KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

Kommunaludvalget 2014-15 (1. samling)
KOU Alm.del Bilag 58
Offentligt

ENDELIG REDEGØRELSE

Undersøgelse af visse forhold vedrørende Offentlig

Digital Post

Efter min gennemgang af tre rapporter om offentlige myndigheders brug af

digital kommunikation har jeg undersøgt tre konkrete problemstillinger vedrø-

rende Offentlig Digital Post. Jeg henviser til pkt. 2.a – 2.c nedenfor.

Den 22. december 2014 afgav jeg en foreløbig redegørelse i sagen.

Jeg har herefter ved e-mail af 26. februar 2015, vedhæftet breve af 24. febru-

ar og 26. februar 2015 fra henholdsvis Digitaliseringsstyrelsen og Finansmini-

steriet, modtaget myndighedernes bemærkninger til min foreløbige redegørel-

se. Finansministeriet har i brevet af 26. februar 2015 anført, at ministeriet kan

tilslutte sig Digitaliseringsstyrelsens udtalelse.

Efter min gennemgang af myndighedernes bemærkninger fastholder jeg det,

som jeg anførte i min foreløbige redegørelse. Jeg har dog under pkt. 2.b og

2.c knyttet enkelte bemærkninger til Digitaliseringsstyrelsens seneste udtalel-

se af 24. februar 2015.

Det er herefter min endelige opfattelse, at det ville have været ønskeligt, at

Finansministeriet og Digitaliseringsstyrelsen – inden bestemmelsen om obli-

gatorisk tilslutning af borgere til Offentlig Digital Post blev sat i kraft – havde

sikret sig, at postløsningen var indrettet, så den understøttede overholdelsen

af det grundlæggende forvaltningsretlige krav om, at en meddelelse fra en

myndighed skal indeholde korrekt afsenderbetegnelse.

Jeg lægger til grund, at løsningen med idriftsættelsen af Digital Post 2 vil blive

indrettet således, at alle meddelelser indeholder korrekt afsenderbetegnelse,

og at Digitaliseringsstyrelsen i tiden indtil da vil vejlede myndighederne om,

hvordan det i den nuværende løsning bedst muligt kan sikres, at afsenderbe-

tegnelsen fremgår. Jeg har derfor ikke grundlag for at foretage mig videre i

relation til dette spørgsmål. Jeg henviser til pkt. 2.a nedenfor.

På baggrund af de oplysninger, som jeg har modtaget fra Digitaliseringssty-

relsen, har jeg heller ikke grundlag for at foretage mig videre i forhold til de

problemstillinger, som jeg har rejst om opdatering af adressebogen i Offentlig

Digital Post og om myndigheders brug af andre postløsninger ved siden af

Offentlig Digital Post. Jeg henviser til pkt. 2.b og 2.c nedenfor.

02-05-2015

Dok.nr. 14/01845-37/JV

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Fra s. 17 er der en sagsfremstilling.

Ombudsmandens endelige udtalelse

1. Generelt om Offentlig Digital Post

Postløsningen Offentlig Digital Post er reguleret i lov nr. 528 af 11. juni 2012

om Offentlig Digital Post.

Det følger af lovens § 3, stk. 1 og 2, at fysiske personer, der er 15 år eller

derover, og juridiske enheder med CVR-nummer skal tilsluttes Offentlig Digital

Post, medmindre personen eller den juridiske enhed fritages for obligatorisk

tilslutning.

Pligten til – medmindre der i medfør af lovens § 5 meddeles fritagelse – at

være tilsluttet Offentlig Digital Post blev af erhvervs- og vækstministeren sat i

kraft for juridiske enheder den 1. november 2013 (bekendtgørelse nr. 981 af

7. august 2013). Bestemmelsen om obligatorisk tilslutning af fysiske personer

blev af finansministen sat i kraft den 1. november 2014 (bekendtgørelse nr.

1535 af 18. december 2013).

Offentlige myndigheder mv., der anvender Offentlig Digital Post (i loven be-

tegnet offentlige afsendere), kan anvende postløsningen til kommunikation

med fysiske personer og juridiske enheder, der er tilsluttet postløsningen,

med de retsvirkninger, der følger lov om Offentlig Digital Post § 10. Dette er

fastsat i lovens § 7, stk. 1.

Det følger af lovens § 10, at retsvirkningen af tilslutning til Offentlig Digital

Post er, at meddelelser, der sendes i postløsningen, dels anses for at være

kommet frem på det tidspunkt, hvor meddelelsen er tilgængelig for adressaten

i postløsningen, dels anses for at være afsendt af den angivne afsender.

Adressaten bærer selv risikoen for ikke at have gjort sig bekendt med de

meddelelser, der sendes i postløsningen, f.eks. fordi den pågældende ikke

har anskaffet NemID eller har problemer med sin computer.

Hindringer, der er knyttet til selve postløsningen, og som adressaten ikke har

indflydelse på eller ansvaret/risikoen for – f.eks. nedbrud, midlertidige kapaci-

tetsproblemer mv. – indebærer omvendt, at meddelelsen først kan anses for

at være kommet frem til adressaten, når hindringen er ophørt.

2/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Da min undersøgelse er koncentreret om anvendelsen af Offentlig Digital Post

i forhold til borgere, refereres i det følgende udelukkende til borgere.

Offentlige myndigheder er berettigede

–

men ikke forpligtede – til at sende

meddelelser til borgerne via den digitale postløsning, uanset på hvilken måde

en borger har henvendt sig. Borgerne er omvendt forpligtede til – men kan

ikke kræve – at modtage meddelelser i postløsningen.

Loven udgør således en fravigelse af det sædvanlige udgangspunkt, hvorefter

en borger har ret, men ikke pligt, til at kommunikere digitalt med myndighe-

derne, og hvorefter en myndighed bør svare ved brug af det samme medie,

som borgeren har anvendt (se bl.a. lovforslag nr. L 160 af 13. april 2012 om

Offentlig Digital Post, pkt. 1 i lovforslagets almindelige bemærkninger).

Det sidstnævnte udgangspunkt gælder naturligvis kun under forudsætning af,

at det ikke strider imod lovgivningen at svare ved brug af et bestemt medie.

Jeg henviser f.eks. til § 41, stk. 3, i persondataloven (lov nr. 429 af 31. maj

2000 om behandling af personoplysninger) om databehandlingssikkerhed og

den i medfør af lovens § 41, stk. 5, udstedte bekendtgørelse nr. 528 af 15.

juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger,

som behandles for den offentlige forvaltning.

Borgerens manglende kendskab til meddelelser, som er tilgængelige i post-

løsningen (jf. lovens § 10), kan indebære, at den pågældende lider retligt eller

økonomisk tab, f.eks. i forbindelse med overskridelse af en klage- eller an-

søgningsfrist.

Min undersøgelse skal bl.a. ses i lyset af disse konsekvenser af loven om Of-

fentlig Digital Post.

2. Min undersøgelse af visse forhold vedrørende Offentlig Digital Post

Ved brev af 7. maj 2014 bad jeg på grundlag af min gennemgang af tre rap-

porter om offentlige myndigheders brug af digital kommunikation Digitalise-

ringsstyrelsen om en udtalelse vedrørende tre konkrete problemstillinger i til-

knytning til postløsningen Offentlig Digital Post.

Min undersøgelse drejer sig om følgende problemstillinger:

a. Navnet på myndigheder uden et CVR-nummer fremgår ikke af med-

delelser, der sendes/modtages i Offentlig Digital Post

b. Manglende opdatering af adressebogen i Offentlig Digital Post

c. Kommuners brug af eget digitalt postsystem ved siden af Offentlig Di-

gital Post

3/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

På baggrund af de svar, som jeg modtog fra Digitaliseringsstyrelsen ved bre-

ve af 16. juni og 1. september 2014 og på et møde den 20. juni 2014, stillede

jeg ved breve af 28. juni og 24. september 2014 styrelsen nogle supplerende

spørgsmål.

Ved brev af 28. oktober 2014 uddybede Digitaliseringsstyrelsen sine svar.

Den 22. december 2014 afgav jeg en foreløbig redegørelse i sagen, og ved e-

mail af 26. februar 2015 modtog jeg henholdsvis Digitaliseringsstyrelsens og

Finansministeriets breve af 24. februar og 26. februar 2015 med bemærknin-

ger til min redegørelse.

Jeg har nu haft lejlighed til at foretage en samlet gennemgang af de oplysnin-

ger, som jeg har modtaget, og jeg skal på den baggrund fremkomme med min

endelige udtalelse i sagen:

2.a Navnet på myndigheder uden et CVR-nummer fremgår ikke af med-

delelser, der sendes i Offentlig Digital Post

I forbindelse med min gennemgang af rapporterne blev jeg opmærksom på, at

navnet på den offentlige myndighed, der har sendt eller modtaget en medde-

lelse i Offentlig Digital Post, ikke altid fremgår af korrespondancen.

Efter min gennemgang af sagen har jeg forstået, at den nuværende Digital

Post-løsning – der bygger på en aftale mellem Digitaliseringsstyrelsen og le-

verandøren af postløsningen (e-Boks) – er indrettet således, at det alene er

myndigheder med et CVR-nummer (herefter benævnt CVR-myndigheder), der

kan tilsluttes postløsningen som offentlige afsendere mv., jf. lovens § 7, stk. 1.

Det skyldes efter det oplyste bl.a., at der kun kan udstedes NemID-medar-

bejdercertifikat til myndigheder med et CVR-nummer, og at dette er en forud-

sætning for, at der kan etableres sikker adgang til postløsningen.

Myndigheder, der er tilsluttet postløsningen, kan oprette kontaktpunkter (post-

kasser) for myndigheder uden et CVR-nummer, herunder myndigheder, der

hører under samme ressort som CVR-myndigheden. Meddelelser til/fra så-

danne myndigheder vil i postløsningen imidlertid optræde med CVR-

myndighedens navn, som således vil fremgå af oversigten over meddelelser i

borgerens indbakke og sendt post-mappe.

Navnet på myndigheden, der har sendt/modtaget meddelelsen, fremgår ikke.

4/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Problemstillingen gør sig både gældende, hvor myndigheden uden et CVR-

nummer efter de almindelige forvaltningsretlige regler er en selvstændig myn-

dighed – f.eks. politikredsene, som anvender Offentlig Digital Post via et kon-

taktpunkt oprettet af Rigspolitiet – og hvor dette ikke er tilfældet, f.eks. et regi-

onssygehus, som anvender postløsningen via et kontaktpunkt oprettet af ved-

kommende region.

Som anført i mit brev af 7. maj 2014 til Digitaliseringsstyrelsen er det et grund-

læggende princip, at det skal være synligt for borgeren, hvilken myndighed

den pågældende kommunikerer eller har kommunikeret med. Hertil kommer,

at de dokumenter, som myndigheden har udarbejdet, skal bevares på en så-

dan måde, at der er sikkerhed for dokumentets integritet (dvs. originale ind-

hold) og autenticitet (dvs. at dokumentet rent faktisk stammer fra den angivne

afsender), jf. bl.a. Folketingets Ombudsmands beretning for 1997, s. 198 ff.

Jeg henviste i den forbindelse også til, at det følger af § 10, nr. 2, i lov om Of-

fentlig Digital Post, at en meddelelse, der sendes under anvendelse af Offent-

lig Digital Post, anses for at være afsendt af den angivne afsender.

Digitaliseringsstyrelsen har i udtalelsen af 16. juni 2014 – i tilknytning til de

tidligere nævnte grunde til den nuværende indretning af Offentlig Digital Post

– bemærket, at en myndighed i Digital Post-løsningen er defineret som ”en

myndighed med et CVR-nummer i henhold til lov om Det Centrale Virksom-

hedsregister.”

Digitaliseringsstyrelsen har som begrundelse for den anvendte definition af en

myndighed henvist til, at det er fastsat i § 14 i lov om Det Centrale Virksom-

hedsregister (lovbekendtgørelse nr. 653 af 15. juni 2006, herefter CVR-loven),

at en offentlig myndighed i alle anliggender om juridiske enheder – dvs. stats-

lige administrative enheder, regioner og kommuner (CVR-lovens § 3, stk. 3-5)

– skal anvende CVR-nummeret, og i alle anliggender om produktionsenheder

skal anvende P-nummeret.

Digitaliseringsstyrelsen har i den forbindelse henvist til § 3, stk. 1, i bekendt-

gørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen, der er udstedt

med hjemmel i § 3 i lov nr. 131 af 28. marts 1984 om statens regnskabsvæ-

sen mv. Efter den nævnte bestemmelse i bekendtgørelsen anvendes beteg-

nelsen ”en virksomhed” om ”en forvaltningsenhed inden for et ministerområ-

de, hvis ledelse er budget- og regnskabsansvarlig for en eller flere hovedkonti

på bevillingslovene inden for ministerområdet og eventuelle fælles paragraffer

på finansloven”.

Jeg bemærker til dette, at formålet med Det Centrale Virksomhedsregister er

at indsamle grunddata (registreringsnummer, navn, adresse, antal ansatte

mv.) om juridiske enheder og dertil knyttede produktionsenheder, at foretage

5/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

entydig nummerering af disse enheder og at stille de registrerede grunddata

til rådighed for offentlige myndigheder, institutioner og private (CVR-lovens §

2). Lovens overordnede formål er med andre ord at sikre en entydig identifika-

tion af de i loven nævnte enheder og stille oplysninger om enhederne til rå-

dighed for offentligheden.

Det kan derimod ikke antages, at der med loven er tilsigtet en ændring af den

sædvanlige forvaltningsretlige afgrænsning af myndighedsbegrebet. Se her-

om bl.a. Karsten Loiborg m.fl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 116ff,

Jørgen Albæk Jensen m.fl., Forvaltningsret – almindelige emner, 5. udgave

(2009), s. 21 (særligt note 14) og den generelle beskrivelse af forvaltnings-

myndigheder på s. 37 ff. Se desuden Niels Fenger, Forvaltningsloven med

kommentarer (2013), s. 393 ff. og Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med

kommentarer (2014), s. 113 ff. og s. 391 ff.

At CVR-loven ikke tilsigter at ændre den gængse forståelse af myndigheds-

begrebet, understøttes bl.a. af forarbejderne til lovens § 14 (dengang § 7),

hvori følgende er anført (lovforslag nr. L 184 af 17. januar 1996, bemærknin-

ger til lovforslagets enkelte bestemmelser):

”Til § 7

…

Ved offentlige myndigheder forstås de samme myndigheder, som omfat-

tes af forvaltningsloven. Loven omfatter således alle forvaltningsmyndig-

heder, uanset om de tilhører den statslige eller den kommunale forvalt-

ning, og uanset om der er tale om almindelige forvaltningsmyndigheder,

særlige nævn eller råd - f.eks. taksationskommissioner, landvæsensretter

og ankenævn - eller særlige forvaltningsenheder - f.eks. ATP og Dan-

marks Nationalbank. Loven omfatter også myndigheder, hvis virksomhed

udelukkende er af rådgivende karakter - som f.eks. retslægerådet - samt

midlertidige udvalg og kommissioner.”

Det, som Digitaliseringsstyrelsen har anført, er derfor efter min opfattelse ikke

relevant for, om en myndighed skal optræde som afsender/modtager af en

meddelelse i Offentlig Digital Post.

Digitaliseringsstyrelsen har videre anført, at det under alle omstændigheder vil

fremgå af en meddelelses indhold, hvem brugeren kommunikerer med. End-

videre har styrelsen henvist til, at myndigheden har mulighed for at tilkendegi-

ve i meddelelsens emnefelt, hvem meddelelsen er fra og/eller hvad den ved-

rører.

6/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Styrelsen har også anført, at der i juli 2014 er foretaget en ændring i postløs-

ningen for så vidt angår meddelelser i sendt post-mappen, idet der via et in-

formationsbillede nu gives adgang til oplysninger om, til hvilken myndighed

(herunder en myndighed uden et CVR-nummer) en meddelelse er sendt.

Som jeg skrev i mit brev af 28. juni 2014, følger det af gældende ret, at en

myndighed er forpligtet til at sikre korrekt afsenderbetegnelse (brevhoved) i de

meddelelser, som myndigheden udsender, jf. bl.a. Folketingets Ombuds-

mands beretning for 1971, s. 108 ff. I sagen kritiserede ombudsmanden den

skriftlige form, som en skatterådskendelse var meddelt i, herunder at kendel-

sen ikke indeholdt oplysninger om udstedermyndighed.

Jeg henledte i den forbindelse Digitaliseringsstyrelsens opmærksomhed på,

at den undersøgelse, som dannede grundlag for rapporterne om offentlige

myndigheders brug af digital kommunikation, havde vist, at det i praksis fore-

kommer, at en myndighed undlader at anføre afsenderbetegnelse i myndig-

hedens meddelelser.

En meddelelse fra en myndighed uden et CVR-nummer vil i sådanne tilfælde

– som jeg forstår det – alene indeholde oplysninger om myndighedsnavn, hvis

myndigheden angiver denne oplysning i meddelelsens emnefelt. Hvis myn-

dighedens system er sat op på en sådan måde, at udfyldelsen af emnefeltet

sker automatisk, må det dog antages ofte at være uforholdsmæssigt vanske-

ligt i det enkelte tilfælde at redigere i emnefeltet.

På dette grundlag konstaterede jeg, at postløsningen Offentlig Digital Post i

sin nuværende form ikke understøtter overholdelsen af det forvaltningsretlige

krav om, at det skal være synligt for borgerne, hvilken myndighed de kommu-

nikerer med, da det er muligt at sende meddelelser, uden at disse oplysninger

fremgår. Jeg konstaterede samtidig, at den foretagne ændring i forhold til

meddelelser i borgerens sendt post-mappe kun delvist har afhjulpet dette pro-

blem.

Jeg tilkendegav, at det – uanset at det må antages, at myndighederne normalt

overholder kravet om korrekt afsenderbetegnelse i indholdet af myndighedens

meddelelser, og uanset muligheden for i visse tilfælde at anføre afsenderin-

formation i emnefeltet – efter min opfattelse følger af god forvaltningsskik, at

selve indretningen af postløsningen bør understøtte overholdelsen af basale

forvaltningsretlige krav.

Jeg bemærkede i forlængelse heraf, at jeg gik ud fra, at Digitaliseringsstyrel-

sen i forbindelse med det førstkommende genudbud af postløsningen ville

sørge for, at postløsningen blev indrettet således, at den understøtter kravet

om sikring af korrekt afsenderbetegnelse. Desuden bemærkede jeg, at jeg – i

tiden indtil da – gik jeg ud fra, at Digitaliseringsstyrelsen ville vejlede myndig-

7/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

hederne om, hvordan det i den nuværende postløsning bedst kan sikres, at

navnet på den afsendende myndighed fremgår af meddelelser, der sendes til

borgerne.

Endvidere skrev jeg, at jeg gik ud fra, at styrelsen i sin vejledning til myndig-

hederne ville indskærpe vigtigheden af, at myndighederne giver borgerne ty-

delig vejledning om, hvordan myndigheder uden et CVR-nummer kontaktes i

postløsningen. Dette ikke mindst i lyset af, at det i dag ikke er muligt at søge

efter disse myndigheder via postløsningens søgefunktion.

I relation til sidstnævnte har Digitaliseringsstyrelsens i sin udtalelse af 28. ok-

tober 2014 oplyst, at styrelsen i vejledningen ”Opret postkasser i Digital Post”

har anført, at ”[d]et er myndighedens ansvar at sikre, at underordnede myn-

digheder [forstået som myndigheder uden et CVR-nummer] fremgår af adres-

sebogen med selvstændige postkasser eller en vejledning om, hvordan den

underordnede myndighed kontaktes.”

Styrelsen har samtidig bemærket, at muligheden for fremsøgning af myndig-

heder – herunder ”undermyndigheder”, dvs. myndigheder uden et CVR-

nummer – på baggrund af myndighedsnavn forventes at indgå ved kommen-

de udbud af postløsningen.

Jeg har på den baggrund ikke grundlag for at foretage mig mere vedrørende

dette spørgsmål.

I forhold til spørgsmålet om afsenderbetegnelse har Digitaliseringsstyrelsen i

udtalelsen af 1. september 2014 bemærket, at styrelsen vil sørge for, at det i

den kommende Digital Post-løsning, Digital Post 2 – som efter det oplyste

skal være klar til drift fra den 30. november 2015 – bliver tydeligt i afsenderfel-

tet, fra hvilken myndighed en meddelelse stammer, herunder hvis meddelel-

sen stammer fra en ”undermyndighed” (dvs. en myndighed uden et CVR-

nummer).

Videre har Digitaliseringsstyrelsen oplyst, at styrelsen – indtil denne løsning er

på plads – i styrelsens vejledning på sin hjemmeside til myndighederne om

brugen af Offentlig Digital Post vil tydeliggøre vigtigheden af, at ”undermyn-

digheder” i meddelelsens emnefelt tydeligt tilkendegiver, hvem der er afsen-

der af den pågældende meddelelse.

Jeg er opmærksom på, at tidspunktet for idriftsættelse af Digital Post 2 efter-

følgende er blevet udskudt til den 1. februar 2016, jf. herved bl.a. bekendtgø-

relse nr. 1245 af 24. november 2014 om ændring af bekendtgørelse om of-

fentlige afsendere i Offentlig Digital Post.

8/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

På grundlag af oplysningerne i sagen anførte jeg i min foreløbige redegørelse

af 22. december 2014, at det efter min foreløbige opfattelse ville have været

ønskeligt, at Finansministeriet og Digitaliseringsstyrelsen – inden bestemmel-

sen om obligatorisk tilslutning af borgere til Offentlig Digital Post blev sat i

kraft – havde sikret sig, at postløsningen var indrettet, så den understøttede

overholdelsen af det grundlæggende forvaltningsretlige krav om, at en med-

delelse fra en myndighed skal indeholde korrekt afsenderbetegnelse.

Jeg lagde til grund, at løsningen med idriftsættelsen af Digital Post 2 ville blive

indrettet således, at alle meddelelser indeholder korrekt afsenderbetegnelse.

Jeg lagde også til grund, at Digitaliseringsstyrelsen i tiden indtil da ville vejle-

de myndighederne om, hvordan det i den nuværende løsning bedst muligt

kan sikres, at afsenderbetegnelsen fremgår.

Digitaliseringsstyrelsen har i udtalelsen af 24. februar 2015 oplyst, at styrelsen

ikke har yderligere tilføjelser til min redegørelse, men tager mine vurderinger

til efterretning.

Jeg fastholder på den baggrund det, som jeg har anført i min foreløbige rede-

gørelse. Det er herefter min endelige opfattelse, at det ville have været ønske-

ligt, at Finansministeriet og Digitaliseringsstyrelsen – inden bestemmelsen om

obligatorisk tilslutning af borgere til Offentlig Digital Post blev sat i kraft – hav-

de sikret sig, at postløsningen var indrettet, så den understøttede overholdel-

sen af det grundlæggende forvaltningsretlige krav om, at en meddelelse fra

en myndighed skal indeholde korrekt afsenderbetegnelse.

Jeg lægger til grund, at løsningen med idriftsættelsen af Digital Post 2 vil blive

indrettet således, at alle meddelelser indeholder korrekt afsenderbetegnelse,

og at Digitaliseringsstyrelsen i tiden indtil da vil vejlede myndighederne om,

hvordan det i den nuværende løsning bedst muligt kan sikres, at afsenderbe-

tegnelsen fremgår.

Jeg har derfor ikke grundlag for at foretage mig videre i relation til dette

spørgsmål.

2.b Manglende opdatering af adressebogen i Offentlig Digital Post

I mit brev af 7. maj 2014 rejste jeg for det andet et spørgsmål om adressebo-

gen i Offentlig Digital Post.

Baggrunden var, at jeg under min gennemgang af rapporterne om offentlige

myndigheders brug af digital kommunikation var blevet opmærksom på, at

oplysningerne i adressebogen ikke i alle tilfælde fremstod korrekt. Der var

9/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

bl.a. eksempler på, at myndigheder optrådte under en tidligere myndigheds-

betegnelse.

Jeg bemærker, at utilstrækkelig (herunder forsinket) opdatering af adressebo-

gen kan vanskeliggøre fremsøgningen af en myndighed. En anden konse-

kvens kan være, at myndighedens meddelelser ikke fremstår med korrekt af-

senderbetegnelse i borgerens indbakke, jf. herved pkt. 2.a ovenfor.

Digitaliseringsstyrelsen har i brevet af 16. juni 2014 bemærket, at det er den

enkelte myndigheds eget ansvar at sørge for at opdatere myndighedsnavne

og slette ikke-længere kontaktbare myndigheder, f.eks. i forbindelse med at

en myndighed er ophørt eller har skiftet navn. Styrelsen har samtidig bemær-

ket, at den som led i overgangen til Offentlig Digital Post gennemfører løben-

de tests med henblik på at sikre, at myndigheder, der fremgår af adressebo-

gen, er kontaktbare.

I brevet af 1. september 2014 har styrelsen i tilknytning hertil bemærket, at

styrelsen ”med jævne mellemrum [følger] op på, at myndighederne reelt er

kontaktbare”.

Ved brev af 28. oktober 2014 har Digitaliseringsstyrelsen – som svar på mit

brev af 24. september 2014 – yderligere uddybet oplysningen således:

”Det er korrekt, at Digitaliseringsstyrelsen løbende foretager kontrol af,

om de myndigheder, der fremgår i adressebogen reelt er kontaktbare,

samt at de er anført under korrekt myndighedsbetegnelse.”

I min foreløbige redegørelse bemærkede jeg, at jeg måtte forstå, at det anfør-

te tiltag ikke på forhånd er fastsat til kun at skulle gælde i en tidsbegrænset

periode, sådan som brevet af 16. juni 2014 umiddelbart kunne give indtryk af.

Jeg skrev derfor, at jeg gik ud fra, at styrelsen ville opretholde de løbende

kontroller, så længe styrelsen vurderede, at der er behov for det.

I sine bemærkninger til den foreløbige redegørelse har Digitaliseringsstyrel-

sen i tilknytning hertil oplyst, at styrelsen kontrollerer myndigheders kontakt-

barhed hvert kvartal.

Jeg lægger herefter til grund, at Digitaliseringsstyrelsen én gang i kvartalet

følger op på, om de myndigheder, der optræder i adressebogen i Offentlig

Digital Post er kontaktbare, og om de optræder under korrekt myndighedsbe-

tegnelse.

Efter min endelige gennemgang af sagen har jeg herefter ikke anledning til at

foretage mig videre i spørgsmålet.

10/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Et herfra forskelligt spørgsmål er, i hvilket omfang offentlige myndigheder

overhovedet anvender – og dermed er kontaktbare i – Offentlig Digital Post.

Digitaliseringsstyrelsen har i sine breve til mig knyttet bemærkninger til dette

spørgsmål.

Da min undersøgelse kun omfatter spørgsmålet om opdatering af adressebo-

gen i Offentlig Digital Post i relation til myndigheder, der rent faktisk anvender

postløsningen, falder det uden for rammerne af min undersøgelse at gå nær-

mere ind på dette spørgsmål.

2.c Myndigheders brug af alternative postløsninger ved siden af Offent-

lig Digital Post

Jeg rejste i brevet af 7. maj 2014 for det tredje en problemstilling om en kom-

munes brug af et særligt system til sikker digital kommunikation ved siden af

Offentlig Digital Post.

Baggrunden var, at jeg ved gennemgangen af de omtalte rapporter var blevet

opmærksom på, at Rudersdal Kommune anvendte systemet NemPost ved

digital kommunikation med borgerne, og at kommunen agtede at fortsætte

med at anvende denne postløsning efter ikrafttrædelsen af bestemmelsen om

obligatorisk tilslutning af fysiske personer til Offentlig Digital Post den 1. no-

vember 2014.

Det har siden vist sig, at også Gentofte Kommune har en sådan særlig post-

løsning.

Jeg bad på den baggrund Digitaliseringsstyrelsen om at forholde sig til, om

det efter styrelsens opfattelse er foreneligt med lov om Offentlig Digital Post,

at en myndighed ved siden af Offentlig Digital Post opretholder et særligt sy-

stem til sikker digital kommunikation med borgerne.

Digitaliseringsstyrelsen har i sin udtalelse af 16. juni 2014 bemærket, at det

efter styrelsens opfattelse ikke er uforeneligt med lov om Offentlig Digital

Post, at de to omtalte kommuner opretholder et særligt system til sikker digital

kommunikation med deres borgere.

Styrelsen har henvist til, at lov om Offentlig Digital Post ikke forpligter myndig-

hederne til at sende digital post til de tilsluttede personer (og juridiske enhe-

der), men blot giver myndighederne mulighed herfor. Det er derfor styrelsens

vurdering, at kommunerne som udgangspunkt kan anvende egne postløsnin-

ger, hvis borgeren har givet samtykke.

11/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Digitaliseringsstyrelsen har bemærket, at øvrig digital post (i det omfang bor-

geren ikke er fritaget fra obligatorisk tilslutning til Offentlig Digital Post) vil blive

sendt til borgerens postkasse i Offentlig Digital Post. Det har den konsekvens,

at borgere, der har givet samtykke til den lokale postløsning, vil skulle tjekke

post i to digitale postløsninger.

Jeg bemærker, at borgeren – ved siden af de digitale postløsninger – under

alle omstændigheder skal tjekke sin fysiske postkasse, idet den nuværende

ordning som tidligere nævnt ikke forpligter myndighederne til at anvende Of-

fentlig Digital Post, men blot giver mulighed for det (lovens § 7, stk. 1). Ved

anvendelse af en alternativ digital postløsning vil borgeren derfor skulle tjekke

post tre forskellige steder.

I mit brev af 28. juni 2014 bemærkede jeg, at det er min opfattelse, at myn-

digheder, der sideløbende med Offentlig Digital Post anvender egne postløs-

ninger, er forpligtede til at give borgerne tydelig vejledning om konsekvenser-

ne af et samtykke til at modtage post i denne postløsning, herunder at sam-

tykket ikke fritager borgeren fra pligten til efter lov om Offentlig Digital Post at

tjekke post i borgerens digitale postkasse.

På den baggrund bemærkede jeg, at jeg gik ud fra, at Digitaliseringsstyrelsen

over for myndigheder, der anvender egen postløsning til sikker digital kom-

munikation med borgerne, ville indskærpe de pågældende myndigheders vej-

ledningspligt over for de berørte borgere. Rudersdal og Gentofte Kommuner

modtog samtidig kopi af mit brev til Digitaliseringsstyrelsen.

Digitaliseringsstyrelsen har i udtalelsen af 1. september 2014 herefter be-

mærket følgende:

”Digitaliseringsstyrelsen er enig i, at myndigheder der vælger anden digi-

tal kommunikation end Digital Post har en særlig vejledningspligt overfor

borgerne.

Digitaliseringsstyrelsen vil foranlediget af ombudsmandens henvendelse

tage særskilt kontakt til Rudersdal og Gentofte kommuner for at henlede

deres opmærksomhed på, at de skal vejlede borgerne for at undgå mis-

forståelser om brug af Digital Post.”

Efter min gennemgang af sagen er jeg enig med Digitaliseringsstyrelsen i, at

det ikke er uforeneligt med lov om Offentlig Digital Post, at nogle myndigheder

sideløbende med Offentlig Digital Post anvender en lokal postløsning til sikker

digital kommunikation med borgerne.

Jeg henviser til, at det fremgår af lovens § 7, stk. 1, at offentlige afsendere

kan

anvende Offentlig Digital Post til kommunikation med borgere mv. Loven

12/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

forpligter således ikke myndighederne til at anvende denne postløsning, jf.

også mine bemærkninger ovenfor og under pkt. 1.

Jeg henviser i den forbindelse også til bestemmelsens forarbejder (lovforslag

nr. L 160 af 13. april 2012, bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmel-

ser):

”Til § 7

…

’Offentlige afsendere vil ikke i medfør af reglerne i det foreliggende lov-

forslag være forpligtede til at sende digital post til de tilsluttede personer

og juridiske enheder via Offentlig Digital Post. Det er imidlertid intentio-

nen, at Offentlig Digital Post anvendes til myndighedernes udgående

post i videst muligt omfang i overensstemmelse med den fællesoffentlige

digitaliseringsstrategi og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi.

Tilsluttede personer og juridiske enheder har med andre ord ikke krav på

at modtage meddelelser fra de tilsluttede offentlige afsendere via denne

postløsning. Sådanne regler vil kunne fastsættes i anden lovgivning.

Offentlige afsendere vil således kunne vælge at sende post i fysisk form,

hvor det vurderes hensigtsmæssigt, f.eks. hvor der kan være et ønske

om, at et brev kommer frem til en bestemt fysisk postadresse, f.eks. et

forretningssted.

Offentlige afsenderes tilslutning kan være delvis, således at der er ud-

valgte områder, hvor der kommunikeres via den digitale postløsning,

mens øvrig kommunikation foregår digitalt på anden måde, enten via e-

mail eller digitale selvbetjeningsløsninger. Det er således ikke en betin-

gelse for en myndigheds tilslutning, at alle myndighedens afsendende

systemer er tilsluttet den digitale postløsning. Der kan - i det omfang der

er adgang hertil efter gældende ret - også anvendes almindelig e-mail-

kommunikation til og fra offentlige afsendere ligesom der som hidtil kan

anvendes andre digitale løsninger, herunder særlige postfunktioner eller

digitale selvbetjeningsløsninger på offentlige hjemmesider i overens-

stemmelse med lovgivningen på det pågældende område. På borgerom-

rådet er det tanken, at kommunikation vedrørende følsomme personop-

lysninger eller fortrolige oplysninger skal ske via den digitale postløsning.

På erhvervsområdet kan det endvidere komme på tale at anvende andre

digitale løsninger, der tilbyder samme sikkerhed, f.eks. via fremsendelse

af krypterede mails med digital signatur.’

13/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Som det fremgår af forarbejderne, er det hensigten, at myndighederne i videst

muligt omfang skal anvende Offentlig Digital Post. Det ændrer dog ikke på, at

det efter gældende ret ikke er i strid med loven at anvende en anden postløs-

ning.

En af mine medarbejdere kontaktede den 4. december 2014 Digitaliserings-

styrelsen telefonisk for at høre, om styrelsen som anført i brevet af 1. septem-

ber 2014 havde rettet henvendelse til Rudersdal og Gentofte Kommuner.

Styrelsen oplyste i den anledning, at styrelsen efter en gennemgang af den

vejledning, der siden iværksættelsen af min undersøgelse er blevet lagt på

kommunernes hjemmesider, mente, at kommunerne i tilstrækkeligt omfang

havde vejledt borgerne om konsekvenserne af at modtage post i to postløs-

ninger. På den baggrund havde styrelsen besluttet ikke at rette henvendelse

til de pågældende kommuner.

Jeg modtog herefter fra styrelsen kopi af de dele af kommunernes vejledning,

der dannede grundlag for styrelsens beslutning. For Gentofte Kommune dre-

jede det sig om den vejledning, der findes under menupunktet ”Borgerservice”

under overskriften ”Digital Post”, og for Rudersdal Kommune om vejledningen

under menupunktet ”Min Rude” under overskriften ”NemPost – ofte stillede

spørgsmål”.

Efter min gennemgang af materialet konstaterede jeg i min foreløbige redegø-

relse, at dette materiale ikke indeholdt den vejledning om konsekvenserne af

et samtykke til at modtage post i de lokale postløsninger, som jeg forudsatte i

mit brev af 28. juni 2014.

I forbindelse med fremsendelsen af min foreløbige redegørelse til myndighe-

dernes bad jeg derfor Digitaliseringsstyrelsen om særskilt at redegøre nærme-

re for, hvorfor styrelsen ikke havde anset det for nødvendigt at rette henven-

delse til Rudersdal og Gentofte Kommuner om det nævnte vejlednings-

spørgsmål.

Digitaliseringsstyrelsen har i brevet af 24. februar 2015 dertil bemærket føl-

gende:

”Digitaliseringsstyrelsen har på ny gennemgået den information, der

fremgår af Gentofte og Rudersdal Kommuners hjemmesider vedrørende

NemPost, Digital Post og e-Boks, og har i den anledning fundet ud af, at

også andre myndigheder anvender supplerende former for postsystemer.

Digitaliseringsstyrelsen vurderer derfor, at det vil være nødvendigt med

en mere generel information til myndighederne om, at hvis de anvender

andre postløsninger end Digital Post, bør de give grundig vejledning til

14/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

borgeren om forskellen/sammenhængen mellem postløsningerne, samt

pointere, at en sådan brug ikke fritager borgeren for at modtage post fra

det offentlige via Digital Post. Informationen lægges på styrelsens hjem-

meside, med følgende ordlyd:

’Digitaliseringsstyrelsen er bekendt med, at nogle myndigheder ud over

Digital Post anvender andre postsystemer i deres kommunikation med

borgerne. Anvendelsen af andre postsystemer forudsætter, at borgeren

giver samtykke til at anvende sådanne postsystemer.

For at sikre, at borgeren ikke går glip af post fra det offentlige anbefaler

Digitaliseringsstyrelsen følgende:

I forbindelse med afgivelsen af samtykke til andre postkasser end Digital

Post, børe borgeren tydeligt gøres opmærksom på, at anvendelsen ikke

fritager borgeren for tilslutning til Digital Post. Herunder bør borgeren gø-

res opmærksom på, at borgeren fremover vil have tre postkasser, hvortil

der kan blive fremsendt post fra offentlige myndigheder: Den fysiske

postkasse, Digital Post og den postkasse, som borgeren om den pågæl-

dende myndighed, har aftalt at anvende.

Er borgeren allerede tilsluttet et supplerende postsystem, bør borgeren

ved anvendelse af dette supplerende postsystem informeres om, at an-

vendelse ikke fritager for tilslutning til Digital Post og at borgeren frem-

over har tre postkasser, som nævnt ovenfor.’

Ovenfor nævnte budskab viderebringes på næste myndighedsnet-

værksmøde, der afholdes i Digitaliseringsstyrelsen, herunder vil det

fremgå af de efterfølgende referat, der udsendes til de myndigheder, der

indgår i netværket. Informationen vil ligeledes fremgå af Digitaliserings-

styrelsens nyhedsbrev for Digital Post.

Den generelle information sendes også direkte til de kommuner, som Di-

gitaliseringsstyrelsen bekendt anvender det supplerende postsystem,

NemPost. Det drejer sig om Odense, Greve og Helsingør udover Gentof-

te og Rudersdal Kommuner.”

Jeg har noteret mig, at Digitaliseringsstyrelsen – efter at have genovervejet

vejledningsspørgsmålet – har fundet anledning til at iværksætte en mere ge-

nerel informationsindsats med henblik på at sikre, at myndigheder, der ved

siden af Offentlig Digital Post anvender andre digitale postløsninger, på tyde-

lig måde vejleder borgerne om konsekvenserne af et samtykke til at modtage

post i sådanne andre postløsninger.

15/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Jeg har herunder noteret mig, at Digitaliseringsstyrelsen vil informere om vej-

ledningsspørgsmålet på styrelsens hjemmeside, på myndighedsnetværksmø-

der og i nyhedsbrevet for Offentlig Digital Post. Endvidere har jeg noteret mig,

at Digitaliseringsstyrelsen vil sende den generelle information til de kommu-

ner, som styrelsen er bekendt med anvender andre postløsninger.

Efter min endelige gennemgang af sagen – herunder de oplysninger, som jeg

nu har modtaget fra Digitaliseringsstyrelsen – har jeg ikke grundlag for at fore-

tage mig videre i relation til spørgsmålet om vejledning af borgerne om kon-

sekvenserne af et samtykke til at modtage post i andre postløsninger ved si-

den Offentlig Digital Post.

Kopi til orientering:

Digitaliseringsstyrelsen

Finansministeriet

Rudersdal Kommune

Gentofte Kommune

16/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

17/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Sagsfremstilling j.nr. 2014/01845

En forsker ved Roskilde Universitet henvendte sig til mig om en række forhold

vedrørende postløsningen Offentlig Digital Post. Baggrunden var, at forskeren

sammen med en anden forsker havde undersøgt offentlige myndigheders

brug af digital kommunikation – i form af Offentlig Digital Post og e-mail – og

havde udarbejdet tre rapporter om det.

Efter at have gennemgået forskerens henvendelse og oplysningerne i de tre

rapporter om brugen af Offentlig Digital Post besluttede jeg efter ombuds-

mandslovens § 17, stk. 1, at rejse en sag af egen drift om nogle af de forhold,

der var omtalt i rapporterne.

Ved brev af 7. maj 2014 skrev jeg derfor bl.a. følgende til Digitaliseringsstyrel-

sen, som har ressortansvaret på området:

”

…

a. Underordnede myndigheder fremgår ikke af meddelelse/svar

På grundlag af de oplysninger, som jeg har gennemgået, har jeg forstået,

at nogle statslige myndigheder har indrettet postkassestrukturen således,

at underliggende institutioner er oprettet som underpunkter til overordne-

de myndigheder. Det har den konsekvens, at det alene er den overord-

nede myndighed, der fremgår af meddelelser, som sendes i postløsnin-

gen, og at det ikke er muligt at se, præcis hvilken (underordnet) myndig-

hed man har kommunikeret med. Problemstillingen er nærmere beskre-

vet i delrapport 2, s. 17 f. [Digital kommunikation med den offentlige sek-

tor: Styrelser og statslige institutioner, Delrapport 2, Working paper 15.

november 2013, af Jesper Bull Berger & Kim Normann Andersen; kan

downloades via vbn.aau.dk på følgende WEB-adresse:

http://vbn.aau.dk/files/139077325/Digital_kommunikation_med_den_offe

ntlige_sektor_delrapport2.pdf

– min bemærkning her].

Som eksempel har forskeren med henvisning til figur 6 i samme rapport

(s. 41 ff.) peget på, at meddelelser, der som led i undersøgelsen blev

sendt til landets politikredse, i borgerens sendt post-mappe i digital post-

løsningen optræder som meddelelser sendt til Rigspolitiet (figur 7). Rigs-

politiet har som bekendt det overordnede ansvar for landets politikredse,

der hver for sig må anses for selvstændige forvaltningsmyndigheder.

Af rapporten fremgår endvidere, at det heller ikke ved åbning af den

sendte meddelelse er muligt at se, hvortil den er sendt (figur 8 og 9). Hel-

ler ikke svaret fra myndigheden vil indeholde oplysning om den under-

18/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

ordnede myndighed, som det er sendt fra, medmindre myndigheden har

tilføjet navnet i emnefeltet (figur 11). På samme måde vil navnet på den

underordnede myndighed heller ikke fremgå af svarets indhold, hvis ikke

myndigheden særskilt har anført det (figur 12).

I rapporten peges endvidere på, at den nævnte måde at oprette digitale

postkasser på vanskeliggør fremsøgning af underordnede myndigheder i

postløsningen.

I e-mailen af 12. februar 2014 nævner forskeren som et andet eksempel

på problemstillingen, at fremsendelse af digital post til et sygehus i post-

løsningen optræder som en meddelelse sendt til den region, som det på-

gældende sygehus hører under.

Det er et grundlæggende princip, at det skal være synligt for borgeren,

hvilken myndighed den pågældende kommunikerer eller har kommunike-

ret med. Dertil kommer, at de dokumenter, som myndigheden har udar-

bejdet, skal bevares på en sådan måde, at der er sikkerhed for dokumen-

tets integritet (dokumentets originale indhold) og autenticitet (at doku-

mentet rent faktisk stammer fra den angivne afsender). Jeg kan bl.a.

henvise til sagen omtalt i Folketingets Ombudsmands beretning for 1997,

s. 198 ff. Jeg bemærker i den forbindelse, at det ikke – som jeg har for-

stået det – er undersøgt, hvordan meddelelser sendt i postløsningen op-

træder i den pågældende underordnede myndigheds system.

Nødvendigheden af, at navnet på den rette myndighed fremgår, under-

streges af, at en meddelelse sendt i digital post-løsningen anses for at

være afsendt af den angivne afsender, jf. § 10, nr. 2, i lov om Offentlig

Digital Post (lov nr. 528 af 11. juni 2012 om Offentlig Digital Post).

I sager, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyn-

dighed, stiller § 32 b i forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 988 af 9.

oktober 2012) desuden særlige krav. Bestemmelsen, som blev indsat i

forvaltningsloven ved lov nr. 1624 af 26. december 2013, lyder således:

’§

32 b.

I en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvalt-

ningsmyndighed, skal de dokumenter, der udgår fra myndigheden til bor-

gere, virksomheder m.v., være forsynet med en personlig underskrift eller

være udformet på en måde, der i øvrigt sikrer en entydig identifikation af

den, som er afsender af dokumentet, og at dokumentet er endeligt.

Stk.2.

Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke for dokumenter, hvor der an-

vendes automatisk sagsbehandling.

19/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Stk.3.

Bestemmelsen i stk. 1 gælder endvidere ikke for dokumenter,

hvorved der kvitteres, rykkes eller foretages andre sagsbehandlings-

skridt, der ikke er væsentlige.

…’

For nærmere omtale af bestemmelsen kan bl.a. henvises til Jon Ander-

sen, Forvaltningsret, Karnov Group, 8. udgave (2014), s. 118 f.

Det følger efter min opfattelse forudsætningsvist af bestemmelsen, at det

så meget desto mere skal være synligt, fra hvilken (underordnet) myn-

dighed et dokument stammer.

Jeg beder Digitaliseringsstyrelsen om at forholde sig til, om den ovenfor

beskrevne indretning af postkassestrukturen er i overensstemmelse med

gældende ret, herunder lov om Offentlig Digital Post og forvaltningsloven.

Jeg beder i den forbindelse Digitaliseringsstyrelsen om at forholde sig til,

om det gør nogen forskel for vurderingen af spørgsmålet, hvis den un-

derordnede administrative enhed ikke anses for en selvstændig myndig-

hed, således som det eksempelvis er tilfældet for en regions sygehuse.

Jeg bemærker herved, at det følger af § 74 i sundhedsloven (lovbe-

kendtgørelse nr. 913 af 13. juli 2010), at regionerne har ansvaret for at

varetage sygehusvæsenets opgaver, og at regionens sygehusvæsen

omfatter egne sygehuse og tilknyttede behandlingsinstitutioner.

b. Manglende opdatering af adressebogen i Offentlig Digital Post

Under min gennemgang af rapporterne er jeg blevet opmærksom på, at

adressebogen i Offentlig Digital Post i en række tilfælde har vist sig ikke

at være opdateret.

Det nævnes i delrapport 2, s. 16 således bl.a., at undersøgelsen af myn-

dighedernes brug af digital post viste, at ti styrelser, der ikke længere ek-

sisterede, stadig havde en postkasse, og derudover havde to styrelser

genbrugt postkasserne fra tidligere, nu nedlagte styrelser, dvs. at de på-

gældende styrelser ikke var tilgængelige i digital post-løsningen under

deres aktuelle navne.

Som anført under pkt. a. mener jeg, at det er et grundlæggende krav, at

det er klart for borgeren, hvilken myndighed han eller hun konkret kom-

munikerer eller har kommunikeret med i digital post-løsningen. Men der-

udover skal borgeren naturligvis være i stand til at finde frem til den myn-

dighed, som en meddelelse skal sendes til. Dette besværliggøres bl.a.,

20/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

hvis myndigheden optræder i digital post-løsningen under en tidligere

myndighedsbetegnelse.

Jeg er opmærksom på, at det af undersøgelsen fremgår, at offentliggø-

relsen af de to første delrapporter bl.a. har haft den effekt, at flere ned-

lagte postkasser er blevet slettet (delrapport 3, s. 5) [Digital kommunika-

tion med den offentlige sektor: Årsager til manglende svar på digital post,

Delrapport 3, Working paper 26. november 2013, af Jesper Bull Berger &

Kim Normann Andersen; kan downloades via vbn.aau.dk på følgende

WEB-adresse:

http://vbn.aau.dk/files/148198526/Digital_kommunikation_med_den_offe

ntlige_sektor_delrapport3.pdf

– min bemærkning her].

Jeg kan imidlertid ikke med sikkerhed slå fast, at problemet ikke optræ-

der i digital post-løsningen længere, og beder derfor Digitaliseringsstyrel-

sen om at oplyse, om problemet nu er løst. Er det ikke tilfældet, beder jeg

Digitaliseringsstyrelsen om at oplyse, hvad styrelsen agter at foretage

sig.

c. Rudersdals Kommunes brug af eget postsystem

Under gennemgangen af rapporterne er jeg desuden blevet opmærksom

på, at Rudersdal Kommune – angiveligt som den eneste kommune i lan-

det – anvender eget system ved kommunikation med borgerne på sikker

e-mail. Systemet har betegnelsen NemPost.

Det fremgår således af delrapport 1, s. 37 f. [Digital kommunikation med

den offentlige sektor: Hovedresultater fra undersøgelse om svar og svar-

tider i kommuner, regioner, styrelser, statslige institutioner og departe-

menter, Working paper 15. september 2013, af Jesper Bull Berger & Kim

Normann Andersen; kan downloades via vbn.aau.dk på følgende WEB-

adresse:

http://vbn.aau.dk/files/80920021/Digital_kommunikation_med_den_offent

lige_sektor_September_2013.pdf

– min bemærkning her]., at kommunen

på sin hjemmeside henviser borgerne til at bruge NemPost ved digital

kommunikation med kommunen, og at kommunen desuden agter at fort-

sætte med at anvende NemPost, ’da det er den mest ressourcebespa-

rende kanal’.

Jeg har via Rudersdal Kommunes hjemmeside den 25. april 2014 kon-

stateret, at kommunen omtaler muligheden for at bruge Offentlig Digital

Post, men fortsat fremhæver til NemPost som den løsning, der skal an-

vendes ved fremsendelse af sikker e-mail til kommunen. Eksempelvis

oplyses det under menupunktet ’Kontakt og åbningstider’ under overskrif-

21/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

ten ’NemPost/sikker e-mail’, at kommunen ’er nødt til at besvare alle

mailhenvendelser, som indeholder følsomme oplysninger, med alminde-

lig post, hvis [borgeren] ikke er tilmeldt NemPost.’

Det fremgår desuden stadig af kommunens hjemmeside, at kommunen

vil fortsætte med at bruge NemPost i videst muligt omfang. Jeg henviser

til menupunktet ’Min Rude’, underpunktet ’Ofte Stillede Spørgsmål om

Min Rude’, ’Nem Post’, hvor det under overskriften ’Hvad er forskellen på

NemPost og E-boks?’ fremgår, at ’Rudersdal Kommune fortsætter med

at anvende NemPost i det omfang det er muligt, da det er den mest res-

sourcebesparende kanal’.

Jeg må umiddelbart forstå det således, at Rudersdal Kommune agter at

fortsætte med at bruge NemPost også efter den 1. november 2014, hvor

det bliver obligatorisk for fysiske personer at tilslutte sig Offentlig Digital

Post. Der vil for borgere i Rudersdal Kommune herefter være to forskelli-

ge systemer til sikker digital kommunikation med kommunen.

Jeg beder Digitaliseringsstyrelsen om at forholde sig til, hvorvidt det er

foreneligt med lov om Offentlig Digital Post, at en myndighed uden sær-

skilt hjemmel ved siden af tilslutningen til Offentlig Digital Post oprethol-

der et særligt system til sikker digital kommunikation med borgerne.

Set i lyset af den forestående ikrafttrædelse af lov om Offentlig Digital

Post for fysiske personer, beder jeg om at modtage Digitaliseringsstyrel-

sens udtalelse snarest muligt.

…”

Den 16. juni 2014 besvarede Digitaliseringsstyrelsen min henvendelse om

problemstillingerne i pkt. a.-c. således:

”Ad

a. Underordnede myndigheder fremgår ikke af meddelelse/svar

Indledningsvist kan Digitaliseringsstyrelsen oplyse, at en myndighed i Di-

gital Post-løsningen er defineret som en myndighed med et CVR-

nummer i henhold til lov om Det Centrale Virksomhedsregister.

Det fremgår således også af bemærkningerne til § 7 i lov om Offentlig

Digital Post, at: En myndighed defineres i tilslutningssammenhæng ved

sit CVR nummer. Det betyder, at en myndigheds enheder registreret med

P-nummer kan tilsluttes under CVR-enhedens tilslutning’.

Baggrunden for dette valg er, at en offentlige myndighed i alle anliggen-

der om juridiske enheder skal anvende CVR-nummer og i alle anliggen-

22/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

der om produktionsenheder skal anvende P-nummeret. Dette fremgår af

§ 14 i lov om det centrale virksomhedsregister (lbk. 653 af 15. juni 2006).

Det fremgår af § 3 i lbk. nr. 653 af 15. juni 2006, at der ved en juridisk

enhed - forstås en statslig administrativ enhed (§ 3, nr. 3), en region (§ 3,

nr. 4) eller en kommune (§3, nr. 5).

Ombudsmanden beder Digitaliseringsstyrelsen forholde sig til om post-

kassestrukturen er i overensstemmelse med gældende ret, herunder om

det gør nogen forskel for vurderingen af spørgsmålet, hvis den underord-

nede administrative enhed ikke anses for en selvstændig myndighed.

Hertil kan Digitaliseringsstyrelsen oplyse, at det ikke har været udslags-

givende for valget, at en tilslutningsberettiget myndighed defineres på

CVR-nummer, at den i henhold til særlovgivningen anses for en selv-

stændig myndighed.

Optagelsen i CVR af en statslig administrativ enhed foretages af Dan-

marks Statistik i samråd med Økonomistyrelsen (nu Moderniseringssty-

relsen) og vedkommende ministeriums departement. En statslig admini-

strativ enhed defineres i § 3 i bek. om statens regnskabsvæsen (bek. nr.

70 af 27. januar 2011) som en forvaltningsenhed inden for et ministerom-

råde, hvis ledelse er budget- og regnskabsansvarlig for en eller flere ho-

vedkonti på bevillingslovene inden for ministerområdet og eventuelle fæl-

les paragraffer på finansloven.

Endvidere skal en myndighed anvende digital medarbejdersignatur for at

tilgå administrationsportalen. Det vil kun kunne lade sig gøre i det om-

fang Digital Post løsningen kan genkende myndigheden på CVR-

nummer.

Administrationsportalen for Digital Post er det sted, hvor myndigheden

tilslutter Digital Post til egne systemer, og hvor myndigheden bl.a. angi-

ver, hvordan myndighedens navn optræder i adressebogen i Digital Post.

En myndighed har i administrationsportalen desuden mulighed for at op-

rette underliggende postkasser. Nogle myndigheder anvender denne mu-

lighed til at oprette kontaktpunkter for underordnede myndigheder, der

ikke har et CVR-nummer. Det gælder eks. Domstolsstyrelsen, Rigspoliti-

et og Region Syddanmark.

Figur 1 viser hvordan en borger kan vælge at skrive til en postkasse til-

budt af Rigspolitiet. I det pågældende tilfælde er valgt kategorien stat ,

myndigheden Rigspolitiet og postkassen Bornholms Politi . Hvis borge-

ren vælger Søg efter modtager søges alene efter myndigheder og ikke

23/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

postkasser. Der kan således søges efter Rigspolitiet , men ikke efter

Bornholms Politi .

(figur 1)

Når borgeren har valgt postkassen kan borgeren udarbejde postmedde-

lelsen til den pågældende postkasse, jf. Figur 2 nedenfor.

(figur 2)

Det fremgår af postmeddelelsen, hvilken myndighed (her Rigspolitiet) og

postkasse (her Bornholms politi), postmeddelelsen sendes til. Når med-

delelsen er afsendt, får borgeren et kvitteringsbillede, hvor det fremgår,

hvilken postkasse og hvilken myndighed meddelelsen er sendt til, jf. Fi-

gur 3 nedenfor.

(figur 3)

Borgeren kan herefter i sin Sendt post -mappe se postmeddelelsen, der

er sendt til myndigheden. Jf. Figur 4 nedenfor er det myndighedens navn,

der fremgår af oversigten. Navnet på postkassen fremgår ikke. I det kon-

krete eksempel nedenfor angav borgeren ikke en titel til postmeddelel-

sen, hvilket ellers kunne være en god måde at vise hvilken postkasse,

der evt. er skrevet til.

(figur 4)

Borgeren kan herefter åbne den sendte meddelelse og få adgang til

yderligere information, jf. Figur 5. Af informationsbilledet fremgår bl.a.

hvilken myndighed, der er modtager af postmeddelelsen. Digitaliserings-

styrelsen har bestilt en af løsningen således, at det fra juli 2014 også vil

fremgå, hvilken postkasse meddelelsen er sendt til.

(figur 5)

Postmeddelelsen, der er sendt til den pågældende postkasse, overføres

til et it-system opsat af myndigheden i Digital Post-løsningens administra-

tionsportal. Adgangen sker med NemID medarbejdercertifikat udstedt til

en medarbejder autoriseret af myndigheden med det pågældende CVR-

nummer. I ovennævnte tilfælde vil det være Rigspolitiet. Myndigheden

kan således vælge at opsætte en overførsel til et it-system, der er speci-

fikt for den pågældende undermyndighed. Der kan kun udstedes NemID

medarbejdercertifikat til myndigheder med et CVR-nummer, hvorfor der

ikke kan etableres sikker adgang til løsningen for disse underordnede

24/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

myndigheder. I disse tilfælde kan adgangen etableres af en overordnet

myndighed, der kan oprette og vedligeholde relevante postkasser for en

underordnet myndighed.

Det er Digitaliseringsstyrelsens opfattelse, at en postmeddelelse består

af overordnede informationer som myndighedens navn, anvendt post-

kasse og titel. Herudover består en postmeddelelse af et indhold, der alt

efter afsender og modtagers udformning af postmeddelelsen kan bære

information om afsender og modtager.

Et eksempel herpå er gengivet i figur 6:

(figur 6)

Det er Digitaliseringsstyrelsen vurdering, at overordnede informationer

om myndighedens navn som udgangspunkt er tilstrækkeligt til, at borge-

ren kan identificere den ansvarlige myndighed.

I tilfælde hvor kommunikationen vedrører en myndighed, der ikke frem-

går som nævnt ovenfor, (en såkaldt postkasse eller en helt anden myn-

dighed), er det Digitaliseringsstyrelsens opfattelse, at det under alle om-

stændigheder vil fremgå af meddelelsens indhold, hvem brugeren kom-

munikerer med. Desuden kan postkasse myndigheden , tilkendegive i

emnefeltet, hvem meddelelsen er fra og/eller, hvad den vedrører.

I det hele taget kan der være forskellige praktiske grunde til den eller de

opsætninger, som myndighederne vælger i Digital Post, fx at en udsen-

delse fra en myndighed, varetages af en anden myndighed. Således

fremgår Moderniseringsstyrelsen som myndighed, der afsender en løn-

seddel fra Digitaliseringsstyrelsen. Når postmeddelelsen åbnes, fremgår

det dog tydeligt, at lønsedlen vedrører Digitaliseringsstyrelsen. Se også

Figur 7 og Figur 8 nedenfor som eksempler på dette.

(figur 7)

(figur 8)

Digitaliseringsstyrelsen er enig i, at søgefunktionen med fordel kan for-

bedres for at opnå en bedre brugervenlighed. i forhold til fremsøgning af

myndigheder uden CVR-nummer (såkaldte postkasser). Digitaliserings-

styrelsen ser dog ikke, at dette forhold er i uoverensstemmelse med for-

valtningsloven.

Ad b. Manglende opdatering af adressebogen i Offentlig Digital

Post.

25/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Det er den enkelte myndighed, der i adressebogen i Digital Post-

løsningen skal sørge for at opdatere navne og slette ikke-længere kon-

taktbare myndigheder og postkasser, når der er sket ændringer, herun-

der fx at myndigheden er ophørt eller har skiftet navn. Det er også den

enkelte myndighed, der skal opdatere adressebogen i forbindelse med

navneændringer i forbindelse med fx sammenlægninger af myndigheder.

Der er således tale om manuel ajourføringsopgave, der svarer til ajourfø-

ring af tilsvarende adresseoversigter. Det er Digitaliseringsstyrelsens

vurdering, at overgangen til Digital Post gradvist bevirker, at myndighe-

derne i større grad bliver opmærksomme på den opgave.

Som led i overgangen gennemfører Digitaliseringsstyrelsen løbende

tests med henblik på at sikre, at myndigheder, der fremgår af adressebo-

gen, er kontaktbare. Tilsvarende har Digitaliseringsstyrelsen anmodet

departementerne om at udpege hvilke myndigheder, der skal fremgå af

adressebogen og dermed være kontaktbare. En oversigt over, hvilke

myndigheder, der skal være kontaktbare for borgere og virksomheder via

Digital Post. Oversigten er offentliggjort på Digitaliseringsstyrelsens

hjemmeside:

http://www.digst.dk/Loesninger-og-infrastruktur/Digital-Post/Kom-godt-i-

gang/Modtagelse-af-breve/Kontaktbare-statslige-myndigheder

Digitaliseringsstyrelsens gennemgik senest primo juni 2014, om de myn-

digheder, der via Digital Post skal være kontaktbare for borgere og virk-

somheder reelt er kontaktbare. Ved gennemgange var 119 ud af 124

myndigheder kontaktbare. Digitaliseringsstyrelsen er i dialog med de re-

sterende fem myndigheder med henblik på, at de snarest bliver kontakt-

bare.

http://www.digst.dk/Loesninger-og-infrastruktur/Digital-Post/Kom-godt-i-

gang/Modtagelse-af-breve/Kontaktbare-statslige-myndigheder

Ad c. Rudersdals kommunes brug af eget postsystem

Digitaliseringsstyrelsen har modtaget kopi af Gentofte og Rudersdal

kommuners brev af 23. maj 2014 til ombudsmanden.

Digitaliseringsstyrelsen anser det ikke uforeneligt med lov om Offentlig

Digital Post, at Rudersdal og Gentofte kommuner fortsat opretholder et

særligt system til sikker kommunikation med deres borgere.

Digitaliseringsstyrelsen vil gerne pointere, at Offentlig Digital Post også

er en sikker løsning til udveksling af personoplysninger.

26/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Det fremgår af lov om Offentlig Digital Post, at offentlige afsendere kan

anvende systemet, men der ligger ikke heri en pligt. Det er således fx an-

ført i bemærkningerne til § 7, at Offentlige afsendere vil ikke i medfør af

reglerne i det foreliggende lovforslag være forpligtede til at sende digital

post til de tilsluttede personer og juridiske enheder via Offentlig Digital

Post. Det er imidlertid intentionen, at Offentlig Digital Post anvendes til

myndighedernes udgående post i videst muligt omfang i overensstem-

melse med den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og den fælleskom-

munale digitaliseringsstrategi.

Digitaliseringsstyrelsen vurderer, at Rudersdal Kommune som udgangs-

punkt kan anvende postsystemet til kommunikation med borgere, så

længe borgeren har afgivet samtykke hertil. Borgere i Rudersdal Kom-

mune vil herudover kunne modtage post fra andre offentlige myndighe-

der i Digital Post løsningen. Borgere, der har givet ovennævnte samtyk-

ke, vil derfor som udgangspunkt skulle tjekke post i to post-løsninger.

Det er ligeledes Digitaliseringsstyrelsens vurdering, at der er så store

fordele ved, at samtlige borgere over 15 år for så vidt angår Digital Post

pålægges en pligt til at kunne modtage post via denne kanal, at lokale

post-løsninger, der kræver indhentning af samtykke fra hver enkelt bor-

ger, næppe vil blive opretholdt i længden. Dette er dog op til kommuner-

ne selv at afgøre.”

Den 20. juni 2014 blev der afholdt et møde, hvor Digitaliseringsstyrelsen hav-

de lejlighed til at uddybe sin udtalelse af 16. juni 2014.

I et brev af 28. juni 2014 knyttede jeg kommentarer og stillede uddybende

spørgsmål til de oplysninger, som jeg havde modtaget fra Digitaliseringssty-

relsen. Jeg skrev således:

”Ad

a. – underordnede myndigheder fremgår ikke af meddelel-

se/svar

I mit brev af 7. maj 2014 skrev jeg for det første, at jeg havde forstået det

sådan, at nogle statslige myndigheder har indrettet postkassestrukturen i

Offentlig Digital Post således, at kun overordnede myndigheder fremgår

af de meddelelser, der sendes i postløsningen, hvormed det ikke er mu-

ligt at se, præcis hvilken underordnet myndighed, man kommunikerer

med.

Som oplyst i brevet er det et grundlæggende princip, at det skal være

synligt for borgeren, hvilken myndighed den pågældende kommunikerer

eller har kommunikeret med.

27/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Digitaliseringsstyrelsen oplyser i brevet af 16. juni 2014 med henvisning

til forarbejderne til § 7 i lov om Offentlig Digital Post (lov nr. 528 af 11. ju-

ni 2012), at en myndighed i Digital Post-løsningen er defineret som en

myndighed med et CVR-nummer (jf. lovbekendtgørelse nr. 653 af 15. juni

2006 om det centrale virksomhedsregister, hvorefter myndigheder, der er

juridiske enheder tildeles et CVR-nummer, jf. lovens § 5, stk. 3, som

henviser til lovens § 3, nr. 3-5). Digitaliseringsstyrelsen oplyser, at bag-

grunden for dette valg er, at ’en offentlig myndighed i alle anliggender om

juridiske enheder skal anvende CVR-nummeret og i alle anliggender om

produktionsenheder skal anvende P-nummeret’, jf. § 14, i lov om det cen-

trale virksomhedsregister.

En konsekvens af denne løsning er efter det oplyste, at det alene er

myndigheder med CVR-nummer (herefter benævnt CVR-myndigheder),

der via administrationsportalen for Offentlig Digital Post kan tilsluttes

postløsningen. Digitaliseringsstyrelsen oplyser endvidere, at CVR-

myndigheden i administrationsportalen kan oprette kontaktpunkter for

underordnede myndigheder uden eget CVR-nummer. Dette sker ved at

oprette postkasser. Det fremgår, at nogle myndigheder gør brug af denne

mulighed, eksempelvis Rigspolitiet, der har oprettet postkasser for de

enkelte politikredse, jf. eksemplet nævnt i mit brev af 7. maj 2014.

Digitaliseringsstyrelsen oplyste på mødet den 20. juni 2014 i tilknytning

hertil, at systemet ikke sætter grænser for, hvor mange postkasser en

CVR-myndighed kan oprette. Videre oplyste styrelsen, at en CVR-

myndighed – uanset at den ikke er forpligtet hertil – normalt vil oprette

postkasser for underordnede myndigheder, bl.a. af hensyn til den admi-

nistrative byrde, der ellers ville være forbundet med at visitere indgående

post.

Digitaliseringsstyrelsen oplyser i brevet af 16. juni 2014 dernæst, at en

borger, der har sendt en besked til en politikreds – i eksemplet Born-

holms Politi – i sin ’sendt post’-mappe kan se meddelelsen, der er sendt

til myndigheden. Kun CVR-myndighedens navn fremgår imidlertid af

oversigten. Ved åbning af den sendte meddelelse gives adgang til yderli-

gere information om modtager af meddelelsen mv. Digitaliseringsstyrel-

sen oplyser i den forbindelse, at der er bestilt en ændring af løsningen

således, at det fra juli 2014 vil fremgå af denne yderligere information til

præcis hvilken postkasse (dvs. til hvilken underordnet myndighed), en

meddelelse er sendt.

Digitaliseringsstyrelsen oplyste på mødet den 20. juni 2014 på fore-

spørgsel, at det ikke umiddelbart er muligt at gennemføre en tilsvarende

28/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

ændring i den information, der knytter sig til post i borgerens indbakke.

Jeg forstod på styrelsen, at baggrunden er, at CVR-myndigheden i kraft

af sin tilslutning til Digital Post optræder som den afsendende myndighed

i systemet. Oplysninger om identiteten på den underordnede myndighed,

som reelt er afsender af meddelelsen, behandles således ikke af Digital

Post-løsningen (og overføres dermed heller ikke til borgerens indbakke).

Digitaliseringsstyrelsen bemærker i brevet af 16. juni 2014, at det efter

styrelsens opfattelse under alle omstændigheder vil fremgå af en medde-

lelses indhold, hvem brugeren kommunikerer med, og at det derudover

er muligt for ’postkasse-myndigheden’ at tilkendegive i emnefeltet, hvem

meddelelsen er fra og/eller hvad den vedrører.

Jeg har forstået Digitaliseringsstyrelsens bemærkning således, at det er

styrelsens opfattelse, at dette – som udgangspunkt – er tilstrækkeligt til,

at borgeren kan identificere den offentlige myndighed, der er den reelle

afsender af en meddelelse.

Jeg bemærker, at det følger af gældende ret, at en myndighed er forplig-

tet til at sikre korrekt afsenderbetegnelse (brevhoved) i meddelelser, der

udsendes af myndigheden, jf. bl.a. udtalelsen optaget i Folketingets Om-

budsmands beretning for 1971, s. 108 ff. I sagen kritiserede ombuds-

manden den skriftlige form, som en skatterådskendelse var meddelt i,

herunder det forhold, at kendelsen ikke indeholdt oplysninger om udste-

dermyndighed. Jeg henviser i øvrigt til Karsten Loiborg m.fl., Forvalt-

ningsret (2. udgave 2002), s. 592.

Jeg henleder i den forbindelse opmærksomheden på, at undersøgelsen,

som dannede grundlag for rapporterne om myndighedernes brug af digi-

tal post, omtalt i mit brev af 7. maj 2014 til Digitaliseringsstyrelsen, har

vist, at det i praksis forekommer, at en myndighed undlader afsenderbe-

tegnelse i myndighedens meddelelser (delrapport 2, s. 17 f. og s. 45)

Digitaliseringsstyrelsen bemærkede på mødet den 20. juni 2014, at sty-

relsen vil opfordre myndighederne til at anføre så præcise oplysninger

som muligt i meddelelsens emnefelt (det styrelsen på mødet omtalte som

’konvolutten’). Jeg bemærker dertil, at det ikke i alle tilfælde uden videre

vil være muligt at redigere oplysningerne i en meddelelses emnefelt.

Jeg har forstået oplysningerne i sagen således, at problemet først og

fremmest udspringer af, at det alene er CVR-myndigheder, der kan til-

sluttes postløsningen, jf. ovenfor. Dette har samtidig den konsekvens, at

kun de underordnede myndigheder, som CVR-myndigheden vælger at

oprette kontaktpunkter (postkasser) for, er kontaktbare i postløsningen.

Det betyder på den ene side, at der ikke er sikkerhed for, at det er muligt

29/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

at rette (direkte) henvendelse til alle offentlige myndigheder i Danmark

via Offentlig Digital Post. På den anden side betyder det, at der kan op-

rettes postkasser helt ned på kontor- eller afdelingsniveau, jf. eksemplet i

figur 6 i Digitaliseringsstyrelsens brev af 16. juni 2014. Dette kan gøre

postkassestrukturen mindre overskuelig.

Det nævnte forhold er i § 7, stik. 1, i lov om Offentlig Digital Post, beskre-

vet således, at

offentlige afsendere

kan anvende Offentlig Digital Post til

kommunikation med fysiske personer og juridiske enheder, der er tilslut-

tet postløsningen. Af § 7, stk. 2, fremgår, at finansministeren kan fastsæt-

te regler om, at offentlige myndigheder m.v., der henregnes til den offent-

lige forvaltning, kan anvende Offentlig Digital Post som offentlige afsen-

dere.

Af forarbejderne til loven fremgår i den forbindelse følgende (lovforslag

nr. L 160 af 13. april 2012 til lov om Offentlig Digital Post, almindelige

bemærkninger til lovforslaget):

’4.3. Offentlige afsendere

Offentlige myndigheder o.l. tilsluttes automatisk Offentlig Digital Post, jf.

bestemmelsen i lovforslagets § 3, stk. 2, når myndigheden optræder i

egenskab af virksomhed. Dette er f.eks. tilfældet, når myndigheden mod-

tager kommunikation i egenskab af arbejdsgiver eller grundejer.

Finansministeren bemyndiges, jf. lovforslagets § 7, stk. 2- 4, til at fast-

sætte, hvilke tilsluttede offentlige myndigheder m.v., der kan anvende

postløsningen som offentlige afsendere - dvs. hvilke myndigheder m.v.

der kan sende meddelelser i postløsningen til tilsluttede borgere og virk-

somheder, og hvilke myndigheder mv., tilsluttede borgere og virksomhe-

der vil kunne sende meddelelser til i postløsningen.

Det offentliggøres i postløsningen, hvilke offentlige myndigheder, der

som offentlige afsendere, er tilsluttet løsningen som offentlige afsendere,

således at de kan sende meddelelser i postløsningen med de anførte

retsvirkninger.

Som følge af de gældende udbudsretlige regler vil ikke alle offentlige

myndigheder kunne anvende den nuværende løsning, der er anvist som

Offentlig Digital Post til at sende meddelelser til tilsluttede fysiske perso-

ner og juridiske enheder.

Der henvises i øvrigt til bemærkningerne til § 7.’

Af bemærkningerne til lovforslagets § 7 fremgår dette:

30/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

’Til § 7

…

Bestemmelsen i stk. 2 er begrundet i de gældende udbudsretlige regler,

der indebærer, at ikke alle offentlige myndigheder fra lovens ikrafttræden

vil kunne anvende Offentlig Digital Post til at sende meddelelser til tilslut-

tede personer og juridiske enheder. De udbudsretlige regler indebærer,

at den eksisterende postløsning kun kan anvendes af myndigheder mv.,

der er oprindelige parter i den privatretlige aftale mellem staten og leve-

randøren af postløsningen.

De myndigheder der fra lovens ikrafttræden kan blive tilsluttet løsningen

er: alle statslige myndigheder, statslige institutioner, ATP og ordninger

administreret af ATP samt alle kommuner og regioner. Herudover kan en

lang række selevejende institutioner, hvis bevillinger er optaget på fi-

nansloven, blive tilsluttet. Listen over hvilke selvejende institutioner det

drejer sig om, er tilgængelig på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside

www.digst.dk.

En myndighed skal for at blive tilsluttet indgå en tilslutningsaftale med

den systemansvarlige og gennemføre en teknisk tilslutning. En myndig-

hed defineres i tilslutningssammenhæng ved sit CVR nr. Det betyder, at

en myndigheds enheder registreret med P-nummer kan tilsluttes under

CVR- enhedens tilslutning.

I medfør af bemyndigelsen i stk. 2 vil finansministeren f.eks. i forbindelse

med genudbud af postløsningen kunne fastsætte at offentlige afsendere

omfatter alle offentlige myndigheder.

Udtrykket ’offentlige myndigheder’ skal forstås bredt, dvs. med en af-

grænsning, som svarer til de myndigheder, der er omfattet af offentlig-

heds- og forvaltningsloven.’

På grundlag af de oplysninger, som jeg har modtaget i sagen, må jeg

konstatere, at Digital Post-løsningen i sin nuværende form ikke under-

støtter overholdelsen af det forvaltningsretlige krav om, at det skal være

synligt for borgere (og virksomheder, i det følgende henvises dog kun til

borgere), hvilken myndighed de pågældende kommunikerer med, i og

med, at det er muligt at sende meddelelser uden de nævnte oplysninger

fremgår overhovedet. Problemet er kun delvist afhjulpet med ændringen

af den information, der knytter sig til meddelelser i borgerens sendt post-

mappe, der gennemføres i juli 2014, da en tilsvarende ændring efter det

31/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

oplyste ikke kan gennemføres for meddelelser i indbakken i den nuvæ-

rende postløsning.

Uanset at myndighederne ifølge Digitaliseringsstyrelsen i praksis formo-

des at overholde det forvaltningsretlige krav om at sikre korrekt afsen-

derbetegnelse i selve de meddelelser, der udgår fra den enkelte myndig-

hed, og uanset at det – i nogle tilfælde – er muligt i at anføre afsenderin-

formation om myndigheden i emnefeltet, mener jeg, at god forvaltnings-

skik tilsiger, at selve indretningen af postløsningen bør understøtte over-

holdelsen af basale forvaltningsretlige krav.

Jeg går ud fra, at Digitaliseringsstyrelsen i forbindelse med det først-

kommende genudbud af postløsningen vil være opmærksom på de

nævnte problemstillinger. Jeg går herunder ud fra, at styrelsen vil sikre,

at postløsningen indrettes så den understøtter kravet om, at det skal væ-

re synligt for borgerne fra hvilken offentlig myndighed en meddelelse

stammer. Endvidere går jeg ud fra, at styrelsen ved en opdatering af

postløsningen vil have fokus på at sikre en enkel og gennemskuelig

postkassestruktur, hvor alle offentlige myndigheder i Danmark er umid-

delbart kontaktbare.

Dette kan eventuelt ske i forbindelse med, at finansministeren udnytter

bemyndigelsen til at udvide kredsen af offentlige afsendere til alle offent-

lige myndigheder m.v., der henregnes til den offentlige forvaltning, jf. lov

om Offentlig Digital Post § 7, stk. 2.

I tiden indtil sådanne tilpasninger af postløsningen kan gennemføres, går

jeg ud fra, at Digitaliseringsstyrelsen vil vejlede myndighederne om,

hvordan det i den nuværende postløsning bedst kan sikres, at oplysnin-

ger om navnet på den afsendende myndighed fremgår af meddelelser,

der sendes til borgerne. Dette gælder ikke mindst i lyset af, at der i prak-

sis er eksempler på, at myndighedernes meddelelser mangler afsender-

betegnelse.

Jeg går endvidere ud fra, at styrelsen vil indskærpe vigtigheden af, at

myndighederne giver borgerne tydelig vejledning om, hvordan postkas-

semyndigheder kontaktes i Offentlig Digital Post.

Jeg beder om at modtage Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger til

ovenstående.

Ad b. – Manglende opdatering af adressebogen i Offentlig Digital

Post

32/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

I mit brev af 7. maj 2014 bemærkede jeg, at jeg ved min gennemgang af

de i brevet omtalte rapporter var blevet opmærksom på, at adressebogen

i Offentlig Digital Post i en række tilfælde ikke har været opdateret, her-

under fordi myndigheder, der ikke længere eksisterede stadig figurerede i

adressebogen og fordi nogle myndigheder genbrugte postkasser fra tidli-

gere, nu nedlagte myndigheder, og dermed optrådte under forkert myn-

dighedsnavn.

Digitaliseringsstyrelsen oplyser i brevet af 16. juni 2014 dertil, at det er

den enkelte myndigheds ansvar at sørge for at opdatere myndigheds-

navne og slette ikke-længere kontaktbare myndigheder og postkasser,

når der er sket ændringer.

Det fremgår endvidere af brevet, at Digitaliseringsstyrelsen som led i

overgangen til Offentlig Digital Post gennemfører løbende tests med

henblik på at sikre, at myndigheder, der fremgår af adressebogen, er

kontaktbare. Desuden har styrelsen anmodet departementerne om at

udpege, hvilke myndigheder, der skal fremgå af adressebogen og der-

med være kontaktbare. Digitaliseringsstyrelsen henviser i den forbindelse

til oversigten, der er offentliggjort på Digitaliseringsstyrelsens hjemme-

side over myndigheder, der skal være kontaktbare (indsat i et link i bre-

vet). Styrelsen oplyser, at en gennemgang af myndighederne på listen

primo juni 2014 viste, at 119 af i alt 124 myndigheder aktuelt er kontakt-

bare. Det fremgår, at styrelsen er i dialog med de resterende fem myn-

digheder med henblik på, at de snarest bliver kontaktbare.

Jeg bemærker, at listen, som findes på Digitaliseringsstyrelsens hjem-

meside, alene omfatter statslige myndigheder, som skal være kontaktba-

re i postløsningen.

På mødet den 20. juni 2014 oplyste styrelsen i tilknytning hertil, at kom-

munerne har frabedt sig at fremgå af listen.

Finansministeren offentliggør i Offentlig Digital Post, hvilke offentlige

myndigheder m.v. der anvender Offentlig Digital Post som offentlige af-

sendere. Det er fastsat i § 7, stk. 5, i lov om Offentlig Digital Post.

Af bestemmelsens forarbejder fremgår følgende (lovforslag nr. L 160 af

13. april 2012 til lov om Offentlig Digital Post, bemærkninger til lovforsla-

gets enkelte bestemmelser):

’Til § 7

…

33/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

Bestemmelsen i stk. 5 skal ses på baggrund af de retsvirkninger der er

knyttet til postløsningen - herunder at offentlige afsendere kan sende

meddelelser, herunder bebyrdende afgørelser, til fysiske personer og ju-

ridiske enheder, der er omfattet af obligatorisk tilslutning, men ikke til-

meldt sig postløsningen. Det foreslås derfor, at finansministeren i den of-

fentlige digitale postløsning offentliggør hvilke offentlige myndigheder,

der er tilsluttet som offentlige afsendere. Denne offentliggørelse opdate-

res løbende.’

Jeg beder Digitaliseringsstyrelsen om at oplyse, om offentliggørelsen af

listen på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside er sket som led i opfyldel-

sen af lovens § 7, stk. 5. I givet fald beder jeg styrelsen om at redegøre

nærmere for, hvordan styrelsen vil sikre borgerne information om andre

end statslige myndigheder – herunder kommunerne – som skal være

kontaktbare i Offentlig Digital Post.

Jeg går i øvrigt ud fra, at Digitaliseringsstyrelsen med jævne mellemrum

– som sket primo juni 2014 – vil kontrollere, om de myndigheder, som

skal være kontaktbare i postløsningen, reelt er kontaktbare.

Jeg beder også om at modtage Digitaliseringsstyrelsens bemærkninger

på dette punkt.

Ad c. – Rudersdal Kommunes brug af eget postsystem

I brevet af 7. maj 2014 bad jeg for det tredje Digitaliseringsstyrelsen om

at forholde sig til, hvorvidt det er foreneligt med lov om Offentlig Digital

Post, at Rudersdal Kommune uden særskilt hjemmel ved siden af tilslut-

ningen til Offentlig Digital Post opretholder et særligt system – NemPost

– til sikker digital kommunikation til borgerne.

Ved brev af 23. maj 2014 fra Rudersdal og Gentofte Kommuner (hvori

kommunerne kommenterer mit brev af 7. maj 2014) er jeg siden blevet

gjort bekendt med, at også Gentofte Kommune benytter NemPost ved

siden af Offentlig Digital Post.

Digitaliseringsstyrelsen oplyser i brevet af 16. juni 2014, at styrelsen ikke

anser det for uforeneligt med lov om Offentlig Digital Post, at Gentofte og

Rudersdal Kommuner fortsat opretholder et særligt system til sikker

kommunikation med deres borgere.

Digitaliseringsstyrelsen bemærker, at lov om Offentlig Digital Post ikke

forpligter offentlige afsendere til at anvende postløsningen Offentlig Digi-

34/45

KOU, Alm.del - 2014-15 (1. samling) - Bilag 58: Redegørelser fra Ombudsmanden vedr. Offentlig Digital Post

ENDELIG REDEGØRELSE

tal Post. Styrelsen henviser i den forbindelse til følgende citat fra forar-

bejderne til lovens § 7:

’Offentlige afsendere vil ikke i medfør af reglerne i det foreliggende lov-

forslag være forpligtede til at sende digital post til de tilsluttede personer

og juridiske enheder via Offentlig Digital Post. Det er imidlertid intentio-

nen, at Offentlig Digital Post anvendes til myndighedernes udgående

post i videst muligt omfang i overensstemmelse med den fællesoffentlige

digitaliseringsstrategi og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi.’

Digitaliseringsstyrelsen vurderer på den baggrund, at Rudersdal Kom-

mune (og Gentofte Kommune, går jeg ud fra) som udgangspunkt kan an-

vende eget postsystem til kommunikation med borgerne, hvis borgerne

har givet samtykke hertil. Styrelsen bemærker i tilknytning hertil, at bor-

gere, der har givet et sådant samtykke, vil skulle tjekke post i to postløs-

ninger (både kommunens postløsning og Offentlig Digital Post). Styrel-

sen bemærker samtidig, at det er styrelsens vurdering, at der er så store

fordele ved, at samtlige borgere over 15 år pålægges en pligt til at kunne

modtage post via Offentlig Digital Post, at lokale postløsninger, der kræ-

ver indhentning af et samtykke, næppe vil blive opretholdt i længden.

Som det fremgår af det af Digitaliseringsstyrelsen anførte citat fra forar-

bejderne, er det – til trods for, at Offentlig Digital Post ikke er obligatorisk

at anvende – intentionen, at denne postløsning i videst muligt omfang

skal anvendes til myndighedernes udgående post. Af forarbejderne til

bestemmelsen fremgår i fortsættelse heraf dette:

’Tilsluttede personer og juridiske enheder har med andre ord ikke krav på