SUU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 53: Orientering vedr. Sundhedsstyrelsens nye journaliseringspraksis , fra sundheds- og ældreministeren

Sundheds- og Ældreudvalget 2014-15 (2. samling)
SUU Alm.del Bilag 53
Offentligt

Dato 07-07-2015

Sagsnr. 5-1010-454/1

GHB

7222 7721

Sundhedsstyrelsens nye journaliseringspraksis vedrørende risikopersoner

I forbindelse med Folketingets Ombudsmands endelige redegørelse af den 10. september

2014 om aktindsigt i dokumenter og oplysninger om en psykiater, blev Sundhedsstyrelsen an-

modet om at underrette Ombudsmanden om resultatet af arbejdet i den af Sundhedsstyrelsens

nedsatte arbejdsgruppe om journalisering i tilsynssager (både faglige og egnethedssager).

Baggrund for iværksættelse af ny journaliseringspraksis

I 1. halvår 2013 blev der i pressen sat fokus på Sundhedsstyrelsens sagsbehandling af tilsyns-

sager, og styrelsen iværksatte på den baggrund en gennemgang af lægelige individsager (fag-

ligheds- og egnethedssager) fra perioden 1. januar 2011 til 31. december 2012.

Som følge af erfaringerne fra sagsgennemgangen blev der i oktober 2013 nedsat en arbejds-

gruppe, der skulle opdaterer vejledningen for journalisering af tilsynsager. Formålet var ens-

artet og klar journalisering.

Gennemgangen af lægelige individsager viste, at de decentrale enheder og den centrale enhed

havde en uens praksis for journalisering, og at der manglede overblik over sager, der omhand-

lede samme sundhedsperson.

Ombudsmanden udtalte blandt andet følgende vedrørende journalisering af egnethedssager:

”Som det fremgår af min gennemgang nedenfor af den konkrete sag, har

Sundhedsstyrelsen begået flere fejl i forbindelse med journaliseringen af sager

og dokumenter vedrørende Kai Rosenberg Andersen.

Jeg finder også anledning til at bemærke, at Sundhedsstyrelsen i sine bemærkninger af 7. juli

2014 til min foreløbige redegørelse i flere tilfælde har angivet forkerte journalnumre.

I den foreliggende situation, hvor ordningen med særlige journalnumre for egnethedssager er

udslagsgivende for aktindsigtsspørgsmålet, jf. ovenfor, er det helt afgørende, at Sundhedssty-

relsen er meget omhyggelig med sin journalisering.

C:\Program Files (x86)\neevia.com\docConverterPro\temp\NVDC\80A14A1B-A226-406C-BCE6-

10FCAE068768\x1545432_1_0.DOCX

SUU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 53: Orientering vedr. Sundhedsstyrelsens nye journaliseringspraksis , fra sundheds- og ældreministeren

Det indebærer bl.a., at Sundhedsstyrelsen ved sagsoprettelsen nøje må overveje, hvilken sags-

type, der skal oprettes, f.eks. når styrelsen modtager en bekymringsunderretning om en sund-

hedsperson.

Hvis styrelsen finder grundlag for at oprette en egnethedssag, må styrelsen ligeledes nøje

overveje, om efterfølgende dokumenter vedrørende samme sundhedsperson skal journaliseres

på samme sag, osv. En sag vil også kunne skifte karakter undervejs – f.eks. kan det tænkes, at

en oprindelig faglig sag over tid viser sig at være en egnethedssag og omvendt. Dette kan

f.eks. rejse journaltekniske spørgsmål om omjournalisering eller om senere oprettelse af yder-

ligere en sag med kopier af dokumenter fra den oprindelige sag.

Det indebærer også, at styrelsen i forbindelse med sin vurdering af aktindsigtsanmodninger

i disse sagstyper særskilt må vurdere, om de ønskede sager og dokumenter er korrekt journa-

liseret.”

Den 15. september 2014 offentliggjorde Sundhedsstyrelsen handlingsplanen for styrelsens til-

synsvirksomhed. Af handlingsplanen fremgik det, at styrelsen ville inddrage ekstern forvalt-

ningsretlig ekspertise i form af Kammeradvokaten til en kvalitetssikring af styrelsens sagsbe-

handling af tilsynssager.

Den 23. oktober 2014 blev arbejdsgruppen midlertidigt sat i bero med henblik på at afvente

Kammeradvokatens forvaltningsretlige gennemgang af Sundhedsstyrelsens sagsbehandling.

Kammeradvokatens redegørelse af 22. december 2014 anbefalede, at



At sager oprettes som overordnede sager på sundhedspersoner, med efterfølgende op-

rettelse af underordnede sager, som opdeles efter enkeltsagsprincippet, således som

det sker efter den nuværende journalpraksis. Dette henset til, at egnethedssager og fag-

lige tilsynssager følger forskellige forløb og behandles forskelligt efter autorisationslo-

ven og persondataloven



At Sundhedsstyrelsen opdaterer vejledninger i forhold til behandlingen af aktindsigts-

anmodninger efter omlægningen af journalplanen.

På baggrund heraf genoptog Sundhedsstyrelsen den 29. januar 2015 arbejdet med at etablere

den nye journalføringspraksis.

Folketingets Ombudsmand anmodede den 10. september 2014 om orientering om Sundheds-

styrelsens nye journalføringspraksis. Ombudsmanden rykkede den 24. januar 2015 for orien-

tering herom, og ved brev af den 5. februar 2015 orienterede styrelsen Ombudsmanden om

forløbet og den videre proces.

Ny journaliseringspraksis

Nedenfor beskrives Sundhedsstyrelsens nye journaliseringspraksis. Skæringsdato for overgan-

gen til den nye journaliseringspraksis var den 1. juni 2015.

SUU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 53: Orientering vedr. Sundhedsstyrelsens nye journaliseringspraksis , fra sundheds- og ældreministeren

Der er udarbejdet følgende ”standard operation procedures” (SOP’er) for journalisering af sa-

ger vedrørende individtilsynet:



Journalisering af oplysningssag

Journalisering af sager oprettet på baggrund af afgørelser af patientklager

Journalisering af dossiersager

Journalisering af faglige sager

Journalisering af egnethedssager

SOP’erne er tilgængelige for alle medarbejdere via Sundhedsstyrelsens kvalitetssystem.

Med den nye journaliseringspraksis opmærkes alle sager på en sådan måde, at der kan udar-

bejdes overblik over for eksempel antal af sager vedrørende risikopersoner, iværksatte sankti-

oner (både på egnetheds og faglige tilsynssager) m.m. Det vil således være muligt at trække

data til brug for opfølgning på sager, til statistik over sagerne, ministerbesvarelser mm.

Den nye journaliseringspraksis sikrer også at sager afsluttes rettidigt i ESDH systemet, idet

der nu er formuleret klare krav til, hvornår en enkeltsag skal afsluttes, ligesom der kun er 1

afgørelse på enkeltsagen ved de faglige sager mv.

Styrelsen kan med den nye journaliseringspraksis få et overblik over sundhedspersoner i indi-

vidtilsyn ved at søge i ESDH-systemets adressatregister på den pågældende sundhedspersons

cpr.nr. Ved en adressatsøgning vises henvisning til de sager, hvor adressaten/parten optræder.

Ved at have betydningsbærende sagsnummer kan de sager, som har med individtilsynet at

gøre, udpeges.

Uafsluttede sager i den gamle journaliseringspraksis

Den nye journaliseringspraksis finder først og fremmest anvendelse på sager, der oprettes fra

1. juni 2015 og frem, samt på ældre sager, som der er aktivitet på.

For så vidt angår de øvrige uafsluttede sager – det vil sige ældre, åbne sager, uden aktivitet -

afsluttes sagerne med evt. et afslutningsnotat, og der påføres oplysningsfelt/datofelt vedrø-

rende sagsafslutningen. Der er udarbejdet en SOP for dette.

Årsagen til, at en given sag ikke tidligere er blevet afsluttet, kan ofte være en forglemmelse,

og det er derfor alene en teknisk afslutning af sagen, idet den faglige sagsbehandling er afslut-

tet, hvilket fremgår af sagen. I egnethedssagerne var det tidligere praksis, at sager uden aktivi-

tet blev overført til den daværende Enheds for Tilsyn og patientsikkerhed.

Journalplan

Der er oprettet en ny overordnet sagsgruppe samt undersagsgrupper:

5-80 Tilsyn med sundhedspersoner (Individtilsyn)

5-8010 Tilsyn med sundhedspersoner, generelt/andet

5-8011 Tilsyn med sundhedspersoner

(tilsyn efter Autorisationsloven §, Sundhedslovens §)

SUU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 53: Orientering vedr. Sundhedsstyrelsens nye journaliseringspraksis , fra sundheds- og ældreministeren

Sagsstruktur & Enkeltsagsprincippet

Sagsstrukturen er baseret på

Enkeltsagsprincippet.

For individsagerne betyder det, at der op-

rettes en dossiersag vedrørende en sundhedsperson samt undersager (sager med niveau 2. lø-

benummer) for hver ny henvendelse.

Eksempel på sag

5-8011-100/1 Læge Ole Hansen, Aut.id O34

(er den overordnede sag – hvor der ikke er sagsbehandling. Sagen vil fungere

som dossiersag, hvor der er samlet informationer vedr. sundhedspersonen fx

overblik over /2 sager, interne notater)

5-8011-100/2 Bekymringshenvendelse fra patient Peter Andersen vedr. læge

Ole Hansen, Aut.id O34

5-8011-100/3 EGNETHED Læge Ole Hansen, Aut.id

5-8011-100/4 POB afgørelse vedr. Læge Ole Hansen, Aut.id O34,behandling af

patient Anders Petersen

5-8011-100/5 Ordination af XXX ved Læge Ole Hansen, Aut.id O34

5-8011-100/6 FAGLIGHED Læge Ole Hansen, Aut.id