PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Erhvervs-, Vækst- og Eksportudvalget 2013-14
ERU Alm.del Bilag 326
Offentligt

Udkast til

Forslag

til

Lov om ændring af bogføringsloven

(

Opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet)

§1

I bogføringsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 648 af 15. juni 2006, som ændret ved § 62 i lov nr. 468 af 17.

juni 2008 og § 5 i lov nr. 1231 af 18. december 2012, foretages følgende ændringer:

§ 12

affattes således:

»Regnskabsmaterialet skal opbevares på en sådan måde, at det uden vanskeligheder kan gøres tilgængeligt

her i landet for offentlige myndigheder m.fl., som i henhold til anden lovgivning har ret til at kræve indsigt i

regnskabsmaterialet.

Stk. 2. Regnskabsmaterialet kan opbevares i elektronisk form her i landet eller i udlandet, hvis den

bogføringspligtige

1) opbevarer regnskabsmaterialet i overensstemmelse med denne lov,

2) til enhver tid kan fremskaffe materialet og give adgang til dette her i landet,

3) opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede systemer m.v. og eventuelle nødvendige adgangskoder

m.v. her i landet og

4) sørger for, at regnskabsmaterialet uden vanskeligheder kan udskrives i klarskrift i læsbar form eller stilles

til rådighed i et anerkendt filformat.

Stk. 3. Hvis regnskabsmaterialet ikke opbevares elektronisk, skal det opbevares i papirform her i landet, jf.

dog stk. 4-6.

Stk. 4. Regnskabsmaterialet kan opbevares i papirform i Finland, Island, Norge eller Sverige.

Bestemmelserne i stk. 2, nr. 1-2, finder tilsvarende anvendelse.

Stk. 5. Regnskabsmaterialet for indeværende og forrige måned kan opbevares i papirform i udlandet.

Bestemmelserne i stk. 2, nr. 1-2, finder tilsvarende anvendelse.

Stk. 6. Interne og eksterne bilag for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan opbevares i

papirform i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden, jf. § 10. Øvrigt regnskabsmateriale for den

bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan under de samme betingelser opbevares i papirform i det

pågældende udland for indeværende måned og de foregående 3 måneder. Bestemmelserne i stk. 2, nr. 1-2,

finder tilsvarende anvendelse. «

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

§ 15, stk. 1,

ophæves, og i stedet indsættes:

»En offentlig myndighed kan, i det omfang den i henhold til anden lovgivning er berettiget til at kræve

indsigt i den bogføringspligtiges regnskabsmateriale, forlange, at den bogføringspligtige vederlagsfrit stiller

alt, hvad der er nødvendigt til fremfinding og læsning af regnskabsmaterialet, til disposition, samt at

regnskabsmaterialet indsendes eller udleveres, når myndigheden anmoder herom. Endvidere kan

myndigheden forlange, at registreringer i fremmed valuta, herunder euro, omregnes til danske kroner. Er

regnskabsmaterialet, bortset fra eksterne bilag, affattet på andre sprog end dansk eller engelsk, kan

myndighederne kræve, at den bogføringspligtige vederlagsfrit oversætter dette til dansk eller engelsk.

Stk. 2.

Den i stk. 1 fastsatte adgang til regnskabsmaterialet gælder også, hvis regnskabsmaterialet

opbevares hos tredjemand.

Stk. 3.

Opbevares regnskabsmaterialet i elektronisk form, kan en myndighed forlange, at

regnskabsmaterialet udleveres i elektronisk form eller indsendes digitalt i henhold til regler, der er udstedt i

medfør af § 1 a.«

Stk. 2 og 3 bliver herefter til stk. 4 og 5.

§ 16, stk. 1,

ændres »§ 12, stk. 1-3« til: »§ 12, stk. 1-5«

§2

Loven træder i kraft den [1. januar 2015].

§3

Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland, men kan ved kongelig anordning sættes i kraft for Grønland

med de afvigelser, som de særlige grønlandske forhold tilsiger.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bemærkninger til lovforslaget

Almindelige bemærkninger

1. Lovforslagets baggrund og formål

Bogføringsloven indeholder bl.a. regler om opbevaring af virksomheders regnskabsmateriale. Baggrunden

for dette er, at myndigheder som eksempelvis SKAT og Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og

International Kriminalitet (SØIK) hurtigt skal kunne få adgang til en virksomheds regnskabsmateriale i

kontrol- eller efterforskningsøjemed.

Efter de gældende regler er det hovedreglen, at regnskabsmaterialet skal opbevares her i landet. Da reglerne

blev indført, var det almindeligt at opbevare regnskabsmaterialet i papirform.

I dag anvender virksomhederne i stigende grad it-systemer i deres administrative processer, herunder i

forbindelse med udarbejdelse af regnskab og opbevaring af regnskabsmateriale. Dette sker i stigende grad i

form af såkaldt ’cloud computing’. Cloud computing er karakteriseret ved, at en applikation eller et system

ikke er installeret på selve computeren, men tilgås som en service via internettet. For virksomheder er der

ofte tale om økonomi- og salgssystemer, men det kan også være webmail eller andet.

Et stigende antal danske virksomheder udnytter mulighederne, som den teknologiske udvikling giver, for at

effektivisere deres processer i forbindelse med bogføring og udarbejdelse af regnskab - for eksempel til at

udlicitere regnskabsfunktionen eller til at etablere fælles regnskabsfunktioner inden for samme koncern. Den

teknologiske udvikling gør det således muligt at opbevare regnskabsmateriale i elektronisk form på tværs af

landegrænser. Dette kan for eksempel være hensigtsmæssigt for danske datterselskaber og filialer af

udenlandske selskaber.

Efter de gældende regler i bogføringsloven skal regnskabsmaterialet som hovedregel opbevares her i landet.

Regnskabsmaterialet kan opbevares i de øvrige nordiske lande på visse betingelser. Loven giver desuden

mulighed for, at Erhvervsstyrelsen kan give tilladelse til opbevaring af regnskabsmaterialet i andre lande

efter ansøgning. Virksomhederne skal således i hvert enkelt tilfælde ansøge om dispensation for at få

tilladelse til at opbevare regnskabsmateriale i lande uden for Norden. Der er tale om en snæver

dispensationsmulighed, som kun kan udnyttes, når hensynet til offentlige myndigheders kontrolmulighed og

politiets mulighed for at efterforske fuldt ud kan tilgodeses, selvom materialet befinder sig i udlandet.

I dag gives der typisk dispensation til at opbevare regnskabsmaterialet i udlandet, hvis regnskabsmaterialet

opbevares elektronisk på en sådan måde, at der til enhver tid er adgang til regnskabsmaterialet fra en

computer her i landet.

Det forekommer unødig bureaukratisk og byrdefuldt for virksomhederne, at de skal ansøge om tilladelse til

at opbevare regnskabsmaterialet i udlandet, når materialet opbevares elektronisk som anført ovenfor, hvor de

danske myndigheder kan få adgang til materialet.

En arbejdsgruppe bestående af Erhvervsstyrelsen, SKAT og SØIK har i efteråret 2013 foretaget en

kortlægning og analyse af problemstillingen og er nået frem til, at reglerne bør ændres og tilpasses til den

teknologiske udvikling.

Det foreslås på denne baggrund at tilpasse de gældende regler om opbevaring, så de bliver tidssvarende i

lyset af den digitale udvikling. Forslaget understøtter regeringens digitaliseringsstrategi ’Den digitale vej til

fremtidens velfærd’, der skal fremme virksomhedernes brug af digitale løsninger, så der kan opnås hurtigere

sagsbehandling, og lette virksomhedernes administrative byrder. Forslaget understøtter samtidig

regeringsgrundlaget ’Et Danmark, der står sammen’ og ønsket om at forbedre rammevilkårene for

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

virksomheder, således at danske virksomheder får de bedste betingelser for at konkurrere på de globale

markeder.

Bogføringsloven indeholder desuden regler om udlevering af regnskabsmateriale til myndigheder, som i

henhold til anden lovgivning har ret til at få adgang til regnskabsmaterialet.

Efter de gældende regler i bogføringsloven kan myndighederne forlange, at regnskabsmaterialet stilles til

myndighedernes disposition, hvis de er berettiget hertil i henhold til anden lovgivning. I henhold til

bogføringsloven kan myndighederne i så fald forlange, at regnskabsmaterialet udskrives i klarskrift, hvis

regnskabsmaterialet opbevares elektronisk. I praksis udleveres kopi af regnskabsmateriale fra virksomheder

til offentlige myndigheder imidlertid overvejende i elektronisk form efter konkret aftale med virksomhederne

(for eksempel på et USB-stik). Dette er hensigtsmæssigt både for virksomhederne, som sparer omkostninger

ved ikke at skulle udskrive materialet på papir, og for myndighederne, der får mulighed for effektivt at

analysere virksomhedens regnskabsdata.

Det foreslås derfor at ændre reglerne om offentlige myndigheders ret til indsigt således, at hvis

regnskabsmaterialet opbevares i elektronisk form, kan myndighederne forlange, at det udleveres i elektronisk

form eller indsendes digitalt.

2. Lovforslagets indhold

2.1 Opbevaring af regnskabsmateriale

2.1.1 Gældende ret

I henhold til gældende ret er det hovedreglen, at virksomhedernes regnskabsmateriale skal opbevares i

Danmark, jf. bogføringslovens § 12, stk. 1.

Visse dele af materialet kan dog opbevares i udlandet i en kortere eller længere periode, jf. bogføringslovens

§ 12, stk. 2 og 3. Ifølge disse bestemmelser kan regnskabsmateriale for indeværende og forrige måned

opbevares i udlandet, ligesom interne og eksterne bilag for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan

opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden.

Desuden kan Erhvervsstyrelsen i særlige tilfælde efter forudgående dispensationsansøgning tillade, at

regnskabsmaterialet helt eller delvist kan opbevares i udlandet, jf. bogføringslovens § 12, stk. 4. Denne

dispensation kan kun meddeles i de særlige tilfælde, hvor formålet med lovens bestemmelser til især

hensynet til offentlige myndigheders kontrolmulighed og politiets mulighed for at efterforske, fuldt ud kan

tilgodeses på anden måde.

Virksomheden skal således sende en ansøgning til Erhvervsstyrelsen med en nærmere beskrivelse af blandt

andet, hvilke dele af regnskabsmaterialet der ønskes opbevaret i udlandet, årsagen til, at dette ønskes

opbevaret i udlandet, samt hvor det ønskes opbevaret. Dispensationsadgangen er tiltænkt særlige situationer,

hvor de bogføringspligtige formår at indrette adgangen til regnskabsmaterialet på en sådan måde, at danske

myndigheder vil kunne acceptere, at styrelsen meddeler dispensation.

Erhvervsstyrelsen sender i praksis virksomhedens ansøgning i høring hos SKAT, Statsadvokaten for Særlig

Økonomisk og International Kriminalitet og eventuelt Finanstilsynet med anmodning om en udtalelse.

Finanstilsynet høres i de tilfælde, hvor der er tale om en finansiel virksomhed, der er underlagt

Finanstilsynets kontrol.

Kriterierne for meddelelse af dispensation er, at der ikke er konkrete og væsentlige hindringer i

myndighedens muligheder for at kunne få adgang til materiale i det pågældende land, og at der ikke er

konkrete og væsentlige hensyn, der taler imod en dispensation for det pågældende selskab.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Når sagen er oplyst, og eventuelle høringsudtalelser er modtaget, træffer Erhvervsstyrelsen afgørelse.

Når SØIK for eksempel har udtalt, at udenlandske myndigheder ikke tillader terminalefterforskning, hvor

danske myndigheder kan få adgang til regnskabsmaterialet i det pågældende land på baggrund af en dansk

retskendelse, har Erhvervsstyrelsen givet afslag på en anmodning om dispensation.

Erhvervsstyrelsens afgørelse kan indbringes for Erhvervsankenævnet, jf. bogføringslovens § 12, stk. 6.

Der har i praksis været usikkerhed om rækkevidden af bestemmelsen om dispensationsadgang. Således har

der været truffet en række afgørelser i hhv. Erhvervsstyrelsen og Erhvervsankenævnet med forskelligt

udfald.

Den gældende bestemmelse i bogføringslovens § 12, stk. 5, bemyndiger Erhvervsstyrelsen til at fastsætte

regler om, at regnskabsmaterialet uden forudgående ansøgning kan opbevares i udlandet. Denne

bemyndigelse er anvendt til at udstede bekendtgørelse nr. 250 af 23. marts 2006, der tillader opbevaring af

regnskabsmateriale i de nordiske lande uden forudgående ansøgning.

Efter bekendtgørelsen kan regnskabsmaterialet således på visse betingelser opbevares i et af følgende lande:

a) Finland, b) Island, c) Norge eller 4) Sverige. Regnskabsmaterialet skal opbevares i overensstemmelse med

bogføringsloven og skal til enhver tid kunne fremskaffes, ligesom eventuelle systembeskrivelser samt

adgangskoder mv. skal opbevares i Danmark, således at offentlige myndigheder til enhver tid kan få adgang

til materialet, jf. lovens § 15.

I bekendtgørelsen sondres der ikke imellem, om regnskabsmaterialet opbevares elektronisk eller i papirform

i det pågældende land. Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet og SKAT har særlige

samarbejdsaftaler med de øvrige nordiske lande, der gør at de nemt kan få adgang til materiale, der

opbevares i disse lande.

2.1.2 Lovforslagets indhold

Reglerne i bogføringsloven om opbevaring af regnskabsmateriale foreslås ændret således, at

regnskabsmateriale i elektronisk form kan opbevares i udlandet uden forudgående ansøgning eller

anmeldelse til offentlige myndigheder, såfremt virksomheden opfylder en række nærmere fastsatte krav. Det

er herunder en betingelse, at kontrol- og efterforskningsmyndighederne kan få adgang til materialet via en

computer m.v. her i landet.

De gældende begrænsninger med hensyn til at opbevare regnskabsmaterialet i udlandet videreføres, for så

vidt angår regnskabsmateriale, som alene opbevares i papirform. Det vil sige, at regnskabsmateriale på papir

for indeværende og forrige måned kan opbevares i udlandet, ligesom interne og eksterne bilag for den

bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden.

Muligheden for at opbevare regnskabsmateriale i Norden videreføres også.

Efter forslaget er det således et krav, at virksomheden skal sørge for at opbevare regnskabsmaterialet i

overensstemmelse med bogføringslovens bestemmelser samt give online-adgang her i landet til elektronisk

materiale, således at offentlige myndigheder til enhver tid via f.eks. en computer med adgang til den

udenlandske server kan få adgang til materialet til brug for deres efterforsknings- eller kontrolvirksomhed.

Herudover skal virksomheden opbevare eventuelle beskrivelser af benyttede systemer m.v. og eventuelle

nødvendige adgangskoder m.v. i Danmark, således at offentlige myndigheder til enhver tid kan få adgang til

materialet her i landet.

Formålet med at knytte de pågældende betingelser til opbevaringen er at sikre, at de danske efterforsknings-

og kontrolmyndigheder kan få adgang til det fulde regnskabsmateriale i Danmark.

I forbindelse med opbevaring af regnskabsmateriale i papirform i andre lande end de nordiske må det på den

ene side konstateres, at det er erfaringen, at materialet kan være vanskeligere at tilvejebringe, end hvis det

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

opbevares i Danmark. På den anden side bør man tilgodese det altovervejende flertal af virksomheder, som

gerne vil overholde lovgivningen, og for hvem det kan være en administrativ og økonomisk fordel at

opbevare elektronisk regnskabsmateriale i udlandet.

SKAT og SØIK vurderer, at det i praksis ikke vil spille nogen rolle for efterforskningsmyndighedernes

arbejde at afskaffe den gældende dispensationsordning. Det vurderes, at kontrolhensynet tilgodeses, så længe

der er onlineadgang fra dansk adresse til det elektroniske regnskabsmateriale uanset, hvor det opbevares.

Det forhold, at en virksomhed opbevarer regnskabsmateriale i udlandet, begrænser ikke ansvaret for den

bogføringspligtige. Det er fortsat den bogføringspligtiges ansvar, at regnskabsmaterialet opbevares på

betryggende vis i overensstemmelse med bogføringsloven.

Straffebestemmelsen i § 16 ændres, så den kommer til at omfatte de relevante bestemmelser som følge af de

foreslåede ændringer til § 12.

2.2 Offentlige myndigheders adgang til regnskabsmaterialet

2.2.1 Gældende ret

Ifølge den gældende § 15, stk. 1, kan en offentlig myndighed, der i henhold til anden lovgivning har ret til at

kræve indsigt i den bogføringspligtiges regnskabsmateriale, forlange, at den bogføringspligtige stiller alt til

disposition, som er nødvendigt til fremfinding og læsning af regnskabsmaterialet,

Myndigheden kan desuden forlange, at regnskabsmaterialet uden vederlag udskrives i klarskrift, ligesom

myndigheden kan kræve, at regnskabsmateriale, der er affattet på andre sprog end dansk, vederlagsfrit

oversættes til dansk.

2.2.2 Lovforslagets indhold

Det foreslås, at offentlige myndigheder kan stille krav om at få regnskabsmateriale, der opbevares i

elektronisk form, udleveret eller indsendt i elektronisk format. Med elektronisk format forstås et anerkendt

filformat som xml, csv eller lignende.

Samtidig foreslås det, at myndighedernes mulighed for at kræve oversættelse af regnskabsmateriale,

udelukkende skal gælde for regnskabsmateriale, der er affattet på andre sprog end dansk eller engelsk.

Forslaget er en konsekvens af den nylige ændring af årsregnskabsloven ved lov nr. 1367 af 10. december

2013, der nu giver mulighed for, at årsrapporter udarbejdes udelukkende på engelsk, jf. årsregnskabslovens §

138, stk. 3.

Det foreslås desuden præciseret, at myndighedernes adgang til materialet også gælder, såfremt virksomheden

opbevarer regnskabsmateriale hos tredjemand.

3. Økonomiske og administrative konsekvenser for det offentlige

Forslaget vil medføre mindre økonomiske og administrative besparelser for offentlige myndigheder, da

dispensationsordningen afskaffes.

4. Økonomiske og administrative konsekvenser for erhvervslivet

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Der vil være administrative lettelser forbundet med forslaget, da virksomhederne ikke længere skal søge om

dispensation for at opbevare elektroniske data i udlandet eller ’i skyen’. Samtidig vil koncerner have

muligheder for yderligere besparelser i form af stordriftsfordele ved for eksempel at samle koncernens

regnskabsfunktion ét sted/i et land.

Det estimeres, at der vil være administrative lettelser i størrelsesordenen under 10.000 timer pr. år.

5. Administrative konsekvenser for borgerne

Forslaget har ingen konsekvenser for borgerne.

6. Miljømæssige konsekvenser

Forslaget har ingen miljømæssige konsekvenser.

7. Forholdet til EU-retten

Forslaget indeholder ikke EU-retlige aspekter.

8. Hørte myndigheder og organisationer

Et udkast til lovforslag har i perioden fra den 22. august 2014 til den 29. september 2014 været sendt i høring

hos følgende myndigheder og organisationer m.v.:

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

9. Sammenfattende skema

Positive

udgifter

for Ingen

konsekvenser/mindre Negative

konsekvenser/merudgifter

Ingen

Økonomiske konsekvenser

stat, kommuner og regioner

Administrative konsekvenser for Forslaget vil medføre mindre

stat, kommuner og regioner

økonomiske og administrative

besparelser

for

offentlige

myndigheder,

dispensationsordningen afskaffes.

Økonomiske konsekvenser for Virksomhederne får mulighed for

erhvervslivet

besparelser

form

stordriftsfordele ved for eksempel

samle

koncernens

regnskabsfunktion ét sted/i et

land.

Administrative konsekvenser for Der vil være administrative

erhvervslivet

lettelser, da virksomhederne ikke

længere

skal

søge

dispensation for at opbevare

elektroniske data i udlandet eller

’i skyen’.

Det estimeres, at der vil være

administrative lettelser under

10.000 timer pr. år.

Miljømæssige konsekvenser

Ingen

Administrative konsekvenser for Ingen

Ingen

borgerne

Forholdet til EU-retten

Forslaget indeholder ikke EU-retlige aspekter

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser

Til nr. 1

Det foreslås, at bogføringslovens § 12 om opbevaring af regnskabsmateriale ophæves og erstattes af en ny

affattelse af § 12.

Med den foreslåede

§ 12, stk. 1,

fastslås det overordnede princip om, at regnskabsmaterialet skal opbevares

således, at det uanset opbevaringsmåden uden vanskeligheder kan gøres tilgængeligt her i landet for

offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i regnskabsmaterialet i henhold til anden lovgivning.

Det foreslåede stk. 2 vedrører opbevaring af regnskabsmateriale i elektronisk form, mens stk. 3-6 vedrører

opbevaring af regnskabsmateriale i papirform.

Forslagets

stk. 2

bestemmer ikke nærmere, hvilke former for elektroniske medier, og på hvilken måde de kan

anvendes, da bestemmelsen bedst muligt skal kunne imødekomme virksomhedernes ønsker og behov i

forskelligartede virksomheder nu og i fremtiden, ligesom bestemmelsen også skal kunne rumme fremtidige

teknologiske udviklinger. Der kan eksempelvis være tale om såkaldte cloud computing-løsninger m.m.

Cloud computing er, som tidligere nævnt, karakteriseret ved, at en applikation eller et system ikke er

installeret på selve computeren, men tilgås som en service via internettet. Udbyderen af denne service kan

placere de pågældende data – i dette tilfælde regnskabsmaterialet – overalt i verden. Man taler i den

forbindelse om, at data opbevares i ’skyen’.

Foruden de typiske eksempler som økonomi- og salgssystemer kan også datastorage eller back-up flyttes ud i

’skyen’. Data kan ved cloud computing således befinde sig på servere uden kendt adresse overalt i verden.

Det foreslåede stk. 2 fastsætter, hvilke krav den bogføringspligtige skal opfylde, når regnskabsmaterialet

opbevares på et elektronisk medie. Den foreslåede bestemmelse gælder, uanset om regnskabsmaterialet

opbevares elektronisk her i landet eller i udlandet.

Kravene til opbevaring af regnskabsmaterialet i det foreslåede stk. 2, nr. 1-3, svarer til kravene i den

gældende § 12, stk. 2, nr. 1-3. De gældende bestemmelser vedrører dog kun opbevaring af

regnskabsmateriale i udlandet, mens de foreslåede bestemmelser som nævnt gælder, uanset om

regnskabsmaterialet opbevares her i landet eller i udlandet.

nr. 1

fastslås det, at regnskabsmaterialet skal opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven. Det

betyder, at lovens øvrige krav til f.eks. registrering, dokumentation og opbevaringsperiode skal overholdes,

uanset om regnskabsmaterialet opbevares i udlandet.

nr. 2

fastslås det, at den bogføringspligtige til enhver tid skal kunne fremskaffe materialet eller give adgang

til dette her i landet. Den bogføringspligtige skal til enhver tid kunne give adgang til bogføringsmateriale i

elektronisk form eller fremskaffe materialet i papirform, jf. § 15. Kravet om adgang kan opfyldes ved, at den

bogføringspligtige giver online-adgang til det elektroniske regnskabsmateriale, således at offentlige

myndigheder til enhver tid her i landet via f.eks. en computer med adgang til internettet kan få adgang til

materialet til brug for deres efterforsknings- eller kontrolvirksomhed. Det er i så fald uden betydning, om den

server, regnskabsmaterialet opbevares på, fysisk er placeret her i landet eller i udlandet. Det samme gør sig

gældende, såfremt virksomheden anvender en cloud-løsning, hvor serverens fysiske placering ikke er kendt.

nr. 3

fastslås det, at den bogføringspligtige skal opbevare eventuelle systembeskrivelser m.v. samt

eventuelle adgangskoder m.v. her i landet. Det betyder, at systembeskrivelser og adgangskoder m.v. skal

forefindes i virksomheden, så f.eks. politiet ved ransagning - evt. i udlandet eller online fra Danmark - kan

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

skaffe sig adgang til det materiale, som er opbevaret i udlandet, jf. § 15, hvorefter den bogføringspligtige

skal stille alt, hvad der er nødvendigt for fremfindingen, til rådighed for offentlige myndigheder.

Det bemærkes, at det ikke i alle tilfælde er nødvendigt at udarbejde en systembeskrivelse. Når en virksomhed

i sin bogføring anvender et IT-standardsystem, vil det i langt de fleste tilfælde være tilstrækkeligt med de af

systemleverandøren udarbejdede systembeskrivelser. Dette forudsætter dog, at de systembeskrivelser, som

systemleverandøren har udarbejdet, gør det muligt at følge registreringerne, samt fremfinde og udskrive det

tilhørende regnskabsmateriale. Hvis en systembeskrivelse til et standardsystem udelukkende oplyser om de

muligheder, der forefindes i systemet, men ikke, hvordan systemet konkret anvendes, må virksomheden

således selv udarbejde en systembeskrivelse, der lever op til kravene om at gøre det muligt at følge

registreringerne, samt fremfinde og udskrive det tilhørende regnskabsmateriale.

Den bogføringspligtige behøver typisk ikke at udarbejde sådanne individuelle beskrivelser, hvis

virksomheden anvender et standardsystem uden væsentlige tilretninger.

Det foreslåede

nr. 4

er nyt. Det foreslås, at den bogføringspligtige skal sørge for, at regnskabsmaterialet uden

vanskeligheder kan udskrives i klarskrift i læsbar form eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.

Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med forslagets § 1, nr. 2, til ændring af § 15, stk. 3, hvor det foreslås,

at myndigheden kan forlange at få regnskabsmaterialet udleveret elektronisk eller indsendt digitalt, hvis det

opbevares i elektronisk form.

§ 12, stk. 3,

foreslås det, at regnskabsmateriale, der ikke opbevares elektronisk, som udgangspunkt skal

opbevares i papirform her i landet.

At regnskabsmateriale i papirform som udgangspunkt skal opbevares her i landet, betyder imidlertid ikke, at

bogføringen skal ske her i landet, hvis blot den bogføringspligtige overholder kravet om at opbevare

regnskabsmaterialet her i landet.

Hvis den bogføringspligtige ønsker at opbevare regnskabsmaterialet i både papirform og elektronisk form,

kan materialet i papirform uden videre opbevares i udlandet, så længe der er adgang til det elektroniske

materiale i henhold til § 15, og materialet i øvrigt opbevares i overensstemmelse med denne lov.

§ 12, stk. 4,

foreslås det, at reglerne om opbevaring af regnskabsmateriale i de nordiske lande, som i dag er

fastsat i bekendtgørelse nr. 250 af 23. marts 2006, udstedt med hjemmel i den gældende § 12, stk. 5,

indsættes direkte i lovteksten, for så vidt angår opbevaring af regnskabsmateriale i papirform. Derved lettes

overblikket over reglerne om opbevaring af regnskabsmateriale.

Af bekendtgørelsen fremgår det, at regnskabsmateriale kan opbevares i Finland, Island, Norge eller Sverige

forudsat, at den bogføringspligtige sørger for, at 1) regnskabsmaterialet opbevares i overensstemmelse med

bogføringsloven, 2) regnskabsmaterialet til enhver tid kan fremskaffes, og 3) eventuelle beskrivelser af

benyttede systemer m.v. og eventuelle nødvendige adgangskoder m.v. opbevares her i landet, således at

offentlige myndigheder til enhver tid kan få adgang til materialet, jf. lovens § 15.

Bekendtgørelsen vedrører både opbevaring af regnskabsmateriale, som opbevares elektronisk og i papirform.

Den foreslåede § 12, stk. 4, vedrører alene opbevaring af regnskabsmateriale i papirform. Opbevaring af

regnskabsmateriale i elektronisk form er omfattet af den foreslåede § 12, stk. 2, der gælder uanset, om

regnskabsmaterialet opbevares her i landet eller i udlandet.

Det foreslåede

stk. 5

viderefører det gældende stk. 2 med den ændring, at forslagets stk. 5 alene gælder for

regnskabsmateriale, som opbevares i papirform. Det gældende stk. 2 omfatter både regnskabsmateriale, der

opbevares elektronisk og i papirform.

Ifølge det foreslåede stk. 5 kan regnskabsmateriale i papirform for indeværende og forrige måned opbevares

i udlandet, såfremt materialet opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven, og den bogføringspligtige

til enhver tid kan fremskaffe materialet. Det foreslåede stk. 5 er en særlig undtagelsesregel for indeværende

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

og forrige kalendermåneds regnskabsmateriale. Beregningen af indeværende og forrige kalendermåned skal

ske i forhold til transaktionstidspunktet. Formålet er at lette virksomhedernes mulighed for at få foretaget

bogføring i udlandet, f.eks. hos en udenlandsk koncernforbunden virksomhed, i forbindelse med udlicitering

af bogføringsaktiviteter eller ved lignende hensigtsmæssige og naturlige foranstaltninger.

Opbevaring af regnskabsmateriale i Grønland og på Færøerne betragtes i denne forbindelse som opbevaring

af regnskabsmateriale i udlandet.

Opbevaring i udlandet er tilladt under forudsætning af, at virksomheden sørger for fuldstændige beskrivelser

af, hvorledes regnskabsmaterialet kan fremskaffes.

Det foreslåede

stk. 6

viderefører det gældende stk. 3 med den ændring, at det foreslåede stk. 6 alene gælder

for regnskabsmateriale, som opbevares i papirform. Forslagets stk. 6 er en særregel vedrørende

regnskabsmateriale for en dansk virksomheds udenlandske aktiviteter.

Forslagets stk. 6 indebærer, at interne og eksterne bilag for de pågældende aktiviteter dog kan opbevares i det

pågældende udland i hele opbevaringsperioden på 5 år, jf. bogføringslovens § 10, uanset, om bilagene er en

del af kontrolsporet. Desuden kan virksomheden opbevare alt øvrigt regnskabsmateriale for sine udenlandske

aktiviteter i det pågældende udland for indeværende og de seneste tre kalendermåneder.

Udenlandske aktiviteter behøver ikke nødvendigvis at være selvstændige aktiviteter, dvs. med ret til at

disponere og indgå bindende aftaler på den danske virksomheds vegne. Dette indebærer, at f.eks. filialer i

udlandet, joint-ventures, repræsentationskontorer, salgskontorer, agenturer eller kontorer, der udøver

reklameaktiviteter i udlandet på vegne af en dansk virksomhed, efter forslaget vil være udenlandsk aktivitet.

Hvor både udlandet og Danmark stiller krav om opbevaring af det samme originale regnskabsmateriale

vedrørende aktiviteter i udlandet, er det tilstrækkeligt at opbevare kopier af regnskabsmaterialet i Danmark.

Derved undgås, at virksomhederne stilles i en umulig situation.

I forbindelse med opbevaring af regnskabsmateriale gælder lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af

personoplysninger (persondataloven) blandt andet for behandling af personoplysninger, som helt eller delvist

foretages ved hjælp af elektronisk databehandling.

Persondataloven omfatter enhver form for information om en identificerbar fysisk person. Efter

persondatalovens § 41, stk. 3, skal den dataansvarlige og databehandleren træffe de fornødne tekniske og

organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres,

fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt

behandles i strid med loven.

I medfør af persondatalovens § 41, stk. 5, har Justitsministeriet udstedt bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni

2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles af den offentlige

forvaltning. Efter bekendtgørelsens § 14 må eksterne kommunikationsforbindelser kun etableres, hvis der

træffes nødvendige foranstaltninger for at sikre, at uvedkommende ikke gennem disse forbindelser kan få

adgang til personoplysninger.

Det foreslås, at den gældende § 12, stk. 4, som giver virksomhederne mulighed for at ansøge om

dispensation til at opbevare regnskabsmateriale i udlandet i særlige tilfælde, ikke videreføres. Baggrunden

for dette er, at de foreslåede lempelser med hensyn til at opbevare regnskabsmaterialet i udlandet, jf.

forslagets § 12, stk. 2, afspejler den nuværende dispensationspraksis. Der er derfor ikke længere behov for

dispensationsmuligheden. Som en konsekvens heraf foreslås det ligeledes, at den gældende § 12, stk. 6,

hvorefter Erhvervsstyrelsens afgørelser i medfør af den gældende § 12, stk. 4 kan indbringes for

Erhvervsankenævnet, heller ikke videreføres.

Til nr. 2

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Det foreslås at § 15, stk. 1 ophæves og erstattes af et nyt stk. 1, stk. 2 og stk. 3. De gældende stk. 2 og 3

bliver herefter til stk. 4 og 5.

§ 15, stk. 1, vedrører offentlige myndigheders adgang til at kræve indsigt i den bogføringspligtiges

regnskabsmateriale i henhold til anden lovgivning. Efter denne bestemmelse kan den pågældende offentlige

myndighed forlange, at den bogføringspligtige vederlagsfrit stiller alt, hvad der er nødvendigt til fremfinding

og læsning af regnskabsmaterialet til disposition samt indsender eller udleverer materialet, når myndigheden

anmoder herom.

Det foreslås, at § 15, stk. 1, 1. og 2. pkt. ændres således, at der ikke længere er krav om, at

regnskabsmaterialet altid skal udleveres til myndigheder i klarskrift.

Det er vigtigt at bemærke, at lovens § 15 ikke indeholder en selvstændig ret for myndighederne til at få

adgang til regnskabsmaterialet. Bestemmelsen har således kun virkning, hvis myndighederne i henhold til

anden lovgivning eller ved retskendelse har ret til regnskabsmaterialet. Forslaget giver derfor i sig selv ikke

ret til f.eks. at fjerne regnskabsmaterialet fra virksomheden.

Ifølge den nuværende formulering i bogføringslovens § 15 kan myndighederne kræve, at regnskabsmateriale

(bortset fra eksterne bilag), som er affattet på andre sprog end dansk, oversættes vederlagsfrit til dansk.

§ 15, stk. 1, 3. pkt. ændres således, at myndighederne fremover kun kan kræve vederlagsfri oversættelse af

regnskabsmaterialet, hvis det er affattet på andre sprog end dansk og engelsk. Ændringen sker som

konsekvens af den nylige ændring af årsregnskabslovens § 138, stk. 3, der tillader udarbejdelse af

årsrapporter på dansk eller engelsk.

Samtidig indsættes et nyt § 15, stk. 2, som præciserer, at myndighedernes adgang til regnskabsmaterialet

også gælder, hvis regnskabsmaterialet opbevares hos tredjemand. Her tænkes i sær på situationer, hvor det

elektroniske regnskabsmateriale opbevares hos koncernforbundne virksomheder i udlandet, et shared service

center eller i en cloud-løsning. Det skal præciseres, at det fortsat er den bogføringspligtige virksomheds

ansvar, at opbevaringen af materialet sker i overensstemmelse med denne lov.

Der indsættes et nyt stk. 3, hvorefter en myndighed kan forlange, at regnskabsmateriale, der opbevares i

elektronisk form, udleveres i elektronisk format eller indsendes digitalt til myndigheden. Ved elektronisk

format forstås et anerkendt filformat som xml, csv eller lignende. De offentlige myndigheder kan således få

udleveret komma-separerede filer eller lignende, som er lette at anvende til at analysere virksomhedens

regnskabsdata i forbindelse med en kontrol.

Den nuværende § 15, stk. 2 gøres herefter til et nyt stk. 4. Herefter er det fortsat gældende, at

Erhvervsstyrelsen altid kan indhente relevant regnskabsmateriale.

Den nuværende § 15, stk. 3, gøres herefter til et nyt stk. 5. Herefter er det fortsat gældende, at den

bogføringspligtige er forpligtet til at efterkomme ønsket fra offentlige myndigheder, såfremt myndighederne

i øvrigt er berettiget til at kræve indsigt i virksomhedens regnskabsmateriale. Den bogføringspligtige skal

kunne opfylde en sådan anmodning hurtigst muligt og med hensyn til materiale fra udenlandske aktiviteter

senest indenfor 1 måned. Dette indebærer, at bogføringen skal tilrettelægges, så denne frist normalt kan

overholdes. I den konkrete situation kan en berettiget myndighed naturligvis altid fastsætte en længere frist

til at efterkomme anmodningen.

Til nr. 3

Straffebestemmelsen i § 16, stk. 1, foreslås ændret som følge af den foreslåede ændring af § 12. Dermed

strafbelægges forpligtelserne vedrørende opbevaring af regnskabsmaterialet både for elektronisk opbevaring

og opbevaring i fysisk form.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Ved udmålingen af en bøde må domstolen tage hensyn til overtrædelsens karakter og økonomiske

skadevirkning. Endvidere må der lægges vægt på grovheden af overtrædelsen, antallet af overtrædelser og

den vinding, der er eller kunne være opnået ved overtrædelsen. Der vil også ved bødeudmålingen kunne

tages hensyn til indklagedes betalingsevne. I sager, hvor en bogføringspligtig har et selvstændigt ansvar, vil

man kunne tage hensyn til størrelsen af virksomhedens omsætning. Det skyldes, at bødeudmålingen efter de

ovenfor anførte principper om grovhed og antallet af overtrædelser kan medføre, at en virksomhed med en

beskeden omsætning pålægges en uforholdsmæssig høj bøde – eller omvendt, at en virksomhed med en

betydelig omsætning pålægges en uforholdsmæssig lav bøde. Den bøde, som er fremkommet ved en

vurdering af overtrædelsens grovhed og hyppighed, vil derfor – hvor det skønnes nødvendigt – kunne

reguleres i opadgående eller nedadgående retning afhængig af virksomhedens omsætning.

§2

Det foreslås i § 2, at loven træder i kraft den 1. januar 2015.

§3

Territorialafgrænsningsbestemmelsen angiver lovforslagets territoriale gyldighedsområde, der som

udgangspunkt ikke omfatter Grønland og Færøerne.

Loven kan dog sættes helt eller delvist i kraft på Grønland ved kongelig anordning med de ændringer, som

de grønlandske forhold tilsiger.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag

Lovforslaget sammenholdt med gældende ret

Gældende formulering

Lovforslaget

§1

I bogføringsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 648 af

15. juni 2006, som ændret senest ved […]

foretages følgende ændringer:

§ 12.

Regnskabsmaterialet skal opbevares her i

landet, jf. dog stk. 2-5.

Stk. 2.

Regnskabsmaterialet for indeværende og

forrige måned kan opbevares i udlandet, hvis den

bogføringspligtige

1) sørger for at opbevare materialet i

overensstemmelse med denne lov,

2) til enhver tid kan fremskaffe materialet og

3) opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede

systemer m.v. og eventuelle nødvendige

adgangskoder m.v. i Danmark, således at

offentlige myndigheder til enhver tid er i stand til

at skaffe sig adgang til materialet, jf. § 15.

Stk. 3.

Interne og eksterne bilag for den

bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan

opbevares i det pågældende udland i hele

opbevaringsperioden, jf. § 10. Øvrigt

regnskabsmateriale for den bogføringspligtiges

aktiviteter i udlandet kan under de samme

betingelser opbevares i det pågældende udland for

indeværende og de foregående 3 måneder.

Bestemmelserne i stk. 2, nr. 1-3. finder tilsvarende

anvendelse.

Stk. 4.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan i

særlige tilfælde efter forudgående ansøgning

tillade, at bestemmelserne i stk. 1-3 helt eller

delvis fraviges.

Stk. 5.

Uanset stk. 1-4 kan Erhvervs- og

Selskabsstyrelsen fastsætte regler om, at

regnskabsmaterialet uden forudgående ansøgning

kan opbevares i udlandet.

Stk. 6.

Afgørelser truffet af Erhvervs- og

Selskabsstyrelsen i medfør af stk. 4 kan indbringes

for Erhvervsankenævnet senest 4 uger efter, at

§ 12,

ophæves og i stedet indsættes:

»§

12.

Regnskabsmaterialet skal opbevares på en

sådan måde, at det uden vanskeligheder kan gøres

tilgængeligt her i landet for offentlige

myndigheder m.fl., som i henhold til anden

lovgivning har ret til at kræve indsigt i

regnskabsmaterialet.

Stk. 2. Regnskabsmaterialet kan opbevares i

elektronisk form her i landet eller i udlandet, hvis

den bogføringspligtige

1) opbevarer regnskabsmaterialet i

overensstemmelse med denne lov,

2) til enhver tid kan fremskaffe materialet og give

adgang til dette her i landet,

3) opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede

systemer m.v. og eventuelle nødvendige

adgangskoder m.v. her i landet og

4) sørger for, at regnskabsmaterialet uden

vanskeligheder kan udskrives i klarskrift i læsbar

form eller stilles til rådighed i et anerkendt

filformat.

Stk. 3. Hvis regnskabsmaterialet ikke opbevares

elektronisk, skal det opbevares i papirform her i

landet, jf. dog stk. 4-6.

Stk. 4. Regnskabsmaterialet kan opbevares i

papirform i Finland, Island, Norge eller Sverige.

Bestemmelserne i stk. 2, nr. 1-2, finder tilsvarende

anvendelse.

Stk. 5. Regnskabsmaterialet for indeværende og

forrige måned kan opbevares i papirform i

udlandet. Bestemmelserne i stk. 2, nr. 1-2, finder

tilsvarende anvendelse.

Stk. 6. Interne og eksterne bilag for den

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

afgørelsen er meddelt den pågældende.

bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan

opbevares i papirform i det pågældende udland i

hele opbevaringsperioden, jf. § 10. Øvrigt

regnskabsmateriale for den bogføringspligtiges

aktiviteter i udlandet kan under de samme

betingelser opbevares i papirform i det

pågældende udland for indeværende måned og de

foregående 3 måneder. Bestemmelserne i stk. 2,

nr. 1 og 2, finder tilsvarende anvendelse. «

§ 15.

En offentlig myndighed kan, i det omfang

den i henhold til anden lovgivning er berettiget til

at kræve indsigt i den bogføringspligtiges

regnskabsmateriale,

forlange,

den

bogføringspligtige vederlagsfrit stiller alt, hvad

der er nødvendigt til fremfinding og læsning af

regnskabsmaterialet, til disposition. Endvidere kan

myndigheden forlange, at regnskabsmaterialet

uden vederlag udskrives i klarskrift, herunder at

registreringer i fremmed valuta, herunder euro,

omregnes

til

danske

kroner.

regnskabsmaterialet, bortset fra eksterne bilag,

affattet på andre sprog end dansk, kan

myndighederne kræve, at den bogføringspligtige

vederlagsfrit oversætter dette til dansk.

§ 15, stk. 1,

ophæves, og i stedet indsættes:

»§

15.

En offentlig myndighed kan, i det

omfang den i henhold til anden lovgivning er

berettiget til at kræve indsigt i den

bogføringspligtiges regnskabsmateriale, forlange,

at den bogføringspligtige vederlagsfrit stiller alt,

hvad der er nødvendigt til fremfinding og læsning

af regnskabsmaterialet, til disposition, samt at

regnskabsmaterialet indsendes eller udleveres, når

myndigheden anmoder herom. Endvidere kan

myndigheden forlange, at registreringer i fremmed

valuta, herunder euro, omregnes til danske kroner.

Er regnskabsmaterialet, bortset fra eksterne bilag,

affattet på andre sprog end dansk eller engelsk,

kan

myndighederne

kræve,

den

bogføringspligtige vederlagsfrit oversætter dette til

dansk eller engelsk.

Stk. 2.

Den i stk. 1 fastsatte adgang til

regnskabsmaterialet

gælder

også,

hvis

regnskabsmaterialet opbevares hos tredjemand.

Stk. 3.

Opbevares regnskabsmaterialet i

elektronisk form, kan en myndighed forlange, at

regnskabsmaterialet udleveres i elektronisk form

eller indsendes digitalt i henhold til regler, der er

udstedt i medfør af § 1 a.«

Stk. 2 bliver herefter til stk. 4.

Stk. 2.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan dog

altid indhente relevant regnskabsmateriale.

Stk. 3.

Den bogføringspligtige skal efterkomme Stk. 3 bliver herefter til stk. 5.

en myndigheds anmodning efter stk. 1 hurtigst

muligt.

Vedrører

anmodningen

regnskabsmateriale for aktiviteter i udlandet, skal

den bogføringspligtige efterkomme anmodningen

senest en måned efter, at den pågældende

myndighed anmoder herom.

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

§ 16.

Medmindre strengere straf er forskyldt

§ 16, stk. 1,

Ændres »§ 12, stk. 1-3« til: »§ 12,

efter anden lovgivning, straffes overtrædelse af §§ stk. 1-5«

6-10, § 12, stk. 1-3, og §§ 13-15 med bøde.

Stk. 2. I forskrifter, der udfærdiges i henhold til

loven, kan der fastsættes straf af bøde for

overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne.

Stk. 3. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske

personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens

5. kapitel.

Stk. 4. Forældelsesfristen for strafansvaret er 5 år.

§2

Loven træder i kraft den [1. januar 2015]

§3

Territorialafgrænsningsbestemmelse indsættes:

»Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland,

men kan ved kongelig anordning sættes i kraft for

Grønland med de afvigelser, som de særlige

grønlandske forhold tilsiger. «