Forsvarsudvalget 2013-14
FOU Alm.del
Offentligt
STØTTE TIL FORSVARETS UDBUDAF FACILITY MANAGEMENTFORSVARET, VEST
AUGUST 2012
RAPPORTEN ER DELT I TO DELE
Indhold•Afsnittet indeholder et kort sammendrag af devigtigste konklusioner og analyseresultater
0. Executivesummary
1. Detaljeredeanalyser
•Afsnittet indeholder metodebeskrivelser ogdetaljerede beskrivelser af analyser samt deresresultater
2
0. EXECUTIVE SUMMARY
01
Introduktion og metodeDet økonomiske rationale ved udbud og optimering af facilitymanagement i vestVurdering af markedsforholdene for facility management i vest
02
03
04
Anbefalinger
3
01. INTRODUKTION OG METODE (1/3)
• Rambøll startede i maj måned 2012 med beregning af potentiale og vurdering afmarkedsforholdene• For at kunne vurdere den potentielle besparelse ved udbud er der først foretaget enberegning af det økonomiske udgangspunkt for området baseret på 2011 tal (herefterbenævnt baseline)• Herefter er der gennemført en analyse af de potentielle besparelsesmuligheder forkantine, rengøring og areal i vest• Sideløbende er markedet og markedsforholdene i vest vurderet• Rambøll har haft en omfattende kontakt til og fået stor hjælp til datafremskaffelse ogtest af analyser og resultater fra nøglepersoner i organisationen• Rambølls egne fageksperter og økonomer har endvidere bidraget med anbefalinger tildet videre arbejde med udbudsmaterialet• Der foreligger en udbygget dokumentation for metoden og analyserne4
01. INTRODUKTION OG METODE (2/3)AFGRÆNSNING AF KATEGORIER INDEHOLDT I BASELINEAfgrænsning•Almindeligt rengøring af kaserne arealer•Slutrengøring efter værnepligtige•HotelrengøringRengøring•Vinduespolering•Rensning og vask af linned, gardiner mm.•Måtterens•Planteservice•Servering til fastansatte og gæsterKantine•Fuld forplejning til værnepligtige•Mødeforplejning•Rengøring I produktionskøkkenerne•Arealpleje, renholdelse og simpel vedligeholdaf bl.a. veje, pladser og græsarealer på•Kaserner•Skydebaner•Skydeterræn•ØvelsesterrænArealpleje•Tank- og Depotområder•Arealpleje af “vilde” arealer med plejeplansåsom skovdrift•Skovdrift•Teknisk udstyr på skydebanerne•Interne udgifter til affaldshåndtering•Affaldsbortskaffelse•Bygningsvedligehold (eksterne håndværkere)Kilde: Team analyse, Christian Elander Rasmussen, Øvli Øvlisen og Gunnar van der Leeden5
ScopeafgrænsningMed i scopeEj med i scope
Kun tre områder erikke med i Baseline:•Teknisk udstyr påskydebanerne•Affaldsbortskaffelse•Bygningsvedligehold(eksternehåndværkere)
01. INTRODUKTION OG METODE (3/3)
Overordnet metode for opbygning af baseline•Indsamling af data for omkostninger fra specifikke kontisom kan relateres til driften af kantine, rengøring,arealplejeVest
•Indirekte omkostninger er allokeret til enkelteserviceområder baseret på vurdering af relevanteomkostninger•Data er efterprøvet løbende med FKO•Fordeling af omkostninger er foretaget ved benyttelse afnøgletal fra DEMARS.
Øst
•Indirekte omkostninger er udledt af totale FKOomkostninger med fravalg af områder der ikke relateres tilservice områderne. Disse er derefter allokeret ud påserviceområder.•Data er ikke efterprøvet i løbet af processen, men tilpassetved en FKO vurdering senere i forbindelse med udbuddet.
Kilde: Input vedr. Øst baseline fra Grith Sandst Poulsen
6
02. DET ØKONOMISKE RATIONALE VED UDBUD OGOPTIMERING AF FACILITY MANAGEMENT I VESTA. Baseline for vest er opgjort til 475 millioner kr. brutto* og 389 millioner kr. netto**1. Baseline
2. Potentiale vedudbud
A. Potentialet ved udbud af kantine, rengøring og arealpleje i vest er estimeret til 124millioner kr. svarende til en besparelse på26%.B. Besparelsespotentialet ved udbud af arealpleje er på 74 millioner kr.C. Heraf udgør den mulige besparelse på græspleje alene et beløb på 44 millioner krsvarende til 59% af den samlede besparelse på areal.D. Udbydes arealpleje med et kvalitetsniveau svarende til de beskrevne men ikkerealiserede plejeplaner reduceres den mulige besparelse med 20 millioner kr.E. Besparelsespotentialet ved udbud af kantine er på 25 millioner kr.F. Besparelsespotentialet ved udbud af rengøring er på 25 millioner kr.
3. Potentiale vedreduktion af ledelseog administration
A. I potentiale ved udbud er inkluderet en samlet besparelse for de 3 områder på 16millioner. kr. fra reduktion af ledelse og administration.B. Reduktion af ledelse og administration er vurderet til primært at ramme FBE stab ogFPT.A. Der vurderes at være en yderligere besparelse indenfor de tre områder såfremt interneoptimeringsinitiativer iværksættes. Dette yderligere potentiale er p.t. ikke opgjort.
4. Potentiale vedintern optimering
Note: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligti, *Brutto omkostninger udgør de totale omkostninger udenindtægter, **Netto udgør omkostninger minus indtægterKilde:: SAP data, central data og løn træk
02.1.A. BASELINE FOR VEST ER OPGJORT TIL 475 MIOBRUTTO* OG 389 MIO NETTO**Vest baseline, 2011millioner kr.Omkostninger brutto*Indtægter brutto* Omkostninger netto**
Kantine
154
82
72•Brutto* baselineer på 475millioner kr.•Totalindtægter erpå 86 millioner
Rengøring
115
0
115
Areal-pleje
206
4
202
•Netto** baselineer på 389millioner
Total
475
86
389
8Note: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligti, *Brutto omkostninger udgør de totale omkostninger udenindtægter, **Netto udgør omkostninger minus indtægterKilde: SAP data, central data og løn træk
02.2.A. POTENTIALET VED UDBUD AF KANTINE,RENGØRING OG AREALPLEJE I VEST ER ESTIMERET TIL124 MIO* KR SVARENDE TIL EN BESPARELSE PÅ 26%Beregnet besparelse vedudbud*%KantineRengøringArealplejeTotal16223626kr.252574124KantineRengøringArealplejeIndikativt ”outside in” benchmarkpå besparelse ved udbud%161931
•Baseret på detaljerede potentialeberegninger med udgangspunkt i data fra FKO’søkonomisystem SAP samt en række grundlæggende forudsætninger er det samledepotentiale ved udbud opgjort til 124 millioner•Skeles til erfaringsbaserede ”outside in” benchmarks viser det sig at det beregnedepotentiale ligger tæt på de gennemsnitlige besparelser opnået i tidligere udbud9* Inklusive besparelser på 16 millioner ved reduktion af ledelse og administrationKilde: Eksterne benchmarks; Forsvarets SAP data; Team analyser
02.2.B BESPARELSESPOTENTIALET VED UDBUD AFAREALPLEJE ER PÅ 74 MILLIONER KR■Indirekte omkostninger■Direkte omk., løn og materiel omk.
Samlet omkostning for areal vestMillioner kr.-36%20618745
•Det vurderes, atdet samledepotentiale ved etudbud vil væreca. 74 millioner•Det svarer til enbesparelse på ca.36 % af enbaseline på 206millioner og etnyt omkostnings-niveau* på ca.132 millioner•I det samledepotentialeforudsættes, atalleserviceområder(dvs. areal inde,øvelsesterræn,skydeterræn,skydebaner,tank- og depotsamt skov)udbydes.
69
13213
188
119
Baseline 2011
Beregnet besparelse vedfuldt udbud af arealer
Fremadrettet omkostningerefter udbud for arealer
10
* Ved reelt serviceniveauNote: Alle tal er afrundede. Enkelte steder giver det små unøjagtigheder i totalbeløb.Kilde: Orbicon; FKO spørgeskemaer; Skovdyrkerne; Interviews og besøg på etablissementer team analyse
02.2.C. HERAF UDGØR DEN MULIGE BESPARELSE PÅGRÆSPLEJE ALENE ET BELØB PÅ 44 MIO KR. SVARENDETIL 59% AF DEN SAMLEDE BESPARELSE PÅ AREALSamlet omkostning for areal pr. opgave, Vest 2011Millioner kr.88
Baseline 2011Baseline ved samlet udbud-50%
44-20%-38%-20%-20%
24
19
2415
20%
17
-38%
-38%
-10%
14
13
11
10
-38%
-10%
8
9
6
8
5
7
6
2
1
4
4
Græs
Snerydning
Simpeltvedligehold
Belægninger
Udstyrog andet
Blomster,Støtte til debuske, træer, operativehække ogenhederhegn
Internaffalds-håndtering
Øvrigearealer(areal ude)
Brandvagt
Skovdrift
• Omkostning til græs kan reduceres med ca. 44 millioner kr., hvilket svarer til 59% af den samlede estimeredebesparelse. Reduktionen i omkostningerne skyldes frem for alt en volumeneffekt, der opstår ved at udbyde megetstore mængder, samt anvendelsen af bedre teknologi i leverandørens opgaveløsning.• På simpelt vedligehold kan omkostningerne reduceres med ca. 9 millioner kr., mens snerydning kan reduceres medca. 5 millioner kr. De tre nævnte områder udgør samlet set 77% af det samlede besparelsespotentiale.• Besparelserne på de øvrige opgaver ligger fra ca. 4 millioner kr. og nedefter.11Note: Fordelingen af omkostningerne på de enkelte opgaver er baseret på de estimerede enhedspriser og mængder i den opgjorte baseline. SAP indeholderikke et detaljeret omkostningsbreakdown på opgaverKilde: Orbicon; FKO spørgeskemaer; Skovdyrkerne; Interviews og besøg på etablissementer team analyse
02.2.D. UDBYDES AREALPLEJE MED ET KVALITETSNIVEAUSVARENDE TIL DE BESKREVNE MEN IKKE REALISEREDEPLEJEPLANER REDUCERES DEN MULIGE BESPARELSE MED20 MIO KRSamlet omkostning for areal vestMillioner kr.20618-74■Indirekte omkostninger■Direkte omk., løn og materiel omk.
152132131320
188138119
Udbydes arealplejemedserviceniveauet frade nuværendeplejeplaner vilbesparelsenreduceres med 20millioner set iforhold til atudbyde med detnuværende reelleserviceniveau
Baseline 2011
Omkostninger efter udbudOmkostninger efterved reelt serviceniveauudbud ved serviceniveaufra plejeplan12
Note: Alle tal er afrundede. Enkelte steder giver det små unøjagtigheder i totalbeløb.Kilde: Orbicon; FKO spørgeskemaer; Skovdyrkerne; Interviews og besøg på etablissementer team analyse
02.2.E. BESPARELSESPOTENTIALET VED UDBUD AFKANTINE ER PÅ 25 MILLIONER■Indirekte omkostninger
Estimeret besparelse ved udbud af kantine i Forsvaret, region VestMillioner kr.-16%15415255191309
■Direkte omk., løn og materiel omk.
•Det vurderes, atdet samledepotentiale vedudbud vil væreca. 25 mio•Det svarer til enbesparelse påca. 16 % af enbaseline på 154mio og et nytomkostnings-niveau på ca.130 mio
140120
Baseline 2011
Beregnet besparelse vedudlicitering af kantine
Fremadrettedeomkostninger efterudlicitering af kantine13
Estimatet inkluderer besparelser på indirekte omkostningerNote: Alle tal er brutto, dvs. eksklusive indtægterKilde: Baseline data fra Forsvaret; team analyser
02.2.F. BESPARELSESPOTENTIALET VED UDBUD AFRENGØRING ER PÅ 25 MILLIONER■Indirekte omkostninger
Samlet omkostning for rengøring vestMillioner kr.-22%11517198911256
■Direkte omk., løn og materiel omk.
•Det vurderes, atdet samledepotentiale ved etudbud vil væreca. 25 mio•Det svarer til enbesparelse påca. 22 % af enbaseline på 115mio og et nytomkostnings-niveau på ca. 89mio•Besparelses-potentialet erfremkommet vedat multiplicereØst priser medVest mængderfor de enkelteydelser14
9778
Baseline 2011
Beregnet besparelse vedudlicitering af rengøring
Fremadrettetomkostninger efterudlicitering af rengøring
Kilde: Prokura; Forenede bud på Øst, arealdata Vest fra Finans (How2Plan) samt data på Øst/Vest timeprisforskelle fra Danmarks Statistikhttp://www.statistikbanken.dk/statbank5a/SelectVarVal/Define.asp?MainTable=LON033&PLanguage=0&PXSId=0
02.3.A. I POTENTIALE VED UDBUD ER INKLUDERET ENSAMLET BESPARELSE FOR DE 3 OMRÅDER PÅ 16 MIOKR FRA REDUKTION AF LEDELSE OG ADMINISTRATIONIndirekte omkostninger for udbudte opgaver, vest 2011Millioner kr.
-32%511634
Indirekte omkostningerrelateret til udbudte opgaver
Potentiel besparelse
Omkostning ved fuldtimplementeret udbud
Udbydeskantine,rengøring ogarealpleje erder enpotentielbesparelse på16 mio kr. viareduktion afledelse ogadministration
15Kilde: FPT og FKIT: SAP træk (Christian Elander Rasmussen). FBE: SAP træk (Øvli Øvlisen). Fordelingsnøgler: Øvli Øvlisen og Grith Sandst Poulsen
02.3.B. REDUKTION AF LEDELSE OG ADMINISTRATIONER VURDERET TIL PRIMÆRT AT RAMME FBE STAB OG FPTNuværende bemandingmillioner kr.ÅV64Ændringmillioner kr.ÅV-22Primære besparelser findes ifm. færre rammeaftaler iHandelsafdelingen samt i HR og Driftsdivisionen.Primære besparelser findes i driftsafdelingen. Pga. de få årsværkvurderes det at besparelser ikke kan realiseres.1Forklaring
FBE stab
32
-10
RCV
3
6
0
0
KCDK
6
14
0
0
Ingen besparelser. Opgaverne vurderes ikke at bortfalde.2Besparelser ift. andel af medarbejdere, som FPT ved udbud ikkelængere skal betjene. Anvendelse af enhedsomkostninger permedarbejder på 9.933 kr. per år.3Besparelser ift. antal af IT stationer som tages ud af drift.Besparelse reduceret da flere abonnementsomk. ikke betalesindividuelt, men som del af større pakke og derfor ikke kanrealiseres fuldt ud.Det vurderes, at ca. 6 ÅV skal varetage det nye udbud, svarendetil ca. 2,4 mio kr. De 6 ÅV indeholder ledelse, controller,servicespecialister, økonomi og koordinerende medarbejdere.4
FPT
7
9
-7
-9
FKIT
2
na
-2
0
Ekstra
0
na
2
+6
Total
51
93
-16
-25
Vurderet af Grith Sandst Poulsen. Yderligere kvalifikation af vurderingen bør foretages2Vurderet af Grith Sandst Poulsen. Yderligere kvalifikation afvurderingen bør foretages3Kilde: Valideringen af kontrolbuddet fra Øst4ÅV er anslået af Grith Sandst Poulsen.Note: Der er her ikke taget hensyn til igangværende intern besparelses analyse i FPT. Eventuelle resultater af denne vil muligvis påvirke ovenstående1
16
02.4.A. DET SAMLEDE POTENTIALE FOR INTERNEOPTIMERINGER ER PÅ CA. 14%Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering*mio425107191969-14%3174519619KantineRengøringArealpleje•Interne optimeringerudgør 45 millioner krsvarende til 14% afbaseline efter udbud2731017872188119100•Realiseringen afpotentialet kræver enoptimal implementeringog et målrettet fokus afFKO samt en rækkededikerede interneaktører til at driveinitiativerne ifbm. såveludbud som internoptimering
140
97
120
Baseline2011
Besparelserved udbud
BaselineInterneBaselineefter udbud optimeringer efter interneoptimeringer
17
*fraregnet indirekte omkostningerKilde: Prokura og Rambøl
0.2.4.A POTENTIALET FOR INTERNE OPTIMERINGERFOR KANTINER ER PÅ 16% (19 MIO KR)Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering, mio*.
140
19120
-16%0013349101
Baseline 2011
Beregnetbesparelseved fuldtudbud
Baselineefter udbud
Optimerindkøbsprisaf varer tilmøder
Reduceromkostningervedkøkkenaffald
ReducerReducerReducerservice ved udbringning åbningstiderforplejning og opdækning
Optimerkostplaner
konsoliderkøkkener
Baseline efteroptimeringer
• På tværs af udbud og intern optimering vurderes der at være muligheder for at reducere de løbendedriftsomkostninger med ca. 28% af den nuværende omkostningsbase, hvilket svarer til ca. 39 mio. iårlig besparelse og et nyt omkostningsniveau på ca. 114 mio.• Realiseringen af potentialet kræver en optimal implementering og et målrettet fokus af FKO samt enrække dedikerede interne aktører til at drive initiativerne ifbm. såvel udbud som intern optimering*fraregnet indirekte omkostningerKilde: Prokura18
0.2.4.A POTENTIALET FOR INTERNE OPTIMERINGERFOR RENGØRING ER PÅ 8% (6 MIO KR)Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering, mio*.
97
19-8%7812
3
72
Baseline 2011
Beregnetbesparelse vedfuldt udbud afarealer
Baselineefter udbud
Insource plejeaf planter
Reducernuværendeaftaltserviceniveauved rengøring
Udeladrengøring afarealer hvorbrug ikke ernødvendig
Baseline efteroptimeringer
• På tværs af udbud og intern optimering vurderes der at være muligheder for at reducere de løbendedriftsomkostninger med ca. 26% af den nuværende omkostningsbase, hvilket svarer til ca. 25 mio. iårlig besparelse og et nyt omkostningsniveau på ca. 72 mio.• Realiseringen af potentialet kræver en optimal implementering og et målrettet fokus af FKO samt enrække dedikerede interne aktører til at drive initiativerne ifbm. såvel udbud som intern optimering*fraregnet indirekte omkostningerKilde: Prokura19
0.2.4.A POTENTIALET FOR INTERNE OPTIMERINGERFOR AREAL ER PÅ 16% (19 MIO KR)Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering, mio*.Overlap
188
69
-16%11921111
4Øget tilskud iNatura 2000
1
100
Baseline 2011
Beregnetbesparelse vedfuldt udbud afarealer
Baselineefter udbud
OmklassificeringOmklassificeringaf sportsplæneraf øvrigetil brugsplæner græsarealer tilfælledgræs
Optimeringaf skovdrift
Øgetsalgsindtægtfra jagt ogfiskeri
Reduktion afdriftsomk. tilskovdrift
Optimeretbaselineefter udbud
• På tværs af udbud og intern optimering vurderes der at være muligheder for at reducere de løbendedriftsomkostninger med ca. 45% af den nuværende omkostningsbase, hvilket svarer til ca. 93 mio. iårlig besparelse og et nyt omkostningsniveau på ca. 100 mio eksklusiv indirekte omkostninger.• Realiseringen af potentialet kræver en optimal implementering og et målrettet fokus af FKO samt enrække dedikerede interne aktører til at drive initiativerne ifbm. såvel udbud som intern optimering.• Derudover vil man kunne opnå engangsindtægter ved salg af aktiver på ca. 100 mio. kr. Dettekræver også en stærk organisatorisk opbakning samt dedikerede aktører internt.*fraregnet indirekte omkostningerKilde: Rambøll20
03. TOP 4 FM-LEVERANDØRER I DANMARK UDGØR>25% AF DET TOTALE OUTSOURCEDE FM-MARKED IDANMARKMaekedsandele i det danske outsourcede FM marked, 2010100% = 37 mia kr.
ISS11%
Forenede service6%5%Coor
••
Der findes ca. 250* FMleverandører i DKTop 4 havde mere end25% af FM markedet i2010Top 4 dominansen ervokset siden 2010
5%Compas Group
68%
2%Hededanmark1%2%Johnson ControlsSodexo
•
Andre
21
* Hvis der ses bort fra enkeltmandsvirksomhederNote: Tildeling af store kontrakter fra 2010-2012 rykker på fordelingenKilde: Virksomhedshjemmesider; DFM konference 2010; Rambøll
03. MARKEDSSTRUKTUR FOR FM LEVERANDØRER IHar in-house kompetenceDANMARKBenytter underleverandørerIkke aktive i denne funktionKompetencerLeverandørRengøringKantineArealindeArealude*•Tilstedeværelse i VestdanmarkDække hele Vestdanmark for allekategorier, er koncentreretomkring store byerEr repræsenteret i Vestdanmarkvia Politiets udbudTendenser•I-FS er strategisk mål•Accepterer normalt ikkeprisen som enestekonkurrenceparameter•Fortsat stor fokus påudvidelse af integreredeløsninger•Acceptererpriskonkurrence•Vækststrategi for attilbagevindemarkedsandel•Primært internationalfokus•FM strategi uklar
•
•
Er repræsenteret i store dele afVestdanmark, er koncentreretomkring store byerMeget svagt repræsenteret iJylland (koncentreret om globaleprivate virksomheder)Er repræsenteret i få store byer iVestdanmarkEr stærkt repræsenteret iVestdanmarkPotentiel hovedleverandørSvagt repræsenteret i Jylland
•
•
•••
•Fortsat single servicefokus•FM strategi uklar•Overvægt påkantineområdet22
Note: Elite miljø er store på rengøring og vinduespolering i sundhedssektoren og for kommuner i Jylland* Skydebaner, skydeterræn, øvelsesterræn, tank- og depotområder og skovKilde: The Market for Facilities Management in the Nordic Countries, 2011; virksomhedshjemmesider; Rambøll
04. MARKEDSANALYSE OG KONSOLIDERETANBEFALINGBeskrivelse1. Hvordan ermarkedetstruktureret?
•~62% (svarende til 36 mia kr) af det danske FM marked er outsourced•Det danske outsourcede FM marked udgøres af mere end 250* leverandørerhvoraf de 4 største integrerede FM leverandører vurderes at have mere end25% af markedet i Danmark•De 4 store integrerede FM leverandører har sammenlagt solid erfaring meddrift af kantine og rengøring samt nogen erfaring med ”arealpleje inde”•Af de store FM leverandører har kun FM specialisten Hededanmark pt.kompetencer indenfor serviceområder dækkende ”arealpleje ude”•Seneste års tendenser tyder på at de store integrerede FM leverandørerbliver større og breder sig på flere ydelsesområder•Der bliver lukket flere og flere kontrakter med integrerede løsninger•Tendenser går på at outsource FM frem for at sikre besparelser ved atoptimere internt (kulturændringer besværliggør interne optimeringer)•Der er et økonomisk rationale ved udbud på 125** millioner kr•FKO er i stand til at varetage udbud for alle tre områder, men optimal pris ertvivlsom hvis ikke FKO får opgjort et detaljeret datagrundlag•Det anbefales at udbyde en fuldt integreret løsning•Det vurderes at driftsomkostning ved håndtering af multiple kontrakter erstørre end det ekstra potentiale ved funktionelt og geografisk opdeltudbud•Markedet vurderes at være i stand til at kunne levere de ønskede servicespå de udbudte områder både kompetencemæssigt og geografisk. Dogvurderes at alle vil skulle bruge underleverandører og/eller opbygge egnekompetencer ved ét samlet integreret udbud (specielt ved arealpleje)•Ved et fuldt integreret udbud vil antal leverandører være få, men derforventes stadig at være en god konkurrencesituation
2. Hvilke tendenser erder i markedet?
3. Hvordan udbydesområderne bedstmuligt?
23
* Hvis der ses bort fra enkeltmandsvirksomheder** Eksklusive interne optimeringer, eksempelvis frasalg af skovKilde: Rambøll; ”FM Markedsundersøgelse” 2009
04.1. SCOPE FOR UDBUD I VESTATotalt potentiale ved udbud på 124mio kr fordelt på•Kantine: 25 mio kr•Rengøring: 25 mio kr•Arealpleje: 74 mio kr
Er der økonomiskrationale ved udbud?
B
A. Udbud anbefales da det identificeredebesparelsespotentiale ved udbud er påEr markedet i125 millioner krstand til at levereB. Det anbefales at kantine, rengøring ogEr FKO i stand til atde udbudtearealpleje medtages i udbuddet dabyde udområderleverandører kan levere disse services(kompetencer ogmht. kompetence og geografigeografi)C. FKO er i stand til at varetage udbud foralle tre områder, men optimal pris ertvivlsom hvis ikke FKO får opgjort etdetaljeret datagrundlag•Kantine & rengøring: FKO har•Kantine & rengøring: bred kompetencemæssig dækningerfaring fra Øst-udbuddetfra små special samt store integrerede FM leverandører.•Arealpleje: Risiko for at FKO ikkeGeografisk varierende dækning i Vest af storefår beskrevet arealpleje ude* dybtintegrerede FM leverandørernok, og dermed pålægges risiko på•Arealpleje: kun 1 stor specialleverandør i DK vil være ileverandør som kan lede til høj prisstand til at byde. De store integrerede FM leverandørereller at leverandør ikke vil bydehar pt. ikke kompetencerne (specielt på areal ude*) og•Datagrundlag for alle tre områdervil skulle gøre brug af mange underleverandører**er usikkert, rengøring vurderes24som det bedste* Skydebaner, skydeterræn, øvelsesterræn, tank- og depotområder og skov** Kompetenceoverlevering fra FKO til ny leverandør er essentiel for at mindske leverandørens risiciKilde: Rambøll
C
RAPPORTEN ER DELT I TO DELE
Indhold•Afsnittet indeholder et kort sammendrag af devigtigste konklusioner og analyseresultater
0. Executivesummary
1. Detaljeredeanalyser
•Afsnittet indeholder metodebeskrivelser ogdetaljerede beskrivelser af analyser samt deresresultater
25
1. INTRODUKTION OG METODEDer er ved opgavens løsning arbejdet på to hovedområder:1. Potentiale vurdering2. Markedsanalyse og konsolideret anbefalingAd 1.• For at kunne vurdere den potentielle besparelse ved udbud er der først foretaget en beregning afdet økonomiske udgangspunkt for området baseret på 2011 tal (herefter benævnt baseline)• Herefter er der gennemført en analyse af de potentielle besparelsesmuligheder for kantine,rengøring og areal i vest• Potentialet er opgjort ved at beregne på 3 uafhængige faktorer1. Potentiale ved at sende områderne i udbud2. Potentiale ved reduktion af ledelse og administration3. Potentiale ved intern optimering• Rambøll har haft en omfattende kontakt til og fået stor hjælp til datafremskaffelse og test afanalyser og resultater fra nøglepersoner i organisationenAd 2.• Markedet og markedsforholdene i vest er blevet analyseret og vurderet i forhold til udbuddet.Herunder er der blevet set på1. Hvordan markedet er struktureret2. Hvilke tendenser der er i markedet3. Hvordan områderne bedst muligt udbydes• Rambølls egne fageksperter og økonomer har bidraget med anbefalinger til det videre arbejde medudbudsmateriale26
1.A VURDERING AF FORSVARETS UDBUD AF FACILITYMANAGEMENTBeskrivelseA. Potentialevurdering• Kortlægning af detsamlede totale potentialeved udbud og internoptimeringDelanalyserA.1. BaselineA.2. Potentiale ved udbudA.3. Potentiale ved reduktion afledelse og administrationA.4. Potentiale ved internoptimeringB. Markeds-analyse ogkonsolideretanbefaling• Forståelse af markedet irelation til dengeografiske ogfunktionelle struktureringaf udbuddet• Anbefaling af hvordanudbuddet tilrettelæggesoptimalt for at sikre denbedste konkurrence iudbuddetB.1. Hvordan er markedetstruktureretB.2. Hvilke tendenser er der imarkedetB.3. Hvordan udbydes områdernebedst muligt
27
1.A.1 AGENDA
A.1. BaselineA. PotentialevurderingA.2. Potentiale ved udbud1. Kantine2. Rengøring3. ArealplejeA.3. Potentiale ved reduktion af ledelseog administrationA.4. Potentiale ved intern optimering1. Kantine2. Rengøring3. Arealpleje
28
1.A.1 AFGRÆNSNING AF KATEGORIER INDEHOLDT IBASELINEAfgrænsning•Almindeligt rengøring af kaserne arealer•Slutrengøring efter værnepligtige•HotelrengøringRengøring•Vinduespolering•Rensning og vask af linned, gardiner mm.•Måtterens•Planteservice•Servering til fastansatte og gæsterKantine•Fuld forplejning til værnepligtige•Mødeforplejning•Rengøring I produktionskøkkenerne•Arealpleje, renholdelse og simpel vedligeholdaf bl.a. veje, pladser og græsarealer på•Kaserner•Skydebaner•Skydeterræn•ØvelsesterrænArealpleje•Tank- og Depotområder•Arealpleje af “vilde” arealer med plejeplansåsom skovdrift•Skovdrift•Teknisk udstyr på skydebanerne•Interne udgifter til affaldshåndtering•Affaldsbortskaffelse•Bygningsvedligehold (eksterne håndværkere)Kilde: Team analyse, Christian Elander Rasmussen, Øvli Øvlisen og Gunnar van der Leeden29
ScopeafgrænsningMed i scopeEj med i scope
Kun tre områder erikke med i Baseline:•Teknisk udstyr påskydebanerne•Affaldsbortskaffelse•Bygningsvedligehold(eksternehåndværkere)
1.A.1 OVERORDNET METODE FORBASELINEUDREGNINGOverordnet metode for opbygning af baseline•Indsamling af data for omkostninger fra specifikke kontisom kan relateres til driften af kantine, rengøring,arealplejeVest
•Indirekte omkostninger er allokeret til enkelteserviceområder baseret på vurdering af relevanteomkostninger•Data er efterprøvet løbende med FKO•Fordeling af omkostninger er foretaget ved benyttelse afnøgletal fra DEMARS.
Øst
•Indirekte omkostninger er udledt af totale FKOomkostninger med fravalg af områder der ikke relateres tilservice områderne. Disse er derefter allokeret ud påserviceområder.•Data er ikke efterprøvet i løbet af processen, men tilpassetved en FKO vurdering senere i forbindelse med udbuddet.
Kilde: Input vedr. Øst baseline fra Grith Sandst Poulsen
30
1.A.1 SAMMENLIGNING MELLEM ØST OG VEST:NØGLETAL
Øst 2009Antal AnsatteAntalVærnepligtigeØvelses ogskydeterrænRengørings m2
Vest 201115.2212.854Ca 26.000*hektar479.000475mio115mio154mio206mio
Forskel fra Østtil Vest I %58%60%Ca.180%57%24%4%-10%110%
9.6211.765Ca. 9.000*hektar306.000383mio111mio173mio98mio
Total BaselineOmkostning:RengøringOmkostning:KantineOmkostning:Arealpleje
Vest er på mangeparametre ca.60% større endØst
* er ikke verificeretNote: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtigKilde: SAP data, central data og løn træk, FSV Baseline 2009 v2 04, Serviceaftale A - Kalkulationsgrundlag 2011-08-28, Forsvaret _Consolidation af areal_v4, Gunnar Rose
31
Interneomkostninger
1.A.1 BASELINE BESTÅR AF 4 OMKOSTNINGS-TYPER INDSAMLET EFTER FBE’S DATASTRUKTURBaselineLønIndirekteomkostningerDirekteomkostninger
Eksterneomkostninger
Materiel
Beskrivelse
•Løn betalt til FBEansatte påLSE’erne. Lønnener derefter fordeltud påserviceområdernegennem centraldata
•Udgifter til andretjenesterassocieret medserviceområderne,f.eks. FPT og FKITsamtledelse/administration på FBE-niveau
•Driftsforbrug købthos eksterneleverandører,f.eks. madvarer ogrengøringsartikler,samt servicesf.eks. Eksternevikarer ogrengøring
•Køb af varigtinventar, f.eks.kontorinventar,hvidevare,maskiner etc.
•KCDK medlønoplysninger 24-4-2012 0.03 HSL,2012 dataKilder•RCV medlønoplysninger 24-4-2012 0.03 HSL(uden cpr), 2012data•Central data, 2012data•Gunnar van derLeeden•Camilla Serpell-Morris
•SAP træk påomkostninger itjenesterne,vurdering ogfordeling afrelevanteomkostninger påserviceområder afGrith Sand Poulsenog Øvli Øvlisen
•SAP træk afdirekte forbrug,2011 data•Arealomkostningerer fordelt påserviceområderefter nøgle af ØvliØvlisen
•SAP træk afmateriel forbrugfordeltserviceområder afØvli Øvlisen, 2012data
•Øvli Øvlisen
KontaktpersonKilde: Rambøll
•Christian ElanderRasmussen•Øvli Øvlisen
•Christian ElanderRasmussen•Øvli Øvlisen32
1.A.1 NETTO* BASELINE ER KR. 389 MILLIONER FORVEST FORDELT PÅ KANTINE, RENGØRING OG AREALPLEJENetto* baseline, Vest 2011millioner kr.3897211548%202••Netto* baselineudgør 389 mioHeraf udgørarealpleje 52%
Total
Kantine
Rengøring
Arealpleje
33Note: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtig, *Netto omkostninger udgør omkostninger minus indtægterKilde: SAP data, central data og løn træk
1.A.1 BRUTTO* BASELINE FOR VEST ER PÅ KR. 475MILLIONERVest baseline, 2011millioner kr.Omkostninger brutto*Indtægter brutto* Omkostninger netto**
Kantine
154
82
72•Brutto* baselineer på 475 mio•Totalindtægter erpå 86 mio
Rengøring
115
0
115
Areal-pleje
206
4
202
•Netto** baselineer på 389 mio
Total
475
86
389
34Note: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligti, *Brutto omkostninger udgør de totale omkostninger udenindtægter, **Netto udgør omkostninger minus indtægterKilde: SAP data, central data og løn træk
1.A.1 LØN UDGØR 46% AF DE TOTALE OMKOSTNINGERI BASELINEIndirekte
Nedbrydning af baseline, brutto* omkostninger for Vest, 2011millioner kr., (% af kategori)47551(11%)41(9%)15415(10%)9(6%)11517(15%)8(7%)15(13%)86(42%)20618(9%)25(12%)100%
MaterielDirekteLøn
163(34%)
61(40%)
•Løn er denstørsteudgiftspost ogudgør 46% af desamledeomkostninger•Specieltrengøring erløntung hvor lønudgør 65% af detotaleomkostninger
74(65%)221(46%)69(45%)77(37%)
Total
Kantine
Rengøring
Arealpleje35
Note: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtig, *Brutto omkostninger udgør de totale omkostninger udenindtægterKilde: SAP data, central data og løn træk
1.A.1 INTERNE OMKOSTNINGER UDGØR KR. 271MILLIONERTotalBaseline, brutto*** omkostninger for Vest 2011millioner kr.47520441Af den totalebaseline på 475udgør udgifter tileksterneleverandører204 millionersvarende til43% procent aftotalenMaterielDirekteIndirekteLøn
16327151
221
Total
Eksterne*
Interne**
36*Udgifter til eksterne leverandører, **Udgifter til forsvarets ansatte og tjenester, ***Brutto omkostninger udgør de totale omkostninger uden indtægterNote: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtigKilde: SAP data, central data og løn træk
1.A.1 VEST BASELINE ER 5 MIO HØJERE PÅ DEUDBUDTE OMRÅDER END ØSTAndre areal omkostningerArealpleje indeBaseline, brutto* omkostningermillioner kr.+5(+1%)4758738398119RengøringKantine
•Ved sammenligning afbaseline skal andreareal omkostningerfor vest ekskluderes•På trods af at fysiskearealer for de udbudteområder er højere iVest end i Øst er Vestbaseline kun 1%højere end Østsvarende til 5 mio nårandre arealomkostningerudelades•Forskellen bliveranalyseret på defølgende sider37
111
115
388
173
154
Øst2009
Vest2011
Note:Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtig, *brutto omkostninger udgør de totale omkostninger udenindtægterKilde: SAP data, central data og løn træk
1.A.1 INDIREKTE OMKOSTNINGER I ØST BASELINESKÆVVRIDER BILLEDETBaseline, brutto* omkostninger (eksklusive andrearealomkostninger)millioner kr.38310238842+23%195•Øst baseline (E&Y)inkluderer meget højeindirekteomkostninger derskævvrider billedet•Sammenligning afbaseline bør derforforetages eksklusiveindirekteomkostninger150•Eksklusivt indirekteomkostninger er Vestbaseline 23% højereend østIndirekteLønEkstern**
112
168
Øst2009
Vest*2011
*Brutto omkostninger udgør de totale omkostninger uden indtægter, inkluderer ikke arealtyper der ikke blev udbudt i Øst**Inkluderer direkte og materiel udgifterNote: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtigKilde: SAP data, central data og løn træk
38
1.A.1 ØST OG VEST BASELINE SAMMENLIGNINGEKSKLUSIVE INDIREKTE OG ANDREAREALOMKOSTNINGERBaseline, brutto* omkostninger (eksklusive andrearealomkostninger og indirekte omkostninger)millioner kr.3452817397109+23%•Forskellen mellem østog vest baseline er på•kr. 36 millionerfor arealplejeinde•kr. 15 millionerfor rengøring•kr. 14 millionerfor kantine•På de efterfølgendesider bliver forskellenpå rengøring ogkantine analyseretArealpleje IndeRengøringKantine
82
126
140
Øst2009
Vest201139
Note: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtig, *brutto omkostninger udgør de totale omkostninger eksklusiv indtægter,Kilde: SAP data, central data og løn træk, FSV Baseline 2009 v2 04
1.A.1 KANTINE ER 11% HØJERE I VEST MEDOMKOSTNINGER PÅ KR. 140 MILLIONERLønEkstern**Baseline kantine, brutto* omkostningermillioner kr.14012669+11%•Omkostninger tilkantinedriften er 11%større i Vest end i Øst. Dettekan virke underligt givet atVest har 50% flerefastansatte•Forklaringen kan bl.a. findesi interne optimeringergennemført fra 2009 til 2011i Vest, f.eks.•Personalereduktioner•Rammeaftaler på indkøb•Afvejning af mad frabuffeten•Alternative årsager kan være•Lavere lønniveau i Vestend i Øst•Geografiske afstandeder får ansatte til atbruge alternativer tilkantinemad40*Brutto omkostninger er de totale omkostninger eksklusiv indtægter, **Ekstern inkluderer direkte omkostninger og materielNote: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtigKilde: SAP data, central data og løn træk, FSV Baseline 2009 v2 04, Grith Sandst Poulsen
57
68
70
Øst 2009Antalansatte9.621
Vest 201115.221
1.A.1 19% FORSKEL PÅ ØST OG VEST BASELINE FORRENGØRING FOREKOMMER TROVÆRDIGTBaseline rengøring, brutto* omkostninger, millionerØst+19%822556Rengøringsareal**X000 m2
LønEkstern
Vest•Omkostninger perkvadratmeter for øst og vestburde alt andet lige være ens•Vest er dog 23% lavere endøst•Dette skyldes interneoptimeringer gennemført iVest efter Øst baseline blevlavet i 2009, herundernedjustering af frekvens /rengøringsprofiler•Forskellen på øst og vestvirker derfor naturlig•Forenedes bud på Øst liggerpå 173 kr./m2inklusivindirekte omkostningerhvilket indikerer mulighed forbesparelse på 30 kr./m2
977423
+57%479306
Omkostning per kvm rengøringsarealkr./m226582183Øst 2009-23%20315548Vest 2011
*Brutto omkostninger er totale omkostninger eksklusivt indtægter**Der er ikke taget højde for kvalitetsprofiler. Vest arealer inkluderer kun arealer markeret aktive i How2Plan (Aktivt: 479000, Total: 729.000), alle tal er uden indirekte omkostninger, Øst41arealer er kommer fra kontrolbuddet tillagt estimeret hotelrengøring på 36.000 kvm baseret på omkostning og kvalitetsprofil 4 priser.Note: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtigKilde: SAP data, central data og løn træk, FSV Baseline 2009 v2 04, Serviceaftale A - Kalkulationsgrundlag 2011-08-28, Forsvaret _Consolidation af areal_v4
1.A.1 ØST OG VEST SAMMENLIGNET:RENGØRINGSPROFILERRengøringsareal fordelt på kvalitetsprofiler*X000 m (% af kategori)+57%140(0%)(8%)142(30%)4792
Kvalitetsprofil 5Kvalitetsprofil 4Kvalitetsprofil 3
Kvalitetsprofil 2Kvalitetsprofil 1Uklassificeret
•Splittet i kvalitetsprofiler for Østbaseline 2009 er ukendt, menantallet af kvm antages at være ligkontrolbuddet•Interne optimeringer har flyttetflere arealer blandt andet kontorerog gange ned i kvalitetsprofilmellem Øst 2009 og Øst 2011•Fordelingen af kvalitetsprofilermellem kontrolbuddet i Øst og VestBaseline er forholdsvis ens. Dvs. derer ingen strukturelle forskelle pårengøring i Øst og Vest•Forskellen i kvadratmeterprisen måderfor forklares i interneoptimeringer 2009-2011
306
015(5%)(0%)95(31%)265(55%)181(59%)14(5%)31(7%)Vest 2011203
306
Øst 2009Omkostningper m2265
Øst 2011173
*Hotelarealer for øst er estimeret.. Hotel arealer blev udbudt som kvalitetsprofil 4 i Øst, men er opgjort som kategori 3 i Vest,. De er her listet som kvalitetsprofil 3 til sammenligning. Kunarealer markeret aktive i How2Plan er medtaget i Vest 2011Note: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtigKilde: SAP data, central data og løn træk, FSV Baseline 2009 v2 04, Serviceaftale A - Kalkulationsgrundlag 2011-08-28, Forsvaret _Consolidation af areal_v4
42
1.A.1 ANTAGELSERAntagelse•Tallene på baseline er rapporteret som angivet i SAP, dvs. eksklusivmoms på alle udgifter der ikke er momspligtige, momspligtigeudgifter inkluderer enkelte poster på kantinedriften
Moms
Fordeling afDirekte ogMateriel påArealpleje
•Direkte og Materiel træk fra SAP på areal inde, affaldshåndtering ogsimpelt vedligehold er fordelt ud på serviceområder efter nøgle afØvli Øvlisen•Fordelingen er baseret på et skøn over antal netto etage m2,facilitetstypen og hvor stor opgaven er på hver facilitetstype
InkluderedeLSE’er
•Baseline inkluderer data fra følgende LSE’er: LSEBOR, LSEFRC,LSEFRH, LSEFAA, LSEHOL, LSEKAR, LSEOKS, LSESKI, LSESKP,LSEVAR, LSEAAL
Skovdrift
•Udgifter og indtægter på skovdrift er delt efter fordelingsnøglen70% Øst, 30% Vest af Øvli Øvlisen
43Kilde: Team analyse
1.A.2 AGENDA
A.1. BaselineA. PotentialevurderingA.2. Potentiale ved udbud1. Kantine2. Rengøring3. ArealplejeA.3. Potentiale ved reduktion af ledelseog administrationA.4. Potentiale ved intern optimering1. Kantine2. Rengøring3. Arealpleje
44
1.A.2 POTENTIALE VED UDBUD ER ESTIMERET TIL 26%SVARENDE TIL 124 MILLIONER*
Beregnet besparelse vedudbud*%KantineRengøringArealplejeTotal16223626kr.252574124
Indikativt ”outside in” benchmarkpå besparelse ved udbud%KantineRengøringArealpleje161931
•Baseret på detaljerede potentialeberegninger med udgangspunkt i data fra FKO’søkonomisystem SAP samt en række grundlæggende forudsætninger er det samledepotentiale ved udbud opgjort til 124 millioner•Skeles til erfaringsbaserede ”outside in” benchmarks viser det sig at det beregnedepotentiale ligger tæt på de gennemsnitlige besparelser opnået i tidligere udbud
45* Inklusive besparelser på 16 millioner ved reduktion af ledelse og administrationKilde: Eksterne benchmarks; Forsvarets SAP data; Team analyser
1.A.2.1 AGENDA
A.1. BaselineA. PotentialevurderingA.2. Potentiale ved udbud1. Kantine2. Rengøring3. ArealplejeA.3. Potentiale ved reduktion af ledelseog administrationA.4. Potentiale ved intern optimering1. Kantine2. Rengøring3. Arealpleje
46
1.A.2.1 ERFARING VISER AT UDBUD AF KANTINEDRIFTTYPISK GIVER MELLEM 8% OG 30% I BESPARELSERErfaringsmæssige besparelser opnået ved udbud af kantinedrift% besparelse ud fra baseline30%18%8%8%KLIENT EKSEMPLER
16%I gennemsnit,over de 4udvalgtebenchmarks,har der væreten besparelsepå 16% ved atgennemføreudbud afkantinedrift
Stor offentliguddannelses-institution•Udbud afkantineydelser,mødeservice ogkursus•Alleinstitutionenskantiner
Kommune I
Kommune II
Kommune III
•Udbud af•produktion oglevering af varm& kold mad•Levering til alleKommunensældre borgere,som er visiteret•til madservice
Udbud af•produktion oglevering af madtil kommunensplejecentre samtlevering af madtil ældreboliger10 plejecentre(ca. 560beboere) samtældreboliger
Udbud af levering afmiddagsmåltider ogdøgnkost tilhjemmeboendeborgere og beboerepå kommunens tolvplejecentre samtlevering af frokost tilsalg i fem cafeer ikommunen
NB. Det eksternebenchmark er ikkebenyttet tilpotentialevurdering oger kun medtaget somindikativsammenligning
47
Kilde: Prokura og Rambøll; besparelser opnået på tidligere klient projekter ved at sende kantinedrift i udbud. Interne optimeringer så vidt muligt ikkemedregnet i viste besparelser
1.A.2.1 UDLICITERING AF KANTINE VURDERES TIL ATHAVE ET POTENTIALE PÅ 16% ELLER 25 MILLIONER■Indirekte omkostninger
Estimeret besparelse ved udbud af kantine i Forsvaret, region VestMillioner kr.-16%15415255191309
■Direkte omk., løn og materiel omk.
•Det vurderes, atdet samledepotentiale vedudbud vil væreca. 25 mio•Det svarer til enbesparelse påca. 16 % af enbaseline på 154mio og et nytomkostnings-niveau på ca.130 mio
140120
Baseline 2011
Beregnet besparelse vedudlicitering af kantine
Fremadrettedeomkostninger efterudlicitering af kantine48
Estimatet inkluderer besparelser på indirekte omkostningerNote: Alle tal er brutto, dvs. eksklusive indtægterKilde: Baseline data fra Forsvaret; team analyser
1.A.2.1 STØRSTE BESPARELSER VIL OPSTÅ SOMREDUKTION AF PERSONALEOMKOSTNINGEREstimeret besparelse ved udlicitering af kantine i Forsvaret, region VestMillioner kr.-16%15492571858511309Anlægsinvesteringer*MaterialerPersonaleomkostninger
8871
18 ud af de 25millioner ibesparelse vedudlicitering vilkomme frareduktion afpersonaleomkost-ninger
Baseline 2011 kantine
Estimeret besparelseved udlicitering*
Forventede fremtidigomkostning
*Der er ikke regnet på den potentielle besparelse på anlægsinvesteringer. Et tidligt estimat af effekt på anlægsinvesteringer er opgjort til 5-12%, svarende til0,5-1 MillionerEstimatet inkluderer besparelser på indirekte omkostningerNote: Alle tal er brutto, dvs. eksklusive indtægterKilde: Baseline data fra Forsvaret; team analyser
49
1.A.2.1 PERSONALEOMKOSTNINGER OG MATERIALERUDGØR 94% AF DE SAMLEDE KANTINEOMKOSTNINGERKantine vest baseline, 2011Metode til estimat af besparelsespotentiale forkantinedrift ved udlicitering1Anlægsinvesteringer6%(9mio)Personale-omkostninger
Perso-nale-omkost-ninger
a) Sammenligning af Forsvarets nuværendelønniveau, arbejdstid, ferie og fridagesamt omk. ved sygdom med tilsvarendeomkostninger ved udlicitering for deforskellige roller forbundet medkantinedrift (kantinebestyrer, kok,assistent og andet)b) Aggregering af dette til en samletbesparelse samt addition ift. antal afansatte med disse roller i Vesta) Analyse af forventelige volumenrabatterfordelt på madgrupper (mejerivarer, frugt& grønt, kioskvarer etc.) som kan opnås afekstern leverandørb) Udregning af gennemsnitlig besparelse påde nuværende købsmængder for Vest
37%(58mio)57%(88mio)
2Materi-aler
Materialer
3Anlægsinvesteringer
a) Benchmark på stordriftsfordele i forhold tilmaskiner på hhv. indkøb og serviceb) Besparelser udregnes ud fra nuværendegenkøbs- og service niveau50
Kilde: Prokura; Note: Alle tal er brutto, dvs. eksklusive indtægter
1.A.2.1 SAMLET SET ER DER PÅ PERSONALEOMKOSTNINGERET POTENTIALE PÅ 18 MIOLedelse (Indirekte)*Optimering af personaleomkostninger forbundet medkantinedrift for Forsvaret i region VestMillioner kr.-20%881551107318511719510BestyrerKokAssistentAndre kantinefunktionerEkstern vikar
57%
Personaleomk.
•Ved udlicitering vil dervære en besparelse påpersonaleomkostningervia optimering af: Løn,effektiv arbejdstid, ferie& fridage, omkostningerved sygedage samtindirekte omkostninger•Denne besparelse erestimeret til at udgøre20% eller 18 mio
5042
4
41Pot. besparelseved udlicitering
3
•Yderligere vil der væreen mindre endnu ikkeopgjort besparelse ifm.med afskaffelse af betaltFUT samt konverteredeomsorgsdage
Personaleomk. 2011
Kilde: Forsvaret løndata Note: Denne figur er eksklusiv indtægter*Reduktion af ledelseslaget er lig den reduktion der beskrives senere under potentiale ved reduktion af ledelse og administration. Besparelseeksklusiv ledelse er på 17%.
Forventedepersonaleomk.ved udlicitering
51
1.A.2.1 PERSONALEOMKOSTNINGER INDEHOLDER ENRÆKKE TEMAER DER HVER HAR DERES POTENTIALEBesparelsestemaerMetode•Benchmark mellem lønninger afkantineansatte i det private mod detoffentlige/statslige – per rolle•Benchmark ift. længde af arbejdsuge i detprivate mod det offentlige/statslige•Længden af arbejdsuger er ens•Forsvaret betaler 2 timers FUT ugentligt somikke betales af det private, men mængden affaktisk FUT dyrket er ikke registreret•Forsvaret betaler for ½ times frokostpause omdagen, altså 2,5 timer om ugen den udgiftafholdes ikke i det private••Forsvaret har på nogen områder selvplanlæggendegrupper, hvilket kan være meget tidskrævendeKantinen benytter ikke selvplanlæggende grupper
57%
Personaleomk.PotentialeStort potentiale –behandletefterfølgendeIntet potentialeLille potentiale –ikke behandletefterfølgendeStort potentiale –behandletefterfølgendeIntet potentiale
A. Løn
A1. LønniveauB1. Længde afarbejdsugeB2. Betalt FUT
B. Effektivarbejdstid
B3. BetaltfrokostpauseB4. Tid brugt påkoordinering afarbejdeC1. Ferie &fridage
•Benchmark ift. længde af ferie og fridage i detprivate mod det offentlige/statslige•Antal ferie- og fridage er ens•Benchmark ift. forhold vedr. omsorgsdage idet private og det offentlige/statslige•Antal omsorgsdage er ens•Forsvaret arbejder med konverteredeomsorgsdage•Her er der en lille forskel til det private•Omkostning til vikarer (eksklusiv vikarer brugttil opgaver der ikke relaterer sig til sygdom)
Intet potentiale
C. Ferie ogfridage
C2.OmsorgsdageC3.Konverteredeomsorgsdage
Intet potentialeLille potentiale –ikke behandletefterfølgendeStort potentiale –behandletefterfølgende52
D1.OmkostningD. Sygdom Sygdomforbundet medsygdom
Kilde: Interview med Camilla Bjørck Serpell-Morris, data fra Forsvaret; Data fra 3F, Kost og ernæringsforbundet, FOA og FLO etc.
1.A.2.1.A1 DER ER FORSKEL I LØNNIVEAUET PÅ 2-7%MELLEM DET PRIVATE OG DET OFFENTLIGELønniveau: Sammenligning af grundløn for kantineansatteKr. per måned-2%29.245 28.641
57%
Personaleomk.
Gennemsnitlig månedsløn kommune/statGennemsnitlig månedsløn privat-2%23.386 23.030
-7%21.09119.526
-7%21.09119.526
•Der er enbesparelse pågrundlønnenfor assistenterog andrekantineansattepå 7%•Ligeledes erder enbesparelse på2% forbestyrere ogkokke
Kantinebestyrer
Kok
Assistent
Andet
53Kilde: Data fra 3F, Kost og ernæringsforbundet, FOA og FLO; Note: Denne figur er eksklusiv indtægter
1.A.2.1.B3 I DET PRIVATE ER DER IKKE BETALT57%FROKOSTPAUSE ALTSÅ ER ARBEJDSUGEN 2,5 TIMERPersonaleomk.LÆNGEREArbejdstid: Forskellen i arbejdstimer per uge – Privat / OffentligTimer-7%
37,02,534,5•Det private harikke en halvtimes betaltfrokost•Dette giver enbesparelse på 2,5time svarende til7% afarbejdstiden
Arbejdsuge, privat
Betalt frokostpause
Arbejsuge, offentlig & stat54
Kilde: Prokura; Note: Denne figur er eksklusiv indtægter; Data fra 3F, Kost og ernæringsforbundet, FOA og FLO etc.
1.A.2.1.D1 OMKOSTNINGER TIL VIKARER DER57%TILKALDES PGA. SYGDOM PÅ 2.6 MIO KAN SPARESPersonaleomk.VÆKOmkostninger ved sygdom: Brug af vikarerMillioner kr., Index 100AndetVed sygdom•Et fladt gennemsnitindikerer at 68% afalle vikarer påkantineområdettilkaldes pga.sygdom, mensresten tilkaldes afandre grunde,f.eks.underbemanding•Denneekstraomkostningfrafalder vedudlicitering – altsåen besparelse på2,6 mio*INTERVIEWBASERET
0,4
1,6
1,0
10%
10%
100%
75%90%90%
68%
25%Fredericia kasserner Flyvestation AalborgAalborg kasserner
55*Finanstal viser at der årligt bruges 3,9 mio på vikarer til kantineområdet, de 2,6 mio udgøre 68% af dette beløbNote: Interviews sammenholdt med spørgeskemabesvarelser og finansdata peger på at disse tre kantiner er repræsentative for resten af VestKilde: Prokura; Interview med 3 kantineledere, data fra Finans
Materialer
1.A.2.1 SAMLET SET ER DER PÅ MATERIALER ETPOTENTIALE PÅ 7 MIOOptimering af materialeomkostninger forbundet med kantinedriftMillioner kr.-12%58
37%
7
51
I gennemsnit kander opnås enbesparelse på 12%eller 7 mio
2011 materialeomk.
Pot. besparelseved udlicitering*
Forventedematerialeomk.ved udlicitering56
* Forsvarets data for materiale-omkostninger kan ikke nedbrydes yderligere, og det har derfor ikke været muligt at regne en besparelse per materialetypeNote: Denne figur er eksklusiv indtægterKilde: Prokura data fra Forenede;
1.A.2.1 I GENNEMSNIT KAN DER OPNÅS 12% RABAT37%MaterialerPÅ DIVERSE MATERIALEGRUPPERIndkøbspriser på materialer, fordelt over materialegrupperIndex 100Kaffe m.m.10050100911009510091100911009410098
Internt styret kantineUdliciteteret kantine-50%
Grønsager & frugt
-9%•Rabat permaterialegruppesvinger fra 50%til 2%•I gennemsnit kander opnåsomkring 12%besparelser påindkøbet
Mejerivarer
-5%
Fisk og kød
-9%
Tørvare
-9%
Øl, vin & vand
-6%
Kioskvarer
-2%
57Note: Besparelserne er baseret på den større volumenrabat som en stor FM partner vil kunne få på diverse materialegrupperKilde: Prokura; datamateriale fra Forenede
1.A.2.2 AGENDA
A.1. BaselineA. PotentialevurderingA.2. Potentiale ved udbud1. Kantine2. Rengøring3. ArealplejeA.3. Potentiale ved reduktion af ledelseog administrationA.4. Potentiale ved intern optimering1. Kantine2. Rengøring3. Arealpleje
58
1.A.2.2 ERFARING VISER AT UDBUD AF RENGØRINGTYPISK GIVER MELLEM 10% OG 32% I BESPARELSERKLIENT EKSEMPLERErfaringsmæssige besparelser opnået ved rengøringsudbud% besparelse ud fra baseline32%
20%15%10%
19%
Kommune 1
Stor hotelkæde
Størreuddannelsesinstitution
Kommune 2
•Udbud af•Udbud af•Udbud af alle•Begrænset udbud afbygningsrengøring rengøring inkl.rengøringsydels rengøring ogbaseret påvinduespuds,er medvinduespoleringudfaldskravtæpperens,følgende•Alle kommunens(fastlagtelinnedservice ogudlicitering afbygninger hhv.NB. Det eksternekvalitetsdefinitionandre ad hocrengøringdaginstitutioner,benchmark er ikkeer for forskelligeydelser•Alleskoler, SFO’er,benyttet tillokaletyper og•70 hoteller og 80 uddannelses-klubber, firepotentialevurdering oggrupper afindkøbscentreinstitutionernesbiblioteker og ener kun medtaget somoverflader samtfordelt overbygningersvømmehalindikativsnavstyper)Norgefordelt isammenligning•Alle kommunensDanmarkbygningerKilde: Prokura og Rambøll; besparelser opnået på tidligere klient projekter ved at sende rengøring i udbud. Interne optimeringer så vidtmuligt ikke medregnet i viste besparelser
I gennemsnitover de 4udvalgtebenchmarks harder været enbesparelse på19% ved atgennemføreudbud afrengøring
59
1.A.2.2 UDLICITERING AF RENGØRING FORFORSVARET VURDERES TIL AT HAVE ET POTENTIALEPÅ 25 MIO■Indirekte omkostninger
Samlet omkostning for rengøring vestmillioner kr.-22%11517198911256
■Direkte omk., løn og materiel omk.
•Det vurderes, atdet samledepotentiale ved etudbud vil væreca. 25 mio•Det svarer til enbesparelse påca. 22 % af enbaseline på 115mio og et nytomkostnings-niveau på ca. 89mio•Besparelses-potentialet erfremkommet vedat multiplicereØst priser medVest mængderfor de enkelteydelser60
9778
Baseline 2011
Beregnet besparelse vedudlicitering af rengøring
Fremadrettetomkostninger efterudlicitering af rengøring
Kilde: Prokura; Forenede bud på Øst, arealdata Vest fra Finans (How2Plan) samt data på Øst/Vest timeprisforskelle fra Danmarks Statistikhttp://www.statistikbanken.dk/statbank5a/SelectVarVal/Define.asp?MainTable=LON033&PLanguage=0&PXSId=0
1.A.2.2 ESTIMAT AF BESPARELSESPOTENTIALE FORRENGØRING VED UDLICITERING ER OPGJORT VED ATMULTIPLICERE ØST PRISER MED VEST VOLUMENERUdregningsmetoden for besparelsesberegningen
•m2 arealer rengjort er taget fra How2Plan•Antal planter er baseret på planter i Øst ekstrapoleret medarealfaktoren•Bestillingsydelser udgør historisk 5% af totalomkostningen og erderfor udregnet som en 5%-del
•Vest volumener erganget på Øst priser•Alle ydelser er adderet
•Ydelsespriserne for Øst er taget fra kontrakten og budarket fra Forenede Service A/S•Priserne er registreret per serviceniveau og per ydelsestype•Priserne er inkl. Forenedes rabat og ligeledes er der modregnet for fastpriselementet (25% afvolumen)
61Kilde: Prokura; Forenede bud på Øst, arealdata Vest fra Finans samt data på Øst/Vest timeprisforskelle fra Danmarks Statistikhttp://www.statistikbanken.dk/statbank5a/SelectVarVal/Define.asp?MainTable=LON033&PLanguage=0&PXSId=0
1.A.2.2 DEN TOTALE OMKOSTNING FOR VEST EFTERUDLICITERING ER VURDERET TIL AT VÆRE CA. 89 MIOVestAreal i m2 ellerplanter i stykOpgave & kvalitet25% af faste omk.modregnet iFaste udgifter31.314 A.I Almen rengøring, kvalitetsprofil K1Faste ydelser265.066142.33639.542634Inkl. i Alm. reng.Inkl. i Alm. reng.3.0071.504VestBestillingsydelserAreal i m2 ellerantal i styk5% af totalomk.(bestilling ogfaste ydelser)A.I Almen rengøring, kvalitetsprofil K2A.I Almen rengøring, kvalitetsprofil K3A.I Almen rengøring, kvalitetsprofil K4A.I Almen rengøring, kvalitetsprofil K5A.II Hotelrengøring, daglig rengøring (K4)A.II Hotelrengøring, slutrengøring (K4)A.IV Beplantning på kontorer ogfællesarealer, gulvplanterA.IV Beplantning på kontorer ogfællesarealer, vinduesplanterØstx Opgave & kvalitetFaste udgifterA.I Almen rengøring, kvalitetsprofil K1A.I Almen rengøring, kvalitetsprofil K2A.I Almen rengøring, kvalitetsprofil K3A.I Almen rengøring, kvalitetsprofil K4A.I Almen rengøring, kvalitetsprofil K5A.II Hotelrengøring, daglig rengøring (K4)A.II Hotelrengøring, slutrengøring (K4)A.IV Beplantning på kontorer ogfællesarealer, gulvplanterA.IV Beplantning på kontorer ogfællesarealer, vinduesplanterØstForventet totalomkostning ved Vestvolumen udbudt (DKK)PrisEnhed=Forventet totalomkostning ved Vestvolumen udbudt (DKK)14.818.3152.660.02026.269.16021.158.4937.837.535188.363Inkl. i Alm. reng.Inkl. i Alm. reng.843.796315.89474.091.576
25 %84,95 kr/m2/år99,10148,65198,21297,3126,9571,68280,59210,09kr/m2/årkr/m2/årkr/m2/årkr/m2/årkr/stk/årkr/stk/årkr/stk/årkr/stk/år
Opgave & kvalitetVinduespolering, ekstra rengøring,linnedservice til værnepligtige, måtterenssamt rengøringsartikler og andre diverse
x Opgave & kvalitetVinduespolering, ekstra rengøring,linnedservice til værnepligtige, måtterenssamt rengøringsartikler og andre diverse
Pris
Enhed
=
5%
3.899.55777.991.13211.472.21489.463.346
Total eksterne omkostninger Vest, ved brug af Øst priser og Vest volumenerTotal indirekte omkostninger VestTotal omkostning ved outsourcing
•Sammenholdt med baseline på 115 mio indikerer dette en besparelse på 22% eller 25 mio•Dette er et konservativt estimat da timeprisforskel Vest-/Østdanmark ikke er medregnet – denneforskel udgørJusteret af JRi gennemsnit 8%* for lønmodtagere uden lederansvarKilde: Prokura; Forenede bud på Øst, arealdata Vest fra Finans (How2Plan) samt data på Øst/Vest timeprisforskelle fra Danmarks Statistikhttp://www.statistikbanken.dk/statbank5a/SelectVarVal/Define.asp?MainTable=LON033&PLanguage=0&PXSId=0
62
1.A.2.3 AGENDA
A.1. BaselineA. PotentialevurderingA.2. Potentiale ved udbud1. Kantine2. Rengøring3. ArealplejeA.3. Potentiale ved reduktion af ledelseog administrationA.4. Potentiale ved intern optimering1. Kantine2. Rengøring3. Arealpleje
63
1.A.2.3 ERFARINGER FRA GENNEMFØRTE UDBUDINDENFOR AREALER/GRØNNE OMRÅDERErfaringsmæssige besparelser opnået/forventet ved udbud af arealer/grønne områder% besparelse ud fra basislinje38%25%29%30%31%•Erfaringer fragennemførteudbud viservæsentligbesparelses-potentialer, der igennemsnitligger på ca.30% af desamledeomkostninger.•Typisk kanbesparelserrealiseres pågræsslåning,klipning afhække,vedligehold afbelægninger ogbekæmpelse afukrudt64
FrederikssundKommune
Vejdirektoratet
Erfaringstal fraKonkurrence- ogForbrugsstyrelsen•Udbudsmuligheder ikommunerne indenfor pleje af grønneområder, herundergræsslåning ogklipning af hæk.•Gennemsnit ca. 50% difference på dedyreste kommunerkontra de billigsteleverandører.
FrederiksbergKommune•Udbud afarealpleje afgrønne områder,herundergræsslåning ogbelægninger•～45% besparelserpå faste og løsebelægninger.
•Udbud af pleje af•Udbud af plejevej- og parkanlægaf rabatter,•Forventet årliggrøfter ogbesparelse på 10rastepladser viamio kr.partnering•Kommunens Vej•Udbud med etog Park afgavfast kendt beløbkontrolbud med•Vinderen levereen besparelse påmest inden for4 mio kr.den aftalteøkonomi.
Kilde: Rambøll; Vejdirektoratet; Konkurrence- og Forburgsstyrelsen. Frederikssund kommune
NB. Det eksterne benchmark er ikkebenyttet til potentialevurdering oger kun medtaget som indikativsammenligning
1.A.2.3 BESPARELSESPOTENTIALE VED UDBUD AFAREALPLEJE ER PÅ 74 MILLIONER■Indirekte omkostninger■Direkte omk., løn og materiel omk.
Samlet omkostning for areal vestMillioner kr.20618745
•Det vurderes, atdet samledepotentiale ved etudbud vil være ca.74 mio•Det svarer til enbesparelse på ca.36 % af enbaseline på 206mio og et nytomkostnings-niveau* på ca. 132mio•I det samledepotentialeforudsættes, at alleserviceområder(dvs. areal inde,øvelsesterræn,skydeterræn,skydebaner, tank-og depot samtskov) udbydes.65
69
13213
188
119
Baseline 2011
Beregnet besparelse vedfuldt udbud af arealer
Fremadrettet omkostningerefter udbud for arealer
* Ved reelt serviceniveauNote: Alle tal er afrundede. Enkelte steder giver det små unøjagtigheder i totalbeløb.Kilde: Orbicon; FKO spørgeskemaer; Skovdyrkerne; Interviews og besøg på etablissementer team analyse
1.A.2.3 METODE FOR POTENTIALEBEREGNING FORAREAL (1/6)
• I det følgende beskrives metoden bag potentialeberegningen for Areal.Analysen tager udgangspunkt i data fra FKO’s økonomisystem SAP samt enrække grundlæggende forudsætninger.• Der er flere udfordringer ifbm. analysen af areal, og det har metodisk væretnødvendigt at lave en række mellemregninger og kvalificerede antagelserfor at kunne beregne et realistisk besparelsespotentiale og effekten af etudbud.• Udfordringerne er overordnet set knyttet til tre punkter:• Manglende detaljeniveau i FKO’s økonomisystem SAP• Manglende opgørelse af volumen og timeforbrug for opgaver, herundersnerydning, støtte til operative enheder, intern affaldshåndtering,simpelt vedligehold, m.fl.• Stor usikkerhed omkring de praktisk anvendte serviceniveauer i denaktuelle opgaveløsning.
66
Kilde: team analyse
1.A.2.3 METODE FOR POTENTIALEBEREGNING FORAREAL (2/6)• Potentialeberegningen er baseret på en sammenligning mellem det aktuelleomkostningsniveau i basisåret 2011 og det estimerede omkostningsniveau i 2013 ved fuldtudbud af arealer.• I analysen bliver Arealer opgjort ved følgende ligning, der indbefatter fire komponenter:MængderXServiceniveauXEnhedspriser=Totalomkostning
• Nøglen til omkostningsreduktionen er lavere enhedspris pr. mængde/opgave ved udbud. Detbetyder, at en fremtidig enhedspris ved et udbud er blevet estimeret på baggrund af FKO’snuværende mængder og et givet serviceniveau.• På de respektive områder har udgangspunktet været følgende:• Mængder har for hovedparten af de relevante opgaver/arealtyper været mulige at opgøre viainterview og analyser forestået af Orbicon. Dog har det været nødvendigt at estimereomkostninger til bl.a. snerydning, simpelt vedligehold og affaldshåndtering.• Serviceniveau er angivet i FBE’s kvalitetskrav og pleje- og vedligeholdelsesplaner, men der eridentificeret afvigelser i forhold til de angivne kvalitetsniveauer adskillige steder. Derfor har detværet nødvendigt at estimere det reelle serviceniveau på specifikke opgaver.• Enhedspriser for opgaver, som i dag bliver løst af LSE’erne, har ikke været mulige at opgøre viaSAP-systemet. I den sammenhæng har det været nødvendigt at estimere enhedspriser for allerelevante opgaver.• Totalomkostninger for basisår 2011 er opgjort via SAP-systemet.
• De enkelte trin i potentialeberegningen er præsenteret systematisk på de næste sider.Kilde: team analyse
67
1.A.2.3 METODE FOR POTENTIALEBEREGNING FORAREAL (3/6)Samlet omkostning, mio
Trin 1
• Første trin består i at sammenligne baseline fra SAP med enberegnet baseline, der angiver det estimeredeomkostningsniveau for alle arealer og de opgjorte mængder.• Enhedspriser er baseret på V&S-priser og andrestandardpriser for relevante opgaver. V&S-priser er deindsamlede gennemsnitspriser pr. enhed på specifikkeopgaver fra udbud i Danmark og indikerer markedsprisen forrelevante opgaver ifbm. arealpleje fremadrettet.*•Kommentar til beregnet baseline:Omkostningsniveau iden beregnede baseline vurderes at være for højt, da detdækker FBE’s kvalitetskrav og det i FBE’s kvalitetskrav ogpleje- og vedligeholdelsesplanerne angivne serviceniveau,som kun delvist efterleves i dag.
206
237
Baseline2011
Beregnetbaseline(serviceniveaufra plejeplaner)
Trin 2
• Antager man, at serviceniveauet i den beregnede baseline er-36%det samme som angivet i FBE’s kvalitetskrav og pleje- og237vedligeholdelsesplaner, vil besparelsespotentialet ligge på ca.86 mio kr.152• Besparelsen forudsætter, at alle serviceområder inkluderes iet udbud.• Besparelsen er et udtryk for effekten af et udbud, dvs.prisreduktionen ifbm. et udbud af store volumener,Beregnet baselineBeregnetkonkurrencen mellem leverandører og en forventet bedre(serviceniveau fra baseline vedteknologi hos den fremtidige leverandør.plejeplaner)udbud• Besparelsen indeholder ikke intern optimering. Dette(serviceniveaupotentiale vil ligge ud over den angivne effekt.fra plejeplaner)• Trin 2 indikerer de fremtidige omkostninger ved et udbud,hvis FKO skal have løst de opgjorte opgaver til detserviceniveau, som angives i FBE’s kvalitetskrav og pleje- ogvedligeholdelsesplaner.
* V&S-priser indsamles af organisationen Bygningscentrum. For yderligere information, se: www.byggecentrum.dk
1.A.2.3 METODE FOR POTENTIALEBEREGNING FORAREAL (4/6)Samlet omkostning, mio237• Tredje trin består i at justere den beregnede baseline til det202serviceniveau, som er observeret ved besøg på LSE’erne oginterview med nøglemedarbejdere.• Det justerede serviceniveau er lavere end det angivne i FBE’skvalitetskrav og pleje- og vedligeholdelsesplaner. Det svarertil daglig praksis og dermed det reelle serviceniveau påBeregnet baselineJusteretLSE’erne. Den justerede baseline er det mest præcise skøn(serviceniveau fra baseline (reeltpå, hvad de nuværende opgaver kan løses for tilplejeplaner)servicenivea)markedspriser uden at lave et udbud.• Desuden indeholder nedjusteringen en korrektion af enkelteV&S-priser, så de svarer til den relevante opgaveløsning iLSE’erne.
Trin 3
Trin 4
• Fjerdje trin består i at vurdere det omkostningsniveau, der vilkunne realiseres for de relevante opgaver og de opgjortemængder ved et samlet udbud.• Besparelsen er opgjort til 36 % af baseline.• Baseline ved fuldt udbud af alle arealer tager højde for denforventede volumeneffekt samt effekten af en skærpetpriskonkurrence mellem leverandører.• Serviceniveauet svarer til det reelle serviceniveau i dag.• Den beregnede besparelse på 36 % er direkte input til atberegne besparelsen på baseline 2011. Det betyder i praksis,at besparelsespotentialet lægges over på den nuværendeomkostningsbase. Heraf fremkommer et samletbesparelsespotentiale på 74 mio kr., som det er illustreret pånæste side.
-36%202129
Justeretbaseline (reeltserviceniveau)
Justeret baselineved udbud (reeltserviceniveau)
69
1.A.2.3 METODE FOR POTENTIALEBEREGNING FORAREAL – OPSUMMERING (5/6)Samlet omkostning for areal, mio kr.■Direkte omk., løn og materiel omk.■Indirekte omkostninger
237202
-36%-36%2061874569129
13213188119
BeregnetBeregnetbaselinebaseline (reelt(serviceniveau serviceniveau)fra plejeplaner)
Baseline vedfuldt udbud
Baseline 2011
Beregnetbesparelse vedfuldt udbud afarealer
Fremadrettetomkostningerefter udbudfor arealer
• Den samlede besparelse ved et udbud estimeres til 36% af baseline 2011 på tværs af serviceområder.Besparelsen er baseret på den beregnede baseline og omkostningsreduktionen ved fuldt udbud af alle arealer.• De indirekte omkostninger for arealer udgør 18 mio kr. af de samlede nuværende omkostninger i baseline 2011.Af de interne omkostninger vurderes det, at 5 mio kr. kan reduceres. Dermed tages der højde for den70fremadrettede administration af leverandørsituationen efter udbud vil ligge på ca. 13 mio kr.
1.A.2.3 UDBYDES AREALPLEJE MED SERVICENIVEAUFRA PLEJEPLANER REDUCERES BESPARELSERNE MED20 MILLIONERSamlet omkostning for areal vestMillioner kr.
■Indirekte omkostninger■Direkte omk., løn og materiel omk.
-7420618
1521321313
20
188138119
Udbydes arealplejemedserviceniveauet frade nuværendeplejeplaner vilbesparelsenreduceres med 20millioner set iforhold til atudbyde med detnuværende reelleserviceniveau
Baseline 2011
Omkostninger efter udbudOmkostninger efterved reelt serviceniveauudbud ved serviceniveaufra plejeplan71
Note: Alle tal er afrundede. Enkelte steder giver det små unøjagtigheder i totalbeløb.Kilde: Orbicon; FKO spørgeskemaer; Skovdyrkerne; Interviews og besøg på etablissementer team analyse
1.A.2.3 METODE FOR POTENTIALEBEREGNING FORAREAL – OPSUMMERING (6/6)BetegnelseBaseline 2011.206Beløb, mio kr.MængdeAktuelmængdedata.ServiceniveauReeltserviceniveau.EnhedsprisEnhedsprisermangler i FKO’søkonomisystem.TotalomkostningUdtryk for denreelle omk. i dag.Omk. hentet viaFKO økonomi-system.Udtryk forforventede omk.uden udbud, hvisplejeplanerne idag blevoverholdt.Udtryk forforventede omk.ved udbud, hvisplejeplanerne blevoverholdt.Udtryk for omk. idag uden udbud,hvis standard-priser for deforskellige opgaveranvendes.Udtryk for omk.ved udbud vedvaretagelse afopgaver baseretpå funktionskrav.
Beregnet baseline(serviceniveau fraplejeplaner).
237
Aktuelmængdedata.
Serviceniveauangivet i FBE’skvalitetskrav ogpleje- ogvedligeholdelses-planer.Serviceniveauangivet i FBE’skvalitetskrav ogpleje- ogvedligeholdelses-planer.Reeltserviceniveau,baseret påfunktionskrav.
V&S priser ogandrestandardpriser eranvendt.
Beregnet baselineved udbud(serviceniveau fraplejeplaner).
Aktuelmængdedata.152
Forventedeudbudspriser eranvendt.
Justeret baseline(reeltserviceniveau).
202
Aktuelmængdedata.
V&S priser ogandrestandardpriser eranvendt.
Justeret baselineved udbud (reeltserviceniveau).
Aktuelmængdedata.129
Reeltserviceniveau,baseret påfunktionskrav.
Forventedeudbudspriser eranvendt.
1.A.2.3 FÅ OPGAVER DRIVER STØRSTEPARTEN AFOMKOSTNINGERNE FOR AREALPLEJESamlet omkostning for areal pr. opgave, Vest 2011Millioner kr.1098724
206
1317248824
Græs
Snerydning
SimpeltBelægningervedligehold
Udstyrog andet
Blomster,buske,træer,hækkeog hegn
Støtte til deInternoperativeaffalds-enhederhåndtering
Øvrigearealer(areal ude)
Brandvagt
Skovdrift
Total
• Inddeles de samlede omkostninger på opgaver, er den væsentligste omkostning Græs på ca. 88 mio kr.,hvilket svarer til 42% af de samlede omkostninger.• De fem største opgaver udgør ca. 81 % af de samlede omkostninger og dækker græs, snerydning,simpelt vedligehold, belægninger samt udstyr og andet. Snerydning er med 24 mio kr. den næststørstepost og udgør ca. 12% af den samlede baseline.• Få store opgaver driver således hovedparten af omkostninger og bør være i særligt fokus ved udbud, dade væsentlige besparelsespotentialer vil ligge i disse opgaver.73Note: Fordelingen af omkostningerne på de enkelte opgaver er baseret på de estimerede enhedspriser og mængder i den opgjorte baseline. SAP indeholderikke et detaljeret omkostningsbreakdown på opgaver.Kilde: Orbicon; FKO spørgeskemaer; Skovdyrkerne; Interviews og besøg på etablissementer team analyse
1.A.2.3 59% AF ESTIMEREDE BESPARELSER FINDES VEDUDBUD AF GRÆSPLEJESamlet omkostning for areal pr. opgave, Vest 2011Millioner kr.88
Baseline 2011-50%
Baseline ved samlet udbud
44-20%-38%-20%
24
19
2415
-20%
20%
17
-38%
-38%
-10%
14
13
11
10
-38%
-10%
8
9
6
8
5
7
6
2
1
4
4
Græs
Snerydning
Simpeltvedligehold
Belægninger
Udstyrog andet
Blomster,Støtte til debuske, træer, operativehække ogenhederhegn
Internaffalds-håndtering
Øvrigearealer(areal ude)
Brandvagt
Skovdrift
• Omkostning til græs kan reduceres med ca. 44 mio kr., hvilket svarer til 59% af den samlede estimeredebesparelse. Reduktionen i omkostningerne skyldes frem for alt en volumeneffekt, der opstår ved at udbyde megetstore mængder, samt anvendelsen af bedre teknologi i leverandørens opgaveløsning.• På simpelt vedligehold kan omkostningerne reduceres med ca. 9 mio kr., mens snerydning kan reduceres med ca.5 mio kr. De tre nævnte områder udgør samlet set 77% af det samlede besparelsespotentiale.• Besparelserne på de øvrige opgaver ligger fra ca. 4 mio kr. og nedefter.74Note: Fordelingen af omkostningerne på de enkelte opgaver er baseret på de estimerede enhedspriser og mængder i den opgjorte baseline. SAP indeholderikke et detaljeret omkostningsbreakdown på opgaverKilde: Orbicon; FKO spørgeskemaer; Skovdyrkerne; Interviews og besøg på etablissementer team analyse
1.A.2.3 AREALOMKOSTNINGER ER JÆVNT FORDELT PÅLSE’ERSamlet omkostning for areal pr. LSE, mio kr.
930193523301718
5
8
206
11
KAR
SKP
FAA
OKS
SKI
FRC
AAL
FRH
HOL
VAR
BOR*
Total
• Tre store LSE’er (SKI, KAR og FRH) udgør ca. 50 % af de samlede omkostninger til areal.• Omkostningerne er ellers generelt relativt ligeligt fordelt på LSE’erne. Fire LSE’er har omkostningertil areal på mindre end 10 mio kr.
75
*LSE Borris udgør en forholdsvis lav andel af totalomkostningerne, da de har relativt få plejekrævende arealer.
1.A.2.3 BESPARELSER FOR AREAL LIGGERPÅ FÅ LSE’ERSamlet omkostning for areal pr. LSE, mio kr.-72%+41%
Datagrundlaget forfordelingen afomkostningerne erbaseret på estimater,og resultaterne skalderfor ses somindikative.Baseline 2011Baseline ved samlet udbud
+3%
35+29%-51%
-78%
30
31
30-53%
241718
23
23
191110
-34%
-55%
9
1177
94
-23%
-78%
8542
KARÅV# ETAB2910
SKP2016
FAA2114
OKS3512
SKI2041
FRC1843
AAL1213
FRH3334
HOL1110
VAR810
BOR155
• Den beregnede besparelse fordeler sig ujævnt på de enkelte LSE’er. Hovedparten af besparelsen liggerpå fire LSE’er (OKS, SKI, FRC og FRH), der samlet set står for ca. 90% af den samledeomkostningsreduktion.• Det fremtidige estimerede omkostningsniveau er beregnet på baggrund af de opgjorte arealer påLSE’erne og indeholder en proportional fordeling af alle fremtidige omkostninger.• På KAR, SKP og FAA er der estimeret en højere omkostning fremadrettet på baggrund af de opgjortearealer.Note: Fordelingen af omkostninger på LSE-niveau er fordelt pba. estimater foretaget af FBE. Serviceområderne kan kun delvis opgøres i SAP
76
1.A.2.3 DEFINITION AF SERVICEOMRÅDER FOR AREAL(1/3)Beskrivelse•Arealpleje:Arealer og områder, hvor der typisk anvendes haveredskaber og lign., som erbeskrevet i FBE’s kvalitetsbeskrivelser og tilhørende arealkort og områdeliste•Vintertjeneste:Gennemførelse af vintertjenesten er opdelt i tre prioriteter for det enkelteetablissement, hvor : Prioritet 1 er den faste ydelse; Prioritet 2 og 3 kan fravælges•Simpelt vedligehold:Vedligeholdende arbejde, vedligeholdelse og reparationer vedmyndigheden, der ikke kræver autorisation eller en håndværksmæssig uddannelse.•Intern affaldshåndtering:Intern affaldshåndtering omfatter bortfjernelse af dagligtaffald/genbrug og aflevering i aftalt deponi.• Skydebaner i denne kategori defineres som afspærringsfri skydebaner, hvor der primærtgennemføres enkeltmandsskydeuddannelse med ammunition op til og med 10 mm.•Garnisonsnæreskydebane:Garnisonsnære skydebaner er geografisk placeret i tilknytningtil en garnison.•Selvstændige Skydebane:Selvstændige skydebaner er geografisk spredt over heleVestdanmark og anvendes hovedsageligt af hjemmeværnet•Øvrige Skydebaner:Øvrige skydebaner omfatter salonskydebaner, indendørs skydebaner,mindre lokale skydebaner mv.•Daglig drift af skydebaner:Den daglige drift dækker alle aktiviteter, der er nødvendige forat fastholde skydebanens funktionalitet og anvendelse•Støtte til skydende enheder:Støtte til skydende enheder omfatter alle aktiviteter iforbindelse med en skydende enhed. Før: Fx klargøring og opstilling af SKYMAT. Under: Fxhvis banen er bemandet og/eller der er tilkaldevagt under skydningen. Efter: Nedtagning afSKYMAT og oprydning på banen•Arealpleje:Arealpleje er beskrevet i FBE kvalitetsbeskrivelser og tilhørende arealkort ogområdeliste•Vintertjeneste:Gennemførelse af vintertjenesten er opdelt i tre prioriteter for det enkelteetablissement, hvor : Prioritet 1 er den faste ydelse og Prioritet 2 og 3 kan fravælges•Simpelt vedligehold:Vedligeholdende arbejde, vedligeholdelse og reparationer vedmyndigheden, der ikke kræver autorisation eller en håndværksmæssig uddannelse•Affaldshåndtering:Affaldshåndtering omfatter bortfjernelse af skydebanens affald og77genbrug, herunder aflevering i aftalt deponi.
Arealpleje inde
Skydebaner
Kilde: FKO
1.A.2.3 DEFINITION AF SERVICEOMRÅDER FOR AREAL(2/3)Beskrivelse•Daglig drift af skydeterræn:Den daglige drift af skydeterræn dækker alle aktiviteter, derskal gennemføres for at fastholde terrænets funktion som øvelsesterræn.•Støtte til skydende enheder:Dækker alle aktiviteter i forbindelse med en skydende enhed.Før: Fx klargøring og opstilling af SKYMAT. Under: Fx hvis banen er bemandet og/eller der ertilkaldevagt under skydningen. Efter: Nedtagning af SKYMAT og oprydning på banen•Arealpleje:Arealpleje er beskrevet i FBE kvalitetsbeskrivelser og tilhørende arealkort ogområdeliste•Vintertjeneste:Gennemførelse af vintertjenesten er opdelt i tre prioriteter for det enkelteetablissement, hvor : Prioritet 1 er den faste ydelse og Prioritet 2 og 3 kan fravælges•Simpelt vedligehold:Vedligeholdende arbejde, vedligeholdelse og reparationer vedmyndigheden, der ikke kræver autorisation eller en håndværksmæssig uddannelse•Affaldshåndtering:Affaldshåndtering omfatter bortfjernelse af skydeterrænets affald oggenbrug, herunder aflevering i aftalt deponi.•Daglig drift af øvelsesterræn:Den daglige drift af øvelsesterræn omfatter alle aktiviteter,der skal gennemføres for at fastholde terrænets funktion som øvelsesterræn.•Støtte til øvelsesaktiviteter:Dækker alle aktiviteter i forbindelse med en øvende enhed.Før: Fx etablering af stillingsområde. Efter: Oprydning, opfyldning af stillingsområder.•Arealpleje:Arealpleje er beskrevet i FBE kvalitetsbeskrivelser og tilhørende arealkort ogområdeliste•Vintertjeneste:Gennemførelse af vintertjenesten er opdelt i tre prioriteter for det enkelteetablissement, hvor : Prioritet 1 er den faste ydelse og Prioritet 2 og 3 kan fravælges•Simpelt vedligehold:Vedligeholdende arbejde, vedligeholdelse og reparationer vedmyndigheden, der ikke kræver autorisation eller en håndværksmæssig uddannelse•Affaldshåndtering:Affaldshåndtering omfatter bortfjernelse af øvelsesterrænets affald oggenbrug, herunder aflevering i aftalt deponi.
Skydeterræn
Øvelsesterræn
78
Kilde: FKO
1.A.2.3 DEFINITION AF SERVICEOMRÅDER FOR AREAL(3/3)Beskrivelse•Daglig drift af tank- og depotområder:Den daglige drift af tank- og depotområderomfatter alle aktiviteter, der skal gennemføres for at fastholde terrænets funktion.•Støtte til aktiviteter:Støtte til aktiviteter dækker alle opgaver og arbejder, der direkterelaterer til enheder i terrænet.•Arealpleje:Arealpleje er beskrevet i FBE kvalitetsbeskrivelser og tilhørende arealkort ogområdeliste.•Vintertjeneste:Gennemførelse af vintertjenesten er opdelt i tre prioriteter for det enkelteetablissement, hvor : Prioritet 1 er den faste ydelse og Prioritet 2 og 3 kan fravælges.•Simpelt vedligehold:Vedligeholdende arbejde, vedligeholdelse og reparationer vedmyndigheden, der ikke kræver autorisation eller en håndværksmæssig uddannelse.•Affaldshåndtering:Affaldshåndtering omfatter bortfjernelse af områdets affald og genbrug,herunder aflevering i aftalt deponi.
Tank- ogdepotområder
Skov
•Daglig drift af skov:Den daglige drift af skovområder omfatter alle aktiviteter, der skalgennemføres for at fastholde skovenes funktion.•Arealpleje:Arealpleje er beskrevet i FBE kvalitetsbeskrivelser og tilhørende arealkort ogområdeliste.•Vintertjeneste:Gennemførelse af vintertjenesten er opdelt i tre prioriteter for det enkelteetablissement, hvor : Prioritet 1 er den faste ydelse og Prioritet 2 og 3 kan fravælges.•Simpelt vedligehold:Vedligeholdende arbejde, vedligeholdelse og reparationer vedmyndigheden, der ikke kræver autorisation eller en håndværksmæssig uddannelse.•Affaldshåndtering:Affaldshåndtering omfatter bortfjernelse af områdets affald og genbrug,herunder aflevering i aftalt deponi.
Kilde: FKO
1.A.2.3 OPGJORT PÅ SERVICEOMRÅDER UDGØR AREALINDE CA. 58%Samlet omkostning for areal pr. serviceområde, mio kr.
2211931
12
18
4
206
Areal inde
Areal udeSkydeterræn(øvelsesterræn)
Skydebane
Tank ogdepotområde
Skov
Total
• Areal inde udgør 119 mio kr., dvs. ca. 58% af de samlede omkostninger på areal i 2011.• De resterende omkostninger på areal er jævnt fordelt på de øvrige serviceområder. Skov udgør dogen mindre del på ca. 4 mio kr.• SAP-økonomisystemet indeholder ikke direkte disse servicedefinitioner, så derfor er der anvendt ennøgle til allokering af omkostninger ned på de enkelte områder. Fordelingen af omkostningerne erbaseret på bedste skøn indhentet fra FBE. Analysen kan derfor indeholde usikkerheder og bør sessom indikativ.
80
1.A.2.3 BESPARELSER FORDELER SIG JÆVNT PÅTVÆRS AF SERVICEOMRÅDERSamlet omkostning for areal pr. serviceområde, mio kr.-15%
Baseline 2011Baseline ved samlet udbud100
119
Datagrundlaget forfordelingen afomkostningerne erbaseret på estimater,og resultaterne skalderfor ses somindikative.
-68%
312210
-68%-84%
-50%
7
122
18
-8%
9
4
4
Areal indeÅV 2011151
Areal ude(øvelsesterræn)19
Skydeterræn27
Skydebane13
Tank ogdepotområde11
Skov0
• De beregnede besparelse fordeler sig jævnt på tværs af serviceområder. Der er forholdsmæssigt størstbesparelser på de mindre serviceområder, hvor potentialet ligger mellem 50% og 84%, mens Arealinde ligger på ca. 15%.• Ved samlet udbud forventes omkostningerne til areal inde at udgøre 101 mio kr. svarende til 76% af detotale omkostninger, hvor de i dag udgør ca. 58%.81
Note: Fordelingen af serviceområder er fordelt pba. estimater foretaget af FBE. Serviceområderne kan kun delvis opgøres i SAP.
1.A.2.3 OBSERVATIONER FOR AREAL – SOM INPUT TILUDBUDKommentar• Interview og besøg viser, at FBE i dag udfører en del af arealplejen, herundergræsslåning, efter behov og dermed i praksis er gået over til funktionskrav.• Serviceniveauet er dermed justeret til et lavere niveau end i FBE’skvalitetsbeskrivelser. Det er væsentligt at få integreret det reelle serviceniveaui udbudsteksten, således at det nuværende kvalitetsniveau ikke bliver højere.• Der er en række områder med begrænset dokumentation, som vil kræveyderligere beskrivelse ifbm. et udbyd.
Areal inde
Andre arealer
Detaljeretudbudsgrundlag
• Krav til serviceniveauer på andre arealer er generelt ikke defineret. Det sammegælder i en vis udstrækning for skydebaner og skydeterræner, idet disse primærtpasses ifht. ønsker og krav fra de operative enheder.• Et ensartet kvalitetskrav er nødvendigt for at gennemføre et udbud ogfremadrettet konsistens i opgaveløsningen.• På arealpleje ude er der medarbejdere med specialviden. Der er en risiko for atmiste viden i FBE, hvis disse medarbejdere overdrages til en ny leverandør.• Modsat er der en risiko for, at en kommende leverandør ikke vil være i stand til atløse opgaverne tilfredsstillende, hvis disse medarbejdere ikke overdrages.• Ved vurdering af årsværk pr ETAB og LSE er der en risiko for, at potentialer ikkei praksis kan realiseres, idet antal faktiske timer pr etab er få.• En optimering af personel – evt. flyverkorps vil kunne være en løsning82
Kompetence-mangel/udfordringer
ÅV pr LSE
Kilde: Orbicon, Rambøll, Skovdyrkerne
1.A.3 AGENDA
A.1. BaselineA. PotentialevurderingA.2. Potentiale ved udbud1. Kantine2. Rengøring3. ArealplejeA.3. Potentiale ved reduktion af ledelseog administrationA.4. Potentiale ved intern optimering1. Kantine2. Rengøring3. Arealpleje
83
1.A.3 POTENTIEL BESPARELSE PÅ 16 MIO VEDREDUKTION AF LEDELSE OG ADMINISTRATIONIndirekte omkostninger for udbudte opgaver, vest 2011Millioner kr.
-32%511634
Indirekte omkostningerrelateret til udbudte opgaver
Potentiel besparelse
Omkostning ved fuldtimplementeret udbud
Udbydeskantine,rengøring ogarealpleje erder enpotentielbesparelse på16 mio viareduktion afledelse ogadministration
84Kilde: FPT og FKIT: SAP træk (Christian Elander Rasmussen). FBE: SAP træk (Øvli Øvlisen). Fordelingsnøgler: Øvli Øvlisen og Grith Sandst PoulsenNote: Der er her ikke taget hensyn til igangværende intern besparelses analyse i FPT. Eventuelle resultater af denne vil muligvis påvirke ovenstående
1.A.3 INDIREKTE OMKOSTNINGER DER PÅVIRKES AFUDBUDDET ER RELATERET TIL STABEN I FBE, RCV,KCDK SAMT FPT OG FKITForsvarets organisationFKOFBESTABKCDKRCVRCØFPTFKITFSUFRTFMTHOK…
Tjenester hvis omkostninger kanrelateres til overordnet drift af kantine,rengøring og areal
Fordeling af total indirekte omkostningsbase, vest 2011Millioner kr.91451
•Totalomkostningsbase på914 mio for tjenesterhvis omkostningerkan relateres tiloverordnet drift afkantine, rengøring ogareal•Af disse kan 51 miodirekte relateres tilde udbudte opgaver
Udbudte opgaver5627555164216317032138107 3RCVIkke udbudte opgaver
863816
Totalindirekte
FPT
FKIT*
FBE stab
KCDK85
* Eksklusive FKIT investeringerKilde: FPT og FKIT: SAP træk (Christian Elander Rasmussen). FBE: SAP træk (Øvli Øvlisen). Fordelingsnøgler: Øvli Øvlisen og Grith Sandst PoulsenNote: Der er her ikke taget hensyn til igangværende intern besparelses analyse i FPT. Eventuelle resultater af denne vil muligvis påvirke ovenstående
1.A.3 FORVENTET BESPARELSE PÅ 16 MIO (25 ÅV)SOM PRIMÆRT RAMMER FBE STAB OG FPTNuværende bemandingmillioner kr.ÅV64Ændringmillioner kr.ÅV-22Primære besparelser findes ifm. færre rammeaftaler iHandelsafdelingen samt i HR og Driftsdivisionen.Primære besparelser findes i driftsafdelingen. Pga. de få årsværkvurderes det at besparelser ikke kan realiseres.1Forklaring
FBE stab
32
-10
RCV
3
6
0
0
KCDK
6
14
0
0
Ingen besparelser. Opgaverne vurderes ikke at bortfalde.2Besparelser ift. andel af medarbejdere, som FPT ved udbud ikkelængere skal betjene. Anvendelse af enhedsomkostninger permedarbejder på 9.933 kr. per år.3Besparelser ift. antal af IT stationer som tages ud af drift.Besparelse reduceret da flere abonnementsomk. ikke betalesindividuelt, men som del af større pakke og derfor ikke kanrealiseres fuldt ud.Det vurderes, at ca. 6 ÅV skal varetage det nye udbud, svarendetil ca. 2,4 mio kr. De 6 ÅV indeholder ledelse, controller,servicespecialister, økonomi og koordinerende medarbejdere.4
FPT
7
9
-7
-9
FKIT
2
na
-2
0
Ekstra
0
na
2
+6
Total
51
93
-16
-25
Vurderet af Grith Sandst Poulsen. Yderligere kvalifikation af vurderingen bør foretages2Vurderet af Grith Sandst Poulsen. Yderligerekvalifikation af vurderingen bør foretages3Kilde: Valideringen af kontrolbuddet fra Øst4ÅV er anslået af Grith Sandst Poulsen.Note: Der er her ikke taget hensyn til igangværende intern besparelses analyse i FPT. Eventuelle resultater af denne vil muligvis påvirkeovenstående1
86
1.A.3 BESPARELSERNE VURDERES AT RAMME LIGELIGTPÅ DE UDBUDTE OPGAVER
Fordeling af indirekte besparelser på udbudte opgaver, vest 2011Millioner kr.De ekstra medarbejdere fordelt til detre serviceområder.
16
27
16
6
66
55
Total
EkstraRengøringmedarbejdere
Kantine
Areal
Total
Rengøring
Kantine
Areal
87Kilde: FPT og FKIT: SAP træk (Christian Elander Rasmussen). FBE: SAP træk (Øvli Øvlisen). Fordelingsnøgler: Øvli Øvlisen og Grith Sandst PoulsenNote: Der er her ikke taget hensyn til igangværende intern besparelses analyse i FPT. Eventuelle resultater af denne vil muligvis påvirke ovenstående
1.A.4 AGENDA
A.1. BaselineA. PotentialevurderingA.2. Potentiale ved udbud1. Kantine2. Rengøring3. ArealplejeA.3. Potentiale ved reduktion af ledelseog administrationA.4. Potentiale ved intern optimering1. Kantine2. Rengøring3. Arealpleje
88
1.A.4 DET SAMLEDE POTENTIALE FOR INTERNEOPTIMERINGER ER PÅ CA. 14%Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering*mio425107191969-14%3174519619KantineRengøringArealpleje•Interne optimeringerudgør 45 millioner krsvarende til 14% afbaseline efter udbud2731017872188119100•Realiseringen afpotentialet kræver enoptimal implementeringog et målrettet fokus afFKO samt en rækkededikerede interneaktører til at driveinitiativerne ifbm. såveludbud som internoptimering
140
97
120
Baseline2011
Besparelserved udbud
BaselineInterneBaselineefter udbud optimeringer efter interneoptimeringer
89
*fraregnet indirekte omkostningerKilde: Prokura og Rambøl
1.A.4 POTENTIALET FOR INTERNE OPTIMERINGER FORKANTINER ER PÅ 16% (19 MIO KR)Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering, mio*.
140
19120
-16%0013349101
Baseline 2011
Beregnetbesparelseved fuldtudbud
Baselineefter udbud
Optimerindkøbsprisaf varer tilmøder
Reduceromkostningervedkøkkenaffald
ReducerReducerReducerservice ved udbringning åbningstiderforplejning og opdækning
Optimerkostplaner
konsoliderkøkkener
Baseline efteroptimeringer
• På tværs af udbud og intern optimering vurderes der at være muligheder for at reducere de løbendedriftsomkostninger med ca. 28% af den nuværende omkostningsbase, hvilket svarer til ca. 39 mio. iårlig besparelse og et nyt omkostningsniveau på ca. 114 mio.• Realiseringen af potentialet kræver en optimal implementering og et målrettet fokus af FKO samt enrække dedikerede interne aktører til at drive initiativerne ifbm. såvel udbud som intern optimering*fraregnet indirekte omkostningerKilde: Prokura90
1.A.4 POTENTIALET FOR INTERNE OPTIMERINGER FORRENGØRING ER PÅ 8% (6 MIO KR)Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering, mio*.
97
19-8%7812
3
72
Baseline 2011
Beregnetbesparelse vedfuldt udbud afarealer
Baselineefter udbud
Insource plejeaf planter
Reducernuværendeaftaltserviceniveauved rengøring
Udeladrengøring afarealer hvorbrug ikke ernødvendig
Baseline efteroptimeringer
• På tværs af udbud og intern optimering vurderes der at være muligheder for at reducere de løbendedriftsomkostninger med ca. 26% af den nuværende omkostningsbase, hvilket svarer til ca. 25 mio. iårlig besparelse og et nyt omkostningsniveau på ca. 72 mio.• Realiseringen af potentialet kræver en optimal implementering og et målrettet fokus af FKO samt enrække dedikerede interne aktører til at drive initiativerne ifbm. såvel udbud som intern optimering*fraregnet indirekte omkostningerKilde: Prokura91
1.A.4 POTENTIALET FOR INTERNE OPTIMERINGER FORAREAL ER PÅ 16% (19 MIO KR)Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering, mio*.Overlap
188
69
-16%11921111
4Øget tilskud iNatura 2000
1
100
Baseline 2011
Beregnetbesparelse vedfuldt udbud afarealer
Baselineefter udbud
OmklassificeringOmklassificeringaf sportsplæneraf øvrigetil brugsplæner græsarealer tilfælledgræs
Optimeringaf skovdrift
Øgetsalgsindtægtfra jagt ogfiskeri
Reduktion afdriftsomk. tilskovdrift
Optimeretbaselineefter udbud
• På tværs af udbud og intern optimering vurderes der at være muligheder for at reducere de løbendedriftsomkostninger med ca. 45% af den nuværende omkostningsbase, hvilket svarer til ca. 93 mio. iårlig besparelse og et nyt omkostningsniveau på ca. 100 mio eksklusiv indirekte omkostninger.• Realiseringen af potentialet kræver en optimal implementering og et målrettet fokus af FKO samt enrække dedikerede interne aktører til at drive initiativerne ifbm. såvel udbud som intern optimering.• Derudover vil man kunne opnå engangsindtægter ved salg af aktiver på ca. 100 mio. kr. Dettekræver også en stærk organisatorisk opbakning samt dedikerede aktører internt.*fraregnet indirekte omkostningerKilde: Rambøll92
1.A.4.1 AGENDA
A.1. BaselineA. PotentialevurderingA.2. Potentiale ved udbud1. Kantine2. Rengøring3. ArealplejeA.3. Potentiale ved reduktion af ledelseog administrationA.4. Potentiale ved intern optimering1. Kantine2. Rengøring3. Arealpleje
93
1.A.4.1 INTERNE OPTIMERINGER AF KANTINEOMRÅDETKAN INDDELES I 8 GRUPPERTyper af ideer1. Ændring afproduktetÆndring afserviceniveau
Løftestænger
Analyser foretaget
2. Ændring afvolumen/frekvens
1.1 Optimer indkøbspris af varer til buffet gennem standardisering, konsolidering og forhandling mv.1.2 Optimer indhold af mødepakker1.2.1 Reducer udbringning og opdækning ved møder1.2.2 Optimer indkøbspris af varer til møder gennem standardisering, konsolidering og forhandlingmv.2.1 Optimer menu i buffet for at købe mindre volumen, tilberede mindre, servere mindre, rengøre mindreog smide mindre ud2.1.1 Optimer kostplaner2.1.2 Optimer vareudvalg i kantiner2.2 Reducer åbningstider for at reducere lønomkostninger2.3 Optimer volumen af mødepakker2.3.1 Tilsikre at serviceniveau ved forplejning ikke overskrider aftalt niveau for at reduceremerarbejde2.3.2 Reducer nuværende aftalt serviceniveau ved forplejning (hvem må få forplejning og hvor megetforplejning man må få)3.13.23.33.43.53.6Udskift gamle køkkenmaskiner/udstyr for at reducere vedligeholdelsesomkostninger samt elforbrugUdskift gamle automater for at reducere vedligeholdelsesomkostninger, strøm, drift og lejeudgifterOptimer energiforbrug i forbindelse med madlavningsprocessenReducer omkostninger ved køkkenaffald, eks. gennem sortering og salg af værdifuldt affaldOptimer indkøbs af investeringer ved standardisering, konsolidering og forhandling mv.*Reducer lageromkostninger gennem optimering af lagerniveau og leveringsfrekvens
3. Optimeringaf drift oginvesterings-omkostninger4. Øg takten(lokaleoptimerings-muligheder)5. Sænktimepris
Reduceromkostning tilkantine
Ingen reelændring afserviceniveau
4.1 Minimere rengøring/oprydning/opvask ved at fjerne bakker fra kantinen4.2 Optimer rengøring af kantinearealer ved at vurdere lokalt om det skal foretages af rengøringsfolk ellerkantineansatte4.3 Optimering af brugeres tidsforbrug i kantinen for at reducere arbejde4.4 Optimer planlægning af antal bespiste for at undgå merarbejde og spild*5.4 Opnå best practice takt i forhold til intern benchmark på tværs af LSE’er5.1 Reducer lønomkostninger ved at bruge lavere lønnede medarbejdertyper5.2 Reducer lønomkostninger ved at sikre ensartet aflønning af medarbejdergrupper5.3 Reducer omkostninger til lokal ledelse
6. Opnåstordriftsfordele
6.1 Opnå stordriftsfordel ved konsolidering af produktionskøkkener og kantiner
Øgedeindtægter
7. Øgededriftsindtægter
7.1 Optimer buffetindtjening ved at øge priser7.2 Optimer udvalg og prissætning på eksisterende og potentielt sortiment udover buffet for at øgeindtjeningen*
8.1 Sælg overskydende aktiver eks. ved nedlægning af køkkener/konsolideringer
*ideer det foreslås at analysere yderligereKilde:Prokura
8. Salg afaktiver
94
1.A.4.1 DER ER MELLEM 14 OG 26 MILLIONER KR IPOTENTIALE PÅ KANTINEOMRÅDETAnalyseBesparelsespotentialeMillioner krGennemførbarhed4=højest, 0=lavest
Min besparelseMax besparelse
Gennemføres somdel af udbud
1.2.1 Reducer udbringning og opdækning vedmøder1.2.2 Optimer indkøbspris af varer til mødergennem standardisering, konsolidering ogforhandling mv.2.1.1 Optimer kostplaner2.2 Reducer åbningstider for at reducerelønomkostninger2.3.2 Reducer nuværende aftalt serviceniveau vedforplejning3.4 Reducer omkostninger ved køkkenaffald, eks.gennem sortering og salg af værdifuldt affald4.3 Optimering af brugeres tidsforbrug i kantinenfor at reducere arbejde6.1 Opnå stordriftsfordele ved konsolidering afproduktionskøkkener og kantinerTotal potentiale for interne besparelser på kantine*eksklusiv investeringsomkostningerKilde:Prokura
3,2
3
0,2
4
x
4,0
3
4,5
3
0,8
4
0,2
4
x
13,0*
1
x
13,9
12,0
25,995
1.A.4.1 5 INITIATIVER BØR HAVE HØJ PRIORITET PGA.DERES GENNEMFØRBARHED OGBESPARELSESPOTENTIALEPrioritet 2BesparelsespotentialeHøjt1.2.1 Reducer udbringning og opdækning ved møder
Prioritet 1
6.1
1.2.2 Optimer indkøbspris af varer til møder gennemstandardisering, konsolidering og forhandling mv.2.1.1 Optimer kostplaner2.2 Reducer åbningstider for at reducere lønomkostninger2.3.2 Reducer nuværende aftalt serviceniveau ved forplejning
2.2
2.1.1
3.4 Reducer omkostninger ved køkkenaffald,eks. gennem sortering og salg af værdifuldt affald4.3 Optimering af brugeres tidsforbrug i kantinenfor at reducere arbejde
1.2.1
6.1 Opnå stordriftsfordele ved konsolideringaf produktionskøkkener og kantiner
2.3.2LavtLavKilde: Prokura
4.3
3.41.2.2
GennemførbarhedHøj96
1.A.4.1 INITIATIVERNE 3.5, 4.4 OG 7,2 BØRUNDERSØGES NÆRMERE. FLERE INITIATIVERBØR OGSÅ OVERFØRES TIL ØST• I forbindelse med analysen af kantine er der gjort en række observationer, som kunne danneudgangspunkt for initiativer med et væsentligt besparelsespotentiale. Inden for dette projekt har detikke været muligt at fremskaffe de relevante data fra eksisterende systemer eller gennemføre denødvendige analyser for at kunne vurdere potentialernes størrelse.• Det drejer sig om tre initiativer:1. Kantine: Optimer indkøb af investeringer ved standardisering, konsolidering ogforhandling mv.Hvis leverandøren ikke overtager investeringsopgaven men benytter forsvarets udstyr vil detvære relevant at kigge på det nuværende forbrug på 8.6 millioner for at sikre besparelsergennem en mere centraliseret tilgang til indkøbet.2. Kantine: Optimer planlægning af antal bespiste for at undgå merarbejde og spild8 ud af 18 adspurgte LSE’er nævner at det er svært at planlægge baseret på kostmeldinger dadisse ikke altid reflekterer antallet af bespiste, soldater på madpakker i øvelsesterræn kommerind og spiser alligevel, antal deltagere til arrangementer og øvelser bliver ændret i sidste øjeblik,øvende/kursister tvinges i internatkost de ikke spiser etc. Dette er en af de store årsager tilforsvarets spild på forarbejdet mad på 130 tons svarende til 10 millioner. Løsninger vil muligvisvære LSE bestemte.3. Kantine: Optimer udvalg og prissætning på eksisterende og potentielt sortiment udoverbuffet for at øge indtjeningen.Der er måske muligheder for at øge kantineindtjeningen ved at optimere i pris og udvalg på devarer der bliver solgt i kantinen udover standard buffeten. Givet muligheden vil en leverandørmed større erfaring med salg kunne opnå en bedre finansiering af kantineomkostninger gennemindtjeningHerudover vurderes det at der er et signifikant besparelsespotentiale ved at udrulle mange af deidentificerede initiativer til Øst97
•
Kilde: Prokura
1.A.4.1.1.2.1 REDUCER UDBRINGNING OGOPDÆKNING VED MØDER (I/II)Oversigt over den årlige omkostning forbundet med møder, VestMillioner kr7,8-41%(-3,2)•Ved at fjernemuligheden fortransport ogopdækning kan derspares 30-41% afmødeudgifterne(2,4-3,2 millioner)afhængig af om 75%eller 100% aftransport ogopdækning afskaffes•Derudover har enreduktion imødeservice typiskden effekt at derbestilles mindremødeforplejning
2,5
4,6
0,7
4,6
Mødeforplejning Transport (i ogOpdækning(alleudenfor(til alle slagsmødepakker) etablissementet)møder)
Total møde-omkostning
Total møde-omkostningeksklusivudbringning
Antagelser: Potentialet bygger på et meget begrænset datagrundlag, det har derfor været nødvendigt at anvende en række antagelser. De er at finde pånæste slide. Analysen er senere valideret med Dorthe BøgeskovKilde: Baseret på spørgeskema data, finansiel data og kantineydelseskatalog version 4; yderligere er kantineopgavesplit verificeret at Dorte Bøgeskov98
1.A.4.1.1.2.1 REDUCER UDBRINGNING OGOPDÆKNING VED MØDER (II/II)Antagelse•Spørgeskemaer viser at 7% af kantinemedarbejdernes tid bruges på tjenester iforhold til møderMødeomkostning•Det er derfor antaget at af de samlede omkostninger på 120 millioner (eksklusivindirekte) udgør 7% omkostninger til møder, svarende til 8 millioner•Denne omkostning er fordelt ned på mødeforplejning, opdækning og transportbaseret på pris en per møde for hver udregnet med en antagelse om 5 mand permøde i gennemsnit•Prisen på mødeforplejning er regnet som et fladt snit af mødepakke morgenmad,mødekaffe 1, mødekaffe 2, mødefrokost 1 og mødefrokost 2 til 40 kr i gennemsnitper kuvert svarende til 200 kr per møde. Det svarer til 59% af de samledemødeomkostninger•Prisen på transport indenfor LSE er 49kr, prisen udenfor LSE er 97 kr. Der erantaget et 90/10 split i forhold til frekvens. Det er yderligere antaget at 60% afmøder kræver transport. Udgiften til transport udgør derfor 9% af de samledemødeomkostninger•Prisen for opdækning op til 20 mand er 200 kr. Prisen for opdækning op til 30mand er 300 kr. For møder over 30 mand afregnes der på timebasis•Det er antaget at 90% af møder er under 20 mand og de resterende 10% ermellem 20-30 mand•Spørgeskemaundersøgelse viser at 51% af alle møder foregår medmødeopdækning•Mødeopdækning koster derfor i gennemsnit 107 kr per møde svarende til 32% aftotal mødeomkostning
Mødeforplejning
Transport
Mødeopdækning
Kilde: Baseret på spørgeskema data og kantineydelseskatalog version 4; yderligere er kantineopgavesplit verificeret at Dorte Bøgeskov
99
1.A.4.1.1.2.2 OPTIMER INDKØBSPRIS AF VARER TILMØDER GENNEM STANDARDISERING, KONSOLIDERINGOG FORHANDLING MV.Skift fra brand til non-brand produkter hvor dette ikke fører til kvalitetsforringelseÅrligtforbrug ix000 kr786937
Varenavn50 cl. Egekilde m/brus50 cl. Egekilde m/brus & citrus*50 cl. Kildevand - Egekilde50 cl Privat label vand m/brus
Priser per stk, kr12.0-47%12.0-47%7.5-16%6.3•
•
Alene ved at skiftetil non-brandflaskevand kanForsvaret spare15% eller 0,15 miokr årligt tilmødeforplejningLignende tiltag kanogså overvejes påprodukter somsodavand, slik ogchokolade etc.
73122
30 cl. Egekilde m/brus30 cl. Egekilde m/brus & citrus*33 cl Privat label vand m/brus6.2
10.0-38%10.0-38%
Nøglefakta: Forsvaret bruger nu 1,2 millioner på ovenstående vand typer. Brus og citrus har samme pris som brus og anden smag (eks. Hindbær)Antagelser: Det antages at 80% af vand salget går til mødeforplejning, det antages at kantinesalget af vand er udgiftsneutralt da kunder dækker udgifterne,samtidig sammenlignes med en baseline der inkluderer indkøbsbesparelser på 6% pga. udbudKilde: Indkøb i Vest, 2011, Tidligere klient data for private label priser; alle priser er salgspriser100
1.A.4.1.2.1 OPTIMER KOSTPLANER
Madspild, forarbejdet madtons per år
135
4 mio kr-40%
•40% af de adspurgte LSEernævner ufleksible madplanersom en hovedårsag til spild afforarbejdet mad•Ved at efterlade merefleksibilitet i kostplanen vil spildaf forarbejdet mad falde•Hvis der kan opnås 100%reduktion af spild pga. kostplanvil besparelsen være på 40% afdet forarbejdede madspild, eller4 mio kr•Hvis der kun opnås 75% effektvil besparelsen være på 30% afdet forarbejdede madspildsvarende til 3 mio kr
54
81
Total
Spild pga.kostplan
Spild af andreårsager
Nøglefakta: 135 ud af 164 total tons spildt mad er forarbejdet mad. 7 ud af 18 adspurgte LSEer nævner ufleksibel kostplan som en hovedårsagAntagelser: Det antages at det koster 77 kr at producere et kg forarbejdet madKilde: SAP træk på finansiel data, løn data, kantineydelseskatalog v_4, Spørgeskemadata101
1.A.4.1.2.2 REDUCER ÅBNINGSTIDER FOR AT REDUCERELØNOMKOSTNINGER (I/IV)Ud fra forbrugsmønster for kantineindkøb kan LSE’erne inddeles i 3 arketyperKendetegn vedkantinedriftenKantinedriftenomfatter primærtservering for fastpersonale iforbindelse medfrokostbespisningKantinedriftenomfatter servering af3 måltider om dagentil værnepligtige/elever samtfrokostmåltid til defastansatteKantinedriften erpræget af de mangeøvelser der giver etmeget varierendekundegrundlag ogbehovBesparelses-potentiale, mio krMin besparelseMax besparelse
LSE’erLSEFAA,LSEHJO,LSESG,LSESKP,LSEAAR,JHNSG*LSEBAG, LSEFRH,LSEHAD, LSESKI,LSEVAR, LSEKAA,LSEAAL, LSESNB*,LSEHOL*, LSEFRC*
1. Stabs-LSE’er
0,40,5
0,9
2. LSE’er medværnepligtige
1,8
1,8
3,6
3. LSE’er medøvelser**
LSEBOR,LSENYM,LSEOKS*
•HvisKantinernesåbningstiderfor normalkantinedriftholdes tilperioder medhøjt salg kander opnåsmellem 2,3 -4,5 millioner ibesparelser•Der erpotentielt flereopnåeligebesparelser påLSE’er medøvelser
n/a
Total
2,3
2,2
4,5
*LSE’er hvor data på forbrugsmønster mangler, **Da salgsmønsteret er meget forskelligartet anbefales det at hver LSE vurderes individuelt før eventuelreduktion i åbningstiderneKilde: Central data og team analyse; sortering af LSE’er er verificeret af Gunnar van der Leeden
102
1.A.4.1.2.2 REDUCER ÅBNINGSTIDER FOR AT REDUCERELØNOMKOSTNINGER (II/IV)LSESKPLSEAARStabs-LSE’erKantinesalg per timeTotal kasse salg i perioden 01-05-2011-30-04-2012Salg, mio kr3,550,700,650,600,550,500,450,400,350,300,250,200,150,100,050,00kl. 22-05kl. 05-06kl. 06-07Lukketkl. 07-08kl. 08-09kl.09-10kl. 10-11kl. 11-12Åbenkl. 12-13kl. 13-14kl. 14-15kl. 15-16kl. 16-17kl. 17-18kl. 18-19Lukketkl. 19-20kl. 20-21kl. 21-22LSEFAALSEHJOLSESG
•96% af salgetligger i perioden7.00-15.00•Ved at reducereåbningstiderne tildette tidsrum opnåsen besparelse på0,4-0,8mio kr for de5 LSE’er hvor dataer tilgængeligt•Hvis sammebesparelse kanopnås på JHNSGsom gennemsnittetaf de 5 LSEer er deret potentiale på0,5-0,9mio krTidspunktForeslåetændring
Nøglefakta: Interviews indikerer at det kræver 1 til 2 køkkenassistenter at holde en kantine åben, dette inkluderer kun at holde kassen åben og servere,ikke servicering til møder og arrangementer, Salgsdata inkluderer ikke møder og arrangementerAntagelser: Det antages at besparelsen på JHNSG er den samme som gennemsnittet af de undersøgte kaserner. Besparelsen inkluderer kun løn, givet atforsvarets kantiner kører med underskud vil et evt. lavere salg også reducere omkostningerneKilde: MIL ANALYSE vedr. kantinedata vest til bearbejdning ved OSU_JR, Central data på åbningstider, Interviews med LSEKA, LSESKP og LSEHJO103
1.A.4.1.2.2 REDUCER ÅBNINGSTIDER FOR AT REDUCERELØNOMKOSTNINGER (III/IV)LSE’er med værnepligtigeKantinesalg per timeTotal kasse salg i perioden 01-05-2011-30-04-2012Salg, mio kr2,202,001,801,601,401,201,000,800,600,400,200,00kl. 22-05kl. 05-06kl. 06-07kl. 07-08kl. 08-09kl.09-10kl. 10-11kl. 11-12kl. 12-13kl. 13-14kl. 14-15kl. 15-16kl. 16-17kl. 17-18kl. 18-19kl. 19-20kl. 20-21kl. 21-22TidspunktForeslåetændringLSEBAGLSEFRHLSEHADLSESKILSEVARLSEAALLSEKAA
•95% af salget ligger iperioderne 7.00-14.00og igen mellem 17.00-19.00•Ved at reducereåbningstiderne til dissetidsrum opnås enbesparelse på 1,3-2,5mio kr for de 7 LSE’erhvor data er tilgængeligt•Hvis samme besparelserkan opnås på alle 10LSEer i kategorien er deret potentiale på 1,8 -3,6mio kr
Lukket
Åben
Lukket
Åben
Lukket
Nøglefakta: Interviews indikerer at det kræver 1 til 2 køkkenassistenter at holde en kantine åben, dette inkluderer kun at holde kassen åben og servere,ikke servicering til møder og arrangementer. Salgsdata inkluderer ikke møder og arrangementerAntagelser: Det antages at besparelsen på de 3 andre kasserner med værnepligtige er den samme som gennemsnittet af de undersøgte kaserrner.Besparelsen inkluderer kun løn, givet at forsvarets kantiner kører med underskud vil et evt. lavere salg også reducere omkostningerneKilde: MIL ANALYSE vedr kantinedata vest til bearbejdning ved OSU_JR, Central data på åbningstider, Interviews med LSEKA, LSESKP og LSEHJO104
1.A.4.1.2.2 REDUCER ÅBNINGSTIDER FOR AT REDUCERELØNOMKOSTNINGER (IV/IV)LSE’er med øvelserKantinesalg per timeTotal kasse salg i perioden 01-05-2011-30-04-2012Salg, mio kr1,21,11,00,90,80,70,60,50,40,30,20,10,0kl. 22-05kl. 05-06kl. 06-07kl. 07-08kl. 08-09kl.09-10kl. 10-11kl. 11-12kl. 12-13kl. 13-14kl. 14-15kl. 15-16kl. 16-17kl. 17-18kl. 18-19kl. 19-20kl. 20-21kl. 21-22TidspunktLSEBORLSENYM
Da salgsmønsteretfor LSE’er medøvelser erforskelligartetanbefales at disseanalyseres meredybtgående ogindividuelt før dereventueltreduceres ikantinernesåbningstider
Nøglefakta: Interviews indikerer at det kræver 1 til 2 køkkenassistenter at holde en kantine åben, dette inkluderer kun at holde kassen åben og servere,ikke servicering til møder og arrangementer. Salgsdata inkluderer ikke møder og arrangementerKilde: MIL ANALYSE vedr kantinedata vest til bearbejdning ved OSU_JR, Central data på åbningstider, Interviews med LSEVAR, LSESKP og LSEHJO105
1.A.4.1.2.3.2 REDUCER NUVÆRENDE AFTALTSERVICENIVEAU VED FORPLEJNING (I/III)Årlige omkostninger forbundet med mødeforplejning, VestMillioner kr-18%4,60,83,8•Ved at reducerestørrelsen imødepakkerne til etmere svarendeniveau kan der opnåsen besparelse på18% af den totaleomkostning tilmødeforplejningsvarende til 0,8millioner•Hvis kun halvdelenaf denne besparelserealiseres kan deropnås 9% af dentotalemødeforplejningsvarende til 0,4millioner
Mødeforplejning(alle mødepakker)
Reducerbart spild
Mødeforplejningefter besparelse
Antagelser: Potentialet bygger på et meget begrænset datagrundlag, det har derfor været nødvendigt at anvende en række antagelser for at findetotalomkostningen på mødeforplejningen, de er at finde på slide 1.2.1 (II/II), tallet er senere valideret af Dorthe Bøgeskov
106
Kilde: Baseret på spørgeskema data, finansiel data og kantineydelseskatalog version 4; yderligere er kantineopgavesplit verificeret at Dorte Bøgeskov
1.A.4.1.2.3.2 REDUCER NUVÆRENDE AFTALTSERVICENIVEAU VED FORPLEJNING (II/III)Overskydende indhold i mødepakker%
40353535
201013151515151510105N/ALSEHAD107
155LSENYM
18
LSEHOL
LSEBAG
LSEBOR
LSESNB
LSEAAR
LSEVAR
LSEFRH
LSEFRC
LSEAAL
LSEFAA
LSESKI
LSESG
••
I spørgeskemaerne blev de kantineansvarlige bedt om at angive hvor stor en del afmødeserveringen der ikke blev spist / drukket – gennemsnittet er 18%Ved en 18% reduktion i indholdet af mødepakkerne samt hvis der i 2013 forbrugessamme mængde mødepakker som i 2012 ville dette betyde en besparelse på 0,8millioner kr
Kilde: Baseret på spørgeskema data, finansiel data og Kantineydelseskatalog ver 4; yderligere er kantineopgavesplit verificeret at Dorte Bøgeskov
LSEOK
LSEKA
LSEKP
LSEHJ
1.A.4.1.2.3.2 REDUCER NUVÆRENDE AFTALTSERVICENIVEAU VED FORPLEJNING (III/III)MødepakkerMødepakkeMorgenmad
Indhold per. personRundstykke, Groft brød, Smør, 1 slags ost, 2 slags pålæg, udskåret frugt,kaffe & te (2 kopper), Juice samt Kildevand 50 clKaffebrød, hjemmebagt kage, chokolade eller kransekage, Kildevand 50 cl ogkaffe & te (2 kopper)Udskåret frugt, snackgulerødder, nødde/frugtmiks, Kildevand 50 cl og kaffe ogte (2 kopper)Smørrebrød med A/ Sild efter årstiden pyntet med årstidens grønt B/ Røgetlaks med Stenbidercreme (kun forårssæson), citronette og wasabi C/Hjemmerørt hønsesalat med konserverede asparges fra Lammefjorden,dampede champignon og sprød bacon D/ Roastbeef at Skotsk højlandsStriplion med hjemmekogt sennepspickles og skrabet peberrod E/ Denklassiske mørbradbøf med champignon, bløde løg og nysyltede agurkeskiverF/ Stegt Rødspættefilet med hjemmerørt grov remoulade, citron og dild G/Blå og hvidskimmelost med druer og kiks. Serveres med brød og smør.Drikkevarer: 1 stk 25 cl. Sodavand eller 50 cl. Kildevand
Pris (kr)
34,2119,55
Mødekaffe 1
Mødekaffe 2
24,43
58,64
Mødefrokost 1
Mødefrokost 2
63,522 Slags sild i variation over årstiden, 3 Kolde fiskeanretninger med alt godtfra hav og sø, 1 Skaldyrssalat fra fjord og hav, 1 Pastasalat (Kulhydratrig), 1Grov-salat (Fiberrig), 1 Grøn salat, Charcuteri med det bedste fra EuropaForsvaretsegne, 2 Varme fiskeretter, 2 Varme kødanretninger, 1 Vegetarret, 1mødepakker erCremekage, 1 Frugtpie, Udvalg af danske Gårdoste med druer ogstørrelsesmæssigtkiks, friskopskåret frugt, Serveres med brød og smørmeget omfattende108
Kilde: Kantineydelseskatalog ver 4
1.A.4.1.3.4 REDUCER OMKOSTNINGER VEDKØKKENAFFALD EKS GENNEM SORTERING OG SALGAF VÆRDIFULDT AFFALDTil biobrændselBortskaffelse og salg af biobrændselOmkostninger forbundet med bortskaffelse af madskrald, VestMillioner kr-100%0,23••Til almindeligt skraldRenovationsvirksomhedertager imod madskraldgebyrfrit, da det bruges tilbiobrændselVed at opnå en tilsvarendepris på 0 kr på steder hvorskrald allerede sælges tilforbrænding kan der spares0,1 mio krFor de kantiner der ikkesorterer i dag kankøkkenprocesserneinkludere sortering afmadskrald uden markantstørre tidsforbrug – dettevil give en ekstrabesparelse på 0,13 mDKKTotal en besparelse på 0,2mio kr
0,10
0,100,13•
0,13•
0,00Nuværendeomkostningfor madskraldOpnå rigtigAlt madskraldpris for skrald til biobrændseltil biobrændselTotal nyomkostning
Nøglefakta: Interviews med Lemvig Biogas, Bånlev Biogas og Ribe Biogas viser at de tager imod madskrald gebyrfrit til biobrændsel. Interviews medFRC, AAL og FAA viser at sortering af affald allerede foregår. Der vil derfor ikke være store omkostning i yderligere sorteringAntagelser: Analysen inkluderer ikke transport af madskraldKilde: Interview med LSE’er FRC, AAL og FAA samt data fra spørgeskemaer109
1.A.4.1.4.3.3 OPTIMERING AF BRUGERESTIDSFORBRUG I KANTINEN (I/II)Tidsforbrug ved kassen i kantinenSekunder per betjeningKontakt betaling
120906045303020 30 30 3020 202015 15 15 15 15 20N/ALSEBAGLSEHOLLSEBORLSESNBLSEAARLSEVARLSEFRHLSEFRCLSEFAALSEAALLSESKILSESGLSEKALSEKPLSEHJ
Betaling med kreditkort
6030 301824 3013
6017 3017 15N/ALSEHADkvantificere effektenaf lokaleprocesoptimeringer
30
Gns. kredit 37 sekGns. kontant 27 sek
LSENYM
••
I spørgeskemaerne blev de kantineansvarlige bedt om at angive gennemsnitligbetjeningstid – gennemsnittet er 27 sekunder for kontant betaling og 37 sekunderDet er ikke muligtfor betaling med kreditkortmed detI de kantiner der har en længere behandlingstid end dette bør der foretagesnuværendedatagrundlag attræning af kassepersonale
LSEOK
Kilde: Baseret på spørgeskema data, finansiel data og Kantineydelseskatalog ver 4; yderligere er kantineopgavesplit verificeret at Dorte Bøgeskov
110
1.A.4.1.4.3.3 OPTIMERING AF BRUGERESTIDSFORBRUG I KANTINEN (II/II)Yderligere forbedringsforslag til procesoptimering iForsvarets kantiner:•Den individuelle kantine:•••
En ekstra betalingskasse som bemandes på de travleste tidspunkterEr der et logisk flow rundt i kantinen? (eksempelvis at alledrikkevarer er placeret sammen, at tallerkner, knive, gafler,servietter etc. forefindes sammen etc.)Udskilning af kassen/kasserne fra resten af buffeten for at undgå køhele buffeten rundt lige meget hvad brugeren køber
•
Generelt for hele forsvaret:•••
Der bør laves et notat om at spisende, så vidt muligt, bedesmedbringe kontanter i kantinenVed at opgive vejningssystemet kan der spares meget tidIdentitetskort med indbygget ”kontant optankning” som kan brugessom betalingsmiddel i kantinen
Kilde: Prokura; baseret på erfaring fra andre projekter samt interviews, observationer og data fra Forsvaret
Det er ikke muligtmed det nuværendedatagrundlag atkvantificere effektenaf lokaleprocesoptimeringer
111111
1.A.4.1.6.1 OPNÅ STORDRIFTSFORDELE VED ATKONSOLIDERE PRODUKTIONSKØKKENER OGKANTINER (I/III)LønMaterialer / CAPEX
Ændring i omkostning ved konsolidering af produktionskøkkenerMillioner kr-13(-11%)57108
•
121
Estimatet viser enpotentiel besparelse på5-13 millioner om åretsvarende til 5-11% aftotalomkostningen tilkantinedrift vedkonsolidering til 1-3produktionskantinerInvesteringsomkostningen er på nuværendetidspunkt meget usikkermed en øvre grænse på8 millioner perproduktionskøkkenPga. de store potentiellebesparelser i den årligedrift og den storeusikkerhed iinvesteringsomkostningerne anbefales det atundersøge potentialetyderligere ved112konsolidering yderligere112
61
48
•
59
60
•
Nuværendetotalomk.
Besparelse ved Besparelse ved3 årsværk per2 årsværk peranretterkøkken anretterkøkken
Investerings-Totalomkostning vedomkostninger konsolidering afproduktionskøkkener
Nøglefakta: Nuværende totalomkostning er eksklusiv indirekte omkostninger, se næste side fornedbrydningen af udregningenAntagelser: Se næste sideKilde: Finansiel data, interviews med Compass Group,
1.A.4.1.6.1 OPNÅ STORDRIFTSFORDELE VED AT KONSOLIDEREPRODUKTIONSKØKKENER OG KANTINER (II/III)Antagelse•Derer antaget bespisning til 9000 måltider baseret på Øst udbuddets fordeling blandtansatte og antal måltider serveret•Deroprettes 3 produktionskøkkener med totalt 120 mand ansat•60assistenter (en per 150 mand)•45kokke (en per 200 mand)•9opvaskere (3 per produktionskøkken)•6ledere/økonomaer (2 per produktionskøkken)•Køkkenetsassistenter og opvaskere arbejder på skift i perioden 4-22 hvorfor derbetales tillæg på 1.100.000 kr i alt udover deres løn•Denuværende 32 kantiner bliver konverteret til anretterkøkkener med 96-160 mandansat•2-3assistenter i gennemsnit per køkken, disse varetager mødeforplejning ogarrangementer plus servering og opvarmning af mad fra produktionskøkkenet•Denneopgave vil kunne kombineres med andre opgaver på LSE’et f.eks.Rengøring for LSE’er hvor der ikke er arbejde til et fuldt årsværk•Transportenfra produktionskøkken til anretterkøkkener varetages af 5assistenter/chaufører•Indkøbsomkostningentil råvarer mv. på 50,7 millioner antages at være konstant•Detskønnes at kræve 5 kølebiler til 8000 kr/måned i leasing inkl. diesel at servicere delokale kantiner•Derskønnes en maksimal engangsinvestering på 8 millioner per produktionskøkken tiludstyr og ombygning. Dette beløb påvirkes af:•Hvormange produktionskøkkener der bliver oprettet•Omnuværende bygninger kan anvendes til at huse produktionskøkkenerne•Omnuværende udstyr fra kantinerne kan integreres i produktionskøkkenerne•Omdet er nødvendigt at købe yderligere udstyr til anretterkøkkenerne•Nuværendeårlige investeringsomkostninger på 8,6 millioner antages at være konstant113
Mandskab
Materialer
CAPEX
Kilde: Interviews med Compass Group
1.A.4.1.6.1 OPNÅ STORDRIFTSFORDELE VED AT KONSOLIDEREPRODUKTIONSKØKKENER OG KANTINER (III/III)KombinationskøkkenAnretter køkkenProduktionskøkken
••
••
På nuværende tidspunkt driverForsvaret 33 kantiner i VestBevægelser i markedet viser atleverandører opnår besparelserved at konsolidereproduktionskøkkenerVurderingen er at Forsvaret kannøjes med 1-3 storkøkkener i Vestder leverer til modtagerkøkkenerLeveringssikkerhedsradius liggerpå 12 timer ved brug af kølebil
Zoom ved at gå til BatchGeo, link til kortet er: http://batchgeo.com/map/5c5b61dcf13f1d23ee2542f5ddd361f0Kilde: Rambøll afstandsmålinger, markedsresearch
114
1.A.4.1 OPSUMMERING AF KANTINE – DETSAMLEDE POTENTIALE ER PÅ CA. 28%Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering, mio*.-28%140
19120001
3
3
49101
Baseline 2011
Beregnetbesparelseved fuldtudbud
Baselineefter udbud
Optimerindkøbsprisaf varer tilmøder
Reduceromkostningervedkøkkenaffald
ReducerReducerReducerservice ved udbringning åbningstiderforplejning og opdækning
Optimerkostplaner
konsoliderkøkkener
Baseline efteroptimeringer
• På tværs af udbud og intern optimering vurderes der at være muligheder for at reducere de løbendedriftsomkostninger med ca. 28% af den nuværende omkostningsbase, hvilket svarer til ca. 39 mio. iårlig besparelse og et nyt omkostningsniveau på ca. 114 mio.• Realiseringen af potentialet kræver en optimal implementering og et målrettet fokus af FKO samt enrække dedikerede interne aktører til at drive initiativerne ifbm. såvel udbud som intern optimering*fraregnet indirekte omkostningerKilde: Prokura115
1.A.4.2 AGENDA
A.1. BaselineA. PotentialevurderingA.2. Potentiale ved udbud1. Kantine2. Rengøring3. ArealplejeA.3. Potentiale ved reduktion af ledelseog administrationA.4. Potentiale ved intern optimering1. Kantine2. Rengøring3. Arealpleje
116
1.A.4.2 INTERNE OPTIMERINGER AF RENGØRINGSOMRÅDETKAN INDDELES I 8 GRUPPERTyper af ideer1. Ændring afproduktetÆndring afserviceniveau
Løftestænger
Analyser foretaget
1.1 Nedsæt rengøringsbehov ved polish eller skift af gamle gulvtæpper1.2 Tilsikre at serviceniveau ved rengøring ikke overskrider aftalt niveau1.3 Reducer nuværende aftalt serviceniveau ved rengøring (reducer kvalitetsprofil på udvalgtearealer)1.4 Optimer indkøbspris af rengøringsartikler gennem standardisering, konsolidering ogforhandling mv.2.1 Reducer merarbejde ved at opsætte og ensrette rengøringsstandarder per arealtype ogkontroller at disse overholdes.2.2 Spar rengøringstid ved opsætte oprydningsregler og tilsikre at de overholdes2.3 Tilsikre at standardaftale på rengøring også benyttes ved hasteopgaver2.4 Udelad rengøring af arealer hvor brug ikke er nødvendig (omklassificering af aktive oginaktive arealer)
2. Ændring afvolumen/frekvens
3. Optimeringaf drift oginvesterings-omkostninger4. Øg takten(lokaleoptimerings-muligheder)5. Sænktimepris
3.1 Insource pleje af planter3.2 Standardiser maskinpark for at optimere indkøbspris3.3 Optimer vedligeholdelsesomkostninger ved at optimere servicekontrakter,levetidsbetragtninger, etc.
Reduceromkostning tilrengøring
Ingen reelændring afserviceniveau
4.1 Minimer omkostninger til sikkerhedsgodkendelse og træning ved at sikre lavudskiftning af rengøringspersonale4.2 Reducer lønomkostninger ved at øge brugen af maskiner4.3 Reducer lønomkostninger ved at benytte mere effektiv teknologi4.4 Reducer lønomkostninger ved at involvere ledig intern kapacitet i mindrerengøringsopgaver5.1 Reducer lønomkostninger ved at foretage rengøring indenfor normal arbejdstid4.2 Reducer lønomkostninger ved at sikre ensartet aflønning af medarbejdergruppergennem harmonisering i forhold til medarbejdergrupper5.2 Reducer lønomkostninger ved at reducere lokal ledelse
6. Opnåstordriftsfordele
Øgedeindtægter
7. Øgededriftsindtægter8.1 Sælg overskydende aktiver
8. Salg afaktiver
117
1.A.4.2 DER ER MELLEM 5 OG 7 MILLIONERPOTENTIALE PÅ RENGØRINGS OMRÅDETMin besparelseMax besparelseAnalyseBesparelsespotentialeMioGennemførbarhed4=højest, 0=lavestGennemføres somdel af udbud
1.3 Reducer nuværende aftalt serviceniveau vedrengøring (reducer kvalitetsprofil på udvalgtearealer)
2
4
2.4 Udelad rengøring af arealer hvor brug ikke ernødvendig (omklassificering af aktive og inaktivearealer)
4
2
3.1 Insource pleje af planter
1
4
4.1 Minimer omkostninger tilsikkerhedsgodkendelse og træning vedudskiftning af rengøringspersonale
0
4.3 Reducer lønomkostninger ved at benyttemere effektiv teknologi
0
Total potentiale for interne besparelser på kantineKilde:Prokura
5
2
7
3118
1.A.4.2 DER ER 3 INITIATIVER INDENFOR RENGØRINGDER BØR PRIORITERES BASERET PÅ DERESGENNEMFØRBARHED OG BESPARELSESPOTENTIALEPrioritet 2BesparelsespotentialeHøjt2.41.3 Reducer nuværende aftalt serviceniveau ved rengøring(reducer kvalitetsprofil på udvalgte arealer)2.4 Udelad rengøring af arealer hvor brug ikke er nødvendig(omklassificering af aktive og inaktive arealer)3.1 Insource pleje af planter
Prioritet 1
1.3
3.1
LavtLavKilde: Prokura
GennemførbarhedHøj119
1.A.4.2.1.3 REDUCER NUVÆRENDE AFTALTSERVICENIVEAU VED RENGØRING (I/II)Reduktion af arealer indenfor kvalitetsprofil 3 tilkvalitetsprofil 2X000 m2af areal type-35%1361131618315224813161888315221
VagtstueGang & VindfangKontor & MøderumOpholdAndetOmklædningKantine/KøkkenHotel/Kvarter
•Ved at sænkerengøringsprofil fra 3 til2 på 48.000m2arealerder er sammenligneligemed kontorer kan derspares 2,4 mio kr(35%)•Ved engennemførelsesgrad på50% kan der spares 1,2mio kr (18%)
49
49
Total
SammenligneligtIkkemed kontorreducerbart
Nøglefakta: Rengøringsarealet gøres rent efter kvalitetsprofiler fra 1 til 5 der definerer den nødvendige renhed på alle tidspunkter. Rengøringsfrekvensenbestemmes af leverandøren til et niveau der kan opretholde det ønskede kvalitetsniveau. Det koster 148,65 at gøre en kvm kvalitetsprofil 3 areal rent,det koster 99,10 at gøre et kvalitetsprofil 2 areal rent. Kontorer er defineret som kvalitetsprofil 2Antagelser: Det antages at der opnås Øst priser for rengøring i VestKilde: Forenede bud på Øst, arealdata Vest fra Finans (How2Plan), A2 Rengøring Servicebeskrivelse V7120
1.A.4.2.1.3 REDUCER NUVÆRENDE AFTALTSERVICENIVEAU VED RENGØRING (II/II)Beskrivelse af de enkelte kvalitetsprofilerKvalitetsniveau 5Dette kvalitetsniveau giver den højeste visuelle oplevelse afrengøringskvaliteten. Niveau 5 vælges, når kun det bedste er godt nok, fx til lokaler medrepræsentative funktioner.Urenheder vil kunne forekomme i meget begrænset omfang. I et lokale på mellem 15 og 35 m2 vildet tilladte antal samlinger af urenheder på den enkelte objektgruppe være 1 på tilgængelig stederog 2 på svært tilgængelige steder.Kvalitetsniveau 4Dette kvalitetsniveau giver en høj visuel oplevelse af rengøringskvaliteten ogvælges, når der lægges stor vægt på, at lokalet optræder præsentabelt, fx fordi der kommergæster.Urenheder vil kunne forekomme i meget begrænset omfang. I et lokale på mellem 15 og 35 m2 vildet tilladte antal samlinger af urenheder på den enkelte objektgruppe være 3 på tilgængeligesteder og 5 på svært tilgængelige steder.Kvalitetsniveau 3På dette kvalitetsniveau syner lokalet pænt og rent. Det er enrengøringskvalitet på dette niveau, de fleste kender og er tilfredse med fx til almindelige kontorer.Urenheder vil kunne forekomme i begrænset omfang. I et lokale på mellem 15 og 35 m2 vil dettilladte antal samlinger af urenheder på den enkelte objektgruppe være 6 på tilgængelige steder og8 på svært tilgængelige steder.Kvalitetsniveau 2På dette kvalitetsniveau ser lokalet umiddelbart rent ud, men der vil være endel synlige urenheder. En rengøringskvalitet på dette niveau er lidt under middel.Urenheder vil naturligvis forekomme. I et lokale på mellem 15 og 35 m2 vil det tilladte antalsamlinger af urenheder på den enkelte objektgruppe være 8 på tilgængelige steder og 10 på sværttilgængelige steder.Kvalitetsniveau 1Det laveste kvalitetsniveau vælges typisk i lokaler, hvor der ikke stilles de storekrav til renligheden.Urenheder vil naturligvis forekomme. I et lokale på mellem 15 og 35 m2 vil det tilladte antalsamlinger af urenheder på den enkelte objektgruppe være 12 på tilgængelige steder, mensurenheder må kunne konstateres i ubegrænset mængder på svært tilgængelige steder.
Kilde: Insta 800 kvalitetsniveauer,
121
1.A.4.2.2.4 UDELAD RENGØRING AF AREALER HVORBRUG IKKE ER NØDVENDIG (I/II)Antal ansatte og værnepligtige per aktivt toilet*
LSEBORLSEFRCLSEFRHLSEFAALSEHOLLSEKARLSEOKSLSESKILSESKPLSEVARLSEAAL
1
7253524327Ø4•LSEerne har i gennemsnit4 mand per toilet, med etudsving mellem 1 og 7•Ved at lukke forrengøring af udvalgtetoiletter og dermed øgeantallet af personer pertoilet på tværs af LSE’ertil mellem 6-10 mand kander opnås besparelser på1,4-2,4 mio (36-62%)
Nøglefakta: Toiletter er defineret som kvalitetsprofil 4 og koster 198kr/m2at gøre rent. Arbejdstilsynet anbefaler minimum 1 toilet til 15 mand.Antagelser: Det er antaget at antal m2toilet skalerer lineært med antal toiletter og at rengøring foregår til øst udbuds priser* Eksklusiv toiletter rengjort af værnepligtigeKilde: Prokura; Forenede bud på Øst, arealdata Vest fra Finans (How2Plan), Centraldata, A2 Rengøring Servicebeskrivelse V7122
1.A.4.2.2.4 UDELAD RENGØRING AF AREALER HVORBRUG IKKE ER NØDVENDIG (II/II)Antal aktive m2kontor per ansat
LSEBORLSEFRCLSEFRHLSEFAALSEHOLLSEKARLSEOKSLSESKILSESKPLSEVARLSEAAL668116995
14
40
•LSE’erne har igennemsnit 12m2kontorper mand•Hvis LSEFRH, LSEVAR ogLSEBOR opnår enkontorudnyttelse på 12-10m2per ansat vil deropnås en besparelse på1,4-1,6 mio kr alene irengøring*
24
Ø 12Nøglefakta: LSEFRH og LSEVAR har store dårligt udnyttede arealer. Kontorer er defineret som kvalitetsprofil 2 og koster 99,10 kr/m2at gøre rent.Eksterne benchmark viser at medarbejdere bør have minimum 7,5 m2kontor per mand i normale kontor miljøer.Antagelser: Det er antaget at antal kvm toilet skalerer lineært med antal toiletter og at rengøring foregår til øst udbuds priser* Der vil sandsynligvis tilgå store besparelser på vedligehold, varme etc. såfremt kontorarealer lukkes nedKilde: Prokura; Forenede bud på Øst, arealdata Vest fra Finans (How2Plan), Centraldata, Rambøll123
1.A.4.2.3.1 INSOURCE PLEJE AF PLANTEREksterne omkostninger per LSE forbundet med pleje af indendørsplanterMillioner kr
0,940,35
0,140,120,080,060,020,030,020,060,020,00LSEBORLSENYMLSEBAGLSEFRH
0,01LSEFAALSEAAL
0,00LSEFRC
0,00LSEHOL
0,01
0,01LSESKI
0,01LSEOK
0,00LSEHADTotal
LSESNB
LSEVAR
••
Adskillige LSE’er håndtere plantevanding internt og har dermed ikke nogenomkostning til eksterne leverandørerTotalt har Vest en omkostning forbundet med planter på 0,9 millioner kr, hvisplantevanding blev foretaget internt ville man kunne spare hele dette beløb
LSEAAR
LSESG
LSEKA
LSEKP
LSEHJ
Kilde: Analyse af Prokura; forbrugsdata fra spørgeskema med Servicekontrakter i Vestdanmark_2012_06_29
124
1.A.4.2.4.1 MINIMER OMKOSTNINGER TILSIKKERHEDSGODKENDELSE OG TRÆNING VED ATSIKRE LAV UDSKIFTNING AF RENGØRINGSPERSONALEUdskiftning af rengøringsfolk fordelt over LSE’erAntal måneders ansættelse i gennemsnitAntal måneder i gennemsnitIngen udskiftning før pension
•Der vurderes ikke at væreet potentiale i at sænkeudskiftningen pårengøringsassistenter*17512096N/ALSESNBLSEHOLLSEFRCLSEAALLSEFAALSESGLSEKALSEKPLSEHJ100N/A3LSEHADLSENYMLSEBORLSEBAGLSEAARLSEVARLSEFRHLSESKILSEOK188125 120120•Forsvaret har pt. en megetlav personaleomsætning,hvilket der bør tagesstilling til i forhold tilfremtidig leverandørkrav iudbudsmaterialet24
Nøglefakta: Forsvaret har en meget lav udskiftning i rengøringspersonnel. Det koster ISS 9000DKK i rekruttering og oplæring at ansætte en nyrengøringsassistent. Sikkerhedsgodkendelse er en process der tager 3 til 6 måneder, men FBE betaler ikke på nuværende tidspunkt for denAntagelser: Det antages at der ikke er signifikante barrierere til rengøringsassistenters arbejde under sikkerhedsgodkendelsen* Hvis LSEAAR fik deres omsætningshastighed ned på niveau 24 ville dette kun betyde en besparelse på 31.500 krKilde: Interview med ISS, spørgeskemadata125
1.A.4.2.4.3 REDUCER LØNOMKOSTNINGER VED ATBENYTTE MERE EFFEKTIV TEKNOLOGITid brugt på rengøring med gulvasker, LSESKIog LSEAALTimer ugentligt-35%-51%
•Der er stor procentmæssigtidsbesparelse (35-51%) vedat skifte nuværendegulvvaskere til mere effektivemaskiner•Men da rengøring medmaskiner udgør en meget lilledel af rengøringspersonaletstid er totalpotentialet for alleLSE’er kun på 2 årsværk*
64
12
6
•Givet omkostningerne i atskifte den nuværendemaskinpark vurderes derderfor ikke at være etpotentiale•Det bør overvejes atundersøge om brugen afmaskiner til rengøring kanøges for områder hvor der idag ikke benyttes maskiner
Nuværrendelillegulvasker
ClarkEncore
NuværrendeStorGulvvasker
GansowTitan142 82
Antagelser: Det antages at det er muligt at skifte til den mest effektive maskine i maskinparken, det antages yderligere at den praktiske kapacitet på enmaskine er 50% af den teoretiske* Såfremt antagelser og beregninger for LSESKI og LSEAAL kan overføres til resterende LSE’erKilde: Interviews med LSESKI og LSEAAL, spørgeskemadata, desktop research126
1.A.4.2 OPSUMMERING AF RENGØRING – DETSAMLEDE POTENTIALE ER PÅ CA. 26%Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering, mio*.-26%97
1978
1
2
3
72
Baseline 2011
Beregnetbesparelse vedfuldt udbud afarealer
Baselineefter udbud
Insource plejeaf planter
Reducernuværendeaftaltserviceniveauved rengøring
Udeladrengøring afarealer hvorbrug ikke ernødvendig
Baseline efteroptimeringer
• På tværs af udbud og intern optimering vurderes der at være muligheder for at reducere de løbendedriftsomkostninger med ca. 26% af den nuværende omkostningsbase, hvilket svarer til ca. 25 mio. iårlig besparelse og et nyt omkostningsniveau på ca. 72 mio.• Realiseringen af potentialet kræver en optimal implementering og et målrettet fokus af FKO samt enrække dedikerede interne aktører til at drive initiativerne ifbm. såvel udbud som intern optimering*fraregnet indirekte omkostningerKilde: Prokura127
1.A.4.3 AGENDA
A.1. BaselineA. PotentialevurderingA.2. Potentiale ved udbud1. Kantine2. Rengøring3. ArealplejeA.3. Potentiale ved reduktion af ledelseog administrationA.4. Potentiale ved intern optimering1. Kantine2. Rengøring3. Arealpleje
128
1.A.4.3 INTERNE OPTIMERINGER AF AREALOMRÅDET KANINDDELES I 6 GRUPPERTyper af ideer1. Ændring afproduktetÆndring afservice niveau2. Ændring afvolumen/frekvens3. Optimering afdrift oginvesterings-omkostninger4. Øg takten(lokaleoptimerings-muligheder)1.1.2.3.A.1. Omklassificering af sportsplæner til brugsplænerA.2. Omklassificering af øvrige græsarealer til fælledplænerD.1. Bottom up analyse af reelt behov for arealer til varetagelse afmilitære formålB.1. Anvendelse af funktionskrav frem for FBE’s nuværendekvalitetskrav og pleje- og vedligeholdelsesplaner
1.2.
A.6. Færre driftsomkostninger til skov ved frasalgB.2. Optimering af maskinparken
Reduceromkostning tilareal
Ingen reelændring afservice niveau
5. Sænk timepris
6. Opnåstordriftsfordele
1.2.
D.2. Samarbejde og koordinering på tværs af LSE’er.D.3. Koordineret indkøb på tværs af LSE’er
7. Øgededriftsindtægter
1.2.3.
A.3. Optimer indtægter fra skovdrift gennem bedre afsætning afskovenes produkter til eks. tømmer og flis.A.4. Nye indtægtskilder, herunder udleje af jagt og salg af fisketegnsamt salg af tilladelser til at indsamle mos.A.5. Øgede tilskud i Natura 2000-områderneC.1. Frasalg af skovC.2. Salg af maskiner129
Øgede indtægter1.2.
8. Salg af aktiver07-03-2014 Kilde: Rambøll
1.A.4.3 AREAL – INTERN OPTIMERING HARFLERE FRONTER• Intern optimering af arealerne kaninddeles i fire områder:1. Optimering i FKO er initiativer, der kangennemføres før et udbud, og som vilreducere omkostninger til eksterneleverandører fremadrettet. (A.1 – A.6)2. Input til udbud er initiativer, der børindskrives i udbudsmateriale, således aten optimeret drift og medfølgendeomkostningsreduktion sikres i etfremtidigt leverandør-setup. (B.1 – B.2)Muligeinitia-tiver
Optime-ring iFKO
Internoptimerng
Input tiludbud
3. Salg af aktiver er initiativer, som FKO selvkan arbejde med for at realisere enengangsindtægt ved salg af en rækkearealer, der vurderes ikke at have militærbetydning. (C.1 – C.2)4. Mulige initiativer er analyser med etvæsentligt besparelsespotentiale, mensom det ikke har været muligt atkvantificere. (D.1 – D.4)• Nogle af initiativerne vil overlappehinanden og vil ikke være mulige atudføre samtidigt. En prioritering afforslagene er således præsenteret efteranalyserne af potentialerne.
Salg afaktiver
1.A.4.3 AREAL – INTERN OPTIMERING. OVERSIGTOVER INITIATIVERDelanalyserA.1. Omklassificering af sportsplænertil brugsplænerA.2. Omklassificering af øvrigegræsarealer til fælledplænerA.3. Optimer skovdriftA.4 Nye indtægtskilder fra optimeretbrug af arealerA.5 Støtte fra NATURA 2000A.6 Færre driftsomkostninger til skovved frasalgB.1. Anvendelse af funktionskrav fremfor FBE’s nuværende kvalitetskravog pleje- og vedligeholdelsesplanerB.2. Optimering af maskinparkenC.1. Frasalg af skovC.2. Salg af maskiner
■Ikke kvantificerede initiativer
Estimeret resultat, mio kr• 1,6• 1,3• 1,0• 10,6• 3,5• 1,2 (overlap med A.3 og A.4)
A. Optimering iFKO
B. Input tiludbud
• Medregnet i potentiale ved udbud.Estimeret effekt ca. 30-40 mio.
C. Salg afaktiver(engangs-indtægt)
• 78,4 (overlap med A.3, A.4 og A.6)• 20-25
D. Muligeinitiativer
D.1. Bottom up analyse af behovD.2. Samarbejde og koordinering påtværs af LSE’er.D.3. Koordineret indkøb på tværs afLSE’er
• Ikke beregnet, pga. yderligeredatabehov og dokumentation131
1.A.4.3 OPSUMMERING – INTERN OPTIMERING KANREDUCERE OMKOSTNINGER MED CA. 20 MIO.Omkostningsreduktion pr initiativ ved intern optimering, mio.
-10-14%13321111
Overlap
4
1
113
A.1 Baselineefter udbud
A.2Omklassificeringaf sportsplænertil brugsplæner
A.3Omklassificeringaf øvrigegræsarealer tilfælledgræs
A.4 Optimeringaf skovdrift
A.5 Øgetsalgsindtægt frajagt og fiskeri
A.6 Øget tilskudi Natura 2000
A.7 Reduktionaf driftsomk.til skovdrift
Optimeretbaselineefter udbud
• Den samlede maksimale besparelse af driftsbudgettet er opgjort til ca. 20 mio. eller ca. 14 % af baselineefter udbud. Det kræver, at alle initiativer implementeres fuldt ud og gennemføres i en form, så besparelsenkan realiseres årligt. Der er dog overlap mellem initiativer ifbm. skovarealer, og det samlede potentiale erderfor estimeret til at ligge mellem 10-14%.• Hovedparten af initiativerne ligger internt hos FKO og kræver et stærkt fokus rent administrativt.• Optimering af skovdrift kræver i første omgang, at FKO fortsat har skov, mens initiativet reduktion afdriftsomkostninger til skovdrift indebærer frasalg af skov og dermed færre indtægter fra optimeret skovdrift.Jagtleje og andre salgsindtægter fra aktiviteter i skovarealer vil ligeledes reduceres ved frasalg af skove.• Derudover vil der være initiativer, der giver en engangsindtægt, og som skal løses af FKO.Kilde: Rambøll, Skovdyrkerne
132
1.A.4.3.A.1 BESPARELSE VED OMKLASSIFICERING AFSPORTSPLÆNER TIL BRUGSPLÆNEROmkostningsreduktion ved omklassificering af sportsplæner til brugsplæner, mio. kr.
KAR
18,61,6
Øvrige LSE’er
17,0
Et væsentligt potentiale består i atomklassificere nuværende arealer til andrearealtyper og dermed reducere serviceniveau ogomkostningen til pleje og vedligeholdelse pr.m2.På flyvestationerne er f.eks. observeretforskellige mængder og servicedefinitioner afgræsarealerne. I LSEKAR er et forholdsvist stortareal kategoriseret som sportsplæne. Reduceresdette areal til at udgøre ca. samme størrelsesom på de andre to flyvestationer via enomkategorisering af arealet til brugsplæneopnås en besparelse på 1,6 mio. kr.Den estimerede besparelse ved at omklassificeresportsplæne til brugsplæne forventes ved udbudat være ca. 4,4 kr. pr. m2.Der kan være sportsplæner på de andre LSE’er,hvor behovet ikke matcher det nuværendeserviceniveau og derfor kan omkategoriseres.Dette potentiale er ikke beregnet, da detaljerededata om behov og anvendelse på LSE’erne ikkeer tilgængelige.133
9,0
7,4
9,6
9,6
Omkostning tilsports- ogbrugsplæner i alt*
Besparelse KAR
Omkostning efteromklassificering
* Efter udbudKilde: Rambøll, Skovdyrkerne
1.A.4.3.A.2 BESPARELSE VED OMKLASSIFICERING AFFÆLLEDGRÆS TIL NATURGRÆSOmkostningsreduktion ved omklassificering af fælledgræs til naturgræs, mio. kr.
KAR, SKP og FAA
16,7
1,30,21,1
Øvrige LSE’er
15,5
På baggrund af erfaringer ifbm. Øst-udbud forventes, at ca. 10% afarealerne, der er klassificeret somfælledgræs kan omklassificeres tilnaturgræs. Dette vil betyde, at arealernevil kræve mindre pleje fremadrettet.Den estimerede besparelse ved atomklassificere fælledgræs til naturgræsforventes ved udbud at være ca. 1,3 kr.pr. m2.Ved en omklassificering af 10% afarealerne til naturgræs opnås enbesparelse på ca. 1,3 mio. kr.Det er specielt på de tre flyvestationer,der har store arealer med fælledgræs.Omkring 90% af de samlede arealer medfælledgræs er registreret påflyvestationerne.
14,2
13,1
2,5Omkostning tilfælled- ognaturgræs i alt*Besparelse vedomkategorisering
2,4Omk. efteromklassificering
134* Efter udbudKilde: Rambøll, Øst-udbud
1.A.4.3.A.3 OPTIMERING AF SKOVDRIFT KANGIVE EN ØGET INDTÆGT PÅ CA. 1 MIO.Indtægter ved mere effektiv skovdrift, mio. kr.
Nuværende resultataf skovdrift
-0,3
Den samlede omkostning tilskovdrift ligger i 2011 på ca. 3,8mio., der skal sammenholdes medindtægter på ca. 3,5 mio. Dennuværende forvaltning afforsvarets skovarealer giverdermed en årlig nettoomkostningpå 0,3 mio.Ved en mere optimal udnyttelse afforsvarets skove kan sikres etpositivt nettoresultat på 0,7 mio.kr. En ændring i driften giversåledes en nettobesparelse på ca.1 mio. kr. i forhold til i dag.Den øgede indtjening kan opnåsgennem mere salg af flis ogtømmer. Det kræver ensystematiseret indsats af FKO, hvorskovdriften drives med etkommercielt sigte.135
Indtægt ved optimaludnyttelse af FKO’sskovarealer
0,7
Nettopotentiale
1,0
Kilde: Rambøll, Skovdyrkerne
1.A.4.3.A.4 NYE INDTÆGTSKILDER FRAOPTIMERET BRUG AF AREALERIndtægt pr. aktivitet ved optimeret brug af arealer, mio.?10,6
7,5
0,6
0,3
0,2
2,0
Jagtudleje
Indsamlingaf mos
Fiskekort
Biavl
Øvrige indtægter Indtægter fraifbm. adventurepoliti,aktiviteterjagtforeninger ogandre brugere
Potentielmerindtægtfra arealer
• I dag har FKO samlet set en beskeden indtægt på 60.000 kr. fra aktiviteter, der ikke har noget at gøre medmilitære formål, men som foregår på FKO’s arealer. Beskaffenheden af FKO’s arealer muliggør en rækkemerindtægter, der er opgjort til ca. 10,6 mio. Aktiviteterne er estimeret som lejeindtægt mv. fra weekendbrug.• Hovedindtægten ligger på jagtudleje med 7,5 mio. kr. En række mindre indtægter forventes at kunnerealiseres fra indsamling af mos, fiskekort og biavl. Indtægten fra salg af flis er ikke opgjort pga. manglendedata, men der forventes af være et begrænset potentiale.• Et væsentligt potentiale forventes at kunne realiseres i facilitering/ udleje af arealer til overlevelseskurser,teambuilding og lignende. Merindtægten på 2 mio. er anslået og kan med den rette organisering være større.• Den potentielle merindtægt for alle initiativer kræver en solid organisation til at administrere driften.• I dag benytter politiet, jagtforeninger og andre aktører forsvarets arealer (f.eks. skydebaner) vederlagsfrit.Forsvaret kunne leje disse arealer ud fremadrettet. Den potentielle indtægt er ikke opgjort, da omfanget afekstern brug i dag ikke er kendt.Kilde: Rambøll, Skovdyrkerne
136
1.A.4.3.A.5 VÆSENTLIGT POTENTIALE VEDSTØTTE FRA NATURA 2000Omkostninger til naturpleje ved fuld støtte, mio.
6,01,44,7
• I dag er ca. 18.000 Ha af forsvarets26.000 Ha omfattet af Natura 2000, ogvil i kommende handleplaner bliveunderlagt krav om pleje.• Det drejer sig bl.a. om arealer på Borrisskyde- og øvelsesterræn, FlyvestationKarup, Skydeområde Rømø og Oksbølskyde- og øvelsesterræn.• Til disse områder kan der opnås 75% istøtte fra EU til omkostninger knyttet tilnaturplejekrævende arealer. Det kræverprojektansøgning og målrettet fokus atopnå støtte.• Omkostninger til naturplejekrævendearealer er ca. 4,7 mio., mens de samledeomkostninger til øvrige arealer er ca. 6,0mio. kr.• Potentialet ved at få støtte fra Natura2000 ligger på ca. 3,5 mio. kr., men deter dog ikke sikkert, at tilskuddet kanopnås årligt pga. puljeordning.• På længere sigt kan det overvejes, omder er nogle af disse arealer, som detikke længere er relevant for forsvaret athave ifht. militære formål. Måske kannogle af disse arealer med fordeloverdrages til f.eks. Naturstyrelsen.
-75%
3,5
1,2
Omkostninger Omk. tiltil øvrigearealerarealer*uden forNatura2000
Omk. til75 %Total omk.naturpleje- besparelsetilkrævende via støtte naturpleje-arealerkrævendearealer vedfuld støtte
* Efter udbudKilde: Rambøll, Skovdyrkerne, Naturstyrelsen.
1.A.4.3.A.6 FÆRRE DRIFTSOMKOSTNINGERTIL SKOV VED FRASALG PÅ CA. 1,2 MIO.Omkostninger til skovdrift, mio.
-35%3,4
1,22,2
• Omkostninger til skovdrift erefter et udbud vurderet til 3,4mio. kr. Ved salg af skov vil denuværende driftsomkostningerreduceres proportionelt medfrasalget af Ha skov.• Omkostningsreduktion erestimeret til 1,2 mio. kr.,hvilket svarer til ca. 35% af denuværende omkostninger.• Den fremadrettede omkostningtil skovdrift er på 2,2 mio. kr.efter udbud.
Omkostninger tilskov efter udbud
Besparelse vedfrasalg af skov
Omkostningtil skovdriftefter frasalg138
Kilde: Rambøll, Skovdyrkerne
1.A.4.3.B.1 + B.2 STORT POTENTIALE I ANVENDELSEAF FUNKTIONSKRAV ER MEDREGNET I UDBUDKommentar
Anvendfunktionskrav
• Besparelserne ved anvendelse af funktionskrav er medregnet iomkostningsniveauet ved et udbud. Forudsætningen for at opnå de estimeredepriser er således, at alle LSE’er opererer med funktionskrav.• Ved besøg på LSE’erne og interview med nøglemedarbejdere er der observeret,at FKO i vidt omfang allerede opererer med funktionskrav, og således et lavereserviceniveau end det, der er anført i FBE’s kvalitetskrav og pleje- ogvedligeholdelsesplaner.• I det omfang, at funktionskrav i praksis ikke er indført i alle LSE’er, anbefales det,at det fremadrettet bliver implementeret som standardniveau i alle LSE’er.• Funktionskrav bør desuden integreres i udbudsteksten.• I et fremtidigt udbud forventes det, at leverandøren vil bruge større og mereeffektive maskiner, end FKO for nuværende benytter sig af og er i besiddelse af.Desuden forventes en optimering af antal anvendte maskintimer, således atmaskinparken udnyttes optimalt.• Optimeringen af maskinparken forventes at berøre bl.a. græsslåning og fejning.• De fleste leverandører vil allerede være i besiddelse af dette udstyr og deafgivne enhedspriser vil dermed indeholde teknologiforbedringen.• Det kan overvejes om udbudsteksten skal indeholde en beskrivelse af denforventede teknologi, der bør anvendes, således af omkostningsreduktionen vedteknologiforbedringen uanset hvad bliver høstet.• Stikprøver af FKO’s nuværende udnyttelse viser, at der er et stort potentiale i atoptimere udnyttelsesgraden pr. maskine. I dag udnyttes kun ca. 40% ifht.udnyttelsesgrad hos en ekstern leverandør. Optimering kunne bl.a. ske vedbedre planlægning og samarbejde mellem LSE’erne.
Optimering afmaskinparken
139
Kilde: Rambøll, Skovdyrkerne
1.A.4.3.C.1 FRASALG AF SKOV KAN GIVEENGANGSINDTÆGT PÅ CA. 78 MIO.Opgjort engangsindtægt pr. skovareal ved potentielt frasalg, mio.78,421,030,117,59,8
Søgård# Ha
Karup
Tirstrup
Øvrige skovarealer
Total antal Ha Skov
250
140
430
300
1.120
• En del af FKO’s skovarealer tjener ikke noget direkte militært formål og optræder fortrinsvis som enomkostning i dag. Et alternativ til den nuværende håndtering af skov er at frasælge skovarealer og såledesopnå en engangsindtægt.• Den samlede indtægt ved salg af skov vurderes at være på ca. 78 mio. kr. ved frasalg af 1.120 Ha. Prisen pr.solgt Ha er sat til 70.000 kr. med det nuværende marked. 1.120 Ha svarer til ca. 35% af de eksisterendeskovarealer i FKO på i alt 3205 Ha. Der kan være yderligere skovarealer, som kan frasælges. Disse er ikkeopgjort i analysen. Prisen pr. Ha kan variere med kvaliteten af skov fra ca. 60.000-90.000 kr. pr. Ha.• Tirstrup skov vurderes umiddelbart at have det største potentiale ved frasalg på ca. 30 mio. kr, men de øvrigeskovarealer vil ved salg også kunne indbringe betydelige beløb.• Ved salg af skov vil de nuværende driftsomkostninger bortfalde og dermed reducere det nuværendeomkostningsniveau til skovpleje. Denne besparelse er beregnet særskilt ifbm. med intern optimering.Kilde: Rambøll, Skovdyrkerne
140
1.A.4.3.C.2 SALG AF MASKINER GIVER ENPOTENTIEL ENGANGSINDTÆGT PÅ 20-25MIO. KR.Indtægter ved salg af maskiner på alle LSE’er, kr.LSEBorrisFlyvestation AalborgFredericiaFrederikshavnHolstebroKarupOksbølSkiveSkrydstrupVardeAalborgTotal registrerede aktiverTotal inkl. små maskinerVurderet salgspris kr.2.280.0002.035.000700.0001.975.000680.0001.620.0003.800.000755.0002.470.000595.000415.00017.325.00020-25 mio.
Det vurderes, at salg af alle maskinerplaceret på de enkelte LSE’er kan skabeen engangsindtægt på ca. 20-25 mio. kr.Vurderingen er foretaget med baggrund ide registrerede aktiver, der samlet setvurderes at udgøre en salgsværdi på ca.17 mio. kr. De registrerede aktiver har alleen indkøbspris på mere end 100.000 kr.Desuden vil der være et potentiale for demaskiner, der er indkøbt somforbrugsgoder til en pris under 100.000 kr.Disse er ikke registreret og derforvurderet på et mere overordnet niveau ogskønnes maksimalt at indbringe 8 mio. kr.Et salg af maskiner kræver en målrettetindsats på tværs af LSE’erne til atorganisere og drive processen.
Kilde: Rambøll, Skovdyrkerne
1.A.4.3.D.1 + D.2 + D3 MULIGE INITIATIVER,DER BØR UNDERSØGES NÆRMERE• I forbindelse med analysen af areal er der gjort en række observationer, som kunne danneudgangspunkt for initiativer med et væsentligt besparelsespotentiale. Inden for dette projekt har detikke været muligt at fremskaffe de relevante data fra eksisterende systemer eller gennemføre denødvendige analyser for at kunne vurdere potentialernes størrelse. Det vurderes dog at være betydeligt.• Nogle af initiativerne forventes at være hjørnesten i en leverandørs tilgang til opgaveløsningfremadrettet, og en del af effekten vil derfor være medregnet i potentialet ifbm. udbud.• Det drejer sig om tre initiativer:1. Bottom-up analyse af det faktiske behov for arealer til militære formål.En hypotese er, at forsvaret kunne løse sine opgaver på langt færre arealer (skydebaner,øvelsesterræner osv.), end de gør i dag. En bottom-up-analyse bør fokusere på at kortlægge detfaktiske behov og opstille scenarier for hvor mange m2 og antal arealer, der fremadrettet erbehov for på tværs af LSE’er. Resultat af analysen vurderes at være et frasalg af arealer,omklassificering og bedre udnyttelse af eksisterende arealer.2. Øget samarbejde og koordinering på tværs af LSE’er.Forsvaret kunne i højere grad bruge det samme personale og materiel på tværs af LSE’er. Altandet lige ville det bevirke en bedre udnyttelse af ressourcer (f.eks. færre og større maskiner) ogen optimering af løsningerne på opgaveniveau (mere specialiserede medarbejdere). Det villekræve en funktion til at koordinere og planlægge på tværs af LSE’er, hvilket er den valueproposition en ekstern leverandør vil tilbyde.3. Koordineret og standardiseret indkøb på tværs af LSE’er.Optimeret og standardiseret indkøb af materiel og ydelser ifbm. arealpleje for vest og østforventes at kunne give en væsentlig samlet besparelse. Herunder koordinering mellem LSE’er ogFMT, således at stordriftsfordele og volumeneffekt udnyttes bedre. Et koordineret initiativ ogfælles fokus ville være en forudsætning for at realisere initiativet.
Kilde: Rambøll, Skovdyrkerne
1.A.4.3 AREAL – PRIORITERING AF INITIATIVERIFHT. POTENTIALE OG GENNENFØRBARHEDPrioritet 2Prioritet 1
Høj
C.1
A.1 Omklassificering af sportsplænerA.2 Omklassificering af øvrige græsarealerA.3 Optimer skovdriftA.4 Nye indtægtskilder fra arealerA.5 Støtte fra NATURA 2000A.6 Færre driftsomkostninger til skovB.1 + B.2 Funktionskrav + maskinparkenA.2.A.1
C.2
B.1 + B.2
Besparelses potentiale
A.4A.5
C.1 Frasalg af skovC.2 Salg af maskiner
A.3.A.6
LavLavGennemførbarhedHøj
143
Kilde: Rambøll, Skovdyrkerne
1.A.4.3 OPSUMMERING AF AREAL – DETSAMLEDE POTENTIALE ER PÅ CA. 40-45%Omkostningsreduktion ved udbud og intern optimering, mio.Overlap
-40-45%206
74
133
2
1
1
11
4Øget tilskud iNatura 2000
1
113
Baseline 2011
Beregnetbesparelse vedfuldt udbud afarealer
Baselineefter udbud
OmklassificeringOmklassificeringaf sportsplæneraf øvrigetil brugsplæner græsarealer tilfælledgræs
Optimeringaf skovdrift
Øgetsalgsindtægtfra jagt ogfiskeri
Reduktion afdriftsomk. tilskovdrift
Optimeretbaselineefter udbud
• På tværs af udbud og intern optimering vurderes der at være muligheder for at reducere de løbendedriftsomkostninger med ca. 45% af den nuværende omkostningsbase, hvilket svarer til ca. 93 mio. iårlig besparelse og et nyt omkostningsniveau på ca. 113 mio.• Realiseringen af potentialet kræver en optimal implementering og et målrettet fokus af FKO samt enrække dedikerede interne aktører til at drive initiativerne ifbm. såvel udbud som intern optimering.• Derudover vil man kunne opnå engangsindtægter ved salg af aktiver på ca. 100 mio. kr. Dettekræver også en stærk organisatorisk opbakning samt dedikerede aktører internt.144
1.B VURDERING AF FORSVARETS UDBUD AF FACILITYMANAGEMENTBeskrivelseA. Potentialevurdering• Kortlægning af detsamlede totale potentialeved udbud og internoptimeringDelanalyserA.1. BaselineA.2. Potentiale ved udbudA.3. Potentiale ved reduktion afledelse og administrationA.4. Potentiale ved internoptimeringB. Markeds-analyse ogkonsolideretanbefaling• Forståelse af markedet irelation til dengeografiske ogfunktionelle struktureringaf udbuddet• Anbefaling af hvordanudbuddet tilrettelæggesoptimalt for at sikre denbedste konkurrence iudbuddetB.1. Hvordan er markedetstruktureretB.2. Hvilke tendenser er der imarkedetB.3. Hvordan udbydes områdernebedst muligt
145
1.B. MARKEDSANALYSE OG KONSOLIDERETANBEFALINGBeskrivelse1. Hvordan ermarkedetstruktureret?•~62% (svarende til 36 mia kr) af det danske FM marked er outsourced•Det danske outsourcede FM marked udgøres af mere end 250* leverandørerhvoraf de 4 største integrerede FM leverandører vurderes at have mere end25% af markedet i Danmark•De 4 store integrerede FM leverandører har sammenlagt solid erfaring meddrift af kantine og rengøring samt nogen erfaring med ”arealpleje inde”•Af de store FM leverandører har kun FM specialisten Hededanmark pt.kompetencer indenfor serviceområder dækkende ”arealpleje ude”•Seneste års tendenser tyder på at de store integrerede FM leverandørerbliver større og breder sig på flere ydelsesområder•Der bliver lukket flere og flere kontrakter med integrerede løsninger•Tendenser går på at outsource FM frem for at sikre besparelser ved atoptimere internt (kulturændringer besværliggør interne optimeringer)•Der er et økonomisk rationale ved udbud på 125** mio kr•FKO er i stand til at varetage udbud for alle tre områder, men optimal pris ertvivlsom hvis ikke FKO får opgjort et detaljeret datagrundlag•Det anbefales at udbyde en fuldt integreret løsning•Det vurderes at driftsomkostning ved håndtering af multiple kontrakter erstørre end det ekstra potentiale ved funktionelt og geografisk opdeltudbud•Markedet vurderes at være i stand til at kunne levere de ønskede servicespå de udbudte områder både kompetencemæssigt og geografisk. Dogvurderes at alle vil skulle bruge underleverandører og/eller opbygge egnekompetencer ved ét samlet integreret udbud (specielt ved arealpleje)•Ved et fuldt integreret udbud vil antal leverandører være få, men derforventes stadig at være en god konkurrencesituation
2. Hvilke tendenserer der i markedet?
3. Hvordan udbydesområderne bedstmuligt?
146
* Hvis der ses bort fra enkeltmandsvirksomheder** Eksklusive interne optimeringer, eksempelvis frasalg af skovKilde: Rambøll; ”FM Markedsundersøgelse” 2009
1.B.1 AGENDA
B. Markeds-analyse ogkonsolideretanbefaling
B.1. Hvordan er markedet struktureretB.2. Hvilke tendenser er der i markedetB.3. Hvordan udbydes områderne bedst muligt
147
1.B.1. HVORDAN ER MARKEDET STRUKTURERET
Vurdering af Facility Management markedet i Vest•~62% (svarende til 37 mia kr) af det danske FM marked er outsourced•Det danske outsourcede FM marked udgøres af mere end 250* leverandørerhvoraf de 4 største integrerede FM leverandører vurderes at have mere end 25%af markedet i Danmark•Der findes en underskov af mindre og mellemstore virksomheder i vest, som kanindgå som underleverandører eller danne konsortier•De store facility management leverandører er ikke tilstede i alle dele af vestområdet. Facility management leverandørerne skal styrke egen tilstedeværelse ogorganisation i vest for at kunne levere•Hededanmark er som eneste store leverandør stærkt positioneret i vest påarealområdet•Vest området er meget forskelligt i geografisk leverandørdækning og attraktivitet•Nyt for alle i markedet at arealpleje indgår med så stor vægt i en kontrakt og deter i øjeblikket ikke en kerneopgave hos nogen af FM leverandørerne•De 4 store integrerede FM leverandører har sammenlagt solid erfaring med driftaf kantine og rengøring samt nogen erfaring med ”arealpleje inde”•Af de store FM leverandører har kun FM specialisten Hededanmark pt.kompetencer indenfor serviceområder dækkende ”arealpleje ude”•Alle de store leverandører vil inden for de tre områder skulle brugeunderleverandører og/eller opbygge egne kompetencer148
1. Markedsstruktur
2. Geografisktilstedeværelse
3. Kompetencer
* Hvis der ses bort fra enkeltmandsvirksomhederKilde: Virksomhedshjemmesider; DFM konference 2010; Rambøll
1.B.1.1. FACILITIES MANAGEMENT (FM)TJENESTEYDELSER LEVERET AF DANSKE AKTØRER KANGROFT INDDELES I TRE KATEGORIERFokusFacility Management (FM) er en ledelsesdisciplin med det formål at støtte de primære processer på en måde, der fungerer mere optimalt, end daydelserne blev gjort in house af selskabet selv, FM udbydere leverer tre typer af tjenesteydelser: ejendomsadministration, bygningsdrift ogvedligeholdelse samt supporttjenester.Hard servicesBygningsdrift og vedligeholdelse•Tjenesteydelser der udføres gennem hyppigebesøg i bygningerne•Fysisk orienteret omkring selve bygningen•Kræver tekniske kompetencer.Ejendomsadministration•Tjenester, der ikke kræver fysisktilstedeværelse i bygningerne,•Forretningsrelaterede tjenester,orienteret omkring omkostnings-og omsætnings administration.Soft servicesSupporttjenester•Services som kræver dag-til-dag tilstedeværelse ibygningerne•Orienteret omkring mennesker og miljø
Forsyninger Teknisk drift••••Olie/gasEnergiVandAfløb•Opvarmning ogventilation•Automatiseretservice tilsyn•IT ogTelekommunikation•Miljøledelse•Energi optimering•Teknisk rådgivning
Vedligeholdelse•Planlagtvedligeholdelse•Modernisering•Løbendegenopbygning•Facadevedligeholdelse
Forretnings relaterede services•Tjenester tillejemarkedet•Kontraktstyring•Koordinering afindkøb•Kundepleje•Rumplanlægnings- ogstyringsprocesforbedringer•••••••••SkatterForsikringSalgSalgsfremmende aktiviteterRegnskabjuridisketjenesteydelserIndkøbFaktureringRapportering
FacilityServices•Mad og drikke(kantinem.m.)•Rengøring•Viceværttjeneste•Affaldshåndtering•Snerydning,saltning ogfejning•Flytning afarbejdsplads•Gartner•Vaskeri•Arealpleje
Sikkerhed•Adgangskontrol•Grænsebeskyttelse•Sikkerhedstjenester•Brandsikring•Parkering
Hovedaktivitetsstøtte•Reception ogomstillingsbord•Håndtering afmail ogekspreslevering•Kontorforsyning•Kopi / print•Sekretær•Arkiv•Call center•Service desk
149
Kilde: Rambøll; Cap Gemini
1.B.1.1. I DANMARK KAN DE OUTSOURCEDE FM-TJENESTERKATEGORISERES UNDER INTEGREREDE FACILITIESMANAGEMENT (I-FM) OG SPECIALISEREDE SERVICELEVERANDØRER•Leverandører bevæger sig fra enkel ogmultipel leverandør til integreret FM (I-FM) leverandør•Leverandører starter som regel somenkelt serviceudbyder, strækker såderes produktudbud for at dække et parbundtede tjenester for derpå atkoordinere alle støttefunktioner (I-FM)Facilities Managementleverandører
Fokus
Outsourcet
IntegreredeFMleverandører•I-FM leverandører leverer og koordinereralle eller de fleste af kundenssupportfunktioner•Der er kun et enkelt kontaktpunkt forkunden for alle FM opgaverne•FM leverandøren benytter til tiderunderleverandører til løsning af opgaverne
SpecialiseredeServiceleverandører
Omfatter 3 typer afvirksomheder•Funktionærvirksomhederder indgår managementkontrakter og outsourcertjenester til tredjeparter•Entreprenørvirksomheder•Tekniske specialister
In-house
Single Serviceleverandører•FM leverandøren leverer selv kunen afkundens støttefunktioner•FM leverandøren kan væreansvarlig for underleverandørerder leverer andre ydelser forkunden
Fler-ydelsesleverandører
•FM leverandøren leverer ogkoordinerer selv mere end én afkundens relateredestøttefunktioner•FM leverandøren kan væreansvarlig for underleverandørerder leverer andre ydelser forkunden
•Storeerhvervs-virksomhedersamt denoffentligesektor somhar deresegen facilitymanagementstab•Allestøttefunktioner håndteresin-house
150
Kilde: Rambøll; Cap Gemini
1.B.1.1. DET TOTALE FM MARKED I NORDEN ER PÅ 488MIA KR
Det Nordiske FM marked, 2010100% = 488 mia krDanmark12%(59)Norge14%•I 2010 var detnordiske FacilityManagement (FM)marked estimeret til488 mia krDanmark udgjorde12,1 % af det totaleNordiske marked,svarende til 59 miakr
•
59%15%Finland
Sverige
151
Kilde: The Market for Facilities Management in the Nordic Countries, 2011; Rambøll
1.B.1.1. MARKEDSSTRUKTUREN I DET NORDISKE FMMARKED
Den Nordiske FMmarkedsstruktur, 2010100% = 488 mia kr
Den danske FMmarkedsstruktur, 2010100% = 59 mia kr•
Out-sourcedIn-house
40%(195)60%(293)
38%(22)62%(37)•
40% (195 miakr) af dettotale FMmarked iNorden eroutsourcedI Danmark er62%outsourced(~37 mia kr)
152
Kilde: The Market for Facilities Management in the Nordic Countries, 2011; “The facilities management market in Denmark”, 2010;Rambøll
1.B.1.1. TOP 4 FM-LEVERANDØRER I DANMARK UDGØR>25% AF DET TOTALE OUTSOURCEDE FM-MARKED IDANMARKMarkedsandele i det Danske outsourcedeFM marked, 2010100% = 37 mia kr
ISS11%6%5%2% 2%68%AndreForenede serviceCoor
••
Der findes ca. 250* FMleverandører i DKTop 4 havde mere end25% af FM markedet i2010Top 4 dominansen ervokset siden 2010
5%Compas Group•
Hededanmark1%Johnson ControlsSodexo
153
* Hvis der ses bort fra enkeltmandsvirksomhederNote: Tildeling af store kontrakter fra 2010-2012 rykker på fordelingenKilde: Virksomhedshjemmesider; DFM konference 2010; Rambøll
1.B.1.1/2. MARKEDSSTRUKTUR
Har in-house kompetenceBenytter underleverandørerIkke aktive i denne funktion
KompetencerLeverandørRengøringKantineArealindeArealude*Tilstedeværelse i Vestdanmark•Dække hele Vestdanmark foralle kategorier, er koncentreretomkring store byerEr repræsenteret i Vestdanmarkvia Politiets udbudEr repræsenteret i store dele afVestdanmark, er koncentreretomkring store byerMeget svagt repræsenteret iJylland (koncentreret omglobale private virksomheder)Er repræsenteret i få store byeri VestdanmarkEr stærkt repræsenteret iVestdanmarkPotentiel hovedleverandørSvagt repræsenteret i Jylland
•
•
•
•
•••
Note: Elite miljø er store på rengøring og vinduespolering i sundhedssektoren og for kommuner i Jylland* Skydebaner, skydeterræn, øvelsesterræn, tank- og depotområder og skovKilde: The Market for Facilities Management in the Nordic Countries, 2011; virksomhedshjemmesider; Rambøll
154
1.B.2 AGENDA
B. Markeds-analyse ogkonsolideretanbefaling
B.1. Hvordan er markedet struktureretB.2. Hvilke tendenser er der i markedetB.3. Hvordan udbydes områderne bedst muligt
155
1.B.2. TENDENSER I MARKEDET (1/2)Basis-informationISSAntal ansatte: 11.000Omsætning i 2011: 18mia. kr. i Norden herafFM 3,6 mia. kr. i DK.Vækst: 6% organisksidste år. FM somservice voksede 5%,samme vækstforventes i 12Antal ansatte: 5300,flest i Sverige. DKmarked ca. 1,8 mia. krVækst på 7% organisk,Strategi•I-FS er strategisk mål•Accepterer normalt ikkeprisen som enestekonkurrenceparameter•Nylig reorganisering for atgøre FM merekundeorienteret•Udviklet insight værktøj tilFM kunder•Coor ser storevækstmuligheder i FMmarkedet (IFM)•Stor vækst på kort tid ogfortsat stor fokus påudvidelse af integreredeløsninger og på ekstravolumen•Accepterer priskonkurrence•Vækststrategi for attilbagevindemarkedsandeleVigtige observationer•Tæt på fusion med G4S kan tolkes somønske på stærk vækst også ind i nye FMområder.•Mistet opgaver i DK pga. fokus pålaveste pris, vundet store FM opgaver iEngland, Finland, Norge og Sverige.Barclays opgave 2 mia.kr.•Nr. 5 på global top 100 over bedsteoutsourcing leverandører•Ansat tidligere FBE direktør•Købt finsk og svensk FM konkurrent somled i vækstplanen•Vundet politiet (145 mio kr. årligt) ogstor SAS kontrakt (1,4 mia.kr)•Vundet Danmarks Radio
Coor ServiceManagement
Forenedeservice
Antal ansatte: 8000.Omsætning ca. 2 miakr. tilbagegang på 5% iomsætning. Forventervækst i 12
•Ramt af finanskrisen og er i gang medat konsolidere og rationalisere egenforretning•Er kendt for at have problemer medstyring af underleverandører
Det vurderes at det vil kræve en stor proaktiv indsats at få udenlandskeleverandører til at byde•Der er intet, der adskiller kantine og rengøring fra Østudbud•Det vurderes, at arealplejeområdet ikke er attraktivt for udenlandskeleverandører medmindre styring og salg af biomasse er med i udbuddetKilde: Rambøll; Virksomhedernes hjemmesider
156
1.B.2. TENDENSER I MARKEDET (2/2)Basis-informationJohnsonControlsData om FM forretningener ikke tilgængelige.Strategi•Fokus på storeinternationalevirksomheder•Nr. 16 på global top 100liste over bedsteoutsorcing serviceleverandører•Nr. 24 på global top 100liste over bedsteoutsourcing serviceleverandører•Fortsat specialisering påoutdoor facility servicesmed fokus på vækstuden for DK•DKs største udbyder afoutdoor facility services•Global virksomhed medstor FM erfaring udenforDanmarkVigtige observationer•Godt image, industriprofil, de størstedanske private virksomheder somkunder
CompassGroup
5000 medarbejdere i DKVækst årligt på ca. 5%
•Består af flere firmaer, IDA serviceskøbt i 2010. Vundet stor opgave forSiemens. Flere opkøb foretaget•Foretaget flere opkøb af konkurrenter,bl.a. Skælskør Planteskole•På vej ind i Sverige•Leverandør til mange off. kunder•Hovedkontor i Jylland•Lille i DK, godt omdømme, mest kendtfor restaurantdelen
HedeDanmark
Global omsætning på 1,3mia.kr.1000 medarbejdere ogtilstede på 60 lokationer
Sodexo DK
Kun 400 medarbejdere iDK. Meget stor globalaktør på FM. FM ca. 25 %af omsætningen i EU
157
Kilde: Rambøll; Virksomhedernes hjemmesider
1.B.3 AGENDA
B. Markeds-analyse ogkonsolideretanbefaling
B.1. Hvordan er markedet struktureretB.2. Hvilke tendenser er der i markedetB.3. Hvordan udbydes områderne bedst muligt
158
1.B.3 HVORDAN UDBYDES OMRÅDERNE BEDST MULIGTAnbefalingerA. Udbud anbefales da det identificerede besparelsespotentiale ved udbud erpå 124 millioner krB. Det anbefales at kantine, rengøring og arealpleje medtages i udbuddet daleverandører kompetencemæssigt og geografisk dækker områderneC. Det anbefales at kantine, rengøring og arealpleje medtages i udbuddet daFKO er i stand til at varetage udbud (optimal pris er tvivlsom hvis ikke FKOfår opgjort et detaljeret datagrundlag)A. Det anbefales at udbyde uden geografisk opdelingB. Det anbefales at udbyde som en fuld integreret løsning af kantine,rengøring og arealpleje
1. Scope forudbud
2. Hvordanudbydesområdernebedst muligt
3. Yderligerebesparelses-potentiale
A. Når analysen af interne optimeringsmuligheder er afsluttet vil der foreliggeen anbefaling af hvilke yderligere optimeringer der bør tages med iudbuddet eller alternativt realiseres før/parallelt med udbuddetB. Det bliver specielt undersøgt om frasalg af skove vil være at foretrækkefremfor udbud af skovdrift
159
Kilde: Rambøll
1.B.3.1. SCOPE FOR UDBUD I VESTATotalt potentiale ved udbud på 124mio kr fordelt på•Kantine: 25 mio kr•Rengøring: 25 mio kr•Arealpleje: 74 mio kr
Er der økonomiskrationale ved udbud?
B
A. Udbud anbefales da det identificeredebesparelsespotentiale ved udbud er påEr markedet i124 millioner krstand til at levereB. Det anbefales at kantine, rengøring ogEr FKO i stand til atde udbudtearealpleje medtages i udbuddet dabyde udområderleverandører kan levere disse services(kompetencer ogmht. kompetence og geografigeografi)C. FKO er i stand til at varetage udbud foralle tre områder, men optimal pris ertvivlsom hvis ikke FKO får opgjort etdetaljeret datagrundlag•Kantine & rengøring: FKO har•Kantine & rengøring: bred kompetencemæssig dækningerfaring fra Øst-udbuddetfra små special samt store integrerede FM leverandører.•Arealpleje: Risiko for at FKO ikkeGeografisk varierende dækning i Vest af storefår beskrevet arealpleje ude* dybtintegrerede FM leverandørernok, og dermed pålægges risiko på•Arealpleje: kun 1 stor specialleverandør i DK vil være ileverandør som kan lede til høj prisstand til at byde. De store integrerede FM leverandørereller at leverandør ikke vil bydehar pt. ikke kompetencerne (specielt på areal ude*) og•Datagrundlag for alle tre områdervil skulle gøre brug af mange underleverandører**er usikkert, rengøring vurderes160som det bedste* Skydebaner, skydeterræn, øvelsesterræn, tank- og depotområder og skov** Kompetenceoverlevering fra FKO til ny leverandør er essentiel for at mindske leverandørens risiciKilde: Rambøll
C
1.B.3.2. HVORDAN UDBYDES OMRÅDERNE BEDSTMULIGTImplikationer af mulige udbudsformer
Integreret
2. Funktionelt opdelt (single service udbud)•Beskrivelse:Kantine, rengøring og arealplejeudbydes som 3 separate dele. Hvert af dem vildække alle LSE’er i Vest indenfor sit område•Betingelser for at dette er en attraktivløsning*:Opdeling i delaftaler vil ikke skræmmede store integrerede FM leverandører væk.Udskillelse af funktionerne vil sikre en skarpere prisind hvis udbudt fuldt integreret
1. Fuldt integreret udbud•Beskrivelse:Der udbydes én samlet pakke. Dvs.der ønskes én leverandør til at varetage bådekantine, rengøring og arealpleje for samtlige LSE’eri Vest•Betingelser for at dette er en attraktivløsning*:En integreret leverandør ellerkonsortium er er ikke dyrere end multipleenkeltleverandører samt administrationen af disse.Der er min. 3 bydende leverandører mednødvendige kompetencer4. Geografisk opdelt•Beskrivelse:Kantine, rengøring og arealplejeudbydes som én integreret ”pakke”. ”Pakken”bliver udbudt opdelt på geografier, eksempelvisVest delt i 3•Betingelser for at dette er en attraktivløsning*:En geografisk opdeling af vest udbuddetvil ikke øge risikoen for manglende bud i de forleverandørerne mindst attraktive regioner.Kassernelukninger vil geografisk være jævntfordelt
Geografisk
3. Funktionelt og geografisk opdelt (singleservice udbud)•Beskrivelse:Kantine, rengøring og arealplejeudbydes som 3 separate dele. Hver område vil iudbuddet være splittet geografisk, eksempelvisdelt i 3•Betingelser for at dette er en attraktivløsning*:Lokale leverandører er billigst påspecialområder. Administration af multipleleverandører er overkommelig og ikke dyrere endpris og administration af fuldt integreret løsning
Opdelt
OpdeltFunktionelt
Integreret161
* Betingelse for alle 4 mulige udbudsformer: Datagrundlag for alle tre hovedområder er tilstrækkeligt detaljeretKilde: Rambøll
1.B.3.2. HVORDAN UDBYDES OMRÅDERNE BEDSTMULIGTUdbudsmodel1. FuldtintegreretudbudKonklusion ved udbudsfasen•Vurderes at der vil være tilstrækkeligt med bydere(2-4) for sikre konkurrence og dermed sikkerhedfor besparelsespotentiale•Dog vurderes denne model at give mindstfordelagtige pris når driftskompleksitet ikkemedtages•Risiko for at måtte aflyse udbud pga. fåleverandører, specielt for arealpleje•Vil muliggøre flere bydere og dermed sandsynligvisstørre besparelsespotentiale end model 1•Risiko for at store integrerede spillere ikke vil byde;vil derfor vanskeliggøre sammenlægning af flerefunktionsområder hos en leverandør, da kunmindre leverandører vil byde•Størst besparelsespotentiale da ”best-of-best”priser kan vælges•Risiko for at store integrerede spillere ikke vil bydeaf frygt for kun at blive tildelt region hvorkassernelukning vil finde sted•Integrerede FM leverandører vil sandsynligvisbyde…•… men der er risiko for at visse regioner vil få ingeneller få bydere, da kun integrerede FM leverandørervil byde i denne model og visse regioner kan i givetfald blive vurderet mindre attraktive•Risiko for at store integrerede spillere ikke vil bydeaf frygt for kun at blive tildelt region hvorkassernelukning vil finde stedKonklusion ved driftsfasen•Simpleste model at styre for FKO•På længere sigt/ved genudbud kan detovervejes at optimere den interneorganisation til at kunne varetage styringaf single service løsninger (deltefunktioner/ geografier) for at skabeoptimal konkurrence•Sætter større krav til FKO•Vis risiko for at styringskompleksiteten påden korte bane vil resultere iomkostninger der er større end fordelenved model 1•Samme som model 2…•… med endog endnu størrestyringskompleksitet•Ved lukning af LSE’er kan der være en viskompleksitet ved overdragelse af kontraktfra en leverandør til en anden•Samme som model 2•Ved lukning af LSE’er kan der være en viskompleksitet ved overdragelse af kontraktfra en leverandør til en anden
2. Funktioneltopdelt (singleservice udbud)
3. Funktioneltog geografiskopdelt (singleservice udbud)
4. Geografiskopdelt
162
Kilde: Rambøll
BACKUPS
163
RENGØRINGSOMKOSTNINGERNE VARIERER PER LSEBrutto omkostninger fordelt på LSE’er, Vest 2011Millioner821316979101149
Ø9
LSEBOR LSEFRC LSEFRH LSEFAA LSEHOL LSEKAR LSEOKS LSESKI LSESKP LSEVAR LSEAAL
Arealer, Vest 2011X000 m2537578635294639642736Ø 44
•Omkostninger pårengøring erujævnt fordelt påLSE’erne,•De små LSE’er harlavereomkostninger perm2.
LSEBOR LSEFRC LSEFRH LSEFAA LSEHOL LSEKAR LSEOKS LSESKI LSESKP LSEVAR LSEAAL
Brutto omkostninger fordelt på LSE’er, Vest 2011kr./m2276156224255235187195242177246141
Ø 203
LSEBOR LSEFRC LSEFRH LSEFAA LSEHOL LSEKAR LSEOKS LSESKI LSESKP LSEVAR LSEAAL164*Rengøringsareal inkluderer kun aktive områder som markeret I How2PlanNote: Tal inkluderer moms hvor betaling er lovpligtigKilde: SAP data, central data og løn træk, FSV Baseline 2009 v2 04,Forsvaret _Consolidation af areal_v4
BACKUP: ERFARING VISER AT UDBUD AF KANTINEDRIFTTYPISK GIVER MELLEM 8% OG 30% I BESPARELSEROpmærksomhedspunkter erfaret fra andre udbud•Der skal lægges overvejelser i det optimale detaljeniveau på kravspecifikation, som på denene side giver leverandøren frihed at finde de gode løsningarne, men samtidigt sikre en godnok kvalitet til brugerne•Det er nødvendigt at afsøge ønskede niveauer af næringsindhold i den mad der serveres ikantinerne gående fremad•Det er nødvendigt tideligt i processen at beslutte hvilken type af aftale der skal indgås hhv.koncessionsaftale eller serviceaftale. Denne beslutning påvirkes af holdninger til risiko ,omkostninger, ansvar for vedligehold af maskiner etc.•Der bør, ved udbud, ske en opstramning i forhold til, hvilke krav der stilles til de privateleverandører i forhold til:•Kontraktvilkår•Opfølgning og kontrol af madens kvalitet•Andre krav opstillet i udbuddet•En mulig løsning der har vundet indpas i markedet er fuldstændig outsourcing medoverdragelse af eventuelle folk•En høj brugerinddragelse er at fortrække fra starten af projektet•Det er vigtigt at lave en glidende overgang til den nye madløsning – i dette tilfældeetablerede man en overgangsperiode fra december 2010 til februar 2011, hvor den eksterneleverandør gradvist overtog opgaver i takt med at kommunens medarbejdere fandt andrejobs. Dette var en fordel for både kommunen og den eksterne leverandør•I startfasen af udbudsprocessen er det værd at overveje eventuelle følgeomkostninger. Entenkan man vælge at betale omkostninger så som afvikling af medarbejdere osv., eller vælge atinkludere dette i udbuddet•Da en del af kantineomkostningen bliver ført videre over til brugerne (for kantinedelen), børman inden påbegyndt udbud beslutte om den sluttelige pris for brugerne skal forbliveuændret eller justeres op eller ned165
Stor offentliguddannelses-intuition
Kommune I
Kommune II
Kommune III
07-03-2014Kilde:Prokura
BACKUP: ERFARING VISER AT UDBUD AF RENGØRINGTYPISK GIVER MELLEM 10% OG 32% I BESPARELSEROpmærksomhedspunkter erfaret fra andre udbud•Ved en eventuel opdeling af opgaven i delaftaler bør det ske efter geografi og ikke efterlokalitetstype•Der skal afsættes tilstrækkelige ressourcer til opfølgning og kontrol samtidig med, at der skalhandles hurtigt og konsekvent på alle konstaterede eller rapporterede afvigelser, så de ikkenår at eskalere til et niveau, hvor "overblikket" forsvinder•Aftalegrundlaget skal bygge på tillid, men der skal blandt andet indgå dokumentationskrav iforhold til kvalitet og ressourceforbrug•Vigtigst for prisen er en rigtig standardisering af frekvens og grundighed på rumtyper medulige gennemgang, kundeeksponering og belægningstype•Indsamlede tilbud bør både fokusere på pris og kvalitet for at sikre korrektsammenligningsgrundlad•Det bør sættes fokus på leverandørens kvalitetssikring og opfølgning for at sikre at de dagligebrugere er tilfredse samt at problemer kan udbedres hurtigt•Kontrol af temporære tjenester (vinduesvask), hovedrengøring m.m. bør inkluderes for atsikre at besparelser på ordinært renhold ikke blot flyttes til disse•Overvejelser vedrørende fremadrettede ønsker til frekvens og niveau af rengøring børafklares inden processen starter op•Man kan overveje at benytte en zoneinddeling ift. hvor befærdet et område er for på dennemåde at sikre den rigtige frekvens•Det er vigtigt også at indhente priser på de sporadiske ydelser så som hovedrengøring,vinduespuds, linnedservice etc.•De berørte institutioner skal informeres om processen så tidligt som muligt – og repræsentanterskal inddrages m.h.p. at kommentere udbudsmaterialet samt tidligere kontraktforløbsproblempunkter•Informationen er speciel vigtig i tilknytning til en eventuel besigtigelse, som de prækvalificeredetilbudsgivere tilbydes•Der skal afsættes tid fra kontrakttildeling til kontraktstart. Det giver tid til dialog oghensigtsmæssig indkøring•Dialogen med leverandørerne skal fastholdes under hele kontraktperioden, bl.a. med166fokus på de månedlige rapporteringer om kvaliteten af det udførte arbejde
Kommune 1
Stor hotelkæde
Størreuddannelses-institution
Kommune 2
07-03-2014
Kilde: Prokura
BACKUP: ERFARING VISER AT UDBUD AF RENGØRINGTYPISK GIVER MELLEM 10% OG 32% I BESPARELSERBesparelser per lokation baseret på modtagne bud for stor hotelkædeIndexFor bud der virker unaturligtbillige bør kvalitet ogleveringsevne undersøges enekstra gang84 83 8381 81 7978
Tidligere klient eksempel
100 100 100100 10010088 86
74 72
71 71 70
6962 60595958 5655
Ø 72
•Nye tilbud ergennemsnitligt28% billigereend dennuværende prisog det er påsamme antaltimer og tilsamme kvalitet•Hvis bud dergiver enbesparelse påmere end 30%tages ud er dengennemsnitligebesparelse ca.15%
5146 45
4129
LokLokLokLokLokLokLokLokLokLokLokLokLokLokLok151413121110987654321
07-03-2014 Kilde: Prokura, tidligere klient data
LokLokLokLokLokLokLokLokLokLokLokLokLok28272625242322212019181716
LokLokLokLokLok3332313029167
TOTAL POTENTIEL BASE FOR INDIREKTEOMKOSTNINGER UDGØR 914 MIO KR.• Omkostningsbasen er udtrykfor alle omkostningerrelateret til deorganisatoriske enheder, derpåvirkes i mere eller mindregrad af udbuddet.• I det følgende splittesomkostningsbasen op ift.andel af omkostninger, derkan siges at vedrøre deudbudte opgaver og derforinkluderes som indirekteomkostninger i baseline.• Ved opgørelse af indirekteomkostninger forbundet meddrift af kantine, rengøring ogarealpleje i Vest er alletjenester under FKO vurderet10TotalindirekteFPTFKITFBE stabRCV7
Fordeling af total indirekte omkostningsbasemio kr.914
562
164170
KCDK
168Kilde: FPT og FKIT: SAP træk (Christian Elander Rasmussen). FBE: SAP træk (Øvli Øvlisen). Fordelingsnøgler: Øvli Øvlisen og Grith Sandst Poulsen
51 MIO KR. AF DE INDIREKTE OMKOSTNINGERVEDRØRER DE UDBUDTE OPGAVER HVORAFPOTENTIELT 16 MIO KR. KAN SPARESOverordnet besparelse indirekte omk. på udbudte opgavermio kr.914863
Nettobesparelse51766342
• Nettobesparelsen på deindirekte omkostningervurderes at være ca. kr. 16mio Dette er udtryk for enoverordnet vurdering afpotentialet på administrationog ledelse.• Til beregning afnettobesparelserne erestimeret, at der skalnedsættes en afdeling påca. 6 ÅV til kontrol afopgaverne mm. estimeret tilca. 2,4 mio kr. Antal ÅV kandog variere afhængig af denvalgte udbudsform, endeliggeografisk og faglig løsningmm.
Totalindirekte2011
Ikkeudbudteopgaver
Udbudteopgaver
Besparelserengøring
Besparelsekantine
Besparelseareal
Ekstramedarb.
Ny totalindirekteudbudteopgaver
169Kilde: FPT og FKIT: SAP træk (Christian Elander Rasmussen). FBE: SAP træk (Øvli Øvlisen). Fordelingsnøgler: Øvli Øvlisen og Grith Sandst Poulsen
STØRSTE ANDEL AF BESPARELSER PÅ INDIREKTEOMKOSTNINGER RAMMER FBE STAB• Besparelsen på deindirekteomkostningerrammer primærtFBE stab og FPT.• Besparelsen udgørprimærtlønomkostninger,men ogsådriftsomkostninger.• I ÅV svarernettobesparelsen tilca. 25 ÅV.511634RCVKCDK
Overordnet besparelse indirekte omk.mio kr.914FKITFPT164863
562
FBE
170
107Ikke udbudteopgaverUdbudte opgaverNetto besparelseudbudte opgaverNy total indirekteudbudte opgaver170
Total indirekte 2011
Kilde: FPT og FKIT: SAP træk (Christian Elander Rasmussen). FBE: SAP træk (Øvli Øvlisen). Fordelingsnøgler: Øvli Øvlisen og Grith Sandst Poulsen
METODE FOR UDREGNING AF INDIREKTEOMKOSTNINGEROMKOSTNINGER VURDERET PÅ TO NIVEAUER1. Hvilke omkostninger vedrører deudbudte opgaver?Omkostninger, der vedrører de udbudteopgaver, er klarlagt gennem interviews medmedarbejdere med kendskab til de enkelteafdelingers opgaver samt brug af diversenøgler. Ligeledes er anvendt FKO’sfunktionsbeskrivelser til klarlæggelse afopgaverne. Omkostninger, der dækker deudbudte opgaver, dækker også over dele afledelsen, der udgør en del af de indirekteomkostninger relateret til de udbudte opgaver.51
2. Hvilke omkostninger vedrører deudbudte opgaver og må forventesat falde bort ved en udlicitering?Omkostninger, der vedrører de udbudte opgaverog som må forventes at falde bort vedudlicitering, er klarlagt gennem interviews medmedarbejdere med kendskab til de enkelteafdelingers opgaver. Det er vurderet, hvorvidt deenkelte opgaver må forventes at overgå tilleverandøren, hvorfor FKO ikke vil have disseopgaver internt længere. Omkostningerne tildisse opgaver udgør samlet set det forventedebesparelsespotentiale på de indirekteomkostninger.
16
1. Vedrører de udbudte opgaver
2. Vedrører de udbudte opgaverog falder bort ved udbud171
Kilde: FPT og FKIT: SAP træk (Christian Elander Rasmussen). FBE: SAP træk (Øvli Øvlisen). Fordelingsnøgler: Øvli Øvlisen og Grith Sandst Poulsen
METODE FOR UDREGNING AF INDIREKTEOMKOSTNINGEREKSEMPEL
Område
Omkostninger, der vedrørerudbudte opgaverHandelsafdelingen arbejder bl.a. medrammeaftaler mm. på de udbudteopgaver. Det vurderes, at ca. 50% afmedarbejderne arbejder med deudbudte opgaver. 50% afomkostningerne relateret til denneafdeling indgår derfor som indirekteomkostninger.50% af ca. 26 Åv = 13 ÅV
Omkostninger, der vedrører deudbudte opgaver og må forventes atfalde bort ved en udliciteringDet vurderes, at opgaverne iHandelsafdelingen delvist vil bortfaldeved udbud, da der vil være tale om færrerammeaftaler. Det vurderes, at dennereduktion udgør ca. 10% af afdelingensvarende til ca. 3 ÅV. Boligkontoret ogEjendomssektionen, der er placeretunder Handelsafdelingen, påvirkes ikke.10% af ca. 26 ÅV = 2,6 ÅV
Handels-afdelingenFBE
172
METODE FOR UDREGNING AF INDIREKTEOMKOSTNINGEROPMÆRKSOMHEDSPUNKTER• I beregning af besparelserne er taget højde for ikke besatte stillinger.Således er besparelserne beregnet ud fra forventede omkostninger vedfuld bemanding på de afdelinger der har været med i analysen. Dettebetyder, at nogle af besparelsespotentialerne reelt ikke vil kunne ses, dader blot er tale om, at vakante stillinger ikke genbesættes.• I vurdering af besparelser er set på afdelinger og ikke enkelte ansatte.Således er der i vurderingen af de enkelte afdelingers opgaver ikke tagethøjde for, hvorvidt de enkelte medarbejdere, der varetager opgaven,udgør eksempelvis halve eller kvarte ÅV. Dette kan resultere iudfordringer ift. en egentlig implementering af besparelserne, hvisanalysen bruges på afdelingsniveau. Analysen bør anvendes som etoverordnet billede på besparelser inden for de enkelte organisatoriskeenheder.• Analysen af de indirekte omkostninger er baseret på interviews med GrithSandst Poulsen FKO, Niels Øvli Øvlisen FBE. Der er tale om en overordnetanslået vurdering, der er med til at give et overordnet billede af deindirekte besparelser. Der er dog ikke tale om et endegyldigt billede.Yderligere, mere detaljerede analyser på baggrund af det endelige udbudvil således være krævet ift. at klarlægge de opgaver og dermedressourcer og organisering, der er behov for ved udlicitering.173
Normeredestillinger
Manglendekendskab tilenkeltemedarb.
Ikkeendegyldigvurdering
SÅ VIDT MULIGT SKAL GENNEMFØRBARHEDEN EVALUERESSYSTEMATISKVurdering af implementerbarhedParameterTidsramme forimplementering
ForklaringHvor lang tid går derfra beslutningen ominitiativet er taget, tilresultaterne kanaflæses på bundlinjen?
4 = HøjMindre end tomåneder (fx ved atundgåomkostninger vedadfærdsmæssigeændringer)Ingen modstand iorganisationen ogkompetencer ogvillighed til atimplementereforandringenMindre end 100
3Omkring seksmåneder (typiskefter analyse ogRFQ proces)
2 = Mellem6-12 måneder(typisk efter analyseog RFQ samtopsigelse afkontrakter/relationer)Mellem parathed(mellemkompetencer,mellem vilje)
1Mere end 12måneder indtilbesparelserne bliverrealiseret ellerlangsom realiseringfra et tidligeretidspunktLav parathed pga.modstand iorganisationenog/eller lavtkompetenceniveau500–1000
0 = LavMere end 12måneder indtilbesparelsernerealiseres oglangsom realisering
Interessentenighed
Er de interneinteressenter ogeksterne partnere(ikke leverandører)klar til at foretage denødvendige ændringer?Hvor mange interneressourcer (mande-timer) behøves for atimplementereforandringen?Hvor omfattende er denødvendigeinvesteringer (ITinfrastruktur ellersoftware, tests,procedureændringer,lovmæssigegodkendelser)?Hvor meget viden påområdet ertilgængeligt iorganisationen?
Godt forholdmellemkompetencer ogvilje iorganisationen100–200
Omfattendemodstand ellermeget begrænsedekompetencer
Ressourcer
200–500
Mere end 1000
Investeringer
Nærmest ingeninvesteringer erpåkrævede
Mindreinvesteringer erpåkrævede
Melleminvesteringer erpåkrævede
Substantielleinvesteringer erpåkrævede
Tunge ITinvesteringer ellerproduktionstestsamt omfattendelovmæssigegodkendelser ernødvendige og inogle tilfældeseparat for hvertlandIngen tilgængeliganvendelig viden
Viden på området
Ekspertviden omprodukter,leverandører påmarkedet ogmarkedsdynamikkerer tilstede
God viden omprodukter,leverandører ogmarkedet er tilstede
Mellem viden omprodukter,leverandører ogmarkedet er tilstede
Begrænset videnom produkter,leverandører ogmarkedet er tilstede
174
