FIU, Alm.del - 2013-14 - Spørgsmål 191: MFU spm. om at oversende udbudsmaterialet fra de miniudbud, der har været siden 18. juni 2013, til finansministeren

Indholdsfortegnelse1.2.3.4.5.6.7.8.BAGGRUND OG FORMÅL ................................................................................................................................................ 5OPGAVEN................................................................................................................................................................................. 5MEDARBEJDERE ................................................................................................................................................................... 5TIDSPLAN ................................................................................................................................................................................. 6PRIS .............................................................................................................................................................................................. 6SAMARBEJDSORGANISATION ....................................................................................................................................... 6VARIGHED ............................................................................................................................................................................... 6UNDERSKRIFTER ................................................................................................................................................................. 7

1.BAGGRUND OG FORMÅLDenne delkontrakt er indgået i henhold til rammekontrakt af 18. juni 2013 mellem Kon-sulentfirmaet og Finansministeriet.Rammekontrakten giver Finansministeriet adgang til at benytte og indkøbe tjenesteydel-ser selvstændigt eller i samarbejde med andre ministerier.Når Finansministeriet, i overensstemmelse med ovenstående, indgår en delkontrakt isamarbejde med andre ministerier, kan Finansministeriet overlade det til det pågældendeministerium at gennemføre selve miniudbuddet. I disse situationer betegnes Finansmini-steriet og det udførende ministerium samlet som Kunden.Delkontrakten er indgået mellem parterne efter et af Kunden gennemført miniudbud, jf.rammekontraktens punkt 6, hvor Konsulentfirmaet er vurderet som havende afgivet detøkonomisk mest fordelagtige bud.For delkontrakten gælder de i rammekontrakten med bilag anførte vilkår med de tilføjel-ser, der fremgår af denne delkontrakt med bilag.2.OPGAVEN

Der er gennemført et miniudbud som anført i rammekontraktens punkt 6 og i henholdtil Kundens opfordringsskrivelse, jf. bilag 4.a (Opfordringsskrivelse).På baggrund af det gennemførte miniudbud har Konsulentfirmaet afgivet det økono-misk mest fordelagtige bud og er derfor i henhold til rammekontaktens tildelingskriteriertildelt udførelse og levering af opgaven.Opgaven vedrører konsulentbistand til udarbejdelse af ny strategi for Statens Indkøb,herunder målbillede samt implementeringsplan med effektiviseringstiltag til at sikre be-sparelser vedrørende det statslige indkøb, og er overordnet beskrevet i den opgavebe-skrivelse, jf. bilag 4.b (Opgavebeskrivelse), Kunden har udarbejdet til brug for gennem-førelse af miniudbud herom.Konsulentfirmaet skal levere opgaven til Kunden som beskrevet i bilag 4.c (Løsningsbe-skrivelse).3.MEDARBEJDERE

Opgaven honoreres som en fastpris-aftale til den i bilag 4.e (Pris og allokerede medar-bejdere) anførte pris. Dog kan prisen ikke overstige prisen for den ved opgavens løsningmedgåede tid opgjort i henhold til de priser, der fremgår af bilag 3.a, Priser.Opsiger Kunden en delkontrakt, er Konsulentfirmaet berettiget til et forholdsmæssigtog rimeligt vederlag af den aftalte faste pris for det udførte arbejde frem til ophørstids-punktet.Er det omvendt Konsulentfirmaet, som opsiger en delkontrakt med fast pris, er Konsu-lentfirmaet ikke berettiget til vederlag for det hidtil udførte arbejde, hverken helt ellerdelvist.6.SAMARBEJDSORGANISATION

Bilag 4.a - OpfordringsskrivelseI medfør af rammekontraktens punkt 6 agter Kunden at gennemføre et miniudbud.Konsulentfirmaet opfordres hermed til at deltage i det pågældende miniudbud.Udbuddet vedrører konsulentbistand til udarbejdelse af ny strategi for Statens Indkøb,herunder målbillede samt implementeringsplan med effektiviseringstiltag til at sikre be-sparelser vedrørende det statslige indkøb.Konsulentfirmaet vil skulle bistå med at skabe grundlaget for at afklare Statens Indkøbsfremtidige retning, at opstille løsningstiltag og at identificere de effektiviseringspotentia-ler, der er forbundet med de forskellige løsningstiltag på såvel kort som langt sigt.En nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af bilag 4.b (Opgavebeskrivelse).På baggrund heraf opfordres Konsulentfirmaet til at fremsende tilbud på udførelse afopgaven. Tilbuddet skal være indleveret senest den16. august 2013, kl. 12.00.Tilbudmodtaget efter dette tidspunkt, tages ikke i betragtning.Tilbuddet, der skal være skriftligt, skal indleveres i en lukket kuvert til adressen:Landgreven 4,Postboks 2193,1017 København KAtt.: Rikke Ginnerup, Statens IndkøbKuverten skal mærkes "Miniudbud– Ny strategi for Statens Indkøb - må ikke åb-nes".Tilbuddet bedes indleveret i4eksemplarer. Kunden ser også gerne, at tilbuddet afleve-res i en elektronisk version på USB stik eller Cd-rom.Der henvises i øvrigt til rammekontraktens punkt 6, herunder særligt punkt 6.2.2 og6.2.3, i relation til Konsulentfirmaets afgivelse af tilbud.

Formålet med opgaven er at udarbejde en ny strategi for Statens Indkøb med henblik påat identificere, hvorledes ”den næste milliard” i besparelser skal findes. Strategien skalafrapporteres til regeringens Økonomiudvalg ultimo 2013.Strategien skal indeholde et klart målbillede for Statens Indkøb med strategiske mål ogpejlemærker fra 2014-2018, samt en implementeringsplan med effektiviseringstiltag til atsikre besparelser af det statslige indkøb.Strategien skal blandt andet belyse, hvordan der kan effektiviseres yderligere ved, at Sta-tens Indkøb bliver bedre til det, som vi allerede gør, herunder ved at effektivisere yderli-gere på eksisterende aftaledækkede områder samt ved at anvende de tre løftestænger omstandardisering, koordinering og forpligtelse til at effektivisere nye indkøbskategorier.Strategien skal ligeledes give svar på, hvilke nye veje Statens Indkøb kan gå for at sikrestore besparelser af det statslige indkøb, herunder med fokus på nye roller, nye tilgange,nye indsatsområder mv.Strategien skal ligeledes klarlægge Statens Indkøbs kerneopgaver og kernekompetencersamt, hvilke organisatoriske og kompetencemæssige forudsætninger der er forbundetmed den fremadrettede strategi.Det overordnede succeskriterium er at opnå et nyt mandat fra Økonomiudvalget til athøste yderligere besparelser og at opnå et sikkert fundament og en klar arbejdsdeling iforhold til Statens Indkøbs omgivende organisationer.Af mere specifikke succeskriterier kan nævnes:Forankre ny strategi i topledelsen.Skabe legitimitet i ”fagmiljøer” i staten.Klar governance struktur og klare snitflader til omgivende organisationer (fx SKI,Digitaliseringsstyrelsen, Statens IT, større statslige indkøbsorganisationer mv.).Forbedre ”return of procurement” gennem såvel lavere omkostninger, højere effek-tiviseringsgevinster som bedre kvalitet.2.Baggrund om Statens Indkøb

Regeringen besluttede i foråret 2006, at Finansministeriet skulle iværksætte en undersø-gelse af det statslige indkøb. Undersøgelsen viste et betydeligt forbedringspotentiale istørrelsesordenen 10 pct. af det fællesstatslige indkøb. Det blev på den baggrund beslut-tet at etablere Statens Indkøbsprogram, som blev oprettet i 2006.Statens Indkøbsprogram varetages af Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen. StatensIndkøbs primære opgave er at effektivisere dele af det fælles statslige indkøb. Det fællesstatslige indkøb vedrører indkøb af varer og tjenesteydelser, der bruges af alle institutio-

ner på tværs af ministerområder. Det inkluderer eksempelvis kuglepenne, computere,vagtservice og rengøring.Effektiviseringerne af det statslige indkøb realiseres i kraft af Statens Indkøbsprogram,der er blevet udrullet i foreløbig syv faser. Statens Indkøb har i de første syv faser afStatens Indkøbsprogram effektiviseret det statslige indkøb med i størrelsesordenen 1,2mia. kr. årligt fra 2013 og frem. Hertil kommer effektiviseringer i de statslige selvejendeinstitutioner, kommuner og regioner, der har mulighed for at tilmelde sig Statens Ind-købs aftaler på frivillig basis.Effektiviseringen hviler på følgende tre principper:Standardisering:Indkøbet standardiseres til færre typer, så man kan skabe størrevolumen og dermed bedre priser.Koordinering:Varekøbet skal samles på færre leverandører for dermed at få bedrepriser ved at købe stort ind hos den samme leverandør.Forpligtelse:De statslige institutioner forpligtes til at benytte de indgåede indkøbs-aftaler. Derigennem sikres de gode priser, fordi leverandørerne garanteres salg.Det statslige indkøb udgør i størrelsesordenen 30 mia. kr. årligt, hvoraf ca. 15 mia. kr. erfællesstatslige indkøbskategorier og ca. 15 mia. kr. er områdespecifikke indkøb (fx for-svarsmateriel, institutionsspecifikt udstyr, jernbanemateriel, vejanlæg mv.).Alle ministerområder skal i dag afgive oplysninger om deres indkøb til Statens Indkøb,som det fremgår af indkøbscirkulærets § 2, stk. 5. Formålet med rapporteringen er atkunne følge op på anvendelsen af fælles statslige indkøbsaftaler og forberede udbud afnye indkøbsaftaler. Ministerierne skal registrere alle indkøb på myndighedens virksom-hedsniveau med angivelse af leverandør, indkøbskategori og beløb. Der eksisterer ca. 80indkøbskategorier, jf. bilag 4.f, oversigt over indkøbskategorier.Datagrundlaget er forbundet med en vis usikkerhed, blandt andet fordi det er baseret påen manuel påføring af den indkøbskategori, der bedst beskriver varens eller tjenesteydel-sens art, når fakturaer konteres. Datagrundlaget kan derfor suppleres med fakturabase-rede data for at sikre et mere retvisende datagrundlag.Statens Indkøb har i dag ca. 30 aftaler fordelt på standardvarer og ydelser, jf. vedlagteoversigt over indkøbsaftaler i Statens Indkøbsprogram.De indkøbskategorier, der oprindeligt blev identificeret som de mest oplagte for Ind-købsprogrammets principper om standardisering, koordinering og forpligtelse, er allere-de aftaledækket. Disse indkøbskategorier er blandt andet kendetegnet ved, at være for-holdsvis nemme at standardisere og indebære en lav driftsrisiko (fx computere, kontor-varer, kontormøbler, kontormaskiner, telefoni og rengøring). I modsætning hertil inde-bærer en række af de indkøbskategorier, der endnu ikke er aftaledækket af Statens Ind-køb, en større kompleksitet og driftsmæssig risiko, hvilket hænger sammen med, at derer tale om nogle mere produktionsspecifikke kategorier.

Konsulentfirmaet vil skulle bistå med at skabe grundlaget for at afklare Statens Indkøbsfremtidige retning, at opstille løsningstiltag samt at identificere de effektiviseringspoten-tialer, der er forbundet med de forskellige løsningstiltag på såvel kort som langt sigt. Deter således af afgørende betydning for opgavens løsning, at Konsulentfirmaet har omfat-tende erfaringer med at rådgive om og gennemføre større indkøbsprogrammer. Ligesomdet er nødvendigt, at Konsulentfirmaet har et indgående kendskab til bedste praksis forindkøb i staten, nationalt såvel som internationalt, herunder dybt kendskab til storestatslige indkøbsområder som fx politiet og Forsvaret.Projektet kan overordnet opdeles i følgende faser:1. Projektopstart og planlægning.2. Kortlægning og analyse af det statslige indkøb med henblik på at vurdere forskelligeløsningstiltag og effektiviseringspotentialer.3. Udarbejdelse af strategi, herunder målbillede for Statens Indkøb samt implemente-ringsplan med effektiviseringstiltag til at sikre besparelser vedrørende det statsligeindkøb.4. Afrapportering til Moderniseringsstyrelsens direktion og departement samt forelæg-gelse for Økonomiudvalget.Konsulentteamet vil primært skulle bistå intensivt med opgaverne i fase 2 og 3, somforventes tidsmæssigt at forløbe over en 8-10 ugers periode fra september til november2013, jf. tidsplan i pkt. 5.I det følgende er der angivet en ikke udtømmende beskrivelse af fokusområder, opgaverog aktiviteter i de første tre faser af projektet. Opgavebeskrivelsen er udelukkende vejle-dende, og den endelige projektplan vil blive udarbejdet på baggrund af tilbudsgiverstilbud samt aktiviteterne i fase 1.Fase 1: Projektopstart og planlægningProjektopstartsmødeWorkshop med fokus på idégenering og vidensdeling mellem konsulentteam ogStatens Indkøbs team (det samlede projektteam)Projektplanlægning og mandat fra styregruppe

Fase 2: Kortlægning og analyseFastlæggelse af baseline – det statslige forbrug opdelt på specifikke varer og ydelser,herunder overordnet opdeling på områdespecifikke kategorier og fælles kategorier.Graden af aftaledækning på specifikke indkøbskategorier (fx Statens Indkøbs aftaler,SKI’s aftaler og øvrige aftaler).Statens Indkøbs modenhed og indkøbsperformance, herunder organisation, proces-ser, systemer, kompetencer, compliance mv.Identifikation af bedste praksis løftestænger for effektivisering af indkøb i professi-onelle indkøbsorganisationer og indkøbsprogrammer i såvel private virksomhedersom store offentlige institutioner, herunder med inddragelse af internationale erfa-ringer.Analyse af besparelsespotentialer ved at forskellige typer af tiltag og løftestænger.Analysen kan blandt andet fokusere på mulighederne for:oAt få mere ud af eksisterende områder i forhold til eksempelvis optimeringaf udbudsmetoder/koncepter, optimering af kontraktudnyttelse, øgetcompliance, nye værktøjer, øget spend coverage, styring af forbrug gennemindkøbspolitikker og eliminering af overforbrug mv.oAt aftaledække nye uopdyrkede fællesstatslige indkøbskategorier ud fra nu-værende principper om koordinering, standardisering og forpligtelse og/ellernye principper.oAt aftaledække nye sektorspecifikke kategorier, der dækker dele af statensbehov.oAt identificere potentialer ved, at Statens Indkøb agerer i nye roller som fxegentligindkøbscentral,der både faciliterer indkøb og foretager indkøb, som fx’arkitekt’eller som fxrådgiveri forbindelse med mere komplekse indkøb.Udarbejdelse af en prioriteringsmodel eller lignende, der vurderer tiltagene i forholdtil eksempelvis driftsmæssig risiko, implementeringskompleksitet og besparelsespo-tentialets størrelse. Prioriteringsmodellen skal sikre en gennemtænkt prioritering ogsekvensering af de forskellige tiltag, som kan danne grundlag for udarbejdelse af enfaseopdelt implementeringsplan.Fase 3: Strategi og implementeringsplanUdarbejdelse af strategi og målbillede med strategiske mål og pejlemærker for 2014-2018.Implementeringsplan med faseopdelte effektiviseringstiltag til at sikre besparelser afdet statslige indkøb, herunder ’quick wins’ og potentialer på kort og lang sigt.Afklaring af forudsætninger for at opnå potentialer i forhold til organisering, proces-ser, styring, kompetencer mv.4.Projektorganisering

et meget tæt samarbejde med Statens Indkøbs medarbejdere, og det vil formentlig i pe-rioder være hensigtsmæssigt, at konsulenterne arbejder sammen med Statens Indkøbsmedarbejdere på Landgreven.Nogle dele af projektet gennemføres primært af Statens Indkøbs medarbejdere med tætsparring fra konsulentfirmaet, fx projektplanlægning, projektstyring, fastlæggelse af base-line, rapportering til styregruppe og endelig rapportering mv. Andre dele af projektetgennemføres primært af konsulentfirmaet, fx identifikation af bedste praksis løftestæn-ger for effektivisering af indkøb i professionelle indkøbsorganisationer og indkøbspro-grammer i såvel private virksomheder som store offentlige institutioner, herunder medinddragelse af internationale erfaringer. Hovedparten af aktiviteterne i fase 2 og 3 gen-nemføres dog i et tæt samarbejde og arbejdsfællesskab mellem Statens Indkøbs medar-bejdere og konsulentteamet.5.Tidsplan

Bilag 4.d – Pris og allokerede medarbejderePRIS:Prisen for Konsulentfirmaets udførelse og levering af opgaven er kr.[ … ](angivelse affast pris for gennemførelse af opgaven).ALLOKEREDE MEDARBEJDERE:Fra de i bilag 2, anførte konsulentkategorier, allokerer Konsulentfirmaet følgende kon-krete konsulenter til brug for gennemførelse af opgaven under denne delkontrakt:[ … ](navn(e) på konsulent(er))(Tilbuddet skal indeholde cv for hver af de tilbudte medarbejdere. Tilbuddet skal angive, hvilke generellekompetencer medarbejderen har, hvilke ydelsesspecifikke kompetencer medarbejderen har, hvilken rollemedarbejderen har i projektorganisationen samt hvilken konsulentkategori medarbejderen tilhører.Tilbuddet beskrivelse af konsulentteamet skal således bestå af de følgende 5 delelementer:1. Tilbudte medarbejdere(Her vedhæfter Leverandøren cv for de tilbudte medarbejdere. Der vedhæftes cv. pr. tilbudt medarbejder.)2. Medarbejderens generelle kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders generelle kompetencer. Der udfærdiges beskrivel-se pr. tilbudt medarbejder.)3. Medarbejderens ydelsesspecifikke kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders ydelsesspecifikke kompetencer, herunder hvorle-des medarbejderens kompetencer inddrages og nyttiggøres i projektet. Der udfærdiges beskrivelse pr.tilbudt medarbejder.)4. Rolle i projektorganisationen(Her angiver Leverandøren den tilbudte medarbejders rolle i projektorganisationen. Der angives rolle iprojektorganisation pr. tilbudt medarbejder.)5. Konsulentkategori(Her angiver Leverandøren den konsulentkategori, som den tilbudte medarbejdere tilhører. Der angiveskonsulentkategori pr. tilbudt medarbejder samt det forventede antal timer pr. medarbejder.)Ved tilbudsvurderingen lægges der vægt på, hvordan tilbudsgiver allokerer og nyttiggør relevante medar-bejderes kvalifikationer. Der vil endvidere blive lagt vægt på, hvordan de allokerede medarbejdere en-keltvis og eventuelt som team kan medvirke til at kvalitetsniveauet i løsningen af opgaven under ram-mekontrakten forøges. )FORVENTET TIDSFORBRUG OG SAMMENSÆTNING HERAF:[ … ](Angivelse af hvorledes den tilbudte pris er sammensat, herunder angivelse af hvilket tidsforbrughver enkelt af de allokerede medarbejder forventes at anvende på opgaven.)

Bilag 4.f – Oversigt over indkøbskategorierIndkøbskategorikode11101130115011701190121012501300135014001500155016051610161516201630164016501660167016801710172017501780181018501910192019301950198021102150221022202310233023503010-399940204030404040504060407041004150421042204230430044004500460047004800500050105020503050405100520053005410IndkøbskategorinavnBrændsel, drivmidler og "kør videre" produkterNaturgasElektricitetVandVarmeRengøringsartiklerLyskilder, pærer, lysstofrør mv.LaboratorieudstyrLaboratorievarerArbejdstøj mv.ByggematerialerVærkstedsmaskiner, værktøj mv.IT StorageIT ServereØvrigt IT-udstyr til serverrumPC ArbejdsstationerPrintereIT NetværkskomponenterIT udstyr i øvrigtIT forbrugsstoffer (toner mv.)Kopi- og printerpapirIT SoftwareKopi- og multifunktionsmaskinerLeasingaftaler af kopi- og multifunktionsmaskinerAV udstyrØvrige kontormaskinerKontormøbler og skrivebordsbelysningØvrige inventar, møbler og lamperKontorhold diverseKontorartiklerKuverter, brevpapir, blanketter mv.Bøger, tidsskrifter, licensKontingenterForplejningFøde- og drikkevarerKøkkeninventarKøkkenudstyrVognpark - AnskaffelseVognpark - øvrige anskaffelserVognpark - Drift og vedligeholdelseInstitutionsspecifikke varerAdvokatRevisorForsikringArkitektLæge, dyrlæge mv.BankBygningsdrift og -vedligeholdVedligehold af inventarTrykke-, kopi- og PrintydelserDokumentscanningRepro, sats, korrektur, indbinding mv.MedieudgifterPost, fragt og forsendelseFlytningRengøringsydelserVask og leje af tekstilRenovationKonsulentydelser (ej IT)Konsulentydelser - ManagementKonsulentydelser - HR og ledelseKonsulentydelser - ØkonomiKonsulentydelser - BodyshoppingVikarydelserKantine og cateringKurser og konferencerTelefoni