IndholdsfortegnelseANALYSE AF FÆLLES LØSNINGER I KOMMUNERNE.................................................................. 11.2.3.4.5.6.7.8.BAGGRUND OG FORMÅL................................................................................................. 5OPGAVEN........................................................................................................................... 5MEDARBEJDERE............................................................................................................... 5TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN.............................................................................. 6PRIS..................................................................................................................................... 6SAMARBEJDSORGANISATION......................................................................................... 6OPSIGELSE......................................................................................................................... 6UNDERSKRIFTER............................................................................................................. 7

1.BAGGRUND OG FORMÅLDenne delkontrakt er indgået i henhold til rammekontrakt af 18. juni 2013 mellem Kon-sulentfirmaet og Finansministeriet.Rammekontrakten giver Finansministeriet adgang til at benytte og indkøbe tjenesteydel-ser selvstændigt eller i samarbejde med andre ministerier.Når Finansministeriet, i overensstemmelse med ovenstående, indgår en delkontrakt isamarbejde med andre ministerier, kan Finansministeriet overlade det til det pågældendeministerium at gennemføre selve miniudbuddet. I disse situationer betegnes Finansmini-steriet og det udførende ministerium samlet som Kunden.Delkontrakten er indgået mellem parterne efter et af Kunden gennemført miniudbud, jf.rammekontraktens punkt 6, hvor Konsulentfirmaet er vurderet som havende afgivet detøkonomisk mest fordelagtige bud.For delkontrakten gælder de i rammekontrakten med bilag anførte vilkår med de tilføjel-ser, der fremgår af denne delkontrakt med bilag.2.OPGAVEN

Der er gennemført et miniudbud som anført i rammekontraktens punkt 6 og i henholdtil Kundens opfordringsskrivelse, jf. bilag 4.a (Opfordringsskrivelse).På baggrund af det gennemførte miniudbud har Konsulentfirmaet afgivet det økono-misk mest fordelagtige bud og er derfor i henhold til rammekontaktens tildelingskriteriertildelt udførelse og levering af opgaven.Opgaven vedrørerAnalyse af fælles løsninger i kommunerne,og er overordnet be-skrevet i den opgavebeskrivelse, jf. bilag 4.b (Opgavebeskrivelse), Kunden har udarbej-det til brug for gennemførelse af miniudbud herom.Konsulentfirmaet skal levere opgaven til Kunden som beskrevet i bilag 4.c (Løsningsbe-skrivelse).3.MEDARBEJDERE

Opgaven honoreres som en fastpris-aftale til den i bilag 4.e (Pris og allokerede medar-bejdere) anførte pris. Dog kan prisen ikke overstige prisen for den ved opgavens løsningmedgåede tid opgjort i henhold til de priser, der fremgår af bilag 3, Priser.Opsiger Kunden en delkontrakt, er Konsulentfirmaet berettiget til et forholdsmæssigtog rimeligt vederlag af den aftalte faste pris for det udførte arbejde frem til ophørstids-punktet.Er det omvendt Konsulentfirmaet, som opsiger en delkontrakt med fast pris, er Konsu-lentfirmaet ikke berettiget til vederlag for det hidtil udførte arbejde, hverken helt ellerdelvist.6.SAMARBEJDSORGANISATION

Bilag 4.a - OpfordringsskrivelseI medfør af rammekontraktens punkt 6 agter Kunden at gennemføre et miniudbud.Konsulentfirmaet opfordres hermed til at deltage i det pågældende miniudbud.Udbuddet vedrørerAnalyse af fælles løsninger i kommunerneEn nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af bilag 4.b (Opgavebeskrivelse).På baggrund heraf opfordres Konsulentfirmaet til at fremsende tilbud på udførelse afopgaven. Tilbuddet skal være indleveret senest den26. februar 2014, kl. 12:00.Tilbudmodtaget efter dette tidspunkt, tages ikke i betragtning.Tilbuddet, der skal være skriftligt, skal indleveres i en lukket kuvert til adressen:FinansministerietAtt. Jakob Lynge LindChristiansborgs Slotsplads 11218 København KKuverten skal mærkes "Miniudbud – må ikke åbnes".Tilbuddet bedes indleveret i6eksemplarer. Kunden ser også gerne, at tilbuddet afleve-res i en elektronisk version på et USB-stik.Der henvises i øvrigt til rammekontraktens punkt 6, herunder særligt punkt 6.2.2 og6.2.3, i relation til Konsulentfirmaets afgivelse af tilbud.

Bilag 4.b - Opgavebeskrivelse1. BaggrundRegeringen har i Vækstplan DK sat som mål, at en modernisering af den offentlige sek-tor skal frigøre 12 mia. kr. frem mod 2020. Et hovedspor i dette arbejde er, hvordanfælles løsninger kan bidrage til at skabe en bedre og mere effektiv service i den offentligesektor.I aftalen om kommunernes økonomi for 2014 fremgår det, at ”[r]egeringenog KL vil senærmere på mulighederne for at effektivisere bl.a. administrative støttefunktioner gennem øget standardi-sering og flere fælles løsninger på tværs af kommuner og i fællesoffentlig regi”.Baggrunden for at anvende fælles løsninger i moderniseringen af den offentlige sektorer, at en øget volumen i opgaveløsningen kan skabe mere professionelle faglige miljøerog sikre effektiviseringsgevinster i form af stordrift og standardisering. Dermed kanfælles løsninger bidrage til bedre og mere effektive løsninger til borgeren.Samtidig vil det i etableringen af fælles løsninger være afgørende, at der sikres klare snit-flader, som giver mening i opgaveløsningen både centralt og decentralt, og at løsninger-ne ikke væsentligt begrænser det lokale politiske prioriteringsrum.Fælles løsninger består konkret i, at flere enheder går sammen om løsningen af en opga-ve, fx i form af egentlig samdrift, standardisering eller et fælles udbud af opgaver. Der vilvære en række snitflader til andre typer af effektivisering, hvor kommunerne arbejdersammen, herunder digitaliserings- og indkøbsområdet. Analysens fokus vil være de om-råder og initiativer, hvor stordrift eller standardisering er den primære effektiviserings-driver.1.1 Formål med analysenDer eksisterer allerede eksempler på fælles løsninger på tværs af kommunerne. Billedeter dog samtidig, at arbejdet med fælles løsninger i en vis udstrækning bærer præg afmanglende systematik, og at de enkelte løsninger i mindre grad er implementeret bredt ikommunerne. Der er imidlertid ikke gjort noget forsøg på at skabe et samlet overblikover erfaringerne med fælles løsninger i kommunerne.Formålet med analysen vil på den baggrund være at skabe grundlag for en mere syste-matisk tilgang til arbejdet med fælles løsninger i kommunerne.Konkret skal analysen:1. Skabe et bedre overblik over de eksisterende erfaringer med fælles løsninger2. Pege på konkrete initiativer til etablering eller understøttelse af fælles løsninger3. Udarbejde et oplæg til en strategi for det videre arbejde med at fremme og udbredefælles løsninger

Udgangspunktet for analysen vil være en afdækning af de eksisterende erfaringer medfælles løsninger i kommunerne og andre steder i den offentlige sektor. I den forbindelseskal eksisterende rapporter og foranalyser på området inddrages. Sigtet er ikke et total-overblik over alle eksempler på samarbejder mellem kommuner, men et overblik overalle væsentlige eksempler på og erfaringer med fælles løsninger. Erfaringerne skal dannegrundlag for den videre analyse.De konkrete tiltag til etablering af fælles løsninger kan bestå af et bredt spektrum af ini-tiativer, fx egentlig samdrift (centralt eller i grupper af kommuner), fælles udbud af op-gaver eller udvikling og standardisering af fælles redskaber. Hvilke løsninger som giverden bedste og mest holdbare gevinstrealisering vil afhænge af de enkelte områder.1.2 Analysens tilrettelæggelseAnalysen er tilrettelagt, så der i foråret gennemføres en afdækning af eksisterende erfa-ringer og en analyse af mulige fremadrettede fokusområder. Konkret vil afdækningsfa-sen munde ud i et bruttokatalog af fokusområder, som analyseres og vurderes på bag-grund af en fælles analytisk ramme.På den baggrund vil det i ØA15 være muligt politisk at drøfte fremadrettede fokusom-råder og igangsætte mere dybdegående analyser i efteråret 2014.Sammenhængen mellem de enkelte faser er illustreret ifigur 1.Den udbudte opgave ind-går i figuren som fase 1. Fase 2 gennemføres af en embedsmandsarbejdsgruppe, mensfase 3 forventes at blive udbudt særskilt i efteråret 2014.Figur 1. Samlet analyseplan

Konkret kan arbejdet ses i tre delfaser:Afdækning af eksisterende erfaringer med fælles løsninger i kommunerneSystematisk afdækning af nye områderAnalyse af og identificering af fokusområderDe enkelte delfaser vil blive beskrevet nærmere i det følgende.2.1 Afdækning af eksisterende erfaringerAfdækningen skal for det første skabe overblik over de konkrete eksempler på fællesløsninger, der allerede eksisterer, herunder analyser og foranalyser på området. For detandet skal afdækningen føre til en systematisk opsamling på de erfaringer, som man hargjort sig med fx etablering, gevinstrealisering, styring og drift af fælles løsninger.Afdækningen skal således bl.a. svare på:Hvilke initiativer er der i dag iværksat på tværs af to eller flere kommuner, og hvader erfaringerne hermed?Hvilke erfaringer er der med fælles løsninger indenfor sammenlignelige områder istaten, regionerne, den private sektor og evt. internationalt?Hvad er effekterne (omkostninger og kvalitet) af initiativerne?Hvilke opmærksomhedspunkter eksisterer der ift. systemunderstøttelse mv.?Hvad er erfaringen med forskellige organiseringsformer og styringsmodeller ift. ge-vinstrealisering og effektiv drift?I det omfang der allerede eksisterer analyser, foranalyser og evalueringer på konkreteområder skal disse inddrages i afdækningen. Det forventes desuden, at der gennemføresen række aktiviteter, fx interviews med relevante aktører, med henblik på at kvalificereden systematiske opsamling på de konkrete erfaringer.Afdækningen skal desuden ses i sammenhæng med de evalueringer, som pt. pågår afhenholdsvis Udbetaling DK og Statens it samt erfaringer fra Statens administration.Resultaterne herfra vil kunne indgå i analysearbejdet. Der vil være behov for at projekt-gruppen bistår med adgang til det relevante materiale og evt. interviewpersoner.Afdækningen skal på den baggrund lede frem til en systematisk opsamling på de eksiste-rende erfaringer med fælles løsninger. Gode erfaringer og eksempler kan fremhævesgennem egentlige showcases, såfremt der er grundlag for dette. Showcases skal bl.a. væ-re med til at illustrere eksempler på indhøstede gevinster – økonomiske og kvalitative.2.2 Systematisk afdækning af nye områderForuden afdækning af de eksisterende erfaringer vil det være hensigtsmæssigt at afdæk-ke, om der er oplagte områder med potentiale for fælles løsninger, hvor der i dag ikkeeksisterer nogen erfaringer. Det vil kræve en systematisk gennemgang af de kommunaleopgaveområder.

Der eksisterer ikke et egentligt opgavekatalog over de kommunale opgaver, som kandanne udgangspunkt for en systematisk gennemgang. Der vil derfor være behov for, atkonsulenterne tilrettelægger en proces for denne afdækning. Det kan fx ske gennemkortlægningsøvelser, workshops med relevante aktører mv.En del af leverancen fra Konsulentfirmaet vil derfor være en metode for systematisk atafdække potentialet for fælles løsninger inden for de enkelte opgaveområder.På baggrund af den systematiske afdækning af de kommunale opgaveområder vil detvære muligt at identificere områder, som i den efterfølgende fase kan indgå i et bruttoka-talog, jf. afsnittet nedenfor.2.3 Analyse af og identificering af fokusområderPå baggrund af de eksisterende erfaringer og den systematiske afdækning af de kommu-nale serviceområder skal der etableres et egentligt bruttokatalog over mulige fokusområ-der.Kataloget vil konkret basere sig på baggrund af følgende:Eksisterende erfaringer fra fælles løsninger i kommunerne som kan udbredes.Erfaringer fra andre sektorer, fx staten eller den private sektor, som vil kunne an-vendes i kommunerne.Systematisk afdækning af kommunale opgaveområder med henblik på at identificerenye områder med potentiale for fælles løsninger.De enkelte områder i bruttokataloget vurderes ud fra en fælles analyseramme, som ud-gøres af en række analyseparametre. Analyserammen tager bl.a. afsæt i de opmærksom-hedspunkter, som er affødt af erfaringsopsamlingen for de eksisterende initiativer.Analyserammen kan på den baggrund anvendes til at vurdere, hvor egnet de enkelteområder vil være for etablering af fælles løsninger.Parametrene i en analyseramme kan fx være:Potentiale for kvalitative og økonomiske gevinster ved fælles løsningerOmrådets volumen og evt. effektiviseringspotentialeBehov for lokalt politisk prioriteringsrum (og evt. nærhed til kerneopgaver)Behov for geografisk nærhed og lokal videnOpgavernes standardiserbarhedMuligheden for at udskille opgaver og processer fra den øvrige driftI det omfang der allerede eksisterer analyser eller foranalyser på konkrete områder, kandisse være med til at kvalificere vurderingen. Det gælder fx de foranalyser, som KL fikudarbejdet i forbindelse med Kommunaløkonomisk Forum 2013 samt øvrige tidligeregennemførte analyser.

Endelig kan der i analyserammen indgå en vurdering af områdets modenhed. Et områ-des modenhed kan bl.a. være bestemt af områdets standardiserbarhed, mulighed for atudskille opgaver og processer, samt om der allerede eksisterer løsninger, der kan byggesvidere på.For de områder som på baggrund af analyserammen vurderes som velegnede i forholdtil fælles løsninger, skal der udarbejdes korte beskrivelser (2-3 sider), som kort redegørfor områdets karakteristika i forhold til etablering af fælles løsninger.På baggrund af vurderingerne af områderne i bruttokataloget og de korte beskrivelser afudvalgte områder vil det være muligt for projektgruppen at udarbejde et oplæg til, hvilkefokusområder som kan indgå i en senere analysefase. Fokusområderne kan på den bag-grund drøftes politisk i forbindelse med forhandlingerne mellem regeringen og KL omØA15.Tabel 1

Leverancer fra Konsulentfirmaet

• Overblik over eksisterende fælles løsninger i kommuner• Systematisk opsamling på erfaringer, herunder udarbejdelse af showcases• Bruttokatalog over mulige fokusområder• Analyseramme og vurderinger af områderne i bruttokataloget• Korte beskrivelser af områder, som vurderes at have potentiale for fælles løsninger

3. Organisering og tidsplanAnalysen er forankret i en styregruppe og projektgruppe med repræsentanter fra KL,Økonomi- og Indenrigsministeriet og Finansministeriet (formand).Projektgruppen vil løbende følge arbejdet, og vil i udgangspunktet mødes en gang omugen med Konsulentfirmaet, hvor Konsulentfirmaet fremlægger foreløbige resultater ogprojektets fremdrift, udeståender, faglige spørgsmål mv. drøftes og afklares.Det forventes desuden, at repræsentanter fra projektgruppen inddrages løbende i analy-searbejdet, herunder workshops, møder med relevante aktører, interviews mv. for atsikre en dybdegående forståelse af anvendte metoder, beregninger, data mv.Endelig skal konsulentfirmaet overdrage konsoliderede data og viden, som er opnået iforbindelse med opgaveløsningen, til Finansministeriet, således at der kan foretages op-følgende/supplerende analyser i forhold til konsulentfirmaets endelige afrapportering.Tilbuddet skal følge nedenstående overordnede tidsplan.

Det forventes, at der løbende sker afrapportering i forbindelse med projektgruppemø-derne, men at den endelige afrapportering sker som angivet i tidsplanen ovenfor.En mere detaljeret tidsplan aftales nærmere med Konsulentfirmaet ved indgåelse af del-kontrakten for opgaven. Herunder konkrete milepæle for de enkelte delanalyser og ud-kast til den endelige afrapportering.Afrapporteringsformatet skal ske i power point og/eller word. Det nærmere format,herunder fx niveauet/omfanget af tekst, aftales nærmere med Konsulentfirmaet vedindgåelse af delkontrakten for opgaven.

4. Generelle krav til tilbuddetFinansministeriet vil vurdere de indkomne tilbud ud fra tildelingskriteriet "det økono-misk mest fordelagtige tilbud". Delkriterierne er:Kvaliteten af tilbudsgivers løsning: 50 pct.Pris: 25 pct.Konsulentteam: 25 pct.Der lægges i den forbindelse også vægt på følgende i vurderingen af kvaliteten af tilbud-det:En beskrivelse af hvordan de ovenstående krav til miniudbuddet vil blive håndteret.Demonstration af Konsulentfirmaets erfaringer med og evne til at løfte opgavenmed at udarbejde konkrete løsningsforslag.En beskrivelse af metoder der vil blive brugt til at gennemføre undersøgelsen, her-under hvordan dataindsamlingen vil finde sted.En beskrivelse af tilbudsgivers organisering og varetagelse af den samlede ledelse ogstyring af opgaven såvel som ledelse og styring af analyserne.En kort beskrivelse af tilbudsgivers erfaring med lignende projekter – både i denoffentlige og den private sektor.CV’er med beskrivelse af relevante kompetencer og uddannelsesbaggrund for depersoner, der vil varetage opgaven.

5. PriserDet forventes, at tilbud på løsning af opgaven ikke overstiger 3,5 mio. kr.Det skal fremgå eksplicit, hvorledes den tilbudte pris er sammensat, jf. afsnit 7 i kontrak-ten og bilag 4d (Pris og allokerede medarbejdere).Det forudsættes, at udgifter til rejser er indeholdt i den afgivne pris.Udbetalingerne til konsulentfirmaet vil ske i forbindelse med opgavens fuldførelse. Enkonkret betalingsplan aftales nærmere med konsulentfirmaet ved indgåelse af del-kontrakten for opgaven.Det bemærkes, at tilbudstager i udgangspunktet ikke kompenseres økonomisk ved even-tuelle forsinkelser i opgaveløsningen, der er forårsaget af forhold, der er uden for Kun-dens indflydelse.

Bilag 4.c – LøsningsbeskrivelseARBEJDSMETODER OG VÆRKTØJER:[ … ](Konsulentfirmaets fulde angivelse og beskrivelse af, hvorledes opgaven påtænkes løst, samt hvor-ledes de angivne arbejdsmetoder og værktøjer inddrages og nyttiggøres ved løsningen.)TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN:[ … ](Konsulentfirmaets angivelse af, hvorledes opgaven vil blive tilrettelagt, herunder hvorledes Kun-den forudsættes inddraget, hvorledes der tages højde for procestid i forbindelse med arbejdet, hvorledesrettidig levering sikres, hvorledes Kunden løbende holdes orienteret mv.)

Bilag 4.d – Pris og allokerede medarbejderePRIS:Prisen for Konsulentfirmaets udførelse og levering af opgaven er kr.[ … ](angivelse affast pris for gennemførelse af opgaven).ALLOKEREDE MEDARBEJDERE:Fra de i bilag 2, anførte konsulentkategorier, allokerer Konsulentfirmaet følgende kon-krete konsulenter til brug for gennemførelse af opgaven under denne delkontrakt:[ … ](navn(e) på konsulent(er))(Tilbuddet skal indeholde cv for hver af de tilbudte medarbejdere. Tilbuddet skal angive, hvilke generellekompetencer medarbejderen har, hvilke ydelsesspecifikke kompetencer medarbejderen har, hvilken rollemedarbejderen har i projektorganisationen samt hvilken konsulentkategori medarbejderen tilhører.Tilbuddet beskrivelse af konsulentteamet skal således bestå af de følgende 5 delelementer:1. Tilbudte medarbejdere(Her vedhæfter Leverandøren cv for de tilbudte medarbejdere. Der vedhæftes cv. pr. tilbudt medarbejder.)2. Medarbejderens generelle kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders generelle kompetencer. Der udfærdiges beskrivel-se pr. tilbudt medarbejder.)3. Medarbejderens ydelsesspecifikke kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders ydelsesspecifikke kompetencer, herunder hvorle-des medarbejderens kompetencer inddrages og nyttiggøres i projektet. Der udfærdiges beskrivelse pr.tilbudt medarbejder.)4. Rolle i projektorganisationen(Her angiver Leverandøren den tilbudte medarbejders rolle i projektorganisationen. Der angives rolle iprojektorganisation pr. tilbudt medarbejder.)5. Konsulentkategori(Her angiver Leverandøren den konsulentkategori, som den tilbudte medarbejdere tilhører. Der angiveskonsulentkategori pr. tilbudt medarbejder samt det forventede antal timer pr. medarbejder.)Ved tilbudsvurderingen lægges der vægt på, hvordan tilbudsgiver allokerer og nyttiggør relevante medar-bejderes kvalifikationer. Der vil endvidere blive lagt vægt på, hvordan de allokerede medarbejdere en-keltvis og eventuelt som team kan medvirke til at kvalitetsniveauet i løsningen af opgaven under ram-mekontrakten forøges. )FORVENTET TIDSFORBRUG OG SAMMENSÆTNING HERAF:[ … ](Angivelse af hvorledes den tilbudte pris er sammensat, herunder angivelse af hvilket tidsforbrughver enkelt af de allokerede medarbejder forventes at anvende på opgaven.)

Leverancer fra Konsulentfirmaet

Tidsplan

Deadline