PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Sundheds- og Forebyggelsesudvalget 2014-15 (1. samling)
SUU Alm.del Bilag 30
Offentligt

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse

Sags nr.: 1113110

Dok. Nr.: 1367149

Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra

Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri

Version 26. juni 2014

Side | 1

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

1 Indholdsfortegnelse:

Indholdsfortegnelse:

................................................................................................... 2

Generelle bestemmelser

............................................................................................ 3

Anvendelse af bevillingen

.......................................................................................... 4

Udbetalingsanmodning

.............................................................................................. 5

Finansiering, fastlæggelse af finansieringsprofil og P/L-regulering

..................... 7

Udgifter inden for totalrammen

................................................................................. 9

6.1 Direkte udgifter..........................................................................................................

6.2 Indirekte udgifter

..................................................................................................... 11

6.3 Omkostningsfordeling

............................................................................................ 11

6.4 Økonomisk sparsommelighed

.............................................................................. 11

6.5 Styringsmæssige rammer

..................................................................................... 12

6.6 Aktivering af aktivet

................................................................................................ 12

7 Indtægter

.................................................................................................................... 13

8 Anbringelse, udbetaling og renter

........................................................................... 14

9 Standardrapportering................................................................................................

9.1 Kvartalsvis rapportering

......................................................................................... 15

9.2 Årlig rapportering

.................................................................................................... 16

9.3 Rapportering på effektiviseringsgevinster...........................................................

9.4 Rapportering ved centrale faseovergange

......................................................... 17

9.5 Rapportering ved bevillingsafslutning

.................................................................. 17

9.6 Evalueringsrapport

................................................................................................. 17

Sanktionsmuligheder

........................................................................................... 19

Ikrafttrædelse

........................................................................................................ 20

Bilag 1 Skemaer til udbetalingsanmodning samt årlig og faseopdelt rapportering

. 21

Bilag 2 Kvartalsrapportering til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse om

kvalitetsfondsbyggerierne

................................................................................................ 31

Bilag A. Revisionserklæring til brug for kvartalsrapportering til regionsrådet ........... 43

Bilag B. Kvartalsvis forbrug af deponerede midler ..................................................... 46

Bilag C. Tidsmæssig fremdrift..................................................................................... 47

Bilag D. Økonomisk færdiggørelse (observationer) .................................................... 49

Bilag E. Pris- og Lønregulering ................................................................................... 50

Bilag 3. Koncept for opfølgning på effektiviseringskravene

........................................ 51

Side | 2

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

2 Generelle bestemmelser

I forbindelse med Kvalitetsfondens investering i en moderne sygehusstruktur er

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse bemyndiget til at fastsætte regler for hen-

holdsvis regional egenfinansiering, midler fra kvalitetsfonden og provenu fra låne-

optagelse med henblik på at sikre, at midlerne alene kan anvendes til udgifter, der

følger af det endelige statslige tilsagn, jf. tekstanm. nr. 124, § 16, FL 2014.

Formålet med denne instruks er at opstille de forpligtelser, der pålægges regioner-

ne i forbindelse med modtagelse af tilskud til sygehusbyggeri fra Kvalitetsfonden.

Regnskabsinstruksen skal betragtes som et tillæg til regionens eget kasse- og

regnskabsregulativ samt tilhørende bilag samt regionens øvrige instrukser tilknyttet

det kvalitetsfondsstøttede projekt, herunder projektets styringsmanual og underlig-

gende instrukser. I regnskabsinstruksen opstilles således specifikke krav til regn-

skab og rapportering i forbindelse med de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri-

er.

Side | 3

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

3 Anvendelse af bevillingen

Kvalitetsfondsstøtte ydes som et specifikt statsligt tilskud, og er derfor omfattet af

reglerne om tilskudsadministration på det statslige område, jf. budgetvejledning

2011, punkt. 2.4.8. Tilskud, samt Økonomistyrelsens Vejledning om effektiv til-

skudsforvaltning, juni 2011.

Modtager af tilskuddet er regionerne. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er

tilskudsgiver.

Det samlede statslige tilskud til sygehusbyggeri fra Kvalitetsfonden udgør 24,75

mia. kr. (09 P/L) ud af den samlede bevilling på 41,4 mia. kr. (09 P/L). Samlet be-

villing samt materielle tilsagnsvilkår fremgår af de enkelte tilsagn til de i alt 16 pro-

jekter.

Det overordnede formål med bevillingen er, at der inden for hvert enkelt projekts

totalramme etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt sygehus, der kan

rumme de kapacitetsforudsætninger, som fremgår af tilsagnet. Det overordnede

formål kan ikke fraviges.

Den fastlagte investeringsramme er en totalramme og er bindende i hele projektpe-

rioden. Dette betyder, at regionen ikke må øge investeringsrammen til projektet

ved tillægsbevillinger eller på anden vis egenfinansiere dele af projektet. På sam-

me vis må elementer som udtages af kvalitetsfondsprojektet i henhold til projektets

change request katalog, ikke etableres parallelt med kvalitetsfondsprojektet for

regionens egne midler.

Det er regionens ansvar at sikre, at projektet gennemføres indenfor den fastlagte

investeringsramme. Heraf følger, at det er regionens ansvar at sikre det nødvendi-

ge økonomiske råderum til uforudsete udgifter inden for investeringsrammen. Re-

gionen forudsættes i den forbindelse at foretage en nøje opfølgning på økonomien

og byggefremdriften i projektet og foretage de nødvendige tilpasninger af projektet

for at sikre overholdelse af den fastlagte ramme. Regionen sikrer herunder, at de

nødvendige styringsmæssige rammer til stadighed er designet, implementeret og

fungerer effektivt.

Der stilles i tilsagnet betingelse om, at IT, udstyr og apparatur mv. skal udgøre en

bestemt del af den samlede bevilling, for at formålet kan opfyldes. Det konkrete

beløb, der forudsættes afsat til IT, udstyr og apparatur mv. fremgår af det endelige

tilsagn til det enkelte projekt.

Det er en tilsagnsbetingelse, at sygehusbyggeriet resulterer i mere effektiv arbejds-

tilrettelæggelse, kapacitetsudnyttelse, mv. Der er derfor fastsat et effektiviserings-

krav på baggrund af driftsbudgettet for de funktioner/matrikler der samles i nybyg-

geriet. Effektiviseringsgevinsten realiseres et år efter ibrugtagning af det nye hospi-

tal. Gevinsten indgår ikke i finansieringen af det nye byggeri.

Side | 4

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

4 Udbetalingsanmodning

Regionen kan anmode om udbetaling af kvalitetsfondsmidler efter modtagelse af

regeringens endelige tilsagn. Udbetalingsanmodningen bør senest tilgå Ministeriet

for Sundhed og Forebyggelse, når første licitationsresultat foreligger. Regionen

skal kun indsende særskilt anmodning om udbetaling ved første anmodning om

udbetaling af kvalitetsfondsmidler. Herefter vil udbetalinger være knyttet op på den

kvartalsvise rapportering. Der er ikke en fast sagsbehandlingstid, men Ministeriet

for Sundhed og Forebyggelse tilstræber en effektiv behandling af regionens udbe-

talingsanmodning.

Ved anmodning om udbetaling af kvalitetsfondsmidler bedes regionerne bekræfte,

at projektet fortsat lever op til de betingelser, som det endelige tilsagn byggede på.

Således bekræftes, at projektet er realistisk og robust inden for den samlede total-

ramme samt at projektet overholder de specifikke tilsagnsbetingelser. Som grund-

lag for ministeriets behandling anmodes regionerne om at indsende materiale som

beskrevet nedenfor.

Investeringsrammen for det samlede byggeri opdeles i delelementer, fx svarende

til regionsrådets bevillinger, forventede delprojekter, etaper, kontrakter, faser eller

lignende. Opdelingen i rapporteringen svarer til regionens styring af projektet. Det

forudsættes, at hver del klart kan afgrænses med tilhørende budgetter og mile-

pæls- og tidsplan. Rapportering på delprojektet/fase/bevillingen bør med henblik på

at fremme gennemsigtighed være på i størrelsesordenen 300-400 mio. kr. og

strække sig over ca. 3-4 år. Hvis rapporteringen på delprojekt/fase/bevilling er stør-

re end det angivne, drøftes det konkret mellem den enkelte region og Ministeriet

for Sundhed og Forebyggelse. Tværgående bevillinger til fx bygherreorganisation

og rådgiverudgifter vil naturligt strække sig over hele projektperioden. Det samlede

projektbudget periodiseres på år, således at udgiftsprofilen kan benyttes til fast-

læggelsen af projektets udbetalingsprofil, jf. afsnit 5. Herudover skal projektets

change request katalog, samlede reserver samt forbrug til IT, udstyr og apparatur

mv. periodiseres i den økonomiske oversigt, jf. bilag 1, skema A.

Det forudsættes, at regionsrådet på forhånd udarbejder en beskrivelse af procedu-

ren for regionens håndtering af konkrete ændringsønsker med udgiftskonsekven-

ser i den videre proces (håndtering af såkaldte ”change requests”) og som led heri

opstiller og beslutter et prioriteret katalog over de umiddelbare projekttilpasninger,

der konkret gennemføres, hvis der opstår budgetproblemer, så den fastlagte inve-

steringsramme overholdes, jf. bilag 1, skema B.

Der skal vedlægges en opdateret og af byggeorganisationen uafhængigt kvalifice-

ret risikoprofil. Endvidere skal vedlægges en af byggeorganisationen uafhængig

bekræftelse af , at der med et change request katalog og generelle reserver er

tilstrækkelig robusthed til at håndtere de økonomiske risici i projektet.

Regionen bedes herudover specificere bevillingsrammen til IT, udstyr og apparatur

mv., jf. bilag 1, skema C.

Det skal angives hvilke ejendomme, der i forbindelse med projektet skal afhændes.

Regionerne skal således oplyse de pågældende ejendommes matrikelnummer,

årstal for fraflytning, areal der frasælges, offentlige vurdering og bindinger, jf. bilag

Side | 5

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

1, skema D. Provenu ved salg af nedlagte sygehusbygninger mv. skal anvendes til

at indfri låneoptagelse tilknyttet kvalitetsfondsinvesteringerne på sygehusområdet.

Udbetaling af kvalitetsfondsmidler er betinget af, at regionen har hensat den forud-

satte egenfinansiering i henhold til tilsagnet, jf. afsnit 8. Dette bekræftes ved første

anmodning om udbetaling, jf. bilag 1, skema E.

Regionen skal ved udbetalingsanmodning bekræfte oplysninger vedr. projektets

kapacitet, jf. bilag 1, skema F1-F4. Regionen skal kun fremsende skemaer, såfremt

der er ændringer siden seneste faserapportering.

Ved udbetalingsanmodningen skal vedlægges hovedtidsplan. Hovedtidsplanen

skal indeholde centrale milepæle for projektet. Herudover bør hovedtidsplanen vise

fremdrift, kritisk vej mellem underprojekter og afspejle projektets styring.

I forbindelse med udbetalingsanmodningen bedes regionen ligeledes rapportere på

effektiviseringsgevinster, jf., afsnit 9.3. Såfremt ansøgning om udbetaling ligger

umiddelbart i forlængelse af endeligt tilsagn, kan regionen henvise til ansøgnings-

materialet.

Ved udbetalingsanmodning er det muligt at anmode om finansiering af tidligere

afholdte udgifter i forbindelse med det kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri. Op-

gørelse over tidligere afholdte udgifter skal være påtegnet af revisor

. Udbetaling af

midler afholdt i tidligere år indgår ligeledes i fastlæggelsen af projekternes finansie-

ringsprofil, jf. nedenstående afsnit 5.

Alternativt kan regionen anmode om udbetaling af de afholdte udgifter i forbindelse med første

indsendelse af kvartalsrapportering, hvor revisorerklæring indgår som del heraf. Udbetalingstidspunkt vil

i så fald være afhængigt af, hvornår regionen indsender første kvartalsrapport.

Side | 6

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

5 Finansiering, fastlæggelse af finansierings-

profil og P/L-regulering

Finansiering:

De kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier finansieres vha. kvali-

tetsfondsmidler samt regional egenfinansiering. Kvalitetsfondens tilskud udgør

samlet 24,75 mia. kr. (09-pl), mens regionerne selv finansierer den resterende del.

Regionernes andel af midler udgøres dels af en årlig hensættelse på 1 mia. kr. (10-

pl) og dels af egenfinansiering via låneadgang på 12,5 pct. pr. projekt, som mod-

svarer fremtidigt salgsprovenu for nedlagte sygehusbygninger.

Herudover er udmøntet en låneramme til energirigtige investeringer i forbindelse

med de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier. Regionerne kan søge en supple-

rende låneadgang på 2,3 pct. af den forudsatte arealpris til det kvalitetsfondsstøt-

tede byggeri, som kan klassificeres som ”bygningsklasse 2020” efter bygningsreg-

lementet. Meddelte lånedispensationer gives som supplement til de fastlagte inve-

steringsrammer, der herefter udgår en ny og endelig totalramme.

Fastlæggelse af finansieringsprofil:

Projekternes forventede finansieringsprofil

fastlægges af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i samarbejde med Økono-

mi- og Indenrigsministeriet og Finansministeriet på baggrund af projektets udgifts-

profil oplyst ved udbetalingsanmodning. Fastlæggelsen af finansieringsprofilen

tager udgangspunkt i følgende principper:



Det samlede afløb af midler fra Kvalitetsfonden skal fordeles så jævnt som

muligt hen over tilskudsperioden. Tilskuddet er en del af den samlede fi-

nansieringsprofil, som til det enkelte projekt tilrettelægges ud fra projekter-

nes oplyste udgiftsprofil.



Låneadgangen skal fungere som buffer i år med store forventede udgifter.



Statslige midler bør ikke ophobes i regionalt regi.

Når finansieringsprofilen er fastlagt, vil finansieringen af det enkelte projekt kunne

betragtes som et lukket kredsløb mellem de tre finansieringskilder. Det bemærkes,

at fordelingen på finansieringskilder kan variere fra år til år.

For at tage højde for ændringer i projektets udgiftsprofil kan finansieringsprofilen

løbende revideres, således at den afspejler investeringens reelle afløb.. En an-

modning fra regionen om revideret finansieringsprofil skal begrundes i en særskilt

ansøgning og omfatte en kortfattet beskrivelse af årsagerne til den ændrede ud-

giftsprofil, en opdateret udgiftsprofil for hele projektforløbet samt en beskrivelse af

evt. konsekvenser for projektet af den ændrede udgiftsprofil mht. tid, fremdrift og

kvalitet. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan ligeledes, med henblik på at

undgå ophobning af midler i regionen, ændre finansieringsprofilen såfremt investe-

ringsafløbet i projektet afviger betydeligt fra det forudsatte ved fastlæggelse af

finansieringsprofilen.

I forbindelse med ændring af finansieringsprofil skal regionen oplyse revideret

kvartalsvist udgiftsniveau for de kommende fire kvartaler, således at den kvartals-

vise udbetaling fra kvalitetsfonden kan beregnes på baggrund af denne.

Når udbetaling er igangsat vil Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse en gang

årligt i august bede projektet bekræfte årets forventede afløb. Dette for at kunne

revidere udbetaling af kvalitetsfondsmidler til 4. kvartal, såfremt at forventningen til

afløb er revideret betydeligt.

Side | 7

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Pl-regulering:

Tilsagnsramme og udbetalinger af kvalitetsfondsmidler bliver pris-

og lønreguleret med den regionale anlægs-pl, jf. Finansministeriets og Økonomi-

og Indenrigsministeriets udmeldinger.

Indeværende års udbetaling fastlægges og meddeles regionen primo året på bag-

grund af den fastlagte finansieringsprofil og opdaterede pl-værdier af det regionale

anlægs-pl. Indeværende års udbetaling reguleres ikke i løbet af året, såfremt pro-

jektets finansieringsprofil forbliver uændret.

Én gang årligt i forbindelse med udbetaling af 1. kvartals tilskud vil de to foregåen-

de års udbetalinger blive reguleret med henholdsvis det reviderede og det endelige

pl-niveau tilknyttet det pågældende år. 1. kvartals udbetaling af kvalitetsfondsmid-

ler vil således bestå af både en regulering vedr. tidligere års udbetalinger samt

indeværende års udbetaling vedr. 1. kvartal. Ministeriet vil i denne anledning speci-

ficere udbetalingens sammensætning, hvilket ligeledes meddeles regionen primo

året.

I projektets sidste år vil tilsagnsramme og udbetaling fra kvalitetsfonden reguleres

til det reviderede regionale anlægs-pl. Reguleringen foretages, når det reviderede

pl-niveau er offentliggjort.

Kvalitetsfondsmidlerne pl-reguleres i forhold til udbetalingsåret. Således vil ubrugte

kvalitetsfondsmidler, som i regionen overføres til næste år, ikke pl-reguleres fra

statslig side i forhold til forbrugsåret. Regionen må dog i denne forbindelse regule-

re de udbetalte kvalitetsfondsmidler til endeligt regionalt anlægs-pl med egne mid-

ler.

Økonomi- og Indenrigsministeriet meddeler pr. brev projekternes låneadgang i det

pl-niveau, som er gældende på tidspunktet for udstedning af lånebeviset. Regionen

må regulere til endeligt regionalt anlægs-pl med egne midler.

Side | 8

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

6 Udgifter inden for totalrammen

Totalrammen skal dække alle udgifter, som er nødvendige for at gennemføre pro-

jektet på et sådant niveau, at det overordnede formål realiseres.

Væsentligste typer af projektudgifter er beskrevet nedenfor:

6.1 Direkte udgifter

Løn til personale:

Lønudgifter til projektmedarbejderes tid, der direkte bruges på

gennemførelse af projektet, herunder projektledelse samt administration af projek-

tet skal finansieres indenfor totalrammen.

For medarbejdere, der udelukkende er tilknyttet det kvalitetsfondsstøttede projekt,

kan relevant dokumentation til revisionen udgøres af en ansættelsesaftale eller

tillæg til eksisterende ansættelsesaftale. I aftalen skal arbejdets art samt løn være

oplyst.

For medarbejdere som arbejder deltid på det kvalitetsfondsstøttede projekt kan

revisionsrelevant dokumentation af medgået tid i særlige tilfælde udgøres af time-

regnskaber med oplysninger om arbejdets art, tidsforbrug pr. dag, løn samt time-

sats. Timeregnskabet skal underskrives af medarbejderen og godkendes af med-

arbejderens overordnede. I det omfang en medarbejder er knyttet forholdsmæssigt

til et projekt på deltidsbasis, vil det være tilstrækkeligt med en fordeling af lønnen.

Medgået tid fra sygehusets personale til diverse workshops, idégenerering og ar-

bejde med fremtidige arbejdsgange samt medgået tid fra regionens personale til

kontrol samt sagsfremstilling kan indgå i totalrammen. Medgået tid skal dokumen-

teres med timeregnskaber overholdende samme krav, som for deltidsmedarbejde-

re, jf. ovenstående afsnit.

Der bør i fastlæggelse af lønniveau tages hensyn til kravet om generelt at udvise

sparsommelighed samt sund og effektiv finansforvaltning ved administrationen af

projekter. Dette betyder, at lønnen til den pågældende medarbejder ikke bør over-

stige, hvad der anses for en almindelig, rimelig og realistisk løn for en ansat, der

udfører den samme funktion uden for projektet.

It, udstyr og apparatur mv.:

Det konkrete beløb, der forudsættes afsat til it, udstyr

og apparatur mv. i det endelige tilsagn, skal være indeholdt i totalrammen.

Det er en forudsætning, at hovedvægten i investeringerne i it, udstyr og apparatur

mv. skal ligge på patientrettet it, udstyr og apparatur. Dette vil dreje sig om følgen-

de typer af investeringer:



Medicoteknisk udstyr, hvorved forstås udstyr til diagnostik, overvågning og

behandling, herunder f.eks. scannere og intelligente senge.



It-udstyr, herunder f.eks. computere og telefon- og kommunikationsanlæg.



It-systemer mv., fx vedr. logistik, booking mv.



Teknisk udstyr, herunder f.eks. loftlifte, autoklaver og instrumentopvaskere.

Herudover vil der i rammen til it, udstyr og apparatur mv. i et mindre omfang kunne

indgå udgifter til øvrigt udstyr, som er nødvendige for driften af sygehuset. Dette vil

kunne dreje sig om udgifter til:

Side | 9

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files



Logistisk udstyr, herunder f.eks. AGV, rørpost, transportvogne, robotter.

Øvrigt udstyr og løst inventar, herunder f.eks. møblering af sengestuer og

opholdsarealer mv.

Tekniske installationer, fast (altså ikke flytbart) inventar og skiltning indgår som

udgangspunkt i håndværkerudgifter.

Det understreges, at hovedvægten skal ligge på patientrettet it og apparatur og

logistiske løsninger, som således forudsættes at udgøre ikke under 70 pct. af den

samlede ramme til it, udstyr og apparatur mv. Udgifter til øvrigt udstyr forudsættes

dermed at udgøre maksimalt 30 pct. af rammen til it, udstyr og apparatur mv. Ved

en eventuel afvigelse fra denne forudsætning, skal regionen redegøre for dette til

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.

Udgifter til samlede leverancer fra leverandører af it, udstyr og apparatur mv., her-

under f.eks. udgifter til specifik kabling og ledningsføring til leverancen, kan indreg-

nes i rammen. Der kan endvidere indregnes udgifter til rådgivning i forbindelse

med anskaffelse af it, udstyr og apparatur mv.

Rammen til IT, udstyr, apparatur mv. kan ikke medgå til change requests mv.

Genanvendelse af it, udstyr og apparatur mv.:

Der vil naturligt være forskellige

vilkår for de konkrete projekter for anvendelsen af rammen til IT, udstyr og appara-

tur mv. i forhold til ordinær drift, bl.a. henset til, om der er tale om barmarksbyggeri

eller ombygning og renovering og henset til, hvilke investeringer i it-understøttelse,

udstyr mv. regionen i øvrigt har foretaget. Det bemærkes i forlængelse heraf, at it,

udstyr, apparatur mv. kan genanvendes i tilknytning til kvalitetsfondsbyggerierne.

Omfanget og karakteren af genanvendelse vil forventeligt variere fra byggeri til

byggeri. Evt. genanvendelse ændrer ikke den fastsatte ramme til it, udstyr, appara-

tur mv. for det konkrete projekt. Hvis det konkret vurderes, at der kan ske genan-

vendelse i betydeligt omfang, kan udgifter knyttet til investeringsrammen vedrøren-

de it, udstyr, apparatur mv. udskydes til senere år. Dvs. udgifter inden for rammen

til it, udstyr og apparatur mv. kan afholdes også i årene efter kvalitetsfondsbyggeri-

ets ibrugtagning. Genanvendelse kan dermed ikke danne grundlag for at reducere

rammen til it, udstyr, apparatur mv. og må ikke medføre behov for betydelige rein-

vesteringer kort efter ibrugtagning uden for rammen til it, udstyr og apparatur mv.

Ved genanvendelse af it, udstyr og apparatur mv. skal klargøring af lokaler samt

installation mv. indgå i totalrammen.

Flytning: Udgifter til flytning

af genanvendt it, udstyr og apparatur mv. kan indgå

i totalrammen. Såfremt regionen vil finansiere flytning uden for totalrammen, bør

regionen gøre overvejelser vedrørende omfang og finansieringskilde.

Andre varer og materialer:

Materialer og varer samt udgifter til andre indkøb i

projektet skal indgå i totalrammen, såfremt udgifterne til disse er nødvendige for

gennemførelse af projektet. Herunder udgifter til byggematerialer mv.

Tjenesteydelser:

Som tjenesteydelser skal medtages køb af relevant ekstern bi-

stand f.eks. i form af konsulentbistand, som er nødvendig for gennemførelse af

projektet. Herunder udgifter til totalrådgiver, entrepreneurer og håndværkere mv.

Side | 10

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kursusaktivitet:

Kursusaktivitet og uddannelse, som er nødvendig for projektets

gennemførelse, skal indgå i totalrammen.

Rejser, befordring og kørsel:

Udgifter til rejser, befordring og kørsel, som er nød-

vendig for projektets gennemførelse skal indgå i totalrammen.

Revision:

Udgifter forbundet med revision af rapportering til regionsrådene og

ministeriet kan indgå i totalrammen.

Andet:

Andre udgiftsposter, som er nødvendige for projektet, og som ikke dækkes

af de ovenstående kategorier, skal indgå i totalrammen.

Herunder kan medtages udgifter til vedligeholdelse af nyopførte bygninger før dis-

se indgår i driften.

Udgifter, som ansøgeren har afholdt eller påtaget sig at afholde, før der blev ydet

tilskud, indgår i totalrammen, hvis det er åbenbart, at de er knyttet til projektet og er

nødvendige for gennemførelsen af det samlede projekt.

6.2 Indirekte udgifter

Forudsætningen for, at en indirekte udgift kan indgå i beregningsgrundlaget – og

dermed i totalrammen – er, at projektet ikke kan gennemføres uden at anvende

varen og/eller tjenesteydelsen.

Indirekte udgifter kan maksimalt udgøre 20 pct. af de direkte lønudgifter i projektet.

De indirekte omkostninger kan dog på intet tidspunkt overstige de faktiske. Indirek-

te udgifter skal kunne dokumenteres på forlangende, og det skal fremgå hvilken

beregningsmetode, der er anvendt. Beregningsmetoden skal være rimelig og gen-

nemskuelig. Regnskab for indirekte udgifter skal være baseret på faktiske projekt-

relaterede udgifter og må ikke indeholde fortjeneste.

6.3 Omkostningsfordeling

Såfremt det kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri etableres i sammenhæng med

byggeri, som ikke er kvalitetsfondsstøttet, anmodes regionen om at oplyse, hvor-

dan der i projektet afgrænses mellem aktiviteter, som er indeholdt i kvalitetsfonds-

projektet, og beslægtede aktiviteter som ligger udenfor.

Principper for omkostningsfordeling drøftes mellem den enkelte region og Ministe-

riet for Sundhed og Forebyggelse. Afgrænsning må bero på en konkret vurdering

og en almindelig rimelighedsbetragtning. I rapporteringen til Ministeriet for Sund-

hed og Forebyggelse skal kun indgå oplysninger om udgifter, der tilhører det kvali-

tetsfondsstøttede sygehusprojekt.

6.4 Økonomisk sparsommelighed

Ved gennemførelse af et kvalitetsfondsstøttet projekt skal de modtagne midler

administreres i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvalt-

ning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivi-

tet og effektivitet. Regionerne og eventuelle samarbejdspartnere skal derfor altid

Side | 11

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

kunne dokumentere, at et projekt ved afholdelsen af en udgift har fået en relevant

modydelse, og at der er et rimeligt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse.

6.5 Styringsmæssige rammer

Styringsmanual:

Der skal for hvert projekt til enhver tid foreligge en opdateret

styringsmanual, som beskriver organisation og ansvarsfordeling såvel som projek-

tets forretningsgange i de centrale dele af byggeprocessen, herunder tilrettelæg-

gelse af den løbende opfølgning på økonomi, risiko og byggeriets fremdrift samt

rapportering af dette på alle ledelsesmæssige og politiske niveauer. Styringsma-

nualen skal være godkendt i regionsrådet.

Økonomi- og projektstyringssystem:

Regionerne skal sikre, at styring af øko-

nomi, tid og risici for projektet systemunderstøttes i nødvendigt omfang i forhold til

projektets størrelse og kompleksitet. Herunder at der er sammenhæng til styrings-

manual samt underliggende manualer.

6.6 Aktivering af aktivet

For så vidt angår værdiansættelse og indregning af anlægsaktivet skal regionen

følge praksis jf. regionens kasse- og regnskabsregulativ og underliggende manua-

ler.

Side | 12

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

7 Indtægter

Donationer:

De kvalitetsfondsstøttede projekter kan modtage hele donationer. En

hel donation vurderes ikke at belaste den regionale anlægsramme, hvorfor der ikke

modregnes i totalrammen.

Delvise donationer kan ligeledes modtages i regi af de kvalitetsfondsstøttede pro-

jekter. I så fald skal regionens følgeudgifter til donationen afholdes inden for total-

rammen. I projekter hvor der er tale om en omkostningsfordeling, jf. afsnit 5.3, vil

en evt. deling af følgeomkostningerne skulle drøftes med Ministeriet for Sundhed

og Forebyggelse.

I særlige tilfælde vil delvise donationer kunne medfinansieres uden for totalrammen

ved regional prioritering inden for den almindelige anlægsramme. Det vil i disse

tilfælde være en betingelse, at det donerede element ikke er eller har været en del

af projektet, og at det i øvrigt ligger klart ud over, hvad der kan forventes i et fuldt

funktionsdygtigt hospital.

Hele og delvise donationer til projekter, der opføres i forbindelse med kvalitets-

fondsstøttede projekter, men som er rent regionalt finansierede, vil skulle følge

fordelingsnøglen såfremt donationen bidrager til begge projekter, jf. afsnit 5.3.

Donationer målrettet it, udstyr og apparatur mv. i kvalitetsfondsprojekterne vil ikke

give mulighed for at prioritere midler fra det i tilsagnet fastsatte niveau for regionale

investeringer i it, udstyr og apparatur mv. til øvrige elementer i projektet. Rammen

til it, udstyr, apparatur mv. er i regeringens tilsagn udtrykkeligt reserveret og vil

derfor skulle bruges til formålet.

Projekter som modtager donationer skal i rapportering på økonomien redegøre for

det fulde investeringsbeløb, dvs. totalrammen inklusiv eventuelle donationer, jf.

bilag 1 skema A. Regionen skal derudover på forespørgsel kunne fremlægge en

samlet oversigt over modtagne donationer, der som minimum indeholder donors

navn, formål med donation samt donationens størrelse.

OPP:

OPP-samarbejder kan ikke betegnes som eller ligestilles med donationer.

OPP er en organisationsform, som er mulig inden for de gældende regler om de-

ponering.

Side | 13

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

8 Anbringelse, udbetaling og renter

De statslige kvalitetsfondsmidler, regionernes egenfinansiering og eventuelt prove-

nu fra låneoptagelse vedrørende projekter med kvalitetsfondsstøtte deponeres på

særskilte konti i et pengeinstitut efter reglerne i budget- og regnskabssystemet for

regioner, jf. bekendtgørelse nr. 905 af 9. juli 2010 om regional medfinansiering af

kvalitetsfondsinvesteringer i en moderne sygehusstruktur i 2011, vedr. 2012 i be-

kendtgørelse nr. 804 af 28. juni 2011, vedr. 2013 i bekendtgørelse nr. 721 af 27.

juni 2012 og vedr. 2014 i bekendtgørelse nr. 811 af 23. juni 2013.

Kvalitetsfondsmidlerne og de deponerede midler frigives kvartalsvist forud i over-

ensstemmelse med den fastsatte finansieringsprofil for det pågældende projekt.

Ved kvartalsrapportering samt ved første anmodning om udbetaling angiver regio-

nen altid det kommende løbende års udgifter periodiseret på kvartaler, jf. bilag 1,

skema E.

Det følger af økonomiaftalen for 2011, at udbetalingen af statslige kvalitetsfonds-

midler er betinget af, at regionen på kontoen har hensat den forudsatte egenfinan-

siering i henhold til tilsagnet. Dette bekræftes ved kvartalsrapportering samt ved

første anmodning om udbetaling, jf. bilag 1, skema E.

Herudover betinges udbetaling af tilskud af, at tilfredsstillende kvartalsrapportering

er indsendt til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, jf. nedenstående afsnit om

krav til rapportering og sanktionsmuligheder.

Påløbne renter må kun anvendes til det formål, hvortil bevilling er givet, og inden

for bevillingens rammer.

Side | 14

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

9 Standardrapportering

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse skal ved hjælp af regionernes standard-

rapportering løbende føre tilsyn med, at de kvalitetsfondsstøttede projekter lever

op til det overordnede formål. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses tilsyn med

byggerierne er hovedsageligt af økonomisk karakter, jf. administrationsgrundlag af

den maj 2013. Udbetaling af midler fra kvalitetsfonden er betinget af en tilfredsstil-

lende rapportering.

Standardrapportering til ministeriet vil efter udbetalingsanmodning bestå af løben-

de kvartalsvis samt årlig rapportering. Herudover forventes fremsendelse af even-

tuelle anlægsregnskaber, som udarbejdes i forbindelse med delbevillinger, jævnfør

regionens procedurer herfor samt udarbejdelse af evalueringsrapport efter afslut-

ning og ibrugtagning af projektet.

Endvidere skal der i perioden fra endeligt tilsagn afrapporteres på projektets stam-

oplysninger ved faseovergange. De specifikke krav til rapporteringen gennemgås

nedenfor. Rapporteringen til ministeriet er tilknyttet det enkelte projekt.

9.1 Kvartalsvis rapportering

I den kvartalsvise rapportering, jf. bilag 2, indhentes oplysninger vedr. projektets:



Risiko

Økonomi

Byggeriets fremdrift og centrale milepæle.

Indhold og kvalitet, herunder ændringer i projektets change request kata-

log.

I rapporteringen angives herudover, hvornår projektets styringsmanual senest er

gennemgået og opdateret.

Rapporteringen indsendes med en ledelseserklæring, hvor regionsformanden og

regionsdirektøren erklærer, at rapporteringen til ministeriet giver et retvisende bille-

de af status for projekterne.

Rapporteringen skal herudover indeholde en erklæring udarbejdet af en uafhængig

revisor om rapportens rigtighed og omfanget af den foretagne revision. Erklærin-

gen skal indeholde de eventuelle bemærkninger, som revisionen har givet anled-

ning til, jf. Revisionsinstruksen. I erklæringen skal bekræftes, at bevillingen er an-

vendt til det formål, hvortil bevillingen er givet.

Revisorerklæringen skal udarbejdes for hvert enkelt projekt, mens der skal forelig-

ge en samlet ledelseserklæring fra regionen pr. kvartal.

Den kvartalsvise rapportering træder i kraft ved godkendelse af udbetalingsan-

modning og løber indtil projektets afslutning.

Med henblik på at sikre gennemsigtighed på tværs af projekter, er det et krav, at

rapporteringen følger den mellem Danske Regioner og SUM aftalte skematiske

form. Rapporteringen skal være rettidig, således bør rapporteringen ske med en

forskydning på maksimalt 3 måneder.

Side | 15

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Den beskrevne model for kvartalsrapportering danner grundlag for Ministeriet for

Sundhed og Forebyggelses opfølgning med de kvalitetsfondsstøttede sygehus-

byggerier. Skulle der vise sig, at være tekniske uhensigtsmæssigheder i den aftalte

rapportering, kan de pågældende dele af kvartalsrapporteringen tages op til revisi-

on i en dialog med Danske Regioner.

9.2 Årlig rapportering

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vil årligt indhente opdaterede oplysninger

vedr. de specifikke forudsætninger, som lå til grund for regeringens endelige til-

sagn. Herunder:



Projektets change request liste, jf. bilag 1, skema B

Detaljeret forbrug til it, udstyr og apparatur mv., jf. bilag 1, skema C

Den årlige rapportering træder i kraft ved udbetalingsanmodning. Det er et krav, at

rapporteringen følger den skematiske form. Såfremt projektet har fået godkendt

udbetalingsanmodning og dermed rapporterer kvartalsvist til Ministeriet for Sund-

hed og Forebyggelse, kan den årlige rapportering indgå som del af rapporteringen

vedr. 4. kvartal.

Regionerne skal en gang årligt i november indsende opdaterede investeringsprofi-

ler for alle projekter og oplyse hvilke projekter, som forventes at indsende udbeta-

lingsanmodning i det kommende år. Herudover skal oplyses, hvornår i året udbe-

talingsanmodningen forventes at blive indsendt. Oplysningerne skal ministeriet

benytte til budgettering og periodisering af træk på kvalitetsfondspuljen.

9.3 Rapportering på effektiviseringsgevinster

Regionerne skal i forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn anføre forvente-

de og mulige effektiviseringstiltag i forbindelse med den konkrete investering. Re-

gionens overvejelser indgår i ekspertpanelets samlede vurdering, hvor panelet ud

fra en vurdering af gevinstpotentialet i et projekt af den pågældende karakter og

eventuelt allerede igangsatte effektiviseringstiltag fastsætter sin indstilling til et

samlet fremadrettet effektiviseringskrav for projektet.

Regeringen fastlægger herefter på baggrund af ekspertpanelets indstilling et kon-

kret og nominelt effektiviseringskrav for de enkelte projekter i det endelige støttetil-

sagn. Effektiviseringskravet ligger udover de almindelige, løbende produktivitets-

forbedringer i sygehusvæsenet. Det fremgår af tilsagnene, at effektiviseringskravet

skal realiseres i år 1 efter ibrugtagelsen af det nye hospital, og at gevinsten vil ind-

gå som finansieringsbidrag af ny sygehusaktivitet. Der er tale om et netto-

effektiviseringskrav.

Det følger også af tilsagnet, at effektiviseringsgevinsterne skal kunne henføres

direkte til den kvalitetsfondsstøttede investering og kunne henføres til tiltag igang-

sat efter det endelige tilsagn, således at baseline-året udgøres af det driftsbudget-

år, som effektiviseringskravet i det endelige tilsagn er beregnet efter.

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vil løbende følge op på regionens fortlø-

bende arbejde med at skabe bygnings- og organisationsafledte rammer for en

Side | 16

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

mere effektiv drift i det kvalitetsfondsstøttede byggeri samt projektspecifikke suc-

ceskriterier, jf. effektiviseringskrav og tilsagnsgrundlaget.

Hovedformålet med opfølgningen er, at regionerne beskriver, hvordan der arbejdes

med at skabe grundlag for at realisere det forudsatte effektiviseringskrav samt at

sandsynliggøre, at de forventede effektiviseringer kan henføres til kvalitetsfondsin-

vesteringen.

Rapporteringen skal være skematisk med tilhørende forklarende tekst og forventes

at være på et rapporteringsniveau, som svarer til regionernes redegørelse af effek-

tiviseringspotentiale i forbindelse med ansøgning til endeligt tilsagn. Krav til og

skabelon for rapporteringen fremgår af bilag 3.

Rapporteringskravet træder i kraft ved endeligt tilsagn og skal opdateres i forbin-

delse med relevante centrale faseovergange. Når projektet har fået godkendt ud-

betalingsanmodning skal der rapporteres ved centrale faseovergange og som mi-

nimum hvert 1�½ år. Rapporteringen fremsendes sammen med en samtidig kvar-

talsrapportering.

9.4 Rapportering ved centrale faseovergange

Ved faseovergange i projektet skal regionen fremsende en beskrivelse af fasens

væsentligste milepæle, evt. foretagne tilpasninger i projektet. Herudover skal regi-

onen ved centrale faseovergange oplyse:



Byggeriets størrelse.

Forventet behandlingskapacitet.

Kapacitetsudnyttelse.

Den faseopdelte rapportering træder i kraft ved endeligt tilsagn. Regionen fastsæt-

ter centrale faseovergange, hvor der kan foretages justeringer i projektet, og hvor

rapportering dermed vurderes relevant. Det er et krav, at rapporteringen følger den

skematiske form, jf. bilag 1, skema F1-F4.

9.5 Rapportering ved bevillingsafslutning

Reviderede anlægsregnskaber, der forelægges regionsrådene ved afslutning af

den enkelte bevilling samt ved projektets afslutning, bedes fremsendt til ministeriet.

Til anlægsregnskabet bedes vedlagt revisors erklæring om, at regnskabet er i over-

ensstemmelse med totalrammeprincippet for kvalitetsfondsstøttet sygehusbyggeri, jf.

revisionsinstruksen til behandling af kvalitetsfondsstøttet sygehusbyggeri.

9.6 Evalueringsrapport

Det forventes, at investeringen i nye sygehuse vil resultere i en mere effektiv opga-

veløsning og ressourceanvendelse via bedre logistik og ny teknologi mv., der ligger

ud over de almindelige, løbende produktivitetsforbedringer i sygehusvæsenet. Den

bedre ressourceanvendelse gælder såvel personalesiden som øvrig drift, herunder

via moderne og energieffektive løsninger.

Side | 17

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Efter projektets afslutning udarbejdes evalueringsrapport, som beskriver hvorledes

sygehusbyggeriet har påvirket en mere effektiv arbejdstilrettelæggelse og kapaci-

tetsudnyttelse samt bedre patientforløb og logistik. Rapporten bør ligeledes inde-

holde de projektspecifikke mål, som regionerne har opstillet, jf. tilsagnsgrundlag.

Regionen bør, når projekterne er så fremskredne, at det er relevant opstille ram-

mer og succeskriterier for evalueringen. Evalueringsrapporten bør som udgangs-

punkt foreligge senest et år efter fuld ibrugtagning og bør beskrive de områder,

hvor regionen har effektivitetsforbedringer, baseline for måling samt målemetoder.

Herudover bør i evalueringsrapporten fastlægges et tidsperspektiv for effektmålin-

ger, som forudsætter en længere evalueringsperiode, for at opnå et validt data-

grundlag. Rammerne for evalueringsrapporten aftales nærmere med Danske Re-

gioner, jf. økonomiaftalen for 2012.

Side | 18

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Sanktionsmuligheder

Såfremt rapporteringerne ikke betrygger Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i,

at det enkelte projekt kan leve op til det overordnede formål, har ministeriet mulig-

hed for at iværksætte en tættere opfølgning af projektet, overgå til et skærpet tilsyn

og evt. sætte udbetaling af kvalitetsfondsmidler i bero.

Den tættere opfølgning og det skærpede tilsyn iværksættes på baggrund af en

trappemodel. Sanktionerne kan gøre brug af tættere opfølgning ved f.eks. hyppige-

re møder med relevante personer i regionen eller skærpet tilsyn ved at stille krav

om hyppigere rapportering, øget detaljeringsgrad i rapportering eller igangsætte

eksterne vurderinger af f.eks. forretningsgange og status på dele af eller det sam-

lede projekt. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan sætte udbetaling af kva-

litetsfondsmidler i bero og i drøftelse med Økonomi- og Indenrigsministeriet revide-

re lånedispensationer. I særlige tilfælde kan regionen eventuelt pålægges at tilba-

gebetale udbetalte midler.

Krav om tilbagebetaling af midler vil eksempelvis være relevant, hvis det konstate-

res, at midlerne ikke er anvendt til formålet, eller hvis der ikke er et tilstrækkeligt

afløb af kvalitetsfondsmidler og der således sker en ophobning af kvalitetsfonds-

midler.

Hvilken handling der iværksættes bygger på en konkret og individuel vurdering af

det enkelte projekt. I vurderingen vil bl.a. kunne indgå projektets størrelse, hidtidige

projektforløb, projektets stade mv.

Såfremt ministeriet tager kontakt til regionerne forventes disse at svare inden 5

hverdage. Regionen kan ligeledes forvente tilbagemelding på eventuelle fore-

spørgsler inden 5 hverdage fra ministeriets side.

Side | 19

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Ikrafttrædelse

Regnskabsinstruksen træder i kraft 26. juni 2014.

Nærværende instruks fornyes en gang årligt efter vedtagelse af Finansloven.

Eventuelle bemærkninger kan rettes til [email protected].

Side | 20

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag 1 Skemaer til udbetalingsanmodning samt årlig og faseopdelt rapportering

Som bilagsmateriale er vedlagt følgende skemaer:

- Skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet

- Skema B: Projektets change request liste

- Skema C: Forbrug til it, udstyr og apparatur mv.

- Skema D: Oversigt over ejendomme til afhændelse

- Skema E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler

- Stamkort F1-F4:, Areal og kvadratmeterpriser, sengepladser, , behandlingskapacitet, udnyttelsesgrader, jf. tilsagnsgrundlag

Regionen kan desuden vælge at angive generelle forudsætninger og principper for opgørelser og tabeller samt eventuelle bemærkninger.

Proces for indsendelse af skemaer:

Efter godkendt udbetalingsanmodning skal skemaerne indsendes i en fastlagt kadence til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Dette for at ministeriet kan følge op

på eventuelle ændringer.

Skema A og E indgår som del af kvartalsrapporteringen

Skema B og C skal opdateres og indsendes én gang årligt. Dette i forbindelse med kvartalsrapporteringen for 4. kvartal

Stamkort F1-4 skal opdateres og indsendes ved faseovergange. Regionen kan evt. indsende dette i forbindelse med førstkommende kvartalsrapportering

Skema D indsendes ved udbetalingsanmodning og ved eventuelle ændringer

Side | 21

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet.

Dato:

Projekt:

Status hvis

relevant:

Andel Projektforslag

Kalkulationsfase

I alt

total, Licitation

09-pl pct.

Udførelse

Årets priser

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019 I alt

------------------------------------------- Mio. kr. --------------------------------------------

PL indeks

Delprojektoversigt

Delprojekt A

Delprojekt B

Delprojekt C

Delprojekt D

Reserve til regionsrådets disposition

Reserve til prisregulering

Evt. andre relevante reserveposter

Samlede investeringer

- heraf donationer

I alt investeringsramme, jf. til-

sagnsvilkår

- heraf change request

- heraf reserver i alt

- heraf IT, udstyr, apparatur mv.

Vejledning til skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet.

I Skema A periodiseres investeringsrammen over projektperioden fordelt på delprojekter/faser/bevillinger.

Formålet

er at give en oversigt over økonomi og projektets forløb over

tid. Forventeligt vil projektets fortsatte planlægning indebære løbende tilpasning af udgifternes placering på tid og delprojekter/bevillinger.

I skemaet skal indsættes PL indeks fra det pågældende år tilbage til 2009.

Der kan angives tre

reserveposter

– en til regionsrådets disposition og en til prisregulering. Såfremt der anvendes andre typer relevante reserveposter angives de af regionen i

kolonnerne andre relevante reserveposter.

Change request-listen

angives med det totale beløb, det vil være muligt at indløse i nævnte år. Det vil afspejle, at change-muligheder udløber over perioden.

Reserver i alt

angives for at skabe overblik over samlede reserver - både centrale og decentrale. Rammen til

it, udstyr, apparatur mv.

angives, da opfyldelse heraf er en særskilt tilsagnsbe-

tingelse.

Sidst i skema A kan angives

”status”

hvis relevant. Formålet med kolonnen er at angive, hvilket stadie delprojektet befinder sig på og derved hvor stor usikkerhed, der er knyttet

til delprojektet.

Indeværende samt fremtidige år angives i budgettal, mens der i afsluttede år anvendes realiseret forbrug. Kolonnen

”I alt”

opgør udgifterne pr. delprojekt i årets priser, mens

kolonnen

”I alt i 09 P/L”

opgør udgifter pr. delprojekt i 09 P/L, til sammenligning med det oprindelige tilsagn.

Skemaet indgår i den kvartalsvise rapportering.

Side | 22

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Skema B: Projektets change request katalog jf. tilsagnsbetingelserne.

Dato:

Projekt:

Nr.

Beskrivelse

Delprojekt

Forventet anlægsøkonomisk konsekvens

Årets priser – Mio. kr.

Forventet konsekvens for den

efterfølgende drift

Sluttidspunkt for at

benytte den pågælden-

de besparelsesmulighed

Vejledning til skema B: Projektets change request katalog jf. tilsagn.

Jf. tilsagnsbetingelserne skal der udarbejdes et katalog over mulige tilpasninger i projektet.

Formålet

med skema B er at give overblik over change request kataloget. Dette opnås ved at opliste change requests i prioriteret rækkefølge og for hvert emne beskri-

ve indhold og relevant delprojekt. Der angives nettobeløb under anlægsøkonomisk konsekvens, og under konsekvenser for drift beskrives eventuelle væsentlige æn-

dringer i forhold til fx tid og kvalitet. Særligt bør det bemærkes, hvis change har konsekvenser i ft. de overordnede formål med kvalitetsfondsbyggeriet, jf. tilsagnsgrund-

laget. Der angives sluttidspunkt for indløsning.

Skema B skal sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse én gang

årligt.

Side | 23

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Skema C: Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagnsbetingelserne.

Dato:

Projekt:

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

Årets priser

------------------------------------------------- Mio. kr. -----------------------------------------------

2019

I alt

Andel af total

pct.

Vejledning til skema C: Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagn.

Jf. tilsagnsbetingelserne er der for hvert projekt afsat en bestemt andel af tilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv. Som beskrevet i administrationsgrundlaget skal der

følges op på anvendelsen af tilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv.

Formålet

med skema C er at skabe overblik over, hvordan tilsagnsrammen udnyttes til it, udstyr og apparatur mv., samt hvornår udgifterne falder i løbet af projektet.

Derfor skal tilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv. underopdeles i hovedtyper af anskaffelser samt år.

Skema C sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse én gang

årligt.

Side | 24

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Skema D: Oversigt over ejendomme til afhændelse.

Dato:

Projekt:

Adresse

Matrikelnummer

Årstal for fraflytning

Areal der frasælges

Offentlig vurdering

Årets priser – Mio. kr.

Eventuelle bindinger

Boks skema D: Oversigt over ejendomme til afhændelse.

I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst ejendomme til afhændelse i projektet.

Formålet

med skema D er at følge op på disse oplysninger. I ske-

maet oplyses matrikelnummer, årstal for fraflytning, areal der frasælges, offentlige vurdering og bindinger på de ejendomme, der afhændes i forbindelse med kvali-

tetsfondsbyggerierne.

Skemaet skal alene udfyldes ved udbetalingsanmodning og ved eventuelle senere ændringer.

Side | 25

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Skema E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler.

Dato:

Projekt:

Løbende priser – Mio. kr.

900 Renter af hensatte

beløb

901 Hensættelser vedr.

kvalitetsfonden

902 Overført til

projektspecifik

egenfinansiering

Fkt. 6.32.27

Total

Forventet forbrug

PL-indeks

Total

903 Tilskud vedr. kvalitets- 904 Lån vedr. kvalitets-

fondsinvesteringer

905 Egenfinansie-

ring vedr. kvali-

tetsfonds-

investeringer

906 Frigivelse

vedr. kvalitets-

fonds-

investeringer

907 Renter af deponerede

beløb vedr. kvalitetsfonds-

investeringer

kvartal 1 (X. kvartal 20XX)

kvartal 2 (X. kvartal 20XX)

kvartal 3 (X. kvartal 20XX)

kvartal 4 (X. kvartal 20XX)

Vejledning til stamkort E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler.

Jf. tilsagnsbetingelserne er udbetaling af midler fra kvalitetsfonden betinget af korrekt deponering.

Formålet

med skema E er at give overblik over regionens

deponering samt den forventede investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Skemaet udfyldes med opdaterede statusoplysninger fra de relevante autorise-

rede funktioner, grupperinger og omkostningssteder for den enkelte region.

Nederst udfyldes forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler for de enkelte kvalitetsfondsstøttede projekter til brug for fastlæggelse af udbetaling

samt låneadgang.

Skemaet indgår i den kvartalsvise rapportering.

Side | 26

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Stamkort F1: Oversigt over kvalitetsfondsprojektets areal og kvadratmeterpriser.

Fase:

Dato:

Projekt:

Antal m2 i kvalitets-

fondsprojekt ved

Heraf nybyg-

Heraf ombyg-

Årets priser

tilsagn

geri

ning

Bygningsareal ved tilsagn (brutto)

Eksempel: Arealudvidelse pga. funktionel-

le krav fase X

Eksempel: Arealudvidelse pga. design

fase Y

Eksempel: Arealreduktion pga. design

fase Z

Total

Økonomisk konse-

kvens

Kr.

Pris pr. m2 i

nybyggeri

Kr.

Pris pr. m2 i

ombygning

Kr.

Vejledning til stamkort F1: Oversigt over kvalitetsfondsprojektets areal og kvadratmeterpriser.

I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst areal og kvadratmeterpriser for projektet.

Formålet

med stamkort F1 er at skabe overblik over ændringer i byggeriets størrelse og deraf følgende økonomiske konsekvenser. Der kan tilføjes rækker, som passer til

det enkelte projekt. Bygningsareal og eventuelle ændringer angives med antal m2 og den økonomiske konsekvens. På den baggrund angives pris pr. m2 for henholdsvis

nybyggeri og ombygning.

Stamkort F1 opdateres ved

faseovergange

og sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.

Side | 27

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Stamkort F2: Oversigt over antal sengepladser, operationsstuer og ambulatorierum i kvalitetsfondsprojektet og samlet hospital.

Fase:

Dato:

Projekt:

Oplyst ved ansøgning om endeligt tilsagn

Forventet

belægnings-

Forventet

procent i

antal i samlet Heraf i kvalitets- Heraf i kvalitets- samlet hos-

hospital ved

fonds-støttet

pital ved

ibrugtagning

nybyggeri

ombygning

ibrugtagning

Somatiske senge

Heraf senge i FAM

Intensivpladser

Patienthotelsenge

Psykiatriske senge

Operationsstuer

Ambulatorierum

Evt. revideret ved faseovergang 1

Forventet

belægnings-

procent i

samlet hos-

pital ved

ibrugtagning

Evt. rev.

fase 2

Forventet an-

tal i samlet

hospital ved

ibrugtagning

Heraf i kvalitets-

fonds-støttet ny-

byggeri

Heraf i kvali-

tetsfonds-

støttet om-

bygning

Vejledning til stamkort F2: Oversigt over sengepladser i kvalitetsfondsprojektet og samlet hospital.

I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst antal og fordeling af sengepladser for projektet.

Formålet

med stamkort F2 er at skabe overblik over eventuelle ændringer i de planlagte sengepladser for det kommende samlede hospital ved ibrugtagning og kvalitetsfonds-

projektets andel. Således oplyses, hvor mange sengepladser der er planlagt fordelt på sengetyper samt eventuelt forudsat belægningsprocent. Det angives, hvis der sker æn-

dringer i antallet af senge og eventuelt forudsat belægningsprocent, og der bør samtidig redegøres for tilpasningens betydning for projektets forudsatte funktioner i forhold til

den nye sygehusstruktur.

Stamkort F2 opdateres ved

faseovergange

og sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.

Side | 28

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Stamkort F3: Forventet behandlingskapacitet i samlet hospital.

Fase:

Dato:

Projekt:

Oplyst ved ansøgning om endeligt tilsagn

Evt. mellemlig-

2007

gende år

2020

Forventet dag- og ambulant behandling (antal)

Forventet antal sengedage (antal)

Forventet antal indlæggelser (antal)

Forventet liggetider (gns. antal dage)

Vejledning til stamkort F3: Forventet behandlingskapacitet i samlet hospital.

I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn har regionen for hvert projekt angivet forudsætninger for den forventede fremtidige behandlingskapacitet.

Formålet

med stamkort F3 er at følge op på de forudsatte mål for behandlingskapacitet, jf. tilsagnsbetingelserne.

Stamkort F3 opdateres ved

faseovergange

og sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Eventuelle ændringer i den forventede behandlingskapacitet anføres og be-

grundes.

Evt. revideret ved faseovergang 1

Evt. mellemliggende år

2020

Evt. rev.

fase 2

Side | 29

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Stamkort F4: Udnyttelsesgrader i samlet hospital.

Fase:

Dato:

Projekt:

Eksisterende struktur

Udnyttelsesgrader, operationsrum (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Åbningstid i ambulatorier (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Udnyttelsesgrad for undersøgelsesrum mv. (pct.)

Udnyttelsesgrader apparatur (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Konv. røntgen (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Angiografi (antal dage pr. år og timer pr. dag)

CT scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Ultralyd scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)

MR scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)

PET scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Evt. andet større apparatur (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Ved ibrugtagning

Vejledning til stamkort F4: Udnyttelsesgrader i samlet hospital.

I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst udnyttelsesgrader for det samlede hospital.

Formålet

med stamkort F4 er at følge op på de udnyttelsesgrader i hhv. den eksisterende struktur og ved ibrugtagning, som er forudsat i tilsagnsbetingelserne. Der angives

forventede udnyttelsesgrader for forskellige rum samt forskellige typer apparatur.

Skemaet revideres ved

faseovergange

og sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Eventuelle ændringer i den forventede produktion eller i udnyttelsesgraden af

udstyret bedes oplyst.

Side | 30

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag 2 Kvartalsrapportering til Ministeriet for

Sundhed og Forebyggelse om kvalitetsfonds-

byggerierne

Kvartalsrapporteringen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse om kvalitets-

fondsbyggerierne er udarbejdet jf. aftale med Danske Regioner af 2. juli 2012,

opdateret april 2013. Kvartalsrapporteringen omfatter bilag A-E.

Struktur for rapporteringen

Rapporten til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er bygget op efter følgende

overordnede model:

Indledning.

Ledelseserklæring.

Revisorerklæring til regionsrådet

Overblik (overordnet kortfattet status for alle projekter).

Rapportering pr. projekt (om risici, økonomi, byggeriets fremdrift og kvali-

tet/indhold).

6. Generelle principper.

Boks 1: Format

Indberetningen til ministeriet vil med det forudsatte rapporteringsomfang kunne

ske med en forskydning på max. 3 måneder, svarende til den forventede kadence

i forhold til regionsrådet. Eventuel afvigelse herfra drøftes konkret mellem den

enkelte region og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.

Kvartalsrapportering påbegyndes med virkning fra det tidspunkt, hvor der sker

den første udbetaling af midler fra kvalitetsfonden. De enkelte afsnit omfatter

korte tekstmæssige resumeer suppleret med tabeller og figurer i fornødent om-

fang. Mere detaljerede informationer ses i evt. supplerende rapport til regionsrå-

det.

Kommentarer til indholdet af rapporten

1. Indledning

Her beskrives formålet med rapporten, herunder eventuelle særlige forhold, som

ønskes fremhævet.

Boks 2: Baggrund for og formål med kvartalsrapportering

Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der mellem Ministeriet for Sundhed og Forebyg-

gelse og Danske Regioner fastlægges en kvartalsrapport, som danner grundlag

for Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses opfølgning. Den konkrete formule-

ring er:

For de enkelte projekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørel-

ser til regionsrådene, som også danner grundlag for Indenrigs- og Sundhedsmini-

steriets opfølgning. Regionerne udarbejder senest ultimo august 2011 oplæg til

standardiserede regionale indberetninger, hvori der redegøres for fremdriften i

byggeriet mv., som danner grundlag for drøftelse med Indenrigs- og Sundheds-

ministeriet med henblik på fastsættelse af en endelig redegørelses-

Side | 31

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

/indberetningsform.

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har ligeledes taget udgangspunkt i ad-

ministrationsgrundlaget, som bl.a. Rigsrevisionen har udtalt giver et godt ud-

gangspunkt for tilsyn med de kvalitetsfondsfinansierede byggerier.

Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i øko-

nomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Den skal

betrygge Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i, at projektet forløber plan-

mæssigt og kan realisere de resultater, som ligger til grund for tilsagnet om støtte

fra Kvalitetsfonden, særligt med vægt på, at der indenfor den økonomiske ramme

kan etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt sygehus. Rapporteringen

bidrager til at skabe gennemsigtighed om projektets indhold og forløb og er der-

med grundlag for dialog mellem region og ministerium om det enkelte projekt.

Den er samtidig afgørende for, at Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse får et

samlet overblik og på ensartet form kan videreformidle oplysninger om de i alt 16

kvalitetsfondsbyggerier.

2. Ledelseserklæring

Rapporten vedlægges en ledelseserklæring, hvor regionsrådsformand og regions-

direktøren erklærer, at kvartalsrapporteringen til staten efter bedste overbevisning

giver et retvisende billede af status for projekterne.

Der udarbejdes én samlet ledelseserklæring for alle projekter under et.

Erklæringen opbygges efter følgende skabelon og med følgende indhold:

Boks 3: Ledelseserklæring

”Ledelsen i Region X fremsender hermed kvartalsrapportering pr. XX.XX.20XX for

regionens igangværende kvalitetsfondsprojekter til Ministeriet for Sundhed og

Forebyggelse.

Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvali-

tetsfondsprojekter til regionsrådet, som regionsrådet har behandlet på regions-

rådsmødet den XX.XX.20XX.

Ledelsen skal efter bedste overbevisning erklære, at:



kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og

risiko vedrørende samtlige regionens igangværende anlægsprojekter finansie-

ret ved kvalitetsfondsmidler

kvartalsrapporteringen givet et retvisende billede af regionens deponerings-

grundlag vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering - og de

dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet

såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er admini-

streret i overensstemmelse med gældende administrative regler

såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er admini-

streret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn



Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen.

Side | 32

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

X-by den XX.XX.20XX

Regionsrådsformand

Regionsdirektør

3. Revisionserklæring til regionsrådet

Ved den kvartalsvise fremlæggelse for regionsrådet af status for kvalitetsfondspro-

jekterne forsynes rapporterne med en revisionserklæring fra regionens uafhængi-

ge revisor. Der udarbejdes en revisionserklæring pr. projekt.

Boks 4: Forklaring til revisorerklæring

Revisionserklæringen vil blive udarbejdet i henhold til retningslinjerne i Ministeriet

for Sundhed og Forebyggelses regnskabs- og revisionsinstruks for administration

af kvalitetsfondsmidler samt den interne kontrol, som regionens ledelse fastsætter

(jf. regionens kasse- og regnskabsregulativ).

I bilag A er vist, hvordan erklæringen opbygges, såfremt revisor reviderer sam-

menhængen mellem redegørelsens oplysninger og regionens bogføring samt

øvrig dokumentation (eksempelvis andre eksterne ekspertudtalelser), uden at

revisor derudover foretager selvstændige vurderinger af eksempelvis projekter-

nes risikoprofiler mv.

Revisionspåtegningerne afgives til regionsrådet, men skal formelt kunne anven-

des af både regionsråd og ministerium.

Rapporteringen redegør for konklusionerne i revisionserklæringerne. Hvis der ikke

er forbehold eller supplerende oplysninger i revisionserklæringerne, oplyses dette.

Hvis der er forbehold og supplerende konklusioner anføres dette i en særlig over-

sigt, ligesom regionens kommentarer, og hvilke foranstaltninger, der er iværksat

for at rette op på forholdene, anføres, jf. boks 5.

Boks5: Eksempel på kommentar af forbehold

Vedrørende følgende projekter har revisor taget følgende forbehold og/eller afgivet

følgende supplerende oplysninger:

Efterfølgende gengives de enkelte forbehold og supplerende oplysninger:

Projekt X

Forbehold

Xxxxxxxxxxxxxxxx

Supplerende oplysning

Xxxxxxxxxxxxxxxx

Regionens kommentarer til forbehold/supplerende oplysninger

4. Overblik (overordnet kortfattet status)

Afsnittet giver en kortfattet status for projekterne under ét. Status kan eventuelt

suppleres med en skematisk oversigt over de enkelte projekter i form af en sam-

menfattende trafiklysrapportering og udviklingsmarkering.

Side | 33

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

5. Rapportering pr. projekt

Kvartalsrapporten pr. kvalitetsfondsprojekt omfatter risikovurdering, økonomi og

byggeriets fremdrift. Større ændringer i byggeprojektet og evt. konsekvenser heraf

for kvalitet/indhold og ny sygehusstruktur beskrives.

Rapportering sker på overordnet niveau, jf. de principper for ledelsesrapportering,

som er anbefalet af KPMG i rapporten ”Økonomisk styring af større sygehusbyg-

gerier” fra 2008.

Risikovurdering

Tekstafsnit:

Overordnet opsummering af risikoforhold (gult og rødt kommenteres).

Figur:

Status for risikovurderingen opsummeres i en trafiklysrapportering.

I tekstafsnittet kommenteres centrale risici, og der redegøres for, hvilke initiativer

der igangsættes for at rette op på risikoforholdene, primært med fokus på kom-

mende periode.

Oversigt over projektets risici med trafiklysmarkering, hvor centrale risici medtages

(kan evt. uddybes i bilag til kvartalsrapporteringen.) Risici bør her så vidt muligt

vurderes mht. økonomisk konsekvens. Risici bør så vidt muligt være knyttet til

regionsrådets bevillinger, delprojekter, etaper el.lign., så der er sammenhæng

mellem estimat for økonomi og risikovurdering. Jf. administrationsgrundlaget for

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er det en forudsætning, at risikovurderin-

gerne kvalificeres uafhængigt af byggeorganisationen. Jf. revisorerklæringen kon-

staterer revisor herudover, at risikovurderingen er i overensstemmelse med under-

liggende dokumentation. De uafhængige vurderinger indgår som bilag i kvartals-

rapporteringen og fremsendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.

Det angives for hvert projekt, hvornår styringsmanualen sidst er gennemgået og

opdateret:

Angiv dato

Boks 6: Forklaring af trafiklysrapportering

Trafiklysrapporteringen sammenfatter de risikovurderinger, som løbende udarbejdes i projektorga-

nisationen (internt og af eksterne rådgivere). Risikovurderingen omfatter følgende tre forhold: Øko-

nomi, tid, kvalitet. Der opereres med følgende definitioner: Grøn = Projektet er inden for rammerne.

Gul = Projektet er inden for rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed. Rød: Projektet

har overskredet rammerne, eller der er væsentlig risiko for at det vil ske.

Trafiklysrapporteringen bygger på de principper, som er anbefalet af KPMG i rapporten ”Økono-

misk styring af større sygehusbyggerier” fra 2008.

Forklaring til trafiklysrapporteringen:

Forklaring

Projektet er inden for rammerne

Projektet er inden for rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed

Projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig risiko for, at det vil ske

→

Uændret niveau

↑

Forbedret niveau

↓

Forværret niveau

Det bør være en ensartet operationalisering til grund for trafiklysrapporteringen på det enkelte pro-

jekt. Det vil tydeliggøre grundlaget for en given farvemarkering og gøre risikovurdering gennem-

Side | 34

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

skuelig på tværs af projekterne.

Principperne for risikorapportering vil være beskrevet i afsnittet om generelle principper.

Projektets økonomi

Der gives en kortfattet status for projektets samlede økonomi.

Tekstafsnit:

Overordnet økonomisk opsummering (herunder redegørelse for even-

tuelle afvigelser fra budgettet).

Skemaer:

Der udarbejdes:



Skema 1: Kvartalsstatus på budget, forbrug og byggefremdrift.

Skema 2: Økonomi fordelt på år og delprojekter.

Oversigt til brug for opfølgning på anvendelsen af de deponerede midler

og grundlag for udbetaling.

I tekstafsnittet kommenteres overordnet på udvikling og status for økonomi og

fremdrift. Eventuelle afvigelser kommenteres. Der redegøres alene for seneste

kvartals afvigelser. Hvor relevant angives begrundelse for afvigelse og evt. korri-

gerende initiativer.

Det kommenteres ligeledes, hvorvidt trækket på decentrale og centrale reserver er

på forventet niveau henset til byggeriets fremdrift.

Eventuelle opmærksomhedspunkter for kommende kvartal kommenteres.

Boks skema 1: Kvartalsstatus på budget, forbrug og byggefremdrift

Skema 1 er en samlet kvartalsvis status for projektets samlede økonomi og frem-

drift.

Formålet med denne opgørelse er at give betryggelse for, at der kvartalsvist ta-

ges stilling til, at forudsatte leverancer kan håndteres med den givne økonomi på

den enkelte bevilling/delprojekt, og at eventuelle omprioriteringer sker rettidigt

indenfor totalrammen.

Rapporteringen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse om ”investerings-

rammen” for det samlede byggeri opdeles i delelementer, fx svarende til regions-

rådets bevillinger, forventede delprojekter, etaper, kontrakter, faser eller lignende.

Opdelingen i rapporteringen svarer til regionens styring af projektet. Det forud-

sættes, at hver del klart kan afgrænses med tilhørende budgetter og milepæls- og

tidsplan. Rapportering på delprojektet/fase/bevillingen bør med henblik på at

fremme gennemsigtighed være på i størrelsesordnen 300-400 mio. kr. og stræk-

ke sig over ca. 3-4 år. Hvis rapporteringen på delprojekt/fase/bevilling er større

end det angivne, drøftes det konkret mellem den enkelte region og Ministeriet for

Sundhed og Forebyggelse. Tværgående bevillinger til fx bygherreorganisation og

rådgiverudgifter vil naturligt strække sig over hele projektperioden.

I skemaet angives samlet projektøkonomi, så kolonnen

”oprindeligt budget”

samt

”korrigeret budget”

hver især vil summere til den samlede investerings-

ramme. Sammenligning af disse kolonner vil beskrive ændringer i projekternes

overordnede budget. Med mindre andet er angivet i afsnit om generelle princip-

Side | 35

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

per, er grundlag for oprindeligt budget, det budget der er angivet ved udbeta-

lingsanmodningen.

Kolonnerne

”forbrug til dato”, ”disponeret”

samt

”forventet resterende for-

brug”

skal summere til kolonnen

”forventet samlet forbrug”.

Disponeret for-

brug viser udgifter, som ikke er bogført endnu, men hvor der er indgået en bin-

dende aftale om leverance. De nærmere principper for opførelsen heraf vil være

beskrevet i afsnit 6 om generelle principper.

I kolonnen

”forventet resterende forbrug”

skal det vurderes, om det med den

resterende bevilling er muligt at gennemføre de opgaver, som er forudsat leveret

med den givne økonomi, eller om der er behov for justering af leverancekrav eller

bevillingens størrelse. Det er centralt, at den projektansvarlige herunder vurderer

behov knyttet til ikke godkendte, men fremsatte ekstrakrav samt forudsatte eks-

traudgifter og uforudsigelige ekstraudgifter. Opgørelsen over ”forventet resteren-

de forbrug” sammenlignes med

”korrigeret budget”

i kolonnen

”Difference:

korrigeret budget og forventet forbrug”.

Et evt. forventet merforbrug på status

kan håndteres fx ved reduktion i kvalitet/leverancer, omprioritering mellem bevil-

linger eller brug af reserver. Det er også muligt, at håndtering udestår. Løbende

justeringer vil være helt forventelige, de forklares og skal håndteres inden for den

samlede projektøkonomi.

Endelig vurderes byggeriets

”Realiserede færdiggørelsesgrad”

i forhold til

”Planlagt færdiggørelsesgrad”

for kvartalet. Angivelsen af projektets fysiske

færdiggørelsesgrad bør være baseret på projektledelsens vurdering af projektets

fremdrift mht. tidsplan og betalingsbelagte milepæle mv. (byggeriets stade). For-

målet er at belyse sammenhængen mellem økonomisk forbrug (inklusive ekstra-

arbejder mv.) og byggeriets faktiske færdiggørelse. Derudover skal kolonnerne

vise, hvor langt projektet er i forhold til den planlagte fremdrift. Pct.-angivelsen

baseres på en samlet vurdering. Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret

færdiggørelsesgrad angives i afsnit 6 om generelle principper. Tabellen opgøres i

årets pl. Det indebærer, at de samlede rammer fra kvalitetsfonden løbende op-

skrives til årets pl. Det samme gælder tidligere års forbrug. Reguleringen sker

med det regionale anlægs-pl i overensstemmelse med Finansministeriets udmel-

ding herom. Nærmere beskrivelse og overvejelser er indeholdt i bilag E.

Side | 36

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift

Årets priser

Samlet budget

Korrigeret

budget*

(a)

Forbrug og udgiftsbehov

Evt. diffe-

Forventet

Dispone-

Forventet

rence:

Forbrug

resteren-

ret forbrug

samlet

budget og

til dato

de for-

til dato

forbrug

forventet

(b)

brug

(c)

(e=b+c+d)

forbrug

(d)

(a-e)

Byggeriets fremdrift (stade)

Planlagt

færdiggørel-

sesgrad

Realiseret

færdiggørel-

sesgrad

Oprindeligt

budget

------------------------- Mio.kr. -----------------------

Delprojektoversigt

Delprojekt A

Delprojekt B

Delprojekt C

Delprojekt D

Delprojekt E

Reserve til regionsrådets disposition

Reserve til prisregulering

Evt. andre relevante reserveposter

I alt investeringer

- heraf donationer

I alt investeringsramme, jf. til-

sagnsvilkår

* Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget.

--------Pct.---------

Side | 37

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Boks skema 2: Total projektøkonomi fordelt på budgetter og år.

I Skema 2 periodiseres investeringsrammen over projektperioden fordelt på delelementer.

Investeringsrammen opdelt i delprojekt/fase/bevilling angives svarende til skema 1.

Formålet

er at give en oversigt over økonomi og projektets forløb over tid. Forventeligt vil pro-

jektets fortsatte planlægning indebære løbende tilpasning af udgifternes placering på tid og

delprojekter/bevillinger. Én gang årligt vil skemaet blive suppleret med et overblik over projek-

tets indtægter ved at angive træk på midler fra kvalitetsfonden samt regionernes låneadgang

og hensættelser.

Der angives to

reserveposter

– en til regionsrådets disposition og en til prisregulering. Så-

fremt der anvendes andre typer relevante reserveposter angives de af regionen i kolonnerne

andre relevante reserveposter.

Change request-liste

angives med det totale beløb, det vil være muligt at indløse i nævnte år.

Det vil afspejle, at change-muligheder udløber over perioden.

Reserver i alt

angives for at

skabe overblik over samlede reserver – både centrale og decentrale. Rammen til

it, udstyr,

apparatur mv.

angives, da opfyldelse heraf er en særskilt tilsagnsbetingelse.

Sidst i skema 2 kan angives

”status”

hvis relevant. Formålet med kolonnen er at angive, hvil-

ket stadie delprojektet befinder sig på og derved hvor stor usikkerhed, der er knyttet til delpro-

jektet.´

Indeværende samt fremtidige år angives i budgettal, mens der i afsluttede år anvendes realise-

ret forbrug. Kolonnen

”I alt”

opgøres udgifterne pr. delprojekt i løbende priser, mens kolonnen

”I alt i 09 P/L”

opgør udgifter pr. delprojekt i 09 P/L, til sammenligning med det oprindelige

tilsagn.

Side | 38

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet

Status hvis relevant:

Andel Projektforslag

alt

Kalkulationsfase

09-

total, Licitation

2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 I alt

pct.

Udførelse

Årets priser

PL indeks

Delprojektoversigt

Delprojekt A

Delprojekt B

Delprojekt C

Delprojekt D

Reserve til regionsrådets disposition

Reserve til prisregulering

Evt. andre relevante reserveposter

I alt investeringer

- heraf donationer

I alt investeringsramme, jf. tilsagnsvilkår

- heraf change request

- heraf reserver i alt

- heraf IT, udstyr, apparatur mv.

2008 2009 2010

2011

------------------------------------------- Mio. kr. --------------------------------------------

Side | 39

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Skema med forbrug af deponerede midler

I bilag B er vist et forslag til et skema, som viser det kvartalsvise forbrug af deponerede midler.

Vejledning til bilaget udarbejdes af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.

Byggeriets fremdrift

Tekstafsnit:

Overordnet opsummering vedrørende byggeriets fremdrift (afvigelser i forhold til byggeplaner

kommenteres).

Figurer/skemaer:

Der udarbejdes



Figur med tilhørende tabel, som viser økonomisk færdiggørelsesgrad.

Skema med tidsmæssig status for de enkelte etaper/faser.

I tekstafsnittet kommenteres status for byggeriets fremdrift og væsentlige afvigelser i forhold til investerings-

profil/byggeplaner kommenteres. Herunder redegøres kort for årsager til afvigelse mellem forbrug og inve-

steringsprofil, og der bør redegøres for omfang af eventuelt ekstraarbejde og træk på reserver. Hvis der er

udestående ekstraarbejder i væsentligt omfang bør det anføres.

Boks 6: Forklaring til økonomisk fremdrift for byggeriet

Figur/tabel med økonomisk færdiggørelsesgrad

I en figur med økonomisk færdiggørelsesgrad vises det faktiske forbrug kvartalsvis i forhold til den oprinde-

lige og den reviderede investeringsprofil for projektets totaløkonomi.

Figuren indeholder tre grafer:

Projektets samlede forbrug.

Den oprindelige investeringsprofil (den investeringsprofil, som ligger til grund for udbetalingsprofi-

len).

Seneste reviderede og godkendte investeringsprofil.

Figuren skal suppleres med figurer for de enkelte faser i byggeriet. De faktiske observationer vises i en ta-

bel (eksempel svarende til tallene i figuren er vist i bilag D).

Sammenhæng mellem økonomisk forbrug og bygningsarbejder

Der skal ske betaling, hvor der er udført et kontraktmæssigt aftalt arbejde svarende hertil. Dermed bør den

økonomiske fremdrift som udgangspunkt afspejle den fysiske fremdrift for projektet (færdiggørelsesgrad).

De almindeligt anvendte principper for betaling til entreprenører, fremgår af bestemmelserne i AB92 (Almin-

delige Betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed). Her fremgår det om bygher-

rens betalingsforpligtelse af § 22:

”Efter skriftlig anmodning til bygherren har entreprenøren én gang hver måned ret til betaling for udført ar-

bejde mv. Bygherren skal senest 15 arbejdsdage fra modtagelse af anmodningen, jf. stk. 11, betale det

beløb, der på byggepladsen er ydet kontraktmæssige arbejder og materialer for”.

Rådgiveren kontrollerer, at fremdriften er i overensstemmelse med entreprenørens angivelser, inden udbe-

taling finder sted. Fremdriften drøftes på byggemøderne.

Side | 40

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Figur 2. Byggeriets økonomiske fremdrift, årets pl.

Figur med tidsmæssig status

I en oversigt vises tidsmæssig status for byggeriets etaper/faser og centrale milepæle. Et eksempel på et

fire-årigt projekt er vist i bilag C. Oversigten viser udvikling indtil rapporteringstidspunktet samt den planlagte

færdiggørelse af byggeriet, opdelt på fase. Det markeres med trafiklys, i hvilket omfang den senest revidere-

de tidsplan er fulgt eller kan forventes fulgt (grøn=tidsplanen følges, gul=tidsplanen følges, men øget risiko

for forsinkelser, rød=forsinkelser). I det omfang, der sker ændringer i tidsplanen, kommenteres dette i tek-

sten.

Kvalitet og indhold

Byggeprojekterne skal gennemføres på en måde, så de kan realisere de gevinster og funktionskrav mv., der

er stillet i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden. I afsnittet kan uddybes eventuelle væsent-

lige ændringer i byggeprojektet, fx indløste ”change requests”. Der kan redegøres for evt. konsekvenser i

forhold til tid og kvalitet i forhold til det, der er forudsat i de enkelte bevillinger. Det bør bemærkes, hvis juste-

ringer i byggeprojektet har konsekvenser for den nye sygehusstruktur jf. årlig rapportering af stamdata. Ud-

viklingen i kvalitet/indhold vil også blive markeret i trafiklysrapporteringen i forbindelse med risikovurderingen

(jf. ovenfor).

6. Generelle principper

Her redegøres for generelle forudsætninger og principper for opgørelser og tabeller, for eksempel:



Regnskabsmæssige principper, herunder for dispositionsregnskab.

Opgørelse af færdiggørelse og færdiggørelsesgrad.

Forudsætninger for risikooversigter (trafiklysrapportering).

Definitioner af tabelindhold (relationer til kontoplan).

Fordelingsprincipper for fordeling af udgifter i fælles projekter, som både omfatter eget projekt og et

kvalitetsfondsprojekt.

Principper for afsætning af reserver, herunder for prioriteringsreserver (change request)

I enkelte tilfælde gennemføres der også lokale ombygninger/nybyggeri på samme matrikler, som ikke er

finansieret af kvalitetsfonden. Rapporteringen og bevillingsopfølgningen sker adskilt for byggerierne. Den

Side | 41

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

kvartalsrapport, som indberettes til staten, omfatter derfor kun forhold vedrørende det pågældende kvalitets-

fondsbyggeri. Eventuelle særlige forhold vedrørende bevillingsmæssig adskillelse af de to byggerier, herun-

der for eksempel fordeling af fælles projekteringsudgifter, rådgiverudgifter mv., beskrives af regionen i afsnit-

tet om generelle principper.

Side | 42

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag A. Revisionserklæring til brug for kvartalsrapportering til regionsrådet

Til Regionsrådet

Vi har efterprøvet, om kvartalsrapporten for perioden XX.XX.20XX til XX.XX.20XX for det kvalitetsfondsfi-

nansierede anlægsprojekt XXXXXXXXX (Projektet) udvisende et forbrug på XXX.XXX.XXX.XXX kr. er udar-

bejdet i overensstemmelse med regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og Ministeriet for Sundhed og

Forebyggelses regnskabsinstruks herom.

Ledelsens ansvar for kvartalsrapporteringen

Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstem-

melse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses Regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig

behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter, Regionens eget styringsgrundlag for Projektet, herunder

Styringsmanual, Budget- og Regnskabssystem for regioner samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativ

og sædvanlige regnskabspraksis. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen

anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om den-

ne skyldes besvigelser eller fejl.

Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af projektets fremdrift, forventede resterende forbrug (budget)

og risici i tilknytning til projektets færdiggørelse.

Ledelsen indhenter en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og

forventede resterende forbrug.

Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitets-

fondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse fastsat-

te regler.

Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i over-

ensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis,

samt at projektet administreres under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn.

Revisors ansvar

Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Pro-

jektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlaget.

Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset

sikkerhed om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, samt

risici knyttet hertil.

Udført arbejde

Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med den internationale standard om andre

erklæringsopgaver med sikkerhed end revision eller review af historiske finansielle oplysninger og yderligere

krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt God Offentlig Revisionsskik, samt revisionsinstruks om revision af

kvalitetsfondsfinansierede projekter.

Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører vores arbejde for at opnå en høj grad

af sikkerhed for, om opgørelsen af projektets økonomiske forbrug er uden væsentlig fejlinformation samt en

begrænset sikkerhed for om beskrivelsen af byggeriets fremdrift er uden væsentlig fejlinformation.

Vi har udført vores arbejde med henblik på, at opnå en høj grad af sikkerhed for:

- at kvartalsrapporten giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug opgjort pr. XX.XX.20XX

- at kvartalsrapportens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfonds-

finansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses fastsatte

regler herom.

Side | 43

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Projektets økonomiske forbrug

Vi har udført handlinger for at opnå bevis for beløb og oplysninger i opgørelsen af projektets økonomiske

forbrug. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risici for væsentlig

fejlinformation i opgørelsen af projektets økonomiske forbrug, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl.

Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for udarbejdelsen af en opgørelse af

projektets økonomiske forbrug uden væsentlig fejlinformation. Formålet hermed er at udforme handlinger,

der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af virksom-

hedens interne kontrol. Vi har endvidere vurderet, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om

ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af opgørelse af projektets

økonomiske forbrug.

Vi har som led i vores arbejde efterprøvet, at de ifølge opgørelsen af projektets økonomiske forbrug afholdte

omkostninger er tilskudsberettiget, herunder at de er i overensstemmelse med underliggende dokumentati-

on.

Herudover har vi gennemgået regionens dokumentation for opgørelsen af deponeringsgrundlaget, påset

deponering samt præsentation i kvartalsrapporten.

Projektets fremdrift og risici

Vi har udført vort arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift,

herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse

med underliggende dokumentation og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen.

Vi har påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af regi-

onsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet.

Vi har påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og at regionens risikovurde-

ring i tilknytning projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation.

For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddra-

get en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og forventede reste-

rende forbrug.

Det er endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen.

Det er vores opfattelse, at de udførte undersøgelser giver et tilstrækkeligt grundlag for vores konklusioner.

Forbehold

Eventuelle forbehold anføres her – og konklusion tilpasses.

Konklusion

Projektets økonomiske forbrug

Det er vores opfattelse, at opgørelsen af projektets økonomiske forbrug for perioden XX.XX.20XX til

XX.XX.20XX giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug samt deponeringsgrundlaget pr.

XX.XX.20XX opgjort i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystem for regioner, Ministeriet for

Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfi-

nansierede projekter samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabspraksis.

Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter,

at de dispositioner, der er omfattet af opgørelsen af projektets forbrug, er i overensstemmelse med meddelte

bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at der er udvist skyldige

økonomiske hensyn.

Projektets fremdrift og risici

Det er endvidere vores opfattelse, at vi ikke er blevet opmærksomme på forhold, der giver anledning til at

konkludere, at beskrivelsen af projektets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug samt risici knyttet

til Projektets fremdrift og færdiggørelse, ikke er i overensstemmelse med Ministeriet for Sundhed og Fore-

byggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projek-

ter.

Side | 44

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet,

så vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder

ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige.

Supplerende oplysning vedrørende begrænsning i anvendelse

Erklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske

forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil.

Supplerende oplysning om..

Eventuelle yderligere supplerende oplysninger anføres her.

X-by (revisors kontorsted), dato

XXX revisionsfirma

NN statsautoriseret/registreret revisor

Side | 45

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag B. Kvartalsvis forbrug af deponerede midler

Fkt. 6.32.27

900 Renter af hensatte

beløb

901 Hensættelser vedr.

kvalitetsfonden

902 Overført til projektspe-

cifik egenfinansiering

Fkt. 6.32.27

903 Tilskud vedr. kvalitets- 904 Lån vedr. kvalitets-

fondsinvesteringer

905 Egenfinansiering vedr. 906 Frigivelse vedr. kvali-

kvalitetsfondsinvesteringer tetsfondsinvesteringer

907 Renter af deponerede

beløb vedr. kvalitetsfonds-

investeringer

Total

Forventet forbrug

Pl-Indeks

Kvartal 1 (X. kvartal 20XX)

Kvartal 2 (X. kvartal 20XX)

Kvartal 3 (X. kvartal 20XX)

Kvartal 4 (X. kvartal 20XX)

Total

Side | 46

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag C. Tidsmæssig fremdrift

2011

2012

2013

2014

Status

J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Færdigprogrammering

Dispositionsforslag

Rumprogrammering

Projektforslag

ETAPE 0

Projektering

Udbud

Udførelse

ETAPE 1

Projektering

Udbud

Udførelse

Idriftssættelse

Side | 47

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

2011

2012

2013

2014

Status

J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

ETAPE 2

Projektering

Udbud

Udførelse

Idriftssættelse

ETAPE 3

Projektering

Udbud

Udførelse

Idriftssættelse

ETAPE 0

Beskrivelse af indhold

ETAPE 1

Beskrivelse af indhold

ETAPE 2

Beskrivelse af indhold

ETAPE 3

Beskrivelse af indhold

Side | 48

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag D. Økonomisk færdiggørelse (observationer)

År

(årets pri-

ser)

2010

Investerings-

profil

(mio. kr.)

Pct. af

total

Revideret

investerings-

profil

(mio. kr.)

0,0

Pct. af

total

Forbrug

(mio. kr.)

Pct. af total

0,0

1,0

2,0

2,5

3,0

5,0

10,0

30,0

35,0

60,0

90,0

100,0

120,0

180,0

220,0

260,0

350,0

360,0

450,0

500,0

520,0

700,0

800,0

1.100,0

0,0

0,1

0,2

0,4

1,1

1,3

2,2

3,3

3,7

4,4

6,7

8,1

9,6

13,0

13,3

16,7

18,5

19,3

25,9

29,6

40,7

2011

0,1

2012

1,5

2013

143

5,1

143

5,1

2014

350

12,5

350

12,5

2015

700

25,0

700

25,0

2016

2017

2018

2019

2020

2021

1.300

1.800

2.300

2.700

2.800

46,4

64,3

82,1

96,4

100,0

1.300

1.700

2.200

2.600

2.700

2.800

46,4

60,7

78,6

92,9

96,4

100,0

Side | 49

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag E. Pris- og Lønregulering

Udbetalinger af kvalitetsfondsmidler bliver pris- og lønreguleret med den regionale anlægs-pl, jf. Finansmini-

steriets og Økonomi- og Indenrigsministeriets udmeldinger.

Indeværende års udbetaling fastlægges og meddeles regionen primo året på baggrund af den fastlagte fi-

nansieringsprofil og opdaterede pl-værdier af det regionale anlægs-pl. Indeværende års udbetaling reguleres

ikke i løbet af året, såfremt projektets finansieringsprofil forbliver uændret.

Én gang årligt i forbindelse med udbetaling af 1. kvartals tilskud vil de to foregående års udbetalinger blive

reguleret med henholdsvis det reviderede og det endelige pl-niveau tilknyttet det pågældende år. 1. kvartals

udbetaling af kvalitetsfondsmidler vil således bestå af både en regulering vedr. tidligere års udbetalinger

samt indeværende års udbetaling vedr. 1. kvartal. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vil i denne an-

ledning specificere udbetalingens sammensætning, hvilket ligeledes meddeles regionen primo året.

Det bemærkes, at det regionale anlægs-pl vil kunne afvige fra den faktiske prisudvikling, for eksempel regu-

leres anlægskontrakter normalt med byggeomkostningsindekset. Dette skal inden for projektet håndteres

gennem anvendelse af reserveposter til opsamling af forskellene. Det kan også være et særligt fokusområde

i risikostyringen af projekterne.

Side | 50

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag 3. Koncept for opfølgning på effektiviseringskravene

I de endelige tilsagn for kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier indgår et effektiviseringskrav. Ministeriet for

Sundhed og Forebyggelse skal følge op på regionernes arbejde med at realisere de effektiviseringsgevin-

ster, som er forudsat i de endelige tilsagn til kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier. Dette med henblik på,

at regionen i forbindelse med det kvalitetsfondsstøttede projekt kan realisere en effektivisering i tilknytning til

investeringen.

1. Formål med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses opfølgning

Det fremgår af administrationsgrundlaget for de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier, at ”effektivise-

ringsgevinsterne skal kunne henføres direkte til den kvalitetsfondsstøttede investering og kunne henføres til

tiltag igangsat efter det endelige tilsagn.”

Det muliggør, at effektiviseringerne kan adskilles fra de almindelige, løbende produktivitetsforbedringer i

sygehusvæsenet, og at regionerne kan henregne forskellige effektiviseringsinitiativer, som både vedrører de

konkrete byggerier og de strukturelle ændringer, som sygehusinvesteringerne indgår i. Ministeriet for Sund-

hed og Forebyggelse skal betrygges i, at effektiviseringsgevinster som forudsat fuldt ud kan realiseres som

finansieringsbidrag til ny sygehusaktivitet i år 1 efter ibrugtagelsen. Derfor skal Ministeriet for Sundhed og

Forebyggelse løbende følge op på, at regionerne arbejder med realistiske mål og robuste planer for gevinst-

realiseringen. Opfølgningen indgår dermed som led i Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses øvrige tilsyn

med, at projekterne er realistiske og robuste inden for tilsagnsrammen.

Regionerne skal inden for overordnede kategorier opgøre og beskrive de forventede effektiviseringsgevin-

ster samt strategien for at realisere dem. Der skal være fokus på, hvilke centrale aktiviteter regionerne for-

venter at igangsætte for at realisere gevinsterne, og hvordan der løbende kan følges op på, at arbejdet for-

løber planmæssigt, og at effektiviseringsgevinsterne realiseres som forudsat. Ministeriet for Sundhed og

Forebyggelse vil således have fokus på, om regionerne arbejder målrettet med at udvikle driftsorganisatio-

nen på sygehusene til de nye vilkår, i samarbejde med projektorganisationen.

1.1 Anvendelse af rapporteringen

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vil anvende rapporteringen som del af den generelle vurdering af,

hvorvidt projekterne fortsat opfylder tilsagnsbetingelserne.

Rapportering om manglende opfyldelse af effektiviseringskravet udgør et tilsagnsbrud, der derfor vil medføre

sanktioner, på linje med øvrige brud på tilsagnsbetingelserne. Det bemærkes, at projekterne forventeligt kan

have behov for at tilpasse den planlagte fordeling af effektiviseringsgevinsterne på indsatsområder, efter-

hånden som projektet udvikler sig. Det centrale for Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er opnåelse af

det nominelle krav samt betryggelse på baggrund af aktuelle rapporteringer på effektiviseringsarbejdet.

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vil medvirke til at formidle de tværgående erfaringer og resultater

ved at stille data fra rapporteringen til rådighed for regionerne til brug for læring og til eventuelt at udvælge

strategiske indsatsområder for det videre arbejde.

2. Krav til opfølgning på realisering af effektiviseringsgevinster

Vedr. effektiviseringspotentialet i kvalitetsfondsbyggerierne finder Ekspertpanelet, at det generelt gælder, at

det fastsatte effektiviseringskrav til projektet skal være afledt direkte af investeringen og henføres til tiltag

igangsat efter det endelige tilsagn, således at baseline-året udgøres af det driftsbudgetår, som effektivise-

ringskravet i det endelige tilsagn er beregnet efter. Der skal være tale om en effektivisering, der ligger ud

over de almindelige løbende produktivitetsforbedringer i sygehusvæsenet.

Side | 51

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Effektiviseringskravet fastsættes iht. de endelige støttetilsagn som et fast beløb, der (inkl. almindelig pl-

regulering) ”skal realiseres i år 1 efter ibrugtagelsen. Gevinsten vil indgå som finansieringsbidrag af ny syge-

husaktivitet og indgår dermed ikke i finansieringen af byggeriet.” Der er tale om et netto-effektiviseringskrav.

2.2 Opdeling i kategorier

Beskrivelserne af regionernes effektiviseringsarbejde skal være opdelt i 3 overordnede kategorier: bygnings-

relaterede, strukturelle og organisatoriske effektiviseringer. De overordnede kategorier opdeles yderligere af

regionen på en række indsatsområder. Underopdelingen har til formål at skabe gennemsigtighed i væsentli-

ge aktiviteter. Rapporteringen forventes at være på et rapporteringsniveau, som svarer til regionernes rede-

gørelse af effektiviseringspotentiale i forbindelse med ansøgning til endeligt tilsagn.

Underopdelingen kan f.eks. tage udgangspunkt i følgende opdeling:

Eksempel på opdeling:

Bygningsrelaterede

1. Bygningsudgifter

2. Transport

Organisatoriske

3. Reduceret sygefravær

4. Patientsikkerhed

5. Logistik/IT

6. Centralisering af funktioner og fusioner

7. Optimeret patientforløb (reduceret liggetid og indlæggelser)

Strukturelle

8. Nedlæggelse af sygehusmatrikler

2.3 Beskrivelse af effektiviseringstiltag

Rapporteringen vil afspejle projektets stade. For de fleste projekter vil det være hensigtsmæssigt at fokusere

på konkrete og realistiske organisationsforandringsprojekter og sammenhæng mellem drifts- og projektorga-

nisation på sygehusene. Det centrale i opfølgningen vil derfor også være, om projekterne arbejder målrettet

med at udvikle organisationen til de nye vilkår. For at kunne vurdere projekternes implementeringsstrategi

skal følgende centrale forhold beskrives, for hvert relevant indsatsområde:



centrale aktiviteter og nødvendige organisatoriske tiltag



tidsplan for centrale aktiviteter og eventuelle delmål



vurdering af om tidsplaner overholdes og at centrale aktiviteter effektueres og eventuelle delmål op-

nås, med henvisning til risikovurderingen, jf. nedenfor

2.4 Risikovurdering

Effektiviseringskravet indgår som en tilsagnsbetingelse for de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier, og

arbejdet med at realisere effektiviseringsgevinster indgår således som en integreret del i projekternes risiko-

styringsarbejde. Risikoarbejdet skal bl.a. afdække hvor stor risiko, der er forbundet med såvel projektets

samlede effektiviseringsarbejde som de centrale aktiviteter. Dette med henblik på, at tiltag, som har den

økonomisk største betydning og højeste risiko, tildeles særlig opmærksomhed.

2.5 Tidspunkt for rapportering

Rapporteringen bør afspejle projektets stade. Derfor bør der være hyppigere og mere detaljeret rapportering

ved anmodning om udbetaling af kvalitetsfondsmidler og efterfølgende. Rapporteringskravet træder i kraft

Side | 52

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ved endeligt tilsagn og skal opdateres i forbindelse med relevante centrale faseovergange. Når projektet har

fået godkendt udbetalingsanmodning, skal der rapporteres ved centrale faseovergange og som minimum

hvert 1�½ år. Rapporteringen indarbejdes i en samtidig kvartalsrapportering.

Projekter, der endnu ikke udarbejder kvartalsrapportering, skal udarbejde en særskilt rapportering ved cen-

trale faseovergange.

3. Afrapporteringens format

Rapporteringen forventes at være på et rapporteringsniveau, som svarer til regionernes redegørelse af effek-

tiviseringspotentiale i forbindelse med ansøgning til endeligt tilsagn. Rapporteringen skal således omfatte en

oversigt over de forventede effektiviseringsgevinster opdelt på de tre overordnede kategorier og en efterføl-

gende beskrivelse på den valgte underopdeling, jf. nedenstående eksempel på disposition.

Indledende beskrivelse

[Tekstafsnit]

Tabel 1: Oversigt over forventede effektiviseringsgevinster

Overordnet kategori

Effektiviseringsgevinst (mio. kr.)

Bygningsrelaterede

Organisatoriske

Strukturelle

Total

Bygningsrelaterede effektiviseringer

[Tekstafsnit]

Organisatoriske effektiviseringer

3.1. Patientsikkerhed

[Tekstafsnit]

3.2. Logistik/IT

[Tekstafsnit]

3.3. Centralisering af funktioner og fusioner

[Tekstafsnit]

3.4. Optimeret patientforløb (reduceret liggetid og indlæggelser)

[Tekstafsnit]

Strukturelle effektiviseringer

[Tekstafsnit]

Side | 53