ERU, Alm.del - 2013-14 - Bilag 5: Kopi til orientering af aktstykke om videreførelse af det moderniseringsprogram i Erhvervsstyrelsen, som blev igangsat i 2009, fra erhvervs- og vækstministeren

Erhvervs- og Vækstministeriet anmoder hermed Finansudvalget om at det moderniseringsprogram,som blev igangsat ved Akt 28 af 19. november 2009, og som er forsinket med op til 2 år, videreføres.Forsinkelsen betyder, at programmets effektiviseringsgevinster forventes realiseret op til 2 år senereend forudsat i det oprindelige aktstykke, samt at de sidste afskrivninger på programmets investerin-ger forventes at ske i 2023 mod tidligere forventet i 2021.Som konsekvens af forsinkelsen og den heraf følgende ændrede bevillingsprofil anmodes om til-slutning til, at nettobevillingen under § 08.21.20. Erhvervsstyrelsen opskrives med 18,3 mio. kr. i fi-nansåret, da forsinkelsen har medført et mindreforbrug af den bevilling, der er givet i perioden 2009– 2012 ved Akt 28 af 19. november 2009. Den uforbrugte bevilling er reserveret til programgennem-førelsen. Merudgifterne i finansåret afholdes mod en tilsvarende reduktion af den reserverede bevil-ling.Endelig anmodes om tilslutning til, at forudsætningen i Akt 28 af 19. november 2009 om en samletinvestering på 87 mio. kr. (svarende til 94 mio. kr. i 2013-pl) ændres i overensstemmelse med esti-matet i den nye business case, hvor den samlede investering udgør 152,5 mio. kr. inklusiv risikopul-je. Da vedligeholdelsesudgifterne i den nye business case samtidig er væsentlig mindre end estimereti Akt 28 af 19. november 2009, er der ikke tale om en forøgelse af de totale omkostninger i program-perioden.Finansudvalget tiltrådte ved Akt 28 af 19. november 2009, at den tidligere Erhvervs- og Selska-bsstyrelse, der fra 1. januar 2012 er blevet en del af Erhvervsstyrelsen, gennemfører en omfattendemodernisering af styrelsens kerneforretningsområder. Formålet er at samle styrelsens registrerings-forretning i en ny it-arkitektur med én registreringsdatabase og ét registreringssystem, hvor samtligeindberetninger kan foretages som strakssagsbehandling af såvel styrelsen som af brugerne selv. Mo-derniseringen skal gøre det lettere for brugerne at foretage indberetninger til styrelsen og medføre eneffektivisering af styrelsens registreringsvirksomhed. Herudover vil moderniseringen have stor be-tydning for andre myndigheder, der anvender data fra Erhvervsstyrelsen.Status på programgennemførelsenI november 2009 igangsattes de første af de oprindeligt planlagte 28 projekter i moderniseringspro-grammet. I henhold til planen for programgennemførelsen forventedes gevinstrealiseringen opnået

medio 2014. Den oprindelige tidsplan for moderniseringsprogrammet er optaget sombilag 1til nær-værende aktstykke.Det har imidlertid vist sig, at der vil være en forsinkelse på op til 2 år i forhold til tidsplanen. Somfølge heraf blev der i maj 2011 gennemført et ekstern review af moderniseringsprogrammet i samar-bejde med bl.a. Finansministeriet ved den daværende Økonomistyrelse.Årsagen til den opståede forsinkelse skyldes primært:– Uforudsete nye opgaver, bl.a. modernisering af selskabslovgivningen, udvikling af registret forudenlandske tjenesteydere og indførelse af gebyrer for selskabsregistrering, i den tidligere Er-hvervs- og Selskabsstyrelse betød, at styrelsen måtte anvende ressourcer, som ellers var allokerettil moderniseringsprogrammet, på at udføre ikke-programrelaterede opgaver.– Forretningskritiske nedbrud af eksisterende IT-systemer gjorde det nødvendigt for styrelsen attrække ressourcer væk fra moderniseringsprogrammet af hensyn til akut at sikre varetagelsen afstyrelsens kerneopgaver.Reviewet viste et behov for at tilpasse moderniseringsprogrammet og anbefalede en række forbed-ringspunkter. På den baggrund er der foretaget en revitalisering af moderniseringsprogrammet medfokus på hvilke projekter, der skal gennemføres for at opnå de forudsatte gevinster i henhold til Akt28 af 19. november 2009.I den oprindelige projektportefølje var der fokus på de forskellige sagsområder, og der var derforplanlagt et projekt for hvert sagsområde. I forbindelse med revitaliseringen blev det vurderet, at den-ne tilgang ikke var hensigtsmæssig, da et af formålene med moderniseringsprogrammet er at tænkepå tværs af sagsområder og eksisterende registre. På den baggrund blev fokus for moderniseringspro-grammets projekter ændret til de grundprodukter, det enkelte projekt skal levere. Hvor der før revita-liseringen var planlagt i alt 28 projekter i moderniseringsprogrammet, er der efter revitaliseringenplanlagt i alt 16 projekter. Heraf er 3 eksisterende projekter videreført fra den oprindelige program-plan, mens 10 projekter er identificeret i forbindelse med selve revitaliseringen. Efterfølgende er derplanlagt yderligere 3 projekter, som har betydning for realiseringen af gevinsterne.En oversigt over moderniseringsprogrammets projektportefølje efter revitaliseringen er optagetsombilag 2til nærværende aktstykke.Tidsplanen for målinger af gevinstrealiseringen som følge af projektporteføljen i det revitaliseredemoderniseringsprogram er optaget sombilag 3til nærværende aktstykke.Reduktionen i projektporteføljen betyder ikke, at indholdet og omfanget af moderniseringspro-grammet er blevet mindre, men alene at projekterne er blevet sammensat på en anden måde. Redukti-onen i projektporteføljen er således ikke ensbetydende med en reduktion i de forventede samlede ud-gifter til analyse, anskaffelse og udvikling samt realisering i forbindelse med programmets gennem-førelse, idet mange af de nye projekter forventes at få et betydeligt større ressourcemæssigt omfangend mange af de oprindelige projekter.Foruden ændringen i projektporteføljen er styringen af moderniseringsprogrammet blevet ændret iforbindelse med revitaliseringen, bl.a. er programstyringen blevet skærpet ud fra såvel forbedrings-punkterne anbefalet i det eksterne review som styrelsens praktiske erfaringer fra den hidtidige pro-gramgennemførelse.Der er primo april 2013 gennemført 7 af de efter revitaliseringen planlagte 16 projekter. Formåletmed de gennemførte projekter har været at beskrive den eksisterende registreringsforretning og tilhø-rende IT-løsninger, at uddybe visionen for fremtidens forretning, at dokumentere eksisterende regi-stre og lovhjemler, at udarbejde et paradigme for brugervenlighed, at udarbejde fremtidens forret-ningsprocesser og servicestrategi, at udarbejde en kontrolstrategi, at udarbejde et paradigme for

håndtering af dokumenter i forhold til de nye IT-løsninger, samt at udvide eksisterende IT-løsningertil modtagelse af regnskaber.Moderniseringsprogrammet følger p.t. den nye tidsplan, der blev fastlagt ved revitaliseringen i maj2011. Fremdriften vurderes at være tilfredsstillende, og de planlagte projekter forventes fortsat at væ-re afsluttede ved udgangen af 2015. Tidsplanen for det revitaliserede moderniseringsprogram er fast-lagt for at indhente så stor en del af forsinkelsen i programgennemførslen som muligt. Det vurderes,at det ikke vil være muligt at indhente yderligere af den resterende forsinkelse. En af grundene er, atetableringen af den ny Erhvervsstyrelse og de organisationstilpasninger, som etableringen nødven-digvis medfører, ikke gør det muligt at indhente mere tid i programmet.Gevinster og bevillingsmæssige konsekvenserDe bevillingsmæssige konsekvenser af moderniseringsprogrammet er baseret på, at der realiseresen række gevinster ved programmets gennemførelse. Ved gevinst forstås den målbare forbedring,som forventes at ske på baggrund af en vellykket implementering af programmets leverancer. Der erudarbejdet en plan for realisering af de økonomiske gevinster, og der er igangsat en række projekterfor at sikre realiseringen af de øvrige gevinster, fx færre henvendelser, flere straksafgørelser, bedreoppetider og forbedret service.Gevinsterne, der er uændrede i forhold til det oprindelige moderniseringsprogram, vil blive realise-ret gradvist i forbindelse med implementeringen af programmets leverancer. Realiseringen af gevin-sterne skal ske på baggrund af leverancer fra flere projekter, som derfor er grupperet i klynger. Ge-vinstrealiseringen påbegyndes med den første klynge af leverancer fra projekterne i januar 2013 ogafsluttes med leverancerne fra de projekter, der afsluttes i december 2015.Ny business caseForsinkelsen i programgennemførelsen betyder, at de sidste afskrivninger på programmets investe-ringer nu forventes at finde sted i 2023 mod tidligere forventet i 2021. Da udgifter og gevinster skalindregnes i business casen, så længe der afskrives på programmets investeringer, er moderniserings-programmets nye business case, og dermed også bevillingsprofilen, forlænget med to år.Den nye business case viser, at moderniseringsprogrammet fortsat vil være rentabelt for såvel sty-relsen som for staten, idet den nye business case er positiv,jf. tabel 1.Den nye business case ansesfor at være på niveau med den oprindelige business case, hvilket bl.a. understøttes af, at de totaleomkostninger i programperioden anslås at blive mindre end oprindeligt forventet,jf. tabel 2,samt atde blivende effektiviseringer ikke er beskåret.Den nye business case for det revitaliserede moderniseringsprogram fremgår af tabel 1.Tabel 1: Ny business casemio. kr.Omkostningsbaserede projektud-gifterBruttogevinstNettoeffektmio. kr.Omkostningsbaserede projektud-gifterBruttogevinstNettoeffektTotal244,6407,7163,0201617,038,721,720091,40,0-1,4201715,439,323,920107,40,0-7,4201814,840,025,2201112,60,9-11,7201914,240,626,5201218,59,1-9,3202013,541,327,7201336,917,7-19,2202110,142,031,9201435,726,6-9,120226,842,035,2201535,627,6-8,020235,042,037,0

Da den nye business case er udarbejdet undervejs i programgennemførelsen, afspejler den både denhidtidige programgennemførsel til og med 2012 og den igangværende og kommende programgen-nemførelse til og med 2023. Det betyder, at den nye business case omfatter dels de allerede afholdteprogramomkostninger på i alt 39,8 mio. kr. og de allerede realiserede besparelser på i alt 10 mio. kr.,heraf lønsumsbesparelser på 8,2 mio. kr., i perioden 2009 – 2012; dels de forventede programom-kostninger og besparelser i den resterende del af programperioden 2013 – 2023.Tabel 2 viser det oprindelige og det nye estimat af de totale omkostninger i programperioden tilprojektgennemførsel, af- og nedskrivninger, renter samt drift og vedligehold af nye og gamle it-sy-stemer.Tabel 2: Nyt og oprindeligt estimat af totale omkostninger i programperiodenAfskrivnin- IT-drift ogger samt vedligehold IT-drift ogrenter nye nye syste- vedligeholdsystemermergl. systemer122,1140,4176,369,3381,498,952,8-240,977,4Af- og ned-skrivningerTotalesamt renter omkostnin-gl. systemerger53,3613,338,5678,614,7-65,3

De totale omkostninger i programperioden estimeres i den nye business case til samlet set til at bli-ve 65,3 mio. kr. mindre end oprindeligt forventet,jf. tabel 2.De anslåede mindreomkostninger forhele programperioden betragtes som en reserve, der vil indgå i moderniseringsprogrammet i tilfældeaf, at de udarbejdede estimater af især de fremtidige it-drift og vedligeholdelsesomkostninger ikke erholdbare.De anslåede totale mindreomkostninger skyldes, at omkostningerne til it-drift og vedligehold afnye systemer i den nye business case estimeres til at blive 240,9 mio. kr. mindre i programperioden(2009 – 2023). Det lavere estimat afspejler de praktiske erfaringer med systemudvikling og driftsud-bud, der er opnået hidtil i programmet, samt at revitaliseringen i teknisk henseende har medført enmindre systemkompleksitet og mere udstrakt genbrug af funktionalitet og komponenter m.v. i udvik-lingen af de forskellige it-systemer. Registreringsløsninger er nu samlet i én it-arkitektonisk ramme,hvor der før var tale om flere separate registerløsninger. Endvidere afspejler estimatet, at den lagviseudvikling af registreringsløsningerne, betyder, at et nyt it-system ikke medfører »fulde« nye drifts-omkostninger men kun »marginale« nye driftsomkostninger. Endelig afspejler estimatet, at der be-regningsteknisk i den nye business case er foretaget en opdeling af den samlede økonomiske usikker-hed på de forskellige udgiftskategorier og udarbejdet en mere direkte sammenhæng mellem investe-ringsudgifter og it-drifts- og vedligeholdelsesudgifter.Omkostningerne til projektgennemførsel og -udvikling (dvs. projektløn, projektdrift, afskrivningersamt renter) estimeres i den nye business case dog til at blive 83,5 mio. kr. højere end oprindeligtforventet. De øgede omkostninger skyldes, at der i det nye estimat er indregnet en risikopulje som

følge af den usikkerhed, der er knyttet til estimeringen af de fremtidige udgifter til projektgennemfør-sel og investeringer. Endvidere skyldes de øgede projektlønomkostninger, at lønomkostningen pr. in-tern time har vist at være højere end oprindeligt forudsat, idet det samlede timeskøn er stort setuændret. Endelig skyldes de øgede projektdriftsomkostninger, at udgifterne til ej aktiverbar konsu-lentbistand på baggrund af hidtidige erfaringer vurderes at blive højere end oprindeligt forventet.I Akt 28 af 19. november 2009 forventedes den samlede investering at beløbe sig til 87 mio. kr.(svarende til 94 mio. kr. i 2013-pl), hvilket omfattede både aktiverbare og ej aktiverbare udgifter. Deaktiverbare udgifter blev estimeret til 50,9 mio. kr. og de ej aktiverbare udgifter til 43,1 mio. kr. i denoprindelige business case. I den nye business case estimeres de tilnærmelsesvist tilsvarende udgiftertil den samlede investering at beløbe sig til i alt 152,5 mio. kr. inklusive risikopulje, hvoraf de akti-verbare udgifter udgør 78,6 mio. kr. og de ej aktiverbare udgifter 73,9 mio. kr. (alle beløb i 2013-pl).I forhold til tabel 2 udgøres de 152,5 mio. kr. af de under »Projektdrift« anførte omkostninger på73,9 mio. kr. samt af de under »Afskrivninger samt renter, nye systemer« anførte omkostninger på122,1 mio. kr. fratrukket anlægslønudgifter og renteudgifter på i alt 43,5 mio. kr.Som følge af de øgede aktiverbare udgifter, estimeres renteomkostningerne i den nye business caseat blive højere end oprindeligt forventet.På trods af forbehold for sammenligning som følge af de ændrede bevillingsmæssige regler og be-regningsmetoder, viser estimaterne af de totale omkostninger og de heri indregnede permanente be-sparelser, at de to business cases grundlæggende er på samme niveau, og at der fortsat er en positivbusiness case ved at gennemføre moderniseringsprogrammet.Ombudgettering af videreførsler til ordinær bevillingSom følge af forsinkelsen i programgennemførelsen er der anvendt mindre af bevillingen givet vedAkt 28 af 19. november 2009 end oprindeligt forventet. Den uforbrugte bevilling er derfor reserverettil programgennemførelsen i de kommende år.Forsinkelsen i programgennemførelsen medfører, at der skal afholdes merudgifter til programrela-terede aktiviteter i perioden 2013-2015, hvor der oprindeligt var forudsat mindreudgifter. Disse mer-udgifter forventes at udgøre i alt 73,5 mio. kr., hvoraf 44,4 mio. kr. finansieres ved konvertering tilny bevilling af Erhvervsstyrelsens videreførsler af reserveret bevilling til moderniseringsprogrammetog overført overskud,jf. tabel 3.Den resterende merudgift i perioden 2013-2015 på 29,1 mio. kr.modsvares af et mindreforbrug og deraf følgende bevillingsreduktion i perioden 2016-2023 på i alt35,8 mio. kr.,jf. tabel 5.Ombudgetteringen for 2013 vil ske på forslag til lov om tillægsbevilling for 2013, mens ombudge-tteringen for 2014 og 2015 vil ske på ændringsforslag til finanslov for 2014. Det forventes, at heleden reserverede bevilling til moderniseringsprogrammet herved vil være forbrugt ultimo 2015.Herudover forventes der på baggrund af den nye business case anvendt 8,0 mio. kr. i perioden2014-2015 af Erhvervsstyrelsens overførte overskud.Tabel 3 viser ombudgetteringen af videreførsler til ordinær bevilling, hvortil der med nærværendeaktstykke søges om tilslutning.Tabel 3: Ombudgettering af videreførsler til ordinær bevillingmio. kr.Opskrivning nettobevilling i alt- heraf løn- heraf drift201318,39,78,6201411,91,410,5201514,33,211,1I alt44,414,230,2

I alt ombudgetteres 44,4 mio. kr. fra Erhvervsstyrelsens videreførselsbeholdning til styrelsens net-tobevilling i 2013-2015. Ombudgetteringen vil være udgiftsneutral, da opskrivningen af Erhvervssty-relsens nettobevilling modsvares fuldt ud af nedskrivning af styrelsens videreførselsbeholdning.Ny bevillingsprofilNettoeffekten opgjort i den nye business case,jf. tabel 1,angiver den nye bevillingsprofil for detrevitaliserede moderniseringsprogram.Den nye business case viser, at de samlede effektiviseringsgevinster anslås at være 163,0 mio. kr.,hvilket er 2,9 mio. kr. mindre end de i Akt 28 af 19. november 2009 oprindeligt anslåede effektivise-ringsgevinster på 165,9 mio. kr. (alle beløb i 2013-pl). Forskellen skyldes ændrede beregningstekni-ske forudsætninger, jf. ovenfor.Den nye business case indebærer, at de ved Akt 28 af 19. november 2009 oprindeligt forudsattebevillingsskræntninger i 2014 og 2015 forskydes til 2016 og realiseres i dette år sammen med denoprindeligt forudsatte bevillingsskræntning i 2016. Endvidere fremrykkes de oprindeligt forudsattebevillingsskræntninger i 2017-2021 til 2016 og realiseres i dette år sammen med de førnævnte bevil-lingsskræntninger. Endelig indebærer den nye business case en yderligere bevillingsskræntning i2016, således at den samlede bevillingsskræntning udgør i alt 29,7 mio. kr. i 2016.Tabel 4 viser den nye bevillingsprofil for det revitaliserede moderniseringsprogram i den samledeprogramperiode 2009-2023, hvortil der med nærværende aktstykke søges om tilslutning.Tabel 4: Ny bevillingsprofil 2009-2023mio. kr.LønDriftI altSkræntningmio. kr.LønDriftI altSkræntningNote:

Den nye bevillingsprofil vil have bedre sammenhæng med programgennemførelsen og opgavevare-tagelsen i den konsolideringsperiode, der vurderes at være nødvendig i styrelsen efter realiseringen afde oprindeligt forudsatte lønsumsbesparelser i 2011-2012 af hensyn til at sikre kvaliteten i opgaveva-retagelsen over for eksterne brugere. Tabel 5 viser de forudsatte bevillingsreduktioner og ombudge-ttering af videreførsler i 2009-2023 i forhold til den bevillingsprofil, hvortil der blev givet tilslutningmed Akt 28 af 19. november 2009.Tabel 5: Bevillingsreduktioner sfa. ny business casemio. kr.Ny bevillingsprofilBevillingsprofil Akt 28 af 19/112009I alt ændring i bevillingsprofilI alt ombudgettering af videre-førslermio. kr.Ny bevillingsprofilBevillingsprofil Akt 28 af 19/112009I alt ændring i bevillingsprofilI alt ombudgettering af videre-førslerTotal 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015163,0-1,4-7,4 -11,7-9,3 -19,2-9,1-8,0165,9 -12,8 -36,0 -11,5-4,3-1,018,1 20,1-2,944,411,4-28,6--0,2--5,0--18,318,3-27,211,9-28,114,3

Det revitaliserede moderniseringsprogram vurderes at have en uændret samlet risikoprofil på 3 iforhold til risikoprofilen på Akt 28 af 19. november 2009. Risikoniveauet er således fortsat middel.Den samlede risikovurdering er baseret på den risikovurdering, der oprindeligt blev lavet af moder-niseringsprogrammet, samt implementeringen af de forbedringspunkter, som blev anbefalet i det eks-terne review af programmet.c.Aktstykket forelægges Finansudvalget med henvisning til bestemmelsen i Budgetvejledningens2.2.18.3 om forelæggelse af væsentlige ændringer, der opstår undervejs i et IT-projekts gennemførel-sesfase.Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til, det moderniseringsprogram, som blevigangsat ved Akt 28 af 19. november 2009, videreføres med en ændret bevillingsprofil som følge afen forsinkelse på op til 2 år.Derudover anmodes om tilslutning til, at nettobevillingen under Erhvervsstyrelsen opskrives med18,3 mio. kr. i finansåret som følge af forsinkelsen, idet uforbrugt bevilling, som er reserveret til pro-gramgennemførelsen, på bevillingsafregningen for 2013 nedskrives med 18,3 mio. kr.Endelig anmodes om tilslutning til, at forudsætningen i Akt 28 af 19. november 2009 om en samletinvestering på 87 mio. kr. (svarende til 94 mio. kr. i 2013-pl) ændres i overensstemmelse med esti-matet i den nye business case, som er udarbejdet for moderniseringsprogrammet, og hvor den samle-de investering udgør 152,5 mio. kr. inklusive risikopulje.På forslag til lov om tillægsbevilling for 2013 opføres følgende:§ 08.21.20.Erhvervsstyrelsen(Driftsbev. )18,3 mio. kr.

Bilag 2Projekter i moderniseringsprogrammet efter revitaliseringProjekttitelProjekter/delprojekter gennemført efter revitalisering14.3 Begreb, regler og processer10 Kontrolstrategi30.0 Enhedsregistrering Kernen30.1 Enhedsregistrering Enkeltmand mv.36.1 Historiske data – datavask39 Videre udvikling af Regnskab 2.040 Opdatering af kontrolstrategi41 Opgradering af ESDH42 Branchekode.dkIgangværende projekter/delprojekter19 CVR30.2 Enhedsregistrering – Ændre og Ophør30.3 Enhedsregistrering – Selskaber30.5 Frivillige foreninger31 Rolleregister – Frakendelser og Konkurskarantæne33 Betalingsmodul36 Historiske data – Prodsys til VR37 Kompetenceudvikling 2Kommende projekter/delprojekter30.4 Start, Ændre og Ophør af Fødevarevirksomhed30.6 Opret, ændre P-enhed30.7 Opret, ændre Revisionsvirksomheder30.8 Hvidvask31.2 Liberale erhverv32.2 Datadistribution34 Hændelsesmotor38 Implementering af ServicestrategiTerminStart datoSlut dato01-06-201130-06-201201-02-201004-11-201001-08-201130-06-201201-08-201130-06-201201-09-201130-06-201101-05-201123-12-201101-07-201301-03-201301-11-201130-06-201230-06-201231-01-2013Start datoSlut dato23-05-201101-10-201301-02-201230-06-201303-12-201230-06-201501-08-201230-06-201330-01-201201-07-201401-12-201217-12-201301-08-201217-12-201301-08-201230-06-2013Start datoSlut dato01-10-201430-06-201502-01-201531-12-201502-01-201531-12-201501-05-201331-01-201402-09-201301-07-201402-09-201301-07-201501-05-201303-06-201401-09-201301-09-2015