Finansudvalget 2013-14
FIU Alm.del Spørgsmål 191
Offentligt
Bilag 4Model for delkontrakt vedrørende levering af tjenesteydelser til brug foreffektiviseringsopgaver(Køb efter miniudbud)
Analyse af digitale skriftlige prøver
Denne delkontrakt er indgået mellem
Finansministeriet • Christiansborg Slotsplads 1 • 1218 København K • T 33 92 33 33 • E [email protected] • www.fm.dk
2
Digitaliseringsstyrelsen(herefter benævnt Kunden)og[…][…][…](herefter benævnt Konsulentfirmaet)
3
IndholdsfortegnelseANALYSE AF DIGITALE SKRIFTLIGE PRØVER................................................................................. 11.2.3.4.5.6.7.8.BAGGRUND OG FORMÅL................................................................................................. 5OPGAVEN........................................................................................................................... 5MEDARBEJDERE............................................................................................................... 5TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN.............................................................................. 6PRIS..................................................................................................................................... 6SAMARBEJDSORGANISATION......................................................................................... 6OPSIGELSE......................................................................................................................... 6UNDERSKRIFTER............................................................................................................. 7
Baggrund ................................................................................................................................... 9Erfarede gevinster ved digitalisering af prøver ............................................................. 10Formål ..................................................................................................................................... 10Afgrænsning af opgaven ....................................................................................................... 11Krav til opgaven..................................................................................................................... 11Delleverancer og underprodukter ................................................................................... 11Delleverance 1: Kortlægning af eksisterende erfaringer med digitale skriftligeprøver .............................................................................................................................1211Delleverance 2: Løsningskoncept ................................................................................... 12Særlige forhold vedrørende gymnasieområdet.............................................................. 14Delleverance 3: Potentialevurderingen......................................................................1514Krav til tilbud ......................................................................................................................... 17Tidsplan ..............................................................................................................................1817Spørgsmål ................................................................................................................................ 18
4
Bilagsfortegnelse
Bilag 4.a:Bilag 4.b:Bilag 4.c:Bilag 4.d:Bilag 4.e:
OpfordringsskrivelseOpgavebeskrivelseLøsningsbeskrivelsePris og allokerede medarbejdereSamarbejdsorganisation
5
1.BAGGRUND OG FORMÅLDenne delkontrakt er indgået i henhold til rammekontrakt af 18. juni 2013 mellem Kon-sulentfirmaet og Finansministeriet.Rammekontrakten giver Finansministeriet adgang til at benytte og indkøbe tjenesteydel-ser selvstændigt eller i samarbejde med andre ministerier.Når Finansministeriet, i overensstemmelse med ovenstående, indgår en delkontrakt isamarbejde med andre ministerier, kan Finansministeriet overlade det til det pågældendeministerium at gennemføre selve miniudbuddet. I disse situationer betegnes Finansmini-steriet og det udførende ministerium samlet som Kunden.Delkontrakten er indgået mellem parterne efter et af Kunden gennemført miniudbud, jf.rammekontraktens punkt 6, hvor Konsulentfirmaet er vurderet som havende afgivet detøkonomisk mest fordelagtige bud.For delkontrakten gælder de i rammekontrakten med bilag anførte vilkår med de tilføjel-ser, der fremgår af denne delkontrakt med bilag.2.OPGAVEN
Der er gennemført et miniudbud som anført i rammekontraktens punkt 6 og i henholdtil Kundens opfordringsskrivelse, jf. bilag 4.a (Opfordringsskrivelse).På baggrund af det gennemførte miniudbud har Konsulentfirmaet afgivet det økono-misk mest fordelagtige bud og er derfor i henhold til rammekontaktens tildelingskriteriertildelt udførelse og levering af opgaven.Opgaven vedrørerAnalyse af digitale skriftlige prøverog er overordnet beskrevet iden opgavebeskrivelse, jf. bilag 4.b (Opgavebeskrivelse), Kunden har udarbejdet til brugfor gennemførelse af miniudbud herom.Konsulentfirmaet skal levere opgaven til Kunden som beskrevet i bilag 4.c (Løsningsbe-skrivelse).3.MEDARBEJDERE
Konsulentfirmaet har til opgaven allokeret de medarbejdere, der er angivet i bilag 4.d(Pris og allokerede medarbejdere). Bilaget indeholder tillige en beskrivelse dels af depågældende medarbejderes generelle og relevante kvalifikationer i relation til løsning afnærværende opgave, dels af de pågældende medarbejderes tiltænkte opgaver vedrørende
6
analyse af digitale skriftlige prøver.Herudover indeholder bilaget angivelse af, hvil-ken konsulentkategori medarbejderen tilhører.4.TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN
Delkontrakten, og dermed levering af opgaven, skal ske i henhold til den tilrettelæggelseaf opgaven, der følger af bilag 4.c (Løsningsbeskrivelse).5.PRIS
Opgaven honoreres som en fastpris-aftale til den i bilag 4.e (Pris og allokerede medar-bejdere) anførte pris. Dog kan prisen ikke overstige prisen for den ved opgavens løsningmedgåede tid opgjort i henhold til de priser, der fremgår af bilag 3, Priser.Opsiger Kunden en delkontrakt, er Konsulentfirmaet berettiget til et forholdsmæssigtog rimeligt vederlag af den aftalte faste pris for det udførte arbejde frem til ophørstids-punktet.Er det omvendt Konsulentfirmaet, som opsiger en delkontrakt med fast pris, er Konsu-lentfirmaet ikke berettiget til vederlag for det hidtil udførte arbejde, hverken helt ellerdelvist.6.SAMARBEJDSORGANISATION
Finder parterne det i fællesskab hensigtsmæssigt, at der skal etableres en samarbejdsor-ganisation i forhold til opgaven, er denne nærmere beskrevet i bilag 4.e (Samarbejdsor-ganisation) indeholdende angivelse af eksempelvis projektkoordinator, kontaktpersoner,mødestruktur mv.7.OPSIGELSE
Delkontrakten kan opsiges i henhold til rammekontraktens punkt 8.1, Opsigelse.Uanset ophør af rammekontrakten, er Konsulentfirmaet fortsat forpligtet til at fuldførepåbegyndte opgaver på rammekontraktens vilkår, såfremt Kunden skønner, at dette vilvære hensigtsmæssigt.
7
8.
UNDERSKRIFTERDato:For Konsulentfirmaet
Dato:For Kunden:
Dato:For Finansministeriet (ifald delkontrakten er indgået i samarbejde med et andet ministe-rium):
8
Bilag 4.a - OpfordringsskrivelseI medfør af rammekontraktens punkt 6 agter Kunden at gennemføre et miniudbud.Konsulentfirmaet opfordres hermed til at deltage i det pågældende miniudbud.Udbuddet vedrørerAnalyse af digitale skriftlige prøver.En nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af bilag 4.b (Opgavebeskrivelse).På baggrund heraf opfordres Konsulentfirmaet til at fremsende tilbud på udførelse afopgaven. Tilbuddet skal være indleveret senest den 30. januar 2014, kl. 12. Tilbud mod-taget efter dette tidspunkt, tages ikke i betragtning.Tilbuddet, der skal være skriftligt, skal indleveres i en lukket kuvert til adressen:DigitaliseringsstyrelsenLandgreven 4Postboks 21931017 København KKuverten skal mærkes "Miniudbud – Digitale skriftlige prøver - må ikke åbnes".Tilbuddet bedes indleveret i 3 eksemplarer. Kunden ser også gerne, at tilbuddet afleve-res i en elektronisk version (usb eller lignende).Ordregiver ser gerne, at tilbuddetmaksimalt fylder 25 sider samlet set,dvs. bilag 4c+ 4d, inklusiv både løsningsbeskrivelse og beskrivelse af pris og allokerede medarbejde-re.Der henvises i øvrigt til rammekontraktens punkt 6, herunder særligt punkt 6.2.2 og6.2.3, i relation til Konsulentfirmaets afgivelse af tilbud.
9
Bilag 4.b - OpgavebeskrivelseMed nærværende miniudbud udbydes en potentialevurdering af indførelse af digitaleskriftlige prøver på hhv. gymnasieområdet, folkeskoleområdet og almenvoksenuddan-nelsesområdet.Øget anvendelse af it i undervisningen er centralt for at understøtte elevernes indlæringog it kompetencer og for at sikre en smart og effektiv ressourceudnyttelse i undervisnin-gen og prøveaflæggelsen. Derfor iværksætter Finansministeriet (repræsenteret ved Digi-taliseringsstyrelsen) i samarbejde med Undervisningsministeriet, KL samt Ministeriet forForskning, Innovation og Videregående Uddannelser1nu en analyse af potentialet vedovergangen til digitale skriftlige prøver i grundskolen, gymnasiet og almen voksen ud-dannelse.Analysen er del af et initiativ om digitale skriftlige prøver i Strategi for Digital Velfærdsom blev lanceret ultimo september 2013.Formålet med analysen er at kortlægge eksisterende erfaringer med digitale skriftligeprøver og vurdere de økonomiske og faglige gevinster ved at indføre digitale skriftligeprøver på de ovennævnte områder. Resultatet af analysen vil blive forelagt parterne bagStrategi for Digital Velfærd med henblik på at træffe beslutning om den videre færd forindførelse af digitale skriftlige prøver.Analysen skal gennemføres i perioden februar april 2014.Baggrund
I dag er en væsentlig andel af de skriftlige prøver på hele undervisningsområdet under-støttet af manuelle arbejdsgange. Det vil sige, at planlægning, udlevering, udfyldelse,aflevering, bedømmelse, censur, karaktergivning og evt. feedback ikke er understøttetdigitalt. Endvidere benytter Danmark i langt højere grad end andre lande ekstern censurtil de skriftlige prøver, hvilket er en omkostningstung opgave, som kan effektiviseresgennem digitalisering2.Det fremgår af ’Aftale mellem regeringen, Venstre og Dansk Folkeparti om et fagligtløft af folkeskolen’ at:Over en årrække skal brugen af it i forbindelse med afgangsprøverne øges.Det skal bl.a. ske gennem digitalisering af de skriftlige prøver samt øget anvendelse af selvrettende prøveri udvalgte fag.For at realisere denne målsætning er der i regi af Strategi for Digital Velfærd iværksat etinitiativ om øget anvendelse af digitale prøver.1
Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående uddannelser indgår i analysen i det omfang erfaringer fra de institutioner,
der hører under ministeriet har relevans for analysen, dvs. primært i forbindelse med kortlægning af erfaringer vedr. digitale skriftligeprøver.2
Ministeriet for Børn og Undervisning, 2008: Prøve- og eksamenssystemet - Udfordringer og muligheder
10
Erfarede gevinster ved digitalisering af prøverDer er erfaringer med digital aflevering af skriftlige besvarelser fra forskellige uddannel-sesinstitutioner3. Disse erfaringer indikerer, at der er potentiale for besparelser på udgif-ter til distribution, fragt og administration samt for faglige forbedringer. Eksempelvisviser erfaringer med digitalisering af skriftlige prøver for 10.000 studerende ved AarhusUniversitet økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster,jf. tabel 1.Tabel 1Eksempler på mulige økonomiske og kvalitetsmæssige effekter ved digital understøttelse afskriftlige prøver•Betydelig arbejdsbesparelse på det studieadministrative arbejdeØkonomiske•Fuldstændig besparelse på distribution og fragt•Betydelig ressourcebesparelse på driftsomkostninger som håndtering og arkiveringKvalitetsmæssige•Nemmere adgang til prøverne samt til besvarelser, fx ifm. Klagesager•Bedre overblik over elevernes besvarelser•Lavere fejlniveau under eksamensafviklingen, fx udlevering af forkerte opgaver•Bedre læring for elever ved opgavefeedbackKilde:Overgang til digital aflevering og bedømmelse af skriftlige prøver,Aarhus Universitet, januar 2013.
I tråd hermed er Undervisningsministeriet ved at udarbejde en løsning for digitaliseringaf arbejdsgangene i forbindelse med skriftlige prøver på de gymnasiale uddannelser. Påde gymnasiale uddannelser arbejdes der herudover allerede i dag i betydeligt omfangmed digitale opgaver, besvarelser og feedback i forhold til de skriftlige opgaver, someleverne afleverer løbende.Formål
Formålet med analysen er tredelt, idet den dels skal afdække erfaringer med digitaleskriftlige prøver, dels skal der fastlægges et eller flere løsningskoncepter for digitaliseringaf arbejdsgangene ved skriftlige prøver på grundskole- og gymnasieområdet og endeligfastlægge det økonomiske potentiale ved indførelse af et løsningskoncept. Løsningskon-ceptet skal kunne tilgodese og understøtte den indholdsmæssige udvikling på prøveom-rådet samt sikre, at de digitale prøver kan bidrage til tilegnelsen af centrale kompetenceri opgaveløsningen i nutidens og fremtidens samfund.Målsætningerne for digitalisering af prøverne er, at:•Digitalisere, i videst muligt omfang, det administrative arbejde forbundet med skrift-lige prøver•Skabe digitalt overblik for bedømmere, lærere, elever, studerende, eventuelle pårø-rende mv., så bemærkninger, justeringer, karaktergivning, generel feedback mv. stårsamlet og tilgængeligt3 Aarhus Universitet har gennemført et pilotprojekt vedr. digitalisering af prøver. Dertil kommer en række erfaringer fra det gymna-siale område med anvendelse af de afleveringsfaciliteter, der er udviklet i de studieadministrative systemer, Lectio, Elevplan ogLudus. Endelig har systemet WiseFlow været benyttet på Sjørringvold Efterskole ved nogle af folkeskolens afgangsprøver maj 2013.
11
•Sikre et fyldestgørende, digitalt overblik over status for besvarelser for bedømmere,administrativt personale, elever og studerende•Muliggøre, at andet skriftligt materiale kan afleveres digitalt, eksempelvis større op-gaver, projekter mv.•Muliggøre feedback til eleven eller den studerende i undervisningssituationen, hvormuligt•Levere et fremtidssikret koncept mht. at understøtte den indholdsmæssige udviklingpå prøveområdet.Afgrænsning af opgaven
Opgavens analysefelt er afgrænset til skriftlige prøver i folkeskolen, på alle gymnasialeuddannelser og i almen voksen uddannelse. Endvidere skal løbende aflevering af skrift-lige opgaver inddrages, i det omfang centrale systemer herfor ikke allerede er implemen-teret.Kortlægningen af eksisterende erfaringer med digitale skriftlige prøver forventes dog atdække et bredere område end ovenstående afgræsning.Krav til opgaven
Analysen skal munde ud i tre delleverancer:1. En kortlægning af eksisterende erfaringer med digitale skriftlige prøver.2. Et eller flere løsningskoncepter for digitalisering af arbejdsgangene ved skriftligeprøver på grundskoleområdet og AVU området, samt kvalificering af løsnings-konceptet på gymnasieområdet.3. En potentialevurdering af overgang til digitale skriftlige prøver på grundskole-området og AVU området samt en kvalificering af business casen på gymnasie-området.Konsulentfirmaets tilbud skal indeholde en detaljeret metodebeskrivelse, der giver enfyldestgørende og velunderbygget beskrivelse af, hvorledes Konsulentfirmaet påtænkerat gribe opgaven an, herunder de enkelte delleverancer og produkter. Det er et krav tilanalysen, at der anvendes metoder, som sikrer validitet og generaliserbarhed af analysensresultater. Konsulentfirmaet skal i tilbuddet begrunde sit valg af metoder ud fra dissekriterier.I beskrivelsen af leverancerne er det endvidere understreget når der er forhold, somKonsulentfirmaet skal adressere særskilt i tilbuddet.Kravene til de tre delleverancer er beskrevet nedenfor.Delleverancer og underprodukter
12
Delleverance 1: Kortlægning af eksisterende erfaringer med digitale skriftlige prøverDet er en grundlæggende præmis for analysen, at Konsulentfirmaet skal tage udgangs-punkt i allerede opnåede erfaringer med digitale skriftlige prøver4for i videst muligt om-fang at genbruge erfaringer. Derfor skal analysen indeholde en kortlægning af relevanteerfaringer med løsninger til digitale skriftlige prøver og skal dække de officielle centraltfastlagte prøver og løbende aflevering af skriftlige opgaver. Kortlægningen skal endvide-re indeholde en overordnet mapning af hvad, der måtte eksistere af tiltag med digitaleskriftlige prøver og løbende opgaveaflevering på de tre uddannelsesområder, som ergenstandsfelt for potentialevurderingen– folkeskoleområdet, gymnasieområdet og Al-men voksen uddannelsesområdet.Kortlægningens resultater skal være udgangspunktet for udarbejdelse af henholdsvis enpotentialevurdering af digitalisering af arbejdsgangene omkring skriftlige prøver samtforslag til et løsningskoncept for digitale skriftlige prøver.Delleverance 1 skal som minimum bestå af nedenstående produkter:•••••••Afdækning af viden om faglige og økonomiske gevinster ved digitale skriftligeprøver, herunder de mest økonomisk fordelagtige digitaliserede arbejdsgange iforbindelse hermedAfdækning af hvilke særlige forhold, der gør sig gældende afhængig af om et gi-vent system udelukkende understøtter skriftlige prøver eller også løbende afleve-ring af skriftlige opgaverAfdækning af hvorledes bedømmelse håndteres i eksisterende systemerAfdækning af særlige opmærksomhedspunkter i forhold til de tekniske løsninger(herunder vedr. teknisk platform, sikkerhed og performancekrav, leverandør ogkontraktforhold)Afdækning af markedsforhold vedr. eksisterende løsningerAfdækning af hvilke særlige forhold, der gør sig gældende for så vidt angår ad-gang til persondata etc.Afdækning af eventuelle relevante internationale erfaringer om digitale skriftligeprøver.
Konsulentfirmaets tilbud skal skitsere hvordan kortlægningen gribes an og de primæredatakilder, der forventes anvendt i forbindelse med kortlægningen.
Delleverance 2: LøsningskonceptAnalysen skal levere et eller flere løsningskoncepter, der skal anvendes som udgangs-punkt for potentialevurderingen. Løsningskonceptet skal være rettet mod digitale skrift-lige prøver og tage udgangspunkt i en afdækning af de mest centrale arbejdsgange om-kring prøveaflæggelsen. Delleverancen om løsningskonceptet skal som minimum inde-holde følgende konkrete produkter:
4
På folkeskole- og gymnasieområdet samt de videregående uddannelser.
13
a) En afdækning af arbejdsgange relateret til skriftlige prøver i forhold til alle analysensuddannelsesområder. Løsningskonceptet skal dække kæden af arbejdsgange i forbindelsemed skriftlige prøver. Såfremt der ikke er iværksat centrale systemer til den løbende op-gaveaflevering på analysens uddannelsesområder skal løsningskonceptet ligeledes afdæk-ke arbejdsgangene i forbindelse med den løbende opgaveaflevering.b) Et eller flere løsningskoncepter for digitale skriftlige prøver som skal kunne anvendesi forhold til grundskoleområdet og AVU området, se bemærkning om gymnasier pånæste side.. I det omfang, der ikke er iværksat centrale systemer til den løbende afleve-ring af skriftlige opgaver skal løsningskonceptet også dække dette for alle analysens ud-dannelsesområder. Ved løsningskoncept forstås konkrete krav til digitalisering af ar-bejdsgange, der er nødvendige for, at en kommende løsning skal kunne levere økonomi-ske og faglige effekter i forhold til skriftlige prøver og evt. løbende aflevering af skriftli-ge opgaver5.Konceptet skal afspejle den mest hensigtsmæssige organisering og mest vidtrækkendedigitalisering af arbejdsgangene og skal så vidt muligt tænkes uafhængigt af uddannel-sesmæssig retning og niveau.Konceptet skal i videst muligt omfang inkludere afdækning af databehov, samspil tilrelevante centrale og lokale systemer, særlige tekniske forhold vedr. belastning i spidspe-rioder, sikkerhed og drift af løsningen, hensyn til platformsuafhængighed og evt. særligekrav til brugergrænseflade. Endelig skal de væsentligste barrierer for implementering afen løsning afdækkes som led i indhegning af konceptet.Det er centralt, at Konsulentfirmaets anbefalinger til et løsningskoncept i videst muligtomfang baseres på overvejelser om simple og standardiserede systemer, som er bedst tilprisen, og som indeholder et minimum af funktionalitet, der er nødvendigt for at realise-re de økonomiske og faglige gevinster.Det er ligeledes vigtigt, at løsningskonceptet tilgodeser og understøtter den indholds-mæssige udvikling på prøveområdet således, at de digitale skriftlige prøver understøtterden faglige anvendelse af it i undervisningen. Det betyder især, at digitale skriftlige prø-ver skal bidrage til tilegnelsen af centrale kompetencer til opgaveløsning i nutidens ogfremtidens samfund. Eksempelvis skal prøverne understøtte elevernes videnindsamling,-produktion og -formidling. Konkret kan det fx gøre sig gældende ved, at eleverne kananvende nogle af de digitale medier til prøverne, som de anvender i undervisningen. På4 For så vidt angår prøveaflæggelse (eksamen) gælder dette som minimum følgende arbejdsgange på fol-keskole og gymnasieområdet:1. Opgaverne produceres af opgavekommissionerne2. Opgaverne distribueres til hver enkelt eksaminand3. Besvarelserne afleveres digitalt4. Censorerne tilgår besvarelserne og afgiver efterfølgende karakterer5. Karaktererne overføres til de lokale studieadministrative systemer.
14
den måde kan digitale skriftlige prøver bidrage til at understøtte elevernes opfyldelse afde centralt fastlagte mål. Endvidere skal løsningskonceptet være så fleksibelt, at det kantilpasses en evt. udvikling af prøveformer.Særlige forhold vedrørende gymnasieområdetDer er allerede beskrevet en løsning på gymnasieområdet for digitale skriftlige prøver.Løsningskonceptet stilles til rådighed for Konsulentfirmaet, som skal verificere dette isin nuværende form og komme med anbefalinger til en evt. udbygning af systemet iforhold til evt. yderligere identificerede arbejdsgange i relation til eksamensaflæggelse.Konsulentfirmaet skal ligeledes vurdere, om elementer herfra kan anvendes på grund-skoleområdet, AVU området og eventuelt har potentiale til at kunne anvendes på andreuddannelsesområder.For at sikre, at erfaringerne fra gymnasieområdet inddrages fra starten af analysen skalKonsulentfirmaet i deres tilbud tage højde for, at kvalificering af løsningskonceptet pågymnasieområdet skal ske tidligt i forløbet, og at resultaterne herfra skal afrapporteres iforbindelse med i midtvejsevalueringen.På gymnasieområdet er systemer til den løbende aflevering af skriftlige opgaver ligeledesudrullet i stor udstrækning i form af it-systmerne Lectio, Ludus og Elevplan. Konsulent-firmaet skal vurdere evt. yderligere udviklingspotentialer i forhold til de eksisterendesystemer og vurdere om disse eller koncepterne herfra kan anvendes på grundskoleom-rådet, AVU området og eventuelt har potentiale for at kunne anvendes på andre uddan-nelsesområder.Det materiale som stilles til rådighed for Konsulentfirmaet er beskrevet i bilag 4.f.c) En vurdering af de faglige fordele ved indførelse af løsningskonceptetd) Anbefalinger i forhold til centrale vs. decentrale systemer for digitale skriftlige prøver,herunder anbefalinger til en styrings- og finansieringsmodel ved eventuelle anbefalingerom en hel eller delvis central løsning.e) Et overordnet økonomisk estimat, eventuelt med et usikkerhedsspænd, for udviklingog drift af det eller de foreslåede løsningskoncept(er). Det bemærkes, at det er helt cen-tralt, at Konsulentfirmaets anbefalinger til et løsningskoncept i videst muligt omfangbaseres på overvejelser om simple og standardiserede systemer, som er bedst til prisen,og som indeholder et minimum af funktionalitet, der er nødvendigt for at realisere deøkonomiske og faglige gevinster.Kunden forventer ikke, at løsningskoncepterne udformes på niveau med en kravspecifi-kation, men Kunden forventer et seriøst detaljeringsniveau, som giver et solidt bud påde ovenfor opremsede produkter.Det vil ved tilbudsvurderingen blive tillagt positiv vægt, såfremt Konsulentfirmaets til-bud indeholder en nærmere beskrivelse af, hvorledes de enkelte produkter forventes
15
håndteret, herunder særligt, hvordan løsningskonceptet tænkes sammen med potentiale-vurderingen, idet det forudsættes at løsningsbeskrivelsen skal anvendes som udgangs-punkt for potentialevurderingen.Delleverance 3: PotentialevurderingenAnalysen skal indeholde en potentialevurdering, der som minimum skal indeholde føl-gende konkrete produkter:a) En økonomisk potentialevurdering for indførelse af digitale skriftlige prøver, der or-ganiseres i tre spor:1. spor: gymnasieområdet (kvalificering af eksisterende business case)2. spor: grundskoleområdet3. spor: AVU områdetSporene skal hver især afdække de økonomiske potentialer ved henholdsvis indførelse afdigitale skriftlige prøver og, såfremt der ikke allerede er iværksat centrale systemer her-for, digitalisering af den løbende aflevering af skriftlige prøver på analysens uddannel-sesområder. Potentialevurderingen skal dække kæden af arbejdsgange i forbindelse medskriftlige prøver og, såfremt der ikke allerede er iværksat centrale systemer herfor ar-bejdsgange i forbindelse med den løbende aflevering af skriftlige opgaver.Undervisningsministeriet har allerede udarbejdet en business case for indførelse af digi-tale skriftlige prøver pågymnasieområdet,og Konsulentfirmaet skal i sin potentiale-vurdering tage udgangspunkt heri og verificere den i sin nuværende form. Endvidereskal konsulentfirmaet udbygge den eksisterende potentialevurdering for gymnasieområ-det i forhold til evt. yderligere identificerede arbejdsgange.Konsulentfirmaet skal vurdere i hvilken udstrækning det metodemæssige setup fra deneksisterende potentialevurdering fra gymnasieområdet kan anvendes til at udarbejde enselvstændig potentialevurdering for grundskoleområdet og yderligere uddannelsesområ-der.For at sikre, at erfaringerne fra gymnasieområdet inddrages fra starten af analysen, skalKonsulentfirmaet i deres tilbud tage højde for, at kvalificering af business casen pågymnasieområdet skal ske tidligt i forløbet, og at resultaterne herfra skal afrapporteres iforbindelse med i midtvejsevalueringen sammen med kvalificeringen af løsningskoncep-tet på gymnasieområdet.Kunden stiller fra opgavens start materiale til rådighed til Konsulentfirmaet om deneksisterende business case på gymnasieområdet. Det nærmere materiale er beskrevet ibilag 4.f.b) Forslag til en gevinstrealiseringsplan for grundskoleområdet og AVU området og evt.også for gymnasieområdet for så vidt angår den løbende opgave aflevering.
16
c) Forslag til bølgeplan for udbredelse af løsningskonceptet for digitale skriftlige pågrundskoleområdet og AVU området, og evt. også for gymnasieområdet for så vidt an-går den løbende opgave aflevering. Udbredelsesplanen skal være udgangspunkt for ge-vinstrealiseringsplanen.Det vil ved tilbudsvurderingen blive vægtet positivt, såfremt Konsulentfirmaet følgerretningslinjer for statens business case model.Vejledning til statens business case model forefindes på følgende web-adresse:http://www.digst.dk/Styring/Statslige-it-projekter-og-programmer/Den-faellesstatslige-it-projektmodel/Bibliotek/Produkter-og-vaerktoejer/Business-case.Endeligt produktDet er et krav, at Konsulentfirmaet leverer en samlet afrapportering i form af analyserog evt. overskuelige illustrative præsentationer af data, samt en opsummerende rapportpå omkring 30 sider. Alt materiale skal som udgangspunkt være på dansk.Det skal sikres, at analyser, beregninger, datagrundlag mv. præsenteres og overdrages påen sådan måde, at det også efterfølgende er muligt at genskabe forudsætninger, metoder,beregning mv. og at Kunden efter analysens afslutning således har mulighed for at be-nytte data og analyseresultater til det videre analysearbejde.Levering af det endelige produkt anses først for at være sket, når Kunden har godkendtproduktet.Generelle krav til samarbejde, videndeling m.m.Analysen er forankret i Styregruppen for Strategi for Digital Velfærd og der er nedsat enarbejdsgruppe med repræsentanter fra UVM og KL til at følge analysen. Kortlægningenskal gennemføres i løbende dialog mellem Konsulentfirmaet og Kunden, således at pro-blemer og resultater løbende kan blive håndteret og diskuteret. Digitaliseringsstyrelsenvil fungere som indgang til arbejdsgruppens medlemmer og kan assistere Konsulentfir-maet med henvendelser til de involverede parter.Konsulentfirmaet har det overordnede ansvar for kortlægningen, men kan lægge tilgrund at de ansvarlige myndigheder kan bistå Konsulentfirmaet med at finde kontakt-personer til at besvare henvendelser om rekvirering af data. Konsulentfirmaet må for-vente at relevante myndigheder skal bruge tid på at fremskaffe nødvendige data i for-bindelse med dataindsamling.Data, delresultater og konklusioner skal løbende forelægges arbejdsgruppens medlem-mer således at konkrete erfaringer herfra kan inddrages i analysen, og parterne løbendekan forestå kvalitetssikring. Der skal planmæssigt foretages en midtvejsevaluering mediofebruar, hvor resultaterne fra kvalificering af det eksisterende løsningskoncept samtbusiness case fra gymnasieområdet afrapporteres. Endvidere forventes Konsulentfirma-et til midtvejsevalueringen som minimum at afrapportere de foreløbige resultater fra
17
folkeskoleområdet og kortlægningsarbejdet for arbejdsgruppens medlemmer, og beskri-ve hvorledes arbejdet påtænkes fuldført.Foruden assistance med henvendelser og den løbende, opfølgende dialog, afsættes derikke arbejdstimer til kortlægningen blandt de involverede parter. Tilbudsgiver skal påbaggrund af ovenstående retningslinjer udarbejde et konkret forslag til en samarbejdsor-ganisation.Det bemærkes, at Konsulentfirmaet i forbindelse med afgivelse af tilbud på opgaven måholde sig for øje, at dette givet vil medføre begrænsninger i forhold til at deltage, fx i enrådgiverrolle for en leverandør, i et eventuelt senere udbud af et løsningskoncept udvik-let i relation til nærværende analyse.PriserDer er en økonomisk ramme for analysen på op til 2 mio. kr.Det skal fremgå eksplicit, hvorledes den tilbudte pris er sammensat, jf. bilag 4d (Pris ogallokerede medarbejdere). Det forudsættes, at den tilbudte pris for tilbuddet ikke over-stiger de maksimale fastsatte teampriser, som er aftalt i forbindelse med indgåelse afFinansministeriets rammekontrakt med konsulentfirmaet.Fakturering vil ske i takt med Konsulentfirmaets opfyldelse af væsentlige milepæle foropgavens udførelse. En konkret betalingsplan aftales nærmere med konsulentfirmaetved indgåelse af delkontrakt for opgaven.Krav til tilbud
Tilbuddet skal indeholde:•En udførlig beskrivelse af, hvordan ovenstående krav til analysen, herunder delleve-rancer og underprodukter vil blive håndteret;•En beskrivelse af metoden/metoder, der vil blive brugt til at gennemføre analysen,herunder beskrivelse af eventuelle værktøjer og / eller data som Konsulentfirmaet er ibesiddelse af og påtænker at benytte til gennemførelsen af analysen•En beskrivelse af hvordan eksisterende data vil indgå i analysen;•En tids- og aktivitetsplan for analysen;•En kort beskrivelse af de tilbudte medarbejderes erfaring med lignende analyser, her-under også erfaringer med undervisningsområdet•En kort beskrivelse af de tilbudte medarbejdere, der vil arbejde på projektet og dereskompetencer (maks. 2 sider);•Et specificeret budget for analysen, herunder forventet timeforbrug ogtimepriser samt den samlede pris;•Yderligere punkter som tilbudsgiver måtte finde relevante.Tilbuddet måmaksimalt fylde 25 sider samlet set,dvs. bilag 4c + 4d, inklusiv bådeløsningsbeskrivelse og beskrivelse af pris og allokerede medarbejdere.
18
Det påhviler tilbudsgiver at fremsende et bud på en realistisk tidsplan inden for ram-merne af de nedenstående punkter.Dette bud skal indeholde en plan for møder mellem Kunden og Konsulentfirmaet.Kunden forventer som udgangspunkt et ugentligt møde eller en ugentlig skriftlig afrap-portering på arbejdets fremdrift. En endelig plan for møder fastsættes i samarbejde mel-lem Kunden og Konsulentfirmaet.Analysen skal følge den overordnede aktivitetsplan beskrevet herunder.Dato30. januar:5. februar6. februarHandlingFrist for afgivelse af tilbud kl. 12 (Tilbudsgiver)Forventet tildeling af kontrakt (Kunden)1. møde (Kunden og Konsulentfirmaet)
Februar- aprilLøbende afrapporteringer efter nærmere aftale mellemKunden og Konsulentfirmaet6. martsMidtvejsevaluering (Kunden og Konsulentfirmaet)
Primo april (forventet uge 14) Afrapportering af hovedkonklusioner til styregruppen fordigital velfærd (Konsulentfirmaet)Der forventes, at være et intensivt analyseforløb, som afrapporteres til styregruppenprimo april. På baggrund af styregruppens godkendelse af hovedkonklusionerne fra ana-lysearbejdet, kan den endelige rapport færdiggøres. Den endelige rapport forventes afle-veret i april.Spørgsmål
Eventuelle spørgsmål skal stilles skriftligt til chefkonsulent Maria Antonsen på e-mail:[email protected].Spørgsmål der har generel relevans for miniudbuddet, med tilhørendesvar, rundsendes til alle konsulentvirksomheder på Finansministeriets rammeaftale.
19
20
Bilag 4.c - LøsningsbeskrivelseARBEJDSMETODER OG VÆRKTØJER:[ … ](Konsulentfirmaets fulde angivelse og beskrivelse af, hvorledes opgaven påtænkes løst, samt hvor-ledes de angivne arbejdsmetoder og værktøjer inddrages og nyttiggøres ved løsningen.)TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN:[ … ](Konsulentfirmaets angivelse af, hvorledes opgaven vil blive tilrettelagt, herunder hvorledes Kun-den forudsættes inddraget, hvorledes der tages højde for procestid i forbindelse med arbejdet, hvorledesrettidig levering sikres, hvorledes Kunden løbende holdes orienteret mv.)
21
Bilag 4.d – Pris og allokerede medarbejderePRIS:Prisen for Konsulentfirmaets udførelse og levering af opgaven er kr.[ … ](angivelse affast pris for gennemførelse af opgaven).ALLOKEREDE MEDARBEJDERE:Fra de i bilag 2, anførte konsulentkategorier, allokerer Konsulentfirmaet følgende kon-krete konsulenter til brug for gennemførelse af opgaven under denne delkontrakt:[ … ](navn(e) på konsulent(er))(Tilbuddet skal indeholde cv for hver af de tilbudte medarbejdere. Tilbuddet skal angive, hvilke generellekompetencer medarbejderen har, hvilke ydelsesspecifikke kompetencer medarbejderen har, hvilken rollemedarbejderen har i projektorganisationen samt hvilken konsulentkategori medarbejderen tilhører.Tilbuddet beskrivelse af konsulentteamet skal således bestå af de følgende 5 delelementer:1. Tilbudte medarbejdere(Her vedhæfter Leverandøren cv for de tilbudte medarbejdere. Der vedhæftes cv. pr. tilbudt medarbejder.)2. Medarbejderens generelle kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders generelle kompetencer. Der udfærdiges beskrivel-se pr. tilbudt medarbejder.)3. Medarbejderens ydelsesspecifikke kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders ydelsesspecifikke kompetencer, herunder hvorle-des medarbejderens kompetencer inddrages og nyttiggøres i projektet. Der udfærdiges beskrivelse pr.tilbudt medarbejder.)4. Rolle i projektorganisationen(Her angiver Leverandøren den tilbudte medarbejders rolle i projektorganisationen. Der angives rolle iprojektorganisation pr. tilbudt medarbejder.)5. Konsulentkategori(Her angiver Leverandøren den konsulentkategori, som den tilbudte medarbejdere tilhører. Der angiveskonsulentkategori pr. tilbudt medarbejder samt det forventede antal timer pr. medarbejder.)Ved tilbudsvurderingen lægges der vægt på, hvordan tilbudsgiver allokerer og nyttiggør relevante medar-bejderes kvalifikationer. Der vil endvidere blive lagt vægt på, hvordan de allokerede medarbejdere en-keltvis og eventuelt som team kan medvirke til at kvalitetsniveauet i løsningen af opgaven under ram-mekontrakten forøges. )
FORVENTET TIDSFORBRUG OG SAMMENSÆTNING HERAF:
22
[ … ](Angivelse af hvorledes den tilbudte pris er sammensat, herunder angivelse af hvilket tidsforbrughver enkelt af de allokerede medarbejder forventes at anvende på opgaven.)
23
Bilag 4.e – SamarbejdsorganisationKUNDENS KONTAKTPERSON(ER):Følgende person(er) er hos Kunden primær kontaktperson(er) i relation til opgavensudførelse:Navn:Maria AntonsenTlf.:3392 8000Titel:ChefkonsulentDir. tlf.: -Adresse:Landgreven 4Mobil:2544 3839Postnr./by:1017 Kbh K…E-mail:[email protected]Funktionsbeskrivelse:ProjektlederNavn:Jakob Baadsgaard JepsenTlf.:3392 8000Titel:FuldmægtigDir. tlf.:Adresse:Landgreven 4Mobil:2815 6215Postnr./by:1017 Kbh KE-mail:[email protected]Funktionsbeskrivelse:ProjektmedarbejderKONSULENTFIRMAETS KONTAKTPERSON(ER):Følgende person(er) er hos Konsulentfirmaet primær kontaktperson(er) i relation tilopgavens udførelse:Navn:[ … ]Titel:[ … ]Adresse:[ … ]Postnr./by:[ … ]Funktionsbeskrivelse:[ … ]Navn:[ … ]Titel:[ … ]Adresse:[ … ]Postnr./by:[ … ]Funktionsbeskrivelse:[ … ]Tlf.:[ … ]Dir. tlf.:[ … ]Mobil:[ … ]E-mail:[ … ]
Tlf.:[ … ]Dir. tlf.:[ … ]Mobil:[ … ]E-mail:[ … ]
SAMARBEJDSORGANISATION:I forbindelse med opgavens gennemførelse, er den nedenfor anførte samarbejdsorgani-sation etableret mellem parterne.[ … ](Angivelse af projektorganisation, hvis parterne i fællesskab bliver enige om etablering af ensådan.)
24
Ekstra bilag 4.f – Oplysninger om løsning og business case på gymnasieom-rådet, som stilles til rådighed for det valgte KonsulentfirmaSom nævnt i bilag 4.e. er Undervisningsministeriet ved at udarbejde en løsning på gym-nasieområdet til at understøtte digitale skriftlige prøver. Den løsning der arbejdes på ermålrettet håndtering af følgende funktionaliteter:•••••Prøverne udleveres digitaltBesvarelserne afleveres digitaltBesvarelserne kontrolleres for plagiatBedømmernes adgang til besvarelserne bliver digitalKarakterer registreres digitalt af bedømmerne og indlæses efterfølgende i det ak-tuelle studieadministrative system
Konsulenterne vil få stillet materiale fra dette arbejde til rådighed som dækker arbejds-gangsbeskrivelser relateret til eksisterende arbejdsgange, som er relateret til ovenståendefunktionaliteter. Til arbejdsgangsbeskrivelser findes skøn over tidsforbrug, som er udar-bejdet i samarbejde med relevante institutioner.Konsulentfirmaet vil desuden få en beskrivelse af forventningerne til den tekniske løs-ning på gymnasieområdet stillet til rådighed den 7. februar 2014.Der er endvidere udarbejdet en næsten konsolideret business case på området som føl-ger retningslinjerne for statens business case model. Business casen dækker både ud-gifts- og gevinstsiden. Det bemærkes, at business casen primært understøtter besparelserpå følgende områder:•••••••Fremstilling og pakning af CD-ROM’erTrykning af prøverPortoudgifter til forsendelse af prøver og CD-ROM’erModtagelse og håndtering af prøver og CD-ROM’er på gymnasierneHåndtering af papir-besvarelser, pakning af kuverter til bedømmerePortoudgifter til forsendelse af besvarelserneIndtastning af karakterer ud fra karakterblanketter
Materialet stilles til rådighed ved kontrakttildeling.
