Koordinatormøde den 6. maj 2013 kl. 11.00 – 16.00

på hotel H.C. Andersen, Claus Bergs Gade 7, 5000 Odense.

Referat

Velkomst

Formanden for Koordinationsudvalget, Jørgen Damgaard bød velkommen og udtryktehåbet om et godt og positivt møde. Endvidere præciserede han– da der havde været undrenover, at Koordinationsudvalget var arrangør af mødet - det oplagte i at det varKoordinationsudvalget, i og med at Udvalget repræsenterede den mere politiske(bestyrelserne) del, og havde en interesse i at sikre, at Koordinatorgruppen blev løbendeorienteret og involveret i processen frem mod den kommende periode, samt fik mulighedfor drøftelse af de nuværende praktiske, daglige problemer.Rita Munk(RM) indledte med status og nævnte, at der ”ikke er sket meget i Bruxelles”,da parlament og kommission endnu ikke er færdige med fastlæggelse af rammer.Der er dog en mulighed for enighed før sommer om budgettet. Min 5% skal anvendes tilLAG. Endnu ingen ramme for fiskeriområdet.Totalt set skal regnes med en reduktion på ca. 15% på alle fonde. Hvordan den nationalefordeling bliver, er ikke fastlagt endnu.Omkring målsætningerne har kommissionen gjort sig tanker og de hovedområder dertænkes ind svarer til de hovedområder der er gældende i dag i Danmark.Vedrørende forberedelsen er et konsulentfirma ansat til at foretage en analyse af denneperiode og komme med anbefalinger for den kommende periode. Der laves en SWOTanalyse, med opgave at se på hvordan det fungerer i dag, hvilke muligheder og potentialeder er, mv.Der vil komme en høring.RM betonede, at man i MBBL er meget optaget af, at hvordan næste periode bedst muligtkan planlægges. Der har været fejl, men den store opgave er, hvordan vi kan gøre detbedre.Der er to spor at arbejde efter – det nuværende, hvor der har været brugt (for) megen tid påat få det integreret og det andet er næste periode, hvor vi nu skal sikre, at det er det rigtigevi integrerer ud fra erfaringerne fra nuværende periode..7 – 14 modellen blev kort præsenteret, og gennemgået med reference til brev tilformændene. Modellen er bygget op efter ”noget for noget” princippet, således, at ansøgerfår svar indenfor en uge og denne skal så svare tilbage indenfor 14 dage.Der var spørgsmål om at gøre procedurerne mere elektroniske med sagsnr. så alle kunnefølge sagen, ligesom spørgsmålet om praksis i andre lande blev rejst.Vedrørende den overordnede organisering ser det ud til - som udgangspunkt - at derfortsættes i samme spor.Proceduren forventes at være, at lokale interessenter finder sammen og udarbejder oplægmed ideer og tanker, som danner baggrund for ansøgning om godkendelse. De lokale LAGformænd kunne være aktive i den proces.En udvælgelseskomite etableres under MBBL og denne komite skal godkende den lokaleudviklingsstruktur.Den videre proces vil være – hvis enighed i Bruxelles inden sommer – at fordele nationalemidler til efteråret.Spørgsmål, kommentarer og drøftelser fra formiddagens drøftelse af dette emne er ikkerefereret.

Status på projektsituationen - Hvor langt er vi – Aktuelt nyt - praktiske spørgsmål.

Punktet tog udgangspunkt i præsentation fra NaturErhvervstyrelsen ved Marianne FæsterNielsen, og der blev stillet spørgsmål undervejs og efterfølgende.Først blev oplyst, at NaturErhvervsstyrelsen har fået ny direktør – Jette Petersen – derstartede 1. maj og kommer fra en stilling som afdelingsleder i Fødevareministerietsdepartement.

1. Antal sager og sagsbehandlingstider

Antallet af ansøgninger er stigende op til afslutningen af programperioden, og derforventes at komme mange inden ansøgningsfristen den 1. juli 2013. Det betyder, atdet tager længere tid at få ansøgningerne behandlet – både tilsagn og udbetalinger –også selvom der er afsat flere ressourcer til LAG-området.Mere end halvdelen af ansøgningerne er ikke tilstrækkeligt oplyste, der manglerdokumentation og i nogle ansøgninger er der egentlige fejl. Det forlængersagsbehandlingstiden.

2. Ny organisering af sagsbehandlingen

Der er etableret en Modtagergruppe, som modtager alle ansøgninger, senderkvitteringsbrev, hvor der evt. indhentes flere oplysninger i løbet af 7 dage med enfrist på 14 dage. Hvis der ikke svares, bliver der rykket og efter 14 dage uden svar,bliver sagen afgjort på det foreliggende grundlag, hvilket typisk vil være afslag (”7plus 14-princip)”. Hvis der i en ansøgning angives en begrundelse for, at det ikke ermuligt fx at indsende to tilbud, vil det blive vurderet, om begrundelsen kanaccepteres.Hen over sommeren etableres en UdbetalingsGruppe for alle ordninger, hvilket vileffektivisere udbetalingsområdet og nedbringe sagsbehandlingstiden påudbetalinger.

3. Telefonsluse

I Maj måned er oprettet en hotline, så Netværkscentret i MBBL besvarer alletelefoner vedr. LAG-området i tidsrummet kl. 11 – 15. Det vil give mere tid tilsagsbehandling.

4. Fælles udviklingsprojekt

MBBL og NAER gennemfører i andet kvartal med bistand fra PA Consulting enundersøgelse af LAG-området for at effektivisere og dermed også nedbringesagsbehandlingstiden.

5. Spørgsmål

I forbindelse med spørgsmål under oplægget og efterfølgende blev der bl.a. oplystfølgende:Der kan ikke indstilles efter 1. juli 2013, og ansøgningsperioden vil ikkeblive forlænget.Der kan ikke flyttes rundt på budgetrammer, så indstillingerne inden 1. juliskal som udgangspunkt ligge inden for budgetrammen, men der kan lavesprioriteret indstilling for mere end rammen betinget af, at der i periodenfrem til 31. december, hvor alle tilsagn skal være udstedt, viser sig at væreflere midler end indstillet for.

Selvom der er overskud fx pga. bortfald eller konkurs frem til udgangen af2015, fordi udbetalingerne bliver mindre end de bevilgede tilsagn, kan derikke indstilles tilskud til nye projekter. Som udgangspunkt vil EU-midlerneikke blive hjemtaget, idet evt. overgangsregler ikke er vedtaget.Det frarådes at indstille højere tilskudsprocenter med forventning omoverskud.Der vil blive arbejdet på at nedbringe sagspuklen hen over sommerenDet opleves, at NAER indhenter meget detaljerede oplysninger ogspecifikationer, men det er nødvendigt for at leve op til de mangerevisionshenstillinger.Det er nødvendigt at stille krav til dokumentation allerede i tilsagnsfasen,primært fordi tilsagnet ikke kan forhøjes.Der var ønske om mere information og undervisning, online opdateretvejledning og kopi af korrespondance med ansøgere.Hvis en revisor ikke ønsker at underskrive vores revisorerklæring, kan hanunderskrive sin egen erklæring og vedlægge vores med de grundlæggendeoplysninger om projektet, indtil der kommer mere nyt omrevisorerklæringer.Der gives ikke tilskud til projekter, hvor der er tale om at opfylde krav somfølge af anden lovgivning. Hvis det i et projekt som fx etablering af en caféindgår delelementer, der udspringer af krav fra anden lovgivning kan dissedelelementer også støttes.Tilskud til landmænd, fx til diversificering, gives som de minimis tilskud, ogder er en mindre sats gældende for landbrug.Midler fra fonde kan kun godkendes som anden offentlig medfinansiering,hvis fondens formål er almennyttigt, og i øvrigt er bredt tilgængelig.Det undersøges, om priskuranter kan bruges til vurdering af rimelige priser.