Finansudvalget 2013-14
FIU Alm.del Spørgsmål 191
Offentligt
Bilag 4b.Konsulentudbuddets opgavebeskrivelse1. Baggrund og formål
Side 1 af 713. december 2013
Moderniseringsstyrelsen har iværksat et projekt, der har til formål at fremme godarbejdsgiveradfærd i staten med fokus på det lokale ledelsesrum og tillid ogsamarbejde. Lovgivning og centrale overenskomstaftaler betragtes således iudgangspunktet som givne rammebetingelser i projektet.Som en del af projektet igangsættes med konsulentbistand casestudieanalyser afca. 10-12 institutioner i staten, der skal tilvejebringe dybdegående empirisk videnom den lokale arbejdsgiveradfærd i staten.CasestudierneskalgennemføresmedudgangspunktietafModerniseringsstyrelsen på forhånd opstillet udkast til målbillede for godarbejdsgiveradfærd i staten.Casestudierne skal bidrage til at videreudvikle og kvalificere det opstillede udkasttil målbillede og identificere, på hvilke områder og med hvilke indsatser den lokalearbejdsgiveradfærd kan styrkes. God arbejdsgiveradfærd kan fx omfatte, omarbejdsgiverne arbejder målrettet med at udvikle organisationens evne til ateksekvere og forny sig, fx ved at sætte klar retning, sikre de rette kompetencer ogskabe rammerne for et godt og tillidsbaseret samarbejde med medarbejderne såvelsom med eksterne aktører.Andre elementer kan fx være, om arbejdsgiverne kender deres ledelsesrum iforhold til personaleanvendelse, baserer deres beslutninger på ledelsesinformationog har en forståelse af økonomiske konsekvenser af beslutninger og praksisvedrørende anvendelse af arbejdstid, løndannelse og personalesammensætning.Det er hensigten, at målbilledet for god arbejdsgiveradfærd skal kunne lede tilsubstantielle adfærdsændringer i staten. Det indgår derfor i en senere fase afprojektet, at der – i respekt for overenskomst- og aftalesystemet - skalgennemføres konkrete indsatser til implementering af målbilledet, herundergennem fx Moderniseringsstyrelsens rådgivningspraksis, vidensdatabase mv.2. Opgaven
Udbuddet gennemføres i henhold til Finansministeriets rammekontrakt af 18. juni2013. Udbuddet stiller store krav til tilbudsgivers faglige viden, erfaring medløsning af lignende opgaver og ressourcekapacitet.
Side 2 af 7I henhold til Finansministeriets rammekontrakt vælges det konsulentfirma, derafgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud, herunder lægges vægt på a)kvaliteten af tilbudsgivers løsning (50 pct.), b) tilbuddets pris (25 pct.) og c)konsulentteam (25 pct.).Tilbudsprisen forventes at udgøre i størrelsesordnen 4-5 mio. kr. Der modtagesgerne prisrabatter i forhold til fastlagte maksimale timeprissatser irammekontrakten.3. Analysen
Analysen består af følgende fire dele (tal i parentes indikerer forventetopgavevægt):1. Kvalificering af foreløbige hypoteser om målbillede for god arbejdsgiver-adfærd (ca. 15 pct.)2. Casestudieanalyse af den eksisterende arbejdsgiveradfærd(ca. 60 pct.)3. Validering af hypoteser om målbillede for god arbejdsgiveradfærd ogopstilling af forslag til implementeringstiltag (ca. 15 pct.)4. Udarbejdelse af spørgeskema til alle institutioner i staten (ca. 10 pct.)Analysen skal afgrænses til at fokusere på, i hvilket omfang og hvordan det lokaleledelsesrum anvendes i forhold til at sikre god arbejdsgiveradfærd.3.1 Kvalificering af foreløbige hypoteser om målbillede for god arbejdsgiveradfærdOmdrejningspunktet for casestudieanalysen er Kundens foreløbige udkast til enrække hypoteser om et målbillede for god arbejdsgiveradfærd.Kundens foreløbige afgrænsning af projektets fokus er illustreret i nedenståendefigur 1.
Side 3 af 7Figur 1. Dimensioner i god arbejdsgiveradfærdMålsætning:
Personalemæssige input:
Kapacitet, kultur og kompetencer:
Output:
Outcome:
God arbejds-
giveradfærd:
At statslige lederekender deresledelsesrum og itillidsfuld dialog ogsamarbejde medmedarbejderneanvender deteffektivt til atvaretage kerne-opgaver og opnåstrategiske mål1) Arbejdstid
(fx øge effektivarbejdstid)2) Løn
(fx optimere løn ogbelønne performance)3) Personale
-sammensætning
(fx sikre relevantekompetencer)Etablere og udvikle
forudsætninger for at
organisationen effektivt kan
omsætte inputfaktorer til
resultater
Gennem fx:• Etablere et godt og tillidsbaseretsamarbejde• Klar vision og retning• Systematisk tilgang til perfor-manceopfølgning og udvikling• Evne til at skabe innovation ogfornyelseRetning,fokusering ogprioriteringLeverancerog resultater
Opfyldelse
af
strategiske
mål
Ledelsesinformation og benchmarking
Figuren skal illustrere, at god arbejdsgiveradfærd dels handler om organisationenskapacitet, kultur og kompetencer til effektivt at omsætte ressourcer til resultater ogopfyldelse af organisationens strategiske mål, dels handler om en effektivtilvejebringelse af ressourcerne (inputfaktorer).Projektets fokus er på begge dimensioner. Projektet skal således afdække, hvordander arbejdes med at sikre kapacitet, kultur og kompetencer til at kunne levereresultater, herunder gennem et godt og tillidsbaseret samarbejde medmedarbejderne, og hvor effektivt personaleressourcerne tilvejebringes.Det foreløbige målbillede tager udgangspunkt i en hypotese om, at følgende syvtværgående temaer er væsentlige for god arbejdsgiveradfærd i staten:1) Ledelsens kendskab til det lokale ledelsesrum i forhold anvendelse afpersonaleressourcerne, herunder hvilke regler, processer og beslutninger, derkan henføres til dels lov og centrale overenskomster, dels lokale aftaler,kutymer, praksis mv.2) Ledelsesinformationen i forhold til god arbejdsgiveradfærd, herunder bl.a.detaljeringsniveau, systemunderstøttelse, benchmarking og anvendelse.3) Organisationens systematiske tilgang til arbejdet med at udvikleorganisationens tilstand på parametre såsom fx retning, ledelse, kompetencer,kultur og motivation, innovation og forandring.4) Ledelsens indsigt i omkostninger ved personalemæssige beslutninger og devæsentligste omkostningsdrivere.
Side 4 af 75) Ledelsens tilgang til og konkrete indsatser i forhold til at sikre et godt ogtillidsfuldt samarbejde med medarbejderne.6) Ledelsens systematiske tilgang til arbejdet med og opfølgning på ledelsens ogmedarbejdernes performance.7) Om der er indgået lokale aftaler eller udviklet kutymer, der påvirker det lokaleledelsesrum, samt hvorvidt eventuelle lokale aftaler eller kutymer understøttergod arbejdsgiveradfærd.Ud over de tværgående temaer arbejder Kunden med konkrete hypoteser om godarbejdsgiveradfærd opdelt på mere detaljerede elementer fordelt på i) arbejdstid, ii)løn, iii) personalesammensætning og iv) organisationens kapacitet, kultur ogkompetencer. Hypoteser på dette niveau vedrører fx:Ledelsens beslutningsgrundlag i forbindelse med den lokale tilrettelæggelse afarbejdstiden og adgang til frihed mv.Ledelsens tilgang til anvendelse af samarbejdsudvalget samt konkreteprocesser og redskaber til understøttelse af dialog og inddragelse afmedarbejderneKarakteren af lønprocessen, herunder i hvilket omfang og hvordan denunderstøtter kobling mellem løn og performance
Inden kortlægningen iværksættes, skal der ske en kvalificering og konsolidering afdet foreløbige målbillede, baseret på fx konsulentfirmaets egen viden ogerfaringer, sparring med eksterne referencepersoner og afdækning af eksempler pågod praksis.3.2 Casestudieanalyse af eksisterende anvendelse af personaleressourcerDer skal udvælges ca. 10-12 institutioner på tværs af staten (inkl. selvejesektoren),der kan udgøre et repræsentativt udsnit. I udvælgelsen af institutioner børfølgende hovedkriterier indgå:Institutions størrelseInstitutionens opgavetyperInstitutionens faggruppemix
Kunden vil af hensyn til den samlede tidsplan for konsulentundersøgelsentilstræbe at have etableret forhåndstilsagn fra hovedparten af institutionerne indenprojektets igangsættelse, idet konsulentfirmaet dog efterfølgende vil have fuldfleksibilitet til at foreslå ændringer og supplementer hertil.Kortlægningen skal omfatte indsamling af data og viden omkring institutionernesformelle processer, styringsredskaber, regler og faktiske adfærd i forhold til deopstillede hypoteser om målbillede for god arbejdsgiveradfærd i staten. Dette skal
Side 5 af 7bl.a. ske gennem kvalitative interview, proces- og politikkortlægning samtgennemgang af løn- og arbejdstidsdata, lokale regler og procedurer mv.På baggrund af de indsamlede data skal der foretages en vurdering af adfærden iforhold til det foreløbige målbillede, og væsentlige årsager til forskelle mellem detforeløbige målbillede og praksis skal evalueres. Der skal endvidere foretages envurdering af konsekvenserne ved ændret adfærd.Afslutningsvis bør der opstilles konkretearbejdsgiveradfærden, hvilket fx kan omfatte:anbefalingertilatstyrke
Processer og redskaber til understøttelse af dialog og samarbejde medmedarbejdereOrganisatoriske rammer, herunder placering af personaleansvar og –funktion samt sammenhæng med økonomiansvarLedelsesmæssige incitamenter og værktøjer, herunder fx fastsættelse af ogopfølgning på resultatmål, anvendelse af tidsregistreringssystemer,performancemålinger, lederevalueringer mv.Moderniseringsstyrelsens rådgivning og øvrige understøttelse afinstitutionernes arbejdsgiveradfærd
3.3 Validering af målbillede for god arbejdsgiveradfærdPå baggrund af resultaterne fra kortlægningen og vurderingen af de udvalgteinstitutioner,jf. afsnit 3.2,skal der ske en validering og tilpasning af målbilledetmed henblik på at sikre, at det i praksis er hensigtsmæssigt i forhold til at fremmegod arbejdsgiveradfærd.Der skal som en del af valideringen udpeges indsatsområder, der kan gå på tværsaf det statslige område. Endvidere skal der opstilles forslag til konkrete tiltag ogværktøjer, der på sigt kan understøtte, at målbilledet implementeres og fårsubstantiel effekt på ledelsesadfærden i staten.3.4 Udarbejdelse af spørgeskema til alle institutioner i statenPå baggrund af kortlægningen, vurderingen og valideringen,jf. afsnit 3.2 og 3.3,skalder udarbejdes et generelt spørgeskema, der i udgangspunktet forventes anvendtpå tværs af alle institutioner i staten.Spørgeskemaet har til formål at validere udvalgte resultater fra casestudierne ogkvalificere målbilledet og forståelsen af nuværende praksis i forhold til målbilledet.I forhold til udformningen af spørgeskemaet stilles der krav til, at spørgeskemaetindtænkes i analysedesignet af casestudieanalysen. Spørgeskemaet skal desudenafgrænses til at fokusere på forhold, hvor der med rimelighed kan forventes atopnås et validt svar.
Side 6 af 7Spørgeskemaet skal have en form, så det umiddelbart kan udsendes til alleinstitutioner i staten, hvis Kunden efterfølgende ønsker det.4. Organisering
Konsulentfirmaet og Kunden gennemfører analysen som et integreret team, hvorden løbende styring og ledelse af analyserne er de involverede konsulentersansvar. Der skal som minimum afholdes et ugentligt statusmøde på ledelsesniveaumellem Konsulentfirmaet og Kunden.Fra Kundens side vil der blive stillet med ressourcer til at gennemføre analysensvarende til samlet set 3-4 fuldtidsmedarbejdere i perioden, der har følgendekompetencer og erfaringer:Juridiske analyser af bl.a. løn- og personaleområdet (ca. 1-2 medarbejdere)Kvantitativ databearbejdning og analyse (ca. 2 medarbejdere)Projektledelse samt budgetanalyser med og uden konsulentbistand (ca. 1-2medarbejdere)Det kan således forventes, at Kunden vil stille juridiske ressourcer ogekspertbistand til rådighed for analysen fx i forbindelse med analyse afoverenskomster, lokale aftaler og andre juridiske dokumenter. Kunden vilderudover bidrage med ressourcer til gennemførelse af analysen, herunder bl.a. tilindsamling af data, gennemførelse af interview, koordinering, databearbejdning,analyse og udarbejdelse af rapportmateriale.Det forventes, at de involverede konsulenter bidrager med metoder, ekspertise ogressourcer til styring og gennemførelse af alle analysens fire dele.Analysen ledes af en styregruppe i Moderniseringsstyrelsen medArbejdsgiversøjlens vicedirektør som formand og søljens kontorchefer samt deinvolverede konsulenter. Styregruppen skal løbende forelægges data, delresultaterog konklusioner, og de involverede konsulenter forventes at deltage i allestyregruppemøder og være ansvarlig for mødemateriale.De involverede konsulenter forventes at blive fysisk indstationeret på Kundensfysiske lokalitet i projektperioden. Endvidere forventes det,atkonsulenterne alenearbejder på projektet, mens de befinder sig i regi af Moderniseringsstyrelsen,atderetableres et særligt lukket IT-miljø mellem de projektrelevante medarbejdere iModerniseringsstyrelsen og konsulenterne,atModerniseringsstyrelsen harinstruktionsbeføjelse over for konsulenterne,atkonsulenterne underskriverindividuelle tavshedserklæringer i forhold til projektets materiale,atkonsulenterneikke deler materiale med konsulentfirmaet medmindre andet aftales med Kundenogatalt materiale forbliver i Moderniseringsstyrelsen, når projektet afsluttes.
Side 7 af 75. Tidsplan og generelle krav til leverancer
Analysearbejdet forventes påbegyndt i januar 2014 med samlet afrapportering afresultaterne senest medio april 2014. Der skal aftales konkrete milepæle foranalysens gennemførelse, og der skal ved hver milepæl ske delrapportering tilstyregruppen.Der skal ved analysens afslutning leveres en samlet afrapportering til styregruppeni form af en overskuelig illustrativ præsentation af aggregerede data og analyser påbaggrund af data. Rapporteringen skal som udgangspunkt ske i power-pointmedmindre andet aftales.Det skal sikres, at analyser, datagrundlag mv. præsenteres og overdrages på ensådan måde til Kunden, at det også efterfølgende er muligt at genskabeforudsætninger, metoder mv., og at Kunden efter analysens afslutning således harmulighed for at benytte data og analyseresultater til videre analyser.6. Vejledende krav til tilbud (hjælp til konsulentfirmaets løsningsbeskrivelse)
Tilbuddet bør indeholde:En beskrivelse af, hvordan Konsulentfirmaet påtænker at foreståkvalificeringen af de foreløbige hypoteser om målbillede for godarbejdsgiveradfærd, herunder foreløbige overvejelser om et målbillede ogrefleksioner på Kundens skitserede framework/hypoteser (afsnit 3.1)Forslag til eventuelle andre eller supplerende kriterier til udvælgelse afcaseinstitutioner samt konkrete forslag til caseinstitutioner (afsnit 3.2)En beskrivelse af, hvordan Konsulentfirmaet konkret påtænker atstrukturere og praktisk gennemføre kortlægningen (afsnit 3.2)En beskrivelse af, hvordan analysen og valideringen påtænkes udarbejdetog præsenteret, herunder struktur, detaljegrad mv. (afsnit 3.2 og 3.3)En beskrivelse af, hvordan udarbejdelsen af spørgeskemaet påtænkesgrebet anEn kort beskrivelse af Konsulentfirmaets erfaringer med lignende analyserEn kort beskrivelse af eventuelle værktøjer og/eller data, somKonsulenten er i besiddelse af og påtænker at benytte til gennemførsel afanalysenEn tidsplan for gennemførsel af opgaven, der beskriver overordnede faser,aktiviteter mv.Et specificeret budget for analysen, herunder forventet timeforbrug ogtimepriser samt den samlede prisEn kort beskrivelse af de personer, der vil arbejde på opgaven, samt dereskompetencer og relevante erfaringerYderligere punkter, som Konsulentfirmaet måtte finde relevantTilbuddet bør maksimalt fylde 25 sider inklusiv bilag.
