Institution:

NaturErhvervstyrelsen

Enhed/initialer:

Center for It/vibubb/gitn

Sagsnr.:

12-030-000068

Dato:

10.12.2013

Orientering til Finansudvalget om NaturErhvervstyrelsens CAP lang sigt it-projekt

Indledning

NaturErhvervstyrelsen igangsatte i 2006 it-projektet CAP lang sigt it-projektet. Projektet har væretopdelt i to faser. Fase 1 blev iværksat iht. Akt 160 af 22. juni 2006, og fase 2 blev iværksat iht. Akt142 af 31. maj 2007. Fase 2 er afsluttet pr. 1. januar 2013, eftersom projektet er overgået til egentligdrift1.NaturErhvervstyrelsen har iht. Budgetvejledning 2010, punkt 2.2.18.2 løbende orienteret Finansud-valget om CAP It-projektets status. Seneste status er oversendt maj 2012. Styrelsen har ligeledesorienteret Statens It-projektråd gennem halvårlige afrapporteringer. Indeværende orientering inde-holder status et år efter overgang til drift.Fase 1 blev afsluttet i 4. kvartal 2009 og indeholdte udvikling af et rammesystem til understøttelseaf kommende EU-landbrugsreformer. I fase 2 er rammesystemet blevet videreudviklet, der er ud-viklet et nyt arealsystem og etableret integrationer til flere fagsystemer. Dertil er der gennemførtdriftsmodningsaktiviteter samt intern parameteropsætning for at understøtte ansøgning, sagsbehand-ling og udbetaling af den årlige ansøgningsrunde for Enkeltbetalingsordningen.Ansøgningsdelen omfatter modtagelse af ansøgninger via en kundeportal, Tast selv-service. Tastselv-service blev første gang anvendt til modtagelse af ansøgninger i ansøgningsrunden i 2012.Sagsbehandlings- og udbetalingsdelen2, benævnt CAP-TAS, blev første gang anvendt i ansøgnings-runden 2013. Fase 2 er således afsluttet pr. 1. januar 2013, eftersom projektet er overgået til egentligdrift.

Fuld understøttelse af administration af betalingsrettigheder, der oprindeligt var en del af Fase 2 i CAP Lang sigt pro-jektet, er dog overgået til et andet projekt bl.a. som følge af, at den nye landbrugsreform har medført ændrede regler påområdet.2Selve udbetalingen gennemføres fra et fagsystem (TUS). I CAP-TAS gennemføres støtteberegning og data overføresderefter til TUS.

Der orienteres hermed om den opnåede funktionalitet for ansøgningsdelen for idriftsættelsesåret2012. Der planlægges i 2014 en lignende måling af sagsbehandlingsdelen for idriftsættelsesåret2013. Effektmålingerne er udført iht. effekter beskrevet i projektets business case fra 20063.

Status

Tast selv-service blev delvis idriftsat i 2011, hvor det blev muligt at etablere digitale fuldmagter,indsende elektronisk ansøgning om overdragelse af betalingsrettigheder samt indsende ændringsfor-slag til markblokke.Tast selv-service blev i 2012 for første gang anvendt til den årlige ansøgningsrunde, hvor ca. 44.000ansøgninger blev modtaget via Tast selv-service med en digitaliseringsgrad tæt på 100 %.Ibrugtagning af ansøgningsdelen i 2012 var præget af en række udfordringer, primært ift. stabilitetog svartider. Den efterfølgende sagsbehandling og udbetaling blev gennemført på den ældre it-platform for at sikre, at udbetalingerne til erhvervet kom ud til tiden. Udbetalingerne for 2012 blevgennemført rettidigt.Med baggrund i bl.a. erhvervets tilbagemeldinger iværksatte styrelsen i 2012 en række forbedrings-tiltag.Blandt forbedringstiltagene var yderligere opprioritering af aktiviteter rettet mod performancefor-bedringer og stabilisering af it-platformen. Der blev ligeledes i 2012 (og igen i 2013) gennemførteksterne konsulentanalyser koncentreret om forbedringspotentiale, ligesom styrelsen foretog orga-nisatoriske justeringer og opnormeringer med henblik på bl.a. at forstærke kundesupport.Projektet øgede i hele 2012 fokus på kvalitetssikring af både interne og eksterne leverancer gennembl.a. løbende monitorering af definerede måltal samt ændringsstyring via veletablerede processer.Styrelsen gennemførte en kundetilfredshedsundersøgelse efter ansøgningsrunden 2012. År 1 (2012)var præget af en høj grad af utilfredshed hos erhvervet, mens år 2 (2013) har vist væsentligt mindreutilfredshed med Tast Selv-service.

Som orienteret i statusrapport for 2. kvartal 2010 blev business casen på flere områder genberegnet i 2010. I effektmå-lingen er der dog ikke taget højde for dette, eftersom man i budgetanalysen ikke benyttede direkte sammenlignelige for-udsætninger ift. den oprindelige business case fra 2006.

Ansøgningsrunden 2013 forløb væsentligt bedre ift. ansøgningsdelen. Den høje digitaliseringsgradblev opretholdt og styrelsen kunne konstatere, at forbedringer forud for den 1. februar 2013, særligtift. performance- og stabilitet, havde haft en positiv effekt for kundeoplevelsen af Tast selv-serviceunder ansøgningsrunden 2013.Efter sagsbehandling i CAP-TAS i 2013 for første gang har NaturErhvervstyrelsen i december 2013gennemført udbetaling af Enkeltbetalingsordningen for første gang tillige. Styrelsen har endviderenået målet om udbetaling for min. 95 % af sagerne, således at udbetalingerne er gennemført retti-digt. Målet er en del af styrelsens resultatkontrakt med departementet.EffektmålNaturErhvervstyrelsens overordnede mål for projektet, udskiftning af den eksisterende og forældedeit-platform med en fremtidssikret og fleksibel it-platform, vurderes at være nået ved gennemførselog realisering af CAP It-projektet i 2013. De føromtalte eksterne konsulentanalyser gennemført i2012 og 2013 har bekræftet, at den nye it-platform er egnet til at håndtere kommende landbrugsre-former.I forhold til de mere konkrete effektmål i CAP It-projektets business case er projektets effektmåldelt op, så der i nærværende orientering afrapporteres på målinger ift. effektmål for ansøgningsde-len 2012.Effektmålene fokuserer på den nye løsnings forbedrede kvalitet, da løsningen ud over at digitalisereansøgningsprocessen også har som mål at reducere antallet af fejl i ansøgningerne. Færre fejl letterkundens digitale ansøgningsproces, og medfører dermed reduceret behov for ressourcekrævendekontakt mellem ansøger og styrelse.Styrelsen har sammenlignet målinger for år 1 (2012) med et gennemsnit pr. år dækkende periodenfra 2005 til 2011, idet beregningerne fra den oprindelige business case ligger syv år tilbage. Der erinkluderet tilsvarende målinger i 2013, hvor dette har været muligt. Dette bl.a. med henblik på syn-liggørelse af udviklingstendenser for de enkelte mål.For enkelte konkrete effektmål har det ikke været muligt at gennemføre målingerne. Dette kan ek-sempelvis skyldes, at oprindeligt anvendte begreber i business casen har ændret karakter i projekt-forløbet, eller at digitaliseringsgraden allerede var steget væsentligt, inden den nye it-platform blevibrugtaget4.Ifølge effektmålingen sker der forbedringer på en række af de definerede mål. Ud af i alt otte måle-punkter, som det har været muligt at måle på, er seks målepunkter opfyldt og to delvist opfyldt.De seks målepunkter, der er opfyldt, er alle relateret til den tilbudte løsnings kvalitet samt under-støttelse af forenklede ansøgningsprocesser for kunden. Der er bl.a. målt på antal kundehenvendel-ser samt tilpasning af rettighedsskema mhp. at reducere udsendelse af fejlbreve til ansøger.Det ene af de to målepunkter, som er delvist opfyldt, vedrører forbedring af oversigten over kunde-engagementer i NaturErhvervstyrelsen. Disse ligger i dag flere steder pga. fusionen i 2012, hvor trestyrelser blev samlet i én. Det andet målepunkt, der er delvist opfyldt vedrører automatisk valide-ring af fejl på tværs af ansøgninger og arealer. Der er her set et betydeligt fald fra perioden 2005 –4

Fra 2007 til 2010 steg digitaliseringsprocenten fra ca. 60 pct. til ca. 90 pct.

2011 og til 2012, mens tallet er stagneret fra 2012 til 2013. Konstateringer ift. dette mål indgår iprioriteringen af aktiviteter for det kommende år.

Det er styrelsens forventning, at de målte forbedringer kan øges efter yderligere indkøring og kun-deorienteret tilpasning af Tast selv-service.

Økonomi og business case

BudgetAf det samlede budget på 133,7 mio. kr. var der, som indberettet til Statens It-projektråd ved ud-gangen af 2012, forbrugt 122,9 mio. kr.Restbudgettet på 10,8 mio. kr. er disponeret til implementering af betalingsrettigheder i 2013 –2014, som er under implementering i regi af projektet ”Implementering af EU-landbrugsreform iDanmark”.Aktstykke(1)85,714,82,830,4133,7Rest bud-get10,8---10,8

Mio. kr.(2007 niveau)IT udviklingsudgifterUforudsete udgifter inkl.konsulenterUddannelseLønI alt

Note: (1) Akt. 160 af 22. juni 2006 og Akt. 142 af 31. maj. 2007Eftersom ansøgningsrunden 2012 kun blev delvist understøttet af CAP it-platformen, måtte styrel-sen, som tidligere nævnt, anvende en ældre platform til sagsbehandling og udbetaling. Således erder i 2012 afholdt udgifter til opretholdelse af den ældre platform. Disse udgifter er afholdt indenfor styrelsens rammer i 2012 og har således ikke påvirket projektets udviklingsbevilling.

Business caseI 2010 blev den oprindelige business case fra 2006 genberegnet i forbindelse med ekstern budget-analyse jf. statusrapportering til Finansudvalget 2. kvartal 2010.Styrelsen har ikke genberegnet de økonomiske gevinster ifm. nærværende evaluering. Fokus haralene været de overordnede formål samt de konkrete effektmål, der har indgået som forudsætningerfor business casen.

Der konkluderes kort på risiciområderne nedenfor.

Organisatoriske forholdDer har været gennemført et projekt vedr. organisatorisk implementering for at sikre bedst muligeforudsætninger ifm. sagsbehandling i et nyt system. Efter sagsbehandlingen blev igangsat, blev derløbende suppleret med ekstra uddannelse, ligesom der blev afholdt ugentlige erfaringsmøder medrepræsentanter fra sagsbehandlerne og Center for It. Erfaringerne vil blive brugt fremadrettet, nårflere fagkontorer skal sagsbehandle i CAP-TAS.

Teknisk løsningDer er blevet arbejdet intensivt med stabilitet og performance. Der er bl.a. etableret et automatiserettestværktøj til brug for de daglige svartidsmålinger. I 2013 er der endvidere opstartet et driftsmod-ningsprojekt for at optimere processer.

LeverandørDer afholdes fortsat styregruppe- og projektledermøder med leverandørerne.

InteressenterDer har været tæt dialog med erhvervet i form af samarbejdsfora på forskellige niveauer. Der erjævnligt afholdt møder med en følgegruppe og en teknikgruppe med repræsentanter fra Videnscen-ter for Landbrug, Landbrug og Fødevarer samt konsulentvirksomheder. I 2012 blev der også gen-nemført belastningstest og en opsamlingsworkshop med deltagere fra erhvervet. Samarbejdet mederhvervet har givet styrelsen værdifuldt input til bl.a. kommunikationsindsats og prioritering af for-bedringstiltag.

Konklusion

Det er NaturErhvervstyrelsens vurdering, at den overordnede business case: Implementering af enmoderne fremtidssikret it-platform til afløsning af styrelsens tidligere it-platform er realiseret, og atstyrelsen står godt rustet til fleksibelt at understøtte implementeringen af EU’s kommende reformer.Ligeledes vurderes styrelsens strategiske overvejelser om at anvende CAP It- platformens infra-struktur5, parameteropsætninger mm. som fælles it-platform for styrelsens fremtidige løsninger somholdbare. Vurderingen understøttes af igangværende projekter, der har til formål at sikre en strukturfor omlægning af nye ordninger under bl.a. Landdistriktsprogrammet fra styrelsens ældre tilskuds-systemer til CAP It-platformen. NaturErhvervstyrelsens vurdering af CAP It-platformens infrastruk-tur og fleksibilitet er i overensstemmelse med delkonklusioner i eksterne konsulentrapporter fra2012 og 2013.

CAP-løsningens ’Tast Selv Service’ indgår i strategien som den fremadrettede fælles platform for kundeengagemen-ter, afsendelse til digital post og overholdelse af underskriftskrav.

Styrelsen vurderer samtidig, at resultatet af målingen på de konkrete effektmål ift. ansøgningsdelenfra 2012 er positiv ift. målopfyldelse.