FIU, Alm.del - 2013-14 - Spørgsmål 191: MFU spm. om at oversende udbudsmaterialet fra de miniudbud, der har været siden 18. juni 2013, til finansministeren

Indholdsfortegnelse1.2.3.4.5.6.7.8.BAGGRUND OG FORMÅL ................................................................................................................................................5OPGAVEN.................................................................................................................................................................................5MEDARBEJDERE...................................................................................................................................................................5TIDSPLAN .................................................................................................................................................................................6PRIS ..............................................................................................................................................................................................6SAMARBEJDSORGANISATION .......................................................................................................................................6VARIGHED...............................................................................................................................................................................6UNDERSKRIFTER .................................................................................................................................................................7

1.BAGGRUND OG FORMÅLDenne delkontrakt er indgået i henhold til rammekontrakt af 18. juni 2013 mellem Kon-sulentfirmaet og Finansministeriet.Rammekontrakten giver Finansministeriet adgang til at benytte og indkøbe tjenesteydel-ser selvstændigt eller i samarbejde med andre ministerier.Når Finansministeriet, i overensstemmelse med ovenstående, indgår en delkontrakt isamarbejde med andre ministerier, kan Finansministeriet overlade det til det pågældendeministerium at gennemføre selve miniudbuddet. I disse situationer betegnes Finansmini-steriet og det udførende ministerium samlet som Kunden.Delkontrakten er indgået mellem parterne efter et af Kunden gennemført miniudbud, jf.rammekontraktens punkt 6, hvor Konsulentfirmaet er vurderet som havende afgivet detøkonomisk mest fordelagtige bud.For delkontrakten gælder de i rammekontrakten med bilag anførte vilkår med de tilføjel-ser, der fremgår af denne delkontrakt med bilag.2.OPGAVEN

Der er gennemført et miniudbud som anført i rammekontraktens punkt 6 og i henholdtil Kundens opfordringsskrivelse, jf. bilag 4.a (Opfordringsskrivelse)(beskrivelse af ram-merne for gennemførelse af udbuddet, herunder frist for afgivelse af tilbud).På baggrund af det gennemførte miniudbud har Konsulentfirmaet afgivet det økono-misk mest fordelagtige bud og er derfor i henhold til rammekontaktens tildelingskriteriertildelt udførelse og levering af opgaven.Opgaven vedrører analyse af ressourceforbruget i jobcentrene, og er overordnet beskre-vet i den opgavebeskrivelse, jf. bilag 4.b (Opgavebeskrivelse)(beskrivelse af de konkreteopgaver, som Konsulentfirmaet skal udføre inden for rammerne af bilag 1, Ydelsen, til rammekontrak-ten),Kunden har udarbejdet til brug for gennemførelse af miniudbud herom.Konsulentfirmaet skal levere opgaven til Kunden som beskrevet i bilag 4.c (Løsningsbe-skrivelse).3.MEDARBEJDERE

Opgaven honoreres som en fastpris-aftale til den i bilag 4.e (Pris og allokerede medar-bejdere) anførte pris. Dog kan prisen ikke overstige prisen for den ved opgavens løsningmedgåede tid opgjort i henhold til de priser, der fremgår af bilag 3, Priser.Opsiger Kunden en delkontrakt, er Konsulentfirmaet berettiget til et forholdsmæssigtog rimeligt vederlag af den aftalte faste pris for det udførte arbejde frem til ophørstids-punktet.Er det omvendt Konsulentfirmaet, som opsiger en delkontrakt med fast pris, er Konsu-lentfirmaet ikke berettiget til vederlag for det hidtil udførte arbejde, hverken helt ellerdelvist.6.SAMARBEJDSORGANISATION

Bilag 4.a - OpfordringsskrivelseI medfør af rammekontraktens punkt 6 agter Kunden at gennemføre et miniudbud.Konsulentfirmaet opfordres hermed til at deltage i det pågældende miniudbud.Udbuddet vedrørerAnalyse af ressourceforbruget i jobcentrene.En nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af bilag 4.b (Opgavebeskrivelse).På baggrund heraf opfordres Konsulentfirmaet til at fremsende tilbud på udførelse afopgaven. Tilbuddet skal være indleveret senest den25. november 2013, kl. 12.Tilbudmodtaget efter dette tidspunkt, tages ikke i betragtningTilbuddet, der skal være skriftligt, skal indleveres i en lukket kuvert til adressen:F1FinansministerietChristiansborg Slotsplads 11218 København KKuverten skal mærkes "Miniudbud –Att. Martin Sonnefeld Jørgensen- må ikke åb-nes"Tilbuddet bedes indleveret i15eksemplarer. Kunden ser også gerne, at tilbuddet afleve-res i en elektronisk version.Der henvises i øvrigt til rammekontraktens punkt 6, herunder særligt punkt 6.2.2 og6.2.3, i relation til Konsulentfirmaets afgivelse af tilbud.

Det fremgår af Aftale om kommunernes økonomi for 2014, at ”Regeringenog KL er enigeom, at der er brug for et styrket lokalpolitisk fokus på beskæftigelsesindsatsen. Klare politiske mål ogrammer for en effektiv indsats i den enkelte kommune er afgørende for, at færrest muligt ender på per-manent offentlig forsørgelse. Beskæftigelsesområdet skal i højere grad betragtes som politisk styrbart pålinje med andre kommunale områder.KL har iværksat et partnerskab om styringen af beskæftigelsesindsatsen med en række udvalgte kom-muner. Partnerskabet skal sætte fokus på, at der er rum til lokalpolitisk styring og prioritering påområdet.Regeringen og KL er enige om at understøtte dette projekt og gennemføre en kortlægning af ressourcefor-bruget i jobcentre. Kortlægningen kan fx fokusere på medarbejdernes forskellige opgavetyper, årsagernetil det relative ressourceforbrug mellem opgaverne og it-understøttelsen af konkrete arbejdsopgaver. Sam-tidig kan erfaringer fra frikommuneforsøg på beskæftigelsesområdet inddrages.”Der er fra flere sider peget på, at medarbejdere i jobcentrene bruger uforholdsmæssigtmange ressourcer på opgaver, som ikke direkte er relateret til at få ledige i job. I stedetbruger medarbejderne tid på opgaver, som er relateret til dokumentations- og proces-krav, dobbeltarbejde samt manglende it-understøttelse af arbejdsprocesserne. Det kan iværste fald være en betydelig barriere for at fokusere på jobcentrenes kerneopgave.Øget viden om ressourceanvendelsen og organiseringen kan medvirke til at identificerekonkrete barrierer for jobcentrenes indsats med at få ledige i job. Samtidig vil en bedreviden kunne understøtte en politisk styring og prioritering af indsatsen samt en mereresultatorienteret kontakt med borgerne.2. Organisering

Der gennemføres et miniudbud af en analyse, der skal kortlægge ressourceforbruget ijobcentrene samt baggrunden herfor, organiseringen og styringsrelationerne på områdetsamt konkrete forslag til effektiviseringer af området.Der har de seneste år været iværksat en række afbureaukratiseringstiltag på beskæftigel-sesområdet, der særligt har fokuseret på selve styrings- og regelkomplekset samt opfat-telsen af den aktive beskæftigelsesindsats blandt borgere og interessenter på beskæftigel-sesområdet. Imidlertid er der forholdsvis begrænset viden om, hvordan ressourcernekonkret bruges i jobcentrene samt årsagerne hertil. Endvidere er der ikke på nationaltplan klarhed over, i hvor høj grad der er forskelle mellem ressourcefordeling, arbejdstil-

rettelæggelse og samarbejdsrelationer til øvrige aktører på beskæftigelsesområdet mv. ide enkelte jobcentre.En tværgående analyse af ligheder og forskelle i ressourceforbruget i jobcentrene skaldanne grundlag for en optimering af ressourceudnyttelsen i den kommunale beskæftigel-sesindsats samt understøtte en lokalpolitisk prioritering af ressourcerne, der afspejler deforskellige rammevilkår i kommunerne. Herudover skal analysen danne grundlag for atoverveje organisering, styring og tilrettelæggelse af opgavevaretagelsen i jobcentrene ogbeskæftigelsesindsatsen ved at identificere best practice og forbedringspotentialer. Ana-lysen skal endvidere give en vurdering af lovgivningsmæssige krav og reglers effekt påressourceforbruget i jobcentrene, dvs. på hvilken måde krav og regler fører til øget res-sourceforbrug og/eller påvirker jobcentrenes mulighed for selv at prioritere ressource-forbruget.Analysen skal desuden give en vurdering af potentialet for en mere målrettet beskæfti-gelsesindsats (eller ressourcebesparelser) gennem forbedring og udvikling af den nuvæ-rende it-understøttelse.I henhold til Finansministeriets rammekontrakt vælges den konsulentvirksomhed, derafgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Konkret lægges vægt på a) kvaliteten aftilbudsgivers løsning (50 pct.), b) pris (25 pct.) og c) konsulentteam (25 pct.).Som baggrund er vedlagt et bilag med henvisninger til en række tidligere udarbejdedeanalyser. Disse er udelukkende vedlagt som inspiration.4. Krav til indhold af miniudbud

FormålOpgaven indeholder overordnet set tre delopgaver:1. Kortlægning af ressource- og tidsforbruget i jobcentrene.2. Dybdegående kortlægning og analyse af organiseringen, ressource- og tidsforbrugetsamt årsagerne hertil i et udvalgt antal jobcentre, herunder en vurdering af hvordanlovgivningsmæssige krav og regler har indvirkning på ressourceforbruget.3. Udarbejdelse af konkrete forslag til hvordan driften af jobcentrene kan effektiviseresunder hensynstagen til jobcentrenes rammevilkår og målsætningerne i den aktive be-skæftigelsesindsats.Formålet med kortlægningen af ressource- og tidsforbruget i jobcentrene er hovedsage-ligt at skabe et datagrundlag, som klarlægger det konkrete ressource- og tidsforbruget påtværs af jobcentrene samt en afdækning af forskelle i den politiske styring og administra-tive organisering og tilrettelæggelse af arbejdsgangene i jobcentrene.Endvidere skal der udarbejdes konkrete løsningsforslag til, hvordan driften af jobcent-rene kan indrettes mere effektivt under hensyntagen til jobcentrenes primære formål omat få ledige i beskæftigelse. Det kræver en afdækning af årsagerne til ressourcedrivendefaktorer samt best practice i jobcentrene. Løsningsforslagene bør være baseret på den

indsamlede information fra kortlægningen af ressourceforbruget i jobcentrene samt ana-lyser heraf, og skal være tilstrækkeligt konsoliderede til efterfølgende at kunne imple-menteres.Tilsammen skal kortlægningen, analysen samt løsningsforslagene skabe et beslutnings-grundlag for en effektivisering af jobcentrenes drift.Scope/afgrænsningKortlægningen af jobcentrenes ressourceforbrug omfatter myndighedsopgaverne påhele jobcentrenes driftsområde, herunder jobcentrenes samarbejde og koordination medoffentlige og private partnere. På den baggrund skal der tages hensyn til den valgte ar-bejdsdeling i de enkelte jobcentre, herunder omfanget af udlicitering til anden aktørsamt kommunens opgavesplit mellem jobcentret og andre kommunale enheder. Derskal således inddrages overvejelser om snitflader til ydelseskontorer, socialområdet, detpolitiske niveau, Beskæftigelsesrådene mv. Det skal derigennem sikres, at opgørelserneaf ressource- og tidsforbrug i jobcentrene er sammenlignelige på tværs af jobcentre samtat relevante styringsrelationer analyseres.MetodeKortlægningen og analyserne skal tage hensyn til den enkelte kommunes rammevilkår,og skal i videst mulig omfang kobles til og gøre brug af eksisterende data på området.Kunden vil bidrage til at tilvejebringe tilgængelige data i muligt omfang.Kortlægningen og analysen skal være af en tilstrækkelig dybde og generaliserbarhed til atkunne udgøre et solidt grundlag til at opnå en mere effektiv indsats i jobcentrene. Det erafgørende, at analyseresultaterne er tilstrækkeligt robuste og gennemarbejdede, så de kanekstrapoleres til resten af landets jobcentre.Der lægges op til, at Konsulentfirmaet gennemfører en survey blandt samtlige landetsjobcentre med henblik på en repræsentativ kortlægning af ressource- og tidsforbrugetblandt medarbejdere og ledelsen fordelt på forskellige typer af opgaver (borgernære op-gaver, samtaler, interne processer, politisk betjening, samarbejde og koordination medpartnere, administration, ledelse mv.) samt forskellige medarbejdertyper (socialrådgivere,akademiske sagsbehandlere/medarbejdere, administrativt personale, chefer mv.).Surveyen skal bidrage til en bedre forståelse for variationerne blandt jobcentrenes res-sourceudnyttelse, arbejdstilrettelæggelse og medarbejdersammensætning og sikre repræ-sentativitet i analysen.Der lægges endvidere op til, at Konsulentfirmet gennemfører en dybdegående analyse afet repræsentativt udsnit af i størrelsesordenen 15 jobcentre. Analysen skal kortlæggejobcentrenes ressource- og tidsforbrug fordelt på medarbejdergrupper og opgavetypersamt bagvedliggende årsager hertil.Konsulentfirmaet bidrager med input til udvælgelsen af deltagende kommuner. Denendelige beslutning om deltagende kommuner ligger hos Kunden.

Konsulentfirmaet må gerne komme med alternative eller supplerende forslag til at styrkeanalysens design. Det er således muligt for Konsulentfirmaet at foreslå andre former fordataindsamling samt yderligere analyser inden for det samlede tilbud. Dette skal i så faldfremgå eksplicit i Konsulentfirmaets tilbud.Leverancer og resultaterKonsulentfirmaet skal udarbejde konkrete og ambitiøse forslag til, hvordan driften afjobcentrene kan effektiviseres under hensynstagen til jobcentrenes rammevilkår og mål-sætningerne i den aktive beskæftigelsesindsats. Der identificeres best practice i indret-ningen af jobcentrenes styring, organisering og tilrettelæggelse af opgavevaretagelsen.Det bør i den forbindelse vurderes, hvorvidt disse practicies har potentiale til bred ud-bredelse blandt landets jobcentre.Det forventes samlet, at Konsulentfirmaets leverancer indeholder følgende:En kortlægning af jobcentrenes samlede ressource- og tidsforbrug forbrug opdelt påhovedopgaver, medarbejdertyper og overhead.En kortlægning af medarbejdernes tidsforbrug på forskellige opgavetyper opdelt påforskellige medarbejdergrupper og ledelsen.En kortlægning og analyse af årsager til det konkrete tidsforbrug i jobcentrene (bor-gerkontakt, interne proceskrav, eksterne proceskrav, kernedrift, udviklingsopgaver,koordination, organiseringen, it, overhead mv.).En analyse af hvilke lovgivningsmæssige krav og regler der har særlig betydning forressourceforbruget i jobcentrene.En analyse af hvorvidt sammensætningen af medarbejdere og fordelingen af ar-bejdsopgaver på medarbejdergrupper, herunder omfanget af overhead, bidrager til atsikre en mere hensigtsmæssig og omkostningseffektiv drift.En analyse af hvorvidt jobcentrene har tilrettelagt deres interne arbejdsgange, orga-niseringen og samarbejdet med øvrige dele af forvaltninger samt andre myndighederhensigtsmæssigt.En identifikation af ’best practice’ i indretningen af jobcentrenes styring, organise-ring og tilrettelæggelse af opgavevaretagelsen samt en analyse af potentialet for bredudbredelse blandt jobcentrene.Udarbejdelse af konkrete og ambitiøse forslag til omprioritering og effektivisering afjobcentrenes drift under hensynstagen til rammevilkårene og målene i den aktive be-skæftigelsesindsats. Forslagene kan bl.a. vedrøre følgende områder:a) Medarbejdersammensætning, organisering, overheadb) Interne sagsprocedurerc) Udvikling af it-understøttelsen samt bedre udnyttelse af eksisterende it-løsningerd) Opgavesplit, koordination og sammenspil internt i jobcentrete) Opgavesplit, koordination og sammenspil eksternt mellem jobcentret og kom-munernes andre afdelinger, herunder ydelseskontorer, socialområdet, og uddan-nelsesområdet, den kommunalpolitiske ledelse mv.

f) Opgavesplit, koordination og sammenspil eksternt mellem jobcentret og ekster-ne aktører, herunder anden aktør, beskæftigelsesrådene mv.g) Stordriftsfordele i driften af jobcentreneDet skal sikres, at analyser, beregninger, datagrundlag mv. præsenteres og overdrages påen sådan måde, at det også efterfølgende er muligt at genskabe forudsætninger, metoder,beregninger mv., og at Kunden efter analysens afslutning således har mulighed for atbenytte data og analyseresultater til videre analyser.Den endelige leverance forventes udformet som en fyldestgørende rapport eventueltsuppleret med PowerPoints mv. samt datagrundlaget. Analysearbejdet anses først forfærdigt, når Kunden har godkendt den endelige leverance.5. Krav til tilbud

Tilbuddet skal indeholde:En beskrivelse af hvordan de ovenstående krav til miniudbuddet vil blive håndteret.En beskrivelse af metoden/metoder, der vil blive brugt til at gennemføre undersø-gelserne, herunder hvordan dataindsamling vil finde sted, hvilke datakilder mv. derinddrages og overvejelser om datagrundlaget.Kort beskrivelse af opgaveløsningens væsentligste elementer.En tids- og aktivitetsplan for analysen.En beskrivelse af i hvilken form det indsamlede datamateriale vil blive stillet til rå-dighed for udbyder under og efter tilbudsgivers arbejde.Et specificeret budget for analysen.En kort beskrivelse af tilbudsgivers erfaring med lignende projekter.En kort beskrivelse af de personer, der vil arbejde på projektet, herunder dereskompetencer og praktiske erfaring. Konsulentfirmaet skal redegøre for, hvordan detilbudte medarbejderes kvalifikationer vil blive inddraget og nyttiggjort i løsningen afopgavenDet samlede tilbud eksklusiv CV’er og øvrige bilag bør ikke overstige 25 sider.6. Tidsplan

Det forventes, at tilbud holdes inden for en ramme på maksimalt 5 mio. kr.Det forudsættes, at den tilbudte pris for tilbuddet ikke overstiger de maksimale fastsattetimepriser, som er aftalt i forbindelse med indgåelse af Finansministeriets rammekon-trakt med konsulentvirksomheden. Det skal fremgå eksplicit, hvorledes den tilbudte priser sammensat,jf. bilag 4.d (Pris og allokerede medarbejdere).Det forudsættes, at udgifter til rejser er indeholdt i den afgivne pris.Udbetalingerne til konsulentvirksomheden vil ske i takt med opfyldelse af væsentligemilepæle for opgavens fuldførelse. En konkret betalingsplan aftales nærmere med kon-sulentvirksomheden ved indgåelse af delkontrakten for opgaven. Dog forudsættes det,at der ikke sker nogen indledende betaling, og at betalingen ved opgavens færdiggørelseudgør en større andel end øvrige betalinger.Det bemærkes, at tilbudstager i udgangspunktet ikke kompenseres økonomisk ved even-tuelle forsinkelser i opgaveløsningen, der er forårsaget af forhold, der er uden for Kun-dens indflydelse.

Bilag 4.d – Pris og allokerede medarbejderePRIS:Prisen for Konsulentfirmaets udførelse og levering af opgaven er kr.[ … ](angivelse affast pris for gennemførelse af opgaven).ALLOKEREDE MEDARBEJDERE:Fra de i bilag 2, anførte konsulentkategorier, allokerer Konsulentfirmaet følgende kon-krete konsulenter til brug for gennemførelse af opgaven under denne delkontrakt:[ … ](navn(e) på konsulent(er))(Tilbuddet skal indeholde cv for hver af de tilbudte medarbejdere. Tilbuddet skal angive, hvilke generellekompetencer medarbejderen har, hvilke ydelsesspecifikke kompetencer medarbejderen har, hvilken rollemedarbejderen har i projektorganisationen samt hvilken konsulentkategori medarbejderen tilhører.Tilbuddet beskrivelse af konsulentteamet skal således bestå af de følgende 5 delelementer:1. Tilbudte medarbejdere(Her vedhæfter Leverandøren cv for de tilbudte medarbejdere. Der vedhæftes cv. pr. tilbudt medarbejder.)2. Medarbejderens generelle kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders generelle kompetencer. Der udfærdiges beskrivel-se pr. tilbudt medarbejder.)3. Medarbejderens ydelsesspecifikke kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders ydelsesspecifikke kompetencer, herunder hvorle-des medarbejderens kompetencer inddrages og nyttiggøres i projektet. Der udfærdiges beskrivelse pr.tilbudt medarbejder.)4. Rolle i projektorganisationen(Her angiver Leverandøren den tilbudte medarbejders rolle i projektorganisationen. Der angives rolle iprojektorganisation pr. tilbudt medarbejder.)5. Konsulentkategori(Her angiver Leverandøren den konsulentkategori, som den tilbudte medarbejdere tilhører. Der angiveskonsulentkategori pr. tilbudt medarbejder samt det forventede antal timer pr. medarbejder.)Ved tilbudsvurderingen lægges der vægt på, hvordan tilbudsgiver allokerer og nyttiggør relevante medar-bejderes kvalifikationer. Der vil endvidere blive lagt vægt på, hvordan de allokerede medarbejdere en-keltvis og eventuelt som team kan medvirke til at kvalitetsniveauet i løsningen af opgaven under ram-mekontrakten forøges. )FORVENTET TIDSFORBRUG OG SAMMENSÆTNING HERAF:[ … ](Angivelse af hvorledes den tilbudte pris er sammensat, herunder angivelse af hvilket tidsforbrughver enkelt af de allokerede medarbejder forventes at anvende på opgaven.)

Navn:Lars Engelbreth JensenTlf.: 25 26 27 40Titel:FuldmægtigDir. tlfAdresse:FinansministerietMobil:Postnr./by:E-mail: [email protected]Funktionsbeskrivelse: Assisterende projektlederKONSULENTFIRMAETS KONTAKTPERSON(ER):Følgende person(er) er hos Konsulentfirmaet primær kontaktperson(er) i relation tilopgavens udførelse:Navn:[ … ]Titel:[ … ]Adresse:[ … ]Postnr./by:[ … ]Funktionsbeskrivelse:[ … ]Navn:[ … ]Titel:[ … ]Adresse:[ … ]Postnr./by:[ … ]Funktionsbeskrivelse:[ … ]Tlf.:[ … ]Dir. tlf.:[ … ]Mobil:[ … ]E-mail:[ … ]Tlf.:[ … ]Dir. tlf.:[ … ]Mobil:[ … ]E-mail:[ … ]