PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Finansudvalget 2014-15 (1. samling)
FIU Alm.del Bilag 52
Offentligt

6/2014

Beretning om

vagtplanlægning i statslige

institutioner

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

6/2014

Beretning om

vagtplanlægning i statslige

institutioner

Statsrevisorerne fremsender denne beretning

med deres bemærkninger til Folketinget og

vedkommende minister, jf. § 3 i lov om

statsrevisorerne og § 18, stk. 1, i lov om

revisionen af statens regnskaber m.m.

København 2015

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:

Statsrevisorerne fremsender med deres eventuelle bemærkninger Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkommende

minister.

Justitsministeren, forsvarsministeren, fødevareministeren og transportministeren afgiver en redegørelse til beretningen.

Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministrenes redegørelser.

På baggrund af ministrenes redegørelser og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beretningen, hvilket

forventes at ske i august 2015.

Ministrenes redegørelser, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles i Statsreviso-

rernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar måned – i dette tilfælde Endelig

betænkning over statsregnskabet 2014, som afgives i februar 2016.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Henvendelse vedrørende

denne publikation rettes til:

Statsrevisorerne

Folketinget

Christiansborg

1240 København K

Telefon: 33 37 59 87

Fax: 33 37 59 95

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kan

købes ved henvendelse til:

Rosendahls-Schultz Distribution

Herstedvang 10

2620 Albertslund

Telefon: 43 22 73 00

Fax: 43 63 19 69

E-mail: [email protected]

Hjemmeside: www.rosendahls.dk

ISSN 2245-3008

ISBN 978-87-7434-454-4

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

STATSREVISORERNES BEMÆRKNING

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne,

den 21. januar 2015

BERETNING OM VAGTPLANLÆGNING I STATSLIGE INSTITUTIONER

Statslige institutioner med skiftende arbejdstider har en vigtig opgave med at plan-

lægge arbejdstiden, så personaleresurserne bruges så sparsommeligt og effektivt

som muligt. I denne tværministerielle beretning undersøges vagtplanlægningen i 5

udvalgte virksomheder: politiet, Kriminalforsorgen, Kødkontrollen under Fødevare-

styrelsen, fjernstyringscentralerne under Banedanmark og Hærens Operative Kom-

mando under Forsvaret, som tilsammen har en årlig lønsum på ca. 13 mia. kr.

Statsrevisorerne finder det utilfredsstillende, at vagtplanlægningen i politiet,

Kriminalforsorgen, Kødkontrollen, Banedanmark og Forsvaret ikke har sikret,

at personaleresurserne bruges så sparsommeligt og effektivt som muligt.

Virksomhederne har således ikke en effektiv udnyttelse af personaleresur-

serne.

Statsrevisorerne finder det ikke tilfredsstillende:



at ledelsen i nogle virksomheder, fx i Kriminalforsorgen og Kødkontrollen, udbe-

taler overarbejdsbetaling, selv om arbejdstidsreglerne giver mulighed for en om-

lægning af arbejdstiden uden lønkompensation

at ingen af de undersøgte virksomheder – med undtagelse af Anstalten ved Her-

stedvester – følger systematisk op på de afviklede vagtplaner med henblik på at

justere og optimere bemandingen, så overarbejde, undertid og dobbeltvagter mi-

nimeres

at vagtplanlægningen ikke er tilstrækkeligt systemunderstøttet i Kriminalforsor-

gen og Forsvaret og er unødigt resursetung i Kriminalforsorgen.

Peder Larsen

Henrik Thorup

Kristian Jensen

Klaus Frandsen

Lennart Damsbo-

Andersen

Lars Barfoed



PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Beretning til Statsrevisorerne om

vagtplanlægning i statslige

institutioner

Rigsrevisionen har selv taget initiativ til denne un-

dersøgelse og afgiver derfor beretningen til Stats-

revisorerne i henhold til § 17, stk. 2, i rigsrevisor-

loven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar

2012. Beretningen vedrører finanslovens § 11. Ju-

stitsministeriet, § 12. Forsvarsministeriet, § 24. Mi-

nisteriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri og

§ 28. Transportministeriet.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Indholdsfortegnelse

Introduktion og konklusion ............................................................................................ 1

1.1.

Formål og konklusion ............................................................................................ 1

1.2.

Baggrund .............................................................................................................. 2

1.3.

Revisionskriterier, metode og afgrænsning .......................................................... 4

Vagtplanlægning i de udvalgte institutioner .................................................................. 5

2.1.

Fastlæggelse af bemandingsbehovet ................................................................... 5

2.2.

Udarbejdelse af vagtplaner ................................................................................... 8

2.3.

Løbende justering af vagtplanen, efter den er udmeldt ...................................... 10

2.4.

Institutionernes opfølgning på vagtplanlægningen og medarbejdernes

arbejdstid ............................................................................................................ 15

2.5.

Virksomhedernes styring af vagtplanlægningen i de underliggende

institutioner.......................................................................................................... 17

Bilag 1. Metode ................................................................................................................... 20

Bilag 2. Gode råd til vagtplanlægning ................................................................................. 22

Bilag 3. Ordliste ................................................................................................................... 23

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Beretningen vedrører finanslovens § 11. Justitsministeriet, § 12. Forsvarsministe-

riet, § 24. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri og § 28. Transportmini-

steriet.

I undersøgelsesperioden har der været følgende ministre:

Justitsministeriet:

Morten Bødskov: oktober 2011 - december 2013

Karen Hækkerup: december 2013 - oktober 2014

Mette Frederiksen: oktober 2014 -

Forsvarsministeriet:

Nick Hækkerup: oktober 2011 - august 2013

Nicolai Wammen: august 2013 -

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri:

Mette Gjerskov: oktober 2011 - august 2013

Karen Hækkerup: august 2013 - december 2013

Dan Jørgensen: december 2013 -

Transportministeriet:

Henrik Dam Kristensen: oktober 2011 - august 2013

Pia Olsen Dyhr: august 2013 - februar 2014

Magnus Heunicke: februar 2014 -

Beretningen har i udkast været forelagt Justitsministeriet, Forsvarsministeriet,

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri og Transportministeriet, hvis be-

mærkninger er afspejlet i beretningen.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

1. Introduktion og konklusion

1.1. Formål og konklusion

1. Denne beretning handler om vagtplanlægning i statslige institutioner med skiftende ar-

bejdstider.

Beretningen er udarbejdet som en smal beretning, da den alene fokuserer på sparsomme-

lighed og udspringer af problemstillinger, som Rigsrevisionen tidligere har afdækket i forbin-

delse med lønrevisionen. Rigsrevisionen har selv taget initiativ til undersøgelsen i august

2014.

2. Formålet med beretningen er at undersøge og vurdere, om institutioner med skiftende ar-

bejdstider – inden for arbejdstids- og arbejdsmiljøreglernes rammer – vagtplanlægger på en

måde, der understøtter en sparsommelig brug af personaleresurserne.

smal beretning

byg-

ger på de samme revi-

sionsprincipper og kvali-

tetskrav som Rigsrevisio-

nens øvrige beretninger,

men undersøgelsen er

foretaget på et mere af-

grænset område.

KONKLUSION

Løn udgør en væsentlig del af de samlede statslige udgifter, og det er derfor centralt,

at statslige institutioner tager økonomiske hensyn, når de planlægger medarbejder-

nes arbejdstid.

Politiet, Kriminalforsorgen, Kødkontrollen, Banedanmark og Forsvaret har de senere

år i varierende grad arbejdet med at effektivisere vagtplanlægningen, hvilket bl.a. har

bidraget til at reducere lønudgifterne. Især politiet og Kødkontrollen har fra centralt

hold haft fokus på at vagtplanlægge sparsommeligt. Der er dog fortsat behov for, at

ledelsen i alle de undersøgte institutioner har fokus på at effektivisere vagtplanlæg-

ningen og sikre, at personaleresurserne udnyttes bedre.

Rigsrevisionens undersøgelse viser, at ledelsen i de enkelte institutioner ikke fuldt

ud udnytter de muligheder, de har for – uden ekstra lønomkostninger – at omlægge

medarbejdernes arbejdstid, når der er behov for at justere i den udmeldte vagtplan.

Kriminalforsorgen honorerer fx altid medarbejderne med 50 %, når de bliver indkaldt

til ekstravagter – også i de tilfælde, hvor arbejdstidsreglerne giver mulighed for, at le-

delsen kan omlægge arbejdstiden uden kompensation. I Kødkontrollen ved Danish

Crown i Horsens er der derudover eksempler på, at nogle medarbejdere havde op-

tjent overarbejde med tillæg på 50 %, samtidig med at andre medarbejdere havde

undertid.

Vagtplanlægning

defineres i

undersøgelsen som planlæg-

ning af arbejdstiden i institutio-

ner med skiftende arbejdstider,

hvor arbejdstiden er placeret

helt eller delvist uden for almin-

delig dagarbejdstid.

Virksomheder og institutioner

I beretningen defineres de over-

ordnede myndigheder som fx

Kriminalforsorgen som

virksom-

heder,

mens de underliggende

myndigheder som fx et fængsel

defineres som

institutioner.

Undersøgelsen omhandler

5 virksomheder:



politiet



Kriminalforsorgen



Fødevarestyrelsen

(Kødkontrollen)



Banedanmark

(Fjernstyringscentralerne)



Forsvaret

(Hærens Operative Kom-

mando).

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Kødkontrollen

er en enhed i

Fødevarestyrelsen under Mini-

steriet for Fødevarer, Landbrug

og Fiskeri. Kødkontrollens med-

arbejdere udfører kontrol på

slagterier. Alle slagtedyr kontrol-

leres før og efter slagtning i for-

hold til fødevaresikkerhed, dyre-

velfærd og smitsomme husdyr-

sygdomme. Desuden står Kød-

kontrollen for kontrol af slagte-

riernes rengøring og hygiejne,

samt om virksomhederne op-

fylder eksportbestemmelserne

for fødevarer. Kødkontrollens

medarbejdere har tjenestested

på de slagterier, hvor kontrol-

len foretages.

Københavns Fængsler

består

af Vestre Fængsel, Blegdams-

vejens Fængsel, Nytorvs Fæng-

sel og Politigårdens Fængsel,

som tilsammen udgør Kriminal-

forsorgens største arresthus.

Som en særlig opgave forestår

Københavns Fængsler trans-

port og fremstilling for politi og

domstole i Storkøbenhavn. Fan-

getransporterne varetages af

den centrale afdeling i Vestre

Fængsel.

Kompensationer

er en samlet

betegnelse for de timer og til-

læg, medarbejderen skal godt-

gøres for ved fx overarbejde, til-

kald eller inddragelse af en fast-

lagt fridag.

I nogle tilfælde udbetales timer-

ne, mens de i andre tilfælde

godtgøres med afspadsering.

Der er i alt 13

fjernstyrings-

centraler

i Danmark. Fjernsty-

ringscentralerne styrer togdrif-

ten ved at overvåge og styre

sporskifterne og signalerne.

Derudover er det også medar-

bejdere i fjernstyringscentra-

lerne, der giver trafikinforma-

tion på skilte og i højtalere.

Forsvaret og Kødkontrollen ved Danish Crown i Horsens registrerer ikke løbende med-

arbejdernes arbejdstid og har dermed ikke et opdateret overblik over medarbejdernes

reelle arbejdstid, hvilket er en forudsætning for, at institutionerne kan minimere med-

arbejdernes overarbejde og undertid. Kødkontrollen oplyser, at de fremover løbende

vil registrere medarbejdernes arbejdstid, og Forsvaret oplyser, at de er i gang med at

anskaffe et nyt system, som muliggør en løbende tidsregistrering.

Desuden har flere af de undersøgte institutioner ikke den optimale bemanding og får

dermed færre arbejdstimer for deres lønmidler. Fjernstyringscentralen i København

under Banedanmark og Task Force Øst under de sjællandske politikredse har såle-

des meget overarbejde, som honoreres med 50 % i tillæg. I Københavns Fængsler

har ledelsen endnu ikke analyseret bemandingsbehovet i deres centrale afdeling, selv

om Direktoratet for Kriminalforsorgen for 1 år siden vurderede, at der var et betydeligt

potentiale for besparelser. Direktoratet har dog oplyst, at de forventer, at der vil blive

igangsat en analyse af bemandingsbehovet i 2015.

Rigsrevisionens undersøgelse viser også, at institutionerne ikke altid følger op på de

afviklede vagtplaner med henblik på at få et overblik over, hvor og hvornår kompen-

sationerne falder, så de har et grundlag for systematisk at vurdere, om bemandingen

bør justeres. Rigsrevisionens gennemgang viser, at Københavns Fængsler igennem

2 år i gennemsnit har indkaldt 10 medarbejdere ekstra pr. dag til overarbejdsbetaling

frem for at justere i bemandingen. Institutionerne følger dog udviklingen i det samle-

de forbrug af kompensationer.

Endelig er planlægningsprocessen unødigt resursetung og ikke tilstrækkeligt system-

understøttet i de undersøgte institutioner i Kriminalforsorgen. Således udarbejder

medarbejderne hver måned en komplet vagtplan med deres ønsker, som ofte ikke

svarer til institutionernes bemandingsbehov, og som vagtplanlæggerne efterfølgen-

de skal bruge tid på at ændre. I Københavns Fængsler forhandler vagtplanlægger-

ne desuden vagtplanen med hver enkelt medarbejder. Direktoratet for Kriminalfor-

sorgen har oplyst, at de er ved at udvikle et vagtplanlægningssystem, som skal un-

derstøtte vagtplanlægningen bedre og gøre den mindre resursetung.

Rigsrevisionen har i forbindelse med undersøgelsen udarbejdet en liste med en ræk-

ke gode råd (jf. bilag 2), som alle statslige institutioner, der vagtplanlægger, kan lade

sig inspirere af for at sikre en sparsommelig vagtplanlægning.

1.2. Baggrund

3. Planlægning af arbejdstiden i institutioner med skiftende arbejdstider er en langt mere

kompleks opgave end planlægning af arbejdstiden i institutioner med faste arbejdstider in-

den for normal arbejdstid. For det første skal institutionerne beslutte, hvordan personalere-

surserne skal fordeles på forskellige typer vagter (fx formiddagsvagter, eftermiddagsvagter

og nattevagter), så det sikres, at de rette kompetencer er til stede. For det andet skal insti-

tutionerne beslutte, hvilke kriterier der skal ligge til grund for fordelingen af vagter, både når

de udarbejder planerne, og når der sker ændringer i planerne. Da arbejdstidsreglerne i nogle

tilfælde – afhængigt af, hvornår arbejdet finder sted – udløser kompensationer, har det øko-

nomiske konsekvenser, hvordan institutionerne vagtplanlægger. Jo flere kompensationer

vagtplanlægningen udløser, jo færre arbejdstimer får institutionerne for deres lønmidler til

at løse deres kerneopgaver. Det er derfor vigtigt, at institutionerne udnytter alle muligheder

for at være sparsommelige, både når de planlægger arbejdstiden, og når de omlægger ar-

bejdstiden ved uforudsete opgaver, sygdom mv., selv om det ikke er muligt helt at undgå

kompensationer.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

4. Baggrunden for beretningen er, at Rigsrevisionens lønrevision i perioden 2010-2014 har

vist, at de undersøgte institutioners ledelser ikke har haft tilstrækkeligt fokus på de økono-

miske aspekter ved vagtplanlægningen.

5. Da staten anvender betydelige midler til lønninger, og da der på flere ministerområder er

institutioner med skiftende arbejdstider, er det væsentligt, at disse institutioner vagtplanlæg-

ger sparsommeligt. Rigsrevisionen har valgt at udarbejde en tværgående beretning, der kan

bidrage med en række generelle råd, som statslige institutioner kan lade sig inspirere af,

når de vagtplanlægger. Vi har udvalgt 5 virksomheder med en samlet årlig lønsum på ca.

13 mia. kr. Under hver virksomhed har vi udvalgt 1-2 underliggende institutioner, som såle-

des kun udgør en mindre del af virksomhedernes lønsum, jf. tabel 1.

Tabel 1. Undersøgte virksomheder og institutioner og antallet af medarbejdere med

skiftende arbejdstider

Politiet (ca. 9.253)

Københavns Politi (ca. 2.083)

Midt- og Vestsjællands Politi (ca. 550)

Kriminalforsorgen (ca. 2.450)

Københavns Fængsler (ca. 400)

Anstalten ved Herstedvester (ca. 140)

Kødkontrollen under Fødevarestyrelsen (ca. 464)

Kødkontrollen ved Danish Crown i Horsens (ca. 91)

Kødkontrollen ved Danish Crown i Ringsted (ca. 53)

Fjernstyringscentralerne under Banedanmark (ca. 439)

Fjernstyringscentralen København (ca. 73)

Hærens Operative Kommando (ca. 6.376)

II Panserinfanteribataljon ved Gardehusarregimentet under 2. Brigade (ca. 79)

Den 1. oktober 2014 blev Hærens Operative Kommando nedlagt. Hovedparten af op-

gaverne overgik til Hærstaben, som er en del af Værnsfælles Forsvarskommando. Hær-

staben oplyser, at medarbejderne i varierende grad har skiftende arbejdstider.

Kilde: Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra de undersøgte virksomheder.

De 5 virksomheder er valgt, fordi de er blandt de statslige virksomheder, som har flest med-

arbejdere med skiftende arbejdstider. Vi har valgt institutionerne under de 5 virksomheder

på baggrund af en række forskellige forhold. For det første har vi valgt nogle af de institutio-

ner, som vagtplanlægger for flest medarbejdere, og hvor en eventuel effektivisering af vagt-

planlægningen derfor får størst betydning. For det andet har vi valgt institutioner og enheder,

som udbetaler mange kompensationer til overarbejde, tilkald, inddragede fridage mv. For

det tredje har vi valgt nogle institutioner, som ud fra vores kendskab har fokus på sparsom-

melig vagtplanlægning og derfor kan bidrage med nyttig læring for andre.

I de udvalgte politikredse har vi valgt enkelte enheder. I Midt- og Vestsjællands Politi har vi

udvalgt Beredskabssektion Roskilde og Hundeførerenheden. I Københavns Politi har vi valgt

2 enheder under Efterforskningsenheden (Operativ bande sektion I og II og Sektionen for

observation) og en enhed under Stationsenheden (Lokalpolitisektion Indre by). Endelig har

vi valgt 2 enheder (Teknisk Support og Tryghedsskabende Indsats) i Task Force Øst under

de sjællandske politikredse. I de øvrige udvalgte institutioner har vi set på hele institutionen.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Ud over de 8 udvalgte insitutioner har vi inddraget resultaterne fra lønrevisionen ved For-

svaret i 2014, hvor vagtplanlægningen hos Hærens Officersskole, staben under Hærens

Operative Kommando og Trænregimentet blev undersøgt.

6. De udvalgte virksomheders og institutioners rammevilkår og opgaver er meget forskel-

lige. Fx arbejder medarbejderne i de udvalgte institutioner i Kødkontrollen normalt ikke om

natten eller i weekenden, mens dette er tilfældet for medarbejderne i politiet, Kriminalfor-

sorgen og fjernstyringscentralerne i Banedanmark. Endvidere er produktionen i Kødkontrol-

len og Banedanmark forholdsvis forudsigelig i modsætning til politiet og dele af Kriminalfor-

sorgen. Politiet skal kunne reagere på pludseligt opstået uro, ligesom arresthusene med

kort frist skal kunne modtage arrestanter. De udvalgte institutioner under Forsvaret adskil-

ler sig ved, at de ikke i samme grad planlægger med skiftehold, som de gør på de fleste af

de andre udvalgte institutioner. Trods disse forskelle vurderer Rigsrevisionen, at der er en

række udfordringer og mulige løsninger forbundet med at vagtplanlægge sparsommeligt,

som er generelle for alle de udvalgte virksomheder og institutioner.

1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning

Revisionskriterier

7. Det er institutionernes ansvar at planlægge arbejdstiden og i det hele taget forvalte deres

personaleresurser, så det understøtter en optimal varetagelse af institutionernes kerneop-

gaver på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Samtidig skal institutionernes vagtplanlæg-

ning foregå inden for rammerne af arbejdsmiljøreglerne, cirkulære om arbejdstid for tjene-

stemænd i staten og de lokale aftaler, som institutionerne kan indgå som supplement til cir-

kulæret.

Metode

8. Vi har besøgt alle de udvalgte institutioner og indhentet skriftligt materiale i form af ret-

ningslinjer for vagtplanlægningen, lokale aftaler om arbejdstiden, vagtplaner og opgørelser

af medarbejdernes overarbejde og afspadsering. Vi har gennemgået institutionernes vagt-

planer, oversigter over medarbejdernes kompensationer og udtaget stikprøver af enkelte

medarbejderes arbejdstid. Derudover har vi holdt møder med Rigspolitiet, Direktoratet for

Kriminalforsorgen, Fødevarestyrelsen, Banedanmark og Forsvarets Personalestyrelse og

indhentet skriftligt materiale vedrørende deres styring og opfølgning på vagtplanlægningen

i de underliggende institutioner. Bilag 1 indeholder en uddybende beskrivelse af metoden.

Beretningens undersøgelsesperiode er 2012-2014, men vi har primært undersøgt institutio-

nernes vagtplanlægning for 2014.

Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. boks 1.

BOKS 1. GOD OFFENTLIG REVISIONSSKIK

God offentlig revisionsskik er baseret på de grundlæggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes

internationale standarder (ISSAI 100-999).

Afgrænsning

9. Undersøgelsen omfatter ikke vagtplanlægningen på hospitalerne, da emnet indgår i en

kommende beretning om hospitalernes brug af personaleresurser.

Undersøgelsen omfatter heller ikke en vurdering af, om de udvalgte institutioners opgave-

varetagelse er effektiv.

10. Bilag 3 indeholder en ordliste, der forklarer udvalgte ord og begreber.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

2. Vagtplanlægning i de udvalgte institutioner

11. Vagtplanlægning kan efter Rigsrevisionens opfattelse opdeles i 4 faser som vist i figur 1.

Figur 1. Faser i vagtplanlægningen

Fastlæggelse

af bemandings-

behov

Opfølgning

Udarbejdelse af

vagtplan

Løbende

justering af

vagtplan

Kilde: Rigsrevisionen.

I den første fase afdækker institutionerne bemandingsbehovet i forhold til de opgaver, de

skal løse. På baggrund heraf udarbejder og udmelder institutionerne en vagtplan for den

kommende periode, som typisk er en måned. I den følgende fase, der strækker sig over he-

le vagtperioden, justerer institutionerne den udmeldte vagtplan i forhold til de ændringer,

der måtte komme. I den sidste fase bør institutionerne følge op på den afviklede vagtplan

samt medarbejdernes arbejdstid og kompensationer for eventuelt at justere bemandingen

og optimere de kommende vagtplaner.

2.1. Fastlæggelse af bemandingsbehovet

12. Rigsrevisionen har undersøgt, om de underliggende institutioner har fastlagt beman-

dingsbehovet og løbende vurderer dette i forhold til de opgaver, de skal løse. En løbende

vurdering af bemandingsbehovet er central for at udnytte personaleresurserne effektivt.

13. Undersøgelsen viser, at politiet, Kødkontrollen og Banedanmark løbende vurderer be-

mandingsbehovet ved hjælp af beregningsmodeller, som tager udgangspunkt i institutio-

nernes opgaver. Banedanmark justerer – fx ved større ændringer i produktionen – beman-

dingen ved brug af forskellige værktøjer, fx belastningsmodeller og risikovurderinger. Til-

svarende vurderer Forsvaret bemandingsbehovet i de underliggende enheder ud fra de

operative behov.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

14. Kriminalforsorgen har ingen egentlig model for en løbende vurdering af bemandingsbe-

hovet, men et rejsehold har i 2013 – som et led i Kriminalforsorgens flerårsaftale for 2013-

2016 – gennemgået bemandingsbehovet i Kriminalforsorgens fængsler og større arresthu-

se. Bemandingsbehovet blev fastlagt på baggrund af belægning, krav til sikkerhed og fysi-

ske rammer, og gennemgangen indebar både ændringer i forhold til placeringen af vagter og

bemandingsbehovet på de enkelte vagter. Det var dog ikke muligt for rejseholdet at få et til-

strækkeligt indblik i resurseforbruget i Københavns Fængslers centrale afdeling, og de an-

befalede derfor, at der blev gennemført en selvstændig undersøgelse af enheden, da de for-

ventede, at der var et betydeligt besparelsespotentiale. Københavns Fængsler har ikke lø-

bende fulgt bemandingsbehovet i den centrale afdeling og var enig med rejseholdet i, at der

burde gennemføres en analyse, men fandt, at det burde afvente reorganiseringen i Kriminal-

forsorgen og ombygningen af Københavns Fængsler. Da Rigsrevisionen besøgte fængslet

1 år efter, var der stadig ikke konkrete planer om at igangsætte en analyse af bemandings-

behovet i den centrale afdeling.

Rigsrevisionen finder det utilfredsstillende, at Københavns Fængsler ikke på eget initiativ har

iværksat tiltag for at forbedre vagtplanlægningen i den centrale afdeling, og at Direktoratet

for Kriminalforsorgen over for fængslet ikke har fulgt op på behovet for en analyse af beman-

dingsbehovet, særligt i betragtning af, at rejseholdet forventer, at der er et stort besparelses-

potentiale. Direktoratet har oplyst, at de i samarbejde med Københavns Fængsler vil iværk-

sætte en analyse i 2015, når ombygningen og reorganiseringen er fuldt gennemført.

15. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at fjernstyringscentralen i København i den under-

søgte periode fra januar 2012 til september 2014 ikke har haft nok medarbejdere til at dæk-

ke alle vagterne i vagtplanen. Fjernstyringscentralen har derfor besat vagter med medarbej-

dere på overarbejde, indkaldt personale fra andre enheder eller ladet vagter, som ud fra et

driftsmæssigt synspunkt findes nødvendige, forblive ubesatte. Fjernstyringscentralen i Kø-

benhavn har således – allerede da de udarbejdede vagtplanerne – i perioden september

2013 - september 2014 i gennemsnit besat 32 vagter pr. måned primært ved hjælp af over-

arbejde. Derudover vil der ved sygdom og uforudsete aktiviteter opstå et yderligere behov

for at besætte vagter ved hjælp af overarbejde. Banedanmark oplyser, at de 32 vagter ud-

gør ca. 2 % af det samlede aktivitetsbudget.

Fjernstyringscentralen i Købehavn har som følge heraf haft et betydeligt overarbejde i den

undersøgte periode på i gennemsnit 740 overarbejdstimer pr. måned. De 73 medarbejdere i

fjernstyringscentralen i København har i en periode på 6 måneder i 2014 samlet optjent ca.

6.500 overarbejdstimer. Det betyder, at medarbejderne på grund af overarbejdsbetaling på

50 % får løn for ca. 6.500 timer, selv om de kun har arbejdet ca. 4.300 timer. Den samme

tendens er gældende for alle fjernstyringscentralerne. Samlet set havde medarbejderne i alle

fjernstyringscentralerne i en periode på 6 måneder i 2014 optjent ca. 36.800 overarbejdsti-

mer.

Medarbejdere på overarbejde eller medarbejdere, som er indlånt fra andre enheder, er ofte

væsentligt dyrere, end hvis vagten bliver besat med fjernstyringscentralernes eget perso-

nale. Endvidere skal Banedanmark betale løn for de indlånte medarbejderes rejsetid til ar-

bejdspladsen.

Rigsrevisionens gennemgang viser eksempler på, at administrative medarbejdere fik tildelt

vagter i weekender, allerede da vagtplanerne blev udarbejdet. Fx fik en administrativ med-

arbejder tildelt en dobbeltvagt på en søndag. Prisen for at besætte vagten med den pågæl-

dende medarbejder var ca. 6.500 kr., mens det kun ville have kostet ca. 3.800 kr., hvis vag-

ten var blevet besat af en medarbejder fra fjernstyringscentralen til normal løn. Banedan-

mark har oplyst, at de kun i nødstilfælde, fx ved ferie og deltagelse i uddannelse, benytter

administrative medarbejdere på overarbejde.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

Banedanmark oplyser, at de på baggrund af personaleprognoser og aktivitetsbudgetter lø-

bende ansætter nye trafiklederelever for at imødegå mangel på personale. Årsagen til, at

Banedanmark fortsat har mangel på personale, er, at der har været en større afgang af tra-

fikstyringsmedarbejdere end forventet. Desuden havde Banedanmark en forventning om, at

ca. 25 trafikstyringsmedarbejdere ville blive i overskud efter flere lukninger af stationer, som

imidlertid er blevet udskudt. Banedanmark oplyser endvidere, at et højt sygefravær og ufor-

udsete aktiviteter i 2014 har skabt overarbejde. Banedanmark er enig i, at der i øjeblikket er

et forholdsvist højt forbrug af overarbejde, og at dette ikke er hensigten.

Banedanmark oplyser endvidere, at deres beregninger har vist, at det sjældent er en fordel

at ansætte nyt personale, da det faktiske antal produktionstimer reduceres ved afvikling af

ferie, obligatoriske kurser, uddannelse og andet fravær. Hertil kommer, at medarbejdernes

pension og feriepenge øger omkostningerne ved at ansætte en ny medarbejder.

Banedanmarks beregninger tager ifølge Rigsrevisionen ikke højde for, at en del af medar-

bejdernes optjente overarbejde afspadseres. I de tilfælde, hvor medarbejderens overarbej-

de afspadseres, skal medarbejderne for hver overarbejdstime afspadsere 1�½ time. Dette

medfører, at personalemanglen vokser yderligere.

Banedanmark påpegede i en analyse fra 2009, at overarbejdet ikke må være for begræn-

set, da flere medarbejdere er afhængige af dette som ekstra indtægtskilde, og at overarbej-

det på den måde hænger sammen med motivationen. Rigsrevisionen finder det uheldigt,

hvis overarbejde bliver en fast praksis, og overarbejdsbetaling anses som en fast del af løn-

nen. Banedanmark oplyser, at det ikke er hensigtsmæssigt med et højt forbrug af overar-

bejde, men at det ud fra et økonomisk synspunkt inden for rimelighedens grænser kan væ-

re hensigtsmæssigt at anvende overarbejde.

Resultater

16. I politiet, Kødkontrollen, fjernstyringscentralerne i Banedanmark og Forsvaret vurderer

ledelsen løbende bemandingsbehovet ved hjælp af beregningsmodeller, som er baseret

på en prognose for institutionernes fremtidige opgaver.

Kriminalforsorgen fik i 2013 et rejsehold til at vurdere bemandingsbehovet i Kriminalforsor-

gens institutioner med undtagelse af den centrale afdeling i Københavns Fængsler. Rigs-

revisionen finder det utilfredsstillende, at Københavns Fængsler ikke selv har tilpasset be-

mandingsbehovet løbende i alle fængslets enheder, og at der 1 år efter, at Direktoratet for

Kriminalforsorgen påpegede, at der var et stort besparelsespotentiale i den centrale afde-

ling, endnu ikke er igangsat en analyse af bemandingsbehovet i afdelingen. Direktoratet

oplyser, at de i samarbejde med Københavns Fængsler vil iværksætte en analyse i 2015.

17. Fjernstyringscentralen i København under Banedanmark har de sidste 2�½ år måttet

besætte vagter med overarbejde, allerede da de udarbejdede vagtplanerne, og konsekven-

sen heraf har været et betydeligt overarbejde. Rigsrevisionen vurderer, at Banedanmark

på grund af kompensation for overarbejde har fået færre arbejdstimer for deres lønmidler.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

2.2. Udarbejdelse af vagtplaner

18. Rigsrevisionen har undersøgt, om institutionerne har fokus på sparsommelighed, når de

udarbejder vagtplaner. Vi har herunder undersøgt, hvor resursetung planlægningsproces-

sen er i de enkelte institutioner, og om institutionerne sikrer, at arbejdstids- og arbejdsmil-

jøreglerne bliver overholdt, samtidig med at vagterne bliver besat af medarbejdere med de

rette kompetencer.

Planlægningsprocessen

19. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at det er meget varierende, hvor resursetung plan-

lægningsprocessen er i de enkelte institutioner.

20. I politiet og Kriminalforsorgen indledes processen med, at medarbejderne selv indtaster

deres ønsker til den kommende vagtplan i planlægningssystemet. Vagterne fordeles på bag-

grund af disse ønsker. I politiet fordeler systemet selv vagterne på baggrund af bemandings-

behovet og medarbejderens indtastede ønsker, hvorimod vagtplanlæggerne i Kriminalfor-

sorgen må fordele alle vagterne manuelt, da Kriminalforsorgen ikke har et planlægningssy-

stem, der understøtter vagtplanlægningen. I Anstalten ved Herstedvester fordeler vagtplan-

læggerne vagterne uden at inddrage medarbejderne i modsætning til Københavns Fængs-

ler, hvor vagtplanlæggerne forhandler vagtplanen på plads med hver enkelt medarbejder.

Processen er beskrevet i boks 2.

BOKS 2. VAGTPLANLÆGNINGSPROCESSEN I KØBENHAVNS FÆNGSLER

Hver medarbejder udarbejder månedligt en ønskeplan. Da der ikke er lagt øvrige krav eller hensyn

ind i planen på forhånd, medfører det, at ønskeplanerne samlet set bliver meget forskellige fra be-

mandingsbehovet. Fx er der altid for få, der ønsker lørdagsvagter, og for mange, der ønsker søndags-

vagter. Vagtplanlæggerne bruger dernæst den efterfølgende uge på at forhandle med medarbejder-

ne ud fra et noget-for-noget-princip. Fængslet lægger stor vægt på ikke at pålægge medarbejderne

bestemte arbejdstider, og de forsøger derfor altid at få planen til at gå op ad frivillighedens vej.

Rigsrevisionen vurderer, at det er unødigt resursetungt, at såvel medarbejdere som vagt-

planlæggere i Kriminalforsorgen skal bruge tid på henholdsvis at indtaste og gennemgå øn-

sker hver eneste måned. Dette er især tilfældet, hvis medarbejderne hver måned bruger tid

på at udarbejde en komplet vagtplan for hele måneden, som vagtplanlæggerne alligevel ik-

ke kan imødekomme og derfor bruger lang tid på at ændre. Direktoratet for Kriminalforsor-

gen har oplyst, at de vil indføre et nyt vagtplanlægningssystem, som fremover vil understøt-

te vagtplanlægningen bedre og gøre den mindre resursetung at administrere.

21. I Kødkontrollen er planlægningsprocessen fuldt ud systemunderstøttet, idet vagtplan-

lægningssystemet på baggrund af på forhånd indlagte oplysninger om månedens aktivite-

ter, ferie mv. selv genererer en vagtplan. Ledelsen i Kødkontrollen har på baggrund af ge-

nerelle ønsker fra medarbejderne taget stilling til, om de vil imødekomme ønsker fra med-

arbejderne, fx om at have fri på onsdage. De godkendte ønsker er indtastet i systemet, så

der kan tages højde for dem, når planen genereres. Fordelen ved denne proces er, at ledel-

sen aktivt tager stilling til, hvilke ønsker de vil imødekomme, og at beslutningen ikke er lagt

ud til vagtplanlæggerne. Systemunderstøttelsen har ifølge Kødkontrollen også medvirket til

en større ensartethed på tværs af de lokale kødkontroller i forhold til, hvilke ønsker ledel-

sen imødekommer. Derudover skal medarbejdere og vagtplanlæggere ikke hver måned

bruge tid på at udarbejde en komplet ønskeliste og behandle alle de indkomne ønsker.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

Ved fjernstyringscentralerne i Banedanmark har ca. 75 % af medarbejderne faste vagtpla-

ner, som ruller måned for måned, dvs. at vagtplanlæggerne kun skal fordele vagter for ca.

25 % af medarbejderne. Banedanmark har oplyst, at dette giver en fleksibel planlægning,

da de kan dække de ubesatte vagter med de medarbejdere, som ikke har faste vagtplaner.

De undersøgte institutioner i Forsvaret udarbejder ikke på samme måde en vagtplan, men

i højere grad et arbejdsprogram for et hold af medarbejdere. De fleste udfordringer i forbin-

delse med at udarbejde vagtplaner er derfor ikke relevante for de undersøgte institutioner i

Forsvaret.

22. Det er centralt, at institutioner i deres vagtplanlægning tager højde for kendte aktiviteter

som fx ferie og kurser, og at de løbende justerer vagtplanerne og bemandingsbehovet heref-

ter.

Flere af de undersøgte institutioner har oplyst, at de forud for, at de udarbejder den kommen-

de vagtplan, holder et møde mellem ledelsen og vagtplanlæggerne, hvor den kommende

måneds aktiviteter og bemanding drøftes, fx i forhold til afholdelse af ferie og kurser. Kød-

kontrollen ved Danish Crown i Horsens har oplyst, at de fremover vil have endnu mere fokus

på at sprede ferie mere jævnt hen over året og dermed spare lønudgifter til timelønnede af-

løsere eller overarbejde hos de fastansatte. Kødkontrollens vejledning til vagtplanlægning

indeholder ligeledes konkrete forhold, som skal indgå i langtidsplanlægningen.

Overholdelse af reglerne om arbejdstider og arbejdsmiljø

23. I politiet, Kødkontrollen, fjernstyringscentralerne under Banedanmark og Forsvaret un-

derstøtter vagtplanlægningssystemet, at arbejdstids- og arbejdsmiljøreglerne overholdes i

den vagtplan, der bliver udmeldt. I Kriminalforsorgen er det vagtplanlæggernes ansvar at

sikre, at reglerne overholdes. Undersøgelsen viser, at vagtplanlæggerne generelt er opmærk-

somme på at overholde reglerne om arbejdstid og arbejdsmiljø, når vagtplanerne udarbej-

des. Kriminalforsorgen oplyser, at et nyt vagtplanlægningssystem vil sikre, at arbejdstids- og

arbejdsmiljøregler overholdes, når vagtplanerne udarbejdes.

24. En del af udarbejdelsen af vagtplanen er også at fastlægge vagternes længde og tage

stilling til, om der skal planlægges med dobbeltvagter. Dobbeltvagter er generelt krævende

for medarbejderne og kan derfor påvirke arbejdsmiljøet negativt.

Kriminalforsorgens institutioner planlægger i høj grad med dobbeltvagter, selv om en analy-

se af Kriminalforsorgen fra 2004 har påpeget, at det er uhensigtsmæssigt med den udbred-

te brug af dobbeltvagter af hensyn til medarbejdernes trivsel, sikkerhed og opgaveløsning.

Endvidere har Kriminalforsorgen generelt udfordringer med et højt sygefravær og nedslid-

ning af medarbejderne. Til sammenligning planlægger Kødkontrollen, politiet og fjernsty-

ringscentralerne normalt ikke med dobbeltvagter, da de mener, at det er sikkerhedsmæs-

sigt og arbejdsmiljømæssigt uforsvarligt.

Kriminalforsorgen har indgået en lokal aftale om, at den daglige hvileperiode for medarbej-

derne, som er fastsat i arbejdsmiljøreglerne, kan udskydes eller nedsættes, så medarbejder-

ne kan have op til ca. 12 dobbeltvagter på 1 måned. Direktoratet for Kriminalforsorgen har

dog anbefalet, at antallet af dobbeltvagter ikke bør overskride 5 pr. måned.

Rigsrevisionens stikprøvegennemgang viser eksempler på, at medarbejdere i Københavns

Fængsler og i Anstalten ved Herstedvester havde 8 dobbeltvagter pr. måned. Direktoratet

for Kriminalforsorgen har oplyst, at det høje antal dobbeltvagter ikke er begrundet i opgave-

varetagelsen, men i et ønske fra medarbejderne.

De primære

arbejdsmiljøreg-

ler:



Arbejdstiden skal tilrettelæg-

ges således, at de ansatte

får en hvileperiode på mindst

11 sammenhængende timer

inden for hver periode på 24

timer.



Den daglige hvileperiode kan

undtagelsesvis nedsættes fra

11 til 8 timer én gang ugent-

ligt.



Efter lokal aftale kan hvilepe-

rioden nedsættes til 8 timer

indtil 2 gange ugentligt, dog

ikke 2 døgn i træk.



Der kan højst være 10 ar-

bejdsdage mellem 2 fridage.



Den gennemsnitlige arbejds-

tid i løbet af en 7-dages perio-

de må ikke overstige 48 timer

inkl. overarbejde. Dette be-

regnes over en periode på 4

måneder.

Kilde: Bekendtgørelse af lov om

arbejdsmiljø (§ 50) og cirkulære

om arbejdstid for tjenestemænd

i staten.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

Fridage



Ansatte, hvis arbejdstid nor-

malt er placeret helt eller del-

vist uden for almindelig ar-

bejdstid, har ret til mindst 26

fridage i kvartalet (§ 15).



Arbejdstiden tilrettelægges

sådan, at den ansatte så vidt

muligt får 2 sammenhængen-

de fridage pr. uge (§ 15).



Hvis en fastlagt fridag undta-

gelsesvis inddrages, godtgø-

res den præsterede arbejds-

tid med et tillæg på 50 %

(§ 16).

Kilde: Cirkulære om arbejdstid

for tjenestemænd i staten.

Direktoratet for Kriminalforsorgen har desuden oplyst, at grunden til, at direktoratet ikke har

udmeldt et absolut loft for dobbeltvagter, er, at fængselsinspektørerne og Fængselsforbun-

det har udtrykt bekymring for, at Kriminalforsorgen ikke kan opfylde kravet i arbejdstidsreg-

lerne om, at medarbejderne skal have 26 fridage i kvartalet, hvis man afskaffer dobbeltvag-

ter. Derudover henviser direktoratet til, at bemandingen i forvejen skal effektiviseres med 65

mio. kr. i perioden 2013-2016.

Rigsrevisionen finder, at Direktoratet for Kriminalforsorgen bør overveje brugen af dobbelt-

vagter, da ingen af de undersøgte institutioner i Kriminalforsorgen har oplyst, at de har pro-

blemer med at overholde kravet om 26 fridage i kvartalet.

Sikring af, at vagterne bliver besat med de rette kompetencer

25. Der er forskel på, hvor specialiserede institutionernes opgaver er, men i alle institutioner

er der visse begrænsninger i forhold til, hvem der kan tage hvilke vagter. I Kødkontrollen er

der stor forskel på kompetencerne, fx mellem dyrlæger og tilsynsteknikere, mens der i Kri-

minalforsorgen er mindre forskel på fængselsbetjentenes kompetencer.

26. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at alle institutionerne tager hensyn til de krav, der

måtte være til kompetencer, når de udarbejder vagtplaner, og at Kødkontrollens, fjernsty-

ringscentralernes og politiets vagtplanlægningssystemer understøtter, at kravene overhol-

des.

Resultater

27. I Kriminalforsorgen er vagtplanlægningsprocessen relativt resursetung og ikke tilstræk-

keligt systemunderstøttet. Rigsrevisionen finder det uhensigtsmæssigt, at vagtplanlæggerne

i Københavns Fængsler forhandler med hver enkelt medarbejder om eventuelle ændringer

i forhold til deres ønskeplan, og finder, at det er en ledelsesret – inden for arbejdstidsreglerne

mv. – at planlægge arbejdstiden. Direktoratet for Kriminalforsorgen har oplyst, at de vil ind-

føre et vagtplanlægningssystem, som fremover vil understøtte en bedre vagtplanlægning og

gøre den mindre resursetung at administrere.

28. Politiet, Kødkontrollen, Forsvaret og fjernstyringscentralerne under Banedanmark har

vagtplanlægningssystemer, der understøtter, at reglerne om arbejdstid og arbejdsmiljø over-

holdes, når de udarbejder vagtplaner. I Kriminalforsorgen er det vagtplanlæggerne, som har

ansvar for at sikre dette. De undersøgte institutioner har ligeledes fokus på, at vagterne be-

sættes af medarbejdere med de rette kompetencer.

29. Rigsrevisionen finder, at Direktoratet for Kriminalforsorgen bør overveje brugen af dob-

beltvagter, da de som allerede påpeget i en analyse af Kriminalforsorgen fra 2004 er uhen-

sigtsmæssige i forhold til medarbejdernes trivsel, sikkerhed og opgaveløsning.

2.3. Løbende justering af vagtplanen, efter den er udmeldt

30. Da institutionerne ofte udmelder vagtplanen en måned før den periode, som planen gæl-

der for, vil der altid komme ændringer til planen, fx på grund af uforudsete opgaver og syg-

dom.

Ifølge cirkulære om arbejdstid for tjenestemænd i staten kan institutionerne ændre i den ud-

meldte vagtplan. Alle de undersøgte institutioner med undtagelse af Banedanmark følger

på dette område cirkulæret. Banedanmark har en lokal aftale, der fastslår, at vagtplanen kun

bør ændres undtagelsesvis i ekstraordinære situationer, og kun efter aftale med medarbej-

deren. Banedanmark oplyser, at de ved flere overenskomstforhandlinger har stillet krav om

bestemmelsens bortfald, men at de ikke er kommet igennem med dette. Banedanmark op-

lyser endvidere, at de generelt forsøger at ændre vagtplanen efter aftale med medarbejde-

ren, men at de trods ordlyden i den lokale aftale kan ændre arbejdstiden uden enighed.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

Rigsrevisionen har undersøgt, om institutionerne har fokus på sparsommelighed, når der er

behov for at justere den udmeldte vagtplan. Herunder har vi undersøgt, om institutionerne

har overblik over medarbejdernes reelle arbejdstid, om institutionerne udnytter mulighederne

i arbejdstidsreglerne for at omlægge medarbejdernes arbejdstid uden kompensation og en-

delig, om institutionerne har fokus på sparsommelighed, når de indkalder ekstra personale.

Institutionernes overblik over medarbejdernes reelle arbejdstid

31. Det er centralt, at ledelsen i institutionerne løbende registrerer og opgør medarbejder-

nes reelle arbejdstid inden for normperioden for at minimere medarbejdernes overarbejde

eller undertid. Løbende registrering er en forudsætning for, at ledelsen kan udnytte de mu-

ligheder, der er for at ændre arbejdstiden, uden at det udløser kompensationer. Dette er især

relevant for Kødkontrollen, fjernstyringscentralerne og Forsvaret, hvor medarbejdernes un-

dertid nulstilles, og optjent overarbejde opgøres efter hver normperiode. Har medarbejder-

ne undertid ved normperiodens afslutning, går disse timer tabt for institutionerne, ligesom

institutionerne skal kompensere for medarbejdernes optjente overarbejde ved normperio-

dens afslutning i form af udbetaling eller afspadsering. I de øvrige virksomheder overføres

overskud eller underskud i timer til næste periode.

32. Kødkontrollen ved Danish Crown i Ringsted registrerer løbende medarbejdernes arbejds-

tid, hvorimod Kødkontrollen ved Danish Crown i Horsens ikke registrerer medarbejdernes

arbejdstid løbende. Rigsrevisionen har i Kødkontrollen ved Danish Crown i Horsens set ek-

sempler på, at nogle medarbejdere havde overarbejde i samme periode, som andre med-

arbejdere arbejdede færre timer, end de fik betaling for (undertid). Fx havde nogle medar-

bejdere i august 2014 samlet set ca. 130 timer i underskud, mens andre medarbejdere til-

sammen havde ca. 420 timer i overskud. Dette omfang er dog ikke udtryk for en generel ten-

dens, og Kødkontrollen har oplyst, at de generelt har fokus på, at medarbejderne ikke kom-

mer i undertid ved månedens slutning. Endvidere vil Kødkontrollen ved Danish Crown i Hor-

sens pr. 1. januar 2015 begynde at registrere medarbejdernes arbejdstid løbende.

33. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at II Panserinfanteribataljon ved Gardehusarregi-

mentet og Trænregimentet ikke løbende registrerer og opgør medarbejdernes timer. Dette

har bl.a. betydet, at der er medarbejdere, der ikke har arbejdet det antal timer, som de har

fået løn for. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at Hærens Operative Kommando i 2013

havde undertid, og at omfanget var størst ved de større regimenter og de 2 brigader. Rigs-

revisionens undersøgelse af medarbejdernes undertidstimer på Hærens Officersskole vi-

ser endvidere, at enkelte medarbejdere havde fået nulstillet 400 timer i 2013, som Forsva-

ret dermed ikke havde fået arbejdskraft for. Forsvarsministeriets Personalestyrelse har op-

lyst, at det nuværende system til at registrere arbejdstiden ikke har de optimale muligheder

for løbende at kontrollere og følge den registrerede arbejdstid i normperioden. Forsvaret er

derfor i gang med at anskaffe et nyt system, som forventes igangsat i maj 2016. Indtil det

nye system er på plads, vil Forsvaret have fokus på at uddanne administratorer til at hånd-

tere problemet.

34. Rigsrevisionens undersøgelse af Forsvarets vagtplanlægning viser endvidere, at flere

institutioner i Forsvaret ikke overholder Forsvarets arbejdstidsregler om at nulstille medar-

bejderens undertidstimer og udbetale optjent afspadsering, der ikke er blevet afviklet. Rigs-

revisionens undersøgelse viser, at Trænregimentet og II Panserinfanteribataljon ved Gar-

dehusarregimentet – i modstrid med Forsvarets arbejdstidsregler – har overført medarbej-

dernes overarbejde og undertid fra kvartal til kvartal uden at udbetale ikke-afviklet afspad-

sering, nulstille medarbejdernes undertid eller indgå aftale med medarbejderne om at over-

føre overarbejde eller undertid. Rigsrevisionen finder det utilfredsstillende, at flere institutio-

ner under Forsvaret ikke administrerer efter reglerne. Rigsrevisionens undersøgelse viser

dog, at II Panserinfanteribataljon ved Gardehusarregimentet fra juni 2014 er begyndt at ad-

ministrere efter reglerne.

normperiode

er den perio-

de, arbejdstiden opgøres over.

De fleste institutioner har en

normperiode på 1 måned, hvor-

efter overarbejde opgøres, og

eventuel undertid nulstilles.

Ifølge Forsvarets

arbejdstids-

regler

skal medarbejdernes

arbejdstid opgøres efter hvert

kvartal. Hvis en medarbejders

præsterede arbejdstid har over-

steget arbejdstiden for normti-

den, skal merarbejdet være af-

spadseret time for time ved ud-

gangen af det næste kvartal,

medmindre andet er aftalt med

den enkelte medarbejder. Mer-

arbejde, som ikke er afspadse-

ret ved udgangen af kvartalet

efter planlægningsperiodens

udløb, skal enten konverteres

til omsorgsdage, overføres til fri-

døgnsbanken eller godtgøres

økonomisk med et tillæg på

50 %. Hvis medarbejderens

præsterede arbejdstid ligger

under arbejdstiden for normpe-

rioden (undertid), skal timerne

nulstilles, medmindre andet er

aftalt med den enkelte medar-

bejder.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

Forsvarsministeriets Personalestyrelse har oplyst, at problemet med at overholde Forsvarets

arbejdstidsregler og problemet med undertid vil blive adresseret i et notat, som vil blive sendt

til alle Forsvarets myndigheder ved årsskiftet 2014/15. Endvidere vil problemerne blive be-

handlet på personalestyrelsens møder med de forskellige myndigheder.

35. Undersøgelsen viser, at fjernstyringscentralen i København løbende registrerer medar-

bejdernes arbejdstid i løbet af normperioden, og at Banedanmark har haft fokus på at ned-

bringe medarbejdernes undertid på alle fjernstyringscentralerne. Fjernstyringscentralen i Kø-

benhavn, som har 73 medarbejdere, har således næsten ingen undertid.

Institutionernes omlægning af arbejdstiden

36. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at de udvalgte institutioner ikke fuldt ud udnytter

muligheden for at ændre medarbejdernes arbejdstid uden kompensation, når der er behov

for at justere i den udmeldte vagtplan.

37. Rigsrevisionens gennemgang af de afviklede vagtplaner hos Efterforskningsenheden

ved Københavns Politi viser, at de sjældent bruger muligheden for at forlænge medarbej-

dernes vagter uden kompensation, efter vagtplanen er udmeldt.

Politiet har i modsætning til de øvrige virksomheder dagsnorm, hvilket betyder, at medar-

bejderne får tillæg for eventuelt overarbejde, der er præsteret ud over det, der er planlagt

for dagen, uanset om de arbejder mindre en anden dag. Det er derfor vigtigt, at ledelsen

for at undgå kompensation benytter muligheden for at omlægge længden af medarbejder-

nes vagter, hvis de kan forudse, at der vil opstå overarbejde. Hvis der fx forventes øget ar-

bejdspres i forbindelse med en vigtig sag, har ledelsen mulighed for at ændre en planlagt

8-timers vagt til fx en 10- eller 12-timers vagt, så tillæg for overarbejde undgås.

Rigspolitiet oplyser, at Københavns Politi er opmærksom på, at der muligvis er et yderligere

potentiale i arbejdstidsaftalens muligheder for at omlægge længden på medarbejdernes tje-

nester i Efterforskningsenheden, men at de på grund af opgavernes karakter anser mulig-

hederne herfor for begrænsede. Dette skyldes navnlig, at mange efterforskningsopgaver

opstår uforudset som følge af kriminelle handlinger som fx narkoleverancer og bandesky-

derier, der kræver en hurtig og intensiv indsats. Det er endvidere Rigspolitiets opfattelse, at

politikredsene særligt i forbindelse med planlagte aktioner i høj grad gør brug af mulighe-

den for at omlægge tjenesten og varierende vagtlængder.

Kompensationer som følge af

for korte fridage i politiet

ud-

løses, hvis en fridag er kortere

end det, der er angivet i arbejds-

tidsaftalen for politiet. Kompen-

sationen udgør 9 timer.

38. Hvis en planlagt vagt ændres, kan det også have betydning for de efterfølgende vagter.

Enten fordi det er nødvendigt at ændre den efterfølgende vagt for at overholde arbejdsmiljø-

reglerne, eller fordi man ved at omlægge kan undgå kompensationer. Hvis fx en medarbej-

der i politiet har overarbejde, kan det resultere i, at en efterfølgende fridag bliver for kort,

medmindre den efterfølgende vagt ændres. Da en for kort fridag hos politiet som udgangs-

punkt udløser 9 timer i kompensation, er det vigtigt, at lederen, der godkender overarbejdet,

tager stilling til, om den efterfølgende vagt skal omlægges. Politiets arbejdstidsregler rum-

mer dog også mulighed for, at medarbejderen frivilligt giver afkald på kompensationen og

derved undgår at få omlagt den efterfølgende vagt. Undersøgelsen viser, at Københavns

Politi og Midt- og Vestsjællands Politi ofte bruger den mulighed. Der foreligger dog ikke al-

tid dokumentation for, at medarbejderen frivilligt har givet afkald på kompensationen, selv

om det fremgår af politiets procedure, at den nærmeste leder skal sikre, at dette registreres.

Rigsrevisionen finder dette problematisk, da den manglende dokumentation kan betyde, at

politiet ikke efterfølgende kan afvise et eventuelt krav fra medarbejderen eller fra medarbej-

derens faglige organisation om kompensation.

Politiet har tidligere måttet kompensere deres medarbejdere for at inddrage for korte fridage,

bl.a. fordi politiet ikke havde dokumentation for, at medarbejderne frivilligt havde givet af-

kald på deres fridage. Rigsrevisionen finder derfor, at politiet fortsat bør have fokus på at

sikre dokumentation for medarbejdernes frivillige afkald på kompensationer.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

39. I Kødkontrollen ændrer ledelsen kun i begrænset omfang på medarbejdernes arbejds-

tider, efter planen er meldt ud, med henblik på at undgå merarbejde eller undertid. Ved at

udnytte mulighederne for at ændre medarbejdernes arbejdstid efter vagtplanen er meldt ud,

kunne Kødkontrollen ved Danish Crown i Horsens have undgået, at nogle medarbejdere hav-

de overarbejdstimer, samtidig med at andre havde undertidstimer, og dermed kunne Kød-

kontrollen have fået mere arbejdskraft for lønkronerne.

40. Hverken Kødkontrollen eller Kriminalforsorgen udnytter arbejdstidsreglernes mulighed

for at indkalde medarbejdere på arbejdsfrie dage uden kompensation.

41. Kødkontrollen vil fremadrettet udnytte muligheden for at indkalde medarbejdere på ar-

bejdsfrie dage uden kompensation. Dette fremgår bl.a. af Kødkontrollens generelle vejled-

ning for vagtplanlægning, som er ved at blive implementeret i alle lokale kødkontroller. Kød-

kontrollen forventer, at de lokale kødkontroller vil benytte denne mulighed med henblik på at

undgå overarbejde, når vejledningen er fuldt ud implementeret.

42. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at Kriminalforsorgens institutioner ikke skelner mel-

lem fridage og arbejdsfrie dage. Det indebærer, at de altid honorerer medarbejderne med

50 % i tillæg – også selv om det drejer sig om en arbejdsfri dag, som ifølge cirkulære om ar-

bejdstid for tjenestemænd i staten ikke skal honoreres med tillæg. Denne praksis har stor

betydning, da Kriminalforsorgens institutioner i høj grad bruger dobbeltvagter og derfor ville

have et stort antal arbejdsfrie dage, hvis institutionerne skelnede mellem de 2 typer friheder.

Medarbejdere med skiftende arbejdstider har i henhold til cirkulære om arbejdstid for tjene-

stemænd i staten krav på mindst 26 fridage i kvartalet. Rigsrevisionens gennemgang af ud-

valgte medarbejdere hos Københavns Fængsler viser, at disse i gennemsnit havde fået til-

delt ca. 43 fridage i 1. kvartal 2014, og at de i samme periode i gennemsnit var blevet kom-

penseret for 9 inddragede fridage. Hvis Københavns Fængsler havde skelnet mellem fridage

og arbejdsfrie dage, ville medarbejderne have haft op til 17 arbejdsfrie dage, hvor ledelsen

uden kompensation kunne have kaldt medarbejderne på arbejde i de tilfælde, hvor medar-

bejdernes fridage var sammenfaldende med de dage, hvor Københavns Fængsler indkaldte

ekstravagter. Rigsrevisionen vurderer derfor, at en stor del af de kompensationer, som Kri-

minalforsorgen har givet, når de har inddraget medarbejdernes fridage, kunne have været

undgået.

Direktoratet for Kriminalforsorgen mener ikke, at det vil gøre vagtplanlægningen mere spar-

sommelig, hvis der fra centralt hold indføres brug af arbejdsfrie dage, da direktoratet forven-

ter, at det vil medføre, at Fængselsforbundet vil opsige den lokale aftale om brug af årsnorm.

Ifølge direktoratet vil en opsigelse af brug af årsnormen mindske fleksibiliteten i vagtplanlæg-

ningen og betyde, at medarbejderne skal have kompensation, hvis månedsnormen overskri-

des. Rigsrevisionen er enig i, at årsnorm principielt er mere fleksibel end månedsnorm. Rigs-

revisionen vurderer dog samtidig, at normperioden med Kriminalforsorgens nuværende prak-

sis er af mindre betydning i forhold til Kriminalforsorgens manglende brug af arbejdsfrie dage,

da denne praksis begrænser fængslernes muligheder for at ændre vagtplanerne uden kom-

pensation.

43. I fjernstyringscentralerne under Banedanmark udløser inddragelse af medarbejdernes

arbejdsfrie dage som udgangspunkt ikke kompensation, men da medarbejderne i normpe-

rioden typisk har optjent overarbejde, vil inddragelse af en arbejdsfridag i praksis ofte udløse

overarbejdsbetaling.

Arbejdsfrie dage

er dage, hvor

medarbejderen ikke er tildelt en

vagt eller en fridag. Arbejdsgi-

veren kan tildele medarbejde-

ren en vagt på en arbejdsfri

dag, uden at det udløser kom-

pensation for en inddraget fri-

dag.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

Indkaldelse af ekstra personale

44. I de fleste af de undersøgte institutioner vil der altid kunne opstå uforudsete situationer,

hvor der er behov for at indkalde ekstra personale. I Anstalten ved Herstedvester opstår der

fx akut behov for ekstra personale i forbindelse med transport og hospitalsindlæggelse af de

indsatte. Det er derfor centralt, at institutioner, når de på grund af sydom eller uforudsete ak-

tiviteter bliver nødt til at indkalde ekstra personale, gør det så sparsommeligt som muligt.

45. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at flere af institutionerne ikke altid har fokus på spar-

sommelighed, når de indkalder ekstra personale. Dette er især gældende, når det er andre

medarbejdere end vagtplanlæggerne, der står for at indkalde personale. Rigsrevisionen er

opmærksom på, at der i en akut situation også er andre faktorer at tage hensyn til, fx hvilke

medarbejdere det er muligt at skabe kontakt til, og hvilke medarbejdere der hurtigst muligt

kan komme på arbejde.

46. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at Kødkontrollen ved såvel Danish Crown i Horsens

som i Ringsted indkalder medarbejdere ved sygdom mv. uden altid at tage hensyn til, hvilken

medarbejder det ville være mest sparsommeligt at indkalde, fx ud fra, hvor mange timer med-

arbejderne havde arbejdet i normperioden. Det skyldes til dels, at Kødkontrollen indkalder

personale til ekstravagter ud fra frivillighedsprincippet, hvor det er de medarbejdere, som på

forhånd har meldt ud, at de gerne vil tage overarbejde, der indkaldes. Kødkontrollen oplyser,

at frivillighedsprincippet ikke står alene, og at Kødkontrollen også kan pålægge ekstraarbejde

eller ændre i den udmeldte vagtplan for de medarbejdere, der ikke har meldt sig frivilligt. Kød-

kontrollen oplyser endvidere, at de vil ajourføre vejledningen om vagtplanlægningen primo

2015. I den forbindelse vil de præcisere, at ledelsen og vagtplanlæggerne på de lokale kød-

kontroller bl.a. skal vurdere, hvilke medarbejdere der skal indkaldes ud fra medarbejderens

undertid eller overarbejde, når de indkalder ekstra personale ved akut sygdom.

47. I Kødkontrollen ved Danish Crown i Horsens og i Kriminalforsorgen har de medarbejdere,

som står for at indkalde ekstra personale, ligeledes ikke altid de relevante informationer til at

kunne vælge den mest sparsommelige løsning på det akutte bemandingsproblem ved fx at

indkalde de medarbejdere, der udløser færrest kompensationer, eller som har undertid. Kød-

kontrollen oplyser, at de medarbejdere, der står for at indkalde ekstra personale, vil få de re-

levante informationer, når Kødkontrollen ved Danish Crown i Horsens pr. 1. januar 2015 be-

gynder at registrere medarbejdernes arbejdstid løbende.

Resultater

48. Kødkontrollen ved Danish Crown i Horsens og Forsvaret registrerer ikke medarbejder-

nes arbejdstid løbende og har dermed ikke et opdateret overblik over medarbejdernes reel-

le arbejdstid, hvilket er en forudsætning for, at institutionerne kan bruge personaleresurserne

sparsommeligt. Konsekvensen af, at ledelsen ikke følger op på medarbejdernes reelle ar-

bejdstid, er, fx at flere medarbejdere på Hærens Officersskole over en længere periode har

akkumuleret 400 timer i undertid, som skolen ikke har fået arbejdskraft for. Kødkontrollen

oplyser, at de fremover løbende vil registrere medarbejdernes arbejdstid ved Danish Crown

i Horsens, og Forsvaret oplyser, at de er i gang med at anskaffe et nyt system, som mulig-

gør en løbende tidsregistrering.

49. Rigsrevisionen finder det utilfredsstillende, at de undersøgte enheder i Forsvaret ikke

overholder deres arbejdstidsregler om, at opsparede undertidstimer skal nulstilles, og ikke-

afviklet afspadsering skal udbetales. Forsvaret har oplyst, at de har iværksat initiativer for at

rette op på dette.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

50. De undersøgte institutioner i politiet, Kriminalforsorgen og Kødkontrollen udnytter ikke

til fulde arbejdstidsreglernes muligheder for at ændre i den udmeldte vagtplan i løbet af må-

neden uden at skulle betale kompensationer. Bl.a. bruger Kriminalforsorgen ikke muligheden

for at inddrage arbejdsfrie dage med henblik på at undgå at honorere overarbejde. Rigsrevi-

sionen vurderer, at en stor del af de kompensationer, Kriminalforsorgen har givet i den forbin-

delse, kunne have været undgået, hvis Kriminalforsorgen havde anvendt arbejdsfrie dage.

51. I Kriminalforsorgen og i Kødkontrollen ved Danish Crown i Horsens har de medarbejde-

re, som beslutter, hvordan institutionerne skal løse et eventuelt akut bemandingsbehov, ik-

ke altid de informationer, der skal til for at vælge en sparsommelig løsning.

2.4. Institutionernes opfølgning på vagtplanlægningen og medarbejdernes

arbejdstid

52. For at sikre en sparsommelig brug af personaleresurserne er det for det første centralt,

at ledelsen i institutionerne følger udviklingen i medarbejdernes reelle arbejdstid, da fx op-

tjent overarbejde eller undertid kan indikere, at der er behov for at ændre vagtplanerne og

bemandingsbehovet. For det andet er det væsentligt, at institutionerne systematisk følger

op på de afviklede vagtplaner og sammenholder dem med de oprindelige vagtplaner for bl.a.

at undersøge, om der er mønstre i, hvornår der er overarbejde, og hvornår ekstra personale

bliver tilkaldt. Er der fx mønstre i, hvilke dage der indkaldes ekstra personale, bør ledelsen

overveje, om det skal give anledning til at ændre bemandingen i vagtplanen.

Det er særligt i politiet og Kriminalforsorgen væsentligt, at institutionerne ikke kun fastlægger

bemandingsbehovet på baggrund af de opgaver, de kan forudse, men også på baggrund af

en opfølgning på, hvor meget personale de har brugt i tidligere perioder, så de kan udarbej-

de en forholdsvis realistisk plan uden nødvendigvis at kende alle de konkrete opgaver.

53. Undersøgelsen viser, at alle de undersøgte institutioner selv opgør eller får tilsendt op-

gørelser fra centralt hold, der viser medarbejdernes optjente overarbejde, afspadsering, un-

dertid mv. Det er dog i de fleste tilfælde op til institutionerne, hvordan de vil bruge disse op-

gørelser.

I Anstalten ved Herstedvester har ledelsen haft fokus på at reducere medarbejdernes kom-

pensationer i forbindelse med overarbejde. De har således reduceret kompensationerne

som følge af overarbejde og ekstravagter fra ca. 14.000 timer årligt i perioden 2007-2009

til ca. 4.000 timer fra 2011 og frem. Dette finder Rigsrevisionen positivt.

I Kødkontrollen følges udviklingen i kompensationer både centralt fra Kødkontrollens sekre-

tariat og lokalt i de enkelte kødkontroller på slagterierne. Kødkontrollen oplyser, at de i de

seneste år hyppigt har haft behov for at justere bemandingen, fx på grund af ændringer i

produktionen.

54. Rigsrevisionen har gennemgået oversigter over udvalgte medarbejderes kompensatio-

ner i alle de undersøgte institutioner for at undersøge, om der over længere tid har været så

mange kompensationer, at det ifølge Rigsrevisionen fx burde have givet anledning til, at in-

stitutionerne ændrede bemandingen. Gennemgangen viser, at de undersøgte enheder i Kø-

benhavns Fængsler og i politiet havde så mange kompensationstimer, at Rigsrevisionen

vurderer, at det burde have givet anledning til at overveje at ændre bemandingen.

55. Rigsrevisionens gennemgang viser således, at Københavns Fængsler siden januar

2013 i gennemsnit har måttet indkalde 10 ekstravagter pr. dag, som fik 50 % i tillæg for

overarbejde. Antallet af ekstravagter har dog været varierende i perioden, da aktivitetsni-

veauet i fængslet har været svingende. Medarbejderne i Københavns Fængsler har i perio-

den optjent ca. 75.000 timer i forbindelse med ekstravagter og overarbejde, men har reelt

kun arbejdet ca. 50.000 timer, da overarbejdstimerne honoreres med 50 %.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

Kriminalforsorgen oplyser, at kapacitetsudnyttelsen i Københavns Fængsler har været på

ca. 102 % i den periode, Rigsrevisionen har undersøgt, og at bemandingen er baseret på

en kapacitetsudnyttelse på 95 %. Kriminalforsorgen gør samtidig opmærksom på, at det er

vanskeligt at forudse bemandingsbehovet i Københavns Fængsler, da det er politiet, der ind-

sætter klienterne, og domstolene, der fastsætter, hvor længe klienterne skal opholde sig i

fængslet. Disse vilkår gør, at Københavns Fængsler ikke har indflydelse på aktivitetsniveauet.

Det er Direktoratet for Kriminalforsorgens opfattelse, at den mest sparsommelige løsning på

den vanskelige bemandingsplanlægning i Københavns Fængsler har været at planlægge

med en forholdsvis lav bemanding.

Rigsrevisionen finder under alle omstændigheder, at en så systematisk brug af ekstravagter

i en længere periode burde give anledning til at overveje bemandingen, da Kriminalforsorgen

ved at planlægge med flere vagter kan undgå, at medarbejdere skal have kompensation for,

at den udmeldte vagtplan ændres. Dette er især relevant, hvis medarbejderne afspadserer

det optjente overarbejde, da det medfører, at personalemanglen vokser, når overarbejdet

skal afspadseres. Rigsrevisionen vurderer derfor, at Kriminalforsorgen kan udnytte deres

personaleresurser bedre.

Kriminalforsorgen oplyser, at de er indstillet på at undersøge, om det kan medføre en be-

sparelse at ændre i antallet af vagter, og at de vil henlede Kriminalforsorgens institutioner på

Rigsrevisionens bemærkninger.

Kriminalforsorgen har ved flere lejligheder oplyst, at overarbejde anses som et personale-

gode. Rigsrevisionen finder, at dette er i modstrid med en sparsommelig brug af personale-

resurserne.

Task Force Øst

under de sjæl-

landske politikredse blev opret-

tet i 2009 som følge af gentag-

ne alvorlige konfrontationer mel-

lem rockerbandegrupperinger

på Sjælland.

56. Rigsrevisionens gennemgang af medarbejdernes kompensationer i 2 udvalgte enheder i

Task Force Øst under de sjællandske politikredse viser, at flere medarbejdere har optjent

mere end 500 timer i overarbejde på 6 måneder. Samlet har de 26 medarbejdere i de 2 ud-

valgte enheder i perioden marts-august 2014 optjent i alt ca. 9.600 kompensationstimer, men

har kun arbejdet ca. 5.300 timer.

Rigspolitiet har oplyst, at arbejdsopgaverne i Task Force Øst i særlig grad kræver specielle

kompetencer, fleksible arbejdstider og særlige metoder, ligesom det er af afgørende efter-

forskningsmæssig betydning, at medarbejderne i Task Force Øst består af en relativt lille

kreds af de allermest specialiserede politifolk med en særlig indsigt i bandemiljøerne på hele

Sjælland. Selv om det er omkostningstungt, er det derfor Rigspolitiets opfattelse, at det ud

fra et operativt synspunkt er mest hensigtsmæssigt at operere med relativt meget overarbej-

de fordelt på forholdsvis få personer. Rigsrevisionen er opmærksom på, at arbejdsopgaver-

ne i Task Force Øst er af en særlig karakter og kræver særlige kompetencer, men vurderer,

at Rigspolitiet bør have større fokus på at bruge personaleresurserne sparsommeligt, her-

under minimere overarbejdet.

Ifølge Københavns Politi er det muligt at optjene og udbetale så mange overarbejdstimer,

fordi arbejdet i Task Force Øst er finansieret af en særbevilling til at bekæmpe bandekrimi-

nalitet. Rigspolitiet oplyser endvidere, at Rigspolitiet på baggrund af erfaringerne vil iværk-

sætte en generel analyse af Task Force Øst og andre taskforcer for bl.a. at vurdere task-

forcernes omkostningseffektivitet.

57. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at ingen af de udvalgte institutioner – bortset fra

Anstalten ved Herstedvester – systematisk følger op på de afviklede vagtplaner for at juste-

re de efterfølgende vagtplaner og eventuelt bemandingen. Dette indebærer, at der er risiko

for, at institutionerne ikke er opmærksomme på, om den udmeldte plan er optimal, eller om

de fx må indkalde mange ekstravagter over en længere periode, som udløser mange over-

arbejdstimer.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

Banedanmark oplyser dog, at de hver måned holder produktionsmøder, hvor den aktuelle

personalesituation gennemgås og fremtidige aktiviteter prioriteres.

Københavns Politi oplyser, at de vurderer resurseforbruget i forhold til at afvikle særlige ak-

tioner, større arrangementer og demonstrationer. Dette sker, både når politiet forbereder og

afvikler aktioner. Københavns Politi vil dog overveje, om en nærmere og mere konkret vurde-

ring af vagtafviklingen kan sikre en tættere resursestyring for udvalgte tjenestesteder.

Kødkontrollens planlægningssystem kan understøtte en systematisk opfølgning på de afvik-

lede vagtplaner, og Kødkontrollen oplyser, at de i 1. kvartal 2015 vil fastlægge en kadence

og et omfang for opfølgning på de afviklede planer.

Resultater

58. Alle institutioner udarbejder eller får tilsendt opgørelser over medarbejdernes arbejdstid

på forskellige parametre som fx optjent overarbejde og afspadsering, men institutionerne bru-

ger dem ikke altid til at justere bemandingen. Desuden følger ingen af de undersøgte institu-

tioner – bortset fra Anstalten ved Herstedvester – systematisk op på de afviklede vagtplaner

med henblik på at justere i bemandingen.

Rigsrevisionens gennemgang viser, at den centrale afdeling i Københavns Fængsler i gen-

nemsnit har indkaldt 10 ekstravagter (som udløser et tillæg på 50 %) pr. dag igennem 2 år.

Rigsrevisionen finder, at en så systematisk indkaldelse af ekstra personale i en længere pe-

riode burde give anledning til at øge antallet af vagter i planlægningen, så man undgår beta-

ling med tillæg af 50 %. Direktoratet for Kriminalforsorgen har oplyst, at de er indstillet på at

undersøge, om det kan medføre en besparelse at ændre i antallet af vagter.

Task Force Øst har generelt meget overarbejde, som de har mulighed for at udbetale, da

enheden er finansieret af en særbevilling. Københavns Politi bør dog have fokus på at sikre,

at midlerne bliver anvendt så sparsommeligt som muligt. Rigspolitiet har oplyst, at de vil

iværksætte en generel analyse af Task Force Øst for at vurdere omkostningseffektiviteten.

2.5. Virksomhedernes styring af vagtplanlægningen i de underliggende institu-

tioner

59. Rigsrevisionen har undersøgt, om virksomhederne understøtter vagtplanlægningen i de

underliggende institutioner ved hjælp af fælles retningslinjer og vagtplanlægningssystemer,

som sikrer en effektiv brug af personaleresurserne. Vi har også undersøgt, hvilke øvrige til-

tag virksomhederne har taget for at udnytte personaleresurserne mere effektivt.

60. Undersøgelsen viser, at alle virksomheder i varierende grad har udarbejdet centrale ret-

ningslinjer for vagtplanlægningen, og at alle – bortset fra Kriminalforsorgen – har udviklet

vagtplanlægningssystemer, som kan understøtte en effektiv vagtplanlægning i de forskellige

institutioner.

Især Rigspolitiet og Kødkontrollen har haft fokus på at understøtte en sparsommelig og ens-

artet vagtplanlægning ved at have en høj grad af systemunderstøttelse til at vagtplanlægge

og ved at udarbejde fælles centrale retningslinjer, som har fokus på at vagtplanlægge spar-

sommeligt.

Politiet indførte i 2011 vagtplanlægningssystemet POLVAGT og har i den forbindelse udar-

bejdet centrale retningslinjer om vagtplanlægningen. Retningslinjerne omhandler bl.a. orga-

nisering, roller og ansvar, håndtering af overarbejde, omlægning og tilkald samt styring, op-

følgning og resurseforbrug.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

Kødkontrollen udarbejdede i 2014 på baggrund af Rigsrevisionens lønrevision i 2013 og en

konsulentundersøgelse fra 2014 en fælles vejledning for alle de lokale kødkontroller med

henblik på at ensrette og effektivisere tilrettelæggelsen af arbejdstiden yderligere. I den for-

bindelse blev alle uformelle aftaler med medarbejderne kortlagt, og ledelsen på de enkelte

kødkontroller tog stilling til, hvilke aftaler de fortsat ville fastholde. Den fælles vejledning har

betydet, at de lokale kødkontroller har fået et ensartet grundlag for at vagtplanlægge. Kød-

kontrollen oplyser, at de forventer, at det nye fælles planlægningssystem og den fælles vej-

ledning vil medføre en mere sparsommelig bemandingsplanlægning, som er gennemskue-

lig og korrekt i henhold til regler og aftaler. Kødkontrollen vil på baggrund af de hidtidige er-

faringer ajourføre vejledningen i 2015 med henblik på at effektivisere vagtplanlægningen

yderligere.

Forsvarets Personeltjeneste har i 2013 udarbejdet nogle generelle anbefalinger til at tilrette-

lægge arbejdstiden, som har fokus på at planlægge sparsommeligt.

Det fremgår ikke eksplicit af Kriminalforsorgens og Banedanmarks fælles retningslinjer for

vagtplanlægning i institutionerne, at institutionerne skal sikre en effektiv og sparsommelig

vagtplanlægning. Banedanmark oplyser, at det fremgår af vagtplanlæggerens jobbeskrivelse,

at det er vagtplanlæggerens ansvar at sikre en effektiv og sparsommelig vagtplanlægning.

Rigsrevisionen vurderer, at der især i Kriminalforsorgen er behov for, at der fra centralt hold

bliver sat fokus på, at institutionerne vagtplanlægger sparsommeligt.

61. Rigsrevisionens undersøgelse viser, at de udvalgte institutioner generelt har arbejdet

med at udnytte personaleresurserne mere effektivt.

Fx har Rigspolitiet som led i en effektiviseringsproces opstillet et mål om at nedbringe om-

fanget af kompensationer med 20 %. Det har betydet, at Rigspolitiet og de enkelte kredse

har fulgt udviklingen i kompensationer på kreds- og enhedsniveau samt overvåget udbeta-

ling af kompensationstimer på medarbejderniveau. Rigspolitiets oplyser, at politiet vil nå må-

let i 2014.

Fridøgnsbanken

udspringer af

en rammeaftale mellem Finans-

ministeriet og centralorganisa-

tionerne fra 2000 om opsparing

af frihed, som bl.a. politiet, Kri-

minalforsorgen og Forsvaret ef-

terfølgende indgik en lokal afta-

le om.

Rigspolitiet har desuden oplyst, at de primo 2015 vil tage initiativ til at drøfte den såkaldte

fridøgnsbank med Politiforbundet. Fridøgnsbanken rummer p.t. ca. 1 mio. timer, svarende

til ca. 700 årsværk. Ordningen indebærer, at medarbejderne har mulighed for at opspare fri-

hed, som de senere kan bruge til seniorformål samt personlige og familiemæssige formål.

Rigsrevisionen vurderer, at ordningen begrænser ledelsens muligheder for at omlægge med-

arbejdernes arbejdstid, da ledelsen ikke kan pålægge medarbejderne at afspadsere de timer,

der er overført til fridøgnsbanken.

Københavns Politi opsagde i februar 2013 aftalen om fridøgnsbanken som følge af faldende

bevillinger og har siden nedbragt antallet af opsparede timer fra 305.000 timer til 80.000

timer.

Som et led i Kriminalforsorgens overordnede effektiviseringsstrategi gennemførte Direkto-

ratet for Kriminalforsorgen projektet Optimal bemanding med det formål at sikre en optimal

brug af resurserne i forbindelse med institutionens bemanding og vagtplanlægning. Målet

var at opnå effektiviseringer på ca. 65 mio. kr. i perioden 2013-2016.

Direktoratet for Kriminalforsorgen har desuden oplyst, at direktoratet og Fængselsforbundet

har indgået en aftale om at sætte deres aftale om opsparing af frihed i fridøgnsbanken i be-

ro i 2014 på grund af et forventet personaleoverskud, og at direktoratet vil forlænge denne

aftale.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

VAGTPLANLÆGNING I DE UDVALGTE INSTITUTIONER

Kødkontrollen har de seneste 5 år arbejdet med at reducere de samlede omkostninger, her-

under lønudgifter, for at forbedre slagterivirksomhedernes konkurrencesituation. Således

har Kødkontrollen siden 2008 implementeret en række initiativer for at reducere omkostnin-

gerne, fx ved at nedbringe sygefraværet og reducere antallet af afdelingsdyrlæger.

Forsvaret skal som en del af forsvarsforliget effektivisere forbruget af arbejdstiden med 174

mio. kr. pr. år i perioden 2013-2017. Forsvaret har oplyst, at de i 2013 har sparet ca. 227

mio. kr. på at reducere lønudgifterne til bl.a. aften-/natarbejde, døgntjeneste, over- og week-

endarbejde samt øvelser.

Resultater

62. De undersøgte virksomheder har de seneste år i varierende grad arbejdet med at effek-

tivisere vagtplanlægningen. Især Rigspolitiet og Kødkontrollen har haft ledelsesmæssigt fo-

kus på, at de underliggende institutioner vagtplanlægger sparsommeligt. Rigsrevisionen fin-

der, at Kriminalforsorgen bør understøtte, at vagtplanlægningen effektiviseres yderligere ved

i de fælles retningslinjer for vagtplanlægning at stille krav til, at institutionerne tager økono-

miske hensyn, når de vagtplanlægger.

Rigsrevisionen, den 14. januar 2015

Lone Strøm

/Lene Schmidt

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

METODE

Bilag 1. Metode

Valg af virksomheder og institutioner

Vi har udvalgt 5 virksomheder, herunder 8 underliggende institutioner, til at indgå i under-

søgelsen.

Virksomhederne er valgt, fordi de er blandt de statslige virksomheder, som har flest medar-

bejdere med skiftende arbejdstider.

Vi har udvalgt institutionerne under de 5 virksomheder på baggrund af en række forskellige

forhold. For det første har vi valgt nogle af de institutioner, som vagtplanlægger for flest med-

arbejdere, og hvor en eventuel effektivisering af vagtplanlægningsprocessen derfor får størst

betydning. For det andet har vi valgt institutioner og enheder, som ifølge tidligere lønrevisio-

ner, herunder udtræk fra statens lønsystem, udbetaler mange kompensationer i forbindelse

med overarbejde, tilkald, inddragede fridage mv. For det tredje har vi valgt nogle institutioner,

som vi på baggrund af vores tidligere lønrevisioner vurderede havde fokus på sparsommelig

vagtplanlægning og derfor kunne bidrage med nyttig læring for andre institutioner.

Københavns Politi og Midt- og Vestsjællands Politi var for store til, at vi kunne se på vagt-

planlægningen i alle de underliggende enheder. Vi har derfor kun set på vagtplanlægningen

for nogle udvalgte enheder i de 2 politikredse. I Midt- og Vestsjællands Politi har vi valgt Be-

redskabssektion Roskilde og Hundeførerenheden. I Københavns Politi har vi valgt 2 enhe-

der under Efterforskningsenheden (Operativ bande sektion I og II og Sektionen for observa-

tion) og en enhed under Stationsenheden (Lokalpolitisektion Indre by). Endelig har vi valgt

2 enheder (Teknisk Support og Tryghedsskabende Indsats) i Task Force Øst under de sjæl-

landske politikredse.

Vi har i beretningen endvidere inddraget resultaterne fra Rigsrevisionens lønrevision ved

Forsvaret i 2014, hvor vagtplanlægningen hos Hærens Officersskole, staben under Hærens

Operative Kommando og Trænregimentet blev undersøgt.

Møder og interviews

Vi har besøgt alle de 8 udvalgte institutioner, hvor vi bl.a. har interviewet ledelsen og vagt-

planlæggerne. Vi har sammen med vagtplanlæggerne gennemgået, hvordan de udarbejder

og løbende justerer vagtplanen, herunder hvordan vagtplanlægningssystemet fungerer. Der-

udover har vi holdt møder med de overordnede myndigheder for institutionerne: Rigspolitiet,

Direktoratet for Kriminalforsorgen, Banedanmark og Fødevarestyrelsen for at kortlægge,

hvad de gør for at understøtte en effektiv vagtplanlægning i institutionerne. Derudover har

Rigsrevisionen i forbindelse med lønrevisionen i Forsvaret i 2014 holdt et møde med For-

svarsministeriets Personalestyrelse.

Indsamling af materiale

Vi har indhentet skriftligt materiale fra de udvalgte institutioner i form af bl.a. retningslinjer for

vagtplanlægningen, lokale aftaler om arbejdstiden, vagtplaner og opgørelser over medarbej-

dernes kompensationer, fx overarbejde og afspadsering. Fra virksomhederne har vi indhen-

tet skriftligt materiale vedrørende deres styring og opfølgning på vagtplanlægningen i de un-

derliggende institutioner, fx eventuelle fælles retningslinjer og vejledninger for vagtplanlæg-

ningen i de underliggende institutioner og ledelsesinformation om omfanget af medarbejder-

nes kompensationer i institutionerne.

Stikprøver i de udvalgte institutioner

Vi har i alle de undersøgte institutioner gennemgået oversigter over medarbejdernes kom-

pensationstimer og på den baggrund gennemgået stikprøver for flere af medarbejdernes ar-

bejdstid.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

METODE

Vi har derudover i de tilfælde, hvor institutionerne havde tilgængeligt materiale, sammenlig-

net den udmeldte vagtplan med den afviklede vagtplan for at belyse, om der var systema-

tiske ændringer i vagtplanen, som der eventuelt kunne være taget højde for, da planen blev

udarbejdet.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

GODE RÅD TIL VAGTPLANLÆGNING

Bilag 2. Gode råd til vagtplanlægning

Bemandingsbehov

Ledelsen bør være opmærksom på, at institutionen:



med jævne mellemrum analyserer, om der overordnet set er ansat et passende antal

medarbejdere, så over- eller underbemanding undgås

tager højde for forventeligt fravær i form af sygdom, ferie, kurser og andre aktiviteter, når

de fastlægger bemandingsbehovet, så det så vidt muligt undgås, at der opstår perioder

med over- eller underbemanding hen over året.

Udarbejdelse af vagtplan

Ledelsen bør være opmærksom på, at institutionen:



sikrer, at der er balance mellem personaleresurser og bemandingsbehov, når de udar-

bejder de konkrete vagtplaner, fx ved at tilpasse aktiviteter, omfordele medarbejdere el-

ler ved at tilpasse mængden af afspadsering

systemunderstøtter processen med at udarbejde vagtplaner, i det omfang det er muligt

og hensigtsmæssigt, så processen foregår så effektivt som muligt.



Løbende justeringer af vagtplanen

Ledelsen bør være opmærksom på, at institutionen:



registrerer og følger medarbejdernes arbejdstid i løbet af normperioden for bl.a. at mini-

mere undertid og overarbejde

sikrer, at medarbejdere og ledere, der træffer beslutninger i forhold til justeringer i vagt-

planerne, har den information, der er nødvendig, for at de kan træffe sparsommelige be-

slutninger

bruger arbejdstidsreglernes muligheder for at omlægge medarbejdernes arbejdstid med

henblik på at anvende personaleresurserne effektivt

er opmærksom på, at mange ændringer i medarbejdernes arbejdstid ofte kan ske i dia-

log med medarbejderne uden ekstra omkostninger.



Opfølgning

Ledelsen bør være opmærksom på, at institutionen:



følger udviklingen i medarbejdernes overarbejde, afspadsering og andre kompensatio-

ner

følger systematisk op på de afviklede vagtplaner med henblik på at optimere den efter-

følgende vagtplan.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ORDLISTE

Bilag 3. Ordliste

Administrativ medarbejder i

Banedanmark

En medarbejder, der er ansat i Banedanmark, men som ikke har som primær opgave

at tage vagter på fjernstyringscentralerne. De administrative medarbejdere honoreres –

i modsætning til de medarbejdere, der er ansat til at tage vagter i fjernstyringscentraler-

ne – med overarbejdsbetaling for at arbejde i weekenden.

Dage, hvor medarbejderen ikke er tildelt en vagt eller en fridag. Arbejdsgiveren kan til-

dele medarbejderen en vagt på en arbejdsfri dag, uden at det udløser kompensation for

en inddraget fridag.

Regler, der bl.a. fastlægger varigheden af medarbejdernes hvileperiode, antal arbejds-

dage mellem fridage samt en maksimal samlet gennemsnitlig arbejdstid for en given pe-

riode.

Cirkulæret indeholder arbejdstidsreglerne for tjenestemænd i staten, men gælder des-

uden på en række andre overenskomstområder.

En kørselsafdeling beliggende i Københavns Fængsler. Arbejdsopgaverne består bl.a. af

transporter, retsfremstillinger og bevogtningsopgaver for Københavns Fængsler. Ud over

dette servicerer afdelingen også politiet og andre af Kriminalforsorgens institutioner med

transporter til og fra Københavns Byret.

Vagter med en varighed på op til 16 timer.

Har til opgave at sikre en sikker togdrift ved at overvåge og styre sporskift og signaler.

Derudover er det også fjernstyringscentralerne, der er ansvarlige for trafikinformation på

skilte og i højtalere.

Der ydes i henhold til Rigspolitiets arbejdstidsregler kompensation som følge af for korte

fridage. For korte fridage forekommer, hvis en fridag er kortere end det, der er angivet i

arbejdstidsaftalen for politiet. Kompensationen udgør 9 timer.

Medarbejdere, hvis arbejde er placeret uden for almindelig dagarbejdstid, har ret til 26

fridage i kvartalet. Inddragelse af en fridag giver i modsætning til inddragelse af en ar-

bejdsfri dag kompensation for en mistet fridag.

Ordningen om fridøgnsbanken indebærer, at medarbejderne har mulighed for at opspare

frihed, som de senere kan bruge til seniorformål samt personlige og familiemæssige for-

mål. Ordningen udspringer af en rammeaftale mellem Finansministeriet og centralorgani-

sationerne fra 2000.

En samlet betegnelse for timer og tillæg, som medarbejderen skal godtgøres for ved fx

overarbejde, tilkald eller inddragelse af en fastlagt fridag. I nogle tilfælde udbetales timer-

ne, mens de i andre tilfælde godtgøres ved afspadsering.

Den periode, som arbejdstiden opgøres over.

En medarbejder i Kødkontrollen, som foretager forskellige kontrol- og tilsynsopgaver på

slagterierne.

Når medarbejderen inden for normperioden har arbejdet færre timer, end den pågælden-

de norm tilsiger, og dermed færre timer, end medarbejderen får løn for.

Planlægning af arbejdstiden i institutioner med skiftende arbejdstider, hvor arbejdstiden

er placeret helt eller delvist uden for almindelig dagarbejdstid.

Arbejdsfrie dage

Arbejdsmiljøregler

Cirkulære om arbejdstid for

tjenestemænd i staten

Den centrale afdeling i

Københavns Fængsler

Dobbeltvagter

Fjernstyringscentraler

For korte fridage i politiet

Fridage

Fridøgnsbank

Kompensationer

Normperiode

Tilsynstekniker

Undertid

Vagtplanlægning