FIU, Alm.del - 2013-14 - Spørgsmål 191: MFU spm. om at oversende udbudsmaterialet fra de miniudbud, der har været siden 18. juni 2013, til finansministeren

Indholdsfortegnelse1.2.3.4.5.6.7.8.BAGGRUND OGFORMÅL.................................................................................................. 5OPGAVEN........................................................................................................................... 5MEDARBEJDERE............................................................................................................... 5TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN.............................................................................. 6PRIS..................................................................................................................................... 6SAMARBEJDSORGANISATION......................................................................................... 6OPSIGELSE......................................................................................................................... 6UNDERSKRIFTER............................................................................................................. 7

1.BAGGRUND OGFORMÅLDenne delkontrakt er indgået i henhold til rammekontrakt af 18. juni 2013 mellem Kon-sulentfirmaet og Finansministeriet.Rammekontrakten giver Finansministeriet adgang til at benytte og indkøbe tjenesteydel-ser selvstændigt eller i samarbejde med andre ministerier.Når Finansministeriet, i overensstemmelse med ovenstående, indgår en delkontrakt isamarbejde med andre ministerier, kan Finansministeriet overlade det til det pågældendeministerium at gennemføre selve miniudbuddet. I disse situationer betegnes Finansmini-steriet og det udførende ministerium samlet som Kunden.Delkontrakten er indgået mellem parterne efter et af Kunden gennemført miniudbud, jf.rammekontraktens punkt 6, hvor Konsulentfirmaet er vurderet som havende afgivet detøkonomisk mest fordelagtige bud.For delkontrakten gælder de i rammekontrakten med bilag anførte vilkår med de tilføjel-ser, der fremgår af denne delkontrakt med bilag.2. OPGAVENDer er gennemført et miniudbud som anført i rammekontraktens punkt 6 og i henholdtil Kundens opfordringsskrivelse, jf. bilag 4.a (Opfordringsskrivelse)(beskrivelse af ram-merne for gennemførelse af udbuddet, herunder frist for afgivelse af tilbud).På baggrund af det gennemførte miniudbud har Konsulentfirmaet afgivet det økono-misk mest fordelagtige bud og er derfor i henhold til rammekontaktens tildelingskriteriertildelt udførelse og levering af opgaven.Opgaven vedrører understøttelse af reformimplementering i Undervisningsministeriet,og er overordnet beskrevet i den opgavebeskrivelse, jf. bilag 4.b (Opgavebeskrivel-se)(beskrivelseaf de konkrete opgaver, som Konsulentfirmaet skal udføre inden for rammerne af bilag1, Ydelsen, til rammekontrakten),Kunden har udarbejdet til brug for gennemførelse af mi-niudbud herom.Konsulentfirmaet skal levere opgaven til Kunden som beskrevet i bilag 4.c (Løsningsbe-skrivelse).3. MEDARBEJDEREKonsulentfirmaet har til opgaven allokeret de medarbejdere, der er angivet i bilag 4.d(Pris og allokerede medarbejdere). Bilaget indeholder tillige en beskrivelse dels af de

pågældende medarbejderes generelle og relevante kvalifikationer i relation til løsning afnærværende opgave, dels af de pågældende medarbejderes tiltænkte opgaver vedrørendeunderstøttelse af reformimplementering i Undervisningsministeriet. Herudover indehol-der bilaget angivelse af, hvilken konsulentkategori medarbejderen tilhører.4. TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVENDelkontrakten, og dermed levering af opgaven, skal ske i henhold til den tilrettelæggelseaf opgaven, der følger af bilag 4.c (Løsningsbeskrivelse).5. PRISOpgaven honoreres som en fastpris-aftale til den i bilag 4.e (Pris og allokerede medar-bejdere) anførte pris. Dog kan prisen ikke overstige prisen for den ved opgavens løsningmedgåede tid opgjort i henhold til de priser, der fremgår af bilag 3, Priser.Opsiger Kunden en delkontrakt, er Konsulentfirmaet berettiget til et forholdsmæssigtog rimeligt vederlag af den aftalte faste pris for det udførte arbejde frem til ophørstids-punktet.Er det omvendt Konsulentfirmaet, som opsiger en delkontrakt med fast pris, er Konsu-lentfirmaet ikke berettiget til vederlag for det hidtil udførte arbejde, hverken helt ellerdelvist.6. SAMARBEJDSORGANISATIONFinder parterne det i fællesskab hensigtsmæssigt, at der skal etableres en samarbejdsor-ganisation i forhold til opgaven, er denne nærmere beskrevet i bilag 4.e (Samarbejdsor-ganisation) indeholdende angivelse af eksempelvis projektkoordinator, kontaktpersoner,mødestruktur mv.7. OPSIGELSEDelkontrakten kan opsiges i henhold til rammekontraktens punkt 8.1, Opsigelse.Uanset ophør af rammekontrakten, er Konsulentfirmaet fortsat forpligtet til at fuldførepåbegyndte opgaver på rammekontraktens vilkår, såfremt Kunden skønner, at dette vilvære hensigtsmæssigt.

Bilag 4.a - OpfordringsskrivelseI medfør af rammekontraktens punkt 6 agter Kunden at gennemføre et miniudbud.Konsulentfirmaet opfordres hermed til at deltage i det pågældende miniudbud.Udbuddet vedrørerUnderstøttelse af tværgående reformimplementeringEn nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af bilag 4.b (Opgavebeskrivelse).På baggrund heraf opfordres Konsulentfirmaet til at fremsende tilbud på udførelse afopgaven. Tilbuddet skal være indleveret senesttorsdag den 16. januar 2014, kl. 12.00.Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, tages ikke i betragtning.Tilbuddet, der skal være skriftligt, skal indleveres i en lukket kuvert til adressen:Anders Bager JensenChristiansborg slotsplads 11218 København KKuverten skal mærkes "Miniudbud– Att. Anders Bager Jensen – må ikke åbnes"Tilbuddet bedes indleveret i10eksemplarer. Kunden ser også gerne, at tilbuddet afleve-res i en elektronisk version.Der henvises i øvrigt til rammekontraktens punkt 6, herunder særligt punkt 6.2.2 og6.2.3, i relation til Konsulentfirmaets afgivelse af tilbud.

For at sikre at reformerne på undervisningsområdet, herunder folkeskolereformen, denkommende EUD-reform samt de nye arbejdstidsregler på undervisningsområdet1fåreffekt i praksis og reelt bidrager til opfyldelse af regeringens og Folketingets mål, er dernedsat en tværministeriel styregruppe.At reformerne og de nye arbejdstidsregler bliver en succes og får effekt i praksis forud-sætter, at de implementeres fuldt ud og sammenhængende hele vejen fra de ansvarligeministerier til kommuner, skoler, selvejende institutioner, ledere, lærere og helt ud til denenkelte elev – og at der efterfølgende løbende og systematisk følges op på indfrielsen afreformernes målsætninger.På tværs af folkeskoleområdet, erhvervsuddannelserne og de øvrige undervisningsområ-der er der en betydelig implementeringsopgave, som bør adresseres koordineret ogsammenhængende. På alle undervisningsområder står man over for betydelige foran-dringsprocesser, hvor der skal etableres nye ledelses- og samarbejdskulturer, nye tilgangetil planlægning, styring og opfølgning, tilpasset systemunderstøttelse mv. Tværgåendekoordination, inspiration og på nogle områder tværgående løsninger vil være afgørendefor succesfuld implementering.Formålet med indeværende udbud er at indhente konsulentbistand til understøttelse afUndervisningsministeriets tværgående reformimplementering, herunder i arbejdets ind-lede fase, hvor der etableres en ny implementeringsenhed i Undervisningsministeriet.Konsulentvirksomheden skal således bidrage med rådgivning og sparring til Undervis-ningsministeriet og bidrage til etablering af en tværgående implementeringsenhed ogdennes arbejdsgange, metoder mv. i forbindelse med bl.a. følgende:••Tilvejebringelse af en detaljeret oversigt over alle nødvendige leverancer for atnå de opstillede mål med reformer og de nye arbejdstidsregler på alle undervis-ningsområder.Tilvejebringelse af grundlag for løbende at vurdere opfyldelse af målene i folke-skolereformen, EUD-reformen mv. samt ift. de nye arbejdstidsregler på alle un-dervisningsområder. En væsentlig leverance er således stillingtagen, etablering ogløbende opfølgning på få centrale produktions- og effektmål (KPI’er).Tilvejebringelse af en samlet implementeringsplan for væsentlige opgaver ogdelopgaver i implementeringsindsatsen.Tilrettelæggelse af enhedens arbejdsgange, metoder og processer såvel i forholdtil styregruppen som til aktører inden for og uden for Undervisningsministeriet.

Der er nedsat en overordnet tværministeriel styregruppe, som skal sikre den samledefremdrift i implementeringsindsatsen, monitorering og understøttelse af målopfyldelse ikommuner og på skolerne.Styregruppen forbereder ministrenes løbende afrapportering til regeringens Økonomi-udvalg. Undervisningsministeren forelægger desuden på baggrund af styregruppes arbej-de en løbende status for implementering, herunder en implementeringsplan, for de rele-vante forligskredse,jf. vedlagte kommissorium for styregruppen.Styregruppen får dermed ansvaret for at sikre fremdrift i implementeringsindsatsen samtopfyldelse af de politisk fastsatte mål.Samtidig etableres en implementeringsenhed i Undervisningsministeriet, som skal un-derstøtte styregruppens arbejde og i det daglige sikre fremdrift i implementeringsarbej-det og indfrielse af målsætninger. Implementeringsenheden etableres som en selvstændigenhed, der refererer direkte til Undervisningsministeriets departementschef.Implementeringsenheden skal bestå af internt og eksternt rekrutterede medarbejdere ogskal udelukkende beskæftige sig med reformimplementering. Enheden refererer direktetil Undervisningsministeriets departementschef og skal i den henseende understøtte dentværgående styregruppe i at sikre fremdrift gennem varetagelse af tre grundlæggenderoller:For det førsteskal enheden etablere den samlede, tværgående plan for og organisering afimplementeringsindsatsen. Det konkrete implementeringsarbejde vil blive tilrettelagt (oger i et vist omfang allerede tilrettelagt) i en række arbejdsgrupper i og på tværs af Under-visningsministeriet, Moderniseringsstyrelsen, Finansministeriets departement og KL.Implementeringsenheden skal ved etablering af den samlede plan sikre klar ansvarsfor-deling og udforme projektmandater med præcis angivelse af formål, hovedaktiviteter,leverancer og milepæle, ansvarlige samt væsentlige forudsætninger/rammebetingelser forde enkelte arbejdsstrømme samt sikre rammerne for relevant tværgående koordinationpå tværs af arbejdsstrømme. Udformningen af projektmandater skal ske i samarbejdemed de ansvarlige for de enkelte arbejdsgrupper og skal godkendes af styregruppen.For det andetskal enheden følge systematisk op på tværs af arbejdsstrømme og sikre, atfremdrift i leverancer og målopfyldelse følger det forudsatte. Enheden skal således lø-bende følge op på alle arbejdsgrupper på implementeringsplaner, analyser og fremdriftog sikre, at der er transparens om fremdrift og udfordringer over for styregruppen ogregeringens økonomiudvalg, så de kan lede processen effektivt.

For det tredjeskal enheden have kapacitet og kompetencer til at yde løbende sparring ogproblemløsning på kritiske områder, hvor der konstateres utilstrækkelig fremdrift, ellerhvor de forudsatte leverancer viser sig utilstrækkelige til at sikre målopfyldelse.Implementeringsenheden kan i visse tilfælde indgå mere aktivt i projektledelsen og/ellerbidrage med projektdeltagere.Enheden skal være organiseret således, at andre områder og nye implementeringsopga-ver kan håndteres, såfremt det bliver relevant.3. Opgaven

Der gennemføres et miniudbud, som indeholder ønske om bistand til etablering og ind-ledende drift af en velfungerende implementeringsenhed, de underlæggende arbejds-strømme mv. En helt central del af opgaven er kapacitets- og kompetenceopbygning ileveringsenheden.I henhold til Finansministeriets rammekontrakt vælges den konsulentvirksomhed, derafgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Konkret lægges vægt på a) kvaliteten aftilbudsgivers løsning (50 pct.), b) tilbuddets pris (25 pct.), og c) konsulentteamets kvali-fikationer (25 pct.).Tilbudsgiver kan entrere med underleverandør i det omfang, det af tilbudsgiver vurdereshensigtsmæssigt.4. Krav til indhold af miniudbud

Udbuddet indeholder tre hovedopgaver:•Etablering: Konsulentvirksomheden skal bistå Undervisningsministeriet i at etablereen velfungerende implementeringsenhed, der besidder en række værktøjer og kom-petencer, som gør den i stand til at sikre succesfuld implementering af reformer ogopfyldelse af fastsatte målsætninger for området.•Indledende drift: Konsulentfirmaet skal bidrage til drift af enhedens arbejde for atsikre, at metoder, processer og værktøjer anvendes korrekt, og at dette har den for-ventede effekt.•Kompetenceoverførsel: Konsulentfirmaet skal sikre, at alle nødvendige kompetencerog værktøjer overdrages fuldt ud til enheden, således at enheden kan fortsætte sit ar-bejde på et højt fagligt niveau, efter at konsulentfirmaet har afsluttet sit arbejde.Succesfuld implementering kræver et effektivt samspil mellem en lang række aktører påtværs af de ansvarlige ministerier, selvejesektoren og den kommunale sektor.Det vurderes nødvendigt for implementeringsenhedens arbejde – og som leverancer,der særligt skal understøttes af Konsulentvirksomheden – at der bl.a. bliver udarbejdetfølgende:•En samlet plan for implementeringsarbejdet, hvor arbejdsstrømme defineres ogkortlægges.

Til grundlag for planen et overblik over den samlede leverancekæde, det vil sige allede leverancer på tværs af alle aktører, der er påkrævet for at opnå reformernes mål-sætninger om bedre resultater for eleverne.Forslag til fastlæggelse af centrale nøgletal og måleindikatorer (KPI’er), der operati-onaliserer reformernes mål og som skal bruges til at følge den løbende udvikling afimplementeringsindsatsen og målopfyldelsen. Forslag til fastlæggelse af plan for ind-samling, rapportering og systemunderstøttelse af KPI’erne.Tidsafgrænsede succeskriterier for fremdrift i forhold til de opstillede KPI’er.Plan og retningslinjer for arbejdsgruppernes løbende fremdriftsrapportering, herun-der i forhold til afrapportering til regeringens økonomiudvalg mv.

Nedenfor gennemgås specifikke krav til indholdet af tilbuddet:••••En beskrivelse af hvordan de ovenstående krav til miniudbuddet vil blive håndteret.En beskrivelse af metoder, der vil blive brugt til at gennemføre opgaven.En beskrivelse af, hvordan det sikres, at kompetencer opbygges i implementerings-enheden med henblik på varetagelse af den videre drift efter at samarbejdet medkonsulentvirksomheden ophører.Et specificeret budget for analysen opdelt på henholdsvis aktiviteter og forventettimeforbrug fordelt på de allokerede medarbejdere, som skal udføre aktiviteten. Isammenhæng hermed skal opgives timepriser for de enkelte allokerede medarbejde-re og den samlede pris for analysen.En beskrivelse af tilbudsgivers erfaring med lignende projekter, herunder også i an-dre lande.CV’er med beskrivelse af relevante kompetencer og uddannelsesbaggrund for depersoner, der vil varetage opgaven.Det samlede tilbud excl. CV’er bør ikke overstige 20 sider.

Det forudsættes, at den tilbudte pris for tilbuddet ikke overstiger de maksimale fastsattetimepriser, som er aftalt i forbindelse med indgåelse af Finansministeriets rammekon-trakt med konsulentvirksomheden. Det skal fremgå eksplicit, hvorledes den tilbudte priser sammensat, jf. bilag 4.d (Pris og allokerede medarbejdere).Det forudsættes, at udgifter til rejser er indeholdt i den afgivne pris.Udbetalingerne til konsulentvirksomheden vil ske i takt med opfyldelse af væsentligemilepæle for opgavens fuldførelse. En konkret betalingsplan aftales nærmere med kon-sulentvirksomheden ved indgåelse af delkontrakten for opgaven. Dog forudsættes det,at der ikke sker nogen indledende betaling, og at betalingen ved opgavens færdiggørelseudgør en større andel end øvrige betalinger.Det bemærkes, at tilbudstager i udgangspunktet ikke kompenseres økonomisk ved even-tuelle forsinkelser i opgaveløsningen, der er forårsaget af forhold, der er uden for Kun-dens indflydelse.

Bilag 4.c - LøsningsbeskrivelseARBEJDSMETODER OG VÆRKTØJER:[ … ](Konsulentfirmaets fulde angivelse og beskrivelse af, hvorledes opgaven påtænkes løst, samt hvor-ledes de angivne arbejdsmetoder og værktøjer inddrages og nyttiggøres ved løsningen.)TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN:[ … ](Konsulentfirmaetsangivelse af, hvorledes opgaven vil blive tilrettelagt, herunder hvorledes Kundenforudsættes inddraget, hvorledes der tages højde for procestid i forbindelse med arbejdet, hvorledes rettidiglevering sikres, hvorledes Kunden løbende holdes orienteret mv.)

Bilag 4.d – Pris og allokerede medarbejderePRIS:Prisen for Konsulentfirmaets udførelse og levering af opgaven er kr.[ … ](angivelseaf fastpris for gennemførelse af opgaven).ALLOKEREDE MEDARBEJDERE:Fra de i bilag 2, anførte konsulentkategorier, allokerer Konsulentfirmaet følgende kon-krete konsulenter til brug for gennemførelse af opgaven under denne delkontrakt:[ … ](navn(e) på konsulent(er))(Tilbuddet skal indeholde cv for hver af de tilbudte medarbejdere. Tilbuddet skal angive, hvilke generellekompetencer medarbejderen har, hvilke ydelsesspecifikke kompetencer medarbejderen har, hvilken rollemedarbejderen har i projektorganisationen samt hvilken konsulentkategori medarbejderen tilhører.Tilbuddet beskrivelse af konsulentteamet skal således bestå af de følgende 5 delelementer:1. Tilbudte medarbejdere(Her vedhæfter Leverandøren cv for de tilbudte medarbejdere. Der vedhæftes cv. pr. tilbudt medarbejder.)2. Medarbejderens generelle kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders generelle kompetencer. Der udfærdiges beskrivel-se pr. tilbudt medarbejder.)3. Medarbejderens ydelsesspecifikke kompetencer(Her beskriver Leverandøren den tilbudte medarbejders ydelsesspecifikke kompetencer, herunder hvorle-des medarbejderens kompetencer inddrages og nyttiggøres i projektet. Der udfærdiges beskrivelse pr.tilbudt medarbejder.)4. Rolle i projektorganisationen(Her angiver Leverandøren den tilbudte medarbejders rolle i projektorganisationen. Der angives rolle iprojektorganisation pr. tilbudt medarbejder.)5. Konsulentkategori(Her angiver Leverandøren den konsulentkategori, som den tilbudte medarbejdere tilhører. Der angiveskonsulentkategori pr. tilbudt medarbejder samt det forventede antal timer pr. medarbejder.)Ved tilbudsvurderingen lægges der vægt på, hvordan tilbudsgiver allokerer og nyttiggør relevante medar-bejderes kvalifikationer. Der vil endvidere blive lagt vægt på, hvordan de allokerede medarbejdere en-keltvis og eventuelt som team kan medvirke til at kvalitetsniveauet i løsningen af opgaven under ram-mekontrakten forøges.)

Bilag 4.e – SamarbejdsorganisationKUNDENS KONTAKTPERSON(ER):Følgende person(er) er hos Kunden primær kontaktperson(er) i relation til opgavensudførelse:Kundens kontaktperson(er):Følgende person(er) er hos Kunden primær kontaktperson(er) i relation til opgavensudførelse:Navn:[ … ]Titel:Adresse:Postnr./by:Funktionsbeskrivelse:KONSULENTFIRMAETS KONTAKTPERSON(ER):Følgende person(er) er hos Konsulentfirmaet primær kontaktperson(er) i relation tilopgavens udførelse:Navn:[ … ]Titel:[ … ]Adresse:[ … ]Postnr./by:[ … ]Funktionsbeskrivelse:[ … ]Navn:[ … ]Titel:[ … ]Adresse:[ … ]Postnr./by:[ … ]Funktionsbeskrivelse:[ … ]Tlf.:[ … ]Dir. tlf.:[ … ]Mobil:[ … ]E-mail:[ … ]Tlf.:Dir. tlf.:Mobil:E-mail:Fax:

Overordnet tidsplan for miniudbud