ULØ, Alm.del - 2013-14 - Bilag 29: Henvendelse af 7/11-13 fra Sammenslutningen af Danske Småøer om placering og organisering af færgesekretariat

Gennem en årrække har foreningen Småøernes Færgeselskaber og samarbejdspartnereanalyseret fordele og ulemper ved etablering af et færgesekretariat til betjening af fær-geselskaberne. (I bilag 1 er medtaget en kort beskrivelse af Småøernes Færgeselskaber.)I januar 2011 har et udvalg under Indenrigsministeriet i rapporten ”Undersøgelse af denfremtidige organisering af færgedriften til de danske småøer” anbefalet:at der opretteset fælles sekretariat for færgedriften til de danske småøer med henblik på at skabe envidensdelings- og rådgivningsfunktion samt høste stordriftsfordele gennem indkøbsafta-ler mv. Et tværkommunalt sekretariat vil derved bidrage til at styrke den faglige bære-dygtighed og skabe de stordriftsmuligheder, som kommunalreformen på færgeområdetikke automatisk har tilvejebragt inden for den enkelte kommune.Den 16. maj 2012 har et folketingsflertal i forbindelse med justering i det kommunaleudligningssystem truffet beslutning om forhøjelse af tilskud til kommuner med øer. Enforudsætning for forhøjelsen er, at der anvendes midler til etablering af et færgesekreta-riat. Som beskrevet i rapport fra januar 2011 forventes omkostningerne ved driften afsekretariatet at udgøre 2 mio. kr.Indenrigsministeriet forvalter udligningsmidlerne. På baggrund af rapporten om færge-driften og betingelserne for det justerede udligningssystem foreslår bestyrelsen forSmåøernes Færgeselskaber at Kommunernes Landsforening bevilger 2 mio. kr. til drif-ten af færgesekretariatet og udlægning af opgavens gennemførelse til Småøernes Fær-geselskaber. Småøernes Færgeselskabers medlemmer tæller foruden færgedriften til 26småøer også 9 kommunale genvejsfærger.Notatet sammenfatter bestyrelsen for Småøernes Færgeselskabers indstilling til etable-ring af Færgesekretariatet, dets formål, opgaver, organisation og plan for etablering afdrift.1. FormålFormålet med Færgesekretariatet er at nyttiggøre og videreudvikle færgeselskaberne ogsamarbejdspartneres viden til gavn for brugere, de enkelte færgeselskaber og deresmedarbejdere samt de lokalsamfund, som færgerne betjener.Færgesekretariatet skal bidrage til Småøernes Færgeselskabers arbejde med at fastholdeog udbygge sikkerhed, arbejdsmiljø og service til gavn for udvikling af lokalsamfunde-ne på de danske småøer.1

2. Færgesekretariatets opgaverFærgesekretariatets opgaver kan sammenfattes i følgende opgaveområder:a) fælles medlemsserviceb) individuel medlemsservicec) sekretariatsbetjening af bestyrelser og medlemmerI oversigten nedenfor er vist eksempler på de væsentligste opgaver inden for opgaveom-råderne.Fælles medlemsserviceForhandling og indgåelse af indkøbsaftaler. Bistå Kommunernes Landsforening i forbindelse med over-enskomstforhandlinger.Udvikling, drift og markedsføring af jobdatabase.Etablering og drift af vidensdatabase.Informationsformidling om lovgivning, søfartsrelaterede nyheder osv.Markedsføring af danske ø- og genvejsfærger.Netværksdeltagelse i forbindelse med navigationsskoler, Søfartsstyrelsen, værfter og rådgivere.Benchmarkingopgaver i forbindelse med administration og drift af småøernes færgedrift med henblik påoptimering.Administration af udlejning af afløserfærger.

3.Færgesekretariatets organiseringPrincipSekretariatet planlægges som en mindre og effektiv serviceenhed over for medlemmerog bestyrelse.Som kriterium for organisering af Færgesekretariatet er der taget udgangspunkt i ønsketom en arbejdsdeling mellem foreningens bestyrelse og sekretariatslederen, hvor besty-relsen varetager de foreningspolitiske opgaver bistået af sekretariatet, mens foreningensdriftsopgaver primært udføres af en sekretariatsleder med daglig reference til forenin-gens formand.Færgesekretariatet bemandes, så kerneopgaverne udføres af sekretariatslederen om nød-vendigt med administrativ bistand tilknyttet som serviceydelse.LedelseI bilag 2 er udarbejdet udkast til stillingsbeskrivelse for sekretariatslederen. Færgesekre-tariatets etablering planlægges gennemført ved ”sidemandsoplæring” af forenings for-mand med støtte fra den øvrige bestyrelse.Udlagte opgaverØkonomi- og regnskabsfunktionen udlægges til ekstern varetagelse. Til varetagelse afafgrænsede faglige opgaver af engangskarakter, der er særligt ressourcekrævende, be-nyttes ligeledes ekstern forretningsservice (eksempelvis juridisk, it og øvrig rådgiv-ning).LokaliseringFærgesekretariatets geografiske placering vedtages af bestyrelsen for Småøernes Færge-selskaber.4. Færgesekretariatets budgetoverslag 2012-2015Færgesekretariatets budget for den kommende fireårs periode er angivet i hovedposter iskemaet nedenfor. Forudsætningen for budgettet er de organisatoriske rammer, der erbeskrevet i afsnit 3. Beløbene er angivet i 2012 niveau og forudsættes prisindeksregule-ret i henhold til KL-standard.FærgesekretariatIndtægterTilskud – udligningsaftaleSalg af ydelserOmkostningerGager700.000700.000700.000700.0002.000.0002.000.0002.000.0002.000.0002012201320142015

Regnskabet vil indgå i Småøernes Færgeselskabers øvrige regnskab, hvor der opkræveskontingenter for 192.000 kr. årligt. Der vil fremlægges regnskab, med revisionskontrolhvert år. Småøernes Færgeselskaber har en egenkapital på 195.000 kr., hvilket vil værenok til at dække første års underskud på sekretariatsdriften.5. SamarbejdspartnereFærgesekretariatets organisatoriske model forudsætter en fortsættelse og styrkelse afSmåøernes Færgeselskabers nuværende relationer til samarbejdspartnere blandt offent-lige myndigheder, interesseorganisationer samt private virksomheder.Nedenfor er en oversigt over Småøernes Færgeselskabers samarbejdspartnere og emne-områder.SamarbejdspartnerIndenrigsministerietKommunernes LandsforeningBilfærgernes RederiforeningDanmarks RederiforeningSøfartsstyrelsenForbundet for Offentlig Ansatte,EmneområdeRammebetingelser for færgedriftLove og reglerMedlemskabAdgang til juridisk og teknisk bistandUdformning af bekendtgørelse og regler for færgedrift. Sam-arbejde med POC (Point Of Contact).Medarbejdernes faglige organisation og forhandlingspart

Opfyldelsen af formålet for Småøernes Færgeselskaber er afhængig af positive relatio-ner til de nævnte interessenter. Færgesekretariatet vil på forenings opgaveområder værekontaktpunkt og sikre vidensopbygning, erfaringsdannelse og formidling.6. Risici og evalueringEtablering af Færgesekretariatet indebærer risici, som Småøernes Færgeselskabers be-styrelse vil være særlig opmærksom på i Færgesekretariatets første driftsår.Risici omfatter:a) fejlrekruttering af sekretariatslederb) svag eller manglende opbygning af relationer mellem Færgesekretariat og sam-arbejdspartnerec) mangel på synlig effekt af Færgesekretariatets tilstedeværelse

Småøernes Færgeselskaber vil gennemføre periodevis vurdering af Færgesekretariatetsudvikling og pr. 1. juli 2014 gennemføre en evaluering med henblik på behandling påSmåøernes Færgeselskabers generalforsamling i 2014.7. Handlingsplan for etablering af FærgesekretariatNedenfor er en oversigt over hovedaktiviteter og terminer i forbindelse med Færgese-kretariatets etablering.Nr.123HovedaktivitetBestyrelsesbehandling af formål,opgaver og profilForhandling m/KL og afklaring omudbetaling fra IndenrigsministerietAnsættelse af sekretariatslederTerminaug12okt12nov12Ansvarligfmd.fmd.fmd./best.BemærkningGodkendelseGodkendelseAfslutn. på rekruttering

AfslutningNotatet sammenfatter hensigten og den praktiske gennemførelse af etablering af Færge-sekretariat for Småøernes Færgeselskaber i overensstemmelse med den politiske ”Aftaleom justering i udligningssystemet, 16. maj 2012”.Småøernes Færgeselskaber opfatter beslutning om Færgesekretariatets etablering somen positiv mulighed for at styrke medlemmernes færgeforbindelser til gavn for udvik-lingen af de lokalsamfund, som betjenes.Småøernes Færgeselskaber er beredt til at udføre de nye opgaver og oplyse om frem-driften og opnåede resultater.

Kort om Småøernes FærgeselskaberSmåøernes Færgeselskaber er en forening af ø- og genvejsfærger i Danmark. Forenin-gen er stiftet i 1988. Foreningens færger betjener de mindre øsamfund samt opretholderforbindelse over fjorde og sunde som eksempelvis Limfjorden, Randersfjord, Alssundog Isefjorden. Småøernes Færgeselskaber samler således færgeselskaber, der er kontrol-leret af kommunerne.Foreningen repræsenterer rederier med færger i mange størrelser fra rene passagerskibeover bilfærger med plads til kun to personbiler til de største med plads til 36 personbi-ler. Færgerne har en varierende overfartstid fra 2 minutter til 2 ½ time for de længste ru-ter. Foreningens rederier beskæftiger ca. 360 personer. Rederierne er kommunalt ejedemed undtagelse af to medlemmer.Småøernes Færgeselskaber er medlem af Bilfærgernes Rederiforening og i færgegruppemed de øvrige danske indenrigsfærger som Scandlines Danmark A/S, Danske FærgerA/S, Læsø færgeselskab, Ærø færgerne og HH-Ferries A/S.Som medlem af Bilfærgernes Rederiforening har foreningen adgang til teknisk og juri-disk bistand fra Danmarks Rederiforening.Småøernes Færgeselskaber rådgiver og assisterer medlemmerne. Foreningens medlem-mer har adgang til viden og erfaring som ellers vil være omkostningstung og vanskeligat tilegne sig for de relativt små rederier.Foreningen har styrket og professionaliseret småfærgedriften siden sin stiftelse. Det skerigennem lovforberedende arbejde, jobdatabasesystemer, ISM-system, diverse vejled-ninger og fælles billetsystem.Foreningen varetager sammen med Søfartsstyrelsen danske småfærgers interesser ogtilpasning af lovgivningen gennem deltagelse i en såkaldt POC-gruppe. Endvidere del-tager foreningen i ad hoc kommissionsarbejde vedrørende passagersikkerhed (direktiv2009/45/EU) og lignende.Bestyrelsen for Småøernes Færgeselskaber består af 4 overfartsledere, 1 rederrepræsen-tant samt formanden for Sammenslutning af Danske Småøer, som har en fast plads i be-styrelsen.

Opgavernes udførelse skal medvirke til at skabe resultaternefor Småøernes Færgeselskabers medlemmer med hensyn tilsikkerhed, arbejdsmiljø og driftsøkonomi. Medvirken skalbl.a. måles ved medlemmernes brug af foreningens services.Opgavernes udførelse skal øge ø- og genvejsfærgernes om-dømme hos brugerne og i lokalsamfundene.Opgavernes udførelse skal resultere i at formands- og besty-relsesarbejde kan begrænses til overordnet foreningsledelseog policyarbejde.

Sekretariatslederen vil selvstændigt skulle skabe indhold ogattraktivitet i sin funktion.Stillingen indebærer behov for selvstændig stillingtagen ogstyring af egen arbejdsindsats.Arbejdet skal udføres i et miljø med vidtforgrenet netværk afsamarbejdspartnere. Småøernes Færgeselskabers positive re-lationer er bestemmende for opfyldelsen af foreningens mål.Sekretariatslederen skal udvikle relationen til SmåøernesFærgeselskabers formand og bestyrelse og se aflastningen fordisse som en væsentlig opgave.