Udvalget for Landdistrikter og Øer 2013-14
ULØ Alm.del Bilag 30
Offentligt
OPTIMERING AFLAG-ORDNINGERNEIndsatser til reduktion afgennemløbstider i sagsbehandlingenpå LAG-ordningenSamlet afrapporteringAugust 2013PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
1
Oversigt over Indhold1.2.3.4.5.6.7.LedelsesresumeLæsevejledningProjektets baggrund og formålProjektets tilgangDiagnose og løsningstiltagForslag til færdiggørelse/implementeringBeskrivelse af anbefalede løsninger••••••8.Indsatsområde 1: Forenkle regelgrundlagIndsatsområde 2: Etablere entydig samlet organiseringIndsatsområde 3: Forbedre ansøgningerIndsatsområde 4: Optimere sagsbehandlingsprocesIndsatsområde 5: Styrke planlægningenIndsatsområde 6: Afklare organisering og kompetencer i NAERs. 12s. 32s. 46s. 62s. 83s. 94s. 104s. 3s. 4s. 5s. 6s. 7s. 10
Appendiks
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
2
1: LedelsesresumeProjektforløbets formålPA Consulting Group (PA) har i tæt samarbejde med ledelse og medarbejdere fra NaturErhvervstyrelsen (NAER) og Ministeriet for By, bolig og landdistrikter (MBBL) inden for LAG-området gennemført et projektforløb med det formål at skabe en omkostningseffektiv og korrekt administration af LAG – dvs. sikre at tilsagnsmidler tilgår ansøger korrekt med kortestmulige gennemløbstid samt lavest mulige administrative omkostninger forbundet med ordningerne. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var, da projektet blev indledt på ca. 203 dage.Projektet blev indledt med en kortfattet analysefase, som identificerede og prioriterede de væsentligste årsager til niveauet på de nuværende sagsbehandlingstider. Denne viste, atsagsbehandlingstiderne skyldtes en række forskelligartede årsager. Dette gælder blandt andet et komplekst regelgrundlag, som er tidskrævende for såvel sagsbehandlere som ansøgere,et højt fejlniveau i ansøgningerne som skabte mange tilbageløb og spildtid samt en utilstrækkelig og ineffektiv planlægning og styring af sagsbehandlingen.Projektets anbefalingerProjektet identificerede med afsæt i de prioriterede udfordringer seks indsatsområder:Anbefaling1.Forenkle regelgrundlagetHvad har projektet leveret og forventet effektDer er udarbejdet en række forenklingsforslag (ca. 50) af de mest komplekse krav på LAG-området. Nogle af disse er blevetimplementeret, mens andre vil blevet overleveret til CAP-projektet, som forbereder det nye program. Vil reducere fejlraten iansøgningerne og den påkrævede sagsbehandlingstid pr. ansøgning.Forslag til en entydig organisering af området – det vil blandt andet sige, at alle væsentlige opgaver i forhold til LAG er blevetspecificeret samt at der er lavet forslag til et fælles styringsgrundlag på tværs af MBBL og NAER. Endelig er udarbejdet forslag tilen forbedringsproces, som løbende skal identificere og implementere forbedringer i hele LAG-administrationen. Vil forbedrestyringen af området, herunder sikre at problemer fx omkring overholdelse af tidsfrister identificeres tidligt.Forslag til at forbedre kvaliteten af ansøgningerne dels ved at indføre kvalitetssikring af alle ansøgninger inden de overdrages tilNAER og dels ved at forbedre brugervenligheden i ansøgningsgrundlaget (dvs. vejledning, ansøgningsskemaer mv.). Vil reducereomfang af fejl og tidskrævende tilbageløb.Der er udviklet og implementeret en ny standardproces til sagsbehandling af ansøgninger samt etableret forslag til nyestøtteprocesser og værktøjer. Vil sikre en mere effektiv sagsbehandling.Der er etableret et samlet overblik over påkrævet kapacitet i forhold til at sagsbehandle tilsagn og udbetalinger i indeværendeperiode og samtidig er rekrutteringen igangsat. Derudover er der etableret skitse til et nyt effektivt planlægningssystem, som skalprofessionalisere forecast og planlægning af sagsbehandlingsaktiviteter. Endelig er etablrert principper for styrket fokus på dagligdriftsledelse. Vil forbedre udnyttelsen af den enkelte medarbejders kapacitet samt undgå behov for brandslukning.Forslag til at styrke rammerne for sagsbehandling i NAER via styrket ledelse, fokus på kompetencebehov og videndeling samtforslag til styrket adgang til juridisk support.
2.
Etablere en entydig ogsamlet organisering afLAG-områdetForbedre ansøgningerne
3.
4.
Optimere sags-behandlingsproces iNAERStyrke planlægning afsagsbehandling i NAER
5.
6.
Etablere entydigorganisering i NAER
Det videre arbejdeStatus er ved projektforløbets afslutning, at en række leverancer enten er implementeret, færdiggjort eller kræver en del udvikling. Projektet anbefaler derfor, at der etableres et samletprojekt på tværs af MBBL og NAER, som har ansvar for at sikre færdiggørelse af leverancer samt sikre implementering og opfølgning på resultaterne.PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
3
2: LæsevejledningProjektets afrapportering har først og fremmest til formål at samle og konsolidere alle løsninger og leverancer fra projektet.Afrapporteringen består af tre overordnede områder:•Hovedrapporten (side 1-11) indeholder samlet overblik over projektets forløb, baggrund, diagnose, leverancer og anbefalinger for det videre arbejde•Leverancer (side 12-103) indeholder introduktion til de seks områder samt konkrete leverancer•Appendiks (side 104-134) indeholder bilag til rapporten i form af blandt andet dokumentation og detaljerede leverancer.
HovedrapportKap. 3: Baggrund ogformålKap. 4: Tilgang ogdatagrundlagKap. 5: Diagnose ogløsningerKap. 6: Færdiggørelse ogimplementering
Kort beskrivelse af projektetsbaggrund og formål
Kort beskrivelse af projektetstilgang og anvendte datagrundlag
Samlet overblik over projektets diagnose(dvs. de væsentligste årsager tilsagsbehandlingstiderne) samt de prioriteredeforbedringsforslag
Forslag til plan og organisering afudvikling og implementering afløsningerne
De seksforbedringsområder
Forside
Situation og anbefaling
Overblik overleverancer
Næste skridt
Leverancer
Der er i alt seks løsnings-områder, som hver har etidentisk opbygget kapitel
Overblik over områdetsnuværende situation (hvorforskal vi gøre noget) oganbefaling (hvad skal vi gøre)
Overblik over områdets specifikkeleverancer samt forventet effekt
Kort beskrivelse af anbefalingertil næste skridt
Samling af leverancer. Der erlavet en fast specifikation somintro til hver leverance
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
4
3: Projektets baggrund og formålBaggrundLAG-ordningerne har igennem en længere periode været præget af en række væsentlige udfordringer i form af lange og stigende sagsbehandlingstider af ansøgninger samt væsentlig ogtiltagende kritik af kvaliteten af administration og kontrol fra blandt andet Rigsrevision, Intern Revision og EU-kommissionen. Dertil kommer at NaturErhvervstyrelsen, som har ansvaret forat gennemføre sagsbehandlingen, anvender betydeligt flere ressourcer på at administrere ordningen end oprindeligt forventet.NAER og MBBL har, som en konsekvens af udfordringerne, bedt PA om at igangsætte og gennemføre et forbedringsprojekt af området.Formål og scopeProjektets formål er at understøtte en omkostningseffektiv og korrekt administration af LAG – dvs. sikre at tilsagnsmidler tilgår ansøger korrekt med lavest mulige fejlrate, kortest muligegennemløbstid samt lavest mulige administrative omkostninger forbundet med ordningerne. Projektet skal identificere de vigtigste løsningtiltag, der kan reducere liggetiden fra modtagelsetil svar i NAER i relation til sagsbehandling samt sikre at NAER er i stand til at gennemføre sagsbehandlingen omkostningseffektivt.PA har i samarbejde med projektets styregruppe (ledelsesrepræsentanter fra NAER og MBBL) besluttet, at projektet primært skal fokusere på at skabe grundlag for reelle forandringer. I deni uger projektet har forløbet, har projektet derfor prioriteret at udvikle egentlige løsninger fremfor fx at gennemføre eller dokumentere detaljerede analyser af den nuværende situation.Denne prioritering afspejler sig også i nærværende afrapportering, som ikke kan opfattes som en sammenhængende dokumentationsrapport, men derimod indeholder de konkreteløsninger, der er udarbejdet i forløbet.Projektet har haft fokus på at identificere alle relevante faktorer, som påvirker nuværende gennemløbstider. Dette vil konkret sige, at projektets analysefase belyste hele værdikæden fraregelfortolkning til sagsbehandling, men alene med fokus på betydning for sagsbehandlingstiderne (Appendiks A).Projektet har været drevet af PA men med udstrakt involvering af medarbejdere fra NAER og MBBL samt fra udvalgte LAG-enheder i forhold til udvikling og kvalificering af løsningerne. Derhar været afholdt tre styregruppemøder. Det første havde fokus på områdets diagnose og mundede ud i en prioritering af vigtigste udfordringer, det andet havde fokus på at kvalificereskitser til løsningerne og det tredje som havde fokus på at kvalificere og godkende de samlede leverancer.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
5
4: Projektets tilgangProjektorløbetProjektets analysedesign og forløb har afspejlet ambitionerne om at skabe reelle forbedringer.Projektforløbet har således haft tre faser (jf. figur):•Fase 1:Analysefase. Dette var en korfattet analysefase, som havde fokus på at skabe overblik over de nuværende udfordringer og årsager til nuværende sagsbehandlingstider. Fasenblev afsluttet med en samlet prioritering af hvilke udfordringer, der var vigtigst at adressere i forhold til at forbedre situationen. Dette skete ved en umiddelbare vurdering afudfordringernes effekt på sagsbehandlingstiderne og vurdering af mulighederne for skabe ændringer•Fase 2:Udviklingsfase. Fasen havde fokus på at udvikle operationelle løsninger inden for de prioriterede områder – på nogle områder er der udviklet løsninger, som umiddelbart kanimplementeres, mens der på andre er lavet kravspecifikation til løsninger, der skal udvikles. Projektet har også haft fokus på at teste nogle af løsningerne i praksis (dette gælder fxtjeklisterne i område 4). Endelig har fasen haft fokus på at indføre forbedringerne via sparring og opfølgning med udvalgte medarbejdere med ansvar for områdetFase 3:Dokumentation og overdragelse. Fasen har haft fokus på at dokumentere de seks områder og nuværende løsninger samt overdrage arbejdet til relevante medarbejdere.
•
Fase 1: Diagnose ogprioritering
Fase 2: Udvikling og test afløsninger
Fase 3: Handlingsplan ogoverdragelse
At skabe overblik og prioritereudfordringer i relation tilsagsbehandlingstiderne
At udvikle og teste løsninger påde prioriteredeforbedringsområder
At etablere en samlethandlingsplan med løsnings- ogudviklingstiltag
Projektets datagrundlagProjektet har fokus på at etablere et robust datagrundlag både i forhold til at kunne stille den rette diagnose og i forhold til at kunne udvikle og implementere de mest effektive løsninger.Datagrundlaget er baseret på en række forskellige datakilder med henblik på at styrke validiteten.De primært anvendte datakilder har været:••••Eksisterende materialer på området i form af lovgrundlag, undersøgelser/analyser, samarbejdsaftaler mv (Appendiks B)Kvantitative data i form af nuværende produktionsdata angående sagsbehandlingstiderne i NAER, tidsregistrering for sagsbehandlere (M tid), kapacitetsplaner mvInterviews og workshops med medarbejdere (sagsbehandlere, ledere og jurister) fra NAER samt medarbejdere fra netværkscenteret i MBBL (Appendiks C)Workshop med repræsentanter fra LAG-enhederne med henblik på at prioritere og kvalificere løsninger
•••••
Deltagerobservation i form af fysisk deltagelse og tilstedeværelse på medarbejdermøder og i afdelingens dagligdagInterviews med repræsentanter fra andre lande (Holland og Sverige) med fokus på at identificere potentielle løsninger (Appendiks G)Registrering af fejl i modtagerenhed og sagsbehandling med henblik på at skabe indsigt i nuværende fejltyper (Appendiks I)Test af løsninger ved at indføre ændringer i sagsbehandlingenFaktaanalyser af sagernes kompleksitet (Appendiks J)
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
6
5: Diagnose og løsningstiltag (1/3) – OverblikUDFORDRINGÅRSAGANBEFALEDE ÆNDRINGER1
Komplekstregelgrundlag
Forenkleregelgrundlag
Uklare organisatoriskerammer
2
Etablere entydigsamlet organisering
Mange fejl iansøgningerne
3
Forbedreansøgninger
Højegennemløbstiderfor sagsbehandlingi NAERNAER havde ved projektetsstart en gennemsnitlig liggetidpå 203 dage på tværs af LAG-støtteområder(Appendiks H)
Ineffektivtansøgningsgrundlag
4Ineffektivsagsbehandlingsproces
Optimeresagsbehandlings-proces
5Begrænset styring,kapacitet ogplanlægning afsagsbehandling
Styrke planlægning
6Uklar internorganisering i NAER
Afklare organiseringog kompetencer iNAER
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
7
5: Diagnose og løsningstiltag (2/3) – Årsagerne til nuværendesagsbehandlingstiderÅRSAGUDDYBENDE BESKRIVELSEANVENDT DOKUMENTATION••Interviews medrepræsentanter fra MBBL,NAER og LAG-enhederFaktaanalyse af kompleksesager.Interviews medrepræsentanter fra MBBL ogNAERAnalyse af nuværendesamarbejdsaftale.FejlregistreringsanalyseInterviews medsagsbehandlereAnalyse af produktionsdata.Det nuværende regelgrundlag (det vil sige forordningsteksterne og de danske bekendtgørelser) opleves entydigtsom værende komplekst. Regelgrundlagets kompleksiteten viser sig blandt andet ved, at reglerne ofte efterladeret betydeligt rum til fortolkning og opleves som bureaukratiske og vanskelige at dokumentere i praksis (fx rimeligepriser). Regelgrundlaget er dermed en vigtig årsag til de nuværende sagsbehandlingstider, idet ansøgere ogsagsbehandlere har vanskeligt ved at sikre, at ansøgningerne overholder kravene, hvilket skaber spildtid ogtilbageløb.De organisatoriske rammer på LAG-området på tværs af NAER og MBBL understøtter ikke en effektivansøgnings-og sagsbehandlingsproces. Dette afspejler sig blandt andet ved, at der er en række væsentligeopgaver i relation til udvikling, drift og kvalitetssikring af LAG-området der ikke løses tilstrækkeligt. Dette gælder fxopdatering af lovgrundlag, vejledninger og ansøgningsskemaer. Derudover er der behov for at forbedresamarbejdet mellem MBBL og NAER samt etablere et faktabaseret grundlag for ordningens sundhedstilstand.Der er en høj fejlrate i ansøgningerne til NAER, idet der anslået er fejl i mindst 70% af ansøgningerne. Dertil viserPA’s analyse, at der ofte også er fejl i den efterfølgende fejlretning og dermed, at der ofte er mange interaktionermed ansøgere, før ansøgningen er korrekt. Den høje fejlrate har stor betydning for ansøgningernesgennemløbstider, idet interviews viser, at ansøgninger uden fejl har betydelig hurtigere gennemløbstid ogressourcetræk i NAER end ansøgninger med fejl.Det nuværende ansøgningsgrundlag (dvs. ansøgningsskema, vejledninger, hjemmesider mv.) understøtter ikkekorrekte ansøgninger. Ansøgningsgrundlaget opleves af LAG-enheder som vanskeligt at anvende, idet kraveneikke er tydlige og brugervenlighed/kommunikation i materialet er mangelfuld. Dertil kommer at det opleves somuklart, hvor ansøgere kan få support. Endelig er der betydelige forskelle på, hvor meget de lokale LAG-enhederprioriterer at kvalitetssikre ansøgningerne inden de sendes til NAER.Den nuværende sagsbehandlingsproces i NAER er ineffektiv – dette viser sig fx ved, at der ikke er en fastforankret proces og at der heraf kan observeres individuelle forskelle i sagsbehandlingen, herunder uklarhed omhvor dybt den enkelte sagsbehandler skal gå i arbejdet. Det viser sig også ved, at der ofte er mange stop isagsbehandlingen af en ansøgning samt at stop ofte medfører, at sagsbehandling, når den genoptages, starterforfra. Den nuværende sagsbehandlingsproces understøtter en ineffektiv udnyttelse af nuværende kapacitet og erdermed med til at forlænge sagsbehandlingstiderne.Den nuværende planlægning og styring af produktionen/sagsbehandlingen er ineffektiv, om end der er sketforbedringer det seneste halve år. Der er således ikke et klart billede af det samlede kapacitetsbehov for at sikresagsbehandlingen af tilsagn og udbetalinger inden for indeværende programperiode. Dertil kommer et behov forat opprioritere den daglige driftsledelse og professionalisere den langsigtede planlægning for at sikre en bedreudnyttelse af medarbejdernes kapacitet , et stabilt forecast og dermed undgå brandslukning.
Komplekstregelgrundlag
••
Uklare organisatoriskerammer
Mange fejl iansøgningerne
•••
•••
Ineffektivtansøgningsgrundlag
Faktaanalyser af nuværendeansøgningsgrundlagInterviews med LAG-enhederAnalyser af produktionsdata.
Ineffektivsagsbehandlings-proces
••••
DeltagerobservationAnalyser af komplekse sagerAnalyser af produktionsdataInterviews/workshops medmedarbejdere.Eksisterende analyserAnalyse af produktionsdataInterviews med ledelse.
Begrænset styring,kapacitet ogplanlægning afsagsbehandling
•••
De nuværende organisatoriske rammer i NAER understøtter ikke en effektiv drift og udvikling af LAG. Der er bl.a.behov for øget prioritering af den samlede ledelse, herunder sikre at alle ledelsesopgaver prioriteres. DertilUklar internkommer, at der er behov for at styrke ancienniteten blandt sagsbehandlere og tydeliggøre kompetencekravene tilorganisering i NAERdem samt styrke videndeling og læring.PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER8� PA Knowledge Limited 2013
•
Interviews medsagsbehandlere og ledelse.
IK
ImplementeretKlar til implementeringFærdiggøre udvikling
5: Diagnose og løsningstiltag (3/3) – AnbefalingerANBEFALEDE ÆNDRINGERFORMÅLA.B.
F
KONKRETE LEVERANCERRegelforenklinger til implementering i indeværendeprogramperiodeForslag til regelforenklinger i ny programperiode.
STATUSIF
1
Forenkleregelgrundlag
At forenkle regelgrundlag med henblik på at gøreansøgnings- og sagsbehandlingsproces mere enkel ogeffektiv.
2
Etablere entydigsamlet organisering
At skabe klare og entydige organisatoriske rammeromkring LAG-området ved at sikre at alle væsentligeopgaver er defineret og med tydelig angivelse af rolle/ansvar. Derudover at skabe et fælles styringsgrundlag påtværs af MBBL og NAER med ledelsesinformation ogsamarbejdsfora. Endelig at skabe en samlet proces somsikrer at alle forbedringer identificeres, koordineres ogimplementeres.At reducere fejlene i ansøgningerne ved at etablereentydige og brugervenlige ansøgningsmaterialer, herunderetablere tydelig og forbedret support-adgang. Endelig atindføre standardiseret kvalitetssikring af alle ansøgereinden de overgår til NAER.At skabe en fælles og klar sagsbehandlingsproces somalle sagsbehandlere skal følge og som understøttereffektiv udnyttelse af kapaciteten. Derudover at sikre atkomplekse sager håndteres af specialister og medskærpet styring for at undgå forsinkelser.
A.B.C.
Specifikation af opgaver samt rolle/ansvar (på tværs af NAER ogMBBL) i relation til LAGSamlet styringsgrundlag på tværs af NAER og MBBLSamlet proces for løbende opdatering og forbedring af LAG-området.
KFF
3
Forbedreansøgninger
A.B.
Oprettelse af enhed til kvalitetssikring af ansøgningerKravspecifikation til effektivt ansøgningsmateriale og support iansøgningsprocessen.
F
F
A.B.C.D.E.F.A.B.C.
4
Optimeresagsbehandlings-proces
Ny standardproces for sagsbehandling af tilsagn, ændringer ogudbetalingTilgang til sagsbehandling af komplekse sagerEffektive støtteprocesser og værktøjerForslag til forbedring af fysisk placering af sagerForbedringsforslag til BTASNy struktur for arbejdsgrundlag og forbedringer.Forventet estimat for ressourcebehov for at færdiggøre aktiviteter inuværende programperiodeKravspecifikation til ny planlægningskonceptNy tilgang til driftsledelse.
IKKK
KKFI
5Styrke planlægning
At skabe samlet overblik over kapacitetsbehov iindeværende programperiode (dvs. sagsbehandling aftilsagn og udbetalinger) kombineret med indførelse af øgetog dedikeret driftsledelse med henblik på øge udnyttelsenaf nuværende kapacitet. Endelig at etablere et samletplanlægningskoncept med henblik på optimal udnyttelse afkapaciteten og overholdelse af sagsbehandlingsfrister.
6
Afklare organiseringadministrationen i NAER med en dedikeret ledelse, øgetog kompetencer ifokus på kompetencekrav og videnopbygning samtforbedre den juridiske support til sagsbehandlere.NAERPA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
At skabe en effektiv organisatorisk ramme for LAG-
A.B.
9
C.
Rolle/ansvarsbeskrivelse for samlet ansvarlig i NAERKompetencekrav og kompetenceopbygning/ videndeling forsagsbehandlereNy tilgang til forbedret juridisk support.
KKK
6: Forslag til færdiggørelse og implementering – Organisering af det viderearbejde-Anbefalinger for det videre arbejde-Mødes hver måned med fokus påfremdrift på udvikling ogimplementeringsaktiviteterne
•
Det anbefales at færdiggørelse og implementering af deseks områder organiseres i et projekt for at sikrefremdrift og ledelsesmæssigt fokusDer skal udarbejdes en plan for de resterende områder,faste milepæle samt allokeres de nødvendigeressourcer for færdiggørelseProjektet skal rapportere til en styregruppe beståendeaf ledelsen fra MBBL og NAERProjektet skal ledes af en projektleder, som med fastemellemrum følger op på leverancer og fremdriftProjektets implementeringsaktiviteter skal være mask 2-3 måneder og projektets udviklingsaktiviteter skal løbe imaksimalt et halvt år. Begge del bør igangsættes nuProjektet vil i overensstemmelse med leverance 2B(ledelsesrapport) løbende følge effekterne påsagsbehandlingstiderne.
Styregruppe
•
•••
Ansvarlig for at følge op og sikrefremdrift på de enkelte områder
Samlet projektleder
•
Der vil være en række projektspor. Etvil have fokus på at sikre og følge oppå implementering af færdigeleverancer, mens der vil være et ellerflere spor, som skal færdiggøreleverancer.Dette drejer sig om:•••••RegelforenklingLedelsesrapportKvalitetsenhedAnsøgningsgrundlagPlanlægning.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
10
I
ImplementeretKlar til implementeringFærdiggøre udvikling
6: Forslag til færdiggørelse og implementering – Plan for detvidere arbejde (skal valideres)ANBEFALEDEÆNDRINGERKONKRETE LEVERANCERSep.Okt.2013Nov.Dec.Jan.Feb.Marts
KF
2014AprilMajJuni
I
1
Forenkleregelgrundlag
A.B.
Regelforenklinger til implementeringForslag til regelforenklinger i nyprogramperiode.
K
2
Etablere entydigsamlet organisering
A.B.
C.
Specifikation af opgaver samt rolle/ansvarSamlet styringsgrundlag på tværs af NAERog MBBLSamlet proces for løbende opdatering ogforbedring af LAG-området.
IKI
K
I
3
A.
Forbedreansøgninger
B.
Oprettelse af enhed til kvalitetssikring afansøgningerKravspecifikation til effektivtansøgningsmateriale.
K
IKI
4
Optimeresagsbehandlings-proces
A.B.C.D.E.F.
Ny standardproces for sagsbehandlingTilgang til komplekse sagerEffektive støtteprocesser og værktøjerForslag til forbedring af fysisk flowForbedringsforslag til BTASNy struktur for arbejdsgrundlag ogforbedringer.
IIIII
5Styrke planlægning
A.B.C.
Forventet estimat for ressourcebehovKravspecifikation til ny planlægnings-konceptNy tilgang til driftsledelse.
III
6
Afklare organiseringansvarlig i NAERog kompetencer iB.Kompetencekrav og videndelingPA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA KnowledgeNAERLimited 2013C.Ny tilgang til forbedret juridisk support.
A.
Rolle/ansvarsbeskrivelse for samlet
II
11I
FORENKLEREGEL-GRUNDLAG
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
12
1) Forenkle regelgrundlag
Nuværende situation og anbefalede ændringerNUVÆRENDE SITUATIONPA’s undersøgelser viser, helt på linje med andre undersøgelser påområdet, at det nuværende lovgrundlag inden for LAG er komplekst.Dette gælder både den overordnede EU-lovgivning på området(forordningsteksterne) samt den danske udmøntning(bekendtgørelserne).Således viser PA’s interviews med såvel professionelle (dvs.sagsbehandlere og medarbejdere med ansvar for juridisk fortolkningaf kravene) samt repræsentanter fra LAG-enhederne, at de harbetydelige vanskeligheder med at forstå og dermed også med atoverholde lovkrav.Udfordringerne er blandt andet, at lovkravene på nogle områder erfor specifikke og dermed vanskelige at operationalisere isagsbehandlingen. Ydermere opleves kravene på nogle områder atvære bureaukratiske og komplekse, med stor risiko for fejl vedansøger.Konsekvenserne af det komplekse lovgrundlag (både i form afforordningsteksterne og den danske udmøntning) er:••Mange fejl i ansøgningerne, idet ansøgere ofte ikke harforudsætningerne for at kunne overholde eksisterende reglerLange sagsbehandlingstider som følge af vanskeligheder med atvurdere ansøgningerne i forhold til eksisterende regler.
ANBEFALEDE ÆNDRINGERPA anbefaler at der foretages en grundlæggende forenkling af detnuværende lovgrundlag for derved at lette såvel ansøgning somsagsbehandlingsproces.PA har i samarbejde med NAER’s medarbejdere skabt overblik overnuværende krav samt vurderet hvilke af disse der mest presserendeer behov for at forenkle. Konkret er de enkelte krav blevet vurderet iforhold til nuværende grad af fejlrate samt i forhold til hvor tit deanvendes. Dette fremgår af appendix (bilag D). Oversigten overkravene er baseret på interviews med sagsbehandlere, LAG-enheder samt igangsatte/foretagne fejlregistreringer.PA har herefter i tæt samarbejde med NAER’s relevanteprojektledere gennemført to forløb:•Identificering af forenklinger af regler som kan implementeresmed det samme inden for nuværende programperiode
•
Identificering af forslag til forenklinger af regler som kananvendes i kommende programperiode. Det skal understreges,at der forligger et arbejde med at kvalificere disse, idet det blandtandet skal afdækkes, hvorvidt forenklingerne i praksis kan ladesig gøre.
LeverancerA.B.Her og nu-regelforenklingerOverordnede forslag til regelforenklinger.
PA’s interviews med andre lande (Holland og Sverige) viseroverordnet, at der også i disse lande er vanskeligheder med atoverholde lovkravene, men også at der er muligheder for at skabeforbedringer/forenklinger i reglerne.
Den nye programperiode giver samtidig anledning til at vurdere omdels kravene grundlæggende kan formuleres anderledes og dels omden danske udmøntning (bekendtgørelser mv.) kan forenkles.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
13
VurderingLAVeffektHØJeffekt
1) Forenkle regelgrundlag
Overblik over leverancerFORVENTET EFFEKTLEVERANCEFORMÅLSkal bidrage til udarbejdelse af her og nu-regelforenklinger – dvs. konkreteforbedringer som kan implementeres med det samme med henblik på at lettesagsbehandling og ansøgningsprocessen.Skal bidrage til forenklinger af regler til den kommende programperiode medhenblik på at reducere de administrative omkostninger:•Skal specificere en række ideer til generelle forenklinger af LAG-ordningenog skal i forlængelse heraf definere nødvendige aktiviteter for at vurdere denenkelte ides relevansSkal specificere en række forenklinger af konkrete lovkrav samt i forlængelseheraf definere nødvendige aktiviteter for at vurdere relevans.STATUSReduktion af sagensliggetidOptimeret brug afressourcer
A.
Regelforenklinger til implementering iindeværende programperiodeForslag til regelforenklinger i nyprogramperiode
Er implementeret
B.
Færdiggøre og validereforenklingstiltag
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
14
1) Forenkle regelgrundlag
Næste skridtANBEFALINGHOVEDAKTIVITET
INDIKATIVERESSOURCE-BEHOVIkke estimeretNAER
ANSVARLIG
B.
Overordnedeforslag tilregel-forenklinger
Gennemføre aktiviteter i forhold til at validere forenklingstiltagene (se forslag til aktiviteter i beskrivelserne af deenkelte forslag).
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
15
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance A: Regelforenklinger til implementering i indeværendeprogramperiode (1/3)BESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål•At udarbejde en række regelforenklinger som kan implementeres med umiddelbar effekt i nuværende programperiode.
Løsningen skal:••Sikre effektiv udnyttelse af nuværende ressourcerMindske frustrationer hos såvel ansøgere som sagsbehandlere.
Hvad er leveret•Der er udarbejdet og implementeret en række forenklinger gældende fra nuværende periode.
Beskrivelse af løsning•Der er udarbejdet forslag til regelforenklinger af ca. 15 krav. Kravene er udvalgt, dels ved at de ofte giver anledning til fejl i ansøgninger ogsagsbehandling samt kræver et ikke ubetydeligt tidsforbrug i sagsbehandlingen og dels ved en umiddelbar vurdering af at det er muligt at forenkleuden at gå på kompromis med forordningskraveneDer har været to primære kilder til regelforenklingerne:‒For det første er der gennemført en række interviews med andre medlemslande (Sverige og Holland) med fokus på identificere, hvordan dehåndterer de udvalgte krav‒For det andet er der afholdt workshops med medarbejdere fra NAER med henblik på at identificere mulige forenklinger af udvalgte krav.Forenklingerne har herefter været gennem en validering af jurister og ledelse i NAER•Fællesnævneren i forenklingerne er at indføre en risikobaseret tilgang – dvs. at sagsbehandleren først og fremmest anvender sin tid på pågældendekrav, såfremt der er indikationer på fejl.
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
16
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance A: Regelforenklinger til implementering i indeværendeprogramperiode (2/3)*OmrådeBeskrivelseBehov for yderligereundersøgelse i forhold til atvurdere tiltagets relevansImplementer bilag medoverblik over tilbud tilansøgere og lagenhederKommuniker at der ikke skalsendes mere end to tilbud
Rimeligepriser
•
For udgiftsposter under 10.000 kr / 15.000 (altså der hvor vi ikke kræver to tilbud) skal du alene tjekke rimelighed såfremt derer en umiddelbar mistanke – dvs. hvis en udgiftspost virker umiddelbar for høj.••Det vil sige du skal alene lave en umiddelbar screening af udgiftsposterneDu skal kun gå i dybden (fx opslag på hjemmeside) med en udgiftspost hvis den vækker særlig mistanke. Du skaldokumentere et. Evt. opslag i BTAS. Du bør max bruge 5 min på at belyse en udgiftspost i dybdenSåfremt en udgiftspost og de tilhørende tilbud er under 100.000 kr skal du alene screene dem og ikke lave en dybanalyse af dem. Maks 5 min.Selvom ansøger har valgt det dyreste tilbud skal du kun belyse tilbuddene i dybden hvis forskellen mellem de totilbud er på mere end 10 % eller en forskel på mere end 25.000 krSåfremt det tager mere end ti minutter at afdække en udgiftspost og tilhørende bilag skal du tage fat i din teamlederfor at drøfte hvad du skal gøre for tage en beslutning
•
For udgiftsposter over 10.000/ 15.000 kr (altså der hvor vi forlanger to tilbud)•••
Høringsbreve
•
Der skal som udgangspunkt ikke sendes høringsbrev til ansøger med mindre der er tale om ændringer over 10.000 kr ellermere end 10 % af det ansøgte beløbBilletter (tog, bus, parkering, færge mv.) accepteres som gyldig dokumentationUdgiftsposter under 500 kr skal alene screenes.En screening af udgifter til transport bør tage max 10 min ellers må du få assistanceKrav til bilag / faktura:•••Skal indeholde: Navn, CVR og datoFakturamodtager skal have samme CVR nummer og organisationsnavn som tilsagnshaverFakturamodtagers adresse og personlige navne behøver ikke at stemme med tilsagnshaver
Tjek med jura i hvilken graddette er muligt i forhold tildansk forvaltningspraksis
Transportudgifter
•••
Bilag
•
Tjek med revision
Sammenhæng mellemtilsagn ogprojektregnskab
•
Du skal når du belyser projektregnskab anvende ”sund fornuft” og ikke nødvendigvis afvise alle ansøgte beløb selvom detansøgte ikke er direkte specificeret i tilsagnsbrevet. Du skal belyse at der er sammenhæng mellem tildelte poster i tilsagn ogde ansøgte projektregnskab – det behøver således ikke at stemme 100 %. Eksempler:
Vi skal finde nogle flereeksemler
••
Et tilsagn om flag at sidestille med udgiftsposten ”banner” ,da de har den same funktion / formålEt tilsagn om ledninger kan også ”rumme” udgiftsposter som stikkontakter mv.”*Dette dokument indeholder første version af forslag til forenklinger. Der er efterfølgende arbejdet videre med disse og en række af forenklingerne er nu klar til implementering
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
17
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance A: Regelforenklinger til implementering i indeværendeprogramperiode (3/3)*OmrådeBeskrivelse af krav til sagsbehandlingBehov for yderligereundersøgelse i forhold til atvurdere tiltagets relevans
Arms-længde-princippet
•••••
Du skal belyse armslængde ved at tjekke om der er sammenfald mellem a) efternavne og b) adresser mellem tilsagnshaver ogfakturaudsteder.Såfremt der er sammenfald mellem både navn og adresser skal du kontakte den lokale lagenhed i forhold til at få af ellerbekræftet om der er tale om habilitetsproblematik. Du skal ikke selv foretage yderligere undersøgelser.Du skal sørge for at få et skriftligt svar fra lagenhed og tage deres svar til efterretningSåfremt der er sammenfald skal du udarbejde et høringsbrevSpørg din teamleder såfremt du er i tvivl om en given mistanke. Det bør max tage 5 min at belyse armslængdeprincippetVi skal kun tjekke bilag til godkendte og tilsagns-støttede udgifter i dybden; mens de øvrige udgifter i et projekt alene skalscreenesVi sender kun to rykkereSåfremt ansøger til trods for tydelig specifikation af mangler ikke sender korrekte oplysninger ind afvises sagen og/ellerudgifterne mv. trækkes udTjek at vi skal have to rykkere
Finansiering
•
Konsekvensoverforansøgere
••
En-gangseventsBrugtudstyrKommunal-opgaveDriftsopgaver
•
Vi støtter en-gangs events. Man behøver ikke at dokumentere at der er tale om varige begivenheder
•
Det er først nødvendigt med erklæring for brugt udstyr ved udbetaling
•
Du bør max bruge fem min på at tjekke om en opgave en opgave er kommunal. Hvis du er i tvivl spørg da din teamleder
•••
Vi støtter som udgangspunkt alle relevante udgifterne i forbindelse med et projekt eller etablering af virksomhedDu skal dog være opmærksom på at vi ikke støtter opbygning af varelager mv.Ved tvivl om der er tale om driftsopgaver spørg da din teamlederSåfremt der er sat kryds i ansøgningsskema om at der er tale om en almen forening behøver vi ikke at undersøge mereherunder at rekvirere vedtægterBesiddelse af jordbrug og CVR nummerVi tjekker ikke proaktivt om en tilsagnsansøger også har andre CVR numre*Dette dokument indeholder første version af forslag til forenklinger. Der er efterfølgende arbejdet videre med disse og en række af forenklingerne er nu klar til implementering
AlmenforeningDefinition afjordbrug
•
••
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
18
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (1/13)BESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål•At udarbejde en række forenklinger af reglerne som kan implementeres i kommende programperiode. Forenklinger har dels et overordnet fokus ogdels vedgår specifikke krav.
Løsningen skal sikre:••Effektiv udnyttelse af ressourcer fremadrettetEt klarere forståeligt lovgrundlag for såvel ansøger som sagsbehandler og dermed mindske frustrationer.
Hvad er leveret•Der er udarbejdet 35 forenklingsforslag, som skal i en valideringsproces, før det kan vurderes, hvilke der skal eksekveres
•
Derudover er der indsamlet data samt foretaget faktatjek for at understøtte forbedringstiltagene (se appendiks E for illustrative faktatjek).
Beskrivelse af løsning•Der er udarbejdet 35 forenklingsforslag til eksisterende lovkrav. Forenklingsforslagene er udvalgt på områder, som dels ofte giver anledning til fejl iansøgninger og sagsbehandling samt kræver et ikke ubetydeligt tidsforbrug i sagsbehandlingen og dels ofte skaber frustrationer hos såvelmedarbejdere som LAG-enhederDer har været tre primære kilder til forenklingerne:•For det første er der afholdt en workshop med medarbejdere fra MBBL og NAER samt repræsentanter fra LAG-enhederne med fokus påat identificere potentielle forenklingsforslag
•
•••
For det andet er der gennemført en række interviews med andre medlemslande (Sverige og Holland) med fokus på identificere, hvordande håndterede udvalgte kravFor det tredje er der afholdt workshops med medarbejdere fra NAER med henblik på at identificere mulige forenklinger. Forenklingernehar herefter været gennem en validering ved såvel jurister som ledelsen i NAER
Forenklingstiltagene er beskrevet i en skabelon med følgende dimensioner: Formål, rationale, risici, vurdering (gevinst samt omfang af ændring) samtbud på næste naturlige skridt i færdiggørelsen.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
19
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (2/13)Tiltag1 Indføre fasteansøgnings-perioderFormål og beskrivelseRationaleBedre grundlag for effektivplanlægning og anvendelse afressourcer (fx undgå vikar-udgifter)Højere kvalitet i sagsbehand-lingen ved at undgå periodermed behov for højereproduktivitetEns vilkår for alle ansøgere, idetnogle LAG-enheder i dag haransøgningsfrister, men andreikke har.Risci••Kan blive oplevet sombureaukratiskKan blive oplevet somdårligere kundeservice.VurderingGevinstAt indføre faste ansøgningsperioder for indsendelse af•ansøgninger om tilsagn og udbetaling til NAER.Målet er at udjævne NAER’s kapacitetsbehov, idet der idag er betydeligt flere ansøgninger sidst på året.Andre medlemslande (bl.a. Holland) har ifølgeinterviews faste ansøgningsperioder.Der er flere variationer af faste ansøgningsperioder.Fx:••Faste perioder (fx fire pr. år, en uge pr. måned)gældende for alle LAG-enhederVarierende perioder for de enkelte LAG-enheder.•Ændring•Fastlæg den mest optimalemodel for ansøgnings-perioder. Fx baseret påerfaringer fra andremedlemslande.Næste skridt
•
Det skulle rent juridisk være muligt inden forindeværende forordning at indføre faste ansøgnings-perioder.•••••
2 Indføreprojektpakker
At indføre projektpakker med henblik på at kunnestandardisere ansøgningsproces og sagsbehandling.Forslaget er endnu ikke specificeret i dybden og derarbejdes med forskellige variationer:••Projektpakker opbygget efter beløbstørrelse (fxfaste krav til projekter under 100.000 kr. mv.)Projektpakker opbygget efter bestemte projekttyper(fx byggeprojekter mv.)
Mere effektiv sagsbehandling.
Kan risikere ikke atunderstøtte et udbredtønske om at skabestørre og mere bredeprojekterKan opleves sombureaukratisk.
Definer endeligt koncept forprojektpakkerForetag beregning afforventet gevinstAfdæk om det er juridiskmuligt.
•
•
Projektpakker på mindre og specifikke områder (fxmarkedsføring, turismeaktiviteter mv.).
Det er ikke afklaret, om det er muligt inden forforordningens bestemmelser.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
20
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (3/13)Tiltag3 Færreindsats-områderog/ellerindividuelleforskelle iindsats-områderFormål og beskrivelseRationaleUndgå fejlUndgå demangeindividuelleforskelle iansøgninger ogsags-behandlingenog heraf afledtkompleksitet.RisciVurderingGevinstAt forenkle de nuværende 11 indsatsområder ved at•reducere antallet og/eller reducere forskellene mellem dem.•Det er i dag karakteristisk, at der er betydelige forskellemellem områderne og at dette er med til at øgekompleksiteten i sagsbehandlingen og dermedtidsforbruget.Fejlregistrering viser desuden, at der ofte begås fejl iindplacering i ansøgningerne.Endelig viser interviews og workshops medsagsbehandlere og repræsentanter fra LAG-enheder, atder er store forskelle på, hvor ofte de enkelte områderbenyttes. Se også nr. 12-19.4 Indføreminimumtilskuds-procent fortilsagnAt indføre minimum tilskudsprocent for tilsagn.Målet er at undgå de, ifølge interviews og workshop medmedarbejdere fra NAER, udbredte situationer, hvor etprojekt modtager støtte til finansiering for en forholdsvis lilleandel af projektets samlede omkostninger, mensagsbehandlingen på trods af dette skal legalitetstjekkehele projektets økonomi.Sideløbende med en forenklingen bør der arbejdes på atforbedre kommunikation til såvel LAG-enheder somansøgere om, hvordan en ansøgning bedst muligtafgrænses således at kun støttede udgifter skallegalitetstjekkes.5 Indføreminimums-grænser fortilsagnAt indføre minimumsgrænse for projektstørrelser som dergives tilskud til.•Færre mindreprojekter, somifølgeinterviews ertidskrævende.•Kan risikere, at ansøger medfortsæt fordyrer eller forstørrerprojekterneKan skabe uhensigtsmæssighed iform af en situation, hvor enudbetalingsanmodning bliver mindreend et tilsagn (fx pga. omkostnings-effektivitet) og dermed hvor støttenprincipielt kan bortfaldeKan give et problem forfriluftsprojekter.••Ændring•Afdæk mulighederne i nyprogramperiode i forhold til atforenkle indsatsområderne ogundgå individuelle forskelle.Dette arbejde bør ske isamarbejde mellem MBBL ogNAER – førstnævnte er i gangmed at konkretisereforenklingerne.Næste skridt
Effektivitet ogundgå spildtid.
•
At ansøgere ikke søger midler hosandre kilder.
••
Afdæk de juridiske mulighederAfdæk gevinster, dvs. hvormange sager har NAER hvorder gives begrænset tilskud afprojektets samlede økonomi(fx under 20%)Afdæk evt. hvad andremedlemslande har gjortomkring denne problematik.
•
Målet er at undgå de mange små ansøgninger, som ofte erlige ressourcekrævende som større ansøgninger.Det skal understreges at andre lande (bl.a. Holland) harminimumsgrænser samt at enkelte danske LAG-enhederpå eget initiativ arbejder med minimumsgrænser.
•
Afdæk erfaringer fra andremedlemslande i forhold til omprojekterne blev større samthåndtering af hvad man gør,hvis udbetalingsanmodningkommer under minimumsbeløbAt fastætte optimalebeløbstørrelse samt beregnebesparelse.
•
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
21
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (4/13)Tiltag6FleksibletilsagnFormål og beskrivelseRationaleForenkling for bådeansøgere ogsagsbehandlingAdministrativebesparelser.Risci•Overholdelse af EU-krav.VurderingGevinstAt indføre en større fleksibilitet i tilsagnet og dermed undgå at•hver udgift ved ændringer og /eller på udbetalingstidspunktetskal sammenlignes med tilsagnet.Det er således karakteristisk at der i dag gives forholdsviskonkrete tilsagn og samtidig er en regel om, at ændringer tilposter i tilsagnet skal godkendes i NAER.Der er i sagens natur behov for en vis fleksibilitet, idet det ernaturligt, at der kommer ændringer fra et ansøgt budget, der erbaseret på estimater og vurderinger – med andre ord er detnaturligt at blive klogere i løbet af projektet, uden at det kosterunødige administrative kræfter.Forenklingen kan udmøntes på forskelligvis, blandt andet:••Ved at hæve kravene om hvornår ændringer skalgodkendes fra 10% til 25%Ved at indføre faste udgiftskategorier i tilsagnet og dermedtillade ændringer/tilpasninger inden for disse (dvs. el-artikler frem for underkategorier såsom ledninger, stik mv.).•Ændring•Fastsæt optimal grænsebaseret på data fraindeværende program-periodeIndhent oplysninger/erfaringer fra andremedlemslande (fx Holland,hvor der arbejdes med meregenerelle tilsagn)Videre indsats
•
•
Afdæk de juridiskemuligheder for at øgefleksibiliteten og samtidigoverholde kravene.
Der er foruden forenklingerne også behov for at:
••7Forenklekrav tilfaktura
Forbedre kommunikation i tilsagnsbreveTydeliggøre tilsagnshaveres forpligtelser.•Forenkling og mindreadministration.••Risiko for overfaktureringRisiko for at det vil bliveoplevet besværligt (detteskal dog holdes op imod,at ansøgere endnu ikkehar oplevetimplikationerne af styrketbilagskontrol).•Indhent erfaringer fra andremedlemslande i forhold til atforenkle bilagBelys gevinster ved atindføre minimumsgrænse.
At indføre entydige og forenklede krav til faktura/bilag.Interviews/workshops med medarbejdere, fejlregistrering samtstikprøver fra revisioner viser, at der er behov for attydeliggøre krav til faktura. Dette gælder ikke mindst iforbindelse med indførelse af bilagskontrol.Der er forskellige måder at forenkle krav til faktura på:•••Krav til betaling fx kun foreningsdankortMinimumsbeløb (fx 100 kr. eller 500 kr.)Indføre pakker omkring mindre beløbsområder som ikkevedrører kerneprojektet (fx forplejning, fester).
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
22
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (5/13)Tiltag8Indførestandard-satser forudgifterFormål og beskrivelseAt indføre standardsatser for udgifter og dermed undgånuværende ressourcekrævende individuelle sagsbehandling afalle udgifter i et projekt.Der er forskellige modeller, der kan overvejes:••Priskatalog som dækker alle udgift typerBehovsdrevet pris katalog – dvs. katalog der alene inkludererde mest oplagte og mest anvendte områder.•Rationale•RisciOmfattendeudviklings- ogdriftsopgave forNAERKrav tildokumentation forudgifter skalfastlægges.VurderingVidere indsats•Afdæk forskellige mulighederfor at indføre standardudgifterblandt andet med afsæt iandre medlemslandeAfdæk de juridiske mulighederAfdæk efterfølgendedokumentationskrav.
GevinstEffektivisering for•såvel ansøgere somsagsbehandling.
Ændring
••
Priskatalog kan gøres tilgængeligt for ansøgere/LAG-enheder ogdermed understøtte korrekte ansøgninger.Priskatalog skal tage højde for:••Variation mellem satser da projekter er forskelligeAfdække i hvilken grad udgiften efterfølgende skaldokumenteres (fx ved anvendelse af statens transporttaksterkræves underskrift uden dokumentation af udgifter).•Reduceretidsforbrug påvanskeligesituationer.•Vil ramme nogleansøgere.•Afdæk hvad der præcist liggeri tilbagebetalingsmoms
9
Forenkling af At forenkle fortolkningen/anvendelsen af gældende momsregler.overholdelseInterviews/workshops viser at der anvendes megetaf moms-sagsbehandlingstid på at håndhæve momsregler.reglerDer er behov for at forenkle/tydeliggøre fortolkningen afmomsreglerne på to områder:••Behov for at forenkle tilbagebetalingsmoms (17,5%) –forvaltes forskelligt fra kommune til kommuneBehov for at afskaffe delvist moms. Det skal ikke være muligtat få delvist moms –dvs. enten er ansøger momsregistereteller ikke.
•
Afdæk hvem der bliver ramtved indførelse af delvistmomsBeregn gevinst vedforenklingerne baseret pådata fra indeværendeprogram.
•
10
Optimereudbetaling
At forenkle udbetalingerne til ansøgere og dermed reduceretidsforbruget.Der er forskellige modeller, der kan overvejes:••Ingen rateudbetalinger ved projekter under x antal kronerIndføre maks. en rateudbetaling.
•
Reduceretidsforbrug.
•
Vil ramme nogleansøgere.
••
Afdæk mest optimalemodellerAfdæk evt. erfaringer fraandre medlemslande omkringslagssider.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
23
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (6/13)Tiltag11ProjektetseffekterFormål og beskrivelseAt forbedre kvaliteten i angivelsen af projektets effekter.Rationale•RisciØge administrativeomkostningerVurderingGevinstForbedre grundlaget•for politikForbedre indsigt iprojekterneseffekter.Ændring•Etablering af fælles tilgang/principper for at måle/validereprojekternes effekter. Det bør iden forbindelse vurderes, omder kan findes inspiration fraandre medlemslande eller andreområder i den offentlige sektor.Videre indsats
Interviews viser, at der er behov for at forbedre kvaliteten afdokumentation af effekten af LAG-projekter. Dette er ikke af•hensyn til administrativ effektivitet, men for at styrke indsigten ieffekterne og dermed grundlag for at udøve politik og herunderunderstøtte lokale udviklingsstrategier. Det forventes samtidigat dette område vil spille en gradvist større rolle både ikonteksten af LDP og den danske forvaltning i øvrigt.Vurdering af effekt kendetegnes i dag af følgende:•Validitet af data om projekternes effekt valideres ikke isagsbehandlingen, idet denne vurdering ikke eroperationaliseret eller prioriteretDet er ikke er muligt at indhente data om effekterne påtværs af projekterne inden for områdetDer findes ikke klare principper for, hvorledes ansøgervurderer projekters effekter, hvorfor de i ansøgningenanførte data i høj grad er præget af den enkelte ansøger.
••
12
Indsatsområde:”Basale service-faciliteter” (bådelevevilkår ogarbejdspladser)
At forenkle indsatsområdet ”basale servicefaciliteter” som i dag•er præget af en vis kompleksitet.Interviews og workshops med sagsbehandlere såvel somrepræsentanter fra LAG-enhederne viser et behov for at skabe•øget klarhed omkring, hvem/hvad der kan få støtte.Der bør fokuseres på at forenkle følgende krav:••••Dokumentationen af at det er en ”vedvarende” service elleraktiviteter samt at det har ”varige effekter”Dokumentationskravene til at der ikke er tale om landbrugAt der ikke er tale om enkeltstående eventsAt undgå at udelukke fødevarenetværk.
Øget klarhedomkring hvem/hvadder kan opnå støtteFærre fejl og mindreadministration.
•
Område 12-19: Der er behov forat gennemgå de enkelteindsatsområder i tætsamarbejde mellem MBBL ogNAER i forhold til at forenkle deenkelte områder:‒Afdæk minimumskravene tilindsatsområder iforordningskraveneSørg for at kvalificerebehovet for et hvert ”dansk”krav til indsatsområder.
‒
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
24
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (7/13)Tiltag13Formål og beskrivelseRationale•••Forenkle ansøgnings-procesForenkle sags-behandlingFærre fejl.RisciVurderingGevinstIndsatsområde: At forenkle indsatsområdet ”fornyelse af landsbyer” for derved at reducere”Fornyelse afomfang af fejl og den administrative byrde forbundet med ansøgning oglandsbyer”sagsbehandling.Interviews og workshops med sagsbehandlere såvel som repræsentanterfor LAG-enhederne viser, at der er behov for at forenkle følgende:Ændring•Se 12.Videre indsats
•••14
Fastlægge hvornår noget er en kommunalopgaveFastlægge hvornår der er tale om en landsby (3000 indbyggere)Problematisk når dette område skal sammenfinansieres med V-midlerfra MBBL (landdistriktspuljen).Forenkle indsats-området”Basalservicefaciliteter”.••Nogle vil bliveramt.•Se 12.
Indsatsområde: At forenkle indsatsområdet ”natur og kultur”.•”Natur og kultur”Observationer og interviews viser, at sagsbehandlingen er præget af megetvanskelige ansøgninger med fejl og vanskelige vurderinger.•Idet andre ordninger dækker området, bør det overvejes, hvorvidt der erbehov for indsatsområdet.
15
Indsatsområde:”Mikro-virksomhederuden forjordbrugs-erhvervet”
At forenkle indsatsområdet ”mikrovirksomheder uden for jordbrugs-erhvervet”.
•
Forenkle ogtydeliggøre kraveneFærre fejl.
Se 12.
Interviews og workshops med sagsbehandlere såvel som repræsentanter•for LAG-enhederne viser, at der er behov for at forenkle/præcisere kravenei relation til:•Ej tilskud til landbrugsvirksomheder – dvs. hvornår er der tale omlandbrugsvirksomhed (fx hvad med virksomheder som etableres pålandbrugsområde, men ikke er relateret til driften osv.)
•••
Begrænsning på tilskud til markedsføring (i dag på 20%), definere hvadmarkedsføring er og er reglen relevant?Forenkling/præcisering af hvad er driftsudgifterPræcisering af grænserne for mikrovirksomhederne (antal ansatte ogomsætning) – gælder ved ansøgningstidspunktet, hvoreftervirksomheden gerne må vokse. Behov for præcisering af hvordan antalansatte/omsætning skal tjekkesHvad gør sig gældende ved revitalisering af eksisterende virksomheder(eksempel minikøbmand går ned og ny butik startes).
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
25
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (8/13)Tiltag16Formål og beskrivelseRationale•Forenkling afreglerne.RisiciVurderingGevinstIndsatsområde: At forenkle indsatsområdet ”kompetenceudvikling” og”Kompetence- informationskampagner i forbindelse med gennemførelse afudvikling”lokalstrategi.Det er ifølge interviews/workshops med sagsbehandlere ogrepræsentanter fra LAG-enheder ikke et af de mestproblematiske områder. Det fremgår dog, at kravene ibekendtgørelsen i dag er meget konkrete og vanskelige atlegalitetstjekke i praksis.Det kan også volde vanskeligheder at der i dette område ydestilskud til forundersøgelser, analyser mv. og herunder at detteskal kobles til den lokale strategi.17Indsatsområde: At forenkle indsatsområdet ”turisme”, som er et område med•”Turisme”en vis kompleksitet og vanskeligheder med at vurdere om kravoverholdes.•Der er behov for at afdække om følgende krav kan forenkles:•Vanskeligt at vurdere om indsats og de enkelte projekterreelt set skaber arbejdspladserForenkling afreglerneFærre fejl.•Se 12.Ændring•Se 12.Videre indsats
•••
Vanskelige definitioner i bekendtgørelse i form af bl.a.”mindre turismeaktiviteter”, ”rekreativ infrastruktur”Vanskeligt at vurdere turismeaktiviteter pålandbrugsbedrifterDer gives her tilskud til markedsføring udenbegrænsninger i modsætning til på de andre områder.Ydermere er vurdering af markedsføring vanskelig idet dergives tilskud til ”markedsføring til turismeprodukter forområdet”, men ikke til ”markedsføringsstøtte til specifikkeproducenter eller udbydere”.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
26
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (9/13)Tiltag18Indsatsområde:”Diversificeringpå jordbrugs-bedrifter til ikke-jordbrugs-aktiviteter”Formål og beskrivelseAt forenkle indsatsområdet ”diversificering på jordbrugsbedrifter til ikke-jordbrugsaktiviteter”.Ifølge interviews i sagsbehandlingen volder indsatsområdet betydeligevanskeligheder i sagsbehandlingen og indeholder ofte vanskeligeproblemstillinger såsom deminimis mv.Der indgår følgende behov for forenklinger:Rationale•Færre fejl.Risici•Nogle kan blive ramt.VurderingGevinstÆndring•Se 12.Videre indsats
•••19Indsatsområde:”Små ogmellemstorefødevare-virksomheder”
Helt at afskaffe området – ansøgere kan henvises til indsatsområderfor mikrovirksomhederForenkle/tydeliggøre definitioner af diversificeringForenkle/tydeliggøre hvornår man er landbruger.Færre fejl.•Se 12.
At forenkle indsatsområdet ”små og mellemstore fødevarevirksomheder”.•I henhold til interviews og workshops med sagsbehandlere samtrepræsentanter fra LAG-enhederne opleves der betydeligevanskeligheder med dette område i sagsbehandling såvel som iansøgningsprocessen.Der er behov for at overveje at forenkle følgende nuværende krav:•Tydeliggøre hvad der gives tilskud til idet det er vanskeligt at afgøre,fx gives der tilskud til ”investering i pølsemaskine” men ikke til”fremstilling af redskaber og udvikling af maskiner der bruges ifødevarevirksomheder”Hvorfor der ikke gives tilskud til markedsføringHvorfor der ikke gives tilskud til investeringer i nybyggeri eller lokaler(begrænsninger der ikke findes på de andre områder)Hvorfor der er en grænse på 40% af tilskudsberettigede udgifter(mens det på andre områder er 50%).
•••
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
27
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (10/13)Tiltag20Ansøger-kredsFormål og beskrivelseAt forenkle kravene til ansøgerkredsen.I henhold til interviews og workshops med sagsbehandlere såvel somrepræsentanter fra LAG-enhederne skaber dette krav i nogle situationerudfordringer.Der er særligt behov for at vurdere mulighederne for at forenkle kravene til:•••Hvorfor selvejende institutioner ikke kan søge om tilskudTydeliggøre hvornår der er tale om en offentlige opgaveAlmene organisationer – forenkle kravene til at dokumentere at ansøger eren almen organisation frem for som i dag, at dette dokumenteres ved atorganisationerne skal indsende deres vedtægter (som i øvrigt ofte ikkeindeholder reel dokumentation herfor). Alternativt kan overvejes at det ernok dokumentation, hvis ansøger sætter kryds i ansøgningsskemaet underalmen organisation.•••Undgå fejlForbedre serviceover for ansøgereVære compliant medmiljøkravene.•Belys det juridiske grundlag forat forenkle kravene til atinkludere brugt udstyr iprojektbudget.Rationale•Forenkle reglerne•Undgå tidsforbrug påfortolkninger•Undgå fejl.•RisciVurderingGevinstÆndring•Afdæk juridisk grundlag for atkunne tydeliggøre kravene tilansøgerkredsEvt. vurder hvad andremedlemslande har gjort for atvalidere almeneorganisationer.Videre indsats
21
Brugt udstyr Forenkle krav til støtte af brugt udstyr.De nuværende krav til brugt udstyr er ifølge repræsentanter fra LAG-enhederkompliceret. Samtidig er det et område, hvor der ofte opstår fejl og dermed erkrævende for sagsbehandlingen.Der er behov for at forenkle kravene:••At man skal have erklæring fra sælger om, at der ikke har været søgtstøtte til udstyret inden for de sidste syv årAt dokumentationen skal foreligge på tilsagnstidspunktet, hvor udgiftenendnu ikke er afholdt – mere hensigtsmæssigt hvis det kan ligge påudbetalingstidspunktet.
22
Mellem-kommuner
Forenkling af krav vedrørende mellemkommuner.De nuværende definerede mellemkommuner er i dag forbundet med ikkeubetydelig administration omkring bl.a. anden offentlig finansiering.Der er behov for at vurdere mulighederne for at forenkle området. Forskelligemodeller:••Afskaffe mellemkommunerneTilføre mellemkommunerne samme finansieringsgrundlag som øvrigeudkantskommuner.
•••
Undgå fejlSkabe lighedReduceretidsforbrug foransøgere ogsagsbehandling.
•
Nogen vilbliveramt.
•
MBBL er ved at forenklekonceptet for mellem-kommunerneVurder forskellige ogalternative finansieringskilder.
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
28
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (11/13)Tiltag23Formål og beskrivelseRationale•RisiciOverholdelseaf kravene.VurderingGevinst ÆndringLøn tilAt forenkle kravene for løn til personale.personaleErfaringerne fra sagsbehandlingen viser at der ofte begås fejl i løn til personale.Der er behov for at vurdere, om det er muligt at forenkle kravene – disse er blandt andet :••••••24Skal være timeløb og ansættelsesperiodeSkal være skriftlig aftaleSkal angive arbejdsopgaver, timepris og timerUdefrakommende skal ansættes i virksomheden og skal kunne fremvise lønsedler fravirksomhedenAnsøger skal fremsende ansættelseskontrakter for projektansættelse senest påudbetalingstidspunktetLAG-koordinator kan godt være ansat men ikke ekstern konsulent.Undgå fejl.••Bør vurderes, hvilke kravgiver det juridiske grundlagBør undersøges, om der ereksempler fra andre landepå en mere enkel model.Undgå fejl.•••Bør vurderes, hvilke kravgiver det juridiske grundlagBør undersøges, om der ereksempler fra andre landepå en mere enkel model.Videre indsats
Forenkle At forenkle kravene til transport udgifter.•transport-I henhold til interviews udgør transportudgifter en relativ lille andel af de samlede udgifter, menudgifterindeholder ofte fejl.Der er behov for at vurdere mulighederne for at forenkle transportudgifter. Man kan i denforbindelse overveje at indføre en af to modeller:••At afskaffe støtte til transportudgifterAt fastsætte standardtakster pr. km. uanset transportmiddel.•
25
Konsulent- At forenkle kravene til konsulentbistand.bistandPA’s analyse viser, at der er sket forbedringer i ansøgningerne på dette område, men at derfortsat begås mange fejl.Der er behov for at vurdere, om følgende krav kan forenkles:•••••Krav om konsulentbistand kun til projekter ikke til selve ansøgningenKrav om at alle konsulentudgifter skal være indeholdt i timeprisKrav om at konsulentbistand tydeligt skal fremgåOpgave skal tydeligt specificeresIkke selvstændige rejseomkostninger
Undgå fej.l•
Overholdelseaf kravene.
••
Bør vurderes, hvilke kravgiver det juridiske grundlagBør undersøges. om der ereksempler fra andre landepå en mere enkel model.
•Krav om tydelighed i forhold til om timeprisen er rimelig og kravene til faktura.PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER29� PA Knowledge Limited 2013
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (12/13)Tiltag26FrivilligtarbejdeFormål og beskrivelseAt forenkle kravene til frivilligt arbejde.Rationale•ForenklingRisici••Nogen vilblive ramtOverholdelse af EUkrav•VurderingGevinstÆndring•Fastlæg mulighedernefor at reducere/afskaffe brug affrivilligt arbejde samtat vurdereimplikationerneVurder med afsæt iregelgrundlag samtandre medlemslandeserfaringermulighederne for atforenkle nuværenderegler.Videre indsats
I henhold til interviews med sagsbehandlingen begås der ofte fejl samtidig med at det ervanskeligt for frivillige organisationer at overholde regelgrundlaget.Samtidig giver frivilligt arbejde erfaringsmæssigt en risiko for overfinansiering af mindreprojekter.Forenklingerne kan anskues :•••At afskaffe frivilligt arbejde som potentiel finansieringskildeAt reducere rammerne for brug af frivilligt arbejdeAt forenkle reglerne for frivilligt arbejde – der er behov for at vurdere, om følgende kanforenkles:‒‒‒‒‒‒‒‒‒‒Kommercielle projekter kan ikke få tilskudFrivillige skal stå rimeligt i forhold til projektets formål og omfangMødeaktiviteter maks. 20%Definition af frivilligt arbejdeEj muligt både at udføre frivilligt og lønnet arbejdetDer skal anføres timeregnskab for hver enkelt person: Titel på projekt, navn, dato,antal timer, arbejde og opgaver. 100 kr. pr. timeMå ikke udgøre mere end 50% af de samlede udgifterKan ikke forhøjes ved budgetændringer med mere end 10%Der gives ikke tilskud til transportKan ikke træde i stedet for offentlig medfinansiering.
••
Færre fejlMindretidsforbrug.
27
Tydeliggøre At forenkle og tydeliggøre hvilke udgifter den enkelt LAG-enhed må have i forhold til sin drift.•udgifter tilDer er i henhold til interviews med sagsbehandlingen samt repræsentanter fra LAG behov forLAG-enheder at klargøre regler omkring hvilke udgifter, der kan kategoriseres som driftsomkostninger.ForanalyserAt muliggøre tilskud til foranalyser på samme måde som andre udgifter. Det er i dagvanskeligt at vurdere, om der er foranalyser inkluderet i et givet projekt, Samtidig kan derargumenteres for, at en foranalyse i visse tilfælde vil være hensigtsmæssigt for projektet.At muliggøre tilskud til leasing/lejeudgifter.•
Undgåmisforståelser.Mindreadministration.•Vurder om det rentjuridisk kan lade siggøre.Vurder om det rentjuridisk kan lade siggøre.Forenkl kravene medafsæt i sammen-lignelige områder.Fastlæg entydigdefinition af drifts-udgifter.
28
29
Leje/leasing
•
30
Forplejning
At forenkle kravene til forplejning. Dette kan ske enten ved at forbyde forplejning, herundervin og spiritus eller ved ikke at have så specifikke udgifter.
•
Mindreadministration.Færre fejlMindreadministration.
•
31
Driftsudgifter At forenkle definitionen af driftsudgifter, idet dette er et område præget af betydelige fejl ogvanskeligheder med at fortolke og forstå.PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
••
•
30
VurderingLAVHØJ
1) Forenkle regelgrundlag
Leverance B: Forslag til regelforenklinger i ny programperiode (13/13)TiltagFormål og beskrivelseRationaleRisiciVurderingGevinstÆndringVidere indsats
32
Rimelige At forenkle kravene til overholdelse af rimelige priser.•At forenklepriseransøgnings-Interviews og workshops i sagsbehandlingen såvel som med repræsentanter fra LAG-enheder viser, at dette proces ogopleves som en ressourcekrævende proces for såvel ansøgere som for sagsbehandling. Overholdelse afsags-nuværende krav er stærkt afhængig af, at tilbudsgivere kan udfærdige ”rigtige eller sammenligne tilbud”,behandlinghvilket ansøger kun til dels har mulighed for at påvirke. Det kan desuden argumenteres at tilbudsgiversekspertise påvirker udviklingen af projektet, hvorfor det vanskeliggøres at fremskaffe sammenlignelige tilbud.•Færre fejlYdermere kan det argumenteres at det fra et indkøbsperspektiv er at foretrække at samle indkøb hos så fåtilbudsgivere som muligt, idet sammenholdningen af tilbud vanskeliggøres jo mere projektet opdeles i mindre•Mindre tid påsags-udgifter. Det er desuden kritisk at ændringer ses i relation til overholdelsen af tilbudsloven.behandlingDer er behov for at forenkle kravene til rimelige priser. Dette bør gøres ved at:•••
•
Atoverholde EUkravene
•
Afdæk erfaringerfra andremedlemslande iforhold tilforskelligemodeller forrimelige priser (seerfaringer fraSverige)Afdæk de juridiskemuligheder for atforenkle rimeligepriser.
•
Overveje og vurdere alternativer til kravene om to tilbud. Det bør overvejes at opbygge varekatalog (somandre medlemslande) eller vurdere om der er andre mulighederLøsne op for prioriteringskriterierne af tilbud således at det ikke alene er kravet om pris, der er detbærende men fx kvalitet i løsningVurdere forenklinger til tilbud i form af fx:‒‒At hæve grænserneAt skabe fleksibilitet i forhold til at sikre overholdelse af tilbudsloven. Tilbud skal først sendes ind nårrelevant.•
33
Arm-længde
At forenkle kravene til armlængdeprincippet.
Det er i den nuværende sagsbehandling uklart hvor dybt, man skal gå ind for at fastlægge armlængde.Behov for forenklinger i relation til:••Svært at fastlægge hvilke faktorer der skal være tilstede, før det er armlængdeSvært at beregne kostprisen når armlængdeprincippet optræder. Kunne evt. undgås ved helt at forbydetilskud når der er armlængde.•
Afdæk erfaringerfra andre lande.
34
Demini-mis
At forenkle kravene til deminimis.Det er i den nuværende sagsbehandling komplekst at fastligge hvilke regler, der gør sig gældende for etgivent projekt samt vurdere overholdelse af disse.Der er behov for forenklinger på følgende krav:•••Skal der være to udgaver af deminimisregler (stor og lille)Fastlægge/præcisere hvornår deminimis optræderForenkle implikationer af deminimis.
Afdæk erfaringerfra andre lande.
35
Skilt-At forenkle implikationerne af ikke at overholde skiltningskrav.PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAERnings-31Interviews og� PA Knowledge Limited 2013workshops med sagsbehandlere såvel som repræsentanter fra LAG-eneheder tyder på, DK pt.kravhar taget for store implikationer af dette krav.
ETABLEREENTYDIGSAMLETORGANISERING
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
32
2) Etablere entydig samlet organisering
Nuværende situation og anbefalede ændringerNUVÆRENDE SITUATIONPA’s undersøgelser viser, at en række væsentlige opgaver iforhold til understøttelse af effektiv og korrekt ansøgnings- ogsagsbehandlingsproces i dag ikke løses tilstrækkeligt.•Løbende opdatering af ansøgningsgrundlaget (vejledning,ansøgningsmaterialer, hjemmesider mv.) ioverensstemmelse med lovgrundlagetTydelig kommunikation af ændringer til alle parter(sagsbehandlere, LAG-enheder, ansøgere med sager iarbejde)Udbydelse af nødvendig understøttende supportIndbygget læring i systemet således at indsigt i fejlanvendes som grundlag for at forbedre og styrkeansøgnings- og sagsbehandlingsgrundlaget.ANBEFALEDE ÆNDRINGERPA anbefaler, at de kritiske opgaver i forbindelse medunderstøttelse af en effektiv og korrekt ansøgnings- ogsagsbehandlingsproces defineres samt at der etableres klareroller/ansvar for hvilke parter der er ansvarlige for disse.
Desuden anbefales det at samarbejdet mellem MBBL ogNAER styrkes:•På et ledelsesmæssigt niveau, herunder bedreforudsætninger for at skabe en fælles vurdering afsundhedstilstanden og behov for indsatser på ordningenPå et operationelt niveau, hvor begge parter kan få gensidigglæde af hinandens viden og indsigt samt sikresammenhæng og læring på tværs.
•
••
•
Analyser og interviews viser desuden at der savnes klar ogtydelig placering af ansvar for udførelse af disse opgaver:•Interviews med medarbejdere i sagsbehandlingen viser, atder opleves en vis usikkerhed omkring hvem er ansvarligfor implementering af ændringer i kravInterviews viser ligeledes, at der på nuværende tidspunktikke eksisterer et fælles styringsgrundlag på tværs af MBBLog NAER.
Endelig anbefaler PA at der etableres en samlet proces forhvorledes opdateringer og forbedringer identificeres ogimplementeres på alle områder af arbejdsgrundlaget.LeverancerA.Definition af kritiske opgaver i forbindelse med at skaberammer for ansøgnings- og sagsbehandling samt iforbindelse med gennemførelse af ansøgnings- ogsagsbehandlingB.Samlet organisering og styring af LAG-områdetC.Forbedringsproces for det samlede LAG-område.
•
PA’s analyser viser, at disse forhold er en central forklaring påde nuværende udfordringer på LAG-området i relation til fejl iansøgninger, lange sagsbehandlingstider og revisionskritik.Dog viser PA’s undersøgelser flere konkrete forbedrings-områder.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
33
VurderingLAVeffektHØJeffekt
2) Etablere entydig samlet organisering
Overblik over leverancerFORVENTET EFFEKTLEVERANCEFORMÅLSTATUSReduktion af sagensliggetidOptimeret brug afressourcer
A.
Specifikation af opgaver samt rolle/ansvar(på tværs af NAER og MBBL) i relation tilLAG
Skal sikre, at en række kritiske opgaver der i dag ikke varetagestilstrækkeligt, fremadrettet bliver løftet effektivt. Skal specificerekritiske krav til udførelsen af opgaver samt rolle/ansvar i forbindelsemed at skabe effektive rammer for LAG-ordningen og i forbindelsemed ansøgnings- og sagsbehandlingsprocessen.
Klar til implementering.
B.
Samlet styringsgrundlag på tværs af NAERog MBBL
Skal etablere et effektivt styringsgrundlag for LAG-området ved delsat etablere en enkel fast ledelsesrapport med kritiske data og delstilvejebringe faste fora til at understøtte drift og udvikling.
Klar til implementering.Etableret krav til ledelsesrapport.Skal udarbejdes.
C.
Samlet proces for løbende opdatering ogforbedring af LAG-området.
Skal etablere en samlet læringsproces som sikrer at alle relevanteKlar til implementering.ændringer kortlægges, vurderes og evt. implementeres systematisk ihele arbejdsgrundlaget for LAG-området.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
34
2) Etablere entydig samlet organisering
Næste skridtANBEFALING••HOVEDAKTIVITETINDIKATIVERESSOURCEBEHOV32 timerNAERANSVARLIG
A.
Specifikation af opgaversamt roller/ansvar (påtværs af NAER ogMBBL) i relation til LAGStyringsgrundlag.
Validering af roller/ansvar gennem arbejdsmøder mellem NAER og MBBImplementering af nye roller/ansvar .
B.
•
Implementering af fora
100-150 timer
NAER og MBBL
•
Udvikling af ledelsesrapport*:‒‒‒‒Overblik over tilgængelige ledelsesdataEvt. oprette nye BTAS-træk mvEtablering af faste processer/rutinerUdvikling af fast rapport.*Inkluderer ikke ledelsesinformation om kvalitetsenhed jf. forslag side 42. Er forbundet med usikkerhed
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
35
2) Etablere entydig samlet organisering
Leverance A: Specifikation af opgaver samt roller/ansvar (på tværs af NAERog MBBL) i relation til LAGBESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål•At etablere entydige beskrivelser af de nødvendige opgaver i forhold til at sikre en effektiv udmøntning af LAG-ordningerne i DK således at derskabes entydige rammer omkring LAG-ordningerne samt i forhold til ansøgnings- og sagsbehandlingsprocessen.
Løsningen skal sikre:••At ingen væsentlige opgaver overses eller lander mellem to stoleGrundlag for effektiv koordinering og forventningsafstemning mellem aktørerne.
Hvad er leveret
••
Leverance A1: Specifikation af opgaver i forbindelse med at etablere rammer for LAGLeverance A2: Specifikation af opgaver i forbindelse med ansøgning og sagsbehandling af LAG.
Beskrivelse af løsning•Leverance A1 samt A2: Der er identificeret de nødvendige opgaver i forhold til at drive LAG. Der er beskrevet tre elementer ved opgaverne i form af:•••Deres overordnede formålKritiske kravHvem udfører opgaverne – der er i den forbindelse sondret mellem ansvarlig, udførende og informeret for at sikre koordinationsvejene
•
Beskrivelserne har ikke taget højde for de indbyrdes organiseringer i NAER eller MBBL.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
36
Ansvarlig
2) Etablere entydig samlet organisering
Ansvarlig for at sikre at opgaven udføresi overensstemmelse med behov og medinvolvering af de relevante interessenterAnsvarlig for at udføre opgaver med afsæti retningslinjer fra ”ansvarlige”Ansvarlig for at bidrage med nødvendige inputfor udførelse af opgaven efter instruks fra”ansvarlig” eller ”udførende”
Leverance A1: Specifikation af opgaver samt roller/ansvari forbindelse med etablering af rammer (1/2)LovfortolkningRammer forsagsbehandling
Udførende
Involveret
OpgaverPolicy-udvikling
Udarbejde/opdaterebekendt-gørelserAt sikre atbekendtgørelsermv. er opdateret ioverensstemmelsemed policy-udvikling,revisionskritik samtandre behov forjusteringer.
Identificereøvrige behovfor ændringer
Vedligeholdesags-behandlings-instrukserAt med fastemellemrumsystematiskjustere sags-behandlernesarbejdsgrundlag(Sagsbehandlings-instruks, tjeklistermv.).
Vedligeholde/opdaterekompetencerblandt sags-behandlereAt med fastemellemrumsystematiskjustere sags-behandlerneskompetencer vedat vurdere omfangaf fejl og muligeindsatser (se ogsåområde 6).•Struktureretindsigt i fejlidentificeret iLAG-enheder,sagsbehandlingmv•Løbendejusteringer.
Planlægningog dagligdriftsledelse
Formål
At sikre at policyinden for områdetudvikles i takt medde politiskesignaler.At skabe grundlagfor at kunneudvikle policy dvs.indsigt i området,herunder effekter.•Involvering afrelevantekompetencer•Tilvejebringegrundlag for atforetage politiskevurderinger ogbehov forjusteringer afområdet
At med fastemellemrumsystematiskidentificerenødvendigeændringer iarbejdsgrundlagetel. ansøgnings-materiale baseretpå overblik overfejl, mangler mv.•Involvering afrelevantekompetencer
At sikre at der eren opdateret planfor kapacitets-behov og løbendesikre at der er denødvendigeressourcer (seogså område 5).
Kritiske krav
•Involvering afrelevantekompetencer•Struktureretindsigt i fejl•Sikre at viden omfejl anvendes ialle indsatser(ansøgning,hjemmeside mv.)
•Involvering afrelevantekompetencer•Struktureretindsigt i fejl•Løbendejusteringer.
•Løbende overblikover indkomneopgaver•Forecast baseretpå historik•Daglig drifts-ledelse.
•Struktureretindsigt i fejl•Sikre at viden omfejl anvendes ialle indsatser(ansøgning,hjemmeside mv.)•Løbendejusteringer.
•Inddrage og•Løbendeanvendejusteringer.operationel viden,herunderunderstøtte effektivadministration.Roller/ansvarAnsvarligMBBLUdførendeInvolveringAnsvarlig
InvolveringAnsvarligUdførende
InvolveringAnsvarlig
InvolveringAnsvarligUdførende
InvolveringAnsvarligUdførende
NAERPA CONFIDENTIAL – Between PA and NAERInvolveringUdførende� PA Knowledge Limited 2013
37
Udførende
Ansvarlig
2) Etablere entydig samlet organisering
Ansvarlig for at sikre at opgaven udføresi overensstemmelse med behov og medinvolvering af de relevante interessenterAnsvarlig for at udføre opgaver med afsæti retningslinjer fra ”ansvarlige”Ansvarlig for at bidrage med nødvendige inputfor udførelse af opgaven efter instruks fra”ansvarlig” eller ”udførende”
Leverance A1: Specifikation af opgaver samt roller/ansvari forbindelse med etablering af rammer (2/2)Rammer for ansøgere ogLAG-enhederOpgaverVedligeholdeansøgnings-grundlag(skema, bilag,vejledningmv.)At sikre atansøgnings-grundlag inkl. bilagsamt vejledning erforståelige ogunderstøtterkorrekteansøgninger samtfokus på løbendeforbedringer.•Struktureretindsigt i fejlidentificeret iLAG-enheder,sagsbehandlingmv•Løbendejusteringer.
Udførende
Involveret
Kommunikationogimplementeringaf ændringerAt sikre entydigkommunikation tilansøgere, LAG-enheder og-koordinatoreromkring krav tilansøgning samtentydigimplementering afændringer.•En klar indgangtil at skabeændringer•Entydigkommunikation•Klart ogsammen-hængendegrundlag.
Vedligeholdehjemmeside tilansøgere
Udøve support-funktion
Udøve kursus
Formål
At sikre at hjemme-side til ansøgereog lokale LAG-enheder eropdateret ogunderstøtter højbrugervenlighed ogtydeligt og korrektansvar.
At sikre atansøgere og LAG-koordinatoreroplever en effektivog kompetentsupport samt at defår svar på dereskonkretespørgsmål.
At sikre at LAG-bestyrelse og-koordinatorerløbende tilbydeskurser i forhold tilat understøttekorrekteansøgninger min.en gang pr. år.
Kritiske krav
•En effektivhjemmeside.
•En oplevetentydig indgang•Fokus på atopsamlesystematiskehenvendelser ogkommunikere påhjemmesider.
•Adgang til fastkursus•Opfordring til aten identificeretmålgruppedeltager påkurser.
Roller/ansvarAnsvarligMBBLInvolveringUdførendeInvolveringAnsvarligUdførendeInvolveringUdførendeUdførendeAnsvarligAnsvarligAnsvarlig
PANAER CONFIDENTIAL – Between PA and NAERInvolvering� PA Knowledge Limited 2013Udførende
38
Involvering
Ansvarlig
2) Etablere entydig samlet organisering
Ansvarlig for at sikre at opgaven udføresi overensstemmelse med behov og medinvolvering af de relevante interessenterAnsvarlig for at udføre opgaver med afsæti retningslinjer fra ”ansvarlige”Ansvarlig for at bidrage med nødvendige inputfor udførelse af opgaven efter instruks fra”ansvarlig” eller ”udførende”
Leverance A2: Specifikation af opgaver samt roller/ansvari forbindelse med ansøgning og sagsbehandlingAnsøgningsprocesLAG-enhederOpgaverEtablere lokalLAG-strategiUdvælgeansøgninger tilstøtteKvalitetssikringKvalitetssikreansøgninger,tilsagns-ændringer ogudbetalingerLegalitetskontrol
Udførende
Involveret
Tilsagns-ansøgning
Ændrings-ansøgning
Udbetalings-ansøgning
Fejlretning afansøgninger iforbindelsemed sags-behandlingAt foretagenødvendigefejlretninger iansøgninger af fejlidentificeret iforbindelse medsagsbehandlingen,samt direktekommunikationmed ansøgere.
Formål
At etablere enlokalstrategi ioverens-stemmelse medkrav.
At udvælgeansøgninger tilstøtte baseret påstruktureretvurdering samtsikre at udvalgte erstøtteberettigede.
At kvalitetssikreansøgning i forholdtil bilag, fejl ogmangler mv.igennem dialogdirekte medansøger.
At gennemføresagsbehandling/legalitetskontrol aftilsagns-ansøgninger ioverensstemmelsemed proces,herunder atreturnere manglerdirekte til LAG-koordinatorer.
At gennemføresagsbehandling/legalitetskontrol afændrings-ansøgninger ioverensstemmelsemed proces,herunder atreturnere manglerdirekte til LAG-koordinatorer.
At gennemføresagsbehandling/legalitetskontrol afudbetalings-ansøgninger ioverensstemmelsemed proces,herunder atreturnere manglerdirekte til LAG-koordinatorer.
Kritiske krav
•Operationelstrategi.
•Entydig procesfor udvælgelse•Tydeligeprincipper•Sikre atansøgningerneer støtteberet-tigede.
•Tilbundsgåendekvalitetssikring afansøgninger•Fast struktur forkoordinering/samarbejdemellem lokaleLAG-enheder ogcentrale LAG-koordinatorer.
•Kommunikationomkring fejl ogmangler skerdirekte medcentrale LAG-koordinatorer.
Roller/ansvar
AnsvarligLAG-bestyrelseKvalitetsenhedMBBLInvolveringUdførende
AnsvarligUdførendeInvolveringInvolveringUdførendeAnsvarligInvolveringInvolveringAnsvarligInvolveringAnsvarligUdførendeInvolveringAnsvarligUdførendeAnsvarligInvolveringUdførende
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAERNAER� PA Knowledge Limited 2013
39Udførende
2) Etablere entydig samlet organisering
Leverance B: Samlet styringsgrundlag på tværs af NAER og MBBLBESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål•At etablere et klart koncept for et fælles og samlet styringsgrundlag på tværs af MBBL og NAER i form af en fælles ledelsesrapport samt fælles forafor samarbejde og koordinering.
Løsningen skal sikre:••Både en fælles opfattelse af sundhedstilstanden på LAG-området samt løbende identificering og definition af indsatser på ordningen på tværs afMBBL og NAERAt misforståelser undgås.
Hvad er leveret••Leverance B1: Definition af faste fora på tværs af MBBL og NAERLeverance B2: Etablering af koncept for ledelsesrapportering.
Beskrivelse af løsning•Leverance B1: Definition af formål og ansvarsområde for fælles styregruppe og operationelt forum inkl.:•••••••••DeltagereFrekvensFokusområderAnsvarsområder.Ansvarlig for udarbejdelseFrekvens for afrapportering på det specifikke områdeNødvendigt datagrundlagAfrapporteringsdimensioner.
Leverance B2: Beskrivelse af samlet systematisk ledelsesrapportering på LAG-ordningen inkl.:
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
40
2) Etablere entydig samlet organisering
Leverance B1: Samlet styringsgrundlag på tværs af NAER og MBBL –styregruppe og operationel gruppeBESKRIVELSE AF LØSNINGEN- Fælles fora -- Overblik over fora -•Hvem: Direktion i MMBL og NAER•Frekvens: Hver måned samt særlige møder ved kritiskesituationer
Beskrivelse af fora
•Typiske emner:‒‒‒‒Gennemgang af nøgletalOpfølgning på fremdrift/sundhedFastlægge korrigerende aktiviteterOpfølgning på projekter/indsatser
Der skal etableres to faste fora mellem MBBLog NAER med henblik på at understøtte eteffektivt samarbejde og styringsgrundlagomkring ansøgnings- og sagsbehandlings-processen:•Etablering af styregruppemellemledelserne i MBBL og NAER medhenblik på løbende opfølgning påfremdrift og sundhedStyregruppe
•Fast sekretærbistand til at udarbejde skriftlige referater.
•
Etablering af operationel forumbestående af operationelle ledereinden for LAG fra MBBL, NAER ogkvalitetsenhed med henblik på atunderstøtte samarbejde ogkoordinering på konkrete områdersamt effektiv drift.
•Hvem: Driftsleder fra NAER, MMBL og kvalitetsenhed•Frekvens: Hver måned samt særlige møder ved behov
Operationelt forum
•Typiske emner:‒‒‒‒‒Opfølgning på kritiske nøgletalBehov for opdateringer af lovgrundlag,ansøgnings- og sagsbehandlingsgrundlagPlanlægning og kapacitetsbehovSamarbejdeBehov for korrektioner
•De enkelte enheder er ansvarlige for at medbringe relevantinformation til møderne (fx kapacitetsbehov, fejllister).
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
41
2) Etablere entydig samlet organisering
Leverance B2: Samlet styringsgrundlag på tværs af NAER og MBBL –ledelsesrapporteringBESKRIVELSE AF LØSNINGEN- Ledelsesrapportering -Dimensioner
- Overblik over ledelsesdata i samlet ledelsesrapportering -AnsvarligFrekvensData-grundlagManuel
Beskrivelse af samlet afrapportering•Der skal hver måned udarbejdes en fastledelsesrapport til styregruppen på LAG-området(samt evt. andre relevante interessenter) medfaste data omkring sundhedstilstanden på LAG-ordningen:‒Frekvens: Hvert måned (ikke alle data vil bliveopdateret på månedsbasis)‒Hvem: NAER er ansvarlig for at udarbejderapporten ved at konsolidere data på baggrundaf leverancer fra MBBL, fælles kvalitetsenhedsamt NAER
Ansøgnings-proces
Antal modtagne ansøgninger inden fortilsagn, udbetaling og ændringerGennemsnitlig liggetid fra modtagelsei kvalitetsenhed til indsendelse tilNAER
MBBL/kvalitetsenhedMBBL/kvalitetsenhed
Månedlig
Månedlig
Manuel
Antal sager med fejl (samt hvilke fejl)Sags-behandlings-procesAntal modtagne sager (tilsagn,ændringer og udbetalinger)Gennemsnitlig liggetid fra modtagelsei NAER til påbegyndelse afsagsbehandlingAntal sager med fejl (samt hvilke fejl)
MBBL/kvalitetsenhedNAER
MånedligMånedlig
ManuelBTAS
NAER
Månedlig
BTAS
NAER
Månedlig
Manuel
‒Dimensioner i ledelsesrapportenFremdrift i sagsbehandlingUdbetalingIgangværende indsatserKvalitet i sagsbehandlingen(revisionstilbagemeldinger).Fremdrift påindsatserProjektøkonomiRevisions-kritikOrdningenAntal tildelte tilsagn samt beløb,fordelt på ordninger og enhederAntal udbetalinger i forhold til tilsagn,fordelt på ordninger, enheder ogbudgetRapportering på fremdrift på indsatserNAERKvartal?
NAER
Kvartal
?
NAER
Månedlig
Manuelt
Opfølgning på budget
NAER
Kvartalvis
Manuel
Kvalitet i sagsbehandling
NAER
Ikke fast
Manuelt
Findes ikke i dagPA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
Implementering af henstillinger
NAER
Kvartal
Manuelt
42
2) Etablere entydig samlet organisering
Leverance C: Samlet proces for løbende opdatering og forbedring af LAG-området (1/3)BESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål•At etablere entydig og samlet proces for løbende opdateringer som sikrer at alle relevante ændringsforslag kortlægges, vurderes og evt.implementeres systematisk i hele arbejdsgrundlaget.Løsningen skal sikre at:••••Alle relevante input uanset kilde systematisk opsamles og vurderes samletÆndringer implementeres korrekt og ensartet på tværs af hele arbejdsgrundlagetÆndringer er testet af brugerneArbejdsgrundlaget er opdateret samt at ændringer implementeres effektivt over for ansøgere og medarbejdere i kvalitetsenhed og NAER.
Hvad er leveret•Der er etableret en samlet proces for opdateringer af det samlede arbejdsgrundlag inkl. aktivitetsbeskrivelser samt af roller/ansvar.
Beskrivelse af løsningen•Processen for opdatering af arbejdsgrundlag defineres igennem fem aktiviteter:
‒Identificere behov for ændringer‒Samlet overblik over opdateringer inkl. implikationer‒Beslutning om ændringer‒Evt. test‒Implementering/plan••Aktiviteterne beskrives på dimensionerne: Formål, beskrivelse og ansvarligProces for opdatering af ansøgningsgrundlaget kører kontinuerligt som en fast del af arbejdsgangene i de involverede områder således atarbejdsgrundlaget løbende justeres og forbedres.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
43
2) Etablere entydig samlet organisering
Leverance C: Samlet proces for løbende opdatering og forbedring af LAG-området (2/3)1) Identificere behov forændringerFormålAt skabe struktureret indsigtom forbedringsmuligheder /behov i LAG i kritiskeområder.2) Samlet overblik overændringer inklusiveinplikationerAt en gang pr. kvartal skabe etsamlet overblik overforbedringsmulighederne samtforetage vurdering afimplikationer af ændringer(hvad vil det betyde).Driftsansvarlige NAER.3) Beslutning afændringerAt beslutte hvorvidt ændringskal foretages samt sikre atevt. udvikling pågår effektivtog ikke tabes.4) Evt. testAt teste ændringer indenimplementering vedmålgruppen (LAG-enhed).Særligt relevant ved størreændringer.5) Implementering/planAt implementere ændringersystematisk og struktureret,herunder sikre nødvendigekommunikation på allerelevante platforme ogopdateringer.Driftsansvarlige NAER.
Ansvarlig
Forskelligt.
Driftsansvarlige NAER.Ved større ændringer skal deforbi driftsforum.
Driftsansvarlige NAER.
Illustration1AFejlregistreringer ikvalitetsenhed
1b
Fejlregistreringer i NAER2345
1c
Revisionskritik
Samlet overblik overændringsforslag
Beslutning afændringer
Evt. test
Implementering
1d
Input medarbejdere
1e
Input LAG-enheder
1f
Der skal skabes et samletoverblik over de indkomneændringsforslag og hvertforslag skal vurderes på enrække faste parametre.
Ved større ændringer skal defremlægges i entenoperationelt forum ellerstyregruppe.
Ved større eller merekomplekse ændringer bør detestes ved LAG-enhederne/sagsbehandlere førimplementering.
Afgørende at sikresystematisk og struktureretimplementering.
Input fra politiske system
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
44
2) Etablere entydig samlet organisering
Leverance C: Samlet proces for løbende opdatering og forbedring af LAG-området (3/3)Aktivitet1AFejlregistrering ikvalitetsenhedBeskrivelseDen nye kvalitetsenhed registrerer alle fejl i forbindelse med sin ”sagsbehandling” på samtlige indkomne ansøgninger.Krav til fejlregistreringen:•Skal ske i et samlet dataark, som giver mulighed for at vurdere omfang af de enkelte fejltyper•Samme tilgang på tværs af kvalitetsenhed og NAER•Enhed skal en gang pr. kvartal gennemgå fejl og komme med evt. forslag til justeringer.NAER registrerer fejl systematisk på alle indkomne ansøgninger samt internt på sagsbehandlingsaktiviteter.Krav til fejlregistreringen:•Skal ske i et samlet dataark, som giver mulighed for at vurdere omfang af de enkelte fejltyper•Samme tilgang på tværs af kvalitetsenhed og NAER•Enhed skal en gang pr. kvartal gennemgå fejl og komme med evt. forslag til justeringer.AnsvarligKvalitetsenhed
1b
Fejlregistrering iNAER
NAER
1c1d1e
RevisionskritikInput framedarbejdereFeedback fraLAG-enhederInput fra detpolitiske systemSamlet overblikover ændrings-forslag
Ved hver gennemført revision af LAG (Revisionsretten, EU-kommission, Intern Revision, Rigsrevisionen, Revisor mv.) foretager NAER en samletevaluering for at sikre, at al relevant kritik er registreret og vurderet. Det er afgørende at sikre at ingen fejl/kritik tabes på gulvet.NAER (jf. indsatsområde 6) og kvalitetsenheden afsætter løbende tid i interne ressourcer til at identificere potentielle forbedringer af regler,procedure, arbejdsgrundlag mv. Forslagene dokumenteres og overdrages til ansvarlige i NAER mindst en gang hvert kvartal.MBBL registrerer løbende al væsentlig kritik eller forbedringsforslag fra LAG-enhederne i relation til regelgrundlag, arbejdsgrundlag, proceduremv. Hvert kvartal samles alle forslag og indsendes til den ansvarlige i NAER.MBBL skal med faste mellemrum indsamle meldinger fra det politiske system samt foretage vurderinger af behov for at foretage ændringer/justeringer af lovgrundlag for at imødegå disse.NAER skal min. en gang pr. kvartal skabe overblik over ændringsforslag ved at gennemgå alle modtagne input (jf .punkt 1a-1e). Hvertforbedringsforslag skal vurderes i forhold til:•Omfang af ændring•Hvad skal ændres (det vil sige it, dokumenter mv.)•Grad af vigtighed.En gang hvert kvartal gennemgås den samlede liste med ændringsforslag med henblik på at vurdere hvilke der skal eksekveres og hvilke derikke skal. NAER er samlet ansvarlig for at vurdere ændringer, men skal rådføre sig med MBBL ved større ændringer (igennem styregruppe og/eller operationelt gruppe). Alle ændringer dokumenteres af styregruppe og driftsforum. For de besluttede ændringer udarbejdes en plan forimplementering.Der skal ved større ændringer foretages en egentlig test før ændringer implementeres. Dette skal ske dels ud fra et LAG-perspektiv, hvor enudvalgt LAG-enhed gennemgår/afprøver ændringer for at give input og feedback til eventuelle justeringer og dels ud fra et sagsbehandler-perspektiv hvor operationaliseringen af ændringen testes og justeres. NAER’s ansvarlige indsamler feedback og involverer evt. styregruppe elleroperationelt forum i nødvendige justeringer.
NAERNAER samtkvalitetsenhedMBBL
1f
MBBL
2
NAER
3
Beslutning ogeksekvering
NAER
4
Test
NAER
5
Der skal foretages en samlet implementering, herunder:•Tydelig kommunikation til alle berørte interessenter•Oplæring i brug af opdateringer hvor nødvendigt.PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
Implementering
NAER
45
FORBEDREANSØGNINGER
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
46
3) Forbedre ansøgninger
Nuværende situation og anbefalede ændringerNUVÆRENDE SITUATIONPA’s analyser viser, at der er et betydeligt fejlniveau iansøgningerne, som tilgår NAER (se følgende sider foropsamling på foretaget fejlregistrering).PA’s interviews med sagsbehandlere viser en signifikantforskel på ansøgningernes kvalitet på tværs af LAG-enheder.Ydermere vurderes det at kvaliteten af ansøgninger i høj gradpåvirker sagsbehandlingstiden.PA’s workshops med repræsentanter fra LAG-enhederneidentificerer to centrale årsager til den høje fejlprocent iansøgningerne:•Store niveauforskelle i LAG-enhedernes fokus på ogkompetencer for at understøtte udarbejdelsen af korrekteansøgninger. Særligt varierer brugen af koordinatorer i højgrad på tværs af LAG-enhederEksisterende ansøgningsgrundlag opleves somutilstrækkeligt og vanskeligt af benytte. Dette understøttesaf PA’s analyseresultater, som viser, at ansøgnings-grundlaget ikke i tilstrækkelig grad understøtter ansøger i atudfylde korrekte ansøgninger.ANBEFALEDE ÆNDRINGERPA anbefaler at der etableres en fælles kvalitetsenhed medansvar for kvalitetssikring af ansøgninger, før disse tilgårNAER, som er tættere på ansøger og dermed sikrer, at tidenbliver brugt på udbedring af fejl og ikke unødigt forlængersagsbehandlingstiden.PA har desuden identificeret en række krav til ansøgnings-grundlag for, at dette i tilstrækkeligt grad understøtter ansøgeri at udarbejde korrekte ansøgninger og dermed ikke bidragerunødigt til at skabe fejl i ansøgningerne.PA anbefaler ydermere at der løbende samles op påsystematiske fejl, således at nødvendige justeringer kanforetages i ansøgningsgrundlaget så disse begrænses.
•
PA har gennemført en detaljeret registrering af ansøgningsfejl imodtagergruppen samt i sagsbehandlingen. Fremadrettetanbefales det at fejlregistrering benyttes som del af densystematiske opsamling på fejl i kvalitetsenheden samt isagsbehandlingen i NAER.LeverancerA.Oprettelse af fælles kvalitetsenhedB.Liste med krav til effektivt ansøgningsmateriale samtsupport af ansøgningsprocessen.
I henhold til interviews og observationer i sagsbehandlingen erkonsekvensen af dette at sagsbehandlingen forlænges for denenkelte sag, idet processen for udbedring af fejl ertidskrævende samt at der benyttes betydelige ressourcer påafklaring af fejl.Analyser af eksisterende materiale, fejlregistreringer samtinterviews med andre EU-lande (Sverige og Holland) pegerdog på en række mulige forbedringer.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
47
3) Forbedre ansøgninger
Dokumentation af fejlniveau i indkomne ansøgninger (1/2)BESKRIVELSE AF RESULTATER AF FEJLREGISTRERING I MODTAGELSEN- Beskrivelse -Fejlregistrering i modtagergruppen er foretaget ved, at denenkelte sagsbehandler hver uge har udfyldt et personligtregistreringsskema med fejltyper (Appendiks I)I perioden fra d.17 juni til den 11. august blev 564 tilsagns-ansøgninger medtaget i fejlregistreringen.Omfang af fejlFejlregistreringer i modtagergruppen viser, at 63% af deregistrerede ansøgninger var fejlbehæftede i perioden.FejltyperDe væsentligste fejltyper registreret i modtagelsen forbindes medmangelfuld udfyldelse af ansøgningsmateriale samt manglendebilag.39% af registrerede fejl forbindes med fejlagtig/mangelfuldudfyldelse af ansøgningsmateriale (inkl. mangelfuld udfyldelse afpunkt L, M og P, underskrift, beskrivelse af frivilligt arbejde mv.).37%Ingenfejlregis-treret
- Illustration -
Fejlregistrering i modtagelsen af tilsagnsansøgninger
39%63%Regi-stre-redefejl
33% af de registrerede fejl forbindes med varierende typer af fejlog mangler i bilag (inkl. manglende vedtægter, projektbeskrivel-ser, bilagsoversigter, kvitteringsbrev samt indsendelse af to tilbudpå relevante udgifter).
61%
Mangelfulde bilag
Mangelfuld ansøgning
Total
For detaljerede resultater af fejlregistreringen, se Appendiks I
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
48
3) Forbedre ansøgninger
Dokumentation af fejlniveau i indkomne ansøgninger (2/2)BESKRIVELSE AF RESULTATER AF FEJLREGISTRERING I FØRSTE SAGSBEHANDLING AF TILSAGN- Beskrivelse -Fejlregistreringer i sagsbehandlingen er foretaget ved, at hverenkelt sagsbehandler hver uge har udfyldt et personligtregistreringsskema med fejltyper (Appendiks I).Der skelnes i fejlregistreringen mellem gængse fejl i tilsagns-ansøgninger og udbetalingsansøgninger. I perioden d.17 juni tilden 11. august er 354 tilsagnsansøgninger samt 211udbetalings-ansøgninger medtaget i fejlregistreringen.Omfang af fejlFejlregistreringer i sagsbehandlingen viser, at 64% af deregistrerede tilsagnsansøgninger samt 52% af de registreredeudbetalings-ansøgninger var fejlbehæftede i perioden.Fejltyper – TilsagnVæsentlige fejltyper registreret i tilsagnsansøgninger vedrørerindsendelse af to sammenlignelige tilbud (26%) samtspecifikation af budgetposter(15%). Herudover kan nævnestilbagevendende fejl i dokumentation af udgifter til konsulenter,projektansatte og frivilligt arbejde samt en række fejl i forbindelsemed manglende bilag.Fejltyper – UdbetalingerVæsentlige fejltyper registreret i udbetalingsansøgningervedrører revisioner (16%) samt udfyldelse af bilag 2 (10%).Ydermere kan nævnes gængse fejltyper såsom overholdelse afsærlige vilkår i tilsagnet, offentlig medfinansiering, udfyldelse afslutrapport, dokumentation af udgifter til konsulenter ogprojektansatte samt skiltning.9%15%26%6%6%
- Illustration -Fejlregistrering af tilsagnssager
36%6%
Ingen fejlregistreret
64%ProjektansatteRimelige priserAndetTotal
Registre-rede fejl
2 tilbud
specifikation afbudgetposter
Frivilligt arbejde
For detaljerede resultater af fejlregistreringen, se Appendiks I
Fejlregistrering af udbetalingssager
48%
Ingen fejlregistre-ret
16%Revisioner
10%
8%
6%
6%
7%
6%
52%
Registre-rede fejl
Bilag 2
Offetnligmedfinansiering
Slutrapport
Konsulenter
Projektansatte
Skiltning
Sanktion
Andet
total
For detaljerede resultater af fejlregistreringen, se Appendiks I
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
49
VurderingLAVeffektHØJeffekt
3) Forbedre ansøgninger
Overblik over leverancerFORVENTET EFFEKTLEVERANCEFORMÅLSTATUSReduktion af sagensliggetidOptimeret brug afressourcer
A.
Oprettelse af enhed til kvalitetssikring afansøgninger
Skal sikre en fælles kvalitetssikring af alle ansøgninger, før de tilgårNAER med henblik på at bidrage til reduktion af fejlprocenten ogressourceforbrug i sagsbehandlingen.
Skal udvikles.
B.
Kravspecifikation til effektivtansøgningsmateriale og support iansøgningsprocessen.
Skal skabe bedre forudsætninger for korrekte ansøgninger ved atskabe et bedre ansøgningsgrundlag.
Skal udvikles.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
50
3) Forbedre ansøgninger
Næste skridtLeveranceA.Oprettelse af enhed tilkvalitetssikring afansøgningenKravspecifikation tileffektivtansøgningsmaterialeog support iansøgningsprocessenHOVEDAKTIVITETEtablering af kvalitetsenhed (inkl. supportkompetencer, fejlregistrering og feedback mekanismer)INDIKATIVERESSOURCEBEHOVIkke estimeretMBBLANSVARLIG
B.
B1: Opdatering af hjemmeside•••••••Identifikation af potentielle forbedringer til at understøtte ansøgningsprocesDetaljeret kravspecifikation af forbedringerUdvikling af ændringer til hjemmesideOprydning i ”eksisterende hjemmesider”
300 timer
NAER
B2: Udvikling af vejledningGennemføre brugertest og interviewsUdvikling af bedste praksis eksempler på korrekt udfyldt ansøgningsmaterialeUdvikling af procesoverblik for alle ansøgerrelaterede aktivitet, kritiske deadlines samt relateret materiale
250 timer
NAER
••••••••••
Opdatering, justering og implementering af vejledning160 TimerNAER
B3: Opdatere ansøgningsskemaIndsamle eksempler fra andre medlemslande i forhold til forenklingerGennemføre analyse af databehov i ansøgningsskemaGennemføre forenkling af ansøgningsskemaBrugertest og justeringer
B4: Etablere supportIdentificere typiske behov for supportEtablering af hotlineUdvikling af supportkompetencer i NAER
160 timer
NAER
B5: Etabler kompetenceopbygningEtablering af kapacitet og kompetencer til håndtering af særlige behov for support i NAER (e.g. face-to-face afklaring af komplekse sager)Etablering af fejlregistrering samt systematisk feedback mekanisme i kvalitetsenhed og NAER
60 timer
NAER
B6: Etabler feed back mekanisme
20 timer
MBBL
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
51
3) Forbedre ansøgninger
Leverance A: Oprettelse af enhed til kvalitetssikring af ansøgninger (1/3)BESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål•At etablere et koncept for en fælles kvalitetsenhed på tværs af alle LAG-enheder med det overordnede formål at sikre entydig kvalitetssikring af alleansøgninger, inden de overgår til NAER.
Løsningen skal sikre:•••Kvalitetssikring af alle ansøgninger på baggrund af et fælles grundlagOpbygningen af specialistkompetencer i understøttelse af ansøger i overholdelse af krav til korrekte ansøgningerEffektiv kommunikation og koordinering med såvel de lokale LAG-enheder som ansøgere omkring fejl/mangler i ansøgningerne samt ændringer iansøgningsgrundlaget.
Hvad er leveret•Beskrivelse af overordnet koncept og opgaver for fælles kvalitetsenhed.
Beskrivelse af løsning•Organisation:‒‒‒Kvalitetsenhedens medarbejdere vil blive samlet i en fælles placering, som endnu ikke er fastlagtKvalitetsenheden vil referere direkte til netværkscenteret i MBBL, men vil være forankret i lokale LAG-enhederEnheden vil bestå af ca. 6-12 administrative koordinatorer (endelig fastlæggelse af kapacitetsbehov udestår). Koordinatorerne vil hver især haveet geografisk fokus og skal opbygge viden om området og dets LAG-enheder. I den forbindelse vil de administrative koordinatorer være tilstedeefter behov i enhederne
••
De enkelte LAG-enheder, herunder deres bestyrelser og øvrige funktioner, har fortsat en forpligtelse til at opbygge og formidle viden om ansøgnings-krav og ansøgningsproces over for ansøgere samt ansvar for indstilling af ansøgningerDer er etableret beskrivelser af kvalitetsenhedens opgaver på områderne:‒Sparring og support til ansøger
‒‒‒‒‒
Sparring og support til LAG-enhederKvalitetssikring af ansøgningerHåndtering af returnerede ansøgninger fra NAEROpsamling og feedback på systematiske fejl i ansøgningerBidragelse til udarbejdelse af ansøgningsgrundlag.52
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
3) Forbedre ansøgninger
Leverance A: Oprettelse af enhed til kvalitetssikring af ansøgninger (2/3) –IllustrationAnsøgningsprocessenUdarbejdeansøgningerModtageransøgningerUdvælgeransøgningerSender pakke t.kvalitetssikringKvalitetssikringLegalitets-kontrol
1LAG-enheder
14
2Returneringaf fejl tilkvalitets-enhed
LAG-enheder
?
Fælleskvalitetsenhed m.administrativeLAG-koordinatorer
NAER
3Returneringtil LAG-enhed vedfejl
3Senderkvalitetssikredeansøgninger
LAG-enheder
5Support-opgaver for kvalitetsenheden (se uddybet næste side)Sparring/support tilansøger ang. ansøgning2PA1CONFIDENTIAL – Between PA and NAERved henvendelse på� PA Knowledge Limited 2013hotlineSparring/support til LAG-enhed ang. ansøgningved henvendelse påhotlineKvalitetssikring af alleansøgninger samt53returnering til LAG-enhed/ansøger v. fejl
Feedback og evt.særlig support
3
4
Håndtere returneredeansøgninger fra NAERsom følge af fejl
5
Give LAG-enhederfeedback med fokus påsystematiske fejl. Samtevt. målrettet support
3) Forbedre ansøgninger
Leverance A: Oprettelse af enhed til kvalitetssikring af ansøgninger(3/3) –Beskrivelse af opgaverOMRÅDEKvalitetssikringOPGAVE1Sparring/support til ansøger angåendeansøgning og regelgrundlag vedhenvendelse på hotlineSparring/support til LAG-enhed angåendeansøgning og regelgrundlag vedhenvendelse på hotlineKvalitetssikring af ansøgninger samtreturnering til LAG-enhed/ansøger ved fejlBESKRIVELSE AF OPGAVE••••••Kvalitetsenhed er primær kontaktpunkt til ansøgerKvalitetsenhed skal efter forespørgsel give den enkelte ansøger sparring/svar på henvendelser angående generelle regler samt konkrete sager.Kvalitetsenhed er primær kontaktpunkt til LAG-enhederKvalitetsenhed skal efter forespørgsel give den enkelte LAG-enhedsparring/svar på henvendelser angående regler og konkrete ansøgninger.Kvalitetsenhed skal kvalitetssikre alle indkomne ansøgninger ud fraentydige kvalitetskriterier på samme grundlag som sagsbehandlingen iNAER (benytte samme tjeklister)Kvalitetsenhed kan ved fejl/mangler vælge enten at kommunikere direktemed ansøger eller LAG-enhed. Al korrespondance til ansøger skal dog ogsåtilgå LAG-enhedKvalitetsenhed skal, såfremt det er vanskeligt at få ansøgningen i rettekvalitet, indgå i tæt og konstruktiv dialog med LAG-enhed eller ansøgeromkring håndteringen af fejl/mangler samt i forhold til at sikre atudeståender håndteres effektivt.Kvalitetsenhed skal håndtere alle fejl/mangler i ansøgninger som returneresfra NAERAfklaring af fejl/mangler i eksisterende ansøgninger har relativt højereprioritet end ikke behandlede ansøgninger.Kvalitetsenhed skal systematisk registrere alle fejl i ansøgninger fra deenkelte LAG-enheder (dvs. antal fejl samt type)Kvalitetsenheden skal etablere særlige indsatser, såfremt en LAG-enhedlaver relativt mange eller systematiske fejl.De administrative LAG-koordinatorer skal efter behov deltage i opdateringog udarbejdelse af ansøgningsmateriale.
2
3
•
4
Håndtere returnerede ansøgninger fraNAER som følge af fejl
••
5
Give LAG-enheder feedback med fokus påsystematiske fejl. Samt evt. fokuseretsupportDeltagelse i udarbejdelse af ansøgnings-materialer
•••
Øvrige opgaver
6
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
54
3) Forbedre ansøgninger
Leverance B: Kravspecifikation til effektivt ansøgningsmateriale og support iansøgningsprocessenBESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål•••At afdække krav til ansøgningsgrundlaget således at dette i tilstrækkelig grad understøtter ansøgningsprocessen.
Løsningen skal sikre:At entydigt ansøgningsgrundlag etableres og implementeres til alle brugereAt alle brugere har adgang til de nødvendige kompetencer og support til effektiv brug af ansøgningsgrundlaget
•
At fejl i ansøgninger begrænses.
Hvad er leveret••••••Leverance B1: Kravspecifikation til hjemmesideLeverance B2: Kravspecifikation til vejledningerLeverance B3: Kravspecifikation til ansøgningsskemaLeverance B4: Kravspecifikation til supportLeverance B5: Kravspecifikation til kompetenceopbygning i LAG-enhedenLeverance B6: Kravspecifikation til feedback.
Beskrivelse af løsningen•Kravene til ansøgningsgrundlaget er baseret på analyser af eksisterende materiale samt workshops og interviews med sagsbehandlere, MBBL ogrepræsentanter fra LAG-enheder. Disse indikerer en række forbedringsområder:‒‒Leverance B1: Der etableres en samlet placering af alt materiale i ansøgningsgrundlaget. Der etableres overblik over ansøgningsprocessen inkl.relevant materiale, kritiske aktiviteter og vigtige milepæleLeverance B2: Der etableres en brugervenlig vejledning som er målrettet ansøger og ansøgningsprocessens aktiviteter og inkluderer vejledning iudfyldelse af ansøgningsskema
‒‒‒‒
Leverance B3: Der etableres et brugervenligt og enkelt ansøgningsskema som understøttes af brugervejledning i vejledning samt eksempler påkorrekt udfyldelseLeverance B4: Etablering af klare kontaktpunkter for ansøger og LAG-enhed sikrer adgang til kompetent supportLeverance B5: Afdækning af kompetencekrav til LAG-enhed/koordinator samt etablering af målrettet og systematisk tilgang til kompetence-opbygning sikrer entydigt udgangspunkt for understøttelse af ansøger
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER
Leverance B6: Etablering af systematisk fejlregistrering samt målrettet feedback til den enkelte LAG-enhed sikrer løbende forbedringer samt input55til justeringer af ansøgningsgrundlaget.� PA Knowledge Limited 2013
3) Forbedre ansøgninger
Leverance B1: Kravspecifikation til hjemmesideFORMÅL•Der etableresen samletplacering afalt materiale iansøgnings-grundlagetDer etableresoverblik overansøgnings-processeninkl. relevantmateriale,kritiskeaktiviteter ogvigtigemilepæle.•UDFORDRINGERManglende overblik over ansøgningsmaterialeI henhold til workshop med repræsentanter for LAG-enheder er effektivbrug af eksisterende hjemmeside i høj grad erfaringsbaseretKRAV1.En samlet placering.Etablering af en samletplacering af alt ansøgningsmateriale som ansøgerhenvises til tidligt i processen. Man kan fx tænke ioprettelse af ”ansøgerdomæne” på eksisterendehjemmeside hvor al materiale præsenteres på logiskvis2.Logisk navngivning.Filer på hjemmesidengrupperes efter ansøgningsaktivitet og navngivessåledes at de let identificeres (fx ”ansøgning omtilsagn”)3.Procesoverblik.Der etableres et visuelt overblikover faserne i et projekt – fra tilsagnsansøgning tiludbetaling – som tydeligt kobler dokumenter,aktiviteter, deadlines mv4.Kontakt.Klar henvisning til hvor ansøger kan søgesupport5.Klar kommunikation af ændringer.Ved løbendeændringer i ansøgningsgrundlag annonceres dettetydeligt på hjemmesiden6.LAG-hjemmesiden.LAG-hjemmesider bør kun giveadgang til gode eksempler på projekter således atansøger inspireres af bedste praksis. LAG-hjemme-sider bør henvise til den centrale placering afansøgningsmateriale således at der ikke forefindesversioner af dette på selve LAG-hjemmesiden.
•
•
I henhold til analyser er væsentligt ansøgningsmateriale ikkeumiddelbart tilgængeligt på eksisterende hjemmeside, idet der skalmange ”klik” til for at identificere relevant materiale og materialet ikke ersamlet et sted på siden. Ydermere virker materialets placering tilfældigog uden logisk link til ansøgningsprocessens aktiviteterDer er observeret en række links til ansøgningsmateriale, som ikke pånuværende tidspunkt er i funktionAnsøgningsmateriale kan også tilgås fra de enkelte LAG-hjemmesider,hvorved der er risiko for at forældede versioner benyttes.
••
Manglende overblik over ansøgningsprocessen•I henhold til analyser forefindes på nuværende tidspunkt ikke et samletbillede af ansøgningsprocessen, ansøgers aktiviteter, relevantmateriale og vigtige deadlines. Repræsentanter fra LAG-enheder pegerpå, at dette gør ansøger afhængig af en høj grad af support fra LAG-enhed/koordinator.
Ej overblik over ændringer og versioner af ansøgningsmateriale•Fejlregistreringer peger på en række systematiske fejl forbundet medområder, hvor der er sket ændringer i krav til ansøger. Dermedindikeres det at kommunikation af ændringer ikke foregår effektivt.
Fejlagtige projekter kan benyttes til inspiration•Workshopresultater viser, at LAG-hjemmesider giver adgang tilinformation på alle projekter uden skelen til kvaliteten af disse, hvorvedder opstår risiko for at mangelfulde projektansøgninger benyttes somkvalitetsmål af nye ansøgere.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
56
3) Forbedre ansøgninger
Leverance B2: Kravspecifikation til vejledningFORMÅL•Der etableres enbrugervenligvejledning somer målrettetansøger ogansøgnings-processensaktiviteter oginkluderervejledning iudfyldelse afansøgnings-skema.•UDFORDRINGERIndhold ej målrettet ansøgerFejlregistrering tyder på, at vejledningen ikke itilstrækkelig grad understøtter den konkreteudfyldelse af ansøgningsmaterialeI henhold til resultater fra workshop-repræsentanter fra LAG-enheder, analyser afeksisterende materiale samt interviews med andreEU-lande forekommer vejledningen kompleks ogmed begrænset brugervenlighed, idet den eromfattende, teksttung, gør brug af komplekstsprog, ikke er opbygget efter ansøgnings-processens aktiviteter, mangler illustrativeeksempler.KRAV1.Logisk sekvens af indhold.Vejledningens indhold bør fokusere pålavpraktisk tilgang til hvorledes ansøgningsprocessens aktivitetergribes an trin for trin. Vejledningen kobles direkte til vigtigtansøgningsmateriale, aktiviteter og deadlines. Vejledning ogansøgningsmateriale bør svare overens2.Fokuseret indhold.Vejledningens indhold skal udelukkende væreinformation, som er relevant for ansøger ved 80% af projekt-ansøgningerne3.Klar henvisning til hvor der kan søges support4.Tilgængeligt sprog.Sproget tilrettes ansøgers udgangspunkt ogjuridisk indhold begrænses til det absolut nødvendige for ansøger5.Operationalisering af krav.Sikre at alle krav operationaliseres i ensådan grad at de praktisk kan benyttes i udfyldelsen af ansøgnings-materiale. Motivere overholdelse af krav ved fx at henvise til effektenpå sagsbehandlingstiden6.Øget fokus på eksemplificering.Minimere tekstbeskrivelser ved aterstatte disse med eksempler på korrekt udførte aktiviteter ogillustrationer af procestrin
•
Mangelfuld operationalisering af svære krav•I henhold til workshop med repræsentanter fraLAG-enheder er krav til ansøgningen ikke itilstrækkelig grad operationaliseret i vejledningen(se også område 1 for identificerede kompleksekrav). Fejlregistreringen understøtter dette, idet enhøj fejlprocent forekommer i netop dissekomplekse krav. Der peges særligt på manglen afkonkrete praktiske eksempler på hvorledes kravomsættes i en ansøgningYdermere indikerer repræsentanter fra LAG-enheder at visse krav opfattes som bureaukratiskeidet de ikke i tilstrækkelig grad begrundes.
7.Støtteberettigelse.Lavpraktisk beskrivelse af hvorledes ansøgervurderer hvilket ordningsområde, der er relevant inkl. konkreteeksempler på støtteberettigede og ikke-støtteberettigede projekter8.Finasiering.Lavpraktisk tilgang til hvorledes finansierings-muligheder vurderes og opsættes samt eksempler på korrektfinansieringsplan9.Udgifter.Lavpraktisk beskrivelse af hvorledes ansøger vurdererhvilke udgifter, der er støtteberettigede samt eksempler på korrektudspecificering og dokumentation.
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
57
3) Forbedre ansøgninger
Leverance B3: Kravspecifikation til ansøgningsskemaerFORMÅL•Der etablereset bruger-venligt ogenkeltansøgnings-skema somunderstøttesaf bruger-vejledning ivejledningsamteksempler påkorrektudfyldelse.•UDFORDRINGEROplevet uoverskuelig opbygningEksempler fra andre EU-lande identificerer en rækkeområder, hvor brugervenligheden af ansøgnings-skemaer kan forenkles. Ydermere pegerrepræsentanter fra LAG-enheder på, at ansøgnings-skemaets opbygning ikke er tilstrækkelig logisk (ulogiskrækkefølge af udfyldningspunkter, henvisninger tiltidligere punkter, uprofessionelt layout og skrivefelter)Ydermere identificeres sproget som værende komplekstVed sammenligning af ansøgningsskemaer for tilsagn,ændringer og udbetalinger fremstår formatetforskelligartet, hvorved der er behov for at reorganisereog genindtaste en række information (fx budget-templates ved tilsagn og ændringer).KRAV1.Brugervenligt layout/indhold.Etablering af professionelt ”lækkert”layout som er mindre teksttungt og mere intuitivt. Sikre kronologiskrækkefølge af punkter (særligt punkt L, M og P) samt udeladepunkter til udfyldelse af LAG-bestyrelsen (disse bør fremgå påindstillingsbrev i stedet). Det sikres at templates for budgetter ogregnskaber er fleksible og funktionelle (der henvises til udarbejdetudkast til Excel templates til budget under område 4)
••
2.Målrettet kommunikation.Sikre sproget i ansøgningsskemaet ermålrettet ansøger evt. tænke i alternativt kommunikationsmediesåsom video el. lign. til understøttelse af korrekt udfyldelse3.Bilagsliste.Indarbejde liste over alle relevante bilag hvor ansøgerskal indsætte sidetal (se ansøgningsskema fra Sverige)4.Sammenhæng til vejledningen.Vejledningen bør understøtteudfyldelsen af ansøgningsskemaet, således at der ikke er behov foryderligere vejledning på selve ansøgningsskemaet. Vejledningerbør indeholde tjekliste til ansøger og denne skal afspejle tjek-spørgsmålene benyttet ved modtagelse af ansøgningen ikvalitetsenheden5.Undgå gentastning.Sikre sammenhæng mellem tilsagn,ændringer og udbetalingsansøgning så information så vidt muligtgenbruges og så ansøger kan indføre ændringer i allerede udfyldtetemplates6.Klar henvisning til support.Tydelig identificering af hvor ansøgerkan rette henvendelse ved spørgsmål omkring udfyldelse afansøgningsmateriale
Manglende vejledning•Eksisterende vejledning på ansøgningsskema samttjekliste er ikke tilstrækkeligt til at understøtteudfyldelsen. Ydermere er der væsentlig flere tjeklistender benyttes til tjek af indkomne ansøgninger imodtagergruppen i NAERAnalyser af eksisterende materiale sammenholdt medfejlregistrering viser, at gængse fejl i udfyldning afansøgninger ikke i tilstrækkelig grad understøttes.Særligt udestår vejledning i udfyldelse af støtteordning,rimelige priser, forventet effekt mv. Ydermere udestårvejledning i udfyldelse af bilag to på udbetalings-ansøgninger samt en klar oversigt over påkrævedebilag til alle ansøgninger.
•
7.Mulighed for digitalisering.Man har i Sverige digitaliseretansøgningsskemaet, hvilket har reduceret mængden af fejl iudfyldelsen betragteligt. Det anbefales at omkostningerne ogmulighederne for en lignende løsning undersøges.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
58
3) Forbedre ansøgninger
Leverance B4: Kravspecifikation til supportFORMÅL•Etablering afklarekontaktpunkterfor ansøger ogLAG-enhedsikrer adgang tilkompetentsupport•UDFORDRINGEREj entydigt kontaktpunktWorkshopresultater viser, at ansøger og LAG/koordinatoroplever manglende klarhed omkring, hvortil denne kanhenvende sig med spørgsmål til krav, specifikke sagsforløb,idet begge er kontaktpunkter til LAG-enhed, MBBL, NAERsamt den specifikke sagsbehandler som har kommunikeretmed ansøgerMange kontaktpunkter skaber risiko for at der ikke i alletilfælde gives korrekt support, idet ikke alle er klædttilstrækkelig på til at besvare konkrete spørgsmålDen store variation i ansøgers kompetencer samtforskelligartede projekter stiller krav til, at supporten kanimødegå mange forskellige behov for understøttelse. Dogviser analyser, at der på nuværende tidspunkt ikke fokuserespå at opbygge servicekompetencer i NAER eller MBBL.KRAV1.Entydigt kontaktpunkt til ansøger.Etablere klartkontaktpunkt for den enkelte ansøger ved koordinator ikvalitetsenhed. Der etableres desuden en hotline tilkvalitetsenhed hvor ansøger kan henvende sig ved tvivl.Etablere entydig indgang til henholdsvis MBBL og NAER(sagsbehandlers personlige detaljer bør ikke fremgå påkorrespondance ud af NAER)2.Kompetenceopbygning.Bemanding af hotline samtkoordinatorer iklædes nødvendige kompetencer for atsupportere ansøger og LAG-enhed (inkl. træning i kunde-service og effektiv kommunikation). Ydermere bør dissehave indgående kendskab til operationalisering af krav tilansøgninger3.Særlige support-behov.Ved sager med unormaltsupport-behov sikres det at der forefindes kompetencer ikvalitetsenheden som kan indgå i face to face support medansøger. Ved særligt komplekse behov kan der evt.tilkobles en erfaren sagsbehandler fra NAER.
•
•
Ej entydig fælles kommunikation af ændringer•Analyser af eksisterende materiale samt interviews ogworkshopresultater viser manglende entydig og fælleskommunikation af ændringer idet der til tider benyttesforældede versioner af materiale samt at der udarbejdesforbedrede templates, som ikke bliver lagt påhjemmesiderneEffekten er, at ændringer i krav ikke entydigt indgår i heleansøgningsgrundlaget.
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
59
3) Forbedre ansøgninger
Leverance B5: Kravspecifikation til kompetenceopbygning i LAG-enhedenFORMÅL•Afdækning afkompetencekrav tilLAG-enhed/koordinator samtetablering afmålrettet ogsystematisk tilgangtil kompetence-opbygning sikrerentydigt udgangs-punkt for under-støttelse af ansøger.UDFORDRINGERUklart billede af nødvendige kompetencer i LAG-enheden•LAG-enheden spiller en central rolle i at sikre detnødvendige ansøgningsgrundlag, idet denne erførste kontaktpunkt for nye ansøgere. Interview medsagsbehandlingen viser dog at der indstilles enrække projekter, som slet ikke er støtteberettigede,hvilket tyder på, at LAG-bestyrelsen ikke i alletilfælde har de fornødne kompetencer til at vurdereansøgninger i henhold til kravWorkshops med repræsentanter for LAG-enhederviser desuden, at der er stor variation i til hvilkengrad, LAG-bestyrelsen vælger at investere i, at enkoordinator støtter op ansøgningsprocessenWorkshops med repræsentanter fra LAG-enhederviser, at der er stor udskiftning i bestyrelserne samtat erfaringen med og kompetencerne for denne typearbejde i høj grad varierer fra LAG-enhed til LAG-enhedInterview med MBBL viser, at kompetence-opbygningen af LAG-bestyrelsen er sporadisk ogdeltagelse i kurser er ikke obligatorisk. Der erydermere et begrænset antal lejligheder til, at LAG-bestyrelser mødes og udveksler erfaringer.KRAV1.Fastlæggelse af kompetencekrav.Etablering af klart billedeaf hvilke kompetencer en LAG-bestyrelse skal være ibesiddelse af for at kunne administrere LAG-arbejdet inkl.udvikling af strategi, indstilling af projekter samt drift afenheden2.Etablering af kvalitetsenhed sikrer, at alle LAG-enhederhar samme udgangspunkt for support til understøttelse afansøger3.Systematisk kompetenceopbygning.Etablering aftilbagevendende kurser med fokus på kortlagtekompetencekrav:‒Obligatorisk deltagelse‒Praktiskorienteret og case-baseret indhold med fokus påeffekten på bestyrelsens vurderinger af ansøgninger‒Løbende informationsmøder og træning i ændringer i kravsamt særlige fokusområder som driver fejl i ansøgninger4.Videndeling.Etablering af redskaber til opsamling aferfaringer og viden samt behov for klar kommunikation af hvornye LAG-medlemmer kan søge den fornødne viden her og nu(fx gøre kursusmateriale tilgængeligt og etablere Q/A)5.Målrette forbedringer af LAG-enheden.Etablering affejlregistrering i kvalitetsenheden sikrer, at LAG-enheden fårkonkret feedback på egne systematiske fejl i ansøgninger,således at der målrettet kan arbejdes med at forbedringer pådisse områder.
•
•
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
60
3) Forbedre ansøgninger
Leverance B6: Kravspecifikation til feedbackFORMÅL•Etablering afsystematiskfejlregistrering samtmålrettet feedback tilden enkelte LAG-enhedsikrer løbendeforbedringer samt inputtil justeringer afansøgningsgrundlag.UDFORDRINGERManglende opfølgning på ansøgningers kvalitet fra denenkelte LAG-enhed•Resultater af workshops og interview medsagsbehandlere og repræsentanter fra LAG-enhederviser, at den enkelte LAG-enhed i ringe grad modtagerkonkret feedback på systematiske fejl og mangler i egneindstillede projektansøgningerDer samles op på generelle fejl i fælles nyhedsbrev(netværksinfo) men dette udkommer sporadiskDermed har LAG-enheden en meget begrænsetmulighed for at arbejde med forbedringer.KRAV1.Systematisk feedback til LAG.Etablering affejlregistrering i kvalitetsenhed og NAER med henblikpå at give specifik feedback til den enkelte LAG2.Systematisk feedback til kvalitetsenhed.Etableringaf fejlregistrering i NAER på kvalitetsenhedens arbejdemed henblik på at give specifik feedback påsystematiske fejl og mangler.Som del af fokusområde 2 etableres en samletforbedringsproces med fokus på feedback, læring, ogopsamling af viden etableres (se leverance C underområde 2 for yderligere information).
••
Behov for opfølgning kvalitetsenhedens arbejde- Eksisterer på nuværende tidspunkt ikke -
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
61
OPTIMERESAGSBEHANDLINGS-PROCES
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
62
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Nuværende situation og anbefalede ændringerNUVÆRENDE SITUATIONSagsbehandlingen på LAG-området er præget af lange sagsbehandlingstider.PA’s undersøgelser viser, at dette i nogen grad kan begrundes med stigendeprojektkompleksitet(se følgende side) og mangelfulde ansøgninger (seindsatsområde 2).Dog viser observationer og interviews med sagsbehandlingen, atsagsbehandlingsprocessen kan optimeres på flere områder:•Ej entydig sagsbehandlings vurderinger. Interviews med sagsbehandlereviser, at fravær af standardkrav for sagsbehandlingen medfør en visusikkerhed for sagsbehandlerne og dermed, at de af og til går for dybt ideres sagsbehandling. Idet der ikke forekommer en systematiskopfølgning på fejl, er der intet grundlag for løbende at forbedre tilgangentil krav
ANBEFALEDE ÆNDRINGERSagsbehandlergrundlaget forventes forbedret igennem løbende arbejde medregelforenklinger (se område 1) .PA anbefaler, at sagsbehandlingen standardiseres efter en klar proces, somtydeliggør krav og sikrer entydig tilgang til behandlingen af disse. Detanbefales desuden, at der defineres en tilgang for særligt komplekse sager.Til understøttelse af effektiv sagsbehandling anbefales det, at der defineresarbejdsgange og værktøjer for støtteprocesser, at der tages tiltag tilforbedring af de eksisterende fysiske rammer for sagsbehandlingen, samt atder arbejdes målrettet for sikre, at BTAS understøttes afsagsbehandlingsaktiviteter.Ydermere anbefales der, at der igennem en klar dokumentstruktur etableresfundament for målrettet at arbejde med forbedringer og opsamling af viden.LeverancerA.B.C.D.E.F.Standardproces for sagsbehandlingenTilgang til håndtering af særligt komplekse sagerEffektive støtteprocesser og værktøjerForbedret fysisk flowForbedret understøttelse af BTASEntydigt og lærende arbejdsgrundlag.
•
Vis variation i sagsbehandlingstilgangen. En anden udfordring er fraværetaf en entydig sagsbehandlingsproces, hvilket medfører stor variation itilgangen til sagsbehandling samt risiko for, at tjek forglemmes. Hertilkommer, at eksisterende it kun i ringe grad understøttersagsbehandlingsprocessenMange komplekse sager tager uforholdsmæssig lang tid. Interviews oggennemgang af en række sager viser, at ca. 30% af sagerne erkomplekse sager kendetegnet ved, at de enten har vanskeligeproblemstillinger eller vanskelige kundeinteraktionerVanskelig kundedialog og ineffektiv overlevering. Interviews oggennemgang af en række sager viser, at det ofte er vanskeligt at fåansøgere til at rette deres ansøgninger korrekt, hvis der er fejl. Dette visersig fx ved, at der er mange sagsakter på sagerne og at det dermed ofte ernødvendigt med en række interaktioner. En anden vigtig udfordring er, atder er ineffektive overleveringer af sager, hvorved der forekommer en højgrad af tilbageløbKritiske støtteopgaver løftes ikke i tilstrækkelig grad grundet uklart ansvarog manglende standarder (inkl. dokumentation af vurderinger,overdragelse af sager, indhentning af oplysninger ved ansøger,kvalitetssikring og support).
•
•
En stor del af leverancerne er på nuværende tidspunkt testet isagsbehandlingen.Leverancerne tager udgangspunkt i den eksisterende ordning og har primærtfokus på her og nu-løsninger. Der tages ikke hensyn til fremadrettetetablering af en fælles kvalitetsenhed.
•
Konsekvenserne er ineffektiv brug af ressourcer i sagsbehandlingen samtforlængelse af sagsbehandlingstiderne.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
63
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Nuværende udfordringer og anbefalinger – dokumentation (1/2)Ifølge PA’s analyser er der en række faktorer som må betragtes som bidragende til at forlænge sagsbehandlingstiderne på LAG-området. Se følgende side samtappendiks for analyser.I sagsbehandlingen opleves det, at der til dagligt er væsentligt mindre tid til at foretage almindelig sagsbehandling end ved begyndelsen af nuværende ordningsperiode.Interviews indikerer tre primære grunde:• Antallet af sager er steget;• Sagerne er blevet betydeligt mere komplekse, hvorfor de tager længere tid at behandle;• Antallet af andre opgaver varetaget af sagsbehandlerne opleves som værende steget.Særligt sagernes kompleksitet, samt omfanget af opgaver ud over almindelig sagsbehandling underbygges af PAs analyser.Antallet af sager per årSagsbehandlerne oplever at antallet af sager, som skal behandles er steget væsentligt. Analyser af det årlige indgang af nye sager (tilsagn og udbetalinger) viser dog, atantallet ikke har ændret sig signifikant siden 2009. Dog kan den opbyggede Back-log fra 2011 frem mod 2013 have bidraget til oplevelsen af at antallet af sager er stegetover ordningsperioden.Sargernes kompleksitetSagsbehandlerne oplever, at sagerne er blevet betydeligt mere komplekse. Særligt indikeres større projekter, samt stigende teknisk indhold og udviklingsfokus somværende faktorer som driver sagsbehandlingstiden.•Ifølge analyser af gennemsnitsstørrelse af ansøgte tilsagn steget i 2012 og 2013. denne stigning er dog ikke til stede hvis projekter under 280 mio. puljenfratrækkes. Dermed må projekternes størrelse betragtes som værende rimeligt konstant over ordningsperioden
Der er dog flere forhold, som understøtter en oplevet øget kompleksitet:••Den procentvise del af ansøgte udgifter på både tilsagn og udbetalinger som afvises i sagsbehandlingen er steget væsentligt i perioden 2011 til 2013. Detteindikerer, at det er blevet sværere at kvantificere projekter på en sådan måde at udgifterne er støtteberettigede.Antallet af statusskift på LAG-området er steget signifikant i perioden 2011 til 2013 (Appendiks K). Statusskift indikerer at en sag afviger fra standard sags-flowet i BTAS, hvilket indikerer øget kompleksitet
Opgaver ud over sagsbehandlingSagsbehandlerne oplever at have mindre tid til rådighed til almindelig sagsbehandling grundet et stigende antal andre opgaver, som skal løftes. Dette understøttes i højgrad af analyser og observationer.••••Antallet af klager som skal behandles af erfarne sagsbehandlere er steget signifikant over ordningsperioden. Dette bidrager til at skabe flaskehalse i SB2Interviews indikerer, at omfanget af ministerbetjening på LAG-området er steget som ordningsperioden nærmer sig sin afslutningInterviews og observationer indikerer at særligt de erfarne sagsbehandlere bruger en væsentlig del af deres tid på at bidrage til e.g. workshops i forbindelsemed interne projekterInterviews og observationer viser, at de erfarne sagsbehandlere bruger en væsentlig del af deres tid på oplæring af nye sagsbehandlere
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
64
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Nuværende udfordringer og anbefalinger – dokumentation (2/2)- Antallet af sager per år-Antal nye sager på LAG-området per. år450040003500819346% bortfald af ansøgt sum
- Procent af ansøgningsudgifter som afvises per år -30,00%
% af ansøgt tilsagnssum afvist per. år på LAG-området
25,00%
Antal nye sager
300025002000150010005000200820092010201120122013Total6169107018794271
20,00%
15,00%27,33%10,00%14,67%5,00%1,81%0,00%2008200920102011201220133,69%14,47%18,58%
•
Antal sager i gennemsnitligt fra 2009-2012: 827 nye sager per år.
•
Procentdelen af udgifter afvist i 2013 udgør mere end 1/4 af dentotale ansøgte sum på tilsagn og udbetalinger
- Gennemsnitsstørrelsen af sager-kr.160.000,00kr.140.000,00Gnm. Projekstrørrelse i DKKkr.120.000,00kr.100.000,00kr.80.000,00kr.60.000,00kr.40.000,00kr.20.000,00kr.-200820092010201120122013total gnm.20012008
- Gennemsnitsstørrelsen af sager-14012010039
Gennemsnitligt størrelse af ansøgte tilsagn per år på LAG-området
Antal klager per. år på LAG området
Antal klager
8060403642010201120122013Tital44125
12009
•
Gennemsnitsstørrelsen i 2012 og 2013 fratrukket 280 mio. pulje-projekter er hhv. 32.084,35 DKK og 51.149 DKK
•
Antallet af klager i 2001 er 9 gange så stort som antallet i 2011Kilde: Økonomi
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
65
VurderingLAVeffektHØJeffekt
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Overblik over leverancerFORVENTET EFFEKTLEVERANCEFORMÅLSTATUSReduktion af sagensliggetidOptimeret brug afressourcer
A.Ny standardproces forsagsbehandlingen af tilsagn, ændringerog udbetalinger
Etablering af standardproces for sagsbehandling af tilsagn, ændringer ogudbetalinger understøttet af tjeklister, som sikrer fælles, logisk tilgang tilsagsbehandlingen
Klar til implementering
B.Tilgang til sagsbehandling af komplekse Etablering af tilgang til at håndtere komplekse sager, således at disse håndteressagereffektivtC.Effektive støtteprocesser og værktøjerEtablering af støtteprocesser og værktøjer til sikring af:•Feedback-orienteret kvalitetssikring med henblik på løbende at forbedresagsbehandlingen•Effektiv indhentning af yderligere oplysninger•Standardiseret tilgang til overlevering af sager, således at tilbageløb undgås•Standard for dokumentation af vurderinger, således at kvalitetssikring samtoverdragelser effektiviseres•Klar tilgang til support, således at sagsbehandler ikke sidder alene og går fordybt i vurderinger•Standardformulering til indhentning af yderligere oplysninger•Excel-template til udregning af budgetter•Opsamling af forbedringsområder for bilag 2.Forbedre det nuværende fysiske flow af sager med henblik på at styrke overblikog begrænse flaskehalseIndsamling af konkrete forbedringsforslag med henblik på at sikre, at BTAS i såhøj grad som mulig understøtter sagsbehandlingenEtablering af dokumentationsstruktur med det formål at sikre, atsagsbehandlingsgrundlaget løbende forbedres, samt at viden opsamles
Klar til implementering
Klar til implementering
D.Forslag til forbedringer af fysiskplacering af sagerE.Forbedringsforslag til BTAS
Skal implementeres/langsigtet indsats skaludviklesSkal udvikles
F.NY struktur for arbejdsgrundlag ogforbedringer
Klar til implementering/skal udvikles
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
66
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Næste skridtANBEFALINGA.Ny standardproces forsagsbehandlingen af tilsagn,ændringer og udbetalinger•HOVEDAKTIVITETValidering og justering af tjeklister samt sikring af korrekt implementering af deresbrug i sagsbehandlingenINDIKATIVERESSOURCEBEHOV24 timerNAERANSVARLIG
B.Tilgang til sagsbehandling afkomplekse sager
•••••••
Opbygge kompetencer til håndtering af komplekse sagerTeste og validere tilgang til at håndtere komplekse sager
100 timer (over periode)
NAER
C.Effektive støtteprocesser ogværktøjer
Opsamling på erfaring med testede principper, justeringer og implementering påtværs af fagteametValidering og justering af støtteværktøjer
40 timer
NAER
D.Forslag til forbedringer affysisk placering af sagerE.Forbedringsforslag til BTAS
Implementering af forbedringer af det fysiske flowKvalificering af identificerede forbedringsområder i BTASVurdering af omkostninger forbundet med forbedringer
32 timer (korte bane)Ikke estimeret
NAERNAER
F.Ny struktur forarbejdsgrundlag ogforbedringer
NAER
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
67
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance A: Ny standardproces for sagsbehandlingen af tilsagn, ændringog udbetaling- Beskrivelse -Formål•At etablere nye sagsbehandlingsprocesser i relation til sagsbehandling af tilsagn,ændringer og udbetalinger.
- Illustration -
Løsningen skal sikre:
••
En entydig, fælles tilgang til sagsbehandling og dermed sikre effektiv brug af tid samtkorrekt udførelse af aktiviteterGrundlag for en effektiv overførsel af sager samt grundlag for oplæring, videndelingmv.
Hvad er leveret:•••Der er etableret tre tjeklister for hhv. udbetalinger, tilsagn (vedhæftet i Appendiks L)Der er udarbejdet retningslinjer for brug af tjekliste og opdatering af tjeklister(Appendiks M)Der er etableret og implementeret systematisk kvalitetssikring (SB2) og registrering affejl med henblik på at styrke læring (Appendiks I og Appendiks N)
Beskrivelse af løsning•De nye standardprocesser er dokumenteret i tjeklister, som sagsbehandlerne skalanvende i deres arbejde. Tjeklisterne er opbygget med hensyn til at sikre:––•Logik i aktiviteter, således at sager først tjekkes for deres støtteberettigelse, før deenkelte udgifter vurderes, og manglende oplysninger indhentesDermed sikres, at sager afvises tidligt i processen hvis muligt, og antallet afkontakter til ansøger begrænses
Tjeklisterne er udarbejdet af fagsekretariatet på bagrund af den nye proces medinvolvering af relevante interessenter.Tjeklisterne bør opdateres på baggrund af feedback fra sagsbehandling samtløbende justeringer i sagsbehandlingsgrundlaget
Tjeklisterne følges kronologisk igennem sagsbehandlingen. Ved afslutning af listen ersagsbehandlingen gennemført. Såfremt der kommer afbrydelser i sagsbehandlingen,benyttes tjeklisten til at dokumentere sagens statusDer er indarbejdet en klar referenceramme til sagsbehandlergrundlaget, således atyderligere oplysninger i relation til et tjek let tilgås.
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
68
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance B: Tilgang til sagsbehandling af komplekse sager (1/3)- Beskrivelse -Formål•At etablere en entydig tilgang til håndtering af komplekse sager.
- Illustration-
Løsningen skal sikre:
•••
At sagsbehandler ikke i længere tid sidder alene med særligt kompleksesagerAt der er grundlag for at styre komplekse sagerAt der ikke bruges uforholdsmæssigt mange ressourcer.
Hvad er leveret••Leverance B1: Ny proces for håndtering af komplekse sagerLeverance B2: Overblik over kompetencekrav til specialistrolle.
Beskrivelse af løsninger•Tilgangen til komplekse sager indeholder to elementer:–Opbygning af specialistkompetencer på området, hvor en medarbejderbliver dedikeret til alene at løse komplekse sager og dermed fårmulighed for specialisere sig heri–Ny proces for håndtering af komplekse sager kendetegnet ved øget brugaf projektledelsesværktøjer/styring samt entydig tilgang til dialog medansøger.•Det er – jævnfør procesbeskrivelse på kommende side – en sagsbehandler,som identificerer komplekse sager, som er kendetegnet ved enten envanskelig uafklaret problemstilling eller vanskeligheder med at fånødvendige input fra kunden. Sagsbehandler skal herefter – og efter aftalemed driftsleder – overdrage sagen til specialisten.
Der er som en del af leverancen udarbejdet ny proces for håndtering afkomplekse sager (næste side) samt udarbejdet principper forhåndteringen af komplekse sager.Principperne er udarbejdet på baggrund af observationer isagsbehandlingen samt analyser af, hvad der er defineret som særligtkomplekse sager (Appendiks J). Disse beskriver, hvorledes kompleksesager identificeres og gribes an, og er tiltænkt som en fast del afarbejdsgangene i fagteamet fremadrettet.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
69
Ansvarlig
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Ansvarlig for at sikre, at opgaven udføres ioverensstemmelse med behov og medinvolvering af de relevante interessenterAnsvarlig for at udføre opgaver med afsæt iretningslinjer fra ”ansvarlige”Ansvarlig for at bidrage med nødvendige inputfor udførelse af opgaven efter instruks fraAnsvarlig eller Udførende
Leverance B1: Tilgang til sagsbehandling af kompleksesager (2/3)Identifikation afkompleks sagFormål••Sagsbehandler foretageralmindelig sagsbehandlerSagsbehandleridentificerer sag somkompleks som følge af:––KompleksproblemstillingVanskeligkundekontakt (ikkemuligt at lukke med tokontakter)•OverdragelseSagsbehandler tagerkontakt til driftsleder iforhold til, om sag skaloverdragesSagsbehandler overdragersag til specialist ogudfylder tydeligbeskrivelse af sinforståelse af udfordringer isagen•Overblik og samlet planSpecialist skaber overblikover sagens udfordringerved total gennemgangSpecialist lister ogvurderer de uafklaredeproblemstillingerSpecialist skaber overblikover baggrund formisforståelser medkundenSpecialist henternødvendige juridiskkompetencerSpecialist laver samletplan for issue•
Udførende
Involveret
Kontakt med ansøgerSpecialist får ved behovadgang til juridiskassistance og gennemgårvurderinger stykvisSpecialist drøfter ogvender sag med lokaleLAG-enheder/koordinatorSpecialist booker mødemed ansøger (evt.personligt) og fremsenderbehov for afklaringer påskriftligt enes om deadlineSpecialist senderefterfølgende request tilansøger om håndtering afudeståender
Opfølgning
•
Specialist følger op påhandlingsplan og følgeralmindelig rykkerprocedre
•
•
•
•
•
•
•
•
HvemAnsvarligSagsbehandlerSpecialistkomplekse sagerDriftslederUdførendeAnsvarligUdførendeAnsvarligUdførendeInvolveringInvolveringInvolveringAnsvarligUdførendeAnsvarligUdførendeInvolvering
Fagteam
Involvering
Ansøger/kvalitetsenhed
Involvering
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
70
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance B2: Tilgang til sagsbehandling af komplekse sager (3/3)OVERBLIK OVER NØDVENDIGE KOMPETENCER TIL EFFEKTIV AFKLARING AF KOMPLEKSE SAGER
KompetenceProjekterfaring
Beskrivelse••Kendskab til gænge projektværktøjer såsom planlægning, analyse mv.Evne til at arbejde med usikkerheder/løbende definere egen tilgang
Stor kendskab til krav
•••
Indgå i dialog om, hvorledes mangler/fejl afklares – behov for at kende til muligheder for, hvorledes krav itilstrækkelig grad mødesStærkt etableret netværk blandt primære interessenter (MBBL, NAER, LAG-enheder mv.)Overførsel af erfaringer fra tidligere sagerAnalytiskErfaringer fra andre ordninger og områderEvne til effektiv og konstruktiv dialog – gode sociale kompetencer, høj grad af empatiVillig til at ‘gå den ekstra mil’ for at afklare den enkelte sag – fx ved at tage ud til ansøger og afhjælpe problem,opsøge afklaringer mv.
Flair for problemløsning
••
Serviceorienteret
••
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
71
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance C: Effektive støtteprocesser og værktøjer (1/3)- Beskrivelse -Formål•At etablere effektive og klare processer for aktiviteter, som understøttersagsbehandlingen.
- Illustration-
Løsningen skal sikre:•At effektiv sagsbehandling understøttes.
Hvad er leveret•Der er etableret principper for støtteprocesser til brug i sagsbehandlingenfor:––––––Leverance C1: Kvalitetssikring (Appendiks N)Leverance C2: Indhentning af yderligere oplysninger (Appendiks P)Leverance C3: Tilgang til overdragelse af sager (appendiks Q)Leverance C4: Dokumentation af vurderinger (appendiks R)Leverance C5: Principper for support (appendiks S)Leverance C6: Støtteværktøjer (appendiks T).
Beskrivelse af løsningerVæsentlige støtteprocesser er identificeret og beskrevet:•Der er udarbejdet en række principper og arbejdsgange for, hvorledesstøtteprocesser gribes effektivt an. Disse er dokumenteret i en række‘huskesedler’, der kan udleveres og implementeres direkte vedsagsbehandleren (For yderligere information, se følgende side)
•
Flere af huskesedlerne testes allerede i sagsbehandlingen og bør påbaggrund af tilbagemeldinger justeres, før de implementeres ved deresterende sagsbehandlereDet er centralt, at der følges op for at sikre, at principperne implementeressom en del af de faste arbejdsgange, hvis disse skal have den ønskedeeffekt.
Som en del af leverancen er der udarbejdet principper og arbejdsgangefor støtteprocesserne. De vigtige støtteprocesser er identificeret igennemobservationer og workshops, hvor særligt tidskrævende og/eller uklareprocesser er identificeret. Optimerede principper og arbejdsgange erdefineret på workshops med involvering af relevante interessenter.De udviklede støtteværkstøjer er udviklet på baggrund af og i samarbejdemed sagsbehandlerne. Disse afventer kvalificering.
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
72
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance C1-5: Effektive støtteprocesser og værktøjer (2/3) –StøtteprocesserProcesTilgang tilKvalitets-sikring
FormålBidrage til at øge den løbende forbedring isagsbehandlingen igennem etablering af fokuseretfeedback fra SB2 til SB.Dette skyldes særligt en stor mængde relativt nyemedarbejdere og et behov for at sikrekompetenceopbygning i sagsbehandlingen.
Beskrivelse af løsningSB2-sagsbehandleren indsamler systematisk oplysninger på fejl i sager fra den enkeltesagsbehandler og generelt i fagteamet:••Der gives konstruktiv feedback og evt. oplæring til den enkelteTeamlederen tager systematiske fejl på tværs af sagsbehandlere med på teammøderog sikrer igangsættelse af evt. træning.
Principperne testes på nuværende tidspunkt i sagsbehandlingen. (Appendiks N)Principperforindhentningaf yderligereoplysningerAt sikre effektiv indhentning af manglende oplysninger påde enkelte sager for at undgå, at sagsforløb forlænges ogkompliceres unødigt.Dette skyldes, at den høje fejlrate i indkomne ansøgningerpåkræver mange interaktioner med ansøger, og dette pånuværende tidspunkt er yderst tidskrævende.Sagsbehandler skal ved indhentning af oplysninger mv. tage direkte kontakt medansøger. Sagsbehandler skal anvende en klar kommunikation af deadline samttydeliggøre implikationer ved overtrædelse:•••Fejl/mangler i ansøgning afdækkes, og mail udarbejdesAnsøger kontaktes pr. telefon, og fejl/mangler gøres klareFrist på 48 timer gives til afklaring, før sagen henligges.
Principperne testes på nuværende tidspunkt i sagsbehandlingen. (Appendiks P)Principperforoverdragel-se af sagerAt sikre effektive overdragelse af sager igennem ensartetdokumentation af stop i sagsbehandlingen.Rationalet for dette er, at analyser viser, at der i høj gradforekommer tilbageløb ved overdragelse.Sagsbehandler skal:•••Ved stop dokumenteres årsag til stop samt sagens status klart og tydelig i henhold tilstandard (Appendiks R for dokumentationsstandard)Ved genoptagelse af sagen orienterer sagsbehandler sig i dokumentationen af stop ogstatusGennemførte tjek gentages ikke.
Principperne testes på nuværende tidspunkt i sagsbehandlingen. (Appendiks Q)Standard fordokumen-tation afvurderingerAt sikre, at vurderingsgrundlag let genfindes igennemstandardiseret dokumentation i BTAS.Dette betragtes som et væsentligt element i at sikreeffektive overdragelser, kvalitetssikring samt begrænsningaf revisioner.Dokumentations standard defineres som indeholdende:••Vurderingens udfaldAktiviteter foretaget for at nå til udfaldet.
Dokumentationen linkes klart til sagsbehandlingstjeklister, således at dokumentationen afet givent tjek let genfindes.Principperne testes på nuværende tidspunkt i sagsbehandlingen. (Appendiks R)
Tilgang tilsupport
At sikre en klar tilgang til support og ansvar for afklaringer,således at de nødvendige afklaringer opnås effektivt.
•••
Dette skyldes, at den vurderingstunge sagsbehandling i højPA CONFIDENTIAL – Betweenkrav til lettilgængelig support.grad stillerPA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
Der defineres en klar fordeling af supportroller, hvorigennem sagsbehandlerenhjælpes til hurtig afklaring af spørgsmålDet sikres, at ansvar for endelige afklaringer er klart placeretEtablering af styring af principielle afklaringer uden for fagteamet sikres.
Principperne testes på nuværende tidspunkt i sagsbehandlingen. (Appendiks S)
73
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance C6: Effektive støtteprocesser og værktøjer (3/3) – StøtteværktøjerVærktøjFormålBeskrivelse af løsning
Standardformulerin-ger vedr.mangler iansøgnin-gen *
At sikre, at mails vedrørende gængse fejl og mangler iansøgning let udarbejdes, samt at kommunikationen til ansøgerom disse standardiseres.
Etablering af dokumentformuleringer af forespørgsler om gængse fejlog mangler i ansøgningen til brug ved formulering af forespørgsler omyderligere oplysninger.
Rationalet for dette er, at observationer viser, at mailsvedrørende fejl og mangler udarbejdes fra bunden hver gang.Ydermere viser interviews, at flere sagsbehandlere har egnebiblioteker med egen standardvendinger, som med fordel kandeles på tværs af teamet.At sikre, at korrekt matematisk beregning af tilsagnsbudgetterunderstøttes, samt at løbende vurderinger af budgetposterdokumenteres.Baggrunden for dette er, at BTAS ikke understøtter udregningenaf budgettet til tilsagnsbrevet, hvorfor der ofte opstår regnefejl.Ydermere findes der ikke en mulighed for dokumentation afløbende vurderinger af budgetposter, hvorfor der opstårtilbageløb ved overdragelser af sager.
Dokumentet baseres på indsamling af standardformulering fra enrække sagsbehandlinger og kan med fordel løbende udbygges.Arket kan med fordel benyttes som inspiration til nye ansatte og ervideregivet til teamleder med henblik på implementering.Der etableres en Excel-template til udregning af budgetter,indeholdende alle udgiftstyper og opsat til automatisk at udregnesamlet budgetbeløb.Templaten er udarbejdet i samarbejde med relevante interessenter.Den er tiltrængt som appendiks til tilsagnsbrevet i BTAS, således atværktøjet kan benyttes til løbende dokumentation af poster, som harundergået de nødvendige tjek.Templaten er videregivet til implementering i fagteamet.Opsamling af forbedringsmuligheder for bilag 2 på udbetalinger.Disse er indsamlet på baggrund af interviews med relevanteinteressenter og er indarbejdet i et udkast til et forbedret format.Dette er videregivet til gruppen, som arbejder med udviklingen af et nytansøgningsskema for udbetalinger.*Vedhæftet i Appendiks T
Budget-template*
Bilag 2*
At sikre, at bilag 2 er brugervenligt og understøttersagsbehandlingen af udbetalinger.Fejlregistreringer viser en stor mængde fejl i udfyldelsen af bilag2 (se resultater under indsatsområde 2). Ydermere viserinterviews flere forbedringsmuligheder, således atsagsbehandler lettere behandler indholdet i bilag 2.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
74
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance D: Forslag til forbedringer af fysik placering af sager (1/3)BESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål•At identificere forbedringsområder til sagernes fysiske placering
Løsningen skal sikre:•••••At sagers fysiske placering afspejler deres status i sagsbehandlingsprocessen, og at de er lette at genfinde for sagsbehandlerMindske flaskehalseStyrke styring.
Hvad er leveretLeverance D1: Der er identificeret en række forbedringsinitiativer af den fysiske placering af sager, som kan implementeres på den kortebaneLeverance D2:Der er identificeret en række langsigtede initiativer, som kræver yderligere vurdering.
Beskrivelse af løsningForbedringsinitiativerne på den korte bane har fokus på at understøtte en fælles praksis blandt alle medarbejderne i relation til den fysiskeplacering af sager. Dette skyldes følgende observationer:•••Der opbevares ofte sager på bordene og i en række andre venteplaceringerSagers status opdateres ikke konsekvent i BTASDet fysiske flow er i høj grad bundet op på en enkelt medarbejder, og ikke alle sagsbehandlere kan navigere effektivt i sagerne, hvilketskaber flaskehalse.
På længere sigt bør en mere gennemgribende vurdering af det optimale fysiske flow foretages for at sikre:•••Etablering af transparent fysisk system, således at det er tydeligt, hvor mange sager der befinder sig på hvilket stadie af sagsbehandlingenEntydig indgang til fagteamet, således at sager og yderligere information er samletKlare principper for personligt ejerskab, således at sager på intet tidpunkt er ejet af en bestemt sagsbehandler.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
75
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance D1: Forslag til forbedringer af fysik placering af sager (2/3) – Herog nu-forbedringsforslagOVERBLIK OVER FORBEDRINGSFORSLAG AF DET FYSISKE FLOW PÅ DEN KORTE BANEForbedringFormålBeskrivelse af løsningForventet effekt
Oplæring
Sikre, at alle sagsbehandlere er i stand til atgenfinde sager, samt at vedligeholdelsen af detfysiske arkiv ikke er personafhængig.Dette skyldes, at systemet på nuværende tidspunkter personbaseret, hvilket er en flaskehals, nårdenne person ikke er til stede.
•••••
Det fysiske flow beskrives entydigt igennem klaremærkater på skufferDet fysiske flow gennemgås grundigt på teammøde,således at alle kan genfinde sager i systemetSkuffesystemet inkluderes som en fast del af oplæringenaf nye sagsbehandlere.Alle bunker og interimistiske venteplaceringer afskaffesSagerne placeres på deres rette plads i det fysiske flow.
Reduktion afflaskehalse
Oprydning
Sikre overblik over indkomne sager og sager iarbejde, således at det undgås, atsagsbehandlingen forlænges som følge af, at sagerikke kan genfindes.
Undgå atsagsbehandlingstidenforlænges unødigtØget overblik oversager i arbejde
Rationalet for dette baseres på observationer afbunker, venteplaceringer mv.Principperfor sagerpåbordeneSikre, at sager altid kan genfindes ved at minimereden tid, sager opbevares uden for det defineredeskuffesystem.Årsagen til dette er, at observationer viser, at detikke altid er muligt at genfinde sager, idet debefinder sig i bunker rundt omkring.•Sager må max. opbevares på sagsbehandlers bord i todage (i forbindelse med indhentning af yderligereoplysninger)Der etableres tavle til registrering af, hvor sager befindersig, når de er uden for skuffesystemetTavlen benyttes også til registrering af sager, som erved fagsekretariatet.Statusskift gennemgås på teammøde, så alle kan udføredisse korrekt, og så dette kommunikeres som vigtigtfokusområdeDer etableres kontrol i en periode (fx som del afkvalitetstjek eller som del af tjeklister) for at sikre, atdette implementeres som en fast arbejdsgang.76
•••
Sikre at fx sygdom ogferie ikke bidrager tilat forlængesagsbehandlingenØget mulighed for atplanlæggeproduktionenØget datavaliditet tilbrug i styring afproduktionen
Statusskifti BTAS
Formålet er at øge kvaliteten af styringsdataigennem konsekvent opdatering af status i BTASDette baseres på interviews, som viser, at statusikke altid opdateres, samt at opgørelser påtavlemøder ikke stemmer overens med systemet.
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance D2: Forslag til forbedringer af fysik placering (3/3) – langsigtedeforbedringsforslagOVERBLIK OVER FORBEDRINGSFORSLAG AF DET FYSISKE FLOW PÅ LÆNGERE SIGTForbedringFormålBeskrivelse af løsningForventet effekt
Etabler transparentsystem for sager
At etablere et øget overblik over sager iarbejde, således at grundlaget for styringforbedres:
Sagens flow kortlægges, og system baseres på dette.Udgangspunktet kan her tages i:a)Visual flytning af sager baseret på statusb)Sagens nummer og lade BTAS håndtere identifikationen afsagens status.Det er nødvendigt med en særskilt undersøgelse af, hvilkentilgang der er den mest hensigtsmæssige givet den nyeordnings indhold samt den organisatoriske opbygning i NAER.Entydig indgang skabes igennem én fælles e-mail samt étfælles telefonnummer, som al korrespondance til fagteametgår igennem.
••
Skabe klarhed over sagernes flowigennem sagsbehandlingens faserSikre, at det altid er muligt at genfindeen sag.
Forbedring afgrundlaget forproduktions-planlægning
Entydig indgang tilfagteamet
At sikre entydig indgang til fagteamet,således at alle forespørgsler behandleskorrekt, samt begrænse afbrydelser isagsbehandlingen:••Sikre et fælles billede udadtilSkabe grundlag for at styre tilgangenaf forespørgsler.
Bidrage tilstyringen samtsikre fokus på dedaglige opgaver
Givet den nye organisation i NAER er det nødvendigt atoverveje, hvorledes indgangen placeres.
Personligt ejerskabaf sager
At ansvar for sager placeres entydigt vedNAERI det sager skifter hænder flere gangeløbet af sagsbehandlingen er det ikkehensigtsmæssigt, at en sag knyttes t til ensagsbehandler igennem personligt ID ogkontaktdetaljer
Det bør overvejes at fastlægges, hvorvidt en sag:a)Ejes 100% personligt af en sagsbehandler, som følgersagens forløb fra start til slut. Dette opnås fx ved at fordeleansvaret for sager fra de forskellige LAG-enhederb)Ikke ejes personligt, hvilket er ensbetydende med, at sagerikke påhæftes et sagsbehandler ID eller kontaktdetaljer,samt at alle forespørgsler til den enkelte sag skal tilgå viahovednummer.
Sikre et klartbillede af, hvemansøger og LAGkommunikerermedReducereunødigeforstyrrelser isags-behandlingen
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
77
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance E: Forbedringsforslag til BTAS (1/2)BESKRIVELSE AF LØSNINGEN
Formål•••At BTAS så vidt muligt forbedres til at understøtte nuværende sagsbehandling.
Løsningen skal sikre:At sagsflowet i BTAS ikke unødigt forlænger og komplicerer sagsbehandlingen.
Hvad er leveretDokumentation af identificerede forbedringsområder i BTAS (se følgende side).
Beskrivelse af løsning
•••
Idet projekterne og kravene til projekter under LAG-ordningen har ændret karakter siden ordningens påbegyndelse, er der elementer af BTAS,som ikke længere understøtter sagsbehandlingen optimaltProjektets fokus har ikke været på identificering af forbedringer af BTAS, men observationer af workshops og interviews har indikeret flereudfordringer ved det eksisterende system samt identificerede krav til forbedring på områdetDer er defineret forbedringsmuligheder og krav for–Tjekspørgsmål–Sagsflow–Statusskift–Oprettelse af CVR
•
Det er nødvendigt at foretage særskilt vurdering af omkostninger forbundet med disse forbedringsområder samt definition af den rette tilgang.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
78
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance E: Forbedringsforslag til BTAS (2/2)FORBEDRINGTjekspørgsmål••
BESKRIVELSETjekspørgsmål understøtter ikke sagsbehandlingen direkteSpørgsmål skal besvares gentagne gange undervejesStor mængde spørgsmål, som ikke er direkte relevante for behandlingen af LAG-sager
KRAVBehov for at rydde op i eksisterendetjekspørgsmål i BTAS.Udviklede tjeklister for tilsagn, ændringerog udbetalinger bør hurtigst muligtindarbejdes i BTAS.Nødvendig gennemgang og tilpasning afsags flow, således at dette understøtterden udviklede standardproces forsagsbehandlingsproces.
Sagsflow
BTAS’s sagsflow er ikke tilpasset den nuværende sagsbehandling:••Sagsbilleder og faner ikke er tilgængelige på rette tid i sagsbehandlingen og må derforunderstøttes af manuelle noterDer er behov for et stort antal systemiske statusskift ved fx ændring til rateudbetaling, ændringaf indsatsområde mv.
Statusskift
Interviews og observationer viser, at arbejdsgangen omkring statusskift på sager i BTAS ikkehåndteres effektivt (Appendiks K):•••Statusskift behandles af BTAS-gruppen – ifølge interviews tager et statusskift 30 min. (samletset et ÅV)Behov for statusskift meldes til ansvarlig sagsbehandler, som sender forespørgsel videre tilBTAS-gruppenStatusskiftet foretages ifølge interviews inden for to-14 dage, og skiftet fremgår først vedmanuelt tjek af den enkelte sag.
Behov for, at vurdering af, hvorvidtsagsflow bør justeres i BTAS.Behov for at vurdere muligheden for, atsuperbruger i fagteamet uddannes til atkunne foretage statusskift.
Oprettelse afCVR
Oprettelsen af CVR-numre i CVR-registret opleves som langsommelig:•••Ved sager, hvor tilknyttede CVR ikke eksisterer i NAER CVR-register, skal CVR oprettesBehov for CVR-oprettelse meddeles til ansvarlig sagsbehandler, som kontakter centralteamOprettelsen tager ifølge interviews fem min. og sker inden for en time til tre dage
•
Oprettelsen kommunikeres ikke, og modtagergruppen må foretage praktisk tjek for at konstatereoprettelsen.
Vurdering af, hvorvidt arbejdsgangenomkring oprettelse af CVR-numre iregistret kan optimeres.Vurdering af mulighederne for forbedring afsnitfladerne mellem det centrale team ogfagteamet/modtagelsen.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
79
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance F: Ny struktur for arbejdsgrundlag og forbedringer (1/3)BESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål:•At etablere en ny tilgang til såvel det samlede arbejdsgrundlag (dokumentation) for sagsbehandlere som for at arbejde med løbendeforbedringer.Løsningen skal sikre:•At løbende forbedringer indarbejdes i sagsbehandlergrundlaget•At sagsbehandler let identificerer, hvor der søges information til specifikke afklaringer.Hvad er leveret:•Leverance F1: Samlet koncept for dokumentationsstruktur (se næste side)•Leverance F2: Ny proces for at arbejde med løbende forbedringer (se næste side).Beskrivelse af løsninger•Leverance F1: Dokumentationsstruktur for sagsbehandlernes arbejdsgrundlag (se næste side)•Der er etableret en samlet struktur for sagsbehandlernes arbejdsgrundlag med to niveauer:–Det første niveau er en tjekliste, som sagsbehandler altid skal anvende i sin sagsbehandling. Tjeklisten indeholder alle krav, somsagsbehandleren skal tjekke, og samtidig henvisninger til, hvor der kan søges yderligere informationer–Det andet niveau er dokumenter, der kan slås op i undervejs i sagsbehandlingen, såfremt sagsbehandleren kommer i tvivl, ellersåfremt der er behov for detaljer. Der er tre forskellige dokumenttyper (jf. næste side) på niveau 2. Dokumenter med genereltkarakter, dokumenter som behandler specifikke emner og endelig en database, som indeholder afklaringer/specifikationer af konkreteproblemstillinger. Sidstnævnte er endnu ikke etableret
•
Leverance F2: Ny tilgang for at arbejde med løbende forbedringer i sagsbehandlingen:–Der er etableret en ny tilgang til at arbejde med løbende forbedringer af sagsbehandlingen. Dette sker ved, at sagsbehandlerne i forbindelsemed eksisterende medarbejdermøder tager forbedringsmuligheder op og drøfter hvorledes disse kan gennemføres og implementeres.Driftslederen skal derudover med jævne mellemrum gennemgå fejlregistreringer og drøfte med medarbejderne, hvad man kan gøre for atreducere fejlene.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
80
4) Optimere sagsbehandlingsproces
Leverance F1: Ny struktur for arbejdsgrundlag og forbedringer (2/3) –dokumentstruktur- Niveau 1-dokumentation: Skal altid anvendes -- Niveau 2-dokumentation: Anvendes ved behov -Generelt fokusABCBTASinstruksABC og BTAS, som anvendes påalle ordninger på LAG, indeholdermere detaljerede beskrivelse afbestemte problemstillinger.Opslag via alfabet.
Farvekode
Id
Hvad skaltjekkes
Instruks
Muligeudfald aftjek
Ja
Nej
Referen-cer
Sags-Sasg-behandler behanndlbemærk-er IFninger
Instrukser om specifikke emnerInstrukser med fokus på bestemteemner.Skal med tiden integreres iABC’en.
De minimis
UdbudSagsbehandler skal altid anvende og udfylde tjeklisten, som indeholder alleprimære krav til sagsbehandlingen. Tjeklisten indeholder referencer tilyderligere skriftlig dokumentation.
Vidensdatabase med vigtigeprincipielle afgørelser
Samling af vigtige principielleafgørelser/beslutninger.Det er fx fagsekretariat ellerteamleder, som dokumenter hjælpgivet til sagsbehandler til gavn foralle.Skal på sigt integreres i ABC.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
81
4) Optimering sagsbehandlingsproces
Leverance F2: Ny struktur for arbejdsgrundlag og forbedringer (3/3) – tilgangtil løbende forbedringerIdentificereforbedringsmulighederFormålDriftsleder skal med løbendemellemrum skabe overblikover forbedringsmuligheder afsagsbehandlingen ved atgennemgå fejlregistreringer,drøfte med support mv.Drøfte og vurdereløsningerDriftsleder skal – i forbindelsemed faste møder – facilitereen drøftelse af potentielleforbedringsmulighedersammen med sinesagsbehandlere.Teste løsningerDriftsleder skal sammen medmedarbejdere prioritereforbedringerne og dernæstudvælge nogle, der skal testeløsningerne undervejsOpsamlingOpdatering ogimplementeringDriftsleder skal afslutningsvissikre, at ændringerimplementeres entydigt iarbejdsgrundlaget
Driftsleder skal samle op påerfaringerne med forbedringerog dernæst vurdere, hvilkeder skal implementeres. Deter i den forbindelseafgørende, at ændringernebliver forankret alle relevantesteder (reference til samletlæringsproces)
Illustration
Systematiske fejl,spørgsmål og uklarheder isagsbehandlingen
Farvekode
Id
Hvad skaltjekkes
Instruks
Muligeudfald aftjek
Ja
Nej
Referen-Sags-Sasg-cerbehandler behanndlebemærk-r IFninger
ABC
Sag
Principielle afklaringer afsag, som sætter nyestandarderWorkshop medmedarbejderne. Overvejevt. at invitere ansvarligjuridisk medarbejder
BTAS-instruksWorkshop medmedarbejderne medhenblik på at drøfteerfaringer og foretageprioritering
BekendtgørelsHenstil-er linger
Ændringer i krav tilsagsbehandlingen somfølge af henstillinger,systematiske fejl mm.
Opdatering afarbejdsgrundlag samtforetage nødvendigetræning og kommunikation
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
82
STYRKEPLANLÆGNING
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
83
5) Styrke planlægning
Nuværende situation og anbefalede ændringerNUVÆRENDE SITUATIONPA’s analyser viser, at der er en række væsentligeudfordringer i relation til planlægning og styring afsagsbehandlingen.For det første har NAER på nuværende tidspunkt ikketilstrækkelig kapacitet til at sagsbehandle tilsagn ogudbetalinger i indeværende program i 2013. Der er iforlængelse heraf ikke en klar plan for, hvor høj produktivitetenskal være for at kunne nå målene med nuværende kapacitet.For det andet er der behov for at styrke den enkeltemedarbejders produktivitet. Det er således kendetegnende at:••Meget tid bruges på andre opgaver end sagsbehandling.Særligt opstår der flaskehalse på SB2Lang oplæringstid ved ansættelse af nye fuldtidsansatte ogvikarerANBEFALEDE ÆNDRINGERPA anbefaler et øget fokus på at lægge en pålidelig plan forafviklingen af sager under nuværende ordning. Detteindebærer en klar ledelsesbeslutning omkring den nødvendigekapacitet for at nå de væsentlige milepæle.
Ydermere anbefaler PA at der i højere grad følges op på statuspå afvikling af sager på ordningen, således at produktions-planer og kapacitet kan justeres efter behov frem mod dissemilepæle.PA anbefaler at der fremadrettet etableres yderligerekapacitetsstyring igennem udvikling af en kapacitetsmodel ogplanlægningsværktøj, som linker produktionen med tilgængeligkapacitet.PA anbefaler ydermere en mere synlig, tilgængeligdriftsledelse, således at den enkelte sagsbehandler i højeregrad vejledes, udvikles og understøttes i korrekt prioritering aftid.LeverancerA.Ressourceestimat for nuværende ordning (afvikling aftilsagn og udbetalinger)B.Kravspecifikation til kapacitetsmodel/planlægningsværktøjC.Principper for styrket driftsledelse.Der er i leverancerne ikke taget hensyn til den kommendeimplementering af fuld bilagskontrol.
•
Sagsbehandlere sidder meget alene, hvilket betyder at dergenerelt behandles for dybt, der går for lang tid før dersøges hjælp og det er uklart, hvor de skal henvende sig forat få den nødvendige afklaring.
For det tredje forekommer der på nuværende tidspunkt ikke enlangsigtet planlægning:••Manglende overblik over status i henhold til milepæleEj overblik over sager i arbejde – produktionsrapporterbruges ikke aktivt til at styre ugentlige produktionsplan ogder er manglende overblik over reelle normtiderManglende opfølgning på produktionsmålEj tilstrækkelig opfølgning på den enkeltes produktivitet,samt coaching og generel ledelsesunderstøttelse.
••
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
84
VurderingLAVeffektHØJeffekt
5) Styrke planlægning
LeverancerFORVENTET EFFEKTLEVERANCEFORMÅLSTATUSReduktion af sagensliggetidOptimeret brug afressourcer
A.
Forventet estimat for ressourcebehov forfærdiggørelse af aktiviteter i nuværendeprogramperiode*
Input til beslutninger vedrørende ressourcer for nedbringelse afSkal udviklestilsagn og udbetalinger på nuværende ordning givet tilgængelig data
B.
Kravspecifikation til nytplanlægningskoncept
Kravspecifikation til kapacitetsmodel, der samler tilgængeligeressourcer med produktionsbehov og dermed understøtter effektivdriftsledelse
Skal udvikles
C.
Ny tilgang til driftsledelse
Definition af principper for driftsledelse i sagsbehandlingen medhenblik på at sikre, at der skabes de rette ledelsesmæssige rammerfor effektiv sagsbehandling
Klar til implementering
*Der er i estimaterne ikke taget højde for bilagskontrol
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
85
5) Styrke planlægning
Næste skridtANBEFALINGA.Forventet estimat forressourcebehov forfærdiggørelse af aktiviteter inuværende programperiodeB.Kravspecifikation til nytplanlægningskonceptHOVEDAKTIVITETRekruttering af ressourcer til nedbringelse af tilsagnINDIKATIVE RESSOURCEBEHOVNAERANSVARLIG
Udvikling af kapacitetsstyringsmodel, der samler produktionsplaner og tilgængeligeressourcer i overordnet kapacitetsbilledeEtablering af realistisk estimat for ressourcebehov til behandling af udbetalinger pånuværende ordning:•Kvalificering af normtider•Kvalificering af forventet antal udbetalinger.
200-400 timer
NAER
C.Ny tilgang til driftsledelse
Opfølgning og sparring med ny driftsleder omkring brug af principper
40 timer (opfølgning/sparring)
NAER
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
86
5) Styrke planlægning
Leverance A: Forventet estimat for ressourcebehov for at færdiggøreaktiviteter i nuværende programperiode (1/3)BESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål:••At give input til ledelsesbeslutninger omkring kapacitetsbehovet på LAG-området.
Løsningen skal sikre:Et klart billede af effekten af produktivitet og tilgængelige ressourcer på evnen til at møde milepæle.
Hvad er leveret:••Leverance A1: Der er beregnet en række scenarier for ressourcebehovet for afvikling af tilsagn under nuværende ordningLeverance A2: Der er beregnet en række scenarier for ressourcebehovet for afvikling af udbetalinger under nuværende ordning.
Beskrivelse af levarancer•Leverance A1: Estimeret ressourcebehov for afvikling af tilsagn inden 31. december 2013:–Etablering af funktion af nødvendig ressourcebehov givet antal tilsagn og produktivitet per ressourcer til beregning af scenarier–Forventet antal tilsagn estimeres på baggrund af tal fra Økonomi og Styring omkring sager i arbejde og forventede indkomne tilsagn frem modansøgningsfristen
–Perioden for afvikling sættes til seks mdr.–Produktivitet estimeres under forudsætning af otte effektive timer pr. dag uden hensyn til ferie og sygdom•Leverance A2: Anbefaling omkring planlægning af kapacitet frem mod 2015:–Etablering af funktion for nødvendige ressourcer givet antal udbetalinger og produktivitet pr. ressource–Forventet antal udbetalinger estimeres på baggrund af antal udbetalinger i arbejde + antal sager endnu ikke afsluttede + antal tilsagn i arbejde +antal forventede tilsagn frem mod ansøgningsfristen–Perioden for afvikling sættes til to et halvt år
–Produktivitet estimeres under forudsætning af 7,4 effektive timer pr. dag uden hensyn til ferier, sygdom og variationer i mængden af indkomneudbetalinger.PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
87
5) Styrke planlægning
Leverance A1: Forventet estimat for ressourcebehov for at færdiggøreaktiviteter i nuværende programperiode (2/3) – TilsagnAFVIKLING AF TILSAGN UNDER NUVÆRENDE ORDNING- Beskrivelse -Estimeret nødvendig kapacitetDet vurderes, at der er behov for en kapacitet på min. 11fuldtidsressourcer i gennemsnit frem mod 31. dec. 2013:•Kapacitetsbehovet ved samme produktivitet som 2012 er 17fuldtidsressourcer i gennemsnit. Produktiviteten i 2012 vurderessom højt sat, givet 20% af tilsagnene estimeres ikke at være blevetfærdigbehandledeVed seks fuldtidsressourcer er der behov for at øge produktivitetenfra 2012 med mere end 150%, hvilket ikke vurderes at værerealistiskEstimerede normtider giver et ressourcebehov på 8,7, men idetdette forudsætter en produktivitetsstigning på 100% fra 2012,vurderes normtiderne at være lavt satProduktiviteten forventes at stige ved indførsel af de anbefaledeoptimeringsinitiativer, men det vurderes ikke, at produktivitetenrealistisk set vil overstige 1, idet der tages hensyn til langeoplæringstider og opgaver ud over sagsbehandling, som skal løftesaf fagteamet (se område 4)•Ressourcebehov givet produktivitet pr. medarbejder25
- Visualisering af scenarier -
20Ressourcebehov (fuldtid)Reelproduktivitet i2012
•
15
10
Produktivitetv. estimeredeNormtiderProduktivitetved 6 ÅV
•
5
•
0
0,5
0,7
1
1,4
1,7
2
2,3
2,6
3
3,3
Daglig gnm. produktivitet
Kilde: Økonomi pr. 15 juni 2012
Overvejelser omkring kapacitetDet er nødvendigt at træffe en hurtig beslutning omkring opjustering afden tilgængelige kapacitet til behandling af tilsagn på LAG-området:•••Ressourcebehovet stiger over tidRekruttering tager tidDer skal tages hensyn til en lang oplæringsperiode for nyeressourcer (i henhold til interviews min. fire uger).
Det estimeres, at der skal afvikles 1050 sager i perioden 1.juli til 31. december.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
88
5) Styrke planlægning
Leverance A2: Forventet estimat for ressourcebehov for at færdiggøreaktiviteter i nuværende programperiode (3/3) – UdbetalingerAFVIKLING AF TILSAGN UNDER NUVÆRENDE ORDNING- Beskrivelse -Langsigtet planlægning af kapacitetResultatet viser, at det er det er nødvendigt med en langsigtetplanlægning af afviklingen af udbetalinger:Ressourcebehov (fuldtid)
- Visualisering af scenarier -
Ressourcebehov givet produktivitet pr. medarbejder141210864200,50,640,811,41,722,32,633,3Daglig gnm. produktivitetKilde: Økonomi pr. 15 juni 2012Produktivitetv. estimeredenormtiderReelproduktivitet i 2012
•
Ved samme produktivitet som i 2012 viser beregninger etkapacitetsbehov på 9,8 fuldtidsansatte i gennemsnit for atafvikle forventede udbetalinger frem mod 2015Det forventes, at tilgangen af udbetalingsansøgninger vilstige i perioder op mod milepæle – særligt ved afslutningenaf 2015 – hvorfor opbygning af ekstra kapacitet til disseperioder vil være nødvendigDer er behov for at opbygge kompetencer til forecast afforventet tilgang af udbetalinger for en given periode, såledesat kapaciteten kan justeres.
•
•
Forbedring af datagrundlagDet anbefales, at der etableres realistiske normtider forbehandlingen af udbetalinger:••Det beregnede kapacitetsbehov ændres signifikant ved småændringer i normtiderNuværende estimerede normtider er baseret på enproduktivitet, som er væsentligt højere end den reelleproduktivitet i 2012 (1,7 mod 0,64 sag pr. fuldtidsansat pr.dag) og vurderes derfor at være yderst optimistiske.•
Det estimeres, at der skal afvikles 3099 sager indenudgangen af 2015.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
89
5) Styrke planlægning
Leverance B: Kravspecifikation til nyt planlægningskoncept (1/3)BESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål:•At etablere et solidt grundlag for planlægning af produktion og kapacitet.Løsningen skal sikre:•••At det er muligt at estimere fremtidig produktionAt der træffes rettidige beslutninger vedrørende ressourcer og bemandingAt der er tydelig sammenhæng imellem ressourceforbrug og budgetter.
Hvad er leveret:•Der er udarbejdet en kravspecifikation til en effektiv kapacitetsmodel.
Beskrivelse af løsningen•Der er defineret krav til fremtidig robust kapacitetsplanlægning for hele året understøttet af principper for effektiv driftsledelse, systematiskopfølgningsproces samt klare roller og ansvar:
–Kravene er baseret på observationer omkring det eksisterende styringsgrundlag på LAG-området samt erfaring med bedste praksis for etableringaf kapacitetsstyringssystemer••På kort sigt anbefales det, at fokus lægges på etablering af klar sammenhæng imellem tilgængelige ressourcer og produktionsbehovPå langt sigt anbefales det at etablere en samlet kapacitetsmodel på tværs af ordninger, som skaber sammenhæng imellem budgetter ogressourceforbrug (samt til øvrig performance-rapportering), sikrer at datagrundlag til langsigtet bemandingsplan på tværs af ordninger samt sikrerintegration af m-tid og produktionsrapportDer er på arealtilskud udarbejdet en model, som med mindre justeringer vil kunne tilpasses behov i CfP, hvorefter modellen skal beriges med CfP-specifik data igennem et kortlægningsforløb.
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
90
5) Styrke planlægning
Leverance B: Kravspecifikation til nyt planlægningskoncept (2/3)KRAVSPECIFIKATION TIL LANGSIGTET KAPACITETS- OG PRODUKTIONSPLANLÆGNINGFOKUSOMRÅDEOverblik over produktionFORMÅLAt skabe klart overblik over nødvendig produktion for året –herunder produktionsplan, milepæle mv.KRAV1. Kortlægge kerneprocesser og relaterede aktiviteterpå tværs af ordninger
2. Etablering af realistiske estimater for forventetproduktion – i Holland og Sverige lettesplanlægningen igennem fastlagte deadlines fortilsagn og udbetalinger. Dette udjævnerressourcebehovet3. Skabe klart overblik over milepæle.Overblik overressourcebehovAt skabe klart overblik over forventet og tilgængeligtressourcebehov – herunder tilgængelig kapacitet, produktivitetog relaterede kompetencer.1. Etablering af overblik over tilgængelige ressourcerog kompetencer
2. Etablering af realistiske estimater for normtider foraktiviteter.1. Etablering af klar sammenhæng imellemproduktionsplan, kapacitetsbehov og tilgængeligeressourcer2. Etablere klare produktionsmål for den enkelte ogsystematisk opfølgning igennem direktedriftsledelse.
Grundlag fordriftsledelse
At sikre understøttelse af driftsledelse, som giver mulighed forat planlægge produktionen fremadrettet samt følge op påproduktivitet.
Forankring
At sikre forankring af kapacitetsmodellen samt integrering ieksisterende planlægnings- og opfølgningsproces.
1. Etablering af ansvarlig for opfølgning på kapacitet ogproduktions behov, produktion og budgetter2. Definere ansvar for at levere input og output frakapacitetsmodeller.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
91
5) Styrke planlægning
Leverance C: Ny tilgang til driftsledelse (1/2)BESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål•At etablere klare principper for effektiv driftsledelse.
Løsningen skal sikre:•••At sagsbehandlingen i højere grad understøttesAt driftsledelse prioriteres, således at teamledelsen i højere grad bruger tid på at varetage denne opgaveAt tilgange til driftsledelsen systematiseres.
Hvad er leveret•Principper for daglig driftsledelse og hovedopgaver
Beskrivelse af løsningen•Observationer i sagsbehandlingen viser, at tilgængelig og synlig daglig ledelse er et væsentligt element i at sikre en mere effektiv sagsbehandling•Der er defineret og beskrevet tre hovedopgaver som skal løftes af teamledelsen:–Effektiv og klar planlægning og styring: Sikre de rigtige opgaver prioriteres i sagsbehandlingen–Udvikling af medarbejdere: Sikre den enkelte medarbejder løbende udvikles, således at der sker løbende forbedringer–Understøttelse af problemløserkultur: Synlig placering af ansvar igennem tilstedeværelse.Principperne er defineret i samarbejde med relevante interessenter, og flere af disse er på nuværende tidspunkt introduceret i sagsbehandlingen.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
92
5) Styrke planlægning
Leverance C: Ny tilgang til driftsledelse (2/2)PRINCIPPER OG AKTIVITER FOR DRIFTSLEDELSEVigtige opgaverEffektivplanlægning og styringBeskrivelse af vigtige opgaver•••••Udvikling af medarbejdere•Udarbejde langsigtet plan for produktionen i LAG-teamet med henblik på at møde årsmål og vigtigemilepæleKortsigtet plan: fastlægge ugentlige milepæle for produktionOpfølgning: ugentlige planlægningsmøder for teamet (fokus på performance og fremadrettetproduktionsmål)Den enkelte sagsbehandler: fastlægge daglige produktionsmål for den enkelte medarbejder samtopfølgning på daglige mål hvis nødvendigtReduktion af ikke sagsbehandlings-relaterede aktiviteterFaglig udvikling: ansvar for, at medarbejdere har nødvendige forudsætninger for at udføre opgaverkorrekt igennem et klart billede af tilgængelige kompetencer og udviklinger i kompetencekrav–Sikre adgang til relevante kurser/kompetenceudvikling ved behov–Ansvar for effektiv proces for videndeling til teamet og fra teamet•Faglig sparring:–Ansvar for opbyggelse af problemløsningskompetencer – understøtte hjælp til selvhjælp ved atstimulere medarbejder til selv at svare på spørgsmål–Udviklingsfokuseret dialog med den enkelte medarbejder omkring performanceTilstedeværelse••Understøt problemløsningskultur: bidrage til en effektiv og konstruktiv arbejdskultur ved at lukkediskussioner og tage ansvar for afklaringerAnsvar for, at de optimale arbejdsgange og principper følges til daglig – sikre at arbejdsprincipperoverholdes, fx at de korrekte tilgange til support følges, samt at der søges support på rette tidspunkt(inden for ti min.)Ansvar for at løse problemer, som opstår, samt koordinering med interessenterSikre, at den enkelte sagsbehandler ikke sidder alene: støtte op om, at den enkelte medarbejderprioriterer tiden optimalt, give daglig coaching og feedback.93
••
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
AFKLAREORGANISERINGOGKOMPETENCER INAER
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
94
6) Afklare organisering og kompetencer i NAER
Nuværende situation og anbefalede ændringerNUVÆRENDE SITUATIONPA’s analyser viser, at den nuværende organisering i NAERikke i tilstrækkelig grad understøtter sagsbehandlingen. Det erifølge interviews karakteristisk ved, at der er behov for atstyrke kompetenceopbygning, ledelse og samarbejde på tværsaf NAER.Uklarhed omkring placering af ansvar for ledelse og supportgør, at der i sagsbehandlingen opleves, at begge dele er sværttilgængelige. Effekten af dette er, at den enkeltesagsbehandler bruger mange ressourcer på afklaringer afusikkerheder.Ydermere viser analyser et behov for øget fokus på denoptimale kompetenceprofil for sagsbehandlere på LAG-området, idet kompleksiteten af LAG-området stiller krav til denenkelte sagsbehandler. Særligt viser workshops og interviewset stort behov for at øge tilgangen til fagligt relevant juridisksupport i sagsbehandlingen. Observationer viser, at dennuværende tilgang til kompetenceopbygning af fagteamet ikkeer systematisk, både hvad angår oplæring og løbendeudvikling.PA’s analyse viser en række forbedringsmuligheder forbundetmed at styrke den tværgående videndeling i NAER, idet dennepå nuværende tidspunkt beskrives som sporadisk.Konsekvensen er, at en stor del viden på LAG-området ererfaringsbaseret og personbåret.Konsekvenserne af dette er både en manglendesammenhæng på tværs af NAER, samt at sagsbehandlingenikke i tilstrækkelig grad understøttes og dermed ikke ereffektiv.ANBEFALEDE ÆNDRINGERPA anbefaler, at der etableres en entydig organisering ogtydelig ramme for en effektiv drift og udvikling af LAG. Dettebetyder konkret, at ledelsesrollen for sagsbehandlerne pålagområdet skal styrkes og prioriteres, og det skal sikres, atalle væsentlige ledelsesopgaver løses tilstrækkeligt.Det anbefales endvidere, at der etableres et klart overblik overnødvendige kompetencer i sagsbehandlingen samt enstruktureret tilgang til kompetenceopbygning, som kan dannegrundlag for effektiv rekruttering og oplæring fremadrettet.Dette behov vil være særlig udtalt i indeværende periode somfølge af en stor del sagsbehandlere med begrænset erfaring.Endelig er der behov for at sikre, at sagsbehandlingen har dennødvendige adgang til juridisk support, samt at denne er istand til foretage reelle afklaringer hurtigt.LeverancerA.Rolle-/ansvarsbeskrivelse for samlet ansvarlig for LAGB.Kompetencekrav og principper for kompetenceopbygningC.Forbedret juridisk support.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
95
VurderingLAVeffektHØJeffekt
6) Afklare organisering og kompetencer i NAER
LeverancerFORVENTET EFFEKTLEVERANCEFORMÅLSTATUSReduktion af sagensliggetidOptimeret brug afressourcer
A.Rolle-/ansvarsbeskrivelse for samletansvarlig i NAER
At sikre klar og entydig placering af rolle-/ansvar for ledelsen afLAG-området for at sikre, at kritiske opgaver løftes tilstrækkeligt
Klar til implementering (til delsimplementeret)
B.Kompetencekrav og kompetenceopbygning/videndeling for sagsbehandlere
At skabe overblik over nødvendige basale kompetencer for atgennemføre sagsbehandling som grundlag for rekruttering mv.Derudover at identificere forskellige muligheder for at understøtteeffektiv videndeling med henblik på at udbrede en fælles praksis ogunderstøtte deling af bedste praksis
Klar til implementering
C.Ny tilgang til juridisk support
At skabe en entydig tilgang til juridisk support, som dels sikrer, atKlar til implementeringsagsbehandler har nødvendige forudsætninger for at udføresagsbehandling; dels sikre, at den juridiske support er tilstrækkeligoperationel og dermed er i stand til at understøtte sagsbehandlingen
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
96
6) Afklare organisering og kompetencer i NAER
Næste skridtANBEFALINGA.Rolle-/ansvarsbeskrivelse for samletansvarlig i NAERImplementering af rolleHOVEDAKTIVITETINDIKATIVERESSOURCEBEHOVNAERANSVARLIG
B.Kompetencekrav ogKompetence-gap adresseres:kompetenceopbygning/videndeling for•Målrettet rekruttering af det rigtige hold givet kompetencekravsagsbehandlere•Rekruttering af juridisk kompetence til fagteamet•Udvikling af initiativer til kompetenceopbygningC.Ny tilgang til juridisk supportImplementering af proces og principper40 timer
NAER
NAER
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
97
6) Organisering, ledelse og kompetencerLeverance A: Rolle-/ansvarsbeskrivelse for samlet ansvarlig i NAERBESKRIVELSE AF LØSNINGEN
Formål•At – på baggrund af PA’s analyser og observationer igennem projektforløbet – få specificeret de mest kritiske ledelsesopgaver, som aktuelt set ikkeløses tilfredsstillende inden for både drift og udvikling.
Løsningen skal sikre:•••At en række væsentlige ledelsesopgaver prioriteres tilstrækkeligt inden for både drift og udviklingAt den enkelte medarbejder får bedre forudsætninger for en tilfredsstillende performanceAt der understøttes et mere fælles arbejdsgrundlag på tværs af NAER.
Hvad er leveret•Der er udarbejdet specifikation af de væsentligste ledelsesopgaver i NAER i relation til LAG.
Beskrivelse af løsninger•Der er etableret overblik over de væsentligste ledelsesopgaver, som den daglige leder efterfølgende skal udmønte•Aktiviteterne understøtter en række målsætninger, som tager afsæt i behov for forbedringer af nuværende situation, nemlig:–At skabe fælles kultur og gejst omkring, at det er afgørende at nå sine målsætninger–At understøtte fælles praksis i forbindelse med sagsbehandlingen–At skabe incitament og fokus på at forbedre effektiviteten–At sikre et effektivt samarbejde med MBBL.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
98
6) Organisering, ledelse og kompetencer
Leverance A: Rolle-/ansvarsbeskrivelse for samlet ansvarlig i NAERBESKRIVELSE AF KRITISKE LEDELSEAKTIVTETER FOR LAGLedelsesområderDriftPlanlægning og styringAktiviteter•••Udvikling af kompetencer••••Daglig sparring medmedarbejderne•••Understøtteproblemløserkultur••••Udvikling afarbejdsgrundlagOpdatere lovgrundlag•••Opdatere arbejdsgrundlagGenerelleledelsesopgaverKoordinering med MBBLLedelsesrapporteringKommunikation••••Udarbejde langsigtet produktionsplan for LAG med overblik over forventede aktiviteter, milepæle og ressourcebehovGennemføre effektiv plan på den korte bane (inklusive planlægningsmøder, målsætninger, justeringer, opfølgning mv.)Fastligge daglige produktionsmål for den enkelte medarbejder samt opfølgning på daglig mål hvis nødvendigtEtablere overblik over kompetencebehov samt medarbejdernes kompetencer og herunder overblik over behov forjusteringer af kompetencerUnderstøtte opbyggelsen af problemløsningskompetencer – understøtte hjælp til selvhjælp ved at stimulere medarbejder tilselv at svare på spørgsmålSikre adgang til relevante kurser/kompetenceudvikling ved behovAnsvar for effektiv proces for videndeling til teamet og fra teametGennemføre udviklingsfokuseret dialog med den enkelte medarbejder omkring performanceDaglig sparring med medarbejdere omkring faglige spørgsmålBestilling/koordinering med jurister omkring konkrete problemstillingerBidrage til en effektiv og konstruktiv arbejdskultur ved at lukke diskussioner og tage ansvar for afklaringerAnsvar for, at de optimale arbejdsgange og principper følges til daglig – sikre, at arbejdsprincipper overholdes, fx at dekorrekte tilgange til support følges, samt at der søges support på rette tidspunkt (inden for ti min.)Ansvar for at løse problemer, som opstårSikre at den enkelte sagsbehandler ikke sidder alene: støtte op om, at den enkelte medarbejder prioriterer tiden optimalt,give daglig coaching og feedbackOverblik over ændringer i lovgrundlagLøbende overblik over behov for ændringerFacilitering og opfølgning på revisionshenstillingerOpdatere arbejdsgrundlagDeltage i ledelsesmøder med MBBL (jf. område 2)Etablere ledelsesrapporter i relation til LAGKommunikation til ledelsen
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
99
6) Afklare organisering og kompetencer i NAER
Leverance B: Kompetencekrav og kompetenceopbygning/videndeling forsagsbehandlereBESKRIVELSE AF LØSNINGENFormål•At etablere overordnede kompetencekrav til sagsbehandlerne i LAG samt en entydig tilgang til at understøtte videndeling.Løsningen skal sikre:•••At der kan foretages målrettet rekrutteringAfdækning af kompetence-gapOpbygge stabil medarbejderskare og medarbejdertilfredshed.
Hvad er leveret•Leverance B1: Specifikation af kompetencekrav til sagsbehandlingsroller på LAG•Leverance B2: Tilgang til videndeling.Beskrivelse af løsninger•Leverance B1: Overblik over kompetence blandt sagsbehandlere. En række personlige og faglige kompetencer er blevet defineret med afsæt ivurdering af kravene til at gennemføre sagsbehandling. Der er tale om minimumskrav, som alle sagsbehandlere bør besidde:–For at sikre et solidt kompetencegrundlag i sagsbehandlingen er det væsentligt, at disse kompetencer forankres i et kerneteam, som består afstabile medarbejdere•Leverance B2: Overblik over ”kanaler” til kompetenceopbygning som del af effektiv videndeling. Der er defineret en række enkle kanaler til atunderstøtte effektiv kompetenceopbygning med henblik på at understøtte en effektiv sagsbehandling og de nye ensartede praksisser. Rationaleter at understøtte fælles viden og læring.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
100
6) Afklare organisering og kompetencer i NAER
Leverance B1: Kompetencekrav og kompetenceopbygning/videndeling forsagsbehandlereOVERBLIK OVER KOMPETENCEKRAV TIL SAGSBEHANDLINGENKOMPETENCEOMRÅDEFaglige kompetencerTILSAGN•••••••Gode mundtlige og skriftlige danskkundskaberBasis kendskab til it og Microsoft Office-pakkenBTAS-kompetencerGrundlæggende talforståelse og matematiskekompetencerEvne til at læse og forstå budgetBasale juridiske kompetencerSkal forstå arbejdsgrundlaget i form af tjekliste,ABC, bekendtgørelser mv.UDBETALINGER•••••••Gode mundtlige og skriftlige danskkundskaberBasis kendskab til it og Microsoft Office-pakkenBTAS-kompetencerRegnskabsmæssig baggrundStærk talforståelse og matematiske kompetencerBasale juridiske kompetencerSkal forstå arbejdsgrundlaget i form af tjekliste, ABC,bekendtgørelser mv.
Personlige egenskaber
•••••
Serviceminded og problemløsningEvne at træffe selvstændige beslutningerHurtig til at sætte sig ind i nye områderFungere med 80/20 tilgang – ikke altid muligt atopnå 100% forståelseSikre matematisk korrekt tilsagnsbeløb
•••••
ServicemindedEvne at træffe selvstændige beslutningerSikre matematisk korrekt udbetalingsbeløbPrioritering af opgaverSkal være åben over for at modtage feedback
••
Prioritering af opgaverSkal være åben over for at modtage feedback
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
101
6) Afklare organisering og kompetencer i NAER
Leverance B2: Kompetencekrav og kompetenceopbygning/videndeling forsagsbehandlereFOKUSOMRÅDER FOR SYSTEMATISK KOMPETENCEOPBYGNING/VIDENDELINGOplæring af nye medarbejdereFORMÅL•At sikre, at alle nye medarbejdere fåren struktureret oplæringFeedback•At sikre en effektiv feedback-kultur,hvor gode vaner deles naturligt. Denenkelte medarbejder modtagerfeedback på sit arbejde for at sikreløbende forbedringerVidendeling på medarbejdermøder•At sikre, at viden deles effektivt påmedarbejdermøderne
•
Dette sker dels via et:–Struktureret oplæringsforløb–Løbende opfølgning (den enkeltesagsbehandler får tilknyttet enfaglig mentor i starten, som følgerdem de første fire uger)–Øget feedback fra SB2
FOKUS-OMRÅDER
•
Vigtige fokusområder i oplæring afnye medarbejdere:–Proces for sagsbehandling ogkorrekt brug af tjeklister–Grundig introduktion til BTAS–Introduktion til fysisk flow–Tilgang til support–Tilgang til effektiv servicering af/kontakt med ansøger–Tilsagn: principper for det godetilsagnsbrev
•
Der er især to feedback-loops:–Systematisk feedback frateamleder til den enkeltemedarbejder (fx produktionsmål)samt hjælp til at definereindividuelle indsatser–Systematisk feedback fra SB1 tilSB2 – fokusområder fastlæggespå baggrund af fejlregistrering
•
Teammøderne skal anvendes til atunderstøtte effektiv videndeling.Teamlederen er ansvarlig for atforberede en seance med fastlagtrelevant tema. Dette kan enten væremed afsæt i konkrete aktuellespørgsmål eller med afsæt ifejlregistreringerne
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
102
6) Afklare organisering og kompetencer i NAER
Leverance C: Ny tilgang til forbedret juridisk support- Beskrivelse -FormålAt etablere en entydig tilgang til juridisk support forderved at skabe bedre forudsætninger forsagsbehandlingerne.Løsningen skal sikre:•••Effektiv udnyttelse af juridiske ressourcer igennemfælles spillereglerNødvendig tilgangEntydig forventningsafstemning.Krav1Der er allokeret en ressourcemed juridisk baggrund tillagenhedenKrav til rådgivningen /regelafklaringen
- Krav til juridisk support -Beskrivelse•Denne skal opbygge kendskab til lagområdet ogherunder også til sagsbehandlernes behovBehov for i nogle situationer at få konkrete svar påkonkrete spørgsmål (frem for en tendens til kun at villegive rådgivning af generel karakter)Operationel fokusNye fortolkning bør altid afprøves på sagsbehandlerAlle spørgsmål skal, før de stilles, kvalificeres ved atsikre, at de valideres af kollega/driftslederJuridisk medarbejder skal inden for en halv arbejdsdagvurdere, hvornår svar kan forventesJuridisk medarbejder svarer skriftligt i standardmailDriftsleder vurderer, om det skal overføres til database
2
•
••3Regler for support (jf. procesnedenfor••••
Hvad er leveret•Krav til juridisk support/rådgivning (se højre side)•Proces for juridisk support/rådgivning (se højreside).Beskrivelse af løsninger•Leverance B1: Overblik over kompetence blandtsagsbehandlere. En række personlige og fagligekompetencer er blevet defineret med afsæt ivurdering af kravene til at gennemføresagsbehandling. Der er tale om minimumskrav, somalle sagsbehandlere bør besidde•Leverance B2: Overblik over ”kanaler” tilvidendeling. Der er defineret en række enklekanaler til at understøtte effektiv videndeling medhenblik på at understøtte en effektiv sagsbehandlingog de nye ensartede praksisser. Rationalet er atunderstøtte fælles viden og læring.
- Proces for juridisk support -Afklaring afjuridiskproblemstilling•Sagsbehandleroplever vanskeliguafklaretproblemstilling ogslår op iarbejdsgrundlagProblemstillingvendes med leder(jf. Appendiks S)Sagsbehandler ogleder definererproblemstilling•Modtagelse ogvurderingSagsbehandlerforeliggerproblemstilling tiljuridisk ansvarligepå LAG (mundtligt/skriftligt)Juridisk ansvarligevurdererkompleksitet ogangiver forventetsvar inden for halvarbejdsdag•SvarJuridisk ansvarligeudarbejder svarskriftligt i fastskabelon og sendertil såvelsagsbehandler somdriftslederKort briefing givespå, omsagsbehandler fiksvar på sitspørgsmål•DokumentationDriftsleder vurderer,om svar skaldokumenteres isamlet database ogdeles med resten afteamet
•
•
•
•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
103
APPENDIKS
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
104
Oversigt over appendiksRELATERET OMRÅDEProjektetAPPENDIKSA.Projektets scopeB.Oversigt over anvendt materialeC.Oversigt over gennemførte interviewsD.E.F.G.H.I.J.K.L.M.N.O.P.Q.R.S.T.Prioritering af områder for regelforenklingIllustrative faktatjek i forbindelse med forenklingsforslagBilleddokumentation af workshopDokumentation af interviews med andre EU-landeSagsbehandlingstider ved projektstartFejlregistrering i sagsbehandlingenAnalyse af komplekse sagerDataanalyse af sagers statusskift i BTASTjeklister til understøttelse af standardproces for sagsbehandlingRetningslinjer for brug af tjeklister – til sagsbehandlerTilgang til kvalitetssikring – til sagsbehandlerTilgang til håndtering af komplekse sager – til sagsbehandlerPrincipper for indhentning af yderligere oplysninger – til sagsbehandlerPrincipper for overdragelse af sager – til sagsbehandlerStandard for dokumentation af vurderinger – til sagsbehandlerTilgang til support – til sagsbehandlerStøtteværktøjer – til sagsbehandlers. 106s. 107s. 108s. 109s. 111s. 113s. 114s. 118s. 119s. 123s. 125s. 126s. 127s. 128s. 129s. 130s. 131s. 132s. 133s. 134
Regelforenkling
Sagsbehandling
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
105
GRÅ = MBBLHVID = NAERGUL = Lokale LAG-enhederBLÅ = Ansøgere
Appendiks A: Projektets scopeArbejdsgrundlagLovfortolkningForordningskrav••••••RammerOrganisering og roller/ansvarØkonomiStyringsgrundlagKompetencerLøbende opdatering aflovgrundlag…
ILLUSTRATIV
Tre danske bekendtgørelser
ArbejdsgrundlagGrundlag til ansøgereVejledningsmaterialeAnsøgningsskema
Grundlag til LAG-enhederneSupportSparring
Grundlag til sagsbehandlereSBI’ereSupport
ProcesserneEvt. tilsagns-ændringerNAER
Lokal LAG-strategi
Ansøger udarbejder ansøgning
Lokal vurdering af ansøgning
Sagsbehandling i NAER
Udbetaling
Kontrol
LokaleLAG-grupperLAG-koordina-torAnsøger(lokaltprojekt)
Lokal LAG-strategi
Evt.opsøgendearbejde
Registrereansøgning
Vurdereansøgning
Tildeleansøgere
Kvalitetssikreansøgning
Det er effekten her, der skalforbedres i form af lavereliggetider
Vurdereansøgnings-muligheder
Udarbejdeansøgning
Senderansøgning
Svar samtdialog ommangler
Tildeling aftilsagn
Ændringer iprojekt
Udbetaling
NAER
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
Modtageransøgning
106
Screening
Sagsbe-handling/manglendedata/svar
Tildeling aftilsagn
Opdatereansøgning
Udbetaling
Kontrol
Appendiks B: Oversigt over anvendt materialeKategoriMateriale om lovgivning ogkrav
Materiale•EU-forordninger
••••••••••••••••••
De danske bekendtgørelserInterne og eksterne revisionsrapporterSamarbejdsaftale mellem MBBL og NAERNotat: indledning til fremtidig LAG-ordning 2013Aktionsplan for det nationale netværk 2008Halvårsrapport for fødevareministeriets netværkscenter, 2007Fødevareministeriets netværkscenter årsrapport, 2009Notat om netværkscentrets forpligtigelser og opgaver, 2011Notat om netværkscentrets budget og forventede aktiviteter, 2008Sagsbehandlingsinstruks til godkendelse, BTAS-instruks, alfabetisk instruks, instruks for admin. kontrol afudbudsregler, samt notater på specifikke områderAnsøgningsmaterialeVejledning om tilskud til etablering af nye arbejdspladeser og attraktive levevilkår 2012Tjeklister til modtagelse og sagsbehandlingTaskforce-arbejdsliste over indsatsområderNetværkscentrets oversigt over LAG-forbrug for den enkelte ordningNetværkscentrets kursusmateriale for den gode LAG-ansøgning og LAG-bestyrelsens opgaverEksempler på LAG-hjemmesider og strategierGennemgang af udvalgte eksempler på sager
Materiale om organisering
Materiale omarbejdsgrundlag
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
107
Appendiks C: Oversigt over gennemførte interviewsFokus for interviewOrganisationInterviewpersonSags-behandlingLAG-enhederneXXXXXXOrganisationXArbejds-grundlagXXXXXLovgivnings-grundlagX
MBBL
Lykke SkjolddalSilvana KjeldsenGert ChristoffersenRita Munk
René KusierNAERMarianne NielsenHenrik JacobsgaardLAG-fagteamSanne NeerupHelle B. NielsenHelle Nutzholm BoogøeSusanne GravengaardSøs LysemoseModtagelsenFagsekre-tariatetVibeke Bech-FriisZorica ZecevicBirgitte KinchPia JørgensenMette Louise HornemandAnne SvendsenXXXXXXXXX
X
XXXXX
XXXXXXXXXXXX
XX
XXX
XXXXX
XX
XX
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
108
VurderingLAVHØJ
Prioritering
Appendiks D: Prioritering af områder for regelforenkling (1/2)OmrådeKravHyppighedAlleOverensstemmelse med lokalstrategiSpecifikation af og krav til belysning af effekterFormalia omkring projektetRettidig indsendelseTilskuds-områdeKorrekt indplaceringAttraktive levevilkårBasale servicefaciliteterFornyelse i landsbyerNatur og kulturarvMikrovirksomheder uden jordbrugserhverv op til ti medarbejdere og EUR to mio.Kompetenceudvikling og informationskampagne i forbindelse med gennemførelse af lokal strategiNye arbejdspladserMikrovirksomheder uden for jordbrug op til ti medarbejdere og under EUR to mio.TurismeDiversificering på jordbrugsbedrifter til ikke-jordbrugsaktiviteterBasale servicefaciliteterSmå og mellemstore fødevarevirksomheder (op til 250 ansatte og EUR 50 mio.)Kompetenceudvikling og information i forbindelse med gennemførelse af lokal strategiTværgående projekterAndre puljerTværgåendeSamarbejds-projekterSundhed ogforebyggelseKommunal medfinansieringAnsøgerkredsAlmennyttige foreningerFornyelse i landsbyerKompetence-udviklingOffentlig myndighederIkketilskuds-berettigedeprojekter/aktiviteterEngangseventForanalyserMarkedsføringKompetenceopbygningKravSkiltningOffentlige tilladelserKrav om tydelig adskillelse eller helt ensKrav om udfyldelse af samarbejdsaftale. Registrering i EU-Kommissionens database. Sikre alle har fået tilsagnKrav til projekter der har fået tilsagn om midler fra MBBL eller sundhed og forebyggelseKrav til projekter der har fået tilsagn fra pulje for kommunal medfinansieringKrav til almennyttige foreningerKrav om at tilskud til fornyelse i landsbyer ikke søges af enkeltpersoner og virksomheder.Krav om at tilskud til kompetenceudvikling og informationskampagner kun søges af bestyrelserne for de lokale aktionsgrupperKrav om ikke-tilskud til kommunale opgaverKrav om ikke tilskud til engangsevents eller særlige krav til ”eventlignende”Krav om max. 15% af udgifter må gå til forundersøgelserKrav om særlige regler for markedsføringKrav om særlige regler for kompetenceopbygningKrav om overholdelse af skiltningsreglerKrav om indhentelse af offentlige tilladelserVurderingFejlrate/udfordringerPrioritering – fokuspå at forenkle krav
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
109
VurderingLAVHØJ
Prioritering
Appendiks D: Prioritering af områder for regelforenkling (1/2)OmrådeKrav
- brutto liste med krav -Ikke støtte til køb af fast ejendom, herunder jordIkke støtte til driftsudgifterIkke støtte til planlægning, forundersøgelserIkke støtte til udgifter afholdt uden for projektperiodeIkke støtte til leasing/lejeIkke støtte til finansiering, revision, advokatIkke støtte til aktiviteter som tilsagnshaver er forpligtiget til at gennemføre i medfør anden lovgivning
VurderingHyppighedFejlrate/udfordringer
Prioritering–fokus på atforenkle krav
Tilskud tiludgifter
Ikke tilskuds-berettigedeudgifter
Tilskudsberettigede udgifter
Krav i forhold til indkøb af vin og spiritus (fx weekend)Krav om tilskud til fortæring (i begrænset omfang)Krav til transportudgifterKrav om specifikationsniveauKrav til fakturaKrav til revision af afholdte udgifter
Tilstrækkelig specifikation afudgiftsposter
Krav tilBrugt udstyrKun ved erklæring fra sælger, om det ikke har været søgt tilskud de sidste syv år. Ikke for små og mellemstore fødevarevirksomhederdokumentationafKonsulentbistand Krav til konsulentbistand: Kun til projekt. Ikke selve ansøgningen/Alle konsulentudgifter skal være indeholdt i timepris/Konsulentbistand skal tydeligttilskudsberettigefremgå/Opgave skal tydeligt specificeres/Ikke selvstændige rejseomkostningerde udgifterLøn til personaleVirksomhedsmedarbejdere/medlemmer kan ansættes i projekt, og udgifterne kan indgå som tilskudsberettigede udgifterKrav til lønomkostninger: Virksomhedsejer eller privat ansatte kan ikke ansætte sig selv/Skal være timeløb og ansættelsesperiode/Skal være skriftligaftale/Angivelse af arbejdsopgaver, timepris og timer/Udefrakommende skal ansættes i virksomheden. Skal kunne fremvise lønsedler fravirksomheden/Ansøger skal fremsende ansættelseskontrakter for projektansættelse senest på udbetalingstidspunktet. Skal fremgå af tilsagn/LAG- koordinatorkan godt være ansat/men ikke ekstern konsulentFrivilligt arbejdeMuligt at opgøre værdien af frivilligt arbejde som en del af tilskudsgrundlaget og projektholders egenfinansiering.Krav til frivilligt arbejde: Definition af projekter med alment karakter (skal have tilsendt vedtægter)/Kommercielle projekter kan ikke få tilskud/Frivillige skal stårimeligt i forhold til projektets formål og omfang/Mødeaktiviteter max. 20%/Definition af frivilligt arbejde/Ej muligt både at udføre frivilligt og lønnet arbejdet/Derskal anføres tumeregnskab for hver enkel person: titel på projekt, navn, dato, antal timer, arbejde og opgaver DKK 100 pr. ti me/Må ikke udgøre mere end 50%af samlede udgifter/Kan ikke forhøjes ved budgetændringer med mere end 10%/Kan ikke træde i stedet for offentlig medfinansiering
UdbudsreglerRimelige priserMomsFinansieringOverfinansieringIndtægterMedfinansieringSanktioneringved fejl10% ændringer
Krav til overholdelse af udbudsreglerKrav til timelige priser: Udspecificering af alle poster/To tilbud/Forklaring hvis billigste/Begrundelse hvis kun et tilbud/Relevans (kontorstol i forskellige miljø)Overholdelse moms (delvis momsfritagelse)Den samlede finansiering af et projekt må ikke overstige projektets samlede udgifterIndtægterne skal oplyses ved slutudbetalingstidspunktetKrav om reglerne i relation til dokumentation for medfinansieringKrav om at skal have ændringsansøgning ved 10% ændringer
3% sanktionering Krav om sanktioneringPA CONFIDENTIAL – Between PA and NAERved 3% fejl� PA Knowledge Limited 2013
110
Appendiks E: Illustrative faktatjek i forbindelse med forenklingsforslag (1/2)PROJEKTSTØRELSER – MULIGHED FOR INDLÆGGELSE AF MIN. GRÆNSER
Antal projekter (FLAG+LAG)fordelt på projektstørrelse i DKKKun 1% af indkomne projekter inuværende projektperiode erpå mere end 1.000.000 DKK400013 15 10 6 1122 22 1417 4 3 1 1 3 1 2 21 1 111 14 11 2 0 7
3500114113
51
92
Scenarier:Scenarier for indlæggelse afminimumsgrænser forprojektstørrelser:•Min. 50.000:3581 afindkomne projekter i løbetaf nuværendeordningsperiode ville faldefor grænsen. Dvs. at kun4% af indkomne projekterville leve op tilminimumsgrænsen.Min 10.000:1648 afindkomne projekter i løbetaf nuværendeprojektperiode ville falde forgrænsen. Dvs. at 56% afindkomne projekter villeleve op tilminimumsgrænsen3000
253313
2500Antal projekter
444
2000
553
3749
1500900
10000
•
500
Min. 50.000 DKKMin. 10.000 DKK
00-5000050001-100000100001-150000150001-200000200001-250000250001-300000300001-350000350001-400000400001-450000450000-500000500001-550000550001- 600000600001-650000650000-700000700001-750000750001-800000800001-850000850001-900000900001-950000950001-10000001000001-10500001050001-11000001100001-11500001150001-12000001200001-12500001250001-13000001300001-13500001350001-14000001400001-14500001450001-15000001500001-15500001550001-16000001600001-16500001650001-17000001700001-17500001750001-18000001800001-18500001850001-19000001900001-19500001950001-20000002000001-20500002050001-21000002100001-21500002150001-'22000002200001-22500002250001-23000002300001-23500002350001-24000002400001-245000024500001-2500000MoreTotalProjektstørelse i DKK
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
111
Appendiks E: Illustrative faktatjek i forbindelse med forenklingsforslag (2/2)GENNEMSNITLIG UDBETALING PER ANSØGNINGGennemsnitlig udbetaling/rateudbetaling per årkr.100.000,00Gennemsnitligudbetaling/rateudbetaling i DKKkr.90.000,00kr.80.000,00kr.70.000,00kr.60.000,00kr.50.000,00kr.40.000,00kr.30.000,00kr.20.000,00kr.10.000,00kr.-200820092010201120122013kr.87.082,49kr.61.112,83kr.63.584,60
•
Beløb per udbetaling/rateudbetaling varvæsentligt højere i 2008 end i de efterfølgendeordnings år – (ca. 49% højere i gennemsnit)Gennemsnitligt beløb perUdbetaling/rateudbetaling på 280 mio. puljen ervæsentligt højere end på de andreordningsområder – dog er der også tale emvæsentlige lavere antal projekter (2 i alt)Laveste gennemsnitligeudbetaling/rateudbetaling findes påsamarbejdsprojekter
kr.58.060,78
kr.53.647,10
kr.56.309,96
•
Gennemsnitlig udbetaling/rateudbetalingi DKK
•
kr.2.000.000,00kr.1.800.000,00kr.1.600.000,00kr.1.400.000,00kr.1.200.000,00kr.1.000.000,00
Gennemsnitlig udbetaling/rateudbetaling per ordningsområde påLAG per år
kr.800.000,00kr.600.000,00kr.400.000,00kr.200.000,00kr.-20082009280 mio Nye arb.+atr.leve LDP TotalNye arb.plads + Attrak lev LDP Total2010201120122013Bæredygtig Udv. Fiskeriomr EFF TotalSamarbejdsprojekter SLAG LDP Total
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
112
Appendiks F: Billeddokumentation af workshop
Billeddokumentation af workshop. Fokus for dagen var at arbejde med forslag til regelforenkling samt identificereforbedringsmuligheder af ansøgningsgrundlag.Deltagere: NAER, MBBL samt repræsentanter fra LAG-enheder
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
113
Appendiks G: Dokumentation af interviews med andre EU-lande (1/4)FormålAt indsamle input omkring, hvorledes udvalgte EU-lande håndterer de identificerede komplekse krav på LAG-området.TilgangDer er afholdt to telefoninterviews med repræsentanter administrationen i henholdsvis Holland og Sverige.Fokus på Holland og Sverige er fastlagt med involvering af relevante interessenter i NAER og bygger på en betragtning om, at disse lande ersammenlignelige med Danmark.OutputInterviewet fokuserede på identificerede komplekse krav på LAG-området med særlig fokus på at undersøge muligheder for forenklinger samt testehypoteser for mulige forenklingstiltag.Ud over kvalitative input til forenklinger af regelgrundlaget blev en række relevante dokumenter indsamlet. Disse er delt med relevante interessenter iNAER med henblik på at inkludere disse i det fremadrettede arbejde med udvikling af forenklinger.
Land
Kontaktdetaljer
Dokumenter
Sverige
•••
Instruks om ændringer i budgetposterInstruks omkring dobbelt finansiering og medfinansieringInstruks vedrørende vurdering af rimelige priser
Holland
Fieke VosSenior Advisor Paying AgencyDLG Government Service for Land and Water Management+31 631931277Mail:[email protected]
•
Eksempler på tilsagnsbreve
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
114
Appendiks G: Dokumentation af interviews med andre EU-lande (2/4) –HollandOmrådeBeskrivelseAnsvaret er i Holland fordelt imellem:•Regionerne (11 ud af 12 regioner har valgt at implementere LAG)•LAG-enhederne i de enkelte regioner (alt i alt 32 LAG-enheder i hele Holland; LAG laver lokal strategi og udvælger projekter og har ansvaret for at støtteansøgere i ansøgningsprocessen med henblik på at lave ansøgninger, der kan gå igennem kontrollen)•DLG-gruppe (yder support til den administrative del af ansøgningsprocessen til regionerne/LAG; Regionalt organiseret – der sidder en person i hverprovins, som støtter de regionale LAG’er; tager personligt ud og informerer; modtager ansøgninger og laver det første tjek for at sikre, at ansøgningen erkorrekt, før den sendes videre til udbetalingsorganet og legalitetskontrol)•Udbetalingsorganet (legalitetskontrol – tjekker at ansøgningen er støtteberettiget under EU)••••••Overvejer at indføre mere styrede ansøgningsperioder for at have kontrol med, hvornår der kommer ansøgninger indModtager ikke ‘forkerte’ ansøgninger, men skal stadig efterspørge yderligere information på mange ansøgninger som del af legalitetskontrollenTjekker alle bilag – der mangler noget i 9/10 ansøgninger, som de skal kontakte ansøger forLAG’erne er blevet mere erfarne, og det kan de se i ansøgningernes kvalitetJo tidligere i processen de får støtte, jo bedre ansøgninger kommer der ud af detDLG afholder møder for alle, der har fået godkendt et tilsagn/står til at skulle søge om udbetaling med jævne mellemrum og informerer om, hvad de skalvære opmærksomme på i ansøgningerFieke mener, at de har udnyttet ca. 70% på nuværende tidspunktSagsbehandlingstiden på LAG er i Holland også længere end på andre ordninger (behandling af udbetaling tager mellem fire og otte timer)Sammenlignet med projekternes størrelse opleves administrationsomkostningerne som meget høje pr. projektFørst implementeret i Holland i det seneste år som følge af kritik ved revision – mødte stor modstand ved implementeringSendte breve til alle ansøgere igennem provinserne, der beskrev, hvad ændringen var, og hvilken betydning det fikDette har virket i forhold til at få accept af og kendskab til reglen, men det er stadig en meget besværlig regel at administrereSagsbehandler kun den del af større projekter, som de støtterTilsagn: Ved projekter med anden offentlig medfinansiering skal der på tilsagnstidspunktet være godkendt støttebetaling eller en mail, der viser, at støttenvil kommeUdbetaling: Udbetaler det fulde beløb (også anden offentlig medfinansiering) og inddriver den nødvendige anden offentlige medfinansieringsdel ved andreoffentlige institutioner på vegne af ansøger (dette er meget tungt administrativt, bruger pt. to FTE på dette)En provins har valgt at indføre minimumsgrænser på projekter, der kan opnå støtte under LAG – grænsen går på EUR 50.000. Her kan mindre projekter fåstøtte under andre ordninger
Organisering af LAG-området i Holland
AnsøgningstidspunkterAnsøgningernes kvalitetnår de nårlegalitetskontrol
Støtte til LAG
Evne til at udnytterammenSagsbehandlingstiden(leadtime)Implementering af 3%-reglen ved udbetalinger(art. 30)Støtte til delprojekterOffentligmedfinansiering
•••••••••••••
Minimumsgrænser påprojektstørrelser
Der er store forskelle på tværs af regionerne, når det kommer til tilsagnsbrevets indholdI betalingsorganet henviser de til projektbeskrivelsen i tilsagnsbrevet og giver tilsagn til realisering af projektet i henhold til projektbeskrivelsenDog stadig udfordringer, når et projekt ikke følger projektplanen (fx opførsel af musikhus i mindre by søgte støtte om opførsel af huset, huset endte medTilsagnsbrevetikke at blive opført, fordi borgerne modsatte sig dette, men der var brugt en del udgifter på projektet allerede, men da tilsagnsbrevet kun gik på udgifter tilPA CONFIDENTIAL – Between PAopførsel, kunne disse ikke støttes – ifølge Fieke burde man115and NAERi tilsagnsbrevet have skrevet, at det var tilsagn om ‘støtte til opførsel af huset og drift af� PA Knowledge Limited 2013projektet’)
Appendiks G: Dokumentation af interviews med andre EU-lande (3/4) –SverigeOmrådeBeskrivelse••Organisation•Ansvaret for LEADER ligger under board og agriculture. Her har de fordelt ansvaret på henholdsvist deres ’paying agency’ (ansvarlig for legalitetskontrolog udbetalinger) og ’operation management authority’ (ansvarlig for at fortolke EU-lov til national lov, operationalisering og krav).‘Operation management authority’ er ansvarlig for at kommunikere lovkrav mv. til LAG-enhederne. LAG-enhederne er ansvarlige for at identificereprojekter, promote LEADER-ordningen som støttemulighed. Derudover er LAG ansvarlig for at skrive ansøgningen og støtte op om driften af projekterne isamarbejde med ansøger.Regionerne har hvert deres ’country board’, som er ansvarlig for kvalitetstjek af ansøgningerne, før de går til det ’paying agency’. Det er desuden ‘countryboard’, der fastlægger, hvorvidt et projekt er støtteberettiget, samt hvilket støttebeløb projektet er berettiget til. Dvs. det er her, al bilagskontrol mv.foretagesSikre, at alle i systemet har den rigtige og samme information – en udfordring grundet løbende ændringer og mange led, som der skal kommunikeres tilPraktisk operationalisering af lav grundlag – udfordrende at definere klare rammer for, hvorledes krav skal implementeresSikre dokumentation – hvorledes dokumenteres beslutninger, vurderinger mv. på en måde, så dette godtages af revisionenAnsøgningsprocessen er fuldt digital i SE. Det er ’operating management authority’, som ejer it-systemet, der understøtter ansøgningen, og det er disse,der er ansvarlige for at stille et system til rådighed, som LAG-enhederne kan gøre brug af.It-systemet har indbyggede tjek, som gør det svært at indsende en forkert ansøgning.
Hovedudfordringer
••••
Digitalisering•
Professionalisering afLAGAnsvar for denkorrekte ansøgning
••••••
Systematisk uddannelse flere gange om året (ansvarlig er ’operating management authority’ i 1) krav til udbetalinger 2) fokusområder i lovkrav, der skalhave særlig opmærksomhed i ansøgninger 3) drift af LAG 4) brug af it-system og de indbyggede tjekLAG-enhederne er ansvarlige for, at ansøger har det rette grundlag, inklusive direkte hjælp til udfyldning af ansøgning.LAG-enhederne er i høj grad ansvarlige for at sikre kvalitet af ansøgninger, før disse sendes (her tjekker country boards kun særlige fokusområder)Country boards er i høj grad ansvarlig for ansøgninger om udbetaling – sikre kvalitet af disse, før de indsendes til paying agencyLAG sikrer, at ansøgning er korrekt udfyldtAnsøgning indsendes til country board. Her gennemgås al dokumentation og alle bilag (særligt på i udbetalinger), hvad der svarer til SB1 i DK. Det skaldog understreges, at ansøgninger, der rammer countryboard, er meget svingende i kvalitet, og at country boards bruger meget tid på indhentning afyderligere oplysninger fra LAG og ansøger.Når ansøgningen er færdigbehandlet, og et tilsagnsbeløb/udbetalingsbeløb er fastlagt, sendes ansøgningen til udbetalingsorganet til legalitetskontrol.Paying agency ser kun på støttebeløbet og godkender dette. Paying agency står for kontrol – udvælger stikprøver, hvor de sender en kontrolgruppe ud tilcountry boards og LAG-enheden og tjekker projektet igennem.LAG er ansvarlig for, at budgettet er komplet, og country board står for kontrollen af bilag mv.Udgifter under SEK 5000 – skal ikke dokumentere rimelige priserFuld bilagskontrol i country boards – dokumenterer dog kun større bilag (kunne ikke få en nærmere beskrivelse af, hvad det dækkede over)Benyttes ikke i SEDe modtages en stor del ansøgninger om meget små projekter
Ansøgningsproces•••••••
Kontrol af budgetterog rimelige priserBegrænsninger påprojektstørrelser
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
116
Appendiks G: Dokumentation af interviews med andre EU-lande (4/4) –SverigeOmrådeBeskrivelse••••Projektændringer•••••••Frivilligt arbejde•••Der modtages ansøgninger om tilsagn og udbetalinger hele åretDer udbetales hver måned (bortset fra i juli): country boards samler alle udbetalinger og sender til paying agency inden den tiende i hver måned, hvorefterpaying agency ved, hvor mange udbetalinger der skal håndteres inden den tiende i næste måned. Det gør det muligt at planlægge måned for månedAntallet af udbetalinger hver måned varierer meget, idet der er langt flere om sommerenIkke alle ændringer skal godkendes – nogle kan foretages af LAG-enheden, hvis det vurderes projektets karakter ikke ændres (de jeg talte med, kunne ikkesige præcist, hvilke ændringer det drejede sig om)Ved ansøgning om yderligere udbetalt støtte skal der dog indsendes ny ansøgningDer udfyldes en finansieringsplan i it-systemet for alle projekterDenne udregner automatisk % støtte samt behov for medfinansieringDet enkelte projekt skal så finde støtte svarende til den udregnede procentOfte har LAG-enheden en forhåndsaftale med den lokale kommune om støtte (der er afsat en pulje), som de kan bruge til at dække procenten uden at skullesøgeDer er netop indført nye regler for tjek af double funding – de jeg talte med, var ikke meget inde i det endnu, men vi har modtaget dokumentet, der beskrivertilgangenFastsat til SEK 75 pr. time, medmindre den frivillige udfører et stykke arbejde, som normalt lønnes højere. I så fald kan støtte for frivilligt arbejde hæves til,hvad der vurderes som rimeligtFrivilligt arbejde bruges som del af den private finansiering af projektetDer er krav om, at frivilligt arbejde bør udgøre 30% af den private finasieringSE er udfordrede, når det kommer til at indføre gode krav til at tjekke udbudsregler. Arbejder med ny tilgang på nuværende tidspunkt
Perioder for udbetalinger
Projektfinansiering
Udbud
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
117
Appendiks H: Sagsbehandlingstider ved projektets startSagsbehandlingstider pr. 15 maj 2013
Gennemsnit af Liggetid
Antal af JournalNr
G
Tilsagnsansøgning
Tilsagnsansøgning
Tilsagnsændring
Tilsagnsændring
Rateudbetaling
Rateudbetaling
Projektændring
Projektændring
Slutudbetaling
Slutudbetaling
Grand Total
Grand Total
571841015131269
280 mi o Nye a rb.+atr.l eve LDPBæredygti g Udv. Fi s keri omr EFFNye a rb.pl a ds + Attra k l ev LDPSa ma rbejds projekter SLAG LDPGrand Total
24694385381391
17743 185341 49 139 140423 188 144 152527279 850411 184 145 154
330252505287
177190204438203
280 mi o Nye a rb.+atr.l eve LDPBæredygti g Udv. Fi s keri omr EFFNye a rb.pl a ds + Attra k l ev LDPSa ma rbejds projekter SLAG LDPGrand Total
112 53572 24 1 37 102 18 18441 147 36 281 463 47 10151251 41345 174 37 325 619 69 1269
Grand Total
Klage
Klage
28BNSaG
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
118
Appendiks I: Fejlregistrering i sagsbehandlingen (1/4)- Beskrivelse af tilgang -Formål•At identificere fokusområder for forbedringer af ansøgningsgrundlaget ogførste sagsbehandling.
- Visualisering af output -
Løsningen skal sikre:•Overblik over gængse fejl og mangler til brug i forbedring afansøgningsmateriale•Overblik over fokusområder for intern løbende forbedring afsagsbehandlingen.Leverancer••Udarbejdelse af tilgang og konkret fejlregistreringsskemaRegistrering og opsamling af fejl.
Personlig fejlregistrerings-skema udfyldt af hver enkeltsagsbehandler i perioden frauge 24 til og med uge 32
Beskrivelse
•
•••
Hver sagsbehandler i modtagergruppen, tilsagnsgruppen ogudbetalingsgruppen har hver uge registreret i personligtfejlregistreringsskema:–Antal nye ansøgninger behandlet–Antal eksisterende ansøgninger behandlet–Antal afsluttede sager–Antal fejl pr. typeDet anbefales, at registreringsskemaet opdateres løbende med nye fejltyper,som identificeres som væsentlige at måle (fx er brugt udstyr)Resultaterne tastes i samleark og omsættes til grafiske overblik over gængsefejltyperDet anbefales, at resultaterne benyttes som input til den definerede fællesforbedringsproces (område 2) samt til fokuseret kvalitetssikring imellem SB2og SB1 (område 4).
Opsamling afregistreredefejl ogvisualisering afgængse fejl ogmangler
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
119
Appendiks I: Fejlregistrering i sagsbehandlingen (2/4) – ModtagergruppenDETALJEREDE RESULTATER AF FEJLREGISTRERING PÅ LAG-ANSØGNINGER I MODTAGERGRUPPEN
Fejlregistrering: Modtagergruppen, tilsagn, uge 25 - 32ANDET (projektbeskrivelse, bilagsoversigt, kvitteringsbrev)Pkt. P ikke udfyldtPkt. M ikke udfyldtPkt. L ikke udfyldtMoms2 tilbudRimelige priserSpecifikation af budgetposterKonsulenterProjektansatteFrivilligt arbejdeOffentlig medfinansieringplacering i IndsatsområdeCVRIgangsættelsesdatoProkuraUnderskrift i ans. skemaVedtægter
0%
5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
120
Appendiks I: Fejlregistrering i sagsbehandlingen (3/4) – FagteametDETALJEREDE RESULTATER AF FEJLREGISTRERINGER I SB1
Fejlregistrering: SB1 tilsagn, uge 25 - 32ANDET (ikke støtteberettiget,lejekontrakt, budgetramme overskredet,…Pkt. P ikke udfyldtPkt. M ikke udfyldtPkt. L ikke udfyldtMoms2 tilbudRimelige priserSpecifikation af budgetposter
Fejlregistrering: SB1 Udbetalinger, uge 25 - 32ANDET UDBETALINGSanktionUdfyldelse af likviditet i BTASEffektLogoSkiltningMomsUdgifter i forhold til budget (10% regel)faktura fejl
KonsulenterProjektansatteProjektansatteKonsulenterFrivilligt arbejdefrivilligt arbejdeOffentlig medfinansieringplacering i IndsatsområdeCVRIgangsættelsesdatoProkuraUnderskrift i ans. skemaVedtægterSlutrapportOffentlig medfinansieringBilag 2Særlige vilkår i tilsagnetDatoBesigtigelsesrapportRevision
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
0%
2%
4%
6%
8%
10% 12% 14% 16% 18%
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
121
Appendiks I: Fejlregistrering i sagsbehandlingen (4/4) – KvalitetssikringDETALJEREDE RESULTATER AF FEJLREGISTRERINGER I SB2
Fejlregistrering: SB2 Tilsagn, uge 25 - 32ANDET (mangler tilsagnsbrev,fejl i sagsfanen, lejekontrakt, tro og love erklæring,…Pkt. P ikke udfyldtPkt. M ikke udfyldtPkt. L ikke udfyldtMoms2 tilbudRimelige priser
Fejlregistrering: SB2 Udbetalinger, uge 25 - 32ANDET UDBETALING (underskrift, bilag ej tjekket,forkerte bilag, begrundelse for reduktion mangler)SanktionUdfyldelse af likviditet i BTASEffektLogoSkiltningMomsUdgifter i forhold til budget (10% regel)
Specifikation af budgetposterfaktura fejlKonsulenterProjektansatteProjektansatteKonsulenterFrivilligt arbejdefrivilligt arbejdeOffentlig medfinansieringplacering i IndsatsområdeCVRIgangsættelsesdatoProkuraUnderskrift i ans. skemaVedtægterSlutrapportOffentlig medfinansieringBilag 2Særlige vilkår i tilsagnetDatoBesigtigelsesrapportRevision
0%
5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
122
Appendiks J: Analyse af komplekse sager (1/2)Titel
xxx
beskrivelse
Varighed
Antalakter
Kompleksitet
Musik over Præstø Fjord(3693-11-2675)
(udbetalingssag)Projektet omhandler opførslenaf en offentlig dansebane tilbrug ved årligttilbagevendende nordisksynge-danse-spille festival
Projektperiode:1.01.2011-1.11.2011Sagen afventer pt.Yderligere oplysninger forat kunne færdiggørebehandlingen afudbetalingen
•
69•
•
Ikke klare krav til sagsbehandlingen gør det nødvendigt at vurdere projektetfrem for at foretage ren legalitetskontrol: Udbetalingen blev afvist grundetmanglende ansøgning om væsentlig ændring af projektet (dansebanen blevopført på anden adresse). Sagsbehandler blev bedt om at se bort fra dette oggenoptage behandlingenAnsøger er blevet vejledt omkring udgifter på en måde, som nu gør det umuligtat dokumentere disse i henhold til krav til sagsbehandlingenDer ansøges om en række udgifter, som ikke er del af tilsagnet
Østhallen i Simested,landsbyliv, stedet forbørn, unge og voksne ialle aldre(32407-12-3666)
(Udbetalingssag)Projektet omhandler opførslenaf en åben hal til samling aflandsbyens idræts- ogkulturelle aktiviteter
Projektperiode:31.01.2011-1.01.2013Afventer pt. Redegørelsefor mangler fra Center forkontrol
36
Projektet blev udtaget til fysisk kontrol, og denne kontrol godkendte projektet tiludbetaling uden anmodninger. Dog har sagsbehandlingen identificeret fleremangler vedrørende:•Opfølgning på særlige vilkår i tilsagnet•Dokumentation af anden offentlig finansiering•Overholdelse af fakturareglerLegalitetskontrollen bliver nu presset af ansøger for at udbetale på baggrund afgodkendt kontrol, imens der stadig afventes redegørelse for mangler fra center forkontrolOpretholdelse af rimelige priser: en udgift til etablering af køkken er over 15000 ogskal dermed dokumenteres med to tilbud. LAG og ansøger mener ikke, dette errelevant og modarbejder.Mange manglende oplysninger på sagenIndsendte oplysninger lever ikke op til, hvad der efterspørges••Mange ændringer i krav siden sagens begyndelse, herunder krav om to tilbudAnsøger har tidligere modtaget påtænkt reduceret høringssvar for at havefejlagtigt søgt under små- og mellemstore fødevarevirksomheder’ dette blevændret til ‘turisme’ (indstillet 19 nov. 2013, afgørelse marts 2013)Mangler identificeret løbende, med mange korrespondancer om yderligereoplysninger til følge. Lange svartider fra ansøger (fx første forespørgsel 9.februar blev besvaret 7. juni 2012). Ansøgningen er stadig mangelfuld i form afflere manglende bilag til budgettet, og der blev senest rykket for yderligereoplysninger 18.03.2013Afventer nu juridisk afklaring: Kan ikke vurdere, hvorvidt projektet vurderesunder lille deminimis eller store deminimis forordning (er ansøger et jordbrugeller en fødevarevirksomhed). Hvis det er den lille, skal ansøger have afslag påtilsagn
Etablering afprofessionelle billede-ogkunstskoleaktiviteter iMalergården(32407-12-4382)
(Tilsagnssag)Etablering af faciliteter tilintensive kunstskoleforløb forbørn og voksne i traditionsrigmalergård
Projektperiode:01.03.2013-30.09.2013(ansøgning i 2012 -Tilsagn givet 7 maj)
6
Undervisning ogfremstilling af vin – HolmVineri(3694-11-3458)
(Tilsagnssag)Etablering af demonstrations-salgs og fremstillingsfacilitetertil brug ved fremstilling,vinsmagninger, undervisning,workshops mv.
Projektperiode:1.06.2011-1.06.2013(Ansøgning modtaget 22dec. 2011, behandlingpåbegyndt 8 fed. 2012.Afventer pt. Juridiskafklaring siden 6 juli 2013)
•28•
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
123
Appendiks J: Analyse af komplekse sager (2/2)Titel
xxx
beskrivelse
Varighed
Antalakter
Kompleksitet
••(Udbetalingssag)Per Kirkeby-udstilling afakvareller foretaget underekspedition til Grønland i 2009Projektperiode:01.12.2011-1.04.2012(udbetalingssagundervejs)•23•••••(Tilsagnssag)Planlægning af politiskfolkemøde på Bornholm meddeltagelseProjektperiode15.05.2012-15.04.2014Afventer pt. yderligereoplysninger•••
En passion for Grønland(3693-11-3252)
Projekt af meget begrænset omfang, som der er brugt ufærdsmæssigt mangeressourcer på at behandle (DKK 9.445)Der er blevet rykket for afgørelse i tilsagnssagen 16. januar 2012 – dette blevsendt til ministeren og MBBL, og der måtte redegøres for sagenDer blev i første omgang søgt om tilskud under fejlagtige ordninger samt søgt omtilskud til udgifter afholdt før projektperiodenLAG godsagde et meget højere beløb, end der rent faktisk kan ydes støtte til,givet lovkravEt stort antal korrespondancer med LAG og ansøger grundet manglendeoplysninger samt lange svartider fra ansøgerSagen har ligget stille siden 1. november 2012 hvor dokumentation til udbetalingblev indsendt, og ansøger rykker nu for afgørelseProjektet er oprettet to gange ved NAERAnsøgningsprocessen var kompleks, da der blev bedt om kvittering påmodtagelse af ansøgning uden bilag umiddelbart forud for afholdelse af mødet,senere blev ansøgningen ændretDer er bedt om redegørelse fra MBBL på sagenLAG og ansøger har ikke styr på, hvad der indsendes hvornårSagen er stadig ikke fuldt oplyst – de oplysninger, der tilvejebringes, lever ikke optil sagsbehandlingens krav, der vedhæftes gentagende gange forkerte versioneraf ansøgninger og bilag
Et folkeligt folkemøde2012(32407-12-v-3875)Optimering af Allingesom værtsby forFolkemødet 2012(32407-12-3876)
10
Besøgsfaciliteter vedGuldbæk vingård(32407-13-4737)
(Tilsagnssag)Etablering af café/mødelokale/restaurant ved nyetableretvingård til brug ved kurser ogevents med formål at skabe nyattraktion for vinturismeEtablering af færgehavn medhenblik på at nedbringeoverfartstiden til fra Samsø tilSjælland inkl. udgravning afhavnen og klapningsarbejde
Projektperiode :1.04.2013-1.04.2014(Sag modtaget 30. maj,afventer pt. afklaring frafagsekretariat)Projektperiode1.01.2013- 1.01.2015Ansøgning sendt 30.november 2012,ansøgning er nu trukkettilbage pr. 22. maj 2013
2
Behov for principiel afklaring på støtteområde – kan en vingård støttes, eller går detteind under landbrug, som ikke kan støttes
••
Etablering af færgehavnpå Samsø(32408-12-200M-063)
5
••
280 mio. pulje – søger om 2,9 mio.8. maj 2013: Høringsbrev om afslag til projekt, da det vurderes at være enoffentlig opgavePå trods af dette er ansøgningen blevet behandlet over flere omgangeSamsø LAG har nu søgt om tilskud til en forundersøgelse omkring en nyfærgehavn – denne afventer afgørelse fra fagsekretariatet
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
124
Appendiks K: Analyse af sagers statusskift i BTASSTATUSSKIFT I BTAS- Statusskift i BTAS -BeskrivelseGrafen viser udviklingen af statusskift på LAG-områdetDen viser en klar stigning i antallet af statusskift.Særligt er der tale om en bemærkelsesværdig stigning afstatusskift under støtteområdet for nye arbejdspladser ogattraktive levevilkår (stigning på 54% fra 2010 til 2012)Forklaring på stigningAntal statusskif foretaget600Samarbejdsprojekter SLAGLDP
- Visualisering -
500Nye arb.plads+ Attrak levLDP
Ifølge interviews med BTAS-gruppen er stigningen i statusskiftuforholdsmæssig i forhold til stigningen i sager pr år.Repræsentant fra BTAS-gruppen mener, at stigningen skylderde indførte ændringer i løbet af ordningsperioden, som harbidraget til at komplicere sagsforløbet yderligere end førstantaget, hvorfor sagen ikke længere følger det fastlagte flow iBTAS, og der er behov for statusskift.RessourceforbrugIfølge interview med BTAS-gruppen benyttes der ca. et ÅV på atforetage statusskift for alle ordninger i NaturErhvervstyrelsen.Ifølge repræsentant fra BTAS-gruppen foretages der langt flerestatusskift pr. sag på LAG-området end på de andrestøtteordninger.
400
300
BæredygtigUdv.FiskeriomrEFF280 mio Nyearb.+atr.leveLDP
200
100
0200820092010201120122013
Kilde: Økonomi. Dataregistreret pr. 4. juni 2013
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
125
Appendiks L: Tjeklister til understøttelse af standardproces forsagsbehandling
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
126
Appendiks M: Retningslinjer for brug af tjeklister – til sagsbehandler- Principper for brug af tjeklister -- Gode råd i forhold til sagsbehandlingsprocessen -Listen er kontinuerligt under udvikling – giv relevantfeedback videre til teamlederen
1.Tjeklisten følges kronologisk og udfyldes undervejs medresultat af tjek2.Afsluttede tjek underskrives med sagsbehandlers initialer3.Der henvises til tjeklister i dokumentation af vurderinger,så disse let genfindes4.Tjeklisten vedlægges sagen, så næste sagsbehandlernemt identificerer sagens status5.Ved overtagelse af sager betragtes tjek markeret i listensom gennemførte som afsluttede, og disse genbehandlesikke6.Ved relevant tjek opsamles fejl og mangler, og proces forindhentning af yderligere oplysninger følges7.Ved kvalitetskontrol sikrer SB2 sig, at alle tjek på listen ergennemført.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
127
Appendiks N: Tilgang til kvalitetssikring – for sagsbehandler- Principper for kvalitetssikring -- Gode råd i forhold til SB2 -Fejlregistreringen i SB2 benyttes til at identificeresystematiske fejl og danner grundlag for SB2’skvalitetstjekDer fastsættes fokusområder for SB2 på baggrund afgængse fejl registreret som del af fejlregistreringen. Givaltid din kollega feedback på en respektfuld mådeSørg altid for, at din kollega har forstået feedbackenVed identificerede systematiske fejl kan praktisk oplæringi dette punkt benyttes til at sikre, at SB1 forbedres.
1.Tjek at SB1 har været igennem alle tjek i denrelevante tjekliste2.Gennemgang af sag i henhold til tjekliste for SB23.Gennemgang af særlige tjekpunkter, hvor der oftelaves fejl i SB2 – systematiske fejl bør gives særligopmærksomhed. Særlige fokusområder pånuværende tidspunkt bør være:
•••
Tilsagnsbrevet – har det det rette niveauLikviditetsbilledet – korrekt udfyldelseTilsagns/udbetalingsbeløbet – er detmatematisk korrekt
4.Skab overblik over evt. mangler i sagen5.Afrapportering/debriefing til relevant SB1 – fokuspå effektiv og konstruktiv feedback.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
128
Appendiks O: Tilgang til håndtering af komplekse sager – til sagsbehandler- Principper for behandling af komplekse sager -1.Sag identificeres som kompleks2.Sagen overdrages til sagsbehandler med særligekompetencer for problemløsning og projektledelse•3.Sagen defineres som projekt:•••Handlingsplan og deadline for afklaring defineres isamarbejde med teamlederSagsbehandleren tildeles frihedsgrader til at lukke sagensåsom face to face-support af ansøgerVed behov for principiel juridisk afklaring sikres øgetadgang til juridisk support og sparring••- Gode råd ved behandling af komplekse sager -Teamlederen har ansvaret for at definere, hvornår en sag erkompleks, samt for at delegere sagen til sagsbehandler medde rette kompetencerLAG/koordinator bør inddrages så vidt muligt i at understøttesagens afslutningDet bør sikres, at læring og beslutninger af generel karakterdeles med hele teamet på ugentlige teammøder.
4.Teamlederen inddrages i sagens forløb og benyttes tilsparring undervejs.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
129
Appendiks P: Principper for indhentning af yderligere oplysninger – forsagsbehandler- Principper for indhentning af yderligere oplysninger -- Gode råd indhentelse af yderligere oplysninger -Koordinator/LAG skal altid være CC’et påkorrespondance med ansøgerFokus på at motivere ansøger til at indseende yderligereoplysninger så hurtigt som muligtKunderettet kommunikation – Målret kommunikation tilansøgers behov og sørg for, at ansøger forstår, hvadder efterspørges og hvorforHvis muligt, inddrag koordinator/LAG i at støtte ansøgeri at tilvejebringe manglende information inden for de todageKlar konsekvens for ansøgere, som ikke overholderfrister (ved mindre udsættelse ansøges og godkendes).
1.Fejl og mangler dokumenteres løbende i tjekliste2.Skab overblik over alle fejl og mangler i sagen føransøger kontaktes3.Forstå baggrunden for mangler, og kommuniker medansøger herefter4.Formuler en klar mail med beskrivelse af behov foryderligere oplysninger5.Ring ansøger op:
1.Informer om mail med fejl og mangler2.Afklar evt. spørgsmål til mangler3.Forklar mulighed for straks-afklaring, hvisinformationerne indsendes inden for 48 timer6.Sagen opbevares på bord i 48 timer7.Hvis manglende oplysninger indsendes inden forstraks-frist, fortsættes sagsbehandling8.Hvis manglende oplysninger ikke indsendes inden forfrist, arkiveres sag under ‘afventer yderligereoplysninger’, og almindelig rykkerproces igangsættes.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
130
Appendiks Q: Principper for overdragelse af sager – til sagsbehandler- Principper for overdragelse af sager -- Gode råd i forbindelse med overdragelse af sager -Print korrespondance med ansøger/fagsekretariat iforbindelse med stop i sagen, og læg denne øverst isagsmappen, så den næste kollega hurtigt kan orienteresig i årsagen til sagens stopBegræns stop ved at gennemføre fejlsøgning for heleansøgningen, før ansøger/fagsekretariat kontaktesStol på vurderinger foretaget af sidste sagsbehandler –hvis et tjek er markeret som gennemført i tjeklisten, børder ikke bruges yderligere sagsbehandlingstid på dette.
Effektiv overdragelse betinges af, at alle sagsbehandlere følgerden samme standardiserede tilgang til sagsbehandlingen,herunder:1.Sagsbehandler følger den relevante tjekliste kronologiskigennem sagsbehandlingen2.Vurderinger og overvejelser dokumenteres undervejes itjekliste samt i noter i BTAS:••Gennemførte tjek markeres tydeligt i listen, ogvurderinger og resultat dokumenteres i BTASTjek, som er påbegyndt, men ikke afsluttede, markerestydeligt i listen – årsag til manglende gennemførseldokumenteres tydeligt i BTAS
3.Når sagsbehandlingen stoppes, dokumenteres årsag tilstop klart og tydeligt i BTAS og tjekliste4.Når sagen genoptages, orienterer sagsbehandler sig iårsag til stop og tjekker, at denne ikke længere er relevant5.Sagsbehandlingen fortsættes.
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
131
Appendiks R: Standard for dokumentation af vurderinger – til sagsbehandler- Principper for dokumentation af vurdering -- Gode råd omkring dokumentation -Alle vurderinger og aktiviteter foretaget for at nå tiludfaldet af vurderinger, dokumenteres isagsbehandlingsfanen i BTASVed gennemgang af budgetter/bilag 2 markeres dettydeligt, hvilke linjer der er tjekket sammen medsagsbehandlerinitialerPå tjeklister indskrives resultat ud for hvert tjek sammenmed dato og sagsbehandlerinitialerNavngiv noter, så de er nemme at genfinde for næstesagsbehandlerGiv feedback på gode og mindre gode noter – hvadvirker godt, og hvad virker mindre godt, når man skalorientere sig i en sag
1.Henvis til sagsbehandlingsprocessen – hvilket tjek erved at blive foretaget(fx pålidelighedstjek)2.Kort beskrivelse af, hvorfor der skal foretages envurdering(fx uklart om to bilag er sammenlignelige)3.Beskriv hvilke aktiviteter der foretages som del afvurderingen
(fx priser på maling søges på nettet)4.Beskriv udfaldet(fx tilbud godkendes, tilsagn reduceres etc.)5.Skriv dato for vurdering6.Skriv sagsbehandlers initialer
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
132
Appendiks S: Tilgang til support – til sagsbehandler- Principper for at søge support -TilsagnSB1UdbetalingerSB1- Gode råd i forhold til afklaringer og support -Få support til at definere, hvor dybt det er nødvendigt atgå ned i den enkelte vurderingSid ikke alene med spørgsmål – søg nødvendig hjælptil at træffe beslutningerInvolver kun de mest nødvendige i afklaring af dinespørgsmålInvolver teamlederen i sagen, før fagsekretariatetinvolveresTeamlederen sikrer, at afklaringer deles med helefagteamet, hvis den kunne være generelt interessant iforhold til sagsbehandlingen.
1.Søg hjælp, hver gang du har brugt mere endtiminutterpå en vurdering2.Søg hjælp, hvis du sidder med en problemstilling/tvivl3.Følgende supportkæde bruges:
Susanne (Helene)
Sanne (Helle)
TeamlederHelle(Henrik)
TeamlederHelle(Henrik)
Fagsekretariatet
Fagsekretariatet
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
133
Appendiks T: Støtteværktøjer – til sagsbehandler- Standardformulering til indhentning afyderligere oplysninger -
- Budget-template -
- Forbedringsforslag til bilag 2 -
Inspiration til tekst til brug ved formulering afmail til ansøger vedrørende fejl/mangler iansøgninger.Dokumentet er videregivet til teamleder medhenblik på implementering
Excel-baseret template til tastning af budgetter.Templaten er fleksibel og opbygget omkringudgiftstyper. Templaten er opsat til udregning afomkostninger pr. udgiftstyper samt total budgetbeløb.Templaten er videregivet til teamleder med henblik påimplementering
Dokumentation af indsamledeforbedringsforslag til bilag 2.Forbedringsforslag er videregivet til relevantemedarbejdere i NAER, som arbejder medopdatering af udbetalingsskemaet
PA CONFIDENTIAL – Between PA and NAER� PA Knowledge Limited 2013
134
