FIU, Alm.del - 2013-14 - Spørgsmål 191: MFU spm. om at oversende udbudsmaterialet fra de miniudbud, der har været siden 18. juni 2013, til finansministeren

Indholdsfortegnelse1.2.3.4.5.6.7.8.BAGGRUND OG FORMÅL ................................................................................................................................................5OPGAVEN.................................................................................................................................................................................5MEDARBEJDERE...................................................................................................................................................................5TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN..........................................................................................................................6PRIS ..............................................................................................................................................................................................6SAMARBEJDSORGANISATION .......................................................................................................................................6OPSIGELSE...............................................................................................................................................................................6UNDERSKRIFTER .................................................................................................................................................................7

Denne delkontrakt er indgået i henhold til rammekontrakt af 18. juni 2013 mellem Kon-sulentfirmaet og Finansministeriet.Rammekontrakten giver Finansministeriet adgang til at benytte og indkøbe tjenesteydel-ser selvstændigt eller i samarbejde med andre ministerier.Når Finansministeriet, i overensstemmelse med ovenstående, indgår en delkontrakt isamarbejde med andre ministerier, kan Finansministeriet overlade det til det pågældendeministerium at gennemføre selve miniudbuddet. I disse situationer betegnes Finansmini-steriet og det udførende ministerium samlet som Kunden.Delkontrakten er indgået mellem parterne efter et af Kunden gennemført miniudbud, jf.rammekontraktens punkt 6, hvor Konsulentfirmaet er vurderet som havende afgivet detøkonomisk mest fordelagtige bud.For delkontrakten gælder de i rammekontrakten med bilag anførte vilkår med de tilføjel-ser, der fremgår af denne delkontrakt med bilag.2.OPGAVEN

Der er gennemført et miniudbud som anført i rammekontraktens punkt 6 og i henholdtil Kundens opfordringsskrivelse, jf. bilag 4.a (Opfordringsskrivelse).På baggrund af det gennemførte miniudbud har Konsulentfirmaet afgivet det økono-misk mest fordelagtige bud og er derfor i henhold til rammekontaktens tildelingskriteriertildelt udførelse og levering af opgaven.Opgaven vedrører kortlægning af grundlaget for et datavarehus på socialområdetog er overordnet beskrevet i den opgavebeskrivelse, jf. bilag 4.b (Opgavebeskrivelse),Kunden har udarbejdet til brug for gennemførelse af miniudbud herom.Konsulentfirmaet skal levere opgaven til Kunden som beskrevet i bilag 4.c (Løsningsbe-skrivelse).3.MEDARBEJDERE

Opgaven honoreres som en fastpris-aftale til den i bilag 4.d anførte pris. Dog kan prisenikke overstige prisen for den ved opgavens løsning medgåede tid opgjort i henhold til depriser, der fremgår af bilag 3, Priser.Opsiger Kunden en delkontrakt, er Konsulentfirmaet berettiget til et forholdsmæssigtog rimeligt vederlag af den aftalte faste pris for det udførte arbejde frem til ophørstids-punktet.Er det omvendt Konsulentfirmaet, som opsiger en delkontrakt med fast pris, er Konsu-lentfirmaet ikke berettiget til vederlag for det hidtil udførte arbejde, hverken helt ellerdelvist.6.SAMARBEJDSORGANISATION

Bilag 4.a - OpfordringsskrivelseI medfør af rammekontraktens punkt 6 agter Kunden at gennemføre et miniudbud.Konsulentfirmaet opfordres hermed til at deltage i det pågældende miniudbud.Udbuddet vedrørerKortlægning af grundlaget for et datavarehus på socialområdetEn nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af bilag 4.b (Opgavebeskrivelse).På baggrund heraf opfordres Konsulentfirmaet til at fremsende tilbud på udførelse afopgaven. Tilbuddet skal være indleveret senest22. november 2013, kl. 12.Tilbud mod-taget efter dette tidspunkt, tages ikke i betragtning.Tilbuddet, der skal være skriftligt, skal indleveres i en lukket kuvert til adressen:AnkestyrelsenAmaliegade 251022 København KAtt: Analysechef Henrik Torp AndersenKuverten skal mærkes "Miniudbud - KORTLÆGNING AF GRUNDLAGET FORET DATAVAREHUS PÅ SOCIALOMRÅDET - må ikke åbnes"Tilbuddet bedesindleveret i 8 eksemplarer samt elektronisk på en cd-rom.Der henvises i øvrigt til rammekontraktens punkt 6, herunder særligt punkt 6.2.2 og6.2.3, i relation til Konsulentfirmaets afgivelse af tilbud.

Bilag 4.b. Opgavebeskrivelse1. Afsæt og formål med opgavenSocialområdet er præget af mangel på viden om, hvem der modtager, hvilke indsatser,hvornår og til hvilken pris. Samtidigt mangler der viden om, hvilke indsatser og metoderder virker og giver de bedste resultater. Det svækker grundlaget for at styre og prioriterede mange sociale indsatser, som kommunerne iværksætter, herunder i forhold til at sætteind med effektive forebyggende indsatser.Regeringen har derfor med socialreformen besluttet, at der skal udarbejdes en nystrategi for vidensopbygning på det sociale område, der skal sikre en mere systematiskvidensopbygning samt en bedre viden om indsatsernes effekt. Strategien for vidensop-bygning skal understøtte en socialpolitik, som ved en målrettet anvendelse af ressour-cerne sætter en effektiv og forebyggende social indsats i centrum.Initiativet indgår ligeledes i Aftale om kommunernes økonomi for 2014. Af aftalenfremgår det, at ”Regeringenog KL er enige om at analysere muligheder for at skabe et samlet doku-mentations- og analysegrundlag for indsatserne på det sociale område, blandt andet med udgangspunkt idet fælleskommunale ledelsesinformationssystem (FLIS).”Som led i strategien for vidensopbygning har Social- og Børne- og Integrationsministeri-et og Finansministeriet igangsat en analyse af mulighederne for at etablere et datavare-hus eller tilsvarende løsning på det sociale område. Der er nedsat en styregruppe, enfølgegruppe og en projektgruppe for analysen, der skal resultere i et beslutningsoplæg tilregeringens økonomiudvalg i 3. kvartal 2014. Beslutningsoplægget skal basere sig på 1)en afklaring afforretningsgrundlaget,som projektgruppen leverer, og 2)kortlægningen,somskal udføres af et konsulentfirma på baggrund af denne opgavebeskrivelse.Formålet med kortlægningen er, jf. afsnit 5, at:tilvejebringe et samlet overblik over, hvilke relevante data der findes på socialom-rådet, og en vurdering af, hvor parate de eksisterende data er til at indgå i et data-varehus,teste potentielle analysemuligheder ogopstille 2-3 løsningsmodeller for etablering af et datavarehus eller lignende.2. Mål med et datavarehusI det følgende beskrives, hvad det endelige datavarehus eller lignende løsning skal kun-ne, hvilket er styrende for, hvordan konsulentopgaven tilrettelægges.De strategiske mål med etableringen af datavarehuset eller lignende løsning kan opdelesi tre områder. Den primære opgave bliver at opfylde første mål, mens forventningen er,at de to sidste mål først kan realiseres i forlængelse af bedre grunddata:1.”Hvem får hvad, hvornår”:At styrke grunddata på det sociale område, så vi blandtandet kan besvare følgende spørgsmål:

oHvilke individer modtager de enkelte indsatser på et bestemt tidspunkt?Hvordan er udviklingen over tid?oHvad er individernes baggrundskarakteristika (f.eks. alder, køn, her-komst, familie, sundhedstilstand, uddannelse og tilknytning til arbejds-markedet)?2.”Hvad er effekten”:At udvikle enkle målemetoder for sociale gruppers pleje- ogbehandlingstyngde/forudsætninger og progression, så vi kan besvare følgendespørgsmål:oHvad er pleje- og behandlingstyngden/forudsætninger for de enkelte so-cialgrupper? Hvor stor en del af en socialgruppe (med samme pleje- ogbehandlingstyngde) opnår progression i landet som helhed og i de enkel-te kommuner?oHvor stor en del af en socialgruppe, der modtager en bestemt indsats,opnår progression inden for en bestemt periode?3.”Hvad koster det”:På den baggrund at koble udgifter med indsats, individ og pro-gression, så vi blandt andet kan besvare følgende spørgsmål:oHvad er de gennemsnitlige udgifter ved en bestemt indsats?oHvad er de gennemsnitlige udgifter ved indsatsen for hver socialgruppe(med samme pleje- og behandlingstyngde/forudsætninger) i landet somhelhed og i de enkelte kommuner?oHvad er de gennemsnitlige udgifter ved, at socialgruppen (med sammepleje- og behandlingstyngde/forudsætninger) opnår progression i landetsom helhed og i de enkelte kommuner?Et bedre datagrundlag skal underbygge en bedre socialindsats ved at styrke mulighedenfor analyser (f.eks. målgruppeanalyser, forløbsanalyser, effektanalyser, benchmarking,økonomiske analyser, evalueringer samt forsøgs- og udviklingsprojekter).Datavarehuset indebærer ikke, at kommunerne og andre aktører på socialområdet skaldokumentere og registrere mere end nu.Der tages udgangspunkt i, at det primært er analysemiljøer i staten og forskningsinstitu-tioner, der skal bruge datavarehuset til at lave analyser på socialområdet til brug for helesektoren. Formålet er således ikke at lave et lokalt ledelsesinformationssystem. Data skalimidlertid give mening på alle niveauer, og kommunale analysemiljøer skal kunne få stil-let data til rådighed.Det er endnu ikke defineret, hvem der vil få direkte adgang til løsningen. Dette afhængeraf, hvilken løsning der vælges. Men der er, uanset hvad, behov for, at analysemiljøer kankondensere data og gøre dem anvendelige i form af analyser og nøgletal til sagsbehand-lere, ledere og politikere.3. Afgrænsninger

De fleste sociale udfordringer er imidlertid tæt forbundet med indsatser inden for f.eks.uddannelse, daginstitutioner, beskæftigelse og sundhed. Konsulentfirmaet skal derforforholde sig til, hvordan data på disse områder relateres til socialområdet. Særligt i for-hold til blandt andet ældreområdet, psykisk syge og misbrugere er der et stort datasam-menfald med sundhedsområdet, mens data på uddannelsesområdet er centrale for ud-satte børn og unge.4. OrganiseringAnalysen er forankret i en styregruppe med repræsentanter fra Social-, Børne og Integra-tionsministeriet (formand), Finansministeriet og KL. Styregruppen vil sikre den fornød-ne koordination af det eksterne og interne analysearbejde, og det planlægges, at styre-gruppen mødes ca. 3 gange med Konsulentfirmaet.Der er endvidere nedsat en projektgruppe med repræsentanter fra Social-, Børne- ogIntegrationsministeriet (primært repræsenteret ved Ankestyrelsen), Finansministeriet ogKL, der refererer til styregruppen.Projektgruppen mødes ca. hver 14. dag (kadencen kan variere gennem konsulentopga-ven) med Konsulentfirmaet, hvor opgavens fremdrift, udeståender, faglige spørgsmålmv. drøftes og afklares. Endvidere drøfter projektgruppen også Konsulentfirmaetsoverordnede forslag til materiale til brug for styregruppens møder.Det forventes endvidere, at repræsentanter fra projektgruppen inddrages løbende i ana-lysearbejdet, herunder workshops, møder med relevante aktører, problemløsningssessi-ons mv. for at sikre forståelse af anvendte metoder, data mv.5. KonsulentopgavenI det følgende beskrives den opgave, som Konsulentfirmaet bedes give tilbud på.Det centrale i opgaven er en kortlægning af data og it på det sociale område. Konkretbestår opgaven dog af følgende tre delanalyser, som Konsulentfirmaet skal udarbejde:

1.Kortlægning af data og it på det sociale område:Formålet hermed er at tilvejebringe etsamlet overblik over data og it-systemer på det sociale område på tværs af deforskellige aktører og systemer. Kortlægningen gennemføres med særligt henblikpå at vurdere, hvorparatedata er til at indgå i et datavarehus.2.Test af analysemuligheder med et datavarehus eller lignende løsning:Med afsæt i 2-4 identi-ficerede testområder ønskes det hermed illustreret, at der med et datavarehus el-ler lignende løsning kan udarbejdes nye typer analyser, og/eller at eksisterendeanalyser kan laves hurtigere og/eller med et højere evidensniveau.3.2-3 løsningsforslag til etablering af et datavarehus eller lignende løsning:Formålet hermeder at beskrive mulige, hensigtsmæssige løsninger, der skal sikre, at der kan udar-bejdes nye typer analyser, og/eller at eksisterende analyser kan laves hurtigereog/eller med et højere evidensniveau.På baggrund af Konsulentfirmaets oplæg til mulige løsningsforslag skal Konsulentfirma-et bistå styregruppen med udformning af et nærmere beslutningsgrundlag.Generelt er det et krav, at Konsulentfirmaet i analyserne tager udgangspunkt i den eksi-sterende viden fra tidligere kortlægninger, der stadig viser sig relevante, f.eks. kortlæg-ninger i forbindelse med de nationale dokumentationsprojekter i Danmarks Statistik ogkortlægninger i forbindelse med etablering af FLIS i KL. Dermed skal det sikres, atKonsulentfirmaet ikke bruger ressourcer på kendt viden.I det følgende foretages en udspecificering af, hvad indholdet af ovenstående analyserskal være. Når Konsulentfirmaet er udpeget, vil der i øvrigt være en tæt dialog medKunden om detaljerne i delopgaverne.5.1 Kortlægning af data og it på det sociale områdeIdet kortlægningen af data og it på det sociale område udgør den centrale del af densamlede opgave, er det vigtigt, at der sker en grundig kortlægning, som blandt andet kantage afsæt i en indledende kortlægning, foretaget af projektgruppen i juni 2013 (bilag4.f).De kortlagte data skal vælges ud fra deres relevans for datavarehuset samt kortlægnin-gens tidshorisont og budget.Kortlægningen skal overordnet besvare følgende tre spørgsmål:Hvilke relevante data og it-systemer findes i dag på socialområdet?-Relevante data:Kortlægningen skal som minimum omfatte deprimære datakilder,som er angivet i bilag 4.f. Konsulentfirmaet skal desuden vurdere, om andre da-taområder er relevante og i så fald hvilke.

Hvad kan data anvendes til, herunder koblingsmuligheder og -begrænsninger?-Datas anvendelse:Data skal kortlægges på baggrund af, hvad de kan belyse i for-hold til omkostninger/ressourcer, indsats, målgruppe og effekt. Kortlægningenskal således kategorisere data ud fra en analytisk ramme, som kan omfatte om-kostninger/ressourcer (input), indsats, målgruppe og effekt (outcome).-Koblingsmuligheder og -begrænsninger:Kortlægningen skal desuden afdække, hvorvidt,og i så fald hvordan, der foregår specifikke registreringer, der tillader koblingmellemindivider(cpr),ydelse og tilbud, økonomi(f.eks. via regnskabsoplysninger) ogeffekt(f.eks. via grunddata om individer).-Særligt i forhold til regnskabsoplysninger:I kortlægningen skal foretages en specifikafdækning af, hvorvidt, og med hvilken datakvalitet, regnskabsoplysninger kankobles med de enkelte ydelser og tilbud. Dette kan f.eks. indebære forslag til ud-formningen af den kommunale kontoplan eller centrale krav til omkostningsfor-deling.Hvor parate er data til at indgå i et datavarehus?Idet datavarehuset vil skulle hente data fra andre systemer og eventuelt konkrete indbe-retninger af data er det afgørende, at kortlægningen omfatter en vurdering af dokumen-tationsniveauet for samt kvalitet og tilgængelighed af data.-Dokumentationsniveau:Kortlægningen skal afdække dokumentationsniveauet fordata. Hvis data skal indgå i et datavarehus og anvendes af analysemedarbejdereog forskere, er der brug for en systematisk og tilgængelig dokumentation aff.eks. kilder, bearbejdning og kvalitet.-Kvalitet:Kortlægningen skal beskrive kvaliteten af data, f.eks. hvorvidt data regi-streres korrekt på baggrund af præcise og ensartede definitioner og standarderpå tværs af systemer. Kortlægningen vil her skulle vurdere, hvordan et datavare-hus kan trække på det igangværende arbejde i blandt andet Socialstyrelsen, hvormange socialfaglige metoder bliver bedre beskrevet og underbygget, og der kate-goriseres inden for de tre grundbegreber; tilbud, ydelse og målgruppe. Andrekvalitetskriterier, der kan lægges vægt på, er kadence, aktualitet og detaljerings-grad for data.-Tilgængelighed:Kortlægningen skal desuden vurdere datastilgængelighed,der betin-ges af, hvem der ejer data, hvilke it-systemer og formater de ligger i, og hvilkeomkostninger og ressourcer der er forbundet med dataudtræk. Desuden kan detvære relevant at se på spørgsmålet om (den praktiske) tilgængelighed af data forbrugerne, herunder mulighederne for, at brugerne kan analysere effekter af sær-lige ydelser og tilbud ved at koble kommunale data med registeroplysninger.

5.2 Test af analysemuligheder med et datavarehus eller tilsvarende løsningKonsulentfirmaet skal i anden delanalyse udarbejde 2-4 politisk og fagligt relevante for-slag til analyser, teste disse analysemuligheder og på denne baggrund foretage en vurde-ring af dataparathed og potentiale ved et datavarehus eller lignende løsning.Testen af analysemuligheder skal illustrere, at et datavarehus eller lignende løsning kanmuliggøre, at:-der kan udarbejdes nye typer af analyser-analyser, der kan laves i dag, fremover kan laves hurtigere eller med højere evi-densniveau.Testen af analysemuligheder kan blandt andet illustrere, om det vil være realistisk, atman med en ny dataløsning kan gennemføre et mindre antal politisk/administrativtbrugbare analyser på 2 til 3 måneder i stedet for at gennemføre et tilsvarende antalflerårige forskningsprojekter.Bilag 4.g udgør et katalog for temaer, der foreslås testet. Temaerne er identificeret i da-tavarehusanalysens indledende fase og skal også illustrere, inden for hvilket problemfeltdatavarehuset eller lignende løsning skal bidrage. Konsulentfirmaet kan tage afsæt i dissetestområder eller identificere andre mere relevante områder, herunder uddybe, hvorfordisse er mere oplagte til at vurdere dataparathed og potentiale ved et datavarehus ellerlignende løsning.5.3 Løsningsforslag til etablering af et datavarehus eller en tilsvarende løsningKonsulentfirmaet skal i den tredje delanalyse beskrive og kategorisere 2-3 løsningsfor-slag til etablering af et datavarehus eller lignende løsning.Dataløsningen kan f.eks. være et mereformaliseret datavarehus,eller den kan bygge viderepåeksisterende løsninger(FLIS, data i Arbejdsmarkedsstyrelsen, data i UNI-C, sundhedsda-ta, dokumentationsprojekterne). Uanset hvilke løsningsforslag der beskrives, skal debygge videre på eksisterende it-systemer i kommunerne og andre aktører på socialområ-det.Løsningsforslagene skal blandt andet kategoriseres ud fra, hvorvidt dataløsningen skal:obygge videre på eksisterende løsninger (eksempelvis udbygge, koble ogbenytte sociale data via eksisterende løsninger)ohave ansvar for at indsamle, håndtere, omstrukturere, tilgængeliggøre oganalysere på relevante og brugbare data på socialområdet.Der skal være fokus på, at løsningerne skal muliggøre, at:oder kan udarbejdes nye typer af analyseroanalyser, der kan laves i dag, fremover kan laves hurtigere eller med høje-re evidensniveau.Hvert løsningsforslag skal indeholde følgende:a. Mål og delmål

Opgaver og leverancerEn mulig proces- og tidsplan for implementeringOverslag på økonomi for etablering og driftOrganisering, herunder hvilke dele der kan fungere uafhængigt af hinan-den, og hvordan relevante brugergrupper involveres.f. En oversigt over hvorvidt det er muligt på relevante dataområder athåndtere, omstrukturere eller ensrette kildesystemer.g. En oversigt over eventuel ny- og videreudvikling i relation til eksisteren-de it-systemer.h. Et afsnit, der beskriver hvordan kompetencer på analyse-, data-, forret-nings- og teknikniveau sikres.i. En risikoanalyse af implementeringen af løsningsforslaget, herunder envurdering af, hvilke dele af det enkelte løsningsforslag der kan fungereog skabe værdi uafhængigt af andre dele. Desuden skal der foreslås tiltag,der kan øge styringen af projektet, så risici og kompleksitet minimeres.j. Sammenhæng mellem løsningen på det sociale område og nuværendekommunale løsninger og dataløsninger på tilgrænsende sektorområder(blandt andet beskæftigelse, sundhed og uddannelse).Det er vigtigt, at der i løsningsforslagene lægges vægt på specifikke forhold ved social-områdets data frem for generelle vilkår for etableringen af et datavarehus.6. LeverancerLøsningsmodeller skal løbende vurderes og uddybes i samarbejde med Kunden. I febru-ar 2014 skal styregruppen forelægges udkast til løsningsforslag, og de mest lovende løs-ninger prioriteres og uddybes efterfølgende af Konsulentfirmaet.Konsulentfirmaet skal udarbejde en hovedrapport, der behandler de tre delanalyser.Som grundlag for hovedrapporten udarbejdes en delrapport om hver af de tre delanaly-ser.Konsulentfirmaet skal herudover bistå styregruppen med udformning af endeligt be-slutningsgrundlag, hvilket tilrettelægges sammen med kunden.Endelig skal Konsulentfirmaet overdrage konsoliderede data og viden, som er opnået iforbindelse med opgaveløsningen, til Social-, Børne og Integrationsministeriet og Fi-nansministeriet, således at der kan foretages opfølgende/supplerende analyser i forholdtil Konsulentfirmaets endelige afrapportering.7. Krav til tilbuddetTilbuddet skal beskrive, hvordan Konsulentfirmaet vil løse de tre delopgaver.Der stilles følgende generelle krav til indholdet af tilbuddet:-En beskrivelse af metoden/metoder, der vil blive anvendt til at gennemføre detre delopgaver.

En redegørelse for, hvordan 2-4 af de i bilag 4.g beskrevne temaer kan testes; al-ternativt identificere andre mere relevante områder, herunder uddybe, hvorfordisse er mere oplagte til at vurdere dataparathed og potentiale ved et datavare-hus.Et foreløbigt udkast til indholdsfortegnelse for rapporteringen af analysens re-sultater, der skal ske i form af en hovedrapport og en delrapport om hver af detre delanalyser.En tids- og aktivitetsplan for analysen, der blandt andet inkluderer centrale mile-pæle og delleverancer/delafrapporteringer.En beskrivelse af, i hvilken form det indsamlede datamateriale vil blive stillet tilrådighed for udbyder under og efter tilbudsgivers arbejde. Det skal være en delaf tilbuddet, at udbyder har rettighederne til de indsamlede data i en form, dertillader opfølgende/supplerende analyser.Et specificeret budget for analysen opdelt på henholdsvis aktiviteter og forventettimeforbrug fordelt på de allokerede medarbejdere, som skal udføre aktiviteten.I sammenhæng hermed skal opgives timepriser for de enkelte allokerede medar-bejdere og den samlede pris for analysen.En kort beskrivelse af Konsulentfirmaets erfaring med lignende projekter – bådei den private, den kommunale og den statslige sektor.Tilbuddet må maksimalt fylde 30 sider (inkl. CV).

kast til løsningsfor-slag.Konsulentfirmaet harfærdigt udkast til ho-vedrapport til styre-gruppen.Konsulentfirmaet harhovedrapport og del-rapporterfærdige(deadline medio april)Konsulentfirmaetbistår styregruppenmed udformning afendeligt beslutnings-grundlag.Inden delanalyserne foreligger, vil der være usikkerhed om mulighederne for at etablereet datavarehus eller lignende løsninger for bedre datagrundlag. Styregruppen og følge-gruppen skal derfor generelt involveres, når der foreligger nye leverancer, der har betyd-ning for, hvordan et datavarehus eller en tilsvarende løsning kan konstrueres, afgrænsesog etableres, så det opfylder formålet.9. PrisDet forventes, at konsulentopgaven holdes inden for en samlet ramme på 2,9 mio. kr.Det forudsættes, at der ikke sker nogen indledende betaling, og at betalingen ved opga-vens færdiggørelse udgør en større andel end øvrige betalinger.

RBEJDSMETODER OG VÆRKTØJER

ILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN

RIS