Retsudvalget 2013-14
REU Alm.del Bilag 16
Offentligt
ANALYSE AF SKIFTESAGSBEHANDLINGEN VED DOMSTOLENE
THE BOSTON CONSULTING GROUPKalvebod Brygge 24, 8. sal1560 København V
Juni 2013
1
Indholdsfortegnelse1Introduktion .................................................................................................................................... 41.11.222.12.22.3Ledelsesresume ....................................................................................................................... 4Overblik over rapporten ....................................................................................................... 10Proceskort for skifterettens centrale processer ................................................................... 11Proceskort for boudlæg og gældssanering ................................................................... 12Beregning af potentialer og baseline ................................................................................... 14Datagrundlag for baseline .................................................................................................... 16Tidsdata på sagstypeniveau .......................................................................................... 17Tidsdata på aktivitetsniveau ......................................................................................... 18
Analysemetode.............................................................................................................................. 112.1.1
2.3.12.3.22.433.13.2
Løsningsforslag ...................................................................................................................... 20Resume................................................................................................................................... 22Skifterettens totale sagsvolumen, årsværksforbrug og økonomi ....................................... 23Volumen på sagsformsniveau ....................................................................................... 23Årsværksforbrug i skifteretterne .................................................................................. 25Økonomidata ................................................................................................................. 27Korrektion for generelle arbejdsopgaver ..................................................................... 33Årsværksforbrug per sagstype ...................................................................................... 34Årsværksforbrug per sagsform...................................................................................... 36Produktivitet per sagsform............................................................................................ 37Omkostninger per sagsform .......................................................................................... 42Omkostninger per procestrin ........................................................................................ 47Omkostninger per aktivitet ........................................................................................... 51
Kortlægning ................................................................................................................................... 22
3.2.13.2.23.2.33.33.3.13.3.23.3.33.3.43.3.53.3.63.3.7
Skifterettens produktivitet og enhedsomkostninger ........................................................... 33
3.4Indbyrdes vægtning af dødsbo- og insolvenssager i Domstolsstyrelsenssagsvægtningssystem ........................................................................................................................ 534Løsningsforslag .............................................................................................................................. 544.14.2Resume................................................................................................................................... 54Dødsbo ................................................................................................................................... 57Individuelle løsninger .................................................................................................... 58
4.2.1
2
4.2.24.34.3.14.3.255.15.26
Samlede løsningsforslag ................................................................................................ 75Business cases for individuelle løsninger ..................................................................... 82Samlede løsningsforslag ................................................................................................ 89
Andre skiftesager ................................................................................................................... 81
Implementeringsplaner for samlede løsningsforslag ................................................................. 93Dødsbo ................................................................................................................................... 93Aktivitetsbeskrivelser .................................................................................................... 94Aktivitetsbeskrivelser .................................................................................................... 97Andre skiftesager ................................................................................................................... 965.1.15.2.16.1
Bilag ............................................................................................................................................... 98Bilag 1: Indsamling af data og validering heraf .................................................................. 98Spørgeskemaundersøgelse ............................................................................................ 98Match og skalering ....................................................................................................... 102Generel vægtning mellem retter for at tjekke datakvalitet ...................................... 103Tidsregistrering for dødsbosager i 6 byretter ............................................................ 1146.1.16.1.26.1.36.1.46.26.3
Bilag 2: Proceskort ............................................................................................................... 119Bilag 3: Årsværksforbrug per sagstype............................................................................... 124Ukorrigeret og korrigeret årsværksforbrug ................................................................ 124Fordeling af årsværksforbrug på sagstypeniveau ...................................................... 124
6.3.16.3.26.46.5
Bilag 4: Resultater fra top-down analyse ........................................................................... 127Bilag 5: Løsningsforslag....................................................................................................... 131Generelle antagelser for business cases ..................................................................... 131Centralisering og regionalisering ................................................................................ 132Digitalisering ................................................................................................................ 140Procesoptimering ......................................................................................................... 151Samlede løsningsforslag .............................................................................................. 157
6.5.16.5.26.5.36.5.46.5.5
3
1 IntroduktionDenne rapport er udarbejdet på opdrag fra et udvalg, som er nedsat for at analysere optimeringog effektivisering af skiftesagsbehandlingen ved domstolene. Rapporten vurderer de økonomiske,administrative og kvalitative konsekvenser af diverse modeller for centralisering, digitalisering,effektivisering eller generel forenkling af skiftesagsbehandlingen.I skifteretten behandles "skifter" af formuer, når formuer helt eller delvist skal flyttes mellempersoner eller virksomheder. Det drejer sig mere specifikt om dødsboskifter, når en person dør,og vedkommendes formue skal skiftes, ægtefælleskifter, hvor ægtefæller skal have delt boet samtforskellige former for skiftesager på insolvensområdet. Insolvens dækker over fire typer sager ogkan involvere såvel personer som virksomheder. En ren virksomhedsrelateret sagsform ertvangsopløsning af virksomheder, som ikke lever op til kravene for at drive virksomhed iDanmark. Konkursboer og rekonstruktion kan omhandle både personer og virksomheder og kanstartes enten ved egenbegæring eller af kreditorer. Endelig er der sager om gældssanering, somomhandler ansøgning om nedsættelse og aftale om afbetaling på store mængder ikkeselvforskyldt gæld. Således dækker skifteretten over tre områder: Dødsbo, ægtefælleskifter oginsolvenssager.Skifteretten udgøres af afdelinger i de 24 byretter, som blev oprettet med domstolsreformen i2007, samt Sø- og Handelsretten i København. Sø- og Handelsretten behandler kunstorkøbenhavnske insolvenssager, mens de fire storkøbenhavnske byretter udelukkendebehandler dødsbo- og ægtefælleskifter. I de resterende 20 byretter behandles alle tre sagstyper.1.1Ledelsesresume
Nedenfor gennemgås de væsentligste observationer fra analysen.Skifteretternes totale sagsvolumen, årsværksforbrug og økonomi•Volumen af sager og fordelingen mellem dødsbo-, insolvens- og ægtefælleskiftesager harværet nogenlunde konstant fra 2009 til 2012. I 2012 var der 76.295 sager vedskifteretterne, hvoraf 71 % var dødsbosager, 28 % var insolvenssager og 1 % varægtefælleskifter.•I 2012 anvendtes 253 årsværk ved skifteretterne, inkl. Sø- og Handelsrettens skifteafdeling−Der anvendes ca. dobbelt så mange årsværk på at behandle dødsbo som påbehandling af insolvenssager og ægtefælleskifter.−Fordelingen af medarbejdergruppernes tid er meget forskellig; ca. 10 % afårsværksforbruget på dødsbo er jurister, mens jurister udgør næsten halvdelen afårsværksforbruget på insolvens og ægtefælle.•Den totale omkostning for arbejdet ved skifteretterne er ca. 184 mio. kr.−Heraf er ca. 101 mio. kr. direkte løn til skifteretsmedarbejdere og yderligere 24mio. kr. lønomkostninger til overordnet administrationen ved retterne, som erallokeret til skifteretterne.4
−
De resterende 59 mio. kr. udgøres hovedsageligt af de driftsomkostninger vedretterne, der er allokeret til skifteretterne, og vurderes for en stor delsvedkommende ikke at variere med årsværksforbruget på kort sigt.
Omkostninger og produktiviteter for analysens 11 sagsformer•De 11 sagsformer, der arbejdes med i analysen (6 dødsbo, 4 insolvens samtægtefælleskifte), dækker 236 af de 253 årsværk ved skifteretterne og 171 mio. kr. af detotale omkostninger på 184 mio. kr.−Konkurssager (47 ÅV) og dødsboformen privat skifte (45 ÅV) er de to størstesagsformer målt i årsværksforbrug. Lagt sammen med omkostningerne forboudlæg og bobestyrerbo bærer disse 4 sagsformer ca. 2/3 af de totaleomkostninger ved de 11 sagsformer.−Tvangsopløsning, ægtefælleskifte, ægtefælleudlæg og rekonstruktion bærer samletset kun 13 mio. kr. i totale omkostninger.•Enhedsomkostninger•Enhedsomkostningerne for dødsbosager ligger i området ca. 1.500-2.500 kr./sag, pånær for bobestyrerbo, der har en enhedsomkostning på ca. 3.700 kr./sag.•Enhedsomkostningerne for andre skiftesager varierer langt mere, medtvangsopløsning havende en enhedsomkostning på ca. 1.000 kr./sag, konkurssagerca. 4.200 kr./sag og ægtefælleskifte næsten 4.700 kr./sag.•Produktivitet og datakvalitet•Der er generelt fin overensstemmelse blandt retterne vedrørende de relativeforhold i produktivitet på de forskellige sagsformer. Altså er retterne genereltenige om det relative forhold for procestider mellem sagsformer, hvilket indikereren generelt høj datakvalitet i det indsamlede spørgeskemadataLøsningsforslag for dødsboPå dødsboområdet er der samlet to overordnede løsningsforslag, der vurderes særligt attraktive.•Et løsningsforslag, der giver det maksimale økonomiske potentiale. Her igangsættes meddet samme en gennemgribende digitalisering af dødsbobehandlingen. Parallelt med at it-understøttelsen tilvejebringes, gennemføres en øget indsats for udbredelse af bedstepraksis, og der indføres mulige procesændringer.Et løsningsforslag der kræver et mindre investeringsniveau. Her igangsættes en simpeldigitalisering af sagsoprettelsen og dataudtrækket fra centrale systemer. Denne løsninginkluderer den samme øgede indsats på bedste praksis udbredelse og indførsel af muligeprocesændringer.
•
En række nøgletal fra business cases på hver af de to samlede løsningsforslag ses i Tabel 1.
5
Tabel 1. Business cases for samlede løsningsforslag på dødsboområdet. Alle beløb er i mio. kr.
mio. kr.
Samlede løsningsforslagMaksimalt potentialeMinimal investering201590,5293,384,831,1 (37%)-2,029,1 (34%)
TilbagebetalingsårBudgeteffekt 5 år (2014-2018)Budgeteffekt 11 år(2014-2025)Variabel baselineVarigt bruttopotentialeVarig merudgiftVarigt nettopotentiale
2017112,0465,287,466,2 (76%)-11,055,2 (63%)
Begge de samlede løsningsforslag på dødsboområdet indeholder en digitaliseringsindsats. At detforekommer så attraktivt at gennemføre en digitalisering skyldes den store andel afadministrative opgaver, der kendetegner området. Begge løsningsforslag indeholder ligeledes enøget indsats for at udbrede bedste praksis. En øget udbredelse af bedste praksis vil bygge på, ogintensivere, den indsats, der allerede sker for at arbejde med bedste praksis i Domstolene.1Endelig indebærer begge samlede løsningsforslag, at der indføres mulige procesændringer, derletter skifteretternes opgaver ved at ændre de nuværende processer, typisk via lovændringer.Selvom business casen for det scenarie, der giver et maksimalt økonomisk potentiale,umiddelbart ser mere attraktiv ud end business casen for det scenarie, der kræver en minimalinvestering, indebærer løsningen med maksimalt potentiale også en større risiko, idet der skalinvesteres i en større digitalisering. Mens en simpel digitalisering vurderes at kunne udvikles for 5mio. kr. i løbet af et år, er det bedste estimat for investeringsomkostningerne ved engennemgribende digitalisering 50 mio. kr. over tre år. Dette er baseret på, at systemet udviklesmed udgangspunkt i det digitale tinglysningssystem. En følsomhedsanalyse viser, at der ved enudviklingsomkostning på 75 mio. kr. fortsat er en højere 11-årig budgeteffekt end for løsningenmed minimal investering, men ved højere udviklingsomkostninger, skal det revideres, hvilken
11
Udredelse af bedste praksis vurderes at have et større nettopotentiale end en centralisering afdødsboområdet. Dette skyldes de relativt høje bygningsomkostninger, der er ved byretterne og som i megetringe grad er variable, og derfor ikke forsvinder ved en centralisering.
6
løsning der findes mest attraktiv. Ved en udviklingsomkostning på 150 mio. kr., som er det bedsteestimat for udviklingsomkostningen, hvis der bygges et system fra bunden uden at basere sig pådet digitale tingslysningssystem, er business casen for en minimal investering på alle punktermere attraktiv end den for maksimalt potentiale.Såfremt det vælges at arbejde videre med en gennemgribende digitaliseringsløsning, er det derforvigtigt at dette arbejde faseopdeles med en række go/no-go beslutninger. Disse bør lægges indefter forundersøgelse, kravspecifikation, efter modtaget tilbud fra leverandører samt indenidriftsættelse for at sikre, at det altid vurderes, om business casen fortsat er mere attraktiv enddet bedste alternativ, før der arbejdes videre med systemet. På denne måde undgås det, atforventede besparelser versus omkostningerne udvikler sig til et punkt, hvor en digitalisering ikkelængere har en attraktivitet, der retfærdiggør det videre arbejde hermed. Det bemærkes, at ensådan faset model, er en integreret del af statens model for it-projekter.Vedrørende indfasning bemærkes det i øvrigt, at der i business casen for maksimalt potentiale erindregnet, at en løsning svarende til simpel digitalisering med automatisk sagsoprettelse ogdataudtræk, kan sættes i drift efter 1 år. Den simple digitalisering er på denne måde med til atfinansiere udviklingen af den fulde digitalisering.Hvis der arbejdes med løsningen med maksimalt potentiale, skal det også overvejes, hvordanman ønsker at organisere dødsboområdet efter den gennemgribende digitalisering erimplementeret. Det samlede løsningsforslag for maksimalt potentiale har et bruttopotentiale på76 %, hvilket betyder at ressourcebehovet på dødsboområdet i den enkelte byret vil falde til etmeget lille antal medarbejdere. Deres arbejde vil bestå i at yde den telefoniske og fysiskevejledning, der fortsat måtte være nødvendig. For at sikre at der stadig kan ske en god ogfleksibel borgerservice, foreslås to organiseringsmuligheder:•Virtuelt call center, hvor de medarbejdere i byretterne, der fortsat arbejder meddødsbosager, har en delt telefonlinje, således at en borger der søger telefonisk vejledning,bliver stillet igennem til første ledige medarbejder på landsplan, og ikke til sin lokaleskifteret. På denne måde sikres fleksibilitet, selvom den enkelte skifteret har ganske lidtdødsbobehandling tilbage. Samtidig vil man med et virtuelt call center fortsat have etlokalt beredskab i byretterne, som kan assistere de borgere, der ikke kan vejledes hverkendigitalt eller telefonisk. En problemstilling ved et virtuelt call center er dog ledelsen af demedarbejdere, der deltager heri. Medarbejderne hører til i den enkelte ret og dennesledelse, men samtidig skal der være en målstyrende ledelse, der tager sig af det virtuellecall center. En god opsætning for dette vil skulle identificeres, men en mulig løsningkunne være at lade forskellige retter bemande det virtuelle call center på forskellige dage.Centralisering, hvor de resterende skifteretsmedarbejdere der arbejder med dødsbocentraliseres i et call center. Den føromtalte negative effekt af en centralisering grundetisær øgede bygningsomkostninger, mindskes betragteligt ved at centralisere efter engennemgribende digitalisering, idet der er meget færre medarbejdere, der skal flyttes.
•
7
Således kan en centralisering gennemføres uden en væsentlig forringelse af businesscasen.Uanset om der i et scenarie med maksimalt potentiale oprettes et virtuelt call center eller om deresterende medarbejdere samles i en centraliseret dødsboret, er business casen altså forholdsvisens. Derfor vurderes den vigtigste afvejning at være, at der med et virtuelt call center undgås atflytte medarbejdere og opretholdes et lokalt beredskab, mens der med en centralisering opnås enlettere ressourceallokering og ledelsesmæssig opgave.Løsningsforslag for andre skiftesagerPå området for andre skiftesager er ligeledes samlet to overordnede løsningsforslag, der vurderessærligt attraktive, dog med en ekstra variant af maksimalt potentiale, der er betinget af, hvilkenløsning der vælges på dødsboområdet.•Løsningsforslag der giver et maksimalt økonomisk potentiale. Her igangsættes straksigangsættes en gennemgribende digitalisering af behandlingen af andre skiftesager.Systemet udvikles, imens der gennemføres en øget indsats på bedste praksis udbredelse,og der indføres mulige procesændringer.oLøsningsforslag der giver et maksimalt økonomisk potentiale, men hvordigitalisering udskydes. Her sættes digitaliseringen først i gang i 2017, hvor engennemgribende digitalisering på dødsbo vil stå færdig, såfremt denne udvikles.
•
Løsningsforslag der kræver en minimal investering, Her gennemføres en øget indsats påbedste praksis udbredelse, og der indføres mulige procesændringer.
En række nøgletal fra business cases på hver af de tre samlede løsningsforslag ses i Tabel 2.
8
Tabel 2. Business cases for samlede løsningsforslag på området for andre skiftesager. Alle beløber i mio. kr.
mio. kr.Maksimalt potentialeTilbagebetalingsårBudgeteffekt 5 år(2014-2018)Budgeteffekt 11 år(2014-2025)Variabel baselineVarigtbruttopotentialeVarig merudgiftVarigt nettopotentiale201816,9110,053,722,1 (41%)-6,016,1 (30%)
Samlede løsningsforslagMinimal investering201618,775,552,78,1 (15%)0,08,1 (15%)Maksimalt potentiale -udskudt201613,7124,453,722,1 (41%)-3,019,1 (36%)
I forhold til dødsbo kan der ikke udvikles en ligeså gennemgribende digitaliseringsløsning forandre skiftesager, hvilket er forventeligt givet det mere juristtunge og skønsprægede arbejde, derkendetegner området. På området for andre skiftesager er både undersøgt en centralisering og enregionalisering. Begge har betydeligt dårligere business cases end en øget indsats på bedstepraksis. Årsagen er – som for dødsboområdet – den ringe variabilitet af bygningsomkostninger.For andre skiftesager forstærkes dette af, at huslejen til en eventuel ny ret for andre skiftesager iet centraliseret/regionaliseret scenarie, er højere end for en dødsboret, idet der skal væremulighed for fremmøde, hvor en dødsboret blot ville være et call center. Derfor indebærer beggesamlede løsningsforslag for andre skiftesager en øget bedste praksis indsats ligesom der indføresmulige procesændringer, der letter skifteretternes opgaver.Forskellen mellem de to business cases med maksimalt økonomisk potentiale er, at der efter eneventuel udvikling af en gennemgribende digitaliseringsløsning på dødsboområdet, vurderes atkunne bygges oven på erfaringerne herfra. Herved sænkes udviklingsomkostningerne for engennemgribende digitalisering. Hvis en digitalisering igangsættes fra dag 1, er det bedste estimatpå udviklingsomkostningen således 30 mio. kr., mens en igangsættelse efter et eventueltdødsbosystem står færdigt i 2017 vurderes at kunne sænke udviklingsomkostningerne til 15 mio.kr.Såfremt der vælges at arbejde videre med en gennemgribende digitalisering af dødsbo, kunne dersåledes tænkes i først at vælge løsningen med minimal investering for andre skiftesager ogderefter, baseret på den viden der er opbygget i forbindelse med udvikling af dødsbosystemet,9
vælge om det ønskes at udvikle en digital løsning for området for andre skiftesager. På dennemåde reduceres risici uden at der tabes gevinstpotentiale. Såfremt der vælges en løsning medmaksimalt potentiale og dermed gennemgribende digitalisering af andre skiftesager, kan detbemærkes, at konceptet i en gennemgribende digitaliseringsløsning på andre skiftesager vurderesat kunne overføres til andre sagsområder. Hvis der udvikles en gennemgribendedigitaliseringsløsning for andre skiftesager, vil det altså efterfølgende være nærliggende atudvikle en lignende løsning til andre sagsområder, antaget det ikke er sket gennem andre it-projekter inden da.1.2Overblik over rapporten
Rapporten er overordnet inddelt i følgende 4 områder:1. Beskrivelse af den valgte analysemetode.2. Kortlægning af tids- og ressourceforbrug ved nuværende sagsbehandling for hver af de 11sagsformer.3. Løsningsforslag og business cases for individuelle løsninger for centralisering,digitalisering og procesoptimering og for samlede løsninger, der vurderes særligtattraktive.4. Overordnede implementeringsplaner for samlede løsninger.Herudover findes sidst i rapporten bilag til ovenstående kapitler.
10
2 AnalysemetodeI dette afsnit gennemgås de centrale trin i analysen. Først præsenteres de proceskort, der erudviklet for at etablere præcis hvilke aktiviteter hver af de 11 sagsformer der arbejdes medindeholder. Dernæst gennemgås beregningsmetoden og datagrundlaget til etablering af denbaseline, der kortlægger såvel tids- som ressourceforbrug i skifteretten på helt ned tilaktivitetsniveau, og danner grundlaget for at kunne beregne den økonomiske effekt afløsningsforslag. Endelig gennemgås fire kategorier af implementeringsovervejelser, der skal sikre,at løsningsforslag vurderes på en helhedsdækkende måde.2.1Proceskort for skifterettens centrale processer
Der er udført en kortlægning af skifterettens kerneopgaver, hvilket anses som en forudsætningfor at opnå en detaljeret forståelse af de nuværende sagsgange, og hermed danne basis for såvelanalyse af enhedsomkostninger som identificering af forbedringsinitiativer. Der arbejdes i heleanalysen med følgende 11 sagsformer fordelt på 3 sagstyper:•DødsbooBoudlægoÆgtefælleudlægoUskiftet booPrivat skifteoForenklet privat skifteoBobestyrerbo•InsolvensoKonkursoTvangsopløsningoGældssaneringoRekonstruktionÆgtefælleskifteoÆgtefælleskifte
•
De 11 sagsformer er kortlagt med udgangspunkt i BCG's Lean-metode, hvor en visuel ogdetaljeret kortlægning af processen er en forudsætning for at evaluere forbedringstiltag.Proceskortlægningen har taget udgangspunkt i de allerede udviklede notater medprocesbeskrivelser, som er leveret af udvalget og baseret på 8 byretters input. Herefter er pågåetet signifikant arbejde med at forbedre og validere kortene i samarbejde med DomstolsstyrelsensBedste Praksis konsulenter og udvalgte byretter. Idet der er forskellig praksis på tværs afskifteretterne, er proceskortene udviklet med henblik på at være dækkende for samtlige retter.Denne metode sætter en grænse for detaljeringsniveauet, men sikrer samtidigt, at proceskorteneer genkendelige for samtlige retter. Det vurderes at samtlige retter har kunnet identificere sigmed proceskortene, og det kan altså overordnet set sluttes, at der på trods af visse forskelle ipraksis på tværs af retterne, generelt følges ensartede processer i skifteretterne, og at disseprocesser er udmærket dækket af de udfærdigede proceskort.Proceskortene er udviklet med henblik på at kortlægge og visualisere kerneopgaverne iskifteretten og hermed danne baggrund for indsamlingen af tidsdata. Udover at fungere somstruktur for spørgeskemaundersøgelsen af tidsforbruget i skifteretterne, er proceskortene etrigtigt godt værktøj til oplæring samt fortsat identificering og implementering afforbedringsinitiativer. Proceskortene er blevet overleveret til Domstolsstyrelsens Bedste Praksis11
konsulenter, som i fremtiden kan gøre brug heraf i forbindelse med procesoptimering indenforsåvel skifteretten som andre sagsområder.2.1.1Proceskort for boudlæg og gældssanering
Alle proceskort er bygget op omkring en tidslinje defineret som 'modtagelse', 'behandling','afslutning', som vist i de grønne bokse øverst på kortet i Figur 1. De forskellige aktørerindblandet i processen er vist i venstre side med fokus på skifteretten i midten af kortet. Ud forskifteretten ses en række nummererede bokse, som viser de forskellige procestrin, der udføresinden for den specifikke sagsform. Flere af de nummererede procestrin er yderligere delt ind iaktiviteter. Denne struktur sikrer, at der hurtigt skabes fortrolighed med proceskortene, og gørlæsningen heraf hurtigere. I det følgende præsenteres proceskortene for boudlæg oggældssanering kort. Dog indeholder proceskortene meget information og kan således med fordelnærlæses for at få en god indføring i processerne bag hver sagsform. De øvrige 9 proceskort kanses i bilag 2.Proceskortet for boudlæg, som vist nedenfor, illustrerer processen fra bedemanden viakirkekontoret kontakter skifteretten og sagen oprettes, og frem til arkiveringen af sagen ogbesked til kreditorer. Indlagt i processen er den kontakt, som skifteretten har til arvinger ogkontaktperson allerede inden sagen er oprettet i procestrin 0. De sandfarvede talebobler eruddybende forklaringer. Det er værd at nævne, at proceskortene for de 6 dødsboformer er stortset ens frem til og med trin 4, hvorefter de forskellige boformer forgrener sig i forskelligeprocesser med hver deres procestrin og forskellige aktører.
12
Modtagelse
Sagsbehandling
Afslutning
Bedemand/kirkekontor
Dødsanmeldelse udfærdigesog sendes viakirkekontor tilSR
Kontakt-person(KP)
KP og andrearvingerkontakter SRmed spørgsmål
KP indsamleroplysninger ogkontakter SR
KP senderblanketter
Når kontaktpersonenfremmøder i SR med elleruden aftale kan sagen oftestraksbehandles
0Besvarelseaf hen-vendelserfør døds-anmeldelse
1
Skifteretten(SR)
Oprettelse afdødsbo-sagen
2Dataudtræk•CPRregister•R75•Ægtepagt•Testamente•1.afdødesbo
3Opfordring tilkontakt/indkaldelse tilmøde
4(Tlf.)møde•Vejledningom boform•Udfyldeblanketter•Udsendeblanketter
5Ekspedition•Blankettergennemgås•Retsafgift
6Udlevering•Skifterets-attestudstedes•Arkivering•Evt.revision
7SR giverkreditorbesked omboform
Såfremt oplysninger ermangelfulde må SR rykke foryderligere oplysninger viatelefon, mail eller brev.
Kreditorer
Kreditorerne anmelder løbende deres krav til skifteretten
Andre instanser
Banker senderopgørelser
CPR, SKAT,Personbogen,Centralregistret, Sagliste
Figur 1: Proceskort for sagsformen boudlæg.
Kortene andre skiftesager ligner dem på dødsbo, men med den forskel, at der er tilføjet en rækkeandre aktører. Derudover er det særligt for flere sagsformer inden for andre skiftesager, at derkan ske udfald undervejs i processen. Dette er vist med de sandfarvede kommentarbokse, somangiver, hvor i processen det kan ske, at sagen stoppes. I processen for gældssanering drejer detsig typisk om, at skyldner tilbagekalder sin ansøgning eller simpelthen nægtes gældssanering.
13
Modtagelse
Sagsbehandling
Afslutning
Skyldner
Skyldner søgervejledning omgældssanering
Skyldnerindsenderansøgning
Skyldnermøder
Skyldnerbidrager medyderligereoplysninger tilmedhjælper
3. stop:Flere skyldneretilbagekalderansøgningen/ SRnægter at indlede
4. stop:Visse skyldnerenægtes på dette punktgældssanering ogkreditorer informeres
0Besvarelse afhenvendelser•Vejledning•Udsendelseaf blanket
1Oprettelse•Sagenoprettes•Ansøgninggennemgås•Evt. rykkefor oplysn.
2Screening•tlf. vejledn.af skyldner•Retsbogskrives•Indkaldelsetil møde
3Møde medskyldner•Forberedelse•Møde
4Ekspedition•Retsbogskrives•Sendesagensakter til MH•Annonce
5Evt.opfølgendemøde medskyldner
6
Skifteretten(SR)
Forslag•Vurdering afforslag•Evt. beder SRom rev.forslag•SR indkaldertil retsmøde/annoncerer
7
8Ekspedition•Retsbogskrives•Salær-meddelelse•Annonce
9Afslutning•Betaling afsalær•Arkivering
Kreditormøde•Forberedelse•Møde
Medhjælper(MH)
1. stop:Flere skyldneretilbagekalderansøgningen.
2. stop:Flere skyldneretilbagekalderansøgningen/ SRnægter at indlede
MH kontakterkreditorer ogudarbejderforslag
MH indkalderskyldner ogkreditorer
Kreditorer
Kreditoreranmelder kravtil medhjælper
Kreditorerindsenderindsigelser ogspørgsmål
Andre instanser
Statstidende
Statstidende
Statstidende
Figur 2: Proceskort for sagsformen gældssanering.
2.2
Beregning af potentialer og baseline
Til at illustrere hvordan såvel nettobesparelsen som den baseline, den tager udgangspunkt i erberegnet, er nedenfor indsat to såkaldte driver-træer. Det første træ viser, at nettobesparelsenudregnes som forskellen mellem de varige bruttobesparelser og de varige meromkostninger samteventuelle engangsomkostninger.
14
DatagrundlagSagsvolumenVolumen af aktivitetder ændresDomstolsstyrelsens databaser og opgørelser fraSø- og Handelsretten
XGentagelse afaktivitet per sagSpørgeskema- og tidsregistreringsundersøgelse ihhv. 25 og 6 retter
Varigebruttobesparelser
XEnhedsomkostningfremadrettetEnhedsbesparelsefor ændret aktivitetBenchmark samt skalering af nuværendeenhedsomkostning baseret på vurdering af tids-og mediebesparelse ved at ændre aktivitet
–Enhedsomkostningfor aktivitet i dag
+Nettobesparelse
–
Fortsættes på næste sideEnhedsomkostningfor aktivitet i dag
XVolumen bortfaldetSpørgeskema- og tidsregistreringsundersøgelse ihhv. 25 og 6 retter
Engangsomkost-ninger og varigemeromkostninger
Prisdata for digitaliserings- og centraliserings-projekter indhentet som led i andre projekter (bl.a.obligatorisk digitalisering og digital tinglysning)
Figur 3. Drivertræ til beregning af potentialer.
Som det ses i Figur 3 vil der være en besparelse både i form af aktiviteter,aktiviteter, som helt bortfalder. Udregningen af en baseline for hvadskifteretten i dag koster på aktivitetsniveau, er således afgørende for enpotentialer. Udregningen af baseline i form enhedsomkostninger perudspecificeret i Figur 4.
som reduceres samtsagsbehandlingen ipræcis vurdering afaktivitet i dag er
15
DatagrundlagLønomkostningerMedarbejderrelateretomkostning per årDomstolsstyrelsens økonomisystemer
+Øvrige variableomkostninger permedarbejderDomstolsstyrelsens økonomisystemer ogvurdering af omkostningers variabilitet
Medarbejderrelateretomkostning vedaktivitet
¶Årsværk brugt påaktivitet
Årsværk brugt påsagstype
Domstolsstyrelsens årsværksinddeling baseret påtime-sag registreringer og arbejdsfordelings-undersøgelse udført af byretterne
+Øvrige variableomkostninger permedarbejderSpørgeskema- og tidsregistreringsundersøgelse ihhv. 25 og 6 retter
Enhedsomkostningfor aktivitet i dag
+Øvrige variableomkostningerØvríge variableomkostninger peraktivitet
Domstolsstyrelsens økonomisystemer ogvurdering af omkostningers variabilitet
XProcentdel der kanallokeres til aktivitetSagsvolumener og erfaringer fra workshops mv.
Figur 4. Drivertræ til beregning af baseline i form af enhedsomkostning per aktivitet i dag.
Træet illustrerer hvorledes data skal bruges til at udvikle en model, som via en kortlægning afenhedsomkostningerne per aktivitet kan bruges til at beregne en nettobesparelse for hvert af deindividuelle løsningsforslag, som senere vil blive syntetiseret til samlede løsningsforslag. Træetfungerer således også som et overblik over de forskellige datamaterialer, som vil blive anvendt ianalysen, og som gennemgås nærmere i de efterfølgende afsnit.2.3Datagrundlag for baseline
Grundlaget for en beregning af enhedsomkostninger per aktivitetsniveau er at denomkostningsbase, som skifteretten bruger, kan allokeres til henholdsvis antallet af sager samttidsforbruget for de enkelte aktiviteter i hver af de 11 sagsformer. Mens tallene for omkostninger,sagsvolumen og det overordnede årsværksforbrug ligger fast fra centralt hold, hovedsageligt iform af Domstolsstyrelsens databaser, er de øvrige databehov blevet opfyldt ved endataindsamling i retterne samt brug af retternes egen arbejdsfordelingsundersøgelse. Dette eranskueliggjort i Figur 5, som både viser de forskellige niveauer, som skal kortlægges samt hvilkedatamaterialer, der anvendes hertil.
16
Trin
Sagsniveau
Data til top-down baseline
Data til bottom-up baseline
1
Sagsområde
Årsværksforbrug opgivet af Domstolsstyrelsen
2
Sagstype
Arbejdsfordelingsundersøgelse fra 2. halvår 2012 udført af byretterneSekundært: Registreringer startet 1. marts 2013
3
Sagsform
Domstolsstyrelsenssagsvægtningsmodel
SpørgeskemaundersøgelseSekundært: Tidsregistreringer
4
Procestrin
SpørgeskemaundersøgelseSekundært: Tidsregistreringer
5
Aktivitet
SpørgeskemaundersøgelseSekundært: Tidsregistreringer
Figur 5. Datagrundlag for baseline.
Beregningen af enhedsomkostninger er udført både top-down og bottom-up. I det følgendepræsenteres imidlertid blot bottom-up analysen idet, det er dette estimat, som anvendes i restenaf analysen, mens top-down estimatet i høj grad har været brugt til, at give et pejlemærke i denindledende fase af analysen, da denne er dannet udelukkende baseret på centralt tilgængeligtdata. Resultaterne fra top-down analysen er vist i bilag 4.Som det ses af Figur 5, ligger årsværksforbruget fast, mens datamaterialet til at fastlæggeressourceforbruget fra trin 2 og nedefter vil blive forklaret i de følgende afsnit.2.3.1Tidsdata på sagstypeniveau
For yderligere at inddele årsværksforbruget på sagstyper benyttes en spørgeskemaundersøgelseaf arbejdsfordelingen i byretterne, som netop er udført af byretterne selv (herefter omtalt somarbejdsfordelingsundersøgelsen). Spørgeskemaerne er besvaret ud fra anslået arbejdsfordeling i2. halvår 2012. Foruden denne datakilde har Domstolsstyrelsen pr. 1. marts 2013 iværksat enmere detaljeret udfyldning af time-sag registreringen således, at retterne nu registrerer tid påsagstypeniveau. Sidstnævnte er dog stadig i en opstartsfase, og anvendes derfor kun somsekundær datakilde til at vurdere anvendeligheden af arbejdsfordelingsundersøgelsen.Ifølge arbejdsfordelingsundersøgelsen anvender det juridiske personale 63 % af deres tid påandre skiftesager og 37 % på dødsbo, mens estimatet fra time-sag registreringen er 68 % på andreskiftesager og 32 % på dødsbo. Samme mønster går igen for kontorpersonalet, hvorarbejdsfordelingsundersøgelsen viser, at 18 % arbejder med andre skiftesager og 82 % med
17
dødsbo, mens disse procentsatser ifølge time-sag registreringen er henholdsvis 15 % og 85 %,hvilket igen er meget ens. Det er desuden værd at nævne, at arbejdsfordelingsundersøgelsenviser, at især det juridiske personale anvender en stor del af deres tid inden for andresagsområder end skifteretten (se bilag 3 for en nærmere gennemgang af tidsdata påsagstypeniveau).På trods af de meget forskellige datakilder, tegner der sig altså et meget klart billede afarbejdsfordelingen i skifteretterne. Samtidig virker det yderst sandsynligt, at datakvaliteten afarbejdsfordelingsanalysen er ganske høj, og denne anvendes således til at inddele hver afskifteretternes årsværksforbrug på hhv. dødsbo og andre skiftesager.2.3.2Tidsdata på aktivitetsniveau
For at fastlægge procestiden per sagsform er der blevet indsamlet tidsdata på aktivitetsniveau forhver af de 11 sagsformer. Dette er gjort gennem en spørgeskemaundersøgelse i samtlige 24byretter og Sø- og Handelsretten, samt en tidsregistrering på dødsbosager i 6 byretter.1. Spørgeskemaundersøgelse foretaget på alle sagsformer og i alle retter•Spørgeskemaet blev inden udsendelse grundigt valideret i samarbejde med bedstepraksis konsulenter, og der blev foretaget en pilotundersøgelse i samarbejde meden enkelt ret for at sikre datakvaliteten.•Efter udsendelse blev der på opfordring fra retterne foretaget ændringer ispørgeskemaerne og udsendt en opfølgningsundersøgelse med aktiviteter, dermanglede i den originale undersøgelse.•Efter modtagelse blev der fulgt op med de enkelte retter, for at afklare eventuelletvivlsspørgsmål.•Respondenter i hver ret har været den skifteretsansvarlige funktionschef ogafdelingsleder, men disse har kunnet inddrage øvrige skifteretsmedarbejdere i detomfang, det har været vurderet relevant.2. Tidsregistrering på dødsboområdet over 2½ uge i 6 repræsentative byretter udvalgt påbaggrund af størrelse, produktivitet og geografi•I forbindelse med tidsregistreringen blev der foretaget to pilotundersøgelser, ogder blev afholdt et WebEx møde med de resterende retter for at introducereformatet.Det indsamlede tidsdata i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen vurderes at have en højkvalitet. Dette er især baseret på en høj korrelation mellem de enkelte retters angivelse af detrelative tidsforbrug på diverse sagsformer og procestrin. Således er retterne ganske enige om,hvilke sagsformer, procestrin og aktiviteter der tager lang og kort tid. Generelt vurderes det atsamtlige retter har undervurderet det absolutte tidsforbrug på behandling af sager, hvilket ofteses i forbindelse med spørgeskemaundersøgelser. Dette dog ingen indflydelse på analysen, idetdet er det relative tidsforbrug, der alene benyttes til at inddele årsværksforbruget på sagsformer,
18
procestrin og aktiviteter. Tidsregistreringerne viser, at der er fin overensstemmelse mellemspørgeskemadata og tidsregistreringsdata. Med denne triangulering af data, dvs. at der ved brugaf to datakilder opnås en forbedret forståelse af, hvilke data der bedst repræsenterervirkeligheden, vurderes det derfor, at kvaliteten af det indsamlede tidsdata samlet set er af megethøj kvalitet. For en nærmere gennemgang af spørgeskemaundersøgelsen, det indsamledetidsdata og kvaliteten heraf henvises til bilag 1.Medhensyntildemeremetodiskeovervejelseromkringanvendelsespørgeskemaundersøgelser og tidsregistreringer har hver metode fordele og ulemper:•af
SpørgeskemabesvarelseroSpørgeskemabesvarelser er baseret på den enkeltes fornemmelse for oghukommelse omkring gennemsnitlige procestrinstider og gentagelser, hvilket kanvære svært at vurdere, men er til gengæld ikke afhængige af en langregistreringsperiode.oSpørgeskemabesvarelser indebærer ofte fejlskøn af det absolutte tidsforbrug.Fejlen er dog som oftest ens for hele den proces der ses på, dvs. at såfremt etprocestrin fejlskønnes til at tage halvt så meget tid som det gør, vil at andet trinsom regel fejlskønnes på lignende vis. Altså vil de relative tidsforbrug perprocestrin som regel være nogenlunde korrekte. Da der fra centralt hold havesdata for det totale årsværksforbrug, kan sådanne fejlskøn skaleres, og vil såledeskun have indflydelse i det omfang, at tidsforbrug indenfor en given proces vægtesforkertmellemprocestrin, hvilket erfaringsmæssigt er et mindre udtalt problem.TidsregistreringeroTidsregistreringer er som regel præcise for hver enkelt registrering, men kræveren registreringsperiode, der er af sammenlignelig længde med gennemløbstidenfor ikke at fejlskønne længde af procestrin, som resultat af mindre udsving isagsmix, og et højt antal datapunkter på hvert enkelt procestrin, for at undgåovervægtning af eventuelle outlier-sager.oTidsregistreringer er typisk meget tidskrævende at udføre.
•
Det konstateredes, at den gennemsnitlige gennemløbstid for skiftesager er i størrelsesordenen200 dage, og en eventuel tidsregistrering indenfor analysens tidsperspektiv således kun ville havedækket en brøkdel af den samlede gennemløbstid for flere sagsformer. Mens en tidsregistreringpå lang sigt er den mest præcise form for måling, ville den indenfor rammerne af nærværendeanalyse med al sandsynlighed have været mangelfuld i antal datapunkter på visse sagsformer ogudsat for fluktuationer i sagsmix. Sidstnævnte problematik er især problematisk forinsolvenssager, hvor der er stor systematisk fluktuation i antallet af sager, mens de forskelligeformer for dødsbo har et mere stabilt volumen, hvormed betydningen af den korteregistreringsperiode udjævnes. Derudover har dødsbosager generelt en kortere gennemløbstid eninsolvenssager. Med baggrund i praktiske såvel som metodiske overvejelser omkring
19
indhentningen af tidsdata blev det i samarbejde med udvalget besluttet at kombinere de tometodiske tilgange som gennemgået ovenfor.2.3.2.1Skalering af tidsdata på procestrinniveau
Selvom de tidsdata, der er indhentet via både spørgeskemaer og tidsregistreringer er yderstdetaljerede, summerer de ikke til det samlede antal årsværk indenfor den enkelte skifteret. Somangivet ovenfor afhjælpes dette ved en skalering på basis af det totale årsværksforbrug påskifteområdet og arbejdsfordelingsundersøgelsen. Med denne skalering findes bottom-upestimatet på årsværksforbruget på sagsformsniveau og ned til aktivitetsniveau. Det er væsentligtat bemærke, at der i analysen på denne måde arbejdes med årsværksforbrug og ikke effektivarbejdstid. Idet tidsforbruget fra bottom-up analysen såvel som arbejdsfordelingsundersøgelsenskaleres til det samlede antal kendte årsværk, er det uvæsentligt, hvor mange effektive timer etårsværk udgør. Således vil en given aktivitet bære et årsværksforbrug, som også tæller ikkeeffektive timer, f.eks. ferie, sygdom, kurser, pauser i løbet af dagen osv. Dette er muligt, fordiårsværksforbruget for skifteretten totalt ligger fast, og er ikke mindst gavnligt fordi, det betyder,at det er uvæsentligt for analysen, hvad den effektive arbejdstid per årsværk sættes til.2.4Løsningsforslag
Gennem to runder af møder med samtlige udvalgsmedlemmer og to workshops samt syvhalvdagsmøder med retter, er der blevet udarbejdet en række forbedringsforslag. Hertil kommerforslag udviklet forud for analysen.Forbedringsforslagene er kategoriseret indenfor centralisering. digitalisering eller øvrigeprocesoptimeringer og belyst ved syv kriterier; tre kvantificerbare økonomiske (nettopotentiale,investering, tilbagebetalingstid) og fire mere kvalitative vinkler på implementeringsovervejelser(juridiske overvejelser, målgruppens parathed og områdets egnethed, overvejelser omorganisation og drift, samfundsøkonomiske konsekvenser). På denne måde sikres det, at hvertforslag er vurderet fra alle relevante vinkler. I nedenstående figur defineres de overordnededimensioner, som vil blive brugt til evaluering af hvert forbedringstiltag.
20
Nettopotentiale
•Den løbende økonomiske gevinst målt i DKK•Den påkrævede investering målt i DKK•Den forventede tilbagebetalingstid målt i år
Økonomi
InvesteringTilbagebetalingstidJuridiskeovervejelserMålgruppensparathedOvervejelser omorganisation og driftSamfunds-konsekvenser
•Beskrivelse af juridiske restriktioner i forbindelse med implementering af tiltag•Kvalitativ vurdering af målgruppens parathed til ex digitalisering•Kvalitativ vurdering af implikationer for byretternes organisation og daglige drift•Kvalititiv vurdering af retssikkerhed og andre samfundskonsekvenser
Mens de økonomiske kriterier er kvantificerbare, vil kriterierne for implementering naturligthave en mere kvalitativ karakter og beskrives derfor nedenfor.Kriteriet for juridiske overvejelser er en nøgtern beskrivelse af hvilke dele af lovgivningen, somdet pågældende forbedringstiltag evt. vil kræve revideret.Målgruppens parathed og områdets egnethed er en vurdering af brugernes (borgerne, advokater)og retternes ansattes parathed samt sagstypens egnethed til at indtræde i scenariet for et specifiktforbedringstiltag – specielt digitaliseringsforslag. Hvad angår borgernes parathed vil der somudgangspunkt blive arbejdet ud fra antagelsen om, at 80 % af befolkningen er parat til fuldt uddigitaliserede løsninger. Dog tages der højde for, at befolkningsgrupper kan have en lavere (f.eks.ældre) eller højere (f.eks. den arbejdende befolkning) parathed. Dødsboområdet vurdereseksempelvis at have en højere andel ældre brugere end gennemsnittet, og den digitale parathedantages derfor at være 70 %. Antagelserne om en parathed på 80 % for den generelle befolkningog 70 % for grupper med flere ældre er baseret på analyser af befolkningens IT-parathedforetaget af Digitaliseringsstyrelsen under Finansministeriet. Med hensyn til områdets egnethedmenes eksempelvis at juridisk krævende aktiviteter, som en digital parat borger kan have sværtved at forstå uden personlig vejledning, ikke er egnede til digitalisering. Der kan også væreområder, hvor en digitalisering kan medføre en sub-optimal løsning, som eksempelvis engældssaneringssag, hvor det ønskes at møde skyldner personligt.Derudover vurderes det, om et eventuelt tiltag vil have implikationer for rettens organisering ogdrift, hvilket blandt andet omfatter fleksibiliteten mellem de forskellige sagsområder indenforden enkelte ret og oplæringsspørgsmål.Endelig tages der i de samfundskonsekvenser højde for, at eventuelle tiltag, der på lavere niveausynes fordelagtige, kan medføre en overordnet sub-optimering. Dette inkluderer blandt andethensynet til advokaters og borgeres geografiske nærhed til behandling af skifteretssager.Samlet set dækker de fire implementeringskriterier altså de mere kvalitative og praktiskedimensioner, der skal medtages i vurderingen af et givet forbedringstiltag.
Implementering
21
3 KortlægningI det følgende præsenteres kortlægningen af skifterettens ressourceforbrug. Afsnittet starter meden præsentation af skifterettens totale sagsvolumen, årsværksforbrug og økonomi og bevæger sigherfra videre til estimaterne for enhedsomkostninger og produktiviteter per sagsform, procestrinog aktivitet. Denne struktur er valgt for at lægge fokus på de opnåede resultater. Den meredeskriptive del af analysen findes især i de sidste underafsnit af dette afsnit og i bilag.3.1Resume
Skifteretternes totale sagsvolumen, årsværksforbrug og økonomi•Volumen af sager og fordelingen mellem dødsbo-, insolvens- og ægtefælleskiftesager harværet nogenlunde konstant fra 2009 til 2012. I 2012 var der 76.295 sager vedskifteretterne, hvoraf 71 % var dødsbosager, 28 % var insolvenssager og 1 % varægtefælleskifter.•I 2012 anvendtes 253 årsværk ved skifteretterne, inkl. Sø- og Handelsrettens skifteafdeling−Der anvendes ca. dobbelt så mange årsværk på at behandle dødsbo som påbehandling af insolvenssager og ægtefælleskifter.−Fordelingen af medarbejdergruppernes tid er meget forskellig; ca. 10 % afårsværksforbruget på dødsbo er jurister, mens jurister udgør næsten halvdelen afårsværksforbruget på insolvens og ægtefælle.•Den totale omkostning for arbejdet ved skifteretterne er ca. 184 mio. kr.−Heraf er ca. 101 mio. kr. direkte løn til skifteretsmedarbejdere og yderligere 24mio. kr. lønomkostninger til overordnet administrationen ved retterne, som erallokeret til skifteretterne.−De resterende 60 mio. kr. udgøres hovedsageligt af de driftsomkostninger vedretterne, der er allokeret til skifteretterne, og vurderes for en stor delsvedkommende ikke at variere med årsværksforbruget på kort sigt.Omkostninger og produktiviteter for analysens 11 sagsformer•De 11 sagsformer, der arbejdes med i analysen (6 dødsbo, 4 insolvens samtægtefælleskifte), dækker 236 af de 253 årsværk ved skifteretterne og 171 mio. kr. af detotale omkostninger på 184 mio. kr.−Konkurssager (47 ÅV) og privat skifte (45 ÅV) er de to største sagsformer målt iårsværksforbrug. Lagt sammen med omkostningerne for boudlæg og bobestyrerbobærer disse 4 sagsformer ca. 2/3 af de totale omkostninger ved de 11 sagsformer.−Tvangsopløsning, ægtefælleskifte, ægtefælleudlæg og rekonstruktion bærer samletset kun 13 mio. kr. i totale omkostninger.−De 17 årsværk og 13 mio. kr. der ikke dækkes af de 11 sagsformer udgøres afopgaver, der ikke kan allokeres til enkelte sagsformer
22
•
•
Enhedsomkostninger•Enhedsomkostningerne for dødsbosager ligger i området ca. 1.500-2.500 kr./sag, pånær for bobestyrerbo, der har en enhedsomkostning på ca. 3.700 kr./sag.•Enhedsomkostningerne for andre skiftesager varierer langt mere, medtvangsopløsning havende en enhedsomkostning på ca. 1.000 kr./sag, konkurssagerca. 4.200 kr./sag og ægtefælleskifte næsten 4.700 kr./sag.Produktivitet og datakvalitet•Der er generelt fin overensstemmelse blandt retterne vedrørende de relativeforhold i produktivitet på de forskellige sagsformer. Altså er retterne genereltenige om det relative forhold for procestider mellem sagsformer, hvilket indikereren generelt høj datakvalitet i det indsamlede spørgeskemadata•Dog observeres for de enkelte sagsformer en markant spredning mellem dehøjeste og de laveste produktiviteter.Skifterettens totale sagsvolumen, årsværksforbrug og økonomi
3.2
I dette afsnit præsenteres den overordnede kortlægning af skifteretten, som i høj grad er baseretpå data trukket centralt fra Domstolsstyrelsens datakilder.3.2.1Volumen på sagsformsniveau
I Figur 6 nedenfor vises udviklingen i afsluttede sager fra 2009 til 2012. Såvel det samlede antalsager som fordelingen heraf har været yderst konstant i perioden 2009 til 2012. I 2012 var der76.295 sager ved skifteretterne, hvoraf 71 % var dødsbosager, 28 % var insolvenssager og 1 % varægtefælleskifter.
23
Afsluttet sagsvolumen100.000-0,3%80.00076.92780020.22160.00077.73078821.28276.71070921.00276.29589421.021
40.00055.906(73%)20.00055.660(72%)54.999(72%)54.380(71%)
020092010Ægtefælleskifte2011InsolvensDødsbo2012
Figur 6: Udviklingen i sagsvolumen per sagstype 2009-2012. Kilde: Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fraSø- og Handelsretten.
Figur 7 viser sagsvolumenet for hver af de 11 sagsformer. Det bemærkes, at 3 sagsformer harmarkant lavere volumen end resten. Det drejer sig om dødsboformen ægtefælleudlæg,rekonstruktionssager og ægtefælleskifter – særligt har rekonstruktion meget lavt volumen.
24
Afsluttet sagsvolumen80.0006.3428.79360.0006.3316.58240.00012.27354.38020.000 15.85111.5066381.19921.9155.515231894140 76.295
0
Figur 7: Sagsvolumen for de 11 sagsformer 2012. Kilde: Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- ogHandelsretten.
Boudlæg
Privat skifte
Uskiftet bo
Bobestyrerbo
For. privat skifte
Ægtefælleudlæg
Øvrige
Konkurs
Tvansopløsning
Gældssanering
Ægtefælleskifte
Øvrige
Total
Rekonstruktion
3.2.2
Årsværksforbrug i skifteretterne
Årsværksforbruget i skifteretten var 252,7 i 2012. I Figur 8 præsenteres udviklingen iårsværksforbruget fra 2007 til 2012. Det bemærkes, at der efter en stigning i antallet af årsværkfrem mod 2010 sker et fald i 2011 og 2012. Årsværksfordelingen mellem de forskelligemedarbejdergrupper har været relativt konstant over tid.
25
Årsværk ved skifteretterne1400
Lignende udvikling forbyretterne overordnet
6,3 % p.a.300
-6,1 % p.a.2752867%22 %2738%22 %2537%22 %
2562395%200
7%24 %
8%25 %
24 %
100
68 %
66 %
65 %
68 %
67 %
67 %
0
2007Øvrige
2008
2009Elever
2010Jurister
2011Kontorpersonale
2012
Beskæft.ordning
1. Årsværk fra Sø- og Handelsretten indgår i korrigeret form. For uddybning af forskellen mellem korrigerede ogukorrigerede årsværk henvises til bilag 3.Figur 8: Udviklingen i årsværksforbrug per medarbejdergruppe i skifteretten. Kilde: Domstolsstyrelsensdatabaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
I Figur 8 præsenteres årsværksforbruget fordelt på skifteretter og medarbejdergrupper. Figurenviser årsværksforbruget korrigeret for lønnede orlovsforløb, langtidssygdom, udlån mv. ogjusteret til at matche det total ukorrigerede årsværksforbrug på 252,7 i 2012 (for uddybning afbrugen af ukorrigerede, korrigerede og justerede årsværk henvises til bilag 3). Det er værd atbemærke, at hvis der ses bort fra Retten på Bornholm samt Sø- og Handelsretten, er den størsteskifteret (København) blot lidt over dobbelt så stor som den mindste (Svendborg) målt påårsværksforbrug. Der er altså generelt ikke tale om væsentligt forskellige enheder målt påantallet af medarbejdere.
26
Årsværk ved skifteretterne 201225
23
20
~2,1X15
14
10
10
751
715
725
815
815
826
92
9
92
92
31
2664
5
12 13 1312 1211 11310 109 10 103 3 3 223 222 12110 108 9 9 9 87 8 87 76 6
102
Ø 10,1
7
0
Figur 9. Årsværksforbrug ved hver skifteret. Kilde: Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- ogHandelsretten.
Bornholm
Svendborg
Øvrigt personale
Hillerød
Herning
Helsingør
Holstebro
Hjørring
Beskæftigelsesordning
Holbæk
Horsens
Viborg
Kolding
Nykøbing F
Sønderborg
Lyngby
Elever
Esbjerg
Randers
Frederiksberg
Juridisk personale
Næstved
Århus
Roskilde
Aalborg
Odense
Glostrup
Kontorpersonale
København
SHR
Gennemsnit
3.2.3
Økonomidata
I dette afsnit præsenteres og fordeles de totale omkostninger på henholdsvis lønomkostninger ogøvrige omkostninger. Figur 10 viser de totale omkostninger for skifteretten fordelt på fire poster;'løn til skifteret', 'løn til allokeret ledelse og administration', 'driftsomkostninger' og 'centraltafholdte udgifter'. I de følgende afsnit præsenteres hver af disse fire udgiftsposter, somtilsammen udgør skifterettens samlede udgifter på 184 mio. kr.
27
Omkostninger i mio. kr.250
2005414%15024100101Sagsrelaterede omk.23%62%
4
184
30%13%
Omk. delvist variable på kort sigt50Omk. variable på lang sigt55%
0Løn til skifteretLøn til allokeretledelse ogadministrationDriftsomkostningerCentraltafholdte udgifterTotale omkostningeri skifteretten
Figur 10: Skifterettens udgifter. Kilde: Domstolsstyrelsens økonomisystemer, Domstolsstyrelsens databaser,opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
3.2.3.1
Lønomkostninger
Lønomkostningerne er givet ved produktet af de gennemsnitlige lønomkostninger ogårsværksforbruget. Lønomkostninger er opdelt i løn til årsværk, som anvendes i selve skifterettenog løn til årsværk, som anvendes i byretternes centrale administration, men er allokeret tilskifteretten. Denne allokering er foretaget individuelt for hver ret ved en fordeling af det totaleårsværksforbrug til ledelse, administration og hjælpefunktioner, baseret på skifterettens størrelsemålt i antal årsværk i forhold til det samlede årsværksforbrug på tværs af alle sagsområder.Totalt allokeres på denne måde et årsværksforbrug til ledelse og administration på 62,4 årsværk,som det også fremgår af Tabel 3 nedenfor.
28
Tabel 3: Årsværk og gennemsnitlige lønomkostninger i hhv. skifteretten og administrationen. Kilde:Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten, Domstolsstyrelsens økonomisystemer.
SkifterettenÅrsværkGennemsnitslønJuridisk personaleKontorpersonaleEleverBeskæftigelsesordningØvrigt personaleTotal55,2168,018,68,22,6252,7629.583369.382180.611-390.149
Ledelse og administrationÅrsværkGennemsnitsløn7,330,82,55,216,562,4776.071369.382180.611-390.149
I Tabel 3 ses det videre, at lønningerne for jurister i skifteretten er lavere end for det allokeredejuridiske personale anvendt til ledelse og administration. Dette skyldes, atgennemsnitslønningerne til ledelse og administration er sat til de overordnedegennemsnitslønninger for retterne totalt, mens der i gennemsnitslønnen for jurister i skifterettener taget højde for, at antallet af dommere ved skifteretterne er yderst begrænset (totalt set 2). Detbemærkes desuden, at gennemsnitslønnen for ansatte under beskæftigelsesordning er sat til nul.Det skyldes, at der modtages refusion for en stor del af lønnen for disse ansatte, samt atansættelsen af personale på beskæftigelsesordning i høj grad må ses som en politisk beslutning.Dette giver samlede lønomkostninger på godt og vel 101 mio. kr. for årsværksforbruget vedskifteretten og næsten 24 mio. kr. for det administrative personale der er allokeret tilskifteretterne, hvilket ses fordelt per medarbejdergruppe i Tabel 4.Tabel 4: Lønomkostninger til skifteretten og allokeret ledelse og administrationen. Kilde: Domstolsstyrelsensdatabaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten, Domstolsstyrelsens økonomisystemer.
SkifterettenJuridisk personaleKontorpersonaleEleverBeskæftigelsesordningØvrigt personaleTotal34.741.28262.069.9483.360.523-1.023.036101.194.789
Ledelse ogadministration5.682.75311.393.573455.917-6.451.72423.983.967
Samlet40.424.03573.463.5213.816.440-7.474.759125.178.755
3.2.3.2
Øvrige omkostninger
Øvrige omkostninger er fordelt på driftsomkostninger samt centralt afholdte udgifter og dissekategorier gennemgås derfor særskilt i dette afsnit.
29
3.2.3.2.1
Driftsomkostninger
Omkostningerne i forbindelse med driften af retterne er inddelt i fire grupper, vist iTabel 5 nedenfor. Det bemærkes, at driftsomkostninger per årsværk er allokeret ud over samtligeaf skifterettens årsværk og således inkluderer det administrative personale. Med reference tilTabel 3 udgør det samlede antal årsværk således 315 fuldtidsansatte.
30
Tabel 5: Driftsomkostninger per medarbejder og skifteret inkl. administration. Kilde: Domstolsstyrelsensdatabaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten, Domstolsstyrelsens økonomisystemer.
Sagsrelateredeudgifter(per sag)HjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseNykøbing FSvendborgNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørLyngbyGlostrupFrederiksbergKøbenhavnBornholmSø- og HandelsrettenGnst. per sagGnst. per årsværkSkifterettentotaltinkl. allokeret ledelseog administration(315 årsværk)849611892105135110141841021111131148312012485768084777285167107100-7.601.338
Variable på langsigt(per årsværk)93.16489.22869.623107.06674.638156.383174.20693.403131.701115.99490.422105.385127.41151.17995.486122.61557.906131.049125.494165.69186.07374.730163.12754.927122.159-107.94834.017.798
Delvist variablepå kort sigt(per årsværk)33.70837.64126.25333.41929.70136.30330.17532.29543.32535.74736.88743.70848.76825.72848.26536.89327.86644.85530.66524.54740.60750.14855.01255.61752.384-39.09512.320.236
Variable på kortsigt(per årsværk)1.8761.4424411.5542.2692.4291.4621.7241.4362.2561.2211.2561.8474142.1737951.4682.6501.2941.3921.22777679814.5301.494-1.663523.972
Den første gruppe af driftsomkostninger er udgifter som er relateret til sagsvolumen og derforikke kan forventes at falde bort ved en eventuel reduktion i antallet af årsværk. Disse udgøres 48% af porto, men indeholder også udgifter som f. eks. transport i forbindelse med sager. Disseudgifter var i 2012 på 7,6 mio. kr. svarende til 100 kr. per sag.
31
Den anden gruppe er udgifter, som på længere sigt vil være variable med antallet af årsværk,herunder husleje og ejendomsskatter. Disse udgifter udgør 34 mio. kr. for skifteretterne totalteller 107.948 kr. per medarbejder.Herefter følger en gruppe udgifter, som er delvist variable med medarbejderantallet. De udgør12,3 mio. kr. svarende til 39.095 kr. per medarbejder og omhandler udgifter som opvarmning, el,vand m.v., rengøring og vedligeholdelse samt tjenesteydelser.Endelig er der den sidste gruppe udgifter, som anses for at være variabel med antallet af årsværkpå kort sigt, som eksempelvis kurser og transport til disse. Disse helt variable udgifter udgjorde i2012 523.972 kr. eller 1.663 kr. per medarbejder.Til sammen summer disse fire udgiftsgrupper til 54,4 mio. kr. for skifteretterne totalt, hvilket varca. 18 % af de totale driftsomkostninger ved retterne på 307,6 mio. kr. i 2012. Dette stemmer fintoverens med, at årsværksforbruget ved skifteretten (315 inkl. allokeret administration og ledelse)udgjorde ca. 18 % af det totale årsværksforbrug ved retterne i 2012 på 1766 (heraf 44 fra Sø- ogHandelsretten).3.2.3.2.2Centralt afholdte udgifter
Foruden disse udgifter, som ligger hos retterne selv, afholder Domstolsstyrelsen en rækkeudgifter. Disse centralt afholdte udgifter er som udgangspunkt ikke allokeret til skifteretsarbejdet,men de udvalgte udgifter, der i Deloittes rapport blev vurderet at være variable i forhold antalletaf medarbejdere i byretterne, er angivet iTabel 6 nedenfor, og medregnes i den totale omkostning per årsværk. Disse udgifter omhandleruddannelse, drift af it-arbejdspladser og HR-center og udgør samlet 4.059.425 kr. forskifteretterne i alt.Tabel 6: Centralt afholdte udgifter. Kilde: 'Budgetanalyse af domstolene – Ressourceanvendelse og produktion2004-2010', Deloitte, 29. februar 2012, revideret.
Beløb per juristUddannelseDiverse bidrag og gebyrer (AER, AES, ØES)Drift af it-arbejdspladser (support, pc-ansk. mv.)HR-center: 12 årsværk, inkl. 1 chefstillingCentralt afholdte udgifter totalt per medarbejder5.143 kr.3.415 kr.2.280 kr.10.304 kr.21.142 kr.
Beløb per ikke juridiskpersonale5.143 kr.3.415 kr.2.280 kr.-10.838 kr.
32
3.3
Skifterettens produktivitet og enhedsomkostninger
Beregningen af enhedsomkostninger er udført både top-down og bottom-up. I det følgendepræsenteres imidlertid blot bottom-up analysen idet, det er dette estimat, som anvendes i restenaf analysen, mens top-down estimatet i høj grad har været brugt til, at give et pejlemærke i denindledende fase af analysen. Resultaterne fra top-down analysen er vist i bilag 4.3.3.1Korrektion for generelle arbejdsopgaver
Der er visse opgaver, som skifteretterne tager sig af, der falder uden for rammerne afspørgeskemaundersøgelsen. Eksempelvis håndteres post typisk en gang om dagen, hvor ind- ogudgående post sorteres og forsendelser ordnes. Om end dette tidsforbrug er en del af densamlede tid brugt på at behandle sager i skifteretterne, er det en separat arbejdsopgave, der gårpå tværs af sagsformer, og som ikke kan placeres i et proceskort. I stedet er derfor spurgt separattil tidsforbruget på disse arbejdsopgaver, og resultatet heraf fremgår af Figur 11.
Årsværk30025319182003742237
168100
158
550Årsværksforbrug Generellevedopgaver ifm.skifteretternedødsbo1Posthåndtering2Vejledning afprofessionelle3Klager,kære, mm.4
52Årsværksforbrugder fordeles påsagsformer
1. Arbejde for andre skifteretter (rekvirering af testamenter og 1. afdødes bo), henvendelser vedr. afsluttede sager (nyskifteretsattest etc.), indhentelse af bopakker/akter fra Rigsarkivet/ Landsarkivet.2. Sortering af ind- og udgående post og forsendelse (bunkebehandling).3. Bobestyrer, kurator, advokater, banker, bedemænd etc.4. Klager over bobestyrer undtaget – inkluderet i spørgeskema.Figur 11. Årsværksforbruget fordelt på skifterettens sagsformer efter generelle arbejdsopgaver er trukket fra.Kilde: Spørgeskemaundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
33
Af Figur 11 ses det, at der anvendes omtrent 16 årsværk på opgaver, der ikke fordeles påsagsformer. Heraf er størstedelen anvendt på posthåndtering, som stort set udelukkendehåndteres af kontorpersonale, mens de 3 juristårsværk der anvendes på generelle arbejdsopgaverstammer fra vejledning af professionelle og klager, kære mm.De resterende 237 årsværk fordeles på skifterettens sagsformer, men det er vigtigt at bemærke, atdette ikke betyder, at de 16 årsværk, der bruges på andre arbejdsopgaver, ikke er med i analysensbaseline. Eksempelvis vil potentialet af et forbedringsforslag, der mindsker mængden af post,inkludere dele af de 7 årsværk, der benyttes på posthåndtering.Der blev i spørgeskemaundersøgelsen endvidere spurgt til total tid anvendt på interne møder,MUS-samtaler, kurser, efteruddannelse mm. Årsværksforbruget ved skifteretterne i forbindelsehermed er opgjort til ca. 13 årsværk. Selvom disse 13 årsværk ikke er en del af behandlingen afsager ved skifteretterne, fordeles de alligevel på skifterettens sagsformer. Dette gøres ud fra enbetragtning om, at mødetid ligesom øvrig tid anvendt på andet end behandling af sager (kurser,pauser etc.) vil variere direkte med den tid, der bruges på at behandle sager. Hvisårsværksforbruget på behandling af sager kan reduceres gennem en forbedring, vil de besparederessourcer heller ikke bruge tid på møder, kurser, pauser etc.3.3.2Årsværksforbrug per sagstype
Til at inddele årsværksforbruget per sagstype anvendes arbejdsfordelingsundersøgelsen sombeskrevet i afsnittet om analysemetoden. Det bemærkes at Sø- og Handelsretten ikke indgår iarbejdsfordelingsundersøgelsen. Eftersom skifteretten i Sø- og Handelsretten kun behandlerinsolvenssager er fordelingen ganske simpelt ved 100 % på insolvens. Anvendesarbejdsfordelingsundersøgelsen til at fordele årsværksforbruget på henholdsvis dødsbo og andreskiftesager, fordeler de 237 årsværk fra 2012 sig med 157 på dødsbo og 80 på andre skiftesager,hvilket ses i Figur 12.
34
Årsværk i skifteretterne200-49%1501576 (4%)15 (9%)16(10%)
100803 (4%)121 (77%)5036(45%)37(46%)0DødsboAndre skif tesager
Øvrigt personale
Beskæf tigelsesordning
Elever
Juridisk personale
Kontorpersonale
Figur 12: Årsværk per medarbejdergruppe og sagstype.Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
Kilde:
Arbejdsfordelingsundersøgelse,
I nedenstående Figur 13 er de to søjler for henholdsvis dødsbo og andre skiftesager vist for alleskifteretter. Som det fremgår af figuren, bevirker Sø- og Handelsretten, at der på området forandre skiftesager kommer en væsentlig forskel mellem den største og den gennemsnitligeskifteret for andre skiftesager. På dødsboområdet er den største skifteret, København ca. dobbeltså stor som den gennemsnitlige skifteret og ca. 4 gange større end de mindste skifteretter.
35
DødsboÅrsværk for dødsbo 201225
Andre skiftesagerÅrsværk for insolvens og ægtefælleskifte 201225
222020
~3,75X1515
1210
13~6,75X10
107 7 76 6 75 6 6 65 5 588 8 86Ø 6.3
5
30
3
4 4
5
0KøbenhavnGlostrupFrederiksbergLyngbyOdenseAalborgNæstvedSønderborgRoskildeEsbjergÅrhusRandersHolstebroViborgHjørringKoldingNykøbing FHorsensHelsingørHerningHolbækHillerødSvendborgBornholmSHRGennemsnit
0
0 0 0 0 1
44 43 4 43 3 3 3 3 3 332 2 2 2 2
3
Ø 3.2
SHRÅrhusRoskildeHolbækOdenseAalborgRandersNykøbing FHorsensNæstvedKoldingSvendborgHillerødViborgEsbjergHelsingørHjørringHerningSønderborgHolstebroLyngbyBornholmFrederiksbergKøbenhavnGlostrup
Gennemsnit
Øvrigt personale
Beskæf tigelsesordning
Elever
Juridisk personale
Kontorpersonale
Figur 13: Årsværk per medarbejdergruppe, byret og sagstype. Kilde: Arbejdsfordelingsundersøgelse,Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
3.3.3
Årsværksforbrug per sagsform
Efter at have inddelt årsværksforbruget på sagstyper vha. arbejdsfordelingsundersøgelsen,benyttes tidsdata indsamlet med spørgeskemaundersøgelsen til at inddele årsværksforbruget påsagsformer. Årsværksforbruget per sagsform fremgår af Figur 14.
36
Årsværk per sagsform 201225018152
237
Insolvens og ægtefælle200
Dødsbo2
47
8
80(34%)
1615027100455032
156(66%)
35
0
Figur 14. Årsværksforbrug per sagsform totalt for alle retter. Kilde: Spørgeskemaundersøgelse,arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
Som det ses af Figur 14 ligger størstedelen af årsværksforbruget på konkurssager og privat skifte.Derudover bærer boudlæg, uskiftet bo og bobestyrerbo en væsentlig del af det totale årsværk,mens ægtefælleudlæg, rekonstruktion og ægtefælleskifter som ventet har et meget lille totalttidsforbrug grundet det lave sagsvolumen på disse sagsformer.Øvrige sager er sager, der ikke er med i de 11 sagsformer, der er dækket afspørgeskemaundersøgelsen. Årsværksforbruget på øvrige sager er estimeret vha. top-downbaselinen (se bilag 4) og behandles ikke yderligere i analysen.3.3.4Produktivitet per sagsform
Med årsværksforbruget inddelt per sagsform kan det ved at dele sagsvolumenet medårsværksforbruger udledes hvor mange sager, der produceres per vægtet årsværk per sagsform.Figur 15 viser produktiviteten per sagsform.
Boudlæg
Privat skifte
Uskiftet bo
Bobestyrerbo
Forenklet privat skifte
Ægtefælleudlæg
Konkurs
Tvangsopløsning
Gældssanering
Rekonstruktion
Ægtefælleskifte
Øvrige
Total
37
Sager per vægtet årsværk1,000
Afsluttet sagsvolumen20,000ProduktivitetSagsvolumen
80010,000600423400245405560
0378284199155131114112
200
0
Figur 15. Sager per vægtet årsværk per sagsform totalt for alle retter. Kilde: Spørgeskemaundersøgelse,arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
Af Figur 15 fremgår det, at de særligt tunge sagsformer er bobestyrerbo, konkurs, gældssaneringog rekonstruktion, mens de lettere sager, hvor der afsluttes flere sager per vægtet årsværk erboudlæg, uskiftet bo og forenklet privat skifte. For tvangsopløsning skal det bemærkes, at en stordel af sagerne stopper kort inde i sagsforløbet, og den gennemsnitlige procestid for entvangsopløsningssag bliver således relativt lav. Dog er det høje antal sager per vægtet årsværkikke ensbetydende med, at en tvangsopløsningssag der gennemgår et helt sagsforløb har en kortprocestid (se eventuelt proceskort for tvangsopløsning i bilag 2).Derudover skal det generelt bemærkes, at beregningerne er lavet pervægtetårsværk.Årsværksvægtene er baseret på gennemsnitslønningerne (seTabel 3), hvilket medfører at sagsformer, hvor der er meget kontorpersonalearbejde, opnår ethøjere antal afsluttede sager per vægtet årsværk. Årsværksvægtene er angivet i Tabel 7.
Boudlæg
Privat skifte
Uskiftet bo
Bobestyrerbo
Forenklet privat skifte
Ægtefælleudlæg
Konkurs
Tvangsopløsning
Gældssanering
Rekonstruktion
Ægtefælleskifte
38
Tabel 7. Årsværksvægte baseret på gennemsnitslønninger. Kilde: Domstolsstyrelsens økonomisystemer.
Årsværksvægte forskifteretsmedarbejdereJuristerKontorEleverBeskæftigelsesordningØvrige1,6570,945000,998
Årsværksvægte for ledelse,administration og hjælpefunktioner2,0600,980001,036
Som Tabel 7 viser, er årsværksvægtene for elever og personale på beskæftigelsesordning sat til 0,hvilket er i linje produktivitetsberegninger udført af Domstolsstyrelsen. Ved senere beregning afenhedsomkostninger er løn til elever inddraget, mens løn til beskæftigelsesordning som nævnt ersat til 0 generelt.Endelig bemærkes det, at antallet af afsluttede sager per årsværk per sagsform er beregnet påbasis af årsværksforbruget ved skifteretterne plus allokeret ledelse, administration oghjælpefunktioner (se Tabel 4).En yderligere inddeling af antallet af afsluttede sager per årsværk per sagsform på de enkelteretter er vist i Tabel 8, mens Tabel 9 viser samme inddeling, dog indekseret så det er nemmere atsammenligne den enkelte byrets produktivitet med gennemsnittet.
39
Tabel 8. Produktivitet per sagsform for hver ret. Kilde: Spørgeskemaundersøgelse, arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsensdatabaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
EmbedeHjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørLyngbyGlostrupFrederiksbergKøbenhavnBornholmSHRGennemsnitTotaltsagsvolumen
Boudlæg61543750148742624532262051844047654858240339340145042542546050931729628444115.851
Privatskifte26625917324624824726626130232120123942731224534126729831523028817717815826112.273
Uskiftetbo44537362646234838533737636541640343756845043452248353136327335745730124741511.506
Bo-bestyrer-bo21824818613020614115324520719817020427320112523119224424195121105106701806.582
Forenkletprivatskifte5474604043904133313894063483653613086043893275684564713073273514472362013926.331
Ægtefælle-udlæg380212265443295191313362253387314286547380267350336377345231297265116205309638
Konkurs150139125132127108961231831531771541207817275128135129
Tvangs-opløsning669745814565469516448394609476462447345312728283372754537
Gælds-sanering220219199205249247180171249285259193142142204180226346164
Rekon-struktion118109100939165128268148167130120851089413792103
491361288.793
1737385176.342
2681592155.515
42103115231
Ægtefælle-skifte93162726592143179168319210269150159837311693188142671564210984135894
Totalvægtetproduk-tivitet29727725525125322422426731329127426932524224926026331127118725018816715727225374.956
40
Tabel 9. Indekseret produktivitet per sagsform for hver ret. Kilde: Spørgeskemaundersøgelse, arbejdsfordelingsundersøgelse,Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
EmbedeHjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørLyngbyGlostrupFrederiksbergKøbenhavnBornholmSHRIndeksTotaltsagsvolumen
Boudlæg13999114110975673141118100108124132918991102969610411672676410015.851
Privatskifte10299669495951021001161237792164120941301021141218811068686010012.273
Uskiftetbo10790151111849381918810097105137108105126116128876686110726010011.506
Bo-bestyrer-bo121138104721157985136115110951141521126912910713613553685959391006.582
Forenkletprivatskifte14011710399105859910489939279154998314511612078839011460511006.331
Ægtefælle-udlæg123698614395621011178212510293177123861131091221127596863866100638
Konkurs1181099710399857596143120138120946113458100105101
Tvangs-opløsning12914415710991100877611892898667601415572146104
Gælds-sanering10210293951161158480116133121906666958410516176
Rekon-struktion10295878179561112331291451131057494821198090
381061008.793
331431006.342
125741005.515
3789100231
Ægtefælle-skifte691205448691061331252371562001121186154866913910550116318162100894
Totalvægtetproduk-tivitet1171091019910088891051241151081061289698102104123107749974666210710074.956
41
Omend der for de enkelte sagsformer observeres en markant spredning mellem de højeste og delaveste produktiviteter, bemærkes det også, at der generelt er fin overensstemmelse blandtretterne vedrørende de relative forhold i produktivitet på de forskellige sagsformer. Detteresulterer også i en relativt ensartet total vægtet produktivitet for retterne. Des dybere et niveauder sammenlignes på (sagsområde, sagstype, sagsform), des større afhængighed bliver denenkelte produktivitet af spørgeskemabesvarelserne. Derfor er det også valgt ikke at laveovenstående sammenligning på et dybere niveau end sagsform, dvs. ikke på procestrin- ogaktivitetsniveau. Det bemærkes desuden at gennemsnitsværdierne i Tabel 8 ikke matcher tallenei Figur 15, hvilket skyldes, at gennemsnittene i Tabel 8 er de simple gennemsnit for retterne (forat øge sammenlignelighed), mens produktiviteterne i Figur 15 er de samlede produktiviteter(svarende til det vægtede gennemsnit).3.3.5Omkostninger per sagsform
Ved at koble årsværksforbruget per sagsform med økonomidata fås enhedsomkostningerne persagsform. Figur 16 viser de totale enhedsomkostninger for alle retterne samlet.Total enhedsomkostning (kr.)12.000
Afsluttet sagsvolumen20.000EnhedsomkostningSagsvolumen10.000
8.000
04.1904.0002.5073.6792.6822.1381.5501.6581.0054.5094.678
1.4650
Figur 16. Total enhedsomkostning per sagsform totalt for alle retter. Kilde: Domstolsstyrelsensøkonomisystemer, spørgeskemaundersøgelse, arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser,opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
Boudlæg
Privat skifte
Uskiftet bo
Bobestyrerbo
Forenklet privat skifte
Ægtefælleudlæg
Konkurs
Tvangsopløsning
Gældssanering
Rekonstruktion
Ægtefælleskifte
42
De totale enhedsomkostninger viser som ventet det omtrent samme billede som de totaleproduktiviteter blot med modsat fortegn, idet sagsformerne med høj produktivitet er de sammesom dem med lave enhedsomkostninger og vice versa.Ved at gange enhedsomkostningerne med volumenet fås videre de totale omkostninger persagsform, som vist i Figur 17.Totalomkostning per sagsform (mio. kr.)200Insolvens og ægtefælleDødsbo15037663(37%)1514171
1010018315023024
1
108(63%)
Figur17.Totalomkostningerpersagsform.Kilde:Domstolsstyrelsensøkonomisystemer,spørgeskemaundersøgelse, arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- ogHandelsretten.
Af Figur 17 ses det at de 11 sagsformer dækker 171 mio. kr. af de i alt 184 mio. kr. itotalomkostninger for skifteretterne. Videre ses det at de 108 mio. kr. kommer fra behandling afdødsbo, 59 mio. kr. fra insolvenssager og endelig 4 mio. kr. til ægtefælleskifter.Selvom Figur 17 i høj grad følger opdelingen i årsværk per sagsform (Figur 14), bemærkes det dogogså, at der er visse forskelle. Eksempelvis er totalomkostningen ved bobestyrerbo højere endden for boudlæg, selvom det totale årsværksforbrug for boudlæg er højere end for bobestyrerbo.Forskellen skyldes, at der i højere grad anvendes juristtid på bobestyrerbo, hvorfor dengennemsnitlige omkostning per årsværk bliver højere for bobestyrerbo end for eksempelvisboudlæg.
Boudlæg
Privat skifte
Uskiftet bo
Bobestyrerbo
Forenklet privat skifte
Ægtefælleudlæg
Konkurs
Tvangsopløsning
Gældssanering
Rekonstruktion
Ægtefælleskifte
Total
43
En yderligere inddeling af omkostningernedriftsomkostninger er vist i Figur 18.
per
sagsform
på
lønomkostninger
og
Totalomkostning per sagsform (mio. kr.)200Centralt afholdte udgifterDriftsomkostningerLøn til ledelse, adm. og hjælpefunktioner150Løn til skifteretsmedarbejdere37657%
1560%
164%
462%
171
50(29%)22(13%)
1010018315023051%52%51%
152%
58%
2451%56%
94(55%)
Figur 18. Totalomkostninger per sagsform inddelt på omkostningstyper. Kilde: Domstolsstyrelsensøkonomisystemer, spørgeskemaundersøgelse, arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser,opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
Af Figur 18 ses det, at andelen af lønomkostninger i enhedsomkostningerne for de forskelligesagsformer ligger mellem 50 % og 64 %. Enhedsomkostningernes afhængighed af denpersonalesammensætning der arbejder med sagsformen er altså overordnet set begrænset, ogden primære driver bag høje enhedsomkostninger er i langt højere grad det totale tidsforbrug persag. Tabel 10 viser enhedsomkostninger per sagsform for hver ret og Tabel 11 viser sammeinddeling indekseret.
Boudlæg
Privat skifte
Uskiftet bo
Bobestyrerbo
Forenklet privat skifte
Ægtefælleudlæg
Konkurs
Tvangsopløsning
Gældssanering
Rekonstruktion
Ægtefælleskifte
Total
44
Tabel 10. Enhedsomkostninger i kr. per sagsform for hver ret. Kilde: Domstolsstyrelsens økonomisystemer, spørgeskemaundersøgelse,arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
EmbedeHjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørLyngbyGlostrupFrederiksbergKøbenhavnBornholmSHRGennemsnitTotaltsagsvolumen
Boudlæg9881.3711.1331.1901.3192.9172.0521.1671.1921.5861.2381.1789071.5681.6021.6301.1951.6061.5321.4771.1971.7482.2512.2311.51115.851
Privatskifte2.2592.2903.1942.3382.2472.8662.4982.6772.0422.1722.8862.6531.2322.0182.5561.9141.9952.2672.0462.8732.0843.0893.6463.9572.49212.273
Uskiftetbo1.3731.6029081.2531.6251.8701.9841.9051.6841.6811.4681.4639311.4041.4571.2541.1081.2871.7662.5311.7001.2482.2442.5591.59611.506
ForenkletprivatÆgtefælle-Bo-skifteudlægbestyrerbo2.5851.1151.6002.3221.3072.7852.9331.4062.1254.1261.4871.3092.5691.3771.9244.2022.1583.5193.9731.7312.1372.5641.7801.9812.7361.7762.3253.2581.9181.8173.3751.6381.8783.0132.0632.2081.8678769673.0311.6221.6544.5131.9382.2332.6301.1511.8692.6611.1741.5812.6181.4481.7542.5502.0981.8666.0412.0612.8054.4651.7282.0034.8931.2752.0895.7082.8835.3568.2173.1573.0893.6196.5821.7156.3312.203638
Konkurs3.5553.7614.1574.0264.1025.9216.0774.6473.1373.8682.9963.6664.1187.4123.3177.8513.8574.4354.388
Tvangs-opløsning8067116529491.0971.1941.2741.5249531.3081.1691.2691.4261.8027932.1121.3748331.078
Gælds-sanering2.2952.3352.5122.4952.0052.4033.0783.2122.2062.0542.0162.7803.4013.8682.7803.0902.1161.6583.284
Rekon-struktion4.4284.5254.9875.3316.1778.3684.1632.0523.6353.0524.1513.9996.3244.7565.6553.4615.9105.091
10.7074.1394.7688.793
3.0717821.2476.342
1.9423.4612.6195.515
12.0985.0895.163231
Ægtefælle-skifte5.4603.0846.6167.7415.3024.0353.2423.2271.7172.7461.9253.5593.0556.6217.0984.8465.0662.8843.7818.7813.08111.4634.8876.2034.851894
Totalproduk-tivitet1.7901.9162.0522.0601.9832.8462.6012.2811.8182.1002.0022.1031.5682.4062.2962.3871.8041.9272.1173.0482.1482.6883.4223.9212.0332.29374.956
45
Tabel 11. Indekserede enhedsomkostninger per sagsform for hver ret. Kilde: Domstolsstyrelsens økonomisystemer, spørgeskemaundersøgelse,arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
EmbedeHjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørLyngbyGlostrupFrederiksbergKøbenhavnBornholmSHRIndeksTotaltsagsvolumen
Boudlæg6591757987193136777910582786010410610879106101987911614914810015.851
Privatskifte9192128949011510010782871161064981103778091821158412414615910012.273
Uskiftetbo86100577810211712411910610592925888917969811111591077814116010011.506
ForenkletprivatÆgtefælle-Bo-skifteudlægbestyrerbo716573647612681829611487597180871161261601101019771104907610410690112829395858312010052514484957512511310173678574687272848070122851671201271231019113574951581682432271841401006.5821006.331100638
Konkurs757987848612412797668163778615570165819392
Tvangs-opløsning6557527688961021227610594102114145641691106786
Gælds-sanering8889969577921181238478771061301481061188163125
Rekon-struktion868897103120162814070598077122921106711499
225871008.793
246631006.342
741321005.515
23499100231
Ægtefælle-skifte113641361601098367673557407363136146100104597818164236101128100894
Totalproduk-tivitet7884909086124113997992879268105100104798492133941171491718910074.956
46
Også på byretsniveau ses det som ventet, at enhedsomkostningerne hænger tæt sammen medproduktiviteterne, således at retterne med høj produktivitet er de samme som dem med laveenhedsomkostninger og vice versa. Eventuelle forskelle i rangeringen af retter skyldes forskelle idriftsomkostninger per årsværk samt andel af elevårsværk i retterne (elevårsværk tæller ikkemed i produktivitetsberegningerne, men er en del af enhedsomkostningerne).3.3.6Omkostninger per procestrin
Med kendskab til omkostningerne per sagsform kan omkostningerne per procestrin beregnesmed data fra spørgeskemaundersøgelsen. Til denne beregning anvendes alle retternes besvarelseaf spørgeskemaerne for hver sagsform til at danne et gennemsnitligt relativt tidsforbrug perprocestrin for hver medarbejdergruppe (se bilag 1). Da det ikke er vurderet praktisk at vise graferfor samtlige sagsformer, er enhedsomkostningerne og totalomkostningerne per procestrin vist ihhv. Tabel 12 og Tabel 13.Rent metodisk viser Tabel 13, at der i spørgeskemaundersøgelsen har været en god opdeling afprocestrin. Således er der nærmest ingen procestrin, der har en urimeligt stor eller urimeligt lilletotalomkostning i forhold til de øvrige procestrin for den givne sagsform.
47
Tabel 12. Enhedsomkostninger per procestrin. Høje enhedsomkostninger markeret med orange. Kilde: Domstolsstyrelsens økonomisystemer,spørgeskemaundersøgelse, arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.BoudlægEnhedsomkostning (kr.)0. Tidligkontakt450. Tidligkontakt600. Tidligkontakt440. Tidligkontakt1060. Tidligkontakt460. Tidligkontakt451. Oprettelse812. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering6. Udlevering7. Krav eks.1956540014316399. Andet266116
Privat skifteEnhedsomkostning (kr.)
1. Oprettelse89
2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering6. Udlevering7. Åbningsstatus8. Boopgørelse2596559027024072
267
9. SKAT godkender 10. Godkendelse 99. Andet39500
71
Uskiftet boEnhedsomkostning (kr.)
1. Oprettelse81
2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering6. Udlevering7. Afslutning99. Andet21556477196180242
69
BobestyrerboEnhedsomkostning (kr.)
1. Oprettelse2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering6. Åbningsstatus 7. Indberetning8. SKAT/boopgørelse 9. Godkendelse10. Klager15229878292767622233086436. SKATgodkender8
99. Andet70168
Forenklet privat skifteEnhedsomkostning (kr.)
1. Oprettelse79
2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering22361504519
7. Afslutning160
99. Andet70
ÆgtefælleudlægEnhedsomkostning (kr.)
1. Oprettelse92
2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering6. Udlevering7. Afslutning99. Andet230587853053122099. Udkast tilboopgørelse8. Redegørelser397681
11610. Afsl.Skiftesamling370141
KonkursEnhedsomkostning (kr.)TvangsopløsningEnhedsomkostning (kr.)
1. Oprettelse 2. Berammelse 3. Ekspedition4. Dekret282276152
5. Ekspedition6. Kaution769479
7. Eventuelt65
11. Ekspedition601
1. Oprettelse 2. SKAT kontakt 3. Vejledning4. (Tlf.)møde5. Ekspedition6. Likvid./konkurs 7. Retsmøde8. Ekspedition231693421420770371470. Tidligkontakt866. Forslag4. Ekspedition5. Evt. opflg. møde modtages67829477
GældssaneringEnhedsomkostning (kr.)
1. Oprettelse2. Screening3. Møde320179
246
7. Kreditormøde8. Ekspedition323
9. Afslutning234259
RekonstruktionEnhedsomkostning (kr.)ÆgtefælleskifteEnhedsomkostning (kr.)
2. Juridisk1. Oprettelse gennemg.241
5. Evt.8. Forslagtinglysning3. Ekspedition4. Planmøde6. Nyt planmøde7. Redegørelse modtages4741891.156193247166
9. Forslagsmøde1289. Stadfæstelse63
10.Afstemningsmøde 11. Ekspedition32576464610. Ekspedition137633
1. Oprettelse 2. Oplysninger 3. Retsmøde4. Ekspedition5. Fri proces6. Tvister mm.7. Klager over BB 8. Indsigelser6031471.68677712650027
48
Tabel 13. Totalomkostninger per procestrin. Høje totalomkostninger markeret med orange. Kilde: Domstolsstyrelsens økonomisystemer,spørgeskemaundersøgelse, arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.BoudlægTotalomkostning (kr.)0. Tidligkontakt1. Oprettelse2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering6. Udlevering7. Krav eks.99. Andet711.6401.281.2333.071.5741.028.2056.295.6922.246.8762.560.7804.195.890
1.830.106
Privat skifteTotalomkostning (kr.)
0. Tidligkontakt1. Oprettelse2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering6. Udlevering7. Åbningsstatus8. Boopgørelse9. SKAT godkender 10. Godkendelse 99. Andet729.5091.083.1063.150.745787.4957.201.1853.293.3732.927.209880.7973.262.361471.8566.102.421872.6270. Tidligkontakt1. Oprettelse2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering6. Udlevering7. Afslutning99. Andet508.436923.7852.453.543644.1675.450.5382.242.4722.057.5082.765.934
Uskiftet boTotalomkostning (kr.)
784.649
BobestyrerboTotalomkostning (kr.)
0. Tidligkontakt1. Oprettelse2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering6. Åbningsstatus 7. Indberetning8. SKAT/boopgørelse 9. Godkendelse10. Klager99. Andet695.700994.0301.947.990511.0581.913.1295.019.672407.4771.460.4982.019.1474.213.7724.589.458444.4160. Tidlig6. SKATkontaktgodkender1. Oprettelse2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering7. Afslutning99. Andet288.431498.6311.398.952383.2253.167.3593.266.81948.2821.005.8550. Tidligkontakt1. Oprettelse2. Dataudtræk3. Opfordring4. (Tlf.)møde5. Ekspedering6. Udlevering7. Afslutning99. Andet28.29458.169145.86936.587497.725193.750197.795132.5159. Udkast tilboopgørelse
Forenklet privat skifteTotalomkostning (kr.)
442.282
ÆgtefælleudlægTotalomkostning (kr.)
73.38610. Afsl.Skiftesamling11. Ekspedition3.232.7301.237.3015.257.268
KonkursTotalomkostning (kr.)TvangsopløsningTotalomkostning (kr.)
1. Oprettelse 2. Berammelse 3. Ekspedition4. Dekret5. Ekspedition6. Kaution7. Eventuelt8. Redegørelser2.459.7222.408.8081.329.8596.733.8904.189.002563.6123.476.2835.954.0181. Oprettelse 2. SKAT kontakt 3. Vejledning4. (Tlf.)møde5. Ekspedition6. Likvid./konkurs 7. Retsmøde8. Ekspedition1.457.558436.318215.9821.352.4071.307.334439.649234.292928.166
GældssaneringTotalomkostning (kr.)
0. Tidlig6. Forslagkontakt1. Oprettelse2. Screening3. Møde4. Ekspedition5. Evt. opflg. møde modtages7. Kreditormøde8. Ekspedition9. Afslutning471.0111.756.598983.7133.721.7091.611.044424.2751.348.5801.772.2981.284.7801.419.4932. Juridisk5. Evt.8. Forslag10.tinglysningAfstemningsmøde 11. Ekspedition1. Oprettelse gennemg.3. Ekspedition4. Planmøde6. Nyt planmøde7. Redegørelse modtages9. Forslagsmøde55.233109.07343.297266.02244.31556.77138.25329.45174.843175.654148.5711. Oprettelse 2. Oplysninger 3. Retsmøde4. Ekspedition5. Fri proces6. Tvister mm.7. Klager over BB 8. Indsigelser9. Stadfæstelse10. Ekspedition535.305130.7421.501.385691.613112.485445.03124.36055.767122.266563.440
RekonstruktionTotalomkostning (kr.)ÆgtefælleskifteTotalomkostning (kr.)
49
Tabel 12 viser, hvordan enhedsomkostningerne på de 11 sagsformer fordeler sig på de enkelteprocestrin. For dødsbo ses det som ventet at de indledende procestrin vedrørende tidlig kontakt,oprettelse, dataudtræk og opfordring har nogenlunde ens enhedsomkostning. Yderligere ses det,at de væsentligste enhedsomkostninger ved dødsbosager ligger i forbindelse med afholdelse afmøde og efterfølgende ekspedering. For andre skiftesager er det grundet sagsformernes størreforskellighed ikke muligt at drage generelle konklusioner. Derudover skal det for andreskiftesager bemærkes, at der er tale om enhedsomkostningerne per total sagsvolumen og ikkeenhedsomkostningen per gang et procestrin udføres. For tvangsopløsning betyder detteeksempelvis, at enhedsomkostningen for retsmøder blot er 37 kr. Når der rent faktisk holdes etretsmøde i tvangsopløsningssager, koster det mere end 37 kr., men da der kun afholdes etretsmøde i ganske få tvangsopløsningssager, bliver enhedsomkostningen for procestrinnet relativtlav.Tabel 13 viser, hvordan de 171 mio. kr. i totale omkostningerne fordeler sig på de 11 sagsformersenkelte procestrin. Det ses bl.a. at en væsentlig del af de totale omkostninger fordeler sig på deindledende procestrin for dødsbosager, som vist grafisk i Figur 19. Heraf ses det at ca. 64 mio. kr.allokeres til procestrinnene fra den første kontakt på dødsbosager til og med mødeafholdelse ogefterfølgende ekspedering.
50
Totalomkostning per procestrin (mio. kr.)80ÆgtefælleudlægForenklet privat skifte60BobestyrerboUskiftet boPrivat skifteBoudlæg2540166414%17%19%3
20530
12
25%
23%
2. Dataudtræk
5. Ekspedering
Figur 19. Totalomkostninger for indledende procestrin i dødsbosager. Kilde: Domstolsstyrelsensøkonomisystemer, spørgeskemaundersøgelse, arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser,opgørelser fra Sø- og Handelsretten.
0. Tidlig kontakt
1. Oprettelse
3. Opfordring
4. (Tlf.)møde
Total forprocestrin0-5 idødsbosager
3.3.7
Omkostninger per aktivitet
De totale omkostninger per aktivitet findes ved inddeling af omkostningerne per procestrin påanalog vis, som omkostningerne per procestrin netop blev fundet ved inddeling afomkostningerne per sagsform. Det er omkostningerne på aktivitetsniveau, der i høj grad vil bliveanvendt til at beregne det økonomiske potentiale for diverse forbedringsforslag, men da der ertale om et ganske stort antal aktiviteter per sagsform, er det svært at præsentere resultaterne i etpraktisk format. For at forstå de væsentligste omkostningsdrivers giver de netop gennemgåedeomkostninger per sagsform og procestrin således et bedre overblik.Ønskes det at gennemgå omkostningerne per aktivitet, vises i Tabel 14 og Tabel 15 hhv.enhedsomkostninger og totalomkostninger per aktivitet. Teksten heri har en ganske lille størrelse,men tabellerne er indsat i en høj opløsning, så det er muligt at aflæse dem enten digitalt eller vedat printe dem i stort format.
51
Tabel 14. Enhedsomkostninger per aktivitet. Høje enhedsomkostninger markeret med orange. Kilde: Domstolsstyrelsens økonomisystemer,spørgeskemaundersøgelse, arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.BoudlægTidlig kontakt Oprettelse45Enhedsomkostning (kr.)CPR8135R7543Ægtepagt opslag22Evt. indhentning afEvt. indhentning afEvt. indhentning af 1.testamenteægtepagtTestamente opslag1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordring26169736Vejledning65265BlanketterUdfylde blanketter Udsende blanketter gennemgås9834Retsafgift9546Skifteretsattestudstedes97Skifteretsattestudstedes74Skifteretsattestudstedes357689Arkivering64Krav eks.208Andre instanser (exforsikringsselskaber)57Udsættelse afskæringsdato72113Andre instanser (exforsikringsselskaber)6886Arveafkald18Skift ml. boformer24Kommuneboer73Godkendeboopgørelse38109Opkræve rets-og boafgift151Andre instanser (exforsikringsselskaber)6486
Privat skifteTidlig kontakt OprettelseEnhedsomkostning (kr.)59
CPR8845
R7553
Ægtepagt opslag
Evt. indhentning afEvt. indhentning afEvt. indhentning af 1.ægtepagtTestamente opslag testamente1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordring14334335926Evt. indhentning afEvt. indhentning af 1.Evt. indhentning afTestamente opslag testamente1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordringægtepagt60382816
Vejledning64
BlanketterUdfylde blanketter Udsende blanketter gennemgås38715248BlanketterUdfylde blanketter Udsende blanketter gennemgås16253
Proklama indrykkes16133
Retsafgift
Evt. krav ekspederes Åbningsstatus149
Boopgørelse153
SKAT godkender
Arkivering87
Evt. revision
Skifteværge32
Arveafkald Skift ml. boformer1722
Uskiftet boTidlig kontakt OprettelseEnhedsomkostning (kr.)44
CPR80Udlevering afdødsboer tilmidlertidigbehandling916043
R7554
Ægtepagt opslag28
Vejledning56259
Retsafgift9961
Proklama indrykkes
ArkiveringEvt. krav ekspederes Formueopgørelse10287
Skifteværge32
Arveafkald17
Skift ml. boformer19
BobestyrerboTidlig kontakt OprettelseEnhedsomkostning (kr.)106
CPR43
R7561
Ægtepagt opslag29
Evt. indhentning afægtepagt20
Testamente opslag46
Evt. indhentning aftestamente33
1. Afdødes bo opslag
Evt. indhentning af 1.afdødes boOpfordring4123
(Tlf.)møde78291
Evt. insolvensbehandling71
Sikkerhedsstillelse(kautionsforsikring)151
Retsbog206
BOB attest75
Sagens aktersendes til BOB132Skifteretsattestudstedes66Skifteretsattestudstedes3113574
Tinglysning128
Åbningsstatus
Modtage indberetning Rykke BOB62175
Udsættelse afskæringsdato47
SKATs godkendelse GodkendeBoopgørelse modtages modtagesboopgørelse5267188Andre instanser (exforsikringsselskaber)875
Opkræve rets- ogboafgiftArkivering267116
KreditorerEvt. revision Klager105152484
Andre instanser (exforsikringsselskaber)12688
Skifteværge Arveafkald31
Skift ml. boformer1719
Forenklet privat skifteTidlig kontakt OprettelseEnhedsomkostning (kr.)46
CPR7940
R7544
Ægtepagt opslag
Evt. indhentning afEvt. indhentning afEvt. indhentning af 1.ægtepagtTestamente opslag testamente1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordring11392530238Evt. indhentning afEvt. indhentning afEvt. indhentning af 1.ægtepagtTestamente opslag testamente1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordring12511392729
Vejledning61
BlanketterUdfylde blanketter Udsende blanketter gennemgås15958283BlanketterUdfylde blanketter Udsende blanketter gennemgås52621539
Proklama indrykkes13937
Retsafgift
Evt. krav ekspederes146
Åbningsstatussendes til SKAT55
SKAT godkender8
Arkivering76
Evt. revision
Skifteværge32
Arveafkald17
Skift ml. boformer21
Tidlig kontakt OprettelseÆgtefælleudlægEnhedsomkostning (kr.)44
CPR9144
R7562
Ægtepagt opslag
Vejledning57
Retsafgift21161
Proklama indrykkes
Evt. krav ekspederes Formueoversigt til SKAT Afslutning11362
Arkivering5559
Andre instanser (exforsikringsselskaber)94
Skifteværge60
Arveafkald23
Skift ml. boformer32
AnmodningTidl. begæringKonkursgennemgåsundersøges142Enhedsomkostning (kr.)
Retsafgift3781
Evt. opslag hosErhvervsstyrelsen21
Kontakt til kreditors Indkaldelse afIndkaldelse retur fra Besvare henvendelserfra kreditoreradvokatskyldnerstævningsmandForberedelse7215911579
Møde158Akter sendes tilkurator/likvidator9135530
Evt. procedure78Erhversstyrelseninformeres37
Retsbog351
Annonce62
Erhvervsstyrelsenm.fl. orienteres38
Sikkerhedsstillelse25
Kautionsforsikringmodtages64Erhversstyrelseninformeres64Evt. beder SR omrevideret forslag1372017
Kuratorvalg33
Retsmøde(r)134
Vidneafhøring125
Tinglysning103
§ 12462
§ 125,179
§ 125,283
§ 125,3317
SR påser frister ogrykker137
Gennemgang204
Berammelse102
Annonce62
Forberedelse Møde64
Retsbog77160
Statskassehæftelse51
Betaling afretsafgift72
Evt.kautionsforsikring59
Arkivering165
Kreditorer Skyldner5337
Opslag ang.TvangsopløsningSagen oprettes verserende sagerIndkaldelseSKAT informeres93Enhedsomkostning (kr.)10829
R75 modtages2247
Vejledning34
Forberedelse85
Møde129
Retsbog
Arkivering42
Likvid./konkurs69
Retsmøde37
Retsbog
Arkivering41SR indkalder tilretsmøde88
Kreditorer13
Skyldner12
Tlf. vejledning afGældssaneringVejledningUdsendelse af blanket Sagen oprettes Ansøgning gennemgås Evt. rykke for oplysn. skyldnerRetsbog30464738134154Enhedsomkostning (kr.)Retsafgift ogsikkerhedDokumentergennemgåsRetsbog/brev95315
26
Indkaldelse til møde Forberedelse106
Møde218457
Retsbog
Sagens akter sendestil advokatAnnonce67196
Evt. opflg. møde2977
Vurdering af forslag
Forberedelse100
Møde222
Retsbog140
Salærmeddelelse55
Annonce38
Betaling af salær72
Arkivering68
Kreditorer78
Skyldner39
RekonstruktionSag oprettes144Enhedsomkostning (kr.)
Berammelse157109
Annonce
ForberedelseModtage oplysninger Evt. indhente R75ÆgtefælleskifteSagen oprettes Indkaldelse til møde Retsafgift10512521Enhedsomkostning (kr.)196298
Møde402Møde (BB udpeges/ sagafsluttes)Retsbog4421.238Forberedelse78
RedegørelseForberedelseMøde58188Sagens akter sendes tilSikkerhed opkræves BBSikkerhed modtages Fri proces779262542Retsbog749192
Retsbog166Tvister mm.126498127
Forberedelse107Klager over BB27
Møde217Indsigelser62
Forberedelse256Stadfæstelse137
Møde505Retsbog110
Salærgodkendelse Retsbog159Salær66Arkivering
Arkivering256Ægtefæller95359136
Kreditorer68
Skyldner24
Tabel 15. Totalomkostninger per aktivitet. Høje totalomkostninger markeret med orange. Kilde: Domstolsstyrelsens økonomisystemer,spørgeskemaundersøgelse, arbejdsfordelingsundersøgelse, Domstolsstyrelsens databaser, opgørelser fra Sø- og Handelsretten.CPRBoudlægTidlig kontakt Oprettelse711.6401.281.233Totalomkostning (kr.)R75560.752685.601BlanketterEvt. indhentning af 1.Evt. indhentning afEvt. indhentning afÆgtepagt opslagRetsafgiftUdfylde blanketter Udsende blanketter gennemgåsægtepagtTestamente opslagtestamente1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordringVejledning4.199.3861.557.784538.5211.512.191146.481407.008246.6731.028.205347.807110.599566.654Evt. indhentning afEvt. indhentning afEvt. indhentning af 1.Ægtepagt opslagægtepagtTestamente opslag testamente1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordring175.790105.272527.091424.679409.068313.172Evt. indhentning afEvt. indhentning afEvt. indhentning af 1.Ægtepagt opslagægtepagtTestamente opslag testamente1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordring440.447325.63272.8482.544317.531184.641734.685SkifteretsattestudstedesArkiveringKrav eks.1.542.5151.018.2653.292.494Andre instanser (exforsikringsselskaber) Arveafkald903.396292.128Skift ml. boformerKommuneboer375.0011.162.977
Privat skifteTotalomkostning (kr.)
Tidlig kontakt OprettelseCPR729.5091.083.106
R75548.535647.138
Vejledning787.4954.753.789
BlanketterProklama indrykkes RetsafgiftUdfylde blanketter Udsende blanketter gennemgås1.979.399400.2191.859.936587.460BlanketterRetsafgiftUdfylde blanketter Udsende blanketter gennemgås1.863.201604.2641.133.858
913.755
GodkendeSkifteretsattestUdsættelse afOpkræve rets-Andre instanser (exboopgørelseudstedesEvt. krav ekspederes ÅbningsstatusskæringsdatoBoopgørelseSKAT godkenderog boafgiftArkiveringEvt. revisionforsikringsselskaber) Skifteværge Arveafkald Skift ml. boformer388.525210.395273.7081.336.9811.851.3561.073.271788.3961.052.4181.830.482880.7971.384.2841.878.077471.8561.096.727Andre instanser (exforsikringsselskaber) Skifteværge991.387
Uskiftet boTotalomkostning (kr.)
Tidlig kontakt OprettelseCPR923.785508.436
R75489.340620.559
Vejledning644.1672.983.073
701.014
SkifteretsattestProklama indrykkes udstedesEvt. krav ekspederes FormueopgørelseArkivering996.166407.599878.2071.179.302
Arveafkald368.227195.061
778.380
Skift ml. boformer221.360
BobestyrerboTotalomkostning (kr.)
Udlevering afdødsboer tilmidlertidigbehandlingTidlig kontakt OprettelseCPR695.700595.995398.035
R75280.210398.385
Evt. indhentning afEvt. indhentning afEvt. indhentning af 1.Evt. insolvensSikkerhedsstillelseÆgtepagt opslagægtepagtTestamente opslag testamente1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordring(Tlf.)mødebehandling(kautionsforsikring)Retsbog271.184152.454511.0581.913.129465.720995.366190.714132.414302.395220.235BlanketterUdfylde blanketter Udsende blanketter gennemgås1.006.793367.648BlanketterUdfylde blanketter Udsende blanketter gennemgås137.31924.918
BOB attest1.355.966490.996
Sagens aktersendes til BOBTinglysning871.145
Åbningsstatus840.479407.477
Modtage indberetning Rykke BOB1.150.265
Udsættelse afskæringsdato310.232439.791
SKATs godkendelse GodkendeOpkræve rets- ogBoopgørelse modtages modtagesboopgørelseboafgiftArkivering765.0451.235.577343.7781.756.103Andre instanser (exforsikringsselskaber) SkifteværgeArveafkaldSkift ml. boformer474.589201.517108.087132.678
692.300
Andre instanser (exKreditorerSkift ml. boformerEvt. revision Klagerforsikringsselskaber) Skifteværge Arveafkald576.936207.212113.102124.1011.000.324 3.183.410829.113
CPRForenklet privat skifteTidlig kontakt OprettelseTotalomkostning (kr.)288.431498.631
R75255.497275.674
Evt. indhentning afEvt. indhentning afEvt. indhentning af 1.Ægtepagt opslagægtepagtTestamente opslag testamente1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordring49.331247.656159.833192.52872.526145.908Evt. indhentning afEvt. indhentning afEvt. indhentning af 1.Ægtepagt opslagægtepagtTestamente opslag testamente1. Afdødes bo opslag afdødes boOpfordring7.3623.38918.2796.79325.17217.491
Vejledning383.2251.792.919
877.141
Proklama indrykkes Retsafgift234.302
419.758
SkifteretsattestÅbningsstatusudstedesEvt. krav ekspederes sendes til SKATSKAT godkenderArkivering921.436346.74348.282467.439
Evt. revision481.02250.243
ÆgtefælleudlægTotalomkostning (kr.)
Tidlig kontakt Oprettelse28.294
CPR58.16927.891
R7539.492
Vejledning36.587335.488
Retsafgift134.85938.969
SkifteretsattestProklama indrykkes udstedesEvt. krav ekspederes Formueoversigt til SKAT Afslutning19.92286.03572.01939.742
Arkivering35.15237.618
Andre instanser (exforsikringsselskaber) Skifteværge59.744
Arveafkald38.39114.744
Skift ml. boformer20.251
AnmodningTidl. begæringEvt. opslag hosKontakt til kreditors Indkaldelse afIndkaldelse retur fra Besvare henvendelserskyldnerKonkursgennemgåsundersøgesRetsafgiftErhvervsstyrelsenadvokatstævningsmandfra kreditorerForberedelseMøde1.012.431693.093636.7651.384.965Totalomkostning (kr.)1.248.975321.450708.054181.2431.396.377Opslag ang.ForberedelseMødeSagen oprettes verserende sagerIndkaldelseSKAT informeresR75 modtagesVejledning683.483181.578592.497138.335297.983215.982536.152Tlf. vejledning afVejledningUdsendelse af blanket Sagen oprettes Ansøgning gennemgås Evt. rykke for oplysn. skyldnerRetsbog210.266740.047849.029167.521256.021260.746Retsafgift ogsikkerhedDokumentergennemgåsRetsbog/brev22.05472.705
Evt. procedure4.660.823688.102
Retsbog3.083.103
Annonce545.514
ErhvervsstyrelsenKautionsforsikringVidneafhøringTinglysningm.fl. orienteresSikkerhedsstillelsemodtagesKuratorvalgRetsmøde(r)1.102.227337.875222.509563.612291.9591.175.261ErhversstyrelseninformeresArkivering107.307
§ 124906.836542.602
§ 125,1692.650
§ 125,2727.884
§ 125,32.789.132
SR påser frister ogAnnoncerykkerGennemgangBerammelse1.793.431892.5801.201.750
546.719
Betaling af Evt.Forberedelse MødeRetsbogStatskassehæftelseretsafgiftkautionsforsikring ArkiveringKreditorer Skyldner518.8671.453.654470.088 325.735562.461674.8401.406.094446.187636.644
TvangsopløsningTotalomkostning (kr.)
Retsbog816.255578.964
Akter sendes tilErhversstyrelsenkurator/likvidatorinformeresArkivering223.895236.895
267.580
Likvid./konkursRetsmøde439.649
Retsbog234.292403.398
Kreditorer262.69980.345
Skyldner74.418
GældssaneringTotalomkostning (kr.)
144.562
Indkaldelse til møde ForberedelseMøde583.1301.200.379
Retsbog2.521.330
Sagens akter sendestil advokatAnnonce367.3721.083.428
Evt. beder SR omSR indkalder tilEvt. opflg. mødeVurdering af forslag revideret forslagretsmødeForberedelseMøde160.244424.275756.715107.681484.184550.717
Retsbog1.221.581771.121
SalærmeddelelseAnnonce305.326
208.333
Betaling af salærArkivering398.304
Kreditorer375.799431.198
Skyldner214.193
RekonstruktionTotalomkostning (kr.)ÆgtefælleskifteTotalomkostning (kr.)
Sag oprettes33.179
Møde92.898Møde (BB udpeges/ sagForberedelseSagen oprettes Indkaldelse til møde RetsafgiftModtage oplysninger Evt. indhente R75afsluttes)Retsbog174.841266.32494.140112.16818.575395.0261.106.35936.36825.19418.103
Berammelse
Annonce
Forberedelse
MødeMødeRedegørelseRetsbogForberedelse13.30843.46438.25329.45124.645Sagens akter sendes tilSikkerhed opkræves BBSikkerhed modtages Fri procesTvister mm.Klager over BBIndsigelser445.03124.360484.53669.18582.19055.701112.485RetsbogForberedelse173.12444.315
Forberedelse50.197Stadfæstelse55.767122.26659.082
Møde116.572Retsbog98.257
Salærgodkendelse Retsbog36.659Salær59.322Arkivering
Arkivering59.108Ægtefæller84.529321.33331.443
Kreditorer15.710
Skyldner5.651
52
3.4
Indbyrdes vægtningsagsvægtningssystem
af
dødsbo-
og
insolvenssager
i
Domstolsstyrelsens
Følgende afsnit bærer ikke relevans for den analyse af skiftesagsbehandlingen, som findes idenne rapport. Dog vurderes følgende betragtning, som BCG har gjort i forbindelse med detkortlægningsarbejde, der er udført, at have generel interesse for retterne og Domstolsstyrelsen iforhold til det kontinuerlige arbejde med at forbedre Domstolsstyrelsens sagsvægtningsmodel.Arbejdsfordelingsanalysen, de nye time-sag registreringer, seneste opdeling baseret på time-sagfra 2001, før inddelingen mellem dødsbo og insolvens ophørte og BCG's generelle opfattelse aftidsforbruget for særligt jurister på skifteområdet opnået i forbindelse med møder, workshopsetc., støtter alle en fordeling på af juristtid på skifteområdet, hvor størstedelen af juristtidenanvendes på insolvenssager. Ved analyse af Domstolsstyrelsens sagsvægtningsmodel er det dogfundet, at fordelingen ved en ren anvendelse af denne, giver 80 % juristtid på dødsbo og 20 % påinsolvens. Et forhold på 80/20 står i kontrast til det forhold på 37/63, der vurderes atrepræsentere virkeligheden og er anvendt i denne analyse. For kontorpersonale er forholdetifølge Domstolsstyrelsens sagsvægtningsmodel 92/8 mod 82/18 anvendt i denne analyse. Om enddette i absolutte termer ikke er langt fra hinanden, betyder det dog, at sagsvægtningsmodellengiver mindre end halvt så meget vægt til kontoropgaver på insolvens, som det vurderes realistisk.Ovenstående indikerer altså, at dødsbosager vægtes for tungt i Domstolsstyrelsenssagsvægtningsmodel. Konkret resulterer det i, at retter med en høj andel af dødsbosager, har enlavere produktivitet end den Domstolsstyrelsens sagsvægtningsmodel indikerer, mens retter meden høj andel insolvenssager har en højere produktivitet.BCG's anbefaling er, at der ved brug af de nye time-sag registreringer på skifteområdet foretagesen inddeling i insolvenssager og dødsbosager, som anvendes til at vægte de to områder modhinanden, før sagsvægtene anvendes til at vægte sagsformerne indenfor hvert områder hver forsig. Dette er fuldstændig analogt med den vægtning, der foregår mellem øvrige sagsområder iden nuværende sagsvægtningsmodel.Afslutningsvis understreges det, at ovenstående ingen betydning har haft for nogen dele af denneanalyse. I såvel bottom-up som top-down baselinen har arbejdsfordelingsanalysen været anvendttil at inddele årsværksforbruget på dødsbo og insolvens, ligesom BCG ikke på noget tidspunkt haranvendt de produktivitetsberegninger, der årligt udføres på skifteområdet, til vurdering afretternes produktivitet.
53
4 LøsningsforslagI dette afsnit præsenteres løsningsforslag og business cases. Fra kortlægningen af de 11sagsformer vurderes det ikke, at der er væsentlige sammenhænge mellem arbejdsopgaverne iforbindelse med dødsbosager og arbejdsopgaverne i forbindelse med insolvens ogægtefælleskifte. Derfor gennemgås først løsningsforslag for dødsbobehandlingen og derefterseparat løsningsforslag for behandlingen af andre skiftesager. Hvert af de to afsnit er opbyggetsåledes, at der først gennemgås business cases for individuelle løsninger, attraktive som mindreattraktive, hvorefter der præsenteres 2-3 samlede løsningsforslag, der vurderes med fordel atkunne implementeres. Det er vigtigt at pointere, at potentialerne ved de samlede løsningsforslagikke kan udregnes ved en simpel addition af potentialerne for de individuelle løsninger. Detteskyldes at de individuelle løsninger kannibaliserer på hinanden, når de lægges sammen, idet detsamme potentiale ikke kan høstes mere end en gang. Dette begrænser ikke de muligekombinationer af individuelle løsningsforslag eller rækkefølgen de implementeres i, men betyderblot, at potentialerne for andre samlede løsningsforslag end de der er præsenteret, skal regnesvha. den brugervenlige business case model, der er overleveret som en del af projektet, og ikkeved simpel addition.4.1Resume
Løsningsforslag for dødsboPå dødsboområdet er der samlet to overordnede løsningsforslag, der vurderes særligt attraktive.•Et løsningsforslag, der giver det maksimale økonomiske potentiale. Her igangsættes meddet samme en gennemgribende digitalisering af dødsbobehandlingen. Parallelt med at it-understøttelsen tilvejebringes, gennemføres en øget indsats for udbredelse af bedstepraksis, og der indføres mulige procesændringer. Budgeteffekten over 5 år er 112 mio. kr.og 465 mio. kr. over 11 år. Tilbagebetalingsåret er 2017 og det varige bruttopotentialeudgør 76 % af de totale variable omkostninger.Et løsningsforslag der kræver et mindre investeringsniveau. Her igangsættes en simpeldigitalisering af sagsoprettelsen og dataudtrækket fra centrale systemer. Denne løsninginkluderer den samme øgede indsats på bedste praksis udbredelse og indførsel af muligeprocesændringer. Budgeteffekten er 90 mio. kr. over 5 år og 293 mio. kr. over 11 år.Tilbagebetalingsåret er 2015 og det varige bruttopotentiale udgør 37 % af de totalevariable omkostninger.
•
Begge de samlede løsningsforslag på dødsboområdet indeholder en digitaliseringsindsats. At detforekommer så attraktivt at gennemføre en digitalisering skyldes den store andel afadministrative opgaver, der kendetegner området. Begge løsningsforslag indeholder ligeledes enøget indsats for at udbrede bedste praksis. En øget udbredelse af bedste praksis vil bygge på, og
54
intensivere, den indsats, der allerede sker for at arbejde med bedste praksis i Domstolene.2Endelig indebærer begge samlede løsningsforslag, at der indføres mulige procesændringer, derletter skifteretternes opgaver ved at ændre de nuværende processer, typisk via lovændringer.Selvom business casen for det scenarie, der giver et maksimalt økonomisk potentiale,umiddelbart ser mere attraktiv ud end business casen for det scenarie, der kræver en minimalinvestering, indebærer løsningen med maksimalt potentiale også en større risiko, idet der skalinvesteres i en større digitalisering. Mens en simpel digitalisering vurderes at kunne udvikles for 5mio. kr. i løbet af et år, er det bedste estimat for investeringsomkostningerne ved engennemgribende digitalisering 50 mio. kr. over tre år. Dette er baseret på, at systemet udviklesmed udgangspunkt i det digitale tinglysningssystem. En følsomhedsanalyse viser, at der ved enudviklingsomkostning på 75 mio. kr. fortsat er en højere 11-årig budgeteffekt end for løsningenmed minimal investering, men ved højere udviklingsomkostninger, skal det revideres, hvilkenløsning der findes mest attraktiv. Ved en udviklingsomkostning på 150 mio. kr., som er det bedsteestimat for udviklingsomkostningen, hvis der bygges et system fra bunden uden at basere sig pådet digitale tingslysningssystem, er business casen for en minimal investering på alle punktermere attraktiv en den for maksimalt potentiale.Såfremt det vælges at arbejde videre med en gennemgribende digitaliseringsløsning, er derforvigtigt at dette arbejde faseopdeles med en række go/no-go beslutninger. Disse bør lægges indefter forundersøgelse, kravspecifikation, efter modtaget tilbud fra leverandører samt indenidriftsættelse for at sikre, at det altid vurderes, om business casen fortsat er mere attraktiv enddet bedste alternativ, før der arbejdes videre med systemet. På denne måde undgås det, atforventede besparelser versus omkostningerne udvikler sig til et punkt, hvor en digitalisering ikkelængere har en attraktivitet, der retfærdiggør det videre arbejde hermed. Det bemærkes at ensådan faset model, er en integreret del af statens model for it-projekter.Vedrørende indfasning bemærkes det i øvrigt, at der i business casen for maksimalt potentiale erindregnet, at en løsning svarende til simpel digitalisering med automatisk sagsoprettelse ogdataudtræk, kan sættes i drift efter 1 år. Den simple digitalisering er på denne måde med til atfinansiere udviklingen af den fulde digitalisering.Hvis der arbejdes med løsningen med maksimalt potentiale, skal det også overvejes, hvordanman ønsker at organisere dødsboområdet efter den gennemgribende digitalisering erimplementeret. Det samlede løsningsforslag for maksimalt potentiale har et bruttopotentiale på76 %, hvilket betyder at ressourcebehovet på dødsboområdet i den enkelte byret vil falde til etmeget lille antal medarbejdere. Deres arbejde vil bestå i at yde den telefoniske og fysiske
22
Udredelse af bedste praksis vurderes at have et større nettopotentiale end en centralisering afdødsboområdet. Dette skyldes de relativt høje bygningsomkostninger, der er ved byretterne og som i megetringe grad er variable, og derfor ikke forsvinder ved en centralisering.
55
vejledning, der fortsat måtte være nødvendig. For at sikre at der stadig kan ske en god ogfleksibel borgerservice, foreslås to organiseringsmuligheder:•Virtuelt call center, hvor de medarbejdere i byretterne, der fortsat arbejder meddødsbosager, har en delt telefonlinje, således at en borger der søger telefonisk vejledning,bliver stillet igennem til første ledige medarbejder på landsplan, og ikke til sin lokaleskifteret. På denne måde sikres fleksibilitet, selvom den enkelte skifteret har ganske lidtdødsbobehandling tilbage. Samtidig vil man med et virtuelt call center fortsat have etlokalt beredskab i byretterne, som kan assistere de borgere, der ikke kan vejledes hverkendigitalt eller telefonisk. En problemstilling ved et virtuelt call center er dog ledelsen af demedarbejdere, der deltager heri. Medarbejderne hører til i den enkelte ret og dennesledelse, men samtidig skal der være en målstyrende ledelse, der tager sig af det virtuellecall center. En god opsætning for dette vil skulle identificeres, men en mulig løsningkunne være at lade forskellige retter bemande det virtuelle call center på forskellige dage.Centralisering, hvor de resterende skifteretsmedarbejdere der arbejder med dødsbocentraliseres i et call center. Den føromtalte negative effekt af en centralisering grundetisær øgede bygningsomkostninger, mindskes betragteligt ved at centralisere efter engennemgribende digitalisering, idet der er meget færre medarbejdere, der skal flyttes.Således kan en centralisering gennemføres uden en væsentlig forringelse af businesscasen.
•
Uanset om der i et scenarie med maksimalt potentiale oprettes et virtuelt call center eller om deresterende medarbejdere samles i en centraliseret dødsboret, er business casen altså forholdsvisens. Derfor vurderes den vigtigste afvejning at være, at der med et virtuelt call center undgås atflytte medarbejdere og opretholdes et lokalt beredskab, mens der med en centralisering opnås enlettere ressourceallokering og ledelsesmæssig opgave.Løsningsforslag for andre skiftesagerPå området for andre skiftesager er ligeledes samlet to overordnede løsningsforslag, der vurderessærligt attraktive, dog med en ekstra variant af maksimalt potentiale der er betinget af, hvilkenløsning der vælges på dødsboområdet.•Løsningsforslag der giver et maksimalt økonomisk potentiale. Her igangsættes straks engennemgribende digitalisering af behandlingen af andre skiftesager. Systemet udvikles,imens der gennemføres en øget indsats på bedste praksis udbredelse, og der indføresmulige procesændringer. Budgeteffekten over 5 år er 17 mio. kr. og 110 mio. kr. over 11år. Tilbagebetalingsåret er 2018 og det varige bruttopotentiale udgør 41 % af de totalevariable omkostninger.oLøsningsforslag der giver et maksimalt økonomisk potentiale, men hvordigitalisering udskydes. Her sættes digitaliseringen først i gang i 2017, hvor engennemgribende digitalisering på dødsbo vil stå færdig, såfremt denne udvikles.Budgeteffekten over 5 år er 14 mio. kr. og 124 mio. kr. over 11 år.Tilbagebetalingsåret er 2016 og det varige bruttopotentiale udgør 41 % af de totalevariable omkostninger.56
•
Løsningsforslag der kræver en minimal investering, Her gennemføres en øget indsats påbedste praksis udbredelse, og der indføres mulige procesændringer. Budgeteffekten er 19mio. kr. over 5 år og 76 mio. kr. over 11 år. Tilbagebetalingsåret er 2016 og det varigebruttopotentiale udgør 15 % af de totale variable omkostninger.
I forhold til dødsbo kan der ikke udvikles en ligeså gennemgribende digitaliseringsløsning forandre skiftesager, hvilket er forventeligt givet det mere juristtunge og skønsprægede arbejde, derkendetegner området. På området for andre skiftesager er både undersøgt en centralisering og enregionalisering. Begge har betydeligt dårligere business cases end en øget indsats på bedstepraksis. Årsagen er – som for dødsboområdet – den ringe variabilitet af bygningsomkostninger.For andre skiftesager forstærkes dette af, at huslejen til en eventuel ny ret for andre skiftesager iet centraliseret/regionaliseret scenarie, er højere end for en dødsboret, idet der skal væremulighed for fremmøde, hvor en dødsboret blot ville være et call center. Derfor indebærer beggesamlede løsningsforslag på andre skiftesager en øget bedste praksis indsats ligesom der indføresmulige procesændringer, der letter skifteretternes opgaver.Forskellen mellem de to business cases med maksimalt økonomisk potentiale er, at der efter eneventuel udvikling af en gennemgribende digitaliseringsløsning på dødsboområdet, vurderes atkunne bygges oven på erfaringerne herfra. Herved sænkes udviklingsomkostningerne for engennemgribende digitalisering. Hvis en digitalisering igangsættes fra dag 1, er det bedste estimatpå udviklingsomkostningen således 30 mio. kr., mens en igangsættelse efter et eventueltdødsbosystem står færdigt i 2017 vurderes at kunne sænke udviklingsomkostningerne til 15 mio.kr.Såfremt der vælges at arbejde videre med en gennemgribende digitalisering af dødsbo, kunne dersåledes tænkes i først at vælge løsningen med minimal investering for andre skiftesager ogderefter, baseret på den viden der er opbygget i forbindelse med udvikling af dødsbosystemet,vælge om det ønskes at udvikle en digital løsning for området for andre skiftesager. På dennemåde reduceres risici uden at der tabes gevinstpotentiale. Såfremt der vælges en løsning medmaksimalt potentiale og dermed gennemgribende digitalisering af andre skiftesager, kan detbemærkes, at konceptet i en gennemgribende digitaliseringsløsning på andre skiftesager vurderesat kunne overføres til andre sagsområder. Hvis der udvikles en gennemgribendedigitaliseringsløsning for andre skiftesager, vil det altså efterfølgende være nærliggende atudvikle en lignende løsning til andre sagsområder, antaget det ikke er sket gennem andre it-projekter inden da.4.2Dødsbo
I dette afsnit gennemgås business casen for hver af de individuelle løsninger på dødsbo, der harværet arbejdet med, hvorefter to samlede løsningsforslag fremsættes for dødsboområdet, baseretpå attraktiviteten af de individuelle løsninger. De individuelle løsninger er således ikke tænkt indi en helhed, men gennemgås i deres 'rene' form for bedst at anskueliggøre, hvorfor de samlede
57
løsningsforslag er sammensat, som de er, og i hvilket omfang de individuelle løsninger bidrager tilde samlede løsningsforslag.4.2.1Individuelle løsninger
De seks individuelle løsninger, der har været arbejdet med på dødsboområdet er:••••••
Centralisering hvor alle dødsbosager samles i en ret og alle henvendelser behandlestelefonisk.Niveau 1 digitalisering, hvor alle digitaliserbare dele af sagsbehandlingen undtagenvejledningen automatiseresNiveau 2 digitalisering, hvor alle digitaliserbare dele af sagsbehandlingen automatiseresSimpel digitalisering, hvor kun sagsoprettelsen og dataudtræk fra centrale systemerautomatiseresBedste praksis procesoptimering, hvor den allerede eksisterende indsats på bedstepraksis indførsel forstærkes ved en øremærket ressourceProcesændringer, hvor enkeltstående dele af de generelle processer ændres, typisk veden regelændring
Som udgangspunkt starter den viste business case for hvert af de seks individuelle løsningsforslagi 1. kvartal 2014. Undtagelserne er bedste praksis procesoptimering, som starter i 3. kvartal 2014for at tillade rekruttering og oplæring af ressourcer samt procesændringer, som starter i 1. kvartal2015 for at give tid til gennemførelse af lovændringer. De samme undtagelser gælder når deindividuelle løsningsforslag kombineres til samlede løsningsforslag.Løsningerne kan kombineres som gennemgået i senere afsnit, dog er centralisering og bedstepraksis indbyrdes udelukkende (idet centralisering indebærer en bedste praksis udbredning),ligesom der kun kan vælges en af de tre digitaliseringsløsninger. I Tabel 16 ses en række nøgletalfor business cases på de seks individuelle løsninger.
58
Tabel 16. Business cases for hver individuel løsning på dødsboområdet. Alle beløb i mio. kr.
mio. kr.
CentraliseringCentraliseringNiveau 1201756,2281,487,4
DigitaliseringNiveau 2201774,1378,187,4Simpel201529,189,484,8
ProcesoptimeringBedsteProces-praksis ændringer201538,2129,884,8201439,1124,684,8
TilbagebetalingsårBudgeteffekt 5 år(2014-2018)Budgeteffekt 11 år(2014-2025)Variabel baselineVarigtbruttopotentialeVarig merudgiftVarigtnettopotentiale
20185,777,484,815,7 (18%)-5,310,3 (12%)
45,4 (52%) 58,1 (67%) 9,7 (11%) 13,1 (15%) 13,2 (16%)-9,0-10,0-1,00,0-1,0
36,4 (42%) 48,1 (55%) 8,7 (10%) 13,1 (15%) 12,2 (14%)
Termerne i Tabel 16 skal forstås som følger:•Tilbagebetalingsåret er det år, hvor summen af de underskud der måtte være i starten afbusiness casen, er tilbagebetalt af de efterfølgende overskud.oEksempel: Hvis underskuddet de første to år er 2 mio. kr., hvorefter der er et årligtoverskud på 3 mio. kr. per år, er summen af underskuddet (4 mio. kr.) betalttilbage i løbet af det fjerde år fra business casens start i 2014, dvs. 2017.
•
Budgeteffekten er et udtryk for business casens samlede attraktivitet. For ikke-digitaliseringsløsninger er budgeteffekten en simpel sum af gevinster fratrukketmerudgifter for den periode, der betragtes. For digitaliseringsløsninger er budgeteffektenmere kompliceret, idet udviklingsomkostninger betragtes som en investering, hvorudgiften består i afskrivninger med tilhørende renter.oEksempel for ikke-digitaliseringsløsninger: Hvis underskuddet de første to år er 2mio. kr. og hvorefter der er et årligt overskud på 3 mio. kr. per år, erbudgeteffekten over de første fem år 5 mio. kr. (9 mio. kr. overskud de sidste 3 årminus 4 mio. kr. underskud de første 2 år)Eksempel for digitaliseringsløsninger: Hvis der er 2 mio. kr. iudviklingsomkostninger de første 2 år, tælles dette ikke som underskud. Somunderskud tælles blot en rente på udviklingsomkostningerne samt renters rente,så budgeteffekten er tæt på nul de første 2 år. Hvis udviklingen afsluttes efter 2 årog der herefter er et årligt overskud på 3 mio. kr., skal der fra dette overskudtrækkes afskrivninger på udviklingsomkostningerne. Hvis der eksempelvis sættes59
o
en afskrivningsperiode på 4 år, vil den årlige afskrivning være 1 mio. kr.Budgeteffekten vil i disse år være 2 mio. kr. (3 mio. kr. overskud minus 1 mio. kr.afskrivning) minus tilbagebetaling af de påløbne renter inkl. de renter, der påløberi afskrivningsperioden – altså i alt lidt under 2 mio. kr. Budgeteffekten over deførste fem år er altså under 6 mio. kr. (9 mio. kr. i overskud de sidste tre år minus3 mio. kr. i afskrivninger de sidste tre år minus renter for alle 5 år)Det er vigtigt at understrege, at det kun er de renesystemudviklingsomkostninger, der behandles på denne måde.Udviklingsomkostninger til forundersøgelse, kravsspecifikation ogprojektledelse håndteres som for ikke-digitaliseringsløsninger.
•••••
Variabel baseline er de totale variable omkostninger frem mod 2025, dvs. de totaleomkostninger fratrukket omkostninger, der fortsat er uvariable i 2025.3Varigt bruttopotentiale er de samlede besparelser per år, når alle gevinster er i effekt.Tallet i parentes angiver bruttopotentialet i procent af den variable baseline.Varig merudgift er de samlede merudgifter per år, når alle omkostninger er i effekt.Varigt nettopotentiale er det varige bruttopotentiale minus den varige merudgift. Tallet iparentes angiver bruttopotentialet i procent af den variable baseline.Nettopengestrøm er de totale besparelser i en periode fratrukket omkostningerne isamme periode. Nettopengestrømmen er altså sammenfaldende med nettopotentialet,når alle besparelser og omkostninger er i effekt. Nettopengestrømme fremgår ikke afTabel 16, men anvendes på grafer i følgende underafsnit.
I de følgende underafsnit gennemgås kort hver af de individuelle løsninger og baggrunden forderes business case. Der er vigtigt at understrege, at disse business cases gennemgås i deres 'rene'form for bedst at anskueliggøre, hvorfor de samlede løsningsforslag er sammensat, som de er.Hvert afsnit indeholder en reference til det afsnit i bilag, hvor der findes uddybende informationom hver af de individuelle løsninger. Den uddybende information består af:•••
Tabeller med detaljer for business casen, herunder årsværksberegningerEn udtømmende gennemgang af antagelser for business casenEn gennemgang af samtlige fremførte implementeringsovervejelserCentralisering
4.2.1.1
Ved en centralisering ville alle dødsbosager samles i en ret, hvor alle henvendelser behandlestelefonisk. I sager med tvister eller borgere der efter forsøgt telefonisk vejledning vurderes ikke atkunne vejledes telefonisk, kan der fortsat henvises til den lokale byret. Nedenfor ses en grafisk
Det bemærkes, at den variable baseline er højere for de avancerede, digitale løsninger ift. de resterendeløsninger. Det skyldes, at udgifter til porto bliver en del af den variable baseline, som kan spares, i niveau 1og niveau 2 løsningerne.3
60
repræsentation af business casen for centralisering, der som nævnt ovenfor er vist i sin 'rene'form for bedst muligt at anskueliggøre effekten af en centralisering, men ikke her er tænkt ind iet samlet løsningsforslag.Pengestrøm(Mio. DKK)10Akk. budgeteffekt(Mio. DKK)30
5
15
0
0
-5
-15
-10
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-30
Figur 20. Business case for centralisering af dødsbo. De store negative pengestrømme i starten af businesscasen skyldes engangsomkostninger ved at flytte til en centraliseret enhed.
Selvom der er et varigt nettopotentiale for centralisering, fremgår det straks af Tabel 16, at encentralisering på samtlige nøgletal har en dårligere business case end en øget bedste praksisindsats. De to løsninger er indbyrdes udelukkende, da en centralisering allerede indebærer enudbredning af bedste praksis, og der er derfor ikke rationale i, at gennemføre en relativtinvesteringstung og tidskrævende centralisering, når et højere potentiale kan opnås vedoptimering af det nuværende system.Årsagen til den dårligere business case for centralisering er tilbageværendeoverheadomkostninger. Ved en centralisering er det ofte sådan, at man fuldt ud samler mindrefysiske enheder til en større enhed. Herved kan man i forbindelse med centraliseringen fjerne detoverhead, der blev anvendt ved de mindre fysiske enheder og samle det i den centrale enhed –som udgangspunkt med en overheadbesparelse til følge. Dette er ikke tilfældet for encentralisering af dødsboområdet, hvor 24 fysiske enheder bliver til 25 – ikke 1. I stedet stiger desamlede overheadomkostninger, idet uvariable omkostninger (især bygninger) forbliver vedbyretterne efter en centralisering. Så selvom det estimerede effektiviseringspotentiale for selvesagsbehandlingen ved en centralisering (~25 %), er markant højere end ved en øget bedste praksisindsats (~16 %), er business casen altså samlet set ikke bedre.Uddybende information om centralisering af dødsbo findes i afsnit 6.5.2.
61
4.2.1.2
Digitalisering
I dette afsnit gennemgås de tre mulige digitaliseringsløsninger; de gennemgribende løsningerniveau 1 og niveau 2 og den simple digitalisering. Niveau 1 og niveau 2 løsningerne er ens på næri vejledningsfasen, men er meget forskellige fra en simpel digitalisering, der kun indebærer endigitaliseringafsagsoprettelsenogefterfølgendedataudtræk.Deforventedeudviklingsomkostninger for hvert system gennemgås samlet i det sidste underafsnit.Det bemærkes at der sideløbende med skifteretsudvalget har været nedsat et udvalg, som harkigget på en simplificering i antallet af skifteformer på dødsboområdet. En sådan forsimpling måforventes at understøtte en digitalisering, idet der bliver færre boformer at arbejde med og debliver lettere at vejlede om. Nedenstående potentialer og omkostninger er imidlertid udregnet påbaggrund af de nuværende skifteformer.Niveau 1 digitaliseringEn niveau 1 digitalisering af dødsboområdet indebærer en gennemgribende digitalisering, hvoralt på nær vejledningen automatiseres. En sådan løsning indebærer en automatisk sagsoprettelseog dataudtræk fra de registre der trækkes fra i dag.4Dataudtræk fra ikke-digitale registre skalforsat foretages manuelt (rekvirering af testamente, ægtepagt, ikke-digitaliserede førsteafdødesbo). Herefter sendes opfordring til kontakt automatisk til kontaktpersonen og der oprettes enportal for hver sag, hvor sagens status fremgår, og sagens ikke standardiserede dokumenter(eksempelvis testamente, ægtepagt mv.) uploades til. Alle relevante aktører har herefterniveauinddelt adgang til denne portal, som eksempelvis kan bruges af kreditorer til at anmeldekrav og give kreditorer besked om status, boform og kontaktperson.Vejledningen i en niveau 1 løsning indebærer essentielt den proces, der findes i dag, dog vilblanketter tilgås og udfyldes digitalt på portalen, være forudfyldt med de informationer derallerede findes fra det indledende dataudtræk og blanketterne vil have indbygget feltvalidering,for at undgå simple fejl. Efter vejledningen og berigtigelse af boet fortsætter sagsgangen fuldtdigitaliseret, dvs. beregning og betaling af rets- og boafgift, udlevering og arkivering vil væreautomatiseret. Der vil være procestrin, som ikke kan digitaliseres, men skal behandles manuelt,eksempelvis i tilfælde af arveafkald, skift mellem boformer, kommuneboer, klager, udpegning afskifteværge mm. Sager med sådanne procestrin vil dog med undtagelse af selve procestrinnetkunne automatiseres på lige fod med andre sager og således stadig gennemgå et næsten fuldtdigitaliseret sagsforløb.
De seks registre er: CPR, CVR, R75, testamente, ægtepagt, førsteafdødes bo. Det vil muligvis værehensigtsmæssigt at udvide dataudtrækket til flere områder end de, der kan trækkes fra i dag, eksempelvisandelsbolig, tingbog, personbog, LO – ATP, bankindeståender, pension, forsikring, værdipapircentral mv.Sådanne ekstra datatræk vil bidrage til at skabe gennemsigtighed, og gøre at kontaktperson kan nøjes medat give færre oplysninger fremover, og kan således være en hjælp, specielt i en niveau 2 løsning. Ekstratræk skal evalueres separat og vurderes i forhold til evt. ekstraomkostninger.4
62
Nedenfor ses en grafisk repræsentation af business casen for niveau 1 digitalisering af dødsbo.Pengestrøm(Mio. DKK)15Akk. budgeteffekt(Mio. DKK)150
10
100
5
50
0
0
-5
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-50
Figur 21. Business case for niveau 1 digitalisering af dødsbo.
Som grafen viser, er der afsat en 3-årig periode til udvikling af en gennemgribendedigitaliseringsløsning, hvorefter gevinsten høstes. Dette relativt lange udviklingsforløb er baseretpå erfaring indenfor domstolsområdet (bl.a. digital tinglysning) med tid brugt på udbud,kravspecifikation, lovændringer og egentlig systemudvikling.Dog ses det også, at de to sidste år af udviklingsperioden har en betydeligt mindre negativpengestrøm end det første år. Dette skyldes ikke at udviklingsomkostninger falder, men derimodat der i business casen for gennemgribende digitalisering er indregnet, at en løsning svarende tilsimpel digitalisering med automatisk sagsoprettelse og dataudtræk kan sættes i drift efter 1 år.Den simple digitalisering er på denne måde med til at finansiere udviklingen af den fuldedigitalisering. Dette kræver at den simple digitalisering udvikles parallelt med dengennemgribende digitalisering, og at outputtet fra den simple digitalisering først føder ind i deteksisterende system og dernæst ind i løsningen til den gennemgribende digitalisering, når dennestår færdig. Udviklingen af et system, som kan føde ind i både det eksisterende og det nye systemvurderes imidlertid ikke at være et problem. Det skyldes, at den simple digitalisering ikke skaltovejsinteragere med resten af den gennemgribende digitalisering, men blot levere et inputbestående af en tabel med data fra dødsanmeldelse og dataudtræk.Den samlede digitaliseringsgrad ved en niveau 1 digitalisering er 52 %, hvoraf mere end enfjerdedel realiseres med etableringen af den simple digitalisering. De 52 % er udregnet ved attildele hver aktivitet for samtlige seks dødsboformer en digitaliseringsgrad. Digitaliseringsgradener for hver aktivitet sammensat af den vurderede automatiserbarhed af arbejdet med aktiviteteninternt i skifteretten og herefter korrigeret for den digitale parathed, der antages for borgere og
63
andre aktører for de aktiviteter, som afhænger af eksternt input. Der er på denne måde opnåeten yderst detaljeret baggrund for digitaliseringsgraden (eksempelvis er digitaliseringsgraden forjuristopgaver samlet 36 % mod 77 % for elever), hvilket leder til en velunderbygget beregning afbruttopotentialet.Niveau 2 digitaliseringEn niveau 2 digitalisering vil med undtagelse af vejledningsfasen være helt identisk med enniveau 1 løsning. Vejledningen i en niveau 2 løsning er tænkt således, at kontaktpersonen i stedetfor at modtage en opfordring til kontakt digitalt modtager en henvisning til at logge ind påsagsportalen. Her ligger en opgørelse over de informationer, det har været muligt at indhente fracentrale dataregistre. Kontaktpersonen skal nu, under strafansvar, enten godkende, at dette eralt, hvad der vides om aktiver, passiver og arveforhold, eller indberette eventuelle rettelser i dentilhørende elektroniske opgørelse, der indeholder felter for hver type oplysning, der kan værerelevant (tilsvarende selvangivelse i SKAT).5Når kontaktpersonen godkender oplysningerne somfyldestgørende, vil vedkommende digitalt (skriftligt) blive vejledt i, hvilke boformer der vurderesat være relevante givet de oplysninger, der er givet, og hvilke implikationer hver boform har.6Videre vil der være information om, at der i forbindelse med skattemæssige spørgsmål skal retteshenvendelse til revisor eller advokat. Kontaktpersonen vælger da boform elektronisk, hvorefterden videre digitaliseringsløsning er ens for niveau 1 og niveau 2. For digitalt parate borgere derikke er i stand til at fortolke eventuelt testamente og ægtepagt og ikke sidder i bobestyrerbo, kandet i forbindelse med en niveau 2 løsning blive relevant at konsultere advokat i højere grad end idag.Nedenfor ses en grafisk repræsentation af business casen for digitalisering niveau 2.
Inden kontaktpersonen godkender eller eventuelt opdaterer oplysninger, bør der formentlig stilles et sætstandardspørgsmål, som indledningsvist kan identificere, om der er tale om boudlæg eller uskiftet bo ogdernæst om der er tale om et bobestyrerbo.6I forbindelse med en eventuel kravspecifikation skal det evalueres, om systemet skal kunne behandle nyeoplysninger fra kontaktpersonen i real-time og komme med en anbefaling på basis heraf eller sende enmail til kontaktpersonen, når der kan logges på systemet igen og vælges boform.5
64
Pengestrøm(Mio. DKK)20
Akk. budgeteffekt(Mio. DKK)200
15
150
10
100
5
50
0
0
-5
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-50
Figur 22. Business case for niveau 2 digitalisering af dødsbo.
Ligesom niveau 1 løsningen følger niveau 2 digitaliseringen et mønster, hvorudviklingsomkostningerne forsinker tilbagebetalingstiden til 2017, men ved at etablere densimple digitalisering efter det første år høstes godt og vel en femtedel af digitaliseringsgraden på ialt 67 %.Den relativt lille forskel på digitaliseringsgraden mellem niveau 1 og niveau 2 skal ses i lyset af, atvejledningen blot udgør ca. 1/5 af det totale ressourceforbrug på dødsbosager og at borgernesdigitale parathed på dødsboområdet, grundet et forventet højere antal ældre borgere, er sat til 70%, som tidligere anvendt i forbindelse med analyse af obligatorisk digitalisering i den offentligesektor. Dog er business casen for niveau 2 digitalisering alligevel bedre end for en niveau 1, idetden 'motor' der skal udvikles til en digital vejledning, kun udgør en mindre del af de samledeudviklingsomkostninger.En erfaring fra digital tinglysning var, at en stor del af den samlede digitaliseringsbesparelsefremkom, når der i mange sager ingen manuel sagsbehandling var, hvilket støtter en størreforskel i digitaliseringsgraden mellem niveau 1 og 2 løsningerne. Da forskellen mellem en niveau1 og niveau 2 løsning ligger i vejledningsdelen af sagsforløbet, vil en større forskel skullebegrundes i: a) At det vil tage længere tid at udføre vejledningen ved en niveau 1 digitalisering,end det gør i dag, eller b) at den manuelle behandling af sagen, i modstrid med tanken bagsystemet, fortsætter efter vejledningen.•
Ad a) En længere vejledningstid ved en niveau 1 digitalisering ville skulle begrundes i, atdet vil tage længere tid for skifteretspersonalet at forberede sig til vejledningen. Detteskulle i så fald skyldes, at det ville tage længere tid at sætte sig ind i sagen, end det gør idag, hvilket skulle være drevet af, at det er første gang man ser sagen. Med nuværendebedste praksis på dødsboområdet er det dog således, at sagsoprettelsen og65
dataudtrækket af alle indkomne sager på en dag udføres af samme person for at sparetid på at åbne systemer mv. Da dette er det eneste procestrin, der ligger forud forvejledningen, er der ikke grund for, at skifteretspersonalet vil være dårligere forberedtpå vejledningen i en sag ved en niveau 1 digitalisering, end det er tilfældet i dag. Detvurderes snarere at være sandsynligt, at der vil være en forberedelsesmæssig fordel i, atsagerne foreligger elektronisk, og således er lettere at fremfinde og hurtigere at fåoverblik over. Dette er dog ikke indregnet i business casen for en niveau 1 digitalisering.•
Ad b) En gennemgribende digitalisering vil kræve et ledelsesmæssigt fokus atimplementere, idet der kræves nye arbejdsgange for det personale, der fortsat ernødvendigt. Dette vil skærpes i en niveau 1 løsning, hvor det er væsentligt, at der ikkeopstår en tilbøjelighed til at 'følge' sagen efter vejledningen er gennemført, men at denoverlades til digital efterbehandling.
Selvom det vurderes, at digitaliseringsgraden for en niveau 1 løsning på ca. 50 % er det bedstmulige estimat, vurderes det på baggrund af ovenstående, at der er en højere risiko for ikke athøste potentialet ved en niveau 1 digitalisering. Der er derfor udført en følsomhedsanalyse, hvordet antages, at der bruges 50 % mere tid på vejledning end det er tilfældet i dag. Herved opnås endigitaliseringsgrad på 41 %, og sammenlignet med Tabel 16 bliver tilbagebetalingsåret 2018 istedet for 2017, mens budgeteffekten falder fra 56,2 til 43,3 og 281,4 til 204,5 for henholdsvis den5-årige og den 11-årige business case – alle i mio. kr.Udover at en niveau 2 løsning har en bedre business case end en niveau 1 løsning, og at enniveau 1 løsning vurderes at bære en højere risiko i forhold til indhentningen af det forventedepotentiale, kan det også overvejes, at der med et stigende bekendtskab med den digitalevejledning i befolkningen, vil opnås en borgerparathed højere end 70 %, hvilket vil øgepotentialet af en niveau 2 løsning yderligere. Herudover vil den forbedrede borgerservice, der forstørstedelen af de digitalt parate borgere ligger i at kunne gennemføre et dødsboskifte uden atskulle i kontakt med skifteretten, først indhentes i forbindelse med en niveau 2 digitalisering. Detbør understreges, at de ikke digitalt parate borgere fortsat vil kunne søge hjælp telefonisk ellerved fremmøde.Uddybende information om gennemgribende digitalisering af dødsbo findes i afsnit 6.5.3. Medhensyn til implementeringsovervejelser fremhæves dog specielt, at en gennemgribendedigitalisering vil kræve lovændringer, særligt i en niveau 2 løsning, hvor vejledningspligten skalændres.Simpel digitaliseringEn simpel digitalisering indeholder en automatisering af såvel sagsoprettelse som dataudtræk,men herudover er sagsbehandlingen tilsvarende den eksisterende, og der holdes stadig fysiskesagsmapper etc. Nedenfor ses en grafisk repræsentation af business casen for simpeldigitalisering.
66
Pengestrøm(Mio. DKK)6
Akk. budgeteffekt(Mio. DKK)60
4
40
2
20
0
0
-2
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-20
Figur 23. Business case for simpel digitalisering af dødsbo (oprettelse og dataudtræk).
Det forventes at en simpel digitalisering vil kunne sættes i udbud, kravspecificeres og udvikles pået år, hvilket resulterer i en noget hurtigere tilbagebetalingstid end en gennemgribendedigitalisering. Til gengæld er det varige nettopotentiale for en simpel digitalisering også nogetlavere med en total digitaliseringsgrad på 14 % og blot 1 % for jurister. Det er værd at bemærke,at den simple digitalisering alene foregår mellem systemer og brugerparathed således ikkeinfluerer potentialet.Uddybende information om simpel digitalisering af dødsbo findes i afsnit 6.5.3.Omkostninger ved digitaliseringsløsningerI løbet af analysen er der afholdt flere møder med IT-ansvarlige i Domstolsstyrelsen, for at fåindblik i domstolenes nuværende sagsbehandlingssystem DSI og udviklingen af afløseren JFS. Påbaggrund heraf er konkluderet at:•
DSI er et system udviklet i midten af 1980'erne og er i sagens natur dårligtdokumenteret. Som følge af den høje grad af brugertilpasning, som har fundet sted overårene har systemet imidlertid en relativt høj brugertilfredshed. Et eventuelt nyt systemvil muligvis have svært ved at opnå samme brugertilfredshed.Antallet af medarbejdere fra DSI, der kan udvikle og vedligeholde DSI er begrænset til fånøglepersoner, der har meget lang erfaring, men derfor også må forventes at forladearbejdsmarkedet inden for en årrække. Herudover forstås det, at erfaringen fra andreIT-projekter, bl.a. JFS, er, at det har kompliceret udviklingen at have to udviklere – en tiludvikling af det nye system og DSI til at integrere i sagsbehandlingssystemet. Der ersåledes en risiko i forbindelse med den fremtidige drift af DSI, ligesom envidereudvikling, der bygger på DSI, har en høj risiko for at gå uforudsete
•
67
udviklingsomkostninger i møde. Sidstnævnte har været et problem i forbindelse medudviklingen af JFS.•
JFS vil ikke i sin nuværende, eller nært fremtidige, form dække nogen af de funktioner,der er beskrevet ovenfor. Såfremt disse ønskes indenfor den tidsramme der er opstillet idenne analyse, skal der således udvikles stand-alone systemer, der ikke somudgangspunkt bygger på JFS. Såfremt det seneres vurderes hensigtsmæssigt at koblesystemer i mere eller mindre grad til JFS, kan dette naturligvis overvejes.
På baggrund af ovenstående, vurderes det ikke hensigtsmæssigt at bygge en gennemgribendedigitaliseringsløsning på DSI sagsbehandlingssystemet. Derfor må der for de gennemgribendedigitaliseringsløsninger indregnes en omkostning til at udvikle et separat sagsbehandlingssystemtil dødsbosager. Samtidig er det vurderingen, at en simpel digitalisering vil kunne bygge på DSI,idet der er tale om et uafhængigt datafangstsystem, der basalt set skal føde en tabel med data indi DSI, og ikke et system der skal interagere tovejs med DSI. Ovenstående konklusioner er i trådmed de vurderinger BCG har fået fremført i møder med Domstolsstyrelsens IT-ansvarlige.Med udgangspunkt i dette er udviklingsomkostningerne ved en gennemgribende niveau 2digitalisering beregnet på basis af omkostningerne ved udvikling af digital tinglysning. Detteskyldes dels, at udviklingen af tinglysningssystemet er foretaget inden for de samme faglige ogorganisatoriske rammer og dels, at tinglysningssystemet i sin grundform er meget lig det system,som vil skulle anvendes til løsningerne for en niveau 1 og niveau 2 digitalisering. Såledesindeholder tinglysningssystemet grunddelene til en digitalisering af dødsboområdet i form af ensikker sagsportal med datafangst, diverse blanketter, bilagsbank, niveauinddelt brugeradgangbegrænset til sagens aktører, betalingsmodul, 'motor' til sagsbehandlingsamtet stand-alonesagsbehandlingssystem.Såfremt et niveau 2 system for dødsboområdet skulle udvikles fra bunden, vil det bedste estimatfor udviklingsomkostningerne derfor være tilsvarende dem for udviklingen af digital tinglysning.Disse er sat til ca. 150 mio. kr. med tanke på, at der ikke vil være nogen skanningsomkostninger,dataindkøb vil være billigere i dag og endelig eksisterer der ikke allerede et system pådødsboområdet, som skal overføres til et nyt system, som det var tilfældet for tinglysning.7Grundet det store overlap mellem systemet til digital tinglysning og det tænkte system for enniveau 2 løsning på dødsboområdet, er det dog også nærliggende at estimere en
7
Af Akt 11 25/9 2012 fremgår det, at der i regnskabet for digital tinglysning var anvendt omkring 120 mio.kr. til udvikling samt 35 mio. kr. til forundersøgelse og øvrige udgifter. Herudover var anvendt ca. 190 mio.kr. i skanningsomkostninger og ca. 30 mio. kr. til dataindkøb. Derudover er afsat ca. 20 mio. kr. tilvidereudvikling.
68
udviklingsomkostning, hvis der bygges på det eksisterende tinglysningssystem.8Der er afholdtdrøftelser med to af de mest centrale personer i udviklingen af digital tinglysning, hvorvurderingen fra begge sider var, at der realistisk kunne skæres omkring 2/3 afudviklingsomkostningen ved at bygge på systemet for digital tinglysning, hvilket efterlader enforventet udviklingsomkostning på ca. 50 mio. kr. Der er naturligvis tale om grove skøn, men detvurderes, at dette er det bedste bud på en udviklingsomkostning for et system, der bygger pådigital tingslysning, som kan gives uden at udføre en egentlig forundersøgelse.Det skal understreges, at dette kræver at løsningen passer ind i tinglysningssystemet, hvilket somnævnt ovenfor vurderes at være muligt givet de åbenbare lighedspunkter, og at der som tidligerenævnt vil skulle indføres lovændringer, der tillader et system med de tænkte funktioner.Endvidere kræves at det nyudviklede sagsbehandlingssystem holdes simpelt, hvilket som tidligerenævnt kan medføre et umiddelbart fald i brugertilfredsheden i skifteretten. Dette ses typisk iforbindelse med overgang fra et velkendt system til et nyt og håndteres ved ledelsesfokus ogtilvænning, men det er afgørende ikke i udviklingsfasen at komplicere og dermed fordyresagsbehandlingssystemet for at undgå eventuel midlertidig brugerutilfredshed.Det vurderes på basis af ovenstående, at en gennemgribende digitalisering som udgangspunktbør bygge på digital tinglysning. Således er der i business casen for en niveau 2 digitalisering afdødsboområdet indregnet en udviklingsomkostning på 50 mio. kr. Dette beløb bygger på denfulde økonomi for digital tinglysning og dækker den fulde digitaliseringsomkostning fordødsboområdet inklusiv såvel decideret systemudvikling som eksempelvis tekniskforundersøgelse, kravsspecifikation og projektledelse.Forskellen mellem udviklingsomkostningen på en niveau 1 og en niveau 2 løsning er udviklingenaf den 'motor', der skal udføre den digitale vejledning i et niveau 2 system. Fra digital tinglysninger det erfaringen at opsætning af kriterier til sådanne 'anbefalinger' bærer en relativt lavudviklingsomkostning, når først sagsbehandlingssystemet og dataudtrækkene er til stede, og derarbejdes således med en 10 % lavere udviklingsomkostning for en niveau 1 løsning end en niveau2 løsning. I business casen for en niveau 1 digitalisering af dødsboområdet er således indregneten udviklingsomkostning på 45 mio. kr.Det skal indskærpes, at selvom alle ovenstående udviklingsomkostningsestimater er baseret pådigital tinglysning, er dette ikke et udtryk for, at det nødvendigvis er det mest hensigtsmæssigesystem at tage udgangspunkt i, såfremt der vælges at arbejde videre med en digitalisering, hvorman bygger på et allerede eksisterende system. Som begrundet ovenfor vurderes det, at digitaltinglysning grundet faglige, organisatoriske og systemmæssige ligheder danner god basis for etudviklingsomkostningsestimat for en gennemgribende digitalisering, men i forbindelse med en
I forbindelse med en eventuel forundersøgelse, skal det vurderes om der skal tænkes i en viderebygningaf tinglysningssystemet eller i en 'klon' der benytter tinglysningssystemet som udgangspunkt, men ellers erstand-alone.8
69
evt. nærmere analyse og kravspecifikation anbefales det klart, at muligheden for at bygge påandre systemer evalueres på lige fod med muligheden for at bygge på digital tinglysning.En simpel digitalisering vurderes at have udviklingsomkostningerne på omkring 5 mio. kr. Dettebaseres på en enhedsomkostning på datafangstsystemer på ca. 300.000 kr. stykket (6 systemer ialt), hvilket er i den høje ende af estimater indsamlet ifm. analyse af digitalisering i den offentligesektor, 1 mio. kr. til dataoverførsel til DSI samt udgifter til kravspecifikation og øvrigeprojektomkostninger.Såfremt det vælges at arbejde videre med en gennemgribende digitaliseringsløsning, er det vigtigtat dette arbejde faseopdeles med en række go/no-go beslutninger. Disse bør lægges ind efterforundersøgelse, kravspecifikation, efter modtaget tilbud fra leverandører samt indenidriftsættelse for at sikre, at det altid vurderes, om business casen fortsat er attraktiv, før derarbejdes videre med systemet. På denne måde undgås det, at forventede besparelser versusomkostningerne udvikler sig til et punkt, hvor en digitalisering ikke længere har en attraktivitet,der retfærdiggør det videre arbejde hermed. Det bemærkes at en sådan faset model, er enintegreret del af statens model for it-projekter.4.2.1.3Procesoptimering
Procesoptimeringsløsningerne er inddelt i en generel øgning af indsatsen i udvikling ogudbredelse af bedste praksis på dødsboområdet og en række konkrete mulige procesændringer.De to gennemgås derfor særskilt i dette afsnit.Bedste praksisBedste praksis er allerede velkendt inden for domstolssystemet, men det vurderes, at der stadigligger et væsentligt potentiale i at forstærke denne indsats via en øremærket ressource der kunarbejder med bedste praksis på dødsboområdet. Nedenfor ses en grafisk repræsentation afbusiness casen for en øget bedste praksis indsats.
70
Pengestrøm(Mio. DKK)8
Akk. budgeteffekt(Mio. DKK)80
6
60
4
40
2
20
0
0
-2
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-20
Figur 24. Business case for en øget bedste praksis indsats på dødsboområdet.
Potentialet ved en øget bedste praksis indsats indregnes ved at tillægge alle retter med en lavereproduktivitet end øvre kvartil samme produktivitet som øvre kvartil. Denne metode er ogsåanvendt i BCG's arbejde med det hollandske domstolssystem, hvor det identificerede potentialeer ca. 20 %. Dette er fuldt sammenfaldende med BCG's dybe erfaring med lean-implementeringinden for den finansielle sektor, herunder større nordiske banker, hvor lean-optimering af en ikketidligere optimeret proces empirisk resulterer i en effektivisering på mindst 20 %, hvilket kommeri tillæg den kvalitets- og gennemløbstidsforbedring som en lean-optimering også indebærer. Fordødsboområdet giver benchmarket til øvre kvartil 16 %, hvilket muligvis kan forklares i kontekstaf, at der allerede er udført noget arbejde med optimering og bedste praksis deling i det danskedomstolssystem, herunder skifteretten. Dog er 16 % stadig fint i tråd med observationer fra andreområder på omkring 20 %, hvilket understøtter realismen i denne målsætning.Potentialet ved videreudbredning af bedste praksis er herudover understøttet af BCG'sobservationer fra det samlede projektforløb. For det første har de afholdte workshops vist, at denlokale sagsbehandlingspraksis i de enkelte retter ofte er forskelligartet eksempelvis vedrådgivning om skattemæssige spørgsmål, gennemlæsning af indsendte dokumenter og selv påområder, hvor ensartningen burde være høj som eksempelvis ved udsendelse af opfordring tilkontakt, skrives og sendes på nuværende tidspunkt forskellige tekster retterne imellem. For detandet har retterne selv ved såvel BCG's besøg som i forbindelse med workshops givet udtryk for,at de stadig ser et væsentligt potentiale i en øget indsats med bedste praksis. Endelig giver datafra spørgeskemaer og tidsregistreringer mulighed for at dykke ned i variationer mellem retternestidsangivelser for enkelte procestrin og aktiviteter for at identificere gode og dårligere praksis.Dette data og de udviklede proceskort vil være et åbenlyst sted at starte, for en øremærketresurse der arbejder med bedste praksis på dødsboområdet. Ved dialog med de enkelte retter om
71
deres besvarelser og gennem fælles procesworkshops, vil der kunne udvikles en global proces, derefterfølgende kan implementeres i de enkelte retter, i kraft af den øremærkede resurse.Den væsentligste risiko ved en øget bedste praksis indsats er, at de enkelte skifteretter er fuldtautonome i deres valg af sagsbehandlingspraksis, og der kræves således en overordnetledelsesvilje for få den fulde virkning. Fra den finansielle sektor er BCG's erfaring, at dette bedstopnås gennem budgetpres, hvorved interessen i at implementere bedste praksis følger af, at deter en nødvendighed for at opretholde ens vanlige mål såsom gennemløbstid mv. Herudover erdet blevet oplyst, at byretspræsidenter i deres 2018 strategi, har som erklæret mål at opnå enstørre ensartethed på tværs af retter, og at dette derfor under alle omstændigheder bør være etledelsesfokus.Uddybende information om en øget bedste praksis indsats for dødsbo findes i afsnit 6.5.4.ProcesændringerDen sidste kategori af individuelle løsninger for dødsbo er procesændringer. Her er tale omenkeltstående ændringer i de generelle processer, der vurderes at have et økonomisk potentialepå tværs af alle retter. De undersøgte ændringer er:••••
Mere webbaseret vejledningNægt modtagelse af krav fra kreditorerLad skat modtage boopgørelse og åbningsstatusBobestyrer tinglyser i bobestyrersager
Nedenfor ses en grafisk repræsentation af business casen for procesændringerne samlet. Da derer tale om flere enkeltstående procesændringer, gennemgås de efterfølgende hver for sig.
72
Pengestrøm(Mio. DKK)8
Akk. budgeteffekt(Mio. DKK)80
6
60
4
40
2
20
0
0
-2
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-20
Figur 25. Business case for procesændringer på dødsboområdet.
Mere webbaseret vejledning (udgør ~45 % af potentiale)Med en mere webbaseret vejledning, forstås en ændring, hvor der i stedet for at udsendes enopfordring til kontakt, udsendes en opfordring til at følge en vejledning på domstol.dk'shjemmeside. På denne måde flyttes borgere fra en telefonisk vejledning over til en digitalvejledning, og besparelsespotentialet ligger således i afholdelse af færre telefoniskevejledningsmøder.Der er ikke tale om udvikling af et digitalt system, men en løbende ændring i den tekst ogopbygning, der er på hjemmesiden i dag. Der findes i dag et "Sådan gør du" site på domstol.dk,hvor der bl.a. findes vejledning i, hvordan man skal forholde sig i tilfælde af dødsfald. Ligeledesfindes et site for "Selvbetjening" på domstol.dk, hvor der bl.a. ligger blanketter til udfyldelse iforbindelse med en dødsbosag. Dog er denne information efter BCG's vurdering ikke letoverskuelig på nuværende tidspunkt. Det er således svært at finde ud af, i hvilken rækkefølge deforskellige dele af vejledningen bør læses, hvad man bør gøre først, dernæst osv. Videre er detBCG's vurdering at vejledningen i pjecen "Dødsbo – Anmeldelse, skifte, boafgift, dødsboskat"9,har en højere tilgængelighed end den på domstol.dk. Der kunne derfor tænkes i en omskrivningaf denne i et digitalt format, hvor der ikke er indlagt et obligatorisk vejledningsmøde, men istedet gives ekstra information om konsekvenser og overvejelser ved de enkelte boformer.Business casen er regnet på baggrund af følgende antagelser:•
Det vil være digitalt parate borgere, der kan overgå til en digital vejledning, dvs. 70 %.
9
SKAT, September 2010
73
•
Halvdelen af de digitalt parate borgere, vil få brug for at stille spørgsmål undervejs, mendette vil falde til 30 % med tiden, da man ud fra de spørgsmål der stilles kan opdaterevejledningen. En telefonisk henvendelse med et konkret spørgsmål til en digitalvejledning tager 4 minutter at håndtere. Disse antagelser er i tråd med dem, der tidligereer anvendt i forbindelse med obligatorisk digitalisering i den offentlige sektor og dækkerden tid det tager telefonisk at svare på informationshenvendelser vedrørende de mestkomplekse sagsområder i den offentlige sektor (eksempelvis ansøgning om hjælp tilforsørgelse,ansøgning om genoptagelse afskattesager,ansøgning omforældremyndighed, ansøgning om fri proces, ansøgning om separation og skilsmisse)10.For de blanketter der modtages fra borgere der er overgået til digital vejledning, vil derskulle bruges 50 % mere tid på at gennemgå blanketter, for at sikre at informationernestemmer overens med oplysninger fra CPR, R75, testamenter etc.Halvdelen af de blanketter der modtages fra borgere, der er vejledt digitalt, vil indeholdefejl, og skifteretten skal tage kontakt til kontaktpersonen. Dette vil også falde til 30 %med tiden, ved at opdatere indhold af blanketter og vejledning. En henvendelse til enborger i forbindelse med at opsøge mangelfuld information er sat til 15 minutter, hvilkettidligere er anvendt i forbindelse med obligatorisk digitalisering i den offentlige sektor.
•
•
Totalt set giver dette en besparelse, der svarer til ca. 1/3 af den samlede vejledningstid, deranvendes i dag og dermed ca. 7 % af det samlede tidsforbrug på dødsbosager.En byret har tidligere udført en pilot på at udsende blanketten til anmodning om skifteform isager, der formodedes at ende som boudlæg – den simpleste dødsboform. Resultatet af dennepilot var dog ikke en succes. Blandt de ting der blev bemærket var især:a)b)c)
Mangelfuld udfyldelse (f.eks. manglende underskrift)Utydelig udfyldningMisforståelse af spørgsmål
Heraf vil punkt a) og b) kunne afhjælpes ved anvendelse af en digital blanket. Hermed menesikke en blanket, der på nogen måde interagerer med rettens systemer, men en simpelonlineblanket, der sikrer at alle nødvendige felter udfyldes med realistiske værdier(feltvalidering). Blanketten modtages elektronisk (per mail) i skifteretten, men skal herefterudskrives, og anvendes som en normalt indsendt blanket. En sådan blanketanvendelse ereksempelvis kendt fra tyverianmeldelser til politiet, og kan købes som færdig løsning. I businesscasen er omkostningen herved sat til 1 mio. kr., hvilket er højt i forhold til erfaringer fra
I forbindelse med analyse af den offentlige sektors overgang til obligatorisk digital kommunikation blevrelevante offentlige sagsområder inddelt i tre grupper alt afhængigt af, hvor komplekse de var, og det blevvia tidsregistreringer i en række offentlige myndigheder opgjort hvor lang tid der bruges på at besvareborgerhenvendelser for hver af de tre grupper. Kilde: BCG's analyse vedrørende obligatorisk digitalkommunikation, 2012. Tilgængelig på www.digst.dk.10
74
obligatorisk digitalisering i den offentlige sektor. Vedrørende punkt c) skal misforståelser somnævnt så vidt muligt undgås gennem overskuelig digital (skriftlig) vejledning, hvilket ikke var tilstede i den omtalte pilot. Som gengivet i antagelserne ovenfor, forventes der dog at være enfortsat udfordring hermed, der altså er med til at sænke potentialet. Med hensyn til punkt c) kandet også overvejes, at selvom boudlæg er den simpleste boform, kan kontaktpersoner iubemidlede boformer som boudlæg tænkes i højere grad at være fra udsatte grupper, dermuligvis har sværere ved at forstå og udfylde sådanne blanketter end en gennemsnitsborger.Nægt modtagelse af krav fra kreditorer (udgør ~35 % af potentiale)Hvis skifteretten ikke længere modtager krav fra kreditorer, men krav i stedet sendes direkte tilkontaktpersonen, kan aktiviteter vedrørende kravshåndtering fjernes på nær 10 % af kravene, derantages at komme fra kreditorer, der er så små og så sjældent gør krav, at de ikke vil lære den nypraksis. For at sikre at kreditorer ved for hvilke sager og til hvem, der kan anmeldes krav, vil derdog opstå behov for at indrykke proklama i boudlægssager, hvor dette ellers ikke er krævet i dag.Det medfører en merudgift til staten på 250 kr. i boudlægssager, hvor der ikke er penge tilbage iboet, hvilket antages at være 25 % af alle boudlæg, dvs. 1 mio. kr. i ekstraomkostning.Lad SKAT modtage boopgørelse og åbningsstatus (udgør ~15 % af potentiale)Hvis boopgørelse og åbningsstatus sendes direkte til SKAT, som sender dokumenterne tilskifteretten ved afslutning af sagen, vil der kunne fjernes en posthåndtering. Da nogle retterkigger dokumenterne igennem inden de sender til SKAT, er det kun halvdelen af detgennemsnitlige ressourceforbrug på aktiviteten, der er indregnet som potentiale.Bobestyrer tinglyser (udgør ~5 % af potentiale)Hvis bobestyrer selv tinglyser i stedet for skifteretten i bobestyrersager, kan denne aktivitetfjernes.Uddybende information om procesændringer for dødsbo findes i afsnit 6.5.4. Afhængig afevalueringen af de implementeringsovervejelser der er angivet heri, vurderes det muligvis ikkehensigtsmæssigt fuldt ud at implementere procesændringerne ovenfor, men det vurderes i såfald, at der i arbejdet hermed kan findes andre procesændringer af lignende potentiale, hvorfordet samlede potentiale vurderes realistisk.4.2.2Samlede løsningsforslag
Baseret på business cases for hver individuel løsning præsenteret i Tabel 17, er der dannet tosamlede løsningsforslag for dødsboområdet. Det ene samlede løsningsforslag sigter efter at opnådet maksimale potentiale. Af Tabel 16 fremgår det, at dette opnås ved at kombinere en niveau 2digitalisering med en øget bedste praksis indsats og gennemførsel af procesændringer. Det andetsamlede løsningsforslag samler løsninger med lave eller ingen investeringer og dermed hurtigtilbagebetalingstid, dvs. simpel digitalisering, bedste praksis og procesændringer. En rækkenøgletal for business cases på hver af de to samlede løsningsforslag ses i Tabel 17 nedenfor.
75
Tabel 17. Business case for samlede løsningsforslag på dødsboområdet. Alle beløb i mio. kr.
mio. kr.
Samlede løsningsforslagNiveau 2 digitalisering, bedsteSimpel digitalisering, bedstepraksis og procesændringerpraksis og procesændringer2017112,0465,287,466,2 (76%)-11,055,2 (63%)201590,5293,384,831,1 (37%)-2,029,1 (34%)
TilbagebetalingsårBudgeteffekt 5 år (2014-2018)Budgeteffekt 11 år(2014-2025)Variabel baselineVarigt bruttopotentialeVarig merudgiftVarigt nettopotentiale
I de følgende underafsnit gennemgås de to samlede løsningsforslag.4.2.2.1Maksimalt potentiale: Niveau 2 digitalisering, bedste praksis og procesændring
Ved denne løsning igangsættes den øgede bedste praksis indsats og procesændringer primo 2014og hjælper dermed til at finansiere udviklingen af en niveau 2 digitalisering, der vil være færdigved udgangen af 2016. Det varige bruttopotentiale for dette løsningsforslag er ca. 76 % af devariable omkostninger. Dette er blot 9 %-point højere end potentialet for en niveau 2digitalisering alene, på trods af at bedste praksis og procesændring i sig selv hver især er beregnettil at have et potentiale på over 15 %. At det samlede bruttopotentiale ikke er højere, er et udtrykfor den kannibalisering, der er løsningerne imellem når der dannes samlede løsningsforslag, dvs.det potentiale, der høstes ved den ene løsning, kan ikke høstes igen ved den anden.I nedenstående figur ses en grafisk fremstilling af business casen, hvor en niveau 2 digitaliseringkombineres med bedste praksis og procesændring.
76
Pengestrøm(Mio. DKK)50403020100-10
Akk. budgeteffekt(Mio. DKK)250200150100500-50
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
Figur 26. Business cases for samlet løsningsforslag med maksimalt potentiale på dødsboområdet.
Følsomhedsanalyse på udviklingsomkostningerSom nævnt i forbindelse med gennemgangen af udviklingsomkostningerne for engennemgribende digitaliseringsløsning på dødsboområdet, er det bedste estimat 50 mio. kr. Forat analysere følsomheden af denne antagelse for business casen af det samlede løsningsforslag erbusiness casen også udregnet under antagelse af en udviklingsomkostning på 30, 75 og 150 mio.kr. Business casen under hver af disse antagelser er vist i Tabel 18.
77
Tabel 18. Følsomhedsanalyse ved forskellige digitaliseringsudviklingsomkostninger for business case på samletløsningsforslag med maksimalt potentiale på dødsboområdet.
Niveau 2 digitalisering, bedste praksis ogprocesændringermio. kr.50MDKKTilbagebetalingsårBudgeteffekt 5 år(2014-2018)Budgeteffekt 11 år(2014-2025)Variabel baselineVarigtbruttopotentialeVarig merudgiftVarigtnettopotentiale2017112,0465,287,466,2 (76%)-11,055,2 (63%)30MDKK2016131,7526,187,466,2 (76%)-7,059,2 (68%)75MDKK201787,4389,287,466,2 (76%)-16,050,2 (57%)150MDKK202013,7161,087,466,2 (76%)-31,035,2 (40%)Simpeldig., bedstepraksis ogproces-ændringer201590,5293,384,831,1 (37%)-2,029,1 (34%)Niveau 2digitali-sering ogbedstepraksis201794,8429,687,462,5 (72%)-10,052,5 (60%)
Som Tabel 18 viser, rykker såvel tilbagebetalingstiden som budgeteffekten sig når investeringenøges ligesom det varige nettopotentiale reduceres. Dog er business casen ved endigitaliseringsinvestering på 75 mio. kr. stadig bedre end en løsning uden digitalisering og det erførst ved en investering på ~100 mio. kr., at digitaliseringsløsningen ikke længere ser attraktiv ud.Ved en investering på 150 mio. kr., som svarer til at bygge et helt nyt system uden at trække påtinglysningssystemet, er business casen markant ringere end ved en løsning udengennemgribende digitalisering. Tabel 18 viser desuden, at hvis det ikke vurderes hensigtsmæssigtat gennemføre de mulige procesændringer, er der fortsat tale om en attraktiv business case.Organisering af resterende medarbejdere ved dødsbobehandlingenMed et bruttopotentiale på 76 % vil ressourcebehovet på dødsboområdet i den enkelte byret faldetil et meget lille antal medarbejdere. Deres arbejde vil bestå i at yde den telefoniske og fysiskevejledning, der fortsat måtte være nødvendig. I dette scenarie vurderes det, at etableringen af etvirtuelt call center kunne være hensigtsmæssig. Dette betyder konkret, at de medarbejdere ibyretterne, der fortsat arbejder med dødsbosager, har en delt telefonlinje, således at en borgerder søger telefonisk vejledning, bliver stillet igennem til første ledige medarbejder på landsplan,og ikke til sin lokale skifteret. På denne måde sikres fleksibilitet, selvom den enkelte skifteret harganske lidt dødsbobehandling tilbage. Samtidig vil man med et virtuelt call center fortsat have et78
lokalt beredskab i byretterne, som kan assistere de borgere, der ikke kan vejledes hverken digitalteller telefonisk.En problemstilling ved et virtuelt call center er dog ledelsen af de medarbejdere, der deltagerheri. Medarbejderne hører til i den enkelte ret og dennes ledelse, men samtidig skal der være enmålstyrende ledelse, der tager sig af det virtuelle call center. En god opsætning for dette vil skulleidentificeres, men en mulig løsning kunne være at lade forskellige retter bemande det virtuellecall center på forskellige dage. Eksempelvis kunne chefen for det fælles virtuelle call center haveledelsesansvaret for en given rets skiftemedarbejdere 2 af ugens dage, og rettens ledelse haveansvaret de 3 øvrige dage. Det bemærkes desuden at et digitalt call center kræver et centraltsagsbehandlingssystem, der kan tilgås fra samtlige retskredse. Dette er ikke tilfældet for DSI, menvurderes ikke at være et problem, da der alligevel skal udvikles et nyt sagsbehandlingssystem iforbindelse med en gennemgribende digitalisering.Hvis det ikke ønskes at oprette et virtuelt call center, kunne man også vælge at centralisere deresterende skifteretsmedarbejdere, der arbejder med dødsbo. Business casen herfor er vist iTabel 19, hvor centraliseringen effektueres et år efter implementeringen af niveau 2digitaliseringen, dvs. primo 2018.Tabel 19. Business cases for samlede løsningsforslag på dødsboområdet. Alle beløber i mio. kr.
mio. kr.
Samlede løsningsforslagMaksimalt potentiale medMaksimalt potentiale medvirtuelt call centercentralisering2017112,0465,287,466,2 (76%)-11,055,2 (63%)2017104,7456,587,466,5 (76%)-11,055,5 (63%)
TilbagebetalingsårBudgeteffekt 5 år (2014-2018)Budgeteffekt 11 år(2014-2025)Variabel baselineVarigt bruttopotentialeVarig merudgiftVarigt nettopotentiale
Nedenfor ses grafen for løsningen, hvor en centralisering indfases efter implementeringen af enniveau 2 digitalisering.
79
Pengestrøm(Mio. DKK)50403020100-10
Akk. budgeteffekt(Mio. DKK)250200150100500-50
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
Figur 27. Business case for samlet løsningsforslag med maksimalt potentiale og centralisering pådødsboområdet.
Som det ses af Figur 27 kan en centralisering i scenariet med niveau 2 digitalisering, bedstepraksis og procesændringer gennemføres uden væsentlig forringelse af business casen, såfremtden indføres efter niveau 2 digitaliseringen er implementeret. Dette skyldes, at der efter enniveau 2 digitalisering er så få medarbejdere tilbage i en centraliseret ret (44skifteretsmedarbejdere og 8 ledelsespersonale), at de ekstra bygnings- og driftsomkostningersnegative indvirkning på business casen kan opvejes af potentialet ved en centralisering.Uanset om der i et scenarie med maksimalt potentiale oprettes et virtuelt call center eller om deresterende medarbejdere samles i en centraliseret dødsboret, er business casen altså forholdsvisens. Derfor er det i højere grad en afvejning af implementeringsovervejelser, der bør bestemme,hvilken løsning der vælges. Her vurderes den vigtigste afvejning at være, at der med et virtueltcall center beholdes et lokalt beredskab, mens der med en centralisering opnås en lettereressourceallokering og ledelsesmæssig opgave.Tab af retsdageI et scenarie med maksimalt potentiale, vil en stor del af medarbejderne der arbejder meddødsbo kunne afskediges. Dette medfører et tab af fleksibilitet mellem sagsområder i byretterne.Specifikt kan dette resultere i, at gennemløbstiden på civil- og straffesager vil stige, idet juristerpå skifteområdet anvender deres retsdage på disse sagsområder. Per juristårsværk der fjernes fraskifteretterne i byretterne, vil der således være en retsdag mindre i civil- og strafferetten per uge.I et scenarie, hvor der oprettes et virtuelt call center, vil reduktionen i juristårsværk vedbyretterne være 8, mens der ved en centralisering vil være ca. 16 juristårsværk der fjernes frabyretterne. Det svarer til hhv. 8 og 16 retsdage per uge. Eksklusiv området for andre skiftesager erder ca. 420 juristårsværk på andre sagsområder, hvoraf 228 er dommere, hvilket giver ca. 1.100
80
retsdage om ugen på andre sagsområder (4*228 + 420-228). Dette giver at mellem 0,7 % og 1,4 %af det samlede antal retsdage ved byretterne mistes i et scenarie med maksimalt potentiale. Altsåer der maksimalt tale om en ca. 1 % stigning i gennemløbstiden på civil- og straffesager, antagetat den eneste driver af gennemløbstid på civil- og straffeområdet er retsdage.4.2.2.2Minimal investering: Simpel digitalisering, bedste praksis og procesændring
En anden og billigere løsning er at erstatte den avancerede digitalisering med en simpeldigitalisering, men stadig implementere både procesændringer og øge indsatsen på bedstepraksis. Denne løsning kræver minimal investering og betaler sig ind samme år, som denpåbegyndes. En grafisk fremstilling af business case for denne løsning er vist nedenfor.Pengestrøm(Mio. DKK)15129630-3Akk. budgeteffekt(Mio. DKK)1501209060300-30
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
Figur 28. Business cases for samlet løsningsforslag med minimal investering på dødsboområdet.
Som det fremgår af Figur 28, er der tale om en ganske kort fase med negative pengestrømme,mens der investeres i udviklingen af den simple digitaliseringsløsning, og efter 2 år nås det varigenettopotentiale, idet investeringen i en øget indsats på bedste praksis ophører her.Uddybende tabeller for hvert samlet løsningsforslag findes i afsnit 6.5.5.4.3Andre skiftesager
På samme måde som for dødsbo gennemgås i dette afsnit business casen for hver af deindividuelle løsninger på andre skiftesager, der har været arbejdet med, hvorefter to samledeløsningsforslag fremsættes for området for andre skiftesager, baseret på attraktiviteten af deindividuelle løsninger.
81
4.3.1
Business cases for individuelle løsninger
De seks individuelle løsninger, der har været arbejdet med på området for andre skiftesager er:••••••
Centralisering, hvor alle andre skiftesager samles i en ret.Regionalisering, hvor alle andre skiftesager samles i syv retterNiveau 1 digitalisering, hvor alle digitaliserbare dele af sagsbehandlingen automatiseresSimpel digitalisering, hvor kun sagsoprettelsen og dataudtræk fra centrale systemerautomatiseresBedste praksis procesoptimering, hvor den allerede eksisterende indsats på bedstepraksis indførsel forstærkes ved en øremærket ressourceProcesændringer, hvor enkeltstående dele af de generelle processer ændres, typisk veden regelændring
Som udgangspunkt starter den viste business case for hvert af de seks individuelle løsningsforslagi 1. kvartal 2014. Undtagelserne er bedste praksis procesoptimering, som starter i 3. kvartal 2014for at tillade rekruttering og oplæring af ressourcer samt procesændringer, som starter i 1. kvartal2015 for at give tid til gennemførelse af lovændringer. De samme undtagelser gælder når deindividuelle løsningsforslag kombineres til samlede løsningsforslag.I Tabel 20 ses en række nøgletal for business cases på de seks individuelle løsninger.Tabel 20. Business cases for hver individuel løsning på området for andre skiftesager. Alle beløber i mio. kr.
Centraliseringmio. kr.Centra-lisering2019-3,326,752,79,3 (18%)-5,04,3 (8%)Regiona-lisering (7)Efter 2025-14,6-5,852,76,8 (13%)-5,51,3 (2%)
DigitaliseringNiveau 120192,755,353,716,3 (30%)-6,010,3 (19%)Simpel20180,38,852,72,3 (4%)-1,01,3 (3%)
ProcesoptimeringBedstepraksis201614,157,052,76,1 (12%)0,06,1 (12%)Proces-ændringer20155,020,852,72,3 (4%)0,02,3 (4%)
TilbagebetalingsårBudgeteffekt 5 år(2014-2018)Budgeteffekt 11 år(2014-2023)Variabel baselineVarigtbruttopotentialeVarig merudgiftVarigtnettopotentiale
82
I de følgende underafsnit gennemgås kort hver af de individuelle løsninger og baggrunden forderes business case. Hvert afsnit indeholder en reference til et afsnit i bilag, hvor der findesuddybende information om den individuelle løsning bestående af:•••
Tabeller med detaljeret information om business casen, herunder årsværksberegningerEn udtømmende gennemgang af antagelser for business casenEn gennemgang af samtlige fremførte implementeringsovervejelserCentralisering
4.3.1.1
Ved en centralisering ville alle andre skiftesager samles i en ret. Nedenfor ses en grafiskrepræsentation af business casen for en 'ren' centralisering, dvs. ligesom øvrige individuelleløsninger ikke tænkt ind i et samlet løsningsforslag.Pengestrøm(Mio. DKK)3210-1-2-3Akk. budgeteffekt(Mio.DKK)151050-5-10-15
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
Figur 29. Business case for centralisering af andre skiftesager. De store negative pengestrømme i starten afbusiness casen skyldes engangsomkostninger ved at flytte til en centraliseret enhed.
Præcis som for dødsbo er der for centralisering på andre skiftesager et højere varigtbruttopotentiale, end for en øget bedste praksis indsats (jf. Tabel 20), men på alle måder i øvrigten dårligere business case. Præcis som for dødsbo er årsagen tilbageværendeoverheadomkostninger, og på området for andre skiftesager forværres business casen yderligereaf, at bygningsomkostningerne per medarbejder i en centraliseret ret er højere, idet der ikke somfor dødsbo alene er tale om et call center, men om egentlige retslokaler med mulighed forretsmøder.
83
Regionalisering i 7 retterFormålet med også at undersøge en regionalisering på området for andre skiftesager er, at derved en centralisering kan blive lang transport til skifteretten for sagernes aktører. Ved enregionalisering afhjælpes dette problem delvist, men til gengæld er produktivitetsgevinstenligeledes lavere end ved en centralisering. Dermed bliver business casen for en regionaliseringdårligere end for en centralisering, som det også fremgår af Figur 30.Pengestrøm(Mio. DKK)2Akk. budgeteffekt(Mio.DKK)5
0
0
-2
-5
-4
-10
-6
-15
-8
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-20
Figur 30. Business case for regionalisering af andre skiftesager. De store negative pengestrømme i starten afbusiness casen skyldes engangsomkostninger ved at flytte til en centraliseret enhed.
Uddybende information om centralisering og regionalisering af andre skiftesager findes i afsnit6.5.2.4.3.1.2Digitalisering
I det følgende beskrives de to mulige digitaliseringsløsninger på området for andre skiftesager.Niveau 1 digitaliseringEn digitalisering af området for andre skiftesager vil være begrænset til en niveau 1 løsning.Dette skyldes, at selve sagsbehandlingen indeholder en stor mængde retsmøder, potentielletvister samt juridiske skøn og vurderinger, der ikke er automatiserbare. En niveau 1 løsning forandre skiftesager vil ligesom den for dødsbo indeholde en digital sagsoprettelse. Fortvangsopløsning vil oprettelsen tage form af en system-til-system løsning til Erhvervsstyrelsens it-system, mens der for konkurs, gældssanering, ægtefælleskifter udvikles digitale blanketter med
84
feltvalidering. Herefter foretages dataudtræk ligesom for dødsbosager automatisk fra de sammecentrale systemer, som der trækkes fra i dag.11Som for dødsbo oprettes herefter en portal med information om sagens status og relevante bilagmed niveauinddelt adgang for sagens forskellige aktører. Herefter kan sagsportalen bruges isagsbehandlingen som elektronisk sagsmappe og kommunikationssite, der for eksempel giverbesked når kurator uploader redegørelser i konkurssager og automatisk sender rykker til kurator,såfremt redegørelser ikke modtages rettidigt, ligesom der som for dødsbo vil være etbetalingsmodul tilkoblet portalen. Portalen vil også egne sig til at informere offentligheden omindledte gældssaneringer, afsagte kendelser, konkursdekreter og tvangsopløsninger samt somkommunikationsplatform mellem kurator/medhjælper og kreditorer. Der er dog ikke tale om enfuldt digital sagsbehandling ved skifteretten, hvorfor digitaliseringsgraden på området for andreskiftesager er mindre end på dødsboområdet.Pengestrøm(Mio. DKK)10Akk. budgeteffekt(Mio.DKK)20
5
10
0
0
-5
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-10
Figur 31. Business case for niveau 1 digitalisering af andre skiftesager.
Ligesom for udviklingen af sagsbehandlingssystemet på dødsboområdet idriftsættes den digitaleoprettelse og dataudtræk efter et år, mens det endelige system står færdigt efter tre år. Dog erbusiness casen på en digitalisering af andre skiftesager dårligere end på dødsbo, idetdigitaliseringsgraden er betydeligt lavere (34 %). Dette skyldes den meget lave digitaliseringsgradpå juristopgaver (12 %), der fylder betydeligt mere i andre skiftesager end i dødsbosager.Udviklingsomkostningen forventes at være 60 % af den for en gennemgribende niveau 2digitalisering af dødsbo, dvs. 30 mio. kr. Det kan hertil bemærkes, at konceptet i en
Ligesom for dødsbo vil det muligvis være hensigtsmæssigt at udvide dataudtrækket til flere områder endde, der kan trækkes fra i dag.11
85
gennemgribende digitaliseringsløsning på andre skiftesager vurderes at kunne overføres til andresagsområder. Hvis der udvikles en gennemgribende digitaliseringsløsning for andre skiftesager,vurderes det derfor at være nærliggende at udvikle en lignende løsning til andre sagsområder.Simpel digitaliseringEn simpel digitalisering for andre skiftesager indebærer både sagsoprettelse og dataudtræk. Mensdataudtræksdelen minder om den beskrevet for dødsbo, skal sagsoprettelsen deles op i en løsningfor tvangsopløsning og en anden for de resterende sagsformer inden for andre skiftesager, somnetop beskrevet for en niveau 1 digitalisering af andre skiftesager inkl. udvikling af digitaleblanketter. Disse blanketter reducerer ikke blot mængden af indtastningsarbejde, men sikrerligeledes, at de rette informationer oplyses, og at der laves færre fejl i udfyldningen heraf.Nedenfor ses en grafisk repræsentation af business casen for en simpel digitalisering.Pengestrøm(Mio. DKK)2Akk. budgeteffekt(Mio.DKK)4
1
2
0
0
-1
-2
-2
2014
2015
2016Pengestrøm
2017
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-4
Figur 32. Business case for simpel digitalisering på andre skiftesager.
Grafen viser i forhold til niveau 1 løsningen en mere positiv business case, dog ikke nær sammepositive business case som for dødsbo. Pga. de mange retsmøder, forberedelse og faglig vurderingudgør digitaliseringsgraden af en simpel digitalisering kun 4 % mod de 14 % på dødsboområdet.Udviklingsomkostningerne er ligesom for dødsbo sat til 5 mio. kr. baseret på, at selvedataudtrækket er mindre, men der til gengæld skal udvikles flere anmeldelsesblanketter samt atsystemer skal kunne føde data ind i både byretternes og Sø- og Handelsrettens system.Uddybende information om digitalisering af andre skiftesager findes i afsnit 6.5.3.
86
4.3.1.3
Procesoptimering
Bedste praksisNedenfor ses en grafisk fremstilling af business casen for en øget bedste praksis indsats påområdet for andre skiftesager.Pengestrøm(Mio. DKK)6Akk. budgeteffekt(Mio.DKK)30
4
20
2
10
0
0
-2
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-10
Figur 33. Business case for øget bedste praksis indsats på området for andre skiftesager.
Baggrunden for business casen på området for andre skiftesager er den samme som fordødsboområdet. Dog findes på andre skiftesager kun et 12 % potentiale, mod 16 % på dødsbo oggenerelt 20 % fra BCG's øvrige arbejde med procesoptimering. Dette skal formentlig ses som etudtryk for, at der på området for andre skiftesager er mindre administrativ sagsbehandling endpå dødsbo, og bedre eller dårligere praksis i forbindelse hermed, har en lavere indflydelse på dentotale produktivitet, og dermed skiller retterne sig mindre ud fra hinanden. Ud fra observationer iforbindelse med workshops og dataindsamling, vurderes det, at 12 % bestemt er et opnåeligt mål,specielt såfremt det understøttes af et budgetpres, der fremmer interessen i implementeringenlokalt i retterne.Uddybende information om øget bedste praksis indsats for andre skiftesager findes i afsnit 6.5.4.ProcesændringerDen sidste kategori af individuelle løsninger for andre skiftesager er procesændringer. Her er taleom enkeltstående ændringer i de generelle processer, der vurderes at have et økonomiskpotentiale på tværs af alle retter. De undersøgte ændringer er:•••
Nægtelse af gældssanering uden retsmødeUdskydning af anmeldelse om tvangsopløsning til efter fristen for genoptagelse eroverskredetKurator tinglyser selv
87
•
Skrivebordsdekret i sager med egenbegæring
Nedenfor ses en grafisk repræsentation af business casen for procesændringerne samlet. Da derer tale om flere enkeltstående procesændringer, gennemgås de efterfølgende hver for sig.Pengestrøm(Mio. DKK)3Akk. budgeteffekt(Mio.DKK)15
2
10
1
5
0
0
-1
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-5
Figur 34. Business case for procesændringer på området for andre skiftesager.
Nægtelse af gældssanering uden retsmøde (udgør ~30 % af potentiale)Hvis det tillades at afvise en ansøgning om gældssanering uden retsmøde, antages dette baseretpå estimater fra afholdte workshops at kunne reducere mængden af første møder med 1/3.Udskydelse af anmeldelse om tvangsopløsning til efter fristen for genoptagelse er overskredet(udgør ~30 % af potentiale)Hvis Erhvervsstyrelsen venter med at sende sager om tvangsopløsning til skifteretten til efterfristen for genoptagelse er overskredet spares der procestrin i forbindelse med modtagelse ogafsendelse. Baseret på estimater fra afholdte workshops er det antaget, at 20 % aftvangsopløsningssager vil påvirkes af dette.Skrivebordsdekret i sager med egenbegæring (udgør ~35 % af potentiale)Hvis der kan afsiges skrivebordsdekret i konkurssager med egenbegæring, behøves der ikkeholdes første møde i disse sager.Kurator tinglyser (udgør ~5 % af potentiale)Hvis kurator selv tinglyser i stedet for skifteretten, kan denne aktivitet fjernes.
88
Uddybende information om procesændringer for andre skiftesager findes i afsnit 6.5.4. Afhængigaf evalueringen af de implementeringsovervejelser der er angivet heri, vurderes det muligvis ikkehensigtsmæssigt fuldt ud at implementere procesændringerne ovenfor, men det vurderes i såfald, at der i arbejdet hermed kan findes andre procesændringer af lignende potentiale, hvorfordet samlede potentiale vurderes realistisk.4.3.2Samlede løsningsforslag
I det følgende præsenteres tre samlede løsningsforslag på området for andre skiftesager. Ligesompå dødsboområdet er der tale om et løsningsforslag, som rummer det maksimale potentiale samtet andet forslag, som kræver et minimum af investering. Til forskel fra dødsboområdetindeholder løsningsforslaget med minimal investering ikke en simpel digitalisering. Dette skyldesdet relativt beskedne potentiale som en simpel digitalisering på andre skiftesager giver.Derudover betragtes løsningen med det maksimale potentiale, i et scenarie, hvor der er enforskudt opstart af digitaliseringen. Tanken med dette er, at såfremt der udvikles engennemgribende digitalisering på dødsboområdet, vil det være langt nemmere efterfølgende atlave en niveau 1 digitalisering af området for andre skiftesager.Tabel 21. Business cases for samlede løsningsforslag på området for andre skiftesager. Alle beløber i mio. kr.
Samlede løsningsforslagmio. kr.N1 digitalisering,bedste praksis ogprocesændringer2018år16,9110,053,722,1 (41%)-6,016,1 (30%)Bedste praksis,procesændringer ogforskudt N1digitalisering201613,7124,453,722,1 (41%)-3,019,1 (36%)
Bedste praksis ogprocesændringer201618,775,552,78,1 (15%)0,08,1 (15%)
TilbagebetalingsårBudgeteffekt5(2014-2018)Budgeteffekt 11 år(2014-2025)Variabel baselineVarigtbruttopotentialeVarig merudgiftVarigt nettopotentiale
89
Som Tabel 21 viser, ligger business cases for de samlede løsningsforslag på området for andreskiftesager meget tæt på hinanden, og det skal overvejes såvel om man ønsker at digitalisere,samt om det bør gøres straks eller eventuelt efter en digitalisering af dødsboområdet.4.3.2.1Maksimalt potentiale: Niveau 1 digitalisering, bedste praksis og procesændringer
Nedenfor ses en grafisk repræsentation af business casen for maksimalt potentiale, hvor derstraks igangsættes en øget bedste praksis indsats på området for andre skiftesager og muligeprocesændringer gennemføres mens udviklingen af en gennemgribende digitalisering står på.Pengestrøm(Mio. DKK)2520151050-5Akk. budgeteffekt(Mio.DKK)50403020100-10
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
Figur 35. Business cases for samlet løsningsforslag med maksimalt potentiale på området for andre skiftesager.
Såfremt der udvikles en gennemgribende digitaliseringsløsning på dødsboområdet, vil der kunnebygges oven på erfaringerne herfra, hvilket formodes at sænke udviklingsomkostningerne tilhalvdelen af, hvad de ellers ville have været, dvs. 15 mio. kr. Nedenfor ses en grafiskrepræsentation af business casen for maksimalt potentiale, hvor der straks igangsættes en øgetbedste praksis indsats på området for andre skiftesager og mulige procesændringer gennemføres,men hvor udviklingen af en gennemgribende digitalisering først startes i 2017, når engennemgribende digitaliseringsløsning for dødsbo står klar.
90
Pengestrøm(Mio. DKK)8
Akk. budgeteffekt(Mio.DKK)40
6
30
4
20
2
10
0
0
-2
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-10
Figur 36. Business cases for samlet løsningsforslag med maksimalt potentiale og forskudt digitalisering påområdet for andre skiftesager.
4.3.2.2
Minimal investering: Bedste praksis og procesændringer
Nedenfor ses en grafisk repræsentation af business casen for minimal investering på området forandre skiftesager, hvor der kun igangsættes en øget bedste praksis indsats på området for andreskiftesager ligesom mulige procesændringer gennemføres.Pengestrøm(Mio. DKK)20Akk. budgeteffekt(Mio.DKK)40
15
30
10
20
5
10
0
0
-5
2014
2015
2016
2017Pengestrøm
2018Akkumuleret budgeteffekt
2019
2020
-10
Figur 37. Business cases for samlet løsningsforslag med minimal investering på området for andre skiftesager.
Af Tabel 21 fremgår det, at den 5-årige budgeteffekt for business casen med kun bedste praksisog procesændringer er sammenlignelig med den, der opnås ved samtidigt straks at igangsætte91
udviklingen af en gennemgribende digitalisering. Omvendt er den 11-årige budgeteffekt højestfor den løsning, hvor udviklingen af en digitaliseringsløsning først igangsættes efter en eventueldigital løsning for dødsbo er færdig. Såfremt der vælges at arbejde videre med engennemgribende digitalisering af dødsbo, kunne der således tænkes i først at vælge løsningenmed minimal investering for andre skiftesager og derefter, baseret på den viden der er opbygget iforbindelse med udvikling af dødsbosystemet, vælge om det ønskes at udvikle en digital løsningfor området for andre skiftesager. På denne måde reduceres risici uden at der tabesgevinstpotentiale.Uddybende tabeller for hvert samlet løsningsforslag findes i afsnit 6.5.5.
92
5 Implementeringsplaner for samlede løsningsforslagI dette afsnit gennemgås en helt overordnet implementeringsplan for hver af de samledeløsningsforslag i form af en overordnet tidslinje med en efterfølgende kort beskrivelse afaktiviteterne.5.1Dødsbo2014AktivitetBedste praksis•Identif ikation•Udbredning•RealiseringProcesændringer•Forberedelse•Indkøb af digital blanket•RealiseringDigitalisering•Simpel digitalisering–Analyse–Anskaf f else–Gennemf ørelse–Realisering•N2 digitalisering–Analyse–Anskaf f else–Gennemf ørelse–RealiseringStop/go beslutningQ1Q2Q3Q4Q1
2015Q2Q3Q4Q1
2016Q2Q3Q4Q1
2017Q2Q3Q4
Figur 38. Implementeringsplan for maksimalt potentiale – dødsbo.
93
2014AktivitetBedste praksis•Identif ikation•Udbredning•RealiseringProcesændringer•Forberedelse•Indkøb af digital blanket•RealiseringDigitalisering•Simpel digitalisering–Analyse–Anskaf f else–Gennemf ørelse–Realisering•N2 digitalisering–Analyse–Anskaf f else–Gennemf ørelse–RealiseringCentralisering•Forberedelse•RealiseringStop/go beslutningQ1Q2Q3Q4Q1
2015Q2Q3Q4Q1
2016Q2Q3Q4Q1
2017Q2Q3Q4Q1
2018Q2Q3Q4
Figur 39. Implementeringsplan for maksimalt potentiale med efterfølgende centralisering – dødsbo.2014AktivitetBedste praksis•Identif ikation•Udbredning•RealiseringProcesændringer•Forberedelse•Indkøb af digital blanket•RealiseringDigitalisering•Simpel digitalisering–Analyse–Anskaf f else–Gennemf ørelse–RealiseringStop/go beslutning
2015Q4Q1Q2Q3Q4Q1
2016Q2Q3Q4Q1
2017Q2Q3Q4
Q1
Q2
Q3
Figur 40. Implementeringsplan for minimal investering – dødsbo.
5.1.1
Aktivitetsbeskrivelser
Bedste praksis•Identifikation:Data fra spørgeskemaer og tidsregistreringer giver mulighed for at dykkened i variationer mellem retternes tidsangivelser for enkelte procestrin og aktiviteter forat identificere gode og dårligere praksis. Dette data og de udviklede proceskort vil være etåbenlyst sted at starte, for en øremærket resurse der arbejder med bedste praksis pådødsboområdet. Ved dialog med de enkelte retter om deres besvarelser og gennem fælles
94
•
•
procesworkshops med deltagelse fra mange retter, vil der kunne udvikles globalemålprocesser.Udbredning:Udbredelse af udviklede processer ved lokal implementering i hver ret. Derstartes så vidt muligt med retter med lavest produktivitet i dag. Herefter pågår et arbejdemed indførsel af kontinuerlige forbedringer der identificeres løbende, vedligeholdelse afindførte praksis, tilretning af proceskort og SOP'er mv.Efter 2 år vil det forventede potentiale være høstet gennem budgetpres, ogøremærkningen af en bedste praksis ressource på dødsboområdet ophører.
Procesændringer•Indkøb af digital blanket:Der skal købes og designes en digital blanket medfeltvalidering.•Forberedelse:Ændring af lov og praksis. Inkluderer også opdatering af tekst pådomstol.dk i forbindelse med mere web-baseret vejledning.DigitaliseringVed implementering af digitaliseringsløsningen forventes, at den fællesstatslige projektmodel forit-projekter anvendes. Herved er faserne i udviklingen af digitaliseringsløsningen også givet, idetder vil være følgende fem faser i digitaliseringsarbejdet.•Idé:En første analyse af, om ideen kan resultere i et bæredygtigt it-projekt.•Analyse:Grundig og detaljeret analyse af projektets omfang, kravene til ressourcer,omkostninger, mulige gevinster, tidsplan, risici, kvalitet, etc.•Anskaffelse:Beskrive behov og krav til it-systemet og gennemføre anskaffelsen frem tildet tidspunkt, hvor kontrakten er klar til underskrift.•Gennemførelse:Indgå kontrakt med leverandøren, designe, udvikle, teste ogimplementere it-systemet, så det er klar til drift.•Realisering:I realiseringsfasen realiseres de gevinster, som er beskrevet i projektetsbusiness case.Idet idé-fasen allerede er gennemført med de forelagte business cases, fremgår kun de resterende4 faser i implementeringstidslinjerne ovenfor. Det er værd at bemærke, at der mellem hver af defem faser bør være indlagt en stop/go-beslutning, hvor det vurderes om det på pågældendetidspunkt ser attraktivt ud at fortsætte udviklingen af it-løsningen.Der er afsat en 3-årig periode til udvikling af en gennemgribende digitaliseringsløsning. Detterelativt lange udviklingsforløb er baseret på erfaring indenfor domstolsområdet (bl.a. digitaltinglysning) med tid brugt på kravspecifikation, udbud, lovændringer og egentligsystemudvikling.Udviklingen af en simpel digitalisering er sat til 1 år, og af tidslinjerne for løsninger medmaksimalt potentiale fremgår det, at en løsning svarende til simpel digitalisering med automatisksagsoprettelse og dataudtræk også forventes at kunne sættes i drift efter 1 år ved en
95
gennemgribende digitalisering. Den simple digitalisering er på denne måde med til at finansiereudviklingen af den fulde digitalisering. Dette kræver at den simple digitalisering udvikles paralleltmed den gennemgribende digitalisering, og at outputtet fra den simple digitalisering først føderind i det eksisterende system og dernæst ind i løsningen til den gennemgribende digitalisering,når denne står færdig. Udviklingen af et system, som kan føde ind i både det eksisterende og detnye system vurderes imidlertid ikke at være et problem. Det skyldes, at den simple digitaliseringikke skal tovejsinteragere med resten af den gennemgribende digitalisering, men blot levere etinput bestående af en tabel med data fra dødsanmeldelse og dataudtræk.CentraliseringDer er afsat et år til at finde lokaler, og indrette disse. Domstolsstyrelsens erfaring er, at dettetypisk tager 1½ år at finde og indrette nye lokaler, men idet der ikke er tale om retslokaler medmulighed for fremmøde, men blot et call center, vurderes 1 år at være tilstrækkeligt, analogt meddet der er anvendt for oprettelse af fælles kontaktcentre i det offentlige.5.2Andre skiftesager2014AktivitetBedste praksis•••Identif ikationUdbredningRealiseringQ1Q2Q3Q4Q1
2015Q2Q3Q4Q1
2016Q2Q3Q4Q1
2017Q2Q3Q4
Procesændringer••ForberedelseRealisering
Digitalisering•Simpel digitalisering–Analyse–Anskaf f else–Gennemf ørelse–RealiseringN1 digitalisering–Analyse–Anskaf f else–Gennemf ørelse–Realisering
•
Stop/go beslutning
Figur 41. Implementeringsplan for maksimalt potentiale – andre skiftesager.
96
2014AktivitetBedste praksis•••Identif ikationUdbredningRealiseringQ1Q2Q3Q4Q1
2015Q2Q3Q4Q1
2016Q2Q3Q4Q1
2017Q2Q3Q4
Procesændringer••ForberedelseRealisering
Digitalisering•Simpel digitalisering–Analyse–Anskaf f else–Gennemf ørelse–Realisering
Stop/go beslutning
Figur 42. Implementeringsplan for minimal investering – andre skiftesager.
2014AktivitetBedste praksis•••Identif ikationUdbredningRealisering
2015
2016
2017
2018
2019
2020
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Procesændringer••ForberedelseRealisering
Digitalisering•Simpel digitalisering–Analyse–Anskaf f else–Gennemf ørelse–RealiseringN1 digitalisering–Analyse–Anskaf f else–Gennemf ørelse–Realisering
•
Stop/go beslutning
Figur 43. Implementeringsplan for maksimalt potentiale med forsinket N1 digitalisering – andre skiftesager.
5.2.1
Aktivitetsbeskrivelser
Eftersom aktiviteterne for løsningerne for andre skiftesager på overordnet plan ikke dækker nyetyper af aktiviteter sammenlignet med dem, der blev gennemgået for dødsbo, er det valgt ikke atduplikere disse nedenfor, men i stedet henvise til gennemgangen for dødsbo ovenfor.
97
6 BilagHer præsenteres samtlige bilag.6.1Bilag 1: Indsamling af data og validering heraf
For at beregne enhedsomkostninger på procestrinniveau, har det været nødvendigt, at få et bedreindblik i, hvordan tiden bliver brugt i skifteretten. Dette er søgt opnået ved hjælp af 1) etspørgeskema i alle skifteretter, og 2) en tidsregistrering på dødsboområdet for 6 repræsentativebyretter. Spørgeskemaundersøgelsen blev udsendt den 20. marts og svarene kom ind den 5. april.Tidsregistreringen blev startet op den 3, april og har kørt til og med den 19. april. Det har såledeskun delvist været muligt at inkludere datamateriale fra sidstnævnte i nærværendekortlægningsrapport.I det følgende præsenteres de umiddelbare resultater fra spørgeskemaundersøgelsen, og der visesgrafer for sammenligneligheden af besvarelserne. Inden da vil der imidlertid være en kortgennemgang af selve spørgeskemaet.6.1.1Spørgeskemaundersøgelse
I det følgende præsenteres spørgeskemaundersøgelsen.6.1.1.1Overensstemmelse mellem proceskort og spørgeskema
Spørgeskemaundersøgelsen er lavet på baggrund af proceskortene således, at der er en direktesammenhæng mellem indholdet på proceskortene og kolonnerne i spørgeskemaet. Dennesammenhæng er illustreret nedenfor.
98
Figur 44. Overensstemmelse mellem proceskort og spørgeskemaModtagelseSagsbehandlingAfslutning
Bedemand/kirkekontor
Dødsanmeldelse udfærdiges ogsendes viakirkekontor tilSR
Modtagelse0. Tidlig kontakt-1. Oprettelse-CPR2. DataudtrækR75
Kontakt-person(KP)
KP og andrearvingerkontakter SRmed spørgsmål
KP indsamleroplysninger ogkontakter SR
KP senderdokumenter
Når kontaktpersonenfremmøder i SR med elleruden aftale kan sagen oftestraksbehandles
0
1Besvarelse afhen-vendelserfør døds-anmeldelseOprettelse afdødsbo-sagen
Skifteretten(SR)
2Dataudtræk3•CPRregisterOpfordring tilkontakt/•R75indkaldelse til•Ægtepagtmøde•Testamente•1.afdødesbo
4(Tlf.)møde•Vejledningom boform•Udfyldeblanketter•Udsendeblanketter
5Ekspedition•Blankettergennemgås•Betalingmodtages
6Udlevering•Skifterets-attestudstedes•Arkivering•Evt. revision
7SR giverkreditorbesked omboform
Antal gange pr. sag [#]Tid per gang [min]Jurister (%)Kontormedarbejdere (%)Arbejdsfordeling (100%)Elever (%)Øvrigt (%)Fremmøde (%)KommunikationsTelefon (%)formEmail (%)(100%)Brev (%)Arveforhold og boformer (%)Indhold af vejledning Betydning og retsvirkning (%)(100%)SKAT (%)Andet (%)
Tidsangivelse(min)
Kreditorer
Kreditorerne anmelder løbende deres krav til skifteretten
Andreinstanser
Banker senderopgørelser
CPR, SKAT,Personbogen,Centralregistret, Sagliste
Sagsinddeling: Dette felt er hovedsageligt en hjælp til at orientere sig i skemaet i relation til denoverordnede proces som vist på proceskortet.Procestrin: Tallene ud for hvert af skifterettens procestrin genfindes i proceskortet. For hver afskifterettens procestrin på proceskortet vil der altså være et tilsvarende procestrin ispørgeskemaet.Aktivitetsbeskrivelse: Aktiviteterne i dette felt er direkte koblet til spørgeskemaet således, at derer en aktivitet i spørgeskemaet for hvert underpunkt i aktivitetsbeskrivelsen.6.1.1.2Spørgeskemaets struktur og hjælpefunktioner
Foruden selve området til udfyldning af tid på de forskellige aktiviteter fra proceskorteneindeholder spørgeskemaet yderligere to områder. Disse er dels et kommentarfelt, hvori afvigelserog udspecificeringer af praksis kan angives, samt en optælling, der viser det samlede tidsforbrugper proces og fordelingen ud på de enkelte aktiviteter. Sidstnævnte er væsentligt for at de, somudfylder spørgeskemaet, hele tiden kan tjekke, at tiderne giver mening. Desuden sikrerhjælpefunktionen, at tidsangivelsen relateres til andre procestrin og den overordnede proces.Disse to områder samt selve området for indtastning er vist i nedenstående figur og uddybesefterfølgende.
99
Figur 45. Spørgeskemaets struktur
A) Her opsummeres indtastet data (ingen indtastning her)Tid per procestrin (min)Procentdel af total procestidSamlet tid for boudlæg (timer)0. Tidlig kontakt00%0,0000. Tidlig kontakt-Antal gange pr. sag [#]Tid per gang [min]Jurister (%)Kontormedarbejdere (%)Arbejdsfordeling (100%)Elever (%)Øvrigt (%)Fremmøde (%)KommunikationsTelefon (%)formEmail (%)(100%)Brev (%)Arveforhold og boformer (%)Indhold af vejledning Betydning og retsvirkning (%)SKAT (%)(100%)Andet (%)Tidsangivelse(min)1. Oprettelse-CPRR75Ægtepagt opslagModtagelse1. Oprettelse00%Timer0000Modtagelse000002. Dataudtræk00%3. Opfordring00%Behandling4. (Tlf.)møde00%5. Ekspedering00%6. Udlevering00%Afslutning7. Krav ekspederes00%Henvendelser00%
2. DataudtrækEvt. indhentning afægtepagtTestamente opslag
Evt. indhentning aftestamente
1. Afdødes bo opslag
Evt. indhentning af 1.afdødes bo
B) Her indtastes data
kommentarer/afvigelser for hvertprocestrin
C) Her indtastes kommentarer
Område A): Dette område viser, hvor lang tid der totalt er angivet for hvert procestrin, hvor storen del af den samlede procestid det svarer til, og hvor lang tid der totalt er angivet for heleprocessen. Det er meningen, at man ved at kigge på område A) kan vurdere, om det data der erindtastet overordnet set giver tider for såvel enkelte procestrin som hele processen, der ser rigtigeud.Område B): Dette område er selve indtastningen af data og stemmer overens med billedet. Gulefelter udfyldes, mens grå felter markerer, at udfyldning ikke er relevant for dette procestrin.Område C): Dette er et kommentarfelt, hvor eventuelle afvigelser og udspecificeringer af deangivne tidsestimater kan anføres.6.1.1.3Udfyldning af spørgeskemaet
Selve udfyldningen af spørgeskemaet foregår i område B, hvor der er defineret 4 dimensioner,som skal udfyldes for hver aktivitet. Disse 4 dimensioner 'tidsangivelse', 'arbejdsfordeling','kommunikationsform' og 'indhold af vejledning' ses i nedenstående figur og forklaresefterfølgende.
100
Figur 46. Udfyldning af spørgeskemaet
Modtagelse1. Oprettelse0. Tidlig kontakt-Antal gange pr. sag [#]Tid per gang [min]Jurister (%)Kontormedarbejdere (%)Arbejdsfordeling (100%)Elever (%)Øvrigt (%)Fremmøde (%)KommunikationsTelefon (%)formEmail (%)(100%)Brev (%)Arveforhold og boformer (%)Indhold af vejledning Betydning og retsvirkning (%)SKAT (%)(100%)Andet (%)Tidsangivelse(min)0,42080%20%50%40%-
30%20%50%
Tidsangivelse: Dette felt er splittet op i 2 aspekter; 'antal gange pr. sag' samt 'tid per gang'.Antallet af gange pr. sag vil som udgangspunkt være 1, men parameteret kan svinge over ogunder 1 såfremt den pågældende aktivitet ikke udføres for alle sager eller tværtimod udføresflere gang per sag. Tid per gang er et estimat for den gennemsnitlige tid den pågældende aktivitettager, når den udføres. Til sammen skaber disse to variable ikke blot et overblik overtidsforbruget på procestrinniveau men også et indblik i hvor mange gange, forskellige procestringentages per sag.Arbejdsfordeling: Dette felt angiver fordelingen af arbejdstidenmedarbejdergrupper og de fire variable bør således summe til 100 %.på4forskellige
Kommunikationsform: Feltet udfyldes på samme måde som arbejdsfordelingen, men her spørgesind til, hvilken kommunikationsform, der anvendes. Igen bør feltet summe til 100 %, men tilforskel fra arbejdsfordelingen er det ikke altid, at det giver mening at udfyldekommunikationsform. Derfor er visse felter grå frem for gule.Indhold af vejledning: Også dette felt bør summe til 100 % og udfyldes kun i de aktiviteter, som erkarakteriseret ved direkte kontakt til kontaktperson eller lignende.Som det fremgår af denne korte fremgang af spørgeskemaundersøgelsen er det forsøgt atafdække så mange aspekter af skifterettens kerneopgaver som muligt. Derudover er der vedhjælp proceskortene og den direkte relation hertil, samt udregningen af den samlede procestid ogfordelingen mellem procestrin gjort meget for at sikre, at de estimater, som angives, hele tiden errelateret til andre aktiviteter og som en del af en større proces.
101
6.1.2
Match og skalering
Som nævnt i metodenotatet er spørgeskemaet og tidsregistreringen fokuseret på at berige tallenefor top-down analysen således, at det er muligt at vurdere hvor mange ressourcer, der bruges påspecifikke procestrin og aktiviteter. En bottom-up analyse som denne vil altid havevanskeligheder ved at ramme det faktiske tidsforbrug og hermed det overordnedeårsværksforbrug, men til gengæld kan den belyse hvordan tidsforbruget er fordelt ud på deenkelte procestrin og aktiviteter. Idet antallet af årsværk og afsluttede sager ligger fast fracentralt hold, skal spørgeskemaet først og fremmest afklare, hvor lang tid en aktivitet tager iforhold til en anden. Det betyder også, at svarene fra spørgeskemaerne kun i enkelte tilfælde vilmatche det årsværksforbrug, som er kendt fra centralt hold. Dette er imidlertid ikke et problem,idet fordelingen af tid over de enkelte procestrin kan skaleres op til det samlede årsværksforbrug.I dette afsnit præsenteres de midlertidige resultater fra spørgeskemaanalysen og hvorledes dematcher det samlede antal årsværk fra Domstolsstyrelsen.Udregningen af årsværk fra spørgeskemaundersøgelsen gør brug af sagsvolumen for de enkelteskifteretter og anvender desuden nedenstående antagelser:••6.1.2.1Effektivt årsværk udgør 1250 timerAntallet af arbejdsuger på et år er 43,2Match og skalering per sagsområde
I nedenstående figur ses hvorledes det estimerede antal årsværk baseret påspørgeskemaundersøgelsen matcher Domstolsstyrelsens 253 årsværk. Baseret på spørgeskemaetgår der 164 årsværk på opgaver i skifteretten, hvoraf de 136 er fordelt på de centrale processer. Iforhold til det faktiske antal årsværk udgør disse tal henholdsvis 65 % og 54 %. Det er vigtigt atunderstrege, at denne type meget detaljerede undersøgelse ikke forventes at summere til detfaktiske antal årsværk, og at et en generel undervurdering af eget tidsforbrug er typisk for enspørgeskemaundersøgelse. Dette er dog som skrevet ikke noget problem, da det faktiskeårsværksforbrug er kendt, og analysen alene belyser den relative fordeling af disse årsværk påprocestrinniveau. I grafen ses foruden det samlede antal årsværk for hele skifteretten også deestimerede og faktiske årsværk for samtlige skifteretter. Her er det værd at bemærke, at der er enrimelig ensartethed i forskellene imellem de to, hvilket tyder på, at den underestimering, som erforegået i besvarelserne er sket i samtlige skifteretter.
102
Figur 47. Skalering af årsværksforbrug fra spørgeskemaundersøgelsen til faktisk årsværk
Estimeret årsværksforbrugca. 2/3 af faktisk årsværkÅrsværk300253
Underestimeringen er gennemgående på tværs af byretterog har ca. samme relative omfangÅrsværk25
2020035%15
1010065%5
0Estimeretårsværksf orbrugFaktiskårsværksf orbrug
0HjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørLyngbyGlostrupFrederiksbergKøbenhavnBornholmSHR
Estimeret årsværksf orbrug
Faktisk årsværksf orbrug
Samlet set vil der skulle foretages en relativt kraftig skalering af datamaterialet fraspørgeskemaet for at matche det faktiske antal årsværk. Det anses dog, som forklaret, ikke som etproblem for undersøgelsens validitet.
6.1.3
Generel vægtning mellem retter for at tjekke datakvalitet
I det følgende præsenteres en gennemgang af de besvarede spørgeskemaer og hvordan deadskiller sig skifteretterne imellem. Denne gennemgang tjener det formål at se hvor storeforskelle, der er i besvarelsen på tværs af skifteretterne. Her er det vigtigt at pointere, at der måforventes at være forskelle i besvarelserne. Uden diskrepanser ville det ikke være muligt at brugedatamaterialet fra spørgeskemaundersøgelsen som kilde til identificering af forbedringstiltag.Omvendt må forskellene ikke være så store, at der sås tvivl om hvorvidt retterne har forståetspørgsmålene forskelligt og derfor har svaret med meget høj variation. Det handler så at sige omat identificere hvilke forskelle, der skyldes semantiske uoverensstemmelser og hvilke, der erudtryk for en reel forskel i praksis. Med dette formål er det besluttet at fokusere på relativefordelinger i følgende gennemgang. Det betyder, at frem for at vise hvor meget tid de forskelligeretter bruger på en specifik proces eller procestrin, viser vi i stedet den relative fordeling. Dennetilgang har den fordel, at den fraregner de absolutte forskelle og alene eksaminerer om retterneer enige om forholdet mellem tidsforbruget inden for og i mellem processer.
103
I de følgende afsnit vises og beskrives en række grafer, der sammenligner de forskelligeskifteretters svar på spørgeskemaundersøgelsen. Gennemgangen sammenligner tidsforbruget påsagsform, sagstype og procestrin.6.1.3.1Relativt tidsforbrug på sagsformsniveau
For at undersøge hvorvidt retterne er enige om hvor lang tid processerne for de forskelligesagsformer tager i forhold til hinanden, har vi for hver sagstype set på hvor stort det relativetidsforbrug per sagsform er. Det vil sige, at vi ikke undersøger, om den absolutte tid, som enskifteret bruger på et bobestyrerbo er længere end en anden rets tidsforbrug. I stedet kigger vi på,hvor enige skifteretterne er, når de skal bedømme, hvor stort tidsforbruget er for eksempelvis etbobestyrerbo i forhold til de andre dødsboformer. Det gør vi ved at lægge alle procestiderne fordødsboformer sammen og se hvor stor en procentdel hver enkelt sagsform udgør i henhold til deandre skifteretter. Nedenfor har vi for hver dødsboform lavet en graf, som viser hvor stor enprocentdel hver sagsform udgør af alle dødsboformer for hver skifteret. Således vil tallene ifiguren for hver skifteret summe til 100 % når alle seks dødsboformer lægges sammen. Detsamme ses på summen af gennemsnittene for alle 6 grafer.Figuren skaber et godt overblik over hvordan skifteretterne estimerer tidsforbruget for deforskellige dødsboformer i forhold til hinanden. Overordnet set er skifteretterne meget enige omhvor tunge de forskellige processer er, og det er mest på bobestyrerbo, at der kan observeresstørre uoverensstemmelser. Dette er ikke overraskende, og det er i øvrigt værd at bemærke, atforskellen heri, i en relationel figur som denne, vil forplante sig og hermed øge forskellene i deresterende grafer.
104
Figur 48. Vægtning af procestid mellem dødsboformer
BobestyrerboØ 24HjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørLyngbyGlostrupFrederiksbergKøbenhavnBornholm
Boudlæg12
Forenklet privat skifteØ 14
0
10
20
30
40
%
0
10
20
30
40
%
0
10
20
30
40
%
Privat skifteØ 20HjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørLyngbyGlostrupFrederiksbergKøbenhavnBornholm
Uskiftet boØ 13
ÆgtefælleudlægØ 17
0
10
20
30
40
%
0
10
20
30
40
%
0
10
20
30
40
%
105
Overordnet set viser det relative tidsforbrug på dødsboområdet således, at skifteretterne i storetræk er enige om hvilke sagsformer, der tager lang tid og hvilke, som er hurtigt overstået. I næstegraf har vi lavet samme øvelse for området for insolvenssager.Figur 49. Vægtning af procestid mellem insolvenssagerKonkursØ 35%HjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørBornholmSHRHjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørBornholmSHR
12
TvangsopløsningØ 9%
0
10
20
30
40
50
60
%
0
10
20
30
40
50
60
%
GældssaneringØ 21%HjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørBornholmHjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørBornholm
RekonstruktionØ 36%
SHR
0
10
20
30
40
50
60
SHR
%
0
10
20
30
40
50
60
%
På figuren for de 4 sagsformer inden for insolvens-området skal det pointeres, at en enkeltskifteret, som stikker voldsomt ud, er farvet grå. Det skyldes, at den pågældende skifteret ikke harkunnet udfylde spørgeskemaet for rekonstruktion pga. manglende erfaring hermed. Idet dennetype figur ikke tager højde for hvor mange sager, der udføres, og rekonstruktion derfor vægteruforholdsvist tungt, er det besluttet, at se bort fra pågældende skifteret i denne analyse. Tagesdenne observation bort viser der sig et billede à la det vi så inden for dødsboområdet, nemlig enoverordnet ensartethed i vurderingen af, hvor længe de forskellige sagsformer tager.6.1.3.2Relativt tidsforbrug på procestrinniveau
I dette afsnit graves et spadestik dybere for at analysere, om skifteretterne inden for hver af de 11sagsformer også er enige om, hvor længe de forskellige procestrin tager i forhold til hinanden. Til
12
Pga. manglende volumen har Randers ikke besvaret spørgeskemaet for rekonstruktion, hvilketskævvrider fordelingen.
106
dette formål præsenteres en graf for hver af de tre sagstyper, mens resten vil være vedlagtefterfølgende. Nedenfor ses fordelingen af det estimerede tidsforbrug for dødsboformenboudlæg. De grå linjer viser samtlige skifteretters svar mens den grønne linje viser detgennemsnit, som er anvendt i allokeringen af enhedsomkostninger på procestrinniveau. Selvomdet umiddelbart kan virke som om, at der er en stor variation i angivelsen af tidsforbrug på deforskellige procestrin, er det vigtigt at fokusere på, hvorvidt de grå linjer følger eller krydserhinanden. Såfremt linjerne krydser er det et tegn på, at skifteretterne er uenige om hvilke trin,der tager mest tid, mens de i tilfældet af parallelle linjer har ensartede forståelser af, hvor længede forskellige procestrin tager i forhold til hinanden. Et enkelt sted, hvor der ses en forskel er vedprocestrinnet 'udfylde blanketter'. Dette skyldes, at visse retter holder flere møder frem for atvejlede over telefonen, og ved disse møder vil de typisk udfylde blanketterne samtidigt. Dermedender vejledningen med at fylde mindre end udfyldelsen af blanketter. Sådanne forskelle vilforsvinde idet analysen bevæger sig fra aktivitets- til procestrinniveau. I denne præsentation erdet imidlertid valgt at fokusere på aktivitetsniveau for at få den største mulige detaljegrad.Figur 50. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for boudlæg%60Gennemsnit
40
20
0
Kigger vi på gældssanering fra insolvensområdet ses et lignende mønster. Også her følger linjernei høj grad hinanden, hvilket indikerer, at skifteretterne er enige om den relative fordeling af tidpå de forskellige procestrin.
Tidlig kontakt
Oprettelse
CPR
R75
Ægtepagt opslag
Evt. indhentning af ægtepagt
Testamente opslag
Evt. indhentning af testamente
1. Af dødes bo opslag
Evt. indhentning af 1. af dødes bo
Opf ordring
Vejledning
Udf ylde blanketter
Udsende blanketter
Blankettergennemgås
Retsaf gif t
Skif teretsattestudstedes
Arkivering
107
Figur 51. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for gældssanering%60Gennemsnit
40
20
0
Endelig ses billedet for ægtefælleskifte nedenfor. Her er det tydeligt, at skifteretterne erovervejende enige om de første 12 procestrin, mens der herefter opstår en diskrepans. Detteskyldes formentlig, at reglerne for ægtefælleskifte blev ændret 1. marts 2012, hvorefter kuntvister håndteres i skifteretten. Flere skifteretter har således oplyst, at de, ligesom på processenfor rekonstruktion, ikke har et stort nok erfaringsgrundlag til at vurdere tidsforbruget på dissesagsformer. Tages dette i betragtning må også nedenstående figur anskues som betryggende fordatakvaliteten.
Vejledning
Udsendelse af blanket
Sagen oprettes
Ansøgning gennemgås
Evt. rykke f or oplysn.
Tlf . vejledning af skyldner
Retsbog
Indkaldelse til møde
Forberedelse
Møde
Retsbog
Sagens akter sendestil advokat
Annonce
Evt. opf lg. møde
Vurdering af f orslag
Evt. beder SR om revideret f orslag
SR indkalder til retsmøde
Forberedelse
Møde
Retsbog
Salærmeddelelse
Annonce
Betaling af salær
Arkivering
108
Figur 52. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for ægtefælleskifte%60Gennemsnit
40
20
0
Samlet set viser figurerne for hvordan tidsforbruget fordeler sig på procestrin, at skifteretternegenerelt vurderer de samme procestrin som henholdsvis kort og lange i tidsmæssig forstand. Deresterende figurer ses nedenfor.
Sagen oprettes
Indkaldelse til møde
Retsaf gif t
Modtage oplysninger
Evt. indhente R75
Forberedelse
Møde (BB udpeges/ sag af sluttes)
Retsbog
Sikkerhed opkræves
Sagens akter sendes til BB
Sikkerhed modtages
Fri proces
Tvister mm.
Klager over BB
Indsigelser
Stadf æstelse
Retsbog
Salær
Arkivering
109
ArkiveringGennemsnitGennemsnit
Evt. revision
Figur 53. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for ægtefælleudlæg
FormueopgørelseEvt. krav ekspederesSkif teretsattestudstedesProklama indrykkesRetsaf gif tBlankettergennemgåsUdsende blanketterUdf ylde blanketterVejledningOpf ordringEvt. indhentning af 1. af dødes bo1. Af dødes bo opslagEvt. indhentning af testamenteTestamente opslagEvt. indhentning af ægtepagtÆgtepagt opslagR75CPROprettelseTidlig kontakt
Figur 54. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for uskiftet bo
ArkiveringOpkræve rets-og boaf giftGodkendeboopgørelseSKAT godkender
Boopgørelse
Udsættelse af skæringsdato
Åbningsstatus
Evt. krav ekspederesSkif teretsattestudstedesRetsaf gif t
Proklama indrykkesBlankettergennemgåsUdsende blanketter
Udf ylde blanketter
Vejledning
Opf ordring
Evt. indhentning af 1. af dødes bo
1. Af dødes bo opslag
Evt. indhentning af testamente
Testamente opslag
Evt. indhentning af ægtepagt
Ægtepagt opslag
R75
CPR
Oprettelse6040206040200
Tidlig kontakt
%
%
0
110
Figur 56. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for forenklet privat skifte
Evt. revisionGennemsnit
Evt. revisionGennemsnit
Figur 55. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for privat skifte
ArkiveringOpkræve rets-og boaf giftGodkendeboopgørelseSKAT godkenderBoopgørelseUdsættelse af skæringsdatoÅbningsstatusEvt. krav ekspederesSkif teretsattestudstedesRetsaf gif tProklama indrykkesBlankettergennemgåsUdsende blanketterUdf ylde blanketterVejledningOpf ordringEvt. indhentning af 1. af dødes bo1. Af dødes bo opslagEvt. indhentning af testamenteTestamente opslagEvt. indhentning af ægtepagtÆgtepagt opslagR75CPROprettelseTidlig kontakt
Arkivering
SKAT godkender
Åbningsstatussendes til SKAT
Evt. krav ekspederes
Skif teretsattest udstedes
Retsaf gif t
Proklama indrykkes
Blankettergennemgås
Udsende blanketter
Udf ylde blanketter
Vejledning
Opf ordring
Evt. indhentning af 1. af dødes bo
1. Af dødes bo opslag
Evt. indhentning af testamente
Testamente opslag
Evt. indhentning af ægtepagt
Ægtepagt opslag
R75
CPR
Oprettelse
Tidlig kontakt604020604020
%
0
%
0
111
Figur 57. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for bobestyrerbo
ArkiveringOpkræve rets- ogboaf giftGodkendeboopgørelseSKATs godkendelse modtagesBoopgørelse modtagesUdsættelse af skæringsdatoRykke BOBModtage indberetningÅbningsstatusTinglysningSagens aktersendes til BOBBOB attestRetsbogSikkerhedsstillelse (kautionsf orsikring)Evt. insolvens behandling(Tlf .)mødeOpf ordringEvt. indhentning af 1. af dødes bo1. Af dødes bo opslagEvt. indhentning af testamenteTestamente opslagEvt. indhentning af ægtepagtÆgtepagt opslagR75CPRUdlevering af dødsboer til midlertidig behandlingOprettelseTidlig kontakt
Gennemsnit
60
40
20
%
0
112
ArkiveringGennemsnit
X Axis
Arkivering
Evt. kautionsf orsikringBetaling af retsaf gif tStatskassehæf telseRetsbogMødeForberedelseAnnonceBerammelseGennemgangSR påser f rister og rykker§ 125,3§ 125,2§ 125,1§ 124TinglysningVidneaf høringRetsmøde(r)KuratorvalgKautionsf orsikring modtagesSikkerhedsstillelseErhvervsstyrelsen m.f l. orienteresAnnonceRetsbogEvt. procedureMødeForberedelseBesvare henvendelser f ra kreditorerIndkaldelse retur f ra stævningsmandIndkaldelse af skyldnerKontakt til kreditors advokatEvt. opslag hos ErhvervsstyrelsenRetsaf gif tTidl. begæring undersøgesAnmodning gennemgås
Figur 59. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for tvangsopløsning
Gennemsnit
Erhversstyrelseninf ormeres
Retsbog
Figur 58. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for konkurs
Retsmøde
Likvid./konkurs
Arkivering
Erhversstyrelsen inf ormeres
Akter sendes til kurator/likvidator
Retsbog
Møde
Forberedelse
Vejledning
R75 modtages
SKAT inf ormeres
Indkaldelse
Opslag ang. verserende sager
Sagen oprettes604020302010
0
%
%
0
113
Figur 60. Sammenligning af tidsangivelser per aktivitet for rekonstruktion%40Gennemsnit
30
20
10
0
Retsaf gif t og sikkerhed
Dokumenter gennemgås
Retsbog/brev
Berammelse
Annonce
Forberedelse
Møde
Retsbog
Forberedelse
Møde
Redegørelse
6.1.4
Sammen med spørgeskemaundersøgelsen blev det besluttet at udføre tidsregistrering pådødsboområdet for 6 udvalgte retter. Tidsregistreringen blev startet den 3. april og afsluttet den19. april. Figur 61 og fremefter viser hvordan angivelsen af tid fordelt på procestrin stemmeroverens med datamaterialet fra spørgeskemaundersøgelsen. Overordnet set viser figurerne, attallene fra tidsregistreringen antyder, at der bruges forholdsvist mere tid udleveringen endangivet i spørgeskemaet. Det umiddelbare indtryk er imidlertid, at indsamlingen af data viatidsregistrering understøtter konklusionerne fra spørgeskemaet.
Sag oprettes
Tidsregistrering for dødsbosager i 6 byretter
Retsbog
Forberedelse
Møde
Forberedelse
Møde
Salærgodkendelse
Retsbog
Arkivering
114
Tidregistrering
7. Krav eks.
Figur 62: Sammenligning af tidsdata fra spørgeskema og tidsregistrering – uskiftet bo
Figur 61. Sammenligning af tidsdata fra spørgeskema og tidsregistrering - boudlæg
Tidregistrering
Spørgeskema
Spørgeskema
99. Andet
99. Andet
7. Af slutning
6. Udlevering
6. Udlevering
5. Ekspedering
5. Ekspedering
4. (Tlf .)møde
4. (Tlf .)møde
3. Opf ordring
3. Opf ordring
2. Dataudtræk
2. Dataudtræk
1. Oprettelse
1. Oprettelse
0. Tidlig kontakt0604020
0. Tidlig kontakt6040
%
%
20
0
115
Figur 63: Sammenligning af tidsdata fra spørgeskema og tidsregistrering – privat skifte
Tidregistrering
Spørgeskema
99. Andet
Figur 64: Sammenligning af tidsdata fra spørgeskema og tidsregistrering – forenklet privat skifte
99. AndetTidregistreringSpørgeskema
10. Godkendelse
7. Af slutning
9. SKAT godkender
8. Boopgørelse
6. SKAT godkender
7. Åbningsstatus
5. Ekspedering
6. Udlevering
4. (Tlf .)møde
5. Ekspedering
4. (Tlf .)møde
3. Opf ordring
3. Opf ordring
2. Dataudtræk
2. Dataudtræk
1. Oprettelse
1. Oprettelse
0. Tidlig kontakt6040
%
20
0
0. Tidlig kontakt604020
%
0
116
Figur 65: Sammenligning af tidsdata fra spørgeskema og tidsregistrering – bobestyrerbo%60
SpørgeskemaTidregistrering
40
20
0
Nedenfor præsenteres det anvendte tidsregistreringsark.
0. Tidlig kontakt
1. Oprettelse
2. Dataudtræk
3. Opf ordring
4. (Tlf .)møde
5. Ekspedering
6. Åbningsstatus
7. Indberetning
8. SKAT/boopgørelse
9. Godkendelse
10. Klager
99. Andet
117
Ark #: _____ ud af: ______
Retskredsnummer: _______________________
Stilling (forkortet): ________________________
Dato: ______ Initialer: _____________________
Vejledning:For hver aktivitet sættes et og kun etkryds i en af aktivitetskolonnerne. For aktivitetermarkeret med * sættes mindst 1 kryds i medie.
Insolvenssager og ægtefælleskifteAndet
Arbejde udenfor skifteretten (fx notar)*Tidlig kontaktSagsoprettelseCPR (opslag)R75 (opslag)Ægtepagt og testamente (opslag)1. afdødes bo (opslag)*Rekvirering af ægtepagt*Rekvirering af testamente*Rekvirering af 1. afdødes bo*Opfordring til kontakt/indkaldelse*Kontakt med professionelle (BOB mm.)*Vejledning og bede om yderl. oplysningerUdfylde blanketter*Udsende blanketterGennemgå blanketter/dokumenter*UdleveringRetsmøde (jurist afholder)*Proklama indrykkesRetsbog*Udlevering til BOB og udsendelse*Tinglysning*Henvendelser fra kreditorer*Arbejde vedr. skifteværger og arveafkald*Ansøgning om udsættelse*Modtage boopg., åbn.status, formueopg.*Sende boopg., åbn.status, formueopg.*Modtagelse af SKATs godkendelseGodkende boopgørelse*Håndtere klager (fx over BOB, SR mm.)*Opkræve/rykke for/modtage retsafgift*Opkræve/rykke for/modtage boafgift*Ekspedition af anden ind- og udbetalingArkiveringRevisionHåndtering og sortering af postIkke sagsrelateret arb. (møder, oplæring)*Servicere andre skifteretter (fx testamente)*Henvendelser vedr. afsluttede sager mm.*Andre opg. ifm. dødsbosager (kommentér)KommentarGenerelle opgaverAfslutningSagsbehandlingVejledningSæt kun ét kryds for hver række på tværs af disse kolonnerModtagelse
Figur 66. Tidsregistreringsarket anvendt i 6 udvalgte byretter
Boform:Såfremt der er valgt boform, angives herhvilken boform (§) aktiviteten omhandler.Start/Slut:Angivelse af start- og sluttidspunkt foraktiviteten i hele minutter, eksempelvis '9.03'.
25# Boform987654321AntalStartSlut
24
23
22
21
20
19
18
17
16
15
14
13
12
11
10
118
FremmødeTelefonMedie
Email/SMSBrevFax
Mindst 1 kryds
6.2
Bilag 2: Proceskort
I det følgende vises de resterende 9 proceskort.Figur 67. Overordnet gennemgang af processen for privat skifteModtagelseSagsbehandlingAfslutning
Bedemand/kirkekontor
Dødsanmeldelse udfærdigesog sendes viakirkekontor tilSR
Kontakt-person(KP)
KP og andrearvingerkontakter SRmed spørgsmål
KP indsamleroplysninger ogkontakter SR
KP senderblanketter
KP senderåbningsstatustil SR
KP senderboopgørelse tilSR
KP betalerboafgift
0Besvarelseaf hen-vendelserfør døds-anmeldelse
1
2
Skifteretten(SR)
Oprettelse afdødsbo-sagen
Dataudtræk•CPRregister•R75•Ægtepagt•Testamente•1.afdødesbo
3Opfordring tilkontakt/indkaldelse tilmøde
4(Tlf.)møde•Vejledningom boform•Udfyldeblanketter•Udsendeblanketter
5Ekspedition•Blankettergennemgås•Proklamaindrykkes•Retsafgift
6Udlevering•Skifterets-attestudstedes•Evt. kravekspederes
7Åbnings-statusmodtages ogkopi sendestil SKAT
8SR modtagerboopgørelseog sender tilSKAT
9
10Godkendelse•Godkendebopgørelse•Opkræve rets-og boafgift•Arkivering•Evt. revision
SR modtagerSKATsgodkendelse
Såfremt oplysninger ermangelfulde må SR rykke foryderligere oplysninger viatelefon, mail eller brev.
Kreditorer
Kreditorerne anmelder løbende deres krav til skifteretten
Andre instanser
Banker senderopgørelser
CPR, SKAT,Personbogen,Centralregistret, Sagliste
Statstidende
SKATgodkenderboopgørelse
119
Figur 68. Overordnet gennemgang af processen for forenklet privat skifteModtagelseSagsbehandlingAfslutning
Bedemand/kirkekontor
Dødsanmeldelse udfærdigesog sendes viakirkekontor tilSR
Kontakt-person/Ægtefælle(KP/ÆF)0
KP/ÆF ogandre arvingerkontakter SRmed spørgsmål
KP/ÆFindsamleroplysninger ogkontakter SR
KP/ÆF senderblanketter
1Besvarelseaf hen-vendelserfør døds-anmeldelse
2
Skifteretten(SR)
Oprettelse afdødsbo-sagen
Dataudtræk•CPRregister•R75•Ægtepagt•Testamente•1.afdødesbo
3Opfordring tilkontakt/indkaldelse tilmøde
4(Tlf.)møde•Vejledningom boform•Udfyldeblanketter•Udsendeblanketter
5Ekspedition•Blanketter gennemgås•Proklama indrykkes•Retsafgift•Skifterets-attest udstedes•Evt. krav ekspederes•Åbningsstatus sendes til SKAT
6
7Afslutning•Arkivering•Evt.revision
SR modtagerSKATsgodkendelse
Såfremt oplysninger ermangelfulde må SR rykke foryderligere oplysninger viatelefon, mail eller brev.
Kreditorer
Kreditorerne anmelder løbende deres krav til skifteretten
Andre instanser
Banker senderopgørelser
CPR, SKAT,Personbogen,Centralregistret, Sagliste
Statstidende
SKATgodkenderboopgørelse
Figur 69. Overordnet gennemgang af processen for bobestyrerboModtagelseSagsbehandlingAfslutning
Bedemand/kirkekontor
Dødsanmeldelse udfærdigesog sendes viakirkekontor tilSR
Kontakt-person(KP)
KP og andrearvingerkontakter SRmed spørgsmål
KP indsamleroplysninger ogkontakter SR
0Besvarelseaf hen-vendelserfør døds-anmeldelse
1
2
Skifteretten(SR)
Oprettelse afdødsbo-sagen
Dataudtræk•CPRregister•R75•Ægtepagt•Testamente•1.afdødesbo
3Opfordring tilkontakt/indkaldelse tilmøde
4
5
(Tlf.)møde•Vejledningom boform
Ekspedition•Evt. insolvensbehandling•Retsbog•BOB attest•Sagens aktersendes tilBOB
6Åbnings-statusmodtages ogkopi sendestil SKAT
7Halvårligindberetning•Modtageindberetning•Rykke BOB
8Modtagelse afdokumenter•Boopgørelse•SKATsgodkendelse
9
10Godkendelse•Godkendebopgørelse•Opkræve rets-og boafgift•Arkivering•Evt. revision
Evt. klagerover BOB
Bobestyrer(BOB)
Såfremt oplysninger ermangelfulde må SR rykke foryderligere oplysninger viatelefon, mail eller brev.
BOB sender :•Åbningsstatus•Halvårligindberetning•Boopgørelse
BOB betalerbo- og retsafgift
Kreditorer
Kreditorerne anmelder løbende deres krav til skifteretten
Andre instanser
Banker senderopgørelser
CPR, SKAT,Personbogen,Centralregistret, Sagliste
Statstidende
SKATgodkenderboopgørelse
120
Figur 70. Overordnet gennemgang af processen for forenklet ægtefælleudlægModtagelseSagsbehandlingAfslutning
Bedemand/kirkekontor
Dødsanmeldelse udfærdigesog sendes tilkirkekontor
Ægtefælle(ÆF)
KP og andrearvingerkontakter SRmed spørgsmål
ÆF indsamleroplysninger ogkontakter SR
ÆF senderblanketter
0Besvarelseaf hen-vendelserfør døds-anmeldelse
1
2
Skifteretten(SR)
Oprettelse afdødsbo-sagen
Dataudtræk•CPRregister•R75•Ægtepagt•Testamente•1.afdødesbo
3Opfordring tilkontakt/indkaldelse tilmøde
4(Tlf.)møde•Vejledningom boform•Udfyldeblanketter•Udsendeblanketter
5Ekspedition•Blankettergennemgås•Retsafgift•Proklamaindrykkes
6
Udlevering•Skifterets-attest udst.•Evt. kravekspederes•Formue-oversigt tilSKAT
7
Afslutning•Arkivering
Såfremt oplysninger ermangelfulde må SR rykke foryderligere oplysninger viatelefon, mail eller brev.
Kreditorer
Kreditorerne anmelder løbende deres krav til skifteretten
Andre instanser
Banker senderopgørelser
CPR, SKAT,Personbogen,Centralregistret, Sagliste
Statstidende
SKAT
Figur 71. Overordnet gennemgang af processen for uskiftet boModtagelseSagsbehandlingAfslutning
Bedemand/kirkekontor
Dødsanmeldelse udfærdigesog sendes tilkirkekontor
Ægtefælle(ÆF)
KP og andrearvingerkontakter SRmed spørgsmål
ÆF indsamleroplysninger ogkontakter SR
ÆF senderblanketter
ÆF senderformue-opgørelse
0Besvarelseaf hen-vendelserfør døds-anmeldelse
1
2
Skifteretten(SR)
Oprettelse afdødsbo-sagen
Dataudtræk•CPRregister•R75•Ægtepagt•Testamente•1.afdødesbo
3Opfordring tilkontakt/indkaldelse tilmøde
4(Tlf.)møde•Vejledningom boform•Udfyldeblanketter•Udsendeblanketter
5Ekspedition•Blankettergennemgås•Retsafgift•Proklamaindrykkes
6Udlevering•Skifterets-attestudstedes•Evt. kravekspederes
7Afslutning•Modtagelseaf formue-opgørelse•Arkivering
Såfremt oplysninger ermangelfulde må SR rykke foryderligere oplysninger viatelefon, mail eller brev.
Kreditorer
Kreditorerne anmelder løbende deres krav til skifteretten
Andre instanser
Banker senderopgørelser
CPR, SKAT,Personbogen,Centralregistret, Sagliste
Statstidende
121
Figur 72. Overordnet gennemgang af processen for konkursModtagelseSagsbehandlingAfslutning
Skyldner
Selskab ellerpersonanmoder omkonkurs
Stop:I konkurssager kan sagen løbende blive afbrudt
1Oprettelse•Anmodninggennemgås•Tidl. begæringundersøges•Retsafgift•Evt. opslag
2Berammelse•Kontakt tilkreditorsadvokat•Indkaldelse afskyldner
3Ekspedition•Indkaldelseretur fra stæv-ningsmand•Besvare hen-vendelser frakreditorer
4Dekret•Forberedelse•Møde•Evt.Procedure
5
Skifteretten(SR)
Ekspedition•Retsbog•Annonce•Andreinstanserorienteres•Sikkerheds-stillelse
6
7Eventuelt•Kuratorvalg•Retsmøder•Tinglysning
8
Kautions-forsikringmodtages
Redegørelser•§124•§125,1•§125,2•§125,3•SR påserfrister ogrykker
9Modtagelse afudkast tilboopgørelse•Gennem-gang•Berammelse•Annonce
10Afsluttendeskiftesamling•Forberedelse•Møde
11
Ekspedition•Retsbog•Statskasse-hæftelse•Evt. retsafgift•Evt. kautions-forsikringfrigives
Kurator
Kurator senderkautions-forsikring
Kurator senderredegørelser
Kurator senderudkast tilboopgørelse
Kurator senderkontokort ogevt. retsafgift
Kreditorer
Kreditorindgiverkonkurs-begæring viaadvokat
Kreditorerspørger omkonkurs-begæring/dekret
Andre instanser
Erhvervs-styrelsen
Statstidende,Erhvervs-styrelsen,Fogedretten,Civilretten
Statstidende
Figur 73. Overordnet gennemgang af processen for tvangsopløsningModtagelseSagsbehandlingAfslutning
Selskab/direktør
Selskab/direktørindkaldes tilmøde
1. stop:Her stopper fleresager omtvangsopløsning
2. stop:Her bliver selskaberenten likvideret ellerder startes enkonkurssag
1Oprettelse•Sagenoprettes•Opslag ang.verserendesager•Indkaldelse
2SKATkontakt•SKAT infor-meres•R75smodtages
3
4(Tlf.)møde•Forberedelse•Møde
5Ekspedition•Retsbog (opløsning, konkurs,genetablering eller likvidering)•Akter sendes til kurator ellerlikvidator•Erhvervsstyrelsen informeres•Arkivering
6SR modtagerlikvidations-regnskab ogskatte-kvittanceeller konkurs-begæring
7Retsmøde(Selskabetlikvidereseller derindledes enkonkurssag)
8Ekspedition•Retsbog•Erhvervs-styrelseninformeres•Arkivering
Skifteretten(SR)
Vejledningom gen-optagelse
Likvidator
Likvidator likviderer detsolvente selskab ellersender konkursbegæring
Kreditorer
Andre instanser
Erhvervs-styrelsenindberetterselskabet
SKATregistrerersagen ogsender R75s
Erhvervs-styrelsen
Erhvervs-styrelsen
122
Figur 74. Overordnet gennemgang af processen for rekonstruktionModtagelseSagsbehandlingAfslutning
Skyldner
Skyldnerindgiverbegæring omrekonstruktion
1Oprettelse•Sag oprettes•Retsafgift ogsikkerhed
2Juridiskgennemgang•Dokumentergennemgås•Retsbog/brev
3Ekspedition•Berammelse•Annonce
4Planmøde•Forberedelse•Retsmøde
5
6Nyt planmøde•Forberedelse•Retsmøde
7
8
9Forslagsmøde•Forberedelse•Retsmøde
10Afstemnings-møde•Forberedelse•Retsmøde
11Ekspedition•Salær-godkendelse•Retsbog•Arkivering
Skifteretten(SR)
Evt.Tinglysning
Redegørelsemodtages
Rekonstruk-tionsforslagmodtages
Rekon-struktør
RekonstruktørinformererErhvervs-styrelsen
Rekonstruktørindsender plan
Rekonstruktørindsenderrevideret plan
Rekonstruktørsenderredegørelse
Rekonstruktørindsenderforslag
Kreditorer
Kreditorerindgiverbegæring omrekonstruktion
Andre instanser
Statstidende
Figur 75. Overordnet gennemgang af processen for ægtefælleskifteModtagelseSagsbehandlingAfslutning
Ægtefælle(ÆF)
ÆF indsenderanmodning omskifte
ÆF indsenderevt. indsigelser
1Oprettelse•Sagenoprettes•Indkaldelsetil møde•Retsafgift
2Oplysninger•Modtageoplysninger•Evt. indhenteR75
3Retsmøde•Forberedelse•Møde (BBudpeges/sag sluttes)
4Ekspedition•Retsbog•Sikkerhed opkræves•Sagens akter sendes til BB•Sikkerhed modtages
5SRbehandleranmodningom fri proces
6
7SRbehandlerklager overbobehandler
8SRbenhandlerægtefællersindsigelsermod bo-opgørelsen
9
10Ekspedition•Retsbog•Salær•Arkivering
Skifteretten(SR)
SRbehandlertvister mm.
Stadfæstelseafboopgørelse
Bobehandler(BB)
Bobehandler udfærdiger boopgørelse sammen med ægtefællerne
Andre instanser
CPR
123
6.36.3.1
Bilag 3: Årsværksforbrug per sagstypeUkorrigeret og korrigeret årsværksforbrug
Årsværksforbruget kan opgøres såvel ukorrigeret som korrigeret. I Figur 8 ses det ukorrigeredeårsværksforbrug, som er det totale antal årsværk der gennem Domstolsstyrelsens time-sagregistrering er allokeret til skifteretten. Det korrigerede årsværksforbrug tager højde for lønnedeorlovsforløb, langtidssygdom, udlån mv. og giver dermed et mere korrekt indtryk af dentilgængelige arbejdskraft i skifteretten. Det korrigerede årsværksforbrug vil således overordnetvære mindre end det ukorrigerede, da 'passive' årsværk er fratrukket.Alt afhængig af hvilken analyse, der udføres, kan begge typer af årsværk være interessante. Detukorrigerede årsværk anvendes generelt til økonomiske analyser, idet det viser de faktiskeudgifter. Omvendt giver det korrigerede årsværk et mere repræsentativt billede, når der kigges påproduktivitet ved skifteretterne. Idet denne analyse både inkluderer økonomi og produktivitet erdet besluttet, at skalere det korrigerede årsværksforbrug til at matche det ukorrigeredeårsværksforbrug. Denne korrektion fordeler de 'passive' årsværk, der fratrækkes vedkorrektionen ud over alle skifteretter med en fordelingsnøgle baseret på årsværksforbruget forhver medarbejdergruppe. Herved sikres, at retter med mange 'passive' årsværk ikke fremstillessom meget uproduktive eller med meget høje enhedsomkostninger, samtidig med at de totaleomkostninger matcher det ukorrigerede årsværksforbrug.6.3.2Fordeling af årsværksforbrug på sagstypeniveau
For yderligere at inddele årsværksforbruget på sagstyper benyttes en spørgeskemaundersøgelseaf arbejdsfordelingen i byretterne, som er udført af byretterne selv. Spørgeskemaerne er besvaretud fra anslået arbejdsfordeling i 2. halvår 2012. Foruden denne datakilde har Domstolsstyrelsenpr. 1. marts 2013 iværksat en mere detaljeret udfyldning af time-sag registreringen således, atretterne nu registrerer tid på sagstypeniveau.Hver undersøgelse sammenholdes med det korrigerede årsværksforbrug for hhv. juridiskpersonale og kontorpersonale. Det korrigerede årværksforbrug for juridisk personale er 41 i 2012,mens det for kontorpersonale er 149 for arbejdsfordelingsundersøgelsen og 174 for time-sagregistreringerne. Sidstnævnte forskel skyldes, at arbejdsfordelingsundersøgelsen forkontorpersonale synes at være besvaret næsten udelukkende af kontorfuldmægtige og over-assistenter, mens elever og andet personale kun er inddraget i ringe grad. Det sammenligneligekorrigerede årsværksforbrug vurderes derfor at være årsværksforbruget for kontorpersonalealene (149 i 2012). Da time-sag registreringerne skal udfyldes af alle medarbejdere er detsammenlignelige korrigerede årsværksforbrug al kontorpersonale inkl. elever og øvrigt personale(174 i 2012). Dette fremgår af nedenstående figur, som sammenholder de to analyser.
124
Figur 76. Sammenligning af arbejdsfordelingsundersøgelsen og time-sag registreringen
13
Arbejdsfordelingsundersøgelse viser størsttidsforbrug på dødsbo pga. kontorpersonale...Årsværk i byretterne 2012150149
... og stemmer overordentligt godt overensmed ny time-sag registreringÅrsværk i byretterne 2012200174
100
Meget lille forskelmellem korrigeretårsværksforbrug ogestimat dannet fraarbejdsfordelings-undersøgelse
18%150
10082%415063%37%0Juridisk personaleKontorpersonale0
Betydelig forskelmellemkorrigeretårsværksforbrugog time-sagregistrering formarts
50
15%4185%32%68%Kontorpersonale3529%71%Uspecif iceret(tjenestemænd)
Juridisk personale
Forskel f ra korrigerede årsværk, 2012Uspecif iceret og andet (f x træning)
Andre skif tesager (insolvens og ægtef ælle)Dødsbo
Arbejdsfordelingsundersøgelsen er foretaget top-down, dvs. respondenterne er blevet bedt om atallokere deres tid for en gennemsnitlig arbejdsuge på områderne dødsbo, insolvens og andrefagområder. At forskellen mellem det korrigerede årsværksforbrug og estimatet dannet fraarbejdsfordelingsundersøgelsen er lille, er således ikke overraskende, men indikerer dog, atbesvarelserne formentlig er relativt pålidelige. En lignende overensstemmelse ville ikke kunneforventes ved et bottom-up estimat af tidsfordelingen, som det der vil kunne laves på basis afspørgeskemaundersøgelsen og tidsregistreringerne. Disse vil til gengæld kunne berigeundersøgelsen med fordelingen af tid på sagsformer og videre ned på procestrin ogenkeltaktiviteter.Den betydelige forskel mellem det korrigerede årsværksforbrug og estimatet dannet fra time-sagregistreringen fra marts er ligeledes ikke overraskende. Dette skyldes flere ting:••Påskeferie og ferieafholdelse før ferieåret slutter, mindsker årsværksforbruget itime-sag registreringen for martsTjenestemænd kan ikke uden videre allokeres til jurister eller kontorpersonale ogfalder derfor udenfor kategori, hvilket effektivt mindsker den registrerede tid forjurister og kontorpersonaleEn del tid er fejlregistreret og er således udefineret
•
Årsværk uden Sø- og Handelsretten, der ikke var en del af arbejdsfordelingsundersøgelsen eller med iTime-sag data. Har dog som eneste ret 100 % arbejdsfordeling på en sagstype; insolvens.Kilder: Arbejdsfordelingsundersøgelse i byretterne, Time-sag registreringer for skiftesager i marts 201313
125
Selvom time-sag registreringerne altså ikke matcher det korrigerede årsværksforbrug, er der ikkegrund til at mistænke datakvaliteten for at være lav på det data, der er tilgængelig. Heraf ses det,at fordelingen af hver medarbejdergruppes tid på hhv. dødsbo og andre skiftesager er megettilsvarendeden,derblevfundetvedarbejdsfordelingsundersøgelsen.Ifølgearbejdsfordelingsundersøgelsen anvender det juridiske personale 63 % af deres tid på andreskiftesager og 37 % på dødsbo, mens estimatet fra time-sag registreringen er 68 % på andreskiftesager og 32 % på dødsbo. Samme mønster går igen for kontorpersonalet, hvorarbejdsfordelingsundersøgelsen viser, at 18 % arbejder med andre skiftesager og 82 % meddødsbo, mens disse procentsatser ifølge time-sag registreringen er henholdsvis 15 % og 85 %,hvilket igen er meget ens. På trods af de meget forskellige datakilder, og den væsentlige forskel i,hvordan data matcher det korrigerede årsværksforbrug, tegner der sig altså et meget klart billedeaf arbejdsfordelingen i skifteretterne. Samtidig virker det yderst sandsynligt, at datakvaliteten afarbejdsfordelingsanalysen er ganske høj, og denne anvendes således til at inddele hver afskifteretternes årsværksforbrug på hhv. dødsbo og andre skiftesager.Vedrørende arbejdsfordelingsundersøgelsen skal det bemærkes at denne viser arbejdsfordelingenfor jurister og kontorpersonale, der udfører arbejde ved skifteretten. Som Figur 77 viser, er detbåde arbejde indenfor skifteretten og udenfor, der er inkluderet i undersøgelsen. Især for juristerses det, at personale der udfører arbejde i skifteretten også udfører arbejde inden for andresagsområder i byretten.Figur 77. Overordnet arbejdsfordeling for juridisk personale og kontorpersonale i byretterne fraarbejdsfordelingsundersøgelsen der udfører arbejde i skifteretten
Arbejdsfordeling fra arbejdsfordelingsundersøgelse100%14%80%
46%
16%
60%
40%
33%
70%
20%21%0%Juridisk personaleAndre f agområderAndre skif tesager (insolvens og ægtef ælleskifte)KontorpersonaleDødsbo
126
6.4
Bilag 4: Resultater fra top-down analyse
I dette afsnit er resultaterne fra top-down analysen angivet i samme format som resultaterne frabottom-up analysen. Der er ikke knyttet kommentarer til resultaterne.Figur 78. Årsværksforbrug per sagsform totalt for alle retter.
Årsværk per sagsform250Insolvens og ægtefælle200Dødsbo113015192710043156(66%)12180(34%)24142237
150
50
40
0
Boudlæg
Privat skifte
Uskiftet bo
Bobestyrerbo
Forenklet privat skifte
Ægtefælleudlæg
Konkurs
Tvangsopløsning
Gældssanering
Rekonstruktion
Ægtefælleskifte
Øvrige
Testamente og skattepligt
Total
127
Figur 79. Totalomkostning per sagsform totalt for alle retter.
Totalomkostning per sagsform (mio. kr.)200Insolvens og ægtefælleDødsbo15024101418305028109(63%)181664(37%)1913172
100
0
Boudlæg
Privat skifte
Uskiftet bo
Bobestyrerbo
Forenklet privat skifte
Ægtefælleudlæg
Konkurs
Tvangsopløsning
Gældssanering
Rekonstruktion
Ægtefælleskifte
Testamente og skattepligt
Total
128
Tabel 22. Produktivitet per sagsform for hver ret.
EmbedeHjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørLyngbyGlostrupFrederiksbergKøbenhavnBornholmSHRGennemsnitTotaltsagsvolumen
Boudlæg43638835336435328331941339840234739054137530244039843640527235326623817636015851
Privatskifte31927925727126321523329929229125128139026822731629031428921326620618213126412273
Uskiftet bo48141138641940934335244544243337441557739235646643546442335542133929220440211506
Bo-bestyrerbo3673513022892762102703623323513033504813442333953403903731852661861741383036582
Forenkletprivatskifte4814113864194093433524454424333744155773923564664354644233554213392922044026331
Ægtefælle-udlæg514491422404387294378506465491424489673481326554476546522259373260244193424638
Konkurs239228196188202208182187274254270225168133222131192231213126
Tvangs-opløsning249237203196210216190194285265281234174138231136200240222131
Gælds-sanering18717915314715816314314621419921217613110417410315118116799
Rekon-struktion244233200192206212186191279260276229171136227134196236218
1492012018793
1562092096342
1171581575515
153205209231
Ægtefælle-skifte18918115514916016514414821720121417813310517610415218316910015642109118152894
Totalproduk-tivitet30728024925125422522826731129828027931923424225226530128019525318917014325625374956
129
Tabel 23. Indekseret produktivitet per sagsform for hver ret.
EmbedeHjørringAalborgRandersÅrhusViborgHolstebroHerningHorsensKoldingEsbjergSønderborgOdenseSvendborgNykøbing FNæstvedHolbækRoskildeHillerødHelsingørLyngbyGlostrupFrederiksbergKøbenhavnBornholmSHRIndeksTotaltsagsvolumen
Boudlæg121108981019879891151111129610815010484122110121112759874664910015851
Privatskifte12110597103100818811311011095106148101861201101191098110178695010012273
Uskiftet bo1201029610410286881111101089310314498891161081161058810584735110011506
Bo-bestyrerbo121116100959169891191101161001151591137713111212912361886157461006582
Forenkletprivatskifte120102961041028688111110108931031449889116108116105881058473511006331
Ægtefælle-udlæg12111610095916989119110116100115159113771311121291236188615746100638
Konkurs119114979410010491931361271351128366111659611510663
Tvangs-opløsning119114979410010491931361271351128366111659611510663
Gælds-sanering119114979410010491931361271351128366111659611510663
Rekon-struktion117112969299102899113412413211082651096494113104
741001008793
741001006342
741001005515
7398100231
Ægtefælle-skifte12511910298105108959714313314111787691166810012011166103277278100894
Totalproduk-tivitet121110989910089901061231181111101269395991051191117710075675610110074956
130
6.56.5.1
Bilag 5: LøsningsforslagGenerelle antagelser for business cases
Nedenstående tabel indeholder de generelle antagelser.AntagelseVariabilitet af delvistvariabledriftsomkostningerVariabilitet afvariabledriftsomkostningerPeriode føradministrativtpersonale begynderat blive variabeltVariabilitet foradministrativtpersonale i 1. årSats50%BegrundelseDelvist variable driftsomkostninger indeholder blandt andetudgifter som opvarmning, el, vand m.v., rengøring ogvedligeholdelse, indkøb og tjenesteydelser.De fuldt variable udgifter indeholder blandt andet kurser ogtransport til disse.Det antages, at det administrative personale, som bliver tilovers,når arbejdsopgaver forsvinder, ikke er variable i det første år medmindre de per arbejdsgruppe udgør en betragtelig mængdepersonale.14I den første periode antages det, at så længe potentialet af detadministrative personale er under 12 årsværk permedarbejdergruppe, svarende til ½ per ret, er ingen af dissevariable. Når en medarbejdergrupper overstiger 12 årsværkforventes det, at 25 % af disse er variable. Herfra stiger satsen afvariabilitet med 2 procentpoint op til 48 årsværk permedarbejdergrupper, svarende til 2 årsværk per ret, hvorefter debetragtes som fuldt variable.Efter det første år, hvor personalet ikke er variabelt antages det,at det bliver muligt at omorganisere så det administrativepersonale bliver variabelt. For kontormedarbejdere antages detteat ske efter 2 år, for jurister først efter 4 år.Det antages, at der går maksimalt 4 år fra en jurist bliver flyttet /mister sine arbejdsopgaver til der ikke længere udbetales løn tiljuristen.Det antages, at der generelt går 6 måneder fra enkontormedarbejder bliver flyttet / mister sine arbejdsopgaver tilder ikke længere udbetales løn til kontormedarbejderen. Dog kander gå op til 9 måneder for kontormedarbejdere ansat undersærlige vilkår.Renten er fastsat til 5% i henhold til FF4-renten.
100%
1 år
25%-100%
Periode til fuldvariabilitet foradministrativtpersonaleMaksimal tid forafskedigelse/flytningaf juristMaksimal tid forafskedigelse/flytningafkontormedarbejderRente
Kontormed-arbejdere: 2 årJurister: 4 år4 år
9 måneder
5%
Variabilitet dog fortsat bestemt af medarbejdergruppen – administrativt juristpersonale først fuldtvariabelt efter 4 år.14
131
Generelt angående antagelser om afskedigelsesperioder, betragtes de ekstra ressourcer, der blivertil rådighed i overgangsfaserne, som en upside til business cases, men indregnes ikke i denangivne upside. Den kan dog anvendes på andre opgaver, for eksempel implementeringsopgaver.Således er der reelt afsat ressourcer til sådanne opgaver.6.5.2Centralisering og regionalisering
I det følgende vises først detaljerede tabeller for de forskellige business cases på henholdsvisdødsbo og insolvens inden for centralisering og/eller regionalisering. Løbende hermedpræsenteres en række tabeller, som viser udviklingen i årsværk for hver af de viste businesscases. Herefter gennemgås de antagelser, som de udregnede business cases bygger på, og til sidstpræsenteres de overvejelser, som bør gøres i forbindelse med en eventuel implementering afløsningsforslaget.6.5.2.1Detaljerede business case tabeller og udvikling i årsværk
Nedenfor præsenteres detaljerede tabeller for centralisering og regionalisering på dødsbo ogandre skiftesager.6.5.2.1.1Dødsbo – centralisering
Tabel 24: Detaljeret business case for centralisering – dødsbo2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksis- ProcesændringerNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside-------22,3---22,3-22,3---201569,04,42,261,711,02,0----1,01,0--1,4201675,34,92,461,711,02,0----8,08,0--2,1201776,25,12,561,711,02,0----9,29,2--2,9201876,85,22,561,711,02,0----9,99,9--3,3201976,85,22,561,711,02,0----9,99,9--3,3202076,85,52,561,711,02,0----10,110,1--4,2Total2014-18297,419,79,6246,744,08,0-22,3--5,75,7--9,7Total2014-25835,258,927,0678,3121,121,9-22,3--77,477,4--42,6
132
Tabel 25: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for centralisering – dødsbo2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt16,5128,715,26,10,74,820,41,73,510,921,4149,116,99,511,62014---------------20151,025,43,01,20,1-2,2-2,0-0,2-0,3-1,9-1,223,42,80,9-1,820163,325,43,01,20,1-1,04,00,30,72,22,229,43,31,92,320173,325,43,01,20,10,24,00,30,72,23,529,43,31,92,320183,325,43,01,20,11,04,00,30,72,24,229,43,31,92,320193,325,43,01,20,11,04,00,30,72,24,229,43,31,92,320203,325,43,01,20,11,04,00,30,72,24,229,43,31,92,320213,325,43,01,20,11,04,00,30,72,24,229,43,31,92,320223,325,43,01,20,11,04,00,30,72,24,229,43,31,92,320233,325,43,01,20,11,04,00,30,72,24,229,43,31,92,320243,325,43,01,20,11,04,00,30,72,24,229,43,31,92,320253,325,43,01,20,11,04,00,30,72,24,229,43,31,92,3
6.5.2.1.2
Andre skiftesager – centralisering
Tabel 26: Detaljeret business case for centralisering – andre skiftesager2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksisNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside-------7,7--7,7-7,7---201519,91,10,619,73,90,6-3,9--6,5-6,5--0,3201647,62,51,639,37,91,3---3,13,1--1,1201748,12,61,639,37,91,3---3,73,7--1,5201848,42,71,639,37,91,3---4,14,1--1,7201948,42,71,639,37,91,3---4,14,1--1,7202048,42,81,639,37,91,3---4,24,2--2,1Total2014-18163,88,95,4137,727,64,5-11,6--3,3-3,3--4,6Total2014-25502,328,916,4413,182,713,5-11,6-26,726,7--21,4
133
Tabel 27: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for centralisering – andre skiftesager2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt38,739,33,42,21,92,510,40,91,85,641,249,74,33,97,52014---------------2015-2,018,30,80,31,0-0,50,30,00,10,2-2,518,60,80,41,120166,736,51,60,61,9-0,51,90,20,31,06,138,51,80,93,020176,736,51,60,61,90,11,90,20,31,06,838,51,80,93,020186,736,51,60,61,90,51,90,20,31,07,138,51,80,93,020196,736,51,60,61,90,51,90,20,31,07,138,51,80,93,020206,736,51,60,61,90,51,90,20,31,07,138,51,80,93,020216,736,51,60,61,90,51,90,20,31,07,138,51,80,93,020226,736,51,60,61,90,51,90,20,31,07,138,51,80,93,020236,736,51,60,61,90,51,90,20,31,07,138,51,80,93,020246,736,51,60,61,90,51,90,20,31,07,138,51,80,93,020256,736,51,60,61,90,51,90,20,31,07,138,51,80,93,0
6.5.2.1.3
Andre skiftesager – regionalisering
Tabel 28: Detaljeret business case for regionalisering – andre skiftesager2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksisNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside-------8,2--8,2-8,2---201519,91,10,620,94,20,7-4,1--8,3-8,3--0,3201647,62,51,641,88,41,4---0,10,1--1,1201748,12,61,641,88,41,4---0,70,7--1,5201848,42,71,641,88,41,4---1,11,1--1,7201948,42,71,641,88,41,4---1,11,1--1,7202048,42,81,641,88,41,4---1,21,2--2,1Total2014-18163,88,95,4146,329,34,8-12,3--14,6-14,6--4,6Total2014-25502,328,916,4438,987,914,3-12,3--5,8-5,8--21,4
134
Tabel 29: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for regionalisering – andre skiftesager2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt38,739,33,42,21,92,510,40,91,85,641,249,74,33,97,52014---------------2015-3,018,20,80,31,0-0,60,10,00,00,0-3,518,20,80,31,020164,736,41,50,51,9-0,71,40,10,20,84,037,81,70,72,720174,736,41,50,51,9-0,11,40,10,20,84,637,81,70,72,720184,736,41,50,51,90,31,40,10,20,85,037,81,70,72,720194,736,41,50,51,90,31,40,10,20,85,037,81,70,72,720204,736,41,50,51,90,31,40,10,20,85,037,81,70,72,720214,736,41,50,51,90,31,40,10,20,85,037,81,70,72,720224,736,41,50,51,90,31,40,10,20,85,037,81,70,72,720234,736,41,50,51,90,31,40,10,20,85,037,81,70,72,720244,736,41,50,51,90,31,40,10,20,85,037,81,70,72,720254,736,41,50,51,90,31,40,10,20,85,037,81,70,72,7
6.5.2.2
Antagelser for business cases
Nedenstående tabel indeholder antagelserne for en centralisering og regionalisering på såveldødsbo som området for andre skiftesager.AntagelseEffektiviserings-Potentiale forcentraliseringSats25% fordødsbo23 % forandreskiftesagerBegrundelseDet økonomiske rationale i en centralisering ligger i destordriftsfordele der opstår som følge af en centralisering. Disseindregnes som angivet i metodeafsnittet, ved at tillægge alle rettersamme produktivitet som den tredjebedste. Som nævnt i metodener samme metode tidligere anvendt i forbindelse med eksempelvisanalyse vedrørende etablering af administrative servicecentre istaten, ved etablering af Udbetaling Danmark samt i analyse afobligatorisk digitalisering i den offentlige sektor.Analyse af etablering af fælles kontaktcentre i det offentligesektor. For disse borgere vil det være nødvendigt at give mulighedfor at møde op i den lokale ret og sammen med enkontormedarbejder ringe til den centrale dødsboret. Da ca. 20% aftidsforbruget på dødsbosager går med vejledningsmøder, vil derfortsat være brug for ca. 1% af det personale, der er brug for i dag.Derfor antages det at 99% af personalet på dødsbosager kancentraliseres, og at potentialet er 98% af det totalecentraliseringspotentiale, idet der skal bruges dobbeltpersonale(en i retten, en i call center) til disse 5% vejledningsmøder.Det økonomiske rationale i en regionalisering ligger i destordriftsfordele der opstår som følge af større enheder med fællesarbejdsgange og forøget kapacitetsudnyttelse. Disse indregnes vedat tillægge alle retter samme produktivitet som den femtebedste.Engangsomkostningerne i forbindelse med at flytte medarbejderefra de nuværende lokationer og til en samlet skifteret inden forenten dødsbo eller andre skiftesager er sat til 133.000 kr. per
Andel af befolkningder ikke kan vejledestelefonisk
5%
Effektiviserings-potentiale forregionalisering i 7retterEngangsomkostninger
16 % forandreskiftesager133.000/medarbejder
135
Bygningsomkostninger
25.000 kr./medarbejderfor dødsbo50.000 kr./medarbejderfor andreskiftesager
Opsigelsesmuligheder
Se tabelnedenfor
Variabilitet afopsigeligebygningsomkostningerForberedelsesperiodeved centralisering
20 %
12 månederfor dødsbo18 månederfor andreskiftesager
medarbejder. Beløbet dækker både etablering af arbejdspladser,flytning af materiale, projektledelse i forbindelse med opstart samttest af faciliteter inden de tages i brug. Udbetaling Danmark antog175.000 kr. per medarbejder, men her var tale om en noget størresammenlægning og længere testperioder.Bygningsomkostningerne for leje af nye lokaler i forbindelse meden centralisering er sat til 25.000 kr./medarbejder for encentraliseret dødsboret og 50.000 kr./medarbejder for encentraliseret ret for andre skiftesager. Sidstnævnte er sat lig delaveste nuværende omkostninger med udgangspunkt i, at encentraliseret ret for andre skiftesager vil kunne placeres i etområde med fordelagtige bygningsomkostninger. Omkostningernetil en dødsboret er imidlertid sat noget lavere, idet en centraliseretdødsboret reelt vil være et call center, hvor der ikke er behov forsamme restriktioner som i egentlige retsbygninger. Derfor erbygningsomkostningerne for en centraliseret dødsboret sattilsvarende priser for andre kontorlandskaber.Ved at undersøge, for hvert kvartal, hvilke bygninger, der rummermulighed for partiel opsigelse er der etableret et bruttopotentialefor opsigelighed af bygninger. Dette bruttopotentiale kombineresmed nedenstående antagelse om variabiliteten af opsigeligheden.Det antages, at ud af de retter, der på pågældende tidspunkt harmulighed for partiel opsigelse, er det blot i 20 % af tilfældene atpotentialet kan realiseres. Effektivt betyder dette, at der antages atvære 1 ret i 2020, hvor gevinsten kan effektueresBaseret på erfaring fra tidligere centralisering i domstolssystemet,antages det at tage 18 måneder at forberede lokaler og lave testsinden en centraliseret ret for andre skiftesager kan tages i brug.Det antages her, at der ikke bygges nye lokaler, men at der lejes ogombygges.Da en central dødsboret blot er et call center og ikke en ret medmulighed for fremmøde, antages det lettere at finde lokaler og dennødvendige ombygning begrænset.For både dødsbo og andre skiftesager antages det, at 10 % vil flyttemed til en centraliseret ret, mens 50 % vil flytte med tiletableringen af 7 regionale retter.Specielt for centralisering og regionalisering antages det, at der gårmaksimalt 1 år fra en jurist bliver flyttet / mister sinearbejdsopgaver til der ikke længere udbetales løn til juristen,grundet reglen om afskedigelse af jurister i forbindelse medomorganisering.
Andel afmedarbejdere derflytter medMaksimal tid forafskedigelse/flytningaf jurist
1 ret: 10%7 retter: 50%1 år
I nedenstående tabel vises udregningen af de bygningsomkostninger, som bliver partieltopsigelige over tid samt hvor stor en procentsats af disse, som anses for variable.Bygningsomkostninger der er opsigelige som helhed, men ikke partielt opsigelige, er udelukket,da en flytningsomkostning vil overstige et eventuelt potentiale.136
Periode2014-Q12014-Q22014-Q32014-Q42015-Q12015-Q22015-Q32015-Q42016-Q12016-Q22016-Q32016-Q42017-Q12017-Q22017-Q32017-Q42018-Q12018-Q22018-Q32018-Q42019-Q12019-Q22019-Q32019-Q42020-Q12020-Q22020-Q32020-Q4
Opsigelighed Variabilitet0%0%8%8%8%8%8%8%8%11%14%14%14%14%18%18%18%18%18%18%18%18%18%18%18%18%28%28%0%0%2%2%2%2%2%2%2%2%3%3%3%3%4%4%4%4%4%4%4%4%4%4%4%4%6%6%
6.5.2.3
Implementeringsovervejelser
Generelt for dødsbo og andre skiftesagerOrganisation og drift:•
Det er blevet påpeget, at en centralisering eller regionalisering vil reducerefleksibiliteten mellem sagsområder i byretterne. Specifikt er det påpeget atgennemløbstiden på civil- og straffesager vil stige, idet jurister på skifteområdet
137
anvender deres retsdage på disse sagsområder. Per juristårsværk der fjernes fraskifteretterne i byretterne, vil der således være en retsdag mindre i civil- og strafferettenper uge. Ved en centralisering vil ca. 55 juristårsværk flyttes fra byretterne. Det svarer til55 retsdage per uge. Der er ca. 420 juristårsværk på andre sagsområder, hvoraf 228 erdommere, hvilket giver ca. 1.100 retsdage om ugen på andre sagsområder. Dette giver atca. 5 % af det samlede antal retsdage ved byretterne mistes ved en centralisering afdødsboområdet. Altså er der maksimalt tale om en ca. 5 % stigning i gennemløbstiden påcivil- og straffesager, hvis hele skifteretten centraliseres og den eneste driver afgennemløbstid på civil- og straffeområdet er retsdage.•
Det er blevet påpeget, at det vil blive vanskeligt at rekruttere kvalificeret arbejdskraft tilet eller flere større specialiserede retter, både hvad angår kontorpersonale og jurister.Det er dog også blevet påpeget, at nuværende retter med højere specialisering(eksempelvis Tinglysningsretten) ikke har fundet rekruttering af kvalificeretkontorpersonale som en flaskehals.
Samfundskonsekvenser:•
Det er blevet påpeget, at en centralisering eller regionalisering vil medføre en merestandardiseret service.
Specifikt for dødsboJuridiske overvejelser:•
Kræver lovændring
Målgruppens parathed og områdets egnethed:••
Det er blevet påpeget, at området generelt er velegnet til en centralisering, da detallerede på nuværende tidspunkt er udbredt praksis i skifteretterne at vejlede telefonisk.Det er blevet påpeget, at visse borgere ikke kan vejledes over telefonen. I forbindelsemed analyse af etablering af fælles kontaktcentre i det offentlige sektor er dette fastsattil at udgøre 5% af befolkningen. For disse borgere vil det være nødvendigt at givemulighed for at møde op i den lokale ret og sammen med en kontormedarbejder ringetil den centrale dødsboret. Da ca. 20% af tidsforbruget på dødsbosager går medvejledningsmøder, vil der fortsat være brug for ca. 1% af det personale, der er brug for idag. Derfor antages det at 99% af personalet på dødsbosager kan centraliseres, og atpotentialet er 98% af det totale centraliseringspotentiale, idet der skal brugesdobbeltpersonale (en i retten, en i call center) til disse 5% vejledningsmøder.Det er blevet påpeget, at skifterettens medarbejdere i forbindelse med en centraliseringeller regionalisering vil miste lokalkendskab, som sætter dem i stand til at vurdereejendommes liggetid og bobestyrers arbejde med at sælge ejendomme. Vigtigheden afdette er ikke understøttet af data, men er et udtryk for skifterettens erfaring.
•
138
Specifikt for andre skiftesagerJuridiske overvejelser:•Kræver lovændring, bl.a. vedr. obligatorisk møde (Konkurslovens §§ 11, stk. 4(rekonstruktion men kun ved manglende samtykke), 22, stk. 2 (konkurs), 204(gældssanering), praksis ved tvangsopløsning på baggrund af selskabsloven) skyldnerspligt til at møde dagen efter meddelelse er givet aftenen inden (Konkurslovens § 23)Målgruppens parathed og områdets egnethed:•Det er blevet påpeget, at andre skiftesager er kendetegnet ved krav om fysiske møder,hvorfor det ikke egner sig til en regionalisering og i endnu mindre grad til encentralisering.•Det er blevet påpeget, at skifterettens lokalkendskab til skyldner forsvinder iinsolvenssager. Vigtigheden af dette er ikke understøttet af data, men er et udtryk forskifterettens erfaring.Organisation og drift:•Det er blevet påpeget, at en centralisering eller en regionalisering af andre skiftesager vilkræve en gentænkning af uddannelsessystemet for dommerfuldmægtige, idet de ikkelængere kan få den samme træning i byretterne. Det er dog også blevet fremført, at det ermuligt at få en mere specialiseret træning af dommerfuldmægtige, hvor der på korteretid, opnås dybere indsigt i et enkelt fagområde, hvorefter man kan bevæge sig videre til etnyt.Samfundskonsekvenser:•Det er blevet påpeget, at en centraliseret, og i mindre grad en regionaliseret, ret for andreskiftesager vil medføre øgede transportudgifter for kurator, medhjælper, andre advokater,skyldnere og kreditorer.•Det er blevet påpeget, at statens udgifter til fri proces vil stige i det omfang attransportomkostninger for advokater stiger i fri proces sager.•Det er blevet påpeget, at et centraliseret center og i mindre grad flere regionale centre forandre skiftesager vil medføre øgede udgifter til transport af modvillige. Der er ikke fundetdata for, hvor ofte Politiet transporterede modvillige til møde i insolvenssager, men etestimat fra workshops er 10 %.•Det er blevet påpeget, at kuratorvalg vil blive mindre effektive såfremt kreditorer vælgerikke at møde op i retten som følge af lang transporttid. Dette er ikke understøttet af data,men er et udtryk for skifterettens erfaring.•Det er blevet påpeget, at skyldnere, som ikke har råd til at betale egen eller advokatstransport, risikerer et tab af retssikkerhed. Det har ikke været muligt at vurdere, hvor oftedet vil være tilfældet, at skyldner ikke har råd til at betale transport.•Det er blevet påpeget, at den ekspertise der vil opbygges gennem en centralisering ellerregionalisering af en ret for andre skiftesager vil mindske omfanget af svindel.139
•
•
Det er blevet påpeget, at kuratorer vil placere sig i nærområdet af en centraliseret ellerregionaliseret ret for andre skiftesager og kuratorernes nuværende lokalkendskab, somanvendes i forbindelse med eksempelvis sikring af aktiver, vil således gå tabt. En rapportfra Danske Advokater og Advokatsamfundet (juni 2012) har efter retskredsreformen i2007 vist, at advokatkontorerne har samlet sig om byretterne. Hvorvidt en lignendeforskydning vil forekomme i forbindelse med en centralisering af området for andreskiftesager er uvist, idet de 24 byretter, som blev defineret ved retskredsreformen fortsatvil eksistere.Det er blevet påpeget, at der vil være en langsommere sikring af aktiver, hvis skifteret ogeller kurator får længere til konkursbo.Digitalisering
6.5.3
I det følgende vises først detaljerede tabeller for de forskellige business cases på henholdsvisdødsbo og andre skiftesager inden for digitalisering. Løbende hermed præsenteres en rækketabeller, som viser udviklingen i årsværk for hver af de viste business cases. Herefter gennemgåsde antagelser, som de udregnede business cases bygger på, og til sidst præsenteres deovervejelser, som bør gøres i forbindelse med en eventuel implementering af løsningsforslaget.6.5.3.1Detaljerede business case tabeller og udvikling i årsværk
Nedenfor præsenteres detaljerede tabeller for digitalisering på dødsbo og andre skiftesager.6.5.3.1.1Simpel digitalisering – dødsbo
Tabel 30: Detaljeret business case for simpel digitalisering – dødsbo2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksis- ProcesændringerNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside------5,0----5,0-1,5-0,0-20158,00,60,3---1,0---7,97,00,70,20,220168,70,60,3---1,0---8,77,80,70,10,420178,80,60,3---1,0---8,77,90,70,10,520188,80,60,3---1,0---8,77,90,70,10,620198,80,60,3---1,0---8,78,00,70,00,620208,80,60,3---1,0---8,78,7--0,7Total2014-1834,32,41,2---9,0---29,029,12,80,51,6Total2014-2595,96,63,4---16,0---90,089,43,50,67,2
140
Tabel 31: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for simpel digitalisering – dødsbo2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt16,5128,715,26,10,74,820,41,73,510,921,4149,116,99,511,62014---------------20150,115,16,70,70,10,01,50,50,31,30,116,67,11,01,420160,115,16,70,70,10,02,40,70,42,10,117,57,41,12,220170,115,16,70,70,10,02,40,70,42,10,217,57,41,12,220180,215,16,70,70,10,02,40,70,42,10,217,57,41,12,220190,215,16,70,70,10,02,40,70,42,10,217,57,41,12,220200,215,16,70,70,10,02,40,70,42,10,217,57,41,12,220210,215,16,70,70,10,02,40,70,42,10,217,57,41,12,220220,215,16,70,70,10,02,40,70,42,10,217,57,41,12,220230,215,16,70,70,10,02,40,70,42,10,217,57,41,12,220240,215,16,70,70,10,02,40,70,42,10,217,57,41,12,220250,215,16,70,70,10,02,40,70,42,10,217,57,41,12,2
6.5.3.1.2
Niveau 1 digitalisering – dødsbo
Tabel 32: Detaljeret business case for niveau 1 digitalisering – dødsbo2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksis- ProcesændringerNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside------16,6----16,6-7,6-0,1-201510,30,70,3---15,2----3,96,7-0,70,2201610,40,60,3---15,2----3,96,1-1,30,4201731,61,91,0---9,0---25,520,03,91,61,6201839,24,91,3---9,0---36,431,03,91,52,2201939,24,91,3---9,0---36,431,13,91,42,2202039,24,91,3---9,0---36,431,33,91,22,8Total2014-1891,58,23,0---65,0---37,656,27,95,14,4Total2014-25365,942,811,9---128,0---292,6281,431,511,226,3
Tabel 33: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for niveau 1 digitalisering – dødsbo2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt16,5128,715,26,10,74,820,41,73,510,921,4149,116,99,511,62014---------------20151,617,23,00,80,20,52,70,30,52,42,019,93,41,32,620161,617,23,00,80,20,52,70,30,52,52,019,93,41,32,620174,652,99,42,50,51,38,41,01,47,65,961,310,43,98,120186,065,111,53,10,61,810,31,31,79,47,775,512,84,810,020196,065,111,53,10,61,810,31,31,79,47,775,512,84,810,020206,065,111,53,10,61,810,31,31,79,47,775,512,84,810,020216,065,111,53,10,61,810,31,31,79,47,775,512,84,810,020226,065,111,53,10,61,810,31,31,79,47,775,512,84,810,020236,065,111,53,10,61,810,31,31,79,47,775,512,84,810,020246,065,111,53,10,61,810,31,31,79,47,775,512,84,810,020256,065,111,53,10,61,810,31,31,79,47,775,512,84,810,0
141
6.5.3.1.3
Niveau 2 digitalisering – dødsbo
Tabel 34: Detaljeret business case for niveau 2 digitalisering – dødsbo2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksis- ProcesændringerNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside------18,1----18,1-8,4-0,1-201510,30,70,3---16,9----5,66,2-0,70,2201610,30,60,3---16,9----5,75,5-1,40,4201741,02,51,3---10,0---34,828,64,41,82,1201850,95,61,6---10,0---48,142,14,41,62,8201950,95,61,6---10,0---48,142,34,41,52,8202050,95,61,6---10,0---48,142,44,41,43,6Total2014-18112,59,43,6---72,0---53,574,18,85,65,4Total2014-25468,548,815,2---142,0---390,5378,135,012,433,7
Tabel 35: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for niveau 2 digitalisering – dødsbo2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt16,5128,715,26,10,74,820,41,73,510,921,4149,116,99,511,62014---------------20151,517,82,50,80,10,42,80,30,52,12,020,72,71,32,220161,517,82,50,80,10,42,80,30,52,12,020,72,71,32,220175,871,69,83,40,51,711,41,11,98,37,583,010,95,38,820187,588,112,14,20,72,214,01,32,410,29,8102,113,46,510,920197,588,112,14,20,72,214,01,32,410,29,8102,113,46,510,920207,588,112,14,20,72,214,01,32,410,29,8102,113,46,510,920217,588,112,14,20,72,214,01,32,410,29,8102,113,46,510,920227,588,112,14,20,72,214,01,32,410,29,8102,113,46,510,920237,588,112,14,20,72,214,01,32,410,29,8102,113,46,510,920247,588,112,14,20,72,214,01,32,410,29,8102,113,46,510,920257,588,112,14,20,72,214,01,32,410,29,8102,113,46,510,9
6.5.3.1.4
Simpel digitalisering – andre skiftesager
142
Tabel 36: Detaljeret business case for simpel digitalisering – andre skiftesager2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksisNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside------5,0---5,0-1,5-0,0-20151,90,10,1---1,0--1,10,20,70,20,120162,10,10,1---1,0--1,30,50,70,10,120172,10,10,1---1,0--1,30,50,70,10,120182,10,10,1---1,0--1,30,60,70,10,120192,10,10,1---1,0--1,30,60,70,00,120202,10,10,1---1,0--1,31,3--0,2Total2014-188,20,50,3---9,0--0,00,32,80,50,4Total2014-2523,11,50,8---16,0--9,38,83,50,51,7
Tabel 37: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for simpel digitalisering – andre skiftesager2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt38,739,33,42,21,92,510,40,91,85,641,249,74,33,97,52014---------------20150,03,90,70,20,10,00,60,10,10,10,04,50,80,30,220160,03,90,70,20,10,01,00,20,20,20,04,90,90,40,320170,13,90,70,20,10,01,00,20,20,20,14,90,90,40,320180,13,90,70,20,10,01,00,20,20,20,14,90,90,40,320190,13,90,70,20,10,01,00,20,20,20,14,90,90,40,320200,13,90,70,20,10,01,00,20,20,20,14,90,90,40,320210,13,90,70,20,10,01,00,20,20,20,14,90,90,40,320220,13,90,70,20,10,01,00,20,20,20,14,90,90,40,320230,13,90,70,20,10,01,00,20,20,20,14,90,90,40,320240,13,90,70,20,10,01,00,20,20,20,14,90,90,40,320250,13,90,70,20,10,01,00,20,20,20,14,90,90,40,3
6.5.3.1.5
Niveau 1 digitalisering – andre skiftesager
143
Tabel 38: Detaljeret business case for niveau 1 digitalisering – andre skiftesager2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksisNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside------12,0---12,0-5,1-0,1-20152,50,10,1---10,0---7,2-0,7-0,50,120162,50,10,1---10,0---7,2-1,1-0,90,1201711,50,70,4---6,0--6,52,82,61,10,5201815,01,90,5---6,0--10,36,72,61,00,8201915,01,90,5---6,0--10,36,82,60,90,8202015,01,90,5---6,0--10,36,92,60,81,0Total2014-1831,62,81,0---44,0---8,62,75,33,51,5Total2014-25136,716,14,4---86,0--71,255,321,07,69,4
Tabel 39: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for niveau 1 digitalisering – andre skiftesager2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt38,739,33,42,21,92,510,40,91,85,641,249,74,33,97,52014---------------20150,83,40,30,20,20,00,90,10,20,60,84,30,40,30,920160,83,40,30,20,20,00,90,10,20,60,84,30,40,30,920173,515,51,60,81,00,24,10,40,72,93,719,62,01,53,920184,620,22,11,11,30,35,40,50,93,84,925,62,62,05,120194,620,22,11,11,30,35,40,50,93,84,925,62,62,05,120204,620,22,11,11,30,35,40,50,93,84,925,62,62,05,120214,620,22,11,11,30,35,40,50,93,84,925,62,62,05,120224,620,22,11,11,30,35,40,50,93,84,925,62,62,05,120234,620,22,11,11,30,35,40,50,93,84,925,62,62,05,120244,620,22,11,11,30,35,40,50,93,84,925,62,62,05,120254,620,22,11,11,30,35,40,50,93,84,925,62,62,05,1
6.5.3.2
Antagelser for business cases
Nedenstående tabel indeholder antagelserne for forskellige former for digitalisering.AntagelseUdviklings-omkostningerSatsDødsbo N2: 50 MDKKDødsbo N1:45 MDKKAndre skiftesager N1:30 MDKKBegrundelseUdviklingsomkostningerne er udregnet med informationfra tinglysningssystemet samt interviews med de vigtigstepersoner i udviklingen heraf. Herudover har BCGsammenholdt disse oplysninger med erfaringer fratidligere projekter. Det vurderes, at 30 % af de samledeudviklingsomkostningergårtilforundersøgelse,kravspecifikation, projektledelse og udrulning, mens deresterende 70 % går til decideret udvikling. Herudover
144
Simpel digitalisering:5 MDKKTid for kravspec.3-6 måneder
Tid for udvikling
9-30 måneder
Afskrivningsperioder
5-8 år
Variabilitet af sags-relateredeomkostninger
48%
Digital parathed
Borgere dødsbo: 70%Borgere generelt: 80%Skyldner gældss.: 50%Advokater: 100%Kreditorer: 95%Andre instanser: 100%Egen/kreditorbegæring(konkurs): 92%
antages det, at der efter idriftsættelse anvendes, hvad dersvarer til 20 % af de samlede udviklingsomkostningerårligt.Det antages, at det tager 3 måneder at udføre enkravspecifikation for den simple digitalisering og 6måneder for en niveau 1 eller niveau 2 løsning.Det antages, at de simple digitaliseringer vil tage 9måneder at udvikle, mens de mere avancerede niveau 1og niveau 2 løsninger vil have en udviklingstid på 2,5 år.Afskrivningsperioden for digitaliseringsløsningerne er sattil 5 år for simpel digitalisering og 8 år forgennemgribende digitaliseringsløsninger i henhold tilstatens business case model.For de sagsrelaterede omkostninger er de udgifter, somvedrører porto og forsendelse sat som fuldt variable ifm.en gennemgribende digitalisering. 19,6 mio. kr. ud af de41,3 mio. kr., som retterne bruger på sagsrelateredeomkostninger, hvilket svarer til 48 %. For skifterettenbetyder det, at 48 % af 7,6 mio. kr., eller 3,6 mio. kr.bruges på porto og hermed er variable ifm.digitaliseringsløsninger. Det skal dog bemærkes, at dersideløbende indføres digital post ved domstolene, hvilketvil adressere samme potentiale. Der er naturligvis vigtigt,at potentialet ikke regnes ind flere gange.Den digitale parathed for de forskellige grupper er satmed baggrund i analyser af befolkningens IT-parathedforetagetafDigitaliseringsstyrelsenunderFinansministeriet.
Nedenfor ses tabeller for digitaliseringsgraden per aktivitet for de tre digitaliseringsløsningersamt den baseline, som er brugt til at beregne potentialet i årsværk for hver afdigitaliseringsløsningerne.
145
Tabel 40: Digitaliseringsgrad – niveau 1 dødsboBoudlægN150%1Tidlig kontakt100%2Oprettelse100%3CPR4R75100%100%5Ægtepagt opslag6Evt. indhentning af ægtepagt 0%100%7Testamente opslag8Evt. indhentning af testament 0%20%91. Afdødes bo opslag10Evt. indhentning af 1. afdødes 0%70%11Opfordring12Vejledning0%13Udfylde blanketter0%70%14Udsende blanketter
25%15Blanketter gennemgås16Retsafgift70%17Skifteretsattest
dstedesu70%100%18Arkivering95%19Krav eks.25%20Andre instanser0%21Arveafkald0%22Skift ml. boformer0%23Kommuneboer242526272829303132333435N1Privat skifteTidlig kontakt50%Oprettelse100%CPR100%R75100%Ægtepagt opslag100%Evt. indhentning af ægtepagt 0%100%Testamente opslagEvt. indhentning af testament 0%20%1. Afdødes bo opslagEvt. indhentning af 1. afdødes 0%70%OpfordringVejledning0%Udfylde blanketter0%70%Udsende blanketterBlanketter
ennemgåsg25%Proklama indrykkes100%100%RetsafgiftSkifteretsattest
dstedesu100%Evt. krav ekspederes95%70%ÅbningsstatusUdsættelse af skæringsdato7%Boopgørelse70%SKAT godkender100%Godkende
oopgørelseb80%Opkræve rets-
g boafgifto70%100%Arkivering0%Evt. revisionAndre instanser25%Skifteværge7%Arveafkald7%Skift ml. boformer0%Uskiftet boN150%Tidlig kontaktOprettelse100%100%CPR100%R75Ægtepagt opslag100%Evt. indhentning af ægtepagt 0%Testamente opslag100%Evt. indhentning af testament 0%1. Afdødes bo opslag-Evt. indhentning af 1. afdødes -Opfordring70%0%Vejledning0%Udfylde blanketterUdsende blanketter70%Blanketter
ennemgåsg25%70%RetsafgiftProklama indrykkes100%70%Skifteretsattest
dstedesuEvt. krav ekspederes95%Formueopgørelse70%100%ArkiveringAndre instanser25%Skifteværge7%Arveafkald7%Skift ml. boformer0%BobestyrerboN1Tidlig kontakt50%100%OprettelseUdlevering til midlertidig beh 10%CPR100%R75100%Ægtepagt opslag100%Evt. indhentning af ægtepagt 0%Testamente opslag100%Evt. indhentning af testament 0%1. Afdødes bo opslag20%Evt. indhentning af 1. afdødes 0%Opfordring70%(Tlf.)møde0%Evt. insolvens behandling10%Sikkerhedsstillelse (kautionsf 90%Retsbog10%BOB attest100%Sagens akter
endes til BOB100%s100%TinglysningÅbningsstatus100%Modtage indberetning25%Rykke BOB100%Udsættelse af skæringsdato 10%Boopgørelse modtages100%SKATs godkendelse modtages 100%Godkende
oopgørelseb50%Opkræve rets- og
oafgiftb100%Arkivering100%Evt. revision0%Klager10%Kreditorer95%Andre instanser25%Skifteværge7%Arveafkald7%Skift ml. boformer0%Forenklet privat skifteN1Tidlig kontakt50%100%OprettelseCPR100%R75100%Ægtepagt opslag100%Evt. indhentning af ægtepagt 0%Testamente opslag100%Evt. indhentning af testament 0%1. Afdødes bo opslag20%Evt. indhentning af 1. afdødes 0%Opfordring70%0%VejledningUdfylde blanketter0%70%Udsende blanketterBlanketter
ennemgåsg25%Proklama indrykkes100%70%RetsafgiftSkifteretsattest udstedes70%Evt. krav ekspederes95%Åbningsstatus
endes til SKAT70%sSKAT godkender100%Arkivering100%Evt. revision0%25%Andre instanserSkifteværge7%Arveafkald7%Skift ml. boformer0%N1Ægtefælleudlæg50%Tidlig kontaktOprettelse100%CPR100%100%R75Ægtepagt opslag100%Evt. indhentning af ægtepagt 0%Testamente opslag100%Evt. indhentning af testament 0%1. Afdødes bo opslag20%Evt. indhentning af 1. afdødes 0%70%OpfordringVejledning0%0%Udfylde blanketterUdsende blanketter70%Blanketter
ennemgåsg25%Retsafgift70%Proklama indrykkes100%70%Skifteretsattest
dstedesu95%Evt. krav ekspederesFormueoversigt til SKAT70%100%AfslutningArkivering100%25%Andre instanserSkifteværge7%7%Arveafkald0%Skift ml. boformer
146
Tabel 41: Digitaliseringsgrad – niveau 2 dødsboBoudlæg1Tidlig kontakt2Oprettelse3CPR4R755Ægtepagt opslag6Evt. indhentning af ægtepagt7Testamente opslag8Evt. indhentning af testamente91. Afdødes bo opslag10Evt. indhentning af 1. afdødes bo11Opfordring12Vejledning13Udfylde blanketter14Udsende blanketter15Blanketter
ennemgåsg16Retsafgift17Skifteretsattest
dstedesu18Arkivering19Krav eks.20Andre instanser21Arveafkald22Skift ml. boformer23Kommuneboer242526272829303132333435N250%100%100%100%100%0%100%0%20%0%70%67%67%70%50%70%70%100%95%25%0%0%0%Privat skifteTidlig kontaktOprettelseCPRR75Ægtepagt opslagEvt. indhentning af ægtepagtTestamente opslagEvt. indhentning af testamente1. Afdødes bo opslagEvt. indhentning af 1. afdødes boOpfordringVejledningUdfylde blanketterUdsende blanketterBlanketter
ennemgåsgProklama indrykkesRetsafgiftSkifteretsattest udstedes
Evt. krav ekspederesÅbningsstatusUdsættelse af skæringsdatoBoopgørelseSKAT godkenderGodkende
oopgørelsebOpkræve rets-
g boafgiftoArkiveringEvt. revisionAndre instanserSkifteværgeArveafkaldSkift ml. boformerN250%100%100%100%100%0%100%0%20%0%70%67%67%70%50%100%100%100%95%70%7%70%100%80%70%100%0%25%7%7%0%Uskiftet boTidlig kontaktOprettelseCPRR75Ægtepagt opslagEvt. indhentning af ægtepagtTestamente opslagEvt. indhentning af testamente1. Afdødes bo opslagEvt. indhentning af 1. afdødes boOpfordringVejledningUdfylde blanketterUdsende blanketterBlanketter
ennemgåsgRetsafgiftProklama indrykkesSkifteretsattest
dstedesuEvt. krav ekspederesFormueopgørelseArkiveringAndre instanserSkifteværgeArveafkaldSkift ml. boformerN250%100%100%100%100%0%100%0%--70%67%67%70%50%70%100%70%95%70%100%25%7%7%0%BobestyrerboN2Tidlig kontakt50%Oprettelse100%Udlevering til midlertidig behandling10%CPR100%R75100%Ægtepagt opslag100%Evt. indhentning af ægtepagt0%Testamente opslag100%Evt. indhentning af testamente0%1. Afdødes bo opslag20%Evt. indhentning af 1. afdødes bo0%Opfordring70%(Tlf.)møde67%Evt. insolvens behandling10%Sikkerhedsstillelse (kautionsforsikring)90%Retsbog10%BOB attest100%Sagens akter
endes til BOBs100%Tinglysning100%Åbningsstatus100%Modtage indberetning25%Rykke BOB100%Udsættelse af skæringsdato10%Boopgørelse modtages100%SKATs godkendelse modtages100%Godkende
oopgørelseb50%Opkræve rets- og
oafgiftb100%Arkivering100%Evt. revision0%Klager10%Kreditorer95%Andre instanser25%Skifteværge7%Arveafkald7%Skift ml. boformer0%Forenklet privat skifteTidlig kontaktOprettelseCPRR75Ægtepagt opslagEvt. indhentning af ægtepagtTestamente opslagEvt. indhentning af testamente1. Afdødes bo opslagEvt. indhentning af 1. afdødes boOpfordringVejledningUdfylde blanketterUdsende blanketterBlanketter
ennemgåsgProklama indrykkesRetsafgiftSkifteretsattest udstedesEvt. krav ekspederesÅbningsstatus
endes til SKATsSKAT godkenderArkiveringEvt. revisionAndre instanserSkifteværgeArveafkaldSkift ml. boformerN250%100%100%100%100%0%100%0%20%0%70%67%67%70%50%100%70%70%95%70%100%100%0%25%7%7%0%ÆgtefælleudlægTidlig kontaktOprettelseCPRR75Ægtepagt opslagEvt. indhentning af ægtepagtTestamente opslagEvt. indhentning af testamente1. Afdødes bo opslagEvt. indhentning af 1. afdødes boOpfordringVejledningUdfylde blanketterUdsende blanketterBlanketter
ennemgåsgRetsafgiftProklama indrykkesSkifteretsattest
dstedesuEvt. krav ekspederesFormueoversigt til SKATAfslutningArkiveringAndre instanserSkifteværgeArveafkaldSkift ml. boformerN250%100%100%100%100%0%100%0%20%0%70%67%67%70%50%70%100%70%95%70%100%100%25%7%7%0%
147
Tabel 42: Digitaliseringsgrad – niveau 1 andre skiftesager12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637KonkursAnmodning gennemgåsTidl. begæring undersøgesRetsafgiftEvt. opslag hos ErhvervsstyrelsenKontakt til kreditors advokatIndkaldelse af skyldnerIndkaldelse retur fra stævningsmandBesvare henvendelser fra kreditorerForberedelseMødeEvt. procedureRetsbogAnnonceErhvervsstyrelsen m.fl. orienteresSikkerhedsstillelseKautionsforsikring modtagesKuratorvalgRetsmøde(r)VidneafhøringTinglysning§ 124§ 125,1§ 125,2§ 125,3SR påser frister og rykkerGennemgangBerammelseAnnonceForberedelseMødeRetsbogStatskassehæftelseBetaling af retsafgiftEvt. kautionsforsikringArkiveringKreditorerSkyldnerN19%90%92%100%0%20%20%95%0%0%0%10%100%100%92%90%10%10%10%100%75%50%25%25%50%10%0%100%0%0%10%50%100%100%90%76%64%TvangsopløsningN1Sagen oprettes100%Opslag ang. verserende sager90%Indkaldelse25%100%SKAT informeresR75 modtages100%Vejledning0%0%ForberedelseMøde0%Retsbog10%Akter sendes til kurator/likvidator 100%Erhversstyrelsen informeres100%Arkivering90%Likvid./konkurs0%Retsmøde10%Retsbog10%Erhversstyrelsen
i nformeres100%Arkivering90%Kreditorer76%Skyldner64%GældssaneringN10%VejledningUdsendelse af blanket50%100%Sagen oprettesAnsøgning gennemgås0%Evt. rykke for oplysn.13%Tlf. vejledning af skyldner0%Retsbog10%Indkaldelse til møde13%Forberedelse0%Møde0%10%Retsbog100%Sagens akter sendes
advokattilAnnonce100%10%Evt. opflg. mødeVurdering af forslag0%Evt. beder SR om revideret forslag0%SR indkalder til retsmøde0%Forberedelse0%Møde0%Retsbog10%Salærmeddelelse100%Annonce100%Betaling af salær100%Arkivering90%Kreditorer76%40%SkyldnerN1RekonstruktionSag oprettes100%Retsafgift og sikkerhed92%Dokumenter gennemgås0%Retsbog/brev10%0%BerammelseAnnonce100%0%ForberedelseMøde0%10%RetsbogForberedelse0%Møde0%Redegørelse25%Retsbog10%Forberedelse0%0%MødeForberedelse0%Møde0%Salærgodkendelse25%10%Retsbog90%ArkiveringKreditorer76%Skyldner64%ÆgtefælleskifteSagen oprettesIndkaldelse til mødeRetsafgiftModtage oplysningerEvt. indhente R75ForberedelseMøde (BB udpeges/ sag afsluttes)RetsbogSikkerhed opkrævesSagens akter sendes til BBSikkerhed modtagesFri procesTvister mm.Klager over BBIndsigelserStadfæstelseRetsbogSalærArkiveringÆgtefællerN192%23%92%92%100%0%0%10%100%100%100%0%10%10%10%0%10%50%90%64%
148
Tabel 43: Baseline - årsværk per aktivitet per medarbejdergruppe.DødsboBoudlægBoudlægBoudlægBoudlægBoudlægBoudlæg1 Jurister2 Kontormedarbejdere3 Elever4 Beskæftigelsesordning5 ØvrigtTotalTidlig kontaktOprettelseCPR0,050,000,961,460,490,030,070,050,010,002,031,09R75-0,610,240,030,000,88-0,790,280,040,001,11
Evt. indhentningUdfyldeEvt. indhentning TestamenteEvt. indhentning 1. Afdødes boÆgtepagt opslag af ægtepagtaf 1. afdødes bo OpfordringVejledningblanketteropslagaf testamenteopslag--0,35-----0,440,240,925,500,170,610,120,400,020,350,080,240,060,170,040,140,270,050,010,020,010,010,020,030,020,020,000,000,000,000,000,001,346,150,330,630,240,890,560,17
Udsendeblanketter0,022,210,060,110,002,400,000,760,030,040,000,84
Blankettergennemgås0,142,000,060,100,002,30
Retsafgift0,000,800,040,040,020,89
SkifteretsattestudstedesArkiveringKrav eks.0,010,030,882,120,110,140,040,100,000,032,401,08
0,014,360,740,210,005,33
Andre instanser(ex forsikrings-Skift ml.selskaber)Arveafkaldboformer0,140,050,231,250,04-0,060,010,000,000,381,40
0,240,22-0,010,000,47
Kommuneboer0,281,29-0,060,001,64
DødsboÆgtefælleudlægÆgtefælleudlægÆgtefælleudlægÆgtefælleudlægÆgtefælleudlægÆgtefælleudlæg
1 Jurister2 Kontormedarbejdere3 Elever4 Beskæftigelsesordning5 ØvrigtTotal
CPRTidlig kontaktOprettelse0,000,000,060,030,000,030,000,000,000,000,100,03
R75-0,030,010,000,000,04-0,040,020,000,000,07
Evt. indhentning TestamenteEvt. indhentning 1. Afdødes boEvt. indhentningUdfyldeÆgtepagt opslag af ægtepagtopslagaf testamenteopslagaf 1. afdødes bo OpfordringVejledningblanketter0,06-------0,410,040,030,020,010,000,010,020,000,020,000,000,000,010,010,010,020,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,490,060,000,010,030,030,010,04
Udsendeblanketter0,000,200,000,010,000,210,000,030,000,000,000,04
Blankettergennemgås0,040,150,000,010,000,19
Retsafgift0,000,040,000,000,000,05
Proklamaindrykkes0,000,030,000,000,000,03
Skifteretsattest Evt. kravekspederesudstedes0,000,120,000,000,000,13
0,000,090,010,000,000,10
Andre instanserFormueoversigt(ex forsikrings-Skift ml.til SKATArkiveringselskaber)ArveafkaldboformerAfslutningSkifteværge0,010,000,030,000,000,000,010,020,080,040,040,040,00-0,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,000,020,040,090,040,040,05Andre instanserFormueopgørels(ex forsikrings-Skift ml.eselskaber)ArkiveringSkifteværgeArveafkaldboformer0,000,090,000,020,190,260,151,430,651,39-0,030,070,030,000,010,010,080,040,070,000,000,000,000,030,250,461,530,791,54
0,010,01-0,000,000,02
DødsboUskiftet boUskiftet boUskiftet boUskiftet boUskiftet boUskiftet bo
1 Jurister2 Kontormedarbejdere3 Elever4 Beskæftigelsesordning5 ØvrigtTotal
CPROprettelseTidlig kontakt0,000,010,990,500,480,030,050,030,010,011,530,58
R75-0,520,230,030,000,78-0,660,340,040,001,04
Evt. indhentning TestamenteEvt. indhentning 1. Afdødes boEvt. indhentningUdfyldeÆgtepagt opslag af ægtepagtopslagaf testamenteopslagaf 1. afdødes bo OpfordringVejledningblanketter0,09-0,00---0,02-4,200,470,380,060,000,620,190,340,030,300,050,250,160,040,000,160,230,000,030,020,010,030,020,000,010,010,000,000,000,000,000,004,560,970,000,100,530,280,740,56
Udsendeblanketter0,012,670,080,140,002,900,000,820,070,040,000,93
Blankettergennemgås0,031,580,040,080,001,74
Retsafgift-0,770,090,040,010,91
Proklamaindrykkes-0,580,030,030,000,64
Skifteretsattest Evt. kravudstedesekspederes0,011,220,080,070,001,38
-1,530,190,080,011,81
0,120,16-0,010,000,28
DødsboPrivat skiftePrivat skiftePrivat skiftePrivat skiftePrivat skiftePrivat skifte
1 Jurister2 Kontormedarbejdere3 Elever4 Beskæftigelsesordning5 ØvrigtTotal
OprettelseCPRTidlig kontakt0,010,061,060,620,640,030,050,030,030,011,770,77
R75-0,530,300,020,010,87-0,660,370,030,011,06
Evt. indhentning 1. Afdødes boEvt. indhentningUdfyldeEvt. indhentning TestamenteÆgtepagt opslag af ægtepagtopslagaf testamenteopslagaf 1. afdødes bo OpfordringVejledningblanketter----0,52---0,530,666,140,100,470,380,160,320,170,370,180,060,320,250,220,100,270,030,010,000,020,020,020,010,010,020,000,000,000,000,000,017,111,080,270,740,620,510,160,88
Udsendeblanketter0,012,660,060,120,002,860,000,790,100,030,000,92
Blankettergennemgås0,212,580,050,110,002,95
Proklamaindrykkes0,000,570,030,030,000,62
Retsafgift0,000,950,100,040,031,12
Skifteretsattest Evt. kravudstedesekspederes0,061,460,070,060,001,65
0,002,320,580,100,003,01
Andre instanserUdsættelse afGodkendeOpkræve rets-(ex forsikrings-Skift ml.selskaber)ÅbningsstatusskæringsdatoBoopgørelseSKAT godkender boopgørelseog boafgiftArkiveringEvt. revisionSkifteværgeArveafkaldboformer0,090,190,030,230,050,040,880,300,010,200,070,170,301,370,850,712,561,210,822,320,661,69-0,000,080,110,000,060,020,04-0,030,040,010,010,040,060,030,110,070,030,050,040,100,000,000,010,000,050,000,000,000,000,000,001,550,500,271,120,952,811,980,742,761,351,74Andre instanser(ex forsikrings-Skift ml.Åbningsstatussendes til SKAT SKAT godkender ArkiveringEvt. revisionselskaber)SkifteværgeArveafkaldboformer0,050,000,010,000,000,010,100,090,640,140,490,060,400,070,00-0,050,03-0,040,000,000,010,030,030,000,020,000,000,000,000,000,00-0,020,140,250,740,080,070,480,54
0,160,17-0,010,000,35
DødsboForenklet privat skifteForenklet privat skifteForenklet privat skifteForenklet privat skifteForenklet privat skifteForenklet privat skifte
1 Jurister2 Kontormedarbejdere3 Elever4 Beskæftigelsesordning5 ØvrigtTotal
OprettelseCPRTidlig kontakt0,010,000,530,280,250,010,030,010,000,010,810,32
R75-0,270,120,010,000,41-0,280,160,020,000,46
Evt. indhentningUdfyldeEvt. indhentning TestamenteEvt. indhentning 1. Afdødes boÆgtepagt opslag af ægtepagtaf testamenteopslagaf 1. afdødes bo OpfordringVejledningblanketteropslag-0,05------2,530,050,270,180,190,080,370,160,020,070,020,120,080,090,030,150,140,010,000,020,000,010,010,010,000,010,000,000,000,000,000,002,740,540,110,290,240,070,410,28
Udsendeblanketter0,001,460,030,080,001,570,000,520,030,030,000,58
Blankettergennemgås0,031,220,030,070,001,35
Proklamaindrykkes0,000,330,020,020,000,37
Retsafgift0,000,470,040,030,010,54
Skifteretsattest Evt. kravudstedesekspederes0,000,660,020,040,000,72
0,001,230,180,070,001,48
0,080,09-0,000,000,17
DødsboBobestyrerboBobestyrerboBobestyrerboBobestyrerboBobestyrerboBobestyrerbo
1 Jurister2 Kontormedarbejdere3 Elever4 Beskæftigelsesordning5 ØvrigtTotal
Tidlig kontaktOprettelse0,000,160,580,540,350,070,020,020,010,010,960,81
Udlevering afdødsboer tilmidlertidigbehandlingCPR0,300,16-0,010,000,47
R75-0,260,160,010,000,43-0,400,230,020,000,65
Ægtepagt opslag-0,200,100,010,000,31
Sikkerhedsstillelse(kautionsforsikriEvt. indhentning 1. Afdødes boEvt. indhentningEvt. insolvensEvt. indhentning Testamenteopslagaf testamenteopslagaf 1. afdødes bo Opfordringbehandlingng)af ægtepagt(Tlf.)mødeRetsbog0,350,240,34-----0,030,940,350,442,250,160,310,230,260,160,030,000,050,210,070,030,170,080,150,040,010,090,020,010,010,010,010,010,000,000,010,010,000,000,000,000,001,370,602,740,700,330,420,240,490,20
BOB attest0,301,570,010,060,001,940,040,600,020,020,000,68
ModtageSagens akterÅbningsstatusindberetningsendes til BOB TinglysningRykke BOB0,020,120,030,581,241,070,550,860,040,010,010,000,050,040,020,030,000,000,000,001,470,611,341,24
0,120,260,030,010,000,42
SKATsOpkræve rets-Udsættelse afBoopgørelsegodkendelseGodkendeogskæringsdatomodtagesmodtagesboopgørelseboafgiftArkiveringEvt. revisionKlager0,900,040,111,380,020,270,930,200,490,960,630,440,270,45-0,050,010,080,000,08-0,010,020,040,020,020,020,010,030,000,000,000,000,000,000,631,111,132,040,550,551,48
Kreditorer3,240,10-0,00-3,350,031,040,220,040,001,33
Andre instanserSkift ml.(ex forsikrings-Arveafkaldboformerselskaber)Skifteværge0,040,090,040,780,160,090,030,00-0,030,010,000,000,000,000,250,140,88
0,060,09-0,000,000,16
InsolvensKonkursKonkursKonkursKonkursKonkursKonkurs
Anmodninggennemgås1 Jurister2 Kontormedarbejdere3 Elever4 Beskæftigelsesordning5 ØvrigtTotal0,231,430,160,08-1,89
Tidl. begæringundersøgesRetsafgift0,010,440,040,02-0,51
-0,730,230,040,071,06
Evt. opslag hos Kontakt tilErhvervsstyrelse kreditorsnadvokat0,000,260,000,010,000,28
0,031,770,200,100,052,15
IndkaldelseBesvareIndkaldelse afretur frahenvendelserMødeskyldnerstævningsmand fra kreditorerForberedelse1,380,000,000,020,140,950,341,29-0,020,180,120,010,020,050,07-0,22-0,041,531,581,120,61
5,00----5,00
Evt. procedure Retsbog0,74----0,74
Annonce2,700,780,090,04-3,610,190,530,010,03-0,77
Erhvervsstyrelsen m.fl.Sikkerhedsstillel Kautionsforsikriorienteresseng modtages§ 124KuratorvalgRetsmøde(r)Vidneafhøring Tinglysning0,930,610,140,240,010,090,100,211,140,100,450,770,180,360,010,010,020,010,000,010,030,060,010,040,010,020,020,01--0,22-0,01--1,411,071,350,350,860,500,30
§ 125,10,090,610,020,030,020,780,250,650,010,040,010,96
§ 125,20,300,650,010,04-1,00
§ 125,31,462,070,040,11-3,69
SR påser fristerBerammelseAnnonceog rykkerGennemgang0,281,780,001,281,370,190,050,010,030,070,010,08---1,761,991,40
0,000,780,020,04-0,86
MødeForberedelse0,440,210,010,01-0,68
Retsbog0,72----0,720,651,050,010,060,051,82
Statskassehæfte Betaling afretsafgiftlse0,150,360,050,020,020,61
-0,520,020,030,160,73
Evt.kautionsforsikringKreditorerSkyldnerArkivering0,200,000,030,420,690,690,000,470,020,040,020,040,010,46-0,641,660,79
0,240,15-0,01-0,40
InsolvensTvangsopløsningTvangsopløsningTvangsopløsningTvangsopløsningTvangsopløsningTvangsopløsning
1 Jurister2 Kontormedarbejdere3 Elever4 Beskæftigelsesordning5 ØvrigtTotal
Opslag ang.verserendeSagen oprettes sager0,010,920,140,05-1,11
Indkaldelse-0,260,020,01-0,290,000,810,070,040,010,93
ForberedelseMødeSKAT informeres R75 modtagesVejledning0,120,52-0,000,060,180,400,15-0,020,02-0,000,020,010,010,010,00-0,000,460,280,590,22Møde (BBEvt. indhenteudpeges/ sagafsluttes)R75ForberedelseRetsbog0,000,421,170,00-0,03--0,000,00-0,00-0,00-0,421,170,03
Retsbog0,840,04-0,00-0,880,470,190,010,01-0,68
Akter sendes tilkurator/likvidato ErhversstyrelsenrRetsboginformeresArkiveringLikvid./konkurs Retsmøde0,190,010,000,210,020,040,140,210,350,27-0,010,060,050,010,010,020,000,010,010,050,05-0,010,010,250,330,270,330,59
0,250,250,010,01-0,51
ErhversstyrelseninformeresArkiveringKreditorerSkyldner0,010,000,010,230,100,130,010,010,000,010,010,01-0,000,050,310,120,16
0,020,08-0,00-0,11
ÆgtefælleskifteÆgtefælleskifteÆgtefælleskifteÆgtefælleskifteÆgtefælleskifteÆgtefælleskifteÆgtefælleskifte
1 Jurister2 Kontormedarbejdere3 Elever4 Beskæftigelsesordning5 ØvrigtTotal
Indkaldelse tilSagen oprettes mødeRetsafgift0,000,020,200,350,030,030,020,010,000,000,270,41
Modtageoplysninger-0,090,030,010,010,130,020,130,010,010,000,17
Sikkerhedopkræves0,440,060,010,000,010,530,050,020,010,00-0,08
Sagens akterSikkerhedsendes til BBmodtagesFri proces0,020,030,060,070,010,000,000,00--0,080,12
Tvister mm.0,110,01-0,00-0,120,450,03-0,00-0,48
RetsbogKlager over BB IndsigelserStadfæstelse0,130,020,060,000,000,00---0,000,000,00---0,030,060,13
Salær0,090,010,000,00-0,110,040,020,010,00-0,08
Arkivering0,000,070,040,000,010,12
Ægtefæller0,290,07-0,00-0,36
InsolvensGældssaneringGældssaneringGældssanering
Vejledning1 Jurister2 Kontormedarbejdere3 Elever
Udsendelse afAnsøgningEvt. rykke forTlf. vejledning afblanketSagen oprettes gennemgåsoplysn.skyldnerRetsbog0,320,020,240,01-0,050,770,220,040,190,930,310,270,060,01--0,01
Indkaldelse tilmødeForberedelseMøde0,001,270,130,030,620,00-0,000,17
Retsbog2,66--
Sagens aktersendestil advokatAnnonce0,940,050,260,450,030,03
0,060,150,00
Vurdering afEvt. beder SR om SR indkalder tilEvt. opflg. møde forslagrevideret forslag retsmødeForberedelseMøde0,10-0,580,420,770,020,690,000,050,04-0,04--
Retsbog1,210,110,610,26
SalærmeddelelseAnnonce0,110,29
0,060,22
Betaling af salær ArkiveringKreditorerSkyldner0,000,310,010,200,360,29
0,110,17
149
6.5.3.3Dødsbo
Implementeringsovervejelser
Juridiske overvejelser:•Kræver lovændring vedr. bl.a. vejledningspligt (Dødsboskiftelovens §§ 7, stk. 3 og 91)•Kræver ikrafttrædelse af regler om digitalisering•Kræver lovændring for betaling af afgifter (Dødsboskiftelovens § 80, stk. 2)Målgruppens parathed og områdets egnethed:•Borgernes digitale parathed på dødsboområdet, grundet et forventet højere antal ældreborgere, sat til 70%, som tidligere anvendt i forbindelse med analyse af obligatoriskdigitalisering i den offentlige sektor.•Det er blevet påpeget, at det kan være vanskeligt at sikre, at borgeren modtager den rettemængde information idet både et for højt og et for lavt informationsniveau kan væremisledende.Samfundskonsekvenser:•Det er blevet påpeget, at digitalt parate borgere vil få en mere fleksibel service som følgeaf en gennemgribende digitalisering.•Det har været påpeget, at borgere risikerer at kriminalisere sig selv såfremt de ikkekorrekt opgiver boets aktiver og ukendte arveforhold, og at dette også kan koste stateneller borgen penge i forkert boafgift. Der er ikke fundet datagrundlag for, at en telefoniskeller personlig vejledning vil medføre en mere korrekt angivelse af disse oplysninger enden digital eller skriftlig vejledning.•Det er blevet påpeget, at det vil være lettere for kreditorer, bobestyrer og borger at følgemed i sagens udvikling med en portal med bilagsbank.Andre skiftesagerJuridiske overvejelser:•Kræver lovændring.Målgruppens parathed og områdets egnethed:•For kreditorer, advokater og andre instanser, dvs. professionelle, der vil skulle benytte sigaf den digitale portal, vurderes det, at den digitale parathed vil være 95-100%.•For borgere generelt antages en digital parathed på 80%, for befolkningsgrupper medmange ældre borgere 70% og for skyldnere i gældssaneringssager 50%.Samfundskonsekvenser:
150
•
•
Det er blevet påpeget, at en digitaliseret sagsoprettelse og dataudtræk vil kunne medføreen hurtigere berammelse, specielt på tvangsopløsningssager, hvor der især modtagessager halvårligt.Det er blevet påpeget, at det vil være lettere for kreditorer, bobehandler, advokater ogskyldner at følge med i sagens udvikling med en portal med bilagsbank.
6.5.4
Procesoptimering
I det følgende vises først detaljerede tabeller for de forskellige business cases på henholdsvisdødsbo og andre skiftesager inden for procesoptimering. Løbende hermed præsenteres en rækketabeller, som viser udviklingen i årsværk for hver af de viste business cases. Herefter gennemgåsde antagelser, som de udregnede business cases bygger på, og til sidst præsenteres deovervejelser, som bør gøres i forbindelse med en eventuel implementering af løsningsforslaget.6.5.4.1Detaljerede business case tabeller og udvikling i årsværk
Nedenfor præsenteres detaljerede tabeller for procesoptimering på dødsbo og andre skiftesager.6.5.4.1.1Bedste praksis – dødsbo
Tabel 44: Detaljeret business case for bedste praksis – dødsbo2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksis- ProcesændringerNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside0,30,00,0-----0,8--0,5-0,5--0,020154,30,30,1-----1,5-3,23,2--0,120169,90,60,3-----0,8-10,110,1--0,3201711,40,60,4-------12,412,4--0,5201811,90,70,4-------13,013,0--0,6201912,10,70,4-------13,113,1--0,6202012,10,70,4-------13,113,1--0,8Total2014-1837,92,21,2-----3,0-38,238,2--1,6Total2014-25122,26,83,8-----3,0-129,8129,8--7,7
151
Tabel 45: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for bedste praksis – dødsbo2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt16,5128,715,26,10,74,820,41,73,510,921,4149,116,99,511,620140,00,60,1-0,0-----0,00,60,1-0,020150,68,81,0-0,00,10,60,0-0,30,79,41,1-0,420161,218,32,2-0,10,42,90,2-1,61,621,22,4-1,720171,920,22,4-0,10,53,20,3-1,72,423,42,6-1,820182,520,22,4-0,10,73,20,3-1,73,223,42,6-1,820192,620,22,4-0,10,83,20,3-1,73,323,42,6-1,820202,620,22,4-0,10,83,20,3-1,73,323,42,6-1,820212,620,22,4-0,10,83,20,3-1,73,323,42,6-1,820222,620,22,4-0,10,83,20,3-1,73,323,42,6-1,820232,620,22,4-0,10,83,20,3-1,73,323,42,6-1,820242,620,22,4-0,10,83,20,3-1,73,323,42,6-1,820252,620,22,4-0,10,83,20,3-1,73,323,42,6-1,8
6.5.4.1.2
Procesændringer – dødsbo
Tabel 46: Detaljeret business case for procesændringer – dødsbo2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksis- ProcesændringerNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside---------------20155,90,40,2------2,04,54,5--0,1201610,80,70,3------1,010,810,8--0,4201711,70,70,4------1,011,811,8--0,6201811,90,70,4------1,012,012,0--0,7201912,10,70,4------1,012,212,2--0,7202012,10,70,4------1,012,212,2--0,9Total2014-1840,22,51,3------1,044,139,1--1,8Total2014-25125,07,64,0------1,0136,6124,6--8,6
Tabel 47: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for procesændringer – dødsbo2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt16,5128,715,26,10,74,820,41,73,510,921,4149,116,99,511,62014----------------0,115,11,30,70,020150,115,11,30,70,0----20160,424,22,11,20,00,12,40,10,40,40,626,62,21,60,420170,824,22,11,20,00,23,80,20,70,61,028,02,31,80,720181,124,22,11,20,00,33,80,20,70,61,428,02,31,80,720191,324,22,11,20,00,43,80,20,70,61,628,02,31,80,720201,324,22,11,20,00,43,80,20,70,61,628,02,31,80,720211,324,22,11,20,00,43,80,20,70,61,628,02,31,80,720221,324,22,11,20,00,43,80,20,70,61,628,02,31,80,720231,324,22,11,20,00,43,80,20,70,61,628,02,31,80,720241,324,22,11,20,00,43,80,20,70,61,628,02,31,80,720251,324,22,11,20,00,43,80,20,70,61,628,02,31,80,7
152
6.5.4.1.3
Bedste praksis – andre skiftesager
Tabel 48: Detaljeret business case for bedste praksis – andre skiftesager2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksisNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside0,10,00,0-----0,8-0,6-0,6--0,020151,60,10,1-----1,50,20,2--0,020163,80,20,1-----0,83,43,4--0,120174,80,20,2------5,25,2--0,220185,50,30,2------6,06,0--0,220195,70,30,2------6,16,1--0,220205,70,30,2------6,16,1--0,3Total2014-1815,80,80,5-----3,014,114,1--0,6Total2014-2555,62,61,8-----3,057,057,0--3,1
Tabel 49: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for bedste praksis – andre skiftesager2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt38,739,33,42,21,92,510,40,91,85,641,249,74,33,97,520140,10,10,00,00,0-----0,10,10,00,00,020151,02,00,20,10,10,00,20,00,00,11,02,20,20,20,220162,14,20,40,20,20,11,10,10,20,62,35,30,50,40,820173,34,60,40,30,20,21,20,10,20,73,55,80,50,50,920184,34,60,40,30,20,31,20,10,20,74,65,80,50,50,920194,54,60,40,30,20,31,20,10,20,74,85,80,50,50,920204,54,60,40,30,20,31,20,10,20,74,85,80,50,50,920214,54,60,40,30,20,31,20,10,20,74,85,80,50,50,920224,54,60,40,30,20,31,20,10,20,74,85,80,50,50,920234,54,60,40,30,20,31,20,10,20,74,85,80,50,50,920244,54,60,40,30,20,31,20,10,20,74,85,80,50,50,920254,54,60,40,30,20,31,20,10,20,74,85,80,50,50,9
6.5.4.1.4
Procesændringer – andre skiftesager
153
Tabel 50: Detaljeret business case for procesændringer – andre skiftesager2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksisNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside--------------20150,40,00,0------0,40,4--0,020161,00,00,0------1,11,1--0,020171,40,10,0------1,51,5--0,120181,90,10,1------2,02,0--0,120192,10,10,1------2,32,3--0,120202,10,10,1------2,32,3--0,1Total2014-184,60,20,2------5,05,0--0,2Total2014-2519,40,80,6------20,820,8--0,9
Tabel 51: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for procesændringer – andre skiftesager2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt38,739,33,42,21,92,510,40,91,85,641,249,74,33,97,52014----------------0,20,60,00,00,020150,20,60,00,00,0----20160,80,90,10,00,00,10,10,00,00,00,91,00,10,10,120171,40,90,10,00,00,10,20,00,00,11,51,10,10,10,120182,00,90,10,00,00,10,20,00,00,12,21,10,10,10,120192,40,90,10,00,00,20,20,00,00,12,61,10,10,10,120202,40,90,10,00,00,20,20,00,00,12,61,10,10,10,120212,40,90,10,00,00,20,20,00,00,12,61,10,10,10,120222,40,90,10,00,00,20,20,00,00,12,61,10,10,10,120232,40,90,10,00,00,20,20,00,00,12,61,10,10,10,120242,40,90,10,00,00,20,20,00,00,12,61,10,10,10,120252,40,90,10,00,00,20,20,00,00,12,61,10,10,10,1
6.5.4.2
Antagelser for business case
Nedenstående tabel indeholder antagelserne for en bedste praksis optimering.AntagelseEffektiviserings-potentialeSats16% fordødsbo12% forandreskiftesagerBegrundelseDet økonomiske rationale i udbredning af bedste praksis ligger ietableringen af mere ensrettede og optimerede arbejdsgange. BCG'serfaring med det hollandske retsvæsen viser, at det er muligt at hæveproduktiviteten op til den øverste kvartil for de retter, som liggerunder, mens de retter, som præsterer bedre ikke påvirkes. I Hollandsdomstolssystem har denne metode vist et potentiale på 20 %, mens detfor den danske skifteret viser potentialer på 16 % og 12 % forhenholdsvis dødsbo og andre skiftesager. Med henvisning til det bedstepraksis arbejde, der allerede har været etableret i skifteretterne virker
154
Allokering afressourceIndfasning afbedste praksis
1,5 MDKK
2 år
disse potentialer meget sandsynlige såfremt de kombineres med etbudgetpres.Det vurderes, at det vil koste 1,5 MDKK for hvert af områderne andreskiftesager og dødsbo at allokere en ressource til at optimere ogudbrede ensrettede sagsgange.Det antages, at det med en dedikeret ressource tager 2 år at indfase enbedste praksis optimering af skifteretten.
6.5.4.3
Implementeringsovervejelser
Bedste praksisSamfundskonsekvenser:•
Det er blevet påpeget, at en videre udbredning af bedste praksis vil medføre en merestandardiseret service.
Dødsbo – mere webbaseret vejledningJuridiske overvejelser:•Kræver lovændring bl.a. vedrørende vejledningspligt (Dødsboskiftelovens §§ 7, stk. 3 og91)Organisation og drift:•Det er blevet påpeget, at en reduceret vejledning vil kunne medføre merarbejde iforbindelse med ekstra vejledning, klager og fejludfyldte formularer og boopgørelser.Samfundskonsekvenser:•Det er blevet påpeget, at manglende vejledning kan medføre for lavt satte boopgørelserog herved manglende statsindtægter i form af boafgifter.•Desuden er det blevet noteret, at fjernelsen af vejledningen medfører et tab afretssikkerhed, og at borgeren risikerer at kriminalisere sig selv.Dødsbo – nægt modtagelse af krav fra kreditorerJuridiske overvejelser:•Både nægtelse af modtagelse af krav og muligheden for at bobestyrer kan tinglyse kræverlovændring.•SKATs modtagelse af åbningsstatus og boopgørelse kræver lovændring bl.a vedr. boetsafslutning (Dødsboskiftelovens §§ 68 og 79).Målgruppens parathed og områdets egnethed:
155
•
Det er blevet påpeget, at skifteretten indimellem anvender kravsanmeldelser modtagetfør berigtigelsen til at vurdere, hvilken boform der bør vælges. Der kan således opstå et letforhøjet antal sager, hvor der skiftes boform efter berigtigelsen.
Samfundskonsekvenser:•Det er blevet påpeget, at der vil blive lagt arbejde over på kreditorer, især i forbindelsemed en indfasningsperiode, hvor en ændring af praksis er nødvendig.Dødsbo – bobestyrer tinglyserSamfundskonsekvenser:•Det er blevet påpeget, at der pålægges bobestyrer mere arbejde og hermed også en dyrereadvokatregning for arvinger og eventuelt staten i tilfælde af, at boet er insolvent.•Det er blevet påpeget, at opgaven er flyttet til skifteretten for at opnå en besparelse iprøvelsen ved tinglysning af disse dispositioner, og at de vil generere ekstraarbejde i formaf manuel behandling i Tinglysningsretten, såfremt de flyttes tilbage.Andre skiftesager – nægtelse af gældssanering uden retsmødeJuridiske overvejelser:•
Kræver lovændring
Samfundskonsekvenser•Det er blevet påpeget, at nægtelsen af gældssanering uden retsmøde kan medføre et tabaf retssikkerhed for borgerne.Andre skiftesager – udskydelse af anmeldelse om tvangsopløsning til efter fristen forgenoptagelse er overskredetJuridiske overvejelser:•Kræver lovændring, bl.a. selskabslovens § 232.Samfundskonsekvenser:•Det er blevet påpeget, at skifteretten i perioden efter modtagelse og frem tilgenoptagelsesfristen i tvangsopløsningssager bør granske sagen, og hermed opdageuoverensstemmelser, som kan lede til indtægter for staten.Andre skiftesager – skrivebordsdekret i sager med egenbegæringJuridiske overvejelser:•Kræver lovændring.
156
Målgruppens parathed og områdets egnethed•Det er blevet påpeget, at det især er de konkurssager, som kommer fratvangsopløsningssager, hvor det er muligt at anvende et skrivebordsdekret. Der findesikke data på hvor mange sager dette drejer sig om, men udvalgets bud er ca. 50 %.
Andre skiftesager – kurator tinglyser (udgør ~5 % af potentiale)Samfundskonsekvenser:•Det er blevet påpeget, at der pålægges kurator mere arbejde og hermed også en dyrereadvokatregning for skyldnere. Det har ikke været muligt at vurdere omfanget heraf.•Det er blevet påpeget, at opgaven er flyttet til skifteretten for at opnå en besparelse iprøvelsen ved tinglysning af disse dispositioner, og at de vil generere ekstraarbejde i formaf manuel behandling i Tinglysningsretten, såfremt de flyttes tilbage.6.5.5Samlede løsningsforslag
I det følgende vises først detaljerede tabeller for de forskellige business cases på henholdsvisdødsbo og andre skiftesager for de samlede løsningsforslag. Løbende hermed præsenteres enrække tabeller, som viser udviklingen i årsværk for hver af de viste business cases. De antagelserog implementeringsovervejelser, som knytter sig til de samlede løsningsforslag er identiske medde, som de individuelle løsningsforslag er baseret på.6.5.5.1Detaljerede business case tabeller og udvikling i årsværk
Nedenfor præsenteres detaljerede tabeller for de samlede løsningsforslag på dødsbo og andreskiftesager.6.5.5.1.1Maksimalt potentiale – dødsbo
157
Tabel 52: Detaljeret business case for maksimalt potentiale – dødsbo2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksis- ProcesændringerNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside0,30,00,0---18,1-0,8--18,6-8,9-0,10,0201518,61,20,6---16,9-1,52,00,011,9-0,70,4201626,81,60,9---16,9-0,81,010,621,8-1,40,9201750,63,01,6---10,0--1,044,338,14,41,82,5201858,16,01,9---10,0--1,055,049,04,41,63,2201958,36,01,9---10,0--1,055,249,34,41,53,2202058,36,01,9---10,0--1,055,249,44,41,44,1Total2014-18154,511,95,0---72,0-3,01,096,4112,08,85,67,0Total2014-25562,454,118,1---142,0-3,01,0489,6465,235,012,439,0
Tabel 53: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for maksimalt potentiale – dødsbo2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt16,5128,715,26,10,74,820,41,73,510,921,4149,116,99,511,620140,00,60,1-0,0-----0,00,60,1-0,020152,137,44,31,50,20,53,30,30,52,32,740,74,61,92,520163,051,55,81,80,20,97,10,60,83,63,958,56,32,73,820177,489,611,33,90,62,214,21,22,28,99,6103,812,56,19,420189,4100,912,94,50,72,816,01,42,610,412,1116,914,47,111,020199,5100,912,94,50,72,816,01,42,610,412,3116,914,47,111,020209,5100,912,94,50,72,816,01,42,610,412,3116,914,47,111,020219,5100,912,94,50,72,816,01,42,610,412,3116,914,47,111,020229,5100,912,94,50,72,816,01,42,610,412,3116,914,47,111,020239,5100,912,94,50,72,816,01,42,610,412,3116,914,47,111,020249,5100,912,94,50,72,816,01,42,610,412,3116,914,47,111,020259,5100,912,94,50,72,816,01,42,610,412,3116,914,47,111,0
6.5.5.1.2
Maksimalt potentiale med efterfølgende centralisering – dødsbo
158
Tabel 54: Detaljeret business case for maksimalt potentiale med efterfølgende centralisering – dødsbo2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksis- ProcesændringerNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside0,30,00,0---18,1-0,8--18,6-8,9-0,10,0201518,61,10,6---16,9-1,52,0-0,111,8-0,70,5201626,81,60,9---16,9-0,81,010,621,8-1,41,0201750,63,01,6---10,01,5-1,042,836,64,41,82,5201861,66,42,04,40,70,110,04,4-1,049,343,34,41,63,2201975,17,82,417,72,90,610,0--1,053,247,34,41,53,2202076,28,02,517,72,90,610,0--1,054,648,84,41,44,2Total2014-18158,012,25,14,40,70,172,05,93,01,089,1104,78,85,67,1Total2014-25693,369,522,4128,121,04,1142,05,93,01,0481,0456,535,012,440,0
Tabel 55: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for maksimalt potentiale med efterfølgende centralisering– dødsbo2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt16,5128,715,26,10,74,820,41,73,510,921,4149,116,99,511,620140,00,60,1-0,0-----0,00,60,1-0,020152,137,44,31,50,20,53,30,30,52,32,740,74,61,92,520163,051,55,81,80,20,97,10,60,83,63,958,56,32,73,820177,489,611,33,90,62,214,21,22,28,99,6103,812,56,19,420188,6101,313,04,60,72,315,41,42,510,311,0116,714,47,110,920199,6102,313,14,80,71,515,31,42,610,311,0117,514,47,410,920209,9102,313,14,80,72,116,21,42,810,411,9118,514,57,611,120219,9102,313,14,80,72,716,21,42,810,412,5118,514,57,611,120229,9102,313,14,80,72,916,21,42,810,412,8118,514,57,611,120239,9102,313,14,80,72,916,21,42,810,412,8118,514,57,611,120249,9102,313,14,80,72,916,21,42,810,412,8118,514,57,611,120259,9102,313,14,80,72,916,21,42,810,412,8118,514,57,611,1
6.5.5.1.3
Minimal investering – dødsbo
159
Tabel 56: Detaljeret business case for minimal investering – dødsbo2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksis- ProcesændringerNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside0,30,00,0---5,0-0,8--5,5-2,0-0,00,0201516,51,10,5---1,0-1,52,013,712,80,70,20,4201625,51,60,8---1,0-0,81,025,224,40,70,10,9201727,51,70,9---1,0--1,028,027,20,70,11,4201828,21,70,9---1,0--1,028,828,10,70,11,6201928,41,70,9---1,0--1,029,128,30,70,01,6202028,41,70,9---1,0--1,029,129,1--2,0Total2014-1898,06,23,2---9,0-3,01,095,390,52,80,54,3Total2014-25297,118,19,7---16,0-3,01,0305,9293,33,50,620,2
Tabel 57: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for minimal investering – andre skiftesager2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt16,5128,715,26,10,74,820,41,73,510,921,4149,116,99,511,620140,00,60,1-0,0-----0,00,60,1-0,020150,735,17,91,40,20,12,00,50,31,60,937,28,41,61,720161,749,68,91,70,20,56,80,90,83,62,256,39,82,53,820172,650,99,01,70,20,88,11,01,03,93,459,010,02,74,120183,550,99,01,70,21,08,11,01,03,94,559,010,02,74,120193,850,99,01,70,21,18,11,01,03,94,959,010,02,74,120203,850,99,01,70,21,18,11,01,03,94,959,010,02,74,120213,850,99,01,70,21,18,11,01,03,94,959,010,02,74,120223,850,99,01,70,21,18,11,01,03,94,959,010,02,74,120233,850,99,01,70,21,18,11,01,03,94,959,010,02,74,120243,850,99,01,70,21,18,11,01,03,94,959,010,02,74,120253,850,99,01,70,21,18,11,01,03,94,959,010,02,74,1
6.5.5.1.4
Maksimalt potentiale – andre skiftesager
160
Tabel 58: Detaljeret business case for maksimalt potentiale – andre skiftesager2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksisNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside0,10,00,0---12,0-0,8-12,6-5,7-0,10,020154,40,20,1---10,0-1,5-6,8-0,2-0,50,120166,90,40,2---10,0-0,8-3,22,9-0,90,2201716,10,90,5---6,0--11,57,82,61,10,7201820,12,10,7---6,0--15,812,22,61,01,0201920,42,10,7---6,0--16,112,62,60,91,0202020,42,10,7---6,0--16,112,72,60,81,3Total2014-1847,63,61,5---44,0-3,05,716,95,33,52,0Total2014-25190,418,46,2---86,0-3,0125,9110,021,07,612,0
Tabel 59: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for maksimalt potentiale – andre skiftesager2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt38,739,33,42,21,92,510,40,91,85,641,249,74,33,97,520140,10,10,00,00,0-----0,10,10,00,00,020152,05,70,50,30,30,11,10,10,20,72,06,80,70,51,120163,68,00,70,40,40,22,00,20,31,23,910,00,90,81,620177,718,81,81,01,10,55,00,50,83,28,123,72,31,84,3201810,022,92,31,21,40,66,10,61,04,010,628,92,82,35,4201910,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4202010,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4202110,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4202210,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4202310,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4202410,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4202510,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4
6.5.5.1.5
Maksimalt potentiale med forsinket digitalisering – andre skiftesager
161
Tabel 60: Detaljeret business case for maksimalt potentiale med forsinket digitalisering – andre skiftesager2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksisNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside0,10,00,0-----0,8-0,6-0,6--0,020152,00,10,1-----1,50,60,6--0,020164,70,20,2-----0,84,34,3--0,120176,10,30,2---7,4---0,82,81,30,00,220189,30,50,3---4,8--5,36,61,30,20,420199,70,50,3---4,8--5,76,91,30,30,4202017,40,90,6---3,0--15,814,21,30,31,1Total2014-1822,21,10,7---12,2-3,08,813,72,60,20,8Total2014-25151,313,04,9---35,0-3,0131,3124,410,51,710,1
Tabel 61: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for maksimalt potentiale med forsinket digitalisering –andre skiftesager2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt38,739,33,42,21,92,510,40,91,85,641,249,74,33,97,520140,10,10,00,00,0-----0,10,10,00,00,020151,22,50,20,10,10,00,20,00,00,11,32,80,20,20,220162,95,00,40,30,20,21,20,10,20,63,16,20,50,50,920174,65,40,50,30,20,31,40,10,20,74,96,80,60,51,020186,88,30,80,50,40,42,20,20,41,37,210,61,00,81,720197,38,30,80,50,40,52,20,20,41,37,810,61,00,81,720209,618,81,81,01,10,65,00,50,83,210,223,72,31,84,3202110,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4202210,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4202310,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4202410,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4202510,522,92,31,21,40,76,10,61,04,011,128,92,82,35,4
6.5.5.1.6
Minimal investering – andre skiftesager
162
Tabel 62: Detaljeret business case for minimal investering – andre skiftesager2014Indtægter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterUdgifter- Personale- Bygning og drift- Centralt afholdte udgifterInvestering- IT-relaterede udgifter- Engangsomkostninger- Bedste praksisNetto pengestrømBudgeteffekt- Afskrivning- RenteUpside0,10,00,0-----0,8-0,6-0,6--0,020152,00,10,1-----1,50,60,6--0,020164,70,20,2-----0,84,34,3--0,120176,10,30,2------6,66,6--0,220187,20,30,2------7,77,7--0,320197,50,30,2------8,18,1--0,320207,50,30,2------8,18,1--0,4Total2014-1820,01,00,7-----3,018,718,7--0,7Total2014-2572,83,32,4-----3,075,575,5--3,9
Tabel 63: Detaljeret udvikling i årsværkspotentialer for minimal investering – andre skiftesager2012SkifteretJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtLed., adm. og hjælpefunk.JuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigtTotaltJuristerKontormedarbejdereEleverBeskæftigelsesordningØvrigt38,739,33,42,21,92,510,40,91,85,641,249,74,33,97,520140,10,10,00,00,0-----0,10,10,00,00,020151,22,50,20,10,10,00,20,00,00,11,32,80,20,20,220162,95,00,40,30,20,21,20,10,20,63,16,20,50,50,920174,65,40,50,30,20,31,40,10,20,74,96,80,60,51,020186,15,40,50,30,20,41,40,10,20,76,56,80,60,51,020196,75,40,50,30,20,41,40,10,20,77,16,80,60,51,020206,75,40,50,30,20,41,40,10,20,77,16,80,60,51,020216,75,40,50,30,20,41,40,10,20,77,16,80,60,51,020226,75,40,50,30,20,41,40,10,20,77,16,80,60,51,020236,75,40,50,30,20,41,40,10,20,77,16,80,60,51,020246,75,40,50,30,20,41,40,10,20,77,16,80,60,51,020256,75,40,50,30,20,41,40,10,20,77,16,80,60,51,0
163
1 Juristbesparelser vs. effektueringDe besparelser i juristopgaver, der er identificeret, stammer udelukkende fra arbejde på ikke-retsdage. Et sparet årsværk i business cases svarer derfor til opgaver for 5 ikke-retsdage om ugensparet. En jurist har 4 ikke-retsdage om ugen og en retsdag. Hvis der fjernes et juristårsværk vilder derfor fjernes arbejdskraft for en retsdag, som ikke er sparet (et tab på en retsdag om ugen),og der vil der være sparet en ikke-retsdag om ugen i opgaver, som der ikke er fjernet arbejdskraftfor (frigjort tid svarende til en dags juristopgaver om ugen).I tilfældet hvor der spares 8 årsværk på ikke-retsdagsopgaver, og der afskediges 8 jurister, vil dersåledes være blevet 8 retsdage færre om ugen, men frigjort 8 dage om ugen til andrejuristopgaver, som tabellen nedenfor viser.Retsdage/uge0-8-8
Ikke-retsdage/uge+40-32+8
Besparelse identificeret (8 årsværk på juristopgaver)Effekt af at afskedige 8 jurister (ikke dommere)Total
For at opveje tabet af retsdage kunne der ansættes en dommer for hver fire juristårsværk, derspares i skifteretten. Dette ville dog resultere i, at der effektivt bliver et ekstra juristårsværk tilrådighed ved retterne, idet der er sparet arbejde for fire årsværk, men effektivt kun fjernet treårsværk.I tilfældet hvor der spares 8 årsværk på ikke-retsdagsopgaver, og der afskediges 8 jurister og hyres2 dommere, vil der således ikke være blevet færre retsdage, men frigjort hele 10 dage om ugen tilandre juristopgaver, som tabellen nedenfor viser.Retsdage/uge0-8+8-
Ikke-retsdage/uge+40-32+2+10
Besparelse identificeret (8 årsværk på juristopgaver)Effekt af at afskedige 8 jurister (ikke dommere)Effekt af at hyre 2 dommereTotal
For at udligne antallet af retsdage bedst muligt, samtidig med de identificerede besparelsereffektueres, kunne man derfor fjerne en ekstra jurist, dvs. totalt set fjerne fem juristårsværk ogansætte en dommer, for hver 4 årsværk sparet på ikke-retsdagsopgaver. På denne måde tabeskun en retsdag frem for fire, mens det totale antal sparede årsværk effektueres.I tilfældet hvor der spares 8 årsværk på ikke-retsdagsopgaver, og der afskediges 10 jurister oghyres 2 dommere, vil der således være blevet 2 færre retsdage, og frigjort 2 dage om ugen tilandre juristopgaver, som tabellen nedenfor viser.
Besparelse identificeret (8 årsværk på juristopgaver)Effekt af at afskedige 10 jurister (ikke dommere)Effekt af at hyre 2 dommereTotal
Ikke-retsdage/uge+40-40+2+2
Den maksimale stigning i gennemløbstid vil altså reduceres til en fjerdedel af den der villefremkomme, ved ikke at ansætte dommere (jf. første tabel).
