PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Finansudvalget 2014-15 (1. samling)
FIU Alm.del Bilag 62
Offentligt

7/2014

Beretning om

forskningsmidler på hospitalerne

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

7/2014

Beretning om

forskningsmidler på hospitalerne

Statsrevisorerne fremsender denne beretning

med deres bemærkninger til Folketinget og

vedkommende minister, jf. § 3 i lov om

statsrevisorerne og § 18, stk. 1, i lov om

revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2015

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres eventuelle bemærkninger Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkommende

minister.

Økonomi- og indenrigsministeren og ministeren for sundhed og forebyggelse afgiver en redegørelse til beretningen. Ministe-

ren for sundhed og forebyggelses kommentarer til de indhentede udtalelser fra regionsrådene indgår i redegørelsen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministrenes redegørelser.

På baggrund af ministrenes redegørelser og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beretningen, hvilket

forventes at ske i august 2015.

Ministrenes redegørelser, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles i Statsreviso-

rernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i marts måned – i dette tilfælde Endelig

betænkning over statsregnskabet 2014, som afgives i marts 2016.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Telefon: 33 37 59 87

Fax: 33 37 59 95

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls-Schultz Distribution

Herstedvang 10

2620 Albertslund

Telefon: 43 22 73 00

Fax: 43 63 19 69

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.rosendahls.dk

ISSN 2245-3008

ISBN 978-87-7434-455-1

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne,

den 25. februar 2015

BERETNING OM FORSKNINGSMIDLER PÅ HOSPITALERNE

Statsrevisorerne har anmodet om denne undersøgelse af, hvordan hospitalerne an-

vender eksterne forskningsmidler, dvs. midler fra private organisationer, fonde og

virksomheder. Hospitalernes indtægter til forskning var i 2013 ca. 1,6 mia. kr., hvor-

af private forskningsmidler udgjorde over halvdelen.

Statsrevisorerne kritiserer skarpt hospitalernes forvaltning af eksterne forsk-

ningsmidler, som er udtryk for en særegen forvaltningskultur, hvor man ikke

har tilstrækkeligt fokus på at overholde gældende retningslinjer. Statsreviso-

rerne kritiserer, at regionernes tilsyn har været helt utilstrækkeligt.

Statsrevisorerne har særligt hæftet sig ved risikoen for, at de eksterne forsk-

ningsmidler ikke anvendes til formålet, og ved, at Statsforvaltningen har udført

et for passivt tilsyn med forvaltningen af forskningsmidlerne – selv i de tilfælde,

hvor regionernes revisorer gentagne gange har påpeget problemer med regio-

nernes regnskabsforvaltning og forvaltning af forskningsmidler.

Kritikken er bl.a. baseret på:



At hospitalernes ledelse og interne kontroller i alt for mange tilfælde ikke har sikret,

at basale retningslinjer for anvendelse af forskningsmidlerne er blevet fulgt, fx god-

kendelse af udgiftsbilags formål og relevans.

At styringen af forskningsprojekterne er uigennemsigtig, fordi nye og gamle forsk-

ningsmidler blandes sammen, og projekter kan henstå inaktive over flere år.

At hospitalerne ikke i tilstrækkelig grad adskiller omkostningerne til forskning fra

omkostningerne til den almindelige drift. Regionerne og hospitalerne har således

ikke sikkerhed for, at relevante direkte og indirekte omkostninger bliver dækket.

Der synes at have udviklet sig en særegen forvaltningskultur, hvor sundhedsper-

sonale belønnes med naturalier som frugtordninger, sociale events o.l. for forsk-

ningsrelaterede opgaver.

At der er risiko for, at hospitalerne uretmæssigt finansierer forskning for private

virksomheder med skatteborgerfinansierede driftsbevillinger.

Peder Larsen

Henrik Thorup*

)

Kristian Jensen

Klaus Frandsen

Lennart Damsbo-

Andersen

Lars Barfoed

)

Statsrevisor Henrik Thorup

har ikke deltaget ved behand-

lingen af denne sag på grund

af inhabilitet.



PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING



At regionernes tilsyn ikke har sikret et betryggende grundlag for hospitalernes for-

valtning af forskningsmidler.

At Statsforvaltningen har udført et for passivt tilsyn med forvaltningen af forsknings-

midlerne – selv i de tilfælde, hvor regionernes revisorer gentagne gange har påpe-

get problemer med regionernes regnskabsforvaltning og forvaltning af forsknings-

midler.



PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Beretning til Statsrevisorerne om

forskningsmidler på hospitalerne

Denne undersøgelse er en statsrevisoranmodning, og

Rigsrevisionen afgiver derfor beretningen til Statsrevi-

sorerne i henhold til § 8, stk. 1, og § 17, stk. 2, i rigsre-

visorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar

2012. Beretningen vedrører finanslovens § 10. Øko-

nomi- og Indenrigsministeriet og § 16. Ministeriet for

Sundhed og Forebyggelse.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Indholdsfortegnelse

Introduktion og konklusion ............................................................................................ 1

1.1.

Formål og konklusion ............................................................................................ 1

1.2.

Baggrund .............................................................................................................. 2

1.3.

Revisionskriterier, metode og afgrænsning .......................................................... 6

Etablering af forskningsprojekter .................................................................................. 9

2.1.

Ansøgning og projektoprettelse ............................................................................ 9

2.2.

Hospitalernes kontrakter med eksterne bevillingsgivere..................................... 13

Anvendelse af forskningsmidler .................................................................................. 15

3.1.

Udgifternes relevans for forskningen .................................................................. 16

3.2.

Hospitalernes interne kontroller .......................................................................... 21

3.3.

Hospitalernes løbende opfølgning og afslutning af projekter .............................. 22

3.4.

Adskillelse af driftsmidler og forskningsmidler .................................................... 24

Tilsyn med forvaltningen af forskningsmidler .............................................................. 28

4.1.

Regionernes tilsyn med forvaltningen af forskningsmidler.................................. 28

4.2.

Statsforvaltningens tilsyn med regnskaber og revisionsberetninger i relation

til forskningsmidler .............................................................................................. 31

Bilag 1.

Bilag 2.

Bilag 3.

Bilag 4.

Statsrevisorernes anmodning ................................................................................ 34

Metode................................................................................................................... 35

Sundhedsstyrelsens stillingtagen til habilitet ......................................................... 38

Uddrag fra revisionsberetninger i perioden 2007-2013 vedrørende forsknings-

midler ..................................................................................................................... 39

Bilag 5. Ordliste .................................................................................................................. 41

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Beretningen vedrører finanslovens § 10. Økonomi- og Indenrigsministeriet og

§ 16. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.

I undersøgelsesperioden har der været følgende ministre:

Økonomi- og Indenrigsministeriet:

Karen Jespersen: november 2007 - april 2009

Karen Ellemann: april 2009 - februar 2010

Bertel Haarder: februar 2010 - oktober 2011

Margrethe Vestager: oktober 2011 - september 2014

Morten Østergaard: september 2014 -

Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse:

Jakob Axel Nielsen: november 2007 - februar 2010

Bertel Haarder: februar 2010 - oktober 2011

Astrid Krag Kristensen: oktober 2011 - februar 2014

Nick Hækkerup: februar 2014 -

Beretningen har i udkast været forelagt Økonomi- og Indenrigsministeriet, Mini-

steriet for Sundhed og Forebyggelse og regionerne, hvis bemærkninger er afspej-

let i beretningen.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1. Introduktion og konklusion

1.1. Formål og konklusion

1. Denne beretning handler om hospitalernes forvaltning af eksterne forskningsmidler, som

Statsrevisorerne i januar 2014 anmodede Rigsrevisionen om at undersøge. Undersøgelsen

fokuserer primært på forvaltningen i perioden 2009-2013.

Midler fra private organisationer, fonde og virksomheder udgør over halvdelen af hospitaler-

nes indtægter til forskning. Regionernes samlede indtægter til forskning var ca. 1,6 mia. kr.

i 2013.

Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om de eksterne forskningsmidler forvaltes til-

fredsstillende. Vi besvarer følgende spørgsmål i beretningen:



Bliver afdelingsledelsen tilstrækkeligt inddraget, når hospitalerne etablerer forsknings-

projekterne?

Anvender hospitalerne forskningsmidler i overensstemmelse med formål og retningslin-

jer?

Er regionernes og Statsforvaltningens tilsyn med hospitalernes forvaltning af forsknings-

midler tilstrækkeligt?

Notat om tilrettelæggelsen af

en større undersøgelse

Rigsrevisionen udarbejdede på

baggrund af Statsrevisorernes

anmodning et notat om tilrette-

læggelsen af en større under-

søgelse af, hvordan hospitaler-

ne forvalter eksterne forsknings-

midler. Statsrevisorerne tiltråd-

te notatet på deres møde i april

2014.

KONKLUSION

Rigsrevisionen vurderer samlet, at hospitalernes forvaltning af forskningsmidler er kri-

tisabel. Undersøgelsen viser, at der er flere stærkt kritisable forhold ved den helt ba-

sale budget- og regnskabsforvaltning.

Rigsrevisionen finder det særligt problematisk, at de interne kontroller i alt for mange

tilfælde ikke har sikret, at retningslinjerne er blevet fulgt, og at der er sikkerhed for, at

forskningsmidlerne er anvendt til formålet. Flere ledelseslag har ikke i tilstrækkeligt

omfang påtaget sig et ansvar for at sikre velfungerende kontroller i forvaltningen af

forskningsmidler. Disse forhold er efter Rigsrevisionens opfattelse udtryk for en sær-

egen, afvigende forvaltningskultur. Samtidig har det på flere områder ikke været til-

strækkeligt konkret, hvad der skal gøres, hvem der har ansvaret, og hvad dette an-

svar indebærer. Det gælder for alle de hospitaler, som indgår i Rigsrevisionens un-

dersøgelse, men i varierende grad og omfang hospitaler og afdelinger imellem. Rigs-

revisionen finder det endvidere kritisabelt, at regionerne ikke har sikret sig, at hospi-

talerne forvalter eksterne forskningsmidler tilfredsstillende.

De 2 centrale led i de

interne

kontroller:



Afdelingsledelsen skal god-

kende, at de udgifter, som

forskerne afholder på pro-

jektkontiene, ligger inden

for formål og retningslinjer,

og underskrive bilag.



Regnskabsenheden skal

sikre sig, at afdelingsledel-

sen har godkendt udgiften,

og at den registreres kor-

rekt.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Undersøgelsen viser, at afdelingsledelsen ikke altid bliver tilstrækkeligt inddraget, når

forskningsprojekter bliver etableret. Etableringen danner grundlaget for den fremad-

rettede styring af forskningsprojekterne. Den efterfølgende økonomistyring besvær-

liggøres af, at nye forskningsmidler ofte blandes sammen med midler fra andre forsk-

ningsprojekter, så det ikke er gennemsigtigt, hvad den konkrete bevilling anvendes til.

Desuden sikrer den løbende opfølgning ikke altid, at projekter lukkes, selv om de er

inaktive, og der kan henstå midler over flere år.

Undersøgelsen viser, at hospitalernes interne kontroller ikke har sikret, at retnings-

linjerne bliver fulgt, og at der er dokumentation for, at forskningsmidlerne bliver an-

vendt til formålet og i overensstemmelse med retningslinjerne. På alt for mange bi-

lag er der ikke anført et formål med udgiften, fx anledningen til restaurationsbesøg og

køb af it. Derfor er det uklart, hvad ledelsen og regnskabsenheden har taget stilling

til i kontrollen.

Hospitalerne adskiller ikke i tilstrækkeligt omfang udgifter til forskning fra udgifter til

drift. Hverken hospitalerne eller regionerne har tilstrækkelig viden om, hvorvidt hos-

pitalerne får dækket de direkte og indirekte omkostninger (overhead) i de tilfælde,

hvor det er relevant. Dermed er der risiko for, at hospitalerne utilsigtet og i visse til-

fælde uretmæssigt anvender driftsbevillinger til forskning for private virksomheder.

Efter Rigsrevisionens opfattelse vil det være hensigtsmæssigt, at Økonomi- og In-

denrigsministeriet og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er opmærksomme på

dette forhold. Regionerne og ministerierne bør afklare, hvordan det sikres, at hospi-

talerne opkræver et overhead, der er dækkende, i de forskningsprojekter, hvor det

er relevant. Dette kan ske gennem dialog, eventuelt ved de årlige økonomiforhand-

linger, hvor det kan indgå i en drøftelse om økonomistyring.

Undersøgelsen viser, at regionernes tilsyn med hospitalernes forvaltning af forsk-

ningsmidler er utilstrækkeligt. Regionerne følger ikke op på hospitalernes retnings-

linjer. Dermed sikrer regionerne ikke, at retningslinjerne udgør et betryggende grund-

lag for forvaltningen. Statsforvaltningen har ikke udført sit tilsyn med forvaltningen af

forskningsmidler helt tilstrækkeligt. Statsforvaltningen reagerer kun, hvis regionens

revisor klart har bemærket, at et forhold anses som ulovligt. Der har ikke været så-

danne tilfælde. Statsforvaltningen kunne have fulgt mere op i de tilfælde, hvor revi-

sorerne har gentaget problematiske forhold, som regionerne ikke har udbedret, eller

hvor det har været uklart, om der har været tale om ulovlige forhold.

Rigsrevisionen finder, at hospitalsledelserne og regionerne skal have stærkt fokus

på at sikre, at de retningslinjer, som er under opdatering, bliver brugbare og efterle-

vet i praksis, og at det bør være gennemsigtigt, hvad der finansieres af hospitaler-

nes driftsmidler.

1.2. Baggrund

2. Forskning i sygdomme og behandling kan være med til at forbedre borgernes sundhed.

Derfor er forskning en vigtig opgave for hospitalerne. Forskningen foregår ofte i et samar-

bejde mellem flere aktører – både private og offentlige – og finansieringskilderne er mang-

foldige. Finansieringen kan fx komme fra EU-tilskud, private virksomheder, private fonde el-

ler Det Frie Forskningsråd (herefter Forskningsrådet). Regionerne og hospitalerne stiller og-

så selv forskningsmidler til rådighed.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

3. Når hospitalerne modtager midler til forskning fra eksterne finansieringskilder, er hospita-

lerne ansvarlige for, at midlerne forvaltes tilfredsstillende og anvendes til de formål, som de

er givet til. Bevillingsgivere kan stille forskellige krav til, hvordan hospitalerne skal forvalte og

anvende forskningsmidler. Kravene kan være formuleret i en kontrakt. Nogle bevillingsgive-

re baserer sig dog også i høj grad på tillid til, at midlerne går til de formål, de er tiltænkt. Der

er typisk knyttet langt flere krav til dokumentation, regnskab og rapportering, når forsknings-

midlerne kommer fra EU og offentlige instanser, fx Forskningsrådet, end det er tilfældet, når

midlerne er givet af private aktører.

Forskningsindtægter

4. Der findes ikke en ensartet opgørelse over, hvor mange midler til forskning hospitalerne

har modtaget fra forskellige typer bevillingsgivere. Regionerne opgør indtægter til forskning

forskelligt, og opgørelserne er behæftet med væsentlig usikkerhed. De giver dog en indika-

tion af omfanget af forskningsmidler fordelt på regioner. Tabel 1 viser regionernes anslåede

indtægter til forskning i 2013.

Tabel 1. Regionernes anslåede indtægter til forskning i 2013

(Mio. kr.)

Region

Hovedstaden

Universitetshospitaler

Øvrige hospitaler

I alt

Andel universitets-

hospitaler

Region

Sjælland

Region

Syddanmark

178

242

74 %

Region

Midtjylland

248

293

86 %

Region

Nordjylland

85 %

Alle

regioner

956

682

1.638

58 %

477

502

979

49 %

Der kan være regionale forskelle på, hvordan regionerne konterer og kategoriserer indtægterne. Derfor giver tallene kun en

indikation af størrelsesforholdene. Fx indgår midler til forskning inden for psykiatrien ikke i alle regioner. Tallene er afrundet.

Region Hovedstaden har beregnet indtægterne, som er baseret på sammenlægning af data opgjort i forskellige økonomi-

systemer.

Oplysninger fra Region Sjælland er fra 2012, da det ikke har været muligt at opgøre tallene for 2013.

Her henvises til de 4 største hospitaler: Aalborg Universitetshospital, Aarhus Universitetshospital, Odense Universitets-

hospital og Rigshospitalet.

Kilde: Regionerne.

Det fremgår af tabel 1, at regionernes samlede anslåede indtægter til forskning fra ekster-

ne bevillingsgivere udgjorde 1.638 mio. kr. i 2013. Region Nordjylland og Region Sjælland

havde færrest indtægter, idet indtægterne udgjorde henholdsvis 63 mio. kr. og 61 mio. kr.

(2012-tal). De 4 universitetshospitaler modtager den største andel af indtægterne.

5. I de regioner, hvor det har været muligt at kategorisere indtægterne efter typen af bevil-

lingsgiver, udgjorde indtægterne til forskning fra private organisationer, fonde og virksom-

heder over halvdelen af indtægterne.

6. Forskningsmidlerne er fordelt på mange projekter og forskningssager. Fx har Rigshospi-

talet ca. 2.300 oprettede forskningssager. Nogle projekter modtager flere millioner kroner

fra flere bevillingsgivere, mens andre blot modtager en enkelt mindre bevilling.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Aktører og ansvarsområder

7. Ud over hospitalerne og eksterne bevillingsgivere er der en række øvrige aktører, der og-

så spiller centrale roller i forhold til forvaltningen af forskningsmidler, bl.a. gennem tilsyn. Fi-

gur 1 viser de centrale aktører og deres ansvarsområder.

Figur 1. Centrale aktører og ansvarsområder

TILSYNSMYNDIGHEDER

ØKONOMI- OG

INDENRIGSMINISTERIET

Statsforvaltningen

MINISTERIET FOR SUNDHED

OG FOREBYGGELSE

Det Videnskabsetiske

Komitésystem

Sundhedsstyrelsen

DATATILSYNET

REGION

Overordnet ansvar for regnskab,

forvaltning, retningslinjer mv.

REGIONENS

REVISOR

Revision og regnskab

for region og

hospitaler

EKSTERN

BEVILLINGSGIVER

HOSPITALSLEDELSE

Forvaltning af forskningsmidler og

eventuelt egne retningslinjer

Opfylde forpligtelser

om betaling

(eventuelt kontrakt)

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og

regionerne.

Det Videnskabsetiske Komité-

system

består af Den Nationa-

le Videnskabsetiske Komité og

én eller flere komitéer i hver re-

gion. Aktuelt er der 11 regiona-

le komitéer.

Den Nationale Videnskabseti-

ske Komité er en uafhængig

myndighed under Ministeriet

for Sundhed og Forebyggelse.

Det fremgår af figur 1, at de centrale tilsynsmyndigheder er Økonomi- og Indenrigsministe-

riet og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Derudover har Datatilsynet under Justits-

ministeriet også en tilsynsrolle. Under Økonomi- og Indenrigsministeriet har Statsforvaltnin-

gen en central rolle, ligesom Sundhedsstyrelsen og Det Videnskabsetiske Komitésystem un-

der Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Regionen har med regionsrådet i spidsen det

overordnede ansvar for hospitalerne. Statsforvaltningens tilsyn er rettet mod de aktiviteter,

der udøves af regionsrådene eller på regionsrådets vegne. Ministeriet for Sundhed og Fore-

byggelses tilsyn og samspillet med regionens revisor går også oftest gennem regionen. Re-

lationen til den eksterne bevillingsgiver går direkte fra hospitalet, eventuelt via en kontrakt.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Fordeling af opgaver og ansvar på hospitalerne

8. Forvaltningen af et forskningsprojekt kan opdeles i 2 overordnede faser. I den første fase

etableres projektet. Hvis det er hospitalet, der søger om finasiering hos en ekstern bevillings-

giver, indeholder denne fase en ansøgningsproces. Det kan også være den eksterne bevil-

lingsgiver, der initierer samarbejdet. Under alle omstændigheder skal projektet oprettes i de

administrative systemer, og de nødvendige interne godkendelser og myndighedsgodkendel-

ser fra fx Sundhedsstyrelsen skal indhentes. Kontraktindgåelse hører også til etableringsfa-

sen. I den anden fase er forskningen i gang, og midlerne anvendes. Her pågår interne kon-

troller og løbende opfølgning. Til slut afsluttes projektet, og hospitalet beslutter, om kontoen

skal lukkes. Hvis bevillingsgiver kræver det, skal hospitalet desuden rapportere resultaterne

af forskningen og aflægge projektregnskab til bevillingsgiver.

På hospitalerne er opgaver og ansvar i forskningsprojektet fordelt på forskellige enheder. Fi-

gur 2 viser fordelingen af opgaver på hospitalerne ved forvaltning af forskningsprojekter.

Figur 2. Opgaver på hospitalerne ved forvaltning af forskningsprojekter

HOSPITALSLEDELSE

Overordnet ansvar for

forvaltning af forskningsmidler

Anvendelse af midler

Godkende anvendelse

af midler

Bogføring og kontrol

FORSKER

AFDELINGSLEDELSE

REGNSKABSENHED

EKSTERN

BEVILLINGSGIVER

Forberede etablering

af forskningsprojekt

Godkende etablering

af forskningsprojekt

Projektoprettelse

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra regionerne.

Det fremgår af figur 2, at hospitalsledelsen har det overordnede ansvar for forvaltningen,

herunder at sikre gode og klare rammer herfor gennem retningslinjerne. Forskeren forbe-

reder etableringen af forskningsprojektet og anvender midlerne. I den forbindelse indhenter

forskeren relevante interne og eksterne godkendelser. Afdelingsledelsen godkender eta-

blering og anvendelse af forskningsmidler. Ved etablering kan afdelingsledelsen bl.a. tage

stilling til faglighed og økonomi i afdelingens forskningsprojekter. Ved anvendelse af forsk-

ningsmidler er det også typisk afdelingsledelsen, som godkender forskernes bilag. Regn-

skabsenheden står for at oprette projekterne og for bogføring og kontrol. Pilene angiver,

hvordan dokumenterne bevæger sig gennem de forskellige enheder.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

For at forvaltningen af forskningsmidler kan fungere optimalt, kræver det, at alle lever op til

deres ansvar. Fx er det et fælles ansvar, at forskningsmidler anvendes til formålet og i over-

ensstemmelse med retningslinjerne. Forskeren skal sørge for kun at afholde udgifter, som

ligger inden for formål og retningslinjer. Afdelingsledelsen skal godkende, at forskeren har

opfyldt denne betingelse, og underskrive bilaget. Regnskabsenheden skal bl.a. sikre sig, at

afdelingsledelsen har godkendt udgiften, og at der dokumentation herfor. Hospitalsledelsen

skal sikre sig, at ingen er i tvivl om deres opgaver og ansvar.

Revision

9. Regionernes revisorer udfører både finansiel revision og forvaltningsrevision af regioner-

nes regnskaber, og revisorerne tilrettelægger revisionen ud fra væsentlighed og risiko. Re-

visorerne påtegner regionernes regnskaber og afrapporterer resultaterne af deres revision,

dels i servicebreve til hospitalsledelsen, dels i en årlig beretning om den løbende revision,

som regionsrådet skal forholde sig til. Revisorerne påtegner desuden en del af forsknings-

regnskaberne særskilt, fordi nogle bevillingsgivere kræver det.

10. Regionsrådene skal forholde sig til eventuelle bemærkninger fra revisorerne og forkla-

re, hvilke tiltag regionsrådet har besluttet at iværksætte. Regionsrådet skal angive konkrete

handlinger, fx at regionen vil justere en retningslinje, og kan ikke besvare en revisionsbe-

mærkning med, at den er taget til efterretning.

Tilsyn

11. Økonomi- og Indenrigsministeriets og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses tilsyn

retter sig mod forskellige områder.

12. Økonomi- og Indenrigsministeriet har ansvaret for lovgivningen om regionernes styring

og økonomi. Tilsynet med regionerne varetages af Statsforvaltningen, hvor ministeriet er

øverste tilsynsmyndighed. Tilsynet består primært i, at Statsforvaltningen følger op på regn-

skaberne og revisorernes beretninger. Her er fokus bl.a. på, om regnskabet er rigtigt, og

om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med

meddelte bevillinger, love mv. Statsforvaltningen følger også op på, om regionsrådene for-

holder sig tilstrækkeligt til revisorernes bemærkninger.

13. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har oplyst, at ministeriet fører et almindeligt

sektortilsyn med regionernes varetagelse af sygehusvæsenet. I det omfang ministeriet gi-

ver tilskud til forskningsprojekter, omfattes tilskuddet af de almindelige administrative ret-

ningslinjer for tilsyn. Ministeriet er desuden overordnet myndighed for Sundhedsstyrelsen,

som gennem myndighedskontrol følger op på faglighed og habilitet ved lægemiddelforsøg.

Også Det Videnskabsetiske Komitésystem hører under Ministeriet for Sundhed og Fore-

byggelse. De videnskabsetiske komitéer skal godkende alle sundhedsvidenskabelige forsk-

ningsprojekter, der involverer mennesker eller menneskeligt biologisk materiale, og sikrer

dermed, at projekterne gennemføres videnskabsetisk forsvarligt. Komitéerne fører også til-

syn med de godkendte forskningsprojekter. Komitéerne ser bl.a. på forsøgsprotokol og del-

tagerinformation og fører således ikke et økonomisk tilsyn.

1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning

Revisionskriterier

14. Statsrevisorerne anmodede i januar 2014 Rigsrevisionen om at undersøge, hvordan

regionernes hospitaler forvalter eksterne forskningsmidler. Statsrevisorerne lagde bl.a. til

grund, at der havde været en række artikler i pressen om forvaltning af eksterne forsknings-

midler på flere af Region Hovedstadens hospitaler. Statsrevisorerne bad os om at under-

søge 3 konkrete spørgsmål, jf. bilag 1. Vi har i et notat til Statsrevisorerne i april 2014 be-

skrevet, hvordan vi ville tilrettelægge undersøgelsen og besvare spørgsmålene.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Formålet med undersøgelsen er at vurdere, om de eksterne forskningsmidler forvaltes til-

fredsstillende. Vi forudsætter, at en tilfredsstillende forvaltning bl.a. indebærer, at der er fast-

lagt tilfredsstillende retningslinjer og interne kontroller, der kan sikre, at de eksterne forsk-

ningsmidler anvendes til den forskning og de formål, som er hensigten med bevillingen.

15. Vores undersøgelsesspørgsmål retter sig mod, om forskningsmidlerne forvaltes tilfreds-

stillende i de faser, som et forskningsprojekt gennemløber – set ud fra et administrativt per-

spektiv – og om regionernes og Statsforvaltningens tilsyn er tilstrækkeligt. Kap. 2 handler

om etablering af forskningsprojekter, kap. 3 om anvendelse af forskningsmidler og afslut-

ning af forskningsprojekter, og kap. 4 om tilsyn.

16. Undersøgelsens revisionskriterier er baseret på gældende love og regler, der fastsæt-

ter de forskellige aktørers ansvarsområder og opgaver. Det drejer sig bl.a. om sundheds-

loven, apotekerloven og bekendtgørelse om regionernes budget- og regnskabsvæsen, re-

vision m.v. Det følger af sidstnævnte, at regioner og hospitaler skal følge god bogførings-

skik, der definerer de overordnede krav til bogføring og regnskab.

Ud over love og regler har vi undersøgt, om hospitalerne følger sine egne og regionernes

retningslinjer for, hvordan forskningsmidlerne skal forvaltes i de forskellige faser. Vi har også

haft fokus på, om hospitalerne opfylder eventuelle krav opstillet af bevillingsgiver, fx hvad

midlerne må bruges til. Vi har dog konstateret, at bevillingsgiverne generelt stiller ingen eller

kun meget overordnede krav til brugen af forskningsmidlerne i de sager, vi har gennem-

gået. Derfor er det primært retningslinjerne, der sætter grænserne for brugen af midlerne.

Metode og afgrænsning

17. Undersøgelsen er baseret på gennemgang af materiale fra 7 hospitaler: Rigshospitalet

og Herlev Hospital i Region Hovedstaden, Aarhus Universitetshospital i Region Midtjylland,

Aalborg Universitetshospital i Region Nordjylland, Roskilde og Køge sygehuse (omtales

herefter som Roskilde Sygehus) i Region Sjælland samt Odense Universitetshospital og

Sygehus Lillebælt i Region Syddanmark. Materialet omfatter bl.a. retningslinjer for forvalt-

ning af forskningsmidler samt dokumenter og i alt 1.483 bilag fra 155 udvalgte forsknings-

sager med ekstern finansiering fra private virksomheder og fonde. Vi har også indhentet

materiale fra regionerne, regionernes revisorer, Økonomi- og Indenrigsministeriet, Ministe-

riet for Sundhed og Forebyggelse og Statsforvaltningen. Vi har desuden holdt bilaterale

møder med alle involverede parter.

De anvendte metoder er uddybet i bilag 2, herunder baggrunden for valg af hospitaler, af-

delinger, sager og bilag.

18. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. boks 1.

Sundhedsloven

er bekendt-

gjort i lovbekendtgørelse nr.

1202 af 14 november 2014.

Loven sætter de overordnede

rammer for sundhedsvæsenet.

Loven definerer fx formål, op-

gaver og regionsrådets ansvar.

Apotekerloven

er det popu-

lære navn for lov om apoteker-

virksomhed, som er bekendt-

gjort ved lovbekendtgørelse

nr. 855 af 4. august 2008. Lo-

ven fastsætter bl.a., hvornår

og hvordan læger skal søge

om tilladelse til at være tilknyt-

tet en lægemiddelvirksomhed.

God bogføringsskik

kan be-

skrives som, hvad der til en-

hver tid anses for god skik og

brug blandt kyndige og an-

svarsbevidste fagfolk inden

for bogføringsområdet. Det

følger af bekendtgørelse om

regionernes budget- og regn-

skabsvæsen, revision m.v.

(bekendtgørelse nr. 129 af

30. januar 2014), at regio-

nerne skal følge god bogfø-

ringsskik.

BOKS 1. GOD OFFENTLIG REVISONSSKIK

God offentlig revisionsskik er baseret på de grundlæggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes

internationale standarder (ISSAI 100-999).

19. Vi har generelt afgrænset undersøgelsen tidsmæssigt ved primært at fokusere på perio-

den 2009-2013. I nogle tilfælde har det dog været relevant at inddrage dokumenter fra før

2009, fx fordi nogle bevillinger er anvendt til projekter, som er påbegyndt tidligere. Desuden

har vi – så vidt det har været muligt og relevant – inddraget materiale fra 2014, som er ble-

vet udarbejdet, mens undersøgelsen har været i gang. Der er primært tale om justeringer

af retningslinjerne foranlediget af den øgede opmærksomhed på området.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

I forhold til retningslinjer er undersøgelsens primære fokus på de retningslinjer, der var gæl-

dende indtil omkring medio 2014, dvs. før de justeringer, som hospitalerne og regionerne ef-

terfølgende har foretaget og fortsat arbejder med. I nogle regioner og på nogle hospitaler har

retningslinjerne også udviklet sig tidligere, men der har generelt været tale om mindre ud-

dybninger og udbygninger. Vi har enkelte steder afspejlet de forandringer, som har fundet

sted og er i gang. Vi har inddraget retningslinjer fra både hospitaler og regioner, men vi har

generelt ikke sondret mellem, om en retningslinje er forankret på regionalt niveau eller på

hospitalsniveau. Når vi henviser til retningslinjerne, henviser vi således til det samlede sæt

af retningslinjer, som hospitalernes forvaltning af forskningsmidler er underlagt.

Vi har afgrænset os fra at se på forskningssager, hvor der er krav om særkilt revision, eller

hvor vi har været bekendt med, at regionernes revisorer har valgt at gennemgå dem. I dis-

se sager baserer vi os på revisorernes arbejde. Det gælder også de særlige bilagsgennem-

gange, som Region Hovedstadens revisorer har udført på flere af regionens hospitaler i lø-

bet af 2014. Vi har dog især haft fokus på Rigshospitalet. Vi har drøftet med alle revisorer-

ne, hvordan de har tilrettelagt revisionen, og hvad de har fundet af resultater.

Undersøgelsen omfatter ikke de sager, der har ført til, at læger er blevet politianmeldt.

20. Statsrevisorerne har bedt om, at der i undersøgelsen skulle indgå en sammenligning af

forvaltningen af eksterne forskningsmidler på hospitaler og universiteter for at belyse god

praksis. Derfor har vi flere steder angivet, hvordan Københavns Universitets retningslinjer

adskiller sig fra hospitalernes. Vi har især haft fokus på de områder, hvor vi mener, hospi-

talerne kan lære af universitetets praksis.

Vi har valgt specifikt at sammenligne med Københavns Universitet, som er det største af

universiteterne. Universitetets eksterne tilskud til forskning udgjorde ca. 2,2 mia. kr. i 2013.

Vi har fulgt universitetet gennem en årrække i forskellige revisioner, og vi har bl.a. brugt

vores viden fra tidligere undersøgelser. Det drejer sig om beretning om forvaltning af pri-

vate forskningsmidler ved Aarhus Universitet og Københavns Universitet samt notat og rap-

port fra maj 2011 (behandlet af Statsrevisorerne i juni 2011) om Københavns Universitets

forvaltning af tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed. Sidstnævnte havde særligt fokus

på forvaltningen af Milena Penkowas forskningsprojekter. Vi har desuden gennemgået ret-

ningslinjer og en række forskningssager på Københavns Universitet i foråret 2014 for at

sikre os et bedre sammenligningsgrundlag.

21. Undersøgelsen er baseret på en stikprøvevis gennemgang af forskningssager og bi-

lag. Der er stor forskel på antallet af forskningsprojekter på de udvalgte hospitaler. Derfor

har vi ikke gennemgået lige mange forskningssager og bilag på alle hospitaler, men har til-

passet stikprøvestørrelsen til hospitalets forskningsomfang.

22. Bilag 5 indeholder en ordliste, der forklarer udvalgte ord og begreber.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ETABLERING AF FORSKNINGSPROJEKTER

2. Etablering af forskningsprojekter

Rigsrevisionen vurderer, at afdelingsledelsen ikke bliver tilstrækkeligt inddraget, når

forskningsprojekterne etableres.

Afdelingsledelsen bliver ikke altid tilstrækkeligt inddraget i forbindelse med ansøgning,

oprettelse og budgetlægning, som udgør grundlaget for den fremadrettede styring af

forskningsprojekterne. Afdelingsledelsen får dermed ikke mulighed for at tage stilling

til relevante faglige og økonomiske forhold, som kan forpligte hospitalerne. Økonomi-

styringen besværliggøres af, at nye forskningsmidler ofte blandes sammen med mid-

ler fra andre forskningsprojekter, så det ikke er gennemsigtigt, hvad den konkrete be-

villing anvendes til.

Retningslinjerne er generelt ikke tilstrækkeligt konkrete om, hvordan og hvornår afde-

lingsledelsen skal inddrages. Retningslinjerne indeholder desuden ikke krav om, hvil-

ke dokumenter der skal journaliseres i et forskningsprojekt. Det betyder, at der er ri-

siko for, at hospitalerne ikke har en fyldestgørende dokumentation for projekter, som

kan forpligte hospitalet både juridisk og økonomisk.

Kontrakterne indeholder de væsentligste forhold, som sikrer et godt aftalegrundlag,

og bliver gennemgået af jurister.

23. Dette kapitel handler om, hvordan hospitalerne etablerer forskningsprojekter med eks-

tern finansiering, herunder hvordan de ansøger om midler, opretter projekter og indgår kon-

trakter.

2.1. Ansøgning og projektoprettelse

24. Vi har undersøgt, om der er etableret retningslinjer, der fastlægger, hvordan det skal for-

løbe, når hospitalerne ansøger om midler og opretter forskningsprojekter. Dernæst har vi

undersøgt, om hospitalerne har sikret, at retningslinjerne er fulgt.

Det er vigtigt, at afdelingsledelsen bliver inddraget, når en forsker søger om midler, og når

forskningsprojekter bliver oprettet. Dermed kan afdelingsledelsen tidligt i forløbet tage stil-

ling til, om det enkelte forskningsprojekt har faglig relevans for afdelingen, og om afdelingen

kan rumme de eventuelle økonomiske forpligtelser, som projektet medfører. Der kan også

være særlige hensyn til personaleresurser, kapacitet i forhold til udstyr mv., som det er nød-

vendigt, at afdelingsledelsen tager stilling til.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ETABLERING AF FORSKNINGSPROJEKTER

Ansøgningsprocessen

25. Når hospitalerne modtager midler, kan samarbejdet enten være initieret af én af hospi-

talets forskere eller af bevillingsgiveren. Forskeren kan fx søge om midler til forskning fra en

privat fond. Omvendt er det også almindeligt, at en privat virksomhed henvender sig til et ho-

spital, fordi virksomheden gerne vil have gennemført en klinisk afprøvning. I de tilfælde, hvor

private virksomheder selv har henvendt sig, har hospitalerne ikke udarbejdet en ansøgning

om forskningsmidler.

26. Rigshospitalet, Herlev Hospital, Roskilde Sygehus, Odense Universitetshospital og Sy-

gehus Lillebælt har i deres retningslinjer et krav om, at afdelingsledelsen skal godkende an-

søgninger om finansiering, inden de sendes til den eksterne bevillingsgiver. Det gælder imid-

lertid ikke ved kliniske afprøvninger, hvor virksomheden henvender sig til hospitalet.

Vores gennemgang af sager viser, at det især for Rigshospitalet og Odense Universitets-

hospital generelt er meget få ansøgninger, som er godkendt af afdelingsledelsen, inden an-

søgningen er sendt til bevillingsgiver. Hospitalerne oplyser generelt, at afdelingsledelsen

godkender ansøgningerne mundtligt, og at der ikke er en fast praksis med, at afdelingsle-

delsen underskriver ansøgningerne, så der er en skriftlig dokumentation for, at en ansøg-

ning er godkendt, inden forskeren har sendt den.

27. Retningslinjerne beskriver generelt ikke, hvordan og hvornår afdelingsledelsen skal ta-

ge stilling til det faglige og etiske indhold i et givent forskningsprojekt.

Hospitalerne oplyser, at det først og fremmest er forskerens ansvar at sikre, at de faglige

og etiske forhold omkring et forskningsprojekt er i orden. Forskerne søger i forbindelse med

etableringen af visse typer forskningsprojekter om myndighedsgodkendelser fra fx de vi-

denskabsetiske komitéer. Forskerne søger derudover om Sundhedsstyrelsens tilladelse,

hvis de ønsker at være tilknyttet til en lægemiddelvirksomhed. Bilag 3 indeholder beskri-

velser af, hvornår forskerne skal søge om Sundhedsstyrelsens tilladelse.

Hospitalerne oplyser, at afdelingsledelsen først forholder sig til de faglige og etiske per-

spektiver ved et givent forskningsprojekt, når afdelingsledelsen senere i projektforløbet får

forelagt et oprettelsesskema, og når afdelingsledelsen underskriver kontrakter.

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at afdelingsledelsen – som et led i den interne kontrol –

bør sikre, at dialogen om godkendelse af ansøgning er dokumenteret. Når der i vores sags-

gennemgang ikke foreligger dokumentation for, at afdelingsledelsen har godkendt en an-

søgning, er det uklart, om afdelingsledelsen reelt har taget stilling til projektets økonomi og

faglighed i tide.

Projektoprettelse

28. Når bevillingsgiver har givet tilsagn om at donere forskningsmidler, skal hospitalet op-

rette forskningsprojektet i økonomisystemet.

Oprettelsesskemaer

29. Når hospitalet modtager en forskningsbevilling, kan der udarbejdes et oprettelsesske-

ma. Et oprettelsesskema, der er godkendt af afdelingsledelsen, er med til at sikre, at afde-

lingen påtager sig forvaltningen af projektet, er bekendt med de eventuelle risici, der er for-

bundet med projektet, fx at dække eventuelle underskud, og er i stand til at efterleve de

krav, som bevillingsgiver stiller.

Til sammenligning har Københavns Universitet i sine retningslinjer krav om, at der skal ud-

fyldes et oprettelsesskema, som skal godkendes af institutlederen.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ETABLERING AF FORSKNINGSPROJEKTER

30. Der er 6 ud af 7 hospitaler, som i retningslinjerne har krav om, at forskeren skal udfylde

et oprettelsesskema, som bliver godkendt af afdelingsledelsen. Det krav har Odense Univer-

sitetshospital også indført fremadrettet fra september 2014.

På de 6 hospitaler, hvor der i undersøgelsesperioden er krav om oprettelsesskema, skal ho-

spitalets regnskabsenhed modtage et godkendt skema, før de opretter en ny konto. Det er

dog uklart, om der altid skal udfyldes et særskilt skema for hver enkel bevilling eller blot ét

skema pr. projekt, hvis projektet løbende modtager finansiering fra flere bevillingsgivere til

samme formål.

31. Vores gennemgang af hospitalernes oprettelsesskemaer viser, at der er stor forskel på,

hvilke oplysninger der skal fremgå af skemaet. Nogle hospitalers oprettelsesskema er pri-

mært rettet mod regnskabsenheden og indeholder derfor få oplysninger. Andre hospitaler

anvender skemaerne til at samle centrale projektoplysninger ét sted, og skemaerne inde-

holder derfor både faglige og økonomiske oplysninger, idet afdelingsledelsen også anven-

der dem til at godkende projekterne endeligt.

32. Vores gennemgang viser desuden, at der i næsten alle de gennemgåede sager var ud-

fyldt et oprettelsesskema på de 6 hospitaler, som har et krav herom. Aarhus Universitets-

hospital, Rigshospitalet og Herlev Hospital har dog en praksis for, at forskerne kun udfylder

et oprettelsesskema, når de vil have oprettet et nyt projekt i økonomisystemet. Ofte opret-

ter disse hospitaler ikke et nyt projekt i økonomisystemet, og derfor var der i flere af sager-

ne ofte ikke særskilte oprettelsesskemaer på de midler, som Rigsrevisionen undersøgte.

Fx kunne en bevilling fra 2009 være hægtet på et oprettelsesskema fra 2006. Det er efter

Rigsrevisionens opfattelse problematisk, at der ikke er dokumentation for, at afdelingsledel-

sen har godkendt faglighed og økonomi, når hospitalerne oplyser, at afdelingsledelsen med

sin underskrift på oprettelsesskemaet godkender de faglige og etiske perspektiver ved et

givent forskningsprojekt.

33. Roskilde Sygehus oplyser, at sygehuset adskiller bevillingerne i økonomisystemet, idet

de opretter en ny konto for hvert nyt projekt, og at det er hovedreglen, at der ikke er mere

end én bevillingsgiver pr. projekt. De andre hospitaler oplyser, at de kun adskiller bevillin-

gerne, hvis bevillingsgiver har stillet krav herom. Ellers har hospitalerne løbende forsknings-

konti med brede formål, så kontoen også kan rumme de bevillinger, som forskeren efter-

følgende får til andre projekter, fordi det begrænser det samlede antal forskningskonti, som

de enkelte afdelinger råder over.

34. Undersøgelsen viser, at hospitalerne ikke har tilstrækkeligt fokus på at adskille bevillin-

gerne i økonomisystemet, men i stedet sætter midlerne ind på det, hospitalerne betegner

som løbende forskningskonti. De løbende forskningskonti indeholder både midler, der be-

vilges til fx kliniske afprøvninger, og overskud fra færdiggjorte projekter. Disse overskud be-

tegner forskerne flere steder som ”frie midler”. Forståelsen på afdelingerne er, at de løben-

de forskningskonti indeholder midler, der ikke er formålsbestemte, og som derfor kan be-

nyttes til diverse udgifter af faglig og social relevans for afdelingen. Boks 2 viser et eksem-

pel på en løbende forskningskonto.

BOKS 2. EKSEMPEL PÅ EN LØBENDE FORSKNINGSKONTO

På en løbende forskningskonto er der fx afholdt udgifter til alt fra løn til frugtordning til personalet,

konferenceophold, bilkøb i forbindelse med forskningsophold i USA og telefonregninger.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ETABLERING AF FORSKNINGSPROJEKTER

Det er efter Rigsrevisionens opfattelse problematisk, at hospitalerne blander bevillingerne

sammen på løbende forskningskonti, som beskrevet i boks 2, fordi det gør det svært at sty-

re de enkelte bevillinger og spore sammenhængen mellem en konkret bevilling og forbrug af

forskningsmidler på fx løn og repræsentation. Det har desuden besværliggjort Rigsrevisio-

nens undersøgelse af, om forbruget på forskningskontoen er i overensstemmelse med for-

målet.

35. Undersøgelsen viser eksempler på, at hospitaler har sat forskningsmidler ind på en lø-

bende konto, hvorfra de afholder mange typer udgifter, selv om der er søgt eller doneret til

et specifikt formål, fx løn og uddannelse. Boks 3 viser eksempler på forskningsmidler, der er

givet med et bestemt formål, og som er sat ind på en løbende forskningskonto.

BOKS 3. EKSEMPLER PÅ FORMÅLSBESTEMTE FORSKNINGSMIDLER, SOM ER INDSAT PÅ

EN LØBENDE FORSKNINGSKONTO



En bevilling til apparatur på 16 mio. kr. bliver sat ind på en løbende konto, hvorfra udgiften til appa-

raturet afholdes sammen med andre udgifter, fx udgifter til rejser og bespisning (Aarhus Universi-

tetshospital).



En bevilling til en CT-skanner bliver sat ind på en løbende konto (Rigshospitalet).

36. Ud over eksemplerne i boks 3 er der på hospitalerne eksempler på kontrakter med pri-

vate virksomheder, hvoraf det fremgår, at den lægemiddelafprøvning, som virksomheden be-

taler for, kun må finansieres af den pågældende virksomhed, da det har betydning for ejer-

skabet af rettighederne til resultaterne. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at hospitalerne ik-

ke kan sikre dette, når hospitalerne sætter midlerne fra virksomhederne ind på løbende kon-

ti sammen med midler fra andre virksomheder, som er med til at dække udgifter til fx løn til

forskningssygeplejersker og patientgodtgørelse.

Budgetter og stillingtagen til økonomi

37. Et budget er med til at sikre, at afdelingsledelsen får informationer om de samlede øko-

nomiske forpligtelser i projekterne. Desuden er et budget et vigtigt redskab, der hjælper ho-

spitalet til løbende at kunne følge op internt, da det giver mulighed for løbende at følge, om

forbruget udvikler sig planmæssigt.

Københavns Universitet har derfor i sine retningslinjer et krav om, at forskerne skal udar-

bejde budgetter, når de ansøger om midler, og at budgetterne skal godkendes af institutle-

deren eller en hertil bemyndiget person.

38. Vores gennemgang af retningslinjerne viser, at 5 ud af 7 hospitaler stiller krav om bud-

getter, mens Herlev Hospital og Aalborg Universitetshospital ikke har krav om, at der skal

udarbejdes budgetter. Region Hovedstaden har oplyst, at alle regionens hospitaler i løbet

af 2014 har været i gang med at lægge budgetter ind i regionens økonomistyringssystem

for alle eksterne forskningsprojekter.

39. Vores gennemgang af sagerne viser generelt, at der er udarbejdet budgetter for meget

få bevillinger, og at de budgetter, der findes, er af meget overordnet karakter. Budgetter-

ne – både for de kliniske afprøvninger og for øvrige forskningsprojekter – indeholder sjæl-

dent oplysninger om indirekte omkostninger og resursetræk på andre afdelinger fordelt på

de år, projektet gennemløber. Budgetterne i de kliniske afprøvninger har ofte karakter af

afregningsoversigter, der angiver priser, som bevillingsgiver skal betale for forskellige ydel-

ser, fx patientbesøg.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ETABLERING AF FORSKNINGSPROJEKTER

Journalisering

40. Københavns Universitet har i sine retningslinjer understreget kravet om journalisering af

de dokumenter, der kan forpligte universitetet økonomisk og juridisk. Ansvaret for journali-

seringen er placeret hos institutlederen.

41. Undersøgelsen viser, at hospitalerne ikke har opstillet et lignende krav om journalisering.

Det fremgår generelt af retningslinjerne, at bilag og andet regnskabsmateriale skal arkive-

res og gemmes i overensstemmelse med lovgivningen. Der er dog generelt mindre klarhed

om, hvilke øvrige centrale dokumenter hospitalerne skal journalisere. Aarhus Universitets-

hospital, Rigshospitalet, Herlev Hospital og Aalborg Universitetshospital har dog klare krav

om, at kontrakter skal journaliseres.

Resultater

42. Undersøgelsen viser, at Rigshospitalet, Herlev Hospital, Roskilde Sygehus, Odense Uni-

versitetshospital og Sygehus Lillebælt stiller krav om, at afdelingsledelsen skal godkende

de ansøgninger om eksterne bevillinger, som afdelingerne selv udarbejder og sender. Selv

om disse hospitaler har et krav om, at afdelingsledelsen skal godkende, når forskere søger

om midler, foreligger der ikke altid en godkendt ansøgning til bevillingsgiver. Det gælder især

for Rigshospitalet og Odense Universitetshospital.

6 ud af 7 hospitaler stiller krav om, at der skal udarbejdes et oprettelsesskema, som afde-

lingsledelsen skal godkende. Der er dog stor forskel på, hvilke oplysninger der skal fremgå

af oprettelsesskemaet, hvilket kan skyldes, at hospitalerne kan have forskellige behov. Fle-

re projekter har ikke et selvstændigt oprettelsesskema, da bevillinger til disse projekter bli-

ver sat ind på en løbende forskningskonto, der er oprettet med et bredt formål. Hospitaler-

ne opretter generelt få forskningskonti for ikke at få et uoverskueligt antal. Det betyder efter

Rigsrevisionens opfattelse, at det er vanskeligt at spore en sammenhæng mellem den kon-

krete bevilling og forbruget.

Når der ikke foreligger dokumentation for, at afdelingsledelsen hverken har godkendt an-

søgningen, modtagelsen eller oprettelsen af den enkelte bevilling, er det uklart, om afde-

lingsledelsen reelt har taget stilling til projektets økonomi og faglighed i tide.

Der er i retningslinjerne for Herlev Hospital og Aalborg Universitetshospital ikke krav om, at

der skal udarbejdes budgetter. På de øvrige hospitaler er der i begrænset omfang udarbej-

det budgetter, som hospitalerne kan benytte til at følge op på projekterne.

Retningslinjerne for journalisering er ikke tilstrækkeligt klare om, hvilke dokumenter hospi-

talerne skal journalisere. Dermed er der risiko for, at hospitalerne ikke har overblik over cen-

trale dokumenter, som kan indeholde juridiske og økonomiske forpligtelser.

2.2. Hospitalernes kontrakter med eksterne bevillingsgivere

43. Vi har undersøgt, om retningslinjerne fastlægger, hvordan det skal foregå, når hospita-

lerne indgår kontrakter med eksterne bevillingsgivere, og om de indeholder minimumskrav

til indholdet i kontrakterne.

Det er vigtigt, at retningslinjerne er konkrete om, hvem der tager stilling til indholdet i kon-

trakterne, og hvem der skal underskrive, dels fordi de regulerer samarbejdet, dels fordi de

forpligter hospitalet økonomisk og juridisk. Det er derfor vigtigt, at kontrakterne er gennem-

gået juridisk, og at afdelingsledelsen bliver inddraget.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ETABLERING AF FORSKNINGSPROJEKTER

Kontraktindgåelse

44. Når hospitalerne udfører klinisk afprøvning, indgår parterne en kontrakt. Virksomheden

udarbejder ofte et udkast til en kontrakt, som hospitalet skal forholde sig til. I de tilfælde, hvor

hospitalerne modtager bevilling fra fx en fond, foreligger der ofte blot en bevillingsskrivelse,

hvor betingelserne for bevillingen fremgår.

Der er stor forskel på, hvor konkrete retningslinjerne er om, hvordan det skal foregå, når ho-

spitalerne indgår kontrakter. Det fremgår af Rigshospitalets, Herlev Hospitals og Odense Uni-

versitetshospitals retningslinjer, at kontrakterne skal gennemgås juridisk, inden de under-

skrives. Aarhus Universitetshospital, Aalborg Universitetshospital og Sygehus Lillebælt har

oplyst, at selv om det ikke fremgår af retningslinjerne, bliver kontrakterne gennemgået af en

jurist inden underskrift. Roskilde Sygehus har oplyst, at sygehusledelsen gennemgår kon-

trakterne, men at der fremadrettet er etableret en aftale med Odense Universitetshospital

om juridisk bistand.

Vores gennemgang viser, at hospitalerne i kontrakterne har sikret:



at forskeren har ret til at publicere

at ejendomsrettigheder reguleres i kontrakten

at der ikke påhviler hospitalerne et kontraktretligt erstatningsansvar over for bevillings-

giver

at eventuelle tvister med udenlandske bevillingsgivere/virksomheder skal afgøres i hen-

hold til dansk ret.

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at kontrakterne dermed indeholder de væsentligste punk-

ter, som sikrer, at forskerne har et tilfredsstillende samarbejds- og aftalegrundlag. Det er

dog Rigsrevisionens opfattelse, at hospitalerne kunne styrke dokumentationen af den juri-

diske gennemgang.

Der er også flere kontrakter og bevillingsskrivelser, der ikke er underskrevet af afdelings-

ledelsen. Ud af 84 kontrakter og bevillingsskrivelser var 22 ikke underskrevet.

Resultater

45. Undersøgelsen viser, at hospitalerne har fokus på at sikre, at retten til at publicere og

anvende forskningsresultaterne, ejendomsrettigheder, erstatningsansvar og eventuelle tvi-

ster med udenlandske virksomheder er indeholdt i samarbejdsaftalerne/kontrakterne. Ho-

spitalerne sikrer, at ledelsen generelt bliver inddraget, og at kontrakterne bliver gennem-

gået juridisk.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

3. Anvendelse af forskningsmidler

Rigsrevisionen vurderer, at det er kritisabelt, at hospitalerne ikke har tilstrækkeligt fo-

kus på at sikre, at forskningsmidler bliver anvendt i overensstemmelse med formålet

og retningslinjerne.

Undersøgelsen viser, at det ofte er uklart, om de udgifter, som hospitalerne har afholdt

på forskningskontiene, har relevans for det enkelte forskningsprojekt. Det skyldes, at

bilagene ikke indeholder tilstrækkelige oplysninger om udgifternes formål. Retnings-

linjerne angiver kun overordnede rammer for anvendelsen af forskningsmidler, og de

er generelt ikke tilstrækkeligt konkrete om, hvad der kan finansieres af forskningsmid-

ler. Det betyder, at forskerne ikke ved, i hvilke konkrete tilfælde fx it-udstyr, sociale ar-

rangementer og gaver kan finansieres af forskningsmidler.

Undersøgelsen viser, at de interne kontroller, som hospitalerne har opbygget, er for

svage til at sikre, at forskningsmidler anvendes til formålet. Det betyder, at hospita-

lerne har udbetalt forskningsmidler, som efter Rigsrevisionens opfattelse ikke burde

have været udbetalt på det dokumentationsgrundlag, der foreligger. Flere regioner op-

lyser, at det er deres opfattelse, at afdelingsledelsen ofte har haft viden om formålet

med udgifterne, og at regionerne vil kunne rekonstruere flere forløb for at dokumen-

tere, at udgifter har været afholdt i overensstemmelse med formålet. God bogførings-

skik indebærer bl.a., at formålet med anvendelsen af midlerne er dokumenteret. Det

er derfor Rigsrevisionens opfattelse, at det er basalt for et velfungerende kontrolmil-

jø, at bilag ikke må godkendes uden at være påført et relevant formål.

Der er mangelfuld løbende opfølgning på og efterlevelse af krav til lukning af inakti-

ve projekter. Den løbende opfølgning på projekter er i høj grad henlagt til forskeren

selv, og flere projekter lukkes ikke altid, selv om de er inaktive, og der kan henstå mid-

ler over flere år.

Hospitalerne adskiller ikke i tilstrækkeligt omfang udgifter til forskning fra udgifter til

drift, bl.a. fordi retningslinjerne ikke indeholder præciseringer af, hvilke aktiviteter der

skal finansieres af forskningsmidler, og hvornår aktiviteterne omvendt skal finansie-

res af driftsmidler. Det kan betyde, at forskningsmidler ikke anvendes til forsknings-

relaterede formål, og at driftsmidler bruges på forskning for private virksomheder i

stedet for behandling af patienter.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

Regionerne oplyser, at de er i gang med eller planlægger at revidere deres retnings-

linjer for området.

Hverken hospitalerne eller regionerne har tilstrækkelig viden om, hvorvidt hospitaler-

ne får dækket de direkte og indirekte omkostninger, der er forbundet med at varetage

forskningen i de tilfælde, hvor det er relevant. Det indebærer en høj risiko for, at ho-

spitalerne ikke opfylder lovkravene om dækning af direkte og indirekte omkostninger,

når hospitalerne udfører kliniske afprøvninger for private virksomheder. Efter Rigsre-

visionens opfattelse vil det være hensigtsmæssigt, at Økonomi- og Indenrigsministe-

riet og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er opmærksomme på dette forhold.

46. Dette kapitel handler om, hvordan hospitalerne anvender forskningsmidler, og hvordan

hospitalerne kontrollerer anvendelsen og løbende følger op på og afslutter forskningsprojek-

terne.

3.1. Udgifternes relevans for forskningen

47. Vi har undersøgt, om hospitalerne har etableret retningslinjer, der fastlægger, hvordan

forskningsmidler skal anvendes. Dernæst har vi undersøgt, om hospitalerne har sikret, at

retningslinjerne er fulgt.

Hospitalerne skal følge retningslinjerne, så der er sikkerhed for, at forskningsmidlerne ude-

lukkende bliver anvendt til forskning og til de formål, som er hensigten. Regionerne skal des-

uden følge god bogføringsskik. Det følger bl.a. af god bogføringsskik, at formålet med an-

vendelsen af midlerne er dokumenteret.

Udgiftsområder

48. Forskningsmidlerne bliver brugt til at aflønne forskningspersonale, men midlerne bliver

også ofte brugt til indkøb af it-udstyr, rejser og konferencer, repræsentation, gaver mv. Der

kan være gyldig grund til, at midlerne bliver brugt til disse formål, men det er afgørende, at

der er taget stilling til den enkelte udgifts relevans for det pågældende forskningsprojekt.

It-udstyr og rejser

49. Ingen af retningslinjerne beskriver, hvornår it-udstyr og rejser må finansieres af et forsk-

ningsprojekt. Det fremgår dog af retningslinjerne, at it-udstyr, der er finansieret af hospita-

let, er hospitalets ejendom. Det fremgår derudover af retningslinjerne, at forskerne skal bru-

ge indkøbsaftalerne. Alle 7 hospitaler har krav om brug af indkøbsaftaler ved køb af it-ud-

styr, mens 6 af hospitalerne har krav om brug af indkøbsaftaler ved køb af rejser. Odense

Universitetshospital oplyser omvendt, at forskerne ofte bruger ledige stunder om aftenen til

at planlægge deres rejser, og således bruger de mange muligheder på internettet til at fin-

de den helt rigtige rejse til den rigtige pris. Det er Odense Universitetshospitals vurdering,

at dette kan være mere fordelagtigt for hospitalet, end hvis det skulle gøres i arbejdstiden.

Hospitalerne oplyser generelt, at der skal være en gyldig og dokumenteret grund, hvis for-

skeren ikke bruger regionens indkøbsaftaler på it-udstyr.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

50. Vores gennemgang viser mange eksempler på indkøb af it-udstyr, herunder mange

iPhones, iPads, MacBooks, printere mv., og rejser, der er foretaget uden om indkøbsafta-

lerne. I stedet har forskeren købt udstyret eller rejsen og fået udlægget refunderet. Der er

på ingen af de konkrete bilag angivet en årsag til, at indkøbsaftalen ikke er brugt. Hoved-

parten af hospitalerne oplyser, at regionernes indkøbsaftaler ikke altid bliver brugt, da de

ikke er attraktive – både på grund af prisen og udbuddet af varer.

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at når indkøbsaftalerne ikke bliver brugt, indebærer det

– foruden en økonomisk ulempe for regionen – en række problematikker. Hospitalerne op-

lyser fx, at de i praksis ikke foretager en registrering af det it-udstyr, der er købt uden om

indkøbsaftalerne, og heller ikke inddrager udstyret igen. Derudover kan forskere, der ikke

har benyttet indkøbsaftalerne til køb af rejser, men selv har lagt ud for flybilletter og hotel-

ophold, aflyse rejsen og få pengene retur, samtidig med at billetten er blevet betalt som ud-

læg af forskningsprojektet.

Region Hovedstaden oplyser, at regionen ikke vurderer, at der skal kræves dokumenta-

tion for, at en rejse er gennemført. Dette ansvar ligger i stedet i det ledelsesmæssige til-

syn, hvilket ifølge regionen vil blive indskærpet. Regionen oplyser, at der er indført krav

om, at billetter på businessclass mv. fremadrettet skal dokumenteres ved boardingpas.

Odense Universitetshospital, der ikke har krav om brug af indkøbsaftaler ved køb af rej-

ser, oplyser, at hospitalet vurderer, at indhentning af boardingpas vil udgøre et så væsent-

ligt resursetræk på central og decentral administration, at det ikke står mål med risikoen for

snyd. Odense Universitetshospital oplyser derudover, at den rejsende forsker vil have an-

dre udgifter, fx en kop kaffe i ankomstlufthavnen og fortæring i destinationslandet, som do-

kumenterer, at rejsen er foretaget.

Det er efter Rigsrevisionens opfattelse vigtigt, at hospitalerne indhenter dokumentation for,

at rejser har fundet sted, fordi Rigsrevisionen på Rigshospitalet har set eksempler på rej-

ser, der er betalt af forskningsprojektet og derefter er blevet aflyst, uden at forskeren har

tilbagebetalt til forskningsprojektet. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at ingen af hospi-

talerne indhenter dokumentation.

51. 4 ud af 5 regioner oplyser, at de fremadrettet vil indskærpe, at indkøbsaftalerne skal

bruges. Region Syddanmark oplyser, at der fortsat ikke vil være krav om brug af indkøbs-

aftaler til køb af rejser. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at regionerne bør sikre, at alle

indkøbsaftaler bliver brugt systematisk for at skabe de bedst mulige betingelser for regio-

nens indkøbsaftaler.

52. Vores sagsgennemgang viser, at rejsebilag ofte mangler både formål og begrundelse

for, hvorfor rejsen er relevant for forskningsprojektet. Prisen på hotelovernatninger er ge-

nerelt inden for statens takster for tjenesterejser. Andre faktorer kan dog medvirke til at

fordyre opholdene, fx udgifter til medrejsende. Hospitalerne har ikke retningslinjer for med-

rejsende, men oplyser generelt, at det ikke bliver betragtet som et brud på reglerne at have

medrejsende indkvarteret på samme hotel, så længe udgiften ikke stiger. Der er dog i vo-

res gennemgang og i Region Hovedstadens og Region Midtjyllands interne undersøgelser

set eksempler på, at et ophold er blevet fordyret som følge af medrejsende, uden at det –

da bilaget blev godkendt – medførte krav om, at forskeren selv skulle betale merudgiften.

Der er efter regionernes interne undersøgelser rejst krav om tilbagebetaling. En merudgift

kan være til et større hotelværelse eller til leje af et barnesæde til en bil. På Rigshospitalet

er der også set udgifter til medrejsendes flybilletter, som er betalt af forskningsmidler.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

Repræsentation og bespisning

53. Det fremgår generelt af retningslinjerne, at repræsentationsbilag skal indeholde informa-

tion om deltagere. Aalborg Universitetshospital har et vejledende loft for repræsentationsud-

gifter på 800 kr. pr. kuvert. På Aarhus Universitetshospital er loftet for repræsentation og in-

ternt afholdte faglige arrangementer 700 kr. pr. kuvert. Roskilde Sygehus og Odense Univer-

sitetshospital har ingen beløbsgrænser. Rigshospitalet har i efteråret 2013 vedtaget, at ku-

vertpriser ikke må overstige 500 kr. ved intern bespisning og 800 kr. ved repræsentation.

Herlev Hospital har i 2014 vedtaget, at kuvertpriser ikke må overstige 500 kr.

54. Vores gennemgang viser, at det ved repræsentation og bespisning ofte er uklart, hvem

og hvor mange der er blevet bespist, og hvad formålet og relevansen for forskningsprojek-

tet er. Hospitalerne lever derved ikke op til retningslinjerne om, at der skal være formål og

deltagerliste, ligesom det ikke er muligt at udregne kuvertprisen. Region Hovedstaden har

oplyst, at regionen først i juni 2013 har udspecificeret, hvad der skal påføres på bilag.

Gennemgangen viser eksempler, hvor det antal deltagere, der er angivet på bilaget, ikke

stemmer overens med regningen. Fx fremgår det i ét tilfælde, at en regning dækker et ar-

rangement for 30 unavngivne deltagere, mens det samtidig fremgår af regningen fra restau-

ranten, at regningen kun dækker 22 personer.

55. En stor del af de bilag, der vedrører bespisning, er mindre beløb for køb af fx rundstyk-

ker og sandwichs. Der ses dog på tværs af hospitalerne enkelte eksempler på kuvertpriser

på over 1.000 kr. Et eksempel på dette er fra Aalborg Universitetshospital, hvor en forsker

på en konference i Italien 2 dage i træk spiser på samme restaurant for henholdsvis 1.157

kr. og 1.370 kr., uden at det fremgår, om andre end forskeren deltager. I et eksempel fra

Aarhus Universitetshospital er en regning delt op i 2 med det formål at få en lavere kuvert-

pris.

Gaver

56. Det fremgår generelt ikke af retningslinjerne, hvornår der må gives gaver finansieret af

forskningsmidler. Region Hovedstaden har en fast grænse for gaver på 500 kr. På Aarhus

Universitetshospital må gaver ikke gives ved private begivenheder. På Aalborg Universi-

tetshospital er der et loft på 800 kr. til gaver ved repræsentation. Odense Universitetshospi-

tal har oplyst, at hospitalet ikke giver gaver for mere end 300 kr.

57. Der er på alle hospitaler afholdt udgifter til gaver, hvor udgiften afholdes af forsknings-

projekter. Boks 4 viser eksempler på gaver.

BOKS 4. EKSEMPLER PÅ GAVER



Gavekort til Magasin på op til 1.050 kr. Modtagere og anledning fremgår ikke (Herlev Hospital).



Vin givet til oplægsholdere, gennemsnitligt 9 flasker pr. person. Relevans for forskningsprojekt

mangler (Herlev Hospital).



22 lysestager købt i Inspiration til en stykpris på 320 kr. Modtagere og anledning fremgår ikke

(Odense Universitetshospital).



Vin givet, uden at modtagere og anledning fremgår (Aalborg Universitetshospital).



Gavekort til fratrådt sekretær på 1.500 kr. Relevans for forskningsprojekt mangler (Aarhus Uni-

versitetshospital).



Maleri til ”verdens bedste vejleder” til 960 kr. (Odense Universitetshospital).

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

Det fremgår af boks 4, at der er købt gaver for forskningsmidler, uden at det fremgår, hvem

modtagerne er, og hvad anledningen er, herunder relevansen for forskningsprojektet. Der

er flere eksempler på gaver, der er givet, uden at det kan udelukkes, at der har været tale

om et privat formål. Herlev Hospital oplyser, at hospitalet undervejs i Rigsrevisionens un-

dersøgelse er blevet bekendt med, at der er givet gaver og gavekort, som ikke stemmer

overens med, hvad hospitalet vurderer, at forskningsmidler kan anvendes til.

Private formål

58. Det fremgår generelt af retningslinjerne, at forskningsmidler ikke må anvendes til private

formål.

59. Vores gennemgang viser eksempler på udgifter, som har karakter af at være private.

Boks 5 viser eksempler på forskningsmidler, som er brugt til private formål.

BOKS 5. EKSEMPLER PÅ FORSKNINGSMIDLER, SOM ER BRUGT TIL PRIVATE FORMÅL



En forsker købte kunst for samlet 10.000 kr. På bilaget er det benævnt kontorartikler (Aarhus Uni-

versitetshospital).



En forsker købte en flybillet via regionens rejsebureau, hvorfor fakturaen blev sendt direkte til ho-

spitalet, der betalte denne. Forskeren fik derefter på baggrund af billetten, der var udstedt i den-

nes navn, refunderet beløbet på billetten til sin NemKonto (Herlev Hospital).



En forsker bestilte 2 sæt flybilletter til samme dag med forskellige afgangstidspunkter hos 2 for-

skellige selskaber, men anvendte kun det ene sæt billetter. Billetterne dækkede også ledsager og

barn. Forskeren fik refunderet beløbet fra regnskabsenheden for begge sæt billetter (Rigshospi-

talet).



En forsker fik sat 5.000 kr. ind på sin personlige konto direkte fra et firma, som havde bevilget

forskningsmidler til hospitalet (Aarhus Universitetshospital).



Der blev indsendt samme opkrævning på betaling af udlæg 2 gange. Regnskabsenheden udbe-

talte pengene begge gange (dobbeltbetalinger er set på både Herlev Hospital og Rigshospitalet).

Det fremgår af boks 5, at der bl.a. er brugt forskningsmidler på kunst. På Aarhus Univer-

sitetshospital, hvor der er købt kunst for forskningsmidler, blev dette opdaget 2 år efter, da

afdelingsledelsen gennemgik den pågældende forskers konto. Forskeren har derfor tilbage-

betalt udgiften. Herlev Hospital har i forbindelse med Rigsrevisionens undersøgelse kon-

stateret, at der er udbetalt midler uretmæssigt, og at dokumentationen har været utilstræk-

kelig.

Formål med udgifter

60. Det fremgår generelt af retningslinjerne, at der skal være et klart dokumenteret formål

med en udgift.

61. Vores gennemgang viser dog, at en meget stor del af de udgifter, der er afholdt til både

it-udstyr, rejser, repræsentation og gaver mangler et klart formål på bilaget. Dermed efter-

lever hospitalerne ikke retningslinjerne. Boks 6 viser eksempler på manglende og uklare

formål på bilag.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

BOKS 6. EKSEMPLER PÅ MANGLENDE OG UKLARE FORMÅL PÅ BILAG

Eksempel på tekst på bilag

MacBook, iPad og iPhone

Fly og ophold i Stockholm

20.000 kr. til et fest- og eventbureau og leje af jukebox

20 vingaver

Elipsebord

Telefonabonnementer og bredbånd

Morgenbrød og julefrokost

Deltagelse i Alt For Damernes kvindeløb, ugeblade,

ølsmagning og billetter til Wallmans i Cirkusbygningen

Hvad mangler

Hvem skulle have udstyret, og hvorfor var det relevant

for forskningsprojektet?

Hvorfor skulle forskeren til Stockholm, og hvorfor var

det relevant for forskningsprojektet?

Hvad dækkede udgiften, og hvorfor var det relevant for

forskningsprojektet?

Hvem skulle have gaver, og hvorfor var det relevant for

forskningsprojektet?

Hvorfor var det relevant for forskningsprojektet?

Hvorfor skulle den pågældende have betalt telefon og

internet på privatadressen fra et forskningsprojekt?

Hvorfor skulle disse udgifter afholdes på forsknings-

projektet?

Hvorfor var det relevant for forskningsprojektet?

Rigsrevisionens undersøgelse viser, at eksemplerne i boks 6 er typiske og forekommer i

forskningsprojekter på alle hospitaler. Når formålet med en udgift ikke fremgår af bilaget, er

det ikke muligt at kontrollere og sikre, at udgiften er relevant for forskningsprojektet.

62. Flere regioner oplyser, at det er deres opfattelse, at afdelingsledelsen ofte har haft vi-

den om formål mv., når bilag er blevet godkendt, men at dokumentation for dette ikke er på-

ført skriftligt og videreført i økonomisystemet. Regionerne mener således at kunne rekon-

struere flere forløb med for at dokumentere, at udgifter har været afholdt i overensstemmel-

se med formålet.

Rigsrevisionen vurderer, at det er en forudsætning for at kunne foretage en tilfredsstillende

kontrol af bilag, at dokumentation for formål mv. foreligger skriftligt for dem, der godken-

der og udbetaler midler. Det er ligeledes kravet i retningslinjerne. Hvis dokumentation ikke

er påført eller vedhæftet bilagene, er der ikke sikkerhed for, at afdelingsledelsen og regn-

skabsenheden har kunnet kontrollere, om udgifterne er relevante for forskningsprojektet.

At regionerne efterfølgende mener at kunne påvise, at flere udgifter har et relevant formål,

ændrer ikke ved, at det er et grundelement i et velfungerende kontrolmiljø, at bilag ikke må

godkendes uden at være påført relevant formål og dokumentation.

63. Hospitalerne oplyser, at de er blevet opmærksomme på behovet for at få beskrevet et

klart formål med den enkelte udgift. Region Syddanmark oplyser, at de bilag, der er ud-

trukket fra Odense Universitetshospital, er af ældre dato. Regionen mener derfor ikke, at

bilagene afspejler virkeligheden i dag. Rigsrevisionen har gennemgået bilag for Odense

Universitetshospital for perioden 2009-2013, og Rigsrevisionen kan konstatere, at også

bilag af nyere dato mangler formål med den enkelte udgift.

64. Region Syddanmark oplyser derudover, at Sygehus Lillebælt fremadrettet vil sikre, at

der er anført formål på bilagene.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

Resultater

65. Undersøgelsen viser, at retningslinjerne angiver overordnede rammer for, hvordan forsk-

ningsmidlerne må anvendes, herunder indkøbsaftaler, eventuelle lofter for udgifter og for-

målsangivelser. Retningslinjerne er dog i flere tilfælde ikke klare om, hvad forskningsmidler-

ne må finansiere. Hospitalerne har ikke sikret, at retningslinjerne bliver fulgt.

Der mangler dokumentation for formål på alt for mange bilag, indkøbsaftaler bliver ofte ikke

fulgt, it-udstyr bliver ofte ikke registreret og tilbageleveret til hospitalet, og der mangler do-

kumentation for deltagere ved repræsentation og modtagere af gaver mv.

Undersøgelsen viser dermed, at hospitalerne har udbetalt og anvendt forskningsmidler, som

efter Rigsrevisionens opfattelse ikke burde være udbetalt på det dokumentationsgrundlag,

der foreligger.

3.2. Hospitalernes interne kontroller

66. Vi har undersøgt, om hospitalerne har etableret retningslinjer, der fastlægger, hvordan

anvendelsen af forskningsmidler skal kontrolleres. Dernæst har vi undersøgt, om hospita-

lerne har sikret, at retningslinjerne er fulgt.

67. Regionerne skal følge god bogføringsskik. God bogføringsskik indebærer bl.a., at bilag

er attesteret og godkendt. Attestation og godkendelse af bilag kan ses som et led i kontrol-

len med, at de eksterne forskningsmidler er anvendt i overensstemmelse med interne og

eksterne krav.

Godkendelse af bilag

68. Retningslinjerne beskriver, at formålet med en udgift skal fremgå af bilaget, og at bila-

get skal være kontrolleret i overensstemmelse med godkendelseshierarkiet.

Godkendelseshierarki

69. For alle hospitaler gælder det, at forskere ikke må godkende udbetalinger til sig selv,

og at den person, der godkender, som minimum skal være sideordnet. Det fremgår af de

fleste retningslinjer, at bilag skal være godkendt af en overordnet.

70. Region Hovedstadens revisors undersøgelse af Rigshospitalet har vist, at flere forske-

re på Rigshospitalet har godkendt egne bilag til udbetaling. Økonomisystemet er siden ble-

vet tilrettet, så dette fra 2012 ikke har været muligt. Overordnet set viser vores gennem-

gang af bilag, at hospitalerne følger retningslinjerne om, at forskere ikke kan godkende eg-

ne eller nærtståendes bilag til udbetaling.

71. Der er på Odense Universitetshospital, Aarhus Universitetshospital og Aalborg Univer-

sitetshospital undtagelser, hvor bilag ikke skal godkendes manuelt, da godkendelsen enten

foregår automatisk på grund af beløbets størrelse og udgiftens art, via en betalingsoversigt

eller i en stikprøvekontrol. Derfor er der i vores gennemgang en del bilag, bl.a. telefonabon-

nementer og i et enkelt tilfælde vingaver, der er godkendt automatisk på grund af beløbets

størrelse. Der er dermed ikke ved betaling af disse fakturaer indbygget en kontrol af udgif-

ternes relevans for forskningsprojektet.

Det er efter Rigsrevisionens opfattelse uklart, hvordan fx automatisk godkendelse kan si-

kre, at midlerne er anvendt til formålet. Region Nordjylland oplyser, at regionen fremadret-

tet ikke vil bruge automatisk godkendelse, men i stedet godkende alle bilag manuelt.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

Opgave- og ansvarsfordeling ved godkendelse af bilag

72. Ifølge hospitalerne er det den overordnede, der godkender, som har til ansvar at sikre, at

forskningsmidlerne bliver anvendt i overensstemmelse med formålet, og at bilaget er påført

formål, deltagere mv., inden udgiften udbetales. Derudover oplyser 6 ud af 7 hospitaler, at

det er regnskabsenhedens ansvar at kontrollere, at den nødvendige dokumentation for ud-

betalingen foreligger. Roskilde Sygehus oplyser, at det ikke er regionens regnskabsenheds

ansvar at kontrollere dokumentationen, men at denne kontrol er indbygget i sygehusets lo-

kale ledelsestilsyn.

73. Vores gennemgang viser, at de personer, der godkender bilag, ikke altid sikrer, at bila-

get er påført formål. Gennemgangen viser derudover, at regnskabsenhederne ikke altid kon-

trollerer og reagerer, når den nødvendige dokumentation mangler.

Selv om hospitalerne overholder retningslinjerne for, hvem der må godkende bilag, fremgår

det af Rigsrevisionens gennemgang, at opgave- og ansvarsfordelingen for kontrol ikke fun-

gerer, idet ingen af leddene i godkendelseskæden kan siges at leve op til den rolle, der er

beskrevet i retningslinjerne. Når der mangler formål på bilag, deltagerliste, modtager mv.,

bør bilagene efter Rigsrevisionens opfattelse hverken godkendes af den overordnede eller

udbetales af regnskabsenheden.

Resultater

74. Undersøgelsen viser, at der gennem retningslinjerne er etableret kontroller, der kan

medvirke til at sikre, at midlerne bliver anvendt til formålet. Hospitalerne har dog ikke sikret,

at retningslinjerne for godkendelse og kontrol af bilag er fulgt, herunder at det bliver god-

kendt og kontrolleret, at udgifterne er i overensstemmelse med formålet. Opgave- og an-

svarsfordelingen for kontrol fungerer ikke, idet leddene i godkendelseskæden ofte ikke le-

ver op til den rolle, der er beskrevet i retningslinjerne. Undersøgelsen viser derfor, at de in-

terne kontroller i alt for mange tilfælde ikke har sikret, at midlerne er anvendt til formålet.

3.3. Hospitalernes løbende opfølgning og afslutning af projekter

75. Vi har undersøgt, om der er etableret retningslinjer, der fastlægger, hvornår og hvor-

dan hospitalerne løbende følger fremdriften i forskningsprojekterne, og hvornår projekterne

skal afsluttes. Dernæst har vi undersøgt, om hospitalerne har sikret, at retningslinjerne ef-

terleves. Vi har især haft fokus på den økonomiske del af afslutningsproceduren.

En hensigtsmæssig løbende opfølgning på projekter sikrer, at ledelsen har indblik i, om

projekterne skrider planmæssigt frem fagligt og økonomisk. Det er samtidig vigtigt, at der

er klarhed om, hvornår og hvordan forskningsprojekter skal afsluttes, herunder hvordan

eventuelle overskud eller underskud skal håndteres. Ved at afslutte projekter, der ikke læn-

gere er aktive, kan hospitalerne sikre sig, at afdelingsledelsen har overblik over og har ta-

get stilling til de midler, der er til rådighed. Det kan understøtte hospitalernes økonomisty-

ring. Det er centralt i forhold til den økonomiske del af afslutningsproceduren, at de samle-

de udgifter bliver opgjort, så det er muligt at beslutte, hvordan et eventuelt underskud bli-

ver dækket, eller hvor overskydende midler skal placeres, og om kontoen skal lukkes.

Hospitalernes løbende opfølgning

76. Hospitalernes retningslinjer indeholder forskellige krav til løbende opfølgning og for-

skellige beskrivelser af, hvem der skal følge op. Det varierer, om der bliver fulgt op måned-

ligt, kvartalsvist eller årligt, og om det er forskeren eller afdelingsledelsen, der skal følge

op. Ofte sender regnskabsenheden økonomioversigter ud. Generelt beskriver retningslin-

jerne ikke, hvad indholdet af den løbende opfølgning er. Rigsrevisionen er fx ikke stødt på

krav om, at afdelingen skal melde tilbage til regnskabsenheden, om en økonomioversigt

ser fornuftig ud.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

77. Københavns Universitet har i sine retningslinjer beskrevet, at den løbende opfølgning in-

volverer både institut, fakultet og regnskabsenhed og bl.a. omfatter, at instituttet kontrollerer,

om projekterne er kommet rigtigt i gang, om projektets økonomiske stamdata er korrekte,

herunder om det bevilgede tilskud er korrekt bogført, om der er merforbrug, eller om slut-

datoen er overskredet.

78. Hospitalerne oplyser, at ansvaret for den konkrete økonomiske styring af et forsknings-

projekt ligger hos den ansvarlige forsker. Det er derved forskerens ansvar, at forsknings-

kontoen ikke går i underskud. Afdelingsledelsens ansvar begrænser sig til at omfatte de

forskningskonti, der har et underskud, som afdelingsledelsen skal sørge for at dække. Ros-

kilde Sygehus har oplyst, at afdelingsledelsen også har det overordnede budgetansvar.

Afslutning af projekter

79. Retningslinjerne for Rigshospitalet og Herlev Hospital stiller krav om, at et projekt højst

må være inaktivt 1 år, medmindre der er en anden aftale med afdelingsledelsen. Inaktive

projekter skal afsluttes, og kontoen lukkes, så der ikke henstår overskydende midler. Oden-

se Universitetshospital og Sygehus Lillebælt har krav om, at det skal aftales med regn-

skabsenheden, hvornår projektet er afsluttet, så konti kan lukkes. Sygehus Lillebælt oply-

ser, at sygehuset ved regnskabsafslutningen kontakter de afdelingsledelser, som har inak-

tive konti. Der bliver herefter indgået aftaler om lukning af konti m.m.

Aarhus Universitetshospital har krav om, at der efter 1 års inaktivitet skal tages stilling til,

om projektet er klar til blive afsluttet. På Roskilde Sygehus oplyser afdelingsledelsen til den

administrative stab, når en sag skal lukkes. Retningslinjerne for Aalborg Universitetsho-

spital indeholder ikke klare kriterier for, hvornår projekter skal afsluttes, og konti lukkes.

80. Det er generelt ikke er tilladt at have underskud på en forskningskonto (der kan dog

være undtagelser, fx hvis projektet sættes i gang, før betalingen går ind på kontoen). Hvis

der alligevel skulle opstå et underskud, er der generelt krav om, at afdelingsledelsen bliver

inddraget og tager stilling til, hvordan underskuddet dækkes. Retningslinjerne er generelt

klare om, at eventuelle overskud skal tilbagebetales til bevillingsgiver, hvis bevillingsgiver

har stillet krav om det i en kontrakt eller en bevillingsskrivelse. Det er forskelligt, hvordan

kravene til at håndtere eventuelle overskud, der ikke skal tilbagebetales, er formuleret. På

de fleste af hospitalerne skal det aftales med den relevante ledelse, hvis midler skal om-

placeres. Retningslinjerne for Aalborg Universitetshospital indeholder dog ikke konkrete

krav til at håndtere eventuelle overskud, som ikke skal tilbagebetales til bevillingsgiver.

81. Vores gennemgang af sager viser, at hospitalerne har forskningskonti med meget bre-

de formål, hvor midler bliver sat ind, selv om det oprindelige projekt for længst er blevet af-

sluttet. Disse konti er altså ikke blevet lukket, og eventulle overskud eller underskud er ikke

løbende blevet opgjort.

Vores gennemgang viser desuden, at flere konti er inaktive og efter Rigsrevisionens opfat-

telse burde have været lukket for lang tid siden. Rigsrevisionen fandt fx 4 konti på Odense

Universitetshospital, hvor det fremgik af posteringsoversigten, at der ikke har været bevæ-

gelser på kontiene siden 2007. På Aarhus Universitetshospital var der 4 konti, hvor der ik-

ke har været bevægelser i et par år. På Roskilde Sygehus var 2 konti fortsat aktive, selv

om projekterne var blevet aflyst, og der aldrig havde været bevægelser på de 2 konti.

Regionerne oplyser, at hospitalerne generelt har haft udfordringer med at få lukket forsk-

ningskonti.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

Resultater

82. Undersøgelsen viser, at retningslinjerne generelt ikke er klare om indholdet i den løben-

de opfølgning på forskningsprojekterne. Uklarhederne øger risikoen for, at der ikke bliver ta-

get stilling til projekternes faglige og økonomiske fremdrift.

Undersøgelsen viser derudover, at retningslinjerne de fleste steder er tilstrækkeligt klare om

den økonomiske afslutning af projekterne, fx hvornår konti skal lukkes, og hvordan eventu-

elle overskud skal håndteres. Undersøgelsen viser dog, at hospitalerne har udfordringer med

at få lukket forskningskonti. Det betyder, at nogle projekter ikke bliver afsluttet, selv om pro-

jekterne er inaktive. Hospitalerne bør som led i god økonomistyring løbende have fokus på,

om de har konti, som har stået inaktive i flere år.

3.4. Adskillelse af driftsmidler og forskningsmidler

83. Vi har undersøgt, om hospitalerne har etableret retningslinjer, der fastlægger, hvilke om-

kostninger der må afholdes af forskningsmidlerne. Dernæst har vi undersøgt, om hospita-

lerne har sikret, at retningslinjerne er fulgt. Vi har derudover undersøgt, om henholdsvis ho-

spitaler, regioner, Økonomi- og Indenrigsministeriet og Ministeriet for Sundhed og Forebyg-

gelse har fokus på, at hospitalerne får dækket de direkte og indirekte driftsomkostninger,

der er forbundet med at varetage et forskningsprojekt.

Rigsrevisionen finder, at det er væsentligt, at hospitalerne generelt skelner mellem, hvor-

når noget finansieres via forskningskontoen, og hvornår noget finansieres via hospitaler-

nes driftsbevilling.

Udgifter af driftsmæssig karakter

84. Retningslinjerne indeholder ikke præciseringer af, hvornår udstyr og aktiviteter kan fi-

nansieres af henholdsvis forskningsmidler og driftsmidler.

85. Vores gennemgang viser, at der er mange udgifter, der forekommer at være mere drifts-

relevante end forskningsrelevante. Det drejer sig fx om frugtordninger, personalearrange-

menter, blomster, møbler, julehygge og motionsløb, som er finansieret fra forskningskon-

tiene.

Ved

indtægtsdækket virksom-

hed

er der tale om kommerciel-

le forskningsprojekter, der skal

være en naturlig udløber af ho-

spitalets aktivitet. Den aktivitet,

der udføres som indtægtsdæk-

ket virksomhed, skal kunne ad-

skilles fra den øvrige produktion,

og omkostningerne skal pris-

fastsættes, så omkostningerne

dækkes.

86. Hospitalerne oplyser, at det er vanskeligt at adskille forskning og drift, da der ofte er ta-

le om gråzoner. Region Syddanmark oplyser, at regionen hellere vil tage en ”driftsudgift”

for meget med på forskningskontoen, hvis det er svært at afgøre, hvor den hører til, end at

belaste driften med noget, som kunne høre til forskningsområdet. Region Syddanmark op-

lyser, at der ikke er tale om en ekstern forskningsbevilling, men indtægtsdækket virksom-

hed, når regionens hospitaler udfører kliniske afprøvninger. Region Syddanmark finder

derfor ikke, at der er krav om, at de midler, der er genereret af et overskud fra et sådant

forskningsprojekt, nødvendigvis skal bruges til forskningsrelaterede formål.

Rigsrevisionen er enig i, at overskud fra indtægtsdækket virksomhed ikke nødvendigvis

skal bruges til forskningsrelaterede formål. Det er dog samtidig Rigsrevisionens opfattelse,

at hvis regionen karakteriserer kliniske afprøvninger som indtægtsdækket virksomhed, skal

regionens hospitaler sikre sig, at de derved også lever op til kravene om at kunne adskille

midlerne fra den øvrige produktion, og at omkostningerne til det enkelte projekt er prisfast-

sat, så de bliver dækket. Når Region Syddanmark blander midler til kliniske afprøvninger

på de løbende konti, kan regionen ikke adskille midlerne fra et enkelt projekt fra den øvrige

produktion, og dermed er det ikke gennemsigtigt, hvornår et enkelt projekt har fået dækket

sine omkostninger og giver overskud. Derfor ved regionen heller ikke, hvornår det reste-

rende beløb på en løbende konto frit kan anvendes til andre formål. Region Syddanmark

har oplyst, at regionen fremadrettet vil sikre, at hospitalerne adskiller midler til klinisk af-

prøvning fra den øvrige produktion, så der bliver skabt den nødvendige gennemsigtighed.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

87. Ifølge hospitalerne forekommer det, at forskningsmidler ikke kun bruges til forskning, for-

di hospitalerne modtager en del midler til kliniske afprøvninger, hvor overskuddet ikke skal

betales tilbage, når de kliniske afprøvninger er udført. Hospitalerne oplyser, at forskerne er

afhængige af personale, der ikke er aflønnet af forskningsprojekter, fx til at inkludere patien-

ter i forsøg, fordi personale med denne funktion ikke må få økonomisk gevinst ved projek-

tet. Derfor må forskerne og hospitalerne ifølge hospitalerne ad andre veje sikre sig denne

personalegruppes opbakning. Dette gør afdelingerne bl.a. ved at afholde sociale arrange-

menter for de forskningsmidler, der måtte være i overskud fra forskellige kliniske afprøvnin-

ger.

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at hospitalerne bør anvende midler, der står på forsknings-

konti til forskningsformål. Derudover er det efter Rigsrevisionens vurdering uklart, hvordan

der sikres klarhed i forhold til reglerne, når personalet ikke må aflønnes ved et givent forsk-

ningsprojekt, men der samtidig belønnes via naturalier som middage og fester.

88. Vores gennemgang af bilag viser desuden eksempler, hvor en mængderabat, der er op-

tjent via driften, er sat ind på en forskningskonto. Hospitalerne oplyser, at det tidligere var

sådan, at hospitalerne gennem aftaler med leverandører om køb af udstyr opnåede rabat-

ter, der blev sat ind på forskningskonti. Når hospitalet ikke tilbagefører rabatten til driften,

men i stedet får den som en forskningsbevilling, kan hospitalerne overføre midlerne fra år

til år. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at rabatten burde være konteret som driftsindtæg-

ter.

Odense Universitetshospital, Aarhus Universitetshospital og Aalborg Universitetshospital

oplyser, at adgangen til denne form for aftaler er blevet begrænset. Region Hovedstaden

oplyser, at regionen har indskærpet, at rabatter, der opnås via driften, skal tilbageføres til

driftsbudgettet.

Overhead

89. Vores gennemgang viser, at driftsmidler også risikerer at blive anvendt til forskning, da

hospitalerne ikke altid sikrer, at alle direkte og indirekte omkostninger til forskning er dæk-

ket i det overhead, der indhentes fra en forskningsbevilling. De indirekte omkostninger kan

være resursetræk på andre afdelinger til fx blodprøver og skanninger eller administrative

omkostninger i afdelingen, økonomifunktionen mv.

90. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at forskningsmidlerne skal kunne adskilles fra drifts-

midlerne og omvendt. Det fremgår i bekendtgørelsen om regionsrådenes levering af syge-

husydelser m.v. til og samarbejde med offentlige myndigheder og private virksomheder, jf.

bekendtgørelse nr. 841 af 1. juli 2014 (gældende siden 2006), hvornår overheaden skal

dække alle omkostninger, herunder de indirekte omkostninger, jf. boks 7.

BOKS 7. KRAV OM DÆKNING AF DIREKTE OG INDIREKTE OMKOSTNINGER

Ifølge bekendtgørelse om regionsrådenes levering af sygehusydelser m.v. til og samarbejde med of-

fentlige myndigheder og private virksomheder kan regionsrådet/hospitalet samarbejde med offentli-

ge myndigheder og private virksomheder om løsningen af fælles opgaver vedrørende bl.a. forskning.

Regionsrådet kan udføre forskning for andre offentlige myndigheder og private virksomheder, her-

under foretage afprøvning af lægemidler, udstyr mv. I så fald skal regionsrådet opkræve en betaling

svarende til alle direkte og indirekte omkostninger (jf. § 4, stk. 3).

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

Det fremgår af boks 7, at regionerne skal have dækket alle omkostninger, hvis forskningen

udføres for andre, fx lægemiddelafprøvninger, jf. § 4. Dette gælder, uanset om man som Re-

gion Syddanmark anfører, at kliniske afprøvninger er indtægtsdækket virksomhed. Det er

derfor afgørende, at hospitalerne er i stand til at identificere omkostningerne ved de enkelte

forskningsprojekter, hvilket kræver en anden opdeling og kontering af forskningsmidler end

den, der foretages i dag, hvor forskningsmidler til fx kliniske afprøvninger bliver sat ind på

samme løbende konti som andre forskningsprojekter.

91. Hospitalerne kan på forskellig vis sikre, at de direkte og indirekte omkostninger bliver

dækket. Hospitalerne kan fx bede bevillingsgivere om at betale en fast procentsats til admi-

nistration mv. – en såkaldt overhead. Alle retningslinjer forholder sig til overheadspørgsmå-

let og gør opmærksom på, at forskerne skal være opmærksomme på afledte omkostninger.

Retningslinjerne for Rigshospitalet, Herlev Hospital, Roskilde Sygehus og Aalborg Univer-

sitetshospital indeholder ikke krav om opkrævning af overhead. For Roskilde Sygehus er

der imidlertid krav om, at der skal udarbejdes en aftale om afregning med involverede af-

delinger, hvis et forskningsprojekt indebærer et stort forbrug af ydelser. På Aarhus Univer-

sitetshospital pålægges der 3 % overhead årligt. På Odense Universitetshospital pålægges

der 3 % og på Sygehus Lillebælt 2 % i overhead.

Hospitalerne har generelt oplyst, at det er deres opfattelse, at overheadens satser dækker

de indirekte omkostninger, men hospitalerne har ikke et samlet overblik over, om det er til-

fældet. Odense Universitetshospital har foretaget en beregning, der viser, at de 3 % dæk-

ker de direkte udgifter til de centrale administrationsomkostninger ved forvaltning af forsk-

ningsmidler. Der er dog ikke i Odense Universitetshospitals beregning taget højde for det

direkte og indirekte resursetræk på de afdelinger, der udfører forskningen. Overheaden skal

ifølge Odense Universitetshospital ikke dække det direkte og indirekte resursetræk på de

afdelinger, der udfører forskningen. Dette resursetræk skal dækkes af projektbevillingen,

og det skal være indregnet i projektets budget, så det bliver afregnet fra den bevilling, som

forskningsprojektet gennemføres for. Region Hovedstaden og Region Midtjylland oplyser

også, at omkostninger til blodprøver mv. faktureres særskilt til projekterne.

92. Regionerne og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse oplyser, at de ikke følger op

på, om hospitalerne får dækket de omkostninger, der er forbundet med at varetage forsk-

ning for private virksomheder. Statsforvaltningen skal ifølge Økonomi- og Indenrigsministe-

riet føre tilsyn med overheadberegningerne i de tilfælde, hvor der er fastsat regler om, at

overhead skal finansieres af forskningsmidler, jf. krav om dækning af direkte og indirekte

omkostninger. Det har i enkelte regioners revisionsberetninger været oplyst, at der har væ-

ret en sammenblanding af driftsmidler og forskningsmidler, uden at det har medført, at

Statsforvaltningen har reageret på, at der derved kan være tale om et lovbrud. Det er der-

for Rigsrevisionens opfattelse, at Statsforvaltningen ikke i disse tilfælde har udøvet sit til-

syn med overheadberegningerne helt tilstrækkeligt.

Rigsrevisionen kan dermed konstatere, at der – trods kravet om, at direkte og indirekte om-

kostninger ved visse forskningsprojekter skal dækkes – ikke i praksis føres tilsyn på dette

område. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at særligt regionerne bør sikre de optimale sty-

ringsmuligheder over for hospitalerne ved at have indblik i, om hospitalerne overholder lov-

givningen om dækning af direkte og indirekte omkostninger og dermed har indsigt i, hvad

der finansieres inden for hospitalernes drift. Efter Rigsrevisionens opfattelse vil det være

hensigtsmæssigt, at Økonomi- og Indenrigsministeriet og Ministeriet for Sundhed og Fore-

byggelse er opmærksomme på dette forhold. Ministerierne bør desuden afklare, hvordan

det sikres, at hospitalerne ikke utilsigtet finansierer eksterne forskningsprojekter og dermed

også unødigt presser hospitalernes øvrige formål, herunder de økonomiske rammer for den

almindelige behandlingskapacitet. Ministerierne oplyser, at dette kan ske gennem dialog

med regionerne, eventuelt i forbindelse med drøftelse af økonomistyring ved de årlige øko-

nomiforhandlinger.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ANVENDELSE AF FORSKNINGSMIDLER

Resultater

93. Undersøgelsen viser, at der i retningslinjerne mangler gennemsigtighed omkring, hvor-

når der kan anvendes driftsmidler, og hvornår der omvendt skal bruges forskningsmidler til

at finansiere udgifter. Samtidig er der uklarheder i forhold til indtægter, som stammer fra drif-

ten, men som sættes ind på en løbende forskningskonto. Det er Rigsrevisionens vurdering,

at driftsmidler og forskningsmidler skal holdes adskilt, så driftsmidler ikke bruges til forskning

for private virksomheder i stedet for behandling af patienter, og forskningsmidler ikke bru-

ges til driftsrelaterede formål.

Hvis hospitalerne ikke har tilstrækkeligt fokus på at få dækket administrative omkostninger

og andre direkte og indirekte omkostninger, er der risiko for, at hospitalernes driftsbevilling

kommer til at betale for forskning for private virksomheder.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

TILSYN MED FORVALTNINGEN AF FORSKNINGSMIDLER

4. Tilsyn med forvaltningen af forskningsmidler

Rigsrevisionen vurderer, at regionernes tilsyn med hospitalernes forvaltning af forsk-

ningsmidler har været utilstrækkeligt. Undersøgelsen viser, at regionerne generelt ik-

ke følger op på hospitalernes retningslinjer, og at de derfor ikke kan sikre sig, at dis-

se udgør et betryggende grundlag for forvaltningen. Regionernes revisorer har i flere

år påpeget problemer, der vedrører forvaltningen af forskningsmidler i Region Hoved-

staden, Region Midtjylland og Region Syddanmark. Regionerne har fulgt op på regn-

skaber og revisionsberetninger, men har imidlertid ikke fulgt op på, om og hvordan

hospitalerne har justeret retningslinjerne. Dermed har regionerne ikke sikret sig, at

eventuelle justeringer foranlediget af revisionen er implementeret på en tilfredsstillen-

de måde.

4 af regionerne har inden for det seneste års tid i samarbejde med deres revisorer

gennemført eller igangsat særlige undersøgelser af netop forvaltningen af forsknings-

midler.

Statsforvaltningen har ikke udført sit tilsyn med forvaltningen af forskningsmidler helt

tilstrækkeligt. Statsforvaltningen følger kun op på, om Statsforvaltningen har modta-

get regnskaber og revisionsberetninger til tiden, og om regionsrådene forholder sig

fyldestgørende til eventuelle bemærkninger fra regionernes revisorer. I relation til for-

valtningen af forskningsmidler reagerer Statsforvaltningen kun i de tilfælde, hvor re-

visor klart bemærker, at et forhold anses som ulovligt. Der har ikke været sådanne

tilfælde. Statsforvaltningen kunne have fulgt mere op i de tilfælde, hvor revisorerne

har gentaget problematiske forhold, som regionerne ikke har udbedret, eller hvor det

har været uklart, om der har været tale om ulovlige forhold.

94. Dette kapitel handler om, hvordan regionerne og Økonomi- og Indenrigsministeriet fører

tilsyn med administrationen af forskningsmidler gennem opfølgning på regnskaber og revi-

sionsberetninger.

4.1. Regionernes tilsyn med forvaltningen af forskningsmidler

95. Vi har undersøgt, om regionerne har fulgt op på de områder i regnskaber og revisions-

beretninger, som relaterer sig til forskningsmidler. Vi har desuden undersøgt, hvordan re-

gionerne sikrer sig, at retningslinjerne udgør et betryggende grundlag for forvaltningen af

forskningsmidler.

Det er vigtigt, at regionerne handler på de informationer, som regionernes revisorer peger

på, da det er med til at sikre, at eksterne forskningsmidler bliver forvaltet betryggende.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

TILSYN MED FORVALTNINGEN AF FORSKNINGSMIDLER

Regionernes tilsyn

96. Alle regionerne oplyser, at de løbende er i dialog med de eksterne revisorer om, hvad

revisorerne konstaterer i den løbende revision. Regionerne modtager altid servicebrevene

med revisorernes konstateringer og anbefalinger for de enkelte hospitaler. I dialogen med

revisorerne kan regionerne også pege på, hvilke områder regionerne gerne ser bliver gen-

nemgået.

Vores gennemgang af revisionsberetninger for alle regioner for regnskabsårene 2007-2013

viser, at revisorerne for Region Hovedstaden, Region Midtjylland og Region Syddanmark i

flere af årene har påpeget problemer, der relaterer sig til forvaltningen af forskningsmidler.

Nogle af problemerne knytter sig til den almindelige forvaltning, fx funktionsadskillelse, som

også har betydning for forvaltningen af forskningsmidler. I de seneste revisionsberetninger

for regnskabsåret 2013 er revisorernes fokus i relation til forskningsmidler primært på de

særskilte undersøgelser, som er blevet igangsat på området. Bilag 4 viser relevante uddrag

fra revisionsberetninger, der vedrører forskningsmidler fordelt på regnskabsårene 2007-

2013. Region Sjællands og Region Nordjyllands revisorer har ikke haft bemærkninger eller

supplerende bemærkninger i relation til forskningsmidler.

Rigsrevisionens gennemgang viser, at revisorerne i de 3 regioner i flere tilfælde har påpe-

get de samme problematikker i flere år. Det drejer sig fx om Region Syddanmarks behov

for bedre ledelsestilsyn og dokumentation heraf, Region Midtjyllands udfordringer med at

adskille driftsmidler og forskningsmidler samt Region Hovedstadens registrering af projek-

ter og kvalitet af projektregnskaber. Regionerne har dermed haft viden om, hvilke udfordrin-

ger der har været i forhold til forskningsmidler.

Flere af de forhold, som revisorerne har påpeget, har Rigsrevisionen også konstateret i un-

dersøgelsen.

97. Regionsrådene har besvaret revisorernes bemærkninger ved at opstille en række hand-

linger, der skal løse de problemer, som revisorerne påpeger. En handling kan fx være, at

regionen justerer en regional retningslinje.

Regionerne har oplyst, at de ikke skal modtage eller godkende hospitalernes retningslinjer.

Hospitalerne skal følge de regionale retningslinjer, men har frihed til selv at udmønte de

regionale retningslinjer og tilpasse dem til de lokale forhold. Dette gælder dog ikke længere

i Region Hovedstaden, hvor regionen har implementeret fælles regionale retningslinjer for

at sikre, at regionens hospitaler forvalter forskningsmidler ens.

Region Syddanmark har oplyst, at regionen har taget fat i hospitalernes ledelsestilsynsbe-

skrivelser, som er en del af retningslinjerne, og at regionen har givet tilbagemeldinger for at

højne kvaliteten.

Det er efter Rigsrevisionens opfattelse uhensigtsmæssigt, at regionerne generelt ikke for-

holder sig til hospitalernes retningslinjer. Dermed kan regionerne ikke sikre sig, at regio-

nernes og hospitalernes retningslinjer samlet set udgør et betryggende grundlag for admi-

nistrationen. Dette gælder også for de regioner, hvor revisorerne ikke har påpeget forhold

i relation til forvaltningen af forskningsmidler. Regionerne kan desuden ikke sikre sig, at ju-

steringer, der kan afhjælpe eventuelle problemer, som revisorerne påpeger, bliver imple-

menteret på en tilfredsstillende måde.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

TILSYN MED FORVALTNINGEN AF FORSKNINGSMIDLER

98. 4 ud af 5 regioner har besluttet at iværksætte særskilte undersøgelser af forvaltningen

af forskningsmidler. Baggrunden har været øget fokus på at sikre en hensigtsmæssig for-

valtning af eksterne forskningsmidler, som bl.a. har været foranlediget af det sidste års sa-

ger om misbrug af forskningsmidler.

Region Hovedstadens revisor har i løbet af 2014 gennemgået en række stikprøver fra pro-

jektkonti med eksterne forskningsmidler på alle regionens hospitaler. Gennemgangen vi-

ste, at der var indikationer på uhensigtsmæssig brug af forskningsmidler. Derfor besluttede

regionen, at de eksterne forskningsprojekter på Hjertecentret og Finsencentret på Rigsho-

spitalet samt hjertelægernes eksterne forskningsprojekter uden regnskabs- og revisions-

pligt skulle gennemgås fuldstændigt for perioden januar 2010 - marts 2014. Revisor har des-

uden gennemgået regionens kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag og Rigs-

hospitalets egne retningslinjer. Revisor fandt bl.a., at der var bilag, hvor der ikke var tilstræk-

kelig dokumentation for brugen af midlerne, eller hvor retningslinjerne ikke var fulgt. Det

medførte, at regionen besluttede, at der i løbet af 2014 skulle budgetteres på alle eksterne

projektkonti, og at regionen implementerede et controllingkoncept i 4. kvartal 2014, som

skulle sikre, at der bliver fulgt op på, at de administrative regler om eksterne forsknings-

midler bliver overholdt. Revisor afgav i december 2014 en revisionsberetning om eksterne

forskningsmidler til regionen.

Region Midtjyllands interne kontrol har i løbet af 1. halvår 2014 gennemgået en række stik-

prøver fra konti med forskningsmidler på regionens hospitaler i samarbejde med regionens

revisor. Undersøgelsen omfatter posteringer fra perioden 2009-2013. Regionen har oplyst,

at undersøgelsen blev igangsat i 2013. Gennemgangen viste, at der var eksempler på ind-

køb af it i udlandet og forbrug på restauranter og hoteller, der oversteg de vejledende sat-

ser. Regionen præciserede efterfølgende retningslinjerne, bl.a. vedrørende bespisning, og

der vil blive udarbejdet en retningslinje, som tydeligt præciserer alle de nuværende tvivls-

tilfælde, fx hvis forskeren ønsker at tage sin partner med på rejse.

Region Nordjyllands revisor har i efteråret 2014 gennemgået regionens interne regler for

styring og administration af forskningsmidler samt en række konkrete projekter på Aalborg

Universitetshospital for at efterse, om projekterne er håndteret efter regionens regler. Re-

gionens revisor har desuden i samarbejde med regionen gennemgået en række stikprøver

fra posteringer for forskningskonti i perioden 2011 - oktober 2014. Gennemgangene viste

bl.a., at der er behov for at ændre en række forhold. Det drejer sig fx om udgifter til rejser

og repræsentation, hvor formål og navne på deltagere skal være dokumenteret, der skal

være fokus på, om udgifter er forskningsudgifter eller driftsudgifter, anskaffelse af særligt

it-udstyr skal begrundes, og rejser, varer og it skal købes gennem indkøbsaftaler. Regio-

nen har oplyst over for revisor, at der er igangsat initiativer til at imødegå disse forhold.

Region Syddanmark har bedt regionens revisor om at foretage en særskilt forvaltningsre-

vision af eksterne forskningsmidler. Regionen har oplyst, at revisor har gennemgået en

række projektkonti og en række stikprøver fra posteringer for forskningskonti. Gennemgan-

gen viste, at der i flere tilfælde manglede dokumentation for køb af it og repræsentation.

Regionen vil fremadrettet sikre, at der vil være dokumentation på bilagene.

Resultater

99. Undersøgelsen viser, at regionernes revisorer i flere af regnskabsårene 2007-2013 har

påpeget problemer, der vedrører forvaltningen af forskningsmidler i Region Hovedstaden,

Region Midtjylland og Region Syddanmark.

Regionerne følger op på regionernes regnskaber og revisionsberetninger. Regionerne

modtager desuden revisorernes servicebreve til hospitalerne. Regionerne følger imidlertid

generelt ikke op på hospitalernes retningslinjer. Dermed kan regionerne ikke sikre sig, at

retningslinjerne udgør et betryggende grundlag for administrationen. Regionerne kan hel-

ler ikke sikre sig, at eventuelle justeringer foranlediget af revisionen bliver implementeret

på en tilfredsstillende måde.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

TILSYN MED FORVALTNINGEN AF FORSKNINGSMIDLER

4.2. Statsforvaltningens tilsyn med regnskaber og revisionsberetninger i rela-

tion til forskningsmidler

100. Vi har undersøgt, om Økonomi- og Indenrigsministeriet har fulgt op på de områder i

regnskaber og revisionsberetninger, som relaterer sig til forskningsmidler. Statsforvaltnin-

gen er tilsynsmyndighed for regionerne, mens ministeriet er øverste tilsynsmyndighed.

Det er vigtigt, at Statsforvaltningen sikrer, at eksterne forskningsmidler bliver forvaltet i over-

ensstemmelse med lovgivningen. Statsforvaltningen handler på de informationer, som re-

gionernes revisorer peger på. Derfor er det vigtigt, at Statsforvaltningen sikrer, at der ikke

er tvivl om, hvorvidt der i disse informationer kan være indikationer på, at lovgivningen ikke

bliver fulgt.

Statsforvaltningens tilsyn med regionernes regnskaber og revisionsberetninger

101. Økonomi- og Indenrigsministeriet har oplyst, at Statsforvaltningen fører et legalitets-

tilsyn med, om regionerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myn-

digheder med de nærmere regler herfor i § 48 i lov om kommunernes styrelse. Lovgivnin-

gen sætter de overordnede rammer for Statsforvaltningens tilsynskompetence (det, de kan

og må gøre) og tilsynspligt (det, de skal gøre). Det ligger ifølge ministeriet inden for Stats-

forvaltningens kompetence at føre tilsyn med overholdelse af både skreven og uskreven

ret, herunder regionernes kasse- og regnskabsregulativer samt offentligretlige retsgrund-

sætninger som grundsætningen om god bogføringsskik og den kommunalretlige grundsæt-

ning om økonomisk forsvarlig forvaltning, jf. boks 8. Statsforvaltningen har pligt til at un-

dersøge en sag nærmere inden for tilsynets kompetence, hvis der foreligger oplysninger

fra revisor eller anden side, som giver Statsforvaltningen grund til at antage, at der er en

vis sandsynlighed for en ulovlighed, som ikke er bagatelagtig.

BOKS 8. GOD BOGFØRINGSSKIK OG DEN KOMMUNALRETLIGE GRUNDSÆTNING OM ØKO-

NOMISK FORSVARLIG FORVALTNING

God bogføringsskik

Den gode bogføringsskik beskrives som, hvad der til enhver tid anses for god skik og brug blandt

kyndige og ansvarsbevidste fagfolk inden for bogføringsområdet. Der er i bogføringslovens detail-

bestemmelser bl.a. fastsat krav til, at der skal sikres et transaktions- og kontrolspor. Transaktions-

sporet sikrer sammenhængen mellem den enkelte postering og regnskabets hovedposter. Kontrol-

sporet dokumenterer de faktiske posteringer. Bogføringen skal desuden tilrettelægges og udføres,

så regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod

fejl og misbrug. God bogføringsskik indebærer også at sikre funktions- og personadskillelse og at

dokumentere formålet med anvendelsen af midler.

Den kommunalretlige grundsætning om økonomisk forsvarlig forvaltning

Den kommunalretlige grundsætning afgrænser ikke præcist, hvilke dispositioner der er økonomisk

uforsvarlige og dermed ulovlige. Den kommunalretlige grundsætning omfatter også regionerne. En

region har som udgangspunkt – i det omfang den skrevne lovgivning ikke regulerer spørgsmålet –

et vidt spillerum med hensyn til anvendelsen af midler til lovlige formål. I bedømmelsen må imidler-

tid også inddrages oplysninger om, hvorvidt regionen har fulgt almindeligt anerkendte regler for øko-

nomisk forvaltning. Store udgifter til fx repræsentation vil efter omstændighederne kunne stride mod

grundsætningen.

102. Statsforvaltningen har oplyst, at Statsforvaltningen baserer sit tilsyn på revisorernes

arbejde. Det er revisorerne, der vurderer regionernes kasse- og regnskabsregulativer, om

regionerne følger god bogføringsskik, og om regionerne udøver økonomisk forsvarlig for-

valtning. Revisorerne skal påpege, hvis regionerne forvalter i strid med gældende regler,

ligesom det er revisorerne, som har pligt til at anføre, hvis noget er ulovligt. Derfor følger

Statsforvaltningen ikke af egen drift op på dette.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

TILSYN MED FORVALTNINGEN AF FORSKNINGSMIDLER

Statsforvaltningen har oplyst, at legalitetstilsynet indebærer:



at tjekke, at regionerne udarbejder et årsregnskab, og at årsregnskabet og revisionsbe-

retningen indsendes til Statsforvaltningen rettidigt

at påse, at regionsrådet forholder sig fyldestgørende til den givne revisionsbemærkning

og beslutter, hvad der skal foretages for at rette op på det forhold, der har medført be-

mærkningen.

Statsforvaltningen har oplyst, at Statsforvaltningens tilsynskompetence omfatter revisorer-

nes bemærkninger til den finansielle revision og som udgangspunkt ikke forvaltningsrevision.

Det betyder, at Statsforvaltningen ikke udtaler sig om revisorernes bemærkninger vedrøren-

de forvaltningsrevisionen, dvs. om regionerne bruger midlerne hensigtsmæssigt. Statsfor-

valtningen vurderer dog, om de bemærkninger, der knytter sig til forvaltningsrevisionen, in-

deholder forhold, som er omfattet af legalitetstilsynet og dermed tilsynets kompetence.

Økonomi- og Indenrigsministeriet oplyser, at ministeriet er enig med Rigsrevisionen i, at

Statsforvaltningen også bør vurdere de bemærkninger, som knytter sig til forvaltningsrevi-

sionen. Det skyldes, at der i bemærkningerne til forvaltningsrevisionen kan være forhold,

hvor Statsforvaltningen har pligt til at reagere som led i legalitetstilsynet.

103. Vores gennemgang af revisionsberetningerne for regnskabsårene 2007-2013 viser, at

revisorerne både har påpeget problemer med forvaltningen af forskningsmidler og proble-

mer, der knytter sig til regnskabsforvaltningen. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at reviso-

rerne har påpeget flere forhold, der kan være omfattet af legalitetstilsynet, fx funktions- og

personadskillelse i overensstemmelse med god bogføringsskik, jf. bilag 4.

104. Vores gennemgang af Statsforvaltningens sager om regionernes regnskaber viser, at

Statsforvaltningen i alle tilfælde har svaret regionen, at Statsforvaltningen har gennemgået

det indsendte materiale, og at gennemgangen ikke har givet anledning til bemærkninger.

Det fremgår af sagerne, at Statsforvaltningen tilsyneladende ikke har foretaget yderligere

afklarende handlinger. Statsforvaltningen har fx ikke bedt et regionsråd forklare, hvorfor re-

visor påpeger samme forhold gentagne gange. Statsforvaltningen har heller ikke spurgt ind

til forhold i revisionsberetninger, hvor der kunne være tvivl om, hvorvidt der er risiko for, at

lovgivningen ikke er fulgt, selv om revisor ikke har skrevet det direkte.

Statsforvaltningen oplyser, at Statsforvaltningen i alle sagerne har vurderet, at regionsrå-

denes beslutninger på baggrund af revisorernes bemærkninger har været fyldestgørende i

forhold til at rette op på de forhold, som revisorerne har påpeget.

Det er Rigsrevisionens vurdering, at Statsforvaltningen ikke har taget tilstrækkelig stilling

til, om den iværksatte handling vil løse problemet. Rigsrevisionens gennemgang viser des-

uden, at Statsforvaltningen heller ikke har taget initiativ til at handle i de tilfælde, hvor revi-

sor har påpeget samme forhold over flere år, og hvor regionsrådets handlinger derfor ikke

kan siges at have været tilstrækkelige til at løse problemet.

Statsforvaltningen oplyser, at det er deres vurdering, at det på baggrund af det materiale,

som de har modtaget fra revisorerne og regionerne, ikke har været anledning til at rejse

selvstændige tilsynssager om lovligheden af regionale dispositioner eller undladelser, fordi

revisorerne efter Statsforvaltningens opfattelse ikke har påpeget lovstridige forhold.

Det er Rigsrevisionens opfattelse, at Statsforvaltningen kan bruge sin tilsynskompetence

mere aktivt uden nødvendigvis at tage sagerne op som selvstændige tilsynssager. Stats-

forvaltningen kan med fordel udvide den eksisterende praksis ved at bede om uddybende

forklaringer fra regionsrådet om problematiske forhold og følge op på, at disse udbedres –

særligt når revisorerne gentager dem over flere år. Statsforvaltningen kan desuden med

fordel spørge ind til problemer, som revisor har påpeget, hvis der kan være tvivl om, hvor-

vidt der kan være risiko for, at lovgivningen ikke bliver fulgt, selv om revisor ikke har skre-

vet det direkte.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

TILSYN MED FORVALTNINGEN AF FORSKNINGSMIDLER

Resultater

105. Undersøgelsen viser, at Statsforvaltningen følger op på regionernes regnskaber og re-

visionsberetninger. Opfølgningen er dog begrænset til at være en opfølgning på, om Stats-

forvaltningen har modtaget regnskaber og revisionsberetninger til tiden, og om regionsråde-

ne forholder sig fyldestgørende til eventuelle bemærkninger fra regionernes revisorer. Stats-

forvaltningen reagerer kun i de tilfælde, hvor revisor klart bemærker, at et forhold anses som

ulovligt. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at Statsforvaltningen kunne have fulgt mere op i

de tilfælde, hvor revisorerne har gentaget problematiske forhold, som regionerne ikke har

udbedret, eller hvor det har været uklart, om der har været tale om ulovlige forhold.

Rigsrevisionen, den 18. februar 2015

Lone Strøm

/Claus Vejlø Thomsen

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

STATSREVISORERNES ANMODNING

Bilag 1. Statsrevisorernes anmodning

Statsrevisorerne anmodede i januar 2014 Rigsrevisionen om at undersøge, hvordan hospi-

talerne (regionerne) forvalter eksterne forskningsmidler, herunder bl.a. private tilskud fra fon-

de og medicinalindustrien, EU-tilskud og statslige forskningsrådsmidler. Statsrevisorerne bad

om, at fokus i undersøgelsen skulle være på de mest risikofyldte tilskud.

Statsrevisorerne bad os konkret om at vurdere, om der er fastlagt tilfredsstillende forretnings-

gange og interne kontroller for forvaltningen af de eksternt finansierede forskningsprojekter,

så de eksterne forskningsmidler anvendes til den forskning og de formål, som er hensigten.

Statsrevisorerne bad om, at undersøgelsen skulle besvare 3 konkrete spørgsmål, som er

vist nedenfor. Her er også angivet, i hvilke afsnit i beretningen spørgsmålene besvares.

Undersøgelsen skulle ifølge Statsrevisorerne

Afdække, om de fastlagte forretningsgange følges, og om

der er en tilstrækkelig intern kontrol og revision af forvalt-

ningen af eksterne forskningsmidler.

Her besvares spørgsmålet



Retningslinjerne og praksis (dvs. forretningsgange) for cen-

trale områder i forvaltningen behandles i både kap. 2 og 3.



Den interne kontrol behandles i afsnit 3.2.



Revisionen behandles i kap 4.



Kontrakterne (samarbejdsaftalerne) behandles i afsnit 2.2.

Vurdere, om samarbejdsaftalerne med private sponsorer

(fx fonde og medicinalindustrien) sikrer hospitaler og for-

skere et tilfredsstillende samarbejds- og aftalegrundlag.

Vurdere, om regionerne og ministerierne – Ministeriet for

Sundhed og Forebyggelse og Økonomi- og Indenrigsmini-

steriet – har ført et tilstrækkeligt tilsyn med forvaltningen af

eksterne forskningsmidler.



Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses tilsyn behandles

i afsnit 3.4.



Regionernes tilsyn behandles i afsnit 4.1.



Statsforvaltningens (Økonomi- og Indenrigsministeriets) til-

syn behandles i afsnit 3.4 og 4.2.

Statsrevisorerne bad desuden om, at der i undersøgelsen skulle indgå en sammenligning af

forvaltningen af eksterne forskningsmidler på hospitaler og universiteter for at belyse god

praksis. Vi sammenligner med Københavns Universitet, hvis praksis bl.a. er beskrevet i af-

snit 2.1 og 3.3.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

METODE

Bilag 2. Metode

Undersøgelsen er baseret på skriftligt materiale fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, Mini-

steriet for Sundhed og Forebyggelse, Statsforvaltningen, regionerne, Rigshospitalet, Herlev

Hospital, Roskilde Sygehus, Odense Universitetshospital, Sygehus Lillebælt, Aarhus Uni-

versitetshospital, Aalborg Universitetshospital, Danske Regioner og regionernes revisorer.

Rigsrevisionen har desuden holdt bilaterale møder med alle de involverede parter.

Hospitaler, afdelinger, sager og bilag i stikprøven er alle valgt ud fra væsentlighed og risiko,

der er defineret efter dialog med regionerne og regionernes revisorer.

Valg af hospitaler og afdelinger

Alle regionerne indgår i undersøgelsen. Vi har valgt det hospital med størst forskningsakti-

vitet i hver region, dvs. Rigshospitalet, Roskilde Sygehus, Odense Universitetshospital, Aar-

hus Universitetshospital og Aalborg Universitetshospital. Derudover er Herlev Hospital og

Sygehus Lillebælt med i undersøgelsen. Herlev Hospital er med, fordi Region Hovedstaden

har meget mere forskningsaktivitet end de andre regioner og derfor ud fra en væsentligheds-

betragtning også bør fylde mere i undersøgelsen. Herlev Hospital er mindre end Rigshospi-

talet, men har større forskningsvolumen end de største hospitaler i de resterende 4 regio-

ner. Sygehus Lillebælt er med ud fra en risikobetragtning, da sygehuset har en meget lille

forskningsportefølje og derfor muligvis ikke har fokus på administrationen heraf.

Vi har fra de 7 hospitaler udvalgt 16 afdelinger. Vi har udvalgt 7 hjerteafdelinger. Hjerteaf-

delingerne er væsentlige, da det dels er de afdelinger, der får flest private midler til forsk-

ning, dels er det dokumenteret, at særligt Rigshospitalets hjertecenter har haft udfordringer

med forvaltning af forskningsmidler. Undersøgelsen omfatter derudover 4 kræftafdelinger,

da disse afdelinger også modtager mange private midler. De resterende 5 afdelinger har

forskellige specialer, men er valgt, fordi de har meget forskning.

Valg af sager

Vi har for de 16 afdelinger udtrukket en stikprøve på 155 forskningssager. Sagerne er valgt

ud fra oversigter fra hospitalerne over forskningsmidler fra private bevillingsgivere. Vi har

haft størst fokus på midler, der kommer fra private virksomheder, fonde mv., da der her er

størst risiko for, at bevillingsgiver stiller få krav til anvendelse, revision og afrapportering,

og risiko for, at hospitalerne derfor ikke har stort fokus på forvaltningen af disse midler. Vi

har fravalgt projekter, der har været underlagt ekstern revision. I udvælgelsen har vi des-

uden prioriteret:



sager med samarbejdsaftaler

sager uden samarbejdsaftaler (og uden specificerede formål)

sager, der er afsluttet i 2013

sager, der har kørt længe

nye sager

sager med store beløb

sager med små beløb.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

METODE

For de 155 sager, vi har udvalgt, har vi bedt om og gennemgået:



bevillingsansøgning

eventuel dokumentation for intern godkendelse af ansøgning (fx afdelingsledelsens un-

derskrift)

bevillingsskrivelse, herunder eventuelle kontrakter, samarbejdsaftaler, aftale om kliniske

afprøvninger mv. på den pågældende sag

dokumentation for eventuel juridisk gennemgang af samarbejdsaftaler/kontrakter (fx mails

til/fra central juridisk enhed)

korrespondance med bevillingsgiver med oplysning om bankkontonr. og CVR-nr.

eventuel dokumentation for løbende betalingsanmodninger til bevillingsgiver

projektoprettelsesskema med underskrifter (inkl. budget)

udskrift fra journalsystem over dokumenter vedrørende projektet

oversigt over alle posteringer for den pågældende bevilling, dvs. alle udgifter og indtægter

dokumentation for, hvordan eventuelt underskud er dækket, eller dokumentation for til-

bagebetaling/indtægtsførsel af eventuelt overskud, hvis projektet er afsluttet

dokumentation for eksterne godkendelser, herunder fra de videnskabsetiske komitéer,

Datatilsynet, Sundhedsstyrelsen mv.

Udvælgelse af bilag

Vi har på de kontooversigter, som vi har modtaget, udvalgt bilag fra hver sag ud fra væsent-

lighed og risiko. Bilagene omfatter betalinger for forskellige afholdte udgifter. Tabellen ne-

denfor viser, hvordan de udvalgte sager og bilag fordeler sig på hospitaler og afdelinger.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

METODE

Udvalgte sager og bilag fordelt på regioner, hospitaler og afdelinger

Region

Region Hovedstaden

Afdeling

Kardiologisk Afdeling,

Herlev Hospital

Hjertecentret,

Rigshospitalet

Finsencentret,

Rigshospitalet

Region Sjælland

Kardiologisk Afdeling,

Roskilde Sygehus

Medicinsk Afdeling,

Roskilde Sygehus

Region Syddanmark

Hjertemedicinsk Afdeling B,

Odense Universitetshospital

Hjerte-, Lunge- og Karkirurgisk Afde-

ling T,

Odense Universitetshospital

Onkologisk Afdeling R,

Odense Universitetshospital

Medicinsk Afdeling,

Sygehus Lillebælt

Region Midtjylland

Hjertemedicinsk,

Aarhus Universitetshospital

Hjerte THG,

Aarhus Universitetshospital

Klinisk Epidemiologisk Afdeling,

Aarhus Universitetshospital

Onkologisk Afdeling D,

Aarhus Universitetshospital

Region Nordjylland

Klinik kirurgi og kræft,

Aalborg Universitetshospital

Klinik medicin,

Aalborg Universitetshospital

Klinik Hjerte-Lunge,

Aalborg Universitetshospital

I alt

Antal sager

+ revisors bilag

Bilag i stikprøven

Bilag i alt

206

203

474

155

237

109

142

359

1.483

+ revisors bilag

fra Region

Hovedstaden

847

Antallet af bilag, der er revideret pr. afdeling, afhænger dels af antallet af sager, der er ud-

trukket, dels af, hvor mange posteringer de enkelte sager har haft. Bilagsstikprøven afspej-

ler derved, at Aarhus Universitetshospital er det hospital i undersøgelsen, der efter Rigsho-

spitalet har mest forskning. Hospitalet er derfor også forholdsmæssigt større i undersøgel-

sen end fx Sygehus Lillebælt, der kun har ganske få forskningssager.

Vi har ikke gennemgået bilag fra Rigshospitalet, fordi regionens revisor har gennemgået alle

hospitalets forskningskonti. Vores konklusioner for Rigshospitalet bygger på data fra revisio-

nen.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

SUNDHEDSSTYRELSENS STILLINGTAGEN TIL HABILITET

Bilag 3. Sundhedsstyrelsens stillingtagen til habilitet

Frem til den 31. oktober 2014 havde læger pligt til at ansøge om tilladelse til tilknytning til læ-

gemiddelvirksomheder hos Sundhedsstyrelsen, jf. apotekerlovens § 3, stk. 2. Betingelserne

for, hvem der skal søge om tilladelse, er bl.a. uddybet i ”Vejledning om lægers og tandlægers

pligt til at søge om tilladelse til at være tilknyttet en lægemiddelvirksomhed” (vejledning nr.

9257 af 28. juni 2011). Det fremgår bl.a., at læger skal søge om tilladelse:



hvis lægen ordinerer lægemidler til patienter og samtidig ønsker at være tilknyttet eller

drive en lægemiddelvirksomhed (eller som ledende læge har indflydelse på, hvad andre

læger ordinerer)

hvis lægen modtager betaling for en faglig ydelse til en lægemiddelvirksomhed eller har

en særlig personlig tilknytning til virksomheden, fx ved at bestride en bestyrelsespost

hvis lægen ejer aktier eller anparter i en lægemiddelvirksomhed.



Fra den 1. november 2014 er der vedtaget en ny regulering af sundhedspersoners tilknyt-

ning med lægemiddel- og medicovirksomheder, jf. sundhedslovens § 202a. Der indføres

med de nye regler den ændring, at sundhedspersoner fremadrettet skal søge om tilladelse

hos Sundhedsstyrelsen ved nogle forhold, og ved andre forhold indføres en anmeldelses-

ordning.

Med den nye regulering skal sundhedspersoner anmelde følgende tilknytning til lægemid-

del- eller medicovirksomhed til Sundhedsstyrelsen:



undervisning, herunder foredrag

forskningsopgaver, herunder kliniske forsøg og afprøvning af medicinsk udstyr

ejerskab, herunder besiddelser af værdipapirer for op til 200.000 kr. (hvis en sundheds-

person ejer aktier eller værdipapirer i flere virksomheder, gælder grænsen på 200.000

kr. for ejerskab i hver enkelt virksomhed).

Læger skal desuden anmelde tilknytning til en specialforretning med medicinsk udstyr.

Sundhedspersoner skal med den nye regulering søge om tilladelse hos Sundhedsstyrel-

sen til at drive eller være tilknyttet en lægemiddel- eller medicovirksomhed, medmindre til-

knytningen er omfattet af anmeldelsesordningen, dvs. fx ved ejerskab af aktier for over

200.000 kr. i en medico- eller lægemiddelvirksomhed.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

UDDRAG FRA REVISIONSBERETNINGER I PERIODEN 2007-2013 VEDRØRENDE FORSKNINGSMIDLER

Bilag 4. Uddrag fra revisionsberetninger i perioden 2007-2013 vedrørende forsk-

ningsmidler

Region Hovedstaden

Regnskab for 2007

Bemærkning om, at der i forbindelse med udarbejdelsen af regnskabet for 2007 stadig er en

usikkerhed på en række områder, som det er væsentligt, at regionsrådet i forbindelse med

det videre arbejde er opmærksom på. Det drejer sig bl.a. om at sikre korrekt registrering af

eksternt finansierede forskningsprojekter.

Regnskab for 2010

Revisor påpeger i bemærkningerne, at der er udfordringer med projektregnskaber med eks-

tern finansiering. Bl.a. fremgår det, at kvaliteten af de projektregnskaber, der modtages til

revision, er meget svingende, og at kvaliteten er for lav. Der er for mange fejl i regnskaber-

ne, og regnskabsdokumentationen er utilstrækkelig, der dedikeres ikke altid tilstrækkelige

resurser til området, og der foretages ikke tilstrækkelig kvalitetssikring af projektregnskaber-

ne, inden de overdrages til revision.

Regnskab for 2011

Bemærkninger fra regnskabet for 2010 gentages.

Revisionen konstaterede herudover, at der på flere hospitaler er balancekonti, som ikke er

ajourførte og afstemte, herunder uforbrugte forskningsmidler, anlægskartotek, interne mel-

lemværender mv.

Det fremgår, at der ved revisionen i flere tilfælde er konstateret projekter, hvor der er min-

dreforbrug, og man således står med et tilbagebetalingskrav. Ved revisionen har man her-

efter konstateret, at der ikke er sket indregning af alle udgifterne, ligesom der er gjort op-

mærksom på mulighed for indregning af yderligere overheadomkostninger. Indregning af

disse yderligere omkostninger har bevirket, at de korrigerede regnskaber ikke har mindre-

forbrug, når alt er medregnet, og herved er tilbagebetalingsforpligtelsen væsentligt reduce-

ret og/eller elimineret.

Region Syddanmark

Regnskaber for hvert år i perioden 2008-2012

Supplerende bemærkning om problemer med it-kontrollen, herunder at der er foretaget for

brede brugeradgange, hvilket gør, at funktionsadskillelsen ikke altid fungerer.

Regnskaber for hvert år i perioden 2010-2012

Supplerende bemærkning om behov for bedre ledelsestilsyn og dokumentation heraf som

et led i kontrolsporet.

Regnskab for 2011

For Sydvestjysk Sygehus er det oplyst, at der tidligere har været uklarheder i forbindelse

med formål og anvendelse af nogle forskerkonti, og der er derfor indført en ny forretnings-

gang. Revisor anbefaler, at der udarbejdes en instruks for, hvordan midler på forsknings-

konti må anvendes for at reducere risikoen for misbrug.

For Sygehus Sønderjylland har revisor konstateret, at der er oprettet en del forskerkonti,

som ikke umiddelbart er forskerkonti, men bruges til kursus og diverse personalepleje. Kon-

tiene er oprettet, før nye retningslinjer var trådt i kraft, og regnskabsafdelingen forventede

at afslutte en gennemgang af alle forskerkonti inden udgangen af 2011. Revisor anbefaler,

at der udarbejdes retningslinjer for forskerkonti i afdelingerne.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

UDDRAG FRA REVISIONSBERETNINGER I PERIODEN 2007-2013 VEDRØRENDE FORSKNINGSMIDLER

Region Midtjylland

Regnskaber for 2007 og 2008

Supplerende bemærkning om problemer med funktionsadskillelse mellem person, der atte-

sterer, og person, der anviser bilag fra 2007 og 2008. Revisionen henleder opmærksomhe-

den på, at der, jf. regionens kasse-regnskabsregulativ, skal være adskillelse.

Regnskaber for 2011 og 2012

Supplerende oplysning om, at der er behov for en præcisering af, hvilke projekter der skal

indregnes på eksterne kontoafsnit. Det er revisors opfattelse, at der med den eksisterende

praksis er risiko for, at de eksterne kontoafsnit anvendes til ikke-forskningsrelaterede projek-

ter, hvilket ikke er i overensstemmelse med budget- og regnskabssystemet for regioner. Re-

visor anbefaler, at der i 2012 foretages en gennemgang og en vurdering af, om der henstår

beløb, der skal tilbageføres til den almindelige drift. Forholdet er stadig gældende i 2013.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ORDLISTE

Bilag 5. Ordliste

Attestation (af bilag)

Kontrol af bilag, hvor den, der attesterer (typisk en regnskabsmedarbejder), står inde for,

at hospitalet har modtaget eller leveret den omhandlede ydelse mv., og at bilagets ind-

hold i øvrigt er kontrolleret i henhold til de nærmere fastsatte regler.

Den virksomhed, fond, privatperson mv., som har givet midler til forskning. Midlerne kan

være givet med eller uden betingelser.

Brev/dokument fra bevillingsgiver til hospitalet, hvoraf det fremgår, at bevillingsgiver vil

donere et beløb af en given størrelse. Der kan være krav til, hvad bevillingen må bruges

til.

Hospitalerne kan sikre sig, at der skal træffes afgørelse ved en dansk domstol og efter

dansk lov, hvis parterne bliver så uenige, at de må gå i retten. Der kan fx opstå uenig-

heder om, hvorvidt hospitalet har fået den aftalte betaling, eller om hospitalet har udført

de aftalte analyser.

Forskningsråd under Uddannelses- og Forskningsministeriet, som giver bevillinger til fri,

forskerinitieret forskning inden for alle videnskabelige discipliner.

System bestående af Den Nationale Videnskabsetiske Komité under Ministeriet for Sund-

hed og Forebyggelse og én eller flere komitéer i hver region. Aktuelt er der 11 regionale

komitéer. Systemet sikrer, at sundhedsvidenskabelige forskningsprojekter gennemføres

videnskabsetisk forsvarligt, og fører derfor tilsyn med de godkendte forskningsprojekter.

Hospitalerne kan sikre klarhed om, hvem der fx ejer resultater og idéer, som er frem-

kommet i forbindelse med forskning, ved at kræve, at det skal fremgå, hvem der har ejer-

skab til hvad.

Hospitalerne kan sikre sig, at de ikke er ansvarlige for at erstatte eventuelle tab, fx hvis

udstyr e.l. beskadiges i forbindelse med forskningsforsøg.

Hvad der til enhver tid anses for god skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste

fagfolk inden for bogføringsområdet. Det følger af bekendtgørelse om regionernes bud-

get- og regnskabsvæsen, revision m.v. (bekendtgørelse nr. 129 af 30. januar 2014), at

regionerne skal følge god bogføringsskik.

Anvisning, der sikrer, at formålet er lovligt, og at der er budgetmæssig dækning for dis-

positionen.

Uafhængighed af fx familiære eller tætte, venskabelige relationer til bevillingsgiver.

Udgifter, der indirekte er relateret til drift, fx udgifter til opgaver, som varetages af andre

enheder på hospitalet såsom en regnskabsenhed eller et laboratorie.

Aftale mellem en region eller et hospital med leverandører, som sikrer, at hospitalet får

mængderabatter.

Hvis der er tale om kommercielle forskningsprojekter, kan der være tale om indtægts-

dækket virksomhed. Aktiviteten skal kunne adskilles fra den øvrige produktion, og om-

kostningerne skal prisfastsættes, så omkostningerne dækkes. Desuden skal aktiviteten

være en naturlig udløber af hospitalets aktivitet.

Består af 2 centrale led:



Afdelingsledelsen skal godkende, at de udgifter, som forskerne afholder på projekt-

kontiene, ligger inden for formål og retningslinjer, og underskrive bilag.



Regnskabsenheden skal sikre sig, at afdelingsledelsen har godkendt udgiften, og at

den registreres korrekt.

Bevillingsgiver

Bevillingsskrivelse

Dansk ret (i kontrakter)

Det Frie Forskningsråd

Det Videnskabsetiske Komité-

system

Ejendomsrettigheder

(i kontrakter)

Erstatningsansvar

(i kontrakter)

God bogføringsskik

Godkendelse (af bilag)

Habilitet

Indirekte driftsomkostninger

Indkøbsaftale

Indtægtsdækket virksomhed

Interne kontroller

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ORDLISTE

Klinisk afprøvning

Forskningsprojekter, hvor der bliver gennemført forsøg på patienter for at teste, hvordan

medicin virker, hvilke sideeffekter der er, og hvordan det omsættes i kroppen. Forsøg

gennemføres både på ny medicin og medicin, som allerede er på markedet i Danmark.

Kaldes også clinical trials.

Tilsyn med, at regionerne overholder lovgivningen – dvs. både skreven og uskreven ret,

herunder regionernes kasse- og regnskabsregulativer, offentligretlige retsgrundsætnin-

ger som grundsætningen om god bogføringsskik og den kommunalretlige grundsætning

om økonomisk forsvarlig forvaltning.

Skema med centrale projektoplysninger, fx bevillingsgiver, beskrivelse af projektet og

angivelse af forskningsansvarlig. Forskerne udfylder typisk skemaet, når hospitalet og

bevillingsgiver er blevet enige om at indgå et samarbejde eller donere midler, og projek-

tet oprettes i regnskabssystemet.

En procentandel (2-3 %) af eksterne bevillinger til forskning, som nogle hospitaler au-

tomatisk trækker fra til at dække administrationsomkostninger mv.

Godtgørelse i form af betaling eller eventuelt gaver til patienter, som medvirker i forsk-

ningsforsøg.

Hospitalerne kan sikre sig, at de må offentliggøre resultater af forskningsforsøg mv. ved

at kræve, at det skal fremgå af en eventuel kontrakt med bevillingsgiver. Der kan fx væ-

re tilføjet en betingelse fra bevillingsgiver om, at denne skal adviseres/høres før publice-

ring, eller at visse elementer skal friholdes fra publiceringsretten.

Årlig afrapportering fra regionens revisor, som kommenterer på regionens regnskab.

Eventuel kritik fremhæves i revisionsbemærkninger.

Brev fra regionens revisor til det reviderede hospital. I brevet redegør revisor for sine

konstateringer. Nogle kalder disse breve for management letters.

Legalitetstilsyn

Oprettelsesskema

Overhead

Patientgodtgørelse

Publiceringsrettigheder

(i kontrakter)

Revisionsberetning

Servicebrev