Finansudvalget 2013-14
FIU Alm.del Spørgsmål 191
Offentligt

Bilag 4Model for delkontrakt vedrørende levering af tjenesteydelser til brug foreffektiviseringsopgaver(Køb efter miniudbud)

[Bidrag til Redningsberedskabets Strukturudvalg]

Finansministeriet • Christiansborg Slotsplads 1 • 1218 København K • T 33 92 33 33 • E [email protected] • www.fm.dk

Denne delkontrakt er indgået mellemFinansministeriet og Forsvarsministeriet(herefter benævnt Kunden)og[…][…][…](herefter benævnt Konsulentfirmaet)

Indholdsfortegnelse1.2.3.4.5.6.7.8.BAGGRUND OG FORMÅL ................................................................................................................................................5OPGAVEN.................................................................................................................................................................................5MEDARBEJDERE...................................................................................................................................................................5TIDSPLAN .................................................................................................................................................................................6PRIS ..............................................................................................................................................................................................6SAMARBEJDSORGANISATION .......................................................................................................................................6VARIGHED...............................................................................................................................................................................6UNDERSKRIFTER .................................................................................................................................................................7

Bilagsfortegnelse

Bilag 4.a:Bilag 4.b:Bilag 4.c:Bilag 4.d:Bilag 4.e:

OpfordringsskrivelseOpgavebeskrivelseLøsningsbeskrivelsePris og allokerede medarbejdereSamarbejdsorganisation

1.BAGGRUND OG FORMÅLDenne delkontrakt er indgået i henhold til rammekontrakt af 18. juni 2013 mellem Kon-sulentfirmaet og Finansministeriet.Rammekontrakten giver Finansministeriet adgang til at benytte og indkøbe tjenesteydel-ser selvstændigt eller i samarbejde med andre ministerier.Når Finansministeriet, i overensstemmelse med ovenstående, indgår en delkontrakt isamarbejde med andre ministerier, kan Finansministeriet overlade det til det pågældendeministerium at gennemføre selve miniudbuddet. I disse situationer betegnes Finansmini-steriet og det udførende ministerium samlet som Kunden.Delkontrakten er indgået mellem parterne efter et af Kunden gennemført miniudbud, jf.rammekontraktens punkt 6, hvor Konsulentfirmaet er vurderet som havende afgivet detøkonomisk mest fordelagtige bud.For delkontrakten gælder de i rammekontrakten med bilag anførte vilkår med de tilføjel-ser, der fremgår af denne delkontrakt med bilag.2.OPGAVEN

Der er gennemført et miniudbud som anført i rammekontraktens punkt 6 og i henholdtil Kundens opfordringsskrivelse, jf. bilag 4.a (Opfordringsskrivelse).På baggrund af det gennemførte miniudbud har Konsulentfirmaet afgivet det økono-misk mest fordelagtige bud og er derfor i henhold til rammekontaktens tildelingskriteriertildelt udførelse og levering af opgaven.Opgaven vedrører bidrag til Redningsberedskabets Strukturudvalg, og er overordnetbeskrevet i den opgavebeskrivelse, jf. bilag 4.b (Opgavebeskrivelse), som Kunden harudarbejdet til brug for gennemførelse af miniudbud herom.Konsulentfirmaet skal levere opgaven til Kunden som beskrevet i bilag 4.c (Løsningsbe-skrivelse).3.MEDARBEJDERE

Konsulentfirmaet har til opgaven allokeret de medarbejdere, der er angivet i bilag 4.d(Pris og allokerede medarbejdere). Bilaget indeholder tillige en beskrivelse dels af depågældende medarbejderes generelle og relevante kvalifikationer i relation til løsning afnærværende opgave, dels af de pågældende medarbejderes tiltænkte opgaver vedrørende

bidrag til Redningsberedskabets Strukturudvalg. Herudover indeholder bilaget angivelseaf, hvilken konsulentkategori medarbejderen tilhører.4.TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN

Delkontrakten, og dermed levering af opgaven, skal ske i henhold til den tilrettelæggelseaf opgaven, der følger af bilag 4.c (Løsningsbeskrivelse).5.PRIS

Opgaven honoreres som en fastpris-aftale til den i bilag 4.e (Pris og allokerede medar-bejdere) anførte pris. Dog kan prisen ikke overstige prisen for den ved opgavens løsningmedgåede tid opgjort i henhold til de priser, der fremgår af bilag 3, Priser.Opsiger Kunden en delkontrakt, er Konsulentfirmaet berettiget til et forholdsmæssigtog rimeligt vederlag af den aftalte faste pris for det udførte arbejde frem til ophørstids-punktet.Er det omvendt Konsulentfirmaet, som opsiger en delkontrakt med fast pris, er Konsu-lentfirmaet ikke berettiget til vederlag for det hidtil udførte arbejde, hverken helt ellerdelvist.6.SAMARBEJDSORGANISATION

Finder parterne det i fællesskab hensigtsmæssigt, at der skal etableres en samarbejdsor-ganisation i forhold til opgaven, er denne nærmere beskrevet i bilag 4.e (Samarbejdsor-ganisation) indeholdende angivelse af eksempelvis projektkoordinator, kontaktpersoner,mødestruktur mv.7.OPSIGELSE

Delkontrakten kan opsiges i henhold til rammekontraktens punkt 8.1, Opsigelse.Uanset ophør af rammekontrakten, er Konsulentfirmaet fortsat forpligtet til at fuldførepåbegyndte opgaver på rammekontraktens vilkår, såfremt Kunden skønner, at dette vilvære hensigtsmæssigt.

UNDERSKRIFTERDato:For Konsulentfirmaet

Dato:For Kunden:

Dato:For Finansministeriet (ifald delkontrakten er indgået i samarbejde med et andet ministe-rium):

Bilag 4.a - OpfordringsskrivelseI medfør af rammekontraktens punkt 6 agter Kunden at gennemføre et miniudbud.Konsulentfirmaet opfordres hermed til at deltage i det pågældende miniudbud.Udbuddet vedrører bidrag til Redningsberedskabets StrukturudvalgEn nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af bilag 4.b (Opgavebeskrivelse).På baggrund heraf opfordres Konsulentfirmaet til at fremsende tilbud på udførelse afopgaven. Tilbuddet skal være indleveret senest den 13. november 2013, kl. 12.00. Til-bud modtaget efter dette tidspunkt, tages ikke i betragtning.Tilbuddet, der skal være skriftligt, skal indleveres i en lukket kuvert til adressen:FinansministerietChristiansborg Slotsplads 11218 København KKuverten skal mærkes "Miniudbud – redningsberedskabet - må ikke åbnes".Tilbuddet bedes indleveret i tre eksemplarer. Kunden ser også gerne, at tilbuddet sendeselektronisk til[email protected],[email protected] og[email protected].Der henvises i øvrigt til rammekontraktens punkt 6, herunder særligt punkt 6.2.2 og6.2.3, i relation til Konsulentfirmaets afgivelse af tilbud.

Bilag 4.b - Opgavebeskrivelse1. Baggrund og formål

Regeringen, Venstre, Dansk Folkeparti, Liberal Alliance og Det Konservative Folkepartiindgik i november 2012Aftale om redningsberedskabet i 2013 – 2014.Det fremgår af afta-len, at”(p)arterne er enige om, at der i løbet af forligsperioden gennemføres et udvalgsarbejde med hen-blik på at udarbejde et oplæg til en grundlæggende strukturændring af det samlede redningsberedskab.Resultatet af dette arbejde vil skulle indgå i fastlæggelsen af redningsberedskabets økonomi efter 2014.”Forud for indgåelsen af den politiske aftale fra november 2012 blev der for et udvalgmed repræsentanter fra Forsvarsministeriet, Beredskabsstyrelsen, KL og Finansministe-riet med bistand fra Deloitte gennemført en budgetanalyse af det samlede redningsbe-redskab, herunder en strukturanalyse.Det fremgår bl.a. af strukturanalysen, at der med en reform af den nuværende niveaudel-te struktur i beredskabet er mulighed for at tilvejebringe omfattende effektiviseringer,der ikke vil kunne realiseres inden for den eksisterende struktur. Det fremgår således afDeloittes analyse, at en strukturændring ved fuld indfasning vil kunne indebære et årligtnettoprovenu på 350-445 mio. kr. (2013-priser) inklusiv effektiviseringer, der vil kunneimplementeres uafhængigt af strukturen.Det var udvalgets vurdering, at budgetanalysen ikke på daværende tidspunkt kunne dan-ne udgangspunkt for en beslutning om en ny struktur i beredskabet. Udvalget vurderedesamtidigt, at de beredskabsfaglige og økonomiske konsekvenser af en eventuel struktur-ændring skulle analyseres nærmere.Regeringen har derfor i overensstemmelse med aftale om redningsberedskabet i 2013-2014 nedsat Redningsberedskabets Strukturudvalg. Udvalget har til opgave med ud-gangspunkt i budgetanalysen at udarbejde et konkret oplæg til en grundlæggende struk-turændring af det samlede beredskab, der kan påbegyndes implementeret primo 2015.Kommissoriet for udvalget er vedlagt og godkendt af parterne bagAftale om redningsbered-skabet 2013-2014.Udvalgets oplæg til en konkret model for en ny struktur for beredskabet kan baseres påevt. tilpasninger og justeringer af én af de fire modeller for en ny struktur for beredska-bet, der fremgår af budgetanalysen. Udvalget kan ligeledes overveje at inddrage alterna-tive fagligt og økonomisk forsvarlige modeller,jf. de vurderingskriterier, der fremgår af kom-missoriet.Udvalgets oplæg skal indeholde et konsolideret beslutningsgrundlag for en evt. struktur-reform. Dette indebærer evt. opdatering af budgetanalysen ift. den konkrete model, her-under vedrørende konsekvenserne for bl.a. beredskabets opgaveløsning, robusthed,arbejdstilrettelæggelse, indsættelsespraksis, leverance- og leverandørmodeller samt øko-nomi. Udvalgets oplæg skal endvidere indeholde konkrete implementeringsplaner, her-under overblik over indfasning af en evt. ny struktur, proces for evt. overflytning af

medarbejdere og materiel, omkostninger forbundet med de enkelte implementeringsak-tiviteter mv.Redningsberedskabets Strukturudvalg har nedsat en underarbejdsgruppe under ledelse afudvalgets sekretariat. Arbejdsgruppen skal med bistand fra konsulentvirksomheden gen-nemføre en konsolidering af effektiviseringsforslagene fra budgetanalysen. Underar-bejdsgruppen skal endvidere med bistand fra konsulentvirksomheden opstille forslag tilnye effektiviseringsforslag. Arbejdsgruppen skal endvidere under ledelse af udvalgetssekretariat med bistand fra konsulentvirksomheden gennemgå budgetanalysens model-kompleks og vurdere evt. behov for tilpasninger. Formålet er at opstille et endeligt be-regningskompleks, der kan beregne provenu og konsekvenser (eks. for responstid) påmodeller, som Redningsberedskabets Strukturudvalg opstiller.Udover at bidrage til arbejdsgruppen skal konsulentvirksomheden løbende bidrage tilarbejdet i Redningsberedskabets Strukturudvalg, herunder ved udarbejdelse af konse-kvensberegninger på forslag udarbejdet af udvalget og ved præsentation af eksempelvisinternationale erfaringer.2. Organisering

Udvalget er organiseret med en ekstern formand og repræsentanter fra Forsvarsministe-riet, Beredskabsstyrelsen, Økonomi- og Indenrigsministeriet, Justitsministeriet, Ministe-riet for Sundhed og Forebyggelse og Finansministeriet. Herudover inviteres repræsen-tanter fra KL. Endvidere indgår en repræsentant fra Foreningen af Kommunale Bered-skabschefer, en HOD repræsentant fra det statslige redningsberedskab samt én ekspertmed erfaring fra beredskabsområdet og forskningsverdenen.Der stilles et sekretariat til rådighed for formanden for udvalget med en sekretariatslederog 2-3 personer. Forsvarsministeriets departement stiller en sekretariatsleder og Fi-nansministeriet, Forsvarsministeriet, Beredskabsstyrelsen og KL stiller øvrige personertil rådighed for sekretariatet.Udvalget foretager en løbende orientering og inddragelse af en politisk følgegruppesammensat af repræsentanter fra forligspartierne. Der gennemføres minimum tre mø-der.3. Opgaven

Der gennemføres i alt et miniudbud.I henhold til Finansministeriets rammekontrakt vælges den konsulentvirksomhed, derafgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Konkret lægges vægt på a) kvaliteten aftilbudsgivers løsning (50 pct.), b) tilbuddets pris (25 pct.) og c) konsulenttid (25 pct.).Tilbudsgiver kan entrere med underleverandører i det omfang, det af tilbudsgiver vurde-res hensigtsmæssigt.4. Krav til indhold af bidragene til Redningsberedskabets Strukturudvalg

Bidragene til Redningsberedskabets Strukturudvalg skal indeholde:

1.2.

Bidrag til konsolidering af effektiviseringsforslag fra budgetanalysen, bidrag tiludvikling af nye effektiviseringsforslag og konsekvensberegninger.Bidrag til konsolidering af budgetanalysens modelkompleks.

Ad 1) Bidrag til konsolidering af effektiviseringsforslag, udvikling af nye effektiviseringsforslag og kon-sekvensberegningerKonsolideringen af effektiviseringsforslagene fra budgetanalysen skal omfatte en gen-nemgang og vurdering af de enkelte effektiviseringsforslag med henblik på, at forslagenekan videreudvikles, kvalitetssikres og forelægges Redningsberedskabets Strukturudvalg.Konsolideringen omfatter endvidere formulering og økonomisk vurdering af nye effek-tiviseringsforslag. Konsulentvirksomheden skal bidrage til en arbejdsgruppe nedsat afRedningsberedskabets Strukturudvalg under ledelse af udvalgets sekretariat, der har tilopgave at konsolidere effektiviseringsforslagene.Konsulentvirksomheden skal desuden bidrage til konsekvensberegninger i forhold tiludvalgets forslag og til opdatering og præsentation af fx eksempelvis internationale erfa-ringer med udgangspunkt i afsnittet om internationale tendenser i budgetanalysens kort-lægningsrapport.Ad 2) Bidrag til konsolidering af Deloittes modelkompleksKonsolidering af det i det tidligere udvalgsarbejde udarbejdede modelkompleks til bl.a.simulering af forskellige strukturscenarier i form af præcisering af modellen og evt. for-bedring af modellens anvendelsesmuligheder. Konsulentvirksomheden skal bidrage tilen arbejdsgruppe nedsat af Redningsberedskabets Strukturudvalg under ledelse af ud-valgets sekretariat, der har til opgave at gennemgå og konsolidere modelkomplekset.6. Tidsplan

Redningsberedskabets Strukturudvalg er nedsat oktober 2013 og forventes at afslutte sitarbejde i april 2014,jf. tabel 1.Tabel 1Overordnet tidsplan for konsulentvirksomhedens bidragDato13. november 201320. november 20136. februar 2013Ultimo april 2013MilepælFrist for fremsendelse af tilbud kl. 12.Forventet opstart af arbejdsgruppens arbejdeForventet afslutning af arbejdsgruppens arbejdeForventet afslutning af arbejdet i Redningsberedskabets Strukturudvalg

7. Generelle kravNedenfor fremgår specifikke krav til indholdet af tilbuddet:







En beskrivelse af hvordan de ovenstående krav til miniudbuddet vil blive håndte-ret.En beskrivelse af metoden/metoder der vil blive brugt til at udarbejde bidragene,herunder hvilke data som vil blive anvendt, og hvordan data vil blive indsamlet.En tids- og aktivitetsplan for analysen, der bl.a. inkluderer centrale milepæle ogdelleverancer/delafrapporteringer.En beskrivelse af i hvilken form det indsamlede datamateriale vil blive stillet tilrådighed for udbyder under og efter tilbudsgivers arbejde. Det skal være en del aftilbuddet, at udbyder har rettighederne til de indsamlede data i en form der tilladeropfølgende/supplerende analyser.Et specificeret budget for analysen opdelt på henholdsvis aktiviteter og forventettimeforbrug fordelt på de allokerede medarbejdere, som skal udføre aktiviteten. Isammenhæng hermed skal opgives timepriser for de enkelte allokerede medarbej-dere og den samlede pris for analysen.En kort beskrivelse af tilbudsgivers erfaring med lignende projekter – både i denprivate, den kommunale og den statslige sektor.CV’er med beskrivelse af relevante kompetencer og uddannelsesbaggrund for depersoner, der vil varetage opgaven.Tilbuddet må maksimalt fylde 25 sider

6. PrisDer forventes en samlet økonomisk ramme for miniudbuddet på ikke over 3,0 mio. kr.Det forudsættes, at den tilbudte pris ikke overstiger de maksimale fastsatte teampriser,som er aftalt i forbindelse med indgåelse af Finansministeriets rammekontrakt med kon-sulentvirksomheden. Det skal fremgå eksplicit hvorledes den tilbudte pris er sammensat,jf. bilag 4d(pris og allokerede medarbejdere).Udbetalingerne til konsulentvirksomheden vil ske i takt med opfyldelse af væsentligemilepæle for opgavens fuldførelse. En konkret betalingsplan aftales nærmere med kon-sulentvirksomheden ved indgåelse af delkontrakten for opgaven. Dog forudsættes, atder ikke sker en indledende betaling, og at betalingen ved opgavens færdiggørelse udgøren større andel end de øvrige betalinger.Det bemærkes, at tilbudsgiver i udgangspunktet ikke kompenseres økonomisk ved even-tuelle forsinkelser i opgaveløsningen, der er forårsaget af forhold, der er udenfor Kun-dens indflydelse.

Bilag 4.c - LøsningsbeskrivelseA

RBEJDSMETODER OG VÆRKTØJER

:[ … ](Konsulentfirmaets fulde angivelse og beskrivelse af, hvorledes opgaven påtænkes løst, samt hvor-ledes de angivne arbejdsmetoder og værktøjer inddrages og nyttiggøres ved løsningen.)T

ILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN

:[ … ](Konsulentfirmaets angivelse af, hvorledes opgaven vil blive tilrettelagt, herunder hvorledes Kun-den forudsættes inddraget, hvorledes der tages højde for procestid i forbindelse med arbejdet, hvorledesrettidig levering sikres, hvorledes Kunden løbende holdes orienteret mv.)

Bilag 4.d – Pris og allokerede medarbejdereP

RIS

:Prisen for Konsulentfirmaets udførelse og levering af opgaven er kr.[ … ](angivelse affast pris for gennemførelse af opgaven).A

LLOKEREDE MEDARBEJDERE

:Fra de i bilag 2, anførte konsulentkategorier, allokerer Konsulentfirmaet følgende kon-krete konsulenter til brug for gennemførelse af opgaven under denne delkontrakt:[ … ](navn(e) på konsulent(er))(Tilbuddet skal indeholde cv for hver af de tilbudte medarbejdere. Tilbuddet skal angive, hvilke generellekompetencer medarbejderen har, hvilke ydelsesspecifikke kompetencer medarbejderen har, hvilken rollemedarbejderen har i projektorganisationen samt hvilken konsulentkategori medarbejderen tilhører.Tilbuddet beskrivelse af konsulentteamet skal således bestå af de følgende 5 delelementer:1. Tilbudte medarbejdere(Her vedhæfter Leverandøren cv for de tilbudte medarbejdere. Der vedhæftes cv. pr. tilbudt medarbejder.)2. Medarbejderens generelle kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders generelle kompetencer. Der udfærdiges beskrivel-se pr. tilbudt medarbejder.)3. Medarbejderens ydelsesspecifikke kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders ydelsesspecifikke kompetencer, herunder hvorle-des medarbejderens kompetencer inddrages og nyttiggøres i projektet. Der udfærdiges beskrivelse pr.tilbudt medarbejder.)4. Rolle i projektorganisationen(Her angiver Leverandøren den tilbudte medarbejders rolle i projektorganisationen. Der angives rolle iprojektorganisation pr. tilbudt medarbejder.)5. Konsulentkategori(Her angiver Leverandøren den konsulentkategori, som den tilbudte medarbejdere tilhører. Der angiveskonsulentkategori pr. tilbudt medarbejder samt det forventede antal timer pr. medarbejder.)Ved tilbudsvurderingen lægges der vægt på, hvordan tilbudsgiver allokerer og nyttiggør relevante medar-bejderes kvalifikationer. Der vil endvidere blive lagt vægt på, hvordan de allokerede medarbejdere en-keltvis og eventuelt som team kan medvirke til at kvalitetsniveauet i løsningen af opgaven under ram-mekontrakten forøges. )F

ORVENTET TIDSFORBRUG OG SAMMENSÆTNING HERAF

[ … ](Angivelse af hvorledes den tilbudte pris er sammensat, herunder angivelse af hvilket tidsforbrughver enkelt af de allokerede medarbejder forventes at anvende på opgaven.)

Bilag 4.e – SamarbejdsorganisationK

UNDENS KONTAKTPERSON

(

ER

):Følgende person(er) er hos Kunden primær kontaktperson(er) i relation til opgavensudførelse:Navn:Jacob Gunnar NielsenTitel:KontorchefAdresse:Christiansborg Slotsplads 1Postnr./by:1218 København KNavn:Jens LundTitel:Adresse:Postnr./by:Tlf.:33 92 44 43Dir. tlf.:Mobil:E-mail:[email protected]Tlf.:Dir. tlf.:Mobil:E-mail:[email protected]

ONSULENTFIRMAETS KONTAKTPERSON

(

ER

):Følgende person(er) er hos Konsulentfirmaet primær kontaktperson(er) i relation tilopgavens udførelse:Navn:[ … ]Titel:[ … ]Adresse:[ … ]Postnr./by:[ … ]Funktionsbeskrivelse:[ … ]Navn:[ … ]Titel:[ … ]Adresse:[ … ]Postnr./by:[ … ]Funktionsbeskrivelse:[ … ]Tlf.:[ … ]Dir. tlf.:[ … ]Mobil:[ … ]E-mail:[ … ]Tlf.:[ … ]Dir. tlf.:[ … ]Mobil:[ … ]E-mail:[ … ]

AMARBEJDSORGANISATION

:I forbindelse med opgavens gennemførelse, er den nedenfor anførte samarbejdsorgani-sation etableret mellem parterne.[ … ](Angivelse af projektorganisation, hvis parterne i fællesskab bliver enige om etablering af ensådan.)