeskemaundersøgelser blandt 85 ungdomsuddannelsesinstitutioner gennemført i perioden februar-marts 2015
Figur 52 opridser, hvorledes de DKK 554 millioner til eksaminator- og censoranvendelse (dvs. de direkte relaterede
eksamensomkostninger) fordeler sig på de forskellige gymnasiale uddannelser samt avu og fvu. Studentereksamen
repræsenterer således knap 50 pct. af de samlede omkostninger, mens højere forberedelseseksamen driver 30 pct.,
efterfulgt af højere handelseksamen og højere teknisk eksamen med henholdsvis 11 pct. og 7 pct. Endvidere fremgår
det, at de skriftlige prøver ved almen voksenuddannelse og forberedende voksenundervisning kun udgør en marginal
andel af de samlede direkte eksamensomkostninger.
Figur 52 Direkte eksamensomkostninger for de gymnasiale uddannelser samt avu og fvu
DKK i millioner
554
270
(49%)
164
(30%)
59
(11%)
38
(7%)
13
(2%)
Øvrig*
8
(1%)
Almen
voksen-
uddannelse
eksamen
2
(0%)
For-
beredende
voksen-
undervisning
eksamen
Total
Studenter-
eksamen
Højere
for-
beredelses-
eksamen
Højere handels- Højere teknisk
eksamen
eksamen
* Øvrige omkostninger inkluderer valgfag og forsøgsfag afholdt på studieforberedende uddannelser
Note: Avu og fvu eksamener inkluderer kun skriftlige eksamener
Kilde: Styrelsen for Undervisning og Kvalitets censurplaner 2013/14
89
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0090.png
7.2.
Metodisk tilgang til analysen af eksamensafholdelse
Analysen af eksamensafholdelse følger i vid udstrækning den etablerede omkostningsbase for eksamenssystemet,
således at analysen består af to separate delanalyser:
1.
2.
Transparens vedrørende omkostningsniveauet ved eksamenssystemet
Driften af eksamenerne
De to delanalyser har to selvstændige metodiske tilgange, men for begge analyser gælder det, at der ikke findes
tilgængelige regnskabstal hertil. Derfor er der som grundlag for nærværende analyse gennemført en omfattende
kortlægning af institutionernes samlede anvendte lærertid til eksamensafholdelse samt den tilhørende drift.
Metodisk bygger delanalysen af omkostningsniveauet ved eksamenssystemet på et varieret og omfattende
datagrundlag bestående af forskellige delelementer. Kernen i kortlægningen af de direkte omkostninger forbundet
med eksamensafholdelse på de gymnasiale uddannelser samt skriftlige avu eksamener er baseret på Styrelsen for
Undervisning og Kvalitets censurplaner for skoleåret 2013/14. Heri indgår samtlige planlagte skriftlige gymnasiale,
avu og fvu prøver samt mundtlige gymnasiale eksamener. Med afsæt heri og med anvendelse af akkorder fastsat i
Undervisningsministeriets Cirkulære om overenskomst for lærere og pædagogiske ledere ved gymnasieskoler mv. fra
2011 og Cirkulære om aftale om arbejdstid for lærere ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse fra 2008 som
proxy samt bekendtgørelser med fagnormer, er der gennemført en bottom-up opbygning af den tid og de tilhørende
omkostninger, der anvendes til eksamensafholdelse for eksaminatorer og censorer i Danmark på årlig basis. Samlet
set beløber det sig til ca. DKK 550 millioner, ekskl. drift, som fordeler sig på studentereksamen (49 pct.), højere
forberedelseseksamen (30 pct.), højere handelseksamen (11 pct.), højere teknisk eksamen (7 pct.) og øvrige inklusiv
avu- og fvu-eksamener (3 pct.).
Hernæst er omkostningerne til censorernes rejsetid forbundet med afholdelse af de mundtlige gymnasiale eksamener
beregnet. Datagrundlaget for censorernes transport- og hotelomkostninger er indhentet fra Tietgenskolens og
Gymnasiefælleskabets censorbanker, som hver især varetager hvervet med at udligne institutionernes
ressourceforbrug hertil for henholdsvis gruppen af erhvervsskoler, henholdsvis de almene gymnasier samt VUC'erne.
De centrale administrationsomkostninger til eksamensafholdelse er baseret på Undervisningsministeriets interne
årsopgørelser. Omkostningerne hertil vedrører primært de skriftlige eksamener og inkluderer således omkostninger til
opgavekommissioner samt det årlige censormøde i Odense.
Endelig er omkostninger forbundet med eksamensafholdelse på erhvervsuddannelserne samt de mundtlige avu
prøver indhentet via to separate spørgeskemaer. For omkostninger til eksamener på erhvervsuddannelser består
datagrundlaget af en stikprøve på 70 institutioner (jf. metodeafsnit), mens kortlægningen af mundtlige avu prøver er
indhentet via spørgeskema til samtlige 29 institutioner, der udbyder avu-fag, hvoraf der er opnået 22 besvarelser,
svarende til 76 pct. af institutionerne. Med udgangspunkt i Undervisningsministeriets bekendtgørelser over normer for
hvert fag (eksamensform, eksamenslængde, mv.) samt to lokale aftaler for censorakkorder som proxy samt input fra
institutionsbesøg, er der beregnet anvendt tid for eksaminator og censor til mundtlige avu prøver.
Delanalysen, der omfatter omkostninger forbundet med driften af eksamenerne, er baseret på
spørgeskemaundersøgelsen blandt en stikprøve på 70 institutioner. På baggrund af dette datagrundlag har det været
muligt at kortlægge de anvendte driftsomkostninger forbundet med eksamensplanlægning, decentrale administrative
omkostninger samt ressourceanvendelsen til eksamensvagter. Validering af besvarelser i spørgeskemaet samt
forståelse af variationen i praksis, er indhentet via 12 institutionsbesøg med interviews med repræsentanter fra stx-,
hhx-, htx-, hf-, eud- og avu-uddannelserne.
Se appendiks 2 for eksamensafholdelse for nærmere om omkostningsbasens opbygning.
90
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0091.png
7.3.
Udvalgte beregningseksempler på justeringer af eksamenssystemet
En betydelig del af omkostningerne til eksamensafholdelse er drevet af centralt fastsatte regler, hvorfor den enkelte
institution i udgangspunktet ikke har mulighed for at påvirke dem. Dette benævnes her ’ omkostninger til
eksamenssystemet’.
Formålet med afsnittet er at beskrive omkostningerne ved selve eksamenssystemet og præsentere eksempler på
omkostningsmæssige konsekvenser ved justeringer heraf. Det er således ikke formålet med indeværende afsnit at
opstille forslag til ændringer af selve eksamenssystemet, men alene at skabe et samlet overblik over udgifterne til
eksamenssystemet og tydeliggøre fakta vedrørende udgiftsvirkninger af potentielle ændringer.
Nedenstående beregningseksempler skal således læses i den kontekst og alene bidrage til at skabe øget
gennemsigtighed i forhold til den aktuelle allokering af omkostninger inden for eksamenssystemet.
I det følgende præsenteres tre udvalgte beregningseksempler, som viser udgiftsvirkningerne forbundet med tre
centrale ændringer af det nuværende eksamenssystem:
Skriftlig versus mundtlig eksamen:
Konsekvensen af at udskifte én mundtlig eksamen med én skriftlig
eksamen for alle elever på en årgang
Fjerne ekstra lange censorrejser:
Konsekvenserne af at fjerne ekstra lange rejser svarende til zone 4 og
erstatte dem med zone 3 rejser i forbindelse med afholdelse af mundtlige eksamener
Reduktion i anvendelsen af dobbeltcensur:
Reduktion af dobbeltcensur til 30 pct. af de skriftlige gymnasiale
eksamener mod 100 pct. i dag
7.3.1
Beregningseksempel: Udskiftning af én mundtlig eksamen med én skriftlig eksamen
Overordnet er der bred anerkendelse blandt institutionerne om, at det er vigtigt, at
ungdomsuddannelsesinstitutionerne anvender en bred vifte af prøveformer, herunder skriftlige og mundtlige prøver -
samt praktiske prøver, hvor det er relevant, idet de forskellige prøveformer øger muligheden for at dokumentere
forskellige typer af kompetencer. Variation i prøveformer har ligeledes betydning for undervisningen, idet elever og
kursister ofte vil orientere sig efter, hvad de forventer at blive bedømt på. Hertil kommer, at forskellige prøveformer
virker forskelligt i forhold til forskellige elevtyper, ligesom varierede prøveformer i forskellig grad egner sig til at
dokumentere de forskellige kompetencer, der indgår i et fag.
Med disse kvalitetshensyn in mente er der i en dansk kontekst tradition for i vid udstrækning at anvende mundtlige
eksamener som en central del af eksamensformen, idet ca. 55 pct. af de gennemførte eksamener er mundtlige, jf.
Figur 50. Herunder er prøverne i fag på B- eller C-niveau alle mundtlige med undtagelse af eventuelle prøver i
engelsk B og matematik B, der både kan være mundtlige og skriftlige.
I gennemsnit koster én skriftlig gymnasial eksamen i alt DKK 343 per elev, hvilket inkluderer de direkte omkostninger
til, at opgaven rettes af to separate censorer. Til sammenligning koster en gennemsnitlig mundtlig gymnasial
eksamen i alt DKK 1.367 per elev, inklusiv omkostninger til eksaminator og censors forberedelsestid, samt tid i
forbindelse med selve afholdelsen af eksamen. Omkostningerne til en gennemsnitlig skriftlig eksamen svarer således
til blot 25 pct. af omkostningerne til en gennemsnitlig mundtlig eksamen.
Figur 53 nedenfor præsenterer konsekvenserne ved det tænkte beregningseksempel (dvs. at en mundtlig gymnasial
eksamen ændres til en skriftlig eksamen for en population svarende til en hel årgang på de gymnasiale uddannelser).
Som figuren viser, vil det indebære et samlet årligt budgetforbedringspotentiale på DKK 36 millioner, som er den
samlede forskel på prisen for en mundtlig og en skriftlig eksamen for en årgang på nationalt plan.
91
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0092.png
Figur 53 Konsekvensberegning ved ændring af én mundtlig eksamen til én skriftlig eksamen for en hel årgang
DKK i millioner, (andel af nuværende omkostninger)
-36
554
50
(9%)
14
(2%)
518
(93%)
Nuværende direkte eksaminator-
og censoromkostninger
Fjerne en mundtlig eksamen
Tilføje en skriftlig eksamen
Beregnede eksaminator-
og censoromkostninger
Note: Omkostningerne ved tilføjelse af én ekstra skriftlig eksamen og reduktion af én mundtlig eksamen er beregnet ud fra en vægtet gennemsnitlig
pris for en skriftlig eksamen og en mundtlig eksamen, samt en antaget population på en årgang på de gymnasiale uddannelser svarende til det
samlede antal, der i eksamensåret 2013/2014 gik til eksamen i AT (almen studieforberedelse), studieområdet og eksamensprojektet idet der
ikke er udtræk til disse eksamener (i alt 40.502 elever).
Kilde: Styrelsen for Undervisning og Kvalitets censurplaner 2013/14; QVARTZ analyse
7.3.2
Beregningseksempel: Afskaffelse af den ekstra lange censorrejse (zone 4 rejser)
I dag beskikkes der fra centralt hold censorer til de mundtlige gymnasiale eksamener, således at det sikres, at det
ikke er de samme personer, som gentagne gange er censorer på de samme institutioner. Ved fordelingen af
censorer anvender Styrelsen for Undervisning og Kvalitet fire separate zoner, som repræsenterer forskellige
rejselængder. Zonerne går fra zone 1, den såkaldte 'småbørnszone', som gennemsnitlig indebærer en rejsetid på 1
time tur/retur, til zone 4, som er 'ekstra lange rejser', og som indebærer en rejsetid på ca. 16 timer tur/retur svarende
til, at den pågældende censor har kalenderen 'ryddet' både dagen før og dagen efter selve eksamenerne til at rejse
frem og tilbage. Zone 4 rejserne udgør ca. 10 pct. af de samlede censorrejser, men udgør knap 60 pct. af de samlede
rejseomkostninger.
Det konkrete beregningseksempel viser, hvad
konsekvenserne er ved at ændre samtlige zone 4 rejser til
zone 3 rejser. Zone 3 rejser er fastlagt til knap 4 timer
tur/retur og kan fx være en rejse fra Odense til
København. Der er således ved zone 3 rejser ikke tale
om lokale og regionale rejser mellem nærliggende
nabogymnasier. Direkte adspurgt svarer institutionerne i
forbindelse med de afholdte institutionsbesøg, at de ikke
vurderer, at der vil være nogen kvalitetsmæssig reduktion
i censorbedømmelsen, hvis de fremtidige censorrejser
ikke længere inkluderer de helt lange rejser, som fx fra
Frederikshavn til København, eller Sønderborg til
Bornholm. Det skyldes, at censorerne uden
tilstedeværelsen af zone 4 fortsat vil skulle flytte sig rundt
i landet til forskellige institutioner og herigennem sikre at
forskellige perspektiver og opfattelser deles.
Figur 54 Konsekvensberegning ved ændring af censor-
rejser fra zone 4 til zone 3
DKK i millioner, (andel af nuværende omkostninger)
16
(46%)
35
19
(54%)
Nuværende
rejsetidsomkostninger
Erstatte zone 4
censorrejser med
zone 3 censorrejser
Beregnede justerede
rejsetidsomkostninger
Figur 54 viser de økonomiske konsekvenser i tilfældet,
hvor alle zone 4 rejser blev erstattet med zone 3 rejser.
Som det fremgår, er potentialet samlet DKK 16 millioner
årligt svarende til, at de nuværende rejsetidsomkostninger reduceres med 46 pct. Ændres nogle af zone 4 rejserne til
zone 1 eller zone 2 vil det årlige budgetforbedringspotentiale blive endnu større.
Note: Nuværende rejseomkostninger inkluderer tidsanvendelsen for
censorer ved censorrejser i forbindelse med mundtlige
gymnasiale eksamener
Kilde: Styrelsen for Undervisning og Kvalitets censurplaner 2013/14;
QVARTZ analyse
92
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0093.png
7.3.3
Beregningseksempel: Reduktion af anvendelsen af dobbeltcensur ved skriftlige gymnasiale
eksamener
Alle skriftlige eksamener på de gymnasiale uddannelser rettes i dag af to censorer. Hensigten hermed er at sikre en
fair og ensartet bedømmelse på tværs af landets ungdomsuddannelsesinstitutioner.
Den skriftlige censurering adskiller sig fra den mundtlige ved, at censorarbejdet ikke indgår som en del af de
arbejdsopgaver, som ligger inden for den almindelige arbejdstid. Det er således frivilligt for den enkelte lærer,
hvorvidt vedkommende ønsker at melde sig som skriftlig censor. Typisk består det samlede, danske, skriftlige
censorkorps af ca. 1.600 personer, som hver især bedømmer ca. 100 besvarelser, dog med stor variation.
Processen er forholdsvis tidskrævende og indebærer ved sommereksamensterminen bl.a. et fælles censormøde i
Odense, hvor samtlige censorer mødes og giver endelige karakterer på baggrund af den enkelte censors foreløbige
karakter. Karaktergivningen foregår i grupper på typisk fire censorer. Gruppeinddelingen er bestemt af, hvilke
besvarelser, der er allokeret de enkelte censorer til bedømmelse. Hver besvarelse bedømmes af to censorer.
Censormødet er afsluttet, når der foreligger en endelig karaktergivning for samtlige skriftlige gymnasiale eksamener.
Beregningseksemplet tager udgangspunkt i en logik, der anerkender den kvalitetsmæssige værdi ved dobbeltcensur,
men sætter spørgsmålstegn ved behovet for og nødvendigheden af, at samtlige gymnasiale skriftlige eksamener skal
undergå dobbeltcensur. Helt konkret bygger beregningseksemplet på en forudsætning om, at dobbeltcensuren
gennemføres på en større stikprøve – i det her tilfælde 30 pct. af opgaverne. I et konkret tilfælde, hvor en censor
tildeles 100 besvarelser til bedømmelse, vil dobbeltcensur på 30 pct. af besvarelserne frem for 100 pct., som er
tilfældet i dag, muliggøre, at de to censorer får lejlighed til at kalibrere deres vurdering af de første 30 besvarelser, og
efterfølgende – med afsæt i kalibreringen – bedømmer den ene censor de resterende 70 besvarelser. Altså, at den
enkelte censor på baggrund af input på de første ~30 pct. af besvarelserne får en ensartet fornemmelse for, hvad der
er en 'god', 'mindre god' og 'dårligere' besvarelse. Den enkelte lærer kan dertil anmode om dobbeltcensur ved enkelte
yderligere besvarelserr, hvor vedkommende er i tvivl om, hvad der er den rette karakter.
Figur 55 viser konsekvensberegningen af
gennemførelsen af dette eksempel. Som det fremgår, vil
der kunne opnås et budgetforbedringspotentiale på DKK
24 millioner årligt ved en forsættelse af dobbeltcensur på
de skriftlige eksamener i 30 pct. af tilfældene. Potentialet
vil selvsagt variere efter, hvor stor en andel som udtages
til dobbeltcensur, således vil der ved en dobbeltcensur-
andel på 20 pct. være tale om et potentiale på godt DKK
27 millioner årligt.
Figur 55 Konsekvensberegning ved reduktion i
anvendelsen af dobbeltcensur
DKK i millioner, (andel af nuværende omkostninger)
554
24
(4%)
530
(96%)
Nuværende direkte
eksaminator- og
censoromkostninger
Bibeholde dobbeltcensur
på 30 pct. af de skriftlige
eksamener
Beregnede
eksaminator- og
censoromkostninger
Kilde: Styrelsen for Undervisning og Kvalitets censurplaner 2013/14;
QVARTZ analyse
7.4.
Forbedringsforslag i forhold til
Instutionernes driftsafvikling af eksamener
Mens en række forhold vedrørende eksamen er fastlagt i centrale regler, er der også en række omkostninger i
forbindelse med den konkrete afholdelse af eksamen, som institutionerne selv kan påvirke. Driftsafviklingen af
eksamenerne omfatter den arbejdsbyrde, som institutionerne har ved den praktiske gennemførelse af eksamenerne,
ud over den anvendte lærertid til eksamensafholdelse. Det gælder selve eksamensplanlægningen, diverse praktiske
forhold ved eksamensafholdelse samt omkostninger til eksamensvagter. Jf. Figur 51 anvender
institutionerne samlet
ca. DKK 120 millioner til driftsafvikling af eksamener.
93
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0094.png
På institutionsbesøgene har der været fokus på at forstå den praksis og variation, der ligger til grund for
institutionernes ressourceanvendelse ved afvikling af eksamen. Generelt er der stor variation i den måde, hvorpå
institutionerne varetager driften af eksamen og en tilsvarende forskel i ressourceanvendelse. Institutioner, der er
effektive til at afholde eksamen, har ofte et stærkt ledelsesmæssigt fokus på at reducere omkostninger hertil, mens
andre og ofte mere omkostningstunge institutioner ikke har samme fokus herpå. Det drejer sig primært om effektiv
drift på tre områder: Institutionens eksamensplanlægning, anvendelsen af eksamensvagter samt øvrig driftsafvikling.
Institutionsbesøgene har givet anledning til en række observationer af god og mindre god praksis inden for disse tre
områder, hvor der ved god praksis ift. effektiv drift ikke har været tale om forringelser i kvaliteten af
eksamensafholdelsen. Tiltag, som de mere driftseffektive institutioner har iværksat inden for eksamensplanlægning,
inkluderer:
Institutionernes anvendelse af overvejende HK-medarbejdere til at varetage hvervet med
eksamensplanlægning frem for AC-medarbejdere, med en lavere lønomkostning til følge
Institutionernes fokus på at sikre den mest effektive IT-understøttelse til eksamensplanlægning
Institutionernes fokus på at oparbejde et højt kompetenceniveau inden for eksamensplanlægning, herunder
systemkendskab
Institutioner med effektiv drift i forbindelse med anvendelse af eksamensvagter har sikret omkostningseffektivitet
gennem tiltag, der inkluderer:
Anvendelse af eksternt tilknyttet personale som eksamensvagter, der gennemsnitligt har en lavere timepris,
frem for internt personale, såsom administrativt personale eller undervisningsrelaterede medarbejdere
Optimeret lokaleanvendelse til skriftlige eksamener samt generelt god praksis for antallet af anvendte
eksamensvagter per eksamen
Institutioner med øvrige driftseffektive tiltag har sikret reduceret anvendelse af censortimer med betydelige
effektiviseringspotentialer som følge. Afgørende forskelle institutionerne imellem inkluderer:
Institutionernes fokus på at planlægge mundtlige eksamener i hensigtsmæssig rækkefølge (flere eksamener
i kæde), således at de optimerer censoranvendelsen hertil
Praksis for eksamensplanlægning, der i høj grad tilstræber at lave 'fulde' censordage, således at
eksamenerne ikke afholdes over flere dage, hvilket sikrer en mere effektiv censorudnyttelse
Variationen inden for disse tre områder giver jf. Figur 56 anledning til et samlet effektiviseringspotentiale på DKK 46-
72 millioner årligt på tværs af institutionerne, fordelt på ni forbedringsforslag. For ét initiativ har det ikke været muligt
at beregne et særskilt potentiale.
94
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0095.png
Figur 56 Effektiviseringspotentiale for driftsafvikling af eksamen
DKK i millioner
Total
D1: Bedre systemunderstøttelse
46-72
5-8
D2: Optimere personalesammensætning
D3: Hæve niveauet for planlægningskompetencer
D4: Bedre systemunderstøttelse på avu
D5: Øget anvendelse af eksterne eksamensvagter
D6: Reducere antal eksamensvagter
D7: Optimere antal kædede hold
D8: Optimere antal elever til eksamen per dag
D9: Reducere zone 4 rejser gennem video konference
4
15-30
5
4-5
3
4-7
Er ikke beregnet
6-10
Øvrige driftsforbedringsinitiativer
Optimeret anvendelse af eksamensvagter
Mere effektiv eksamensplanlægning
Note: På baggrund af tilgængeligt datamateriale har det ikke været muligt at beregne initiativet på avu, som derfor ikke indgår i det samlede
effektiviseringspotentiale
Kilde: Styrelsen for Undervisning og Kvalitets censurplaner, skoleåret 2013/14; spørgeskemaundersøgelse; institutionsbesøg; QVARTZ analyse.
7.4.1
Mere effektiv eksamensplanlægning
Eksamensplanlægning dækker i bred forstand over en række aktiviteter, der har til formål at sikre den praktiske
planlægning og gennemførelse af de planlagte eksamener. Derudover skal alle institutioner gennemføre forskellige
indberetninger til Undervisningsministeriet og Styrelsen for Undervisning og Kvalitet på ensartede tidspunkter i løbet
af skoleåret. Der anvendes ressourcer til eksamensplanlægning året rundt, dog med det største ressourcetræk i
halvåret frem mod sommerens eksamenstermin.
Processen påbegyndes i starten af skoleåret, hvor eksamener, der afholdes i efteråret og vinterterminen,
planlægges, herunder fx almenstudieforberedelse og den større skriftlige opgave. I foråret består
eksamensplanlægning bl.a. af indberetning af censorer og elever til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet, således at
der kan udarbejdes fagudtræk samt efterfølgende censurplaner fra centralt hold. På baggrund af udtrækket af
eleverne til prøve udarbejder institutionerne en eksamensplan for deres elevers mundtlige og skriftlige eksamener.
Herefter påbegyndes forberedelse af de praktiske forhold herunder fx lokaleplan, opstilling af borde og stole i lokaler
samt IT-opsætning mv. Grundet den løbende aktivitet forbundet med planlægningsarbejdet på eksamensområdet
anvender institutionerne stort set ressourcer til eksamensplanlægning året rundt.
Institutionerne påpeger selv, at forskellige centrale krav er medvirkende til et højt ressourceforbrug, fordi de bidrager
til kompleksitet i eksamensplanlægningen. Fag som fx almen studieforberedelse (stx) og faget studieområdet (hhx)
opleves som særligt ressourcekrævende på grund af det faglige samspil, der ligger til grund for eksamen, og som
skaber forøget kompleksitet i censorsammensætningen. Institutioner med hf-uddannelsen har et særligt højt
ressourceforbrug til eksamensplanlægning per elev, da alle hf-elever skal til prøve i samtlige fag.
Institutionsbesøg samt spørgeskemabesvarelser har dog vist forskelle i ressourceanvendelsen til
eksamensplanlægning, der ikke skyldes forskelle i aktivitetsniveau eller centrale bindinger. Forskellene knytter sig
derimod til forskelle i studieadministrative IT-systemer, personalesammensætning i eksamensplanlægningsrollen
samt forskelle i eksamensplanlæggernes kompetencer. Variationen inden for de tre områder giver, jf. Figur 57
anledning til et samlet effektiviseringspotentiale på DKK 13-18 millioner ud af de samlede omkostninger til
eksamensplanlægning på ca. DKK 48 millioner og udfoldes enkeltvist i nedenstående afsnit.
95
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0096.png
Figur 57 Effektiviseringspotentiale for eksamensplanlægning for gymnasiale uddannelser, avu og fvu
DKK i millioner
13-18
(100%)
5-8
(39%-44%)
4-7
(31-39%)
3
(16-23%)
Er ikke beregnet
Total
Bedre
systemunderstøttelse til
eksamensplanlægning
Optimere personale-
sammensætning
Hæve niveauet
for planlægnings-
kompetencer
Bedre
systemunderstøttelse
på avu
Note: På baggrund af tilgængeligt datamateriale har det ikke været muligt at beregne initiativet på avu, som derfor ikke indgår i det samlede
effektiviseringspotentiale
Kilde: Spørgeskemaundersøgelse; institutionsbesøg; QVARTZ analyse.
Mere effektiv eksamensplanlægning gennem bedre systemunderstøttelse
En central del af eksamensplanlægningen er den systemunderstøttelse, som eksamensplanlæggeren har adgang til.
Systemunderstøttelsen anvendes i løbet af skoleåret til forskellige eksamensrelaterede administrative opgaver, bl.a.
til indberetning af elever til eksamen, samt kommunikation med
Styrelsen for Undervisning og Kvalitet herunder
håndtering af
deres XPRS
14
-filer, der anvendes til at udarbejde institutionens detaljerede eksamensplan.
Der er en række variable, der indgår i eksamensplanen, som understøttes af det anvendte IT-system, herunder hvilke
elever der skal til prøve og hvornår, hvilke lokaler der anvendes til hver eksamen, samt den allokerede eksaminator
og censor. Således er udarbejdelsen af eksamensplanen i den henseende en optimeringsøvelse af disse forhold, og
IT-understøttelsen er central i forhold til at sikre en effektiv proces hertil. Alle institutioner udarbejder en
eksamensplan.
Case: Anvendelse af IT systemet 'Lectio'
Der er ved institutionsbesøgene observeret
Flere af de besøgte institutioner anvender systemet 'Lectio' til
betydelig variation i anvendelsen af god
eksamensplanlægning. Systemet gør det muligt at trække relevante
systemunderstøttelse og dermed betydelig forskel
informationer fra Styrelsen for Undervisning og Kvalitets
i institutionernes ressourceanvendelse til den del
systemudtræk ind i et digitalt planlægningsredskab, som anvendes
af eksamensplanlægningen. Hvor nogle
til at udarbejde elevernes eksamensplan. Systemet reducerer
institutioner anvender op til tre personer i tre uger
fejlratioen via en funktionalitet, der sikrer, at der ikke forekommer
til at udarbejde eksamensplanen, anvender andre
overlap i elevernes eksamensdatoer. Institutioner med systemer
institutioner kun én person til at udarbejde en
uden tilsvarende funktionalitet anvender håndskrevne skemaer med
tilsvarende eksamensplan på ca. tre dage. Den
variablene indført med blyant, således planen kan justeres i takt
afgørende forskel på disse institutioner er
med de forskellige fag-eksamener indplaceres indtil alle er på plads,
anvendelsen af god systemunderstøttelse.
og der ikke er overlap for hverken den enkelte elevs eller lærernes
Institutioner med systemfunktionalitet, der sikrer
planer.
en ressourceeffektiv overførsel af information fra
Styrelsen for Undervisning og Kvalitets XPRS-filer
til institutionens eksamensplan, oplever et betydeligt mindre ressourceforbrug end institutioner uden tilsvarende
funktionalitet. Institutioner med mindre god systemunderstøttelse anvender ofte håndholdte systemer og
regnearksfiler som supplement, hvilket indebærer, at de må indtaste de ovenfor beskrevne variable manuelt i
systemet. For nogle af disse institutioner tager alene den afsluttende indtastning af eksamensplanen op mod tre
dage. For institutioner med god
systemunderstøttelse foregår denne proces automatisk.
14
Navn på filformat anvendt af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet
96
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0097.png
Institutioner, der anvender effektiv systemunderstøttelse, angiver, at de har realiseret væsentlige
effektiviseringspotentialer varierende fra 0,2 til 0,7 årsværk årligt. Med afsæt heri kan øget anvendelse af god
systemunderstøttelse på tværs af institutioner bidrage til et effektiviseringspotentiale på DKK 5-8 millioner.
Forbedringsforslag D1: Mere effektiv eksamensplanlægning gennem bedre systemunderstøttelse
Forslag:
Institutionerne kan med fordel i højere udstrækning anvende bedre systemunderstøttelse til
eksamensplanlægning. Det anvendte IT-system er helt centralt i planlægningsprocessen, og institutioner med god
systemunderstøttelse til eksamensplanlægning anvender således markant færre ressourcer hertil. En øget
anvendelse af bedre systemunderstøttelse indebærer, at den enkelte medarbejder undgår unødige manuelle
processer, hvor individuelt udviklede regneark eller alternative papirløsninger anvendes som supplement.
Potentiale:
DKK 5-8 millioner årligt, svarende til 11-17 pct. af de samlede omkostninger hertil, heraf er DKK 1-2
millioner fra de almene gymnasier, DKK 2-3 millioner fra VUC'erne og DKK 2-3 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er alle institutioner, der ved planlægning af gymnasiale
eksamener, ikke i dag anvender driftseffektive IT- systemer.
Beregningsforudsætninger:
Beregningen af potentialet forudsætter, at alle institutioner har mulighed for at anvende
driftseffektiv systemunderstøttelse, da der under institutionsbesøg ikke er observeret begrænsninger på
implementeringen heraf. Beregningen af potentialet er baseret på en gennemsnitlig reduktion i
ressourceanvendelsen på 0,4-0,5 årsværk per ca. 850 årselever, angivet af institutioner under institutionsbesøg.
Det er ligeledes på baggrund af institutionsbesøg samt interview med ekspert forudsat, at initiativet kan udbredes
til 10 pct. af de almene gymnasier, og til 25 pct. af henholdsvis de erhvervsrettede handels-, tekniske-, og
kombinationsskoler, da de i dag ikke anvender en tilstrækkelig effektiv systemunderstøttelse. VUC'erne anvender
alle systemet LODUS, som institutionerne vurderer ikke i tilstrækkelig grad supporterer en effektiv planlægning.
Det indebærer at der er for alle VUC'er gælder, at der kan ske en mere effektiv systemunderstøttelse.
I beregningen anvendes en vægtet timepris på DKK 255 for en eksamensplanlægger, vægtet med en fordeling af
60 pct. HK-personale og 40 pct. AC-personale, hvilket reflekterer den fordeling, der er observeret under
institutionsbesøg.
Mere effektiv eksamensplanlægning gennem optimeret personalesammensætning
Der er betydelig variation i forhold til hvilke personaletyper, der anvendes til eksamensplanlægning på tværs af
institutionerne. Hvor eksamensplanlæggeren på de fleste institutioner er HK-medarbejdere, anvender mange
institutioner også AC-medarbejdere til samme opgave. Institutionerne angiver, at medarbejdertypen, der varetager
eksamensplanlægning, ikke har nogen betydning for kvaliteten i eksamensplanlægningen. Dette er blevet bekræftet
på institutionsbesøgene, hvor god og mindre god eksamensplanlægning ikke har haft sammenhæng med
eksamensplanlæggerens medarbejderkategori.
Variationen i typen af anvendte medarbejdere til eksamensplanlægning er primært drevet af, at mange institutioner
ikke har truffet et bevidst valg vedrørende eksamensplanlæggerrollen. Hvor nogle institutioner bevidst er gået over til
at anvende HK-medarbejdere til størstedelen af de administrative opgaver, herunder eksamensplanlægning, er rollen
i andre institutioner tilfaldet medarbejdere mere tilfældigt. I disse institutioner varierer eksamensplanlæggeren fra
fysiklærere til vicerektorer, med et forholdsvist højere omkostningsniveau til følge.
Der eksisterer således et potentiale ved at
konvertere eksamensplanlægningspersonalet fra
AC-medarbejdere til HK-medarbejdere på tværs
af institutionerne – uden kvalitetsforringelse til
følge. Det samlede effektiviseringspotentiale
realiseres gennem den lavere timepris for
medarbejdere, der varetager
eksamensplanlægningsrollen.
Case: HK-medarbejdere til eksamensplanlægning
På en af de besøgte institutioner har man bevidst fravalgt AC-
medarbejdere til eksamensplanlæggerrollen. Institutionen påpeger,
at HK-medarbejdere er betydeligt mere effektive til administrative
opgaver, og institutionen har derfor valgt at anvende en dygtig HK-
medarbejder. Institutionen har yderligere valgt at bruge ressourcer
på at oparbejde medarbejderens kompetencer gennem
træningskurser samt deltagelse ved konferencer.
97
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0098.png
Forbedringsforslag D2: Mere effektiv eksamensplanlægning gennem optimeret personalesammensætning
Forslag:
Institutionerne kan med fordel i større udstrækning anvende HK-personale frem for AC-medarbejdere til
udarbejdelse af eksamensplanen mv. da medarbejderkategorien ikke har betydning for kvaliteten i
eksamensplanlægningen. En øget anvendelse af HK-personale kan bidrage til et effektiviseringspotentiale,
gennem en lavere realiseret timepris.
Potentiale:
DKK 4-7 millioner årligt, svarende til 9-15 pct. af de samlede omkostninger hertil, heraf er DKK 1-2
millioner fra de almene gymnasier, DKK 2-3 millioner fra VUC'erne og DKK 1-2 millioner fra erhvervsskolerne
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er institutioner, der anvender AC-personale til
eksamensplanlægning, svarende til ca. 40 pct. af institutionerne. Initiativet er relevant på tværs af institutionstyper,
dog kan små institutioner med få studieadministrative ressourcer være begrænsede i at implementere initiativet til
fulde.
Beregningsforudsætninger:
Til beregning af effektiviseringspotentialet for optimeret personalesammensætning
tages udgangspunkt i, at eksamensplanlægning i dag foretages af 60 pct. HK-medarbejdere og 40 pct. AC-
medarbejdere, observeret under institutionsbesøg. Omkostningerne til eksamensplanlægning afspejler således
denne vægtning i timeprisen. Der anvendes en timepris for en AC-medarbejder på DKK 345 og en timepris for en
HK-medarbejder på DKK 195.
Beregningen forudsætter, at institutioner med små studieadministrationer kan være begrænsede i at konvertere
deres AC-medarbejdere til HK-medarbejdere, og potentialet er således beregnet med en fremtidig
personalefordeling på 75-85 pct. HK-medarbejdere. Det antages i øvrigt, at der opnås fuld årsværksudnyttelse,
selvom konverteringen angår ikke-fulde årsværk.
Mere effektiv eksamensplanlægning ved at hæve niveauet for planlægningskompetencer
Ser man bort fra de systemmæssige forskelle og begrænsninger institutionerne imellem, er der betydelig variation i
den tid, institutionerne anvender til eksamensplanlægning, som skyldes institutionernes forskellige niveau af
eksamensplanlægningskompetencer. Under institutionsbesøgene er der observeret en betydelig variation i den tid,
der anvendes til udarbejdelse af selve eksamensplanen uafhængigt af systemtilgængelighed og elevgrundlag.
Forskellen skyldes i vid
udstrækning varieret erfaring med og kompetencer i forhold til selve udarbejdelsen af
eksamensplanen. Konkret indebærer den observerede forskel typisk variation i forhold til tre forhold. For
det første
kræver eksamensplanlægningen en vis udstrækning af erfaring hos de medarbejdere, der udfører opgaven.
Institutionerne påpeger, at 2-3 års anciennitet er
Case: Effektiv udarbejdelse af eksamensplanen
afgørende for at blive fortrolig og dygtig til at
På de besøgte institutioner er der stor variation i den tid der
overskue og orkestrere den relativt omfangsrige
anvendes til eksamensplanen. De tidseffektive institutioner er
planlægningsopgave. En overlevering af opgaven
kendetegnet ved et ledelsesmæssigt fokus på effektiv drift og sikring
skal således ideelt ske gradvist frem for fra den
af, at medarbejdere anvender de mest hensigtsmæssige metoder og
ene dag til den anden. For det andet kræver
arbejdsgange. På disse institutioner betyder det bl.a. at
eksamensplanlægningen, at medarbejderen er
eksamensplanlæggeren er karakteriseret ved følgende:
kvalificeret hertil, hvilket kan opnås ved deltagelse
i netværk med andre eksamensplanlæggere samt
Udelukkende en administrativ rolle
deltagelse i kurser og seminarer vedrørende
Aktiv deltagelse i netværk med andre
systemhåndtering mv. Endelig handler det om at
eksamensplanlæggere på lokale institutioner samt erfa-
have flair og interesse for at dygtiggøre sig. Der er
grupper
fra besøgene flere eksempler på dygtige
Deltagelse i kurser og seminarer i systemhåndtering
eksamensplanlæggere, som ganske detaljeret
samt anvendelse af systemhåndbøger med deling af
kan gennemgå -og velargumenteret fortælle om
bedste praksis
processen samt dele 'tips og tricks' i forhold til at
lave en god og effektiv eksamensplan for både
elever, eksaminatorer og censorer.
98
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0099.png
Forbedringsforslag D3: Mere effektiv eksamensplanlægning ved at hæve niveauet af
planlægningskompetencer
Forslag:
Institutionerne kan med fordel i større udstrækning gennemføre et generelt løft i deres
eksamensplanlægningskompetencer og systemkendskab. Institutioner med fokus på at oparbejde kompetencer til
eksamensplanlægning har et lavere ressourceforbrug end institutioner, der ikke har haft fokus herpå.
Kompetenceløftet kan sikres igennem regelmæssig deltagelse i vidensdeling på tværs af institutioner, deltagelse i
kurser og konferencer om det anvendte IT system samt aktiv anvendelse af systemhåndbøger.
Potentiale:
ca. DKK 3 millioner årligt, svarende til ca. 7 pct. af de samlede omkostninger hertil, heraf er ca. DKK 1
million fra de almene gymnasier, ca. DKK 1 million fra VUC'erne og ca. DKK 1 million fra erhvervsskolerne
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er alle institutioner, som i dag ikke har fokus på at sikre en effektiv
eksamensplanlægningsproces, hvilket gælder alle institutionstyper samt både store og små institutioner, da der
ikke er observeret nogen bias.
Beregningsforudsætninger:
Beregningen er baseret på en skala for institutionernes anvendte tid til udarbejdelse af
eksamensplanen – en aktivitet gennemført årligt af samtlige institutioner og betragtes som sammenlignelig samt
repræsentativ for institutionernes kompetenceniveau.
Potentialet er vurderet på baggrund af en variation i den anvendte tid fra knap en uge til mere end tre uger. På
baggrund af stikprøven af besøgsinstitutioner er der observeret en bred spredning på tværs af institutioner, dog
med en lille overvægt af institutioner i den høje ende. Ud fra et forsigtighedsprincip antages det i beregningen, at
institutionerne fordeler sig ligeligt på denne skala, og det vurderes, at institutioner, der anvender mere end en uge
til at planlægge eksamen, reducerer deres tidsforbrug til opgaven svarende til en uge.
Bedre systemunderstøttelse på avu
Planlægning af mundtlige eksamener på avu adskiller sig fra mundtlige eksamener på de gymnasiale uddannelser,
idet de ikke planlægges centralt i regi af
Styrelsen for Undervisning og Kvalitet.
Hvor skriftlige eksamener på avu
organiseres på samme vis som gymnasiale uddannelser, foregår eksamensplanlægning af mundtlige eksamener på
decentral vis – styret og drevet af de enkelte institutioner.
Censuren til de mundtlige eksamener organiseres
Case: Eksamensplanlægning på et VUC
således af institutionerne selv, og fordelingen af
Hos en af de besøgte institutioner blev der anvendt et halvt årsværk
censorer til eksamener foregår via lokale
til at planlægge mundtlige eksamener på avu. Størstedelen af den
arrangerede 'censorringe'. Censorringene
tid gik med at sikre censur til institutionens egne eksamener samt at
inkluderer andre institutioner, der også udbyder
allokere og koordinere censorer på tværs af institutionerne.
avu-fag, og i fællesskab allokerer de censorer på
Anvendte systemer til denne proces bestod af excel-filer samt
tværs af institutionerne i forhold til institutionernes
diverse optegninger af institutionernes censorallokering.
individuelle behov. Oftest er der en institution, der
er primus motor for censorringen, og det er typisk
herfra, at møderne koordineres og afholdes. Det er også her medlemmerne af censorringen mødes hvert år for at
kortlægge næste års forventede censurbehov og allokere censorer på tværs af institutionerne. Resultatet af disse
møder er en plan for censorbytte institutionerne imellem.
Eksamensplanlægning på avu har ikke noget understøttende IT-system, og der anvendes meget manuelle og
håndholdte processer hertil. Mange af de institutioner, der udbyder avu, udbyder også gymnasiale uddannelser i form
af gymnasiale enkeltfag og 2-årigt hf, hvor tilgængeligheden af effektiv systemunderstøttelse i nogle tilfælde er til
stede. Eksamensplanlæggere på disse institutioner efterlyser således ofte et tilsvarende system, der kan anvendes til
eksamensplanlægning på avu. Bedre systemunderstøttelse på avu vil kunne bidrage til en mere effektiv koordinering
og planlægning af mundtlige eksamener, men det har ikke været muligt på baggrund af tilgængeligt datamateriale at
beregne et entydigt effektiviseringspotentiale.
99
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0100.png
7.4.2
Optimeret anvendelse af eksamensvagter
Eksamensvagter anvendes som tilsyn ved skriftlige
eksamener samt ved eksaminanders forberedelseslokaler
til de mundtlige eksamener. Den primære opgave er at
sikre ro og orden under eksamensafholdelsen samt sikre,
at skolens og Undervisningsministeriets regler og
eksamensbetingelser overholdes. Institutionernes
samlede udgift til eksamensvagter beløber sig til ca. DKK
48 millioner årligt.
Institutionsbesøg samt institutionernes
spørgeskemabesvarelser har vist betydelige forskelle i
anvendelsen af eksamensvagter. Variationen er primært
observeret inden for to forhold og inkluderer:
Figur 58 Effektiviseringspotentiale for eksamensvagter
for gymnasiale uddannelser, avu og fvu
DKK i millioner
10-15
(100%)
6-10
(60-67%)
4-5
(33-40%)
Institutionernes anvendelse af personaletype.
Total
Øge anvendelsen
Reducere antal
Driftseffektive institutioner anvender eksternt
af eksternt tilknyttet
eksamensvagter
personale
personale som eksamensvagter, hvor andre
institutioner anvender internt personale, med
Note: Reducere antal eksamensvagter inkluderer bade praksis og
højere lønomkostninger til følge
lokaleanvendelse
Institutionernes generelle praksis for anvendelse
Kilde: Spørgeskema undersøgelse; institutionsbesøg
af eksamensvagter, herunder fx anvendelse af
store lokaler, varierer også institutionerne imellem og har betydning for omfanget af forbruget af anvendte
eksamensvagter
Institutioner, som er driftseffektive, anvender udelukkende eksternt tilknyttet personale til eksamensvagter og formår
at anvende relativt få eksamensvagter per eksamen som følge af facilitetsudnyttelse og generelt god praksis. Den
observerede variation på tværs af institutionerne i anvendt type og omfang af eksamensvagter udfoldes i følgende
afsnit. Forbedringstiltag på begge områder kan jf. Figur 58 bidrage til et samlet effektiviseringspotentiale på 10-15
millioner årligt, svarende til 21-31 pct. af omkostningerne hertil.
Øge anvendelsen af eksternt tilknyttet personale som eksamensvagter
Der er betydelig variation
i forhold til, hvilken type af personale, institutionerne anvender som eksamensvagter. Hvor
nogle institutioner angiver, at de primært anvender internt personale, herunder undervisningsrelaterede
medarbejdere og administrativt personale, angiver andre institutioner, at de kun anvender eksternt personale. En
sidste gruppe af institutioner anvender en kombination af både interne medarbejdere og eksternt tilknyttet personale,
hvor
eksamensvagttimer udgør en mulighed for at fylde lærernes timer ud i eksamensperioden. Det vurderes dog
ikke at være en hensigtsmæssig måde at udfylde lærernes arbejdstid på.
De institutioner, der anvender eksterne eksamensvagter, har adgang til en gennemsnitlig lavere timepris per
eksamensvagtstime og har derfor samlet set lavere lønomkostninger forbundet med eksamenstilsyn til følge. Disse
institutioner anvender overvejende studerende typisk tilknyttet via et bureau eller pensionister fra bureau eller fra
institutionens eget netværk. Afhængig af, hvilken model institutionen anvender, varierer den gennemsnitlige eksterne
timepris i intervallet DKK 100-160 per time, men uanset placeringen i dette interval er den eksterne timepris lavere
end for de interne medarbejdere, i særdeleshed for
undervisningsressourcerne.
Case: Et lokalt netværk af pensionister
Institutioner, der anvender eksternt tilknyttede
eksamensvagter, angiver, at de har realiseret
betydelige omkostningseffektiviseringer som følge
heraf. En konvertering af eksamensvagter fra internt
personale til eksternt på tværs af samtlige
institutioner vil bidrage til et betydeligt
effektiviseringspotentiale på DKK 6-10 millioner
årligt.
En af de besøgte institutioner anvender en liste med lokale
pensionister, som tilkaldes hvert år, når der er behov for tilsyn til
eksamen. Pensionisterne sørger yderligere for at rekruttere andre
pensionister til hvervet, således at institutionen altid har en
beholdning af eksternt tilknyttet personale til rådighed, som de
betaler ca. DKK 100 i timen for. Institutionen påpeger, at de har
realiseret et betydeligt effektiviseringspotentiale, uden at gå på
kompromis med kvaliteten.
100
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0101.png
Forbedringsforslag D4: Øge anvendelsen af eksternt tilknyttet personale som eksamensvagter
Forslag:
Institutionerne kan med fordel i højere grad kan anvende eksternt knyttet personale som eksamensvagter
frem for interne administrations- og undervisningsrelaterede medarbejdere, da timeprisen er betydeligt lavere.
Institutioner, der anvender eksternt tilknyttet personale, har haft gode erfaringer hermed og har realiseret et
betydeligt potentiale, uden kvalitetsforringelser til følge. Pensionister eller studerende kan med fordel anvendes,
dog vil eksamensvagter tilknyttet via et bureau forventeligt være dyrere.
Potentiale:
DKK 6-10 millioner årligt, svarende til 13-21 pct. af de samlede omkostninger hertil, heraf er DKK 3-5
millioner fra de almene gymnasier, DKK 1-2 millioner fra VUC'erne og DKK 2-3 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for bedringsforslaget er institutioner, som anvender internt personale som
eksamensvagter. Det gælder for alle institutionstyper, som udbyder gymnasiale eksamener og/eller avu- og fvu
eksamener.
Beregningsforudsætninger:
Institutionerne har i spørgeskemabesvarelser angivet, at der anvendes tre typer af
eksamensvagtpersonale, herunder internt administrativt personale, undervisningsrelateret personale og eksternt
tilknyttet personale og at fordelingen af anvendt personaletype er henholdsvis ca. 2 pct., 18 pct., og 80 pct. Input
fra institutionsbesøgene indikerer dog en mindre brug af undervisningsrelateret medarbejdere, og der er således,
ud fra et forsigtighedsprincip, anvendt en fordeling på 10 pct. internt administrativt personale, 10 pct.
undervisningsrelateret personale og 80 pct. eksternt tilknyttet personale i beregningen af potentialet.
Initiativet er ikke påvirket af komplicerende faktorer forbundet med institutionstype eller størrelse. Beregningen
forudsætter således en fuld konvertering af eksamensvagtpersonale fra internt personale til eksternt personale,
altså en fremtidig anvendelse af eksternt tilknyttede eksamensvagter på 100 pct.
For undervisningsrelaterede medarbejdere samt internt administrativt personale er potentialet er beregnet med en
timepris for en AC-medarbejder på DKK 345 og en timepris for en HK-medarbejder på DKK 195. Intervallet i
potentialet afspejler en anvendt timepris for eksternt personale på mellem DKK 100 (svarende til en timepris for
personale, der typisk ikke er tilknyttet et bureau) og DKK 160 (der afspejler timeprisen for personale tilknyttet et
bureau). Timerpriserne er indhentet via institutionsbesøg.
Reducere antal eksamensvagter gennem anvendelse af større lokaler til skriftlige eksamener
Delanalysen vedrørende eksamensvagter afdækker to forbedringstiltag, der er relateret til en reduktion i antallet af
eksamensvagter. Det første vedrører de fysiske rammer, hvor
eksamener afvikles, da disse er definerende for
omfanget af institutionernes eksamensvagtanvendelse. Institutioner, der har adgang til lokaler med plads til mere end
50 elever, har mulighed for at samle mange elever i et lokale og holde antallet af elever per eksamensvagt relativt
højt sammenlignet med institutioner, der afvikler eksamen i små lokaler. Der er dog betydelig variation i den grad,
institutionerne formår at udnytte deres faciliteter til fulde. Hvor nogle
institutioner samler eksamener på tværs af fag i
samme lokale og derigennem opnår stordriftsfordele, vælger andre institutioner at afholde eksamenerne adskilte og
må således indimellem tage undervisningslokaler i brug. I og med der som minimum skal være to eksamensvagter til
stede per lokale, er der – på trods af i udgangspunktet sammenlignelige fysiske faciliteter – variation i anvendelsen af
eksamensvagter fra otte til 25 elever for hver eksamensvagt.
Institutionsbesøgene gav også anledning til en række
observationer i forhold til de hensyn, der ligger til grund for, at
institutionerne alligevel vælger at adskille fag til eksamen og
afvikle eksamener i mindre lokaler. Hensyn inkluderer bl.a. ro
og orden under eksamen samt mindre kompleksitet i forhold
til uddeling af forskellige papirer mv. Institutioner med flere
lokaliteter angiver endvidere ofte hensyn om, at eleven ikke
skal rejse for langt til afholdelsesstedet eller foretage
eksamen et andet sted, end de er vant til at færdes.
Flere
institutioner beder dog gerne eleverne rejse længere
afstande end den afstand eleverne rejser til daglig, mens
Case: Fuldt udbytte af store lokaler
På en af de besøgte institutioner udnyttes hallen til fulde
i forbindelse med skriftlige eksamener ved at afholde
eksamen på tværs af fag. Yderligere påpeger
institutionen at de tager vestibuler, kantiner og andre
åbne (men isolerede) områder i brug, når hallen er
optaget. Institutionens fokus på driftseffektivitet i
forbindelse med skriftlige eksamener har medført at
institutionen i dag formår at anvende en eksamensvagt
per 30 elever.
101
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0102.png
andre ikke ønsker at flytte eksamen fra institutionen
,
da fx skolebussen ikke kører til afholdelsesstedet.
Det andet tiltag vedrører den forskel, der findes i praksis for generel eksamensvagtsanvendelse. Hvor institutioner
med fokus på driftseffektivitet anvender én eksamensvagt for hver 30 elever, allokerer andre institutioner helt ned til
én eksamensvagt for hver 14 elever. En ensretning
i praksis kan medføre en reduktion i antallet af anvendte
eksamensvagter per eksamen og bidrage til et samlet effektiviseringspotentiale.
De to initiativer kan samlet set medføre et effektiviseringspotentiale på DKK 4-5 millioner årligt.
Forbedringsforslag D5-6: Reducere antallet af eksamensvagter gennem anvendelse af større lokaler samt
ensretning af praksis
Forslag:
Institutionerne kan med fordel for at reducere omfanget af anvendelsen af eksamensvagter i) i højere
grad udnytte store eksamenslokaler, hvor de er tilgængelige og ii) ensrette den generelle praksis for antallet af
elever per eksamensvagt. Institutioner med adgang til store lokaler kan afholde skriftlig eksamen for flere fag på
samme tid og derigennem reducere anvendelsen af eksamensvagter per elev. Ligeledes kan institutioner, der
grundet deres praksis, principper eller regler anvender relativt flere eksamensvagter per eksamen, reducere
anvendelsen af eksamensvagter generelt.
Potentiale:
DKK 4-5 millioner årligt, svarende til 7-10 pct. af de samlede omkostninger hertil, heraf er ca. DKK 2
millioner fra de almene gymnasier, ca. DKK 1 million fra VUC'erne og DKK 1-2 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er institutioner, der har adgang til lokaler med plads til mere end
50 elever og ikke anvender dem til fulde i dag, samt institutioner som anvender flere eksamensvagter end én for
hver 25 elever. Initiativet er relevant på tværs af forskellige institutionstyper, som afholder gymnasiale eksamener
og/eller avu- og fvu eksamener.
Beregningsforudsætninger:
Til beregning af reduceret eksamensvagtanvendelse gennem større lokaler og
ændring i praksis vurderes det, på baggrund af observationer fra institutionsbesøg, at op mod halvdelen af
institutionerne har adgang til lokaler med plads til mere end 50 elever, og dermed er relevante for initiativerne. På
baggrund af stikprøven af besøgsinstitutioner er der observeret en bred spredning på tværs af disse institutioner,
fra en eksamensvagt per 8 elever til en eksamensvagt per 30 elever. Ud fra et forsigtighedsprincip antages det i
beregningen, at institutioner, der anvender mere end en eksamensvagt per 20-25 elever kan reducere deres
anvendelse til dette niveau.
Baseret på spørgeskemabesvarelser samt institutionsbesøg er der i beregningen af timeprisen for en
eksamensvagt anvendt en vægtning på 10 pct. intern administration, 10 pct. undervisningsrelateret medarbejdere
og 80 pct. eksternt tilknyttet personale. Spørgeskemabesvarelser angiver en fordeling på henholdsvis. 2 pct.,18
pct., og 80 pct., men på baggrund af institutionsbesøg, der indikerede en mindre brug af undervisningsrelateret
medarbejdere samt ud fra et forsigtighedsprincip, er den anvendte vægtning justeret, med et lavere
effektiviseringspotentiale som følge. I vægtningen indgår en timepris for eksternt personale på mellem DKK 100-
160, indhentet via institutionsbesøg.
7.4.3
Øvrige driftsforbedringsinitiativer
Foruden eksamensplanlægningen og anvendelsen af eksamensvagter er der nogle øvrige driftsforbedringsinitiativer,
påpeget af forskellige institutioner, der kan reducere den tid censorer anvender til mundtlige eksamener. Det første
initiativ vedrører en optimeret censorudnyttelse ved, at institutionerne i deres eksamensplanlægning kæder flere
eksamener sammen på tværs af hold, således at hver enkelt censor kan nå at afholde flere eksamener, mens
vedkommende er til stede på afholdelsesinstitutionen, og den pågældende institution kan reducere antallet af
anvendte censorer.
Det andet initiativ vedrører optimering af censoranvendelse, ved at institutionen i eksamensplanlægningen sikrer
'fulde' censordage, således at censorers dage så vidt muligt er fyldt op med eksamener, mens de er på institutionen. I
forbindelse med institutionsbesøgene er der observeret variation i forhold til, hvad institutionerne kendetegner som
en 'fuld' censordag, og en ensretning heri kan medføre en betydeligt bedre censoranvendelse samlet set.
102
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0103.png
Det tredje og sidste initiativ handler om muligheden for at anvende videokonference ved mundtlige eksamener,
således at censor kan deltage ved eksamen via skærm og dermed undgå at foretage lange og omkostningstunge
rejser til afholdelsesinstitutionen. Samlet set indebærer de øvrige driftsforbedringsinitiativer et
effektiviseringspotentiale på DKK 24-39 millioner, jf. Figur 59.
Figur 59 Effektiviseringspotentiale for øvrige driftsforbedringsinitiativer
DKK i millioner
24-39
(100%)
5
(13-22%)
4
(10-16%)
15-30
(63-77%)
Total
Optimere antal kædede hold
Optimere antal elever
til eksamen per dag
Reducere zone 4 rejser ved
anvendelse af videokonference
Kilde: Styrelsen for Undervisning og Kvalitets censurplaner 2013/14; institutionsbesøg; QVARTZ analyse
Optimere antal kædede hold
I udarbejdelsen af eksamensplanen planlægger institutionerne som udgangspunkt deres mundtlige eksamenshold i
kæder med henblik på at skabe mere sammenhængende og hensigtsmæssige censorarbejdsdage. Der er
observeret store forskelle i forhold til, i hvilken grad institutionerne gør dette, samt hvor bevidste de er om den
ressourceanvendelse, som er resultatet af deres udarbejdede eksamensplan.
Institutioner, der opnår den største driftseffektivitet i censoranvendelse, angiver, at de er drevet af et ønske om at
sikre hensigtsmæssige censorarbejdsdage samt af at være økonomisk bevidste om de ressourcer, institutionen
anvender til eksamensafholdelse. Andre institutioner er primært styret af at skabe hensigtsmæssige arbejdsdage for
censorerne og indtænker i meget begrænset omfang de økonomiske konsekvenser ved censoranvendelsen i
planlægningen.
Institutioner med fokus på at optimere censoranvendelsen opnår årligt en reduktion i censoranvendelsen svarende til
i gennemsnit 10 censorer per 800 årselever. Institutioner, der kæder eksamener sammen i mindre grad, opnår
tilsvarende lavere reduktion i censoranvendelse. Ensretning i variationen for anvendelse af kæder kan bidrage med
et effektiviseringspotentiale på ca. DKK 5 millioner gennem en reduceret anvendt censortid samt reduktion i
tilhørende rejsetids- og transportomkostninger.
Forbedringsforslag D7: Øvrige driftsforbedringsinitiativer: Reducere censoranvendelse ved at optimere antal
kædede hold
Forslag:
En række institutionerne kan med fordel i højere grad i eksamensplanlægningen kæde flere eksamener
sammen på tværs af hold og derigennem optimere anvendelsen af censorernes tid, mens de er tilstede på
afholdelsesinstitutionen. I dag anvender institutionerne allerede kæder i eksamensplanlægningen, men der er stor
variation i graden af anvendelsen heraf institutionerne imellem.
Potentiale:
ca. DKK 5 millioner årligt, svarende til ca. 2 pct. af de samlede omkostninger hertil, heraf er ca. DKK 2
millioner fra de almene gymnasier, ca. DKK 2 millioner fra VUC'erne og ca. DKK 1 million fra erhvervsskolerne.
103
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0104.png
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er institutioner, der i dag ikke fokuserer på at reducere
censoranvendelsen ved at kæde de hold, som det er oplagt at slå sammen, gældende alle institutionstyper samt
både store og små institutioner, da der ikke er observeret nogen bias.
Beregningsforudsætninger:
Forbedringspotentialet er baseret på observationer i forbindelse med institutionsbesøg
af god praksis på bl.a. en mellemstor institution med 800 årselever, hvor der i gennemsnit kunne opnås en
reduktion på 10 censorer ved mere hensigtsmæssig planlægning og afvikling af eksamenerne. Andre institutioner,
der i mindre grad kæder eksamener sammen, opnår en årlig censorreduktion på 2-6 censorer per 800 årselever.
Det er på baggrund af denne observerede variation, at potentialet er beregnet. På baggrund af institutionsbesøg er
det forudsat, at 40 pct. af institutionerne kæder eksamener sammen, således at de opnår fuld censorudnyttelse, og
at de resterende 35 pct. og 25 pct. af institutionerne, som er målgruppe for initiativet, forventes at kunne reducere
censoranvendelsen med henholdsvis 4 og 8 censorer per 800 årselever. Potentialet er således beregnet ved at
antage at de institutioner, som ikke i tilstrækkelig grad kæder eksamener, opnår en censorreduktion svarende til
de institutioner, som formår at reducere 10 censorer for hver 800 årselever.
Optimere antal elever til mundtlig eksamen per dag
I planlægningen af eksamener anvender institutionerne forskellig praksis for, hvor mange mundtlige eksamener der
kan afholdes i forlængelse af hinanden. Der findes kun for enkelte fag, fx faget fysik, centrale regler på området,
hvilket medfører betydelig variation i antallet af eksamener, der afvikles per dag. Hvor nogle institutioner planlægger
en fuld eksamensdag som 11 individuelle eksamener af 30 min varighed, er der i forbindelse med institutionsbesøg
observeret tilfælde på institutioner, der planlægger en eksamensdag med helt op til 15 individuelle eksamener.
Nogle institutioner angiver, at lange eksamensdage går ud over kvaliteten af eksaminatorers og censorers
bedømmelse og dermed elevernes retssikkerhed. God praksis for antallet af eksamener er ifølge den brede gruppe
af institutioner således ikke at gennemføre 15 eksamener per dag, dog er det muligt at afholde eksamensdage med
mere end 11 individuelle eksamener. En generel forøgelse af antallet af elever, der er til mundtlig eksamen per dag,
kan medføre en reduktion i antallet af anvendte censordage og dermed bl.a. reducere censorernes rejsetids-, hotel-
og transportomkostninger.
Forbedringsforslag D8: Øvrige driftsforbedringsinitiativer: Reducere censoranvendelsen ved at optimere
antal elever til eksamen per dag
Forslag:
Institutionerne kan med fordel i højere grad i eksamensplanlægningen tilrettelægge eksamensdage med
et antal individuelle eksamener, der optimerer censorernes tid og mindsker spildtid mellem eksamener. En generel
forøgelse af antallet af elever til eksamen per dag på tværs af alle institutioner kan udløse effektiviseringer på hele
censordage samt tilhørende rejsetids-, hotel- og transportomkostninger.
Potentiale:
ca. DKK 4 millioner årligt, svarende til ca. 1,5 pct. af de samlede omkostninger hertil, heraf er DKK 2
millioner fra de almene gymnasier, DKK 1 million fra VUC'erne og DKK 1 million fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er alle institutioner, som i dag ikke har et bevidst fokus på at
optimere antallet af elever til eksamen per dag. Det gælder alle institutionstyper herunder både store og små
institutioner.
Beregningsforudsætninger:
Forbedringspotentialet er baseret på en variation i antallet af elever institutionerne har
til eksamen fra 11 til 15 elever per dag, observeret under institutionsbesøg. Grundet institutionernes forskellige
udgangspunkter i forbindelse med denne praksis, er potentialet baseret på en forøgelse af 0,5 elev per dag. Det
antages, at forøgelsen i 10 pct. af tilfældene udløser en reduktion på én censordag. Dette resulterer i en samlet
reduktion på ca. 1000 censordage årligt, og inkluderende omkostninger i forbindelse med censorernes anvendt tid,
rejsetids-, transport- og hotelomkostninger svarer dette til et effektiviseringspotentiale på ca. DKK 3500 per
reduceret censordag.
I beregning af omkostninger til censorers anvendte tid anvendes en vægtet gennemsnitsløn af lønninger på
gymnasiale uddannelser, og der antages en arbejdsdag på 7,4 timer. Rejsetid beregnes med en timetakst på DKK
345 samt en gennemsnitlig rejsetid på 1,75 time, baseret på rejsetidstakster angivet i Styrelsen for Undervisning
og Kvalitets censurplaner. En gennemsnitspris for en hotelovernatning antages at være DKK 900.
104
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0105.png
Anvendelse af videokonference til mundtlige eksamener
Kravet om en ensartet national studentereksamen på tværs af Danmarks landsdele indebærer bl.a., at censorer
rejser betydelige afstande for at afholde mundtlige eksamener på andre institutioner. Disse rejser udgør samlet set
omkostninger på ca. DKK 52 millioner i form af løn til censor under rejse samt tilhørende transport- diæt og
hotelomkostninger. For ekstra lange rejser (zone 4 rejser), svarende til en rejse fra fx København til Sønderborg,
tildeles censorer to ekstra arbejdsdage i tillæg til den direkte tid, der anvendes til eksamensafholdelse. Dette udgør et
betydeligt ressourceforbrug. Ud af de samlede omkostninger for censorers rejsetid og transport, udgør ekstra lange
rejser knap 60 pct.
Case: Lange censorrejser til små hold
Anvendelse af videokonference til mundtlige eksamener,
hvor censorer er til stede virtuelt via en skærm, kan reducere
omkostninger forbundet med censorers rejsetid og transport.
Institutionerne angiver, at muligheden for anvendelse af
videokonference er realistisk i forhold til det eksisterende
tekniske behov, som videokonference ville nødvendiggøre,
og hvis gennemførelse derfor ikke umiddelbart påkræver
nævneværdige investeringer. Institutionerne angiver i
forbindelse med de aflagte institutionsbesøg også, at
censordeltagelse i eksamen via videokonference ikke vil
have kvalitetsmæssige konsekvenser for eksamen. En
anvendelse af videokonference til mundtlige eksamener, der
ellers ville indebærer en zone 4 rejse, kan bidrage med et
effektiviseringspotentiale på DKK 15-30 millioner afhængig
af udbredelsesgraden
15
.
Flere institutioner angiver, at anvendelsen af
videokonference ved mundtlige eksamener er et
interessant initiativ at forfølge, særligt til anvendelse ved
eksamener, hvor der rejses lange afstande til
eksamener med ganske få elever. Hos en af de besøgte
institutioner havde institutionen oplevet en rejse til
Bornholm fra Sjælland for at være censor for en enkelt
elev.
Institutionerne angiver generelt en interesse i ikke at
skulle sende deres lærere for langt væk og ser
videokonference som en god løsning, som ikke
indebærer en kvalitetsmæssig forringelse af eksamen.
Institutionerne angiver dog, at censors deltagelse via en
skærm kan medvirke til at gøre eksamensoplevelsen
mindre personlig
.
Forbedringsforslag D9: Øvrige driftsforbedringsinitiativer: Anvendelse af videokonference til mundtlige
eksamener med lang rejsetid (zone 4)
Forslag:
Institutionerne kan med fordel i samarbejde med Undervisningsministeriet i videre udstrækning
undersøge muligheden for at anvende videokonference til mundtlige eksamener, således at censorer undgår de
meget lange rejser i forbindelse med eksamensafholdelse. Initiativet kan medføre reducerede rejsetids- hotel- og
transportomkostninger for censorer, og der er ved samtlige institutionsbesøg observeret en positiv indstilling hertil.
Potentiale:
DKK 15-30 millioner årligt, svarende til 29-58 pct. af de samlede omkostninger hertil, heraf er DKK 7-14
millioner fra de almene gymnasier, DKK 5-11 millioner fra VUC'erne og DKK 3-5 millioner fra erhvervsskolerne.
Målgruppe:
Målgruppen for forbedringsforslaget er alle institutioner, som gennemfører mundtlige gymnasiale
eksamener.
Beregningsforudsætninger:
Initiativet kan som udgangspunkt udbredes til alle institutioner og alle rejser, men er
her beregnet på baggrund af, at kun de ekstra lange rejser (zone 4) erstattes. De udgør ca. 10 pct. af de samlede
rejser, men udgør størstedelen af rejsetids-, transport og hotelomkostningerne. Internvallet i potentialet afspejler
en reduktion på 50-100 pct. af eksamener, der udløser en zone 4 rejsetidstakst.
15
I afsnit 7.3.2. er der gennemgået et beregningseksempel vedrørende afskaffelse af zone 4 censorrejser og erstatte dem med
zone 3 censorrejser. Nærværende forbedringstiltag vedrører den samme omkostningsbase, men med et andet fokus, som
forventeligt vil være lettere realiserbart i og med der allerede er gennemført enkelte forsøg.
105
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0106.png
8.
Sammenfatning
Denne omkostnings- og effektiviseringsanalyse af ungdomsuddannelsesinstitutionerne har baggrund i beslutningen
truffet af aftalekredsen bag ”Aftalen om bedre og mere attraktive erhvervsuddannelser”
(”Erhvervsuddannelsesreformen”) fra februar 2014, om at der skal gennemføres en række analyser vedrørende
målrettet uddannelsesadfærd og effektiv institutionsdrift. Analysen er iværksat af Finansministeriet og
Undervisningsministeriet i fællesskab.
Fokus for analysen er først og fremmest institutionernes omkostninger til:
Administration, støttefunktioner og ledelse
Indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration
16
Bygningsdrift
Eksamensafholdelse
Lønomkostningerne til undervisning, bortset fra lønomkostninger ved eksamensafholdelse, er således ikke omfattet
af analysen.
Formålet med analysen er:
At kortlægge ressourceforbruget på institutionerne
At identificere og analysere områder med effektiviseringspotentialer
At identificere konkrete forbedringsforslag, herunder beregning af effektiviseringernes størrelse
At give praksisrettede forslag til implementering af de konkrete forbedringsforslag
Analysen metodiske tilgang har været eksplorativ, hvor en række forskellige datakilder er blevet anvendt til at
afdække praksis og effektiviseringspotentialer på institutionerne. De anvendte datakilder inkluderer fire
spørgeskemaundersøgelser blandt udvalgte af de 227 institutioner, besøg på 16 institutioner, workshops med
indkøbsfællesskaber, samt telefoninterviews og besøg hos andre aktører som fx administrative fællesskaber og
ansvarshavende for centrale rammeaftaler. Derudover har institutionernes formålsregnskab for 2013 været basis for
en kortlægning af sektorens omkostninger og indtægter, Moderniseringsstyrelsens ISOLA-database har leveret
oplysninger om årsværk og løn på institutionerne, og fakturadata fra en række institutioner er sammen med en
spørgeskemaundersøgelse blevet anvendt til at afdække institutionernes indkøb.
Analysens forskellige datakilder er løbende blevet valideret ved bl.a. at sammenligne kilder og kontakte institutioner
for at validere svar, der i spørgeskemaundersøgelsen ligger langt fra øvrige institutioners svar. Derudover har flere
institutioner været involveret i at kvalificere QVARTZ's forståelse af institutionernes regnskaber, hvilket også
revisionsfirmaet Ernst & Young har været med til. Samtidig har to følgegrupper, bestående af repræsentanter fra
sektoren, hver deltaget i to møder. Følgegrupperne er på møder blevet præsenteret for analysens observationer og
forbedringsforsalg, hvorefter de har diskuteret og kommenteret på disse.
De konkrete forbedringsforslag er identificerede på baggrund af institutionsbesøg, og alle forslag er således
observeret i praksis på en eller flere institutioner. Forskellene i praksis blandt institutionerne giver anledning til, at et
effektiviseringspotentiale beregnes ud fra forbedringsforslagene. Potentialet fremkommer ved, at de mindre
omkostningseffektive institutioner justerer praksis på en måde, så de i højere grad agerer som omkostningseffektive
institutioner. Der er i beregningen af potentialerne generelt fokuseret på forskelle inden for samme institutionstype, da
der mellem institutionstyperne kan være strukturelle forklaringer på omkostningsforskelle.
Aktiviteten for institutionerne i analysen var ca. 257.000 årselever i 2013. Heraf udgjorde erhvervsskolerne 52 pct.,
gymnasierne 37 pct. og VUC'erne de resterene 11 pct. Det samlede antal af årsværk på institutionerne i 2013 var ca.
34.400, og institutionernes samlede omkostninger beløb sig til DKK 23,9 milliarder.
I analysen medregnes ikke omkostninger til løn til lærere mv. (bortset fra lærerløn til eksamensafholdelse) eller
omkostninger til projekter med særbevilling, indtægtsdækket virksomhed og lignende. Som følge heraf er den
16
Indkøb er defineret som alt indkøb af varer og tjenesteydelser inkl. afskrivninger, ekskl. IDV; Indkøb af materialer til undervisning
og skoleadministration er defineret som indkøb, der ikke vedrører bygningsdrift. For en uddybning af kategorierne se appendiks 2
for indkøb under kortlægning.
106
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0107.png
samlede omkostningsbase i analysen på DKK 10,6 milliarder. Af de DKK 10,6 milliarder udgør 'Administration,
støttefunktioner og ledelse' ca. DKK 2,2 milliarder, 'Indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration' udgør
ca. DKK 4,0 milliarder
17
og 'Bygningsdrift' ca. DKK 3,7 milliarder. Omkostninger til lærerløn i forbindelse med
eksamensafholdelse udgør de resterende DKK 0,7 milliarder.
Ud af analysens omkostningsbase på DKK 10,6 milliarder er der en række omkostninger, som på kort sigt anses for
upåvirkelige for den enkelte institution. Disse er bl.a. omkostninger til bygningseje og –leje, omkostninger til
administrative serviceydelser og kursusomkostninger til pædagogikum. Herudover er lærerlønomkostninger til
eksamensafholdelse ikke en del af analysens genstandsfelt selvom, at lønomkostningerne er en del af analysens
omkostningsbase. I alt udgør den upåvirkelige del af omkostningsbasen, som behandles i analysen, DKK 2,5
milliarder, og den påvirkelige omkostningsbase er dermed på DKK 8,1 milliarder.
Overordnet viser observationer og input fra institutionsbesøg og spørgeskemaundersøgelser, at der er meget stor
forskel i praksis på tværs af institutionerne. Forskellene gør sig gældende både på tværs af institutionstyper, men i
høj grad også inden for institutioner af samme type. Institutionens valgte praksis har i stor udstrækning indflydelse på,
hvor omkostningseffektivt institutionen løser sine opgaver. Som følge heraf medfører variationen i praksis også store
variationer i omkostningerne på tværs af institutionerne.
I nogle tilfælde skyldes forskellene i praksis konkrete ledelsesmæssige beslutninger ud fra en betragtning om, at den
valgte praksis medfører visse ønskelige fordele for institutionen. I mange tilfælde løftes den samme opgave dog på
forskellig vis, med samme resultat til følge, men hvor forskellene medfører store omkostningsmæssige forskelle.
Således er det ofte tilfældet, at der ikke umiddelbart er væsentlige kvalitetsmæssige udfordringer ved at løfte
opgaven gennem en mere omkostningseffektiv praksis.
Ud fra den observerede variation i praksis vurderes det, at der blandt institutionerne eksisterer et samlet
forbedringspotentiale i omegnen af DKK 0,9 – 1,2 milliarder årligt, svarende til 11 – 15 pct. af den for institutionerne
påvirkelige omkostningsbase. Potentialet fremkommer ud fra en række forbedringsinitiativer for hvert område i
analysen.
Nedenfor præsenteres analysen af de en enkelte delområder og det potentiale, der er fremkommet på baggrund af
analysens observationer og beregninger. Der henvises til appendiks 2 for sammenfatningen for fordeling af de
angivne potentialer på sektorer, dvs. hhv. erhvervsskoler, almene gymnasier og VUC’er.
Indkøb af materialer til undervisning og skoleadministration
I denne delanalyse behandles praksis for institutionernes indkøb af materialer til undervisning og materialer til brug
for skolens administration. De vigtigste indkøbskategorier i analysen er IKT, fødevarer og rejser. I analysen er der
observeret store forskelle blandt institutionerne i forhold til, hvordan indkøb er organiseret på institutionen, og i hvor
høj grad der indkøbes på centrale rammeaftaler eller anvendes indkøbsfællesskaber.
De identificerede forbedringsinitiativer beror i høj grad på, at institutionerne kan opnå effektiviseringer af indkøb ved i
større udstrækning at anvende konkurrenceudsættelse, centrale rammeaftaler, samt de aftaler der er indgået i
indkøbsfællesskaberne. Dette baseres på en analyse af de stykpriser, institutionerne har betalt for deres indkøb,
herunder også en sammenligning med priser for tilsvarende produkter indkøbt gennem de centrale rammeaftaler.
De seks identificerede forbedringsinitiativer er:
Mere effektivt indkøb af IKT software, hardware og serviceydelser
Mere effektivt indkøb af fødevarer
Mere effektivt indkøb af rejser
Mere effektivt indkøb af inventar
Mere effektivt indkøb af øvrige undervisningsmaterialer
Mere effektivt indkøb af øvrige varer og services til undervisning og skoleadministration
Variationen i indkøbspriser for IKT software, hardware og serviceydelser dækker til dels over hvilke type af produkt,
der købes, men i høj grad også om der købes på rammeaftaler. På baggrund her af anbefales det, at institutionerne
17
Ud af disse er ca. DKK 100 millioner indkøb til IDV, der ikke er medtaget i indkøbsomkostninger i kapitel 4.
107
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0108.png
køber IKT hardware gennem rammeaftaler fra Moderniseringsstyrelsen, SKI eller indkøbsfællesskaber. Endvidere
anbefales det, at institutionerne køber softwarelicenser gennem IT- eller indkøbsfællesskaber og IKT serviceydelser
over de centrale rammeaftaler eller gennem et IT-fællesskab. Det økonomiske potentiale vurderes på dette område
at være DKK 146 – 192 millioner årligt.
Institutionernes indkøb af fødevarer indeholder indkøb til kantine og kostskole, men også fødevarer brugt i
undervisningen, hvilket gør sig gældende for tekniske skoler, kombinationsskoler og SOSU-skoler. Forskellen mellem
omkostningerne på de mest og de mindst omkostningseffektive institutioner er ca. 60 pct., hvilket vurderes at bero på
forskelle i indkøbspraksis. Således anbefales institutionerne at benytte rammeaftaler for at opnå et mere effektivt
indkøb på fødevareområdet. For hovedparten af institutionerne vil en rammeaftale fra et indkøbsfællesskab være
mest hensigtsmæssig, da de er tilpasset institutionernes behov. Dette gælder særligt de institutioner, der benytter
fødevarer til undervisningsbrug. For større tekniske skoler, der har den fornødne volumen, kan egne udbud være
fyldestgørende. Det økonomiske potentiale vurderes at være DKK 36 – 52 millioner årligt.
Institutionerne kan med fordel bruge Moderniseringsstyrelsens aftaler for hoteller og konferencer i alle de tilfælde,
hvor et aftaleomfattet hotel eller konferencecenter er tilgængeligt i den ønskede by. For at sikre, at den korrekte pris
opnås, bør institutionerne med støtte fra Moderniseringsstyrelsen lave en let tilgængelig vejledning til brugen af
Moderniseringsstyrelsens bestillingsapplikation og sikre, at den udbredes og bruges blandt disponenterne. Alternativt
kan institutionen med fordel forankre bookingen af rejser hos en eller få personer centralt i
organisationen.
Det
økonomiske potentiale vurderes at være DKK 56 – 62 millioner årligt.
Indkøb af inventar er et indkøbsområde, hvor produkttypen betyder særligt meget for, hvor store omkostninger
institutionen afholder. Prisforskellen i forhold til produkttype er stor, men dertil kommer, at der i mange tilfælde er en
væsentlig prisforskel forbundet med at indkøbe på rammeaftale i stedet for gennem egen aftale. Derfor anbefales
det, at institutionerne bruger de centrale rammeaftaler, indkøbsfællesskabers rammeaftaler eller udbud til at opnå
den bedste pris på inventar. Nogle institutioner kan købe samme produkt til en bedre pris, mens andre nødvendigvis
må vælge en anden specifikation af deres inventar for at kunne benytte aftalerne og opnå effektiviseringspotentialet.
Det økonomiske potentiale vurderes på dette område at være DKK 45 – 68 millioner årligt.
Endvidere anbefales det, at institutionerne centraliserer indkøb af undervisningsmaterialer i det omfang, det ikke
allerede er gjort, således at bogindkøb samles hos én person og indkøb af andre undervisningsmaterialer foretages
af 1-2 personer per fagretning eller uddannelse. Derudover anbefales det, at institutionerne i det omfang, der er
relevante aftaler til rådighed, indkøber udstyr, redskaber, maskiner og forbrugsvarer til undervisningsformål gennem
indkøbsfællesskaber. I den forbindelse vil det være nødvendigt at oprette nye aftaler. Det økonomiske potentiale
vurderes at være DKK 64 – 81 millioner årligt.
For medie, reklame, grafik og tryk samt kontorartikler anbefales det, at institutionerne øger fokus på området og
derigennem forbedrer indkøbspraksis, bl.a. ved brug af centrale rammeaftaler og reduktion af volumen.
Institutionerne bør i højere grad konkurrenceudsætte ydelser til grafik og tryk samt undersøge muligheden for at få
dækket deres behov for fx kontorartikler gennem de eksisterende rammeaftaler. For rådgivning vurderes det, at
institutionerne med fordel kan øge brugen af konkurrenceudsættelse og indkøbsfællesskaber. Det samlede
økonomiske potentiale vurderes på dette område at være DKK 92 – 113 millioner årligt.
Hvor nogle institutioner er godt rustet til at benytte forbedringsforslagene, er det vurderingen, at der er behov for en
fortsat professionalisering af indkøbet på især de mindre institutioner og en stor del af de almene gymnasier, hvis det
fulde potentiale skal indhentes.
Bygningsdrift
Delanalysen fokuserer på institutionernes praksis vedrørende drift af deres bygninger. De væsentligste aktiviteter er
inden for rengøring, vedligehold, pedelfunktion, energi, kantine og indkøb vedrørende bygningsdrift. Institutionernes
bygningsmasse behandles også, da praksis for arealanvendelse analyseres kvalitativt.
108
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0109.png
Der er observeret store variationer i, hvordan institutionerne drifter deres bygninger, køber ydelser ind til
bygningsdrift, samt hvordan de anvender bygningsmassens areal. Disse observationer ligger til grund for følgende
forbedringsforslag:
Bedre dimensionering af rengøring
Bedre dimensionering af pedeller mv.
Reduktion af underskud for kantiner
Effektive indkøb vedrørende bygningsdrift
Fortsatte energieffektiviseringer
Mere fleksibel og effektiv arealanvendelse
En lang række institutioner har i dag rengøringsomkostninger, som er relativt høje i forhold til sammenlignelige
institutioner. Det vurderes, at en effektivisering af rengøring kan opnås ved bedre dimensionering af interne
rengøringsressourcer gennem aktiv vurdering og differentiering af enkelte lokalers rengøringsbehov samt kritisk
stillingtagen til, hvilke serviceydelser rengøringspersonalet bør levere. Alternativt vil en øget grad af udlicitering og
øget fokus på præcise kravsspecifikationer ved udbud også kunne medføre lavere rengøringsomkostninger. Det
økonomiske potentiale forbundet hermed vurderes at være DKK 65 – 81 millioner årligt.
Der er generelt blandt institutionerne stor variation i det relative antal pedeller, hvilket også gælder inden for de
enkelte institutionstyper. Det vurderes, at mange institutioner kan optimere deres pedeldimensionering og dermed
frigive ressourcer. Dette kan realiseres gennem effektivisering af pedellernes arbejdsrutiner og prioritering af deres
opgaver på baggrund af en systematisk gennemgang af arbejdsopgaverne samt tidsforbrug på disse. Det
økonomiske potentiale forbundet med denne effektivisering vurderes at være DKK 46-58 millioner årligt.
En forholdsvis stor andel af institutionerne har nettoudgifter på kantinedriften (dvs. underskud), hvilket især er
gældende på VUC'erne, og det samlede underskud for kantinerne var i alt DKK 55 millioner i 2013. Der er observeret
væsentlig variation i måden, hvorpå kantinerne drives og det driftsresultat, som kantinerne opnår. Det anbefales
derfor, at institutionerne har fokus på kantinedrift og arbejder med effektiv tidsanvendelse og –styring samt reduktion
af omkostninger til fødevarer. Alternativt kan effektiviseringer opnås ved at udlicitere kantinen og sørge for høj grad af
konkurrenceudsættelse ved udbud. Det økonomiske potentiale ved dette vurderes til DKK 28-41 millioner årligt.
Generelt er der observeret væsentlige forskelle blandt de priser, som institutionerne betaler for indkøbte ydelser
vedrørende bygningsdrift, dvs. til håndværkerydelser på timebasis, håndværkerydelser på fast pris, ingeniør- og
arkitektydelser samt diverse mindre serviceydelser. Det anbefales derfor, at institutionerne i højere grad anvender
centrale rammeaftaler og indkøbsfællesskaber for at opnå lave priser. I de tilfælde, hvor disse ikke kan anvendes,
anbefales det, at institutionerne konkurrenceudsætter enten ved udbud af egen rammeaftale, udbud af opgave eller
ved tilbudsindhentning på opgave fra minimum tre leverandører, der som udgangspunkt ikke er begrænset til lokale
leverandører. Det økonomiske potentiale ved dette vurderes til DKK 65-121 millioner årligt.
Energi- og vandforbruget er generelt i fokus, og alle de besøgte institutioner har lavet tiltag for at spare på forbruget.
Der er dog observeret forskelle i praksis, og det anbefales, at institutioner vælger en systematisk tilgang til energi-
effektiviseringer, hvor der laves en gennemgang af hele bygningsmassen frem for en mere ad hoc baseret tilgang
kun i forbindelse med renoveringer. Dette forslag er kun beskrevet kvalitativt.
Blandt institutionerne er der observeret store forskelle i institutionernes bygningsmasse – i størrelse, alder og
karakter, fx byggestil, fredningsgrad, lokaletyper mv. Institutionernes eksisterende bygningsmasse har helt naturligt
nogle begrænsninger for, hvor godt et areal kan udnyttes. På trods heraf er der dog observeret en række innovative
løsninger og interessante forskelle i besøgsinstitutionernes udnyttelse af arealer, som er beskrevet kvalitativt i afsnit
5.3.6 for at tjene som inspiration for institutioner til at opnå bedre arealudnyttelse.
Administration, støttefunktioner og ledelse
I denne delanalyse behandles praksis for alle de administrative og ledelsesmæssige aktiviteter på institutionerne.
Aktiviteterne inkluderer, ud over ledelse, studieadministration, it, lønhåndtering, bogføring, kommunikation og
markedsføring samt enkelte mindre administrationsopgaver. Nogle institutioner løser alle disse opgaver internt, mens
109
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0110.png
andre vælger at indgå i administrative fællesskaber, som så håndterer fx IT-drift, lønudbetalinger og bogføring for alle
institutionerne i fællesskabet.
Forbedringsforslagene inden for administration, støttefunktioner og ledelse falder overordnet set i fire kategorier:
Øget anvendelse af administrative fællesskaber
Bedre dimensionering af årsværksforbruget for administrative opgaver, der løftes inden for institutionen
Større grad af digitalisering af arbejdsgange
Nedbringelse af sygefravær på institutionerne
Anvendelsen af administrative fællesskaber sker alene på frivillig basis, hvor det er op til den enkelte institutions
ledelse at beslutte, om det har interesse eller ej at deltage i et fællesskab. Forskellen i udbredelsen af administrative
fællesskaber er relativ stor både inden for og på tværs af institutionstyperne. Det vurderes i analysen, at det er muligt
at reducere udgifter til administrative opgaver, herunder IT-serverdrift, lønhåndtering og bogføring, ved en større
anvendelse af administrative fællesskaber, eller alternativt ved en bedre dimensionering af ressourceforbruget i den
enkelte institution. Det økonomiske potentiale i den henseende vurderes at være DKK 85 – 117 millioner årligt.
En række institutioner har i dag et ressourceforbrug på opgaver som studieadministration, kommunikation og
markedsføring samt IT, der er betydeligt højere end den gennemsnitlige institution inden for egen institutionstype.
Således vurderes det, at der er potentiale for en bedre dimensionering af de største stabsfunktioner herunder
studieadministration, kommunikation og markedsføring samt IT. Det samlede økonomiske potentiale vurderes her at
være DKK 99 – 124 millioner årligt.
Der eksisterer et stort udbud af IT-systemer til at understøtte en effektivisering af administrative arbejdsgange, som fx
håndtering af befordringsgodtgørelse, syge- og raskmelding, indberetning af arbejdstid mv. Der er stor variation i
institutionernes anvendelse af disse systemer, og mange institutioners administration er fortsat præget af en høj grad
af manuelle arbejdsgange. Således vurderes det, at administrative arbejdsgange i højere udstrækning digitaliseres fx
ved implementering af et blanket flow system. Det økonomiske potentiale forbundet hermed vurderes at være DKK
24 – 30 millioner årligt.
Sygefraværet vedrørende egen sygdom er for de omfattede uddannelsesinstitutioner på niveau med den statslige
sektor, men markant lavere end den kommunale sektors sygefravær. Der er dog væsentlig variation på tværs af
institutioner. På baggrund af vidt forskellige tilgange til håndtering af sygefravær vurderes det, at en reduktion af
sygefraværet kan realiseres ved indførelse af en mere målrettet sygefraværsstrategi. Dette indebærer bl.a.
sygemelding direkte til nærmeste leder, løbende og mere struktureret sygdomsopfølgning samt klare strategier for
hurtig og eventuel delvis tilbagevenden til arbejdet. Det økonomiske potentiale vurderes på dette område at være
DKK 25 – 32 millioner årligt.
Eksamensafholdelse
Delanalysen vedrørende eksamensafholdelse fokuserer på afsluttende prøver og eksamener på de gymnasiale
uddannelser, erhvervsuddannelser (eud), avu og fvu. Fokus er dog primært rettet mod de gymnasiale uddannelsers
eksamener, dels fordi disse eksamener både i omfang og omkostningsforbrug langt overstiger de øvrige
uddannelsers eksamensomkostninger, og dels fordi der eksisterer en samlet central opgørelse over de planlagte
mundtlige og skriftlige eksamener i form af de centrale censurplaner.
Prøve og eksamenssystemet i Danmark er overordnet set reguleret af tre sæt af regler; eksamensbekendtgørelsen,
uddannelseslovene og læreplanerne for de enkelte fag/niveauer. Eksamensafholdelse er således et tæt reguleret
område, hvorfor denne delanalyse adskiller sig ved, foruden præsentation af konkrete forbedringsinitiativer, at have
et selvstændigt afsnit med beregningseksempler på justeringer til eksamenssystemet.
Forbedringsforslagene identificeret for eksamensafholdelse fordeler sig på tre kategorier
Mere effektiv eksamensplanlægning
Optimeret anvendelse af eksamensvagter
Øvrige driftsforbedringsinitiativer
110
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0111.png
Eksamensplanlægning dækker i bred forstand over en række aktiviteter, der har til formål at sikre den lavpraktiske
planlægning og gennemførelse af de planlagte eksamener. I analysen er der observeret store forskelle i
ressourceanvendelsen til eksamensplanlægning, og det anbefales, at institutionerne anvender bedre
systemunderstøttelse, anvender HK-personale frem for AC-medarbejdere og hæver niveauet for deres
planlægningskompetencer. Det økonomiske potentiale på dette område vurderes at være DKK 12 –18 millioner årligt.
Institutionsbesøg samt institutionernes spørgeskemabesvarelser har endvidere påvist betydelige forskelle i
anvendelsen af eksamensvagter. Det anbefales, at institutionerne ensretter deres praksis ved at øge anvendelsen af
eksterne eksamensvagter og i højere udstrækning anvende store lokaler samt øge antallet af elever per
eksamensvagt ved afvikling af skriftlige eksamener. Det økonomiske potentiale på dette område vurderes at være
DKK 10 –15 millioner årligt.
Foruden eksamensplanlægning og anvendelsen af eksamensvagter er der nogle øvrige driftsforbedringsinitiativer,
der kan reducere den tid censorer anvender til mundtlige eksamener. Disse inkluderer øget anvendelse af kæder ved
eksamensplanlægning, sikre 'fulde' censordage i det omfang det er muligt, samt anvendelsen af videokonference ved
mundtlige eksamener med henblik på at reducere omkostninger ved censorrejser. Det økonomiske potentiale på
dette område vurderes at være DKK 24 – 39 millioner årligt.
111
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0112.png
Potentialer og indfasning
I Figur 60 opsummeres de enkelte forbedringsforslag, der er identificeret i analysen, og deres beregnede potentialer.
Det samlede forbedringspotentiale på tværs af de fire analyserede områder udgør ca. DKK 1,0 – 1,3 milliarder årligt.
Figur 60 Oversigt over potentialer i analysen
Effektiviserings-
område
Forbedringsforslag
Forbedringspotentiale
(DKK mio.)
Indkøb af
materialer til
undervisning og
skoleadministra
tion
A1 Mere effektive indkøb af IKT software, hardware og serviceydelser gennem øget brug af centrale rammeaftaler og
fællesskaber
A2 Mere effektivt indkøb af fødevarer gennem brug af rammeaftaler
A3 Mere effektive indkøb af hotel- og konferenceydelser gennem brug af Moderniseringsstyrelsens aftaler
A4 Mere effektivt indkøb af inventar gennem brug af rammeaftaler og konkurrenceudsættelse
A5 Mere effektive indkøb af undervisningsmaterialer gennem brug af eksisterende rammeaftaler samt oprettelse af nye
lldd
rammeaftaler i regi af indkøbsfællesskaber
A6 Mere effektivt indkøb af kontorartikler, medie, reklame, grafik og tryk gennem bedre indkøbspraksis inkl. volumenregulering og
brug af centrale rammeaftaler, samt effektiviseringer på rådgiverområdet ved øget brug af konkurrenceudsættelse
146-192
36-52
56-62
45-68
64-81
92-113
65-81
46-58
28-41
13-21
24-39
17-28
11-33
Ikke kvantificeret
Ikke kvantificeret
45-49
30-42
10-26
Bygningsdrift
B1 Bedre dimensionering af de interne ressourcer for rengøring eller øget grad af udlicitering
B2 Bedre dimensionering af pedeller, ejendomsserviceteknikkere og bygningsansvarlige
B3 Reduktion af underskud for kantiner
B4 Mere effektive indkøb af håndværkerydelser på timebasis
B5 Mere effektive indkøb af håndværkerydelser på fast prisaftale
B6 Mere effektive indkøb af ingeniør- og arkitektydelser ved øget brug af rammeaftaler
B7 Mere effektive indkøb af mindre serviceydelser:
B8 Fortsatte energieffektiviseringer
B9 Mere fleksibel og effektiv arealanvendelse
Administration,
støttefunktioner
og ledelse
C1 Bedre dimensionering eller øget centralisering af it-serverdrift
C2 Bedre dimensionering eller øget centralisering af lønhåndtering
C3 Bedre dimensionering eller øget centralisering af bogføring
C4 Bedre dimensionering af studieadministration
C5 Bedre dimensionering af kommunikation og markedsføring
C6 Bedre dimensionering af it-personale
C7 Øget digitalisering af administrative arbejdsgange ved blanket flow system
C8 Øget udbredelse og optimering af de mest effektive studieadministrative systemer
C9 Reduktion af sygefravær
Eksamens-
afholdelse
75-94
14-17
10-13
24-30
Ikke kvantificeret
25-32
5-8
4-7
3
Ikke kvantificeret
6-10
4-5
5
D1 Bedre systemunderstøttelse af eksamensplanlægning
D2 Optimer personalesammensætning i forbindelse eksamensplanlægning
D3 Hæve niveauet for planlægningskompetencer
D4 Bedre systemunderstøttelse af avu
D5 Øget anvendelse af eksterne eksamensvagter
D6 Reducer antallet af eksamensvagter
D7 Reducer censoranvendelse ved at optimere antal kædede hold
D8 Reducer censoranvendelse ved at optimere antal elever til eksamen per dag
D9 Reducere zone 4 rejser gennem videokonference
I alt for forslag
Reduktion pga.
muligt overlap*
Samlet
effektiviserings-
potentiale
4
15-30
922-1.244
8-11
914-1.233
* Det mulige overlap er mellem forslag A2 og B3, der begge vedrører omkostninger til kantinen
Kilde: QVARTZ analyse
112
 BUU, Alm.del - 2015-16 - Bilag 52: Orientering om analyserne af ungdomsuddannelserne, som blev sat i gang af den daværende SR-regering, fra ministeren for børn, undervisning og ligestilling
1570344_0113.png
Figur 61 Indfasning af potentialer
DKK millioner
Eliminering
Lang sigt
Mellemlang sigt
Kort sigt
229-309
25-32
-8-11
914-1.233
668-903
Kort sigt
(2017)
Mellemlang sigt
(2018-19)
Lang sigt
(2020+)
Eliminering*
(sker løbende)
Varigt
* Eliminering fremkommer af potentialer fra forbedringsinitiativer, der effektiviserer på de samme omkostninger
Kilde: QVARTZ analyse
Forbedringsforslagene forudsætter generelt ikke særlige investeringer for institutionerne, før de kan implementeres.
Endvidere kræver mange af forslagene kun relativt begrænsede ændringer i praksis. Således forventes størstedelen
af forbedringsforslagene at kunne implementeres allerede i 2017 eller før, og forslagene forventes at kunne indfases
fuldt ud inden udgangen af 2020.
113