Forsvarsudvalget 2013-14
FOU Alm.del
Offentligt
TilForsvarsministeriet
Bilag: 1Sagsbehandler: fir-bchJ. nr.: 2013/000109Dok.nr.: 2361526. november 2013FORSVARSMINISTERIETS INTERNE REVISIONS BIDRAG TIL BESVARELSE AF FORSVARSUDVALGETSSPØRGSMÅL 57-63 ALENE VEDRØRENDE UDBUD AF ETABLISSEMENTSDRIFTEN I ØSTDANMARKForsvarsministeriet har ved mail af 8. november 2013 anmodet om Forsvarsministeriets Interne Revisionsbidrag til besvarelse af Forsvarsudvalgets spørgsmål 57-63 – nærmere bestemt spørgsmål 60.Forsvarsministeriets Interne Revision har identificeret 2 delspørgsmål:A. Redegørelse for Forsvarsministeriets Interne Revision undersøgelser af processen omkringudbuddet og revisionens kommentarer til de tre kontrolmål og –delmål.B. Hvis Forsvarsministeriets Interne Revision har brugt eksterne konsulenter, ønskes dette oplyst,herunder konsulentfirmaets navn, samt pris.Ad A.Forsvarsministeriets Interne Revision foretog i 2012 en gennemgang af ”Konkurrenceudsættelse afetablissementsdrift Østdanmark”.Sammendrag af kontrolmål og konklusioner fremgår af bilag 1.Ad B.Forsvarsministeriets Interne Revision har ikke anvendt”Konkurrenceudsættelse af etablissementsdrift Østdanmark”.ekstern assistancevedundersøgelsen
Eventuelle spørgsmål kan rettes til forsvarsministeriets Interne Revisions sagsbehandler på områdetchefkonsulent Bo Herbst på FIIN: fir-bch, telefon 7244 4766.Med venlig hilsen
Carsten KyhnauvRevisionschef
PostadresseKastellet 58, 3. etage(Nordre Magasin)2100 København ØEAN: 5798000201217
BesøgsadresseKastellet 58, 3. etage(Nordre Magasin)2100 København ØCVR: 25 86 54 80
Telefon72444750
Telefax33479555
Bilag 1 til Forsvarsministeriets Interne Revisions skrivelse 2013/000109-23441UNDERSØGELSE AF UDBUD – SEPTEMBER 2012
1. Forsvarsministeriets Interne Revision foretog i september”Konkurrenceudsættelse af etablissementsdrift (Østdanmark)”.2012engennemgangaf
2. Formålet med revisionen var at undersøge og vurdere, hvorvidt gældende love og regler på områdetfor udbud er overholdt.3. Revisionen bidrager til at afdække Rigsrevisionens revisionstema 2 dispositionernes lovlighed1)Kontrolmål
4. Til at belyse formålet har Forsvarsministeriets Interne Revision opstillet følgende tre kontrolmål:1. opnå en begrundet overbevisning om, at konkurrenceudsættelsen og gennemførslenaf udbuddet har fulgt og overholdt de gældende udbudsregler2. påse, at krav til sikkerhedsgodkendelser i tilstrækkeligt omfang er indarbejdet iudbuddet, og at der er etableret procedurer til at sikre den praktiske gennemførselaf sikkerhedsgodkendelser3. opnå en begrundet overbevisning om, at der er udarbejdet et realistisk kontrolbud iforhold til gældende love og reglerOverordnet konklusion
5. Forsvarsministeriets Interne Revision har gennemgået revisionsprojektets tre kontrolmål, ogkonkluderer på denne baggrund, at Forsvarskommandoen og Forsvarets Bygnings- ogEtablissementstjeneste’s konkurrenceudsættelse af etablissementsdrift i Østdanmark har udvirket, at derer etableret procedurer og aftaler, der sikrer den praktiske gennemførsel af sikkerhedsgodkendelser, og atimplementering af procedurer og forretningsgange for kontrolbuddet understøtter opfyldelsen af love ogregler.6. Forsvarsministeriets Interne Revisions gennemgang af fremgangsmåden i udbuddet, har ikke givetanledning til at konkludere, at udbuddet ikke har fulgt og overholdt de gældende regler.7. Sammenfattende vurderer Forsvarsministeriets Interne Revision, at Forsvarskommandoen ogForsvarets Bygnings- og Etablissementstjenestes konkurrenceudsættelse af etablissementsdrift iØstdanmark er varetagetmeget tilfredsstillende.
Konklusionen baserer sig på nedenståendedelkonklusioner.Kontrolmål 1: Overholdelse af udbudsregler
8. Forsvarsministeriets Interne Revision har belyst Forsvarskommandoens fremgangsmåde i forbindelsemed udbuddet. På de områder som er blevet belyst konkluderer Forsvarsministeriets Interne Revision, atudbuddet har fulgt og overholdt de gældende regler, hvilket ermeget tilfredsstillende.
9. En mere detaljeret gennemgang af den konkrete implementering af love og regler i forsvaretsprocedurer og forretningsgange på udvalgte områder følger i afsnittene om sikkerhedsgodkendelse ogkontrolbud.
1
(juridisk-kritisk revision) Efterprøve om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse medmeddelte bevillinger (bevillingskontrol), love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis
2
Kontrolmål 2: Sikkerhedsgodkendelser
10. På baggrund af det gennemførte arbejde og med udgangspunkt i relevante love og regler2, er detForsvarsministeriets Interne Revisions vurdering, at implementering af procedurer for sikkerheds-godkendelser i udliciteringen har sikret, og at der er etableret procedurer og aftaler, der medvirker tilgennemførsel af de praktiske sikkerhedsgodkendelser, hvilket ermeget tilfredsstillende.
11. Vurderingen baseres på en gennemgang af de krav, som er indarbejdet i udbudsmateriale ogkontrakt, og som viser:1.2.3.4.5.6.7.at alle medarbejdere skal sikkerhedsgodkendesat niveau for den ønskede sikkerhedsgodkendelse er fastlagtat forhold vedrørende medarbejderidentifikation er fastlagtat forhold vedrørende brug af vikarer og disses sikkerhedsgodkendelse er fastlagtat ansvar for godkendelse af medarbejdere er fastlagtat ansvar for overdragne medarbejderes sikkerhedsgodkendelse er fastlagtat ansvar for løbende sikkerhedsgodkendelse af nye medarbejdere er fastlagt, herundertidsfrister for godkendelse8. at ovenstående krav er ufravigelige (tilbud er ikke konditionsmæssige, hvis krav ikke kanopfyldes),samt at procedurer for den praktiske gennemførsel af sikkerhedsgodkendelser sikrer:9.10.11.12.atatatatansvar for sikkerhedsgodkendelser er fastlagtprocedurer for sikkerhedsgodkendelser er fastlagtansvar for sikkerhedsuddannelse er fastlagtprocedurerne dækker sikkerhedsspørgsmål relateret til medarbejdere som fratræderKontrolmål 3: Kontrolbud
12. I forbindelse med udliciteringen af etablissementsdriften i Øst Danmark har Forsvarets Bygnings- ogEtablissementstjeneste afgivet kontrolbud på alle tre dele af udbuddet, samt på en integreret løsning.13. Baseret på gennemgangen er det Forsvarsministeriets Interne Revisions vurdering, at implementeringaf procedurer og fremgangsmåder for kontrolbud understøtter opfyldelsen af ”Udbudscirkulæret” og”Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning”, herunder ”Vejledning til prisfastsættelse,hvilket ermeget tilfredsstillende.
14. Konklusionen er baseret på en gennemgang af FKODIR 204-1 "Forretningsgange ved udbud af egenopgaveløsning”, FBEBST 610-2 ”Standardkalkulationsmodel ved udarbejdelse af kontrolbud forserviceopgaver ved Regionscenter Øst” fra oktober 2011, udbuddets vurderingsskemaer for parametrenekvalitet og implementering samt interviews af relevante medarbejdere fra Forsvarskommandoen ogForsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste.15. Gennemgangen viser:1. at kvalitetskravene til kontrolbuddet svarer til kravene i udbudsmaterialet2. at prisfastsættelse i kontrolbuddet er fastlagt i henhold tilFinansministeriets Økonomisk-Administrative Vejledning (specifiktvejledning om prisfastsættelse)3. at det er sikret, at eksterne tilbudsgivere har haft adgang til de sammeinformationer, som de medarbejdere der udarbejdede kontrolbud4. at det er sikret, at personer som medvirkede til udarbejdelse af kontrolbud,ikke har deltaget i tilbudsevalueringen2Statsministeriets cirkulære nr. 204 af 7. december 2001 (sikkerhedscirkulæret), FKO-BST 358-1 (Bestemmelser for den militæresikkerhedstjeneste) og Forsvarskommandoens Virksomhedssikkerhedssektions ”Vejledning om virksomhedssikkerhed”
3
