Udenrigsudvalget 2013-14, Finansudvalget 2013-14, Klima-, Energi- og Bygningsudvalget 2013-14
URU Alm.del Bilag 68, FIU Alm.del Bilag 38, KEB Alm.del Bilag 104
Offentligt
Udenrigsministeriet
UDENRIGSMINISTERIETS HÅNDTERINGAF FORLØBET VEDRØRENDEREJSEREGLERNE I GGGI
DECEMBER 2013
Indhold
1. Baggrund og metode ................................................................................................................................................... 32. GGGI’s rejseregler....................................................................................................................................................... 33. Generelt om forvaltning og journalisering i Udenrigsministeriet................................................................................... 44. Sagsforløbet omkring bestyrelsesmødet i GGGI den 12. maj 2012............................................................................. 45. Forløbet i efteråret 2013 omkring orienteringen af medierne den 11. oktober, samrådet i Folketinget den 23.oktober og perioden frem til udviklingsministerens tilbagetræden den 21. november................................................. 56. Vurdering ..................................................................................................................................................................... 77. Videre skridt................................................................................................................................................................. 88. Opfølgning: Kvalitetssikring i udenrigstjenesten .......................................................................................................... 88.1. Fremrykning af nyt elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem og skærpet opmærksomhedom arkiveringskulturen i Udenrigsministeriet...................................................................................................... 88.2. Fremme af god sagsbehandlingsskik, herunder omhu og kontrol af kritiske fakta............................................... 88.3. Etablering af et særligt indsatsteam..................................................................................................................... 98.4. Sameksistens af forskellige arbejdskulturer – læring fra eksterne miljøer ........................................................... 9
2
1. Baggrund og metodeDen 21. november 2013 meddelte Christian Friis Bach, at han trådte tilbage som udviklingsminister. Han begrundedebeslutningen med, at han havde afgivet forkerte oplysninger til Folketinget i sagen om godkendelse af rejseregler iGlobal Green Growth Institute (GGGI).I modsætning til hvad den daværende udviklingsminister tidligere havde oplyst, var det ved en nærmere gennemgang afsagen kommet frem, at rejsepolitikken var blevet godkendt i GGGI’s bestyrelse på et møde den 12. maj 2012, somudviklingsministeren havde deltaget i.Forståelsen af, at rejsereglerne var et administrativt anliggende, der ikke havde været forelagt eller drøftet i GGGI’sbestyrelse, og at den daværende udviklingsminister ikke havde været bekendt med rejsereglerne, havde, siden sagenkom frem i medierne, ligget til grund for Udenrigsministeriets orientering af ministeren. Dette førte til, at Folketinget ogoffentligheden modtog forkerte oplysninger, herunder på samrådet i Folketingets Udenrigsudvalg den 23. oktober 2013.På baggrund heraf blev der i Udenrigsministeriet iværksat en grundig undersøgelse af sagsforløbene vedrørende GGGI,som danner baggrund for nærværende redegørelse, som handels- og europaministeren i udenrigsministerens fravær ogUdenrigsministeriets departementschef stillede Folketingets Udenrigsudvalg i udsigt.I undersøgelsen er der fokuseret på:Sagsforløbet omkring bestyrelsesmødet i GGGI den 12. maj 2012Sagsforløbet omkringsamrådet i Folketingets Udenrigsudvalg den 23. oktober 2013 samt efter det tidspunkt,hvor der var blevet sået tvivl om,hvorvidt de hidtidige oplysninger om Udenrigsministeriets kendskab tilGGGI’srejseregler var korrekte.Undersøgelsen er blevet gennemført af Udenrigsministeriets Controllerenhed, der til lejligheden er blevet forstærket medmedarbejdere fra andre dele af Udenrigsministeriet. Der er indhentet relevant materiale gennem skriftlige redegørelserfra medarbejdere, der ud fra deres organisatoriske placering på de pågældende tidspunkter kunne tænkes at have videnom sagsforløbene. Desuden har Controllerenheden haft adgang til personlig mailkorrespondance og dokumenter samtforetaget arkivsøgning og indhentet dokumentation direkte fra GGGI.Redegørelsens form og karakteren af de videre skridt er fastlagt i samråd med Justitsministeriet ogModerniseringsstyrelsen og efter anbefaling fra Kammeradvokaten.
2. GGGI’s rejsereglerGGGI var indtil den 23. oktober 2012 en koreansk ikke-statslig organisation (NGO). Danmark indledte samarbejdet medGGGI den 11. maj 2011.Den tidligere udviklingsminister deltog i GGGI’s bestyrelsesmøde den 12. maj 2012. På mødet fik GGGI’s bestyrelseforelagt GGGI’srejsepolitik og godkendte denne. Der foreligger dagsordener og referater udarbejdet af GGGI’ssekretariat for dette bestyrelsesmøde. Det fremgår ikke af selve dokumentet med rejsepolitikken dateret den 9. april2012, som blev godkendt den 12. maj 2012, at rejsepolitikken skulle bestyrelsesgodkendes, men det fremgår derimod, atden træder i kraft den 9. april 2012.GGGI’s bestyrelse fik i november 2010, hvilket varfør Danmarks engagement,og senere i maj 2012 forelagtrejsepolitikker og godkendtedisse. I december 2012 blev der udarbejdet et memorandum om rejseregler for bestyrelsensmedlemmer stilet til generaldirektøren. Dokumentets formelle status er uklar og ses ikke forelagt bestyrelsen, men det
3
fremgår, at dokumentet foreslås videreformidlet til bestyrelsens medlemmer og bragt i anvendelse fra og med detførstkommende bestyrelsesmøde den 17. januar 2013.I andet halvår af 2013 er der udarbejdet nye rejsepolitikker, idet politikkerne for medlemmer af de styrende organer(herunder bestyrelsen) og for sekretariatets ansatte m.fl. for første gang adskilles tydeligt i separate dokumenter.Dokumentet, der beskriver en rejsepolitik for medlemmer af de styrende organer (herunder bestyrelsen), er påtegnet afGGGI’s generaldirektør den 18. oktober 2013 med angivet virkning fra den 1. august 2013. Rejsepolitikken er herefter iforbindelse med GGGI’s bestyrelsesmøde den 5.-6. december 2013 forelagt bestyrelsen med en indstilling om, at denne”noterer sig” politikken, hvilket umiddelbart fremstår som en ny forelæggelsespraksis for rejsepolitikker i GGGI.3. Generelt om forvaltning og journalisering i UdenrigsministerietUdenrigsministeriet er som offentlig myndighed underlagt de almindelige forvaltningsretlige regler, der gælder foroffentlig administration. I tillæg hertil er der i ministeriet fastsat en række interne regler, der også skal følges, beskrevet iministeriets organisationshåndbog, ministervejledning, interne regler for journalisering og normer for god ledelse. IUdenrigsministeriets organisationshåndbog betones, at”Ekspedition af sager i relation til Folketinget forudsætter særskiltopmærksomhed og omhyggelighed og stiller specifikke krav til forberedelse af håndakter”.Ifølge Udenrigsministeriets interne regler for journalisering er det enhedschefens (dvs. kontorchefens hhv.ambassadørens) ansvar at sikre sagsdannelsen, herunder arkivering af mails og andre dokumenter. Det fremgår også,at ansvaret for at vurdere, om modtagne eller afsendte meddelelser er sagsdannende, og dermed skal akteres, påhvilersagsbehandleren (mails sendt direkte til/fra den pågældende) og/eller arkivmedarbejderen (mails og anden post sendt tilUdenrigsministeriets hhv. ambassadens hovedpostkasse). Endelig fremgår det, at afsender har ansvaret for, atsagsdannende post fra ambassaderne til Udenrigsministeriet sendes til aktering på såvel Udenrigsministeriets somambassadens akter.Udenrigsministeriet har siden 2009 haft et sæt nedskrevne normer for god ledelse. I lederprofilen pointeres det blandtandet, at den primære opgave som chef er at skabe resultater af høj faglig kvalitet i samarbejde med medarbejderne.Det kræver chefprofiler, der først og fremmest er gode personaleledere, er fagligt kompetente og som besidder helheds-og fremtidsorientering med fokus på, hvad der tjener koncernens samlede interesser.4. Sagsforløbet omkring bestyrelsesmødet i GGGI den 12. maj 2012Det første bestyrelsesmøde i GGGI, udviklingsministeren deltager i, er det 9. bestyrelsesmøde den 12. maj 2012 iYeosu. Som led i forberedelse af mødedeltagelsen og udarbejdelse af udviklingsministerens håndakter afholdeshenholdsvis den 25. april 2012 og den 7. maj 2012 møder på ministerens kontor.Håndakterne tager udgangspunkt i materialet fra GGGI til bestyrelsesmødet den 12. maj 2012 – en såkaldt ”BoardPackage” – der modtages i Udenrigsministeriet den 2. maj 2012. Da udviklingsministeren afrejser den 8. maj 2012 viaBruxelles til Sydkorea, færdiggøres håndakterne påStore Bededag den 4. maj og i den efterfølgende weekend den 5.-6.maj 2012.Iforberedelsen af håndakterne lægges der vægt på GGGI’s strategiske fokus, omdannelse til en internationalorganisation og vedtagelse af GGGI’s budget, hvilket også omfatter finansieringen af et GGGI-kontor i København i FN-byen. GGGI’s rejsepolitik, der indgår som underpunkt til dagsordenspunktetbudget and regulationsiGGGI’s materiale tilbestyrelsesmødet, gøres hverken til genstand for drøftelse eller selvstændig sagsbehandling i Udenrigsministeriet.I Udenrigsministeriets håndakter til udviklingsministeren indgår blandt andet en kommenteret dagsorden, der er baseretpå det materiale, der skal drøftes på bestyrelsesmødet, herunder mødets formelle dagsorden. Af den kommenterededagsorden fremgår mødedagsordenen på første side, herunder rejsepolitik som underpunkt. Her lægger
4
Udenrigsministeriet op til, at ministeren godkender regulativerne for den finansielle styring samt det fremlagte budget for2012, men anbefaler at spørge ind til, under hvilken post finansiering af GGGI-kontoret i København indgår i budgettet.Den 12. maj 2012 afholdes det 9. bestyrelsesmøde i GGGI med deltagelse af udviklingsministeren. Ministeren ledsagestil mødet af en højtstående embedsmand fra Udenrigsministeriet, en ministersekretær og en yngre medarbejder fraambassaden. De samlede håndakter indeholder bestyrelsesmaterialet modtaget fra GGGI, og GGGI’s rejsepolitik indgåri de elektroniske håndakter.Efter bestyrelsesmødet den 12. maj 2012 udarbejder Udenrigsministeriet et internt referat, hvoraf det blandt andetfremgår, at punktet budget og administrative spørgsmål blev vedtaget. Emnet rejsepolitik nævnes ikke i referatet.Referatet er dateret den 21. maj 2012.Den 24. september 2012 modtager Udenrigsministeriet baggrundsmaterialet til det 10. bestyrelsesmøde i GGGI, somskal afholdes den 1. oktober 2012. Der udarbejdes elektroniske håndakter til udviklingsministeren indeholdende enkørenotits med kommenteret dagsorden samt baggrundsdokumenter til det 10. bestyrelsesmøde.Baggrundsdokumenterne omfatter blandt andet GGGI’s ”Board Package”, som inkluderer GGGI-sekretariatets udkast tilreferat af det 9. bestyrelsesmøde afholdt den 12. maj 2012. Af referatet fremgår,at budget og underpunkter hertil blevgodkendt af bestyrelsen på mødet.På det efterfølgende bestyrelsesmøde i GGGI den 1. oktober 2012 godkendtes referatet fra det 9. bestyrelsesmøde iGGGI den 12. maj 2012.5. Forløbet i efteråret 2013 omkring orienteringen af medierne den 11. oktober, samrådet i Folketinget den 23. oktoberog perioden frem til udviklingsministerens tilbagetræden den 21. novemberSom led i Udenrigsministeriets almindelige rotation foretages den 1. august 2013 et skifte på en række centrale poster iforhold til ministeriets håndtering af GGGI.Fra oktober 2013 bliver GGGI-bestyrelsesformandens rejser et emne i medierne. Udenrigsministeriet modtager i denforbindelse en række aktindsigtssager og pressehenvendelser, der alle kredser om GGGI, GGGI-bestyrelsesformandensrejser og Udenrigsministeriets involvering. Udviklingsministeren lægger vægt på, at ministeriet gennemgår allebestyrelsesreferater fra GGGI for at kunne udtale sig på sikker grund. Ministeriet begynder derfor internt at afdækkerelevant materiale, som ministeriet måtte være i besiddelse af, ligesom der søges indhentet relevant materiale hosGGGI.Kort tid efter modtager ministeriet fra GGGI to rejsepolitikker udformet som et memorandum af 27. december 2012, deraf GGGI betegnes som ”den gamle politik”, samt en nyere udateret rejsepolitik, som ifølge GGGI er taget i brugden 1.august 2013, men endnu ikke formelt bekendtgjort. Af rejsepolitikkerne fremgår, at GGGI har ændret klassificering afflyrejser og hotelværelser for bestyrelsesformanden fra 1. klasse til business class og fra Junior Suite til Deluxe i dennyeste rejsepolitik, ibrugtaget den 1. august 2013.Det fremgår imidlertid ikke af rejsepolitikkerne, om det er GGGI’s generaldirektør, der har beføjelser til at vedtage disseretningslinjer, eller om det er et bestyrelsesanliggende. Dette spørgsmål søges afklaret, men en ledende medarbejderoplyser efter kontakt til GGGI fejlagtigt, at GGGI’s bestyrelse aldrig har været involveret i udformningen af eller modtagetoplysninger om GGGI’s rejsepolitik, der oplyses at være et anliggende for GGGI’s generaldirektør. I ministeriet læggesdisse informationer fremover til grund for ministeriets besvarelser på pressehenvendelser og senereberedskabsmateriale.Udenrigsministeriets presselinje bliver derfor, at udviklingsministeren ikke har været bekendt med organisationensrejseregler, før sagen blev præsenteret i medierne, idet rejsereglerne er et administrativt anliggende for GGGI’s direktør
5
og administration, samt at GGGI’sdirektør og bestyrelsesformand har ændret rejsereglerne pr. 1. august 2013 udenforelæggelse eller drøftelse i bestyrelsen.Folketingets Udenrigsudvalg indkalder den 11. oktober 2013 udviklingsministeren i et åbent samråd for at afdække,omUdenrigsministeriet har godkendt GGGI’s rejseregler.Udviklingsministeren anmoder den 14. oktober 2013 ministeriet om atudarbejde en oversigt over alle bestyrelsesmøder iGGGI for den periode, hvor ministeren har været medlem, hvilke emner der har været på dagsordenen samt, hvad hanhar sagt. I besvarelsen heraf samt i forberedelsen af samrådet har medarbejderneproblemer med at finde relevante akteri ministeriets arkiv. I søgningen støder man således ikke på materiale fra tidligere bestyrelsesmøder i GGGI, der viser, atGGGI’s rejsepolitik har været på dagsordenen på trods af, at referatet fra bestyrelsesmødet den 12. maj 2012senereviser sig at forefindes på akterne.Konsekvensen er, at Udenrigsministeriets daværende udkast til beredskab til udviklingsministerens samråd i FolketingetsUdenrigsudvalg fastholder linjen om, at rejsereglerne ikke har været forelagt eller drøftet i bestyrelsen, men er etadministrativt anliggende for GGGI’s direktør og administration.Den 21. oktober 2013ændres spørgsmålene til udviklingsministerens samråd, idet Folketingets Udenrigsudvalgmeddeler, at fokus for samrådet den 23. oktober 2013 ønskes ændret i retning af større vægt på GGGI som organisationi kølvandet på GGGI-bestyrelsesformandens pressemøde dagen før (den 20. oktober 2013). Udenrigsministerietudarbejder derfor nyt materiale, hvori der ikke indgår oplysninger om, hvordan rejseregler besluttes i GGGI.På samrådet stilles udviklingsministeren et spørgsmål om GGGI’srejseregler, som ministeren besvarer ioverensstemmelse med den hidtidige linje, således at han overfor Folketingets Udenrigsudvalg oplyser ikke at haveværet informeret om eller have godkendt GGGI’s rejseregler.Som udgang på samrådet meddeler udviklingsministeren, at ministeriet i løbet af et par uger vil udarbejde en skriftligredegørelse til blandt andet Rigsrevisionen og Folketingets Udenrigsudvalg om en række af de forhold vedrørendeGGGI, som blev berørt under samrådet.I Udenrigsministeriet vurderes det i udgangspunktet, at redegørelsen blandt andet også skal indeholde en gennemgangaf, hvordan GGGI’s rejsepolitik er blevet til. Som led i arbejdet med redegørelsen fremskaffes fra GGGI den 6. november2013 GGGI’s referater fra alle bestyrelsesmøder afholdt,mens GGGI var en koreansk NGO, herunder referatet fra det 9.bestyrelsesmøde i Yeosu den 12. maj 2012. Ved gennemgangen af GGGI’s referat fra dette bestyrelsesmødekonstateres det i Udenrigsministeriet, at ”Travel policy” var anført som et underpunkt under dagsordenens punkt 3. Demedarbejdere, der bliver bekendt med disse nye oplysningerkonstaterermed bekymring, at Udenrigsministeriets hidtidigeopfattelse og dermed udviklingsministerens udtalelser om godkendelsen af rejsepolitikken, har været fejlagtig.Samme dag igangsættes en eftersøgning af de håndakter, som Udenrigsministeriet havde udarbejdet tiludviklingsministeren til brug for GGGI-bestyrelsesmødet den 12. maj 2012 samt det materiale, som GGGI havde sendt tilUdenrigsministeriet forud for mødet. I Udenrigsministeriets arkiv lokaliseres nu GGGI-sekretariatets referat fra det 9.bestyrelsesmøde den 12. maj 2012 i en forsendelse fra Udenrigsministeriet til Klima- og Energiministeriet sendt den 24.september 2012 forud for det 10. bestyrelsesmøde i GGGI afholdt pr. videokonference den 1. oktober 2012. Et par dageefter lokaliseres også det materiale fra GGGI, der blev fremsendt forud for det 9. bestyrelsesmøde i GGGI den 12. maj2012, hvor rejsepolitikken godkendtes, inklusive dokumentet med GGGI’s daværende rejsepolitik.Det første udkast til redegørelse til Rigsrevisionen og Folketingets Udenrigsudvalg cirkuleres og indeholder omtale afrejsepolitikken, men ikke hvorvidt bestyrelsen havde godkendt den.Mellem nogle af de involverede medarbejdere
6
drøftes, om GGGI’s rejsepolitik skal indgå i redegørelsen. De bliver enige om, at det skal den ikke. Den 14. november2013 sendes et udkast til redegørelsen til udviklingsministeren, hvor omtale af rejsepolitikken ikke indgår.På et møde med udviklingsministeren den 15. november 2013 drøftes Udenrigsministeriets udkast til redegørelsen.Spørgsmålet om, hvorvidt rejsepolitikken skal indgå i redegørelsen bringes op på mødet, men det besluttes at udeladedenne. De nye oplysninger om GGGI-bestyrelsens involvering i GGGI’srejsepolitik på det 9. bestyrelsesmøde den 12.maj 2012 omtales ikke på mødet.En ledende medarbejder i Udenrigsministerietoplyser, at vedkommende den 19. november sammenholder dagsordenenfor GGGI-bestyrelsesmødet den 12. maj 2012, der tydeligt fremhævede ”Travel policy” under punkt tre som et af flereregulativer, med GGGI’s referat fra det pågældende møde.Den følgende morgen, den 20. november 2013, orienteres Udenrigsministeriets departementschef for første gang om, atudviklingsministeren havde afgivet fejlagtige oplysninger om GGGI’s rejseregler samt,at der i Udenrigsministeriet varsøgt yderligere oplysninger i sagen siden den 6. november 2013, hvor GGGI’s referat fra GGGI-bestyrelsesmødet den12. maj 2012 kom til de involveredemedarbejderes kendskab.Departementschefen beslutter, at Folketinget og pressen skal orienteres hurtigst muligt, og sørger for, at der foretagesen øjeblikkelig orientering af udviklingsministeren og Statsministeriet.Den følgende dag træder udviklingsministeren tilbage.6. VurderingFor så vidt angår forløbet omkring GGGI’s bestyrelsesmøde den 12. maj 2012, er det ikke tilfredsstillende, at GGGI’srejsepolitik, der indgår som et af bilagene til dagsordenen ikke gøres til genstand for drøftelse endsige selvstændigsagsbehandling. Dettebør dog ses i lyset af, at fokus for mødet var et andet end rejseregler. Dertil kommer, at der pågrund af sen modtagelse af det omfattende materiale til bestyrelsesmødet kun var kort tid til at udarbejdehåndaktsmaterialet.I efteråret 2013, hvor der er politisk fokus på GGGI’s rejsepolitik, bliver der ikke fulgt tilstrækkeligtoppåudviklingsministerens gentagne anmodninger om at få sagen fuldt belyst og herunder, at han den 5. og den 14.oktober 2013 beder om, at referater og dagsordener for bestyrelsesmøderne skal gennemgås. Det er kritisabelt, at deberørte enheder i Udenrigsministeriet, hverken formårattilvejebringe alle de efterspurgte referater eller fårefterprøvet deindhentede oplysninger. En del af problemet er, at Udenrigsministeriets arkiv ikke giver et retvisende billede af sagen oghistorikken, idet mange dokumenter og en del tidligere korrespondance ikke er journaliseret. Sagen kan således ikkebelyses retvisende via arkivet, selvom det centrale dokument senere faktisk viser sig at ligge i arkivet.Flere medarbejdere i ministeriet var tilsyneladende efter den 6. november 2013 klar over, at udviklingsministeren havdeværet med til at godkende rejsepolitikken på bestyrelsesmødet i GGGI den 12. maj 2012, og at ministeren derfor havdeafgivet urigtige oplysninger. Departementschefen burde have været orienteret hurtigst muligt herom med henblik påorientering af ministeren, Folketinget og offentligheden. At dette ikke er sket må betegnes som meget kritisabelt.Fredag den 15. november 2013 gennemgås redegørelsen til Rigsrevisionen og Folketingets Udenrigsudvalg i opfølgningpå samrådet den 23. oktober 2013 på et møde hos udviklingsministeren. Der er en drøftelse af, om rejsereglerne skalinddrages. Det besluttes, at det skal de ikke. Allerede forud for mødet den 15. november 2013 udveksles e-mails mellemnogle af de involverede medarbejdere om at holde rejsepolitikken ude af redegørelsen. Det er yderligere megetkritisabelt, at ministeren heller ikke under mødet den 15. november 2013 blev delagtiggjort i de nye oplysningervedrørende godkendelsen af rejsepolitikken på bestyrelsesmødet i GGGI den 12. maj 2012 med henblik på hurtigorientering af Folketinget og offentligheden.
7
7. Videre skridtUdenrigsministeriet har på grundlag af undersøgelsen i samråd med Kammeradvokaten, Justitsministeriet ogModerniseringsstyrelsen fundet grundlag for at indlede tjenstligt forhør mod tre tjenestemænd.8. Opfølgning: Kvalitetssikring i udenrigstjenestenDet er klart fremhævet i Udenrigsministeriets organisationshåndbog, at ekspedition af sager i relation til Folketingetforudsætter særskilt opmærksomhed og omhyggelighed.Alligevel viser den ovenfor præsenterede gennemgang af Udenrigsministeriets håndtering af GGGI-sagen, at der erbegået alvorlige fejl og, at der er en række områder, som kalder på skærpet opmærksomhed og forbedringer. Det gælderogså selv om det helt overordnet er vurderingen, at Udenrigsministeriets kvalitetssikringssystemer normalt ervelfungerende og rettidigt sikrer den fornødne kvalitet i sagsbehandlingen.Derfor iværksætter Udenrigsministeriet som opfølgning på sagsforløbet med GGGI nu en række initiativer, der ernærmere beskrevet nedenfor.8.1. Fremrykning af nyt elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem og skærpet opmærksomhed omarkiveringskulturen i UdenrigsministerietMinisteriets og repræsentationernes akter skal give et retvisende billede af sagerne og deres historik. Et sagsforløb skalaltid kunne belyses fyldestgørende via akterne, og man skal som sagsbehandler kunne have tillid til, at relevantedokumenter kan findes i arkivet. Meget af den viden, som Udenrigsministeriet trækker på i håndteringen af sager, liggerhos de enkelte sagsbehandlere. Det er afgørende, at der i forbindelse med den naturlige hyppige rotation i ude- oghjemmetjenesten sker den nødvendige overdragelse af viden, og at der på en systematisk måde sker arkivering af altmateriale, der er relevant for sagerne. Det har ikke i tilstrækkelig grad været tilfældet i den konkrete sag.Opmærksomheden vil derfor blive skærpet på dette område gennem følgende tiltag:Udenrigsministeriet vil fremskynde implementeringen af et nyt elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, så detudrulles i andet kvartal af 2014. Systemet vil gøre det lettere at identificere akter og vil fremme en bedre og mereautomatisk arkivering end hidtil og vil – i modsætning til i dag – betyde direkte adgang fra Udenrigsministeriet iKøbenhavn til alle repræsentationers arkiver. Det nye system vil desuden gøre det muligt, på en helt anden måde end idag, at etablere ufravigelige og elektronisk understøttede arbejdsgange, hvor hver enkelt fase i sagsgangen registreresog dermed dokumenteres.Der nedsættes med øjeblikkelig virkning en task-force med specialister inden for arkivering, der får til opgave atgennemføre en omfattende intern kommunikationsindsats med det formål at understrege den enkelte medarbejders pligttil at arkivere alle sager af sagsdannende karakter og understøtte den enkelte medarbejders mulighed for at gennemføreden fornødne arkivering. Task-forcen vil i løbet af første kvartal 2014 besøge samtlige kontorer i Udenrigsministeriet. Dergennemføres ligeledes en målrettet indsats over for repræsentationerne i udlandet.Endelig gøres det til et skærpetledelseskrav at fremme og medvirke til at sikre den forpligtede arkivering i de enkelteenheder. Dette øgede fokus på arkivering vil blive understøttet af øget og systematisk brug af arkiveringsstatistik.8.2. Fremme af god sagsbehandlingsskik, herunder omhu og kontrol af kritiske faktaSelv om Udenrigsministeriet som udgangspunkt har et veletableret kvalitetssikringssystem og generelt har enorganisationskultur, der lægger vægt på kvalitet, omhyggelighed og rettidighed i sagsbehandlingen, er der ikke destomindre sket alvorlige sagsbehandlingsfejl i GGGI-sagen.
8
Dette giver grund til at indføre initiativer, der kan fremme den gode sagsbehandlingsskik og styrke opmærksomheden påde produkter, der leveres til Folketinget.Ministeriets uddannelse af medarbejderne i god sagsbehandling m.v. vil blive styrket med særligt fokus på betjeningen afFolketinget og ministeransvarlighedsloven samt den nye offentlighedslov og dens krav til journalisering. Det vil bliveunderstreget, at medarbejdere har et individuelt ansvar for at sikre, at der er sket behørig kvalitetssikring af oplysningertil Folketinget, eftersom det er afgørende for Folketingets arbejde, at ministeriets arbejde er fejlfrit og gennemarbejdet.Der vil ske undervisning heri ikke alene i den indledende fuldmægtiguddannelse, men også i den løbendeefteruddannelse af medarbejderne individuelt samt på kontorniveau. Et vigtigt element heri vil være at sikre enrutinemæssig anvendelse af kollegasparring på sagsbehandlerniveau – i form af et ”mindst-fire-øjne-princip” – vedvurderingen af oplysninger.Ud over afholdelse af en række kurser vil der blive udarbejdet en ny vejledning om håndtering af aktindsigtsanmodningeri ministeriet, herunder vejledning om den nye offentlighedslovs journaliseringskrav.8.3. Etablering af et særligt indsatsteamErfaringer i de senere år har vist, at sager med stor politisk bevågenhed uventet kan opstå på områder, hvor den enhed,der har det daglige sagsansvar, ikke er gearet ressourcemæssigt til at håndtere langvarige og hårde belastninger medkrav om løbende og intensiv ministerbetjening og ofte med krav om samtidig håndtering af et større antalaktindsigtssager. Det har i høj grad været tilfældet i GGGI-sagen. Inden for det konsulære område er der med succesetableret et velfungerende beredskab af såkaldte indrykkere og udrykkere, der kan assistere i kriser.Udenrigsministeriet etablerer derfor med øjeblikkelig virkning et særligt indsatsteam bestående af erfarnesagsbehandlere med sagkundskab på tværs af udenrigstjenestens sagsområder, herunder juridisk ogforvaltningsmæssig sagkundskab, der med kort varsel kan tilføres enheder, som pludselig skal håndtere sager med storpolitisk bevågenhed, der stiller ekstraordinære ressourcekrav til den enkelte enhed. Ud over den ressourcemæssigeaflastning vil en sådan tilførsel også bidrage til, at der kommer friske øjne på en sag.8.4. Sameksistens af forskellige arbejdskulturer – læring fra eksterne miljøerUdenrigsministeriet er en vidtfavnende organisation, som rummer en bred vifte af opgaver. Opgaverne nødvendiggør påen række områder, at der ikke må ske fejl. Det gælder f.eks. i forhold til betjening af Folketinget, som i den konkrete saghar været mangelfuld og fejlbehæftet. Arbejdsgangene skal afspejle dette krav. På andre områder er det til gengældvigtigt, at ministeriets kultur fremmer innovative og visionære kræfter. Det er en særlig udfordring at rumme så forskelligekulturer på én gang, og det stiller krav til, at man kan skelne og veksle imellem de forskellige tilgange afhængigt afbehovet i de enkelte sager.Udenrigsministeriet vil derfor nu gå i dialog med virksomheder og organisationer, der har værdifulde erfaringer ogbestpractices inden for denne problemstilling med henblik på at udvikle en større ledelsesmæssig opmærksomhedomkring de krav, der stilles, for at sikre, at så forskellige kulturer kan udfoldes side om side i organisationen.8.5. Sikre klar kompetence- og opgavefordeling ved deltagelse i nye besluttende internationale foraSom det var tilfældet i GGGI, har Udenrigsministeriet et betydeligt og voksende engagement i internationale fora.Varetagelsen af disse opgaver sker i et tæt samspil mellem de danske repræsentationer, der varetager den direktekontakt til de pågældende internationale organisationer, og Udenrigsministeriet i København, der som udgangspunkt haransvaret for linjeføringen. Det stiller særlige krav til klarhed om fordeling af kompetence og ansvar.Der vil straks i det nye år i alle relevante kontorer blive gennemført et serviceeftersyn af kompetence- ogopgavefordelingen mellem ude- og hjemmetjeneste i forbindelse med deltagelsen i nye besluttende internationale fora.Det vil bl.a. have til formål at indskærpe arbejdsdelingen og sikre, at instruktionsbeføjelsen i forhold til den danske
9
deltagelse i beslutningstagende møder som udgangspunkt ligger i København, og at repræsentationernes dækning skerved skriftlig instruktion forud for mødet.
10
