Udenrigsudvalget 2012-13
URU Alm.del Bilag 99
Offentligt
Desk review af
Rammeorganisations kandidaterVerdens Skove
September 2012
IndholdsfortegnelseListe over forkortelser .................................................................................................... 31.2.3.4.Baggrund for omlægning af støtten til de folkelige organisationer .................................. 4Desk-reviews formål og metode ................................................................................ 6Verdens Skove - kort fortalt...................................................................................... 8Gennemgang ift. kriterier ......................................................................................... 9Administrativ og faglig kapacitet ......................................................................... 9Erfaringer med udviklingssamarbejde ................................................................ 15Danske udviklingsstrategier .............................................................................. 16Samarbejdslandenes kontekst .......................................................................... 17Egenfinansiering og folkelig forankring ............................................................... 17Egenfinansiering .......................................................................................... 17Folkelig forankring ........................................................................................ 18
4.14.24.34.44.54.5.14.5.25.
Samlet vurdering................................................................................................... 19Administrativ og faglig kapacitet ....................................................................... 19Erfaringer med udviklingssamarbejdet ............................................................... 20Danske udviklingsstrategier .............................................................................. 20Samarbejdslandenes kontekst .......................................................................... 20Egenfinansiering og folkelig forankring ............................................................... 20
5.15.25.35.45.5
Bilag .......................................................................................................................... 22a.b.c.d.e.f.g.Terms of Reference ............................................................................................ 22Tidsplan og konsultationer ................................................................................... 26Skema med kriterier ........................................................................................... 27Opfølgning på kapacitetsanalyserne ...................................................................... 30Egenfinansieringsdokument ................................................................................. 37Liste over dokumenter for desk reviewet ............................................................... 40Organisationsdiagram ......................................................................................... 41
2
Liste over forkortelserCSRFSCHCPKVAIUCNKALAMSCODSNVTORUMCorporate Social Responsibility (virksomhedernes sociale ansvar)Forest Stewardship CouncilHumanitarian Action, Civil Society, and AdvisorsKvalitetssikrings- og økonomistyringskontoret i UMInternational Union for Conservation of NatureKapacitetsanalyseLatinamerikaMost Significant ChangesOperations DagsværkHollandsk NGOTerms of ReferenceUdenrigsministeriet
1.
Baggrund for omlægning af støtten til de folkeligeorganisationer
Den nuværende strategiske ramme for støtten til folkelige organisationer er defineret i”Strategi for dansk støtte til civilsamfundet i udviklingslandene” fra december 2008 også bedrekendt som civilsamfundsstrategien.Det langsigtede overordnede mål for dansk støtte til folkelige organisationer er atbidrage tiludviklingen af et stærkt, uafhængigt og mangfoldigt civilsamfund i udviklingslandene.For atindfri det langsigtede mål er der opstillet ni strategiske mål for den danske støtte tilcivilsamfundsudvikling i udviklingslandene:1.2.3.4.5.6.7.8.9.Fremme af en levende og åben debat nationalt og internationaltFremme af et repræsentativt, legitimt og lokalt forankret civilsamfundFremme af kapacitetsudvikling, fortalervirksomhed og netværksmulighederFremme af fokus på rettighederFremme af fleksible og relevante indsatser i skrøbelige stater og situationerFremme af civilsamfundsstøtte i den danske bilaterale og multilaterale bistandDanske organisationers inddragelse i udviklingsarbejdetSamarbejde med andre interessenterMål og resultater
Civilsamfundsstrategien lægger også vægt på, at de danske organisationer:a) Bidrager med en tillægsværdi ud over det finansielle i udviklingsarbejdet. Dennetillægsværdi skal ses inden for en række forskellige områder, så som faglig viden,internationale kontakter og mangfoldighed;b) Styrker den mellemfolkelige forståelse og partnerskaber til udveksling af ideer oggensidig læring både i Syd og Nord;c) Arbejder for at fremme den folkelige forankring i Danmark, herunder sikre en solidmedlemskreds og økonomisk uafhængighed. Dette indebærer blandt andet, atrammeorganisationerne skal bidrage med 10 pct. (nu i 2012 og fremover 20 %) iegenfinansiering. Den folkelige forankring skal ses i en helhed og omfatter ogsåaspekter som omfanget af frivilligt arbejde og engagement.d) Fremmer forståelsen i den danske befolkning for udviklingsarbejdet. Dette understregesblandt andet ved, at organisationerne kan anvende op til 2 pct. af bevillingerne tiloplysningsarbejde i Danmark.Strategien lægger derudover vægt på støtte til kapacitetsopbygning af civilsamfundsorgani-sationer og fremme af fortalervirksomhed. Støtte til serviceydelser kan ikke stå alene, men børforbindes med kapacitetsudvikling og fortalervirksomhed på lokalt, regionalt eller nationaltplan.Der er på finansloven 2012 afsat godt 1 mia. kr. til danske folkelige organisationersgennemførelse af aktiviteter under civilsamfundsstrategien. Arbejdet gennemføres dels somstøtte under rammeaftaler med større danske organisationer, dels som støtte i form af tilskudtil puljeordninger og endelig i form af støtte til programmer og større enkeltprojekter.De nuværende seks rammeorganisationer er: MS Action Aid Danmark, Folkekirkens Nødhjælp,IBIS, Dansk Røde Kors, Red Barnet, og CARE Danmark. Rammeorganisationerne får på
4
finansloven 2012 i alt 545 mio. kr. Rammerne ligger på mellem 48 (CARE) og 149 (MS/ActionAid Denmark) mio. kr. årligt.Støtten til programmer, større enkeltprojekter og puljeordninger udgør på finansloven 2012 ialt 478 mio.kr.Der er i de senere år blevet gennemført en række tiltag for at effektivisere arbejdet medstøtten til danske folkelige organisationer, senest med introduktionen af programtilgangenunder enkeltprojektmodaliteten, hvorved der er åbnet mulighed for, at størreenkeltprojektorganisationer kan få støtte til tematisk og/eller geografisk baseredeprogrammer, som samler flere enkeltindsatser i én bevilling.Der er p.t. 13 programorganisationer: 3F, AC International Børnehjælp, ADRA Danmark,Caritas Danmark, Danmission, Danske Handicaporganisationer (ogsåparaply/puljeorganisation), Foreningen Sex og Samfund, Friluftsrådet, GhanaVenskabsgrupperne, Ulandssekretariatet, Verdensnaturfonden (WWF), Vedvarende Energi,Verdens Skove samt en paraply/puljeorganisation, Dansk Missionsråds Udviklingsafdeling, somhar vist interesse for at indgå en rammeaftale.Som del af forberedelsen til overgangen fra projekt til tematisk og/eller geografiskprogrambaseret tilgang blev der gennemført kapacitetsanalyser af de 14 organisationer. Deførste analyser blev igangsat i 2009 og den sidste i 2011. De nuværendeprogramorganisationer har således maksimalt kun 2-3 års arbejdserfaringer med denprogrammatiske tilgang. Flere organisationer har dog tidligere anvendt programmatiskeelementer i deres arbejde, og en enkelt1har tidligere været rammeorganisation. I store træker det dog stadigvæk relativt nyt for de 14 organisationer at arbejde strategisk med enprogrammatisk tilgang til udviklingssamarbejdet.Nogle af program- og puljeorganisationerne har nu en samlet portefølje, der nærmer sig demindre rammeorganisationers, og derfor har man beslutter at se nærmere på mulighedernefor gradvist at omlægge et antal programaftaler og puljer til rammeaftaler.Derfor har man nu igangsat et desk-review af 6 af de nuværende program- og inkl.puljeorganisationer. Med udgangspunkt i de eksisterende kriterier for rammeorganisationer,eksisterende materiale mv. vil man vurdere mulighederne for, at de første 6 organisationerkan blive rammeorganisationer fra 2013.2På forslag til finanslov 2013 er der afsat 160 mio.kr. til nye rammeorganisationer. Det er planen, at de resterende organisationer bliverinkluderet i en vurderingsproces i løbet 2013.Et mere strategisk samarbejde gennem rammeaftaler vil naturligt hænge sammen med øgetkrav om mål- og resultatstyring fra organisationer. Derudover er det hensigten, at dengradvise omlægning til flere rammeaftaler vil mindske Udenrigsministeriets administrativetransaktionsomkostninger og betyde et øget fokus på politikdialog og mål- og resultatstyring.Rammebeløbene vil fremover blive reguleret på baggrund af en styrket mål- og resultatstyring.Egenfinansiering i forhold til rammeorganisationer et er andet område, hvor der er sketændringer, og hvor der ønskes større folkelig forankring og mindre afhængighed af Danida-midlerne. Egenfinansieringskravet for rammeorganisationerne øges fra 10 pct. til 20 pct., og12
Ulandssekretariatet havde indtil 2004 en rammeaftale.Se mere om metoden under afsnit 2.
5
åbner samtidig for større differentiering af finansieringskilderne med minimum 5 pct. viaprivate midler rejst i Danmark og 15 pct. fra andre donorer gennem samfinansierings-modaliteter. Det er planen, at den nye ordning indfases gradvist og så vidt muligt tagerhensyn til de enkelte organisationers udgangspunkt og muligheder. Anvendelse afegenfinansieringen vil fremadrettet kunne anvendes mere fleksibelt.Tendensen i det globale udviklingssamarbejde retter sig i stigende grad mod bl.a. at styrke ogudvikle ejerskab og forankring i syd, og det gælder også for området for støtte til folkeligeorganisationer. Derfor vil muligheder for at støtte de folkelige organisationer direkte i syd ogsåfremover blive undersøgt for at finde modeller for, hvordan det bedst kan gøres.Det er forventningen, at evalueringen af civilsamfundsstrategien, som gennemføres i2012/2013, kan anvendes til inspiration vedr. mål- og resultatstyring samt til modeller forhvordan støtte til folkelige organisationer i syd kan støttes mere direkte.Formålet med evalueringen er i øvrigt at:”to collate lessons learned from the operationalisation of the Danish strategy forsupport to civil society with a particular focus on results relating to Strategic Goal1 (Promotion of a vibrant and open debate nationally and internationally),Strategic Goal 2 (Promotion of a representative, legitimate and locally based civilsociety) and Strategic Goal 3 (Promotion of capacity development, advocacy workand networking opportunities).”Evalueringen vil komme med anbefalinger vedr. den fremtidige operationalisering afcivilsamfundsstrategien, inkl. på de tre niveauer: på det overordnede strategiske niveau; 2) pålandeniveau og 3) på det organisatoriske niveau. Anbefalingerne vil både være rettet modDanida, de danske folkelige organisationer og andre partner med ansvar for gennemførelsen afstrategien. Evalueringen forventes afsluttet i foråret 2013.
2.
Desk-reviews formål og metode“The general objective of the assignment is to provide the Department ofHumanitarian Action, Civil Society, and Advisors (HCP) with a basis for decisionregarding future support to possible framework organisations from 2013.”
Formålet med desk-reviewet er ifølge Terms of Reference (ToR)3:
Desk reviewet skal dels udarbejde en matrix med status på operationaliseringen af de 14betingelser/kriterier og dels 6 del-rapporter med hovedkonklusioner ift. de potentiellerammeorganisationskandidater.Reviewets første opgave var at udarbejde en fælles matrix for de eksisterende 14betingelser/kriterier for rammeorganisationer til brug for gennemgang af dokumenter,strukturere den videre diskussion med organisationerne og rapportskrivning.4
34
Se bilag a for de fulde ToRSe bilag c for matrix med kriterier
6
I følge ”Generelle retningslinjer for danske organisationer med rammeaftaler medUdenrigsministeriet” (august 2012), skal rammeorganisationerne til enhver tid opfyldefølgende betingelser:1. Rammeorganisationen skal kunne dokumenterelængerevarende engagement ogkontinuiteti planlægningen af sine indsatser og kunne beskrive sinekernekompetencerog fokusområder.2. Rammeorganisationen skal bidrage med enegenfinansiering på minimum 10 pct.5afdet samlede danske offentlige tilskud til den pågældende rammeorganisations program-og projektaktiviteter under rammebevillingen.3.Rammeorganisationens udviklingsvirksomhed finansieret over rammen, herunder valgaf samarbejdslande, -partnere, målgrupper, specifikke indsatsområder ogaktivitetstyper, skal medudgangspunkt i Civilsamfundsstrategien til enhver tid bidragetil opfyldelsen af danske udviklingspolitiske målsætninger.4. Rammeorganisationen skal koncentrere indsatser finansieret over rammen i etbegrænset antal lande og udvikle landestrategiermed henblik på en strategisk styringaf indsatserne.5.Aktiviteter finansieret over rammen skal relatere sig tilsamarbejdslandets strategier forfattigdomsbekæmpelse.6. Rammeorganisationen skal i sin overordnede strategi beskrive, hvorledes den forholdersig til detværgående hensyni dansk udviklingspolitik: 1) ligestilling, 2) godregeringsførelse, menneskerettigheder og demokrati og 3) miljø, samt tilprioritetsområdet hiv og aids.7.Aktiviteter finansieret over rammen skal formuleres som led istørre sammenhængendeudviklingsprogrammer inden for afgrænsede temaer og sektorer, og der skaludarbejdes strategier herfor.8. Rammeorganisationen skalsamarbejde eller koordinere tæt med relevante aktører ogstøtte lokale samarbejdspartneres kapacitettil effektivt at gennemføre sine aktiviteter,jf. målsætningerne i Paris erklæringen fra 2005 og Accra handlingsplanen fra 2008.9. Rammeorganisationen skal sørge for, at der internt i organisationen opretholdes ogvidereudvikles et tilfredsstillende niveau foradministrativ og faglig kapacitettilaktiviteternes gennemførelse og kvalitetssikring, herunder en professionel forberedelse,gennemførelse, overvågning og evaluering af aktiviteterne.10. Rammeorganisationen skal sikre at partnerorganisationer og andre, der får del irammetilskuddet, ikke står opført på hverkenFN’s eller EU’s terrorliste.11. Rammeorganisationen skal iagttagegod forvaltningsskik og udviseomkostningsbevidsthedi administrationen af rammemidlerne.12. Rammeorganisationen skal have udarbejdet enantikorruptions-politik og et etiskkodeksfor sit arbejde og for forvaltningen af midler.13.Rammeorganisationen skal dokumentereresultater af sine indsatser.14. Rammeorganisationen skal dokumentere enstærk og vedvarende folkelig forankring.Kriterierne blev grupperet i 5 hovedområder (Administrativ og faglig kapacitet, Erfaringer medudviklingsarbejdet, Danske udviklingsstrategier, Samarbejdslandenes kontekst samtEgenfinansiering) og fokus og specifikke spørgsmål blev formuleret til hver hovedgruppe.
5
Som nævnt planlægges det at ændre egenfinansieringskravet fra 10 til 20 pct. Ændringen vil blivereflekteret i den kommende revision af retningslinjerne for rammeorganisationerne.
7
Reviewet har i forhold til dokumenter fokuseret på de seneste kapacitetsanalyser (både fra dethumanitære område og fra udviklingssamarbejdet), appraisal-rapporter og årsregnskaber.Derudover har organisationerne indsendt oversigter over opfølgning på anbefalinger frakapacitetsanalyserne og deres forslag til, hvordan kravet om egenfinansiering vil blivehåndteret. Det indgår også i baggrundsinformationen for arbejdet. Organisationerneshjemmesider er blevet gennemgået som en del af bedømmelsen af organisationernes folkeligeforankring og oplysningsaktiviteter i Danmark.Reviewet har på baggrund af dokumentgennemgangen udarbejdet første udkast til rapport,som er blevet udsendt til organisationerne inden heldagskonsultationen vedr. udvalgtespørgsmål. Konsultationerne blev gennemført som åben og konstruktiv dialog, hvororganisationer har uddybet relevante spørgsmål. Efter konsultationerne har teamet ibegrænset omfang modtaget yderligere information f.eks. vedr. specifikke personalekompetencer, lønomkostninger og egenkapital, før det endeligt udkast til rapport for hverorganisation blev færdiggjort. Udkastet udsendes til organisationerne til kommentarer forfaktuelle fejl og mangler, ligesom, HCP mv.Review-teamet har også inddraget Kontoret for kvalitetssikring og økonomistyring afudviklingsbistanden (KVA) pga. af deres ansvar ift. godkendelse af årsregnskaber, erfaringermed tilsyn af eksisterende rammeprogrammer, indberetning af sager om mistanke omkorruption mv. Sagsbehandlere fra HPC har deltaget i de respektive konsultationer i detomfang, det har været muligt.Review-teamet vil gerne takke alle organisationerne for at have medvirket både konstruktivtog åbent i konsultationerne. Også under stort tidspres.
3.
Verdens Skove - kort fortalt
Verdens Skove (tidligere Nepenthes) er en miljø- og udviklingsorganisation, der har eksisteretsiden 1983. Organisationen har i dag 1.370 individuelle medlemmer. Verdens Skoves strategifor 2012-14 fastslår, at man ønsker atskabe handlemuligheder for folk, der gerne vil bevareog fremme verdens skove. Sammen finder vi nye måder at give den levende skov værdi formennesker, bl.a. ved at lave kampagner, forbrugeroplysning, uddannelse, samarbejde, rejserog gennemføre konkrete projekter i regnskoven og i den danske natur.Verdens Skovearbejder således med 5 overordnede mål ift. regnskovsbevarelse, skov & klima, vild danskskovnatur, bæredygtigt træ og organisationsudvikling (www.verdensskove.org).Organisationen har 20 års erfaring med udviklingsarbejde i Latinamerika. Verdens Skove har tilformål at skabe bedre vilkår for både natur og mennesker, i samarbejde med oprindelige folk,lokalbefolkning og andre miljøorganisationer. Samtidig er det en del af arbejdet at påvirke denmiljøpolitiske debat i Danmark og internationalt. De specifikke mål for udviklingsarbejdet er atudrydde fattigdom blandt lokalbefolkningen i og omkring tropiske skove i Latinamerika ogbevare skovarealet gennem bæredygtig naturressourceforvaltning. Internationalt er VerdensSkove medlem af bl.a. IUCN, FSC-International, Accra Caucus, Global Sustainable TourismCouncil, Climate Action Network og oprindelige folks nationale netværk.Verdens Skove har modtaget støtte fra UM siden starten af 1990’erne via projektstøttemodaliteten. Verdens Skoves kapacitet til gennemførsel af Danida-finansierede aktiviteter harværet vurderet i 2003 og 2009, ligesom Latinamerika-programmet blev appraiset samtidigmed sidste kapacitetsanalyse i august 2009. Der er sket en løbende opfølgning på
8
anbefalingerne, og Verdens Skove har i forbindelse med varslingen af den aktuellegennemgang i juni 2012 lavet en statusopdatering på anbefalingerne fra 2009, samtoplysninger om egenkapital, folkelig forankring og perspektiverne for egenfinansiering.På anbefaling fra kapacitetsanalysen 2009 blev en del af Verdens Skove projektaktiviteteromlagt til et program, der løber fra 2010-2013 (Bolivia, Honduras, Nicaragua samt regionaleaktiviteter).Verdens Skove har pr august 2012 følgende igangværende programmer og projekter:
RegionLatinamerikaHondurasHonduras
Program/projekt
Bæredygtig naturressourceforvaltning(program)Bæredygtig turisme, fase II (projekt)Bæredygtig skovforvaltning i Olanchito(projekt)Bæredygtig skovforvaltning for oprindeligefolk i Rosita, fase II (projekt)Bæredygtig turisme (projekt)
Bevilling21,5 mio. Kr.8,89 mio. Kr.8,85 mio. Kr.
Periode2010-132008-122006-2013 (godkendtforlængelsei
forbindelse medNicaraguaNicaragua6,99 mio. Kr.5 mio. Kr.statusrapport 2010)2009-2013 (godkendtforlængelse i forbindelsemed statusrapport 2011)2009-12(godkendtforlængelse i forbindelsemed statusrapport 2011)
Verdens Skove ser en eventuel overgang til rammeorganisation som en strategisk fordel, derkan bidrage til at øge organisationens synlighed i offentligheden. Det vil ligeledes kunnebruges strategisk i partnersamarbejdet og medvirket til en stærkere kobling mellem evidensfra syd og fortalervirksomhed i nord.
4.
Gennemgang ift. kriterier
Med udgangspunkt i de 14 kriterier opstillet i ”Generelle retningslinjer for danskeorganisationer med rammeaftaler med Udenrigsministeriet” (august 2012), harkonsulentteamet gennemgået en række nøgledokumenter for at kunne belyse organisationenskapacitet ift. de fem hovedgrupper, som kriterierne er inddelt i:
4.1
Administrativ og faglig kapacitet
Både kapacitetsanalysen og appraisal af Latinamerika-programmet i 2009 er gennemført medhenblik på overgang fra projekter til Danida-finansieret program-organisation. Beggeundersøgelser giver Verdens Skove en generel positiv bedømmelse og anbefaler overgangen tilprogramfinansiering. Hovedkonklusionerne er følgende:Verdens Skove kombinerer en kvalificeret professionel projektafdeling med en engageretfrivilligafdeling.Organisationen har en god ledelsesmæssig og faglig kapacitet til at administrere ogimplementere samarbejdet med Danida og partnere.Kapacitetsanalysen lægger op til, at organisationen anvender analysens anbefalinger til atforbedre de enkelte dele af organisationen, herunder finjusterer strukturen, sikrervidensdeling og forenkler økonomistyringen.
9
Dokumentgennemgangen giver et billede af en organisation, der formår at kombinereprogramimplementering og fortalervirksomhed baseret på et højt niveau af såvel fagligkompetence som frivilligt engagement.
4.1.1 Administrativ kapacitetPersonale. Verdens Skove har hovedkontor i Aarhus samt projektkontor i København med ensamlet medarbejderstab på ca. 16 medarbejdere (fuld- og deltid, løntilskud ogstudentermedhjælp – svarende til ca. 13 årsværk). Der er et overordnet sekretariat (3medarbejdere inkl. sekretariatschef), en programafdeling (6 medarbejdere) og enkommunikationsafdeling (5 medarbejdere), hvorunder Nature Tours (2 medarbejdere) hører.Af disse arbejder i alt 7 direkte med udvikling, mens kommunikationsafdelingen ogadministrationsafdelingen indirekte gør det. Desuden er der et eksternt rådgivende udvalg,samt en gruppe frivillige (Verdens Skove organogram, august 2012).Med henblik på at styrke sammenhængen mellem organisationens forskellige afdelinger,anbefalede kapacitetsanalysen i 2009, at der blev udarbejdet en kort organisationsplan forhele foreningen, samt at man ansatte en medarbejder med ansvar for at knytteorganisationens forskellige afdelinger sammen.6Verdens Skove har i slutningen af 2011godkendt en ny foreningsstrategi 2012-14, som er under gennemførsel. Der lægges vægt på,at det ikke er et tungt sekretariat, men derimod koblingen mellem den professionelle, fagligekompetence og det frivillige arbejde, der er drivkraften.7Desuden er der oprettet en stillingsom sekretariatschef fra januar 2010 og opbygget en kommunikationsafdeling.Af det samlede personale er ingen 100 pct. finansieret af UM (se skema nedenfor)8, hvor dedirekte lønudgifter betalt af Danida eller CISU-finansierede aktiviteter baseret påtimeregistrering og ToR er indregnet. Andre lønmidler kommer fra virksomheder som FDB ogNatur-Energi, der direkte samfinansierer nogle af udviklingsprojekterne. Derudover er der ogsålønmidler fra egne midler i form af indsamlinger, private donationer, medlemsbidrag mv. Denandel af afledte administrations- og overheadindtægter der anvendes til lønninger er ikkemedregnet, da anvendelsen af disse midler ikke fordeles på personer i regnskabet.På det personalemæssige område anbefaler KA2009, at der udarbejdes stillingsbeskrivelser forkoordinatorer/rådgivere. Der er hidtil udarbejdet overordnede beskrivelser af funktionernerådgivning og koordination/tilsynsførende. Yderligere opfølgning ift. individuellestillingsbeskrivelser vil ske i 2012. Procedurer for rekruttering og efteruddannelse er beskreveti Personalehåndbogen.Oversigt over Verdens Skoves personale (august 2012):
Stillingsbetegnelse(der henvisestil hjemmesiden for kompetencersamt CV’er kan fremsendes)
Fuldtid/deltidFuldtid
Pct. UM finansiering (2011)25 % (Kvalitetssikring og tilsynsførendepå programmet)
Sekretariatschef
6
Fuldtidsansat medarbejder, men med 50pct. tid afsat specifikt til udviklingsarbejdet i 2011 og 25 pct. i2012.7Se bilag g: Organisationsdiagram for Verdens Skove, august 2012.8Oversigten er fremsendt 18.8.2012 af Verdens Skove som opfølgning på mødet 16.8.2012.
10
Leder af projektafdeling (samtprojektkoordinator/rådgiver)BogholderSekretærProjektkoordinator/rådgiver 1Projektkoordinator/rådgiver 2LA repræsentant (udstationeret)(samtprojektkoordinator/rådgiver)Rådgiver 1Rådgiver 2KommunikationschefWeb, studentermedhjælpFundraiserRejsekoordinatorKampagnekoordinatorStudentermedhjælpRedaktør, medlemsblad
Fuldtid30 timer/ugen30 timer/ugenFuldtidFuldtidFuldtid
60 %de 7 % administration bidrager tilbetaling af lønde 7 % administration bidrager tilbetaling af løn
58 %51 %63 %
Fuldtid28 timer/ugenFuldtid20 timer/ugenFuldtidLøntilskudLøntilskud5 timer/ugen4 uger/året
56 %60 %10 %10 %0%0%0%0%0%
Lønniveauet i Verdens Skove følger andre danske organisationer, dvs. man baserer sig påstatens overenskomst ift. den specifikke faggruppe med diverse tillæg. Man ønsker bevidstikke at være lønførende, og man sammenligner løbende med andre organisationer, hvor manligger lige under f.eks. Danske Handicaporganisationer og WWF. Desuden arbejder man medet højt input af frivillig arbejdskraft, især på det faglige indhold i organisationensfortalervirksomhed.Verdens Skove har i perioden maj 2011 – april 2012 betalt relativt høje honorarer tilbestyrelsens formand (20.000 kr. / måned), mens næstformanden lå langt lavere (1.000 kr. /måned). Det høje formandshonorar blev givet som en forsøgsordning med begrundelse i denmeget store arbejdsbyrde, som har hvilet på formandens skuldre. I alle tidligere år harformandshonorarerne ligget lavere med hhv. 8-11.000 kr. og 1.000 kr. om måneden. Med dennye sats, som er indført fra maj 2012 modtager formanden 8.000 kr. og næstformanden 3.500kr. om måneden.Kontorer i København og Århus. Ud fra et krav om omkostningseffektivitet kan der stillesspørgsmålstegn ved berettigelsen i at have to kontorer (Århus og København). Hovedkontoretligger i Århus, og kontoret i København anses som en nødvendighed i forhold til det øvrigeulandsmiljø og andre strategiske kontakter. Verdens Skove fremhæver at de to kontorer er etstrategisk valg, der bl.a. handler om folkelig forankring, dvs. at skabe en større kontaktfladeude i landet. Århus-kontoret giver udgangspunkt for landsdækkende kampagner, samt en basefor den del af organisationen, der arbejder ift. den danske natur. Man har af hensyn tilnedsættelse af rejseomkostninger anskaffet udstyr til afholdelse af videokonferencer. Der erikke planer om flere kontorer.Timeregistrering. Alt personale, der er finansieret af Danida, timeregistrerer. Der findes ikkeen særskilt manual, idet man anvender Danidas generelle retningslinjer.
11
Administrativ kapacitet. KA2009 anbefalede at opgradere den administrative kapacitet, samtoverveje at decentralisere en del af det administrative arbejde i projektafdelingen. Dette ersket gradvis fra 2009 bl.a. med ansættelse af en lokal administrator i Latinamerika. IfølgeVerdens Skove (juni 2012) er der stadig behov for en yderligere styrkelse af administration ogøkonomistyring, hvilket gennemføres i 2012 med ansættelse af ny bogholder pr. 1.8.2012 ogindførelse af nyt økonomistyringssystem. Økonomistyringen er ligeledes styrket medudnævnelsen af en sekretariatschef pr 1.1.2010 med ansvar for budgetlægning og overordnetøkonomistyring.Verdens Skove anvender en administrativ manual fra maj 2009 (KA, 2009, p. 21), somafventer forvaltningsretningslinjer fra UM med henblik på opdatering. Relevante manualer eroversat til spansk og delt med partnerorganisationerne i Latinamerika.Finansiel management. Kapacitetsanalysen 2009 har en række specifikke anbefalinger indenforfinansiel styring og økonomiforvaltning, som Verden Skove i store træk har fulgt op på.Således lever det nye konteringssystem op til flerdimensionel økonomisk rapportering, og derfindes tjekliste til regnskabskontrol i retningslinjerne. Den nyansatte lokale administrator iLatinamerika følger op på revisioner og finansielle rapporter i samarbejde med tilsynsførendeprojektkoordinator fra Verdens Skove i Danmark.Det er tilsynsførende fra Danmark, som er budgetholder med ansvar for at kontrollerekonteringer. Partnerorganisationerne afrapporterer hver 4.måned til Verdens Skove.Udbetaling sker på baggrund af godkendelse af finansiel afrapportering hver 4.måned. Iforbindelse med det overordnede årsregnskab udarbejdes der også på projektniveauårsregnskaber.Omkostningsbevidsthed. Der findes ikke nedskrevne indkøbsprocedurer, menforvaltningspraksis lægger vægt på bæredygtighed og pris. Ved større investeringer indhentesmere end ét tilbud. Flyrejser er altid på økonomiklasse, og prisen vurderes ift. rejsetid. Der harikke været praksis for at optjente miles anvendes til tjenesterejser, men dette er pt. underændring i forbindelse med forventet indgåelse af samarbejde med et nyt rejsebureau. VerdensSkove anvender Finansministeriets regler og satser for rejser og diæter. Detanbefales,at alleadministrative procedurer på indkøbsområdet indarbejdes i den administrative manual ogdeles med partnerorganisationerne.Revisor. Verdens Skove har arbejdet med den samme revisor i 10 år. Man har i samråd medbestyrelsen fået en rådgivende arbejdsform med revisor, der fungerer som sparringspartner pådet administrative område. Således var revisor involveret i forhold til bedømmelsen afkontorets bogholderfunktion, hvilket bl.a. dannede grundlag for bestyrelsens beslutning om atstyrke kapaciteten via en udskiftning i personalet. Der kan stilles spørgsmålstegn ved dethensigtsmæssige i at have et så tæt samarbejde med revisor, og det er Verdens Skoveopmærksomme på. Men der er brug for på ad hoc basis at få ekstern assistance. Detanbefales,at Verdens Skove finder en mere permanent løsning for ekstern assistance, derikke involverer revisor i forbindelse med behov for vurdering af administrative spørgsmål.Desudenanbefalesdet at indføre en regel om revisorskift ca. hvert 4.år.C-sager. Der er klarhed om procedurer i tilfælde af uregelmæssigheder og mistanke omsvindel. Den projektansvarlige/ tilsynsførende har ansvaret for at opdage eventuelleuregelmæssigheder og efterfølgende udarbejde en plan for opfølgning og eventuelle
12
sanktioner. Dette sker altid i tæt dialog med programchef og sekretariatschef. Sidstnævnte hardet endelige ansvar og tager over, hvis problemet ikke kan løses lokalt. Verdens Skove har fornyligt haft en C-sag i Bolivia, hvor man fulgte de foreskrevne procedurer og straksunderrettede UM.Terrorlister. Verdens Skove har ikke en fast praksis ift. at tjekke partnerorganisationer ift. EUeller FN terrorlister. Det anbefales, at Verdens Skove indfører en fast praksis mht. at screenerelevante terrorlister ved indgåelse af nye partnerskaber, samt som en fast årlig praksis.Anti-korruption og etisk kodeks. Der findes i alle kontrakter med partnerorganisationer ogrådgivere en klausul vedrørende anti-korruption i overensstemmelse med Danidasretningslinjer. Desuden indgår spørgsmålet i den løbende dialog med partnerne i syd, ligesomden årlige eksterne revision følger op på regnskabspraksis. Der findes ikke et egentligt etiskkodeks, men Verdens Skoves metodemanual indeholder en lang række principper og krav,som stilles til partnerorganisationen.Pressesager. Normalt kommer pressehenvendelser til organisationens formand ellerkommunikationschef. Afhængig af en given sags karakter – faglig eller politisk – tages derstilling til, hvem der skal involveres. Verdens Skove har ikke oplevet negative pressesager,men der er klarhed og et beredskab i organisationen om, at det er bestyrelsen, der tegnerorganisationen udadtil med behørigt fagligt input fra sekretariatet. Der er ikke en formaliseretpraksis på området, hvorfor detanbefalesat nedskrive praksis for at sikre medarbejderneskendskab til denne.Katastrofeberedskab. Det indgår som en del af organisationens modus operandi, atsekretariatschefen altid er tilgængelig, og man baserer beredskabet på kontakt viamobiltelefoner, Skype, internet mv. Specielt i Honduras har behovet for løbenderisikovurderinger af den politiske situation været taget op, da der er tilfælde af bådearrestationer af og mord på partnerorganisationers tidligere medarbejdere. Detanbefales,atVerdens Skove formaliserer procedurerne vedr. beredskab i tilfælde at en nødsituation.4.1.2Faglig kapacitetMht. organisatorisk læring, viser kapacitetsanalysen 2009 (Anneks 7), at der generelt harværet en god opfølgning på anbefalingerne fra kapacitetsvurderingen i 2003.Kapacitetsanalysen 2009 lagde vægt på behovet for forbedringer af organisationens”værktøjskasse” og manualer på centrale fagområder; styrkelse af monitorering påprojektniveau; systematisk læring; identifikation af lokale alliancepartnere indenfor køn,HIV/AIDS, organisationsudvikling og bæredygtig turisme.Verdens Skove har fulgt op på anbefalingerne, bl.a. ved at udvikle ”værktøjskassen”;gennemførsel af program baselines og etablering af sammenhæng mellem projekt ogprogramniveau. Desuden er der sat ind ift. organisatorisk læring, bl.a. med øget anvendelse aferfaringsudveksling på tværs af lande og partnere, brug af ”rotations-rådgivere” og lokalealliancepartnere. Der er nu færre internationale rådgivere, og man søger i stedet at trække pårådgivning, vidensdeling og erfaringsudveksling i en syd-syd-sammenhæng. Alle områder erfortsat prioriteret med henblik på yderligere udvikling og styrkelse af kapacitet (VerdensSkove, juni 2012).Kernekompetencer og faglige profiler. Verdens Skoves beskriver sine kernekompetencer somliggende inden for centrale indsatsområder: Rettighedsbaseret analyse, organisationsudvikling,
13
fortalervirksomhed, virksomhedsudvikling & kommercialisering, naturressourceforvaltning,klimaforandringer, køn & ligestilling, oprindelige folks rettigheder samt oplysningsarbejde.Medarbejderne i projektafdelingen på Verdens Skove dækker forskellige fagområder inden forinternationale udviklingsstudier, antropologi, sociologi, cand.merc.int, biologi, skovbrug, miljøog samfundsplanlægning. På kommunikation og fundraising er der kompetencer inden forjournalistik, medie & web, oplevelsesøkonomi, fundraising og forvaltning.Overvejelser ift. kompetencer og faglige personaleprofil foregår løbende, og man har pt.specifikt fokus på klima, samt overvejelser i forbindelse med en igangsatorganisationsudviklingsproces omkring foreningens samlede kompetencer, kapacitet,organisering og struktur.Rådgivende udvalg. Verdens Skove har et frivilligt rådgivende udvalg bestående af ca. 10fageksperter, som organisationen kan trække på i forbindelse med strategiskeudviklingsdiskussioner, kvalitetssikring af programforberedelse, tekniske ekspertise mv.Medlemmerne identificeres via det generelle netværk og inviteres til at deltage. Udvalgetmødes 3-4 gange om året.Forandringskapacitet. Verdens Skove har ikke som mange andre danske organisationertidligere arbejdet medservice delivery,men har fra starten haft kapacitet inden fororganisationsudvikling, fortalervirksomhed og rettigheder. Det fremgik af mødet med VerdensSkove, at der er stor erfaring og viden i organisationen ift. organisationsudvikling,partnerstøtte og fortalervirksomhed.Verdens Skove lægger vægt på organisatorisk læring. Partnermøder og workshops er vigtige idenne sammenhæng, ligesom de narrative rapporteringsredskaber er det. På sekretariatetlægges der vægt på at sikre vidensmæssig og faglig backup, således at der ikke kun er énperson på hvert område, men altid mindst to. Der satses systematisk på, at medarbejdernekommer på opgaver sammen i felten for at sikre erfaringsudveksling og læring.Tillægsværdi. Ifølge Verdens Skove er de en katalysator og facilitator, der er medvirkende tilat samle trådene, bringe partnere og personer sammen og få tingene til at ske på baggrund affaglig kompetence. Det er for partnerne vigtigt, at Verdens Skove er i stand til at bringe lokaledagsordner op i en international og global sammenhæng. Desuden lægges der vægt påinnovation, f.eks. i erhvervssamarbejdet med COOP, og ift. at udfordre vanetænkning ompolitiske mekanismer. Endelig er den løbende, kritiske dialog med partnerne en vigtigtillægsværdi i det konkrete udviklingsarbejde.4.1.3Program monitoreringKapacitetsanalysen 2009 lagde vægt på styrkelse af monitorering, bl.a. ved indførelse afbrugen afMost Significant Changes(MSC), overgang til program-monitorering, samt brug afbaseline studies. Ligeledes understreger LA appraisal-rapporten, at der er behov for en bedrekonsistens og sammenhæng mellem niveauer i programmets logframe samt, at der er behovfor en videreudvikling af monitoreringssystemet, således at der fremover monitoreres påindikatorer og ikke kun på aktiviteter. Det er også anbefalet at arbejde mere systematisk medbaseline for udvikling af outcome indikatorer ift. fattigdomsreduktion (LA appraisal, 2009, p.v). Ifølge Verdens Skove er der i det reviderede programdokument taget højde for deforeslåede ændringer, og der arbejdes fortsat på en yderligere styrkelse af monitorering påtværs (Verdens Skove, juni, 2012).
14
På mødet 16.8.2012 blev det uddybet, at man systematisk arbejder med baseline studier, dertager udgangspunkt i den lokale virkelighed for derved at skabe et realistisk grundlag forimplementering og monitorering. I samarbejde med partnerne udarbejdes en række baselinespørgsmål, som danner rammen for fremtidig monitorering. Verdens Skove forsøger at gøre opmed ”LFA-tyranniet” og derved komme videre end output-monitorering. Dette kræverfortløbende dialog med partnerne for at skabe kobling til outcome og impact og formulereindikatorer, der går tæt på og er enkle og forståelige. Som anbefalet arbejdes der nu medkvalitative monitoreringsmetoder (MSC og best practice dokumentation), der fokuserer påvarige ændringer og sikrer et tidsperspektiv, der rækker udover projekt/programperioden.MSC giver som kvalitativt reflektionsredskab desuden mulighed for at måle uventederesultater.Det ses stadig som en udfordring at sikre, at de forskellige projekter føder ind i denoverordnede programramme. Partnerne rapporterer tre gange årligt til Verdens Skove istandardformater. Programkoordinatorer kan på den baggrund i sin årlige rapportering samleop på tværs ift. programindikatorer.
4.2
Erfaringer med udviklingssamarbejde
Verdens Skove har implementeret udviklingsprojekter i Latinamerika siden 1989 og har siden2009 reelt arbejdet med en programmatisk tilgang. Organisationen indhøster ros for sininnovative tilgang med kombination af fortalervirksomhed og indkomstgenererende aktiviteterfor målgruppen inden for bæredygtig skovforvaltning i Honduras, ligesom Verdens Skove harhaft succes med at fremme oprindelige folks rettigheder i Panama (Appraisal, 2009, p.iii).Verdens Skove har desuden kontakter med internationale aktører som IUCN om klima og miljøog med SNV om turisme (ibid., p.iv). Erfaringer fra tidligere projekter er på appraisal-rapportens anbefalinger indarbejdet i LA programdokumentet (Verdens Skove, juni 2012).PartnersamarbejdeVerdens Skove har et visionsfællesskab med sine partnere, som rækker udover detoperationelle (KA, 2009; LA-appraisal, 2009). Verdens Skove anbefaledes dog at udarbejde enegentlig partnerskabsstrategi, der især satser på de svageste partnere og udvikling af dereskapacitet, samt udarbejdelse af bæredygtigheds- og exit strategier med partnerne.Partnerskabsstrategien er under udarbejdelse og vil blive implementeret som en del afprogrammets fase II. Verdens Skove har valgt ikke at udarbejde en egentligbæredygtighedsstrategi med partnerne, men tilstræber at diskutere og afklare med denenkelte partner. Desuden yder den Latinamerika-baserede programadministrator rådgivning ogkapacitetsopbygning inden for finansiel forvaltning til partner organisationerne (VerdensSkove, juni 2012).Verdens Skove lægger vægt på at etablere strategiske partnerskaber med CSOer iLatinamerika samt på, at partnerskaberne er langvarige og derved skaber basis for udvikling affælles viden, tillid og langsigtede strategier. Man samarbejder i en stadig mere integreret form,såvel bilateralt som multilateralt, hvor flere beslutninger og ansvar for implementering læggesud til partnerne.Samtidig er Verdens Skove i en proces med at se mere strategisk på det samledepartnermiksi de enkelte lande og regionalt for at sikre den rette balance mellem og kombination afkompetencer, kapacitet og legitimitet. Det giver et solidt netværk ift. fortalervirksomhed, der
15
knytter de lokalt indhøstede erfaringer med nationale, internationale og globale dagsordner.Det fagligt/tekniske udgangspunkt ift. miljø på lokalt plan kobles derved i form afbest practiceog udvikling af konceptuelle løsningsmodeller med politiske dagsordner og giver perspektiv ogspredningspotentiale (Verdens Skove, august 2012).Verdens Skove har faste, skriftlige minimumskrav i forbindelse med valg af partnere, hvor derlægges vægt på administrativ kapacitet, respekt for rettigheder, værdifællesskab, fælles mål,legitimitet og solid forankring hos målgruppen. Som en vigtig del af partnervurderingen,bedømmer man deres omstillingsparathed. Det er vigtigt, at partnerne ikke er for små, menbesidder et potentiale til på sigt at skabe varige ændringer. Ligeledes krydstjekkesorganisationens ry hos donorer og andre INGOer.Verdens Skove samarbejder gerne med medier, andre CSOer, privatsektor i både Danmark ogude, men ikke direkte med regeringsinstitutioner, da man mener, at det vil skabesignalforvirring; men eksempelvis samarbejder man med interesseorganisationer, som f.eks.Turisme-kammeret.Med udgangspunkt i partnermiks-tilgangen, lægges der vægt på synergi og arbejde gennemden primære partnerorganisations eget netværk. Således må det gerne være en partner, derindgår de supplerende partnerskaber. I denne sammenhæng lægges der vægt på, at det er etforpligtende samarbejde med fælles grundlag.Partnerskaber behøver for Verdens Skove ikke nødvendigvis at involvere finansielle midler,men kan baseres alene på værdifællesskab og strategiske hensyn ift. en overordnetdagsorden. Der er eksempler på partnerskaber, der er faset ud på baggrund af målopfyldelseog behov for at ændre taktik ift. en ændret kontekst. Kontekst og mål styrer såledespartnervalget og exit, både over tid og ift. den enkelte partnerorganisation.Partnerskabstilgangen er endnu ikke samlet i en egentlig partnerskabsstrategi, men ses somen internaliseret praksis. Det anbefales derfor, at den igangværende udarbejdelse afpartnerskabsstrategi til Latinamerika-programmets fase II færdiggøres inden 1.1.2013.
4.3
Danske udviklingsstrategier
Ifølge kapacitetsanalysen 2009, adresserer Verdens Skove en række af hovedelementerne iden danske civilsamfundsstrategi: partnerskaber og styrkelse af partnernes kapacitet;fortalervirksomhed; og læring og forandring på organisationsniveau, mens der var udkast tilstrategier for CSR, klima og informations- og oplysningsarbejde (KA, 2009). Latinamerika-programmet bedømmes at være i fuld overensstemmelse med den danskecivilsamfundsstrategi og relevante guidelines og politikker (LA appraisal, 2009, p.iv).Ift. de tværgående hensyn, var der i 2009 helt klart behov for at styrkeligestillingsspørgsmålet og HIV/AIDS (LA appraisal, 2009). Verdens Skove ser arbejdet medstyrkelse af ligestilling og fastsættelse af mål for kvinders deltagelse i beslutningsprocessersom et prioriteret område i fase II af LA-programmet (Verdens Skove, juni 2012).Der findes i dag strategier på bæredygtig skovforvaltning (opdateret 2012), bæredygtigturisme, oprindelige folk, samt køn og ligestilling, Derudover er der færdigudviklet strategierfor kommunikation og CSR, mens klimastrategien pt. er landet på et positionspapir kombineretmed udvikling af 3 nye klima projekter, hvoraf kun et endnu er igangsat (Verdens Skove,august 2012). I forhold til klima og miljø, er det Verdens Skoves tilgang, at klimahensyn ikke
16
må kompromittere miljøet, positionspapiret adresserer bl.a., hvordan klima kan indtænkes ibæredygtig skovforvaltning under en strategi, der også tager hensyn til mennesker og ikkeudelukkende handler om CO2.Der findes ikke en specifik strategi på HIV/AIDS, selvom der er visse overvejelser i forbindelsemed bæredygtig turisme og en søgning af relevante partnerorganisationer på emnet er i gang.Detanbefalesderfor, at organisationen sikrer, at hiv/aids inkluderes og synliggøres i VerdensSkoves arbejde, hvor det er relevant.Verdens Skove har deltaget aktivt i diskussionerne om den nye danske udviklingsstrategi sommedlem af referencegruppen og har kommenteret forskellige udkast via NGO-Forum. Man harforsøgt at påvirke dagsordenen og mener at have sat fingeraftryk i form af opmærksomhed påsammenhængen mellem bæredygtig produktion, skovbevarelse, klimaforandringer ogrettigheder, herunder ikke mindst oprindelige folk rettigheder.
4.4
Samarbejdslandenes kontekst
Der er i de gennemgåede dokumenter meget lidt information om Verdens Skoves analytiskekapacitet og bedømmelse af den lokale kontekst. Ligeledes er der ikke megen information athente om de strategiske overvejelser ift. valg af samarbejdspartnere, evt. samarbejde medandre civilsamfundsaktører, lokale og regionale netværk, andre internationale organisationereller regeringsinstitutioner, medier og/eller forskningsinstitutioner. LA-programmet vurderes atvære relevant ift. den lokale kontekst i Mellemamerika, som er præget af manglendebæredygtig skovforvaltning, som fører til kraftig afskovning og en ikke bæredygtigturismeudvikling (LA appraisal, 2009, p.3).På mødet 16.8.2012 blev det imidlertid fyldestgørende uddybet, hvorledes man løbende sikreren opdateret og tilbundsgående viden om den lokale kontekst. Der blev desuden refereret tildet reviderede Latinamerika-dokument, som angiveligt indeholder både kontekstanalyse ogstrategiske overvejelser.9Verdens Skove lægger vægt på at trække på såvel partnernes som organisationens egetnetværk samt på ofte at på være til stede i landene (monitoreringsbesøg, partnermøder,kapacitetsopbygning mv.) for derved at kunne bibeholde en tæt kontakt og forståelse for delokale politiske forhold. Desuden er mid-term reviews af eksterne konsulenter og udvekslingmed andre INGOer og donorer (f.eks. EU, USAID, Socodevi etc.) en vigtig kilde til information,ligesom man lægger vægt på at være opsøgende f.eks. i forhold til ungdomsorganisationer forat forstå, hvilke ny problematikker, der rører sig i samfundet.
4.54.5.1
Egenfinansiering og folkelig forankringEgenfinansiering
Verdens Skove har i 2012 udarbejdet en oversigt over forventet eget-bidrag i de kommendeår.10Af denne redegørelse fremgår det, at organisationens egenfinansiering i forhold til9
10
Review-teamet har ikke gennemgået det reviderede programdokument.Se bilag e, dateret 9.8.2012.
17
udgifter relateret til civilsamfundsstrategien forventes at ligge på hhv. 2,479,000 kr. og3.732.000 kr. i 2013 og 2014. Indtægterne forventes at komme fra medlemskontingenter,bidrag/gaver, indsamlinger, private virksomheder, værdi af frivilligt arbejde, samt i 2014 fraandre donorer (EU, OD eller lignende). Der er en generel opskrivning af de enkelte budgetlinjerover årene, og det er vigtigt, at der foretages en realistisk bedømmelse af mulighederne fordenne gradvise opskrivning.Årsregnskabet 2011 er uden forbehold fra revisor, der dog foreslår forbedring afinformationsniveauet fra økonomiafdelingen til sekretariatsleder og videre til bestyrelsen.Økonomistyringen kan forbedres og der bør indføres en række procedurer, som sikre dendaglige ledelse et bedre beslutningsgrundlag. Revisor har udarbejdet notat med forslag hertil.Ifølge Årsregnskabet 2011 er administrationsudgifterne steget betydeligt (80 %) fra 386.308kr. til 699.205 kr. (kontorhold; telefon & fax; konsulentydelser, EDB & hjemmeside;forplejning), selvom administrationsomkostningerne stadig ikke overgår 10 % af den samledeomsætning. Organisationen kommer derfor i 2011 ud med et underskud på 190.330 kr., somreducerer egenkapitalen til 426.522 kr. og således opsluger halvdelen af den forøgedeegenkapital fra 2009 og 2010 (Årsregnskab, 2011; KA, 2009, p.24).Organisationens egenkapital faretruende lav. Selvom Verdens Skoves bestyrelse har enmålsætning om at øge egenkapitalen til 1 mio. kr. inden for de næste 3 år (2012-14), børegenkapitalens størrelse være årsag til bekymring. Underskuddet og tæring på egenkapitalenskyldes ifølge Verdens Skove primært strategisk udvikling af og investering iorganisationsudvikling samt en solid satsning på fundraising, som først vil vise resultater i dekommende år. Ligeledes har omlægningen og de forbedrende tiltag ift. økonomistyring, ogderaf følgende personaleudskiftning på sekretariatet, belastet organisationens egenkapitalekstraordinært.Der er under bestyrelsen nedsat et tre-personers økonomiudvalg, som på månedlig basisholder møder med sekretariatslederen for at sikre en tæt opfølgning af planer for øgning afegenkapitalen.Verdens Skove har efter mødet 16.8.2012 redegjort i detaljer for organisationens økonomiskesituation i lyset af diskussionen om egenkapitalens størrelse, samt indsendt et notat frarevisoren vedr. egenkapitalens udvikling.11Det skønnes, at det fremsendte materiale itilstrækkelig grad redegør for organisationens økonomiske situation og afspejler en ansvarligadministration, om end på et skrøbeligt økonomisk grundlag.
Tilsagn til organisationen (under Finanslov § 06.33.01-tilsagn) fra 2008 – 201220082009201020112012(pipeline)Tilsagn i alt13,012,021,504,9
4.5.2
Folkelig forankring
Verdens Skove har 1.370 individuelle medlemmer (Årsrapport 2011, p.8). På en årliggeneralforsamling vælges der ny bestyrelse for Verdens Skove. Bestyrelse består af formand,næstformand, 5 medlemmer og derudover 5 suppleanter. Sidste generalforsamling var den 28.11
Redegørelse fra Verdens Skove samt Revisors notat er fremsendt separat til HCP.
18
april 2012, hvor den nuværende formand blev valgt. Gennemsnitsalderen i bestyrelsen errelativt lav – omkring 30 år – og der er tradition for, at tidligere formænd er gået videre tilforskellige betydningsfulde stillinger i miljøet. Bestyrelsen står for den overordnede ledelse afVerdens Skove. På bestyrelsesmøder hver anden måned tager bestyrelsen stilling til aktuellebegivenheder, relevante politikområder, foreningens økonomi, indkomne forslag, nye projektermm. (www.verdensskove.org).Der er med den nye bestyrelse sket en ændring ift. arbejdsdelingen med sekretariatet. Der erstadig tale om en arbejdende bestyrelse, men med ansættelsen af en sekretariatschef, erdenne byrde mindsket for bestyrelsen.Verdens Skove har ikke tidligere været udfarende i forhold til at hverve nye medlemmer, menbaseret sig på organisk vækst og indtag via universitetsmiljøerne. Fra 2012 er der tagetbeslutning om at satse massivt på medlemshvervning i de næste år med det mål i 2014 athave 2.000 medlemmer.12Dette skal ske dels ved at kontakte tidligere medlemmer, dels vedat hverve nye. Dette anses af Verdens Skove for realistisk på baggrund af testkørsler foretagetvia telemarketing samt med ansættelse af en fundraiser fra april 2012. Der har de sidste 3måneder været en medlemstilgang på godt 100 medlemmer.Verdens Skove har desuden en solid folkelig forankring via sit netværk af frivillige, der deltageri og ofte er primær drivkraft for kampagner, oplysningsaktiviteter, fortalervirksomhed ogvidensudvikling.Hjemmesidener generelt en veldesignet, informativ og relativ intuitiv. Der er en god blandingaf fakta og dybdeviden om skovbevaring og dets aspekter. Indsatsområderne er tydeligtkommunikeret, og der er en rød tråd i organiseringen af hjemmesiden. Der er masser afbilleder, video og henvisninger til facebook og twitter. Der er tydelig mulighed for at tilmeldesig nyhedsbrev og donation, ligesom der er interaktive blogs og debatfora. Det er let at findeinformation om økonomi, årsrapporter, medarbejdere og bestyrelse, selvomorganisationsstrukturen er ikke direkte angivet. Medarbejderne er listet efter hvilken afdelingde arbejder i. Det er en klar mangel, at der ikke er information om organisationens konkreteprojekter i specifikke lande, ligesom der ikke er oplysninger om samarbejdspartnere, men deter en prioriteret opgave i efteråret 2012. Oplysninger om medlemskab i paraplyorganisationerskal der ledes efter.
5.
Samlet vurdering
På baggrund af desk review af nøgledokumenter, konsultation med Verdens Skove oggennemgang af efterfølgende supplerende oplysninger, har review-teamet følgende samledevurdering af Verdens Skove ift. de fem hovedkriterier:
5.1
Administrativ og faglig kapacitet
Administrativ kapacitet.Det er review teamets generelle vurdering, at Verdens Skove harden fornødne administrative kapacitet til at varetage administrationen i henhold til kravene forrammeorganisationer. Der er arbejdet med anbefalingerne fra KA2009, ligesom der er sket enorganisatorisk professionalisering på sekretariatet hvad angår personale, struktur ogprocedurer for økonomi og finansstyring. Der er en høj grad af omkostningsbevidsthed, ogsåift. de ret tunge investeringer, der er foretaget i systemudvikling de sidste par år. Men der er12
Se bilag e: Strategiske overvejelser for at øge egenfinansiering, 14.08.2012.
19
behov for fortsat at holde øje med udgifterne forbundet med to kontorer og udgifterne tilbestyrelsen.Der er specifikkeanbefalingerift. at indarbejde alle indkøbsprocedurer i den administrativemanual og partneraftaler; rutinemæssigt screene nuværende og potentiellepartnerorganisationer ift. EU's og FNs terrorlister; samt formalisere procedurer vedr.beredskab i tilfælde af en nødsituation og pressesager.Faglig kapacitet.Verdens Skove har en stærk faglig profil ift. miljø, fortalervirksomhed ogorganisationsudvikling. Der trækkes på interne såvel som eksterne ressourcer i form afnetværk med andre organisationer og et rådgivende udvalg af eksperter. Der er en åbenindstilling til læring og vidensdeling, som er selvforstærkende ift. den faglige kapacitet ogløbende vidensopbygning. Verdens Skove peger imidlertid selv på behovet for at prioritere ogundlade at presse sine folk for hårdt.Generelt har dokumentgennemgangen givet et billede af en organisation, der formår atkombinere programimplementering og fortalervirksomhed baseret på et højt niveau af såvelfaglig kompetence som frivilligt engagement. Mødet med Verdens Skove i forbindelse med denaktuelle kapacitetsvurdering har bekræftet dette billede.
5.2
Erfaringer med udviklingssamarbejdet
Verdens Skove har et længerevarende engagement i Latinamerika, som bygger på såvelprojektimplementering som programmatisk tilgang. Partnerskaber og fortalervirksomhed indenfor miljø og naturressourceforvaltning er centrale emner i organisationens udviklingsarbejde.Erfaringer fra programtilgangen de seneste år bedømmes at være vigtige ift. en fremtidigstatus som rammeorganisation, idet Verdens Skove har erfaring med at styre overordnedeprogrammer, inklusiv monitorering på programniveau.Partnerskaber.Den holistiske partnerskabstilgang, hvor der lægges vægt på betydningen afat koble det lokale niveau med globale dagsordner og derved skaffe evidens tilfortalervirksomhed, er et stærkt element i Verdens Skoves udviklingssamarbejde. Detanbefalesat strategien for partnerskabstilgang færdiggøres snarest.
5.3
Danske udviklingsstrategier
Verdens Skove ligger med sit fokus på civilsamfundsorganisationer, oprindelige folksrettigheder, miljø og fortalervirksomhed i fin tråd med den overordnede danske strategi forudviklingssamarbejde og med civilsamfundsstrategien. Men der er et udeståendende vedr.hiv/aids, og detanbefalesderfor, at organisationen sikrer, at hiv/aids inkluderes ogsynliggøres i Verdens Skoves arbejde, hvor det er relevant.
5.4
Samarbejdslandenes kontekst
Selvom det gennemgåede skriftlige materiale ikke har givet megen information om VerdensSkoves kontekstforståelse og analyser, har organisationen efterfølgende leveret information,der viser, at der er en solid kontekstforståelse, der bygger på lokale netværk og regelmæssigekontakter. Der søges løbende opdateringer på politiske forhold og udviklingen følges tæt.
5.5
Egenfinansiering og folkelig forankring
Egenfinansiering.Verdens Skove har lagt en ambitiøs plan for egenfinansiering i dekommende år. Denne følges tæt af bestyrelsens økonomiudvalg og er således en prioriteret
20
aktivitet for både sekretariat og bestyrelse. Organisationens egenkapital er meget begrænset,hvilket gør organisationen skrøbelig, og trods uddybende redegørelse fra såvelsekretariat/bestyrelse og organisationens revisor, er det vigtigt at følge udviklingen tæt for atse, om det er realistisk at nå op på 1 mio. kr. i 2014.Folkelig forankring.Verdens Skove har et solidt netværk af frivillige, et professioneltinformationsarbejde og en aktiv fortalervirksomhed, som bidrager til en bred folkeligforankring, trods organisations relativt begrænsede størrelse. På baggrund af de førsteresultater for hvervning af nye medlemmer, er der grund til at tro, at den planlagtemedlemshvervning vil bringe øge antallet af medlemmer i 2014.
21
Bilaga. Terms of ReferenceRef. 104.N.1July 31 2012
TERMS OF REFERENCEFollow-up Capacity Assessment of Candidates for FrameworkAgreements
BackgroundCurrently six Danish civil society organisations have framework agreements with the Ministryof Foreign Affairs and framework organisations receive a total of DKK 545 mio. over theFinance Bill.In line with the emphasis of the new Development Strategy on strategic partnerships and theMinistry’s efforts to increase administrative efficiency it has been decided to increase thenumber of framework organisations in the future. Potential candidates include currentprogramme and pool organisations. In parallel with this process the administration of allindividual projects will be outsourced to CISU (Civil Samfund i Udvikling). The new set-up isexpected to free resources in the Ministry for a more strategic dialogue with the framework andpool organisations with a stronger focus on results.In June 2012 initial meetings were held with all 14 potential candidates to explore their interestin becoming framework organisations and their position in regard to contributing own funds aspart of the framework agreement. Nearly all expressed an interest in exploring the possibility tobecome framework organisations. The issue of own financing was seen by all as a challenge, butmost were confident that they would be able to provide the necessary contribution if rules weremade more flexible.The Ministry will now during July and August initiate a process of assessing 6 of the potentialframework organisations and in 2013 the remaining potential framework organisations will beassessed.a. Candidate organisationsPotential candidates include all current programme organisations and two pool organisations,i.e. The 6 organisations mentioned inboldbelow will be included in this desk assessment in
22
2012 and the organisation initalicswill be included in the assessment in 2013. Currently, it isassessed that there is no need to include the others in the further assessments.3FADRA DKCaritas DKDanske Handicaporganisationer (both a pool and programme organisation)UlandssekretariatetVerdens Skove
AC BørnehjælpDanmissionDMR-U (a pool and an umbrella organisation, collaborating closely with member organisations.)Currently receiving Danida funding with Danmission, Spedalskhedsmissionen, Mission Afrika,Dansk Ethioper Mission, Baptistkirken, Brødremenigheden, and Mission Øst.) A more elaboratedcapacity assessment will need to be carried out, since the previous capacity assessment dates back to2003.Sex og SamfundWWFVedvarende EnergiFriluftsrådetGhana Venskabsgrupperneb. CriteriaAccording to the current administrative guidelines there are 14 criteria13for becoming aframework organisation and they can be grouped into five main criteria:Administrative and technical capacity to plan, implement, monitor etc. the supportExperience and involvement in the development cooperationRelevance of the work of the organisation in relation to the Danish developmentpolicies and strategies, including the objectives of the Civil Society StrategyThe context of the developing countriesThe organisations own financial contribution and popular foundation in DenmarkThe organisations which have been selected after the present assessment will subsequently berequired to submit a framework proposal covering the next 4-year period in late Septemberwhich will be assessed and presented to the Danida Board in November 2012.13
From ”Generelle retningslinjer for danske organisationer med rammeaftaler medUdenrigsministeriet, rev. juli 2012
23
ObjectiveThe general objective of the assignment is to provide the Department of Humanitarian Action,Civil Society, and Advisors (HCP) with a basis for decision regarding future support to possibleframework organisations from 2013.OutputsA common matrix of the 14 criteria for becoming a framework organisation;A report (in Danish) with information on the background and the methodology of thereview, and the main findings and conclusions regarding the 6 organisational includingupdated information on the 6 organisations primarily based on a desk review of thelatest capacity analyses (within development assistance and humanitarian), appraisals,financial accounts etc., and followed by necessary consultations of MFA staff/CSOs.Scope of WorkThe review will include, but not necessarily be limited to, assessment of the followingdimensions:Review the relevant documentationDevelop a common matrix for reporting on the findings taking into account thegrouped criteria: 1) administrative and technical capacity to plan, implement, monitoretc. the support, 2) experience and involvement in the development cooperation, 3)relevance of the work of the organisation in relation to the Danish development policiesand strategies, including the objectives in the Civil Society Strategy, 4) the context of thedeveloping countries, and 5) the organisations own financial contribution and popularfoundation in DenmarkAssess the 6 organisations based on the matrix, including their strengths and weaknessesas described in the documentation, incl. key issues for further follow-up for eachcandidate organisation.Carry out consultations with the organisations and MFA as needed in order to consultthe desk findings and conclusions.Method of WorkThe assessment will as a point of departure have the criteria for becoming a frameworkorganisation. The assessment will take the form of a desk review of relevant documentationincl. the latest capacity assessment, including the follow-up actions provided by theorganisations from the programme appraisals, and financial accounts.The 6 organisation will be asked to provide updated information on their follow-up actions onthe latest capacity assessment’s recommendations based on a format provided by the team.Before the individual consultations with the organisations the team will forward the matrix withthe assessment criteria and a short draft document with the findings so far based the deskreview.24
After the consultations the team will draft the report.HCP will inform the 6 organisations about the assessment, its objectives and processes, and willensure that the relevant documentation is made available.TeamThe team conducting the desk work will consist of:Ms Darriann RiberMs Bente Topsøe-JensenThe Ministry’s Technical Advisory Services will be overall responsible for the assignment andwill participate in the interviews with the staff of MFA/CSOs together with HCP.TimeframeThe assignment will be carried out during July-August 2012. Consultations with theorganisations will take place during August 15 to August 22, and a draft report will besubmitted to HUC no later than August 31st. The 6 organisation will receive the draft reportconcerning their organisation for comments before the report is finalised. A final report will beelaborated within one week after having received comments from the involved partners.Background InformationCapacity assessment reports prior to becoming programme organisations and othercapacity assessments, including capacity assessments from the humanitarian assistance(ADRA and Caritas)Appraisal reports of programme applicationsRecent financial accountsStrategy for Danish Support to Civil Society in Developing Countries, 2008Administrative guidelines for framework organisationsDocuments related to Minister’s meetings with CSOs, June 2012Relevant Swedish/Irish documents on civil society support.
25
b. Tidsplan og konsultationerTidsplan for kapacitetsgennemgang af folkelige organisationerAugust 2012
Dato1.8
2.83.84-5.86.87.88.89.810.811-12.813.814.815.816.817.818-19.820.821.822.823.824.825-26.827.828.829.830.831.8
OpgaveOpstart møder:Darriann & Bente–diskussion af metode, tidsplan mv.Møde med HCP–afklaring og forventningsafstemning, planlægningFinpudsning af ToR, metode, kontakt til organisationerne (HPC) og planlægningGennemgang af baggrundsdokumentationGennemgang af baggrundsdokumentation
Gennemgang af baggrundsdokumentation og udarbejdelse af udkast til rapporterMøde med KVAGennemgang af baggrundsdokumentationGennemgang af baggrundsdokumentation og udarbejdelse af udkast til rapporterMøde med 3FGennemgang af baggrundsdokumentation og udarbejdelse af udkast til rapporterMøde med Verdens SkoveGennemgang af baggrundsdokumentation og udarbejdelse af udkast til rapporterMøde med Danske HandicaporganisationerMøde med ADRAGennemgang af baggrundsdokumentation og udarbejdelse af udkast til rapporterMøde med CARITASMøde med UlandssekretariatetRapport skrivningOpsamling–Darriann & Bente; møde med HCP; rapportskrivningRapport skrivningEndelig rapport udkastafleveres til HCP
26
c. Skema med kriterierKapacitetsgennemgang af 6 danske folkelige organisationerAugust-september 2012Administrative retningslinjer for danske organisationer med rammeaftale med Udenrigsministeriet(juli 2012) indeholder en liste på i alt 14 generelle krav, somrammeorganisationer skal opfylde. Disse krav danner udgangspunkt for Udenrigsministeriets gennemgang af seks folkelige organisationer i 2012 med henblikpå indgåelse af rammeaftaler.De 14 krav kan inddeles i følgende hovedoverskrifter:a) Administrativ og faglig kapacitetb) Erfaringer med udviklingssamarbejdec) Danske udviklingsstrategierd) Samarbejdslandenes kontekste) Egenfinansiering og folkelig forankringPunkterne a) og c) har speciel vægt i den overordnede bedømmelse af organisationernes kapacitet ift. rammeorganisationskravene.KRITERIER:Fokus og specifikke spørgsmål:KOMMENTARER:a) Administrativ og fagligProcedurer, retningslinjer, formater: Ansvarsfordeling? Findes derDen administrative kapacitet erkapacitetmanualer? Er de delt med partnerorganisationer? Er de oversat tilgrundlæggende (sine qua non)–uden denPkt. 10+11+12+13+14relevante sprog?vil det ikke komme på tale at indgå enrammeaftale.Forvaltningsskik og omkostningsbevidsthed: Indkøbsprocedurer? Flyrejser,Kontakte KVA med henblik på bedømmelseper diem, seminarer?af og evt. kommentarer til senestmodtagne årsregnskaber.Program management og dokumentation af resultater og knowledgemanagement: Beskrivelse af M&E-system (baseline data,planlægningsværktøjer, rapporteringsformater, QA i hele kæden)? Er derfokus på outcome og impact? Hvordan anvendes information og videngenereret af M&E-systemet? Er der systematisk videndeling (learningloops)?Antikorruptions politik og etisk kodeks: Hvad er praksis, procedurer, ansvarog erfaringer? C-sager? Findes der en formuleret/skriftlig anti-korruptionspolitik og/eller etisk kodeks? Er det delt medpartnerorganisationer? Oversat til relevante sprog?
FN’s eller EUsterrorliste: Hvad er praksis, procedurer, ansvar, erfaringer?Personale: Hvilke faglige profiler findes? Procedurer for rekruttering oguddannelse?Forandringskapacitet: Hvordan tackles overgangen fra teknisk kapacitet tilkapacitet på organisationsudvikling, fortalervirksomhed ogrettighedsfokus? Hvilke overvejelser ift. den faglige personaleprofil?b) Erfaringer medudviklingssamarbejdePkt. 1+2+5+8Længerevarende engagement og kontinuitet i planlægning af indsatser:Antal år i udviklingsarbejdet (inkl. humanitære hvis relevant)? Erfaringermed projekt/program tilgang? Erfaringer med længerevarendeudviklingsprogrammer?Partnerskabssamarbejde og–tilgang. Hvordan defineres/beskrivestillægsværdien af partnerskabet? Har der været en dynamisk udvikling /forandring over tid? Hvordan tackles dilemmaet mellem (teknisk) fokus(smal tilgang) og civilsamfundssynergi (bred tilgang)?Kernekompetencer og fokusområder: Findes der kernekompetencer indenfor fortalervirksomhed, kapacitetsopbygning og serviceydelser (beskriv).Er der erfaring med og kompetence ift. partnerskabstilgang? Hvad erorganisationens nuværende / tidligere fokusområder / sektor / tema /Målgrupper / metoder?Kontekst- og landekendskab: Er der dokumenteret lande- og kerne/fokus-kendskab? Foretages der lande/kontekst analyser? Hvordan udarbejdes de(ekstern/intern kompetence)? Arbejder man med regionale perspektiver?c) Danske udviklingsstrategierPkt. 4+7Civilsamfundsstrategien: Hvordan bidrager organisationen til udvikling afet stærkt, uafhængigt og mangfoldigt civilsamfund (fortalervirksomhed,kapacitetsopbygning, serviceydelser)?Rettigheder og tværgående hensyn: Hvilke overvejelser i forbindelse medden nye udviklingsstrategi (maj 2012)? Specifikke tiltag ift. kvinder/køn,28
Det er meget vigtigt, at programmet følgerden overordnede danske strategi forudviklingssamarbejde ogcivilsamfundsudvikling!
d) Samarbejdslandenes kontekstPkt. 6+9
SRHR, MR, miljø/klima? Har det indflydelse på valg af partnere og/ellerlande og indsatser? Er der særskilt fokus på fattige og udsatte grupper?Lægges der vægt på transparens, ikke-diskrimination, deltagelse,ansvarlighed, grøn vækst, stabilitet og beskyttelse, sociale fremgang ogHRD?Regeringsinstitutioner: Er fattigdomsstrategier og andre nationalepolitikker/strategier reflekteret i lande/kontekstanalyser? Bidragerindsatsen ift. udmøntning af disse strategier? Støttes det lokalecivilsamfund ift. at indgå i policy dialog og monitering af regeringsførelse?Andre lokale aktører: Hvordan sikres samarbejde/koordination? Bidragesder til opbygning af partnernes kapacitet? Er der strategisk styring afbidrag? Indgår I eller partnere i nationale og internationale netværk?Erfaringer? Arbejder man udenfor ”familierne” (fagforeninger, kirkeligeorganisationer, søsterorganisationer)? Samarbejder man med RAOs ogforskningsinstitutioner?Egenfinansiering (20 %): Hvor kommer midlerne fra i dag - medlemsbidrag,værdi af frivilligt arbejde, offentlige/private midler, indsamling (DanmarksIndsamlingen), andre donorer? Hvilken strategi er der lagt for at øgeegenfinansieringen? Er det realistisk at komme op på 20 %egenfinansiering i 2013 eller 2014? Er det det værd?!Folkelig forankring: Hvad er medlemsbasen? Er der kontaktflader i form afsamarbejdsaftaler/netværk/platforme? Indgår organisationen ifortalervirksomhed/oplysning/kommunikation i DK? Involverer mandanskere i udviklingsarbejdet / det mellemfolkelige arbejde? Erinformationer om organisationens arbejde let tilgængeligt påhjemmesiden?
e) Egenfinansiering og folkeligforankringPkt. 3+11
29
d. Opfølgning på kapacitetsanalyserne
Opfølgning/status på anbefalinger fra Kapacitetsvurdering + AppraisalVerdens Skove, 01-08-2012AnbefalingAnbefaling 1:Bestyrelsen anbefales at udarbejde en kortorganisationsplan for hele organisationen, hvor man–på baggrundaf input fra de enkelte afdelinger–identificerer 3-4 temaer, som alleafdelinger kan arbejde med, og evt. et fælles tema forkampagnearbejde baseret på input fra Syd.Anbefaling 2:Bestyrelsen anbefales, at en ansat person får ansvaretfor at knytte de forskellige afdelinger sammen, herunder at udnyttepotentialet for projektafdelingens erfaring mest muligt i såvelinformations-, oplysningsarbejde og fortalervirksomhed, somindenfor det administrative og organisatoriske arbejde.Anbefaling 3:Bestyrelsen anbefales at opgradere kapaciteten til atvaretage det administrative arbejde yderligere, som en del af enstyrkelse af sekretariatet. Det kan overvejes, om en del af detadministrative arbejde med projektafdelingen decentraliseres.Anbefaling 4:Det anbefales at etablere en fast praktikordning, hvorman søger efter kompetencer hos uddannelsessteder som kan støtteNepenthes’ nuværende personale. Af særlig betydning vil det væreat få personer med kapacitet på kommunikation, information ogjournalistik ind til at styrke informationsarbejdet.statusudført
kommentarerForeningsstrategi 2012-2014 blevgodkendt slut 2011 og er undergennemførelse
Evt. yderligere opfølgning
udført
Sekretariatschefstilling oprettet ogbesat (jan.’10) + opbygning afkommunikations-afdeling
Delvistudført
administrativ kapacitet opgraderet+ ansat lokal programadministratori LA (siden 2010)Retningslinjer for praktik erudarbejdet, men der er ikke pt.ressourcer til en egentligpraktikordning. Dog opbygning afegentlig kommunikations-afdeling iVerdens SkoveVærktøjskasse udviklet påbæredygtig skovforvaltning og FSC,organisationsudvikling,fortalervirksomhed.Udviklingsproces for bæredygtigturisme igangsat.Program baseline udarbejdet, ogsammenhæng mellem projekt og
Stadig behov for yderligerestyrkelse af administrationeninkl. økonomistyringssystemPt. ikke planlagt yderligereopfølgning
delvistudført
Anbefaling 5:Nepenthes bør udarbejde en egentlig værktøjskasseDelvistmed operationelle manualer til brug for fremtidig rådgivning påudførtnøgleområder som FSC/bæredygtig skovforvaltning, bæredygtigturisme, organisationsudvikling, fortalervirksomhed og oprindeligefolk.Anbefaling 6:Der er behov for at styrke monitoreringen påDelvistprojektniveau, vælge få indikatorer, der kan måles på baggrund af enudført
Et prioriteret område i2012/2013
Yderligere styrkelse afmonitoreringen på tværs er
baseline samt sikre forbindelsen mellem projekt og program-niveau iden monitorering, der skal foretages.
programniveau er etableret
prioriteret område i forbindelsemed udvikling af fase II afprogrammet
Anbefaling 7:Nepenthes og partneren skal inkorporere systematiskDelvistlæring som en del af projektcyklus, herunder at projekterneudførtsystematiserer erfaringer fra de anvendte metoder med henblik påat skærpe fokusområder og anvendte metoder.
Anbefaling 8:Som led i en intern vurdering af kapacitet, børNepenthes identificere lokale alliancepartnere, der kan støtteNepenthes på områder som køn, hiv/aids, organisationsudvikling ogbæredygtig turisme (mellemamerikanske videnscentre og NGOer,andre internationale organisationer).Anbefaling 9: For løbende at vurdere kvaliteten og videreudvikleindholdetafNepenthes’tekniskeassistancebørmidtvejsevalueringer og evalueringer systematisk inddrage envurdering af Nepenthes TA, herunder omkostningsniveauet fordenne.Anbefaling 10: Det anbefales at udarbejde individuellejobbeskrivelser for hver koordinator/rådgiver, således at man kansikre en optimering af anvendelsen af interne kompetencer bådefagligt og tidsmæssigt og sikre, at alle nødvendige funktioner iforhold til udførslen af programmet er dækket.
Delvistudført
Metodiske redskaber tilsystematisk læring er udviklet ogunder implementering. Øgetanvendelse af erfaringsudvekslingpå tværs af lande, partnere,indsatser; øget brug af ’rotations-rådgivere’ (projekt-personalederanvendes som rådgivere på andreprojekter)Nye partnere er identificeret,indenfor flere af de nævnteområder og nye tiltag til støtte afnationale og regionale alliancer erunder udviklingSom en del af reviews ogevalueringer bliver Verdens Skovestekniske assistance vurderet (dogikke systematisk) - og stadig med etpositivt resultatOverordnede beskrivelser affunktionerne rådgivning ogkoordinator/tilsynsførendeeksisterer.I forbindelsemedplanlægning af det kommende år,bliver individuelle kompetencervurderet og funktioner fordelt.Verdens Skove har en rækkeretningslinjer, kriterier etc. for sinepartnerskaber, samt strategi forstyrkelse af partner-organisationer.Ny partnerskabs-strategi, som bl.a.fokuserer på styrkelse af svage
Yderligere styrkelse afsystematisk læring er prioritereti programmets fase II
Ny strategi for støtte tilpartneres egne netværkimplementeres i programmetsfase II
Delvistudført
Delvistudført
Pt. er organisations-udviklingsproces i gang og vilbl.a. munde ud i nyeindividuelle jobbeskrivelser foralle (2012)
Anbefaling 11: Nepenthes bør anvende det eksisterende materiale,Delvistman har udarbejdet til at udforme en egentlig partnerskabsstrategi,udførtherunder særligt hvordan arbejdet med de svageste partnere skalforegå. Det er vigtigt at styrke de svageste partnere, men med engradvis støtte og bl.a. sikre, at de på længere sigt har et minimum afpersonale og administrativ kapacitet til at videreføre aktiviteter.
Ny partnerskabsstrategiimplementeres i programmetsfase II
31
partnere via lokale og nationalealliancer, er under udvikling.
Anbefaling 12: Det anbefales at forenkle kontoplanen samtDelvistudarbejde instruks for timeregistrering og kontering påudførtpartner/projekt og typen af aktivitet: a) administration; b)projektstyring; c) rådgivning.Anbefaling 13: I samarbejde med revisor, at bringe strukturen forUdførtbudget og regnskab i overensstemmelse med hinanden.Hovedaktiviteterne–herunder Danida-finansieret udviklingsarbejde–bør være entydigt identificerbare i både indtægter og udgifter.Anbefaling 14: Finde en klar og operationel metode til fordeling ogN/Abetaling af fælles omkostninger mellem foreningen ogProjektafdelingen.
Kontoplanen er forenklet.Instruks ikke udarbejdet, daDanidas retningslinjer på områdetindtil videre har værettilstrækkeligeSe årsregnskab for 2010 og 2011.
Anbefaling 15: Indføre kontrol med partnerne vedrørende ubrugteudførtmidler i projekternes rapporter, så det klart fremgår, hvor dissebefinder sig (kasse, bank, skyldnere etc.).Anbefaling 16: Udføre regnskabskontrollen hos partnere på enDelvistcheckliste, der vedlægges besøgsrapporten, samt gøre kasse- ogudførtbankeftersyn til en del af denne.Anbefaling 17: Det anbefales, at opgradere assistancen til at styrkeudførtpartnerens kapacitet til finansiel management. Evt. at en person fraNepenthes, som del af et decentralt set-up for finansieladministration, støtter partnerne på dette område og fungerer somstøtte for programkoordinatoren på dette område.Anbefaling 18: Nepenthes bør ved overgangen til programaftale søgeDelvistat gøre plads til en økonomifunktion for hele organisationen, menudførtikke nødvendigvis heltids.
Denne anbefaling vurderes at væreirrelevant, da de 7 % admin. fraUM-finansierede aktiviteter indgåri det samlede budget til dækning affælles omkostninger, og skal iøvrigt ikke rapporteres på til UM.Dette indgår i partners finansielleafrapportering hver 4. måned, samter en del af årlig revision.Projektkoordinator og/ellerprogramadministrator udførerregnskabskontrol hos partnere.Dog er der endnu ikke lavet enegentlig checklisteVerdens Skoves program-administrator baseret iLatinamerika yder rådgivning tilpartnere inden for finansielforvaltningEn stilling som økonomi-medarbejder/bogholder er udskiltfra sekretærfunktionen (siden forår2011). Denne stilling er pt. underyderligere opgradering.32
Anbefalinger fra AppraisalAnbefalingstatusAnbefaling 1: Nepenthes’ programforslag har et klart fokus, og er iudførtoverensstemmelse med UMs strategier. Det anbefales, atprogrammet kan modtage støtte. Der er dog dele afprogramdokumentet, der bør styrkes. Det anbefales derfor, atprogramdokumentet bliver justeret i overensstemmelse med denneappraisals anbefalinger.Anbefaling 2: Den finansielle bæredygtighed af projektaktiviteterneDelvistbør styrkes, så partnerne tidligere involveres i finansieringen af etudførtminimum af personer, der kan videreføre den opbyggede kapacitet.Det anbefales derfor, at Nepenthes og partnerne forbereder ogimplementerer en bæredygtighedsstrategi, som inkluderer definitionaf finansieringen af teknisk assistance og det nødvendige personaletil partneren på mellem- og langt sigtAnbefaling 3: Erfaringerne fra tidligere projekter bør i højere gradudførtreflekteres i programdokumentet og dermed understøtte, atstrategien for bæredygtig skovforvaltning har fungeret i praksis. Deforholdsvis få erfaringer indenfor bæredygtig turisme bør ligeledespræsenteresAnbefaling 4: Det anbefales, at Nepenthes intensiverer sin støtte tiludførtfortalervirksomhed overfor nye aktører i de områder, hvor partnernearbejder og på mellemamerikansk niveauAnbefaling 5: Programdokumentet kan angive, hvordan Nepenthes’udførtstrategi for oprindelige folk tænkes udført i Honduras påmellemlangt og langt sigtAnbefaling 6: Nepenthes bør med input fra deres partnere justere ogudførtaktualisere kontekst og logframe, herunder programformål,resultater, indikatorer og disses mål, i henhold til kommentarerne iappraisal rapport. I logframe annekset bør inkluderes informationom hvordan hvert projekt–og de øvrige programaktiviteter–kommentarerSe programdokument
Evt. yderligere opfølgning
En egentlig strategi er ikkeudarbejdet, men diskussion ogafklaring herom tages med denenkelte partner ud fra vurdering afdennes kapacitet og kompetencer
Se programdokument
Fortalervirksomhed er styrket i allelande. Nye alliancer blandtnuværende partnere og samarbejdemed nye aktører er under udviklingSe programdokument
Vil blive yderligere styrketsom en integreret del afimplementering afprogrammet
Se programdokument
33
bidrager til Programmets målAnbefaling 7: Det anbefales, at Nepenthes’komponentbeskrivelserog landeinterventioner baseres på den beskrevne programtilgang,samt på en fortsættelse af projekter, herunder:*at fortsætte aktiviteter i Honduras og Nicaragua i projekterne forbæredygtig skovforvaltning og i Nicaragua for bæredygtig turisme ihenhold til programdokumentets forslag, samt at tage højde forvigtigheden af, at partnerne gradvist overtager finansiering af etminimalt teknisk personale (minimum en person). Bæredygtigturisme i Honduras er dækket af det projekt, der allerede ergodkendt*at man i denne første programfase ikke starter aktiviteter op iBolivia vedrørende bæredygtig turisme*at man starter aktiviteter op i Bolivia som en pilotfase forbæredygtig skovforvaltning. Senest i slutningen af 2010 børNepenthes præsentere en særlig afrapportering om fremtidigstrategi i landet til HUCs godkendelse. Der bør i den revideredeprogramansøgning inkluderes såvel tilstrækkelig begrundelse somarbejdsbeskrivelse for en eventuelt udsendt medarbejder forNepenthes i år to.*at der ikke afsættes midler til bæredygtig turisme i Panama iprogrammet i denne fase. Eventuelt kan dele af de foreslåede midlerfra programkomponenten anvendes til, at Nepenthes fastholder deni øvrigt relevante kontakt til oprindelige folk i PanamaudførtSe programdokument
Delvistudført
Aktiviteterne er forsat eller vil blivefortsat i henhold tilprogramdokumentet.
Der arbejdes løbende med ogvil forsat blive arbejdet medat søge partneresegenfinansiering af personale.
UdførtUdført
Ingen aktiviteter inden for turisme eriværksat.Strategi og pilotfase i Bolivia er underimplementering. En egentlig strategier ikke sendt til HUC, men status errapporteret på i statusrapport ogPPO.Arbejdsbeskrivelse for
udsendt medarbejder er lavet ogimplementeret.UdførtIngen aktiviteter inden for turisme eriværksat. Dele af midlerne fraprogram-komponenten (detregionale niveau) anvendes tilaktiviteter i Panama indenforoprindelige folks rettighederSe programdokument
*at aktiviteterne i programkomponenten forklares nærmere iUdførtprogramdokumentet, så sammenhængen til såvel logframe ogbudget klart fremgår, og at aktiviteterne i størst muligt omfanglægges ned under de to komponenter ”bæredygtig skovforvaltning”og ”bæredygtig turisme”, da de også bør bidrage til dissekomponenters resultater. Arbejdsbeskrivelse for foreslåetpermanent udsendt personale vedlæggesAnbefaling 8: Der ønskes en konkretisering af hvordan synergi iudførtprogrammet fremmes mellem temaer og lande
Se programdokument34
Anbefaling 9: Der ønskes en kort redegørelse for de risici, somprogrammet kan søge at påvirke og mindske. Endvidere kan derindgå en vurdering af om de seneste måneders ændring i kontekst iNicaragua og Honduras vil udgøre en risiko for gennemførelsen afNepenthes’ aktiviteterAnbefaling 10: Nepenthes kan styrke sin koordination med andreinternationale donorer, der støtter de samme partnere. Det børtilstræbes, at der laves aftaler om samfinansiering af fællesarbejdsplaner, fælles afrapportering og evt. fælles revision med deorganisationer, der støtter Nepenthes partnereAnbefaling 11: Rådgivning: Konsulentholdet konstaterer, at denrådgivning, der udføres af Nepenthes’ internationale (danske)personale vurderes positivt af partnere og målgruppe. Ikke destomindre bør det vurderes løbende om denne rådgivning nødvendigvisskal være international. Det anbefales således, at Nepenthes iprogramdokumentet identificerer emner, der gradvist kan overtagesaf nationale eller regionale rådgivereAnbefaling 12: Der er behov for at styrke monitoreringen påprojektniveau, vælge få indikatorer, der kan måles på baggrund af enbaseline samt sikre forbindelsen mellem projekt og program-niveau iden monitorering, der skal foretages
udført
Se programdokument
Delvistudført
Der er etableret kontakt til andreinternationale donorer, der støttersamme partnere, bl.a. i Honduras ogPanama med fælles strategier ogkoordination for øje.Verdens skove har i stigende gradanvendt nationale og regionalerådgivere, bl.a. projekt-personale derrådgiver andre partnere/personalesom erfaringsudveksling ogkapacitetsopbygningBaseline for program er udviklet ogsammenhæng mellem projekt- ogprogramniveau er etableret
Behov for opfølgning
udført
Delvistudført
Anbefaling 13: Køn og ligestilling: Det anbefales, at projekterne mereUdførtklart demonstrerer det arbejde, der udføres i forhold til køn ogligestilling, herunder at partnerne fastsætter mål for kvindersdeltagelse i beslutningsprocessen
Anbefaling 14: Fattigdomsbekæmpelse gennem diversificering:UdførtNepenthes bør–som en del af støtten til bæredygtig skovforvaltningog turisme–fortsat søge alliancer, som faciliterer teknisk assistance
Se programdokument for tilgang.Køn og ligestilling er styrket specieltift. partnerorganisationerne(repræsentativitet og demokrati),samt i monitorering og rapporteringaf udviklingsindsatser. Endvidere ermetodiske manualer til systematiskinddragelse af kvinder i interesse-analyser og beslutningsprocesserudviklet og introduceret til allepartnere.Der er indgået officiellealliancer/partnerskaber medforskellige aktører ift. hertil og øgetsamarbejde/støtte til partneres egne
Yderligere styrkelse afmonitorering på tværs, erprioriteret område iforbindelse med udvikling affase II af programmetYderligere styrkelse af køn ogligestilling, er prioriteretområde i forbindelse medudvikling af fase II afprogrammet
Stadig stærkere fokus påstyrkelse af partneres egnefaglige netværk iprogrammets fase II35
med henblik på at styrke skovlandbrug og salg af produkter, så somkakao.Anbefaling 15: Programdokumentet bør styrkes gennem et særligtudførtfokus på hvordan Nepenthes søger at fremme indsatser tilbekæmpelse af HIV/AIDS gennem alliancer med andre aktører. Ikkemindst i forhold til emnet bæredygtig turisme er dette arbejdemeget centraltAnbefaling 16: Nepenthes bør anvende det eksisterende materiale,Delvistman har udarbejdet i retningslinjer og programdokument til atudførtudforme en egentlig partnerskabsstrategi, herunder særligt hvordanarbejdet med de svageste partnere skal foregå. Det er vigtigt atstyrke de svageste partnere, men med en gradvis støtte og bl.a.sikre, at de på længere sigt kapacitet til at videreføre aktiviteter.Anbefaling 17: Det anbefales at opgradere assistancen til at styrkeudførtpartnerens kapacitet til finansiel management. Eventuelt at enperson fra Nepenthes, som del af et decentralt set-up for finansieladministration, støtter partnerne og fungerer som støtte forprogramkoordinatoren på dette områdeAnbefaling 18: Det anbefales, at budgettet reduceres med de afsatteudførtbeløb til turisme i Bolivia (0,925 mio. DKK) og turisme i Panama (1.3mio. DKK). Desuden bør udgifterne til rådgivning inden forbæredygtig skovforvaltning i Bolivia reduceres med minimum enmåneds løn/rejse, og som følge heraf bør der justeres i beløb tiloplysning, budgetmargin og administration. Et nyt, revideretprogramdokument bør fremsendes med opdateret budget, derangiver samlede udgifter til tilsyn, rådgivning, aktiviteter og lokaladministration. Budgettet kan blive yderligere justeret afhængigt afhvordan anbefalingerne er opfyldt i det reviderede forslag. Tentativtvurderes det, at programmet kan udføres for en ekstra bevilling påmaksimalt 21.5 mio. DKK, der tillægges den resterende, eksisterendebevilling for de igangværende projekter.
faglige netværk er iværksat.Se programdokumentet
Verdens Skove har en rækkeretningslinjer, kriterier etc. for sinepartnerskaber, samt strategi forstyrkelse af partner-organisationer.Ny partnerskabs-strategi, som bl.a.fokuserer på styrkelse af svagepartnere via lokale og nationalealliancer, er under udvikling.Der er ansat en lokal program-administrator der også yder fagligkapacitetsopbygning til partnereindenfor økonomi og regnskabSe programbudget
Ny partnerskabsstrategiimplementeres i programmetsfase II
36
e. Egenfinansieringsdokument
Verdens Skove - Strategiske overvejelser for at øge egenfinansieringrevideret 14-08-12
1 Investere i og øge opbakning og indsamling til Red Regnskoven der pt. støtter et PES-lignende udviklingsprojekt i Nicaragua (også støttet af Danida-midler), ved atudvikle nye giverkoncepter og nye regnskovsprojekter2 Fortsætte samarbejdet med Natur-Energi ang. el-produktet Elskov, der går til et skovforvaltningsprojekt i Honduras (også støttet af Danida-midler)3 Søge andre institutionelle donorer, som fx Operation dagsværk, EU og diverse klimapuljer i DK og Europa (1 ansøgning udarbejdet)4 Søge fonde til samfinansiering af oplysningsaktiviteter i DK5 Fortsat prioritering af nuværende investering i øget folkelig forankring og indtægtsgenerering via medlemshvervning, -opgradering og -fastholdelse6 Fortsat prioritering og videreførelse af investering i nye CSR-samarbejder7 Videreføre investering i øget indtægtsgenerering fra private donationer fx via forbruger- og oplysningskampagner, samt konkurrencer8 Videreføre investering i øget indtægtsgenerering fra private virksomheder fx via café-samarbejder9 Byde ind på FDB/COOPs velgørenhedsknap 2013-201410 Fortsat at udbygge tilbud og aktiviteter til frivillige, fx forbruger- og oplysningskampagner linket til udviklingsarbejdet11 Byde ind på Reklame for Alvor for at sætte fokus på regnskovens betydning for miljø, klima og mennesker
Egenfinansiering i form afoverskud fra:
År 2010Regnskab(samlede
omsætning)
År 2011Regnskab(samlede
omsætning)
kommentarer
År 20112011
RegnskabAnvendt specifikt
til udviklings-
aktiviteter i S yd
+ aktiviteter i DK
indenfor CS S
År 2012BudgetAnvendt specifikt
til udviklings-
aktiviteter i S yd
+ aktiviteter i DK
indenfor CS S
År 2013BudgetAnvendes
specifikt til
udviklings-
aktiviteter i S yd
+ aktiviteter i DK
indenfor CS S
År 2014BudgetAnvendes
specifikt til
udviklings-
aktiviteter i S yd
+ aktiviteter i DK
indenfor CS S
Kr.'000Kontingenter (medlemmer)
Kr.'000625640,3
Kr.'000480anvendes tiloplysning viamedlemsblad,sociale medier,hjemmeside etc
Kr.'000525anvendes tiloplysning viamedlemsblad,sociale medier,hjemmeside etc
Kr.'000712,5anvendes tiloplysning viamedlemsblad,sociale medier,hjemmeside etcfonde (primært ift.oplysning ogkampagner)Den danskebefolkning (Red-Regnskovs-kampagnen). De75% af indsamledemidler deranvendes isyd+19% deranvendes tiloplysning i DK
Kr.'000750
Bidrag / gaverIndsamlinger
208,4160,2
299,2privatpersoner,310Aage V Jensen,VeluxDen danskebefolkning (Red-Regnskovs-kampagnen)
0291,4Den danskebefolkning (Red-Regnskovs-kampagnen). De75% af indsamledemidler deranvendes isyd+19% deranvendes tiloplysning i DK
0470Den danskebefolkning (Red-Regnskovs-kampagnen). De75% af indsamledemidler deranvendes isyd+19% deranvendes tiloplysning i DK
100564
175658
Sponsorater /fadderskaberArv, doneretPrivate virksomheder
055199
00908Natur-Energi(278), FDB(415+50), CaféBopa/pussyGalore (50+10),Randers Regnskov(20), M erkur(75+10)
00740,54Natur-Energi (93%af midler), FDB(90% af midler =388). Støtte tilregnskovskampagnen=94.000 (FDB,Randers regnskov,M erkur bank,Pussy Galore)
00822Natur-Energi (93%af midler), FDB(90% af midler:450)
00915Natur-Energi (93%af midler), FDB(90% af midler:200), andrevirksomheder(250).
00961,5
SalgAndet, specificer: foredragAndet, specificer: værdi affrivilligt arbejde (DKK 150/time)Fremgår ikke af årsregnskab
854,57,2
778,4forlag, varer ogNature Tours(frivillig rejser)
0
0
0
0
8,3150primært ift.oplysning ogkampagner om fxregnskoven, klima,oprindelig folk,FSC, forbrug etc
172,5primært ift.oplysning ogkampagner om fxregnskoven, klima,oprindelig folk,FSC, forbrug etc
187,5primært ift.oplysning ogkampagner om fxregnskoven, klima,oprindelig folk,FSC, forbrug etc
187,5
Andet, specificer: Andreinstitutionelle donorerA: Egenfinansiering, total:B: Andre finansieringskilder,2.10913.7852.94414.754UM , PRNGO,Tips og Lotto,
0
0
0
1.000,0
1.661,911.953,0UM , CISU
1.989,513.000,0UM
2.479,013.500,0UM
3.732,014.000,0
Andet, specificer: Andreinstitutionelle donorerA: Egenfinansiering, total:B: Andre finansieringskilder,total(inkluderer ikke tilsyn,admin+revision):(bevillinger, tilskud og andet som IKKEkan henregnes under egenfinansiering)
0
0
0
1.000,0
2.10913.785
2.94414.754UM , PRNGO,Tips og Lotto,administrations-midler
1.661,911.953,0UM , CISU
1.989,513.000,0UM
2.479,013.500,0UM
3.732,014.000,0
C: Total finansiering(samlede omsætning):D: Procent egenfinansiering(A/C*100)
15.89413,3
17.69816,6
13.614,912,2
14.989,513,3
15.979,015,5
17.732,021,0
39
f. Liste over dokumenter for desk reviewetFølgende dokumenter er blevet gennemgået i forbindelse med desk review af Verdens Skove:UM Faktaark + mødereferat fra juni 2012Årsregnskab 2011Årsberetning 2011Strategi 2012-14Appraisal af Nepenthes’ Programdokument: ”Bæredygtig Naturressourceforvaltning iLatinamerika”, august 2009Kapacitetsvurdering af Nepenthes, HN Consultants ApS, august 2009 + annekserOpfølgning/status på anbefalinger fra Kapacitetsvurdering + Appraisal, 19.06.2012Verdens Skove organogram, 080812www.verdensskove.org
g. Organisationsdiagram
Verdens Skove organogram: Foreningen (opdateret08-08-12)Generalforsamling
Bestyrelse
Sekretariat
Eksternt RådgivendeUdvalg
Programafdelingen
Kommunikationsafdelingen
Nature Tours
Frivillig”afdelingen”
Verdens Skove organogram: Sekretariat
Sekretariatschef
Sekretær
Bogholder
Ekstern IT service
42
Verdens Skove organogram: Programafdelingen
Sekretariatschef
Programafdelings-leder
Latinamerika-rep/ ogKoordinator(udstationeret)
3-4 lokaltansatteRådgivere(deltid)
Koordinator/rådgiver
Koordinator/rådgiver
Teknisk og administrativAssistent(lokalt ansat)
43
Verdens Skove organogram:Kommunikationsafdeling
sekretariatschef
kommunikationschef
Webredaktør(studentermedhjælp)
Fundraiser
Kampagne-koordinator(løntilskud)
Rejsekoordinator, NatureTours(løntilskud)
studentermedhjælp
44
