FOU, Alm.del - 2013-14 - Bilag 98: Statsrevisorernes beretning nr. 5/2013 om Forsvarets procedurer for anskaffelse af større materiel

Ministerredegørelse til Statsrevisorerne vedrørende beretning nr. 5/2013 omForsvarets procedurer for anskaffelse af større materielJeg fremsender hermed min redegørelse til beretning nr. 05/2013 om Forsvarets procedurerfor anskaffelse af større materiel. Redegørelsen omhandler de foranstaltninger og overvejel-ser, som beretningen har givet anledning til på Forsvarsministeriets område. Redegørelsener samtidig sendt til rigsrevisor.Jeg konstaterer med tilfredshed, at statsrevisorerne og Rigsrevisionen anerkender de mangetiltag, der siden 2010 er foretaget for at styrke Forsvarets procedurer omkring indkøb afmateriel.Jeg noterer mig, at Statsrevisorerne finder, at Forsvarets fremskridt og indsats på områdetfor anskaffelse af større materiel ikke er helt tilfredsstillende. Jeg tager statsrevisorerneskritik til efterretning og har særligt noteret mig de fire nedennævnte områder, som Statsre-visorerne peger på, at der fortsat er problemer med:1. At sikre kvaliteten af oplysningerne til de bevilgende myndigheder–fx er Thetis-projektet til modernisering af inspektionsskibene forlænget 4 år.2. At udarbejde materielstatusrapporteringer til departementet.3. At færdiggøre projektstyringsværktøjer til materielanskaffelser–og med at anvendedisse værktøjer aktivt og konsekvent.4. At udarbejde projektafslutningsrapporter. Endvidere bør Forsvaret overveje at udar-bejde gevinstrealiseringsrapporter, der kan dokumentere anskaffelsernes indflydelsepå Forsvarets evne til at løse sine opgaver._______________________________________________________________________________________________________________________________________________HOLMENS KANAL 421060 KØBENHAVN KTELEFON: 33 92 33 20TELEFAX: 33 32 06 55MAIL: [email protected]WEB: www.FMN.DKCVR: 25-77-56-35EAN: 5798000201200

Styrke gennemførelsen af større materielanskaffelserStatsrevisorernes beretning anbefaler indledningsvist, at der fortsat er behov for at styrkegennemførelsen af større materielanskaffelser.Jeg er enig i statsrevisorernes anbefaling om, at der fortsat er behov for at styrke gennem-førelsen af større materielanskaffelser, og som det også vil fremgå af dette ministersvar,arbejder Forsvarsministeriet og Forsvaret til stadighed på at styrke procedurerne for anskaf-felse af større materiel.Jeg kan i øvrigt oplyse, at Forsvaret på flere områder arbejder for at implementere Rigsrevi-sionens anbefalinger. Forsvarets Materieltjeneste har bl.a. oprettet et program vedrørende”Systematiseringaf Portefølje-, program-, projekt- Og Risikostyring”.Programmet har tilformål at skabe yderligere struktur og sammenhæng i Forsvarets Materieltjenestes styringaf portefølje, programmer, projekter og risici.

Kvaliteten af oplysningerne til de bevilgende myndighederStatsrevisorernes beretning anbefaler, at Forsvarsministeriet bør tydeliggøre usikkerhed for-bundet med projektets tid, pris og kvalitet i de tilfælde, hvor aktstykket forelægges for Fi-nansudvalget, inden der er afholdt udbud. Rigsrevisionen finder endvidere, at ministeriet børredegøre for projekternes totalomkostninger i aktstykkernes sagsfremstilling.Jeg er enig i, at det bør fremgå, såfremt man er bekendt med, at der er usikkerhed forbun-det med projektets tid, pris og kvalitet, især når aktstykket forelægges for Finansudvalget,inden der er afholdt udbud. Jeg kan i den forbindelse oplyse, at Forsvaret i 2. halvår 2013generelt har ændret Forsvarets interne aktstykkeproces. Det er fremover hensigten, at dersom udgangspunkt fremsendes bevillingsindstillinger til Folketingets Finansudvalg efter, atder er foretaget tilbudsevaluering, og før Forsvaret underskriver en given kontrakt. Hervedforventes en højere grad af kvalificering af aktstykkernes angivelse af behov, funktionel løs-ning, tidsplan - herunder tidspunkt for operativ idriftsættelse af det indkøbte materiel–samt økonomi.I de tilfælde, hvor der er behov for at fremsende bevillingsindstilling til Folketingets Finans-udvalg inden, der er gennemført tilbudsevaluering, vil Forsvarsministeriet være opmærksompå at tydeliggøre de usikkerheder, der ved indstillingstidspunktet kan være forbundet medprojektets tid, pris og kvalitet.I forhold til anbefalingen om at redegøre for projekters totalomkostninger kan jeg oplyse, atvurdering af totalomkostninger er en naturlig del af Forsvarets business case, der beskriverinvesteringsgrundlaget, herunder behov og lønsomhed. Totalomkostnings- og levetidsbe-

tragtninger er afhængige af den reelle anvendelse af materiellet. Erfaringen tilsiger, at ope-rativ indsættelse af militært materiel igennem længere perioder og under forskellige geogra-fiske og klimatiske forhold samt overfor forskellige typer af modstandere har betydning forslid og behov for opgradering at materiellet. Dette betyder, at både investeringsgrundlagetsamt driftsprofil ændres, hvorved der afviges fra systemernes oprindelige levetidsbetragt-ninger. Levetidsbetragtninger i aktstykker vil således under alle omstændigheder være ba-seret på en række forudsætninger.Jeg kan også oplyse, at Forsvaret fremadrettet i forbindelse med indstillinger vedrørendematerielanskaffelser vil angive totalomkostnings- og levetidsbetragtninger i aktstykkernessagsfremstilling.Jeg noterer mig, at statsrevisorerne nævner THETIS projektet som eksempel på, at der fort-sat er problemer med at sikre kvaliteten af oplysninger til de bevilligende myndigheder, ogjeg tager kritikken til efterretning. Som jeg har oplyst over for Finansudvalget, skyldtes for-sinkelsen, at Forsvarets Materieltjeneste primo 2012 i forbindelse med udbud af luftvars-lingsradaren konstaterede, at leveringstiden var væsentlig længere end forventet, og vedkontraktindgåelsen november 2012 måtte det accepteres, at radarsystemet først kunne le-veres i marts 2014. Endvidere ønskede forsvaret at koordinere kapacitetsvidereførelsen medimplementeringen af den nye skibsbaserede helikopter af typen Sea Hawk (SH60), der kræ-ver en modifikation af THETIS-klassen. Forsvaret ønskede desuden at gennemføre kapaci-tetsvidereførelsen, så indflydelsen på aktiviteterne i Nordatlanten og beredskabet ved Grøn-land reduceres mest muligt.Det fremgår af beretningen, at Rigsrevisionen finder, at orienteringen af Finansudvalgetvedr. forsinkelsen på THETIS-projektet skete på et sent tidspunkt i forhold til, at forsinkel-sen var kendt i en længere periode. Jeg tager denne kritik til efterretning.

MaterielstatusrapporteringerI statsrevisorernes beretning anbefales, at Forsvarets materielstatusrapporteringer fortsatstyrkes, og at retningslinjerne for materielstatusrapporteringerne præciseres, ligesom der erbehov for en strammere praksis i forhold til rapporteringerne.Jeg har noteret mig Rigsrevisionens anbefaling om, at materielstatusrapporteringen medfordel kan videreudvikles. Forsvarsministeriet og Forsvaret er derfor i dialog om at revidereog opdatere kriterier for medtagelse af projekter i materielstatusrapporteringen. Der sesendvidere på tiltag, der kan nedbringe procestiden for den enkelte rapportering, således atForsvarsministeriet kontinuerligt har en relevant og opdateret status for igangværende an-skaffelser. Endvidere kan jeg oplyse, at der i dialog med Forsvaret vil blive fastsat et sene-ste tidspunkt for, hvornår materielanskaffelsesprojekter skal være oprettet i rapporteringen.

Projektstyring og projektstyringsværktøjer til materielanskaffelserI statsrevisorernes beretning er der en række anbefalinger, der vedrører Forsvarets projekt-styring og udviklingen af projektstyringsværktøjer. Statsrevisorernes beretning anbefaler, atForsvaret sikrer, at projektstyringsværktøjer forankres i organisationen, samt at de anven-des aktivt og konsekvent i organisationen. Herudover finder Rigsrevisionen, at Forsvaretmed fordel kan udarbejde retningslinjer for en samlet evaluering af de enkelte anskaffelses-projekter, efter at disse er taget i drift. Rigsrevisionen finder desuden, at fokus på at udar-bejde retningslinjer (både i første faser og for afslutningen) kan bidrage til styring af anskaf-felsen, men også til, at Forsvaret får opsamlet erfaringer, som kan anvendes i forbindelsemed fremtidige projekter. Beretningen anbefaler desuden, at Forsvarets Materieltjeneste ividest muligt omfang anvender interne projektledere. Endelig anbefaler beretningen, at dertil hvert projekt bør være tilknyttet to businesscases. Forsvarets businesscase, der udarbej-des i projekternes idéfase og ejes af den operative kommando, samt en projekt businessca-se, der udarbejdes i planlægningsfasen, efter projektorganisationen er etableret og ejes afstyregruppen.Jeg kan i den forbindelse oplyse, at Forsvaret er enig i Rigsrevisionens anbefalinger vedrø-rende projektstyring og projektstyringsværktøjer. Forsvarets Materieltjenestes etablering afdet tidligere omtalte program1ses netop at styrke forankringen og den aktive og konse-kvente anvendelse af projektstyringen i organisationen. Programmet vil ligeledes understøt-te anbefalingen om, at der er behov for yderligere specifikke retningslinjer og vejledningertil gennemførelsesfasen.Forsvarets Materieltjeneste er i forhold til anbefalingen om at få udviklet retningslinjer tilbrug for projektafslutningen i færd med at opdatere forvaltningsgrundlaget således, at detteogså omfatter en såkaldt”beslutningsbriefing 3” omhandlende afslutning af det konkreteprojekt. Der vil i denne forbindelse blive fastlagt en standard for den projektafslutningsrap-port, som skal danne grundlag for beslutningsbriefingen. Forsvaret har oplyst, at ForsvaretsMaterieltjeneste siden Rigsrevisionen afsluttede dataindsamlingen allerede har udarbejdetprojektafslutningsrapporter for 20 større materielanskaffelser og har mere end 20 projektaf-slutningsrapporter, der pt. er under udarbejdelse.Forsvaret har oplyst, at man er enig med Rigsrevisionen i, at Forsvarets Materieltjeneste ividest muligt omfang bør anvende interne projektledere. Forsvarets Materieltjenestes be-manding og variationen i omfanget af materielanskaffelsesprojekter betyder dog, at Forsva-1

rets Materieltjeneste også fremadrettet vil have behov for at kunne anvende eksterne pro-jektledere. Forsvarets Materieltjeneste anvender som hovedregel interne projektledere påde største og strategisk vigtigste projekter, såsom fregatprojektet, anskaffelse af pansredemandskabsvogne og skibsbaseret helikopter.I forhold til anvendelsen af to businesscases er Forsvaret enig i revisionens anbefaling og vili forbindelse med større materielanskaffelser anvende en strategisk businesscase benævnt”Forsvarets Businesscase”, som udgør beslutningsgrundlaget for investeringer på strategiskniveau, og en projektbusinesscase, som anvendes internt ved Forsvarets MaterieltjenesteForsvarets Materieltjeneste er således i den afsluttende fase med opdatering og færdiggø-relse af forvaltningsgrundlaget og procedurerne i forbindelse med materielanskaffelser. Deter Forsvarets opfattelse, at der dermed er skabt det fornødne grundlag for en systematiskanvendelse af de besluttede projektstyringsværktøjer.

Projektafslutningsrapporter og gevinstrealiseringsrapporterAf statsrevisorernes beretning fremgår en række anbefalinger vedr. projektafslutningsrap-porter og gevinstrealiseringsrapporter. I beretningen fremgår det, at Forsvarsministeriet børoverveje at supplere de fastsatte aktivitets- og outputmål med egentlige gevinstrealise-ringsmål i forhold til, om særligt væsentlige anskaffelser opfylder de operative krav og for-udsætninger, der lå til grund for beslutningen om indkøbet.Beretningen anbefaler endeligt, at Forsvaret med fordel kan evaluere det leverede materiel,efter at det har været i drift i en periode, samt at Forsvaret ved udarbejdelse af gevinstrea-liseringsrapporter bør inddrage en vurdering af kvaliteten af de behovsopgørelser, der lå tilgrund for prioriteringen og gennemførelsen af materielanskaffelsen.Forsvarsministeriet finder i den forbindelse, at gevinstrealiseringsmål kan være relevante,men at de forudsætter, at beslutningsgrundlaget for materielanskaffelsen kan danne grund-lag for en styringsrelevant opfølgning, fx på nøgletal for operativ rådighedsgrad eller lignen-de. Overvejelser om styringsrelevant opfølgning på materielanskaffelser i sammenhængmed en resultatkontrakt må derfor vurderes konkret i hvert enkelt tilfælde.Jeg kan endvidere oplyse, at Forsvarets Materieltjeneste som nævnt ovenfor er i den afslut-tende fase med opdatering og færdiggørelse af forvaltningsgrundlaget og procedurerne iforbindelse med materielanskaffelser, herunder også grundlaget for projektafslutningsrap-porter.Forsvaret har oplyst, at man enig i beretningens anbefaling om at gennemføre evaluering afdet leverede materiel, når det er i drift–en evaluering som allerede ses gennemført i ram-

men af materielstatusrapporteringen. Materielstatusrapporteringen indeholder til det formålbåde den aktuelle status for materiellet og den operative kommandos vurdering i forhold tilopgaveløsningen.I forhold til Rigsrevisionens anbefaling vedrørende vurdering af kvaliteten af behovsopgørel-serne, er Forsvaret ligeledes enig, idet vurderingen dog anses for at være en del af en - tilstadighed - igangværende proces. Som tidligere nævnt i forbindelse med angivelse af total-omkostninger i aktstykker, så er der stor variation i anvendelsen af Forsvarets materiel. Detsker ofte, at materiellet anvendes i en anden sammenhæng, end det der var forudset i op-gørelsen af behovet ved anskaffelsen. Forsvaret ser derfor behovsopgørelsen–og kvalitetenaf denne - i lyset af grundlaget på anskaffelsestidspunktet.I forbindelse med projektafslutninger er forvaltningsgrundlaget for aktstykkelukninger ogsåfærdiggjort. Der vil i forbindelse med afslutning af de enkelte aktstykker ske en opfølgningpå:- Anskaffelsesforløb,- målopfyldelse, herunder om anskaffelsen har haft den ønskede effekt/gevinst forForsvaret,- bevillingsafløb.Jeg kan endvidere oplyse, at Forsvaret vil indhente erfaringer med projektevalueringer fraandre relevante, offentlige eller private myndigheder og virksomheder. På baggrund herafvil Forsvaret vurdere, hvorledes der kan skabes værditilvækst ved anvendelse af gevinstrea-liseringsrapporter.Samlet set er jeg af den opfattelse, at de anførte tiltag vil bidrage til, at Forsvarets procesfor anskaffelse af større materiel bringes op på et tilfredsstillende niveau inden for de områ-der, som Statsrevisorerne har fundet ikke er helt tilfredsstillende.