Udvalget for Landdistrikter og Øer 2013-14
ULØ Alm.del
Offentligt
Bilag ULØ 69: Oversigt udarbejdet af NAER den 9/1-2014Konkrete iværksatte initiativer til forbedring af sagsbehandlingen på LAG-området
OmrådeKonkret sagsbehandlingog sagsbehandlings-procedurer
InitiativDer er i oktober 2013 indført ny model for bilagskontrol, der indebærer, at allebilag skal indsendes sammen med udbetalingsanmodningen. Sagsbehandlerenskal således kontrollere samtlige bilag, der danner grundlag forudbetalingsanmodningen.Der er udarbejdet standardproces for sagsbehandling af tilsagn og udbetalingerunderstøttet af tjeklister, som sikrer fælles logisk tilgang.I forbindelse med dette er tjeklisterne opdateret, så det under denadministrative kontrol også kontrolleres:- at projektperioden overholdes- at ansøger ikke er blevet underlagt en sanktion på en anden afNaturErhvervstyrelsens ordninger (pålidelighedstjek)- at det udbetalte beløb ikke overstiger tilsagnsbeløbet.,- at udbetaling af tilskud til moms, projektansatte, konsulenter og frivilligtarbejde er korrekt og med tilstrækkelig dokumentation, (ansættelseskontrakt,timesedler mm.)- at der er dokumentation for offentlig medfinansiering- at krav til skiltning er overholdt- at der ikke forekommer dobbeltfinansiering- at tilskudsprocenten i tilsagnsbrevet overholdes ved udbetaling af tilskudTjeklisterne opdateres på baggrund af feedback fra sagsbehandlere samtsupport- og revisionsopfølgning. Afhængig af ændringerne vil der blivegennemført undervisning af sagsbehandlerne.
Der er indført krav om indsendelse af 2 tilbud til dokumentation for vurdering afrimelige priser og udarbejdet særligt sagsbehandlingsmateriale til vurdering afrimelige priser.Der er udarbejdet nyt sagsbehandlingsmateriale til vurdering af overholdelse afudbuds- og tilbudsloven.
Det er i sagsbehandlingsmaterialet blevet præciseret:- hvilke regler der gør sig gældende for bilag og fakturaer. Emnet behandles ogsåsærskilt i den nye udbetalingsvejledning fra oktober 2013- hvilke regler der gør sig gældende ved tilskud til transportudgifter. Emnetbehandles også særskilt i den nye udbetalingsvejledning fra oktober 2013- at der kun skal kontrolleres bilag/fakturaer op til det samlede projektbeløb- hvordan vurdering af sammenhæng mellem budgetposter i tilsagn ogudgiftsposter i udbetalingsanmodning skal gennemføres- hvordan vurdering af armslængdeprincip skal gennemføres- hvornår der er tale om en kommunal opgave- hvornår der er tale om en driftsopgave- at en forenings vedtægter kun skal efterspørges i de tilfælde, hvorsagsbehandleren er i tvivl om hvorvidt der er tale om en almennyttig forening- at ansøger - i de tilfælde hvor der søges om tilskud til engangs-events - ikkelængere skal dokumentere, at eventen gennemføres igen- at der kan gives betinget tilsagn til brug af brugt udstyr. Først påudbetalingstidspunkt skal ansøger indsende erklæring vedrørende brugt udstyr.
Der er implementeret en ny procedure for håndtering af komplekse sager.Proceduren indebærer, at hvis ikke sagen kan løses af sagsbehandlerne i detrelevantre team, vil der være hurtig adgang til juridisk support. De sager, derhar modtaget juridisk support, vil blive registreret centralt, så der løbendeoparbejdes et katalog over komplekse problemstillinger. Kataloget anvendesefterfølgende ved opdatering af sagsbehandlingsmaterialet.
Der er udarbejdet særligt sagsbehandlingsmateriale for partshøring af ansøger,så der kun gennemføres høring i de tilfælde, hvor det er påkrævet. Ligeledes erder udarbejdet standardeksempler på høringsbreve.
Der er implementeret ny procedure for indhentning af yderligere oplysninger fraansøger.I foråret 2013 blev der indført en procedure, hvorefter alle ansøgninger, der varfuldt oplyste ved modtagelsen, blev prioriteret.KundevejledningDer er udarbejdet nyt ansøgningsskema og ny vejledning til brug ved udbetalingaf tilskud.Opdatering af NaturErhvervstyrelsens hjemmeside er i sidste fase. Strukturen påden nye hjemmeside er bl.a. blevet til på baggrund af brugertest, og indeholderen ny tilskudsguide, der gør det lettere for kunderne at finde relevante tilskud.
Organisation og ledelse
I september 2013 blev der gennemført en organisationsændring iNaturErhvervstyrelsen. Ændringen har medført et større ledelsesmæssigt fokuspå selve produktionen og planlægningen af denne, samt oprettelse af merespecialisede teams, fx en særlig LAG tilsagnsgruppe.Der er bl.a. udviklet ny kapacitetsstyringsmodel, ny driftsledelsesmodel og nyeproduktionsplaner. Endvidere er der indført daglige møder, hvor der følges oppå produktionsplanerne.
Der er oprettet nyt system til intern kvalitetssikring af sagsbehandlingen.
Der er i 2013 foretaget en række forbedringer vedrørende den fysisk kontrol.Herunder udarbejdet nyt sagsbehandlingsmateriale, ny kontrolaftale, nyeprocedurer for samarbejdet om administrativ- og fysisk kontrol, nye procedurerfor igangsætning af og opfølgning på fysisk kontrol.
Den indledende telefonkontakt med ansøgere er blevet overdraget tilNaturErhvervstyrelsens kundecenter, så sagsbehandlerne kan koncentrere sigom sagsbehandlingen. Ved vanskelige forespørgsler stilles opkaldet videre til ensagsbehandler.
