FOU, Alm.del - 2013-14 - Endeligt svar på spørgsmål 132: Spm. om, Rambøl Management A/S analyse af kantineopgave, til forsvarsministeren

Forsvarsudvalget 2013-14
FOU Alm.del
Offentligt

STØTTE TIL FORSVARETS UDBUD AFFACILITY MANAGEMENT:NY BASELINE OG POTENTIALEANALYSEOG SAMMENLIGNING AF BUDFORSVARET, VEST

AUG 2013

0. EXECUTIVE SUMMARY

0. Executive Summary1. Opdateret baseline2. Opdateret beregnet omkostning efterudbud3. Besparelse ved laveste bud

0.1 FORMÅL MED DOKUMENTET OG KONKLUSIONER•Formål•Rambøll forfattede i august 2012 en rapport i hvilken baseline omkostninger forde udbudte områder og det forventede potentiale ved et samlet udbud blevberegnet.Denne rapport har til formål:••At udarbejde en opdateret baseline baseret på de ændringer, der er sket irelation til de udarbejdede analyser i august 2012.At beregne forventet potentiale ved udbud baseret på den opdateredebaseline og de ændringer, der har været i relation til serviceområdernesiden august 2012.At sammenligne de indkomne bud og vurdere forventet besparelse per årved valg af det prismæssigt laveste tilbud.••Baseline udgør 422 mio. kr. hvilket er et fald på 53 mio. kr. (11%)sammenlignet med baseline fra august 2012 på 475 mio. kr.Reduktionen af baseline med 53 mio. kr. skyldes ændringer påarealområdet. Her er skovdrift, diverse ÅV samt udvalgte ETAB’erfjernet fra udbuddet og dermed reduceret i baseline.Den nye beregnede omkostning efter udbud er 351 mio. kr. Heraf322 mio. kr. i direkte omkostninger (stigning på 4 mio. kr.)Det nye beregnede potentiale er 71 mio. kr. (17%). Dette udgøret fald på 9 procent point fra oprindeligt udregnet potentiale på26%

•

Konklusioner

1. Opdateretbaseline

2. Opdateretberegnetomkostning efterudbud

••

•3. Besparelse vedlaveste bud•••

Note 1:Der anvendes afrunding i rapporten, der kan derfor være mindre uoverensstemmelser imellem subtotaler og totaler på grafer

1. Opdateret baselineOmkostningerMillioner kr.47550425August2012baseline-11%5349442246376Opdateretbaseline•

IndirekteDirekte

Reduktioni baseline

Baseline er reduceret med 53mio. kr. (11%) siden Aug.2012 rapport.Den beregnede omkostningefter udbud er 351 mio. kr.Den direkte omkostning ersteget med 5 mio. kr.

•

2. Opdateret beregnet omkostningefter udbudOmkostningerMillioner kr.35134317August2012beregnetomk efterudbud0%50535129322Opdateretberegnetomk. efterudbud

•

Ændring

1. Opdateret baselineOmkostningerMillioner kr.1151897August2012baseline0%000

IndirekteDirekte

1151897Opdateretbaseline

••

Baseline er uændret sidenAug. 2012 rapport.Potentialet er faldet med 9mio. kr. pga. fald i antal totalm2fra 451.000 m2(eksklusivhoteller) til 419.000 m2(+2mio. kr.) og opgørelse af27.000 m2hotel somhotelrengøringer i stedet foralmen rengøring (-11 mio.kr.)

Reduktioni baseline

2. Opdateret beregnet omkostningefter udbudOmkostningerMillioner kr.891178August2012beregnetomk efterudbud+10%9981187Opdateretberegnetomk. efterudbud•

Ændring

1. Opdateret baselineOmkostningerMillioner kr.15515140August2012baseline0%000

IndirekteDirekte

15515140Opdateretbaseline

••

Reduktioni baseline

Baseline er uændret sidenAug. 2012 rapport.Potentialet er mindsket med8 mio. kr. pga. højereøkologikrav i kantinerne (6mio. kr.) og omkostningerforbundet medvirksomhedsoverdragelse (2mio. kr.)

2. Opdateret beregnet omkostningefter udbudOmkostningerMillioner kr.1299120August2012beregnetomk efterudbud+6%81379128Opdateretberegnetomk. efterudbud•

Ændring

1. Opdateret baselineOmkostningerMillioner kr.20618188August2012baseline-26%53494

IndirekteDirekte

153139

••

Reduktioni baseline

Opdateretbaseline

Baseline er reduceret med 53mio. kr. (26%)Den beregnede omkostningefter udbud er reduceretmed 17 mio. kr. pga.reduktion i baseline og deraffølgende reduktion ipotentialet

2. Opdateret beregnet omkostningefter udbudOmkostningerMillioner kr.13213119August2012beregnetomk efterudbud-13%171251159106Opdateretberegnetomk. efterudbud

Ændring

1. OPDATERET BASELINE

0. Executive Summary1. Opdateret baseline2. Opdateret beregnet omkostning efterudbud3. Besparelse ved laveste bud

1.1 I AUGUST 2012 BLEV UDREGNET EN BASELINE AFOMKOSTNINGER BASERET PÅ 2011 DATAFormålet medbaselineMetode til udregningaf baseline• Indsamlet data foromkostninger fraspecifikke konti somkan relateres tildriften af kantine,rengøring ogarealpleje• Allokeret indirekteomkostninger tilenkelteserviceområderbaseret på vurderingaf relevanteomkostninger• Løbende konsulteretmed FKO for atafklaretvivlsspørgsmål ogvalidere resultaterKilder anvendt• SAP udtræk af direktefinansielle omkostninger for2011• SAP udtræk af materielomkostninger for 2011• SAP udtræk af FBEomkostninger til andretjenester f.eks. FKIT og FPTsamt ledelse/administrationpå FBE niveau• FBE Løn data for 2012• Decentral fordeling af FBEmedarbejdere påserviceområder 2012• FBE fordeling afomkostninger der ikke kanrelateres direkte til enkelteservice områder10

• At skabe et overblik overde nuværendeomkostninger• At fungere somsammenligningsgrundlagmed potentialeanalysenfor at belysebesparelsespotentialet• At fungere somsammenligningsgrundlagmed de indkomne budfor at belyse den reellebesparelse

Kilde: Støtte til Forsvarets Udbud af Facility management, Forsvaret Vest, August 2012

1.2.C 53 MILLIONER KR. AF AUG. 2012 BASELINE ERUDGÅET PÅ AREALOMRÅDETReduktion afbaseline, kr.•Skovdrift4 mio.Beskrivelse•••Skovdriften er ikke længere del af udbuddet.Alle omkostninger til skovdrift tages ud af udbuddet.Omkostningerne er baseret på data fra SAP.

•Reduktion i ETAB’ermed arealpleje

14 mio.

•••

Et antal ETAB’er er ikke længere del af areal udbudet. Det drejer sig fortrinsvisom ETAB’er med skydeterræner og ETAB’er knyttet direkte til skydeterræner.Reduktion af omkostninger er beregnet via mængdedata per ETABlissement.Se særskilt notat om skydeterræner og ETAB’er, der ikke medtages i udbud.Opgaver knyttet til VVS blev tidligere delvist varetaget under simpeltvedligehold. Fremadrettet vil disse ikke blive håndteret under simpeltvedligehold.Opgaver svarende til 25 årsværk er taget ud.En række opgaver er estimeret til fremadrettet ikke længere at blive varetagetautomatisk. Det drejer sig om opgaver, der hidtil er blevet udført pga.tilstrækkelige ressourcer, men som ikke er strengt nødvendige for driftenfremadrettet. Skal disse opgaver løses fremadrettet vil de blive bestilt direkte.Opgaver svarende til 8 årsværk er taget ud.Opgaver knyttet til en lang række funktioner er ikke del af udbud, bl.a.brandberedskab, ledelsesopgaver, administrative opgaver, opgaver knyttet tiludbringning af linned og mad, håndtering af IT og tv, m.fl.Opgaver svarende til 84 årsværk er taget ud.

VVS/vikar-opgaverer ikke en del afudbud

•

7 mio.

•

••2 mio.•

Opgaver sombortfalder••Opgaver som ikke eren del af udbudTotal 53 mio.25 mio.•

•

Kilde: Støtte til Forsvarets Udbud af Facility management, Forsvaret Vest, August 2012, Skovdyrkerne

1.3.C DEN NYE BASELINE PÅ AREALOMRÅDET ER 153MIO. KR. SVARENDE TIL EN 26% REDUKTIONIndirekteBreakdown af baselineMillioner kr.-26%20618

Direkte

5344915314

•Reduktionen ibaseline på 53 mio.kr. kommerhovedsageligtgennem reduktion iantallet af ETAB’ersamt reduktion iårsværk brugt påandre opgaver.•Af de 53 mio. kr.kommer 4 mio. kr.fra reduktionen iindirekteomkostninger og 49mio. kr. fra direkteomkostninger.

188139

Aug. 2012 baseline

Reduktion i baseline

Opdateret baseline

Note: Indirekte omkostninger anvendes ikke ved sammenligning med bud. Se slides 3.2.Metode for metodologi i sammenligning med bud

1.4 TOTALT ER BASELINE ÆNDRET FRA 475 MIO. KR.TIL 422 MIO. KR.RengøringOmkostningerMillioner kr.-11%47550Indirekte:171546

KantineArealplejeIndirekte•I Aug. 2012 udregnedesen baseline på 475 mio.kr.•Baseline er faldet med53 mio. kr. påarealområdet•Dette fald udgør 11% aftotal baseline•Den totale baseline erderfor 422 mio. kr.•Af baseline er 376 mio.kr. direkte omkostningertil opgaver derfremadrettet varetagesaf leverandøren

5349

42246

188

139

140

376

97Aug 2012baselineÆndring

97Opdateretbaseline

Note: Indirekte omkostninger anvendes ikke ved sammenligning med bud. Se slides 3.2.Metode for metodologi i sammenligning med budKilde: Støtte til Forsvarets Udbud af Facility management, Forsvaret Vest, August 2012

2. OPDATERET BEREGNET OMKOSTNING EFTER UDBUD

0. Executive Summary1. Opdateret baseline2. Opdateret beregnet omkostning efterudbud3. Besparelse ved laveste bud

2.1 DET BEREGNEDE POTENTIALE I AUGUST 2012 VAR124 MIO. KR. (26%)IndirekteOmkostningerMillioner kr.-26%47551

Direkte

1241710735134

•I August 2012 blevberegnet et besparelsespotentiale på 124millioner ved udbud•Den beregnedetotalomkostning efterudbud var derfor 351mio. kr.•Den beregnedeomkostning tilForsvarets centraleadministration ogledelse efter udbud var34 mio. kr.•Den beregnedeomkostning til fremtidigleverandør efter udbudvar 317 Mio kr.

424317

Baseline Aug. 2012

Aug 2012 Potentialeved udbud

Aug 2012 beregnetomk efter udbud

2.2 ÆNDRINGER I FORUDSÆTNINGER MEDFØRERREDUKTION I POTENTIALET PÅ 53 MIO. KR.Oprindelig metode•Mængderne forrengøring i Vest erganget med priserfra udbuddet i ØstÆndringer i forudsætninger for potentialeanalyse••Total m2eksl. Hotelrengøring er faldet fra ca. 451.000 m2til419.000 m2hvilket medfører en besparelse på 2 mio. kr.Hotelrengøring på ca. 28.000 m2var i den oprindeligeanalyse opgjort som almen rengøring. Disse er udbudt vedet andet service niveau som hotelrengøringer der prissættesenkeltvis. Dette medfører en ekstra omkostning på 11 mio.

Reduktion ipotentialeMillioner kr

Rengøring

•

Kantine

Leverandørensforventedeomkostninger tilløn, råvarer ogmaterialer erudregnet

•

Leverandøren skal betale højere løn tilvirksomhedsoverdragede medarbejdere indtil de overgår tilprivat overenskomst. Dette udgør en omkostning på 10 mio.kr. i det første år svarende til 2 mio. kr. i gnsn. per år henover kontraktenLeverandøren har ekstra omkostninger på ca. 6 mio. årligtforbundet med tilfredsstillelse af et økologi krav på 40%relativt til nuværende effektiv økologi % på 4,9%Opdaterede arealdata med omklassificering af arealtyper ogmængderBedre estimater på mængder på øvrige områder somsnerydning, affaldshåndtering og ÅV til simpelt vedligeholdReduktion i baseline ift. reduceret antal ETAB’er medarealpleje, reduktion i antal ÅV samt reduktion i ydelser(eks. skovdrift) påvirker potentialet

•

Arealpleje

Mængder påarealer ganget medV&S prisdata ogforventetudbudseffekt samtdiverse analyser tilberegning af øvrigeydelser.

•••

Kilde: Støtte til Forsvarets Udbud af Facility management, Forsvaret Vest, August 2012, Rengøringsmængder, Økonomiske, konsekvenser vedafskedigelser og virksomhedsoverdragelse, Økonomiske konsekvenser ved ændring af økologi – procent i udbud fra nuværende økologi-procent til30%, og fra 30% til 40%

2.3 DET NYE BEREGNEDE POTENTIALE ER 71 MIO. KR.RengøringOmkostningerMillioner kr.-43%12417

KantineArealplejeIndirekte

5303689

Indirekte:6175

•I august 2012beregnede Rambøll etsamlet potentiale vedudbud på 124 mio. kr.•Ændredeforudsætningermedfører reduktion ipotentialet med 53 mio.kr. (43%)•Efter ændredeforudsætninger er detberegnede potentiale 71mio. kr.

7117

1919Aug. 2012beregnet pot.ved udbudReduktion ipotentiale

33541110Nyt beregnetpotentialeved udbud

2.4 DEN NYE OMKOSTNING EFTER UDBUD ER 351 MIO.KR. HVORAF 322 MIO. KR. ER DIREKTE OMK.RengøringOmkostningerMillioner kr.Indirekte:11929

KantineArealplejeIndirekte9

35134

179

0%8

-17125

35129106

•Den beregnedeomkostning efter udbuder steget 9 mio. kr. pårengøring og 8 mio. kr.på kantine reduceretpotentiale•Den beregnedeomkostning efter udbuder faldet 17 mio. kr. påarealplejen pga.reduceret baseline ogændrede mængdedata•Den beregnedeomkostning efter udbuder derfor stadig 351mio. kr.•Den direkte omkostningefter udbud svarende tilden forventede størrelseaf et bud er steget 5mio. kr.18

119

120

128

322

78August 2012beregnet omkefter udbudStigningReduktion*

87Opdateretberegnetomk.efter udbud

* Inkluderer både ændringer i potentiale og ændringer i baselineNote: Indirekte omkostninger anvendes ikke ved sammenligning med bud. Se slides 3.2.Metode for metodologi i sammenligning med bud

2.5 SAMLET VISER OPDATERET POTENTIALEANALYSEBEREGNEDE BESPARELSE PÅ 71 MIO. KR. (17%)IndirekteOmkostningerMillioner kr.-17%42246

Direkte

71175435129

•Efter opdatering afpotentiale erbesparelsen ved udbud71 mio. kr. (17%)•Dette er 9 procent pointlavere end potentialetpå 26% der blevudregnet i Aug. 2012

376

322

Opdateret baseline

Opdateret potentialeved udbud

Opdateret beregnetomk. efter udbud

3. BESPARELSE VED LAVESTE BUD

0. Executive Summary1. Opdateret baseline2. Opdateret beregnet omkostning efterudbud3. Besparelse ved laveste bud