Spørgsmål nr. 345 (Alm. del) fra Folketingets Udvalg for Udlændinge-

og Integrationspolitik:

”I forlængelse af ministerens besvarelse af samrådsspørgsmålH den 18. december 2013, bedes ministeren oversende en re-degørelse for, hvorfor der ikke blev taget referat til det tekni-ske møde, der blev afholdt den 20. september 2013, mellem enstor gruppe af aktører. Herudover bedes ministeren oplyse, omministeren vil sikre, at der fremadrettet bliver taget referat tilsådanne møder.”

Svar:

Til brug for besvarelsen af spørgsmålet har Justitsministeriet indhentet enudtalelse fra Udlændingestyrelsen, som har oplyst følgende:”Udlændingestyren kan oplyse, at på det omhandlede møde iUdlændingestyrelsen den 20. september 2013 drøftede medar-bejdere fra Justitsministeriets departement, Kriminalforsorgen,Rigspolitiet, Nordsjællands Politi, Naturstyrelsen, Udlændin-gestyrelsen og en rådgiver, som var tilknyttet Forsvarets Byg-nings- og Etablissementstjeneste, en række spørgsmål om etab-lering og drift af et kommende udrejsecenter på Sjælsmark Ka-serne. Naturstyrelsen orienterede om rammerne for et lands-plandirektiv og den på daværende tidspunkt forventede tidsho-risont for udstedelse af landsplandirektivet, hvorefter mødedel-tagerne drøftede navnlig spørgsmålet om målgruppen for ind-kvartering på et udrejsecenter og behovet for sikkerhedsmæs-sige foranstaltninger i forbindelse med indretningen af udrejse-centeret. Den fremtidige tilrettelæggelse af arbejdet med etab-lering af et udrejsecenter blev ligeledes drøftet. Der blev ikketaget referat af mødet.Det bemærkes i den forbindelse, at Udlændingestyrelsen sæd-vanligvis ikke tager referater af møder med andre myndighederog organisationer om generelle administrative spørgsmål.I det omfang der fremkommer konkrete oplysninger under så-danne møder kan Udlændingestyrelsen oplyse, at der af Ud-lændingestyrelsens interne retningslinjer om notatpligt fremgårbl.a. følgende:”I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af enmyndighed mv., skal den pågældende myndighedmv., når den mundtligt eller på anden måde bliverbekendt med oplysninger om en sags faktiskegrundlag eller eksterne faglige vurderinger, der eraf betydning for sagens afgørelse, i medfør af of-fentlighedslovens § 13, stk. 1, snarest muligt gøre2

notat om indholdet af oplysningerne eller vurderin-gerne. Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne el-ler vurderingerne i øvrigt fremgår af sagens doku-menter.Efter offentlighedslovens § 13, stk. 2, skal en myn-dighed mv. i sager, hvor der vil bliver truffet en af-gørelse, endvidere snarest muligt tage notat omvæsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke i øvrigtfremgår af sagens dokumenter.Det følger af ombudsmandens praksis, at også udenfor afgørelsessager består en notatpligt efter enulovbestemt forvaltningsretlig grundsætning, og aten myndighed mv. således er forpligtet til at tagenotat om de væsentlige ekspeditioner i en sag, derikke i øvrigt fremgår af sagen.”Der blev ikke gjort notat om oplysninger vedrørende mødetden 20. september 2013. Det var således Udlændingestyrelsensvurdering, at der ikke fremkom notatpligtige oplysninger påmødet.”Justitsministeriet finder ikke at burde gå nærmere ind i spørgsmålet om, ihvilket omfang og under hvilke former Udlændingestyrelsen tager referataf møder, som styrelsen deltager i. Dette må således afgøres af styrelsen iden konkrete sag ud fra de generelle regler om notatpligt.