PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kulturudvalget 2014-15 (1. samling)
KUU Alm.del Bilag 72
Offentligt

Kulturstyrelsen

H. C. Andersens Boulevard 2

1553 København V

Telefon 3373 3373

Telefax 3391 7741

[email protected]

www.kulturstyrelsen.dk

December 2014

Strategi for tilsyn med statsanerkendte museer

Indledning

Strategien udgør det strategiske og operationelle grundlag for Kulturstyrelsens til-

syn med de statsanerkendte museer. Den udtrykker styrelsens overvejelser om og

prioritering af tilsynet, ramme og retning for en videreudvikling af tilsynsredskaber

samt tydeliggør kriterier og konsekvenser ved tilsynet.

Strategien skaber samtidig grundlag for en forventningsafstemning mellem Kultur-

ministeriets departement og Kulturstyrelsen om styrelsens varetagelse af tilsynsop-

gaven og departementets løbende opfølgning herpå

Strategiens væsentligste pointer er,



at Kulturstyrelsens tilsynsopgave sker både i tæt samspil med og efter klar an-

svarsfordeling med kommunerne

at Kulturstyrelsens tilsyn er tilrettelagt, så det danner grundlag for strategisk

dialog med museerne

at tilsynet omfatter redskaber af såvel kvalitativ som kvantitativ karakter

at målene for tilsynet er operationelle med fokus på bl.a. øget åbenhed, aktua-

lisering, prioritering, udvikling og sammenhæng

og endelig, at tilsynets konsekvenser er tydeliggjort.

Tilsynet med de statsanerkendte museer er tilrettelagt i overensstemmelse med

Kulturministeriets politik for resultatstyring og Kulturstyrelsens generelle tilsyns-

strategi med selvejende institutioner (foreligger 2015), herunder ud fra principper-

ne om risiko og væsentlighed.

Forventningsafstemning og opfølgning sker i regi af det fastlagte resultatstyringskoncept for

Tilsynet sker iht. museumsloven (jf. lovbekendtgørelse nr. 358 af 8. april 2014) og driftstil-

statsinstitutioner, herunder bl.a. rammeaftale, virksomhedsmøde, årsrapport.

skudsloven (lov nr. 1531 af 21. december 2010 om økonomiske og administrative forhold for

modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet).

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Mål

Kulturstyrelsen vil:

1) Årligt indsamle centrale oplysninger og nøgletal for de enkelte museers virk-

somhed som grundlag for Kulturstyrelsens tilsynsredskaber til strategisk dialog

(kvalitetsvurderinger og virksomhedsmøder).

2) Årligt gennemføre de nødvendige kvalitetsvurderinger. Antallet fastlægges (iht.

rammeaftale) i dialog med departementet på baggrund af styrelsens vurdering

af behov efter primært risiko og væsentlighed.

3) Sikre, at tilsynsintensiteten er differentieret, og at alle museer over tid kvali-

tetsvurderes.

4) Sikre forbedret tilsyn gennem videreudvikling af tilsynsredskaber samt øget

(bedre) sammenhæng mellem de strategiske dialogredskaber (kvalitetsvurde-

ringer og virksomhedsmøder) og de øvrige tilsynsredskaber (godkendelse af

budget og årsrapport og indberetning af nøgletal mv.).

Tilrettelæggelse af tilsynet

Kvalitetsvurderinger og virksomhedsmøder er de primære tilsynsredskaber. Til

grund for den strategiske dialog indgår bl.a. museets budget og årsrapport og ind-

beretning af nøgletal mv.

Med henblik på forbedret tilsyn med museernes opgavevaretagelse og resultater vil

Kulturstyrelsen dels videreudvikle de enkelte tilsynsredskaber, dels skabe bedre

sammenhæng mellem de anvendte redskaber.

Kvalitetsvurderinger

Det gældende kvalitetsvurderingskoncept er udviklet og taget i brug siden 2010. Et

centralt element i Kulturstyrelsens kvalitetsvurderinger er dokumentet ”Krav og an-

befalinger til statsanerkendte museer”

, som er Kulturstyrelsens operationalisering

og præcisering af lovgivningens (museumslov og driftstilskudslov) krav, og som

udgør fundamentet/”målestokken” i styrelsens kvalitetsvurderinger. Dokumentet

giver tillige museumsledelserne og kommunerne retningslinjer for god museums-

drift.

”Krav og anbefalinger til statsanerkendte museer” skal til enhver tid afspejle gæl-

dende lovkrav og det forventede niveau for opgavevaretagelsen. Der arbejdes lø-

bende på opdatering/udvikling, senest i 2013 som følge af ændring af museumslo-

”Krav og anbefalinger til statsanerkendte museer” kan findes på Kulturstyrelsens hjemme-

side:http://www.kulturstyrelsen.dk/institutioner/museer/museumsvirksomhed/kvalitetsvurder

ing/

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ven. Der arbejdes ligeledes løbende på at sikre strategisk fokus og ressourceopti-

mering i kvalitetsvurderingsprocessen.

Virksomhedsmøder

Der gennemføres årligt virksomhedsmøder med de museer, hvor staten er offentlig

hovedtilskudsgiver, og det statslige tilskud udgør 10 mio. kr. og over

. Pt i alt fem

museer; Museum Sønderjylland, Designmuseum Danmark, Arken, Ny Carlsberg

Glyptotek og Louisiana. Et virksomhedsmøde vedrører de faglige og økonomiske re-

sultater, museet har nået det forgangne år, forventninger til det kommende år

samt særlige strategiske udfordringer.

Det gældende koncept for virksomhedsmøder er udviklet og taget i brug siden

2012. Der arbejdes på optimering gennem løbende evaluering af praksis, herunder

om der er overensstemmelse mellem praksis og tilsynets forudsætninger. Med hen-

blik på at sikre en meningsfuld strategisk dialog i forhold til såvel opnåede resulta-

ter som fremadrettede forventninger og udfordringer afholdes de årlige virksom-

hedsmøder i løbet af juni måned.

Årsrapport

Kulturstyrelsen gennemgår og godkender årligt budget og årsrapport, herunder

budgetændringer og ekstraordinære dispositioner

, for de museer, hvor staten er

offentlig hovedtilskudsgiver, med mindre der er indgået aftale om, at en anden of-

fentlig myndighed/tilskudsgiver til museet (oftest hjemkommune) varetager tilsyn

med museet i henhold til driftstilskudsloven.

I 2014 godkender Kulturstyrelsen budget og årsrapport for i alt 15 museer. Kom-

muner godkender budget og årsrapport for de øvrige 83 museer. I årsrapporten

indgår årsregnskab, ledelsesberetning og revisionsprotokollat. I godkendelsen ind-

går vurdering af det forventede og opnåede økonomiske og faglige resultat, og at

det statslige tilskud anvendes/er anvendt til det formål, det er givet til

Kulturstyrelsen vil stille krav om, at museet fra 2015 i sin årsrapport, herunder le-

delsesberetning, forholder sig til museets årlige indberetning af nøgletal mv. og ud-

viklingen heri samt status på opfølgning på anbefalinger i seneste kvalitetsvurde-

Undtaget er museer omfattet af kulturel rammebevilling iht. Lov om Kulturministeriets kul-

turaftaler med kommuner m.v. og om regionernes opgaver på kulturområdet (LBK nr. 728 af

07/06/2007). Det drejer sig pt om ARoS, Moesgård Museum og Den Gamle By.

Den offentlige hovedtilskudsgiver skal godkende budgetændringer og ekstraordinære dispo-

sitioner for statslige tilskud over 1 mio. kr. Undtaget er foreninger, herunder foreningsejede

museer.

Krav og retningslinjer for budget og årsrapport følger af hhv. driftstilskudsbekendtgørelsen

og bekendtgørelse om museer mv.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ring og evt. virksomhedsmøde. Et sådan krav ligger inden for rammerne af be-

stemmelsen i driftstilskudsbekendtgørelsen om udformning af årsrapport, herunder

ledelsesberetning. Et sådan krav vil også i højere grad forpligte museets ledelse på

at følge og følge op på udviklingen i museets aktiviteter (nøgletal).

Indberetning af nøgletal mv.

Der vil i 2014 og 2015 (i dialog med museerne) ske en videreudvikling og tilpasning

af de nøgletal, som museerne skal indberette, så oplysningerne til stadighed bely-

ser museernes økonomi og centrale aktiviteter knyttet til museernes kernevirksom-

hed samt afspejler ”Krav og anbefalinger til statsanerkendte museer”, så de kan

danne relevant og validt grundlag for kvalitetsvurderinger og virksomhedsmøder.

Kulturstyrelsen vil fra 2016 offentliggøre de enkelte museers nøgletal (det vil sige

indberetningstal mv. fra 2015). Dette med henblik på at skabe øget åbenhed og

synlighed om de enkelte museers resultater og skabe incitament for det enkelte

museum til at opfylde lovkrav på det forventede niveau. Det vil endvidere skabe

bedre mulighed for benchmarking museerne imellem.

Endelig vil Kulturstyrelsen sikre, at den årlige museumsfaglige statistiske rapport

om det samlede statsanerkendte museumsvæsen (Danske Museer i Tal) udgør et

supplerende operativt værktøj til at identificere generelle udviklingstendenser og

særligt udfordringer som grundlag for nationale tiltag/satsninger.

Udvælgelse til kvalitetsvurderinger

Med udgangen af 2015 forventer Kulturstyrelsen at have gennemført mindst én

kvalitetsvurdering (1. generation af kvalitetsvurderinger) af alle eksisterende stats-

anerkendte museer.

Udvælgelsen af de årlige kvalitetsvurderinger sker ud fra en samlet vurdering af en

række kriterier/parametre og hensyn.

Primært



risiko og væsentlighed

Risiko: Prioritere udvælgelse af museer, hvor der er størst risiko for

manglende opfyldelse af lovkrav – museer med udfordringer (faglige,

økonomiske mv.). Udvælgelse sker først og fremmest på baggrund af

museernes årlige indberetninger af nøgletal mv. og på baggrund af 1.

generation kvalitetsvurdering (udvælge de museer, hvor 1. generation

var kritisk). Udvælgelse kan også ske på baggrund af Kulturstyrelsens

kendskab til udfordringer ved museer gennem styrelsens løbende dialog

med museerne.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Væsentlighed: Der udvælges hvert år mindst ét af de museer, hvor sta-

ten er hovedtilskudsgiver, og det statslige tilskud udgør 10 mio. kr. og

over.

Sekundært



repræsentation af museumskategori og -type

geografisk fordeling. Dels hensyn til spredning over landet, dels hensyn til at se

på en gruppe af museer inden for et afgrænset geografisk område

evt. særligt ønske/behov fra museum eller kommune.

I henhold til rammeaftale mellem departementet og Kulturstyrelsen fastsættes an-

tallet af det kommende års nødvendige kvalitetsvurderinger i dialog med departe-

mentet. Antallet fastlægges på baggrund af styrelsens vurdering af behov (udvalgt

primært efter risiko og væsentlighed). Kulturstyrelsen skal med den årlige udvæl-

gelse tage højde for, at alle statsanerkendte museer over tid kvalitetsvurderes. Der

må max gå op til 10 år mellem kvalitetsvurderinger af det enkelte museum.

Tilsynsintensitet og differentiering

Tilsynet med de statsanerkendte museer er differentieret i form af intensitet og for-

ventningsniveau.

De eksisterende 98 statsanerkendte museer er meget forskellige hvad angår stør-

relse og vilkår, herunder ressourcegrundlag, kapacitet, driftsforpligtelser mv.

Den samlede omsætning blandt museerne varierer fra godt 3 mio. kr. til over 200

mio. kr. årligt. Og antallet af fastansatte videnskabelige medarbejdere på museer-

ne, der kan bidrage til drift og udvikling af de museale opgaver, varierer fra 2 til

40. Hertil kommer store forskelle i museernes vilkår i form af forskellige driftsvilkår

og -forpligtelser som følge af fx ejerforhold, bygningsforhold o.a.

Med den gældende museumslov slås det fast, at et museum skal have et ikke-

statsligt tilskudsgrundlag på et vist niveau (aktuelt på min. 2 mio. kr., jf. finanslov

2014) for at modtage 1 mio. kr. i statsligt driftstilskud. Det forventes, at dette sam-

lede tilskudsgrundlag på i alt 3 mio. kr. suppleres af en vis egenindtjening, der kan

sikre et samlet ”rimeligt økonomisk grundlag”.

Det forudsættes m.a.o., at et museum med et samlet økonomisk grundlag på godt

3 mio. kr. kan leve op til museumslovens krav.

Museumslovens krav er ens for alle statsanerkendte museer uanset omfanget af

ressourcer. Ligeledes er det ens for alle museer, at de skal kvalitetsvurderes efter

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kulturstyrelsens kvalitetsvurderingskoncept, herunder retningslinjer for niveau for

opgavevaretagelsen (”Krav og anbefalinger til statsanerkendte museer”).

For de museer, hvor staten er hovedtilskudsgiver, og hvor museet modtager stats-

tilskud på min. 10 mio. kr., gennemføres der både kvalitetsvurdering og årlige virk-

somhedsmøder suppleret af årlig godkendelse af budget og årsrapport samt indbe-

retning af nøgletal mv. Der er således en øget/høj tilsynsintensitet i forhold til disse

museer. Det drejer sig pt om i alt 5 museer; Museum Sønderjylland, Designmuse-

um Danmark, Arken, Ny Carlsberg Glyptotek og Louisiana

. For alle øvrige statsan-

erkendte museer er tilsynsintensiteten lavere - kvalitetsvurderingen er suppleret af

årlig godkendelse af budget og årsrapport (af offentlig hovedtilskudsgiver) samt

indberetning af nøgletal mv.

Ved Kulturstyrelsens kvalitetsvurderinger tages der i en vis grad hensyn til ressour-

cegrundlag og vilkår. Styrelsen er opmærksom på, at der kan være forskel på,

hvordan de enkelte museer kan leve op til det forventede niveau for opgavevareta-

gelsen. Der er således større forventninger til museer, der har et større ressource-

grundlag. Differentieringen går her på omfanget/kvantiteten af opgavevaretagel-

sen/målopfyldelsen. Der differentieres ikke på kvaliteten. Fx skal alle museer bedri-

ve forskning efter det almene forskningsbegreb (mål for kvalitet), men der kan dif-

ferentieres på omfanget/antallet af publikationer afhængig af museets ressource-

grundlag (økonomisk og personalemæssigt). Ligeledes skal alle museer fx bedrive

en differentieret formidlingsvirksomhed hvad angår formidlingsformer, målretning

ifht. brugergrupper mv., men der kan differentieres på omfanget af tilbud og aktivi-

teter afhængig af ressourceforhold. Der differentieres ikke på tilsvarende vis inden

for samlingsvaretagelse (indsamling, registrering og bevaring). Alle museer skal

indsamle inden for deres ansvarsområde, indberette deres samling til de centrale

registre og opbevare deres samlinger under forsvarlige forhold. I forhold til indbe-

retning af samlinger er der givet tidsfrister for indhentning af efterslæb primært af-

hængig af samlingens størrelse. Dette forventede niveau (kvalitative mål) for mu-

seernes opgavevaretagelse fremgår af Kulturstyrelsens kvalitetsvurderingsmateriale

”Krav og anbefalinger til statsanerkendte museer”.

Kriterier og konsekvenser ved tilsynet

Tilsynet bidrager til, at der sker en professionalisering af museerne, en kvalitativ

udvikling af opgavevaretagelsen, øget engagement fra kommunal side mv. Ingen

virksomhedsmøder har hidtil givet anledning til skærpet tilsyn. I et enkelt tilfælde (i

nyere tid) har budget og årsrapport ikke kunnet godkendes, og det førte til skærpet

Undtaget er museer omfattet af kulturel rammebevilling iht. Lov om Kulturministeriets kul-

turaftaler med kommuner m.v. og om regionernes opgaver på kulturområdet (LBK nr. 728 af

07/06/2007). Det drejer sig pt om ARoS, Moesgård Museum og Den Gamle By.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

tilsyn. I langt hovedparten af de gennemførte kvalitetsvurderinger konstaterer Kul-

turstyrelsen samlet set, at opgavevaretagelsen er tilfredsstillende eller meget til-

fredsstillende8. Af de i alt godt 100 gennemførte kvalitetsvurderinger i perioden

2004-13 har tre museer fået vurderingen ikke tilfredsstillende. Hidtil har det ikke

været aktuelt at indstille til fratagelse af en statsanerkendelse. I enkelte kritiske til-

fælde har styrelsens kritik som led i en kvalitetsvurdering ført til lokal beslutning

(ved kommunen og eller museet) om sammenlægning med et andet museum eller

udskiftning i museets ledelse med henblik på forbedring af forholdene.

Vurderingen af, om det enkelte museum fortsat er berettiget til at bevare statsan-

erkendelse og dermed statsligt tilskud til driften af museet bygger dels på styrel-

sens årlige vurdering af museets ikke-statslige tilskudsgrundlag – det sker i forbin-

delse med fastlæggelse af de statslige driftstilskud til de enkelte museer på bag-

grund af seneste hele regnskabsår. Dels styrelsens vurdering af, om museet løfter

de lovpligtige opgaver, og at det sker på et rimeligt (forventet) niveau i henhold til

de til enhver tid gældende ”Krav og anbefalinger til statsanerkendte museer”.

Der eksisterer forskellige lovbestemte værktøjer/sanktionsmuligheder, der kan ta-

ges i anvendelse, såfremt et museum ikke lever op til lovgivningens krav og betin-

gelserne fra at bevare statsligt driftstilskud.

1. Der kan indføres skærpet tilsyn med museer, hvis betingelserne for at modtage

tilskud ikke overholdes, eller det økonomiske grundlag for institutionens fortsat-

te drift er i fare (jf. driftstilskudsloven).

2. Driftstilskud fra Kulturministeriet kan tilbageholdes eller bortfalde helt eller del-

vist, og udbetalte driftstilskud kan kræves helt eller delvist tilbagebetalt, hvis

tilskudsmodtager ikke har opfyldt betingelserne for at modtage tilskud (jf.

driftstilskudsloven).

3. Kulturministeren kan fratage et museum statsanerkendelsen (jf. museumslo-

vens § 13). Fratagelse af en statsanerkendelse vil ske efter faglig begrundet

indstilling til kulturministeren fra Kulturstyrelsen.

Punkt 2. og 3. er i praksis to sider af samme sag. Hvis et museum ikke opfylder be-

tingelserne for at modtage tilskud, er det heller ikke berettiget til at oppebære en

statsanerkendelse.

Når der er gennemført en kvalitetsvurdering, aftales der mellem Kulturstyrelsen og

museet en plan for nødvendige tiltag og initiativer som opfølgning på kvalitetsvur-

Kulturstyrelsen vurderer museets opgavevaretagelse og samlede virksomhed i forhold til fire

kategorier: Meget tilfredsstillende. Tilfredsstillende. Ikke helt tilfredsstillende. Ikke tilfredsstil-

lende.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

deringsrapportens anbefalinger. Museet rapporterer fra 2015 på opfølgningsplanen i

de årlige ledelsesberetninger.

Hvis aftalte forbedringer udebliver, og Kulturstyrelsen vurderer, at der er behov for

en yderligere skærpelse af tilsynet, indføres skærpet tilsyn. Skærpet tilsyn indebæ-

rer ikke, at Kulturstyrelsen overtager administrationen af museet, men at der stilles

udvidede krav til faglige forbedringstiltag og en periodisk skriftlig rapportering på

økonomi og opfølgningsplan. Hyppigheden af rapporteringerne fastlægges ved ind-

førelsen af det skærpede tilsyn og kan variere ud fra en vurdering af risiko og væ-

sentlighed.

Indstilling til ministeren om fratagelse af statstilskud og dermed statsanerkendelse

tages først i anvendelse, når alle andre muligheder (dialog/aftale om forbedring og

skærpet tilsyn) er udtømte, herunder hvis aftalte forbedringer udebliver eller det

vurderes, at et museums opgavevaretagelse medfører akut og uoprettelig fare for

tab.