FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

Finansudvalget 2014-15 (2. samling)
FIU Alm.del Bilag 13
Offentligt

20/2014

Beretning om

indkøb på videregående

uddannelsesinstitutioner

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

20/2014

Beretning om

indkøb på videregående

uddannelsesinstitutioner

Statsrevisorerne fremsender denne beretning

med deres bemærkninger til Folketinget og

vedkommende minister, jf. § 3 i lov om

statsrevisorerne og § 18, stk. 1, i lov om

revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2015

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres eventuelle bemærkninger Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkommende

minister.

Uddannelses- og forskningsministeren afgiver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministerens redegørelse.

På baggrund af ministerens redegørelse og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beretningen, hvilket

forventes at ske i december 2015.

Ministerens redegørelse, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles i Statsreviso-

rernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar måned – i dette tilfælde Endelig

betænkning over statsregnskabet 2014, som afgives i februar 2016.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Telefon: 33 37 59 87

Fax: 33 37 59 95

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls-Schultz Distribution

Herstedvang 10

2620 Albertslund

Telefon: 43 22 73 00

Fax: 43 63 19 69

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.rosendahls.dk

ISSN 2245-3008

ISBN 978-87-7434-470-4

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne,

den 19. august 2015

BERETNING OM INDKØB PÅ VIDEREGÅENDE UDDANNELSESINSTITUTIONER

De videregående uddannelsesinstitutioner har alle status som statsfinansierede selv-

ejende institutioner. De skal derfor ikke følge statens indkøbsaftaler, men de skal bl.a.

følge forvaltningsloven, offentlighedsloven, Finansministeriets budgetvejledning og ta-

ge skyldige økonomiske hensyn, herunder udvise sparsommelighed ved indkøb af va-

rer og tjenesteydelser. Institutionerne er organisatorisk placeret uden for det ministe-

rielle hierarki, og hver har en bestyrelse med ansvar for institutionens samlede virke.

Der er i alt 8 universiteter, 8 professionshøjskoler (inkl. Danmarks Medie- og Journa-

listhøjskole) og 9 erhvervsakademier. I beretningen er undersøgt 4 universiteter, 4

professionshøjskoler og 4 erhvervsakademier ved en stikprøve på 308 indkøb. Spæn-

det i institutionernes indkøbsvolumen varierer mellem ca. 10 mio. kr. og 2,4 mia. kr.

Statsrevisorerne finder det meget utilfredsstillende, at institutionerne på en ræk-

ke områder ikke har fulgt gældende regler og god praksis for, at indkøb skal ske

bedst og billigst. Det gælder især:



Manglende overholdelse af gældende lovgivning om køb, der er omfattet af

EU’s udbudsregler om køb af varer og tjenesteydelser, når værdien oversti-

ger tærskelværdien på 1.541.715 kr. ekskl. moms. I en stikprøve på 62 køb

var 16 køb ikke sendt i udbud som påkrævet (26 %).

Manglende overholdelse af tilbudsloven om at annoncere indkøb, der over-

stiger 500.000 kr. ekskl. moms, og indhentning af underhåndstilbud ved byg-

ge- og anlægsopgaver til en værdi over 300.000 kr. I en stikprøve på 33 køb

var 22 køb ikke annonceret som påkrævet i tilbudsloven (67 %).

Peder Larsen

Henrik Thorup

Klaus Frandsen

Lennart Damsbo-

Andersen

Lars Barfoed

Søren Gade



Statsrevisorerne finder det også utilfredsstillende, at der i mange tilfælde ikke

udvises sparsommelighed ved væsentlige indkøb under tærskelværdierne, bl.a.

når der anvendes faste leverandører til løbende drift og vedligeholdelse.

Mange institutioner mangler eller har uklare retningslinjer for indkøb, og der ses man-

gelfuld registrering og dokumentation i relation til indkøbsopgaven. Det vanskeliggør

ledelsens mulighed for at følge op på de foretagne indkøb og mulige besparelser. Det

gælder også bestyrelser i selvejende institutioner, der i højere grad, end det har væ-

ret tilfældet hidtil, bør interessere sig for og stille krav til et så centralt område som ind-

køb.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING

Da Finansministeriet har ansvar for regler og normer for statens indkøb, skal Statsre-

visorerne anmode finansministeren om også at afgive en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisionen giver i beretningen en række anbefalinger til, hvordan institutionerne

kan professionalisere indkøbsfunktionen og udvise større sparsommelighed.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

Beretning til Statsrevisorerne om

indkøb på videregående uddannelses-

institutioner

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til denne un-

dersøgelse og afgiver derfor beretningen til Stats-

revisorerne i henhold til § 17, stk. 2, i rigsrevisor-

loven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar

2012. Beretningen vedrører finanslovens § 19. Ud-

dannelses- og Forskningsministerietx ministerium.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

Indholdsfortegnelse

Introduktion og konklusion ............................................................................................ 1

1.1.

Formål og konklusion ............................................................................................ 1

1.2.

Baggrund .............................................................................................................. 3

1.3.

Revisionskriterier, metode og afgrænsning .......................................................... 7

Planlægning og gennemførelse af indkøb på 12 videregående

uddannelsesinstitutioner ............................................................................................... 9

2.1.

Organisering af og ansvar for køb på institutionerne .......................................... 10

2.2.

Køb over EU-udbudsreglernes tærskelværdier .................................................. 10

2.3.

Køb over tilbudslovens tærskelværdier............................................................... 13

2.4.

Køb under tilbudslovens tærskelværdier ............................................................ 15

2.5.

Dokumentation og registrering af indkøb ............................................................ 16

Institutionernes rammer for effektive og sparsommelige indkøb ................................ 20

3.1.

Organisatorisk ansvar for indkøb ........................................................................ 21

3.2.

Nedskrevne retningslinjer for indkøb .................................................................. 22

3.3.

Opfølgning på indkøbsområdet........................................................................... 27

Bilag 1. Metode ................................................................................................................... 30

Bilag 2. Ordliste ................................................................................................................... 33

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

Beretningen vedrører finanslovens § 19. Uddannelses- og Forskningsministeriet.

I undersøgelsesperioden har der været følgende ministre:

Morten Østergaard: oktober 2011 - februar 2014

Sofie Carsten Nielsen: februar 2014 - juni 2015

Esben Lunde Larsen: juni 2015 -

Beretningen har i udkast været forelagt Uddannelses- og Forskningsministeriet,

hvis bemærkninger er afspejlet i beretningen.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1. Introduktion og konklusion

1.1. Formål og konklusion

1. Denne beretning handler om indkøb på 12 videregående uddannelsesinstitutioner.

Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om indkøbsområdet på de udvalgte videregå-

ende uddannelsesinstitutioner er tilrettelagt, så der foretages effektive og sparsommelige

indkøb. Effektivitet og sparsommelighed i indkøb kan bidrage til at frigøre resurser til institu-

tionernes kerneydelser.

Med

effektive indkøb

mener vi i denne undersøgelse, at institutionen har sikret, at alle ind-

købere har viden om, hvilke køb de enkelte indkøbere må foretage, og hvordan indkøb gen-

nemføres, registreres, dokumenteres og rapporteres. Tydelige rollefordelinger og anvisnin-

ger om indkøb – særligt når indkøb både kan foretages centralt og decentralt – er nødven-

dige for en effektiv indkøbsproces og kan bidrage til, at omkostningerne ved indkøb for insti-

tutionen holdes nede. Med

sparsommelige indkøb

mener vi, at institutionen undersøger mu-

lighederne i markedet forud for indkøb, fx ved at indhente flere tilbud, og udnytter stordrifts-

fordele ved at købe ensartede varer og tjenesteydelser på tværs af institutionen og dermed

køber bedst og billigst. Vi besvarer følgende spørgsmål i beretningen:



Køber institutionerne bedst og billigst i overensstemmelse med gældende regler og god

praksis?

Understøtter institutionernes rammer for indkøb en effektiv og sparsommelig styring af

indkøb?

De 12 videregående uddan-

nelsesinstitutioner, som ind-

går i undersøgelsen, er:



Copenhagen Business

School (CBS)



Danmarks Tekniske Univer-

sitet (DTU)



Københavns Universitet (KU)



Aarhus Universitet



Professionshøjskolen Metro-

pol



University College Capital



University College Sjælland



VIA University College



Erhvervsakademi Kolding



Erhvervsakademiet Lillebælt



Erhvervsakademi Sjælland



Erhvervsakademi Aarhus.

Undersøgelsen er igangsat, fordi omkostninger til indkøb på de videregående uddannelses-

institutioner er et økonomisk væsentligt område. Dertil kommer, at den årlige revision på ud-

valgte uddannelsesinstitutioner har vist, at der på indkøbsområdet er en række forbedrings-

potentialer. Det har derfor været relevant at undersøge, om disse resultater var kendeteg-

nende på tværs af de videregående uddannelsesinstitutioner. Rigsrevisionen har selv taget

initiativ til undersøgelsen i januar 2015.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INTRODUKTION OG KONKLUSION

KONKLUSION

Rigsrevisionen vurderer samlet set, at de videregående uddannelsesinstitutioner på

en række forskellige områder kan tilrettelægge indkøbsområdet, så de i større grad

end nu sikrer, at der foretages effektive og sparsommelige indkøb, og så lovgivningen

altid overholdes. Undersøgelsen viser også, at der er institutioner, som i de seneste

år har identificeret indkøbsområdet som et væsentligt område, der kan bidrage til at

frigøre resurser til institutionernes kerneydelser. Som følge deraf har disse institutio-

ner professionaliseret deres indkøb eller er i gang med det.

Rigsrevisionen finder, at institutionerne på en række forskellige områder ikke i tilstræk-

kelig grad har sikret, at køb er sket bedst og billigst i overensstemmelse med gælden-

de regler og god praksis. I de konkrete køb efterlevede institutionerne i mange tilfælde

ikke gældende lovgivning. Det vedrørte både køb, der var omfattet af EU-reglerne om

udbud, og tilbudsloven, herunder særligt kravet om, at køb af varer og tjenesteydelser

over 500.000 kr. skal annonceres på www.udbud.dk. Det finder Rigsrevisionen meget

utilfredsstillende. Derudover var det ikke alle institutioner, der i tilstrækkelig grad ud-

nyttede muligheden for at konkurrenceudsætte køb under tilbudslovens tærskelvær-

dier. Der er ikke lovpligtige krav om konkurrenceudsættelse af køb under tilbudslo-

vens tærskelværdier, men konkurrenceudsættelse bidrager efter Rigsrevisionens op-

fattelse til øget sparsommelighed i indkøbene.

Rigsrevisionen finder, at institutionerne skal sikre, at reglerne i tilbudsloven såvel som

EU-udbudsreglerne altid overholdes. Institutionerne bør endvidere øge fokus på at

agere sparsommeligt, når de foretager køb, der ligger under tærskelværdierne for ud-

bud og indhentning af tilbud.

Rigsrevisionen finder ligeledes, at rammerne for indkøb i hovedparten af institutioner-

ne ikke i tilstrækkeligt omfang understøtter effektive og sparsommelige indkøb, og at

styringen af indkøb på flere af institutionerne kan styrkes. Organiseringen af indkøbs-

området og ansvar forbundet med indkøbsopgaver er generelt klart defineret på insti-

tutionerne. De konkrete retningslinjer til medarbejderne om planlægning og gennem-

førelse af de enkelte køb er dog på flere af institutionerne ikke tilstrækkeligt anvisende

for den enkelte medarbejder. Da alle institutionerne har valgt en organisering med de-

centrale indkøbere, finder Rigsrevisionen det nødvendigt og relevant med konkrete

anvisninger til, hvordan medarbejderne skal planlægge og gennemføre indkøb, så

disse foretages sparsommeligt og under hensyn til gældende regler og god praksis

på indkøbsområdet. Flere institutioner er allerede i gang med at opdatere deres ind-

købspolitikker og retningslinjer.

Retningslinjer sikrer ikke i sig selv, at regler for indkøb følges. Der er også behov for

fokus på, om retningslinjerne følges, og at reglerne efterleves. Det kan opfølgning fra

centralt hold bidrage til. Undersøgelsen har vist, at institutionerne med få undtagelser

ikke registrerer og følger op på indkøb, ligesom kun få institutioner udarbejder informa-

tion til ledelsen om indkøb på tværs af organisationen. Flere af institutionerne har dog

oplyst, at de har planer om fremadrettet at indsamle og rapportere information om ind-

køb til ledelsen. En bedre opfølgning vil i højere grad kunne sikre overholdelse af eg-

ne retningslinjer og gældende regler.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INTRODUKTION OG KONKLUSION

ANBEFALING

Rigsrevisionen anbefaler, at institutionernes retningslinjer for indkøb indeholder den

nødvendige information om, hvordan indkøbere på institutionerne skal agere spar-

sommeligt og i henhold til gældende regler og god praksis på indkøbsområdet.

Rigsrevisionen finder, at flere af institutionernes retningslinjer for indkøb kunne styr-

kes, hvis institutionerne gav indkøberne anvisninger om:



opgavesnittet mellem decentrale og centrale indkøbere/indkøbsfunktioner i de in-

stitutioner, der har centrale indkøbsfunktioner

institutionens krav i forbindelse med brug og indgåelse af egne indkøbsaftaler

beregning af kontraktværdier i relation til tærskelværdier knyttet til EU’s udbuds-

regler og tilbudsloven, herunder også tærskelværdier for bygge- og anlægsområ-

det

krav til konkurrenceudsættelse af køb under tilbudslovens tærskelværdier, som

er fastsat ud fra institutionens væsentlighedskriterier

krav til, hvordan vigtige dispositioner og beslutninger om indkøbet dokumenteres.



Uddannelses- og Forskningsministeriet er enig i, at institutionernes retningslinjer for

indkøb bør indeholde den nødvendige information om, hvordan indkøbere på institu-

tionerne skal agere sparsommeligt og i henhold til gældende regler og god praksis på

indkøbsområdet.

1.2. Baggrund

2. Universiteter, professionshøjskoler og erhvervsakademier har siden oktober 2011 været

samlet under Uddannelses- og Forskningsministeriets ressort. Tidligere hørte erhvervsaka-

demier og professionshøjskoler under Undervisningsministeriets ressort. Der er i alt 8 univer-

siteter, 8 professionshøjskoler (inkl. Danmarks Medie- og Journalisthøjskole) og 9 erhvervs-

akademier.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INTRODUKTION OG KONKLUSION

I undersøgelsen indgår 4 af hver institutionstype, som er udvalgt efter omsætning og geo-

grafisk placering, jf. bilag 1. Figur 1 viser de 12 udvalgte institutioners omsætning i 2014.

Figur 1. De 12 videregående uddannelsesinstitutioners omsætning i 2014

(Mio. kr.)

Københavns Universitet

Aarhus Universitet

Danmarks Tekniske Universitet

VIA University College

Copenhagen Business School

University College Capital

Professionshøjskolen Metropol

University College Sjælland

Erhvervsakademi Aarhus

Erhvervsakademi Sjælland

Erhvervsakademiet Lillebælt

Erhvervsakademi Kolding

1.657

1.236

901

856

587

267

225

203

115

4.857

6.196

8.245

1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 7.000 8.000 9.000

Kilde: Institutionernes årsrapporter og institutionernes oplysninger i forbindelse med undersøgelsen.

Rigsrevisionen forudsætter, at institutionernes indkøbsvolumen hænger sammen med deres

størrelse, idet institutioner, som har en høj omsætning, også vil have en høj indkøbsvolumen,

mens institutioner med en mindre omsætning vil have en mindre indkøbsvolumen relativt set.

Institutionerne køber meget forskelligt ind både i forhold til mængde og type af indkøb og i

forhold til, om de forestår egne indkøb eller har aftaler med andre institutioner, som køber

ind på deres vegne. Især de mindre institutioner er ofte en del af administrative fælleskaber

eller har fælles driftsaftaler med andre institutioner og har dermed i mindre grad mulighed

for selv at varetage og styre hele indkøbsprocessen. De store institutioner har derimod fuld

beslutningsret over indkøbsprocessen, men også her er der forskelle, fordi nogle institutio-

ner lejer deres bygninger, mens andre ejer hele eller dele af deres bygningsmasse. Dermed

er der stor forskel på, hvor stor en del af institutionernes driftsomkostninger, ekskl. faste ka-

pacitetsomkostninger som løn og husleje, der er egnet til konkurrenceudsættelse.

Fx har Københavns Universitet (KU), der i 2014 havde en omsætning på 8,2 mia. kr., op-

lyst, at andelen af deres omkostninger, som var egnet til konkurrenceudsættelse, udgjorde

1,7 mia. kr. i 2014. KU lejer sig ind i deres bygninger. Danmarks Tekniske Universitet (DTU),

der selv ejer deres bygninger, og som dermed har en anden indkøbsprofil end KU, havde

en omsætning på 4,9 mia. kr. i 2014 og har oplyst, at de omkostninger, som var egnet til

konkurrenceudsættelse, beløb sig til 2,4 mia. kr. i 2014. Blandt de mindste institutioner i un-

dersøgelsen er indkøbsvolumen en ganske anden. Erhvervsakademi Kolding, der i 2014

havde en omsætning på 115 mio. kr., har oplyst, at deres driftsomkostninger, som var eg-

net til konkurrenceudsættelse, udgjorde 10,3 mio. kr. i 2014.

Spændet i institutionernes indkøbsvolumen er således fra ca. 10 mio. kr. til 2,4 mia. kr.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Opgaver og ansvar i den videregående uddannelsessektor

3. De 3 typer videregående uddannelsesinstitutioner (universiteter, professionshøjskoler og

erhvervsakademier), som indgår i denne undersøgelse, er forskellige med hensyn til bl.a.

deres historie, geografiske placeringer, formål, organisering og størrelse.

4. De 3 typer uddannelsesinstitutioner har dog også en række fælles træk. Bl.a. har de alle

status som statsfinansierede selvejende institutioner inden for den offentlige forvaltning. Det

betyder, at institutionerne er omfattet af den generelle offentligretlige regulering, herunder

forvaltningsloven, offentlighedsloven mv. De skal ligeledes overholde Finansministeriets bud-

getvejledning og i deres ageren tage skyldige økonomiske hensyn og følge principperne for

god offentlig forvaltning og administration, herunder udvise sparsommelighed ved indkøb af

varer og tjenesteydelser.

Institutionerne er organisatorisk placeret uden for det ministerielle hierarki, og hver institu-

tion har en bestyrelse, som er ansvarlig for institutionernes samlede virke. Bestyrelsen dis-

ponerer frit inden for sit formål ved anvendelsen af de statslige tilskud og øvrige indtægter

under ét, herunder i forhold til produktion af kerneydelser, administration, ledelse, it mv. Sta-

ten hæfter ikke for institutionens dispositioner, og institutionens formue er adskilt fra staten.

5. De videregående uddannelsesinstitutioners uddannelsesaktiviteter finansieres hovedsa-

geligt af såkaldte taxametertilskud fra staten. Institutionernes øvrige aktiviteter finansieres

hovedsageligt ved faste basistilskud, konkrete forskningsbevillinger mv. Bevillingerne til de

statslige driftstilskud er opført på finanslovens § 19, som uddannelses- og forskningsmini-

steren har ansvaret for. Det fremgår af lovgivningen for de videregående uddannelser, at

det er et vilkår for tilskud fra staten, at institutionen som helhed underlægges det i loven fast-

satte økonomiske og indholdsmæssige tilsyn fra ministeriet.

6. Ministeriets tilsyn med de videregående uddannelsesinstitutioner er baseret på et tilsyns-

koncept, der omfatter henholdsvis systematiske tilsyn, tværgående tilsyn, tilsynsmøder og

ad hoc-tilsyn. Et væsentligt element i tilsynet er det systematiske økonomiske tilsyn, hvor

Styrelsen for Videregående Uddannelser årligt følger op på den enkelte institutions årsrap-

port samt resultaterne af institutionsrevisors og Rigsrevisionens revision. Et yderligere ele-

ment i tilsynet er ad hoc-tilsynet, hvor der kan indledes et tilsyn med sager/emneområder

ved én eller flere institutioner, hvis ministeriet finder det relevant, herunder ved formodning

om overtrædelse af gældende regler eller uhensigtsmæssig praksis. Ministeriets tilsynskon-

cept indebærer således, at ministeriet gennem det systematiske økonomiske tilsyn og ad

hoc-tilsynet følger op, hvis ministeriet via revisionen eller ad anden vej får formodning om

overtrædelse af gældende regler eller uhensigtsmæssig praksis, herunder også på indkøbs-

området.

Styrelsen for Videregående Uddannelser har ikke i de seneste år behandlet indkøbsområdet

på tilsynsmøder eller i tværgående tilsyn med institutionerne. Styrelsen har som led i det

systematiske økonomiske tilsyn fulgt op over for de institutioner, hvor revisionens bemærk-

ninger til indkøbsområdet har givet anledning til det.

7. Uddannelses- og Forskningsministeriet igangsatte i 2012 et effektiviseringsprogram for

professionshøjskolerne, hvortil Folketinget afsatte 127,8 mio. kr. på finansloven for 2012.

Midlerne skulle anvendes til at understøtte fælles effektiviseringsløsninger inden for profes-

sionshøjskolernes administration og studieadministration.

Et af tiltagene i effektiviseringsprogrammet vedrører en effektivisering af indkøbsområdet,

herunder udrulning af et indkøbsanalyseprogram, som skal anvendes på alle professions-

højskolerne. Status på implementeringen er, at indkøbsanalyseprogrammet er indkøbt, og

der foreligger udkast til en fælles indkøbspolitik samt diverse materiale til brug for effektivi-

sering af indkøbsområdet.

Uddannelsesinstitutionerne

modtager flere forskellige typer

taxametertilskud

fra staten.

Universiteterne modtager ud-

dannelsestaxametertilskud pr.

beståede studenterårsværk.

Derudover modtager universi-

teterne færdiggørelsesbonus

og tilskud til udvekslingsstude-

rende.

Professionshøjskolerne og er-

hvervsakademierne modtager

undervisningstaxameter- og

bygningstaxametertilskud pr.

beståede studenterårsværk og

praktiktaxameter pr. praktik-

årsværk. Derudover modtager

institutionerne færdiggørelses-

taxameter og tilskud til udveks-

lingsstuderende.

Revisionen af uddannelsesinsti-

tutionerne varetages af

institu-

tionsrevisor

(den interne revi-

sor) og Rigsrevisionen. Institu-

tionsrevisor er et privat revi-

sionsfirma, som gennemfører

en årlig revision og påtegner

institutionens årsrapport. Insti-

tutionsrevisor antages af ud-

dannelsesinstitutionens besty-

relse. Samarbejdet mellem in-

stitutionsrevisor og Rigsrevisio-

nen er fastlagt i en aftale mel-

lem uddannelses- og forsk-

ningsministeren og rigsrevisor

(en såkaldt § 9-aftale). Institu-

tionsrevisor skal – ligesom

Rigsrevisionen – udføre revi-

sionsopgaverne i overensstem-

melse med principperne om

god offentlig revisionsskik.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Statens og Kommunernes

Indkøbs Service (SKI)

er en

indkøbsorganisation, der gen-

nemfører EU-udbud på vegne

af den offentlige og halvoffent-

lige sektor og etablerer såkald-

te indkøbsaftaler på en række

vare- og tjenesteydelsesområ-

der. Det er frivilligt for de stats-

finansierede selvejende institu-

tioner at anvende SKI’s aftaler.

Ud over effektiviseringsprogrammet på professionshøjskoleområdet indgår Uddannelses-

og Forskningsministeriet sammen med Undervisningsministeriet i et partnerskab med SKI

om indkøb. Formålet med partnerskabsaftalen er beskrevet i boks 1.

BOKS 1. PARTNERSKABSAFTALE MELLEM KOMPETENCEMINISTERIERNE OG SKI

Undervisningsministeriet og SKI indgik partnerskabsaftalen i 2008, og siden 2012 har aftalen også

omfattet Uddannelses- og Forskningsministeriet. Formålet er at understøtte og inspirere til fortsat ud-

vikling og professionalisering af effektive indkøb og institutionsforvaltning på ministerområderne. Fo-

kus er – ad frivillighedens vej og via positive incitamenter til brug af bl.a. relevante indkøbsaftaler –

at bidrage til at understøtte effektivisering af den samlede resurseanvendelse på ministerområderne

og derigennem sikre det størst mulige økonomiske råderum til de selvejende institutioners kerneop-

gaver inden for de gældende økonomiske og institutionelle rammer. Partnerskabsaftalen implemen-

teres via en

strategiplan,

som udstikker de overordnede linjer og rammer for de institutionsvendte

aktiviteter i partnerskabet. Strategiplanen udmøntes via en

aktivitetsplan

for de aktiviteter og projek-

ter, som gennemføres i partnerskabet.

Offentligretlige organer

er or-

ganer, som er oprettet specielt

for at imødekomme almenhe-

dens behov, der ikke har indu-

striel eller kommerciel karakter.

Organerne skal have karakter

af at være juridiske personer

og finansieres for størstedelen

af staten, regionale/lokale myn-

digheder eller andre offentlig-

retlige organer. Driften af de of-

fentligretlige organer skal end-

videre være underlagt kontrol

fra staten, regionale/lokale myn-

digheder eller andre offentlig-

retlige organer, eller også skal

disse udpege mere end halv-

delen af medlemmerne i admi-

nistrations-, ledelses- eller til-

synsorganet.

Kilde: Konkurrence- og

Forbrugerstyrelsen.

Regler for institutionernes indkøb af varer og tjenesteydelser

8. Uddannelsesinstitutionerne skal følge de regler om konkurrenceudsættelse, som findes i

tilbudsloven og EU-udbudsreglerne. Institutionerne er såkaldte ”offentligretlige organer”. Det

betyder, at institutionerne er underlagt en højere tærskelværdi for EU-udbud af kontrakter

end statslige myndigheder. Endvidere er uddannelsesinstitutionerne på grund af denne sta-

tus blevet fritaget for tilbudslovens regler om licitation af bygge- og anlægskontrakter over

3 mio. kr. Fritagelsen var begrundet i et ønske om at lette de administrative byrder for offent-

ligretlige organer og tilbudsgivere og derved at skærpe og øge konkurrencen om offentlige

kontrakter. Institutionerne skal dog indhente mindst 2 underhåndsbud på alle bygge- og an-

lægskontrakter over 300.000 kr. ekskl. moms.

Tilbudsloven indeholdt i 2014 en pligt for ordregivende myndigheder til at annoncere indkøb

af varer og tjenesteydelser, der overstiger 500.000 kr. ekskl. moms, på www.udbud.dk,

mens EU’s udbudsregler foreskriver, at institutionerne skal afholde udbud ved indkøb af

varer og tjenesteydelser, hvis værdien overstiger 1.541.715 kr. ekskl. moms. EU’s udbuds-

regler kræver også, at institutionerne gennemfører EU-udbud af bygge- og anlægskontrak-

ter over 34 mio. kr. ekskl. moms.

Ud over disse lovbundne procedurer skal institutionerne generelt agere sparsommeligt, fx

ved at koordinere og standardisere indkøb på tværs af organisationen og forhandle priser

med leverandører.

9. Uddannelsesinstitutionerne skal ikke følge statens indkøbsaftaler. De har dog mulighed

for at tilmelde sig aftalerne i Statens Indkøbsprogram. Institutionerne kan ligeledes tilmelde

sig SKI-aftaler. Institutionerne kan også vælge at gennemføre egne udbud og indkøb inden

for en given indkøbskategori (enkeltkøb) eller indgå indkøbsaftaler, hvilket i så fald skal fo-

retages efter gældende nationale regler og EU-regler for tilbud og udbud.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning

Revisionskriterier

10. Revisionskriterierne i denne undersøgelse er baseret på tilbudslovens og EU-udbudsreg-

lernes bestemmelser om konkurrenceudsættelse af offentlige kontrakter og god praksis på

indkøbsområdet.

Både tilbudsloven og EU-udbudsreglerne fastsætter krav til procedurer, som institutionerne

skal følge forud for indgåelsen af kontrakter. Procedurerne har bl.a. til formål at identificere

det økonomisk mest fordelagtige tilbud, der ikke alene er valgt for laveste pris, men også på

grund af en række andre parametre som fx kvalitet eller leveringssikkerhed. Ved at overhol-

de reglerne og gennemføre disse procedurer formodes institutionerne at have udvist spar-

sommelighed og gennemsigtighed om baggrunden for valg af leverandør.

For køb, som ikke er omfattet af lovkrav om konkurrenceudsættelse, bør institutionerne fast-

sætte retningslinjer, der sikrer, at markedet afsøges, så institutionerne køber bedst og bil-

ligst. Det er i overensstemmelse med god praksis og det overordnede forvaltningsretlige prin-

cip om, at en offentlig myndighed skal tildele eksterne kontrakter på et økonomisk forsvar-

ligt grundlag, jf. Konkurrencestyrelsens ”Vejledning til tilbudsloven” fra 2005.

Metode

11. Undersøgelsen tager udgangspunkt i indkøb, som er foretaget i 2014, på 12 udvalgte

videregående uddannelsesinstitutioner. Vi inddrager dog også oplysninger fra institutioner-

ne om tiltag til forbedring af indkøbsfunktionen mv., som institutionerne har iværksat i løbet

af 2014 og starten af 2015.

Vi har besøgt de 12 videregående uddannelsesinstitutioner for at drøfte rammerne for ind-

køb og gennemgå konkrete indkøb. Vi har på hver institution gennemgået en stikprøve for

at teste, om indkøbene var blevet gennemført i overensstemmelse med institutionens ram-

mer for indkøb, gældende regler og god praksis.

12. Stikprøven på i alt 308 køb er udvalgt efter væsentlighed og risiko og med henblik på

at kunne gennemgå køb i følgende 3 kategorier: køb omfattet af EU-udbudsregler (varer-

og tjenesteydelseskontrakter på over 1.541.715 kr. ekskl. moms), køb omfattet af tilbudslo-

ven (over 300.000 kr. ekskl. moms for bygge- og anlægsopgaver og over 500.000 kr. ekskl.

moms for varer og tjenesteydelser) og køb, som ikke er omfattet af tilbudsloven eller EU-ud-

budsreglerne. I beretningen angives beløb altid ekskl. moms. Udvælgelsen af stikprøven er

beskrevet i bilag 1.

Stikprøvens resultater om regeloverholdelse er ikke repræsentative for samtlige indkøb på

institutionerne. Resultatet af stikprøven kan dog være en indikation på effektiviteten af de

rammer, som institutionerne har etableret for at sikre konkurrenceudsættelse af indkøb og

derved udvise sparsommelighed.

13. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. boks 2.

BOKS 2. GOD OFFENTLIG REVISIONSSKIK

God offentlig revisionsskik er baseret på de grundlæggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes

internationale standarder (ISSAI 100-999).

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Afgrænsning

14. Universiteterne, professionshøjskolerne og erhvervsakademierne udgør den væsentlig-

ste andel af de videregående uddannelsesinstitutioner under Uddannelses- og Forsknings-

ministeriet, både i forhold til indkøbsvolumen og antal studerende. Vi har derfor afgrænset

undersøgelsen fra de maritime uddannelsesinstitutioner, der har en lille volumen og få ele-

ver, og de kunstneriske uddannelsesinstitutioner, fordi de for tiden gennemgår en større om-

struktureringsproces, både hvad angår administrative forhold og uddannelsernes indhold.

15. Vi har fokuseret på, om institutionerne har ageret sparsommeligt ved de enkelte køb,

men vi har ikke undersøgt, hvilken betydning fx indkøbernes kompetence eller forhandlings-

evne kan have haft herpå. Vi har heller ikke efterprøvet priserne og kvaliteten af de indkøbte

varer og tjenesteydelser. Det skyldes, at de gennemgåede køb er historiske i den forstand,

at markedet for de respektive køb vil have ændret sig fra købet til vores sagsgennemgang.

Der kan både være sket ændringer i pris og kvalitet såvel som i antallet og arten af leveran-

dører, hvilket vil medføre, at vi kunne få et andet resultat af en markedsafprøvning, end in-

stitutionerne måtte have fået, da de foretog de udvalgte køb. Det er således ikke muligt at

afprøve de opnåede priser eller kvaliteter på købene på et sammenligneligt grundlag. Vi

har i stedet undersøgt, om institutionerne ved at afsøge markedet i henhold til gældende

regler og god praksis har ageret sparsommeligt, da de købte ind.

Det har heller ikke været muligt at beregne, hvilket besparelsespotentiale institutionerne

kunne have opnået ved øget konkurrenceudsættelse af købene, da de historiske markeds-

situationer og prisniveauer for de pågældende varer og tjenesteydelser ikke er kendt.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

2. Planlægning og gennemførelse af indkøb på

12 videregående uddannelsesinstitutioner

Rigsrevisionens undersøgelse viser, at uddannelsesinstitutionerne ikke i alle tilfælde

har købt bedst og billigst i overensstemmelse med gældende regler og god praksis.

16 ud af 62 køb med en værdi over tærskelværdien i EU-udbudsreglerne havde ikke

været i EU-udbud, og 22 ud af 33 køb af varer og tjenesteydelser havde ikke været

annonceret som forudsat i tilbudsloven. Det var især på universiteterne og profes-

sionshøjskolerne, at dette ikke var sket. I 8 ud af 36 køb af bygge- og anlægsopgaver

til en værdi over 300.000 kr. indhentede institutionerne ikke underhåndsbud som kræ-

vet i tilbudsloven. Rigsrevisionen finder det meget utilfredsstillende, at institutionerne

ikke overholder de gældende love.

Ved køb under tærskelværdierne i tilbudsloven havde institutionerne kun i mindre om-

fang konkurrenceudsat købene, selv om der var tale om væsentlige beløb. Især ved

køb af løbende drifts- og vedligeholdelsesopgaver, hvor flere af institutionerne anven-

der en fast leverandør til opgaverne, finder Rigsrevisionen, at institutionerne skal følge

op på, om den samlede værdi over en periode andrager en størrelse, der kræver, at

købet skal konkurrenceudsættes i henhold til tilbudsloven.

Købene var generelt mangelfuldt dokumenteret, og institutionerne havde i flere tilfæl-

de ikke central dokumentation, der fx dokumenterer en afsøgning af markedet eller

beskriver leverings- og betalingsbetingelser. Rigsrevisionen finder, at institutionerne

skal sikre, at dokumenter som kontrakter og samarbejdsaftaler med oplysninger om

leverings- og betalingsbetingelser altid kan fremfindes af en centralt placeret enhed

på institutionen, så det er muligt for fx indkøbs- eller økonomifunktionen at følge op

på købet.

De fleste institutioner registrerede ikke indkøb på en måde, der gør det muligt for in-

stitutionen at få et overblik over indkøb på hele institutionen. Det gør det fx vanske-

ligt for institutionerne at følge op på regeloverholdelse, opgøre brug og efterlevelse

af indkøbsaftaler eller identificere områder, der med fordel kan omfattes af indkøbs-

aftaler.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

16. I dette kapitel har vi undersøgt, om de videregående uddannelsesinstitutioner køber

bedst og billigst og i overensstemmelse med gældende regler og god praksis. Det har vi

gjort ved at undersøge, om:



køb er gennemført i overensstemmelse med institutionernes organisering og af bemyn-

digede personer

køb over EU-udbudsreglernes tærskelværdier er gennemført i overensstemmelse med

EU-direktivets forskrifter

køb over tilbudslovens tærskelværdier er gennemført i overensstemmelse med lovens

forskrifter

køb under tærskelværdierne i tilbudsloven er sket sparsommeligt og under hensyn til in-

stitutionernes eventuelle retningslinjer derom

institutionerne dokumenterer og registrerer væsentlige informationer og dispositioner ved-

rørende de enkelte køb, der kan bidrage til at give institutionen overblik over indkøbsom-

rådet.

Vi har gennemgået en stikprøve på 308 køb fordelt på de 12 videregående uddannelsesin-

stitutioner og derved testet, om købene var gennemført med fokus på sparsommelighed,

dvs. i overensstemmelse med institutionens rammer for indkøb, gældende regler og god

praksis.

2.1. Organisering af og ansvar for køb på institutionerne

17. Vi har undersøgt, om købene er disponeret og godkendt af de bemyndigede medarbej-

dere og i overensstemmelse med institutionens formål.

prokuragrænse

er en be-

løbsmæssig grænse for, hvor

meget en medarbejder kan dis-

ponere for på institutionens

vegne.

18. Vi har på samtlige institutioner konstateret, at der er disponeret i overensstemmelse med

de udmeldte prokuragrænser eller budgetter. De fleste køb er også godkendt af den rette

bemyndigede i fakturahåndteringssystemet, men vi konstaterede dog ved enkelte køb, at

fuldmagter ikke var opdateret eller stemte overens med den systemmæssige opsætning i

fakturahåndteringssystemet, fx som følge af ændringer i organisationen eller kontoplanen.

19. Vi har i forbindelse med vores sagsgennemgang ikke set eksempler på, at der er fore-

taget køb, som ikke relaterer sig til institutionens opgaver og overordnede formål som ud-

dannelsesinstitution.

Resultater

20. Købene i stikprøven er i alle tilfælde gennemført i overensstemmelse med institutioner-

nes organisering af indkøbsområdet og med få undtagelser i overensstemmelse med insti-

tutionernes bestemmelser om ansvar for disponering og godkendelse af køb.

Andel af køb i stikprøven

over EU-direktivets tærskel-

værdier

20 %

2.2. Køb over EU-udbudsreglernes tærskelværdier

21. Rigsrevisionen har gennemgået 62 køb, som er over EU-udbudsreglernes tærskelvær-

di på 1.541.715 kr. for køb af varer og tjenesteydelser, og som dermed skal i EU-udbud.

80 %

Varer og tjenesteydelser

over grænsen for EU-udbud

Varer og tjenesteydelser

under grænsen for EU-udbud

22. Sagsgennemgangen af køb af varer og tjenesteydelser over tærskelværdierne i EU-ud-

budsreglerne viser, at institutionerne ikke havde sendt 16 ud af de 62 køb i EU-udbud, som

de burde. I 4 af disse køb havde institutionerne dog konkurrenceudsat købet, enten ved selv

at indhente tilbud fra potentielle leverandører eller ved at annoncere købet. Dette fritager

dog ikke institutionerne fra at sende købet i EU-udbud.

I 46 ud af 62 køb havde institutionerne overholdt reglerne.

Kilde: Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

Tabel 1 viser, hvor mange af købene af varer og tjenesteydelser til en værdi over

1.541.715 kr., der ikke har været i EU-udbud fordelt på de 3 typer institutioner.

Tabel 1. Køb over EU-udbudsreglernes tærskelværdier

(Antal)

Køb i stikprøve

Erhvervsakademier

Professionshøjskoler

Universiteter

I alt

Kilde: Rigsrevisionen.

Køb, der ikke er sendt

i udbud som påkrævet

EU’s udbudsregler

foreskri-

ver bl.a., at institutionerne skal

afholde udbud ved indkøb af

varer og tjenesteydelser, der

har en samlet værdi over

1.541.715 kr. ekskl. moms.

Erhvervsakademierne havde relativt set – og qua deres indkøbsvolumen – generelt få køb

af en størrelse, der kræver EU-udbud. Professionshøjskolerne og universiteterne havde

derimod flere køb, der overskrider tærskelværdierne for EU-udbud, og vores sagsgennem-

gang har vist, at begge institutionstyper i omkring hver 4. køb ikke har overholdt EU-udbuds-

reglerne. Enkelte institutioner havde dog færre regelbrud end gennemsnittet. Vi så eksem-

pler på regelbrud i denne kategori hos 8 ud af de 12 institutioner.

23. Der gælder særlige regler for kontraktberegning, når der ikke er fastsat en kontraktsum,

eller når der er tale om en tidsubestemt kontrakt. Én institution har nævnt, at det ikke altid

er muligt at forudse, om beløbet over en 4-årig periode vil overstige tærskelværdierne.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet en vejledning om kontraktberegning,

som er vist i uddrag i boks 3.

BOKS 3. UDDRAG FRA ”VEJLEDNING OM KONTRAKTBEREGNING” OM TILFÆLDE, HVOR

DER IKKE ER FASTSAT EN KONTRAKTSUM, ELLER HVOR DER ER TALE OM TIDSUBE-

GRÆNSEDE KONTRAKTER

Særligt om fast levering af tjenesteydelser

Der gælder særlige beregningsregler for tjenesteydelseskontrakter, hvor der ikke er fastsat en samlet

pris, fx en fast aftale om konsulentrådgivning. Er kontrakten tidsbegrænset, er det den anslåede værdi

for hele løbetiden, der er afgørende. Kontrakter om specifik assistance til et bestemt projekt skal vur-

deres ud fra et skøn over, hvor meget assistance der er nødvendig for projektets udførelse, fx hvor

lang tid ordregiver forventer projektet vil løbe. Er kontrakten tidsubegrænset, eller har den en løbe-

tid på over 48 måneder, skal den samlede kontraktværdi beregnes ud fra den månedlige værdi gan-

get med 48.

Værdien for kontrakter, som er omfattet af tilbudsloven, skal beregnes på samme måde, som når

ordregiver beregner en kontraktværdi, som skal i EU-udbud.

Kilde: ”Vejledning om kontraktberegning”, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, december 2013.

24. Vores sagsgennemgang har vist, at institutionerne ved løbende køb af samme ydelser

ikke altid var opmærksomme på at opgøre, hvad der over en 4-årig periode bruges eller for-

ventes brugt af den pågældende tjenesteydelse.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

Fx havde ét universitet indgået egne indkøbsaftaler på en række områder. I 4 tilfælde hav-

de universitetet dog ikke haft aftalerne i EU-udbud forud for aftalernes indgåelse, selv om

værdien af ydelserne på de 4 aftaler over en 4-årig periode blev opgjort til mellem 2,4 mio.

kr. og 18,7 mio. kr.

Én professionshøjskole havde siden 2007 haft et samarbejde med et reklamebureau om le-

vering af en bestemt type ydelse. Professionshøjskolen havde i 2014 endnu ikke haft kø-

bet i EU-udbud, selv om det efter Rigsrevisionens vurdering burde have stået professions-

højskolen klart, at den rekvirerede ydelse var tilbagevendende, og at værdien overskred

tærskelværdien i EU-udbudsreglerne. Over de seneste 4 år har professionshøjskolen købt

for 3,1 mio. kr. hos reklamebureauet.

På ét universitet så vi 2 eksempler på, at der var indgået tidsubegrænsede kontrakter med

en fast månedlig ydelse. I sådanne tilfælde skal kontraktværdien ifølge EU-udbudsreglerne

beregnes som den månedlige ydelse ganget med 48 for at vurdere, om værdien af kontrak-

ten over en 4-årig periode overstiger tærskelværdierne for EU-udbud. Det gjorde den i de

konkrete tilfælde, men universitetet indhentede alene tilbud fra et par potentielle leveran-

dører, og havde ikke de 2 køb i EU-udbud.

25. Vi har også set et eksempel på, at en professionshøjskole over en 4-årig periode havde

anvendt en markedsføringskonsulent og i perioden betalt ca. 2,2 mio. kr. til denne. Institu-

tionen havde ikke indgået en samlet aftale for købet, der i stedet blev forhandlet løbende. I

forbindelse med forhandlingen om det kommende års markedsføringsstrategi oplyste pro-

fessionshøjskolen konsulenten om det beløb, de havde til rådighed til ydelsen. Rigsrevisio-

nen vurderer, at det svækker forhandlingspositionen, når en institution oplyser om tilgæn-

gelige resurser, inden en aftale indgås.

Bilag II B-ydelser

er fx ydelser

på det sociale, sundhedsmæs-

sige og uddannelsesmæssige

område. Ordregiver skal – i

forbindelse med tildeling af

kontrakter om B-ydelser, der

overstiger udbudsdirektivets

aktuelle tærskelværdi – ikke

følge udbudsdirektivets detalje-

rede regler. Blot skal udbuds-

direktivets bestemmelser om

tekniske specifikationer og

meddelelse om, at kontrakten

er indgået, overholdes. Bilag

II B-ydelser er heller ikke om-

fattet af tilbudslovens annon-

ceringspligt. Kontraktindgåel-

sen er dog fortsat omfattet af

grundlæggende traktatretlige

normer og principper, hvis kon-

trakten har en klar grænseover-

skridende interesse.

Kilde: Konkurrence- og Forbru-

gerstyrelsens vejledning om

køb af B-tjenesteydelser.

26. I vores sagsgennemgang er vi også stødt på flere køb, der er såkaldte bilag II B-ydel-

ser. Bilag II B-ydelser er ikke underlagt de samme regler, som gælder for køb over tærskel-

værdierne i tilbudsloven og EU’s udbudsregler, fordi der ikke er pligt til at annoncere eller

udbyde køb, som kan betragtes som bilag II B-ydelser.

Vi har dog set eksempler på, at institutionerne alligevel konkurrenceudsætter køb af denne

type. Copenhagen Business School (CBS) har fx konkurrenceudsat et køb af undervisning

til brug for et ledelsesfagligt grundforløb, mens Erhvervsakademi Aarhus har oplyst, at de

overvejer at konkurrenceudsætte deres køb af advokatydelser.

Rigsrevisionen finder det positivt, at institutionerne – uagtet at der er tale om bilag II B-ydel-

ser – afsøger markedet med henblik på at finde den bedste og billigste leverandør. I de til-

fælde, hvor der er tale om standardiserede ydelser med mange udbydere, finder Rigsrevi-

sionen, at det vil være muligt at opnå en økonomisk gevinst ved konkurrenceudsættelse.

Resultater

27. 16 ud af 62 køb med en samlet værdi over tærskelværdien i EU-udbudsreglerne havde

ikke været i EU-udbud.

I nogle tilfælde indhentede indkøberne flere tilbud på de pågældende køb, men det fritager

ikke institutionen fra den lovfastsatte pligt til at udbyde købet.

Det er primært professionshøjskoler og universiteter, som ikke har sikret, at alle køb kom i

EU-udbud. Det er især køb af løbende tjenesteydelser, som institutionerne ikke altid er op-

mærksomme på andrager en værdi, der forudsætter, at købet skal sendes i EU-udbud.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

2.3. Køb over tilbudslovens tærskelværdier

28. Rigsrevisionen har gennemgået 33 køb, som er omfattet af tilbudslovens regler om an-

noncering af køb af varer og tjenesteydelser med en værdi over 500.000 kr., samt 36 køb

af bygge- og anlægsopgaver med en værdi over 300.000 kr., som dermed er omfattet af

tilbudslovens regler om indhentning af underhåndsbud.

Køb af varer og tjenesteydelser med en værdi mellem 500.000 kr. og 1.541.715 kr.

29. Sagsgennemgangen har vist, at 22 ud af 33 køb af varer og tjenesteydelser med en

værdi mellem 500.000 kr. og 1.541.715 kr. ikke var annonceret i henhold til kravene i til-

budsloven. I 3 af disse køb havde institutionen dog indhentet flere tilbud. Institutionerne

overholder ikke gældende lovgivning ved alene at indhente flere tilbud frem for at annon-

cere et køb, og institutionen kan dermed gå glip af den mulige gevinst, der ligger i øget

konkurrence, ved at flere leverandører får adgang til at byde på den pågældende leve-

rance, når købet annonceres.

Samlet var 11 ud af 33 køb sket i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. 2 køb var

annonceret efter reglerne i tilbudsloven, 5 køb var foretaget via indkøbsaftale, der afløftede

forpligtelsen til at konkurrenceudsætte købet, og i 4 andre køb var der tale om bilag II B-

ydelser.

Tabel 2 viser, hvor mange af købene af varer og tjenesteydelser til en værdi mellem

500.000 kr. og 1.541.715 kr., der ikke blev annonceret i overensstemmelse med reglerne i

tilbudsloven, fordelt på de 3 typer institutioner.

Andel af køb i stikprøven

omfattet af reglerne i til-

budsloven

12 %

11 %

77 %

Bygge- og anlægsopgaver

over 300.000 kr.

Varer og tjenesteydelser mellem

500.000 og 1.541.715 kr.

Køb, der ikke er omfattet af

tilbudslovens regler

Kilde: Rigsrevisionen.

Tabel 2. Køb af varer og tjenesteydelser mellem 500.000 kr. og 1.541.715 kr.

(Antal)

Køb i stikprøve

Erhvervsakademier

Professionshøjskoler

Universiteter

I alt

Kilde: Rigsrevisionen.

Køb, der ikke var annonceret i

henhold til tilbudslovens regler

Ved

køb af varer og tjeneste-

ydelser til en værdi over

500.000 kr. ekskl. moms,

men

under tærskelværdien i udbuds-

direktivet, skal institutionerne

annoncere det påtænkte køb

på www.udbud.dk, medmindre

købet foretages gennem ind-

købsaftaler, der har været i EU-

udbud.

Kilde: Konkurrence- og

Forbrugerstyrelsen.

Erhvervsakademierne havde relativt set – og qua deres indkøbsvolumen – generelt få køb

af en størrelse, der kræver annoncering. På alle 3 typer institutioner var der en stor andel

af køb, der skulle have været annonceret, men som ikke var blevet det. Vi så eksempler

herpå hos 10 ud af de 12 institutioner.

30. Én professionshøjskole havde fx gennemført et varekøb til 1,3 mio. kr., uden at det blev

annonceret. Professionshøjskolen indhentede dog tilbud fra 3 forskellige leverandører, in-

den købet blev gennemført, men ifølge reglerne i tilbudsloven, burde købet have været an-

nonceret på www.udbud.dk.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

En anden professionshøjskole havde købt udvikling af en app, hvor kontraktsummen lød

på 497.000 kr., og institutionen vurderede derfor, at købet ikke skulle annonceres. Rigsre-

visionen konstaterede under revisionen, at dette beløb ikke omfattede værdien af optioner

og en nødvendig serviceaftale. Det samlede køb inkl. optioner og en serviceaftale var på

927.500 kr. Det er Rigsrevisionens vurdering, at institutionen forud for indgåelsen af kon-

trakten havde oplysninger, der efter et forsigtigt skøn viste, at den samlede værdi af kontrak-

ten var over tærskelværdien på 500.000 kr., og at købet dermed skulle annonceres.

På ét universitet blev der indkøbt bustransport til en række forskellige introforløb for nye stu-

derende. Købene blev foretaget af de respektive introvejledere på vegne af universitetet og

havde forskellig værdi, men over en periode på ca. et halvt år blev der købt bustransport

for mere end 700.000 kr. Rigsrevisionen finder, at der dels er tale om en tilbagevendende

årlig ydelse, hvorfor behovet og det erfaringsmæssige forbrugsniveau burde være kendt,

og at der dels var tale om ensartede ydelser, der indgås over en afgrænset periode, hvor-

for købet som minimum skulle have været annonceret i henhold til tilbudsloven.

Køb af bygge- og anlægsopgaver over 300.000 kr.

31. Sagsgennemgangen har vist, at institutionerne i 28 ud af 36 køb af bygge- og anlægs-

opgaver med en værdi over 300.000 kr. har indhentet underhåndsbud og meddelt tildeling i

overensstemmelse med det udmeldte tildelingskriterium som foreskrevet i tilbudsloven.

Tabel 3 viser, hvor mange af købene af bygge- og anlægsopgaver til en værdi over

300.000 kr. der ikke har været konkurrenceudsat i overensstemmelse med reglerne i til-

budsloven, fordelt på de 3 typer institutioner.

Underhåndsbud

er en udbuds-

form efter tilbudsloven, hvor ud-

byderen kan rette henvendelse

direkte til et antal tilbudsgivere

og anmode dem om at afgive

tilbud på løsningen af en byg-

ge- og anlægsopgave.

Kilde: Konkurrence- og

Forbrugerstyrelsen.

Ved

køb af bygge- og anlægs-

opgaver til en værdi over

300.000 kr. ekskl. moms

skal

institutionerne indhente mindst

2 og højst 3 underhåndsbud.

Der kan dog indhentes et 4.

underhåndsbud, men det skal

være fra en leverandør, der

ikke kommer fra lokalområdet.

Ved indhentning af underhånds-

bud kan ordregiver direkte ind-

byde potentielle leverandører til

at give tilbud på en opgave, og

ordregiver har ret til frit at for-

handle med de potentielle leve-

randører, og tidspunktet for af-

givelse af tilbud behøver ikke at

være det samme for alle tilbuds-

givere.

Kilde: Konkurrence- og

Forbrugerstyrelsen.

Tabel 3. Køb af bygge- og anlægsopgaver over 300.000 kr.

(Antal)

Køb i stikprøve

Køb, hvor der ikke er indhen-

tet underhåndsbud i henhold

til tilbudslovens regler

Erhvervsakademier

Professionshøjskoler

Universiteter

I alt

Kilde: Rigsrevisionen.

32. Erhvervsakademierne havde relativt set – og qua deres indkøbsvolumen – generelt få

køb af en størrelse, der krævede indhentning af underhåndsbud. Samlet var 8 ud af de 36

køb ikke konkurrenceudsat i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven om at indhente

mindst 2 underhåndsbud. 4 ud af de 12 institutioner havde ikke overholdt reglerne om ind-

hentning af underhåndsbud i henhold til tilbudsloven.

3 ud af de 8 køb vedrører samme byggeprojekt på en professionshøjskole. Institutionen

fandt, at tidspres for at få igangsat arbejderne inden årets udgang nødvendiggjorde, at der

ikke blev brugt tid på at indhente underhåndsbud, hvorfor institutionen alene havde til hen-

sigt at indhente tilbud fra potentielle leverandører til de enkelte køb. Institutionen har op-

lyst, at de aftalte med et arkitektfirma, at firmaet skulle stå for at finde leverandører, men at

firmaet alligevel ikke fik indhentet tilbuddene, og købene blev derfor ikke konkurrenceudsat.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

33. Ved køb af bygge- og anlægsopgaver, der vedrører større projekter eller entrepriser,

forestås konkurrenceudsættelsen ofte af en byggerådgiver eller en arkitekt, som institutio-

nen har hyret til at bistå med projektet. Sagsgennemgangen har vist, at de professionelle

rådgivere i enkelte tilfælde ikke var opmærksomme på at sikre, at reglerne i tilbudsloven

om indhentning af underhåndsbud blev overholdt, herunder at der ikke sker usaglig opde-

ling af opgaver i mindre køb.

Rigsrevisionen finder, at det er institutionens ansvar at sikre, at gældende lovgivning over-

holdes, når fx eksterne rådgivere disponerer på vegne af institutionen.

Resultater

34. 22 ud af 33 køb var ikke annonceret, som tilbudsloven foreskriver. Det er primært pro-

fessionshøjskoler og universiteter, der ikke har sikret, at alle køb har været annonceret ef-

ter reglerne i tilbudsloven. I nogle tilfælde inkluderes alle køb af ensartede ydelser ikke i

beregningen af den samlede værdi af købet for institutionen, ligesom Rigsrevisionen har set

eksempler på, at optioner ikke medregnes.

I 8 ud af 36 køb af bygge- og anlægsopgaver var der ikke indhentet underhåndsbud, som

reglerne i tilbudsloven kræver.

2.4. Køb under tilbudslovens tærskelværdier

35. Rigsrevisionen har gennemgået 177 køb, som ikke er omfattet af tilbudslovens regler,

fordi købene af varer og tjenesteydelser har en værdi under 500.000 kr., og købene af byg-

ge- og anlægsopgaverne har en værdi under 300.000 kr.

36. Der er ikke lovgivet om, at institutionerne skal indhente flere tilbud ved køb af varer og

tjenesteydelser under tilbudslovens tærskelværdier, eller hvordan tilbud i givet fald skal ind-

hentes. Rigsrevisionen finder dog, at indhentningen af flere tilbud kan bidrage til sparsom-

melighed, da det giver indkøberen viden om prisniveauet i markedet for det pågældende

køb, hvilket kan bidrage til at sikre, at den bedste og billigste leverandør vælges.

For mindre køb af enkeltstående varer og tjenesteydelser er det Rigsrevisionens opfattelse,

at der ikke nødvendigvis er en gevinst ved at indhente flere tilbud, da omkostningerne ved

at indhente tilbud for ordregiver skal stå mål med en potentiel besparelse. For større køb af

varer og tjenesteydelser med mange udbydere finder Rigsrevisionen dog, at købene er vel-

egnede til konkurrenceudsættelse, og at afsøgningen af markedet forud for købet kan sikre,

at købet er det bedste og billigste.

37. Sagsgennemgangen har vist, at institutionerne ved 66 ud af de 177 køb med en værdi

under tærskelværdierne i tilbudsloven havde afsøgt markedet ved at indhente alternative

tilbud eller foretaget købet via en indkøbsaftale, fx institutionernes egen aftale eller en SKI-

aftale. I 111 køb var der ikke sket en konkurrenceudsættelse af købet, selv om der blandt

disse var en lang række større køb af varer og tjenesteydelser med en værdi helt op til knap

500.000 kr. Alle institutioner havde køb i denne kategori, som ikke var konkurrenceudsat,

men der var stor variation i, hvor mange køb der var tale om.

Andel af køb i stikprøven

under tilbudslovens tær-

skelværdier

43 %

57 %

Varer og tjenesteydelser under

tærskelværdierne i tilbudsloven

Varer og tjenesteydelser over

tærskelværdierne i tilbudsloven

Kilde: Rigsrevisionen.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

38. I forbindelse med køb af mindre håndværksmæssige opgaver viste sagsgennemgangen

flere eksempler på, at institutionerne typisk bruger samme håndværker til den pågældende

opgavetype, fx en fast maler, tømrer eller elektriker, med den argumentation, at det er nem-

mere, fordi den pågældende leverandør kender huset, opgavearten m.m.

Institutionerne har oplyst, at der ofte er tale om mere eller mindre akut opståede behov

som fx reparationer eller vedligeholdelsesopgaver, hvor det kan være vanskeligt at forud-

sige det konkrete behov for et kommende år. Rigsrevisionen finder dog, at institutionerne

bør overveje, hvordan de bedst kan sikre, at institutionens samlede indkøb af de forskellige

opgaver forbundet med drift og vedligehold af deres bygninger varetages effektivt og spar-

sommeligt. Det kan fx være indgåelse af indkøbsaftaler med faste leverandører, så insti-

tutionen fra centralt hold sørger for at afløfte konkurrenceudsættelsen, og det dermed sik-

res, at de decentrale bestillinger sker inden for de rammer for sparsommelighed, som in-

stitutionen har fastlagt.

Facility-området

dækker typisk

over drift, service og vedlige-

hold af institutionernes bygnin-

ger og øvrige faciliteter, fx kan-

tinedrift.

2 erhvervsakademier har oplyst, at de allerede gør sig overvejelser herom. Ét erhvervsaka-

demi, som fremover ønsker at eje en større del af deres bygninger, har oplyst, at de vil

tage initiativ til at aftaledække området for løbende drift og vedligehold. Et andet erhvervs-

akademi har oplyst, at de har gjort sig overvejelser om sammen med omkringliggende sko-

ler at lave aftaler for facility-området (drift og vedligeholdelse af bygninger, faciliteter mv.).

39. Flere af institutionerne ejer ikke deres egne bygninger, men lejer sig ind hos fx private

udlejere. Ved vores sagsgennemgang har vi set eksempler på, at institutionerne skal bruge

en udlejers håndværkere, hvis institutionerne ønsker opsætning af vægge, installation af it-

hardware eller andet ad hoc bygge- og anlægsarbejde i de lokaler, hvor de lejer sig ind. In-

stitutionerne har i disse situationer ikke mulighed for at forestå eller påvirke valget af leve-

randør, men må bero sig på, at udlejer disponerer sparsommeligt på deres vegne, selv om

det er institutionerne, der betaler regningen.

Resultater

40. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at 111 ud af 177 køb under tærskelværdierne ikke

var blevet konkurrenceudsat, selv om flere af disse køb havde en væsentlig økonomisk

værdi.

41. Især når det drejer sig om løbende drifts- og vedligeholdelsesopgaver, hvor flere af in-

stitutionerne anvender en fast leverandør til opgaverne, finder Rigsrevisionen, at institutio-

nerne skal være opmærksomme på, om den samlede værdi over en periode andrager en

størrelse, der kræver, at købet skal konkurrenceudsættes i henhold til tilbudsloven.

2.5. Dokumentation og registrering af indkøb

42. Vi har i forbindelse med sagsgennemgangen undersøgt, om institutionerne har doku-

menteret væsentlige beslutninger og dispositioner vedrørende de enkelte køb, og om insti-

tutionerne foretager en registrering af købet, der kan bidrage til at skabe overblik over ind-

købsvolumen, efterlevelse og brug af aftaler (compliance) og anden relevant information

for området.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

Dokumentation for dispositioner

43. Rigsrevisionen finder generelt, at det er vigtigt, at institutionerne dokumenterer og er i

besiddelse af dokumentation for væsentlige beslutninger og dispositioner vedrørende ind-

køb, herunder dokumentation for, at regler er overholdt. Væsentlige beslutninger og dispo-

sitioner kan fx vedrøre de overvejelser, der ligger forud for købet, og de overvejelser, der

har været bestemmende for valg af leverandør. Desuden er det vigtigt, at der er dokumen-

tation for, hvilke tilbud der er indhentet, og hvilket tilbud der er accepteret, herunder betin-

gelserne for købet, fx i form af bestillingsseddel, ordrebekræftelse og eventuelle indgåede

kontrakter. Dokumentationen af købene skal dels sikre, at der foretages grundige faglige

og økonomiske overvejelser forud for købet, dels sikre at beslutninger og dispositioner ved-

rørende købet er tilgængelige, fx hvis nye medarbejdere skal kunne finde tilbage i sagens

historik, hvis institutionen vil følge op på købet som led i institutionens økonomiopfølgning,

hvis der opstår tvist om det bestilte, eller hvis en klage vedrørende institutionens gennem-

førelse af køb indbringes for Klagenævnet for Udbud.

Der kan selvfølgelig være en bagatelgrænse for, hvor meget et køb skal dokumenteres, og

for mindre køb af standardiserede varer kan det være tilstrækkeligt, at institutionen er i be-

siddelse af fx ordrebekræftelse fra leverandøren og faktura. Men som udgangspunkt bør

institutionerne sikre en dækkende dokumentation.

44. Vores sagsgennemgang viser imidlertid, at dokumentationen i op mod hvert 3. køb frem-

står mere eller mindre mangelfuld.

Den manglende dokumentation vedrører fx underskrevet kontrakt, accept af et fremsendt

tilbud eller fuld dokumentation for, at gældende regler er overholdt. Ved køb under tærskel-

værdierne i tilbudsloven kunne institutionerne i mange tilfælde ikke fremvise anden doku-

mentation for dispositioner end den modtagne faktura, selv om varen eller tjenesteydelsen

havde en sådan karakter, at det ville være relevant at have en nedskrevet aftale på fx leve-

rings- og betalingsbetingelser og en tilkendegivelse af, at institutionen havde accepteret

den tilbudte pris.

45. Vi har også gennemgået en række køb, hvor en ekstern rådgiver har bistået institutio-

nen med valg af leverandør eller disponeret på institutionens vegne og i den forbindelse

haft kontakten til leverandøren. I flere køb af denne type var institutionen ikke selv i besid-

delse af dokumentation for centrale beslutninger i sagsforløbet, fx for konkurrenceudsæt-

telse og leverandørvalg. Dokumentationen måtte i forbindelse med vores sagsgennem-

gang indhentes fra den eksterne rådgiver.

Rigsrevisionen finder, at det er vigtigt, at institutionerne selv er i besiddelse af dokumenta-

tion for dispositioner – også selv om opgaverne ikke har en værdi over tilbudslovens tær-

skelværdier. Det drejer sig dels om dokumentation for opgavens indhold og pris, inden ar-

bejdet påbegyndes, så institutionerne efterfølgende kan kontrollere, at det leverede og fak-

turerede svarer til det bestilte, dels om dokumentation for, at købet er indgået med øje for,

hvad der er bedst og billigst og i henhold til gældende regler.

Registrering af indkøb

46. Rigsrevisionen finder, at en ensartet registrering af oplysninger om leverandør, vare-

type, aftalebrug m.m. om de enkelte køb i institutionen er væsentlig for institutionernes mu-

ligheder for at få overblik over indkøbsområdet.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

47. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at en række institutioner har etableret et registre-

ringssystem, som løbende giver indkøbsafdelingen information om, hvor meget der købes

hos forskellige leverandører over en længere periode, jf. boks 4. Det giver institutionerne mu-

lighed for at vurdere, om de indgåede indkøbsaftaler anvendes som foreskrevet, og om der

konkurrenceudsættes i overensstemmelse med reglerne.

BOKS 4. EKSEMPLER PÅ INSTITUTIONERS TILGANG TIL REGISTRERING

DTU registrerer alle indkøb via et indkøbsanalysesystem, uanset om købet er foretaget via DTU’s e-

handelssystem eller ej. Registreringen betyder, at DTU’s Koncernindkøb kan monitorere alle aktivi-

teter på indkøbsområdet og derigennem skabe grundlaget for strategiske indkøbsaktiviteter. I sep-

tember 2014 blev der på DTU endvidere oprettet en central godkenderfunktion med 22 regnskabs-

medarbejdere organisatorisk placeret i Koncernindkøb. Denne funktion har bl.a. til opgave at kontrol-

lere alle fakturaer og rejseafregninger for overholdelse af regler og procedurer, herunder at påse, at der

tages skyldige økonomiske hensyn i indkøbet.

KU har opsat en registreringsramme i sin opsætning af økonomisystemet, hvor der sker en registre-

ring af, om købet sker inden for eller uden for KU’s aftaler.

Professionshøjskolerne har som led i deres effektiviseringsprogram indkøbt et indkøbsanalysesy-

stem, som kan bidrage til at skabe overblik over aftaleloyalitet og give et overblik over brugen af le-

verandører over en længere periode. Indkøbsanalysesystemet forventes fuldt implementeret på de

enkelte professionshøjskoler ved udgangen af 2015.

48. Vores undersøgelse viser, at der på en række institutioner alene sker en registrering af

købet i institutionens fakturahåndteringssystem. Fakturahåndteringssystemerne har dog pri-

mært til formål at sikre korrekt kontering og generere regnskabsdata og er typisk ikke opbyg-

get med henblik på at skulle følge, om egne retningslinjer og gældende regler overholdes.

49. En central registrering af indgåede aftaler, aftaleperioder og -omfang giver også institu-

tionerne mulighed for at tjekke, om de aftaler, institutionen har indgået, fortsat er relevante

i forhold til institutionens behov. Overblik over brugen af aftalerne giver også institutionen et

bedre udgangspunkt for en eventuel genforhandling, ligesom opmærksomhed omkring, hvor-

når aftaler skal fornys, sikrer, at institutionen får taget hånd herom i rette tid.

I vores sagsgennemgang så vi et eksempel på, at et universitet ikke havde annonceret et

køb af tjenesteydelser over 500.000 kr., da universitetet ikke var opmærksom på, at en ind-

købsaftale, som institutionen tidligere havde indgået med leverandøren, var udløbet.

University College Capital har indført et kontraktstyringssystem, der bl.a. kan skabe over-

blik over kontraktudløb og udgifter på de enkelte aftaler, og Erhvervsakademi Sjælland har

oplyst, at de har indkøbt en kontraktdatabase, hvor alle institutionens kontrakter skal regi-

streres fra 2015. Det fulde udbytte af kontraktstyringssystemerne forudsætter dog systema-

tisk vedligeholdelse, så systemet altid er opdateret med gældende aftaler og kontrakter.

50. En manglende registrering af, om institutionerne køber ind via de aftaler, som institutio-

nen har tilmeldt sig eller selv indgået, medfører efter Rigsrevisionens opfattelse en øget ri-

siko for, at efterlevelse og brug af aftaler (compliance) ikke kan opgøres.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

PLANLÆGNING OG GENNEMFØRELSE AF INDKØB PÅ 12 VIDEREGÅENDE

UDDANNELSESINSTITUTIONER

Resultater

51. De gennemgåede køb var generelt mangelfuldt dokumenteret i forhold til beslutninger og

dispositioner vedrørende købene, og institutionerne var i flere tilfælde ikke i besiddelse af

central dokumentation som en kontrakt, aftalevilkår eller andet, der beskriver fx leverings-

og betalingsbetingelser.

Rigsrevisionen finder, at institutionerne skal være bedre til at journalisere relevante doku-

menter vedrørende disponeringer og som minimum sikre sig, at centrale dokumenter som

kontrakter og samarbejdsaftaler med oplysninger om leverings- og betalingsbetingelser, altid

kan findes frem af institutionen.

52. Rigsrevisionens undersøgelse viser også, at mange institutioner ikke har etableret en

ensartet praksis for registrering af væsentlige informationer om de enkelte køb, der gør in-

stitutionen i stand til at følge op og analysere på indkøb på tværs af institutionen eller sikre,

at institutionen ikke overskrider tærskelværdier for, hvornår der skal ske konkurrenceudsæt-

telse. Det er Rigsrevisionens vurdering, at en ensartet registrering kan bidrage til at give de

enkelte institutioner viden om indkøbsvolumen, regeloverholdelse samt efterlevelse og brug

af aftaler. Dog skal implementeringen af redskaberne til registrering og opfølgning altid stå

mål med den forventede besparelse.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INSTITUTIONERNES RAMMER FOR EFFEKTIVE OG SPARSOMMELIGE INDKØB

3. Institutionernes rammer for effektive og

sparsommelige indkøb

Eksempel på opgaver i en

central indkøbsfunktion –



Gennemføre egne udbud og

supportere enkeltstående

udbud på universitetet



Sikre rammer for anven-

delse af indkøbsaftaler un-

der SKI, herunder gennem-

føre miniudbud og foretage

tildelinger i henhold til ind-

købsaftalerne



Anden løbende konkurren-

ceudsættelse, bl.a. natio-

nale udbud og tilbudsind-

hentning



Løbende analyser af univer-

sitetets indkøb og behov

med henblik på passende

behovsunderstøttelse, mu-

lige besparelser og udbuds-

pligt



Vedligeholdelse og udvikling

af universitetets indkøbsor-

ganisation



Kontakt og dialog med leve-

randører



Opfølgning på indkøbsmøn-

strene gennem rapporter,

herunder udvikling af rap-

porter med henblik på me-

ningsfuld ledelsesinforma-

tion og indkøbsviden til ind-

købsorganisationen.

Rammerne for indkøb understøtter i varierende grad en effektiv og sparsommelig

styring af indkøb på institutionerne. Selv om det organisatoriske ansvar på indkøbs-

området, herunder ansvar for disponering, generelt er klart fastlagt og meldt ud på

institutionerne, manglede ca. halvdelen af institutionerne helt eller i væsentligt om-

fang retningslinjer for indkøb. Dertil kommer, at institutionernes retningslinjer for ind-

køb på en række områder var meget lidt anvisende i forhold til, hvordan medarbej-

dere skal agere i indkøbsprocessen. Hovedparten af institutionerne fulgte derudover

ikke løbende op på indkøb, fx om regler overholdes, og om indkøberne agerer spar-

sommeligt. DTU, KU og University College Capital følger op på indkøbsområdet, fx

ved at opgøre brug af aftaler og indkøbsvolumener, og udarbejder som de eneste

løbende rapporter til ledelsen af institutionen herom. Flere andre institutioner har

planer om at gøre det samme.

Det er Rigsrevisionens vurdering, at opfølgning på indkøbsområdet kan bidrage til en

bedre resurseudnyttelse, samt at egne retningslinjer og gældende regler overholdes.

Indsamling og rapportering af relevant ledelsesinformation kan bidrage til at øge in-

stitutionernes fokus på effektive og sparsommelige indkøb og dermed bidrage til at

frigøre resurser til institutionernes kerneydelser.

53. I dette kapitel har vi undersøgt, om de videregående uddannelsesinstitutioners rammer

for indkøb understøtter effektiv og sparsommelig styring af indkøb. Det har vi gjort ved at

undersøge, om:



institutionerne har fastlagt et klart organisatorisk ansvar for indkøbsområdet, herunder

om institutionerne har klare rammer for disponering og godkendelse af køb

institutionerne har nedskrevet, hvordan indkøb skal planlægges, gennemføres og regi-

streres med henblik på at understøtte, at indkøb sker effektivt og sparsommeligt

institutionernes ledelse løbende følger op på indkøbspraksis, herunder om indkøbsreg-

lerne overholdes, og på om indkøbene er sparsommelige.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INSTITUTIONERNES RAMMER FOR EFFEKTIVE OG SPARSOMMELIGE INDKØB

3.1. Organisatorisk ansvar for indkøb

54. Vi har undersøgt, om de enkelte institutioner klart har defineret organiseringen af ind-

købsområdet. Ligeledes har vi undersøgt, om det er klart meldt ud i institutionen, hvem der

kan disponere og godkende indkøb, og hvilke beløb de dispositionsberettigede kan dispo-

nere for.

Organisering af indkøb

55. De videregående uddannelsesinstitutioner varierer meget i størrelse, som figur 1 også

viser. Det afspejler sig også i den måde, institutionerne har valgt at organisere deres ind-

køb på.

56. På alle institutionerne gennemføres der indkøb decentralt. Nogle institutioner har oplyst,

at det bl.a. er for at tilgodese, at de faglige enheder, der sidder med specifik viden om de

varer og tjenesteydelser, der er behov for, er involveret i købene. Andre har oplyst, at det

bl.a. er for at tilgodese, at indkøb kan ske, når behov opstår. Flere af de største institutio-

ner har ligeledes en central indkøbsfunktion, der gennemfører udbud, indgår aftaler, rådgi-

ver de faglige enheder om indkøb mv., og som i nogle tilfælde også er ansvarlig for at gen-

nemføre centrale indkøb. Dertil kommer, at nogle institutioner også i de decentrale enhe-

der har udpeget indkøbskoordinatorer eller indkøbsansvarlige, som rådgiver decentrale

indkøbere i deres enheder og er bindeled til den centrale indkøbsfunktion.

57. Aarhus Universitets ledelse har bl.a. på baggrund af revisionen i 2015 besluttet at æn-

dre organiseringen af området for at tydeliggøre opgavesnittet i forbindelse med indkøb.

Den nye organisering vil dermed minde om organiseringen på KU og DTU, hvor institutio-

nerne har udpeget indkøbskoordinatorer og/eller indkøbsansvarlige på institutter/centre.

CBS og University College Capital har valgt en organisering, hvor der er mange decentrale

indkøbere og en central indkøbsfunktion, men uden decentrale indkøbskoordinatorer. Er-

hvervsakademi Aarhus og VIA University College har ligeledes decentrale indkøbere og

derudover en ankerperson, som kan bistå de decentrale indkøbere og eventuelt rådgive i

forbindelse med udbud, brug af aftaler mv. Denne opgave er forankret i økonomienhederne.

Erhvervsakademi Sjælland har valgt en lignende organisering fra primo 2015. University

College Sjælland har oprettet en selvstændig indkøbsfunktion ultimo 2014.

Ansvar for disponering og godkendelse af køb

58. Institutionerne imellem er der stor forskel på, hvor mange medarbejdere der kan dispo-

nere og dermed købe ind på institutionens vegne.

59. De 4 professionshøjskoler samt KU og DTU har alle fastlagt beløbsmæssige grænser

for disponering i forbindelse med køb af varer og tjenesteydelser. DTU har fx opdelt de be-

løbsmæssige beføjelser i forhold til medarbejdernes ansvarsniveauer, så fx afdelingsche-

fer, kontorchefer og sektionsledere med under 25 medarbejdere kan disponere for op til

500.000 kr., mens afdelingschefer, kontorchefer og sektionsledere med over 25 medarbej-

dere kan disponere for op til 2 mio. kr. Professionshøjskolen Metropol har fx udarbejdet

fuldmagter, hvor den enkelte medarbejder sammen med fuldmagtsgiveren skriver under

på, hvilket beløb medarbejderen kan disponere over.

CBS og Aarhus Universitet opererer ikke med disponeringsrammer eller prokuragrænser

for de enkelte indkøbere og budgetansvarlige, men alene med et rammebudget. Det er såle-

des op til de enkelte budgetansvarlige, hvordan de disponerer i forhold til forbrug af varer og

tjenesteydelser, så længe gældende regler overholdes, og det samlede budget for det på-

gældende ansvarsområde ikke overskrides.

Decentrale indkøbskoordi-

natorer

varetager fx den lø-

bende dialog mellem de de-

centrale indkøbere og den cen-

trale indkøbsfunktion for at si-

kre, at de indgåede indkøbs-

aftaler dækker brugernes be-

hov. Desuden medvirker ind-

købskoordinatorerne til at ud-

brede kendskabet til institutio-

nernes indkøbsaftaler og til at

bistå medarbejdere med vej-

ledning i konkrete køb.

Ved

disponering

forstås ind-

gåelse af aftaler mv., der med-

fører eller kan medføre forplig-

telser for institutionen.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INSTITUTIONERNES RAMMER FOR EFFEKTIVE OG SPARSOMMELIGE INDKØB

Det betyder efter Rigsrevisionens opfattelse, at der først sker en godkendelse, når faktu-

raen godkendes af den budgetansvarlige. Når en vare eller tjenesteydelse er leveret, er

det væsentligt sværere at omgøre dispositionen. Et eksempel kan være, at en institution

har besluttet, at brugen af eksterne konsulenter skal udfases, eller at alle ikke-akutte vedli-

geholdelsesarbejder midlertidigt skal udsættes. Når ydelsen er leveret, eller malingen er på

væggen, vil det alt andet lige være vanskeligere for institutionerne at omgøre købene. Hvis

ikke de decentrale indkøbere har været opmærksomme på løbende udmeldinger om ind-

køb, og der ikke er en beløbsmæssig grænse for, hvornår en anden medarbejder skal god-

kende dispositionen, øges risikoen for fejldisponeringer. Institutionerne har dog oplyst, at

denne model er valgt for at sikre fleksibilitet i indkøbsprocessen.

60. Ingen af erhvervsakademierne havde i 2014 nedskrevet beløbsmæssige dispositions-

rammer for indkøberne. Erhvervsakademi Sjælland har dog i 2015 indført, at den enkelte

dispositionsberettigede medarbejder og dennes overordnede skriver under på en disposi-

tionsbeføjelse gældende for 1 år med angivelse af, hvilke beløb medarbejderen kan købe

ind for på institutionens vegne. Dispositionsbeføjelserne vil også her variere efter medarbej-

dernes ansvarsniveau. På Erhvervsakademiet Lillebælt oplyste de, at der er en forventning

om, at medarbejderne inddrager økonomi- og resursedirektøren i beslutninger vedrørende

køb over 100.000 kr. eller i øvrige køb efter behov.

61. Såfremt der var fastsat beløbsmæssige dispositionsrammer på institutionerne, var det

afspejlet og klart meldt ud i institutionernes regnskabsinstruks.

Resultater

62. Institutionerne har generelt fastlagt en klar overordnet organisering af indkøbsområdet.

Én institution har dog konstateret behov for at tydeliggøre opgavesnittet i forbindelse med

institutionens indkøbskoordinering.

Indkøb foretages i overvejende grad af decentrale indkøbere på alle institutionerne, men

flere af de største institutioner har ligeledes en central indkøbsfunktion.

63. Der er stor forskel på institutionernes rammer for disponering og godkendelse af køb.

Nogle har valgt at operere med prokuragrænser for medarbejdere med beføjelse til at købe

ind, så prokuragrænsen for medarbejderne stiger med medarbejdernes position og ansvar på

institutionen. Andre har valgt at lade decentrale budgetansvarlige medarbejdere forvalte dis-

ponering og uddelegering af beføjelser i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser.

Rigsrevisionen finder, at de institutioner, der har valgt en disponeringsmodel uden beløbs-

mæssige begrænsninger, vælger at påtage sig en større risiko for fejldisponering end de

institutioner, der har fastlagt beløbsmæssige begrænsninger på disponeringsbeføjelser.

3.2. Nedskrevne retningslinjer for indkøb

Vi har valgt at bruge

retnings-

linjer

som en samlet betegnel-

se for nedskrevne anvisninger

til medarbejdere om, hvordan

de skal forholde sig ved plan-

lægning og gennemførelse af

indkøb. Vi har ikke skelnet mel-

lem, om anvisningerne til med-

arbejderne står i et dokument,

som er betegnet retningslinjer

for indkøb, indkøbspolitik, regn-

skabsinstruks e.l.

64. Rigsrevisionen har undersøgt, om institutionerne i 2014 havde nedskrevne retningslinjer

for indkøb, der understøtter, at medarbejdere, som er bemyndigede til at købe ind på insti-

tutionens vegne, har fokus på sparsommelighed og overholdelse af gældende regler. Rigs-

revisionen finder, at institutionerne bør have nedskrevne retningslinjer med klare beskrivel-

ser af, hvordan indkøberne skal agere i konkrete indkøbssituationer, fordi indkøb i høj grad

foretages decentralt på uddannelsesinstitutionerne af medarbejdere, der ikke jævnligt kø-

ber ind. Institutioner med decentrale indkøbere kombineret med centrale indkøbsfunktioner

bør endvidere sikre sig, at retningslinjerne for indkøb klart giver anvisning om, hvornår de-

centrale indkøbere skal inddrage den centrale indkøbsfunktion.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INSTITUTIONERNES RAMMER FOR EFFEKTIVE OG SPARSOMMELIGE INDKØB

Rigsrevisionen har lagt vægt på, at institutionerne som minimum adresserer emnerne, som

fremgår af boks 5, i retningslinjer e.l. for at sikre fokus på sparsommelighed og regelover-

holdelse og for at understøtte den decentrale organisering af indkøbsområdet på institutio-

nerne bedst muligt.

BOKS 5. EMNER, DER BØR ADRESSERES I RETNINGSLINJER FOR INDKØB



Institutionens krav og anvisninger i forbindelse med brug af og indgåelse af indkøbsaftaler

Anvisninger om beregning af kontraktværdier i relation til overholdelse af tærskelværdier

Anvisninger om gennemførelse af køb i henhold til EU’s udbudsregler og tilbudsloven

Institutionens væsentlighedskriterier for, hvornår der skal indhentes tilbud fra flere leverandører

ved køb under tilbudslovens tærskelværdier

Institutionens krav til og anvisninger om dokumentationskrav på indkøbsområdet.

Kilde: Rigsrevisionen.

65. For at understøtte, at indkøbere på institutionerne efterlever de beslutninger, ledelsen har

taget vedrørende brug af indkøbsaftaler, finder Rigsrevisionen, at det bør fremgå af institu-

tionernes retningslinjer, hvordan medarbejderne skal forholde sig til brug af indkøbsaftaler.

66. Retningslinjerne bør også indeholde oplysninger om beregning af kontraktværdier, da

dette erfaringsmæssigt kan være kompliceret og dermed et risikoområde i forhold til, om de

rette regelsæt finder anvendelse. Ligeledes bør handlingsanvisende retningslinjer henvise

til relevante regelsæt for indkøb og understøtte, at indkøberne nemt kan orientere sig i de

regler, der er gældende for det konkrete køb, og hvordan den enkelte indkøber sikrer re-

geloverholdelse i forbindelse med købet.

67. Institutionerne bør også fastsætte, hvilke beløbsgrænser og kriterier for indhentning af

flere tilbud, der skal gælde for institutionens køb under tærskelværdierne i tilbudsloven. Selv

om der ikke er lovgivet om, at institutionerne skal indhente flere tilbud ved køb af varer og tje-

nesteydelser under tilbudslovens tærskelværdier, eller hvordan tilbud i givet fald skal indhen-

tes, finder Rigsrevisionen, at indhentningen af flere tilbud kan bidrage til sparsommelighed.

68. Institutionerne bør også konkretisere, hvor og hvordan væsentlige beslutninger og dis-

positioner vedrørende køb skal dokumenteres, og at centrale dokumenter om aftale- og le-

veringsbetingelser skal være underskrevne. Underskrevne kontrakt- eller aftaledokumenter

sikrer, at rekvirent og leverandør er enige om, hvad der skal leveres, og gør det muligt for

institutionen at kontrollere, om det aftalte er leveret, og at kvaliteten eller prisen svarer til

det aftalte. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at processen med at dokumentere dispositio-

ner og beslutninger kan ske ved at journalisere relevant korrespondance, tilbud, eventuelle

ledelsesindstillinger og kontrakter undervejs i processen, ligesom en kontraktdatabase til

brug for større køb kan bidrage til overblik over institutionernes aftaler og bindingsperioder.

69. I tabel 4 har vi markeret, hvilke emner institutionerne medtager i indkøbspolitik, retnings-

linjer for indkøb, regnskabsinstruks eller lignende dokumenter. Hvis emnet var beskrevet,

har vi markeret det med +. Hvis emnet var delvist beskrevet, har vi markeret det med ( ),

og hvis emnet ikke var beskrevet, har vi markeret det med -. Tabellen afspejler de retnings-

linjer, der var gældende i 2014.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INSTITUTIONERNES RAMMER FOR EFFEKTIVE OG SPARSOMMELIGE INDKØB

Erhvervsakademi Kolding og Erhvervsakademiet Lillebælt har hidtil ikke haft nedskrevne

retningslinjer e.l., der specifikt er relateret til indkøbsområdet. De 2 erhvervsakademier er

derfor ikke medtaget i tabellen.

Tabel 4. Institutionernes retningslinjer gældende i 2014

Anvisninger

vedrørende

institutionens

beslutninger

anvendel-

se og indgå-

else af aftaler

Københavns

Universitet

Aarhus

Universitet

Danmarks

Tekniske

Universitet

VIA

University

College

Copenhagen

Business

School

University

College

Capital

Professions-

højskolen

Metropol

University

College

Sjælland

Erhvervs-

akademi

Aarhus

Erhvervs-

akademi

Sjælland

Anvisninger om

beregning af

kontraktvær-

dier

i relation til

overholdelse af

tærskelværdier

Anvisninger om

gennemførelse

køb i hen-

hold til EU-

udbudsregler

Anvisninger om

gennemførelse

køb i hen-

hold til tilbuds-

loven

Hvornår der skal

indhentes flere

tilbud på

køb

under tilbuds-

lovens tærskel-

værdier

Krav til, hvor-

dan købet skal

dokumente-

res

( )

På Københavns Universitet, Danmarks Tekniske Universitet og Copenhagen Business School er der ikke henvisning til reg-

ler om underhåndsbud ved køb over 300.000 kr. på bygge- og anlægsområdet.

På VIA University College er der krav til at indhente flere tilbud, selv om købene er under tilbudslovens tærskelværdier, når

der er tale om køb af bygge- og anlægsopgaver under 300.000 kr. På Copenhagen Business School gælder tilsvarende krav i

forbindelse med køb af konsulenter. På Professionshøjskolen Metropol gælder kravet på bygge-/driftsområdet, mens det

på University College Sjælland gælder køb, der gennemføres af Facility Service. På Erhvervsakademi Aarhus gælder kra-

vet for udvalgte områder, bl.a. Facility Management.

På VIA University College er det beskrevet, hvordan kontrakter skal journaliseres. Copenhagen Business School har doku-

mentationskrav for konsulentkøb.

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra retningslinjer for indkøb, indkøbspolitik, regnskabsinstruks e.l.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INSTITUTIONERNES RAMMER FOR EFFEKTIVE OG SPARSOMMELIGE INDKØB

70. Som det fremgår af tabellen, omhandler ingen af institutionernes retningslinjer alle de op-

listede emner, dog har KU, Aarhus Universitet, DTU, CBS og VIA University College adres-

seret de fleste af emnerne i deres retningslinjer. Flere af institutionerne har oplyst, at de er

ved at opdatere indkøbspolitik og/eller retningslinjer for indkøb, herunder professionshøjsko-

lerne, bl.a. som led i projektet om effektivisering af indkøb. University College Sjælland og

Erhvervsakademi Sjælland har allerede medtaget en del af emnerne i deres opdaterede

eller nye retningslinjer for 2015.

71. Alle institutioner, der har retningslinjer e.l., henviser til

anvendelse og indgåelse af af-

taler

i deres nedskrevne procedurer for indkøb, bl.a. via indkøbsaftaler, som institutionen

fx har tilmeldt sig hos SKI eller Statens Indkøb, eller via institutionens egne aftaler. Institutio-

nerne har oplyst, at de i nogle tilfælde vælger at indgå egne aftaler, fordi området ikke er

aftaledækket hos de etablerede indkøbsfællesskaber, eller fordi institutionerne ikke kan se

deres behov afspejlet i de allerede etablerede aftaler hos indkøbsfællesskaberne. Flere af

institutionerne har også oplyst, at de på nogle områder selv kan opnå bedre priser end de

priser, der kan indkøbes til via SKI eller Statens Indkøb. Nogle institutioner har valgt, at det

er et krav, at der anvendes aftaler, hvis institutionen har indgået aftaler på et bestemt om-

råde. I andre tilfælde har institutionerne valgt at gøre anvendelsen af aftalerne frivillig. Ret-

ningslinjerne er dog ikke i alle tilfælde specielt anvisende i forhold til, hvordan medarbejde-

ren gennemfører et køb på en aftale, eller hvem der kan indgå eller tilslutte sig eksisterende

aftaler på vegne af institutionen.

72. I de retningslinjer, der var gældende i 2014, var det kun KU, DTU, CBS og VIA Univer-

sity College, der specifikt gav anvisning til

beregning af kontraktværdi,

når det skal fast-

lægges, om købet fx skal i udbud. University College Capital har i deres opdaterede retnings-

linjer fra 2015 ligeledes givet anvisning til, hvordan kontraktværdien beregnes. University

College Sjælland har oplyst, at de ultimo 2014 har udarbejdet retningslinjer for effektive og

sparsommelige indkøb, der bl.a. indeholder en vejledning til beregning af kontraktværdier.

73. Halvdelen af institutionerne, der har retningslinjer e.l., henviste i deres retningslinjer i

2014 til

EU-udbudsregler og tilbudslovens bestemmelser.

Nogle retningslinjer henviser

dog kun til reglerne, hvor andre uddyber med mere specifikke handlingsanvisninger for, hvor-

dan medarbejdere skal agere for at sikre sig, at institutionen efterlever reglerne.

VIA University College og Aarhus Universitet var dog de eneste institutioner, der i 2014 be-

skrev reglerne for, hvordan medarbejderne skal konkurrenceudsætte bygge- og anlægskon-

trakter med en værdi over 300.000 kr. i henhold til tilbudsloven. University College Capital

og Erhvervsakademi Sjælland har oplyst, at de også vil medtage dette i deres nye indkøbs-

politik.

74. Aarhus Universitet havde i 2014 som den eneste institution præciseret væsentligheds-

kriterier for, hvornår der skal indhentes flere tilbud ved indkøb under

tilbudslovens tærskel-

værdier.

På 5 andre institutioner findes der krav til indkøberne om at indhente flere tilbud

på afgrænsede dele af institutionens køb under tilbudslovens tærskelværdier.

Erhvervsakademi Sjælland har i retningslinjer, der er opdateret i 2015, præciseret væsent-

lighedskriterier, hvoraf det fremgår, at der skal indhentes 2 tilbud ved køb af varer og tjene-

steydelser over 25.000 kr. og 3 tilbud ved køb over 50.000 kr. Flere andre institutioner har

tilkendegivet, at de overvejer at fastsætte krav til konkurrenceudsættelse, herunder at fast-

sætte væsentlighedskriterier for, hvornår der skal indhentes tilbud for køb under tilbudslo-

vens tærskelværdier.

Eksempler på anvisninger

om beregning af kontrakt-

værdi

CBS har bl.a. udgivet en pje-

ce, der giver en række eksem-

pler på, hvordan kontraktvær-

dier skal beregnes, herunder

hvordan optioner og tilkøbsmu-

ligheder skal medregnes, og at

værdien af tidsubestemte tjene-

steydelseskontrakter skal be-

regnes som den estimerede

månedlige kontraktværdi gan-

get med 48 måneder.

Retningslinjerne for indkøb på

VIA University College oplyser

de decentrale indkøbere om, at

de skal overveje, om en kon-

trakt overstiger 500.000 kr.

over en 4-årig periode, inden

aftalen indgås. Hvis bereg-

ningen fører til, at tærskelvær-

dien på 500.000 kr. forventes

overskredet, skal de decentra-

le indkøbere kontakte indkøbs-

chefen for at sikre overholdel-

se af tilbudsloven og udbuds-

reglerne.

Eksempler på krav om ind-

hentning af tilbud ved køb

under tilbudslovens tærskel-

værdier



På CBS skal der indhentes

flere tilbud på køb af konsu-

lentydelser over 150.000 kr.



På Professionshøjskolen

Metropol skal der på byg-

ningsområdet indhentes 2

tilbud ved køb mellem

25.000 kr. og 100.000 kr. og

3 tilbud ved køb mellem

100.000 kr. og 200.000 kr.

Opgaver over 200.000 kr. vil

ofte være projekter, der skal

gennem en større udbuds-

runde.



Erhvervsakademiet Lillebælt

har oplyst, at ledelsen har til-

kendegivet over for medar-

bejdere, der har indkøbsan-

svar, at de så vidt muligt – og

i hvert fald ved større indkøb

– skal indhente flere tilbud.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INSTITUTIONERNES RAMMER FOR EFFEKTIVE OG SPARSOMMELIGE INDKØB

KU har oplyst, at deres indkøbsområde er dækket af indkøbsaftaler og inddelt efter vareka-

tegorier, som de decentralt udpegede bestillere skal købe via. Universitetet har derfor vurde-

ret, at det ikke i udgangspunktet er relevant at definere specifikke krav til konkurrenceud-

sættelse af køb under tilbudslovens tærskelværdier, fordi køb er konkurrenceudsat, hvis der

købes ind på de eksisterende aftaler, men også for disse køb vil universitetet fremadrettet

fastsætte krav til konkurrenceudsættelse. Det samme gør sig gældende for DTU, som over-

vejer at definere specifikke krav til konkurrenceudsættelse af køb under tilbudslovens tær-

skelværdier, når der ikke købes ind på aftaler.

75. Institutionerne stiller generelt i deres regnskabsinstruks krav om, at regninger, fakturaer

o.l. skal

dokumenteres

elektronisk eller i papirformat. Men kun 4 ud af de 12 institutioner

har specifikt beskrevet institutionens dokumentationskrav på indkøbsområdet i regnskabs-

instruksen, fx hvordan bestilleren skal dokumentere overvejelser i forbindelse med disposi-

tioner, bevis for konkurrenceudsættelse eller dokumentation for beslutninger om ikke at kon-

kurrenceudsætte købet, begrundelse for valg af leverandør og de indgåede kontrakter/afta-

ler. 2 andre institutioner har krav til dokumentation på afgrænsede områder eller krav til do-

kumentation af enkeltdele af købet.

Erhvervsakademi Aarhus har oplyst, at det giver god mening at dokumentere indkøb, fx ved

senere behandling af lignende opgaver, og vurderer, at nytteværdien heraf umiddelbart er

højere end det relativt beskedne merarbejde, der vil være forbundet med dokumentationen.

Erhvervsakademiet har derfor oplyst, at de vil iværksætte en procedure for dokumentation

af indkøb.

KU har oplyst, at de har noteret sig anbefalingen om at give klarere anvisninger til indkø-

bere om, hvordan vigtige dispositioner og beslutninger om købet dokumenteres.

Resultater

76. Bortset fra 2 erhvervsakademier har alle institutionerne retningslinjer eller lignende ved-

rørende indkøb. Erhvervsakademi Kolding var i gang med at udarbejde en indkøbspolitik

med retningslinjer, og Erhvervsakademiet Lillebælt havde planer om det. Flere af institutio-

nerne var desuden i gang med at opdatere deres indkøbspolitik og/eller retningslinjer for ind-

køb.

77. Ingen af institutionernes retningslinjer omhandler alle de forhold, som Rigsrevisionen fin-

der centrale i forhold til at understøtte sparsommelighed og regeloverholdelse, men de stør-

ste institutioner medtager de fleste emner i deres retningslinjer. Der er dog stor variation i,

hvor anvisende indholdet af institutionernes retningslinjer er i forhold til, hvordan medarbej-

dere skal planlægge, gennemføre, registrere og dokumentere indkøb. Det er Rigsrevisionens

opfattelse, at institutionernes retningslinjer mv. generelt ville fremstå mere understøttende

for decentrale indkøbere og med et større fokus på sparsommelighed og overholdelse af

gældende regler, hvis de var let tilgængelige (fx samlet ét sted), mere handlingsanvisende

og alle adresserede følgende punkter:



Typen af køb og opgaver, som decentrale indkøbere kan varetage, og hvilke opgaver

eventuelle centrale indkøbere/indkøbsfunktioner skal varetage

Oversigter over, hvilke aftaler institutionen har på forskellige områder, hvordan medar-

bejderen skal forholde sig i forhold til brug af og indgåelse af aftaler, og hvordan medar-

bejderen skal forholde sig, hvis der skal dispenseres fra brug af aftaler.

Anvisninger i kontraktberegning i relation til tilbudslovens og EU-udbudsreglernes tær-

skelværdier, herunder også tærskelværdier for bygge- og anlægsområdet

Krav til konkurrenceudsættelse af køb under tilbudslovens tærskelværdier, fastsat ud

fra institutionens væsentlighedskriterier

Institutionens krav til dokumentation af indkøb.



FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INSTITUTIONERNES RAMMER FOR EFFEKTIVE OG SPARSOMMELIGE INDKØB

Detaljegraden og anvisningerne i retningslinjerne skal selvfølgelig stå mål med overskue-

ligheden i retningslinjernes budskaber og arbejdet med at vedligeholde retningslinjerne i til-

fælde af ændrede regler og procedurer.

3.3. Opfølgning på indkøbsområdet

78. Vi har undersøgt, om institutionernes ledelse løbende følger op på indkøbsområdet, så

der er et vedvarende fokus på indkøbsvolumen, efterlevelse og brug af aftaler (compliance),

regeloverholdelse m.m., herunder om institutionerne systematisk indsamler og rapporterer

om indkøb til ledelsen. Vi har lagt vægt på, at informationen om indkøb går til ledelsen med

ansvar for den daglige drift, fx direktion, økonomidirektør eller tilsvarende. Rigsrevisionen

finder, at opfølgning på institutionernes indkøb og information herom til ledelsen kan under-

støtte fokus på effektive og sparsommelige indkøb, fordi der dermed bliver sat fokus på for-

bedringspotentialer i indkøbsprocessen, besparelsespotentialer og regeloverholdelse. Den

enkelte institution bør tilpasse omfanget af opfølgning og kontrol med indkøbsområdet ud

fra institutionens organisering, indkøbsvolumen og institutionens øvrige interne kontroller,

så indsatsen står mål med institutionens vurdering af risikoen for manglende sparsomme-

lighed og regeloverholdelse.

Løbende opfølgning på indkøb

79. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at 3 institutioner gennemførte en systematisk op-

følgning på indkøbsområdet.

På DTU er det især aftaleloyalitet, udbudsgraden af de indgåede indkøbsaftaler, anvendelse

af det fælles e-handelssystem, rettidig afregning og estimerede gevinster ved koordinering

af indkøb, der er fokus på i opfølgningen. I en rapport fra 2013 estimerer DTU et besparel-

sespotentiale på ca. 100 mio. kr. ved en sådan koordinering, bl.a. ved opnåelse af bedre af-

talepriser som følge af øget forhandlingsstyrke og storkunderabatter samt et mindre tidsfor-

brug i forhold til afsøgning af leverandørmarkedet, indgåelse af kontrakter mv. Ifølge DTU’s

egne opgørelser var efterlevelsen af aftaler i 2013 på 71 %. DTU’s målsætning er 80 %.

På KU er der også fokus på efterlevelse af indkøbsaftaler, prisafvigelse mellem varekatalog

og faktura samt adfærd hos bestillere, herunder om der købes varer uden for aftalekatalo-

gerne. Derudover udarbejder indkøbssektionen kvartalsvise opfølgningsrapporter, der er

underopdelt pr. institut, og som bl.a. dokumenterer det enkelte fakultets indkøbsvolumen

pr. varekategori sammenlignet med det forgående kvartal. KU’s egen indkøbsrapportering

for 2012 og 2013 viste dog, at KU i vidt omfang ikke følger egne indkøbsaftaler, da det kun

var ca. 50 % af de foretagne indkøb, der var sket inden for indkøbsaftalerne. KU har oplyst,

at de tager et nyt faktura- og indkøbssystem i brug fra medio 2015, hvilket vil forbedre uni-

versitetets mulighed for at følge op på indkøbsområdet. Universitetet har videre oplyst, at

de har iværksat en række initiativer med henblik på at sikre overholdelse af regler og ind-

købsaftaler. Det drejer sig om større ledelsesfokus på at sikre korrekt indkøbsadfærd, præ-

cis ansvarsfordeling og -placering mellem centrale og decentrale indkøbsfunktioner, pas-

sende viden om aftaler og regler hos alle indkøbere og disponenter, målrettet kommunika-

tion om indkøbsaftaler og regler for indkøb og udbud via flere kommunikationskanaler på uni-

versitetet samt forbedret ledelsesrapportering til den løbende ledelsesmæssige opfølgning.

University College Capital er i løbet af 2014 gået i gang med at udarbejde indkøbsanalyser

via et indkøbsanalysesystem, der bl.a. opgør overholdelse af aftaler (compliance), hvilke

varer og tjenesteydelser der indkøbes, og fra hvilke leverandører der indkøbes. Indkøbs-

analysesystemet giver endvidere mulighed for kontraktstyring og udbudsplanlægning.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INSTITUTIONERNES RAMMER FOR EFFEKTIVE OG SPARSOMMELIGE INDKØB

80. De øvrige 9 institutioner foretog ikke en løbende opfølgning på indkøb i 2014, og de fle-

ste af disse institutioner kan reelt ikke følge, om egne retningslinjer og gældende regler over-

holdes, eller hvad og hvor meget der købes på aftaler, da der ikke sker en registrering her-

af i forbindelse med kontering af købene. Dog oplyser flere af institutionerne, at de i forbin-

delse med den generelle økonomiopfølgning overvåger, hvordan forbruget udvikler sig i for-

hold til det budgetterede, og i forbindelse med den generelle controlling, bl.a. på baggrund

af stikprøver, har fokus på, om der købes ind på aftaler.

Aarhus Universitet har på baggrund af Rigsrevisionens undersøgelse – foruden den førnævn-

te ændring i organiseringen af indkøbsområdet – iværksat 3 tiltag vedrørende opfølgning på

indkøbsområdet. Universitetsledelsen har besluttet at styrke den systemmæssige understøt-

telse af indkøbsområdet. Fremadrettet vil universitetet også anvende indkøbsfunktionen i de-

res indkøbs- og faktureringssystem Indfak, der bl.a. giver mulighed for at udnytte en elektro-

nisk indkøbsportal, hvor der er adgang til at se og bestille varer, som universitetet har ind-

købsaftaler på. Derudover har universitetsledelsen besluttet, at andelen af indkøbsområdet,

der er dækket af aftaler, skal øges markant over de kommende år. Aftaledækningen var i

2013 anslået til ca. 26 %. Samtidig skal der fortsat være fokus på brug af aftaler på de om-

råder, hvor der allerede er indgået aftaler. Endelig har universitetsledelsen besluttet at øge

det ledelsesmæssige fokus på indkøbsområdet ved at etablere en overordnet indkøbsstyre-

gruppe med repræsentanter fra hvert fakultet og administration. Styregruppen skal i samar-

bejde med indkøbsenheden koordinere og prioritere, hvilke udbud der skal igangsættes, lige-

som de skal sikre den nødvendige ledelsesmæssige opbakning til anvendelse af aftalerne.

Indkøbsenheden skal levere indkøbsdata til de decentrale ledelser, så indkøb kan følges lo-

kalt, og enheden skal ligeledes én gang årligt rapportere til universitetsledelsen om fx afta-

ledækning, aftaleoverholdelse, besparelser, antal nye udbud og genudbud. Tiltagene er til-

trådt af Aarhus Universitets bestyrelse i april 2015.

CBS har allerede indført, at der fra 2015 mindst én gang årligt udarbejdes oversigter over

indkøb, der viser indkøbsvolumen, brug af aftaler m.m., og professionshøjskolerne har pla-

ner om at følge indkøbsområdet, når indkøbsanalysesystemerne er implementeret i løbet af

2015. University College Sjælland har ultimo 2014 indført stikprøvevis opfølgning på indkøb

på udvalgte områder, hvor de vurderer, at regeloverholdelse mv. kan forbedres. Erhvervs-

akademi Sjælland har oplyst, at opfølgning på indkøbsområdet fremadrettet vil være et pri-

oritetsområde, bl.a. for at skabe en ensartet indkøbskultur på tværs af organisationen, der

er spredt på flere lokaliteter i forskellige byer. Erhvervsakademi Sjælland vurderer, at et øget

fokus på området kan bidrage til, at flere køb, der er egnet til det, også konkurrenceudsæt-

tes, og har forsigtigt skønnet, at dette alt andet lige kan medføre en besparelse på op mod

35 % i forhold til, hvis købene ikke blev konkurrenceudsat. Erhvervsakademiet Lillebælt har

ligeledes oplyst, at der vil blive fulgt op på efterlevelsen af den fremtidige indkøbspolitik fra

2016, hvor institutionen er blevet samlet på 2 campusser i Vejle og Odense.

Ledelsesinformation

81. 3 institutioner udarbejdede i 2014 løbende ledelsesinformation om indkøbsområdet.

Informationerne vedrører fx udvikling i indkøbsvolumen (eventuelt fordelt på kategorier),

efterlevelse og brug af aftaler (compliance) samt besparelsespotentiale.

DTU har et rapporteringsværktøj (dashboard) i deres indkøbsanalysesystem, som opdateres

2 gange om ugen, og som bruges af ledelsen, koncernindkøb og de enkelte institutter/centre

til løbende opfølgning. Én gang årligt udarbejder DTU’s Koncernindkøb endvidere en rapport

til direktionen om udviklingen på indkøbsområdet og status på implementering af indkøbs-

politikken på baggrund af analyser udarbejdet ved hjælp af deres indkøbsanalysesystem.

KU’s indkøbssektion udarbejder kvartalsvise opfølgningsrapporter, der tilgår Økonomisk Ko-

ordinerings Udvalg, der består af alle økonomi- og regnskabschefer fra fakulteterne og vice-

direktøren og koncernbudgetchefen fra Koncernøkonomi. Opfølgningsrapporterne, der er un-

deropdelt pr. institut, dokumenterer det enkelte fakultets indkøbsvolumen pr. varekategori.

Rapporterne præsenterer desuden sammenligning med forrige kvartal.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

INSTITUTIONERNES RAMMER FOR EFFEKTIVE OG SPARSOMMELIGE INDKØB

University College Capitals ledelsesinformation udarbejdes kvartalsvist og rapporteres til

direktør, økonomichef og dekaner med henblik på at følge aftaleloyalitet og aftaletyper samt

at give et overblik over de største leverandører, antal fakturaer og aftaledækning på udvalg-

te indkøbsområder.

82. De øvrige 9 institutioner har valgt ikke at udarbejde ledelsesinformation om indkøbsom-

rådet. Nogle institutioner nævner, at deres indkøbsvolumen er lille på nuværende tidspunkt,

og/eller at drøftelse af indkøb sker i forbindelse med budgetopfølgning efter behov. Andre

oplyser, at der hidtil ikke har været efterspørgsel efter ledelsesinformation på indkøbsom-

rådet, eller at det har været for resursetungt at udarbejde analyser manuelt.

4 ud af de 9 institutioner har dog planer om fremadrettet at indsamle og rapportere indkøbs-

data til ledelsen. CBS vil udarbejde kvartalsvise oversigter over indkøb fra 2015. 3 profes-

sionshøjskoler vil med de nyindkøbte analysesystemer kunne tilvejebringe indkøbsdata,

som institutionerne tidligere kun kunne tilvejebringe ved manuelle analyser. Indkøbsana-

lysesystemet forventes fuldt implementeret i 2015.

Rigsrevisionen finder, at et bedre overblik på indkøbsområdet kan bidrage til at identificere

besparelsespotentialer, der vil kunne komme institutionernes kerneydelser til gavn.

83. Efter aftale med den daglige ledelse på institutionerne orienteres bestyrelsen ikke om

indkøbsområdet, men bestyrelsen skal typisk godkende lejekontrakter af en vis størrelse

samt køb og salg af fast ejendom. Bestyrelsen er dog i forbindelse med budgetlægning og

-opfølgning på et overordnet plan oplyst om fx forventet indkøbsvolumen på institutionerne.

Resultater

84. Undersøgelsen viser, at 3 institutioner (DTU, KU og University College Capital) særligt

følger op på indkøbsområdet – fx efterlevelse og brug af aftaler og overholdelse af interne

regler – eller samler information om indkøbsvolumen på udvalgte indkøbskategorier mv. 4

institutioner er i gang med at implementere opfølgning på området. De 3 institutioner, der

følger op på indkøbsområdet, indsamler og rapporterer også informationer om indkøb til

ledelsen. Institutionerne imellem er der stor forskel på, om de vurderer, at der er behov for

opfølgning på indkøbsområdet og rapportering af indkøbsdata til ledelsen. Forskellene kan ik-

ke alene forklares ved forskelle i institutionernes indkøbsvolumen, men skyldes fx, at der ik-

ke har været en efterspørgsel efter ledelsesinformation om indkøbsområdet på institutionerne.

De institutioner, der har valgt at gennemføre opfølgning på indkøbsområdet, og som udar-

bejder information til ledelsen om institutionens indkøb, fx opfølgning på brug af aftaler, over-

holdelse af regler samt kontrol af priser og kvalitet, er fortrinsvis institutioner med en stor ind-

købsvolumen og centrale indkøbsfunktioner.

Flere institutioner er i 2014 og 2015 gået i gang med eller har planer om at følge indkøbs-

området mere systematisk end hidtil med henblik på at identificere forbedrings- eller bespa-

relsespotentialer.

Rigsrevisionen, den 12. august 2015

Lone Strøm

/Lene Schmidt

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

METODE

Bilag 1. Metode

Rigsrevisionen har blandt de 25 videregående uddannelsesinstitutioner undersøgt 12 insti-

tutioners organisering af deres indkøbsområde. Institutionerne omfatter 4 universiteter, 4 pro-

fessionshøjskoler og 4 erhvervsakademier.

Vi har udvalgt de 12 videregående uddannelsesinstitutioner på baggrund af deres omsæt-

ning og under antagelse af, at indkøbsvolumen kan ses i relation til omsætningen på den en-

kelte institution. Institutionerne er udvalgt, så undersøgelsen både dækker institutioner med

en høj indkøbsvolumen, institutioner med en mellem indkøbsvolumen og institutioner med

en lav indkøbsvolumen.

Figuren viser de 25 videregående uddannelsesinstitutioners omsætning i 2013, som institu-

tionerne er udvalgt på baggrund af. Institutionerne med en rød søjle er de institutioner, der

indgår i Rigsrevisionens undersøgelse.

De videregående uddannelsesinstitutioners omsætning i 2013

(Mio. kr.)

Københavns Universitet

Aarhus Universitet

Danmarks Tekniske Universitet

Syddansk Universitet

Aalborg Universitet

VIA University College

Copenhagen Business School

University College Capital

Professionshøjskolen Metropol

Roskilde Universitet

University College Nordjylland

1.573

1.231

866

801

781

633

2.745

2.560

4.679

6.146

8.263

University College Lillebælt

550

University College Sjælland

513

University College Syddanmark

Københavns Erhvervsakademi

EA Cphbusiness

IT-Universitetet i København

Erhvervsakademi Aarhus

Erhvervsakademiet Lillebælt

Erhvervsakademi Sjælland

Danmarks Medie- og Journalisthøjskole

Erhvervsakademi Dania

Erhvervsakademi Kolding

Erhvervsakademi Sydvest

Erhvervsakademi Midtvest

481

431

270

260

246

239

209

199

125

109

100

1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 7.000 8.000 9.000

Kilde: Institutionernes årsrapporter for 2013.

Vi har endvidere sikret en vis geografisk spredning i udvælgelsen af institutionerne.

Vi har gennemgået centrale styringsdokumenter på indkøbsområdet, herunder indkøbspo-

litik, retningslinjer mv., drøftet kontekst og rammer for indkøb samt planlægning og gennem-

førelse af indkøb med institutionerne. Vi har også efterprøvet institutionernes indkøbsorgani-

sering og -rammer ved at gennemgå konkrete køb på hver institution.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

METODE

For at udvælge vores stikprøve har vi gennemgået institutionernes kontospecifikationer for

2014 vedrørende indkøb af varer og tjenesteydelser via både drifts- og anlægsbudgetterne.

Institutionerne har forskellig opbygning og navngivning af deres finanskonti, men de udvalgte

konti omfatter typisk dem, vi har gengivet i tabellen nedenfor.

Artskonti, hvorfra fakturaerne til brug for stikprøve er udtaget

Annoncering

Bygningsdrift

Fremmede lærer/censur

It hardware

It software

It tjenesteydelser

Konsulentbistand (ekskl. it-tjenesteydelser)

Møbler/inventar

Rengøring

Reparation og vedligeholdelse

Tryksager

Undervisningsmaterialer

Kilde: Oversigter over institutionernes finanskonti.

Fra kontiene har vi på hver institution udvalgt i omegnen af 30 fakturaer, som kan anvendes

til at efterprøve institutionernes:



efterlevelse af egne regler på indkøbsområdet

praksis ved køb under 500.000 kr.

efterlevelse af nationale regler i tilbudsloven (køb mellem 500.000 kr. og EU’s tærskel-

værdi for varer og tjenesteydelser, 1.541.715 kr. (2014-værdi) og køb mellem 300.000 kr.

og EU’s tærskelværdi for bygge- og anlægsopgaver, 34 mio. kr. (2014-værdi))

efterlevelse af EU’s udbudsregler (køb over 1.541.715 kr. henholdsvis 34 mio. kr.).



Via fakturaerne har vi identificeret købene og revideret de bagvedliggende indkøbsbeslutnin-

ger. I de tilfælde, hvor flere af de udtagne fakturaer på en institution har vist sig at omhandle

samme køb, har vi gennemgået og konkluderet på de pågældende fakturaer som ét køb. Vi

har udvalgt købene med øje for, at varen eller tjenesteydelsen som udgangspunkt er egnet

til konkurrenceudsættelse, dvs. at der er et marked med flere udbydere af den pågældende

vare eller tjenesteydelse. I det omfang de udtagne køb har vist sig ikke at være egnet til kon-

kurrenceudsættelse, fx lovpligtige kontingenter eller deltagelse på specifikke konferencer, er

de taget ud af stikprøven, da denne type køb ikke kan konkurrenceudsættes.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

METODE

Tabellen nedenfor viser fordelingen af vores stikprøve efter købenes størrelse.

Fordelingen af Rigsrevisionens stikprøve efter købenes størrelse

(Antal)

Køb i stikprøve

Køb over EU’s tærskelværdi for varer og tjenesteydelser

(1.541.715 kr.)

Køb over tilbudslovens tærskelværdi for varer og tjenesteydelser i

tilbudsloven (500.000 kr.)

Køb over tilbudslovens tærskelværdi for bygge- og anlægsopgaver

(300.000 kr.)

Køb under tærskelværdierne

I alt

Kilde: Rigsrevisionen.

177

308

Formålet med sagsgennemgangen har været at skabe et grundlag for at vurdere effektivite-

ten af institutionens forretningsgange og rutiner i relation til at konkurrenceudsætte indkøb

af varer og tjenesteydelser.

Stikprøven er ikke repræsentativ for uddannelsesinstitutionernes indkøb generelt, men vi har

anvendt den til at efterprøve, om institutionerne lever op til egne målsætninger for indkøb og

overholder gældende regler og god praksis.

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

ORDLISTE

Bilag 2. Ordliste

§ 9-aftale

En aftale mellem en minister og rigsrevisor om at oprette en intern revision for udvalgte

institutioner, institutions- eller forvaltningsområder på det pågældende ministerområde.

På baggrund af en § 9-aftale kan det aftales, at revisionsopgaver kan varetages i et nær-

mere fastlagt samarbejde mellem Rigsrevisionen og den interne revision. Den interne

revision skal – ligesom Rigsrevisionen – udføre revisionsopgaverne i overensstemmelse

med principperne om god offentlig revisionsskik.

Tilbudsloven indeholdt i 2014 en pligt for selvejende institutioner til at annoncere indkøb

af varer og tjenesteydelser mellem 500.000 kr. (2014-værdi) og EU’s tærskelværdi på

1.541.715 kr. (2014-værdi). Annonceringspligten indebar, at institutionen som minimum

skulle offentliggøre en annonce på www.udbud.dk, der indeholdt en beskrivelse af opga-

ven, tildelingskriterier (ikke krav om vægtning eller prioritering), eventuelle krav til tilbuds-

giveren, kontaktperson og tidsfrist.

EU’s udbudsregler gælder kun i begrænset omfang for de tjenesteydelser, der er angivet

i direktivets bilag II B. Tjenesteydelser omfattet af bilag II B er ikke omfattet af direktivets

fulde udbudspligt, men er fortsat omfattet af almindelige forvaltningsretslige principper om

saglig forvaltning, herunder forbuddet mod varetagelsen af private hensyn, ligebehand-

lingsprincippet og kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

Ifølge regnskabsbekendtgørelsen skal det i regnskabsinstruksen bl.a. fastsættes, hvem

der i institutionen kan disponere over udgifter og indtægter, og hvem der kan godkende

udgifts-/indtægtsbilag.

EU’s udbudsdirektiv indeholder regler om, hvordan en ordregiver skal agere, når ordre-

giveren vil indgå en kontrakt om køb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbej-

der. Reglerne i udbudsdirektivet betyder overordnet set, at ordregiver – forud for indgåel-

se af kontrakter om bygge- og anlægsarbejder med en værdi over 34 mio. kr. (2014-vær-

di) eller varer og tjenesteydelser med en værdi over 1.541.715 kr. (2014-værdi) – som ud-

gangspunkt har pligt til at sende kontrakten i udbud.

Udbudspligten skal styrke konkurrencen om offentlige kontrakter og varetage EU’s indre

marked og reglerne om fri bevægelighed for bl.a. e-varer og tjenesteydelser.

Omfatter typisk drift, service og vedligehold af institutionernes bygninger og øvrige facili-

teter, fx kantinedrift.

Et indkøbsfællesskab for erhvervsskoler og selvejende institutioner, som gennemfører ko-

ordinerende udbud for medlemsskolerne. Pr. maj 2015 havde IFIRS 67 medlemsskoler.

En aftale om levering af en vare eller tjenesteydelse, som er indgået mellem én eller fle-

re ordregivende myndigheder og én eller flere økonomiske aktører. Formålet med en ind-

købsaftale er at fastsætte vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given

periode, især med hensyn til pris og påtænkte mængder. Når selve indkøbsaftalen har

været sendt i udbud, og én eller flere leverandører er udvalgt til at levere de af aftalen

omfattede varer eller tjenesteydelser, kan de konkrete aftaler som udgangspunkt indgås,

uden at der skal ske konkurrenceudsættelse – også selv om kontraktværdien af den kon-

krete aftale er over tærskelværdien. Ved nogle aftaler er der dog mulighed for, at den or-

dregivende myndighed kan afholde miniudbud blandt de af aftalen omfattede leverandø-

rer. Den udbudte indkøbsaftale indebærer ikke en endelig forpligtelse til at aftage bestem-

te mængder på bestemte tidspunkter.

Et softwareprogram, der kan give indsigt i og overblik over indkøb og adfærd, herunder

hvad, hvor meget, hvor ofte, og hos hvem institutionen køber ind. Programmet kan også

give overblik over, hvad institutionen køber henholdsvis inden for og uden for aftaler,

samt anvendes til fakturakontrol og benchmarking på varer og priser.

Annoncering

Bilag II B-ydelser

Disponering

EU’s udbudsregler

Facility-område

IFIRS

Indkøbsaftale

Indkøbsanalysesystem

FIU, Alm.del - 2014-15 (2. samling) - Bilag 13: Beretning nr. 20/2014 om indkøb på videregående uddannelsesinstitutioner

ORDLISTE

Indkøbsfællesskab

Er typisk en sammenslutning af institutioner eller virksomheder, der på medlemmernes

vegne gennemfører udbud og annonceringer, indgår indkøbsaftaler, bistår med indkøbs-

vejledning m.m.

Nævnets hovedopgave er at behandle klager over offentlige ordregiveres overtrædelser

af EU-udbudsreglerne og klager over overtrædelser af tilbudsloven, dvs. lov om indhent-

ning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter.

Er oprettet specielt for at imødekomme almenhedens behov, der ikke har industriel eller

kommerciel karakter. Organerne skal have karakter af at være juridiske personer og fi-

nansieres for størstedelen af staten, regionale/lokale myndigheder eller af andre offent-

ligretlige organer. Driften af de offentligretlige organer skal endvidere være underlagt

kontrol fra staten, regionale/lokale myndigheder eller andre offentligretlige organer, el-

ler også skal disse udpege mere end halvdelen af medlemmerne i administrations-, le-

delses- eller tilsynsorganet.

Beløbsmæssig grænse for, hvor meget en medarbejder kan disponere for på en institu-

tions vegne.

De selvejende uddannelsesinstitutioner er oprettet ved lov og er undergivet den forvalt-

ningsretlige lovgivning (forvaltningslov, offentlighedslov mv.). Selvejende institutioner har

egen formue, kan eje deres egne bygninger og er oprettet med et formål om at udbyde

uddannelse. Institutionens øverste myndighed er en bestyrelse.

SKI er en indkøbsorganisation, der indgår indkøbsaftaler på en række centrale områder.

Formålet er at sikre mængderabatter på de mest almindelige varer og ydelser, som of-

fentlige institutioner bruger.

SKI’s aftaler er frivillige at benytte for selvejende institutioner. Institutionerne kan tilmelde

sig de aftaler, der er relevante for dem, men er hverken forpligtet til at tilmelde sig alle

aftaler eller til at bruge de tilmeldte aftaler.

Aftaler, som statslige myndigheder i henhold til cirkulæret om indkøb i staten er forpligtet

til at benytte, når de køber de produkter eller ydelser, som er dækket af disse fællesstats-

lige aftaler.

Dækker over flere forskellige typer taxametertilskud fra staten.

Universiteterne får en fast takst pr. studenterårsværk (det såkaldte STÅ-tal), der består

eksamen. Derudover modtager universiteterne færdiggørelsesbonus og tilskud til udveks-

lingsstuderende.

Professionshøjskolerne og erhvervsakademierne modtager undervisningstaxameter pr.

studenterårsværk, færdiggørelsesbonus, bygningstaxameter og praktiktaxameter. Langt

den største del af bevillingen tildeles som uddannelsestaxameter på baggrund af antal

eksamener, de studerende består. Derudover modtager institutionerne færdiggørelses-

bonus og taxameter pr. udvekslingsstuderende.

Klagenævnet for Udbud

Offentligretlige organer

Prokuragrænse

Selvejende uddannelses-

institution

SKI

SKI-aftaler

Statens indkøbsaftaler

Taxametertilskud

Tilbudsloven

Regulerer indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Tilbudsloven

indeholdt i 2014 en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere indkøb af varer og

tjenesteydelser med en værdi mellem 500.000 kr. og EU’s tærskelværdi på 1.541.715

kr. (2014-værdi). Tilbudsloven indeholder også en forpligtelse til, at den ordregivende

myndighed skal indhente underhåndsbud på køb af bygge- og anlægsopgaver med en

værdi mellem 300.000 kr. og EU’s tærskelværdi på 34 mio. kr. for bygge- og anlægsop-

gaver.

Udbudsform efter tilbudsloven, hvor udbyderen kan rette henvendelse direkte til et antal

potentielle leverandører og anmode dem om at afgive tilbud på løsningen af en bygge-

og anlægsopgave.

Underhåndsbud