Udvalget for Landdistrikter og Øer 2013-14
B 19 Bilag 1
Offentligt
DECEMBER 2013MINISTERIET FOR BY, BOLIG OG LANDDISTRIKTER
Anvendelse afkommunikationsteknologi istatslige institutionerplaceret udenforhovedstadsområdet– belyst ud fra tre styrelser
ADRESSE
COWI A/SParallelvej 22800 Kongens Lyngby
TLFFAXWWW
+45 56 40 00 00+45 56 40 99 99cowi.dk
DECEMBER 2013MINISTERIET FOR BY, BOLIG OG LANDDISTRIKTER
Anvendelse afkommunikationsteknologi istatslige institutionerplaceret udenforhovedstadsområdet– belyst ud fra tre styrelser
PROJEKTNR.DOKUMENTNR.VERSIONUDGIVELSESDATOUDARBEJDETKONTROLLERETGODKENDT
A041669-0012C5. december 2013NVBE, AR,JDCRAR
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
5
INDHOLD11.11.21.322.12.22.32.43FormålKommunikationsteknologiUndersøgelsens gennemførelseDe tre institutionerUndersøgelsens resultaterBrug af kommunikationsteknologiForskel i betydning af kommunikationsteknologiHvorfor så store forskelle?Betydning af forskellige mødetyperKonklusioner781011131315171821
BILAGBilag AInterviewpersoner23
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
7
1Udflytningsanalyse i2002
Formål
I aftalen om kommunernes økonomi i 2002 forpligtigede den daværende regeringsig til at fremlægge en analyse om udflytning af statslige arbejdspladser. Analysenblev udarbejdet af en tværministeriel arbejdsgruppe og færdiggjort under den tidli-gere regering i maj 2002. Der blev i den forbindelse gennemført en analyse af seksstatslige institutioner, som var placeret udenfor Hovedstadsområdet. Analysen hav-de til formål at afdække, hvilken betydning institutionernes beliggenhed havde iforhold til det interne samspil, brugerbetjening, det eksterne samspil og rekrutteringaf medarbejdere1.Den nuværende regering har i forbindelse med Folketingsbehandling af forespørg-selsdebatten F9 til ministeren for by, bolig og landdistrikter den 11. januar 2013(om regeringens politik for landets såkaldte yderområder og øer) oplyst at regerin-gen i lyset af den kommunikationsteknologiske udvikling vil gennemføre en delvisopdatering af analysen om udflytning af statslige arbejdspladser.2Dendelviseop-datering består i, at undersøgelsen omhandler tre institutioner (mod seks i 2002-undersøgelsen) og at den emnemæssigt er afgrænset tilikkeat vurdere institutio-nernes generelle performance, men at undersøge om anvendelse af kommunikati-onsteknologi har ændret på betingelserne for at være lokaliseret udenfor hoved-stadsområdet.I undersøgelsen indgår tre styrelser: Kystdirektoratet (Lemvig), Vejdirektoratet(Skanderborg) og Erhvervsstyrelsen (Silkeborg). Disse styrelser indgik også iovennævnte udflytningsanalyse fra 2002, og vi kan derfor sammenligne udviklin-
Opdatering: Hvadbetyder udviklingeni kommunikations-teknologi?
’Udflytning af statslige arbejdspladser’, Erhvervs- og Boligstyrelsen, 2002Folketinget vedtog 15/01-2013 med V19 Om regeringens politik om yderområder ogøer,at der skulle ske en opdatering af 2002 undersøgelsen. Formuleringen var følgende:’I lyset af den teknologiske udvikling, herunder mulighederne for virtuel virksomhedsdrift,satellitkontorer og hjemmearbejdspladser, vil regeringen gennemføre en opdatering af ana-lysen om udflytning af statslige arbejdspladser fra daværende Erhvervs- og Boligstyrelsen2002, hvor der lægges særlig vægt på at vurdere de dele af rapporten, hvor forudsætninger-ne synes ændret. Analysen skal være gennemført inden udgangen af 2013.’2
1
8
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
gen i den mellemliggende periode og dermed tydeligere vurdere, hvilken betydningøget anvendelse af kommunikationsteknologi har haft.Denne rapport, som udgør ovennævnte opdatering, besvarer følgende spørgsmål:
›
Har kommunikationsteknologisk udvikling gjort det lettere eller sværerefor de tre statslige institutioner - Kystdirektoratet, Vejdirektoratet, Er-hvervsstyrelsen - at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet?
Formodningen må være, at en øget anvendelse af kommunikationsteknologi somhovedregel vil gøre det lettere at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet, ideteksempelvis en del fysiske møder kan afvikles som videomøder, ligesom en øgetanvendelse af kommunikationsteknologi muligvis kan øge muligheden for hjem-mearbejdspladser, hvilket positivt kan påvirke institutionernes rekrutteringsmulig-heder.2002 redegørelsenom kommunikati-onsteknologiDen ovennævnte undersøgelse fra Erhvervs- og Boligstyrelsen ’Udflytning af stats-lige arbejdspladser’ (2002) behandlede en række emner omkring udflytning: Stats-lige arbejdspladsers placering, den regionale udvikling, centraladministrationensorganisering og generelle principper omkring udvælgelse af statslige institutionersom kan udflyttes. Redegørelsen indeholdt også et afsnit omkring kommunikati-onsteknologi som beskrev, hvordan der allerede i 2002 var en bevægelse mod atbruge udstyr til at kompensere for personligt fremmøde. Se tekstboks nedenfor.Tekstboks 1-12002-redegørelsens bemærkninger om kommunikationsteknologi (side 80f)
’Udviklingen og udbredelsen af ny teknologi som internettet, bredbånd og andre højha-stighedsforbindelser har i stigende grad mindsket betydningen af den geografiske place-ring, idet IT har skabt og fortsat vil skabe mulighed for nye kommunikations- og arbejds-former uafhængigt af geografien I dag findes der flere muligheder inden for IT-kommunikation for at kompensere for det personlige fremmøde. Ved brug af videomødersamt webkonferencer kan større møder gennemføres på tværs af institution, samarbejds-partnere og brugere.Det er klart, at forudsætningen for at udnytte disse teknologier er, at både institutionenselv og alle relevante samarbejdsparter er i besiddelse af det nødvendige tekniske udstyr.Det vil næppe altid være tilfældet. Alene af den grund vil det derfor ikke på nuværendetidspunkt være realistisk at forvente, at IT-anvendelse kan erstatte al mødeaktivitet. Idenne sammenhæng er det naturligvis af betydning, at løbende deltagelse i lovgivningtypisk kræver møder med ministeren samt rådgivning under Folketingets behandling afforslagene etc. Medmindre det fornødne tekniske udstyr er til rådighed i disse sammen-hænge, er det klart, at udflytning kan blive stærkt ressourcekrævende – både økonomiskog tidsmæssigt – for en institution med meget lovgivningsarbejde.’
Det nye i forhold til den i 2002 beskrevne situation er, at vi i dag dels har en langtbedre kvalitet af udstyr til videomøder, dels at der er sket en udvikling i forhold tildet, der omtales som Unified Communication (se nedenfor).
1.1Fokus på realtids-kommunikation
Kommunikationsteknologi
Undersøgelsen ser på den del af kommunikationsteknologien som betegnes som’realtids-kommunikation’, dvs. kommunikation der foregår synkront (eksempelvisto personer, der taler sammen i et videomøde). Dette fokus i undersøgelsen er
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
9
valgt, fordi denne teknologi må formodes at have størst betydning i forhold til atoverkomme eventuelle barrierer ved, at institutioner er beliggende forskellige ste-der, idet den gør det muligt at have en effektiv arbejdsrelateret dialog mellem med-arbejdere på forskellige lokaliteter.3Medmindre andet er nævnt er udtrykket’kommunikationsteknologi’ derfor ensbetydende med realtidskommunikationstek-nologi.Omkring realtidskommunikation sondres mellemenkeltstående systemertil f.eks.afholdelse af videomøder eller telefoni ogintegrerede systemer,hvor man samlerflere former for realtidskommunikationsteknologi (telefoni, video, chat, desktopsharing) på en platform. Man taler da om ’Unified Communication’. Et eksempelherpå er Lync som er Microsoft’s version af Unified Communication, og som bru-ges en del steder i den offentlige sektor. Konkret i denne undersøgelse ses der på tilhvilken grad de tre institutioner anvender enkeltstående videosystemer og UnifiedCommunication.Tabel 1-1Niveauer i brug af kommunikationsteknologiForklaringVideomøder er møder, der gennemføres foranen eller flere skærme, hvor man kan kommu-nikere med andre mødedeltagere placeretforan skærme på en eller flere lokaliteter.Teknologien er nu så udviklet, at møder kanafvikles med høj billed- og lydkvalitet.Unified Communication er et set-up hvor manintegrerer forskellige former for realtidskom-munikation på én platform (telefoni, video,chat og desktop sharing). Fordelen ved enunified communication platform er, at manarbejder med realtidskommunikation via ènplatform og ikke parallelle enkeltstående sy-stemer. Alle brugere kan via deres PC få ad-gang til samtlige funktioner. De behøver ek-sempelvis ikke booke et videomødelokale forat afholde et videomøde, da mødet kan afhol-des via deres PC.
Kommunikationsteknologi1) Ingen eller begrænset brug afvideo-møderpå tv-skærme2) Omfattende brug afvideomøderpåtv-skærme
3) Brug afUnified Communicationi deleaf en organisation4) Konsekvent brug afUnified Commu-nicationi hele organisationen
Unified Communi-cation som nyt in-strument
Ovenstående udgør et omtrentligt hierarki i den forstand, at konsekvent brug afUnified Communication udtrykker et avanceret niveau for anvendelse af kommu-nikationsteknologi. Unified Communication systemet er relevant i forhold til emnet
Et supplerende fokus i undersøgelsen kunne have været betydningen af elektronisk sags-og dokumenthåndtering (ESDH) i det offentlige. I nogle institutioner er ESDH en dybt in-tegreret del af de daglige arbejdsprocesser, hvor sager udelukkende håndteres elektroniskog aldrig gennemgår et medieskift til papir. I andre institutioner behandles sager delvistelektronisk og i atter andre institutioner er der "blot" tale om et elektronisk arkiv (journal-system). Der er således tale om en kompleks størrelse at analysere, og det ville kræve enbetydelig andel af ressourcer at inddrage ESDH i grundlaget for denne rapport.
3
10
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
om fysisk placering af statslige institutioner, fordi det udgør et samarbejdsværktøj,som gør det praktisk muligt at løse opgaver fra forskellige fysiske lokaliteter, dvs.medarbejdere får nem adgang til hinanden, uanset hvor de befinder sig – om dearbejder hjemmefra eller befinder sig på forskellige lokaliteter.Udflytning – ikkeblot et spørgsmål omkommunikations-teknologiDet skal understreges, at institutioners anvendelse af kommunikationsteknologiudgør ét element blandt en række andre elementer, som har betydning for en vurde-ring af statslige institutioners placering. Disse øvrige elementer behandles ikke idenne rapport og der henvises i stedet til ’Udflytning af statslige arbejdspladser’(Erhvervs- og Boligstyrelsen, 2002) for en uddybende beskrivelse. Tekstboksennedenfor angiver de typiske udflytningstemaer i overskriftsform.Tekstboks 1-2Temaer i debatten omkring udflytning
Typiske temaer i diskussionen om udflytning af statslige arbejdspladser
›››››››
Hvad er udflytningensformål:At øge institutionens performance? At skabe vækst iudflytterlokaliteten? At kompensere en region for en uheldig økonomisk eller be-skæftigelsesmæssig udvikling?Til hvilken grad institutionenssamspilmed brugere og samarbejdspartnere tilsigeren bestemt lokalisering?Hvordan man opnår et godtmatchmellem institutionen og udflytningsstedet (clu-ster-tankegangen), så udflytningen støtter en regional styrkeposition?Omomkostningertil flytning (herunder tab af nogle medarbejdere, som ikke flyt-ter med) står mål medgevinsterved udflytning, herunder lavere husleje?Til hvilken grad udflytningen gennemføres på baggrund af en samletplanlægningeller trinvist i forbindelse med andre beslutninger?Til hvilken grad en institution kan bruge en re-lokalisering til ateffektiviseresinperformance?Til hvilken grad en institution kan fastholdemedarbejdereved en udflytningog/eller i tilstrækkelig grad tiltrække nye medarbejdere?
Kilde: COWIs sammendrag af den danske og internationale debat omkring udflytning af statsligearbejdspladser siden 2000. For en oversigt over udvalgte internationale erfaringer henvises til ’Sta-ten i provinsen. Nye potentialer for Nordjylland’, Institut for Kultur og Globale Studier, AalborgUniversitet, 2013
1.2Styrker og svaghederved undersøgelsen
Undersøgelsens gennemførelse
Her sammenfattes kort undersøgelsens metode, omfang og afgrænsninger. Der ertale om en mindre interview-baseret undersøgelse gennemført i perioden juni-november 2013 af konsulenter fra COWI. Interviewpersonerne er udvalgt efter detkriterium, at de skulle være i stand til at beskrive et ledelsesmæssigt, fagmedarbej-dermæssigt og it-mæssigt perspektiv på problemstillingen. Interviewpersonerne harsåledes været ledere, faglige medarbejdere, og it-ledere (se bilag A), og de er ud-
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
11
valgt efter deres mulighed for at bidrage med maksimal information omkring em-net. Interviewpersonerne har fået tilsendt referat af interview til kommentering.4Ved at se på tre institutioner – som viser sig at være meget forskellige, hvad angårbrug af kommunikationsteknologi – illustrerer undersøgelsen en spændvidde i,hvordan styrelser anvender kommunikationsteknologi. De tre styrelser er imidlertidikke udvalgt med det særlige formål at vise denne spændvidde, men fordi de indgiki 2002-undersøgelsen. Styrelserne er dermed heller ikke udvalgt for at være ’repræ-sentative’ for styrelsers brug af kommunikationsteknologi. I forhold til ’repræsen-tativitet’ vil vi nøjes med at bemærke, at dialogen med interviewpersonerne tyderpå, at den forskel, der kan påvises i brugen af kommunikationsteknologi hos de trestyrelser, også findes som et generelt træk blandt danske styrelser.Endelig skal det om undersøgelsen bemærkes, at detkunnehave været interessantat undersøge brugen af kommunikationsteknologi hos en gruppe af styrelser, somer beliggende i hovedstadsområdet for dermed at danne sig et indtryk af, om der erforskel i brugen af kommunikationsteknologi mellem styrelser i og udenfor hoved-stadsområdet. Dette har imidlertid ikke været muligt indenfor opgavens rammer,idet opdraget for denne analyse var en opdatering af de styrelser, som indgik i2002-rapporten.
1.3
De tre institutioner
I undersøgelsen har vi set på følgende tre institutioner som kort beskrives nedenfor:Kystdirektoratet (Lemvig), Vejdirektoratet (bl.a. med en lokalitet i Skanderborg)og Erhvervsstyrelsen (med kontor i Silkeborg). Udvælgelseskriteriet har været, atder skulle være tale om tre styrelser som alle indgik i 2002 undersøgelsen.KystdirektoratetKystdirektoratet er en styrelse under Transportministeriet og er den statslige kyst-og havneenhed i Danmark. Kystdirektoratet varetager de samfundsmæssige inte-resser på kystbeskyttelsesområdet og de statslige interesser på havneområdet gen-nem analyser, projektering, anlæg, drift og varsling. Direktoratet rådgiver trans-portministeren og varetager myndighedsopgaver indenfor kystbeskyttelse, havneog statens højhedsret over søterritoriet.Kystdirektoratets hovedkontor ligger i Lemvig og er en selvstændig fungerendeenhed, som dækker Danmarks over 7.300 km kyststrækning. Det betyder, at Kyst-direktoratet har et bredt samarbejde med mange forskellige instanser over hele lan-de. Kystdirektoratets hovedkontor beskæftiger ca. 80 personer. Dertil kommer
Undersøgelsen kunne også være gennemført mere kvantitativt ved at bede et stort antalmedarbejdere i de tre styrelser om at afrapportere deres brug af kommunikationsteknologi.Ulempen hermed ville imidlertid være, at et stort antal medarbejdere skulle afsætte tid til atsvare på undersøgelsen. Ved at vælge bestemt interviewpersoner i de tre styrelser med storviden om emnet, har vi maksimeret indsamlingen af viden uden at skulle ’forstyrre’ et stortantal medarbejdere.
4
12
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
medarbejdere i Hvide Sande og Esbjerg med ca. 30 personer. Det betyder at Kyst-direktoratets samlede personale omfatter ca. 110 medarbejdereVejdirektoratetVejdirektoratet har ansvaret for statsvejnettet, som består af motorveje, en rækkehovedlandeveje og mange af landets broer – i alt cirka 3.800 km. Næsten halvdelenaf al trafik bliver afviklet på statsvejene, selvom statsvejnettet kun udgørca. fem procent af det samlede offentlige vejnet på knap 75.000 km. For at sikre ensamlet infrastruktur samarbejder Vejdirektoratet med en lang række myndighederog med vejsektoren og kommunerne om at løse dets tre opgaver relateret til plan-lægning (indsamle og bearbejde data om trafik, sikkerhed og miljø), anlæg (anlæg-ge veje og broer) og drift (drive og vedligeholde statsvejene).Vejdirektoratets hovedkontor er placeret i København, og der er desuden kontorer iSkanderborg, Aalborg, Middelfart, Fløng og Næstved. Man har 15 tilsynskontorerved de større anlæg som Vejdirektoratet i øjeblikket er beskæftiget med. Der ersåledes tales om en geografisk fragmenteret organisation med et stort behov for ateffektivisere kommunikation mellem medarbejderne.ErhvervsstyrelsenErhvervsstyrelsen er en styrelse i Erhvervs- og Vækstministeriet etableret 1. januar2012 efter at opgaver fra Erhvervs- og Byggestyrelsen, Erhvervs- og Selskabssty-relsen og It-og Telestyrelsen blev lagt sammen i en ny styrelse. Det er styrelsensopgave at skabe rammer for erhvervslivet, der understøtter vækst og værdiskabelsei virksomhederne gennemeffektiv regulering, gode digitale løsninger, god ad-
gang til erhvervsdata, moderne kommunikationsteknologier og internatio-nalt samarbejde. Styrelsen har ca. 650 medarbejdere, og hovedkontoret erplaceret i København, men har også et kontor i Silkeborg med 40 ansattesom arbejder med regional erhvervsudvikling.
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
13
2Kapitlets indhold
Undersøgelsens resultater
Dette kapitel præsenterer undersøgelsens resultater. Først gives en oversigt over detre institutioners brug af kommunikationsteknologi. Dernæst besvares undersøgel-sens spørgsmål: om kommunikationsteknologi gør det lettere/sværere/uændret atvære placeret udenfor hovedstadsområdet. I det tredje afsnit perspektiveres årsagentil, at de tre institutioner har en forskellig grad af anvendelse af kommunikations-teknologi. Endelig beskriver det sidste afsnit hvilke aktiviteter/mødeformer, derkan håndteres effektivt mellem fysisk adskilte kontorer via kommunikationstekno-logi.
2.1
Brug af kommunikationsteknologi
2.1.1 Brug af videomøderVideomøder er ble-vet ’normal’ praksisi to styrelserDe tre institutioner bruger alle videomøder og har udstyr til videomøder. I tabellennedenfor fremgår det af interviewpersonerne skønnede antal videomøder som gen-nemføres i løbet af et år. Som det fremgår, er der stor forskel mellem de tre institu-tioner med et markant større forbrug i Erhvervsstyrelsen end både Vejdirektoratetog Kystdirektoratet. Repræsentanter for begge disse styrelser beskriver, hvordandet at afholde videomøder er blevet en helt normal praksis, og som tallene viseraltså med Erhvervsstyrelsen som den institution, hvor der gennemføres langt flestvideomøder per medarbejder. Bemærk i den forbindelse, at Vejdirektoratet (Skan-derborg) anvender Unified Communication (se afsnit 2.2 nedenfor), hvilket reduce-rer behovet videomøder.Tabel 2-1Brug af videomøder på videomødeudstyrKystdirektoratet(Lemvig)Antal videomøder/årAntal medarbejdereVideomøder per år iforhold til antalmedarbejder50110Vejdirektoratet(Skanderborg)1050250Erhvervsstyrelsen(Silkeborg)70040
0,5
4,2
17,5
Kilde: Baseret på interviewpersonernes vurderinger
14
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
Derudover kan følgende bemærkes omkring brugen af videomøder:Kystdirektoratetbruger videomøder i løbede dialog med leverandører på it-området om driftsmæssige forhold. Her opleves det som en god rejsetidsbesparelse.Dette svarer til, at videomødet generelt ses som et godt værktøj ved afklaring afspecifikke forhold, såsom formuleringer, beregninger og tekniske forhold i øvrigt.Der er også etableret et løbende samarbejde med Politiet omkring stormflodsbered-skab, hvor møder omkring jævnlige tests gennemføres som videomøder. Cirka 95%af de videomøder, somVejdirektoratetinviterer til, er interne møder. Derudoverarrangeres der i stigende grad møder med rådgivere og andre leverandører, menhelt overvejende er der tale om udstyr som anvendes til intern kommunikation.Man har ca. 35 anlæg i styrelsen.Erhvervsstyrelsenhar siden 2000 brugt video-møder som kommunikationsform mellem kontorene i Silkeborg og København ogværet en front-runner i anvendelse af denne mødeform. Det har været et ledelses-mæssigt ønske at minimere oplevelsen af afstand mellem de to kontorer og effek-tivt brug af videomøder har været et vigtigt middel hertil.
2.1.2 Brug af UnifiedCommunicationIndført i Vejdirekto-ratet i 2011Tabellen nedenfor viser brugen af Unified Communication. Situationen er som føl-ger:Kystdirektoratet:Anvender ikke Unified Communication og der er ingen hensigtom i nærmeste fremtid at gå i den retning. Denne beslutning bygger på en internvurdering af fordele/omkostninger ved systemet. Kystdirektoratet har vurderet, atdet først vil være relevant at implementere Unified Communication, når der er ettydeligt ønske herom fra omverdenen, først og fremmest Transportministeriet.Erhvervsstyrelsen:Der har været ledelsesmæssige overvejelser om at indføre Uni-fied Communication, men en beslutning er ikke truffet. Alle medarbejdere har mo-biltelefoner og styrelsen anvender ikke længere fastnettelefoni.Vejdirektoratet:Indført i 2011 til dialog mellem medarbejdere på Vejdirektoratetslokaliteter. Systemet søges anvendt mere og mere – også til ekstern dialog. Medundtagelse af HR-området har afdelingerne i dag stadig fastnettelefoni, men det ersandsynligt at udviklingen går mod udfasning af fastnettelefoni. De interviewederepræsentanter for Vejdirektoratet omtaler deres Unified Communication systemsom meget positivt for den interne kommunikation.Tabel 2-2Brug af Unified CommunicationVejdirektoratet(Skanderborg)AnvendesErhvervsstyrelsen(Silkeborg)Anvendes ikke
Kystdirektoratet(Lemvig)Anvendes ikke
Kilde: Baseret på interviewpersonernes oplysninger
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
15
Overblik over insti-tutionernes brug afkommunikations-teknologi
I forhold til den indledende præsentation af niveauer for realtidskommunikation –fra enkeltstående teknologier til integrerede løsninger (Unified Communication)kan de tre institutioner placeres som vist nedenfor.Tabel 2-3Niveauer i brug af kommunikationsteknologiKystdirektoratet(Lemvig)XVejdirektoratet(Skanderborg)Erhvervsstyrelsen(Silkeborg)
Kommunikationsteknologi
1) Ingen eller begrænsetbrug af videomøder på tv-skærme2) Omfattende brug af vi-deomøder på tv-skærme3) Brug af Unified Commu-nication i dele af en organi-sation4) Konsekvent brug af Uni-fied Communication
X
X
(X)
Kilde: COWIs opsummering baseret på interview med de tre styrelser
2.2Størst betydning forVejdirektoratet
Forskel i betydning afkommunikationsteknologi
I dialogen med de tre institutioner har vi afdækket kommunikationsteknologiensbetydning i forhold til institutionens interne dialog (dvs. internt i styrelsen), deneksterne dialog (med ressortministeriet, andre ministerier og organisationer) ogmed deres slutbrugere. Endvidere er det undersøgt, om kommunikationsteknologihar haft betydning i forhold til at rekruttere medarbejdere. Resultatet fremgår aftabellen nedenfor og er efterfølgende yderligere uddybet.Tabel 2-4Har kommunikationsteknologisk udvikling gjort det lettere eller sværere for trestatslige institutioner at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet?Kystdirektoratet(Lemvig)I forhold til interntsamspilI forhold til eks-ternt samspilI forhold til bru-gerdialogI forhold til rekrut-teringSamletUændretVejdirektoratet(Skanderborg)Markant lettereErhvervsstyrelsen(Silkeborg)Lidt lettere*
Lettere
Lettere
Lettere
Uændret
Uændret
Uændret
Uændret
Uændret
Uændret
Uændret
Markant lettere
Lidt lettere
Kilde: COWIs sammenfatning af vurderinger givet af repræsentanter for de tre styrelser.Note: At det interne samspil kun er blevet ’lidt lettere’ skal ses i lyset af, at Erhvervsstyrelsen alleredei 2002 anvendte kommunikationsteknologi bevidst til at fremme det interne samspil
16
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
I forhold til interntsamspil
Det er i forhold til det interne samspil, at der for alvor kan konstateres en ændring,om end kun for to styrelser. Bedre udstyr og en generel kulturændring har såledesbidraget til en omfattende brug af kommunikationsteknologi i forhold til den inter-ne kommunikation i både Erhvervsstyrelsen og Vejdirektoratet. Det har gjort detlettere for disse styrelser at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet, sammen-lignet med situationen i 2002. Specielt repræsentanter for Vejdirektoratet (hvorman som nævnt har implementeret Unified Communication) taler om, at øget brugaf kommunikationsteknologi har gjort det interne samspil markant lettere og mereeffektivt.Tekstboks 2-1Kan det betale sig? Mangler viden til at kvantificere effekten af en øget brug afkommunikationsteknologi i styrelser
Det ville være ønskeligt at kvantificere den øgede brug af kommunikationsteknologi iform af sparet rejsetid og rejseomkostninger i forhold til investeringer i kommunikations-teknologi. Repræsentanter for Erhvervsstyrelsen og Vejdirektoratet er af den overbevis-ning, at investeringerne i kommunikationsteknologi har været positive i form af reduceretrejsetid og –omkostninger. Mere viden om den samlede økonomi i styrelsernes investe-ringer i kommunikationsteknologi ville være ønskeligt. Det oplyses imidlertid, at der ikkefindes evalueringer af investeringerne.
I forhold til eksterntsamspil
Der er to observationer omkring brug af kommunikationsteknologi i forhold til deteksterne samarbejde. Den første er, at kommunikationsteknologi anvendes i mindregrad ved det eksterne samspil end i forhold til det interne samspil. Det gælder ogsåfor styrelsernes kommunikation med deres ressortministerium. Eksempelvis omta-ler Kystdirektoratet formen for det ledelsesmæssige samarbejde med Transportmi-nisteriet som ’konservativt’ i den forstand, at der helt overvejende er tale om face-to-face møder i København, og Kystdirektoratet har ikke af egen drift taget emnetop med TransportministerietDen anden observation er, at der forventes et øget brug fremover. Repræsentanterfra Vejdirektoratet giver udtryk for, at man nu står foran den næste bølge, der hand-ler om at gøre det til en anerkendt praksis at invitere eksterne partnere til videomø-der. Tilsvarende inviterer Erhvervsstyrelsen-Silkeborg i stigende grad til videomø-der med andre ministerier og styrelser. Har disse aktører ikke selv videomødefacili-teter, kan de blive inviteret til Erhvervsstyrelsen-København og deltage i videomø-der derfra. Man vil også fremover i højere grad afholde videomøder med EUKommissionen, og man vurderer et stort besparelsespotentiale her (både tid ogpenge). Samspillet med organisationer som LO, DI og Danske Regioner kræverdog stadig fysiske møder i København og disse forsøges planlagt, så en mødedelta-ger fra Erhvervsstyrelsen-Silkeborg kan nå flere af sådanne møder på en dag.
I forhold til bruger-dialog
Det er sjældent, at styrelserne bruger videomøder eller Unified Communication tilat være i dialog med deres slutbrugere, og der har på dette punkt ikke været en æn-dring siden 2002-undersøgelsen. En repræsentant for Vejdirektoratet udtaler ek-sempelvis, at ’vores kommunikation med slutbrugerne (borgere/naboer til vejeneog trafikanter) er fortsat meget traditionel’.
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
17
I forhold til rekrutte-ring (hjemmear-bejdspladser)
Det er en ofte fremført bekymring (som også er beskrevet i 2002-rapportenom udflytning), at statslige institutioner beliggende udenfor hovedstadsom-rådet i nogle tilfælde risikerer at opleve rekrutteringsproblemer. Vi har der-for undersøgt om styrelserne bruger kommunikationsteknologi til at etablerehjemmearbejdspladser og om man bruger denne mulighed som et instrumenttil at tiltrække medarbejdere bosiddende langt fra arbejdspladsen. Dette vi-ser sig imidlertid ikke at være tilfældet.Kommunikationsteknologi synes ikkeat have betydet meget hverken i forhold til institutionernes anvendelse af hjemme-arbejdspladser eller i forhold til deres rekrutteringspraksis. Der er dog her kun taleom en svag tendens, som givetvis også skal ses i lyset af, at det først og fremmester med Unified Communication (som kun er indført i Vejdirektoratet), at hjemme-arbejde gøres lettere.
2.3Forskelle i lokalise-ringsmønster
Hvorfor så store forskelle?
Det forekommer sandsynligt, at en institution, der er beliggende på flere adresserhar et større behov for avanceret kommunikationsteknologi end en organisation,hvor medarbejderne er samlet på én fysisk lokalitet. Figuren nedenfor viser netoplokaliseringen af de tre institutioner.Figur 2-1Oversigt over institutioners beliggenhed
18
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
Kystdirektoratet: Etbegrænset behov
Kystdirektoratets hovedkontor er ikke placeret i København (modsat de to andrestyrelser). Det er også et særkende ved Kystdirektoratet, at dets medarbejdere heltovervejende arbejder ud fra kontoret i Lemvig, således at styrelsen i store træk ersamlet på én lokalitet. Det betyder, at den interne kommunikation helt overvejendeforegår mellem personer, som arbejder på den samme lokalitet, hvilket begrænserbehovet for omfattende brug af realtids-kommunikationsteknologi. Som det blevformuleret af en interviewperson: ’Man kan jo bare gå ind på kontoret ved sidenaf’. For Kystdirektoratet er det derimod centralt, at de vigtigste eksterne partnere,særligt Transportministeriet og Finansministeriet/Moderniseringsstyrelsen, ikkeoplever det som en ulempe at have dialog med Kystdirektoratet, hvilket har skabten kultur, hvor ’man rejser, hvis der er behov for at rejse’ – som det udtrykkes.Vejdirektoratet er placeret på seks lokaliteter, og der er i styrelsen et eksplicit fokusfra direktionen på at reducere rejsetid for at fremme produktivitet og spare rejse-omkostninger. Normen er: Først afprøves mulighederne for videomøder/møder viaskærm og først hvis dette ikke er muligt arrangeres et fysisk møde. Man har somnævnt siden 2011 haft Unified Communication og systemets anvendelse blevfremmet ved en lanceringskampagne, pilotforsøg og et e-læringsmodul til allemedarbejdere. Unified Communication ses altså klart som et vigtigt middel til at nåen målsætning om reduceret rejsetid i en styrelse, der er geografisk spredt på seksadresser. De interviewede fra Vejdirektoratet udtrykker alle, at det er deres for-ventning at den større udbredelse af video/skærmmøder rent faktisk kan mærkes iform af reducerede rejseomkostninger. Unified Communication er blevet godtmodtaget i organisationen, og interviewpersonerne bruger vendinger som: ’kæmpefordel’, ’vældig godt modtaget’, og ’næsten alle bruger det’.Erhvervsstyrelsens praksis skal ses i det lys, at det de sidste 12 år har været en hen-sigt at ’fjerne’ fornemmelsen af forskellighed mellem Erhvervsstyrelsens adresser– dvs. der er samme kontormøblement, belysning, etc. uanset om befinder sig i Er-hvervsstyrelsen i Silkeborg eller København. Man ønsker at fjerne opmærksomhe-den fra sin beliggenhed – det centrale er, hvad man substantielt arbejder med (regi-onal udvikling). Den udbredte anvendelse af videomøder internt betyder, at der erfå rejser på fagmedarbejderniveau mellem Silkeborg og København.Samlet set virker det plausibelt, at den forskellige anvendelse af kommunikations-teknologi primært skyldes, om en given styrelse er samlet på én eller flere lokalite-ter, hvilket påvirker dens behov for kommunikationsteknologi.
Vejdirektoratet: Prespå for at ’samle’ or-ganisationen
Erhvervsstyrelsen:Vil reducere for-nemmelsen af af-stand
2.4Mange fysiske mø-der kan erstattes(men ikke alle)
Betydning af forskellige mødetyper
Møder er forskellige og ikke alle møder er lige egnede til at blive afholdt på enskærm frem for ved fysisk fremmøde. I dette afsnit beskriver vi styrelsernes erfa-ringer med anvendelse af kommunikationsteknologi i forhold til bestemte mødety-per. Denne erfaring udgør nemlig et pejlemærke for, hvilke typer af institutionerder i særlig grad kan have gavn af en øget anvendelse af kommunikationsteknologi.
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
19
Tabel 2-5
Vurdering af forskellige typer af møderEr mødet egnet til at blive afholdt som videomøde?Delvist egnet. Kreativitet og energi vanskeligt at etablere isamme udstrækning som et fysisk møde.Delvist egnet. Det afhænger i høj grad om, hvorvidt delta-gerne kender hinanden, og om der er er tale om konfliktfyld-te emner og/eller udviklingstunge emner.I høj grad egnet. Generelt er videomøder gode til sådannemøder, særligt når deltagerne kender hinanden og når mødeter en del af en længerevarende proces. Heri indgår ogsåjævnlige afdelingsmøder, o.lign. som udmærket kan gennem-føres som videomøder, men som også kræver en vis indkø-ring.I mindre grad egnet. Mange hæfter sig ved, at man ved så-danne møder skal kunne ’læse mellem linjerne’, ’fornemmestemninger’, m.v. hvilket bedst sker på fysiske møder.Ikke egnet (om end flere har nævnt eksempler på, at der ergennemført sådanne møder).
Mødets formålBrainstorm og fagligeudviklingsmøderOpstarts-, status- ogafslutningsmøder
Eksekveringsmødermhp at følge oppå/koordinere arbejds-opgaver
Politik og konfliktløs-ning
Personlige emner,MUS-samtaler, m.v.
Kilde: Sammenfatning af interviewpersonernes erfaringer omkring forskellige typer af møder
Der er endvidere gjort disse erfaringer:
›
Antallet af mødedeltagere.Flere ledere fra institutionerne nævner, at det bliveren vanskelig situation, hvis de som eneste person deltager i et møde via video,medens 5-10 kollegaer er samlet fysisk.Mødeledelse.Effektive videomøder kræver i særlig grad kompetente mødele-dere og bevidst mødeledelse. Der er brug for en klar mødestruktur, og det be-mærkes, at det er vigtigt at mødelederen aktivt er opmærksom på deltagernepå andre lokaliteter, så de føler sig som en del af mødet. Flere har bemærket,at videomøder muligvis flytter balancen mellem ekstroverte og introverte per-soner mod en mødestil som i højere grad passer introverte personer: med enklar dagsorden, tydelig og løbende opsamling og tydelighed omkring hvem,der har ordet.
›
Betydning forspørgsmålet om ud-flytning?
Det er i indledningskapitlet, med reference til 2002-undersøgelsen, blevet nævnt, atspørgsmålet om udflytning er komplekst og at en række dimensioner skal vurderes.De tre styrelsers erfaringer omkring brug af kommunikationsteknologi tilfører noken dimension. Vi har således set, at kommunikationsteknologi kan overkommenogle af barriererne for en organisation, der er placeret på flere lokaliteter, ligesomstyrelsernes erfaringer omkring mødetyper tyder på, at institutioner med mangemøder relateret til udviklingsopgaver og politisk afklaring har mindst fordel ved en
20
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
øget anvendelse af kommunikationsteknologi, i forhold til institutioner der i højeregrad deltager i mange drifts- og eksekveringsmøder.
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
21
3Det er blevet nem-mere i to ud af treinstitutioner
Konklusioner
Denne undersøgelse udgør en delvis opdatering af 2002-undersøgelsen om udflyt-ning af statslige arbejdspladser, idet den vurderer de dele af 2002-rapporten, hvorforudsætningerne synes ændret inden for kommunikationsteknologi. Undersøgel-sen er derfor afgrænset til at besvare følgende spørgsmål:
›
Har kommunikationsteknologisk udvikling gjort det lettere eller sværerefor de tre statslige institutioner - Kystdirektoratet, Vejdirektoratet, Er-hvervsstyrelsen - at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet?
Det er undersøgelsens overordnede konklusion, at den kommunikationsteknologi-ske udvikling siden 2002 – med bedre og mere udbredt udstyr til videomøder samtintroduktion af Unified Communication - overvejende har gjort det nemmere for detre styrelser at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet. I forhold til diskussio-nen om udflytning af statslige institutioner peger undersøgelsens resultater på, atden kommunikationsteknologiske udviklingreducerer visse af de ulemperom-kring samarbejde og dialog som en fysisk beliggenhed udenfor hovedstadsområdetkan give.Gevinst primært iforhold til det inter-ne samspilSamtidig viser undersøgelsen, at nyere kommunikationsteknologiprimært anven-des internti styrelserne, og at man først nu er i gang med at udvide anvendelsen afkommunikationsteknologi i forhold til det eksterne samspil, eksempelvis som nårErhvervsstyrelsen-Silkeborg i stigende grad afholder videomøder med EU Kom-missionen.De undersøgte institutioner har imarkant forskellige gradanvendt kommunikati-onsteknologi, som bevidst instrument til at understøtte en effektiv drift og for atreducere eventuelle gener ved beliggenhed uden for Hovedstaden.Kystdirektoratet (Lemvig) – her er der en begyndende videomødekultur.Man ople-ver ikke et stort behov for mere omfattende brug af kommunikationsteknologi ogudnytter dyderne i eksisterende praksis, hvor Styrelsen er opmærksom på at værefysisk tilstede hos samarbejdspartnere i Hovedstaden – idet man har en oplevelseaf, at evnen til at levere godt hænger sammen med fysisk tilstedeværelse.Vejdirektoratet (Skanderborg) – her bruger man Unified Communication.Kom-munikationsteknologi bruges aktivt til at effektivere samarbejdet med den øvrige
Forskel i praksis i detre styrelser
22
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
del af Vejdirektoratet og øvrige partnere og som et middel til ressourcebesparelse(rejsetid). Det er en norm, at medarbejderne så vidt muligt tilstræber at afholde vi-deomøder.Erhvervsstyrelsen (Silkeborg) – her er videomøder etableret kultur.Man har gen-nem 12 år anvendt videomøder og det er blevet en indarbejdet rutine blandt medar-bejderne. Videomøder afholdes med de samarbejdspartnere, der vil og kan. Manønsker at udvide denne typer møder med så mange samarbejdspartnere som muligt,herunder ikke mindst EU-Kommissionen.Forskellige behovfor at anvendekommunikations-teknologiÅrsagen til de store forskelle skyldes sandsynligvis, at styrelserne har forskelligebehov: en institution, der er beliggende på flere adresse har et større behov foravanceret kommunikationsteknologi end en organisation, hvor medarbejderne ersamlet på én fysisk lokalitet. Vejdirektoratet har således et større behov for at over-komme de kommunikationsmæssige udfordringer, der følger af at være placeret påseks forskellige kontorer end de to øvrige institutioner, og det forekommer derforikke overraskende, at denne styrelse lægger stor vægt på at anvende kommunikati-onsteknologi i det interne samspil.
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
23
Bilag AErhvervsstyrelsen
InterviewpersonerAnders Hoffmann, Vicedirektør for Erhvervsudvikling og Internatio-nale forholdJørgen Liltorp, driftsteknikerLone Rosen, specialkonsulentPernille von Lillienskjold, chefkonsulentPreben Gregersen, regionalchef
Vejdirektoratet
Birgitte Henriksen, PlanlægningschefLars Bak, Afdelingsleder, Intern service – VestSøren Andersen, Projektchef Projektkontor Vest
Kystdirektoratet
Anne Lund, Afdelingschef for Strategi og AdministrationCarl-Christian Munk-Nielsen, Afdelingschef for Analyse og PlanHenrik Lund, it-chef
