PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

By- og Boligudvalget 2013-14
BYB Alm.del Bilag 87
Offentligt

Den almene boligsektors egenkontrol

Rapport fra arbejdsgruppe vedrørende almene

boligorganisationers egenkontrol

Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter 2014

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Titel:

Udgiver:

Udgivelsesår:

Udgave, oplag:

Den almene boligsektors egenkontrol

Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter

2014

1. udgave, 1. oplag, 200 eks

ISBN 978-87-7134-105-8 (trykt udgave)

ISBN 978-87-7134-106-5 (elektronisk udgave)

Foto:

Press

Tegnestuen Jens V. Nielsen

Tryk og bogbind:

GP Tryk

Pris:

80 kr. (inkl. 25% moms) ved henvendelse til:

http://www.schultzboghandel.dk

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

INDHOLDSFORTEGNELSE

Kapitel 1. Indledning ......................................................................................... 5

Kapitel 2. Egenkontrol

–

en vej til større effektivitet ..................................... 9

2.1. Krav til et system for egenkontrol ............................................................ 9

2.2. Forvaltningsrevision ............................................................................... 10

2.3. Certificering ............................................................................................ 12

2.4. Overvejelser ............................................................................................ 16

Kapitel 3. Eksisterende rammer for forvaltningsrevision ........................... 19

3.1. Gældende generelle regler og ”god offentlig revisionsskik”

.................. 19

3.2. Forvaltningsrevision i almene boligorganisationer ................................ 27

Kapitel 4. Forvaltningsrevision i dag: Undersøgelsesresultater og

erfaringer.......................................................................................................... 31

4.1. Beboerdemokratiets rolle ........................................................................ 31

4.2. Metodekravet om skriftlige forretningsgange ........................................ 32

4.3. Metodekravet om mål- og resultatstyring ............................................... 34

4.4. Revisors rolle og rapportering ................................................................ 36

4.5. Revisors og tilsynets kontrol .................................................................. 36

4.6. Samlet vurdering af forvaltningsrevisionens gennemførelse og

virkning.......................................................................................................... 37

4.7. Arbejdsgruppens vurdering .................................................................... 39

4.8. Overvejelser ............................................................................................ 41

Kapitel 5. Bedre økonomistyring med udgangspunkt i forvaltningsrevision

–

overvejelser om fremtidige retningslinjer .................................................. 45

5.1. Baggrund og sigte ................................................................................... 45

5.2. Boligorganisationens rolle ...................................................................... 47

5.3. Revisors rolle .......................................................................................... 58

5.4. Kommunens og Landsbyggefondens rolle ............................................. 62

5.5. Produktivitetsnøgletal ............................................................................. 64

5.6. Metoder og redskaber: En værktøjskasse ............................................... 66

Bilag 1. Et grundlag for egenkontrol: Sektorens nøgletal............................ 75

Bilag 2. Vejledende oversigt over væsentlige virksomhedsområder ........... 81

Bilag 3. Nøgletal og informationer (afkrydsning) i nuværende

styringsrapport ................................................................................................ 83

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kapitel 1. Indledning

Den almene boligsektor blev i 2010 omfattet af en styringsreform i form af en

model for mål- og aftalestyring. Som led i styringsreformen indgik, at der efter

implementeringen af selve reformen skulle igangsættes et arbejde for at styrke

og videreudvikle egenkontrollen i de almene boligorganisationer.

Der blev derfor i december 2010 nedsat en arbejdsgruppe, som skulle komme

med forslag hertil, og som hermed aflægger rapport. Arbejdsgruppen har haft

følgende kommissorium:

”Med lov nr. 490 af 12. juni 2009, som trådte i kraft 1. januar 2010, blev der

gennemført en omlægning af styringen af den almene boligsektor. Det fremgik

af bemærkningerne til lovforslaget, at der skal igangsættes et arbejde med hen-

blik på at styrke og videreudvikle egenkontrollen i de almene boligorganisatio-

ner. Sigtet med arbejdet er, at boligorganisationerne systematisk skal kontrollere

og styrke effektiviteten, produktiviteten og kvaliteten i deres virksomhed og

dermed muliggøre en aflastning af det kommunale tilsyn.

Med styringsreformen er tilsynet blevet mere samarbejds- og dialogbaseret og

boligorganisationerne har fået større frihedsgrader på en række områder. Ud-

over det forbedringspres, som beboerdemokratiet øver, er det derfor nødvendigt,

at der stilles krav og tilbydes redskaber til sikring af, at boligorganisationerne

fremmer effektivitet og produktivitet.

Der er behov for en grundlæggende overvejelse af, hvordan det bedst sikres, at

boligorganisationerne i passende omfang anvender metoder til egenkontrol,

herunder behovet for en evt. certificeringsordning.

Udgangspunktet for egenkontrol er, at den enkelte boligorganisation systema-

tisk skal kontrollere, evaluere og forbedre sig selv. Denne proces skal ”godken-

des” af en revisor eller anden ekstern part. Egenkontrollen skal således skabe

sikkerhed for, at boligorganisationen



arbejder med at forbedre produktiviteten og effektiviteten,

arbejder med at udvikle og fastholde kvaliteten af produkter og ydelser,

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files



har etableret en betryggende økonomistyring og

udviser den fornødne sparsommelighed.

Med henblik på at styrke boligorganisationernes egenkontrol nedsættes en ar-

bejdsgruppe, som skal komme med anbefalinger om

1) hvilke statslige minimumskrav, der skal stilles til boligorganisationer-

nes egenkontrolindsats og

2) hvilke redskaber, der derudover skal være til rådighed for boligorgani-

sationerne, fx i form af vejledning m.v.

3) hvordan der sikres, at ordningen anvendes af alle boligorganisationer.

Arbejdsgruppen skal som led i arbejdet



vurdere behovet for at modernisere de eksisterende regler om forvalt-

ningsrevision, og i den forbindelse komme med anbefalinger om even-

tuelle ændringer,

vurdere, om det kan anbefales at etablere en ordning med certificering,

vurdere, hvilke informationer vedrørende egenkontrol, det vil være hen-

sigtsmæssigt, kommunen modtager,

vurdere behovet for og karakteren af evt. sanktioner ved manglende

egenkontrol.



Arbejdsgruppen nedsættes med repræsentanter for Ministeriet for By, Bolig og

Landdistrikter (opr. Socialministeriet), KL, Boligselskabernes Landsforening og

Landsbyggefonden. Udvalget kan efter behov inddrage relevante myndigheder,

interesseorganisationer og sagkyndige. Herunder kan repræsentanter for reviso-

rerne inddrages.

Formandskab og sekretariat varetages af Ministeriet for By, Bolig og Landdi-

strikter (opr. Socialministeriet).”

Arbejdsgruppen har haft følgende sammensætning:

Specialkonsulent Jacob Østlund Jacobsen (formand), MBBL

Chefkonsulent Per Larsen, MBBL

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

PA Carina Seifert, BL

Direktør Michael Demsitz, udpeget af BL

Direktør Per Nielsen, AAB Kolding, udpeget af BL

Sekretariatschef Birger R. Kristensen, Landsbyggefonden

Konsulent Anni Kær Pedersen, KL (indtil jan. 2013)

Kristoffer Slottved, KL (fra feb. 2013)

Afdelingschef Bent Pedersen, Århus Kommune, udpeget af KL

Sekretariat:

Specialkonsulent Lars Nielsen, MBBL

Specialkonsulent Martin Ino Hansen, MBBL

Desuden har specialkonsulent Uffe Andreasen, afdelingsleder Michael Kaadt-

man og kontorfuldmægtig Katarina Saczek, MBBL bidraget.

Som led i arbejdet har sekretariatet foretaget virksomhedsbesøg, interviews og

drøftelser med en række boligorganisationer, konsulent- og revisionsfirmaer,

FSR

–

danske revisorer samt Rigsrevisionen.

Udkast fra arbejdsgruppen har indgået i regeringens arbejde med billige boliger,

hvorfra der forventes aflagt rapport i 2014.

Arbejdsgruppen har holdt 5 møder.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kapitel 2. Egenkontrol

–

en vej til større ef-

fektivitet

Almene boligorganisationers produktivitet og effektivitet er bestemt af en række

både ydre og indre faktorer. Regler for finansiering og støtte er eksempelvis

betydende ydre faktorer, mens lejernes interesse i en god og billig bolig, som

kan gøres gældende gennem beboerdemokratiet, er eksempel på en indre faktor.

For at styrke bestræbelserne for stadige forbedringer i sektorens produktivitet

og effektivitet kan

–

som supplement til andre virkemidler

–

etableres procedu-

rer for

egenkontrol,

som først og fremmest bygger på boligorganisationens eget

arbejde med at udvikle og forbedre den enkelte virksomhed, men som også

tager udgangspunkt i mere faste rammer for denne indsats, herunder i form af

krav om, at en ekstern part inddrages for at kontrollere og evt. bistå med proces-

sen. Behovet for egenkontrol skal ses på baggrund af sektorens status som mod-

tager af offentlig støtte.

2.1. Krav til et system for egenkontrol

Det følger af kommissoriet, at et system for egenkontrol skal:

- forbedre sparsommelighed, produktivitet og effektivitet,

- udvikle og fastholde kvaliteten af produkter og ydelser

- sikre en betryggende økonomistyring.

De nærmere krav til et system for egenkontrol må på den ene side afspejle nogle

generelle hensyn i forlængelse af ovenstående, og på den anden side de særlige

forhold, som er knyttet til den almene boligsektor. Det vurderes således, at:

1) Egenkontrollen skal være

præstationsfremmende,

dvs. sikre boligorga-

nisationens stadige bestræbelse på at fremme effektivitet.

2) Egenkontrollen skal omfatte effektiv

risikostyring,

dvs. sikre en resolut

reaktion/korrektion, hvis effektiviteten ligger under et forsvarligt ni-

veau.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

3) Egenkontrollen skal kunne fungere i et samspil med almenboligsekto-

rens

beboerdemokrati

og det

kommunale tilsyn.

4) Kravene til egenkontrollens tilrettelæggelse skal have en karakter, som

er forenelig med den lokale

fleksibilitet

og hensigtsmæssige

metodefri-

hed

i boligorganisationernes arbejde, som er forudsat i styringsrefor-

men.

5) Den

ressourceindsats,

som anvendes til egenkontrol, skal stå i et rime-

ligt forhold til formålet og den forventede nytte af indsatsen.

Med udgangspunkt i de nævnte krav kan den grundlæggende tilgang til egen-

kontrol overvejes.

Som andre organisationer og virksomheder, hvortil der betales offentlig støtte,

er almene boligorganisationer omfattet af krav om, at revisionen skal ske på

grundlag af god offentlig revisionskik, herunder forvaltningsrevision.

I det følgende drøftes, i hvilket omfang reglerne om

forvaltningsrevision

udformet

–

eller kunne tænkes udviklet

–

således, at de nævnte krav til egen-

kontrol i den almene boligsektor bliver imødekommet.

Desuden drøftes, i hvilket omfang en

certificeringsordning

vil kunne udgøre et

hensigtsmæssigt element i den almene boligsektors egenkontrol.

2.2. Forvaltningsrevision

Der har siden 1999 været krav om, at revisor foretager forvaltningsrevision i

almene boligorganisationer. Kravet om forvaltningsrevision er en udmøntning

af et generelt krav om, at virksomheder, der modtager offentlig støtte, er under-

lagt forvaltningsrevision.

Forvaltningsrevision er indeholdt i det af Rigsrevisionen fastsatte kodeks

god

offentlig revisionsskik (GOR).

God offentlig revisionsskik omfatter således



finansiel revision,

juridisk-kritisk revision og

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files



forvaltningsrevision.

Ved

finansiel revision

efterprøver revisor, om regnskabet er rigtigt - dvs. er

uden væsentlige fejl og mangler. Ved

juridisk-kritisk revision

efterprøves, om

de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse

med meddelte bevillinger (bevillingskontrol), love og andre forskrifter samt

indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endelig vurderes ved

forvaltningsrevisi-

on,

om der udvises skyldige økonomiske hensyn i forvaltningen af de omfattede

midler og virksomheder. Herved forstås, at revisor skal vurdere, om de forvalt-

ningsansvarlige har gjort, hvad der er muligt og rimeligt for at sikre sparsomme-

lighed, produktivitet og effektivitet i anvendelsen af offentlige midler.

Revisionsopgaven omfatter dels en årlig revision, dels større undersøgelser. Det

er Rigsrevisionen, som varetager revisionsopgaven for ministerierne. Derudover

foretages også en revision af de enkelte virksomheder i eller uden for ministeri-

erne. Den sidstnævnte revision udføres for nogle virksomheders

–

herunder

almene boligorganisationers

–

vedkommende af private revisorer.

Med kravet om, at revisor skal foretage forvaltningsrevision følger tillige en

forpligtelse for den enkelte reviderede virksomhed til at leve op til visse stan-

darder, som revisor skal vurdere efterlevelsen af samt til at stille dokumentation

til rådighed for revisor med henblik på revisors kontrol heraf. Der er i forlæn-

gelse heraf fastsat specifikke krav til virksomheder på forskellige områder, som

er omfattet af GOR og revideres af private revisorer, om at efterleve bestemte

styringsprincipper og rapporteringskrav. For almene boligorganisationers ved-

kommende er der eksempelvis krav om udfærdigelse af skriftlige arbejdsgange,

mål og resultater m.v.

Revisors rapportering udføres på grundlag af virksomhedens ledelsesrapporte-

ring. For almene boligorganisationers vedkommende fremgår revisors overord-

nede rapportering af det regnskabsmateriale, som årligt indsendes til kommu-

nens kritiske gennemgang.

Forvaltningsrevisionsbegrebet er internationalt forankret i rigsrevisionernes

internationale standarder (ISSAI). I den almene boligsektors sammenhæng har

de særlige regler om forvaltningsrevision været uændrede siden 1999. Der er

gennemført en analyse af den praktiske gennemførelse i Landsbyggefondens

publikation

forvaltningsrevision i almene boligorganisationer m.v.

(2008).

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

For en mere uddybende gennemgang af reglerne om forvaltningsrevision henvi-

ses til rapportens kapitel 3.

2.3. Certificering

Ved certificering udstedes en godkendelse af eller tilladelse til at udføre en

ydelse. Grundlaget herfor kan være internationale standarder eller andre velbe-

skrevne krav. Certificeringen bør udføres af en uvildig instans/certifise-

ringsorgan, herunder gerne en akkrediteret instans, jf. nedenstående.

I forbindelse med egenkontrol og drift af almene boligorganisationer påkalder

certificering på baggrund af såkaldte kvalitetsstyringsstandarder sig særlig inte-

resse. Tilgangen har herunder været drøftet i forbindelse med udarbejdelsen af

styringsreformen i den almene boligsektor

Der findes således i dag en række internationalt udbredte standarder som fx

ledelsesstandarden ISO 9001 og Business Excellence-modellerne, der kan un-

derstøtte virksomheders og organisationers arbejde med kvalitetsstyring af deres

ydelser.

Der kan tænkes en række forskellige scenarier for evt. brug af certificering i

forbindelse med den almene sektor, herunder:

1) Krav om anvendelse af et eksisterende eller specialudviklet certifi-

ceringssystem for dele af den almene boligvirksomhed, der vurde-

res som særligt egnede til eller væsentlige at certificere.

2) Krav om anvendelse af et specialudviklet certificeringssystem i al-

mene boligorganisationer.

3) Krav om anvendelse af et eksisterende system til certificering af

kvalitetsstyring i almene boligorganisationer, herunder ISO-9000

serien.

Den almene boligsektors styring (2008), Velfærdsministeriet, p. 97-98.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Eftersom arbejdsgruppens kommissorium omfatter egenkontrol af boligorgani-

sationens samlede virksomhed er der i det følgende set bort fra nr. 1.

Med henblik på en nærmere belysning af ovenstående nr. 3, gennemgås i det

følgende centrale punkter i certificering efter ISO 9001-standarden, som er et

udbredt system. Standarden er en del af den mere omfattende ISO-9000 serie,

som den indgår i samspil med.

Certificering efter 9001-standarden

ISO-9001-standarden er en relativt udbredt tilgang til styring og ledelse med

fokus på kvalitet, som i Danmark nød en kraftigt stigende popularitet gennem

især 1990´erne.

Der kan skelnes mellem de principper for kvalitetsledelse, som standarden fore-

skriver, og systemet for certificering, som skal udgøre en sikkerhed for, at en

virksomhed lever op til standarden.

Hvad certificeringen angår, gælder det, at en virksomhed, der ønsker at blive

ISO 9001-certificeret, skal lade sig certificere at et uvildigt certificeringsorgan.

Det er et krav til certificeringsorganet, at dette er akkrediteret af et uvildigt or-

gan.

Forud for egentlig certificering kan der gennemføres en præevaluering som

grundlag for at vurdere, om virksomheden er parat til en certificeringsaudit.

Som led i denne fase gennemføres de nødvendige tiltag, som er forudsætninger

for en certificering.

Ved selve certificeringen vil auditor undersøge, om det kan verificeres, at virk-

somheden efterlever sine kvalitetsmål og opfylder kravene i ISO 9001. Hvis der

konstateres alvorlige uoverensstemmelser, vil certificeringen blive udskudt. Der

gennemføres herefter halv- eller helårlige opfølgningsaudits for at vedligeholde

certifikatets gyldighed.

Hvad standarden

–

de indholdsmæssige principper

–

for kvalitetsledelse angår,

er der tale om en tilgang til styring og ledelse, som har været genstand for en vis

udvikling og tilpasning.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Ifølge Larsen kan kvalitetsstyring ses som eksempel på et ledelseskoncept, hvis

indhold i form af metoder og omhandlede problemer til stadighed ændres og

tilpasses, og hvor der i mindre grad er tale om et stabilt indhold (Larsen

, p.

300).

Der har pt. været følgende versioner af ISO 9001: 1987, 1994, 2000 og 2008.

Blandt de grundlæggende principper i den oprindelige standard fra 1987 kan

særligt nævnes (Larsen og Nielsen

)



Ledelsen skal formulere og engagere sig med mål og politik på kvali-

tetsområdet, som gøres kendte og følges op.

Der skal være fastlagt tydeligt ansvar for kvalitetsrelaterede opgaver,

herunder forebyggelse på bestemte områder, registrering af kvalitets-

problemer, hvem der har ret til at fravige praksis i konkrete tilfælde

m.v.

Der skal være fastlagt metoder til at opnå viden om og tage stilling til

kundernes ønsker.

Der skal være fastlagt metoder til at sikre, at kvaliteten er i orden ved

indkøb og valg af leverandører.

Der skal være fastlagte arbejdsprocesser, fx i form af nedskrevne ruti-

ner, brug af særligt uddannede medarbejdere m.v., i kritiske arbejdspro-

cesser, dvs. processer, hvor der er høj risiko for fejl, kundeutilfredshed

m.v.

Der skal etableres systemer for ”korrigerende handlinger”, dvs. til fore-

byggelse af alvorlige og tilbagevendende mangler eller svigt.



Bøje Larsen (2012): Mening i galskaben. Oversigt over ledelsesteorierne. Jurist- og

Økonomforbundets Forlag.

Bøje Larsen: Grundprincipper i ISO 9000 serien. I: Bøje Larsen og Sven Hauberg

Nielsen (red.)(1992): Certificering i praksis. Forlaget Sporskiftet.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files



Der skal være fastlagt et kvalitetsstyringssystem i form af vaner, rutiner

og praktiske fremgangsmåder, og dette skal være dokumenteret i form

af fx nedskrevne retningslinjer.

De nedskrevne dokumenter, som er relevante for kvalitetsstyring, skal

til enhver tid være korrekte og opdaterede.

Kvalitetssikringssystemet skal regelmæssigt gennemgås. Dels i form af

interne audits, hvor det skal sikres, at systemet fungerer og bliver brugt.

Dels i form af ledelsesevaluering, hvor der sker en vurdering af, om sy-

stemet opfylder den vedtagne kvalitetspolitik samt en granskning af

korrigerende handlinger og forekomster af fejl.



I den aktuelle standard indgår visse dokumentationskrav, som også genfindes i

tidligere versioner af standarden, og som må anses for karakteristiske for stan-

darden. Blandt de nugældende dokumentationskrav er de i boks 2.1 nævnte

dokumenter.

Boks 2.1. Eksempler på dokumentationskrav i ISO 9001:2008-standarden

Dokumenteret kvalitetspolitik og kvalitetsmål

En kvalitetshåndbog, jf. nedenstående

En procedure for dokumentstyring og styring af registreringer

En procedure for interne audit

En procedure for styring af afvigende produkter

En procedure for afvigende produkter

En procedure for korrigerende handlinger

En procedure for forebyggende handlinger

Dokumenter og registreringer, virksomheden har bestemt, er nødvendige for at sikre

effektiv planlægning, funktion og styring af sine processer.

Kvalitetshåndbogen skal indeholde:

Kvalitetsledelsessystemets formål og omfang

De dokumenterede procedurer

Beskrivelse af processammenspillet

Værdiskabende kvalitetsledelsessystemer med ISO 9001:2008. DS-håndbog 137:2009.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

De nyere ISO 9001 versioner er kendetegnet ved visse ændringer af fokus. Der

er samlet tale om et større antal ændringer eller justeringer af konkrete formule-

ringer i standarden. Generelt omfatter standarden modeller og principper for en

lang række sammenhænge i virksomheden, herunder om etablering af et kvali-

tetsledelsessystem, ledelsesansvar, fastlæggelse og beskrivelse af procedurer,

herunder kompetencekrav, registrering vedrørende det gennemførte arbejde

samt styring og kontrol af kritiske processer, løbende evalueringer, herunder

interne audits efterfulgt af ledelsesevalueringer, kundeundersøgelser, løbende

forbedring m.v.

På flere punkter indeholder ISO 9001-tilgangen modeller og principper for virk-

somhedsdrift, som kan forekomme nyttige i forbindelse med almen boligdrift.

Som eksempel kan nævnes standardens model for løbende forbedring.

Det skal bemærkes, at der ikke er kendte eksempler på, at almene boligorganisa-

tioner af egen drift har ladet sig ISO 9001-certificere.

2.4. Overvejelser

Som nævnt i afsnit 2.2 er det et generelt krav, at der gennemføres

forvaltnings-

revision

i almene boligorganisationer

–

på linje med andre organisationer og

virksomheder, der modtager offentlig støtte.

Det bør derfor overvejes nøje, hvordan forvaltningsrevision relaterer sig til de

opstillede overordnede krav til et system for egenkontrol i almene boligorgani-

sationer, jf. afsnit 2.1. I forhold til dette spørgsmål kan følgende bemærkes:

I relation til

det overordnede krav om, at egenkontrollen skal være præstations-

fremmende

er der umiddelbart overensstemmelse med forvaltningsrevisionens

mål om at fremme sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Reglerne om

forvaltningsrevision i almene boligorganisationer omfatter også konkrete krav

om at arbejde med mål og resultater. Det vil i kapitlerne 4 og 5 bliver drøftet,

hvorvidt der er behov for udvikling og tilpasning af regler om forvaltningsrevi-

sion på dette punkt.

I relation til

det overordnede krav om risikostyring,

er der ligeledes umiddelbart

overensstemmelse med tilgangen i forvaltningsrevision. Det forudsættes såle-

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

des, at revisor skal tage stilling til, om boligorganisationen lever op til givne

krav, og at der skal gøres rede for eventuelle problemer ved rapporteringer til

bestyrelsen og det kommunale tilsyn, afhængigt af det nærmere forhold. Der er

dog samtidig en begrænset gennemsigtighed angående minimumskrav, der kan

forventes indfriet i kraft af revisors kontrol. Der kan derfor være behov for at

skabe øget gennemsigtighed og dermed sikkerhed for, at boligorganisationen

lever op til nærmere bestemte generelle niveauer. Forholdet drøftes nærmere i

kapitlerne 4 og 5.

I relation til

det overordnede krav om samspil med beboerdemokrati og kommu-

nalt tilsyn

er der etableret tilpasninger til den almene boligsektors særlige for-

hold i gældende regler om forvaltningsrevision. Ved eventuelle fremtidige til-

pasninger af reglerne må det overvejes, hvordan der sikres et optimalt samspil

med hhv. beboerdemokratiet og det kommunale tilsyn, herunder ved stillingta-

gen til, hvilke informationer, der skal indgå i styringsdialogen mellem kommu-

ne og boligorganisation. Forholdene beskrives og drøftes nærmere i kapitlerne

3, 4 og 5.

Hvad angår

det overordnede krav om, at egenkontrollen skal være forenelig

med den forudsatte fleksibilitet og metodefrihed,

er der ligeledes som udgangs-

punkt overensstemmelse med tilgangen i forvaltningsrevision. Tilgangen forud-

sætter således en arbejdsdeling mellem revisor og virksomhedens ledelse, hvor-

efter det er virksomhedens ansvar at fastlægge økonomistyring, ledelsesinfor-

mation, serviceniveau m.v. Der er dog samtidig visse faste metodekrav til virk-

somhedsstyringen, jf. nærmere beskrivelsen i kapitel 3. Det vil derfor i kapitler-

ne 4 og 5 blive drøftet, hvorvidt de nævnte metodekrav er tilstrækkeligt effekti-

ve i forhold til det overordnede mål med egenkontrollen, og hvorvidt de mat-

cher med de generelle reguleringsmæssige hensyn i styringen.

Hvad angår

det overordnede krav om, at den ressourceindsats, som anvendes til

egenkontrol, skal stå i et rimeligt forhold til formålet og den forventede nytte af

indsatsen,

vurderes det, at der næppe på forhånd kan opnås fuld sikkerhed her-

for, og egenkontrolarbejde bør derfor til stadighed vurderes ud fra et formåls-

og omkostningsperspektiv.

Certificering

Det er arbejdsgruppens opgave at vurdere, i hvilket omfang en certificerings-

ordning vil kunne udgøre et hensigtsmæssigt element i den almene boligsektors

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

egenkontrol. Som det fremgik af afsnit 2.3., kan en sådan ordning have karakter

af en specialudviklet ordning eller anvendelse af en eksisterende standard såsom

ISO 9001.

Generelt om indførelse af en certificeringsordning i den almene boligsektor er

det arbejdsgruppens vurdering, at en sådan ordning ikke vil kunne indgå i et

optimalt samspil med det eksisterende kommunale tilsyn. Sektorens styring er

således baseret på, at kommunen varetager en grundlæggende myndigheds-,

tilsyns- og styringsrolle, herunder eksempelvis godkender almene boligorgani-

sationer, udsteder påbud eller indsætter en ekstern forretningsfører, såfremt der

er grundlag herfor, indgår aftaler og giver anbefalinger i styringsdialogen m.v.

De nævnte afgørelser og handlinger forudsætter, at kommunen som myndighed

selvstændigt foretager en vurdering af den konkrete situation. Der vil derfor

opstå en grundlæggende uklar styringssituation, såfremt tilsynet som myndig-

hed skal foretage en vurdering af forhold i en boligorganisation, som desuden er

blevet vurderet af en auditor i en proces, hvor kommunen ikke deltager. Det

gælder ligeledes, hvis der er modstrid mellem certifikators vurdering af, om en

boligorganisation kan certificeres, og det kommunale tilsyns vurdering af, om

en boligorganisation drives forsvarligt.

Det er derfor vurderingen, at indførelse af en certificeringsmekanisme vil bevir-

ke, at der opstår en mismatch situation i forhold til det eksisterende kommunale

tilsyn og dets rolle i sektorens styring.

Det kan derfor ikke anbefales at indføre en certificeringsordning for almene

boligorganisationer.

Samlede overvejelser

Det foreslås,

at et system for egenkontrol etableres med udgangspunkt i de gæl-

dende principper for forvaltningsrevision.

Det er vurderingen, at der kan være behov for at styrke de gældende regler om

forvaltningsrevision på baggrund af indhøstede erfaringer og viden om forvalt-

ningsrevision, den faglige udvikling på området og den generelle udvikling i

den almene boligsektor. Der henvises herom til kapitel 4 og 5.

Det vurderes desuden, at

der ikke er grundlag for at anbefale indførelse af en

obligatorisk certificeringsordning i den almene boligsektor.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kapitel 3. Eksisterende rammer for forvalt-

ningsrevision

3.1.

Gældende generelle regler og ”god offentlig revisions-

skik”

3.1.1. Lovgivning

Lov om revision af statens regnskaber m.v. indeholder regler om rigsrevisors

revision af statens og statslige institutioners regnskaber.

Ved revisionen af regnskaberne skal Rigsrevisor iagttage

god offentlig revisi-

onsskik (GOR),

jf. boks 3.1 nedenfor.

Boks 3.1. God offentlig revisionsskik.

Reglerne om god offentlig revisionsskik fremgår af § 3 i lov om revisionen af statens

regnskaber m.m.: Bestemmelsen har følgende ordlyd:

§ 3: ”Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er

rigtigt, og om de dispositioner, der

er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger,

love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere

foretages en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved for-

valtningen af de midler og driften af de virksomheder, der er omfattet af regnskabet.”

Revisionen omfatter finansiel revision, juridisk-kritisk revision og forvaltnings-

revision, jf. afsnit 3.1.3.

Begrebet GOR dækker som udgangspunkt de forvaltningsområder, der er omtalt

i Rigsrevisorlovens §§ 2, 4 og 5, hvilket primært vil sige:



Staten samt statslige institutioner og virksomheder

Institutioner, foreninger og fonde mv., som modtager lån, tilskud eller

garantier fra Staten

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files



Den del af de kommunale regnskaber, hvor der sker afregning over for

staten.

Regler om gennemførelse af forvaltningsrevision i kommunerne er fastsat i lov

om kommunernes styrelse (§ 42, stk.2). Ifølge disse bestemmelser skal kommu-

nens revisor vurdere ”om

udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes

beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget

på en økonomisk hensigtsmæssig måde.” Reglerne om forvaltningsrevision i

kommunerne blev indført i 1998. Det fremgår af bemærkningerne til lovforsla-

get, at de kommunale regler ikke materielt adskiller sig i forhold til den måde,

hvorpå forvaltningsrevision udføres i staten og efter god offentlig revisionsskik.

Rigsrevisor kan direkte eller gennem vedkommende minister kræve regnskaber

for en række institutioner, foreninger og fonde m.v., som modtager støtte fra

staten, forelagt til gennemgang, jf. § 4 i rigsrevisorloven.

Rigsrevisors gennemgang foretages efter lignende principper som gennemgan-

gen af de statslige regnskaber, jf. § 6 i loven.

Under de nævnte institutioner m.v., som er nævnt i § 4, hører almene boligorga-

nisationer.

Rigsrevisorloven indeholder ikke krav til regnskaber og revision af de omtalte

institutioner m.v. Disse krav fastlægges i sektorlovgivningen i form af, at ved-

kommende minister udsteder en revisionsinstruks, som den pågældende institu-

tions revisor skal følge.

Rigsrevisorloven angiver alene en overordnet ramme for indholdet i GOR. Det

nærmere indhold af revisionen

–

og det gælder navnlig forvaltningsrevision

–

fremgår af den praksis, som har udviklet sig i Rigsrevisionen og i dens samar-

bejde med ministerier om udfærdigelse af revisionsinstrukser, samt i samarbej-

det med revisorer, der reviderer offentlige regnskaber.

Rigsrevisionen har udsendt en publikation om GOR (januar 2013), der nærmere

indkredser begrebet, herunder den del, der vedrører forvaltningsrevision.

Rigsrevisionen har endvidere udsendt en vejledende modelinstruks for de insti-

tutioner m.v., der er nævnt i § 4 i rigsrevisorloven.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Afsnittene 3.1.2-3.1.4 indeholder en nærmere omtale af disse retningslinjer.

3.1.2. Revisionsinstrukser

Rigsrevisionen har som nævnt udsendt en vejledende modelinstruks for de om-

talte institutioner, som vedkommende minister kan tage udgangspunkt i forbin-

delse med udarbejdelsen af de enkelte instrukser.

Modelinstruksen, som senest er revideret i 2000, indeholder - som noget helt

centralt, at revisor ved sin gennemgang - skal iagttage god offentlig revisions-

skik, jf. nærmere herom nedenfor under afsnit 3.1.3.

Modelinstrukserne er nærmere omtalt i Rigsrevisionens rapport fra udvalget om

et udredningsarbejde på § 4 -området fra marts 2000.

Det fremgår af rapporten (s. 14), at der med forslagene til nye modelinstrukser

er tilvejebragt et sådant grundlag for de instruksudstedende myndigheder, at

afvigelser herfra normalt ikke bør forekomme, og at andre formuleringer i givet

fald må motiveres klart og eksplicit.

Det enkelte ministerium skal i forbindelse med udarbejdelsen af de enkelte in-

strukser og senere ændringer i disse høre bl.a. revisororganisationerne og Rigs-

revisionen.

For de almene boligorganisationer gælder, at der er fastsat krav til revisor i §§

95 og 96 i bekendtgørelsen om drift af almene boliger m.v. Instruksen til revisor

er medtaget som bilag 4 til bekendtgørelsen. Reglerne er stort set identiske med

modelinstruksen og indeholder herunder krav om god offentlig revisionsskik.

I forbindelse med nybyggeri fremgår kravene til revisor af § 48, stk. 3, i be-

kendtgørelsen om offentlig støtte til almene boliger m.v. Som bilag 1 til be-

kendtgørelsen er medtaget en instruks om revision af kommunernes administra-

tion af og indberetning til Socialministeriets (nu Ministeriet for By, Bolig og

Landdistrikter) Informations- og Forvaltningssystem (BOSSINF-STB). Instruk-

sen følger i det væsentlige modelinstruksen, herunder vedrørende god offentlig

revisionsskik.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

3.1.3. Publikation om god offentlig revisionsskik

Derudover har Rigsrevisionen i 2013 udsendt en publikation om god offentlig

revisionsskik

–

normen for offentlig revision (GOR), jf. § 3 i rigsrevisorloven.

Publikationen afløser Rigsrevisionens vejledning om begrebet GOR fra novem-

ber 1998.

Publikationen udtrykker, hvad Rigsrevisionen opfatter som god offentlig revisi-

onsskik. Målgruppen for publikationen er både revisorer og brugerne af revisio-

nens resultater og alle andre, der har brug for at vide, hvad man kan forvente af

offentlig revision.

GOR omfatter som nævnt 3 aspekter: finansiel revision, juridisk- kritisk revisi-

on og forvaltningsrevision. Den finansielle revision, den juridisk-kritiske revisi-

on og forvaltningsrevisionen adskiller sig fra hinanden ved, at revisionens emne

og kriterier er forskellige. Den finansielle revision gennemføres hovedsageligt

som led i den årlige revision, mens Rigsrevisionen i prioritering og planlægning

af større undersøgelser især lægger vægt på forvaltningsrevision og juridisk-

kritisk revision.

De 3 aspekter i den offentlige revision beskrives i publikationen på følgende

måde:

a. Finansiel revision

Dem finansielle revisions emne er de regnskabsmæssige oplysninger, som de

forvaltningsansvarlige har fremlagt i statsregnskabet, i en årsrapport eller i et

andet regnskab. Ved revision i henhold til rigsrevisorloven er kriteriet, at regn-

skabet skal være

rigtigt.

Det vil for det statslige område sige, at regnskabet skal

være udarbejdet i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er udstedt i

medfør af lov om statens regnskaber m.v., mens der for fx offentligt ejede sel-

skaber også kan være tale om årsregnskabsloven eller andre regnskabsprincip-

per og regnskabsstandarder. Regnskabet skal være uden væsentlige fejl og

mangler Det betyder, at regnskabet skal give brugerne og offentligheden et

dækkende og pålideligt billede af, hvad de offentlige midler anvendes til, og

udgøre et tilfredsstillende regnskabsmæssigt grundlag for parlamentarisk kon-

trol og politiske beslutninger om ressourceanvendelsen.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

b. Juridisk-kritisk revision

Den juridisk-kritiske revisions emne er som udgangspunkt de konkrete disposi-

tioner, som de forvaltningsansvarlige her foretaget. Revisor vil normalt afgræn-

se emnet nærmere, så den enkelte konklusion fx vedrører dispositioner af en

bestemt art eller en bestemt aktivitet. For det første kan den juridisk-kritiske

revision omfatte en bevillingskontrol, hvor kriteriet er, at dispositionerne skal

være i overensstemmelse med de meddelte bevillinger og bevillingernes forud-

sætninger. Bevillingskontrol forudsætter, at der samtidig foretages finansiel

revision af regnskabstallene, så der er tilstrækkelig sikkerhed for, at indtægter,

udgifter og andre omkostninger er korrekt opgjort for de relevante bevillings-

mæssige formål. For det andet kan den juridisk-kritiske revision omfatte en

legalitetskontrol af, om forvaltningen af midlerne og de foretagne dispositioner

er i overensstemmelse med det øvrige (materielle) retsgrundlag. Heri ligger

også en vurdering af, om forvaltningen er i overensstemmelse med de målsæt-

ninger og intentioner, som Folketinget har udtrykt i lovgivningen og forarbej-

derne hertil. For det tredje vil revisor som led i den juridisk-kritiske revision

kunne vurdere de tiltag, som de forvaltningsansvarlige har taget for at sikre, at

der kun foretages dispositioner, som er i overensstemmelse med retsgrundlaget.

Revisor bør vurdere dispositionerne ud fra det kriterie, at dispositionerne skal

være i overensstemmelse med den gældende retstilstand på det tidspunkt, hvor

dispositionerne blev foretaget. Dette kan indebære, at revisor må tage stilling til,

om ministerier og andre myndigheder udøver deres forvaltningsmæssige kom-

petence til at udstede regler og retningslinjer, foretage skøn og træffe afgørelser

i overensstemmelse med det gældende lovgrundlag og de almindelige forvalt-

ningsretlige principper. I tilfælde, hvor retstilstanden er uklar, vil det ikke være

revisors opgave at afgøre, hvordan retstilstanden er eller bør være. Derimod kan

det være relevant at gøre de forvaltningsansvarlige opmærksomme på den ukla-

re retstilstand eller oplyse om dette i revisors rapportering.

c. Forvaltningsrevision

Ved forvaltningsrevisionen skal revisor vurdere, i hvilket omfang de forvalt-

ningsansvarlige har taget skyldige økonomiske hensyn, jf. rigsrevisorlovens § 3.

Dvs. at revisor skal vurdere, om de forvaltningsansvarlige har gjort, hvad der

muligt og rimeligt for at sikre sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i

anvendelsen af offentlige midler.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Boks 3.2. Skyldige økonomiske hensyn i forvaltningsrevisionen

Sparsommelighed

Sparsommelighed vedrører forholdet mellem

omkostninger

ressourcer.

Omkostnin-

gerne til at tilvejebringe de

ressourcer

(personale, bygninger, maskiner, materialer

m.v.), der er behov for i produktionen af offentligt finansierede ydelser, bør være så

lave som muligt.

Produktivitet

Produktivitet vedrører forholdet mellem

ressourcer

og omfanget af

ydelser.

Ressour-

cerne

bør tilpasses behovet og udnyttes bedst muligt, så der produceres flest mulige

ydelser i forhold til

ressourceanvendelsen.

Effektivitet

Effektivitet vedrører

ydelsernes effekt:

Formålet med den offentlige finansiering bør

opfyldes med de tilsigtede virkninger, og der opnås den størst mulige effekt i forhold

til omfanget af ydelser, de anvendte ressourcer og de samlede omkostninger.

Revisors konklusioner i forvaltningsrevisionen vil normalt vedrøre et nærmere

afgrænset emne. Det kan for det første være helt konkrete forhold, f.eks. øko-

nomiske dispositioner, som de forvaltningsansvarlige har foretaget, eller forhold

i den praktiske tilrettelæggelse af opgavevaretagelsen, som kan hindre, at opga-

verne løses effektivt, eller at virksomheden løser opgaver, den ikke skal.

Emnet kan for det andet vedrøre virksomhedens ledelse og økonomistyring.

Revisor kan vurdere, om virksomheden lever op til almindelige krav til god

offentlig ledelse og har etableret de relevante løbende styringsprocesser med

henblik på at styre og begrænse omkostningerne, udnytte ressourcerne og tilret-

telægge aktiviteterne, så virksomhedernes målsætninger opfyldes, og de tilsig-

tede virkninger opnås. Revisor kan også vurdere, om de forvaltningsansvarlige

har gennemført de faglige og økonomiske analyser og evalueringer, der er rele-

vante for at opnå sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i opgavevareta-

gelsen.

Forvaltningsrevisionen kan for det tredje bestå i, at den offentlige revisor gen-

nem systematisk analyse og sammenligning efterprøver, om en aktivitet udføres

så sparsommeligt, produktivt og effektivt som muligt. Udviklingen i produktivi-

tet kan belyses over tid eller gennem relevante sammenligninger mellem flere

enheder. Effektivitet belyses ud fra forskellige tilgange, jf. også bilag 1:

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files



Undersøgelser af målopfyldelse

sammenligner det faktisk realiserede

resultat med de opstillede mål.

Effektundersøgelser

undersøger, om den forventede effekt med en ind-

sats er indtruffet, om der er andre virkninger end de tilsigtede, og i hvil-

ket omfang resultatet er en konsekvens af den indsats, der er iværksat

(årsag-virkningssammenhæng).

Undersøgelser af omkostningseffektiviteten

vurderer forholdet mellem

de samlede omkostninger og den effekt/målopfyldelse, indsatsen har

medført.

Forvaltningsrevision adskiller sig således fra finansiel revision og juridisk-

kritisk revision ved, at de kriterier, som revisor vurderer efter, kan være bredere

og mere åbne for fortolkning. Det er derfor særligt væsentligt, at revisor i sin

rapportering tydeligt redegør for de kriterier, forudsætninger og vurderinger,

som revisors konklusioner hviler på.

3.1.4. Årlig revision af offentlige virksomheder

Publikationen god offentlig revisionsskik omfatter en gennemgang af målet med

den årlige revision af offentlige virksomheder

–

i eller uden for statsregnskabet.

Gennemgangen omfatter således ikke Rigsrevisionens såkaldte større undersø-

gelser.

Revisionen retter sig mod virksomheden som helhed, og både finansiel, juri-

disk-kritisk revision og forvaltningsrevision udføres i en samlet revisionsproces.

Revisionen planlægges og udføres på grundlag af en vurdering af, hvordan virk-

somheden håndterer de risici, der kan føre til regnskabsfejl, dispositioner i strid

med retsgrundlaget eller en ineffektiv anvendelse af offentlige midler. Resulta-

terne formidles i rapporter til virksomhedens ledelse eller påtegninger på års-

rapporten.

Revisionen skal planlægges og udføres, så følgende mål nås:



Revisor sættes i stand til at udtrykke en konklusion om, hvorvidt:

- Årsregnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler

- Virksomheden har etableret forretningsgange og interne kontroller,

som understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaf-

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

læggelsen, er i overensstemmelse med love, indgåede aftaler, sæd-

vanlig praksis m.v.



Revisor sættes i stand til at konstatere, om de fastsatte rammer for den

offentlige finansiering er overholdt. Revisor skal årligt vurdere ud fra

væsentlighed og risiko, hvilke emner, der herudover bør indgå i den ju-

ridisk-kritiske revision, herunder om forudsætninger og vilkår for finan-

sieringen er opfyldt.

Revisor vurderer over en årrække, om virksomheden på afgrænsede

områder varetager skyldige økonomiske hensyn. Emnerne udvælges ud

fra risiko og væsentlighed, og revisionen skal fremme en god og effek-

tiv forvaltning.



3.1.5. Særligt om opgavefordelingen mellem revisor og den reviderede

Rigsrevisorloven opstiller ikke krav til de enkelte institutioners ledelse og drift.

Men begrebet god offentlig revisionsskik forudsætter en afgrænsning

af ansva-

ret mellem tilskudsyder, tilskudsmodtagers ledelse og dennes revisor.

Udgangspunktet er, at ledelsen inden for rammerne af gældende lovgivning,

tilsagnsvilkår m.v. har ansvaret og opgaven vedrørende forvaltning og regn-

skabsaflæggelse m.v. Det er revisors ansvar at foretage en vurdering af, hvorle-

des institutionens ledelse har varetaget opgaven.

Som det fremgår af afsnit 3.1.3 (c), omfatter revisors forvaltningsrevision såle-

des emner vedrørende virksomhedens ledelse og økonomistyring. Det er herved

forudsat,

at ledelsen varetager ansvaret for, at virksomheden lever op til almin-

delige krav til god offentlig ledelse og etablerer de relevante styringsprocesser

for derved at sikre sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i forvaltnin-

gen.

Det skal understreges, at de nævnte ”forudsætninger” ikke følger direkte af rigs-

revisorloven. Det er således alene op til institutionen selv og den enkelte res-

Jf. Rigsrevisionens rapport fra udvalget om et udredningsarbejde på § 4-området fra

marts 2000, afsnit II og afsnit III B.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

sortminister at fastlægge de nærmere krav til de pågældende institutioners drift,

jf. nedenfor.

3.2. Forvaltningsrevision i almene boligorganisationer

3.2.1. Særligt om opgavefordelingen mellem revisor og den reviderede

De almene boligorganisationer er forpligtet til at få gennemført forvaltningsre-

vision. De formelle regler herom er gengivet nedenfor i boks 3.3.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Boks 3.3. Regler vedrørende forvaltningsrevision

I bekendtgørelsen om drift af almene boligorganisationer er fastsat følgende bestemmel-

ser, som vedrører forvaltningsrevision:

§ 70, stk. 2:

”Den almene boligorganisationen er underlagt forvaltningsrevision og skal i

årsberetningen rapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den gennemfør-

te forvaltningsrevision.”

§ 28, stk. 4:

”Boligorganisationens bestyrelse skal påse, at der

foreligger skriftlige for-

retningsgange på alle væsentlige driftsområder i boligorganisationen.”

§ 95, stk. 5

(om revisors revisionsprotokol): ”Specielt oplyses om revisors undersøgelse

af samt vurdering vedrørende boligorganisationens interne kontrol og registreringssy-

stemer, boligorganisationens formål (navnlig om dispositioner uden for formålet), spar-

sommelighed, produktivitet og effektivitet.”

Reglerne om forvaltningsrevision skal ses i sammenhæng med den generelle forpligtel-

se for boligorganisationens ledelse til at sikre en forsvarlig og effektiv drift. (jf. § 6 a, i

lov om almene boliger m.v.).

Af revisionsinstruksen, som ministeriet har fastsat, fremgår bl.a. følgende:

§ 2:

”Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik,

således

som dette begreb er fastlagt i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. og nærmere

præciseret i stk. 2 og §§ 3-7.”

§ 4, stk. 3:

”Ved forvaltningsrevisionen undersøges det, om der er taget skyldige øko-

nomiske hensyn ved forvaltning af boligorganisationens og afdelingernes midler og

drift. Revisionen udføres med udgangspunkt i boligorganisationens rapportering om mål

og opnåede resultater samt om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.”

§ 7, stk. 4:

”Revisor skal endvidere redegøre

for den udførte forvaltningsrevision. Spe-

cielt oplyses om revisors undersøgelse af samt vurdering og konklusioner vedrørende

sparsommelighed, produktivitet og effektivitet samt om dispositioner uden for boligor-

ganisationens formål.”

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Reglerne om forvaltningsrevision, som også gælder for almene ungdoms- og

ældreboliginstitutioner, er nærmere udmøntet i en vejledning om forvaltnings-

revision i almene boligorganisationer, som er udsendt af Landsbyggefonden i

juli 1999.

Det fastslås bl.a. i vejledningen, at formålet med reglerne om forvaltningsrevi-

sion er at styrke omkostningsbevidstheden og effektiviteten i sektoren. Forvalt-

ningsrevisionen er et led i at sikre en rationel drift i det støttede byggeri, øge

gennemskueligheden og samtidig medvirke til at styrke det offentlige tilsyn.

Endelig skal forvaltningsrevision også ses som et ledelsesredskab i bestræbel-

serne på at ansvarliggøre de enkelte boligorganisationers bestyrelser og at styrke

beboerdemokratiet.

Reglerne indebærer for det første en række krav til boligorganisationens adfærd.

Boligorganisationen skal opstille en række målsætninger for organisationen og

skriftlige forretningsgange på de væsentligste administrationsområder. Boligor-

ganisationen skal endvidere fastsætte konkrete resultatmål på de enkelte admi-

nistrationsområder og foretage en evaluering af opfyldelsen af disse mål bl.a.

gennem produktivitets- og effektmålinger. Vurderingen af målopfyldelse kan

baseres på forskellige mere eller mindre indirekte mål eller ”indikatorer”, der

belyser, om målsætningen er opnået. Reglerne forudsætter således, at boligor-

ganisationen har etableret de nødvendige interne kontrolsystemer og evalue-

ringsrutiner - dvs. gennemfører en kvalitetsstyring af egne ydelser. For det andet

omfatter forvaltningsrevision ekstern kontrol af, om boligorganisationen lever

op til kravene. Revisor skal således undersøge, om boligorganisationen har taget

skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af boligorganisationens og afde-

lingens midler og drift, herunder navnlig med hensyn til sparsommelighed, pro-

duktivitet og effektivitet. Revisionen udføres med udgangspunkt i boligorgani-

sationens rapportering om mål og opnåede resultater.

Særligt om den løbende forvaltningsrevision i mindre selvadministrerende bo-

ligorganisationer med få ansatte er anført, at denne primært vil omfatte drifts-

økonomiske vurderinger af den daglige administrators/ledelses foretagne dispo-

sitioner suppleret med analyser af mere begrænset omfang. Det understreges

dog samtidig, at revisionen ikke må være begrænset, men revisionen skal udfø-

res under hensyntagen til boligorganisationens størrelse, herunder boligorgani-

sationens politik samt serviceniveau.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Revisor kan derudover efter aftale med boligorganisationen udføre en dybere-

gående forvaltningsrevision vedrørende områder og forhold, typisk af betydelig

økonomisk rækkevidde.

Revisor udfører sin revision efter reglerne i den ovenfor nævnte revisionsin-

struks. Revisor indfører herunder sine vurderinger og konklusioner vedrørende

boligorganisationens sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i revisions-

protokollen, som forelægges for boligorganisationens bestyrelse.

Resultaterne af forvaltningsrevisionen indgår endvidere i det regnskabsmateria-

le, som sendes til den tilsynsførende kommune.

De ovenfor nævnte regler i lov om almene boliger m.v. og bekendtgørelsen om

drift af almene boliger indeholder således både en beskrivelse af revisors opga-

ver og af boligorganisationens (tilskudsmodtagers)opgaver.

Udover de nævnte regler er der tillige fastsat en række retningslinjer om de

almene boligorganisationers budgetlægning, regnskabsaflæggelse og styringsdi-

alog med kommunen m.v.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kapitel 4. Forvaltningsrevision i dag:

Undersøgelsesresultater og erfaringer

I kapitlet redegøres for erfaringerne med anvendelse af de eksisterende bestem-

melser om forvaltningsrevision. Alle tabeller i kapitlet bygger på resultater fra

Statusundersøgelse om forvaltningsrevision i almene boligorganisationer mv.

(Landsbyggefonden, 2008). Kapitlet bygger derudover på sekretariatets virk-

somhedsbesøg og samtaler med en række interessenter, jf. kap. 1.

I kapitlet opsummeres de vigtigste undersøgelsesresultater, efterfulgt af ar-

bejdsgruppens vurderinger. Endelig afsluttes kapitlet med overvejelser af, hvor-

vidt de indhøstede erfaringer giver anledning til ændringer i fremtidige retnings-

linjer for egenkontrol.

Landsbyggefondens undersøgelse omfatter elektroniske besvarelser fra 690 af

783 adspurgte almene boligorganisationer. 91 pct. af alle almene boliger i drift

er repræsenteret i besvarelserne. Der kan være sket forskydninger siden under-

søgelsen i 2008, men det overordnede billede vurderes stadig at være gældende.

4.1. Beboerdemokratiets rolle

Forvaltningsrevision i almene boligorganisationer foregår inden for en ramme

af beboerdemokrati. Revisors arbejde med forvaltningsrevision er derfor kende-

tegnet ved at have beboerdemokratisk udpegede bestyrelser som opdragsgive-

re/modtagere. Det er i 2008-rapporten undersøgt, i hvilken grad de beboerde-

mokratiske organer og beboerne er involveret i processen.

Undersøgelsen viser, at de centrale grupper ved

udpegning af målsætninger

administration og organisationsbestyrelser. I 1/3 af organisationerne spiller af-

delingsbestyrelser og revisorer en rolle, mens beboerne inddrages i 22 pct. af

organisationerne, jf. tabel 4.1. Samme mønster ses i evaluering af målsætninger.

Der er således en ret høj grad af forankring i beboerdemokratiet.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Derimod deltager en mindre andel af organisationsbestyrelser og afdelingsbe-

styrelser i

udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser.

Dette kan ses i sam-

menhæng med opgavens mere administrative og tekniske karakter.

Tabel 4.1. Forskellige gruppers involvering i processen

Hvilke af følgende grupper har været involveret i de anførte processer?

Admini-

stratio-

nen

Udvælgelse af

områder, hvor der

er fastsat målsæt-

ninger

Konkret fastsæt-

telse af målsæt-

ninger

Evaluering af

målsætninger

Udarbejdelse af

forretningsgangs-

beskrivelser

Organisa-

tionsbesty-

relse

Afdelings-

bestyrelse

Beboere

Revisor

Andre

94,3 %

86,3 %

35,1 %

21,9 %

35,1 %

5,7 %

94,2 %

86,9 %

32,0 %

19,7 %

29,8 %

5,5 %

92,1 %

83,7 %

30,0 %

18,3 %

35,5 %

6,0 %

94,8 %

51,5 %

24,5 %

1,5 %

32,9 %

4,2 %

4.2. Metodekravet om skriftlige forretningsgange

Et af de konkrete metodekrav i forbindelse med forvaltningsrevision er udarbej-

delse af skriftlige forretningsgange. Det er i 2008-undersøgelsen undersøgt,

hvor udbredt brugen af metoden er.

Som det ses i tabel 4.2 foreligger der i mellem 67 og 82 pct. af boligorganisati-

onerne forretningsgangsbeskrivelser i ”høj eller nogen grad”, afhængigt af hvil-

ket konkret område, spørgsmålet vedrører. For nybyggeri er tallet dog 55 pct.,

hvilket skal ses på baggrund af, at ikke alle boligorganisationer etablerer ny-

byggeri.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Tabel 4.2. Beskrivelse af forretningsgange i boligorganisationen

Foreligger der et komplet sæt forretningsgangsbeskrivelser på følgende områder?

høj

eller

nogen

grad

67,0 %

72,2 %

79,2 %

76,7 %

81,9 %

72,7 %

54,8 %

Nej

–

eller i

mindre

grad

31,2 %

26,6 %

19,7 %

22,2 %

16,6 %

24,9 %

43,3 %

Ved ikke

1,9 %

1,2 %

1,6 %

2,5 %

1,9 %

Beboerdemokrati

Administrativ ledelse

Budgetlægning og regnskabsaflæggelse

Kapitalforvaltning

Udlejning

Inspektion

Nybyggeri

Udover de nævnte områder anfører en del boligorganisationer, at der foreligger

forretningsgangsbeskrivelser på områder som: sideaktiviteter, it-sikkerhed, hus-

lejeopkrævning, inkasso, flyttesyn/-afregning, ophævelse, opsigelse/ansættelse,

repræsentation, kassebeholdning, boligsocial indsats og god selskabsskik.

På afdelingsniveau foreligger der i lidt ringere grad forretningsgangsbeskrivel-

ser, jf. tabel 4.3. Mellem 23 og 41 pct. af boligorganisationerne angiver således,

at de ikke har afdelinger med forretningsgangsbeskrivelser, afhængigt af hvilket

konkret område, spørgsmålet vedrører. Et flertal af boligorganisationerne har et

komplet sæt forretningsgangsbeskrivelser i alle afdelinger på områderne vedli-

geholdelse, fraflytning og forsikring.

Tabel 4.3. Beskrivelse af forretningsgange i afdelinger

Foreligger der et komplet sæt forretningsgangsbeskrivelser på følgende områder?

I alle

afdelinger

Renholdelse

Vedligeholdelse

Fællesfaciliteter

Energi/forbrugsregnskaber

Fraflytningsordninger

Forsikringsforhold

21,5 %

57,8 %

15,9 %

48,9 %

69,6 %

61,0 %

I en eller

flere

afdelinger

38,7 %

15,0 %

32,3 %

14,5 %

5,1 %

I ingen

afdelinger

35,4 %

24,0 %

40,6 %

33,6 %

23,3 %

31,3 %

Ved ikke

4,4 %

3,2 %

11,2 %

3,1 %

2,0 %

2,6 %

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Udover de nævnte områder anfører en del boligorganisationer, at der foreligger

forretningsgangsbeskrivelser på områder som: råderet, forbedringsarbejder og

klager over husorden.

Samlet fremgår det, at der er en del boligorganisationer, som ikke har fastsat

skriftlige forretningsgange på områder, hvor det kunne være relevant, og meto-

dekravet har tilsyneladende mindre gennemslagskraft på afdelings- end på or-

ganisationsniveau.

4.3. Metodekravet om mål- og resultatstyring

Et andet konkret metodekrav vedrører rapportering om mål og opnåede resulta-

ter, hvor udbredelsen ligeledes er undersøgt.

Som det ses i tabel 4.4 er der i mellem 64 og 83 pct. af boligorganisationerne

fastsat målsætninger i ”høj eller nogen grad”, afhængigt af hvilket konkret om-

råde, spørgsmålet vedrører. For nybyggeri er tallet dog 61 pct., hvilket som

tidligere nævnt skal ses på baggrund af, at ikke alle boligorganisationer etable-

rer nybyggeri.

Tabel 4.4. Fastsættelse af målsætninger i boligorganisationen

Har boligorganisationen fastsat målsætninger på følgende områder?

høj

eller

nogen

grad

63,8 %

75,1 %

78,0 %

82,8 %

83,2 %

68,8 %

60,6 %

Nej

–

eller i

mindre

grad

34,6 %

23,4 %

20,6 %

16,1 %

15,3 %

28,0 %

37,6 %

Ved ikke

1,6 %

1,4 %

1,2 %

1,4 %

3,2 %

1,7 %

Beboerdemokrati

Administrativ ledelse

Budgetlægning og regnskabsaflæggelse

Kapitalforvaltning

Udlejning

Inspektion

Nybyggeri

Udover de nævnte områder anfører en del boligorganisationer, at der er fastsat

målsætninger på områder som: sideaktiviteter, huslejeopkrævning, restancepoli-

tik, flyttesyn/-afregning, egenkapital, trækningsret, administrationsbidrag, mar-

kedsføring, indkøbspolitik og bank/realkredit.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

På afdelingsniveau er der i lidt ringere grad fastsat målsætninger, jf. tabel 4.5.

Mellem 23 og 40 pct. af boligorganisationerne angiver således, at de

ikke

har

afdelinger med fastsatte målsætninger, afhængigt af hvilket konkret område,

spørgsmålet vedrører. Et flertal af boligorganisationerne har fastsat målsætnin-

ger i alle afdelinger på områderne vedligeholdelse, fraflytning og forsikring.

Tabel 4.5. Fastsættelse af målsætninger i afdelingerne.

Er der fastsat målsætninger på følgende områder?

I alle

afdelinger

Renholdelse

Vedligeholdelse

Fællesfaciliteter

Energi/forbrugsregnskaber

Fraflytningsordninger

Forsikringsforhold

41,1 %

60,5 %

15,3 %

28,6 %

59,0 %

57,1 %

I en eller

flere

afdelinger

22,7 %

11,1 %

40,8 %

32,3 %

9,4 %

4,8 %

I ingen

afdelinger

32,4 %

23,1 %

40,1 %

34,9 %

28,2 %

34,3 %

Ved ikke

3,8 %

5,4 %

3,8 %

4,2 %

3,3 %

3,8 %

Udover de nævnte områder anfører en del boligorganisationer, at der er fastsat

målsætninger på områder som: råderet, forbedringsarbejder og beboerservice.

Samlet fremgår det, at der er en del boligorganisationer, som ikke har fastsat

målsætninger på væsentlige områder, og metodekravet har tilsyneladende min-

dre gennemslagskraft på afdelings- end på organisationsniveau.

Generelt er der stor lighed mellem niveauet for beskrivelse af forretningsgange

og niveauet for fastsættelse af målsætninger. Det er karakteristisk, at mindst ¼

af boligorganisationerne angiver, at de ikke har afdelinger, som anvender de

påkrævede metoder, idet andelen afhænger af hvilket konkret område, spørgs-

målet vedrører. På boligorganisationens egne driftsområder er den tilsvarende

andel mindst 15 pct. Det er imidlertid ikke ud fra undersøgelsen muligt at se,

om der er identitet mellem de ”passive” boligorganisationer på de forskellige

delområder.

2008-undersøgelsen

viser desuden, at 2/3 af boligorganisationerne i ”høj eller

nogen” grad foretager en skriftlig opfølgning på målsætningerne, hvilket må

anses for en del af metodekravet, jf. tabel 4.6.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Tabel 4.6. Skriftlig rapportering af resultater

Udarbejdes der en skriftlig afrapportering på opfyldelsen af de fastsatte målsætninger

for boligorganisationen og afdelingerne?

høj

eller

nogen

grad

67,0 %

Nej

–

eller i

mindre

grad

31,2 %

Ved ikke

1,9 %

4.4. Revisors rolle og rapportering

Ifølge revisionsinstruksen for almene boligorganisationers regnskaber skal revi-

sionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, herunder

omfattende forvaltningsrevision. Revisionen udføres med udgangspunkt i bo-

ligorganisationens rapportering om mål og opnåede resultater samt om spar-

sommelighed, produktivitet og effektivitet.

Det er i 2008-undersøgelsen undersøgt, hvordan revisor rapporterer til bestyrel-

sen. Det fremgår af undersøgelsen, at revisors rapportering primært sker skrift-

ligt gennem revisionsprotokollen, jf. tabel 4.7. I godt 1/3 af svarene anføres, at

der er rapporteret mundtligt over for ledelsen.

Tabel 4.7. Revisors rapportering

Hvordan har du rapporteret om den gennemførte forvaltningsrevision (gerne flere

krydser)?

Mundtlig

I revisions-

I særskilte

redegørelse

Andet

påtegningen

protokollen

notater

over for

ledelsen

4,6 %

80,7 %

2,9 %

37,4 %

16,0 %

4.5. Revisors og tilsynets kontrol

Revisors forvaltningsrevision skal sikre, at boligorganisationen lever op til rele-

vante bestemmelser vedrørende skyldige økonomiske hensyn m.v., og har der-

ved en kontrollerende funktion. Oversendelse af det reviderede regnskab og

revisionsprotokollatet til kommunen skal derudover sikre, at kommunen som

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

tilsynsmyndighed er fuldt informeret om resultatet af revisors gennemgang, og

derved har et revisionsmæssigt grundlag for eventuelt selv at agere som myn-

dighed.

2008-undersøgelsen viser, at revisor i relativt stort omfang har rapporteret om

eventuel manglende igangsætning af forvaltningsrevision i revisionsprotokolla-

tet, jf. tabel 4.8. Der er derudover rapporteret på anden vis, herunder mundtligt

til ledelsen. Undersøgelsen viser desuden, at der ligeledes fra tilsynets side er

sket påtale m.v. af manglende igangsættelse i den overvejende del - 85 % - af de

tilfælde, hvor revisor har rapporteret i revisionsprotokollen. For både revisors

og kommunens vedkommende er der for hovedparten reageret flere gange.

Tabel 4.8. Revisors rapportering om manglende forvaltningsrevision

Har du i perioden fra 2000 og frem rapporteret om eventuel manglende igangsætning

af forvaltningsrevision?

Ja, flere gange

I revisionspåtegningen

I revisionsprotokollen

0,5 %

38,4 %

Ja, en gang

0,5 %

1,8 %

Nej

81,9 %

42,8 %

Ved ikke

17,1 %

17,0 %

4.6. Samlet vurdering af forvaltningsrevisionens gennem-

førelse og virkning

I 2008-undersøgelsen er revisorerne blev bedt om at vurdere, hvorvidt boligor-

ganisationerne har gennemført forvaltningsrevision samlet set. Dette vurderes at

være sket i ”høj eller nogen” grad i det store flertal af boligorganisationer. Der

er dog

et mindretal på mindst 17 pct., som ikke eller kun ”i mindre grad” har

gennemført forvaltningsrevision.

Med hensyn til den andel, som har svaret ”ved ikke”, bemærkes følgende: Nogle revi-

sorer rejste det spørgsmål, hvorvidt deres besvarelse var i modstrid med reglerne om

revisorerklæringer. Dette medførte, at en lang række revisorer svarede ”ved ikke” til

spørgsmålene i tabel 4.8, 4.9 og 4.11

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Tabel 4.9. Revisors vurdering af, i hvilken grad boligorganisationen har gen-

nemført forvaltningsrevision.

I hvilken grad vurderer du, at boligorganisationen har gennemført forvaltningsrevisi-

on?

I høj grad

29,2 %

I nogen grad

35,9 %

I mindre grad

15,7 %

Slet ikke

1,5 %

Ved ikke

17,8 %

Uanset om forvaltningsrevision vurderes at være gennemført, er det et grund-

læggende spørgsmål, om der derved også er opnået den tilsigtede virkning i

form af forbedret effektivitet, produktivitet og sparsommelighed.

Et stort flertal af boligorganisationerne udtrykker tilfredshed med udbyttet, idet

sammenlagt 70 pct. i ”høj eller nogen” grad vurderer, at der er sket en forbed-

ring af effektivitet m.v., jf. tabel 4.10.

Der er dog 1/4 som ikke eller ”i mindre

grad” mener, der er sket en forbedring. Det kan derudover bemærkes, at en

mindre andel på 47 pct. finder, at forvaltningsrevision

i ”høj eller nogen” grad

har styrket beboerdemokratiet. Lidt færre - 40 pct.

–

har fundet, at forvaltnings-

revision i ”høj eller nogen” grad er blevet indarbejdet som et ledelsesredskab.

Tabel 4.10. Boligorganisationens vurdering af forvaltningsrevisionens virkning

Vurderer I, at jeres hidtidige arbejde med forvaltningsrevision har været med til at?

Ja, i høj

grad

Sikre en forbedring af effektivi-

tet/produktivitet/sparsommelighed

Styrke beboerdemokratiet og dets

indflydelse

Indarbejde forvaltningsrevision

som et aktivt ledelsesredskab

35,6 %

31,0 %

17,2 %

Ja, i no-

gen grad

34,7 %

15,7 %

22,7 %

Ja, i min-

dre grad

13,7 %

15,7 %

31,8 %

Nej

10,1 %

30,0 %

22,3 %

Ved

ikke

6,0 %

7,4 %

6,0 %

Spørgsmålet om, hvordan virkningen af forvaltningsrevision vurderes, er tillige

stillet til revisorerne, jf. tabel 4.11. Det kan bemærkes, at kun 41 pct. af reviso-

Se note 6.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

rerne vurderer, at forvaltningsrevisionen i ”høj eller nogen” grad har medført

forbedringer, heraf stort set ingen i den mest positive kategori. Hertil kommer

som nævnt i note 6

–

at en del af de 23 pct., der har svaret ”ved ikke”, kan

medregnes til de mest positive kategorier. Dermed synes revisorerne at dele sig

i to store grupper, hvoraf den ene giver udtryk for skepsis med hensyn til, hvad

der

–

om noget

–

er opnået gennem forvaltningsrevision, mens den anden giver

udtryk for, at forvaltningsrevision har en mere regulær virkning. Revisorerne er

således mere negative i deres vurdering end boligorganisationerne, hvor 70 pct.

som nævnt er overvejende positive.

Tabel 4.11. Revisors vurdering af forvaltningsrevisionens virkning

Har indførslen af forvaltningsrevision efter din vurdering medført forbedringer i spar-

sommelighed, produktivitet og effektivitet i boligorganisationen?

Ja, i høj grad

0,8 %

Ja, i nogen grad

40,4 %

Ja, i mindre grad

22,0 %

Nej

14,1 %

Ved ikke

22,6 %

Som det fremgår, finder revisorerne ikke, at der i alle boligorganisationer, hvor

der er gennemført forvaltningsrevision, er opnået forbedringer i sparsommelig-

hed, produktivitet og effektivitet, jf. tabel 4.11. Resultatet kan pege på, at der er

behov for at overveje mulige forbedringer af de rammer, der er opstillet for

boligorganisationens og revisors arbejde med at fremme sparsommelighed,

produktivitet og effektivitet.

4.7. Arbejdsgruppens vurdering

Arbejdsgruppen har med udgangspunkt i ovenstående undersøgelse og øvrig

tilgængelig viden vurderet, hvilke hidtidige erfaringer med forvaltningsrevision,

der kan uddrages.

Skriftlige

forretningsgange

Det har afgørende betydning for værdien af redskabet,

hvordan

det bruges, og

hvilke

arbejdsgange, som beskrives.

Se note 6.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Som kravet er beskrevet og praktiseres, er der en risiko for, at nedskrevne for-

retningsgange

ikke bliver brugt aktivt, men snarere har til formål at blive ”vist

frem”.

Der kommer derved fokus på selve udarbejdelsen af forretningsgange,

men i mindre grad på vedligeholdelse, forbedring og faktisk brug af disse. Der

er ligeledes risiko for

–

og ses eksempler på

–

at revisor arbejder for, at der

etableres

”det størst mulige” omfang af arbejdsgangsbeskrivelser og skriftlig

dokumentation, snarere end at kritiske arbejdsprocesser identificeres. Målet kan

imidlertid ikke være, at antallet af skriftlige

arbejdsgange skal være ”størst mu-

ligt”, men at etablering af skriftlige arbejdsgange bygger på identifikation af

væsentlige og risikobetonede arbejdsgange.

Ud over spørgsmålet om,

hvordan

redskabet bruges, og

hvilke

arbejdsgange,

som beskrives, har det stigende betydning,

hvad

der forstås ved ”skriftlige for-

retningsgange”. Øget digitalisering bevirker, at arbejdsgange i stigende grad er

indbygget i it-systemer. Der sker derved en formalisering af arbejdsgange, men

i et andet ”medie”. Som følge heraf ses

i stigende grad, at der udføres it-

revision, som også omfatter de i systemet fastlagte forretningsgange.

Etablering af skriftlige forretningsgange kan have et dobbelt sigte, idet det både

kan bidrage til

korrekt

forvaltning og

effektiv

forvaltning. Målet om effektiv

forvaltning vurderes at kunne fremmes ved, at redskabet kombineres med mål-

og resultatstyring af de pågældende arbejdsprocesser, ligesom selve udarbejdel-

sen af skriftlige forretningsgange kan være en lejlighed til at effektivisere for-

retningsgangen.

Styring med mål og resultater.

Ved styring med mål og resultater er det afgørende,

hvilke

mål, der fastsættes,

hvordan

der følges op.

Det er vigtigt, at de mål, der sættes, er egnede til samlet at fremme en gunstig

udvikling af omkostninger, produktion og kvalitet, og at der løbende følges op.

En del boligorganisationer synes ikke at følge op på de fastsatte målsætninger,

ligesom der ikke i alle tilfælde fastsættes målsætninger på væsentlige, herunder

omkostningstunge, områder. Der kan derfor være forskel på, hvor effektivt red-

skabet er til at skabe fremgang i sparsommelighed, produktivitet og effektivitet,

og hvordan forholdet er mellem de forbedringer, der opnås, og de ressourcer,

der bruges, jf. afsnit 4.6.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Revisors rolle.

Revisor synes i dag at lægge betydelig vægt på den finansielle revisionsydelse.

Det bør derfor overvejes, om grundlaget for revisors arbejde med forvaltnings-

revision kan styrkes med henblik på at fremme revisors rolle i forbindelse med

øget effektivitet i sektoren.

Det vurderes med en vis usikkerhed, at udgifterne til revisors forvaltningsrevi-

sion udgør 10-15 pct. af den samlede udgift til revision, såfremt der ikke udfø-

res dybtgående forvaltningsrevision. Da der efter det oplyste er en udtalt pris-

konkurrence mellem revisorer, er der desuden risiko for, at ydelsen vedrørende

forvaltningsrevision kan komme under pres. Dette må ses på baggrund af, at

kravene til forvaltningsrevision kan anses for de ”mindst eksakte” af kravene til

revisors ydelse. Der er derfor en sammenhæng

–

nu som fremadrettet

–

mellem

revisors ydelse og præcisionen i de krav, der stilles til revisor i regler og aftaler.

I forbindelse med revisors forvaltningsrevision har det betydning for værdien af

ydelsen, at revisor leverer en fyldestgørende og informativ rapportering, der kan

danne grundlag for fremadrettet handling, og at revisor sikrer en betryggende

formidling af resultaterne til bestyrelsen, fx mundtlig forelæggelse, mulighed

for at stille opklarende spørgsmål m.v. Det kan desuden være formålstjenligt, at

revisor antager en ”aggressiv” rolle, identificerer risici og ”ømme punkter”, hvis

revisors arbejde reelt skal fremme effektivitet m.v.

4.8. Overvejelser

Erfaringerne med forvaltningsrevision giver anledning til at overveje, om der er

behov for at ændre de gældende regler herom. Overvejelserne kan sammenfattes

som følger:



De nuværende regler om boligorganisationens forpligtelser har fokus på

frembringelse af skriftlige produkter, som tillige er et egnet udgangs-

punkt

for revisors gennemgang. Reglerne er desuden relativt ”nødtørfti-

ge”, og indeholder ikke mere udførlige anvisninger vedrørende tilrette-

læggelse af en effektiv virksomhedsdrift. Der er endvidere usikkerhed

om, hvorvidt effektiviteten kan være ”for lav”, og hvilke

mekanismer,

der i givet fald skal træde i kraft.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Det kan på den baggrund overvejes, om der skal etableres en udvidet

ramme for boligorganisationernes arbejde med egenkontrol, som sigter

mod løbende forbedring af effektivitet m.v. i driften, og samtidig hånd-

terer risikoen for, at effektiviteten ligger under et forsvarligt niveau.



De nuværende regler omfatter krav om etablering af skriftlige forret-

ningsgange på væsentlige områder. Derimod er det uklart, hvilke kon-

krete områder der er omfattet af kravet. Samtidig er der ikke taget højde

for, at etablering af skriftlige forretningsgange ikke i alle tilfælde frem-

mer effektiviteten.

Det kan overvejes, om det i forhold til det gældende krav om skriftlige

retningslinjer skal pointeres, at ”mere” ikke nødvendigvis er ”bedre”,

og at der i stedet skal findes et hensigtsmæssigt niveau.



De nuværende regler omfatter krav om, at boligorganisationer skal ar-

bejde med mål og resultater. Ved revisors forvaltningsrevision skal der

blandt andet tages udgangspunkt i boligorganisationens rapportering

herom. Metodekravet er det eneste konkrete redskab, som i dag anvises

til den enkelte boligorganisation med henblik på fremme af sparsomme-

lighed, produktivitet og effektivitet. Der findes imidlertid en række an-

dre mulige redskaber, som ligeledes vil kunne fremme målene. Desuden

kan der stilles spørgsmål ved, om brug af mål- og resultatstyring nød-

vendigvis i alle tilfælde fremmer sparsommelighed, produktivitet og ef-

fektivitet som forudsat.

Det kan overvejes, om der i stedet for krav om mål- og resultatstyring

med fordel kunne være et større spillerum for boligorganisationer til at

vælge optimale metoder i forhold til de konkrete virksomhedsområder

og problemstillinger. I den forbindelse kunne det generelle krav til bo-

ligorganisationerne i højere grad være, at der arbejdes målrettet og sy-

stematisk med henblik på at fremme effektivitet m.v.



Vurderingen er, at de nuværende regler om revisors rapportering ikke

nødvendigvis sikrer en mere udførlig gennemgang af revisors vurdering

og konklusioner vedrørende sparsommelighed, produktivitet og effekti-

vitet.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Det kan overvejes, om der i højere grad skal opstilles faste krav til rap-

portering fra revisor, som sikrer en hensigtsmæssig vægtning af hensyn

vedrørende hhv. sparsommelighed, produktivitet og effektivitet samt

om muligt omfatter egentlige vurderinger/anbefalinger.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kapitel 5. Bedre økonomistyring med ud-

gangspunkt i forvaltningsrevision

–

overvejel-

ser om fremtidige retningslinjer

5.1. Baggrund og sigte

Der er, som det fremgår af foranstående kapitler, flere vigtige udgangspunkter

for en modernisering af gældende regler om forvaltningsrevision i almene bo-

ligorganisationer.



Det må overvejes, om der med fordel kan etableres mere hensigtsmæs-

sige skel mellem, hvad der er

boligorganisationens

opgave, herunder

bestyrelsens ansvar, i forbindelse med effektiv og forsvarlig drift, og

hvad der er

revisors

opgave i forbindelse med forvaltningsrevision.

Det må herunder vurderes, om der er behov for en mere udbygget, sam-

let model for boligorganisationens arbejde med effektivisering. Model-

len skal sikre, at sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og kvalitet

til stadighed forbedres, og herunder - under hensyn til beboerdemokra-

tiet - sikre en hensigtsmæssig balance mellem disse hensyn. Modellen

skal samtidig håndtere risici for, at effektiviteten ligger under et for-

svarligt niveau.



Det må overvejes, hvordan det sikres, at de konkrete krav, der stilles til

boligorganisationer, er egnede til at sikre fremgang i boligorganisatio-

nens effektivitet m.v., og at omkostningerne ved indsatsen står i rime-

ligt forhold til den forventede nytte. Det må samtidig overvejes, hvor-

dan der etableres en passende lokal fleksibilitet, som tager højde for

forskelle mellem organisationer samt en hensigtsmæssig metodefrihed

på områder, hvor et lokalt metodeskøn er relevant.

Det må ved fastsættelse af krav til revisor overvejes, hvordan der sikres

en passende vægtning af hensyn til sparsommelighed, produktivitet og

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL



PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

effektivitet, og at rapporteringen om muligt omfatter egentlige vurde-

ringer/anbefalinger.



Det må overvejes, om kommune og Landsbyggefonden kan spille en

tilpasset og styrket rolle i relation til at fremme boligorganisationens

økonomistyring, effektivitet m.v.

Det må overvejes, om den centrale vejledning skal styrkes.



I det følgende skitseres på den baggrund en sammenhængende model for øko-

nomistyring, effektivisering og forvaltningsrevision. Modellen lever således op

til kravene til egenkontrol, jf. afsnit 2.1.

5.1.1. Grundlæggende forudsætninger

En forsvarlig og effektiv virksomhedsdrift i den almene boligsektor forudsætter,

at ressourcer, der tilføres sektoren, bruges bedst muligt og at kvaliteten i sekto-

rens ydelser og produkter til stadighed forbedres. Forvaltningsrevision omfatter

i forlængelse heraf

–

som det også fremgår af regler for almene boligorganisati-

oner

–

revisors undersøgelse af og rapportering om sparsommelighed, produkti-

vitet og effektivitet. Disse hensyn vedrører forskellige aspekter af god ressour-

ceudnyttelse. Det overordnede sigte kan med rimelighed siges at være højere

omkostningseffektivitet

–

dvs. mest mulig værdi for pengene.

Det må imidlertid overvejes, hvordan rollerne nærmere fordeles mellem bolig-

organisationen og revisor. Derudover må det overvejes, hvordan kommunens

rolle som myndighed kan styrkes og præciseres, herunder ved krav om rapporte-

ring til brug for styringsdialogen. Endelig må det overvejes, om Landsbygge-

fonden, som i forvejen varetager opgaver vedrørende regnskabsrådgivning og

analyse, kan varetage en tilpasset rolle.

Boligorganisationen

tager løbende en række beslutninger, der påvirker ressour-

ceudnyttelse, ydelser og kvalitetsniveau. Som udgangspunkt for fremtidig regu-

lering af egenkontrol vurderes det derfor som afgørende, at boligorganisationens

egen styring sikrer et stadigt fokus på forholdet mellem omkostninger, produk-

tion og kvalitet, og i sidste ende en stadig styrkelse af omkostningseffektivite-

ten. I forlængelse heraf må boligorganisationen forpligtes til

selv

at evaluere og

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

forbedre såvel sparsommelighed og produktivitet som effektivitet og kvalitet

samt at rapportere herom.

Kommunen varetager i dag et overordnet ansvar som tilsynsmyndighed, hvilket

blandt andet indebærer, at kommunen må fremme en forsvarlig og effektiv drift

i boligorganisationerne. Kommunen har gennem styringsdialogen en egnet

ramme herfor. Boligorganisationens rapportering kan derfor med fordel gøres til

omdrejningspunkt for det kommunale tilsyn og styringsdialog med kommunen.

For så vidt angår

revisors

rolle er udgangspunktet her, at revisors og boligorga-

nisationens ressourcer udnyttes bedst, hvis revisors løbende forvaltningsrevision

har fokus på de sider af forvaltningsrevision, som ligger mest direkte i forlæn-

gelse af finansiel revision, dvs.

sparsommelighed

produktivitet.

I forlængelse

heraf er det ønskeligt, at revisor varetager en stærkere rolle mht. at sikre pro-

duktivitetsudvikling i sektoren.

En egentlig revisionsmæssig vurdering af

omkostningseffektivitet

vil forudsætte,

at boligorganisationens udgifter og ressourceindsats sættes i forhold til, i hvil-

ken grad formål og mål med aktiviteter indfries, hvilken kvalitet, der opnås m.v.

En samlet vurdering af omkostningseffektivitet er derved forbundet med meto-

diske udfordringer, herunder vedrørende målbarhed, og er desuden ressource-

krævende. Det vurderes derfor, at der må lægges begrænset vægt på vurdering

og kontrol heraf i revisors løbende forvaltningsrevision.

Selvom det overordnede sigte med at ændre rammerne for økonomistyring og

revision er øget effektivitet, vil der være en risiko for, at balancen mellem om-

kostninger og nytte ved indsatsen viser sig ikke at være optimal. Der bør derfor

foretages en vurdering af omkostninger og nytte, når de foreslåede ændringer

har virket i en periode.

5.2. Boligorganisationens rolle

Som der er gjort rede for i kapitel 3, er boligorganisationers arbejde med frem-

me af produktivitet, effektivitet m.v. i dag dels baseret på lovens styringsmål-

sætning herom, dels baseret på specifikke bestemmelser om forvaltningsrevisi-

on, herunder skriftlige forretningsgange samt mål- og resultatstyring.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

I det følgende overvejes, hvordan rammerne for boligorganisationens virksom-

hed vil kunne ændres som led i en udbygget og mere samlet model for boligor-

ganisationens arbejde med effektivisering.

Udgangspunktet er, at boligorganisationens ansvar og opgave overordnet kan

sammenfattes under betegnelsen

god økonomistyring.

Der er derudover behov

for at etablere en model, som sikrer fremdrift i boligorganisationens sparsom-

melighed, produktivitet og effektivitet, herunder stadig udvikling og fastholdel-

ses af kvalitet. Boligorganisationens opgaver kan dermed sammenfattes som

følger:

1) Etablering af overordnet, god økonomistyring

2) Brug af anvist effektivitetsmodel.

I forlængelse heraf skitseres i det følgende krav til boligorganisationerne.

5.2.1. Boligorganisationens økonomistyring

Økonomistyring omhandler styring med henblik på en hensigtsmæssig brug af

organisationens knappe ressourcer. Styringen skal således sikre, at driften er

sparsommelig, produktiv og effektiv. Et afgørende element heri er retvisende

ledelsesinformation på væsentlige områder. Derudover kan økonomistyring

siges at indeholde et dynamisk aspekt vedrørende stadig forbedring af perfor-

mance, som behandles særskilt under afsnit 5.2.2. Økonomistyring omfatter

således et bredt spektrum af redskaber, der spænder fra det mere administrative

til det mere udviklingsprægede.

Økonomistyringsbegrebet kan siges at indeholde følgende aspekter:

Boks 5.1. Økonomistyringens elementer

Økonomistyring

Ledelsesinformation

Finansiel styring

Kapacitetsstyring

Aktivitetsstyring

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

5.2.1.1. Boligorganisationens finansielle styring, kapacitetsstyring og aktivi-

tetsstyring

Økonomistyringsbegrebet kan af systematiske grunde inddeles i finansiel sty-

ring, kapacitetsstyring og aktivitetsstyring. Disse aspekter af økonomistyring

bør derfor også være velbelyste i ledelsesinformationen.

Den

finansielle styring

består i inden for givne kapacitetsbeholdninger og bru-

gerbehov at fordele, udnytte og anskaffe de finansielle midler, således at man

opnår den størst mulige effektivitet og rentabilitet af midlerne.

Den finansielle styring omfatter på kort sigt opgaver vedrørende korrekt og

realistisk budgettering samt nødvendig likviditet og på langt sigt sikring af en

hensigtsmæssig kapitalstruktur. Som led i styringen må der fastlægges interne

procedurer for regnskabsopgaven.

Kapitalstrukturen refererer til sammenhængen mellem balanceposter, herunder

egenkapital. For boligorganisationens vedkommende indebærer finansiel styring

blandt andet langsigtet planlægning og optimeret forvaltning af egenkapital,

herunder arbejdskapital, dispositionsfond og henlæggelser.

Kapacitetsstyringen

består i inden for givne behov og ydelser/midler at fordele,

udnytte og anskaffe ressourcerne på en måde, der sikrer den størst mulige pro-

duktivitet og effektivitet.

Almene boligorganisationer råder over kapacitet i form af materielle og ikke-

materielle aktiver såsom bygninger, maskiner, redskaber, it-systemer og medar-

bejderressourcer. Kapaciteten skal dimensioneres optimalt, og der skal udvises

omkostningsbevidsthed. Derved kan kapacitetsstyringen bidrage til en effektiv

drift.

For almene boligorganisationers vedkommende kan det i forlængelse af oven-

stående have afgørende betydning, hvordan kapaciteten stilles til rådighed in-

ternt mellem forskellige dele af organisationen, fx om organisation og afdeling

eller et antal afdelinger kan deles om udnyttelsen af materiel eller ikke-materiel

kapacitet samt om fordeling af ressourcer til løsning af sæsonafhængige opga-

ver. Et andet væsentligt perspektiv er, at flere organisationer samarbejder om

udnyttelse af kapacitet gennem fx administrativt samarbejde.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Aktivitetsstyring

består i inden for givne kapacitetsmæssige og finansielle ram-

mer at udvikle og producere ydelser, der bedst muligt opfylder bruger-

nes/lejernes og i bredere forstand samfundets behov.

Som det fremgår, omfatter økonomistyring både forhold af direkte økonomisk

karakter og forhold af mere indirekte økonomisk betydning. Økonomistyringen

kan desuden føre til forskellige resultater, som alle er udtryk for øget effektivi-

tet: Flere ydelser for de samme omkostninger, højere kvalitet for samme om-

kostninger eller samme ydelser for færre omkostninger.

5.2.1.2. Ledelsesinformation, planlægningshorisont og risici

Udover tilfredsstillende håndtering af hhv. finansiel styring, kapacitetsstyring

og aktivitetsstyring omfatter opgaven med økonomistyring, at der anlægges

hensigtsmæssige rutiner for så vidt angår ledelsesinformation, planlægningsho-

risont og håndtering af risici.

Det er således centralt, at der leveres relevant og retvisende

ledelsesinformation,

herunder opgørelse af ressourceforbrug, nøgletal m.v. Behovet for ledelsesin-

formation afhænger af den enkelte boligorganisations volumen og kompleksitet,

og omfatter aktuel status, historik, referencerammer/indeks m.v.

En boligorganisation skal ligeledes have et

flerårigt og strategisk perspektiv

økonomistyringen, der modsvarer langsigtede mål og opgaver, herunder ved

brug af investeringsplaner, afskrivning og henlæggelser. Se herom desuden

afsnit 5.2.2. (flerårig udgiftsplanlægning).

En boligorganisation bør endelig have overblik over væsentlige

risici.

Risici

kan vedrøre lejeledighed, driftsproblemer, manglende evne eller kompetence til

at løse opgaver eller budgetoverskridelser. Konkret kan fokuspunkter være stør-

re tab, byggeprojekter og it-systemer. Betydelige risici knytter sig desuden til

”nedadgående spiraler” i udsatte boligområder.

5.2.2.”Effektivitetsmodellen”: Forbedring af effektivitet og kvalitet

I det følgende overvejes, hvordan der kan fastsættes retningslinjer, som sikrer,

at den enkelte boligorganisation som led i egenkontrol løbende overvåger sin

egen effektivitet, og til stadighed forbedrer effektivitet og kvalitet.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Der beskrives således en overordnet model for effektivitetsstyring i almene

boligorganisationer omfattende principper, faser, nøgletal og konkrete værktø-

jer.

5.2.2.1. Principper for arbejdet med effektivitet

Arbejdet med effektivitetsstyring skal sikre, at almene boligorganisationer til

stadighed arbejder for at fremme sparsommelighed, produktivitet, effektivitet

samt forbedring og udvikling af kvalitet i opgaveløsningen. Boligorganisationen

skal i videst muligt omfang indfri lovens styringsmålsætninger.

Formålet med effektivitetsstyringen er således overordnet set at øge omkost-

ningseffektiviteten ved systematisk at identificere og realisere forbedringspoten-

tialer. Arbejdet går derved på tværs af de tre styringsområder, som er nævnt i

afsnit 5.2.1 (finansiel styring, kapacitetsstyring og aktivitetsstyring), idet de alle

er ”i spil” i forbindelse med effektivisering.

Det foreslås, at effektivitetsstyring som udgangspunkt skal ske efter en ramme-

model, som sikrer en stadig indsats og fremdrift, men samtidig forudsætter, at

boligorganisationen selv prioriterer, hvilke virksomhedsområder og metoder,

der på givne tidspunkter skal fokuseres på.

I overensstemmelse hermed foreslås det,

at grundlaget for boligorganisationens

arbejde med forvaltningsrevision ændres, så boligorganisationen fremover for-

pligtes til at udøve god økonomistyring samt arbejde metodisk for at fremme

effektivitet og kvalitet.

Tilrettelæggelsen af effektivitetsstyring skal ske med udgangspunkt i nogle

grundlæggende principper, jf. nedenstående:



Forankring:

Styringen skal ske med forankring og

mandat i de politiske organer.

Indsatsen skal prioriteres på baggrund af

vurdering af områdernes væsentlighed og

risiko. Det forventede udbytte skal stå i

rimeligt forhold til omkostninger ved ind-

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL



Relevans:

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

satsen.



Evaluering og korrekti-

on:

Styringen involverer dels overvågning,

analyse og evaluering, dels planlægning og

udførelse af ønskede ændringer.

Arbejdet skal i hensigtsmæssigt omfang

dokumenteres.



Dokumentation:

5.2.2.2. Faser i arbejdet med effektivitet

Processen i effektivitetsstyring involverer

–

afhængigt af den konkrete sam-

menhæng

–

boligorganisationens politiske organer, professionelle ledelse og

ansatte samt lejere/brugere. Processen omfatter som udgangspunkt følgende

faser, jf. figur 5.1:

Forankring

Analyse og effektiviseringstiltag

Dokumentation

Feedback

Figur 5.1. Proces ved effektivitetsstyring

–

Grundlæggende elementer

Analyse

Forankring

Samlet rapporte-

ring.

Dokumenta-

tion

Feedback

Effektiviseringstiltag

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Fase 1: Forankring

Arbejdet med effektivisering skal baseres på mandat i de politiske organer. Det

er således overordnet set bestyrelsens ansvar at beslutte og planlægge proces-

sen. Processen kan tillige være forankret i afdelingsbestyrelsen.

Derudover kan bredere dele af boligorganisationen inddrages, fx grupper af

ansatte, beboerudvalg m.v. Der kan herunder udpeges emner, som beboerne og

beboerdemokratiet ønsker særligt fokus på.

Som et grundlag for bestyrelsens planlægning, bør den blandt andet have viden

om og opmærksomhed på boligorganisationens produktivitet og omkostnings-

udvikling.

Det foreslås i den forbindelse, at

det skal være obligatorisk for boligorganisati-

onens bestyrelse at fastsætte en flerårig planlægning af udgifts- og lejeudviklin-

gen som led i en samlet politik herfor.

Som led i forankringen i bestyrelsen udpeges fokus for det videre arbejde. Dette

sker på baggrund af konkrete vurderinger i boligorganisationen, lovens sty-

ringsmålsætninger og den enkelte boligorganisations egne mål og værdier. Ud-

pegning af fokusområder bør desuden ske på baggrund af eksisterende viden,

herunder tidligere analyser m.v.

Der skal over årene udføres analyser og effektiviseringstiltag i forhold til alle

væsentlige virksomhedsområder, jf. vejledende liste over virksomhedsområder,

bilag 2.

Fase 2: Analyse og effektiviseringstiltag.

Der igangsættes og gennemføres konkrete processer, værktøjer og metoder til

analyse og fremme af effektivitet og kvalitet. Dette sker på baggrund af en fast-

lagt plan for processen, jf. også fase 1. Planen omfatter fx prioritering af virk-

somhedsområder, indsatser, valg af metoder og løsninger m.v.

For at styrke grundlaget for boligorganisationens arbejde stilles der forbedrede

rammer til rådighed i form af en udbygning af nøgletal i styringsrapporten samt

vejledning om supplerende nøgletal, jf. afsnit 5.5.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Valget af konkrete metoder m.v. kan ske med udgangspunkt i en vejledende

værktøjskasse, jf. afsnit 5.6. Det foreslås dog, at der er faste metodekrav på

følgende områder:

- Fastsættelse af en flerårig udgiftspolitik som redskab for styring af hus-

lejeudviklingen, jf. ovenstående vedr. fase 1.

- Fastsættelse af skriftlige forretningsgange på kritiske virksomhedsom-

råder.

Afhængig af de anvendte metoder og genstandsområder involverer processen fx

ledelse og ansatte, grupper af beboere, boligsøgende, eksterne parter m.v.

Fasen omfatter analyser, men også eventuelle ændringer/korrektioner af den

måde, organisationens drives på, som opfølgning på analyser.

I forbindelse med korrektioner inddrages politiske organer, hvis det er relevant,

jf. nedenstående fase 3 og 4.

Fase 3: Dokumentation

Der udarbejdes intern dokumentation som et led i metodisk arbejde med effek-

tivisering. Dokumentationen er til rådighed for revisors eventuelle nærmere

undersøgelser i forbindelse med forvaltningsrevision. Et krav om dokumentati-

on er uomgængeligt, men indebærer også, at der i et vist omfang lægges beslag

på ressourcer. Det må derfor sikres, at arbejdet med effektivisering

i hensigts-

mæssigt omfang

dokumenteres. Forventningerne til dokumentationens art og

omfang må således tilpasses efter, hvad der dokumenteres.

Fase 4: Feedback

Der udarbejdes

overordnet

rapportering for det gennemførte arbejde med effek-

tivisering: Denne dokumentation indgår i

boligorganisationens årsberetning,

som er en del af dokumentationspakken til brug for styringsdialogen.

Det foreslås, at der i årsberetningen skal gøres rede for arbejde med effektivise-

ring, herunder:



omfattede virksomhedsområder,



anvendte metoder og værktøjer,



væsentlige resultater og konklusioner,



eventuelle besluttede korrektioner, tiltag m.v.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Den fjerde fase omfatter i forlængelse heraf feedback til de politiske organer.

Feedback vil typisk være et oplæg til fortsatte forbedringsprocesser. Den omfat-

ter også opfølgning på tidligere besluttede tiltag m.v.

I den typiske feedback præsenteres forskellige initiativforslag med tilhørende

beregninger af økonomiske konsekvenser. Bestyrelsen skal forsynes med et

beslutningsgrundlag, som indebærer reelle valg med hensyn til service- og ud-

giftsniveau, konkrete effektiviseringsløsninger m.v. på områder, hvor der har

vist sig behov for eller potentiale for forbedring.

Afhængigt af de konkrete forhold skal revisor desuden bidrage til beslutnings-

grundlaget, herunder ved bemærkninger i revisionsprotokollen, mundtlig præ-

sentation af revisionens resultater m.v.

Effektivitetsmodellen versus andre modeller

Som nævnt indledningsvis tager den i kapitlet skitserede model sigte på at

adressere kravene til et egenkontrolsystem, jf. afsnit 2.1. Modellen er således

”øremærket” til almene boligorganisationer.

Boligorganisationer kan i forskellig grad have fastlagte egne ledelsessystemer,

eller

have ønsker herom, herunder eventuelle ”totalkoncepter” for virksomheds-

styring, fx Balanced Scorecard, EFQM/Excellencemodellen, Relational Coordi-

nation og ISO-certificering. Sådanne modeller kan anvendes efter den nødven-

dige tilpasning til almene boligorganisationer.

Anvendelse af ”andre modeller” kan medføre afvigelser fra fasemodellen, jf.

figur 5.1 og 5.2. Velbegrundede afvigelser fra fasemodellen må imidlertid anses

for acceptable, idet den samlede model dog bør dokumenteres.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Figur 5.2. Ansvar og metodevalg

Ansvarlig

Bestyrelse/ledelse

Revisor

Bestyrelse/ledelse

Proces

Analyse/tiltag

Metode 1

Obligatorisk.

Skriftlige arbejdsgange

Analyse/tiltag

Metode 2

Eks.: Etablering af

indikatorer

Analyse/tiltag

Metode 3

Eks.: Benchmark-analyse

af udvalgte arbejdsgange

Analyse/tiltag

Metode 4

Eks.: Optimering af

arbejdsproces

Dokumen-

tation 1

Dokumen-

tation 2

Samlet

rapportering.

Dokumen-

tation 3

Feedback

Forankring

Dokumen-

tation 4

Procesmodellen kan sammenlignes med den såkaldte Plan-Do-Check-Act model, som

den har træk til fælles med. PDCA-modellen finder anvendelse i blandt andet ISO-9001,

lean, kvalitetsudvikling m.v.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

5.2.2.3. Metoder og indsatsområder i arbejdet med effektivitet

– ”værk-

tøjskasse”

Samspillet mellem

analyse

effektiviseringstiltag

(fase 2) er et centralt led i

arbejdet med effektivitet. Konkret kan dette omfatte et stort antal forskellige

metoder, jf. den foreslåede, vejledende værktøjskasse.

Ifølge modellen for effektivitetsstyring udvides antallet af relevante metoder,

boligorganisationer kan anvende for at honorere kravet om effektivisering m.v.

Boligorganisationen vælger selv metoderne under hensyntagen til det konkrete

formål og virksomhedsområde. For at understøtte arbejdet, udarbejdes der cen-

tral vejledning med anbefalinger af relevante metoder. Som udgangspunkt for

vejledning er der opstillet en systematik vedrørende relevante metoder, som

omfatter områderne arbejdsprocesser, kompetencer, monitorering og restruktu-

rering. De nævnte metoder gennemgås kortfattet i afsnit 5.6.

Kravet om effektivitetsstyring bør ikke alene omfatte driftsområdet i organisati-

oner og afdelinger, men også de tilskudstunge områder byggeri og renovering.

Disse områder behandles særskilt i afsnit 5.6.1.

Det foreslås derfor,

at det eksisterende krav om, at almene boligorganisationer

arbejder med mål- og resultatopfølgning ophæves, idet mål- og resultatopfølg-

ning fremtidig bliver en blandt et bredere spektrum af

”metoder” i

en vejleden-

de værktøjskasse.

Mål- og resultatopfølgning forventes derved fortsat at spille

en central rolle i styringen og egenkontrollen, men har ikke i konkret sammen-

hæng forrang for andre metoder, der kan fremme formålet.

Det gældende krav om skriftlige forretningsgange må anses for afgørende for

såvel forvaltningsrevision som juridisk-kritisk revision, herunder i situationer,

hvor der er rejst tvivl om, hvorvidt boligorganisationen er drevet forsvarligt og

effektivt.

Det foreslås derfor,

at kravet om skriftlige forretningsgange på væsentlige om-

råder fastholdes, idet det bemærkes, at der skal ske en vurdering af formålstjen-

ligheden heraf i hvert tilfælde.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

5.2.3. Behov for ændringer af regulering

Opsummerende foreslås følgende ændringer i gældende regulering vedrørende

boligorganisationens forpligtelser:

Det foreslås,

at rammerne for boligorganisationens arbejde med forvaltningsre-

vision ændres, så boligorganisationen fremover forpligtes til at udøve god øko-

nomistyring samt arbejde metodisk for at fremme effektivitet og kvalitet.

Det foreslås,

at det eksisterende krav om, at almene boligorganisationer arbej-

der med mål- og resultatopfølgning ophæves, idet mål- og resultatopfølgning

fremtidig bliver en blandt et bredere spektrum af

”metoder” i

en vejledende

værktøjskasse. Der skal dog fremover som noget nyt fastsættes flerårige mål for

udgiftsudviklingen, som led i en egentlig udgiftspolitik.

Det foreslås,

at kravet om skriftlige forretningsgange på væsentlige områder

fastholdes, idet det bemærkes, at der skal ske en vurdering af formålstjenlighe-

den heraf i hvert tilfælde.

Der foreslås

udsendt en vejledning til boligorganisationer om økonomistyring

og effektiv virksomhedsdrift. Vejledningen skal være målrettet - og indeholde

anvisninger, der er differentieret efter

–

såvel mindre som større boligorganisa-

tioner.

5.3. Revisors rolle

Som der er gjort rede for i kapitel 3, bygger revisors forpligtelser i forbindelse

med forvaltningsrevision dels på generelle faglige forskrifter vedrørende for-

valtningsrevision, herunder vejledning om god offentlig revisionsskik, dels på

særlige regler og vejledning om forvaltningsrevision i almene boligorganisatio-

ner.

I det følgende overvejes muligheder for, at revisors rolle i forbindelse med for-

valtningsrevision bliver styrket.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

5.3.1. Revisors forpligtelser vedrørende forvaltningsrevision

Når det ved forvaltningsrevision skal undersøges, om der er taget skyldige øko-

nomiske hensyn, sker det efter reglerne med udgangspunkt i boligorganisatio-

nens rapportering vedrørende produktivitet, effektivitet m.v.

Med styringsreformen er der sket en udbygning af kravene til standardiseret

afrapportering, herunder af på forhånd definerede indikatorer til belysning af

produktivitet, effektivitet og kvalitet i opgavevaretagelsen, jf. bilag 3. Det bliver

i nærværende kapitel drøftet, om der skal føjes yderligere indikatorer til doku-

mentationspakken, jf. afsnit 5.5.

Det må overvejes, om der er grundlag for at præcisere revisors opgaver med

forvaltningsrevision i takt med, at en række forhold standardmæssigt afrappor-

teres til kommunen i dokumentationspakken.

Udgangspunktet er, at almene boligorganisationer, som nævnt i kapitel 2 og 3,

er underlagt forvaltningsrevision.

I forbindelse med forvaltningsrevision skelnes mellem løbende og dybtgående

forvaltningsrevision. Det forudsættes, at

gennemførelse af løbende forvaltnings-

revision fortsat skal være et obligatorisk krav for alle boligorganisationer.

Dette indebærer, at der som i dag efter aftale med revisor kan foretages yderli-

gere (såkaldt dybtgående) forvaltningsrevision.

Der tages desuden udgangspunkt i, at

løbende forvaltningsrevision skal ske med

et særligt fokus på sparsommelighed og produktivitet,

jf. afsnit 5.1.1.

Særligt produktivitet lader sig i høj grad belyse gennem nøgletal, jf. bilag 1. For

at øge revisors fokus på området foreslås det, at

revisors undersøgelser af pro-

duktivitet skal omfatte produktivitetsnøgletal i styringsrapporten.

Det foreslås desuden, at

revisor på overordnet plan skal tilse, at boligorganisa-

tionen arbejder metodisk med fremme af effektivitet og kvalitet, jf. afsnit 2.2.

Derudover forudsættes revisor kun i begrænset omfang at undersøge effektivitet

og effektivisering. Dette sker navnlig i tilfælde, hvor revisors øvrige arbejde

med revision og forvaltningsrevision giver anledning hertil.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Det følger heraf, at der ikke i revisors løbende forvaltningsrevision bør være

krav om, at revisor reviderer kvalitetsudvikling/-sikring, strategiarbejde, ikke-

økonomiske mål, evaluering og lignende emner, der belyser organisationens

måleffektivitet uafhængigt af dens økonomi. Der kan derimod indgås supple-

rende aftale med revisor om at revidere sådanne opgaver.

5.3.2. Revisors rapportering

Revisor gør efter de gældende regler rede for den gennemførte forvaltningsrevi-

sion i revisionsprotokollen. Boligorganisationen indsender udskrift af revisions-

protokollen til kommunen sammen med det øvrige regnskabsmateriale efter

afslutningen af hvert regnskabsår.

For at sikre, at den gennemførte forvaltningsrevision har tilstrækkelig nytte for

boligorganisationen og det kommunale tilsyn, foreslås det, at der stilles skærpe-

de krav til udformning og indhold i revisors rapportering. Revisor skal i revisi-

onsprotokollatet tydeligt gøre rede for den gennemførte, løbende forvaltnings-

revision, herunder for, hvad revisor har foretaget sig og fundet ud af.

Rapporte-

ringen i protokollatet skal specifikt og kortfattet, men på overordnet niveau,

omfatte vurdering af boligorganisationens implementerede økonomistyring og

eventuelle væsentlige anbefalinger.

Udgangspunktet for revisors rapportering om forvaltningsrevision i revisions-

protokollatet er en henvisning til det af boligorganisationen udarbejdede doku-

mentationsmateriale. Det foreslås, at revisor i revisionsprotokollat specifikt skal

henvise til væsentlige forhold vedrørende økonomistyring, som boligorganisati-

onen har rapporteret på i regnskabsåret, og som revisor har lagt til grund for

sine vurderinger. I protokollatet omtales eventuelle væsentlige mangler eller

usikkerheder i den udøvede og rapporterede økonomistyring, som revisor måtte

have afdækket i forbindelse med sin gennemgang samt eventuelle anbefalinger

til den udøvede økonomistyring med henblik på forbedring heraf.

Rapporteringen skal herunder omtale,

hvorvidt gennemgang af forretningsgan-

ge vedrørende regnskabsaflæggelsen har givet anledning til bemærkninger samt

omtale eventuelle væsentlige anbefalinger.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Rapporteringen skal desuden omtale,

hvorvidt boligorganisationen har etable-

ret forretningsgange, der adresserer sparsommelighedsaspektet, og om der på

den baggrund er anledning til bemærkninger samt anføre eventuelle væsentlige

anbefalinger.

For at sikre revisor en retvisende ”platform” for vurdering af produktivitet, fore-

slås det desuden,

at obligatoriske nøgletal vedrørende produktivitet omfattes af

revisors revision.

Det foreslås endvidere, at revisor skal vurdere de forklaringer, boligorganisati-

onen i styringsrapporten skal anføre om niveauer for produktivitetsnøgletal,

såfremt disse afviger fra fastsatte referenceværdier.

For at sikre en smidig revisionsgennemgang af styringsrapporten foreslås, at

ovenstående vurdering ikke omfatter oplysninger, der kan henføres til perioden

efter årsregnskabsrevisionens afslutning.

Revisor skal tilstræbe at rapportere tydeligt og forståeligt med henblik på den

reviderede boligorganisations bestyrelse og kommunen, og om nødvendigt sup-

plerende afgive en mundtlig forelæggelse for bestyrelsen m.v. Bestyrelsens

enkelte medlemmer har dog efter gældende regler en egentlig forpligtelse til at

gøre sig bekendt med protokollatets indhold.

5.3.3. Behov for ændringer af regulering

Opsummerende foreslås følgende ændringer i gældende regulering vedrørende

revisors forpligtelser:

Det foreslås, at

løbende forvaltningsrevision skal ske med et særligt fokus på

sparsommelighed og produktivitet.

Derfor skal revisors undersøgelser af pro-

duktivitet omfatte produktivitetsnøgletal i styringsrapporten.

Det foreslås desuden, at

revisor på overordnet plan skal tilse, at boligorganisa-

tionen arbejder metodisk med fremme af effektivitet og kvalitet. Derudover for-

udsættes revisor kun i begrænset omfang at undersøge effektivitet og effektivise-

ring. Dette sker navnlig i tilfælde, hvor revisors øvrige arbejde med revision og

forvaltningsrevision giver anledning hertil.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

For så vidt angår revisors rapportering i forbindelse med forvaltningsrevision

foreslås følgende:

Det forudsættes, at revisor i revisionsprotokollatet tydeligt gør rede for den

gennemførte, løbende forvaltningsrevision, herunder for, hvad revisor har fore-

taget sig og fundet ud af.

Rapporteringen i protokollatet skal specifikt og kort-

fattet, men på overordnet niveau, omfatte vurdering af boligorganisationens

implementerede økonomistyring og eventuelle væsentlige anbefalinger.

Det foreslås, at

rapporteringen særligt skal omtale, hvorvidt gennemgang af

forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelsen har givet anledning til be-

mærkninger samt omtale eventuelle væsentlige anbefalinger. Rapporteringen

skal desuden særligt omtale, hvorvidt boligorganisationen har etableret forret-

ningsgange, der adresserer sparsommelighedsaspektet, og om der på den bag-

grund er anledning til bemærkninger samt anføre eventuelle væsentlige anbefa-

linger.

Det foreslås desuden,

at obligatoriske nøgletal i styringsrapporten vedrørende

produktivitet omfattes af revisors revision.

Det foreslås endelig,

at revisor skal vurdere de forklaringer, boligorganisatio-

nen i styringsrapporten skal anføre om niveauer for produktivitetsnøgletal, så-

fremt disse afviger fra fastsatte referenceværdier.

5.4. Kommunens og Landsbyggefondens rolle

Efter de gældende regler påser kommunen, at regnskabsmateriale, herunder

årsberetning og revisionsprotokollat, indsendes årligt til kommunen inden 6

måneder efter regnskabsårets afslutning med henblik på en kritisk gennemgang.

Ved gennemgangen påses, at boligorganisationens og dens afdelingers drift og

økonomi er forsvarlig og i øvrigt opfylder gældende regler.

Kommunen kan desuden anmode boligorganisationens revisor om en særskilt

erklæring om nærmere angivne forhold, herunder om det forelagte regnskabs-

materiale overholder gældende bestemmelser.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kommunens tilsynsrolle omfatter også tilsyn med, om boligorganisationer dri-

ves forsvarligt og effektivt. Den årlige styringsdialog udgør en ramme, inden for

hvilken kommunen kan reagere på en række informationer om effektivitet i

boligorganisationens drift.

Kommunen vil kunne bidrage til en fremtidig styrkelse af boligorganisationens

effektivitet ved, at kommunen direkte foranlediger en opprioritering af arbejdet

med økonomistyring og effektivisering, jf. afsnit 5.2, herunder i forbindelse

med styringsdialogen.

Kommunen har allerede efter de gældende regler mulighed for at anmode revi-

sor om supplerende information. Kommunen kan derved med en begrundet

anmodning til revisor øge kommunens og bestyrelsens informationsniveau ved

at anmode om supplerende information om den gennemførte, løbende forvalt-

ningsrevision, herunder væsentlige observationer, konklusioner og anbefalinger.

Endelig har kommunen mulighed for i styringsdialogen, herunder kommunens

efterfølgende redegørelse for den gennemførte styringsdialog, at bede boligor-

ganisationen om yderligere oplysninger. Boligorganisationens afrapportering

skal efterfølgende danne grundlag for revisors gennemgang og rapportering i

revisionsprotokollatet.

Landsbyggefonden modtager efter gældende regler en it-baseret kopi af bolig-

organisationernes regnskabsmateriale, herunder årsberetning og udskrift af revi-

sionsprotokol.

Landsbyggefondens modtagelse og behandling af elektroniske regnskabsdata

giver i praksis anledning til, at fonden validerer regnskabsfejl i samarbejde med

de indberettende boligorganisationer, ligesom fonden yder regnskabsmæssig

rådgivning til boligorganisationer. Fondens regnskabsrådgivning m.v. skal ses

på baggrund af fondens interesse i at beskytte sine midler, herunder i forbindel-

se med garantiordning for tab af afdelingsmidler.

Det foreslås, at Landsbyggefonden på baggrund af det modtagne regnskabsma-

teriale, herunder revisionsprotokollat, og øvrige foreliggende informationer, af

egen drift kan afgive en udtalelse om boligorganisationens økonomistyring,

herunder anbefale en særlig indsats, såfremt der er tale om forhold af væsentlig

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

økonomisk betydning. En udtalelse, afgivet af Landsbyggefonden, sendes til

boligorganisationens bestyrelse med kopi til kommune.

5.4.1. Behov for ændringer af regulering

Opsummerende foreslås følgende ændringer i gældende regulering vedrørende

Landsbyggefonden:

Det foreslås, at Landsbyggefonden rådgiver om samt på baggrund af det mod-

tagne regnskabsmateriale, herunder revisionsprotokollat, og øvrige foreliggen-

de informationer, af egen drift kan afgive en udtalelse om boligorganisationens

økonomistyring, herunder anbefale en særlig indsats, såfremt der er tale om

forhold af væsentlig økonomisk betydning. En udtalelse, afgivet af Landsbygge-

fonden, sendes til boligorganisationens bestyrelse med kopi til kommunen.

5.5. Produktivitetsnøgletal

Det er et vigtigt grundlag for boligorganisationens arbejde med økonomistyring

og effektivisering og for revisors forvaltningsrevision, at der er rådighed over

relevante nøgletal. Som det er vist i bilag 1, vurderes særligt produktivitet at

egne sig til belysning gennem nøgletal. Det må overvejes, om standardiserede

nøgletal, som belyser produktivitet, med fordel kunne indgå med større vægt i

styringen, herunder som genstand for revisors forvaltningsrevision, jf. afsnit

5.3.2.

Som det fremgår af boks 5.2, er der allerede rådighed over et udsnit af nøgletal

vedrørende produktivitet i styringsplatformen. For så vidt angår den løbende

drift er administrationsbidraget omfattet af nøgletal. Udgiften til administrati-

onsbidrag udgør dog kun en begrænset andel af den samlede husleje (7 pct. i

2011). En stor del af de udgifter, som kan påvirkes af lejerne, afholdes lokalt

som driftsudgifter i den enkelte boligafdeling, herunder rengøring, vedligehol-

delse m.v. En effektivisering af driften vil i høj grad vise sig som besparelser på

disse konti.

Det foreslås derfor, at der etableres et samlet nøgletal, som indeholder alle

relevante driftsudgifter på afdelingsregnskabet, som lejerne har en regulær

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

indflydelse på, dvs. udgifter til administration, drift, vedligeholdelse og forbed-

ringer.

Udgifterne udgjorde samlet 3/5 af de samlede afdelingsudgifter i 2011.

Boks 5.2. Nøgletal i styringsrapporten vedrørende produktivitet

Eksisterende nøgletal

Organisationsniveau, drift

Organisationsniveau, nybyggeri

Administrationsbidrag, opgjort pr. leje-

målsenhed

Byggesagshonorar, opgjort som pct. af

anskaffelsessum, 3 års glidende gennem-

snit

Byggesagshonorar, støttet renovering,

opgjort som pct. af anskaffelsessum, 3 års

glidende gennemsnit. Under etablering

Driftsnøgletal: Sum af udgifter til admini-

stration, drift, vedligehold og forbedring

pr. m²

Organisationsniveau, renovering

Foreslået nøgletal, jf. bilag 1

Afdelingsniveau, drift

For at styrke grundlaget for styringsdialogen med hensyn til boligafdelingernes

konkurrencedygtighed, evt. udlejningsproblemer m.v., foreslås det desuden,

der fremover indgår sammenlignelige, afdelingsvise oplysninger om huslejen i

styringsrapporten.

Afhængigt af den enkelte boligorganisations størrelse, aktiviteter m.v. vil der

være behov for yderligere nøgletal vedrørende produktivitet. Det vil således

være for vidtgående at indføje yderligere nøgletal til styringsrapporten. Det

foreslås i stedet, at der på vejledningsplan gives oplysning til inspiration om

relevante nøgletal til belysning af produktivitet på udvalgte aktivitetsområder.

Det vil være relevant at betragte nøgletallets historiske udvikling i den enkelte

boligorganisation på baggrund af en indeksering, så der korrigeres for fx pris

eller lønstigninger.

Der henvises desuden til bilag 1.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

5.5.1. Behov for ændringer af regulering

Det foreslås, at driftsnøgletal, jf. boks 5.2, fremover skal indgå i styringsrap-

portens nøgletal.

5.6. Metoder og redskaber: En værktøjskasse

Som det fremgår af afsnit 5.2.3, indebærer den skitserede model for effektivi-

tetsstyring, at der stilles en vejledende værkstøjskasse med relevante metoder og

redskaber til rådighed.

Det er en udfordring ved regulering af styring og ledelse på organisationsni-

veau, at givne metoder ikke nødvendigvis er lige egnede til enhver boligorgani-

sation. Der er derfor behov for robuste rammer, som samtidig muliggør brug af

forskellige, relevante metoder.

For de mindste boligorganisationer vil arbejdet med fremme af effektivitet og

kvalitet således være begrænset og skulle gennemføres med enkle redskaber for

få ressourcer. Omvendt er der i store organisationer behov for mere avancerede

systemer til monitorering og en mere professionel indsats for løbende rationali-

sering.

Procesmodellen, jf. fig. 1 og 2, forudsætter, at der sker den fornødne dokumen-

tation. Imidlertid adskiller relevante metoder sig fra hinanden med hensyn til,

hvor meget og hvilken dokumentation, de ”kaster af sig”. Forventninger

til do-

kumentation skal ses i sammenhæng hermed.

Som forudsætning for en værktøjskasse er der i det følgende opstillet forslag til

en systematik vedrørende relevante metoder, jf. boks 5.3.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Boks 5.3. Metoder til fremme af effektivitet og kvalitet: Værktøjskasse

Metode/indsatsområde

Arbejdsprocesser

- Formalisering

- Digitalisering

- Optimering

- Politikker

Kompetencer

- Social kapital

- Faglige kompetencer

Monitorering

- Indikatorer

- Mål- og resultater

- Benchmarking

Restrukturering

I det følgende gennemgås de nævnte metoder kortfattet:

Arbejdsprocesser

Formalisering

Formalisering af ”kritiske arbejdsprocesser” (væsentlige eller risikobetonede

processer) sikrer kontinuitet i opgaveløsningen. Formaliseringen kan fx være en

skriftlig eller it-baseret fastlæggelse af processen. Udgangspunktet er, at beskri-

velser af forretningsgange skal bruges og vedligeholdes for at tilføre værdi.

Der er i dag krav om, at væsentlige forretningsgange skal beskrives. Dette krav

bør fastholdes, idet det forudsættes, at der sker en vurdering af formålstjenlig-

heden heraf i hvert tilfælde.

Hidtidige erfaringer med forvaltningsrevision peger på gode erfaringer med at

koble mål- og resultatstyring og effektivisering af arbejdsgange.

Digitalisering

Forbedrede teknologiske muligheder for at tilrettelægge arbejdsprocesser i bo-

ligorganisationen fx via digital teknologi bør udnyttes bedst muligt. Herunder

bør potentialet i digitalisering af processer og kommunikation, herunder hjem-

mesider og information til boligsøgende m.v., indfries.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Optimering

Nytænkning og reorganisering af konkrete arbejdsprocesser i organisationen er

centralt i forbindelse med effektivisering og kvalitetsudvikling. Eksempler på

tilgange er brug af udgiftsanalyser, lean, procesbenchmarking og fokusgrup-

per/beboergrupper.

Brugerundersøgelser af fx beboeres tilfredshed, problemstillinger eller ønsker

kan være et supplement til beboerdemokratiet.

Politikker

For at sikre en velovervejet og strategisk indsats, kan boligorganisationen udar-

bejde en politik, strategi eller et sæt retningslinjer for bestemte indsatsområder.

En sådan politik kan omfatte analyser, principper, hensigter, initiativer, instruk-

ser, konkrete mål eller værktøjer m.v., og kan være udgangspunkt for senere

eller løbende opfølgning.

Omfanget af sådanne politiker må afspejle boligorganisationens størrelse.

På følgende områder må bestyrelsesfastlagte retningslinjer/politik særligt for-

ventes at kunne bidrage til effektivisering:

Samlet leje-/udgiftsudvikling (obligatorisk)

Indkøb/outsourcing

Løn

kapacitetsudnyttelse

Kapital-/likviditetsforvaltning

Miljø, herunder vand/lys

Restancer

Tomgang/lejeledighed

Finansielle udgifter (konvertering, bidrag)

Kompetencer

Social kapital; værdier, relationer, medarbejdere, ledelse

Udøvelse af kvalificeret ledelse og udvikling af medarbejdere er afgørende for

enhver organisation. Ligeledes spiller den enkelte organisations kultur, værdier

og netværksdannelse ind på effektivitet, innovation og kvalitetsniveau.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Kultur og værdier kan udvikles gennem bevidste og gradvise processer. Der er

således tale om et komplekst indsatsområde, som kan spille sammen med en

fremgang i effektivitet og kvalitet.

Der kan i øvrigt henvises til begreberne social

kapital

Human Ressource

Management.

Faglige kompetencer

Det er boligorganisationens ansvar at sikre, at de faglige kompetencer, der er

fornødne for en god opgaveløsning, er til stede, jf. også afsnit 5. 2.1.1. vedr.

kapacitetsstyring. Der henvises desuden i den forbindelse til begrebet videnle-

delse/Knowledge Management.

Faglige kompetencer har særlig kritisk betydning i forhold til visse komplekse

og strategiske opgaver. Det drejer sig bl.a. om bygherreopgaven, jf. nedenståen-

de afsnit 5.6.1. Derudover må kompetenceaspektet generelt overvejes i forbin-

delse med boligorganisationens opgavevaretagelse.

Boligorganisationen kan for at sikre faglig kvalitet på kritiske områder systema-

tisk udnytte en række ressourcer, jf. figur 5.3.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Figur 5.3. Organisatoriske/styringsmæssige ressourcer, som driver udvikling af

faglig kvalitet:

Myndigheds-

ressourcer

Eksterne faglige

ressourcer

Boligorganisationens

interne faglige

ressourcer

Brugerressourcer

Afhængigt af de konkrete opgaver må der tilføres de fornødne faglige ressour-

cer. Det må derfor fastlægges,

- om der skal opbygges en intern faglig kapacitet,

- om ekstern faglig ekspertise skal udnyttes,

- om myndighederne på det pågældende område tilfører faglig ekspertise,

fx i forbindelse med nybyggeri, renovering og boligsociale helhedspla-

ner, og

- om kvalitet kan udvikles gennem brugerinddragelse.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Under hensyntagen til, hvor stærke

interne

faglige ressourcer, boligorganisatio-

nen har, må den fastlægge strategier for samspillet med

eksterne,

faglige parter

og miljøer, herunder i form af outsourcing, ekspertbistand, deltagelse i netværk

og foreninger, supervision m.v. Dertil kommer inddragelse af eksterne parter i

boligorganisationens bestyrelse.

Boligorganisationen kan drage nytte af relevante myndighedskompetencer, fx

med udgangspunkt i styringsdialogen samt støttesager.

Brugere (lejere, beboervalgte, boligsøgende) udgør en ressource i forhold til

kvalitetsudvikling, selvom brugerne i sagens natur er ikke-professionelle. Bru-

gerne kan desuden som frivillige tilføre ressourcer til konkrete, lokale løsninger.

(Omvendt kan det i bestemte situationer være relevant at øge lejernes viden, fx

om energirigtig adfærd, psykisk syges adfærd i nærområdet, vedligeholdelse af

bygningskvaliteter m.v.).

Monitorering

Etablering af indikatorer

Boligorganisationens monitorering kan ske gennem etablering af indikatorer.

Sådanne indikatorer kan bruges i forbindelse med et årligt målsætnings- og

opfølgningsprogram eller følges systematisk som led i ledelsesinformationssy-

stemet. Det er fordelagtigt, hvis indikatorer etableres ”automatisk” i forbindelse

med processer i boligorganisationens it-system.

Der er allerede etableret en række indikatorer i styringsrapporten til belysning

af, hvordan lovens styringsmålsætninger efterleves. Der foreslås en udvidelse af

indikatorer vedrørende produktivitet, jf. afsnit 5.5.

Mål og resultater

Opstilling af operationelle mål, kombineret med fx en årlig målopfølgning, er et

centralt ledelsesredskab i boligorganisationen.

Mål- og resultatstyring kan være en kilde til prioritering og forbedring i bolig-

organisationen, men potentialet afhænger af, hvordan metoden bruges. Man kan

med en vis ret hævde, at arbejde med mål og resultater ikke i sig selv sikrer en

effektiv organisation.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Derfor bør blandt andet følgende spørgsmål overvejes i forbindelse med brug af

metoden:

Stilles der ambitiøse mål eller mål, som kan indfries rutinemæssigt?

Hænger de operationelle mål rimeligt sammen med det overordnede

formål med virksomheden, som det er udtrykt i fx lovens styringsmål-

sætninger?

Omfatter målene både de brugte ressourcer/afholdte omkostninger og

de ydelser og værdier, boligorganisationen skaber, således at de samlet

kan forventes at fremme omkostningseffektiviteten?

Er der et gunstigt forhold mellem de ændringer og forbedringer, der op-

nås, og de ressourcer, der bruges på den årlige procedure?

Hidtidige erfaringer med forvaltningsrevision peger på gode erfaringer med at

koble mål- og resultatstyring og effektivisering af arbejdsgange.

Benchmarking

Overordnet benchmarking omfatter sammenligning af den enkelte boligorgani-

sations og afdelings nøgletal med referenceværdier, herunder ved brug af mini-

steriets eksisterende offentlige database REGNSTAT.

Der er i styringsrapporten etableret et system for benchmarking på udvalgte

parametre. I den forbindelse markeres ”kritiske” observationer med gule eller

røde trafiklys. Det kan på sigt overvejes at justere de parametre, der benchmar-

kes på, på baggrund af en væsentlighedsvurdering. I afsnit 5.5 foreslås bench-

marking-faciliteten udvidet yderligere.

Ved benchmarking suppleres sammenligningen af data med en efterfølgende

forbedringsproces, hvor delprocesser i boligorganisationen reorganiseres på

baggrund af inspiration fra de bedste

–

best practice. Se ovenstående om opti-

mering samt Landsbyggefondens publikation: Kogebog til detaljeret benchmar-

king (2008).

Restrukturering

Restrukturering med henblik på øget effektivitet omfatter fx fusioner af boligor-

ganisationer, administrativt samarbejde mellem boligorganisationer, sammen-

lægning af afdelinger, ændrede snitflader mellem boligorganisation og afdelin-

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

ger, samarbejde på tværs af afdelinger, outsourcing, brug af ekstern administra-

tor samt omlægning af boligorganisationens interne struktur.

5.6.1. Særlige forhold vedrørende byggeri

De i boks 5.3 nævnte metoder er tillige relevante i forhold til bygherreopgaven.

En række særlige forhold gør sig dog gældende på dette område.

Boligorganisationens tilrettelæggelse af byggeaktiviteter skal sikre, at hensyne-

ne til

omkostninger, teknisk kvalitet

god arkitektur

tilgodeses. Teknisk kvali-

tet omfatter her igen forhold som byggeskader og holdbarhed, energiforbrug,

sundhed m.v. Efterlevelse af disse forskelligartede hensyn kan bedst ske ved

samtidig brug af en række forskellige værktøjer m.v.

I forhold til de i boks 5.3 nævnte metoder kan følgende bemærkes med hensyn

til boligorganisationen som bygherre:

Ad formalisering af arbejdsgange:

Den unikke karakter af byggeprojek-

ter gør, at en række elementer ikke kan formaliseres som nedskrevne

arbejdsgange. Der kan i stedet med fordel udarbejdes en efterfølgende

projektevaluering med udgangspunkt i et fast evalueringssetup for at

fremme og fastholde læring fra det enkelte projekt.

Ad særlige politikker:

Som bygherre træffer boligorganisationen en

række valg af vidtrækkende betydning økonomisk, fysisk, miljømæssig,

arkitektonisk etc. Det taler for, at boligorganisationer, der har byggeak-

tiviteter, fastsætter en byggepolitik. Eksempler på emner for en bygge-

politik er organisation, bæredygtigt byggeri, særlige teknologiske løs-

ninger, ide- og konceptudvikling, arkitektkonkurrencer m.v.

Ad faglighed:

Boligorganisationen må nøje overveje, hvordan bygher-

reopgaven tilrettelægges, så de fornødne kompetencer er til rådighed.

Der må således etableres tilstrækkelig kompetence til håndtering af ind-

køber-/bygherreopgaven.

Desuden skal der etableres en specifik ”byg-

georganisation” og procesplan til det enkelte projekt, hvor der tages stil-

ling til brug af bygherrerådgiver, leverandører, inddragelse af andre par-

ter m.v. Herved skal det samlet sikres, at det færdige byggeri lever op til

forudsatte standarder med hensyn til omkostninger, teknisk kvalitet og

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

arkitektonisk kvalitet.

Ad etablering af indikatorer:

Med byggeriets nøgletalssystem er der

etableret et sæt af indikatorer, som gør det muligt at måle og sammen-

ligne, hvordan konkrete aktører i gennemførte byggeprocesser er blevet

vurderet i henhold til det etablerede vurderingssystem. Analyse af om-

kostninger/produktivitet i byggeriet kan desuden ske med udgangspunkt

i styringsrapportens nøgletal vedrørende henholdsvis nybyggeri og støt-

tede renoveringsprojekter.

5.6.2. Behov for ændringer af regulering

Forslaget om udarbejdelse af en vejledende værktøjskasse forudsætter ikke re-

gelændringer.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag 1. Et grundlag for egenkontrol: Sekto-

rens nøgletal

1.1. Eksisterende nøgletal

Det er centralt for arbejdet med økonomistyring, effektivisering og forvaltnings-

revision, at der er adgang til valide og sammenlignelige nøgletal. I forlængelse

heraf kan der arbejdes med benchmarking, hvor de enkelte nøgletal sammenlig-

nes over tid og med nøgletal for lignende afdelinger eller organisationer (internt

eller eksternt).

Der er pt. etableret en række nøgletal for almene boligorganisationer, som er

tilgængelige på styringsplatformen

almenstyringsdialog.dk,

og desuden optræ-

der i den enkelte boligorganisations styringsrapport, jf. bilag 3 samt nedenstå-

ende afsnit 1.2. Nøgletallene er en del af grundlaget for styringsrapporten, men

er desuden et udgangspunkt for boligorganisationens interne arbejde med egen-

kontrol og forvaltningsrevision.

For at styrke viften af nøgletal med henblik på at fremme boligorganisationer-

nes effektivisering vurderes, at der er brug for at udbygge nøgletal i styrings-

rapporten yderligere. Til brug for det interne arbejde med egenkontrol og for-

valtningsrevision er der derudover brug for yderligere nøgletal, som genereres

efter behov afhængigt af boligorganisationens størrelse m.v. Der kan med fordel

fastsættes vejledende retningslinjer for definition af sådanne supplerende nøgle-

tal, så de fx kan bruges til sammenligning mellem boligorganisationer.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

1.2. Sparsommelighed, produktivitet og effektivitet belyst

gennem nøgletal

Som det fremgår at kapitel 3, skal arbejdet med forvaltningsrevision fremme

sparsommelighed, produktivitet

effektivitet.

De nævnte begreber er derfor

grundlæggende for teknisk definition

samt udvælgelse af nøgletal.

Sparsommelighed

Sparsommelighedsaspektet indeholder en vurdering af, om boligorganisationens

dispositioner er i overensstemmelse med almindelige normer for, hvad der er

rimeligt, hensigtsmæssigt og sparsommeligt. Det vurderes, om udgifter er rime-

lige i forhold til boligorganisationens egne målsætninger m.h.t. kvalitet, ser-

viceniveau m.v., og om organisationen formår at anskaffe input til brug for pro-

duktion og administration af boliger til den lavest mulige pris under hensyn til

kvalitet, kvantitet, tidspunkt, sted osv.

Ved vurdering af sparsommelighed kan fokus rettes mod de enkelte transaktio-

ner eller en række af relaterede transaktioner med henblik på at vurdere, om

disse er foregået hensigtsmæssigt. Det kan desuden vurderes, om organisationen

fx har udarbejdet formalisede arbejdsgangbeskrivelser og kontrolsystemer, der

sikrer sparsommelighed i de enkelte dispositioner, herunder med hensyn til

rabatmuligheder, indkøbsfællesskaber, repræsentationsudgifter, anbringelse af

likvide midler m.v.

Det vurderes ikke, at der er behov for at danne centrale nøgletal til brug for

belysning af sparsommelighedsaspektet.

Produktivitet

Ved undersøgelse af boligorganisationens produktivitet er nøgletal et grundlæg-

gende redskab. Opgørelse af produktivitet kan ske med udgangspunkt i den

samlede produktion (samlet produktivitet) eller de enkelte produktionsproces-

ser/underaktiviteter (partiel produktivitet).

Jf. Rolf Elm-Larsen (2007): Forvaltningsrevision. Begreb, teori og proces. Forlaget

Samfundslitteratur.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Produktiviteten defineres som forholdet mellem antal producerede enheder og

den mængde ressourcer, der er anvendt til at producere dem. Som udtryk for

produktivitet kan følgende brøk opstilles:

oduktivitet

�½

Output Antal producerede enheder

�½

Input

Forbrug af ressource r

Produktionen

kan fx måles som antal udlejede boliger eller antal behandlede

sager.

Forbruget af ressourcer

kan måles som fx produktionsomkostninger,

udgifter i alt, lønsum eller årsværk.

Alternativt kan brøken ”vendes om”, hvorved der fås et mål for enhedsomkost-

ningerne:

Enhedsomkostning

�½

Input

Forbrug af ressource r

�½

Output Antal producerede enheder

Udover at analysere nøgletal for produktivitet, kan der anvendes mere avance-

rede produktivitetsanalyseværktøjer såsom Data Envelopment Analysis (DEA)

og regressionsanalyser. Disse værktøjer er metodemæssigt mere krævende og

vil derfor have størst relevans for organisationer af en vis størrelse eller for revi-

sor/ministeriet, som undersøger et større antal organisationer på én gang.

den eksisterende styringsrapport

indgår centrale oplysninger om produktivitet.

På driftsområdet indgår således nøgletal for boligorganisationens administrati-

onsbidrag (administrationsbidrag/lejemålsenheder). På byggeområdet indgår

nøgletal for byggesagshonorar ved nybyggeri, mens nøgletal for byggesagsho-

norar vedr. støttede renoveringssager er under oprettelse (byggesagshono-

rar/anskaffelsessum). Der indgår imidlertid ikke produktivitetsnøgletal for drif-

ten i den enkelte afdeling, som er den dominerende variable udgift på afdelings-

budgettet, og dermed af væsentlig betydning for huslejen. Der indgår desuden

ikke partielle produktivitetsmål for enkelte produktionsprocesser/underakti-

viteter.

Effektivitet

Ved undersøgelse af boligorganisationens effektivitet (omkostningseffektivitet)

vurderes det, i hvilken grad organisationen opfylder sin målsætning/formål sat i

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

forhold til ressourceforbruget. Undersøgelse af effektivitetsaspektet kan teore-

tisk beskrives som:

Effektivitet

�½

lativ målopfyldelse

Forbrug af ressource r

Den overordnede målsætning for den almene boligsektor er formuleret i en

række generelle vendinger og kan være svære at kvantificere. Det samme kan

de lokale målsætninger være for den enkelte organisation. Vurdering af målop-

fyldelsen må derfor baseres på forskellige mere eller mindre indirekte mål eller

indikatorer, der viser noget om, hvorvidt målsætninger for boligorganisationens

virksomhed er nået.

Såfremt der kan defineres et mål for den relative målopfyldelse

–

eller målop-

fyldelsesgraden

–

(måleffektivitet) kan denne sættes i forhold til de omkostnin-

ger, der er medgået til at opnå denne målopfyldelse.

Forbruget af ressourcer vil typisk være nemmere at kvantificere. Kan det påvi-

ses, at organisationen øger sparsommeligheden (og derved minimerer forbruget

af ressourcer for en given produktion og kvalitet) vil det være et udtryk for, at

organisationen

–

alt andet lige

–

styrker sin omkostningseffektivitet.

Det vil således som hovedregel kun indirekte være muligt at afgøre, i hvilken

grad organisationens aktiviteter fremmer sektorens overordnede mål, og derved

måle organisationens effektivitet. Organisationen bør være i besiddelse af op-

lysninger eller egentlige statistiske data, der kan belyse organisationens effekti-

vitet. Er dette ikke tilfælde, vil revisor kunne opfordre organisationen til at an-

skaffe de relevante oplysninger og foretage effektivitetsanalyser.

den eksisterende styringsrapport

er der inddraget en række oplysninger, som

kan belyse resultater og effekter af boligorganisationens virksomhed. Fx indgår

en opgørelse over antal sager ved beboerklagenævnet, antal ledige boliger,

spørgsmål vedr. brug af beboertilfredshedsundersøgelser, vurderinger af den

sociale og fysiske tilstand i afdelingerne m.v., jf. bilag 3.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

1.3. Forslag til obligatoriske nøgletal

Samlet er det vurderingen, jf. også kapitel 5, at der er behov for en styrkelse af

arbejdet med produktivitetsnøgletal med henblik på at styrke grundlaget for

boligorganisationens og revisors arbejde med produktivitetsforbedring.

I det følgende fremlægges forslag til obligatoriske nøgletal, som fremover dan-

nes centralt og fremgår af styringsrapporten.

Udover disse nøgletal forudsættes det, at boligorganisationen foretager en gene-

rel analyse af driftsregnskabets enkelte konti med henblik på at sammenligne

med fx regionale gennemsnitstal, fx via

http://boligstat.dk

og/eller

http://regnskab.lbf.dk.

1.3.1. Forslag om samlet

”driftsnøgletal” pr. afdeling

De nuværende nøgletal i styringsrapporten omfatter som nævnt et nøgletal ved-

rørende administrationsbidrag. Udgiften til administrationsbidrag udgør dog

kun en begrænset andel af den samlede husleje (7 pct. i 2011). En stor del af de

udgifter, som kan påvirkes af lejerne, afholdes lokalt som driftsudgifter i den

enkelte boligafdeling, herunder rengøring, vedligeholdelse m.v. En effektivise-

ring af driften vil i høj grad vise sig som besparelser på disse konti.

Det foreslås, at der etableres et samlet nøgletal, som indeholder alle relevante

driftsudgifter på afdelingsregnskabet, som lejerne direkte har indflydelse på,

dvs. udgifter til administration, drift, vedligeholdelse og forbedringer. Udgifter-

ne udgjorde samlet 59 pct. af de samlede afdelingsudgifter i 2011. Nøgletallet

foreslås optaget i styringsrapporten som et produktivitetsnøgletal med bench-

marking, der er omfattet af revisors kontrol, jf. kapitel 5.

Nøgletal: Administration, drift, vedligehold og forbedring pr. bolig/m²

Definition:

Sum af konto 110, 111, 112.1, 114, 115, 124.8, 118, 119, 125, 126,

127, 128 divideret med antal driftede m²

1.3.2. Forslag om nøgletal vedrørende husleje pr. afdeling

Der er i dag ikke information om huslejen i selve styringsrapporten, men der

oplyses herom i stamdatabladet som en del af regnskabet.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

For at styrke overblikket over huslejeniveauer i en boligorganisations afdelinger

foreslås det, at sammenlignelig information om husleje fremgår af selve sty-

ringsrapporten. Muligheden for at danne disse data vurderes at være forbedret

som følge af etableringen af et centralt huslejeregister i Landsbyggefonden.

Huslejen er central for boligorganisationens styring, men nøgletallet

er et ”til-

lempet” produktivitetsnøgletal, idet den offentlige støtte ”nedbringer” lejen.

Nøgletal: Husleje pr. bolig/m² (boligkvadratmeter)

Definition:

Sum af konto 201.1, 201.2 og 201.3 divideret med antal boliger/m²

(boligkvadratmeter)

1.3.3.

Forslag om ”vejledende” nøgletal

Afhængigt af den enkelte boligorganisations størrelse, aktivitet m.v. vil der

være behov for yderligere nøgletal til brug for boligorganisationens økonomi-

styring. Det foreslås, at der på vejledningsplan oplyses herom. Det vil være

relevant at betragte nøgletallets historiske udvikling i den enkelte boligorganisa-

tion på baggrund af en indeksering, så der korrigeres for fx pris eller lønstignin-

ger.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag 2. Vejledende oversigt over væsentlige

virksomhedsområder

1) Økonomi og drift



Ind- og fraflytning

Beboerservice

Restancer

Kapitalforvaltning

IT-systemer

Økonomistyring og ledelsesrapportering, budget- og regn-

skabsudarbejdelse

Ekstern kommunikation



2) Ledelse og beboerdemokrati



Administrationens servicering af besluttende organer

Administrationens kommunikation til beboere og beboerrepræ-

sentanter

God ledelsesskik i besluttende organer



3) Udlejning



Administration af udlejning, herunder tomgang/lejeledighed

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files



Udsættelser

4) Boligafdelinger



Boligsocialt arbejde

Vedligeholdelse

Renholdelse

Rengøring

5) Nybyggeri og renovering



Byggeteknik, herunder energi, miljø, sundhed, skader og mang-

ler

Arkitektur

Omkostninger, herunder totaløkonomi, udbud m.v.



DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Bilag 3. Nøgletal og informationer (afkryds-

ning) i nuværende styringsrapport

Afdelinger og boligorganisationer med egne afdelinger

Åbne spørgsmål fremgår ikke af oversigten.

1) Nøgletal, økonomiske



Byggesagshonorar, nybyggeri, org.

Byggesagshonorar, renovering, org.

Administrationsbidrag, org.

Dispositionsfond, org.

Arbejdskapital, org.

Henlæggelser til vedligeholdelse, afd.

Underskud, afd.

Systematisk overskud, afd.

2) Nøgletal, øvrige



Antal klagesager ved beboerklagenævnet med/uden medhold,

org.

Lejeledighed, org./afd.

Ventetid, afd.

Fraflytningsfrekvens, afd.

Arbejdsmarkedstilknytning, afd.

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

3) Information (afkrydsning)

Boligorganisation:



Har bestyrelsen det forløbne år drøftet god ledelsesskik?

Har bestyrelsen gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet

det forløbne år?

Har bestyrelsen det forløbne år haft generelle drøftelser om be-

boerdemokratiet?

Afdeling:



Er der en afdelingsbestyrelse?

Hvordan fungerer beboerdemokratiet?

Er der gennemført undersøgelser af beboerdemokratiet?

Fordeling af boliger efter udlejningsprincip

Er der foretaget analyser af boligområdets sociale liv og res-

sourcer?

Er boligområdet socialt velfungerende?

Er boligområdet tidssvarende (størrelse, toilet/bad, køk-ken,

fællesfaciliteter, udearealer)?

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files

Administrationsorganisationer

Åbne spørgsmål fremgår ikke af oversigten.

1) Nøgletal, økonomiske



Byggesagshonorar, nybyggeri

Byggesagshonorar, renovering

Administrationsbidrag

Arbejdskapital

2) Nøgletal, øvrige



Antal klagesager ved beboerklagenævnet med/uden medhold

3) Information (afkrydsning)

●

Har administrationsorganisationen igangsat særlige udviklings-

redskaber eller projekter, særlige koncepter med hensyn til

drift/nybyggeri, særlige politikker osv.?

●

Har bestyrelsen det forløbne år drøftet god ledelsesskik??

●

Har bestyrelsen det forløbne år gennemført evalueringer af be-

styrelsesarbejdet?

DEN ALMENE BOLIGSEKTORS EGENKONTROL

PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files PDF to HTML - Convert PDF files to HTML files